https://wiki.prototypefund.de/api.php?action=feedcontributions&feedformat=atom&user=Clara 2026-10-16T16:38:52Z User contributions MediaWiki 1.43.11 https://wiki.prototypefund.de/index.php?title=Demo_Day&diff=48080 2025-05-05T09:34:09Z

<p>Clara: /* Zielgruppe */</p> <hr /> <div>''[English version below]''<br /> <br /> Der Demo Day ist die vom Team Prototype Fund organisierte Veranstaltung, bei der ihr euch und eure Projekte am Ende der [https://new.prototypefund.de/#timeline Förderphase] vorstellt. Das Event soll euch die Möglichkeit geben, eure Ergebnisse der letzten sechs Monate zu präsentieren, eure Erfahrungen zu teilen und den Abschluss eurer Förderrunde gemeinsam zu feiern. Im Vorfeld des Demo Day bekommt ihr einige Mails mit Infos und Anfragen, damit wir uns und ihr euch optimal auf den Tag vorbereiten können. Außerdem ist bei den zweiten Zwischengesprächen Zeit eingeplant, über eventuelle Fragen rund um die Veranstaltung und eure Projektvorstellung zu reden.<br /> <br /> Auf dieser Seite haben wir alle relevanten Infos zum Demo Day gesammelt. '''Alle wichtigen Infos samt Fristen kriegt ihr auch noch einmal per Mail!'''<br /> <br /> === Key Facts ===<br /> ''Datum des nächsten Demo Days'': 28. November 2025<br /> <br /> ''Demo Day Webseite und Anmeldung'': tba<br /> <br /> ''Location:'' [https://bum.berlin/ bUm - Raum für solidarisches Miteinander], Paul-Lincke-Ufer 21, 10999 Berlin<br /> <br /> ''Uhrzeit:'' ca. 10:30 - 17:30 Uhr<br /> <br /> ''Kapazität:'' ca. 150 Personen<br /> <br /> &lt;nowiki&gt;*&lt;/nowiki&gt; Offizieller Beginn ist 10:30 Uhr, je nach Format solltet ihr aber schon ab 9 Uhr vor Ort sein. Die Info dazu erhaltet ihr per Mail!<br /> <br /> == Formate und Ablauf ==<br /> Es gibt drei verschiedene Formate, in denen ihr euer Projekt beim Demo Day präsentieren könnt:<br /> <br /> * als Demo<br /> * in einem Vortrag<br /> * gemeinsam mit anderen Projekten in einem Panel.<br /> <br /> '''Jedes Projekt bekommt ein Format zugeteilt und wird von uns per Mail informiert.'''<br /> <br /> Wir versuchen den Tag so abwechslungsreich und kurzweilig wie möglich zu halten. Deswegen wechseln wir im Programm zwischen Panels und Vorträgen ab und haben außerdem zwei dezidierte Demo-Timeslots. In dieser Zeit haben die Besucher*innen die Möglichkeit, sich in Ruhe mit den Projekten auseinanderzusetzen, die ihre Ergebnisse in einer Demo präsentieren. Für Verschnaufpausen und Verpflegung zwischendurch ist außerdem mit Frühstück sowie Mittags- und Kaffeepause gesorgt.<br /> <br /> '''Wichtig''': Wir überlegen uns im Vorfeld, welches Format für welches Projekt sinnvoll ist und ein stimmiges Programm ergibt. Deswegen ist es nicht möglich, dass ihr euch ein Format aussucht oder im Nachgang tauscht.<br /> <br /> === Vortrag ===<br /> Ihr gebt eine kurze Präsentation über euer Projekt auf der Bühne. Die Präsentation könnt ihr gerne mit ein paar Slides unterstützen, aber bitte ohne Live-Demo.<br /> <br /> Erzählt in 10 Minuten, welche gesellschaftliche oder technische Herausforderung ihr mit eurem Projekt bearbeitet und warum. Was macht euer Projekt wichtig? Auch wenn die (technische) Umsetzung sehr interessant ist, soll jedoch die gesellschaftliche Relevanz des Projekts im Vordergrund stehen. Zum Schluss könnt ihr einen Ausblick auf die Zeit nach der Förderphase geben und wie es mit dem Projekt weitergehen soll.<br /> <br /> Bitte bereitet für die Präsentation statische Slides als PDF im Format 16:9 vor – aber keine Live-Demo. Wer die Folien uns nicht pünktlich zur Deadine zukommen lässt, bekommt einen Platzhalter. Ihr könnt alleine, zu zweit oder mit dem ganzen Team präsentieren. Teilt uns bitte mit, in welcher Konstellation ihr das Projekt auf der Bühne vorstellen wollt.<br /> <br /> Die Vorträge werden in deutscher Sprache gehalten. Nichtmuttersprachler*innen können nach Absprache auch auf Englisch vortragen.<br /> <br /> === Panel ===<br /> Zusammen mit anderen, thematisch passenden Projekten stellt ihr euer Projekt auf der Bühne vor und tauscht euch aus. Hier suchen jeweils drei Förderprojekte den kleinsten gemeinsamen Nenner, thematisch strukturiert unter dem übergreifenden Thema und moderiert von uns. Wir sprechen über die gesellschaftlichen und technischen Herausforderungen, die eure Projekte lösen wollen, wie ihr sie angeht und wie es nach der Förderung weiter gehen soll.<br /> <br /> Wir schicken euch im Vorfeld die genauen Fragen zu, sodass ihr euch vorbereiten könnt. Für das Panel könnt ihr '''eine''' Slide als PDF Format 16:9 vorbereiten, die gezeigt wird, während ihr euer Projekt vorstellt. Auf der Folie kann z. B. ein Logo, eine URL, und/oder ein Screenshot des Interfaces stehen – ihr entscheidet, wie ihr am besten das Projekt in einer Folie darstellen könnt! Wer die Folie uns nicht pünktlich zur Deadine zukommen lässt, bekommt einen Platzhalter.<br /> <br /> Pro Team kann nur eine Person im Panel sein - entscheidet bitte intern, wer es machen will und teilt es uns mit.<br /> <br /> === Demo ===<br /> Das Hands-On-Format! Ihr bekommt eine kleine Ausstellungsfläche, auf der ihr den ganzen Tag euer Projekt präsentieren und erklären könnt. Zusätzlich zu den offiziellen Pausen gibt es im Programm zwei &quot;Demo Times&quot;, um dem Publikum die Gelegenheit zu geben, sich auf eure Demos zu konzentrieren. Dafür könnt ihr ein Plakat gestalten, Tech- oder Offline-Demo-Tools mitbringen, einen (Papier-)Prototyp basteln oder etwas auf eurem Laptop demonstrieren – oder natürlich auch alles gleichzeitig!<br /> <br /> Um einen interessanten Tag mit verschiedenen Formaten zu gestalten, sind die Demos als Kontrastprogramm zu den eher frontal ausgerichteten Panels und Vorträgen gedacht. Wir bitten euch, eure Demos so interaktiv wie möglich zu gestalten! Sorgt dafür, dass die Teilnehmenden bei euch selbst etwas ausprobieren können. Die Idee ist nicht, dass ihr euer Projekt 30 Minuten lang vor ein paar Besucher*innen präsentiert! Bitte plant kurze Präsentationsrunden ein, die etwa 5 Minuten dauern, und kümmert euch dann um die nächste Gruppe.<br /> <br /> Wenn ihr etwas größeres Vor habt (große Gegenstände, laute Demos, VR-Brillen, usw.), meldet euch bitte frühestmöglich bei uns. Dann schauen wir gemeinsam, ob wir eure Traumdemo ermöglichen können.<br /> <br /> == Was wir im Vorfeld brauchen ==<br /> Alle Infos, die wir von euch benötigen, fragen wir im Vorfeld per Mail ab. Hier findet ihr aber einen groben Überblick, was das alles beinhaltet:<br /> <br /> * '''Reisekosten''': Informationen über mögliche Reisekosten, falls ihr für den Demo Day nach Berlin anreisen müsst. Die [[Reisekosten|Infos zu den Reisekosten]] findet ihr hier im Wiki. '''Bitte lest die Richtlinie vollständig! Nicht mit uns abgesprochene Reisekosten und Formulare mit Fehler oder fehlenden Dokumente können nicht erstattet werden.'''<br /> * '''Aktuelle Projektinfos''': Ist der Überblick zu eurem Projekt [https://prototypefund.de/projects/ in unserer Projektdatenbank] aktuell? Manchmal ändert sich der Tech Stack oder der Name des Projekts oder ihr habt in der Zwischenzeit eine neue Website oder Logo. Oder es gibt Teammitglieder*innen, die offiziell nicht Teil der Förderung sind, die ihr aber auf der Webseite anerkennen möchtet. Die Infos dienen dann als Grundlage für das Programm und die Moderation beim Demo Day, deswegen brauchen wir sie schon circa 4 Wochen vor dem Event.<br /> * '''Infos zu Vortragenden, Panelist*innen und Sprache''': Als Vorbereitung für das Programm und die Moderation müssen wir im Vorfeld wissen, wer von euch euer Projekt im Panel oder Vortrag präsentiert. Beim Panel nur eine Person, bei Vorträgen könnt ihr auch mit mehreren präsentieren. Solltet ihr euren Vortrag lieber auf Englisch halten wollen, meldet euch ebenfalls rechtzeitig bei uns!<br /> * '''Slides''': Wenn ihr euer Projekt in einem Vortrag oder einem Panel vorstellt, brauchen wir einige Tage vor dem Demo Day eure Slide(s), um die Präsentation für den Tag fertigzustellen. Bitte nur im Format PDF, 16:9 und pünktlich zur Deadline! Wer die Folie(n) zu spät schickt, muss mit einem Platzhalter vorstellen.<br /> <br /> == Gäste ==<br /> Natürlich könnt ihr auch Gäste zum Event einladen - sie können sich über unsere Webseite via [https://pretix.eu/about/de/ Pretix] anmelden. Dort findet ihr auch alle weiteren Infos für Gäste und das Programm. Den Link schicken wir euch zu, sobald die Anmeldung offen ist.<br /> <br /> '''Wichtig''': Wenn ihr Teil des offiziell geförderten Teams dieser Runde seid, steht ihr automatisch auf der Gästeliste für den Demo Day. Wenn ihr in eurem Projekt mitarbeitet und nicht Teil der offiziellen Förderung seid, bitten wir euch, euch einmal der Form halber für den Demo Day anzumelden.<br /> <br /> === Zielgruppe ===<br /> Auf den Demo Day kommen eine ganze Reihe an Besucher*innen: Alumni*ae und zukünftige Geförderte, Vertreter*innen des BMBF, des [[DLR-Ansprechpartner*innen JG01|DLR-Projektträgers]] und von unseren Partnerorganisationen, Menschen aus zivilgesellschaftlichen Organisation und aus der FOSS-Community. Bedenkt diese Bandbreite, wenn ihr euren Beitrag für den Demo Day vorbereitet: Ihr solltet euer Projekt so vorstellen, dass auch Menschen, die keine tiefgehende technische Expertise für euer Thema, aber durchaus ein Grundverständnis für Themen der netzpolitischen bzw. Tech-Zivilgesellschaft haben, euch gut folgen können. Eine gute Orientierung sind die Leitfragen, die wir für euch oben und in den Mails zur Vorbereitung gesammelt haben.<br /> <br /> === Persönliche Einladungen ===<br /> Weil wir wollen, dass der Tag euch neben viel Spaß auch den größtmöglichen Nutzen bringt, probieren wir immer, für die Projekte inhaltlich passende Gäste persönlich einzuladen. Wir recherchieren dabei selbst und schreiben dann ein paar spannende Organisationen etc., möchten euch aber auch die Option geben, uns mitzuteilen: Gibt es Firmen, Verbände, NGOs oder Einzelpersonen, die unbedingt von eurem Projekt wissen sollten und die ihr auf dem Demo Day sehen wollt?<br /> <br /> Macht euch gerne schon ein paar Gedanken, wir schreiben euch deswegen nochmal gezielt an. Natürlich dürft ihr auch selbständig Menschen, die für euer Projekt relevant sind und eure breiteren Communities einladen.<br /> <br /> == Freiwillige Sprechstunde ==<br /> Ihr habt nach dem Lesen dieser Seite und der Mails zum Demo Day noch Fragen? Schreibt uns gerne eine Mail oder kommt einfach in die freiwillige Sprechstunde kurz vorm Demo Day. Den Termin dazu schicken wir euch per Mail und ihr findet ihn auch im Kalender.<br /> <br /> == Nach dem Demo Day ==<br /> Traditionell gehen wir nach dem offiziellen Ende des Demo Days mit allen Geförderten, die Lust haben, noch in eine Bar und stoßen gemeinsam auf das Ende der Förderzeit an. Das ist nicht mehr Teil des offiziellen Programms und absolut optional – wir freuen uns aber immer sehr, wenn ihr mitkommt! Denkt daran, wenn ihr eure Unterkunft für den Demo Day bucht.<br /> <br /> == FAQ ==<br /> '''''Ihr habt mir einen Vortrag/ein Panel/eine Demo zugeteilt, ich würde aber lieber ein anderes Format haben. Kann ich tauschen?'''''<br /> <br /> Leider nein. Wir überlegen uns im Vorfeld, welches Format für welches Projekt sinnvoll ist und insgesamt ein stimmiges Programm ergibt. Deswegen ist es nicht möglich, dass ihr euch ein Format aussucht oder im Nachgang tauscht.<br /> <br /> '''''Können wir unseren Vortrag auch gemeinsam als Team halten?''''' <br /> <br /> Ihr könnt euch aussuchen, ob ihr euren Vortrag alleine, mit einigen oder auch mit allen Teammitgliedern haltet. Falls ihr gemeinsam mit einem Teammitglied, das nicht offiziell Teil der Förderung ist, halten wolltet, sollte aber mindestens eine Person mit auf der Bühne stehen, die offiziell gefördert wird.<br /> <br /> '''''Kann ich in meine Slides für den Vortrag/das Panel ein Video packen?'''''<br /> <br /> Leider nein. Alle Slides für den Demo Day brauchen wir als PDF (Format 16:9), da wir sie zu einer gesamten Slideshow für den ganzen Tag zusammenfügen, um einen reibungslosen Ablauf garantieren zu können. Auch Videos via Link abzuspielen ist leider nicht möglich.<br /> <br /> '''''Wie kann ich den Vortrag/die Demo/das Panel am besten gestalten?'''''<br /> <br /> Wir schicken euch im Vorfeld eine Mail mit der Info, in welchem Format ihr euer Projekt vorstellen werdet und geben dort auch nähere Hinweise, wie ihr euch gut vorbereiten könnt. Generell ist gut zu bedenken, dass ein sehr heterogenes Publikum zum Demo Day kommt und viele keine Expert*innen auf eurem Fachgebiet sein werden. Versucht euer Projekt also so vorzustellen, dass auch Menschen mit weniger technischer Expertise gut verstehen können, worum es euch geht.<br /> <br /> '''''Ich bin in einem Panel vertreten. Wie kann ich die Slide dafür am Besten gestalten?'''''<br /> <br /> Eure Slide wird im Hintergrund auf dem Panel gezeigt, während ihr euer Projekt vorstellt. Ihr könnt sie nutzen, um euer Logo, Links oder QR Codes zu eurer Webseite oder weitergehende Informationen zu eurem Projekt zu zeigen. Auch ein Screenshot von der Software im Einsatz kann helfen, einen besseren Eindruck von eurem Projekt zu gewinnen. Denkt bitte daran, dass ihr nur '''eine''' Slide (PDF, 16:9) zur Verfügung habt.<br /> <br /> '''''Gibt es WLAN vor Ort?'''''<br /> <br /> Es wird vor Ort W-Lan geben, das ihr für die Demos nutzen könnt. Wir bitten euch jedoch, dafür zu sorgen, dass eure Demo auch ohne Internet funktionieren kann. Das ist die sicherste Option: Selbst wenn wir einen Internetzugang haben, kann das Netzwerk überlastet sein oder etwas nicht funktionieren. Better be safe than sorry!<br /> <br /> '''''Kann ich Merch für mein Projekt mitbringen?'''''<br /> <br /> Wer Merch (Sticker, Postkarten, usw.) mitbringen möchte, kann das gern machen. Auch wenn ihr keinen Demo-Tisch habt, finden wir einen Platz dafür.<br /> <br /> '''''Kann ich [...] für meine Demo mitbringen?'''''<br /> <br /> Für jede Demo werden wir einen Stehtisch (Tischfläche 50 x 50 cm) und Strom zur Verfügung stellen. Ihr dürft gern alles mitbringen, was euch für die Demo hilft: Extra-Laptops, Smartphones, Kopfhörer &amp; Technik allgemein, aber auch Poster, Flyer, usw. Falls ihr absehen könnt, dass der Platz auf dem Tisch eng wird, sprecht eure Pläne vorher mit uns ab!<br /> <br /> '''''Habt ihr Empfehlungen für die Postergröße?'''''<br /> <br /> Wenn ihr eine Demo habt und ein Poster mitbringen wollt, habt ihr die Möglichkeit, das am Tisch oder an der Wand festzumachen. Bitte meldet euch früh bei uns, wenn ihr dafür Platz an der Wand möchtet. Diese sind begrenzt, first come, first served! An die Wand passen Poster ungefähr bis zu einer Größe von Din A1. Wenn ihr das Poster am Tisch festmachen wollt, bieten sich die Formate B2/B3 an, da diese genau die Kantenlänge der Tischplatte (50 cm) haben.<br /> <br /> '''''Wird der Demo Day auch aufgezeichnet / gestreamt?'''''<br /> <br /> Leider können wir den Demo Day nicht selbst aufzeichnen oder sogar livestreamen. Es wird vor Ort eine*n Fotograf*in und ein Kamerateam geben, die den Tag dokumentieren und Fotos sowie ein zusammenfassendes Video veröffentlichen werden. Den Link dazu schicken wir euch zu!<br /> <br /> Ihr könnt natürlich gerne euren eigenen Vortrag aufnehmen, sagt uns deswegen im Vorfeld bitte einmal kurz Bescheid.<br /> <br /> = In English: Demo Day =<br /> The Demo Day is the event organized by the Prototype Fund team at which you present yourselves and your projects at the end of the [https://new.prototypefund.de/en/#timeline funding phase]. The event is designed to give you the opportunity to present the results of the last six months, share your experiences and celebrate the end of your funding round together. In the run-up to Demo Day, you will receive a few emails with information and requests so that we and you can prepare for the day in the best possible way. In addition, the second 1:1 meetings will include time to discuss any questions you may have about the event and your project presentation.<br /> <br /> We have collected all the relevant information about Demo Day on this page. You will also receive an email with all the important information and deadlines!<br /> <br /> === Key facts ===<br /> ''Date of the next Demo Day'': November 28th, 2025<br /> <br /> ''Demo Day website and registration'': tba<br /> <br /> ''Location:'' [https://bum.berlin/en/ bUm - Raum für solidarisches Miteinander], Paul-Lincke-Ufer 21, 10999 Berlin<br /> <br /> ''Time:'' approx. 10.30 am - 5:30 pm<br /> <br /> ''Capacity:'' approx. 150 people<br /> <br /> &lt;nowiki&gt;*&lt;/nowiki&gt;Official starting time. Depending on the format of your project presentation you should arrive as early as 9 am. We'll mail you more info on this.<br /> <br /> == Formats and schedule ==<br /> There are three different formats in which you can present your project at Demo Day:<br /> <br /> * as a demo<br /> * in a presentation<br /> * together with other projects in a panel.<br /> <br /> '''Each project is assigned a format and we will inform you by email.'''<br /> <br /> We try to keep the day as short and entertaining as possible. That's why we alternate between panels and lectures in the program and also have two dedicated demo time slots. During this time, visitors will be able to take their time to get to know the projects presenting their results in a demo. Breakfast, lunch and coffee breaks are also provided for a breather and refreshments in between.<br /> <br /> '''Important:''' We consider in advance which format makes sense for which project and results in a coherent program. Therefore, it is not possible for you to choose a format or swap it afterwards.<br /> <br /> === Presentation ===<br /> You will give a short presentation about your project on stage. You are welcome to support the presentation with a few slides, but please no live demos.<br /> <br /> In 10 minutes, tell us about the social or technical challenge you are addressing with your project and why. What makes your project important? Even if the (technical) implementation is very interesting, the social relevance of the project should be the main focus. Finally, you can give an outlook on the time after the funding phase and how the project will continue.<br /> <br /> Please prepare static slides as a PDF in 16:9 format for the presentation – but no live demos. If you do not send us the slides by the deadline, you will get a placeholder.<br /> <br /> You can present alone, in pairs or with the whole team. Please let us know which constellation you would like to present the project on stage in.<br /> <br /> The talks will be held in German. Non-native speakers can also present in English by prior arrangement.<br /> <br /> === Panel ===<br /> Together with other thematically fitting projects, you will present your project on stage and exchange ideas. Here, three funded projects at a time will seek the lowest common denominator, thematically structured under the overarching topic and moderated by us. We will talk about the social and technical challenges that your projects want to solve, how you approach them and how you plan to proceed after the funding.<br /> <br /> We will send you the exact questions in advance so that you can prepare. For the panel, you can prepare '''a single''' slide in PDF format in 16:9 format, which will be shown while you present your project. The slide can include, for example, a logo, a URL and/or a screenshot of the interface – you decide how best to present the project in a slide! If you do not send us the slide by the deadline, you will get a placeholder.<br /> <br /> Only one person per team can be on the panel – please decide internally who wants to do it and let us know.<br /> <br /> === Demo ===<br /> The hands-on format! You will get a small exhibition area where you can present and explain your project all day long. In addition to the official breaks, there will be two “demo times” in the program to give the audience the opportunity to focus on your demos. For this, you can design a poster, bring tech or offline demo tools, create a (paper) prototype or demonstrate something on your laptop – or of course all at the same time!<br /> <br /> To create an interesting day with different formats, the demos are intended to contrast with the more frontal panels and presentations. We ask you to make your demos as interactive as possible! Make sure that participants can try things out themselves at your demo. The idea is not for you to present your project for 30 minutes to a few visitors! Please plan short presentation rounds of about 5 minutes, and then take care of the next group.<br /> <br /> If you have something bigger in mind (large objects, loud demos, VR glasses, etc.), please contact us as early as possible. Then we'll see together if we can make your dream demo come true.<br /> <br /> == What we need in advance ==<br /> We will ask you by email for all the information we need from you in advance. For a rough overview of what this includes, see below:<br /> <br /> * '''Travel expenses''': Information about possible travel expenses if you have to travel to Berlin for Demo Day. You can find [[Reisekosten|information about travel expenses]] here in the wiki. '''Please read the guidelines carefully! We will not be able to reimburse travel expenses that have not been discussed with us, or forms with errors or missing documents.'''<br /> * '''Current project information''': Is the overview of your project [https://prototypefund.de/en/projects/ in our project database] up to date? Sometimes the tech stack or the name of the project changes, or you may have a new website or logo in the meantime. Or there may be team members who are not officially part of the funding, but whom you would like to acknowledge on the website. The information then serves as the basis for the program and the moderation at Demo Day, which is why we need it about 4 weeks before the event.<br /> * '''Information about speakers, panelists and language''': In preparation for the program and moderation, we need to know in advance which of you will present your project in a panel or lecture. For a panel, this is just one person, but for lectures you can present with several people. If you would rather give your lecture in English, please also let us know in good time!<br /> * '''Slides''': If you are presenting your project in a lecture or on a panel, we need your slide(s) a few days before Demo Day to prepare the presentation for the day. Please only in PDF format, 16:9 and on time for the deadline! If you send your slide(s) too late, you will have to present with a placeholder.<br /> <br /> == Guests ==<br /> Of course you can also invite guests to the event – they can register via our website using [https://pretix.eu/about/en/ Pretix]. You will also find all further information for guests and the program there. We will send you the link as soon as registration is open.<br /> <br /> '''Important''': If you are part of the officially funded team of this round, you are automatically on the guest list for Demo Day. If you are working on your project but are not part of the official funding, we kindly ask you to register for Demo Day as a matter of form.<br /> <br /> === Target group ===<br /> A wide range of visitors come to Demo Day: alumni and future grantees, representatives of the BMBF, the [[DLR-Ansprechpartner*innen JG01|DLR-PT]] and our partner organizations, people from NGOs and the FOSS community. Keep this range in mind when preparing your contribution for Demo Day: You should present your project in a way that is easy to follow for people who do not have in-depth technical expertise in your topic but do have a basic understanding of issues related to digital politics and civic tech. The guiding questions that we have collected for you above and in the preparation emails are a good starting point.<br /> <br /> === Personal invitations ===<br /> Because we want the day to be not only fun but also as useful as possible for you, we always try to personally invite guests who are relevant to the projects in terms of content. We do our own research and then write a few exciting organizations, etc., but we also want to give you the option to let us know: Are there companies, associations, NGOs, or individuals who should definitely know about your project and who you want to see at Demo Day?<br /> <br /> Feel free to give it some thought, we will contact you again about this. Of course, you are also welcome to invite people who are relevant to your project and your broader communities on your own.<br /> <br /> == Voluntary consultation ==<br /> Do you still have questions after reading this page and the emails about Demo Day? Feel free to send us an email or just come to the optional consultation hour just before Demo Day. We will send you the appointment for this by email and you can also find it in the calendar.<br /> <br /> == After Demo Day ==<br /> Traditionally, after the official end of Demo Day, we go to a bar with all the grantees who want to toast the end of the funding period together. This is not part of the official program and is absolutely optional – but we'd love to see you there! Remember this when booking your accommodation for Demo Day.<br /> <br /> == FAQ ==<br /> '''''You assigned me a talk/panel/demo, but I would rather have a different format. Can I swap?'''''<br /> <br /> Unfortunately not. We consider in advance which format makes sense for which project and will result in a coherent program overall. Therefore, it is not possible for you to choose a format or swap it afterwards.<br /> <br /> '''''Can we give our presentation together as a team?'''''<br /> <br /> You can choose whether you give your presentation alone, with some or with all team members. However, if you want to give your presentation together with a team member who is not officially part of the funding program, at least one person who is officially funded should be on stage.<br /> <br /> '''''Can I add a video to my presentation/panel slides?'''''<br /> <br /> Unfortunately not. We need all slides for Demo Day in PDF format (16:9 format), as we will combine them into a single slideshow for the whole day to ensure a smooth process. Unfortunately, it is also not possible to play videos via link.<br /> <br /> '''''What is the best way for me to design the presentation/demo/panel?'''''<br /> <br /> We will send you an email in advance with information about the format in which you will present your project and also provide more detailed information on ways to prepare well. In general, it is good to keep in mind that a very heterogeneous audience will come to Demo Day and many will not be experts in your field. So try to present your project in a way that people with less technical expertise can easily understand what it is about.<br /> <br /> '''''I am part of a panel. What is the best way to design the slides for this?'''''<br /> <br /> Your slide will be shown in the background on the panel while you present your project. You can use it to show your logo, links or QR codes to your website or further information about your project. A screenshot of the software in use can also help to get a better impression of your project. Please keep in mind that you only have '''one''' slide (PDF, 16:9) available.<br /> <br /> '''''Is there WiFi at the venue?'''''<br /> <br /> There will be WiFi at the venue that you can use for the demos. However, we ask you to make sure that your demo can also work without the internet. This is the safest option: even if we have internet access, the network may be overloaded or something may not work. Better be safe than sorry!<br /> <br /> '''''Can I bring merch for my project?'''''<br /> <br /> If you want to bring merch (stickers, postcards, etc.), you are welcome to do so. Even if you don't have a demo table, we will find a place for it.<br /> <br /> '''''Can I bring [...] for my demo?'''''<br /> <br /> We will provide a bar table (50 x 50 cm) and electricity for each demo. You are welcome to bring anything that will help you with the demo: extra laptops, smartphones, headphones &amp; technology in general, but also posters, flyers, etc. If you can foresee that space on the table will be limited, please discuss your plans with us in advance!<br /> <br /> '''''Do you have any recommendations for the poster size?'''''<br /> <br /> If you have a demo and want to bring a poster, you have the option of putting it on the table or on the wall. Please let us know early if you want space on the wall. These are limited, first come, first served! Posters up to about A1 size fit on the wall. If you want to put your poster on the table, B2/B3 formats are best, as these are exactly the same size as the table top (50 cm).<br /> <br /> '''''Will Demo Day be recorded/streamed?'''''<br /> <br /> Unfortunately, we are not able to record or livestream Demo Day ourselves. However, there will be a photographer and a camera team on site to document the day and publish photos and a summary video. We will send you the link!<br /> <br /> Of course, you are welcome to record your own talk, so please let us know in advance.</div>

Clara https://wiki.prototypefund.de/index.php?title=FAQ_Projekttr%C3%A4ger&diff=48079 2025-05-05T09:30:39Z

<p>Clara: /* Während der Förderzeit */</p> <hr /> <div>''(English version below)''<br /> <br /> Hier findet ihr Fragen, die der DLR Projektträger (DLR-PT) bereits für euch beantwortet hat.<br /> <br /> =Allgemeines=<br /> <br /> ===Zuständigkeit===<br /> Der DLR Projektträger ist im Auftrag des BMBF für die Umsetzung der Fördermaßnahme verantwortlich, wobei das Team fachliche und administrative Aufgaben im Zusammenhang mit der Förderung organisiert und verwaltet.<br /> <br /> === Kontakt DLR-PT ===<br /> Bei Fragen stehen jeweils zwei Ansprechpartner*innen beim DLR-PT zur Verfügung, für fachliche Angelegenheiten und administrative Belange. Kontaktdaten für Jahrgang 01 [[DLR-Ansprechpartner*innen JG01|befinden sich hier]].<br /> <br /> =Vor der Förderzeit=<br /> <br /> == Antrag==<br /> <br /> === Förderkennzeichen ===<br /> Förderkennzeichen entnehmt ihr [[DLR-Ansprechpartner*innen JG01|der Tabelle hier]].<br /> <br /> === Projekttitel und Akronym ===<br /> '''1.    Wenn wir unseren Namen ändern, muss das irgendwo begründet werden oder geben wir einfach ein neues Akronym im Antrag an?'''<br /> <br /> Ihr könnt im Antrag einfach das gewünschte Akronym und den Langtitel angeben, ohne eine Begründung dafür.<br /> <br /> === Kontaktdetails ===<br /> '''1.    Mein Wohnort wird sich bis zur Finanzierung noch ändern. Nehme ich den Wohnort, an dem ich/die GbR beim Finanzamt angemeldet bin/ist&lt;ins&gt;,&lt;/ins&gt; für die Vorabmeldung?'''<br /> <br /> Solange die Dokumente euch so erreichen&lt;ins&gt;,&lt;/ins&gt; ist das in Ordnung.<br /> <br /> === Fördermittel allgemein ===<br /> '''1.    Ist es erlaubt, vom Fördergeld Arbeitsmittel oder Dienstleistungen zu bezahlen?'''<br /> <br /> Formal erhaltet ihr die Förderung nur für eure projektbezogen geleisteten Arbeitsstunden (sozusagen euren Lohn). Die anschließende Verwendung der Mittel ist für uns nicht relevant.<br /> <br /> === Vorhabenbeteiligte ===<br /> '''1.    Kann die Projektleitung jetzt noch geändert werden?'''<br /> <br /> Ja, die Projektleitung kann vor Antragseinreichung noch geändert werden. Im easy-Antrag wird die Projektleitung festgelegt.<br /> <br /> '''2.    Ein Teammitglied ist vom Projekt zurückgetreten. Was ist zu beachten, um das Projekt solo durchzuführen?''' <br /> <br /> Wenn ein Teammitglied ausscheidet und ihr die Expertise und Kapazitäten habt&lt;ins&gt;,&lt;/ins&gt; das Projekt alleine durchzuführen, könnt ihr die Antragsunterlagen als Einzelperson einreichen.<br /> <br /> '''3.    Ist es möglich nach der Antragseinreichung noch neue Teammitglieder in die Förderung miteinzubeziehen?'''<br /> <br /> Nein! Nehmt im Zweifelsfall gleich alle Personen in die GbR auf, die für das Projekt notwendig sind, auch wenn die Personen noch nicht 100%-ig zusagen können. Wenn einzelne Personen dann später keine Stunden abrechnen, ist das kein Problem. Aber beachtet, dass die Beteiligung in der GbR auch mit Aufwand für die Teammitglieder verbunden ist.<br /> <br /> '''4.    Welche Möglichkeiten hat man, wenn man mit Teammitgliedern/Experten außerhalb Deutschlands arbeiten möchte?'''<br /> <br /> Es können nur Personen projektbezogene Stunden abrechnen, die Mitglied der GbR sind und ihren Wohnsitz während der Projektlaufzeit in Deutschland haben. Andere Personen können ehrenamtlich mitarbeiten (erhalten also keine Förderung). <br /> <br /> === Vorkalkulation Personalkosten ===<br /> '''1.    Bezüglich Personalkategorien: Ich bin über die KSK (Künstlersozialkasse) versichert und bei denen bin ich &quot;Web Designer&quot;. Entsprechend müsste meine Tätigkeit so beschrieben werden, sonst riskiere ich meine Versicherungspflicht bei der KSK zu verlieren.'''<br /> <br /> Im Antrag kann auch eine &quot;kombinierte&quot; Kategorie stehen wie &quot;SW-Entwicklung und Webdesign&quot; oder auch nur &quot;Webdesign&quot;. Bitte wählt das, was versicherungstechnisch am sichersten ist. Achtet aber darauf, dass die Beschreibung auch zur Zielgruppe der Fördermaßnahme passt.<br /> <br /> '''2.    Können wir mehr Stunden eintragen, als im Antrag vorangeschlagen? Statt ursprünglich 720 wären es jetzt 840 Std.?'''<br /> <br /> Mehr Stunden im Antrag sind mit Begründung und Absprache mit dem DLR-PT möglich.<br /> <br /> '''3.    Müssen die am Ende abgerechneten Stunden genau so sein, wie in diesem Antrag angegeben? Oder können wir das nach Bedarf noch anders verteilen?'''<br /> <br /> Die abgerechneten Stunden können sich ändern. Entscheidend ist dann die Endabrechnung.<br /> <br /> '''4.    Winterrunde: Muss ich bei der Kalkulation über den Jahreswechsel etwas beachten?''' <br /> <br /> Die Eintragung der Arbeitsstunden erfolgt auf Basis von Jahresscheiben, also ist hier eine realistische Aufteilung der Stunden auf die ersten vier Monate und die letzten beiden Monate der Laufzeit je Projektbeteiligten vorzunehmen.<br /> <br /> === Stundensatz ===<br /> '''1.    Was müssen wir beim Stundensatz beachten?'''<br /> <br /> Bei einem 50€-Stundensatz muss kein bisher erzielter Stundensatz nachgewiesen werden.<br /> <br /> '''2.    Erfordert die Beantragung eines höheren Stundensatzes (als der Standardsatz von 50€) eine Begründung?''' <br /> <br /> Nein. Ihr müsst bei der Erläuterung der Kostenposition Personal die Erfahrungen der Personalkategorien aufführen, aber nicht explizit auf die jeweiligen Stundensätze eingehen. Wenn Ihr einen höheren Stundensatz mit projektrelevanten Arbeiten nachweist (z.B. Ihr beantragt 60€ und weist nach, dass Ihr schon mindestens 61€ am Markt erzielt habt), dann wird dies in der Regel anerkannt. Der Antrag wird deswegen nicht abgelehnt, sondern allenfalls auf den Standardsatz von 50€ gekürzt.<br /> <br /> '''3.    Wenn es mehrere Leute mit derselben Personalkategorie gibt, müssen dann alle Personen je einzeln den Satz nachweisen?'''<br /> <br /> Ja, jede Person im Team, deren Stundensatz über 50€ liegt, muss dies durch eigene Rechnungen für eine freischaffende Tätigkeit nachweisen.<br /> <br /> === Besonderheiten Team (GbR) ===<br /> '''1.    Geht nur eine GbR oder ist auch eine andere Gesellschaftsform möglich?'''<br /> <br /> Nur die Gründung einer GbR ist für Teamarbeit zulässig. Einzelpersonen gelten als Freiberufliche Einzelunternehmen und müssen nichts gründen.<br /> <br /> '''2.    Bei wem müssen wir die GbR anmelden?''' <br /> <br /> Beim Finanzamt. Weiteres ist manchmal regional verschieden (siehe [https://www.berlin.de/ea/emeldung/emeldung/?op=emeldung-start-meldeart GbR-Anmeldung Berlin]).<br /> <br /> '''3.    Ist es möglich, eine GbR mit mehreren Geschäftsführer*innen zu gründen?'''<br /> <br /> Nicht für die Förderung im Prototype Fund. Wir benötigen eine Geschäftsführung, die die Unterlagen dann rechtsverbindlich unterzeichnet. Das ist auch später bei Zahlungsanforderungen etc. notwendig, sonst müssen die Dokumente immer von mehreren Leuten gezeichnet werden.<br /> <br /> '''4.    Muss zur Gründung der GbR ein Gesellschaftsvertrag erstellt werden oder ist das optional?'''<br /> <br /> Es reicht die Erklärung zur Gründung einer GbR laut der geteilten Vorlage.<br /> <br /> '''5.    GbR-Erklärung'''<br /> <br /> Es muss dort neben den Namen der Gesellschafter*innen und deren Anschriften auch der Name der GbR angegeben werden.<br /> <br /> '''6.    Bei der Gründung der GbR muss man einen genauen Gewerbezweig angeben. Welcher ist hier zutreffend?'''<br /> <br /> Nutzt die Erfahrungen früherer Projekte und wählt den Gewerbezweig, der am besten passt, z.B. &quot;Softwareentwicklung.&quot;<br /> <br /> '''7.    Müssen zur Gründung der GbR alle Gesellschafter*innen eine Steuernummer beantragen?'''<br /> <br /> Die Steuernummer der GbR ist ausreichend.<br /> <br /> '''8.    Was ist die Frist für Konto/Steuernummer der GbR?'''<br /> <br /> Schickt die Steuernummer dem DLR-PT sobald sie Euch vorliegt. Die Kontoverbindung kann später nachgereicht werden, sie muss vor der ersten Auszahlung vorliegen. Denkt daran, die Dokumente von der Geschäftsführung unterzeichnet an den Projektträger zu schicken.<br /> <br /> == Anlagen zum Antrag ==<br /> Welche Unterlagen ihr für den Antrag braucht, haben wir [[Antragsworkshop|in der Checkliste]] zusammengetragen.<br /> <br /> === Vorhabenbeschreibung und Auflagen ===<br /> '''1.      ''' '''Muss ich eine Vorhabensbeschreibung abgeben? Wie unterscheidet sich diese von der Projektskizze, mit der ich mich beworben habe?'''<br /> <br /> Zu jedem Antrag muss eine Vorhabensbeschreibung als Anlage beigefügt werden. Dabei handelt es sich um eure Einreichungstexte und, falls zutreffend, bereits eingearbeitete Antworten auf die Anmerkungen und Auflagen der Jury.<br /> <br /> '''2.      ''' '''Ich habe Auflagen erhalten. Was muss ich beachten?'''<br /> <br /> Auflagen sind in der Vorhabenbeschreibung zu berücksichtigen (siehe [[Antragsworkshop|Mustergliederung]]). Falls ihr von der Jury Auflagen zur Förderung erhalten habt, geht bitte ausdrücklich auf das Feedback ein und erklärt, wie ihr es bspw. in euren Arbeitsplan aufnehmen werdet. <br /> <br /> === Nachweis Eigenanteil ===<br /> '''1.       In welcher Höhe liegt der nachzuweisende Eigenanteil?'''<br /> <br /> Es gilt eine Förderquote von 95%, somit sind 5% der Gesamtkosten (wird in easy-online angezeigt) nachzuweisen. Bei voller Förderhöhe sind dies 2.500€.<br /> <br /> '''2.       Ist für den Nachweis des Eigenanteils ein Screenshot aus dem Onlinebanking ausreichend oder muss ein Papier-Kontoauszug vorgelegt werden?'''<br /> <br /> Ein Screenshot aus dem Onlinebanking mit sichtbarem Kontoinhabernamen und positivem Saldo reicht für den Eigenanteilsnachweis aus.<br /> <br /> '''3.       Vorlage Kontoauszug für Eigenanteil: Kopie nur vom Geschäftsführer oder von allen GbR-Mitgliedern?'''<br /> <br /> Wenn schon ein GbR-Konto besteht, dann reicht ein Auszug mit der Höhe des 5%-igen Eigenanteils. Sonst bitte von so vielen Teammitgliedern Nachweise einholen, bis der erforderliche Eigenanteil erreicht ist.<br /> <br /> === De-minimis-Formular ===<br /> '''1.       Wenn ich bereits im Vorjahr eine PTF-Förderung erhalten habe, ist diese in das De-minimis-Formular einzutragen?'''<br /> <br /> Ja, wenn der Zuwendungsempfänger identisch ist, ist die frühere Förderung einzutragen. <br /> <br /> '''2.       Gilt das auch, wenn die gleichen Personen (aber in einer anderen GbR Konstellation) bereits eine Förderung bekommen haben oder ist das dann ein anderer Zuwendungsempfänger, weil andere GbR?''' <br /> <br /> Das ist dann ein anderer Zuwendungsempfänger; eine Eintragung ist nicht notwendig.<br /> <br /> '''3.       Was ist die Form der Beihilfe?'''<br /> <br /> &quot;Zuwendung aus dem Bundeshaushalt&quot;<br /> <br /> '''4.       Sind sowohl Fördersumme als auch Subventionswert die Summe, die der GbR ausgezahlt wurden?'''<br /> <br /> Ja.<br /> <br /> '''5.       Welche Angaben sind in die „De-minimis-Bescheinigung“ einzutragen?'''<br /> <br /> Neben dem Namen des/der Antragstellerin und dem Förderkennzeichen sind die entsprechenden Kreuze zu setzen, ggfs. frühere Förderungen aufzulisten und das Dokument rechtsverbindlich zu unterzeichnen (bei GbR durch die Geschäftsführung).<br /> <br /> == Antragseinreichung via easy-online ==<br /> <br /> === Antragsworkshop ===<br /> Infos, Dokumente und Hilfestellungen rund um die Antragsstellung [[Antragsworkshop|findet ihr hier]].<br /> <br /> === Allgemeines ===<br /> '''1.       Mein Projekt wurder zur Förderung ausgewählt, wie kann ich nun den elektronischen Förderantrag erstellen?'''<br /> <br /> Der Antrag für die Fördermaßnahme &quot;Software Sprint&quot; (Prototype Fund) wird über das Elektronische Formularsystem der Bundesregierung (easy-online) erstellt. Die Eingabemaske ist ausschließlich während der Antragsstellungsphase zugänglich, und das Team vom DLR-PT bietet eine detaillierte Anleitung während des [[Antragsworkshop|Antragsworkshops]].<br /> <br /> '''2.       Kann ich den Bearbeitungsstand in easy-online zwischenspeichern?'''<br /> <br /> Ja. Mit der Funktion „Speichern (XML)“ kann der Arbeitsstand gespeichert werden. Danach kann man die Bearbeitung fortsetzen oder die Datei zu einem späteren Zeitpunkt mit „Entwurf weiterbearbeiten“ einlesen, um fortzufahren.<br /> <br /> '''3.       Wofür ist die Anmeldung für profi-Online sinnvoll?'''<br /> <br /> Dies ermöglicht das halbelektronische Verfahren zur Auszahlung der Zuwendung. Stellt den Antrag gleich über easy-online mit dem Antrag auf Zuwendung.<br /> <br /> '''4.       Wie kann ich Anlagen mit meinem Antrag einreichen?'''<br /> <br /> Anlagen können via easy-online eingereicht werden, jedoch erst nachdem Ihr „Endfassung einreichen“ ausgewählt habt.<br /> <br /> '''5.       Kann ich den Antrag komplett digital einreichen?'''<br /> <br /> Ja! Ihr habt die Möglichkeit statt der Einreichung eines Papierantrags mit händischer Unterschrift, euren Antrag (inkl. Anhänge) über ein TAN-Verfahren einzureichen. Dieses Verfahren erlaubt es, ein Formular mittels einer an eine Mailadresse gesendete TAN zu verifizieren und somit entfällt dann das Nachreichen der Papierversion mit Unterschrift per Post an den Projektträger.<br /> <br /> '''6. Wie kann ich das TAN-Verfahren zur Antragseinreichung auswählen?'''<br /> <br /> Nach der Überprüfung der Endfassung, der Auswahl der E-Mail-Adressen für die Eingangsbestätigung und eventuellen Anhängen erfolgt die Auswahl der Signaturform. Nach Auswahl des TAN-Verfahrens ''&quot;Verifizierung per TAN (Versand an Mailadresse)&quot;'' wird das Formular durch Klicken auf &quot;Endfassung absenden&quot; eingereicht. Nach erfolgreichem Absenden und dem Download von PDF und XML kann die Verifizierung gestartet werden. Die Schaltfläche &quot;TAN-basierte Unterschrift durchführen&quot; öffnet einen Dialog, der Nutzer*innen durch den Verifizierungsprozess führt. Zuerst muss eine E-Mail-Adresse ausgewählt werden, die auch die Eingangsbestätigung erhalten soll. Eine Mehrfachauswahl ist nicht möglich. Nach Auswahl und Bestätigung wird eine alphanumerische TAN generiert (im internen Cache der Anwendung gespeichert, wird nicht in Cookies abgelegt). Die erzeugte TAN wird per E-Mail vom System an die Nutzer*in gesendet. Innerhalb von 15 Minuten muss die TAN im vorgesehenen Feld eingegeben und mit &quot;TAN prüfen&quot; bestätigt werden. Bei fehlerhafter Eingabe erfolgt ein Hinweis. Bei korrekter Eingabe schließt sich der Dialog automatisch, und auf der Seite &quot;Endfassung einreichen&quot; erscheint die Meldung, dass das Formular erfolgreich verifiziert wurde. Die PDF-Endfassung zeigt nun den Namen der Person, die das TAN-Verfahren durchgeführt hat.<br /> <br /> == Zuwendungsbescheid ==<br /> Wichtige Hinweise und Erläuterungen zum Zuwendungsbescheid [[Zuwendungsbescheid|findet ihr hier]].<br /> <br /> =Während der Förderzeit=<br /> <br /> ===Änderungen gegenüber dem Antrag===<br /> '''1.       Ist es möglich, nach der Antragseinreichung noch neue Teammitglieder in die Förderung miteinzubeziehen?'''<br /> <br /> Nein.<br /> <br /> '''2.       Wenn wir unseren Namen/unser Akronym während der Laufzeit ändern, muss das gemeldet werden?'''<br /> <br /> Bitte informiert sowohl OKF als auch DLR-PT während der aktiven Förderung über Änderungen und führt entsprechend euer Förderkennzeichen in der E-Mail und postalischen Kommunikation immer mit an.<br /> <br /> '''3.       Mein Wohnort verändert sich während der Förderzeit. Wo muss ich es melden?'''<br /> <br /> Bei Adressänderungen informiert [[DLR-Ansprechpartner*innen JG01|eure DLR-PT-Ansprechpartner*innen]].<br /> <br /> '''4.       Müssen die am Ende abgerechneten Stunden genauso verteilt sein, wie in diesem Antrag angegeben?''' <br /> <br /> Die Verteilung der abgerechneten Stunden (über Personalkategorien und/oder Jahresscheiben) kann sich ändern. Entscheidend ist die Endabrechnung.<br /> <br /> === Zahlungsanforderungen ===<br /> Wichtige Hinweise zur Erstellung einer Zahlungsanforderung [[Zahlungsanforderungen|findet ihr hier]].<br /> <br /> = Nach der Förderzeit =<br /> <br /> === Schlussbericht ===<br /> Wichtige Hinweise zur Erstellung des Schlussberichtes [[Schlussbericht|findet ihr hier]]. <br /> <br /> '''1.       Welche Anforderungen gibt es an den Schlussbericht?'''<br /> <br /> Bitte achtet bei der Erstellung der Berichte auf gute maschinelle Lesbarkeit und reicht die digitale Originalversion beim DLR-PT ein - keine Scans!<br /> <br /> '''2.       Bedingung der Förderung ist es, den entstandenen Code unter einer Open-Source-Lizenz verfügbar zu machen. Wie soll ich das nachweisen?'''<br /> <br /> Im Schlussbericht müsst ihr einen Link zum Code angeben, den ihr während des Förderzeitraums geschrieben habt. Der Code muss auch nach der Förderung unter einer Open-Source-Lizenz verfügbar bleiben!<br /> <br /> <br /> =In English=<br /> <br /> Here you will find questions that the DLR Project Management Organisation (DLR-PT) has already answered for you.<br /> <br /> =General information=<br /> <br /> ===Responsibility===<br /> The DLR Project Management Agency is responsible for the implementation of the funding measure on behalf of the BMBF. The team organises and manages technical and administrative tasks in connection with the funding.<br /> <br /> === Contact DLR-PT ===<br /> If you have any questions, there are two contact persons at DLR-PT for technical matters and administrative issues. Contact details for class 01 [[DLR-Ansprechpartner*innen JG01|can be found here]].<br /> <br /> = Before the funding period =<br /> <br /> == Application==<br /> <br /> === Förderkennzeichen ===<br /> In English: Funding reference number. They can be found [https://wiki.prototypefund.de/index.php?title=DLR-Ansprechpartner*innen_R15 in the table here].<br /> <br /> === Project title and acronym ===<br /> '''1.    If we change our name, do we have to justify this somewhere or do we simply enter a new acronym in the application?'''<br /> <br /> You can simply state the desired acronym and the long title in the application without giving a reason.<br /> <br /> === Contact details ===<br /> '''1.    My place of residence will change before the financing. Do I take the place of residence where I/the GbR is/is registered with the tax office&lt;ins&gt;,&lt;/ins&gt; for the advance notification?'''<br /> <br /> As long as the documents reach you like this&lt;ins&gt;,&lt;/ins&gt; that's fine.<br /> <br /> === Funding in general ===<br /> '''1.    Is it permitted to pay for work equipment or services from the funding?'''<br /> <br /> Formally, you only receive funding for the hours you work on the project (your wages, so to speak). The subsequent use of the funds is not relevant for us.<br /> <br /> === Project participants ===<br /> '''1.    Can the project management still be changed now?'''<br /> <br /> Yes, the project management can still be changed before submitting the application. The project management is specified in the easy application.<br /> <br /> '''2.    A team member has withdrawn from the project. What do I need to do to carry out the project solo?''' <br /> <br /> If a team member withdraws and you have the expertise and capacity to carry out the project on your own&lt;ins&gt;,&lt;/ins&gt;, you can submit the application documents as an individual.<br /> <br /> '''3.    Is it possible to include new team members in the funding programme after the application has been submitted?'''<br /> <br /> No! If in doubt, include all the people who are needed for the project in the GbR, even if they are not yet 100% committed. It's not a problem if individual people don't bill any hours later on. But please note that participation in the GbR is also associated with effort for the team members.<br /> <br /> '''4.    What options do I have if I want to work with team members/experts outside Germany?'''<br /> <br /> Only people who are members of the GbR and who are resident in Germany during the project period can bill project-related hours. Other people can work on a voluntary basis (i.e. do not receive funding). <br /> <br /> === Preliminary calculation of personnel costs ===<br /> '''1.    Regarding personnel categories: I am insured with KSK (Künstlersozialkasse) and with them I am a &quot;web designer&quot;. Accordingly, my activity would have to be described as such, otherwise I risk losing my compulsory insurance with the KSK.'''<br /> <br /> The application can also include a &quot;combined&quot; category such as &quot;SW development and web design&quot; or just &quot;web design&quot;. Please choose the category that is safest from an insurance point of view. However, make sure that the description also matches the target group of the funding programme.<br /> <br /> '''2.    Can we enter more hours than proposed in the application? Instead of the original 720, it would now be 840 hours?'''<br /> <br /> More hours in the application are possible with justification and agreement with the DLR-PT.<br /> <br /> '''3.    Do the hours billed at the end have to be exactly as stated in this application? Or can we distribute them differently if necessary?'''<br /> <br /> The billed hours can change. The final settlement is then decisive.<br /> <br /> '''4.    Winter round: Is there anything I need to bear in mind when calculating over the turn of the year?''' <br /> <br /> The entry of working hours is based on annual slices, so a realistic distribution of hours must be made for the first four months and the last two months of the term for each project participant.<br /> <br /> === Hourly rate ===<br /> '''1.    What do we have to consider with the hourly rate?'''<br /> <br /> With an hourly rate of €50, no previous hourly rate needs to be proven.<br /> <br /> '''2.    Does the application for a higher hourly rate (than the standard rate of EUR 50) require justification?''' <br /> <br /> No. You must list the experience of the personnel categories in the explanation of the personnel cost item, but do not explicitly refer to the respective hourly rates. If you can prove a higher hourly rate with project-relevant work (e.g. you apply for €60 and prove that you have already achieved at least €61 on the market), this will usually be recognised. The application will not be rejected for this reason, but at most reduced to the standard rate of €50.<br /> <br /> '''3.    If there are several people in the same personnel category, do they all have to prove the rate individually?'''<br /> <br /> Yes, each person in the team whose hourly rate is above €50 must prove this by submitting their own invoices for freelance work.<br /> <br /> === Specifics of the team (GbR) ===<br /> '''1.    Is only a GbR possible or is another company form also possible?'''<br /> <br /> Only the formation of a GbR is permitted for teamwork. Individuals are considered freelance sole proprietorships and do not have to set up anything.<br /> <br /> '''2.    Who do we have to register the GbR with?''' <br /> <br /> At the tax office. Further details sometimes vary from region to region (see [https://www.berlin.de/ea/emeldung/emeldung/?op=emeldung-start-meldeart GbR-Anmeldung Berlin]).<br /> <br /> '''3.    Is it possible to set up a GbR with several managing directors?'''<br /> <br /> Not for funding in the Prototype Fund. We require a managing director who then signs the documents in a legally binding manner. This is also necessary later for payment requests etc., otherwise the documents always have to be signed by several people.<br /> <br /> '''4.    Does a partnership agreement have to be drawn up to establish the GbR or is this optional?'''<br /> <br /> The declaration of formation of a GbR according to the shared template is sufficient.<br /> <br /> '''5.    GbR declaration'''<br /> <br /> In addition to the names of the partners and their addresses, the name of the GbR must also be stated there.'''<br /> <br /> '''6.    When setting up a GbR, you must specify a precise line of business. Which one applies here?'''<br /> <br /> Use the experience of previous projects and choose the line of business that fits best, e.g. &quot;Software development.&quot;<br /> <br /> '''7.    Do all partners have to apply for a tax number to set up the GbR?'''<br /> <br /> The GbR's tax number is sufficient.<br /> <br /> '''8.    What is the deadline for the account/tax number of the GbR?'''<br /> <br /> Send the tax number to the DLR-PT as soon as you have it. The bank account details can be submitted later, but must be available before the first payment. Remember to send the documents signed by the management to the project management organisation.<br /> <br /> == Attachments to the application ==<br /> We have compiled the documents you need for the application in the [[Antragsstellung|Checklist]].<br /> <br /> === Project description and conditions ===<br /> '''1.    ''' '''Do I have to submit a project description? How does this differ from the project outline with which I applied?'''<br /> <br /> A project description must be attached to every application. These are your submission texts and, if applicable, answers to the jury's comments and requirements that have already been incorporated.<br /> <br /> '''2.    ''' '''I have received conditions. What do I have to consider?'''<br /> <br /> Conditions must be taken into account in the project description (see [[Antragsworkshop|Mustergliederung]]). If you have received funding conditions from the jury, please explicitly address the feedback and explain how you will incorporate it into your work plan, for example. <br /> <br /> === Proof of own contribution ===<br /> '''1.    What is the amount of the own contribution to be proven?'''<br /> <br /> A funding rate of 95% applies, so 5% of the total costs (displayed in easy-online) must be proven. For the full funding amount, this is €2,500.<br /> <br /> '''2.    Is a screenshot from online banking sufficient to prove the personal contribution or must a paper bank statement be submitted?'''<br /> <br /> A screenshot from online banking with the account holder's name visible and a positive balance is sufficient for proof of personal contribution.<br /> <br /> '''3.    Submission of account statement for personal contribution: copy only from the managing director or from all GbR members?'''<br /> <br /> If a GbR account already exists, then a statement showing the amount of the 5% personal contribution is sufficient. Otherwise, please obtain proof from as many team members as necessary until the required personal contribution has been reached.<br /> <br /> === De minimis form ===<br /> '''1.    If I have already received PTF funding in the previous year, do I have to enter this in the de minimis form?'''<br /> <br /> Yes, if the funding recipient is the same, the previous funding must be entered. <br /> <br /> '''2.    Does this also apply if the same persons (but in a different GbR constellation) have already received funding or is this then a different funding recipient because a different GbR?''' <br /> <br /> This is then a different grant recipient; registration is not necessary.<br /> <br /> '''3.    What is the form of the grant?'''<br /> <br /> &quot;Zuwendung aus dem Bundeshaushalt&quot;, in English: &quot;Grant from the federal budget&quot;<br /> <br /> '''4.    Are both the subsidy amount and the subsidy value the amount paid to the GbR?'''<br /> <br /> Yes.<br /> <br /> '''5.    What information should be entered in the &quot;de minimis certificate&quot;?'''<br /> <br /> In addition to the name of the applicant and the funding code, the relevant boxes must be ticked, any previous funding must be listed and the document must be signed with a legally binding signature (by the management in the case of a GbR).<br /> <br /> == Application submission via easy-online ==<br /> <br /> === Application workshop ===<br /> Information, documents and assistance regarding the application process [[Antragsworkshop|can be found here]].<br /> <br /> === General information ===<br /> '''1.    My project has been selected for funding, how can I now create the electronic funding application?'''<br /> <br /> The application for the funding measure &quot;Software Sprint&quot; (Prototype Fund) is created via the electronic form system of the Federal Government (easy-online). The input mask is only accessible during the application phase, and the DLR-PT team provides detailed instructions during the [[Antragsworkshop|Antragsworkshop]].<br /> <br /> '''2.    Can I temporarily save the processing status in easy-online?'''<br /> <br /> Yes, you can use the &quot;Save (XML)&quot; function to save the work status. You can then continue editing or import the file at a later time with &quot;Continue editing draft&quot; to continue.<br /> <br /> '''3.    What is the purpose of registering for profi-Online?'''<br /> <br /> This enables the semi-electronic procedure for payment of the grant. Submit the application directly via easy-online with the application for the grant.<br /> <br /> '''4.    How can I submit attachments with my application?'''<br /> <br /> Attachments can be submitted via easy-online, but only after you have selected &quot;Submit final version&quot;.<br /> <br /> '''5.    Can I submit the application completely digitally?'''<br /> <br /> Yes! Instead of submitting a paper application with a handwritten signature, you have the option of submitting your application (including attachments) using a TAN procedure. This procedure allows you to verify a form by means of a TAN sent to an e-mail address, thus eliminating the need to submit the paper version with signature by post to the project organiser.<br /> <br /> '''6.    How can I select the TAN procedure for submitting the application?'''<br /> <br /> After checking the final version, selecting the e-mail addresses for the confirmation of receipt and any attachments, the signature form is selected. After selecting the TAN procedure '''Verification by TAN (sent to e-mail address)''', the form is submitted by clicking on &quot;Send final version&quot;. Once the form has been successfully submitted and the PDF and XML have been downloaded, verification can be started. The &quot;Perform TAN-based signature&quot; button opens a dialogue that guides users through the verification process. First, an e-mail address must be selected that should also receive the confirmation of receipt. Multiple selection is not possible. After selection and confirmation, an alphanumeric TAN is generated (stored in the internal cache of the application, is not stored in cookies). The generated TAN is sent by the system to the user by e-mail. The TAN must be entered in the field provided within 15 minutes and confirmed with &quot;Check TAN&quot;. If an incorrect TAN is entered, a message is displayed. If the entry is correct, the dialogue closes automatically and a message appears on the &quot;Submit final version&quot; page stating that the form has been successfully verified. The final PDF version now shows the name of the person who carried out the TAN procedure.<br /> <br /> == Grant notification ==<br /> Important information and explanations on the grant notification [[Zuwendungsbescheid|can be found here]].<br /> <br /> =During the funding period=<br /> <br /> ===Changes to the application===<br /> '''1.    Is it possible to include new team members in the funding after the application has been submitted?'''<br /> <br /> No.<br /> <br /> '''2.    If we change our name/acronym during the term, must this be reported?'''<br /> <br /> Please inform both OKF and DLR-PT of any changes during the active funding period and always include your funding reference number in your e-mail and postal communication.<br /> <br /> '''3.    My place of residence changes during the funding period. Where do I have to report it?'''<br /> <br /> If you change your address, please inform [[DLR-Ansprechpartner*innen JG01|your DLR-PT contact person]].<br /> <br /> '''4.    Do the hours billed at the end have to be distributed exactly as stated in this application?''' <br /> <br /> The distribution of the billed hours (across personnel categories and/or annual slices) may change. The final statement is decisive.<br /> <br /> === Payment requests ===<br /> Important information on creating a payment request [[Zahlungsanforderungen|can be found here]].<br /> <br /> = After the funding period =<br /> <br /> === Final report ===<br /> Important information on preparing the final report [[Schlussbericht|can be found here]]. <br /> <br /> '''1.    What are the requirements for the final report?'''<br /> <br /> When preparing the reports, please ensure good machine readability and submit the original digital version to DLR-PT - no scans!<br /> <br /> '''2.    The second condition of the funding is to make the resulting code available under an open source licence. How am I supposed to prove this?'''<br /> <br /> In the final report, you must provide a link to the code that you wrote during the funding period. The code must remain available under an open source licence after the funding period!</div>

Clara https://wiki.prototypefund.de/index.php?title=Demo_Day&diff=48078 2025-05-05T09:22:09Z

<p>Clara: /* Key facts */</p> <hr /> <div>''[English version below]''<br /> <br /> Der Demo Day ist die vom Team Prototype Fund organisierte Veranstaltung, bei der ihr euch und eure Projekte am Ende der [https://new.prototypefund.de/#timeline Förderphase] vorstellt. Das Event soll euch die Möglichkeit geben, eure Ergebnisse der letzten sechs Monate zu präsentieren, eure Erfahrungen zu teilen und den Abschluss eurer Förderrunde gemeinsam zu feiern. Im Vorfeld des Demo Day bekommt ihr einige Mails mit Infos und Anfragen, damit wir uns und ihr euch optimal auf den Tag vorbereiten können. Außerdem ist bei den zweiten Zwischengesprächen Zeit eingeplant, über eventuelle Fragen rund um die Veranstaltung und eure Projektvorstellung zu reden.<br /> <br /> Auf dieser Seite haben wir alle relevanten Infos zum Demo Day gesammelt. '''Alle wichtigen Infos samt Fristen kriegt ihr auch noch einmal per Mail!'''<br /> <br /> === Key Facts ===<br /> ''Datum des nächsten Demo Days'': 28. November 2025<br /> <br /> ''Demo Day Webseite und Anmeldung'': tba<br /> <br /> ''Location:'' [https://bum.berlin/ bUm - Raum für solidarisches Miteinander], Paul-Lincke-Ufer 21, 10999 Berlin<br /> <br /> ''Uhrzeit:'' ca. 10:30 - 17:30 Uhr<br /> <br /> ''Kapazität:'' ca. 150 Personen<br /> <br /> &lt;nowiki&gt;*&lt;/nowiki&gt; Offizieller Beginn ist 10:30 Uhr, je nach Format solltet ihr aber schon ab 9 Uhr vor Ort sein. Die Info dazu erhaltet ihr per Mail!<br /> <br /> == Formate und Ablauf ==<br /> Es gibt drei verschiedene Formate, in denen ihr euer Projekt beim Demo Day präsentieren könnt:<br /> <br /> * als Demo<br /> * in einem Vortrag<br /> * gemeinsam mit anderen Projekten in einem Panel.<br /> <br /> '''Jedes Projekt bekommt ein Format zugeteilt und wird von uns per Mail informiert.'''<br /> <br /> Wir versuchen den Tag so abwechslungsreich und kurzweilig wie möglich zu halten. Deswegen wechseln wir im Programm zwischen Panels und Vorträgen ab und haben außerdem zwei dezidierte Demo-Timeslots. In dieser Zeit haben die Besucher*innen die Möglichkeit, sich in Ruhe mit den Projekten auseinanderzusetzen, die ihre Ergebnisse in einer Demo präsentieren. Für Verschnaufpausen und Verpflegung zwischendurch ist außerdem mit Frühstück sowie Mittags- und Kaffeepause gesorgt.<br /> <br /> '''Wichtig''': Wir überlegen uns im Vorfeld, welches Format für welches Projekt sinnvoll ist und ein stimmiges Programm ergibt. Deswegen ist es nicht möglich, dass ihr euch ein Format aussucht oder im Nachgang tauscht.<br /> <br /> === Vortrag ===<br /> Ihr gebt eine kurze Präsentation über euer Projekt auf der Bühne. Die Präsentation könnt ihr gerne mit ein paar Slides unterstützen, aber bitte ohne Live-Demo.<br /> <br /> Erzählt in 10 Minuten, welche gesellschaftliche oder technische Herausforderung ihr mit eurem Projekt bearbeitet und warum. Was macht euer Projekt wichtig? Auch wenn die (technische) Umsetzung sehr interessant ist, soll jedoch die gesellschaftliche Relevanz des Projekts im Vordergrund stehen. Zum Schluss könnt ihr einen Ausblick auf die Zeit nach der Förderphase geben und wie es mit dem Projekt weitergehen soll.<br /> <br /> Bitte bereitet für die Präsentation statische Slides als PDF im Format 16:9 vor – aber keine Live-Demo. Wer die Folien uns nicht pünktlich zur Deadine zukommen lässt, bekommt einen Platzhalter. Ihr könnt alleine, zu zweit oder mit dem ganzen Team präsentieren. Teilt uns bitte mit, in welcher Konstellation ihr das Projekt auf der Bühne vorstellen wollt.<br /> <br /> Die Vorträge werden in deutscher Sprache gehalten. Nichtmuttersprachler*innen können nach Absprache auch auf Englisch vortragen.<br /> <br /> === Panel ===<br /> Zusammen mit anderen, thematisch passenden Projekten stellt ihr euer Projekt auf der Bühne vor und tauscht euch aus. Hier suchen jeweils drei Förderprojekte den kleinsten gemeinsamen Nenner, thematisch strukturiert unter dem übergreifenden Thema und moderiert von uns. Wir sprechen über die gesellschaftlichen und technischen Herausforderungen, die eure Projekte lösen wollen, wie ihr sie angeht und wie es nach der Förderung weiter gehen soll.<br /> <br /> Wir schicken euch im Vorfeld die genauen Fragen zu, sodass ihr euch vorbereiten könnt. Für das Panel könnt ihr '''eine''' Slide als PDF Format 16:9 vorbereiten, die gezeigt wird, während ihr euer Projekt vorstellt. Auf der Folie kann z. B. ein Logo, eine URL, und/oder ein Screenshot des Interfaces stehen – ihr entscheidet, wie ihr am besten das Projekt in einer Folie darstellen könnt! Wer die Folie uns nicht pünktlich zur Deadine zukommen lässt, bekommt einen Platzhalter.<br /> <br /> Pro Team kann nur eine Person im Panel sein - entscheidet bitte intern, wer es machen will und teilt es uns mit.<br /> <br /> === Demo ===<br /> Das Hands-On-Format! Ihr bekommt eine kleine Ausstellungsfläche, auf der ihr den ganzen Tag euer Projekt präsentieren und erklären könnt. Zusätzlich zu den offiziellen Pausen gibt es im Programm zwei &quot;Demo Times&quot;, um dem Publikum die Gelegenheit zu geben, sich auf eure Demos zu konzentrieren. Dafür könnt ihr ein Plakat gestalten, Tech- oder Offline-Demo-Tools mitbringen, einen (Papier-)Prototyp basteln oder etwas auf eurem Laptop demonstrieren – oder natürlich auch alles gleichzeitig!<br /> <br /> Um einen interessanten Tag mit verschiedenen Formaten zu gestalten, sind die Demos als Kontrastprogramm zu den eher frontal ausgerichteten Panels und Vorträgen gedacht. Wir bitten euch, eure Demos so interaktiv wie möglich zu gestalten! Sorgt dafür, dass die Teilnehmenden bei euch selbst etwas ausprobieren können. Die Idee ist nicht, dass ihr euer Projekt 30 Minuten lang vor ein paar Besucher*innen präsentiert! Bitte plant kurze Präsentationsrunden ein, die etwa 5 Minuten dauern, und kümmert euch dann um die nächste Gruppe.<br /> <br /> Wenn ihr etwas größeres Vor habt (große Gegenstände, laute Demos, VR-Brillen, usw.), meldet euch bitte frühestmöglich bei uns. Dann schauen wir gemeinsam, ob wir eure Traumdemo ermöglichen können.<br /> <br /> == Was wir im Vorfeld brauchen ==<br /> Alle Infos, die wir von euch benötigen, fragen wir im Vorfeld per Mail ab. Hier findet ihr aber einen groben Überblick, was das alles beinhaltet:<br /> <br /> * '''Reisekosten''': Informationen über mögliche Reisekosten, falls ihr für den Demo Day nach Berlin anreisen müsst. Die [[Reisekosten|Infos zu den Reisekosten]] findet ihr hier im Wiki. '''Bitte lest die Richtlinie vollständig! Nicht mit uns abgesprochene Reisekosten und Formulare mit Fehler oder fehlenden Dokumente können nicht erstattet werden.'''<br /> * '''Aktuelle Projektinfos''': Ist der Überblick zu eurem Projekt [https://prototypefund.de/projects/ in unserer Projektdatenbank] aktuell? Manchmal ändert sich der Tech Stack oder der Name des Projekts oder ihr habt in der Zwischenzeit eine neue Website oder Logo. Oder es gibt Teammitglieder*innen, die offiziell nicht Teil der Förderung sind, die ihr aber auf der Webseite anerkennen möchtet. Die Infos dienen dann als Grundlage für das Programm und die Moderation beim Demo Day, deswegen brauchen wir sie schon circa 4 Wochen vor dem Event.<br /> * '''Infos zu Vortragenden, Panelist*innen und Sprache''': Als Vorbereitung für das Programm und die Moderation müssen wir im Vorfeld wissen, wer von euch euer Projekt im Panel oder Vortrag präsentiert. Beim Panel nur eine Person, bei Vorträgen könnt ihr auch mit mehreren präsentieren. Solltet ihr euren Vortrag lieber auf Englisch halten wollen, meldet euch ebenfalls rechtzeitig bei uns!<br /> * '''Slides''': Wenn ihr euer Projekt in einem Vortrag oder einem Panel vorstellt, brauchen wir einige Tage vor dem Demo Day eure Slide(s), um die Präsentation für den Tag fertigzustellen. Bitte nur im Format PDF, 16:9 und pünktlich zur Deadline! Wer die Folie(n) zu spät schickt, muss mit einem Platzhalter vorstellen.<br /> <br /> == Gäste ==<br /> Natürlich könnt ihr auch Gäste zum Event einladen - sie können sich über unsere Webseite via [https://pretix.eu/about/de/ Pretix] anmelden. Dort findet ihr auch alle weiteren Infos für Gäste und das Programm. Den Link schicken wir euch zu, sobald die Anmeldung offen ist.<br /> <br /> '''Wichtig''': Wenn ihr Teil des offiziell geförderten Teams dieser Runde seid, steht ihr automatisch auf der Gästeliste für den Demo Day. Wenn ihr in eurem Projekt mitarbeitet und nicht Teil der offiziellen Förderung seid, bitten wir euch, euch einmal der Form halber für den Demo Day anzumelden.<br /> <br /> === Zielgruppe ===<br /> Auf den Demo Day kommen eine ganze Reihe an Besucher*innen: Alumni*ae und zukünftige Geförderte, Vertreter*innen des BMBF, des [[DLR-Ansprechpartner*innen R16|DLR-Projektträgers]] und von unseren Partnerorganisationen, Menschen aus zivilgesellschaftlichen Organisation und aus der FOSS-Community. Bedenkt diese Bandbreite, wenn ihr euren Beitrag für den Demo Day vorbereitet: Ihr solltet euer Projekt so vorstellen, dass auch Menschen, die keine tiefgehende technische Expertise für euer Thema, aber durchaus ein Grundverständnis für Themen der netzpolitischen bzw. Tech-Zivilgesellschaft haben, euch gut folgen können. Eine gute Orientierung sind die Leitfragen, die wir für euch oben und in den Mails zur Vorbereitung gesammelt haben.<br /> <br /> === Persönliche Einladungen ===<br /> Weil wir wollen, dass der Tag euch neben viel Spaß auch den größtmöglichen Nutzen bringt, probieren wir immer, für die Projekte inhaltlich passende Gäste persönlich einzuladen. Wir recherchieren dabei selbst und schreiben dann ein paar spannende Organisationen etc., möchten euch aber auch die Option geben, uns mitzuteilen: Gibt es Firmen, Verbände, NGOs oder Einzelpersonen, die unbedingt von eurem Projekt wissen sollten und die ihr auf dem Demo Day sehen wollt?<br /> <br /> Macht euch gerne schon ein paar Gedanken, wir schreiben euch deswegen nochmal gezielt an. Natürlich dürft ihr auch selbständig Menschen, die für euer Projekt relevant sind und eure breiteren Communities einladen.<br /> <br /> == Freiwillige Sprechstunde ==<br /> Ihr habt nach dem Lesen dieser Seite und der Mails zum Demo Day noch Fragen? Schreibt uns gerne eine Mail oder kommt einfach in die freiwillige Sprechstunde kurz vorm Demo Day. Den Termin dazu schicken wir euch per Mail und ihr findet ihn auch im Kalender.<br /> <br /> == Nach dem Demo Day ==<br /> Traditionell gehen wir nach dem offiziellen Ende des Demo Days mit allen Geförderten, die Lust haben, noch in eine Bar und stoßen gemeinsam auf das Ende der Förderzeit an. Das ist nicht mehr Teil des offiziellen Programms und absolut optional – wir freuen uns aber immer sehr, wenn ihr mitkommt! Denkt daran, wenn ihr eure Unterkunft für den Demo Day bucht.<br /> <br /> == FAQ ==<br /> '''''Ihr habt mir einen Vortrag/ein Panel/eine Demo zugeteilt, ich würde aber lieber ein anderes Format haben. Kann ich tauschen?'''''<br /> <br /> Leider nein. Wir überlegen uns im Vorfeld, welches Format für welches Projekt sinnvoll ist und insgesamt ein stimmiges Programm ergibt. Deswegen ist es nicht möglich, dass ihr euch ein Format aussucht oder im Nachgang tauscht.<br /> <br /> '''''Können wir unseren Vortrag auch gemeinsam als Team halten?''''' <br /> <br /> Ihr könnt euch aussuchen, ob ihr euren Vortrag alleine, mit einigen oder auch mit allen Teammitgliedern haltet. Falls ihr gemeinsam mit einem Teammitglied, das nicht offiziell Teil der Förderung ist, halten wolltet, sollte aber mindestens eine Person mit auf der Bühne stehen, die offiziell gefördert wird.<br /> <br /> '''''Kann ich in meine Slides für den Vortrag/das Panel ein Video packen?'''''<br /> <br /> Leider nein. Alle Slides für den Demo Day brauchen wir als PDF (Format 16:9), da wir sie zu einer gesamten Slideshow für den ganzen Tag zusammenfügen, um einen reibungslosen Ablauf garantieren zu können. Auch Videos via Link abzuspielen ist leider nicht möglich.<br /> <br /> '''''Wie kann ich den Vortrag/die Demo/das Panel am besten gestalten?'''''<br /> <br /> Wir schicken euch im Vorfeld eine Mail mit der Info, in welchem Format ihr euer Projekt vorstellen werdet und geben dort auch nähere Hinweise, wie ihr euch gut vorbereiten könnt. Generell ist gut zu bedenken, dass ein sehr heterogenes Publikum zum Demo Day kommt und viele keine Expert*innen auf eurem Fachgebiet sein werden. Versucht euer Projekt also so vorzustellen, dass auch Menschen mit weniger technischer Expertise gut verstehen können, worum es euch geht.<br /> <br /> '''''Ich bin in einem Panel vertreten. Wie kann ich die Slide dafür am Besten gestalten?'''''<br /> <br /> Eure Slide wird im Hintergrund auf dem Panel gezeigt, während ihr euer Projekt vorstellt. Ihr könnt sie nutzen, um euer Logo, Links oder QR Codes zu eurer Webseite oder weitergehende Informationen zu eurem Projekt zu zeigen. Auch ein Screenshot von der Software im Einsatz kann helfen, einen besseren Eindruck von eurem Projekt zu gewinnen. Denkt bitte daran, dass ihr nur '''eine''' Slide (PDF, 16:9) zur Verfügung habt.<br /> <br /> '''''Gibt es WLAN vor Ort?'''''<br /> <br /> Es wird vor Ort W-Lan geben, das ihr für die Demos nutzen könnt. Wir bitten euch jedoch, dafür zu sorgen, dass eure Demo auch ohne Internet funktionieren kann. Das ist die sicherste Option: Selbst wenn wir einen Internetzugang haben, kann das Netzwerk überlastet sein oder etwas nicht funktionieren. Better be safe than sorry!<br /> <br /> '''''Kann ich Merch für mein Projekt mitbringen?'''''<br /> <br /> Wer Merch (Sticker, Postkarten, usw.) mitbringen möchte, kann das gern machen. Auch wenn ihr keinen Demo-Tisch habt, finden wir einen Platz dafür.<br /> <br /> '''''Kann ich [...] für meine Demo mitbringen?'''''<br /> <br /> Für jede Demo werden wir einen Stehtisch (Tischfläche 50 x 50 cm) und Strom zur Verfügung stellen. Ihr dürft gern alles mitbringen, was euch für die Demo hilft: Extra-Laptops, Smartphones, Kopfhörer &amp; Technik allgemein, aber auch Poster, Flyer, usw. Falls ihr absehen könnt, dass der Platz auf dem Tisch eng wird, sprecht eure Pläne vorher mit uns ab!<br /> <br /> '''''Habt ihr Empfehlungen für die Postergröße?'''''<br /> <br /> Wenn ihr eine Demo habt und ein Poster mitbringen wollt, habt ihr die Möglichkeit, das am Tisch oder an der Wand festzumachen. Bitte meldet euch früh bei uns, wenn ihr dafür Platz an der Wand möchtet. Diese sind begrenzt, first come, first served! An die Wand passen Poster ungefähr bis zu einer Größe von Din A1. Wenn ihr das Poster am Tisch festmachen wollt, bieten sich die Formate B2/B3 an, da diese genau die Kantenlänge der Tischplatte (50 cm) haben.<br /> <br /> '''''Wird der Demo Day auch aufgezeichnet / gestreamt?'''''<br /> <br /> Leider können wir den Demo Day nicht selbst aufzeichnen oder sogar livestreamen. Es wird vor Ort eine*n Fotograf*in und ein Kamerateam geben, die den Tag dokumentieren und Fotos sowie ein zusammenfassendes Video veröffentlichen werden. Den Link dazu schicken wir euch zu!<br /> <br /> Ihr könnt natürlich gerne euren eigenen Vortrag aufnehmen, sagt uns deswegen im Vorfeld bitte einmal kurz Bescheid.<br /> <br /> = In English: Demo Day =<br /> The Demo Day is the event organized by the Prototype Fund team at which you present yourselves and your projects at the end of the [https://new.prototypefund.de/en/#timeline funding phase]. The event is designed to give you the opportunity to present the results of the last six months, share your experiences and celebrate the end of your funding round together. In the run-up to Demo Day, you will receive a few emails with information and requests so that we and you can prepare for the day in the best possible way. In addition, the second 1:1 meetings will include time to discuss any questions you may have about the event and your project presentation.<br /> <br /> We have collected all the relevant information about Demo Day on this page. You will also receive an email with all the important information and deadlines!<br /> <br /> === Key facts ===<br /> ''Date of the next Demo Day'': November 28th, 2025<br /> <br /> ''Demo Day website and registration'': tba<br /> <br /> ''Location:'' [https://bum.berlin/en/ bUm - Raum für solidarisches Miteinander], Paul-Lincke-Ufer 21, 10999 Berlin<br /> <br /> ''Time:'' approx. 10.30 am - 5:30 pm<br /> <br /> ''Capacity:'' approx. 150 people<br /> <br /> &lt;nowiki&gt;*&lt;/nowiki&gt;Official starting time. Depending on the format of your project presentation you should arrive as early as 9 am. We'll mail you more info on this.<br /> <br /> == Formats and schedule ==<br /> There are three different formats in which you can present your project at Demo Day:<br /> <br /> * as a demo<br /> * in a presentation<br /> * together with other projects in a panel.<br /> <br /> '''Each project is assigned a format and we will inform you by email.'''<br /> <br /> We try to keep the day as short and entertaining as possible. That's why we alternate between panels and lectures in the program and also have two dedicated demo time slots. During this time, visitors will be able to take their time to get to know the projects presenting their results in a demo. Breakfast, lunch and coffee breaks are also provided for a breather and refreshments in between.<br /> <br /> '''Important:''' We consider in advance which format makes sense for which project and results in a coherent program. Therefore, it is not possible for you to choose a format or swap it afterwards.<br /> <br /> === Presentation ===<br /> You will give a short presentation about your project on stage. You are welcome to support the presentation with a few slides, but please no live demos.<br /> <br /> In 10 minutes, tell us about the social or technical challenge you are addressing with your project and why. What makes your project important? Even if the (technical) implementation is very interesting, the social relevance of the project should be the main focus. Finally, you can give an outlook on the time after the funding phase and how the project will continue.<br /> <br /> Please prepare static slides as a PDF in 16:9 format for the presentation – but no live demos. If you do not send us the slides by the deadline, you will get a placeholder.<br /> <br /> You can present alone, in pairs or with the whole team. Please let us know which constellation you would like to present the project on stage in.<br /> <br /> The talks will be held in German. Non-native speakers can also present in English by prior arrangement.<br /> <br /> === Panel ===<br /> Together with other thematically fitting projects, you will present your project on stage and exchange ideas. Here, three funded projects at a time will seek the lowest common denominator, thematically structured under the overarching topic and moderated by us. We will talk about the social and technical challenges that your projects want to solve, how you approach them and how you plan to proceed after the funding.<br /> <br /> We will send you the exact questions in advance so that you can prepare. For the panel, you can prepare '''a single''' slide in PDF format in 16:9 format, which will be shown while you present your project. The slide can include, for example, a logo, a URL and/or a screenshot of the interface – you decide how best to present the project in a slide! If you do not send us the slide by the deadline, you will get a placeholder.<br /> <br /> Only one person per team can be on the panel – please decide internally who wants to do it and let us know.<br /> <br /> === Demo ===<br /> The hands-on format! You will get a small exhibition area where you can present and explain your project all day long. In addition to the official breaks, there will be two “demo times” in the program to give the audience the opportunity to focus on your demos. For this, you can design a poster, bring tech or offline demo tools, create a (paper) prototype or demonstrate something on your laptop – or of course all at the same time!<br /> <br /> To create an interesting day with different formats, the demos are intended to contrast with the more frontal panels and presentations. We ask you to make your demos as interactive as possible! Make sure that participants can try things out themselves at your demo. The idea is not for you to present your project for 30 minutes to a few visitors! Please plan short presentation rounds of about 5 minutes, and then take care of the next group.<br /> <br /> If you have something bigger in mind (large objects, loud demos, VR glasses, etc.), please contact us as early as possible. Then we'll see together if we can make your dream demo come true.<br /> <br /> == What we need in advance ==<br /> We will ask you by email for all the information we need from you in advance. For a rough overview of what this includes, see below:<br /> <br /> * '''Travel expenses''': Information about possible travel expenses if you have to travel to Berlin for Demo Day. You can find [[Reisekosten|information about travel expenses]] here in the wiki. '''Please read the guidelines carefully! We will not be able to reimburse travel expenses that have not been discussed with us, or forms with errors or missing documents.'''<br /> * '''Current project information''': Is the overview of your project [https://prototypefund.de/en/projects/ in our project database] up to date? Sometimes the tech stack or the name of the project changes, or you may have a new website or logo in the meantime. Or there may be team members who are not officially part of the funding, but whom you would like to acknowledge on the website. The information then serves as the basis for the program and the moderation at Demo Day, which is why we need it about 4 weeks before the event.<br /> * '''Information about speakers, panelists and language''': In preparation for the program and moderation, we need to know in advance which of you will present your project in a panel or lecture. For a panel, this is just one person, but for lectures you can present with several people. If you would rather give your lecture in English, please also let us know in good time!<br /> * '''Slides''': If you are presenting your project in a lecture or on a panel, we need your slide(s) a few days before Demo Day to prepare the presentation for the day. Please only in PDF format, 16:9 and on time for the deadline! If you send your slide(s) too late, you will have to present with a placeholder.<br /> <br /> == Guests ==<br /> Of course you can also invite guests to the event – they can register via our website using [https://pretix.eu/about/en/ Pretix]. You will also find all further information for guests and the program there. We will send you the link as soon as registration is open.<br /> <br /> '''Important''': If you are part of the officially funded team of this round, you are automatically on the guest list for Demo Day. If you are working on your project but are not part of the official funding, we kindly ask you to register for Demo Day as a matter of form.<br /> <br /> === Target group ===<br /> A wide range of visitors come to Demo Day: alumni and future grantees, representatives of the BMBF, the [[DLR FAQ|DLR-PT]] and our partner organizations, people from NGOs and the FOSS community. Keep this range in mind when preparing your contribution for Demo Day: You should present your project in a way that is easy to follow for people who do not have in-depth technical expertise in your topic but do have a basic understanding of issues related to digital politics and civic tech. The guiding questions that we have collected for you above and in the preparation emails are a good starting point.<br /> <br /> === Personal invitations ===<br /> Because we want the day to be not only fun but also as useful as possible for you, we always try to personally invite guests who are relevant to the projects in terms of content. We do our own research and then write a few exciting organizations, etc., but we also want to give you the option to let us know: Are there companies, associations, NGOs, or individuals who should definitely know about your project and who you want to see at Demo Day?<br /> <br /> Feel free to give it some thought, we will contact you again about this. Of course, you are also welcome to invite people who are relevant to your project and your broader communities on your own.<br /> <br /> == Voluntary consultation ==<br /> Do you still have questions after reading this page and the emails about Demo Day? Feel free to send us an email or just come to the optional consultation hour just before Demo Day. We will send you the appointment for this by email and you can also find it in the calendar.<br /> <br /> == After Demo Day ==<br /> Traditionally, after the official end of Demo Day, we go to a bar with all the grantees who want to toast the end of the funding period together. This is not part of the official program and is absolutely optional – but we'd love to see you there! Remember this when booking your accommodation for Demo Day.<br /> <br /> == FAQ ==<br /> '''''You assigned me a talk/panel/demo, but I would rather have a different format. Can I swap?'''''<br /> <br /> Unfortunately not. We consider in advance which format makes sense for which project and will result in a coherent program overall. Therefore, it is not possible for you to choose a format or swap it afterwards.<br /> <br /> '''''Can we give our presentation together as a team?'''''<br /> <br /> You can choose whether you give your presentation alone, with some or with all team members. However, if you want to give your presentation together with a team member who is not officially part of the funding program, at least one person who is officially funded should be on stage.<br /> <br /> '''''Can I add a video to my presentation/panel slides?'''''<br /> <br /> Unfortunately not. We need all slides for Demo Day in PDF format (16:9 format), as we will combine them into a single slideshow for the whole day to ensure a smooth process. Unfortunately, it is also not possible to play videos via link.<br /> <br /> '''''What is the best way for me to design the presentation/demo/panel?'''''<br /> <br /> We will send you an email in advance with information about the format in which you will present your project and also provide more detailed information on ways to prepare well. In general, it is good to keep in mind that a very heterogeneous audience will come to Demo Day and many will not be experts in your field. So try to present your project in a way that people with less technical expertise can easily understand what it is about.<br /> <br /> '''''I am part of a panel. What is the best way to design the slides for this?'''''<br /> <br /> Your slide will be shown in the background on the panel while you present your project. You can use it to show your logo, links or QR codes to your website or further information about your project. A screenshot of the software in use can also help to get a better impression of your project. Please keep in mind that you only have '''one''' slide (PDF, 16:9) available.<br /> <br /> '''''Is there WiFi at the venue?'''''<br /> <br /> There will be WiFi at the venue that you can use for the demos. However, we ask you to make sure that your demo can also work without the internet. This is the safest option: even if we have internet access, the network may be overloaded or something may not work. Better be safe than sorry!<br /> <br /> '''''Can I bring merch for my project?'''''<br /> <br /> If you want to bring merch (stickers, postcards, etc.), you are welcome to do so. Even if you don't have a demo table, we will find a place for it.<br /> <br /> '''''Can I bring [...] for my demo?'''''<br /> <br /> We will provide a bar table (50 x 50 cm) and electricity for each demo. You are welcome to bring anything that will help you with the demo: extra laptops, smartphones, headphones &amp; technology in general, but also posters, flyers, etc. If you can foresee that space on the table will be limited, please discuss your plans with us in advance!<br /> <br /> '''''Do you have any recommendations for the poster size?'''''<br /> <br /> If you have a demo and want to bring a poster, you have the option of putting it on the table or on the wall. Please let us know early if you want space on the wall. These are limited, first come, first served! Posters up to about A1 size fit on the wall. If you want to put your poster on the table, B2/B3 formats are best, as these are exactly the same size as the table top (50 cm).<br /> <br /> '''''Will Demo Day be recorded/streamed?'''''<br /> <br /> Unfortunately, we are not able to record or livestream Demo Day ourselves. However, there will be a photographer and a camera team on site to document the day and publish photos and a summary video. We will send you the link!<br /> <br /> Of course, you are welcome to record your own talk, so please let us know in advance.</div>

Clara https://wiki.prototypefund.de/index.php?title=Demo_Day&diff=48077 2025-05-05T09:15:43Z

<p>Clara: /* What we need in advance */</p> <hr /> <div>''[English version below]''<br /> <br /> Der Demo Day ist die vom Team Prototype Fund organisierte Veranstaltung, bei der ihr euch und eure Projekte am Ende der [https://new.prototypefund.de/#timeline Förderphase] vorstellt. Das Event soll euch die Möglichkeit geben, eure Ergebnisse der letzten sechs Monate zu präsentieren, eure Erfahrungen zu teilen und den Abschluss eurer Förderrunde gemeinsam zu feiern. Im Vorfeld des Demo Day bekommt ihr einige Mails mit Infos und Anfragen, damit wir uns und ihr euch optimal auf den Tag vorbereiten können. Außerdem ist bei den zweiten Zwischengesprächen Zeit eingeplant, über eventuelle Fragen rund um die Veranstaltung und eure Projektvorstellung zu reden.<br /> <br /> Auf dieser Seite haben wir alle relevanten Infos zum Demo Day gesammelt. '''Alle wichtigen Infos samt Fristen kriegt ihr auch noch einmal per Mail!'''<br /> <br /> === Key Facts ===<br /> ''Datum des nächsten Demo Days'': 28. November 2025<br /> <br /> ''Demo Day Webseite und Anmeldung'': tba<br /> <br /> ''Location:'' [https://bum.berlin/ bUm - Raum für solidarisches Miteinander], Paul-Lincke-Ufer 21, 10999 Berlin<br /> <br /> ''Uhrzeit:'' ca. 10:30 - 17:30 Uhr<br /> <br /> ''Kapazität:'' ca. 150 Personen<br /> <br /> &lt;nowiki&gt;*&lt;/nowiki&gt; Offizieller Beginn ist 10:30 Uhr, je nach Format solltet ihr aber schon ab 9 Uhr vor Ort sein. Die Info dazu erhaltet ihr per Mail!<br /> <br /> == Formate und Ablauf ==<br /> Es gibt drei verschiedene Formate, in denen ihr euer Projekt beim Demo Day präsentieren könnt:<br /> <br /> * als Demo<br /> * in einem Vortrag<br /> * gemeinsam mit anderen Projekten in einem Panel.<br /> <br /> '''Jedes Projekt bekommt ein Format zugeteilt und wird von uns per Mail informiert.'''<br /> <br /> Wir versuchen den Tag so abwechslungsreich und kurzweilig wie möglich zu halten. Deswegen wechseln wir im Programm zwischen Panels und Vorträgen ab und haben außerdem zwei dezidierte Demo-Timeslots. In dieser Zeit haben die Besucher*innen die Möglichkeit, sich in Ruhe mit den Projekten auseinanderzusetzen, die ihre Ergebnisse in einer Demo präsentieren. Für Verschnaufpausen und Verpflegung zwischendurch ist außerdem mit Frühstück sowie Mittags- und Kaffeepause gesorgt.<br /> <br /> '''Wichtig''': Wir überlegen uns im Vorfeld, welches Format für welches Projekt sinnvoll ist und ein stimmiges Programm ergibt. Deswegen ist es nicht möglich, dass ihr euch ein Format aussucht oder im Nachgang tauscht.<br /> <br /> === Vortrag ===<br /> Ihr gebt eine kurze Präsentation über euer Projekt auf der Bühne. Die Präsentation könnt ihr gerne mit ein paar Slides unterstützen, aber bitte ohne Live-Demo.<br /> <br /> Erzählt in 10 Minuten, welche gesellschaftliche oder technische Herausforderung ihr mit eurem Projekt bearbeitet und warum. Was macht euer Projekt wichtig? Auch wenn die (technische) Umsetzung sehr interessant ist, soll jedoch die gesellschaftliche Relevanz des Projekts im Vordergrund stehen. Zum Schluss könnt ihr einen Ausblick auf die Zeit nach der Förderphase geben und wie es mit dem Projekt weitergehen soll.<br /> <br /> Bitte bereitet für die Präsentation statische Slides als PDF im Format 16:9 vor – aber keine Live-Demo. Wer die Folien uns nicht pünktlich zur Deadine zukommen lässt, bekommt einen Platzhalter. Ihr könnt alleine, zu zweit oder mit dem ganzen Team präsentieren. Teilt uns bitte mit, in welcher Konstellation ihr das Projekt auf der Bühne vorstellen wollt.<br /> <br /> Die Vorträge werden in deutscher Sprache gehalten. Nichtmuttersprachler*innen können nach Absprache auch auf Englisch vortragen.<br /> <br /> === Panel ===<br /> Zusammen mit anderen, thematisch passenden Projekten stellt ihr euer Projekt auf der Bühne vor und tauscht euch aus. Hier suchen jeweils drei Förderprojekte den kleinsten gemeinsamen Nenner, thematisch strukturiert unter dem übergreifenden Thema und moderiert von uns. Wir sprechen über die gesellschaftlichen und technischen Herausforderungen, die eure Projekte lösen wollen, wie ihr sie angeht und wie es nach der Förderung weiter gehen soll.<br /> <br /> Wir schicken euch im Vorfeld die genauen Fragen zu, sodass ihr euch vorbereiten könnt. Für das Panel könnt ihr '''eine''' Slide als PDF Format 16:9 vorbereiten, die gezeigt wird, während ihr euer Projekt vorstellt. Auf der Folie kann z. B. ein Logo, eine URL, und/oder ein Screenshot des Interfaces stehen – ihr entscheidet, wie ihr am besten das Projekt in einer Folie darstellen könnt! Wer die Folie uns nicht pünktlich zur Deadine zukommen lässt, bekommt einen Platzhalter.<br /> <br /> Pro Team kann nur eine Person im Panel sein - entscheidet bitte intern, wer es machen will und teilt es uns mit.<br /> <br /> === Demo ===<br /> Das Hands-On-Format! Ihr bekommt eine kleine Ausstellungsfläche, auf der ihr den ganzen Tag euer Projekt präsentieren und erklären könnt. Zusätzlich zu den offiziellen Pausen gibt es im Programm zwei &quot;Demo Times&quot;, um dem Publikum die Gelegenheit zu geben, sich auf eure Demos zu konzentrieren. Dafür könnt ihr ein Plakat gestalten, Tech- oder Offline-Demo-Tools mitbringen, einen (Papier-)Prototyp basteln oder etwas auf eurem Laptop demonstrieren – oder natürlich auch alles gleichzeitig!<br /> <br /> Um einen interessanten Tag mit verschiedenen Formaten zu gestalten, sind die Demos als Kontrastprogramm zu den eher frontal ausgerichteten Panels und Vorträgen gedacht. Wir bitten euch, eure Demos so interaktiv wie möglich zu gestalten! Sorgt dafür, dass die Teilnehmenden bei euch selbst etwas ausprobieren können. Die Idee ist nicht, dass ihr euer Projekt 30 Minuten lang vor ein paar Besucher*innen präsentiert! Bitte plant kurze Präsentationsrunden ein, die etwa 5 Minuten dauern, und kümmert euch dann um die nächste Gruppe.<br /> <br /> Wenn ihr etwas größeres Vor habt (große Gegenstände, laute Demos, VR-Brillen, usw.), meldet euch bitte frühestmöglich bei uns. Dann schauen wir gemeinsam, ob wir eure Traumdemo ermöglichen können.<br /> <br /> == Was wir im Vorfeld brauchen ==<br /> Alle Infos, die wir von euch benötigen, fragen wir im Vorfeld per Mail ab. Hier findet ihr aber einen groben Überblick, was das alles beinhaltet:<br /> <br /> * '''Reisekosten''': Informationen über mögliche Reisekosten, falls ihr für den Demo Day nach Berlin anreisen müsst. Die [[Reisekosten|Infos zu den Reisekosten]] findet ihr hier im Wiki. '''Bitte lest die Richtlinie vollständig! Nicht mit uns abgesprochene Reisekosten und Formulare mit Fehler oder fehlenden Dokumente können nicht erstattet werden.'''<br /> * '''Aktuelle Projektinfos''': Ist der Überblick zu eurem Projekt [https://prototypefund.de/projects/ in unserer Projektdatenbank] aktuell? Manchmal ändert sich der Tech Stack oder der Name des Projekts oder ihr habt in der Zwischenzeit eine neue Website oder Logo. Oder es gibt Teammitglieder*innen, die offiziell nicht Teil der Förderung sind, die ihr aber auf der Webseite anerkennen möchtet. Die Infos dienen dann als Grundlage für das Programm und die Moderation beim Demo Day, deswegen brauchen wir sie schon circa 4 Wochen vor dem Event.<br /> * '''Infos zu Vortragenden, Panelist*innen und Sprache''': Als Vorbereitung für das Programm und die Moderation müssen wir im Vorfeld wissen, wer von euch euer Projekt im Panel oder Vortrag präsentiert. Beim Panel nur eine Person, bei Vorträgen könnt ihr auch mit mehreren präsentieren. Solltet ihr euren Vortrag lieber auf Englisch halten wollen, meldet euch ebenfalls rechtzeitig bei uns!<br /> * '''Slides''': Wenn ihr euer Projekt in einem Vortrag oder einem Panel vorstellt, brauchen wir einige Tage vor dem Demo Day eure Slide(s), um die Präsentation für den Tag fertigzustellen. Bitte nur im Format PDF, 16:9 und pünktlich zur Deadline! Wer die Folie(n) zu spät schickt, muss mit einem Platzhalter vorstellen.<br /> <br /> == Gäste ==<br /> Natürlich könnt ihr auch Gäste zum Event einladen - sie können sich über unsere Webseite via [https://pretix.eu/about/de/ Pretix] anmelden. Dort findet ihr auch alle weiteren Infos für Gäste und das Programm. Den Link schicken wir euch zu, sobald die Anmeldung offen ist.<br /> <br /> '''Wichtig''': Wenn ihr Teil des offiziell geförderten Teams dieser Runde seid, steht ihr automatisch auf der Gästeliste für den Demo Day. Wenn ihr in eurem Projekt mitarbeitet und nicht Teil der offiziellen Förderung seid, bitten wir euch, euch einmal der Form halber für den Demo Day anzumelden.<br /> <br /> === Zielgruppe ===<br /> Auf den Demo Day kommen eine ganze Reihe an Besucher*innen: Alumni*ae und zukünftige Geförderte, Vertreter*innen des BMBF, des DLR-Projektträgers und von unseren Partnerorganisationen, Menschen aus zivilgesellschaftlichen Organisation und aus der FOSS-Community. Bedenkt diese Bandbreite, wenn ihr euren Beitrag für den Demo Day vorbereitet: Ihr solltet euer Projekt so vorstellen, dass auch Menschen, die keine tiefgehende technische Expertise für euer Thema, aber durchaus ein Grundverständnis für Themen der netzpolitischen bzw. Tech-Zivilgesellschaft haben, euch gut folgen können. Eine gute Orientierung sind die Leitfragen, die wir für euch oben und in den Mails zur Vorbereitung gesammelt haben.<br /> <br /> === Persönliche Einladungen ===<br /> Weil wir wollen, dass der Tag euch neben viel Spaß auch den größtmöglichen Nutzen bringt, probieren wir immer, für die Projekte inhaltlich passende Gäste persönlich einzuladen. Wir recherchieren dabei selbst und schreiben dann ein paar spannende Organisationen etc., möchten euch aber auch die Option geben, uns mitzuteilen: Gibt es Firmen, Verbände, NGOs oder Einzelpersonen, die unbedingt von eurem Projekt wissen sollten und die ihr auf dem Demo Day sehen wollt?<br /> <br /> Macht euch gerne schon ein paar Gedanken, wir schreiben euch deswegen nochmal gezielt an. Natürlich dürft ihr auch selbständig Menschen, die für euer Projekt relevant sind und eure breiteren Communities einladen.<br /> <br /> == Freiwillige Sprechstunde ==<br /> Ihr habt nach dem Lesen dieser Seite und der Mails zum Demo Day noch Fragen? Schreibt uns gerne eine Mail oder kommt einfach in die freiwillige Sprechstunde kurz vorm Demo Day. Den Termin dazu schicken wir euch per Mail und ihr findet ihn auch im Kalender.<br /> <br /> == Nach dem Demo Day ==<br /> Traditionell gehen wir nach dem offiziellen Ende des Demo Days mit allen Geförderten, die Lust haben, noch in eine Bar und stoßen gemeinsam auf das Ende der Förderzeit an. Das ist nicht mehr Teil des offiziellen Programms und absolut optional – wir freuen uns aber immer sehr, wenn ihr mitkommt! Denkt daran, wenn ihr eure Unterkunft für den Demo Day bucht.<br /> <br /> == FAQ ==<br /> '''''Ihr habt mir einen Vortrag/ein Panel/eine Demo zugeteilt, ich würde aber lieber ein anderes Format haben. Kann ich tauschen?'''''<br /> <br /> Leider nein. Wir überlegen uns im Vorfeld, welches Format für welches Projekt sinnvoll ist und insgesamt ein stimmiges Programm ergibt. Deswegen ist es nicht möglich, dass ihr euch ein Format aussucht oder im Nachgang tauscht.<br /> <br /> '''''Können wir unseren Vortrag auch gemeinsam als Team halten?''''' <br /> <br /> Ihr könnt euch aussuchen, ob ihr euren Vortrag alleine, mit einigen oder auch mit allen Teammitgliedern haltet. Falls ihr gemeinsam mit einem Teammitglied, das nicht offiziell Teil der Förderung ist, halten wolltet, sollte aber mindestens eine Person mit auf der Bühne stehen, die offiziell gefördert wird.<br /> <br /> '''''Kann ich in meine Slides für den Vortrag/das Panel ein Video packen?'''''<br /> <br /> Leider nein. Alle Slides für den Demo Day brauchen wir als PDF (Format 16:9), da wir sie zu einer gesamten Slideshow für den ganzen Tag zusammenfügen, um einen reibungslosen Ablauf garantieren zu können. Auch Videos via Link abzuspielen ist leider nicht möglich.<br /> <br /> '''''Wie kann ich den Vortrag/die Demo/das Panel am besten gestalten?'''''<br /> <br /> Wir schicken euch im Vorfeld eine Mail mit der Info, in welchem Format ihr euer Projekt vorstellen werdet und geben dort auch nähere Hinweise, wie ihr euch gut vorbereiten könnt. Generell ist gut zu bedenken, dass ein sehr heterogenes Publikum zum Demo Day kommt und viele keine Expert*innen auf eurem Fachgebiet sein werden. Versucht euer Projekt also so vorzustellen, dass auch Menschen mit weniger technischer Expertise gut verstehen können, worum es euch geht.<br /> <br /> '''''Ich bin in einem Panel vertreten. Wie kann ich die Slide dafür am Besten gestalten?'''''<br /> <br /> Eure Slide wird im Hintergrund auf dem Panel gezeigt, während ihr euer Projekt vorstellt. Ihr könnt sie nutzen, um euer Logo, Links oder QR Codes zu eurer Webseite oder weitergehende Informationen zu eurem Projekt zu zeigen. Auch ein Screenshot von der Software im Einsatz kann helfen, einen besseren Eindruck von eurem Projekt zu gewinnen. Denkt bitte daran, dass ihr nur '''eine''' Slide (PDF, 16:9) zur Verfügung habt.<br /> <br /> '''''Gibt es WLAN vor Ort?'''''<br /> <br /> Es wird vor Ort W-Lan geben, das ihr für die Demos nutzen könnt. Wir bitten euch jedoch, dafür zu sorgen, dass eure Demo auch ohne Internet funktionieren kann. Das ist die sicherste Option: Selbst wenn wir einen Internetzugang haben, kann das Netzwerk überlastet sein oder etwas nicht funktionieren. Better be safe than sorry!<br /> <br /> '''''Kann ich Merch für mein Projekt mitbringen?'''''<br /> <br /> Wer Merch (Sticker, Postkarten, usw.) mitbringen möchte, kann das gern machen. Auch wenn ihr keinen Demo-Tisch habt, finden wir einen Platz dafür.<br /> <br /> '''''Kann ich [...] für meine Demo mitbringen?'''''<br /> <br /> Für jede Demo werden wir einen Stehtisch (Tischfläche 50 x 50 cm) und Strom zur Verfügung stellen. Ihr dürft gern alles mitbringen, was euch für die Demo hilft: Extra-Laptops, Smartphones, Kopfhörer &amp; Technik allgemein, aber auch Poster, Flyer, usw. Falls ihr absehen könnt, dass der Platz auf dem Tisch eng wird, sprecht eure Pläne vorher mit uns ab!<br /> <br /> '''''Habt ihr Empfehlungen für die Postergröße?'''''<br /> <br /> Wenn ihr eine Demo habt und ein Poster mitbringen wollt, habt ihr die Möglichkeit, das am Tisch oder an der Wand festzumachen. Bitte meldet euch früh bei uns, wenn ihr dafür Platz an der Wand möchtet. Diese sind begrenzt, first come, first served! An die Wand passen Poster ungefähr bis zu einer Größe von Din A1. Wenn ihr das Poster am Tisch festmachen wollt, bieten sich die Formate B2/B3 an, da diese genau die Kantenlänge der Tischplatte (50 cm) haben.<br /> <br /> '''''Wird der Demo Day auch aufgezeichnet / gestreamt?'''''<br /> <br /> Leider können wir den Demo Day nicht selbst aufzeichnen oder sogar livestreamen. Es wird vor Ort eine*n Fotograf*in und ein Kamerateam geben, die den Tag dokumentieren und Fotos sowie ein zusammenfassendes Video veröffentlichen werden. Den Link dazu schicken wir euch zu!<br /> <br /> Ihr könnt natürlich gerne euren eigenen Vortrag aufnehmen, sagt uns deswegen im Vorfeld bitte einmal kurz Bescheid.<br /> <br /> = In English: Demo Day =<br /> The Demo Day is the event organized by the Prototype Fund team at which you present yourselves and your projects at the end of the [https://new.prototypefund.de/en/#timeline funding phase]. The event is designed to give you the opportunity to present the results of the last six months, share your experiences and celebrate the end of your funding round together. In the run-up to Demo Day, you will receive a few emails with information and requests so that we and you can prepare for the day in the best possible way. In addition, the second 1:1 meetings will include time to discuss any questions you may have about the event and your project presentation.<br /> <br /> We have collected all the relevant information about Demo Day on this page. You will also receive an email with all the important information and deadlines!<br /> <br /> === Key facts ===<br /> ''Date of the next Demo Day'': November 28th, 2025<br /> <br /> ''Demo Day website and registration'': tba<br /> <br /> ''Location:'' [https://bum.berlin/ bUm - Raum für solidarisches Miteinander], Paul-Lincke-Ufer 21, 10999 Berlin<br /> <br /> ''Time:'' approx. 10.30 am - 5:30 pm<br /> <br /> ''Capacity:'' approx. 150 people<br /> <br /> &lt;nowiki&gt;*&lt;/nowiki&gt;Official starting time. Depending on the format of your project presentation you should arrive as early as 9 am. We'll mail you more info on this.<br /> <br /> == Formats and schedule ==<br /> There are three different formats in which you can present your project at Demo Day:<br /> <br /> * as a demo<br /> * in a presentation<br /> * together with other projects in a panel.<br /> <br /> '''Each project is assigned a format and we will inform you by email.'''<br /> <br /> We try to keep the day as short and entertaining as possible. That's why we alternate between panels and lectures in the program and also have two dedicated demo time slots. During this time, visitors will be able to take their time to get to know the projects presenting their results in a demo. Breakfast, lunch and coffee breaks are also provided for a breather and refreshments in between.<br /> <br /> '''Important:''' We consider in advance which format makes sense for which project and results in a coherent program. Therefore, it is not possible for you to choose a format or swap it afterwards.<br /> <br /> === Presentation ===<br /> You will give a short presentation about your project on stage. You are welcome to support the presentation with a few slides, but please no live demos.<br /> <br /> In 10 minutes, tell us about the social or technical challenge you are addressing with your project and why. What makes your project important? Even if the (technical) implementation is very interesting, the social relevance of the project should be the main focus. Finally, you can give an outlook on the time after the funding phase and how the project will continue.<br /> <br /> Please prepare static slides as a PDF in 16:9 format for the presentation – but no live demos. If you do not send us the slides by the deadline, you will get a placeholder.<br /> <br /> You can present alone, in pairs or with the whole team. Please let us know which constellation you would like to present the project on stage in.<br /> <br /> The talks will be held in German. Non-native speakers can also present in English by prior arrangement.<br /> <br /> === Panel ===<br /> Together with other thematically fitting projects, you will present your project on stage and exchange ideas. Here, three funded projects at a time will seek the lowest common denominator, thematically structured under the overarching topic and moderated by us. We will talk about the social and technical challenges that your projects want to solve, how you approach them and how you plan to proceed after the funding.<br /> <br /> We will send you the exact questions in advance so that you can prepare. For the panel, you can prepare '''a single''' slide in PDF format in 16:9 format, which will be shown while you present your project. The slide can include, for example, a logo, a URL and/or a screenshot of the interface – you decide how best to present the project in a slide! If you do not send us the slide by the deadline, you will get a placeholder.<br /> <br /> Only one person per team can be on the panel – please decide internally who wants to do it and let us know.<br /> <br /> === Demo ===<br /> The hands-on format! You will get a small exhibition area where you can present and explain your project all day long. In addition to the official breaks, there will be two “demo times” in the program to give the audience the opportunity to focus on your demos. For this, you can design a poster, bring tech or offline demo tools, create a (paper) prototype or demonstrate something on your laptop – or of course all at the same time!<br /> <br /> To create an interesting day with different formats, the demos are intended to contrast with the more frontal panels and presentations. We ask you to make your demos as interactive as possible! Make sure that participants can try things out themselves at your demo. The idea is not for you to present your project for 30 minutes to a few visitors! Please plan short presentation rounds of about 5 minutes, and then take care of the next group.<br /> <br /> If you have something bigger in mind (large objects, loud demos, VR glasses, etc.), please contact us as early as possible. Then we'll see together if we can make your dream demo come true.<br /> <br /> == What we need in advance ==<br /> We will ask you by email for all the information we need from you in advance. For a rough overview of what this includes, see below:<br /> <br /> * '''Travel expenses''': Information about possible travel expenses if you have to travel to Berlin for Demo Day. You can find [[Reisekosten|information about travel expenses]] here in the wiki. '''Please read the guidelines carefully! We will not be able to reimburse travel expenses that have not been discussed with us, or forms with errors or missing documents.'''<br /> * '''Current project information''': Is the overview of your project [https://prototypefund.de/en/projects/ in our project database] up to date? Sometimes the tech stack or the name of the project changes, or you may have a new website or logo in the meantime. Or there may be team members who are not officially part of the funding, but whom you would like to acknowledge on the website. The information then serves as the basis for the program and the moderation at Demo Day, which is why we need it about 4 weeks before the event.<br /> * '''Information about speakers, panelists and language''': In preparation for the program and moderation, we need to know in advance which of you will present your project in a panel or lecture. For a panel, this is just one person, but for lectures you can present with several people. If you would rather give your lecture in English, please also let us know in good time!<br /> * '''Slides''': If you are presenting your project in a lecture or on a panel, we need your slide(s) a few days before Demo Day to prepare the presentation for the day. Please only in PDF format, 16:9 and on time for the deadline! If you send your slide(s) too late, you will have to present with a placeholder.<br /> <br /> == Guests ==<br /> Of course you can also invite guests to the event – they can register via our website using [https://pretix.eu/about/en/ Pretix]. You will also find all further information for guests and the program there. We will send you the link as soon as registration is open.<br /> <br /> '''Important''': If you are part of the officially funded team of this round, you are automatically on the guest list for Demo Day. If you are working on your project but are not part of the official funding, we kindly ask you to register for Demo Day as a matter of form.<br /> <br /> === Target group ===<br /> A wide range of visitors come to Demo Day: alumni and future grantees, representatives of the BMBF, the [[DLR FAQ|DLR-PT]] and our partner organizations, people from NGOs and the FOSS community. Keep this range in mind when preparing your contribution for Demo Day: You should present your project in a way that is easy to follow for people who do not have in-depth technical expertise in your topic but do have a basic understanding of issues related to digital politics and civic tech. The guiding questions that we have collected for you above and in the preparation emails are a good starting point.<br /> <br /> === Personal invitations ===<br /> Because we want the day to be not only fun but also as useful as possible for you, we always try to personally invite guests who are relevant to the projects in terms of content. We do our own research and then write a few exciting organizations, etc., but we also want to give you the option to let us know: Are there companies, associations, NGOs, or individuals who should definitely know about your project and who you want to see at Demo Day?<br /> <br /> Feel free to give it some thought, we will contact you again about this. Of course, you are also welcome to invite people who are relevant to your project and your broader communities on your own.<br /> <br /> == Voluntary consultation ==<br /> Do you still have questions after reading this page and the emails about Demo Day? Feel free to send us an email or just come to the optional consultation hour just before Demo Day. We will send you the appointment for this by email and you can also find it in the calendar.<br /> <br /> == After Demo Day ==<br /> Traditionally, after the official end of Demo Day, we go to a bar with all the grantees who want to toast the end of the funding period together. This is not part of the official program and is absolutely optional – but we'd love to see you there! Remember this when booking your accommodation for Demo Day.<br /> <br /> == FAQ ==<br /> '''''You assigned me a talk/panel/demo, but I would rather have a different format. Can I swap?'''''<br /> <br /> Unfortunately not. We consider in advance which format makes sense for which project and will result in a coherent program overall. Therefore, it is not possible for you to choose a format or swap it afterwards.<br /> <br /> '''''Can we give our presentation together as a team?'''''<br /> <br /> You can choose whether you give your presentation alone, with some or with all team members. However, if you want to give your presentation together with a team member who is not officially part of the funding program, at least one person who is officially funded should be on stage.<br /> <br /> '''''Can I add a video to my presentation/panel slides?'''''<br /> <br /> Unfortunately not. We need all slides for Demo Day in PDF format (16:9 format), as we will combine them into a single slideshow for the whole day to ensure a smooth process. Unfortunately, it is also not possible to play videos via link.<br /> <br /> '''''What is the best way for me to design the presentation/demo/panel?'''''<br /> <br /> We will send you an email in advance with information about the format in which you will present your project and also provide more detailed information on ways to prepare well. In general, it is good to keep in mind that a very heterogeneous audience will come to Demo Day and many will not be experts in your field. So try to present your project in a way that people with less technical expertise can easily understand what it is about.<br /> <br /> '''''I am part of a panel. What is the best way to design the slides for this?'''''<br /> <br /> Your slide will be shown in the background on the panel while you present your project. You can use it to show your logo, links or QR codes to your website or further information about your project. A screenshot of the software in use can also help to get a better impression of your project. Please keep in mind that you only have '''one''' slide (PDF, 16:9) available.<br /> <br /> '''''Is there WiFi at the venue?'''''<br /> <br /> There will be WiFi at the venue that you can use for the demos. However, we ask you to make sure that your demo can also work without the internet. This is the safest option: even if we have internet access, the network may be overloaded or something may not work. Better be safe than sorry!<br /> <br /> '''''Can I bring merch for my project?'''''<br /> <br /> If you want to bring merch (stickers, postcards, etc.), you are welcome to do so. Even if you don't have a demo table, we will find a place for it.<br /> <br /> '''''Can I bring [...] for my demo?'''''<br /> <br /> We will provide a bar table (50 x 50 cm) and electricity for each demo. You are welcome to bring anything that will help you with the demo: extra laptops, smartphones, headphones &amp; technology in general, but also posters, flyers, etc. If you can foresee that space on the table will be limited, please discuss your plans with us in advance!<br /> <br /> '''''Do you have any recommendations for the poster size?'''''<br /> <br /> If you have a demo and want to bring a poster, you have the option of putting it on the table or on the wall. Please let us know early if you want space on the wall. These are limited, first come, first served! Posters up to about A1 size fit on the wall. If you want to put your poster on the table, B2/B3 formats are best, as these are exactly the same size as the table top (50 cm).<br /> <br /> '''''Will Demo Day be recorded/streamed?'''''<br /> <br /> Unfortunately, we are not able to record or livestream Demo Day ourselves. However, there will be a photographer and a camera team on site to document the day and publish photos and a summary video. We will send you the link!<br /> <br /> Of course, you are welcome to record your own talk, so please let us know in advance.</div>

Clara https://wiki.prototypefund.de/index.php?title=Demo_Day&diff=48075 2025-05-02T12:23:24Z

<p>Clara: </p> <hr /> <div>''[English version below]''<br /> <br /> Der Demo Day ist die vom Team Prototype Fund organisierte Veranstaltung, bei der ihr euch und eure Projekte am Ende der [https://new.prototypefund.de/#timeline Förderphase] vorstellt. Das Event soll euch die Möglichkeit geben, eure Ergebnisse der letzten sechs Monate zu präsentieren, eure Erfahrungen zu teilen und den Abschluss eurer Förderrunde gemeinsam zu feiern. Im Vorfeld des Demo Day bekommt ihr einige Mails mit Infos und Anfragen, damit wir uns und ihr euch optimal auf den Tag vorbereiten können. Außerdem ist bei den zweiten Zwischengesprächen Zeit eingeplant, über eventuelle Fragen rund um die Veranstaltung und eure Projektvorstellung zu reden.<br /> <br /> Auf dieser Seite haben wir alle relevanten Infos zum Demo Day gesammelt. '''Alle wichtigen Infos samt Fristen kriegt ihr auch noch einmal per Mail!'''<br /> <br /> === Key Facts ===<br /> ''Datum des nächsten Demo Days'': 28. November 2025<br /> <br /> ''Demo Day Webseite und Anmeldung'': tba<br /> <br /> ''Location:'' [https://bum.berlin/ bUm - Raum für solidarisches Miteinander], Paul-Lincke-Ufer 21, 10999 Berlin<br /> <br /> ''Uhrzeit:'' ca. 10:30 - 17:30 Uhr<br /> <br /> ''Kapazität:'' ca. 150 Personen<br /> <br /> &lt;nowiki&gt;*&lt;/nowiki&gt; Offizieller Beginn ist 10:30 Uhr, je nach Format solltet ihr aber schon ab 9 Uhr vor Ort sein. Die Info dazu erhaltet ihr per Mail!<br /> <br /> == Formate und Ablauf ==<br /> Es gibt drei verschiedene Formate, in denen ihr euer Projekt beim Demo Day präsentieren könnt:<br /> <br /> * als Demo<br /> * in einem Vortrag<br /> * gemeinsam mit anderen Projekten in einem Panel.<br /> <br /> '''Jedes Projekt bekommt ein Format zugeteilt und wird von uns per Mail informiert.'''<br /> <br /> Wir versuchen den Tag so abwechslungsreich und kurzweilig wie möglich zu halten. Deswegen wechseln wir im Programm zwischen Panels und Vorträgen ab und haben außerdem zwei dezidierte Demo-Timeslots. In dieser Zeit haben die Besucher*innen die Möglichkeit, sich in Ruhe mit den Projekten auseinanderzusetzen, die ihre Ergebnisse in einer Demo präsentieren. Für Verschnaufpausen und Verpflegung zwischendurch ist außerdem mit Frühstück sowie Mittags- und Kaffeepause gesorgt.<br /> <br /> '''Wichtig''': Wir überlegen uns im Vorfeld, welches Format für welches Projekt sinnvoll ist und ein stimmiges Programm ergibt. Deswegen ist es nicht möglich, dass ihr euch ein Format aussucht oder im Nachgang tauscht.<br /> <br /> === Vortrag ===<br /> Ihr gebt eine kurze Präsentation über euer Projekt auf der Bühne. Die Präsentation könnt ihr gerne mit ein paar Slides unterstützen, aber bitte ohne Live-Demo.<br /> <br /> Erzählt in 10 Minuten, welche gesellschaftliche oder technische Herausforderung ihr mit eurem Projekt bearbeitet und warum. Was macht euer Projekt wichtig? Auch wenn die (technische) Umsetzung sehr interessant ist, soll jedoch die gesellschaftliche Relevanz des Projekts im Vordergrund stehen. Zum Schluss könnt ihr einen Ausblick auf die Zeit nach der Förderphase geben und wie es mit dem Projekt weitergehen soll.<br /> <br /> Bitte bereitet für die Präsentation statische Slides als pdf im Format 16:9 vor – aber keine Live-Demo. Wer die Folien uns nicht pünktlich zur Deadine zukommen lässt, bekommt einen Platzhalter. Ihr könnt alleine, zu zweit oder mit dem ganzen Team präsentieren. Teilt uns bitte mit, in welcher Konstellation ihr das Projekt auf der Bühne vorstellen wollt.<br /> <br /> Die Vorträge werden in deutscher Sprache gehalten. Nichtmuttersprachler*innen können nach Absprache auch auf Englisch vortragen.<br /> <br /> === Panel ===<br /> Zusammen mit anderen, thematisch passenden Projekten stellt ihr euer Projekt auf der Bühne vor und tauscht euch aus. Hier suchen jeweils drei Förderprojekte den kleinsten gemeinsamen Nenner, thematisch strukturiert unter dem übergreifenden Thema und moderiert von uns. Wir sprechen über die gesellschaftlichen und technischen Herausforderungen, die eure Projekte lösen wollen, wie ihr sie angeht und wie es nach der Förderung weiter gehen soll.<br /> <br /> Wir schicken euch im Vorfeld die genauen Fragen zu, sodass ihr euch vorbereiten könnt. Für das Panel könnt ihr '''eine''' Slide als pdf Format 16:9 vorbereiten, die gezeigt wird, während ihr euer Projekt vorstellt. Auf der Folie kann z. B. ein Logo, eine URL, und/oder ein Screenshot des Interfaces stehen – ihr entscheidet, wie ihr am besten das Projekt in einer Folie darstellen könnt! Wer die Folie uns nicht pünktlich zur Deadine zukommen lässt, bekommt einen Platzhalter.<br /> <br /> Pro Team kann nur eine Person im Panel sein - entscheidet bitte intern, wer es machen will und teilt es uns mit.<br /> <br /> === Demo ===<br /> Das Hands-On-Format! Ihr bekommt eine kleine Ausstellungsfläche, auf der ihr den ganzen Tag euer Projekt präsentieren und erklären könnt. Zusätzlich zu den offiziellen Pausen gibt es im Programm zwei &quot;Demo Times&quot;, um dem Publikum die Gelegenheit zu geben, sich auf eure Demos zu konzentrieren. Dafür könnt ihr ein Plakat gestalten, Tech- oder Offline-Demo-Tools mitbringen, einen (Papier-)Prototyp basteln oder etwas auf eurem Laptop demonstrieren – oder natürlich auch alles gleichzeitig!<br /> <br /> Um einen interessanten Tag mit verschiedenen Formaten zu gestalten, sind die Demos als Kontrastprogramm zu den eher frontal ausgerichteten Panels und Vorträgen gedacht. Wir bitten euch, eure Demos so interaktiv wie möglich zu gestalten! Sorgt dafür, dass die Teilnehmenden bei euch selbst etwas ausprobieren können. Die Idee ist nicht, dass ihr euer Projekt 30 Minuten lang vor ein paar Besucher*innen präsentiert! Bitte plant kurze Präsentationsrunden ein, die etwa 5 Minuten dauern, und kümmert euch dann um die nächste Gruppe.<br /> <br /> Wenn ihr etwas größeres Vor habt (große Gegenstände, laute Demos, VR-Brillen, usw.), meldet euch bitte frühestmöglich bei uns. Dann schauen wir gemeinsam, ob wir eure Traumdemo ermöglichen können.<br /> <br /> == Was wir im Vorfeld brauchen ==<br /> Alle Infos, die wir von euch benötigen, fragen wir im Vorfeld per Mail ab. Hier findet ihr aber einen groben Überblick, was das alles beinhaltet:<br /> <br /> * '''Reisekosten''': Informationen über mögliche Reisekosten, falls ihr für den Demo Day nach Berlin anreisen müsst. Die [[Reisekosten|Infos zu den Reisekosten]] findet ihr hier im Wiki. '''Bitte lest die Richtlinie vollständig! Nicht mit uns abgesprochene Reisekosten und Formulare mit Fehler oder fehlenden Dokumente können nicht erstattet werden.'''<br /> * '''Aktuelle Projektinfos''': Ist der Überblick zu eurem Projekt [https://prototypefund.de/projects/ in unserer Projektdatenbank] aktuell? Manchmal ändert sich der Tech Stack oder der Name des Projekts oder ihr habt in der Zwischenzeit eine neue Website oder Logo. Oder es gibt Teammitglieder*innen, die offiziell nicht Teil der Förderung sind, die ihr aber auf der Webseite anerkennen möchtet. Die Infos dienen dann als Grundlage für das Programm und die Moderation beim Demo Day, deswegen brauchen wir sie schon circa 4 Wochen vor dem Event.<br /> * '''Infos zu Vortragenden, Panelist*innen und Sprache''': Als Vorbereitung für das Programm und die Moderation müssen wir im Vorfeld wissen, wer von euch euer Projekt im Panel oder Vortrag präsentiert. Beim Panel nur eine Person, bei Vorträgen könnt ihr auch mit mehreren präsentieren. Solltet ihr euren Vortrag lieber auf Englisch halten wollen, meldet euch ebenfalls rechtzeitig bei uns!<br /> * '''Slides''': Wenn ihr euer Projekt in einem Vortrag oder einem Panel vorstellt, brauchen wir einige Tage vor dem Demo Day eure Slide(s), um die Präsentation für den Tag fertigzustellen. Bitte nur im Format pdf, 16:9 und pünktlich zur Deadline! Wer die Folie(n) zu spät schickt, muss mit einem Platzhalter vorstellen.<br /> <br /> == Gäste ==<br /> Natürlich könnt ihr auch Gäste zum Event einladen - sie können sich über unsere Webseite via Pretix anmelden. Dort findet ihr auch alle weiteren Infos für Gäste und das Programm. Den Link schicken wir euch zu, sobald die Anmeldung offen ist.<br /> <br /> '''Wichtig''': Wenn ihr Teil des offiziell geförderten Teams dieser Runde seid, steht ihr automatisch auf der Gästeliste für den Demo Day. Wenn ihr in eurem Projekt mitarbeitet und nicht Teil der offiziellen Förderung seid, bitten wir euch, euch einmal der Form halber für den Demo Day anzumelden.<br /> <br /> === Zielgruppe ===<br /> Auf den Demo Day kommen eine ganze Reihe an Besucher*innen: Alumni*ae und zukünftige Geförderte, Vertreter*innen des BMBF, des DLR-Projektträgers und von unseren Partnerorganisationen, Menschen aus zivilgesellschaftlichen Organisation und aus der FOSS-Community. Bedenkt diese Bandbreite, wenn ihr euren Beitrag für den Demo Day vorbereitet: Ihr solltet euer Projekt so vorstellen, dass auch Menschen, die keine tiefgehende technische Expertise für euer Thema, aber durchaus ein Grundverständnis für Themen der netzpolitischen bzw. Tech-Zivilgesellschaft haben, euch gut folgen können. Eine gute Orientierung sind die Leitfragen, die wir für euch oben und in den Mails zur Vorbereitung gesammelt haben.<br /> <br /> === Persönliche Einladungen ===<br /> Weil wir wollen, dass der Tag euch neben viel Spaß auch den größtmöglichen Nutzen bringt, probieren wir immer, für die Projekte inhaltlich passende Gäste persönlich einzuladen. Wir recherchieren dabei selbst und schreiben dann ein paar spannende Organisationen etc., möchten euch aber auch die Option geben, uns mitzuteilen: Gibt es Firmen, Verbände, NGOs oder Einzelpersonen, die unbedingt von eurem Projekt wissen sollten und die ihr auf dem Demo Day sehen wollt?<br /> <br /> Macht euch gerne schon ein paar Gedanken, wir schreiben euch deswegen nochmal gezielt an. Natürlich dürft ihr auch selbständig Menschen, die für euer Projekt relevant sind und eure breiteren Communities einladen.<br /> <br /> == Freiwillige Sprechstunde ==<br /> Ihr habt nach dem Lesen dieser Seite und der Mails zum Demo Day noch Fragen? Schreibt uns gerne eine Mail oder kommt einfach in die freiwillige Sprechstunde kurz vorm Demo Day. Den Termin dazu schicken wir euch per Mail und ihr findet ihn auch im Kalender.<br /> <br /> == Nach dem Demo Day ==<br /> Traditionell gehen wir nach dem offiziellen Ende des Demo Days mit allen Geförderten, die Lust haben, noch in eine Bar und stoßen gemeinsam auf das Ende der Förderzeit an. Das ist nicht mehr Teil des offiziellen Programms und absolut optional – wir freuen uns aber immer sehr, wenn ihr mitkommt! Denkt daran, wenn ihr eure Unterkunft für den Demo Day bucht.<br /> <br /> == FAQ ==<br /> '''''Ihr habt mir einen Vortrag/ein Panel/eine Demo zugeteilt, ich würde aber lieber ein anderes Format haben. Kann ich tauschen?'''''<br /> <br /> Leider nein. Wir überlegen uns im Vorfeld, welches Format für welches Projekt sinnvoll ist und insgesamt ein stimmiges Programm ergibt. Deswegen ist es nicht möglich, dass ihr euch ein Format aussucht oder im Nachgang tauscht.<br /> <br /> '''''Können wir unseren Vortrag auch gemeinsam als Team halten?''''' <br /> <br /> Ihr könnt euch aussuchen, ob ihr euren Vortrag alleine, mit einigen oder auch mit allen Teammitgliedern haltet. Falls ihr gemeinsam mit einem Teammitglied, das nicht offiziell Teil der Förderung ist, halten wolltet, sollte aber mindestens eine Person mit auf der Bühne stehen, die offiziell gefördert wird.<br /> <br /> '''''Kann ich in meine Slides für den Vortrag/das Panel ein Video packen?'''''<br /> <br /> Leider nein. Alle Slides für den Demo Day brauchen wir als pdf (Format 16:9), da wir sie zu einer gesamten Slideshow für den ganzen Tag zusammenfügen, um einen reibungslosen Ablauf garantieren zu können. Auch Videos via Link abzuspielen ist leider nicht möglich.<br /> <br /> '''''Wie kann ich den Vortrag/die Demo/das Panel am besten gestalten?'''''<br /> <br /> Wir schicken euch im Vorfeld eine Mail mit der Info, in welchem Format ihr euer Projekt vorstellen werdet und geben dort auch nähere Hinweise, wie ihr euch gut vorbereiten könnt. Generell ist gut zu bedenken, dass ein sehr heterogenes Publikum zum Demo Day kommt und viele keine Expert*innen auf eurem Fachgebiet sein werden. Versucht euer Projekt also so vorzustellen, dass auch Menschen mit weniger technischer Expertise gut verstehen können, worum es euch geht.<br /> <br /> '''''Ich bin in einem Panel vertreten. Wie kann ich die Slide dafür am Besten gestalten?'''''<br /> <br /> Eure Slide wird im Hintergrund auf dem Panel gezeigt, während ihr euer Projekt vorstellt. Ihr könnt sie nutzen, um euer Logo, Links oder QR Codes zu eurer Webseite oder weitergehende Informationen zu eurem Projekt zu zeigen. Auch ein Screenshot von der Software im Einsatz kann helfen, einen besseren Eindruck von eurem Projekt zu gewinnen. Denkt bitte daran, dass ihr nur '''eine''' Slide (pdf, 16:9) zur Verfügung habt.<br /> <br /> '''''Gibt es WLAN vor Ort?'''''<br /> <br /> Es wird vor Ort W-Lan geben, das ihr für die Demos nutzen könnt. Wir bitten euch jedoch, dafür zu sorgen, dass eure Demo auch ohne Internet funktionieren kann. Das ist die sicherste Option: Selbst wenn wir einen Internetzugang haben, kann das Netzwerk überlastet sein oder etwas nicht funktionieren. Better be safe than sorry!<br /> <br /> '''''Kann ich Merch für mein Projekt mitbringen?'''''<br /> <br /> Wer Merch (Sticker, Postkarten, usw.) mitbringen möchte, kann das gern machen. Auch wenn ihr keinen Demo-Tisch habt, finden wir einen Platz dafür.<br /> <br /> '''''Kann ich [...] für meine Demo mitbringen?'''''<br /> <br /> Für jede Demo werden wir einen Stehtisch (Tischfläche 50 x 50 cm) und Strom zur Verfügung stellen. Ihr dürft gern alles mitbringen, was euch für die Demo hilft: Extra-Laptops, Smartphones, Kopfhörer &amp; Technik allgemein, aber auch Poster, Flyer, usw. Falls ihr absehen könnt, dass der Platz auf dem Tisch eng wird, sprecht eure Pläne vorher mit uns ab!<br /> <br /> '''''Habt ihr Empfehlungen für die Postergröße?'''''<br /> <br /> Wenn ihr eine Demo habt und ein Poster mitbringen wollt, habt ihr die Möglichkeit, das am Tisch oder an der Wand festzumachen. Bitte meldet euch früh bei uns, wenn ihr dafür Platz an der Wand möchtet. Diese sind begrenzt, first come, first served! An die Wand passen Poster ungefähr bis zu einer Größe von Din A1. Wenn ihr das Poster am Tisch festmachen wollt, bieten sich die Formate B2/B3 an, da diese genau die Kantenlänge der Tischplatte (50 cm) haben.<br /> <br /> '''''Wird der Demo Day auch aufgezeichnet / gestreamt?'''''<br /> <br /> Leider können wir den Demo Day nicht selbst aufzeichnen oder sogar livestreamen. Es wird vor Ort eine*n Fotograf*in und ein Kamerateam geben, die den Tag dokumentieren und Fotos sowie ein zusammenfassendes Video veröffentlichen werden. Den Link dazu schicken wir euch zu!<br /> <br /> Ihr könnt natürlich gerne euren eigenen Vortrag aufnehmen, sagt uns deswegen im Vorfeld bitte einmal kurz Bescheid.<br /> <br /> = In English: Demo Day =<br /> The Demo Day is the event organized by the Prototype Fund team at which you present yourselves and your projects at the end of the [https://new.prototypefund.de/en/#timeline funding phase]. The event is designed to give you the opportunity to present the results of the last six months, share your experiences and celebrate the end of your funding round together. In the run-up to Demo Day, you will receive a few emails with information and requests so that we and you can prepare for the day in the best possible way. In addition, the second 1:1 meetings will include time to discuss any questions you may have about the event and your project presentation.<br /> <br /> We have collected all the relevant information about Demo Day on this page. You will also receive an email with all the important information and deadlines!<br /> <br /> === Key facts ===<br /> ''Date of the next Demo Day'': November 28th, 2025<br /> <br /> ''Demo Day website and registration'': tba<br /> <br /> ''Location:'' [https://bum.berlin/ bUm - Raum für solidarisches Miteinander], Paul-Lincke-Ufer 21, 10999 Berlin<br /> <br /> ''Time:'' approx. 10.30 am - 5:30 pm<br /> <br /> ''Capacity:'' approx. 150 people<br /> <br /> &lt;nowiki&gt;*&lt;/nowiki&gt;Official starting time. Depending on the format of your project presentation you should arrive as early as 9 am. We'll mail you more info on this.<br /> <br /> == Formats and schedule ==<br /> There are three different formats in which you can present your project at Demo Day:<br /> <br /> * as a demo<br /> * in a presentation<br /> * together with other projects in a panel.<br /> <br /> '''Each project is assigned a format and we will inform you by email.'''<br /> <br /> We try to keep the day as short and entertaining as possible. That's why we alternate between panels and lectures in the program and also have two dedicated demo time slots. During this time, visitors will be able to take their time to get to know the projects presenting their results in a demo. Breakfast, lunch and coffee breaks are also provided for a breather and refreshments in between.<br /> <br /> '''Important:''' We consider in advance which format makes sense for which project and results in a coherent program. Therefore, it is not possible for you to choose a format or swap it afterwards.<br /> <br /> === Presentation ===<br /> You will give a short presentation about your project on stage. You are welcome to support the presentation with a few slides, but please no live demos.<br /> <br /> In 10 minutes, tell us about the social or technical challenge you are addressing with your project and why. What makes your project important? Even if the (technical) implementation is very interesting, the social relevance of the project should be the main focus. Finally, you can give an outlook on the time after the funding phase and how the project will continue.<br /> <br /> Please prepare static slides as a PDF in 16:9 format for the presentation – but no live demos. If you do not send us the slides by the deadline, you will get a placeholder.<br /> <br /> You can present alone, in pairs or with the whole team. Please let us know which constellation you would like to present the project on stage in.<br /> <br /> The talks will be held in German. Non-native speakers can also present in English by prior arrangement.<br /> <br /> === Panel ===<br /> Together with other thematically fitting projects, you will present your project on stage and exchange ideas. Here, three funded projects at a time will seek the lowest common denominator, thematically structured under the overarching topic and moderated by us. We will talk about the social and technical challenges that your projects want to solve, how you approach them and how you plan to proceed after the funding.<br /> <br /> We will send you the exact questions in advance so that you can prepare. For the panel, you can prepare '''a single''' slide in PDF format in 16:9 format, which will be shown while you present your project. The slide can include, for example, a logo, a URL and/or a screenshot of the interface – you decide how best to present the project in a slide! If you do not send us the slide by the deadline, you will get a placeholder.<br /> <br /> Only one person per team can be on the panel – please decide internally who wants to do it and let us know.<br /> <br /> === Demo ===<br /> The hands-on format! You will get a small exhibition area where you can present and explain your project all day long. In addition to the official breaks, there will be two “demo times” in the program to give the audience the opportunity to focus on your demos. For this, you can design a poster, bring tech or offline demo tools, create a (paper) prototype or demonstrate something on your laptop – or of course all at the same time!<br /> <br /> To create an interesting day with different formats, the demos are intended to contrast with the more frontal panels and presentations. We ask you to make your demos as interactive as possible! Make sure that participants can try things out themselves at your demo. The idea is not for you to present your project for 30 minutes to a few visitors! Please plan short presentation rounds of about 5 minutes, and then take care of the next group.<br /> <br /> If you have something bigger in mind (large objects, loud demos, VR glasses, etc.), please contact us as early as possible. Then we'll see together if we can make your dream demo come true.<br /> <br /> == What we need in advance ==<br /> We will ask you by email for all the information we need from you in advance. For a rough overview of what this includes, see below:<br /> <br /> * '''Travel expenses''': Information about possible travel expenses if you have to travel to Berlin for Demo Day. You can find [[Reisekosten|information about travel expenses]] here in the wiki. '''Please read the guidelines carefully! We will not be able to reimburse travel expenses that have not been discussed with us, or forms with errors or missing documents.'''<br /> * '''Current project information''': Is the overview of your project [https://prototypefund.de/projects/ in our project database] up to date? Sometimes the tech stack or the name of the project changes, or you may have a new website or logo in the meantime. Or there may be team members who are not officially part of the funding, but whom you would like to acknowledge on the website. The information then serves as the basis for the program and the moderation at Demo Day, which is why we need it about 4 weeks before the event.<br /> * '''Information about speakers, panelists and language''': In preparation for the program and moderation, we need to know in advance which of you will present your project in a panel or lecture. For a panel, this is just one person, but for lectures you can present with several people. If you would rather give your lecture in English, please also let us know in good time!<br /> * '''Slides''': If you are presenting your project in a lecture or on a panel, we need your slide(s) a few days before Demo Day to prepare the presentation for the day. Please only in pdf format, 16:9 and on time for the deadline! If you send your slide(s) too late, you will have to present with a placeholder.<br /> <br /> == Guests ==<br /> Of course you can also invite guests to the event – they can register via our website using Pretix. You will also find all further information for guests and the program there. We will send you the link as soon as registration is open.<br /> <br /> '''Important''': If you are part of the officially funded team of this round, you are automatically on the guest list for Demo Day. If you are working on your project but are not part of the official funding, we kindly ask you to register for Demo Day as a matter of form.<br /> <br /> === Target group ===<br /> A wide range of visitors come to Demo Day: alumni and future grantees, representatives of the BMBF, the DLR-PT and our partner organizations, people from NGOs and the FOSS community. Keep this range in mind when preparing your contribution for Demo Day: You should present your project in a way that is easy to follow for people who do not have in-depth technical expertise in your topic but do have a basic understanding of issues related to net politics and civic tech. The guiding questions that we have collected for you above and in the preparation emails are a good starting point.<br /> <br /> === Personal invitations ===<br /> Because we want the day to be not only fun but also as useful as possible for you, we always try to personally invite guests who are relevant to the projects in terms of content. We do our own research and then write a few exciting organizations, etc., but we also want to give you the option to let us know: Are there companies, associations, NGOs or individuals who should definitely know about your project and who you want to see at Demo Day?<br /> <br /> Feel free to give it some thought, we will contact you again about this. Of course, you are also welcome to invite people who are relevant to your project and your broader communities on your own.<br /> <br /> == Voluntary consultation ==<br /> Do you still have questions after reading this page and the emails about Demo Day? Feel free to send us an email or just come to the optional consultation hour just before Demo Day. We will send you the appointment for this by email and you can also find it in the calendar.<br /> <br /> == After Demo Day ==<br /> Traditionally, after the official end of Demo Day, we go to a bar with all the grantees who want to toast the end of the funding period together. This is not part of the official program and is absolutely optional – but we'd love to see you there! Remember this when booking your accommodation for Demo Day.<br /> <br /> == FAQ ==<br /> '''''You assigned me a talk/panel/demo, but I would rather have a different format. Can I swap?'''''<br /> <br /> Unfortunately not. We consider in advance which format makes sense for which project and will result in a coherent program overall. Therefore, it is not possible for you to choose a format or swap it afterwards.<br /> <br /> '''''Can we give our presentation together as a team?'''''<br /> <br /> You can choose whether you give your presentation alone, with some or with all team members. However, if you want to give your presentation together with a team member who is not officially part of the funding program, at least one person who is officially funded should be on stage.<br /> <br /> '''''Can I add a video to my presentation/panel slides?'''''<br /> <br /> Unfortunately not. We need all slides for Demo Day in PDF format (16:9 format), as we will combine them into a single slideshow for the whole day to ensure a smooth process. Unfortunately, it is also not possible to play videos via link.<br /> <br /> '''''What is the best way for me to design the presentation/demo/panel?'''''<br /> <br /> We will send you an email in advance with information about the format in which you will present your project and also provide more detailed information on ways to prepare well. In general, it is good to keep in mind that a very heterogeneous audience will come to Demo Day and many will not be experts in your field. So try to present your project in a way that people with less technical expertise can easily understand what it is about.<br /> <br /> '''''I am part of a panel. What is the best way to design the slides for this?'''''<br /> <br /> Your slide will be shown in the background on the panel while you present your project. You can use it to show your logo, links or QR codes to your website or further information about your project. A screenshot of the software in use can also help to get a better impression of your project. Please keep in mind that you only have '''one''' slide (pdf, 16:9) available.<br /> <br /> '''''Is there WiFi at the venue?'''''<br /> <br /> There will be WiFi at the venue that you can use for the demos. However, we ask you to make sure that your demo can also work without the internet. This is the safest option: even if we have internet access, the network may be overloaded or something may not work. Better be safe than sorry!<br /> <br /> '''''Can I bring merch for my project?'''''<br /> <br /> If you want to bring merch (stickers, postcards, etc.), you are welcome to do so. Even if you don't have a demo table, we will find a place for it.<br /> <br /> '''''Can I bring [...] for my demo?'''''<br /> <br /> We will provide a bar table (50 x 50 cm) and electricity for each demo. You are welcome to bring anything that will help you with the demo: extra laptops, smartphones, headphones &amp; technology in general, but also posters, flyers, etc. If you can foresee that space on the table will be limited, please discuss your plans with us in advance!<br /> <br /> '''''Do you have any recommendations for the poster size?'''''<br /> <br /> If you have a demo and want to bring a poster, you have the option of putting it on the table or on the wall. Please let us know early if you want space on the wall. These are limited, first come, first served! Posters up to about A1 size fit on the wall. If you want to put your poster on the table, B2/B3 formats are best, as these are exactly the same size as the table top (50 cm).<br /> <br /> '''''Will Demo Day be recorded/streamed?'''''<br /> <br /> Unfortunately, we are not able to record or livestream Demo Day ourselves. However, there will be a photographer and a camera team on site to document the day and publish photos and a summary video. We will send you the link!<br /> <br /> Of course, you are welcome to record your own talk, so please let us know in advance.</div>

Clara https://wiki.prototypefund.de/index.php?title=Demo_Day&diff=48073 2025-04-30T12:50:07Z

<p>Clara: </p> <hr /> <div>''[English version below]''<br /> <br /> Der Demo Day ist die vom Team Prototype Fund organisierte Veranstaltung, bei der ihr euch und eure Projekte am Ende der [https://new.prototypefund.de/#timeline Förderphase] vorstellt. Das Event soll euch die Möglichkeit geben, eure Ergebnisse der letzten sechs Monate zu präsentieren, eure Erfahrungen zu teilen und den Abschluss eurer Förderrunde gemeinsam zu feiern. Im Vorfeld des Demo Day bekommt ihr einige Mails mit Infos und Anfragen, damit wir uns und ihr euch optimal auf den Tag vorbereiten können. Außerdem ist bei den zweiten Zwischengesprächen Zeit eingeplant, über eventuelle Fragen rund um die Veranstaltung und eure Projektvorstellung zu reden.<br /> <br /> Auf dieser Seite haben wir alle relevanten Infos zum Demo Day gesammelt. '''Alle wichtigen Infos samt Fristen kriegt ihr auch noch einmal per Mail!'''<br /> <br /> === Key Facts ===<br /> ''Datum des nächsten Demo Days'': 28. November 2025<br /> <br /> ''Demo Day Webseite und Anmeldung'': tba<br /> <br /> ''Location:'' [https://bum.berlin/ bUm - Raum für solidarisches Miteinander], Paul-Lincke-Ufer 21, 10999 Berlin<br /> <br /> ''Uhrzeit:'' ca. 10:30 - 17:30 Uhr<br /> <br /> ''Kapazität:'' ca. 150 Personen<br /> <br /> &lt;nowiki&gt;*&lt;/nowiki&gt; Offizieller Beginn ist 10:30 Uhr, je nach Format solltet ihr aber schon ab 9 Uhr vor Ort sein. Die Info dazu erhaltet ihr per Mail!<br /> <br /> == Formate und Ablauf ==<br /> Es gibt drei verschiedene Formate, in denen ihr euer Projekt beim Demo Day präsentieren könnt:<br /> <br /> * als Demo<br /> * in einem Vortrag<br /> * gemeinsam mit anderen Projekten in einem Panel.<br /> <br /> '''Jedes Projekt bekommt ein Format zugeteilt und wird von uns per Mail informiert.'''<br /> <br /> Wir versuchen den Tag so abwechslungsreich und kurzweilig wie möglich zu halten. Deswegen wechseln wir im Programm zwischen Panels und Vorträgen ab und haben außerdem zwei dezidierte Demo-Timeslots. In dieser Zeit ist es für die Besucher*innen möglich, sich in Ruhe mit den Projekten zu beschäftigen, die ihre Ergebnisse in einer Demo präsentieren. Für Verschnaufpausen und Verpflegung zwischendurch ist außerdem mit Frühstück sowie Mittags- und Kaffeepause gesorgt.<br /> <br /> '''Wichtig''': Wir überlegen uns im Vorfeld, welches Format für welches Projekt sinnvoll ist und ein stimmiges Programm ergibt. Deswegen ist es nicht möglich, dass ihr euch ein Format aussucht oder im Nachgang tauscht.<br /> <br /> === Vortrag ===<br /> Ihr gebt eine kurze Präsentation über euer Projekt auf der Bühne. Die Präsentation könnt ihr gerne mit ein paar Slides unterstützen, aber bitte ohne Live-Demo.<br /> <br /> Erzählt in 10 Minuten, welche gesellschaftliche oder technische Herausforderung ihr mit eurem Projekt bearbeitet und warum. Was macht euer Projekt wichtig? Auch wenn die (technische) Umsetzung sehr interessant ist, soll jedoch die gesellschaftliche Relevanz des Projekts im Vordergrund stehen. Zum Schluss könnt ihr einen Ausblick auf die Zeit nach der Förderphase geben und wie es mit dem Projekt weitergehen soll.<br /> <br /> Bitte bereitet für die Präsentation statische Slides als pdf im Format 16:9 vor – aber keine Live-Demo. Wer die Folien uns nicht pünktlich zur Deadine zukommen lässt, bekommt einen Platzhalter. Ihr könnt alleine, zu zweit oder mit dem ganzen Team präsentieren. Teilt uns bitte mit, in welcher Konstellation ihr das Projekt auf der Bühne vorstellen wollt.<br /> <br /> Die Vorträge werden in deutscher Sprache gehalten. Nichtmuttersprachler*innen können nach Absprache auch auf Englisch vortragen.<br /> <br /> === Panel ===<br /> Zusammen mit anderen, thematisch passenden Projekten stellt ihr euer Projekt auf der Bühne vor und tauscht euch aus. Hier suchen jeweils drei Förderprojekte den kleinsten gemeinsamen Nenner, thematisch strukturiert unter dem übergreifenden Thema und moderiert von uns. Wir sprechen über die gesellschaftlichen und technischen Herausforderungen, die eure Projekte lösen wollen, wie ihr sie angeht und wie es nach der Förderung weiter gehen soll.<br /> <br /> Wir schicken euch im Vorfeld die genauen Fragen zu, sodass ihr euch vorbereiten könnt. Für das Panel könnt '''eine''' Slide als pdf, Format 16:9 vorbereiten, die gezeigt wird, während ihr euer Projekt vorstellt. Auf der Folie kann z. B. ein Logo, eine URL, oder/und ein Screenshot des Interfaces stehen – ihr entscheidet, wie ihr am besten das Projekt in einer Folie darstellen könnt! Wer die Folie uns nicht pünktlich zur Deadine zukommen lässt, bekommt einen Platzhalter.<br /> <br /> Pro Team kann nur eine Person im Panel sein - entscheidet bitte intern, wer es machen will und teilt es uns mit.<br /> <br /> === Demo ===<br /> Das Hands-On-Format! Ihr bekommt eine kleine Ausstellungsfläche, auf der ihr den ganzen Tag euer Projekt präsentieren und erklären könnt. Zusätzlich zu den offiziellen Pausen gibt es im Programm zwei &quot;Demo Times&quot;, um dem Publikum die Gelegenheit zu geben, sich auf eure Demos zu konzentrieren. Dafür könnt ihr ein Plakat gestalten, Tech- oder Offline-Demo-Tools mitbringen, einen (Papier-)Prototyp basteln oder etwas auf eurem Laptop demonstrieren – oder natürlich auch alles gleichzeitig!<br /> <br /> Um einen interessanten Tag mit verschiedenen Formaten zu gestalten, sind die Demos als Kontrastprogramm zu den eher frontal ausgerichteten Panels und Vorträgen gedacht. Wir bitten euch, eure Demos so interaktiv wie möglich zu gestalten! Sorgt dafür, dass die Teilnehmenden bei euch selbst etwas ausprobieren können. Die Idee ist nicht, dass ihr euer Projekt 30 Minuten lang vor ein paar Besucher*innen präsentiert! Bitte plant kurze Präsentationsrunden ein, die etwa 5 Minuten dauern, und kümmert euch dann um die nächste Gruppe.<br /> <br /> Wenn ihr etwas größeres Vor habt (große Gegenstände, laute Demos, VR-Brillen, usw.), meldet euch bitte frühestmöglich bei uns. Dann schauen wir gemeinsam, ob wir eure Traumdemo ermöglichen können.<br /> <br /> == Was wir im Vorfeld brauchen ==<br /> Alle Infos, die wir von euch benötigen, fragen wir im Vorfeld per Mail ab. Hier findet ihr aber einen groben Überblick, was das alles beinhaltet:<br /> <br /> * '''Reisekosten''': Informationen über mögliche Reisekosten, falls ihr für den Demo Day nach Berlin anreisen müsst. Die [[Reisekosten|Infos zu den Reisekosten]] findet ihr hier im Wiki. '''Bitte lest die Richtlinie vollständig! Nicht mit uns abgesprochene Reisekosten und Formulare mit Fehler oder fehlenden Dokumente können nicht erstattet werden.'''<br /> * '''Aktuelle Projektinfos''': Ist der Überblick zu eurem Projekt [https://prototypefund.de/projects/ in unserer Projektdatenbank] aktuell? Manchmal ändert sich der Tech Stack oder der Name des Projekts oder ihr habt in der Zwischenzeit eine neue Website oder Logo. Oder es gibt Teammitglieder, die offiziell nicht Teil der Förderung sind, die ihr aber auf der Webseite anerkennen möchtet. Die Infos dienen dann als Grundlage für das Programm und die Moderation beim Demo Day, deswegen brauchen wir sie schon circa 4 Wochen vor dem Event.<br /> * '''Infos zu Vortragenden, Panelist*innen und Sprache''': Als Vorbereitung für das Programm und die Moderation müssen wir im Vorfeld wissen, wer von euch euer Projekt im Panel oder Vortrag präsentiert. Beim Panel nur eine Person, bei Vorträgen könnt ihr auch mit mehreren präsentieren. Solltet ihr euren Vortrag lieber auf Englisch halten wollen, meldet euch ebenfalls rechtzeitig bei uns!<br /> * '''Slides''': Wenn ihr euer Projekt in einem Vortrag oder einem Panel vorstellt, brauchen wir einige Tage vor dem Demo Day eure Slide(s), um die Präsentation für den Tag fertigzustellen. Bitte nur im Format pdf, 16:9 und pünktlich zur Deadline! Wer die Folie(n) zu spät schickt, muss mit einem Platzhalter vorstellen.<br /> <br /> == Gäste ==<br /> Natürlich könnt ihr auch Gäste zum Event einladen - sie können sich über unsere Webseite via Pretix anmelden. Dort findet ihr auch alle weiteren Infos für Gäste und das Programm. Den Link schicken wir euch zu, sobald die Anmeldung offen ist.<br /> <br /> '''Wichtig''': Wenn ihr Teil des offiziell geförderten Teams dieser Runde seid, steht ihr automatisch auf der Gästeliste für den Demo Day. Wenn ihr in eurem Projekt mitarbeitet und nicht Teil der offiziellen Förderung seid, bitten wir euch, euch einmal der Form halber für den Demo Day anzumelden.<br /> <br /> === Zielgruppe ===<br /> Auf den Demo Day kommen eine ganze Reihe an Besucher*innen: Alumni*ae und zukünftige Geförderte, Vertreter*innen des BMBF, des DLR-Projektträgers und von unseren Partnerorganisationen, Menschen aus zivilgesellschaftlichen Organisation und aus der FOSS-Community. Bedenkt diese Bandbreite, wenn ihr euren Beitrag für den Demo Day vorbereitet: Ihr solltet euer Projekt so vorstellen, dass auch Menschen, die keine tiefgehende technische Expertise für euer Thema, aber durchaus ein Grundverständnis für Themen der netzpolitischen bzw. Tech-Zivilgesellschaft haben, euch gut folgen können. Eine gute Orientierung sind die Leitfragen, die wir für euch oben und in den Mails zur Vorbereitung gesammelt haben.<br /> <br /> === Persönliche Einladungen ===<br /> Weil wir wollen, dass der Tag euch neben viel Spaß auch den größtmöglichen Nutzen bringt, probieren wir immer, für die Projekte inhaltlich passende Gäste persönlich einzuladen. Wir recherchieren dabei selbst und schreiben dann ein paar spannende Organisationen etc., möchten euch aber auch die Option geben, uns mitzuteilen: Gibt es Firmen, Verbände, NGOs oder Einzelpersonen, die unbedingt von eurem Projekt wissen sollten und die ihr auf dem Demo Day sehen wollt?<br /> <br /> Macht euch gerne schon ein paar Gedanken, wir schreiben euch deswegen nochmal gezielt an. Natürlich dürft ihr auch selbständig Menschen, die für euer Projekt relevant sind und eure breiteren Communities einladen.<br /> <br /> == Freiwillige Sprechstunde ==<br /> Ihr habt nach dem Lesen dieser Seite und der Mails zum Demo Day noch Fragen? Schreibt uns gerne eine Mail oder kommt einfach in die freiwillige Sprechstunde kurz vorm Demo Day. Den Termin dazu schicken wir euch per Mail und ihr findet ihn auch im Kalender.<br /> <br /> == Nach dem Demo Day ==<br /> Traditionell gehen wir nach dem offiziellen Ende des Demo Days mit allen Geförderten, die Lust haben, noch in eine Bar und stoßen gemeinsam auf das Ende der Förderzeit an. Das ist nicht mehr Teil des offiziellen Programms und absolut optional – wir freuen uns aber immer sehr, wenn ihr mitkommt! Denkt daran, wenn ihr eure Unterkunft für den Demo Day bucht.<br /> <br /> == FAQ ==<br /> '''''Ihr habt mir einen Vortrag/ein Panel/eine Demo zugeteilt, ich würde aber lieber ein anderes Format haben. Kann ich tauschen?'''''<br /> <br /> Leider nein. Wir überlegen uns im Vorfeld, welches Format für welches Projekt sinnvoll ist und insgesamt ein stimmiges Programm ergibt. Deswegen ist es nicht möglich, dass ihr euch ein Format aussucht oder im Nachgang tauscht.<br /> <br /> '''''Können wir unseren Vortrag auch gemeinsam als Team halten?''''' <br /> <br /> Ihr könnt euch aussuchen, ob ihr euren Vortrag alleine, mit einigen oder auch mit allen Teammitgliedern haltet. Falls ihr gemeinsam mit einem Teammitglied, das nicht offiziell Teil der Förderung ist, halten wolltet, sollte aber mindestens eine Person mit auf der Bühne stehen, die offiziell gefördert wird.<br /> <br /> '''''Kann ich in meine Slides für den Vortrag/das Panel ein Video packen?'''''<br /> <br /> Leider nein. Alle Slides für den Demo Day brauchen wir als pdf (Format 16:9), da wir sie zu einer gesamten Slideshow für den ganzen Tag zusammenfügen, um einen reibungslosen Ablauf garantieren zu können. Auch Videos via Link abzuspielen ist leider nicht möglich.<br /> <br /> '''''Wie kann ich den Vortrag/die Demo/das Panel am besten gestalten?'''''<br /> <br /> Wir schicken euch im Vorfeld eine Mail mit der Info, in welchem Format ihr euer Projekt vorstellen werdet und geben dort auch nähere Hinweise, wie ihr euch gut vorbereiten könnt. Generell ist gut zu bedenken, dass ein sehr heterogenes Publikum zum Demo Day kommt und viele keine Expert*innen auf eurem Fachgebiet sein werden. Versucht euer Projekt also so vorzustellen, dass auch Menschen mit weniger technischer Expertise gut verstehen können, worum es euch geht.<br /> <br /> '''''Ich bin in einem Panel vertreten. Wie kann ich die Slide dafür am Besten gestalten?'''''<br /> <br /> Eure Slide wird im Hintergrund auf dem Panel gezeigt, während ihr euer Projekt vorstellt. Ihr könnt sie nutzen, um euer Logo, Links oder QR Codes zu eurer Webseite oder weitergehende Informationen zu eurem Projekt zu zeigen. Auch ein Screenshot von der Software im Einsatz kann helfen, einen besseren Eindruck von eurem Projekt zu gewinnen. Denkt bitte daran, dass ihr nur '''eine''' Slide (pdf, 16:9) zur Verfügung habt.<br /> <br /> '''''Gibt es WLAN vor Ort?'''''<br /> <br /> Es wird vor Ort W-Lan geben, das ihr für die Demos nutzen könnt. Wir bitten euch jedoch, dafür zu sorgen, dass eure Demo auch ohne Internet funktionieren kann. Das ist die sicherste Option: Selbst wenn wir einen Internetzugang haben, kann das Netzwerk überlastet sein oder etwas nicht funktionieren. Better be safe than sorry!<br /> <br /> '''''Kann ich Merch für mein Projekt mitbringen?'''''<br /> <br /> Wer Merch (Sticker, Postkarten, usw.) mitbringen möchte, kann das gern machen. Auch wenn ihr keinen Demo-Tisch habt, finden wir einen Platz dafür.<br /> <br /> '''''Kann ich [...] für meine Demo mitbringen?'''''<br /> <br /> Für jede Demo werden wir einen Stehtisch (Tischfläche 50 x 50 cm) und Strom zur Verfügung stellen. Ihr dürft gern alles mitbringen, was euch für die Demo hilft: Extra-Laptops, Smartphones, Kopfhörer &amp; Technik allgemein, aber auch Poster, Flyer, usw. Falls ihr absehen könnt, dass der Platz auf dem Tisch eng wird, sprecht eure Pläne vorher mit uns ab!<br /> <br /> '''''Habt ihr Empfehlungen für die Postergröße?'''''<br /> <br /> Wenn ihr eine Demo habt und ein Poster mitbringen wollt, habt ihr die Möglichkeit, das am Tisch oder an der Wand festzumachen. Bitte meldet euch früh bei uns, wenn ihr dafür Platz an der Wand möchtet. Diese sind begrenzt, first come, first served! An die Wand passen Poster ungefähr bis zu einer Größe von Din A1. Wenn ihr das Poster am Tisch festmachen wollt, bieten sich die Formate B2/B3 an, da diese genau die Kantenlänge der Tischplatte (50 cm) haben.<br /> <br /> '''''Wird der Demo Day auch aufgezeichnet / gestreamt?'''''<br /> <br /> Leider können wir den Demo Day nicht selbst aufzeichnen oder sogar livestreamen. Es wird vor Ort eine*n Fotograf*in und ein Kamerateam geben, die den Tag dokumentieren und Fotos sowie ein zusammenfassendes Video veröffentlichen werden. Den Link dazu schicken wir euch zu!<br /> <br /> Ihr könnt natürlich gerne euren eigenen Vortrag aufnehmen, sagt uns deswegen im Vorfeld bitte einmal kurz Bescheid.<br /> <br /> = In English: Demo Day =<br /> The Demo Day is the event organized by the Prototype Fund team at which you present yourselves and your projects at the end of the [https://new.prototypefund.de/en/#timeline funding phase]. The event is designed to give you the opportunity to present the results of the last six months, share your experiences and celebrate the end of your funding round together. In the run-up to Demo Day, you will receive a few emails with information and requests so that we and you can prepare for the day in the best possible way. In addition, the second 1:1 meetings will include time to discuss any questions you may have about the event and your project presentation.<br /> <br /> We have collected all the relevant information about Demo Day on this page. You will also receive an email with all the important information and deadlines!<br /> <br /> === Key facts ===<br /> ''Date of the next Demo Day'': November 28th, 2025<br /> <br /> ''Demo Day website and registration'': tba<br /> <br /> ''Location:'' [https://bum.berlin/ bUm - Raum für solidarisches Miteinander], Paul-Lincke-Ufer 21, 10999 Berlin<br /> <br /> ''Time:'' approx. 10.30 am - 5:30 pm<br /> <br /> ''Capacity:'' approx. 150 people<br /> <br /> &lt;nowiki&gt;*&lt;/nowiki&gt;Official starting time. Depending on the format of your project presentation you should arrive as early as 9 am. We'll mail you more info on this.<br /> <br /> == Formats and schedule ==<br /> There are three different formats in which you can present your project at Demo Day:<br /> <br /> * as a demo<br /> * in a presentation<br /> * together with other projects in a panel.<br /> <br /> '''Each project is assigned a format and we will inform you by email.'''<br /> <br /> We try to keep the day as short and entertaining as possible. That's why we alternate between panels and lectures in the program and also have two dedicated demo time slots. During this time, visitors will be able to take their time to get to know the projects presenting their results in a demo. Breakfast, lunch and coffee breaks are also provided for a breather and refreshments in between.<br /> <br /> '''Important:''' We consider in advance which format makes sense for which project and results in a coherent program. Therefore, it is not possible for you to choose a format or swap it afterwards.<br /> <br /> === Presentation ===<br /> You will give a short presentation about your project on stage. You are welcome to support the presentation with a few slides, but please no live demos.<br /> <br /> In 10 minutes, tell us about the social or technical challenge you are addressing with your project and why. What makes your project important? Even if the (technical) implementation is very interesting, the social relevance of the project should be the main focus. Finally, you can give an outlook on the time after the funding phase and how the project will continue.<br /> <br /> Please prepare static slides as a PDF in 16:9 format for the presentation – but no live demos. If you do not send us the slides by the deadline, you will get a placeholder.<br /> <br /> You can present alone, in pairs or with the whole team. Please let us know which constellation you would like to present the project on stage in.<br /> <br /> The talks will be held in German. Non-native speakers can also present in English by prior arrangement.<br /> <br /> === Panel ===<br /> Together with other thematically fitting projects, you will present your project on stage and exchange ideas. Here, three funded projects at a time will seek the lowest common denominator, thematically structured under the overarching topic and moderated by us. We will talk about the social and technical challenges that your projects want to solve, how you approach them and how you plan to proceed after the funding.<br /> <br /> We will send you the exact questions in advance so that you can prepare. For the panel, you can prepare '''a single''' slide in PDF format in 16:9 format, which will be shown while you present your project. The slide can include, for example, a logo, a URL and/or a screenshot of the interface – you decide how best to present the project in a slide! If you do not send us the slide by the deadline, you will get a placeholder.<br /> <br /> Only one person per team can be on the panel – please decide internally who wants to do it and let us know.<br /> <br /> === Demo ===<br /> The hands-on format! You will get a small exhibition area where you can present and explain your project all day long. In addition to the official breaks, there will be two “demo times” in the program to give the audience the opportunity to focus on your demos. For this, you can design a poster, bring tech or offline demo tools, create a (paper) prototype or demonstrate something on your laptop – or of course all at the same time!<br /> <br /> To create an interesting day with different formats, the demos are intended to contrast with the more frontal panels and presentations. We ask you to make your demos as interactive as possible! Make sure that participants can try things out themselves at your demo. The idea is not for you to present your project for 30 minutes to a few visitors! Please plan short presentation rounds of about 5 minutes, and then take care of the next group.<br /> <br /> If you have something bigger in mind (large objects, loud demos, VR glasses, etc.), please contact us as early as possible. Then we'll see together if we can make your dream demo come true.<br /> <br /> == What we need in advance ==<br /> We will ask you by email for all the information we need from you in advance. For a rough overview of what this includes, see below:<br /> <br /> * '''Travel expenses''': Information about possible travel expenses if you have to travel to Berlin for Demo Day. You can find [[Reisekosten|information about travel expenses]] here in the wiki. '''Please read the guidelines carefully! We will not be able to reimburse travel expenses that have not been discussed with us, or forms with errors or missing documents.'''<br /> * '''Current project information''': Is the overview of your project [https://prototypefund.de/projects/ in our project database] up to date? Sometimes the tech stack or the name of the project changes, or you may have a new website or logo in the meantime. Or there may be team members who are not officially part of the funding, but whom you would like to acknowledge on the website. The information then serves as the basis for the program and the moderation at Demo Day, which is why we need it about 4 weeks before the event.<br /> * '''Information about speakers, panelists and language''': In preparation for the program and moderation, we need to know in advance which of you will present your project in a panel or lecture. For a panel, this is just one person, but for lectures you can present with several people. If you would rather give your lecture in English, please also let us know in good time!<br /> * '''Slides''': If you are presenting your project in a lecture or on a panel, we need your slide(s) a few days before Demo Day to prepare the presentation for the day. Please only in pdf format, 16:9 and on time for the deadline! If you send your slide(s) too late, you will have to present with a placeholder.<br /> <br /> == Guests ==<br /> Of course you can also invite guests to the event – they can register via our website using Pretix. You will also find all further information for guests and the program there. We will send you the link as soon as registration is open.<br /> <br /> '''Important''': If you are part of the officially funded team of this round, you are automatically on the guest list for Demo Day. If you are working on your project but are not part of the official funding, we kindly ask you to register for Demo Day as a matter of form.<br /> <br /> === Target group ===<br /> A wide range of visitors come to Demo Day: alumni and future grantees, representatives of the BMBF, the DLR-PT and our partner organizations, people from NGOs and the FOSS community. Keep this range in mind when preparing your contribution for Demo Day: You should present your project in a way that is easy to follow for people who do not have in-depth technical expertise in your topic but do have a basic understanding of issues related to net politics and civic tech. The guiding questions that we have collected for you above and in the preparation emails are a good starting point.<br /> <br /> === Personal invitations ===<br /> Because we want the day to be not only fun but also as useful as possible for you, we always try to personally invite guests who are relevant to the projects in terms of content. We do our own research and then write a few exciting organizations, etc., but we also want to give you the option to let us know: Are there companies, associations, NGOs or individuals who should definitely know about your project and who you want to see at Demo Day?<br /> <br /> Feel free to give it some thought, we will contact you again about this. Of course, you are also welcome to invite people who are relevant to your project and your broader communities on your own.<br /> <br /> == Voluntary consultation ==<br /> Do you still have questions after reading this page and the emails about Demo Day? Feel free to send us an email or just come to the optional consultation hour just before Demo Day. We will send you the appointment for this by email and you can also find it in the calendar.<br /> <br /> == After Demo Day ==<br /> Traditionally, after the official end of Demo Day, we go to a bar with all the grantees who want to toast the end of the funding period together. This is not part of the official program and is absolutely optional – but we'd love to see you there! Remember this when booking your accommodation for Demo Day.<br /> <br /> == FAQ ==<br /> '''''You assigned me a talk/panel/demo, but I would rather have a different format. Can I swap?'''''<br /> <br /> Unfortunately not. We consider in advance which format makes sense for which project and will result in a coherent program overall. Therefore, it is not possible for you to choose a format or swap it afterwards.<br /> <br /> '''''Can we give our presentation together as a team?'''''<br /> <br /> You can choose whether you give your presentation alone, with some or with all team members. However, if you want to give your presentation together with a team member who is not officially part of the funding program, at least one person who is officially funded should be on stage.<br /> <br /> '''''Can I add a video to my presentation/panel slides?'''''<br /> <br /> Unfortunately not. We need all slides for Demo Day in PDF format (16:9 format), as we will combine them into a single slideshow for the whole day to ensure a smooth process. Unfortunately, it is also not possible to play videos via link.<br /> <br /> '''''What is the best way for me to design the presentation/demo/panel?'''''<br /> <br /> We will send you an email in advance with information about the format in which you will present your project and also provide more detailed information on ways to prepare well. In general, it is good to keep in mind that a very heterogeneous audience will come to Demo Day and many will not be experts in your field. So try to present your project in a way that people with less technical expertise can easily understand what it is about.<br /> <br /> '''''I am part of a panel. What is the best way to design the slides for this?'''''<br /> <br /> Your slide will be shown in the background on the panel while you present your project. You can use it to show your logo, links or QR codes to your website or further information about your project. A screenshot of the software in use can also help to get a better impression of your project. Please keep in mind that you only have '''one''' slide (pdf, 16:9) available.<br /> <br /> '''''Is there WiFi at the venue?'''''<br /> <br /> There will be WiFi at the venue that you can use for the demos. However, we ask you to make sure that your demo can also work without the internet. This is the safest option: even if we have internet access, the network may be overloaded or something may not work. Better be safe than sorry!<br /> <br /> '''''Can I bring merch for my project?'''''<br /> <br /> If you want to bring merch (stickers, postcards, etc.), you are welcome to do so. Even if you don't have a demo table, we will find a place for it.<br /> <br /> '''''Can I bring [...] for my demo?'''''<br /> <br /> We will provide a bar table (50 x 50 cm) and electricity for each demo. You are welcome to bring anything that will help you with the demo: extra laptops, smartphones, headphones &amp; technology in general, but also posters, flyers, etc. If you can foresee that space on the table will be limited, please discuss your plans with us in advance!<br /> <br /> '''''Do you have any recommendations for the poster size?'''''<br /> <br /> If you have a demo and want to bring a poster, you have the option of putting it on the table or on the wall. Please let us know early if you want space on the wall. These are limited, first come, first served! Posters up to about A1 size fit on the wall. If you want to put your poster on the table, B2/B3 formats are best, as these are exactly the same size as the table top (50 cm).<br /> <br /> '''''Will Demo Day be recorded/streamed?'''''<br /> <br /> Unfortunately, we are not able to record or livestream Demo Day ourselves. However, there will be a photographer and a camera team on site to document the day and publish photos and a summary video. We will send you the link!<br /> <br /> Of course, you are welcome to record your own talk, so please let us know in advance.</div>

Clara https://wiki.prototypefund.de/index.php?title=Infrastruktur&diff=48072 2025-04-30T12:21:09Z

<p>Clara: </p> <hr /> <div>''(English version below)''<br /> <br /> Hier findet ihr einen kurzen Überblick über die von uns genutzten FOSS-Plattformen und Tools, die wir im Rahmen eurer Prototype-Fund-Förderzeit zur Verfügung stellen.<br /> <br /> === Wiki ===<br /> Wer das hier liest, kennt bereits unser Wiki. Hier findet ihr alle Informationen, die ihr für eure Zeit bei Prototype Fund braucht: Administrative Informationen, [[Checkliste|Checklisten]], [[Tipps von geförderten Projekten|Organisationstipps]], [[Reisekosten|Reisekosten-Infos]], [[Coachings]], etc. Nehmt euch ein bisschen Zeit und schaut, was es hier alles gibt!<br /> <br /> === Knowledge Base ===<br /> In unsere [https://kb.prototypefund.de/ Knowledge Base] auf Bookstack sammeln wir das Wissen unserer Alumni*ae und anderer Expert*innen rund um alle Themen, die für Open-Source-Projekte von Interessen sein können, bspw. Design, Lizenzen, Finanzierung. Hier könnt ihr sehr gern auch selbst beitragen! Wenn ihr euer Wissen zu einem bestimmten Thema weitergeben möchtet, könnt ihr euch bei der Projektbetreuung melden.<br /> <br /> === Nextcloud ===<br /> Für jede Förderrunde erstellen wir einen Nextcloud-Ordner für Slides und andere Dokumente, die wir mit euch teilen wollen. Wir senden euch den Link zu diesem Ordner am Anfang der Förderzeit per Mail und schicken euch jedes Mal ein Mail-Update, wenn wir dort Dokumente hinzufügen. Wir nutzen Nextcloud auch, um einen Kalender für die Förderzeit mit euch zu teilen - ihr findet die Links zu den Kalendern für alle aktuellen Runden unten auf der [[Main Page|Hauptseite]]. <br /> <br /> === Zulip ===<br /> Zulip ist der Ort, an dem sich geförderte Projekte, Alumni*ae und Teams online treffen. Die Einladung für die Plattform bekommt ihr von den Projektbetreuer*innen, danach müsst ihr ein Passwort setzen. Der Link für die Plattform ist [https://talk.prototypefund.de talk.prototypefund.de]. Nach der Registrierung, stellt euch bitte im #general-Channel vor und kommuniziert euer Handle an die Projektbetreuung, um in den privaten Channel für eure Förderrunde aufgenommen zu werden.<br /> <br /> === Hedgedoc ===<br /> Wir hosten eine Instanz des kollaborativen Markdown-Tools Hedgedoc, mit dem ihr Notizen mit uns, anderen Projekten und innerhalb eures Teams austauschen könnt. Der Link ist [https://hedgedoc.stackspin.prototypefund.de/ hedgedoc.stackspin.prototypefund.de], die Login-Daten sind die, die ihr auch für Zulip nutzt.<br /> <br /> Ihr könnt das Tool gerne für die Arbeit innerhalb eures Teams und/oder eurer Community während und nach der Förderzeit nutzen. Bitte benutzt diese Instanz nicht, um Seiten breit zu veröffentlichen.<br /> <br /> Wenn ihr Seiten anlegt, die für andere Nutzer*innen der Instanz sichtbar sind, gebt bitte euren Projektnamen im Titel der Seite an, damit wir die Seite zuordnen können.<br /> <br /> === BigBlueButton ===<br /> Wir nutzen unsere BigBlueButton-Instanz für Calls, Workshops und Zwischengespräche mit euch. Gerne richten wir euch auch einen privaten Raum für die Arbeit innerhalb des Projekts ein (für max. 6-7 Personen, keine öffentlichen Veranstaltungen)! Schickt uns einfach eine Mail und wir stellen euch einen Link zur Verfügung. <br /> <br /> == In English ==<br /> Here you will find a brief overview of the FOSS platforms and tools we use and provide during your Prototype Fund funding time.<br /> <br /> === Wiki ===<br /> If you're reading this, you already know our wiki. Here you will find all the information you need for your time at Prototype Fund: Administrative information, [[Checkliste|checklists]], [[Tipps von geförderten Projekten|organisation tips]], [[Reisekosten|travel expenses info]], [[coachings]], etc. Take a little time and see what you can find here!<br /> <br /> === Knowledge Base ===<br /> We collect and share expertise from our alumni/ae and other experts on all topics that may be of interest to open source projects, e.g. design, licences, funding, etc. in our [https://kb.prototypefund.de/ Knowledge Base] on Bookstack. You are very welcome to contribute! If you would like to share your knowledge on a specific topic, please contact the program managers.<br /> <br /> === Nextcloud ===<br /> For each funding round, we create a Nextcloud folder where we share slides and other documents with you. We email you the link to this folder at the beginning of the funding period and update you by email each time we add documents to it. We also use Nextcloud to share a calendar with you for the funding period - you can find the links to the calendars for all current rounds at the bottom of the [[Main Page|main page]].<br /> <br /> === Zulip ===<br /> Zullip is the place where funded projects, alumni and teams meet online. You'll get an invite to set a password from your program managers. To log in, go to [https://talk.prototypefund.de talk.prototypefund.de]. After joining for the first time, please introduce yourself in the #general channel and communicate your handle to the program managers in order to be invited into the private channel for your funding round.<br /> <br /> === Hedgedoc ===<br /> We host an instance of the collaborative Markdown tool Hedgedoc, which allows you to share notes with us, other projects and within your team. The link is [https://hedgedoc.stackspin.prototypefund.de hedgedoc.stackspin.prototypefund.de], the login details are the same as those you use for Zulip.<br /> <br /> You are welcome to use it for work within your team and/or community during and after your funding period. Please don’t use it to share notes widely.<br /> <br /> If you are making any notes visible to other users on the instance, please put your project name in the note title so we can trace its owner.<br /> <br /> === BigBlueButton ===<br /> We use our BigBlueButton instance for calls, workshops and 1:1 calls with you. We are also happy to set up a private room for you to work within the project (for max. 6-7 people, no public events)! Just send us an email and we will provide you with a link.</div>

Clara https://wiki.prototypefund.de/index.php?title=Zahlungsanforderungen&diff=48070 2025-04-30T11:48:11Z

<p>Clara: </p> <hr /> <div>''(English version below)''<br /> <br /> Hier findet ihr alle relevanten Informationen und Mustervorlagen für die '''Zahlungsanforderung''' (ZA) beim Prototype Fund.<br /> <br /> == Zeiträume für Jahrgang 01-04 des Prototype Fund ==<br /> Zu Beginn eines jeden Quartals kann die Förderung für das abgelaufene Quartal im Nachhinein abgerufen werden. Dementsprechend erhält man beim Prototype Fund nach dem ersten, dem vierten und dem sechsten Monat der Förderung eine Auszahlung. Im Falle einer Second Stage erhält man statt nach dem sechsten Monat nach dem siebten und nach dem zehnten Monat eine Auszahlung.<br /> <br /> Die Mittel werden über Zahlungsanforderungen abgerufen. Es gibt zwei Ausnahmen:<br /> <br /> * Beim Jahreswechsel erfolgt der Mittelabruf über den Zwischennachweis (gilt nur für die Second Stage).<br /> * Am Ende der Förderung werden die Mittel über den Verwendungsnachweis abgerufen und zusammen mit dem [[Schlussbericht]] beim DLR-PT eingereicht.<br /> <br /> Ihr fordert die Mittel für die folgenden Zeiträume an:<br /> <br /> ==== Für die reguläre Förderlaufzeit der ersten sechs Monate: ====<br /> {| class=&quot;wikitable&quot;<br /> !Abrechnung<br /> !Wann?<br /> !Wie?<br /> !Nachweiszeitraum<br /> |-<br /> |1<br /> |Q3 (ab 01.07.)<br /> |via profi Zahlungsanforderung 1<br /> |01.06. bis 30.06.<br /> |-<br /> |2<br /> |Q4 (ab 01.10.)<br /> |via profi Zahlungsanforderung 2<br /> |01.07. bis 30.09.<br /> |-<br /> |'''Für Projekte &lt;u&gt;ohne&lt;/u&gt; Second Stage'''<br /> |<br /> |<br /> |<br /> |-<br /> |3<br /> |ab 01.12. bis &lt;u&gt;spätestens 31.12.&lt;/u&gt;<br /> |via profi Verwendungsnachweis für den 6-monatigen Gesamtzeitraum 01.06.-30.11.<br /> |01.10. bis 30.11.<br /> |-<br /> |'''Für Projekte &lt;u&gt;mit&lt;/u&gt; Second Stage'''<br /> |<br /> |<br /> |<br /> |-<br /> |3<br /> |Q1 (ab 01.01.)<br /> |via profi Zwischennachweis für den Zeitraum 01.06.-31.12.<br /> |01.10. bis 31.12.<br /> |-<br /> |4<br /> |ab 01.04. bis &lt;u&gt;spätestens 30.04&lt;/u&gt;.<br /> |via profi Verwendungsnachweis für den 10-monatigen Gesamtzeitraum 01.06.-31.03.<br /> |01.01. bis 31.03.<br /> |}<br /> <br /> == Personalkostenberechnung ==<br /> Für den Abruf der bewilligten Fördermittel müsst ihr eure gearbeiteten Stunden für den jeweiligen Zeitraum mit einem Stundennachweis erfassen und über [https://foerderportal.bund.de/profionline/ profi-Online] an das BMBF übermitteln. Hier findet ihr die [https://cloud.okfn.de/s/ZWY4wdNka9ZjzR2 Vorlage für den Stundennachweis als Excel-Datei]. Die aktuellste Version befindet sich jeweils im Nextcloud-Ordner für eure Runde. Den Link dazu habt ihr per Mail erhalten.<br /> <br /> Füllt die „Übersicht Personalkosten“ entsprechend der Angaben aus eurem Förderantrag aus. Personalkosten berechnet ihr mit der Tabelle - jede*r trägt sich hier einzeln ein, bei profi-Online dann die gesamte Summe. <br /> <br /> Die Personalstunden muss jedes Teammitglied eigenhändig erfassen. Nur die produktiven, für das Vorhaben geleisteten Stunden („vorhabenbezogen“) sind zuwendungsfähig. Die sonstigen Stunden müssen nicht ausgefüllt werden.<br /> <br /> === Arbeitszeiten ===<br /> Für die Arbeitszeiten gilt das [https://www.gesetze-im-internet.de/arbzg/BJNR117100994.html Arbeitszeitgesetz]. Das bedeutet u.a.: <br /> <br /> * Arbeitet nicht länger als 10 Stunden pro Tag unter Einhaltung der vorgesehenen Ruhepausen. Die wöchentliche Höchstarbeitszeit beträgt 48 Stunden. Wenn ihr diese im Ausnahmefall überschreitet, müsst ihr das in den darauffolgenden Wochen entsprechend ausgleichen.<br /> * Arbeitet nur in Ausnahmefällen am Wochenende und nicht an Feiertagen.<br /> <br /> Die maximal abrechenbaren Stunden ergeben sich aus den tatsächlich im jeweiligen Zeitraum geleisteten projektbezogenen Stunden unter Beachtung des Arbeitszeitgesetzes. Das heißt: Ihr müsst pro Monat nicht genau ein Sechstel der Fördersumme abrufen, seid aber natürlich insgesamt durch die maximal bewilligte Summe gedeckelt.<br /> <br /> == Mittelabruf via profi-Online: Zahlungsanforderung/Zwischennachweis ==<br /> Die Zahlungsanforderungen und den Zwischennachweis stellt ihr über [https://foerderportal.bund.de/profionline/ profi-Online].<br /> <br /> ''(Die Anmeldedaten müsst ihr beim DLR-PT beantragen, dafür Formular „Antrag auf profi-Online“ aus dem [[Zuwendungsbescheid]] ausfüllen, unterschreiben und an DLR-PT schicken.)''<br /> <br /> Klickt in der Vorhabenliste das Förderkennzeichen an, danach könnt ihr links in der Liste entweder Zahlungsanforderung oder Zwischennachweis auswählen, je nachdem um welchen Zeitraum es sich handelt (siehe oben).<br /> <br /> Bei Personalkosten tragt ihr den Wert aus der Stundennachweis-Tabelle ein und addiert den Wert aus vorher schon abgerufenen Mitteln dazu, solltet ihr das schon getan haben. Eingetragen wird die Gesamtsumme eurer Abrufe, d.h. jetzt tragt ihr z.B. den Betrag von Quartal 3 ein, beim nächsten Abruf die Summe von Quartal 3 und 4 usw.<br /> <br /> Das Feld 18a (Eigenmittel) muss nicht ausgefüllt werden, diese werden automatisch abgezogen.<br /> <br /> Klickt auf Berechnen/Speichern – erst dann werden Fehlermeldungen angezeigt und die Berechnungen für eure*n Ansprechpartner*in sichtbar. Die Endfassung kann immer noch vom DLR-PT bearbeitet werden, sollte etwas nicht stimmen. Wenn ihr Fragen habt oder euch ganz unsicher seid, könnt ihr euch bei eurem*r [[DLR-Ansprechpartner*innen JG01|Ansprechpartner*in beim DLR-PT]] melden.<br /> <br /> Wenn keine Fehlermeldungen angezeigt werden und eventuelle Fragen geklärt wurden, könnt ihr die Endfassung absenden.<br /> <br /> Erzeugt ein PDF und druckt dieses aus und unterschreibt es. Die Zahlungsanforderung, die Übersicht der Personalkosten und der Stundennachweis mit den entsprechenden Unterschriften schickt ihr unter Angabe [[DLR-Ansprechpartner*innen R16|eures zuständigen Bearbeitungsteams]] postalisch an den DLR Projektträger.<br /> <br /> Das ist aber nur nötig, wenn ihr keinen personenbezogenen profi-Online Zugang habt. Wenn euer profi-Online Zugang auf eine personalisierte E-Mail-Adresse lautet (also z.B. vorname.nachname@dies-und-das-gbr.de), dann könnt ihr auch alles online abwickeln. Hängt dazu unterschriebene Scans eurer Stundennachweise an die Zahlungsaufforderung in profi-Online an. Am besten ihr sprecht mit eurer administrativen Betreuungsperson darüber.<br /> <br /> Hier findet ihr auch nochmal die [https://cloud.okfn.de/s/66biTNztASwGSda bebilderte Schritt-für-Schritt-Anleitung]. (Die Beispiele sind keine 100% Übereinstimmung, da sie aus einer vergangenen Runde stammen.) <br /> <br /> Es kann gut zwei Wochen dauern, bis das Geld auf eurem Konto ankommt. Sollte es länger dauern, ist es ok, wenn ihr beim DLR-PT einmal nachfragt, bitte aber nicht früher.<br /> <br /> == Verwendungsnachweis ==<br /> Den Verwendungsnachweis müsst ihr nach Ende der Förderphase ausfüllen. Er wird euch vom DLR-PT in [https://foerderportal.bund.de/profionline/ profi-Online] freigeschaltet.<br /> <br /> Auch für den Verwendungsnachweis druckt ihr die „Übersicht Personalkosten“ und den Stundennachweis aus und unterschreibt sie.<br /> <br /> Der Verwendungsnachweis wird zusammen mit dem [[Schlussbericht]] beim DLR-PT eingereicht.<br /> <br /> Die Frist für den Verwendungsnachweis endet einen Monat nach Ende der Förderung, also der 31. Dezember für sechs Monate Förderung und der 30. April für zehn Monate Förderzeit.<br /> <br /> == Tipps und Hinweise ==<br /> <br /> === Auszahlungen an GbR-Mitglieder ===<br /> Ein Tipp aus einer früheren Runde: <br /> Wir haben bisher derartige Zahlungen auf und von dem Geschäftskonto immer mit dem Betreff &quot;Einlage Person XY&quot; und &quot;Entnahme Person XY&quot; versehen (und somit auch keine Rechnung gestellt).<br /> <br /> Wie die Gesamtsumme dann auf die einzelnen Teammitglieder aufgeteilt wird: nach dem Stundensatz und der Stundenzahl, die aus deren jeweiligen Stundenzetteln angegeben wurde. Die müssten dann dementsprechend auf die privaten Konten ausgezahlt werden.<br /> Die Übersicht der Personalkosten und die Stundennachweise müssen ausgedruckt und unterschrieben werden. Bei GbRs reicht die Unterschrift der*des Geschäftsführer*in bei der Übersicht der Personalkosten, auf der alle Teammitglieder gelistet sind.<br /> <br /> === Fehlermeldungen ===<br /> Fehlermeldung 3: Das Förderkennzeichen wird dem Hinweis auf dem Überweisungsträger automatisch hinzugefügt. Bitte tragen Sie hier nur zusätzliche Identifizierungsmerkmale ein.<br /> Das Förderkennzeichen muss nicht zusätzlich im Hinweis auf dem Überweisungsträger stehen. Tragt dort das Akronym eures Projekts o.ä. ein.<br /> <br /> === Fehlender Anhang ===<br /> Falls ihr für euren Verwendungsnachweis die Meldung erhaltet, dass das Formular 0640c Anlage 1 fehlt:<br /> Hab jemanden beim DLR PT erreicht und falls es noch andere interessiert: Wir sollen einfach irgendwas anhängen (Abschlussbericht, Personalkostenübersicht), es ist ein Bug. Der Prozess lässt sich einfach ohne Anhang nicht abschließen. Wir brauchen das Formular 0640c Anlage 1 nicht ausfüllen, das ist für uns nicht relevant (zum Glück)<br /> <br /> === Bankverbindung ===<br /> Wenn ihr eure Bankverbindung ändern wollt, könnt ihr [[DLR-Ansprechpartner*innen R16|eure Ansprechpartner*innen beim DLR-PT]] postalisch über die Änderung informieren. Alternativ gibt es bei profi-Online im Dokument zur Zahlungsanforderung ein entsprechendes Feld. Achtung: Dieses muss aber auch nochmal gesondert unterschrieben werden!<br /> <br /> === Gesammelte Abrechnung ===<br /> Theoretisch ist es auch möglich, mehrere Zahlungsanforderungen zusammen zu stellen, wenn man das Geld nicht sofort möchte, z.B. die 1. und 2. Zahlungsanforderung (Quartal 2 und 3). Das Enddatum für alle Abrechnungen bleibt dabei der 31. Dezember/30. April.<br /> <br /> === Probleme mit LibreOffice ===<br /> Einige Tipps aus einer früheren Runde, falls ihr LibreOffice nutzt und Probleme beim Drucken habt:<br /> Für alle anderen die auch LibreOffice benutzen: Damit &quot;Übersicht Personalkosten&quot; ordentlich auf einer Seite gedruckt wird, muss man es zuerst als ODF abspeichern, dann per &quot;View -&gt; Page Break&quot; die Seitenränder so ziehen wie es passt. &quot;Format -&gt; Print Ranges&quot; funktioniert (bei mir) nicht, und es funktioniert (bei mir) auch nur wenn man das Dokument vorher in ODF konvertiert hat. Bei LibreOffice bin ich mir nie so ganz sicher was ein Bedienerfehler und was ein Bug ist.<br /> <br /> also, to be able to print out the Zahlungsanforderung with LibreOffice I had to go to Format -&gt; Page Style... and disable the headers and footers, only then the table would reasonably fit on the page.<br /> <br /> = In English: Payment Requests =<br /> Here you will find all relevant information and templates for payment requests to the Prototype Fund.<br /> <br /> == Periods for class 01-04 of Prototype Fund ==<br /> At the beginning of each quarter, funding for the previous quarter can be accessed retrospectively. Accordingly, the Prototype Fund makes a payment after the first, fourth and sixth months of funding. In the case of a Second Stage, a payment is made after the seventh and tenth month instead of after the sixth month.<br /> <br /> The funds are requested via payment requests. There are two exceptions:<br /> <br /> * At the turn of the year, the funds are requested via the interim report (applies only to the Second Stage).<br /> * At the end of the funding period, the funds are requested via the proof of use and submitted to the DLR-PT together with the [[Schlussbericht|final report]].<br /> <br /> You request the funds for the following periods:<br /> {| class=&quot;wikitable&quot;<br /> !Payment request<br /> !When?<br /> !How?<br /> !Reporting period<br /> |-<br /> |1<br /> |Q3 (from 01.07.)<br /> |via profi &quot;Zahlungsanforderung 1&quot;<br /> |01.06. to 30.06.<br /> |-<br /> |2<br /> |Q4 (from 01.10.)<br /> |via profi &quot;Zahlungsanforderung 2&quot;<br /> |01.07. to 30.09.<br /> |-<br /> |'''For projects &lt;u&gt;without&lt;/u&gt; second stage'''<br /> |<br /> |<br /> |<br /> |-<br /> |3<br /> |from 01.12. &lt;u&gt;latest submission by 31.12.&lt;/u&gt;<br /> |via profi &quot;Verwendungsnachweis&quot; for the full 6-month project duration 01.06.-30.11.<br /> |01.10. to 30.11.<br /> |-<br /> |'''For projects &lt;u&gt;with&lt;/u&gt; second stage'''<br /> |<br /> |<br /> |<br /> |-<br /> |3<br /> |Q1 (from 01.01.)<br /> |via profi &quot;Zwischennachweis&quot; for the past project year 01.06.-31.12.<br /> |01.10. to 31.12.<br /> |-<br /> |4<br /> |from 01.04. &lt;u&gt;latest submission by 30.04&lt;/u&gt;.<br /> |via profi &quot;Verwendungsnachweis&quot; for the full 10-month project duration 01.06.-31.03.<br /> |01.01. to 31.03.<br /> |}<br /> <br /> == Calculation of personnel costs ==<br /> In order to access the approved funding, you must record your hours worked for the respective period with a time sheet (&quot;Stundennachweis&quot;) and submit it to the BMBF via [https://foerderportal.bund.de/profionline/ profi-Online]. You can find the [https://cloud.okfn.de/s/ZWY4wdNka9ZjzR2 template for the time sheet as an Excel file] here. The latest version can be found in the Nextcloud folder for your round. You have received the link by email.<br /> <br /> Fill in the &quot;Overview of personnel costs&quot; (&quot;Übersicht der Personalkosten&quot;) according to the information in your funding application. You calculate personnel costs using the table - each team member enters their costs individually here and then the total amount in profi-Online.<br /> <br /> Each team member must enter the personnel costs themselves. Only the productive hours worked for the project (&quot;vorhabenbezogen&quot;) are eligible for funding. The other hours do not have to be filled in.<br /> <br /> === Working hours ===<br /> The [https://www.gesetze-im-internet.de/arbzg/BJNR117100994.html German Working Hours Act] applies to working hours. This means, among other things:<br /> <br /> * Work no longer than 10 hours per day while observing the intended rest breaks. The maximum weekly working time is 48 hours. If you exceed this in exceptional cases, you must compensate for this in the following weeks.<br /> * Only work at weekends in exceptional cases and not on public holidays.<br /> <br /> The maximum billable hours are based on the actual project-related hours worked in the respective period, taking into account the Working Hours Act. This means that you do not have to call up exactly one sixth of the funding amount per month, but you are of course capped by the maximum approved amount of funding.<br /> <br /> == Call for funds via profi-Online: Payment request/interim proof (&quot;Zahlungsanforderung&quot;/&quot;Zwischennachweis&quot;) ==<br /> You can submit payment requests and interim proof via [https://foerderportal.bund.de/profionline/ profi-Online.]<br /> <br /> ''(You must apply to DLR-PT for the application data by completing'' the ''&quot;Antrag auf profi-Online&quot;-form from the [[Zuwendungsbescheid|grant notification]], signing it and sending it to DLR-PT)''.<br /> <br /> Click on the funding code (&quot;Förderkennzeichen&quot;) in the project list, then you can select either payment request (&quot;Zahlungsanforderung&quot;) or interim proof (&quot;Zwischennachweis&quot;) in the list on the left, depending on the period in question (see above).<br /> <br /> For personnel costs, enter the value from the time sheet table and add the value from previously requested funds if you have already done so. The total amount of your call is entered, i.e. now you enter the amount of quarter 3, for example, and the sum of quarter 3 and 4 for the next call and so on.<br /> <br /> You do not need to fill in field 18a (own funds), these will be deducted automatically.<br /> <br /> Click on Calculate/Save (&quot;Berechnen/Speichern&quot;) - only then will error messages be displayed and the calculations visible to your contact person. The final version can still be edited by DLR-PT if something is not correct. If you have any questions or are completely unsure, you can get in touch with your [[DLR-Ansprechpartner*innen JG01|contact person at DLR-PT]].<br /> <br /> If no error messages are displayed and any questions have been clarified, you can send the final version (&quot;Endfassung absenden&quot;).<br /> <br /> Create a PDF, print it out and sign it. Send the payment request, the overview of personnel costs and the time sheet with the corresponding signatures to the DLR-PT by post, stating the name of your [[DLR-Ansprechpartner*innen R16|responsible processing team]].<br /> <br /> However, this is only necessary if you do not have a personal profi-Online account. If your profi-Online account is a personalized e-mail address (e.g. name.surname@example-gbr.de), then you can also process everything online. Attach signed scans of your timesheets to the payment request in profi-Online. It is best to talk to your administrative supervisor about this.<br /> <br /> Here you will also find the [https://cloud.okfn.de/s/66biTNztASwGSda illustrated step-by-step instructions] (in German, examples are not 100% identical, as they are from a previous round)<br /> <br /> It can take a good two weeks for the money to arrive in your account. If it takes longer, it is ok to ask the DLR-PT once, but please not earlier.<br /> <br /> == Proof of Use (&quot;Verwendungsnachweis&quot;) ==<br /> You must fill in the proof of use (&quot;Verwendungsnachweis&quot;) at the end of the funding phase. The document will be created by DLR-PT and will be available in [https://foerderportal.bund.de/profionline/ profi-Online].<br /> <br /> You also print out and sign the &quot;Overview of personnel costs&quot; (&quot;Übersicht der Personalkosten&quot;) and the time sheet (&quot;Stundenachweis&quot;) for the proof of use.<br /> <br /> The proof of use is submitted to the DLR-PT together with [[Schlussbericht|the final report]].<br /> <br /> The deadline for the proof of use is one month after the end of funding, i.e. December 31st for six months of funding and April 30th for ten months of funding.<br /> <br /> == Tips and information ==<br /> <br /> === Payments to GbR members ===<br /> A tip from a previous round:<br /> Up to now, we have always labelled such payments to and from the business account with the subject &quot;Deposit person XY&quot; and &quot;Withdrawal person XY&quot; (and thus did not issue an invoice).<br /> <br /> How the total amount is then allocated to the individual team members: according to the hourly rate and the number of hours indicated on their respective timesheets. These should then be paid out to the private accounts accordingly.<br /> The overview of personnel costs and the timesheets must be printed out and signed. In the case of GbRs, the signature of the managing director is sufficient for the overview of personnel costs where all team members are listed.<br /> <br /> === Error messages ===<br /> Error message 3: The funding code is automatically added to the note on the remittance slip. Please only enter additional identifying features here.<br /> The funding code (&quot;Förderkennzeichen&quot;) does not have to be added to the note on the remittance slip. It is better to enter the acronym of your project or similar.<br /> <br /> === Missing attachment ===<br /> If you receive a message for your where-used list that form 0640c Annex 1 is missing:<br /> I have reached someone at DLR PT and if anyone else is interested: We should just attach something (final report, personnel cost overview), it's a bug. The process simply cannot be completed without an attachment. We don't need to fill out form 0640c attachment 1, it's not relevant for us (fortunately)<br /> <br /> === Bank details ===<br /> If you want to change your bank details, you can inform [[DLR-Ansprechpartner*innen R16|your contact person at DLR-PT]] of the change by post. Alternatively, there is a corresponding field in the profi-Online payment request document. Please note: This must also be signed separately!<br /> <br /> === Collective billing ===<br /> Theoretically, it is also possible to make several payment requests together, if you do not want the money immediately, e.g. in summer rounds the 1st and 2nd payment request (quarter 2 and 3). The end date for all statements remains December 31st/April 30th.<br /> <br /> === Problems with LibreOffice ===<br /> Some tips from a previous round if you use LibreOffice and have problems with printing:<br /> For all others who also use LibreOffice: In order for “Overview of Personnel Costs” to print properly on a page, you must first save it as ODF, then use “View -&gt; Page Break” to drag the page margins to fit. “Format -&gt; Print Ranges” does not work (for me), and it only works (for me) if you have previously converted the document to ODF. With LibreOffice I am never quite sure what is a user error and what is a bug.<br /> <br /> also, to be able to print out the payment request with LibreOffice I had to go to Format -&gt; Page Style... and disable the headers and footers, only then the table would reasonably fit on the page.</div>

Clara https://wiki.prototypefund.de/index.php?title=FAQ_Projekttr%C3%A4ger&diff=48069 2025-04-30T11:46:10Z

<p>Clara: </p> <hr /> <div>''(English version below)''<br /> <br /> Hier findet ihr Fragen, die der DLR Projektträger (DLR-PT) bereits für euch beantwortet hat.<br /> <br /> =Allgemeines=<br /> <br /> ===Zuständigkeit===<br /> Der DLR Projektträger ist im Auftrag des BMBF für die Umsetzung der Fördermaßnahme verantwortlich, wobei das Team fachliche und administrative Aufgaben im Zusammenhang mit der Förderung organisiert und verwaltet.<br /> <br /> === Kontakt DLR-PT ===<br /> Bei Fragen stehen jeweils zwei Ansprechpartner*innen beim DLR-PT zur Verfügung, für fachliche Angelegenheiten und administrative Belange. Kontaktdaten für Jahrgang 01 [[DLR-Ansprechpartner*innen JG01|befinden sich hier]].<br /> <br /> =Vor der Förderzeit=<br /> <br /> == Antrag==<br /> <br /> === Förderkennzeichen ===<br /> Förderkennzeichen entnehmt ihr [[DLR-Ansprechpartner*innen JG01|der Tabelle hier]].<br /> <br /> === Projekttitel und Akronym ===<br /> '''1.    Wenn wir unseren Namen ändern, muss das irgendwo begründet werden oder geben wir einfach ein neues Akronym im Antrag an?'''<br /> <br /> Ihr könnt im Antrag einfach das gewünschte Akronym und den Langtitel angeben, ohne eine Begründung dafür.<br /> <br /> === Kontaktdetails ===<br /> '''1.    Mein Wohnort wird sich bis zur Finanzierung noch ändern. Nehme ich den Wohnort, an dem ich/die GbR beim Finanzamt angemeldet bin/ist&lt;ins&gt;,&lt;/ins&gt; für die Vorabmeldung?'''<br /> <br /> Solange die Dokumente euch so erreichen&lt;ins&gt;,&lt;/ins&gt; ist das in Ordnung.<br /> <br /> === Fördermittel allgemein ===<br /> '''1.    Ist es erlaubt, vom Fördergeld Arbeitsmittel oder Dienstleistungen zu bezahlen?'''<br /> <br /> Formal erhaltet ihr die Förderung nur für eure projektbezogen geleisteten Arbeitsstunden (sozusagen euren Lohn). Die anschließende Verwendung der Mittel ist für uns nicht relevant.<br /> <br /> === Vorhabenbeteiligte ===<br /> '''1.    Kann die Projektleitung jetzt noch geändert werden?'''<br /> <br /> Ja, die Projektleitung kann vor Antragseinreichung noch geändert werden. Im easy-Antrag wird die Projektleitung festgelegt.<br /> <br /> '''2.    Ein Teammitglied ist vom Projekt zurückgetreten. Was ist zu beachten, um das Projekt solo durchzuführen?''' <br /> <br /> Wenn ein Teammitglied ausscheidet und ihr die Expertise und Kapazitäten habt&lt;ins&gt;,&lt;/ins&gt; das Projekt alleine durchzuführen, könnt ihr die Antragsunterlagen als Einzelperson einreichen.<br /> <br /> '''3.    Ist es möglich nach der Antragseinreichung noch neue Teammitglieder in die Förderung miteinzubeziehen?'''<br /> <br /> Nein! Nehmt im Zweifelsfall gleich alle Personen in die GbR auf, die für das Projekt notwendig sind, auch wenn die Personen noch nicht 100%-ig zusagen können. Wenn einzelne Personen dann später keine Stunden abrechnen, ist das kein Problem. Aber beachtet, dass die Beteiligung in der GbR auch mit Aufwand für die Teammitglieder verbunden ist.<br /> <br /> '''4.    Welche Möglichkeiten hat man, wenn man mit Teammitgliedern/Experten außerhalb Deutschlands arbeiten möchte?'''<br /> <br /> Es können nur Personen projektbezogene Stunden abrechnen, die Mitglied der GbR sind und ihren Wohnsitz während der Projektlaufzeit in Deutschland haben. Andere Personen können ehrenamtlich mitarbeiten (erhalten also keine Förderung). <br /> <br /> === Vorkalkulation Personalkosten ===<br /> '''1.    Bezüglich Personalkategorien: Ich bin über die KSK (Künstlersozialkasse) versichert und bei denen bin ich &quot;Web Designer&quot;. Entsprechend müsste meine Tätigkeit so beschrieben werden, sonst riskiere ich meine Versicherungspflicht bei der KSK zu verlieren.'''<br /> <br /> Im Antrag kann auch eine &quot;kombinierte&quot; Kategorie stehen wie &quot;SW-Entwicklung und Webdesign&quot; oder auch nur &quot;Webdesign&quot;. Bitte wählt das, was versicherungstechnisch am sichersten ist. Achtet aber darauf, dass die Beschreibung auch zur Zielgruppe der Fördermaßnahme passt.<br /> <br /> '''2.    Können wir mehr Stunden eintragen, als im Antrag vorangeschlagen? Statt ursprünglich 720 wären es jetzt 840 Std.?'''<br /> <br /> Mehr Stunden im Antrag sind mit Begründung und Absprache mit dem DLR-PT möglich.<br /> <br /> '''3.    Müssen die am Ende abgerechneten Stunden genau so sein, wie in diesem Antrag angegeben? Oder können wir das nach Bedarf noch anders verteilen?'''<br /> <br /> Die abgerechneten Stunden können sich ändern. Entscheidend ist dann die Endabrechnung.<br /> <br /> '''4.    Winterrunde: Muss ich bei der Kalkulation über den Jahreswechsel etwas beachten?''' <br /> <br /> Die Eintragung der Arbeitsstunden erfolgt auf Basis von Jahresscheiben, also ist hier eine realistische Aufteilung der Stunden auf die ersten vier Monate und die letzten beiden Monate der Laufzeit je Projektbeteiligten vorzunehmen.<br /> <br /> === Stundensatz ===<br /> '''1.    Was müssen wir beim Stundensatz beachten?'''<br /> <br /> Bei einem 50€-Stundensatz muss kein bisher erzielter Stundensatz nachgewiesen werden.<br /> <br /> '''2.    Erfordert die Beantragung eines höheren Stundensatzes (als der Standardsatz von 50€) eine Begründung?''' <br /> <br /> Nein. Ihr müsst bei der Erläuterung der Kostenposition Personal die Erfahrungen der Personalkategorien aufführen, aber nicht explizit auf die jeweiligen Stundensätze eingehen. Wenn Ihr einen höheren Stundensatz mit projektrelevanten Arbeiten nachweist (z.B. Ihr beantragt 60€ und weist nach, dass Ihr schon mindestens 61€ am Markt erzielt habt), dann wird dies in der Regel anerkannt. Der Antrag wird deswegen nicht abgelehnt, sondern allenfalls auf den Standardsatz von 50€ gekürzt.<br /> <br /> '''3.    Wenn es mehrere Leute mit derselben Personalkategorie gibt, müssen dann alle Personen je einzeln den Satz nachweisen?'''<br /> <br /> Ja, jede Person im Team, deren Stundensatz über 50€ liegt, muss dies durch eigene Rechnungen für eine freischaffende Tätigkeit nachweisen.<br /> <br /> === Besonderheiten Team (GbR) ===<br /> '''1.    Geht nur eine GbR oder ist auch eine andere Gesellschaftsform möglich?'''<br /> <br /> Nur die Gründung einer GbR ist für Teamarbeit zulässig. Einzelpersonen gelten als Freiberufliche Einzelunternehmen und müssen nichts gründen.<br /> <br /> '''2.    Bei wem müssen wir die GbR anmelden?''' <br /> <br /> Beim Finanzamt. Weiteres ist manchmal regional verschieden (siehe [https://www.berlin.de/ea/emeldung/emeldung/?op=emeldung-start-meldeart GbR-Anmeldung Berlin]).<br /> <br /> '''3.    Ist es möglich, eine GbR mit mehreren Geschäftsführer*innen zu gründen?'''<br /> <br /> Nicht für die Förderung im Prototype Fund. Wir benötigen eine Geschäftsführung, die die Unterlagen dann rechtsverbindlich unterzeichnet. Das ist auch später bei Zahlungsanforderungen etc. notwendig, sonst müssen die Dokumente immer von mehreren Leuten gezeichnet werden.<br /> <br /> '''4.    Muss zur Gründung der GbR ein Gesellschaftsvertrag erstellt werden oder ist das optional?'''<br /> <br /> Es reicht die Erklärung zur Gründung einer GbR laut der geteilten Vorlage.<br /> <br /> '''5.    GbR-Erklärung'''<br /> <br /> Es muss dort neben den Namen der Gesellschafter*innen und deren Anschriften auch der Name der GbR angegeben werden.<br /> <br /> '''6.    Bei der Gründung der GbR muss man einen genauen Gewerbezweig angeben. Welcher ist hier zutreffend?'''<br /> <br /> Nutzt die Erfahrungen früherer Projekte und wählt den Gewerbezweig, der am besten passt, z.B. &quot;Softwareentwicklung.&quot;<br /> <br /> '''7.    Müssen zur Gründung der GbR alle Gesellschafter*innen eine Steuernummer beantragen?'''<br /> <br /> Die Steuernummer der GbR ist ausreichend.<br /> <br /> '''8.    Was ist die Frist für Konto/Steuernummer der GbR?'''<br /> <br /> Schickt die Steuernummer dem DLR-PT sobald sie Euch vorliegt. Die Kontoverbindung kann später nachgereicht werden, sie muss vor der ersten Auszahlung vorliegen. Denkt daran, die Dokumente von der Geschäftsführung unterzeichnet an den Projektträger zu schicken.<br /> <br /> == Anlagen zum Antrag ==<br /> Welche Unterlagen ihr für den Antrag braucht, haben wir [[Antragsworkshop|in der Checkliste]] zusammengetragen.<br /> <br /> === Vorhabenbeschreibung und Auflagen ===<br /> '''1.      ''' '''Muss ich eine Vorhabensbeschreibung abgeben? Wie unterscheidet sich diese von der Projektskizze, mit der ich mich beworben habe?'''<br /> <br /> Zu jedem Antrag muss eine Vorhabensbeschreibung als Anlage beigefügt werden. Dabei handelt es sich um eure Einreichungstexte und, falls zutreffend, bereits eingearbeitete Antworten auf die Anmerkungen und Auflagen der Jury.<br /> <br /> '''2.      ''' '''Ich habe Auflagen erhalten. Was muss ich beachten?'''<br /> <br /> Auflagen sind in der Vorhabenbeschreibung zu berücksichtigen (siehe [[Antragsworkshop|Mustergliederung]]). Falls ihr von der Jury Auflagen zur Förderung erhalten habt, geht bitte ausdrücklich auf das Feedback ein und erklärt, wie ihr es bspw. in euren Arbeitsplan aufnehmen werdet. <br /> <br /> === Nachweis Eigenanteil ===<br /> '''1.       In welcher Höhe liegt der nachzuweisende Eigenanteil?'''<br /> <br /> Es gilt eine Förderquote von 95%, somit sind 5% der Gesamtkosten (wird in easy-online angezeigt) nachzuweisen. Bei voller Förderhöhe sind dies 2.500€.<br /> <br /> '''2.       Ist für den Nachweis des Eigenanteils ein Screenshot aus dem Onlinebanking ausreichend oder muss ein Papier-Kontoauszug vorgelegt werden?'''<br /> <br /> Ein Screenshot aus dem Onlinebanking mit sichtbarem Kontoinhabernamen und positivem Saldo reicht für den Eigenanteilsnachweis aus.<br /> <br /> '''3.       Vorlage Kontoauszug für Eigenanteil: Kopie nur vom Geschäftsführer oder von allen GbR-Mitgliedern?'''<br /> <br /> Wenn schon ein GbR-Konto besteht, dann reicht ein Auszug mit der Höhe des 5%-igen Eigenanteils. Sonst bitte von so vielen Teammitgliedern Nachweise einholen, bis der erforderliche Eigenanteil erreicht ist.<br /> <br /> === De-minimis-Formular ===<br /> '''1.       Wenn ich bereits im Vorjahr eine PTF-Förderung erhalten habe, ist diese in das De-minimis-Formular einzutragen?'''<br /> <br /> Ja, wenn der Zuwendungsempfänger identisch ist, ist die frühere Förderung einzutragen. <br /> <br /> '''2.       Gilt das auch, wenn die gleichen Personen (aber in einer anderen GbR Konstellation) bereits eine Förderung bekommen haben oder ist das dann ein anderer Zuwendungsempfänger, weil andere GbR?''' <br /> <br /> Das ist dann ein anderer Zuwendungsempfänger; eine Eintragung ist nicht notwendig.<br /> <br /> '''3.       Was ist die Form der Beihilfe?'''<br /> <br /> &quot;Zuwendung aus dem Bundeshaushalt&quot;<br /> <br /> '''4.       Sind sowohl Fördersumme als auch Subventionswert die Summe, die der GbR ausgezahlt wurden?'''<br /> <br /> Ja.<br /> <br /> '''5.       Welche Angaben sind in die „De-minimis-Bescheinigung“ einzutragen?'''<br /> <br /> Neben dem Namen des/der Antragstellerin und dem Förderkennzeichen sind die entsprechenden Kreuze zu setzen, ggfs. frühere Förderungen aufzulisten und das Dokument rechtsverbindlich zu unterzeichnen (bei GbR durch die Geschäftsführung).<br /> <br /> == Antragseinreichung via easy-online ==<br /> <br /> === Antragsworkshop ===<br /> Infos, Dokumente und Hilfestellungen rund um die Antragsstellung [[Antragsworkshop|findet ihr hier]].<br /> <br /> === Allgemeines ===<br /> '''1.       Mein Projekt wurder zur Förderung ausgewählt, wie kann ich nun den elektronischen Förderantrag erstellen?'''<br /> <br /> Der Antrag für die Fördermaßnahme &quot;Software Sprint&quot; (Prototype Fund) wird über das Elektronische Formularsystem der Bundesregierung (easy-online) erstellt. Die Eingabemaske ist ausschließlich während der Antragsstellungsphase zugänglich, und das Team vom DLR-PT bietet eine detaillierte Anleitung während des [[Antragsworkshop|Antragsworkshops]].<br /> <br /> '''2.       Kann ich den Bearbeitungsstand in easy-online zwischenspeichern?'''<br /> <br /> Ja. Mit der Funktion „Speichern (XML)“ kann der Arbeitsstand gespeichert werden. Danach kann man die Bearbeitung fortsetzen oder die Datei zu einem späteren Zeitpunkt mit „Entwurf weiterbearbeiten“ einlesen, um fortzufahren.<br /> <br /> '''3.       Wofür ist die Anmeldung für profi-Online sinnvoll?'''<br /> <br /> Dies ermöglicht das halbelektronische Verfahren zur Auszahlung der Zuwendung. Stellt den Antrag gleich über easy-online mit dem Antrag auf Zuwendung.<br /> <br /> '''4.       Wie kann ich Anlagen mit meinem Antrag einreichen?'''<br /> <br /> Anlagen können via easy-online eingereicht werden, jedoch erst nachdem Ihr „Endfassung einreichen“ ausgewählt habt.<br /> <br /> '''5.       Kann ich den Antrag komplett digital einreichen?'''<br /> <br /> Ja! Ihr habt die Möglichkeit statt der Einreichung eines Papierantrags mit händischer Unterschrift, euren Antrag (inkl. Anhänge) über ein TAN-Verfahren einzureichen. Dieses Verfahren erlaubt es, ein Formular mittels einer an eine Mailadresse gesendete TAN zu verifizieren und somit entfällt dann das Nachreichen der Papierversion mit Unterschrift per Post an den Projektträger.<br /> <br /> '''6. Wie kann ich das TAN-Verfahren zur Antragseinreichung auswählen?'''<br /> <br /> Nach der Überprüfung der Endfassung, der Auswahl der E-Mail-Adressen für die Eingangsbestätigung und eventuellen Anhängen erfolgt die Auswahl der Signaturform. Nach Auswahl des TAN-Verfahrens ''&quot;Verifizierung per TAN (Versand an Mailadresse)&quot;'' wird das Formular durch Klicken auf &quot;Endfassung absenden&quot; eingereicht. Nach erfolgreichem Absenden und dem Download von PDF und XML kann die Verifizierung gestartet werden. Die Schaltfläche &quot;TAN-basierte Unterschrift durchführen&quot; öffnet einen Dialog, der Nutzer*innen durch den Verifizierungsprozess führt. Zuerst muss eine E-Mail-Adresse ausgewählt werden, die auch die Eingangsbestätigung erhalten soll. Eine Mehrfachauswahl ist nicht möglich. Nach Auswahl und Bestätigung wird eine alphanumerische TAN generiert (im internen Cache der Anwendung gespeichert, wird nicht in Cookies abgelegt). Die erzeugte TAN wird per E-Mail vom System an die Nutzer*in gesendet. Innerhalb von 15 Minuten muss die TAN im vorgesehenen Feld eingegeben und mit &quot;TAN prüfen&quot; bestätigt werden. Bei fehlerhafter Eingabe erfolgt ein Hinweis. Bei korrekter Eingabe schließt sich der Dialog automatisch, und auf der Seite &quot;Endfassung einreichen&quot; erscheint die Meldung, dass das Formular erfolgreich verifiziert wurde. Die PDF-Endfassung zeigt nun den Namen der Person, die das TAN-Verfahren durchgeführt hat.<br /> <br /> == Zuwendungsbescheid ==<br /> Wichtige Hinweise und Erläuterungen zum Zuwendungsbescheid [[Zuwendungsbescheid|findet ihr hier]].<br /> <br /> =Während der Förderzeit=<br /> <br /> ===Änderungen gegenüber dem Antrag===<br /> '''1.       Ist es möglich, nach der Antragseinreichung noch neue Teammitglieder in die Förderung miteinzubeziehen?'''<br /> <br /> Nein.<br /> <br /> '''2.       Wenn wir unseren Namen/unser Akronym während der Laufzeit ändern, muss das gemeldet werden?'''<br /> <br /> Bitte informiert sowohl OKF als auch DLR-PT während der aktiven Förderung über Änderungen und führt entsprechend euer Förderkennzeichen in der E-Mail und postalischen Kommunikation immer mit an.<br /> <br /> '''3.       Mein Wohnort verändert sich während der Förderzeit. Wo muss ich es melden?'''<br /> <br /> Bei Adressänderungen informiert [[DLR-Ansprechpartner*innen R16|eure DLR-PT-Ansprechpartner*innen]].<br /> <br /> '''4.       Müssen die am Ende abgerechneten Stunden genauso verteilt sein, wie in diesem Antrag angegeben?''' <br /> <br /> Die Verteilung der abgerechneten Stunden (über Personalkategorien und/oder Jahresscheiben) kann sich ändern. Entscheidend ist die Endabrechnung.<br /> <br /> === Zahlungsanforderungen ===<br /> Wichtige Hinweise zur Erstellung einer Zahlungsanforderung [[Zahlungsanforderungen|findet ihr hier]].<br /> <br /> = Nach der Förderzeit =<br /> <br /> === Schlussbericht ===<br /> Wichtige Hinweise zur Erstellung des Schlussberichtes [[Schlussbericht|findet ihr hier]]. <br /> <br /> '''1.       Welche Anforderungen gibt es an den Schlussbericht?'''<br /> <br /> Bitte achtet bei der Erstellung der Berichte auf gute maschinelle Lesbarkeit und reicht die digitale Originalversion beim DLR-PT ein - keine Scans!<br /> <br /> '''2.       Bedingung der Förderung ist es, den entstandenen Code unter einer Open-Source-Lizenz verfügbar zu machen. Wie soll ich das nachweisen?'''<br /> <br /> Im Schlussbericht müsst ihr einen Link zum Code angeben, den ihr während des Förderzeitraums geschrieben habt. Der Code muss auch nach der Förderung unter einer Open-Source-Lizenz verfügbar bleiben!<br /> <br /> <br /> =In English=<br /> <br /> Here you will find questions that the DLR Project Management Organisation (DLR-PT) has already answered for you.<br /> <br /> =General information=<br /> <br /> ===Responsibility===<br /> The DLR Project Management Agency is responsible for the implementation of the funding measure on behalf of the BMBF. The team organises and manages technical and administrative tasks in connection with the funding.<br /> <br /> === Contact DLR-PT ===<br /> If you have any questions, there are two contact persons at DLR-PT for technical matters and administrative issues. Contact details for class 01 [[DLR-Ansprechpartner*innen JG01|can be found here]].<br /> <br /> = Before the funding period =<br /> <br /> == Application==<br /> <br /> === Förderkennzeichen ===<br /> In English: Funding reference number. They can be found [https://wiki.prototypefund.de/index.php?title=DLR-Ansprechpartner*innen_R15 in the table here].<br /> <br /> === Project title and acronym ===<br /> '''1.    If we change our name, do we have to justify this somewhere or do we simply enter a new acronym in the application?'''<br /> <br /> You can simply state the desired acronym and the long title in the application without giving a reason.<br /> <br /> === Contact details ===<br /> '''1.    My place of residence will change before the financing. Do I take the place of residence where I/the GbR is/is registered with the tax office&lt;ins&gt;,&lt;/ins&gt; for the advance notification?'''<br /> <br /> As long as the documents reach you like this&lt;ins&gt;,&lt;/ins&gt; that's fine.<br /> <br /> === Funding in general ===<br /> '''1.    Is it permitted to pay for work equipment or services from the funding?'''<br /> <br /> Formally, you only receive funding for the hours you work on the project (your wages, so to speak). The subsequent use of the funds is not relevant for us.<br /> <br /> === Project participants ===<br /> '''1.    Can the project management still be changed now?'''<br /> <br /> Yes, the project management can still be changed before submitting the application. The project management is specified in the easy application.<br /> <br /> '''2.    A team member has withdrawn from the project. What do I need to do to carry out the project solo?''' <br /> <br /> If a team member withdraws and you have the expertise and capacity to carry out the project on your own&lt;ins&gt;,&lt;/ins&gt;, you can submit the application documents as an individual.<br /> <br /> '''3.    Is it possible to include new team members in the funding programme after the application has been submitted?'''<br /> <br /> No! If in doubt, include all the people who are needed for the project in the GbR, even if they are not yet 100% committed. It's not a problem if individual people don't bill any hours later on. But please note that participation in the GbR is also associated with effort for the team members.<br /> <br /> '''4.    What options do I have if I want to work with team members/experts outside Germany?'''<br /> <br /> Only people who are members of the GbR and who are resident in Germany during the project period can bill project-related hours. Other people can work on a voluntary basis (i.e. do not receive funding). <br /> <br /> === Preliminary calculation of personnel costs ===<br /> '''1.    Regarding personnel categories: I am insured with KSK (Künstlersozialkasse) and with them I am a &quot;web designer&quot;. Accordingly, my activity would have to be described as such, otherwise I risk losing my compulsory insurance with the KSK.'''<br /> <br /> The application can also include a &quot;combined&quot; category such as &quot;SW development and web design&quot; or just &quot;web design&quot;. Please choose the category that is safest from an insurance point of view. However, make sure that the description also matches the target group of the funding programme.<br /> <br /> '''2.    Can we enter more hours than proposed in the application? Instead of the original 720, it would now be 840 hours?'''<br /> <br /> More hours in the application are possible with justification and agreement with the DLR-PT.<br /> <br /> '''3.    Do the hours billed at the end have to be exactly as stated in this application? Or can we distribute them differently if necessary?'''<br /> <br /> The billed hours can change. The final settlement is then decisive.<br /> <br /> '''4.    Winter round: Is there anything I need to bear in mind when calculating over the turn of the year?''' <br /> <br /> The entry of working hours is based on annual slices, so a realistic distribution of hours must be made for the first four months and the last two months of the term for each project participant.<br /> <br /> === Hourly rate ===<br /> '''1.    What do we have to consider with the hourly rate?'''<br /> <br /> With an hourly rate of €50, no previous hourly rate needs to be proven.<br /> <br /> '''2.    Does the application for a higher hourly rate (than the standard rate of EUR 50) require justification?''' <br /> <br /> No. You must list the experience of the personnel categories in the explanation of the personnel cost item, but do not explicitly refer to the respective hourly rates. If you can prove a higher hourly rate with project-relevant work (e.g. you apply for €60 and prove that you have already achieved at least €61 on the market), this will usually be recognised. The application will not be rejected for this reason, but at most reduced to the standard rate of €50.<br /> <br /> '''3.    If there are several people in the same personnel category, do they all have to prove the rate individually?'''<br /> <br /> Yes, each person in the team whose hourly rate is above €50 must prove this by submitting their own invoices for freelance work.<br /> <br /> === Specifics of the team (GbR) ===<br /> '''1.    Is only a GbR possible or is another company form also possible?'''<br /> <br /> Only the formation of a GbR is permitted for teamwork. Individuals are considered freelance sole proprietorships and do not have to set up anything.<br /> <br /> '''2.    Who do we have to register the GbR with?''' <br /> <br /> At the tax office. Further details sometimes vary from region to region (see [https://www.berlin.de/ea/emeldung/emeldung/?op=emeldung-start-meldeart GbR-Anmeldung Berlin]).<br /> <br /> '''3.    Is it possible to set up a GbR with several managing directors?'''<br /> <br /> Not for funding in the Prototype Fund. We require a managing director who then signs the documents in a legally binding manner. This is also necessary later for payment requests etc., otherwise the documents always have to be signed by several people.<br /> <br /> '''4.    Does a partnership agreement have to be drawn up to establish the GbR or is this optional?'''<br /> <br /> The declaration of formation of a GbR according to the shared template is sufficient.<br /> <br /> '''5.    GbR declaration'''<br /> <br /> In addition to the names of the partners and their addresses, the name of the GbR must also be stated there.'''<br /> <br /> '''6.    When setting up a GbR, you must specify a precise line of business. Which one applies here?'''<br /> <br /> Use the experience of previous projects and choose the line of business that fits best, e.g. &quot;Software development.&quot;<br /> <br /> '''7.    Do all partners have to apply for a tax number to set up the GbR?'''<br /> <br /> The GbR's tax number is sufficient.<br /> <br /> '''8.    What is the deadline for the account/tax number of the GbR?'''<br /> <br /> Send the tax number to the DLR-PT as soon as you have it. The bank account details can be submitted later, but must be available before the first payment. Remember to send the documents signed by the management to the project management organisation.<br /> <br /> == Attachments to the application ==<br /> We have compiled the documents you need for the application in the [[Antragsstellung|Checklist]].<br /> <br /> === Project description and conditions ===<br /> '''1.    ''' '''Do I have to submit a project description? How does this differ from the project outline with which I applied?'''<br /> <br /> A project description must be attached to every application. These are your submission texts and, if applicable, answers to the jury's comments and requirements that have already been incorporated.<br /> <br /> '''2.    ''' '''I have received conditions. What do I have to consider?'''<br /> <br /> Conditions must be taken into account in the project description (see [[Antragsworkshop|Mustergliederung]]). If you have received funding conditions from the jury, please explicitly address the feedback and explain how you will incorporate it into your work plan, for example. <br /> <br /> === Proof of own contribution ===<br /> '''1.    What is the amount of the own contribution to be proven?'''<br /> <br /> A funding rate of 95% applies, so 5% of the total costs (displayed in easy-online) must be proven. For the full funding amount, this is €2,500.<br /> <br /> '''2.    Is a screenshot from online banking sufficient to prove the personal contribution or must a paper bank statement be submitted?'''<br /> <br /> A screenshot from online banking with the account holder's name visible and a positive balance is sufficient for proof of personal contribution.<br /> <br /> '''3.    Submission of account statement for personal contribution: copy only from the managing director or from all GbR members?'''<br /> <br /> If a GbR account already exists, then a statement showing the amount of the 5% personal contribution is sufficient. Otherwise, please obtain proof from as many team members as necessary until the required personal contribution has been reached.<br /> <br /> === De minimis form ===<br /> '''1.    If I have already received PTF funding in the previous year, do I have to enter this in the de minimis form?'''<br /> <br /> Yes, if the funding recipient is the same, the previous funding must be entered. <br /> <br /> '''2.    Does this also apply if the same persons (but in a different GbR constellation) have already received funding or is this then a different funding recipient because a different GbR?''' <br /> <br /> This is then a different grant recipient; registration is not necessary.<br /> <br /> '''3.    What is the form of the grant?'''<br /> <br /> &quot;Zuwendung aus dem Bundeshaushalt&quot;, in English: &quot;Grant from the federal budget&quot;<br /> <br /> '''4.    Are both the subsidy amount and the subsidy value the amount paid to the GbR?'''<br /> <br /> Yes.<br /> <br /> '''5.    What information should be entered in the &quot;de minimis certificate&quot;?'''<br /> <br /> In addition to the name of the applicant and the funding code, the relevant boxes must be ticked, any previous funding must be listed and the document must be signed with a legally binding signature (by the management in the case of a GbR).<br /> <br /> == Application submission via easy-online ==<br /> <br /> === Application workshop ===<br /> Information, documents and assistance regarding the application process [[Antragsworkshop|can be found here]].<br /> <br /> === General information ===<br /> '''1.    My project has been selected for funding, how can I now create the electronic funding application?'''<br /> <br /> The application for the funding measure &quot;Software Sprint&quot; (Prototype Fund) is created via the electronic form system of the Federal Government (easy-online). The input mask is only accessible during the application phase, and the DLR-PT team provides detailed instructions during the [[Antragsworkshop|Antragsworkshop]].<br /> <br /> '''2.    Can I temporarily save the processing status in easy-online?'''<br /> <br /> Yes, you can use the &quot;Save (XML)&quot; function to save the work status. You can then continue editing or import the file at a later time with &quot;Continue editing draft&quot; to continue.<br /> <br /> '''3.    What is the purpose of registering for profi-Online?'''<br /> <br /> This enables the semi-electronic procedure for payment of the grant. Submit the application directly via easy-online with the application for the grant.<br /> <br /> '''4.    How can I submit attachments with my application?'''<br /> <br /> Attachments can be submitted via easy-online, but only after you have selected &quot;Submit final version&quot;.<br /> <br /> '''5.    Can I submit the application completely digitally?'''<br /> <br /> Yes! Instead of submitting a paper application with a handwritten signature, you have the option of submitting your application (including attachments) using a TAN procedure. This procedure allows you to verify a form by means of a TAN sent to an e-mail address, thus eliminating the need to submit the paper version with signature by post to the project organiser.<br /> <br /> '''6.    How can I select the TAN procedure for submitting the application?'''<br /> <br /> After checking the final version, selecting the e-mail addresses for the confirmation of receipt and any attachments, the signature form is selected. After selecting the TAN procedure '''Verification by TAN (sent to e-mail address)''', the form is submitted by clicking on &quot;Send final version&quot;. Once the form has been successfully submitted and the PDF and XML have been downloaded, verification can be started. The &quot;Perform TAN-based signature&quot; button opens a dialogue that guides users through the verification process. First, an e-mail address must be selected that should also receive the confirmation of receipt. Multiple selection is not possible. After selection and confirmation, an alphanumeric TAN is generated (stored in the internal cache of the application, is not stored in cookies). The generated TAN is sent by the system to the user by e-mail. The TAN must be entered in the field provided within 15 minutes and confirmed with &quot;Check TAN&quot;. If an incorrect TAN is entered, a message is displayed. If the entry is correct, the dialogue closes automatically and a message appears on the &quot;Submit final version&quot; page stating that the form has been successfully verified. The final PDF version now shows the name of the person who carried out the TAN procedure.<br /> <br /> == Grant notification ==<br /> Important information and explanations on the grant notification [[Zuwendungsbescheid|can be found here]].<br /> <br /> =During the funding period=<br /> <br /> ===Changes to the application===<br /> '''1.    Is it possible to include new team members in the funding after the application has been submitted?'''<br /> <br /> No.<br /> <br /> '''2.    If we change our name/acronym during the term, must this be reported?'''<br /> <br /> Please inform both OKF and DLR-PT of any changes during the active funding period and always include your funding reference number in your e-mail and postal communication.<br /> <br /> '''3.    My place of residence changes during the funding period. Where do I have to report it?'''<br /> <br /> If you change your address, please inform [[DLR-Ansprechpartner*innen R16|your DLR-PT contact person]].<br /> <br /> '''4.    Do the hours billed at the end have to be distributed exactly as stated in this application?''' <br /> <br /> The distribution of the billed hours (across personnel categories and/or annual slices) may change. The final statement is decisive.<br /> <br /> === Payment requests ===<br /> Important information on creating a payment request [[Zahlungsanforderungen|can be found here]].<br /> <br /> = After the funding period =<br /> <br /> === Final report ===<br /> Important information on preparing the final report [[Schlussbericht|can be found here]]. <br /> <br /> '''1.    What are the requirements for the final report?'''<br /> <br /> When preparing the reports, please ensure good machine readability and submit the original digital version to DLR-PT - no scans!<br /> <br /> '''2.    The second condition of the funding is to make the resulting code available under an open source licence. How am I supposed to prove this?'''<br /> <br /> In the final report, you must provide a link to the code that you wrote during the funding period. The code must remain available under an open source licence after the funding period!</div>

Clara https://wiki.prototypefund.de/index.php?title=Zuwendungsbescheid&diff=48068 2025-04-30T11:44:28Z

<p>Clara: /* Zuwendungsbescheid */</p> <hr /> <div>''(English version below)''<br /> <br /> Der Zuwendungsbescheid gilt als eure offizielle Zusage für die Förderung!<br /> <br /> '''Zeitpunkt des Erhalts des Zuwendungsbescheids:''' Diesen bekommt ihr in der Regel vor Beginn der Förderzeit. Leider kann es vereinzelt vorkommen, dass der Umschlag mit dem Zuwendungsbescheid manchmal zu spät eintrifft, möglicherweise sogar nach Beginn des Förderzeitraums. Macht euch in diesem Fall keine Sorgen. Falls es Probleme mit eurer Förderung geben sollte, hättet ihr bereits entsprechende Informationen erhalten. Die Förderphase beginnt trotzdem wie geplant, und der Bescheid wird lediglich etwas später eintreffen.<br /> <br /> '''Wichtige Schritte nach Erhalt des Zuwendungsbescheids:''' Bitte lest den Zuwendungsbescheid sorgfältig durch und bewahrt ihn sicher auf. Obwohl die vielen Seiten des Bescheids möglicherweise unübersichtlich erscheinen können, haben wir die wichtigsten Punkte hier für Euch zusammengetragen. Beachtet jedoch, dass das Lesen dieser Seite nicht das detaillierte Studium des Zuwendungsbescheids ersetzt.<br /> <br /> Bei eventuellen Fragen zum Zuwendungsbescheid könnt Ihr euch an [[DLR-Ansprechpartner*innen JG01|eure DLR-PT-Ansprechpartner*innen]] wenden.<br /> <br /> == Zuwendungsbescheid ==<br /> <br /> === Seite 1: Key Facts ===<br /> Hier findet ihr die wichtigsten Eckdaten zu Eurer Förderung, darunter das '''Förderkennzeichen'''. Euer Projektname mag sich ändern, aber mit dem Förderkennzeichen kann euer Vorhaben immer individuell zugeordnet werden. Verwendet es also immer in der Kommunikation mit dem DLR-PT und fügt es euren Dokumenten hinzu (z.B. Vorhabenbeschreibung, Schlussbericht, etc.)<br /> <br /> Eine detaillierte '''Fördersummenberechnung''' findet sich im Anhang &quot;Gesamtvorkalkulation&quot;.<br /> <br /> === Seiten 2-7: Eure Förderung ===<br /> Die Seiten 2-7 sind die wichtigsten im Zuwendungsbescheid und enthalten entscheidende Informationen für den Förderzeitraum und danach:<br /> <br /> * Die '''maximale Fördersumme''', die ihr abrufen könnt (für Winterrunden auch wichtig: die Aufteilung der Fördersumme auf beide Jahre).<br /> * '''Aufbewahrung''': Ihr müsst alle relevanten Unterlagen für mindestens drei (Steuer-)Jahre aufbewahren. <br /> *&quot;'''De-minimis&quot;-Bescheinigung''': Die De-minimis-Bescheinigung müsst ihr für zehn Jahre aufbewahren und angeben, falls ihr weitere Förderungen bekommt, bei denen die &quot;De-minimis&quot;-Behilfe-Regel gilt.<br /> * '''Veröffentlichungen''':<br /> **Nutzt die BMBF-Logos bei Veröffentlichungen (z.B. auf Webseiten, GitHub-Repos, Flyern, usw.). Die Logos [https://www.bmbf.de/bmbfservice/ findet ihr hier] (Benutzername: &quot;zuwendungs-info&quot;, Passwort: &quot;bmbf2006&quot;).<br /> **Eure Projektwebsite mit dem BMBF-Logo muss an [[DLR-Ansprechpartner*innen R16|eure DLR-PT-Ansprechpartner*innen]] zur Abnahme geschickt werden.<br /> **Wissenschaftliche Artikel müssen Open Access sein oder nach einer 12-monatigen Embargofrist frei zugänglich gemacht werden.<br /> <br /> === NKBF 2017 ===<br /> Die &quot;Nebenbestimmungen für Zuwendungen auf Kostenbasis des Bundesministeriums für Bildung und Forschung an gewerbliche Unternehmen für Forschungs- und Entwicklungsvorhaben&quot; sind die allgemeinen Regeln für die Förderung im BMBF. Sie gelten für verschiedene Arten von Förderungen und passen nur teilweise zu der genauen Art der Förderung, die wir im Prototype Fund anbieten. Nehmt sie zur Kenntnis und wundert euch nicht, wenn nicht alles zum Förderbetrag, zum Zeitrahmen oder zur Struktur Eurer Förderung passt.<br /> <br /> === Rücksendung der Dokumente ===<br /> <br /> * '''Empfangsbestätigung'''<br /> * '''Rechtsbehelfsverzicht'''<br /> <br /> Unterschreibt beide Dokumente (ja, mit Papier und Stift!) und sendet sie per Post an den DLR-PT.<br /> <br /> === Hinweise für Zahlungsempfänger ===<br /> Am Ende des Zuwendungsbescheids findet ihr eine Dokumentation für die Zahlungsanforderungen. [[Zahlungsanforderungen|Hier findet ihr]] zusätzliche Tipps und wichtige Links. <br /> <br /> Nach dem ersten Monat der Förderzeit organisieren wir einen Call, bei dem der DLR-PT Euch durch eine [[Zahlungsanforderungen|Zahlungsanforderung]] führt und eure Fragen zum Thema beantwortet.<br /> <br /> = In English =<br /> The funding notification (&quot;Zuwendungsbescheid&quot;) serves as your official confirmation for the grant! <br /> <br /> '''Time of receiving the funding notification''': Typically, you will receive this before the start of the funding period. Unfortunately, on rare occasions, the envelope containing the funding notification might arrive late, possibly even after the start of the funding period. In such cases, don't worry. If there were any issues with your funding, you would have already received relevant information. The funding phase will commence as planned, and the notification will just arrive a bit later.<br /> <br /> '''Important steps after receiving the funding notification:''' Please read the funding notification carefully and keep it safe. While the many pages of the notification may seem overwhelming, we have compiled the key points for you here. However, note that reading this page does not replace a detailed study of the funding notification.<br /> <br /> If you have any questions about the funding notification, you can contact [[DLR-Ansprechpartner*innen JG01|your DLR-PT contact person]].<br /> <br /> === Page 1: Key Facts ===<br /> Here, you will find the essential details about your funding, including the funding identification code (&quot;Förderkennzeichen&quot;). Your project name may change, but the funding identification code allows your project to be individually identified. Always use it in communication with DLR-PT and include it in your documents (e.g., project description, final report, etc.). <br /> <br /> A detailed funding calculation can be found in the appendix &quot;Gesamtvorkalkulation”.<br /> <br /> === Pages 2-7: Your funding ===<br /> Pages 2-7 are the most important ones and contain vital information for the funding period and beyond: <br /> <br /> * The '''maximum funding amount''' you can request (important for winter rounds: the allocation of the funding amount over both years).<br /> * '''Document Storage''': You must keep all relevant documents for at least three (tax) years.<br /> * '''&quot;De-minimis&quot;-Beihilfe:''' Keep the &quot;De-minimis&quot; certificate for ten (tax) years and provide it if you receive additional funding where the &quot;De-minimis&quot; aid rule applies.<br /> * '''Publications''':<br /> ** Use the BMBF logos in publications (e.g., on websites, GitHub repos, flyers, etc.). Logos [https://www.bmbf.de/bmbfservice/ are available here] (Username: &quot;zuwendungs-info&quot;, Password: &quot;bmbf2006&quot;).<br /> ** Your project website with the BMBF logo must be submitted to [[DLR-Ansprechpartner*innen R16|your DLR-PT contact person]] for approval.<br /> ** Scientific articles must be Open Access or made freely accessible after a 12-month embargo period.<br /> <br /> === NKBF 2017 ===<br /> The &quot;Nebenbestimmungen für Zuwendungen auf Kostenbasis des Bundesministeriums für Bildung und Forschung an gewerbliche Unternehmen für Forschungs- und Entwicklungsvorhaben&quot; (In English: &quot;Supplementary Provisions for Grants on a Cost Basis from the Federal Ministry of Education and Research to Commercial Enterprises for Research and Development Projects&quot;) contain the general rules for BMBF funding. They apply to different types of grants and only partially match the exact type of funding we offer at Prototype Fund. Take note of them and don’t be surprised if not everything fits the amount, timeframe, or structure of your funding. <br /> <br /> === Return of documents ===<br /> <br /> * '''Empfangsbestätigung (Confirmation of receipt)'''<br /> * '''Rechtsbehelfsverzicht (Waiver of rights to appeal)'''<br /> <br /> Please sign (yes with pen and paper!) and send back to the DLR-PT.<br /> <br /> === Notes for payment recipients ===<br /> At the end of the grant notification you will find documentation for the payment requests. [[Zahlungsanforderungen|Here you will find]] additional tips and important links. After the first month of the funding period, we will organize a call where the DLR-PT team will guide you through a [[Zahlungsanforderungen|Zahlungsanforderung]] (payment request) and answer your questions about the topic.</div>

Clara https://wiki.prototypefund.de/index.php?title=FAQ_Projekttr%C3%A4ger&diff=48067 2025-04-30T10:19:30Z

<p>Clara: </p> <hr /> <div>''(English version below)''<br /> <br /> Hier findet ihr Fragen, die der DLR Projektträger (DLR-PT) bereits für euch beantwortet hat.<br /> <br /> =Allgemeines=<br /> <br /> ===Zuständigkeit===<br /> Der DLR Projektträger ist im Auftrag des BMBF für die Umsetzung der Fördermaßnahme verantwortlich, wobei das Team fachliche und administrative Aufgaben im Zusammenhang mit der Förderung organisiert und verwaltet.<br /> <br /> === Kontakt DLR-PT ===<br /> Bei Fragen stehen jeweils zwei Ansprechpartner*innen beim DLR-PT zur Verfügung, für fachliche Angelegenheiten und administrative Belange. Kontaktdaten für Jahrgang 01 [[DLR-Ansprechpartner*innen JG01|befinden sich hier]].<br /> <br /> =Vor der Förderzeit=<br /> <br /> == Antrag==<br /> <br /> === Förderkennzeichen ===<br /> Förderkennzeichen entnehmt ihr [[DLR-Ansprechpartner*innen JG01|der Tabelle hier]].<br /> <br /> === Projekttitel und Akronym ===<br /> '''1.    Wenn wir unseren Namen ändern, muss das irgendwo begründet werden oder geben wir einfach ein neues Akronym im Antrag an?'''<br /> <br /> Ihr könnt im Antrag einfach das gewünschte Akronym und den Langtitel angeben, ohne eine Begründung dafür.<br /> <br /> === Kontaktdetails ===<br /> '''1.    Mein Wohnort wird sich bis zur Finanzierung noch ändern. Nehme ich den Wohnort, an dem ich/die GbR beim Finanzamt angemeldet bin/ist&lt;ins&gt;,&lt;/ins&gt; für die Vorabmeldung?'''<br /> <br /> Solange die Dokumente euch so erreichen&lt;ins&gt;,&lt;/ins&gt; ist das in Ordnung.<br /> <br /> === Fördermittel allgemein ===<br /> '''1.    Ist es erlaubt, vom Fördergeld Arbeitsmittel oder Dienstleistungen zu bezahlen?'''<br /> <br /> Formal erhaltet ihr die Förderung nur für eure projektbezogen geleisteten Arbeitsstunden (sozusagen euren Lohn). Die anschließende Verwendung der Mittel ist für uns nicht relevant.<br /> <br /> === Vorhabenbeteiligte ===<br /> '''1.    Kann die Projektleitung jetzt noch geändert werden?'''<br /> <br /> Ja, die Projektleitung kann vor Antragseinreichung noch geändert werden. Im easy-Antrag wird die Projektleitung festgelegt.<br /> <br /> '''2.    Ein Teammitglied ist vom Projekt zurückgetreten. Was ist zu beachten, um das Projekt solo durchzuführen?''' <br /> <br /> Wenn ein Teammitglied ausscheidet und ihr die Expertise und Kapazitäten habt&lt;ins&gt;,&lt;/ins&gt; das Projekt alleine durchzuführen, könnt ihr die Antragsunterlagen als Einzelperson einreichen.<br /> <br /> '''3.    Ist es möglich nach der Antragseinreichung noch neue Teammitglieder in die Förderung miteinzubeziehen?'''<br /> <br /> Nein! Nehmt im Zweifelsfall gleich alle Personen in die GbR auf, die für das Projekt notwendig sind, auch wenn die Personen noch nicht 100%-ig zusagen können. Wenn einzelne Personen dann später keine Stunden abrechnen, ist das kein Problem. Aber beachtet, dass die Beteiligung in der GbR auch mit Aufwand für die Teammitglieder verbunden ist.<br /> <br /> '''4.    Welche Möglichkeiten hat man, wenn man mit Teammitgliedern/Experten außerhalb Deutschlands arbeiten möchte?'''<br /> <br /> Es können nur Personen projektbezogene Stunden abrechnen, die Mitglied der GbR sind und ihren Wohnsitz während der Projektlaufzeit in Deutschland haben. Andere Personen können ehrenamtlich mitarbeiten (erhalten also keine Förderung). <br /> <br /> === Vorkalkulation Personalkosten ===<br /> '''1.    Bezüglich Personalkategorien: Ich bin über die KSK (Künstlersozialkasse) versichert und bei denen bin ich &quot;Web Designer&quot;. Entsprechend müsste meine Tätigkeit so beschrieben werden, sonst riskiere ich meine Versicherungspflicht bei der KSK zu verlieren.'''<br /> <br /> Im Antrag kann auch eine &quot;kombinierte&quot; Kategorie stehen wie &quot;SW-Entwicklung und Webdesign&quot; oder auch nur &quot;Webdesign&quot;. Bitte wählt das, was versicherungstechnisch am sichersten ist. Achtet aber darauf, dass die Beschreibung auch zur Zielgruppe der Fördermaßnahme passt.<br /> <br /> '''2.    Können wir mehr Stunden eintragen, als im Antrag vorangeschlagen? Statt ursprünglich 720 wären es jetzt 840 Std.?'''<br /> <br /> Mehr Stunden im Antrag sind mit Begründung und Absprache mit dem DLR-PT möglich.<br /> <br /> '''3.    Müssen die am Ende abgerechneten Stunden genau so sein, wie in diesem Antrag angegeben? Oder können wir das nach Bedarf noch anders verteilen?'''<br /> <br /> Die abgerechneten Stunden können sich ändern. Entscheidend ist dann die Endabrechnung.<br /> <br /> '''4.    Winterrunde: Muss ich bei der Kalkulation über den Jahreswechsel etwas beachten?''' <br /> <br /> Die Eintragung der Arbeitsstunden erfolgt auf Basis von Jahresscheiben, also ist hier eine realistische Aufteilung der Stunden auf die ersten vier Monate und die letzten beiden Monate der Laufzeit je Projektbeteiligten vorzunehmen.<br /> <br /> === Stundensatz ===<br /> '''1.    Was müssen wir beim Stundensatz beachten?'''<br /> <br /> Bei einem 50€-Stundensatz muss kein bisher erzielter Stundensatz nachgewiesen werden.<br /> <br /> '''2.    Erfordert die Beantragung eines höheren Stundensatzes (als der Standardsatz von 50€) eine Begründung?''' <br /> <br /> Nein. Ihr müsst bei der Erläuterung der Kostenposition Personal die Erfahrungen der Personalkategorien aufführen, aber nicht explizit auf die jeweiligen Stundensätze eingehen. Wenn Ihr einen höheren Stundensatz mit projektrelevanten Arbeiten nachweist (z.B. Ihr beantragt 60€ und weist nach, dass Ihr schon mindestens 61€ am Markt erzielt habt), dann wird dies in der Regel anerkannt. Der Antrag wird deswegen nicht abgelehnt, sondern allenfalls auf den Standardsatz von 50€ gekürzt.<br /> <br /> '''3.    Wenn es mehrere Leute mit derselben Personalkategorie gibt, müssen dann alle Personen je einzeln den Satz nachweisen?'''<br /> <br /> Ja, jede Person im Team, deren Stundensatz über 50€ liegt, muss dies durch eigene Rechnungen für eine freischaffende Tätigkeit nachweisen.<br /> <br /> === Besonderheiten Team (GbR) ===<br /> '''1.    Geht nur eine GbR oder ist auch eine andere Gesellschaftsform möglich?'''<br /> <br /> Nur die Gründung einer GbR ist für Teamarbeit zulässig. Einzelpersonen gelten als Freiberufliche Einzelunternehmen und müssen nichts gründen.<br /> <br /> '''2.    Bei wem müssen wir die GbR anmelden?''' <br /> <br /> Beim Finanzamt. Weiteres ist manchmal regional verschieden (siehe [https://www.berlin.de/ea/emeldung/emeldung/?op=emeldung-start-meldeart GbR-Anmeldung Berlin]).<br /> <br /> '''3.    Ist es möglich, eine GbR mit mehreren Geschäftsführer*innen zu gründen?'''<br /> <br /> Nicht für die Förderung im Prototype Fund. Wir benötigen eine Geschäftsführung, die die Unterlagen dann rechtsverbindlich unterzeichnet. Das ist auch später bei Zahlungsanforderungen etc. notwendig, sonst müssen die Dokumente immer von mehreren Leuten gezeichnet werden.<br /> <br /> '''4.    Muss zur Gründung der GbR ein Gesellschaftsvertrag erstellt werden oder ist das optional?'''<br /> <br /> Es reicht die Erklärung zur Gründung einer GbR laut der geteilten Vorlage.<br /> <br /> '''5.    GbR-Erklärung'''<br /> <br /> Es muss dort neben den Namen der Gesellschafter*innen und deren Anschriften auch der Name der GbR angegeben werden.<br /> <br /> '''6.    Bei der Gründung der GbR muss man einen genauen Gewerbezweig angeben. Welcher ist hier zutreffend?'''<br /> <br /> Nutzt die Erfahrungen früherer Projekte und wählt den Gewerbezweig, der am besten passt, z.B. &quot;Softwareentwicklung.&quot;<br /> <br /> '''7.    Müssen zur Gründung der GbR alle Gesellschafter*innen eine Steuernummer beantragen?'''<br /> <br /> Die Steuernummer der GbR ist ausreichend.<br /> <br /> '''8.    Was ist die Frist für Konto/Steuernummer der GbR?'''<br /> <br /> Schickt die Steuernummer dem DLR-PT sobald sie Euch vorliegt. Die Kontoverbindung kann später nachgereicht werden, sie muss vor der ersten Auszahlung vorliegen. Denkt daran, die Dokumente von der Geschäftsführung unterzeichnet an den Projektträger zu schicken.<br /> <br /> == Anlagen zum Antrag ==<br /> Welche Unterlagen ihr für den Antrag braucht, haben wir [[Antragsworkshop|in der Checkliste]] zusammengetragen.<br /> <br /> === Vorhabenbeschreibung und Auflagen ===<br /> '''1.      ''' '''Muss ich eine Vorhabensbeschreibung abgeben? Wie unterscheidet sich diese von der Projektskizze, mit der ich mich beworben habe?'''<br /> <br /> Zu jedem Antrag muss eine Vorhabensbeschreibung als Anlage beigefügt werden. Dabei handelt es sich um eure Einreichungstexte und, falls zutreffend, bereits eingearbeitete Antworten auf die Anmerkungen und Auflagen der Jury.<br /> <br /> '''2.      ''' '''Ich habe Auflagen erhalten. Was muss ich beachten?'''<br /> <br /> Auflagen sind in der Vorhabenbeschreibung zu berücksichtigen (siehe [[Antragsworkshop|Mustergliederung]]). Falls ihr von der Jury Auflagen zur Förderung erhalten habt, geht bitte ausdrücklich auf das Feedback ein und erklärt, wie ihr es bspw. in euren Arbeitsplan aufnehmen werdet. <br /> <br /> === Nachweis Eigenanteil ===<br /> '''1.       In welcher Höhe liegt der nachzuweisende Eigenanteil?'''<br /> <br /> Es gilt eine Förderquote von 95%, somit sind 5% der Gesamtkosten (wird in easy-online angezeigt) nachzuweisen. Bei voller Förderhöhe sind dies 2.500€.<br /> <br /> '''2.       Ist für den Nachweis des Eigenanteils ein Screenshot aus dem Onlinebanking ausreichend oder muss ein Papier-Kontoauszug vorgelegt werden?'''<br /> <br /> Ein Screenshot aus dem Onlinebanking mit sichtbarem Kontoinhabernamen und positivem Saldo reicht für den Eigenanteilsnachweis aus.<br /> <br /> '''3.       Vorlage Kontoauszug für Eigenanteil: Kopie nur vom Geschäftsführer oder von allen GbR-Mitgliedern?'''<br /> <br /> Wenn schon ein GbR-Konto besteht, dann reicht ein Auszug mit der Höhe des 5%-igen Eigenanteils. Sonst bitte von so vielen Teammitgliedern Nachweise einholen, bis der erforderliche Eigenanteil erreicht ist.<br /> <br /> === De-minimis-Formular ===<br /> '''1.       Wenn ich bereits im Vorjahr eine PTF-Förderung erhalten habe, ist diese in das De-minimis-Formular einzutragen?'''<br /> <br /> Ja, wenn der Zuwendungsempfänger identisch ist, ist die frühere Förderung einzutragen. <br /> <br /> '''2.       Gilt das auch, wenn die gleichen Personen (aber in einer anderen GbR Konstellation) bereits eine Förderung bekommen haben oder ist das dann ein anderer Zuwendungsempfänger, weil andere GbR?''' <br /> <br /> Das ist dann ein anderer Zuwendungsempfänger; eine Eintragung ist nicht notwendig.<br /> <br /> '''3.       Was ist die Form der Beihilfe?'''<br /> <br /> &quot;Zuwendung aus dem Bundeshaushalt&quot;<br /> <br /> '''4.       Sind sowohl Fördersumme als auch Subventionswert die Summe, die der GbR ausgezahlt wurden?'''<br /> <br /> Ja.<br /> <br /> '''5.       Welche Angaben sind in die „De-minimis-Bescheinigung“ einzutragen?'''<br /> <br /> Neben dem Namen des/der Antragstellerin und dem Förderkennzeichen sind die entsprechenden Kreuze zu setzen, ggfs. frühere Förderungen aufzulisten und das Dokument rechtsverbindlich zu unterzeichnen (bei GbR durch die Geschäftsführung).<br /> <br /> == Antragseinreichung via easy-online ==<br /> <br /> === Antragsworkshop ===<br /> Infos, Dokumente und Hilfestellungen rund um die Antragsstellung [[Antragsworkshop|findet ihr hier]].<br /> <br /> === Allgemeines ===<br /> '''1.       Mein Projekt wurder zur Förderung ausgewählt, wie kann ich nun den elektronischen Förderantrag erstellen?'''<br /> <br /> Der Antrag für die Fördermaßnahme &quot;Software Sprint&quot; (Prototype Fund) wird über das Elektronische Formularsystem der Bundesregierung (easy-online) erstellt. Die Eingabemaske ist ausschließlich während der Antragsstellungsphase zugänglich, und das Team vom DLR-PT bietet eine detaillierte Anleitung während des [[Antragsworkshop|Antragsworkshops]].<br /> <br /> '''2.       Kann ich den Bearbeitungsstand in easy-online zwischenspeichern?'''<br /> <br /> Ja. Mit der Funktion „Speichern (XML)“ kann der Arbeitsstand gespeichert werden. Danach kann man die Bearbeitung fortsetzen oder die Datei zu einem späteren Zeitpunkt mit „Entwurf weiterbearbeiten“ einlesen, um fortzufahren.<br /> <br /> '''3.       Wofür ist die Anmeldung für profi-Online sinnvoll?'''<br /> <br /> Dies ermöglicht das halbelektronische Verfahren zur Auszahlung der Zuwendung. Stellt den Antrag gleich über easy-online mit dem Antrag auf Zuwendung.<br /> <br /> '''4.       Wie kann ich Anlagen mit meinem Antrag einreichen?'''<br /> <br /> Anlagen können via easy-online eingereicht werden, jedoch erst nachdem Ihr „Endfassung einreichen“ ausgewählt habt.<br /> <br /> '''5.       Kann ich den Antrag komplett digital einreichen?'''<br /> <br /> Ja! Ihr habt die Möglichkeit statt der Einreichung eines Papierantrags mit händischer Unterschrift, euren Antrag (inkl. Anhänge) über ein TAN-Verfahren einzureichen. Dieses Verfahren erlaubt es, ein Formular mittels einer an eine Mailadresse gesendete TAN zu verifizieren und somit entfällt dann das Nachreichen der Papierversion mit Unterschrift per Post an den Projektträger.<br /> <br /> '''6. Wie kann ich das TAN-Verfahren zur Antragseinreichung auswählen?'''<br /> <br /> Nach der Überprüfung der Endfassung, der Auswahl der E-Mail-Adressen für die Eingangsbestätigung und eventuellen Anhängen erfolgt die Auswahl der Signaturform. Nach Auswahl des TAN-Verfahrens ''&quot;Verifizierung per TAN (Versand an Mailadresse)&quot;'' wird das Formular durch Klicken auf &quot;Endfassung absenden&quot; eingereicht. Nach erfolgreichem Absenden und dem Download von PDF und XML kann die Verifizierung gestartet werden. Die Schaltfläche &quot;TAN-basierte Unterschrift durchführen&quot; öffnet einen Dialog, der Nutzer*innen durch den Verifizierungsprozess führt. Zuerst muss eine E-Mail-Adresse ausgewählt werden, die auch die Eingangsbestätigung erhalten soll. Eine Mehrfachauswahl ist nicht möglich. Nach Auswahl und Bestätigung wird eine alphanumerische TAN generiert (im internen Cache der Anwendung gespeichert, wird nicht in Cookies abgelegt). Die erzeugte TAN wird per E-Mail vom System an die Nutzer*in gesendet. Innerhalb von 15 Minuten muss die TAN im vorgesehenen Feld eingegeben und mit &quot;TAN prüfen&quot; bestätigt werden. Bei fehlerhafter Eingabe erfolgt ein Hinweis. Bei korrekter Eingabe schließt sich der Dialog automatisch, und auf der Seite &quot;Endfassung einreichen&quot; erscheint die Meldung, dass das Formular erfolgreich verifiziert wurde. Die PDF-Endfassung zeigt nun den Namen der Person, die das TAN-Verfahren durchgeführt hat.<br /> <br /> == Zuwendungsbescheid ==<br /> Wichtige Hinweise und Erläuterungen zum Zuwendungsbescheid [[Zuwendungsbescheid|findet ihr hier]].<br /> <br /> =Während der Förderzeit=<br /> <br /> ===Änderungen gegenüber dem Antrag===<br /> '''1.       Ist es möglich, nach der Antragseinreichung noch neue Teammitglieder in die Förderung miteinzubeziehen?'''<br /> <br /> Nein.<br /> <br /> '''2.       Wenn wir unseren Namen/unser Akronym während der Laufzeit ändern, muss das gemeldet werden?'''<br /> <br /> Bitte informiert sowohl OKF als auch DLR-PT während der aktiven Förderung über Änderungen und führt entsprechend euer Förderkennzeichen in der E-Mail und postalischen Kommunikation immer mit an.<br /> <br /> '''3.       Mein Wohnort verändert sich während der Förderzeit. Wo muss ich es melden?'''<br /> <br /> Bei Adressänderungen informiert eure DLR-PT-Ansprechpartner*innen.<br /> <br /> '''4.       Müssen die am Ende abgerechneten Stunden genauso verteilt sein, wie in diesem Antrag angegeben?''' <br /> <br /> Die Verteilung der abgerechneten Stunden (über Personalkategorien und/oder Jahresscheiben) kann sich ändern. Entscheidend ist die Endabrechnung.<br /> <br /> === Zahlungsanforderungen ===<br /> Wichtige Hinweise zur Erstellung einer Zahlungsanforderung [[Zahlungsanforderungen|findet ihr hier]].<br /> <br /> = Nach der Förderzeit =<br /> <br /> === Schlussbericht ===<br /> Wichtige Hinweise zur Erstellung des Schlussberichtes [[Schlussbericht|findet ihr hier]]. <br /> <br /> '''1.       Welche Anforderungen gibt es an den Schlussbericht?'''<br /> <br /> Bitte achtet bei der Erstellung der Berichte auf gute maschinelle Lesbarkeit und reicht die digitale Originalversion beim DLR-PT ein - keine Scans!<br /> <br /> '''2.       Bedingung der Förderung ist es, den entstandenen Code unter einer Open-Source-Lizenz verfügbar zu machen. Wie soll ich das nachweisen?'''<br /> <br /> Im Schlussbericht müsst ihr einen Link zum Code angeben, den ihr während des Förderzeitraums geschrieben habt. Der Code muss auch nach der Förderung unter einer Open-Source-Lizenz verfügbar bleiben!<br /> <br /> <br /> =In English=<br /> <br /> Here you will find questions that the DLR Project Management Organisation (DLR-PT) has already answered for you.<br /> <br /> =General information=<br /> <br /> ===Responsibility===<br /> The DLR Project Management Agency is responsible for the implementation of the funding measure on behalf of the BMBF. The team organises and manages technical and administrative tasks in connection with the funding.<br /> <br /> === Contact DLR-PT ===<br /> If you have any questions, there are two contact persons at DLR-PT for technical matters and administrative issues. Contact details for class 01 [[DLR-Ansprechpartner*innen JG01|can be found here]].<br /> <br /> = Before the funding period =<br /> <br /> == Application==<br /> <br /> === Förderkennzeichen ===<br /> In English: Funding reference number. They can be found [https://wiki.prototypefund.de/index.php?title=DLR-Ansprechpartner*innen_R15 in the table here].<br /> <br /> === Project title and acronym ===<br /> '''1.    If we change our name, do we have to justify this somewhere or do we simply enter a new acronym in the application?'''<br /> <br /> You can simply state the desired acronym and the long title in the application without giving a reason.<br /> <br /> === Contact details ===<br /> '''1.    My place of residence will change before the financing. Do I take the place of residence where I/the GbR is/is registered with the tax office&lt;ins&gt;,&lt;/ins&gt; for the advance notification?'''<br /> <br /> As long as the documents reach you like this&lt;ins&gt;,&lt;/ins&gt; that's fine.<br /> <br /> === Funding in general ===<br /> '''1.    Is it permitted to pay for work equipment or services from the funding?'''<br /> <br /> Formally, you only receive funding for the hours you work on the project (your wages, so to speak). The subsequent use of the funds is not relevant for us.<br /> <br /> === Project participants ===<br /> '''1.    Can the project management still be changed now?'''<br /> <br /> Yes, the project management can still be changed before submitting the application. The project management is specified in the easy application.<br /> <br /> '''2.    A team member has withdrawn from the project. What do I need to do to carry out the project solo?''' <br /> <br /> If a team member withdraws and you have the expertise and capacity to carry out the project on your own&lt;ins&gt;,&lt;/ins&gt;, you can submit the application documents as an individual.<br /> <br /> '''3.    Is it possible to include new team members in the funding programme after the application has been submitted?'''<br /> <br /> No! If in doubt, include all the people who are needed for the project in the GbR, even if they are not yet 100% committed. It's not a problem if individual people don't bill any hours later on. But please note that participation in the GbR is also associated with effort for the team members.<br /> <br /> '''4.    What options do I have if I want to work with team members/experts outside Germany?'''<br /> <br /> Only people who are members of the GbR and who are resident in Germany during the project period can bill project-related hours. Other people can work on a voluntary basis (i.e. do not receive funding). <br /> <br /> === Preliminary calculation of personnel costs ===<br /> '''1.    Regarding personnel categories: I am insured with KSK (Künstlersozialkasse) and with them I am a &quot;web designer&quot;. Accordingly, my activity would have to be described as such, otherwise I risk losing my compulsory insurance with the KSK.'''<br /> <br /> The application can also include a &quot;combined&quot; category such as &quot;SW development and web design&quot; or just &quot;web design&quot;. Please choose the category that is safest from an insurance point of view. However, make sure that the description also matches the target group of the funding programme.<br /> <br /> '''2.    Can we enter more hours than proposed in the application? Instead of the original 720, it would now be 840 hours?'''<br /> <br /> More hours in the application are possible with justification and agreement with the DLR-PT.<br /> <br /> '''3.    Do the hours billed at the end have to be exactly as stated in this application? Or can we distribute them differently if necessary?'''<br /> <br /> The billed hours can change. The final settlement is then decisive.<br /> <br /> '''4.    Winter round: Is there anything I need to bear in mind when calculating over the turn of the year?''' <br /> <br /> The entry of working hours is based on annual slices, so a realistic distribution of hours must be made for the first four months and the last two months of the term for each project participant.<br /> <br /> === Hourly rate ===<br /> '''1.    What do we have to consider with the hourly rate?'''<br /> <br /> With an hourly rate of €50, no previous hourly rate needs to be proven.<br /> <br /> '''2.    Does the application for a higher hourly rate (than the standard rate of EUR 50) require justification?''' <br /> <br /> No. You must list the experience of the personnel categories in the explanation of the personnel cost item, but do not explicitly refer to the respective hourly rates. If you can prove a higher hourly rate with project-relevant work (e.g. you apply for €60 and prove that you have already achieved at least €61 on the market), this will usually be recognised. The application will not be rejected for this reason, but at most reduced to the standard rate of €50.<br /> <br /> '''3.    If there are several people in the same personnel category, do they all have to prove the rate individually?'''<br /> <br /> Yes, each person in the team whose hourly rate is above €50 must prove this by submitting their own invoices for freelance work.<br /> <br /> === Specifics of the team (GbR) ===<br /> '''1.    Is only a GbR possible or is another company form also possible?'''<br /> <br /> Only the formation of a GbR is permitted for teamwork. Individuals are considered freelance sole proprietorships and do not have to set up anything.<br /> <br /> '''2.    Who do we have to register the GbR with?''' <br /> <br /> At the tax office. Further details sometimes vary from region to region (see [https://www.berlin.de/ea/emeldung/emeldung/?op=emeldung-start-meldeart GbR-Anmeldung Berlin]).<br /> <br /> '''3.    Is it possible to set up a GbR with several managing directors?'''<br /> <br /> Not for funding in the Prototype Fund. We require a managing director who then signs the documents in a legally binding manner. This is also necessary later for payment requests etc., otherwise the documents always have to be signed by several people.<br /> <br /> '''4.    Does a partnership agreement have to be drawn up to establish the GbR or is this optional?'''<br /> <br /> The declaration of formation of a GbR according to the shared template is sufficient.<br /> <br /> '''5.    GbR declaration'''<br /> <br /> In addition to the names of the partners and their addresses, the name of the GbR must also be stated there.'''<br /> <br /> '''6.    When setting up a GbR, you must specify a precise line of business. Which one applies here?'''<br /> <br /> Use the experience of previous projects and choose the line of business that fits best, e.g. &quot;Software development.&quot;<br /> <br /> '''7.    Do all partners have to apply for a tax number to set up the GbR?'''<br /> <br /> The GbR's tax number is sufficient.<br /> <br /> '''8.    What is the deadline for the account/tax number of the GbR?'''<br /> <br /> Send the tax number to the DLR-PT as soon as you have it. The bank account details can be submitted later, but must be available before the first payment. Remember to send the documents signed by the management to the project management organisation.<br /> <br /> == Attachments to the application ==<br /> We have compiled the documents you need for the application in the [[Antragsstellung|Checklist]].<br /> <br /> === Project description and conditions ===<br /> '''1.    ''' '''Do I have to submit a project description? How does this differ from the project outline with which I applied?'''<br /> <br /> A project description must be attached to every application. These are your submission texts and, if applicable, answers to the jury's comments and requirements that have already been incorporated.<br /> <br /> '''2.    ''' '''I have received conditions. What do I have to consider?'''<br /> <br /> Conditions must be taken into account in the project description (see [[Antragsworkshop|Mustergliederung]]). If you have received funding conditions from the jury, please explicitly address the feedback and explain how you will incorporate it into your work plan, for example. <br /> <br /> === Proof of own contribution ===<br /> '''1.    What is the amount of the own contribution to be proven?'''<br /> <br /> A funding rate of 95% applies, so 5% of the total costs (displayed in easy-online) must be proven. For the full funding amount, this is €2,500.<br /> <br /> '''2.    Is a screenshot from online banking sufficient to prove the personal contribution or must a paper bank statement be submitted?'''<br /> <br /> A screenshot from online banking with the account holder's name visible and a positive balance is sufficient for proof of personal contribution.<br /> <br /> '''3.    Submission of account statement for personal contribution: copy only from the managing director or from all GbR members?'''<br /> <br /> If a GbR account already exists, then a statement showing the amount of the 5% personal contribution is sufficient. Otherwise, please obtain proof from as many team members as necessary until the required personal contribution has been reached.<br /> <br /> === De minimis form ===<br /> '''1.    If I have already received PTF funding in the previous year, do I have to enter this in the de minimis form?'''<br /> <br /> Yes, if the funding recipient is the same, the previous funding must be entered. <br /> <br /> '''2.    Does this also apply if the same persons (but in a different GbR constellation) have already received funding or is this then a different funding recipient because a different GbR?''' <br /> <br /> This is then a different grant recipient; registration is not necessary.<br /> <br /> '''3.    What is the form of the grant?'''<br /> <br /> &quot;Zuwendung aus dem Bundeshaushalt&quot;, in English: &quot;Grant from the federal budget&quot;<br /> <br /> '''4.    Are both the subsidy amount and the subsidy value the amount paid to the GbR?'''<br /> <br /> Yes.<br /> <br /> '''5.    What information should be entered in the &quot;de minimis certificate&quot;?'''<br /> <br /> In addition to the name of the applicant and the funding code, the relevant boxes must be ticked, any previous funding must be listed and the document must be signed with a legally binding signature (by the management in the case of a GbR).<br /> <br /> == Application submission via easy-online ==<br /> <br /> === Application workshop ===<br /> Information, documents and assistance regarding the application process [[Antragsworkshop|can be found here]].<br /> <br /> === General information ===<br /> '''1.    My project has been selected for funding, how can I now create the electronic funding application?'''<br /> <br /> The application for the funding measure &quot;Software Sprint&quot; (Prototype Fund) is created via the electronic form system of the Federal Government (easy-online). The input mask is only accessible during the application phase, and the DLR-PT team provides detailed instructions during the [[Antragsworkshop|Antragsworkshop]].<br /> <br /> '''2.    Can I temporarily save the processing status in easy-online?'''<br /> <br /> Yes, you can use the &quot;Save (XML)&quot; function to save the work status. You can then continue editing or import the file at a later time with &quot;Continue editing draft&quot; to continue.<br /> <br /> '''3.    What is the purpose of registering for profi-Online?'''<br /> <br /> This enables the semi-electronic procedure for payment of the grant. Submit the application directly via easy-online with the application for the grant.<br /> <br /> '''4.    How can I submit attachments with my application?'''<br /> <br /> Attachments can be submitted via easy-online, but only after you have selected &quot;Submit final version&quot;.<br /> <br /> '''5.    Can I submit the application completely digitally?'''<br /> <br /> Yes! Instead of submitting a paper application with a handwritten signature, you have the option of submitting your application (including attachments) using a TAN procedure. This procedure allows you to verify a form by means of a TAN sent to an e-mail address, thus eliminating the need to submit the paper version with signature by post to the project organiser.<br /> <br /> '''6.    How can I select the TAN procedure for submitting the application?'''<br /> <br /> After checking the final version, selecting the e-mail addresses for the confirmation of receipt and any attachments, the signature form is selected. After selecting the TAN procedure '''Verification by TAN (sent to e-mail address)''', the form is submitted by clicking on &quot;Send final version&quot;. Once the form has been successfully submitted and the PDF and XML have been downloaded, verification can be started. The &quot;Perform TAN-based signature&quot; button opens a dialogue that guides users through the verification process. First, an e-mail address must be selected that should also receive the confirmation of receipt. Multiple selection is not possible. After selection and confirmation, an alphanumeric TAN is generated (stored in the internal cache of the application, is not stored in cookies). The generated TAN is sent by the system to the user by e-mail. The TAN must be entered in the field provided within 15 minutes and confirmed with &quot;Check TAN&quot;. If an incorrect TAN is entered, a message is displayed. If the entry is correct, the dialogue closes automatically and a message appears on the &quot;Submit final version&quot; page stating that the form has been successfully verified. The final PDF version now shows the name of the person who carried out the TAN procedure.<br /> <br /> == Grant notification ==<br /> Important information and explanations on the grant notification [[Zuwendungsbescheid|can be found here]].<br /> <br /> =During the funding period=<br /> <br /> ===Changes to the application===<br /> '''1.    Is it possible to include new team members in the funding after the application has been submitted?'''<br /> <br /> No.<br /> <br /> '''2.    If we change our name/acronym during the term, must this be reported?'''<br /> <br /> Please inform both OKF and DLR-PT of any changes during the active funding period and always include your funding reference number in your e-mail and postal communication.<br /> <br /> '''3.    My place of residence changes during the funding period. Where do I have to report it?'''<br /> <br /> If you change your address, please inform your DLR-PT contact person.<br /> <br /> '''4.    Do the hours billed at the end have to be distributed exactly as stated in this application?''' <br /> <br /> The distribution of the billed hours (across personnel categories and/or annual slices) may change. The final statement is decisive.<br /> <br /> === Payment requests ===<br /> Important information on creating a payment request [[Zahlungsanforderungen|can be found here]].<br /> <br /> = After the funding period =<br /> <br /> === Final report ===<br /> Important information on preparing the final report [[Schlussbericht|can be found here]]. <br /> <br /> '''1.    What are the requirements for the final report?'''<br /> <br /> When preparing the reports, please ensure good machine readability and submit the original digital version to DLR-PT - no scans!<br /> <br /> '''2.    The second condition of the funding is to make the resulting code available under an open source licence. How am I supposed to prove this?'''<br /> <br /> In the final report, you must provide a link to the code that you wrote during the funding period. The code must remain available under an open source licence after the funding period!</div>

Clara https://wiki.prototypefund.de/index.php?title=Main_Page&diff=48061 2025-04-24T14:18:04Z

<p>Clara: </p> <hr /> <div>''(English version below)''<br /> <br /> '''Liebe Prototypler*innen!''' <br /> <br /> Willkommen im Prototype-Fund-Wiki! '''Hier sammeln wir alle Infos rund um die Förderung sowie Admin-Tipps für euch.''' <br /> <br /> Natürlich wünschen wir uns auch, dass ihr '''mitmacht''': Habt ihr eine besonders gute oder schlechte Erfahrung mit einer Bank gemacht? Ist eine bestimmte Argumentation beim Finanzamt gut angekommen? Möchtet ihr eure Lieblingssteuerberater*in empfehlen? Teilt die Infos bitte hier (oder schickt sie uns per Mail oder Zulip), so können die nächsten Förderrunden auf euren Erfahrungen aufbauen (Accounts bekommt ihr von Marie-Lena). '''Together we are stronger!''' <br /> <br /> == Wichtige Links &amp; Infos für die Förderzeit ==<br /> <br /> === Die wichtigsten Links für die Förderzeit ===<br /> <br /> * Die [https://talk.prototypefund.de/ Chatplattform], wo ihr euch untereinander austauschen könnt.<br /> * [https://foerderportal.bund.de/profionline Profi-Online] für die [[Zahlungsanforderungen]].<br /> *Die Slides und andere Dokumente befinden sich im Nextcloud-Ordner. Den Link habt ihr per Mail von der Projektbetreuung bekommen.<br /> <br /> === Kontakt ===<br /> <br /> * Während der Förderzeit sind Marie, Clara und Marie-Lena für euch da. Am Besten schreibt ihr direkt '''projektbetreuung@prototypefund.de''' an - dort lesen wir beide mit.<br /> <br /> === Code of Conduct ===<br /> <br /> * Der [[Code of Conduct]] gilt für die Förderzeit, unsere Veranstaltungen und generell für den Umgang innerhalb der Prototype Fund Community. Wir bitten euch alle, die Seite vor der Förderzeit zu lesen.<br /> *Außerdem haben wir eine [[Meeting-Etikette]] für alle digitalen Meetings während der Förderzeit. Bitte lest euch diese Seite ebenfalls durch.<br /> <br /> == Kategorien ==<br /> <br /> === Seiten, die ihr die ganze Zeit braucht ===<br /> <br /> * [[Checkliste|Prototype-Fund-Checkliste]]<br /> * [[Lexikon]]<br /> *[[Der Prototype Fund|Die Förderstruktur Prototype Fund im Überblick]]<br /> *Infos über die [[Infrastruktur]], die wir zur Verfügung stellen<br /> <br /> === Vor der Antragsstellung ===<br /> *[[Antragsstellung]]<br /> *[[DLR FAQ|DLR-PT FAQ]]<br /> * [[Banken]]<br /> *[[Selbstständigkeit &amp; GbRs]]<br /> <br /> === Während der Förderzeit ===<br /> <br /> * Infos zum [[Onboarding]]<br /> <br /> *<br /> *Infos zum [[Zuwendungsbescheid]]<br /> *[[Nicht offiziell geförderte Teammitglieder|Umgang mit nicht offiziell geförderten Teammitgliedern]]<br /> *[[Zahlungsanforderungen]]<br /> *[[Steuern]]<br /> *[[Coachings]] - und hier unser Coaching-Partner [[Superbloom]]<br /> *[[Tools|Tools und Ressourcen]] für eure Projekte ('''Achtung''': Die Inhalte befinden sich jetzt in unserer [https://kb.prototypefund.de/ Knowledge Base])<br /> *[[Wo finde ich...]]<br /> *[[Tipps von geförderten Projekten|Tipps für euch aus den vorherigen Runden]]<br /> *[[Demo Day]]<br /> *Infos zum [[Offboarding]]<br /> *[[Schlussbericht]]<br /> <br /> === Sonstiges ===<br /> <br /> * [[Reisekosten|Reisekosten abrechnen]]<br /> *[[Über den PTF sprechen]]<br /> <br /> *<br /> <br /> == Dokumente pro Runde ==<br /> <br /> === Jahrgang 01 ===<br /> <br /> * [https://cloud.okfn.de/apps/calendar/p/Hfga2SsbEAmGNaKd Kalender für Jahrgang 01]<br /> * [[DLR-Ansprechpartner*innen JG01|Die Betreuer*innen vom DLR-PT für Jahrgang 01]]<br /> <br /> = In English =<br /> '''Dear Prototypers!'''<br /> <br /> Welcome to the Prototype-Fund-Wiki! '''Here we collect all information about the funding as well as admin tips for you.'''<br /> <br /> Of course we also hope that you '''participate''': Have you had a particularly good or bad experience with a bank? Has a particular argumentation gone down well with the tax office? Would you like to recommend your favorite tax advisor? Please share the information here (or send it to us via mail or zulip), so that the next funding rounds can build on your experiences (you can get an account from Marie-Lena). '''Together we are stronger!'''<br /> <br /> == Important links and infos for your funding time ==<br /> <br /> === Essential links for the funding time ===<br /> <br /> * The [https://talk.prototypefund.de/ chat platform] where you can exchange with each other.<br /> * The [https://cloud.okfn.de/s/egbjECrtdjLTYqM Nextcloud folder] where we upload slides and documents.<br /> * [https://foerderportal.bund.de/profionline Profi-Online] for the [[Zahlungsanforderungen|payment requests]].<br /> <br /> === Contact ===<br /> <br /> * Marie, Clara and Marie-Lena are here to help you during and around your funding time. Please contact us at '''projektbetreuung@prototypefund.de''' to ensure we both get your emails.<br /> <br /> === Code of Conduct ===<br /> <br /> * The [[Code of Conduct]] is applicable to the funding period, our events and interactions within the Prototype Fund community in general. We ask that you all read the page before the funding time.<br /> *We also have a [[Meeting-Etikette|meeting etiquette]] for all digital meetings during the funding period. Please read this page as well.<br /> <br /> == Categories ==<br /> <br /> === Useful documents ===<br /> <br /> * [[Checkliste|Prototype Fund checklist]]<br /> * [[Lexikon|Dictionary]]<br /> *[[Der Prototype Fund|An overview of the structure of Prototype Fund]]<br /> *Info about the [[Infrastruktur|infrastructure]] we provide<br /> <br /> === Before the application ===<br /> *[[Antragsstellung|Documents for the application]]<br /> *[[DLR FAQ|FAQ from DLR-PT]]<br /> * [[Banken|Banks]]<br /> *[[Selbstständigkeit &amp; GbRs|Freelancing and GbRs]]<br /> <br /> === During the funding period ===<br /> *<br /> *Information about the [[Zuwendungsbescheid|Zuwendungsbescheid (funding notice)]]<br /> *Information about [[onboarding]]<br /> *[[Nicht offiziell geförderte Teammitglieder|Working with non-officially funded team members]]<br /> *[[Zahlungsanforderungen|Payment requests]]<br /> *[[Steuern|Taxes]]<br /> *[[Coachings|Coaching]] - and here our coaching partner [[Superbloom]]<br /> *[[Tools|Tools and resources]] for your projects ('''Important''': You can find these resources from now on in our [https://kb.prototypefund.de/ Knowledge Base])<br /> *[[Wo finde ich...|Where can I find...]]<br /> *[[Tipps von geförderten Projekten|Tips from previous funding rounds]]<br /> *[[Demo Day]]<br /> *Information about [[offboarding]]<br /> *[[Schlussbericht|Final report]]<br /> <br /> === Other ===<br /> <br /> * [[Reisekosten|Travel expenses]]<br /> *[[Über den PTF sprechen|Talking about Prototype Fund]]<br /> <br /> *<br /> <br /> == Rounds ==<br /> <br /> === Class 01 ===<br /> <br /> * [https://cloud.okfn.de/apps/calendar/p/Hfga2SsbEAmGNaKd Calendar for class 01]<br /> * [[DLR-Ansprechpartner*innen JG01|Your contact persons at DLR-PT]]<br /> <br /> == Support ==<br /> [[File:Bmbf DSEE logos.png|center|frameless|700x700px]]<br /> *</div>

Clara https://wiki.prototypefund.de/index.php?title=Main_Page&diff=48058 2025-04-22T09:46:14Z

<p>Clara: </p> <hr /> <div>''(English version below)''<br /> <br /> '''Liebe Prototypler*innen!''' <br /> <br /> Willkommen im Prototype-Fund-Wiki! '''Hier sammeln wir alle Infos rund um die Förderung sowie Admin-Tipps für euch.''' <br /> <br /> Natürlich wünschen wir uns auch, dass ihr '''mitmacht''': Habt ihr eine besonders gute oder schlechte Erfahrung mit einer Bank gemacht? Ist eine bestimmte Argumentation beim Finanzamt gut angekommen? Möchtet ihr eure Lieblingssteuerberater*in empfehlen? Teilt die Infos bitte hier (oder schickt sie uns per Mail oder Zulip), so können die nächsten Förderrunden auf euren Erfahrungen aufbauen (Accounts bekommt ihr von Marie-Lena). '''Together we are stronger!''' <br /> <br /> == Wichtige Links &amp; Infos für die Förderzeit ==<br /> <br /> === Die wichtigsten Links für die Förderzeit ===<br /> <br /> * Die [https://talk.prototypefund.de/ Chatplattform], wo ihr euch untereinander austauschen könnt.<br /> * [https://foerderportal.bund.de/profionline Profi-Online] für die [[Zahlungsanforderungen]].<br /> *Die Slides und andere Dokumente befinden sich im Nextcloud-Ordner. Den Link habt ihr per Mail von der Projektbetreuung bekommen.<br /> <br /> === Kontakt ===<br /> <br /> * Während der Förderzeit sind Marie, Clara und Marie-Lena für euch da. Am Besten schreibt ihr direkt '''projektbetreuung@prototypefund.de''' an - dort lesen wir beide mit.<br /> <br /> === Code of Conduct ===<br /> <br /> * Der [[Code of Conduct]] gilt für die Förderzeit, unsere Veranstaltungen und generell für den Umgang innerhalb der Prototype Fund Community. Wir bitten euch alle, die Seite vor der Förderzeit zu lesen.<br /> *Außerdem haben wir eine [[Meeting-Etikette]] für alle digitalen Meetings während der Förderzeit. Bitte lest euch diese Seite ebenfalls durch.<br /> <br /> == Kategorien ==<br /> <br /> === Seiten, die ihr die ganze Zeit braucht ===<br /> <br /> * [[Checkliste|Prototype-Fund-Checkliste]]<br /> * [[Lexikon]]<br /> *[[Der Prototype Fund|Die Förderstruktur Prototype Fund im Überblick]]<br /> *Infos über die [[Infrastruktur]], die wir zur Verfügung stellen<br /> <br /> === Vor der Antragsstellung ===<br /> *[[Antragsstellung]]<br /> *[[DLR FAQ|DLR-PT FAQ]]<br /> * [[Banken]]<br /> *[[Selbstständigkeit &amp; GbRs]]<br /> <br /> === Während der Förderzeit ===<br /> <br /> * Infos zum [[Onboarding]]<br /> <br /> *<br /> *Infos zum [[Zuwendungsbescheid]]<br /> *[[Nicht offiziell geförderte Teammitglieder|Umgang mit nicht offiziell geförderten Teammitgliedern]]<br /> *[[Zahlungsanforderungen]]<br /> *[[Steuern]]<br /> *[[Coachings]] - und hier unser Coaching-Partner [[Superbloom]]<br /> *[[Tools|Tools und Ressourcen]] für eure Projekte ('''Achtung''': Die Inhalte befinden sich jetzt in unserer [https://kb.prototypefund.de/ Knowledge Base])<br /> *[[Wo finde ich...]]<br /> *[[Tipps von geförderten Projekten|Tipps für euch aus den vorherigen Runden]]<br /> *[[Demo Day]]<br /> *Infos zum [[Offboarding]]<br /> *[[Schlussbericht]]<br /> <br /> === Sonstiges ===<br /> <br /> * [[Reisekosten|Reisekosten abrechnen]]<br /> *[[Über den PTF sprechen]]<br /> <br /> *<br /> <br /> == Dokumente pro Runde ==<br /> <br /> === Runde 16 ===<br /> <br /> * [https://cloud.okfn.de/apps/calendar/p/ofA2FZBPPF5Lk5xW Kalender für die Runde 16]<br /> * [[DLR-Ansprechpartner*innen R16|Die Betreuer*innen vom DLR-PT für die Runde 16]]<br /> <br /> === Jahrgang 01 ===<br /> <br /> * [https://cloud.okfn.de/apps/calendar/p/Hfga2SsbEAmGNaKd Kalender für Jahrgang 01]<br /> * [[DLR-Ansprechpartner*innen JG01|Die Betreuer*innen vom DLR-PT für Jahrgang 01]]<br /> <br /> = In English =<br /> '''Dear Prototypers!'''<br /> <br /> Welcome to the Prototype-Fund-Wiki! '''Here we collect all information about the funding as well as admin tips for you.'''<br /> <br /> Of course we also hope that you '''participate''': Have you had a particularly good or bad experience with a bank? Has a particular argumentation gone down well with the tax office? Would you like to recommend your favorite tax advisor? Please share the information here (or send it to us via mail or zulip), so that the next funding rounds can build on your experiences (you can get an account from Marie-Lena). '''Together we are stronger!'''<br /> <br /> == Important links and infos for your funding time ==<br /> <br /> === Essential links for the funding time ===<br /> <br /> * The [https://talk.prototypefund.de/ chat platform] where you can exchange with each other.<br /> * The [https://cloud.okfn.de/s/egbjECrtdjLTYqM Nextcloud folder] where we upload slides and documents.<br /> * [https://foerderportal.bund.de/profionline Profi-Online] for the [[Zahlungsanforderungen|payment requests]].<br /> <br /> === Contact ===<br /> <br /> * Marie, Clara and Marie-Lena are here to help you during and around your funding time. Please contact us at '''projektbetreuung@prototypefund.de''' to ensure we both get your emails.<br /> <br /> === Code of Conduct ===<br /> <br /> * The [[Code of Conduct]] is applicable to the funding period, our events and interactions within the Prototype Fund community in general. We ask that you all read the page before the funding time.<br /> *We also have a [[Meeting-Etikette|meeting etiquette]] for all digital meetings during the funding period. Please read this page as well.<br /> <br /> == Categories ==<br /> <br /> === Useful documents ===<br /> <br /> * [[Checkliste|Prototype Fund checklist]]<br /> * [[Lexikon|Dictionary]]<br /> *[[Der Prototype Fund|An overview of the structure of Prototype Fund]]<br /> *Info about the [[Infrastruktur|infrastructure]] we provide<br /> <br /> === Before the application ===<br /> *[[Antragsstellung|Documents for the application]]<br /> *[[DLR FAQ|FAQ from DLR-PT]]<br /> * [[Banken|Banks]]<br /> *[[Selbstständigkeit &amp; GbRs|Freelancing and GbRs]]<br /> <br /> === During the funding period ===<br /> *<br /> *Information about the [[Zuwendungsbescheid|Zuwendungsbescheid (funding notice)]]<br /> *Information about [[onboarding]]<br /> *[[Nicht offiziell geförderte Teammitglieder|Working with non-officially funded team members]]<br /> *[[Zahlungsanforderungen|Payment requests]]<br /> *[[Steuern|Taxes]]<br /> *[[Coachings|Coaching]] - and here our coaching partner [[Superbloom]]<br /> *[[Tools|Tools and resources]] for your projects ('''Important''': You can find these resources from now on in our [https://kb.prototypefund.de/ Knowledge Base])<br /> *[[Wo finde ich...|Where can I find...]]<br /> *[[Tipps von geförderten Projekten|Tips from previous funding rounds]]<br /> *[[Demo Day]]<br /> *Information about [[offboarding]]<br /> *[[Schlussbericht|Final report]]<br /> <br /> === Other ===<br /> <br /> * [[Reisekosten|Travel expenses]]<br /> *[[Über den PTF sprechen|Talking about Prototype Fund]]<br /> <br /> *<br /> <br /> == Rounds ==<br /> <br /> === Round 16 ===<br /> <br /> * [https://cloud.okfn.de/apps/calendar/p/ofA2FZBPPF5Lk5xW Calendar for Round 16]<br /> * [[DLR-Ansprechpartner*innen R16|Your contact persons at DLR-PT]]<br /> <br /> === Class 01 ===<br /> <br /> * [https://cloud.okfn.de/apps/calendar/p/Hfga2SsbEAmGNaKd Calendar for class 01]<br /> * [[DLR-Ansprechpartner*innen JG01|Your contact persons at DLR-PT]]<br /> <br /> == Support ==<br /> [[File:Bmbf DSEE logos.png|center|frameless|700x700px]]<br /> *</div>

Clara https://wiki.prototypefund.de/index.php?title=Schlussbericht&diff=48046 2025-04-03T14:05:32Z

<p>Clara: </p> <hr /> <div>''(English version below)''<br /> <br /> Einen Monat nach Abschluss der Förderperiode ist der '''Schlussbericht''' zusammen mit der Schlussabrechnung (Verwendungsnachweis) beim DLR Projektträger (DLR-PT) einzureichen.<br /> <br /> === Allgemeine Hinweise vom DLR-PT: ===<br /> <br /> # '''Prozedere''': Gemäß den Nebenbestimmungen für Zuwendungen auf Kostenbasis des BMBF zur Projektförderung (NKBF 2017) sind die Zuwendungsempfänger verpflichtet, den Schlussbericht bei der TIB (Technische Informationsbibliothek Hannover) zu veröffentlichen. Die TIB fungiert als Depotbibliothek für Abschlussberichte von Vorhaben, die durch Steuergelder gefördert werden, und stellt diese der interessierten Öffentlichkeit zur Verfügung. Der DLR-PT erhält die Berichte von Euch in elektronischer Form und sendet diese stellvertretend für Euch nach inhaltlicher Freigabe in konsolidierter Form an die TIB.<br /> # '''Format''': Die digitale Originalversion des Schlussberichts ist beim DLR-PT einzureichen (keine Scans). Dokumente sind in einem '''maschinenlesbaren''' '''und durchsuchbaren Datenformat''' einzureichen. Das elektronische Dokument darf '''nicht durch ein Passwort geschützt''' werden, da dies u.a. die digitale Langzeitarchivierung unmöglich macht. '''Zielgröße der Datei sollte &lt;1MB''' sein. Um eine Zuordnung der Dateien zu erleichtern, ist das '''korrekte Förderkennzeichen''' in den Bericht und den Dateinamen aufzunehmen.<br /> # '''Verfügbarkeit Open Source:''' Im Schlussbericht ist ein Link zu dem während des Förderzeitraums erstellten Code erforderlich. Der Code muss auch nach der Förderung unter einer Open-Source-Lizenz verfügbar bleiben! Bitte denkt auch daran, den Link zum Code separat an eure Programmmanager*innen zu schicken. Änderungen des Code-Links nach der Förderzeit sollten ebenfalls den Programmmanager*innen mitgeteilt werden.<br /> <br /> === Mustergliederung ===<br /> &lt;mark&gt;'''Bitte immer das [https://cloud.okfn.de/s/PWiPmmHEMWoJLGA vorformatierte Dokument] nutzen!'''&lt;/mark&gt;<br /> <br /> Berichte aus früheren Runden [https://www.tib.eu/de/suchen/?tx_tibsearch_search%5Bquery%5D=Software-Sprint&amp;tx_tibsearch_search%5Bcnt%5D=20&amp;tx_tibsearch_search%5Bpg%5D=1&amp;tx_tibsearch_search%5BDlicenseModel%5D%5B0%5D=oa befinden sich hier].<br /> <br /> = Final report =<br /> After the completion of the funding period, the '''final report (&quot;Schlussbericht&quot;)''' along with the final financial statement (&quot;Verwendungsnachweis&quot;) is to be submitted to the DLR Project Management Agency (DLR-PT) one month later.<br /> <br /> === General information from the DLR-PT: ===<br /> <br /> # '''Procedure''': According to the Auxiliary Terms and Conditions for Funds Provided by the Federal Ministry of Education and Research (BMBF) to Commercial Companies for Research and Development Projects on a Cost Basis (NKBF 2017), grant recipients are obligated to publish the final report at the TIB (Technische Informationsbibliothek Hannover). The TIB serves as a repository for final reports of projects funded by public funds and makes them available to the interested public. The DLR-PT receives the reports from you in electronic form and, upon content approval, sends them in a consolidated form to the TIB on your behalf.<br /> #'''Format''': The digital original version of the final report must be submitted to the DLR-PT (no scans). Documents should be submitted in a '''machine-readable and searchable data format'''. The electronic document should '''not be password-protected''', as this would make digital long-term archiving impossible. The '''target size of the file should be &lt;1MB'''. To facilitate file identification, please include the '''correct funding code''' in both the report and the file name.<br /> #'''Open Source Availability''': The final report must include a link to the code created during the funding period. The code must remain available under an open-source license even after the funding period! Also, remember to separately send the code link to your program managers. Any changes to the code link after the funding period should be communicated to the program managers as well.<br /> <br /> === Outline ===<br /> &lt;mark&gt;'''Only use the [https://cloud.okfn.de/s/PWiPmmHEMWoJLGA pre-formatted document]!'''&lt;/mark&gt;<br /> <br /> Reports from previous rounds [https://www.tib.eu/de/suchen/?tx_tibsearch_search%5Bquery%5D=Software-Sprint&amp;tx_tibsearch_search%5Bcnt%5D=20&amp;tx_tibsearch_search%5Bpg%5D=1&amp;tx_tibsearch_search%5BDlicenseModel%5D%5B0%5D=oa can be found here].</div>

Clara https://wiki.prototypefund.de/index.php?title=Main_Page&diff=48045 2025-04-03T14:04:02Z

<p>Clara: </p> <hr /> <div>''(English version below)''<br /> <br /> '''Liebe Prototypler*innen!''' <br /> <br /> Willkommen im Prototype-Fund-Wiki! '''Hier sammeln wir alle Infos rund um die Förderung sowie Admin-Tipps für euch.''' <br /> <br /> Natürlich wünschen wir uns auch, dass ihr '''mitmacht''': Habt ihr eine besonders gute oder schlechte Erfahrung mit einer Bank gemacht? Ist eine bestimmte Argumentation beim Finanzamt gut angekommen? Möchtet ihr eure Lieblingssteuerberater*in empfehlen? Teilt die Infos bitte hier (oder schickt sie uns per Mail oder Zulip), so können die nächsten Förderrunden auf euren Erfahrungen aufbauen (Accounts bekommt ihr von Marie-Lena). '''Together we are stronger!''' <br /> <br /> == Wichtige Links &amp; Infos für die Förderzeit ==<br /> <br /> === Die wichtigsten Links für die Förderzeit ===<br /> <br /> * Die [https://talk.prototypefund.de/ Chatplattform], wo ihr euch untereinander austauschen könnt.<br /> * [https://foerderportal.bund.de/profionline Profi-Online] für die Zahlungsanforderungen.<br /> *Die Slides und andere Dokumente befinden sich im Nextcloud-Ordner. Den Link habt ihr per Mail von der Projektbetreuung bekommen.<br /> <br /> === Kontakt ===<br /> <br /> * Während der Förderzeit sind Marie, Clara und Marie-Lena für euch da. Am Besten schreibt ihr direkt '''projektbetreuung@prototypefund.de''' an - dort lesen wir beide mit.<br /> <br /> === Code of Conduct ===<br /> <br /> * Der [[Code of Conduct]] gilt für die Förderzeit, unsere Veranstaltungen und generell für den Umgang innerhalb der Prototype Fund Community. Wir bitten euch alle, die Seite vor der Förderzeit zu lesen.<br /> *Außerdem haben wir eine [[Meeting-Etikette]] für alle digitalen Meetings während der Förderzeit. Bitte lest euch diese Seite ebenfalls durch.<br /> <br /> == Kategorien ==<br /> <br /> === Seiten, die ihr die ganze Zeit braucht ===<br /> <br /> * [[Checkliste|Prototype-Fund-Checkliste]]<br /> * [[Lexikon]]<br /> *[[Der Prototype Fund|Die Förderstruktur Prototype Fund im Überblick]]<br /> *Infos über die [[Infrastruktur]], die wir zur Verfügung stellen<br /> <br /> === Vor der Antragsstellung ===<br /> *[[Antragsstellung]]<br /> *[[DLR FAQ|DLR-PT FAQ]]<br /> * [[Banken]]<br /> *[[Selbstständigkeit &amp; GbRs]]<br /> <br /> === Während der Förderzeit ===<br /> <br /> * Infos zum [[Onboarding]]<br /> <br /> *<br /> *Infos zum [[Zuwendungsbescheid]]<br /> *[[Nicht offiziell geförderte Teammitglieder|Umgang mit nicht offiziell geförderten Teammitgliedern]]<br /> *[[Zahlungsanforderungen]]<br /> *[[Steuern]]<br /> *[[Coachings]] - und hier unser Coaching-Partner [[Superbloom]]<br /> *[[Tools|Tools und Ressourcen]] für eure Projekte ('''Achtung''': Die Inhalte befinden sich jetzt in unserer [https://kb.prototypefund.de/ Knowledge Base])<br /> *[[Wo finde ich...]]<br /> *[[Tipps von geförderten Projekten|Tipps für euch aus den vorherigen Runden]]<br /> *[[Demo Day]]<br /> *Infos zum [[Offboarding]]<br /> *[[Schlussbericht]]<br /> <br /> === Sonstiges ===<br /> <br /> * [[Reisekosten|Reisekosten abrechnen]]<br /> *[[Über den PTF sprechen]]<br /> <br /> *<br /> <br /> == Dokumente pro Runde ==<br /> <br /> === Runde 16 ===<br /> <br /> * [https://cloud.okfn.de/apps/calendar/p/ofA2FZBPPF5Lk5xW Kalender für die Runde 16]<br /> * [[DLR-Ansprechpartner*innen R16|Die Betreuer*innen vom DLR-PT für die Runde 16]]<br /> <br /> === Jahrgang 01 ===<br /> <br /> * [https://cloud.okfn.de/apps/calendar/p/Hfga2SsbEAmGNaKd Kalender für Jahrgang 01]<br /> * [[DLR-Ansprechpartner*innen JG01|Die Betreuer*innen vom DLR-PT für Jahrgang 01]]<br /> <br /> = In English =<br /> '''Dear Prototypers!'''<br /> <br /> Welcome to the Prototype-Fund-Wiki! '''Here we collect all information about the funding as well as admin tips for you.'''<br /> <br /> Of course we also hope that you '''participate''': Have you had a particularly good or bad experience with a bank? Has a particular argumentation gone down well with the tax office? Would you like to recommend your favorite tax advisor? Please share the information here (or send it to us via mail or zulip), so that the next funding rounds can build on your experiences (you can get an account from Marie-Lena). '''Together we are stronger!'''<br /> <br /> == Important links and infos for your funding time ==<br /> <br /> === Essential links for the funding time ===<br /> <br /> * The [https://talk.prototypefund.de/ chat platform] where you can exchange with each other.<br /> * The [https://cloud.okfn.de/s/egbjECrtdjLTYqM Nextcloud folder] where we upload slides and documents.<br /> * [https://foerderportal.bund.de/profionline Profi-Online] for the payment requests.<br /> <br /> === Contact ===<br /> <br /> * Marie, Clara and Marie-Lena are here to help you during and around your funding time. Please contact us at '''projektbetreuung@prototypefund.de''' to ensure we both get your emails.<br /> <br /> === Code of Conduct ===<br /> <br /> * The [[Code of Conduct]] is applicable to the funding period, our events and interactions within the Prototype Fund community in general. We ask that you all read the page before the funding time.<br /> *We also have a [[Meeting-Etikette|meeting etiquette]] for all digital meetings during the funding period. Please read this page as well.<br /> <br /> == Categories ==<br /> <br /> === Useful documents ===<br /> <br /> * [[Checkliste|Prototype Fund checklist]]<br /> * [[Lexikon|Dictionary]]<br /> *[[Der Prototype Fund|An overview of the structure of Prototype Fund]]<br /> *Info about the [[Infrastruktur|infrastructure]] we provide<br /> <br /> === Before the application ===<br /> *[[Antragsstellung|Documents for the application]]<br /> *[[DLR FAQ|FAQ from DLR-PT]]<br /> * [[Banken|Banks]]<br /> *[[Selbstständigkeit &amp; GbRs|Freelancing and GbRs]]<br /> <br /> === During the funding period ===<br /> *<br /> *Information about the [[Zuwendungsbescheid|Zuwendungsbescheid (funding notice)]]<br /> *Information about [[onboarding]]<br /> *[[Nicht offiziell geförderte Teammitglieder|Working with non-officially funded team members]]<br /> *[[Zahlungsanforderungen|Payment requests]]<br /> *[[Steuern|Taxes]]<br /> *[[Coachings|Coaching]] - and here our coaching partner [[Superbloom]]<br /> *[[Tools|Tools and resources]] for your projects ('''Important''': You can find these resources from now on in our [https://kb.prototypefund.de/ Knowledge Base])<br /> *[[Wo finde ich...|Where can I find...]]<br /> *[[Tipps von geförderten Projekten|Tips from previous funding rounds]]<br /> *[[Demo Day]]<br /> *Information about [[offboarding]]<br /> *[[Schlussbericht|Final report]]<br /> <br /> === Other ===<br /> <br /> * [[Reisekosten|Travel expenses]]<br /> *[[Über den PTF sprechen|Talking about Prototype Fund]]<br /> <br /> *<br /> <br /> == Rounds ==<br /> <br /> === Round 16 ===<br /> <br /> * [https://cloud.okfn.de/apps/calendar/p/ofA2FZBPPF5Lk5xW Calendar for Round 16]<br /> * [[DLR-Ansprechpartner*innen R16|Your contact persons at DLR-PT]]<br /> <br /> === Class 01 ===<br /> <br /> * [https://cloud.okfn.de/apps/calendar/p/Hfga2SsbEAmGNaKd Calendar for class 01]<br /> * [[DLR-Ansprechpartner*innen JG01|Your contact persons at DLR-PT]]<br /> <br /> == Support ==<br /> [[File:Bmbf DSEE logos.png|center|frameless|700x700px]]<br /> *</div>

Clara