Prototype Fund - User contributions [en]

Reisekosten

2026-11-04T13:53:42Z

Enyong: /* Deadline */

Wenn ihr für Veranstaltungen im Rahmen des Prototype Fund von eurem Wohnort nach Berlin reisen müsst, erstatten wir euch die Anfahrt sowie eine oder zwei Übernachtungen im Hotel. Wir müssen uns bei den Reisekostenabrechnungen am Bundesreisekostengesetz orientieren. '''Wir bitten euch daher, diese Anleitung sorgfältig zu lesen, da wir eure Reisekosten nur dann erstatten können, wenn ihr euch an die Richtlinien haltet'''.

Auf dieser Seite findet ihr alle notwendigen Informationen zur Erstattung von Reisekosten. Der Ablauf ist dabei immer gleich:

* Im Vorfeld der Veranstaltungen (Kick-Off, Demo Day, Abschlussevent der Second Stage) senden wir euch ein Formular zu, in dem wir die Höhe eurer Reisekosten abfragen.
* Nachdem ihr das Formular ausgefüllt und an uns zurückgeschickt habt, prüfen wir, ob wir eure Reisekosten übernehmen können und melden uns bei euch zurück.
* Spätestens jetzt könnt ihr Fahrkarten kaufen und Unterkünfte buchen. Ihr geht dabei immer in Vorkasse, da wir die Reisekosten nur rückwirkend erstatten können.
* Bitte bewahrt alle Belege (Rechnungen) sorgfältig auf, da ihr sie für die Reisekostenabrechnung benötigt. ([[Reisekosten#Belege|Bitte lest dazu auch den Text weiter unten unter "Belege"]].)
* Nach der Veranstaltung habt ihr 14 Tage Zeit eure Reisekosten einzureichen. Bitte nutzt dafür immer das Reisekostenformular, das wir euch zur Verfügung stellen. ([[Reisekosten#Das Reisekostenformular|Bitte lest dazu auch den Text weiter unten unter "Reisekostenformular"]].)

Wenn ihr bei der Buchung oder beim Ausfüllen des Formulars Schwierigkeiten habt, meldet euch bitte bei der Projektbetreuung. Wir helfen gern :)

== Anreise ==
=== Bahn ===
Wer nicht in Berlin wohnt, bekommt von uns die Bahnfahrt zu den Veranstaltungen erstattet. '''Aus Nachhaltigkeitsgründen ist die Bahn unser bevorzugtes Reiseverkehrsmittel und wir freuen uns, wenn ihr alle diese Option wählt.'''

So funktioniert die Erstattung:

* Wir erstatten Fahrkarten '''vom Wohnort nach Berlin''' und zurück.
* Bitte bucht '''Fahrkarten der 2. Klasse''' - nach Möglichkeit mit Sparpreis.
* Wenn ihr Rabatte in Anspruch nehmt: Wir können nur das erstatten, was ihr tatsächlich bezahlt habt.
* Wenn ihr plant, von/zu einem anderen Ort als euren Wohnort an-/abzureisen, meldet euch bitte per Mail bei uns, damit wir abklären können, ob wir diese Kosten übernehmen.
* '''Wenn euer Wohnsitz im europäischen Ausland liegt, meldet euch per Mail bei uns''', um abzuklären, welche Kosten wir übernehmen können.
* Wenn ihr aus dem Ausland anreisen werdet (euer Wohnsitz aber in Deutschland liegt), meldet euch bitte so früh wie möglich per Mail bei uns. Eigentlich können wir Reisekosten aus dem Ausland nicht übernehmen. Wir können aber gemeinsam schauen, ob wir eine Lösung finden.
* Wir erstatten keine Reisekosten für Menschen, die in Berlin wohnen.

=== Auto ===
Aus Nachhaltigkeitsgründen bitten wir euch zu überlegen, ob ihr doch mit dem ÖPNV nach Berlin reisen wollt - braucht ihr euer Auto wirklich für diese Reise? '''Wer es nicht vermeiden kann mit dem Auto zu kommen, muss das vorher mit uns per Mail besprechen.'''

Unsere Richtlinien dazu:

* 20 Cent pro Km und maximal 130 Euro pro Reise (An- und Abreise zusammen)
* Nur 1 Person kann die Fahrt abrechnen (egal wie viele Personen im Auto mitgefahren sind).
* Zum Nachweis muss der Auszug des Routenplaners mit der gefahrenen Strecke beigelegt werden.
* Wenn ihr plant, von/zu einem anderen Ort als euren Wohnort an-/abzureisen, meldet euch bitte per Mail bei uns, damit wir abklären können, ob wir diese Kosten übernehmen.
* Wir erstatten keine Kilometerpauschale für Menschen, die in Berlin wohnen.

=== Flugzeug ===

* Flüge genehmigen wir '''nur nach vorheriger Absprache''' und '''nur für Teammitglieder aus dem europäischen Ausland, wenn die Kosten nicht zu hoch sind''' '''und es keine guten Alternativen gibt.'''
* Flugtickets gelten nur mit Rechnung und Nachweis, dass der Flug angetreten wurde (i.d.R. gedruckter Boardingpass oder Screenshot des Boardingpasses in der App).
* Bitte schreibt uns im Vorfeld eine Mail, um alles abzusprechen.

=== ÖPNV ===
ÖPNV-Tickets vom und zum Bahnhof sowie vom Hotel zum Veranstaltungsort können ebenfalls abgerechnet werden. Wir übernehmen keine Kosten für Taxis!

=== Übernachtungen ===
Wer nicht in Berlin wohnt, kann für PTF-Veranstaltungen (Kick-Off, Demo Day, Abschlussevent der Second Stage) '''bis zu 70 Euro pro Person und pro Nacht für eine Unterkunft''' abrechnen.

So funktioniert’s:

* Wir teilen euch vor der Veranstaltung mit, wie viele Nächte wir übernehmen - meistens eine vor und eine nach dem Event.
* Maximal können 70 Euro pro Person und Nacht abgerechnet werden:
** Kostet das Zimmer weniger, übernehmen wir den tatsächlichen Preis.
** Kostet das Zimmer mehr, müsst ihr die Differenz selbst zahlen.
* Ihr könnt Hotels, Ferienwohnungen oder Airbnbs buchen.
** Wir brauchen eine Rechnung mit korrekten Steuerinformationen von Hotels, eingetragenen Ferienwohnungen oder registrierten Firmen.
** Die Reservierung oder Buchungsbestätigung reicht als Beleg nicht aus. Wir brauchen eine Rechnung aus der hervorgeht, dass ihr in Berlin übernachtet habt. Diese erhaltet ihr in der Regel vom Hotel selbst, auch wenn ihr über ein Buchungsportal gebucht habt.
** '''Achtung! Ihr bekommt nicht pauschal 70 Euro pro Person und pro Nacht.''' Um zu berechnen, wie viel Geld ihr pro Person abrechnen könnt, müsst ihr den vollen Preis durch die Anzahl der Gäste teilen, die auf der Rechnung angegeben ist.
* Ihr könnt euren Aufenthalt auch privat organisieren.
** '''Für private Übernachtungen übernehmen wir eine Pauschale in Höhe von 20 Euro pro Nacht.''' Dafür brauchen wir keine Rechnung.
* Wir erstatten keine Übernachtungskosten für Menschen, die in Berlin wohnen.
* Wir übernehmen kein Frühstück im Hotel oder andere Mahlzeiten. Auf dem Kick-Off und Demo Day gibt es Frühstück, Mittagessen sowie Kaffee und Kuchen am Nachmittag. Auf dem Abschlussevent der Second Stage gibt es Snacks und Abendessen.

=== Barrierearmut ===
Wir möchten euch allen die Teilhabe an unseren Events ermöglichen und versuchen daher, Veranstaltungen und die Anreise so barrierefrei wie möglich zu gestalten. '''Sollte es bestimmte Aspekte geben, die euch die Reise oder Übernachtung für das Event erleichtern, können im Einzelfall höhere Reisekosten erstattet werden.''' Wenn euch zum Beispiel ein Hotel in der Nähe des Veranstaltungsorts oder eine Taxifahrt die Teilnahme an einer PTF-Veranstaltung im Sinne der Barrierefreiheit erleichtert oder sogar erst ermöglicht, meldet euch per Mail bei uns!

== Das Reisekostenformular ==
[https://cloud.okfn.de/s/s25xsqZW57kGswW Die Reisekostenformulare befinden sich hier]. '''Bitte überprüft vor dem Abschicken, ob alle roten Felder ausgefüllt sind und eure Angaben stimmen. Nur korrekt ausgefüllte Reisekostenformulare mit vollständigen Belegen werden erstattet.'''

=== Persönliche Daten ===

* Der angegebene Name muss der Name der kontoinhabenden Person sein. Möchtet ihr das Geld auf ein anderes Konto (zum Beispiel euer GbR-Konto) erhalten, gebt bei “Name” euren eigenen Namen an und kommentiert neben der IBAN in Spalte E den Namen der*des Kontoinhaber*in*s.
* Wenn euer Konto bei einer Bank außerhalb [https://de.wikipedia.org/wiki/Europ%C3%A4ischer_Zahlungsraum des SEPA-Raums] ist, benötigen wir zusätzlich zur IBAN die BIC eurer Bank. In allen anderen Fällen ist sie in der Regel nicht notwendig.

=== Fahrtkosten ===

* Bahn (Nah-/Fernverkehr, inkl. Platzeservierungen): → die Summe aller ÖPNV-Tickets (DB, S-, U-Bahn etc.) inklusive der Sitzplatzreservierungen.
* Kilometergeld à € 0.20/km: → die Summe der gefahrenen km*0,20 €. Ist die Summe höher als 130 Euro, streicht den Betrag bitte durch, fügt eine Zeile mit “130” sowie dem Text "Differenz wurde privat ausgeglichen" hinzu. Wichtig: Bitte dann die Formel in der Exceltabelle so anpassen, dass nur die 130 Euro mitgezählt werden.

=== Unterkunft ===

* Übernachtung privat: → Da hier eine Pauschale abgerechnet wird, muss nur die Anzahl der Nächte eingetragen werden.
* Übernachtungskosten Hotel o.Ä.: → Bitte den Betrag in Spalte B (70) nur anpassen, wenn die Unterkunft pro Person und Nacht günstiger war. Wenn ihr mehr als 70 Euro pro Person und Nacht bezahlt habt, müsst ihr die Differenz selbst übernehmen. Dann bleiben die 70 Euro stehen und ihr ergänzt in Spalte E den Zusatz "Differenz zu Rechnungsbetrag wurde privat ausgeglichen".

Bitte Ort, Datum und Unterschrift nicht vergessen!

=== Gesammelte Abrechnung ===

* Generell kann eine Person für andere/alle Teammitglieder abrechnen. Dabei ist wichtig, dass nur eine IBAN im Formular angegeben ist und im Feld "Zweck der Reise" der Name des Teammitglieds für das abgerechnet wird, steht.
* Bitte achtet auch darauf, dass die Person, die die Abrechnung übernimmt, Fahrtkosten UND Unterkunft für alle weiteren Teammitglieder abrechnet.

== Belege ==
Bitte reicht alle Originalbelege zusammen mit dem Reisekostenformular ein. Damit unsere Buchhaltung die Reisekostenerstattungen bearbeiten kann, gelten folgende Richtlinien:

* '''Wenn ein Beleg höher ist als der Betrag, den ihr erstattet bekommen könnt''' (z.B. Hotels für mehr als 70 Euro pro Nacht), schreibt bitte in das Reisekostenformular an entsprechender Stelle (Spalte E) "Differenz zu Rechnungsbetrag wurde privat ausgeglichen".
* Für '''Hotelübernachtungen''' brauchen wir eine '''Rechnung''' aus der hervorgeht, dass ihr in Berlin übernachtet habt. (Eine Buchungsbestätigung reicht nicht aus.) Die Rechnung erhaltet ihr in der Regel vom Hotel selbst, auch wenn ihr über ein Buchungsportal gebucht habt. '''Achtung''': Teilweise ist auf der Hotelrechnung ein geringerer Betrag ausgewiesen, da die Servicegebühren für das Buchungsportal nicht enthalten sind. Wir können allerdings nur den Betrag erstatten, der auf der Rechnung steht.
* '''Wir brauchen ALLE Belege FÜR JEDE Reisekostenabrechnung.''' Wenn ihr euch z.B. ein Hotelzimmer oder eine Bahnfahrkarte geteilt habt, '''müsst ihr jeder Reisekostenabrechnung eine Kopie des Belegs beifügen.''' Bitte vermerkt auf jedem Beleg, wie er aufgeteilt wird (z.B. "Person 1: XXEuro, Person 2: XXEuro”).
* Wenn ihr mit dem '''Auto''' anreist, fügt eurem Reisekostenformular bitte einen Ausdruck einer '''Routensuche''' auf OSM oder Google Maps als Beleg für die abgerechneten Kilometer bei.
* '''Flugtickets gelten nur mit Rechnung und Nachweis''', dass der Flug angetreten wurde (i.d.R. gedruckter Boardingpass oder Screenshot des Boardingpasses in der App). Die Buchungsbestätigung des Flugtickets reicht nicht aus.
* Wenn ihr '''Belege nicht in Euro''' vorlegen könnt, benötigen wir zusätzlich einen Screenshot mit dem '''Wechselkurs''' vom Tag des Kaufdatums. Wir erstatten deine Auslagen auf der Grundlage dieses Kurses. Bitte stell sicher, dass die von dir auf dem Reisekostenformular angegebenen Kosten (in EUR) diesem Wechselkurs entsprechen.

== Fristen ==
'''Wir brauchen die Reisekostenformulare (mit Datum und Unterschrift) inkl. aller Belege spätestens zwei Wochen nach dem Event!''' Bitte sendet uns keine Reisekostenformulare, bevor das Event stattgefunden hat.

= Travel Expenses =
If you need to travel from your place of residence to Berlin to attend events organised as part of the Prototype Fund, we will reimburse your travel costs, as well as the cost of one or two nights' accommodation. For travel expenses, we are required to follow the Federal Travel Expenses Act (Bundesreisekostengesetz). '''We therefore ask you to read these instructions carefully, as we can only reimburse your travel expenses if you adhere to the guidelines.'''

You will find all the necessary information regarding the reimbursement of travel expenses on this page. The procedure is always the same:

* In the run-up to the events (Kick-Off, Demo Day and the Second Stage closing event), we will send you a form asking for details of your travel expenses.
* Once you have completed and returned the form, we will check whether we can cover your expenses and get back to you.
* From this point onwards, you may purchase tickets and book accommodation. You must always pay in advance, as we can only reimburse travel expenses retrospectively.
* Please keep all receipts safe, as you will need them for your travel expense claim. ([[Reisekosten#Receipts|Please also read the text below under 'Receipts'.]])
* After the event, you have 14 days to submit your travel expense claim. Please use the travel expenses form that we provide for this purpose. ([[Reisekosten#The travel expense form|Please also read the text below under 'Travel expenses form']].)

If you have any difficulties booking or filling in the form, please contact the program managers. We‘re happy to help :)

== Arrival ==
=== Train ===
If you do not live in Berlin, we can cover the cost of train tickets to the events. For sustainability reasons, ask you to consider traveling by train.

How it works:
* We will reimburse travel costs '''from your place of residence to Berlin''' and back.
* Please book '''2nd class tickets''' - if possible with reduced fares ("Sparpreis").
* Keep in mind that if you use any vouchers, we can only refund what you actually paid.
* If you are planning to travel to or from a location other than your place of residence, please let us know so that we can check whether we will cover these costs.
* If you live in another European country, please get in touch with us to clarify which costs we can cover.
* If you are travelling from abroad (but live in Germany), please get in touch as soon as possible. We are generally unable to cover travel costs from abroad, but we can work together to see if we can find a solution.
* We do not reimburse travel costs for people living in Berlin.

=== Car ===
For sustainability reasons, we ask you to consider whether you want to travel to Berlin by public transport - do you really need your car for this trip? '''If you can't avoid to come by car, you have to discuss it with us in advance.'''

Our guidelines:
* 20 cents per km, up to a maximum of 130 euros per journey (including both the outward and return journeys)
* Only one person can claim expenses for the journey (regardless of how many people were in the car).
* As proof, a printout from the route planner showing the distance travelled must be enclosed.
* If you plan to travel to or from a location other than your place of residence, please contact us so that we can clarify whether we will cover these costs.
* We do not reimburse a mileage allowance for people who live in Berlin.

=== Flight ===
* We only approve flights for team members from other European countries if it has been arranged in advance and the costs are reasonable, and if there are no suitable alternatives.
* Flight tickets are only accepted if accompanied by an invoice and proof that the flight was taken (usually a printed boarding pass or a screenshot of the boarding pass from the app).
* Please contact us in advance.

=== Public Transport (ÖPNV) ===
We can cover your expenses for public transport tickets from and to the train station as well as from the hotel to the venue. We do not cover the costs for cabs!

=== Overnight stays ===
If you don’t live in Berlin, you can claim '''up to 70 euros per person per night for accommodation''' for PTF events (Kick-Off, Demo Day, Second Stage closing event).

Here’s how it works:
* We’ll let you know before the event how many nights we’ll cover – usually one before and one after the event.
* A maximum of 70 euros per person per night can be claimed:
** If the room costs less, we will cover the actual price.
** If the room costs more, you must pay the difference yourself.
* You can book hotels, holiday apartments or Airbnbs.
** We require an invoice with correct tax details from hotels, registered holiday flats or registered companies.
** The reservation or booking confirmation is not sufficient as proof. We need an invoice showing that you stayed in Berlin. You will usually receive this from the hotel itself, even if you booked via a booking portal.
** Please note! You do not receive a flat-rate of 70 euros per person per night. To calculate how much money you can claim per person, you must divide the full price by the number of guests listed on the invoice.
* You can also organise your stay privately.
** '''For private accommodation, we cover a flat rate of 20 euros per night.''' We do not require an invoice for this.
* We do not reimburse accommodation costs for people living in Berlin.
* We do not cover the cost of breakfast at the hotel or other meals. At the Kick-Off and Demo Day there will be breakfast, lunch as well as coffee and cake in the afternoon. At the Second Stage closing event there will be snacks and dinner.

=== Accessibility ===
We want to enable you all to participate in our events and therefore strive to make events and travel as accessible as possible. '''If there are certain aspects that make it easier for you to travel to or stay overnight for the event, higher travel expenses may be reimbursed on a case-by-case basis.''' If, for example, a hotel near the event location or a taxi journey makes it easier or even possible for you to attend a PTF event in terms of accessibility, please get in touch with us!

== The travel expense form ==
[https://cloud.okfn.de/s/s25xsqZW57kGswW You can find the travel expense form here]. '''Please check that all red fields are filled in and your details are correct before submitting. Only properly completed travel expense forms with complete receipts will be reimbursed.'''

=== Personal info ===

* The name stated must be that of the bank account holder. If you wish to receive the money into a different account (for example, your GbR account), please enter your own name in the "Name" field and note the name of the account holder next to the IBAN (in column E).
* If your bank account is located outside [[wikipedia:Single_Euro_Payments_Area|the SEPA area]], we will need your bank's BIC in addition to the IBAN. In all other cases, it is generally not required.

=== Travel expenses ===
* Bahn (Nah-/Fernverkehr, inkl. Platzeservierungen) ''[In English: Public transport (local transport/ train incl. seat reservations if applicable)]'': → the total cost of all public transport tickets (DB, S-Bahn, U-Bahn, etc.), including seat reservations
* Kilometergeld à € 0.20/km ''[In English: mileage reinbursement]'': → the total number of kilometres driven * €0.20. If the total exceeds €130, please cross out the amount, add a row with “130” and the text “Differenz wurde privat ausgeglichen“ ''[In English: Difference settled privately]''. Important: Please then adjust the formula in the Excel spreadsheet so that only the €130 is included in the calculation.

=== Accommodation ===
* Übernachtung privat ''[In English: private accomodation]'': → As a flat rate is applied here, you only need to enter the number of nights.
* Übernachtungskosten Hotel o.Ä. ''[In English: Accommodation costs (hotel or similar)]'': → Please adjust the amount in column B (70) only if the accommodation was cheaper per person per night. If you paid more than €70 per person per night, you must cover the difference yourself. In that case, leave the €70 as it is and add a note in column E: "Differenz zu Rechnungsbetrag wurde privat ausgeglichen“ ''[In English: difference from invoice amount settled privately]''.

Please do not forget to include the place, date and your signature!

=== Collective billing ===
* In general, one person can bill on behalf of other/all team members. It is important that only one IBAN is specified in the form and that the name of the team member for whom the bill is being issued is specified in line “Zweck der Reise”.
* Please also ensure that the person responsible for billing bills for travel expenses AND accommodation for other team members.

== Receipts ==
Please submit all receipts together with the travel expense form (''Reisekostenformular''). To enable our accounts department to process travel expense claims, the following guidelines apply:
* '''If a receipt is higher than the amount we cover''' (e.g. hotels for more than 70 Euro per night), please write "Differenz zu Rechnungsbetrag wurde privat ausgeglichen" on the receipt ''[In English: difference from invoice amount settled privately]''.
* '''For hotel rooms''', the booking confirmation is not enough. '''We need a proper invoice''' that shows that you spent the night in Berlin. You usually have to ask the hotel itself for this, even if you have booked via a booking portal. Please note: Sometimes this invoice is for a lower amount because the service fees for the booking portal are not included. However, you can only charge the amount stated on the invoice.
* '''We need ALL receipts for each travel expense report.''' If you shared a hotel room or train ticket, for example, '''you must attach a copy of the receipt to each travel expense report'''. Please note on the receipt how it is split ("Person 1: XX Euro, Person 2: XX Euro).
* If you travel '''by car''', please attach a printout of a route search on OSM or Google Maps to your travel expense form as a receipt for the billed kilometers.
* '''Flight tickets are only valid if accompanied by an invoice and proof that the flight was taken''' (usually a printed boarding pass or a screenshot of the boarding pass from the app). The booking confirmation for the flight ticket is not sufficient.
* If you are unable to provide '''receipts in euros''', we also require a screenshot showing the '''exchange rate''' on the date of purchase. We reimburse your expenses based on this rate, so please check if it matches with the costs (in EUR) that you claim on your travel expense form.

== Deadline ==
'''We need the travel expense forms (with date and signature) including all receipts no later than two weeks after the event. '''Please do not send us travel expense forms before the event has happened.

Schlussbericht

2026-11-03T16:28:33Z

Enyong:

''(English version below)''

Einen Monat nach Abschluss der Förderperiode ist der '''Schlussbericht''' zusammen mit der Schlussabrechnung (Verwendungsnachweis) beim Projektträger einzureichen.

=== Ein paar Hinweise vom Projektträger: ===

#Zur Info: Eure Berichte werden auf der Seite der TiB (Technische Informationsbibliothek Hannover) veröffentlicht. Dafür müsst ihr nichts machen, wir übernehmen das gern für euch<blockquote>Gemäß den Nebenbestimmungen für Zuwendungen auf Kostenbasis des BMFTR zur Projektförderung (NKBF 2017) sind die Zuwendungsempfänger*innen verpflichtet, den Schlussbericht bei der TIB (Technische Informationsbibliothek Hannover) zu veröffentlichen. Die TIB fungiert als Depotbibliothek für Abschlussberichte von Vorhaben, die durch Steuergelder gefördert werden, und stellt diese der interessierten Öffentlichkeit zur Verfügung.</blockquote>
#Damit wir eure Berichte annehmen können, bitten wir euch bei der Einreichung auf folgende Details zu achten:
#* Wir brauchen ausschließlich Dokumente in einem '''maschinenlesbaren''' '''und durchsuchbaren Dateiformat''' - keine Scans o. ä.
#* '''Dokumente, die nicht Passwortgeschützt sind'''
#* '''Die Zielgröße der Datei sollte <1MB''' sein.
#* Das '''korrekte Förderkennzeichen''' muss sowohl im Bericht als auch im Dateinamen stehen.
Bitte beachtet diese Punkte, da wir eure Berichte sonst nicht annehmen können. Ihr könnt euch gern an anderen Berichten orientieren. [https://www.tib.eu/de/suchen/?tx_tibsearch_search%5Bquery%5D=Software-Sprint&tx_tibsearch_search%5Bcnt%5D=20&tx_tibsearch_search%5Bpg%5D=1&tx_tibsearch_search%5BDlicenseModel%5D%5B0%5D=oa Berichte aus früheren Runden befinden sich hier].

Hinweis zur Auszahlung: Bitte beachtet, dass die letzte Auszahlung länger dauern kann als bisherige Zahlungsanforderungen, da wir Verwendungsnachweis und Schlussbericht prüfen bevor eine Auszahlung stattfindet.

=== Projekte ohne Second-Stage-Förderung (6 Monate) ===
Für Projekte der regulären Förderphase ist der Abgabetermin der 31.12.2026. '''Hier findet ihr die Mustergliederung - bitte immer das vorformatierte Dokument nutzen: [https://cloud.okfn.de/s/wBepYtSDq8Rg4BQ Schlussbericht Förderzeitraum 01.06.26 - 30.11.26 (Abgabefrist: 31.12.26)]'''

'''Hinweis:''' Bitte achtet darauf, dass ihr im Schlussbericht an der entsprechenden Stelle den Code verlinkt, der in der Förderzeit entstanden ist. Alle geförderte Projekte müssen unter einer FOSS-Lizenz veröffentlicht werden und nach der Förderzeit zugänglich bleiben. [[Veröffentlichung des Codes während und nach der Förderung|Mehr Informationen dazu findet ihr hier im Wiki.]]

=== Projekte mit Second-Stage-Förderung (10 Monate) ===
Projekte, die in der Second Stage gefördert werden, brauchen den Schlussbericht erst einen Monat nach Ende der gesamten Förderperiode abgeben, das heißt am 30.4.2027. Ein Zwischenbericht am Ende der regulären Förderphase ist nicht notwendig. '''Hier findet ihr die Mustergliederung - bitte immer das vorformatierte Dokument nutzen: [https://cloud.okfn.de/s/XBSpT3fgGWLpTeb Schlussbericht für Second-Stage-Projekte, Förderzeitraum 01.06.26 - 31.03.27 (Abgabefrist: 30.04.27)]''''

'''Hinweis:''' Bitte achtet darauf, dass ihr im Schlussbericht an der enstprechenden Stelle den in der Förderzeit entstandenen Code sowie [[Dokumentation|die dazugehörige Dokumentation verlinkt]]. Alle geförderte Projekte müssen unter einer FOSS-Lizenz veröffentlicht werden und nach der Förderzeit zugänglich bleiben. [[Veröffentlichung des Codes während und nach der Förderung|Mehr Informationen dazu findet ihr hier im Wiki.]]

= Final report =
After the completion of the funding period, the '''final report ("Schlussbericht")''' is to be submitted to the Projektträger along with a so-called statement of use ("Verwendungsnachweis"). The Deadline for all documents is one month after the funding ends.

=== General information from the Projektträger: ===

#FYI: Your final reports will be published on the website of the TiB (Technische Informationsbibliothek Hannover). You don't need to do anything; we will take care of that for you.<blockquote>In accordance with the „Nebenbestimmungen für Zuwendungen auf Kostenbasis des BMFTR zur Projektförderung“ (in English: additional provisions for cost-based grants from the BMFTR for project funding, NKBF 2017), grant recipients are required to publish their final reports at the TIB (Technical Information Library Hannover). The TIB acts as a depository library for final reports on projects funded by taxpayers' money and makes them available to the interested public.</blockquote>
#We can only accept your reports if the following guidelines are respected when submitting them:
#* Documents should be submitted in a '''machine-readable and searchable data format''' (no scans).
#* The electronic document should '''not be password-protected'''
#* The '''target size of the file should be <1MB.'''
#* To facilitate file identification, please include the '''correct funding code''' in both the report and the file name.
Please pay attention to these points, as we will not be able to accept your reports otherwise. You are welcome to use other reports as a guide. [https://www.tib.eu/de/suchen/?tx_tibsearch_search%5Bquery%5D=Software-Sprint&tx_tibsearch_search%5Bcnt%5D=20&tx_tibsearch_search%5Bpg%5D=1&tx_tibsearch_search%5BDlicenseModel%5D%5B0%5D=oa Reports from previous rounds can be found here.]

Note on payment: Please note that the final payment may take longer than previous payment requests, as we check the proof of use and final report before making a payment.

=== Projects without Second Stage (6-month funding period) ===
For Projects of the initial funding phase the deadline for submission is December 31st, 2026.
Here you will find the outline that all reports must follow – please make sure to use the preformatted document: [https://cloud.okfn.de/s/wBepYtSDq8Rg4BQ '''Final report funding phase 01.06.26 - 30.11.26 (submission deadline: 31.12.26)''']

'''Note:''' Please make sure to include links to the code created during the funding period in the corresponding section of the final report. All funded projects must be released under a FOSS license and remain publicly available after the funding period. [[Veröffentlichung des Codes während und nach der Förderung|You can find more information here in the Wiki.]]

=== Projects with Second Stage (10-month funding period) ===
Projects that receive funding for the Second Stage only neet to submit their final report one month after the end of the entire funding period, i.e. on April, 30th, 2027. An interim report after the initial funding phase is not necessary.
Here you will find the outline that all reports must follow – please make sure to use the preformatted document: [https://cloud.okfn.de/s/XBSpT3fgGWLpTeb '''Final report for Second Stage projects, funding phase 01.06.26 - 31.03.27 (submission deadline: 30.04.27)''']

'''Note:''' Please make sure to include links to the code [[Dokumentation|and related documentation]] created during the funding period in the corresponding section of the final report. All funded projects must be released under a FOSS license and remain publicly available after the funding period. [[Veröffentlichung des Codes während und nach der Förderung|You can find more information here in the Wiki.]]

Schlussbericht

2026-11-03T16:27:03Z

Enyong: /* Projekte ohne Second-Stage-Förderung (6 Monate) */

''(English version below)''

Einen Monat nach Abschluss der Förderperiode ist der '''Schlussbericht''' zusammen mit der Schlussabrechnung (Verwendungsnachweis) beim Projektträger einzureichen.

=== Ein paar Hinweise vom Projektträger: ===

#Zur Info: Eure Berichte werden auf der Seite der TiB (Technische Informationsbibliothek Hannover) veröffentlicht. Dafür müsst ihr nichts machen, wir übernehmen das gern für euch<blockquote>Gemäß den Nebenbestimmungen für Zuwendungen auf Kostenbasis des BMFTR zur Projektförderung (NKBF 2017) sind die Zuwendungsempfänger*innen verpflichtet, den Schlussbericht bei der TIB (Technische Informationsbibliothek Hannover) zu veröffentlichen. Die TIB fungiert als Depotbibliothek für Abschlussberichte von Vorhaben, die durch Steuergelder gefördert werden, und stellt diese der interessierten Öffentlichkeit zur Verfügung.</blockquote>
#Damit wir eure Berichte annehmen können, bitten wir euch bei der Einreichung auf folgende Details zu achten:
#* Wir brauchen ausschließlich Dokumente in einem '''maschinenlesbaren''' '''und durchsuchbaren Dateiformat''' - keine Scans o. ä.
#* '''Dokumente, die nicht Passwortgeschützt sind'''
#* '''Die Zielgröße der Datei sollte <1MB''' sein.
#* Das '''korrekte Förderkennzeichen''' muss sowohl im Bericht als auch im Dateinamen stehen.
Bitte beachtet diese Punkte, da wir eure Berichte sonst nicht annehmen können. Ihr könnt euch gern an anderen Berichten orientieren. [https://www.tib.eu/de/suchen/?tx_tibsearch_search%5Bquery%5D=Software-Sprint&tx_tibsearch_search%5Bcnt%5D=20&tx_tibsearch_search%5Bpg%5D=1&tx_tibsearch_search%5BDlicenseModel%5D%5B0%5D=oa Berichte aus früheren Runden befinden sich hier].

Hinweis zur Auszahlung: Bitte beachtet, dass die letzte Auszahlung länger dauern kann als bisherige Zahlungsanforderungen, da wir Verwendungsnachweis und Schlussbericht prüfen bevor eine Auszahlung stattfindet.

=== Projekte ohne Second-Stage-Förderung (6 Monate) ===
Für Projekte der regulären Förderphase ist der Abgabetermin der 31.12.2026. '''Hier findet ihr die Mustergliederung - bitte immer das vorformatierte Dokument nutzen: [https://cloud.okfn.de/s/wBepYtSDq8Rg4BQ Schlussbericht Förderzeitraum 01.06.25 - 30.11.25 (Abgabefrist: 31.12.25)]'''

'''Hinweis:''' Bitte achtet darauf, dass ihr im Schlussbericht an der entsprechenden Stelle den Code verlinkt, der in der Förderzeit entstanden ist. Alle geförderte Projekte müssen unter einer FOSS-Lizenz veröffentlicht werden und nach der Förderzeit zugänglich bleiben. [[Veröffentlichung des Codes während und nach der Förderung|Mehr Informationen dazu findet ihr hier im Wiki.]]

=== Projekte mit Second-Stage-Förderung (10 Monate) ===
Projekte, die in der Second Stage gefördert werden, brauchen den Schlussbericht erst einen Monat nach Ende der gesamten Förderperiode abgeben, das heißt am 30.4.2027. Ein Zwischenbericht am Ende der regulären Förderphase ist nicht notwendig. '''Hier findet ihr die Mustergliederung - bitte immer das vorformatierte Dokument nutzen: [https://cloud.okfn.de/s/XBSpT3fgGWLpTeb Schlussbericht für Second-Stage-Projekte, Förderzeitraum 01.06.25 - 31.03.26 (Abgabefrist: 30.04.26)]''''

'''Hinweis:''' Bitte achtet darauf, dass ihr im Schlussbericht an der enstprechenden Stelle den in der Förderzeit entstandenen Code sowie [[Dokumentation|die dazugehörige Dokumentation verlinkt]]. Alle geförderte Projekte müssen unter einer FOSS-Lizenz veröffentlicht werden und nach der Förderzeit zugänglich bleiben. [[Veröffentlichung des Codes während und nach der Förderung|Mehr Informationen dazu findet ihr hier im Wiki.]]

= Final report =
After the completion of the funding period, the '''final report ("Schlussbericht")''' is to be submitted to the Projektträger along with a so-called statement of use ("Verwendungsnachweis"). The Deadline for all documents is one month after the funding ends.

=== General information from the Projektträger: ===

#FYI: Your final reports will be published on the website of the TiB (Technische Informationsbibliothek Hannover). You don't need to do anything; we will take care of that for you.<blockquote>In accordance with the „Nebenbestimmungen für Zuwendungen auf Kostenbasis des BMFTR zur Projektförderung“ (in English: additional provisions for cost-based grants from the BMFTR for project funding, NKBF 2017), grant recipients are required to publish their final reports at the TIB (Technical Information Library Hannover). The TIB acts as a depository library for final reports on projects funded by taxpayers' money and makes them available to the interested public.</blockquote>
#We can only accept your reports if the following guidelines are respected when submitting them:
#* Documents should be submitted in a '''machine-readable and searchable data format''' (no scans).
#* The electronic document should '''not be password-protected'''
#* The '''target size of the file should be <1MB.'''
#* To facilitate file identification, please include the '''correct funding code''' in both the report and the file name.
Please pay attention to these points, as we will not be able to accept your reports otherwise. You are welcome to use other reports as a guide. [https://www.tib.eu/de/suchen/?tx_tibsearch_search%5Bquery%5D=Software-Sprint&tx_tibsearch_search%5Bcnt%5D=20&tx_tibsearch_search%5Bpg%5D=1&tx_tibsearch_search%5BDlicenseModel%5D%5B0%5D=oa Reports from previous rounds can be found here.]

Note on payment: Please note that the final payment may take longer than previous payment requests, as we check the proof of use and final report before making a payment.

=== Projects without Second Stage (6-month funding period) ===
For Projects of the initial funding phase the deadline for submission is December 31st, 2026.
Here you will find the outline that all reports must follow – please make sure to use the preformatted document: [https://cloud.okfn.de/s/wBepYtSDq8Rg4BQ '''Final report funding phase 01.06.25 - 30.11.25 (submission deadline: 31.12.25)''']

'''Note:''' Please make sure to include links to the code created during the funding period in the corresponding section of the final report. All funded projects must be released under a FOSS license and remain publicly available after the funding period. [[Veröffentlichung des Codes während und nach der Förderung|You can find more information here in the Wiki.]]

=== Projects with Second Stage (10-month funding period) ===
Projects that receive funding for the Second Stage only neet to submit their final report one month after the end of the entire funding period, i.e. on April, 30th, 2027. An interim report after the initial funding phase is not necessary.
Here you will find the outline that all reports must follow – please make sure to use the preformatted document: [https://cloud.okfn.de/s/XBSpT3fgGWLpTeb '''Final report for Second Stage projects, funding phase 01.06.25 - 31.03.26 (submission deadline: 30.04.26)''']

'''Note:''' Please make sure to include links to the code [[Dokumentation|and related documentation]] created during the funding period in the corresponding section of the final report. All funded projects must be released under a FOSS license and remain publicly available after the funding period. [[Veröffentlichung des Codes während und nach der Förderung|You can find more information here in the Wiki.]]

Reisekosten

2026-10-19T13:07:29Z

Enyong: /* Travel Expenses */

Wenn ihr für Veranstaltungen im Rahmen des Prototype Fund von eurem Wohnort nach Berlin reisen müsst, erstatten wir euch die Anfahrt sowie eine oder zwei Übernachtungen im Hotel. Wir müssen uns bei den Reisekostenabrechnungen am Bundesreisekostengesetz orientieren. '''Wir bitten euch daher, diese Anleitung sorgfältig zu lesen, da wir eure Reisekosten nur dann erstatten können, wenn ihr euch an die Richtlinien haltet'''.

Auf dieser Seite findet ihr alle notwendigen Informationen zur Erstattung von Reisekosten. Der Ablauf ist dabei immer gleich:

* Im Vorfeld der Veranstaltungen (Kick-Off, Demo Day, Abschlussevent der Second Stage) senden wir euch ein Formular zu, in dem wir die Höhe eurer Reisekosten abfragen.
* Nachdem ihr das Formular ausgefüllt und an uns zurückgeschickt habt, prüfen wir, ob wir eure Reisekosten übernehmen können und melden uns bei euch zurück.
* Spätestens jetzt könnt ihr Fahrkarten kaufen und Unterkünfte buchen. Ihr geht dabei immer in Vorkasse, da wir die Reisekosten nur rückwirkend erstatten können.
* Bitte bewahrt alle Belege (Rechnungen) sorgfältig auf, da ihr sie für die Reisekostenabrechnung benötigt. ([[Reisekosten#Belege|Bitte lest dazu auch den Text weiter unten unter "Belege"]].)
* Nach der Veranstaltung habt ihr 14 Tage Zeit eure Reisekosten einzureichen. Bitte nutzt dafür immer das Reisekostenformular, das wir euch zur Verfügung stellen. ([[Reisekosten#Das Reisekostenformular|Bitte lest dazu auch den Text weiter unten unter "Reisekostenformular"]].)

Wenn ihr bei der Buchung oder beim Ausfüllen des Formulars Schwierigkeiten habt, meldet euch bitte bei der Projektbetreuung. Wir helfen gern :)

== Anreise ==
=== Bahn ===
Wer nicht in Berlin wohnt, bekommt von uns die Bahnfahrt zu den Veranstaltungen erstattet. '''Aus Nachhaltigkeitsgründen ist die Bahn unser bevorzugtes Reiseverkehrsmittel und wir freuen uns, wenn ihr alle diese Option wählt.'''

So funktioniert die Erstattung:

* Wir erstatten Fahrkarten '''vom Wohnort nach Berlin''' und zurück.
* Bitte bucht '''Fahrkarten der 2. Klasse''' - nach Möglichkeit mit Sparpreis.
* Wenn ihr Rabatte in Anspruch nehmt: Wir können nur das erstatten, was ihr tatsächlich bezahlt habt.
* Wenn ihr plant, von/zu einem anderen Ort als euren Wohnort an-/abzureisen, meldet euch bitte per Mail bei uns, damit wir abklären können, ob wir diese Kosten übernehmen.
* '''Wenn euer Wohnsitz im europäischen Ausland liegt, meldet euch per Mail bei uns''', um abzuklären, welche Kosten wir übernehmen können.
* Wenn ihr aus dem Ausland anreisen werdet (euer Wohnsitz aber in Deutschland liegt), meldet euch bitte so früh wie möglich per Mail bei uns. Eigentlich können wir Reisekosten aus dem Ausland nicht übernehmen. Wir können aber gemeinsam schauen, ob wir eine Lösung finden.
* Wir erstatten keine Reisekosten für Menschen, die in Berlin wohnen.

=== Auto ===
Aus Nachhaltigkeitsgründen bitten wir euch zu überlegen, ob ihr doch mit dem ÖPNV nach Berlin reisen wollt - braucht ihr euer Auto wirklich für diese Reise? '''Wer es nicht vermeiden kann mit dem Auto zu kommen, muss das vorher mit uns per Mail besprechen.'''

Unsere Richtlinien dazu:

* 20 Cent pro Km und maximal 130 Euro pro Reise (An- und Abreise zusammen)
* Nur 1 Person kann die Fahrt abrechnen (egal wie viele Personen im Auto mitgefahren sind).
* Zum Nachweis muss der Auszug des Routenplaners mit der gefahrenen Strecke beigelegt werden.
* Wenn ihr plant, von/zu einem anderen Ort als euren Wohnort an-/abzureisen, meldet euch bitte per Mail bei uns, damit wir abklären können, ob wir diese Kosten übernehmen.
* Wir erstatten keine Kilometerpauschale für Menschen, die in Berlin wohnen.

=== Flugzeug ===

* Flüge genehmigen wir '''nur nach vorheriger Absprache''' und '''nur für Teammitglieder aus dem europäischen Ausland, wenn die Kosten nicht zu hoch sind''' '''und es keine guten Alternativen gibt.'''
* Flugtickets gelten nur mit Rechnung und Nachweis, dass der Flug angetreten wurde (i.d.R. gedruckter Boardingpass oder Screenshot des Boardingpasses in der App).
* Bitte schreibt uns im Vorfeld eine Mail, um alles abzusprechen.

=== ÖPNV ===
ÖPNV-Tickets vom und zum Bahnhof sowie vom Hotel zum Veranstaltungsort können ebenfalls abgerechnet werden. Wir übernehmen keine Kosten für Taxis!

=== Übernachtungen ===
Wer nicht in Berlin wohnt, kann für PTF-Veranstaltungen (Kick-Off, Demo Day, Abschlussevent der Second Stage) '''bis zu 70 Euro pro Person und pro Nacht für eine Unterkunft''' abrechnen.

So funktioniert’s:

* Wir teilen euch vor der Veranstaltung mit, wie viele Nächte wir übernehmen - meistens eine vor und eine nach dem Event.
* Maximal können 70 Euro pro Person und Nacht abgerechnet werden:
** Kostet das Zimmer weniger, übernehmen wir den tatsächlichen Preis.
** Kostet das Zimmer mehr, müsst ihr die Differenz selbst zahlen.
* Ihr könnt Hotels, Ferienwohnungen oder Airbnbs buchen.
** Wir brauchen eine Rechnung mit korrekten Steuerinformationen von Hotels, eingetragenen Ferienwohnungen oder registrierten Firmen.
** Die Reservierung oder Buchungsbestätigung reicht als Beleg nicht aus. Wir brauchen eine Rechnung aus der hervorgeht, dass ihr in Berlin übernachtet habt. Diese erhaltet ihr in der Regel vom Hotel selbst, auch wenn ihr über ein Buchungsportal gebucht habt.
** '''Achtung! Ihr bekommt nicht pauschal 70 Euro pro Person und pro Nacht.''' Um zu berechnen, wie viel Geld ihr pro Person abrechnen könnt, müsst ihr den vollen Preis durch die Anzahl der Gäste teilen, die auf der Rechnung angegeben ist.
* Ihr könnt euren Aufenthalt auch privat organisieren.
** '''Für private Übernachtungen übernehmen wir eine Pauschale in Höhe von 20 Euro pro Nacht.''' Dafür brauchen wir keine Rechnung.
* Wir erstatten keine Übernachtungskosten für Menschen, die in Berlin wohnen.
* Wir übernehmen kein Frühstück im Hotel oder andere Mahlzeiten. Auf dem Kick-Off und Demo Day gibt es Frühstück, Mittagessen sowie Kaffee und Kuchen am Nachmittag. Auf dem Abschlussevent der Second Stage gibt es Snacks und Abendessen.

=== Barrierearmut ===
Wir möchten euch allen die Teilhabe an unseren Events ermöglichen und versuchen daher, Veranstaltungen und die Anreise so barrierefrei wie möglich zu gestalten. '''Sollte es bestimmte Aspekte geben, die euch die Reise oder Übernachtung für das Event erleichtern, können im Einzelfall höhere Reisekosten erstattet werden.''' Wenn euch zum Beispiel ein Hotel in der Nähe des Veranstaltungsorts oder eine Taxifahrt die Teilnahme an einer PTF-Veranstaltung im Sinne der Barrierefreiheit erleichtert oder sogar erst ermöglicht, meldet euch per Mail bei uns!

== Das Reisekostenformular ==
[https://cloud.okfn.de/s/s25xsqZW57kGswW Die Reisekostenformulare befinden sich hier]. '''Bitte überprüft vor dem Abschicken, ob alle roten Felder ausgefüllt sind und eure Angaben stimmen. Nur korrekt ausgefüllte Reisekostenformulare mit vollständigen Belegen werden erstattet.'''

=== Persönliche Daten ===

* Der angegebene Name muss der Name der kontoinhabenden Person sein. Möchtet ihr das Geld auf ein anderes Konto (zum Beispiel euer GbR-Konto) erhalten, gebt bei “Name” euren eigenen Namen an und kommentiert neben der IBAN in Spalte E den Namen der*des Kontoinhaber*in*s.
* Wenn euer Konto bei einer Bank außerhalb [https://de.wikipedia.org/wiki/Europ%C3%A4ischer_Zahlungsraum des SEPA-Raums] ist, benötigen wir zusätzlich zur IBAN die BIC eurer Bank. In allen anderen Fällen ist sie in der Regel nicht notwendig.

=== Fahrtkosten ===

* Bahn (Nah-/Fernverkehr, inkl. Platzeservierungen): → die Summe aller ÖPNV-Tickets (DB, S-, U-Bahn etc.) inklusive der Sitzplatzreservierungen.
* Kilometergeld à € 0.20/km: → die Summe der gefahrenen km*0,20 €. Ist die Summe höher als 130 Euro, streicht den Betrag bitte durch, fügt eine Zeile mit “130” sowie dem Text "Differenz wurde privat ausgeglichen" hinzu. Wichtig: Bitte dann die Formel in der Exceltabelle so anpassen, dass nur die 130 Euro mitgezählt werden.

=== Unterkunft ===

* Übernachtung privat: → Da hier eine Pauschale abgerechnet wird, muss nur die Anzahl der Nächte eingetragen werden.
* Übernachtungskosten Hotel o.Ä.: → Bitte den Betrag in Spalte B (70) nur anpassen, wenn die Unterkunft pro Person und Nacht günstiger war. Wenn ihr mehr als 70 Euro pro Person und Nacht bezahlt habt, müsst ihr die Differenz selbst übernehmen. Dann bleiben die 70 Euro stehen und ihr ergänzt in Spalte E den Zusatz "Differenz zu Rechnungsbetrag wurde privat ausgeglichen".

Bitte Ort, Datum und Unterschrift nicht vergessen!

=== Gesammelte Abrechnung ===

* Generell kann eine Person für andere/alle Teammitglieder abrechnen. Dabei ist wichtig, dass nur eine IBAN im Formular angegeben ist und im Feld "Zweck der Reise" der Name des Teammitglieds für das abgerechnet wird, steht.
* Bitte achtet auch darauf, dass die Person, die die Abrechnung übernimmt, Fahrtkosten UND Unterkunft für alle weiteren Teammitglieder abrechnet.

== Belege ==
Bitte reicht alle Originalbelege zusammen mit dem Reisekostenformular ein. Damit unsere Buchhaltung die Reisekostenerstattungen bearbeiten kann, gelten folgende Richtlinien:

* '''Wenn ein Beleg höher ist als der Betrag, den ihr erstattet bekommen könnt''' (z.B. Hotels für mehr als 70 Euro pro Nacht), schreibt bitte in das Reisekostenformular an entsprechender Stelle (Spalte E) "Differenz zu Rechnungsbetrag wurde privat ausgeglichen".
* Für '''Hotelübernachtungen''' brauchen wir eine '''Rechnung''' aus der hervorgeht, dass ihr in Berlin übernachtet habt. (Eine Buchungsbestätigung reicht nicht aus.) Die Rechnung erhaltet ihr in der Regel vom Hotel selbst, auch wenn ihr über ein Buchungsportal gebucht habt. '''Achtung''': Teilweise ist auf der Hotelrechnung ein geringerer Betrag ausgewiesen, da die Servicegebühren für das Buchungsportal nicht enthalten sind. Wir können allerdings nur den Betrag erstatten, der auf der Rechnung steht.
* '''Wir brauchen ALLE Belege FÜR JEDE Reisekostenabrechnung.''' Wenn ihr euch z.B. ein Hotelzimmer oder eine Bahnfahrkarte geteilt habt, '''müsst ihr jeder Reisekostenabrechnung eine Kopie des Belegs beifügen.''' Bitte vermerkt auf jedem Beleg, wie er aufgeteilt wird (z.B. "Person 1: XXEuro, Person 2: XXEuro”).
* Wenn ihr mit dem '''Auto''' anreist, fügt eurem Reisekostenformular bitte einen Ausdruck einer '''Routensuche''' auf OSM oder Google Maps als Beleg für die abgerechneten Kilometer bei.
* '''Flugtickets gelten nur mit Rechnung und Nachweis''', dass der Flug angetreten wurde (i.d.R. gedruckter Boardingpass oder Screenshot des Boardingpasses in der App). Die Buchungsbestätigung des Flugtickets reicht nicht aus.
* Wenn ihr '''Belege nicht in Euro''' vorlegen könnt, benötigen wir zusätzlich einen Screenshot mit dem '''Wechselkurs''' vom Tag des Kaufdatums. Wir erstatten deine Auslagen auf der Grundlage dieses Kurses. Bitte stell sicher, dass die von dir auf dem Reisekostenformular angegebenen Kosten (in EUR) diesem Wechselkurs entsprechen.

== Fristen ==
'''Wir brauchen die Reisekostenformulare (mit Datum und Unterschrift) inkl. aller Belege spätestens zwei Wochen nach dem Event!''' Bitte sendet uns keine Reisekostenformulare, bevor das Event stattgefunden hat.

Für alle Reisekosten gilt die Pflicht zum Einreichen von Originalbelegen:
'''Wenn alle Belege als digitale Originale vorliegen''', können alle Unterlagen digital eingereicht werden (auch die Unterschrift auf dem Reisekostenformular kann digital sein). In diesem Fall könnt ihr uns die Abrechnung als PDF Datei per Mail an die PTF Projektbetreuung senden. '''Bitte fügt das Reisekostenformular und alle Belege zu einer PDF Datei zusammen.'''
'''Wenn mindestens ein Beleg auf Papier als Original vorliegt''', müssen bitte alle Dokumente ausgedruckt werden. Auch das Reisekostenformular muss ausgedruckt und per Hand unterschrieben werden. In diesem Fall müssen alle Unterlagen '''per Post''' gesendet werden an:

<blockquote>Prototype Fund

c/o Open Knowledge Foundation Deutschland e.V.

Singerstr. 109

10179 Berlin</blockquote>Wenn ihr mehrere Reisekostenabrechnungen in einen Umschlag steckt, heftet bitte alle Belege an das richtige Formular (z.B. mit Büroklammern).

= Travel Expenses =
If you need to travel from your place of residence to Berlin to attend events organised as part of the Prototype Fund, we will reimburse your travel costs, as well as the cost of one or two nights' accommodation. For travel expenses, we are required to follow the Federal Travel Expenses Act (Bundesreisekostengesetz). '''We therefore ask you to read these instructions carefully, as we can only reimburse your travel expenses if you adhere to the guidelines.'''

You will find all the necessary information regarding the reimbursement of travel expenses on this page. The procedure is always the same:

* In the run-up to the events (Kick-Off, Demo Day and the Second Stage closing event), we will send you a form asking for details of your travel expenses.
* Once you have completed and returned the form, we will check whether we can cover your expenses and get back to you.
* From this point onwards, you may purchase tickets and book accommodation. You must always pay in advance, as we can only reimburse travel expenses retrospectively.
* Please keep all receipts safe, as you will need them for your travel expense claim. ([[Reisekosten#Receipts|Please also read the text below under 'Receipts'.]])
* After the event, you have 14 days to submit your travel expense claim. Please use the travel expenses form that we provide for this purpose. ([[Reisekosten#The travel expense form|Please also read the text below under 'Travel expenses form']].)

If you have any difficulties booking or filling in the form, please contact the program managers. We‘re happy to help :)

== Arrival ==
=== Train ===
If you do not live in Berlin, we can cover the cost of train tickets to the events. For sustainability reasons, ask you to consider traveling by train.

How it works:
* We will reimburse travel costs '''from your place of residence to Berlin''' and back.
* Please book '''2nd class tickets''' - if possible with reduced fares ("Sparpreis").
* Keep in mind that if you use any vouchers, we can only refund what you actually paid.
* If you are planning to travel to or from a location other than your place of residence, please let us know so that we can check whether we will cover these costs.
* If you live in another European country, please get in touch with us to clarify which costs we can cover.
* If you are travelling from abroad (but live in Germany), please get in touch as soon as possible. We are generally unable to cover travel costs from abroad, but we can work together to see if we can find a solution.
* We do not reimburse travel costs for people living in Berlin.

=== Car ===
For sustainability reasons, we ask you to consider whether you want to travel to Berlin by public transport - do you really need your car for this trip? '''If you can't avoid to come by car, you have to discuss it with us in advance.'''

Our guidelines:
* 20 cents per km, up to a maximum of 130 euros per journey (including both the outward and return journeys)
* Only one person can claim expenses for the journey (regardless of how many people were in the car).
* As proof, a printout from the route planner showing the distance travelled must be enclosed.
* If you plan to travel to or from a location other than your place of residence, please contact us so that we can clarify whether we will cover these costs.
* We do not reimburse a mileage allowance for people who live in Berlin.

=== Flight ===
* We only approve flights for team members from other European countries if it has been arranged in advance and the costs are reasonable, and if there are no suitable alternatives.
* Flight tickets are only accepted if accompanied by an invoice and proof that the flight was taken (usually a printed boarding pass or a screenshot of the boarding pass from the app).
* Please contact us in advance.

=== Public Transport (ÖPNV) ===
We can cover your expenses for public transport tickets from and to the train station as well as from the hotel to the venue. We do not cover the costs for cabs!

=== Overnight stays ===
If you don’t live in Berlin, you can claim '''up to 70 euros per person per night for accommodation''' for PTF events (Kick-Off, Demo Day, Second Stage closing event).

Here’s how it works:
* We’ll let you know before the event how many nights we’ll cover – usually one before and one after the event.
* A maximum of 70 euros per person per night can be claimed:
** If the room costs less, we will cover the actual price.
** If the room costs more, you must pay the difference yourself.
* You can book hotels, holiday apartments or Airbnbs.
** We require an invoice with correct tax details from hotels, registered holiday flats or registered companies.
** The reservation or booking confirmation is not sufficient as proof. We need an invoice showing that you stayed in Berlin. You will usually receive this from the hotel itself, even if you booked via a booking portal.
** Please note! You do not receive a flat-rate of 70 euros per person per night. To calculate how much money you can claim per person, you must divide the full price by the number of guests listed on the invoice.
* You can also organise your stay privately.
** '''For private accommodation, we cover a flat rate of 20 euros per night.''' We do not require an invoice for this.
* We do not reimburse accommodation costs for people living in Berlin.
* We do not cover the cost of breakfast at the hotel or other meals. At the Kick-Off and Demo Day there will be breakfast, lunch as well as coffee and cake in the afternoon. At the Second Stage closing event there will be snacks and dinner.

=== Accessibility ===
We want to enable you all to participate in our events and therefore strive to make events and travel as accessible as possible. '''If there are certain aspects that make it easier for you to travel to or stay overnight for the event, higher travel expenses may be reimbursed on a case-by-case basis.''' If, for example, a hotel near the event location or a taxi journey makes it easier or even possible for you to attend a PTF event in terms of accessibility, please get in touch with us!

== The travel expense form ==
[https://cloud.okfn.de/s/s25xsqZW57kGswW You can find the travel expense form here]. '''Please check that all red fields are filled in and your details are correct before submitting. Only properly completed travel expense forms with complete receipts will be reimbursed.'''

=== Personal info ===

* The name stated must be that of the bank account holder. If you wish to receive the money into a different account (for example, your GbR account), please enter your own name in the "Name" field and note the name of the account holder next to the IBAN (in column E).
* If your bank account is located outside [[wikipedia:Single_Euro_Payments_Area|the SEPA area]], we will need your bank's BIC in addition to the IBAN. In all other cases, it is generally not required.

=== Travel expenses ===
* Bahn (Nah-/Fernverkehr, inkl. Platzeservierungen) ''[In English: Public transport (local transport/ train incl. seat reservations if applicable)]'': → the total cost of all public transport tickets (DB, S-Bahn, U-Bahn, etc.), including seat reservations
* Kilometergeld à € 0.20/km ''[In English: mileage reinbursement]'': → the total number of kilometres driven * €0.20. If the total exceeds €130, please cross out the amount, add a row with “130” and the text “Differenz wurde privat ausgeglichen“ ''[In English: Difference settled privately]''. Important: Please then adjust the formula in the Excel spreadsheet so that only the €130 is included in the calculation.

=== Accommodation ===
* Übernachtung privat ''[In English: private accomodation]'': → As a flat rate is applied here, you only need to enter the number of nights.
* Übernachtungskosten Hotel o.Ä. ''[In English: Accommodation costs (hotel or similar)]'': → Please adjust the amount in column B (70) only if the accommodation was cheaper per person per night. If you paid more than €70 per person per night, you must cover the difference yourself. In that case, leave the €70 as it is and add a note in column E: "Differenz zu Rechnungsbetrag wurde privat ausgeglichen“ ''[In English: difference from invoice amount settled privately]''.

Please do not forget to include the place, date and your signature!

=== Collective billing ===
* In general, one person can bill on behalf of other/all team members. It is important that only one IBAN is specified in the form and that the name of the team member for whom the bill is being issued is specified in line “Zweck der Reise”.
* Please also ensure that the person responsible for billing bills for travel expenses AND accommodation for other team members.

== Receipts ==
Please submit all receipts together with the travel expense form (''Reisekostenformular''). To enable our accounts department to process travel expense claims, the following guidelines apply:
* '''If a receipt is higher than the amount we cover''' (e.g. hotels for more than 70 Euro per night), please write "Differenz zu Rechnungsbetrag wurde privat ausgeglichen" on the receipt ''[In English: difference from invoice amount settled privately]''.
* '''For hotel rooms''', the booking confirmation is not enough. '''We need a proper invoice''' that shows that you spent the night in Berlin. You usually have to ask the hotel itself for this, even if you have booked via a booking portal. Please note: Sometimes this invoice is for a lower amount because the service fees for the booking portal are not included. However, you can only charge the amount stated on the invoice.
* '''We need ALL receipts for each travel expense report.''' If you shared a hotel room or train ticket, for example, '''you must attach a copy of the receipt to each travel expense report'''. Please note on the receipt how it is split ("Person 1: XX Euro, Person 2: XX Euro).
* If you travel '''by car''', please attach a printout of a route search on OSM or Google Maps to your travel expense form as a receipt for the billed kilometers.
* '''Flight tickets are only valid if accompanied by an invoice and proof that the flight was taken''' (usually a printed boarding pass or a screenshot of the boarding pass from the app). The booking confirmation for the flight ticket is not sufficient.
* If you are unable to provide '''receipts in euros''', we also require a screenshot showing the '''exchange rate''' on the date of purchase. We reimburse your expenses based on this rate, so please check if it matches with the costs (in EUR) that you claim on your travel expense form.

== Deadline ==
'''We need the travel expense forms (with date and signature) including all receipts no later than two weeks after the event. '''Please do not send us travel expense forms before the event has happened.

Original receipts must be submitted for all travel expenses:

'''If all receipts are available as a digital original''', all documents can be submitted digitally (the signature on the travel expense form can also be digital). In this case, you can send the travel expenses '''in one PDF by e-mail''' to the PTF program management.
'''If you have at least one original paper receipt''', please print out all documents. The travel expense form must also be printed out and signed by hand. In this case, all documents must be '''sent by post''' to:

<blockquote>Prototype Fund c/o Open Knowledge Foundation Deutschland e.V.

Singerstr. 109

10179 Berlin</blockquote>
If you are putting multiple expense reports in one envelope, please staple all receipts to the correct form (e.g., with paper clips).

Reisekosten

2026-10-19T13:06:15Z

Enyong: /* Travel Expenses */

Wenn ihr für Veranstaltungen im Rahmen des Prototype Fund von eurem Wohnort nach Berlin reisen müsst, erstatten wir euch die Anfahrt sowie eine oder zwei Übernachtungen im Hotel. Wir müssen uns bei den Reisekostenabrechnungen am Bundesreisekostengesetz orientieren. '''Wir bitten euch daher, diese Anleitung sorgfältig zu lesen, da wir eure Reisekosten nur dann erstatten können, wenn ihr euch an die Richtlinien haltet'''.

Auf dieser Seite findet ihr alle notwendigen Informationen zur Erstattung von Reisekosten. Der Ablauf ist dabei immer gleich:

* Im Vorfeld der Veranstaltungen (Kick-Off, Demo Day, Abschlussevent der Second Stage) senden wir euch ein Formular zu, in dem wir die Höhe eurer Reisekosten abfragen.
* Nachdem ihr das Formular ausgefüllt und an uns zurückgeschickt habt, prüfen wir, ob wir eure Reisekosten übernehmen können und melden uns bei euch zurück.
* Spätestens jetzt könnt ihr Fahrkarten kaufen und Unterkünfte buchen. Ihr geht dabei immer in Vorkasse, da wir die Reisekosten nur rückwirkend erstatten können.
* Bitte bewahrt alle Belege (Rechnungen) sorgfältig auf, da ihr sie für die Reisekostenabrechnung benötigt. ([[Reisekosten#Belege|Bitte lest dazu auch den Text weiter unten unter "Belege"]].)
* Nach der Veranstaltung habt ihr 14 Tage Zeit eure Reisekosten einzureichen. Bitte nutzt dafür immer das Reisekostenformular, das wir euch zur Verfügung stellen. ([[Reisekosten#Das Reisekostenformular|Bitte lest dazu auch den Text weiter unten unter "Reisekostenformular"]].)

Wenn ihr bei der Buchung oder beim Ausfüllen des Formulars Schwierigkeiten habt, meldet euch bitte bei der Projektbetreuung. Wir helfen gern :)

== Anreise ==
=== Bahn ===
Wer nicht in Berlin wohnt, bekommt von uns die Bahnfahrt zu den Veranstaltungen erstattet. '''Aus Nachhaltigkeitsgründen ist die Bahn unser bevorzugtes Reiseverkehrsmittel und wir freuen uns, wenn ihr alle diese Option wählt.'''

So funktioniert die Erstattung:

* Wir erstatten Fahrkarten '''vom Wohnort nach Berlin''' und zurück.
* Bitte bucht '''Fahrkarten der 2. Klasse''' - nach Möglichkeit mit Sparpreis.
* Wenn ihr Rabatte in Anspruch nehmt: Wir können nur das erstatten, was ihr tatsächlich bezahlt habt.
* Wenn ihr plant, von/zu einem anderen Ort als euren Wohnort an-/abzureisen, meldet euch bitte per Mail bei uns, damit wir abklären können, ob wir diese Kosten übernehmen.
* '''Wenn euer Wohnsitz im europäischen Ausland liegt, meldet euch per Mail bei uns''', um abzuklären, welche Kosten wir übernehmen können.
* Wenn ihr aus dem Ausland anreisen werdet (euer Wohnsitz aber in Deutschland liegt), meldet euch bitte so früh wie möglich per Mail bei uns. Eigentlich können wir Reisekosten aus dem Ausland nicht übernehmen. Wir können aber gemeinsam schauen, ob wir eine Lösung finden.
* Wir erstatten keine Reisekosten für Menschen, die in Berlin wohnen.

=== Auto ===
Aus Nachhaltigkeitsgründen bitten wir euch zu überlegen, ob ihr doch mit dem ÖPNV nach Berlin reisen wollt - braucht ihr euer Auto wirklich für diese Reise? '''Wer es nicht vermeiden kann mit dem Auto zu kommen, muss das vorher mit uns per Mail besprechen.'''

Unsere Richtlinien dazu:

* 20 Cent pro Km und maximal 130 Euro pro Reise (An- und Abreise zusammen)
* Nur 1 Person kann die Fahrt abrechnen (egal wie viele Personen im Auto mitgefahren sind).
* Zum Nachweis muss der Auszug des Routenplaners mit der gefahrenen Strecke beigelegt werden.
* Wenn ihr plant, von/zu einem anderen Ort als euren Wohnort an-/abzureisen, meldet euch bitte per Mail bei uns, damit wir abklären können, ob wir diese Kosten übernehmen.
* Wir erstatten keine Kilometerpauschale für Menschen, die in Berlin wohnen.

=== Flugzeug ===

* Flüge genehmigen wir '''nur nach vorheriger Absprache''' und '''nur für Teammitglieder aus dem europäischen Ausland, wenn die Kosten nicht zu hoch sind''' '''und es keine guten Alternativen gibt.'''
* Flugtickets gelten nur mit Rechnung und Nachweis, dass der Flug angetreten wurde (i.d.R. gedruckter Boardingpass oder Screenshot des Boardingpasses in der App).
* Bitte schreibt uns im Vorfeld eine Mail, um alles abzusprechen.

=== ÖPNV ===
ÖPNV-Tickets vom und zum Bahnhof sowie vom Hotel zum Veranstaltungsort können ebenfalls abgerechnet werden. Wir übernehmen keine Kosten für Taxis!

=== Übernachtungen ===
Wer nicht in Berlin wohnt, kann für PTF-Veranstaltungen (Kick-Off, Demo Day, Abschlussevent der Second Stage) '''bis zu 70 Euro pro Person und pro Nacht für eine Unterkunft''' abrechnen.

So funktioniert’s:

* Wir teilen euch vor der Veranstaltung mit, wie viele Nächte wir übernehmen - meistens eine vor und eine nach dem Event.
* Maximal können 70 Euro pro Person und Nacht abgerechnet werden:
** Kostet das Zimmer weniger, übernehmen wir den tatsächlichen Preis.
** Kostet das Zimmer mehr, müsst ihr die Differenz selbst zahlen.
* Ihr könnt Hotels, Ferienwohnungen oder Airbnbs buchen.
** Wir brauchen eine Rechnung mit korrekten Steuerinformationen von Hotels, eingetragenen Ferienwohnungen oder registrierten Firmen.
** Die Reservierung oder Buchungsbestätigung reicht als Beleg nicht aus. Wir brauchen eine Rechnung aus der hervorgeht, dass ihr in Berlin übernachtet habt. Diese erhaltet ihr in der Regel vom Hotel selbst, auch wenn ihr über ein Buchungsportal gebucht habt.
** '''Achtung! Ihr bekommt nicht pauschal 70 Euro pro Person und pro Nacht.''' Um zu berechnen, wie viel Geld ihr pro Person abrechnen könnt, müsst ihr den vollen Preis durch die Anzahl der Gäste teilen, die auf der Rechnung angegeben ist.
* Ihr könnt euren Aufenthalt auch privat organisieren.
** '''Für private Übernachtungen übernehmen wir eine Pauschale in Höhe von 20 Euro pro Nacht.''' Dafür brauchen wir keine Rechnung.
* Wir erstatten keine Übernachtungskosten für Menschen, die in Berlin wohnen.
* Wir übernehmen kein Frühstück im Hotel oder andere Mahlzeiten. Auf dem Kick-Off und Demo Day gibt es Frühstück, Mittagessen sowie Kaffee und Kuchen am Nachmittag. Auf dem Abschlussevent der Second Stage gibt es Snacks und Abendessen.

=== Barrierearmut ===
Wir möchten euch allen die Teilhabe an unseren Events ermöglichen und versuchen daher, Veranstaltungen und die Anreise so barrierefrei wie möglich zu gestalten. '''Sollte es bestimmte Aspekte geben, die euch die Reise oder Übernachtung für das Event erleichtern, können im Einzelfall höhere Reisekosten erstattet werden.''' Wenn euch zum Beispiel ein Hotel in der Nähe des Veranstaltungsorts oder eine Taxifahrt die Teilnahme an einer PTF-Veranstaltung im Sinne der Barrierefreiheit erleichtert oder sogar erst ermöglicht, meldet euch per Mail bei uns!

== Das Reisekostenformular ==
[https://cloud.okfn.de/s/s25xsqZW57kGswW Die Reisekostenformulare befinden sich hier]. '''Bitte überprüft vor dem Abschicken, ob alle roten Felder ausgefüllt sind und eure Angaben stimmen. Nur korrekt ausgefüllte Reisekostenformulare mit vollständigen Belegen werden erstattet.'''

=== Persönliche Daten ===

* Der angegebene Name muss der Name der kontoinhabenden Person sein. Möchtet ihr das Geld auf ein anderes Konto (zum Beispiel euer GbR-Konto) erhalten, gebt bei “Name” euren eigenen Namen an und kommentiert neben der IBAN in Spalte E den Namen der*des Kontoinhaber*in*s.
* Wenn euer Konto bei einer Bank außerhalb [https://de.wikipedia.org/wiki/Europ%C3%A4ischer_Zahlungsraum des SEPA-Raums] ist, benötigen wir zusätzlich zur IBAN die BIC eurer Bank. In allen anderen Fällen ist sie in der Regel nicht notwendig.

=== Fahrtkosten ===

* Bahn (Nah-/Fernverkehr, inkl. Platzeservierungen): → die Summe aller ÖPNV-Tickets (DB, S-, U-Bahn etc.) inklusive der Sitzplatzreservierungen.
* Kilometergeld à € 0.20/km: → die Summe der gefahrenen km*0,20 €. Ist die Summe höher als 130 Euro, streicht den Betrag bitte durch, fügt eine Zeile mit “130” sowie dem Text "Differenz wurde privat ausgeglichen" hinzu. Wichtig: Bitte dann die Formel in der Exceltabelle so anpassen, dass nur die 130 Euro mitgezählt werden.

=== Unterkunft ===

* Übernachtung privat: → Da hier eine Pauschale abgerechnet wird, muss nur die Anzahl der Nächte eingetragen werden.
* Übernachtungskosten Hotel o.Ä.: → Bitte den Betrag in Spalte B (70) nur anpassen, wenn die Unterkunft pro Person und Nacht günstiger war. Wenn ihr mehr als 70 Euro pro Person und Nacht bezahlt habt, müsst ihr die Differenz selbst übernehmen. Dann bleiben die 70 Euro stehen und ihr ergänzt in Spalte E den Zusatz "Differenz zu Rechnungsbetrag wurde privat ausgeglichen".

Bitte Ort, Datum und Unterschrift nicht vergessen!

=== Gesammelte Abrechnung ===

* Generell kann eine Person für andere/alle Teammitglieder abrechnen. Dabei ist wichtig, dass nur eine IBAN im Formular angegeben ist und im Feld "Zweck der Reise" der Name des Teammitglieds für das abgerechnet wird, steht.
* Bitte achtet auch darauf, dass die Person, die die Abrechnung übernimmt, Fahrtkosten UND Unterkunft für alle weiteren Teammitglieder abrechnet.

== Belege ==
Bitte reicht alle Originalbelege zusammen mit dem Reisekostenformular ein. Damit unsere Buchhaltung die Reisekostenerstattungen bearbeiten kann, gelten folgende Richtlinien:

* '''Wenn ein Beleg höher ist als der Betrag, den ihr erstattet bekommen könnt''' (z.B. Hotels für mehr als 70 Euro pro Nacht), schreibt bitte in das Reisekostenformular an entsprechender Stelle (Spalte E) "Differenz zu Rechnungsbetrag wurde privat ausgeglichen".
* Für '''Hotelübernachtungen''' brauchen wir eine '''Rechnung''' aus der hervorgeht, dass ihr in Berlin übernachtet habt. (Eine Buchungsbestätigung reicht nicht aus.) Die Rechnung erhaltet ihr in der Regel vom Hotel selbst, auch wenn ihr über ein Buchungsportal gebucht habt. '''Achtung''': Teilweise ist auf der Hotelrechnung ein geringerer Betrag ausgewiesen, da die Servicegebühren für das Buchungsportal nicht enthalten sind. Wir können allerdings nur den Betrag erstatten, der auf der Rechnung steht.
* '''Wir brauchen ALLE Belege FÜR JEDE Reisekostenabrechnung.''' Wenn ihr euch z.B. ein Hotelzimmer oder eine Bahnfahrkarte geteilt habt, '''müsst ihr jeder Reisekostenabrechnung eine Kopie des Belegs beifügen.''' Bitte vermerkt auf jedem Beleg, wie er aufgeteilt wird (z.B. "Person 1: XXEuro, Person 2: XXEuro”).
* Wenn ihr mit dem '''Auto''' anreist, fügt eurem Reisekostenformular bitte einen Ausdruck einer '''Routensuche''' auf OSM oder Google Maps als Beleg für die abgerechneten Kilometer bei.
* '''Flugtickets gelten nur mit Rechnung und Nachweis''', dass der Flug angetreten wurde (i.d.R. gedruckter Boardingpass oder Screenshot des Boardingpasses in der App). Die Buchungsbestätigung des Flugtickets reicht nicht aus.
* Wenn ihr '''Belege nicht in Euro''' vorlegen könnt, benötigen wir zusätzlich einen Screenshot mit dem '''Wechselkurs''' vom Tag des Kaufdatums. Wir erstatten deine Auslagen auf der Grundlage dieses Kurses. Bitte stell sicher, dass die von dir auf dem Reisekostenformular angegebenen Kosten (in EUR) diesem Wechselkurs entsprechen.

== Fristen ==
'''Wir brauchen die Reisekostenformulare (mit Datum und Unterschrift) inkl. aller Belege spätestens zwei Wochen nach dem Event!''' Bitte sendet uns keine Reisekostenformulare, bevor das Event stattgefunden hat.

Für alle Reisekosten gilt die Pflicht zum Einreichen von Originalbelegen:
'''Wenn alle Belege als digitale Originale vorliegen''', können alle Unterlagen digital eingereicht werden (auch die Unterschrift auf dem Reisekostenformular kann digital sein). In diesem Fall könnt ihr uns die Abrechnung als PDF Datei per Mail an die PTF Projektbetreuung senden. '''Bitte fügt das Reisekostenformular und alle Belege zu einer PDF Datei zusammen.'''
'''Wenn mindestens ein Beleg auf Papier als Original vorliegt''', müssen bitte alle Dokumente ausgedruckt werden. Auch das Reisekostenformular muss ausgedruckt und per Hand unterschrieben werden. In diesem Fall müssen alle Unterlagen '''per Post''' gesendet werden an:

<blockquote>Prototype Fund

c/o Open Knowledge Foundation Deutschland e.V.

Singerstr. 109

10179 Berlin</blockquote>Wenn ihr mehrere Reisekostenabrechnungen in einen Umschlag steckt, heftet bitte alle Belege an das richtige Formular (z.B. mit Büroklammern).

= Travel Expenses =
If you need to travel from your place of residence to Berlin to attend events organised as part of the Prototype Fund, we will reimburse your travel costs, as well as the cost of one or two nights' accommodation. For travel expenses, we are required to follow the Federal Travel Expenses Act (Bundesreisekostengesetz). '''We therefore ask you to read these instructions carefully, as we can only reimburse your travel expenses if you adhere to the guidelines.'''

You will find all the necessary information regarding the reimbursement of travel expenses on this page. The procedure is always the same:

* In the run-up to the events (Kick-Off, Demo Day and the Second Stage closing event), we will send you a form asking for details of your travel expenses.
* Once you have completed and returned the form, we will check whether we can cover your expenses and get back to you.
* From this point onwards, you may purchase tickets and book accommodation. You must always pay in advance, as we can only reimburse travel expenses retrospectively.
* Please keep all receipts safe, as you will need them for your travel expense claim. (Please also read the text below under 'Receipts'.)
* After the event, you have 14 days to submit your travel expense claim. Please use the travel expenses form that we provide for this purpose. (Please also read the text below under 'Travel expenses form'.)

If you have any difficulties booking or filling in the form, please contact the program managers. We‘re happy to help :)

== Arrival ==
=== Train ===
If you do not live in Berlin, we can cover the cost of train tickets to the events. For sustainability reasons, ask you to consider traveling by train.

How it works:
* We will reimburse travel costs '''from your place of residence to Berlin''' and back.
* Please book '''2nd class tickets''' - if possible with reduced fares ("Sparpreis").
* Keep in mind that if you use any vouchers, we can only refund what you actually paid.
* If you are planning to travel to or from a location other than your place of residence, please let us know so that we can check whether we will cover these costs.
* If you live in another European country, please get in touch with us to clarify which costs we can cover.
* If you are travelling from abroad (but live in Germany), please get in touch as soon as possible. We are generally unable to cover travel costs from abroad, but we can work together to see if we can find a solution.
* We do not reimburse travel costs for people living in Berlin.

=== Car ===
For sustainability reasons, we ask you to consider whether you want to travel to Berlin by public transport - do you really need your car for this trip? '''If you can't avoid to come by car, you have to discuss it with us in advance.'''

Our guidelines:
* 20 cents per km, up to a maximum of 130 euros per journey (including both the outward and return journeys)
* Only one person can claim expenses for the journey (regardless of how many people were in the car).
* As proof, a printout from the route planner showing the distance travelled must be enclosed.
* If you plan to travel to or from a location other than your place of residence, please contact us so that we can clarify whether we will cover these costs.
* We do not reimburse a mileage allowance for people who live in Berlin.

=== Flight ===
* We only approve flights for team members from other European countries if it has been arranged in advance and the costs are reasonable, and if there are no suitable alternatives.
* Flight tickets are only accepted if accompanied by an invoice and proof that the flight was taken (usually a printed boarding pass or a screenshot of the boarding pass from the app).
* Please contact us in advance.

=== Public Transport (ÖPNV) ===
We can cover your expenses for public transport tickets from and to the train station as well as from the hotel to the venue. We do not cover the costs for cabs!

=== Overnight stays ===
If you don’t live in Berlin, you can claim '''up to 70 euros per person per night for accommodation''' for PTF events (Kick-Off, Demo Day, Second Stage closing event).

Here’s how it works:
* We’ll let you know before the event how many nights we’ll cover – usually one before and one after the event.
* A maximum of 70 euros per person per night can be claimed:
** If the room costs less, we will cover the actual price.
** If the room costs more, you must pay the difference yourself.
* You can book hotels, holiday apartments or Airbnbs.
** We require an invoice with correct tax details from hotels, registered holiday flats or registered companies.
** The reservation or booking confirmation is not sufficient as proof. We need an invoice showing that you stayed in Berlin. You will usually receive this from the hotel itself, even if you booked via a booking portal.
** Please note! You do not receive a flat-rate of 70 euros per person per night. To calculate how much money you can claim per person, you must divide the full price by the number of guests listed on the invoice.
* You can also organise your stay privately.
** '''For private accommodation, we cover a flat rate of 20 euros per night.''' We do not require an invoice for this.
* We do not reimburse accommodation costs for people living in Berlin.
* We do not cover the cost of breakfast at the hotel or other meals. At the Kick-Off and Demo Day there will be breakfast, lunch as well as coffee and cake in the afternoon. At the Second Stage closing event there will be snacks and dinner.

=== Accessibility ===
We want to enable you all to participate in our events and therefore strive to make events and travel as accessible as possible. '''If there are certain aspects that make it easier for you to travel to or stay overnight for the event, higher travel expenses may be reimbursed on a case-by-case basis.''' If, for example, a hotel near the event location or a taxi journey makes it easier or even possible for you to attend a PTF event in terms of accessibility, please get in touch with us!

== The travel expense form ==
[https://cloud.okfn.de/s/s25xsqZW57kGswW You can find the travel expense form here]. '''Please check that all red fields are filled in and your details are correct before submitting. Only properly completed travel expense forms with complete receipts will be reimbursed.'''

=== Personal info ===

* The name stated must be that of the bank account holder. If you wish to receive the money into a different account (for example, your GbR account), please enter your own name in the "Name" field and note the name of the account holder next to the IBAN (in column E).
* If your bank account is located outside [[wikipedia:Single_Euro_Payments_Area|the SEPA area]], we will need your bank's BIC in addition to the IBAN. In all other cases, it is generally not required.

=== Travel expenses ===
* Bahn (Nah-/Fernverkehr, inkl. Platzeservierungen) ''[In English: Public transport (local transport/ train incl. seat reservations if applicable)]'': → the total cost of all public transport tickets (DB, S-Bahn, U-Bahn, etc.), including seat reservations
* Kilometergeld à € 0.20/km ''[In English: mileage reinbursement]'': → the total number of kilometres driven * €0.20. If the total exceeds €130, please cross out the amount, add a row with “130” and the text “Differenz wurde privat ausgeglichen“ ''[In English: Difference settled privately]''. Important: Please then adjust the formula in the Excel spreadsheet so that only the €130 is included in the calculation.

=== Accommodation ===
* Übernachtung privat ''[In English: private accomodation]'': → As a flat rate is applied here, you only need to enter the number of nights.
* Übernachtungskosten Hotel o.Ä. ''[In English: Accommodation costs (hotel or similar)]'': → Please adjust the amount in column B (70) only if the accommodation was cheaper per person per night. If you paid more than €70 per person per night, you must cover the difference yourself. In that case, leave the €70 as it is and add a note in column E: "Differenz zu Rechnungsbetrag wurde privat ausgeglichen“ ''[In English: difference from invoice amount settled privately]''.

Please do not forget to include the place, date and your signature!

=== Collective billing ===
* In general, one person can bill on behalf of other/all team members. It is important that only one IBAN is specified in the form and that the name of the team member for whom the bill is being issued is specified in line “Zweck der Reise”.
* Please also ensure that the person responsible for billing bills for travel expenses AND accommodation for other team members.

== Receipts ==
Please submit all receipts together with the travel expense form (''Reisekostenformular''). To enable our accounts department to process travel expense claims, the following guidelines apply:
* '''If a receipt is higher than the amount we cover''' (e.g. hotels for more than 70 Euro per night), please write "Differenz zu Rechnungsbetrag wurde privat ausgeglichen" on the receipt ''[In English: difference from invoice amount settled privately]''.
* '''For hotel rooms''', the booking confirmation is not enough. '''We need a proper invoice''' that shows that you spent the night in Berlin. You usually have to ask the hotel itself for this, even if you have booked via a booking portal. Please note: Sometimes this invoice is for a lower amount because the service fees for the booking portal are not included. However, you can only charge the amount stated on the invoice.
* '''We need ALL receipts for each travel expense report.''' If you shared a hotel room or train ticket, for example, '''you must attach a copy of the receipt to each travel expense report'''. Please note on the receipt how it is split ("Person 1: XX Euro, Person 2: XX Euro).
* If you travel '''by car''', please attach a printout of a route search on OSM or Google Maps to your travel expense form as a receipt for the billed kilometers.
* '''Flight tickets are only valid if accompanied by an invoice and proof that the flight was taken''' (usually a printed boarding pass or a screenshot of the boarding pass from the app). The booking confirmation for the flight ticket is not sufficient.
* If you are unable to provide '''receipts in euros''', we also require a screenshot showing the '''exchange rate''' on the date of purchase. We reimburse your expenses based on this rate, so please check if it matches with the costs (in EUR) that you claim on your travel expense form.

== Deadline ==
'''We need the travel expense forms (with date and signature) including all receipts no later than two weeks after the event. '''Please do not send us travel expense forms before the event has happened.

Original receipts must be submitted for all travel expenses:

'''If all receipts are available as a digital original''', all documents can be submitted digitally (the signature on the travel expense form can also be digital). In this case, you can send the travel expenses '''in one PDF by e-mail''' to the PTF program management.
'''If you have at least one original paper receipt''', please print out all documents. The travel expense form must also be printed out and signed by hand. In this case, all documents must be '''sent by post''' to:

<blockquote>Prototype Fund c/o Open Knowledge Foundation Deutschland e.V.

Singerstr. 109

10179 Berlin</blockquote>
If you are putting multiple expense reports in one envelope, please staple all receipts to the correct form (e.g., with paper clips).

Reisekosten

2026-10-19T13:05:40Z

Enyong: /* Travel Expenses */

''(English version below)''

Wenn ihr für Veranstaltungen im Rahmen des Prototype Fund von eurem Wohnort nach Berlin reisen müsst, erstatten wir euch die Anfahrt sowie eine oder zwei Übernachtungen im Hotel. Wir müssen uns bei den Reisekostenabrechnungen am Bundesreisekostengesetz orientieren. '''Wir bitten euch daher, diese Anleitung sorgfältig zu lesen, da wir eure Reisekosten nur dann erstatten können, wenn ihr euch an die Richtlinien haltet'''.

Auf dieser Seite findet ihr alle notwendigen Informationen zur Erstattung von Reisekosten. Der Ablauf ist dabei immer gleich:

* Im Vorfeld der Veranstaltungen (Kick-Off, Demo Day, Abschlussevent der Second Stage) senden wir euch ein Formular zu, in dem wir die Höhe eurer Reisekosten abfragen.
* Nachdem ihr das Formular ausgefüllt und an uns zurückgeschickt habt, prüfen wir, ob wir eure Reisekosten übernehmen können und melden uns bei euch zurück.
* Spätestens jetzt könnt ihr Fahrkarten kaufen und Unterkünfte buchen. Ihr geht dabei immer in Vorkasse, da wir die Reisekosten nur rückwirkend erstatten können.
* Bitte bewahrt alle Belege (Rechnungen) sorgfältig auf, da ihr sie für die Reisekostenabrechnung benötigt. ([[Reisekosten#Belege|Bitte lest dazu auch den Text weiter unten unter "Belege"]].)
* Nach der Veranstaltung habt ihr 14 Tage Zeit eure Reisekosten einzureichen. Bitte nutzt dafür immer das Reisekostenformular, das wir euch zur Verfügung stellen. ([[Reisekosten#Das Reisekostenformular|Bitte lest dazu auch den Text weiter unten unter "Reisekostenformular"]].)

Wenn ihr bei der Buchung oder beim Ausfüllen des Formulars Schwierigkeiten habt, meldet euch bitte bei der Projektbetreuung. Wir helfen gern :)

== Anreise ==
=== Bahn ===
Wer nicht in Berlin wohnt, bekommt von uns die Bahnfahrt zu den Veranstaltungen erstattet. '''Aus Nachhaltigkeitsgründen ist die Bahn unser bevorzugtes Reiseverkehrsmittel und wir freuen uns, wenn ihr alle diese Option wählt.'''

So funktioniert die Erstattung:

* Wir erstatten Fahrkarten '''vom Wohnort nach Berlin''' und zurück.
* Bitte bucht '''Fahrkarten der 2. Klasse''' - nach Möglichkeit mit Sparpreis.
* Wenn ihr Rabatte in Anspruch nehmt: Wir können nur das erstatten, was ihr tatsächlich bezahlt habt.
* Wenn ihr plant, von/zu einem anderen Ort als euren Wohnort an-/abzureisen, meldet euch bitte per Mail bei uns, damit wir abklären können, ob wir diese Kosten übernehmen.
* '''Wenn euer Wohnsitz im europäischen Ausland liegt, meldet euch per Mail bei uns''', um abzuklären, welche Kosten wir übernehmen können.
* Wenn ihr aus dem Ausland anreisen werdet (euer Wohnsitz aber in Deutschland liegt), meldet euch bitte so früh wie möglich per Mail bei uns. Eigentlich können wir Reisekosten aus dem Ausland nicht übernehmen. Wir können aber gemeinsam schauen, ob wir eine Lösung finden.
* Wir erstatten keine Reisekosten für Menschen, die in Berlin wohnen.

=== Auto ===
Aus Nachhaltigkeitsgründen bitten wir euch zu überlegen, ob ihr doch mit dem ÖPNV nach Berlin reisen wollt - braucht ihr euer Auto wirklich für diese Reise? '''Wer es nicht vermeiden kann mit dem Auto zu kommen, muss das vorher mit uns per Mail besprechen.'''

Unsere Richtlinien dazu:

* 20 Cent pro Km und maximal 130 Euro pro Reise (An- und Abreise zusammen)
* Nur 1 Person kann die Fahrt abrechnen (egal wie viele Personen im Auto mitgefahren sind).
* Zum Nachweis muss der Auszug des Routenplaners mit der gefahrenen Strecke beigelegt werden.
* Wenn ihr plant, von/zu einem anderen Ort als euren Wohnort an-/abzureisen, meldet euch bitte per Mail bei uns, damit wir abklären können, ob wir diese Kosten übernehmen.
* Wir erstatten keine Kilometerpauschale für Menschen, die in Berlin wohnen.

=== Flugzeug ===

* Flüge genehmigen wir '''nur nach vorheriger Absprache''' und '''nur für Teammitglieder aus dem europäischen Ausland, wenn die Kosten nicht zu hoch sind''' '''und es keine guten Alternativen gibt.'''
* Flugtickets gelten nur mit Rechnung und Nachweis, dass der Flug angetreten wurde (i.d.R. gedruckter Boardingpass oder Screenshot des Boardingpasses in der App).
* Bitte schreibt uns im Vorfeld eine Mail, um alles abzusprechen.

=== ÖPNV ===
ÖPNV-Tickets vom und zum Bahnhof sowie vom Hotel zum Veranstaltungsort können ebenfalls abgerechnet werden. Wir übernehmen keine Kosten für Taxis!

=== Übernachtungen ===
Wer nicht in Berlin wohnt, kann für PTF-Veranstaltungen (Kick-Off, Demo Day, Abschlussevent der Second Stage) '''bis zu 70 Euro pro Person und pro Nacht für eine Unterkunft''' abrechnen.

So funktioniert’s:

* Wir teilen euch vor der Veranstaltung mit, wie viele Nächte wir übernehmen - meistens eine vor und eine nach dem Event.
* Maximal können 70 Euro pro Person und Nacht abgerechnet werden:
** Kostet das Zimmer weniger, übernehmen wir den tatsächlichen Preis.
** Kostet das Zimmer mehr, müsst ihr die Differenz selbst zahlen.
* Ihr könnt Hotels, Ferienwohnungen oder Airbnbs buchen.
** Wir brauchen eine Rechnung mit korrekten Steuerinformationen von Hotels, eingetragenen Ferienwohnungen oder registrierten Firmen.
** Die Reservierung oder Buchungsbestätigung reicht als Beleg nicht aus. Wir brauchen eine Rechnung aus der hervorgeht, dass ihr in Berlin übernachtet habt. Diese erhaltet ihr in der Regel vom Hotel selbst, auch wenn ihr über ein Buchungsportal gebucht habt.
** '''Achtung! Ihr bekommt nicht pauschal 70 Euro pro Person und pro Nacht.''' Um zu berechnen, wie viel Geld ihr pro Person abrechnen könnt, müsst ihr den vollen Preis durch die Anzahl der Gäste teilen, die auf der Rechnung angegeben ist.
* Ihr könnt euren Aufenthalt auch privat organisieren.
** '''Für private Übernachtungen übernehmen wir eine Pauschale in Höhe von 20 Euro pro Nacht.''' Dafür brauchen wir keine Rechnung.
* Wir erstatten keine Übernachtungskosten für Menschen, die in Berlin wohnen.
* Wir übernehmen kein Frühstück im Hotel oder andere Mahlzeiten. Auf dem Kick-Off und Demo Day gibt es Frühstück, Mittagessen sowie Kaffee und Kuchen am Nachmittag. Auf dem Abschlussevent der Second Stage gibt es Snacks und Abendessen.

=== Barrierearmut ===
Wir möchten euch allen die Teilhabe an unseren Events ermöglichen und versuchen daher, Veranstaltungen und die Anreise so barrierefrei wie möglich zu gestalten. '''Sollte es bestimmte Aspekte geben, die euch die Reise oder Übernachtung für das Event erleichtern, können im Einzelfall höhere Reisekosten erstattet werden.''' Wenn euch zum Beispiel ein Hotel in der Nähe des Veranstaltungsorts oder eine Taxifahrt die Teilnahme an einer PTF-Veranstaltung im Sinne der Barrierefreiheit erleichtert oder sogar erst ermöglicht, meldet euch per Mail bei uns!

== Das Reisekostenformular ==
[https://cloud.okfn.de/s/s25xsqZW57kGswW Die Reisekostenformulare befinden sich hier]. '''Bitte überprüft vor dem Abschicken, ob alle roten Felder ausgefüllt sind und eure Angaben stimmen. Nur korrekt ausgefüllte Reisekostenformulare mit vollständigen Belegen werden erstattet.'''

=== Persönliche Daten ===

* Der angegebene Name muss der Name der kontoinhabenden Person sein. Möchtet ihr das Geld auf ein anderes Konto (zum Beispiel euer GbR-Konto) erhalten, gebt bei “Name” euren eigenen Namen an und kommentiert neben der IBAN in Spalte E den Namen der*des Kontoinhaber*in*s.
* Wenn euer Konto bei einer Bank außerhalb [https://de.wikipedia.org/wiki/Europ%C3%A4ischer_Zahlungsraum des SEPA-Raums] ist, benötigen wir zusätzlich zur IBAN die BIC eurer Bank. In allen anderen Fällen ist sie in der Regel nicht notwendig.

=== Fahrtkosten ===

* Bahn (Nah-/Fernverkehr, inkl. Platzeservierungen): → die Summe aller ÖPNV-Tickets (DB, S-, U-Bahn etc.) inklusive der Sitzplatzreservierungen.
* Kilometergeld à € 0.20/km: → die Summe der gefahrenen km*0,20 €. Ist die Summe höher als 130 Euro, streicht den Betrag bitte durch, fügt eine Zeile mit “130” sowie dem Text "Differenz wurde privat ausgeglichen" hinzu. Wichtig: Bitte dann die Formel in der Exceltabelle so anpassen, dass nur die 130 Euro mitgezählt werden.

=== Unterkunft ===

* Übernachtung privat: → Da hier eine Pauschale abgerechnet wird, muss nur die Anzahl der Nächte eingetragen werden.
* Übernachtungskosten Hotel o.Ä.: → Bitte den Betrag in Spalte B (70) nur anpassen, wenn die Unterkunft pro Person und Nacht günstiger war. Wenn ihr mehr als 70 Euro pro Person und Nacht bezahlt habt, müsst ihr die Differenz selbst übernehmen. Dann bleiben die 70 Euro stehen und ihr ergänzt in Spalte E den Zusatz "Differenz zu Rechnungsbetrag wurde privat ausgeglichen".

Bitte Ort, Datum und Unterschrift nicht vergessen!

=== Gesammelte Abrechnung ===

* Generell kann eine Person für andere/alle Teammitglieder abrechnen. Dabei ist wichtig, dass nur eine IBAN im Formular angegeben ist und im Feld "Zweck der Reise" der Name des Teammitglieds für das abgerechnet wird, steht.
* Bitte achtet auch darauf, dass die Person, die die Abrechnung übernimmt, Fahrtkosten UND Unterkunft für alle weiteren Teammitglieder abrechnet.

== Belege ==
Bitte reicht alle Originalbelege zusammen mit dem Reisekostenformular ein. Damit unsere Buchhaltung die Reisekostenerstattungen bearbeiten kann, gelten folgende Richtlinien:

* '''Wenn ein Beleg höher ist als der Betrag, den ihr erstattet bekommen könnt''' (z.B. Hotels für mehr als 70 Euro pro Nacht), schreibt bitte in das Reisekostenformular an entsprechender Stelle (Spalte E) "Differenz zu Rechnungsbetrag wurde privat ausgeglichen".
* Für '''Hotelübernachtungen''' brauchen wir eine '''Rechnung''' aus der hervorgeht, dass ihr in Berlin übernachtet habt. (Eine Buchungsbestätigung reicht nicht aus.) Die Rechnung erhaltet ihr in der Regel vom Hotel selbst, auch wenn ihr über ein Buchungsportal gebucht habt. '''Achtung''': Teilweise ist auf der Hotelrechnung ein geringerer Betrag ausgewiesen, da die Servicegebühren für das Buchungsportal nicht enthalten sind. Wir können allerdings nur den Betrag erstatten, der auf der Rechnung steht.
* '''Wir brauchen ALLE Belege FÜR JEDE Reisekostenabrechnung.''' Wenn ihr euch z.B. ein Hotelzimmer oder eine Bahnfahrkarte geteilt habt, '''müsst ihr jeder Reisekostenabrechnung eine Kopie des Belegs beifügen.''' Bitte vermerkt auf jedem Beleg, wie er aufgeteilt wird (z.B. "Person 1: XXEuro, Person 2: XXEuro”).
* Wenn ihr mit dem '''Auto''' anreist, fügt eurem Reisekostenformular bitte einen Ausdruck einer '''Routensuche''' auf OSM oder Google Maps als Beleg für die abgerechneten Kilometer bei.
* '''Flugtickets gelten nur mit Rechnung und Nachweis''', dass der Flug angetreten wurde (i.d.R. gedruckter Boardingpass oder Screenshot des Boardingpasses in der App). Die Buchungsbestätigung des Flugtickets reicht nicht aus.
* Wenn ihr '''Belege nicht in Euro''' vorlegen könnt, benötigen wir zusätzlich einen Screenshot mit dem '''Wechselkurs''' vom Tag des Kaufdatums. Wir erstatten deine Auslagen auf der Grundlage dieses Kurses. Bitte stell sicher, dass die von dir auf dem Reisekostenformular angegebenen Kosten (in EUR) diesem Wechselkurs entsprechen.

== Fristen ==
'''Wir brauchen die Reisekostenformulare (mit Datum und Unterschrift) inkl. aller Belege spätestens zwei Wochen nach dem Event!''' Bitte sendet uns keine Reisekostenformulare, bevor das Event stattgefunden hat.

Für alle Reisekosten gilt die Pflicht zum Einreichen von Originalbelegen:
'''Wenn alle Belege als digitale Originale vorliegen''', können alle Unterlagen digital eingereicht werden (auch die Unterschrift auf dem Reisekostenformular kann digital sein). In diesem Fall könnt ihr uns die Abrechnung als PDF Datei per Mail an die PTF Projektbetreuung senden. '''Bitte fügt das Reisekostenformular und alle Belege zu einer PDF Datei zusammen.'''
'''Wenn mindestens ein Beleg auf Papier als Original vorliegt''', müssen bitte alle Dokumente ausgedruckt werden. Auch das Reisekostenformular muss ausgedruckt und per Hand unterschrieben werden. In diesem Fall müssen alle Unterlagen '''per Post''' gesendet werden an:

<blockquote>Prototype Fund

c/o Open Knowledge Foundation Deutschland e.V.

Singerstr. 109

10179 Berlin</blockquote>Wenn ihr mehrere Reisekostenabrechnungen in einen Umschlag steckt, heftet bitte alle Belege an das richtige Formular (z.B. mit Büroklammern).

= Travel Expenses =
If you need to travel from your place of residence to Berlin to attend events organised as part of the Prototype Fund, we will reimburse your travel costs, as well as the cost of one or two nights' accommodation. For travel expenses, we are required to follow the Federal Travel Expenses Act (Bundesreisekostengesetz). '''We therefore ask you to read these instructions carefully, as we can only reimburse your travel expenses if you adhere to the guidelines.'''

You will find all the necessary information regarding the reimbursement of travel expenses on this page. The procedure is always the same:

* In the run-up to the events (Kick-Off, Demo Day and the Second Stage closing event), we will send you a form asking for details of your travel expenses.
* Once you have completed and returned the form, we will check whether we can cover your expenses and get back to you.
* From this point onwards, you may purchase tickets and book accommodation. You must always pay in advance, as we can only reimburse travel expenses retrospectively.
* Please keep all receipts safe, as you will need them for your travel expense claim. (Please also read the text below under 'Receipts'.)
* After the event, you have 14 days to submit your travel expense claim. Please use the travel expenses form that we provide for this purpose. (Please also read the text below under 'Travel expenses form'.)

If you have any difficulties booking or filling in the form, please contact the project support team. We're happy to help!

If you have any difficulties while booking or when filling out the forms, please contact the program managers. We‘re happy to help :)

== Arrival ==
=== Train ===
If you do not live in Berlin, we can cover the cost of train tickets to the events. For sustainability reasons, ask you to consider traveling by train.

How it works:
* We will reimburse travel costs '''from your place of residence to Berlin''' and back.
* Please book '''2nd class tickets''' - if possible with reduced fares ("Sparpreis").
* Keep in mind that if you use any vouchers, we can only refund what you actually paid.
* If you are planning to travel to or from a location other than your place of residence, please let us know so that we can check whether we will cover these costs.
* If you live in another European country, please get in touch with us to clarify which costs we can cover.
* If you are travelling from abroad (but live in Germany), please get in touch as soon as possible. We are generally unable to cover travel costs from abroad, but we can work together to see if we can find a solution.
* We do not reimburse travel costs for people living in Berlin.

=== Car ===
For sustainability reasons, we ask you to consider whether you want to travel to Berlin by public transport - do you really need your car for this trip? '''If you can't avoid to come by car, you have to discuss it with us in advance.'''

Our guidelines:
* 20 cents per km, up to a maximum of 130 euros per journey (including both the outward and return journeys)
* Only one person can claim expenses for the journey (regardless of how many people were in the car).
* As proof, a printout from the route planner showing the distance travelled must be enclosed.
* If you plan to travel to or from a location other than your place of residence, please contact us so that we can clarify whether we will cover these costs.
* We do not reimburse a mileage allowance for people who live in Berlin.

=== Flight ===
* We only approve flights for team members from other European countries if it has been arranged in advance and the costs are reasonable, and if there are no suitable alternatives.
* Flight tickets are only accepted if accompanied by an invoice and proof that the flight was taken (usually a printed boarding pass or a screenshot of the boarding pass from the app).
* Please contact us in advance.

=== Public Transport (ÖPNV) ===
We can cover your expenses for public transport tickets from and to the train station as well as from the hotel to the venue. We do not cover the costs for cabs!

=== Overnight stays ===
If you don’t live in Berlin, you can claim '''up to 70 euros per person per night for accommodation''' for PTF events (Kick-Off, Demo Day, Second Stage closing event).

Here’s how it works:
* We’ll let you know before the event how many nights we’ll cover – usually one before and one after the event.
* A maximum of 70 euros per person per night can be claimed:
** If the room costs less, we will cover the actual price.
** If the room costs more, you must pay the difference yourself.
* You can book hotels, holiday apartments or Airbnbs.
** We require an invoice with correct tax details from hotels, registered holiday flats or registered companies.
** The reservation or booking confirmation is not sufficient as proof. We need an invoice showing that you stayed in Berlin. You will usually receive this from the hotel itself, even if you booked via a booking portal.
** Please note! You do not receive a flat-rate of 70 euros per person per night. To calculate how much money you can claim per person, you must divide the full price by the number of guests listed on the invoice.
* You can also organise your stay privately.
** '''For private accommodation, we cover a flat rate of 20 euros per night.''' We do not require an invoice for this.
* We do not reimburse accommodation costs for people living in Berlin.
* We do not cover the cost of breakfast at the hotel or other meals. At the Kick-Off and Demo Day there will be breakfast, lunch as well as coffee and cake in the afternoon. At the Second Stage closing event there will be snacks and dinner.

=== Accessibility ===
We want to enable you all to participate in our events and therefore strive to make events and travel as accessible as possible. '''If there are certain aspects that make it easier for you to travel to or stay overnight for the event, higher travel expenses may be reimbursed on a case-by-case basis.''' If, for example, a hotel near the event location or a taxi journey makes it easier or even possible for you to attend a PTF event in terms of accessibility, please get in touch with us!

== The travel expense form ==
[https://cloud.okfn.de/s/s25xsqZW57kGswW You can find the travel expense form here]. '''Please check that all red fields are filled in and your details are correct before submitting. Only properly completed travel expense forms with complete receipts will be reimbursed.'''

=== Personal info ===

* The name stated must be that of the bank account holder. If you wish to receive the money into a different account (for example, your GbR account), please enter your own name in the "Name" field and note the name of the account holder next to the IBAN (in column E).
* If your bank account is located outside [[wikipedia:Single_Euro_Payments_Area|the SEPA area]], we will need your bank's BIC in addition to the IBAN. In all other cases, it is generally not required.

=== Travel expenses ===
* Bahn (Nah-/Fernverkehr, inkl. Platzeservierungen) ''[In English: Public transport (local transport/ train incl. seat reservations if applicable)]'': → the total cost of all public transport tickets (DB, S-Bahn, U-Bahn, etc.), including seat reservations
* Kilometergeld à € 0.20/km ''[In English: mileage reinbursement]'': → the total number of kilometres driven * €0.20. If the total exceeds €130, please cross out the amount, add a row with “130” and the text “Differenz wurde privat ausgeglichen“ ''[In English: Difference settled privately]''. Important: Please then adjust the formula in the Excel spreadsheet so that only the €130 is included in the calculation.

=== Accommodation ===
* Übernachtung privat ''[In English: private accomodation]'': → As a flat rate is applied here, you only need to enter the number of nights.
* Übernachtungskosten Hotel o.Ä. ''[In English: Accommodation costs (hotel or similar)]'': → Please adjust the amount in column B (70) only if the accommodation was cheaper per person per night. If you paid more than €70 per person per night, you must cover the difference yourself. In that case, leave the €70 as it is and add a note in column E: "Differenz zu Rechnungsbetrag wurde privat ausgeglichen“ ''[In English: difference from invoice amount settled privately]''.

Please do not forget to include the place, date and your signature!

=== Collective billing ===
* In general, one person can bill on behalf of other/all team members. It is important that only one IBAN is specified in the form and that the name of the team member for whom the bill is being issued is specified in line “Zweck der Reise”.
* Please also ensure that the person responsible for billing bills for travel expenses AND accommodation for other team members.

== Receipts ==
Please submit all receipts together with the travel expense form (''Reisekostenformular''). To enable our accounts department to process travel expense claims, the following guidelines apply:
* '''If a receipt is higher than the amount we cover''' (e.g. hotels for more than 70 Euro per night), please write "Differenz zu Rechnungsbetrag wurde privat ausgeglichen" on the receipt ''[In English: difference from invoice amount settled privately]''.
* '''For hotel rooms''', the booking confirmation is not enough. '''We need a proper invoice''' that shows that you spent the night in Berlin. You usually have to ask the hotel itself for this, even if you have booked via a booking portal. Please note: Sometimes this invoice is for a lower amount because the service fees for the booking portal are not included. However, you can only charge the amount stated on the invoice.
* '''We need ALL receipts for each travel expense report.''' If you shared a hotel room or train ticket, for example, '''you must attach a copy of the receipt to each travel expense report'''. Please note on the receipt how it is split ("Person 1: XX Euro, Person 2: XX Euro).
* If you travel '''by car''', please attach a printout of a route search on OSM or Google Maps to your travel expense form as a receipt for the billed kilometers.
* '''Flight tickets are only valid if accompanied by an invoice and proof that the flight was taken''' (usually a printed boarding pass or a screenshot of the boarding pass from the app). The booking confirmation for the flight ticket is not sufficient.
* If you are unable to provide '''receipts in euros''', we also require a screenshot showing the '''exchange rate''' on the date of purchase. We reimburse your expenses based on this rate, so please check if it matches with the costs (in EUR) that you claim on your travel expense form.

== Deadline ==
'''We need the travel expense forms (with date and signature) including all receipts no later than two weeks after the event. '''Please do not send us travel expense forms before the event has happened.

Original receipts must be submitted for all travel expenses:

'''If all receipts are available as a digital original''', all documents can be submitted digitally (the signature on the travel expense form can also be digital). In this case, you can send the travel expenses '''in one PDF by e-mail''' to the PTF program management.
'''If you have at least one original paper receipt''', please print out all documents. The travel expense form must also be printed out and signed by hand. In this case, all documents must be '''sent by post''' to:

<blockquote>Prototype Fund c/o Open Knowledge Foundation Deutschland e.V.

Singerstr. 109

10179 Berlin</blockquote>
If you are putting multiple expense reports in one envelope, please staple all receipts to the correct form (e.g., with paper clips).

Reisekosten

2026-10-19T12:11:56Z

Enyong:

''(English version below)''

Wenn ihr für Veranstaltungen im Rahmen des Prototype Fund von eurem Wohnort nach Berlin reisen müsst, erstatten wir euch die Anfahrt sowie eine oder zwei Übernachtungen im Hotel. Wir müssen uns bei den Reisekostenabrechnungen am Bundesreisekostengesetz orientieren. '''Wir bitten euch daher, diese Anleitung sorgfältig zu lesen, da wir eure Reisekosten nur dann erstatten können, wenn ihr euch an die Richtlinien haltet'''.

Auf dieser Seite findet ihr alle notwendigen Informationen zur Erstattung von Reisekosten. Der Ablauf ist dabei immer gleich:

* Im Vorfeld der Veranstaltungen (Kick-Off, Demo Day, Abschlussevent der Second Stage) senden wir euch ein Formular zu, in dem wir die Höhe eurer Reisekosten abfragen.
* Nachdem ihr das Formular ausgefüllt und an uns zurückgeschickt habt, prüfen wir, ob wir eure Reisekosten übernehmen können und melden uns bei euch zurück.
* Spätestens jetzt könnt ihr Fahrkarten kaufen und Unterkünfte buchen. Ihr geht dabei immer in Vorkasse, da wir die Reisekosten nur rückwirkend erstatten können.
* Bitte bewahrt alle Belege (Rechnungen) sorgfältig auf, da ihr sie für die Reisekostenabrechnung benötigt. ([[Reisekosten#Belege|Bitte lest dazu auch den Text weiter unten unter "Belege"]].)
* Nach der Veranstaltung habt ihr 14 Tage Zeit eure Reisekosten einzureichen. Bitte nutzt dafür immer das Reisekostenformular, das wir euch zur Verfügung stellen. ([[Reisekosten#Das Reisekostenformular|Bitte lest dazu auch den Text weiter unten unter "Reisekostenformular"]].)

Wenn ihr bei der Buchung oder beim Ausfüllen des Formulars Schwierigkeiten habt, meldet euch bitte bei der Projektbetreuung. Wir helfen gern :)

== Anreise ==
=== Bahn ===
Wer nicht in Berlin wohnt, bekommt von uns die Bahnfahrt zu den Veranstaltungen erstattet. '''Aus Nachhaltigkeitsgründen ist die Bahn unser bevorzugtes Reiseverkehrsmittel und wir freuen uns, wenn ihr alle diese Option wählt.'''

So funktioniert die Erstattung:

* Wir erstatten Fahrkarten '''vom Wohnort nach Berlin''' und zurück.
* Bitte bucht '''Fahrkarten der 2. Klasse''' - nach Möglichkeit mit Sparpreis.
* Wenn ihr Rabatte in Anspruch nehmt: Wir können nur das erstatten, was ihr tatsächlich bezahlt habt.
* Wenn ihr plant, von/zu einem anderen Ort als euren Wohnort an-/abzureisen, meldet euch bitte per Mail bei uns, damit wir abklären können, ob wir diese Kosten übernehmen.
* '''Wenn euer Wohnsitz im europäischen Ausland liegt, meldet euch per Mail bei uns''', um abzuklären, welche Kosten wir übernehmen können.
* Wenn ihr aus dem Ausland anreisen werdet (euer Wohnsitz aber in Deutschland liegt), meldet euch bitte so früh wie möglich per Mail bei uns. Eigentlich können wir Reisekosten aus dem Ausland nicht übernehmen. Wir können aber gemeinsam schauen, ob wir eine Lösung finden.
* Wir erstatten keine Reisekosten für Menschen, die in Berlin wohnen.

=== Auto ===
Aus Nachhaltigkeitsgründen bitten wir euch zu überlegen, ob ihr doch mit dem ÖPNV nach Berlin reisen wollt - braucht ihr euer Auto wirklich für diese Reise? '''Wer es nicht vermeiden kann mit dem Auto zu kommen, muss das vorher mit uns per Mail besprechen.'''

Unsere Richtlinien dazu:

* 20 Cent pro Km und maximal 130 Euro pro Reise (An- und Abreise zusammen)
* Nur 1 Person kann die Fahrt abrechnen (egal wie viele Personen im Auto mitgefahren sind).
* Zum Nachweis muss der Auszug des Routenplaners mit der gefahrenen Strecke beigelegt werden.
* Wenn ihr plant, von/zu einem anderen Ort als euren Wohnort an-/abzureisen, meldet euch bitte per Mail bei uns, damit wir abklären können, ob wir diese Kosten übernehmen.
* Wir erstatten keine Kilometerpauschale für Menschen, die in Berlin wohnen.

=== Flugzeug ===

* Flüge genehmigen wir '''nur nach vorheriger Absprache''' und '''nur für Teammitglieder aus dem europäischen Ausland, wenn die Kosten nicht zu hoch sind''' '''und es keine guten Alternativen gibt.'''
* Flugtickets gelten nur mit Rechnung und Nachweis, dass der Flug angetreten wurde (i.d.R. gedruckter Boardingpass oder Screenshot des Boardingpasses in der App).
* Bitte schreibt uns im Vorfeld eine Mail, um alles abzusprechen.

=== ÖPNV ===
ÖPNV-Tickets vom und zum Bahnhof sowie vom Hotel zum Veranstaltungsort können ebenfalls abgerechnet werden. Wir übernehmen keine Kosten für Taxis!

=== Übernachtungen ===
Wer nicht in Berlin wohnt, kann für PTF-Veranstaltungen (Kick-Off, Demo Day, Abschlussevent der Second Stage) '''bis zu 70 Euro pro Person und pro Nacht für eine Unterkunft''' abrechnen.

So funktioniert’s:

* Wir teilen euch vor der Veranstaltung mit, wie viele Nächte wir übernehmen - meistens eine vor und eine nach dem Event.
* Maximal können 70 Euro pro Person und Nacht abgerechnet werden:
** Kostet das Zimmer weniger, übernehmen wir den tatsächlichen Preis.
** Kostet das Zimmer mehr, müsst ihr die Differenz selbst zahlen.
* Ihr könnt Hotels, Ferienwohnungen oder Airbnbs buchen.
** Wir brauchen eine Rechnung mit korrekten Steuerinformationen von Hotels, eingetragenen Ferienwohnungen oder registrierten Firmen.
** Die Reservierung oder Buchungsbestätigung reicht als Beleg nicht aus. Wir brauchen eine Rechnung aus der hervorgeht, dass ihr in Berlin übernachtet habt. Diese erhaltet ihr in der Regel vom Hotel selbst, auch wenn ihr über ein Buchungsportal gebucht habt.
** '''Achtung! Ihr bekommt nicht pauschal 70 Euro pro Person und pro Nacht.''' Um zu berechnen, wie viel Geld ihr pro Person abrechnen könnt, müsst ihr den vollen Preis durch die Anzahl der Gäste teilen, die auf der Rechnung angegeben ist.
* Ihr könnt euren Aufenthalt auch privat organisieren.
** '''Für private Übernachtungen übernehmen wir eine Pauschale in Höhe von 20 Euro pro Nacht.''' Dafür brauchen wir keine Rechnung.
* Wir erstatten keine Übernachtungskosten für Menschen, die in Berlin wohnen.
* Wir übernehmen kein Frühstück im Hotel oder andere Mahlzeiten. Auf dem Kick-Off und Demo Day gibt es Frühstück, Mittagessen sowie Kaffee und Kuchen am Nachmittag. Auf dem Abschlussevent der Second Stage gibt es Snacks und Abendessen.

=== Barrierearmut ===
Wir möchten euch allen die Teilhabe an unseren Events ermöglichen und versuchen daher, Veranstaltungen und die Anreise so barrierefrei wie möglich zu gestalten. '''Sollte es bestimmte Aspekte geben, die euch die Reise oder Übernachtung für das Event erleichtern, können im Einzelfall höhere Reisekosten erstattet werden.''' Wenn euch zum Beispiel ein Hotel in der Nähe des Veranstaltungsorts oder eine Taxifahrt die Teilnahme an einer PTF-Veranstaltung im Sinne der Barrierefreiheit erleichtert oder sogar erst ermöglicht, meldet euch per Mail bei uns!

== Das Reisekostenformular ==
[https://cloud.okfn.de/s/s25xsqZW57kGswW Die Reisekostenformulare befinden sich hier]. '''Bitte überprüft vor dem Abschicken, ob alle roten Felder ausgefüllt sind und eure Angaben stimmen. Nur korrekt ausgefüllte Reisekostenformulare mit vollständigen Belegen werden erstattet.'''

=== Persönliche Daten ===

* Der angegebene Name muss der Name der kontoinhabenden Person sein. Möchtet ihr das Geld auf ein anderes Konto (zum Beispiel euer GbR-Konto) erhalten, gebt bei “Name” euren eigenen Namen an und kommentiert neben der IBAN in Spalte E den Namen der*des Kontoinhaber*in*s.
* Wenn euer Konto bei einer Bank außerhalb [https://de.wikipedia.org/wiki/Europ%C3%A4ischer_Zahlungsraum des SEPA-Raums] ist, benötigen wir zusätzlich zur IBAN die BIC eurer Bank. In allen anderen Fällen ist sie in der Regel nicht notwendig.

=== Fahrtkosten ===

* Bahn (Nah-/Fernverkehr, inkl. Platzeservierungen): → die Summe aller ÖPNV-Tickets (DB, S-, U-Bahn etc.) inklusive der Sitzplatzreservierungen.
* Kilometergeld à € 0.20/km: → die Summe der gefahrenen km*0,20 €. Ist die Summe höher als 130 Euro, streicht den Betrag bitte durch, fügt eine Zeile mit “130” sowie dem Text "Differenz wurde privat ausgeglichen" hinzu. Wichtig: Bitte dann die Formel in der Exceltabelle so anpassen, dass nur die 130 Euro mitgezählt werden.

=== Unterkunft ===

* Übernachtung privat: → Da hier eine Pauschale abgerechnet wird, muss nur die Anzahl der Nächte eingetragen werden.
* Übernachtungskosten Hotel o.Ä.: → Bitte den Betrag in Spalte B (70) nur anpassen, wenn die Unterkunft pro Person und Nacht günstiger war. Wenn ihr mehr als 70 Euro pro Person und Nacht bezahlt habt, müsst ihr die Differenz selbst übernehmen. Dann bleiben die 70 Euro stehen und ihr ergänzt in Spalte E den Zusatz "Differenz zu Rechnungsbetrag wurde privat ausgeglichen".

Bitte Ort, Datum und Unterschrift nicht vergessen!

=== Gesammelte Abrechnung ===

* Generell kann eine Person für andere/alle Teammitglieder abrechnen. Dabei ist wichtig, dass nur eine IBAN im Formular angegeben ist und im Feld "Zweck der Reise" der Name des Teammitglieds für das abgerechnet wird, steht.
* Bitte achtet auch darauf, dass die Person, die die Abrechnung übernimmt, Fahrtkosten UND Unterkunft für alle weiteren Teammitglieder abrechnet.

== Belege ==
Bitte reicht alle Originalbelege zusammen mit dem Reisekostenformular ein. Damit unsere Buchhaltung die Reisekostenerstattungen bearbeiten kann, gelten folgende Richtlinien:

* '''Wenn ein Beleg höher ist als der Betrag, den ihr erstattet bekommen könnt''' (z.B. Hotels für mehr als 70 Euro pro Nacht), schreibt bitte in das Reisekostenformular an entsprechender Stelle (Spalte E) "Differenz zu Rechnungsbetrag wurde privat ausgeglichen".
* Für '''Hotelübernachtungen''' brauchen wir eine '''Rechnung''' aus der hervorgeht, dass ihr in Berlin übernachtet habt. (Eine Buchungsbestätigung reicht nicht aus.) Die Rechnung erhaltet ihr in der Regel vom Hotel selbst, auch wenn ihr über ein Buchungsportal gebucht habt. '''Achtung''': Teilweise ist auf der Hotelrechnung ein geringerer Betrag ausgewiesen, da die Servicegebühren für das Buchungsportal nicht enthalten sind. Wir können allerdings nur den Betrag erstatten, der auf der Rechnung steht.
* '''Wir brauchen ALLE Belege FÜR JEDE Reisekostenabrechnung.''' Wenn ihr euch z.B. ein Hotelzimmer oder eine Bahnfahrkarte geteilt habt, '''müsst ihr jeder Reisekostenabrechnung eine Kopie des Belegs beifügen.''' Bitte vermerkt auf jedem Beleg, wie er aufgeteilt wird (z.B. "Person 1: XXEuro, Person 2: XXEuro”).
* Wenn ihr mit dem '''Auto''' anreist, fügt eurem Reisekostenformular bitte einen Ausdruck einer '''Routensuche''' auf OSM oder Google Maps als Beleg für die abgerechneten Kilometer bei.
* '''Flugtickets gelten nur mit Rechnung und Nachweis''', dass der Flug angetreten wurde (i.d.R. gedruckter Boardingpass oder Screenshot des Boardingpasses in der App). Die Buchungsbestätigung des Flugtickets reicht nicht aus.
* Wenn ihr '''Belege nicht in Euro''' vorlegen könnt, benötigen wir zusätzlich einen Screenshot mit dem '''Wechselkurs''' vom Tag des Kaufdatums. Wir erstatten deine Auslagen auf der Grundlage dieses Kurses. Bitte stell sicher, dass die von dir auf dem Reisekostenformular angegebenen Kosten (in EUR) diesem Wechselkurs entsprechen.

== Fristen ==
'''Wir brauchen die Reisekostenformulare (mit Datum und Unterschrift) inkl. aller Belege spätestens zwei Wochen nach dem Event!''' Bitte sendet uns keine Reisekostenformulare, bevor das Event stattgefunden hat.

Für alle Reisekosten gilt die Pflicht zum Einreichen von Originalbelegen:
'''Wenn alle Belege als digitale Originale vorliegen''', können alle Unterlagen digital eingereicht werden (auch die Unterschrift auf dem Reisekostenformular kann digital sein). In diesem Fall könnt ihr uns die Abrechnung als PDF Datei per Mail an die PTF Projektbetreuung senden. '''Bitte fügt das Reisekostenformular und alle Belege zu einer PDF Datei zusammen.'''
'''Wenn mindestens ein Beleg auf Papier als Original vorliegt''', müssen bitte alle Dokumente ausgedruckt werden. Auch das Reisekostenformular muss ausgedruckt und per Hand unterschrieben werden. In diesem Fall müssen alle Unterlagen '''per Post''' gesendet werden an:

<blockquote>Prototype Fund

c/o Open Knowledge Foundation Deutschland e.V.

Singerstr. 109

10179 Berlin</blockquote>Wenn ihr mehrere Reisekostenabrechnungen in einen Umschlag steckt, heftet bitte alle Belege an das richtige Formular (z.B. mit Büroklammern).

= Travel Expenses =
For travel expenses we must follow the Bundesreisekostengesetz (Federal Travel Expenses Law). '''We kindly ask you to read the instructions below carefully, as we cannot refund your travel expenses if you do not follow the rules.'''

If you have any difficulties while booking or when filling out the forms, please contact the program managers. We‘re happy to help :)
== Arrival ==
=== Train ===
If you do not live in Berlin, we can cover the cost of train tickets to the events. For sustainability reasons, ask you to consider traveling by train.

How it works:
* We will reimburse travel costs '''from your place of residence to Berlin''' and back.
* Please book '''2nd class tickets''' - if possible with reduced fares ("Sparpreis").
* Keep in mind that if you use any vouchers, we can only refund what you actually paid.
* If you are planning to travel to or from a location other than your place of residence, please let us know so that we can check whether we will cover these costs.
* If you live in another European country, please get in touch with us to clarify which costs we can cover.
* If you are travelling from abroad (but live in Germany), please get in touch as soon as possible. We are generally unable to cover travel costs from abroad, but we can work together to see if we can find a solution.
* We do not reimburse travel costs for people living in Berlin.

=== Car ===
For sustainability reasons, we ask you to consider whether you want to travel to Berlin by public transport - do you really need your car for this trip? '''If you can't avoid to come by car, you have to discuss it with us in advance.'''

Our guidelines:
* 20 cents per km, up to a maximum of 130 euros per journey (including both the outward and return journeys)
* Only one person can claim expenses for the journey (regardless of how many people were in the car).
* As proof, a printout from the route planner showing the distance travelled must be enclosed.
* If you plan to travel to or from a location other than your place of residence, please contact us so that we can clarify whether we will cover these costs.
* We do not reimburse a mileage allowance for people who live in Berlin.

=== Flight ===
* We only approve flights for team members from other European countries if it has been arranged in advance and the costs are reasonable, and if there are no suitable alternatives.
* Flight tickets are only accepted if accompanied by an invoice and proof that the flight was taken (usually a printed boarding pass or a screenshot of the boarding pass from the app).
* Please contact us in advance.

=== Public Transport (ÖPNV) ===
We can cover your expenses for public transport tickets from and to the train station as well as from the hotel to the venue. We do not cover the costs for cabs!

=== Overnight stays ===
If you don’t live in Berlin, you can claim '''up to 70 euros per person per night for accommodation''' for PTF events (Kick-Off, Demo Day, Second Stage closing event).

Here’s how it works:
* We’ll let you know before the event how many nights we’ll cover – usually one before and one after the event.
* A maximum of 70 euros per person per night can be claimed:
** If the room costs less, we will cover the actual price.
** If the room costs more, you must pay the difference yourself.
* You can book hotels, holiday apartments or Airbnbs.
** We require an invoice with correct tax details from hotels, registered holiday flats or registered companies.
** The reservation or booking confirmation is not sufficient as proof. We need an invoice showing that you stayed in Berlin. You will usually receive this from the hotel itself, even if you booked via a booking portal.
** Please note! You do not receive a flat-rate of 70 euros per person per night. To calculate how much money you can claim per person, you must divide the full price by the number of guests listed on the invoice.
* You can also organise your stay privately.
** '''For private accommodation, we cover a flat rate of 20 euros per night.''' We do not require an invoice for this.
* We do not reimburse accommodation costs for people living in Berlin.
* We do not cover the cost of breakfast at the hotel or other meals. At the Kick-Off and Demo Day there will be breakfast, lunch as well as coffee and cake in the afternoon. At the Second Stage closing event there will be snacks and dinner.

=== Accessibility ===
We want to enable you all to participate in our events and therefore strive to make events and travel as accessible as possible. '''If there are certain aspects that make it easier for you to travel to or stay overnight for the event, higher travel expenses may be reimbursed on a case-by-case basis.''' If, for example, a hotel near the event location or a taxi journey makes it easier or even possible for you to attend a PTF event in terms of accessibility, please get in touch with us!

== The travel expense form ==
[https://cloud.okfn.de/s/s25xsqZW57kGswW You can find the travel expense form here]. '''Please check that all red fields are filled in and your details are correct before submitting. Only properly completed travel expense forms with complete receipts will be reimbursed.'''

=== Personal info ===

* The name stated must be that of the bank account holder. If you wish to receive the money into a different account (for example, your GbR account), please enter your own name in the "Name" field and note the name of the account holder next to the IBAN (in column E).
* If your bank account is located outside [[wikipedia:Single_Euro_Payments_Area|the SEPA area]], we will need your bank's BIC in addition to the IBAN. In all other cases, it is generally not required.

=== Travel expenses ===
* Bahn (Nah-/Fernverkehr, inkl. Platzeservierungen) ''[In English: Public transport (local transport/ train incl. seat reservations if applicable)]'': → the total cost of all public transport tickets (DB, S-Bahn, U-Bahn, etc.), including seat reservations
* Kilometergeld à € 0.20/km ''[In English: mileage reinbursement]'': → the total number of kilometres driven * €0.20. If the total exceeds €130, please cross out the amount, add a row with “130” and the text “Differenz wurde privat ausgeglichen“ ''[In English: Difference settled privately]''. Important: Please then adjust the formula in the Excel spreadsheet so that only the €130 is included in the calculation.

=== Accommodation ===
* Übernachtung privat ''[In English: private accomodation]'': → As a flat rate is applied here, you only need to enter the number of nights.
* Übernachtungskosten Hotel o.Ä. ''[In English: Accommodation costs (hotel or similar)]'': → Please adjust the amount in column B (70) only if the accommodation was cheaper per person per night. If you paid more than €70 per person per night, you must cover the difference yourself. In that case, leave the €70 as it is and add a note in column E: "Differenz zu Rechnungsbetrag wurde privat ausgeglichen“ ''[In English: difference from invoice amount settled privately]''.

Please do not forget to include the place, date and your signature!

=== Collective billing ===
* In general, one person can bill on behalf of other/all team members. It is important that only one IBAN is specified in the form and that the name of the team member for whom the bill is being issued is specified in line “Zweck der Reise”.
* Please also ensure that the person responsible for billing bills for travel expenses AND accommodation for other team members.

== Receipts ==
Please submit all receipts together with the travel expense form (''Reisekostenformular''). To enable our accounts department to process travel expense claims, the following guidelines apply:
* '''If a receipt is higher than the amount we cover''' (e.g. hotels for more than 70 Euro per night), please write "Differenz zu Rechnungsbetrag wurde privat ausgeglichen" on the receipt ''[In English: difference from invoice amount settled privately]''.
* '''For hotel rooms''', the booking confirmation is not enough. '''We need a proper invoice''' that shows that you spent the night in Berlin. You usually have to ask the hotel itself for this, even if you have booked via a booking portal. Please note: Sometimes this invoice is for a lower amount because the service fees for the booking portal are not included. However, you can only charge the amount stated on the invoice.
* '''We need ALL receipts for each travel expense report.''' If you shared a hotel room or train ticket, for example, '''you must attach a copy of the receipt to each travel expense report'''. Please note on the receipt how it is split ("Person 1: XX Euro, Person 2: XX Euro).
* If you travel '''by car''', please attach a printout of a route search on OSM or Google Maps to your travel expense form as a receipt for the billed kilometers.
* '''Flight tickets are only valid if accompanied by an invoice and proof that the flight was taken''' (usually a printed boarding pass or a screenshot of the boarding pass from the app). The booking confirmation for the flight ticket is not sufficient.
* If you are unable to provide '''receipts in euros''', we also require a screenshot showing the '''exchange rate''' on the date of purchase. We reimburse your expenses based on this rate, so please check if it matches with the costs (in EUR) that you claim on your travel expense form.

== Deadline ==
'''We need the travel expense forms (with date and signature) including all receipts no later than two weeks after the event. '''Please do not send us travel expense forms before the event has happened.

Original receipts must be submitted for all travel expenses:

'''If all receipts are available as a digital original''', all documents can be submitted digitally (the signature on the travel expense form can also be digital). In this case, you can send the travel expenses '''in one PDF by e-mail''' to the PTF program management.
'''If you have at least one original paper receipt''', please print out all documents. The travel expense form must also be printed out and signed by hand. In this case, all documents must be '''sent by post''' to:

<blockquote>Prototype Fund c/o Open Knowledge Foundation Deutschland e.V.

Singerstr. 109

10179 Berlin</blockquote>
If you are putting multiple expense reports in one envelope, please staple all receipts to the correct form (e.g., with paper clips).

Reisekosten

2026-10-19T12:11:31Z

Enyong:

''(English version below)''

Wenn ihr für Veranstaltungen im Rahmen des Prototype Fund von eurem Wohnort nach Berlin reisen müsst, erstatten wir euch die Anfahrt sowie eine oder zwei Übernachtungen im Hotel. Wir müssen uns bei den Reisekostenabrechnungen am Bundesreisekostengesetz orientieren. '''Wir bitten euch daher, diese Anleitung sorgfältig zu lesen, da wir eure Reisekosten nur dann erstatten können, wenn ihr euch an die Richtlinien haltet'''.

Auf dieser Seite findet ihr alle notwendigen Informationen zur Erstattung von Reisekosten. Der Ablauf ist dabei immer gleich:

* Im Vorfeld der Veranstaltungen (Kick-Off, Demo Day, Abschlussevent der Second Stage) senden wir euch ein Formular zu, in dem wir die Höhe eurer Reisekosten abfragen.
* Nachdem ihr das Formular ausgefüllt und an uns zurückgeschickt habt, prüfen wir, ob wir eure Reisekosten übernehmen können und melden uns bei euch zurück.
* Spätestens jetzt könnt ihr Fahrkarten kaufen und Unterkünfte buchen. Ihr geht dabei immer in Vorkasse, da wir die Reisekosten nur rückwirkend erstatten können.
* Bitte bewahrt alle Belege (Rechnungen) sorgfältig auf, da ihr sie für die Reisekostenabrechnung benötigt. ([[Reisekosten#Belege|Bitte lest dazu auch den Text weiter unten unter "Belege"]].)
* Nach der Veranstaltung habt ihr 14 Tage Zeit eure Reisekosten einzureichen. Bitte nutzt dafür immer das Reisekostenformular, das wir euch hier zur Verfügung stellen. ([[Reisekosten#Das Reisekostenformular|Bitte lest dazu auch den Text weiter unten unter "Reisekostenformular"]].)

Wenn ihr bei der Buchung oder beim Ausfüllen des Formulars Schwierigkeiten habt, meldet euch bitte bei der Projektbetreuung. Wir helfen gern :)

== Anreise ==
=== Bahn ===
Wer nicht in Berlin wohnt, bekommt von uns die Bahnfahrt zu den Veranstaltungen erstattet. '''Aus Nachhaltigkeitsgründen ist die Bahn unser bevorzugtes Reiseverkehrsmittel und wir freuen uns, wenn ihr alle diese Option wählt.'''

So funktioniert die Erstattung:

* Wir erstatten Fahrkarten '''vom Wohnort nach Berlin''' und zurück.
* Bitte bucht '''Fahrkarten der 2. Klasse''' - nach Möglichkeit mit Sparpreis.
* Wenn ihr Rabatte in Anspruch nehmt: Wir können nur das erstatten, was ihr tatsächlich bezahlt habt.
* Wenn ihr plant, von/zu einem anderen Ort als euren Wohnort an-/abzureisen, meldet euch bitte per Mail bei uns, damit wir abklären können, ob wir diese Kosten übernehmen.
* '''Wenn euer Wohnsitz im europäischen Ausland liegt, meldet euch per Mail bei uns''', um abzuklären, welche Kosten wir übernehmen können.
* Wenn ihr aus dem Ausland anreisen werdet (euer Wohnsitz aber in Deutschland liegt), meldet euch bitte so früh wie möglich per Mail bei uns. Eigentlich können wir Reisekosten aus dem Ausland nicht übernehmen. Wir können aber gemeinsam schauen, ob wir eine Lösung finden.
* Wir erstatten keine Reisekosten für Menschen, die in Berlin wohnen.

=== Auto ===
Aus Nachhaltigkeitsgründen bitten wir euch zu überlegen, ob ihr doch mit dem ÖPNV nach Berlin reisen wollt - braucht ihr euer Auto wirklich für diese Reise? '''Wer es nicht vermeiden kann mit dem Auto zu kommen, muss das vorher mit uns per Mail besprechen.'''

Unsere Richtlinien dazu:

* 20 Cent pro Km und maximal 130 Euro pro Reise (An- und Abreise zusammen)
* Nur 1 Person kann die Fahrt abrechnen (egal wie viele Personen im Auto mitgefahren sind).
* Zum Nachweis muss der Auszug des Routenplaners mit der gefahrenen Strecke beigelegt werden.
* Wenn ihr plant, von/zu einem anderen Ort als euren Wohnort an-/abzureisen, meldet euch bitte per Mail bei uns, damit wir abklären können, ob wir diese Kosten übernehmen.
* Wir erstatten keine Kilometerpauschale für Menschen, die in Berlin wohnen.

=== Flugzeug ===

* Flüge genehmigen wir '''nur nach vorheriger Absprache''' und '''nur für Teammitglieder aus dem europäischen Ausland, wenn die Kosten nicht zu hoch sind''' '''und es keine guten Alternativen gibt.'''
* Flugtickets gelten nur mit Rechnung und Nachweis, dass der Flug angetreten wurde (i.d.R. gedruckter Boardingpass oder Screenshot des Boardingpasses in der App).
* Bitte schreibt uns im Vorfeld eine Mail, um alles abzusprechen.

=== ÖPNV ===
ÖPNV-Tickets vom und zum Bahnhof sowie vom Hotel zum Veranstaltungsort können ebenfalls abgerechnet werden. Wir übernehmen keine Kosten für Taxis!

=== Übernachtungen ===
Wer nicht in Berlin wohnt, kann für PTF-Veranstaltungen (Kick-Off, Demo Day, Abschlussevent der Second Stage) '''bis zu 70 Euro pro Person und pro Nacht für eine Unterkunft''' abrechnen.

So funktioniert’s:

* Wir teilen euch vor der Veranstaltung mit, wie viele Nächte wir übernehmen - meistens eine vor und eine nach dem Event.
* Maximal können 70 Euro pro Person und Nacht abgerechnet werden:
** Kostet das Zimmer weniger, übernehmen wir den tatsächlichen Preis.
** Kostet das Zimmer mehr, müsst ihr die Differenz selbst zahlen.
* Ihr könnt Hotels, Ferienwohnungen oder Airbnbs buchen.
** Wir brauchen eine Rechnung mit korrekten Steuerinformationen von Hotels, eingetragenen Ferienwohnungen oder registrierten Firmen.
** Die Reservierung oder Buchungsbestätigung reicht als Beleg nicht aus. Wir brauchen eine Rechnung aus der hervorgeht, dass ihr in Berlin übernachtet habt. Diese erhaltet ihr in der Regel vom Hotel selbst, auch wenn ihr über ein Buchungsportal gebucht habt.
** '''Achtung! Ihr bekommt nicht pauschal 70 Euro pro Person und pro Nacht.''' Um zu berechnen, wie viel Geld ihr pro Person abrechnen könnt, müsst ihr den vollen Preis durch die Anzahl der Gäste teilen, die auf der Rechnung angegeben ist.
* Ihr könnt euren Aufenthalt auch privat organisieren.
** '''Für private Übernachtungen übernehmen wir eine Pauschale in Höhe von 20 Euro pro Nacht.''' Dafür brauchen wir keine Rechnung.
* Wir erstatten keine Übernachtungskosten für Menschen, die in Berlin wohnen.
* Wir übernehmen kein Frühstück im Hotel oder andere Mahlzeiten. Auf dem Kick-Off und Demo Day gibt es Frühstück, Mittagessen sowie Kaffee und Kuchen am Nachmittag. Auf dem Abschlussevent der Second Stage gibt es Snacks und Abendessen.

=== Barrierearmut ===
Wir möchten euch allen die Teilhabe an unseren Events ermöglichen und versuchen daher, Veranstaltungen und die Anreise so barrierefrei wie möglich zu gestalten. '''Sollte es bestimmte Aspekte geben, die euch die Reise oder Übernachtung für das Event erleichtern, können im Einzelfall höhere Reisekosten erstattet werden.''' Wenn euch zum Beispiel ein Hotel in der Nähe des Veranstaltungsorts oder eine Taxifahrt die Teilnahme an einer PTF-Veranstaltung im Sinne der Barrierefreiheit erleichtert oder sogar erst ermöglicht, meldet euch per Mail bei uns!

== Das Reisekostenformular ==
[https://cloud.okfn.de/s/s25xsqZW57kGswW Die Reisekostenformulare befinden sich hier]. '''Bitte überprüft vor dem Abschicken, ob alle roten Felder ausgefüllt sind und eure Angaben stimmen. Nur korrekt ausgefüllte Reisekostenformulare mit vollständigen Belegen werden erstattet.'''

=== Persönliche Daten ===

* Der angegebene Name muss der Name der kontoinhabenden Person sein. Möchtet ihr das Geld auf ein anderes Konto (zum Beispiel euer GbR-Konto) erhalten, gebt bei “Name” euren eigenen Namen an und kommentiert neben der IBAN in Spalte E den Namen der*des Kontoinhaber*in*s.
* Wenn euer Konto bei einer Bank außerhalb [https://de.wikipedia.org/wiki/Europ%C3%A4ischer_Zahlungsraum des SEPA-Raums] ist, benötigen wir zusätzlich zur IBAN die BIC eurer Bank. In allen anderen Fällen ist sie in der Regel nicht notwendig.

=== Fahrtkosten ===

* Bahn (Nah-/Fernverkehr, inkl. Platzeservierungen): → die Summe aller ÖPNV-Tickets (DB, S-, U-Bahn etc.) inklusive der Sitzplatzreservierungen.
* Kilometergeld à € 0.20/km: → die Summe der gefahrenen km*0,20 €. Ist die Summe höher als 130 Euro, streicht den Betrag bitte durch, fügt eine Zeile mit “130” sowie dem Text "Differenz wurde privat ausgeglichen" hinzu. Wichtig: Bitte dann die Formel in der Exceltabelle so anpassen, dass nur die 130 Euro mitgezählt werden.

=== Unterkunft ===

* Übernachtung privat: → Da hier eine Pauschale abgerechnet wird, muss nur die Anzahl der Nächte eingetragen werden.
* Übernachtungskosten Hotel o.Ä.: → Bitte den Betrag in Spalte B (70) nur anpassen, wenn die Unterkunft pro Person und Nacht günstiger war. Wenn ihr mehr als 70 Euro pro Person und Nacht bezahlt habt, müsst ihr die Differenz selbst übernehmen. Dann bleiben die 70 Euro stehen und ihr ergänzt in Spalte E den Zusatz "Differenz zu Rechnungsbetrag wurde privat ausgeglichen".

Bitte Ort, Datum und Unterschrift nicht vergessen!

=== Gesammelte Abrechnung ===

* Generell kann eine Person für andere/alle Teammitglieder abrechnen. Dabei ist wichtig, dass nur eine IBAN im Formular angegeben ist und im Feld "Zweck der Reise" der Name des Teammitglieds für das abgerechnet wird, steht.
* Bitte achtet auch darauf, dass die Person, die die Abrechnung übernimmt, Fahrtkosten UND Unterkunft für alle weiteren Teammitglieder abrechnet.

== Belege ==
Bitte reicht alle Originalbelege zusammen mit dem Reisekostenformular ein. Damit unsere Buchhaltung die Reisekostenerstattungen bearbeiten kann, gelten folgende Richtlinien:

* '''Wenn ein Beleg höher ist als der Betrag, den ihr erstattet bekommen könnt''' (z.B. Hotels für mehr als 70 Euro pro Nacht), schreibt bitte in das Reisekostenformular an entsprechender Stelle (Spalte E) "Differenz zu Rechnungsbetrag wurde privat ausgeglichen".
* Für '''Hotelübernachtungen''' brauchen wir eine '''Rechnung''' aus der hervorgeht, dass ihr in Berlin übernachtet habt. (Eine Buchungsbestätigung reicht nicht aus.) Die Rechnung erhaltet ihr in der Regel vom Hotel selbst, auch wenn ihr über ein Buchungsportal gebucht habt. '''Achtung''': Teilweise ist auf der Hotelrechnung ein geringerer Betrag ausgewiesen, da die Servicegebühren für das Buchungsportal nicht enthalten sind. Wir können allerdings nur den Betrag erstatten, der auf der Rechnung steht.
* '''Wir brauchen ALLE Belege FÜR JEDE Reisekostenabrechnung.''' Wenn ihr euch z.B. ein Hotelzimmer oder eine Bahnfahrkarte geteilt habt, '''müsst ihr jeder Reisekostenabrechnung eine Kopie des Belegs beifügen.''' Bitte vermerkt auf jedem Beleg, wie er aufgeteilt wird (z.B. "Person 1: XXEuro, Person 2: XXEuro”).
* Wenn ihr mit dem '''Auto''' anreist, fügt eurem Reisekostenformular bitte einen Ausdruck einer '''Routensuche''' auf OSM oder Google Maps als Beleg für die abgerechneten Kilometer bei.
* '''Flugtickets gelten nur mit Rechnung und Nachweis''', dass der Flug angetreten wurde (i.d.R. gedruckter Boardingpass oder Screenshot des Boardingpasses in der App). Die Buchungsbestätigung des Flugtickets reicht nicht aus.
* Wenn ihr '''Belege nicht in Euro''' vorlegen könnt, benötigen wir zusätzlich einen Screenshot mit dem '''Wechselkurs''' vom Tag des Kaufdatums. Wir erstatten deine Auslagen auf der Grundlage dieses Kurses. Bitte stell sicher, dass die von dir auf dem Reisekostenformular angegebenen Kosten (in EUR) diesem Wechselkurs entsprechen.

== Fristen ==
'''Wir brauchen die Reisekostenformulare (mit Datum und Unterschrift) inkl. aller Belege spätestens zwei Wochen nach dem Event!''' Bitte sendet uns keine Reisekostenformulare, bevor das Event stattgefunden hat.

Für alle Reisekosten gilt die Pflicht zum Einreichen von Originalbelegen:
'''Wenn alle Belege als digitale Originale vorliegen''', können alle Unterlagen digital eingereicht werden (auch die Unterschrift auf dem Reisekostenformular kann digital sein). In diesem Fall könnt ihr uns die Abrechnung als PDF Datei per Mail an die PTF Projektbetreuung senden. '''Bitte fügt das Reisekostenformular und alle Belege zu einer PDF Datei zusammen.'''
'''Wenn mindestens ein Beleg auf Papier als Original vorliegt''', müssen bitte alle Dokumente ausgedruckt werden. Auch das Reisekostenformular muss ausgedruckt und per Hand unterschrieben werden. In diesem Fall müssen alle Unterlagen '''per Post''' gesendet werden an:

<blockquote>Prototype Fund

c/o Open Knowledge Foundation Deutschland e.V.

Singerstr. 109

10179 Berlin</blockquote>Wenn ihr mehrere Reisekostenabrechnungen in einen Umschlag steckt, heftet bitte alle Belege an das richtige Formular (z.B. mit Büroklammern).

= Travel Expenses =
For travel expenses we must follow the Bundesreisekostengesetz (Federal Travel Expenses Law). '''We kindly ask you to read the instructions below carefully, as we cannot refund your travel expenses if you do not follow the rules.'''

If you have any difficulties while booking or when filling out the forms, please contact the program managers. We‘re happy to help :)
== Arrival ==
=== Train ===
If you do not live in Berlin, we can cover the cost of train tickets to the events. For sustainability reasons, ask you to consider traveling by train.

How it works:
* We will reimburse travel costs '''from your place of residence to Berlin''' and back.
* Please book '''2nd class tickets''' - if possible with reduced fares ("Sparpreis").
* Keep in mind that if you use any vouchers, we can only refund what you actually paid.
* If you are planning to travel to or from a location other than your place of residence, please let us know so that we can check whether we will cover these costs.
* If you live in another European country, please get in touch with us to clarify which costs we can cover.
* If you are travelling from abroad (but live in Germany), please get in touch as soon as possible. We are generally unable to cover travel costs from abroad, but we can work together to see if we can find a solution.
* We do not reimburse travel costs for people living in Berlin.

=== Car ===
For sustainability reasons, we ask you to consider whether you want to travel to Berlin by public transport - do you really need your car for this trip? '''If you can't avoid to come by car, you have to discuss it with us in advance.'''

Our guidelines:
* 20 cents per km, up to a maximum of 130 euros per journey (including both the outward and return journeys)
* Only one person can claim expenses for the journey (regardless of how many people were in the car).
* As proof, a printout from the route planner showing the distance travelled must be enclosed.
* If you plan to travel to or from a location other than your place of residence, please contact us so that we can clarify whether we will cover these costs.
* We do not reimburse a mileage allowance for people who live in Berlin.

=== Flight ===
* We only approve flights for team members from other European countries if it has been arranged in advance and the costs are reasonable, and if there are no suitable alternatives.
* Flight tickets are only accepted if accompanied by an invoice and proof that the flight was taken (usually a printed boarding pass or a screenshot of the boarding pass from the app).
* Please contact us in advance.

=== Public Transport (ÖPNV) ===
We can cover your expenses for public transport tickets from and to the train station as well as from the hotel to the venue. We do not cover the costs for cabs!

=== Overnight stays ===
If you don’t live in Berlin, you can claim '''up to 70 euros per person per night for accommodation''' for PTF events (Kick-Off, Demo Day, Second Stage closing event).

Here’s how it works:
* We’ll let you know before the event how many nights we’ll cover – usually one before and one after the event.
* A maximum of 70 euros per person per night can be claimed:
** If the room costs less, we will cover the actual price.
** If the room costs more, you must pay the difference yourself.
* You can book hotels, holiday apartments or Airbnbs.
** We require an invoice with correct tax details from hotels, registered holiday flats or registered companies.
** The reservation or booking confirmation is not sufficient as proof. We need an invoice showing that you stayed in Berlin. You will usually receive this from the hotel itself, even if you booked via a booking portal.
** Please note! You do not receive a flat-rate of 70 euros per person per night. To calculate how much money you can claim per person, you must divide the full price by the number of guests listed on the invoice.
* You can also organise your stay privately.
** '''For private accommodation, we cover a flat rate of 20 euros per night.''' We do not require an invoice for this.
* We do not reimburse accommodation costs for people living in Berlin.
* We do not cover the cost of breakfast at the hotel or other meals. At the Kick-Off and Demo Day there will be breakfast, lunch as well as coffee and cake in the afternoon. At the Second Stage closing event there will be snacks and dinner.

=== Accessibility ===
We want to enable you all to participate in our events and therefore strive to make events and travel as accessible as possible. '''If there are certain aspects that make it easier for you to travel to or stay overnight for the event, higher travel expenses may be reimbursed on a case-by-case basis.''' If, for example, a hotel near the event location or a taxi journey makes it easier or even possible for you to attend a PTF event in terms of accessibility, please get in touch with us!

== The travel expense form ==
[https://cloud.okfn.de/s/s25xsqZW57kGswW You can find the travel expense form here]. '''Please check that all red fields are filled in and your details are correct before submitting. Only properly completed travel expense forms with complete receipts will be reimbursed.'''

=== Personal info ===

* The name stated must be that of the bank account holder. If you wish to receive the money into a different account (for example, your GbR account), please enter your own name in the "Name" field and note the name of the account holder next to the IBAN (in column E).
* If your bank account is located outside [[wikipedia:Single_Euro_Payments_Area|the SEPA area]], we will need your bank's BIC in addition to the IBAN. In all other cases, it is generally not required.

=== Travel expenses ===
* Bahn (Nah-/Fernverkehr, inkl. Platzeservierungen) ''[In English: Public transport (local transport/ train incl. seat reservations if applicable)]'': → the total cost of all public transport tickets (DB, S-Bahn, U-Bahn, etc.), including seat reservations
* Kilometergeld à € 0.20/km ''[In English: mileage reinbursement]'': → the total number of kilometres driven * €0.20. If the total exceeds €130, please cross out the amount, add a row with “130” and the text “Differenz wurde privat ausgeglichen“ ''[In English: Difference settled privately]''. Important: Please then adjust the formula in the Excel spreadsheet so that only the €130 is included in the calculation.

=== Accommodation ===
* Übernachtung privat ''[In English: private accomodation]'': → As a flat rate is applied here, you only need to enter the number of nights.
* Übernachtungskosten Hotel o.Ä. ''[In English: Accommodation costs (hotel or similar)]'': → Please adjust the amount in column B (70) only if the accommodation was cheaper per person per night. If you paid more than €70 per person per night, you must cover the difference yourself. In that case, leave the €70 as it is and add a note in column E: "Differenz zu Rechnungsbetrag wurde privat ausgeglichen“ ''[In English: difference from invoice amount settled privately]''.

Please do not forget to include the place, date and your signature!

=== Collective billing ===
* In general, one person can bill on behalf of other/all team members. It is important that only one IBAN is specified in the form and that the name of the team member for whom the bill is being issued is specified in line “Zweck der Reise”.
* Please also ensure that the person responsible for billing bills for travel expenses AND accommodation for other team members.

== Receipts ==
Please submit all receipts together with the travel expense form (''Reisekostenformular''). To enable our accounts department to process travel expense claims, the following guidelines apply:
* '''If a receipt is higher than the amount we cover''' (e.g. hotels for more than 70 Euro per night), please write "Differenz zu Rechnungsbetrag wurde privat ausgeglichen" on the receipt ''[In English: difference from invoice amount settled privately]''.
* '''For hotel rooms''', the booking confirmation is not enough. '''We need a proper invoice''' that shows that you spent the night in Berlin. You usually have to ask the hotel itself for this, even if you have booked via a booking portal. Please note: Sometimes this invoice is for a lower amount because the service fees for the booking portal are not included. However, you can only charge the amount stated on the invoice.
* '''We need ALL receipts for each travel expense report.''' If you shared a hotel room or train ticket, for example, '''you must attach a copy of the receipt to each travel expense report'''. Please note on the receipt how it is split ("Person 1: XX Euro, Person 2: XX Euro).
* If you travel '''by car''', please attach a printout of a route search on OSM or Google Maps to your travel expense form as a receipt for the billed kilometers.
* '''Flight tickets are only valid if accompanied by an invoice and proof that the flight was taken''' (usually a printed boarding pass or a screenshot of the boarding pass from the app). The booking confirmation for the flight ticket is not sufficient.
* If you are unable to provide '''receipts in euros''', we also require a screenshot showing the '''exchange rate''' on the date of purchase. We reimburse your expenses based on this rate, so please check if it matches with the costs (in EUR) that you claim on your travel expense form.

== Deadline ==
'''We need the travel expense forms (with date and signature) including all receipts no later than two weeks after the event. '''Please do not send us travel expense forms before the event has happened.

Original receipts must be submitted for all travel expenses:

'''If all receipts are available as a digital original''', all documents can be submitted digitally (the signature on the travel expense form can also be digital). In this case, you can send the travel expenses '''in one PDF by e-mail''' to the PTF program management.
'''If you have at least one original paper receipt''', please print out all documents. The travel expense form must also be printed out and signed by hand. In this case, all documents must be '''sent by post''' to:

<blockquote>Prototype Fund c/o Open Knowledge Foundation Deutschland e.V.

Singerstr. 109

10179 Berlin</blockquote>
If you are putting multiple expense reports in one envelope, please staple all receipts to the correct form (e.g., with paper clips).

Reisekosten

2026-10-19T12:11:00Z

Enyong:

''(English version below)''

Wenn ihr für Veranstaltungen im Rahmen des Prototype Fund von eurem Wohnort nach Berlin reisen müsst, erstatten wir euch die Anfahrt sowie eine oder zwei Übernachtungen im Hotel. Wir müssen uns bei den Reisekostenabrechnungen am Bundesreisekostengesetz orientieren. '''Wir bitten euch daher, diese Anleitung sorgfältig zu lesen, da wir eure Reisekosten nur dann erstatten können, wenn ihr euch an die Richtlinien haltet'''.

Auf dieser Seite findet ihr alle notwendigen Informationen zur Erstattung von Reisekosten. Der Ablauf ist dabei immer gleich:

* Im Vorfeld der Veranstaltungen (Kick-Off, Demo Day, Abschlussevent der Second Stage) senden wir euch ein Formular zu, in dem wir die Höhe eurer Reisekosten abfragen.
* Nachdem ihr das Formular ausgefüllt und an uns zurückgeschickt habt, prüfen wir, ob wir eure Reisekosten übernehmen können und melden uns bei euch zurück.
* Spätestens jetzt könnt ihr Fahrkarten kaufen und Unterkünfte buchen. Ihr geht dabei immer in Vorkasse, da wir die Reisekosten nur rückwirkend erstatten können.
* Bitte bewahrt alle Belege (Rechnungen) sorgfältig auf, da ihr sie für die Reisekostenabrechnung benötigt. ([[Reisekosten#Belege|Bitte lest dazu auch den Text weiter unten unter "Belege"]].)
* Nach der Veranstaltung habt ihr 14 Tage Zeit eure Reisekosten einzureichen. Bitte nutzt dafür immer das Reisekostenformular, das wir euch hier zur Verfügung stellen. ([[Reisekosten#DasReisekostenformular|Bitte lest dazu auch den Text weiter unten unter "Reisekostenformular"]].)

Wenn ihr bei der Buchung oder beim Ausfüllen des Formulars Schwierigkeiten habt, meldet euch bitte bei der Projektbetreuung. Wir helfen gern :)

== Anreise ==
=== Bahn ===
Wer nicht in Berlin wohnt, bekommt von uns die Bahnfahrt zu den Veranstaltungen erstattet. '''Aus Nachhaltigkeitsgründen ist die Bahn unser bevorzugtes Reiseverkehrsmittel und wir freuen uns, wenn ihr alle diese Option wählt.'''

So funktioniert die Erstattung:

* Wir erstatten Fahrkarten '''vom Wohnort nach Berlin''' und zurück.
* Bitte bucht '''Fahrkarten der 2. Klasse''' - nach Möglichkeit mit Sparpreis.
* Wenn ihr Rabatte in Anspruch nehmt: Wir können nur das erstatten, was ihr tatsächlich bezahlt habt.
* Wenn ihr plant, von/zu einem anderen Ort als euren Wohnort an-/abzureisen, meldet euch bitte per Mail bei uns, damit wir abklären können, ob wir diese Kosten übernehmen.
* '''Wenn euer Wohnsitz im europäischen Ausland liegt, meldet euch per Mail bei uns''', um abzuklären, welche Kosten wir übernehmen können.
* Wenn ihr aus dem Ausland anreisen werdet (euer Wohnsitz aber in Deutschland liegt), meldet euch bitte so früh wie möglich per Mail bei uns. Eigentlich können wir Reisekosten aus dem Ausland nicht übernehmen. Wir können aber gemeinsam schauen, ob wir eine Lösung finden.
* Wir erstatten keine Reisekosten für Menschen, die in Berlin wohnen.

=== Auto ===
Aus Nachhaltigkeitsgründen bitten wir euch zu überlegen, ob ihr doch mit dem ÖPNV nach Berlin reisen wollt - braucht ihr euer Auto wirklich für diese Reise? '''Wer es nicht vermeiden kann mit dem Auto zu kommen, muss das vorher mit uns per Mail besprechen.'''

Unsere Richtlinien dazu:

* 20 Cent pro Km und maximal 130 Euro pro Reise (An- und Abreise zusammen)
* Nur 1 Person kann die Fahrt abrechnen (egal wie viele Personen im Auto mitgefahren sind).
* Zum Nachweis muss der Auszug des Routenplaners mit der gefahrenen Strecke beigelegt werden.
* Wenn ihr plant, von/zu einem anderen Ort als euren Wohnort an-/abzureisen, meldet euch bitte per Mail bei uns, damit wir abklären können, ob wir diese Kosten übernehmen.
* Wir erstatten keine Kilometerpauschale für Menschen, die in Berlin wohnen.

=== Flugzeug ===

* Flüge genehmigen wir '''nur nach vorheriger Absprache''' und '''nur für Teammitglieder aus dem europäischen Ausland, wenn die Kosten nicht zu hoch sind''' '''und es keine guten Alternativen gibt.'''
* Flugtickets gelten nur mit Rechnung und Nachweis, dass der Flug angetreten wurde (i.d.R. gedruckter Boardingpass oder Screenshot des Boardingpasses in der App).
* Bitte schreibt uns im Vorfeld eine Mail, um alles abzusprechen.

=== ÖPNV ===
ÖPNV-Tickets vom und zum Bahnhof sowie vom Hotel zum Veranstaltungsort können ebenfalls abgerechnet werden. Wir übernehmen keine Kosten für Taxis!

=== Übernachtungen ===
Wer nicht in Berlin wohnt, kann für PTF-Veranstaltungen (Kick-Off, Demo Day, Abschlussevent der Second Stage) '''bis zu 70 Euro pro Person und pro Nacht für eine Unterkunft''' abrechnen.

So funktioniert’s:

* Wir teilen euch vor der Veranstaltung mit, wie viele Nächte wir übernehmen - meistens eine vor und eine nach dem Event.
* Maximal können 70 Euro pro Person und Nacht abgerechnet werden:
** Kostet das Zimmer weniger, übernehmen wir den tatsächlichen Preis.
** Kostet das Zimmer mehr, müsst ihr die Differenz selbst zahlen.
* Ihr könnt Hotels, Ferienwohnungen oder Airbnbs buchen.
** Wir brauchen eine Rechnung mit korrekten Steuerinformationen von Hotels, eingetragenen Ferienwohnungen oder registrierten Firmen.
** Die Reservierung oder Buchungsbestätigung reicht als Beleg nicht aus. Wir brauchen eine Rechnung aus der hervorgeht, dass ihr in Berlin übernachtet habt. Diese erhaltet ihr in der Regel vom Hotel selbst, auch wenn ihr über ein Buchungsportal gebucht habt.
** '''Achtung! Ihr bekommt nicht pauschal 70 Euro pro Person und pro Nacht.''' Um zu berechnen, wie viel Geld ihr pro Person abrechnen könnt, müsst ihr den vollen Preis durch die Anzahl der Gäste teilen, die auf der Rechnung angegeben ist.
* Ihr könnt euren Aufenthalt auch privat organisieren.
** '''Für private Übernachtungen übernehmen wir eine Pauschale in Höhe von 20 Euro pro Nacht.''' Dafür brauchen wir keine Rechnung.
* Wir erstatten keine Übernachtungskosten für Menschen, die in Berlin wohnen.
* Wir übernehmen kein Frühstück im Hotel oder andere Mahlzeiten. Auf dem Kick-Off und Demo Day gibt es Frühstück, Mittagessen sowie Kaffee und Kuchen am Nachmittag. Auf dem Abschlussevent der Second Stage gibt es Snacks und Abendessen.

=== Barrierearmut ===
Wir möchten euch allen die Teilhabe an unseren Events ermöglichen und versuchen daher, Veranstaltungen und die Anreise so barrierefrei wie möglich zu gestalten. '''Sollte es bestimmte Aspekte geben, die euch die Reise oder Übernachtung für das Event erleichtern, können im Einzelfall höhere Reisekosten erstattet werden.''' Wenn euch zum Beispiel ein Hotel in der Nähe des Veranstaltungsorts oder eine Taxifahrt die Teilnahme an einer PTF-Veranstaltung im Sinne der Barrierefreiheit erleichtert oder sogar erst ermöglicht, meldet euch per Mail bei uns!

== Das Reisekostenformular ==
[https://cloud.okfn.de/s/s25xsqZW57kGswW Die Reisekostenformulare befinden sich hier]. '''Bitte überprüft vor dem Abschicken, ob alle roten Felder ausgefüllt sind und eure Angaben stimmen. Nur korrekt ausgefüllte Reisekostenformulare mit vollständigen Belegen werden erstattet.'''

=== Persönliche Daten ===

* Der angegebene Name muss der Name der kontoinhabenden Person sein. Möchtet ihr das Geld auf ein anderes Konto (zum Beispiel euer GbR-Konto) erhalten, gebt bei “Name” euren eigenen Namen an und kommentiert neben der IBAN in Spalte E den Namen der*des Kontoinhaber*in*s.
* Wenn euer Konto bei einer Bank außerhalb [https://de.wikipedia.org/wiki/Europ%C3%A4ischer_Zahlungsraum des SEPA-Raums] ist, benötigen wir zusätzlich zur IBAN die BIC eurer Bank. In allen anderen Fällen ist sie in der Regel nicht notwendig.

=== Fahrtkosten ===

* Bahn (Nah-/Fernverkehr, inkl. Platzeservierungen): → die Summe aller ÖPNV-Tickets (DB, S-, U-Bahn etc.) inklusive der Sitzplatzreservierungen.
* Kilometergeld à € 0.20/km: → die Summe der gefahrenen km*0,20 €. Ist die Summe höher als 130 Euro, streicht den Betrag bitte durch, fügt eine Zeile mit “130” sowie dem Text "Differenz wurde privat ausgeglichen" hinzu. Wichtig: Bitte dann die Formel in der Exceltabelle so anpassen, dass nur die 130 Euro mitgezählt werden.

=== Unterkunft ===

* Übernachtung privat: → Da hier eine Pauschale abgerechnet wird, muss nur die Anzahl der Nächte eingetragen werden.
* Übernachtungskosten Hotel o.Ä.: → Bitte den Betrag in Spalte B (70) nur anpassen, wenn die Unterkunft pro Person und Nacht günstiger war. Wenn ihr mehr als 70 Euro pro Person und Nacht bezahlt habt, müsst ihr die Differenz selbst übernehmen. Dann bleiben die 70 Euro stehen und ihr ergänzt in Spalte E den Zusatz "Differenz zu Rechnungsbetrag wurde privat ausgeglichen".

Bitte Ort, Datum und Unterschrift nicht vergessen!

=== Gesammelte Abrechnung ===

* Generell kann eine Person für andere/alle Teammitglieder abrechnen. Dabei ist wichtig, dass nur eine IBAN im Formular angegeben ist und im Feld "Zweck der Reise" der Name des Teammitglieds für das abgerechnet wird, steht.
* Bitte achtet auch darauf, dass die Person, die die Abrechnung übernimmt, Fahrtkosten UND Unterkunft für alle weiteren Teammitglieder abrechnet.

== Belege ==
Bitte reicht alle Originalbelege zusammen mit dem Reisekostenformular ein. Damit unsere Buchhaltung die Reisekostenerstattungen bearbeiten kann, gelten folgende Richtlinien:

* '''Wenn ein Beleg höher ist als der Betrag, den ihr erstattet bekommen könnt''' (z.B. Hotels für mehr als 70 Euro pro Nacht), schreibt bitte in das Reisekostenformular an entsprechender Stelle (Spalte E) "Differenz zu Rechnungsbetrag wurde privat ausgeglichen".
* Für '''Hotelübernachtungen''' brauchen wir eine '''Rechnung''' aus der hervorgeht, dass ihr in Berlin übernachtet habt. (Eine Buchungsbestätigung reicht nicht aus.) Die Rechnung erhaltet ihr in der Regel vom Hotel selbst, auch wenn ihr über ein Buchungsportal gebucht habt. '''Achtung''': Teilweise ist auf der Hotelrechnung ein geringerer Betrag ausgewiesen, da die Servicegebühren für das Buchungsportal nicht enthalten sind. Wir können allerdings nur den Betrag erstatten, der auf der Rechnung steht.
* '''Wir brauchen ALLE Belege FÜR JEDE Reisekostenabrechnung.''' Wenn ihr euch z.B. ein Hotelzimmer oder eine Bahnfahrkarte geteilt habt, '''müsst ihr jeder Reisekostenabrechnung eine Kopie des Belegs beifügen.''' Bitte vermerkt auf jedem Beleg, wie er aufgeteilt wird (z.B. "Person 1: XXEuro, Person 2: XXEuro”).
* Wenn ihr mit dem '''Auto''' anreist, fügt eurem Reisekostenformular bitte einen Ausdruck einer '''Routensuche''' auf OSM oder Google Maps als Beleg für die abgerechneten Kilometer bei.
* '''Flugtickets gelten nur mit Rechnung und Nachweis''', dass der Flug angetreten wurde (i.d.R. gedruckter Boardingpass oder Screenshot des Boardingpasses in der App). Die Buchungsbestätigung des Flugtickets reicht nicht aus.
* Wenn ihr '''Belege nicht in Euro''' vorlegen könnt, benötigen wir zusätzlich einen Screenshot mit dem '''Wechselkurs''' vom Tag des Kaufdatums. Wir erstatten deine Auslagen auf der Grundlage dieses Kurses. Bitte stell sicher, dass die von dir auf dem Reisekostenformular angegebenen Kosten (in EUR) diesem Wechselkurs entsprechen.

== Fristen ==
'''Wir brauchen die Reisekostenformulare (mit Datum und Unterschrift) inkl. aller Belege spätestens zwei Wochen nach dem Event!''' Bitte sendet uns keine Reisekostenformulare, bevor das Event stattgefunden hat.

Für alle Reisekosten gilt die Pflicht zum Einreichen von Originalbelegen:
'''Wenn alle Belege als digitale Originale vorliegen''', können alle Unterlagen digital eingereicht werden (auch die Unterschrift auf dem Reisekostenformular kann digital sein). In diesem Fall könnt ihr uns die Abrechnung als PDF Datei per Mail an die PTF Projektbetreuung senden. '''Bitte fügt das Reisekostenformular und alle Belege zu einer PDF Datei zusammen.'''
'''Wenn mindestens ein Beleg auf Papier als Original vorliegt''', müssen bitte alle Dokumente ausgedruckt werden. Auch das Reisekostenformular muss ausgedruckt und per Hand unterschrieben werden. In diesem Fall müssen alle Unterlagen '''per Post''' gesendet werden an:

<blockquote>Prototype Fund

c/o Open Knowledge Foundation Deutschland e.V.

Singerstr. 109

10179 Berlin</blockquote>Wenn ihr mehrere Reisekostenabrechnungen in einen Umschlag steckt, heftet bitte alle Belege an das richtige Formular (z.B. mit Büroklammern).

= Travel Expenses =
For travel expenses we must follow the Bundesreisekostengesetz (Federal Travel Expenses Law). '''We kindly ask you to read the instructions below carefully, as we cannot refund your travel expenses if you do not follow the rules.'''

If you have any difficulties while booking or when filling out the forms, please contact the program managers. We‘re happy to help :)
== Arrival ==
=== Train ===
If you do not live in Berlin, we can cover the cost of train tickets to the events. For sustainability reasons, ask you to consider traveling by train.

How it works:
* We will reimburse travel costs '''from your place of residence to Berlin''' and back.
* Please book '''2nd class tickets''' - if possible with reduced fares ("Sparpreis").
* Keep in mind that if you use any vouchers, we can only refund what you actually paid.
* If you are planning to travel to or from a location other than your place of residence, please let us know so that we can check whether we will cover these costs.
* If you live in another European country, please get in touch with us to clarify which costs we can cover.
* If you are travelling from abroad (but live in Germany), please get in touch as soon as possible. We are generally unable to cover travel costs from abroad, but we can work together to see if we can find a solution.
* We do not reimburse travel costs for people living in Berlin.

=== Car ===
For sustainability reasons, we ask you to consider whether you want to travel to Berlin by public transport - do you really need your car for this trip? '''If you can't avoid to come by car, you have to discuss it with us in advance.'''

Our guidelines:
* 20 cents per km, up to a maximum of 130 euros per journey (including both the outward and return journeys)
* Only one person can claim expenses for the journey (regardless of how many people were in the car).
* As proof, a printout from the route planner showing the distance travelled must be enclosed.
* If you plan to travel to or from a location other than your place of residence, please contact us so that we can clarify whether we will cover these costs.
* We do not reimburse a mileage allowance for people who live in Berlin.

=== Flight ===
* We only approve flights for team members from other European countries if it has been arranged in advance and the costs are reasonable, and if there are no suitable alternatives.
* Flight tickets are only accepted if accompanied by an invoice and proof that the flight was taken (usually a printed boarding pass or a screenshot of the boarding pass from the app).
* Please contact us in advance.

=== Public Transport (ÖPNV) ===
We can cover your expenses for public transport tickets from and to the train station as well as from the hotel to the venue. We do not cover the costs for cabs!

=== Overnight stays ===
If you don’t live in Berlin, you can claim '''up to 70 euros per person per night for accommodation''' for PTF events (Kick-Off, Demo Day, Second Stage closing event).

Here’s how it works:
* We’ll let you know before the event how many nights we’ll cover – usually one before and one after the event.
* A maximum of 70 euros per person per night can be claimed:
** If the room costs less, we will cover the actual price.
** If the room costs more, you must pay the difference yourself.
* You can book hotels, holiday apartments or Airbnbs.
** We require an invoice with correct tax details from hotels, registered holiday flats or registered companies.
** The reservation or booking confirmation is not sufficient as proof. We need an invoice showing that you stayed in Berlin. You will usually receive this from the hotel itself, even if you booked via a booking portal.
** Please note! You do not receive a flat-rate of 70 euros per person per night. To calculate how much money you can claim per person, you must divide the full price by the number of guests listed on the invoice.
* You can also organise your stay privately.
** '''For private accommodation, we cover a flat rate of 20 euros per night.''' We do not require an invoice for this.
* We do not reimburse accommodation costs for people living in Berlin.
* We do not cover the cost of breakfast at the hotel or other meals. At the Kick-Off and Demo Day there will be breakfast, lunch as well as coffee and cake in the afternoon. At the Second Stage closing event there will be snacks and dinner.

=== Accessibility ===
We want to enable you all to participate in our events and therefore strive to make events and travel as accessible as possible. '''If there are certain aspects that make it easier for you to travel to or stay overnight for the event, higher travel expenses may be reimbursed on a case-by-case basis.''' If, for example, a hotel near the event location or a taxi journey makes it easier or even possible for you to attend a PTF event in terms of accessibility, please get in touch with us!

== The travel expense form ==
[https://cloud.okfn.de/s/s25xsqZW57kGswW You can find the travel expense form here]. '''Please check that all red fields are filled in and your details are correct before submitting. Only properly completed travel expense forms with complete receipts will be reimbursed.'''

=== Personal info ===

* The name stated must be that of the bank account holder. If you wish to receive the money into a different account (for example, your GbR account), please enter your own name in the "Name" field and note the name of the account holder next to the IBAN (in column E).
* If your bank account is located outside [[wikipedia:Single_Euro_Payments_Area|the SEPA area]], we will need your bank's BIC in addition to the IBAN. In all other cases, it is generally not required.

=== Travel expenses ===
* Bahn (Nah-/Fernverkehr, inkl. Platzeservierungen) ''[In English: Public transport (local transport/ train incl. seat reservations if applicable)]'': → the total cost of all public transport tickets (DB, S-Bahn, U-Bahn, etc.), including seat reservations
* Kilometergeld à € 0.20/km ''[In English: mileage reinbursement]'': → the total number of kilometres driven * €0.20. If the total exceeds €130, please cross out the amount, add a row with “130” and the text “Differenz wurde privat ausgeglichen“ ''[In English: Difference settled privately]''. Important: Please then adjust the formula in the Excel spreadsheet so that only the €130 is included in the calculation.

=== Accommodation ===
* Übernachtung privat ''[In English: private accomodation]'': → As a flat rate is applied here, you only need to enter the number of nights.
* Übernachtungskosten Hotel o.Ä. ''[In English: Accommodation costs (hotel or similar)]'': → Please adjust the amount in column B (70) only if the accommodation was cheaper per person per night. If you paid more than €70 per person per night, you must cover the difference yourself. In that case, leave the €70 as it is and add a note in column E: "Differenz zu Rechnungsbetrag wurde privat ausgeglichen“ ''[In English: difference from invoice amount settled privately]''.

Please do not forget to include the place, date and your signature!

=== Collective billing ===
* In general, one person can bill on behalf of other/all team members. It is important that only one IBAN is specified in the form and that the name of the team member for whom the bill is being issued is specified in line “Zweck der Reise”.
* Please also ensure that the person responsible for billing bills for travel expenses AND accommodation for other team members.

== Receipts ==
Please submit all receipts together with the travel expense form (''Reisekostenformular''). To enable our accounts department to process travel expense claims, the following guidelines apply:
* '''If a receipt is higher than the amount we cover''' (e.g. hotels for more than 70 Euro per night), please write "Differenz zu Rechnungsbetrag wurde privat ausgeglichen" on the receipt ''[In English: difference from invoice amount settled privately]''.
* '''For hotel rooms''', the booking confirmation is not enough. '''We need a proper invoice''' that shows that you spent the night in Berlin. You usually have to ask the hotel itself for this, even if you have booked via a booking portal. Please note: Sometimes this invoice is for a lower amount because the service fees for the booking portal are not included. However, you can only charge the amount stated on the invoice.
* '''We need ALL receipts for each travel expense report.''' If you shared a hotel room or train ticket, for example, '''you must attach a copy of the receipt to each travel expense report'''. Please note on the receipt how it is split ("Person 1: XX Euro, Person 2: XX Euro).
* If you travel '''by car''', please attach a printout of a route search on OSM or Google Maps to your travel expense form as a receipt for the billed kilometers.
* '''Flight tickets are only valid if accompanied by an invoice and proof that the flight was taken''' (usually a printed boarding pass or a screenshot of the boarding pass from the app). The booking confirmation for the flight ticket is not sufficient.
* If you are unable to provide '''receipts in euros''', we also require a screenshot showing the '''exchange rate''' on the date of purchase. We reimburse your expenses based on this rate, so please check if it matches with the costs (in EUR) that you claim on your travel expense form.

== Deadline ==
'''We need the travel expense forms (with date and signature) including all receipts no later than two weeks after the event. '''Please do not send us travel expense forms before the event has happened.

Original receipts must be submitted for all travel expenses:

'''If all receipts are available as a digital original''', all documents can be submitted digitally (the signature on the travel expense form can also be digital). In this case, you can send the travel expenses '''in one PDF by e-mail''' to the PTF program management.
'''If you have at least one original paper receipt''', please print out all documents. The travel expense form must also be printed out and signed by hand. In this case, all documents must be '''sent by post''' to:

<blockquote>Prototype Fund c/o Open Knowledge Foundation Deutschland e.V.

Singerstr. 109

10179 Berlin</blockquote>
If you are putting multiple expense reports in one envelope, please staple all receipts to the correct form (e.g., with paper clips).

Reisekosten

2026-10-19T12:10:04Z

Enyong:

''(English version below)''

Wenn ihr für Veranstaltungen im Rahmen des Prototype Fund von eurem Wohnort nach Berlin reisen müsst, erstatten wir euch die Anfahrt sowie eine oder zwei Übernachtungen im Hotel. Wir müssen uns bei den Reisekostenabrechnungen am Bundesreisekostengesetz orientieren. '''Wir bitten euch daher, diese Anleitung sorgfältig zu lesen, da wir eure Reisekosten nur dann erstatten können, wenn ihr euch an die Richtlinien haltet'''.

Auf dieser Seite findet ihr alle notwendigen Informationen zur Erstattung von Reisekosten. Der Ablauf ist dabei immer gleich:

* Im Vorfeld der Veranstaltungen (Kick-Off, Demo Day, Abschlussevent der Second Stage) senden wir euch ein Formular zu, in dem wir die Höhe eurer Reisekosten abfragen.
* Nachdem ihr das Formular ausgefüllt und an uns zurückgeschickt habt, prüfen wir, ob wir eure Reisekosten übernehmen können und melden uns bei euch zurück.
* Spätestens jetzt könnt ihr Fahrkarten kaufen und Unterkünfte buchen. Ihr geht dabei immer in Vorkasse, da wir die Reisekosten nur rückwirkend erstatten können.
* Bitte bewahrt alle Belege (Rechnungen) sorgfältig auf, da ihr sie für die Reisekostenabrechnung benötigt. (Bitte lest dazu auch den Text weiter unten unter "Belege".)
* Nach der Veranstaltung habt ihr 14 Tage Zeit eure Reisekosten einzureichen. Bitte nutzt dafür immer das Reisekostenformular, das wir euch hier zur Verfügung stellen. (Bitte lest dazu auch den Text weiter unten unter "Reisekostenformular".)

Wenn ihr bei der Buchung oder beim Ausfüllen des Formulars Schwierigkeiten habt, meldet euch bitte bei der Projektbetreuung. Wir helfen gern :)

== Anreise ==
=== Bahn ===
Wer nicht in Berlin wohnt, bekommt von uns die Bahnfahrt zu den Veranstaltungen erstattet. '''Aus Nachhaltigkeitsgründen ist die Bahn unser bevorzugtes Reiseverkehrsmittel und wir freuen uns, wenn ihr alle diese Option wählt.'''

So funktioniert die Erstattung:

* Wir erstatten Fahrkarten '''vom Wohnort nach Berlin''' und zurück.
* Bitte bucht '''Fahrkarten der 2. Klasse''' - nach Möglichkeit mit Sparpreis.
* Wenn ihr Rabatte in Anspruch nehmt: Wir können nur das erstatten, was ihr tatsächlich bezahlt habt.
* Wenn ihr plant, von/zu einem anderen Ort als euren Wohnort an-/abzureisen, meldet euch bitte per Mail bei uns, damit wir abklären können, ob wir diese Kosten übernehmen.
* '''Wenn euer Wohnsitz im europäischen Ausland liegt, meldet euch per Mail bei uns''', um abzuklären, welche Kosten wir übernehmen können.
* Wenn ihr aus dem Ausland anreisen werdet (euer Wohnsitz aber in Deutschland liegt), meldet euch bitte so früh wie möglich per Mail bei uns. Eigentlich können wir Reisekosten aus dem Ausland nicht übernehmen. Wir können aber gemeinsam schauen, ob wir eine Lösung finden.
* Wir erstatten keine Reisekosten für Menschen, die in Berlin wohnen.

=== Auto ===
Aus Nachhaltigkeitsgründen bitten wir euch zu überlegen, ob ihr doch mit dem ÖPNV nach Berlin reisen wollt - braucht ihr euer Auto wirklich für diese Reise? '''Wer es nicht vermeiden kann mit dem Auto zu kommen, muss das vorher mit uns per Mail besprechen.'''

Unsere Richtlinien dazu:

* 20 Cent pro Km und maximal 130 Euro pro Reise (An- und Abreise zusammen)
* Nur 1 Person kann die Fahrt abrechnen (egal wie viele Personen im Auto mitgefahren sind).
* Zum Nachweis muss der Auszug des Routenplaners mit der gefahrenen Strecke beigelegt werden.
* Wenn ihr plant, von/zu einem anderen Ort als euren Wohnort an-/abzureisen, meldet euch bitte per Mail bei uns, damit wir abklären können, ob wir diese Kosten übernehmen.
* Wir erstatten keine Kilometerpauschale für Menschen, die in Berlin wohnen.

=== Flugzeug ===

* Flüge genehmigen wir '''nur nach vorheriger Absprache''' und '''nur für Teammitglieder aus dem europäischen Ausland, wenn die Kosten nicht zu hoch sind''' '''und es keine guten Alternativen gibt.'''
* Flugtickets gelten nur mit Rechnung und Nachweis, dass der Flug angetreten wurde (i.d.R. gedruckter Boardingpass oder Screenshot des Boardingpasses in der App).
* Bitte schreibt uns im Vorfeld eine Mail, um alles abzusprechen.

=== ÖPNV ===
ÖPNV-Tickets vom und zum Bahnhof sowie vom Hotel zum Veranstaltungsort können ebenfalls abgerechnet werden. Wir übernehmen keine Kosten für Taxis!

=== Übernachtungen ===
Wer nicht in Berlin wohnt, kann für PTF-Veranstaltungen (Kick-Off, Demo Day, Abschlussevent der Second Stage) '''bis zu 70 Euro pro Person und pro Nacht für eine Unterkunft''' abrechnen.

So funktioniert’s:

* Wir teilen euch vor der Veranstaltung mit, wie viele Nächte wir übernehmen - meistens eine vor und eine nach dem Event.
* Maximal können 70 Euro pro Person und Nacht abgerechnet werden:
** Kostet das Zimmer weniger, übernehmen wir den tatsächlichen Preis.
** Kostet das Zimmer mehr, müsst ihr die Differenz selbst zahlen.
* Ihr könnt Hotels, Ferienwohnungen oder Airbnbs buchen.
** Wir brauchen eine Rechnung mit korrekten Steuerinformationen von Hotels, eingetragenen Ferienwohnungen oder registrierten Firmen.
** Die Reservierung oder Buchungsbestätigung reicht als Beleg nicht aus. Wir brauchen eine Rechnung aus der hervorgeht, dass ihr in Berlin übernachtet habt. Diese erhaltet ihr in der Regel vom Hotel selbst, auch wenn ihr über ein Buchungsportal gebucht habt.
** '''Achtung! Ihr bekommt nicht pauschal 70 Euro pro Person und pro Nacht.''' Um zu berechnen, wie viel Geld ihr pro Person abrechnen könnt, müsst ihr den vollen Preis durch die Anzahl der Gäste teilen, die auf der Rechnung angegeben ist.
* Ihr könnt euren Aufenthalt auch privat organisieren.
** '''Für private Übernachtungen übernehmen wir eine Pauschale in Höhe von 20 Euro pro Nacht.''' Dafür brauchen wir keine Rechnung.
* Wir erstatten keine Übernachtungskosten für Menschen, die in Berlin wohnen.
* Wir übernehmen kein Frühstück im Hotel oder andere Mahlzeiten. Auf dem Kick-Off und Demo Day gibt es Frühstück, Mittagessen sowie Kaffee und Kuchen am Nachmittag. Auf dem Abschlussevent der Second Stage gibt es Snacks und Abendessen.

=== Barrierearmut ===
Wir möchten euch allen die Teilhabe an unseren Events ermöglichen und versuchen daher, Veranstaltungen und die Anreise so barrierefrei wie möglich zu gestalten. '''Sollte es bestimmte Aspekte geben, die euch die Reise oder Übernachtung für das Event erleichtern, können im Einzelfall höhere Reisekosten erstattet werden.''' Wenn euch zum Beispiel ein Hotel in der Nähe des Veranstaltungsorts oder eine Taxifahrt die Teilnahme an einer PTF-Veranstaltung im Sinne der Barrierefreiheit erleichtert oder sogar erst ermöglicht, meldet euch per Mail bei uns!

== Das Reisekostenformular ==
[https://cloud.okfn.de/s/s25xsqZW57kGswW Die Reisekostenformulare befinden sich hier]. '''Bitte überprüft vor dem Abschicken, ob alle roten Felder ausgefüllt sind und eure Angaben stimmen. Nur korrekt ausgefüllte Reisekostenformulare mit vollständigen Belegen werden erstattet.'''

=== Persönliche Daten ===

* Der angegebene Name muss der Name der kontoinhabenden Person sein. Möchtet ihr das Geld auf ein anderes Konto (zum Beispiel euer GbR-Konto) erhalten, gebt bei “Name” euren eigenen Namen an und kommentiert neben der IBAN in Spalte E den Namen der*des Kontoinhaber*in*s.
* Wenn euer Konto bei einer Bank außerhalb [https://de.wikipedia.org/wiki/Europ%C3%A4ischer_Zahlungsraum des SEPA-Raums] ist, benötigen wir zusätzlich zur IBAN die BIC eurer Bank. In allen anderen Fällen ist sie in der Regel nicht notwendig.

=== Fahrtkosten ===

* Bahn (Nah-/Fernverkehr, inkl. Platzeservierungen): → die Summe aller ÖPNV-Tickets (DB, S-, U-Bahn etc.) inklusive der Sitzplatzreservierungen.
* Kilometergeld à € 0.20/km: → die Summe der gefahrenen km*0,20 €. Ist die Summe höher als 130 Euro, streicht den Betrag bitte durch, fügt eine Zeile mit “130” sowie dem Text "Differenz wurde privat ausgeglichen" hinzu. Wichtig: Bitte dann die Formel in der Exceltabelle so anpassen, dass nur die 130 Euro mitgezählt werden.

=== Unterkunft ===

* Übernachtung privat: → Da hier eine Pauschale abgerechnet wird, muss nur die Anzahl der Nächte eingetragen werden.
* Übernachtungskosten Hotel o.Ä.: → Bitte den Betrag in Spalte B (70) nur anpassen, wenn die Unterkunft pro Person und Nacht günstiger war. Wenn ihr mehr als 70 Euro pro Person und Nacht bezahlt habt, müsst ihr die Differenz selbst übernehmen. Dann bleiben die 70 Euro stehen und ihr ergänzt in Spalte E den Zusatz "Differenz zu Rechnungsbetrag wurde privat ausgeglichen".

Bitte Ort, Datum und Unterschrift nicht vergessen!

=== Gesammelte Abrechnung ===

* Generell kann eine Person für andere/alle Teammitglieder abrechnen. Dabei ist wichtig, dass nur eine IBAN im Formular angegeben ist und im Feld "Zweck der Reise" der Name des Teammitglieds für das abgerechnet wird, steht.
* Bitte achtet auch darauf, dass die Person, die die Abrechnung übernimmt, Fahrtkosten UND Unterkunft für alle weiteren Teammitglieder abrechnet.

== Belege ==
Bitte reicht alle Originalbelege zusammen mit dem Reisekostenformular ein. Damit unsere Buchhaltung die Reisekostenerstattungen bearbeiten kann, gelten folgende Richtlinien:

* '''Wenn ein Beleg höher ist als der Betrag, den ihr erstattet bekommen könnt''' (z.B. Hotels für mehr als 70 Euro pro Nacht), schreibt bitte in das Reisekostenformular an entsprechender Stelle (Spalte E) "Differenz zu Rechnungsbetrag wurde privat ausgeglichen".
* Für '''Hotelübernachtungen''' brauchen wir eine '''Rechnung''' aus der hervorgeht, dass ihr in Berlin übernachtet habt. (Eine Buchungsbestätigung reicht nicht aus.) Die Rechnung erhaltet ihr in der Regel vom Hotel selbst, auch wenn ihr über ein Buchungsportal gebucht habt. '''Achtung''': Teilweise ist auf der Hotelrechnung ein geringerer Betrag ausgewiesen, da die Servicegebühren für das Buchungsportal nicht enthalten sind. Wir können allerdings nur den Betrag erstatten, der auf der Rechnung steht.
* '''Wir brauchen ALLE Belege FÜR JEDE Reisekostenabrechnung.''' Wenn ihr euch z.B. ein Hotelzimmer oder eine Bahnfahrkarte geteilt habt, '''müsst ihr jeder Reisekostenabrechnung eine Kopie des Belegs beifügen.''' Bitte vermerkt auf jedem Beleg, wie er aufgeteilt wird (z.B. "Person 1: XXEuro, Person 2: XXEuro”).
* Wenn ihr mit dem '''Auto''' anreist, fügt eurem Reisekostenformular bitte einen Ausdruck einer '''Routensuche''' auf OSM oder Google Maps als Beleg für die abgerechneten Kilometer bei.
* '''Flugtickets gelten nur mit Rechnung und Nachweis''', dass der Flug angetreten wurde (i.d.R. gedruckter Boardingpass oder Screenshot des Boardingpasses in der App). Die Buchungsbestätigung des Flugtickets reicht nicht aus.
* Wenn ihr '''Belege nicht in Euro''' vorlegen könnt, benötigen wir zusätzlich einen Screenshot mit dem '''Wechselkurs''' vom Tag des Kaufdatums. Wir erstatten deine Auslagen auf der Grundlage dieses Kurses. Bitte stell sicher, dass die von dir auf dem Reisekostenformular angegebenen Kosten (in EUR) diesem Wechselkurs entsprechen.

== Fristen ==
'''Wir brauchen die Reisekostenformulare (mit Datum und Unterschrift) inkl. aller Belege spätestens zwei Wochen nach dem Event!''' Bitte sendet uns keine Reisekostenformulare, bevor das Event stattgefunden hat.

Für alle Reisekosten gilt die Pflicht zum Einreichen von Originalbelegen:
'''Wenn alle Belege als digitale Originale vorliegen''', können alle Unterlagen digital eingereicht werden (auch die Unterschrift auf dem Reisekostenformular kann digital sein). In diesem Fall könnt ihr uns die Abrechnung als PDF Datei per Mail an die PTF Projektbetreuung senden. '''Bitte fügt das Reisekostenformular und alle Belege zu einer PDF Datei zusammen.'''
'''Wenn mindestens ein Beleg auf Papier als Original vorliegt''', müssen bitte alle Dokumente ausgedruckt werden. Auch das Reisekostenformular muss ausgedruckt und per Hand unterschrieben werden. In diesem Fall müssen alle Unterlagen '''per Post''' gesendet werden an:

<blockquote>Prototype Fund

c/o Open Knowledge Foundation Deutschland e.V.

Singerstr. 109

10179 Berlin</blockquote>Wenn ihr mehrere Reisekostenabrechnungen in einen Umschlag steckt, heftet bitte alle Belege an das richtige Formular (z.B. mit Büroklammern).

= Travel Expenses =
For travel expenses we must follow the Bundesreisekostengesetz (Federal Travel Expenses Law). '''We kindly ask you to read the instructions below carefully, as we cannot refund your travel expenses if you do not follow the rules.'''

If you have any difficulties while booking or when filling out the forms, please contact the program managers. We‘re happy to help :)
== Arrival ==
=== Train ===
If you do not live in Berlin, we can cover the cost of train tickets to the events. For sustainability reasons, ask you to consider traveling by train.

How it works:
* We will reimburse travel costs '''from your place of residence to Berlin''' and back.
* Please book '''2nd class tickets''' - if possible with reduced fares ("Sparpreis").
* Keep in mind that if you use any vouchers, we can only refund what you actually paid.
* If you are planning to travel to or from a location other than your place of residence, please let us know so that we can check whether we will cover these costs.
* If you live in another European country, please get in touch with us to clarify which costs we can cover.
* If you are travelling from abroad (but live in Germany), please get in touch as soon as possible. We are generally unable to cover travel costs from abroad, but we can work together to see if we can find a solution.
* We do not reimburse travel costs for people living in Berlin.

=== Car ===
For sustainability reasons, we ask you to consider whether you want to travel to Berlin by public transport - do you really need your car for this trip? '''If you can't avoid to come by car, you have to discuss it with us in advance.'''

Our guidelines:
* 20 cents per km, up to a maximum of 130 euros per journey (including both the outward and return journeys)
* Only one person can claim expenses for the journey (regardless of how many people were in the car).
* As proof, a printout from the route planner showing the distance travelled must be enclosed.
* If you plan to travel to or from a location other than your place of residence, please contact us so that we can clarify whether we will cover these costs.
* We do not reimburse a mileage allowance for people who live in Berlin.

=== Flight ===
* We only approve flights for team members from other European countries if it has been arranged in advance and the costs are reasonable, and if there are no suitable alternatives.
* Flight tickets are only accepted if accompanied by an invoice and proof that the flight was taken (usually a printed boarding pass or a screenshot of the boarding pass from the app).
* Please contact us in advance.

=== Public Transport (ÖPNV) ===
We can cover your expenses for public transport tickets from and to the train station as well as from the hotel to the venue. We do not cover the costs for cabs!

=== Overnight stays ===
If you don’t live in Berlin, you can claim '''up to 70 euros per person per night for accommodation''' for PTF events (Kick-Off, Demo Day, Second Stage closing event).

Here’s how it works:
* We’ll let you know before the event how many nights we’ll cover – usually one before and one after the event.
* A maximum of 70 euros per person per night can be claimed:
** If the room costs less, we will cover the actual price.
** If the room costs more, you must pay the difference yourself.
* You can book hotels, holiday apartments or Airbnbs.
** We require an invoice with correct tax details from hotels, registered holiday flats or registered companies.
** The reservation or booking confirmation is not sufficient as proof. We need an invoice showing that you stayed in Berlin. You will usually receive this from the hotel itself, even if you booked via a booking portal.
** Please note! You do not receive a flat-rate of 70 euros per person per night. To calculate how much money you can claim per person, you must divide the full price by the number of guests listed on the invoice.
* You can also organise your stay privately.
** '''For private accommodation, we cover a flat rate of 20 euros per night.''' We do not require an invoice for this.
* We do not reimburse accommodation costs for people living in Berlin.
* We do not cover the cost of breakfast at the hotel or other meals. At the Kick-Off and Demo Day there will be breakfast, lunch as well as coffee and cake in the afternoon. At the Second Stage closing event there will be snacks and dinner.

=== Accessibility ===
We want to enable you all to participate in our events and therefore strive to make events and travel as accessible as possible. '''If there are certain aspects that make it easier for you to travel to or stay overnight for the event, higher travel expenses may be reimbursed on a case-by-case basis.''' If, for example, a hotel near the event location or a taxi journey makes it easier or even possible for you to attend a PTF event in terms of accessibility, please get in touch with us!

== The travel expense form ==
[https://cloud.okfn.de/s/s25xsqZW57kGswW You can find the travel expense form here]. '''Please check that all red fields are filled in and your details are correct before submitting. Only properly completed travel expense forms with complete receipts will be reimbursed.'''

=== Personal info ===

* The name stated must be that of the bank account holder. If you wish to receive the money into a different account (for example, your GbR account), please enter your own name in the "Name" field and note the name of the account holder next to the IBAN (in column E).
* If your bank account is located outside [[wikipedia:Single_Euro_Payments_Area|the SEPA area]], we will need your bank's BIC in addition to the IBAN. In all other cases, it is generally not required.

=== Travel expenses ===
* Bahn (Nah-/Fernverkehr, inkl. Platzeservierungen) ''[In English: Public transport (local transport/ train incl. seat reservations if applicable)]'': → the total cost of all public transport tickets (DB, S-Bahn, U-Bahn, etc.), including seat reservations
* Kilometergeld à € 0.20/km ''[In English: mileage reinbursement]'': → the total number of kilometres driven * €0.20. If the total exceeds €130, please cross out the amount, add a row with “130” and the text “Differenz wurde privat ausgeglichen“ ''[In English: Difference settled privately]''. Important: Please then adjust the formula in the Excel spreadsheet so that only the €130 is included in the calculation.

=== Accommodation ===
* Übernachtung privat ''[In English: private accomodation]'': → As a flat rate is applied here, you only need to enter the number of nights.
* Übernachtungskosten Hotel o.Ä. ''[In English: Accommodation costs (hotel or similar)]'': → Please adjust the amount in column B (70) only if the accommodation was cheaper per person per night. If you paid more than €70 per person per night, you must cover the difference yourself. In that case, leave the €70 as it is and add a note in column E: "Differenz zu Rechnungsbetrag wurde privat ausgeglichen“ ''[In English: difference from invoice amount settled privately]''.

Please do not forget to include the place, date and your signature!

=== Collective billing ===
* In general, one person can bill on behalf of other/all team members. It is important that only one IBAN is specified in the form and that the name of the team member for whom the bill is being issued is specified in line “Zweck der Reise”.
* Please also ensure that the person responsible for billing bills for travel expenses AND accommodation for other team members.

== Receipts ==
Please submit all receipts together with the travel expense form (''Reisekostenformular''). To enable our accounts department to process travel expense claims, the following guidelines apply:
* '''If a receipt is higher than the amount we cover''' (e.g. hotels for more than 70 Euro per night), please write "Differenz zu Rechnungsbetrag wurde privat ausgeglichen" on the receipt ''[In English: difference from invoice amount settled privately]''.
* '''For hotel rooms''', the booking confirmation is not enough. '''We need a proper invoice''' that shows that you spent the night in Berlin. You usually have to ask the hotel itself for this, even if you have booked via a booking portal. Please note: Sometimes this invoice is for a lower amount because the service fees for the booking portal are not included. However, you can only charge the amount stated on the invoice.
* '''We need ALL receipts for each travel expense report.''' If you shared a hotel room or train ticket, for example, '''you must attach a copy of the receipt to each travel expense report'''. Please note on the receipt how it is split ("Person 1: XX Euro, Person 2: XX Euro).
* If you travel '''by car''', please attach a printout of a route search on OSM or Google Maps to your travel expense form as a receipt for the billed kilometers.
* '''Flight tickets are only valid if accompanied by an invoice and proof that the flight was taken''' (usually a printed boarding pass or a screenshot of the boarding pass from the app). The booking confirmation for the flight ticket is not sufficient.
* If you are unable to provide '''receipts in euros''', we also require a screenshot showing the '''exchange rate''' on the date of purchase. We reimburse your expenses based on this rate, so please check if it matches with the costs (in EUR) that you claim on your travel expense form.

== Deadline ==
'''We need the travel expense forms (with date and signature) including all receipts no later than two weeks after the event. '''Please do not send us travel expense forms before the event has happened.

Original receipts must be submitted for all travel expenses:

'''If all receipts are available as a digital original''', all documents can be submitted digitally (the signature on the travel expense form can also be digital). In this case, you can send the travel expenses '''in one PDF by e-mail''' to the PTF program management.
'''If you have at least one original paper receipt''', please print out all documents. The travel expense form must also be printed out and signed by hand. In this case, all documents must be '''sent by post''' to:

<blockquote>Prototype Fund c/o Open Knowledge Foundation Deutschland e.V.

Singerstr. 109

10179 Berlin</blockquote>
If you are putting multiple expense reports in one envelope, please staple all receipts to the correct form (e.g., with paper clips).

Steuern

2026-09-03T08:47:46Z

Enyong: /* In English: Taxes */

''(English version below)''

'''<big>Achtung: Wir dürfen euch nicht zu euren Steuern beraten - das dürfen nur Steuerberater*innen. Hier haben wir Erfahrungen aus vergangenen Runden und Zitate gesammelt, die eventuell für euch hilfreich sein können. Lasst euch aber bitte trotzdem bei euren Steuern professionell beraten.</big>'''

== Steuerpflicht ==
'''tl;dr:''' Die Förderung durch den Prototype Fund gilt als [https://www.haufe.de/id/kommentar/zuwendungen-aus-oeffentlichen-kassen-zur-projektfoerderung-HI1580562.html “echter Zuschuss”], weswegen '''keine Umsatzsteuer''' anfallen sollte. Die Erfahrungswerte der Projekte besagen allerdings, dass zwar keine Umsatzsteuer, aber '''in aller Regel Einkommensteuer fällig wird''' (die Steuerarten werden unten näher beschrieben). Da die Auszahlung der Förderung quartalsweise erfolgt, kann es sein, dass sie in zwei verschiedenen Steuererklärungen über zwei Jahre angegeben werden muss.

'''Wichtig für Teams:''' Ihr müsst eine eigene Steuererklärung für die GbR abgeben, die den Gewinn / Verlust jedes GbR-Mitglieds ausweist. Bei eurer persönlichen Einkommensteuer wird nur das Endergebnis addiert.

Manche Projekte waren in der Vergangenheit damit erfolgreich, von der Einkommenssteuer befreit zu werden. '''Generell raten wir euch Zahlungen für die Einkommensteuer einzukalkulieren''', da es keine klare Rechtsgrundlage für eine Steuerbefreiung gibt und die Erfahrungen der Geförderten sehr unterschiedlich sind. Falls ihr euch entscheidet für eine Befreiung der Einkommenssteuer zu argumentieren, raten wir euch, das Geld für die Steuerzahlungen zurücklegen, bis die finale Bestätigung für die Steuerbefreiung seitens des Finanzamtes vorliegt. Eine '''Möglichkeit, um eine etwaige Einkommensteuerfreiheit festzustellen''' ist folgender:

Man gibt fristgerecht seine Steuererklärung (Erläuterung siehe unten) für das entsprechende Jahr der Förderung ab, erfasst die Förderung allerdings nicht als Summe, sondern legt ein Schreiben im folgenden Stil bei:
Im Jahr x hatte ich zusätzliche Einnahmen, die nicht in der abgegebenen Steuererklärung (Anlage 1) enthalten sind, da sie meiner Einschätzung nach laut §3 Einkommensteuergesetzsteuerfrei sind. Ich möchte Ihnen dies hiermit mitteilen und bitte Sie, die Steuerfreiheit zu überprüfen und diesbezüglich eine Bewertung vorzunehmen.

Es handelt sich um die folgenden Einnahmen:
1.Zuwendung des Bundesministeriums für Bildung und Forschung für das Forschungs-und Entwicklungsprojekt „x“ unter dem Förderkennzeichen x im Rahmen des Förderprogramms „Software Sprint“ in Höhe von x Euro.

Meiner Einschätzung nach sind die Einnahmen aus 1. nach §3 Nr. 11 Einkommensteuergesetz steuerfrei. Zur Prüfung habe ich Ihnen relevante Dokumente als Anlagen beigefügt, zu denen ich im folgenden noch ein paar Erläuterungen habe.

Ihnen liegt der Zuwendungsbescheid (Anlage 2) vor, aus dem auf Seite 2 die Höhe der erhaltenen Zuwendung hervorgeht, sowie dass die Nebenbestimmungen „NKBF 2017“ Teil des Zuwendungsbescheids sind. Diese Nebenbestimmungen liegen ebenfalls bei (Anlage 3). Dort ist zu entnehmen, dass mir als Zuwendungsempfänger die Ergebnisse des Forschungsprojekts gehören (Punkt 3.1 auf Seite 11) und dass mir das Recht auf ausschließliche Nutzung eingeräumt wird (Punkt 3.2 auf Seite 11). Dies scheint mir insofern relevant, als dass in §3 Nr. 11 steht, dass „Voraussetzung für die Steuerfreiheit ist, dass der Empfänger mit den Bezügen nicht zu einer bestimmten wissenschaftlichen oder künstlerischen Gegenleistung oder zu einer bestimmten Arbeitnehmertätigkeit verpflichtet wird.“. Da die Forschungsergebnisse mir gehören, gibt es in diesem Sinne keine Gegenleistung, die von mir an das Bundesministerium oder den Projektträger erbracht wurde. Weiterhin liegt die Antwort des Bundesministeriums (Anlage 4) auf meinen Verwendungsnachweis bei, aus dem die Gesamtkosten des Vorhabens sowie der vom Bund getragene Anteil hervorgehen.
Teilweise haben Geförderte auch positive Erfahrungen damit gemacht, gegen eine erste Feststellung der Einkommenssteuerpflicht Widerspruch einzulegen. Beispiele für erfolgreiche Anschreiben und Widersprüche befinden sich [[Steuern#Beispiele für Anschreiben|weiter unten]]. Dort haben wir auch die [[Steuern#Steuertipps|unterschiedlichen Erfahrungen je nach Finanzamt]] gesammelt. Außerdem gibt es einen Channel auf Zulip, in dem ihr euch mit aktuellen und ehemaligen Geförderten rund um das Thema Finanzamt und Steuern austauschen könnt.

'''Steuerpflicht mit Wohnsitz außerhalb Deutschlands:''' Für den Austausch untereinander empfehlen wir euch die Vernetzungstabelle. Dort findet ihr neben vielen anderen Informationen auch den Wohnsitz von allen, die der Vernetzung zugestimmt haben. Vielleicht gibt es Geförderte in eurem Jahrgang, die im selben Land steuerpflichtig sind, wie ihr. Hier lohnt sich din direkte Kontaktaufnahme, da Regelungen und Fristen von Land zu Land unterschiedlich sind. Nutzt die Möglichkeit des Austauschs und unterstützt euch gegenseitig.

Bitte habt Verständnis, dass wir euch in Steuerfragen nicht weiter unterstützen können und dürfen. Wir raten euch ausdrücklich dazu, eine*n Steuerberater*in zu beauftragen, der*die euch persönlich beraten können.

Einige Projekte haben auch gute Erfahrungen damit gemacht, ihr zuständiges Finanzamt proaktiv mit ihren Fragen zu kontaktieren (z.B. zur möglichen Steuerfreiheit). Sie können (je nach Standort) sehr hilfreich sein.

=== Umsatzsteuer ===
Die Umsatzsteuer betrifft (fast) alle Unternehmen. Für die Förderung durch den Prototype Fund sollte als "echter Zuschuss" keine Umsatzsteuer anfallen. Als umsatzsteuerpflichtige Unternehmer*innen müsst ihr in den ersten zwei Jahren eurer Selbstständigkeit monatlich eine Umsatzsteuervoranmeldung abgeben. Diese wird bei euch im Regelfall eine sogenannte „Null-Meldung“ sein.

=== Gewerbesteuer ===
Die Gewerbesteuer ist eine Unternehmenssteuer – in dem Augenblick, in dem ihr euch selbstständig macht, werdet ihr auch zu einem Unternehmen. Nur vom Finanzamt anerkannte Freiberufler*innen sind von der Gewerbesteuer befreit. Im Regelfall wird das Finanzamt den Status der Freiberuflichkeit verwehren. Wenn ihr Gewerbesteuer zahlt, wird diese mit der Einkommensteuer verrechnet, so dass ihr am Ende fast den gleichen Betrag wie Freiberufler*innen zahlt (falls der “Steuerhack” nicht greift).

=== Einkommensteuer ===
Die Einkommensteuer hat mit dem Unternehmen nur mittelbar zu tun. Der Gewinn, den ihr mit eurem Unternehmen (oder eurem GbR-Anteil) erwirtschaftet, ist in der Regel als Teil eures Einkommens einkommensteuerpflichtig. (Angestellte zahlen die Lohnsteuer, die eine Vorauszahlung auf die Einkommensteuer darstellt). Wie bei der persönlichen Steuererklärung ist es auch bei der Einkommenssteuererklärung möglich, auf verschiedenen Wegen die Steuerlast zu senken. Ein*e Steuerberater*in kann euch dabei beraten, was davon in eurem Fall sinnvoll ist.

=== Das Finanzamt will viel wissen ===
Nachdem ihr das Gewerbe angemeldet habt, wird sich das Finanzamt bei euch melden und darum bitten, den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung auszufüllen. Ihr könnt abwarten, bis das Finanzamt sich meldet oder den Bogen auch proaktiv ausfüllen. Ihr findet eine am Rechner ausführbare Vorlage im Formularcenter des Bundesfinanzministeriums. Damit ihr von den 8 Seiten nicht erschlagen werdet, hier einige [https://www.formulare-bfinv.de/ffw/action/invoke.do?id=034250 Ausfüllhinweise]:

* Seite 1-3: Hier macht ihr Angaben über euch als Unternehmer*in und über die geplante Tätigkeit. Bei einer GbR muss jede*r Teilhaber*in diesen Bogen ausfüllen.
* Seite 3-5: Hier möchte das Finanzamt alles über das neue Unternehmen wissen und möchte auch wissen, ob ihr in den letzten 5 Jahren schon einmal selbstständig wart.
* Seite 5: Hier müsst ihr die voraussichtliche Höhe eurer Einkünfte eintragen. Die Einkünfte als IT-Unternehmer*in gehören in Zeile 112. Schaut, ob ihr noch andere Einkünfte habt. Bei der Gewinnermittlungsart solltet ihr die Einnahmenüberschussrechnung wählen.
* Seite 6-7: Gebt hier die Höhe der Umsätze an – da gehört die Förderung des Prototype Fund mit hinein, auch wenn diese umsatzsteuerfrei ist. Wenn weniger als € 17.500,00 umgesetzt werden, solltet ihr von der Kleinunternehmerregelung Gebrauch machen.
*Seite 7: Im Falle einer GbR tragt diese hier ein.
* Seite 8: Wenn ihr schon ein Firmenkonto habt, kann hier direkt das SEPA-Mandat mitgesendet werden und eine entsprechendes Notiz hier vermerkt werden. Bei einer GbR sendet eine Kopie des Gesellschaftsvertrags mit und kreuzt das Feld an.

=== Keine Steuernummer? ===
In einigen wenigen Fällen hat das Finanzamt die Vergabe von Steuernummern für Prototype-Fund-Projekte abgelehnt, da die Teams nicht unternehmerisch tätig seien. Dazu haben wir zurzeit leider nur wenige Infos, Teams berichten:
- Ich glaube, das hat die steuerliche Situation sogar vereinfacht. Wir haben die Förderung dann vom GbR-Konto jeweils anteilig an uns überwiesen und als steuerfreie Einnahmen bei unserer Steuererklärung angegeben. Das ging problemlos durch (in Hamburg, Karlsruhe und Lörrach). Ist mittlerweile auch von einer Steuerberaterin abgesegnet, auch wenn die natürlich im ersten Anlauf davon irritiert war. (...) Wie man natürlich ohne Steuernummer ein Geschäftskonto bekommt, kann je nach Bank ein interessantes Thema sein. Bei uns hat geholfen, dass wir für einen kurzen Zeitraum eine Steuernummer hatten und ich die angeben konnte.

- Danke, dass du eure Erfahrungen teilst. Bankkonto war kein Problem, wir konnten die Steuer-IDs des Teams eintragen. Dass die ganze GbR steuerlich nicht relevant ist, wurde mir telefonisch vom Finanzamt auch bestätigt. Problem ist jetzt aber, dass das BMBF eine Steuernummer verlangt, weil der Prozess das so vorsieht und auch nicht geändert werden soll. Habt ihr dafür die später deaktivierte Nummer eingereicht, oder wie lief das bei euch ab?

- Daran erinnere ich mich nicht mehr so genau, im Zweifelsfall haben wir genau das gemacht… 🙂

== Steuertipps ==

=== Steuertipps & Erfahrungen pro Stadt/Finanzamt ===

==== Augsburg ====
Wir haben beim Finanzamt Augsburg auch die Empfehlungen/Hinweise befolgt, aber leider ist es hier scheinbar nicht steuerfrei. Begründet wird das damit, dass die Gelder für Lebenserhaltung an die Entwickler*innen geflossen sind und das dann keine Ausübung von wissenschaftlichen Tätigkeiten ist.

==== Berlin Neukölln ====
Hallo allerseits, bei mir hat es funktioniert: das Finanzamt Neukölln hat in meinem Fall befunden, dass die Förderung vom Prototype-Fund nicht als Einkommen zählt. Ich zahle also keine Einkommensteuer darauf.

Das lief so: ich habe meine Steuererklärung gemacht (im Juli 2019 für das Jahr 2018) und die Förderung nirgendwo eingetragen. Das ganze per Elster abgeschickt. Zusätzlich hab ich die Steuererklärung ausgedruckt und mit einem ausführlichen [https://cloud.okfn.de/s/b49Hmigrj5ALcPY Anschreiben] ans Finanzamt Neukölln geschickt. Es kam Mitte November ein Steuerbescheid ohne jegliche Reaktion auf mein Schreiben.

Dann habe ich noch einige Zeit vergehen lassen und auf eine Reaktion des Finanzamts gewartet. Vor einigen Tagen dachte ich mir es wäre inzwischen genug Zeit vergangen und hab dort mal angerufen. Die freundliche Mitarbeiterin teilte mir dann mit, dass das alles so akzeptiert wurde, wie ich es geschrieben hätte. Mich darüber zu informieren hätte sie nicht für nötig gehalten, da ich ja den Steuerbescheid erhalten hätte. Sei alles so in den Akten vermerkt.

==== Berlin Friedrichshain-Kreuzberg ====
Wir haben für audapolis gestern vom Finanzamt Friedrichshain-Kreuzberg den Brief bekommen, dass die Zuwendungen aus dem PTF gem. § 3 Nr. 11 Einkommensteuergesetz '''ertragsteuerlich steuerfrei''' und umsatzsteuerlich '''nicht steuerbare „echte Zuschüsse".''' sind. Wir hatten eine minimal abgewandelte Form von [[Steuern#Beispiel 3|dem]] Schreiben verwendet.

==== Berlin-Prenzlauer Berg ====
Wir hatten damals gegen die Entscheidung (ESt-steuerpflichtig) Einspruch eingelegt. Es hat sich alles etwas hingezogen, aber jetzt haben wir endlich Rückmeldung zu unserem Einspruch: Er wurde als unbegründet zurückgewiesen.

Zitat: "Der BFH hat entschieden, dass Zuschüsse/Zuwendungen, die einer GbR gewährt werden, die auf dem Gebiet der Wissenschaft oder Kunst unternehmerisch tätig ist, insoweit nicht unter §3 Nr 11 EStG fallen, als sie Vorabvergütungen im Sinne von §15 Abs. 1 Satz 1 Nr 2 EStG (Unternehmerlohn) abdecken. Soweit die Zuschüsse/Zuwendungen den kalkulatorischen Unternehmerlohn der Gesellschafter finanzieren, dienen sie der Bestreitung des Lebensunterhalts der Mitunternehmer und stellen damit steuerpflichtige EInnahmen aus selbständiger Tätigkeit dar ((§18 EStG)."

==== Berlin-Steglitz ====
Ich habe für die Einkommensteuererklärung für das Projekt (als einzelner, freiberuflicher Entwickler) ein kleines Schreiben wie bisher im Wiki beschrieben beigelegt. Darauf ist das Finanzamt aber überhaupt nicht eingegangen sondern hat einen eigenen (neuen) Weg gefunden die Einkünfte als steuerfrei zu sehen. Das könnte vielleicht in Zukunft eine neue Argumentation eröffnen.

Zitat:
"Der Zuschuss vom Bundesministerium für Bildung und Forschung wurde als echter Zuschuss zur Projektförderung auf der Grundlage der in Absch. 10.2 (10) Nr.1 UStAE (Umsatzsteueranwendungserlass) genannten Nebenbestimmungen berücksichtigt und ist somit umsatzsteuerfrei. Ertragssteuerlich wurde er als Kapitalzuschuss gewertet, da die Förderung einer Investitionstätigkeit im Vordergrund steht, und aufgrund der Angaben in der EÜR und den eingereichten Belegen als erfolgsneutral angesehen (Ausübung des Wahlrechts vgl. R 6.5 (2) Einkommensteuerrichtlinie)."

Mir wurde bei Nachfrage versichert, dass die Konsequenzen aus dieser Einschätzung zu einen sein, dass der Zuschuss nicht in der Einkommensteuererklärung auftaucht und dass ich als Folge beim Verkauf der Software keine Herstellungskosten geltend machen kann :D

Wollte nur rueckmelden, dass bei mir beim FA Berlin Steglitz die ESt-Befreiung mit einem schriftlichen verweis auf EStG §3 Abs. 11 ohne Rückfragen akzeptiert wurde. Ich wünsche euch allen viel Erfolg bei eurer Steuererklärung <3

==== Frankfurt am Main ====
Ich habe die [[Steuern#Beispiel 4|Begründung]] leicht angepasst (danke nochmal an die ursprüngliche Autor:in!) an mein Finanzamt (Frankfurt am Main) geschickt und nun eine positive Bestätigung für 2019 bekommen. In unserem Fall heißt das konkret, dass wir die Zuschüsse des BMBF nicht in der Einnahme-Überschuss-Rechnung (EÜR) der GbR unseres Teams aufführen müssen, was heißt, dass in der Feststellungserklärung (Steuererklärung der GbR) keine Einnahmen auftauchen. In der persönlichen EÜR (und damit der Einkommen-Steuererklärung) müssen die anteiligen Auszahlungen aus der GbR an die Mitglieder dann auch nicht aufgeführt werden.

==== Halle (Saale) ====
Mir hat das Finanzamt Halle einen Bescheid über Einkommenssteuervorauszahlungen geschickt, in dem sie die Förderung des BMBF zu meinem Einkommen gerechnet haben. Ich habe dagegen Einspruch eingelegt und daraufhin einen korrigierten Bescheid bekommen, ohne die Fördersumme. Ich hab mich dabei an der [[Steuern#Beispiel 3|Argumentation]] orientiert, die blinry hier irgendwann mal reingeschrieben hat. Folgendes habe ich an das Finamt geschrieben: [[Steuern#Beispiel 6: Widerspruch einlegen|>>LINK<<]]

Da habe ich dann noch einen Scan des Zuwendnungsbescheids und die Nebenbestimmungen (Tipp, die sind hier online zu finden) angehängt.

In der Einkommenssteuererklärung (also nicht mehr die Vorauszahlung) hat das Finanzamt die eingereichte Erklärung ohne die Einnahmen der GbR nicht akzeptiert.
Sie sagen dazu: „Die Zuwendungen aus dem Bundeshaushalt für das Vorhaben ‚Software Sprint - Einzelvorhaben: [Mein Projekt]‘ stellt keine steuerfreie Einnahme dar. Der Gewinn wurde entsprechend […] erhöht“
Weil ich in dem Jahr unter der Steuerfreiheitsgrenze geblieben bin, habe ich dagegen keinen Einspruch eingelegt.

==== Hamburg Altona ====
Hallo zusammen, auch das Finanzamt Hamburg Altona hat unsere Begründung für die Steuerfreiheit der erhaltenen Gelder akzeptiert 🎉 Wir haben ähnlich wie in der Vorlage von blinry (danke!) argumentiert, und vorsichtigerweise auch beschrieben, dass keine "Arbeitsnehmertätigkeit" vorlag (also keine Weisungsbefugnis, etc. das zweite Kriterium in §3 Nr. 11 Satz 3 EStG). Wir haben dazu eine Erklärung zur Feststellung beim Finanzamt eingereicht und parallel eine schriftliche Mitteilung via Elster verschickt, und in beiden aufeinander verwiesen. Ca 4 Wochen später kam dann die "Einheitliche und gesonderte Feststellung". Darin ist bei jede\\*r Gesellschafter\\*in als Einkommen aus der GbR € 0,00 vermerkt.

==== Köln ====
Kurzes update aus Köln: Unser Steuerberater hat beim Finanzamt nachgefragt (da es als GbR nicht so einfach klappt wie bei einer Einzelperson - und ich vermute T. hatte als Einzelperson das Begleitschreiben eingereicht). Leider antwortet uns das Finanzamt, dass wir versteuern müssen, mit Verweis auf dieses Urteil: <nowiki>https://datenbank.nwb.de/Dokument/Anzeigen/210835/</nowiki>

Wir recherchieren gerade noch ob sich ein Einspruch lohnt, aber Aussage des Steuerberaters Stand heute ist: "Bei Einzelpersonen und geringen Beträgen kann es sein, dass das Finanzamt das einfach kommentarlos akzeptiert. Bei Entnahmen aus einer GbR wird das wahrscheinlich nicht funktionieren."
Immer noch nix finales, aber es macht Sinn die potentiellen Steuern zur Seite zu legen.

==== München ====
Wir haben als GbR an der vorletzten Prototype-Runde teilgenommen und nun stand natürlich die Steuererklärung an - für das Jahr 2023 in diesem Fall. Und, um es kurz zu machen, es hat geklappt! Die freundlichen Damen und Herren vom Finanzamt München sind den Argumenten in meinem Schreiben gefolgt und haben die Förderung steuerfrei gestellt - bedingungslos und unwiderruflich (kein "Vorbehalt der Nachprüfung"). Das bedeutet, auch die in 2024 geflossenen Beträge sind dann steuerfrei.Das Schreiben war angelehnt an einige Tipps hier im Forum. Für unsere GbR macht das insgesamt ca. 6.000 Euro "Mehrerlös" aus, das ist ja auch nicht von schlechten Eltern ...

==== Starnberg ====
Diese Woche habe ich Rückmeldung von meinem Finanzamt (Starnberg) bekommen, die der im Wiki vorgeschlagenen Argumentation nicht folgen möchte:

"Die Einnahmen aus der Zuwendung des Bundesministeriums für Bildung und Forschung für das Forschungs- und Entwicklungsprojekt "Voice-QL" sind nicht nach §3 Nr.11 EStG steuerfrei, da die Förderung für einen bestimmten Zweck ist, weswegen §3 Nr.11 S.3 EStG nicht anzuwenden ist. Die Einkünfte sind daher als sonstige Einkünfte aus anderen Leistungen nach §22 Nr. 3 EStG bei Zufluss zu erklären."

Mein Antrag auf Steuerbefreiung der Fördersumme von Runde 12 bei der Steuererklärung wurde damals vom Finanzamt Starnberg abgelehnt. Durch mehrere Wiki-Beträge motiviert habe ich mir nun doch noch einmal die Zeit genommen, einen Brief an das Finanzamt zu formulieren und Widerspruch gegen den Steuerbescheid eingelegt.

Heute kam ein korrigierter Bescheid per Briefpost, mein Widerspruch wurde anerkannt! Statt einer Nachzahlung gibt es nun eine Rückzahlungn:-)

"Sehr geehrte Damen und Herren,

Im Bescheid für 2023 lese ich die Einschätzung, dass die Zuwendung des BMBF für das Projekt '[...]' nicht steuerfrei ist.
Der Zuschuss wurde im Rahmen der bundesweiten Maßnahme PrototypeFund(PTF) gewährt. Durch persönlichen Kontakt mit anderen PTF-Förderprojekten wurde mir bekannt, dass andere Finanzämter (z. B. Frankfurt am Main, Berlin-Neukölln, Berlin-Steglitz, Berlin Friedrichshain-Kreuzberg oder Hamburg Altona) es so sehen, dass diese Zuwendung NICHT versteuert werden muss.
Als Erläuterung wird angeführt:
'Der Zuschuss vom Bundesministerium für Bildung und Forschung wurde als echter Zuschuss zur Projektförderung auf der Grundlage der in Absch. 10.2 (10) Nr.1 UStAE (Umsatzsteueranwendungserlass) genannten Nebenbestimmungen berücksichtigt und ist somit umsatzsteuerfrei. Ertragssteuerlich wurde er als Kapitalzuschuss gewertet, da die Förderung einer Investitionstätigkeit im Vordergrund steht, und aufgrund der Angaben in der EÜR und den eingereichten Belegen als erfolgsneutral angesehen (Ausübung des Wahlrechts vgl. R 6.5 (2) Einkommensteuerrichtlinie).'
Ein weiteres Finanzamt sagt, dass ...
... 'Zuwendungen aus dem PTF gem. § 3 Nr. 11 Einkommensteuergesetz ertragsteuerlich steuerfrei und umsatzsteuerlich nicht steuerbare 'echte Zuschüsse' sind'
Aus beigefügten Nebenbestimmungen geht hervor, dass mir gegenüber keine Weisungsbefugnis besteht und sowohl Verwertungsrechte wie auch Forschungsergebnisse mir gehören. So gibt es in diesem Sinne keine Gegenleistung, die von mir an das Bundesministerium oder den Projektträger erbracht wurde.
Die Besteuerung der Zuwendung würde für mich und meine Familie eine finanzielle Belastung darstellen. Vor dem Hintergrund der unterschiedlichen Praxis anderer Finanzämter lege ich deshalb Widerspruch gegen den Bescheid ein und bitte um eine erneute Prüfung des Sachverhalts.
Weitere Unterlagen zur Klärung stelle ich bei Bedarf gerne zur Verfügung.

Mit freundlichen Grüßen,
[...]"

== Beispiele für Anschreiben ==
Diese Textbausteine für die Einkommenssteuerfreiheit wurden bereits erfolgreich beim Finanzamt eingereicht. Reuse & remix :D

=== Beispiel 1 ===
[https://cloud.okfn.de/s/b49Hmigrj5ALcPY '''Hier befindet sich ein Beispiel-Anschreiben als PDF.''']

=== Beispiel 2 ===
[https://cloud.okfn.de/s/TbQMg6ALPZkkwYZ '''Hier befindet sich ein weiteres Beispiel-Anschreiben als PDF.''']

=== Beispiel 3 ===
Zur Abwendung des Zwangsgeldes für mich und meine Mitgesellschafter*in habe ich auch noch einmal einen Blick in das Einkommensteuergesetz geworfen und festgestellt, dass meiner Einschätzung nach die Einnahmen der GbR im Jahr 2019 nach §3 Nr. 11 EkSt steuerbefreit sind. Es handelt sich um eine Zuwendung des Bundesministeriums für Bildung und Forschung für das Forschungs- und Entwicklungsprojekt „—-“ unter dem Förderkennzeichen “----” Rahmen des Förderprogramms „Software Sprint“ in Höhe von — €. Ich möchte Ihnen dies hiermit mitteilen und bitte Sie, die Steuerfreiheit zu überprüfen und diesbezüglich eine Bewertung vorzunehmen. Zur Prüfung habe ich Ihnen den Änderungsbescheid zum ursprünglichen Zuwendungsbescheid vom (--Datum–) als Anlage beigefügt. Außerdem verweise ich auf die Nebenbestimmungen für Zuwendungen des BMBF (NKBF2017, Web-Link <nowiki>https://www.bmbf.de/foerderungen/bekanntmachung-1429.html</nowiki>), aus denen in Abschnitt 3 hervorgeht, dass uns als Zuwendungsempfängern die Ergebnisse des Forschungsprojekts gehören und uns das ausschließliche Nutzungsrecht eingeräumt wird (Seite 11). Dies scheint mir insofern relevant, als dass in §3 Nr. 11 EkSt festgelegt ist, dass „Voraussetzung für die Steuerfreiheit ist, dass der Empfänger mit den Bezügen nicht zu einer bestimmten wissenschaftlichen oder künstlerischen Gegenleistung oder zu einer bestimmten Arbeitnehmertätigkeit verpflichtet wird“. Da die Forschungsergebnisse uns gehören, gibt es in diesem Sinne keine Gegenleistung, die an das Bundesministerium oder den Projektträger erbracht wurde.

=== Beispiel 4 ===
''Sehr geehrte Damen und Herren,

Im Jahr 2020 haben wir Zuschüsse des Bundesministeriums für Bildung und Forschung in der abgegebenen GbR-Feststellungserklärung \emph{nicht} versteuert, da wir sie für steuerfrei auf Grundlage von §3 Einkommensteuergesetz halten. Wir möchten Ihnen dies hiermit mitteilen und bitten Sie, die Steuerfreiheit zu überprüfen und diesbezüglich eine Bewertung vorzunehmen.

Es handelt sich um die folgenden Einnahmen:

Zuwendung des Bundesministeriums für Bildung und Forschung für das Forschungs- und Entwicklungsprojekt „—“ unter dem Förderkennzeichen —-- im Rahmen des Förderprogramms „Software Sprint“ in Höhe von \EUR{---}.

Unserer Einschätzung nach sind die Einnahmen nach §3 Nr. 11 Einkommensteuergesetz steuerfrei. Zur Prüfung haben wir Ihnen den Zuwendungsbescheid als Anlagen beigefügt, zu denen wir noch folgende Erläuterungen haben:

Auf Seite 2 geht die Gesamthöhe der erhaltenen Zuwendung hervor (verteilt auf die Jahre 2020 und 2021 gemäß des ebenfalls beigefügten Änderungsbescheides vom –datum–), sowie auf Seite 3 dass die Nebenbestimmungen „NKBF 2017“ Teil des Zuwendungsbescheids sind. Diese Nebenbestimmungen liegen ebenfalls bei. Dort ist zu entnehmen, dass der GbR als Zuwendungsempfängerin die Ergebnisse des Forschungsprojekts gehören (Punkt 3.1 auf Seite 11) und dass ihr das Recht auf ausschließliche Nutzung eingeräumt wird (Punkt 3.2 auf Seite 11). Dies scheint mir insofern relevant, als dass in §3 Nr. 11 steht, dass „Voraussetzung für die Steuerfreiheit ist, dass der Empfänger mit den Bezügen nicht zu einer bestimmten wissenschaftlichen oder künstlerischen Gegenleistung oder zu einer bestimmten Arbeitnehmertätigkeit verpflichtet wird“. Da die Forschungsergebnisse uns gehören, gibt es in diesem Sinne keine Gegenleistung, die von uns an das Bundesministerium oder den Projektträger erbracht wurde.

Weitere Anlage ist der Zahlungsnachweis vom 27. November 2020, aus dem die erhaltene Zuwendung im Jahr 2020 hervorgeht. Weitere Zahlungen erfolgten im Jahr 2020 nicht. Falls Sie weitere Belege benötigen, reichen wir diese natürlich gern nach.

Mit freundlichen Grüßen''

Das generiert eine Transaktions-ID. Dann haben wir die "Gesonderte und einheitliche Feststellung" für die GbR ausgefüllt, mit 0 EUR Einnahmen, und jeweils 0 EUR Entnahmen von uns beiden. Im "Anmerkungs"-Feld haben wir die Transaktions-ID referenziert:

Siehe separat übermittelte Mitteilung: Transferticket ep1342j69pyzh07gjw47isfexxad1ux8;
Auftrag: Sonstige Nachricht an das Finanzamt;
Ordnungskriterium: 14/130/05478;
Abgabezeit: Freitag, 14. Mai 2021, 17:58:27

Achso, und der Brief hatte als Anhänge noch den NKBF 2017, den Zuwendungsbescheid (plus eine Korrektur für die Aufteilung des Geldes auf die Jahre), und den ersten Zahlungsnachweis aus Profi Online.

=== Beispiel 5 ===
Im Jahr 2019 habe ich Zuschüsse des Bundesministeriums für Bildung und Forschung in der abgegebenen GbR-Feststellungserklärung nicht versteuert, da ich sie für steuerfrei auf Grundlage von §3 Einkommensteuergesetz halte. Ich möchte Ihnen dies hiermit mitteilen und bitte Sie, die Steuerfreiheit zu überprüfen und diesbezüglich eine Bewertung vorzunehmen. Es handelt sich um die folgenden Einnahmen: Zuwendung des Bundesministeriums für Bildung und Forschung für das Forschungs- und Entwicklungsprojekt „XXXXX“ unter dem Förderkennzeichen XX|XXXXXX im Rahmen des Förderprogramms „Software Sprint“ in Höhe von X.XXX,XX€. Meiner Einschätzung nach sind die Einnahmen nach §3 Nr. 11 Einkommensteuergesetz steuerfrei. Zur Prüfung habe ich Ihnen den Zuwendungsbescheid als Anlagen beigefügt, zu denen ich im folgenden noch ein paar Erläuterungen habe: Auf Seite 2 geht die Höhe der erhaltenen Zuwendung hervor (50% der Zuwendungen im Haushaltsjahr 2019), sowie auf Seite 3 dass die Nebenbestimmungen „NKBF 98“ Teil des Zuwendungs bescheids sind. Diese Nebenbestimmungen liegen ebenfalls bei. Dort ist zu entnehmen, dass mir als Zuwendungsempfänger die Ergebnisse des Forschungsprojekts gehören (Punkt 9.2 auf Seite 7) und dass mir das Recht auf ausschließliche Nutzung eingeräumt wird (Punkt 12.1 auf Seite 9). Dies scheint mir insofern relevant, als dass in §3 Nr. 11 steht, dass „Voraussetzung für die Steuer freiheit ist, dass der Empfänger mit den Bezügen nicht zu einer bestimmten wissenschaftlichen > oder künstlerischen Gegenleistung oder zu einer bestimmten Arbeitnehmertätigkeit verpflichtet > wird“. Da die Forschungsergebnisse mir gehören, gibt es in diesem Sinne keine Gegenleistung, die > von mir an das Bundesministerium oder den Projektträger erbracht wurde. Weiterhin liegt die > Antwort des Bundesministeriums (Anlage 4) auf meinen Verwendungsnachweis bei, aus dem die Gesamtkosten des Vorhabens sowie der vom Bund getragene Anteil hervorgehen.

=== Beispiel 6: ===
''Sehr geehrte Damen und Herren,

im Jahr 2023 hatte die GbR Einnahmen, die nicht in der hier abgegebenen Steuer-/ Feststellungserklärung enthalten sind, da diese nach unserer Einschätzung gemäß §3 Nr. 11 Einkommensteuergesetz steuerfrei sind. (Zitat aus der genannten Vorschrift: »Steuerfrei sind … (Nr. 11) Bezüge aus öffentlichen Mitteln … die … zu dem Zweck bewilligt werden, … die Wissenschaft oder Kunst unmittelbar zu fördern.«)
Wir teilen Ihnen dies hiermit mit und bitten Sie, diesen Sachverhalt zu überprüfen und diesbezüglich eine Bewertung vorzunehmen. Es handelt sich um die folgende Einnahme:
- Zuwendungsbescheid des Bundesministeriums für Bildung und Forschung für das Forschungs- und Entwicklungsprojekt „Software Sprint – Einzelvorhaben: [wie im Zuwendungsbescheid] in Höhe von [in diesem Jahr geflossene Gelder – nicht der gesamte Betrag] € für das Kalenderjahr 2023.
Zur Prüfung haben wir die relevanten Dokumente beigefügt, zu denen wir Folgendes erläutern möchten.
Zum einen handelt es sich um den Zuwendungsbescheid vom [Datum], aus dem auf Seite 2 die Höhe der Zuwendung von [Betrag in diesem Jahr] Euro hervorgeht. Des weiteren wird auf Seite 3 festgestellt, dass die »Nebenbestimmungen NKBF 2017« Teil des Zuwendungsbescheids sind. Die NKBF haben wir nicht vollständig mitgesandt, diese liegen z.B. vor unter https://foerderportal.bund.de/easy/module/profi_formularschrank/download.php?datei1=3175
Als Anlage senden wir den wohl relevanten Ausschnitt (Seite 11/17): Dort ist festgehalten, dass dem Zuwendungsempfänger (hier also der GbR) alle Eigentumsrechte an den Ergebnissen des Projekts gehören (Punkt 3.1) und ihm alle Nutzungs- und Verwertungsrechte zustehen (Punkt 3.2).
Diese Punkte heben wir deshalb heraus, da im genannten §3 Nr. 11 Satz 3 ESt. steht, dass »Voraussetzung für die Steuerfreiheit ist, dass der Empfänger mit den Bezügen nicht zu einer bestimmten wissenschaftlichen oder künstlerischen Gegenleistung oder zu einer bestimmten Arbeitnehmertätigkeit verpflichtet wird«.
Da die Ergebnisse allein der GbR gehören, gibt es im Sinne dieser Vorschrift auch keine Gegenleistung, die von uns an das Bundesministerium oder den Projektträger erbracht wurde.
Uns ist klar, dass bei einer steuerfreien Zuwendung keine (Betriebs-) Ausgaben angesetzt werden können und keine USt. entsteht. Für Rückfragen stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung.

Mit freundlichen Grüßen, [Name geschäftsführender Gesellschafter der GbR]

Anlage 1: Zuwendungsbescheid vom [Datum]
Anlage 2: Nebenbestimmungen (NKBF 2017 -Auszug-) als Teil des
Zuwendungsbescheids''

=== Beispiel 7: Widerspruch einlegen ===
''Guten Tag,

in Ihrem Schreiben vom [DATUM] setzten Sie für mich Einkommenssteuervorauszahlungen fest. Gegen diese lege ich hiermit Widerspruch ein. Zwar habe ich angegeben, über die [UNTERNEHMEN] GbR [FÖRDERSUMME] € an Einnahmen erzielen zu wollen, diese bestehen jedoch vollständig aus echten Zuwendungen des Bundesministeriums für Bildung und Forschung im Rahmen des Förderprogramms "Software Sprint" zur Förderung der Wissenschaft unter dem Förderkennzeichen [FKZ] (siehe Zuwendungsbescheid im Anhang). Entsprechend mache ich geltend, dass diese Einnahmen nach §3 Nr. 11 EStG als steuerfrei zu betrachten sind. Nach den für den Zuwendungsbescheid geltenden Förderbestimmmungen (NKBF 2017, im Anhang) verbleibt das alleinige Verwertungsrecht für die Forschungsergebnisse bei der GbR als Zuwendungsempfängerin, was den Anforderungen des §3 Nr. 11 Satz 3 EStG an den Ausschluss einer Gegenleistung entspricht.

Ich bitte demnach um Aufhebung Ihres Vorauszahlungsbescheids.

Mit freundlichen Grüßen

=== Beispiel 8: Widerspruch einlegen ===
'''[https://cloud.okfn.de/s/YGDCLbdnKr8RNbG Hier befindet sich ein Beispiel-Anschreiben für einen Widerspruch als PDF.]'''

==== Hintergrund-Informationen zu diesem Beispiel ====
Einige Finanzämter verweisen zur Begründung der Steuerpflicht auf [https://www.foerderinfo.bund.de/foerderinfo/de/beratung/faq/faq_node.html das FAQ der Förderberatung „Forschung und Innovation“ des Bundes]. Dort heißt es, dass Zuwendungen grundsätzlich den Ertragssteuern, im Falle des PTFs also der Einkommenssteuer, unterliegen. Die geförderte Person, von der dieser Widerspruch stammt, hat bei der Förderberatung direkt nach der gesetzlichen Grundlage für diesen FAQ-Eintrag gefragt:
Die Antwort war sehr aufschlussreich: Die Aussage im FAQ basiert nicht direkt auf einem Gesetz, sondern entspricht lediglich der von den Ministerien vorgegebenen „Verwaltungspraxis“. Die letztendliche Entscheidung über den Einzelfall (und die Auslegung des Begriffs „Zuschuss“) liegt allein im Ermessen des zuständigen Finanzamts.

Das entkräftet das FAQ als pauschales Gegenargument und hat mir den Weg frei gemacht, mich in der Begründung direkt auf die relevanten Steuergesetze zu stützen; insbesondere auf die Steuerfreiheit nach § 3 Nr. 11 EStG (Bezüge aus öffentlichen Mitteln zur Förderung der Wissenschaft).

Bitte habt Verständnis, dass wir die Antwort der Förderberatung, auf die hier Bezug genommen wird, nicht mit euch teilen können.

== In English: Taxes ==
'''<big>Caution: We are not allowed to advise you on your taxes - only tax consultants can legally to do that. Here we have collected experiences and tips from past rounds that may be helpful for you. However, please still get professional advice on your taxes.</big>'''

== Tax obligation ==
'''tldr;''' The Prototype Fund grant counts as a [https://www.haufe.de/finance/finance-office-professional/zuwendungen-aus-oeffentlichen-kassen-zur-projektfoerderung_idesk_PI11525_HI1580562.html "true grant"] ''(“echter Zuschuss”, a specific form of funding in Germany)'' which is why '''no sales tax''' should be payable. However, the projects' experience of the past rounds shows that, although no sales tax is payable, '''income tax is generally due''' (the types of tax are described in more detail below). Since the grant is paid out quarterly, it may have to be reported on two different tax returns over two years (in funding rounds in the winter).

'''Important for teams''': you must file a separate tax declaration for the GbR, which shows the profit / loss of each GbR member. For your personal income tax, only the final result will be added.

In the past, some projects have been successful in being exempt from income tax. '''Generally speaking, we advise you to factor income tax payments into your budget''', since there is no clear legal basis for a tax exemption and experiences among grant recipients vary considerably. If you decide to apply for an income tax exemption, we highly recommend setting aside money for tax payments until you have received final confirmation of the tax exemption from the tax office. A '''tested approach to establish a possible income tax exemption''' is as follows:

One files one's tax return (see below) by the due date for the appropriate year of the grant, but does not record the grant as a total, adding a letter in the following style (in German):
Im Jahr x hatte ich zusätzliche Einnahmen, die nicht in der abgegebenen Steuererklärung (Anlage 1) enthalten sind, da sie meiner Einschätzung nach laut §3 Einkommensteuergesetzsteuerfrei sind. Ich möchte Ihnen dies hiermit mitteilen und bitte Sie, die Steuerfreiheit zu überprüfen und diesbezüglich eine Bewertung vorzunehmen.

Es handelt sich um die folgenden Einnahmen:
1.Zuwendung des Bundesministeriums für Bildung und Forschung für das Forschungs-und Entwicklungsprojekt „x“ unter dem Förderkennzeichen x im Rahmen des Förderprogramms „Software Sprint“ in Höhe von x Euro.

Meiner Einschätzung nach sind die Einnahmen aus 1. nach §3 Nr. 11 Einkommensteuergesetz steuerfrei. Zur Prüfung habe ich Ihnen relevante Dokumente alsAnlagen beigefügt, zu denen ich im folgenden noch ein paar Erläuterungen habe.

Ihnen liegt der Zuwendungsbescheid (Anlage 2) vor, aus dem auf Seite 2 die Höhe der erhaltenen Zuwendung hervorgeht, sowie dass die Nebenbestimmungen „NKBF 2017“ Teil des Zuwendungsbescheids sind. Diese Nebenbestimmungen liegen ebenfalls bei (Anlage3). Dort ist zu entnehmen, dass mir als Zuwendungsempfänger die Ergebnisse des Forschungsprojekts gehören (Punkt 3.1 auf Seite 11) und dass mir das Recht aufausschließliche Nutzung eingeräumt wird (Punkt 3.2 auf Seite 11). Dies scheint mir insofern relevant, als dass in §3 Nr. 11 steht, dass „Voraussetzung für die Steuerfreiheit ist, dass der Empfänger mit den Bezügen nicht zu einer bestimmten wissenschaftlichen oder künstlerischen Gegenleistung oder zu einer bestimmten Arbeitnehmertätigkeit verpflichtet wird.“. Da die Forschungsergebnisse mir gehören, gibt es in diesem Sinne keine Gegenleistung, die von mir an das Bundesministerium oder den Projektträger erbracht wurde. Weiterhin liegt die Antwort des Bundesministeriums (Anlage 4) auf meinen Verwendungsnachweis bei, aus dem die Gesamtkosten des Vorhabens sowie der vom Bundgetragene Anteil hervorgehen.
In some cases, grantees have also had positive experiences appealing an initial decision on their income tax obligation. Examples of successful letters and appeals can be found [[Steuern#Beispiele für Anschreiben|in the German section above]] (please note that these are only available in German since your communication with the tax office will also be in German). There, you can also find a collection of different [[Steuern#Steuertipps|experiences depending on the tax office in Germany]]. We also have a channel on Zulip where you can talk to current and former grantees about their experiences regarding the tax office and taxes.

'''Tax liability for non-German residents:''' We recommend using the networking table. As well as providing a wealth of other information, it shows the places of residence of everyone who has agreed to be included in the network. You may find that there are grantees in your cohort who are tax-resident in the same country as you. It is worth reaching out to them directly, since regulations and deadlines vary from country to country. Take this opportunity to exchange information and support one another.

Please note that we are unable and unauthorised to provide further support on tax matters. We strongly advise you to hire a tax advisor who can provide you with personalized advice.

Some projects have also found it helpful to proactively contact their local tax office with questions (e.g., regarding potential tax exemptions). They can be very helpful (depending on your location).

=== ''Umsatzsteuer'' (Sales tax) ===
The sales tax concerns (almost) all companies. As a “ true subsidy”, no sales tax should be incurred for the funding from the Prototype Fund. As an entrepreneur subject to sales tax, you must submit an advance sales tax return monthly during the first two years of your self-employment. As a rule, this will be a so-called ''"Nullmeldung"'' for you.

=== ''Gewerbesteuer'' (Business Tax) ===
The ''Gewerbesteuer'' is a business tax - the moment you become self-employed, you also become a business. Only freelancers recognized by the tax office are exempt from business tax. Usually the tax office will deny you freelance status. If you pay business tax, it will be offset against your income tax, so that you end up paying almost the same amount as freelancers (if the "tax hack" above doesn‘t work).

=== ''Einkommensteuer'' (Income Tax) ===
Income tax is only indirectly related to the company. The profit you make from your business (or your GbR share) is generally subject to income tax as part of your income. (Employees pay payroll tax, which is an advance payment on income tax). As with your personal tax return, it is also possible to reduce your income tax burden in various ways when filing your income tax return. A tax advisor can advise you on what makes sense in your case.

=== The Tax Office (''Finanzamt'') wants to know a lot. ===
After you have registered the business, the tax office will contact you and ask you to fill in the tax registration form. You can wait for the tax office to contact you or fill out the form proactively. You can find a computer-executable template in the form center of the Federal Ministry of Finance. So that you are not overwhelmed by the 8 pages, here are some [https://www.formulare-bfinv.de/ffw/form/display.do?%24context=27F37B050AA7343D04AA instructions] to fill out the form:

* Page 1-3: Here you provide information about yourself as an entrepreneur and about your planned activity. In the case of a GbR, each partner must fill out this form.
* Page 3-5: Here the tax office wants to know everything about the new business and also whether you have been self-employed in the last 5 years.
* Page 5: Here you must enter the expected amount of your income. Income as an IT entrepreneur should be entered on line 112. Check if you expect to have any other income sources. You should choose the surplus income statement (Einnahmenüberschussrechnung) as the method of calculating profit.
* Page 6-7: Enter the amount of sales here - this includes the Prototype Fund grant, even if it is exempt from sales tax. If your turnover is less than € 17.500,00, you should use the small business regulation.
* Page 7: In case of a GbR enter it here.
* Page 8: If you already have a company account, the SEPA mandate can be sent directly here and a corresponding note can be added here. In case of a GbR send a copy of the articles of association and tick the box.

=== No tax number (''Steuernummer)''? ===
In a few cases, the tax office has refused to issue tax numbers for Prototype Fund projects because the teams are not entrepreneurial. Unfortunately, we have little info on this at the moment. Some of our teams reported:
- I think this even simplified the tax situation. We then transferred the funding from the GbR account proportionately to ourselves and declared it as tax-free income on our tax return. This went through without any problems (in Hamburg, Karlsruhe and Lörrach). In the meantime, it has also been approved by a tax consultant, even though she was naturally irritated by it at the first attempt. (...) How to get a business account without a tax number can be an interesting topic, depending on the bank. In our case, it helped that we had a tax number for a short period of time and I was able to provide that.

- Thanks for sharing your experience. Bank account was not a problem, we were able to put in the team tax IDs. That the whole GbR is not relevant for tax purposes was also confirmed to me by phone from the tax office. The problem now is, however, that the BMBF requires a tax number because the process provides for it and it is not to be changed. Did you submit the number that was later deactivated, or how did that work for you?

- I don't remember that exactly, but in case of doubt, that's exactly what we did... 🙂
[Translated from German]

'''Note'''

In the German section above we also provide many quotes from projects about [[Steuern#Steuertipps|their experiences with various tax offices]] and [[Steuern#Beispiele für Anschreiben|the letters that have helped them with establishing the tax exemption]].

Steuern

2026-09-03T08:36:08Z

Enyong: /* Steuerpflicht */

''(English version below)''

'''<big>Achtung: Wir dürfen euch nicht zu euren Steuern beraten - das dürfen nur Steuerberater*innen. Hier haben wir Erfahrungen aus vergangenen Runden und Zitate gesammelt, die eventuell für euch hilfreich sein können. Lasst euch aber bitte trotzdem bei euren Steuern professionell beraten.</big>'''

== Steuerpflicht ==
'''tl;dr:''' Die Förderung durch den Prototype Fund gilt als [https://www.haufe.de/id/kommentar/zuwendungen-aus-oeffentlichen-kassen-zur-projektfoerderung-HI1580562.html “echter Zuschuss”], weswegen '''keine Umsatzsteuer''' anfallen sollte. Die Erfahrungswerte der Projekte besagen allerdings, dass zwar keine Umsatzsteuer, aber '''in aller Regel Einkommensteuer fällig wird''' (die Steuerarten werden unten näher beschrieben). Da die Auszahlung der Förderung quartalsweise erfolgt, kann es sein, dass sie in zwei verschiedenen Steuererklärungen über zwei Jahre angegeben werden muss.

'''Wichtig für Teams:''' Ihr müsst eine eigene Steuererklärung für die GbR abgeben, die den Gewinn / Verlust jedes GbR-Mitglieds ausweist. Bei eurer persönlichen Einkommensteuer wird nur das Endergebnis addiert.

Manche Projekte waren in der Vergangenheit damit erfolgreich, von der Einkommenssteuer befreit zu werden. Generell raten wir euch Zahlungen für die Einkommensteuer einzukalkulieren, da es keine klare Rechtsgrundlage für eine Steuerbefreiung gibt und die Erfahrungen der Geförderten sehr unterschiedlich sind. Falls ihr euch entscheidet für eine Befreiung der Einkommenssteuer zu argumentieren, raten wir euch, das Geld für die Steuerzahlungen zurücklegen, bis die finale Bestätigung für die Steuerbefreiung seitens des Finanzamtes vorliegt. Eine '''Möglichkeit, um eine etwaige Einkommensteuerfreiheit festzustellen''' ist folgender:

Man gibt fristgerecht seine Steuererklärung (Erläuterung siehe unten) für das entsprechende Jahr der Förderung ab, erfasst die Förderung allerdings nicht als Summe, sondern legt ein Schreiben im folgenden Stil bei:
Im Jahr x hatte ich zusätzliche Einnahmen, die nicht in der abgegebenen Steuererklärung (Anlage 1) enthalten sind, da sie meiner Einschätzung nach laut §3 Einkommensteuergesetzsteuerfrei sind. Ich möchte Ihnen dies hiermit mitteilen und bitte Sie, die Steuerfreiheit zu überprüfen und diesbezüglich eine Bewertung vorzunehmen.

Es handelt sich um die folgenden Einnahmen:
1.Zuwendung des Bundesministeriums für Bildung und Forschung für das Forschungs-und Entwicklungsprojekt „x“ unter dem Förderkennzeichen x im Rahmen des Förderprogramms „Software Sprint“ in Höhe von x Euro.

Meiner Einschätzung nach sind die Einnahmen aus 1. nach §3 Nr. 11 Einkommensteuergesetz steuerfrei. Zur Prüfung habe ich Ihnen relevante Dokumente als Anlagen beigefügt, zu denen ich im folgenden noch ein paar Erläuterungen habe.

Ihnen liegt der Zuwendungsbescheid (Anlage 2) vor, aus dem auf Seite 2 die Höhe der erhaltenen Zuwendung hervorgeht, sowie dass die Nebenbestimmungen „NKBF 2017“ Teil des Zuwendungsbescheids sind. Diese Nebenbestimmungen liegen ebenfalls bei (Anlage 3). Dort ist zu entnehmen, dass mir als Zuwendungsempfänger die Ergebnisse des Forschungsprojekts gehören (Punkt 3.1 auf Seite 11) und dass mir das Recht auf ausschließliche Nutzung eingeräumt wird (Punkt 3.2 auf Seite 11). Dies scheint mir insofern relevant, als dass in §3 Nr. 11 steht, dass „Voraussetzung für die Steuerfreiheit ist, dass der Empfänger mit den Bezügen nicht zu einer bestimmten wissenschaftlichen oder künstlerischen Gegenleistung oder zu einer bestimmten Arbeitnehmertätigkeit verpflichtet wird.“. Da die Forschungsergebnisse mir gehören, gibt es in diesem Sinne keine Gegenleistung, die von mir an das Bundesministerium oder den Projektträger erbracht wurde. Weiterhin liegt die Antwort des Bundesministeriums (Anlage 4) auf meinen Verwendungsnachweis bei, aus dem die Gesamtkosten des Vorhabens sowie der vom Bund getragene Anteil hervorgehen.
Teilweise haben Geförderte auch positive Erfahrungen damit gemacht, gegen eine erste Feststellung der Einkommenssteuerpflicht Widerspruch einzulegen. Beispiele für erfolgreiche Anschreiben und Widersprüche befinden sich [[Steuern#Beispiele für Anschreiben|weiter unten]]. Dort haben wir auch die [[Steuern#Steuertipps|unterschiedlichen Erfahrungen je nach Finanzamt]] gesammelt. Außerdem gibt es einen Channel auf Zulip, in dem ihr euch mit aktuellen und ehemaligen Geförderten rund um das Thema Finanzamt und Steuern austauschen könnt.

'''Steuerpflicht mit Wohnsitz außerhalb Deutschlands:''' Für den Austausch untereinander empfehlen wir euch die Vernetzungstabelle. Dort findet ihr neben vielen anderen Informationen auch den Wohnsitz von allen, die der Vernetzung zugestimmt haben. Vielleicht gibt es Geförderte in eurem Jahrgang, die im selben Land steuerpflichtig sind, wie ihr. Hier lohnt sich din direkte Kontaktaufnahme, da Regelungen und Fristen von Land zu Land unterschiedlich sind. Nutzt die Möglichkeit des Austauschs und unterstützt euch gegenseitig.

Bitte habt Verständnis, dass wir euch in Steuerfragen nicht weiter unterstützen können und dürfen. Wir raten euch ausdrücklich dazu, eine*n Steuerberater*in zu beauftragen, der*die euch persönlich beraten können.

Einige Projekte haben auch gute Erfahrungen damit gemacht, ihr zuständiges Finanzamt proaktiv mit ihren Fragen zu kontaktieren (z.B. zur möglichen Steuerfreiheit). Sie können (je nach Standort) sehr hilfreich sein.

=== Umsatzsteuer ===
Die Umsatzsteuer betrifft (fast) alle Unternehmen. Für die Förderung durch den Prototype Fund sollte als "echter Zuschuss" keine Umsatzsteuer anfallen. Als umsatzsteuerpflichtige Unternehmer*innen müsst ihr in den ersten zwei Jahren eurer Selbstständigkeit monatlich eine Umsatzsteuervoranmeldung abgeben. Diese wird bei euch im Regelfall eine sogenannte „Null-Meldung“ sein.

=== Gewerbesteuer ===
Die Gewerbesteuer ist eine Unternehmenssteuer – in dem Augenblick, in dem ihr euch selbstständig macht, werdet ihr auch zu einem Unternehmen. Nur vom Finanzamt anerkannte Freiberufler*innen sind von der Gewerbesteuer befreit. Im Regelfall wird das Finanzamt den Status der Freiberuflichkeit verwehren. Wenn ihr Gewerbesteuer zahlt, wird diese mit der Einkommensteuer verrechnet, so dass ihr am Ende fast den gleichen Betrag wie Freiberufler*innen zahlt (falls der “Steuerhack” nicht greift).

=== Einkommensteuer ===
Die Einkommensteuer hat mit dem Unternehmen nur mittelbar zu tun. Der Gewinn, den ihr mit eurem Unternehmen (oder eurem GbR-Anteil) erwirtschaftet, ist in der Regel als Teil eures Einkommens einkommensteuerpflichtig. (Angestellte zahlen die Lohnsteuer, die eine Vorauszahlung auf die Einkommensteuer darstellt). Wie bei der persönlichen Steuererklärung ist es auch bei der Einkommenssteuererklärung möglich, auf verschiedenen Wegen die Steuerlast zu senken. Ein*e Steuerberater*in kann euch dabei beraten, was davon in eurem Fall sinnvoll ist.

=== Das Finanzamt will viel wissen ===
Nachdem ihr das Gewerbe angemeldet habt, wird sich das Finanzamt bei euch melden und darum bitten, den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung auszufüllen. Ihr könnt abwarten, bis das Finanzamt sich meldet oder den Bogen auch proaktiv ausfüllen. Ihr findet eine am Rechner ausführbare Vorlage im Formularcenter des Bundesfinanzministeriums. Damit ihr von den 8 Seiten nicht erschlagen werdet, hier einige [https://www.formulare-bfinv.de/ffw/action/invoke.do?id=034250 Ausfüllhinweise]:

* Seite 1-3: Hier macht ihr Angaben über euch als Unternehmer*in und über die geplante Tätigkeit. Bei einer GbR muss jede*r Teilhaber*in diesen Bogen ausfüllen.
* Seite 3-5: Hier möchte das Finanzamt alles über das neue Unternehmen wissen und möchte auch wissen, ob ihr in den letzten 5 Jahren schon einmal selbstständig wart.
* Seite 5: Hier müsst ihr die voraussichtliche Höhe eurer Einkünfte eintragen. Die Einkünfte als IT-Unternehmer*in gehören in Zeile 112. Schaut, ob ihr noch andere Einkünfte habt. Bei der Gewinnermittlungsart solltet ihr die Einnahmenüberschussrechnung wählen.
* Seite 6-7: Gebt hier die Höhe der Umsätze an – da gehört die Förderung des Prototype Fund mit hinein, auch wenn diese umsatzsteuerfrei ist. Wenn weniger als € 17.500,00 umgesetzt werden, solltet ihr von der Kleinunternehmerregelung Gebrauch machen.
*Seite 7: Im Falle einer GbR tragt diese hier ein.
* Seite 8: Wenn ihr schon ein Firmenkonto habt, kann hier direkt das SEPA-Mandat mitgesendet werden und eine entsprechendes Notiz hier vermerkt werden. Bei einer GbR sendet eine Kopie des Gesellschaftsvertrags mit und kreuzt das Feld an.

=== Keine Steuernummer? ===
In einigen wenigen Fällen hat das Finanzamt die Vergabe von Steuernummern für Prototype-Fund-Projekte abgelehnt, da die Teams nicht unternehmerisch tätig seien. Dazu haben wir zurzeit leider nur wenige Infos, Teams berichten:
- Ich glaube, das hat die steuerliche Situation sogar vereinfacht. Wir haben die Förderung dann vom GbR-Konto jeweils anteilig an uns überwiesen und als steuerfreie Einnahmen bei unserer Steuererklärung angegeben. Das ging problemlos durch (in Hamburg, Karlsruhe und Lörrach). Ist mittlerweile auch von einer Steuerberaterin abgesegnet, auch wenn die natürlich im ersten Anlauf davon irritiert war. (...) Wie man natürlich ohne Steuernummer ein Geschäftskonto bekommt, kann je nach Bank ein interessantes Thema sein. Bei uns hat geholfen, dass wir für einen kurzen Zeitraum eine Steuernummer hatten und ich die angeben konnte.

- Danke, dass du eure Erfahrungen teilst. Bankkonto war kein Problem, wir konnten die Steuer-IDs des Teams eintragen. Dass die ganze GbR steuerlich nicht relevant ist, wurde mir telefonisch vom Finanzamt auch bestätigt. Problem ist jetzt aber, dass das BMBF eine Steuernummer verlangt, weil der Prozess das so vorsieht und auch nicht geändert werden soll. Habt ihr dafür die später deaktivierte Nummer eingereicht, oder wie lief das bei euch ab?

- Daran erinnere ich mich nicht mehr so genau, im Zweifelsfall haben wir genau das gemacht… 🙂

== Steuertipps ==

=== Steuertipps & Erfahrungen pro Stadt/Finanzamt ===

==== Augsburg ====
Wir haben beim Finanzamt Augsburg auch die Empfehlungen/Hinweise befolgt, aber leider ist es hier scheinbar nicht steuerfrei. Begründet wird das damit, dass die Gelder für Lebenserhaltung an die Entwickler*innen geflossen sind und das dann keine Ausübung von wissenschaftlichen Tätigkeiten ist.

==== Berlin Neukölln ====
Hallo allerseits, bei mir hat es funktioniert: das Finanzamt Neukölln hat in meinem Fall befunden, dass die Förderung vom Prototype-Fund nicht als Einkommen zählt. Ich zahle also keine Einkommensteuer darauf.

Das lief so: ich habe meine Steuererklärung gemacht (im Juli 2019 für das Jahr 2018) und die Förderung nirgendwo eingetragen. Das ganze per Elster abgeschickt. Zusätzlich hab ich die Steuererklärung ausgedruckt und mit einem ausführlichen [https://cloud.okfn.de/s/b49Hmigrj5ALcPY Anschreiben] ans Finanzamt Neukölln geschickt. Es kam Mitte November ein Steuerbescheid ohne jegliche Reaktion auf mein Schreiben.

Dann habe ich noch einige Zeit vergehen lassen und auf eine Reaktion des Finanzamts gewartet. Vor einigen Tagen dachte ich mir es wäre inzwischen genug Zeit vergangen und hab dort mal angerufen. Die freundliche Mitarbeiterin teilte mir dann mit, dass das alles so akzeptiert wurde, wie ich es geschrieben hätte. Mich darüber zu informieren hätte sie nicht für nötig gehalten, da ich ja den Steuerbescheid erhalten hätte. Sei alles so in den Akten vermerkt.

==== Berlin Friedrichshain-Kreuzberg ====
Wir haben für audapolis gestern vom Finanzamt Friedrichshain-Kreuzberg den Brief bekommen, dass die Zuwendungen aus dem PTF gem. § 3 Nr. 11 Einkommensteuergesetz '''ertragsteuerlich steuerfrei''' und umsatzsteuerlich '''nicht steuerbare „echte Zuschüsse".''' sind. Wir hatten eine minimal abgewandelte Form von [[Steuern#Beispiel 3|dem]] Schreiben verwendet.

==== Berlin-Prenzlauer Berg ====
Wir hatten damals gegen die Entscheidung (ESt-steuerpflichtig) Einspruch eingelegt. Es hat sich alles etwas hingezogen, aber jetzt haben wir endlich Rückmeldung zu unserem Einspruch: Er wurde als unbegründet zurückgewiesen.

Zitat: "Der BFH hat entschieden, dass Zuschüsse/Zuwendungen, die einer GbR gewährt werden, die auf dem Gebiet der Wissenschaft oder Kunst unternehmerisch tätig ist, insoweit nicht unter §3 Nr 11 EStG fallen, als sie Vorabvergütungen im Sinne von §15 Abs. 1 Satz 1 Nr 2 EStG (Unternehmerlohn) abdecken. Soweit die Zuschüsse/Zuwendungen den kalkulatorischen Unternehmerlohn der Gesellschafter finanzieren, dienen sie der Bestreitung des Lebensunterhalts der Mitunternehmer und stellen damit steuerpflichtige EInnahmen aus selbständiger Tätigkeit dar ((§18 EStG)."

==== Berlin-Steglitz ====
Ich habe für die Einkommensteuererklärung für das Projekt (als einzelner, freiberuflicher Entwickler) ein kleines Schreiben wie bisher im Wiki beschrieben beigelegt. Darauf ist das Finanzamt aber überhaupt nicht eingegangen sondern hat einen eigenen (neuen) Weg gefunden die Einkünfte als steuerfrei zu sehen. Das könnte vielleicht in Zukunft eine neue Argumentation eröffnen.

Zitat:
"Der Zuschuss vom Bundesministerium für Bildung und Forschung wurde als echter Zuschuss zur Projektförderung auf der Grundlage der in Absch. 10.2 (10) Nr.1 UStAE (Umsatzsteueranwendungserlass) genannten Nebenbestimmungen berücksichtigt und ist somit umsatzsteuerfrei. Ertragssteuerlich wurde er als Kapitalzuschuss gewertet, da die Förderung einer Investitionstätigkeit im Vordergrund steht, und aufgrund der Angaben in der EÜR und den eingereichten Belegen als erfolgsneutral angesehen (Ausübung des Wahlrechts vgl. R 6.5 (2) Einkommensteuerrichtlinie)."

Mir wurde bei Nachfrage versichert, dass die Konsequenzen aus dieser Einschätzung zu einen sein, dass der Zuschuss nicht in der Einkommensteuererklärung auftaucht und dass ich als Folge beim Verkauf der Software keine Herstellungskosten geltend machen kann :D

Wollte nur rueckmelden, dass bei mir beim FA Berlin Steglitz die ESt-Befreiung mit einem schriftlichen verweis auf EStG §3 Abs. 11 ohne Rückfragen akzeptiert wurde. Ich wünsche euch allen viel Erfolg bei eurer Steuererklärung <3

==== Frankfurt am Main ====
Ich habe die [[Steuern#Beispiel 4|Begründung]] leicht angepasst (danke nochmal an die ursprüngliche Autor:in!) an mein Finanzamt (Frankfurt am Main) geschickt und nun eine positive Bestätigung für 2019 bekommen. In unserem Fall heißt das konkret, dass wir die Zuschüsse des BMBF nicht in der Einnahme-Überschuss-Rechnung (EÜR) der GbR unseres Teams aufführen müssen, was heißt, dass in der Feststellungserklärung (Steuererklärung der GbR) keine Einnahmen auftauchen. In der persönlichen EÜR (und damit der Einkommen-Steuererklärung) müssen die anteiligen Auszahlungen aus der GbR an die Mitglieder dann auch nicht aufgeführt werden.

==== Halle (Saale) ====
Mir hat das Finanzamt Halle einen Bescheid über Einkommenssteuervorauszahlungen geschickt, in dem sie die Förderung des BMBF zu meinem Einkommen gerechnet haben. Ich habe dagegen Einspruch eingelegt und daraufhin einen korrigierten Bescheid bekommen, ohne die Fördersumme. Ich hab mich dabei an der [[Steuern#Beispiel 3|Argumentation]] orientiert, die blinry hier irgendwann mal reingeschrieben hat. Folgendes habe ich an das Finamt geschrieben: [[Steuern#Beispiel 6: Widerspruch einlegen|>>LINK<<]]

Da habe ich dann noch einen Scan des Zuwendnungsbescheids und die Nebenbestimmungen (Tipp, die sind hier online zu finden) angehängt.

In der Einkommenssteuererklärung (also nicht mehr die Vorauszahlung) hat das Finanzamt die eingereichte Erklärung ohne die Einnahmen der GbR nicht akzeptiert.
Sie sagen dazu: „Die Zuwendungen aus dem Bundeshaushalt für das Vorhaben ‚Software Sprint - Einzelvorhaben: [Mein Projekt]‘ stellt keine steuerfreie Einnahme dar. Der Gewinn wurde entsprechend […] erhöht“
Weil ich in dem Jahr unter der Steuerfreiheitsgrenze geblieben bin, habe ich dagegen keinen Einspruch eingelegt.

==== Hamburg Altona ====
Hallo zusammen, auch das Finanzamt Hamburg Altona hat unsere Begründung für die Steuerfreiheit der erhaltenen Gelder akzeptiert 🎉 Wir haben ähnlich wie in der Vorlage von blinry (danke!) argumentiert, und vorsichtigerweise auch beschrieben, dass keine "Arbeitsnehmertätigkeit" vorlag (also keine Weisungsbefugnis, etc. das zweite Kriterium in §3 Nr. 11 Satz 3 EStG). Wir haben dazu eine Erklärung zur Feststellung beim Finanzamt eingereicht und parallel eine schriftliche Mitteilung via Elster verschickt, und in beiden aufeinander verwiesen. Ca 4 Wochen später kam dann die "Einheitliche und gesonderte Feststellung". Darin ist bei jede\\*r Gesellschafter\\*in als Einkommen aus der GbR € 0,00 vermerkt.

==== Köln ====
Kurzes update aus Köln: Unser Steuerberater hat beim Finanzamt nachgefragt (da es als GbR nicht so einfach klappt wie bei einer Einzelperson - und ich vermute T. hatte als Einzelperson das Begleitschreiben eingereicht). Leider antwortet uns das Finanzamt, dass wir versteuern müssen, mit Verweis auf dieses Urteil: <nowiki>https://datenbank.nwb.de/Dokument/Anzeigen/210835/</nowiki>

Wir recherchieren gerade noch ob sich ein Einspruch lohnt, aber Aussage des Steuerberaters Stand heute ist: "Bei Einzelpersonen und geringen Beträgen kann es sein, dass das Finanzamt das einfach kommentarlos akzeptiert. Bei Entnahmen aus einer GbR wird das wahrscheinlich nicht funktionieren."
Immer noch nix finales, aber es macht Sinn die potentiellen Steuern zur Seite zu legen.

==== München ====
Wir haben als GbR an der vorletzten Prototype-Runde teilgenommen und nun stand natürlich die Steuererklärung an - für das Jahr 2023 in diesem Fall. Und, um es kurz zu machen, es hat geklappt! Die freundlichen Damen und Herren vom Finanzamt München sind den Argumenten in meinem Schreiben gefolgt und haben die Förderung steuerfrei gestellt - bedingungslos und unwiderruflich (kein "Vorbehalt der Nachprüfung"). Das bedeutet, auch die in 2024 geflossenen Beträge sind dann steuerfrei.Das Schreiben war angelehnt an einige Tipps hier im Forum. Für unsere GbR macht das insgesamt ca. 6.000 Euro "Mehrerlös" aus, das ist ja auch nicht von schlechten Eltern ...

==== Starnberg ====
Diese Woche habe ich Rückmeldung von meinem Finanzamt (Starnberg) bekommen, die der im Wiki vorgeschlagenen Argumentation nicht folgen möchte:

"Die Einnahmen aus der Zuwendung des Bundesministeriums für Bildung und Forschung für das Forschungs- und Entwicklungsprojekt "Voice-QL" sind nicht nach §3 Nr.11 EStG steuerfrei, da die Förderung für einen bestimmten Zweck ist, weswegen §3 Nr.11 S.3 EStG nicht anzuwenden ist. Die Einkünfte sind daher als sonstige Einkünfte aus anderen Leistungen nach §22 Nr. 3 EStG bei Zufluss zu erklären."

Mein Antrag auf Steuerbefreiung der Fördersumme von Runde 12 bei der Steuererklärung wurde damals vom Finanzamt Starnberg abgelehnt. Durch mehrere Wiki-Beträge motiviert habe ich mir nun doch noch einmal die Zeit genommen, einen Brief an das Finanzamt zu formulieren und Widerspruch gegen den Steuerbescheid eingelegt.

Heute kam ein korrigierter Bescheid per Briefpost, mein Widerspruch wurde anerkannt! Statt einer Nachzahlung gibt es nun eine Rückzahlungn:-)

"Sehr geehrte Damen und Herren,

Im Bescheid für 2023 lese ich die Einschätzung, dass die Zuwendung des BMBF für das Projekt '[...]' nicht steuerfrei ist.
Der Zuschuss wurde im Rahmen der bundesweiten Maßnahme PrototypeFund(PTF) gewährt. Durch persönlichen Kontakt mit anderen PTF-Förderprojekten wurde mir bekannt, dass andere Finanzämter (z. B. Frankfurt am Main, Berlin-Neukölln, Berlin-Steglitz, Berlin Friedrichshain-Kreuzberg oder Hamburg Altona) es so sehen, dass diese Zuwendung NICHT versteuert werden muss.
Als Erläuterung wird angeführt:
'Der Zuschuss vom Bundesministerium für Bildung und Forschung wurde als echter Zuschuss zur Projektförderung auf der Grundlage der in Absch. 10.2 (10) Nr.1 UStAE (Umsatzsteueranwendungserlass) genannten Nebenbestimmungen berücksichtigt und ist somit umsatzsteuerfrei. Ertragssteuerlich wurde er als Kapitalzuschuss gewertet, da die Förderung einer Investitionstätigkeit im Vordergrund steht, und aufgrund der Angaben in der EÜR und den eingereichten Belegen als erfolgsneutral angesehen (Ausübung des Wahlrechts vgl. R 6.5 (2) Einkommensteuerrichtlinie).'
Ein weiteres Finanzamt sagt, dass ...
... 'Zuwendungen aus dem PTF gem. § 3 Nr. 11 Einkommensteuergesetz ertragsteuerlich steuerfrei und umsatzsteuerlich nicht steuerbare 'echte Zuschüsse' sind'
Aus beigefügten Nebenbestimmungen geht hervor, dass mir gegenüber keine Weisungsbefugnis besteht und sowohl Verwertungsrechte wie auch Forschungsergebnisse mir gehören. So gibt es in diesem Sinne keine Gegenleistung, die von mir an das Bundesministerium oder den Projektträger erbracht wurde.
Die Besteuerung der Zuwendung würde für mich und meine Familie eine finanzielle Belastung darstellen. Vor dem Hintergrund der unterschiedlichen Praxis anderer Finanzämter lege ich deshalb Widerspruch gegen den Bescheid ein und bitte um eine erneute Prüfung des Sachverhalts.
Weitere Unterlagen zur Klärung stelle ich bei Bedarf gerne zur Verfügung.

Mit freundlichen Grüßen,
[...]"

== Beispiele für Anschreiben ==
Diese Textbausteine für die Einkommenssteuerfreiheit wurden bereits erfolgreich beim Finanzamt eingereicht. Reuse & remix :D

=== Beispiel 1 ===
[https://cloud.okfn.de/s/b49Hmigrj5ALcPY '''Hier befindet sich ein Beispiel-Anschreiben als PDF.''']

=== Beispiel 2 ===
[https://cloud.okfn.de/s/TbQMg6ALPZkkwYZ '''Hier befindet sich ein weiteres Beispiel-Anschreiben als PDF.''']

=== Beispiel 3 ===
Zur Abwendung des Zwangsgeldes für mich und meine Mitgesellschafter*in habe ich auch noch einmal einen Blick in das Einkommensteuergesetz geworfen und festgestellt, dass meiner Einschätzung nach die Einnahmen der GbR im Jahr 2019 nach §3 Nr. 11 EkSt steuerbefreit sind. Es handelt sich um eine Zuwendung des Bundesministeriums für Bildung und Forschung für das Forschungs- und Entwicklungsprojekt „—-“ unter dem Förderkennzeichen “----” Rahmen des Förderprogramms „Software Sprint“ in Höhe von — €. Ich möchte Ihnen dies hiermit mitteilen und bitte Sie, die Steuerfreiheit zu überprüfen und diesbezüglich eine Bewertung vorzunehmen. Zur Prüfung habe ich Ihnen den Änderungsbescheid zum ursprünglichen Zuwendungsbescheid vom (--Datum–) als Anlage beigefügt. Außerdem verweise ich auf die Nebenbestimmungen für Zuwendungen des BMBF (NKBF2017, Web-Link <nowiki>https://www.bmbf.de/foerderungen/bekanntmachung-1429.html</nowiki>), aus denen in Abschnitt 3 hervorgeht, dass uns als Zuwendungsempfängern die Ergebnisse des Forschungsprojekts gehören und uns das ausschließliche Nutzungsrecht eingeräumt wird (Seite 11). Dies scheint mir insofern relevant, als dass in §3 Nr. 11 EkSt festgelegt ist, dass „Voraussetzung für die Steuerfreiheit ist, dass der Empfänger mit den Bezügen nicht zu einer bestimmten wissenschaftlichen oder künstlerischen Gegenleistung oder zu einer bestimmten Arbeitnehmertätigkeit verpflichtet wird“. Da die Forschungsergebnisse uns gehören, gibt es in diesem Sinne keine Gegenleistung, die an das Bundesministerium oder den Projektträger erbracht wurde.

=== Beispiel 4 ===
''Sehr geehrte Damen und Herren,

Im Jahr 2020 haben wir Zuschüsse des Bundesministeriums für Bildung und Forschung in der abgegebenen GbR-Feststellungserklärung \emph{nicht} versteuert, da wir sie für steuerfrei auf Grundlage von §3 Einkommensteuergesetz halten. Wir möchten Ihnen dies hiermit mitteilen und bitten Sie, die Steuerfreiheit zu überprüfen und diesbezüglich eine Bewertung vorzunehmen.

Es handelt sich um die folgenden Einnahmen:

Zuwendung des Bundesministeriums für Bildung und Forschung für das Forschungs- und Entwicklungsprojekt „—“ unter dem Förderkennzeichen —-- im Rahmen des Förderprogramms „Software Sprint“ in Höhe von \EUR{---}.

Unserer Einschätzung nach sind die Einnahmen nach §3 Nr. 11 Einkommensteuergesetz steuerfrei. Zur Prüfung haben wir Ihnen den Zuwendungsbescheid als Anlagen beigefügt, zu denen wir noch folgende Erläuterungen haben:

Auf Seite 2 geht die Gesamthöhe der erhaltenen Zuwendung hervor (verteilt auf die Jahre 2020 und 2021 gemäß des ebenfalls beigefügten Änderungsbescheides vom –datum–), sowie auf Seite 3 dass die Nebenbestimmungen „NKBF 2017“ Teil des Zuwendungsbescheids sind. Diese Nebenbestimmungen liegen ebenfalls bei. Dort ist zu entnehmen, dass der GbR als Zuwendungsempfängerin die Ergebnisse des Forschungsprojekts gehören (Punkt 3.1 auf Seite 11) und dass ihr das Recht auf ausschließliche Nutzung eingeräumt wird (Punkt 3.2 auf Seite 11). Dies scheint mir insofern relevant, als dass in §3 Nr. 11 steht, dass „Voraussetzung für die Steuerfreiheit ist, dass der Empfänger mit den Bezügen nicht zu einer bestimmten wissenschaftlichen oder künstlerischen Gegenleistung oder zu einer bestimmten Arbeitnehmertätigkeit verpflichtet wird“. Da die Forschungsergebnisse uns gehören, gibt es in diesem Sinne keine Gegenleistung, die von uns an das Bundesministerium oder den Projektträger erbracht wurde.

Weitere Anlage ist der Zahlungsnachweis vom 27. November 2020, aus dem die erhaltene Zuwendung im Jahr 2020 hervorgeht. Weitere Zahlungen erfolgten im Jahr 2020 nicht. Falls Sie weitere Belege benötigen, reichen wir diese natürlich gern nach.

Mit freundlichen Grüßen''

Das generiert eine Transaktions-ID. Dann haben wir die "Gesonderte und einheitliche Feststellung" für die GbR ausgefüllt, mit 0 EUR Einnahmen, und jeweils 0 EUR Entnahmen von uns beiden. Im "Anmerkungs"-Feld haben wir die Transaktions-ID referenziert:

Siehe separat übermittelte Mitteilung: Transferticket ep1342j69pyzh07gjw47isfexxad1ux8;
Auftrag: Sonstige Nachricht an das Finanzamt;
Ordnungskriterium: 14/130/05478;
Abgabezeit: Freitag, 14. Mai 2021, 17:58:27

Achso, und der Brief hatte als Anhänge noch den NKBF 2017, den Zuwendungsbescheid (plus eine Korrektur für die Aufteilung des Geldes auf die Jahre), und den ersten Zahlungsnachweis aus Profi Online.

=== Beispiel 5 ===
Im Jahr 2019 habe ich Zuschüsse des Bundesministeriums für Bildung und Forschung in der abgegebenen GbR-Feststellungserklärung nicht versteuert, da ich sie für steuerfrei auf Grundlage von §3 Einkommensteuergesetz halte. Ich möchte Ihnen dies hiermit mitteilen und bitte Sie, die Steuerfreiheit zu überprüfen und diesbezüglich eine Bewertung vorzunehmen. Es handelt sich um die folgenden Einnahmen: Zuwendung des Bundesministeriums für Bildung und Forschung für das Forschungs- und Entwicklungsprojekt „XXXXX“ unter dem Förderkennzeichen XX|XXXXXX im Rahmen des Förderprogramms „Software Sprint“ in Höhe von X.XXX,XX€. Meiner Einschätzung nach sind die Einnahmen nach §3 Nr. 11 Einkommensteuergesetz steuerfrei. Zur Prüfung habe ich Ihnen den Zuwendungsbescheid als Anlagen beigefügt, zu denen ich im folgenden noch ein paar Erläuterungen habe: Auf Seite 2 geht die Höhe der erhaltenen Zuwendung hervor (50% der Zuwendungen im Haushaltsjahr 2019), sowie auf Seite 3 dass die Nebenbestimmungen „NKBF 98“ Teil des Zuwendungs bescheids sind. Diese Nebenbestimmungen liegen ebenfalls bei. Dort ist zu entnehmen, dass mir als Zuwendungsempfänger die Ergebnisse des Forschungsprojekts gehören (Punkt 9.2 auf Seite 7) und dass mir das Recht auf ausschließliche Nutzung eingeräumt wird (Punkt 12.1 auf Seite 9). Dies scheint mir insofern relevant, als dass in §3 Nr. 11 steht, dass „Voraussetzung für die Steuer freiheit ist, dass der Empfänger mit den Bezügen nicht zu einer bestimmten wissenschaftlichen > oder künstlerischen Gegenleistung oder zu einer bestimmten Arbeitnehmertätigkeit verpflichtet > wird“. Da die Forschungsergebnisse mir gehören, gibt es in diesem Sinne keine Gegenleistung, die > von mir an das Bundesministerium oder den Projektträger erbracht wurde. Weiterhin liegt die > Antwort des Bundesministeriums (Anlage 4) auf meinen Verwendungsnachweis bei, aus dem die Gesamtkosten des Vorhabens sowie der vom Bund getragene Anteil hervorgehen.

=== Beispiel 6: ===
''Sehr geehrte Damen und Herren,

im Jahr 2023 hatte die GbR Einnahmen, die nicht in der hier abgegebenen Steuer-/ Feststellungserklärung enthalten sind, da diese nach unserer Einschätzung gemäß §3 Nr. 11 Einkommensteuergesetz steuerfrei sind. (Zitat aus der genannten Vorschrift: »Steuerfrei sind … (Nr. 11) Bezüge aus öffentlichen Mitteln … die … zu dem Zweck bewilligt werden, … die Wissenschaft oder Kunst unmittelbar zu fördern.«)
Wir teilen Ihnen dies hiermit mit und bitten Sie, diesen Sachverhalt zu überprüfen und diesbezüglich eine Bewertung vorzunehmen. Es handelt sich um die folgende Einnahme:
- Zuwendungsbescheid des Bundesministeriums für Bildung und Forschung für das Forschungs- und Entwicklungsprojekt „Software Sprint – Einzelvorhaben: [wie im Zuwendungsbescheid] in Höhe von [in diesem Jahr geflossene Gelder – nicht der gesamte Betrag] € für das Kalenderjahr 2023.
Zur Prüfung haben wir die relevanten Dokumente beigefügt, zu denen wir Folgendes erläutern möchten.
Zum einen handelt es sich um den Zuwendungsbescheid vom [Datum], aus dem auf Seite 2 die Höhe der Zuwendung von [Betrag in diesem Jahr] Euro hervorgeht. Des weiteren wird auf Seite 3 festgestellt, dass die »Nebenbestimmungen NKBF 2017« Teil des Zuwendungsbescheids sind. Die NKBF haben wir nicht vollständig mitgesandt, diese liegen z.B. vor unter https://foerderportal.bund.de/easy/module/profi_formularschrank/download.php?datei1=3175
Als Anlage senden wir den wohl relevanten Ausschnitt (Seite 11/17): Dort ist festgehalten, dass dem Zuwendungsempfänger (hier also der GbR) alle Eigentumsrechte an den Ergebnissen des Projekts gehören (Punkt 3.1) und ihm alle Nutzungs- und Verwertungsrechte zustehen (Punkt 3.2).
Diese Punkte heben wir deshalb heraus, da im genannten §3 Nr. 11 Satz 3 ESt. steht, dass »Voraussetzung für die Steuerfreiheit ist, dass der Empfänger mit den Bezügen nicht zu einer bestimmten wissenschaftlichen oder künstlerischen Gegenleistung oder zu einer bestimmten Arbeitnehmertätigkeit verpflichtet wird«.
Da die Ergebnisse allein der GbR gehören, gibt es im Sinne dieser Vorschrift auch keine Gegenleistung, die von uns an das Bundesministerium oder den Projektträger erbracht wurde.
Uns ist klar, dass bei einer steuerfreien Zuwendung keine (Betriebs-) Ausgaben angesetzt werden können und keine USt. entsteht. Für Rückfragen stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung.

Mit freundlichen Grüßen, [Name geschäftsführender Gesellschafter der GbR]

Anlage 1: Zuwendungsbescheid vom [Datum]
Anlage 2: Nebenbestimmungen (NKBF 2017 -Auszug-) als Teil des
Zuwendungsbescheids''

=== Beispiel 7: Widerspruch einlegen ===
''Guten Tag,

in Ihrem Schreiben vom [DATUM] setzten Sie für mich Einkommenssteuervorauszahlungen fest. Gegen diese lege ich hiermit Widerspruch ein. Zwar habe ich angegeben, über die [UNTERNEHMEN] GbR [FÖRDERSUMME] € an Einnahmen erzielen zu wollen, diese bestehen jedoch vollständig aus echten Zuwendungen des Bundesministeriums für Bildung und Forschung im Rahmen des Förderprogramms "Software Sprint" zur Förderung der Wissenschaft unter dem Förderkennzeichen [FKZ] (siehe Zuwendungsbescheid im Anhang). Entsprechend mache ich geltend, dass diese Einnahmen nach §3 Nr. 11 EStG als steuerfrei zu betrachten sind. Nach den für den Zuwendungsbescheid geltenden Förderbestimmmungen (NKBF 2017, im Anhang) verbleibt das alleinige Verwertungsrecht für die Forschungsergebnisse bei der GbR als Zuwendungsempfängerin, was den Anforderungen des §3 Nr. 11 Satz 3 EStG an den Ausschluss einer Gegenleistung entspricht.

Ich bitte demnach um Aufhebung Ihres Vorauszahlungsbescheids.

Mit freundlichen Grüßen

=== Beispiel 8: Widerspruch einlegen ===
'''[https://cloud.okfn.de/s/YGDCLbdnKr8RNbG Hier befindet sich ein Beispiel-Anschreiben für einen Widerspruch als PDF.]'''

==== Hintergrund-Informationen zu diesem Beispiel ====
Einige Finanzämter verweisen zur Begründung der Steuerpflicht auf [https://www.foerderinfo.bund.de/foerderinfo/de/beratung/faq/faq_node.html das FAQ der Förderberatung „Forschung und Innovation“ des Bundes]. Dort heißt es, dass Zuwendungen grundsätzlich den Ertragssteuern, im Falle des PTFs also der Einkommenssteuer, unterliegen. Die geförderte Person, von der dieser Widerspruch stammt, hat bei der Förderberatung direkt nach der gesetzlichen Grundlage für diesen FAQ-Eintrag gefragt:
Die Antwort war sehr aufschlussreich: Die Aussage im FAQ basiert nicht direkt auf einem Gesetz, sondern entspricht lediglich der von den Ministerien vorgegebenen „Verwaltungspraxis“. Die letztendliche Entscheidung über den Einzelfall (und die Auslegung des Begriffs „Zuschuss“) liegt allein im Ermessen des zuständigen Finanzamts.

Das entkräftet das FAQ als pauschales Gegenargument und hat mir den Weg frei gemacht, mich in der Begründung direkt auf die relevanten Steuergesetze zu stützen; insbesondere auf die Steuerfreiheit nach § 3 Nr. 11 EStG (Bezüge aus öffentlichen Mitteln zur Förderung der Wissenschaft).

Bitte habt Verständnis, dass wir die Antwort der Förderberatung, auf die hier Bezug genommen wird, nicht mit euch teilen können.

== In English: Taxes ==
'''<big>Caution: We are not allowed to advise you on your taxes - only tax consultants can legally to do that. Here we have collected experiences and tips from past rounds that may be helpful for you. However, please still get professional advice on your taxes.</big>'''

== Tax obligation ==
'''tldr;''' The Prototype Fund grant counts as a [https://www.haufe.de/finance/finance-office-professional/zuwendungen-aus-oeffentlichen-kassen-zur-projektfoerderung_idesk_PI11525_HI1580562.html "true grant"] ''(“echter Zuschuss”, a specific form of funding in Germany)'' which is why '''no sales tax''' should be payable. However, the projects' experience of the past rounds shows that, although no sales tax is payable, '''income tax is generally due''' (the types of tax are described in more detail below). Since the grant is paid out quarterly, it may have to be reported on two different tax returns over two years (in funding rounds in the winter).

'''Important for teams''': you must file a separate tax declaration for the GbR, which shows the profit / loss of each GbR member. For your personal income tax, only the final result will be added.

In the past, some projects have been successful in being exempt from income tax. A '''tested approach to establish a possible income tax exemption''' is as follows:

One files one's tax return (see below) by the due date for the appropriate year of the grant, but does not record the grant as a total, adding a letter in the following style (in German):
Im Jahr x hatte ich zusätzliche Einnahmen, die nicht in der abgegebenen Steuererklärung (Anlage 1) enthalten sind, da sie meiner Einschätzung nach laut §3 Einkommensteuergesetzsteuerfrei sind. Ich möchte Ihnen dies hiermit mitteilen und bitte Sie, die Steuerfreiheit zu überprüfen und diesbezüglich eine Bewertung vorzunehmen.

Es handelt sich um die folgenden Einnahmen:
1.Zuwendung des Bundesministeriums für Bildung und Forschung für das Forschungs-und Entwicklungsprojekt „x“ unter dem Förderkennzeichen x im Rahmen des Förderprogramms „Software Sprint“ in Höhe von x Euro.

Meiner Einschätzung nach sind die Einnahmen aus 1. nach §3 Nr. 11 Einkommensteuergesetz steuerfrei. Zur Prüfung habe ich Ihnen relevante Dokumente alsAnlagen beigefügt, zu denen ich im folgenden noch ein paar Erläuterungen habe.

Ihnen liegt der Zuwendungsbescheid (Anlage 2) vor, aus dem auf Seite 2 die Höhe der erhaltenen Zuwendung hervorgeht, sowie dass die Nebenbestimmungen „NKBF 2017“ Teil des Zuwendungsbescheids sind. Diese Nebenbestimmungen liegen ebenfalls bei (Anlage3). Dort ist zu entnehmen, dass mir als Zuwendungsempfänger die Ergebnisse des Forschungsprojekts gehören (Punkt 3.1 auf Seite 11) und dass mir das Recht aufausschließliche Nutzung eingeräumt wird (Punkt 3.2 auf Seite 11). Dies scheint mir insofern relevant, als dass in §3 Nr. 11 steht, dass „Voraussetzung für die Steuerfreiheit ist, dass der Empfänger mit den Bezügen nicht zu einer bestimmten wissenschaftlichen oder künstlerischen Gegenleistung oder zu einer bestimmten Arbeitnehmertätigkeit verpflichtet wird.“. Da die Forschungsergebnisse mir gehören, gibt es in diesem Sinne keine Gegenleistung, die von mir an das Bundesministerium oder den Projektträger erbracht wurde. Weiterhin liegt die Antwort des Bundesministeriums (Anlage 4) auf meinen Verwendungsnachweis bei, aus dem die Gesamtkosten des Vorhabens sowie der vom Bundgetragene Anteil hervorgehen.
In some cases, grantees have also had positive experiences appealing an initial decision on their income tax obligation. Examples of successful letters and appeals can be found [[Steuern#Beispiele für Anschreiben|in the German section above]] (please note that these are only available in German since your communication with the tax office will also be in German). There, you can also find a collection of different [[Steuern#Steuertipps|experiences depending on the tax office in Germany]]. We also have a channel on Zulip where you can talk to current and former grantees about their experiences regarding the tax office and taxes.

'''Tax liability for non-German residents:''' We recommend using the networking table. As well as providing a wealth of other information, it shows the places of residence of everyone who has agreed to be included in the network. You may find that there are grantees in your cohort who are tax-resident in the same country as you. It is worth reaching out to them directly, since regulations and deadlines vary from country to country. Take this opportunity to exchange information and support one another.

Please note that we are unable and unauthorised to provide further support on tax matters. We strongly advise you to hire a tax advisor who can provide you with personalized advice.

Some projects have also found it helpful to proactively contact their local tax office with questions (e.g., regarding potential tax exemptions). They can be very helpful (depending on your location).

=== ''Umsatzsteuer'' (Sales tax) ===
The sales tax concerns (almost) all companies. As a “ true subsidy”, no sales tax should be incurred for the funding from the Prototype Fund. As an entrepreneur subject to sales tax, you must submit an advance sales tax return monthly during the first two years of your self-employment. As a rule, this will be a so-called ''"Nullmeldung"'' for you.

=== ''Gewerbesteuer'' (Business Tax) ===
The ''Gewerbesteuer'' is a business tax - the moment you become self-employed, you also become a business. Only freelancers recognized by the tax office are exempt from business tax. Usually the tax office will deny you freelance status. If you pay business tax, it will be offset against your income tax, so that you end up paying almost the same amount as freelancers (if the "tax hack" above doesn‘t work).

=== ''Einkommensteuer'' (Income Tax) ===
Income tax is only indirectly related to the company. The profit you make from your business (or your GbR share) is generally subject to income tax as part of your income. (Employees pay payroll tax, which is an advance payment on income tax). As with your personal tax return, it is also possible to reduce your income tax burden in various ways when filing your income tax return. A tax advisor can advise you on what makes sense in your case.

=== The Tax Office (''Finanzamt'') wants to know a lot. ===
After you have registered the business, the tax office will contact you and ask you to fill in the tax registration form. You can wait for the tax office to contact you or fill out the form proactively. You can find a computer-executable template in the form center of the Federal Ministry of Finance. So that you are not overwhelmed by the 8 pages, here are some [https://www.formulare-bfinv.de/ffw/form/display.do?%24context=27F37B050AA7343D04AA instructions] to fill out the form:

* Page 1-3: Here you provide information about yourself as an entrepreneur and about your planned activity. In the case of a GbR, each partner must fill out this form.
* Page 3-5: Here the tax office wants to know everything about the new business and also whether you have been self-employed in the last 5 years.
* Page 5: Here you must enter the expected amount of your income. Income as an IT entrepreneur should be entered on line 112. Check if you expect to have any other income sources. You should choose the surplus income statement (Einnahmenüberschussrechnung) as the method of calculating profit.
* Page 6-7: Enter the amount of sales here - this includes the Prototype Fund grant, even if it is exempt from sales tax. If your turnover is less than € 17.500,00, you should use the small business regulation.
* Page 7: In case of a GbR enter it here.
* Page 8: If you already have a company account, the SEPA mandate can be sent directly here and a corresponding note can be added here. In case of a GbR send a copy of the articles of association and tick the box.

=== No tax number (''Steuernummer)''? ===
In a few cases, the tax office has refused to issue tax numbers for Prototype Fund projects because the teams are not entrepreneurial. Unfortunately, we have little info on this at the moment. Some of our teams reported:
- I think this even simplified the tax situation. We then transferred the funding from the GbR account proportionately to ourselves and declared it as tax-free income on our tax return. This went through without any problems (in Hamburg, Karlsruhe and Lörrach). In the meantime, it has also been approved by a tax consultant, even though she was naturally irritated by it at the first attempt. (...) How to get a business account without a tax number can be an interesting topic, depending on the bank. In our case, it helped that we had a tax number for a short period of time and I was able to provide that.

- Thanks for sharing your experience. Bank account was not a problem, we were able to put in the team tax IDs. That the whole GbR is not relevant for tax purposes was also confirmed to me by phone from the tax office. The problem now is, however, that the BMBF requires a tax number because the process provides for it and it is not to be changed. Did you submit the number that was later deactivated, or how did that work for you?

- I don't remember that exactly, but in case of doubt, that's exactly what we did... 🙂
[Translated from German]

'''Note'''

In the German section above we also provide many quotes from projects about [[Steuern#Steuertipps|their experiences with various tax offices]] and [[Steuern#Beispiele für Anschreiben|the letters that have helped them with establishing the tax exemption]].

Steuern

2026-09-03T08:34:30Z

Enyong:

''(English version below)''

'''<big>Achtung: Wir dürfen euch nicht zu euren Steuern beraten - das dürfen nur Steuerberater*innen. Hier haben wir Erfahrungen aus vergangenen Runden und Zitate gesammelt, die eventuell für euch hilfreich sein können. Lasst euch aber bitte trotzdem bei euren Steuern professionell beraten.</big>'''

== Steuerpflicht ==
'''tl;dr:''' Die Förderung durch den Prototype Fund gilt als [https://www.haufe.de/id/kommentar/zuwendungen-aus-oeffentlichen-kassen-zur-projektfoerderung-HI1580562.html “echter Zuschuss”], weswegen '''keine Umsatzsteuer''' anfallen sollte. Die Erfahrungswerte der Projekte besagen allerdings, dass zwar keine Umsatzsteuer, aber '''in aller Regel Einkommensteuer fällig wird''' (die Steuerarten werden unten näher beschrieben). Da die Auszahlung der Förderung quartalsweise erfolgt, kann es sein, dass sie in zwei verschiedenen Steuererklärungen über zwei Jahre angegeben werden muss.

'''Wichtig für Teams:''' Ihr müsst eine eigene Steuererklärung für die GbR abgeben, die den Gewinn / Verlust jedes GbR-Mitglieds ausweist. Bei eurer persönlichen Einkommensteuer wird nur das Endergebnis addiert.

Manche Projekte waren in der Vergangenheit damit erfolgreich, von der Einkommenssteuer befreit zu werden. Generell raten wir euch Zahlungen für die Einkommensteuer einzukalkulieren, da es keine klare Rechtsgrundlage für eine Steuerbefreiung gibt und die Erfahrungen der Geförderten sehr unterschiedlich sind. Falls ihr euch entscheidet für eine Befreiung der Einkommenssteuer zu argumentieren, raten wir euch das Geld für die Steuerzahlungen zurücklegen bis die finale Bestätigung für die Steuerbefreiung seitens des Finanzamtes vorliegt. Ein '''erprobter Ansatz, um eine etwaige Einkommensteuerfreiheit festzustellen''' ist folgender:

Man gibt fristgerecht seine Steuererklärung (Erläuterung siehe unten) für das entsprechende Jahr der Förderung ab, erfasst die Förderung allerdings nicht als Summe, sondern legt ein Schreiben im folgenden Stil bei:
Im Jahr x hatte ich zusätzliche Einnahmen, die nicht in der abgegebenen Steuererklärung (Anlage 1) enthalten sind, da sie meiner Einschätzung nach laut §3 Einkommensteuergesetzsteuerfrei sind. Ich möchte Ihnen dies hiermit mitteilen und bitte Sie, die Steuerfreiheit zu überprüfen und diesbezüglich eine Bewertung vorzunehmen.

Es handelt sich um die folgenden Einnahmen:
1.Zuwendung des Bundesministeriums für Bildung und Forschung für das Forschungs-und Entwicklungsprojekt „x“ unter dem Förderkennzeichen x im Rahmen des Förderprogramms „Software Sprint“ in Höhe von x Euro.

Meiner Einschätzung nach sind die Einnahmen aus 1. nach §3 Nr. 11 Einkommensteuergesetz steuerfrei. Zur Prüfung habe ich Ihnen relevante Dokumente als Anlagen beigefügt, zu denen ich im folgenden noch ein paar Erläuterungen habe.

Ihnen liegt der Zuwendungsbescheid (Anlage 2) vor, aus dem auf Seite 2 die Höhe der erhaltenen Zuwendung hervorgeht, sowie dass die Nebenbestimmungen „NKBF 2017“ Teil des Zuwendungsbescheids sind. Diese Nebenbestimmungen liegen ebenfalls bei (Anlage 3). Dort ist zu entnehmen, dass mir als Zuwendungsempfänger die Ergebnisse des Forschungsprojekts gehören (Punkt 3.1 auf Seite 11) und dass mir das Recht auf ausschließliche Nutzung eingeräumt wird (Punkt 3.2 auf Seite 11). Dies scheint mir insofern relevant, als dass in §3 Nr. 11 steht, dass „Voraussetzung für die Steuerfreiheit ist, dass der Empfänger mit den Bezügen nicht zu einer bestimmten wissenschaftlichen oder künstlerischen Gegenleistung oder zu einer bestimmten Arbeitnehmertätigkeit verpflichtet wird.“. Da die Forschungsergebnisse mir gehören, gibt es in diesem Sinne keine Gegenleistung, die von mir an das Bundesministerium oder den Projektträger erbracht wurde. Weiterhin liegt die Antwort des Bundesministeriums (Anlage 4) auf meinen Verwendungsnachweis bei, aus dem die Gesamtkosten des Vorhabens sowie der vom Bund getragene Anteil hervorgehen.
Teilweise haben Geförderte auch positive Erfahrungen damit gemacht, gegen eine erste Feststellung der Einkommenssteuerpflicht Widerspruch einzulegen. Beispiele für erfolgreiche Anschreiben und Widersprüche befinden sich [[Steuern#Beispiele für Anschreiben|weiter unten]]. Dort haben wir auch die [[Steuern#Steuertipps|unterschiedlichen Erfahrungen je nach Finanzamt]] gesammelt. Außerdem gibt es einen Channel auf Zulip, in dem ihr euch mit aktuellen und ehemaligen Geförderten rund um das Thema Finanzamt und Steuern austauschen könnt.

'''Steuerpflicht mit Wohnsitz außerhalb Deutschlands:''' Für den Austausch untereinander empfehlen wir euch die Vernetzungstabelle. Dort findet ihr neben vielen anderen Informationen auch den Wohnsitz von allen, die der Vernetzung zugestimmt haben. Vielleicht gibt es Geförderte in eurem Jahrgang, die im selben Land steuerpflichtig sind, wie ihr. Hier lohnt sich din direkte Kontaktaufnahme, da Regelungen und Fristen von Land zu Land unterschiedlich sind. Nutzt die Möglichkeit des Austauschs und unterstützt euch gegenseitig.

Bitte habt Verständnis, dass wir euch in Steuerfragen nicht weiter unterstützen können und dürfen. Wir raten euch ausdrücklich dazu, eine*n Steuerberater*in zu beauftragen, der*die euch persönlich beraten können.

Einige Projekte haben auch gute Erfahrungen damit gemacht, ihr zuständiges Finanzamt proaktiv mit ihren Fragen zu kontaktieren (z.B. zur möglichen Steuerfreiheit). Sie können (je nach Standort) sehr hilfreich sein.

=== Umsatzsteuer ===
Die Umsatzsteuer betrifft (fast) alle Unternehmen. Für die Förderung durch den Prototype Fund sollte als "echter Zuschuss" keine Umsatzsteuer anfallen. Als umsatzsteuerpflichtige Unternehmer*innen müsst ihr in den ersten zwei Jahren eurer Selbstständigkeit monatlich eine Umsatzsteuervoranmeldung abgeben. Diese wird bei euch im Regelfall eine sogenannte „Null-Meldung“ sein.

=== Gewerbesteuer ===
Die Gewerbesteuer ist eine Unternehmenssteuer – in dem Augenblick, in dem ihr euch selbstständig macht, werdet ihr auch zu einem Unternehmen. Nur vom Finanzamt anerkannte Freiberufler*innen sind von der Gewerbesteuer befreit. Im Regelfall wird das Finanzamt den Status der Freiberuflichkeit verwehren. Wenn ihr Gewerbesteuer zahlt, wird diese mit der Einkommensteuer verrechnet, so dass ihr am Ende fast den gleichen Betrag wie Freiberufler*innen zahlt (falls der “Steuerhack” nicht greift).

=== Einkommensteuer ===
Die Einkommensteuer hat mit dem Unternehmen nur mittelbar zu tun. Der Gewinn, den ihr mit eurem Unternehmen (oder eurem GbR-Anteil) erwirtschaftet, ist in der Regel als Teil eures Einkommens einkommensteuerpflichtig. (Angestellte zahlen die Lohnsteuer, die eine Vorauszahlung auf die Einkommensteuer darstellt). Wie bei der persönlichen Steuererklärung ist es auch bei der Einkommenssteuererklärung möglich, auf verschiedenen Wegen die Steuerlast zu senken. Ein*e Steuerberater*in kann euch dabei beraten, was davon in eurem Fall sinnvoll ist.

=== Das Finanzamt will viel wissen ===
Nachdem ihr das Gewerbe angemeldet habt, wird sich das Finanzamt bei euch melden und darum bitten, den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung auszufüllen. Ihr könnt abwarten, bis das Finanzamt sich meldet oder den Bogen auch proaktiv ausfüllen. Ihr findet eine am Rechner ausführbare Vorlage im Formularcenter des Bundesfinanzministeriums. Damit ihr von den 8 Seiten nicht erschlagen werdet, hier einige [https://www.formulare-bfinv.de/ffw/action/invoke.do?id=034250 Ausfüllhinweise]:

* Seite 1-3: Hier macht ihr Angaben über euch als Unternehmer*in und über die geplante Tätigkeit. Bei einer GbR muss jede*r Teilhaber*in diesen Bogen ausfüllen.
* Seite 3-5: Hier möchte das Finanzamt alles über das neue Unternehmen wissen und möchte auch wissen, ob ihr in den letzten 5 Jahren schon einmal selbstständig wart.
* Seite 5: Hier müsst ihr die voraussichtliche Höhe eurer Einkünfte eintragen. Die Einkünfte als IT-Unternehmer*in gehören in Zeile 112. Schaut, ob ihr noch andere Einkünfte habt. Bei der Gewinnermittlungsart solltet ihr die Einnahmenüberschussrechnung wählen.
* Seite 6-7: Gebt hier die Höhe der Umsätze an – da gehört die Förderung des Prototype Fund mit hinein, auch wenn diese umsatzsteuerfrei ist. Wenn weniger als € 17.500,00 umgesetzt werden, solltet ihr von der Kleinunternehmerregelung Gebrauch machen.
*Seite 7: Im Falle einer GbR tragt diese hier ein.
* Seite 8: Wenn ihr schon ein Firmenkonto habt, kann hier direkt das SEPA-Mandat mitgesendet werden und eine entsprechendes Notiz hier vermerkt werden. Bei einer GbR sendet eine Kopie des Gesellschaftsvertrags mit und kreuzt das Feld an.

=== Keine Steuernummer? ===
In einigen wenigen Fällen hat das Finanzamt die Vergabe von Steuernummern für Prototype-Fund-Projekte abgelehnt, da die Teams nicht unternehmerisch tätig seien. Dazu haben wir zurzeit leider nur wenige Infos, Teams berichten:
- Ich glaube, das hat die steuerliche Situation sogar vereinfacht. Wir haben die Förderung dann vom GbR-Konto jeweils anteilig an uns überwiesen und als steuerfreie Einnahmen bei unserer Steuererklärung angegeben. Das ging problemlos durch (in Hamburg, Karlsruhe und Lörrach). Ist mittlerweile auch von einer Steuerberaterin abgesegnet, auch wenn die natürlich im ersten Anlauf davon irritiert war. (...) Wie man natürlich ohne Steuernummer ein Geschäftskonto bekommt, kann je nach Bank ein interessantes Thema sein. Bei uns hat geholfen, dass wir für einen kurzen Zeitraum eine Steuernummer hatten und ich die angeben konnte.

- Danke, dass du eure Erfahrungen teilst. Bankkonto war kein Problem, wir konnten die Steuer-IDs des Teams eintragen. Dass die ganze GbR steuerlich nicht relevant ist, wurde mir telefonisch vom Finanzamt auch bestätigt. Problem ist jetzt aber, dass das BMBF eine Steuernummer verlangt, weil der Prozess das so vorsieht und auch nicht geändert werden soll. Habt ihr dafür die später deaktivierte Nummer eingereicht, oder wie lief das bei euch ab?

- Daran erinnere ich mich nicht mehr so genau, im Zweifelsfall haben wir genau das gemacht… 🙂

== Steuertipps ==

=== Steuertipps & Erfahrungen pro Stadt/Finanzamt ===

==== Augsburg ====
Wir haben beim Finanzamt Augsburg auch die Empfehlungen/Hinweise befolgt, aber leider ist es hier scheinbar nicht steuerfrei. Begründet wird das damit, dass die Gelder für Lebenserhaltung an die Entwickler*innen geflossen sind und das dann keine Ausübung von wissenschaftlichen Tätigkeiten ist.

==== Berlin Neukölln ====
Hallo allerseits, bei mir hat es funktioniert: das Finanzamt Neukölln hat in meinem Fall befunden, dass die Förderung vom Prototype-Fund nicht als Einkommen zählt. Ich zahle also keine Einkommensteuer darauf.

Das lief so: ich habe meine Steuererklärung gemacht (im Juli 2019 für das Jahr 2018) und die Förderung nirgendwo eingetragen. Das ganze per Elster abgeschickt. Zusätzlich hab ich die Steuererklärung ausgedruckt und mit einem ausführlichen [https://cloud.okfn.de/s/b49Hmigrj5ALcPY Anschreiben] ans Finanzamt Neukölln geschickt. Es kam Mitte November ein Steuerbescheid ohne jegliche Reaktion auf mein Schreiben.

Dann habe ich noch einige Zeit vergehen lassen und auf eine Reaktion des Finanzamts gewartet. Vor einigen Tagen dachte ich mir es wäre inzwischen genug Zeit vergangen und hab dort mal angerufen. Die freundliche Mitarbeiterin teilte mir dann mit, dass das alles so akzeptiert wurde, wie ich es geschrieben hätte. Mich darüber zu informieren hätte sie nicht für nötig gehalten, da ich ja den Steuerbescheid erhalten hätte. Sei alles so in den Akten vermerkt.

==== Berlin Friedrichshain-Kreuzberg ====
Wir haben für audapolis gestern vom Finanzamt Friedrichshain-Kreuzberg den Brief bekommen, dass die Zuwendungen aus dem PTF gem. § 3 Nr. 11 Einkommensteuergesetz '''ertragsteuerlich steuerfrei''' und umsatzsteuerlich '''nicht steuerbare „echte Zuschüsse".''' sind. Wir hatten eine minimal abgewandelte Form von [[Steuern#Beispiel 3|dem]] Schreiben verwendet.

==== Berlin-Prenzlauer Berg ====
Wir hatten damals gegen die Entscheidung (ESt-steuerpflichtig) Einspruch eingelegt. Es hat sich alles etwas hingezogen, aber jetzt haben wir endlich Rückmeldung zu unserem Einspruch: Er wurde als unbegründet zurückgewiesen.

Zitat: "Der BFH hat entschieden, dass Zuschüsse/Zuwendungen, die einer GbR gewährt werden, die auf dem Gebiet der Wissenschaft oder Kunst unternehmerisch tätig ist, insoweit nicht unter §3 Nr 11 EStG fallen, als sie Vorabvergütungen im Sinne von §15 Abs. 1 Satz 1 Nr 2 EStG (Unternehmerlohn) abdecken. Soweit die Zuschüsse/Zuwendungen den kalkulatorischen Unternehmerlohn der Gesellschafter finanzieren, dienen sie der Bestreitung des Lebensunterhalts der Mitunternehmer und stellen damit steuerpflichtige EInnahmen aus selbständiger Tätigkeit dar ((§18 EStG)."

==== Berlin-Steglitz ====
Ich habe für die Einkommensteuererklärung für das Projekt (als einzelner, freiberuflicher Entwickler) ein kleines Schreiben wie bisher im Wiki beschrieben beigelegt. Darauf ist das Finanzamt aber überhaupt nicht eingegangen sondern hat einen eigenen (neuen) Weg gefunden die Einkünfte als steuerfrei zu sehen. Das könnte vielleicht in Zukunft eine neue Argumentation eröffnen.

Zitat:
"Der Zuschuss vom Bundesministerium für Bildung und Forschung wurde als echter Zuschuss zur Projektförderung auf der Grundlage der in Absch. 10.2 (10) Nr.1 UStAE (Umsatzsteueranwendungserlass) genannten Nebenbestimmungen berücksichtigt und ist somit umsatzsteuerfrei. Ertragssteuerlich wurde er als Kapitalzuschuss gewertet, da die Förderung einer Investitionstätigkeit im Vordergrund steht, und aufgrund der Angaben in der EÜR und den eingereichten Belegen als erfolgsneutral angesehen (Ausübung des Wahlrechts vgl. R 6.5 (2) Einkommensteuerrichtlinie)."

Mir wurde bei Nachfrage versichert, dass die Konsequenzen aus dieser Einschätzung zu einen sein, dass der Zuschuss nicht in der Einkommensteuererklärung auftaucht und dass ich als Folge beim Verkauf der Software keine Herstellungskosten geltend machen kann :D

Wollte nur rueckmelden, dass bei mir beim FA Berlin Steglitz die ESt-Befreiung mit einem schriftlichen verweis auf EStG §3 Abs. 11 ohne Rückfragen akzeptiert wurde. Ich wünsche euch allen viel Erfolg bei eurer Steuererklärung <3

==== Frankfurt am Main ====
Ich habe die [[Steuern#Beispiel 4|Begründung]] leicht angepasst (danke nochmal an die ursprüngliche Autor:in!) an mein Finanzamt (Frankfurt am Main) geschickt und nun eine positive Bestätigung für 2019 bekommen. In unserem Fall heißt das konkret, dass wir die Zuschüsse des BMBF nicht in der Einnahme-Überschuss-Rechnung (EÜR) der GbR unseres Teams aufführen müssen, was heißt, dass in der Feststellungserklärung (Steuererklärung der GbR) keine Einnahmen auftauchen. In der persönlichen EÜR (und damit der Einkommen-Steuererklärung) müssen die anteiligen Auszahlungen aus der GbR an die Mitglieder dann auch nicht aufgeführt werden.

==== Halle (Saale) ====
Mir hat das Finanzamt Halle einen Bescheid über Einkommenssteuervorauszahlungen geschickt, in dem sie die Förderung des BMBF zu meinem Einkommen gerechnet haben. Ich habe dagegen Einspruch eingelegt und daraufhin einen korrigierten Bescheid bekommen, ohne die Fördersumme. Ich hab mich dabei an der [[Steuern#Beispiel 3|Argumentation]] orientiert, die blinry hier irgendwann mal reingeschrieben hat. Folgendes habe ich an das Finamt geschrieben: [[Steuern#Beispiel 6: Widerspruch einlegen|>>LINK<<]]

Da habe ich dann noch einen Scan des Zuwendnungsbescheids und die Nebenbestimmungen (Tipp, die sind hier online zu finden) angehängt.

In der Einkommenssteuererklärung (also nicht mehr die Vorauszahlung) hat das Finanzamt die eingereichte Erklärung ohne die Einnahmen der GbR nicht akzeptiert.
Sie sagen dazu: „Die Zuwendungen aus dem Bundeshaushalt für das Vorhaben ‚Software Sprint - Einzelvorhaben: [Mein Projekt]‘ stellt keine steuerfreie Einnahme dar. Der Gewinn wurde entsprechend […] erhöht“
Weil ich in dem Jahr unter der Steuerfreiheitsgrenze geblieben bin, habe ich dagegen keinen Einspruch eingelegt.

==== Hamburg Altona ====
Hallo zusammen, auch das Finanzamt Hamburg Altona hat unsere Begründung für die Steuerfreiheit der erhaltenen Gelder akzeptiert 🎉 Wir haben ähnlich wie in der Vorlage von blinry (danke!) argumentiert, und vorsichtigerweise auch beschrieben, dass keine "Arbeitsnehmertätigkeit" vorlag (also keine Weisungsbefugnis, etc. das zweite Kriterium in §3 Nr. 11 Satz 3 EStG). Wir haben dazu eine Erklärung zur Feststellung beim Finanzamt eingereicht und parallel eine schriftliche Mitteilung via Elster verschickt, und in beiden aufeinander verwiesen. Ca 4 Wochen später kam dann die "Einheitliche und gesonderte Feststellung". Darin ist bei jede\\*r Gesellschafter\\*in als Einkommen aus der GbR € 0,00 vermerkt.

==== Köln ====
Kurzes update aus Köln: Unser Steuerberater hat beim Finanzamt nachgefragt (da es als GbR nicht so einfach klappt wie bei einer Einzelperson - und ich vermute T. hatte als Einzelperson das Begleitschreiben eingereicht). Leider antwortet uns das Finanzamt, dass wir versteuern müssen, mit Verweis auf dieses Urteil: <nowiki>https://datenbank.nwb.de/Dokument/Anzeigen/210835/</nowiki>

Wir recherchieren gerade noch ob sich ein Einspruch lohnt, aber Aussage des Steuerberaters Stand heute ist: "Bei Einzelpersonen und geringen Beträgen kann es sein, dass das Finanzamt das einfach kommentarlos akzeptiert. Bei Entnahmen aus einer GbR wird das wahrscheinlich nicht funktionieren."
Immer noch nix finales, aber es macht Sinn die potentiellen Steuern zur Seite zu legen.

==== München ====
Wir haben als GbR an der vorletzten Prototype-Runde teilgenommen und nun stand natürlich die Steuererklärung an - für das Jahr 2023 in diesem Fall. Und, um es kurz zu machen, es hat geklappt! Die freundlichen Damen und Herren vom Finanzamt München sind den Argumenten in meinem Schreiben gefolgt und haben die Förderung steuerfrei gestellt - bedingungslos und unwiderruflich (kein "Vorbehalt der Nachprüfung"). Das bedeutet, auch die in 2024 geflossenen Beträge sind dann steuerfrei.Das Schreiben war angelehnt an einige Tipps hier im Forum. Für unsere GbR macht das insgesamt ca. 6.000 Euro "Mehrerlös" aus, das ist ja auch nicht von schlechten Eltern ...

==== Starnberg ====
Diese Woche habe ich Rückmeldung von meinem Finanzamt (Starnberg) bekommen, die der im Wiki vorgeschlagenen Argumentation nicht folgen möchte:

"Die Einnahmen aus der Zuwendung des Bundesministeriums für Bildung und Forschung für das Forschungs- und Entwicklungsprojekt "Voice-QL" sind nicht nach §3 Nr.11 EStG steuerfrei, da die Förderung für einen bestimmten Zweck ist, weswegen §3 Nr.11 S.3 EStG nicht anzuwenden ist. Die Einkünfte sind daher als sonstige Einkünfte aus anderen Leistungen nach §22 Nr. 3 EStG bei Zufluss zu erklären."

Mein Antrag auf Steuerbefreiung der Fördersumme von Runde 12 bei der Steuererklärung wurde damals vom Finanzamt Starnberg abgelehnt. Durch mehrere Wiki-Beträge motiviert habe ich mir nun doch noch einmal die Zeit genommen, einen Brief an das Finanzamt zu formulieren und Widerspruch gegen den Steuerbescheid eingelegt.

Heute kam ein korrigierter Bescheid per Briefpost, mein Widerspruch wurde anerkannt! Statt einer Nachzahlung gibt es nun eine Rückzahlungn:-)

"Sehr geehrte Damen und Herren,

Im Bescheid für 2023 lese ich die Einschätzung, dass die Zuwendung des BMBF für das Projekt '[...]' nicht steuerfrei ist.
Der Zuschuss wurde im Rahmen der bundesweiten Maßnahme PrototypeFund(PTF) gewährt. Durch persönlichen Kontakt mit anderen PTF-Förderprojekten wurde mir bekannt, dass andere Finanzämter (z. B. Frankfurt am Main, Berlin-Neukölln, Berlin-Steglitz, Berlin Friedrichshain-Kreuzberg oder Hamburg Altona) es so sehen, dass diese Zuwendung NICHT versteuert werden muss.
Als Erläuterung wird angeführt:
'Der Zuschuss vom Bundesministerium für Bildung und Forschung wurde als echter Zuschuss zur Projektförderung auf der Grundlage der in Absch. 10.2 (10) Nr.1 UStAE (Umsatzsteueranwendungserlass) genannten Nebenbestimmungen berücksichtigt und ist somit umsatzsteuerfrei. Ertragssteuerlich wurde er als Kapitalzuschuss gewertet, da die Förderung einer Investitionstätigkeit im Vordergrund steht, und aufgrund der Angaben in der EÜR und den eingereichten Belegen als erfolgsneutral angesehen (Ausübung des Wahlrechts vgl. R 6.5 (2) Einkommensteuerrichtlinie).'
Ein weiteres Finanzamt sagt, dass ...
... 'Zuwendungen aus dem PTF gem. § 3 Nr. 11 Einkommensteuergesetz ertragsteuerlich steuerfrei und umsatzsteuerlich nicht steuerbare 'echte Zuschüsse' sind'
Aus beigefügten Nebenbestimmungen geht hervor, dass mir gegenüber keine Weisungsbefugnis besteht und sowohl Verwertungsrechte wie auch Forschungsergebnisse mir gehören. So gibt es in diesem Sinne keine Gegenleistung, die von mir an das Bundesministerium oder den Projektträger erbracht wurde.
Die Besteuerung der Zuwendung würde für mich und meine Familie eine finanzielle Belastung darstellen. Vor dem Hintergrund der unterschiedlichen Praxis anderer Finanzämter lege ich deshalb Widerspruch gegen den Bescheid ein und bitte um eine erneute Prüfung des Sachverhalts.
Weitere Unterlagen zur Klärung stelle ich bei Bedarf gerne zur Verfügung.

Mit freundlichen Grüßen,
[...]"

== Beispiele für Anschreiben ==
Diese Textbausteine für die Einkommenssteuerfreiheit wurden bereits erfolgreich beim Finanzamt eingereicht. Reuse & remix :D

=== Beispiel 1 ===
[https://cloud.okfn.de/s/b49Hmigrj5ALcPY '''Hier befindet sich ein Beispiel-Anschreiben als PDF.''']

=== Beispiel 2 ===
[https://cloud.okfn.de/s/TbQMg6ALPZkkwYZ '''Hier befindet sich ein weiteres Beispiel-Anschreiben als PDF.''']

=== Beispiel 3 ===
Zur Abwendung des Zwangsgeldes für mich und meine Mitgesellschafter*in habe ich auch noch einmal einen Blick in das Einkommensteuergesetz geworfen und festgestellt, dass meiner Einschätzung nach die Einnahmen der GbR im Jahr 2019 nach §3 Nr. 11 EkSt steuerbefreit sind. Es handelt sich um eine Zuwendung des Bundesministeriums für Bildung und Forschung für das Forschungs- und Entwicklungsprojekt „—-“ unter dem Förderkennzeichen “----” Rahmen des Förderprogramms „Software Sprint“ in Höhe von — €. Ich möchte Ihnen dies hiermit mitteilen und bitte Sie, die Steuerfreiheit zu überprüfen und diesbezüglich eine Bewertung vorzunehmen. Zur Prüfung habe ich Ihnen den Änderungsbescheid zum ursprünglichen Zuwendungsbescheid vom (--Datum–) als Anlage beigefügt. Außerdem verweise ich auf die Nebenbestimmungen für Zuwendungen des BMBF (NKBF2017, Web-Link <nowiki>https://www.bmbf.de/foerderungen/bekanntmachung-1429.html</nowiki>), aus denen in Abschnitt 3 hervorgeht, dass uns als Zuwendungsempfängern die Ergebnisse des Forschungsprojekts gehören und uns das ausschließliche Nutzungsrecht eingeräumt wird (Seite 11). Dies scheint mir insofern relevant, als dass in §3 Nr. 11 EkSt festgelegt ist, dass „Voraussetzung für die Steuerfreiheit ist, dass der Empfänger mit den Bezügen nicht zu einer bestimmten wissenschaftlichen oder künstlerischen Gegenleistung oder zu einer bestimmten Arbeitnehmertätigkeit verpflichtet wird“. Da die Forschungsergebnisse uns gehören, gibt es in diesem Sinne keine Gegenleistung, die an das Bundesministerium oder den Projektträger erbracht wurde.

=== Beispiel 4 ===
''Sehr geehrte Damen und Herren,

Im Jahr 2020 haben wir Zuschüsse des Bundesministeriums für Bildung und Forschung in der abgegebenen GbR-Feststellungserklärung \emph{nicht} versteuert, da wir sie für steuerfrei auf Grundlage von §3 Einkommensteuergesetz halten. Wir möchten Ihnen dies hiermit mitteilen und bitten Sie, die Steuerfreiheit zu überprüfen und diesbezüglich eine Bewertung vorzunehmen.

Es handelt sich um die folgenden Einnahmen:

Zuwendung des Bundesministeriums für Bildung und Forschung für das Forschungs- und Entwicklungsprojekt „—“ unter dem Förderkennzeichen —-- im Rahmen des Förderprogramms „Software Sprint“ in Höhe von \EUR{---}.

Unserer Einschätzung nach sind die Einnahmen nach §3 Nr. 11 Einkommensteuergesetz steuerfrei. Zur Prüfung haben wir Ihnen den Zuwendungsbescheid als Anlagen beigefügt, zu denen wir noch folgende Erläuterungen haben:

Auf Seite 2 geht die Gesamthöhe der erhaltenen Zuwendung hervor (verteilt auf die Jahre 2020 und 2021 gemäß des ebenfalls beigefügten Änderungsbescheides vom –datum–), sowie auf Seite 3 dass die Nebenbestimmungen „NKBF 2017“ Teil des Zuwendungsbescheids sind. Diese Nebenbestimmungen liegen ebenfalls bei. Dort ist zu entnehmen, dass der GbR als Zuwendungsempfängerin die Ergebnisse des Forschungsprojekts gehören (Punkt 3.1 auf Seite 11) und dass ihr das Recht auf ausschließliche Nutzung eingeräumt wird (Punkt 3.2 auf Seite 11). Dies scheint mir insofern relevant, als dass in §3 Nr. 11 steht, dass „Voraussetzung für die Steuerfreiheit ist, dass der Empfänger mit den Bezügen nicht zu einer bestimmten wissenschaftlichen oder künstlerischen Gegenleistung oder zu einer bestimmten Arbeitnehmertätigkeit verpflichtet wird“. Da die Forschungsergebnisse uns gehören, gibt es in diesem Sinne keine Gegenleistung, die von uns an das Bundesministerium oder den Projektträger erbracht wurde.

Weitere Anlage ist der Zahlungsnachweis vom 27. November 2020, aus dem die erhaltene Zuwendung im Jahr 2020 hervorgeht. Weitere Zahlungen erfolgten im Jahr 2020 nicht. Falls Sie weitere Belege benötigen, reichen wir diese natürlich gern nach.

Mit freundlichen Grüßen''

Das generiert eine Transaktions-ID. Dann haben wir die "Gesonderte und einheitliche Feststellung" für die GbR ausgefüllt, mit 0 EUR Einnahmen, und jeweils 0 EUR Entnahmen von uns beiden. Im "Anmerkungs"-Feld haben wir die Transaktions-ID referenziert:

Siehe separat übermittelte Mitteilung: Transferticket ep1342j69pyzh07gjw47isfexxad1ux8;
Auftrag: Sonstige Nachricht an das Finanzamt;
Ordnungskriterium: 14/130/05478;
Abgabezeit: Freitag, 14. Mai 2021, 17:58:27

Achso, und der Brief hatte als Anhänge noch den NKBF 2017, den Zuwendungsbescheid (plus eine Korrektur für die Aufteilung des Geldes auf die Jahre), und den ersten Zahlungsnachweis aus Profi Online.

=== Beispiel 5 ===
Im Jahr 2019 habe ich Zuschüsse des Bundesministeriums für Bildung und Forschung in der abgegebenen GbR-Feststellungserklärung nicht versteuert, da ich sie für steuerfrei auf Grundlage von §3 Einkommensteuergesetz halte. Ich möchte Ihnen dies hiermit mitteilen und bitte Sie, die Steuerfreiheit zu überprüfen und diesbezüglich eine Bewertung vorzunehmen. Es handelt sich um die folgenden Einnahmen: Zuwendung des Bundesministeriums für Bildung und Forschung für das Forschungs- und Entwicklungsprojekt „XXXXX“ unter dem Förderkennzeichen XX|XXXXXX im Rahmen des Förderprogramms „Software Sprint“ in Höhe von X.XXX,XX€. Meiner Einschätzung nach sind die Einnahmen nach §3 Nr. 11 Einkommensteuergesetz steuerfrei. Zur Prüfung habe ich Ihnen den Zuwendungsbescheid als Anlagen beigefügt, zu denen ich im folgenden noch ein paar Erläuterungen habe: Auf Seite 2 geht die Höhe der erhaltenen Zuwendung hervor (50% der Zuwendungen im Haushaltsjahr 2019), sowie auf Seite 3 dass die Nebenbestimmungen „NKBF 98“ Teil des Zuwendungs bescheids sind. Diese Nebenbestimmungen liegen ebenfalls bei. Dort ist zu entnehmen, dass mir als Zuwendungsempfänger die Ergebnisse des Forschungsprojekts gehören (Punkt 9.2 auf Seite 7) und dass mir das Recht auf ausschließliche Nutzung eingeräumt wird (Punkt 12.1 auf Seite 9). Dies scheint mir insofern relevant, als dass in §3 Nr. 11 steht, dass „Voraussetzung für die Steuer freiheit ist, dass der Empfänger mit den Bezügen nicht zu einer bestimmten wissenschaftlichen > oder künstlerischen Gegenleistung oder zu einer bestimmten Arbeitnehmertätigkeit verpflichtet > wird“. Da die Forschungsergebnisse mir gehören, gibt es in diesem Sinne keine Gegenleistung, die > von mir an das Bundesministerium oder den Projektträger erbracht wurde. Weiterhin liegt die > Antwort des Bundesministeriums (Anlage 4) auf meinen Verwendungsnachweis bei, aus dem die Gesamtkosten des Vorhabens sowie der vom Bund getragene Anteil hervorgehen.

=== Beispiel 6: ===
''Sehr geehrte Damen und Herren,

im Jahr 2023 hatte die GbR Einnahmen, die nicht in der hier abgegebenen Steuer-/ Feststellungserklärung enthalten sind, da diese nach unserer Einschätzung gemäß §3 Nr. 11 Einkommensteuergesetz steuerfrei sind. (Zitat aus der genannten Vorschrift: »Steuerfrei sind … (Nr. 11) Bezüge aus öffentlichen Mitteln … die … zu dem Zweck bewilligt werden, … die Wissenschaft oder Kunst unmittelbar zu fördern.«)
Wir teilen Ihnen dies hiermit mit und bitten Sie, diesen Sachverhalt zu überprüfen und diesbezüglich eine Bewertung vorzunehmen. Es handelt sich um die folgende Einnahme:
- Zuwendungsbescheid des Bundesministeriums für Bildung und Forschung für das Forschungs- und Entwicklungsprojekt „Software Sprint – Einzelvorhaben: [wie im Zuwendungsbescheid] in Höhe von [in diesem Jahr geflossene Gelder – nicht der gesamte Betrag] € für das Kalenderjahr 2023.
Zur Prüfung haben wir die relevanten Dokumente beigefügt, zu denen wir Folgendes erläutern möchten.
Zum einen handelt es sich um den Zuwendungsbescheid vom [Datum], aus dem auf Seite 2 die Höhe der Zuwendung von [Betrag in diesem Jahr] Euro hervorgeht. Des weiteren wird auf Seite 3 festgestellt, dass die »Nebenbestimmungen NKBF 2017« Teil des Zuwendungsbescheids sind. Die NKBF haben wir nicht vollständig mitgesandt, diese liegen z.B. vor unter https://foerderportal.bund.de/easy/module/profi_formularschrank/download.php?datei1=3175
Als Anlage senden wir den wohl relevanten Ausschnitt (Seite 11/17): Dort ist festgehalten, dass dem Zuwendungsempfänger (hier also der GbR) alle Eigentumsrechte an den Ergebnissen des Projekts gehören (Punkt 3.1) und ihm alle Nutzungs- und Verwertungsrechte zustehen (Punkt 3.2).
Diese Punkte heben wir deshalb heraus, da im genannten §3 Nr. 11 Satz 3 ESt. steht, dass »Voraussetzung für die Steuerfreiheit ist, dass der Empfänger mit den Bezügen nicht zu einer bestimmten wissenschaftlichen oder künstlerischen Gegenleistung oder zu einer bestimmten Arbeitnehmertätigkeit verpflichtet wird«.
Da die Ergebnisse allein der GbR gehören, gibt es im Sinne dieser Vorschrift auch keine Gegenleistung, die von uns an das Bundesministerium oder den Projektträger erbracht wurde.
Uns ist klar, dass bei einer steuerfreien Zuwendung keine (Betriebs-) Ausgaben angesetzt werden können und keine USt. entsteht. Für Rückfragen stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung.

Mit freundlichen Grüßen, [Name geschäftsführender Gesellschafter der GbR]

Anlage 1: Zuwendungsbescheid vom [Datum]
Anlage 2: Nebenbestimmungen (NKBF 2017 -Auszug-) als Teil des
Zuwendungsbescheids''

=== Beispiel 7: Widerspruch einlegen ===
''Guten Tag,

in Ihrem Schreiben vom [DATUM] setzten Sie für mich Einkommenssteuervorauszahlungen fest. Gegen diese lege ich hiermit Widerspruch ein. Zwar habe ich angegeben, über die [UNTERNEHMEN] GbR [FÖRDERSUMME] € an Einnahmen erzielen zu wollen, diese bestehen jedoch vollständig aus echten Zuwendungen des Bundesministeriums für Bildung und Forschung im Rahmen des Förderprogramms "Software Sprint" zur Förderung der Wissenschaft unter dem Förderkennzeichen [FKZ] (siehe Zuwendungsbescheid im Anhang). Entsprechend mache ich geltend, dass diese Einnahmen nach §3 Nr. 11 EStG als steuerfrei zu betrachten sind. Nach den für den Zuwendungsbescheid geltenden Förderbestimmmungen (NKBF 2017, im Anhang) verbleibt das alleinige Verwertungsrecht für die Forschungsergebnisse bei der GbR als Zuwendungsempfängerin, was den Anforderungen des §3 Nr. 11 Satz 3 EStG an den Ausschluss einer Gegenleistung entspricht.

Ich bitte demnach um Aufhebung Ihres Vorauszahlungsbescheids.

Mit freundlichen Grüßen

=== Beispiel 8: Widerspruch einlegen ===
'''[https://cloud.okfn.de/s/YGDCLbdnKr8RNbG Hier befindet sich ein Beispiel-Anschreiben für einen Widerspruch als PDF.]'''

==== Hintergrund-Informationen zu diesem Beispiel ====
Einige Finanzämter verweisen zur Begründung der Steuerpflicht auf [https://www.foerderinfo.bund.de/foerderinfo/de/beratung/faq/faq_node.html das FAQ der Förderberatung „Forschung und Innovation“ des Bundes]. Dort heißt es, dass Zuwendungen grundsätzlich den Ertragssteuern, im Falle des PTFs also der Einkommenssteuer, unterliegen. Die geförderte Person, von der dieser Widerspruch stammt, hat bei der Förderberatung direkt nach der gesetzlichen Grundlage für diesen FAQ-Eintrag gefragt:
Die Antwort war sehr aufschlussreich: Die Aussage im FAQ basiert nicht direkt auf einem Gesetz, sondern entspricht lediglich der von den Ministerien vorgegebenen „Verwaltungspraxis“. Die letztendliche Entscheidung über den Einzelfall (und die Auslegung des Begriffs „Zuschuss“) liegt allein im Ermessen des zuständigen Finanzamts.

Das entkräftet das FAQ als pauschales Gegenargument und hat mir den Weg frei gemacht, mich in der Begründung direkt auf die relevanten Steuergesetze zu stützen; insbesondere auf die Steuerfreiheit nach § 3 Nr. 11 EStG (Bezüge aus öffentlichen Mitteln zur Förderung der Wissenschaft).

Bitte habt Verständnis, dass wir die Antwort der Förderberatung, auf die hier Bezug genommen wird, nicht mit euch teilen können.

== In English: Taxes ==
'''<big>Caution: We are not allowed to advise you on your taxes - only tax consultants can legally to do that. Here we have collected experiences and tips from past rounds that may be helpful for you. However, please still get professional advice on your taxes.</big>'''

== Tax obligation ==
'''tldr;''' The Prototype Fund grant counts as a [https://www.haufe.de/finance/finance-office-professional/zuwendungen-aus-oeffentlichen-kassen-zur-projektfoerderung_idesk_PI11525_HI1580562.html "true grant"] ''(“echter Zuschuss”, a specific form of funding in Germany)'' which is why '''no sales tax''' should be payable. However, the projects' experience of the past rounds shows that, although no sales tax is payable, '''income tax is generally due''' (the types of tax are described in more detail below). Since the grant is paid out quarterly, it may have to be reported on two different tax returns over two years (in funding rounds in the winter).

'''Important for teams''': you must file a separate tax declaration for the GbR, which shows the profit / loss of each GbR member. For your personal income tax, only the final result will be added.

In the past, some projects have been successful in being exempt from income tax. A '''tested approach to establish a possible income tax exemption''' is as follows:

One files one's tax return (see below) by the due date for the appropriate year of the grant, but does not record the grant as a total, adding a letter in the following style (in German):
Im Jahr x hatte ich zusätzliche Einnahmen, die nicht in der abgegebenen Steuererklärung (Anlage 1) enthalten sind, da sie meiner Einschätzung nach laut §3 Einkommensteuergesetzsteuerfrei sind. Ich möchte Ihnen dies hiermit mitteilen und bitte Sie, die Steuerfreiheit zu überprüfen und diesbezüglich eine Bewertung vorzunehmen.

Es handelt sich um die folgenden Einnahmen:
1.Zuwendung des Bundesministeriums für Bildung und Forschung für das Forschungs-und Entwicklungsprojekt „x“ unter dem Förderkennzeichen x im Rahmen des Förderprogramms „Software Sprint“ in Höhe von x Euro.

Meiner Einschätzung nach sind die Einnahmen aus 1. nach §3 Nr. 11 Einkommensteuergesetz steuerfrei. Zur Prüfung habe ich Ihnen relevante Dokumente alsAnlagen beigefügt, zu denen ich im folgenden noch ein paar Erläuterungen habe.

Ihnen liegt der Zuwendungsbescheid (Anlage 2) vor, aus dem auf Seite 2 die Höhe der erhaltenen Zuwendung hervorgeht, sowie dass die Nebenbestimmungen „NKBF 2017“ Teil des Zuwendungsbescheids sind. Diese Nebenbestimmungen liegen ebenfalls bei (Anlage3). Dort ist zu entnehmen, dass mir als Zuwendungsempfänger die Ergebnisse des Forschungsprojekts gehören (Punkt 3.1 auf Seite 11) und dass mir das Recht aufausschließliche Nutzung eingeräumt wird (Punkt 3.2 auf Seite 11). Dies scheint mir insofern relevant, als dass in §3 Nr. 11 steht, dass „Voraussetzung für die Steuerfreiheit ist, dass der Empfänger mit den Bezügen nicht zu einer bestimmten wissenschaftlichen oder künstlerischen Gegenleistung oder zu einer bestimmten Arbeitnehmertätigkeit verpflichtet wird.“. Da die Forschungsergebnisse mir gehören, gibt es in diesem Sinne keine Gegenleistung, die von mir an das Bundesministerium oder den Projektträger erbracht wurde. Weiterhin liegt die Antwort des Bundesministeriums (Anlage 4) auf meinen Verwendungsnachweis bei, aus dem die Gesamtkosten des Vorhabens sowie der vom Bundgetragene Anteil hervorgehen.
In some cases, grantees have also had positive experiences appealing an initial decision on their income tax obligation. Examples of successful letters and appeals can be found [[Steuern#Beispiele für Anschreiben|in the German section above]] (please note that these are only available in German since your communication with the tax office will also be in German). There, you can also find a collection of different [[Steuern#Steuertipps|experiences depending on the tax office in Germany]]. We also have a channel on Zulip where you can talk to current and former grantees about their experiences regarding the tax office and taxes.

'''Tax liability for non-German residents:''' We recommend using the networking table. As well as providing a wealth of other information, it shows the places of residence of everyone who has agreed to be included in the network. You may find that there are grantees in your cohort who are tax-resident in the same country as you. It is worth reaching out to them directly, since regulations and deadlines vary from country to country. Take this opportunity to exchange information and support one another.

Please note that we are unable and unauthorised to provide further support on tax matters. We strongly advise you to hire a tax advisor who can provide you with personalized advice.

Some projects have also found it helpful to proactively contact their local tax office with questions (e.g., regarding potential tax exemptions). They can be very helpful (depending on your location).

=== ''Umsatzsteuer'' (Sales tax) ===
The sales tax concerns (almost) all companies. As a “ true subsidy”, no sales tax should be incurred for the funding from the Prototype Fund. As an entrepreneur subject to sales tax, you must submit an advance sales tax return monthly during the first two years of your self-employment. As a rule, this will be a so-called ''"Nullmeldung"'' for you.

=== ''Gewerbesteuer'' (Business Tax) ===
The ''Gewerbesteuer'' is a business tax - the moment you become self-employed, you also become a business. Only freelancers recognized by the tax office are exempt from business tax. Usually the tax office will deny you freelance status. If you pay business tax, it will be offset against your income tax, so that you end up paying almost the same amount as freelancers (if the "tax hack" above doesn‘t work).

=== ''Einkommensteuer'' (Income Tax) ===
Income tax is only indirectly related to the company. The profit you make from your business (or your GbR share) is generally subject to income tax as part of your income. (Employees pay payroll tax, which is an advance payment on income tax). As with your personal tax return, it is also possible to reduce your income tax burden in various ways when filing your income tax return. A tax advisor can advise you on what makes sense in your case.

=== The Tax Office (''Finanzamt'') wants to know a lot. ===
After you have registered the business, the tax office will contact you and ask you to fill in the tax registration form. You can wait for the tax office to contact you or fill out the form proactively. You can find a computer-executable template in the form center of the Federal Ministry of Finance. So that you are not overwhelmed by the 8 pages, here are some [https://www.formulare-bfinv.de/ffw/form/display.do?%24context=27F37B050AA7343D04AA instructions] to fill out the form:

* Page 1-3: Here you provide information about yourself as an entrepreneur and about your planned activity. In the case of a GbR, each partner must fill out this form.
* Page 3-5: Here the tax office wants to know everything about the new business and also whether you have been self-employed in the last 5 years.
* Page 5: Here you must enter the expected amount of your income. Income as an IT entrepreneur should be entered on line 112. Check if you expect to have any other income sources. You should choose the surplus income statement (Einnahmenüberschussrechnung) as the method of calculating profit.
* Page 6-7: Enter the amount of sales here - this includes the Prototype Fund grant, even if it is exempt from sales tax. If your turnover is less than € 17.500,00, you should use the small business regulation.
* Page 7: In case of a GbR enter it here.
* Page 8: If you already have a company account, the SEPA mandate can be sent directly here and a corresponding note can be added here. In case of a GbR send a copy of the articles of association and tick the box.

=== No tax number (''Steuernummer)''? ===
In a few cases, the tax office has refused to issue tax numbers for Prototype Fund projects because the teams are not entrepreneurial. Unfortunately, we have little info on this at the moment. Some of our teams reported:
- I think this even simplified the tax situation. We then transferred the funding from the GbR account proportionately to ourselves and declared it as tax-free income on our tax return. This went through without any problems (in Hamburg, Karlsruhe and Lörrach). In the meantime, it has also been approved by a tax consultant, even though she was naturally irritated by it at the first attempt. (...) How to get a business account without a tax number can be an interesting topic, depending on the bank. In our case, it helped that we had a tax number for a short period of time and I was able to provide that.

- Thanks for sharing your experience. Bank account was not a problem, we were able to put in the team tax IDs. That the whole GbR is not relevant for tax purposes was also confirmed to me by phone from the tax office. The problem now is, however, that the BMBF requires a tax number because the process provides for it and it is not to be changed. Did you submit the number that was later deactivated, or how did that work for you?

- I don't remember that exactly, but in case of doubt, that's exactly what we did... 🙂
[Translated from German]

'''Note'''

In the German section above we also provide many quotes from projects about [[Steuern#Steuertipps|their experiences with various tax offices]] and [[Steuern#Beispiele für Anschreiben|the letters that have helped them with establishing the tax exemption]].

Steuern

2026-09-02T14:34:52Z

Enyong:

''(English version below)''

'''<big>Achtung: Wir dürfen euch nicht zu euren Steuern beraten - das dürfen nur Steuerberater*innen. Hier haben wir Erfahrungen aus vergangenen Runden und Zitate gesammelt, die eventuell für euch hilfreich sein können. Lasst euch aber bitte trotzdem bei euren Steuern professionell beraten.</big>'''

== Steuerpflicht ==
'''tl;dr:''' Die Förderung durch den Prototype Fund gilt als [https://www.haufe.de/id/kommentar/zuwendungen-aus-oeffentlichen-kassen-zur-projektfoerderung-HI1580562.html “echter Zuschuss”], weswegen '''keine Umsatzsteuer''' anfallen sollte. Die Erfahrungswerte der Projekte besagen allerdings, dass zwar keine Umsatzsteuer, aber '''in aller Regel Einkommensteuer fällig wird''' (die Steuerarten werden unten näher beschrieben). Da die Auszahlung der Förderung quartalsweise erfolgt, kann es sein, dass sie in zwei verschiedenen Steuererklärungen über zwei Jahre angegeben werden muss.

'''Wichtig für Teams:''' Ihr müsst eine eigene Steuererklärung für die GbR abgeben, die den Gewinn / Verlust jedes GbR-Mitglieds ausweist. Bei eurer persönlichen Einkommensteuer wird nur das Endergebnis addiert.

Manche Projekte waren in der Vergangenheit damit erfolgreich, von der Einkommenssteuer befreit zu werden. Ein '''erprobter Ansatz, um eine etwaige Einkommensteuerfreiheit festzustellen''' ist folgender:

Man gibt fristgerecht seine Steuererklärung (Erläuterung siehe unten) für das entsprechende Jahr der Förderung ab, erfasst die Förderung allerdings nicht als Summe, sondern legt ein Schreiben im folgenden Stil bei:
Im Jahr x hatte ich zusätzliche Einnahmen, die nicht in der abgegebenen Steuererklärung (Anlage 1) enthalten sind, da sie meiner Einschätzung nach laut §3 Einkommensteuergesetzsteuerfrei sind. Ich möchte Ihnen dies hiermit mitteilen und bitte Sie, die Steuerfreiheit zu überprüfen und diesbezüglich eine Bewertung vorzunehmen.

Es handelt sich um die folgenden Einnahmen:
1.Zuwendung des Bundesministeriums für Bildung und Forschung für das Forschungs-und Entwicklungsprojekt „x“ unter dem Förderkennzeichen x im Rahmen des Förderprogramms „Software Sprint“ in Höhe von x Euro.

Meiner Einschätzung nach sind die Einnahmen aus 1. nach §3 Nr. 11 Einkommensteuergesetz steuerfrei. Zur Prüfung habe ich Ihnen relevante Dokumente als Anlagen beigefügt, zu denen ich im folgenden noch ein paar Erläuterungen habe.

Ihnen liegt der Zuwendungsbescheid (Anlage 2) vor, aus dem auf Seite 2 die Höhe der erhaltenen Zuwendung hervorgeht, sowie dass die Nebenbestimmungen „NKBF 2017“ Teil des Zuwendungsbescheids sind. Diese Nebenbestimmungen liegen ebenfalls bei (Anlage 3). Dort ist zu entnehmen, dass mir als Zuwendungsempfänger die Ergebnisse des Forschungsprojekts gehören (Punkt 3.1 auf Seite 11) und dass mir das Recht auf ausschließliche Nutzung eingeräumt wird (Punkt 3.2 auf Seite 11). Dies scheint mir insofern relevant, als dass in §3 Nr. 11 steht, dass „Voraussetzung für die Steuerfreiheit ist, dass der Empfänger mit den Bezügen nicht zu einer bestimmten wissenschaftlichen oder künstlerischen Gegenleistung oder zu einer bestimmten Arbeitnehmertätigkeit verpflichtet wird.“. Da die Forschungsergebnisse mir gehören, gibt es in diesem Sinne keine Gegenleistung, die von mir an das Bundesministerium oder den Projektträger erbracht wurde. Weiterhin liegt die Antwort des Bundesministeriums (Anlage 4) auf meinen Verwendungsnachweis bei, aus dem die Gesamtkosten des Vorhabens sowie der vom Bund getragene Anteil hervorgehen.
Teilweise haben Geförderte auch positive Erfahrungen damit gemacht, gegen eine erste Feststellung der Einkommenssteuerpflicht Widerspruch einzulegen. Beispiele für erfolgreiche Anschreiben und Widersprüche befinden sich [[Steuern#Beispiele für Anschreiben|weiter unten]]. Dort haben wir auch die [[Steuern#Steuertipps|unterschiedlichen Erfahrungen je nach Finanzamt]] gesammelt. Außerdem gibt es einen Channel auf Zulip, in dem ihr euch mit aktuellen und ehemaligen Geförderten rund um das Thema Finanzamt und Steuern austauschen könnt.

<big>Generell raten wir euch Zahlungen für die Einkommensteuer einzukalkulieren, da es keine klare Rechtsgrundlage für eine Steuerbefreiung gibt und die Erfahrungen der Geförderten sehr unterschiedlich sind. Falls ihr euch entscheidet für eine Befreiung der Einkommenssteuer zu argumentieren, raten wir euch das Geld für die Steuerzahlungen zurücklegen bis die finale Bestätigung für die Steuerbefreiung seitens des Finanzamtes vorliegt.

'''Steuerpflicht mit Wohnsitz außerhalb Deutschlands:''' Für den Austausch untereinander empfehlen wir euch die Vernetzungstabelle. Dort findet ihr neben vielen anderen Informationen auch den Wohnsitz von allen, die der Vernetzung zugestimmt haben. Vielleicht gibt es Geförderte in eurem Jahrgang, die im selben Land steuerpflichtig sind, wie ihr. Hier lohnt sich din direkte Kontaktaufnahme, da Regelungen und Fristen von Land zu Land unterschiedlich sind. Nutzt die Möglichkeit des Austauschs und unterstützt euch gegenseitig.

Bitte habt Verständnis, dass wir euch in Steuerfragen nicht weiter unterstützen können und dürfen. Wir raten euch ausdrücklich dazu, eine*n Steuerberater*in zu beauftragen, der*die euch persönlich beraten können.

Einige Projekte haben auch gute Erfahrungen damit gemacht, ihr zuständiges Finanzamt proaktiv mit ihren Fragen zu kontaktieren (z.B. zur möglichen Steuerfreiheit). Sie können (je nach Standort) sehr hilfreich sein.

=== Umsatzsteuer ===
Die Umsatzsteuer betrifft (fast) alle Unternehmen. Für die Förderung durch den Prototype Fund sollte als "echter Zuschuss" keine Umsatzsteuer anfallen. Als umsatzsteuerpflichtige Unternehmer*innen müsst ihr in den ersten zwei Jahren eurer Selbstständigkeit monatlich eine Umsatzsteuervoranmeldung abgeben. Diese wird bei euch im Regelfall eine sogenannte „Null-Meldung“ sein.

=== Gewerbesteuer ===
Die Gewerbesteuer ist eine Unternehmenssteuer – in dem Augenblick, in dem ihr euch selbstständig macht, werdet ihr auch zu einem Unternehmen. Nur vom Finanzamt anerkannte Freiberufler*innen sind von der Gewerbesteuer befreit. Im Regelfall wird das Finanzamt den Status der Freiberuflichkeit verwehren. Wenn ihr Gewerbesteuer zahlt, wird diese mit der Einkommensteuer verrechnet, so dass ihr am Ende fast den gleichen Betrag wie Freiberufler*innen zahlt (falls der “Steuerhack” nicht greift).

=== Einkommensteuer ===
Die Einkommensteuer hat mit dem Unternehmen nur mittelbar zu tun. Der Gewinn, den ihr mit eurem Unternehmen (oder eurem GbR-Anteil) erwirtschaftet, ist in der Regel als Teil eures Einkommens einkommensteuerpflichtig. (Angestellte zahlen die Lohnsteuer, die eine Vorauszahlung auf die Einkommensteuer darstellt). Wie bei der persönlichen Steuererklärung ist es auch bei der Einkommenssteuererklärung möglich, auf verschiedenen Wegen die Steuerlast zu senken. Ein*e Steuerberater*in kann euch dabei beraten, was davon in eurem Fall sinnvoll ist.

=== Das Finanzamt will viel wissen ===
Nachdem ihr das Gewerbe angemeldet habt, wird sich das Finanzamt bei euch melden und darum bitten, den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung auszufüllen. Ihr könnt abwarten, bis das Finanzamt sich meldet oder den Bogen auch proaktiv ausfüllen. Ihr findet eine am Rechner ausführbare Vorlage im Formularcenter des Bundesfinanzministeriums. Damit ihr von den 8 Seiten nicht erschlagen werdet, hier einige [https://www.formulare-bfinv.de/ffw/action/invoke.do?id=034250 Ausfüllhinweise]:

* Seite 1-3: Hier macht ihr Angaben über euch als Unternehmer*in und über die geplante Tätigkeit. Bei einer GbR muss jede*r Teilhaber*in diesen Bogen ausfüllen.
* Seite 3-5: Hier möchte das Finanzamt alles über das neue Unternehmen wissen und möchte auch wissen, ob ihr in den letzten 5 Jahren schon einmal selbstständig wart.
* Seite 5: Hier müsst ihr die voraussichtliche Höhe eurer Einkünfte eintragen. Die Einkünfte als IT-Unternehmer*in gehören in Zeile 112. Schaut, ob ihr noch andere Einkünfte habt. Bei der Gewinnermittlungsart solltet ihr die Einnahmenüberschussrechnung wählen.
* Seite 6-7: Gebt hier die Höhe der Umsätze an – da gehört die Förderung des Prototype Fund mit hinein, auch wenn diese umsatzsteuerfrei ist. Wenn weniger als € 17.500,00 umgesetzt werden, solltet ihr von der Kleinunternehmerregelung Gebrauch machen.
*Seite 7: Im Falle einer GbR tragt diese hier ein.
* Seite 8: Wenn ihr schon ein Firmenkonto habt, kann hier direkt das SEPA-Mandat mitgesendet werden und eine entsprechendes Notiz hier vermerkt werden. Bei einer GbR sendet eine Kopie des Gesellschaftsvertrags mit und kreuzt das Feld an.

=== Keine Steuernummer? ===
In einigen wenigen Fällen hat das Finanzamt die Vergabe von Steuernummern für Prototype-Fund-Projekte abgelehnt, da die Teams nicht unternehmerisch tätig seien. Dazu haben wir zurzeit leider nur wenige Infos, Teams berichten:
- Ich glaube, das hat die steuerliche Situation sogar vereinfacht. Wir haben die Förderung dann vom GbR-Konto jeweils anteilig an uns überwiesen und als steuerfreie Einnahmen bei unserer Steuererklärung angegeben. Das ging problemlos durch (in Hamburg, Karlsruhe und Lörrach). Ist mittlerweile auch von einer Steuerberaterin abgesegnet, auch wenn die natürlich im ersten Anlauf davon irritiert war. (...) Wie man natürlich ohne Steuernummer ein Geschäftskonto bekommt, kann je nach Bank ein interessantes Thema sein. Bei uns hat geholfen, dass wir für einen kurzen Zeitraum eine Steuernummer hatten und ich die angeben konnte.

- Danke, dass du eure Erfahrungen teilst. Bankkonto war kein Problem, wir konnten die Steuer-IDs des Teams eintragen. Dass die ganze GbR steuerlich nicht relevant ist, wurde mir telefonisch vom Finanzamt auch bestätigt. Problem ist jetzt aber, dass das BMBF eine Steuernummer verlangt, weil der Prozess das so vorsieht und auch nicht geändert werden soll. Habt ihr dafür die später deaktivierte Nummer eingereicht, oder wie lief das bei euch ab?

- Daran erinnere ich mich nicht mehr so genau, im Zweifelsfall haben wir genau das gemacht… 🙂

== Steuertipps ==

=== Steuertipps & Erfahrungen pro Stadt/Finanzamt ===

==== Augsburg ====
Wir haben beim Finanzamt Augsburg auch die Empfehlungen/Hinweise befolgt, aber leider ist es hier scheinbar nicht steuerfrei. Begründet wird das damit, dass die Gelder für Lebenserhaltung an die Entwickler*innen geflossen sind und das dann keine Ausübung von wissenschaftlichen Tätigkeiten ist.

==== Berlin Neukölln ====
Hallo allerseits, bei mir hat es funktioniert: das Finanzamt Neukölln hat in meinem Fall befunden, dass die Förderung vom Prototype-Fund nicht als Einkommen zählt. Ich zahle also keine Einkommensteuer darauf.

Das lief so: ich habe meine Steuererklärung gemacht (im Juli 2019 für das Jahr 2018) und die Förderung nirgendwo eingetragen. Das ganze per Elster abgeschickt. Zusätzlich hab ich die Steuererklärung ausgedruckt und mit einem ausführlichen [https://cloud.okfn.de/s/b49Hmigrj5ALcPY Anschreiben] ans Finanzamt Neukölln geschickt. Es kam Mitte November ein Steuerbescheid ohne jegliche Reaktion auf mein Schreiben.

Dann habe ich noch einige Zeit vergehen lassen und auf eine Reaktion des Finanzamts gewartet. Vor einigen Tagen dachte ich mir es wäre inzwischen genug Zeit vergangen und hab dort mal angerufen. Die freundliche Mitarbeiterin teilte mir dann mit, dass das alles so akzeptiert wurde, wie ich es geschrieben hätte. Mich darüber zu informieren hätte sie nicht für nötig gehalten, da ich ja den Steuerbescheid erhalten hätte. Sei alles so in den Akten vermerkt.

==== Berlin Friedrichshain-Kreuzberg ====
Wir haben für audapolis gestern vom Finanzamt Friedrichshain-Kreuzberg den Brief bekommen, dass die Zuwendungen aus dem PTF gem. § 3 Nr. 11 Einkommensteuergesetz '''ertragsteuerlich steuerfrei''' und umsatzsteuerlich '''nicht steuerbare „echte Zuschüsse".''' sind. Wir hatten eine minimal abgewandelte Form von [[Steuern#Beispiel 3|dem]] Schreiben verwendet.

==== Berlin-Prenzlauer Berg ====
Wir hatten damals gegen die Entscheidung (ESt-steuerpflichtig) Einspruch eingelegt. Es hat sich alles etwas hingezogen, aber jetzt haben wir endlich Rückmeldung zu unserem Einspruch: Er wurde als unbegründet zurückgewiesen.

Zitat: "Der BFH hat entschieden, dass Zuschüsse/Zuwendungen, die einer GbR gewährt werden, die auf dem Gebiet der Wissenschaft oder Kunst unternehmerisch tätig ist, insoweit nicht unter §3 Nr 11 EStG fallen, als sie Vorabvergütungen im Sinne von §15 Abs. 1 Satz 1 Nr 2 EStG (Unternehmerlohn) abdecken. Soweit die Zuschüsse/Zuwendungen den kalkulatorischen Unternehmerlohn der Gesellschafter finanzieren, dienen sie der Bestreitung des Lebensunterhalts der Mitunternehmer und stellen damit steuerpflichtige EInnahmen aus selbständiger Tätigkeit dar ((§18 EStG)."

==== Berlin-Steglitz ====
Ich habe für die Einkommensteuererklärung für das Projekt (als einzelner, freiberuflicher Entwickler) ein kleines Schreiben wie bisher im Wiki beschrieben beigelegt. Darauf ist das Finanzamt aber überhaupt nicht eingegangen sondern hat einen eigenen (neuen) Weg gefunden die Einkünfte als steuerfrei zu sehen. Das könnte vielleicht in Zukunft eine neue Argumentation eröffnen.

Zitat:
"Der Zuschuss vom Bundesministerium für Bildung und Forschung wurde als echter Zuschuss zur Projektförderung auf der Grundlage der in Absch. 10.2 (10) Nr.1 UStAE (Umsatzsteueranwendungserlass) genannten Nebenbestimmungen berücksichtigt und ist somit umsatzsteuerfrei. Ertragssteuerlich wurde er als Kapitalzuschuss gewertet, da die Förderung einer Investitionstätigkeit im Vordergrund steht, und aufgrund der Angaben in der EÜR und den eingereichten Belegen als erfolgsneutral angesehen (Ausübung des Wahlrechts vgl. R 6.5 (2) Einkommensteuerrichtlinie)."

Mir wurde bei Nachfrage versichert, dass die Konsequenzen aus dieser Einschätzung zu einen sein, dass der Zuschuss nicht in der Einkommensteuererklärung auftaucht und dass ich als Folge beim Verkauf der Software keine Herstellungskosten geltend machen kann :D

Wollte nur rueckmelden, dass bei mir beim FA Berlin Steglitz die ESt-Befreiung mit einem schriftlichen verweis auf EStG §3 Abs. 11 ohne Rückfragen akzeptiert wurde. Ich wünsche euch allen viel Erfolg bei eurer Steuererklärung <3

==== Frankfurt am Main ====
Ich habe die [[Steuern#Beispiel 4|Begründung]] leicht angepasst (danke nochmal an die ursprüngliche Autor:in!) an mein Finanzamt (Frankfurt am Main) geschickt und nun eine positive Bestätigung für 2019 bekommen. In unserem Fall heißt das konkret, dass wir die Zuschüsse des BMBF nicht in der Einnahme-Überschuss-Rechnung (EÜR) der GbR unseres Teams aufführen müssen, was heißt, dass in der Feststellungserklärung (Steuererklärung der GbR) keine Einnahmen auftauchen. In der persönlichen EÜR (und damit der Einkommen-Steuererklärung) müssen die anteiligen Auszahlungen aus der GbR an die Mitglieder dann auch nicht aufgeführt werden.

==== Halle (Saale) ====
Mir hat das Finanzamt Halle einen Bescheid über Einkommenssteuervorauszahlungen geschickt, in dem sie die Förderung des BMBF zu meinem Einkommen gerechnet haben. Ich habe dagegen Einspruch eingelegt und daraufhin einen korrigierten Bescheid bekommen, ohne die Fördersumme. Ich hab mich dabei an der [[Steuern#Beispiel 3|Argumentation]] orientiert, die blinry hier irgendwann mal reingeschrieben hat. Folgendes habe ich an das Finamt geschrieben: [[Steuern#Beispiel 6: Widerspruch einlegen|>>LINK<<]]

Da habe ich dann noch einen Scan des Zuwendnungsbescheids und die Nebenbestimmungen (Tipp, die sind hier online zu finden) angehängt.

In der Einkommenssteuererklärung (also nicht mehr die Vorauszahlung) hat das Finanzamt die eingereichte Erklärung ohne die Einnahmen der GbR nicht akzeptiert.
Sie sagen dazu: „Die Zuwendungen aus dem Bundeshaushalt für das Vorhaben ‚Software Sprint - Einzelvorhaben: [Mein Projekt]‘ stellt keine steuerfreie Einnahme dar. Der Gewinn wurde entsprechend […] erhöht“
Weil ich in dem Jahr unter der Steuerfreiheitsgrenze geblieben bin, habe ich dagegen keinen Einspruch eingelegt.

==== Hamburg Altona ====
Hallo zusammen, auch das Finanzamt Hamburg Altona hat unsere Begründung für die Steuerfreiheit der erhaltenen Gelder akzeptiert 🎉 Wir haben ähnlich wie in der Vorlage von blinry (danke!) argumentiert, und vorsichtigerweise auch beschrieben, dass keine "Arbeitsnehmertätigkeit" vorlag (also keine Weisungsbefugnis, etc. das zweite Kriterium in §3 Nr. 11 Satz 3 EStG). Wir haben dazu eine Erklärung zur Feststellung beim Finanzamt eingereicht und parallel eine schriftliche Mitteilung via Elster verschickt, und in beiden aufeinander verwiesen. Ca 4 Wochen später kam dann die "Einheitliche und gesonderte Feststellung". Darin ist bei jede\\*r Gesellschafter\\*in als Einkommen aus der GbR € 0,00 vermerkt.

==== Köln ====
Kurzes update aus Köln: Unser Steuerberater hat beim Finanzamt nachgefragt (da es als GbR nicht so einfach klappt wie bei einer Einzelperson - und ich vermute T. hatte als Einzelperson das Begleitschreiben eingereicht). Leider antwortet uns das Finanzamt, dass wir versteuern müssen, mit Verweis auf dieses Urteil: <nowiki>https://datenbank.nwb.de/Dokument/Anzeigen/210835/</nowiki>

Wir recherchieren gerade noch ob sich ein Einspruch lohnt, aber Aussage des Steuerberaters Stand heute ist: "Bei Einzelpersonen und geringen Beträgen kann es sein, dass das Finanzamt das einfach kommentarlos akzeptiert. Bei Entnahmen aus einer GbR wird das wahrscheinlich nicht funktionieren."
Immer noch nix finales, aber es macht Sinn die potentiellen Steuern zur Seite zu legen.

==== München ====
Wir haben als GbR an der vorletzten Prototype-Runde teilgenommen und nun stand natürlich die Steuererklärung an - für das Jahr 2023 in diesem Fall. Und, um es kurz zu machen, es hat geklappt! Die freundlichen Damen und Herren vom Finanzamt München sind den Argumenten in meinem Schreiben gefolgt und haben die Förderung steuerfrei gestellt - bedingungslos und unwiderruflich (kein "Vorbehalt der Nachprüfung"). Das bedeutet, auch die in 2024 geflossenen Beträge sind dann steuerfrei.Das Schreiben war angelehnt an einige Tipps hier im Forum. Für unsere GbR macht das insgesamt ca. 6.000 Euro "Mehrerlös" aus, das ist ja auch nicht von schlechten Eltern ...

==== Starnberg ====
Diese Woche habe ich Rückmeldung von meinem Finanzamt (Starnberg) bekommen, die der im Wiki vorgeschlagenen Argumentation nicht folgen möchte:

"Die Einnahmen aus der Zuwendung des Bundesministeriums für Bildung und Forschung für das Forschungs- und Entwicklungsprojekt "Voice-QL" sind nicht nach §3 Nr.11 EStG steuerfrei, da die Förderung für einen bestimmten Zweck ist, weswegen §3 Nr.11 S.3 EStG nicht anzuwenden ist. Die Einkünfte sind daher als sonstige Einkünfte aus anderen Leistungen nach §22 Nr. 3 EStG bei Zufluss zu erklären."

Mein Antrag auf Steuerbefreiung der Fördersumme von Runde 12 bei der Steuererklärung wurde damals vom Finanzamt Starnberg abgelehnt. Durch mehrere Wiki-Beträge motiviert habe ich mir nun doch noch einmal die Zeit genommen, einen Brief an das Finanzamt zu formulieren und Widerspruch gegen den Steuerbescheid eingelegt.

Heute kam ein korrigierter Bescheid per Briefpost, mein Widerspruch wurde anerkannt! Statt einer Nachzahlung gibt es nun eine Rückzahlungn:-)

"Sehr geehrte Damen und Herren,

Im Bescheid für 2023 lese ich die Einschätzung, dass die Zuwendung des BMBF für das Projekt '[...]' nicht steuerfrei ist.
Der Zuschuss wurde im Rahmen der bundesweiten Maßnahme PrototypeFund(PTF) gewährt. Durch persönlichen Kontakt mit anderen PTF-Förderprojekten wurde mir bekannt, dass andere Finanzämter (z. B. Frankfurt am Main, Berlin-Neukölln, Berlin-Steglitz, Berlin Friedrichshain-Kreuzberg oder Hamburg Altona) es so sehen, dass diese Zuwendung NICHT versteuert werden muss.
Als Erläuterung wird angeführt:
'Der Zuschuss vom Bundesministerium für Bildung und Forschung wurde als echter Zuschuss zur Projektförderung auf der Grundlage der in Absch. 10.2 (10) Nr.1 UStAE (Umsatzsteueranwendungserlass) genannten Nebenbestimmungen berücksichtigt und ist somit umsatzsteuerfrei. Ertragssteuerlich wurde er als Kapitalzuschuss gewertet, da die Förderung einer Investitionstätigkeit im Vordergrund steht, und aufgrund der Angaben in der EÜR und den eingereichten Belegen als erfolgsneutral angesehen (Ausübung des Wahlrechts vgl. R 6.5 (2) Einkommensteuerrichtlinie).'
Ein weiteres Finanzamt sagt, dass ...
... 'Zuwendungen aus dem PTF gem. § 3 Nr. 11 Einkommensteuergesetz ertragsteuerlich steuerfrei und umsatzsteuerlich nicht steuerbare 'echte Zuschüsse' sind'
Aus beigefügten Nebenbestimmungen geht hervor, dass mir gegenüber keine Weisungsbefugnis besteht und sowohl Verwertungsrechte wie auch Forschungsergebnisse mir gehören. So gibt es in diesem Sinne keine Gegenleistung, die von mir an das Bundesministerium oder den Projektträger erbracht wurde.
Die Besteuerung der Zuwendung würde für mich und meine Familie eine finanzielle Belastung darstellen. Vor dem Hintergrund der unterschiedlichen Praxis anderer Finanzämter lege ich deshalb Widerspruch gegen den Bescheid ein und bitte um eine erneute Prüfung des Sachverhalts.
Weitere Unterlagen zur Klärung stelle ich bei Bedarf gerne zur Verfügung.

Mit freundlichen Grüßen,
[...]"

== Beispiele für Anschreiben ==
Diese Textbausteine für die Einkommenssteuerfreiheit wurden bereits erfolgreich beim Finanzamt eingereicht. Reuse & remix :D

=== Beispiel 1 ===
[https://cloud.okfn.de/s/b49Hmigrj5ALcPY '''Hier befindet sich ein Beispiel-Anschreiben als PDF.''']

=== Beispiel 2 ===
[https://cloud.okfn.de/s/TbQMg6ALPZkkwYZ '''Hier befindet sich ein weiteres Beispiel-Anschreiben als PDF.''']

=== Beispiel 3 ===
Zur Abwendung des Zwangsgeldes für mich und meine Mitgesellschafter*in habe ich auch noch einmal einen Blick in das Einkommensteuergesetz geworfen und festgestellt, dass meiner Einschätzung nach die Einnahmen der GbR im Jahr 2019 nach §3 Nr. 11 EkSt steuerbefreit sind. Es handelt sich um eine Zuwendung des Bundesministeriums für Bildung und Forschung für das Forschungs- und Entwicklungsprojekt „—-“ unter dem Förderkennzeichen “----” Rahmen des Förderprogramms „Software Sprint“ in Höhe von — €. Ich möchte Ihnen dies hiermit mitteilen und bitte Sie, die Steuerfreiheit zu überprüfen und diesbezüglich eine Bewertung vorzunehmen. Zur Prüfung habe ich Ihnen den Änderungsbescheid zum ursprünglichen Zuwendungsbescheid vom (--Datum–) als Anlage beigefügt. Außerdem verweise ich auf die Nebenbestimmungen für Zuwendungen des BMBF (NKBF2017, Web-Link <nowiki>https://www.bmbf.de/foerderungen/bekanntmachung-1429.html</nowiki>), aus denen in Abschnitt 3 hervorgeht, dass uns als Zuwendungsempfängern die Ergebnisse des Forschungsprojekts gehören und uns das ausschließliche Nutzungsrecht eingeräumt wird (Seite 11). Dies scheint mir insofern relevant, als dass in §3 Nr. 11 EkSt festgelegt ist, dass „Voraussetzung für die Steuerfreiheit ist, dass der Empfänger mit den Bezügen nicht zu einer bestimmten wissenschaftlichen oder künstlerischen Gegenleistung oder zu einer bestimmten Arbeitnehmertätigkeit verpflichtet wird“. Da die Forschungsergebnisse uns gehören, gibt es in diesem Sinne keine Gegenleistung, die an das Bundesministerium oder den Projektträger erbracht wurde.

=== Beispiel 4 ===
''Sehr geehrte Damen und Herren,

Im Jahr 2020 haben wir Zuschüsse des Bundesministeriums für Bildung und Forschung in der abgegebenen GbR-Feststellungserklärung \emph{nicht} versteuert, da wir sie für steuerfrei auf Grundlage von §3 Einkommensteuergesetz halten. Wir möchten Ihnen dies hiermit mitteilen und bitten Sie, die Steuerfreiheit zu überprüfen und diesbezüglich eine Bewertung vorzunehmen.

Es handelt sich um die folgenden Einnahmen:

Zuwendung des Bundesministeriums für Bildung und Forschung für das Forschungs- und Entwicklungsprojekt „—“ unter dem Förderkennzeichen —-- im Rahmen des Förderprogramms „Software Sprint“ in Höhe von \EUR{---}.

Unserer Einschätzung nach sind die Einnahmen nach §3 Nr. 11 Einkommensteuergesetz steuerfrei. Zur Prüfung haben wir Ihnen den Zuwendungsbescheid als Anlagen beigefügt, zu denen wir noch folgende Erläuterungen haben:

Auf Seite 2 geht die Gesamthöhe der erhaltenen Zuwendung hervor (verteilt auf die Jahre 2020 und 2021 gemäß des ebenfalls beigefügten Änderungsbescheides vom –datum–), sowie auf Seite 3 dass die Nebenbestimmungen „NKBF 2017“ Teil des Zuwendungsbescheids sind. Diese Nebenbestimmungen liegen ebenfalls bei. Dort ist zu entnehmen, dass der GbR als Zuwendungsempfängerin die Ergebnisse des Forschungsprojekts gehören (Punkt 3.1 auf Seite 11) und dass ihr das Recht auf ausschließliche Nutzung eingeräumt wird (Punkt 3.2 auf Seite 11). Dies scheint mir insofern relevant, als dass in §3 Nr. 11 steht, dass „Voraussetzung für die Steuerfreiheit ist, dass der Empfänger mit den Bezügen nicht zu einer bestimmten wissenschaftlichen oder künstlerischen Gegenleistung oder zu einer bestimmten Arbeitnehmertätigkeit verpflichtet wird“. Da die Forschungsergebnisse uns gehören, gibt es in diesem Sinne keine Gegenleistung, die von uns an das Bundesministerium oder den Projektträger erbracht wurde.

Weitere Anlage ist der Zahlungsnachweis vom 27. November 2020, aus dem die erhaltene Zuwendung im Jahr 2020 hervorgeht. Weitere Zahlungen erfolgten im Jahr 2020 nicht. Falls Sie weitere Belege benötigen, reichen wir diese natürlich gern nach.

Mit freundlichen Grüßen''

Das generiert eine Transaktions-ID. Dann haben wir die "Gesonderte und einheitliche Feststellung" für die GbR ausgefüllt, mit 0 EUR Einnahmen, und jeweils 0 EUR Entnahmen von uns beiden. Im "Anmerkungs"-Feld haben wir die Transaktions-ID referenziert:

Siehe separat übermittelte Mitteilung: Transferticket ep1342j69pyzh07gjw47isfexxad1ux8;
Auftrag: Sonstige Nachricht an das Finanzamt;
Ordnungskriterium: 14/130/05478;
Abgabezeit: Freitag, 14. Mai 2021, 17:58:27

Achso, und der Brief hatte als Anhänge noch den NKBF 2017, den Zuwendungsbescheid (plus eine Korrektur für die Aufteilung des Geldes auf die Jahre), und den ersten Zahlungsnachweis aus Profi Online.

=== Beispiel 5 ===
Im Jahr 2019 habe ich Zuschüsse des Bundesministeriums für Bildung und Forschung in der abgegebenen GbR-Feststellungserklärung nicht versteuert, da ich sie für steuerfrei auf Grundlage von §3 Einkommensteuergesetz halte. Ich möchte Ihnen dies hiermit mitteilen und bitte Sie, die Steuerfreiheit zu überprüfen und diesbezüglich eine Bewertung vorzunehmen. Es handelt sich um die folgenden Einnahmen: Zuwendung des Bundesministeriums für Bildung und Forschung für das Forschungs- und Entwicklungsprojekt „XXXXX“ unter dem Förderkennzeichen XX|XXXXXX im Rahmen des Förderprogramms „Software Sprint“ in Höhe von X.XXX,XX€. Meiner Einschätzung nach sind die Einnahmen nach §3 Nr. 11 Einkommensteuergesetz steuerfrei. Zur Prüfung habe ich Ihnen den Zuwendungsbescheid als Anlagen beigefügt, zu denen ich im folgenden noch ein paar Erläuterungen habe: Auf Seite 2 geht die Höhe der erhaltenen Zuwendung hervor (50% der Zuwendungen im Haushaltsjahr 2019), sowie auf Seite 3 dass die Nebenbestimmungen „NKBF 98“ Teil des Zuwendungs bescheids sind. Diese Nebenbestimmungen liegen ebenfalls bei. Dort ist zu entnehmen, dass mir als Zuwendungsempfänger die Ergebnisse des Forschungsprojekts gehören (Punkt 9.2 auf Seite 7) und dass mir das Recht auf ausschließliche Nutzung eingeräumt wird (Punkt 12.1 auf Seite 9). Dies scheint mir insofern relevant, als dass in §3 Nr. 11 steht, dass „Voraussetzung für die Steuer freiheit ist, dass der Empfänger mit den Bezügen nicht zu einer bestimmten wissenschaftlichen > oder künstlerischen Gegenleistung oder zu einer bestimmten Arbeitnehmertätigkeit verpflichtet > wird“. Da die Forschungsergebnisse mir gehören, gibt es in diesem Sinne keine Gegenleistung, die > von mir an das Bundesministerium oder den Projektträger erbracht wurde. Weiterhin liegt die > Antwort des Bundesministeriums (Anlage 4) auf meinen Verwendungsnachweis bei, aus dem die Gesamtkosten des Vorhabens sowie der vom Bund getragene Anteil hervorgehen.

=== Beispiel 6: ===
''Sehr geehrte Damen und Herren,

im Jahr 2023 hatte die GbR Einnahmen, die nicht in der hier abgegebenen Steuer-/ Feststellungserklärung enthalten sind, da diese nach unserer Einschätzung gemäß §3 Nr. 11 Einkommensteuergesetz steuerfrei sind. (Zitat aus der genannten Vorschrift: »Steuerfrei sind … (Nr. 11) Bezüge aus öffentlichen Mitteln … die … zu dem Zweck bewilligt werden, … die Wissenschaft oder Kunst unmittelbar zu fördern.«)
Wir teilen Ihnen dies hiermit mit und bitten Sie, diesen Sachverhalt zu überprüfen und diesbezüglich eine Bewertung vorzunehmen. Es handelt sich um die folgende Einnahme:
- Zuwendungsbescheid des Bundesministeriums für Bildung und Forschung für das Forschungs- und Entwicklungsprojekt „Software Sprint – Einzelvorhaben: [wie im Zuwendungsbescheid] in Höhe von [in diesem Jahr geflossene Gelder – nicht der gesamte Betrag] € für das Kalenderjahr 2023.
Zur Prüfung haben wir die relevanten Dokumente beigefügt, zu denen wir Folgendes erläutern möchten.
Zum einen handelt es sich um den Zuwendungsbescheid vom [Datum], aus dem auf Seite 2 die Höhe der Zuwendung von [Betrag in diesem Jahr] Euro hervorgeht. Des weiteren wird auf Seite 3 festgestellt, dass die »Nebenbestimmungen NKBF 2017« Teil des Zuwendungsbescheids sind. Die NKBF haben wir nicht vollständig mitgesandt, diese liegen z.B. vor unter https://foerderportal.bund.de/easy/module/profi_formularschrank/download.php?datei1=3175
Als Anlage senden wir den wohl relevanten Ausschnitt (Seite 11/17): Dort ist festgehalten, dass dem Zuwendungsempfänger (hier also der GbR) alle Eigentumsrechte an den Ergebnissen des Projekts gehören (Punkt 3.1) und ihm alle Nutzungs- und Verwertungsrechte zustehen (Punkt 3.2).
Diese Punkte heben wir deshalb heraus, da im genannten §3 Nr. 11 Satz 3 ESt. steht, dass »Voraussetzung für die Steuerfreiheit ist, dass der Empfänger mit den Bezügen nicht zu einer bestimmten wissenschaftlichen oder künstlerischen Gegenleistung oder zu einer bestimmten Arbeitnehmertätigkeit verpflichtet wird«.
Da die Ergebnisse allein der GbR gehören, gibt es im Sinne dieser Vorschrift auch keine Gegenleistung, die von uns an das Bundesministerium oder den Projektträger erbracht wurde.
Uns ist klar, dass bei einer steuerfreien Zuwendung keine (Betriebs-) Ausgaben angesetzt werden können und keine USt. entsteht. Für Rückfragen stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung.

Mit freundlichen Grüßen, [Name geschäftsführender Gesellschafter der GbR]

Anlage 1: Zuwendungsbescheid vom [Datum]
Anlage 2: Nebenbestimmungen (NKBF 2017 -Auszug-) als Teil des
Zuwendungsbescheids''

=== Beispiel 7: Widerspruch einlegen ===
''Guten Tag,

in Ihrem Schreiben vom [DATUM] setzten Sie für mich Einkommenssteuervorauszahlungen fest. Gegen diese lege ich hiermit Widerspruch ein. Zwar habe ich angegeben, über die [UNTERNEHMEN] GbR [FÖRDERSUMME] € an Einnahmen erzielen zu wollen, diese bestehen jedoch vollständig aus echten Zuwendungen des Bundesministeriums für Bildung und Forschung im Rahmen des Förderprogramms "Software Sprint" zur Förderung der Wissenschaft unter dem Förderkennzeichen [FKZ] (siehe Zuwendungsbescheid im Anhang). Entsprechend mache ich geltend, dass diese Einnahmen nach §3 Nr. 11 EStG als steuerfrei zu betrachten sind. Nach den für den Zuwendungsbescheid geltenden Förderbestimmmungen (NKBF 2017, im Anhang) verbleibt das alleinige Verwertungsrecht für die Forschungsergebnisse bei der GbR als Zuwendungsempfängerin, was den Anforderungen des §3 Nr. 11 Satz 3 EStG an den Ausschluss einer Gegenleistung entspricht.

Ich bitte demnach um Aufhebung Ihres Vorauszahlungsbescheids.

Mit freundlichen Grüßen

=== Beispiel 8: Widerspruch einlegen ===
'''[https://cloud.okfn.de/s/YGDCLbdnKr8RNbG Hier befindet sich ein Beispiel-Anschreiben für einen Widerspruch als PDF.]'''

==== Hintergrund-Informationen zu diesem Beispiel ====
Einige Finanzämter verweisen zur Begründung der Steuerpflicht auf [https://www.foerderinfo.bund.de/foerderinfo/de/beratung/faq/faq_node.html das FAQ der Förderberatung „Forschung und Innovation“ des Bundes]. Dort heißt es, dass Zuwendungen grundsätzlich den Ertragssteuern, im Falle des PTFs also der Einkommenssteuer, unterliegen. Die geförderte Person, von der dieser Widerspruch stammt, hat bei der Förderberatung direkt nach der gesetzlichen Grundlage für diesen FAQ-Eintrag gefragt:
Die Antwort war sehr aufschlussreich: Die Aussage im FAQ basiert nicht direkt auf einem Gesetz, sondern entspricht lediglich der von den Ministerien vorgegebenen „Verwaltungspraxis“. Die letztendliche Entscheidung über den Einzelfall (und die Auslegung des Begriffs „Zuschuss“) liegt allein im Ermessen des zuständigen Finanzamts.

Das entkräftet das FAQ als pauschales Gegenargument und hat mir den Weg frei gemacht, mich in der Begründung direkt auf die relevanten Steuergesetze zu stützen; insbesondere auf die Steuerfreiheit nach § 3 Nr. 11 EStG (Bezüge aus öffentlichen Mitteln zur Förderung der Wissenschaft).

Bitte habt Verständnis, dass wir die Antwort der Förderberatung, auf die hier Bezug genommen wird, nicht mit euch teilen können.

== In English: Taxes ==
'''<big>Caution: We are not allowed to advise you on your taxes - only tax consultants can legally to do that. Here we have collected experiences and tips from past rounds that may be helpful for you. However, please still get professional advice on your taxes.</big>'''

== Tax obligation ==
'''tldr;''' The Prototype Fund grant counts as a [https://www.haufe.de/finance/finance-office-professional/zuwendungen-aus-oeffentlichen-kassen-zur-projektfoerderung_idesk_PI11525_HI1580562.html "true grant"] ''(“echter Zuschuss”, a specific form of funding in Germany)'' which is why '''no sales tax''' should be payable. However, the projects' experience of the past rounds shows that, although no sales tax is payable, '''income tax is generally due''' (the types of tax are described in more detail below). Since the grant is paid out quarterly, it may have to be reported on two different tax returns over two years (in funding rounds in the winter).

'''Important for teams''': you must file a separate tax declaration for the GbR, which shows the profit / loss of each GbR member. For your personal income tax, only the final result will be added.

In the past, some projects have been successful in being exempt from income tax. A '''tested approach to establish a possible income tax exemption''' is as follows:

One files one's tax return (see below) by the due date for the appropriate year of the grant, but does not record the grant as a total, adding a letter in the following style (in German):
Im Jahr x hatte ich zusätzliche Einnahmen, die nicht in der abgegebenen Steuererklärung (Anlage 1) enthalten sind, da sie meiner Einschätzung nach laut §3 Einkommensteuergesetzsteuerfrei sind. Ich möchte Ihnen dies hiermit mitteilen und bitte Sie, die Steuerfreiheit zu überprüfen und diesbezüglich eine Bewertung vorzunehmen.

Es handelt sich um die folgenden Einnahmen:
1.Zuwendung des Bundesministeriums für Bildung und Forschung für das Forschungs-und Entwicklungsprojekt „x“ unter dem Förderkennzeichen x im Rahmen des Förderprogramms „Software Sprint“ in Höhe von x Euro.

Meiner Einschätzung nach sind die Einnahmen aus 1. nach §3 Nr. 11 Einkommensteuergesetz steuerfrei. Zur Prüfung habe ich Ihnen relevante Dokumente alsAnlagen beigefügt, zu denen ich im folgenden noch ein paar Erläuterungen habe.

Ihnen liegt der Zuwendungsbescheid (Anlage 2) vor, aus dem auf Seite 2 die Höhe der erhaltenen Zuwendung hervorgeht, sowie dass die Nebenbestimmungen „NKBF 2017“ Teil des Zuwendungsbescheids sind. Diese Nebenbestimmungen liegen ebenfalls bei (Anlage3). Dort ist zu entnehmen, dass mir als Zuwendungsempfänger die Ergebnisse des Forschungsprojekts gehören (Punkt 3.1 auf Seite 11) und dass mir das Recht aufausschließliche Nutzung eingeräumt wird (Punkt 3.2 auf Seite 11). Dies scheint mir insofern relevant, als dass in §3 Nr. 11 steht, dass „Voraussetzung für die Steuerfreiheit ist, dass der Empfänger mit den Bezügen nicht zu einer bestimmten wissenschaftlichen oder künstlerischen Gegenleistung oder zu einer bestimmten Arbeitnehmertätigkeit verpflichtet wird.“. Da die Forschungsergebnisse mir gehören, gibt es in diesem Sinne keine Gegenleistung, die von mir an das Bundesministerium oder den Projektträger erbracht wurde. Weiterhin liegt die Antwort des Bundesministeriums (Anlage 4) auf meinen Verwendungsnachweis bei, aus dem die Gesamtkosten des Vorhabens sowie der vom Bundgetragene Anteil hervorgehen.
In some cases, grantees have also had positive experiences appealing an initial decision on their income tax obligation. Examples of successful letters and appeals can be found [[Steuern#Beispiele für Anschreiben|in the German section above]] (please note that these are only available in German since your communication with the tax office will also be in German). There, you can also find a collection of different [[Steuern#Steuertipps|experiences depending on the tax office in Germany]]. We also have a channel on Zulip where you can talk to current and former grantees about their experiences regarding the tax office and taxes.

'''Tax liability for non-German residents:''' We recommend using the networking table. As well as providing a wealth of other information, it shows the places of residence of everyone who has agreed to be included in the network. You may find that there are grantees in your cohort who are tax-resident in the same country as you. It is worth reaching out to them directly, since regulations and deadlines vary from country to country. Take this opportunity to exchange information and support one another.

Please note that we are unable and unauthorised to provide further support on tax matters. We strongly advise you to hire a tax advisor who can provide you with personalized advice.

Some projects have also found it helpful to proactively contact their local tax office with questions (e.g., regarding potential tax exemptions). They can be very helpful (depending on your location).

=== ''Umsatzsteuer'' (Sales tax) ===
The sales tax concerns (almost) all companies. As a “ true subsidy”, no sales tax should be incurred for the funding from the Prototype Fund. As an entrepreneur subject to sales tax, you must submit an advance sales tax return monthly during the first two years of your self-employment. As a rule, this will be a so-called ''"Nullmeldung"'' for you.

=== ''Gewerbesteuer'' (Business Tax) ===
The ''Gewerbesteuer'' is a business tax - the moment you become self-employed, you also become a business. Only freelancers recognized by the tax office are exempt from business tax. Usually the tax office will deny you freelance status. If you pay business tax, it will be offset against your income tax, so that you end up paying almost the same amount as freelancers (if the "tax hack" above doesn‘t work).

=== ''Einkommensteuer'' (Income Tax) ===
Income tax is only indirectly related to the company. The profit you make from your business (or your GbR share) is generally subject to income tax as part of your income. (Employees pay payroll tax, which is an advance payment on income tax). As with your personal tax return, it is also possible to reduce your income tax burden in various ways when filing your income tax return. A tax advisor can advise you on what makes sense in your case.

=== The Tax Office (''Finanzamt'') wants to know a lot. ===
After you have registered the business, the tax office will contact you and ask you to fill in the tax registration form. You can wait for the tax office to contact you or fill out the form proactively. You can find a computer-executable template in the form center of the Federal Ministry of Finance. So that you are not overwhelmed by the 8 pages, here are some [https://www.formulare-bfinv.de/ffw/form/display.do?%24context=27F37B050AA7343D04AA instructions] to fill out the form:

* Page 1-3: Here you provide information about yourself as an entrepreneur and about your planned activity. In the case of a GbR, each partner must fill out this form.
* Page 3-5: Here the tax office wants to know everything about the new business and also whether you have been self-employed in the last 5 years.
* Page 5: Here you must enter the expected amount of your income. Income as an IT entrepreneur should be entered on line 112. Check if you expect to have any other income sources. You should choose the surplus income statement (Einnahmenüberschussrechnung) as the method of calculating profit.
* Page 6-7: Enter the amount of sales here - this includes the Prototype Fund grant, even if it is exempt from sales tax. If your turnover is less than € 17.500,00, you should use the small business regulation.
* Page 7: In case of a GbR enter it here.
* Page 8: If you already have a company account, the SEPA mandate can be sent directly here and a corresponding note can be added here. In case of a GbR send a copy of the articles of association and tick the box.

=== No tax number (''Steuernummer)''? ===
In a few cases, the tax office has refused to issue tax numbers for Prototype Fund projects because the teams are not entrepreneurial. Unfortunately, we have little info on this at the moment. Some of our teams reported:
- I think this even simplified the tax situation. We then transferred the funding from the GbR account proportionately to ourselves and declared it as tax-free income on our tax return. This went through without any problems (in Hamburg, Karlsruhe and Lörrach). In the meantime, it has also been approved by a tax consultant, even though she was naturally irritated by it at the first attempt. (...) How to get a business account without a tax number can be an interesting topic, depending on the bank. In our case, it helped that we had a tax number for a short period of time and I was able to provide that.

- Thanks for sharing your experience. Bank account was not a problem, we were able to put in the team tax IDs. That the whole GbR is not relevant for tax purposes was also confirmed to me by phone from the tax office. The problem now is, however, that the BMBF requires a tax number because the process provides for it and it is not to be changed. Did you submit the number that was later deactivated, or how did that work for you?

- I don't remember that exactly, but in case of doubt, that's exactly what we did... 🙂
[Translated from German]

'''Note'''

In the German section above we also provide many quotes from projects about [[Steuern#Steuertipps|their experiences with various tax offices]] and [[Steuern#Beispiele für Anschreiben|the letters that have helped them with establishing the tax exemption]].

Steuern

2026-09-02T14:31:16Z

Enyong:

''(English version below)''

'''<big>Achtung: Wir dürfen euch nicht zu euren Steuern beraten - das dürfen nur Steuerberater*innen. Hier haben wir Erfahrungen aus vergangenen Runden und Zitate gesammelt, die eventuell für euch hilfreich sein können. Lasst euch aber bitte trotzdem bei euren Steuern professionell beraten.</big>'''

== Steuerpflicht ==
'''tl;dr:''' Die Förderung durch den Prototype Fund gilt als [https://www.haufe.de/id/kommentar/zuwendungen-aus-oeffentlichen-kassen-zur-projektfoerderung-HI1580562.html “echter Zuschuss”], weswegen '''keine Umsatzsteuer''' anfallen sollte. Die Erfahrungswerte der Projekte besagen allerdings, dass zwar keine Umsatzsteuer, aber '''in aller Regel Einkommensteuer fällig wird''' (die Steuerarten werden unten näher beschrieben). Da die Auszahlung der Förderung quartalsweise erfolgt, kann es sein, dass sie in zwei verschiedenen Steuererklärungen über zwei Jahre angegeben werden muss.

'''Wichtig für Teams:''' Ihr müsst eine eigene Steuererklärung für die GbR abgeben, die den Gewinn / Verlust jedes GbR-Mitglieds ausweist. Bei eurer persönlichen Einkommensteuer wird nur das Endergebnis addiert.

Manche Projekte waren in der Vergangenheit damit erfolgreich, von der Einkommenssteuer befreit zu werden. Ein '''erprobter Ansatz, um eine etwaige Einkommensteuerfreiheit festzustellen''' ist folgender:

Man gibt fristgerecht seine Steuererklärung (Erläuterung siehe unten) für das entsprechende Jahr der Förderung ab, erfasst die Förderung allerdings nicht als Summe, sondern legt ein Schreiben im folgenden Stil bei:
Im Jahr x hatte ich zusätzliche Einnahmen, die nicht in der abgegebenen Steuererklärung (Anlage 1) enthalten sind, da sie meiner Einschätzung nach laut §3 Einkommensteuergesetzsteuerfrei sind. Ich möchte Ihnen dies hiermit mitteilen und bitte Sie, die Steuerfreiheit zu überprüfen und diesbezüglich eine Bewertung vorzunehmen.

Es handelt sich um die folgenden Einnahmen:
1.Zuwendung des Bundesministeriums für Bildung und Forschung für das Forschungs-und Entwicklungsprojekt „x“ unter dem Förderkennzeichen x im Rahmen des Förderprogramms „Software Sprint“ in Höhe von x Euro.

Meiner Einschätzung nach sind die Einnahmen aus 1. nach §3 Nr. 11 Einkommensteuergesetz steuerfrei. Zur Prüfung habe ich Ihnen relevante Dokumente als Anlagen beigefügt, zu denen ich im folgenden noch ein paar Erläuterungen habe.

Ihnen liegt der Zuwendungsbescheid (Anlage 2) vor, aus dem auf Seite 2 die Höhe der erhaltenen Zuwendung hervorgeht, sowie dass die Nebenbestimmungen „NKBF 2017“ Teil des Zuwendungsbescheids sind. Diese Nebenbestimmungen liegen ebenfalls bei (Anlage 3). Dort ist zu entnehmen, dass mir als Zuwendungsempfänger die Ergebnisse des Forschungsprojekts gehören (Punkt 3.1 auf Seite 11) und dass mir das Recht auf ausschließliche Nutzung eingeräumt wird (Punkt 3.2 auf Seite 11). Dies scheint mir insofern relevant, als dass in §3 Nr. 11 steht, dass „Voraussetzung für die Steuerfreiheit ist, dass der Empfänger mit den Bezügen nicht zu einer bestimmten wissenschaftlichen oder künstlerischen Gegenleistung oder zu einer bestimmten Arbeitnehmertätigkeit verpflichtet wird.“. Da die Forschungsergebnisse mir gehören, gibt es in diesem Sinne keine Gegenleistung, die von mir an das Bundesministerium oder den Projektträger erbracht wurde. Weiterhin liegt die Antwort des Bundesministeriums (Anlage 4) auf meinen Verwendungsnachweis bei, aus dem die Gesamtkosten des Vorhabens sowie der vom Bund getragene Anteil hervorgehen.
Teilweise haben Geförderte auch positive Erfahrungen damit gemacht, gegen eine erste Feststellung der Einkommenssteuerpflicht Widerspruch einzulegen. Beispiele für erfolgreiche Anschreiben und Widersprüche befinden sich [[Steuern#Beispiele für Anschreiben|weiter unten]]. Dort haben wir auch die [[Steuern#Steuertipps|unterschiedlichen Erfahrungen je nach Finanzamt]] gesammelt. Außerdem gibt es einen Channel auf Zulip, in dem ihr euch mit aktuellen und ehemaligen Geförderten rund um das Thema Finanzamt und Steuern austauschen könnt.

<big>Generell raten wir euch jedoch Zahlungen für die Einkommensteuer einzukalkulieren, da es keine klare Rechtsgrundlage für eine Steuerbefreiung gibt und die Erfahrungen der Geförderten sehr unterschiedlich sind. Falls ihr euch entscheidet für eine Befreiung der Einkommenssteuer zu argumentieren, raten wir euch das Geld für die Steuerzahlungen zurücklegen bis die finale Bestätigung für die Steuerbefreiung seitens des Finanzamtes vorliegt.</big>

'''Steuerpflicht mit Wohnsitz außerhalb Deutschlands:''' Für den Austausch untereinander empfehlen wir euch die Vernetzungstabelle. Dort findet ihr neben vielen anderen Informationen auch den Wohnsitz von allen, die der Vernetzung zugestimmt haben. Vielleicht gibt es Geförderte in eurem Jahrgang, die im selben Land steuerpflichtig sind, wie ihr. Hier lohnt sich din direkte Kontaktaufnahme, da Regelungen und Fristen von Land zu Land unterschiedlich sind. Nutzt die Möglichkeit des Austauschs und unterstützt euch gegenseitig.

Bitte habt Verständnis, dass wir euch in Steuerfragen nicht weiter unterstützen können und dürfen. Wir raten euch ausdrücklich dazu, eine*n Steuerberater*in zu beauftragen, der*die euch persönlich beraten können.

Einige Projekte haben auch gute Erfahrungen damit gemacht, ihr zuständiges Finanzamt proaktiv mit ihren Fragen zu kontaktieren (z.B. zur möglichen Steuerfreiheit). Sie können (je nach Standort) sehr hilfreich sein.

=== Umsatzsteuer ===
Die Umsatzsteuer betrifft (fast) alle Unternehmen. Für die Förderung durch den Prototype Fund sollte als "echter Zuschuss" keine Umsatzsteuer anfallen. Als umsatzsteuerpflichtige Unternehmer*innen müsst ihr in den ersten zwei Jahren eurer Selbstständigkeit monatlich eine Umsatzsteuervoranmeldung abgeben. Diese wird bei euch im Regelfall eine sogenannte „Null-Meldung“ sein.

=== Gewerbesteuer ===
Die Gewerbesteuer ist eine Unternehmenssteuer – in dem Augenblick, in dem ihr euch selbstständig macht, werdet ihr auch zu einem Unternehmen. Nur vom Finanzamt anerkannte Freiberufler*innen sind von der Gewerbesteuer befreit. Im Regelfall wird das Finanzamt den Status der Freiberuflichkeit verwehren. Wenn ihr Gewerbesteuer zahlt, wird diese mit der Einkommensteuer verrechnet, so dass ihr am Ende fast den gleichen Betrag wie Freiberufler*innen zahlt (falls der “Steuerhack” nicht greift).

=== Einkommensteuer ===
Die Einkommensteuer hat mit dem Unternehmen nur mittelbar zu tun. Der Gewinn, den ihr mit eurem Unternehmen (oder eurem GbR-Anteil) erwirtschaftet, ist in der Regel als Teil eures Einkommens einkommensteuerpflichtig. (Angestellte zahlen die Lohnsteuer, die eine Vorauszahlung auf die Einkommensteuer darstellt). Wie bei der persönlichen Steuererklärung ist es auch bei der Einkommenssteuererklärung möglich, auf verschiedenen Wegen die Steuerlast zu senken. Ein*e Steuerberater*in kann euch dabei beraten, was davon in eurem Fall sinnvoll ist.

=== Das Finanzamt will viel wissen ===
Nachdem ihr das Gewerbe angemeldet habt, wird sich das Finanzamt bei euch melden und darum bitten, den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung auszufüllen. Ihr könnt abwarten, bis das Finanzamt sich meldet oder den Bogen auch proaktiv ausfüllen. Ihr findet eine am Rechner ausführbare Vorlage im Formularcenter des Bundesfinanzministeriums. Damit ihr von den 8 Seiten nicht erschlagen werdet, hier einige [https://www.formulare-bfinv.de/ffw/action/invoke.do?id=034250 Ausfüllhinweise]:

* Seite 1-3: Hier macht ihr Angaben über euch als Unternehmer*in und über die geplante Tätigkeit. Bei einer GbR muss jede*r Teilhaber*in diesen Bogen ausfüllen.
* Seite 3-5: Hier möchte das Finanzamt alles über das neue Unternehmen wissen und möchte auch wissen, ob ihr in den letzten 5 Jahren schon einmal selbstständig wart.
* Seite 5: Hier müsst ihr die voraussichtliche Höhe eurer Einkünfte eintragen. Die Einkünfte als IT-Unternehmer*in gehören in Zeile 112. Schaut, ob ihr noch andere Einkünfte habt. Bei der Gewinnermittlungsart solltet ihr die Einnahmenüberschussrechnung wählen.
* Seite 6-7: Gebt hier die Höhe der Umsätze an – da gehört die Förderung des Prototype Fund mit hinein, auch wenn diese umsatzsteuerfrei ist. Wenn weniger als € 17.500,00 umgesetzt werden, solltet ihr von der Kleinunternehmerregelung Gebrauch machen.
*Seite 7: Im Falle einer GbR tragt diese hier ein.
* Seite 8: Wenn ihr schon ein Firmenkonto habt, kann hier direkt das SEPA-Mandat mitgesendet werden und eine entsprechendes Notiz hier vermerkt werden. Bei einer GbR sendet eine Kopie des Gesellschaftsvertrags mit und kreuzt das Feld an.

=== Keine Steuernummer? ===
In einigen wenigen Fällen hat das Finanzamt die Vergabe von Steuernummern für Prototype-Fund-Projekte abgelehnt, da die Teams nicht unternehmerisch tätig seien. Dazu haben wir zurzeit leider nur wenige Infos, Teams berichten:
- Ich glaube, das hat die steuerliche Situation sogar vereinfacht. Wir haben die Förderung dann vom GbR-Konto jeweils anteilig an uns überwiesen und als steuerfreie Einnahmen bei unserer Steuererklärung angegeben. Das ging problemlos durch (in Hamburg, Karlsruhe und Lörrach). Ist mittlerweile auch von einer Steuerberaterin abgesegnet, auch wenn die natürlich im ersten Anlauf davon irritiert war. (...) Wie man natürlich ohne Steuernummer ein Geschäftskonto bekommt, kann je nach Bank ein interessantes Thema sein. Bei uns hat geholfen, dass wir für einen kurzen Zeitraum eine Steuernummer hatten und ich die angeben konnte.

- Danke, dass du eure Erfahrungen teilst. Bankkonto war kein Problem, wir konnten die Steuer-IDs des Teams eintragen. Dass die ganze GbR steuerlich nicht relevant ist, wurde mir telefonisch vom Finanzamt auch bestätigt. Problem ist jetzt aber, dass das BMBF eine Steuernummer verlangt, weil der Prozess das so vorsieht und auch nicht geändert werden soll. Habt ihr dafür die später deaktivierte Nummer eingereicht, oder wie lief das bei euch ab?

- Daran erinnere ich mich nicht mehr so genau, im Zweifelsfall haben wir genau das gemacht… 🙂

== Steuertipps ==

=== Steuertipps & Erfahrungen pro Stadt/Finanzamt ===

==== Augsburg ====
Wir haben beim Finanzamt Augsburg auch die Empfehlungen/Hinweise befolgt, aber leider ist es hier scheinbar nicht steuerfrei. Begründet wird das damit, dass die Gelder für Lebenserhaltung an die Entwickler*innen geflossen sind und das dann keine Ausübung von wissenschaftlichen Tätigkeiten ist.

==== Berlin Neukölln ====
Hallo allerseits, bei mir hat es funktioniert: das Finanzamt Neukölln hat in meinem Fall befunden, dass die Förderung vom Prototype-Fund nicht als Einkommen zählt. Ich zahle also keine Einkommensteuer darauf.

Das lief so: ich habe meine Steuererklärung gemacht (im Juli 2019 für das Jahr 2018) und die Förderung nirgendwo eingetragen. Das ganze per Elster abgeschickt. Zusätzlich hab ich die Steuererklärung ausgedruckt und mit einem ausführlichen [https://cloud.okfn.de/s/b49Hmigrj5ALcPY Anschreiben] ans Finanzamt Neukölln geschickt. Es kam Mitte November ein Steuerbescheid ohne jegliche Reaktion auf mein Schreiben.

Dann habe ich noch einige Zeit vergehen lassen und auf eine Reaktion des Finanzamts gewartet. Vor einigen Tagen dachte ich mir es wäre inzwischen genug Zeit vergangen und hab dort mal angerufen. Die freundliche Mitarbeiterin teilte mir dann mit, dass das alles so akzeptiert wurde, wie ich es geschrieben hätte. Mich darüber zu informieren hätte sie nicht für nötig gehalten, da ich ja den Steuerbescheid erhalten hätte. Sei alles so in den Akten vermerkt.

==== Berlin Friedrichshain-Kreuzberg ====
Wir haben für audapolis gestern vom Finanzamt Friedrichshain-Kreuzberg den Brief bekommen, dass die Zuwendungen aus dem PTF gem. § 3 Nr. 11 Einkommensteuergesetz '''ertragsteuerlich steuerfrei''' und umsatzsteuerlich '''nicht steuerbare „echte Zuschüsse".''' sind. Wir hatten eine minimal abgewandelte Form von [[Steuern#Beispiel 3|dem]] Schreiben verwendet.

==== Berlin-Prenzlauer Berg ====
Wir hatten damals gegen die Entscheidung (ESt-steuerpflichtig) Einspruch eingelegt. Es hat sich alles etwas hingezogen, aber jetzt haben wir endlich Rückmeldung zu unserem Einspruch: Er wurde als unbegründet zurückgewiesen.

Zitat: "Der BFH hat entschieden, dass Zuschüsse/Zuwendungen, die einer GbR gewährt werden, die auf dem Gebiet der Wissenschaft oder Kunst unternehmerisch tätig ist, insoweit nicht unter §3 Nr 11 EStG fallen, als sie Vorabvergütungen im Sinne von §15 Abs. 1 Satz 1 Nr 2 EStG (Unternehmerlohn) abdecken. Soweit die Zuschüsse/Zuwendungen den kalkulatorischen Unternehmerlohn der Gesellschafter finanzieren, dienen sie der Bestreitung des Lebensunterhalts der Mitunternehmer und stellen damit steuerpflichtige EInnahmen aus selbständiger Tätigkeit dar ((§18 EStG)."

==== Berlin-Steglitz ====
Ich habe für die Einkommensteuererklärung für das Projekt (als einzelner, freiberuflicher Entwickler) ein kleines Schreiben wie bisher im Wiki beschrieben beigelegt. Darauf ist das Finanzamt aber überhaupt nicht eingegangen sondern hat einen eigenen (neuen) Weg gefunden die Einkünfte als steuerfrei zu sehen. Das könnte vielleicht in Zukunft eine neue Argumentation eröffnen.

Zitat:
"Der Zuschuss vom Bundesministerium für Bildung und Forschung wurde als echter Zuschuss zur Projektförderung auf der Grundlage der in Absch. 10.2 (10) Nr.1 UStAE (Umsatzsteueranwendungserlass) genannten Nebenbestimmungen berücksichtigt und ist somit umsatzsteuerfrei. Ertragssteuerlich wurde er als Kapitalzuschuss gewertet, da die Förderung einer Investitionstätigkeit im Vordergrund steht, und aufgrund der Angaben in der EÜR und den eingereichten Belegen als erfolgsneutral angesehen (Ausübung des Wahlrechts vgl. R 6.5 (2) Einkommensteuerrichtlinie)."

Mir wurde bei Nachfrage versichert, dass die Konsequenzen aus dieser Einschätzung zu einen sein, dass der Zuschuss nicht in der Einkommensteuererklärung auftaucht und dass ich als Folge beim Verkauf der Software keine Herstellungskosten geltend machen kann :D

Wollte nur rueckmelden, dass bei mir beim FA Berlin Steglitz die ESt-Befreiung mit einem schriftlichen verweis auf EStG §3 Abs. 11 ohne Rückfragen akzeptiert wurde. Ich wünsche euch allen viel Erfolg bei eurer Steuererklärung <3

==== Frankfurt am Main ====
Ich habe die [[Steuern#Beispiel 4|Begründung]] leicht angepasst (danke nochmal an die ursprüngliche Autor:in!) an mein Finanzamt (Frankfurt am Main) geschickt und nun eine positive Bestätigung für 2019 bekommen. In unserem Fall heißt das konkret, dass wir die Zuschüsse des BMBF nicht in der Einnahme-Überschuss-Rechnung (EÜR) der GbR unseres Teams aufführen müssen, was heißt, dass in der Feststellungserklärung (Steuererklärung der GbR) keine Einnahmen auftauchen. In der persönlichen EÜR (und damit der Einkommen-Steuererklärung) müssen die anteiligen Auszahlungen aus der GbR an die Mitglieder dann auch nicht aufgeführt werden.

==== Halle (Saale) ====
Mir hat das Finanzamt Halle einen Bescheid über Einkommenssteuervorauszahlungen geschickt, in dem sie die Förderung des BMBF zu meinem Einkommen gerechnet haben. Ich habe dagegen Einspruch eingelegt und daraufhin einen korrigierten Bescheid bekommen, ohne die Fördersumme. Ich hab mich dabei an der [[Steuern#Beispiel 3|Argumentation]] orientiert, die blinry hier irgendwann mal reingeschrieben hat. Folgendes habe ich an das Finamt geschrieben: [[Steuern#Beispiel 6: Widerspruch einlegen|>>LINK<<]]

Da habe ich dann noch einen Scan des Zuwendnungsbescheids und die Nebenbestimmungen (Tipp, die sind hier online zu finden) angehängt.

In der Einkommenssteuererklärung (also nicht mehr die Vorauszahlung) hat das Finanzamt die eingereichte Erklärung ohne die Einnahmen der GbR nicht akzeptiert.
Sie sagen dazu: „Die Zuwendungen aus dem Bundeshaushalt für das Vorhaben ‚Software Sprint - Einzelvorhaben: [Mein Projekt]‘ stellt keine steuerfreie Einnahme dar. Der Gewinn wurde entsprechend […] erhöht“
Weil ich in dem Jahr unter der Steuerfreiheitsgrenze geblieben bin, habe ich dagegen keinen Einspruch eingelegt.

==== Hamburg Altona ====
Hallo zusammen, auch das Finanzamt Hamburg Altona hat unsere Begründung für die Steuerfreiheit der erhaltenen Gelder akzeptiert 🎉 Wir haben ähnlich wie in der Vorlage von blinry (danke!) argumentiert, und vorsichtigerweise auch beschrieben, dass keine "Arbeitsnehmertätigkeit" vorlag (also keine Weisungsbefugnis, etc. das zweite Kriterium in §3 Nr. 11 Satz 3 EStG). Wir haben dazu eine Erklärung zur Feststellung beim Finanzamt eingereicht und parallel eine schriftliche Mitteilung via Elster verschickt, und in beiden aufeinander verwiesen. Ca 4 Wochen später kam dann die "Einheitliche und gesonderte Feststellung". Darin ist bei jede\\*r Gesellschafter\\*in als Einkommen aus der GbR € 0,00 vermerkt.

==== Köln ====
Kurzes update aus Köln: Unser Steuerberater hat beim Finanzamt nachgefragt (da es als GbR nicht so einfach klappt wie bei einer Einzelperson - und ich vermute T. hatte als Einzelperson das Begleitschreiben eingereicht). Leider antwortet uns das Finanzamt, dass wir versteuern müssen, mit Verweis auf dieses Urteil: <nowiki>https://datenbank.nwb.de/Dokument/Anzeigen/210835/</nowiki>

Wir recherchieren gerade noch ob sich ein Einspruch lohnt, aber Aussage des Steuerberaters Stand heute ist: "Bei Einzelpersonen und geringen Beträgen kann es sein, dass das Finanzamt das einfach kommentarlos akzeptiert. Bei Entnahmen aus einer GbR wird das wahrscheinlich nicht funktionieren."
Immer noch nix finales, aber es macht Sinn die potentiellen Steuern zur Seite zu legen.

==== München ====
Wir haben als GbR an der vorletzten Prototype-Runde teilgenommen und nun stand natürlich die Steuererklärung an - für das Jahr 2023 in diesem Fall. Und, um es kurz zu machen, es hat geklappt! Die freundlichen Damen und Herren vom Finanzamt München sind den Argumenten in meinem Schreiben gefolgt und haben die Förderung steuerfrei gestellt - bedingungslos und unwiderruflich (kein "Vorbehalt der Nachprüfung"). Das bedeutet, auch die in 2024 geflossenen Beträge sind dann steuerfrei.Das Schreiben war angelehnt an einige Tipps hier im Forum. Für unsere GbR macht das insgesamt ca. 6.000 Euro "Mehrerlös" aus, das ist ja auch nicht von schlechten Eltern ...

==== Starnberg ====
Diese Woche habe ich Rückmeldung von meinem Finanzamt (Starnberg) bekommen, die der im Wiki vorgeschlagenen Argumentation nicht folgen möchte:

"Die Einnahmen aus der Zuwendung des Bundesministeriums für Bildung und Forschung für das Forschungs- und Entwicklungsprojekt "Voice-QL" sind nicht nach §3 Nr.11 EStG steuerfrei, da die Förderung für einen bestimmten Zweck ist, weswegen §3 Nr.11 S.3 EStG nicht anzuwenden ist. Die Einkünfte sind daher als sonstige Einkünfte aus anderen Leistungen nach §22 Nr. 3 EStG bei Zufluss zu erklären."

Mein Antrag auf Steuerbefreiung der Fördersumme von Runde 12 bei der Steuererklärung wurde damals vom Finanzamt Starnberg abgelehnt. Durch mehrere Wiki-Beträge motiviert habe ich mir nun doch noch einmal die Zeit genommen, einen Brief an das Finanzamt zu formulieren und Widerspruch gegen den Steuerbescheid eingelegt.

Heute kam ein korrigierter Bescheid per Briefpost, mein Widerspruch wurde anerkannt! Statt einer Nachzahlung gibt es nun eine Rückzahlungn:-)

"Sehr geehrte Damen und Herren,

Im Bescheid für 2023 lese ich die Einschätzung, dass die Zuwendung des BMBF für das Projekt '[...]' nicht steuerfrei ist.
Der Zuschuss wurde im Rahmen der bundesweiten Maßnahme PrototypeFund(PTF) gewährt. Durch persönlichen Kontakt mit anderen PTF-Förderprojekten wurde mir bekannt, dass andere Finanzämter (z. B. Frankfurt am Main, Berlin-Neukölln, Berlin-Steglitz, Berlin Friedrichshain-Kreuzberg oder Hamburg Altona) es so sehen, dass diese Zuwendung NICHT versteuert werden muss.
Als Erläuterung wird angeführt:
'Der Zuschuss vom Bundesministerium für Bildung und Forschung wurde als echter Zuschuss zur Projektförderung auf der Grundlage der in Absch. 10.2 (10) Nr.1 UStAE (Umsatzsteueranwendungserlass) genannten Nebenbestimmungen berücksichtigt und ist somit umsatzsteuerfrei. Ertragssteuerlich wurde er als Kapitalzuschuss gewertet, da die Förderung einer Investitionstätigkeit im Vordergrund steht, und aufgrund der Angaben in der EÜR und den eingereichten Belegen als erfolgsneutral angesehen (Ausübung des Wahlrechts vgl. R 6.5 (2) Einkommensteuerrichtlinie).'
Ein weiteres Finanzamt sagt, dass ...
... 'Zuwendungen aus dem PTF gem. § 3 Nr. 11 Einkommensteuergesetz ertragsteuerlich steuerfrei und umsatzsteuerlich nicht steuerbare 'echte Zuschüsse' sind'
Aus beigefügten Nebenbestimmungen geht hervor, dass mir gegenüber keine Weisungsbefugnis besteht und sowohl Verwertungsrechte wie auch Forschungsergebnisse mir gehören. So gibt es in diesem Sinne keine Gegenleistung, die von mir an das Bundesministerium oder den Projektträger erbracht wurde.
Die Besteuerung der Zuwendung würde für mich und meine Familie eine finanzielle Belastung darstellen. Vor dem Hintergrund der unterschiedlichen Praxis anderer Finanzämter lege ich deshalb Widerspruch gegen den Bescheid ein und bitte um eine erneute Prüfung des Sachverhalts.
Weitere Unterlagen zur Klärung stelle ich bei Bedarf gerne zur Verfügung.

Mit freundlichen Grüßen,
[...]"

== Beispiele für Anschreiben ==
Diese Textbausteine für die Einkommenssteuerfreiheit wurden bereits erfolgreich beim Finanzamt eingereicht. Reuse & remix :D

=== Beispiel 1 ===
[https://cloud.okfn.de/s/b49Hmigrj5ALcPY '''Hier befindet sich ein Beispiel-Anschreiben als PDF.''']

=== Beispiel 2 ===
[https://cloud.okfn.de/s/TbQMg6ALPZkkwYZ '''Hier befindet sich ein weiteres Beispiel-Anschreiben als PDF.''']

=== Beispiel 3 ===
Zur Abwendung des Zwangsgeldes für mich und meine Mitgesellschafter*in habe ich auch noch einmal einen Blick in das Einkommensteuergesetz geworfen und festgestellt, dass meiner Einschätzung nach die Einnahmen der GbR im Jahr 2019 nach §3 Nr. 11 EkSt steuerbefreit sind. Es handelt sich um eine Zuwendung des Bundesministeriums für Bildung und Forschung für das Forschungs- und Entwicklungsprojekt „—-“ unter dem Förderkennzeichen “----” Rahmen des Förderprogramms „Software Sprint“ in Höhe von — €. Ich möchte Ihnen dies hiermit mitteilen und bitte Sie, die Steuerfreiheit zu überprüfen und diesbezüglich eine Bewertung vorzunehmen. Zur Prüfung habe ich Ihnen den Änderungsbescheid zum ursprünglichen Zuwendungsbescheid vom (--Datum–) als Anlage beigefügt. Außerdem verweise ich auf die Nebenbestimmungen für Zuwendungen des BMBF (NKBF2017, Web-Link <nowiki>https://www.bmbf.de/foerderungen/bekanntmachung-1429.html</nowiki>), aus denen in Abschnitt 3 hervorgeht, dass uns als Zuwendungsempfängern die Ergebnisse des Forschungsprojekts gehören und uns das ausschließliche Nutzungsrecht eingeräumt wird (Seite 11). Dies scheint mir insofern relevant, als dass in §3 Nr. 11 EkSt festgelegt ist, dass „Voraussetzung für die Steuerfreiheit ist, dass der Empfänger mit den Bezügen nicht zu einer bestimmten wissenschaftlichen oder künstlerischen Gegenleistung oder zu einer bestimmten Arbeitnehmertätigkeit verpflichtet wird“. Da die Forschungsergebnisse uns gehören, gibt es in diesem Sinne keine Gegenleistung, die an das Bundesministerium oder den Projektträger erbracht wurde.

=== Beispiel 4 ===
''Sehr geehrte Damen und Herren,

Im Jahr 2020 haben wir Zuschüsse des Bundesministeriums für Bildung und Forschung in der abgegebenen GbR-Feststellungserklärung \emph{nicht} versteuert, da wir sie für steuerfrei auf Grundlage von §3 Einkommensteuergesetz halten. Wir möchten Ihnen dies hiermit mitteilen und bitten Sie, die Steuerfreiheit zu überprüfen und diesbezüglich eine Bewertung vorzunehmen.

Es handelt sich um die folgenden Einnahmen:

Zuwendung des Bundesministeriums für Bildung und Forschung für das Forschungs- und Entwicklungsprojekt „—“ unter dem Förderkennzeichen —-- im Rahmen des Förderprogramms „Software Sprint“ in Höhe von \EUR{---}.

Unserer Einschätzung nach sind die Einnahmen nach §3 Nr. 11 Einkommensteuergesetz steuerfrei. Zur Prüfung haben wir Ihnen den Zuwendungsbescheid als Anlagen beigefügt, zu denen wir noch folgende Erläuterungen haben:

Auf Seite 2 geht die Gesamthöhe der erhaltenen Zuwendung hervor (verteilt auf die Jahre 2020 und 2021 gemäß des ebenfalls beigefügten Änderungsbescheides vom –datum–), sowie auf Seite 3 dass die Nebenbestimmungen „NKBF 2017“ Teil des Zuwendungsbescheids sind. Diese Nebenbestimmungen liegen ebenfalls bei. Dort ist zu entnehmen, dass der GbR als Zuwendungsempfängerin die Ergebnisse des Forschungsprojekts gehören (Punkt 3.1 auf Seite 11) und dass ihr das Recht auf ausschließliche Nutzung eingeräumt wird (Punkt 3.2 auf Seite 11). Dies scheint mir insofern relevant, als dass in §3 Nr. 11 steht, dass „Voraussetzung für die Steuerfreiheit ist, dass der Empfänger mit den Bezügen nicht zu einer bestimmten wissenschaftlichen oder künstlerischen Gegenleistung oder zu einer bestimmten Arbeitnehmertätigkeit verpflichtet wird“. Da die Forschungsergebnisse uns gehören, gibt es in diesem Sinne keine Gegenleistung, die von uns an das Bundesministerium oder den Projektträger erbracht wurde.

Weitere Anlage ist der Zahlungsnachweis vom 27. November 2020, aus dem die erhaltene Zuwendung im Jahr 2020 hervorgeht. Weitere Zahlungen erfolgten im Jahr 2020 nicht. Falls Sie weitere Belege benötigen, reichen wir diese natürlich gern nach.

Mit freundlichen Grüßen''

Das generiert eine Transaktions-ID. Dann haben wir die "Gesonderte und einheitliche Feststellung" für die GbR ausgefüllt, mit 0 EUR Einnahmen, und jeweils 0 EUR Entnahmen von uns beiden. Im "Anmerkungs"-Feld haben wir die Transaktions-ID referenziert:

Siehe separat übermittelte Mitteilung: Transferticket ep1342j69pyzh07gjw47isfexxad1ux8;
Auftrag: Sonstige Nachricht an das Finanzamt;
Ordnungskriterium: 14/130/05478;
Abgabezeit: Freitag, 14. Mai 2021, 17:58:27

Achso, und der Brief hatte als Anhänge noch den NKBF 2017, den Zuwendungsbescheid (plus eine Korrektur für die Aufteilung des Geldes auf die Jahre), und den ersten Zahlungsnachweis aus Profi Online.

=== Beispiel 5 ===
Im Jahr 2019 habe ich Zuschüsse des Bundesministeriums für Bildung und Forschung in der abgegebenen GbR-Feststellungserklärung nicht versteuert, da ich sie für steuerfrei auf Grundlage von §3 Einkommensteuergesetz halte. Ich möchte Ihnen dies hiermit mitteilen und bitte Sie, die Steuerfreiheit zu überprüfen und diesbezüglich eine Bewertung vorzunehmen. Es handelt sich um die folgenden Einnahmen: Zuwendung des Bundesministeriums für Bildung und Forschung für das Forschungs- und Entwicklungsprojekt „XXXXX“ unter dem Förderkennzeichen XX|XXXXXX im Rahmen des Förderprogramms „Software Sprint“ in Höhe von X.XXX,XX€. Meiner Einschätzung nach sind die Einnahmen nach §3 Nr. 11 Einkommensteuergesetz steuerfrei. Zur Prüfung habe ich Ihnen den Zuwendungsbescheid als Anlagen beigefügt, zu denen ich im folgenden noch ein paar Erläuterungen habe: Auf Seite 2 geht die Höhe der erhaltenen Zuwendung hervor (50% der Zuwendungen im Haushaltsjahr 2019), sowie auf Seite 3 dass die Nebenbestimmungen „NKBF 98“ Teil des Zuwendungs bescheids sind. Diese Nebenbestimmungen liegen ebenfalls bei. Dort ist zu entnehmen, dass mir als Zuwendungsempfänger die Ergebnisse des Forschungsprojekts gehören (Punkt 9.2 auf Seite 7) und dass mir das Recht auf ausschließliche Nutzung eingeräumt wird (Punkt 12.1 auf Seite 9). Dies scheint mir insofern relevant, als dass in §3 Nr. 11 steht, dass „Voraussetzung für die Steuer freiheit ist, dass der Empfänger mit den Bezügen nicht zu einer bestimmten wissenschaftlichen > oder künstlerischen Gegenleistung oder zu einer bestimmten Arbeitnehmertätigkeit verpflichtet > wird“. Da die Forschungsergebnisse mir gehören, gibt es in diesem Sinne keine Gegenleistung, die > von mir an das Bundesministerium oder den Projektträger erbracht wurde. Weiterhin liegt die > Antwort des Bundesministeriums (Anlage 4) auf meinen Verwendungsnachweis bei, aus dem die Gesamtkosten des Vorhabens sowie der vom Bund getragene Anteil hervorgehen.

=== Beispiel 6: ===
''Sehr geehrte Damen und Herren,

im Jahr 2023 hatte die GbR Einnahmen, die nicht in der hier abgegebenen Steuer-/ Feststellungserklärung enthalten sind, da diese nach unserer Einschätzung gemäß §3 Nr. 11 Einkommensteuergesetz steuerfrei sind. (Zitat aus der genannten Vorschrift: »Steuerfrei sind … (Nr. 11) Bezüge aus öffentlichen Mitteln … die … zu dem Zweck bewilligt werden, … die Wissenschaft oder Kunst unmittelbar zu fördern.«)
Wir teilen Ihnen dies hiermit mit und bitten Sie, diesen Sachverhalt zu überprüfen und diesbezüglich eine Bewertung vorzunehmen. Es handelt sich um die folgende Einnahme:
- Zuwendungsbescheid des Bundesministeriums für Bildung und Forschung für das Forschungs- und Entwicklungsprojekt „Software Sprint – Einzelvorhaben: [wie im Zuwendungsbescheid] in Höhe von [in diesem Jahr geflossene Gelder – nicht der gesamte Betrag] € für das Kalenderjahr 2023.
Zur Prüfung haben wir die relevanten Dokumente beigefügt, zu denen wir Folgendes erläutern möchten.
Zum einen handelt es sich um den Zuwendungsbescheid vom [Datum], aus dem auf Seite 2 die Höhe der Zuwendung von [Betrag in diesem Jahr] Euro hervorgeht. Des weiteren wird auf Seite 3 festgestellt, dass die »Nebenbestimmungen NKBF 2017« Teil des Zuwendungsbescheids sind. Die NKBF haben wir nicht vollständig mitgesandt, diese liegen z.B. vor unter https://foerderportal.bund.de/easy/module/profi_formularschrank/download.php?datei1=3175
Als Anlage senden wir den wohl relevanten Ausschnitt (Seite 11/17): Dort ist festgehalten, dass dem Zuwendungsempfänger (hier also der GbR) alle Eigentumsrechte an den Ergebnissen des Projekts gehören (Punkt 3.1) und ihm alle Nutzungs- und Verwertungsrechte zustehen (Punkt 3.2).
Diese Punkte heben wir deshalb heraus, da im genannten §3 Nr. 11 Satz 3 ESt. steht, dass »Voraussetzung für die Steuerfreiheit ist, dass der Empfänger mit den Bezügen nicht zu einer bestimmten wissenschaftlichen oder künstlerischen Gegenleistung oder zu einer bestimmten Arbeitnehmertätigkeit verpflichtet wird«.
Da die Ergebnisse allein der GbR gehören, gibt es im Sinne dieser Vorschrift auch keine Gegenleistung, die von uns an das Bundesministerium oder den Projektträger erbracht wurde.
Uns ist klar, dass bei einer steuerfreien Zuwendung keine (Betriebs-) Ausgaben angesetzt werden können und keine USt. entsteht. Für Rückfragen stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung.

Mit freundlichen Grüßen, [Name geschäftsführender Gesellschafter der GbR]

Anlage 1: Zuwendungsbescheid vom [Datum]
Anlage 2: Nebenbestimmungen (NKBF 2017 -Auszug-) als Teil des
Zuwendungsbescheids''

=== Beispiel 7: Widerspruch einlegen ===
''Guten Tag,

in Ihrem Schreiben vom [DATUM] setzten Sie für mich Einkommenssteuervorauszahlungen fest. Gegen diese lege ich hiermit Widerspruch ein. Zwar habe ich angegeben, über die [UNTERNEHMEN] GbR [FÖRDERSUMME] € an Einnahmen erzielen zu wollen, diese bestehen jedoch vollständig aus echten Zuwendungen des Bundesministeriums für Bildung und Forschung im Rahmen des Förderprogramms "Software Sprint" zur Förderung der Wissenschaft unter dem Förderkennzeichen [FKZ] (siehe Zuwendungsbescheid im Anhang). Entsprechend mache ich geltend, dass diese Einnahmen nach §3 Nr. 11 EStG als steuerfrei zu betrachten sind. Nach den für den Zuwendungsbescheid geltenden Förderbestimmmungen (NKBF 2017, im Anhang) verbleibt das alleinige Verwertungsrecht für die Forschungsergebnisse bei der GbR als Zuwendungsempfängerin, was den Anforderungen des §3 Nr. 11 Satz 3 EStG an den Ausschluss einer Gegenleistung entspricht.

Ich bitte demnach um Aufhebung Ihres Vorauszahlungsbescheids.

Mit freundlichen Grüßen

=== Beispiel 8: Widerspruch einlegen ===
'''[https://cloud.okfn.de/s/YGDCLbdnKr8RNbG Hier befindet sich ein Beispiel-Anschreiben für einen Widerspruch als PDF.]'''

==== Hintergrund-Informationen zu diesem Beispiel ====
Einige Finanzämter verweisen zur Begründung der Steuerpflicht auf [https://www.foerderinfo.bund.de/foerderinfo/de/beratung/faq/faq_node.html das FAQ der Förderberatung „Forschung und Innovation“ des Bundes]. Dort heißt es, dass Zuwendungen grundsätzlich den Ertragssteuern, im Falle des PTFs also der Einkommenssteuer, unterliegen. Die geförderte Person, von der dieser Widerspruch stammt, hat bei der Förderberatung direkt nach der gesetzlichen Grundlage für diesen FAQ-Eintrag gefragt:
Die Antwort war sehr aufschlussreich: Die Aussage im FAQ basiert nicht direkt auf einem Gesetz, sondern entspricht lediglich der von den Ministerien vorgegebenen „Verwaltungspraxis“. Die letztendliche Entscheidung über den Einzelfall (und die Auslegung des Begriffs „Zuschuss“) liegt allein im Ermessen des zuständigen Finanzamts.

Das entkräftet das FAQ als pauschales Gegenargument und hat mir den Weg frei gemacht, mich in der Begründung direkt auf die relevanten Steuergesetze zu stützen; insbesondere auf die Steuerfreiheit nach § 3 Nr. 11 EStG (Bezüge aus öffentlichen Mitteln zur Förderung der Wissenschaft).

Bitte habt Verständnis, dass wir die Antwort der Förderberatung, auf die hier Bezug genommen wird, nicht mit euch teilen können.

== In English: Taxes ==
'''<big>Caution: We are not allowed to advise you on your taxes - only tax consultants can legally to do that. Here we have collected experiences and tips from past rounds that may be helpful for you. However, please still get professional advice on your taxes.</big>'''

== Tax obligation ==
'''tldr;''' The Prototype Fund grant counts as a [https://www.haufe.de/finance/finance-office-professional/zuwendungen-aus-oeffentlichen-kassen-zur-projektfoerderung_idesk_PI11525_HI1580562.html "true grant"] ''(“echter Zuschuss”, a specific form of funding in Germany)'' which is why '''no sales tax''' should be payable. However, the projects' experience of the past rounds shows that, although no sales tax is payable, '''income tax is generally due''' (the types of tax are described in more detail below). Since the grant is paid out quarterly, it may have to be reported on two different tax returns over two years (in funding rounds in the winter).

'''Important for teams''': you must file a separate tax declaration for the GbR, which shows the profit / loss of each GbR member. For your personal income tax, only the final result will be added.

In the past, some projects have been successful in being exempt from income tax. A '''tested approach to establish a possible income tax exemption''' is as follows:

One files one's tax return (see below) by the due date for the appropriate year of the grant, but does not record the grant as a total, adding a letter in the following style (in German):
Im Jahr x hatte ich zusätzliche Einnahmen, die nicht in der abgegebenen Steuererklärung (Anlage 1) enthalten sind, da sie meiner Einschätzung nach laut §3 Einkommensteuergesetzsteuerfrei sind. Ich möchte Ihnen dies hiermit mitteilen und bitte Sie, die Steuerfreiheit zu überprüfen und diesbezüglich eine Bewertung vorzunehmen.

Es handelt sich um die folgenden Einnahmen:
1.Zuwendung des Bundesministeriums für Bildung und Forschung für das Forschungs-und Entwicklungsprojekt „x“ unter dem Förderkennzeichen x im Rahmen des Förderprogramms „Software Sprint“ in Höhe von x Euro.

Meiner Einschätzung nach sind die Einnahmen aus 1. nach §3 Nr. 11 Einkommensteuergesetz steuerfrei. Zur Prüfung habe ich Ihnen relevante Dokumente alsAnlagen beigefügt, zu denen ich im folgenden noch ein paar Erläuterungen habe.

Ihnen liegt der Zuwendungsbescheid (Anlage 2) vor, aus dem auf Seite 2 die Höhe der erhaltenen Zuwendung hervorgeht, sowie dass die Nebenbestimmungen „NKBF 2017“ Teil des Zuwendungsbescheids sind. Diese Nebenbestimmungen liegen ebenfalls bei (Anlage3). Dort ist zu entnehmen, dass mir als Zuwendungsempfänger die Ergebnisse des Forschungsprojekts gehören (Punkt 3.1 auf Seite 11) und dass mir das Recht aufausschließliche Nutzung eingeräumt wird (Punkt 3.2 auf Seite 11). Dies scheint mir insofern relevant, als dass in §3 Nr. 11 steht, dass „Voraussetzung für die Steuerfreiheit ist, dass der Empfänger mit den Bezügen nicht zu einer bestimmten wissenschaftlichen oder künstlerischen Gegenleistung oder zu einer bestimmten Arbeitnehmertätigkeit verpflichtet wird.“. Da die Forschungsergebnisse mir gehören, gibt es in diesem Sinne keine Gegenleistung, die von mir an das Bundesministerium oder den Projektträger erbracht wurde. Weiterhin liegt die Antwort des Bundesministeriums (Anlage 4) auf meinen Verwendungsnachweis bei, aus dem die Gesamtkosten des Vorhabens sowie der vom Bundgetragene Anteil hervorgehen.
In some cases, grantees have also had positive experiences appealing an initial decision on their income tax obligation. Examples of successful letters and appeals can be found [[Steuern#Beispiele für Anschreiben|in the German section above]] (please note that these are only available in German since your communication with the tax office will also be in German). There, you can also find a collection of different [[Steuern#Steuertipps|experiences depending on the tax office in Germany]]. We also have a channel on Zulip where you can talk to current and former grantees about their experiences regarding the tax office and taxes.

'''Tax liability for non-German residents:''' We recommend using the networking table. As well as providing a wealth of other information, it shows the places of residence of everyone who has agreed to be included in the network. You may find that there are grantees in your cohort who are tax-resident in the same country as you. It is worth reaching out to them directly, since regulations and deadlines vary from country to country. Take this opportunity to exchange information and support one another.

Please note that we are unable and unauthorised to provide further support on tax matters. We strongly advise you to hire a tax advisor who can provide you with personalized advice.

Some projects have also found it helpful to proactively contact their local tax office with questions (e.g., regarding potential tax exemptions). They can be very helpful (depending on your location).

=== ''Umsatzsteuer'' (Sales tax) ===
The sales tax concerns (almost) all companies. As a “ true subsidy”, no sales tax should be incurred for the funding from the Prototype Fund. As an entrepreneur subject to sales tax, you must submit an advance sales tax return monthly during the first two years of your self-employment. As a rule, this will be a so-called ''"Nullmeldung"'' for you.

=== ''Gewerbesteuer'' (Business Tax) ===
The ''Gewerbesteuer'' is a business tax - the moment you become self-employed, you also become a business. Only freelancers recognized by the tax office are exempt from business tax. Usually the tax office will deny you freelance status. If you pay business tax, it will be offset against your income tax, so that you end up paying almost the same amount as freelancers (if the "tax hack" above doesn‘t work).

=== ''Einkommensteuer'' (Income Tax) ===
Income tax is only indirectly related to the company. The profit you make from your business (or your GbR share) is generally subject to income tax as part of your income. (Employees pay payroll tax, which is an advance payment on income tax). As with your personal tax return, it is also possible to reduce your income tax burden in various ways when filing your income tax return. A tax advisor can advise you on what makes sense in your case.

=== The Tax Office (''Finanzamt'') wants to know a lot. ===
After you have registered the business, the tax office will contact you and ask you to fill in the tax registration form. You can wait for the tax office to contact you or fill out the form proactively. You can find a computer-executable template in the form center of the Federal Ministry of Finance. So that you are not overwhelmed by the 8 pages, here are some [https://www.formulare-bfinv.de/ffw/form/display.do?%24context=27F37B050AA7343D04AA instructions] to fill out the form:

* Page 1-3: Here you provide information about yourself as an entrepreneur and about your planned activity. In the case of a GbR, each partner must fill out this form.
* Page 3-5: Here the tax office wants to know everything about the new business and also whether you have been self-employed in the last 5 years.
* Page 5: Here you must enter the expected amount of your income. Income as an IT entrepreneur should be entered on line 112. Check if you expect to have any other income sources. You should choose the surplus income statement (Einnahmenüberschussrechnung) as the method of calculating profit.
* Page 6-7: Enter the amount of sales here - this includes the Prototype Fund grant, even if it is exempt from sales tax. If your turnover is less than € 17.500,00, you should use the small business regulation.
* Page 7: In case of a GbR enter it here.
* Page 8: If you already have a company account, the SEPA mandate can be sent directly here and a corresponding note can be added here. In case of a GbR send a copy of the articles of association and tick the box.

=== No tax number (''Steuernummer)''? ===
In a few cases, the tax office has refused to issue tax numbers for Prototype Fund projects because the teams are not entrepreneurial. Unfortunately, we have little info on this at the moment. Some of our teams reported:
- I think this even simplified the tax situation. We then transferred the funding from the GbR account proportionately to ourselves and declared it as tax-free income on our tax return. This went through without any problems (in Hamburg, Karlsruhe and Lörrach). In the meantime, it has also been approved by a tax consultant, even though she was naturally irritated by it at the first attempt. (...) How to get a business account without a tax number can be an interesting topic, depending on the bank. In our case, it helped that we had a tax number for a short period of time and I was able to provide that.

- Thanks for sharing your experience. Bank account was not a problem, we were able to put in the team tax IDs. That the whole GbR is not relevant for tax purposes was also confirmed to me by phone from the tax office. The problem now is, however, that the BMBF requires a tax number because the process provides for it and it is not to be changed. Did you submit the number that was later deactivated, or how did that work for you?

- I don't remember that exactly, but in case of doubt, that's exactly what we did... 🙂
[Translated from German]

'''Note'''

In the German section above we also provide many quotes from projects about [[Steuern#Steuertipps|their experiences with various tax offices]] and [[Steuern#Beispiele für Anschreiben|the letters that have helped them with establishing the tax exemption]].

Steuern

2026-09-02T14:30:24Z

Enyong: /* Einkommensteuer */

''(English version below)''

'''<big>Achtung: Wir dürfen euch nicht zu euren Steuern beraten - das dürfen nur Steuerberater*innen. Hier haben wir Erfahrungen aus vergangenen Runden und Zitate gesammelt, die eventuell für euch hilfreich sein können. Lasst euch aber bitte trotzdem bei euren Steuern professionell beraten.</big>'''

== Steuerpflicht ==
'''tl;dr:''' Die Förderung durch den Prototype Fund gilt als [https://www.haufe.de/id/kommentar/zuwendungen-aus-oeffentlichen-kassen-zur-projektfoerderung-HI1580562.html “echter Zuschuss”], weswegen '''keine Umsatzsteuer''' anfallen sollte. Die Erfahrungswerte der Projekte besagen allerdings, dass zwar keine Umsatzsteuer, aber '''in aller Regel Einkommensteuer fällig wird''' (die Steuerarten werden unten näher beschrieben). Da die Auszahlung der Förderung quartalsweise erfolgt, kann es sein, dass sie in zwei verschiedenen Steuererklärungen über zwei Jahre angegeben werden muss.

'''Wichtig für Teams:''' Ihr müsst eine eigene Steuererklärung für die GbR abgeben, die den Gewinn / Verlust jedes GbR-Mitglieds ausweist. Bei eurer persönlichen Einkommensteuer wird nur das Endergebnis addiert.

Manche Projekte waren in der Vergangenheit damit erfolgreich, von der Einkommenssteuer befreit zu werden. Ein '''erprobter Ansatz, um eine etwaige Einkommensteuerfreiheit festzustellen''' ist folgender:

Man gibt fristgerecht seine Steuererklärung (Erläuterung siehe unten) für das entsprechende Jahr der Förderung ab, erfasst die Förderung allerdings nicht als Summe, sondern legt ein Schreiben im folgenden Stil bei:
Im Jahr x hatte ich zusätzliche Einnahmen, die nicht in der abgegebenen Steuererklärung (Anlage 1) enthalten sind, da sie meiner Einschätzung nach laut §3 Einkommensteuergesetzsteuerfrei sind. Ich möchte Ihnen dies hiermit mitteilen und bitte Sie, die Steuerfreiheit zu überprüfen und diesbezüglich eine Bewertung vorzunehmen.

Es handelt sich um die folgenden Einnahmen:
1.Zuwendung des Bundesministeriums für Bildung und Forschung für das Forschungs-und Entwicklungsprojekt „x“ unter dem Förderkennzeichen x im Rahmen des Förderprogramms „Software Sprint“ in Höhe von x Euro.

Meiner Einschätzung nach sind die Einnahmen aus 1. nach §3 Nr. 11 Einkommensteuergesetz steuerfrei. Zur Prüfung habe ich Ihnen relevante Dokumente als Anlagen beigefügt, zu denen ich im folgenden noch ein paar Erläuterungen habe.

Ihnen liegt der Zuwendungsbescheid (Anlage 2) vor, aus dem auf Seite 2 die Höhe der erhaltenen Zuwendung hervorgeht, sowie dass die Nebenbestimmungen „NKBF 2017“ Teil des Zuwendungsbescheids sind. Diese Nebenbestimmungen liegen ebenfalls bei (Anlage 3). Dort ist zu entnehmen, dass mir als Zuwendungsempfänger die Ergebnisse des Forschungsprojekts gehören (Punkt 3.1 auf Seite 11) und dass mir das Recht auf ausschließliche Nutzung eingeräumt wird (Punkt 3.2 auf Seite 11). Dies scheint mir insofern relevant, als dass in §3 Nr. 11 steht, dass „Voraussetzung für die Steuerfreiheit ist, dass der Empfänger mit den Bezügen nicht zu einer bestimmten wissenschaftlichen oder künstlerischen Gegenleistung oder zu einer bestimmten Arbeitnehmertätigkeit verpflichtet wird.“. Da die Forschungsergebnisse mir gehören, gibt es in diesem Sinne keine Gegenleistung, die von mir an das Bundesministerium oder den Projektträger erbracht wurde. Weiterhin liegt die Antwort des Bundesministeriums (Anlage 4) auf meinen Verwendungsnachweis bei, aus dem die Gesamtkosten des Vorhabens sowie der vom Bund getragene Anteil hervorgehen.
Teilweise haben Geförderte auch positive Erfahrungen damit gemacht, gegen eine erste Feststellung der Einkommenssteuerpflicht Widerspruch einzulegen. Beispiele für erfolgreiche Anschreiben und Widersprüche befinden sich [[Steuern#Beispiele für Anschreiben|weiter unten]]. Dort haben wir auch die [[Steuern#Steuertipps|unterschiedlichen Erfahrungen je nach Finanzamt]] gesammelt. Außerdem gibt es einen Channel auf Zulip, in dem ihr euch mit aktuellen und ehemaligen Geförderten rund um das Thema Finanzamt und Steuern austauschen könnt.

Generell raten wir euch jedoch Zahlungen für die Einkommensteuer einzukalkulieren, da es keine klare Rechtsgrundlage für eine Steuerbefreiung gibt und die Erfahrungen der Geförderten sehr unterschiedlich sind. Falls ihr euch entscheidet für eine Befreiung der Einkommenssteuer zu argumentieren, raten wir euch das Geld für die Steuerzahlungen zurücklegen bis die finale Bestätigung für die Steuerbefreiung seitens des Finanzamtes vorliegt.

'''Steuerpflicht mit Wohnsitz außerhalb Deutschlands:''' Für den Austausch untereinander empfehlen wir euch die Vernetzungstabelle. Dort findet ihr neben vielen anderen Informationen auch den Wohnsitz von allen, die der Vernetzung zugestimmt haben. Vielleicht gibt es Geförderte in eurem Jahrgang, die im selben Land steuerpflichtig sind, wie ihr. Hier lohnt sich din direkte Kontaktaufnahme, da Regelungen und Fristen von Land zu Land unterschiedlich sind. Nutzt die Möglichkeit des Austauschs und unterstützt euch gegenseitig.

Bitte habt Verständnis, dass wir euch in Steuerfragen nicht weiter unterstützen können und dürfen. Wir raten euch ausdrücklich dazu, eine*n Steuerberater*in zu beauftragen, der*die euch persönlich beraten können.

Einige Projekte haben auch gute Erfahrungen damit gemacht, ihr zuständiges Finanzamt proaktiv mit ihren Fragen zu kontaktieren (z.B. zur möglichen Steuerfreiheit). Sie können (je nach Standort) sehr hilfreich sein.

=== Umsatzsteuer ===
Die Umsatzsteuer betrifft (fast) alle Unternehmen. Für die Förderung durch den Prototype Fund sollte als "echter Zuschuss" keine Umsatzsteuer anfallen. Als umsatzsteuerpflichtige Unternehmer*innen müsst ihr in den ersten zwei Jahren eurer Selbstständigkeit monatlich eine Umsatzsteuervoranmeldung abgeben. Diese wird bei euch im Regelfall eine sogenannte „Null-Meldung“ sein.

=== Gewerbesteuer ===
Die Gewerbesteuer ist eine Unternehmenssteuer – in dem Augenblick, in dem ihr euch selbstständig macht, werdet ihr auch zu einem Unternehmen. Nur vom Finanzamt anerkannte Freiberufler*innen sind von der Gewerbesteuer befreit. Im Regelfall wird das Finanzamt den Status der Freiberuflichkeit verwehren. Wenn ihr Gewerbesteuer zahlt, wird diese mit der Einkommensteuer verrechnet, so dass ihr am Ende fast den gleichen Betrag wie Freiberufler*innen zahlt (falls der “Steuerhack” nicht greift).

=== Einkommensteuer ===
Die Einkommensteuer hat mit dem Unternehmen nur mittelbar zu tun. Der Gewinn, den ihr mit eurem Unternehmen (oder eurem GbR-Anteil) erwirtschaftet, ist in der Regel als Teil eures Einkommens einkommensteuerpflichtig. (Angestellte zahlen die Lohnsteuer, die eine Vorauszahlung auf die Einkommensteuer darstellt). Wie bei der persönlichen Steuererklärung ist es auch bei der Einkommenssteuererklärung möglich, auf verschiedenen Wegen die Steuerlast zu senken. Ein*e Steuerberater*in kann euch dabei beraten, was davon in eurem Fall sinnvoll ist.

=== Das Finanzamt will viel wissen ===
Nachdem ihr das Gewerbe angemeldet habt, wird sich das Finanzamt bei euch melden und darum bitten, den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung auszufüllen. Ihr könnt abwarten, bis das Finanzamt sich meldet oder den Bogen auch proaktiv ausfüllen. Ihr findet eine am Rechner ausführbare Vorlage im Formularcenter des Bundesfinanzministeriums. Damit ihr von den 8 Seiten nicht erschlagen werdet, hier einige [https://www.formulare-bfinv.de/ffw/action/invoke.do?id=034250 Ausfüllhinweise]:

* Seite 1-3: Hier macht ihr Angaben über euch als Unternehmer*in und über die geplante Tätigkeit. Bei einer GbR muss jede*r Teilhaber*in diesen Bogen ausfüllen.
* Seite 3-5: Hier möchte das Finanzamt alles über das neue Unternehmen wissen und möchte auch wissen, ob ihr in den letzten 5 Jahren schon einmal selbstständig wart.
* Seite 5: Hier müsst ihr die voraussichtliche Höhe eurer Einkünfte eintragen. Die Einkünfte als IT-Unternehmer*in gehören in Zeile 112. Schaut, ob ihr noch andere Einkünfte habt. Bei der Gewinnermittlungsart solltet ihr die Einnahmenüberschussrechnung wählen.
* Seite 6-7: Gebt hier die Höhe der Umsätze an – da gehört die Förderung des Prototype Fund mit hinein, auch wenn diese umsatzsteuerfrei ist. Wenn weniger als € 17.500,00 umgesetzt werden, solltet ihr von der Kleinunternehmerregelung Gebrauch machen.
*Seite 7: Im Falle einer GbR tragt diese hier ein.
* Seite 8: Wenn ihr schon ein Firmenkonto habt, kann hier direkt das SEPA-Mandat mitgesendet werden und eine entsprechendes Notiz hier vermerkt werden. Bei einer GbR sendet eine Kopie des Gesellschaftsvertrags mit und kreuzt das Feld an.

=== Keine Steuernummer? ===
In einigen wenigen Fällen hat das Finanzamt die Vergabe von Steuernummern für Prototype-Fund-Projekte abgelehnt, da die Teams nicht unternehmerisch tätig seien. Dazu haben wir zurzeit leider nur wenige Infos, Teams berichten:
- Ich glaube, das hat die steuerliche Situation sogar vereinfacht. Wir haben die Förderung dann vom GbR-Konto jeweils anteilig an uns überwiesen und als steuerfreie Einnahmen bei unserer Steuererklärung angegeben. Das ging problemlos durch (in Hamburg, Karlsruhe und Lörrach). Ist mittlerweile auch von einer Steuerberaterin abgesegnet, auch wenn die natürlich im ersten Anlauf davon irritiert war. (...) Wie man natürlich ohne Steuernummer ein Geschäftskonto bekommt, kann je nach Bank ein interessantes Thema sein. Bei uns hat geholfen, dass wir für einen kurzen Zeitraum eine Steuernummer hatten und ich die angeben konnte.

- Danke, dass du eure Erfahrungen teilst. Bankkonto war kein Problem, wir konnten die Steuer-IDs des Teams eintragen. Dass die ganze GbR steuerlich nicht relevant ist, wurde mir telefonisch vom Finanzamt auch bestätigt. Problem ist jetzt aber, dass das BMBF eine Steuernummer verlangt, weil der Prozess das so vorsieht und auch nicht geändert werden soll. Habt ihr dafür die später deaktivierte Nummer eingereicht, oder wie lief das bei euch ab?

- Daran erinnere ich mich nicht mehr so genau, im Zweifelsfall haben wir genau das gemacht… 🙂

== Steuertipps ==

=== Steuertipps & Erfahrungen pro Stadt/Finanzamt ===

==== Augsburg ====
Wir haben beim Finanzamt Augsburg auch die Empfehlungen/Hinweise befolgt, aber leider ist es hier scheinbar nicht steuerfrei. Begründet wird das damit, dass die Gelder für Lebenserhaltung an die Entwickler*innen geflossen sind und das dann keine Ausübung von wissenschaftlichen Tätigkeiten ist.

==== Berlin Neukölln ====
Hallo allerseits, bei mir hat es funktioniert: das Finanzamt Neukölln hat in meinem Fall befunden, dass die Förderung vom Prototype-Fund nicht als Einkommen zählt. Ich zahle also keine Einkommensteuer darauf.

Das lief so: ich habe meine Steuererklärung gemacht (im Juli 2019 für das Jahr 2018) und die Förderung nirgendwo eingetragen. Das ganze per Elster abgeschickt. Zusätzlich hab ich die Steuererklärung ausgedruckt und mit einem ausführlichen [https://cloud.okfn.de/s/b49Hmigrj5ALcPY Anschreiben] ans Finanzamt Neukölln geschickt. Es kam Mitte November ein Steuerbescheid ohne jegliche Reaktion auf mein Schreiben.

Dann habe ich noch einige Zeit vergehen lassen und auf eine Reaktion des Finanzamts gewartet. Vor einigen Tagen dachte ich mir es wäre inzwischen genug Zeit vergangen und hab dort mal angerufen. Die freundliche Mitarbeiterin teilte mir dann mit, dass das alles so akzeptiert wurde, wie ich es geschrieben hätte. Mich darüber zu informieren hätte sie nicht für nötig gehalten, da ich ja den Steuerbescheid erhalten hätte. Sei alles so in den Akten vermerkt.

==== Berlin Friedrichshain-Kreuzberg ====
Wir haben für audapolis gestern vom Finanzamt Friedrichshain-Kreuzberg den Brief bekommen, dass die Zuwendungen aus dem PTF gem. § 3 Nr. 11 Einkommensteuergesetz '''ertragsteuerlich steuerfrei''' und umsatzsteuerlich '''nicht steuerbare „echte Zuschüsse".''' sind. Wir hatten eine minimal abgewandelte Form von [[Steuern#Beispiel 3|dem]] Schreiben verwendet.

==== Berlin-Prenzlauer Berg ====
Wir hatten damals gegen die Entscheidung (ESt-steuerpflichtig) Einspruch eingelegt. Es hat sich alles etwas hingezogen, aber jetzt haben wir endlich Rückmeldung zu unserem Einspruch: Er wurde als unbegründet zurückgewiesen.

Zitat: "Der BFH hat entschieden, dass Zuschüsse/Zuwendungen, die einer GbR gewährt werden, die auf dem Gebiet der Wissenschaft oder Kunst unternehmerisch tätig ist, insoweit nicht unter §3 Nr 11 EStG fallen, als sie Vorabvergütungen im Sinne von §15 Abs. 1 Satz 1 Nr 2 EStG (Unternehmerlohn) abdecken. Soweit die Zuschüsse/Zuwendungen den kalkulatorischen Unternehmerlohn der Gesellschafter finanzieren, dienen sie der Bestreitung des Lebensunterhalts der Mitunternehmer und stellen damit steuerpflichtige EInnahmen aus selbständiger Tätigkeit dar ((§18 EStG)."

==== Berlin-Steglitz ====
Ich habe für die Einkommensteuererklärung für das Projekt (als einzelner, freiberuflicher Entwickler) ein kleines Schreiben wie bisher im Wiki beschrieben beigelegt. Darauf ist das Finanzamt aber überhaupt nicht eingegangen sondern hat einen eigenen (neuen) Weg gefunden die Einkünfte als steuerfrei zu sehen. Das könnte vielleicht in Zukunft eine neue Argumentation eröffnen.

Zitat:
"Der Zuschuss vom Bundesministerium für Bildung und Forschung wurde als echter Zuschuss zur Projektförderung auf der Grundlage der in Absch. 10.2 (10) Nr.1 UStAE (Umsatzsteueranwendungserlass) genannten Nebenbestimmungen berücksichtigt und ist somit umsatzsteuerfrei. Ertragssteuerlich wurde er als Kapitalzuschuss gewertet, da die Förderung einer Investitionstätigkeit im Vordergrund steht, und aufgrund der Angaben in der EÜR und den eingereichten Belegen als erfolgsneutral angesehen (Ausübung des Wahlrechts vgl. R 6.5 (2) Einkommensteuerrichtlinie)."

Mir wurde bei Nachfrage versichert, dass die Konsequenzen aus dieser Einschätzung zu einen sein, dass der Zuschuss nicht in der Einkommensteuererklärung auftaucht und dass ich als Folge beim Verkauf der Software keine Herstellungskosten geltend machen kann :D

Wollte nur rueckmelden, dass bei mir beim FA Berlin Steglitz die ESt-Befreiung mit einem schriftlichen verweis auf EStG §3 Abs. 11 ohne Rückfragen akzeptiert wurde. Ich wünsche euch allen viel Erfolg bei eurer Steuererklärung <3

==== Frankfurt am Main ====
Ich habe die [[Steuern#Beispiel 4|Begründung]] leicht angepasst (danke nochmal an die ursprüngliche Autor:in!) an mein Finanzamt (Frankfurt am Main) geschickt und nun eine positive Bestätigung für 2019 bekommen. In unserem Fall heißt das konkret, dass wir die Zuschüsse des BMBF nicht in der Einnahme-Überschuss-Rechnung (EÜR) der GbR unseres Teams aufführen müssen, was heißt, dass in der Feststellungserklärung (Steuererklärung der GbR) keine Einnahmen auftauchen. In der persönlichen EÜR (und damit der Einkommen-Steuererklärung) müssen die anteiligen Auszahlungen aus der GbR an die Mitglieder dann auch nicht aufgeführt werden.

==== Halle (Saale) ====
Mir hat das Finanzamt Halle einen Bescheid über Einkommenssteuervorauszahlungen geschickt, in dem sie die Förderung des BMBF zu meinem Einkommen gerechnet haben. Ich habe dagegen Einspruch eingelegt und daraufhin einen korrigierten Bescheid bekommen, ohne die Fördersumme. Ich hab mich dabei an der [[Steuern#Beispiel 3|Argumentation]] orientiert, die blinry hier irgendwann mal reingeschrieben hat. Folgendes habe ich an das Finamt geschrieben: [[Steuern#Beispiel 6: Widerspruch einlegen|>>LINK<<]]

Da habe ich dann noch einen Scan des Zuwendnungsbescheids und die Nebenbestimmungen (Tipp, die sind hier online zu finden) angehängt.

In der Einkommenssteuererklärung (also nicht mehr die Vorauszahlung) hat das Finanzamt die eingereichte Erklärung ohne die Einnahmen der GbR nicht akzeptiert.
Sie sagen dazu: „Die Zuwendungen aus dem Bundeshaushalt für das Vorhaben ‚Software Sprint - Einzelvorhaben: [Mein Projekt]‘ stellt keine steuerfreie Einnahme dar. Der Gewinn wurde entsprechend […] erhöht“
Weil ich in dem Jahr unter der Steuerfreiheitsgrenze geblieben bin, habe ich dagegen keinen Einspruch eingelegt.

==== Hamburg Altona ====
Hallo zusammen, auch das Finanzamt Hamburg Altona hat unsere Begründung für die Steuerfreiheit der erhaltenen Gelder akzeptiert 🎉 Wir haben ähnlich wie in der Vorlage von blinry (danke!) argumentiert, und vorsichtigerweise auch beschrieben, dass keine "Arbeitsnehmertätigkeit" vorlag (also keine Weisungsbefugnis, etc. das zweite Kriterium in §3 Nr. 11 Satz 3 EStG). Wir haben dazu eine Erklärung zur Feststellung beim Finanzamt eingereicht und parallel eine schriftliche Mitteilung via Elster verschickt, und in beiden aufeinander verwiesen. Ca 4 Wochen später kam dann die "Einheitliche und gesonderte Feststellung". Darin ist bei jede\\*r Gesellschafter\\*in als Einkommen aus der GbR € 0,00 vermerkt.

==== Köln ====
Kurzes update aus Köln: Unser Steuerberater hat beim Finanzamt nachgefragt (da es als GbR nicht so einfach klappt wie bei einer Einzelperson - und ich vermute T. hatte als Einzelperson das Begleitschreiben eingereicht). Leider antwortet uns das Finanzamt, dass wir versteuern müssen, mit Verweis auf dieses Urteil: <nowiki>https://datenbank.nwb.de/Dokument/Anzeigen/210835/</nowiki>

Wir recherchieren gerade noch ob sich ein Einspruch lohnt, aber Aussage des Steuerberaters Stand heute ist: "Bei Einzelpersonen und geringen Beträgen kann es sein, dass das Finanzamt das einfach kommentarlos akzeptiert. Bei Entnahmen aus einer GbR wird das wahrscheinlich nicht funktionieren."
Immer noch nix finales, aber es macht Sinn die potentiellen Steuern zur Seite zu legen.

==== München ====
Wir haben als GbR an der vorletzten Prototype-Runde teilgenommen und nun stand natürlich die Steuererklärung an - für das Jahr 2023 in diesem Fall. Und, um es kurz zu machen, es hat geklappt! Die freundlichen Damen und Herren vom Finanzamt München sind den Argumenten in meinem Schreiben gefolgt und haben die Förderung steuerfrei gestellt - bedingungslos und unwiderruflich (kein "Vorbehalt der Nachprüfung"). Das bedeutet, auch die in 2024 geflossenen Beträge sind dann steuerfrei.Das Schreiben war angelehnt an einige Tipps hier im Forum. Für unsere GbR macht das insgesamt ca. 6.000 Euro "Mehrerlös" aus, das ist ja auch nicht von schlechten Eltern ...

==== Starnberg ====
Diese Woche habe ich Rückmeldung von meinem Finanzamt (Starnberg) bekommen, die der im Wiki vorgeschlagenen Argumentation nicht folgen möchte:

"Die Einnahmen aus der Zuwendung des Bundesministeriums für Bildung und Forschung für das Forschungs- und Entwicklungsprojekt "Voice-QL" sind nicht nach §3 Nr.11 EStG steuerfrei, da die Förderung für einen bestimmten Zweck ist, weswegen §3 Nr.11 S.3 EStG nicht anzuwenden ist. Die Einkünfte sind daher als sonstige Einkünfte aus anderen Leistungen nach §22 Nr. 3 EStG bei Zufluss zu erklären."

Mein Antrag auf Steuerbefreiung der Fördersumme von Runde 12 bei der Steuererklärung wurde damals vom Finanzamt Starnberg abgelehnt. Durch mehrere Wiki-Beträge motiviert habe ich mir nun doch noch einmal die Zeit genommen, einen Brief an das Finanzamt zu formulieren und Widerspruch gegen den Steuerbescheid eingelegt.

Heute kam ein korrigierter Bescheid per Briefpost, mein Widerspruch wurde anerkannt! Statt einer Nachzahlung gibt es nun eine Rückzahlungn:-)

"Sehr geehrte Damen und Herren,

Im Bescheid für 2023 lese ich die Einschätzung, dass die Zuwendung des BMBF für das Projekt '[...]' nicht steuerfrei ist.
Der Zuschuss wurde im Rahmen der bundesweiten Maßnahme PrototypeFund(PTF) gewährt. Durch persönlichen Kontakt mit anderen PTF-Förderprojekten wurde mir bekannt, dass andere Finanzämter (z. B. Frankfurt am Main, Berlin-Neukölln, Berlin-Steglitz, Berlin Friedrichshain-Kreuzberg oder Hamburg Altona) es so sehen, dass diese Zuwendung NICHT versteuert werden muss.
Als Erläuterung wird angeführt:
'Der Zuschuss vom Bundesministerium für Bildung und Forschung wurde als echter Zuschuss zur Projektförderung auf der Grundlage der in Absch. 10.2 (10) Nr.1 UStAE (Umsatzsteueranwendungserlass) genannten Nebenbestimmungen berücksichtigt und ist somit umsatzsteuerfrei. Ertragssteuerlich wurde er als Kapitalzuschuss gewertet, da die Förderung einer Investitionstätigkeit im Vordergrund steht, und aufgrund der Angaben in der EÜR und den eingereichten Belegen als erfolgsneutral angesehen (Ausübung des Wahlrechts vgl. R 6.5 (2) Einkommensteuerrichtlinie).'
Ein weiteres Finanzamt sagt, dass ...
... 'Zuwendungen aus dem PTF gem. § 3 Nr. 11 Einkommensteuergesetz ertragsteuerlich steuerfrei und umsatzsteuerlich nicht steuerbare 'echte Zuschüsse' sind'
Aus beigefügten Nebenbestimmungen geht hervor, dass mir gegenüber keine Weisungsbefugnis besteht und sowohl Verwertungsrechte wie auch Forschungsergebnisse mir gehören. So gibt es in diesem Sinne keine Gegenleistung, die von mir an das Bundesministerium oder den Projektträger erbracht wurde.
Die Besteuerung der Zuwendung würde für mich und meine Familie eine finanzielle Belastung darstellen. Vor dem Hintergrund der unterschiedlichen Praxis anderer Finanzämter lege ich deshalb Widerspruch gegen den Bescheid ein und bitte um eine erneute Prüfung des Sachverhalts.
Weitere Unterlagen zur Klärung stelle ich bei Bedarf gerne zur Verfügung.

Mit freundlichen Grüßen,
[...]"

== Beispiele für Anschreiben ==
Diese Textbausteine für die Einkommenssteuerfreiheit wurden bereits erfolgreich beim Finanzamt eingereicht. Reuse & remix :D

=== Beispiel 1 ===
[https://cloud.okfn.de/s/b49Hmigrj5ALcPY '''Hier befindet sich ein Beispiel-Anschreiben als PDF.''']

=== Beispiel 2 ===
[https://cloud.okfn.de/s/TbQMg6ALPZkkwYZ '''Hier befindet sich ein weiteres Beispiel-Anschreiben als PDF.''']

=== Beispiel 3 ===
Zur Abwendung des Zwangsgeldes für mich und meine Mitgesellschafter*in habe ich auch noch einmal einen Blick in das Einkommensteuergesetz geworfen und festgestellt, dass meiner Einschätzung nach die Einnahmen der GbR im Jahr 2019 nach §3 Nr. 11 EkSt steuerbefreit sind. Es handelt sich um eine Zuwendung des Bundesministeriums für Bildung und Forschung für das Forschungs- und Entwicklungsprojekt „—-“ unter dem Förderkennzeichen “----” Rahmen des Förderprogramms „Software Sprint“ in Höhe von — €. Ich möchte Ihnen dies hiermit mitteilen und bitte Sie, die Steuerfreiheit zu überprüfen und diesbezüglich eine Bewertung vorzunehmen. Zur Prüfung habe ich Ihnen den Änderungsbescheid zum ursprünglichen Zuwendungsbescheid vom (--Datum–) als Anlage beigefügt. Außerdem verweise ich auf die Nebenbestimmungen für Zuwendungen des BMBF (NKBF2017, Web-Link <nowiki>https://www.bmbf.de/foerderungen/bekanntmachung-1429.html</nowiki>), aus denen in Abschnitt 3 hervorgeht, dass uns als Zuwendungsempfängern die Ergebnisse des Forschungsprojekts gehören und uns das ausschließliche Nutzungsrecht eingeräumt wird (Seite 11). Dies scheint mir insofern relevant, als dass in §3 Nr. 11 EkSt festgelegt ist, dass „Voraussetzung für die Steuerfreiheit ist, dass der Empfänger mit den Bezügen nicht zu einer bestimmten wissenschaftlichen oder künstlerischen Gegenleistung oder zu einer bestimmten Arbeitnehmertätigkeit verpflichtet wird“. Da die Forschungsergebnisse uns gehören, gibt es in diesem Sinne keine Gegenleistung, die an das Bundesministerium oder den Projektträger erbracht wurde.

=== Beispiel 4 ===
''Sehr geehrte Damen und Herren,

Im Jahr 2020 haben wir Zuschüsse des Bundesministeriums für Bildung und Forschung in der abgegebenen GbR-Feststellungserklärung \emph{nicht} versteuert, da wir sie für steuerfrei auf Grundlage von §3 Einkommensteuergesetz halten. Wir möchten Ihnen dies hiermit mitteilen und bitten Sie, die Steuerfreiheit zu überprüfen und diesbezüglich eine Bewertung vorzunehmen.

Es handelt sich um die folgenden Einnahmen:

Zuwendung des Bundesministeriums für Bildung und Forschung für das Forschungs- und Entwicklungsprojekt „—“ unter dem Förderkennzeichen —-- im Rahmen des Förderprogramms „Software Sprint“ in Höhe von \EUR{---}.

Unserer Einschätzung nach sind die Einnahmen nach §3 Nr. 11 Einkommensteuergesetz steuerfrei. Zur Prüfung haben wir Ihnen den Zuwendungsbescheid als Anlagen beigefügt, zu denen wir noch folgende Erläuterungen haben:

Auf Seite 2 geht die Gesamthöhe der erhaltenen Zuwendung hervor (verteilt auf die Jahre 2020 und 2021 gemäß des ebenfalls beigefügten Änderungsbescheides vom –datum–), sowie auf Seite 3 dass die Nebenbestimmungen „NKBF 2017“ Teil des Zuwendungsbescheids sind. Diese Nebenbestimmungen liegen ebenfalls bei. Dort ist zu entnehmen, dass der GbR als Zuwendungsempfängerin die Ergebnisse des Forschungsprojekts gehören (Punkt 3.1 auf Seite 11) und dass ihr das Recht auf ausschließliche Nutzung eingeräumt wird (Punkt 3.2 auf Seite 11). Dies scheint mir insofern relevant, als dass in §3 Nr. 11 steht, dass „Voraussetzung für die Steuerfreiheit ist, dass der Empfänger mit den Bezügen nicht zu einer bestimmten wissenschaftlichen oder künstlerischen Gegenleistung oder zu einer bestimmten Arbeitnehmertätigkeit verpflichtet wird“. Da die Forschungsergebnisse uns gehören, gibt es in diesem Sinne keine Gegenleistung, die von uns an das Bundesministerium oder den Projektträger erbracht wurde.

Weitere Anlage ist der Zahlungsnachweis vom 27. November 2020, aus dem die erhaltene Zuwendung im Jahr 2020 hervorgeht. Weitere Zahlungen erfolgten im Jahr 2020 nicht. Falls Sie weitere Belege benötigen, reichen wir diese natürlich gern nach.

Mit freundlichen Grüßen''

Das generiert eine Transaktions-ID. Dann haben wir die "Gesonderte und einheitliche Feststellung" für die GbR ausgefüllt, mit 0 EUR Einnahmen, und jeweils 0 EUR Entnahmen von uns beiden. Im "Anmerkungs"-Feld haben wir die Transaktions-ID referenziert:

Siehe separat übermittelte Mitteilung: Transferticket ep1342j69pyzh07gjw47isfexxad1ux8;
Auftrag: Sonstige Nachricht an das Finanzamt;
Ordnungskriterium: 14/130/05478;
Abgabezeit: Freitag, 14. Mai 2021, 17:58:27

Achso, und der Brief hatte als Anhänge noch den NKBF 2017, den Zuwendungsbescheid (plus eine Korrektur für die Aufteilung des Geldes auf die Jahre), und den ersten Zahlungsnachweis aus Profi Online.

=== Beispiel 5 ===
Im Jahr 2019 habe ich Zuschüsse des Bundesministeriums für Bildung und Forschung in der abgegebenen GbR-Feststellungserklärung nicht versteuert, da ich sie für steuerfrei auf Grundlage von §3 Einkommensteuergesetz halte. Ich möchte Ihnen dies hiermit mitteilen und bitte Sie, die Steuerfreiheit zu überprüfen und diesbezüglich eine Bewertung vorzunehmen. Es handelt sich um die folgenden Einnahmen: Zuwendung des Bundesministeriums für Bildung und Forschung für das Forschungs- und Entwicklungsprojekt „XXXXX“ unter dem Förderkennzeichen XX|XXXXXX im Rahmen des Förderprogramms „Software Sprint“ in Höhe von X.XXX,XX€. Meiner Einschätzung nach sind die Einnahmen nach §3 Nr. 11 Einkommensteuergesetz steuerfrei. Zur Prüfung habe ich Ihnen den Zuwendungsbescheid als Anlagen beigefügt, zu denen ich im folgenden noch ein paar Erläuterungen habe: Auf Seite 2 geht die Höhe der erhaltenen Zuwendung hervor (50% der Zuwendungen im Haushaltsjahr 2019), sowie auf Seite 3 dass die Nebenbestimmungen „NKBF 98“ Teil des Zuwendungs bescheids sind. Diese Nebenbestimmungen liegen ebenfalls bei. Dort ist zu entnehmen, dass mir als Zuwendungsempfänger die Ergebnisse des Forschungsprojekts gehören (Punkt 9.2 auf Seite 7) und dass mir das Recht auf ausschließliche Nutzung eingeräumt wird (Punkt 12.1 auf Seite 9). Dies scheint mir insofern relevant, als dass in §3 Nr. 11 steht, dass „Voraussetzung für die Steuer freiheit ist, dass der Empfänger mit den Bezügen nicht zu einer bestimmten wissenschaftlichen > oder künstlerischen Gegenleistung oder zu einer bestimmten Arbeitnehmertätigkeit verpflichtet > wird“. Da die Forschungsergebnisse mir gehören, gibt es in diesem Sinne keine Gegenleistung, die > von mir an das Bundesministerium oder den Projektträger erbracht wurde. Weiterhin liegt die > Antwort des Bundesministeriums (Anlage 4) auf meinen Verwendungsnachweis bei, aus dem die Gesamtkosten des Vorhabens sowie der vom Bund getragene Anteil hervorgehen.

=== Beispiel 6: ===
''Sehr geehrte Damen und Herren,

im Jahr 2023 hatte die GbR Einnahmen, die nicht in der hier abgegebenen Steuer-/ Feststellungserklärung enthalten sind, da diese nach unserer Einschätzung gemäß §3 Nr. 11 Einkommensteuergesetz steuerfrei sind. (Zitat aus der genannten Vorschrift: »Steuerfrei sind … (Nr. 11) Bezüge aus öffentlichen Mitteln … die … zu dem Zweck bewilligt werden, … die Wissenschaft oder Kunst unmittelbar zu fördern.«)
Wir teilen Ihnen dies hiermit mit und bitten Sie, diesen Sachverhalt zu überprüfen und diesbezüglich eine Bewertung vorzunehmen. Es handelt sich um die folgende Einnahme:
- Zuwendungsbescheid des Bundesministeriums für Bildung und Forschung für das Forschungs- und Entwicklungsprojekt „Software Sprint – Einzelvorhaben: [wie im Zuwendungsbescheid] in Höhe von [in diesem Jahr geflossene Gelder – nicht der gesamte Betrag] € für das Kalenderjahr 2023.
Zur Prüfung haben wir die relevanten Dokumente beigefügt, zu denen wir Folgendes erläutern möchten.
Zum einen handelt es sich um den Zuwendungsbescheid vom [Datum], aus dem auf Seite 2 die Höhe der Zuwendung von [Betrag in diesem Jahr] Euro hervorgeht. Des weiteren wird auf Seite 3 festgestellt, dass die »Nebenbestimmungen NKBF 2017« Teil des Zuwendungsbescheids sind. Die NKBF haben wir nicht vollständig mitgesandt, diese liegen z.B. vor unter https://foerderportal.bund.de/easy/module/profi_formularschrank/download.php?datei1=3175
Als Anlage senden wir den wohl relevanten Ausschnitt (Seite 11/17): Dort ist festgehalten, dass dem Zuwendungsempfänger (hier also der GbR) alle Eigentumsrechte an den Ergebnissen des Projekts gehören (Punkt 3.1) und ihm alle Nutzungs- und Verwertungsrechte zustehen (Punkt 3.2).
Diese Punkte heben wir deshalb heraus, da im genannten §3 Nr. 11 Satz 3 ESt. steht, dass »Voraussetzung für die Steuerfreiheit ist, dass der Empfänger mit den Bezügen nicht zu einer bestimmten wissenschaftlichen oder künstlerischen Gegenleistung oder zu einer bestimmten Arbeitnehmertätigkeit verpflichtet wird«.
Da die Ergebnisse allein der GbR gehören, gibt es im Sinne dieser Vorschrift auch keine Gegenleistung, die von uns an das Bundesministerium oder den Projektträger erbracht wurde.
Uns ist klar, dass bei einer steuerfreien Zuwendung keine (Betriebs-) Ausgaben angesetzt werden können und keine USt. entsteht. Für Rückfragen stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung.

Mit freundlichen Grüßen, [Name geschäftsführender Gesellschafter der GbR]

Anlage 1: Zuwendungsbescheid vom [Datum]
Anlage 2: Nebenbestimmungen (NKBF 2017 -Auszug-) als Teil des
Zuwendungsbescheids''

=== Beispiel 7: Widerspruch einlegen ===
''Guten Tag,

in Ihrem Schreiben vom [DATUM] setzten Sie für mich Einkommenssteuervorauszahlungen fest. Gegen diese lege ich hiermit Widerspruch ein. Zwar habe ich angegeben, über die [UNTERNEHMEN] GbR [FÖRDERSUMME] € an Einnahmen erzielen zu wollen, diese bestehen jedoch vollständig aus echten Zuwendungen des Bundesministeriums für Bildung und Forschung im Rahmen des Förderprogramms "Software Sprint" zur Förderung der Wissenschaft unter dem Förderkennzeichen [FKZ] (siehe Zuwendungsbescheid im Anhang). Entsprechend mache ich geltend, dass diese Einnahmen nach §3 Nr. 11 EStG als steuerfrei zu betrachten sind. Nach den für den Zuwendungsbescheid geltenden Förderbestimmmungen (NKBF 2017, im Anhang) verbleibt das alleinige Verwertungsrecht für die Forschungsergebnisse bei der GbR als Zuwendungsempfängerin, was den Anforderungen des §3 Nr. 11 Satz 3 EStG an den Ausschluss einer Gegenleistung entspricht.

Ich bitte demnach um Aufhebung Ihres Vorauszahlungsbescheids.

Mit freundlichen Grüßen

=== Beispiel 8: Widerspruch einlegen ===
'''[https://cloud.okfn.de/s/YGDCLbdnKr8RNbG Hier befindet sich ein Beispiel-Anschreiben für einen Widerspruch als PDF.]'''

==== Hintergrund-Informationen zu diesem Beispiel ====
Einige Finanzämter verweisen zur Begründung der Steuerpflicht auf [https://www.foerderinfo.bund.de/foerderinfo/de/beratung/faq/faq_node.html das FAQ der Förderberatung „Forschung und Innovation“ des Bundes]. Dort heißt es, dass Zuwendungen grundsätzlich den Ertragssteuern, im Falle des PTFs also der Einkommenssteuer, unterliegen. Die geförderte Person, von der dieser Widerspruch stammt, hat bei der Förderberatung direkt nach der gesetzlichen Grundlage für diesen FAQ-Eintrag gefragt:
Die Antwort war sehr aufschlussreich: Die Aussage im FAQ basiert nicht direkt auf einem Gesetz, sondern entspricht lediglich der von den Ministerien vorgegebenen „Verwaltungspraxis“. Die letztendliche Entscheidung über den Einzelfall (und die Auslegung des Begriffs „Zuschuss“) liegt allein im Ermessen des zuständigen Finanzamts.

Das entkräftet das FAQ als pauschales Gegenargument und hat mir den Weg frei gemacht, mich in der Begründung direkt auf die relevanten Steuergesetze zu stützen; insbesondere auf die Steuerfreiheit nach § 3 Nr. 11 EStG (Bezüge aus öffentlichen Mitteln zur Förderung der Wissenschaft).

Bitte habt Verständnis, dass wir die Antwort der Förderberatung, auf die hier Bezug genommen wird, nicht mit euch teilen können.

== In English: Taxes ==
'''<big>Caution: We are not allowed to advise you on your taxes - only tax consultants can legally to do that. Here we have collected experiences and tips from past rounds that may be helpful for you. However, please still get professional advice on your taxes.</big>'''

== Tax obligation ==
'''tldr;''' The Prototype Fund grant counts as a [https://www.haufe.de/finance/finance-office-professional/zuwendungen-aus-oeffentlichen-kassen-zur-projektfoerderung_idesk_PI11525_HI1580562.html "true grant"] ''(“echter Zuschuss”, a specific form of funding in Germany)'' which is why '''no sales tax''' should be payable. However, the projects' experience of the past rounds shows that, although no sales tax is payable, '''income tax is generally due''' (the types of tax are described in more detail below). Since the grant is paid out quarterly, it may have to be reported on two different tax returns over two years (in funding rounds in the winter).

'''Important for teams''': you must file a separate tax declaration for the GbR, which shows the profit / loss of each GbR member. For your personal income tax, only the final result will be added.

In the past, some projects have been successful in being exempt from income tax. A '''tested approach to establish a possible income tax exemption''' is as follows:

One files one's tax return (see below) by the due date for the appropriate year of the grant, but does not record the grant as a total, adding a letter in the following style (in German):
Im Jahr x hatte ich zusätzliche Einnahmen, die nicht in der abgegebenen Steuererklärung (Anlage 1) enthalten sind, da sie meiner Einschätzung nach laut §3 Einkommensteuergesetzsteuerfrei sind. Ich möchte Ihnen dies hiermit mitteilen und bitte Sie, die Steuerfreiheit zu überprüfen und diesbezüglich eine Bewertung vorzunehmen.

Es handelt sich um die folgenden Einnahmen:
1.Zuwendung des Bundesministeriums für Bildung und Forschung für das Forschungs-und Entwicklungsprojekt „x“ unter dem Förderkennzeichen x im Rahmen des Förderprogramms „Software Sprint“ in Höhe von x Euro.

Meiner Einschätzung nach sind die Einnahmen aus 1. nach §3 Nr. 11 Einkommensteuergesetz steuerfrei. Zur Prüfung habe ich Ihnen relevante Dokumente alsAnlagen beigefügt, zu denen ich im folgenden noch ein paar Erläuterungen habe.

Ihnen liegt der Zuwendungsbescheid (Anlage 2) vor, aus dem auf Seite 2 die Höhe der erhaltenen Zuwendung hervorgeht, sowie dass die Nebenbestimmungen „NKBF 2017“ Teil des Zuwendungsbescheids sind. Diese Nebenbestimmungen liegen ebenfalls bei (Anlage3). Dort ist zu entnehmen, dass mir als Zuwendungsempfänger die Ergebnisse des Forschungsprojekts gehören (Punkt 3.1 auf Seite 11) und dass mir das Recht aufausschließliche Nutzung eingeräumt wird (Punkt 3.2 auf Seite 11). Dies scheint mir insofern relevant, als dass in §3 Nr. 11 steht, dass „Voraussetzung für die Steuerfreiheit ist, dass der Empfänger mit den Bezügen nicht zu einer bestimmten wissenschaftlichen oder künstlerischen Gegenleistung oder zu einer bestimmten Arbeitnehmertätigkeit verpflichtet wird.“. Da die Forschungsergebnisse mir gehören, gibt es in diesem Sinne keine Gegenleistung, die von mir an das Bundesministerium oder den Projektträger erbracht wurde. Weiterhin liegt die Antwort des Bundesministeriums (Anlage 4) auf meinen Verwendungsnachweis bei, aus dem die Gesamtkosten des Vorhabens sowie der vom Bundgetragene Anteil hervorgehen.
In some cases, grantees have also had positive experiences appealing an initial decision on their income tax obligation. Examples of successful letters and appeals can be found [[Steuern#Beispiele für Anschreiben|in the German section above]] (please note that these are only available in German since your communication with the tax office will also be in German). There, you can also find a collection of different [[Steuern#Steuertipps|experiences depending on the tax office in Germany]]. We also have a channel on Zulip where you can talk to current and former grantees about their experiences regarding the tax office and taxes.

'''Tax liability for non-German residents:''' We recommend using the networking table. As well as providing a wealth of other information, it shows the places of residence of everyone who has agreed to be included in the network. You may find that there are grantees in your cohort who are tax-resident in the same country as you. It is worth reaching out to them directly, since regulations and deadlines vary from country to country. Take this opportunity to exchange information and support one another.

Please note that we are unable and unauthorised to provide further support on tax matters. We strongly advise you to hire a tax advisor who can provide you with personalized advice.

Some projects have also found it helpful to proactively contact their local tax office with questions (e.g., regarding potential tax exemptions). They can be very helpful (depending on your location).

=== ''Umsatzsteuer'' (Sales tax) ===
The sales tax concerns (almost) all companies. As a “ true subsidy”, no sales tax should be incurred for the funding from the Prototype Fund. As an entrepreneur subject to sales tax, you must submit an advance sales tax return monthly during the first two years of your self-employment. As a rule, this will be a so-called ''"Nullmeldung"'' for you.

=== ''Gewerbesteuer'' (Business Tax) ===
The ''Gewerbesteuer'' is a business tax - the moment you become self-employed, you also become a business. Only freelancers recognized by the tax office are exempt from business tax. Usually the tax office will deny you freelance status. If you pay business tax, it will be offset against your income tax, so that you end up paying almost the same amount as freelancers (if the "tax hack" above doesn‘t work).

=== ''Einkommensteuer'' (Income Tax) ===
Income tax is only indirectly related to the company. The profit you make from your business (or your GbR share) is generally subject to income tax as part of your income. (Employees pay payroll tax, which is an advance payment on income tax). As with your personal tax return, it is also possible to reduce your income tax burden in various ways when filing your income tax return. A tax advisor can advise you on what makes sense in your case.

=== The Tax Office (''Finanzamt'') wants to know a lot. ===
After you have registered the business, the tax office will contact you and ask you to fill in the tax registration form. You can wait for the tax office to contact you or fill out the form proactively. You can find a computer-executable template in the form center of the Federal Ministry of Finance. So that you are not overwhelmed by the 8 pages, here are some [https://www.formulare-bfinv.de/ffw/form/display.do?%24context=27F37B050AA7343D04AA instructions] to fill out the form:

* Page 1-3: Here you provide information about yourself as an entrepreneur and about your planned activity. In the case of a GbR, each partner must fill out this form.
* Page 3-5: Here the tax office wants to know everything about the new business and also whether you have been self-employed in the last 5 years.
* Page 5: Here you must enter the expected amount of your income. Income as an IT entrepreneur should be entered on line 112. Check if you expect to have any other income sources. You should choose the surplus income statement (Einnahmenüberschussrechnung) as the method of calculating profit.
* Page 6-7: Enter the amount of sales here - this includes the Prototype Fund grant, even if it is exempt from sales tax. If your turnover is less than € 17.500,00, you should use the small business regulation.
* Page 7: In case of a GbR enter it here.
* Page 8: If you already have a company account, the SEPA mandate can be sent directly here and a corresponding note can be added here. In case of a GbR send a copy of the articles of association and tick the box.

=== No tax number (''Steuernummer)''? ===
In a few cases, the tax office has refused to issue tax numbers for Prototype Fund projects because the teams are not entrepreneurial. Unfortunately, we have little info on this at the moment. Some of our teams reported:
- I think this even simplified the tax situation. We then transferred the funding from the GbR account proportionately to ourselves and declared it as tax-free income on our tax return. This went through without any problems (in Hamburg, Karlsruhe and Lörrach). In the meantime, it has also been approved by a tax consultant, even though she was naturally irritated by it at the first attempt. (...) How to get a business account without a tax number can be an interesting topic, depending on the bank. In our case, it helped that we had a tax number for a short period of time and I was able to provide that.

- Thanks for sharing your experience. Bank account was not a problem, we were able to put in the team tax IDs. That the whole GbR is not relevant for tax purposes was also confirmed to me by phone from the tax office. The problem now is, however, that the BMBF requires a tax number because the process provides for it and it is not to be changed. Did you submit the number that was later deactivated, or how did that work for you?

- I don't remember that exactly, but in case of doubt, that's exactly what we did... 🙂
[Translated from German]

'''Note'''

In the German section above we also provide many quotes from projects about [[Steuern#Steuertipps|their experiences with various tax offices]] and [[Steuern#Beispiele für Anschreiben|the letters that have helped them with establishing the tax exemption]].

Coachings in der Second Stage

2026-08-31T09:57:51Z

Enyong: /* Superbloom */

''(English version below)''

Während der [https://wiki.prototypefund.de/Second_Stage Second Stage] liegt der Fokus nicht mehr auf der technischen Arbeit. Explizites Ziel der Second-Stage-Förderung ist es, mehr Projekte nachhaltig in die Nutzung zu bringen. Deswegen geht es in der Second Stage mehr um die Verbreitung und Verbesserung der Nutzbarkeit oder die finanzielle Absicherung des Projektes und weniger um die technische Weiterentwicklung der Software.

=== Das Wichtigste auf einen Blick: ===

* '''In der Second Stage sind die Coachings verpflichtend''' und müssen im Zeitraum Dezember bis März genommen werden.
* Neben Superbloom gibt es weitere Coachingpartner*innen mit unterschiedlichen Themenschwerpunkten, etwa Gründung oder Security.
* Für jedes Projekt sind zwei Coaching-Einheiten zu zwei unterschiedlichen Themen vorgesehen.
* Je nach Coachingpartner*in umfasst eine Coaching-Einheit 3-4 Stunden Coaching. Das heißt, dass ihr bis zu 8 Stunden Coaching bei zwei Coachingpartner*innen nehmen werdet.
* Ihr könnt gemeinsam mit dem*der Coachingpartner*in entscheiden, ob ihr die Stunden als Block buchen oder auf mehrere Termine aufteilen möchtet.
* Die Themen bzw. Coachingpartner*innen werden, sofern keine Auflagen vorliegen, gemeinsam mit der Projektbetreuung festgelegt.
* Die Plätze für die Coachings sind pro Coachingpartner*in begrenzt. Wir fragen nach Zusage der Second Stage eure Wünsche ab, die finale Entscheidung über die Zuteilung der Coachings liegt aber bei der Projektbetreuung.
* Nach erfolgter Zuteilung der Coachings vermittelt die Projektbetreuung den Kontakt zu den Coachingpartner*innen.
Falls ihr ein Coaching absagen müsst, zum Beispiel weil ihr krank geworden seid, denkt bitte daran, frühestmöglich abzusagen. Die Coaches haben sich extra Zeit für euch genommen und eine rechtzeitige Absage zeigt euren respektvollen Umgang mit der Zeit von anderen.

=== Zuteilung der Coachings in der Second Stage ===
Der Prozess für die Zuteilung der Coachings ist folgender:

* Überlegt euch, welche Coachings für eure Pläne in der Second Stage sinnvoll sind. Grundlage für eure Überlegungen sollte eure Bewerbung für die Second Stage sein. Beachtet dabei, dass für jedes Projekt Coachings zu zwei verschiedenen Themen vorgesehen sind.
* Schickt uns '''mindestens drei Vorschläge für Coachingthemen mit jeweils einer kurzen''' '''Begründung''', mit welcher*m Partner*in ihr sie bearbeiten wollt und warum diese Themen für euch sinnvoll sind. 1-2 Sätze pro Thema reichen dabei völlig. Wenn wir nichts von euch hören, gehen wir davon aus, dass ihr auf unsere Einschätzung vertraut.
* Damit sich die Coaches gut auf euch und eure Projekte vorbereiten können, möchten wir ihnen Informationen zu euren Plänen für die Second Stage weiterleiten. Wir bitten euch daher im Vorfeld um Rückmeldung, ob ihr der Weiterleitung eurer Second-Stage-Bewerbung an die für euch ausgesuchten Coaches zustimmt. Möchtet ihr das nicht, sendet uns bitte einen alternativen Text zu, der eure Planung für die Second Stage beinhaltet und den wir stattdessen weiterleiten können.
* Da wir ein begrenztes Kontingent an Coaching-Einheiten bei unseren Partner*innen haben, liegt die finale Entscheidung über die Zuteilung der Coachings bei der Projektbetreuung. Diese treffen wir auf Grundlage eurer Second-Stage-Bewerbung und dem Feedback der Jury, unserer Erfahrung in der Projektbetreuung, der Verfügbarkeit der Coaching-Einheiten und natürlich euren Wünschen.
* Wir melden uns nach Ablauf der Deadline bei euch, um euch über unsere Entscheidung zu informieren und den Kontakt zu euren Coaches zu vermitteln.

Die Deadlines für eure Rückmeldungen kommunizieren wir euch im Vorfeld per Mail. Außerdem findet ihr sie natürlich auch im Kalender für euren Jahrgang.

=== Coachingpartner*innen für die Second Stage ===
'''Wichtig:''' Auch wenn einige der Coaching-Partner*innen Audits in ihrem Portfolio anbieten, können keine Audits über die Second Stage abgerechnet werden.

==== Institut für Innovation und Technik ====
Das [https://www.iit-berlin.de/workshop/ Institut für Innovation und Technik] ist eine Querschnittseinrichtung von VDI/VDE-IT und berät euch zur Gründung unterschiedlicher Geschäftsmodelle. Ihr kennt sie bereits vom Gründungsseminar.<blockquote>''Themen:''

* Gründungsvorhaben und Gesellschaftsformen,
* Finanzierungsmodelle, Business- und Finanzpläne,
* Zielgruppenanalyse,
* Geschäftsmodell- und Strategieentwicklung – mit einem Schwerpunkt auf „Software as a Service”.

''Sprache:'' Deutsch/Englisch

''Ort:'' Online

''Umfang:'' ca. 2h Vor- und Nachbereitung und 3-3,5h direktes Coaching</blockquote>

==== Free Software Foundation Europe (FSFE) ====
[https://fsfe.org/ Die FSFE] klärt über rechtliche Fragen auf und unterstützt Entwickler*innen, Unternehmen und politische Einrichtungen dabei, Freie Software in einer Weise zu entwickeln, zu nutzen und wiederzuverwenden, die mit den bestehenden rechtlichen Rahmenbedingungen vereinbar ist. Ihr kennt sie bereits vom Lizenz- und Markenrechtsseminar.<blockquote>''Themen:''
* Lizenzierung von Software und Lizenzkompabilität,
* Rechtliche Fragen rund um KI-generierten Code,
* Autorschaft, Eigentum und Copyright bei Software,
* Markenrecht für FOSS-Projekte,
* Best Practices für transparente Lizenzierung und Markenrecht im Repository.
''Sprache:'' Englisch

''Ort:'' Online oder nach Absprache in Berlin

''Umfang:'' 3 bis maximal 5h direktes Coaching (je nach Wissensstand und Bedürfnis)</blockquote>

==== Iris Wellmann ====
[https://iris-wellmann.de/ Iris Wellmann] ist Organisationsberaterin und Coachin mit 15 Jahren Berufserfahrung im Nonprofit-Sektor. Ihr Schwerpunkt liegt auf Organisationsentwicklung, Teamentwicklung und agilem Arbeiten. Sie begleitet Einzelpersonen, Teams und gesamte Organisationen in Form von Einzel- und Teamcoachings, Supervision und Prozessbegleitung. <blockquote>''Themen:''
* Strategie und Organisationsentwicklung,
* Agiles Arbeiten und digitales Zusammenarbeiten,
* Teamentwicklung,
* Führung im Nonprofit-Kontext.
''Sprache:'' Deutsch/Englisch

''Ort:'' Online oder in Berlin

''Umfang:'' 0,5h Auftragsklärung, 4h direktes Coaching</blockquote>

==== Least Authority ====
[https://leastauthority.com/ Least Authority] sind eure Ansprechpersonen für Security Coachings. Sie haben sich dem Aufbau und der Unterstützung nutzer*innenfreundlicher Technologielösungen und ethischer Geschäftspraktiken verschrieben und fördern digitale Sicherheit und die Wahrung der Privatsphäre als grundlegendes Menschenrecht.<blockquote>''Themen:''

* Anleitungen und Feedback zum Thema „Security-by-Design“,
* Projektstrategiebesprechungen zu Sicherheit und Risikomanagement,
* Analyse von Designs, kleinen Codeabschnitten und Dokumentation mit Blick auf mögliche Sicherheitslücken,
* Industry Best Practices und Standardisierungsfragen und -dokumentation.

''Sprache:'' Deutsch/Englisch
''Ort:'' Online

''Umfang:'' 1h Review (asynchron), 1h Diskussion und Feedback im direkten Coaching, außerdem eine schriftliche Zusammenfassung</blockquote>

==== Superbloom ====
Auch [https://wiki.prototypefund.de/Superbloom Superbloom] bleibt euch als Coaching-Partner*in in der Second Stage erhalten. Hier könnt ihr Coachings zu einer Vielzahl von Themen buchen, die für eure Second Stage relevant sein können, wie etwa Community Building, Design, Projektmanagement, Kommunikation, Fundraising uvm..<blockquote>''Themen:'' Alle Themen findet ihr [https://wiki.prototypefund.de/Superbloom#Topics_%F0%9F%8E%AF auf der Wiki-Seite von Superbloom]

''Sprache:'' Deutsch/Englisch/je nach Coach*in auch weitere Sprachen

''Ort:'' Online (je nach Coach*in ggf. auch in Berlin oder anderen Orten möglich)

''Umfang:'' 4h direktes Coaching</blockquote>

= In English =
During the [https://wiki.prototypefund.de/Second_Stage Second Stage], the focus is no longer on the technical work. The explicit aim of this funding is to bring more projects into sustainable use. The Second Stage is therefore more about the distribution and improved usability or the financial security of the project and less about the technical development of the software.

=== The key facts: ===

* '''In the Second Stage, coaching sessions are mandatory''' and must be completed between December and March.
* In addition to Superbloom, there are other coaching partners specializing in various topics, such as startup funding or security.
* Two coaching sessions on two different topics are scheduled for each project.
* Depending on the coaching partner, a coaching session consists of 3–4 hours of coaching. This means you’ll receive up to 8 hours of coaching from two coaching partners.
* You can decide together with your coaching partner whether you’d like to book the hours as a block or spread them out over multiple meetings.
* Unless otherwise specified, the topics and coaching partners will be determined in consultation with the program managers.
* The number of spots for the coaching sessions is limited for each coaching partner. Once you have been accepted into the Second Stage, we will ask you for your preferences. However, the final decision on the allocation of coaching sessions rests with the program managers.
* After you’ve been assigned your coaching partners and topics, the program management will connect you with them.
If you need to cancel a coaching session—for example, because you’ve fallen ill—please make sure to cancel as early as possible. The coaches have set aside time especially for you, and canceling in a timely manner will show your respect for their time.

=== Coaching assignments for the Second Stage ===
The process for assigning coaching sessions is as follows:

* Think about which coaching topics and partners would be helpful for your plans in the Second Stage. Your application for the Second Stage should be the basis for your decisions. Keep in mind that coaching sessions on two different topics are planned for each project.
* Send us '''at least three suggestions for coaching topics, each with a brief explanation''' of which partner you’d like to work with on the topic and why it would be useful for you. One or two sentences per topic are enough. If we don’t hear from you, we’ll assume that you trust our judgement.
* To help the coaches prepare well for you and your projects, we’d like to share information about your plans for the Second Stage with them. We therefore ask you in advance to let us know if you consent to us forwarding your Second Stage application to the coaches selected for you. If you do not consent, please send us an alternative document describing your plans for the Second Stage, which we can forward instead.
* Since we have a limited number of coaching sessions available with our partners, the final decision regarding the allocation of coaching topics and partners rests with the program management. We make this decision based on your Second Stage application and the jury’s feedback, our experience in supporting projects, the availability of coaching sessions, and, of course, your preferences.
* We’ll get back to you after the deadline to share our decision and connect you with your coaches.

We’ll notify you of the deadlines for your input in advance via email. You’ll also find them in the calendar for your class.

=== Coaching partners in the Second Stage ===
'''Important''': Even though some of the coaching partners offer audits in their portfolio, audits are not covered in the Second Stage funding.

==== Institut für Innovation und Technik ====
The [https://www.iit-berlin.de/workshop/ Institut für Innovation und Technik] is a cross-sectional institution of VDI/VDE-IT and advises you on setting up various business models. You already know them from the startup seminar.<blockquote>''Topics:''
* Startup concepts and legal structures,

* Financing models, business and financial plans,
* Target audience analysis, and
* Business model and strategy development—with a focus on “software as a service.”
''Language:'' German/English

''Location:'' Online

''What's included:'' Approx. 2 hours of preparation and follow-up, and 3–3.5 hours of 1:1 coaching</blockquote>

==== Free Software Foundation Europe (FSFE) ====
[https://fsfe.org/index.en.html The FSFE] informs about legal issues and supports developers, companies, and political institutions in developing, using, and reusing Free Software in a way that is compatible with the existing legal framework. You’re already familiar with them from the seminar on licensing and trademark law.<blockquote>''Topics:''
* Software licensing and license compatibility,
* Legal issues surrounding AI-generated code,
* Authorship, ownership, and copyright in software,
* Trademark law for FOSS projects, and
* Best practices for transparent licensing and trademark law in the repository.
''Language:'' English

''Location:'' Online or, by arrangement, in Berlin

''What's included:'' 3 to 5 hours of 1:1 coaching, depending on your current level of knowledge

</blockquote>

==== Iris Wellmann ====
[https://iris-wellmann.de/ Iris Wellmann] is an organizational consultant and coach with 15 years of professional experience in the nonprofit sector. Her work focuses on organizational development, team development, and agile work. She supports individuals, teams, and entire organizations through individual and team coaching, supervision, and process facilitation.<blockquote>''Topics:''
* Strategy and organizational development,
* Agile work and digital collaboration,
* Team development,
* Leadership in the nonprofit sector.
''Language:'' German/English

''Location:'' Online or in Berlin

''What's included:'' 0.5 hours to clarify the brief, 4 hours of 1:1 coaching</blockquote>

==== Least Authority ====
[https://leastauthority.com/ Least Authority] are the experts to talk to for security coaching. They are dedicated to building and supporting user-friendly technology solutions and ethical business practices, and they promote digital security and the protection of privacy as a fundamental human right.<blockquote>''Topics:''
* Security-by-design instruction and feedback,
* Project strategy meetings regarding security risk management,
* Analysis of design, small amounts of code and documentation for security issues, and
* Industry best practices and standardization discussions and documentation.
''Language:'' German/English

''Location:'' Online

''What's included:'' 1 hour review (asynchronous), 1 hour of discussion and feedback during a 1:1 coaching session, and a written summary</blockquote>

==== Superbloom ====
[https://wiki.prototypefund.de/Superbloom Superbloom] remains as your coaching partner during the Second Stage. They offer coaching sessions on a wide range of topics relevant to your Second Stage, such as community, design, project management, communication, fundraising, and much more.<blockquote>''Topics:'' You can find all topics [https://wiki.prototypefund.de/Superbloom on Superbloom’s wiki page]

''Language:'' German/English/other languages depending on the coach

''Location:'' Online (depending on the coach, sessions may also be possible in Berlin or other locations)

''What's included:'' 4 hours of 1:1 coaching</blockquote>

Main Page

2026-08-27T16:33:36Z

Enyong: /* Second Stage */

''(English version below)''

'''Liebe Prototypler*innen!'''

Willkommen im Prototype-Fund-Wiki! '''Hier sammeln wir alle Infos rund um die Förderung sowie Admin-Tipps für euch.'''

Natürlich wünschen wir uns auch, dass ihr '''mitmacht''': Habt ihr eine besonders gute oder schlechte Erfahrung mit einer Bank gemacht? Ist eine bestimmte Argumentation beim Finanzamt gut angekommen? Möchtet ihr eure Lieblingssteuerberater*in empfehlen? Teilt die Infos bitte hier (oder schickt sie uns per Mail oder Zulip), so können die nächsten Förderrunden auf euren Erfahrungen aufbauen (Accounts bekommt ihr von Marie-Lena). '''Together we are stronger!'''

== Wichtige Links & Infos für die Förderzeit ==

=== Die wichtigsten Links für die Förderzeit ===

* Die [https://talk.prototypefund.de/ Chatplattform], wo ihr euch untereinander austauschen könnt.
* [https://foerderportal.bund.de/profionline Profi-Online] für die [[Zahlungsanforderungen]].
*Die Slides und andere Dokumente befinden sich im Nextcloud-Ordner. Den Link habt ihr per Mail von der Projektbetreuung bekommen.

=== Wichtige Links für euren Jahrgang ===

==== Jahrgang 02 ====
* [https://cloud.okfn.de/apps/calendar/p/dMXi6gyaTT6BtgWq Kalender für Jahrgang 02]
* [[Ansprechpartner*innen beim Projektträger|Eure Ansprechpartner*innen bei VDI/VDE-IT]]

=== Kontakt ===

* Während der Förderzeit sind Enyong und Marie-Lena für euch da. Am Besten schreibt ihr direkt '''projektbetreuung@prototypefund.de''' an - dort lesen wir beide mit.

=== Code of Conduct ===

* Der [[Code of Conduct]] gilt für die Förderzeit, unsere Veranstaltungen und generell für den Umgang innerhalb der Prototype Fund Community. Wir bitten euch alle, die Seite vor der Förderzeit zu lesen.
*Außerdem haben wir eine [[Meeting-Etikette]] für alle digitalen Meetings während der Förderzeit. Bitte lest euch diese Seite ebenfalls durch.

== Kategorien ==

=== Seiten, die ihr die ganze Zeit braucht ===

* [[Checkliste|Prototype-Fund-Checkliste]]
* [[Lexikon]]
*[[Der Prototype Fund|Die Förderstruktur Prototype Fund im Überblick]]
*Infos über die [[Infrastruktur]], die wir zur Verfügung stellen

=== Vor der Antragsstellung ===
*[[Antragstellung]]
*[[DLR FAQ|Projektträger FAQ]]
* [[Banken]]
*[[Selbstständigkeit & GbRs]]

=== Während der Förderzeit ===

* Infos zum [[Zuwendungsbescheid]]
*[[Nicht offiziell geförderte Teammitglieder|Umgang mit nicht offiziell geförderten Teammitgliedern]]
*[[Zahlungsanforderungen]]
*[[Steuern]]
*[[Coachings]] - und hier unser Coaching-Partner [[Superbloom]]
*[[Wo finde ich...]]
*[[Tipps von geförderten Projekten|Tipps für euch aus den vorherigen Runden]]
*[[Dokumentation]]
*[[Demo Day]]

=== Second Stage ===

* [[Bewerbung für die Second Stage]]
* [[Second Stage|Infos zu den Inhalten und dem Ablauf der Second Stage]]
* [[Tipps für die Second Stage|Tipps und Erfahrungen aus früheren Jahrgängen]]
* [[Coachings in der Second Stage|Verpflichtende Coachings in der Second Stage]]

=== Nach der Förderzeit ===

*[[Offboarding|Infos zum Offboarding]]
*[[Schlussbericht]]
*[[Veröffentlichung des Codes während und nach der Förderung|Veröffentlichung des Codes nach der Förderung]]

=== Sonstiges ===

* [[Reisekosten|Reisekosten abrechnen]]
*[[Über den PTF sprechen]]
*[[Einen Blogbeitrag schreiben]]

= In English =
'''Dear Prototypers!'''

Welcome to the Prototype-Fund-Wiki! '''Here we collect all information about the funding as well as admin tips for you.'''

Of course we also hope that you '''participate''': Have you had a particularly good or bad experience with a bank? Has a particular argumentation gone down well with the tax office? Would you like to recommend your favorite tax advisor? Please share the information here (or send it to us via mail or zulip), so that the next funding rounds can build on your experiences (you can get an account from Marie-Lena). '''Together we are stronger!'''

== Important links and infos for your funding time ==

=== Essential links for the funding time ===

* The [https://talk.prototypefund.de/ chat platform] where you can exchange with each other.
* You can find slides and documents in the Nextcloud folder. You have received the link via mail.
* [https://foerderportal.bund.de/profionline Profi-Online] for the [[Zahlungsanforderungen|payment requests]].

=== Essential links for your class ===

==== Class 02 ====
* [https://cloud.okfn.de/apps/calendar/p/dMXi6gyaTT6BtgWq Calendar for class 02]
* [[Ansprechpartner*innen beim Projektträger|Your contact persons at VDI/VDE-IT]]

=== Contact ===

* Enyong and Marie-Lena are here to help you during and around your funding time. Please contact us at '''projektbetreuung@prototypefund.de''' to ensure we both get your emails.

=== Code of Conduct ===

* The [[Code of Conduct]] is applicable to the funding period, our events and interactions within the Prototype Fund community in general. We ask that you all read the page before the funding time.
*We also have a [[Meeting-Etikette|meeting etiquette]] for all digital meetings during the funding period. Please read this page as well.

== Categories ==

=== Useful documents ===

* [[Checkliste|Prototype Fund checklist]]
* [[Lexikon|Dictionary]]
*[[Der Prototype Fund|An overview of the structure of Prototype Fund]]
*Info about the [[Infrastruktur|infrastructure]] we provide

=== Before the application ===
*[[Antragstellung|Documents for the application]]
*[[DLR FAQ|FAQ from Projektträger]]
* [[Banken|Banks]]
*[[Selbstständigkeit & GbRs|Freelancing and GbRs]]

=== During the funding period ===
*Information about the [[Zuwendungsbescheid|Zuwendungsbescheid (funding notice)]]
*[[Nicht offiziell geförderte Teammitglieder|Working with non-officially funded team members]]
*[[Zahlungsanforderungen|Payment requests]]
*[[Steuern|Taxes]]
*[[Coachings|Coaching]] - and here our coaching partner [[Superbloom]]
*[[Wo finde ich...|Where can I find...]]
*[[Tipps von geförderten Projekten|Tips from previous funding rounds]]
*[[Dokumentation|Documentation]]
*[[Demo Day]]

=== Second Stage ===

* [[Bewerbung für die Second Stage|Application for the Second Stage]]
* [[Second Stage|Information about the content and timeline of the Second Stage]]
* [[Tipps für die Second Stage#Tips for the Second Stage|Tips and experiences from previous classes]]
* [[Coachings in der Second Stage#In English|Mandatory coachings in the Second Stage]]

=== After the funding period ===

*[[Offboarding|Information about offboarding]]
*[[Schlussbericht|Final report]]
*[[Veröffentlichung des Codes während und nach der Förderung|Publishing the code after the funding period]]

=== Other ===

* [[Reisekosten|Travel expenses]]
*[[Über den PTF sprechen|Talking about Prototype Fund]]
*[[Einen Blogbeitrag schreiben#Writing an article for the blog|Writing an article for the blog]]

== Support ==
[[File:Bmftr-dsee logo.png|center|frameless|800x800px]]

Second Stage

2026-08-27T16:30:46Z

Enyong: /* Verpflichtende Leistungen */

''(English version below)''

Auf dieser Seite findet ihr Informationen zum Ablauf der Second Stage. Für Informationen zur Bewerbung besucht bitte diese Seite: [[Bewerbung für die Second Stage]]. Es gibt außerdem eine Seite mit [[Tipps für die Second Stage]], auf der Geförderte ihre Erfahrungen teilen. Schaut auch gern dort vorbei.

== Ablauf der Second-Stage-Förderung ==
Hier seht ihr einen Überblick über die Termine, die für die Second Stage relevant sind (natürlich bleiben die Termine der regulären Förderphase, wie z. B. der Demo Day oder die Zwischengespräche, weiterhin verpflichtend):
{| class="wikitable"
|-
!1. September 2026
|Sprechstunde Second-Stage-Bewerbung
|optional
|-
!14. - 27. September
|Bewerbungsphase Second-Stage-Förderung
|
|-
!27. September
|Deadline Einreichung schriftliche Bewerbung
|verpflichtend
|-
!9. Oktober
|Pitch-Session (online)
|verpflichtend
|-
!Mitte Oktober
|Entscheidung und Förderzusage
|
|-
!bis Ende November
|Erstellung der Änderungsbescheide durch den Projektträger
|
|-
!1. Dezember
|Start der Second Stage
|
|-
!vorauss. 1. Dezember
|Online-Kick-Off der Second Stage
|verpflichtend
|-
!Dezember
|Sprechstunde mit Superbloom
|optional
|-
!Dezember–März
|Coachings
|verpflichtend
|-
!Dezember–Januar
|4. Zwischengespräch
|verpflichtend
|-
!Februar
|Sprechstunde mit Superbloom
|optional
|-
!Februar–März
|5. Zwischengespräch
|verpflichtend
|-
!Ende März
|Abschlussevent der Second Stage
|verpflichtend
|-
!30. April 2027
|Deadline Schlussbericht, mit

* Link zum Code
* Link zur Dokumentation
|verpflichtend
|}

== Administratives ==

=== Änderungsbescheid ===
Wird euer Projekt von der Jury für eine Second-Stage-Förderung ausgewählt, erstellt der Projektträger nach der Förderzusage einen Änderungsbescheid. In dem Änderungsbescheid wird die Laufzeitverlängerung der Second Stage und die Mittelentsperrung der Personalkosten gemäß eures Zuwendungsbescheides beschieden. Ihr braucht keinen zusätzlichen Antrag über profi-Online zu stellen. Falls ihr Fragen dazu habt, meldet euch gern bei eurer [[Ansprechpartner*innen beim Projektträger|Ansprechperson beim Projektträger]].

=== Zahlungsanforderung ===
In der regulären Förderphase habt ihr zu Beginn eines Quartals die Mittel für das abgelaufene Quartal (im Nachhinein) abrufen können, konkret nach dem ersten und vierten Fördermonat. In der Second-Stage-Förderphase geht es entsprechend weiter und ihr erhaltet nach dem siebten und zehnten Fördermonat die weiteren Auszahlungen.

Zu den beiden Zahlungsanforderungen in der Second Stage sind zwei Besonderheiten zu beachten:

* Mittelabruf im Januar über den Zwischennachweis: Der Mittelabruf fällt auf einen Jahreswechsel (Fördersumme der Monate Oktober bis Dezember, abzurufen im Januar). Hierfür muss ein Zwischennachweis für die gesamte Laufzeit des vergangenen Jahres gestellt werden, den ihr auch über profi-Online erstellen müsst. Wenn ihr euer Förderkennzeichen in der Vorhabenliste angeklickt habt, könnt ihr links in der Liste Zwischennachweis auswählen.
* Mittelabruf im April über den Verwendungsnachweis: Der zweite Mittelabruf in der Second Stage ist insgesamt euer vierter Mittelabruf und gleichzeitig der letzte in der Förderzeit. Der letzte Mittelabruf muss über den Verwendungsnachweis abgerufen und zusammen mit dem Schlussbericht beim Projektträger eingereicht werden. Der Verwendungsnachweis wird vom Projektträger in profi-online nach Ende der Förderphase freigeschaltet. Bitte beachtet, dass es für die Einreichung eine Frist gibt: Verwendungsnachweis und Schlussbericht müssen spätestens am 30. April eingereicht werden.

Bitte beachtet, dass in beiden Fällen die Bearbeitung eurer Mittelabrufe länger als bei einer regulären Zahlungsanforderung dauern kann.

[https://wiki.prototypefund.de/index.php?title=Zahlungsanforderungen Allgemeine Hinweise zu Zahlungsanforderungen und Zwischennachweisen findet ihr hier].

== Verpflichtende Leistungen ==
Neben der Umsetzung der Arbeitsschwerpunkte müssen im Rahmen der Second-Stage-Förderung einige verpflichtende Aufgaben erfüllt werden:

* '''Coachings''': [[Coachings in der Second Stage|In der Second Stage sind die Coachings verpflichtend]]. Die Coaching-Einheiten umfassen in der Regel drei bis vier Stunden, die ihr entweder als Block buchen oder in mehrere kürzere Termine einteilen könnt. Ihr bekommt zwei Coaching-Einheiten während der Second Stage. Die Themen bzw. Coachingpartner*innen werden, sofern keine Auflagen vorliegen, gemeinsam mit der Projektbetreuung festgelegt. Neben dem Coaching-Angebot von [https://wiki.prototypefund.de/index.php?title=Superbloom Superbloom] (Design, Projektmanagement, Community, Kommunikation, Fundraising usw.), stehen euch in der Second Stage weitere Coachingpartner*innen mit unterschiedlichen Schwerpunkten zur Verfügung: [https://leastauthority.com/ Least Authority] (Security), [https://vdivde-it.de/de VDI/VDE] (Gründung), die [https://fsfe.org/ Free Software Foundation Europe] (Lizenzierung) und [https://iris-wellmann.de/angebot/coaching/ Iris Wellmann] (freie Coachings/Strategie). Für alle Coachings sind die Plätze begrenzt. Die finale Entscheidung über die Zuteilung der Coachings liegt bei der Projektbetreuung.
* '''Zwischengespräche, Montags-Updates und Online-Kick-Off:''' Wie in der regulären Förderphase sind auch in der Second Stage die Zwischengespräche und Montags-Updates verpflichtend. In den Zwischengesprächen wird über den allgemeinen Stand des Projekts und seiner Strategie und über euren Abschlussworkshop der Second Stage gesprochen. Die Zwischengespräche können online oder in Person in Berlin oder auf Veranstaltungen (z. B. CCC, FOSDEM) durchgeführt werden. Zusätzlich findet ein Online-Kick-Off für die Second Stage als Videocall statt.
* '''Verfassen eines Blogbeitrags oder eines Artikels für die Knowledge Base''': Sharing (knowledge) is caring! Jedes im Rahmen der Second Stage geförderte Projekt soll bis Ende der Förderzeit [https://www.prototypefund.de/blog einen Beitrag im Prototype Fund Blog] oder [https://kb.prototypefund.de/ in der Knowledge Base] veröffentlichen. Wenn ein Beitrag bereits in der regulären Förderphase geschrieben wurde, entfällt diese Pflicht. Die Beitragsthemen werden gemeinsam mit der Projektbetreuung und der Kommunikationsperson des Prototype Fund festgelegt, mehr Informationen dazu [[Einen Blogbeitrag schreiben|findet ihr hier.]] Alternative Formate und Ideen können individuell mit der Projektbetreuung abgestimmt werden.
* '''Teilnahme am Abschlussevent:''' Am Ende der Second Stage findet das Abschlussevent in Berlin statt. Alle Teammitglieder aller Projekte müssen teilnehmen. Auch nicht offiziell geförderte Teammitglieder können teilnehmen, sofern es der Platz zulässt. Bitte klärt die Teilnahme möglichst frühzeitig mit der Projektbetreuung.
* '''Vorbereitung des Abschlussworkshops''': Jedes Projekt wird für das Abschlussevent einen Workshop mit externen Projektpartner*innen gestalten. Die Auswahl und Einladung der Gäste erfolgt gemeinsam mit der Projektbetreuung.
* '''Dokumentation''': Am Ende der Förderzeit muss für alle Projekte der Second Stage eine öffentlich verfügbare Dokumentation bei der Projektbetreuung vorliegen. Je nach Projekt kann die Art der Dokumentation unterschiedlich sein. Während der Code eines Projekts immer sauber dokumentiert sein sollte, sind zusätzliche Dokumentationsmaßnahmen abhängig von der Zielgruppe: unterschiedliche Formate von Tutorials für Endnutzer*innen, Admin-Dokumentation für selbstgehostete Projekte, Entwickler*innendokumentation für Libraries und andere Infrastrukturprojekte usw.
* '''Schlussbericht:''' Einen Monat nach Abschluss der Second-Stage-Förderphase ist der Schlussbericht zusammen mit der Schlussabrechnung (Verwendungsnachweis) beim Projektträger einzureichen. Genaue Informationen dazu findet ihr [https://wiki.prototypefund.de/index.php?title=Schlussbericht hier].

Und nicht vergessen: Projekte, die zehn Monate gefördert werden, nehmen ebenfalls am [https://wiki.prototypefund.de/index.php?title=Demo_Day Demo Day] nach sechs Monaten teil.

== Angebote ==
Zusätzlich bieten wir optionale Formate an, mit denen wir euch bei der Umsetzung eurer Second Stage unterstützen möchten:

* zwei '''Sprechstunden mit [[Superbloom]]''' (die Themen werden noch bekannt gegeben): Ihr kennt das Sprechstunden-Format aus der regulären Förderzeit - für die Second Stage haben wir spannende und relevante Themen zusammengestellt.
* weitere '''1:1 Gespräche''' nach Bedarf: Wir haben in der Second Stage gute Kapazitäten für zusätzliche 1:1 Gespräche mit euch - stellt uns Fragen, lasst uns eure Projekte testen, fragt nach Feedback zu eurem Logo, Blogpost, UI, Communitystrategie, etc. Wir sind da, um euch zu unterstützen und freuen uns über tiefere Einblicke in eure Projekte.
* '''Kommunikation''' über die Kanäle des Prototype Fund: Wie in der regulären Förderphase unterstützen wir die Sichtbarkeit eurer Projekte mit Kommunikationsmaßnahmen über unsere Kanäle (Mastodon, LinkedIn, ggf. Newsletter)
* Unterstützung bei der '''Vernetzung''': Wenn es möglich ist und wir auf existierende Kontakte des Prototype Fund zurückgreifen können, vernetzen wir euch gern.
* Feedback von der Jury: Gern leiten wir euch das '''Jury-Feedback''' aus der Pitch-Session weiter.

== Abschlussevent der Second Stage ==
Das Abschlussevent ist das finale Event nach der Second-Stage-Förderung und findet Ende März in Berlin statt. Das Event soll euch einerseits die Möglichkeit geben, euch untereinander auszutauschen und den Abschluss der Förderphase gemeinsam zu feiern. Weiterhin habt ihr beim Event die Möglichkeit euer Projekt im Rahmen eines Workshops eingeladenen Gästen zu präsentieren.

=== Key facts ===
''Second-Stage-Abschlussevent JG02:'' Ende März 2027

''Location:'' vorauss. im [https://www.publix.de/ Publix - Haus für Journalismus und Öffentlichkeit], Hermannstr. 90, 12051 Berlin

''Uhrzeit:'' 14:00 - open end, Community-Abend ab 19:30 Uhr

=== Ablauf ===
Nach einem internen Teil, bei dem ihr eure Erfahrungen mit uns teilen und voneinander lernen könnt, ist ein zweistündiger Workshop mit externen Gästen geplant. Allen Projekten wird dabei eine Tischinsel zur Verfügung stehen, an der ihr euer Projekt vorstellen könnt. Es empfiehlt sich, früh zu überlegen, was ihr anbieten und wen ihr dazu einladen möchtet: Möchtet ihr (potentielle) Projektpartner*innen treffen, ein (User-)Testing durchführen, euer Projekt einer relevanten Person(engruppe) vorstellen etc. Insgesamt könnt ihr pro Projekt ein bis drei externe Gäste einladen. Für die Vorbereitung des Abschlussworkshop kommen weitere, konkretere Infos per Mail - außerdem ist wie immer in den Zwischengesprächen Zeit, Fragen und Details zu besprechen. Sprecht uns gern frühzeitig an, wenn ihr Fragen habt!

Nach dem Workshop gibt es ein gemeinsames Dinner mit den eingeladenen Gästen. Und last but not least schließen wir den Tag mit einem Community-Abend, der für alle offen ist, ab. Denn jetzt kann wirklich gefeiert werden.
{| class="wikitable"
|13:30 - 14:15 Uhr
|Ankommen der Projekte - bitte kommt pünktlich.
|-
|14:15 Uhr
|Begrüßung
|-
|14:30 Uhr
|Jahrgangsinterner Workshop: Erfahrungsaustausch zwischen den Projekten und Feedback
(Hosting Team PTF)
|-
|15:45 Uhr
|Pause
|-
|16:00 Uhr
|Aufbau & Einlass der geladenen Gästen
|-
|16:30 Uhr
|Euer Abschlussworkshop mit Gästen
|-
|18:30 Uhr
|Abendessen
|-
|19:30 Uhr
|Eröffnung des Community-Abends
|}
Bitte plant ein, mindestens 1,5 Stunden beim Community-Abend dabei zu sein.

=== Abschlussworkshop mit externen Gästen ===
Eure Aufgabe für diesen Tag ist es, den zweistündigen Workshop mit externen Gästen zu konzipieren und durchzuführen. Damit ihr euch möglichst gut vorbereiten könnt, gibt es im Folgenden weitere Infos sowie Deadlines, bis wann wir bestimmte Informationen von euch brauchen.

'''Das Ziel des Workshops ist es, zur Nachhaltigkeit eures Projektes beizutragen.''' Dementsprechend soll das Thema eures Workshops Bezug zu eurer Second Stage, mindestens aber zur Nachhaltigkeit eures Projektes allgemein haben. Mögliche Themen können zum Beispiel sein:

* User Testing mit Projektpartner*innen oder eurer Community
* Vorstellung eures Projekts und Austausch mit (potenziellen) Projektpartner*innen und/oder Kund*innen
* Onboarding von neuen Community-Mitgliedern
* Austauschformate mit eurer Community vor Ort
* Feedback zu eurer Öffentlichkeitsarbeit einholen
* Natürlich sind wir auch offen für andere Vorschläge, kommt gerne auf uns zu!

Insgesamt könnt ihr '''pro Projekt ein bis zwei (nach Absprache maximal drei) externe Gäste''' einladen. Allen Projekten wird eine Tischinsel zur Verfügung stehen, an der ihr euer Projekt vorstellen könnt.

==== Vorbereitung ====
Voraussichtlich Anfang Februar melden wir uns bei euch mit weiteren Informationen zum Abschlussevent. Dabei werden wir euch auch bitten, uns eure Ideen für den Abschlussworkshop mit externen Gästen zu schicken. Wir brauchen kein ausformuliertes Konzept, ein paar Stichpunkte genügen uns. Ebenso braucht ihr bis dahin noch keine festen Zusagen von euren potenziellen Gästen. Solltet ihr euch unsicher sein, was für euch in Frage kommt, könnt ihr euch jederzeit für weiteren Austausch (per Mail oder in einem Call) bei uns melden!

Nach Erhalt eurer Vorschläge, geben wir euch Feedback, ob die Idee realistisch und passend für den Abschlussworkshop ist. Danach können wahlweise wir oder ihr persönlich eure Gäste einladen.

Bitte kümmert euch selbst um alle Materialien und Technik, die ihr für euren Workshop braucht. Für Strom und Internet sowie Getränke und Snacks ist selbstverständlich gesorgt.

= In English: Second Stage =
On this page, you'll find information on how the Second Stage works. For information on how to apply, visit the page [[Bewerbung für die Second Stage|Application for the Second Stage]]. There's also a page with [[Tipps für die Second Stage#Tips for the Second Stage|tips for the Second Stage]], where grantees share their experiences. Feel free to check it out.

== Timeline ==
This is an overview of the dates that are relevant for the Second Stage (the dates for the regular funding phase, such as Demo Day and the 1:1 meetings, remain – of course - mandatory):
{| class="wikitable"
|-
!September 1st, 2026
|Consultation hour, application for the Second Stage
|optional
|-
!September 14th–27th
|Application period Second Stage funding
|
|-
!September 27th
|Deadline submission of written application
|mandatory
|-
!October 9th
|Pitch session (online)
|mandatory
|-
!Middle of October
|Decision and funding commitment
|
|-
!until end of November
|Projektträger prepares the notification of amendment
|
|-
!December 1st
|Start of the Second Stage
|
|-
!Expected on December 1st
|Online kick off Second Stage
|mandatory
|-
!December
|Superbloom consultation hour
|optional
|-
!December–March
|Coaching sessions
|mandatory
|-
!December–January
|4th 1:1 meeting
|mandatory
|-
!February
|Superbloom consultation hour
|optional
|-
!February–March
|5th 1:1 meeting
|mandatory
|-
!End of March
|Closing event of the Second Stage
|mandatory
|-
!April 30th, 2027
|Deadline final report including

* Link to code
* Link to documentation
|mandatory
|}

== Administration ==

=== Notification of amendment (“Änderungsbescheid”) ===
If your project is selected by the jury for Second Stage funding, the project management agency ("Projektträger") will issue a notification of amendment ("Änderungsbescheid") once the funding has been approved. This notification announces the extension to the period of the Second Stage and the release of funds for personnel costs, in accordance with your grant award letter. You do not need to submit an additional application via profi-Online. If you have any questions, please contact your [[Ansprechpartner*innen beim Projektträger|contact person of the project management agency]].

=== Payment requests ===
In the regular funding phase, you could request the funds for the previous quarter (retrospectively) at the beginning of each quarter, specifically after the first and fourth funding months. In the Second Stage, this process continues and you will receive further payments after the seventh and tenth month of funding.

There are two special features to note regarding the two payment requests in the Second Stage:

* The funding request in January is to be submitted as an interim report („Zwischennachweis"): The funding request falls at the turn of the year (funding amount for October to December, to be requested in January). For this purpose, an interim report must be submitted via profi-Online. Once you have clicked on your funding code in the project list, you can select „Zwischennachweis" (interim report) on the left side of the list.
* The Funding request in April is to be submitted as a so-called statement of use („Verwendungsnachweis“): The second funding request in the Second Stage is your fourth funding request overall and also the last one for the whole funding period. The last funding request must be requested as a statement of use and submitted to the Projektträger together with the final report. The statement of use will be activated by the Projektträger in profi-Online after the end of the funding period. Please note that there is a deadline for submission: the statement of use and final report must be submitted by April 30th at the latest.

[https://wiki.prototypefund.de/index.php?title=Schlussbericht Information on the final report can be found here]. [https://wiki.prototypefund.de/index.php?title=Zahlungsanforderungen Information on payment requests and interim reports can be found here].

== Mandatory to-dos ==
In addition to the implementation of the key focus areas as specified in your application, a number of mandatory requirements must be fulfilled during the Second Stage:
* '''Coachings''': As opposed to the regular funding period, [[Coachings in der Second Stage#In English|the coaching sessions are mandatory in the Second Stage.]] Coaching units usually last three to four hours, which you can either book as a block or divide into several short sessions. You will receive two coaching units during the Second Stage. Unless you received specific instructions from the jury, the topics and coaching partners will be determined together with the program managers. In addition to coaching sessions offered by [https://wiki.prototypefund.de/index.php?title=Superbloom Superbloom] (design, project management, community, communication, fundraising, etc.), other coaching partners with different areas of expertise are available in the Second Stage: [https://leastauthority.com/ Least Authority] (security), [https://vdivde-it.de/de VDI/VDE] (starting a company/business models), the [https://fsfe.org/ Free Software Foundation Europe] (licensing) and [https://iris-wellmann.de/angebot/coaching/ Iris Wellmann] (free coaching/strategy). Places are limited for all coaching sessions. The final decision on the allocation of coaching sessions lies with the program management'''.'''
* '''Participation in the online kick off, two 1:1 meetings and Monday updates:''' As in the regular funding phase, the 1:1 meetings and Monday updates are mandatory in the Second Stage. During these meetings, we will discuss the general status of the project and its strategy as well as your ideas for the closing workshop of the Second Stage. The 1:1 meetings can be held online or in person in Berlin or at events (e.g. CCC, FOSDEM). In addition, an online kick off for the Second Stage takes place as a video call.
* '''Writing a blog post or an article for the PTF Knowledge Base:''' Sharing (knowledge) is caring! Every project funded as part of the Second Stage has to publish an article [https://www.prototypefund.de/en/blog on the Prototype Fund blog] or [https://kb.prototypefund.de/ in the Knowledge Base] by the end of the funding period. If a contribution has already been written during the regular funding phase, this obligation does not apply. The topics of the contributions will be determined together with the program management and the communication team of the Prototype Fund. You can find [[Einen Blogbeitrag schreiben|more information here]]. Alternative formats and ideas can be discussed individually with the program management team.
* '''Participation in the closing event of the Second Stage:''' At the end of the Second Stage, the closing event takes place in Berlin. All team members of all projects have to participate. Team members who are not officially funded can participate as long as there is space available. Please clarify the possibilities of participation as early as possible with the program management.
* '''Preparation for the closing workshop:''' Every project will prepare a closing workshop for the closing event with external project partners. The guests will be selected and invited together with the program management.
* '''Documentation:''' At the end of the funding period, publicly available documentation must be submitted to the program management team for all Second Stage projects. The type of documentation may vary depending on the project. While the code of a project should always be properly documented, additional documentation measures depend on the target group: various types of tutorials for end users, admin documentation for self-hosted projects, developer documentation for libraries and other infrastructure projects, etc.
* '''Final report:''' After the completion of the funding period, the final report ("Schlussbericht") is to be submitted to the Projektträger along with a so-called statement of use ("Verwendungsnachweis"). The deadline for all documents is one month after the funding ends. Detailed information can be found [https://wiki.prototypefund.de/index.php?title=Schlussbericht here].

Please keep in mind: projects that receive ten months of funding also take part in [https://wiki.prototypefund.de/index.php?title=Demo_Day Demo Day] after six months.

== Offers ==
In addition, we offer the following '''optional formats''' to support you during your Second Stage:

* '''Two consultation hours with [https://wiki.prototypefund.de/index.php?title=Superbloom Superbloom]''' (the topics will be announced on a later date). You are already familiar with the format from the regular funding period. For your Second Stage we have chosen together exciting and relevant topics.
* Further '''1:1 meetings''' as required: We have capacity for additional 1:1 meetings with you during the Second Stage – ask us questions, let us test your projects, ask for feedback on your logo, blog post, UI, community strategy, etc. We are here to support you and look forward to gaining deeper insights into your projects.
* '''Communication''' via the Prototype Fund channels: As in the regular funding phase, we will support the visibility of your projects with communication measures via our channels (Mastodon, LinkedIn, newsletter if possible).
* Support with '''networking''': If you know the right people for your project, we’d love to introduce you! Feedback from the jury: We are happy to forward the '''jury feedback''' from the pitch session to you.

== Closing event of the Second Stage ==
The closing event is the event that happens at the end of your Second Stage funding period. The event, which takes place in Berlin end of March, is intended to give you the opportunity to exchange ideas and celebrate the end of the funding phase together. It will also be the occasion for you to present your project to invited guests during a workshop.

=== Key facts ===
''Closing event of the Second Stage Class01:'' End of March 2027

''Where:'' Expected at [https://www.publix.de/ Publix - Haus für Journalismus und Öffentlichkeit], Hermannstr. 90, 12051 Berlin

''Time:'' 2 pm - open end, community meet-up from 7:30 pm

=== Schedule ===
After an internal part where you can share your experiences with us and learn from each other, a two-hour workshop with external guests will take place. All projects will have a table where they can present their project to their invited guests. We recommend that you think early on about what you would like to offer and who you would like to invite: Would you like to meet (potential) project partners, conduct user testing, present your project to a relevant person (or group of people), onboard new community contributors, etc.? You can invite one to three external guests per project. We will email you more specific information to help you prepare for the closing workshop once the Second Stage starts. As always, we will have time to discuss questions and details during the 1:1 meetings. Please feel free to contact us early if you have any questions!

There will be a dinner with the invited guests after the workshop. And last but not least, we will end the day with a community evening that is open to everyone - to make sure we really get to celebrate your funding time.

{| class="wikitable"
|1:30 - 2:15 pm
|Arrival of the projects - please be on time.
|-
|2:15 pm
|Welcome
|-
|2:30 pm
|Internal workshop: Sharing experiences and feedback between projects
(Hosting team PTF)
|-
|3:45 pm
|Break
|-
|4 pm
|Workshop preparation & arrival of workshop guests
|-
|4:30 pm
|Closing workshop with guests
|-
|6:30 pm
|Dinner
|-
|7:30 pm
|Opening of the community evening
|}
Please plan on staying at least 1.5 hours at the community event.

=== Closing workshop with external guests ===
Your task for this day is to design and conduct the two-hour workshop with external guests. To help you prepare as well as possible, here is some additional information and the deadlines by which we need certain information from you.

'''The goal of the workshop is to contribute to the sustainability of your project.''' Accordingly, the topic of your workshop should be related to your Second Stage, but at least to the general sustainability of your project. Possible topics can be, for example:

* User testing with project partners or your community
* Presentation of your project and exchange with (potential) project partners and/or customers
* Onboarding of new community members
* Exchange formats with your local community
* Gathering feedback on your public outreach
* Of course, we are also open to other suggestions, so feel free to contact us!

In total, you can invite '''one to two (up to a maximum of three, upon request) external guests''' per project. All projects will have a table island where you can present your project.

=== Preparation ===
At the beginning of February, we plan to send you further information about the closing event. At that time, we will also ask you to send us your ideas for the closing workshop with external guests. We don't need a fully fleshed-out concept; a few bullet points will do. You also don't need to have firm commitments from your potential guests by then. If you are unsure what works for you, you can always contact us for further discussion (by email or in a call)!

After receiving your proposals, we will give you feedback on whether the idea is realistic and suitable for the workshop. After that, either we can invite your guests or you can do so yourself.

Please organise all the materials and equipment you need for your workshop on your own. Of course, we will provide electricity, internet access, drinks, and snacks.

Bewerbung für die Second Stage

2026-08-27T16:02:15Z

Enyong: /* Grundsätzliches zur Bewerbung */

''(English version below)''

Auf dieser Seite findet ihr Informationen zur Bewerbung für die Second Stage und den administrativen Schritten danach. Mehr Informationen zum Ablauf und den Inhalten findet ihr auf der allgemeinen Seite zur [[Second Stage]].

== Warum gibt es die Second Stage? ==
In der Technologie- sowie im Speziellen der FOSS-Förderung gibt es ein Problem: Innovationen werden gut und gerne finanziert, nur bleibt oft offen, wie es danach weitergeht. Wenige Technologien sind nach der initialen Finanzierung so weit, dass sie in den Produktivbetrieb gehen und sich selbst finanzieren können.

Deswegen wollen wir euch mit der Second Stage die Möglichkeit geben, weitere vier Monate an der nachhaltigen Absicherung eures Projektes zu arbeiten.

Je nachdem, was der Fokus eures Projekts in der Second Stage sein soll, werdet ihr auch an zwei weiteren [https://wiki.prototypefund.de/Coachings Coachings] teilnehmen - etwa zum Thema Security, Gründung oder Community Building. Ziel der Second Stage ist es, dass das Projekt besser nutzbar und bekannt gemacht wird, sodass es nach Abschluss der Förderung gute Chancen hat, langfristig und nachhaltig Bestand zu haben.

Reminder: '''Projekte, die nicht an der Second Stage teilnehmen, sind für uns nicht weniger wertvoll'''. Wir schätzen, dass ca. 50 % jeder Runde an dieser Verlängerung der Förderzeit teilnehmen werden, und es gibt viele Gründe, warum ein Projekt nicht teilnehmen kann. Vielleicht passt das Format nicht zum Projekt, oder ihr seht persönlich keinen Bedarf für diese Art von Unterstützung. Vielleicht ist euer Projekt bereits Teil einer nachhaltigen Struktur und ihr braucht nur die sechs Monate, um es zu programmieren. Vielleicht war eure Bewerbung für die reguläre Förderzeit großartig, aber eure Pläne für die Second Stage passen nicht in den Rahmen des Prototype Fund. Insgesamt werden bis zu 15 Projekte für die Second Stage gefördert. Dies hängt davon ab, wie gut die Bewertungen insgesamt sind. '''Nicht alle Plätze der Second Stage müssen gefüllt werden''', d.h. es können auch weniger Projekte gefördert werden, wenn die Qualität der Bewerbungen nicht ausreicht.

== Grundsätzliches zur Bewerbung ==
Wenn ihr euch bei der initialen Bewerbung nicht für die Second Stage beworben habt, sind die folgenden Abschnitte für euch nicht relevant: '''Leider ist es zu diesem Zeitpunkt nicht mehr möglich, eine Second Stage zu beantragen''', da mit eurem ursprünglichen Antrag bereits die maximale Laufzeit und maximale Fördersumme festgelegt wurde.

Wenn ihr euch für die Second Stage beworben habt, sind die Mittel für die vier zusätzlichen Monate vorerst '''gesperrt'''. Im 5. Fördermonat teilt eine Jury die begrenzten Plätze für die Second-Stage-Förderung auf der Grundlage eurer Arbeit in den ersten Monaten der regulären Förderung sowie einer neuen, kurzen '''Bewerbung''' zu. Die Entscheidung basiert auf einer schriftlichen Einreichung und einer kurzen Online-Pitch-Session.

'''Als Vorbereitung zur Bewerbung lest euch diese Wikiseite bitte vollständig durch.''' Anfang September findet außerdem eine Sprechstunde statt, bei der wir gern eure Fragen (auf Deutsch und Englisch) zur Second Stage beantworten. Auch in den Zwischengesprächen können wir gern über eure Bewerbung und eure Ziele für die Second Stage sprechen.

Aus Fairnessgründen beantworten wir keine inhaltlichen Fragen zu euren Second-Stage-Bewerbungen. Wir können aber einschätzen, ob eure Ideen für die Second Stage grundsätzlich förderfähig sind (das heißt: ob wir die Art von Vorhaben fördern dürfen, ob z. B. nicht zu viele Entwicklungsarbeiten dabei sind), geben euch gern allgemeine Tipps und beantworten auch alle Fragen zu den Formalitäten. Wenn ihr euch unsicher seid: Sprecht uns gern an!

Auch wichtig: '''Die Coaching-Sessions mit Superbloom können nicht für die Vorbereitung der Bewerbung (weder schriftlich noch Pitch) genutzt werden.''' Es ist natürlich absolut in Ordnung, wenn ihr im Coaching besprechen wollt, wie ihr eure Projekte nachhaltiger gestaltet. Wie wir die Grenze zwischen „Vorbereitung der Bewerbung“ und „Schritte für die Nachhaltigkeit“ definieren, könnt ihr auf der [https://wiki.prototypefund.de/index.php?title=Superbloom#Can_I_prepare_my_application_for_the_Second_Stage_with_Superbloom? Coaching-Seite] lesen.

=== Timeline der Bewerbung ===
{| class="wikitable"
!Anfang September 2026
|Sprechstunde Second-Stage-Bewerbung
|optional
|-
!14. - 27. September
|Bewerbungsphase Second-Stage-Förderung
|
|-
!27. September
|Deadline Einreichung schriftliche Bewerbung
|verpflichtend
|-
!9. Oktober 2026
|Pitch-Session (online)
|verpflichtend
|-
!Mitte Oktober
|Entscheidung und Förderzusage
|
|-
!bis Ende November
|Erstellung der Änderungsbescheide durch den Projektträger
|
|-
!1. Dezember 2026
|Start der Second Stage
|
|-
!vorauss. 1. Dezember
|Online Kick-Off der Second Stage
|verpflichtend
|}

== Die schriftliche Bewerbung ==
''Wann'': 14. bis 27. September 2026 - '''Achtung''': Einreichungen nach der Deadline werden nicht für die Auswahl berücksichtigt!

''Wo'': [https://bewerben.prototypefund.de/ bewerben.prototypefund.de] - der genaue Link folgt per Mail

''Was'': Beantwortet 9 (bzw. 10) Fragen zu euren Plänen für die Second-Stage-Förderung

''Sprache'': Die schriftliche Bewerbung erfolgt auf Deutsch, Nicht-Muttersprachler*innen können auch auf Englisch einreichen.

''Code:'' Ein Link zum Code in einem öffentlichen Repositorium für Open Source ist verpflichtend, zusätzlich kannst du Links zur Projektwebseite, zur Dokumentation oder zu einer Demo teilen. '''Es wird nicht erwartet, dass die Arbeiten der regulären Förderphase zum Zeitpunkt der Antragstellung abgeschlossen sind.'''

Die schriftliche Bewerbung findet über unsere Bewerbungsplattform statt, die ihr aus eurer initialen Bewerbung für den Prototype Fund schon kennt. Dort müssen die folgenden Fragen, basierend auf dem aktuellen Arbeitsstand, sowie eure Ideen für die Second Stage beantwortet werden:
'''Dein Projekt in der regulären Förderphase'''

- Beschreibe dein Projekt in drei Sätzen. (max. 50 Wörter)
- Welche Meilensteine wurden mit welchen Ergebnissen erzielt? (max. 100 Wörter)
- Werden bis zum Ende der regulären Förderperiode alle planmäßigen Meilensteine erreicht? Wenn nein, warum? (max. 100 Wörter)
- Welche Maßnahmen wurden bislang ergriffen, um Nutzer*innen anzusprechen? (max. 100 Wörter)
- Was ist aktuell die größte Herausforderung im Projekt? Wie kann dieser begegnet werden? (max. 175 Wörter)

'''Deine Pläne für die Second Stage'''

- Auf welchem Wege soll das Projekt nachhaltig nutzbar werden? Wurden hierfür bereits Maßnahmen ergriffen? Wenn ja, welche? (max. 175 Wörter)
- Sind für den Erfolg des Projekts Änderungen an der ursprünglichen Planung zur Second Stage nötig? Wenn ja, welche und warum? (max. 175 Wörter)
- Welche Meilensteine sollen in der Second Stage erreicht werden? (max. 100 Wörter)
- Wie viele Stunden möchtest du in der Second Stage am Projekt arbeiten? (Maximum Einzelpersonen: 633h, Maximum Teams: 1.267h)

'''Ergänzende Hinweise'''

- Möchtest du der Jury noch etwas mitteilen? (optional) (max. 175 Wörter)
'''Eure Pläne für die Second-Stage-Föderphase dürfen von der initialen Bewerbung und dem Antrag abweichen.''' Wenn das, was ihr euch damals für die Second Stage vorgenommen habt, nicht mehr realistisch oder sinnvoll erscheint, könnt ihr euren Fokus für die viermonatige Förderzeit gern neu setzen. Wichtig ist nur, dass der Fokus für euer Projekt sinnvoll durchdacht und in der Zeit, die euch zur Verfügung steht, machbar ist.

'''Tipp:''' Werdet in eurer Bewerbung so konkret wie möglich. Wenn ihr plant auf Konferenzen zu gehen, zählt diese auf. Wenn ihr in Kontakt mit Unternehmen oder Communities treten möchtet, definiert eure Zielgruppen möglichst genau. Solltet ihr Pilotprojekte planen, benennt eure Partner*innen dafür. Falls ihr Publikationen oder Beiträge in Medien/Podcasts plant, stellt dar, wo diese veröffentlicht werden sollen.

=== Meilensteine in der Second Stage ===
Reminder: '''In der Second Stage steht die Entwicklungsarbeit nicht mehr im Mittelpunkt.''' Entwicklungsmeilensteine, die ihr in der regulären Förderzeit nicht geschafft habt, können nicht in die Second Stage verschoben werden, außer ihr könnt begründen, dass diese Schritte notwendig für die Nachhaltigkeit des Projekts sind und erklären, warum sie nicht mehr in der regulären Förderphase umgesetzt werden können. Ziel der Second Stage ist es, eure Projekte auf den Weg zu nachhaltigen Strukturen zu bringen, sei es durch eine Gründung, den Aufbau einer Community oder Partnerschaften, Dokumentation und User Testing, Kommunikationsmaßnahmen, usw. Natürlich können sich dadurch kleine Entwicklungsarbeiten ergeben (z. B. Anpassungen auf der Basis eines User Testings, Einbettung von Community-Beiträgen, Bugfixes etc.). '''Diese sollen aber nicht im Vordergrund stehen und können nur mitgefördert werden, wenn sie den anderen Maßnahmen dienen.''' '''Orientiert euch dafür an einem Richtwert von 20 Prozent für technische Arbeiten.''' Je nach Projektfokus kann auch ein höherer Anteil gerechtfertigt sein. Falls ihr denkt, dass ein höherer Anteil in eurem Fall sinnvoll ist, sprecht uns bitte im Vorfeld der Bewerbung an.

==== So kann die Verteilung in eurem Antrag aussehen ====
Hier listen wir Beispiele von Meilensteinen, die in der Second Stage förderfähig sind. (Das ist keine abschließende Liste. Andere Maßnahmen können für eure Projekte besser geeignet sein. '''Je nach Fokus eurer Second Stage müsst ihr natürlich nicht alle diese Themen in der Bewerbung abdecken.''' Wenn ihr euch unsicher seid, ob eure Ideen gefördert werden können, fragt uns gerne!)

===== Konkrete Schritte zur Verbreitung und Nutzbarmachung (Fokus der Second-Stage-Förderung): =====
* User Testing
* Partnerakquise
* Gründung (Firmenaubau, Kundenakquise & Marketing, usw.)
* Präsenz auf Fachveranstaltungen
* Erstellung einer Website und/oder weiterer öffentlichkeitswirksamer Maßnahmen
* Communityarbeit
* Outreach
* usw.

===== Technische Entwicklung (Richtwert von 20 Prozent der Second-Stage-Förderung): =====
* Fertigstellung von Features, die aufgrund von Verzögerungen, Bugfixes, Dependencies etc. noch fehlen und für die Nachhaltigkeit des Projekts wichtig sind.
* Entwicklung von im Erstantrag nicht vorhergesehenen Features etc., die sich bspw. im User Testing oder in Gesprächen mit potenziellen Partnern als sinnvoll herausgestellt haben.
* Anpassungen auf der Basis eines User Testings
* Einbettung von Community-Beiträgen
* Bugfixes
* etc.

Die technischen Meilensteine müssen der allgemeinen Nachhaltigkeitsstrategie des Projekts dienen und in diesem Sinne begründet sein.

'''Wichtig''': Die Meilensteine müssen in der angegebenen Stundenzahl realistisch umsetzbar sein. In den meisten Fällen ist es nicht möglich, z.B. eine Gründung, den Ausbau der Dokumentation, Communityaufbau und ein Pilotprojekt gleichzeitig in nur vier Monaten zu verfolgen.

=== Lizenzierung in der Second Stage ===
'''Zum Code:'''
* Der in den bezahlten Stunden der regulären Förderphase geschriebene Code muss zwingend unter einer FOSS-Lizenz veröffentlicht werden – ohne Ausnahme.
* Der Code, der in der Second Stage direkt zum Projekt beigetragen wird (Erweiterungen, Anpassungen auf Basis von Feedback, Bugfixes usw.), muss ebenfalls unter einer FOSS-Lizenz veröffentlicht werden. Wenn Code für einen Partner geschrieben wird, und dieser nicht Open Source sein kann, müssen diese Stunden anderweitig, beispielsweise vom Partner, bezahlt werden.
* Im Rahmen von Maßnahmen zur Nachhaltigkeit sollte immer geprüft werden, ob der Code unter einer FOSS-Lizenz stehen kann – das gilt beispielsweise für eine Projektwebseite. Ausnahmen sind in der Bewerbung für die Second Stage zu begründen.
'''Andere Produkte, die in der Second Stage produziert werden:'''
* Texte, Logos und Bilder (u. ä.), die in der Second Stage entstehen, müssen nicht unter einer Creative-Commons-Lizenz veröffentlicht werden. Wir freuen uns jedoch besonders, wenn ihr euch dafür entscheidet.
* Nach demselben Ansatz möchten wir alle Geförderten dazu ermutigen, bei der Umsetzung der Meilensteine in der zweiten Phase möglichst viele FOSS-Produkte und datensparsame Tools einzusetzen. Das gilt beispielsweise für Kommunikationstools und Plattformen für den Communityaustausch. Hierbei handelt es sich jedoch nur um eine Empfehlung: Die Geförderten dürfen selbst entscheiden, was für die Projekte sinnvoll ist. Manchmal sind neue Zielgruppen z. B. nur auf bestimmten Plattformen wie LinkedIn oder Instagram zu erreichen. In solchen Fällen ist eine kurze Begründung in der Bewerbung hilfreich, damit die Jury einschätzen kann, inwiefern eure Strategie geeignet ist.

== Die Pitch-Session ==
''Wann'': 9. Oktober 2026 - jedes Projekt bekommt eine genaue Uhrzeit zugeteilt. Wir melden uns Anfang Oktober per Mail dazu.

''Wo'': Online - auch wenn ihr in Berlin wohnt (sonst wäre es nicht fair)

''Was'': 3 Minuten Pitch, 4 Minuten Fragen beantworten

''Wer:'' Nur offiziell Geförderte können pitchen.

''Sprache'': Deutsch (oder Englisch für Nicht-Muttersprachler*innen)

Das Präsentationsformat für den Pitch kann frei gewählt werden: Folien, Screensharing, Visuals, everything you need. Dabei ist wichtig, dass ihr die folgenden Fragen beantwortet:
- Warum brauche ich/brauchen wir die Second Stage?
- Was ist mein/unser konkretes Ziel in der Second Stage?
- Wie wird dieses Ziel erreicht?
Teilt uns bitte im '''Vorfeld per E-Mail''' mit, wie (Folien, Screensharing, etc.) ihr eure Präsentation gestalten wollt. Wenn ihr Folien nutzen möchtet, brauchen wir sie '''spätestens am Vortag bis 15 Uhr als PDF per E-Mail'''. Ein bis zwei Tage vor dem Pitch werden wir außerdem eine Test-Session anbieten, bei der ihr euch in das Videotool einwählen und eure Präsentation bzw. die Technik kurz testen könnt. Genaue Infos dazu folgen kurz vorher per Mail.

Die Jury der Second Stage besteht aus zwei Juror*innen aus dem [https://www.prototypefund.de/bewerbung/jury Jurypool], Vertreter*innen des Projektträgers und des Prototype Fund - außerdem ist voraussichtlich ein*e Vertreter*in aus dem BMFTR bei der Sitzung anwesend. Die Bewertung basiert auf dem technischen Stand des Projekts (das Projekt muss 2 Monate vor Ende der regulären Förderzeit nicht zu 100% fertig sein, ihr müsst aber zeigen können, dass die Arbeit gut vorankommt), den Maßnahmen zur Sicherstellung der Nachhaltigkeit (z. B. Community-Aufbau, Öffentlichkeitsarbeit) und den geplanten Schritten für die Second-Stage-Förderung. Nach den Pitch-Sessions diskutiert die Jury die Ergebnisse und stellt einen Fördervorschlag für die Second Stage zusammen, auf Basis dessen das BMFTR die finale Entscheidung trifft. Die Entscheidung wird etwa zwei Wochen nach der Pitch-Session an euch kommuniziert. Insgesamt werden bis zu 15 Projekte für die Second Stage gefördert. Dies hängt davon ab, wie gut die Bewertungen insgesamt sind. Wenn die Qualität der Bewerbungen nicht ausreicht, können auch weniger als 15 Projekte gefördert werden.

== Arbeitszeit und Stundenumfang ==
In der Second Stage könnt ihr als Team maximal 63.333 € und als Einzelperson maximal 31.667 € beantragen. Diese Summen sind angelehnt an zwei bzw. eine Vollzeitstelle über vier Monate. Der Stundenlohn ist auf 50 € gedeckelt.

Es ist generell möglich, dass ihr euch für die Second Stage mit einer geringeren Stundenanzahl bewerbt, als ihr bei der initialen Bewerbung angegeben habt. In der Second Stage könnt ihr auch mit weniger Wochenstunden als in der regulären Förderphase planen.

Das kann zum Beispiel sinnvoll sein, wenn ihr während der Förderzeit feststellt, dass die Second-Stage-Arbeit weniger Zeit benötigen wird, als ursprünglich geplant. Vielleicht hat sich auch eine bezahlte Zusammenarbeit mit Partner*innen ergeben oder euer Projekt wird durch andere Förderquellen bereits in Teilen querfinanziert. Oder ihr steht in einem Arbeitsverhältnis, habt euch für den Förderzeitraum freistellen lassen und möchtet mit 50% zurück in das Arbeitsverhältnis gehen und die weiteren 50% am Prototype-Fund-Projekt arbeiten.

Es gibt ganz unterschiedliche Szenarien und es ist vollkommen in Ordnung, wenn sich der ursprüngliche Zeitplan verändert. Schließlich werden die genauen Aufgaben für die Second Stage erst während der Förderzeit definiert. Sprecht uns gerne an, wenn ihr Rückfragen habt.

== Tipps und Erfahrungen aus früheren Jahrgängen für die Planung eurer Second Stage ==
Wir möchten gerne die Erfahrungen und Tipps aus vergangen Jahrgängen teilen, die für eure Bewerbung und die Planung der Second Stage hilfreich sein können:

* Ein gutes Zeitmanagement ist für die Second Stage wichtig, denn einerseits ist der Workload hoch, andererseits sind es nur vier Monate '''und''' die Weihnachtszeit fällt in diesen Zeitraum.

* Focus, reduce, scope, promise less: Setzt einen klaren Fokus und plant nicht zu viele verschiedene Aufgaben – es werden sowieso mehrere Prozesse parallel laufen (Maintenance, Development, Fokus der Second Stage, PTF-Deliverables).
* Verspätungen aus der regulären Förderzeit aufzuholen wird stressig, versucht das zu vermeiden.
* Es kann sinnvoll sein, eure Milestones so zu planen, dass ihr Erreichen möglichst wenig abhängig von Dritten ist.
* Plant Zeit ein für:
** die Deliverables (Blogpost / Knowledge Base-Beitrag, Zwischengespräche, Dokumentation, Vorbereitung des Abschlussevents);
** Coachings und ggf. daraus resultierende (Haus-)Aufgaben;
** regelmässigen Austausch im Team – es wird viel zu besprechen geben und womöglich arbeitet ihr anders zusammen als in der regulären Förderphase;
** Kommunikation mit Externen. Es könnte viele Feedbackschlaufen brauchen oder lange Wartezeiten geben, wenn ihr auf Rückmeldungen z.B. zu einer geplanten Implementierung oder von Pilotprojekten wartet;
** Auszeiten und Urlaube – es ist nicht angedacht, dass ihr 10 Monate durcharbeitet, auch wenn es Spaß macht!
Außerdem haben wir eine Wiki-Seite mit [[Tipps für die Second Stage|Tipps und Erfahrungen speziell für die Second Stage]]. Schaut auch dort gerne rein!

= In English: Application for the Second Stage =
On this page, you can find more information on the application process for the Second Stage and the administrative steps afterwards. If you are looking for more information on the timeline and contents, you can find them on the general page on the [[Second Stage]].

== Why does the Second Stage exist? ==
There is an issue in technology and FOSS funding: innovative projects are readily financed, but it often remains unclear what happens afterwards. Few technologies are ready for operational use and self-financing after the initial funding runs out.

For this reason, we offer the Second Stage, which provides an opportunity to work for a further four months on securing the project’s sustainability.

The aim of the Second Stage is to improve the usability and visibility of the project, increasing its chances of long-term sustainability once the funding period ends.

Reminder: '''Projects that don't participate in the Second Stage are not less valuable to us.''' We estimate that approximately 50% of each round will participate in this extended funding period, and there are many reasons why a project might not participate. Maybe it's not a good fit for your project, or you personally don't see the need for this type of support. Maybe your project is already sustainable and you just need the six months to code. Maybe your application for the regular funding period was great, but your application for the second phase doesn't fit the scope of the Prototype Fund. A total of up to 15 projects will be funded for the Second Stage. The number of funded projects will depend on the quality of the submissions. '''Not''' '''all spots in the Second Stage have to be filled''', i.e., fewer projects may be funded if the quality of the applications is not sufficient.

== General information on the application ==
If you haven't already applied for the Second Stage, the following paragraphs are not relevant for you: Unfortunately, it is '''not possible to add a Second Stage at this point''', as the maximum duration and the maximum amount of funding allocated to your project was made final after your general application.

If you have applied for the Second Stage, the funds allocated for the four additional months are '''locked''' for now. During the 5th month of funding, a jury will allocate the limited Second Stage spots based on your work during the first months of funding as well as a new, short application. The decision is based on a written '''submission''' and a short online pitch session.

'''To prepare for your application, please read this wiki page.''' We will hold a consultation hour in early September, during which we will be happy to answer your questions about your Second Stage application (in German and English). We are also happy to discuss your application and your goals for the Second Stage during the 1:1 meetings.

To stay fair, we do not answer any questions regarding the content of your Second Stage applications. However, we can assess whether your ideas for the Second Stage are eligible for funding (i.e., whether we are allowed to fund the type of project, whether it involves too much development work, etc.), give you general tips, and answer any questions you may have about the formalities. If you are unsure, just ask!

Also important: '''The coaching sessions with Superbloom cannot be used to prepare your application (written or pitch).''' Of course, it is perfectly fine if you want to discuss how to make your projects more sustainable during the coaching sessions. You can read about how we define the boundary between “application preparation” and “steps toward sustainability” on the [https://wiki.prototypefund.de/index.php?title=Superbloom#Can_I_prepare_my_application_for_the_Second_Stage_with_Superbloom? coaching page].

=== Timeline for the application ===
{| class="wikitable"
!Beginning of September 2026
|Consultation hour, application for the Second Stage
|optional
|-
!September 14th–27th
|Application period Second Stage funding
|
|-
!September 27th
|Deadline submission of written application
|mandatory
|-
!October 9th
|Pitch session (online)
|mandatory
|-
!Middle of October
|Decision and funding commitment
|
|-
!until end of November
|Projektträger prepares the notification of amendment
|
|-
!December 1st
|Start of the Second Stage
|
|-
!Expected on December 1st
|Online Kick off Second Stage
|mandatory
|}

== Written application ==
''When'': September 14th to 27th, 2026 - '''Please note''': Submissions after the deadline will not be considered for selection!

''Where'': [https://bewerben.prototypefund.de/ bewerben.prototypefund.de] – the exact link will be sent via email

''What'': Answer 9 (or 10) questions about your plans for the Second Stage funding

''Language'': The written application may be submitted in German, or if you are not a native German speaker, in English.

''Code'': A link to the code in an open source repository is required; you may also share links to the project website, documentation or a demo. '''Work for the regular funding phase does not need to be completed at the time of application.'''

The written application must be submitted via our application platform, which you already know from your initial application for the Prototype Fund. Based on the current status of your work, you must answer the following questions and provide your ideas for the Second Stage:
'''Your project in the regular funding period'''

- Describe your project in three sentences. (max. 50 words)
- Which milestones have been achieved and what were the results? (max. 100 words)
- Will all planned milestones be achieved by the end of the regular funding period? If not, why? (max. 100 words)
- What measures have been taken so far to reach users? (max. 100 words)
- What is currently the biggest challenge in the project? How can this challenge be overcome? (max. 175 words)

'''Your plans for the Second Stage'''

- How will the project be made usable in the long term? Have any steps already been taken to this end? If yes, which ones? (max. 175 words)
- Are changes to the original plan for the Second Stage necessary for the project to succeed? If yes, which ones and why? (max. 175 words)
- What milestones do you plan to achieve in the Second Stage? (max. 100 words)
- How many hours do you plan to work on the project in the Second Stage? (Maximum number of hours for individuals: 633h, maximum number of hours for teams: 1.267h)

'''Additional comments'''

- Is there anything else you would like to tell the jury? (optional) (max. 175 words)
'''Your plans for the Second Stage funding can differ from what you wrote in your initial application.''' If what you had planned for the Second Stage no longer seems realistic or feasible, you are welcome to change your plans for the four-month funding period. The important thing is that your project has a clear focus and feasible within the available time.

'''Tip:''' Be as specific as possible in your application. If you plan to attend conferences, list them. If you want to connect with companies or communities, define your target groups as precisely as possible. If you are planning pilot projects, name your partners. If you plan to publish articles or contribute to media outlets or podcasts, specify where they will be published.

=== Milestones ===
Reminder: '''In the Second Stage, the focus is no longer on development work.''' Development milestones that you were unable to achieve during the regular funding period cannot be carried over to the Second Stage, unless you can demonstrate that these steps are necessary for the project’s sustainability and explain why they can no longer be implemented during the regular funding phase. The aim of the Second Stage is to set your projects on the path to sustainable structures, whether through establishing a company, building a community or forming partnerships, writing documentation and conducting user testing, implementing communication strategies, etc. Of course, this may result in minor development work (e.g., adjustments based on the results of user testing, merging community contributions, bug fixes, etc.). '''However, these should not be the primary focus and can only be funded if they support the other activities. The guideline is 20 percent for technical work.''' Depending on the project’s focus, a higher percentage may be justified. If you believe a higher percentage makes sense for your project, please contact us before submitting your application.

==== These are the type of milestones that can be funded in the Second Stage: ====
Here are some examples of milestones that are eligible for funding in the Second Stage. (This is not an exhaustive list: other measures may be more suitable for your projects. '''You do not have to cover all of these topics in your application, which ones are relevant to you depends on the focus you plan for your Second Stage.''' If you are unsure whether your ideas are eligible for funding, please feel free to ask us!)

===== Specific steps to improve the visibility, usability and sustainability of the project (main focus of your application for the Second Stage): =====
* User testing
* Partner acquisition
* Establishment of a business (administrative setup, marketing & customer acquisition, etc.)
* Presence and presentation at conferences
* Creation of a website and/or other communication strategies
* Community work
* Outreach
* etc.

===== Technical development (guideline of 20 percent of your work in the Second Stage): =====
* Completion of features that are still missing (e.g. due to delays, bug fixes, dependencies, etc.) and are important for the sustainability of the project.
* Development of features not foreseen in the initial application which have e.g. proven useful in user testing or in discussions with potential partners.
* Adjustments based on user testing
* Integration of community contributions
* Bug fixes
* etc.

The technical milestones must support the project's overall sustainability strategy and be justified in this context.

'''Important''': The milestones have to be realistic to achieve in the number of hours you've set. In most cases, it's not possible to tackle things like launching a startup, expanding documentation, building a community, and running a pilot project all at once in just four months.

=== Licensing in the Second Stage ===
'''Code:'''
* The code written during the paid hours of the regular funding phase must be published under a FOSS license—without exception.
* The code that is contributed directly to the project in the Second Stage (additional features, adjustments based on feedback, bug fixes, etc.) must also be published under a FOSS license. If code is written for a partner and cannot be published under a FOSS license, these hours must be paid for by another party, such as the partner.
*For sustainability measures that are not direct contributions to the code of your funded project, you should always check if the code can be licensed under a FOSS license—this is the case for a project website, for example. Exceptions should be justified in the application for the Second Stage.
'''Other products developed in the Second Stage:'''
* Texts, logos, images, and similar items created in the Second Stage do not have to be published under a Creative Commons license. However, we would appreciate it if you chose to do so.
* Following the same approach, we would like to encourage all grant recipients to use as many FOSS products and privacy-friendly tools as possible when implementing the milestones in the second phase. This applies, for example, to communication tools and platforms used for community interaction. This is, however, only a recommendation: grant recipients are free to decide for themselves what makes sense for their projects. Sometimes new target groups can only be reached on certain platforms such as LinkedIn or Instagram. In cases like this, it is helpful to include a brief explanation in your application so that the jury can assess the suitability of your strategy.

== Pitch session ==
''When'': October 9th, 2026 – each project will be assigned a specific time slot. We will contact you by email in the beginning of October.

''Where'': Online – even if you live in Berlin (otherwise it wouldn't be fair)

''What'': 3 minutes pitch, followed by 4 minutes for questions

''Who:'' Only official grantees can pitch.

''Language'': German (or English if you aren’t a native German speaker)

The presentation format for the pitch is up to you: slides, screen sharing, visuals, everything you need. You just have to make sure that you answer the following questions:
- Why do I/we need the Second Stage?
- What is my/our specific goal in the Second Stage?
- How will this goal be achieved?
Please let us know beforehand by email how you would like to give your presentation (slides, screen sharing, etc.). If you would like to use slides, we need them '''by 3 pm the day before at the latest, sent as a pdf by email'''. Around this time, we will organize test sessions where you can dial into the video tool we’ll use for the pitches and quickly test your presentation, sound and video. We will send you more information about the test sessions via email.

The Second Stage jury consists of two judges from the [https://www.prototypefund.de/bewerbung/jury jury pool], representatives of the Projektträger and the Prototype Fund—a representative from the BMFTR is also expected to attend the session. The evaluation is based on the technical status of the project (the project does not have to be 100% complete two months before the end of the regular funding period, but you must be able to show that the work is progressing well), the measures taken to ensure sustainability (e.g., community building, public relations), and the planned steps for the Second Stage funding. After the pitch session, the jury will discuss the results and propose a list of projects for funding for the Second Stage, on the basis of which the BMFTR will make the final decision. The decision will be communicated to you approximately two weeks after the pitch session. A total of up to 15 projects will receive funding for the Second Stage. The number of funded projects depends on the overall quality of the submissions. If the quality of the applications is not sufficient, fewer than 15 projects may be funded.

== Working hours and number of hours ==
In the Second Stage, you can apply for a maximum of €63,333 as a team and a maximum of €31,667 as an individual. These amounts are based on two or one full-time positions over four months. The hourly wage is capped at €50.

It is generally possible to apply for the Second Stage with fewer hours than you specified in your initial application. In the Second Stage, you can also plan fewer hours per week than in the regular funding phase.

This can be useful if you realize during the funding period that the Second Stage work will require less time than originally planned. Perhaps you already managed to set up a paid collaboration with a partner, or your project is already being partially cross-financed by other sources of funding. Or you are employed, have taken a leave of absence for the funding period, and would like to return to your job at 50% and work on the Prototype Fund project for the remaining 50%.

There are many different scenarios, and it is perfectly fine if the original schedule changes. Ultimately, the specific tasks for the Second Stage are only being defined within the current funding period. Please feel free to contact us if you have any questions.

== Tips and insights from previous classes for planning your Second Stage ==
We’d like to share some insights and tips from previous classes that may be helpful for your application and for planning the Second Stage:

* Good time management is essential for the Second Stage, because the workload is heavy: It’s only 4 months, '''and''' the holiday season falls right in the middle of it.

* Focus, reduce, scope, promise less: Set a clear focus and don’t plan too many different tasks; several processes will be running in parallel anyway (maintenance, development, Second Stage focus, PTF deliverables).
* Catching up on delays from the regular funding period will be stressful.
* It may be a good idea to plan your milestones so that achieving them depends as little as possible on third parties.
* Set aside time for:
** the deliverables (blog post / Knowledge Base article, 1:1 meetings, documentation, preparation for the closing event);
** the mandatory coaching sessions, including (home)work that may result from them;
** regular team meetings—there will be a lot to discuss, and you may be working together differently than during the regular funding phase;
** communication with external partners. There may be many feedback loops or long wait times when you’re waiting for responses, e.g., about a planned implementation or pilot projects.
** time off and vacations—it’s not expected that you’ll work nonstop for 10 months, even if it’s fun!
We also have a Wiki page with [[Tipps für die Second Stage|tips and insights specifically for the Second Stage]]. Feel free to take a look at them!

Bewerbung für die Second Stage

2026-08-26T15:35:11Z

Enyong: /* Written application */

''(English version below)''

Auf dieser Seite findet ihr Informationen zur Bewerbung für die Second Stage und den administrativen Schritten danach. Mehr Informationen zum Ablauf und den Inhalten findet ihr auf der allgemeinen Seite zur [[Second Stage]].

== Warum gibt es die Second Stage? ==
In der Technologie- sowie im Speziellen der FOSS-Förderung gibt es ein Problem: Innovationen werden gut und gerne finanziert, nur bleibt oft offen, wie es danach weitergeht. Wenige Technologien sind nach der initialen Finanzierung so weit, dass sie in den Produktivbetrieb gehen und sich selbst finanzieren können.

Deswegen wollen wir euch mit der Second Stage die Möglichkeit geben, weitere vier Monate an der nachhaltigen Absicherung eures Projektes zu arbeiten.

Je nachdem, was der Fokus eures Projekts in der Second Stage sein soll, werdet ihr auch an zwei weiteren [https://wiki.prototypefund.de/Coachings Coachings] teilnehmen - etwa zum Thema Security, Gründung oder Community Building. Ziel der Second Stage ist es, dass das Projekt besser nutzbar und bekannt gemacht wird, sodass es nach Abschluss der Förderung gute Chancen hat, langfristig und nachhaltig Bestand zu haben.

Reminder: '''Projekte, die nicht an der Second Stage teilnehmen, sind für uns nicht weniger wertvoll'''. Wir schätzen, dass ca. 50 % jeder Runde an dieser Verlängerung der Förderzeit teilnehmen werden, und es gibt viele Gründe, warum ein Projekt nicht teilnehmen kann. Vielleicht passt das Format nicht zum Projekt, oder ihr seht persönlich keinen Bedarf für diese Art von Unterstützung. Vielleicht ist euer Projekt bereits Teil einer nachhaltigen Struktur und ihr braucht nur die sechs Monate, um es zu programmieren. Vielleicht war eure Bewerbung für die reguläre Förderzeit großartig, aber eure Pläne für die Second Stage passen nicht in den Rahmen des Prototype Fund. Insgesamt werden bis zu 15 Projekte für die Second Stage gefördert. Dies hängt davon ab, wie gut die Bewertungen insgesamt sind. '''Nicht alle Plätze der Second Stage müssen gefüllt werden''', d.h. es können auch weniger Projekte gefördert werden, wenn die Qualität der Bewerbungen nicht ausreicht.

== Grundsätzliches zur Bewerbung ==
Wenn ihr euch bei der initialen Bewerbung nicht für die Second Stage beworben habt, sind die folgenden Abschnitte für euch nicht relevant: '''Leider ist es zu diesem Zeitpunkt nicht mehr möglich, eine Second Stage zu beantragen''', da mit eurem ursprünglichen Antrag bereits die maximale Laufzeit und maximale Fördersumme festgelegt wurde.

Wenn ihr euch für die Second Stage beworben habt, sind die Mittel für die vier zusätzlichen Monate vorerst '''gesperrt'''. Im 5. Fördermonat teilt eine Jury die begrenzten Plätze für die Second-Stage-Förderung auf der Grundlage eurer Arbeit in den ersten Monaten der regulären Förderung sowie einer neuen, kurzen '''Bewerbung''' zu. Die Entscheidung basiert auf einer schriftlichen Einreichung und einer kurzen Online-Pitch-Session.

'''Als Vorbereitung zur Bewerbung lest euch diese Wikiseite bitte vollständig durch.''' Anfang September findet außerdem eine Sprechstunde statt, bei der wir gern eure Fragen (auf Deutsch und Englisch) zur Second Stage beantworten. Auch in den Zwischengesprächen können wir gern über eure Bewerbung und eure Ziele für die Second Stage sprechen.

Aus Fairnessgründen beantworten wir keine inhaltlichen Fragen zu euren Second-Stage-Bewerbungen. Wir können aber einschätzen, ob eure Ideen für die Second Stage grundsätzlich förderfähig sind (das heißt: ob wir die Art von Vorhaben fördern dürfen, ob z. B. nicht zu viele Entwicklungsarbeiten dabei sind), geben euch gern allgemeine Tipps und beantworten auch alle Fragen zu den Formalitäten. Wenn ihr euch unsicher seid: Sprecht uns gern an!

Auch wichtig: Die Coaching-Sessions mit Superbloom können nicht für die Vorbereitung der Bewerbung (weder schriftlich noch Pitch) genutzt werden. Es ist natürlich absolut in Ordnung, wenn ihr im Coaching besprechen wollt, wie ihr eure Projekte nachhaltiger gestaltet. Wie wir die Grenze zwischen „Vorbereitung der Bewerbung“ und „Schritte für die Nachhaltigkeit“ definieren, könnt ihr auf der [https://wiki.prototypefund.de/index.php?title=Superbloom#Can_I_prepare_my_application_for_the_Second_Stage_with_Superbloom? Coaching-Seite] lesen.

=== Timeline der Bewerbung ===
{| class="wikitable"
!Anfang September 2026
|Sprechstunde Second-Stage-Bewerbung
|optional
|-
!14. - 27. September
|Bewerbungsphase Second-Stage-Förderung
|
|-
!27. September
|Deadline Einreichung schriftliche Bewerbung
|verpflichtend
|-
!9. Oktober 2026
|Pitch-Session (online)
|verpflichtend
|-
!Mitte Oktober
|Entscheidung und Förderzusage
|
|-
!bis Ende November
|Erstellung der Änderungsbescheide durch den Projektträger
|
|-
!1. Dezember 2026
|Start der Second Stage
|
|-
!vorauss. 1. Dezember
|Online Kick-Off der Second Stage
|verpflichtend
|}

== Die schriftliche Bewerbung ==
''Wann'': 14. bis 27. September 2026 - '''Achtung''': Einreichungen nach der Deadline werden nicht für die Auswahl berücksichtigt!

''Wo'': [https://bewerben.prototypefund.de/ bewerben.prototypefund.de] - der genaue Link folgt per Mail

''Was'': Beantwortet 9 (bzw. 10) Fragen zu euren Plänen für die Second-Stage-Förderung

''Sprache'': Die schriftliche Bewerbung erfolgt auf Deutsch, Nicht-Muttersprachler*innen können auch auf Englisch einreichen.

''Code:'' Ein Link zum Code in einem öffentlichen Repositorium für Open Source ist verpflichtend, zusätzlich kannst du Links zur Projektwebseite, zur Dokumentation oder zu einer Demo teilen. '''Es wird nicht erwartet, dass die Arbeiten der regulären Förderphase zum Zeitpunkt der Antragstellung abgeschlossen sind.'''

Die schriftliche Bewerbung findet über unsere Bewerbungsplattform statt, die ihr aus eurer initialen Bewerbung für den Prototype Fund schon kennt. Dort müssen die folgenden Fragen, basierend auf dem aktuellen Arbeitsstand, sowie eure Ideen für die Second Stage beantwortet werden:
'''Dein Projekt in der regulären Förderphase'''

- Beschreibe dein Projekt in drei Sätzen. (max. 50 Wörter)
- Welche Meilensteine wurden mit welchen Ergebnissen erzielt? (max. 100 Wörter)
- Werden bis zum Ende der regulären Förderperiode alle planmäßigen Meilensteine erreicht? Wenn nein, warum? (max. 100 Wörter)
- Welche Maßnahmen wurden bislang ergriffen, um Nutzer*innen anzusprechen? (max. 100 Wörter)
- Was ist aktuell die größte Herausforderung im Projekt? Wie kann dieser begegnet werden? (max. 175 Wörter)

'''Deine Pläne für die Second Stage'''

- Auf welchem Wege soll das Projekt nachhaltig nutzbar werden? Wurden hierfür bereits Maßnahmen ergriffen? Wenn ja, welche? (max. 175 Wörter)
- Sind für den Erfolg des Projekts Änderungen an der ursprünglichen Planung zur Second Stage nötig? Wenn ja, welche und warum? (max. 175 Wörter)
- Welche Meilensteine sollen in der Second Stage erreicht werden? (max. 100 Wörter)
- Wie viele Stunden möchtest du in der Second Stage am Projekt arbeiten? (Maximum Einzelpersonen: 633h, Maximum Teams: 1.267h)

'''Ergänzende Hinweise'''

- Möchtest du der Jury noch etwas mitteilen? (optional) (max. 175 Wörter)
'''Eure Pläne für die Second-Stage-Föderphase dürfen von der initialen Bewerbung und dem Antrag abweichen.''' Wenn das, was ihr euch damals für die Second Stage vorgenommen habt, nicht mehr realistisch oder sinnvoll erscheint, könnt ihr euren Fokus für die viermonatige Förderzeit gern neu setzen. Wichtig ist nur, dass der Fokus für euer Projekt sinnvoll durchdacht und in der Zeit, die euch zur Verfügung steht, machbar ist.

'''Tipp:''' Werdet in eurer Bewerbung so konkret wie möglich. Wenn ihr plant auf Konferenzen zu gehen, zählt diese auf. Wenn ihr in Kontakt mit Unternehmen oder Communities treten möchtet, definiert eure Zielgruppen möglichst genau. Solltet ihr Pilotprojekte planen, benennt eure Partner*innen dafür. Falls ihr Publikationen oder Beiträge in Medien/Podcasts plant, stellt dar, wo diese veröffentlicht werden sollen.

=== Meilensteine in der Second Stage ===
Reminder: '''In der Second Stage steht die Entwicklungsarbeit nicht mehr im Mittelpunkt.''' Entwicklungsmeilensteine, die ihr in der regulären Förderzeit nicht geschafft habt, können nicht in die Second Stage verschoben werden, außer ihr könnt begründen, dass diese Schritte notwendig für die Nachhaltigkeit des Projekts sind und erklären, warum sie nicht mehr in der regulären Förderphase umgesetzt werden können. Ziel der Second Stage ist es, eure Projekte auf den Weg zu nachhaltigen Strukturen zu bringen, sei es durch eine Gründung, den Aufbau einer Community oder Partnerschaften, Dokumentation und User Testing, Kommunikationsmaßnahmen, usw. Natürlich können sich dadurch kleine Entwicklungsarbeiten ergeben (z. B. Anpassungen auf der Basis eines User Testings, Einbettung von Community-Beiträgen, Bugfixes etc.). '''Diese sollen aber nicht im Vordergrund stehen und können nur mitgefördert werden, wenn sie den anderen Maßnahmen dienen.''' '''Orientiert euch dafür an einem Richtwert von 20 Prozent für technische Arbeiten.''' Je nach Projektfokus kann auch ein höherer Anteil gerechtfertigt sein. Falls ihr denkt, dass ein höherer Anteil in eurem Fall sinnvoll ist, sprecht uns bitte im Vorfeld der Bewerbung an.

==== So kann die Verteilung in eurem Antrag aussehen ====
Hier listen wir Beispiele von Meilensteinen, die in der Second Stage förderfähig sind. (Das ist keine abschließende Liste. Andere Maßnahmen können für eure Projekte besser geeignet sein. '''Je nach Fokus eurer Second Stage müsst ihr natürlich nicht alle diese Themen in der Bewerbung abdecken.''' Wenn ihr euch unsicher seid, ob eure Ideen gefördert werden können, fragt uns gerne!)

===== Konkrete Schritte zur Verbreitung und Nutzbarmachung (Fokus der Second-Stage-Förderung): =====
* User Testing
* Partnerakquise
* Gründung (Firmenaubau, Kundenakquise & Marketing, usw.)
* Präsenz auf Fachveranstaltungen
* Erstellung einer Website und/oder weiterer öffentlichkeitswirksamer Maßnahmen
* Communityarbeit
* Outreach
* usw.

===== Technische Entwicklung (Richtwert von 20 Prozent der Second-Stage-Förderung): =====
* Fertigstellung von Features, die aufgrund von Verzögerungen, Bugfixes, Dependencies etc. noch fehlen und für die Nachhaltigkeit des Projekts wichtig sind.
* Entwicklung von im Erstantrag nicht vorhergesehenen Features etc., die sich bspw. im User Testing oder in Gesprächen mit potenziellen Partnern als sinnvoll herausgestellt haben.
* Anpassungen auf der Basis eines User Testings
* Einbettung von Community-Beiträgen
* Bugfixes
* etc.

Die technischen Meilensteine müssen der allgemeinen Nachhaltigkeitsstrategie des Projekts dienen und in diesem Sinne begründet sein.

'''Wichtig''': Die Meilensteine müssen in der angegebenen Stundenzahl realistisch umsetzbar sein. In den meisten Fällen ist es nicht möglich, z.B. eine Gründung, den Ausbau der Dokumentation, Communityaufbau und ein Pilotprojekt gleichzeitig in nur vier Monaten zu verfolgen.

=== Lizenzierung in der Second Stage ===
'''Zum Code:'''
* Der in den bezahlten Stunden der regulären Förderphase geschriebene Code muss zwingend unter einer FOSS-Lizenz veröffentlicht werden – ohne Ausnahme.
* Der Code, der in der Second Stage direkt zum Projekt beigetragen wird (Erweiterungen, Anpassungen auf Basis von Feedback, Bugfixes usw.), muss ebenfalls unter einer FOSS-Lizenz veröffentlicht werden. Wenn Code für einen Partner geschrieben wird, und dieser nicht Open Source sein kann, müssen diese Stunden anderweitig, beispielsweise vom Partner, bezahlt werden.
* Im Rahmen von Maßnahmen zur Nachhaltigkeit sollte immer geprüft werden, ob der Code unter einer FOSS-Lizenz stehen kann – das gilt beispielsweise für eine Projektwebseite. Ausnahmen sind in der Bewerbung für die Second Stage zu begründen.
'''Andere Produkte, die in der Second Stage produziert werden:'''
* Texte, Logos und Bilder (u. ä.), die in der Second Stage entstehen, müssen nicht unter einer Creative-Commons-Lizenz veröffentlicht werden. Wir freuen uns jedoch besonders, wenn ihr euch dafür entscheidet.
* Nach demselben Ansatz möchten wir alle Geförderten dazu ermutigen, bei der Umsetzung der Meilensteine in der zweiten Phase möglichst viele FOSS-Produkte und datensparsame Tools einzusetzen. Das gilt beispielsweise für Kommunikationstools und Plattformen für den Communityaustausch. Hierbei handelt es sich jedoch nur um eine Empfehlung: Die Geförderten dürfen selbst entscheiden, was für die Projekte sinnvoll ist. Manchmal sind neue Zielgruppen z. B. nur auf bestimmten Plattformen wie LinkedIn oder Instagram zu erreichen. In solchen Fällen ist eine kurze Begründung in der Bewerbung hilfreich, damit die Jury einschätzen kann, inwiefern eure Strategie geeignet ist.

== Die Pitch-Session ==
''Wann'': 9. Oktober 2026 - jedes Projekt bekommt eine genaue Uhrzeit zugeteilt. Wir melden uns Anfang Oktober per Mail dazu.

''Wo'': Online - auch wenn ihr in Berlin wohnt (sonst wäre es nicht fair)

''Was'': 3 Minuten Pitch, 4 Minuten Fragen beantworten

''Wer:'' Nur offiziell Geförderte können pitchen.

''Sprache'': Deutsch (oder Englisch für Nicht-Muttersprachler*innen)

Das Präsentationsformat für den Pitch kann frei gewählt werden: Folien, Screensharing, Visuals, everything you need. Dabei ist wichtig, dass ihr die folgenden Fragen beantwortet:
- Warum brauche ich/brauchen wir die Second Stage?
- Was ist mein/unser konkretes Ziel in der Second Stage?
- Wie wird dieses Ziel erreicht?
Teilt uns bitte im '''Vorfeld per E-Mail''' mit, wie (Folien, Screensharing, etc.) ihr eure Präsentation gestalten wollt. Wenn ihr Folien nutzen möchtet, brauchen wir sie '''spätestens am Vortag bis 15 Uhr als PDF per E-Mail'''. Ein bis zwei Tage vor dem Pitch werden wir außerdem eine Test-Session anbieten, bei der ihr euch in das Videotool einwählen und eure Präsentation bzw. die Technik kurz testen könnt. Genaue Infos dazu folgen kurz vorher per Mail.

Die Jury der Second Stage besteht aus zwei Juror*innen aus dem [https://www.prototypefund.de/bewerbung/jury Jurypool], Vertreter*innen des Projektträgers und des Prototype Fund - außerdem ist voraussichtlich ein*e Vertreter*in aus dem BMFTR bei der Sitzung anwesend. Die Bewertung basiert auf dem technischen Stand des Projekts (das Projekt muss 2 Monate vor Ende der regulären Förderzeit nicht zu 100% fertig sein, ihr müsst aber zeigen können, dass die Arbeit gut vorankommt), den Maßnahmen zur Sicherstellung der Nachhaltigkeit (z. B. Community-Aufbau, Öffentlichkeitsarbeit) und den geplanten Schritten für die Second-Stage-Förderung. Nach den Pitch-Sessions diskutiert die Jury die Ergebnisse und stellt einen Fördervorschlag für die Second Stage zusammen, auf Basis dessen das BMFTR die finale Entscheidung trifft. Die Entscheidung wird etwa zwei Wochen nach der Pitch-Session an euch kommuniziert. Insgesamt werden bis zu 15 Projekte für die Second Stage gefördert. Dies hängt davon ab, wie gut die Bewertungen insgesamt sind. Wenn die Qualität der Bewerbungen nicht ausreicht, können auch weniger als 15 Projekte gefördert werden.

== Arbeitszeit und Stundenumfang ==
In der Second Stage könnt ihr als Team maximal 63.333 € und als Einzelperson maximal 31.667 € beantragen. Diese Summen sind angelehnt an zwei bzw. eine Vollzeitstelle über vier Monate. Der Stundenlohn ist auf 50 € gedeckelt.

Es ist generell möglich, dass ihr euch für die Second Stage mit einer geringeren Stundenanzahl bewerbt, als ihr bei der initialen Bewerbung angegeben habt. In der Second Stage könnt ihr auch mit weniger Wochenstunden als in der regulären Förderphase planen.

Das kann zum Beispiel sinnvoll sein, wenn ihr während der Förderzeit feststellt, dass die Second-Stage-Arbeit weniger Zeit benötigen wird, als ursprünglich geplant. Vielleicht hat sich auch eine bezahlte Zusammenarbeit mit Partner*innen ergeben oder euer Projekt wird durch andere Förderquellen bereits in Teilen querfinanziert. Oder ihr steht in einem Arbeitsverhältnis, habt euch für den Förderzeitraum freistellen lassen und möchtet mit 50% zurück in das Arbeitsverhältnis gehen und die weiteren 50% am Prototype-Fund-Projekt arbeiten.

Es gibt ganz unterschiedliche Szenarien und es ist vollkommen in Ordnung, wenn sich der ursprüngliche Zeitplan verändert. Schließlich werden die genauen Aufgaben für die Second Stage erst während der Förderzeit definiert. Sprecht uns gerne an, wenn ihr Rückfragen habt.

== Tipps und Erfahrungen aus früheren Jahrgängen für die Planung eurer Second Stage ==
Wir möchten gerne die Erfahrungen und Tipps aus vergangen Jahrgängen teilen, die für eure Bewerbung und die Planung der Second Stage hilfreich sein können:

* Ein gutes Zeitmanagement ist für die Second Stage wichtig, denn einerseits ist der Workload hoch, andererseits sind es nur vier Monate '''und''' die Weihnachtszeit fällt in diesen Zeitraum.

* Focus, reduce, scope, promise less: Setzt einen klaren Fokus und plant nicht zu viele verschiedene Aufgaben – es werden sowieso mehrere Prozesse parallel laufen (Maintenance, Development, Fokus der Second Stage, PTF-Deliverables).
* Verspätungen aus der regulären Förderzeit aufzuholen wird stressig, versucht das zu vermeiden.
* Es kann sinnvoll sein, eure Milestones so zu planen, dass ihr Erreichen möglichst wenig abhängig von Dritten ist.
* Plant Zeit ein für:
** die Deliverables (Blogpost / Knowledge Base-Beitrag, Zwischengespräche, Dokumentation, Vorbereitung des Abschlussevents);
** Coachings und ggf. daraus resultierende (Haus-)Aufgaben;
** regelmässigen Austausch im Team – es wird viel zu besprechen geben und womöglich arbeitet ihr anders zusammen als in der regulären Förderphase;
** Kommunikation mit Externen. Es könnte viele Feedbackschlaufen brauchen oder lange Wartezeiten geben, wenn ihr auf Rückmeldungen z.B. zu einer geplanten Implementierung oder von Pilotprojekten wartet;
** Auszeiten und Urlaube – es ist nicht angedacht, dass ihr 10 Monate durcharbeitet, auch wenn es Spaß macht!
Außerdem haben wir eine Wiki-Seite mit [[Tipps für die Second Stage|Tipps und Erfahrungen speziell für die Second Stage]]. Schaut auch dort gerne rein!

= In English: Application for the Second Stage =
On this page, you can find more information on the application process for the Second Stage and the administrative steps afterwards. If you are looking for more information on the timeline and contents, you can find them on the general page on the [[Second Stage]].

== Why does the Second Stage exist? ==
There is an issue in technology and FOSS funding: innovative projects are readily financed, but it often remains unclear what happens afterwards. Few technologies are ready for operational use and self-financing after the initial funding runs out.

For this reason, we offer the Second Stage, which provides an opportunity to work for a further four months on securing the project’s sustainability.

The aim of the Second Stage is to improve the usability and visibility of the project, increasing its chances of long-term sustainability once the funding period ends.

Reminder: '''Projects that don't participate in the Second Stage are not less valuable to us.''' We estimate that approximately 50% of each round will participate in this extended funding period, and there are many reasons why a project might not participate. Maybe it's not a good fit for your project, or you personally don't see the need for this type of support. Maybe your project is already sustainable and you just need the six months to code. Maybe your application for the regular funding period was great, but your application for the second phase doesn't fit the scope of the Prototype Fund. A total of up to 15 projects will be funded for the Second Stage. The number of funded projects will depend on the quality of the submissions. '''Not''' '''all spots in the Second Stage have to be filled''', i.e., fewer projects may be funded if the quality of the applications is not sufficient.

== General information on the application ==
If you haven't already applied for the Second Stage, the following paragraphs are not relevant for you: Unfortunately, it is '''not possible to add a Second Stage at this point''', as the maximum duration and the maximum amount of funding allocated to your project was made final after your general application.

If you have applied for the Second Stage, the funds allocated for the four additional months are '''locked''' for now. During the 5th month of funding, a jury will allocate the limited Second Stage spots based on your work during the first months of funding as well as a new, short application. The decision is based on a written '''submission''' and a short online pitch session.

'''To prepare for your application, please read this wiki page.''' We will hold a consultation hour in early September, during which we will be happy to answer your questions about your Second Stage application (in German and English). We are also happy to discuss your application and your goals for the Second Stage during the 1:1 meetings.

To stay fair, we do not answer any questions regarding the content of your Second Stage applications. However, we can assess whether your ideas for the Second Stage are eligible for funding (i.e., whether we are allowed to fund the type of project, whether it involves too much development work, etc.), give you general tips, and answer any questions you may have about the formalities. If you are unsure, just ask!

Also important: The coaching sessions with Superbloom cannot be used to prepare your application (written or pitch). Of course, it is perfectly fine if you want to discuss how to make your projects more sustainable during the coaching sessions. You can read about how we define the boundary between “application preparation” and “steps toward sustainability” on the [https://wiki.prototypefund.de/index.php?title=Superbloom#Can_I_prepare_my_application_for_the_Second_Stage_with_Superbloom? coaching page].

=== Timeline for the application ===
{| class="wikitable"
!Beginning of September 2026
|Consultation hour, application for the Second Stage
|optional
|-
!September 14th–27th
|Application period Second Stage funding
|
|-
!September 27th
|Deadline submission of written application
|mandatory
|-
!October 9th
|Pitch session (online)
|mandatory
|-
!Middle of October
|Decision and funding commitment
|
|-
!until end of November
|Projektträger prepares the notification of amendment
|
|-
!December 1st
|Start of the Second Stage
|
|-
!Expected on December 1st
|Online Kick off Second Stage
|mandatory
|}

== Written application ==
''When'': September 14th to 27th, 2026 - '''Please note''': Submissions after the deadline will not be considered for selection!

''Where'': [https://bewerben.prototypefund.de/ bewerben.prototypefund.de] – the exact link will be sent via email

''What'': Answer 9 (or 10) questions about your plans for the Second Stage funding

''Language'': The written application may be submitted in German, or if you are not a native German speaker, in English.

''Code'': A link to the code in an open source repository is required; you may also share links to the project website, documentation or a demo. '''Work for the regular funding phase does not need to be completed at the time of application.'''

The written application must be submitted via our application platform, which you already know from your initial application for the Prototype Fund. Based on the current status of your work, you must answer the following questions and provide your ideas for the Second Stage:
'''Your project in the regular funding period'''

- Describe your project in three sentences. (max. 50 words)
- Which milestones have been achieved and what were the results? (max. 100 words)
- Will all planned milestones be achieved by the end of the regular funding period? If not, why? (max. 100 words)
- What measures have been taken so far to reach users? (max. 100 words)
- What is currently the biggest challenge in the project? How can this challenge be overcome? (max. 175 words)

'''Your plans for the Second Stage'''

- How will the project be made usable in the long term? Have any steps already been taken to this end? If yes, which ones? (max. 175 words)
- Are changes to the original plan for the Second Stage necessary for the project to succeed? If yes, which ones and why? (max. 175 words)
- What milestones do you plan to achieve in the Second Stage? (max. 100 words)
- How many hours do you plan to work on the project in the Second Stage? (Maximum number of hours for individuals: 633h, maximum number of hours for teams: 1.267h)

'''Additional comments'''

- Is there anything else you would like to tell the jury? (optional) (max. 175 words)
'''Your plans for the Second Stage funding can differ from what you wrote in your initial application.''' If what you had planned for the Second Stage no longer seems realistic or feasible, you are welcome to change your plans for the four-month funding period. The important thing is that your project has a clear focus and feasible within the available time.

'''Tip:''' Be as specific as possible in your application. If you plan to attend conferences, list them. If you want to connect with companies or communities, define your target groups as precisely as possible. If you are planning pilot projects, name your partners. If you plan to publish articles or contribute to media outlets or podcasts, specify where they will be published.

=== Milestones ===
Reminder: '''In the Second Stage, the focus is no longer on development work.''' Development milestones that you were unable to achieve during the regular funding period cannot be carried over to the Second Stage, unless you can demonstrate that these steps are necessary for the project’s sustainability and explain why they can no longer be implemented during the regular funding phase. The aim of the Second Stage is to set your projects on the path to sustainable structures, whether through establishing a company, building a community or forming partnerships, writing documentation and conducting user testing, implementing communication strategies, etc. Of course, this may result in minor development work (e.g., adjustments based on the results of user testing, merging community contributions, bug fixes, etc.). '''However, these should not be the primary focus and can only be funded if they support the other activities. The guideline is 20 percent for technical work.''' Depending on the project’s focus, a higher percentage may be justified. If you believe a higher percentage makes sense for your project, please contact us before submitting your application.

==== These are the type of milestones that can be funded in the Second Stage: ====
Here are some examples of milestones that are eligible for funding in the Second Stage. (This is not an exhaustive list: other measures may be more suitable for your projects. '''You do not have to cover all of these topics in your application, which ones are relevant to you depends on the focus you plan for your Second Stage.''' If you are unsure whether your ideas are eligible for funding, please feel free to ask us!)

===== Specific steps to improve the visibility, usability and sustainability of the project (main focus of your application for the Second Stage): =====
* User testing
* Partner acquisition
* Establishment of a business (administrative setup, marketing & customer acquisition, etc.)
* Presence and presentation at conferences
* Creation of a website and/or other communication strategies
* Community work
* Outreach
* etc.

===== Technical development (guideline of 20 percent of your work in the Second Stage): =====
* Completion of features that are still missing (e.g. due to delays, bug fixes, dependencies, etc.) and are important for the sustainability of the project.
* Development of features not foreseen in the initial application which have e.g. proven useful in user testing or in discussions with potential partners.
* Adjustments based on user testing
* Integration of community contributions
* Bug fixes
* etc.

The technical milestones must support the project's overall sustainability strategy and be justified in this context.

'''Important''': The milestones have to be realistic to achieve in the number of hours you've set. In most cases, it's not possible to tackle things like launching a startup, expanding documentation, building a community, and running a pilot project all at once in just four months.

=== Licensing in the Second Stage ===
'''Code:'''
* The code written during the paid hours of the regular funding phase must be published under a FOSS license—without exception.
* The code that is contributed directly to the project in the Second Stage (additional features, adjustments based on feedback, bug fixes, etc.) must also be published under a FOSS license. If code is written for a partner and cannot be published under a FOSS license, these hours must be paid for by another party, such as the partner.
*For sustainability measures that are not direct contributions to the code of your funded project, you should always check if the code can be licensed under a FOSS license—this is the case for a project website, for example. Exceptions should be justified in the application for the Second Stage.
'''Other products developed in the Second Stage:'''
* Texts, logos, images, and similar items created in the Second Stage do not have to be published under a Creative Commons license. However, we would appreciate it if you chose to do so.
* Following the same approach, we would like to encourage all grant recipients to use as many FOSS products and privacy-friendly tools as possible when implementing the milestones in the second phase. This applies, for example, to communication tools and platforms used for community interaction. This is, however, only a recommendation: grant recipients are free to decide for themselves what makes sense for their projects. Sometimes new target groups can only be reached on certain platforms such as LinkedIn or Instagram. In cases like this, it is helpful to include a brief explanation in your application so that the jury can assess the suitability of your strategy.

== Pitch session ==
''When'': October 9th, 2026 – each project will be assigned a specific time slot. We will contact you by email in the beginning of October.

''Where'': Online – even if you live in Berlin (otherwise it wouldn't be fair)

''What'': 3 minutes pitch, followed by 4 minutes for questions

''Who:'' Only official grantees can pitch.

''Language'': German (or English if you aren’t a native German speaker)

The presentation format for the pitch is up to you: slides, screen sharing, visuals, everything you need. You just have to make sure that you answer the following questions:
- Why do I/we need the Second Stage?
- What is my/our specific goal in the Second Stage?
- How will this goal be achieved?
Please let us know beforehand by email how you would like to give your presentation (slides, screen sharing, etc.). If you would like to use slides, we need them '''by 3 pm the day before at the latest, sent as a pdf by email'''. Around this time, we will organize test sessions where you can dial into the video tool we’ll use for the pitches and quickly test your presentation, sound and video. We will send you more information about the test sessions via email.

The Second Stage jury consists of two judges from the [https://www.prototypefund.de/bewerbung/jury jury pool], representatives of the Projektträger and the Prototype Fund—a representative from the BMFTR is also expected to attend the session. The evaluation is based on the technical status of the project (the project does not have to be 100% complete two months before the end of the regular funding period, but you must be able to show that the work is progressing well), the measures taken to ensure sustainability (e.g., community building, public relations), and the planned steps for the Second Stage funding. After the pitch session, the jury will discuss the results and propose a list of projects for funding for the Second Stage, on the basis of which the BMFTR will make the final decision. The decision will be communicated to you approximately two weeks after the pitch session. A total of up to 15 projects will receive funding for the Second Stage. The number of funded projects depends on the overall quality of the submissions. If the quality of the applications is not sufficient, fewer than 15 projects may be funded.

== Working hours and number of hours ==
In the Second Stage, you can apply for a maximum of €63,333 as a team and a maximum of €31,667 as an individual. These amounts are based on two or one full-time positions over four months. The hourly wage is capped at €50.

It is generally possible to apply for the Second Stage with fewer hours than you specified in your initial application. In the Second Stage, you can also plan fewer hours per week than in the regular funding phase.

This can be useful if you realize during the funding period that the Second Stage work will require less time than originally planned. Perhaps you already managed to set up a paid collaboration with a partner, or your project is already being partially cross-financed by other sources of funding. Or you are employed, have taken a leave of absence for the funding period, and would like to return to your job at 50% and work on the Prototype Fund project for the remaining 50%.

There are many different scenarios, and it is perfectly fine if the original schedule changes. Ultimately, the specific tasks for the Second Stage are only being defined within the current funding period. Please feel free to contact us if you have any questions.

== Tips and insights from previous classes for planning your Second Stage ==
We’d like to share some insights and tips from previous classes that may be helpful for your application and for planning the Second Stage:

* Good time management is essential for the Second Stage, because the workload is heavy: It’s only 4 months, '''and''' the holiday season falls right in the middle of it.

* Focus, reduce, scope, promise less: Set a clear focus and don’t plan too many different tasks; several processes will be running in parallel anyway (maintenance, development, Second Stage focus, PTF deliverables).
* Catching up on delays from the regular funding period will be stressful.
* It may be a good idea to plan your milestones so that achieving them depends as little as possible on third parties.
* Set aside time for:
** the deliverables (blog post / Knowledge Base article, 1:1 meetings, documentation, preparation for the closing event);
** the mandatory coaching sessions, including (home)work that may result from them;
** regular team meetings—there will be a lot to discuss, and you may be working together differently than during the regular funding phase;
** communication with external partners. There may be many feedback loops or long wait times when you’re waiting for responses, e.g., about a planned implementation or pilot projects.
** time off and vacations—it’s not expected that you’ll work nonstop for 10 months, even if it’s fun!
We also have a Wiki page with [[Tipps für die Second Stage|tips and insights specifically for the Second Stage]]. Feel free to take a look at them!

Bewerbung für die Second Stage

2026-08-26T15:30:09Z

Enyong: /* Die schriftliche Bewerbung */

''(English version below)''

Auf dieser Seite findet ihr Informationen zur Bewerbung für die Second Stage und den administrativen Schritten danach. Mehr Informationen zum Ablauf und den Inhalten findet ihr auf der allgemeinen Seite zur [[Second Stage]].

== Warum gibt es die Second Stage? ==
In der Technologie- sowie im Speziellen der FOSS-Förderung gibt es ein Problem: Innovationen werden gut und gerne finanziert, nur bleibt oft offen, wie es danach weitergeht. Wenige Technologien sind nach der initialen Finanzierung so weit, dass sie in den Produktivbetrieb gehen und sich selbst finanzieren können.

Deswegen wollen wir euch mit der Second Stage die Möglichkeit geben, weitere vier Monate an der nachhaltigen Absicherung eures Projektes zu arbeiten.

Je nachdem, was der Fokus eures Projekts in der Second Stage sein soll, werdet ihr auch an zwei weiteren [https://wiki.prototypefund.de/Coachings Coachings] teilnehmen - etwa zum Thema Security, Gründung oder Community Building. Ziel der Second Stage ist es, dass das Projekt besser nutzbar und bekannt gemacht wird, sodass es nach Abschluss der Förderung gute Chancen hat, langfristig und nachhaltig Bestand zu haben.

Reminder: '''Projekte, die nicht an der Second Stage teilnehmen, sind für uns nicht weniger wertvoll'''. Wir schätzen, dass ca. 50 % jeder Runde an dieser Verlängerung der Förderzeit teilnehmen werden, und es gibt viele Gründe, warum ein Projekt nicht teilnehmen kann. Vielleicht passt das Format nicht zum Projekt, oder ihr seht persönlich keinen Bedarf für diese Art von Unterstützung. Vielleicht ist euer Projekt bereits Teil einer nachhaltigen Struktur und ihr braucht nur die sechs Monate, um es zu programmieren. Vielleicht war eure Bewerbung für die reguläre Förderzeit großartig, aber eure Pläne für die Second Stage passen nicht in den Rahmen des Prototype Fund. Insgesamt werden bis zu 15 Projekte für die Second Stage gefördert. Dies hängt davon ab, wie gut die Bewertungen insgesamt sind. '''Nicht alle Plätze der Second Stage müssen gefüllt werden''', d.h. es können auch weniger Projekte gefördert werden, wenn die Qualität der Bewerbungen nicht ausreicht.

== Grundsätzliches zur Bewerbung ==
Wenn ihr euch bei der initialen Bewerbung nicht für die Second Stage beworben habt, sind die folgenden Abschnitte für euch nicht relevant: '''Leider ist es zu diesem Zeitpunkt nicht mehr möglich, eine Second Stage zu beantragen''', da mit eurem ursprünglichen Antrag bereits die maximale Laufzeit und maximale Fördersumme festgelegt wurde.

Wenn ihr euch für die Second Stage beworben habt, sind die Mittel für die vier zusätzlichen Monate vorerst '''gesperrt'''. Im 5. Fördermonat teilt eine Jury die begrenzten Plätze für die Second-Stage-Förderung auf der Grundlage eurer Arbeit in den ersten Monaten der regulären Förderung sowie einer neuen, kurzen '''Bewerbung''' zu. Die Entscheidung basiert auf einer schriftlichen Einreichung und einer kurzen Online-Pitch-Session.

'''Als Vorbereitung zur Bewerbung lest euch diese Wikiseite bitte vollständig durch.''' Anfang September findet außerdem eine Sprechstunde statt, bei der wir gern eure Fragen (auf Deutsch und Englisch) zur Second Stage beantworten. Auch in den Zwischengesprächen können wir gern über eure Bewerbung und eure Ziele für die Second Stage sprechen.

Aus Fairnessgründen beantworten wir keine inhaltlichen Fragen zu euren Second-Stage-Bewerbungen. Wir können aber einschätzen, ob eure Ideen für die Second Stage grundsätzlich förderfähig sind (das heißt: ob wir die Art von Vorhaben fördern dürfen, ob z. B. nicht zu viele Entwicklungsarbeiten dabei sind), geben euch gern allgemeine Tipps und beantworten auch alle Fragen zu den Formalitäten. Wenn ihr euch unsicher seid: Sprecht uns gern an!

Auch wichtig: Die Coaching-Sessions mit Superbloom können nicht für die Vorbereitung der Bewerbung (weder schriftlich noch Pitch) genutzt werden. Es ist natürlich absolut in Ordnung, wenn ihr im Coaching besprechen wollt, wie ihr eure Projekte nachhaltiger gestaltet. Wie wir die Grenze zwischen „Vorbereitung der Bewerbung“ und „Schritte für die Nachhaltigkeit“ definieren, könnt ihr auf der [https://wiki.prototypefund.de/index.php?title=Superbloom#Can_I_prepare_my_application_for_the_Second_Stage_with_Superbloom? Coaching-Seite] lesen.

=== Timeline der Bewerbung ===
{| class="wikitable"
!Anfang September 2026
|Sprechstunde Second-Stage-Bewerbung
|optional
|-
!14. - 27. September
|Bewerbungsphase Second-Stage-Förderung
|
|-
!27. September
|Deadline Einreichung schriftliche Bewerbung
|verpflichtend
|-
!9. Oktober 2026
|Pitch-Session (online)
|verpflichtend
|-
!Mitte Oktober
|Entscheidung und Förderzusage
|
|-
!bis Ende November
|Erstellung der Änderungsbescheide durch den Projektträger
|
|-
!1. Dezember 2026
|Start der Second Stage
|
|-
!vorauss. 1. Dezember
|Online Kick-Off der Second Stage
|verpflichtend
|}

== Die schriftliche Bewerbung ==
''Wann'': 14. bis 27. September 2026 - '''Achtung''': Einreichungen nach der Deadline werden nicht für die Auswahl berücksichtigt!

''Wo'': [https://bewerben.prototypefund.de/ bewerben.prototypefund.de] - der genaue Link folgt per Mail

''Was'': Beantwortet 9 (bzw. 10) Fragen zu euren Plänen für die Second-Stage-Förderung

''Sprache'': Die schriftliche Bewerbung erfolgt auf Deutsch, Nicht-Muttersprachler*innen können auch auf Englisch einreichen.

''Code:'' Ein Link zum Code in einem öffentlichen Repositorium für Open Source ist verpflichtend, zusätzlich kannst du Links zur Projektwebseite, zur Dokumentation oder zu einer Demo teilen. '''Es wird nicht erwartet, dass die Arbeiten der regulären Förderphase zum Zeitpunkt der Antragstellung abgeschlossen sind.'''

Die schriftliche Bewerbung findet über unsere Bewerbungsplattform statt, die ihr aus eurer initialen Bewerbung für den Prototype Fund schon kennt. Dort müssen die folgenden Fragen, basierend auf dem aktuellen Arbeitsstand, sowie eure Ideen für die Second Stage beantwortet werden:
'''Dein Projekt in der regulären Förderphase'''

- Beschreibe dein Projekt in drei Sätzen. (max. 50 Wörter)
- Welche Meilensteine wurden mit welchen Ergebnissen erzielt? (max. 100 Wörter)
- Werden bis zum Ende der regulären Förderperiode alle planmäßigen Meilensteine erreicht? Wenn nein, warum? (max. 100 Wörter)
- Welche Maßnahmen wurden bislang ergriffen, um Nutzer*innen anzusprechen? (max. 100 Wörter)
- Was ist aktuell die größte Herausforderung im Projekt? Wie kann dieser begegnet werden? (max. 175 Wörter)

'''Deine Pläne für die Second Stage'''

- Auf welchem Wege soll das Projekt nachhaltig nutzbar werden? Wurden hierfür bereits Maßnahmen ergriffen? Wenn ja, welche? (max. 175 Wörter)
- Sind für den Erfolg des Projekts Änderungen an der ursprünglichen Planung zur Second Stage nötig? Wenn ja, welche und warum? (max. 175 Wörter)
- Welche Meilensteine sollen in der Second Stage erreicht werden? (max. 100 Wörter)
- Wie viele Stunden möchtest du in der Second Stage am Projekt arbeiten? (Maximum Einzelpersonen: 633h, Maximum Teams: 1.267h)

'''Ergänzende Hinweise'''

- Möchtest du der Jury noch etwas mitteilen? (optional) (max. 175 Wörter)
'''Eure Pläne für die Second-Stage-Föderphase dürfen von der initialen Bewerbung und dem Antrag abweichen.''' Wenn das, was ihr euch damals für die Second Stage vorgenommen habt, nicht mehr realistisch oder sinnvoll erscheint, könnt ihr euren Fokus für die viermonatige Förderzeit gern neu setzen. Wichtig ist nur, dass der Fokus für euer Projekt sinnvoll durchdacht und in der Zeit, die euch zur Verfügung steht, machbar ist.

'''Tipp:''' Werdet in eurer Bewerbung so konkret wie möglich. Wenn ihr plant auf Konferenzen zu gehen, zählt diese auf. Wenn ihr in Kontakt mit Unternehmen oder Communities treten möchtet, definiert eure Zielgruppen möglichst genau. Solltet ihr Pilotprojekte planen, benennt eure Partner*innen dafür. Falls ihr Publikationen oder Beiträge in Medien/Podcasts plant, stellt dar, wo diese veröffentlicht werden sollen.

=== Meilensteine in der Second Stage ===
Reminder: '''In der Second Stage steht die Entwicklungsarbeit nicht mehr im Mittelpunkt.''' Entwicklungsmeilensteine, die ihr in der regulären Förderzeit nicht geschafft habt, können nicht in die Second Stage verschoben werden, außer ihr könnt begründen, dass diese Schritte notwendig für die Nachhaltigkeit des Projekts sind und erklären, warum sie nicht mehr in der regulären Förderphase umgesetzt werden können. Ziel der Second Stage ist es, eure Projekte auf den Weg zu nachhaltigen Strukturen zu bringen, sei es durch eine Gründung, den Aufbau einer Community oder Partnerschaften, Dokumentation und User Testing, Kommunikationsmaßnahmen, usw. Natürlich können sich dadurch kleine Entwicklungsarbeiten ergeben (z. B. Anpassungen auf der Basis eines User Testings, Einbettung von Community-Beiträgen, Bugfixes etc.). '''Diese sollen aber nicht im Vordergrund stehen und können nur mitgefördert werden, wenn sie den anderen Maßnahmen dienen.''' '''Orientiert euch dafür an einem Richtwert von 20 Prozent für technische Arbeiten.''' Je nach Projektfokus kann auch ein höherer Anteil gerechtfertigt sein. Falls ihr denkt, dass ein höherer Anteil in eurem Fall sinnvoll ist, sprecht uns bitte im Vorfeld der Bewerbung an.

==== So kann die Verteilung in eurem Antrag aussehen ====
Hier listen wir Beispiele von Meilensteinen, die in der Second Stage förderfähig sind. (Das ist keine abschließende Liste. Andere Maßnahmen können für eure Projekte besser geeignet sein. '''Je nach Fokus eurer Second Stage müsst ihr natürlich nicht alle diese Themen in der Bewerbung abdecken.''' Wenn ihr euch unsicher seid, ob eure Ideen gefördert werden können, fragt uns gerne!)

===== Konkrete Schritte zur Verbreitung und Nutzbarmachung (Fokus der Second-Stage-Förderung): =====
* User Testing
* Partnerakquise
* Gründung (Firmenaubau, Kundenakquise & Marketing, usw.)
* Präsenz auf Fachveranstaltungen
* Erstellung einer Website und/oder weiterer öffentlichkeitswirksamer Maßnahmen
* Communityarbeit
* Outreach
* usw.

===== Technische Entwicklung (Richtwert von 20 Prozent der Second-Stage-Förderung): =====
* Fertigstellung von Features, die aufgrund von Verzögerungen, Bugfixes, Dependencies etc. noch fehlen und für die Nachhaltigkeit des Projekts wichtig sind.
* Entwicklung von im Erstantrag nicht vorhergesehenen Features etc., die sich bspw. im User Testing oder in Gesprächen mit potenziellen Partnern als sinnvoll herausgestellt haben.
* Anpassungen auf der Basis eines User Testings
* Einbettung von Community-Beiträgen
* Bugfixes
* etc.

Die technischen Meilensteine müssen der allgemeinen Nachhaltigkeitsstrategie des Projekts dienen und in diesem Sinne begründet sein.

'''Wichtig''': Die Meilensteine müssen in der angegebenen Stundenzahl realistisch umsetzbar sein. In den meisten Fällen ist es nicht möglich, z.B. eine Gründung, den Ausbau der Dokumentation, Communityaufbau und ein Pilotprojekt gleichzeitig in nur vier Monaten zu verfolgen.

=== Lizenzierung in der Second Stage ===
'''Zum Code:'''
* Der in den bezahlten Stunden der regulären Förderphase geschriebene Code muss zwingend unter einer FOSS-Lizenz veröffentlicht werden – ohne Ausnahme.
* Der Code, der in der Second Stage direkt zum Projekt beigetragen wird (Erweiterungen, Anpassungen auf Basis von Feedback, Bugfixes usw.), muss ebenfalls unter einer FOSS-Lizenz veröffentlicht werden. Wenn Code für einen Partner geschrieben wird, und dieser nicht Open Source sein kann, müssen diese Stunden anderweitig, beispielsweise vom Partner, bezahlt werden.
* Im Rahmen von Maßnahmen zur Nachhaltigkeit sollte immer geprüft werden, ob der Code unter einer FOSS-Lizenz stehen kann – das gilt beispielsweise für eine Projektwebseite. Ausnahmen sind in der Bewerbung für die Second Stage zu begründen.
'''Andere Produkte, die in der Second Stage produziert werden:'''
* Texte, Logos und Bilder (u. ä.), die in der Second Stage entstehen, müssen nicht unter einer Creative-Commons-Lizenz veröffentlicht werden. Wir freuen uns jedoch besonders, wenn ihr euch dafür entscheidet.
* Nach demselben Ansatz möchten wir alle Geförderten dazu ermutigen, bei der Umsetzung der Meilensteine in der zweiten Phase möglichst viele FOSS-Produkte und datensparsame Tools einzusetzen. Das gilt beispielsweise für Kommunikationstools und Plattformen für den Communityaustausch. Hierbei handelt es sich jedoch nur um eine Empfehlung: Die Geförderten dürfen selbst entscheiden, was für die Projekte sinnvoll ist. Manchmal sind neue Zielgruppen z. B. nur auf bestimmten Plattformen wie LinkedIn oder Instagram zu erreichen. In solchen Fällen ist eine kurze Begründung in der Bewerbung hilfreich, damit die Jury einschätzen kann, inwiefern eure Strategie geeignet ist.

== Die Pitch-Session ==
''Wann'': 9. Oktober 2026 - jedes Projekt bekommt eine genaue Uhrzeit zugeteilt. Wir melden uns Anfang Oktober per Mail dazu.

''Wo'': Online - auch wenn ihr in Berlin wohnt (sonst wäre es nicht fair)

''Was'': 3 Minuten Pitch, 4 Minuten Fragen beantworten

''Wer:'' Nur offiziell Geförderte können pitchen.

''Sprache'': Deutsch (oder Englisch für Nicht-Muttersprachler*innen)

Das Präsentationsformat für den Pitch kann frei gewählt werden: Folien, Screensharing, Visuals, everything you need. Dabei ist wichtig, dass ihr die folgenden Fragen beantwortet:
- Warum brauche ich/brauchen wir die Second Stage?
- Was ist mein/unser konkretes Ziel in der Second Stage?
- Wie wird dieses Ziel erreicht?
Teilt uns bitte im '''Vorfeld per E-Mail''' mit, wie (Folien, Screensharing, etc.) ihr eure Präsentation gestalten wollt. Wenn ihr Folien nutzen möchtet, brauchen wir sie '''spätestens am Vortag bis 15 Uhr als PDF per E-Mail'''. Ein bis zwei Tage vor dem Pitch werden wir außerdem eine Test-Session anbieten, bei der ihr euch in das Videotool einwählen und eure Präsentation bzw. die Technik kurz testen könnt. Genaue Infos dazu folgen kurz vorher per Mail.

Die Jury der Second Stage besteht aus zwei Juror*innen aus dem [https://www.prototypefund.de/bewerbung/jury Jurypool], Vertreter*innen des Projektträgers und des Prototype Fund - außerdem ist voraussichtlich ein*e Vertreter*in aus dem BMFTR bei der Sitzung anwesend. Die Bewertung basiert auf dem technischen Stand des Projekts (das Projekt muss 2 Monate vor Ende der regulären Förderzeit nicht zu 100% fertig sein, ihr müsst aber zeigen können, dass die Arbeit gut vorankommt), den Maßnahmen zur Sicherstellung der Nachhaltigkeit (z. B. Community-Aufbau, Öffentlichkeitsarbeit) und den geplanten Schritten für die Second-Stage-Förderung. Nach den Pitch-Sessions diskutiert die Jury die Ergebnisse und stellt einen Fördervorschlag für die Second Stage zusammen, auf Basis dessen das BMFTR die finale Entscheidung trifft. Die Entscheidung wird etwa zwei Wochen nach der Pitch-Session an euch kommuniziert. Insgesamt werden bis zu 15 Projekte für die Second Stage gefördert. Dies hängt davon ab, wie gut die Bewertungen insgesamt sind. Wenn die Qualität der Bewerbungen nicht ausreicht, können auch weniger als 15 Projekte gefördert werden.

== Arbeitszeit und Stundenumfang ==
In der Second Stage könnt ihr als Team maximal 63.333 € und als Einzelperson maximal 31.667 € beantragen. Diese Summen sind angelehnt an zwei bzw. eine Vollzeitstelle über vier Monate. Der Stundenlohn ist auf 50 € gedeckelt.

Es ist generell möglich, dass ihr euch für die Second Stage mit einer geringeren Stundenanzahl bewerbt, als ihr bei der initialen Bewerbung angegeben habt. In der Second Stage könnt ihr auch mit weniger Wochenstunden als in der regulären Förderphase planen.

Das kann zum Beispiel sinnvoll sein, wenn ihr während der Förderzeit feststellt, dass die Second-Stage-Arbeit weniger Zeit benötigen wird, als ursprünglich geplant. Vielleicht hat sich auch eine bezahlte Zusammenarbeit mit Partner*innen ergeben oder euer Projekt wird durch andere Förderquellen bereits in Teilen querfinanziert. Oder ihr steht in einem Arbeitsverhältnis, habt euch für den Förderzeitraum freistellen lassen und möchtet mit 50% zurück in das Arbeitsverhältnis gehen und die weiteren 50% am Prototype-Fund-Projekt arbeiten.

Es gibt ganz unterschiedliche Szenarien und es ist vollkommen in Ordnung, wenn sich der ursprüngliche Zeitplan verändert. Schließlich werden die genauen Aufgaben für die Second Stage erst während der Förderzeit definiert. Sprecht uns gerne an, wenn ihr Rückfragen habt.

== Tipps und Erfahrungen aus früheren Jahrgängen für die Planung eurer Second Stage ==
Wir möchten gerne die Erfahrungen und Tipps aus vergangen Jahrgängen teilen, die für eure Bewerbung und die Planung der Second Stage hilfreich sein können:

* Ein gutes Zeitmanagement ist für die Second Stage wichtig, denn einerseits ist der Workload hoch, andererseits sind es nur vier Monate '''und''' die Weihnachtszeit fällt in diesen Zeitraum.

* Focus, reduce, scope, promise less: Setzt einen klaren Fokus und plant nicht zu viele verschiedene Aufgaben – es werden sowieso mehrere Prozesse parallel laufen (Maintenance, Development, Fokus der Second Stage, PTF-Deliverables).
* Verspätungen aus der regulären Förderzeit aufzuholen wird stressig, versucht das zu vermeiden.
* Es kann sinnvoll sein, eure Milestones so zu planen, dass ihr Erreichen möglichst wenig abhängig von Dritten ist.
* Plant Zeit ein für:
** die Deliverables (Blogpost / Knowledge Base-Beitrag, Zwischengespräche, Dokumentation, Vorbereitung des Abschlussevents);
** Coachings und ggf. daraus resultierende (Haus-)Aufgaben;
** regelmässigen Austausch im Team – es wird viel zu besprechen geben und womöglich arbeitet ihr anders zusammen als in der regulären Förderphase;
** Kommunikation mit Externen. Es könnte viele Feedbackschlaufen brauchen oder lange Wartezeiten geben, wenn ihr auf Rückmeldungen z.B. zu einer geplanten Implementierung oder von Pilotprojekten wartet;
** Auszeiten und Urlaube – es ist nicht angedacht, dass ihr 10 Monate durcharbeitet, auch wenn es Spaß macht!
Außerdem haben wir eine Wiki-Seite mit [[Tipps für die Second Stage|Tipps und Erfahrungen speziell für die Second Stage]]. Schaut auch dort gerne rein!

= In English: Application for the Second Stage =
On this page, you can find more information on the application process for the Second Stage and the administrative steps afterwards. If you are looking for more information on the timeline and contents, you can find them on the general page on the [[Second Stage]].

== Why does the Second Stage exist? ==
There is an issue in technology and FOSS funding: innovative projects are readily financed, but it often remains unclear what happens afterwards. Few technologies are ready for operational use and self-financing after the initial funding runs out.

For this reason, we offer the Second Stage, which provides an opportunity to work for a further four months on securing the project’s sustainability.

The aim of the Second Stage is to improve the usability and visibility of the project, increasing its chances of long-term sustainability once the funding period ends.

Reminder: '''Projects that don't participate in the Second Stage are not less valuable to us.''' We estimate that approximately 50% of each round will participate in this extended funding period, and there are many reasons why a project might not participate. Maybe it's not a good fit for your project, or you personally don't see the need for this type of support. Maybe your project is already sustainable and you just need the six months to code. Maybe your application for the regular funding period was great, but your application for the second phase doesn't fit the scope of the Prototype Fund. A total of up to 15 projects will be funded for the Second Stage. The number of funded projects will depend on the quality of the submissions. '''Not''' '''all spots in the Second Stage have to be filled''', i.e., fewer projects may be funded if the quality of the applications is not sufficient.

== General information on the application ==
If you haven't already applied for the Second Stage, the following paragraphs are not relevant for you: Unfortunately, it is '''not possible to add a Second Stage at this point''', as the maximum duration and the maximum amount of funding allocated to your project was made final after your general application.

If you have applied for the Second Stage, the funds allocated for the four additional months are '''locked''' for now. During the 5th month of funding, a jury will allocate the limited Second Stage spots based on your work during the first months of funding as well as a new, short application. The decision is based on a written '''submission''' and a short online pitch session.

'''To prepare for your application, please read this wiki page.''' We will hold a consultation hour in early September, during which we will be happy to answer your questions about your Second Stage application (in German and English). We are also happy to discuss your application and your goals for the Second Stage during the 1:1 meetings.

To stay fair, we do not answer any questions regarding the content of your Second Stage applications. However, we can assess whether your ideas for the Second Stage are eligible for funding (i.e., whether we are allowed to fund the type of project, whether it involves too much development work, etc.), give you general tips, and answer any questions you may have about the formalities. If you are unsure, just ask!

Also important: The coaching sessions with Superbloom cannot be used to prepare your application (written or pitch). Of course, it is perfectly fine if you want to discuss how to make your projects more sustainable during the coaching sessions. You can read about how we define the boundary between “application preparation” and “steps toward sustainability” on the [https://wiki.prototypefund.de/index.php?title=Superbloom#Can_I_prepare_my_application_for_the_Second_Stage_with_Superbloom? coaching page].

=== Timeline for the application ===
{| class="wikitable"
!Beginning of September 2026
|Consultation hour, application for the Second Stage
|optional
|-
!September 14th–27th
|Application period Second Stage funding
|
|-
!September 27th
|Deadline submission of written application
|mandatory
|-
!October 9th
|Pitch session (online)
|mandatory
|-
!Middle of October
|Decision and funding commitment
|
|-
!until end of November
|Projektträger prepares the notification of amendment
|
|-
!December 1st
|Start of the Second Stage
|
|-
!Expected on December 1st
|Online Kick off Second Stage
|mandatory
|}

== Written application ==
''When'': September 14th to 27th, 2026 - '''Please note''': Submissions after the deadline will not be considered for selection!

''Where'': [https://bewerben.prototypefund.de/ bewerben.prototypefund.de] – the exact link will be sent via email

''What'': Answer 9 (or 10) questions about your plans for the Second Stage funding

''Language'': The written application may be submitted in German, or if you are not a native German speaker, in English.

The written application must be submitted via our application platform, which you already know from your initial application for the Prototype Fund. Based on the current status of your work, you must answer the following questions and provide your ideas for the Second Stage:
'''Your project in the regular funding period'''

- Describe your project in three sentences. (max. 50 words)
- Which milestones have been achieved and what were the results? (max. 100 words)
- Will all planned milestones be achieved by the end of the regular funding period? If not, why? (max. 100 words)
- What measures have been taken so far to reach users? (max. 100 words)
- What is currently the biggest challenge in the project? How can this challenge be overcome? (max. 175 words)

'''Your plans for the Second Stage'''

- How will the project be made usable in the long term? Have any steps already been taken to this end? If yes, which ones? (max. 175 words)
- Are changes to the original plan for the Second Stage necessary for the project to succeed? If yes, which ones and why? (max. 175 words)
- What milestones do you plan to achieve in the Second Stage? (max. 100 words)
- How many hours do you plan to work on the project in the Second Stage? (Maximum number of hours for individuals: 633h, maximum number of hours for teams: 1.267h)

'''Additional comments'''

- Is there anything else you would like to tell the jury? (optional) (max. 175 words)
'''Your plans for the Second Stage funding can differ from what you wrote in your initial application.''' If what you had planned for the Second Stage no longer seems realistic or feasible, you are welcome to change your plans for the four-month funding period. The important thing is that your project has a clear focus and feasible within the available time.

'''Tip:''' Be as specific as possible in your application. If you plan to attend conferences, list them. If you want to connect with companies or communities, define your target groups as precisely as possible. If you are planning pilot projects, name your partners. If you plan to publish articles or contribute to media outlets or podcasts, specify where they will be published.

=== Milestones ===
Reminder: '''In the Second Stage, the focus is no longer on development work.''' Development milestones that you were unable to achieve during the regular funding period cannot be carried over to the Second Stage, unless you can demonstrate that these steps are necessary for the project’s sustainability and explain why they can no longer be implemented during the regular funding phase. The aim of the Second Stage is to set your projects on the path to sustainable structures, whether through establishing a company, building a community or forming partnerships, writing documentation and conducting user testing, implementing communication strategies, etc. Of course, this may result in minor development work (e.g., adjustments based on the results of user testing, merging community contributions, bug fixes, etc.). '''However, these should not be the primary focus and can only be funded if they support the other activities. The guideline is 20 percent for technical work.''' Depending on the project’s focus, a higher percentage may be justified. If you believe a higher percentage makes sense for your project, please contact us before submitting your application.

==== These are the type of milestones that can be funded in the Second Stage: ====
Here are some examples of milestones that are eligible for funding in the Second Stage. (This is not an exhaustive list: other measures may be more suitable for your projects. '''You do not have to cover all of these topics in your application, which ones are relevant to you depends on the focus you plan for your Second Stage.''' If you are unsure whether your ideas are eligible for funding, please feel free to ask us!)

===== Specific steps to improve the visibility, usability and sustainability of the project (main focus of your application for the Second Stage): =====
* User testing
* Partner acquisition
* Establishment of a business (administrative setup, marketing & customer acquisition, etc.)
* Presence and presentation at conferences
* Creation of a website and/or other communication strategies
* Community work
* Outreach
* etc.

===== Technical development (guideline of 20 percent of your work in the Second Stage): =====
* Completion of features that are still missing (e.g. due to delays, bug fixes, dependencies, etc.) and are important for the sustainability of the project.
* Development of features not foreseen in the initial application which have e.g. proven useful in user testing or in discussions with potential partners.
* Adjustments based on user testing
* Integration of community contributions
* Bug fixes
* etc.

The technical milestones must support the project's overall sustainability strategy and be justified in this context.

'''Important''': The milestones have to be realistic to achieve in the number of hours you've set. In most cases, it's not possible to tackle things like launching a startup, expanding documentation, building a community, and running a pilot project all at once in just four months.

=== Licensing in the Second Stage ===
'''Code:'''
* The code written during the paid hours of the regular funding phase must be published under a FOSS license—without exception.
* The code that is contributed directly to the project in the Second Stage (additional features, adjustments based on feedback, bug fixes, etc.) must also be published under a FOSS license. If code is written for a partner and cannot be published under a FOSS license, these hours must be paid for by another party, such as the partner.
*For sustainability measures that are not direct contributions to the code of your funded project, you should always check if the code can be licensed under a FOSS license—this is the case for a project website, for example. Exceptions should be justified in the application for the Second Stage.
'''Other products developed in the Second Stage:'''
* Texts, logos, images, and similar items created in the Second Stage do not have to be published under a Creative Commons license. However, we would appreciate it if you chose to do so.
* Following the same approach, we would like to encourage all grant recipients to use as many FOSS products and privacy-friendly tools as possible when implementing the milestones in the second phase. This applies, for example, to communication tools and platforms used for community interaction. This is, however, only a recommendation: grant recipients are free to decide for themselves what makes sense for their projects. Sometimes new target groups can only be reached on certain platforms such as LinkedIn or Instagram. In cases like this, it is helpful to include a brief explanation in your application so that the jury can assess the suitability of your strategy.

== Pitch session ==
''When'': October 9th, 2026 – each project will be assigned a specific time slot. We will contact you by email in the beginning of October.

''Where'': Online – even if you live in Berlin (otherwise it wouldn't be fair)

''What'': 3 minutes pitch, followed by 4 minutes for questions

''Who:'' Only official grantees can pitch.

''Language'': German (or English if you aren’t a native German speaker)

The presentation format for the pitch is up to you: slides, screen sharing, visuals, everything you need. You just have to make sure that you answer the following questions:
- Why do I/we need the Second Stage?
- What is my/our specific goal in the Second Stage?
- How will this goal be achieved?
Please let us know beforehand by email how you would like to give your presentation (slides, screen sharing, etc.). If you would like to use slides, we need them '''by 3 pm the day before at the latest, sent as a pdf by email'''. Around this time, we will organize test sessions where you can dial into the video tool we’ll use for the pitches and quickly test your presentation, sound and video. We will send you more information about the test sessions via email.

The Second Stage jury consists of two judges from the [https://www.prototypefund.de/bewerbung/jury jury pool], representatives of the Projektträger and the Prototype Fund—a representative from the BMFTR is also expected to attend the session. The evaluation is based on the technical status of the project (the project does not have to be 100% complete two months before the end of the regular funding period, but you must be able to show that the work is progressing well), the measures taken to ensure sustainability (e.g., community building, public relations), and the planned steps for the Second Stage funding. After the pitch session, the jury will discuss the results and propose a list of projects for funding for the Second Stage, on the basis of which the BMFTR will make the final decision. The decision will be communicated to you approximately two weeks after the pitch session. A total of up to 15 projects will receive funding for the Second Stage. The number of funded projects depends on the overall quality of the submissions. If the quality of the applications is not sufficient, fewer than 15 projects may be funded.

== Working hours and number of hours ==
In the Second Stage, you can apply for a maximum of €63,333 as a team and a maximum of €31,667 as an individual. These amounts are based on two or one full-time positions over four months. The hourly wage is capped at €50.

It is generally possible to apply for the Second Stage with fewer hours than you specified in your initial application. In the Second Stage, you can also plan fewer hours per week than in the regular funding phase.

This can be useful if you realize during the funding period that the Second Stage work will require less time than originally planned. Perhaps you already managed to set up a paid collaboration with a partner, or your project is already being partially cross-financed by other sources of funding. Or you are employed, have taken a leave of absence for the funding period, and would like to return to your job at 50% and work on the Prototype Fund project for the remaining 50%.

There are many different scenarios, and it is perfectly fine if the original schedule changes. Ultimately, the specific tasks for the Second Stage are only being defined within the current funding period. Please feel free to contact us if you have any questions.

== Tips and insights from previous classes for planning your Second Stage ==
We’d like to share some insights and tips from previous classes that may be helpful for your application and for planning the Second Stage:

* Good time management is essential for the Second Stage, because the workload is heavy: It’s only 4 months, '''and''' the holiday season falls right in the middle of it.

* Focus, reduce, scope, promise less: Set a clear focus and don’t plan too many different tasks; several processes will be running in parallel anyway (maintenance, development, Second Stage focus, PTF deliverables).
* Catching up on delays from the regular funding period will be stressful.
* It may be a good idea to plan your milestones so that achieving them depends as little as possible on third parties.
* Set aside time for:
** the deliverables (blog post / Knowledge Base article, 1:1 meetings, documentation, preparation for the closing event);
** the mandatory coaching sessions, including (home)work that may result from them;
** regular team meetings—there will be a lot to discuss, and you may be working together differently than during the regular funding phase;
** communication with external partners. There may be many feedback loops or long wait times when you’re waiting for responses, e.g., about a planned implementation or pilot projects.
** time off and vacations—it’s not expected that you’ll work nonstop for 10 months, even if it’s fun!
We also have a Wiki page with [[Tipps für die Second Stage|tips and insights specifically for the Second Stage]]. Feel free to take a look at them!

Second Stage

2026-08-26T13:55:43Z

Enyong:

''(English version below)''

Auf dieser Seite findet ihr Informationen zum Ablauf der Second Stage. Für Informationen zur Bewerbung besucht bitte diese Seite: [[Bewerbung für die Second Stage]]. Es gibt außerdem eine Seite mit [[Tipps für die Second Stage]], auf der Geförderte ihre Erfahrungen teilen. Schaut auch gern dort vorbei.

== Ablauf der Second-Stage-Förderung ==
Hier seht ihr einen Überblick über die Termine, die für die Second Stage relevant sind (natürlich bleiben die Termine der regulären Förderphase, wie z. B. der Demo Day oder die Zwischengespräche, weiterhin verpflichtend):
{| class="wikitable"
|-
!1. September 2026
|Sprechstunde Second-Stage-Bewerbung
|optional
|-
!14. - 27. September
|Bewerbungsphase Second-Stage-Förderung
|
|-
!27. September
|Deadline Einreichung schriftliche Bewerbung
|verpflichtend
|-
!9. Oktober
|Pitch-Session (online)
|verpflichtend
|-
!Mitte Oktober
|Entscheidung und Förderzusage
|
|-
!bis Ende November
|Erstellung der Änderungsbescheide durch den Projektträger
|
|-
!1. Dezember
|Start der Second Stage
|
|-
!vorauss. 1. Dezember
|Online-Kick-Off der Second Stage
|verpflichtend
|-
!Dezember
|Sprechstunde mit Superbloom
|optional
|-
!Dezember–März
|Coachings
|verpflichtend
|-
!Dezember–Januar
|4. Zwischengespräch
|verpflichtend
|-
!Februar
|Sprechstunde mit Superbloom
|optional
|-
!Februar–März
|5. Zwischengespräch
|verpflichtend
|-
!Ende März
|Abschlussevent der Second Stage
|verpflichtend
|-
!30. April 2027
|Deadline Schlussbericht, mit

* Link zum Code
* Link zur Dokumentation
|verpflichtend
|}

== Administratives ==

=== Änderungsbescheid ===
Wird euer Projekt von der Jury für eine Second-Stage-Förderung ausgewählt, erstellt der Projektträger nach der Förderzusage einen Änderungsbescheid. In dem Änderungsbescheid wird die Laufzeitverlängerung der Second Stage und die Mittelentsperrung der Personalkosten gemäß eures Zuwendungsbescheides beschieden. Ihr braucht keinen zusätzlichen Antrag über profi-Online zu stellen. Falls ihr Fragen dazu habt, meldet euch gern bei eurer [[Ansprechpartner*innen beim Projektträger|Ansprechperson beim Projektträger]].

=== Zahlungsanforderung ===
In der regulären Förderphase habt ihr zu Beginn eines Quartals die Mittel für das abgelaufene Quartal (im Nachhinein) abrufen können, konkret nach dem ersten und vierten Fördermonat. In der Second-Stage-Förderphase geht es entsprechend weiter und ihr erhaltet nach dem siebten und zehnten Fördermonat die weiteren Auszahlungen.

Zu den beiden Zahlungsanforderungen in der Second Stage sind zwei Besonderheiten zu beachten:

* Mittelabruf im Januar über den Zwischennachweis: Der Mittelabruf fällt auf einen Jahreswechsel (Fördersumme der Monate Oktober bis Dezember, abzurufen im Januar). Hierfür muss ein Zwischennachweis für die gesamte Laufzeit des vergangenen Jahres gestellt werden, den ihr auch über profi-Online erstellen müsst. Wenn ihr euer Förderkennzeichen in der Vorhabenliste angeklickt habt, könnt ihr links in der Liste Zwischennachweis auswählen.
* Mittelabruf im April über den Verwendungsnachweis: Der zweite Mittelabruf in der Second Stage ist insgesamt euer vierter Mittelabruf und gleichzeitig der letzte in der Förderzeit. Der letzte Mittelabruf muss über den Verwendungsnachweis abgerufen und zusammen mit dem Schlussbericht beim Projektträger eingereicht werden. Der Verwendungsnachweis wird vom Projektträger in profi-online nach Ende der Förderphase freigeschaltet. Bitte beachtet, dass es für die Einreichung eine Frist gibt: Verwendungsnachweis und Schlussbericht müssen spätestens am 30. April eingereicht werden.

Bitte beachtet, dass in beiden Fällen die Bearbeitung eurer Mittelabrufe länger als bei einer regulären Zahlungsanforderung dauern kann.

[https://wiki.prototypefund.de/index.php?title=Zahlungsanforderungen Allgemeine Hinweise zu Zahlungsanforderungen und Zwischennachweisen findet ihr hier].

== Verpflichtende Leistungen ==
Neben der Umsetzung der Arbeitsschwerpunkte müssen im Rahmen der Second-Stage-Förderung einige verpflichtende Aufgaben erfüllt werden:

* '''Coachings''': In der Second Stage sind die [https://wiki.prototypefund.de/index.php?title=Coachings Coachings] verpflichtend. Die Coaching-Einheiten umfassen in der Regel drei bis vier Stunden, die ihr entweder als Block buchen oder in mehrere kürzere Termine einteilen könnt. Ihr bekommt zwei Coaching-Einheiten während der Second Stage. Die Themen bzw. Coachingpartner*innen werden, sofern keine Auflagen vorliegen, gemeinsam mit der Projektbetreuung festgelegt. Neben dem Coaching-Angebot von [https://wiki.prototypefund.de/index.php?title=Superbloom Superbloom] (Design, Projektmanagement, Community, Kommunikation, Fundraising usw.), stehen euch in der Second Stage weitere Coachingpartner*innen mit unterschiedlichen Schwerpunkten zur Verfügung: [https://leastauthority.com/ Least Authority] (Security), [https://vdivde-it.de/de VDI/VDE] (Gründung), die [https://fsfe.org/ Free Software Foundation Europe] (Lizenzierung) und [https://iris-wellmann.de/angebot/coaching/ Iris Wellmann] (freie Coachings/Strategie). Für alle Coachings sind die Plätze begrenzt. Die finale Entscheidung über die Zuteilung der Coachings liegt bei der Projektbetreuung.
* '''Zwischengespräche, Montags-Updates und Online-Kick-Off:''' Wie in der regulären Förderphase sind auch in der Second Stage die Zwischengespräche und Montags-Updates verpflichtend. In den Zwischengesprächen wird über den allgemeinen Stand des Projekts und seiner Strategie und über euren Abschlussworkshop der Second Stage gesprochen. Die Zwischengespräche können online oder in Person in Berlin oder auf Veranstaltungen (z. B. CCC, FOSDEM) durchgeführt werden. Zusätzlich findet ein Online-Kick-Off für die Second Stage als Videocall statt.
* '''Verfassen eines Blogbeitrags oder eines Artikels für die Knowledge Base''': Sharing (knowledge) is caring! Jedes im Rahmen der Second Stage geförderte Projekt soll bis Ende der Förderzeit [https://www.prototypefund.de/blog einen Beitrag im Prototype Fund Blog] oder [https://kb.prototypefund.de/ in der Knowledge Base] veröffentlichen. Wenn ein Beitrag bereits in der regulären Förderphase geschrieben wurde, entfällt diese Pflicht. Die Beitragsthemen werden gemeinsam mit der Projektbetreuung und der Kommunikationsperson des Prototype Fund festgelegt, mehr Informationen dazu [[Einen Blogbeitrag schreiben|findet ihr hier.]] Alternative Formate und Ideen können individuell mit der Projektbetreuung abgestimmt werden.
* '''Teilnahme am Abschlussevent:''' Am Ende der Second Stage findet das Abschlussevent in Berlin statt. Alle Teammitglieder aller Projekte müssen teilnehmen. Auch nicht offiziell geförderte Teammitglieder können teilnehmen, sofern es der Platz zulässt. Bitte klärt die Teilnahme möglichst frühzeitig mit der Projektbetreuung.
* '''Vorbereitung des Abschlussworkshops''': Jedes Projekt wird für das Abschlussevent einen Workshop mit externen Projektpartner*innen gestalten. Die Auswahl und Einladung der Gäste erfolgt gemeinsam mit der Projektbetreuung.
* '''Dokumentation''': Am Ende der Förderzeit muss für alle Projekte der Second Stage eine öffentlich verfügbare Dokumentation bei der Projektbetreuung vorliegen. Je nach Projekt kann die Art der Dokumentation unterschiedlich sein. Während der Code eines Projekts immer sauber dokumentiert sein sollte, sind zusätzliche Dokumentationsmaßnahmen abhängig von der Zielgruppe: unterschiedliche Formate von Tutorials für Endnutzer*innen, Admin-Dokumentation für selbstgehostete Projekte, Entwickler*innendokumentation für Libraries und andere Infrastrukturprojekte usw.
* '''Schlussbericht:''' Einen Monat nach Abschluss der Second-Stage-Förderphase ist der Schlussbericht zusammen mit der Schlussabrechnung (Verwendungsnachweis) beim Projektträger einzureichen. Genaue Informationen dazu findet ihr [https://wiki.prototypefund.de/index.php?title=Schlussbericht hier].

Und nicht vergessen: Projekte, die zehn Monate gefördert werden, nehmen ebenfalls am [https://wiki.prototypefund.de/index.php?title=Demo_Day Demo Day] nach sechs Monaten teil.

== Angebote ==
Zusätzlich bieten wir optionale Formate an, mit denen wir euch bei der Umsetzung eurer Second Stage unterstützen möchten:

* zwei '''Sprechstunden mit [[Superbloom]]''' (die Themen werden noch bekannt gegeben): Ihr kennt das Sprechstunden-Format aus der regulären Förderzeit - für die Second Stage haben wir spannende und relevante Themen zusammengestellt.
* weitere '''1:1 Gespräche''' nach Bedarf: Wir haben in der Second Stage gute Kapazitäten für zusätzliche 1:1 Gespräche mit euch - stellt uns Fragen, lasst uns eure Projekte testen, fragt nach Feedback zu eurem Logo, Blogpost, UI, Communitystrategie, etc. Wir sind da, um euch zu unterstützen und freuen uns über tiefere Einblicke in eure Projekte.
* '''Kommunikation''' über die Kanäle des Prototype Fund: Wie in der regulären Förderphase unterstützen wir die Sichtbarkeit eurer Projekte mit Kommunikationsmaßnahmen über unsere Kanäle (Mastodon, LinkedIn, ggf. Newsletter)
* Unterstützung bei der '''Vernetzung''': Wenn es möglich ist und wir auf existierende Kontakte des Prototype Fund zurückgreifen können, vernetzen wir euch gern.
* Feedback von der Jury: Gern leiten wir euch das '''Jury-Feedback''' aus der Pitch-Session weiter.

== Abschlussevent der Second Stage ==
Das Abschlussevent ist das finale Event nach der Second-Stage-Förderung und findet Ende März in Berlin statt. Das Event soll euch einerseits die Möglichkeit geben, euch untereinander auszutauschen und den Abschluss der Förderphase gemeinsam zu feiern. Weiterhin habt ihr beim Event die Möglichkeit euer Projekt im Rahmen eines Workshops eingeladenen Gästen zu präsentieren.

=== Key facts ===
''Second-Stage-Abschlussevent JG02:'' Ende März 2027

''Location:'' vorauss. im [https://www.publix.de/ Publix - Haus für Journalismus und Öffentlichkeit], Hermannstr. 90, 12051 Berlin

''Uhrzeit:'' 14:00 - open end, Community-Abend ab 19:30 Uhr

=== Ablauf ===
Nach einem internen Teil, bei dem ihr eure Erfahrungen mit uns teilen und voneinander lernen könnt, ist ein zweistündiger Workshop mit externen Gästen geplant. Allen Projekten wird dabei eine Tischinsel zur Verfügung stehen, an der ihr euer Projekt vorstellen könnt. Es empfiehlt sich, früh zu überlegen, was ihr anbieten und wen ihr dazu einladen möchtet: Möchtet ihr (potentielle) Projektpartner*innen treffen, ein (User-)Testing durchführen, euer Projekt einer relevanten Person(engruppe) vorstellen etc. Insgesamt könnt ihr pro Projekt ein bis drei externe Gäste einladen. Für die Vorbereitung des Abschlussworkshop kommen weitere, konkretere Infos per Mail - außerdem ist wie immer in den Zwischengesprächen Zeit, Fragen und Details zu besprechen. Sprecht uns gern frühzeitig an, wenn ihr Fragen habt!

Nach dem Workshop gibt es ein gemeinsames Dinner mit den eingeladenen Gästen. Und last but not least schließen wir den Tag mit einem Community-Abend, der für alle offen ist, ab. Denn jetzt kann wirklich gefeiert werden.
{| class="wikitable"
|13:30 - 14:15 Uhr
|Ankommen der Projekte - bitte kommt pünktlich.
|-
|14:15 Uhr
|Begrüßung
|-
|14:30 Uhr
|Jahrgangsinterner Workshop: Erfahrungsaustausch zwischen den Projekten und Feedback
(Hosting Team PTF)
|-
|15:45 Uhr
|Pause
|-
|16:00 Uhr
|Aufbau & Einlass der geladenen Gästen
|-
|16:30 Uhr
|Euer Abschlussworkshop mit Gästen
|-
|18:30 Uhr
|Abendessen
|-
|19:30 Uhr
|Eröffnung des Community-Abends
|}
Bitte plant ein, mindestens 1,5 Stunden beim Community-Abend dabei zu sein.

=== Abschlussworkshop mit externen Gästen ===
Eure Aufgabe für diesen Tag ist es, den zweistündigen Workshop mit externen Gästen zu konzipieren und durchzuführen. Damit ihr euch möglichst gut vorbereiten könnt, gibt es im Folgenden weitere Infos sowie Deadlines, bis wann wir bestimmte Informationen von euch brauchen.

'''Das Ziel des Workshops ist es, zur Nachhaltigkeit eures Projektes beizutragen.''' Dementsprechend soll das Thema eures Workshops Bezug zu eurer Second Stage, mindestens aber zur Nachhaltigkeit eures Projektes allgemein haben. Mögliche Themen können zum Beispiel sein:

* User Testing mit Projektpartner*innen oder eurer Community
* Vorstellung eures Projekts und Austausch mit (potenziellen) Projektpartner*innen und/oder Kund*innen
* Onboarding von neuen Community-Mitgliedern
* Austauschformate mit eurer Community vor Ort
* Feedback zu eurer Öffentlichkeitsarbeit einholen
* Natürlich sind wir auch offen für andere Vorschläge, kommt gerne auf uns zu!

Insgesamt könnt ihr '''pro Projekt ein bis zwei (nach Absprache maximal drei) externe Gäste''' einladen. Allen Projekten wird eine Tischinsel zur Verfügung stehen, an der ihr euer Projekt vorstellen könnt.

==== Vorbereitung ====
Voraussichtlich Anfang Februar melden wir uns bei euch mit weiteren Informationen zum Abschlussevent. Dabei werden wir euch auch bitten, uns eure Ideen für den Abschlussworkshop mit externen Gästen zu schicken. Wir brauchen kein ausformuliertes Konzept, ein paar Stichpunkte genügen uns. Ebenso braucht ihr bis dahin noch keine festen Zusagen von euren potenziellen Gästen. Solltet ihr euch unsicher sein, was für euch in Frage kommt, könnt ihr euch jederzeit für weiteren Austausch (per Mail oder in einem Call) bei uns melden!

Nach Erhalt eurer Vorschläge, geben wir euch Feedback, ob die Idee realistisch und passend für den Abschlussworkshop ist. Danach können wahlweise wir oder ihr persönlich eure Gäste einladen.

Bitte kümmert euch selbst um alle Materialien und Technik, die ihr für euren Workshop braucht. Für Strom und Internet sowie Getränke und Snacks ist selbstverständlich gesorgt.

= In English: Second Stage =
On this page, you'll find information on how the Second Stage works. For information on how to apply, visit the page [[Bewerbung für die Second Stage|Application for the Second Stage]]. There's also a page with [[Tipps für die Second Stage#Tips for the Second Stage|tips for the Second Stage]], where grantees share their experiences. Feel free to check it out.

== Timeline ==
This is an overview of the dates that are relevant for the Second Stage (the dates for the regular funding phase, such as Demo Day and the 1:1 meetings, remain – of course - mandatory):
{| class="wikitable"
|-
!September 1st, 2026
|Consultation hour, application for the Second Stage
|optional
|-
!September 14th–27th
|Application period Second Stage funding
|
|-
!September 27th
|Deadline submission of written application
|mandatory
|-
!October 9th
|Pitch session (online)
|mandatory
|-
!Middle of October
|Decision and funding commitment
|
|-
!until end of November
|Projektträger prepares the notification of amendment
|
|-
!December 1st
|Start of the Second Stage
|
|-
!Expected on December 1st
|Online kick off Second Stage
|mandatory
|-
!December
|Superbloom consultation hour
|optional
|-
!December–March
|Coaching sessions
|mandatory
|-
!December–January
|4th 1:1 meeting
|mandatory
|-
!February
|Superbloom consultation hour
|optional
|-
!February–March
|5th 1:1 meeting
|mandatory
|-
!End of March
|Closing event of the Second Stage
|mandatory
|-
!April 30th, 2027
|Deadline final report including

* Link to code
* Link to documentation
|mandatory
|}

== Administration ==

=== Notification of amendment (“Änderungsbescheid”) ===
If your project is selected by the jury for Second Stage funding, the project management agency ("Projektträger") will issue a notification of amendment ("Änderungsbescheid") once the funding has been approved. This notification announces the extension to the period of the Second Stage and the release of funds for personnel costs, in accordance with your grant award letter. You do not need to submit an additional application via profi-Online. If you have any questions, please contact your [[Ansprechpartner*innen beim Projektträger|contact person of the project management agency]].

=== Payment requests ===
In the regular funding phase, you could request the funds for the previous quarter (retrospectively) at the beginning of each quarter, specifically after the first and fourth funding months. In the Second Stage, this process continues and you will receive further payments after the seventh and tenth month of funding.

There are two special features to note regarding the two payment requests in the Second Stage:

* The funding request in January is to be submitted as an interim report („Zwischennachweis"): The funding request falls at the turn of the year (funding amount for October to December, to be requested in January). For this purpose, an interim report must be submitted via profi-Online. Once you have clicked on your funding code in the project list, you can select „Zwischennachweis" (interim report) on the left side of the list.
* The Funding request in April is to be submitted as a so-called statement of use („Verwendungsnachweis“): The second funding request in the Second Stage is your fourth funding request overall and also the last one for the whole funding period. The last funding request must be requested as a statement of use and submitted to the Projektträger together with the final report. The statement of use will be activated by the Projektträger in profi-Online after the end of the funding period. Please note that there is a deadline for submission: the statement of use and final report must be submitted by April 30th at the latest.

[https://wiki.prototypefund.de/index.php?title=Schlussbericht Information on the final report can be found here]. [https://wiki.prototypefund.de/index.php?title=Zahlungsanforderungen Information on payment requests and interim reports can be found here].

== Mandatory to-dos ==
In addition to the implementation of the key focus areas as specified in your application, a number of mandatory requirements must be fulfilled during the Second Stage:
* '''Coachings''': As opposed to the regular funding period, the [https://wiki.prototypefund.de/index.php?title=Coachings coaching sessions] are mandatory in the Second Stage. Coaching units usually last three to four hours, which you can either book as a block or divide into several short sessions. You will receive two coaching units during the Second Stage. Unless you received specific instructions from the jury, the topics and coaching partners will be determined together with the program managers. In addition to coaching sessions offered by [https://wiki.prototypefund.de/index.php?title=Superbloom Superbloom] (design, project management, community, communication, fundraising, etc.), other coaching partners with different areas of expertise are available in the Second Stage: [https://leastauthority.com/ Least Authority] (security), [https://vdivde-it.de/de VDI/VDE] (starting a company/business models), the [https://fsfe.org/ Free Software Foundation Europe] (licensing) and [https://iris-wellmann.de/angebot/coaching/ Iris Wellmann] (free coaching/strategy). Places are limited for all coaching sessions. The final decision on the allocation of coaching sessions lies with the program management'''.'''
* '''Participation in the online kick off, two 1:1 meetings and Monday updates:''' As in the regular funding phase, the 1:1 meetings and Monday updates are mandatory in the Second Stage. During these meetings, we will discuss the general status of the project and its strategy as well as your ideas for the closing workshop of the Second Stage. The 1:1 meetings can be held online or in person in Berlin or at events (e.g. CCC, FOSDEM). In addition, an online kick off for the Second Stage takes place as a video call.
* '''Writing a blog post or an article for the PTF Knowledge Base:''' Sharing (knowledge) is caring! Every project funded as part of the Second Stage has to publish an article [https://www.prototypefund.de/en/blog on the Prototype Fund blog] or [https://kb.prototypefund.de/ in the Knowledge Base] by the end of the funding period. If a contribution has already been written during the regular funding phase, this obligation does not apply. The topics of the contributions will be determined together with the program management and the communication team of the Prototype Fund. You can find [[Einen Blogbeitrag schreiben|more information here]]. Alternative formats and ideas can be discussed individually with the program management team.
* '''Participation in the closing event of the Second Stage:''' At the end of the Second Stage, the closing event takes place in Berlin. All team members of all projects have to participate. Team members who are not officially funded can participate as long as there is space available. Please clarify the possibilities of participation as early as possible with the program management.
* '''Preparation for the closing workshop:''' Every project will prepare a closing workshop for the closing event with external project partners. The guests will be selected and invited together with the program management.
* '''Documentation:''' At the end of the funding period, publicly available documentation must be submitted to the program management team for all Second Stage projects. The type of documentation may vary depending on the project. While the code of a project should always be properly documented, additional documentation measures depend on the target group: various types of tutorials for end users, admin documentation for self-hosted projects, developer documentation for libraries and other infrastructure projects, etc.
* '''Final report:''' After the completion of the funding period, the final report ("Schlussbericht") is to be submitted to the Projektträger along with a so-called statement of use ("Verwendungsnachweis"). The deadline for all documents is one month after the funding ends. Detailed information can be found [https://wiki.prototypefund.de/index.php?title=Schlussbericht here].

Please keep in mind: projects that receive ten months of funding also take part in [https://wiki.prototypefund.de/index.php?title=Demo_Day Demo Day] after six months.

== Offers ==
In addition, we offer the following '''optional formats''' to support you during your Second Stage:

* '''Two consultation hours with [https://wiki.prototypefund.de/index.php?title=Superbloom Superbloom]''' (the topics will be announced on a later date). You are already familiar with the format from the regular funding period. For your Second Stage we have chosen together exciting and relevant topics.
* Further '''1:1 meetings''' as required: We have capacity for additional 1:1 meetings with you during the Second Stage – ask us questions, let us test your projects, ask for feedback on your logo, blog post, UI, community strategy, etc. We are here to support you and look forward to gaining deeper insights into your projects.
* '''Communication''' via the Prototype Fund channels: As in the regular funding phase, we will support the visibility of your projects with communication measures via our channels (Mastodon, LinkedIn, newsletter if possible).
* Support with '''networking''': If you know the right people for your project, we’d love to introduce you! Feedback from the jury: We are happy to forward the '''jury feedback''' from the pitch session to you.

== Closing event of the Second Stage ==
The closing event is the event that happens at the end of your Second Stage funding period. The event, which takes place in Berlin end of March, is intended to give you the opportunity to exchange ideas and celebrate the end of the funding phase together. It will also be the occasion for you to present your project to invited guests during a workshop.

=== Key facts ===
''Closing event of the Second Stage Class01:'' End of March 2027

''Where:'' Expected at [https://www.publix.de/ Publix - Haus für Journalismus und Öffentlichkeit], Hermannstr. 90, 12051 Berlin

''Time:'' 2 pm - open end, community meet-up from 7:30 pm

=== Schedule ===
After an internal part where you can share your experiences with us and learn from each other, a two-hour workshop with external guests will take place. All projects will have a table where they can present their project to their invited guests. We recommend that you think early on about what you would like to offer and who you would like to invite: Would you like to meet (potential) project partners, conduct user testing, present your project to a relevant person (or group of people), onboard new community contributors, etc.? You can invite one to three external guests per project. We will email you more specific information to help you prepare for the closing workshop once the Second Stage starts. As always, we will have time to discuss questions and details during the 1:1 meetings. Please feel free to contact us early if you have any questions!

There will be a dinner with the invited guests after the workshop. And last but not least, we will end the day with a community evening that is open to everyone - to make sure we really get to celebrate your funding time.

{| class="wikitable"
|1:30 - 2:15 pm
|Arrival of the projects - please be on time.
|-
|2:15 pm
|Welcome
|-
|2:30 pm
|Internal workshop: Sharing experiences and feedback between projects
(Hosting team PTF)
|-
|3:45 pm
|Break
|-
|4 pm
|Workshop preparation & arrival of workshop guests
|-
|4:30 pm
|Closing workshop with guests
|-
|6:30 pm
|Dinner
|-
|7:30 pm
|Opening of the community evening
|}
Please plan on staying at least 1.5 hours at the community event.

=== Closing workshop with external guests ===
Your task for this day is to design and conduct the two-hour workshop with external guests. To help you prepare as well as possible, here is some additional information and the deadlines by which we need certain information from you.

'''The goal of the workshop is to contribute to the sustainability of your project.''' Accordingly, the topic of your workshop should be related to your Second Stage, but at least to the general sustainability of your project. Possible topics can be, for example:

* User testing with project partners or your community
* Presentation of your project and exchange with (potential) project partners and/or customers
* Onboarding of new community members
* Exchange formats with your local community
* Gathering feedback on your public outreach
* Of course, we are also open to other suggestions, so feel free to contact us!

In total, you can invite '''one to two (up to a maximum of three, upon request) external guests''' per project. All projects will have a table island where you can present your project.

=== Preparation ===
At the beginning of February, we plan to send you further information about the closing event. At that time, we will also ask you to send us your ideas for the closing workshop with external guests. We don't need a fully fleshed-out concept; a few bullet points will do. You also don't need to have firm commitments from your potential guests by then. If you are unsure what works for you, you can always contact us for further discussion (by email or in a call)!

After receiving your proposals, we will give you feedback on whether the idea is realistic and suitable for the workshop. After that, either we can invite your guests or you can do so yourself.

Please organise all the materials and equipment you need for your workshop on your own. Of course, we will provide electricity, internet access, drinks, and snacks.

Tipps für die Second Stage

2026-08-26T12:08:29Z

Enyong:

''(English version below)''

Auf dieser Seite haben wir Tipps und Erfahrungen von früheren Jahrgängen speziell für die [[Second Stage]] gesammelt. Im Wiki findet ihr außerdem [[Bewerbung für die Second Stage#Tipps und Erfahrungen aus früheren Jahrgängen für die Planung eurer Second Stage|Tipps für die Planung eurer Second Stage bei der Bewerbung]] und [[Tipps von geförderten Projekten|allgemeine Tipps aus vergangenen Runden]].

Generell gilt: Fragt gerne Team PTF – nicht, damit wir euch sagen, was ihr tun sollt, sondern damit auch wir unsere Erfahrungen aus der letzten Second Stage mit euch teilen können!

== Tipps für die Umsetzung der Second Stage ==

=== Fokuswechsel / Arbeitsweise ===

* Besonders Einzelentwickler*innen können den Unterschied zur regulären Förderzeit stark spüren, da sich die Aufgaben grundlegend verändern.

* Es wird euch ggf. schwer fallen, keine weiteren Features zu entwickeln und den Fokus weg vom Code zu setzen.

* Ihr werdet Aufgaben machen, die sich vielleicht nicht wie Arbeit anfühlen, da die Aufgaben (im Gegensatz zu Coding Tasks) nicht klar abgehakt werden können – das ist okay, das ist so gedacht.
** Darunter fallen zum Beispiel: Networking, Beziehungsarbeit, Brandingfragen und anderes diskutieren, Communitywork, Coachings besuchen, Texte schreiben, Vorträge vorbereiten/halten etc.
** Versucht einen Weg zu finden, all diese Aufgaben trotzdem als Arbeit wahrzunehmen, die ihr leistet.

* Nutzt die Second Stage für Dinge abseits vom Coding – ihr werdet voraussichtlich nicht mehr so schnell in die Lage kommen, für diese Aufgaben bezahlt zu werden.

* Nehmt das Motto ernst: Trial & Error. Probiert aus, wenn ihr merkt, der Ansatz klappt nicht, traut euch, eure Ziele anzupassen. Die Freiheit habt ihr beim PTF.

=== Zeitmanagement ===

* Setzt einen klaren Fokus und plant nicht zu viele verschiedene Aufgaben; es werden sowieso mehrere Prozesse parallel laufen (Maintenance, Development, Fokus der Second Stage, PTF-Deliverables).

* Macht konkrete Zeitpläne und berücksichtigt neben eurem Fokus für die Second Stage auch Zeit für:
** Regelmässige Teamabsprachen (es wird viel zu besprechen geben): wöchentliche Team-CheckIns bewähren sich gut,
** Coachings (inkl. Nachbereitung),
** Doku,
** Blog/KB Beitrag,
** User Testings,
** Auszeiten und Urlaube (Es ist nicht angedacht, dass ihr 10 Monate durcharbeitet, auch wenn es Spaß macht!).
* Verspätungen aus der regulären Förderzeit aufzuholen wird stressig, versucht das zu vermeiden.

=== Coachings ===

* Nutzt die Coachings, terminiert sie früh – es wird sonst stressig nach hinten raus.
* Coachings bedeuten neben Input auch Reflexion und Hausaufgaben, es gibt also eine Nachbereitung, die auch Zeit in Anspruch nehmen wird.
* Ihr könnt die Coachings am Stück oder stundenweise buchen – je nach Thema kann die eine oder die andere Herangehensweise sinnvoller sein – fragt dazu gern Superbloom oder die Projektbetreuung!

== Erfahrungen von früheren Jahrgängen ==

=== Community-Arbeit ===

* Community Prozesse brauchen Zeit: Fangt frühstmöglich an.

* Community-Calls können ein gutes Tool sein:
** Macht Calls nicht von Neuerungen abhängig – wenn es keine Neuerungen gibt, könnt ihr die Zeit und den Raum nutzen, um Feedback einzuholen (So verliert sich auch die „Bringschuld“, alle 2 Wochen ein neues Feature entwickeln zu müssen).
** Kontinuität im Angebot: Es ist hilfreich, regelmäßige Calls anzubieten.

* Kommunikation mit der Community kann gute Ideen liefern, manchmal sogar besser als die eigenen.

=== Öffentlichkeitsarbeit ===

* Social Media: Kontinuität zahlt sich aus - möglichst früh regelmäßig Content produzieren (z. B. build in public).

* Es kann sich lohnen, alles rund um Kommunikation als festen Bestandteil in die Projektarbeit einzuplanen und nicht nebenbei auszuführen (Das kann schnell zu viel werden).

=== Implementierung ===

* In der Second Stage können sich die Rollen umkehren: Man wird von dem*der Maintainer*in zur*zum Contributor*in und versucht das eigene Projekt in andere Software einzupflegen. Die mitunter lange Wartezeit kann frustrierend sein.
* Eventuell kann man sich vor geplanten Pull Requests Merge-Rechte besorgen oder, falls möglich, mehr direkten Austausch mit Maintainer*innen forcieren.

* Eine Stand-Alone-Version kann eine gute Zwischenlösung sein, um Wartezeiten zu überbrücken.

=== Hilfreiche Tipps ===

* Es kann sinnvoll sein, neue inoffizielle Teammitglieder mit aufzunehmen (z.B. Leute aus der Community).

* Feiert die kleinen Schritte: neue Follower*innen, Deadlines, Feedback.

* Findet Freund*innen, arbeitet nicht allein. Holt euch früh Feedback und seid offen.

* Versucht real life Kontakte herzustellen & werdet sichtbar: Geht auf Konferenzen, macht Community Calls, vernetzt euch mit Menschen, die sich mit ähnlichen Themen beschäftigen etc.
* Embrace imperfection.

= Tips for the Second Stage =
On this page, we’ve collected tips and insights specifically for the [[Second Stage]] from previous classes. In the Wiki, you can also find [[Bewerbung für die Second Stage#Tips and insights from previous classes for planning your Second Stage|tips for plannig your Second Stage for the application]] as well as [[Tipps von geförderten Projekten|general tips from previously founded projects]].

As a general rule: Feel free to ask Team PTF—not so we can tell you what to do, but so we can share our experiences from the last Second Stage with you!

== Tips for making the most of the Second Stage ==

=== Focus shift / way of working ===

* Individual developers in particular may feel a big difference compared to the regular funding period, as the tasks change fundamentally.

* You may find it difficult to stop developing new features and shift your focus away from coding.

* You’ll be doing tasks that might not feel like work, since these tasks (unlike coding tasks) can’t be clearly checked off a list—that’s okay; that’s the point.
** These include, for example: networking, relationship-building, discussing branding issues and other topics, community work, attending coaching sessions, writing texts, preparing/giving presentations, etc.
** Try to find a way to still perceive this as work that you accomplish.

* Use the Second Stage for all the things beyond coding—you likely won’t have the opportunity to get paid for these tasks anytime soon.

* Take the motto seriously: Trial & Error. Experiment; if you realize the approach isn’t working, have the courage to adjust your goals. You have that freedom at the PTF.

=== Time management ===

* Set a clear focus and don’t plan too many different tasks; multiple processes will be running in parallel anyway (maintenance, development, focus on the Second Stage, PTF deliverables).

* Create concrete schedules and, in addition to your focus on the Second Stage, also set aside time for:
** Regular team meetings (there will be a lot to discuss): weekly team check-ins have proven useful,
** Coaching sessions (including follow-up),
** Documentation,
** Blog/Knowledge Base posts,
** User testing,
** Time off and vacations (it’s not expected that you’ll work nonstop for 10 months, even if it’s fun!).
* Catching up on delays from the regular funding period will be stressful; try to avoid that.

=== Coaching sessions ===

* Take advantage of the coaching sessions; schedule them early—otherwise, things will get stressful toward the end.
* Coaching sessions involve not only input but also reflection and homework, so there is follow-up work that will also take time.
* You can book coaching sessions in blocks or by the hour—depending on the topic, one approach or the other may make more sense—feel free to ask Superbloom or the program managers for advice!

== Experiences from previous classes ==

=== Community work ===

* Community processes take time: start as early as possible.

* Community calls can be a good tool:
** Don’t make calls dependent on new features—if there aren’t any new features, you can use the time and space to gather feedback (this also eliminates the pressure to develop a new feature every two weeks).
** Consistency in offerings: It’s helpful to offer regular calls.

* Communication with the community can generate good ideas, sometimes even better than your own.

=== Public relations ===

* Social Media: Consistency pays off—produce content regularly as early as possible (e.g., build in public).

* It can be worthwhile to plan all communication-related tasks as an integral part of the project work rather than handling them on the side (which can quickly become overwhelming).

=== Implementation ===

* In the Second Stage, the roles can reverse: You transition from maintainer to contributor and attempt to integrate your own project into other software. The sometimes lengthy wait can be frustrating.
* You might be able to obtain merge rights before submitting planned pull requests or, if possible, push for more direct communication with maintainers.

* A standalone version can be a good interim solution to bridge waiting periods.

=== Helpful tips ===

* It can be useful to include new unofficial team members (e.g., people from the community).

* Celebrate the small steps: new followers, deadlines, feedback.

* Make friends; don’t work alone. Get feedback early and be open.

* Try to make real-life connections and become visible: attend conferences, host community calls, network with people working on similar topics, etc.
* Embrace imperfection.

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2026-08-26T10:36:35Z

Enyong: /* Second Stage */

''(English version below)''

'''Liebe Prototypler*innen!'''

Willkommen im Prototype-Fund-Wiki! '''Hier sammeln wir alle Infos rund um die Förderung sowie Admin-Tipps für euch.'''

Natürlich wünschen wir uns auch, dass ihr '''mitmacht''': Habt ihr eine besonders gute oder schlechte Erfahrung mit einer Bank gemacht? Ist eine bestimmte Argumentation beim Finanzamt gut angekommen? Möchtet ihr eure Lieblingssteuerberater*in empfehlen? Teilt die Infos bitte hier (oder schickt sie uns per Mail oder Zulip), so können die nächsten Förderrunden auf euren Erfahrungen aufbauen (Accounts bekommt ihr von Marie-Lena). '''Together we are stronger!'''

== Wichtige Links & Infos für die Förderzeit ==

=== Die wichtigsten Links für die Förderzeit ===

* Die [https://talk.prototypefund.de/ Chatplattform], wo ihr euch untereinander austauschen könnt.
* [https://foerderportal.bund.de/profionline Profi-Online] für die [[Zahlungsanforderungen]].
*Die Slides und andere Dokumente befinden sich im Nextcloud-Ordner. Den Link habt ihr per Mail von der Projektbetreuung bekommen.

=== Wichtige Links für euren Jahrgang ===

==== Jahrgang 02 ====
* [https://cloud.okfn.de/apps/calendar/p/dMXi6gyaTT6BtgWq Kalender für Jahrgang 02]
* [[Ansprechpartner*innen beim Projektträger|Eure Ansprechpartner*innen bei VDI/VDE-IT]]

=== Kontakt ===

* Während der Förderzeit sind Enyong und Marie-Lena für euch da. Am Besten schreibt ihr direkt '''projektbetreuung@prototypefund.de''' an - dort lesen wir beide mit.

=== Code of Conduct ===

* Der [[Code of Conduct]] gilt für die Förderzeit, unsere Veranstaltungen und generell für den Umgang innerhalb der Prototype Fund Community. Wir bitten euch alle, die Seite vor der Förderzeit zu lesen.
*Außerdem haben wir eine [[Meeting-Etikette]] für alle digitalen Meetings während der Förderzeit. Bitte lest euch diese Seite ebenfalls durch.

== Kategorien ==

=== Seiten, die ihr die ganze Zeit braucht ===

* [[Checkliste|Prototype-Fund-Checkliste]]
* [[Lexikon]]
*[[Der Prototype Fund|Die Förderstruktur Prototype Fund im Überblick]]
*Infos über die [[Infrastruktur]], die wir zur Verfügung stellen

=== Vor der Antragsstellung ===
*[[Antragstellung]]
*[[DLR FAQ|Projektträger FAQ]]
* [[Banken]]
*[[Selbstständigkeit & GbRs]]

=== Während der Förderzeit ===

* Infos zum [[Zuwendungsbescheid]]
*[[Nicht offiziell geförderte Teammitglieder|Umgang mit nicht offiziell geförderten Teammitgliedern]]
*[[Zahlungsanforderungen]]
*[[Steuern]]
*[[Coachings]] - und hier unser Coaching-Partner [[Superbloom]]
*[[Wo finde ich...]]
*[[Tipps von geförderten Projekten|Tipps für euch aus den vorherigen Runden]]
*[[Dokumentation]]
*[[Demo Day]]

=== Second Stage ===

* [[Bewerbung für die Second Stage]]
* [[Second Stage|Infos zu den Inhalten und Ablauf der Second Stage]]
* [[Tipps für die Second Stage|Tipps und Erfahrungen aus früheren Jahrgängen]]

=== Nach der Förderzeit ===

*[[Offboarding|Infos zum Offboarding]]
*[[Schlussbericht]]
*[[Veröffentlichung des Codes während und nach der Förderung|Veröffentlichung des Codes nach der Förderung]]

=== Sonstiges ===

* [[Reisekosten|Reisekosten abrechnen]]
*[[Über den PTF sprechen]]
*[[Einen Blogbeitrag schreiben]]

= In English =
'''Dear Prototypers!'''

Welcome to the Prototype-Fund-Wiki! '''Here we collect all information about the funding as well as admin tips for you.'''

Of course we also hope that you '''participate''': Have you had a particularly good or bad experience with a bank? Has a particular argumentation gone down well with the tax office? Would you like to recommend your favorite tax advisor? Please share the information here (or send it to us via mail or zulip), so that the next funding rounds can build on your experiences (you can get an account from Marie-Lena). '''Together we are stronger!'''

== Important links and infos for your funding time ==

=== Essential links for the funding time ===

* The [https://talk.prototypefund.de/ chat platform] where you can exchange with each other.
* You can find slides and documents in the Nextcloud folder. You have received the link via mail.
* [https://foerderportal.bund.de/profionline Profi-Online] for the [[Zahlungsanforderungen|payment requests]].

=== Essential links for your class ===

==== Class 02 ====
* [https://cloud.okfn.de/apps/calendar/p/dMXi6gyaTT6BtgWq Calendar for class 02]
* [[Ansprechpartner*innen beim Projektträger|Your contact persons at VDI/VDE-IT]]

=== Contact ===

* Enyong and Marie-Lena are here to help you during and around your funding time. Please contact us at '''projektbetreuung@prototypefund.de''' to ensure we both get your emails.

=== Code of Conduct ===

* The [[Code of Conduct]] is applicable to the funding period, our events and interactions within the Prototype Fund community in general. We ask that you all read the page before the funding time.
*We also have a [[Meeting-Etikette|meeting etiquette]] for all digital meetings during the funding period. Please read this page as well.

== Categories ==

=== Useful documents ===

* [[Checkliste|Prototype Fund checklist]]
* [[Lexikon|Dictionary]]
*[[Der Prototype Fund|An overview of the structure of Prototype Fund]]
*Info about the [[Infrastruktur|infrastructure]] we provide

=== Before the application ===
*[[Antragstellung|Documents for the application]]
*[[DLR FAQ|FAQ from Projektträger]]
* [[Banken|Banks]]
*[[Selbstständigkeit & GbRs|Freelancing and GbRs]]

=== During the funding period ===
*Information about the [[Zuwendungsbescheid|Zuwendungsbescheid (funding notice)]]
*[[Nicht offiziell geförderte Teammitglieder|Working with non-officially funded team members]]
*[[Zahlungsanforderungen|Payment requests]]
*[[Steuern|Taxes]]
*[[Coachings|Coaching]] - and here our coaching partner [[Superbloom]]
*[[Wo finde ich...|Where can I find...]]
*[[Tipps von geförderten Projekten|Tips from previous funding rounds]]
*[[Dokumentation|Documentation]]
*[[Demo Day]]

=== Second Stage ===

* [[Bewerbung für die Second Stage|Application for the Second Stage]]
* [[Second Stage|Information about the content and timeline of the Second Stage]]
* [[Tipps für die Second Stage#Tips for the Second Stage|Tips and experiences from previous classes]]

=== After the funding period ===

*[[Offboarding|Information about offboarding]]
*[[Schlussbericht|Final report]]
*[[Veröffentlichung des Codes während und nach der Förderung|Publishing the code after the funding period]]

=== Other ===

* [[Reisekosten|Travel expenses]]
*[[Über den PTF sprechen|Talking about Prototype Fund]]
*[[Einen Blogbeitrag schreiben#Writing an article for the blog|Writing an article for the blog]]

== Support ==
[[File:Bmftr-dsee logo.png|center|frameless|800x800px]]

Second Stage

2026-08-26T10:32:29Z

Enyong: /* Ablauf der Second-Stage-Förderung */

''(English version below)''

Auf dieser Seite findet ihr Informationen zum Ablauf der Second Stage. Für Informationen zur Bewerbung besucht bitte diese Seite: [[Bewerbung für die Second Stage]]. Es gibt außerdem eine Seite mit [[Tipps für die Second Stage]], auf der Geförderte ihre Erfahrungen teilen. Schaut auch gern dort vorbei.

'''Wichtig: Die hier gelisteten Informationen werden noch leicht angepasst, es werden sich aber keine grundlegenden Dinge verändern.'''

== Ablauf der Second-Stage-Förderung ==
Hier seht ihr einen Überblick über die Termine, die für die Second Stage relevant sind (natürlich bleiben die Termine der regulären Förderphase, wie z. B. der Demo Day oder die Zwischengespräche, weiterhin verpflichtend):
{| class="wikitable"
|-
!1. September 2026
|Sprechstunde Second-Stage-Bewerbung
|optional
|-
!14. - 27. September
|Bewerbungsphase Second-Stage-Förderung
|
|-
!27. September
|Deadline Einreichung schriftliche Bewerbung
|verpflichtend
|-
!9. Oktober
|Pitch-Session (online)
|verpflichtend
|-
!Mitte Oktober
|Entscheidung und Förderzusage
|
|-
!bis Ende November
|Erstellung der Änderungsbescheide durch den Projektträger
|
|-
!1. Dezember
|Start der Second Stage
|
|-
!vorauss. 1. Dezember
|Online-Kick-Off der Second Stage
|verpflichtend
|-
!Dezember
|Sprechstunde mit Superbloom
|optional
|-
!Dezember–März
|Coachings
|verpflichtend
|-
!Dezember–Januar
|4. Zwischengespräch
|verpflichtend
|-
!Februar
|Sprechstunde mit Superbloom
|optional
|-
!Februar–März
|5. Zwischengespräch
|verpflichtend
|-
!Ende März
|Abschlussevent der Second Stage
|verpflichtend
|-
!30. April 2027
|Deadline Schlussbericht, mit

* Link zum Code
* Link zur Dokumentation
|verpflichtend
|}

== Administratives ==

=== Änderungsbescheid ===
Wird euer Projekt von der Jury für eine Second-Stage-Förderung ausgewählt, erstellt der Projektträger nach der Förderzusage einen Änderungsbescheid. In dem Änderungsbescheid wird die Laufzeitverlängerung der Second Stage und die Mittelentsperrung der Personalkosten gemäß eures Zuwendungsbescheides beschieden. Ihr braucht keinen zusätzlichen Antrag über profi-Online zu stellen. Falls ihr Fragen dazu habt, meldet euch gern bei eurer [[Ansprechpartner*innen beim Projektträger|Ansprechperson beim Projektträger]].

=== Zahlungsanforderung ===
In der regulären Förderphase habt ihr zu Beginn eines Quartals die Mittel für das abgelaufene Quartal (im Nachhinein) abrufen können, konkret nach dem ersten und vierten Fördermonat. In der Second-Stage-Förderphase geht es entsprechend weiter und ihr erhaltet nach dem siebten und zehnten Fördermonat die weiteren Auszahlungen.

Zu den beiden Zahlungsanforderungen in der Second Stage sind zwei Besonderheiten zu beachten:

* Mittelabruf im Januar über den Zwischennachweis: Der Mittelabruf fällt auf einen Jahreswechsel (Fördersumme der Monate Oktober bis Dezember, abzurufen im Januar). Hierfür muss ein Zwischennachweis für die gesamte Laufzeit des vergangenen Jahres gestellt werden, den ihr auch über profi-Online erstellen müsst. Wenn ihr euer Förderkennzeichen in der Vorhabenliste angeklickt habt, könnt ihr links in der Liste Zwischennachweis auswählen.
* Mittelabruf im April über den Verwendungsnachweis: Der zweite Mittelabruf in der Second Stage ist insgesamt euer vierter Mittelabruf und gleichzeitig der letzte in der Förderzeit. Der letzte Mittelabruf muss über den Verwendungsnachweis abgerufen und zusammen mit dem Schlussbericht beim Projektträger eingereicht werden. Der Verwendungsnachweis wird vom Projektträger in profi-online nach Ende der Förderphase freigeschaltet. Bitte beachtet, dass es für die Einreichung eine Frist gibt: Verwendungsnachweis und Schlussbericht müssen spätestens am 30. April eingereicht werden.

Bitte beachtet, dass in beiden Fällen die Bearbeitung eurer Mittelabrufe länger als bei einer regulären Zahlungsanforderung dauern kann.

[https://wiki.prototypefund.de/index.php?title=Zahlungsanforderungen Allgemeine Hinweise zu Zahlungsanforderungen und Zwischennachweisen findet ihr hier].

== Verpflichtende Leistungen ==
Neben der Umsetzung der Arbeitsschwerpunkte müssen im Rahmen der Second-Stage-Förderung einige verpflichtende Aufgaben erfüllt werden:

* '''Coachings''': In der Second Stage sind die [https://wiki.prototypefund.de/index.php?title=Coachings Coachings] verpflichtend. Die Coaching-Einheiten umfassen in der Regel drei bis vier Stunden, die ihr entweder als Block buchen oder in mehrere kürzere Termine einteilen könnt. Ihr bekommt zwei Coaching-Einheiten während der Second Stage. Die Themen bzw. Coachingpartner*innen werden, sofern keine Auflagen vorliegen, gemeinsam mit der Projektbetreuung festgelegt. Neben dem Coaching-Angebot von [https://wiki.prototypefund.de/index.php?title=Superbloom Superbloom] (Design, Projektmanagement, Community, Kommunikation, Fundraising usw.), stehen euch in der Second Stage weitere Coachingpartner*innen mit unterschiedlichen Schwerpunkten zur Verfügung: [https://leastauthority.com/ Least Authority] (Security), [https://vdivde-it.de/de VDI/VDE] (Gründung), die [https://fsfe.org/ Free Software Foundation Europe] (Lizenzierung) und [https://iris-wellmann.de/angebot/coaching/ Iris Wellmann] (freie Coachings/Strategie). Für alle Coachings sind die Plätze begrenzt. Die finale Entscheidung über die Zuteilung der Coachings liegt bei der Projektbetreuung.
* '''Zwischengespräche, Montags-Updates und Online-Kick-Off:''' Wie in der regulären Förderphase sind auch in der Second Stage die Zwischengespräche und Montags-Updates verpflichtend. In den Zwischengesprächen wird über den allgemeinen Stand des Projekts und seiner Strategie und über euren Abschlussworkshop der Second Stage gesprochen. Die Zwischengespräche können online oder in Person in Berlin oder auf Veranstaltungen (z. B. CCC, FOSDEM) durchgeführt werden. Zusätzlich findet ein Online-Kick-Off für die Second Stage als Videocall statt.
* '''Verfassen eines Blogbeitrags oder eines Artikels für die Knowledge Base''': Sharing (knowledge) is caring! Jedes im Rahmen der Second Stage geförderte Projekt soll bis Ende der Förderzeit [https://www.prototypefund.de/blog einen Beitrag im Prototype Fund Blog] oder [https://kb.prototypefund.de/ in der Knowledge Base] veröffentlichen. Wenn ein Beitrag bereits in der regulären Förderphase geschrieben wurde, entfällt diese Pflicht. Die Beitragsthemen werden gemeinsam mit der Projektbetreuung und der Kommunikationsperson des Prototype Fund festgelegt, mehr Informationen dazu [[Einen Blogbeitrag schreiben|findet ihr hier.]] Alternative Formate und Ideen können individuell mit der Projektbetreuung abgestimmt werden.
* '''Teilnahme am Abschlussevent:''' Am Ende der Second Stage findet das Abschlussevent in Berlin statt. Alle Teammitglieder aller Projekte müssen teilnehmen. Auch nicht offiziell geförderte Teammitglieder können teilnehmen, sofern es der Platz zulässt. Bitte klärt die Teilnahme möglichst frühzeitig mit der Projektbetreuung.
* '''Vorbereitung des Abschlussworkshops''': Jedes Projekt wird für das Abschlussevent einen Workshop mit externen Projektpartner*innen gestalten. Die Auswahl und Einladung der Gäste erfolgt gemeinsam mit der Projektbetreuung.
* '''Dokumentation''': Am Ende der Förderzeit muss für alle Projekte der Second Stage eine öffentlich verfügbare Dokumentation bei der Projektbetreuung vorliegen. Je nach Projekt kann die Art der Dokumentation unterschiedlich sein. Während der Code eines Projekts immer sauber dokumentiert sein sollte, sind zusätzliche Dokumentationsmaßnahmen abhängig von der Zielgruppe: unterschiedliche Formate von Tutorials für Endnutzer*innen, Admin-Dokumentation für selbstgehostete Projekte, Entwickler*innendokumentation für Libraries und andere Infrastrukturprojekte usw.
* '''Schlussbericht:''' Einen Monat nach Abschluss der Second-Stage-Förderphase ist der Schlussbericht zusammen mit der Schlussabrechnung (Verwendungsnachweis) beim Projektträger einzureichen. Genaue Informationen dazu findet ihr [https://wiki.prototypefund.de/index.php?title=Schlussbericht hier].

Und nicht vergessen: Projekte, die zehn Monate gefördert werden, nehmen ebenfalls am [https://wiki.prototypefund.de/index.php?title=Demo_Day Demo Day] nach sechs Monaten teil.

== Angebote ==
Zusätzlich bieten wir optionale Formate an, mit denen wir euch bei der Umsetzung eurer Second Stage unterstützen möchten:

* zwei '''Sprechstunden mit [[Superbloom]]''' (die Themen werden noch bekannt gegeben): Ihr kennt das Sprechstunden-Format aus der regulären Förderzeit - für die Second Stage haben wir spannende und relevante Themen zusammengestellt.
* weitere '''1:1 Gespräche''' nach Bedarf: Wir haben in der Second Stage gute Kapazitäten für zusätzliche 1:1 Gespräche mit euch - stellt uns Fragen, lasst uns eure Projekte testen, fragt nach Feedback zu eurem Logo, Blogpost, UI, Communitystrategie, etc. Wir sind da, um euch zu unterstützen und freuen uns über tiefere Einblicke in eure Projekte.
* '''Kommunikation''' über die Kanäle des Prototype Fund: Wie in der regulären Förderphase unterstützen wir die Sichtbarkeit eurer Projekte mit Kommunikationsmaßnahmen über unsere Kanäle (Mastodon, LinkedIn, ggf. Newsletter)
* Unterstützung bei der '''Vernetzung''': Wenn es möglich ist und wir auf existierende Kontakte des Prototype Fund zurückgreifen können, vernetzen wir euch gern.
* Feedback von der Jury: Gern leiten wir euch das '''Jury-Feedback''' aus der Pitch-Session weiter.

== Abschlussevent der Second Stage ==
Das Abschlussevent ist das finale Event nach der Second-Stage-Förderung und findet Ende März in Berlin statt. Das Event soll euch einerseits die Möglichkeit geben, euch untereinander auszutauschen und den Abschluss der Förderphase gemeinsam zu feiern. Weiterhin habt ihr beim Event die Möglichkeit euer Projekt im Rahmen eines Workshops eingeladenen Gästen zu präsentieren.

=== Key facts ===
''Second-Stage-Abschlussevent JG02:'' Ende März 2027

''Location:'' vorauss. im [https://www.publix.de/ Publix - Haus für Journalismus und Öffentlichkeit], Hermannstr. 90, 12051 Berlin

''Uhrzeit:'' 14:00 - open end, Community-Abend ab 19:30 Uhr

=== Ablauf ===
Nach einem internen Teil, bei dem ihr eure Erfahrungen mit uns teilen und voneinander lernen könnt, ist ein zweistündiger Workshop mit externen Gästen geplant. Allen Projekten wird dabei eine Tischinsel zur Verfügung stehen, an der ihr euer Projekt vorstellen könnt. Es empfiehlt sich, früh zu überlegen, was ihr anbieten und wen ihr dazu einladen möchtet: Möchtet ihr (potentielle) Projektpartner*innen treffen, ein (User-)Testing durchführen, euer Projekt einer relevanten Person(engruppe) vorstellen etc. Insgesamt könnt ihr pro Projekt ein bis drei externe Gäste einladen. Für die Vorbereitung des Abschlussworkshop kommen weitere, konkretere Infos per Mail - außerdem ist wie immer in den Zwischengesprächen Zeit, Fragen und Details zu besprechen. Sprecht uns gern frühzeitig an, wenn ihr Fragen habt!

Nach dem Workshop gibt es ein gemeinsames Dinner mit den eingeladenen Gästen. Und last but not least schließen wir den Tag mit einem Community-Abend, der für alle offen ist, ab. Denn jetzt kann wirklich gefeiert werden.
{| class="wikitable"
|13:30 - 14:15 Uhr
|Ankommen der Projekte - bitte kommt pünktlich.
|-
|14:15 Uhr
|Begrüßung
|-
|14:30 Uhr
|Jahrgangsinterner Workshop: Erfahrungsaustausch zwischen den Projekten und Feedback
(Hosting Team PTF)
|-
|15:45 Uhr
|Pause
|-
|16:00 Uhr
|Aufbau & Einlass der geladenen Gästen
|-
|16:30 Uhr
|Euer Abschlussworkshop mit Gästen
|-
|18:30 Uhr
|Abendessen
|-
|19:30 Uhr
|Eröffnung des Community-Abends
|}
Bitte plant ein, mindestens 1,5 Stunden beim Community-Abend dabei zu sein.

=== Abschlussworkshop mit externen Gästen ===
Eure Aufgabe für diesen Tag ist es, den zweistündigen Workshop mit externen Gästen zu konzipieren und durchzuführen. Damit ihr euch möglichst gut vorbereiten könnt, gibt es im Folgenden weitere Infos sowie Deadlines, bis wann wir bestimmte Informationen von euch brauchen.

'''Das Ziel des Workshops ist es, zur Nachhaltigkeit eures Projektes beizutragen.''' Dementsprechend soll das Thema eures Workshops Bezug zu eurer Second Stage, mindestens aber zur Nachhaltigkeit eures Projektes allgemein haben. Mögliche Themen können zum Beispiel sein:

* User Testing mit Projektpartner*innen oder eurer Community
* Vorstellung eures Projekts und Austausch mit (potenziellen) Projektpartner*innen und/oder Kund*innen
* Onboarding von neuen Community-Mitgliedern
* Austauschformate mit eurer Community vor Ort
* Feedback zu eurer Öffentlichkeitsarbeit einholen
* Natürlich sind wir auch offen für andere Vorschläge, kommt gerne auf uns zu!

Insgesamt könnt ihr '''pro Projekt ein bis zwei (nach Absprache maximal drei) externe Gäste''' einladen. Allen Projekten wird eine Tischinsel zur Verfügung stehen, an der ihr euer Projekt vorstellen könnt.

==== Vorbereitung ====
Voraussichtlich Anfang Februar melden wir uns bei euch mit weiteren Informationen zum Abschlussevent. Dabei werden wir euch auch bitten, uns eure Ideen für den Abschlussworkshop mit externen Gästen zu schicken. Wir brauchen kein ausformuliertes Konzept, ein paar Stichpunkte genügen uns. Ebenso braucht ihr bis dahin noch keine festen Zusagen von euren potenziellen Gästen. Solltet ihr euch unsicher sein, was für euch in Frage kommt, könnt ihr euch jederzeit für weiteren Austausch (per Mail oder in einem Call) bei uns melden!

Nach Erhalt eurer Vorschläge, geben wir euch Feedback, ob die Idee realistisch und passend für den Abschlussworkshop ist. Danach können wahlweise wir oder ihr persönlich eure Gäste einladen.

Bitte kümmert euch selbst um alle Materialien und Technik, die ihr für euren Workshop braucht. Für Strom und Internet sowie Getränke und Snacks ist selbstverständlich gesorgt.

= In English: Second Stage =
On this page, you'll find information on how the Second Stage works. For information on how to apply, visit the page [[Bewerbung für die Second Stage|Application for the Second Stage]]. There's also a page with [[Tipps für die Second Stage#Tips for the Second Stage|tips for the Second Stage]], where grantees share their experiences. Feel free to check it out.

'''Please note: The information listed here may be slightly updated, but there will be no fundamental changes.'''

== Timeline ==
This is an overview of the dates that are relevant for the Second Stage (the dates for the regular funding phase, such as Demo Day and the 1:1 meetings, remain – of course - mandatory):
{| class="wikitable"
|-
!September 1st, 2026
|Consultation hour, application for the Second Stage
|optional
|-
!September 14th–27th
|Application period Second Stage funding
|
|-
!September 27th
|Deadline submission of written application
|mandatory
|-
!October 9th
|Pitch session (online)
|mandatory
|-
!Middle of October
|Decision and funding commitment
|
|-
!until end of November
|Projektträger prepares the notification of amendment
|
|-
!December 1st
|Start of the Second Stage
|
|-
!Expected on December 1st
|Online kick off Second Stage
|mandatory
|-
!December
|Superbloom consultation hour
|optional
|-
!December–March
|Coaching sessions
|mandatory
|-
!December–January
|4th 1:1 meeting
|mandatory
|-
!February
|Superbloom consultation hour
|optional
|-
!February–March
|5th 1:1 meeting
|mandatory
|-
!End of March
|Closing event of the Second Stage
|mandatory
|-
!April 30th, 2027
|Deadline final report including

* Link to code
* Link to documentation
|mandatory
|}

== Administration ==

=== Notification of amendment (“Änderungsbescheid”) ===
If your project is selected by the jury for Second Stage funding, the project management agency ("Projektträger") will issue a notification of amendment ("Änderungsbescheid") once the funding has been approved. This notification announces the extension to the period of the Second Stage and the release of funds for personnel costs, in accordance with your grant award letter. You do not need to submit an additional application via profi-Online. If you have any questions, please contact your [[Ansprechpartner*innen beim Projektträger|contact person of the project management agency]].

=== Payment requests ===
In the regular funding phase, you could request the funds for the previous quarter (retrospectively) at the beginning of each quarter, specifically after the first and fourth funding months. In the Second Stage, this process continues and you will receive further payments after the seventh and tenth month of funding.

There are two special features to note regarding the two payment requests in the Second Stage:

* The funding request in January is to be submitted as an interim report („Zwischennachweis"): The funding request falls at the turn of the year (funding amount for October to December, to be requested in January). For this purpose, an interim report must be submitted via profi-Online. Once you have clicked on your funding code in the project list, you can select „Zwischennachweis" (interim report) on the left side of the list.
* The Funding request in April is to be submitted as a so-called statement of use („Verwendungsnachweis“): The second funding request in the Second Stage is your fourth funding request overall and also the last one for the whole funding period. The last funding request must be requested as a statement of use and submitted to the Projektträger together with the final report. The statement of use will be activated by the Projektträger in profi-Online after the end of the funding period. Please note that there is a deadline for submission: the statement of use and final report must be submitted by April 30th at the latest.

[https://wiki.prototypefund.de/index.php?title=Schlussbericht Information on the final report can be found here]. [https://wiki.prototypefund.de/index.php?title=Zahlungsanforderungen Information on payment requests and interim reports can be found here].

== Mandatory to-dos ==
In addition to the implementation of the key focus areas as specified in your application, a number of mandatory requirements must be fulfilled during the Second Stage:
* '''Coachings''': As opposed to the regular funding period, the [https://wiki.prototypefund.de/index.php?title=Coachings coaching sessions] are mandatory in the Second Stage. Coaching units usually last three to four hours, which you can either book as a block or divide into several short sessions. You will receive two coaching units during the Second Stage. Unless you received specific instructions from the jury, the topics and coaching partners will be determined together with the program managers. In addition to coaching sessions offered by [https://wiki.prototypefund.de/index.php?title=Superbloom Superbloom] (design, project management, community, communication, fundraising, etc.), other coaching partners with different areas of expertise are available in the Second Stage: [https://leastauthority.com/ Least Authority] (security), [https://vdivde-it.de/de VDI/VDE] (starting a company/business models), the [https://fsfe.org/ Free Software Foundation Europe] (licensing) and [https://iris-wellmann.de/angebot/coaching/ Iris Wellmann] (free coaching/strategy). Places are limited for all coaching sessions. The final decision on the allocation of coaching sessions lies with the program management'''.'''
* '''Participation in the online kick off, two 1:1 meetings and Monday updates:''' As in the regular funding phase, the 1:1 meetings and Monday updates are mandatory in the Second Stage. During these meetings, we will discuss the general status of the project and its strategy as well as your ideas for the closing workshop of the Second Stage. The 1:1 meetings can be held online or in person in Berlin or at events (e.g. CCC, FOSDEM). In addition, an online kick off for the Second Stage takes place as a video call.
* '''Writing a blog post or an article for the PTF Knowledge Base:''' Sharing (knowledge) is caring! Every project funded as part of the Second Stage has to publish an article [https://www.prototypefund.de/en/blog on the Prototype Fund blog] or [https://kb.prototypefund.de/ in the Knowledge Base] by the end of the funding period. If a contribution has already been written during the regular funding phase, this obligation does not apply. The topics of the contributions will be determined together with the program management and the communication team of the Prototype Fund. You can find [[Einen Blogbeitrag schreiben|more information here]]. Alternative formats and ideas can be discussed individually with the program management team.
* '''Participation in the closing event of the Second Stage:''' At the end of the Second Stage, the closing event takes place in Berlin. All team members of all projects have to participate. Team members who are not officially funded can participate as long as there is space available. Please clarify the possibilities of participation as early as possible with the program management.
* '''Preparation for the closing workshop:''' Every project will prepare a closing workshop for the closing event with external project partners. The guests will be selected and invited together with the program management.
* '''Documentation:''' At the end of the funding period, publicly available documentation must be submitted to the program management team for all Second Stage projects. The type of documentation may vary depending on the project. While the code of a project should always be properly documented, additional documentation measures depend on the target group: various types of tutorials for end users, admin documentation for self-hosted projects, developer documentation for libraries and other infrastructure projects, etc.
* '''Final report:''' After the completion of the funding period, the final report ("Schlussbericht") is to be submitted to the Projektträger along with a so-called statement of use ("Verwendungsnachweis"). The deadline for all documents is one month after the funding ends. Detailed information can be found [https://wiki.prototypefund.de/index.php?title=Schlussbericht here].

Please keep in mind: projects that receive ten months of funding also take part in [https://wiki.prototypefund.de/index.php?title=Demo_Day Demo Day] after six months.

== Offers ==
In addition, we offer the following '''optional formats''' to support you during your Second Stage:

* '''Two consultation hours with [https://wiki.prototypefund.de/index.php?title=Superbloom Superbloom]''' (the topics will be announced on a later date). You are already familiar with the format from the regular funding period. For your Second Stage we have chosen together exciting and relevant topics.
* Further '''1:1 meetings''' as required: We have capacity for additional 1:1 meetings with you during the Second Stage – ask us questions, let us test your projects, ask for feedback on your logo, blog post, UI, community strategy, etc. We are here to support you and look forward to gaining deeper insights into your projects.
* '''Communication''' via the Prototype Fund channels: As in the regular funding phase, we will support the visibility of your projects with communication measures via our channels (Mastodon, LinkedIn, newsletter if possible).
* Support with '''networking''': If you know the right people for your project, we’d love to introduce you! Feedback from the jury: We are happy to forward the '''jury feedback''' from the pitch session to you.

== Closing event of the Second Stage ==
The closing event is the event that happens at the end of your Second Stage funding period. The event, which takes place in Berlin end of March, is intended to give you the opportunity to exchange ideas and celebrate the end of the funding phase together. It will also be the occasion for you to present your project to invited guests during a workshop.

=== Key facts ===
''Closing event of the Second Stage Class01:'' End of March 2027

''Where:'' Expected at [https://www.publix.de/ Publix - Haus für Journalismus und Öffentlichkeit], Hermannstr. 90, 12051 Berlin

''Time:'' 2 pm - open end, community meet-up from 7:30 pm

=== Schedule ===
After an internal part where you can share your experiences with us and learn from each other, a two-hour workshop with external guests will take place. All projects will have a table where they can present their project to their invited guests. We recommend that you think early on about what you would like to offer and who you would like to invite: Would you like to meet (potential) project partners, conduct user testing, present your project to a relevant person (or group of people), onboard new community contributors, etc.? You can invite one to three external guests per project. We will email you more specific information to help you prepare for the closing workshop once the Second Stage starts. As always, we will have time to discuss questions and details during the 1:1 meetings. Please feel free to contact us early if you have any questions!

There will be a dinner with the invited guests after the workshop. And last but not least, we will end the day with a community evening that is open to everyone - to make sure we really get to celebrate your funding time.

{| class="wikitable"
|1:30 - 2:15 pm
|Arrival of the projects - please be on time.
|-
|2:15 pm
|Welcome
|-
|2:30 pm
|Internal workshop: Sharing experiences and feedback between projects
(Hosting team PTF)
|-
|3:45 pm
|Break
|-
|4 pm
|Workshop preparation & arrival of workshop guests
|-
|4:30 pm
|Closing workshop with guests
|-
|6:30 pm
|Dinner
|-
|7:30 pm
|Opening of the community evening
|}
Please plan on staying at least 1.5 hours at the community event.

=== Closing workshop with external guests ===
Your task for this day is to design and conduct the two-hour workshop with external guests. To help you prepare as well as possible, here is some additional information and the deadlines by which we need certain information from you.

'''The goal of the workshop is to contribute to the sustainability of your project.''' Accordingly, the topic of your workshop should be related to your Second Stage, but at least to the general sustainability of your project. Possible topics can be, for example:

* User testing with project partners or your community
* Presentation of your project and exchange with (potential) project partners and/or customers
* Onboarding of new community members
* Exchange formats with your local community
* Gathering feedback on your public outreach
* Of course, we are also open to other suggestions, so feel free to contact us!

In total, you can invite '''one to two (up to a maximum of three, upon request) external guests''' per project. All projects will have a table island where you can present your project.

=== Preparation ===
At the beginning of February, we plan to send you further information about the closing event. At that time, we will also ask you to send us your ideas for the closing workshop with external guests. We don't need a fully fleshed-out concept; a few bullet points will do. You also don't need to have firm commitments from your potential guests by then. If you are unsure what works for you, you can always contact us for further discussion (by email or in a call)!

After receiving your proposals, we will give you feedback on whether the idea is realistic and suitable for the workshop. After that, either we can invite your guests or you can do so yourself.

Please organise all the materials and equipment you need for your workshop on your own. Of course, we will provide electricity, internet access, drinks, and snacks.

Bewerbung für die Second Stage

2026-08-26T10:13:21Z

Enyong: /* Working hours and number of hours */

''(English version below)''

Auf dieser Seite findet ihr Informationen zur Bewerbung für die Second Stage und den administrativen Schritten danach. Mehr Informationen zum Ablauf und den Inhalten findet ihr auf der allgemeinen Seite zur [[Second Stage]].

== Warum gibt es die Second Stage? ==
In der Technologie- sowie im Speziellen der FOSS-Förderung gibt es ein Problem: Innovationen werden gut und gerne finanziert, nur bleibt oft offen, wie es danach weitergeht. Wenige Technologien sind nach der initialen Finanzierung so weit, dass sie in den Produktivbetrieb gehen und sich selbst finanzieren können.

Deswegen wollen wir euch mit der Second Stage die Möglichkeit geben, weitere vier Monate an der nachhaltigen Absicherung eures Projektes zu arbeiten.

Je nachdem, was der Fokus eures Projekts in der Second Stage sein soll, werdet ihr auch an zwei weiteren [https://wiki.prototypefund.de/Coachings Coachings] teilnehmen - etwa zum Thema Security, Gründung oder Community Building. Ziel der Second Stage ist es, dass das Projekt besser nutzbar und bekannt gemacht wird, sodass es nach Abschluss der Förderung gute Chancen hat, langfristig und nachhaltig Bestand zu haben.

Reminder: '''Projekte, die nicht an der Second Stage teilnehmen, sind für uns nicht weniger wertvoll'''. Wir schätzen, dass ca. 50 % jeder Runde an dieser Verlängerung der Förderzeit teilnehmen werden, und es gibt viele Gründe, warum ein Projekt nicht teilnehmen kann. Vielleicht passt das Format nicht zum Projekt, oder ihr seht persönlich keinen Bedarf für diese Art von Unterstützung. Vielleicht ist euer Projekt bereits Teil einer nachhaltigen Struktur und ihr braucht nur die sechs Monate, um es zu programmieren. Vielleicht war eure Bewerbung für die reguläre Förderzeit großartig, aber eure Pläne für die Second Stage passen nicht in den Rahmen des Prototype Fund. Insgesamt werden bis zu 15 Projekte für die Second Stage gefördert. Dies hängt davon ab, wie gut die Bewertungen insgesamt sind. '''Nicht alle Plätze der Second Stage müssen gefüllt werden''', d.h. es können auch weniger Projekte gefördert werden, wenn die Qualität der Bewerbungen nicht ausreicht.

== Grundsätzliches zur Bewerbung ==
Wenn ihr euch bei der initialen Bewerbung nicht für die Second Stage beworben habt, sind die folgenden Abschnitte für euch nicht relevant: '''Leider ist es zu diesem Zeitpunkt nicht mehr möglich, eine Second Stage zu beantragen''', da mit eurem ursprünglichen Antrag bereits die maximale Laufzeit und maximale Fördersumme festgelegt wurde.

Wenn ihr euch für die Second Stage beworben habt, sind die Mittel für die vier zusätzlichen Monate vorerst '''gesperrt'''. Im 5. Fördermonat teilt eine Jury die begrenzten Plätze für die Second-Stage-Förderung auf der Grundlage eurer Arbeit in den ersten Monaten der regulären Förderung sowie einer neuen, kurzen '''Bewerbung''' zu. Die Entscheidung basiert auf einer schriftlichen Einreichung und einer kurzen Online-Pitch-Session.

'''Als Vorbereitung zur Bewerbung lest euch diese Wikiseite bitte vollständig durch.''' Anfang September findet außerdem eine Sprechstunde statt, bei der wir gern eure Fragen (auf Deutsch und Englisch) zur Second Stage beantworten. Auch in den Zwischengesprächen können wir gern über eure Bewerbung und eure Ziele für die Second Stage sprechen.

Aus Fairnessgründen beantworten wir keine inhaltlichen Fragen zu euren Second-Stage-Bewerbungen. Wir können aber einschätzen, ob eure Ideen für die Second Stage grundsätzlich förderfähig sind (das heißt: ob wir die Art von Vorhaben fördern dürfen, ob z. B. nicht zu viele Entwicklungsarbeiten dabei sind), geben euch gern allgemeine Tipps und beantworten auch alle Fragen zu den Formalitäten. Wenn ihr euch unsicher seid: Sprecht uns gern an!

Auch wichtig: Die Coaching-Sessions mit Superbloom können nicht für die Vorbereitung der Bewerbung (weder schriftlich noch Pitch) genutzt werden. Es ist natürlich absolut in Ordnung, wenn ihr im Coaching besprechen wollt, wie ihr eure Projekte nachhaltiger gestaltet. Wie wir die Grenze zwischen „Vorbereitung der Bewerbung“ und „Schritte für die Nachhaltigkeit“ definieren, könnt ihr auf der [https://wiki.prototypefund.de/index.php?title=Superbloom#Can_I_prepare_my_application_for_the_Second_Stage_with_Superbloom? Coaching-Seite] lesen.

=== Timeline der Bewerbung ===
{| class="wikitable"
!Anfang September 2026
|Sprechstunde Second-Stage-Bewerbung
|optional
|-
!14. - 27. September
|Bewerbungsphase Second-Stage-Förderung
|
|-
!27. September
|Deadline Einreichung schriftliche Bewerbung
|verpflichtend
|-
!9. Oktober 2026
|Pitch-Session (online)
|verpflichtend
|-
!Mitte Oktober
|Entscheidung und Förderzusage
|
|-
!bis Ende November
|Erstellung der Änderungsbescheide durch den Projektträger
|
|-
!1. Dezember 2026
|Start der Second Stage
|
|-
!vorauss. 1. Dezember
|Online Kick-Off der Second Stage
|verpflichtend
|}

== Die schriftliche Bewerbung ==
''Wann'': 14. bis 27. September 2026 - '''Achtung''': Einreichungen nach der Deadline werden nicht für die Auswahl berücksichtigt!

''Wo'': [https://bewerben.prototypefund.de/ bewerben.prototypefund.de] - der genaue Link folgt per Mail

''Was'': Beantwortet 9 (bzw. 10) Fragen zu euren Plänen für die Second-Stage-Förderung

''Sprache'': Die schriftliche Bewerbung erfolgt auf Deutsch, Nicht-Muttersprachler*innen können auch auf Englisch einreichen.

Die schriftliche Bewerbung findet über unsere Bewerbungsplattform statt, die ihr aus eurer initialen Bewerbung für den Prototype Fund schon kennt. Dort müssen die folgenden Fragen, basierend auf dem aktuellen Arbeitsstand, sowie eure Ideen für die Second Stage beantwortet werden:
'''Dein Projekt in der regulären Förderphase'''

- Beschreibe dein Projekt in drei Sätzen. (max. 50 Wörter)
- Welche Meilensteine wurden mit welchen Ergebnissen erzielt? (max. 100 Wörter)
- Werden bis zum Ende der regulären Förderperiode alle planmäßigen Meilensteine erreicht? Wenn nein, warum? (max. 100 Wörter)
- Welche Maßnahmen wurden bislang ergriffen, um Nutzer*innen anzusprechen? (max. 100 Wörter)
- Was ist aktuell die größte Herausforderung im Projekt? Wie kann dieser begegnet werden? (max. 175 Wörter)

'''Deine Pläne für die Second Stage'''

- Auf welchem Wege soll das Projekt nachhaltig nutzbar werden? Wurden hierfür bereits Maßnahmen ergriffen? Wenn ja, welche? (max. 175 Wörter)
- Sind für den Erfolg des Projekts Änderungen an der ursprünglichen Planung zur Second Stage nötig? Wenn ja, welche und warum? (max. 175 Wörter)
- Welche Meilensteine sollen in der Second Stage erreicht werden? (max. 100 Wörter)
- Wie viele Stunden möchtest du in der Second Stage am Projekt arbeiten? (Maximum Einzelpersonen: 633h, Maximum Teams: 1.267h)

'''Ergänzende Hinweise'''

- Möchtest du der Jury noch etwas mitteilen? (optional) (max. 175 Wörter)
'''Eure Pläne für die Second-Stage-Föderphase dürfen von der initialen Bewerbung und dem Antrag abweichen.''' Wenn das, was ihr euch damals für die Second Stage vorgenommen habt, nicht mehr realistisch oder sinnvoll erscheint, könnt ihr euren Fokus für die viermonatige Förderzeit gern neu setzen. Wichtig ist nur, dass der Fokus für euer Projekt sinnvoll durchdacht und in der Zeit, die euch zur Verfügung steht, machbar ist.

'''Tipp:''' Werdet in eurer Bewerbung so konkret wie möglich. Wenn ihr plant auf Konferenzen zu gehen, zählt diese auf. Wenn ihr in Kontakt mit Unternehmen oder Communities treten möchtet, definiert eure Zielgruppen möglichst genau. Solltet ihr Pilotprojekte planen, benennt eure Partner*innen dafür. Falls ihr Publikationen oder Beiträge in Medien/Podcasts plant, stellt dar, wo diese veröffentlicht werden sollen.

=== Meilensteine in der Second Stage ===
Reminder: '''In der Second Stage steht die Entwicklungsarbeit nicht mehr im Mittelpunkt.''' Entwicklungsmeilensteine, die ihr in der regulären Förderzeit nicht geschafft habt, können nicht in die Second Stage verschoben werden, außer ihr könnt begründen, dass diese Schritte notwendig für die Nachhaltigkeit des Projekts sind und erklären, warum sie nicht mehr in der regulären Förderphase umgesetzt werden können. Ziel der Second Stage ist es, eure Projekte auf den Weg zu nachhaltigen Strukturen zu bringen, sei es durch eine Gründung, den Aufbau einer Community oder Partnerschaften, Dokumentation und User Testing, Kommunikationsmaßnahmen, usw. Natürlich können sich dadurch kleine Entwicklungsarbeiten ergeben (z. B. Anpassungen auf der Basis eines User Testings, Einbettung von Community-Beiträgen, Bugfixes etc.). '''Diese sollen aber nicht im Vordergrund stehen und können nur mitgefördert werden, wenn sie den anderen Maßnahmen dienen.''' '''Orientiert euch dafür an einem Richtwert von 20 Prozent für technische Arbeiten.''' Je nach Projektfokus kann auch ein höherer Anteil gerechtfertigt sein. Falls ihr denkt, dass ein höherer Anteil in eurem Fall sinnvoll ist, sprecht uns bitte im Vorfeld der Bewerbung an.

==== So kann die Verteilung in eurem Antrag aussehen ====
Hier listen wir Beispiele von Meilensteinen, die in der Second Stage förderfähig sind. (Das ist keine abschließende Liste. Andere Maßnahmen können für eure Projekte besser geeignet sein. '''Je nach Fokus eurer Second Stage müsst ihr natürlich nicht alle diese Themen in der Bewerbung abdecken.''' Wenn ihr euch unsicher seid, ob eure Ideen gefördert werden können, fragt uns gerne!)

===== Konkrete Schritte zur Verbreitung und Nutzbarmachung (Fokus der Second-Stage-Förderung): =====
* User Testing
* Partnerakquise
* Gründung (Firmenaubau, Kundenakquise & Marketing, usw.)
* Präsenz auf Fachveranstaltungen
* Erstellung einer Website und/oder weiterer öffentlichkeitswirksamer Maßnahmen
* Communityarbeit
* Outreach
* usw.

===== Technische Entwicklung (Richtwert von 20 Prozent der Second-Stage-Förderung): =====
* Fertigstellung von Features, die aufgrund von Verzögerungen, Bugfixes, Dependencies etc. noch fehlen und für die Nachhaltigkeit des Projekts wichtig sind.
* Entwicklung von im Erstantrag nicht vorhergesehenen Features etc., die sich bspw. im User Testing oder in Gesprächen mit potenziellen Partnern als sinnvoll herausgestellt haben.
* Anpassungen auf der Basis eines User Testings
* Einbettung von Community-Beiträgen
* Bugfixes
* etc.

Die technischen Meilensteine müssen der allgemeinen Nachhaltigkeitsstrategie des Projekts dienen und in diesem Sinne begründet sein.

'''Wichtig''': Die Meilensteine müssen in der angegebenen Stundenzahl realistisch umsetzbar sein. In den meisten Fällen ist es nicht möglich, z.B. eine Gründung, den Ausbau der Dokumentation, Communityaufbau und ein Pilotprojekt gleichzeitig in nur vier Monaten zu verfolgen.

=== Lizenzierung in der Second Stage ===
'''Zum Code:'''
* Der in den bezahlten Stunden der regulären Förderphase geschriebene Code muss zwingend unter einer FOSS-Lizenz veröffentlicht werden – ohne Ausnahme.
* Der Code, der in der Second Stage direkt zum Projekt beigetragen wird (Erweiterungen, Anpassungen auf Basis von Feedback, Bugfixes usw.), muss ebenfalls unter einer FOSS-Lizenz veröffentlicht werden. Wenn Code für einen Partner geschrieben wird, und dieser nicht Open Source sein kann, müssen diese Stunden anderweitig, beispielsweise vom Partner, bezahlt werden.
* Im Rahmen von Maßnahmen zur Nachhaltigkeit sollte immer geprüft werden, ob der Code unter einer FOSS-Lizenz stehen kann – das gilt beispielsweise für eine Projektwebseite. Ausnahmen sind in der Bewerbung für die Second Stage zu begründen.
'''Andere Produkte, die in der Second Stage produziert werden:'''
* Texte, Logos und Bilder (u. ä.), die in der Second Stage entstehen, müssen nicht unter einer Creative-Commons-Lizenz veröffentlicht werden. Wir freuen uns jedoch besonders, wenn ihr euch dafür entscheidet.
* Nach demselben Ansatz möchten wir alle Geförderten dazu ermutigen, bei der Umsetzung der Meilensteine in der zweiten Phase möglichst viele FOSS-Produkte und datensparsame Tools einzusetzen. Das gilt beispielsweise für Kommunikationstools und Plattformen für den Communityaustausch. Hierbei handelt es sich jedoch nur um eine Empfehlung: Die Geförderten dürfen selbst entscheiden, was für die Projekte sinnvoll ist. Manchmal sind neue Zielgruppen z. B. nur auf bestimmten Plattformen wie LinkedIn oder Instagram zu erreichen. In solchen Fällen ist eine kurze Begründung in der Bewerbung hilfreich, damit die Jury einschätzen kann, inwiefern eure Strategie geeignet ist.

== Die Pitch-Session ==
''Wann'': 9. Oktober 2026 - jedes Projekt bekommt eine genaue Uhrzeit zugeteilt. Wir melden uns Anfang Oktober per Mail dazu.

''Wo'': Online - auch wenn ihr in Berlin wohnt (sonst wäre es nicht fair)

''Was'': 3 Minuten Pitch, 4 Minuten Fragen beantworten

''Wer:'' Nur offiziell Geförderte können pitchen.

''Sprache'': Deutsch (oder Englisch für Nicht-Muttersprachler*innen)

Das Präsentationsformat für den Pitch kann frei gewählt werden: Folien, Screensharing, Visuals, everything you need. Dabei ist wichtig, dass ihr die folgenden Fragen beantwortet:
- Warum brauche ich/brauchen wir die Second Stage?
- Was ist mein/unser konkretes Ziel in der Second Stage?
- Wie wird dieses Ziel erreicht?
Teilt uns bitte im '''Vorfeld per E-Mail''' mit, wie (Folien, Screensharing, etc.) ihr eure Präsentation gestalten wollt. Wenn ihr Folien nutzen möchtet, brauchen wir sie '''spätestens am Vortag bis 15 Uhr als PDF per E-Mail'''. Ein bis zwei Tage vor dem Pitch werden wir außerdem eine Test-Session anbieten, bei der ihr euch in das Videotool einwählen und eure Präsentation bzw. die Technik kurz testen könnt. Genaue Infos dazu folgen kurz vorher per Mail.

Die Jury der Second Stage besteht aus zwei Juror*innen aus dem [https://www.prototypefund.de/bewerbung/jury Jurypool], Vertreter*innen des Projektträgers und des Prototype Fund - außerdem ist voraussichtlich ein*e Vertreter*in aus dem BMFTR bei der Sitzung anwesend. Die Bewertung basiert auf dem technischen Stand des Projekts (das Projekt muss 2 Monate vor Ende der regulären Förderzeit nicht zu 100% fertig sein, ihr müsst aber zeigen können, dass die Arbeit gut vorankommt), den Maßnahmen zur Sicherstellung der Nachhaltigkeit (z. B. Community-Aufbau, Öffentlichkeitsarbeit) und den geplanten Schritten für die Second-Stage-Förderung. Nach den Pitch-Sessions diskutiert die Jury die Ergebnisse und stellt einen Fördervorschlag für die Second Stage zusammen, auf Basis dessen das BMFTR die finale Entscheidung trifft. Die Entscheidung wird etwa zwei Wochen nach der Pitch-Session an euch kommuniziert. Insgesamt werden bis zu 15 Projekte für die Second Stage gefördert. Dies hängt davon ab, wie gut die Bewertungen insgesamt sind. Wenn die Qualität der Bewerbungen nicht ausreicht, können auch weniger als 15 Projekte gefördert werden.

== Arbeitszeit und Stundenumfang ==
In der Second Stage könnt ihr als Team maximal 63.333 € und als Einzelperson maximal 31.667 € beantragen. Diese Summen sind angelehnt an zwei bzw. eine Vollzeitstelle über vier Monate. Der Stundenlohn ist auf 50 € gedeckelt.

Es ist generell möglich, dass ihr euch für die Second Stage mit einer geringeren Stundenanzahl bewerbt, als ihr bei der initialen Bewerbung angegeben habt. In der Second Stage könnt ihr auch mit weniger Wochenstunden als in der regulären Förderphase planen.

Das kann zum Beispiel sinnvoll sein, wenn ihr während der Förderzeit feststellt, dass die Second-Stage-Arbeit weniger Zeit benötigen wird, als ursprünglich geplant. Vielleicht hat sich auch eine bezahlte Zusammenarbeit mit Partner*innen ergeben oder euer Projekt wird durch andere Förderquellen bereits in Teilen querfinanziert. Oder ihr steht in einem Arbeitsverhältnis, habt euch für den Förderzeitraum freistellen lassen und möchtet mit 50% zurück in das Arbeitsverhältnis gehen und die weiteren 50% am Prototype-Fund-Projekt arbeiten.

Es gibt ganz unterschiedliche Szenarien und es ist vollkommen in Ordnung, wenn sich der ursprüngliche Zeitplan verändert. Schließlich werden die genauen Aufgaben für die Second Stage erst während der Förderzeit definiert. Sprecht uns gerne an, wenn ihr Rückfragen habt.

== Tipps und Erfahrungen aus früheren Jahrgängen für die Planung eurer Second Stage ==
Wir möchten gerne die Erfahrungen und Tipps aus vergangen Jahrgängen teilen, die für eure Bewerbung und die Planung der Second Stage hilfreich sein können:

* Ein gutes Zeitmanagement ist für die Second Stage wichtig, denn einerseits ist der Workload hoch, andererseits sind es nur vier Monate '''und''' die Weihnachtszeit fällt in diesen Zeitraum.

* Focus, reduce, scope, promise less: Setzt einen klaren Fokus und plant nicht zu viele verschiedene Aufgaben – es werden sowieso mehrere Prozesse parallel laufen (Maintenance, Development, Fokus der Second Stage, PTF-Deliverables).
* Verspätungen aus der regulären Förderzeit aufzuholen wird stressig, versucht das zu vermeiden.
* Es kann sinnvoll sein, eure Milestones so zu planen, dass ihr Erreichen möglichst wenig abhängig von Dritten ist.
* Plant Zeit ein für:
** die Deliverables (Blogpost / Knowledge Base-Beitrag, Zwischengespräche, Dokumentation, Vorbereitung des Abschlussevents);
** Coachings und ggf. daraus resultierende (Haus-)Aufgaben;
** regelmässigen Austausch im Team – es wird viel zu besprechen geben und womöglich arbeitet ihr anders zusammen als in der regulären Förderphase;
** Kommunikation mit Externen. Es könnte viele Feedbackschlaufen brauchen oder lange Wartezeiten geben, wenn ihr auf Rückmeldungen z.B. zu einer geplanten Implementierung oder von Pilotprojekten wartet;
** Auszeiten und Urlaube – es ist nicht angedacht, dass ihr 10 Monate durcharbeitet, auch wenn es Spaß macht!
Außerdem haben wir eine Wiki-Seite mit [[Tipps für die Second Stage|Tipps und Erfahrungen speziell für die Second Stage]]. Schaut auch dort gerne rein!

= In English: Application for the Second Stage =
On this page, you can find more information on the application process for the Second Stage and the administrative steps afterwards. If you are looking for more information on the timeline and contents, you can find them on the general page on the [[Second Stage]].

== Why does the Second Stage exist? ==
There is an issue in technology and FOSS funding: innovative projects are readily financed, but it often remains unclear what happens afterwards. Few technologies are ready for operational use and self-financing after the initial funding runs out.

For this reason, we offer the Second Stage, which provides an opportunity to work for a further four months on securing the project’s sustainability.

The aim of the Second Stage is to improve the usability and visibility of the project, increasing its chances of long-term sustainability once the funding period ends.

Reminder: '''Projects that don't participate in the Second Stage are not less valuable to us.''' We estimate that approximately 50% of each round will participate in this extended funding period, and there are many reasons why a project might not participate. Maybe it's not a good fit for your project, or you personally don't see the need for this type of support. Maybe your project is already sustainable and you just need the six months to code. Maybe your application for the regular funding period was great, but your application for the second phase doesn't fit the scope of the Prototype Fund. A total of up to 15 projects will be funded for the Second Stage. The number of funded projects will depend on the quality of the submissions. '''Not''' '''all spots in the Second Stage have to be filled''', i.e., fewer projects may be funded if the quality of the applications is not sufficient.

== General information on the application ==
If you haven't already applied for the Second Stage, the following paragraphs are not relevant for you: Unfortunately, it is '''not possible to add a Second Stage at this point''', as the maximum duration and the maximum amount of funding allocated to your project was made final after your general application.

If you have applied for the Second Stage, the funds allocated for the four additional months are '''locked''' for now. During the 5th month of funding, a jury will allocate the limited Second Stage spots based on your work during the first months of funding as well as a new, short application. The decision is based on a written '''submission''' and a short online pitch session.

'''To prepare for your application, please read this wiki page.''' We will hold a consultation hour in early September, during which we will be happy to answer your questions about your Second Stage application (in German and English). We are also happy to discuss your application and your goals for the Second Stage during the 1:1 meetings.

To stay fair, we do not answer any questions regarding the content of your Second Stage applications. However, we can assess whether your ideas for the Second Stage are eligible for funding (i.e., whether we are allowed to fund the type of project, whether it involves too much development work, etc.), give you general tips, and answer any questions you may have about the formalities. If you are unsure, just ask!

Also important: The coaching sessions with Superbloom cannot be used to prepare your application (written or pitch). Of course, it is perfectly fine if you want to discuss how to make your projects more sustainable during the coaching sessions. You can read about how we define the boundary between “application preparation” and “steps toward sustainability” on the [https://wiki.prototypefund.de/index.php?title=Superbloom#Can_I_prepare_my_application_for_the_Second_Stage_with_Superbloom? coaching page].

=== Timeline for the application ===
{| class="wikitable"
!Beginning of September 2026
|Consultation hour, application for the Second Stage
|optional
|-
!September 14th–27th
|Application period Second Stage funding
|
|-
!September 27th
|Deadline submission of written application
|mandatory
|-
!October 9th
|Pitch session (online)
|mandatory
|-
!Middle of October
|Decision and funding commitment
|
|-
!until end of November
|Projektträger prepares the notification of amendment
|
|-
!December 1st
|Start of the Second Stage
|
|-
!Expected on December 1st
|Online Kick off Second Stage
|mandatory
|}

== Written application ==
''When'': September 14th to 27th, 2026 - '''Please note''': Submissions after the deadline will not be considered for selection!

''Where'': [https://bewerben.prototypefund.de/ bewerben.prototypefund.de] – the exact link will be sent via email

''What'': Answer 9 (or 10) questions about your plans for the Second Stage funding

''Language'': The written application may be submitted in German, or if you are not a native German speaker, in English.

The written application must be submitted via our application platform, which you already know from your initial application for the Prototype Fund. Based on the current status of your work, you must answer the following questions and provide your ideas for the Second Stage:
'''Your project in the regular funding period'''

- Describe your project in three sentences. (max. 50 words)
- Which milestones have been achieved and what were the results? (max. 100 words)
- Will all planned milestones be achieved by the end of the regular funding period? If not, why? (max. 100 words)
- What measures have been taken so far to reach users? (max. 100 words)
- What is currently the biggest challenge in the project? How can this challenge be overcome? (max. 175 words)

'''Your plans for the Second Stage'''

- How will the project be made usable in the long term? Have any steps already been taken to this end? If yes, which ones? (max. 175 words)
- Are changes to the original plan for the Second Stage necessary for the project to succeed? If yes, which ones and why? (max. 175 words)
- What milestones do you plan to achieve in the Second Stage? (max. 100 words)
- How many hours do you plan to work on the project in the Second Stage? (Maximum number of hours for individuals: 633h, maximum number of hours for teams: 1.267h)

'''Additional comments'''

- Is there anything else you would like to tell the jury? (optional) (max. 175 words)
'''Your plans for the Second Stage funding can differ from what you wrote in your initial application.''' If what you had planned for the Second Stage no longer seems realistic or feasible, you are welcome to change your plans for the four-month funding period. The important thing is that your project has a clear focus and feasible within the available time.

'''Tip:''' Be as specific as possible in your application. If you plan to attend conferences, list them. If you want to connect with companies or communities, define your target groups as precisely as possible. If you are planning pilot projects, name your partners. If you plan to publish articles or contribute to media outlets or podcasts, specify where they will be published.

=== Milestones ===
Reminder: '''In the Second Stage, the focus is no longer on development work.''' Development milestones that you were unable to achieve during the regular funding period cannot be carried over to the Second Stage, unless you can demonstrate that these steps are necessary for the project’s sustainability and explain why they can no longer be implemented during the regular funding phase. The aim of the Second Stage is to set your projects on the path to sustainable structures, whether through establishing a company, building a community or forming partnerships, writing documentation and conducting user testing, implementing communication strategies, etc. Of course, this may result in minor development work (e.g., adjustments based on the results of user testing, merging community contributions, bug fixes, etc.). '''However, these should not be the primary focus and can only be funded if they support the other activities. The guideline is 20 percent for technical work.''' Depending on the project’s focus, a higher percentage may be justified. If you believe a higher percentage makes sense for your project, please contact us before submitting your application.

==== These are the type of milestones that can be funded in the Second Stage: ====
Here are some examples of milestones that are eligible for funding in the Second Stage. (This is not an exhaustive list: other measures may be more suitable for your projects. '''You do not have to cover all of these topics in your application, which ones are relevant to you depends on the focus you plan for your Second Stage.''' If you are unsure whether your ideas are eligible for funding, please feel free to ask us!)

===== Specific steps to improve the visibility, usability and sustainability of the project (main focus of your application for the Second Stage): =====
* User testing
* Partner acquisition
* Establishment of a business (administrative setup, marketing & customer acquisition, etc.)
* Presence and presentation at conferences
* Creation of a website and/or other communication strategies
* Community work
* Outreach
* etc.

===== Technical development (guideline of 20 percent of your work in the Second Stage): =====
* Completion of features that are still missing (e.g. due to delays, bug fixes, dependencies, etc.) and are important for the sustainability of the project.
* Development of features not foreseen in the initial application which have e.g. proven useful in user testing or in discussions with potential partners.
* Adjustments based on user testing
* Integration of community contributions
* Bug fixes
* etc.

The technical milestones must support the project's overall sustainability strategy and be justified in this context.

'''Important''': The milestones have to be realistic to achieve in the number of hours you've set. In most cases, it's not possible to tackle things like launching a startup, expanding documentation, building a community, and running a pilot project all at once in just four months.

=== Licensing in the Second Stage ===
'''Code:'''
* The code written during the paid hours of the regular funding phase must be published under a FOSS license—without exception.
* The code that is contributed directly to the project in the Second Stage (additional features, adjustments based on feedback, bug fixes, etc.) must also be published under a FOSS license. If code is written for a partner and cannot be published under a FOSS license, these hours must be paid for by another party, such as the partner.
*For sustainability measures that are not direct contributions to the code of your funded project, you should always check if the code can be licensed under a FOSS license—this is the case for a project website, for example. Exceptions should be justified in the application for the Second Stage.
'''Other products developed in the Second Stage:'''
* Texts, logos, images, and similar items created in the Second Stage do not have to be published under a Creative Commons license. However, we would appreciate it if you chose to do so.
* Following the same approach, we would like to encourage all grant recipients to use as many FOSS products and privacy-friendly tools as possible when implementing the milestones in the second phase. This applies, for example, to communication tools and platforms used for community interaction. This is, however, only a recommendation: grant recipients are free to decide for themselves what makes sense for their projects. Sometimes new target groups can only be reached on certain platforms such as LinkedIn or Instagram. In cases like this, it is helpful to include a brief explanation in your application so that the jury can assess the suitability of your strategy.

== Pitch session ==
''When'': October 9th, 2026 – each project will be assigned a specific time slot. We will contact you by email in the beginning of October.

''Where'': Online – even if you live in Berlin (otherwise it wouldn't be fair)

''What'': 3 minutes pitch, followed by 4 minutes for questions

''Who:'' Only official grantees can pitch.

''Language'': German (or English if you aren’t a native German speaker)

The presentation format for the pitch is up to you: slides, screen sharing, visuals, everything you need. You just have to make sure that you answer the following questions:
- Why do I/we need the Second Stage?
- What is my/our specific goal in the Second Stage?
- How will this goal be achieved?
Please let us know beforehand by email how you would like to give your presentation (slides, screen sharing, etc.). If you would like to use slides, we need them '''by 3 pm the day before at the latest, sent as a pdf by email'''. Around this time, we will organize test sessions where you can dial into the video tool we’ll use for the pitches and quickly test your presentation, sound and video. We will send you more information about the test sessions via email.

The Second Stage jury consists of two judges from the [https://www.prototypefund.de/bewerbung/jury jury pool], representatives of the Projektträger and the Prototype Fund—a representative from the BMFTR is also expected to attend the session. The evaluation is based on the technical status of the project (the project does not have to be 100% complete two months before the end of the regular funding period, but you must be able to show that the work is progressing well), the measures taken to ensure sustainability (e.g., community building, public relations), and the planned steps for the Second Stage funding. After the pitch session, the jury will discuss the results and propose a list of projects for funding for the Second Stage, on the basis of which the BMFTR will make the final decision. The decision will be communicated to you approximately two weeks after the pitch session. A total of up to 15 projects will receive funding for the Second Stage. The number of funded projects depends on the overall quality of the submissions. If the quality of the applications is not sufficient, fewer than 15 projects may be funded.

== Working hours and number of hours ==
In the Second Stage, you can apply for a maximum of €63,333 as a team and a maximum of €31,667 as an individual. These amounts are based on two or one full-time positions over four months. The hourly wage is capped at €50.

It is generally possible to apply for the Second Stage with fewer hours than you specified in your initial application. In the Second Stage, you can also plan fewer hours per week than in the regular funding phase.

This can be useful if you realize during the funding period that the Second Stage work will require less time than originally planned. Perhaps you already managed to set up a paid collaboration with a partner, or your project is already being partially cross-financed by other sources of funding. Or you are employed, have taken a leave of absence for the funding period, and would like to return to your job at 50% and work on the Prototype Fund project for the remaining 50%.

There are many different scenarios, and it is perfectly fine if the original schedule changes. Ultimately, the specific tasks for the Second Stage are only being defined within the current funding period. Please feel free to contact us if you have any questions.

== Tips and insights from previous classes for planning your Second Stage ==
We’d like to share some insights and tips from previous classes that may be helpful for your application and for planning the Second Stage:

* Good time management is essential for the Second Stage, because the workload is heavy: It’s only 4 months, '''and''' the holiday season falls right in the middle of it.

* Focus, reduce, scope, promise less: Set a clear focus and don’t plan too many different tasks; several processes will be running in parallel anyway (maintenance, development, Second Stage focus, PTF deliverables).
* Catching up on delays from the regular funding period will be stressful.
* It may be a good idea to plan your milestones so that achieving them depends as little as possible on third parties.
* Set aside time for:
** the deliverables (blog post / Knowledge Base article, 1:1 meetings, documentation, preparation for the closing event);
** the mandatory coaching sessions, including (home)work that may result from them;
** regular team meetings—there will be a lot to discuss, and you may be working together differently than during the regular funding phase;
** communication with external partners. There may be many feedback loops or long wait times when you’re waiting for responses, e.g., about a planned implementation or pilot projects.
** time off and vacations—it’s not expected that you’ll work nonstop for 10 months, even if it’s fun!
We also have a Wiki page with [[Tipps für die Second Stage|tips and insights specifically for the Second Stage]]. Feel free to take a look at them!

Second Stage

2026-08-26T10:12:47Z

Enyong: /* Zahlungsanforderung */

''(English version below)''

Auf dieser Seite findet ihr Informationen zum Ablauf der Second Stage Informationen zur Bewerbung findet ihr auf dieser Seite: [[Bewerbung für die Second Stage]].

'''Wichtig: Die hier gelisteten Informationen werden noch leicht angepasst, es werden sich aber keine grundlegenden Dinge verändern.'''

== Ablauf der Second-Stage-Förderung ==
Hier seht ihr einen Überblick über die Termine, die für die Second Stage relevant sind (natürlich bleiben die Termine der regulären Förderphase, wie z. B. der Demo Day oder die Zwischengespräche, weiterhin verpflichtend):
{| class="wikitable"
|-
!1. September 2026
|Sprechstunde Second-Stage-Bewerbung
|optional
|-
!14. - 27. September
|Bewerbungsphase Second-Stage-Förderung
|
|-
!27. September
|Deadline Einreichung schriftliche Bewerbung
|verpflichtend
|-
!9. Oktober
|Pitch-Session (online)
|verpflichtend
|-
!Mitte Oktober
|Entscheidung und Förderzusage
|
|-
!bis Ende November
|Erstellung der Änderungsbescheide durch den Projektträger
|
|-
!1. Dezember
|Start der Second Stage
|
|-
!vorauss. 1. Dezember
|Online-Kick-Off der Second Stage
|verpflichtend
|-
!Dezember
|Sprechstunde mit Superbloom
|optional
|-
!Dezember–März
|Coachings
|verpflichtend
|-
!Dezember–Januar
|4. Zwischengespräch
|verpflichtend
|-
!Februar
|Sprechstunde mit Superbloom
|optional
|-
!Februar–März
|5. Zwischengespräch
|verpflichtend
|-
!Ende März
|Abschlussevent der Second Stage
|verpflichtend
|-
!30. April 2027
|Deadline Schlussbericht, mit

* Link zum Code
* Link zur Dokumentation
|verpflichtend
|}

== Administratives ==

=== Änderungsbescheid ===
Wird euer Projekt von der Jury für eine Second-Stage-Förderung ausgewählt, erstellt der Projektträger nach der Förderzusage einen Änderungsbescheid. In dem Änderungsbescheid wird die Laufzeitverlängerung der Second Stage und die Mittelentsperrung der Personalkosten gemäß eures Zuwendungsbescheides beschieden. Ihr braucht keinen zusätzlichen Antrag über profi-Online zu stellen. Falls ihr Fragen dazu habt, meldet euch gern bei eurer [[Ansprechpartner*innen beim Projektträger|Ansprechperson beim Projektträger]].

=== Zahlungsanforderung ===
In der regulären Förderphase habt ihr zu Beginn eines Quartals die Mittel für das abgelaufene Quartal (im Nachhinein) abrufen können, konkret nach dem ersten und vierten Fördermonat. In der Second-Stage-Förderphase geht es entsprechend weiter und ihr erhaltet nach dem siebten und zehnten Fördermonat die weiteren Auszahlungen.

Zu den beiden Zahlungsanforderungen in der Second Stage sind zwei Besonderheiten zu beachten:

* Mittelabruf im Januar über den Zwischennachweis: Der Mittelabruf fällt auf einen Jahreswechsel (Fördersumme der Monate Oktober bis Dezember, abzurufen im Januar). Hierfür muss ein Zwischennachweis für die gesamte Laufzeit des vergangenen Jahres gestellt werden, den ihr auch über profi-Online erstellen müsst. Wenn ihr euer Förderkennzeichen in der Vorhabenliste angeklickt habt, könnt ihr links in der Liste Zwischennachweis auswählen.
* Mittelabruf im April über den Verwendungsnachweis: Der zweite Mittelabruf in der Second Stage ist insgesamt euer vierter Mittelabruf und gleichzeitig der letzte in der Förderzeit. Der letzte Mittelabruf muss über den Verwendungsnachweis abgerufen und zusammen mit dem Schlussbericht beim Projektträger eingereicht werden. Der Verwendungsnachweis wird vom Projektträger in profi-online nach Ende der Förderphase freigeschaltet. Bitte beachtet, dass es für die Einreichung eine Frist gibt: Verwendungsnachweis und Schlussbericht müssen spätestens am 30. April eingereicht werden.

Bitte beachtet, dass in beiden Fällen die Bearbeitung eurer Mittelabrufe länger als bei einer regulären Zahlungsanforderung dauern kann.

[https://wiki.prototypefund.de/index.php?title=Zahlungsanforderungen Allgemeine Hinweise zu Zahlungsanforderungen und Zwischennachweisen findet ihr hier].

== Verpflichtende Leistungen ==
Neben der Umsetzung der Arbeitsschwerpunkte müssen im Rahmen der Second-Stage-Förderung einige verpflichtende Aufgaben erfüllt werden:

* '''Coachings''': In der Second Stage sind die [https://wiki.prototypefund.de/index.php?title=Coachings Coachings] verpflichtend. Die Coaching-Einheiten umfassen in der Regel drei bis vier Stunden, die ihr entweder als Block buchen oder in mehrere kürzere Termine einteilen könnt. Ihr bekommt zwei Coaching-Einheiten während der Second Stage. Die Themen bzw. Coachingpartner*innen werden, sofern keine Auflagen vorliegen, gemeinsam mit der Projektbetreuung festgelegt. Neben dem Coaching-Angebot von [https://wiki.prototypefund.de/index.php?title=Superbloom Superbloom] (Design, Projektmanagement, Community, Kommunikation, Fundraising usw.), stehen euch in der Second Stage weitere Coachingpartner*innen mit unterschiedlichen Schwerpunkten zur Verfügung: [https://leastauthority.com/ Least Authority] (Security), [https://vdivde-it.de/de VDI/VDE] (Gründung), die [https://fsfe.org/ Free Software Foundation Europe] (Lizenzierung) und [https://iris-wellmann.de/angebot/coaching/ Iris Wellmann] (freie Coachings/Strategie). Für alle Coachings sind die Plätze begrenzt. Die finale Entscheidung über die Zuteilung der Coachings liegt bei der Projektbetreuung.
* '''Zwischengespräche, Montags-Updates und Online-Kick-Off:''' Wie in der regulären Förderphase sind auch in der Second Stage die Zwischengespräche und Montags-Updates verpflichtend. In den Zwischengesprächen wird über den allgemeinen Stand des Projekts und seiner Strategie und über euren Abschlussworkshop der Second Stage gesprochen. Die Zwischengespräche können online oder in Person in Berlin oder auf Veranstaltungen (z. B. CCC, FOSDEM) durchgeführt werden. Zusätzlich findet ein Online-Kick-Off für die Second Stage als Videocall statt.
* '''Verfassen eines Blogbeitrags oder eines Artikels für die Knowledge Base''': Sharing (knowledge) is caring! Jedes im Rahmen der Second Stage geförderte Projekt soll bis Ende der Förderzeit [https://www.prototypefund.de/blog einen Beitrag im Prototype Fund Blog] oder [https://kb.prototypefund.de/ in der Knowledge Base] veröffentlichen. Wenn ein Beitrag bereits in der regulären Förderphase geschrieben wurde, entfällt diese Pflicht. Die Beitragsthemen werden gemeinsam mit der Projektbetreuung und der Kommunikationsperson des Prototype Fund festgelegt, mehr Informationen dazu [[Einen Blogbeitrag schreiben|findet ihr hier.]] Alternative Formate und Ideen können individuell mit der Projektbetreuung abgestimmt werden.
* '''Teilnahme am Abschlussevent:''' Am Ende der Second Stage findet das Abschlussevent in Berlin statt. Alle Teammitglieder aller Projekte müssen teilnehmen. Auch nicht offiziell geförderte Teammitglieder können teilnehmen, sofern es der Platz zulässt. Bitte klärt die Teilnahme möglichst frühzeitig mit der Projektbetreuung.
* '''Vorbereitung des Abschlussworkshops''': Jedes Projekt wird für das Abschlussevent einen Workshop mit externen Projektpartner*innen gestalten. Die Auswahl und Einladung der Gäste erfolgt gemeinsam mit der Projektbetreuung.
* '''Dokumentation''': Am Ende der Förderzeit muss für alle Projekte der Second Stage eine öffentlich verfügbare Dokumentation bei der Projektbetreuung vorliegen. Je nach Projekt kann die Art der Dokumentation unterschiedlich sein. Während der Code eines Projekts immer sauber dokumentiert sein sollte, sind zusätzliche Dokumentationsmaßnahmen abhängig von der Zielgruppe: unterschiedliche Formate von Tutorials für Endnutzer*innen, Admin-Dokumentation für selbstgehostete Projekte, Entwickler*innendokumentation für Libraries und andere Infrastrukturprojekte usw.
* '''Schlussbericht:''' Einen Monat nach Abschluss der Second-Stage-Förderphase ist der Schlussbericht zusammen mit der Schlussabrechnung (Verwendungsnachweis) beim Projektträger einzureichen. Genaue Informationen dazu findet ihr [https://wiki.prototypefund.de/index.php?title=Schlussbericht hier].

Und nicht vergessen: Projekte, die zehn Monate gefördert werden, nehmen ebenfalls am [https://wiki.prototypefund.de/index.php?title=Demo_Day Demo Day] nach sechs Monaten teil.

== Angebote ==
Zusätzlich bieten wir optionale Formate an, mit denen wir euch bei der Umsetzung eurer Second Stage unterstützen möchten:

* zwei '''Sprechstunden mit [[Superbloom]]''' (die Themen werden noch bekannt gegeben): Ihr kennt das Sprechstunden-Format aus der regulären Förderzeit - für die Second Stage haben wir spannende und relevante Themen zusammengestellt.
* weitere '''1:1 Gespräche''' nach Bedarf: Wir haben in der Second Stage gute Kapazitäten für zusätzliche 1:1 Gespräche mit euch - stellt uns Fragen, lasst uns eure Projekte testen, fragt nach Feedback zu eurem Logo, Blogpost, UI, Communitystrategie, etc. Wir sind da, um euch zu unterstützen und freuen uns über tiefere Einblicke in eure Projekte.
* '''Kommunikation''' über die Kanäle des Prototype Fund: Wie in der regulären Förderphase unterstützen wir die Sichtbarkeit eurer Projekte mit Kommunikationsmaßnahmen über unsere Kanäle (Mastodon, LinkedIn, ggf. Newsletter)
* Unterstützung bei der '''Vernetzung''': Wenn es möglich ist und wir auf existierende Kontakte des Prototype Fund zurückgreifen können, vernetzen wir euch gern.
* Feedback von der Jury: Gern leiten wir euch das '''Jury-Feedback''' aus der Pitch-Session weiter.

== Abschlussevent der Second Stage ==
Das Abschlussevent ist das finale Event nach der Second-Stage-Förderung und findet Ende März in Berlin statt. Das Event soll euch einerseits die Möglichkeit geben, euch untereinander auszutauschen und den Abschluss der Förderphase gemeinsam zu feiern. Weiterhin habt ihr beim Event die Möglichkeit euer Projekt im Rahmen eines Workshops eingeladenen Gästen zu präsentieren.

=== Key facts ===
''Second-Stage-Abschlussevent JG02:'' Ende März 2027

''Location:'' vorauss. im [https://www.publix.de/ Publix - Haus für Journalismus und Öffentlichkeit], Hermannstr. 90, 12051 Berlin

''Uhrzeit:'' 14:00 - open end, Community-Abend ab 19:30 Uhr

=== Ablauf ===
Nach einem internen Teil, bei dem ihr eure Erfahrungen mit uns teilen und voneinander lernen könnt, ist ein zweistündiger Workshop mit externen Gästen geplant. Allen Projekten wird dabei eine Tischinsel zur Verfügung stehen, an der ihr euer Projekt vorstellen könnt. Es empfiehlt sich, früh zu überlegen, was ihr anbieten und wen ihr dazu einladen möchtet: Möchtet ihr (potentielle) Projektpartner*innen treffen, ein (User-)Testing durchführen, euer Projekt einer relevanten Person(engruppe) vorstellen etc. Insgesamt könnt ihr pro Projekt ein bis drei externe Gäste einladen. Für die Vorbereitung des Abschlussworkshop kommen weitere, konkretere Infos per Mail - außerdem ist wie immer in den Zwischengesprächen Zeit, Fragen und Details zu besprechen. Sprecht uns gern frühzeitig an, wenn ihr Fragen habt!

Nach dem Workshop gibt es ein gemeinsames Dinner mit den eingeladenen Gästen. Und last but not least schließen wir den Tag mit einem Community-Abend, der für alle offen ist, ab. Denn jetzt kann wirklich gefeiert werden.
{| class="wikitable"
|13:30 - 14:15 Uhr
|Ankommen der Projekte - bitte kommt pünktlich.
|-
|14:15 Uhr
|Begrüßung
|-
|14:30 Uhr
|Jahrgangsinterner Workshop: Erfahrungsaustausch zwischen den Projekten und Feedback
(Hosting Team PTF)
|-
|15:45 Uhr
|Pause
|-
|16:00 Uhr
|Aufbau & Einlass der geladenen Gästen
|-
|16:30 Uhr
|Euer Abschlussworkshop mit Gästen
|-
|18:30 Uhr
|Abendessen
|-
|19:30 Uhr
|Eröffnung des Community-Abends
|}
Bitte plant ein, mindestens 1,5 Stunden beim Community-Abend dabei zu sein.

=== Abschlussworkshop mit externen Gästen ===
Eure Aufgabe für diesen Tag ist es, den zweistündigen Workshop mit externen Gästen zu konzipieren und durchzuführen. Damit ihr euch möglichst gut vorbereiten könnt, gibt es im Folgenden weitere Infos sowie Deadlines, bis wann wir bestimmte Informationen von euch brauchen.

'''Das Ziel des Workshops ist es, zur Nachhaltigkeit eures Projektes beizutragen.''' Dementsprechend soll das Thema eures Workshops Bezug zu eurer Second Stage, mindestens aber zur Nachhaltigkeit eures Projektes allgemein haben. Mögliche Themen können zum Beispiel sein:

* User Testing mit Projektpartner*innen oder eurer Community
* Vorstellung eures Projekts und Austausch mit (potenziellen) Projektpartner*innen und/oder Kund*innen
* Onboarding von neuen Community-Mitgliedern
* Austauschformate mit eurer Community vor Ort
* Feedback zu eurer Öffentlichkeitsarbeit einholen
* Natürlich sind wir auch offen für andere Vorschläge, kommt gerne auf uns zu!

Insgesamt könnt ihr '''pro Projekt ein bis zwei (nach Absprache maximal drei) externe Gäste''' einladen. Allen Projekten wird eine Tischinsel zur Verfügung stehen, an der ihr euer Projekt vorstellen könnt.

==== Vorbereitung ====
Voraussichtlich Anfang Februar melden wir uns bei euch mit weiteren Informationen zum Abschlussevent. Dabei werden wir euch auch bitten, uns eure Ideen für den Abschlussworkshop mit externen Gästen zu schicken. Wir brauchen kein ausformuliertes Konzept, ein paar Stichpunkte genügen uns. Ebenso braucht ihr bis dahin noch keine festen Zusagen von euren potenziellen Gästen. Solltet ihr euch unsicher sein, was für euch in Frage kommt, könnt ihr euch jederzeit für weiteren Austausch (per Mail oder in einem Call) bei uns melden!

Nach Erhalt eurer Vorschläge, geben wir euch Feedback, ob die Idee realistisch und passend für den Abschlussworkshop ist. Danach können wahlweise wir oder ihr persönlich eure Gäste einladen.

Bitte kümmert euch selbst um alle Materialien und Technik, die ihr für euren Workshop braucht. Für Strom und Internet sowie Getränke und Snacks ist selbstverständlich gesorgt.

= In English: Second Stage =
On this page, you'll find information on how the Second Stage works. For information on how to apply, visit this page: [[Bewerbung für die Second Stage|Application for the Second Stage]].

'''Please note: The information listed here may be slightly updated, but there will be no fundamental changes.'''

== Timeline ==
This is an overview of the dates that are relevant for the Second Stage (the dates for the regular funding phase, such as Demo Day and the 1:1 meetings, remain – of course - mandatory):
{| class="wikitable"
|-
!September 1st, 2026
|Consultation hour, application for the Second Stage
|optional
|-
!September 14th–27th
|Application period Second Stage funding
|
|-
!September 27th
|Deadline submission of written application
|mandatory
|-
!October 9th
|Pitch session (online)
|mandatory
|-
!Middle of October
|Decision and funding commitment
|
|-
!until end of November
|Projektträger prepares the notification of amendment
|
|-
!December 1st
|Start of the Second Stage
|
|-
!Expected on December 1st
|Online kick off Second Stage
|mandatory
|-
!December
|Superbloom consultation hour
|optional
|-
!December–March
|Coaching sessions
|mandatory
|-
!December–January
|4th 1:1 meeting
|mandatory
|-
!February
|Superbloom consultation hour
|optional
|-
!February–March
|5th 1:1 meeting
|mandatory
|-
!End of March
|Closing event of the Second Stage
|mandatory
|-
!April 30th, 2027
|Deadline final report including

* Link to code
* Link to documentation
|mandatory
|}

== Administration ==

=== Notification of amendment (“Änderungsbescheid”) ===
If your project is selected by the jury for Second Stage funding, the project management agency ("Projektträger") will issue a notification of amendment ("Änderungsbescheid") once the funding has been approved. This notification announces the extension to the period of the Second Stage and the release of funds for personnel costs, in accordance with your grant award letter. You do not need to submit an additional application via profi-Online. If you have any questions, please contact your [[Ansprechpartner*innen beim Projektträger|contact person of the project management agency]].

=== Payment requests ===
In the regular funding phase, you could request the funds for the previous quarter (retrospectively) at the beginning of each quarter, specifically after the first and fourth funding months. In the Second Stage, this process continues and you will receive further payments after the seventh and tenth month of funding.

There are two special features to note regarding the two payment requests in the Second Stage:

* The funding request in January is to be submitted as an interim report („Zwischennachweis"): The funding request falls at the turn of the year (funding amount for October to December, to be requested in January). For this purpose, an interim report must be submitted via profi-Online. Once you have clicked on your funding code in the project list, you can select „Zwischennachweis" (interim report) on the left side of the list.
* The Funding request in April is to be submitted as a so-called statement of use („Verwendungsnachweis“): The second funding request in the Second Stage is your fourth funding request overall and also the last one for the whole funding period. The last funding request must be requested as a statement of use and submitted to the Projektträger together with the final report. The statement of use will be activated by the Projektträger in profi-Online after the end of the funding period. Please note that there is a deadline for submission: the statement of use and final report must be submitted by April 30th at the latest.

[https://wiki.prototypefund.de/index.php?title=Schlussbericht Information on the final report can be found here]. [https://wiki.prototypefund.de/index.php?title=Zahlungsanforderungen Information on payment requests and interim reports can be found here].

== Mandatory to-dos ==
In addition to the implementation of the key focus areas as specified in your application, a number of mandatory requirements must be fulfilled during the Second Stage:
* '''Coachings''': As opposed to the regular funding period, the [https://wiki.prototypefund.de/index.php?title=Coachings coaching sessions] are mandatory in the Second Stage. Coaching units usually last three to four hours, which you can either book as a block or divide into several short sessions. You will receive two coaching units during the Second Stage. Unless you received specific instructions from the jury, the topics and coaching partners will be determined together with the program managers. In addition to coaching sessions offered by [https://wiki.prototypefund.de/index.php?title=Superbloom Superbloom] (design, project management, community, communication, fundraising, etc.), other coaching partners with different areas of expertise are available in the Second Stage: [https://leastauthority.com/ Least Authority] (security), [https://vdivde-it.de/de VDI/VDE] (starting a company/business models), the [https://fsfe.org/ Free Software Foundation Europe] (licensing) and [https://iris-wellmann.de/angebot/coaching/ Iris Wellmann] (free coaching/strategy). Places are limited for all coaching sessions. The final decision on the allocation of coaching sessions lies with the program management'''.'''
* '''Participation in the online kick off, two 1:1 meetings and Monday updates:''' As in the regular funding phase, the 1:1 meetings and Monday updates are mandatory in the Second Stage. During these meetings, we will discuss the general status of the project and its strategy as well as your ideas for the closing workshop of the Second Stage. The 1:1 meetings can be held online or in person in Berlin or at events (e.g. CCC, FOSDEM). In addition, an online kick off for the Second Stage takes place as a video call.
* '''Writing a blog post or an article for the PTF Knowledge Base:''' Sharing (knowledge) is caring! Every project funded as part of the Second Stage has to publish an article [https://www.prototypefund.de/en/blog on the Prototype Fund blog] or [https://kb.prototypefund.de/ in the Knowledge Base] by the end of the funding period. If a contribution has already been written during the regular funding phase, this obligation does not apply. The topics of the contributions will be determined together with the program management and the communication team of the Prototype Fund. You can find [[Einen Blogbeitrag schreiben|more information here]]. Alternative formats and ideas can be discussed individually with the program management team.
* '''Participation in the closing event of the Second Stage:''' At the end of the Second Stage, the closing event takes place in Berlin. All team members of all projects have to participate. Team members who are not officially funded can participate as long as there is space available. Please clarify the possibilities of participation as early as possible with the program management.
* '''Preparation for the closing workshop:''' Every project will prepare a closing workshop for the closing event with external project partners. The guests will be selected and invited together with the program management.
* '''Documentation:''' At the end of the funding period, publicly available documentation must be submitted to the program management team for all Second Stage projects. The type of documentation may vary depending on the project. While the code of a project should always be properly documented, additional documentation measures depend on the target group: various types of tutorials for end users, admin documentation for self-hosted projects, developer documentation for libraries and other infrastructure projects, etc.
* '''Final report:''' After the completion of the funding period, the final report ("Schlussbericht") is to be submitted to the Projektträger along with a so-called statement of use ("Verwendungsnachweis"). The deadline for all documents is one month after the funding ends. Detailed information can be found [https://wiki.prototypefund.de/index.php?title=Schlussbericht here].

Please keep in mind: projects that receive ten months of funding also take part in [https://wiki.prototypefund.de/index.php?title=Demo_Day Demo Day] after six months.

== Offers ==
In addition, we offer the following '''optional formats''' to support you during your Second Stage:

* '''Two consultation hours with [https://wiki.prototypefund.de/index.php?title=Superbloom Superbloom]''' (the topics will be announced on a later date). You are already familiar with the format from the regular funding period. For your Second Stage we have chosen together exciting and relevant topics.
* Further '''1:1 meetings''' as required: We have capacity for additional 1:1 meetings with you during the Second Stage – ask us questions, let us test your projects, ask for feedback on your logo, blog post, UI, community strategy, etc. We are here to support you and look forward to gaining deeper insights into your projects.
* '''Communication''' via the Prototype Fund channels: As in the regular funding phase, we will support the visibility of your projects with communication measures via our channels (Mastodon, LinkedIn, newsletter if possible).
* Support with '''networking''': If you know the right people for your project, we’d love to introduce you! Feedback from the jury: We are happy to forward the '''jury feedback''' from the pitch session to you.

== Closing event of the Second Stage ==
The closing event is the event that happens at the end of your Second Stage funding period. The event, which takes place in Berlin end of March, is intended to give you the opportunity to exchange ideas and celebrate the end of the funding phase together. It will also be the occasion for you to present your project to invited guests during a workshop.

=== Key facts ===
''Closing event of the Second Stage Class01:'' End of March 2027

''Where:'' Expected at [https://www.publix.de/ Publix - Haus für Journalismus und Öffentlichkeit], Hermannstr. 90, 12051 Berlin

''Time:'' 2 pm - open end, community meet-up from 7:30 pm

=== Schedule ===
After an internal part where you can share your experiences with us and learn from each other, a two-hour workshop with external guests will take place. All projects will have a table where they can present their project to their invited guests. We recommend that you think early on about what you would like to offer and who you would like to invite: Would you like to meet (potential) project partners, conduct user testing, present your project to a relevant person (or group of people), onboard new community contributors, etc.? You can invite one to three external guests per project. We will email you more specific information to help you prepare for the closing workshop once the Second Stage starts. As always, we will have time to discuss questions and details during the 1:1 meetings. Please feel free to contact us early if you have any questions!

There will be a dinner with the invited guests after the workshop. And last but not least, we will end the day with a community evening that is open to everyone - to make sure we really get to celebrate your funding time.

{| class="wikitable"
|1:30 - 2:15 pm
|Arrival of the projects - please be on time.
|-
|2:15 pm
|Welcome
|-
|2:30 pm
|Internal workshop: Sharing experiences and feedback between projects
(Hosting team PTF)
|-
|3:45 pm
|Break
|-
|4 pm
|Workshop preparation & arrival of workshop guests
|-
|4:30 pm
|Closing workshop with guests
|-
|6:30 pm
|Dinner
|-
|7:30 pm
|Opening of the community evening
|}
Please plan on staying at least 1.5 hours at the community event.

=== Closing workshop with external guests ===
Your task for this day is to design and conduct the two-hour workshop with external guests. To help you prepare as well as possible, here is some additional information and the deadlines by which we need certain information from you.

'''The goal of the workshop is to contribute to the sustainability of your project.''' Accordingly, the topic of your workshop should be related to your Second Stage, but at least to the general sustainability of your project. Possible topics can be, for example:

* User testing with project partners or your community
* Presentation of your project and exchange with (potential) project partners and/or customers
* Onboarding of new community members
* Exchange formats with your local community
* Gathering feedback on your public outreach
* Of course, we are also open to other suggestions, so feel free to contact us!

In total, you can invite '''one to two (up to a maximum of three, upon request) external guests''' per project. All projects will have a table island where you can present your project.

=== Preparation ===
At the beginning of February, we plan to send you further information about the closing event. At that time, we will also ask you to send us your ideas for the closing workshop with external guests. We don't need a fully fleshed-out concept; a few bullet points will do. You also don't need to have firm commitments from your potential guests by then. If you are unsure what works for you, you can always contact us for further discussion (by email or in a call)!

After receiving your proposals, we will give you feedback on whether the idea is realistic and suitable for the workshop. After that, either we can invite your guests or you can do so yourself.

Please organise all the materials and equipment you need for your workshop on your own. Of course, we will provide electricity, internet access, drinks, and snacks.

Bewerbung für die Second Stage

2026-08-26T10:07:27Z

Enyong: /* Administratives */

''(English version below)''

Auf dieser Seite findet ihr Informationen zur Bewerbung für die Second Stage und den administrativen Schritten danach. Mehr Informationen zum Ablauf und den Inhalten findet ihr auf der allgemeinen Seite zur [[Second Stage]].

== Warum gibt es die Second Stage? ==
In der Technologie- sowie im Speziellen der FOSS-Förderung gibt es ein Problem: Innovationen werden gut und gerne finanziert, nur bleibt oft offen, wie es danach weitergeht. Wenige Technologien sind nach der initialen Finanzierung so weit, dass sie in den Produktivbetrieb gehen und sich selbst finanzieren können.

Deswegen wollen wir euch mit der Second Stage die Möglichkeit geben, weitere vier Monate an der nachhaltigen Absicherung eures Projektes zu arbeiten.

Je nachdem, was der Fokus eures Projekts in der Second Stage sein soll, werdet ihr auch an zwei weiteren [https://wiki.prototypefund.de/Coachings Coachings] teilnehmen - etwa zum Thema Security, Gründung oder Community Building. Ziel der Second Stage ist es, dass das Projekt besser nutzbar und bekannt gemacht wird, sodass es nach Abschluss der Förderung gute Chancen hat, langfristig und nachhaltig Bestand zu haben.

Reminder: '''Projekte, die nicht an der Second Stage teilnehmen, sind für uns nicht weniger wertvoll'''. Wir schätzen, dass ca. 50 % jeder Runde an dieser Verlängerung der Förderzeit teilnehmen werden, und es gibt viele Gründe, warum ein Projekt nicht teilnehmen kann. Vielleicht passt das Format nicht zum Projekt, oder ihr seht persönlich keinen Bedarf für diese Art von Unterstützung. Vielleicht ist euer Projekt bereits Teil einer nachhaltigen Struktur und ihr braucht nur die sechs Monate, um es zu programmieren. Vielleicht war eure Bewerbung für die reguläre Förderzeit großartig, aber eure Pläne für die Second Stage passen nicht in den Rahmen des Prototype Fund. Insgesamt werden bis zu 15 Projekte für die Second Stage gefördert. Dies hängt davon ab, wie gut die Bewertungen insgesamt sind. '''Nicht alle Plätze der Second Stage müssen gefüllt werden''', d.h. es können auch weniger Projekte gefördert werden, wenn die Qualität der Bewerbungen nicht ausreicht.

== Grundsätzliches zur Bewerbung ==
Wenn ihr euch bei der initialen Bewerbung nicht für die Second Stage beworben habt, sind die folgenden Abschnitte für euch nicht relevant: '''Leider ist es zu diesem Zeitpunkt nicht mehr möglich, eine Second Stage zu beantragen''', da mit eurem ursprünglichen Antrag bereits die maximale Laufzeit und maximale Fördersumme festgelegt wurde.

Wenn ihr euch für die Second Stage beworben habt, sind die Mittel für die vier zusätzlichen Monate vorerst '''gesperrt'''. Im 5. Fördermonat teilt eine Jury die begrenzten Plätze für die Second-Stage-Förderung auf der Grundlage eurer Arbeit in den ersten Monaten der regulären Förderung sowie einer neuen, kurzen '''Bewerbung''' zu. Die Entscheidung basiert auf einer schriftlichen Einreichung und einer kurzen Online-Pitch-Session.

'''Als Vorbereitung zur Bewerbung lest euch diese Wikiseite bitte vollständig durch.''' Anfang September findet außerdem eine Sprechstunde statt, bei der wir gern eure Fragen (auf Deutsch und Englisch) zur Second Stage beantworten. Auch in den Zwischengesprächen können wir gern über eure Bewerbung und eure Ziele für die Second Stage sprechen.

Aus Fairnessgründen beantworten wir keine inhaltlichen Fragen zu euren Second-Stage-Bewerbungen. Wir können aber einschätzen, ob eure Ideen für die Second Stage grundsätzlich förderfähig sind (das heißt: ob wir die Art von Vorhaben fördern dürfen, ob z. B. nicht zu viele Entwicklungsarbeiten dabei sind), geben euch gern allgemeine Tipps und beantworten auch alle Fragen zu den Formalitäten. Wenn ihr euch unsicher seid: Sprecht uns gern an!

Auch wichtig: Die Coaching-Sessions mit Superbloom können nicht für die Vorbereitung der Bewerbung (weder schriftlich noch Pitch) genutzt werden. Es ist natürlich absolut in Ordnung, wenn ihr im Coaching besprechen wollt, wie ihr eure Projekte nachhaltiger gestaltet. Wie wir die Grenze zwischen „Vorbereitung der Bewerbung“ und „Schritte für die Nachhaltigkeit“ definieren, könnt ihr auf der [https://wiki.prototypefund.de/index.php?title=Superbloom#Can_I_prepare_my_application_for_the_Second_Stage_with_Superbloom? Coaching-Seite] lesen.

=== Timeline der Bewerbung ===
{| class="wikitable"
!Anfang September 2026
|Sprechstunde Second-Stage-Bewerbung
|optional
|-
!14. - 27. September
|Bewerbungsphase Second-Stage-Förderung
|
|-
!27. September
|Deadline Einreichung schriftliche Bewerbung
|verpflichtend
|-
!9. Oktober 2026
|Pitch-Session (online)
|verpflichtend
|-
!Mitte Oktober
|Entscheidung und Förderzusage
|
|-
!bis Ende November
|Erstellung der Änderungsbescheide durch den Projektträger
|
|-
!1. Dezember 2026
|Start der Second Stage
|
|-
!vorauss. 1. Dezember
|Online Kick-Off der Second Stage
|verpflichtend
|}

== Die schriftliche Bewerbung ==
''Wann'': 14. bis 27. September 2026 - '''Achtung''': Einreichungen nach der Deadline werden nicht für die Auswahl berücksichtigt!

''Wo'': [https://bewerben.prototypefund.de/ bewerben.prototypefund.de] - der genaue Link folgt per Mail

''Was'': Beantwortet 9 (bzw. 10) Fragen zu euren Plänen für die Second-Stage-Förderung

''Sprache'': Die schriftliche Bewerbung erfolgt auf Deutsch, Nicht-Muttersprachler*innen können auch auf Englisch einreichen.

Die schriftliche Bewerbung findet über unsere Bewerbungsplattform statt, die ihr aus eurer initialen Bewerbung für den Prototype Fund schon kennt. Dort müssen die folgenden Fragen, basierend auf dem aktuellen Arbeitsstand, sowie eure Ideen für die Second Stage beantwortet werden:
'''Dein Projekt in der regulären Förderphase'''

- Beschreibe dein Projekt in drei Sätzen. (max. 50 Wörter)
- Welche Meilensteine wurden mit welchen Ergebnissen erzielt? (max. 100 Wörter)
- Werden bis zum Ende der regulären Förderperiode alle planmäßigen Meilensteine erreicht? Wenn nein, warum? (max. 100 Wörter)
- Welche Maßnahmen wurden bislang ergriffen, um Nutzer*innen anzusprechen? (max. 100 Wörter)
- Was ist aktuell die größte Herausforderung im Projekt? Wie kann dieser begegnet werden? (max. 175 Wörter)

'''Deine Pläne für die Second Stage'''

- Auf welchem Wege soll das Projekt nachhaltig nutzbar werden? Wurden hierfür bereits Maßnahmen ergriffen? Wenn ja, welche? (max. 175 Wörter)
- Sind für den Erfolg des Projekts Änderungen an der ursprünglichen Planung zur Second Stage nötig? Wenn ja, welche und warum? (max. 175 Wörter)
- Welche Meilensteine sollen in der Second Stage erreicht werden? (max. 100 Wörter)
- Wie viele Stunden möchtest du in der Second Stage am Projekt arbeiten? (Maximum Einzelpersonen: 633h, Maximum Teams: 1.267h)

'''Ergänzende Hinweise'''

- Möchtest du der Jury noch etwas mitteilen? (optional) (max. 175 Wörter)
'''Eure Pläne für die Second-Stage-Föderphase dürfen von der initialen Bewerbung und dem Antrag abweichen.''' Wenn das, was ihr euch damals für die Second Stage vorgenommen habt, nicht mehr realistisch oder sinnvoll erscheint, könnt ihr euren Fokus für die viermonatige Förderzeit gern neu setzen. Wichtig ist nur, dass der Fokus für euer Projekt sinnvoll durchdacht und in der Zeit, die euch zur Verfügung steht, machbar ist.

'''Tipp:''' Werdet in eurer Bewerbung so konkret wie möglich. Wenn ihr plant auf Konferenzen zu gehen, zählt diese auf. Wenn ihr in Kontakt mit Unternehmen oder Communities treten möchtet, definiert eure Zielgruppen möglichst genau. Solltet ihr Pilotprojekte planen, benennt eure Partner*innen dafür. Falls ihr Publikationen oder Beiträge in Medien/Podcasts plant, stellt dar, wo diese veröffentlicht werden sollen.

=== Meilensteine in der Second Stage ===
Reminder: '''In der Second Stage steht die Entwicklungsarbeit nicht mehr im Mittelpunkt.''' Entwicklungsmeilensteine, die ihr in der regulären Förderzeit nicht geschafft habt, können nicht in die Second Stage verschoben werden, außer ihr könnt begründen, dass diese Schritte notwendig für die Nachhaltigkeit des Projekts sind und erklären, warum sie nicht mehr in der regulären Förderphase umgesetzt werden können. Ziel der Second Stage ist es, eure Projekte auf den Weg zu nachhaltigen Strukturen zu bringen, sei es durch eine Gründung, den Aufbau einer Community oder Partnerschaften, Dokumentation und User Testing, Kommunikationsmaßnahmen, usw. Natürlich können sich dadurch kleine Entwicklungsarbeiten ergeben (z. B. Anpassungen auf der Basis eines User Testings, Einbettung von Community-Beiträgen, Bugfixes etc.). '''Diese sollen aber nicht im Vordergrund stehen und können nur mitgefördert werden, wenn sie den anderen Maßnahmen dienen.''' '''Orientiert euch dafür an einem Richtwert von 20 Prozent für technische Arbeiten.''' Je nach Projektfokus kann auch ein höherer Anteil gerechtfertigt sein. Falls ihr denkt, dass ein höherer Anteil in eurem Fall sinnvoll ist, sprecht uns bitte im Vorfeld der Bewerbung an.

==== So kann die Verteilung in eurem Antrag aussehen ====
Hier listen wir Beispiele von Meilensteinen, die in der Second Stage förderfähig sind. (Das ist keine abschließende Liste. Andere Maßnahmen können für eure Projekte besser geeignet sein. '''Je nach Fokus eurer Second Stage müsst ihr natürlich nicht alle diese Themen in der Bewerbung abdecken.''' Wenn ihr euch unsicher seid, ob eure Ideen gefördert werden können, fragt uns gerne!)

===== Konkrete Schritte zur Verbreitung und Nutzbarmachung (Fokus der Second-Stage-Förderung): =====
* User Testing
* Partnerakquise
* Gründung (Firmenaubau, Kundenakquise & Marketing, usw.)
* Präsenz auf Fachveranstaltungen
* Erstellung einer Website und/oder weiterer öffentlichkeitswirksamer Maßnahmen
* Communityarbeit
* Outreach
* usw.

===== Technische Entwicklung (Richtwert von 20 Prozent der Second-Stage-Förderung): =====
* Fertigstellung von Features, die aufgrund von Verzögerungen, Bugfixes, Dependencies etc. noch fehlen und für die Nachhaltigkeit des Projekts wichtig sind.
* Entwicklung von im Erstantrag nicht vorhergesehenen Features etc., die sich bspw. im User Testing oder in Gesprächen mit potenziellen Partnern als sinnvoll herausgestellt haben.
* Anpassungen auf der Basis eines User Testings
* Einbettung von Community-Beiträgen
* Bugfixes
* etc.

Die technischen Meilensteine müssen der allgemeinen Nachhaltigkeitsstrategie des Projekts dienen und in diesem Sinne begründet sein.

'''Wichtig''': Die Meilensteine müssen in der angegebenen Stundenzahl realistisch umsetzbar sein. In den meisten Fällen ist es nicht möglich, z.B. eine Gründung, den Ausbau der Dokumentation, Communityaufbau und ein Pilotprojekt gleichzeitig in nur vier Monaten zu verfolgen.

=== Lizenzierung in der Second Stage ===
'''Zum Code:'''
* Der in den bezahlten Stunden der regulären Förderphase geschriebene Code muss zwingend unter einer FOSS-Lizenz veröffentlicht werden – ohne Ausnahme.
* Der Code, der in der Second Stage direkt zum Projekt beigetragen wird (Erweiterungen, Anpassungen auf Basis von Feedback, Bugfixes usw.), muss ebenfalls unter einer FOSS-Lizenz veröffentlicht werden. Wenn Code für einen Partner geschrieben wird, und dieser nicht Open Source sein kann, müssen diese Stunden anderweitig, beispielsweise vom Partner, bezahlt werden.
* Im Rahmen von Maßnahmen zur Nachhaltigkeit sollte immer geprüft werden, ob der Code unter einer FOSS-Lizenz stehen kann – das gilt beispielsweise für eine Projektwebseite. Ausnahmen sind in der Bewerbung für die Second Stage zu begründen.
'''Andere Produkte, die in der Second Stage produziert werden:'''
* Texte, Logos und Bilder (u. ä.), die in der Second Stage entstehen, müssen nicht unter einer Creative-Commons-Lizenz veröffentlicht werden. Wir freuen uns jedoch besonders, wenn ihr euch dafür entscheidet.
* Nach demselben Ansatz möchten wir alle Geförderten dazu ermutigen, bei der Umsetzung der Meilensteine in der zweiten Phase möglichst viele FOSS-Produkte und datensparsame Tools einzusetzen. Das gilt beispielsweise für Kommunikationstools und Plattformen für den Communityaustausch. Hierbei handelt es sich jedoch nur um eine Empfehlung: Die Geförderten dürfen selbst entscheiden, was für die Projekte sinnvoll ist. Manchmal sind neue Zielgruppen z. B. nur auf bestimmten Plattformen wie LinkedIn oder Instagram zu erreichen. In solchen Fällen ist eine kurze Begründung in der Bewerbung hilfreich, damit die Jury einschätzen kann, inwiefern eure Strategie geeignet ist.

== Die Pitch-Session ==
''Wann'': 9. Oktober 2026 - jedes Projekt bekommt eine genaue Uhrzeit zugeteilt. Wir melden uns Anfang Oktober per Mail dazu.

''Wo'': Online - auch wenn ihr in Berlin wohnt (sonst wäre es nicht fair)

''Was'': 3 Minuten Pitch, 4 Minuten Fragen beantworten

''Wer:'' Nur offiziell Geförderte können pitchen.

''Sprache'': Deutsch (oder Englisch für Nicht-Muttersprachler*innen)

Das Präsentationsformat für den Pitch kann frei gewählt werden: Folien, Screensharing, Visuals, everything you need. Dabei ist wichtig, dass ihr die folgenden Fragen beantwortet:
- Warum brauche ich/brauchen wir die Second Stage?
- Was ist mein/unser konkretes Ziel in der Second Stage?
- Wie wird dieses Ziel erreicht?
Teilt uns bitte im '''Vorfeld per E-Mail''' mit, wie (Folien, Screensharing, etc.) ihr eure Präsentation gestalten wollt. Wenn ihr Folien nutzen möchtet, brauchen wir sie '''spätestens am Vortag bis 15 Uhr als PDF per E-Mail'''. Ein bis zwei Tage vor dem Pitch werden wir außerdem eine Test-Session anbieten, bei der ihr euch in das Videotool einwählen und eure Präsentation bzw. die Technik kurz testen könnt. Genaue Infos dazu folgen kurz vorher per Mail.

Die Jury der Second Stage besteht aus zwei Juror*innen aus dem [https://www.prototypefund.de/bewerbung/jury Jurypool], Vertreter*innen des Projektträgers und des Prototype Fund - außerdem ist voraussichtlich ein*e Vertreter*in aus dem BMFTR bei der Sitzung anwesend. Die Bewertung basiert auf dem technischen Stand des Projekts (das Projekt muss 2 Monate vor Ende der regulären Förderzeit nicht zu 100% fertig sein, ihr müsst aber zeigen können, dass die Arbeit gut vorankommt), den Maßnahmen zur Sicherstellung der Nachhaltigkeit (z. B. Community-Aufbau, Öffentlichkeitsarbeit) und den geplanten Schritten für die Second-Stage-Förderung. Nach den Pitch-Sessions diskutiert die Jury die Ergebnisse und stellt einen Fördervorschlag für die Second Stage zusammen, auf Basis dessen das BMFTR die finale Entscheidung trifft. Die Entscheidung wird etwa zwei Wochen nach der Pitch-Session an euch kommuniziert. Insgesamt werden bis zu 15 Projekte für die Second Stage gefördert. Dies hängt davon ab, wie gut die Bewertungen insgesamt sind. Wenn die Qualität der Bewerbungen nicht ausreicht, können auch weniger als 15 Projekte gefördert werden.

== Arbeitszeit und Stundenumfang ==
In der Second Stage könnt ihr als Team maximal 63.333 € und als Einzelperson maximal 31.667 € beantragen. Diese Summen sind angelehnt an zwei bzw. eine Vollzeitstelle über vier Monate. Der Stundenlohn ist auf 50 € gedeckelt.

Es ist generell möglich, dass ihr euch für die Second Stage mit einer geringeren Stundenanzahl bewerbt, als ihr bei der initialen Bewerbung angegeben habt. In der Second Stage könnt ihr auch mit weniger Wochenstunden als in der regulären Förderphase planen.

Das kann zum Beispiel sinnvoll sein, wenn ihr während der Förderzeit feststellt, dass die Second-Stage-Arbeit weniger Zeit benötigen wird, als ursprünglich geplant. Vielleicht hat sich auch eine bezahlte Zusammenarbeit mit Partner*innen ergeben oder euer Projekt wird durch andere Förderquellen bereits in Teilen querfinanziert. Oder ihr steht in einem Arbeitsverhältnis, habt euch für den Förderzeitraum freistellen lassen und möchtet mit 50% zurück in das Arbeitsverhältnis gehen und die weiteren 50% am Prototype-Fund-Projekt arbeiten.

Es gibt ganz unterschiedliche Szenarien und es ist vollkommen in Ordnung, wenn sich der ursprüngliche Zeitplan verändert. Schließlich werden die genauen Aufgaben für die Second Stage erst während der Förderzeit definiert. Sprecht uns gerne an, wenn ihr Rückfragen habt.

=== Entsperrung ===
Wird euer Projekt von der Jury für eine Second-Stage-Förderung ausgewählt, erstellt der Projektträger nach der Förderzusage einen Änderungsbescheid. In dem Änderungsbescheid wird die Laufzeitverlängerung der Second Stage und die Mittelentsperrung der Personalkosten gemäß eures Zuwendungsbescheides beschieden. Ihr braucht keinen zusätzlichen Antrag über profi-Online zu stellen. Falls ihr Fragen dazu habt, meldet euch gern bei eurer [[Ansprechpartner*innen beim Projektträger|Ansprechperson beim Projektträger]].

== Tipps und Erfahrungen aus früheren Jahrgängen für die Planung eurer Second Stage ==
Wir möchten gerne die Erfahrungen und Tipps aus vergangen Jahrgängen teilen, die für eure Bewerbung und die Planung der Second Stage hilfreich sein können:

* Ein gutes Zeitmanagement ist für die Second Stage wichtig, denn einerseits ist der Workload hoch, andererseits sind es nur vier Monate '''und''' die Weihnachtszeit fällt in diesen Zeitraum.

* Focus, reduce, scope, promise less: Setzt einen klaren Fokus und plant nicht zu viele verschiedene Aufgaben – es werden sowieso mehrere Prozesse parallel laufen (Maintenance, Development, Fokus der Second Stage, PTF-Deliverables).
* Verspätungen aus der regulären Förderzeit aufzuholen wird stressig, versucht das zu vermeiden.
* Es kann sinnvoll sein, eure Milestones so zu planen, dass ihr Erreichen möglichst wenig abhängig von Dritten ist.
* Plant Zeit ein für:
** die Deliverables (Blogpost / Knowledge Base-Beitrag, Zwischengespräche, Dokumentation, Vorbereitung des Abschlussevents);
** Coachings und ggf. daraus resultierende (Haus-)Aufgaben;
** regelmässigen Austausch im Team – es wird viel zu besprechen geben und womöglich arbeitet ihr anders zusammen als in der regulären Förderphase;
** Kommunikation mit Externen. Es könnte viele Feedbackschlaufen brauchen oder lange Wartezeiten geben, wenn ihr auf Rückmeldungen z.B. zu einer geplanten Implementierung oder von Pilotprojekten wartet;
** Auszeiten und Urlaube – es ist nicht angedacht, dass ihr 10 Monate durcharbeitet, auch wenn es Spaß macht!
Außerdem haben wir eine Wiki-Seite mit [[Tipps für die Second Stage|Tipps und Erfahrungen speziell für die Second Stage]]. Schaut auch dort gerne rein!

= In English: Application for the Second Stage =
On this page, you can find more information on the application process for the Second Stage and the administrative steps afterwards. If you are looking for more information on the timeline and contents, you can find them on the general page on the [[Second Stage]].

== Why does the Second Stage exist? ==
There is an issue in technology and FOSS funding: innovative projects are readily financed, but it often remains unclear what happens afterwards. Few technologies are ready for operational use and self-financing after the initial funding runs out.

For this reason, we offer the Second Stage, which provides an opportunity to work for a further four months on securing the project’s sustainability.

The aim of the Second Stage is to improve the usability and visibility of the project, increasing its chances of long-term sustainability once the funding period ends.

Reminder: '''Projects that don't participate in the Second Stage are not less valuable to us.''' We estimate that approximately 50% of each round will participate in this extended funding period, and there are many reasons why a project might not participate. Maybe it's not a good fit for your project, or you personally don't see the need for this type of support. Maybe your project is already sustainable and you just need the six months to code. Maybe your application for the regular funding period was great, but your application for the second phase doesn't fit the scope of the Prototype Fund. A total of up to 15 projects will be funded for the Second Stage. The number of funded projects will depend on the quality of the submissions. '''Not''' '''all spots in the Second Stage have to be filled''', i.e., fewer projects may be funded if the quality of the applications is not sufficient.

== General information on the application ==
If you haven't already applied for the Second Stage, the following paragraphs are not relevant for you: Unfortunately, it is '''not possible to add a Second Stage at this point''', as the maximum duration and the maximum amount of funding allocated to your project was made final after your general application.

If you have applied for the Second Stage, the funds allocated for the four additional months are '''locked''' for now. During the 5th month of funding, a jury will allocate the limited Second Stage spots based on your work during the first months of funding as well as a new, short application. The decision is based on a written '''submission''' and a short online pitch session.

'''To prepare for your application, please read this wiki page.''' We will hold a consultation hour in early September, during which we will be happy to answer your questions about your Second Stage application (in German and English). We are also happy to discuss your application and your goals for the Second Stage during the 1:1 meetings.

To stay fair, we do not answer any questions regarding the content of your Second Stage applications. However, we can assess whether your ideas for the Second Stage are eligible for funding (i.e., whether we are allowed to fund the type of project, whether it involves too much development work, etc.), give you general tips, and answer any questions you may have about the formalities. If you are unsure, just ask!

Also important: The coaching sessions with Superbloom cannot be used to prepare your application (written or pitch). Of course, it is perfectly fine if you want to discuss how to make your projects more sustainable during the coaching sessions. You can read about how we define the boundary between “application preparation” and “steps toward sustainability” on the [https://wiki.prototypefund.de/index.php?title=Superbloom#Can_I_prepare_my_application_for_the_Second_Stage_with_Superbloom? coaching page].

=== Timeline for the application ===
{| class="wikitable"
!Beginning of September 2026
|Consultation hour, application for the Second Stage
|optional
|-
!September 14th–27th
|Application period Second Stage funding
|
|-
!September 27th
|Deadline submission of written application
|mandatory
|-
!October 9th
|Pitch session (online)
|mandatory
|-
!Middle of October
|Decision and funding commitment
|
|-
!until end of November
|Projektträger prepares the notification of amendment
|
|-
!December 1st
|Start of the Second Stage
|
|-
!Expected on December 1st
|Online Kick off Second Stage
|mandatory
|}

== Written application ==
''When'': September 14th to 27th, 2026 - '''Please note''': Submissions after the deadline will not be considered for selection!

''Where'': [https://bewerben.prototypefund.de/ bewerben.prototypefund.de] – the exact link will be sent via email

''What'': Answer 9 (or 10) questions about your plans for the Second Stage funding

''Language'': The written application may be submitted in German, or if you are not a native German speaker, in English.

The written application must be submitted via our application platform, which you already know from your initial application for the Prototype Fund. Based on the current status of your work, you must answer the following questions and provide your ideas for the Second Stage:
'''Your project in the regular funding period'''

- Describe your project in three sentences. (max. 50 words)
- Which milestones have been achieved and what were the results? (max. 100 words)
- Will all planned milestones be achieved by the end of the regular funding period? If not, why? (max. 100 words)
- What measures have been taken so far to reach users? (max. 100 words)
- What is currently the biggest challenge in the project? How can this challenge be overcome? (max. 175 words)

'''Your plans for the Second Stage'''

- How will the project be made usable in the long term? Have any steps already been taken to this end? If yes, which ones? (max. 175 words)
- Are changes to the original plan for the Second Stage necessary for the project to succeed? If yes, which ones and why? (max. 175 words)
- What milestones do you plan to achieve in the Second Stage? (max. 100 words)
- How many hours do you plan to work on the project in the Second Stage? (Maximum number of hours for individuals: 633h, maximum number of hours for teams: 1.267h)

'''Additional comments'''

- Is there anything else you would like to tell the jury? (optional) (max. 175 words)
'''Your plans for the Second Stage funding can differ from what you wrote in your initial application.''' If what you had planned for the Second Stage no longer seems realistic or feasible, you are welcome to change your plans for the four-month funding period. The important thing is that your project has a clear focus and feasible within the available time.

'''Tip:''' Be as specific as possible in your application. If you plan to attend conferences, list them. If you want to connect with companies or communities, define your target groups as precisely as possible. If you are planning pilot projects, name your partners. If you plan to publish articles or contribute to media outlets or podcasts, specify where they will be published.

=== Milestones ===
Reminder: '''In the Second Stage, the focus is no longer on development work.''' Development milestones that you were unable to achieve during the regular funding period cannot be carried over to the Second Stage, unless you can demonstrate that these steps are necessary for the project’s sustainability and explain why they can no longer be implemented during the regular funding phase. The aim of the Second Stage is to set your projects on the path to sustainable structures, whether through establishing a company, building a community or forming partnerships, writing documentation and conducting user testing, implementing communication strategies, etc. Of course, this may result in minor development work (e.g., adjustments based on the results of user testing, merging community contributions, bug fixes, etc.). '''However, these should not be the primary focus and can only be funded if they support the other activities. The guideline is 20 percent for technical work.''' Depending on the project’s focus, a higher percentage may be justified. If you believe a higher percentage makes sense for your project, please contact us before submitting your application.

==== These are the type of milestones that can be funded in the Second Stage: ====
Here are some examples of milestones that are eligible for funding in the Second Stage. (This is not an exhaustive list: other measures may be more suitable for your projects. '''You do not have to cover all of these topics in your application, which ones are relevant to you depends on the focus you plan for your Second Stage.''' If you are unsure whether your ideas are eligible for funding, please feel free to ask us!)

===== Specific steps to improve the visibility, usability and sustainability of the project (main focus of your application for the Second Stage): =====
* User testing
* Partner acquisition
* Establishment of a business (administrative setup, marketing & customer acquisition, etc.)
* Presence and presentation at conferences
* Creation of a website and/or other communication strategies
* Community work
* Outreach
* etc.

===== Technical development (guideline of 20 percent of your work in the Second Stage): =====
* Completion of features that are still missing (e.g. due to delays, bug fixes, dependencies, etc.) and are important for the sustainability of the project.
* Development of features not foreseen in the initial application which have e.g. proven useful in user testing or in discussions with potential partners.
* Adjustments based on user testing
* Integration of community contributions
* Bug fixes
* etc.

The technical milestones must support the project's overall sustainability strategy and be justified in this context.

'''Important''': The milestones have to be realistic to achieve in the number of hours you've set. In most cases, it's not possible to tackle things like launching a startup, expanding documentation, building a community, and running a pilot project all at once in just four months.

=== Licensing in the Second Stage ===
'''Code:'''
* The code written during the paid hours of the regular funding phase must be published under a FOSS license—without exception.
* The code that is contributed directly to the project in the Second Stage (additional features, adjustments based on feedback, bug fixes, etc.) must also be published under a FOSS license. If code is written for a partner and cannot be published under a FOSS license, these hours must be paid for by another party, such as the partner.
*For sustainability measures that are not direct contributions to the code of your funded project, you should always check if the code can be licensed under a FOSS license—this is the case for a project website, for example. Exceptions should be justified in the application for the Second Stage.
'''Other products developed in the Second Stage:'''
* Texts, logos, images, and similar items created in the Second Stage do not have to be published under a Creative Commons license. However, we would appreciate it if you chose to do so.
* Following the same approach, we would like to encourage all grant recipients to use as many FOSS products and privacy-friendly tools as possible when implementing the milestones in the second phase. This applies, for example, to communication tools and platforms used for community interaction. This is, however, only a recommendation: grant recipients are free to decide for themselves what makes sense for their projects. Sometimes new target groups can only be reached on certain platforms such as LinkedIn or Instagram. In cases like this, it is helpful to include a brief explanation in your application so that the jury can assess the suitability of your strategy.

== Pitch session ==
''When'': October 9th, 2026 – each project will be assigned a specific time slot. We will contact you by email in the beginning of October.

''Where'': Online – even if you live in Berlin (otherwise it wouldn't be fair)

''What'': 3 minutes pitch, followed by 4 minutes for questions

''Who:'' Only official grantees can pitch.

''Language'': German (or English if you aren’t a native German speaker)

The presentation format for the pitch is up to you: slides, screen sharing, visuals, everything you need. You just have to make sure that you answer the following questions:
- Why do I/we need the Second Stage?
- What is my/our specific goal in the Second Stage?
- How will this goal be achieved?
Please let us know beforehand by email how you would like to give your presentation (slides, screen sharing, etc.). If you would like to use slides, we need them '''by 3 pm the day before at the latest, sent as a pdf by email'''. Around this time, we will organize test sessions where you can dial into the video tool we’ll use for the pitches and quickly test your presentation, sound and video. We will send you more information about the test sessions via email.

The Second Stage jury consists of two judges from the [https://www.prototypefund.de/bewerbung/jury jury pool], representatives of the Projektträger and the Prototype Fund—a representative from the BMFTR is also expected to attend the session. The evaluation is based on the technical status of the project (the project does not have to be 100% complete two months before the end of the regular funding period, but you must be able to show that the work is progressing well), the measures taken to ensure sustainability (e.g., community building, public relations), and the planned steps for the Second Stage funding. After the pitch session, the jury will discuss the results and propose a list of projects for funding for the Second Stage, on the basis of which the BMFTR will make the final decision. The decision will be communicated to you approximately two weeks after the pitch session. A total of up to 15 projects will receive funding for the Second Stage. The number of funded projects depends on the overall quality of the submissions. If the quality of the applications is not sufficient, fewer than 15 projects may be funded.

== Working hours and number of hours ==
In the Second Stage, you can apply for a maximum of €63,333 as a team and a maximum of €31,667 as an individual. These amounts are based on two or one full-time positions over four months. The hourly wage is capped at €50.

It is generally possible to apply for the Second Stage with fewer hours than you specified in your initial application. In the Second Stage, you can also plan fewer hours per week than in the regular funding phase.

This can be useful if you realize during the funding period that the Second Stage work will require less time than originally planned. Perhaps you already managed to set up a paid collaboration with a partner, or your project is already being partially cross-financed by other sources of funding. Or you are employed, have taken a leave of absence for the funding period, and would like to return to your job at 50% and work on the Prototype Fund project for the remaining 50%.

There are many different scenarios, and it is perfectly fine if the original schedule changes. Ultimately, the specific tasks for the Second Stage are only being defined within the current funding period. Please feel free to contact us if you have any questions.

=== Releasing the funds for the Second Stage (“Entsperrung”) ===
If your project is selected by the jury for Second Stage funding, the project management agency ("Projektträger") will issue a notification of amendment ("Änderungsbescheid") once the funding has been approved. This notification announces the extension to the period of the Second Stage and the release of funds for personnel costs, in accordance with your grant award letter. You do not need to submit an additional application via profi-Online. If you have any questions, please contact your [[Ansprechpartner*innen beim Projektträger|contact person of the project management agency]].

== Tips and insights from previous classes for planning your Second Stage ==
We’d like to share some insights and tips from previous classes that may be helpful for your application and for planning the Second Stage:

* Good time management is essential for the Second Stage, because the workload is heavy: It’s only 4 months, '''and''' the holiday season falls right in the middle of it.

* Focus, reduce, scope, promise less: Set a clear focus and don’t plan too many different tasks; several processes will be running in parallel anyway (maintenance, development, Second Stage focus, PTF deliverables).
* Catching up on delays from the regular funding period will be stressful.
* It may be a good idea to plan your milestones so that achieving them depends as little as possible on third parties.
* Set aside time for:
** the deliverables (blog post / Knowledge Base article, 1:1 meetings, documentation, preparation for the closing event);
** the mandatory coaching sessions, including (home)work that may result from them;
** regular team meetings—there will be a lot to discuss, and you may be working together differently than during the regular funding phase;
** communication with external partners. There may be many feedback loops or long wait times when you’re waiting for responses, e.g., about a planned implementation or pilot projects.
** time off and vacations—it’s not expected that you’ll work nonstop for 10 months, even if it’s fun!
We also have a Wiki page with [[Tipps für die Second Stage|tips and insights specifically for the Second Stage]]. Feel free to take a look at them!

Second Stage

2026-08-26T10:05:36Z

Enyong: /* Timeline */

''(English version below)''

Auf dieser Seite findet ihr Informationen zum Ablauf der Second Stage Informationen zur Bewerbung findet ihr auf dieser Seite: [[Bewerbung für die Second Stage]].

'''Wichtig: Die hier gelisteten Informationen werden noch leicht angepasst, es werden sich aber keine grundlegenden Dinge verändern.'''

== Ablauf der Second-Stage-Förderung ==
Hier seht ihr einen Überblick über die Termine, die für die Second Stage relevant sind (natürlich bleiben die Termine der regulären Förderphase, wie z. B. der Demo Day oder die Zwischengespräche, weiterhin verpflichtend):
{| class="wikitable"
|-
!1. September 2026
|Sprechstunde Second-Stage-Bewerbung
|optional
|-
!14. - 27. September
|Bewerbungsphase Second-Stage-Förderung
|
|-
!27. September
|Deadline Einreichung schriftliche Bewerbung
|verpflichtend
|-
!9. Oktober
|Pitch-Session (online)
|verpflichtend
|-
!Mitte Oktober
|Entscheidung und Förderzusage
|
|-
!bis Ende November
|Erstellung der Änderungsbescheide durch den Projektträger
|
|-
!1. Dezember
|Start der Second Stage
|
|-
!vorauss. 1. Dezember
|Online-Kick-Off der Second Stage
|verpflichtend
|-
!Dezember
|Sprechstunde mit Superbloom
|optional
|-
!Dezember–März
|Coachings
|verpflichtend
|-
!Dezember–Januar
|4. Zwischengespräch
|verpflichtend
|-
!Februar
|Sprechstunde mit Superbloom
|optional
|-
!Februar–März
|5. Zwischengespräch
|verpflichtend
|-
!Ende März
|Abschlussevent der Second Stage
|verpflichtend
|-
!30. April 2027
|Deadline Schlussbericht, mit

* Link zum Code
* Link zur Dokumentation
|verpflichtend
|}

== Zahlungsanforderung ==
In der regulären Förderphase habt ihr zu Beginn eines Quartals die Mittel für das abgelaufene Quartal (im Nachhinein) abrufen können, konkret nach dem ersten und vierten Fördermonat. In der Second-Stage-Förderphase geht es entsprechend weiter und ihr erhaltet nach dem siebten und zehnten Fördermonat die weiteren Auszahlungen.

Zu den beiden Zahlungsanforderungen in der Second Stage sind zwei Besonderheiten zu beachten:

* Mittelabruf im Januar über den Zwischennachweis: Der Mittelabruf fällt auf einen Jahreswechsel (Fördersumme der Monate Oktober bis Dezember, abzurufen im Januar). Hierfür muss ein Zwischennachweis für die gesamte Laufzeit des vergangenen Jahres gestellt werden, den ihr auch über profi-Online erstellen müsst. Wenn ihr euer Förderkennzeichen in der Vorhabenliste angeklickt habt, könnt ihr links in der Liste Zwischennachweis auswählen.
* Mittelabruf im April über den Verwendungsnachweis: Der zweite Mittelabruf in der Second Stage ist insgesamt euer vierter Mittelabruf und gleichzeitig der letzte in der Förderzeit. Der letzte Mittelabruf muss über den Verwendungsnachweis abgerufen und zusammen mit dem Schlussbericht beim Projektträger eingereicht werden. Der Verwendungsnachweis wird vom Projektträger in profi-online nach Ende der Förderphase freigeschaltet. Bitte beachtet, dass es für die Einreichung eine Frist gibt: Verwendungsnachweis und Schlussbericht müssen spätestens am 30. April eingereicht werden.

Bitte beachtet, dass in beiden Fällen die Bearbeitung eurer Mittelabrufe länger als bei einer regulären Zahlungsanforderung dauern kann.

[https://wiki.prototypefund.de/index.php?title=Zahlungsanforderungen Allgemeine Hinweise zu Zahlungsanforderungen und Zwischennachweisen findet ihr hier].

== Verpflichtende Leistungen ==
Neben der Umsetzung der Arbeitsschwerpunkte müssen im Rahmen der Second-Stage-Förderung einige verpflichtende Aufgaben erfüllt werden:

* '''Coachings''': In der Second Stage sind die [https://wiki.prototypefund.de/index.php?title=Coachings Coachings] verpflichtend. Die Coaching-Einheiten umfassen in der Regel drei bis vier Stunden, die ihr entweder als Block buchen oder in mehrere kürzere Termine einteilen könnt. Ihr bekommt zwei Coaching-Einheiten während der Second Stage. Die Themen bzw. Coachingpartner*innen werden, sofern keine Auflagen vorliegen, gemeinsam mit der Projektbetreuung festgelegt. Neben dem Coaching-Angebot von [https://wiki.prototypefund.de/index.php?title=Superbloom Superbloom] (Design, Projektmanagement, Community, Kommunikation, Fundraising usw.), stehen euch in der Second Stage weitere Coachingpartner*innen mit unterschiedlichen Schwerpunkten zur Verfügung: [https://leastauthority.com/ Least Authority] (Security), [https://vdivde-it.de/de VDI/VDE] (Gründung), die [https://fsfe.org/ Free Software Foundation Europe] (Lizenzierung) und [https://iris-wellmann.de/angebot/coaching/ Iris Wellmann] (freie Coachings/Strategie). Für alle Coachings sind die Plätze begrenzt. Die finale Entscheidung über die Zuteilung der Coachings liegt bei der Projektbetreuung.
* '''Zwischengespräche, Montags-Updates und Online-Kick-Off:''' Wie in der regulären Förderphase sind auch in der Second Stage die Zwischengespräche und Montags-Updates verpflichtend. In den Zwischengesprächen wird über den allgemeinen Stand des Projekts und seiner Strategie und über euren Abschlussworkshop der Second Stage gesprochen. Die Zwischengespräche können online oder in Person in Berlin oder auf Veranstaltungen (z. B. CCC, FOSDEM) durchgeführt werden. Zusätzlich findet ein Online-Kick-Off für die Second Stage als Videocall statt.
* '''Verfassen eines Blogbeitrags oder eines Artikels für die Knowledge Base''': Sharing (knowledge) is caring! Jedes im Rahmen der Second Stage geförderte Projekt soll bis Ende der Förderzeit [https://www.prototypefund.de/blog einen Beitrag im Prototype Fund Blog] oder [https://kb.prototypefund.de/ in der Knowledge Base] veröffentlichen. Wenn ein Beitrag bereits in der regulären Förderphase geschrieben wurde, entfällt diese Pflicht. Die Beitragsthemen werden gemeinsam mit der Projektbetreuung und der Kommunikationsperson des Prototype Fund festgelegt, mehr Informationen dazu [[Einen Blogbeitrag schreiben|findet ihr hier.]] Alternative Formate und Ideen können individuell mit der Projektbetreuung abgestimmt werden.
* '''Teilnahme am Abschlussevent:''' Am Ende der Second Stage findet das Abschlussevent in Berlin statt. Alle Teammitglieder aller Projekte müssen teilnehmen. Auch nicht offiziell geförderte Teammitglieder können teilnehmen, sofern es der Platz zulässt. Bitte klärt die Teilnahme möglichst frühzeitig mit der Projektbetreuung.
* '''Vorbereitung des Abschlussworkshops''': Jedes Projekt wird für das Abschlussevent einen Workshop mit externen Projektpartner*innen gestalten. Die Auswahl und Einladung der Gäste erfolgt gemeinsam mit der Projektbetreuung.
* '''Dokumentation''': Am Ende der Förderzeit muss für alle Projekte der Second Stage eine öffentlich verfügbare Dokumentation bei der Projektbetreuung vorliegen. Je nach Projekt kann die Art der Dokumentation unterschiedlich sein. Während der Code eines Projekts immer sauber dokumentiert sein sollte, sind zusätzliche Dokumentationsmaßnahmen abhängig von der Zielgruppe: unterschiedliche Formate von Tutorials für Endnutzer*innen, Admin-Dokumentation für selbstgehostete Projekte, Entwickler*innendokumentation für Libraries und andere Infrastrukturprojekte usw.
* '''Schlussbericht:''' Einen Monat nach Abschluss der Second-Stage-Förderphase ist der Schlussbericht zusammen mit der Schlussabrechnung (Verwendungsnachweis) beim Projektträger einzureichen. Genaue Informationen dazu findet ihr [https://wiki.prototypefund.de/index.php?title=Schlussbericht hier].

Und nicht vergessen: Projekte, die zehn Monate gefördert werden, nehmen ebenfalls am [https://wiki.prototypefund.de/index.php?title=Demo_Day Demo Day] nach sechs Monaten teil.

== Angebote ==
Zusätzlich bieten wir optionale Formate an, mit denen wir euch bei der Umsetzung eurer Second Stage unterstützen möchten:

* zwei '''Sprechstunden mit [[Superbloom]]''' (die Themen werden noch bekannt gegeben): Ihr kennt das Sprechstunden-Format aus der regulären Förderzeit - für die Second Stage haben wir spannende und relevante Themen zusammengestellt.
* weitere '''1:1 Gespräche''' nach Bedarf: Wir haben in der Second Stage gute Kapazitäten für zusätzliche 1:1 Gespräche mit euch - stellt uns Fragen, lasst uns eure Projekte testen, fragt nach Feedback zu eurem Logo, Blogpost, UI, Communitystrategie, etc. Wir sind da, um euch zu unterstützen und freuen uns über tiefere Einblicke in eure Projekte.
* '''Kommunikation''' über die Kanäle des Prototype Fund: Wie in der regulären Förderphase unterstützen wir die Sichtbarkeit eurer Projekte mit Kommunikationsmaßnahmen über unsere Kanäle (Mastodon, LinkedIn, ggf. Newsletter)
* Unterstützung bei der '''Vernetzung''': Wenn es möglich ist und wir auf existierende Kontakte des Prototype Fund zurückgreifen können, vernetzen wir euch gern.
* Feedback von der Jury: Gern leiten wir euch das '''Jury-Feedback''' aus der Pitch-Session weiter.

== Abschlussevent der Second Stage ==
Das Abschlussevent ist das finale Event nach der Second-Stage-Förderung und findet Ende März in Berlin statt. Das Event soll euch einerseits die Möglichkeit geben, euch untereinander auszutauschen und den Abschluss der Förderphase gemeinsam zu feiern. Weiterhin habt ihr beim Event die Möglichkeit euer Projekt im Rahmen eines Workshops eingeladenen Gästen zu präsentieren.

=== Key facts ===
''Second-Stage-Abschlussevent JG02:'' Ende März 2027

''Location:'' vorauss. im [https://www.publix.de/ Publix - Haus für Journalismus und Öffentlichkeit], Hermannstr. 90, 12051 Berlin

''Uhrzeit:'' 14:00 - open end, Community-Abend ab 19:30 Uhr

=== Ablauf ===
Nach einem internen Teil, bei dem ihr eure Erfahrungen mit uns teilen und voneinander lernen könnt, ist ein zweistündiger Workshop mit externen Gästen geplant. Allen Projekten wird dabei eine Tischinsel zur Verfügung stehen, an der ihr euer Projekt vorstellen könnt. Es empfiehlt sich, früh zu überlegen, was ihr anbieten und wen ihr dazu einladen möchtet: Möchtet ihr (potentielle) Projektpartner*innen treffen, ein (User-)Testing durchführen, euer Projekt einer relevanten Person(engruppe) vorstellen etc. Insgesamt könnt ihr pro Projekt ein bis drei externe Gäste einladen. Für die Vorbereitung des Abschlussworkshop kommen weitere, konkretere Infos per Mail - außerdem ist wie immer in den Zwischengesprächen Zeit, Fragen und Details zu besprechen. Sprecht uns gern frühzeitig an, wenn ihr Fragen habt!

Nach dem Workshop gibt es ein gemeinsames Dinner mit den eingeladenen Gästen. Und last but not least schließen wir den Tag mit einem Community-Abend, der für alle offen ist, ab. Denn jetzt kann wirklich gefeiert werden.
{| class="wikitable"
|13:30 - 14:15 Uhr
|Ankommen der Projekte - bitte kommt pünktlich.
|-
|14:15 Uhr
|Begrüßung
|-
|14:30 Uhr
|Jahrgangsinterner Workshop: Erfahrungsaustausch zwischen den Projekten und Feedback
(Hosting Team PTF)
|-
|15:45 Uhr
|Pause
|-
|16:00 Uhr
|Aufbau & Einlass der geladenen Gästen
|-
|16:30 Uhr
|Euer Abschlussworkshop mit Gästen
|-
|18:30 Uhr
|Abendessen
|-
|19:30 Uhr
|Eröffnung des Community-Abends
|}
Bitte plant ein, mindestens 1,5 Stunden beim Community-Abend dabei zu sein.

=== Abschlussworkshop mit externen Gästen ===
Eure Aufgabe für diesen Tag ist es, den zweistündigen Workshop mit externen Gästen zu konzipieren und durchzuführen. Damit ihr euch möglichst gut vorbereiten könnt, gibt es im Folgenden weitere Infos sowie Deadlines, bis wann wir bestimmte Informationen von euch brauchen.

'''Das Ziel des Workshops ist es, zur Nachhaltigkeit eures Projektes beizutragen.''' Dementsprechend soll das Thema eures Workshops Bezug zu eurer Second Stage, mindestens aber zur Nachhaltigkeit eures Projektes allgemein haben. Mögliche Themen können zum Beispiel sein:

* User Testing mit Projektpartner*innen oder eurer Community
* Vorstellung eures Projekts und Austausch mit (potenziellen) Projektpartner*innen und/oder Kund*innen
* Onboarding von neuen Community-Mitgliedern
* Austauschformate mit eurer Community vor Ort
* Feedback zu eurer Öffentlichkeitsarbeit einholen
* Natürlich sind wir auch offen für andere Vorschläge, kommt gerne auf uns zu!

Insgesamt könnt ihr '''pro Projekt ein bis zwei (nach Absprache maximal drei) externe Gäste''' einladen. Allen Projekten wird eine Tischinsel zur Verfügung stehen, an der ihr euer Projekt vorstellen könnt.

==== Vorbereitung ====
Voraussichtlich Anfang Februar melden wir uns bei euch mit weiteren Informationen zum Abschlussevent. Dabei werden wir euch auch bitten, uns eure Ideen für den Abschlussworkshop mit externen Gästen zu schicken. Wir brauchen kein ausformuliertes Konzept, ein paar Stichpunkte genügen uns. Ebenso braucht ihr bis dahin noch keine festen Zusagen von euren potenziellen Gästen. Solltet ihr euch unsicher sein, was für euch in Frage kommt, könnt ihr euch jederzeit für weiteren Austausch (per Mail oder in einem Call) bei uns melden!

Nach Erhalt eurer Vorschläge, geben wir euch Feedback, ob die Idee realistisch und passend für den Abschlussworkshop ist. Danach können wahlweise wir oder ihr persönlich eure Gäste einladen.

Bitte kümmert euch selbst um alle Materialien und Technik, die ihr für euren Workshop braucht. Für Strom und Internet sowie Getränke und Snacks ist selbstverständlich gesorgt.

= In English: Second Stage =
On this page, you'll find information on how the Second Stage works. For information on how to apply, visit this page: [[Bewerbung für die Second Stage|Application for the Second Stage]].

'''Please note: The information listed here may be slightly updated, but there will be no fundamental changes.'''

== Timeline ==
This is an overview of the dates that are relevant for the Second Stage (the dates for the regular funding phase, such as Demo Day and the 1:1 meetings, remain – of course - mandatory):
{| class="wikitable"
|-
!September 1st, 2026
|Consultation hour, application for the Second Stage
|optional
|-
!September 14th–27th
|Application period Second Stage funding
|
|-
!September 27th
|Deadline submission of written application
|mandatory
|-
!October 9th
|Pitch session (online)
|mandatory
|-
!Middle of October
|Decision and funding commitment
|
|-
!until end of November
|Projektträger prepares the notification of amendment
|
|-
!December 1st
|Start of the Second Stage
|
|-
!Expected on December 1st
|Online kick off Second Stage
|mandatory
|-
!December
|Superbloom consultation hour
|optional
|-
!December–March
|Coaching sessions
|mandatory
|-
!December–January
|4th 1:1 meeting
|mandatory
|-
!February
|Superbloom consultation hour
|optional
|-
!February–March
|5th 1:1 meeting
|mandatory
|-
!End of March
|Closing event of the Second Stage
|mandatory
|-
!April 30th, 2027
|Deadline final report including

* Link to code
* Link to documentation
|mandatory
|}

== Payment requests ==
In the regular funding phase, you could request the funds for the previous quarter (retrospectively) at the beginning of each quarter, specifically after the first and fourth funding months. In the Second Stage, this process continues and you will receive further payments after the seventh and tenth month of funding.

There are two special features to note regarding the two payment requests in the Second Stage:

* The funding request in January is to be submitted as an interim report („Zwischennachweis"): The funding request falls at the turn of the year (funding amount for October to December, to be requested in January). For this purpose, an interim report must be submitted via profi-Online. Once you have clicked on your funding code in the project list, you can select „Zwischennachweis" (interim report) on the left side of the list.
* The Funding request in April is to be submitted as a so-called statement of use („Verwendungsnachweis“): The second funding request in the Second Stage is your fourth funding request overall and also the last one for the whole funding period. The last funding request must be requested as a statement of use and submitted to the Projektträger together with the final report. The statement of use will be activated by the Projektträger in profi-Online after the end of the funding period. Please note that there is a deadline for submission: the statement of use and final report must be submitted by April 30th at the latest.

[https://wiki.prototypefund.de/index.php?title=Schlussbericht Information on the final report can be found here]. [https://wiki.prototypefund.de/index.php?title=Zahlungsanforderungen Information on payment requests and interim reports can be found here].

== Mandatory to-dos ==
In addition to the implementation of the key focus areas as specified in your application, a number of mandatory requirements must be fulfilled during the Second Stage:
* '''Coachings''': As opposed to the regular funding period, the [https://wiki.prototypefund.de/index.php?title=Coachings coaching sessions] are mandatory in the Second Stage. Coaching units usually last three to four hours, which you can either book as a block or divide into several short sessions. You will receive two coaching units during the Second Stage. Unless you received specific instructions from the jury, the topics and coaching partners will be determined together with the program managers. In addition to coaching sessions offered by [https://wiki.prototypefund.de/index.php?title=Superbloom Superbloom] (design, project management, community, communication, fundraising, etc.), other coaching partners with different areas of expertise are available in the Second Stage: [https://leastauthority.com/ Least Authority] (security), [https://vdivde-it.de/de VDI/VDE] (starting a company/business models), the [https://fsfe.org/ Free Software Foundation Europe] (licensing) and [https://iris-wellmann.de/angebot/coaching/ Iris Wellmann] (free coaching/strategy). Places are limited for all coaching sessions. The final decision on the allocation of coaching sessions lies with the program management'''.'''
* '''Participation in the online kick off, two 1:1 meetings and Monday updates:''' As in the regular funding phase, the 1:1 meetings and Monday updates are mandatory in the Second Stage. During these meetings, we will discuss the general status of the project and its strategy as well as your ideas for the closing workshop of the Second Stage. The 1:1 meetings can be held online or in person in Berlin or at events (e.g. CCC, FOSDEM). In addition, an online kick off for the Second Stage takes place as a video call.
* '''Writing a blog post or an article for the PTF Knowledge Base:''' Sharing (knowledge) is caring! Every project funded as part of the Second Stage has to publish an article [https://www.prototypefund.de/en/blog on the Prototype Fund blog] or [https://kb.prototypefund.de/ in the Knowledge Base] by the end of the funding period. If a contribution has already been written during the regular funding phase, this obligation does not apply. The topics of the contributions will be determined together with the program management and the communication team of the Prototype Fund. You can find [[Einen Blogbeitrag schreiben|more information here]]. Alternative formats and ideas can be discussed individually with the program management team.
* '''Participation in the closing event of the Second Stage:''' At the end of the Second Stage, the closing event takes place in Berlin. All team members of all projects have to participate. Team members who are not officially funded can participate as long as there is space available. Please clarify the possibilities of participation as early as possible with the program management.
* '''Preparation for the closing workshop:''' Every project will prepare a closing workshop for the closing event with external project partners. The guests will be selected and invited together with the program management.
* '''Documentation:''' At the end of the funding period, publicly available documentation must be submitted to the program management team for all Second Stage projects. The type of documentation may vary depending on the project. While the code of a project should always be properly documented, additional documentation measures depend on the target group: various types of tutorials for end users, admin documentation for self-hosted projects, developer documentation for libraries and other infrastructure projects, etc.
* '''Final report:''' After the completion of the funding period, the final report ("Schlussbericht") is to be submitted to the Projektträger along with a so-called statement of use ("Verwendungsnachweis"). The deadline for all documents is one month after the funding ends. Detailed information can be found [https://wiki.prototypefund.de/index.php?title=Schlussbericht here].

Please keep in mind: projects that receive ten months of funding also take part in [https://wiki.prototypefund.de/index.php?title=Demo_Day Demo Day] after six months.

== Offers ==
In addition, we offer the following '''optional formats''' to support you during your Second Stage:

* '''Two consultation hours with [https://wiki.prototypefund.de/index.php?title=Superbloom Superbloom]''' (the topics will be announced on a later date). You are already familiar with the format from the regular funding period. For your Second Stage we have chosen together exciting and relevant topics.
* Further '''1:1 meetings''' as required: We have capacity for additional 1:1 meetings with you during the Second Stage – ask us questions, let us test your projects, ask for feedback on your logo, blog post, UI, community strategy, etc. We are here to support you and look forward to gaining deeper insights into your projects.
* '''Communication''' via the Prototype Fund channels: As in the regular funding phase, we will support the visibility of your projects with communication measures via our channels (Mastodon, LinkedIn, newsletter if possible).
* Support with '''networking''': If you know the right people for your project, we’d love to introduce you! Feedback from the jury: We are happy to forward the '''jury feedback''' from the pitch session to you.

== Closing event of the Second Stage ==
The closing event is the event that happens at the end of your Second Stage funding period. The event, which takes place in Berlin end of March, is intended to give you the opportunity to exchange ideas and celebrate the end of the funding phase together. It will also be the occasion for you to present your project to invited guests during a workshop.

=== Key facts ===
''Closing event of the Second Stage Class01:'' End of March 2027

''Where:'' Expected at [https://www.publix.de/ Publix - Haus für Journalismus und Öffentlichkeit], Hermannstr. 90, 12051 Berlin

''Time:'' 2 pm - open end, community meet-up from 7:30 pm

=== Schedule ===
After an internal part where you can share your experiences with us and learn from each other, a two-hour workshop with external guests will take place. All projects will have a table where they can present their project to their invited guests. We recommend that you think early on about what you would like to offer and who you would like to invite: Would you like to meet (potential) project partners, conduct user testing, present your project to a relevant person (or group of people), onboard new community contributors, etc.? You can invite one to three external guests per project. We will email you more specific information to help you prepare for the closing workshop once the Second Stage starts. As always, we will have time to discuss questions and details during the 1:1 meetings. Please feel free to contact us early if you have any questions!

There will be a dinner with the invited guests after the workshop. And last but not least, we will end the day with a community evening that is open to everyone - to make sure we really get to celebrate your funding time.

{| class="wikitable"
|1:30 - 2:15 pm
|Arrival of the projects - please be on time.
|-
|2:15 pm
|Welcome
|-
|2:30 pm
|Internal workshop: Sharing experiences and feedback between projects
(Hosting team PTF)
|-
|3:45 pm
|Break
|-
|4 pm
|Workshop preparation & arrival of workshop guests
|-
|4:30 pm
|Closing workshop with guests
|-
|6:30 pm
|Dinner
|-
|7:30 pm
|Opening of the community evening
|}
Please plan on staying at least 1.5 hours at the community event.

=== Closing workshop with external guests ===
Your task for this day is to design and conduct the two-hour workshop with external guests. To help you prepare as well as possible, here is some additional information and the deadlines by which we need certain information from you.

'''The goal of the workshop is to contribute to the sustainability of your project.''' Accordingly, the topic of your workshop should be related to your Second Stage, but at least to the general sustainability of your project. Possible topics can be, for example:

* User testing with project partners or your community
* Presentation of your project and exchange with (potential) project partners and/or customers
* Onboarding of new community members
* Exchange formats with your local community
* Gathering feedback on your public outreach
* Of course, we are also open to other suggestions, so feel free to contact us!

In total, you can invite '''one to two (up to a maximum of three, upon request) external guests''' per project. All projects will have a table island where you can present your project.

=== Preparation ===
At the beginning of February, we plan to send you further information about the closing event. At that time, we will also ask you to send us your ideas for the closing workshop with external guests. We don't need a fully fleshed-out concept; a few bullet points will do. You also don't need to have firm commitments from your potential guests by then. If you are unsure what works for you, you can always contact us for further discussion (by email or in a call)!

After receiving your proposals, we will give you feedback on whether the idea is realistic and suitable for the workshop. After that, either we can invite your guests or you can do so yourself.

Please organise all the materials and equipment you need for your workshop on your own. Of course, we will provide electricity, internet access, drinks, and snacks.

Bewerbung für die Second Stage

2026-08-26T10:05:14Z

Enyong: /* Timeline for the application */

''(English version below)''

Auf dieser Seite findet ihr Informationen zur Bewerbung für die Second Stage und den administrativen Schritten danach. Mehr Informationen zum Ablauf und den Inhalten findet ihr auf der allgemeinen Seite zur [[Second Stage]].

== Warum gibt es die Second Stage? ==
In der Technologie- sowie im Speziellen der FOSS-Förderung gibt es ein Problem: Innovationen werden gut und gerne finanziert, nur bleibt oft offen, wie es danach weitergeht. Wenige Technologien sind nach der initialen Finanzierung so weit, dass sie in den Produktivbetrieb gehen und sich selbst finanzieren können.

Deswegen wollen wir euch mit der Second Stage die Möglichkeit geben, weitere vier Monate an der nachhaltigen Absicherung eures Projektes zu arbeiten.

Je nachdem, was der Fokus eures Projekts in der Second Stage sein soll, werdet ihr auch an zwei weiteren [https://wiki.prototypefund.de/Coachings Coachings] teilnehmen - etwa zum Thema Security, Gründung oder Community Building. Ziel der Second Stage ist es, dass das Projekt besser nutzbar und bekannt gemacht wird, sodass es nach Abschluss der Förderung gute Chancen hat, langfristig und nachhaltig Bestand zu haben.

Reminder: '''Projekte, die nicht an der Second Stage teilnehmen, sind für uns nicht weniger wertvoll'''. Wir schätzen, dass ca. 50 % jeder Runde an dieser Verlängerung der Förderzeit teilnehmen werden, und es gibt viele Gründe, warum ein Projekt nicht teilnehmen kann. Vielleicht passt das Format nicht zum Projekt, oder ihr seht persönlich keinen Bedarf für diese Art von Unterstützung. Vielleicht ist euer Projekt bereits Teil einer nachhaltigen Struktur und ihr braucht nur die sechs Monate, um es zu programmieren. Vielleicht war eure Bewerbung für die reguläre Förderzeit großartig, aber eure Pläne für die Second Stage passen nicht in den Rahmen des Prototype Fund. Insgesamt werden bis zu 15 Projekte für die Second Stage gefördert. Dies hängt davon ab, wie gut die Bewertungen insgesamt sind. '''Nicht alle Plätze der Second Stage müssen gefüllt werden''', d.h. es können auch weniger Projekte gefördert werden, wenn die Qualität der Bewerbungen nicht ausreicht.

== Grundsätzliches zur Bewerbung ==
Wenn ihr euch bei der initialen Bewerbung nicht für die Second Stage beworben habt, sind die folgenden Abschnitte für euch nicht relevant: '''Leider ist es zu diesem Zeitpunkt nicht mehr möglich, eine Second Stage zu beantragen''', da mit eurem ursprünglichen Antrag bereits die maximale Laufzeit und maximale Fördersumme festgelegt wurde.

Wenn ihr euch für die Second Stage beworben habt, sind die Mittel für die vier zusätzlichen Monate vorerst '''gesperrt'''. Im 5. Fördermonat teilt eine Jury die begrenzten Plätze für die Second-Stage-Förderung auf der Grundlage eurer Arbeit in den ersten Monaten der regulären Förderung sowie einer neuen, kurzen '''Bewerbung''' zu. Die Entscheidung basiert auf einer schriftlichen Einreichung und einer kurzen Online-Pitch-Session.

'''Als Vorbereitung zur Bewerbung lest euch diese Wikiseite bitte vollständig durch.''' Anfang September findet außerdem eine Sprechstunde statt, bei der wir gern eure Fragen (auf Deutsch und Englisch) zur Second Stage beantworten. Auch in den Zwischengesprächen können wir gern über eure Bewerbung und eure Ziele für die Second Stage sprechen.

Aus Fairnessgründen beantworten wir keine inhaltlichen Fragen zu euren Second-Stage-Bewerbungen. Wir können aber einschätzen, ob eure Ideen für die Second Stage grundsätzlich förderfähig sind (das heißt: ob wir die Art von Vorhaben fördern dürfen, ob z. B. nicht zu viele Entwicklungsarbeiten dabei sind), geben euch gern allgemeine Tipps und beantworten auch alle Fragen zu den Formalitäten. Wenn ihr euch unsicher seid: Sprecht uns gern an!

Auch wichtig: Die Coaching-Sessions mit Superbloom können nicht für die Vorbereitung der Bewerbung (weder schriftlich noch Pitch) genutzt werden. Es ist natürlich absolut in Ordnung, wenn ihr im Coaching besprechen wollt, wie ihr eure Projekte nachhaltiger gestaltet. Wie wir die Grenze zwischen „Vorbereitung der Bewerbung“ und „Schritte für die Nachhaltigkeit“ definieren, könnt ihr auf der [https://wiki.prototypefund.de/index.php?title=Superbloom#Can_I_prepare_my_application_for_the_Second_Stage_with_Superbloom? Coaching-Seite] lesen.

=== Timeline der Bewerbung ===
{| class="wikitable"
!Anfang September 2026
|Sprechstunde Second-Stage-Bewerbung
|optional
|-
!14. - 27. September
|Bewerbungsphase Second-Stage-Förderung
|
|-
!27. September
|Deadline Einreichung schriftliche Bewerbung
|verpflichtend
|-
!9. Oktober 2026
|Pitch-Session (online)
|verpflichtend
|-
!Mitte Oktober
|Entscheidung und Förderzusage
|
|-
!bis Ende November
|Erstellung der Änderungsbescheide durch den Projektträger
|
|-
!1. Dezember 2026
|Start der Second Stage
|
|-
!vorauss. 1. Dezember
|Online Kick-Off der Second Stage
|verpflichtend
|}

== Die schriftliche Bewerbung ==
''Wann'': 14. bis 27. September 2026 - '''Achtung''': Einreichungen nach der Deadline werden nicht für die Auswahl berücksichtigt!

''Wo'': [https://bewerben.prototypefund.de/ bewerben.prototypefund.de] - der genaue Link folgt per Mail

''Was'': Beantwortet 9 (bzw. 10) Fragen zu euren Plänen für die Second-Stage-Förderung

''Sprache'': Die schriftliche Bewerbung erfolgt auf Deutsch, Nicht-Muttersprachler*innen können auch auf Englisch einreichen.

Die schriftliche Bewerbung findet über unsere Bewerbungsplattform statt, die ihr aus eurer initialen Bewerbung für den Prototype Fund schon kennt. Dort müssen die folgenden Fragen, basierend auf dem aktuellen Arbeitsstand, sowie eure Ideen für die Second Stage beantwortet werden:
'''Dein Projekt in der regulären Förderphase'''

- Beschreibe dein Projekt in drei Sätzen. (max. 50 Wörter)
- Welche Meilensteine wurden mit welchen Ergebnissen erzielt? (max. 100 Wörter)
- Werden bis zum Ende der regulären Förderperiode alle planmäßigen Meilensteine erreicht? Wenn nein, warum? (max. 100 Wörter)
- Welche Maßnahmen wurden bislang ergriffen, um Nutzer*innen anzusprechen? (max. 100 Wörter)
- Was ist aktuell die größte Herausforderung im Projekt? Wie kann dieser begegnet werden? (max. 175 Wörter)

'''Deine Pläne für die Second Stage'''

- Auf welchem Wege soll das Projekt nachhaltig nutzbar werden? Wurden hierfür bereits Maßnahmen ergriffen? Wenn ja, welche? (max. 175 Wörter)
- Sind für den Erfolg des Projekts Änderungen an der ursprünglichen Planung zur Second Stage nötig? Wenn ja, welche und warum? (max. 175 Wörter)
- Welche Meilensteine sollen in der Second Stage erreicht werden? (max. 100 Wörter)
- Wie viele Stunden möchtest du in der Second Stage am Projekt arbeiten? (Maximum Einzelpersonen: 633h, Maximum Teams: 1.267h)

'''Ergänzende Hinweise'''

- Möchtest du der Jury noch etwas mitteilen? (optional) (max. 175 Wörter)
'''Eure Pläne für die Second-Stage-Föderphase dürfen von der initialen Bewerbung und dem Antrag abweichen.''' Wenn das, was ihr euch damals für die Second Stage vorgenommen habt, nicht mehr realistisch oder sinnvoll erscheint, könnt ihr euren Fokus für die viermonatige Förderzeit gern neu setzen. Wichtig ist nur, dass der Fokus für euer Projekt sinnvoll durchdacht und in der Zeit, die euch zur Verfügung steht, machbar ist.

'''Tipp:''' Werdet in eurer Bewerbung so konkret wie möglich. Wenn ihr plant auf Konferenzen zu gehen, zählt diese auf. Wenn ihr in Kontakt mit Unternehmen oder Communities treten möchtet, definiert eure Zielgruppen möglichst genau. Solltet ihr Pilotprojekte planen, benennt eure Partner*innen dafür. Falls ihr Publikationen oder Beiträge in Medien/Podcasts plant, stellt dar, wo diese veröffentlicht werden sollen.

=== Meilensteine in der Second Stage ===
Reminder: '''In der Second Stage steht die Entwicklungsarbeit nicht mehr im Mittelpunkt.''' Entwicklungsmeilensteine, die ihr in der regulären Förderzeit nicht geschafft habt, können nicht in die Second Stage verschoben werden, außer ihr könnt begründen, dass diese Schritte notwendig für die Nachhaltigkeit des Projekts sind und erklären, warum sie nicht mehr in der regulären Förderphase umgesetzt werden können. Ziel der Second Stage ist es, eure Projekte auf den Weg zu nachhaltigen Strukturen zu bringen, sei es durch eine Gründung, den Aufbau einer Community oder Partnerschaften, Dokumentation und User Testing, Kommunikationsmaßnahmen, usw. Natürlich können sich dadurch kleine Entwicklungsarbeiten ergeben (z. B. Anpassungen auf der Basis eines User Testings, Einbettung von Community-Beiträgen, Bugfixes etc.). '''Diese sollen aber nicht im Vordergrund stehen und können nur mitgefördert werden, wenn sie den anderen Maßnahmen dienen.''' '''Orientiert euch dafür an einem Richtwert von 20 Prozent für technische Arbeiten.''' Je nach Projektfokus kann auch ein höherer Anteil gerechtfertigt sein. Falls ihr denkt, dass ein höherer Anteil in eurem Fall sinnvoll ist, sprecht uns bitte im Vorfeld der Bewerbung an.

==== So kann die Verteilung in eurem Antrag aussehen ====
Hier listen wir Beispiele von Meilensteinen, die in der Second Stage förderfähig sind. (Das ist keine abschließende Liste. Andere Maßnahmen können für eure Projekte besser geeignet sein. '''Je nach Fokus eurer Second Stage müsst ihr natürlich nicht alle diese Themen in der Bewerbung abdecken.''' Wenn ihr euch unsicher seid, ob eure Ideen gefördert werden können, fragt uns gerne!)

===== Konkrete Schritte zur Verbreitung und Nutzbarmachung (Fokus der Second-Stage-Förderung): =====
* User Testing
* Partnerakquise
* Gründung (Firmenaubau, Kundenakquise & Marketing, usw.)
* Präsenz auf Fachveranstaltungen
* Erstellung einer Website und/oder weiterer öffentlichkeitswirksamer Maßnahmen
* Communityarbeit
* Outreach
* usw.

===== Technische Entwicklung (Richtwert von 20 Prozent der Second-Stage-Förderung): =====
* Fertigstellung von Features, die aufgrund von Verzögerungen, Bugfixes, Dependencies etc. noch fehlen und für die Nachhaltigkeit des Projekts wichtig sind.
* Entwicklung von im Erstantrag nicht vorhergesehenen Features etc., die sich bspw. im User Testing oder in Gesprächen mit potenziellen Partnern als sinnvoll herausgestellt haben.
* Anpassungen auf der Basis eines User Testings
* Einbettung von Community-Beiträgen
* Bugfixes
* etc.

Die technischen Meilensteine müssen der allgemeinen Nachhaltigkeitsstrategie des Projekts dienen und in diesem Sinne begründet sein.

'''Wichtig''': Die Meilensteine müssen in der angegebenen Stundenzahl realistisch umsetzbar sein. In den meisten Fällen ist es nicht möglich, z.B. eine Gründung, den Ausbau der Dokumentation, Communityaufbau und ein Pilotprojekt gleichzeitig in nur vier Monaten zu verfolgen.

=== Lizenzierung in der Second Stage ===
'''Zum Code:'''
* Der in den bezahlten Stunden der regulären Förderphase geschriebene Code muss zwingend unter einer FOSS-Lizenz veröffentlicht werden – ohne Ausnahme.
* Der Code, der in der Second Stage direkt zum Projekt beigetragen wird (Erweiterungen, Anpassungen auf Basis von Feedback, Bugfixes usw.), muss ebenfalls unter einer FOSS-Lizenz veröffentlicht werden. Wenn Code für einen Partner geschrieben wird, und dieser nicht Open Source sein kann, müssen diese Stunden anderweitig, beispielsweise vom Partner, bezahlt werden.
* Im Rahmen von Maßnahmen zur Nachhaltigkeit sollte immer geprüft werden, ob der Code unter einer FOSS-Lizenz stehen kann – das gilt beispielsweise für eine Projektwebseite. Ausnahmen sind in der Bewerbung für die Second Stage zu begründen.
'''Andere Produkte, die in der Second Stage produziert werden:'''
* Texte, Logos und Bilder (u. ä.), die in der Second Stage entstehen, müssen nicht unter einer Creative-Commons-Lizenz veröffentlicht werden. Wir freuen uns jedoch besonders, wenn ihr euch dafür entscheidet.
* Nach demselben Ansatz möchten wir alle Geförderten dazu ermutigen, bei der Umsetzung der Meilensteine in der zweiten Phase möglichst viele FOSS-Produkte und datensparsame Tools einzusetzen. Das gilt beispielsweise für Kommunikationstools und Plattformen für den Communityaustausch. Hierbei handelt es sich jedoch nur um eine Empfehlung: Die Geförderten dürfen selbst entscheiden, was für die Projekte sinnvoll ist. Manchmal sind neue Zielgruppen z. B. nur auf bestimmten Plattformen wie LinkedIn oder Instagram zu erreichen. In solchen Fällen ist eine kurze Begründung in der Bewerbung hilfreich, damit die Jury einschätzen kann, inwiefern eure Strategie geeignet ist.

== Die Pitch-Session ==
''Wann'': 9. Oktober 2026 - jedes Projekt bekommt eine genaue Uhrzeit zugeteilt. Wir melden uns Anfang Oktober per Mail dazu.

''Wo'': Online - auch wenn ihr in Berlin wohnt (sonst wäre es nicht fair)

''Was'': 3 Minuten Pitch, 4 Minuten Fragen beantworten

''Wer:'' Nur offiziell Geförderte können pitchen.

''Sprache'': Deutsch (oder Englisch für Nicht-Muttersprachler*innen)

Das Präsentationsformat für den Pitch kann frei gewählt werden: Folien, Screensharing, Visuals, everything you need. Dabei ist wichtig, dass ihr die folgenden Fragen beantwortet:
- Warum brauche ich/brauchen wir die Second Stage?
- Was ist mein/unser konkretes Ziel in der Second Stage?
- Wie wird dieses Ziel erreicht?
Teilt uns bitte im '''Vorfeld per E-Mail''' mit, wie (Folien, Screensharing, etc.) ihr eure Präsentation gestalten wollt. Wenn ihr Folien nutzen möchtet, brauchen wir sie '''spätestens am Vortag bis 15 Uhr als PDF per E-Mail'''. Ein bis zwei Tage vor dem Pitch werden wir außerdem eine Test-Session anbieten, bei der ihr euch in das Videotool einwählen und eure Präsentation bzw. die Technik kurz testen könnt. Genaue Infos dazu folgen kurz vorher per Mail.

Die Jury der Second Stage besteht aus zwei Juror*innen aus dem [https://www.prototypefund.de/bewerbung/jury Jurypool], Vertreter*innen des Projektträgers und des Prototype Fund - außerdem ist voraussichtlich ein*e Vertreter*in aus dem BMFTR bei der Sitzung anwesend. Die Bewertung basiert auf dem technischen Stand des Projekts (das Projekt muss 2 Monate vor Ende der regulären Förderzeit nicht zu 100% fertig sein, ihr müsst aber zeigen können, dass die Arbeit gut vorankommt), den Maßnahmen zur Sicherstellung der Nachhaltigkeit (z. B. Community-Aufbau, Öffentlichkeitsarbeit) und den geplanten Schritten für die Second-Stage-Förderung. Nach den Pitch-Sessions diskutiert die Jury die Ergebnisse und stellt einen Fördervorschlag für die Second Stage zusammen, auf Basis dessen das BMFTR die finale Entscheidung trifft. Die Entscheidung wird etwa zwei Wochen nach der Pitch-Session an euch kommuniziert. Insgesamt werden bis zu 15 Projekte für die Second Stage gefördert. Dies hängt davon ab, wie gut die Bewertungen insgesamt sind. Wenn die Qualität der Bewerbungen nicht ausreicht, können auch weniger als 15 Projekte gefördert werden.

== Administratives ==

=== Arbeitszeit und Stundenumfang ===
In der Second Stage könnt ihr als Team maximal 63.333 € und als Einzelperson maximal 31.667 € beantragen. Diese Summen sind angelehnt an zwei bzw. eine Vollzeitstelle über vier Monate. Der Stundenlohn ist auf 50 € gedeckelt.

Es ist generell möglich, dass ihr euch für die Second Stage mit einer geringeren Stundenanzahl bewerbt, als ihr bei der initialen Bewerbung angegeben habt. In der Second Stage könnt ihr auch mit weniger Wochenstunden als in der regulären Förderphase planen.

Das kann zum Beispiel sinnvoll sein, wenn ihr während der Förderzeit feststellt, dass die Second-Stage-Arbeit weniger Zeit benötigen wird, als ursprünglich geplant. Vielleicht hat sich auch eine bezahlte Zusammenarbeit mit Partner*innen ergeben oder euer Projekt wird durch andere Förderquellen bereits in Teilen querfinanziert. Oder ihr steht in einem Arbeitsverhältnis, habt euch für den Förderzeitraum freistellen lassen und möchtet mit 50% zurück in das Arbeitsverhältnis gehen und die weiteren 50% am Prototype-Fund-Projekt arbeiten.

Es gibt ganz unterschiedliche Szenarien und es ist vollkommen in Ordnung, wenn sich der ursprüngliche Zeitplan verändert. Schließlich werden die genauen Aufgaben für die Second Stage erst während der Förderzeit definiert. Sprecht uns gerne an, wenn ihr Rückfragen habt.

=== Entsperrung ===
Wird euer Projekt von der Jury für eine Second-Stage-Förderung ausgewählt, erstellt der Projektträger nach der Förderzusage einen Änderungsbescheid. In dem Änderungsbescheid wird die Laufzeitverlängerung der Second Stage und die Mittelentsperrung der Personalkosten gemäß eures Zuwendungsbescheides beschieden. Ihr braucht keinen zusätzlichen Antrag über profi-Online zu stellen. Falls ihr Fragen dazu habt, meldet euch gern bei eurer [[Ansprechpartner*innen beim Projektträger|Ansprechperson beim Projektträger]].

== Tipps und Erfahrungen aus früheren Jahrgängen für die Planung eurer Second Stage ==
Wir möchten gerne die Erfahrungen und Tipps aus vergangen Jahrgängen teilen, die für eure Bewerbung und die Planung der Second Stage hilfreich sein können:

* Ein gutes Zeitmanagement ist für die Second Stage wichtig, denn einerseits ist der Workload hoch, andererseits sind es nur vier Monate '''und''' die Weihnachtszeit fällt in diesen Zeitraum.

* Focus, reduce, scope, promise less: Setzt einen klaren Fokus und plant nicht zu viele verschiedene Aufgaben – es werden sowieso mehrere Prozesse parallel laufen (Maintenance, Development, Fokus der Second Stage, PTF-Deliverables).
* Verspätungen aus der regulären Förderzeit aufzuholen wird stressig, versucht das zu vermeiden.
* Es kann sinnvoll sein, eure Milestones so zu planen, dass ihr Erreichen möglichst wenig abhängig von Dritten ist.
* Plant Zeit ein für:
** die Deliverables (Blogpost / Knowledge Base-Beitrag, Zwischengespräche, Dokumentation, Vorbereitung des Abschlussevents);
** Coachings und ggf. daraus resultierende (Haus-)Aufgaben;
** regelmässigen Austausch im Team – es wird viel zu besprechen geben und womöglich arbeitet ihr anders zusammen als in der regulären Förderphase;
** Kommunikation mit Externen. Es könnte viele Feedbackschlaufen brauchen oder lange Wartezeiten geben, wenn ihr auf Rückmeldungen z.B. zu einer geplanten Implementierung oder von Pilotprojekten wartet;
** Auszeiten und Urlaube – es ist nicht angedacht, dass ihr 10 Monate durcharbeitet, auch wenn es Spaß macht!
Außerdem haben wir eine Wiki-Seite mit [[Tipps für die Second Stage|Tipps und Erfahrungen speziell für die Second Stage]]. Schaut auch dort gerne rein!

= In English: Application for the Second Stage =
On this page, you can find more information on the application process for the Second Stage and the administrative steps afterwards. If you are looking for more information on the timeline and contents, you can find them on the general page on the [[Second Stage]].

== Why does the Second Stage exist? ==
There is an issue in technology and FOSS funding: innovative projects are readily financed, but it often remains unclear what happens afterwards. Few technologies are ready for operational use and self-financing after the initial funding runs out.

For this reason, we offer the Second Stage, which provides an opportunity to work for a further four months on securing the project’s sustainability.

The aim of the Second Stage is to improve the usability and visibility of the project, increasing its chances of long-term sustainability once the funding period ends.

Reminder: '''Projects that don't participate in the Second Stage are not less valuable to us.''' We estimate that approximately 50% of each round will participate in this extended funding period, and there are many reasons why a project might not participate. Maybe it's not a good fit for your project, or you personally don't see the need for this type of support. Maybe your project is already sustainable and you just need the six months to code. Maybe your application for the regular funding period was great, but your application for the second phase doesn't fit the scope of the Prototype Fund. A total of up to 15 projects will be funded for the Second Stage. The number of funded projects will depend on the quality of the submissions. '''Not''' '''all spots in the Second Stage have to be filled''', i.e., fewer projects may be funded if the quality of the applications is not sufficient.

== General information on the application ==
If you haven't already applied for the Second Stage, the following paragraphs are not relevant for you: Unfortunately, it is '''not possible to add a Second Stage at this point''', as the maximum duration and the maximum amount of funding allocated to your project was made final after your general application.

If you have applied for the Second Stage, the funds allocated for the four additional months are '''locked''' for now. During the 5th month of funding, a jury will allocate the limited Second Stage spots based on your work during the first months of funding as well as a new, short application. The decision is based on a written '''submission''' and a short online pitch session.

'''To prepare for your application, please read this wiki page.''' We will hold a consultation hour in early September, during which we will be happy to answer your questions about your Second Stage application (in German and English). We are also happy to discuss your application and your goals for the Second Stage during the 1:1 meetings.

To stay fair, we do not answer any questions regarding the content of your Second Stage applications. However, we can assess whether your ideas for the Second Stage are eligible for funding (i.e., whether we are allowed to fund the type of project, whether it involves too much development work, etc.), give you general tips, and answer any questions you may have about the formalities. If you are unsure, just ask!

Also important: The coaching sessions with Superbloom cannot be used to prepare your application (written or pitch). Of course, it is perfectly fine if you want to discuss how to make your projects more sustainable during the coaching sessions. You can read about how we define the boundary between “application preparation” and “steps toward sustainability” on the [https://wiki.prototypefund.de/index.php?title=Superbloom#Can_I_prepare_my_application_for_the_Second_Stage_with_Superbloom? coaching page].

=== Timeline for the application ===
{| class="wikitable"
!Beginning of September 2026
|Consultation hour, application for the Second Stage
|optional
|-
!September 14th–27th
|Application period Second Stage funding
|
|-
!September 27th
|Deadline submission of written application
|mandatory
|-
!October 9th
|Pitch session (online)
|mandatory
|-
!Middle of October
|Decision and funding commitment
|
|-
!until end of November
|Projektträger prepares the notification of amendment
|
|-
!December 1st
|Start of the Second Stage
|
|-
!Expected on December 1st
|Online Kick off Second Stage
|mandatory
|}

== Written application ==
''When'': September 14th to 27th, 2026 - '''Please note''': Submissions after the deadline will not be considered for selection!

''Where'': [https://bewerben.prototypefund.de/ bewerben.prototypefund.de] – the exact link will be sent via email

''What'': Answer 9 (or 10) questions about your plans for the Second Stage funding

''Language'': The written application may be submitted in German, or if you are not a native German speaker, in English.

The written application must be submitted via our application platform, which you already know from your initial application for the Prototype Fund. Based on the current status of your work, you must answer the following questions and provide your ideas for the Second Stage:
'''Your project in the regular funding period'''

- Describe your project in three sentences. (max. 50 words)
- Which milestones have been achieved and what were the results? (max. 100 words)
- Will all planned milestones be achieved by the end of the regular funding period? If not, why? (max. 100 words)
- What measures have been taken so far to reach users? (max. 100 words)
- What is currently the biggest challenge in the project? How can this challenge be overcome? (max. 175 words)

'''Your plans for the Second Stage'''

- How will the project be made usable in the long term? Have any steps already been taken to this end? If yes, which ones? (max. 175 words)
- Are changes to the original plan for the Second Stage necessary for the project to succeed? If yes, which ones and why? (max. 175 words)
- What milestones do you plan to achieve in the Second Stage? (max. 100 words)
- How many hours do you plan to work on the project in the Second Stage? (Maximum number of hours for individuals: 633h, maximum number of hours for teams: 1.267h)

'''Additional comments'''

- Is there anything else you would like to tell the jury? (optional) (max. 175 words)
'''Your plans for the Second Stage funding can differ from what you wrote in your initial application.''' If what you had planned for the Second Stage no longer seems realistic or feasible, you are welcome to change your plans for the four-month funding period. The important thing is that your project has a clear focus and feasible within the available time.

'''Tip:''' Be as specific as possible in your application. If you plan to attend conferences, list them. If you want to connect with companies or communities, define your target groups as precisely as possible. If you are planning pilot projects, name your partners. If you plan to publish articles or contribute to media outlets or podcasts, specify where they will be published.

=== Milestones ===
Reminder: '''In the Second Stage, the focus is no longer on development work.''' Development milestones that you were unable to achieve during the regular funding period cannot be carried over to the Second Stage, unless you can demonstrate that these steps are necessary for the project’s sustainability and explain why they can no longer be implemented during the regular funding phase. The aim of the Second Stage is to set your projects on the path to sustainable structures, whether through establishing a company, building a community or forming partnerships, writing documentation and conducting user testing, implementing communication strategies, etc. Of course, this may result in minor development work (e.g., adjustments based on the results of user testing, merging community contributions, bug fixes, etc.). '''However, these should not be the primary focus and can only be funded if they support the other activities. The guideline is 20 percent for technical work.''' Depending on the project’s focus, a higher percentage may be justified. If you believe a higher percentage makes sense for your project, please contact us before submitting your application.

==== These are the type of milestones that can be funded in the Second Stage: ====
Here are some examples of milestones that are eligible for funding in the Second Stage. (This is not an exhaustive list: other measures may be more suitable for your projects. '''You do not have to cover all of these topics in your application, which ones are relevant to you depends on the focus you plan for your Second Stage.''' If you are unsure whether your ideas are eligible for funding, please feel free to ask us!)

===== Specific steps to improve the visibility, usability and sustainability of the project (main focus of your application for the Second Stage): =====
* User testing
* Partner acquisition
* Establishment of a business (administrative setup, marketing & customer acquisition, etc.)
* Presence and presentation at conferences
* Creation of a website and/or other communication strategies
* Community work
* Outreach
* etc.

===== Technical development (guideline of 20 percent of your work in the Second Stage): =====
* Completion of features that are still missing (e.g. due to delays, bug fixes, dependencies, etc.) and are important for the sustainability of the project.
* Development of features not foreseen in the initial application which have e.g. proven useful in user testing or in discussions with potential partners.
* Adjustments based on user testing
* Integration of community contributions
* Bug fixes
* etc.

The technical milestones must support the project's overall sustainability strategy and be justified in this context.

'''Important''': The milestones have to be realistic to achieve in the number of hours you've set. In most cases, it's not possible to tackle things like launching a startup, expanding documentation, building a community, and running a pilot project all at once in just four months.

=== Licensing in the Second Stage ===
'''Code:'''
* The code written during the paid hours of the regular funding phase must be published under a FOSS license—without exception.
* The code that is contributed directly to the project in the Second Stage (additional features, adjustments based on feedback, bug fixes, etc.) must also be published under a FOSS license. If code is written for a partner and cannot be published under a FOSS license, these hours must be paid for by another party, such as the partner.
*For sustainability measures that are not direct contributions to the code of your funded project, you should always check if the code can be licensed under a FOSS license—this is the case for a project website, for example. Exceptions should be justified in the application for the Second Stage.
'''Other products developed in the Second Stage:'''
* Texts, logos, images, and similar items created in the Second Stage do not have to be published under a Creative Commons license. However, we would appreciate it if you chose to do so.
* Following the same approach, we would like to encourage all grant recipients to use as many FOSS products and privacy-friendly tools as possible when implementing the milestones in the second phase. This applies, for example, to communication tools and platforms used for community interaction. This is, however, only a recommendation: grant recipients are free to decide for themselves what makes sense for their projects. Sometimes new target groups can only be reached on certain platforms such as LinkedIn or Instagram. In cases like this, it is helpful to include a brief explanation in your application so that the jury can assess the suitability of your strategy.

== Pitch session ==
''When'': October 9th, 2026 – each project will be assigned a specific time slot. We will contact you by email in the beginning of October.

''Where'': Online – even if you live in Berlin (otherwise it wouldn't be fair)

''What'': 3 minutes pitch, followed by 4 minutes for questions

''Who:'' Only official grantees can pitch.

''Language'': German (or English if you aren’t a native German speaker)

The presentation format for the pitch is up to you: slides, screen sharing, visuals, everything you need. You just have to make sure that you answer the following questions:
- Why do I/we need the Second Stage?
- What is my/our specific goal in the Second Stage?
- How will this goal be achieved?
Please let us know beforehand by email how you would like to give your presentation (slides, screen sharing, etc.). If you would like to use slides, we need them '''by 3 pm the day before at the latest, sent as a pdf by email'''. Around this time, we will organize test sessions where you can dial into the video tool we’ll use for the pitches and quickly test your presentation, sound and video. We will send you more information about the test sessions via email.

The Second Stage jury consists of two judges from the [https://www.prototypefund.de/bewerbung/jury jury pool], representatives of the Projektträger and the Prototype Fund—a representative from the BMFTR is also expected to attend the session. The evaluation is based on the technical status of the project (the project does not have to be 100% complete two months before the end of the regular funding period, but you must be able to show that the work is progressing well), the measures taken to ensure sustainability (e.g., community building, public relations), and the planned steps for the Second Stage funding. After the pitch session, the jury will discuss the results and propose a list of projects for funding for the Second Stage, on the basis of which the BMFTR will make the final decision. The decision will be communicated to you approximately two weeks after the pitch session. A total of up to 15 projects will receive funding for the Second Stage. The number of funded projects depends on the overall quality of the submissions. If the quality of the applications is not sufficient, fewer than 15 projects may be funded.

== Administration ==

=== Working hours and number of hours ===
In the Second Stage, you can apply for a maximum of €63,333 as a team and a maximum of €31,667 as an individual. These amounts are based on two or one full-time positions over four months. The hourly wage is capped at €50.

It is generally possible to apply for the Second Stage with fewer hours than you specified in your initial application. In the Second Stage, you can also plan fewer hours per week than in the regular funding phase.

This can be useful if you realize during the funding period that the Second Stage work will require less time than originally planned. Perhaps you already managed to set up a paid collaboration with a partner, or your project is already being partially cross-financed by other sources of funding. Or you are employed, have taken a leave of absence for the funding period, and would like to return to your job at 50% and work on the Prototype Fund project for the remaining 50%.

There are many different scenarios, and it is perfectly fine if the original schedule changes. Ultimately, the specific tasks for the Second Stage are only being defined within the current funding period. Please feel free to contact us if you have any questions.

=== Releasing the funds for the Second Stage (“Entsperrung”) ===
If your project is selected by the jury for Second Stage funding, the project management agency ("Projektträger") will issue a notification of amendment ("Änderungsbescheid") once the funding has been approved. This notification announces the extension to the period of the Second Stage and the release of funds for personnel costs, in accordance with your grant award letter. You do not need to submit an additional application via profi-Online. If you have any questions, please contact your [[Ansprechpartner*innen beim Projektträger|contact person of the project management agency]].

== Tips and insights from previous classes for planning your Second Stage ==
We’d like to share some insights and tips from previous classes that may be helpful for your application and for planning the Second Stage:

* Good time management is essential for the Second Stage, because the workload is heavy: It’s only 4 months, '''and''' the holiday season falls right in the middle of it.

* Focus, reduce, scope, promise less: Set a clear focus and don’t plan too many different tasks; several processes will be running in parallel anyway (maintenance, development, Second Stage focus, PTF deliverables).
* Catching up on delays from the regular funding period will be stressful.
* It may be a good idea to plan your milestones so that achieving them depends as little as possible on third parties.
* Set aside time for:
** the deliverables (blog post / Knowledge Base article, 1:1 meetings, documentation, preparation for the closing event);
** the mandatory coaching sessions, including (home)work that may result from them;
** regular team meetings—there will be a lot to discuss, and you may be working together differently than during the regular funding phase;
** communication with external partners. There may be many feedback loops or long wait times when you’re waiting for responses, e.g., about a planned implementation or pilot projects.
** time off and vacations—it’s not expected that you’ll work nonstop for 10 months, even if it’s fun!
We also have a Wiki page with [[Tipps für die Second Stage|tips and insights specifically for the Second Stage]]. Feel free to take a look at them!

Bewerbung für die Second Stage

2026-08-26T09:59:15Z

Enyong: /* Timeline der Bewerbung */

''(English version below)''

Auf dieser Seite findet ihr Informationen zur Bewerbung für die Second Stage und den administrativen Schritten danach. Mehr Informationen zum Ablauf und den Inhalten findet ihr auf der allgemeinen Seite zur [[Second Stage]].

== Warum gibt es die Second Stage? ==
In der Technologie- sowie im Speziellen der FOSS-Förderung gibt es ein Problem: Innovationen werden gut und gerne finanziert, nur bleibt oft offen, wie es danach weitergeht. Wenige Technologien sind nach der initialen Finanzierung so weit, dass sie in den Produktivbetrieb gehen und sich selbst finanzieren können.

Deswegen wollen wir euch mit der Second Stage die Möglichkeit geben, weitere vier Monate an der nachhaltigen Absicherung eures Projektes zu arbeiten.

Je nachdem, was der Fokus eures Projekts in der Second Stage sein soll, werdet ihr auch an zwei weiteren [https://wiki.prototypefund.de/Coachings Coachings] teilnehmen - etwa zum Thema Security, Gründung oder Community Building. Ziel der Second Stage ist es, dass das Projekt besser nutzbar und bekannt gemacht wird, sodass es nach Abschluss der Förderung gute Chancen hat, langfristig und nachhaltig Bestand zu haben.

Reminder: '''Projekte, die nicht an der Second Stage teilnehmen, sind für uns nicht weniger wertvoll'''. Wir schätzen, dass ca. 50 % jeder Runde an dieser Verlängerung der Förderzeit teilnehmen werden, und es gibt viele Gründe, warum ein Projekt nicht teilnehmen kann. Vielleicht passt das Format nicht zum Projekt, oder ihr seht persönlich keinen Bedarf für diese Art von Unterstützung. Vielleicht ist euer Projekt bereits Teil einer nachhaltigen Struktur und ihr braucht nur die sechs Monate, um es zu programmieren. Vielleicht war eure Bewerbung für die reguläre Förderzeit großartig, aber eure Pläne für die Second Stage passen nicht in den Rahmen des Prototype Fund. Insgesamt werden bis zu 15 Projekte für die Second Stage gefördert. Dies hängt davon ab, wie gut die Bewertungen insgesamt sind. '''Nicht alle Plätze der Second Stage müssen gefüllt werden''', d.h. es können auch weniger Projekte gefördert werden, wenn die Qualität der Bewerbungen nicht ausreicht.

== Grundsätzliches zur Bewerbung ==
Wenn ihr euch bei der initialen Bewerbung nicht für die Second Stage beworben habt, sind die folgenden Abschnitte für euch nicht relevant: '''Leider ist es zu diesem Zeitpunkt nicht mehr möglich, eine Second Stage zu beantragen''', da mit eurem ursprünglichen Antrag bereits die maximale Laufzeit und maximale Fördersumme festgelegt wurde.

Wenn ihr euch für die Second Stage beworben habt, sind die Mittel für die vier zusätzlichen Monate vorerst '''gesperrt'''. Im 5. Fördermonat teilt eine Jury die begrenzten Plätze für die Second-Stage-Förderung auf der Grundlage eurer Arbeit in den ersten Monaten der regulären Förderung sowie einer neuen, kurzen '''Bewerbung''' zu. Die Entscheidung basiert auf einer schriftlichen Einreichung und einer kurzen Online-Pitch-Session.

'''Als Vorbereitung zur Bewerbung lest euch diese Wikiseite bitte vollständig durch.''' Anfang September findet außerdem eine Sprechstunde statt, bei der wir gern eure Fragen (auf Deutsch und Englisch) zur Second Stage beantworten. Auch in den Zwischengesprächen können wir gern über eure Bewerbung und eure Ziele für die Second Stage sprechen.

Aus Fairnessgründen beantworten wir keine inhaltlichen Fragen zu euren Second-Stage-Bewerbungen. Wir können aber einschätzen, ob eure Ideen für die Second Stage grundsätzlich förderfähig sind (das heißt: ob wir die Art von Vorhaben fördern dürfen, ob z. B. nicht zu viele Entwicklungsarbeiten dabei sind), geben euch gern allgemeine Tipps und beantworten auch alle Fragen zu den Formalitäten. Wenn ihr euch unsicher seid: Sprecht uns gern an!

Auch wichtig: Die Coaching-Sessions mit Superbloom können nicht für die Vorbereitung der Bewerbung (weder schriftlich noch Pitch) genutzt werden. Es ist natürlich absolut in Ordnung, wenn ihr im Coaching besprechen wollt, wie ihr eure Projekte nachhaltiger gestaltet. Wie wir die Grenze zwischen „Vorbereitung der Bewerbung“ und „Schritte für die Nachhaltigkeit“ definieren, könnt ihr auf der [https://wiki.prototypefund.de/index.php?title=Superbloom#Can_I_prepare_my_application_for_the_Second_Stage_with_Superbloom? Coaching-Seite] lesen.

=== Timeline der Bewerbung ===
{| class="wikitable"
!Anfang September 2026
|Sprechstunde Second-Stage-Bewerbung
|optional
|-
!14. - 27. September
|Bewerbungsphase Second-Stage-Förderung
|
|-
!27. September
|Deadline Einreichung schriftliche Bewerbung
|verpflichtend
|-
!9. Oktober 2026
|Pitch-Session (online)
|verpflichtend
|-
!Mitte Oktober
|Entscheidung und Förderzusage
|
|-
!bis Ende November
|Erstellung der Änderungsbescheide durch den Projektträger
|
|-
!1. Dezember 2026
|Start der Second Stage
|
|-
!vorauss. 1. Dezember
|Online Kick-Off der Second Stage
|verpflichtend
|}

== Die schriftliche Bewerbung ==
''Wann'': 14. bis 27. September 2026 - '''Achtung''': Einreichungen nach der Deadline werden nicht für die Auswahl berücksichtigt!

''Wo'': [https://bewerben.prototypefund.de/ bewerben.prototypefund.de] - der genaue Link folgt per Mail

''Was'': Beantwortet 9 (bzw. 10) Fragen zu euren Plänen für die Second-Stage-Förderung

''Sprache'': Die schriftliche Bewerbung erfolgt auf Deutsch, Nicht-Muttersprachler*innen können auch auf Englisch einreichen.

Die schriftliche Bewerbung findet über unsere Bewerbungsplattform statt, die ihr aus eurer initialen Bewerbung für den Prototype Fund schon kennt. Dort müssen die folgenden Fragen, basierend auf dem aktuellen Arbeitsstand, sowie eure Ideen für die Second Stage beantwortet werden:
'''Dein Projekt in der regulären Förderphase'''

- Beschreibe dein Projekt in drei Sätzen. (max. 50 Wörter)
- Welche Meilensteine wurden mit welchen Ergebnissen erzielt? (max. 100 Wörter)
- Werden bis zum Ende der regulären Förderperiode alle planmäßigen Meilensteine erreicht? Wenn nein, warum? (max. 100 Wörter)
- Welche Maßnahmen wurden bislang ergriffen, um Nutzer*innen anzusprechen? (max. 100 Wörter)
- Was ist aktuell die größte Herausforderung im Projekt? Wie kann dieser begegnet werden? (max. 175 Wörter)

'''Deine Pläne für die Second Stage'''

- Auf welchem Wege soll das Projekt nachhaltig nutzbar werden? Wurden hierfür bereits Maßnahmen ergriffen? Wenn ja, welche? (max. 175 Wörter)
- Sind für den Erfolg des Projekts Änderungen an der ursprünglichen Planung zur Second Stage nötig? Wenn ja, welche und warum? (max. 175 Wörter)
- Welche Meilensteine sollen in der Second Stage erreicht werden? (max. 100 Wörter)
- Wie viele Stunden möchtest du in der Second Stage am Projekt arbeiten? (Maximum Einzelpersonen: 633h, Maximum Teams: 1.267h)

'''Ergänzende Hinweise'''

- Möchtest du der Jury noch etwas mitteilen? (optional) (max. 175 Wörter)
'''Eure Pläne für die Second-Stage-Föderphase dürfen von der initialen Bewerbung und dem Antrag abweichen.''' Wenn das, was ihr euch damals für die Second Stage vorgenommen habt, nicht mehr realistisch oder sinnvoll erscheint, könnt ihr euren Fokus für die viermonatige Förderzeit gern neu setzen. Wichtig ist nur, dass der Fokus für euer Projekt sinnvoll durchdacht und in der Zeit, die euch zur Verfügung steht, machbar ist.

'''Tipp:''' Werdet in eurer Bewerbung so konkret wie möglich. Wenn ihr plant auf Konferenzen zu gehen, zählt diese auf. Wenn ihr in Kontakt mit Unternehmen oder Communities treten möchtet, definiert eure Zielgruppen möglichst genau. Solltet ihr Pilotprojekte planen, benennt eure Partner*innen dafür. Falls ihr Publikationen oder Beiträge in Medien/Podcasts plant, stellt dar, wo diese veröffentlicht werden sollen.

=== Meilensteine in der Second Stage ===
Reminder: '''In der Second Stage steht die Entwicklungsarbeit nicht mehr im Mittelpunkt.''' Entwicklungsmeilensteine, die ihr in der regulären Förderzeit nicht geschafft habt, können nicht in die Second Stage verschoben werden, außer ihr könnt begründen, dass diese Schritte notwendig für die Nachhaltigkeit des Projekts sind und erklären, warum sie nicht mehr in der regulären Förderphase umgesetzt werden können. Ziel der Second Stage ist es, eure Projekte auf den Weg zu nachhaltigen Strukturen zu bringen, sei es durch eine Gründung, den Aufbau einer Community oder Partnerschaften, Dokumentation und User Testing, Kommunikationsmaßnahmen, usw. Natürlich können sich dadurch kleine Entwicklungsarbeiten ergeben (z. B. Anpassungen auf der Basis eines User Testings, Einbettung von Community-Beiträgen, Bugfixes etc.). '''Diese sollen aber nicht im Vordergrund stehen und können nur mitgefördert werden, wenn sie den anderen Maßnahmen dienen.''' '''Orientiert euch dafür an einem Richtwert von 20 Prozent für technische Arbeiten.''' Je nach Projektfokus kann auch ein höherer Anteil gerechtfertigt sein. Falls ihr denkt, dass ein höherer Anteil in eurem Fall sinnvoll ist, sprecht uns bitte im Vorfeld der Bewerbung an.

==== So kann die Verteilung in eurem Antrag aussehen ====
Hier listen wir Beispiele von Meilensteinen, die in der Second Stage förderfähig sind. (Das ist keine abschließende Liste. Andere Maßnahmen können für eure Projekte besser geeignet sein. '''Je nach Fokus eurer Second Stage müsst ihr natürlich nicht alle diese Themen in der Bewerbung abdecken.''' Wenn ihr euch unsicher seid, ob eure Ideen gefördert werden können, fragt uns gerne!)

===== Konkrete Schritte zur Verbreitung und Nutzbarmachung (Fokus der Second-Stage-Förderung): =====
* User Testing
* Partnerakquise
* Gründung (Firmenaubau, Kundenakquise & Marketing, usw.)
* Präsenz auf Fachveranstaltungen
* Erstellung einer Website und/oder weiterer öffentlichkeitswirksamer Maßnahmen
* Communityarbeit
* Outreach
* usw.

===== Technische Entwicklung (Richtwert von 20 Prozent der Second-Stage-Förderung): =====
* Fertigstellung von Features, die aufgrund von Verzögerungen, Bugfixes, Dependencies etc. noch fehlen und für die Nachhaltigkeit des Projekts wichtig sind.
* Entwicklung von im Erstantrag nicht vorhergesehenen Features etc., die sich bspw. im User Testing oder in Gesprächen mit potenziellen Partnern als sinnvoll herausgestellt haben.
* Anpassungen auf der Basis eines User Testings
* Einbettung von Community-Beiträgen
* Bugfixes
* etc.

Die technischen Meilensteine müssen der allgemeinen Nachhaltigkeitsstrategie des Projekts dienen und in diesem Sinne begründet sein.

'''Wichtig''': Die Meilensteine müssen in der angegebenen Stundenzahl realistisch umsetzbar sein. In den meisten Fällen ist es nicht möglich, z.B. eine Gründung, den Ausbau der Dokumentation, Communityaufbau und ein Pilotprojekt gleichzeitig in nur vier Monaten zu verfolgen.

=== Lizenzierung in der Second Stage ===
'''Zum Code:'''
* Der in den bezahlten Stunden der regulären Förderphase geschriebene Code muss zwingend unter einer FOSS-Lizenz veröffentlicht werden – ohne Ausnahme.
* Der Code, der in der Second Stage direkt zum Projekt beigetragen wird (Erweiterungen, Anpassungen auf Basis von Feedback, Bugfixes usw.), muss ebenfalls unter einer FOSS-Lizenz veröffentlicht werden. Wenn Code für einen Partner geschrieben wird, und dieser nicht Open Source sein kann, müssen diese Stunden anderweitig, beispielsweise vom Partner, bezahlt werden.
* Im Rahmen von Maßnahmen zur Nachhaltigkeit sollte immer geprüft werden, ob der Code unter einer FOSS-Lizenz stehen kann – das gilt beispielsweise für eine Projektwebseite. Ausnahmen sind in der Bewerbung für die Second Stage zu begründen.
'''Andere Produkte, die in der Second Stage produziert werden:'''
* Texte, Logos und Bilder (u. ä.), die in der Second Stage entstehen, müssen nicht unter einer Creative-Commons-Lizenz veröffentlicht werden. Wir freuen uns jedoch besonders, wenn ihr euch dafür entscheidet.
* Nach demselben Ansatz möchten wir alle Geförderten dazu ermutigen, bei der Umsetzung der Meilensteine in der zweiten Phase möglichst viele FOSS-Produkte und datensparsame Tools einzusetzen. Das gilt beispielsweise für Kommunikationstools und Plattformen für den Communityaustausch. Hierbei handelt es sich jedoch nur um eine Empfehlung: Die Geförderten dürfen selbst entscheiden, was für die Projekte sinnvoll ist. Manchmal sind neue Zielgruppen z. B. nur auf bestimmten Plattformen wie LinkedIn oder Instagram zu erreichen. In solchen Fällen ist eine kurze Begründung in der Bewerbung hilfreich, damit die Jury einschätzen kann, inwiefern eure Strategie geeignet ist.

== Die Pitch-Session ==
''Wann'': 9. Oktober 2026 - jedes Projekt bekommt eine genaue Uhrzeit zugeteilt. Wir melden uns Anfang Oktober per Mail dazu.

''Wo'': Online - auch wenn ihr in Berlin wohnt (sonst wäre es nicht fair)

''Was'': 3 Minuten Pitch, 4 Minuten Fragen beantworten

''Wer:'' Nur offiziell Geförderte können pitchen.

''Sprache'': Deutsch (oder Englisch für Nicht-Muttersprachler*innen)

Das Präsentationsformat für den Pitch kann frei gewählt werden: Folien, Screensharing, Visuals, everything you need. Dabei ist wichtig, dass ihr die folgenden Fragen beantwortet:
- Warum brauche ich/brauchen wir die Second Stage?
- Was ist mein/unser konkretes Ziel in der Second Stage?
- Wie wird dieses Ziel erreicht?
Teilt uns bitte im '''Vorfeld per E-Mail''' mit, wie (Folien, Screensharing, etc.) ihr eure Präsentation gestalten wollt. Wenn ihr Folien nutzen möchtet, brauchen wir sie '''spätestens am Vortag bis 15 Uhr als PDF per E-Mail'''. Ein bis zwei Tage vor dem Pitch werden wir außerdem eine Test-Session anbieten, bei der ihr euch in das Videotool einwählen und eure Präsentation bzw. die Technik kurz testen könnt. Genaue Infos dazu folgen kurz vorher per Mail.

Die Jury der Second Stage besteht aus zwei Juror*innen aus dem [https://www.prototypefund.de/bewerbung/jury Jurypool], Vertreter*innen des Projektträgers und des Prototype Fund - außerdem ist voraussichtlich ein*e Vertreter*in aus dem BMFTR bei der Sitzung anwesend. Die Bewertung basiert auf dem technischen Stand des Projekts (das Projekt muss 2 Monate vor Ende der regulären Förderzeit nicht zu 100% fertig sein, ihr müsst aber zeigen können, dass die Arbeit gut vorankommt), den Maßnahmen zur Sicherstellung der Nachhaltigkeit (z. B. Community-Aufbau, Öffentlichkeitsarbeit) und den geplanten Schritten für die Second-Stage-Förderung. Nach den Pitch-Sessions diskutiert die Jury die Ergebnisse und stellt einen Fördervorschlag für die Second Stage zusammen, auf Basis dessen das BMFTR die finale Entscheidung trifft. Die Entscheidung wird etwa zwei Wochen nach der Pitch-Session an euch kommuniziert. Insgesamt werden bis zu 15 Projekte für die Second Stage gefördert. Dies hängt davon ab, wie gut die Bewertungen insgesamt sind. Wenn die Qualität der Bewerbungen nicht ausreicht, können auch weniger als 15 Projekte gefördert werden.

== Administratives ==

=== Arbeitszeit und Stundenumfang ===
In der Second Stage könnt ihr als Team maximal 63.333 € und als Einzelperson maximal 31.667 € beantragen. Diese Summen sind angelehnt an zwei bzw. eine Vollzeitstelle über vier Monate. Der Stundenlohn ist auf 50 € gedeckelt.

Es ist generell möglich, dass ihr euch für die Second Stage mit einer geringeren Stundenanzahl bewerbt, als ihr bei der initialen Bewerbung angegeben habt. In der Second Stage könnt ihr auch mit weniger Wochenstunden als in der regulären Förderphase planen.

Das kann zum Beispiel sinnvoll sein, wenn ihr während der Förderzeit feststellt, dass die Second-Stage-Arbeit weniger Zeit benötigen wird, als ursprünglich geplant. Vielleicht hat sich auch eine bezahlte Zusammenarbeit mit Partner*innen ergeben oder euer Projekt wird durch andere Förderquellen bereits in Teilen querfinanziert. Oder ihr steht in einem Arbeitsverhältnis, habt euch für den Förderzeitraum freistellen lassen und möchtet mit 50% zurück in das Arbeitsverhältnis gehen und die weiteren 50% am Prototype-Fund-Projekt arbeiten.

Es gibt ganz unterschiedliche Szenarien und es ist vollkommen in Ordnung, wenn sich der ursprüngliche Zeitplan verändert. Schließlich werden die genauen Aufgaben für die Second Stage erst während der Förderzeit definiert. Sprecht uns gerne an, wenn ihr Rückfragen habt.

=== Entsperrung ===
Wird euer Projekt von der Jury für eine Second-Stage-Förderung ausgewählt, erstellt der Projektträger nach der Förderzusage einen Änderungsbescheid. In dem Änderungsbescheid wird die Laufzeitverlängerung der Second Stage und die Mittelentsperrung der Personalkosten gemäß eures Zuwendungsbescheides beschieden. Ihr braucht keinen zusätzlichen Antrag über profi-Online zu stellen. Falls ihr Fragen dazu habt, meldet euch gern bei eurer [[Ansprechpartner*innen beim Projektträger|Ansprechperson beim Projektträger]].

== Tipps und Erfahrungen aus früheren Jahrgängen für die Planung eurer Second Stage ==
Wir möchten gerne die Erfahrungen und Tipps aus vergangen Jahrgängen teilen, die für eure Bewerbung und die Planung der Second Stage hilfreich sein können:

* Ein gutes Zeitmanagement ist für die Second Stage wichtig, denn einerseits ist der Workload hoch, andererseits sind es nur vier Monate '''und''' die Weihnachtszeit fällt in diesen Zeitraum.

* Focus, reduce, scope, promise less: Setzt einen klaren Fokus und plant nicht zu viele verschiedene Aufgaben – es werden sowieso mehrere Prozesse parallel laufen (Maintenance, Development, Fokus der Second Stage, PTF-Deliverables).
* Verspätungen aus der regulären Förderzeit aufzuholen wird stressig, versucht das zu vermeiden.
* Es kann sinnvoll sein, eure Milestones so zu planen, dass ihr Erreichen möglichst wenig abhängig von Dritten ist.
* Plant Zeit ein für:
** die Deliverables (Blogpost / Knowledge Base-Beitrag, Zwischengespräche, Dokumentation, Vorbereitung des Abschlussevents);
** Coachings und ggf. daraus resultierende (Haus-)Aufgaben;
** regelmässigen Austausch im Team – es wird viel zu besprechen geben und womöglich arbeitet ihr anders zusammen als in der regulären Förderphase;
** Kommunikation mit Externen. Es könnte viele Feedbackschlaufen brauchen oder lange Wartezeiten geben, wenn ihr auf Rückmeldungen z.B. zu einer geplanten Implementierung oder von Pilotprojekten wartet;
** Auszeiten und Urlaube – es ist nicht angedacht, dass ihr 10 Monate durcharbeitet, auch wenn es Spaß macht!
Außerdem haben wir eine Wiki-Seite mit [[Tipps für die Second Stage|Tipps und Erfahrungen speziell für die Second Stage]]. Schaut auch dort gerne rein!

= In English: Application for the Second Stage =
On this page, you can find more information on the application process for the Second Stage and the administrative steps afterwards. If you are looking for more information on the timeline and contents, you can find them on the general page on the [[Second Stage]].

== Why does the Second Stage exist? ==
There is an issue in technology and FOSS funding: innovative projects are readily financed, but it often remains unclear what happens afterwards. Few technologies are ready for operational use and self-financing after the initial funding runs out.

For this reason, we offer the Second Stage, which provides an opportunity to work for a further four months on securing the project’s sustainability.

The aim of the Second Stage is to improve the usability and visibility of the project, increasing its chances of long-term sustainability once the funding period ends.

Reminder: '''Projects that don't participate in the Second Stage are not less valuable to us.''' We estimate that approximately 50% of each round will participate in this extended funding period, and there are many reasons why a project might not participate. Maybe it's not a good fit for your project, or you personally don't see the need for this type of support. Maybe your project is already sustainable and you just need the six months to code. Maybe your application for the regular funding period was great, but your application for the second phase doesn't fit the scope of the Prototype Fund. A total of up to 15 projects will be funded for the Second Stage. The number of funded projects will depend on the quality of the submissions. '''Not''' '''all spots in the Second Stage have to be filled''', i.e., fewer projects may be funded if the quality of the applications is not sufficient.

== General information on the application ==
If you haven't already applied for the Second Stage, the following paragraphs are not relevant for you: Unfortunately, it is '''not possible to add a Second Stage at this point''', as the maximum duration and the maximum amount of funding allocated to your project was made final after your general application.

If you have applied for the Second Stage, the funds allocated for the four additional months are '''locked''' for now. During the 5th month of funding, a jury will allocate the limited Second Stage spots based on your work during the first months of funding as well as a new, short application. The decision is based on a written '''submission''' and a short online pitch session.

'''To prepare for your application, please read this wiki page.''' We will hold a consultation hour in early September, during which we will be happy to answer your questions about your Second Stage application (in German and English). We are also happy to discuss your application and your goals for the Second Stage during the 1:1 meetings.

To stay fair, we do not answer any questions regarding the content of your Second Stage applications. However, we can assess whether your ideas for the Second Stage are eligible for funding (i.e., whether we are allowed to fund the type of project, whether it involves too much development work, etc.), give you general tips, and answer any questions you may have about the formalities. If you are unsure, just ask!

Also important: The coaching sessions with Superbloom cannot be used to prepare your application (written or pitch). Of course, it is perfectly fine if you want to discuss how to make your projects more sustainable during the coaching sessions. You can read about how we define the boundary between “application preparation” and “steps toward sustainability” on the [https://wiki.prototypefund.de/index.php?title=Superbloom#Can_I_prepare_my_application_for_the_Second_Stage_with_Superbloom? coaching page].

=== Timeline for the application ===
{| class="wikitable"
!Beginning of September 2026
|Consultation hour, application for the Second Stage
|optional
|-
!September 14th–27th
|Application period Second Stage funding
|
|-
!September 27th
|Deadline submission of written application
|mandatory
|-
!October 9th
|Pitch session (online)
|mandatory
|-
!Middle of October
|Decision and funding commitment
|
|-
!until end of November
|Projektträger prepares the Notification of Change
|
|-
!December 1st
|Start of the Second Stage
|
|-
!Expected on December 1st
|Online Kick off Second Stage
|mandatory
|}

== Written application ==
''When'': September 14th to 27th, 2026 - '''Please note''': Submissions after the deadline will not be considered for selection!

''Where'': [https://bewerben.prototypefund.de/ bewerben.prototypefund.de] – the exact link will be sent via email

''What'': Answer 9 (or 10) questions about your plans for the Second Stage funding

''Language'': The written application may be submitted in German, or if you are not a native German speaker, in English.

The written application must be submitted via our application platform, which you already know from your initial application for the Prototype Fund. Based on the current status of your work, you must answer the following questions and provide your ideas for the Second Stage:
'''Your project in the regular funding period'''

- Describe your project in three sentences. (max. 50 words)
- Which milestones have been achieved and what were the results? (max. 100 words)
- Will all planned milestones be achieved by the end of the regular funding period? If not, why? (max. 100 words)
- What measures have been taken so far to reach users? (max. 100 words)
- What is currently the biggest challenge in the project? How can this challenge be overcome? (max. 175 words)

'''Your plans for the Second Stage'''

- How will the project be made usable in the long term? Have any steps already been taken to this end? If yes, which ones? (max. 175 words)
- Are changes to the original plan for the Second Stage necessary for the project to succeed? If yes, which ones and why? (max. 175 words)
- What milestones do you plan to achieve in the Second Stage? (max. 100 words)
- How many hours do you plan to work on the project in the Second Stage? (Maximum number of hours for individuals: 633h, maximum number of hours for teams: 1.267h)

'''Additional comments'''

- Is there anything else you would like to tell the jury? (optional) (max. 175 words)
'''Your plans for the Second Stage funding can differ from what you wrote in your initial application.''' If what you had planned for the Second Stage no longer seems realistic or feasible, you are welcome to change your plans for the four-month funding period. The important thing is that your project has a clear focus and feasible within the available time.

'''Tip:''' Be as specific as possible in your application. If you plan to attend conferences, list them. If you want to connect with companies or communities, define your target groups as precisely as possible. If you are planning pilot projects, name your partners. If you plan to publish articles or contribute to media outlets or podcasts, specify where they will be published.

=== Milestones ===
Reminder: '''In the Second Stage, the focus is no longer on development work.''' Development milestones that you were unable to achieve during the regular funding period cannot be carried over to the Second Stage, unless you can demonstrate that these steps are necessary for the project’s sustainability and explain why they can no longer be implemented during the regular funding phase. The aim of the Second Stage is to set your projects on the path to sustainable structures, whether through establishing a company, building a community or forming partnerships, writing documentation and conducting user testing, implementing communication strategies, etc. Of course, this may result in minor development work (e.g., adjustments based on the results of user testing, merging community contributions, bug fixes, etc.). '''However, these should not be the primary focus and can only be funded if they support the other activities. The guideline is 20 percent for technical work.''' Depending on the project’s focus, a higher percentage may be justified. If you believe a higher percentage makes sense for your project, please contact us before submitting your application.

==== These are the type of milestones that can be funded in the Second Stage: ====
Here are some examples of milestones that are eligible for funding in the Second Stage. (This is not an exhaustive list: other measures may be more suitable for your projects. '''You do not have to cover all of these topics in your application, which ones are relevant to you depends on the focus you plan for your Second Stage.''' If you are unsure whether your ideas are eligible for funding, please feel free to ask us!)

===== Specific steps to improve the visibility, usability and sustainability of the project (main focus of your application for the Second Stage): =====
* User testing
* Partner acquisition
* Establishment of a business (administrative setup, marketing & customer acquisition, etc.)
* Presence and presentation at conferences
* Creation of a website and/or other communication strategies
* Community work
* Outreach
* etc.

===== Technical development (guideline of 20 percent of your work in the Second Stage): =====
* Completion of features that are still missing (e.g. due to delays, bug fixes, dependencies, etc.) and are important for the sustainability of the project.
* Development of features not foreseen in the initial application which have e.g. proven useful in user testing or in discussions with potential partners.
* Adjustments based on user testing
* Integration of community contributions
* Bug fixes
* etc.

The technical milestones must support the project's overall sustainability strategy and be justified in this context.

'''Important''': The milestones have to be realistic to achieve in the number of hours you've set. In most cases, it's not possible to tackle things like launching a startup, expanding documentation, building a community, and running a pilot project all at once in just four months.

=== Licensing in the Second Stage ===
'''Code:'''
* The code written during the paid hours of the regular funding phase must be published under a FOSS license—without exception.
* The code that is contributed directly to the project in the Second Stage (additional features, adjustments based on feedback, bug fixes, etc.) must also be published under a FOSS license. If code is written for a partner and cannot be published under a FOSS license, these hours must be paid for by another party, such as the partner.
*For sustainability measures that are not direct contributions to the code of your funded project, you should always check if the code can be licensed under a FOSS license—this is the case for a project website, for example. Exceptions should be justified in the application for the Second Stage.
'''Other products developed in the Second Stage:'''
* Texts, logos, images, and similar items created in the Second Stage do not have to be published under a Creative Commons license. However, we would appreciate it if you chose to do so.
* Following the same approach, we would like to encourage all grant recipients to use as many FOSS products and privacy-friendly tools as possible when implementing the milestones in the second phase. This applies, for example, to communication tools and platforms used for community interaction. This is, however, only a recommendation: grant recipients are free to decide for themselves what makes sense for their projects. Sometimes new target groups can only be reached on certain platforms such as LinkedIn or Instagram. In cases like this, it is helpful to include a brief explanation in your application so that the jury can assess the suitability of your strategy.

== Pitch session ==
''When'': October 9th, 2026 – each project will be assigned a specific time slot. We will contact you by email in the beginning of October.

''Where'': Online – even if you live in Berlin (otherwise it wouldn't be fair)

''What'': 3 minutes pitch, followed by 4 minutes for questions

''Who:'' Only official grantees can pitch.

''Language'': German (or English if you aren’t a native German speaker)

The presentation format for the pitch is up to you: slides, screen sharing, visuals, everything you need. You just have to make sure that you answer the following questions:
- Why do I/we need the Second Stage?
- What is my/our specific goal in the Second Stage?
- How will this goal be achieved?
Please let us know beforehand by email how you would like to give your presentation (slides, screen sharing, etc.). If you would like to use slides, we need them '''by 3 pm the day before at the latest, sent as a pdf by email'''. Around this time, we will organize test sessions where you can dial into the video tool we’ll use for the pitches and quickly test your presentation, sound and video. We will send you more information about the test sessions via email.

The Second Stage jury consists of two judges from the [https://www.prototypefund.de/bewerbung/jury jury pool], representatives of the Projektträger and the Prototype Fund—a representative from the BMFTR is also expected to attend the session. The evaluation is based on the technical status of the project (the project does not have to be 100% complete two months before the end of the regular funding period, but you must be able to show that the work is progressing well), the measures taken to ensure sustainability (e.g., community building, public relations), and the planned steps for the Second Stage funding. After the pitch session, the jury will discuss the results and propose a list of projects for funding for the Second Stage, on the basis of which the BMFTR will make the final decision. The decision will be communicated to you approximately two weeks after the pitch session. A total of up to 15 projects will receive funding for the Second Stage. The number of funded projects depends on the overall quality of the submissions. If the quality of the applications is not sufficient, fewer than 15 projects may be funded.

== Administration ==

=== Working hours and number of hours ===
In the Second Stage, you can apply for a maximum of €63,333 as a team and a maximum of €31,667 as an individual. These amounts are based on two or one full-time positions over four months. The hourly wage is capped at €50.

It is generally possible to apply for the Second Stage with fewer hours than you specified in your initial application. In the Second Stage, you can also plan fewer hours per week than in the regular funding phase.

This can be useful if you realize during the funding period that the Second Stage work will require less time than originally planned. Perhaps you already managed to set up a paid collaboration with a partner, or your project is already being partially cross-financed by other sources of funding. Or you are employed, have taken a leave of absence for the funding period, and would like to return to your job at 50% and work on the Prototype Fund project for the remaining 50%.

There are many different scenarios, and it is perfectly fine if the original schedule changes. Ultimately, the specific tasks for the Second Stage are only being defined within the current funding period. Please feel free to contact us if you have any questions.

=== Releasing the funds for the Second Stage (“Entsperrung”) ===
If your project is selected by the jury for Second Stage funding, the project management agency ("Projektträger") will issue a notice of amendment ("Änderungsbescheid") once the funding has been approved. This notice announces the extension to the period of the Second Stage and the release of funds for personnel costs, in accordance with your grant award letter. You do not need to submit an additional application via profi-Online. If you have any questions, please contact your [[Ansprechpartner*innen beim Projektträger|contact person of the project management agency]].

== Tips and insights from previous classes for planning your Second Stage ==
We’d like to share some insights and tips from previous classes that may be helpful for your application and for planning the Second Stage:

* Good time management is essential for the Second Stage, because the workload is heavy: It’s only 4 months, '''and''' the holiday season falls right in the middle of it.

* Focus, reduce, scope, promise less: Set a clear focus and don’t plan too many different tasks; several processes will be running in parallel anyway (maintenance, development, Second Stage focus, PTF deliverables).
* Catching up on delays from the regular funding period will be stressful.
* It may be a good idea to plan your milestones so that achieving them depends as little as possible on third parties.
* Set aside time for:
** the deliverables (blog post / Knowledge Base article, 1:1 meetings, documentation, preparation for the closing event);
** the mandatory coaching sessions, including (home)work that may result from them;
** regular team meetings—there will be a lot to discuss, and you may be working together differently than during the regular funding phase;
** communication with external partners. There may be many feedback loops or long wait times when you’re waiting for responses, e.g., about a planned implementation or pilot projects.
** time off and vacations—it’s not expected that you’ll work nonstop for 10 months, even if it’s fun!
We also have a Wiki page with [[Tipps für die Second Stage|tips and insights specifically for the Second Stage]]. Feel free to take a look at them!

Bewerbung für die Second Stage

2026-08-26T09:57:45Z

Enyong: /* Entsperrung */

''(English version below)''

Auf dieser Seite findet ihr Informationen zur Bewerbung für die Second Stage und den administrativen Schritten danach. Mehr Informationen zum Ablauf und den Inhalten findet ihr auf der allgemeinen Seite zur [[Second Stage]].

== Warum gibt es die Second Stage? ==
In der Technologie- sowie im Speziellen der FOSS-Förderung gibt es ein Problem: Innovationen werden gut und gerne finanziert, nur bleibt oft offen, wie es danach weitergeht. Wenige Technologien sind nach der initialen Finanzierung so weit, dass sie in den Produktivbetrieb gehen und sich selbst finanzieren können.

Deswegen wollen wir euch mit der Second Stage die Möglichkeit geben, weitere vier Monate an der nachhaltigen Absicherung eures Projektes zu arbeiten.

Je nachdem, was der Fokus eures Projekts in der Second Stage sein soll, werdet ihr auch an zwei weiteren [https://wiki.prototypefund.de/Coachings Coachings] teilnehmen - etwa zum Thema Security, Gründung oder Community Building. Ziel der Second Stage ist es, dass das Projekt besser nutzbar und bekannt gemacht wird, sodass es nach Abschluss der Förderung gute Chancen hat, langfristig und nachhaltig Bestand zu haben.

Reminder: '''Projekte, die nicht an der Second Stage teilnehmen, sind für uns nicht weniger wertvoll'''. Wir schätzen, dass ca. 50 % jeder Runde an dieser Verlängerung der Förderzeit teilnehmen werden, und es gibt viele Gründe, warum ein Projekt nicht teilnehmen kann. Vielleicht passt das Format nicht zum Projekt, oder ihr seht persönlich keinen Bedarf für diese Art von Unterstützung. Vielleicht ist euer Projekt bereits Teil einer nachhaltigen Struktur und ihr braucht nur die sechs Monate, um es zu programmieren. Vielleicht war eure Bewerbung für die reguläre Förderzeit großartig, aber eure Pläne für die Second Stage passen nicht in den Rahmen des Prototype Fund. Insgesamt werden bis zu 15 Projekte für die Second Stage gefördert. Dies hängt davon ab, wie gut die Bewertungen insgesamt sind. '''Nicht alle Plätze der Second Stage müssen gefüllt werden''', d.h. es können auch weniger Projekte gefördert werden, wenn die Qualität der Bewerbungen nicht ausreicht.

== Grundsätzliches zur Bewerbung ==
Wenn ihr euch bei der initialen Bewerbung nicht für die Second Stage beworben habt, sind die folgenden Abschnitte für euch nicht relevant: '''Leider ist es zu diesem Zeitpunkt nicht mehr möglich, eine Second Stage zu beantragen''', da mit eurem ursprünglichen Antrag bereits die maximale Laufzeit und maximale Fördersumme festgelegt wurde.

Wenn ihr euch für die Second Stage beworben habt, sind die Mittel für die vier zusätzlichen Monate vorerst '''gesperrt'''. Im 5. Fördermonat teilt eine Jury die begrenzten Plätze für die Second-Stage-Förderung auf der Grundlage eurer Arbeit in den ersten Monaten der regulären Förderung sowie einer neuen, kurzen '''Bewerbung''' zu. Die Entscheidung basiert auf einer schriftlichen Einreichung und einer kurzen Online-Pitch-Session.

'''Als Vorbereitung zur Bewerbung lest euch diese Wikiseite bitte vollständig durch.''' Anfang September findet außerdem eine Sprechstunde statt, bei der wir gern eure Fragen (auf Deutsch und Englisch) zur Second Stage beantworten. Auch in den Zwischengesprächen können wir gern über eure Bewerbung und eure Ziele für die Second Stage sprechen.

Aus Fairnessgründen beantworten wir keine inhaltlichen Fragen zu euren Second-Stage-Bewerbungen. Wir können aber einschätzen, ob eure Ideen für die Second Stage grundsätzlich förderfähig sind (das heißt: ob wir die Art von Vorhaben fördern dürfen, ob z. B. nicht zu viele Entwicklungsarbeiten dabei sind), geben euch gern allgemeine Tipps und beantworten auch alle Fragen zu den Formalitäten. Wenn ihr euch unsicher seid: Sprecht uns gern an!

Auch wichtig: Die Coaching-Sessions mit Superbloom können nicht für die Vorbereitung der Bewerbung (weder schriftlich noch Pitch) genutzt werden. Es ist natürlich absolut in Ordnung, wenn ihr im Coaching besprechen wollt, wie ihr eure Projekte nachhaltiger gestaltet. Wie wir die Grenze zwischen „Vorbereitung der Bewerbung“ und „Schritte für die Nachhaltigkeit“ definieren, könnt ihr auf der [https://wiki.prototypefund.de/index.php?title=Superbloom#Can_I_prepare_my_application_for_the_Second_Stage_with_Superbloom? Coaching-Seite] lesen.

=== Timeline der Bewerbung ===
{| class="wikitable"
!Anfang September 2026
|Sprechstunde Second-Stage-Bewerbung
|optional
|-
!14. - 27. September
|Bewerbungsphase Second-Stage-Förderung
|
|-
!27. September
|Deadline Einreichung schriftliche Bewerbung
|verpflichtend
|-
!9. Oktober 2026
|Pitch-Session (online)
|verpflichtend
|-
!Mitte Oktober
|Entscheidung und Förderzusage
|
|-
!Oktober–November
|Antragseinreichung zur Entsperrung der Mittel
|verpflichtend
|-
!1. Dezember 2026
|Start der Second Stage
|
|-
!vorauss. 1. Dezember
|Online Kick-Off der Second Stage
|verpflichtend
|}

== Die schriftliche Bewerbung ==
''Wann'': 14. bis 27. September 2026 - '''Achtung''': Einreichungen nach der Deadline werden nicht für die Auswahl berücksichtigt!

''Wo'': [https://bewerben.prototypefund.de/ bewerben.prototypefund.de] - der genaue Link folgt per Mail

''Was'': Beantwortet 9 (bzw. 10) Fragen zu euren Plänen für die Second-Stage-Förderung

''Sprache'': Die schriftliche Bewerbung erfolgt auf Deutsch, Nicht-Muttersprachler*innen können auch auf Englisch einreichen.

Die schriftliche Bewerbung findet über unsere Bewerbungsplattform statt, die ihr aus eurer initialen Bewerbung für den Prototype Fund schon kennt. Dort müssen die folgenden Fragen, basierend auf dem aktuellen Arbeitsstand, sowie eure Ideen für die Second Stage beantwortet werden:
'''Dein Projekt in der regulären Förderphase'''

- Beschreibe dein Projekt in drei Sätzen. (max. 50 Wörter)
- Welche Meilensteine wurden mit welchen Ergebnissen erzielt? (max. 100 Wörter)
- Werden bis zum Ende der regulären Förderperiode alle planmäßigen Meilensteine erreicht? Wenn nein, warum? (max. 100 Wörter)
- Welche Maßnahmen wurden bislang ergriffen, um Nutzer*innen anzusprechen? (max. 100 Wörter)
- Was ist aktuell die größte Herausforderung im Projekt? Wie kann dieser begegnet werden? (max. 175 Wörter)

'''Deine Pläne für die Second Stage'''

- Auf welchem Wege soll das Projekt nachhaltig nutzbar werden? Wurden hierfür bereits Maßnahmen ergriffen? Wenn ja, welche? (max. 175 Wörter)
- Sind für den Erfolg des Projekts Änderungen an der ursprünglichen Planung zur Second Stage nötig? Wenn ja, welche und warum? (max. 175 Wörter)
- Welche Meilensteine sollen in der Second Stage erreicht werden? (max. 100 Wörter)
- Wie viele Stunden möchtest du in der Second Stage am Projekt arbeiten? (Maximum Einzelpersonen: 633h, Maximum Teams: 1.267h)

'''Ergänzende Hinweise'''

- Möchtest du der Jury noch etwas mitteilen? (optional) (max. 175 Wörter)
'''Eure Pläne für die Second-Stage-Föderphase dürfen von der initialen Bewerbung und dem Antrag abweichen.''' Wenn das, was ihr euch damals für die Second Stage vorgenommen habt, nicht mehr realistisch oder sinnvoll erscheint, könnt ihr euren Fokus für die viermonatige Förderzeit gern neu setzen. Wichtig ist nur, dass der Fokus für euer Projekt sinnvoll durchdacht und in der Zeit, die euch zur Verfügung steht, machbar ist.

'''Tipp:''' Werdet in eurer Bewerbung so konkret wie möglich. Wenn ihr plant auf Konferenzen zu gehen, zählt diese auf. Wenn ihr in Kontakt mit Unternehmen oder Communities treten möchtet, definiert eure Zielgruppen möglichst genau. Solltet ihr Pilotprojekte planen, benennt eure Partner*innen dafür. Falls ihr Publikationen oder Beiträge in Medien/Podcasts plant, stellt dar, wo diese veröffentlicht werden sollen.

=== Meilensteine in der Second Stage ===
Reminder: '''In der Second Stage steht die Entwicklungsarbeit nicht mehr im Mittelpunkt.''' Entwicklungsmeilensteine, die ihr in der regulären Förderzeit nicht geschafft habt, können nicht in die Second Stage verschoben werden, außer ihr könnt begründen, dass diese Schritte notwendig für die Nachhaltigkeit des Projekts sind und erklären, warum sie nicht mehr in der regulären Förderphase umgesetzt werden können. Ziel der Second Stage ist es, eure Projekte auf den Weg zu nachhaltigen Strukturen zu bringen, sei es durch eine Gründung, den Aufbau einer Community oder Partnerschaften, Dokumentation und User Testing, Kommunikationsmaßnahmen, usw. Natürlich können sich dadurch kleine Entwicklungsarbeiten ergeben (z. B. Anpassungen auf der Basis eines User Testings, Einbettung von Community-Beiträgen, Bugfixes etc.). '''Diese sollen aber nicht im Vordergrund stehen und können nur mitgefördert werden, wenn sie den anderen Maßnahmen dienen.''' '''Orientiert euch dafür an einem Richtwert von 20 Prozent für technische Arbeiten.''' Je nach Projektfokus kann auch ein höherer Anteil gerechtfertigt sein. Falls ihr denkt, dass ein höherer Anteil in eurem Fall sinnvoll ist, sprecht uns bitte im Vorfeld der Bewerbung an.

==== So kann die Verteilung in eurem Antrag aussehen ====
Hier listen wir Beispiele von Meilensteinen, die in der Second Stage förderfähig sind. (Das ist keine abschließende Liste. Andere Maßnahmen können für eure Projekte besser geeignet sein. '''Je nach Fokus eurer Second Stage müsst ihr natürlich nicht alle diese Themen in der Bewerbung abdecken.''' Wenn ihr euch unsicher seid, ob eure Ideen gefördert werden können, fragt uns gerne!)

===== Konkrete Schritte zur Verbreitung und Nutzbarmachung (Fokus der Second-Stage-Förderung): =====
* User Testing
* Partnerakquise
* Gründung (Firmenaubau, Kundenakquise & Marketing, usw.)
* Präsenz auf Fachveranstaltungen
* Erstellung einer Website und/oder weiterer öffentlichkeitswirksamer Maßnahmen
* Communityarbeit
* Outreach
* usw.

===== Technische Entwicklung (Richtwert von 20 Prozent der Second-Stage-Förderung): =====
* Fertigstellung von Features, die aufgrund von Verzögerungen, Bugfixes, Dependencies etc. noch fehlen und für die Nachhaltigkeit des Projekts wichtig sind.
* Entwicklung von im Erstantrag nicht vorhergesehenen Features etc., die sich bspw. im User Testing oder in Gesprächen mit potenziellen Partnern als sinnvoll herausgestellt haben.
* Anpassungen auf der Basis eines User Testings
* Einbettung von Community-Beiträgen
* Bugfixes
* etc.

Die technischen Meilensteine müssen der allgemeinen Nachhaltigkeitsstrategie des Projekts dienen und in diesem Sinne begründet sein.

'''Wichtig''': Die Meilensteine müssen in der angegebenen Stundenzahl realistisch umsetzbar sein. In den meisten Fällen ist es nicht möglich, z.B. eine Gründung, den Ausbau der Dokumentation, Communityaufbau und ein Pilotprojekt gleichzeitig in nur vier Monaten zu verfolgen.

=== Lizenzierung in der Second Stage ===
'''Zum Code:'''
* Der in den bezahlten Stunden der regulären Förderphase geschriebene Code muss zwingend unter einer FOSS-Lizenz veröffentlicht werden – ohne Ausnahme.
* Der Code, der in der Second Stage direkt zum Projekt beigetragen wird (Erweiterungen, Anpassungen auf Basis von Feedback, Bugfixes usw.), muss ebenfalls unter einer FOSS-Lizenz veröffentlicht werden. Wenn Code für einen Partner geschrieben wird, und dieser nicht Open Source sein kann, müssen diese Stunden anderweitig, beispielsweise vom Partner, bezahlt werden.
* Im Rahmen von Maßnahmen zur Nachhaltigkeit sollte immer geprüft werden, ob der Code unter einer FOSS-Lizenz stehen kann – das gilt beispielsweise für eine Projektwebseite. Ausnahmen sind in der Bewerbung für die Second Stage zu begründen.
'''Andere Produkte, die in der Second Stage produziert werden:'''
* Texte, Logos und Bilder (u. ä.), die in der Second Stage entstehen, müssen nicht unter einer Creative-Commons-Lizenz veröffentlicht werden. Wir freuen uns jedoch besonders, wenn ihr euch dafür entscheidet.
* Nach demselben Ansatz möchten wir alle Geförderten dazu ermutigen, bei der Umsetzung der Meilensteine in der zweiten Phase möglichst viele FOSS-Produkte und datensparsame Tools einzusetzen. Das gilt beispielsweise für Kommunikationstools und Plattformen für den Communityaustausch. Hierbei handelt es sich jedoch nur um eine Empfehlung: Die Geförderten dürfen selbst entscheiden, was für die Projekte sinnvoll ist. Manchmal sind neue Zielgruppen z. B. nur auf bestimmten Plattformen wie LinkedIn oder Instagram zu erreichen. In solchen Fällen ist eine kurze Begründung in der Bewerbung hilfreich, damit die Jury einschätzen kann, inwiefern eure Strategie geeignet ist.

== Die Pitch-Session ==
''Wann'': 9. Oktober 2026 - jedes Projekt bekommt eine genaue Uhrzeit zugeteilt. Wir melden uns Anfang Oktober per Mail dazu.

''Wo'': Online - auch wenn ihr in Berlin wohnt (sonst wäre es nicht fair)

''Was'': 3 Minuten Pitch, 4 Minuten Fragen beantworten

''Wer:'' Nur offiziell Geförderte können pitchen.

''Sprache'': Deutsch (oder Englisch für Nicht-Muttersprachler*innen)

Das Präsentationsformat für den Pitch kann frei gewählt werden: Folien, Screensharing, Visuals, everything you need. Dabei ist wichtig, dass ihr die folgenden Fragen beantwortet:
- Warum brauche ich/brauchen wir die Second Stage?
- Was ist mein/unser konkretes Ziel in der Second Stage?
- Wie wird dieses Ziel erreicht?
Teilt uns bitte im '''Vorfeld per E-Mail''' mit, wie (Folien, Screensharing, etc.) ihr eure Präsentation gestalten wollt. Wenn ihr Folien nutzen möchtet, brauchen wir sie '''spätestens am Vortag bis 15 Uhr als PDF per E-Mail'''. Ein bis zwei Tage vor dem Pitch werden wir außerdem eine Test-Session anbieten, bei der ihr euch in das Videotool einwählen und eure Präsentation bzw. die Technik kurz testen könnt. Genaue Infos dazu folgen kurz vorher per Mail.

Die Jury der Second Stage besteht aus zwei Juror*innen aus dem [https://www.prototypefund.de/bewerbung/jury Jurypool], Vertreter*innen des Projektträgers und des Prototype Fund - außerdem ist voraussichtlich ein*e Vertreter*in aus dem BMFTR bei der Sitzung anwesend. Die Bewertung basiert auf dem technischen Stand des Projekts (das Projekt muss 2 Monate vor Ende der regulären Förderzeit nicht zu 100% fertig sein, ihr müsst aber zeigen können, dass die Arbeit gut vorankommt), den Maßnahmen zur Sicherstellung der Nachhaltigkeit (z. B. Community-Aufbau, Öffentlichkeitsarbeit) und den geplanten Schritten für die Second-Stage-Förderung. Nach den Pitch-Sessions diskutiert die Jury die Ergebnisse und stellt einen Fördervorschlag für die Second Stage zusammen, auf Basis dessen das BMFTR die finale Entscheidung trifft. Die Entscheidung wird etwa zwei Wochen nach der Pitch-Session an euch kommuniziert. Insgesamt werden bis zu 15 Projekte für die Second Stage gefördert. Dies hängt davon ab, wie gut die Bewertungen insgesamt sind. Wenn die Qualität der Bewerbungen nicht ausreicht, können auch weniger als 15 Projekte gefördert werden.

== Administratives ==

=== Arbeitszeit und Stundenumfang ===
In der Second Stage könnt ihr als Team maximal 63.333 € und als Einzelperson maximal 31.667 € beantragen. Diese Summen sind angelehnt an zwei bzw. eine Vollzeitstelle über vier Monate. Der Stundenlohn ist auf 50 € gedeckelt.

Es ist generell möglich, dass ihr euch für die Second Stage mit einer geringeren Stundenanzahl bewerbt, als ihr bei der initialen Bewerbung angegeben habt. In der Second Stage könnt ihr auch mit weniger Wochenstunden als in der regulären Förderphase planen.

Das kann zum Beispiel sinnvoll sein, wenn ihr während der Förderzeit feststellt, dass die Second-Stage-Arbeit weniger Zeit benötigen wird, als ursprünglich geplant. Vielleicht hat sich auch eine bezahlte Zusammenarbeit mit Partner*innen ergeben oder euer Projekt wird durch andere Förderquellen bereits in Teilen querfinanziert. Oder ihr steht in einem Arbeitsverhältnis, habt euch für den Förderzeitraum freistellen lassen und möchtet mit 50% zurück in das Arbeitsverhältnis gehen und die weiteren 50% am Prototype-Fund-Projekt arbeiten.

Es gibt ganz unterschiedliche Szenarien und es ist vollkommen in Ordnung, wenn sich der ursprüngliche Zeitplan verändert. Schließlich werden die genauen Aufgaben für die Second Stage erst während der Förderzeit definiert. Sprecht uns gerne an, wenn ihr Rückfragen habt.

=== Entsperrung ===
Wird euer Projekt von der Jury für eine Second-Stage-Förderung ausgewählt, erstellt der Projektträger nach der Förderzusage einen Änderungsbescheid. In dem Änderungsbescheid wird die Laufzeitverlängerung der Second Stage und die Mittelentsperrung der Personalkosten gemäß eures Zuwendungsbescheides beschieden. Ihr braucht keinen zusätzlichen Antrag über profi-Online zu stellen. Falls ihr Fragen dazu habt, meldet euch gern bei eurer [[Ansprechpartner*innen beim Projektträger|Ansprechperson beim Projektträger]].

== Tipps und Erfahrungen aus früheren Jahrgängen für die Planung eurer Second Stage ==
Wir möchten gerne die Erfahrungen und Tipps aus vergangen Jahrgängen teilen, die für eure Bewerbung und die Planung der Second Stage hilfreich sein können:

* Ein gutes Zeitmanagement ist für die Second Stage wichtig, denn einerseits ist der Workload hoch, andererseits sind es nur vier Monate '''und''' die Weihnachtszeit fällt in diesen Zeitraum.

* Focus, reduce, scope, promise less: Setzt einen klaren Fokus und plant nicht zu viele verschiedene Aufgaben – es werden sowieso mehrere Prozesse parallel laufen (Maintenance, Development, Fokus der Second Stage, PTF-Deliverables).
* Verspätungen aus der regulären Förderzeit aufzuholen wird stressig, versucht das zu vermeiden.
* Es kann sinnvoll sein, eure Milestones so zu planen, dass ihr Erreichen möglichst wenig abhängig von Dritten ist.
* Plant Zeit ein für:
** die Deliverables (Blogpost / Knowledge Base-Beitrag, Zwischengespräche, Dokumentation, Vorbereitung des Abschlussevents);
** Coachings und ggf. daraus resultierende (Haus-)Aufgaben;
** regelmässigen Austausch im Team – es wird viel zu besprechen geben und womöglich arbeitet ihr anders zusammen als in der regulären Förderphase;
** Kommunikation mit Externen. Es könnte viele Feedbackschlaufen brauchen oder lange Wartezeiten geben, wenn ihr auf Rückmeldungen z.B. zu einer geplanten Implementierung oder von Pilotprojekten wartet;
** Auszeiten und Urlaube – es ist nicht angedacht, dass ihr 10 Monate durcharbeitet, auch wenn es Spaß macht!
Außerdem haben wir eine Wiki-Seite mit [[Tipps für die Second Stage|Tipps und Erfahrungen speziell für die Second Stage]]. Schaut auch dort gerne rein!

= In English: Application for the Second Stage =
On this page, you can find more information on the application process for the Second Stage and the administrative steps afterwards. If you are looking for more information on the timeline and contents, you can find them on the general page on the [[Second Stage]].

== Why does the Second Stage exist? ==
There is an issue in technology and FOSS funding: innovative projects are readily financed, but it often remains unclear what happens afterwards. Few technologies are ready for operational use and self-financing after the initial funding runs out.

For this reason, we offer the Second Stage, which provides an opportunity to work for a further four months on securing the project’s sustainability.

The aim of the Second Stage is to improve the usability and visibility of the project, increasing its chances of long-term sustainability once the funding period ends.

Reminder: '''Projects that don't participate in the Second Stage are not less valuable to us.''' We estimate that approximately 50% of each round will participate in this extended funding period, and there are many reasons why a project might not participate. Maybe it's not a good fit for your project, or you personally don't see the need for this type of support. Maybe your project is already sustainable and you just need the six months to code. Maybe your application for the regular funding period was great, but your application for the second phase doesn't fit the scope of the Prototype Fund. A total of up to 15 projects will be funded for the Second Stage. The number of funded projects will depend on the quality of the submissions. '''Not''' '''all spots in the Second Stage have to be filled''', i.e., fewer projects may be funded if the quality of the applications is not sufficient.

== General information on the application ==
If you haven't already applied for the Second Stage, the following paragraphs are not relevant for you: Unfortunately, it is '''not possible to add a Second Stage at this point''', as the maximum duration and the maximum amount of funding allocated to your project was made final after your general application.

If you have applied for the Second Stage, the funds allocated for the four additional months are '''locked''' for now. During the 5th month of funding, a jury will allocate the limited Second Stage spots based on your work during the first months of funding as well as a new, short application. The decision is based on a written '''submission''' and a short online pitch session.

'''To prepare for your application, please read this wiki page.''' We will hold a consultation hour in early September, during which we will be happy to answer your questions about your Second Stage application (in German and English). We are also happy to discuss your application and your goals for the Second Stage during the 1:1 meetings.

To stay fair, we do not answer any questions regarding the content of your Second Stage applications. However, we can assess whether your ideas for the Second Stage are eligible for funding (i.e., whether we are allowed to fund the type of project, whether it involves too much development work, etc.), give you general tips, and answer any questions you may have about the formalities. If you are unsure, just ask!

Also important: The coaching sessions with Superbloom cannot be used to prepare your application (written or pitch). Of course, it is perfectly fine if you want to discuss how to make your projects more sustainable during the coaching sessions. You can read about how we define the boundary between “application preparation” and “steps toward sustainability” on the [https://wiki.prototypefund.de/index.php?title=Superbloom#Can_I_prepare_my_application_for_the_Second_Stage_with_Superbloom? coaching page].

=== Timeline for the application ===
{| class="wikitable"
!Beginning of September 2026
|Consultation hour, application for the Second Stage
|optional
|-
!September 14th–27th
|Application period Second Stage funding
|
|-
!September 27th
|Deadline submission of written application
|mandatory
|-
!October 9th
|Pitch session (online)
|mandatory
|-
!Middle of October
|Decision and funding commitment
|
|-
!October–November
|Request to release these funds
|mandatory
|-
!December 1st
|Start of the Second Stage
|
|-
!Expected on December 1st
|Online Kick off Second Stage
|mandatory
|}

== Written application ==
''When'': September 14th to 27th, 2026 - '''Please note''': Submissions after the deadline will not be considered for selection!

''Where'': [https://bewerben.prototypefund.de/ bewerben.prototypefund.de] – the exact link will be sent via email

''What'': Answer 9 (or 10) questions about your plans for the Second Stage funding

''Language'': The written application may be submitted in German, or if you are not a native German speaker, in English.

The written application must be submitted via our application platform, which you already know from your initial application for the Prototype Fund. Based on the current status of your work, you must answer the following questions and provide your ideas for the Second Stage:
'''Your project in the regular funding period'''

- Describe your project in three sentences. (max. 50 words)
- Which milestones have been achieved and what were the results? (max. 100 words)
- Will all planned milestones be achieved by the end of the regular funding period? If not, why? (max. 100 words)
- What measures have been taken so far to reach users? (max. 100 words)
- What is currently the biggest challenge in the project? How can this challenge be overcome? (max. 175 words)

'''Your plans for the Second Stage'''

- How will the project be made usable in the long term? Have any steps already been taken to this end? If yes, which ones? (max. 175 words)
- Are changes to the original plan for the Second Stage necessary for the project to succeed? If yes, which ones and why? (max. 175 words)
- What milestones do you plan to achieve in the Second Stage? (max. 100 words)
- How many hours do you plan to work on the project in the Second Stage? (Maximum number of hours for individuals: 633h, maximum number of hours for teams: 1.267h)

'''Additional comments'''

- Is there anything else you would like to tell the jury? (optional) (max. 175 words)
'''Your plans for the Second Stage funding can differ from what you wrote in your initial application.''' If what you had planned for the Second Stage no longer seems realistic or feasible, you are welcome to change your plans for the four-month funding period. The important thing is that your project has a clear focus and feasible within the available time.

'''Tip:''' Be as specific as possible in your application. If you plan to attend conferences, list them. If you want to connect with companies or communities, define your target groups as precisely as possible. If you are planning pilot projects, name your partners. If you plan to publish articles or contribute to media outlets or podcasts, specify where they will be published.

=== Milestones ===
Reminder: '''In the Second Stage, the focus is no longer on development work.''' Development milestones that you were unable to achieve during the regular funding period cannot be carried over to the Second Stage, unless you can demonstrate that these steps are necessary for the project’s sustainability and explain why they can no longer be implemented during the regular funding phase. The aim of the Second Stage is to set your projects on the path to sustainable structures, whether through establishing a company, building a community or forming partnerships, writing documentation and conducting user testing, implementing communication strategies, etc. Of course, this may result in minor development work (e.g., adjustments based on the results of user testing, merging community contributions, bug fixes, etc.). '''However, these should not be the primary focus and can only be funded if they support the other activities. The guideline is 20 percent for technical work.''' Depending on the project’s focus, a higher percentage may be justified. If you believe a higher percentage makes sense for your project, please contact us before submitting your application.

==== These are the type of milestones that can be funded in the Second Stage: ====
Here are some examples of milestones that are eligible for funding in the Second Stage. (This is not an exhaustive list: other measures may be more suitable for your projects. '''You do not have to cover all of these topics in your application, which ones are relevant to you depends on the focus you plan for your Second Stage.''' If you are unsure whether your ideas are eligible for funding, please feel free to ask us!)

===== Specific steps to improve the visibility, usability and sustainability of the project (main focus of your application for the Second Stage): =====
* User testing
* Partner acquisition
* Establishment of a business (administrative setup, marketing & customer acquisition, etc.)
* Presence and presentation at conferences
* Creation of a website and/or other communication strategies
* Community work
* Outreach
* etc.

===== Technical development (guideline of 20 percent of your work in the Second Stage): =====
* Completion of features that are still missing (e.g. due to delays, bug fixes, dependencies, etc.) and are important for the sustainability of the project.
* Development of features not foreseen in the initial application which have e.g. proven useful in user testing or in discussions with potential partners.
* Adjustments based on user testing
* Integration of community contributions
* Bug fixes
* etc.

The technical milestones must support the project's overall sustainability strategy and be justified in this context.

'''Important''': The milestones have to be realistic to achieve in the number of hours you've set. In most cases, it's not possible to tackle things like launching a startup, expanding documentation, building a community, and running a pilot project all at once in just four months.

=== Licensing in the Second Stage ===
'''Code:'''
* The code written during the paid hours of the regular funding phase must be published under a FOSS license—without exception.
* The code that is contributed directly to the project in the Second Stage (additional features, adjustments based on feedback, bug fixes, etc.) must also be published under a FOSS license. If code is written for a partner and cannot be published under a FOSS license, these hours must be paid for by another party, such as the partner.
*For sustainability measures that are not direct contributions to the code of your funded project, you should always check if the code can be licensed under a FOSS license—this is the case for a project website, for example. Exceptions should be justified in the application for the Second Stage.
'''Other products developed in the Second Stage:'''
* Texts, logos, images, and similar items created in the Second Stage do not have to be published under a Creative Commons license. However, we would appreciate it if you chose to do so.
* Following the same approach, we would like to encourage all grant recipients to use as many FOSS products and privacy-friendly tools as possible when implementing the milestones in the second phase. This applies, for example, to communication tools and platforms used for community interaction. This is, however, only a recommendation: grant recipients are free to decide for themselves what makes sense for their projects. Sometimes new target groups can only be reached on certain platforms such as LinkedIn or Instagram. In cases like this, it is helpful to include a brief explanation in your application so that the jury can assess the suitability of your strategy.

== Pitch session ==
''When'': October 9th, 2026 – each project will be assigned a specific time slot. We will contact you by email in the beginning of October.

''Where'': Online – even if you live in Berlin (otherwise it wouldn't be fair)

''What'': 3 minutes pitch, followed by 4 minutes for questions

''Who:'' Only official grantees can pitch.

''Language'': German (or English if you aren’t a native German speaker)

The presentation format for the pitch is up to you: slides, screen sharing, visuals, everything you need. You just have to make sure that you answer the following questions:
- Why do I/we need the Second Stage?
- What is my/our specific goal in the Second Stage?
- How will this goal be achieved?
Please let us know beforehand by email how you would like to give your presentation (slides, screen sharing, etc.). If you would like to use slides, we need them '''by 3 pm the day before at the latest, sent as a pdf by email'''. Around this time, we will organize test sessions where you can dial into the video tool we’ll use for the pitches and quickly test your presentation, sound and video. We will send you more information about the test sessions via email.

The Second Stage jury consists of two judges from the [https://www.prototypefund.de/bewerbung/jury jury pool], representatives of the Projektträger and the Prototype Fund—a representative from the BMFTR is also expected to attend the session. The evaluation is based on the technical status of the project (the project does not have to be 100% complete two months before the end of the regular funding period, but you must be able to show that the work is progressing well), the measures taken to ensure sustainability (e.g., community building, public relations), and the planned steps for the Second Stage funding. After the pitch session, the jury will discuss the results and propose a list of projects for funding for the Second Stage, on the basis of which the BMFTR will make the final decision. The decision will be communicated to you approximately two weeks after the pitch session. A total of up to 15 projects will receive funding for the Second Stage. The number of funded projects depends on the overall quality of the submissions. If the quality of the applications is not sufficient, fewer than 15 projects may be funded.

== Administration ==

=== Working hours and number of hours ===
In the Second Stage, you can apply for a maximum of €63,333 as a team and a maximum of €31,667 as an individual. These amounts are based on two or one full-time positions over four months. The hourly wage is capped at €50.

It is generally possible to apply for the Second Stage with fewer hours than you specified in your initial application. In the Second Stage, you can also plan fewer hours per week than in the regular funding phase.

This can be useful if you realize during the funding period that the Second Stage work will require less time than originally planned. Perhaps you already managed to set up a paid collaboration with a partner, or your project is already being partially cross-financed by other sources of funding. Or you are employed, have taken a leave of absence for the funding period, and would like to return to your job at 50% and work on the Prototype Fund project for the remaining 50%.

There are many different scenarios, and it is perfectly fine if the original schedule changes. Ultimately, the specific tasks for the Second Stage are only being defined within the current funding period. Please feel free to contact us if you have any questions.

=== Releasing the funds for the Second Stage (“Entsperrung”) ===
If your project is selected by the jury for Second Stage funding, the project management agency ("Projektträger") will issue a notice of amendment ("Änderungsbescheid") once the funding has been approved. This notice announces the extension to the period of the Second Stage and the release of funds for personnel costs, in accordance with your grant award letter. You do not need to submit an additional application via profi-Online. If you have any questions, please contact your [[Ansprechpartner*innen beim Projektträger|contact person of the project management agency]].

== Tips and insights from previous classes for planning your Second Stage ==
We’d like to share some insights and tips from previous classes that may be helpful for your application and for planning the Second Stage:

* Good time management is essential for the Second Stage, because the workload is heavy: It’s only 4 months, '''and''' the holiday season falls right in the middle of it.

* Focus, reduce, scope, promise less: Set a clear focus and don’t plan too many different tasks; several processes will be running in parallel anyway (maintenance, development, Second Stage focus, PTF deliverables).
* Catching up on delays from the regular funding period will be stressful.
* It may be a good idea to plan your milestones so that achieving them depends as little as possible on third parties.
* Set aside time for:
** the deliverables (blog post / Knowledge Base article, 1:1 meetings, documentation, preparation for the closing event);
** the mandatory coaching sessions, including (home)work that may result from them;
** regular team meetings—there will be a lot to discuss, and you may be working together differently than during the regular funding phase;
** communication with external partners. There may be many feedback loops or long wait times when you’re waiting for responses, e.g., about a planned implementation or pilot projects.
** time off and vacations—it’s not expected that you’ll work nonstop for 10 months, even if it’s fun!
We also have a Wiki page with [[Tipps für die Second Stage|tips and insights specifically for the Second Stage]]. Feel free to take a look at them!

Second Stage

2026-08-26T09:48:24Z

Enyong: /* Ablauf der Second-Stage-Förderung */

''(English version below)''

Auf dieser Seite findet ihr Informationen zum Ablauf der Second Stage Informationen zur Bewerbung findet ihr auf dieser Seite: [[Bewerbung für die Second Stage]].

'''Wichtig: Die hier gelisteten Informationen werden noch leicht angepasst, es werden sich aber keine grundlegenden Dinge verändern.'''

== Ablauf der Second-Stage-Förderung ==
Hier seht ihr einen Überblick über die Termine, die für die Second Stage relevant sind (natürlich bleiben die Termine der regulären Förderphase, wie z. B. der Demo Day oder die Zwischengespräche, weiterhin verpflichtend):
{| class="wikitable"
|-
!1. September 2026
|Sprechstunde Second-Stage-Bewerbung
|optional
|-
!14. - 27. September
|Bewerbungsphase Second-Stage-Förderung
|
|-
!27. September
|Deadline Einreichung schriftliche Bewerbung
|verpflichtend
|-
!9. Oktober
|Pitch-Session (online)
|verpflichtend
|-
!Mitte Oktober
|Entscheidung und Förderzusage
|
|-
!bis Ende November
|Erstellung der Änderungsbescheide durch den Projektträger
|
|-
!1. Dezember
|Start der Second Stage
|
|-
!vorauss. 1. Dezember
|Online-Kick-Off der Second Stage
|verpflichtend
|-
!Dezember
|Sprechstunde mit Superbloom
|optional
|-
!Dezember–März
|Coachings
|verpflichtend
|-
!Dezember–Januar
|4. Zwischengespräch
|verpflichtend
|-
!Februar
|Sprechstunde mit Superbloom
|optional
|-
!Februar–März
|5. Zwischengespräch
|verpflichtend
|-
!Ende März
|Abschlussevent der Second Stage
|verpflichtend
|-
!30. April 2027
|Deadline Schlussbericht, mit

* Link zum Code
* Link zur Dokumentation
|verpflichtend
|}

== Zahlungsanforderung ==
In der regulären Förderphase habt ihr zu Beginn eines Quartals die Mittel für das abgelaufene Quartal (im Nachhinein) abrufen können, konkret nach dem ersten und vierten Fördermonat. In der Second-Stage-Förderphase geht es entsprechend weiter und ihr erhaltet nach dem siebten und zehnten Fördermonat die weiteren Auszahlungen.

Zu den beiden Zahlungsanforderungen in der Second Stage sind zwei Besonderheiten zu beachten:

* Mittelabruf im Januar über den Zwischennachweis: Der Mittelabruf fällt auf einen Jahreswechsel (Fördersumme der Monate Oktober bis Dezember, abzurufen im Januar). Hierfür muss ein Zwischennachweis für die gesamte Laufzeit des vergangenen Jahres gestellt werden, den ihr auch über profi-Online erstellen müsst. Wenn ihr euer Förderkennzeichen in der Vorhabenliste angeklickt habt, könnt ihr links in der Liste Zwischennachweis auswählen.
* Mittelabruf im April über den Verwendungsnachweis: Der zweite Mittelabruf in der Second Stage ist insgesamt euer vierter Mittelabruf und gleichzeitig der letzte in der Förderzeit. Der letzte Mittelabruf muss über den Verwendungsnachweis abgerufen und zusammen mit dem Schlussbericht beim Projektträger eingereicht werden. Der Verwendungsnachweis wird vom Projektträger in profi-online nach Ende der Förderphase freigeschaltet. Bitte beachtet, dass es für die Einreichung eine Frist gibt: Verwendungsnachweis und Schlussbericht müssen spätestens am 30. April eingereicht werden.

Bitte beachtet, dass in beiden Fällen die Bearbeitung eurer Mittelabrufe länger als bei einer regulären Zahlungsanforderung dauern kann.

[https://wiki.prototypefund.de/index.php?title=Zahlungsanforderungen Allgemeine Hinweise zu Zahlungsanforderungen und Zwischennachweisen findet ihr hier].

== Verpflichtende Leistungen ==
Neben der Umsetzung der Arbeitsschwerpunkte müssen im Rahmen der Second-Stage-Förderung einige verpflichtende Aufgaben erfüllt werden:

* '''Coachings''': In der Second Stage sind die [https://wiki.prototypefund.de/index.php?title=Coachings Coachings] verpflichtend. Die Coaching-Einheiten umfassen in der Regel drei bis vier Stunden, die ihr entweder als Block buchen oder in mehrere kürzere Termine einteilen könnt. Ihr bekommt zwei Coaching-Einheiten während der Second Stage. Die Themen bzw. Coachingpartner*innen werden, sofern keine Auflagen vorliegen, gemeinsam mit der Projektbetreuung festgelegt. Neben dem Coaching-Angebot von [https://wiki.prototypefund.de/index.php?title=Superbloom Superbloom] (Design, Projektmanagement, Community, Kommunikation, Fundraising usw.), stehen euch in der Second Stage weitere Coachingpartner*innen mit unterschiedlichen Schwerpunkten zur Verfügung: [https://leastauthority.com/ Least Authority] (Security), [https://vdivde-it.de/de VDI/VDE] (Gründung), die [https://fsfe.org/ Free Software Foundation Europe] (Lizenzierung) und [https://iris-wellmann.de/angebot/coaching/ Iris Wellmann] (freie Coachings/Strategie). Für alle Coachings sind die Plätze begrenzt. Die finale Entscheidung über die Zuteilung der Coachings liegt bei der Projektbetreuung.
* '''Zwischengespräche, Montags-Updates und Online-Kick-Off:''' Wie in der regulären Förderphase sind auch in der Second Stage die Zwischengespräche und Montags-Updates verpflichtend. In den Zwischengesprächen wird über den allgemeinen Stand des Projekts und seiner Strategie und über euren Abschlussworkshop der Second Stage gesprochen. Die Zwischengespräche können online oder in Person in Berlin oder auf Veranstaltungen (z. B. CCC, FOSDEM) durchgeführt werden. Zusätzlich findet ein Online-Kick-Off für die Second Stage als Videocall statt.
* '''Verfassen eines Blogbeitrags oder eines Artikels für die Knowledge Base''': Sharing (knowledge) is caring! Jedes im Rahmen der Second Stage geförderte Projekt soll bis Ende der Förderzeit [https://www.prototypefund.de/blog einen Beitrag im Prototype Fund Blog] oder [https://kb.prototypefund.de/ in der Knowledge Base] veröffentlichen. Wenn ein Beitrag bereits in der regulären Förderphase geschrieben wurde, entfällt diese Pflicht. Die Beitragsthemen werden gemeinsam mit der Projektbetreuung und der Kommunikationsperson des Prototype Fund festgelegt, mehr Informationen dazu [[Einen Blogbeitrag schreiben|findet ihr hier.]] Alternative Formate und Ideen können individuell mit der Projektbetreuung abgestimmt werden.
* '''Teilnahme am Abschlussevent:''' Am Ende der Second Stage findet das Abschlussevent in Berlin statt. Alle Teammitglieder aller Projekte müssen teilnehmen. Auch nicht offiziell geförderte Teammitglieder können teilnehmen, sofern es der Platz zulässt. Bitte klärt die Teilnahme möglichst frühzeitig mit der Projektbetreuung.
* '''Vorbereitung des Abschlussworkshops''': Jedes Projekt wird für das Abschlussevent einen Workshop mit externen Projektpartner*innen gestalten. Die Auswahl und Einladung der Gäste erfolgt gemeinsam mit der Projektbetreuung.
* '''Dokumentation''': Am Ende der Förderzeit muss für alle Projekte der Second Stage eine öffentlich verfügbare Dokumentation bei der Projektbetreuung vorliegen. Je nach Projekt kann die Art der Dokumentation unterschiedlich sein. Während der Code eines Projekts immer sauber dokumentiert sein sollte, sind zusätzliche Dokumentationsmaßnahmen abhängig von der Zielgruppe: unterschiedliche Formate von Tutorials für Endnutzer*innen, Admin-Dokumentation für selbstgehostete Projekte, Entwickler*innendokumentation für Libraries und andere Infrastrukturprojekte usw.
* '''Schlussbericht:''' Einen Monat nach Abschluss der Second-Stage-Förderphase ist der Schlussbericht zusammen mit der Schlussabrechnung (Verwendungsnachweis) beim Projektträger einzureichen. Genaue Informationen dazu findet ihr [https://wiki.prototypefund.de/index.php?title=Schlussbericht hier].

Und nicht vergessen: Projekte, die zehn Monate gefördert werden, nehmen ebenfalls am [https://wiki.prototypefund.de/index.php?title=Demo_Day Demo Day] nach sechs Monaten teil.

== Angebote ==
Zusätzlich bieten wir optionale Formate an, mit denen wir euch bei der Umsetzung eurer Second Stage unterstützen möchten:

* zwei '''Sprechstunden mit [[Superbloom]]''' (die Themen werden noch bekannt gegeben): Ihr kennt das Sprechstunden-Format aus der regulären Förderzeit - für die Second Stage haben wir spannende und relevante Themen zusammengestellt.
* weitere '''1:1 Gespräche''' nach Bedarf: Wir haben in der Second Stage gute Kapazitäten für zusätzliche 1:1 Gespräche mit euch - stellt uns Fragen, lasst uns eure Projekte testen, fragt nach Feedback zu eurem Logo, Blogpost, UI, Communitystrategie, etc. Wir sind da, um euch zu unterstützen und freuen uns über tiefere Einblicke in eure Projekte.
* '''Kommunikation''' über die Kanäle des Prototype Fund: Wie in der regulären Förderphase unterstützen wir die Sichtbarkeit eurer Projekte mit Kommunikationsmaßnahmen über unsere Kanäle (Mastodon, LinkedIn, ggf. Newsletter)
* Unterstützung bei der '''Vernetzung''': Wenn es möglich ist und wir auf existierende Kontakte des Prototype Fund zurückgreifen können, vernetzen wir euch gern.
* Feedback von der Jury: Gern leiten wir euch das '''Jury-Feedback''' aus der Pitch-Session weiter.

== Abschlussevent der Second Stage ==
Das Abschlussevent ist das finale Event nach der Second-Stage-Förderung und findet Ende März in Berlin statt. Das Event soll euch einerseits die Möglichkeit geben, euch untereinander auszutauschen und den Abschluss der Förderphase gemeinsam zu feiern. Weiterhin habt ihr beim Event die Möglichkeit euer Projekt im Rahmen eines Workshops eingeladenen Gästen zu präsentieren.

=== Key facts ===
''Second-Stage-Abschlussevent JG02:'' Ende März 2027

''Location:'' vorauss. im [https://www.publix.de/ Publix - Haus für Journalismus und Öffentlichkeit], Hermannstr. 90, 12051 Berlin

''Uhrzeit:'' 14:00 - open end, Community-Abend ab 19:30 Uhr

=== Ablauf ===
Nach einem internen Teil, bei dem ihr eure Erfahrungen mit uns teilen und voneinander lernen könnt, ist ein zweistündiger Workshop mit externen Gästen geplant. Allen Projekten wird dabei eine Tischinsel zur Verfügung stehen, an der ihr euer Projekt vorstellen könnt. Es empfiehlt sich, früh zu überlegen, was ihr anbieten und wen ihr dazu einladen möchtet: Möchtet ihr (potentielle) Projektpartner*innen treffen, ein (User-)Testing durchführen, euer Projekt einer relevanten Person(engruppe) vorstellen etc. Insgesamt könnt ihr pro Projekt ein bis drei externe Gäste einladen. Für die Vorbereitung des Abschlussworkshop kommen weitere, konkretere Infos per Mail - außerdem ist wie immer in den Zwischengesprächen Zeit, Fragen und Details zu besprechen. Sprecht uns gern frühzeitig an, wenn ihr Fragen habt!

Nach dem Workshop gibt es ein gemeinsames Dinner mit den eingeladenen Gästen. Und last but not least schließen wir den Tag mit einem Community-Abend, der für alle offen ist, ab. Denn jetzt kann wirklich gefeiert werden.
{| class="wikitable"
|13:30 - 14:15 Uhr
|Ankommen der Projekte - bitte kommt pünktlich.
|-
|14:15 Uhr
|Begrüßung
|-
|14:30 Uhr
|Jahrgangsinterner Workshop: Erfahrungsaustausch zwischen den Projekten und Feedback
(Hosting Team PTF)
|-
|15:45 Uhr
|Pause
|-
|16:00 Uhr
|Aufbau & Einlass der geladenen Gästen
|-
|16:30 Uhr
|Euer Abschlussworkshop mit Gästen
|-
|18:30 Uhr
|Abendessen
|-
|19:30 Uhr
|Eröffnung des Community-Abends
|}
Bitte plant ein, mindestens 1,5 Stunden beim Community-Abend dabei zu sein.

=== Abschlussworkshop mit externen Gästen ===
Eure Aufgabe für diesen Tag ist es, den zweistündigen Workshop mit externen Gästen zu konzipieren und durchzuführen. Damit ihr euch möglichst gut vorbereiten könnt, gibt es im Folgenden weitere Infos sowie Deadlines, bis wann wir bestimmte Informationen von euch brauchen.

'''Das Ziel des Workshops ist es, zur Nachhaltigkeit eures Projektes beizutragen.''' Dementsprechend soll das Thema eures Workshops Bezug zu eurer Second Stage, mindestens aber zur Nachhaltigkeit eures Projektes allgemein haben. Mögliche Themen können zum Beispiel sein:

* User Testing mit Projektpartner*innen oder eurer Community
* Vorstellung eures Projekts und Austausch mit (potenziellen) Projektpartner*innen und/oder Kund*innen
* Onboarding von neuen Community-Mitgliedern
* Austauschformate mit eurer Community vor Ort
* Feedback zu eurer Öffentlichkeitsarbeit einholen
* Natürlich sind wir auch offen für andere Vorschläge, kommt gerne auf uns zu!

Insgesamt könnt ihr '''pro Projekt ein bis zwei (nach Absprache maximal drei) externe Gäste''' einladen. Allen Projekten wird eine Tischinsel zur Verfügung stehen, an der ihr euer Projekt vorstellen könnt.

==== Vorbereitung ====
Voraussichtlich Anfang Februar melden wir uns bei euch mit weiteren Informationen zum Abschlussevent. Dabei werden wir euch auch bitten, uns eure Ideen für den Abschlussworkshop mit externen Gästen zu schicken. Wir brauchen kein ausformuliertes Konzept, ein paar Stichpunkte genügen uns. Ebenso braucht ihr bis dahin noch keine festen Zusagen von euren potenziellen Gästen. Solltet ihr euch unsicher sein, was für euch in Frage kommt, könnt ihr euch jederzeit für weiteren Austausch (per Mail oder in einem Call) bei uns melden!

Nach Erhalt eurer Vorschläge, geben wir euch Feedback, ob die Idee realistisch und passend für den Abschlussworkshop ist. Danach können wahlweise wir oder ihr persönlich eure Gäste einladen.

Bitte kümmert euch selbst um alle Materialien und Technik, die ihr für euren Workshop braucht. Für Strom und Internet sowie Getränke und Snacks ist selbstverständlich gesorgt.

= In English: Second Stage =
On this page, you'll find information on how the Second Stage works. For information on how to apply, visit this page: [[Bewerbung für die Second Stage|Application for the Second Stage]].

'''Please note: The information listed here may be slightly updated, but there will be no fundamental changes.'''

== Timeline ==
This is an overview of the dates that are relevant for the Second Stage (the dates for the regular funding phase, such as Demo Day and the 1:1 meetings, remain – of course - mandatory):
{| class="wikitable"
|-
!September 1st, 2026
|Consultation hour, application for the Second Stage
|optional
|-
!September 14th–27th
|Application period Second Stage funding
|
|-
!September 27th
|Deadline submission of written application
|mandatory
|-
!October 9th
|Pitch session (online)
|mandatory
|-
!Middle of October
|Decision and funding commitment
|
|-
!until end of November
|Projektträger prepares the Notification of Change
|
|-
!December 1st
|Start of the Second Stage
|
|-
!Expected on December 1st
|Online kick off Second Stage
|mandatory
|-
!December
|Superbloom consultation hour
|optional
|-
!December–March
|Coaching sessions
|mandatory
|-
!December–January
|4th 1:1 meeting
|mandatory
|-
!February
|Superbloom consultation hour
|optional
|-
!February–March
|5th 1:1 meeting
|mandatory
|-
!End of March
|Closing event of the Second Stage
|mandatory
|-
!April 30th, 2027
|Deadline final report including

* Link to code
* Link to documentation
|mandatory
|}

== Payment requests ==
In the regular funding phase, you could request the funds for the previous quarter (retrospectively) at the beginning of each quarter, specifically after the first and fourth funding months. In the Second Stage, this process continues and you will receive further payments after the seventh and tenth month of funding.

There are two special features to note regarding the two payment requests in the Second Stage:

* The funding request in January is to be submitted as an interim report („Zwischennachweis"): The funding request falls at the turn of the year (funding amount for October to December, to be requested in January). For this purpose, an interim report must be submitted via profi-Online. Once you have clicked on your funding code in the project list, you can select „Zwischennachweis" (interim report) on the left side of the list.
* The Funding request in April is to be submitted as a so-called statement of use („Verwendungsnachweis“): The second funding request in the Second Stage is your fourth funding request overall and also the last one for the whole funding period. The last funding request must be requested as a statement of use and submitted to the Projektträger together with the final report. The statement of use will be activated by the Projektträger in profi-Online after the end of the funding period. Please note that there is a deadline for submission: the statement of use and final report must be submitted by April 30th at the latest.

[https://wiki.prototypefund.de/index.php?title=Schlussbericht Information on the final report can be found here]. [https://wiki.prototypefund.de/index.php?title=Zahlungsanforderungen Information on payment requests and interim reports can be found here].

== Mandatory to-dos ==
In addition to the implementation of the key focus areas as specified in your application, a number of mandatory requirements must be fulfilled during the Second Stage:
* '''Coachings''': As opposed to the regular funding period, the [https://wiki.prototypefund.de/index.php?title=Coachings coaching sessions] are mandatory in the Second Stage. Coaching units usually last three to four hours, which you can either book as a block or divide into several short sessions. You will receive two coaching units during the Second Stage. Unless you received specific instructions from the jury, the topics and coaching partners will be determined together with the program managers. In addition to coaching sessions offered by [https://wiki.prototypefund.de/index.php?title=Superbloom Superbloom] (design, project management, community, communication, fundraising, etc.), other coaching partners with different areas of expertise are available in the Second Stage: [https://leastauthority.com/ Least Authority] (security), [https://vdivde-it.de/de VDI/VDE] (starting a company/business models), the [https://fsfe.org/ Free Software Foundation Europe] (licensing) and [https://iris-wellmann.de/angebot/coaching/ Iris Wellmann] (free coaching/strategy). Places are limited for all coaching sessions. The final decision on the allocation of coaching sessions lies with the program management'''.'''
* '''Participation in the online kick off, two 1:1 meetings and Monday updates:''' As in the regular funding phase, the 1:1 meetings and Monday updates are mandatory in the Second Stage. During these meetings, we will discuss the general status of the project and its strategy as well as your ideas for the closing workshop of the Second Stage. The 1:1 meetings can be held online or in person in Berlin or at events (e.g. CCC, FOSDEM). In addition, an online kick off for the Second Stage takes place as a video call.
* '''Writing a blog post or an article for the PTF Knowledge Base:''' Sharing (knowledge) is caring! Every project funded as part of the Second Stage has to publish an article [https://www.prototypefund.de/en/blog on the Prototype Fund blog] or [https://kb.prototypefund.de/ in the Knowledge Base] by the end of the funding period. If a contribution has already been written during the regular funding phase, this obligation does not apply. The topics of the contributions will be determined together with the program management and the communication team of the Prototype Fund. You can find [[Einen Blogbeitrag schreiben|more information here]]. Alternative formats and ideas can be discussed individually with the program management team.
* '''Participation in the closing event of the Second Stage:''' At the end of the Second Stage, the closing event takes place in Berlin. All team members of all projects have to participate. Team members who are not officially funded can participate as long as there is space available. Please clarify the possibilities of participation as early as possible with the program management.
* '''Preparation for the closing workshop:''' Every project will prepare a closing workshop for the closing event with external project partners. The guests will be selected and invited together with the program management.
* '''Documentation:''' At the end of the funding period, publicly available documentation must be submitted to the program management team for all Second Stage projects. The type of documentation may vary depending on the project. While the code of a project should always be properly documented, additional documentation measures depend on the target group: various types of tutorials for end users, admin documentation for self-hosted projects, developer documentation for libraries and other infrastructure projects, etc.
* '''Final report:''' After the completion of the funding period, the final report ("Schlussbericht") is to be submitted to the Projektträger along with a so-called statement of use ("Verwendungsnachweis"). The deadline for all documents is one month after the funding ends. Detailed information can be found [https://wiki.prototypefund.de/index.php?title=Schlussbericht here].

Please keep in mind: projects that receive ten months of funding also take part in [https://wiki.prototypefund.de/index.php?title=Demo_Day Demo Day] after six months.

== Offers ==
In addition, we offer the following '''optional formats''' to support you during your Second Stage:

* '''Two consultation hours with [https://wiki.prototypefund.de/index.php?title=Superbloom Superbloom]''' (the topics will be announced on a later date). You are already familiar with the format from the regular funding period. For your Second Stage we have chosen together exciting and relevant topics.
* Further '''1:1 meetings''' as required: We have capacity for additional 1:1 meetings with you during the Second Stage – ask us questions, let us test your projects, ask for feedback on your logo, blog post, UI, community strategy, etc. We are here to support you and look forward to gaining deeper insights into your projects.
* '''Communication''' via the Prototype Fund channels: As in the regular funding phase, we will support the visibility of your projects with communication measures via our channels (Mastodon, LinkedIn, newsletter if possible).
* Support with '''networking''': If you know the right people for your project, we’d love to introduce you! Feedback from the jury: We are happy to forward the '''jury feedback''' from the pitch session to you.

== Closing event of the Second Stage ==
The closing event is the event that happens at the end of your Second Stage funding period. The event, which takes place in Berlin end of March, is intended to give you the opportunity to exchange ideas and celebrate the end of the funding phase together. It will also be the occasion for you to present your project to invited guests during a workshop.

=== Key facts ===
''Closing event of the Second Stage Class01:'' End of March 2027

''Where:'' Expected at [https://www.publix.de/ Publix - Haus für Journalismus und Öffentlichkeit], Hermannstr. 90, 12051 Berlin

''Time:'' 2 pm - open end, community meet-up from 7:30 pm

=== Schedule ===
After an internal part where you can share your experiences with us and learn from each other, a two-hour workshop with external guests will take place. All projects will have a table where they can present their project to their invited guests. We recommend that you think early on about what you would like to offer and who you would like to invite: Would you like to meet (potential) project partners, conduct user testing, present your project to a relevant person (or group of people), onboard new community contributors, etc.? You can invite one to three external guests per project. We will email you more specific information to help you prepare for the closing workshop once the Second Stage starts. As always, we will have time to discuss questions and details during the 1:1 meetings. Please feel free to contact us early if you have any questions!

There will be a dinner with the invited guests after the workshop. And last but not least, we will end the day with a community evening that is open to everyone - to make sure we really get to celebrate your funding time.

{| class="wikitable"
|1:30 - 2:15 pm
|Arrival of the projects - please be on time.
|-
|2:15 pm
|Welcome
|-
|2:30 pm
|Internal workshop: Sharing experiences and feedback between projects
(Hosting team PTF)
|-
|3:45 pm
|Break
|-
|4 pm
|Workshop preparation & arrival of workshop guests
|-
|4:30 pm
|Closing workshop with guests
|-
|6:30 pm
|Dinner
|-
|7:30 pm
|Opening of the community evening
|}
Please plan on staying at least 1.5 hours at the community event.

=== Closing workshop with external guests ===
Your task for this day is to design and conduct the two-hour workshop with external guests. To help you prepare as well as possible, here is some additional information and the deadlines by which we need certain information from you.

'''The goal of the workshop is to contribute to the sustainability of your project.''' Accordingly, the topic of your workshop should be related to your Second Stage, but at least to the general sustainability of your project. Possible topics can be, for example:

* User testing with project partners or your community
* Presentation of your project and exchange with (potential) project partners and/or customers
* Onboarding of new community members
* Exchange formats with your local community
* Gathering feedback on your public outreach
* Of course, we are also open to other suggestions, so feel free to contact us!

In total, you can invite '''one to two (up to a maximum of three, upon request) external guests''' per project. All projects will have a table island where you can present your project.

=== Preparation ===
At the beginning of February, we plan to send you further information about the closing event. At that time, we will also ask you to send us your ideas for the closing workshop with external guests. We don't need a fully fleshed-out concept; a few bullet points will do. You also don't need to have firm commitments from your potential guests by then. If you are unsure what works for you, you can always contact us for further discussion (by email or in a call)!

After receiving your proposals, we will give you feedback on whether the idea is realistic and suitable for the workshop. After that, either we can invite your guests or you can do so yourself.

Please organise all the materials and equipment you need for your workshop on your own. Of course, we will provide electricity, internet access, drinks, and snacks.

Tipps von geförderten Projekten

2026-08-24T11:11:42Z

Enyong: /* Projekt- und Teammanagement */

''(English version below)''

Hier findet ihr einige Tipps von ehemaligen geförderten Projekten. Es gibt keine allgemeingültigen Antworten für jeden Bereich, aber wir hoffen, dass ihr dennoch einige hilfreiche Tipps für eure Förderung findet.

Es handelt sich um eine gemeinschaftliche Liste. Falls eurer Meinung nach Informationen fehlen, seid ihr dazu eingeladen diese zu ergänzen. Da eure Erfahrungen unterschiedlich sind, ist es vollkommen okay, wenn sich einige Tipps “widersprechen”.

=== Zeitmanagement ===

* Beim Prototype Fund habt ihr die Möglichkeit euch auszuprobieren - nutzt sie!
* Sechs Monate sind kürzer als gedacht. Erstellt einen Zeitplan und versucht euch an diesen zu halten. Es gibt vieles, wofür ihr genug Zeit einplanen solltet:
** Dokumentation
** Wireframe
** Anschlussförderung finden
** Cleanup und Bugfixes
** Administration
** Kommunikation mit dem PTF (Zwischengespräche, Montags-Updates, usw.)
** Community Management und Kontakte knüpfen und pflegen
** Über euer Projekt schreiben
** Nutzer*innen-Tests
* Plant genug Vorlauf ein. Alles dauert länger als erwartet.
* Unterschätzt nicht die Zeit, die ihr für Bürokratisches aufbringen müsst. (Formelle Bewerbung, Stundenzettel, Zahlungsanfragen, später Steuern usw). Besonders am Anfang beansprucht dies viel Zeit.
* Fokussiert bleiben ist wichtig. Mach eine klare Unterscheidung zwische offizieller arbeit und FOSS-Contributions, die du in deiner Freizeit tätigst. (Falls dies dein Hobby ist.)
* Tipp an Freiberufliche: Es kann schwer werden als Selbstständige*r. Um keine Kund*innen zu verlieren, neigen viele häufig dazu Überstunden zu machen. Plant 70% für dein Prototype Fund ein und die anderen 30% für eigene Projekte.
* Auszeiten sind wichtig! Vermeide Burnout!
* Vergesst nicht, dass ihr beim Prototype Fund einen Prototypen und kein produktionsfertiges Endprodukt erstellen sollt. Haltet die Menge der extra Features gering und fokussiert euch darauf, dass euer Prototyp funktioniert. Behaltet die Architektur von Beginn an im Kopf, denn ihr wollt euren Prototypen am Ende nicht wegwerfen müssen.

=== Projekt- und Teammanagement ===

* Denk dein Projekt nicht zu groß. Fang mit kleinen Teilen an und setz dir klare, kurzfristige Ziele.
* Verliert keine Zeit, um alles perfekt zu gestalten. Gebt euch Raum für Experimiente und lernt dazu.
* Team-Kommunikation ist der Schlüssel: Plant Zeit für Diskussionen über eure Inhalte und Zeitpläne eures Projekts ein. Wertet eure Fortschritte regelmäßig während des Projekts aus. Diskutiert mit eurem Team und verteilt, wenn nötig, Aufgaben neu.
* Nutzt die Montags-Updates als Reflektion und Organisation. Wenn es zu eurem Zeitplan passt, nutzt die Struktur der Montagsupdates für 2-Wochen-Sprints.
* Flowcharts helfen euch dabei, eure eigene Idee zu visualisieren, helfen aber auch Außenstehenden dabei, eure Ideen zu verstehen. Wenn ihr zu Beginn keine habt, kann es helfen im Nachhinein eine zu erstellen, um einen Überblick über euer System zu bekommen.

=== Nutzer*innen und Kommunikation ===

* Kommuniziert! Mit Menschen zu sprechen, Interviews zu geben oder Artikel zu schreiben nimmt einen unglaublich großen Teil eurer Zeit in Anspruch, ist aber sehr wertvoll für euer Projekt.
* Feedback von Endnutzer*innen (nicht nur aus der Tech Community) ist wichtig (und manchmal schwer zu bekommen).
* Visualisiertes zieht Aufmerksamkeit auf sich. Du und dein Team inklusive! Wir haben früh ein größeres Logo erstellt und es hat deutlich mehr interesse generiert.
* Sprecht früh mit Expert*innen, nutzt die Coachings, die euch der Prototype Fund zur Verfügung stellt.
* Menschen dazu zu bekommen, ein neues Tool zu verwenden und zu testen kostet Zeit und Energie.

=== Ein nachhaltiges Projekt bauen ===

* Denkt früh genug an Anschlussförderungen oder Businessmodelle, falls ihr es braucht!
* Entscheidet frühzeitig, wann und wo ihr eure Dokumentation schreibt. Erspart euch späteres umorganisieren.

=== Administration und Überblick ===

* Nehmt euch nach dem Kick-Off genug Zeit, um alle Dokumente zu lesen und einen Überblick zu gewinnen. Die meisten Antworten findet ihr in den Dokumenten - das spart euch viel Zeit und bringt Klarheit.
* Stellt sicher, dass ihr die Zeitleiste (Timeline) versteht und lasst euch nicht von den administrativen Aufgaben stressen: Ihr könnt immer Hilfe vom Prototype Fund bekommen und auch vom Projektträger!
* Beachtet, dass die Auszahlungen vom Projektträger dauern könnten.
* Es gibt keinen eindeutigen Status für Fördergelder. Besorgt euch einen guten Steuerberater und drückt eure Daumen: Vielleicht zahlt ihr, vielleicht aber auch nicht (betrifft VAT und Einkommensteuer).

=== Coaching ===

* Nutzt die Coachings vom Anfang als Kick-Off der Förderphase.
* Wartet nicht zu lange! Für viele Fragen kann es hilfreich sein, das erste Coaching früh in eurer Förderphase zu planen, um zum Beispiel Zielgruppen zu definieren oder den Workflow zu verbessern. Wir haben gute Erfahrungen mit Coachings zu Projektmanagement und UX-Design gemacht.
* Tipp für Einzelentwickelnde: Such dir jemanden, mit der*dem du dich über die Sinnhaftigkeit einiger deiner Arbeitsschritte austauschen kannst, dein Projekt erklären kannst oder einfach nur ein bisschen quatschen kannst. Das kann eine Person sein, die du kennst oder du nutzt das Coaching dafür. Meine ersten Coaching-Sessions waren sehr produktiv dadurch, dass ich tiefgründig über mein Projekt sprechen konnte.

=== Data, Lizenzen und Abhängigkeiten ===

* Überprüft die Datensituation, -verfügbarkeit und Lizenzen frühzeitig. Wir haben viel Zeit damit verbracht ein bestimmtes Dataset zu bekommen, bis sich herausgestellt hat, dass wir damit nicht wirklich arbeiten konnten. Also mussten wir auf andere Daten umsteigen, welche wir von Beginn an hätten nutzen können. Das kann ein Projekt lange zum Stillstand bringen.
* Verschwendet nicht zu viel Zeit damit, alte Bugs zu fixen, wenn ihr an einem bereits existierenden Projekt arbeitet und nicht an einem komplett von euch gebauten Code.

= In English =
Here are some tips from projects that have been funded in the previous rounds of Prototype Fund. There’s no one-size-fits all here, but we hope you’ll find some useful ideas for your funding time!

This is a collaborative list, please add any info that you think is missing. As people experience things differently, it is absolutely ok if what you write contradicts information that is already there.

=== Time Management ===

* At Prototype Fund you have time to try out things!
* Six months are shorter than one thinks. Make a timeline and try to stick to it. There are many things you should plan enough time for:
** Documentation
** Wireframes
** Finding follow-up funding
** Cleanup and bugfixes
** Admin
** Communication with Prototype Fund (1:1 meetings, Monday updates, etc.)
** Community management & talking to people
** Writing about your project
**User testing
* Plan enough buffer time: Everything takes longer than expected.
* Don’t underestimate the time needed for the bureaucracy (formal application, timesheets, payment requests, taxes and so on). This will require some time at the beginning, then it will become less.
* Keeping focus is important: Make a clear separation between official work and FOSS-Contributions you want to do on your own time (if this is your hobby).
* A tip for freelancers: It can be difficult for self-employed people who don't want to lose clients as people in this situation tend to work too many hours. Plan 70% for the Prototype Fund and leave the remaining time for own projects.
* Taking time off is important. Avoid burnout!
* Don’t forget you are here to build a prototype, not a production-ready product. Keep the amount of extra features small and focus on your functioning prototype first. But think about the architecture from the beginning - you don’t want to have to throw away your prototype.

=== Project & Team Management ===

* Don't think your project too big - start with small parts and set clear short term goals.
* Don‘t lose time with getting everything right! Give yourself some space to experiment and learn.
* Team communication is key: Schedule time for discussions about the contents and timeline of your project, re-evaluate your project steps regularly, discuss with your team to redistribute tasks if your workload is too high.
* Use Monday updates as time to reflect and get organised. If it fits your schedule, use the structure of the Monday updates for 2-week sprints.
* Flowcharts help you map out your own idea, but also let others understand your plan. If you don't do it before, making it afterwards at least helps you overview your system.

=== Users & Communication ===

* Communicate! Talking to people, giving interviews or writing articles eats up an incredible amount of time, but is extremely valuable for the project.
* Feedback from end users (not only from the tech community!) is important (and sometimes hard to get).
* Visual things draw people in to be curious – yourself and your team included! We made a larger logo early and it generated a lot of interest by itself from all around.
* Talk to the experts early on and take advantage of the coaching sessions offered by the Prototype Fund.
* Getting people to migrate to a new tool and test it takes time and energy.

=== Building a sustainable project ===

* Think about a follow-up grant or business model in time, if you need it!
* Decide how and where you will write documentation early in the project. Save yourself from reorganizing it later.

=== Admin & Overhead ===

* After the kick off, take your time to read all documents and to gain an overview – most information is already there! This will save you a lot of time and provide clarity.
* Make sure you understand the timeline, and don‘t let the administrative tasks stress you: you can always get help from the Prototype Fund and also from the Projektträger!
* Bear in mind that the payments might take time.
* There is no agreed upon status for the grant money. Get a good Steuerberater and cross your fingers: you may or may not pay VAT and income tax on it.

=== Coaching ===

* Use the coaching at the beginning as the kick off of the funding phase.
* Don’t wait too long! For some questions it can also be helpful to schedule your first coaching session early on in your funding phase, for example to define target groups or improve your workflow. We have had positive experiences with coaching sessions on project management and UX design.
* A tip for individual developers: Find someone to chat to, sense-check and explain things to. This can be a person you know – or you can use coachings for this. My initial coaching sessions felt really productive just by virtue of talking to someone about the project, in depth.

=== Data, licenses & dependencies ===

* Check the data situation and availability, licenses etc. very early on. We spent quite a long time trying to get a certain data set, but then it turned out that we couldn't really work well with it and so we had to switch to other data (which we could have used from the beginning). This can hold up a project in terms of time.
* Don‘t lose too much time on fixing old bugs if you are not building from scratch but work on the basis of an existing project.

Steuern

2026-08-21T13:32:35Z

Enyong: /* Steuerpflicht */

''(English version below)''

'''<big>Achtung: Wir dürfen euch nicht zu euren Steuern beraten - das dürfen nur Steuerberater*innen. Hier haben wir Erfahrungen aus vergangenen Runden und Zitate gesammelt, die eventuell für euch hilfreich sein können. Lasst euch aber bitte trotzdem bei euren Steuern professionell beraten.</big>'''

== Steuerpflicht ==
'''tl;dr:''' Die Förderung durch den Prototype Fund gilt als [https://www.haufe.de/id/kommentar/zuwendungen-aus-oeffentlichen-kassen-zur-projektfoerderung-HI1580562.html “echter Zuschuss”], weswegen '''keine Umsatzsteuer''' anfallen sollte. Die Erfahrungswerte der Projekte besagen allerdings, dass zwar keine Umsatzsteuer, aber '''in aller Regel Einkommensteuer fällig wird''' (die Steuerarten werden unten näher beschrieben). Da die Auszahlung der Förderung quartalsweise erfolgt, kann es sein, dass sie in zwei verschiedenen Steuererklärungen über zwei Jahre angegeben werden muss.

'''Wichtig für Teams:''' Ihr müsst eine eigene Steuererklärung für die GbR abgeben, die den Gewinn / Verlust jedes GbR-Mitglieds ausweist. Bei eurer persönlichen Einkommensteuer wird nur das Endergebnis addiert.

Manche Projekte waren in der Vergangenheit damit erfolgreich, von der Einkommenssteuer befreit zu werden. Ein '''erprobter Ansatz, um eine etwaige Einkommensteuerfreiheit festzustellen''' ist folgender:

Man gibt fristgerecht seine Steuererklärung (Erläuterung siehe unten) für das entsprechende Jahr der Förderung ab, erfasst die Förderung allerdings nicht als Summe, sondern legt ein Schreiben im folgenden Stil bei:
Im Jahr x hatte ich zusätzliche Einnahmen, die nicht in der abgegebenen Steuererklärung (Anlage 1) enthalten sind, da sie meiner Einschätzung nach laut §3 Einkommensteuergesetzsteuerfrei sind. Ich möchte Ihnen dies hiermit mitteilen und bitte Sie, die Steuerfreiheit zu überprüfen und diesbezüglich eine Bewertung vorzunehmen.

Es handelt sich um die folgenden Einnahmen:
1.Zuwendung des Bundesministeriums für Bildung und Forschung für das Forschungs-und Entwicklungsprojekt „x“ unter dem Förderkennzeichen x im Rahmen des Förderprogramms „Software Sprint“ in Höhe von x Euro.

Meiner Einschätzung nach sind die Einnahmen aus 1. nach §3 Nr. 11 Einkommensteuergesetz steuerfrei. Zur Prüfung habe ich Ihnen relevante Dokumente als Anlagen beigefügt, zu denen ich im folgenden noch ein paar Erläuterungen habe.

Ihnen liegt der Zuwendungsbescheid (Anlage 2) vor, aus dem auf Seite 2 die Höhe der erhaltenen Zuwendung hervorgeht, sowie dass die Nebenbestimmungen „NKBF 2017“ Teil des Zuwendungsbescheids sind. Diese Nebenbestimmungen liegen ebenfalls bei (Anlage 3). Dort ist zu entnehmen, dass mir als Zuwendungsempfänger die Ergebnisse des Forschungsprojekts gehören (Punkt 3.1 auf Seite 11) und dass mir das Recht auf ausschließliche Nutzung eingeräumt wird (Punkt 3.2 auf Seite 11). Dies scheint mir insofern relevant, als dass in §3 Nr. 11 steht, dass „Voraussetzung für die Steuerfreiheit ist, dass der Empfänger mit den Bezügen nicht zu einer bestimmten wissenschaftlichen oder künstlerischen Gegenleistung oder zu einer bestimmten Arbeitnehmertätigkeit verpflichtet wird.“. Da die Forschungsergebnisse mir gehören, gibt es in diesem Sinne keine Gegenleistung, die von mir an das Bundesministerium oder den Projektträger erbracht wurde. Weiterhin liegt die Antwort des Bundesministeriums (Anlage 4) auf meinen Verwendungsnachweis bei, aus dem die Gesamtkosten des Vorhabens sowie der vom Bund getragene Anteil hervorgehen.
Teilweise haben Geförderte auch positive Erfahrungen damit gemacht, gegen eine erste Feststellung der Einkommenssteuerpflicht Widerspruch einzulegen. Beispiele für erfolgreiche Anschreiben und Widersprüche befinden sich [[Steuern#Beispiele für Anschreiben|weiter unten]]. Dort haben wir auch die [[Steuern#Steuertipps|unterschiedlichen Erfahrungen je nach Finanzamt]] gesammelt. Außerdem gibt es einen Channel auf Zulip, in dem ihr euch mit aktuellen und ehemaligen Geförderten rund um das Thema Finanzamt und Steuern austauschen könnt.

'''Steuerpflicht mit Wohnsitz außerhalb Deutschlands:''' Für den Austausch untereinander empfehlen wir euch die Vernetzungstabelle. Dort findet ihr neben vielen anderen Informationen auch den Wohnsitz von allen, die der Vernetzung zugestimmt haben. Vielleicht gibt es Geförderte in eurem Jahrgang, die im selben Land steuerpflichtig sind, wie ihr. Hier lohnt sich din direkte Kontaktaufnahme, da Regelungen und Fristen von Land zu Land unterschiedlich sind. Nutzt die Möglichkeit des Austauschs und unterstützt euch gegenseitig.

Bitte habt Verständnis, dass wir euch in Steuerfragen nicht weiter unterstützen können und dürfen. Wir raten euch ausdrücklich dazu, eine*n Steuerberater*in zu beauftragen, der*die euch persönlich beraten können.

Einige Projekte haben auch gute Erfahrungen damit gemacht, ihr zuständiges Finanzamt proaktiv mit ihren Fragen zu kontaktieren (z.B. zur möglichen Steuerfreiheit). Sie können (je nach Standort) sehr hilfreich sein.

=== Umsatzsteuer ===
Die Umsatzsteuer betrifft (fast) alle Unternehmen. Für die Förderung durch den Prototype Fund sollte als "echter Zuschuss" keine Umsatzsteuer anfallen. Als umsatzsteuerpflichtige Unternehmer*innen müsst ihr in den ersten zwei Jahren eurer Selbstständigkeit monatlich eine Umsatzsteuervoranmeldung abgeben. Diese wird bei euch im Regelfall eine sogenannte „Null-Meldung“ sein.

=== Gewerbesteuer ===
Die Gewerbesteuer ist eine Unternehmenssteuer – in dem Augenblick, in dem ihr euch selbstständig macht, werdet ihr auch zu einem Unternehmen. Nur vom Finanzamt anerkannte Freiberufler*innen sind von der Gewerbesteuer befreit. Im Regelfall wird das Finanzamt den Status der Freiberuflichkeit verwehren. Wenn ihr Gewerbesteuer zahlt, wird diese mit der Einkommensteuer verrechnet, so dass ihr am Ende fast den gleichen Betrag wie Freiberufler*innen zahlt (falls der “Steuerhack” nicht greift).

=== Einkommensteuer ===
Die Einkommensteuer hat mit dem Unternehmen nur mittelbar zu tun. Der Gewinn, den ihr mit eurem Unternehmen (oder eurem GbR-Anteil) erwirtschaftet, ist in der Regel als Teil eures Einkommens einkommensteuerpflichtig. (Angestellte zahlen die Lohnsteuer, die eine Vorauszahlung auf die Einkommensteuer darstellt). Wie bei der persönlichen Steuererklärung ist es auch bei der Einkommenssteuererklärung möglich, auf verschiedenen Wegen die Steuerlast zu senken. Ein*e Steuerberater*in kann euch dabei beraten, was davon in eurem Fall sinnvoll ist.

=== Das Finanzamt will viel wissen ===
Nachdem ihr das Gewerbe angemeldet habt, wird sich das Finanzamt bei euch melden und darum bitten, den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung auszufüllen. Ihr könnt abwarten, bis das Finanzamt sich meldet oder den Bogen auch proaktiv ausfüllen. Ihr findet eine am Rechner ausführbare Vorlage im Formularcenter des Bundesfinanzministeriums. Damit ihr von den 8 Seiten nicht erschlagen werdet, hier einige [https://www.formulare-bfinv.de/ffw/action/invoke.do?id=034250 Ausfüllhinweise]:

* Seite 1-3: Hier macht ihr Angaben über euch als Unternehmer*in und über die geplante Tätigkeit. Bei einer GbR muss jede*r Teilhaber*in diesen Bogen ausfüllen.
* Seite 3-5: Hier möchte das Finanzamt alles über das neue Unternehmen wissen und möchte auch wissen, ob ihr in den letzten 5 Jahren schon einmal selbstständig wart.
* Seite 5: Hier müsst ihr die voraussichtliche Höhe eurer Einkünfte eintragen. Die Einkünfte als IT-Unternehmer*in gehören in Zeile 112. Schaut, ob ihr noch andere Einkünfte habt. Bei der Gewinnermittlungsart solltet ihr die Einnahmenüberschussrechnung wählen.
* Seite 6-7: Gebt hier die Höhe der Umsätze an – da gehört die Förderung des Prototype Fund mit hinein, auch wenn diese umsatzsteuerfrei ist. Wenn weniger als € 17.500,00 umgesetzt werden, solltet ihr von der Kleinunternehmerregelung Gebrauch machen.
*Seite 7: Im Falle einer GbR tragt diese hier ein.
* Seite 8: Wenn ihr schon ein Firmenkonto habt, kann hier direkt das SEPA-Mandat mitgesendet werden und eine entsprechendes Notiz hier vermerkt werden. Bei einer GbR sendet eine Kopie des Gesellschaftsvertrags mit und kreuzt das Feld an.

=== Keine Steuernummer? ===
In einigen wenigen Fällen hat das Finanzamt die Vergabe von Steuernummern für Prototype-Fund-Projekte abgelehnt, da die Teams nicht unternehmerisch tätig seien. Dazu haben wir zurzeit leider nur wenige Infos, Teams berichten:
- Ich glaube, das hat die steuerliche Situation sogar vereinfacht. Wir haben die Förderung dann vom GbR-Konto jeweils anteilig an uns überwiesen und als steuerfreie Einnahmen bei unserer Steuererklärung angegeben. Das ging problemlos durch (in Hamburg, Karlsruhe und Lörrach). Ist mittlerweile auch von einer Steuerberaterin abgesegnet, auch wenn die natürlich im ersten Anlauf davon irritiert war. (...) Wie man natürlich ohne Steuernummer ein Geschäftskonto bekommt, kann je nach Bank ein interessantes Thema sein. Bei uns hat geholfen, dass wir für einen kurzen Zeitraum eine Steuernummer hatten und ich die angeben konnte.

- Danke, dass du eure Erfahrungen teilst. Bankkonto war kein Problem, wir konnten die Steuer-IDs des Teams eintragen. Dass die ganze GbR steuerlich nicht relevant ist, wurde mir telefonisch vom Finanzamt auch bestätigt. Problem ist jetzt aber, dass das BMBF eine Steuernummer verlangt, weil der Prozess das so vorsieht und auch nicht geändert werden soll. Habt ihr dafür die später deaktivierte Nummer eingereicht, oder wie lief das bei euch ab?

- Daran erinnere ich mich nicht mehr so genau, im Zweifelsfall haben wir genau das gemacht… 🙂

== Steuertipps ==

=== Steuertipps & Erfahrungen pro Stadt/Finanzamt ===

==== Augsburg ====
Wir haben beim Finanzamt Augsburg auch die Empfehlungen/Hinweise befolgt, aber leider ist es hier scheinbar nicht steuerfrei. Begründet wird das damit, dass die Gelder für Lebenserhaltung an die Entwickler*innen geflossen sind und das dann keine Ausübung von wissenschaftlichen Tätigkeiten ist.

==== Berlin Neukölln ====
Hallo allerseits, bei mir hat es funktioniert: das Finanzamt Neukölln hat in meinem Fall befunden, dass die Förderung vom Prototype-Fund nicht als Einkommen zählt. Ich zahle also keine Einkommensteuer darauf.

Das lief so: ich habe meine Steuererklärung gemacht (im Juli 2019 für das Jahr 2018) und die Förderung nirgendwo eingetragen. Das ganze per Elster abgeschickt. Zusätzlich hab ich die Steuererklärung ausgedruckt und mit einem ausführlichen [https://cloud.okfn.de/s/b49Hmigrj5ALcPY Anschreiben] ans Finanzamt Neukölln geschickt. Es kam Mitte November ein Steuerbescheid ohne jegliche Reaktion auf mein Schreiben.

Dann habe ich noch einige Zeit vergehen lassen und auf eine Reaktion des Finanzamts gewartet. Vor einigen Tagen dachte ich mir es wäre inzwischen genug Zeit vergangen und hab dort mal angerufen. Die freundliche Mitarbeiterin teilte mir dann mit, dass das alles so akzeptiert wurde, wie ich es geschrieben hätte. Mich darüber zu informieren hätte sie nicht für nötig gehalten, da ich ja den Steuerbescheid erhalten hätte. Sei alles so in den Akten vermerkt.

==== Berlin Friedrichshain-Kreuzberg ====
Wir haben für audapolis gestern vom Finanzamt Friedrichshain-Kreuzberg den Brief bekommen, dass die Zuwendungen aus dem PTF gem. § 3 Nr. 11 Einkommensteuergesetz '''ertragsteuerlich steuerfrei''' und umsatzsteuerlich '''nicht steuerbare „echte Zuschüsse".''' sind. Wir hatten eine minimal abgewandelte Form von [[Steuern#Beispiel 3|dem]] Schreiben verwendet.

==== Berlin-Prenzlauer Berg ====
Wir hatten damals gegen die Entscheidung (ESt-steuerpflichtig) Einspruch eingelegt. Es hat sich alles etwas hingezogen, aber jetzt haben wir endlich Rückmeldung zu unserem Einspruch: Er wurde als unbegründet zurückgewiesen.

Zitat: "Der BFH hat entschieden, dass Zuschüsse/Zuwendungen, die einer GbR gewährt werden, die auf dem Gebiet der Wissenschaft oder Kunst unternehmerisch tätig ist, insoweit nicht unter §3 Nr 11 EStG fallen, als sie Vorabvergütungen im Sinne von §15 Abs. 1 Satz 1 Nr 2 EStG (Unternehmerlohn) abdecken. Soweit die Zuschüsse/Zuwendungen den kalkulatorischen Unternehmerlohn der Gesellschafter finanzieren, dienen sie der Bestreitung des Lebensunterhalts der Mitunternehmer und stellen damit steuerpflichtige EInnahmen aus selbständiger Tätigkeit dar ((§18 EStG)."

==== Berlin-Steglitz ====
Ich habe für die Einkommensteuererklärung für das Projekt (als einzelner, freiberuflicher Entwickler) ein kleines Schreiben wie bisher im Wiki beschrieben beigelegt. Darauf ist das Finanzamt aber überhaupt nicht eingegangen sondern hat einen eigenen (neuen) Weg gefunden die Einkünfte als steuerfrei zu sehen. Das könnte vielleicht in Zukunft eine neue Argumentation eröffnen.

Zitat:
"Der Zuschuss vom Bundesministerium für Bildung und Forschung wurde als echter Zuschuss zur Projektförderung auf der Grundlage der in Absch. 10.2 (10) Nr.1 UStAE (Umsatzsteueranwendungserlass) genannten Nebenbestimmungen berücksichtigt und ist somit umsatzsteuerfrei. Ertragssteuerlich wurde er als Kapitalzuschuss gewertet, da die Förderung einer Investitionstätigkeit im Vordergrund steht, und aufgrund der Angaben in der EÜR und den eingereichten Belegen als erfolgsneutral angesehen (Ausübung des Wahlrechts vgl. R 6.5 (2) Einkommensteuerrichtlinie)."

Mir wurde bei Nachfrage versichert, dass die Konsequenzen aus dieser Einschätzung zu einen sein, dass der Zuschuss nicht in der Einkommensteuererklärung auftaucht und dass ich als Folge beim Verkauf der Software keine Herstellungskosten geltend machen kann :D

Wollte nur rueckmelden, dass bei mir beim FA Berlin Steglitz die ESt-Befreiung mit einem schriftlichen verweis auf EStG §3 Abs. 11 ohne Rückfragen akzeptiert wurde. Ich wünsche euch allen viel Erfolg bei eurer Steuererklärung <3

==== Frankfurt am Main ====
Ich habe die [[Steuern#Beispiel 4|Begründung]] leicht angepasst (danke nochmal an die ursprüngliche Autor:in!) an mein Finanzamt (Frankfurt am Main) geschickt und nun eine positive Bestätigung für 2019 bekommen. In unserem Fall heißt das konkret, dass wir die Zuschüsse des BMBF nicht in der Einnahme-Überschuss-Rechnung (EÜR) der GbR unseres Teams aufführen müssen, was heißt, dass in der Feststellungserklärung (Steuererklärung der GbR) keine Einnahmen auftauchen. In der persönlichen EÜR (und damit der Einkommen-Steuererklärung) müssen die anteiligen Auszahlungen aus der GbR an die Mitglieder dann auch nicht aufgeführt werden.

==== Halle (Saale) ====
Mir hat das Finanzamt Halle einen Bescheid über Einkommenssteuervorauszahlungen geschickt, in dem sie die Förderung des BMBF zu meinem Einkommen gerechnet haben. Ich habe dagegen Einspruch eingelegt und daraufhin einen korrigierten Bescheid bekommen, ohne die Fördersumme. Ich hab mich dabei an der [[Steuern#Beispiel 3|Argumentation]] orientiert, die blinry hier irgendwann mal reingeschrieben hat. Folgendes habe ich an das Finamt geschrieben: [[Steuern#Beispiel 6: Widerspruch einlegen|>>LINK<<]]

Da habe ich dann noch einen Scan des Zuwendnungsbescheids und die Nebenbestimmungen (Tipp, die sind hier online zu finden) angehängt.

In der Einkommenssteuererklärung (also nicht mehr die Vorauszahlung) hat das Finanzamt die eingereichte Erklärung ohne die Einnahmen der GbR nicht akzeptiert.
Sie sagen dazu: „Die Zuwendungen aus dem Bundeshaushalt für das Vorhaben ‚Software Sprint - Einzelvorhaben: [Mein Projekt]‘ stellt keine steuerfreie Einnahme dar. Der Gewinn wurde entsprechend […] erhöht“
Weil ich in dem Jahr unter der Steuerfreiheitsgrenze geblieben bin, habe ich dagegen keinen Einspruch eingelegt.

==== Hamburg Altona ====
Hallo zusammen, auch das Finanzamt Hamburg Altona hat unsere Begründung für die Steuerfreiheit der erhaltenen Gelder akzeptiert 🎉 Wir haben ähnlich wie in der Vorlage von blinry (danke!) argumentiert, und vorsichtigerweise auch beschrieben, dass keine "Arbeitsnehmertätigkeit" vorlag (also keine Weisungsbefugnis, etc. das zweite Kriterium in §3 Nr. 11 Satz 3 EStG). Wir haben dazu eine Erklärung zur Feststellung beim Finanzamt eingereicht und parallel eine schriftliche Mitteilung via Elster verschickt, und in beiden aufeinander verwiesen. Ca 4 Wochen später kam dann die "Einheitliche und gesonderte Feststellung". Darin ist bei jede\\*r Gesellschafter\\*in als Einkommen aus der GbR € 0,00 vermerkt.

==== Köln ====
Kurzes update aus Köln: Unser Steuerberater hat beim Finanzamt nachgefragt (da es als GbR nicht so einfach klappt wie bei einer Einzelperson - und ich vermute T. hatte als Einzelperson das Begleitschreiben eingereicht). Leider antwortet uns das Finanzamt, dass wir versteuern müssen, mit Verweis auf dieses Urteil: <nowiki>https://datenbank.nwb.de/Dokument/Anzeigen/210835/</nowiki>

Wir recherchieren gerade noch ob sich ein Einspruch lohnt, aber Aussage des Steuerberaters Stand heute ist: "Bei Einzelpersonen und geringen Beträgen kann es sein, dass das Finanzamt das einfach kommentarlos akzeptiert. Bei Entnahmen aus einer GbR wird das wahrscheinlich nicht funktionieren."
Immer noch nix finales, aber es macht Sinn die potentiellen Steuern zur Seite zu legen.

==== München ====
Wir haben als GbR an der vorletzten Prototype-Runde teilgenommen und nun stand natürlich die Steuererklärung an - für das Jahr 2023 in diesem Fall. Und, um es kurz zu machen, es hat geklappt! Die freundlichen Damen und Herren vom Finanzamt München sind den Argumenten in meinem Schreiben gefolgt und haben die Förderung steuerfrei gestellt - bedingungslos und unwiderruflich (kein "Vorbehalt der Nachprüfung"). Das bedeutet, auch die in 2024 geflossenen Beträge sind dann steuerfrei.Das Schreiben war angelehnt an einige Tipps hier im Forum. Für unsere GbR macht das insgesamt ca. 6.000 Euro "Mehrerlös" aus, das ist ja auch nicht von schlechten Eltern ...

==== Starnberg ====
Diese Woche habe ich Rückmeldung von meinem Finanzamt (Starnberg) bekommen, die der im Wiki vorgeschlagenen Argumentation nicht folgen möchte:

"Die Einnahmen aus der Zuwendung des Bundesministeriums für Bildung und Forschung für das Forschungs- und Entwicklungsprojekt "Voice-QL" sind nicht nach §3 Nr.11 EStG steuerfrei, da die Förderung für einen bestimmten Zweck ist, weswegen §3 Nr.11 S.3 EStG nicht anzuwenden ist. Die Einkünfte sind daher als sonstige Einkünfte aus anderen Leistungen nach §22 Nr. 3 EStG bei Zufluss zu erklären."

Mein Antrag auf Steuerbefreiung der Fördersumme von Runde 12 bei der Steuererklärung wurde damals vom Finanzamt Starnberg abgelehnt. Durch mehrere Wiki-Beträge motiviert habe ich mir nun doch noch einmal die Zeit genommen, einen Brief an das Finanzamt zu formulieren und Widerspruch gegen den Steuerbescheid eingelegt.

Heute kam ein korrigierter Bescheid per Briefpost, mein Widerspruch wurde anerkannt! Statt einer Nachzahlung gibt es nun eine Rückzahlungn:-)

"Sehr geehrte Damen und Herren,

Im Bescheid für 2023 lese ich die Einschätzung, dass die Zuwendung des BMBF für das Projekt '[...]' nicht steuerfrei ist.
Der Zuschuss wurde im Rahmen der bundesweiten Maßnahme PrototypeFund(PTF) gewährt. Durch persönlichen Kontakt mit anderen PTF-Förderprojekten wurde mir bekannt, dass andere Finanzämter (z. B. Frankfurt am Main, Berlin-Neukölln, Berlin-Steglitz, Berlin Friedrichshain-Kreuzberg oder Hamburg Altona) es so sehen, dass diese Zuwendung NICHT versteuert werden muss.
Als Erläuterung wird angeführt:
'Der Zuschuss vom Bundesministerium für Bildung und Forschung wurde als echter Zuschuss zur Projektförderung auf der Grundlage der in Absch. 10.2 (10) Nr.1 UStAE (Umsatzsteueranwendungserlass) genannten Nebenbestimmungen berücksichtigt und ist somit umsatzsteuerfrei. Ertragssteuerlich wurde er als Kapitalzuschuss gewertet, da die Förderung einer Investitionstätigkeit im Vordergrund steht, und aufgrund der Angaben in der EÜR und den eingereichten Belegen als erfolgsneutral angesehen (Ausübung des Wahlrechts vgl. R 6.5 (2) Einkommensteuerrichtlinie).'
Ein weiteres Finanzamt sagt, dass ...
... 'Zuwendungen aus dem PTF gem. § 3 Nr. 11 Einkommensteuergesetz ertragsteuerlich steuerfrei und umsatzsteuerlich nicht steuerbare 'echte Zuschüsse' sind'
Aus beigefügten Nebenbestimmungen geht hervor, dass mir gegenüber keine Weisungsbefugnis besteht und sowohl Verwertungsrechte wie auch Forschungsergebnisse mir gehören. So gibt es in diesem Sinne keine Gegenleistung, die von mir an das Bundesministerium oder den Projektträger erbracht wurde.
Die Besteuerung der Zuwendung würde für mich und meine Familie eine finanzielle Belastung darstellen. Vor dem Hintergrund der unterschiedlichen Praxis anderer Finanzämter lege ich deshalb Widerspruch gegen den Bescheid ein und bitte um eine erneute Prüfung des Sachverhalts.
Weitere Unterlagen zur Klärung stelle ich bei Bedarf gerne zur Verfügung.

Mit freundlichen Grüßen,
[...]"

== Beispiele für Anschreiben ==
Diese Textbausteine für die Einkommenssteuerfreiheit wurden bereits erfolgreich beim Finanzamt eingereicht. Reuse & remix :D

=== Beispiel 1 ===
[https://cloud.okfn.de/s/b49Hmigrj5ALcPY '''Hier befindet sich ein Beispiel-Anschreiben als PDF.''']

=== Beispiel 2 ===
[https://cloud.okfn.de/s/TbQMg6ALPZkkwYZ '''Hier befindet sich ein weiteres Beispiel-Anschreiben als PDF.''']

=== Beispiel 3 ===
Zur Abwendung des Zwangsgeldes für mich und meine Mitgesellschafter*in habe ich auch noch einmal einen Blick in das Einkommensteuergesetz geworfen und festgestellt, dass meiner Einschätzung nach die Einnahmen der GbR im Jahr 2019 nach §3 Nr. 11 EkSt steuerbefreit sind. Es handelt sich um eine Zuwendung des Bundesministeriums für Bildung und Forschung für das Forschungs- und Entwicklungsprojekt „—-“ unter dem Förderkennzeichen “----” Rahmen des Förderprogramms „Software Sprint“ in Höhe von — €. Ich möchte Ihnen dies hiermit mitteilen und bitte Sie, die Steuerfreiheit zu überprüfen und diesbezüglich eine Bewertung vorzunehmen. Zur Prüfung habe ich Ihnen den Änderungsbescheid zum ursprünglichen Zuwendungsbescheid vom (--Datum–) als Anlage beigefügt. Außerdem verweise ich auf die Nebenbestimmungen für Zuwendungen des BMBF (NKBF2017, Web-Link <nowiki>https://www.bmbf.de/foerderungen/bekanntmachung-1429.html</nowiki>), aus denen in Abschnitt 3 hervorgeht, dass uns als Zuwendungsempfängern die Ergebnisse des Forschungsprojekts gehören und uns das ausschließliche Nutzungsrecht eingeräumt wird (Seite 11). Dies scheint mir insofern relevant, als dass in §3 Nr. 11 EkSt festgelegt ist, dass „Voraussetzung für die Steuerfreiheit ist, dass der Empfänger mit den Bezügen nicht zu einer bestimmten wissenschaftlichen oder künstlerischen Gegenleistung oder zu einer bestimmten Arbeitnehmertätigkeit verpflichtet wird“. Da die Forschungsergebnisse uns gehören, gibt es in diesem Sinne keine Gegenleistung, die an das Bundesministerium oder den Projektträger erbracht wurde.

=== Beispiel 4 ===
''Sehr geehrte Damen und Herren,

Im Jahr 2020 haben wir Zuschüsse des Bundesministeriums für Bildung und Forschung in der abgegebenen GbR-Feststellungserklärung \emph{nicht} versteuert, da wir sie für steuerfrei auf Grundlage von §3 Einkommensteuergesetz halten. Wir möchten Ihnen dies hiermit mitteilen und bitten Sie, die Steuerfreiheit zu überprüfen und diesbezüglich eine Bewertung vorzunehmen.

Es handelt sich um die folgenden Einnahmen:

Zuwendung des Bundesministeriums für Bildung und Forschung für das Forschungs- und Entwicklungsprojekt „—“ unter dem Förderkennzeichen —-- im Rahmen des Förderprogramms „Software Sprint“ in Höhe von \EUR{---}.

Unserer Einschätzung nach sind die Einnahmen nach §3 Nr. 11 Einkommensteuergesetz steuerfrei. Zur Prüfung haben wir Ihnen den Zuwendungsbescheid als Anlagen beigefügt, zu denen wir noch folgende Erläuterungen haben:

Auf Seite 2 geht die Gesamthöhe der erhaltenen Zuwendung hervor (verteilt auf die Jahre 2020 und 2021 gemäß des ebenfalls beigefügten Änderungsbescheides vom –datum–), sowie auf Seite 3 dass die Nebenbestimmungen „NKBF 2017“ Teil des Zuwendungsbescheids sind. Diese Nebenbestimmungen liegen ebenfalls bei. Dort ist zu entnehmen, dass der GbR als Zuwendungsempfängerin die Ergebnisse des Forschungsprojekts gehören (Punkt 3.1 auf Seite 11) und dass ihr das Recht auf ausschließliche Nutzung eingeräumt wird (Punkt 3.2 auf Seite 11). Dies scheint mir insofern relevant, als dass in §3 Nr. 11 steht, dass „Voraussetzung für die Steuerfreiheit ist, dass der Empfänger mit den Bezügen nicht zu einer bestimmten wissenschaftlichen oder künstlerischen Gegenleistung oder zu einer bestimmten Arbeitnehmertätigkeit verpflichtet wird“. Da die Forschungsergebnisse uns gehören, gibt es in diesem Sinne keine Gegenleistung, die von uns an das Bundesministerium oder den Projektträger erbracht wurde.

Weitere Anlage ist der Zahlungsnachweis vom 27. November 2020, aus dem die erhaltene Zuwendung im Jahr 2020 hervorgeht. Weitere Zahlungen erfolgten im Jahr 2020 nicht. Falls Sie weitere Belege benötigen, reichen wir diese natürlich gern nach.

Mit freundlichen Grüßen''

Das generiert eine Transaktions-ID. Dann haben wir die "Gesonderte und einheitliche Feststellung" für die GbR ausgefüllt, mit 0 EUR Einnahmen, und jeweils 0 EUR Entnahmen von uns beiden. Im "Anmerkungs"-Feld haben wir die Transaktions-ID referenziert:

Siehe separat übermittelte Mitteilung: Transferticket ep1342j69pyzh07gjw47isfexxad1ux8;
Auftrag: Sonstige Nachricht an das Finanzamt;
Ordnungskriterium: 14/130/05478;
Abgabezeit: Freitag, 14. Mai 2021, 17:58:27

Achso, und der Brief hatte als Anhänge noch den NKBF 2017, den Zuwendungsbescheid (plus eine Korrektur für die Aufteilung des Geldes auf die Jahre), und den ersten Zahlungsnachweis aus Profi Online.

=== Beispiel 5 ===
Im Jahr 2019 habe ich Zuschüsse des Bundesministeriums für Bildung und Forschung in der abgegebenen GbR-Feststellungserklärung nicht versteuert, da ich sie für steuerfrei auf Grundlage von §3 Einkommensteuergesetz halte. Ich möchte Ihnen dies hiermit mitteilen und bitte Sie, die Steuerfreiheit zu überprüfen und diesbezüglich eine Bewertung vorzunehmen. Es handelt sich um die folgenden Einnahmen: Zuwendung des Bundesministeriums für Bildung und Forschung für das Forschungs- und Entwicklungsprojekt „XXXXX“ unter dem Förderkennzeichen XX|XXXXXX im Rahmen des Förderprogramms „Software Sprint“ in Höhe von X.XXX,XX€. Meiner Einschätzung nach sind die Einnahmen nach §3 Nr. 11 Einkommensteuergesetz steuerfrei. Zur Prüfung habe ich Ihnen den Zuwendungsbescheid als Anlagen beigefügt, zu denen ich im folgenden noch ein paar Erläuterungen habe: Auf Seite 2 geht die Höhe der erhaltenen Zuwendung hervor (50% der Zuwendungen im Haushaltsjahr 2019), sowie auf Seite 3 dass die Nebenbestimmungen „NKBF 98“ Teil des Zuwendungs bescheids sind. Diese Nebenbestimmungen liegen ebenfalls bei. Dort ist zu entnehmen, dass mir als Zuwendungsempfänger die Ergebnisse des Forschungsprojekts gehören (Punkt 9.2 auf Seite 7) und dass mir das Recht auf ausschließliche Nutzung eingeräumt wird (Punkt 12.1 auf Seite 9). Dies scheint mir insofern relevant, als dass in §3 Nr. 11 steht, dass „Voraussetzung für die Steuer freiheit ist, dass der Empfänger mit den Bezügen nicht zu einer bestimmten wissenschaftlichen > oder künstlerischen Gegenleistung oder zu einer bestimmten Arbeitnehmertätigkeit verpflichtet > wird“. Da die Forschungsergebnisse mir gehören, gibt es in diesem Sinne keine Gegenleistung, die > von mir an das Bundesministerium oder den Projektträger erbracht wurde. Weiterhin liegt die > Antwort des Bundesministeriums (Anlage 4) auf meinen Verwendungsnachweis bei, aus dem die Gesamtkosten des Vorhabens sowie der vom Bund getragene Anteil hervorgehen.

=== Beispiel 6: ===
''Sehr geehrte Damen und Herren,

im Jahr 2023 hatte die GbR Einnahmen, die nicht in der hier abgegebenen Steuer-/ Feststellungserklärung enthalten sind, da diese nach unserer Einschätzung gemäß §3 Nr. 11 Einkommensteuergesetz steuerfrei sind. (Zitat aus der genannten Vorschrift: »Steuerfrei sind … (Nr. 11) Bezüge aus öffentlichen Mitteln … die … zu dem Zweck bewilligt werden, … die Wissenschaft oder Kunst unmittelbar zu fördern.«)
Wir teilen Ihnen dies hiermit mit und bitten Sie, diesen Sachverhalt zu überprüfen und diesbezüglich eine Bewertung vorzunehmen. Es handelt sich um die folgende Einnahme:
- Zuwendungsbescheid des Bundesministeriums für Bildung und Forschung für das Forschungs- und Entwicklungsprojekt „Software Sprint – Einzelvorhaben: [wie im Zuwendungsbescheid] in Höhe von [in diesem Jahr geflossene Gelder – nicht der gesamte Betrag] € für das Kalenderjahr 2023.
Zur Prüfung haben wir die relevanten Dokumente beigefügt, zu denen wir Folgendes erläutern möchten.
Zum einen handelt es sich um den Zuwendungsbescheid vom [Datum], aus dem auf Seite 2 die Höhe der Zuwendung von [Betrag in diesem Jahr] Euro hervorgeht. Des weiteren wird auf Seite 3 festgestellt, dass die »Nebenbestimmungen NKBF 2017« Teil des Zuwendungsbescheids sind. Die NKBF haben wir nicht vollständig mitgesandt, diese liegen z.B. vor unter https://foerderportal.bund.de/easy/module/profi_formularschrank/download.php?datei1=3175
Als Anlage senden wir den wohl relevanten Ausschnitt (Seite 11/17): Dort ist festgehalten, dass dem Zuwendungsempfänger (hier also der GbR) alle Eigentumsrechte an den Ergebnissen des Projekts gehören (Punkt 3.1) und ihm alle Nutzungs- und Verwertungsrechte zustehen (Punkt 3.2).
Diese Punkte heben wir deshalb heraus, da im genannten §3 Nr. 11 Satz 3 ESt. steht, dass »Voraussetzung für die Steuerfreiheit ist, dass der Empfänger mit den Bezügen nicht zu einer bestimmten wissenschaftlichen oder künstlerischen Gegenleistung oder zu einer bestimmten Arbeitnehmertätigkeit verpflichtet wird«.
Da die Ergebnisse allein der GbR gehören, gibt es im Sinne dieser Vorschrift auch keine Gegenleistung, die von uns an das Bundesministerium oder den Projektträger erbracht wurde.
Uns ist klar, dass bei einer steuerfreien Zuwendung keine (Betriebs-) Ausgaben angesetzt werden können und keine USt. entsteht. Für Rückfragen stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung.

Mit freundlichen Grüßen, [Name geschäftsführender Gesellschafter der GbR]

Anlage 1: Zuwendungsbescheid vom [Datum]
Anlage 2: Nebenbestimmungen (NKBF 2017 -Auszug-) als Teil des
Zuwendungsbescheids''

=== Beispiel 7: Widerspruch einlegen ===
''Guten Tag,

in Ihrem Schreiben vom [DATUM] setzten Sie für mich Einkommenssteuervorauszahlungen fest. Gegen diese lege ich hiermit Widerspruch ein. Zwar habe ich angegeben, über die [UNTERNEHMEN] GbR [FÖRDERSUMME] € an Einnahmen erzielen zu wollen, diese bestehen jedoch vollständig aus echten Zuwendungen des Bundesministeriums für Bildung und Forschung im Rahmen des Förderprogramms "Software Sprint" zur Förderung der Wissenschaft unter dem Förderkennzeichen [FKZ] (siehe Zuwendungsbescheid im Anhang). Entsprechend mache ich geltend, dass diese Einnahmen nach §3 Nr. 11 EStG als steuerfrei zu betrachten sind. Nach den für den Zuwendungsbescheid geltenden Förderbestimmmungen (NKBF 2017, im Anhang) verbleibt das alleinige Verwertungsrecht für die Forschungsergebnisse bei der GbR als Zuwendungsempfängerin, was den Anforderungen des §3 Nr. 11 Satz 3 EStG an den Ausschluss einer Gegenleistung entspricht.

Ich bitte demnach um Aufhebung Ihres Vorauszahlungsbescheids.

Mit freundlichen Grüßen

=== Beispiel 8: Widerspruch einlegen ===
'''[https://cloud.okfn.de/s/YGDCLbdnKr8RNbG Hier befindet sich ein Beispiel-Anschreiben für einen Widerspruch als PDF.]'''

==== Hintergrund-Informationen zu diesem Beispiel ====
Einige Finanzämter verweisen zur Begründung der Steuerpflicht auf [https://www.foerderinfo.bund.de/foerderinfo/de/beratung/faq/faq_node.html das FAQ der Förderberatung „Forschung und Innovation“ des Bundes]. Dort heißt es, dass Zuwendungen grundsätzlich den Ertragssteuern, im Falle des PTFs also der Einkommenssteuer, unterliegen. Die geförderte Person, von der dieser Widerspruch stammt, hat bei der Förderberatung direkt nach der gesetzlichen Grundlage für diesen FAQ-Eintrag gefragt:
Die Antwort war sehr aufschlussreich: Die Aussage im FAQ basiert nicht direkt auf einem Gesetz, sondern entspricht lediglich der von den Ministerien vorgegebenen „Verwaltungspraxis“. Die letztendliche Entscheidung über den Einzelfall (und die Auslegung des Begriffs „Zuschuss“) liegt allein im Ermessen des zuständigen Finanzamts.

Das entkräftet das FAQ als pauschales Gegenargument und hat mir den Weg frei gemacht, mich in der Begründung direkt auf die relevanten Steuergesetze zu stützen; insbesondere auf die Steuerfreiheit nach § 3 Nr. 11 EStG (Bezüge aus öffentlichen Mitteln zur Förderung der Wissenschaft).

Bitte habt Verständnis, dass wir die Antwort der Förderberatung, auf die hier Bezug genommen wird, nicht mit euch teilen können.

== In English: Taxes ==
'''<big>Caution: We are not allowed to advise you on your taxes - only tax consultants can legally to do that. Here we have collected experiences and tips from past rounds that may be helpful for you. However, please still get professional advice on your taxes.</big>'''

== Tax obligation ==
'''tldr;''' The Prototype Fund grant counts as a [https://www.haufe.de/finance/finance-office-professional/zuwendungen-aus-oeffentlichen-kassen-zur-projektfoerderung_idesk_PI11525_HI1580562.html "true grant"] ''(“echter Zuschuss”, a specific form of funding in Germany)'' which is why '''no sales tax''' should be payable. However, the projects' experience of the past rounds shows that, although no sales tax is payable, '''income tax is generally due''' (the types of tax are described in more detail below). Since the grant is paid out quarterly, it may have to be reported on two different tax returns over two years (in funding rounds in the winter).

'''Important for teams''': you must file a separate tax declaration for the GbR, which shows the profit / loss of each GbR member. For your personal income tax, only the final result will be added.

In the past, some projects have been successful in being exempt from income tax. A '''tested approach to establish a possible income tax exemption''' is as follows:

One files one's tax return (see below) by the due date for the appropriate year of the grant, but does not record the grant as a total, adding a letter in the following style (in German):
Im Jahr x hatte ich zusätzliche Einnahmen, die nicht in der abgegebenen Steuererklärung (Anlage 1) enthalten sind, da sie meiner Einschätzung nach laut §3 Einkommensteuergesetzsteuerfrei sind. Ich möchte Ihnen dies hiermit mitteilen und bitte Sie, die Steuerfreiheit zu überprüfen und diesbezüglich eine Bewertung vorzunehmen.

Es handelt sich um die folgenden Einnahmen:
1.Zuwendung des Bundesministeriums für Bildung und Forschung für das Forschungs-und Entwicklungsprojekt „x“ unter dem Förderkennzeichen x im Rahmen des Förderprogramms „Software Sprint“ in Höhe von x Euro.

Meiner Einschätzung nach sind die Einnahmen aus 1. nach §3 Nr. 11 Einkommensteuergesetz steuerfrei. Zur Prüfung habe ich Ihnen relevante Dokumente alsAnlagen beigefügt, zu denen ich im folgenden noch ein paar Erläuterungen habe.

Ihnen liegt der Zuwendungsbescheid (Anlage 2) vor, aus dem auf Seite 2 die Höhe der erhaltenen Zuwendung hervorgeht, sowie dass die Nebenbestimmungen „NKBF 2017“ Teil des Zuwendungsbescheids sind. Diese Nebenbestimmungen liegen ebenfalls bei (Anlage3). Dort ist zu entnehmen, dass mir als Zuwendungsempfänger die Ergebnisse des Forschungsprojekts gehören (Punkt 3.1 auf Seite 11) und dass mir das Recht aufausschließliche Nutzung eingeräumt wird (Punkt 3.2 auf Seite 11). Dies scheint mir insofern relevant, als dass in §3 Nr. 11 steht, dass „Voraussetzung für die Steuerfreiheit ist, dass der Empfänger mit den Bezügen nicht zu einer bestimmten wissenschaftlichen oder künstlerischen Gegenleistung oder zu einer bestimmten Arbeitnehmertätigkeit verpflichtet wird.“. Da die Forschungsergebnisse mir gehören, gibt es in diesem Sinne keine Gegenleistung, die von mir an das Bundesministerium oder den Projektträger erbracht wurde. Weiterhin liegt die Antwort des Bundesministeriums (Anlage 4) auf meinen Verwendungsnachweis bei, aus dem die Gesamtkosten des Vorhabens sowie der vom Bundgetragene Anteil hervorgehen.
In some cases, grantees have also had positive experiences appealing an initial decision on their income tax obligation. Examples of successful letters and appeals can be found [[Steuern#Beispiele für Anschreiben|in the German section above]] (please note that these are only available in German since your communication with the tax office will also be in German). There, you can also find a collection of different [[Steuern#Steuertipps|experiences depending on the tax office in Germany]]. We also have a channel on Zulip where you can talk to current and former grantees about their experiences regarding the tax office and taxes.

'''Tax liability for non-German residents:''' We recommend using the networking table. As well as providing a wealth of other information, it shows the places of residence of everyone who has agreed to be included in the network. You may find that there are grantees in your cohort who are tax-resident in the same country as you. It is worth reaching out to them directly, since regulations and deadlines vary from country to country. Take this opportunity to exchange information and support one another.

Please note that we are unable and unauthorised to provide further support on tax matters. We strongly advise you to hire a tax advisor who can provide you with personalized advice.

Some projects have also found it helpful to proactively contact their local tax office with questions (e.g., regarding potential tax exemptions). They can be very helpful (depending on your location).

=== ''Umsatzsteuer'' (Sales tax) ===
The sales tax concerns (almost) all companies. As a “ true subsidy”, no sales tax should be incurred for the funding from the Prototype Fund. As an entrepreneur subject to sales tax, you must submit an advance sales tax return monthly during the first two years of your self-employment. As a rule, this will be a so-called ''"Nullmeldung"'' for you.

=== ''Gewerbesteuer'' (Business Tax) ===
The ''Gewerbesteuer'' is a business tax - the moment you become self-employed, you also become a business. Only freelancers recognized by the tax office are exempt from business tax. Usually the tax office will deny you freelance status. If you pay business tax, it will be offset against your income tax, so that you end up paying almost the same amount as freelancers (if the "tax hack" above doesn‘t work).

=== ''Einkommensteuer'' (Income Tax) ===
Income tax is only indirectly related to the company. The profit you make from your business (or your GbR share) is generally subject to income tax as part of your income. (Employees pay payroll tax, which is an advance payment on income tax). As with your personal tax return, it is also possible to reduce your income tax burden in various ways when filing your income tax return. A tax advisor can advise you on what makes sense in your case.

=== The Tax Office (''Finanzamt'') wants to know a lot. ===
After you have registered the business, the tax office will contact you and ask you to fill in the tax registration form. You can wait for the tax office to contact you or fill out the form proactively. You can find a computer-executable template in the form center of the Federal Ministry of Finance. So that you are not overwhelmed by the 8 pages, here are some [https://www.formulare-bfinv.de/ffw/form/display.do?%24context=27F37B050AA7343D04AA instructions] to fill out the form:

* Page 1-3: Here you provide information about yourself as an entrepreneur and about your planned activity. In the case of a GbR, each partner must fill out this form.
* Page 3-5: Here the tax office wants to know everything about the new business and also whether you have been self-employed in the last 5 years.
* Page 5: Here you must enter the expected amount of your income. Income as an IT entrepreneur should be entered on line 112. Check if you expect to have any other income sources. You should choose the surplus income statement (Einnahmenüberschussrechnung) as the method of calculating profit.
* Page 6-7: Enter the amount of sales here - this includes the Prototype Fund grant, even if it is exempt from sales tax. If your turnover is less than € 17.500,00, you should use the small business regulation.
* Page 7: In case of a GbR enter it here.
* Page 8: If you already have a company account, the SEPA mandate can be sent directly here and a corresponding note can be added here. In case of a GbR send a copy of the articles of association and tick the box.

=== No tax number (''Steuernummer)''? ===
In a few cases, the tax office has refused to issue tax numbers for Prototype Fund projects because the teams are not entrepreneurial. Unfortunately, we have little info on this at the moment. Some of our teams reported:
- I think this even simplified the tax situation. We then transferred the funding from the GbR account proportionately to ourselves and declared it as tax-free income on our tax return. This went through without any problems (in Hamburg, Karlsruhe and Lörrach). In the meantime, it has also been approved by a tax consultant, even though she was naturally irritated by it at the first attempt. (...) How to get a business account without a tax number can be an interesting topic, depending on the bank. In our case, it helped that we had a tax number for a short period of time and I was able to provide that.

- Thanks for sharing your experience. Bank account was not a problem, we were able to put in the team tax IDs. That the whole GbR is not relevant for tax purposes was also confirmed to me by phone from the tax office. The problem now is, however, that the BMBF requires a tax number because the process provides for it and it is not to be changed. Did you submit the number that was later deactivated, or how did that work for you?

- I don't remember that exactly, but in case of doubt, that's exactly what we did... 🙂
[Translated from German]

'''Note'''

In the German section above we also provide many quotes from projects about [[Steuern#Steuertipps|their experiences with various tax offices]] and [[Steuern#Beispiele für Anschreiben|the letters that have helped them with establishing the tax exemption]].

Steuern

2026-08-21T13:15:18Z

Enyong: /* Berlin-Prenzlauer Berg */

''(English version below)''

'''<big>Achtung: Wir dürfen euch nicht zu euren Steuern beraten - das dürfen nur Steuerberater*innen. Hier haben wir Erfahrungen aus vergangenen Runden und Zitate gesammelt, die eventuell für euch hilfreich sein können. Lasst euch aber bitte trotzdem bei euren Steuern professionell beraten.</big>'''

== Steuerpflicht ==
'''tl;dr:''' Die Förderung durch den Prototype Fund gilt als [https://www.haufe.de/id/kommentar/zuwendungen-aus-oeffentlichen-kassen-zur-projektfoerderung-HI1580562.html “echter Zuschuss”], weswegen '''keine Umsatzsteuer''' anfallen sollte. Die Erfahrungswerte der Projekte besagen allerdings, dass zwar keine Umsatzsteuer, aber '''in aller Regel Einkommensteuer fällig wird''' (die Steuerarten werden unten näher beschrieben). Da die Auszahlung der Förderung quartalsweise erfolgt, kann es sein, dass sie in zwei verschiedenen Steuererklärungen über zwei Jahre angegeben werden muss.

'''Wichtig für Teams:''' Ihr müsst eine eigene Steuererklärung für die GbR abgeben, die den Gewinn / Verlust jedes GbR-Mitglieds ausweist. Bei eurer persönlichen Einkommensteuer wird nur das Endergebnis addiert.

Manche Projekte waren in der Vergangenheit damit erfolgreich, von der Einkommenssteuer befreit zu werden. Ein '''erprobter Ansatz, um eine etwaige Einkommensteuerfreiheit festzustellen''' ist folgender:

Man gibt fristgerecht seine Steuererklärung (Erläuterung siehe unten) für das entsprechende Jahr der Förderung ab, erfasst die Förderung allerdings nicht als Summe, sondern legt ein Schreiben im folgenden Stil bei:
Im Jahr x hatte ich zusätzliche Einnahmen, die nicht in der abgegebenen Steuererklärung (Anlage 1) enthalten sind, da sie meiner Einschätzung nach laut §3 Einkommensteuergesetzsteuerfrei sind. Ich möchte Ihnen dies hiermit mitteilen und bitte Sie, die Steuerfreiheit zu überprüfen und diesbezüglich eine Bewertung vorzunehmen.

Es handelt sich um die folgenden Einnahmen:
1.Zuwendung des Bundesministeriums für Bildung und Forschung für das Forschungs-und Entwicklungsprojekt „x“ unter dem Förderkennzeichen x im Rahmen des Förderprogramms „Software Sprint“ in Höhe von x Euro.

Meiner Einschätzung nach sind die Einnahmen aus 1. nach §3 Nr. 11 Einkommensteuergesetz steuerfrei. Zur Prüfung habe ich Ihnen relevante Dokumente als Anlagen beigefügt, zu denen ich im folgenden noch ein paar Erläuterungen habe.

Ihnen liegt der Zuwendungsbescheid (Anlage 2) vor, aus dem auf Seite 2 die Höhe der erhaltenen Zuwendung hervorgeht, sowie dass die Nebenbestimmungen „NKBF 2017“ Teil des Zuwendungsbescheids sind. Diese Nebenbestimmungen liegen ebenfalls bei (Anlage 3). Dort ist zu entnehmen, dass mir als Zuwendungsempfänger die Ergebnisse des Forschungsprojekts gehören (Punkt 3.1 auf Seite 11) und dass mir das Recht auf ausschließliche Nutzung eingeräumt wird (Punkt 3.2 auf Seite 11). Dies scheint mir insofern relevant, als dass in §3 Nr. 11 steht, dass „Voraussetzung für die Steuerfreiheit ist, dass der Empfänger mit den Bezügen nicht zu einer bestimmten wissenschaftlichen oder künstlerischen Gegenleistung oder zu einer bestimmten Arbeitnehmertätigkeit verpflichtet wird.“. Da die Forschungsergebnisse mir gehören, gibt es in diesem Sinne keine Gegenleistung, die von mir an das Bundesministerium oder den Projektträger erbracht wurde. Weiterhin liegt die Antwort des Bundesministeriums (Anlage 4) auf meinen Verwendungsnachweis bei, aus dem die Gesamtkosten des Vorhabens sowie der vom Bund getragene Anteil hervorgehen.
Teilweise haben Geförderte auch positive Erfahrungen damit gemacht, gegen eine erste Feststellung der Einkommenssteuerpflicht Widerspruch einzulegen. Beispiele für erfolgreiche Anschreiben und Widersprüche befinden sich [[Steuern#Beispiele für Anschreiben|weiter unten]]. Dort haben wir auch die [[Steuern#Steuertipps|unterschiedlichen Erfahrungen je nach Finanzamt]] gesammelt. Außerdem gibt es einen Channel auf Zulip, in dem ihr euch mit aktuellen und ehemaligen Geförderten rund um das Thema Finanzamt und Steuern austauschen könnt.

Bitte habt Verständnis, dass wir euch in Steuerfragen nicht weiter unterstützen können und dürfen. Wir raten euch ausdrücklich dazu, eine*n Steuerberater*in zu beauftragen, der*die euch persönlich beraten können.

Einige Projekte haben auch gute Erfahrungen damit gemacht, ihr zuständiges Finanzamt proaktiv mit ihren Fragen zu kontaktieren (z.B. zur möglichen Steuerfreiheit). Sie können (je nach Standort) sehr hilfreich sein.

=== Umsatzsteuer ===
Die Umsatzsteuer betrifft (fast) alle Unternehmen. Für die Förderung durch den Prototype Fund sollte als "echter Zuschuss" keine Umsatzsteuer anfallen. Als umsatzsteuerpflichtige Unternehmer*innen müsst ihr in den ersten zwei Jahren eurer Selbstständigkeit monatlich eine Umsatzsteuervoranmeldung abgeben. Diese wird bei euch im Regelfall eine sogenannte „Null-Meldung“ sein.

=== Gewerbesteuer ===
Die Gewerbesteuer ist eine Unternehmenssteuer – in dem Augenblick, in dem ihr euch selbstständig macht, werdet ihr auch zu einem Unternehmen. Nur vom Finanzamt anerkannte Freiberufler*innen sind von der Gewerbesteuer befreit. Im Regelfall wird das Finanzamt den Status der Freiberuflichkeit verwehren. Wenn ihr Gewerbesteuer zahlt, wird diese mit der Einkommensteuer verrechnet, so dass ihr am Ende fast den gleichen Betrag wie Freiberufler*innen zahlt (falls der “Steuerhack” nicht greift).

=== Einkommensteuer ===
Die Einkommensteuer hat mit dem Unternehmen nur mittelbar zu tun. Der Gewinn, den ihr mit eurem Unternehmen (oder eurem GbR-Anteil) erwirtschaftet, ist in der Regel als Teil eures Einkommens einkommensteuerpflichtig. (Angestellte zahlen die Lohnsteuer, die eine Vorauszahlung auf die Einkommensteuer darstellt). Wie bei der persönlichen Steuererklärung ist es auch bei der Einkommenssteuererklärung möglich, auf verschiedenen Wegen die Steuerlast zu senken. Ein*e Steuerberater*in kann euch dabei beraten, was davon in eurem Fall sinnvoll ist.

=== Das Finanzamt will viel wissen ===
Nachdem ihr das Gewerbe angemeldet habt, wird sich das Finanzamt bei euch melden und darum bitten, den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung auszufüllen. Ihr könnt abwarten, bis das Finanzamt sich meldet oder den Bogen auch proaktiv ausfüllen. Ihr findet eine am Rechner ausführbare Vorlage im Formularcenter des Bundesfinanzministeriums. Damit ihr von den 8 Seiten nicht erschlagen werdet, hier einige [https://www.formulare-bfinv.de/ffw/action/invoke.do?id=034250 Ausfüllhinweise]:

* Seite 1-3: Hier macht ihr Angaben über euch als Unternehmer*in und über die geplante Tätigkeit. Bei einer GbR muss jede*r Teilhaber*in diesen Bogen ausfüllen.
* Seite 3-5: Hier möchte das Finanzamt alles über das neue Unternehmen wissen und möchte auch wissen, ob ihr in den letzten 5 Jahren schon einmal selbstständig wart.
* Seite 5: Hier müsst ihr die voraussichtliche Höhe eurer Einkünfte eintragen. Die Einkünfte als IT-Unternehmer*in gehören in Zeile 112. Schaut, ob ihr noch andere Einkünfte habt. Bei der Gewinnermittlungsart solltet ihr die Einnahmenüberschussrechnung wählen.
* Seite 6-7: Gebt hier die Höhe der Umsätze an – da gehört die Förderung des Prototype Fund mit hinein, auch wenn diese umsatzsteuerfrei ist. Wenn weniger als € 17.500,00 umgesetzt werden, solltet ihr von der Kleinunternehmerregelung Gebrauch machen.
*Seite 7: Im Falle einer GbR tragt diese hier ein.
* Seite 8: Wenn ihr schon ein Firmenkonto habt, kann hier direkt das SEPA-Mandat mitgesendet werden und eine entsprechendes Notiz hier vermerkt werden. Bei einer GbR sendet eine Kopie des Gesellschaftsvertrags mit und kreuzt das Feld an.

=== Keine Steuernummer? ===
In einigen wenigen Fällen hat das Finanzamt die Vergabe von Steuernummern für Prototype-Fund-Projekte abgelehnt, da die Teams nicht unternehmerisch tätig seien. Dazu haben wir zurzeit leider nur wenige Infos, Teams berichten:
- Ich glaube, das hat die steuerliche Situation sogar vereinfacht. Wir haben die Förderung dann vom GbR-Konto jeweils anteilig an uns überwiesen und als steuerfreie Einnahmen bei unserer Steuererklärung angegeben. Das ging problemlos durch (in Hamburg, Karlsruhe und Lörrach). Ist mittlerweile auch von einer Steuerberaterin abgesegnet, auch wenn die natürlich im ersten Anlauf davon irritiert war. (...) Wie man natürlich ohne Steuernummer ein Geschäftskonto bekommt, kann je nach Bank ein interessantes Thema sein. Bei uns hat geholfen, dass wir für einen kurzen Zeitraum eine Steuernummer hatten und ich die angeben konnte.

- Danke, dass du eure Erfahrungen teilst. Bankkonto war kein Problem, wir konnten die Steuer-IDs des Teams eintragen. Dass die ganze GbR steuerlich nicht relevant ist, wurde mir telefonisch vom Finanzamt auch bestätigt. Problem ist jetzt aber, dass das BMBF eine Steuernummer verlangt, weil der Prozess das so vorsieht und auch nicht geändert werden soll. Habt ihr dafür die später deaktivierte Nummer eingereicht, oder wie lief das bei euch ab?

- Daran erinnere ich mich nicht mehr so genau, im Zweifelsfall haben wir genau das gemacht… 🙂

== Steuertipps ==

=== Steuertipps & Erfahrungen pro Stadt/Finanzamt ===

==== Augsburg ====
Wir haben beim Finanzamt Augsburg auch die Empfehlungen/Hinweise befolgt, aber leider ist es hier scheinbar nicht steuerfrei. Begründet wird das damit, dass die Gelder für Lebenserhaltung an die Entwickler*innen geflossen sind und das dann keine Ausübung von wissenschaftlichen Tätigkeiten ist.

==== Berlin Neukölln ====
Hallo allerseits, bei mir hat es funktioniert: das Finanzamt Neukölln hat in meinem Fall befunden, dass die Förderung vom Prototype-Fund nicht als Einkommen zählt. Ich zahle also keine Einkommensteuer darauf.

Das lief so: ich habe meine Steuererklärung gemacht (im Juli 2019 für das Jahr 2018) und die Förderung nirgendwo eingetragen. Das ganze per Elster abgeschickt. Zusätzlich hab ich die Steuererklärung ausgedruckt und mit einem ausführlichen [https://cloud.okfn.de/s/b49Hmigrj5ALcPY Anschreiben] ans Finanzamt Neukölln geschickt. Es kam Mitte November ein Steuerbescheid ohne jegliche Reaktion auf mein Schreiben.

Dann habe ich noch einige Zeit vergehen lassen und auf eine Reaktion des Finanzamts gewartet. Vor einigen Tagen dachte ich mir es wäre inzwischen genug Zeit vergangen und hab dort mal angerufen. Die freundliche Mitarbeiterin teilte mir dann mit, dass das alles so akzeptiert wurde, wie ich es geschrieben hätte. Mich darüber zu informieren hätte sie nicht für nötig gehalten, da ich ja den Steuerbescheid erhalten hätte. Sei alles so in den Akten vermerkt.

==== Berlin Friedrichshain-Kreuzberg ====
Wir haben für audapolis gestern vom Finanzamt Friedrichshain-Kreuzberg den Brief bekommen, dass die Zuwendungen aus dem PTF gem. § 3 Nr. 11 Einkommensteuergesetz '''ertragsteuerlich steuerfrei''' und umsatzsteuerlich '''nicht steuerbare „echte Zuschüsse".''' sind. Wir hatten eine minimal abgewandelte Form von [[Steuern#Beispiel 3|dem]] Schreiben verwendet.

==== Berlin-Prenzlauer Berg ====
Wir hatten damals gegen die Entscheidung (ESt-steuerpflichtig) Einspruch eingelegt. Es hat sich alles etwas hingezogen, aber jetzt haben wir endlich Rückmeldung zu unserem Einspruch: Er wurde als unbegründet zurückgewiesen.

Zitat: "Der BFH hat entschieden, dass Zuschüsse/Zuwendungen, die einer GbR gewährt werden, die auf dem Gebiet der Wissenschaft oder Kunst unternehmerisch tätig ist, insoweit nicht unter §3 Nr 11 EStG fallen, als sie Vorabvergütungen im Sinne von §15 Abs. 1 Satz 1 Nr 2 EStG (Unternehmerlohn) abdecken. Soweit die Zuschüsse/Zuwendungen den kalkulatorischen Unternehmerlohn der Gesellschafter finanzieren, dienen sie der Bestreitung des Lebensunterhalts der Mitunternehmer und stellen damit steuerpflichtige EInnahmen aus selbständiger Tätigkeit dar ((§18 EStG)."

==== Berlin-Steglitz ====
Ich habe für die Einkommensteuererklärung für das Projekt (als einzelner, freiberuflicher Entwickler) ein kleines Schreiben wie bisher im Wiki beschrieben beigelegt. Darauf ist das Finanzamt aber überhaupt nicht eingegangen sondern hat einen eigenen (neuen) Weg gefunden die Einkünfte als steuerfrei zu sehen. Das könnte vielleicht in Zukunft eine neue Argumentation eröffnen.

Zitat:
"Der Zuschuss vom Bundesministerium für Bildung und Forschung wurde als echter Zuschuss zur Projektförderung auf der Grundlage der in Absch. 10.2 (10) Nr.1 UStAE (Umsatzsteueranwendungserlass) genannten Nebenbestimmungen berücksichtigt und ist somit umsatzsteuerfrei. Ertragssteuerlich wurde er als Kapitalzuschuss gewertet, da die Förderung einer Investitionstätigkeit im Vordergrund steht, und aufgrund der Angaben in der EÜR und den eingereichten Belegen als erfolgsneutral angesehen (Ausübung des Wahlrechts vgl. R 6.5 (2) Einkommensteuerrichtlinie)."

Mir wurde bei Nachfrage versichert, dass die Konsequenzen aus dieser Einschätzung zu einen sein, dass der Zuschuss nicht in der Einkommensteuererklärung auftaucht und dass ich als Folge beim Verkauf der Software keine Herstellungskosten geltend machen kann :D

Wollte nur rueckmelden, dass bei mir beim FA Berlin Steglitz die ESt-Befreiung mit einem schriftlichen verweis auf EStG §3 Abs. 11 ohne Rückfragen akzeptiert wurde. Ich wünsche euch allen viel Erfolg bei eurer Steuererklärung <3

==== Frankfurt am Main ====
Ich habe die [[Steuern#Beispiel 4|Begründung]] leicht angepasst (danke nochmal an die ursprüngliche Autor:in!) an mein Finanzamt (Frankfurt am Main) geschickt und nun eine positive Bestätigung für 2019 bekommen. In unserem Fall heißt das konkret, dass wir die Zuschüsse des BMBF nicht in der Einnahme-Überschuss-Rechnung (EÜR) der GbR unseres Teams aufführen müssen, was heißt, dass in der Feststellungserklärung (Steuererklärung der GbR) keine Einnahmen auftauchen. In der persönlichen EÜR (und damit der Einkommen-Steuererklärung) müssen die anteiligen Auszahlungen aus der GbR an die Mitglieder dann auch nicht aufgeführt werden.

==== Halle (Saale) ====
Mir hat das Finanzamt Halle einen Bescheid über Einkommenssteuervorauszahlungen geschickt, in dem sie die Förderung des BMBF zu meinem Einkommen gerechnet haben. Ich habe dagegen Einspruch eingelegt und daraufhin einen korrigierten Bescheid bekommen, ohne die Fördersumme. Ich hab mich dabei an der [[Steuern#Beispiel 3|Argumentation]] orientiert, die blinry hier irgendwann mal reingeschrieben hat. Folgendes habe ich an das Finamt geschrieben: [[Steuern#Beispiel 6: Widerspruch einlegen|>>LINK<<]]

Da habe ich dann noch einen Scan des Zuwendnungsbescheids und die Nebenbestimmungen (Tipp, die sind hier online zu finden) angehängt.

In der Einkommenssteuererklärung (also nicht mehr die Vorauszahlung) hat das Finanzamt die eingereichte Erklärung ohne die Einnahmen der GbR nicht akzeptiert.
Sie sagen dazu: „Die Zuwendungen aus dem Bundeshaushalt für das Vorhaben ‚Software Sprint - Einzelvorhaben: [Mein Projekt]‘ stellt keine steuerfreie Einnahme dar. Der Gewinn wurde entsprechend […] erhöht“
Weil ich in dem Jahr unter der Steuerfreiheitsgrenze geblieben bin, habe ich dagegen keinen Einspruch eingelegt.

==== Hamburg Altona ====
Hallo zusammen, auch das Finanzamt Hamburg Altona hat unsere Begründung für die Steuerfreiheit der erhaltenen Gelder akzeptiert 🎉 Wir haben ähnlich wie in der Vorlage von blinry (danke!) argumentiert, und vorsichtigerweise auch beschrieben, dass keine "Arbeitsnehmertätigkeit" vorlag (also keine Weisungsbefugnis, etc. das zweite Kriterium in §3 Nr. 11 Satz 3 EStG). Wir haben dazu eine Erklärung zur Feststellung beim Finanzamt eingereicht und parallel eine schriftliche Mitteilung via Elster verschickt, und in beiden aufeinander verwiesen. Ca 4 Wochen später kam dann die "Einheitliche und gesonderte Feststellung". Darin ist bei jede\\*r Gesellschafter\\*in als Einkommen aus der GbR € 0,00 vermerkt.

==== Köln ====
Kurzes update aus Köln: Unser Steuerberater hat beim Finanzamt nachgefragt (da es als GbR nicht so einfach klappt wie bei einer Einzelperson - und ich vermute T. hatte als Einzelperson das Begleitschreiben eingereicht). Leider antwortet uns das Finanzamt, dass wir versteuern müssen, mit Verweis auf dieses Urteil: <nowiki>https://datenbank.nwb.de/Dokument/Anzeigen/210835/</nowiki>

Wir recherchieren gerade noch ob sich ein Einspruch lohnt, aber Aussage des Steuerberaters Stand heute ist: "Bei Einzelpersonen und geringen Beträgen kann es sein, dass das Finanzamt das einfach kommentarlos akzeptiert. Bei Entnahmen aus einer GbR wird das wahrscheinlich nicht funktionieren."
Immer noch nix finales, aber es macht Sinn die potentiellen Steuern zur Seite zu legen.

==== München ====
Wir haben als GbR an der vorletzten Prototype-Runde teilgenommen und nun stand natürlich die Steuererklärung an - für das Jahr 2023 in diesem Fall. Und, um es kurz zu machen, es hat geklappt! Die freundlichen Damen und Herren vom Finanzamt München sind den Argumenten in meinem Schreiben gefolgt und haben die Förderung steuerfrei gestellt - bedingungslos und unwiderruflich (kein "Vorbehalt der Nachprüfung"). Das bedeutet, auch die in 2024 geflossenen Beträge sind dann steuerfrei.Das Schreiben war angelehnt an einige Tipps hier im Forum. Für unsere GbR macht das insgesamt ca. 6.000 Euro "Mehrerlös" aus, das ist ja auch nicht von schlechten Eltern ...

==== Starnberg ====
Diese Woche habe ich Rückmeldung von meinem Finanzamt (Starnberg) bekommen, die der im Wiki vorgeschlagenen Argumentation nicht folgen möchte:

"Die Einnahmen aus der Zuwendung des Bundesministeriums für Bildung und Forschung für das Forschungs- und Entwicklungsprojekt "Voice-QL" sind nicht nach §3 Nr.11 EStG steuerfrei, da die Förderung für einen bestimmten Zweck ist, weswegen §3 Nr.11 S.3 EStG nicht anzuwenden ist. Die Einkünfte sind daher als sonstige Einkünfte aus anderen Leistungen nach §22 Nr. 3 EStG bei Zufluss zu erklären."

Mein Antrag auf Steuerbefreiung der Fördersumme von Runde 12 bei der Steuererklärung wurde damals vom Finanzamt Starnberg abgelehnt. Durch mehrere Wiki-Beträge motiviert habe ich mir nun doch noch einmal die Zeit genommen, einen Brief an das Finanzamt zu formulieren und Widerspruch gegen den Steuerbescheid eingelegt.

Heute kam ein korrigierter Bescheid per Briefpost, mein Widerspruch wurde anerkannt! Statt einer Nachzahlung gibt es nun eine Rückzahlungn:-)

"Sehr geehrte Damen und Herren,

Im Bescheid für 2023 lese ich die Einschätzung, dass die Zuwendung des BMBF für das Projekt '[...]' nicht steuerfrei ist.
Der Zuschuss wurde im Rahmen der bundesweiten Maßnahme PrototypeFund(PTF) gewährt. Durch persönlichen Kontakt mit anderen PTF-Förderprojekten wurde mir bekannt, dass andere Finanzämter (z. B. Frankfurt am Main, Berlin-Neukölln, Berlin-Steglitz, Berlin Friedrichshain-Kreuzberg oder Hamburg Altona) es so sehen, dass diese Zuwendung NICHT versteuert werden muss.
Als Erläuterung wird angeführt:
'Der Zuschuss vom Bundesministerium für Bildung und Forschung wurde als echter Zuschuss zur Projektförderung auf der Grundlage der in Absch. 10.2 (10) Nr.1 UStAE (Umsatzsteueranwendungserlass) genannten Nebenbestimmungen berücksichtigt und ist somit umsatzsteuerfrei. Ertragssteuerlich wurde er als Kapitalzuschuss gewertet, da die Förderung einer Investitionstätigkeit im Vordergrund steht, und aufgrund der Angaben in der EÜR und den eingereichten Belegen als erfolgsneutral angesehen (Ausübung des Wahlrechts vgl. R 6.5 (2) Einkommensteuerrichtlinie).'
Ein weiteres Finanzamt sagt, dass ...
... 'Zuwendungen aus dem PTF gem. § 3 Nr. 11 Einkommensteuergesetz ertragsteuerlich steuerfrei und umsatzsteuerlich nicht steuerbare 'echte Zuschüsse' sind'
Aus beigefügten Nebenbestimmungen geht hervor, dass mir gegenüber keine Weisungsbefugnis besteht und sowohl Verwertungsrechte wie auch Forschungsergebnisse mir gehören. So gibt es in diesem Sinne keine Gegenleistung, die von mir an das Bundesministerium oder den Projektträger erbracht wurde.
Die Besteuerung der Zuwendung würde für mich und meine Familie eine finanzielle Belastung darstellen. Vor dem Hintergrund der unterschiedlichen Praxis anderer Finanzämter lege ich deshalb Widerspruch gegen den Bescheid ein und bitte um eine erneute Prüfung des Sachverhalts.
Weitere Unterlagen zur Klärung stelle ich bei Bedarf gerne zur Verfügung.

Mit freundlichen Grüßen,
[...]"

== Beispiele für Anschreiben ==
Diese Textbausteine für die Einkommenssteuerfreiheit wurden bereits erfolgreich beim Finanzamt eingereicht. Reuse & remix :D

=== Beispiel 1 ===
[https://cloud.okfn.de/s/b49Hmigrj5ALcPY '''Hier befindet sich ein Beispiel-Anschreiben als PDF.''']

=== Beispiel 2 ===
[https://cloud.okfn.de/s/TbQMg6ALPZkkwYZ '''Hier befindet sich ein weiteres Beispiel-Anschreiben als PDF.''']

=== Beispiel 3 ===
Zur Abwendung des Zwangsgeldes für mich und meine Mitgesellschafter*in habe ich auch noch einmal einen Blick in das Einkommensteuergesetz geworfen und festgestellt, dass meiner Einschätzung nach die Einnahmen der GbR im Jahr 2019 nach §3 Nr. 11 EkSt steuerbefreit sind. Es handelt sich um eine Zuwendung des Bundesministeriums für Bildung und Forschung für das Forschungs- und Entwicklungsprojekt „—-“ unter dem Förderkennzeichen “----” Rahmen des Förderprogramms „Software Sprint“ in Höhe von — €. Ich möchte Ihnen dies hiermit mitteilen und bitte Sie, die Steuerfreiheit zu überprüfen und diesbezüglich eine Bewertung vorzunehmen. Zur Prüfung habe ich Ihnen den Änderungsbescheid zum ursprünglichen Zuwendungsbescheid vom (--Datum–) als Anlage beigefügt. Außerdem verweise ich auf die Nebenbestimmungen für Zuwendungen des BMBF (NKBF2017, Web-Link <nowiki>https://www.bmbf.de/foerderungen/bekanntmachung-1429.html</nowiki>), aus denen in Abschnitt 3 hervorgeht, dass uns als Zuwendungsempfängern die Ergebnisse des Forschungsprojekts gehören und uns das ausschließliche Nutzungsrecht eingeräumt wird (Seite 11). Dies scheint mir insofern relevant, als dass in §3 Nr. 11 EkSt festgelegt ist, dass „Voraussetzung für die Steuerfreiheit ist, dass der Empfänger mit den Bezügen nicht zu einer bestimmten wissenschaftlichen oder künstlerischen Gegenleistung oder zu einer bestimmten Arbeitnehmertätigkeit verpflichtet wird“. Da die Forschungsergebnisse uns gehören, gibt es in diesem Sinne keine Gegenleistung, die an das Bundesministerium oder den Projektträger erbracht wurde.

=== Beispiel 4 ===
''Sehr geehrte Damen und Herren,

Im Jahr 2020 haben wir Zuschüsse des Bundesministeriums für Bildung und Forschung in der abgegebenen GbR-Feststellungserklärung \emph{nicht} versteuert, da wir sie für steuerfrei auf Grundlage von §3 Einkommensteuergesetz halten. Wir möchten Ihnen dies hiermit mitteilen und bitten Sie, die Steuerfreiheit zu überprüfen und diesbezüglich eine Bewertung vorzunehmen.

Es handelt sich um die folgenden Einnahmen:

Zuwendung des Bundesministeriums für Bildung und Forschung für das Forschungs- und Entwicklungsprojekt „—“ unter dem Förderkennzeichen —-- im Rahmen des Förderprogramms „Software Sprint“ in Höhe von \EUR{---}.

Unserer Einschätzung nach sind die Einnahmen nach §3 Nr. 11 Einkommensteuergesetz steuerfrei. Zur Prüfung haben wir Ihnen den Zuwendungsbescheid als Anlagen beigefügt, zu denen wir noch folgende Erläuterungen haben:

Auf Seite 2 geht die Gesamthöhe der erhaltenen Zuwendung hervor (verteilt auf die Jahre 2020 und 2021 gemäß des ebenfalls beigefügten Änderungsbescheides vom –datum–), sowie auf Seite 3 dass die Nebenbestimmungen „NKBF 2017“ Teil des Zuwendungsbescheids sind. Diese Nebenbestimmungen liegen ebenfalls bei. Dort ist zu entnehmen, dass der GbR als Zuwendungsempfängerin die Ergebnisse des Forschungsprojekts gehören (Punkt 3.1 auf Seite 11) und dass ihr das Recht auf ausschließliche Nutzung eingeräumt wird (Punkt 3.2 auf Seite 11). Dies scheint mir insofern relevant, als dass in §3 Nr. 11 steht, dass „Voraussetzung für die Steuerfreiheit ist, dass der Empfänger mit den Bezügen nicht zu einer bestimmten wissenschaftlichen oder künstlerischen Gegenleistung oder zu einer bestimmten Arbeitnehmertätigkeit verpflichtet wird“. Da die Forschungsergebnisse uns gehören, gibt es in diesem Sinne keine Gegenleistung, die von uns an das Bundesministerium oder den Projektträger erbracht wurde.

Weitere Anlage ist der Zahlungsnachweis vom 27. November 2020, aus dem die erhaltene Zuwendung im Jahr 2020 hervorgeht. Weitere Zahlungen erfolgten im Jahr 2020 nicht. Falls Sie weitere Belege benötigen, reichen wir diese natürlich gern nach.

Mit freundlichen Grüßen''

Das generiert eine Transaktions-ID. Dann haben wir die "Gesonderte und einheitliche Feststellung" für die GbR ausgefüllt, mit 0 EUR Einnahmen, und jeweils 0 EUR Entnahmen von uns beiden. Im "Anmerkungs"-Feld haben wir die Transaktions-ID referenziert:

Siehe separat übermittelte Mitteilung: Transferticket ep1342j69pyzh07gjw47isfexxad1ux8;
Auftrag: Sonstige Nachricht an das Finanzamt;
Ordnungskriterium: 14/130/05478;
Abgabezeit: Freitag, 14. Mai 2021, 17:58:27

Achso, und der Brief hatte als Anhänge noch den NKBF 2017, den Zuwendungsbescheid (plus eine Korrektur für die Aufteilung des Geldes auf die Jahre), und den ersten Zahlungsnachweis aus Profi Online.

=== Beispiel 5 ===
Im Jahr 2019 habe ich Zuschüsse des Bundesministeriums für Bildung und Forschung in der abgegebenen GbR-Feststellungserklärung nicht versteuert, da ich sie für steuerfrei auf Grundlage von §3 Einkommensteuergesetz halte. Ich möchte Ihnen dies hiermit mitteilen und bitte Sie, die Steuerfreiheit zu überprüfen und diesbezüglich eine Bewertung vorzunehmen. Es handelt sich um die folgenden Einnahmen: Zuwendung des Bundesministeriums für Bildung und Forschung für das Forschungs- und Entwicklungsprojekt „XXXXX“ unter dem Förderkennzeichen XX|XXXXXX im Rahmen des Förderprogramms „Software Sprint“ in Höhe von X.XXX,XX€. Meiner Einschätzung nach sind die Einnahmen nach §3 Nr. 11 Einkommensteuergesetz steuerfrei. Zur Prüfung habe ich Ihnen den Zuwendungsbescheid als Anlagen beigefügt, zu denen ich im folgenden noch ein paar Erläuterungen habe: Auf Seite 2 geht die Höhe der erhaltenen Zuwendung hervor (50% der Zuwendungen im Haushaltsjahr 2019), sowie auf Seite 3 dass die Nebenbestimmungen „NKBF 98“ Teil des Zuwendungs bescheids sind. Diese Nebenbestimmungen liegen ebenfalls bei. Dort ist zu entnehmen, dass mir als Zuwendungsempfänger die Ergebnisse des Forschungsprojekts gehören (Punkt 9.2 auf Seite 7) und dass mir das Recht auf ausschließliche Nutzung eingeräumt wird (Punkt 12.1 auf Seite 9). Dies scheint mir insofern relevant, als dass in §3 Nr. 11 steht, dass „Voraussetzung für die Steuer freiheit ist, dass der Empfänger mit den Bezügen nicht zu einer bestimmten wissenschaftlichen > oder künstlerischen Gegenleistung oder zu einer bestimmten Arbeitnehmertätigkeit verpflichtet > wird“. Da die Forschungsergebnisse mir gehören, gibt es in diesem Sinne keine Gegenleistung, die > von mir an das Bundesministerium oder den Projektträger erbracht wurde. Weiterhin liegt die > Antwort des Bundesministeriums (Anlage 4) auf meinen Verwendungsnachweis bei, aus dem die Gesamtkosten des Vorhabens sowie der vom Bund getragene Anteil hervorgehen.

=== Beispiel 6: ===
''Sehr geehrte Damen und Herren,

im Jahr 2023 hatte die GbR Einnahmen, die nicht in der hier abgegebenen Steuer-/ Feststellungserklärung enthalten sind, da diese nach unserer Einschätzung gemäß §3 Nr. 11 Einkommensteuergesetz steuerfrei sind. (Zitat aus der genannten Vorschrift: »Steuerfrei sind … (Nr. 11) Bezüge aus öffentlichen Mitteln … die … zu dem Zweck bewilligt werden, … die Wissenschaft oder Kunst unmittelbar zu fördern.«)
Wir teilen Ihnen dies hiermit mit und bitten Sie, diesen Sachverhalt zu überprüfen und diesbezüglich eine Bewertung vorzunehmen. Es handelt sich um die folgende Einnahme:
- Zuwendungsbescheid des Bundesministeriums für Bildung und Forschung für das Forschungs- und Entwicklungsprojekt „Software Sprint – Einzelvorhaben: [wie im Zuwendungsbescheid] in Höhe von [in diesem Jahr geflossene Gelder – nicht der gesamte Betrag] € für das Kalenderjahr 2023.
Zur Prüfung haben wir die relevanten Dokumente beigefügt, zu denen wir Folgendes erläutern möchten.
Zum einen handelt es sich um den Zuwendungsbescheid vom [Datum], aus dem auf Seite 2 die Höhe der Zuwendung von [Betrag in diesem Jahr] Euro hervorgeht. Des weiteren wird auf Seite 3 festgestellt, dass die »Nebenbestimmungen NKBF 2017« Teil des Zuwendungsbescheids sind. Die NKBF haben wir nicht vollständig mitgesandt, diese liegen z.B. vor unter https://foerderportal.bund.de/easy/module/profi_formularschrank/download.php?datei1=3175
Als Anlage senden wir den wohl relevanten Ausschnitt (Seite 11/17): Dort ist festgehalten, dass dem Zuwendungsempfänger (hier also der GbR) alle Eigentumsrechte an den Ergebnissen des Projekts gehören (Punkt 3.1) und ihm alle Nutzungs- und Verwertungsrechte zustehen (Punkt 3.2).
Diese Punkte heben wir deshalb heraus, da im genannten §3 Nr. 11 Satz 3 ESt. steht, dass »Voraussetzung für die Steuerfreiheit ist, dass der Empfänger mit den Bezügen nicht zu einer bestimmten wissenschaftlichen oder künstlerischen Gegenleistung oder zu einer bestimmten Arbeitnehmertätigkeit verpflichtet wird«.
Da die Ergebnisse allein der GbR gehören, gibt es im Sinne dieser Vorschrift auch keine Gegenleistung, die von uns an das Bundesministerium oder den Projektträger erbracht wurde.
Uns ist klar, dass bei einer steuerfreien Zuwendung keine (Betriebs-) Ausgaben angesetzt werden können und keine USt. entsteht. Für Rückfragen stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung.

Mit freundlichen Grüßen, [Name geschäftsführender Gesellschafter der GbR]

Anlage 1: Zuwendungsbescheid vom [Datum]
Anlage 2: Nebenbestimmungen (NKBF 2017 -Auszug-) als Teil des
Zuwendungsbescheids''

=== Beispiel 7: Widerspruch einlegen ===
''Guten Tag,

in Ihrem Schreiben vom [DATUM] setzten Sie für mich Einkommenssteuervorauszahlungen fest. Gegen diese lege ich hiermit Widerspruch ein. Zwar habe ich angegeben, über die [UNTERNEHMEN] GbR [FÖRDERSUMME] € an Einnahmen erzielen zu wollen, diese bestehen jedoch vollständig aus echten Zuwendungen des Bundesministeriums für Bildung und Forschung im Rahmen des Förderprogramms "Software Sprint" zur Förderung der Wissenschaft unter dem Förderkennzeichen [FKZ] (siehe Zuwendungsbescheid im Anhang). Entsprechend mache ich geltend, dass diese Einnahmen nach §3 Nr. 11 EStG als steuerfrei zu betrachten sind. Nach den für den Zuwendungsbescheid geltenden Förderbestimmmungen (NKBF 2017, im Anhang) verbleibt das alleinige Verwertungsrecht für die Forschungsergebnisse bei der GbR als Zuwendungsempfängerin, was den Anforderungen des §3 Nr. 11 Satz 3 EStG an den Ausschluss einer Gegenleistung entspricht.

Ich bitte demnach um Aufhebung Ihres Vorauszahlungsbescheids.

Mit freundlichen Grüßen

=== Beispiel 8: Widerspruch einlegen ===
'''[https://cloud.okfn.de/s/YGDCLbdnKr8RNbG Hier befindet sich ein Beispiel-Anschreiben für einen Widerspruch als PDF.]'''

==== Hintergrund-Informationen zu diesem Beispiel ====
Einige Finanzämter verweisen zur Begründung der Steuerpflicht auf [https://www.foerderinfo.bund.de/foerderinfo/de/beratung/faq/faq_node.html das FAQ der Förderberatung „Forschung und Innovation“ des Bundes]. Dort heißt es, dass Zuwendungen grundsätzlich den Ertragssteuern, im Falle des PTFs also der Einkommenssteuer, unterliegen. Die geförderte Person, von der dieser Widerspruch stammt, hat bei der Förderberatung direkt nach der gesetzlichen Grundlage für diesen FAQ-Eintrag gefragt:
Die Antwort war sehr aufschlussreich: Die Aussage im FAQ basiert nicht direkt auf einem Gesetz, sondern entspricht lediglich der von den Ministerien vorgegebenen „Verwaltungspraxis“. Die letztendliche Entscheidung über den Einzelfall (und die Auslegung des Begriffs „Zuschuss“) liegt allein im Ermessen des zuständigen Finanzamts.

Das entkräftet das FAQ als pauschales Gegenargument und hat mir den Weg frei gemacht, mich in der Begründung direkt auf die relevanten Steuergesetze zu stützen; insbesondere auf die Steuerfreiheit nach § 3 Nr. 11 EStG (Bezüge aus öffentlichen Mitteln zur Förderung der Wissenschaft).

Bitte habt Verständnis, dass wir die Antwort der Förderberatung, auf die hier Bezug genommen wird, nicht mit euch teilen können.

== In English: Taxes ==
'''<big>Caution: We are not allowed to advise you on your taxes - only tax consultants can legally to do that. Here we have collected experiences and tips from past rounds that may be helpful for you. However, please still get professional advice on your taxes.</big>'''

== Tax obligation ==
'''tldr;''' The Prototype Fund grant counts as a [https://www.haufe.de/finance/finance-office-professional/zuwendungen-aus-oeffentlichen-kassen-zur-projektfoerderung_idesk_PI11525_HI1580562.html "true grant"] ''(“echter Zuschuss”, a specific form of funding in Germany)'' which is why '''no sales tax''' should be payable. However, the projects' experience of the past rounds shows that, although no sales tax is payable, '''income tax is generally due''' (the types of tax are described in more detail below). Since the grant is paid out quarterly, it may have to be reported on two different tax returns over two years (in funding rounds in the winter).

'''Important for teams''': you must file a separate tax declaration for the GbR, which shows the profit / loss of each GbR member. For your personal income tax, only the final result will be added.

In the past, some projects have been successful in being exempt from income tax. A '''tested approach to establish a possible income tax exemption''' is as follows:

One files one's tax return (see below) by the due date for the appropriate year of the grant, but does not record the grant as a total, adding a letter in the following style (in German):
Im Jahr x hatte ich zusätzliche Einnahmen, die nicht in der abgegebenen Steuererklärung (Anlage 1) enthalten sind, da sie meiner Einschätzung nach laut §3 Einkommensteuergesetzsteuerfrei sind. Ich möchte Ihnen dies hiermit mitteilen und bitte Sie, die Steuerfreiheit zu überprüfen und diesbezüglich eine Bewertung vorzunehmen.

Es handelt sich um die folgenden Einnahmen:
1.Zuwendung des Bundesministeriums für Bildung und Forschung für das Forschungs-und Entwicklungsprojekt „x“ unter dem Förderkennzeichen x im Rahmen des Förderprogramms „Software Sprint“ in Höhe von x Euro.

Meiner Einschätzung nach sind die Einnahmen aus 1. nach §3 Nr. 11 Einkommensteuergesetz steuerfrei. Zur Prüfung habe ich Ihnen relevante Dokumente alsAnlagen beigefügt, zu denen ich im folgenden noch ein paar Erläuterungen habe.

Ihnen liegt der Zuwendungsbescheid (Anlage 2) vor, aus dem auf Seite 2 die Höhe der erhaltenen Zuwendung hervorgeht, sowie dass die Nebenbestimmungen „NKBF 2017“ Teil des Zuwendungsbescheids sind. Diese Nebenbestimmungen liegen ebenfalls bei (Anlage3). Dort ist zu entnehmen, dass mir als Zuwendungsempfänger die Ergebnisse des Forschungsprojekts gehören (Punkt 3.1 auf Seite 11) und dass mir das Recht aufausschließliche Nutzung eingeräumt wird (Punkt 3.2 auf Seite 11). Dies scheint mir insofern relevant, als dass in §3 Nr. 11 steht, dass „Voraussetzung für die Steuerfreiheit ist, dass der Empfänger mit den Bezügen nicht zu einer bestimmten wissenschaftlichen oder künstlerischen Gegenleistung oder zu einer bestimmten Arbeitnehmertätigkeit verpflichtet wird.“. Da die Forschungsergebnisse mir gehören, gibt es in diesem Sinne keine Gegenleistung, die von mir an das Bundesministerium oder den Projektträger erbracht wurde. Weiterhin liegt die Antwort des Bundesministeriums (Anlage 4) auf meinen Verwendungsnachweis bei, aus dem die Gesamtkosten des Vorhabens sowie der vom Bundgetragene Anteil hervorgehen.
In some cases, grantees have also had positive experiences appealing an initial decision on their income tax obligation. Examples of successful letters and appeals can be found [[Steuern#Beispiele für Anschreiben|in the German section above]] (please note that these are only available in German since your communication with the tax office will also be in German). There, you can also find a collection of different [[Steuern#Steuertipps|experiences depending on the tax office in Germany]]. We also have a channel on Zulip where you can talk to current and former grantees about their experiences regarding the tax office and taxes.

Please note that we are unable and unauthorised to provide further support on tax matters. We strongly advise you to hire a tax advisor who can provide you with personalized advice.

Some projects have also found it helpful to proactively contact their local tax office with questions (e.g., regarding potential tax exemptions). They can be very helpful (depending on your location).

=== ''Umsatzsteuer'' (Sales tax) ===
The sales tax concerns (almost) all companies. As a “ true subsidy”, no sales tax should be incurred for the funding from the Prototype Fund. As an entrepreneur subject to sales tax, you must submit an advance sales tax return monthly during the first two years of your self-employment. As a rule, this will be a so-called ''"Nullmeldung"'' for you.

=== ''Gewerbesteuer'' (Business Tax) ===
The ''Gewerbesteuer'' is a business tax - the moment you become self-employed, you also become a business. Only freelancers recognized by the tax office are exempt from business tax. Usually the tax office will deny you freelance status. If you pay business tax, it will be offset against your income tax, so that you end up paying almost the same amount as freelancers (if the "tax hack" above doesn‘t work).

=== ''Einkommensteuer'' (Income Tax) ===
Income tax is only indirectly related to the company. The profit you make from your business (or your GbR share) is generally subject to income tax as part of your income. (Employees pay payroll tax, which is an advance payment on income tax). As with your personal tax return, it is also possible to reduce your income tax burden in various ways when filing your income tax return. A tax advisor can advise you on what makes sense in your case.

=== The Tax Office (''Finanzamt'') wants to know a lot. ===
After you have registered the business, the tax office will contact you and ask you to fill in the tax registration form. You can wait for the tax office to contact you or fill out the form proactively. You can find a computer-executable template in the form center of the Federal Ministry of Finance. So that you are not overwhelmed by the 8 pages, here are some [https://www.formulare-bfinv.de/ffw/form/display.do?%24context=27F37B050AA7343D04AA instructions] to fill out the form:

* Page 1-3: Here you provide information about yourself as an entrepreneur and about your planned activity. In the case of a GbR, each partner must fill out this form.
* Page 3-5: Here the tax office wants to know everything about the new business and also whether you have been self-employed in the last 5 years.
* Page 5: Here you must enter the expected amount of your income. Income as an IT entrepreneur should be entered on line 112. Check if you expect to have any other income sources. You should choose the surplus income statement (Einnahmenüberschussrechnung) as the method of calculating profit.
* Page 6-7: Enter the amount of sales here - this includes the Prototype Fund grant, even if it is exempt from sales tax. If your turnover is less than € 17.500,00, you should use the small business regulation.
* Page 7: In case of a GbR enter it here.
* Page 8: If you already have a company account, the SEPA mandate can be sent directly here and a corresponding note can be added here. In case of a GbR send a copy of the articles of association and tick the box.

=== No tax number (''Steuernummer)''? ===
In a few cases, the tax office has refused to issue tax numbers for Prototype Fund projects because the teams are not entrepreneurial. Unfortunately, we have little info on this at the moment. Some of our teams reported:
- I think this even simplified the tax situation. We then transferred the funding from the GbR account proportionately to ourselves and declared it as tax-free income on our tax return. This went through without any problems (in Hamburg, Karlsruhe and Lörrach). In the meantime, it has also been approved by a tax consultant, even though she was naturally irritated by it at the first attempt. (...) How to get a business account without a tax number can be an interesting topic, depending on the bank. In our case, it helped that we had a tax number for a short period of time and I was able to provide that.

- Thanks for sharing your experience. Bank account was not a problem, we were able to put in the team tax IDs. That the whole GbR is not relevant for tax purposes was also confirmed to me by phone from the tax office. The problem now is, however, that the BMBF requires a tax number because the process provides for it and it is not to be changed. Did you submit the number that was later deactivated, or how did that work for you?

- I don't remember that exactly, but in case of doubt, that's exactly what we did... 🙂
[Translated from German]

'''Note'''

In the German section above we also provide many quotes from projects about [[Steuern#Steuertipps|their experiences with various tax offices]] and [[Steuern#Beispiele für Anschreiben|the letters that have helped them with establishing the tax exemption]].

Steuern

2026-08-21T13:14:56Z

Enyong: /* Berlin-Steglitz */

''(English version below)''

'''<big>Achtung: Wir dürfen euch nicht zu euren Steuern beraten - das dürfen nur Steuerberater*innen. Hier haben wir Erfahrungen aus vergangenen Runden und Zitate gesammelt, die eventuell für euch hilfreich sein können. Lasst euch aber bitte trotzdem bei euren Steuern professionell beraten.</big>'''

== Steuerpflicht ==
'''tl;dr:''' Die Förderung durch den Prototype Fund gilt als [https://www.haufe.de/id/kommentar/zuwendungen-aus-oeffentlichen-kassen-zur-projektfoerderung-HI1580562.html “echter Zuschuss”], weswegen '''keine Umsatzsteuer''' anfallen sollte. Die Erfahrungswerte der Projekte besagen allerdings, dass zwar keine Umsatzsteuer, aber '''in aller Regel Einkommensteuer fällig wird''' (die Steuerarten werden unten näher beschrieben). Da die Auszahlung der Förderung quartalsweise erfolgt, kann es sein, dass sie in zwei verschiedenen Steuererklärungen über zwei Jahre angegeben werden muss.

'''Wichtig für Teams:''' Ihr müsst eine eigene Steuererklärung für die GbR abgeben, die den Gewinn / Verlust jedes GbR-Mitglieds ausweist. Bei eurer persönlichen Einkommensteuer wird nur das Endergebnis addiert.

Manche Projekte waren in der Vergangenheit damit erfolgreich, von der Einkommenssteuer befreit zu werden. Ein '''erprobter Ansatz, um eine etwaige Einkommensteuerfreiheit festzustellen''' ist folgender:

Man gibt fristgerecht seine Steuererklärung (Erläuterung siehe unten) für das entsprechende Jahr der Förderung ab, erfasst die Förderung allerdings nicht als Summe, sondern legt ein Schreiben im folgenden Stil bei:
Im Jahr x hatte ich zusätzliche Einnahmen, die nicht in der abgegebenen Steuererklärung (Anlage 1) enthalten sind, da sie meiner Einschätzung nach laut §3 Einkommensteuergesetzsteuerfrei sind. Ich möchte Ihnen dies hiermit mitteilen und bitte Sie, die Steuerfreiheit zu überprüfen und diesbezüglich eine Bewertung vorzunehmen.

Es handelt sich um die folgenden Einnahmen:
1.Zuwendung des Bundesministeriums für Bildung und Forschung für das Forschungs-und Entwicklungsprojekt „x“ unter dem Förderkennzeichen x im Rahmen des Förderprogramms „Software Sprint“ in Höhe von x Euro.

Meiner Einschätzung nach sind die Einnahmen aus 1. nach §3 Nr. 11 Einkommensteuergesetz steuerfrei. Zur Prüfung habe ich Ihnen relevante Dokumente als Anlagen beigefügt, zu denen ich im folgenden noch ein paar Erläuterungen habe.

Ihnen liegt der Zuwendungsbescheid (Anlage 2) vor, aus dem auf Seite 2 die Höhe der erhaltenen Zuwendung hervorgeht, sowie dass die Nebenbestimmungen „NKBF 2017“ Teil des Zuwendungsbescheids sind. Diese Nebenbestimmungen liegen ebenfalls bei (Anlage 3). Dort ist zu entnehmen, dass mir als Zuwendungsempfänger die Ergebnisse des Forschungsprojekts gehören (Punkt 3.1 auf Seite 11) und dass mir das Recht auf ausschließliche Nutzung eingeräumt wird (Punkt 3.2 auf Seite 11). Dies scheint mir insofern relevant, als dass in §3 Nr. 11 steht, dass „Voraussetzung für die Steuerfreiheit ist, dass der Empfänger mit den Bezügen nicht zu einer bestimmten wissenschaftlichen oder künstlerischen Gegenleistung oder zu einer bestimmten Arbeitnehmertätigkeit verpflichtet wird.“. Da die Forschungsergebnisse mir gehören, gibt es in diesem Sinne keine Gegenleistung, die von mir an das Bundesministerium oder den Projektträger erbracht wurde. Weiterhin liegt die Antwort des Bundesministeriums (Anlage 4) auf meinen Verwendungsnachweis bei, aus dem die Gesamtkosten des Vorhabens sowie der vom Bund getragene Anteil hervorgehen.
Teilweise haben Geförderte auch positive Erfahrungen damit gemacht, gegen eine erste Feststellung der Einkommenssteuerpflicht Widerspruch einzulegen. Beispiele für erfolgreiche Anschreiben und Widersprüche befinden sich [[Steuern#Beispiele für Anschreiben|weiter unten]]. Dort haben wir auch die [[Steuern#Steuertipps|unterschiedlichen Erfahrungen je nach Finanzamt]] gesammelt. Außerdem gibt es einen Channel auf Zulip, in dem ihr euch mit aktuellen und ehemaligen Geförderten rund um das Thema Finanzamt und Steuern austauschen könnt.

Bitte habt Verständnis, dass wir euch in Steuerfragen nicht weiter unterstützen können und dürfen. Wir raten euch ausdrücklich dazu, eine*n Steuerberater*in zu beauftragen, der*die euch persönlich beraten können.

Einige Projekte haben auch gute Erfahrungen damit gemacht, ihr zuständiges Finanzamt proaktiv mit ihren Fragen zu kontaktieren (z.B. zur möglichen Steuerfreiheit). Sie können (je nach Standort) sehr hilfreich sein.

=== Umsatzsteuer ===
Die Umsatzsteuer betrifft (fast) alle Unternehmen. Für die Förderung durch den Prototype Fund sollte als "echter Zuschuss" keine Umsatzsteuer anfallen. Als umsatzsteuerpflichtige Unternehmer*innen müsst ihr in den ersten zwei Jahren eurer Selbstständigkeit monatlich eine Umsatzsteuervoranmeldung abgeben. Diese wird bei euch im Regelfall eine sogenannte „Null-Meldung“ sein.

=== Gewerbesteuer ===
Die Gewerbesteuer ist eine Unternehmenssteuer – in dem Augenblick, in dem ihr euch selbstständig macht, werdet ihr auch zu einem Unternehmen. Nur vom Finanzamt anerkannte Freiberufler*innen sind von der Gewerbesteuer befreit. Im Regelfall wird das Finanzamt den Status der Freiberuflichkeit verwehren. Wenn ihr Gewerbesteuer zahlt, wird diese mit der Einkommensteuer verrechnet, so dass ihr am Ende fast den gleichen Betrag wie Freiberufler*innen zahlt (falls der “Steuerhack” nicht greift).

=== Einkommensteuer ===
Die Einkommensteuer hat mit dem Unternehmen nur mittelbar zu tun. Der Gewinn, den ihr mit eurem Unternehmen (oder eurem GbR-Anteil) erwirtschaftet, ist in der Regel als Teil eures Einkommens einkommensteuerpflichtig. (Angestellte zahlen die Lohnsteuer, die eine Vorauszahlung auf die Einkommensteuer darstellt). Wie bei der persönlichen Steuererklärung ist es auch bei der Einkommenssteuererklärung möglich, auf verschiedenen Wegen die Steuerlast zu senken. Ein*e Steuerberater*in kann euch dabei beraten, was davon in eurem Fall sinnvoll ist.

=== Das Finanzamt will viel wissen ===
Nachdem ihr das Gewerbe angemeldet habt, wird sich das Finanzamt bei euch melden und darum bitten, den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung auszufüllen. Ihr könnt abwarten, bis das Finanzamt sich meldet oder den Bogen auch proaktiv ausfüllen. Ihr findet eine am Rechner ausführbare Vorlage im Formularcenter des Bundesfinanzministeriums. Damit ihr von den 8 Seiten nicht erschlagen werdet, hier einige [https://www.formulare-bfinv.de/ffw/action/invoke.do?id=034250 Ausfüllhinweise]:

* Seite 1-3: Hier macht ihr Angaben über euch als Unternehmer*in und über die geplante Tätigkeit. Bei einer GbR muss jede*r Teilhaber*in diesen Bogen ausfüllen.
* Seite 3-5: Hier möchte das Finanzamt alles über das neue Unternehmen wissen und möchte auch wissen, ob ihr in den letzten 5 Jahren schon einmal selbstständig wart.
* Seite 5: Hier müsst ihr die voraussichtliche Höhe eurer Einkünfte eintragen. Die Einkünfte als IT-Unternehmer*in gehören in Zeile 112. Schaut, ob ihr noch andere Einkünfte habt. Bei der Gewinnermittlungsart solltet ihr die Einnahmenüberschussrechnung wählen.
* Seite 6-7: Gebt hier die Höhe der Umsätze an – da gehört die Förderung des Prototype Fund mit hinein, auch wenn diese umsatzsteuerfrei ist. Wenn weniger als € 17.500,00 umgesetzt werden, solltet ihr von der Kleinunternehmerregelung Gebrauch machen.
*Seite 7: Im Falle einer GbR tragt diese hier ein.
* Seite 8: Wenn ihr schon ein Firmenkonto habt, kann hier direkt das SEPA-Mandat mitgesendet werden und eine entsprechendes Notiz hier vermerkt werden. Bei einer GbR sendet eine Kopie des Gesellschaftsvertrags mit und kreuzt das Feld an.

=== Keine Steuernummer? ===
In einigen wenigen Fällen hat das Finanzamt die Vergabe von Steuernummern für Prototype-Fund-Projekte abgelehnt, da die Teams nicht unternehmerisch tätig seien. Dazu haben wir zurzeit leider nur wenige Infos, Teams berichten:
- Ich glaube, das hat die steuerliche Situation sogar vereinfacht. Wir haben die Förderung dann vom GbR-Konto jeweils anteilig an uns überwiesen und als steuerfreie Einnahmen bei unserer Steuererklärung angegeben. Das ging problemlos durch (in Hamburg, Karlsruhe und Lörrach). Ist mittlerweile auch von einer Steuerberaterin abgesegnet, auch wenn die natürlich im ersten Anlauf davon irritiert war. (...) Wie man natürlich ohne Steuernummer ein Geschäftskonto bekommt, kann je nach Bank ein interessantes Thema sein. Bei uns hat geholfen, dass wir für einen kurzen Zeitraum eine Steuernummer hatten und ich die angeben konnte.

- Danke, dass du eure Erfahrungen teilst. Bankkonto war kein Problem, wir konnten die Steuer-IDs des Teams eintragen. Dass die ganze GbR steuerlich nicht relevant ist, wurde mir telefonisch vom Finanzamt auch bestätigt. Problem ist jetzt aber, dass das BMBF eine Steuernummer verlangt, weil der Prozess das so vorsieht und auch nicht geändert werden soll. Habt ihr dafür die später deaktivierte Nummer eingereicht, oder wie lief das bei euch ab?

- Daran erinnere ich mich nicht mehr so genau, im Zweifelsfall haben wir genau das gemacht… 🙂

== Steuertipps ==

=== Steuertipps & Erfahrungen pro Stadt/Finanzamt ===

==== Augsburg ====
Wir haben beim Finanzamt Augsburg auch die Empfehlungen/Hinweise befolgt, aber leider ist es hier scheinbar nicht steuerfrei. Begründet wird das damit, dass die Gelder für Lebenserhaltung an die Entwickler*innen geflossen sind und das dann keine Ausübung von wissenschaftlichen Tätigkeiten ist.

==== Berlin Neukölln ====
Hallo allerseits, bei mir hat es funktioniert: das Finanzamt Neukölln hat in meinem Fall befunden, dass die Förderung vom Prototype-Fund nicht als Einkommen zählt. Ich zahle also keine Einkommensteuer darauf.

Das lief so: ich habe meine Steuererklärung gemacht (im Juli 2019 für das Jahr 2018) und die Förderung nirgendwo eingetragen. Das ganze per Elster abgeschickt. Zusätzlich hab ich die Steuererklärung ausgedruckt und mit einem ausführlichen [https://cloud.okfn.de/s/b49Hmigrj5ALcPY Anschreiben] ans Finanzamt Neukölln geschickt. Es kam Mitte November ein Steuerbescheid ohne jegliche Reaktion auf mein Schreiben.

Dann habe ich noch einige Zeit vergehen lassen und auf eine Reaktion des Finanzamts gewartet. Vor einigen Tagen dachte ich mir es wäre inzwischen genug Zeit vergangen und hab dort mal angerufen. Die freundliche Mitarbeiterin teilte mir dann mit, dass das alles so akzeptiert wurde, wie ich es geschrieben hätte. Mich darüber zu informieren hätte sie nicht für nötig gehalten, da ich ja den Steuerbescheid erhalten hätte. Sei alles so in den Akten vermerkt.

==== Berlin Friedrichshain-Kreuzberg ====
Wir haben für audapolis gestern vom Finanzamt Friedrichshain-Kreuzberg den Brief bekommen, dass die Zuwendungen aus dem PTF gem. § 3 Nr. 11 Einkommensteuergesetz '''ertragsteuerlich steuerfrei''' und umsatzsteuerlich '''nicht steuerbare „echte Zuschüsse".''' sind. Wir hatten eine minimal abgewandelte Form von [[Steuern#Beispiel 3|dem]] Schreiben verwendet.

==== '''Berlin-Prenzlauer Berg''' ====
Wir hatten damals gegen die Entscheidung (ESt-steuerpflichtig) Einspruch eingelegt. Es hat sich alles etwas hingezogen, aber jetzt haben wir endlich Rückmeldung zu unserem Einspruch: Er wurde als unbegründet zurückgewiesen.

Zitat: "Der BFH hat entschieden, dass Zuschüsse/Zuwendungen, die einer GbR gewährt werden, die auf dem Gebiet der Wissenschaft oder Kunst unternehmerisch tätig ist, insoweit nicht unter §3 Nr 11 EStG fallen, als sie Vorabvergütungen im Sinne von §15 Abs. 1 Satz 1 Nr 2 EStG (Unternehmerlohn) abdecken. Soweit die Zuschüsse/Zuwendungen den kalkulatorischen Unternehmerlohn der Gesellschafter finanzieren, dienen sie der Bestreitung des Lebensunterhalts der Mitunternehmer und stellen damit steuerpflichtige EInnahmen aus selbständiger Tätigkeit dar ((§18 EStG)."

==== Berlin-Steglitz ====
Ich habe für die Einkommensteuererklärung für das Projekt (als einzelner, freiberuflicher Entwickler) ein kleines Schreiben wie bisher im Wiki beschrieben beigelegt. Darauf ist das Finanzamt aber überhaupt nicht eingegangen sondern hat einen eigenen (neuen) Weg gefunden die Einkünfte als steuerfrei zu sehen. Das könnte vielleicht in Zukunft eine neue Argumentation eröffnen.

Zitat:
"Der Zuschuss vom Bundesministerium für Bildung und Forschung wurde als echter Zuschuss zur Projektförderung auf der Grundlage der in Absch. 10.2 (10) Nr.1 UStAE (Umsatzsteueranwendungserlass) genannten Nebenbestimmungen berücksichtigt und ist somit umsatzsteuerfrei. Ertragssteuerlich wurde er als Kapitalzuschuss gewertet, da die Förderung einer Investitionstätigkeit im Vordergrund steht, und aufgrund der Angaben in der EÜR und den eingereichten Belegen als erfolgsneutral angesehen (Ausübung des Wahlrechts vgl. R 6.5 (2) Einkommensteuerrichtlinie)."

Mir wurde bei Nachfrage versichert, dass die Konsequenzen aus dieser Einschätzung zu einen sein, dass der Zuschuss nicht in der Einkommensteuererklärung auftaucht und dass ich als Folge beim Verkauf der Software keine Herstellungskosten geltend machen kann :D

Wollte nur rueckmelden, dass bei mir beim FA Berlin Steglitz die ESt-Befreiung mit einem schriftlichen verweis auf EStG §3 Abs. 11 ohne Rückfragen akzeptiert wurde. Ich wünsche euch allen viel Erfolg bei eurer Steuererklärung <3

==== Frankfurt am Main ====
Ich habe die [[Steuern#Beispiel 4|Begründung]] leicht angepasst (danke nochmal an die ursprüngliche Autor:in!) an mein Finanzamt (Frankfurt am Main) geschickt und nun eine positive Bestätigung für 2019 bekommen. In unserem Fall heißt das konkret, dass wir die Zuschüsse des BMBF nicht in der Einnahme-Überschuss-Rechnung (EÜR) der GbR unseres Teams aufführen müssen, was heißt, dass in der Feststellungserklärung (Steuererklärung der GbR) keine Einnahmen auftauchen. In der persönlichen EÜR (und damit der Einkommen-Steuererklärung) müssen die anteiligen Auszahlungen aus der GbR an die Mitglieder dann auch nicht aufgeführt werden.

==== Halle (Saale) ====
Mir hat das Finanzamt Halle einen Bescheid über Einkommenssteuervorauszahlungen geschickt, in dem sie die Förderung des BMBF zu meinem Einkommen gerechnet haben. Ich habe dagegen Einspruch eingelegt und daraufhin einen korrigierten Bescheid bekommen, ohne die Fördersumme. Ich hab mich dabei an der [[Steuern#Beispiel 3|Argumentation]] orientiert, die blinry hier irgendwann mal reingeschrieben hat. Folgendes habe ich an das Finamt geschrieben: [[Steuern#Beispiel 6: Widerspruch einlegen|>>LINK<<]]

Da habe ich dann noch einen Scan des Zuwendnungsbescheids und die Nebenbestimmungen (Tipp, die sind hier online zu finden) angehängt.

In der Einkommenssteuererklärung (also nicht mehr die Vorauszahlung) hat das Finanzamt die eingereichte Erklärung ohne die Einnahmen der GbR nicht akzeptiert.
Sie sagen dazu: „Die Zuwendungen aus dem Bundeshaushalt für das Vorhaben ‚Software Sprint - Einzelvorhaben: [Mein Projekt]‘ stellt keine steuerfreie Einnahme dar. Der Gewinn wurde entsprechend […] erhöht“
Weil ich in dem Jahr unter der Steuerfreiheitsgrenze geblieben bin, habe ich dagegen keinen Einspruch eingelegt.

==== Hamburg Altona ====
Hallo zusammen, auch das Finanzamt Hamburg Altona hat unsere Begründung für die Steuerfreiheit der erhaltenen Gelder akzeptiert 🎉 Wir haben ähnlich wie in der Vorlage von blinry (danke!) argumentiert, und vorsichtigerweise auch beschrieben, dass keine "Arbeitsnehmertätigkeit" vorlag (also keine Weisungsbefugnis, etc. das zweite Kriterium in §3 Nr. 11 Satz 3 EStG). Wir haben dazu eine Erklärung zur Feststellung beim Finanzamt eingereicht und parallel eine schriftliche Mitteilung via Elster verschickt, und in beiden aufeinander verwiesen. Ca 4 Wochen später kam dann die "Einheitliche und gesonderte Feststellung". Darin ist bei jede\\*r Gesellschafter\\*in als Einkommen aus der GbR € 0,00 vermerkt.

==== Köln ====
Kurzes update aus Köln: Unser Steuerberater hat beim Finanzamt nachgefragt (da es als GbR nicht so einfach klappt wie bei einer Einzelperson - und ich vermute T. hatte als Einzelperson das Begleitschreiben eingereicht). Leider antwortet uns das Finanzamt, dass wir versteuern müssen, mit Verweis auf dieses Urteil: <nowiki>https://datenbank.nwb.de/Dokument/Anzeigen/210835/</nowiki>

Wir recherchieren gerade noch ob sich ein Einspruch lohnt, aber Aussage des Steuerberaters Stand heute ist: "Bei Einzelpersonen und geringen Beträgen kann es sein, dass das Finanzamt das einfach kommentarlos akzeptiert. Bei Entnahmen aus einer GbR wird das wahrscheinlich nicht funktionieren."
Immer noch nix finales, aber es macht Sinn die potentiellen Steuern zur Seite zu legen.

==== München ====
Wir haben als GbR an der vorletzten Prototype-Runde teilgenommen und nun stand natürlich die Steuererklärung an - für das Jahr 2023 in diesem Fall. Und, um es kurz zu machen, es hat geklappt! Die freundlichen Damen und Herren vom Finanzamt München sind den Argumenten in meinem Schreiben gefolgt und haben die Förderung steuerfrei gestellt - bedingungslos und unwiderruflich (kein "Vorbehalt der Nachprüfung"). Das bedeutet, auch die in 2024 geflossenen Beträge sind dann steuerfrei.Das Schreiben war angelehnt an einige Tipps hier im Forum. Für unsere GbR macht das insgesamt ca. 6.000 Euro "Mehrerlös" aus, das ist ja auch nicht von schlechten Eltern ...

==== Starnberg ====
Diese Woche habe ich Rückmeldung von meinem Finanzamt (Starnberg) bekommen, die der im Wiki vorgeschlagenen Argumentation nicht folgen möchte:

"Die Einnahmen aus der Zuwendung des Bundesministeriums für Bildung und Forschung für das Forschungs- und Entwicklungsprojekt "Voice-QL" sind nicht nach §3 Nr.11 EStG steuerfrei, da die Förderung für einen bestimmten Zweck ist, weswegen §3 Nr.11 S.3 EStG nicht anzuwenden ist. Die Einkünfte sind daher als sonstige Einkünfte aus anderen Leistungen nach §22 Nr. 3 EStG bei Zufluss zu erklären."

Mein Antrag auf Steuerbefreiung der Fördersumme von Runde 12 bei der Steuererklärung wurde damals vom Finanzamt Starnberg abgelehnt. Durch mehrere Wiki-Beträge motiviert habe ich mir nun doch noch einmal die Zeit genommen, einen Brief an das Finanzamt zu formulieren und Widerspruch gegen den Steuerbescheid eingelegt.

Heute kam ein korrigierter Bescheid per Briefpost, mein Widerspruch wurde anerkannt! Statt einer Nachzahlung gibt es nun eine Rückzahlungn:-)

"Sehr geehrte Damen und Herren,

Im Bescheid für 2023 lese ich die Einschätzung, dass die Zuwendung des BMBF für das Projekt '[...]' nicht steuerfrei ist.
Der Zuschuss wurde im Rahmen der bundesweiten Maßnahme PrototypeFund(PTF) gewährt. Durch persönlichen Kontakt mit anderen PTF-Förderprojekten wurde mir bekannt, dass andere Finanzämter (z. B. Frankfurt am Main, Berlin-Neukölln, Berlin-Steglitz, Berlin Friedrichshain-Kreuzberg oder Hamburg Altona) es so sehen, dass diese Zuwendung NICHT versteuert werden muss.
Als Erläuterung wird angeführt:
'Der Zuschuss vom Bundesministerium für Bildung und Forschung wurde als echter Zuschuss zur Projektförderung auf der Grundlage der in Absch. 10.2 (10) Nr.1 UStAE (Umsatzsteueranwendungserlass) genannten Nebenbestimmungen berücksichtigt und ist somit umsatzsteuerfrei. Ertragssteuerlich wurde er als Kapitalzuschuss gewertet, da die Förderung einer Investitionstätigkeit im Vordergrund steht, und aufgrund der Angaben in der EÜR und den eingereichten Belegen als erfolgsneutral angesehen (Ausübung des Wahlrechts vgl. R 6.5 (2) Einkommensteuerrichtlinie).'
Ein weiteres Finanzamt sagt, dass ...
... 'Zuwendungen aus dem PTF gem. § 3 Nr. 11 Einkommensteuergesetz ertragsteuerlich steuerfrei und umsatzsteuerlich nicht steuerbare 'echte Zuschüsse' sind'
Aus beigefügten Nebenbestimmungen geht hervor, dass mir gegenüber keine Weisungsbefugnis besteht und sowohl Verwertungsrechte wie auch Forschungsergebnisse mir gehören. So gibt es in diesem Sinne keine Gegenleistung, die von mir an das Bundesministerium oder den Projektträger erbracht wurde.
Die Besteuerung der Zuwendung würde für mich und meine Familie eine finanzielle Belastung darstellen. Vor dem Hintergrund der unterschiedlichen Praxis anderer Finanzämter lege ich deshalb Widerspruch gegen den Bescheid ein und bitte um eine erneute Prüfung des Sachverhalts.
Weitere Unterlagen zur Klärung stelle ich bei Bedarf gerne zur Verfügung.

Mit freundlichen Grüßen,
[...]"

== Beispiele für Anschreiben ==
Diese Textbausteine für die Einkommenssteuerfreiheit wurden bereits erfolgreich beim Finanzamt eingereicht. Reuse & remix :D

=== Beispiel 1 ===
[https://cloud.okfn.de/s/b49Hmigrj5ALcPY '''Hier befindet sich ein Beispiel-Anschreiben als PDF.''']

=== Beispiel 2 ===
[https://cloud.okfn.de/s/TbQMg6ALPZkkwYZ '''Hier befindet sich ein weiteres Beispiel-Anschreiben als PDF.''']

=== Beispiel 3 ===
Zur Abwendung des Zwangsgeldes für mich und meine Mitgesellschafter*in habe ich auch noch einmal einen Blick in das Einkommensteuergesetz geworfen und festgestellt, dass meiner Einschätzung nach die Einnahmen der GbR im Jahr 2019 nach §3 Nr. 11 EkSt steuerbefreit sind. Es handelt sich um eine Zuwendung des Bundesministeriums für Bildung und Forschung für das Forschungs- und Entwicklungsprojekt „—-“ unter dem Förderkennzeichen “----” Rahmen des Förderprogramms „Software Sprint“ in Höhe von — €. Ich möchte Ihnen dies hiermit mitteilen und bitte Sie, die Steuerfreiheit zu überprüfen und diesbezüglich eine Bewertung vorzunehmen. Zur Prüfung habe ich Ihnen den Änderungsbescheid zum ursprünglichen Zuwendungsbescheid vom (--Datum–) als Anlage beigefügt. Außerdem verweise ich auf die Nebenbestimmungen für Zuwendungen des BMBF (NKBF2017, Web-Link <nowiki>https://www.bmbf.de/foerderungen/bekanntmachung-1429.html</nowiki>), aus denen in Abschnitt 3 hervorgeht, dass uns als Zuwendungsempfängern die Ergebnisse des Forschungsprojekts gehören und uns das ausschließliche Nutzungsrecht eingeräumt wird (Seite 11). Dies scheint mir insofern relevant, als dass in §3 Nr. 11 EkSt festgelegt ist, dass „Voraussetzung für die Steuerfreiheit ist, dass der Empfänger mit den Bezügen nicht zu einer bestimmten wissenschaftlichen oder künstlerischen Gegenleistung oder zu einer bestimmten Arbeitnehmertätigkeit verpflichtet wird“. Da die Forschungsergebnisse uns gehören, gibt es in diesem Sinne keine Gegenleistung, die an das Bundesministerium oder den Projektträger erbracht wurde.

=== Beispiel 4 ===
''Sehr geehrte Damen und Herren,

Im Jahr 2020 haben wir Zuschüsse des Bundesministeriums für Bildung und Forschung in der abgegebenen GbR-Feststellungserklärung \emph{nicht} versteuert, da wir sie für steuerfrei auf Grundlage von §3 Einkommensteuergesetz halten. Wir möchten Ihnen dies hiermit mitteilen und bitten Sie, die Steuerfreiheit zu überprüfen und diesbezüglich eine Bewertung vorzunehmen.

Es handelt sich um die folgenden Einnahmen:

Zuwendung des Bundesministeriums für Bildung und Forschung für das Forschungs- und Entwicklungsprojekt „—“ unter dem Förderkennzeichen —-- im Rahmen des Förderprogramms „Software Sprint“ in Höhe von \EUR{---}.

Unserer Einschätzung nach sind die Einnahmen nach §3 Nr. 11 Einkommensteuergesetz steuerfrei. Zur Prüfung haben wir Ihnen den Zuwendungsbescheid als Anlagen beigefügt, zu denen wir noch folgende Erläuterungen haben:

Auf Seite 2 geht die Gesamthöhe der erhaltenen Zuwendung hervor (verteilt auf die Jahre 2020 und 2021 gemäß des ebenfalls beigefügten Änderungsbescheides vom –datum–), sowie auf Seite 3 dass die Nebenbestimmungen „NKBF 2017“ Teil des Zuwendungsbescheids sind. Diese Nebenbestimmungen liegen ebenfalls bei. Dort ist zu entnehmen, dass der GbR als Zuwendungsempfängerin die Ergebnisse des Forschungsprojekts gehören (Punkt 3.1 auf Seite 11) und dass ihr das Recht auf ausschließliche Nutzung eingeräumt wird (Punkt 3.2 auf Seite 11). Dies scheint mir insofern relevant, als dass in §3 Nr. 11 steht, dass „Voraussetzung für die Steuerfreiheit ist, dass der Empfänger mit den Bezügen nicht zu einer bestimmten wissenschaftlichen oder künstlerischen Gegenleistung oder zu einer bestimmten Arbeitnehmertätigkeit verpflichtet wird“. Da die Forschungsergebnisse uns gehören, gibt es in diesem Sinne keine Gegenleistung, die von uns an das Bundesministerium oder den Projektträger erbracht wurde.

Weitere Anlage ist der Zahlungsnachweis vom 27. November 2020, aus dem die erhaltene Zuwendung im Jahr 2020 hervorgeht. Weitere Zahlungen erfolgten im Jahr 2020 nicht. Falls Sie weitere Belege benötigen, reichen wir diese natürlich gern nach.

Mit freundlichen Grüßen''

Das generiert eine Transaktions-ID. Dann haben wir die "Gesonderte und einheitliche Feststellung" für die GbR ausgefüllt, mit 0 EUR Einnahmen, und jeweils 0 EUR Entnahmen von uns beiden. Im "Anmerkungs"-Feld haben wir die Transaktions-ID referenziert:

Siehe separat übermittelte Mitteilung: Transferticket ep1342j69pyzh07gjw47isfexxad1ux8;
Auftrag: Sonstige Nachricht an das Finanzamt;
Ordnungskriterium: 14/130/05478;
Abgabezeit: Freitag, 14. Mai 2021, 17:58:27

Achso, und der Brief hatte als Anhänge noch den NKBF 2017, den Zuwendungsbescheid (plus eine Korrektur für die Aufteilung des Geldes auf die Jahre), und den ersten Zahlungsnachweis aus Profi Online.

=== Beispiel 5 ===
Im Jahr 2019 habe ich Zuschüsse des Bundesministeriums für Bildung und Forschung in der abgegebenen GbR-Feststellungserklärung nicht versteuert, da ich sie für steuerfrei auf Grundlage von §3 Einkommensteuergesetz halte. Ich möchte Ihnen dies hiermit mitteilen und bitte Sie, die Steuerfreiheit zu überprüfen und diesbezüglich eine Bewertung vorzunehmen. Es handelt sich um die folgenden Einnahmen: Zuwendung des Bundesministeriums für Bildung und Forschung für das Forschungs- und Entwicklungsprojekt „XXXXX“ unter dem Förderkennzeichen XX|XXXXXX im Rahmen des Förderprogramms „Software Sprint“ in Höhe von X.XXX,XX€. Meiner Einschätzung nach sind die Einnahmen nach §3 Nr. 11 Einkommensteuergesetz steuerfrei. Zur Prüfung habe ich Ihnen den Zuwendungsbescheid als Anlagen beigefügt, zu denen ich im folgenden noch ein paar Erläuterungen habe: Auf Seite 2 geht die Höhe der erhaltenen Zuwendung hervor (50% der Zuwendungen im Haushaltsjahr 2019), sowie auf Seite 3 dass die Nebenbestimmungen „NKBF 98“ Teil des Zuwendungs bescheids sind. Diese Nebenbestimmungen liegen ebenfalls bei. Dort ist zu entnehmen, dass mir als Zuwendungsempfänger die Ergebnisse des Forschungsprojekts gehören (Punkt 9.2 auf Seite 7) und dass mir das Recht auf ausschließliche Nutzung eingeräumt wird (Punkt 12.1 auf Seite 9). Dies scheint mir insofern relevant, als dass in §3 Nr. 11 steht, dass „Voraussetzung für die Steuer freiheit ist, dass der Empfänger mit den Bezügen nicht zu einer bestimmten wissenschaftlichen > oder künstlerischen Gegenleistung oder zu einer bestimmten Arbeitnehmertätigkeit verpflichtet > wird“. Da die Forschungsergebnisse mir gehören, gibt es in diesem Sinne keine Gegenleistung, die > von mir an das Bundesministerium oder den Projektträger erbracht wurde. Weiterhin liegt die > Antwort des Bundesministeriums (Anlage 4) auf meinen Verwendungsnachweis bei, aus dem die Gesamtkosten des Vorhabens sowie der vom Bund getragene Anteil hervorgehen.

=== Beispiel 6: ===
''Sehr geehrte Damen und Herren,

im Jahr 2023 hatte die GbR Einnahmen, die nicht in der hier abgegebenen Steuer-/ Feststellungserklärung enthalten sind, da diese nach unserer Einschätzung gemäß §3 Nr. 11 Einkommensteuergesetz steuerfrei sind. (Zitat aus der genannten Vorschrift: »Steuerfrei sind … (Nr. 11) Bezüge aus öffentlichen Mitteln … die … zu dem Zweck bewilligt werden, … die Wissenschaft oder Kunst unmittelbar zu fördern.«)
Wir teilen Ihnen dies hiermit mit und bitten Sie, diesen Sachverhalt zu überprüfen und diesbezüglich eine Bewertung vorzunehmen. Es handelt sich um die folgende Einnahme:
- Zuwendungsbescheid des Bundesministeriums für Bildung und Forschung für das Forschungs- und Entwicklungsprojekt „Software Sprint – Einzelvorhaben: [wie im Zuwendungsbescheid] in Höhe von [in diesem Jahr geflossene Gelder – nicht der gesamte Betrag] € für das Kalenderjahr 2023.
Zur Prüfung haben wir die relevanten Dokumente beigefügt, zu denen wir Folgendes erläutern möchten.
Zum einen handelt es sich um den Zuwendungsbescheid vom [Datum], aus dem auf Seite 2 die Höhe der Zuwendung von [Betrag in diesem Jahr] Euro hervorgeht. Des weiteren wird auf Seite 3 festgestellt, dass die »Nebenbestimmungen NKBF 2017« Teil des Zuwendungsbescheids sind. Die NKBF haben wir nicht vollständig mitgesandt, diese liegen z.B. vor unter https://foerderportal.bund.de/easy/module/profi_formularschrank/download.php?datei1=3175
Als Anlage senden wir den wohl relevanten Ausschnitt (Seite 11/17): Dort ist festgehalten, dass dem Zuwendungsempfänger (hier also der GbR) alle Eigentumsrechte an den Ergebnissen des Projekts gehören (Punkt 3.1) und ihm alle Nutzungs- und Verwertungsrechte zustehen (Punkt 3.2).
Diese Punkte heben wir deshalb heraus, da im genannten §3 Nr. 11 Satz 3 ESt. steht, dass »Voraussetzung für die Steuerfreiheit ist, dass der Empfänger mit den Bezügen nicht zu einer bestimmten wissenschaftlichen oder künstlerischen Gegenleistung oder zu einer bestimmten Arbeitnehmertätigkeit verpflichtet wird«.
Da die Ergebnisse allein der GbR gehören, gibt es im Sinne dieser Vorschrift auch keine Gegenleistung, die von uns an das Bundesministerium oder den Projektträger erbracht wurde.
Uns ist klar, dass bei einer steuerfreien Zuwendung keine (Betriebs-) Ausgaben angesetzt werden können und keine USt. entsteht. Für Rückfragen stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung.

Mit freundlichen Grüßen, [Name geschäftsführender Gesellschafter der GbR]

Anlage 1: Zuwendungsbescheid vom [Datum]
Anlage 2: Nebenbestimmungen (NKBF 2017 -Auszug-) als Teil des
Zuwendungsbescheids''

=== Beispiel 7: Widerspruch einlegen ===
''Guten Tag,

in Ihrem Schreiben vom [DATUM] setzten Sie für mich Einkommenssteuervorauszahlungen fest. Gegen diese lege ich hiermit Widerspruch ein. Zwar habe ich angegeben, über die [UNTERNEHMEN] GbR [FÖRDERSUMME] € an Einnahmen erzielen zu wollen, diese bestehen jedoch vollständig aus echten Zuwendungen des Bundesministeriums für Bildung und Forschung im Rahmen des Förderprogramms "Software Sprint" zur Förderung der Wissenschaft unter dem Förderkennzeichen [FKZ] (siehe Zuwendungsbescheid im Anhang). Entsprechend mache ich geltend, dass diese Einnahmen nach §3 Nr. 11 EStG als steuerfrei zu betrachten sind. Nach den für den Zuwendungsbescheid geltenden Förderbestimmmungen (NKBF 2017, im Anhang) verbleibt das alleinige Verwertungsrecht für die Forschungsergebnisse bei der GbR als Zuwendungsempfängerin, was den Anforderungen des §3 Nr. 11 Satz 3 EStG an den Ausschluss einer Gegenleistung entspricht.

Ich bitte demnach um Aufhebung Ihres Vorauszahlungsbescheids.

Mit freundlichen Grüßen

=== Beispiel 8: Widerspruch einlegen ===
'''[https://cloud.okfn.de/s/YGDCLbdnKr8RNbG Hier befindet sich ein Beispiel-Anschreiben für einen Widerspruch als PDF.]'''

==== Hintergrund-Informationen zu diesem Beispiel ====
Einige Finanzämter verweisen zur Begründung der Steuerpflicht auf [https://www.foerderinfo.bund.de/foerderinfo/de/beratung/faq/faq_node.html das FAQ der Förderberatung „Forschung und Innovation“ des Bundes]. Dort heißt es, dass Zuwendungen grundsätzlich den Ertragssteuern, im Falle des PTFs also der Einkommenssteuer, unterliegen. Die geförderte Person, von der dieser Widerspruch stammt, hat bei der Förderberatung direkt nach der gesetzlichen Grundlage für diesen FAQ-Eintrag gefragt:
Die Antwort war sehr aufschlussreich: Die Aussage im FAQ basiert nicht direkt auf einem Gesetz, sondern entspricht lediglich der von den Ministerien vorgegebenen „Verwaltungspraxis“. Die letztendliche Entscheidung über den Einzelfall (und die Auslegung des Begriffs „Zuschuss“) liegt allein im Ermessen des zuständigen Finanzamts.

Das entkräftet das FAQ als pauschales Gegenargument und hat mir den Weg frei gemacht, mich in der Begründung direkt auf die relevanten Steuergesetze zu stützen; insbesondere auf die Steuerfreiheit nach § 3 Nr. 11 EStG (Bezüge aus öffentlichen Mitteln zur Förderung der Wissenschaft).

Bitte habt Verständnis, dass wir die Antwort der Förderberatung, auf die hier Bezug genommen wird, nicht mit euch teilen können.

== In English: Taxes ==
'''<big>Caution: We are not allowed to advise you on your taxes - only tax consultants can legally to do that. Here we have collected experiences and tips from past rounds that may be helpful for you. However, please still get professional advice on your taxes.</big>'''

== Tax obligation ==
'''tldr;''' The Prototype Fund grant counts as a [https://www.haufe.de/finance/finance-office-professional/zuwendungen-aus-oeffentlichen-kassen-zur-projektfoerderung_idesk_PI11525_HI1580562.html "true grant"] ''(“echter Zuschuss”, a specific form of funding in Germany)'' which is why '''no sales tax''' should be payable. However, the projects' experience of the past rounds shows that, although no sales tax is payable, '''income tax is generally due''' (the types of tax are described in more detail below). Since the grant is paid out quarterly, it may have to be reported on two different tax returns over two years (in funding rounds in the winter).

'''Important for teams''': you must file a separate tax declaration for the GbR, which shows the profit / loss of each GbR member. For your personal income tax, only the final result will be added.

In the past, some projects have been successful in being exempt from income tax. A '''tested approach to establish a possible income tax exemption''' is as follows:

One files one's tax return (see below) by the due date for the appropriate year of the grant, but does not record the grant as a total, adding a letter in the following style (in German):
Im Jahr x hatte ich zusätzliche Einnahmen, die nicht in der abgegebenen Steuererklärung (Anlage 1) enthalten sind, da sie meiner Einschätzung nach laut §3 Einkommensteuergesetzsteuerfrei sind. Ich möchte Ihnen dies hiermit mitteilen und bitte Sie, die Steuerfreiheit zu überprüfen und diesbezüglich eine Bewertung vorzunehmen.

Es handelt sich um die folgenden Einnahmen:
1.Zuwendung des Bundesministeriums für Bildung und Forschung für das Forschungs-und Entwicklungsprojekt „x“ unter dem Förderkennzeichen x im Rahmen des Förderprogramms „Software Sprint“ in Höhe von x Euro.

Meiner Einschätzung nach sind die Einnahmen aus 1. nach §3 Nr. 11 Einkommensteuergesetz steuerfrei. Zur Prüfung habe ich Ihnen relevante Dokumente alsAnlagen beigefügt, zu denen ich im folgenden noch ein paar Erläuterungen habe.

Ihnen liegt der Zuwendungsbescheid (Anlage 2) vor, aus dem auf Seite 2 die Höhe der erhaltenen Zuwendung hervorgeht, sowie dass die Nebenbestimmungen „NKBF 2017“ Teil des Zuwendungsbescheids sind. Diese Nebenbestimmungen liegen ebenfalls bei (Anlage3). Dort ist zu entnehmen, dass mir als Zuwendungsempfänger die Ergebnisse des Forschungsprojekts gehören (Punkt 3.1 auf Seite 11) und dass mir das Recht aufausschließliche Nutzung eingeräumt wird (Punkt 3.2 auf Seite 11). Dies scheint mir insofern relevant, als dass in §3 Nr. 11 steht, dass „Voraussetzung für die Steuerfreiheit ist, dass der Empfänger mit den Bezügen nicht zu einer bestimmten wissenschaftlichen oder künstlerischen Gegenleistung oder zu einer bestimmten Arbeitnehmertätigkeit verpflichtet wird.“. Da die Forschungsergebnisse mir gehören, gibt es in diesem Sinne keine Gegenleistung, die von mir an das Bundesministerium oder den Projektträger erbracht wurde. Weiterhin liegt die Antwort des Bundesministeriums (Anlage 4) auf meinen Verwendungsnachweis bei, aus dem die Gesamtkosten des Vorhabens sowie der vom Bundgetragene Anteil hervorgehen.
In some cases, grantees have also had positive experiences appealing an initial decision on their income tax obligation. Examples of successful letters and appeals can be found [[Steuern#Beispiele für Anschreiben|in the German section above]] (please note that these are only available in German since your communication with the tax office will also be in German). There, you can also find a collection of different [[Steuern#Steuertipps|experiences depending on the tax office in Germany]]. We also have a channel on Zulip where you can talk to current and former grantees about their experiences regarding the tax office and taxes.

Please note that we are unable and unauthorised to provide further support on tax matters. We strongly advise you to hire a tax advisor who can provide you with personalized advice.

Some projects have also found it helpful to proactively contact their local tax office with questions (e.g., regarding potential tax exemptions). They can be very helpful (depending on your location).

=== ''Umsatzsteuer'' (Sales tax) ===
The sales tax concerns (almost) all companies. As a “ true subsidy”, no sales tax should be incurred for the funding from the Prototype Fund. As an entrepreneur subject to sales tax, you must submit an advance sales tax return monthly during the first two years of your self-employment. As a rule, this will be a so-called ''"Nullmeldung"'' for you.

=== ''Gewerbesteuer'' (Business Tax) ===
The ''Gewerbesteuer'' is a business tax - the moment you become self-employed, you also become a business. Only freelancers recognized by the tax office are exempt from business tax. Usually the tax office will deny you freelance status. If you pay business tax, it will be offset against your income tax, so that you end up paying almost the same amount as freelancers (if the "tax hack" above doesn‘t work).

=== ''Einkommensteuer'' (Income Tax) ===
Income tax is only indirectly related to the company. The profit you make from your business (or your GbR share) is generally subject to income tax as part of your income. (Employees pay payroll tax, which is an advance payment on income tax). As with your personal tax return, it is also possible to reduce your income tax burden in various ways when filing your income tax return. A tax advisor can advise you on what makes sense in your case.

=== The Tax Office (''Finanzamt'') wants to know a lot. ===
After you have registered the business, the tax office will contact you and ask you to fill in the tax registration form. You can wait for the tax office to contact you or fill out the form proactively. You can find a computer-executable template in the form center of the Federal Ministry of Finance. So that you are not overwhelmed by the 8 pages, here are some [https://www.formulare-bfinv.de/ffw/form/display.do?%24context=27F37B050AA7343D04AA instructions] to fill out the form:

* Page 1-3: Here you provide information about yourself as an entrepreneur and about your planned activity. In the case of a GbR, each partner must fill out this form.
* Page 3-5: Here the tax office wants to know everything about the new business and also whether you have been self-employed in the last 5 years.
* Page 5: Here you must enter the expected amount of your income. Income as an IT entrepreneur should be entered on line 112. Check if you expect to have any other income sources. You should choose the surplus income statement (Einnahmenüberschussrechnung) as the method of calculating profit.
* Page 6-7: Enter the amount of sales here - this includes the Prototype Fund grant, even if it is exempt from sales tax. If your turnover is less than € 17.500,00, you should use the small business regulation.
* Page 7: In case of a GbR enter it here.
* Page 8: If you already have a company account, the SEPA mandate can be sent directly here and a corresponding note can be added here. In case of a GbR send a copy of the articles of association and tick the box.

=== No tax number (''Steuernummer)''? ===
In a few cases, the tax office has refused to issue tax numbers for Prototype Fund projects because the teams are not entrepreneurial. Unfortunately, we have little info on this at the moment. Some of our teams reported:
- I think this even simplified the tax situation. We then transferred the funding from the GbR account proportionately to ourselves and declared it as tax-free income on our tax return. This went through without any problems (in Hamburg, Karlsruhe and Lörrach). In the meantime, it has also been approved by a tax consultant, even though she was naturally irritated by it at the first attempt. (...) How to get a business account without a tax number can be an interesting topic, depending on the bank. In our case, it helped that we had a tax number for a short period of time and I was able to provide that.

- Thanks for sharing your experience. Bank account was not a problem, we were able to put in the team tax IDs. That the whole GbR is not relevant for tax purposes was also confirmed to me by phone from the tax office. The problem now is, however, that the BMBF requires a tax number because the process provides for it and it is not to be changed. Did you submit the number that was later deactivated, or how did that work for you?

- I don't remember that exactly, but in case of doubt, that's exactly what we did... 🙂
[Translated from German]

'''Note'''

In the German section above we also provide many quotes from projects about [[Steuern#Steuertipps|their experiences with various tax offices]] and [[Steuern#Beispiele für Anschreiben|the letters that have helped them with establishing the tax exemption]].

Steuern

2026-08-21T13:14:28Z

Enyong: /* Berlin Friedrichshain-Kreuzberg */

''(English version below)''

'''<big>Achtung: Wir dürfen euch nicht zu euren Steuern beraten - das dürfen nur Steuerberater*innen. Hier haben wir Erfahrungen aus vergangenen Runden und Zitate gesammelt, die eventuell für euch hilfreich sein können. Lasst euch aber bitte trotzdem bei euren Steuern professionell beraten.</big>'''

== Steuerpflicht ==
'''tl;dr:''' Die Förderung durch den Prototype Fund gilt als [https://www.haufe.de/id/kommentar/zuwendungen-aus-oeffentlichen-kassen-zur-projektfoerderung-HI1580562.html “echter Zuschuss”], weswegen '''keine Umsatzsteuer''' anfallen sollte. Die Erfahrungswerte der Projekte besagen allerdings, dass zwar keine Umsatzsteuer, aber '''in aller Regel Einkommensteuer fällig wird''' (die Steuerarten werden unten näher beschrieben). Da die Auszahlung der Förderung quartalsweise erfolgt, kann es sein, dass sie in zwei verschiedenen Steuererklärungen über zwei Jahre angegeben werden muss.

'''Wichtig für Teams:''' Ihr müsst eine eigene Steuererklärung für die GbR abgeben, die den Gewinn / Verlust jedes GbR-Mitglieds ausweist. Bei eurer persönlichen Einkommensteuer wird nur das Endergebnis addiert.

Manche Projekte waren in der Vergangenheit damit erfolgreich, von der Einkommenssteuer befreit zu werden. Ein '''erprobter Ansatz, um eine etwaige Einkommensteuerfreiheit festzustellen''' ist folgender:

Man gibt fristgerecht seine Steuererklärung (Erläuterung siehe unten) für das entsprechende Jahr der Förderung ab, erfasst die Förderung allerdings nicht als Summe, sondern legt ein Schreiben im folgenden Stil bei:
Im Jahr x hatte ich zusätzliche Einnahmen, die nicht in der abgegebenen Steuererklärung (Anlage 1) enthalten sind, da sie meiner Einschätzung nach laut §3 Einkommensteuergesetzsteuerfrei sind. Ich möchte Ihnen dies hiermit mitteilen und bitte Sie, die Steuerfreiheit zu überprüfen und diesbezüglich eine Bewertung vorzunehmen.

Es handelt sich um die folgenden Einnahmen:
1.Zuwendung des Bundesministeriums für Bildung und Forschung für das Forschungs-und Entwicklungsprojekt „x“ unter dem Förderkennzeichen x im Rahmen des Förderprogramms „Software Sprint“ in Höhe von x Euro.

Meiner Einschätzung nach sind die Einnahmen aus 1. nach §3 Nr. 11 Einkommensteuergesetz steuerfrei. Zur Prüfung habe ich Ihnen relevante Dokumente als Anlagen beigefügt, zu denen ich im folgenden noch ein paar Erläuterungen habe.

Ihnen liegt der Zuwendungsbescheid (Anlage 2) vor, aus dem auf Seite 2 die Höhe der erhaltenen Zuwendung hervorgeht, sowie dass die Nebenbestimmungen „NKBF 2017“ Teil des Zuwendungsbescheids sind. Diese Nebenbestimmungen liegen ebenfalls bei (Anlage 3). Dort ist zu entnehmen, dass mir als Zuwendungsempfänger die Ergebnisse des Forschungsprojekts gehören (Punkt 3.1 auf Seite 11) und dass mir das Recht auf ausschließliche Nutzung eingeräumt wird (Punkt 3.2 auf Seite 11). Dies scheint mir insofern relevant, als dass in §3 Nr. 11 steht, dass „Voraussetzung für die Steuerfreiheit ist, dass der Empfänger mit den Bezügen nicht zu einer bestimmten wissenschaftlichen oder künstlerischen Gegenleistung oder zu einer bestimmten Arbeitnehmertätigkeit verpflichtet wird.“. Da die Forschungsergebnisse mir gehören, gibt es in diesem Sinne keine Gegenleistung, die von mir an das Bundesministerium oder den Projektträger erbracht wurde. Weiterhin liegt die Antwort des Bundesministeriums (Anlage 4) auf meinen Verwendungsnachweis bei, aus dem die Gesamtkosten des Vorhabens sowie der vom Bund getragene Anteil hervorgehen.
Teilweise haben Geförderte auch positive Erfahrungen damit gemacht, gegen eine erste Feststellung der Einkommenssteuerpflicht Widerspruch einzulegen. Beispiele für erfolgreiche Anschreiben und Widersprüche befinden sich [[Steuern#Beispiele für Anschreiben|weiter unten]]. Dort haben wir auch die [[Steuern#Steuertipps|unterschiedlichen Erfahrungen je nach Finanzamt]] gesammelt. Außerdem gibt es einen Channel auf Zulip, in dem ihr euch mit aktuellen und ehemaligen Geförderten rund um das Thema Finanzamt und Steuern austauschen könnt.

Bitte habt Verständnis, dass wir euch in Steuerfragen nicht weiter unterstützen können und dürfen. Wir raten euch ausdrücklich dazu, eine*n Steuerberater*in zu beauftragen, der*die euch persönlich beraten können.

Einige Projekte haben auch gute Erfahrungen damit gemacht, ihr zuständiges Finanzamt proaktiv mit ihren Fragen zu kontaktieren (z.B. zur möglichen Steuerfreiheit). Sie können (je nach Standort) sehr hilfreich sein.

=== Umsatzsteuer ===
Die Umsatzsteuer betrifft (fast) alle Unternehmen. Für die Förderung durch den Prototype Fund sollte als "echter Zuschuss" keine Umsatzsteuer anfallen. Als umsatzsteuerpflichtige Unternehmer*innen müsst ihr in den ersten zwei Jahren eurer Selbstständigkeit monatlich eine Umsatzsteuervoranmeldung abgeben. Diese wird bei euch im Regelfall eine sogenannte „Null-Meldung“ sein.

=== Gewerbesteuer ===
Die Gewerbesteuer ist eine Unternehmenssteuer – in dem Augenblick, in dem ihr euch selbstständig macht, werdet ihr auch zu einem Unternehmen. Nur vom Finanzamt anerkannte Freiberufler*innen sind von der Gewerbesteuer befreit. Im Regelfall wird das Finanzamt den Status der Freiberuflichkeit verwehren. Wenn ihr Gewerbesteuer zahlt, wird diese mit der Einkommensteuer verrechnet, so dass ihr am Ende fast den gleichen Betrag wie Freiberufler*innen zahlt (falls der “Steuerhack” nicht greift).

=== Einkommensteuer ===
Die Einkommensteuer hat mit dem Unternehmen nur mittelbar zu tun. Der Gewinn, den ihr mit eurem Unternehmen (oder eurem GbR-Anteil) erwirtschaftet, ist in der Regel als Teil eures Einkommens einkommensteuerpflichtig. (Angestellte zahlen die Lohnsteuer, die eine Vorauszahlung auf die Einkommensteuer darstellt). Wie bei der persönlichen Steuererklärung ist es auch bei der Einkommenssteuererklärung möglich, auf verschiedenen Wegen die Steuerlast zu senken. Ein*e Steuerberater*in kann euch dabei beraten, was davon in eurem Fall sinnvoll ist.

=== Das Finanzamt will viel wissen ===
Nachdem ihr das Gewerbe angemeldet habt, wird sich das Finanzamt bei euch melden und darum bitten, den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung auszufüllen. Ihr könnt abwarten, bis das Finanzamt sich meldet oder den Bogen auch proaktiv ausfüllen. Ihr findet eine am Rechner ausführbare Vorlage im Formularcenter des Bundesfinanzministeriums. Damit ihr von den 8 Seiten nicht erschlagen werdet, hier einige [https://www.formulare-bfinv.de/ffw/action/invoke.do?id=034250 Ausfüllhinweise]:

* Seite 1-3: Hier macht ihr Angaben über euch als Unternehmer*in und über die geplante Tätigkeit. Bei einer GbR muss jede*r Teilhaber*in diesen Bogen ausfüllen.
* Seite 3-5: Hier möchte das Finanzamt alles über das neue Unternehmen wissen und möchte auch wissen, ob ihr in den letzten 5 Jahren schon einmal selbstständig wart.
* Seite 5: Hier müsst ihr die voraussichtliche Höhe eurer Einkünfte eintragen. Die Einkünfte als IT-Unternehmer*in gehören in Zeile 112. Schaut, ob ihr noch andere Einkünfte habt. Bei der Gewinnermittlungsart solltet ihr die Einnahmenüberschussrechnung wählen.
* Seite 6-7: Gebt hier die Höhe der Umsätze an – da gehört die Förderung des Prototype Fund mit hinein, auch wenn diese umsatzsteuerfrei ist. Wenn weniger als € 17.500,00 umgesetzt werden, solltet ihr von der Kleinunternehmerregelung Gebrauch machen.
*Seite 7: Im Falle einer GbR tragt diese hier ein.
* Seite 8: Wenn ihr schon ein Firmenkonto habt, kann hier direkt das SEPA-Mandat mitgesendet werden und eine entsprechendes Notiz hier vermerkt werden. Bei einer GbR sendet eine Kopie des Gesellschaftsvertrags mit und kreuzt das Feld an.

=== Keine Steuernummer? ===
In einigen wenigen Fällen hat das Finanzamt die Vergabe von Steuernummern für Prototype-Fund-Projekte abgelehnt, da die Teams nicht unternehmerisch tätig seien. Dazu haben wir zurzeit leider nur wenige Infos, Teams berichten:
- Ich glaube, das hat die steuerliche Situation sogar vereinfacht. Wir haben die Förderung dann vom GbR-Konto jeweils anteilig an uns überwiesen und als steuerfreie Einnahmen bei unserer Steuererklärung angegeben. Das ging problemlos durch (in Hamburg, Karlsruhe und Lörrach). Ist mittlerweile auch von einer Steuerberaterin abgesegnet, auch wenn die natürlich im ersten Anlauf davon irritiert war. (...) Wie man natürlich ohne Steuernummer ein Geschäftskonto bekommt, kann je nach Bank ein interessantes Thema sein. Bei uns hat geholfen, dass wir für einen kurzen Zeitraum eine Steuernummer hatten und ich die angeben konnte.

- Danke, dass du eure Erfahrungen teilst. Bankkonto war kein Problem, wir konnten die Steuer-IDs des Teams eintragen. Dass die ganze GbR steuerlich nicht relevant ist, wurde mir telefonisch vom Finanzamt auch bestätigt. Problem ist jetzt aber, dass das BMBF eine Steuernummer verlangt, weil der Prozess das so vorsieht und auch nicht geändert werden soll. Habt ihr dafür die später deaktivierte Nummer eingereicht, oder wie lief das bei euch ab?

- Daran erinnere ich mich nicht mehr so genau, im Zweifelsfall haben wir genau das gemacht… 🙂

== Steuertipps ==

=== Steuertipps & Erfahrungen pro Stadt/Finanzamt ===

==== Augsburg ====
Wir haben beim Finanzamt Augsburg auch die Empfehlungen/Hinweise befolgt, aber leider ist es hier scheinbar nicht steuerfrei. Begründet wird das damit, dass die Gelder für Lebenserhaltung an die Entwickler*innen geflossen sind und das dann keine Ausübung von wissenschaftlichen Tätigkeiten ist.

==== Berlin Neukölln ====
Hallo allerseits, bei mir hat es funktioniert: das Finanzamt Neukölln hat in meinem Fall befunden, dass die Förderung vom Prototype-Fund nicht als Einkommen zählt. Ich zahle also keine Einkommensteuer darauf.

Das lief so: ich habe meine Steuererklärung gemacht (im Juli 2019 für das Jahr 2018) und die Förderung nirgendwo eingetragen. Das ganze per Elster abgeschickt. Zusätzlich hab ich die Steuererklärung ausgedruckt und mit einem ausführlichen [https://cloud.okfn.de/s/b49Hmigrj5ALcPY Anschreiben] ans Finanzamt Neukölln geschickt. Es kam Mitte November ein Steuerbescheid ohne jegliche Reaktion auf mein Schreiben.

Dann habe ich noch einige Zeit vergehen lassen und auf eine Reaktion des Finanzamts gewartet. Vor einigen Tagen dachte ich mir es wäre inzwischen genug Zeit vergangen und hab dort mal angerufen. Die freundliche Mitarbeiterin teilte mir dann mit, dass das alles so akzeptiert wurde, wie ich es geschrieben hätte. Mich darüber zu informieren hätte sie nicht für nötig gehalten, da ich ja den Steuerbescheid erhalten hätte. Sei alles so in den Akten vermerkt.

==== Berlin Friedrichshain-Kreuzberg ====
Wir haben für audapolis gestern vom Finanzamt Friedrichshain-Kreuzberg den Brief bekommen, dass die Zuwendungen aus dem PTF gem. § 3 Nr. 11 Einkommensteuergesetz '''ertragsteuerlich steuerfrei''' und umsatzsteuerlich '''nicht steuerbare „echte Zuschüsse".''' sind. Wir hatten eine minimal abgewandelte Form von [[Steuern#Beispiel 3|dem]] Schreiben verwendet.
'''Berlin-Prenzlauer Berg'''
Wir hatten damals gegen die Entscheidung (ESt-steuerpflichtig) Einspruch eingelegt. Es hat sich alles etwas hingezogen, aber jetzt haben wir endlich Rückmeldung zu unserem Einspruch: Er wurde als unbegründet zurückgewiesen.

Zitat: "Der BFH hat entschieden, dass Zuschüsse/Zuwendungen, die einer GbR gewährt werden, die auf dem Gebiet der Wissenschaft oder Kunst unternehmerisch tätig ist, insoweit nicht unter §3 Nr 11 EStG fallen, als sie Vorabvergütungen im Sinne von §15 Abs. 1 Satz 1 Nr 2 EStG (Unternehmerlohn) abdecken. Soweit die Zuschüsse/Zuwendungen den kalkulatorischen Unternehmerlohn der Gesellschafter finanzieren, dienen sie der Bestreitung des Lebensunterhalts der Mitunternehmer und stellen damit steuerpflichtige EInnahmen aus selbständiger Tätigkeit dar ((§18 EStG)."

==== Berlin-Steglitz ====
Ich habe für die Einkommensteuererklärung für das Projekt (als einzelner, freiberuflicher Entwickler) ein kleines Schreiben wie bisher im Wiki beschrieben beigelegt. Darauf ist das Finanzamt aber überhaupt nicht eingegangen sondern hat einen eigenen (neuen) Weg gefunden die Einkünfte als steuerfrei zu sehen. Das könnte vielleicht in Zukunft eine neue Argumentation eröffnen.

Zitat:
"Der Zuschuss vom Bundesministerium für Bildung und Forschung wurde als echter Zuschuss zur Projektförderung auf der Grundlage der in Absch. 10.2 (10) Nr.1 UStAE (Umsatzsteueranwendungserlass) genannten Nebenbestimmungen berücksichtigt und ist somit umsatzsteuerfrei. Ertragssteuerlich wurde er als Kapitalzuschuss gewertet, da die Förderung einer Investitionstätigkeit im Vordergrund steht, und aufgrund der Angaben in der EÜR und den eingereichten Belegen als erfolgsneutral angesehen (Ausübung des Wahlrechts vgl. R 6.5 (2) Einkommensteuerrichtlinie)."

Mir wurde bei Nachfrage versichert, dass die Konsequenzen aus dieser Einschätzung zu einen sein, dass der Zuschuss nicht in der Einkommensteuererklärung auftaucht und dass ich als Folge beim Verkauf der Software keine Herstellungskosten geltend machen kann :D

Wollte nur rueckmelden, dass bei mir beim FA Berlin Steglitz die ESt-Befreiung mit einem schriftlichen verweis auf EStG §3 Abs. 11 ohne Rückfragen akzeptiert wurde. Ich wünsche euch allen viel Erfolg bei eurer Steuererklärung <3

==== Frankfurt am Main ====
Ich habe die [[Steuern#Beispiel 4|Begründung]] leicht angepasst (danke nochmal an die ursprüngliche Autor:in!) an mein Finanzamt (Frankfurt am Main) geschickt und nun eine positive Bestätigung für 2019 bekommen. In unserem Fall heißt das konkret, dass wir die Zuschüsse des BMBF nicht in der Einnahme-Überschuss-Rechnung (EÜR) der GbR unseres Teams aufführen müssen, was heißt, dass in der Feststellungserklärung (Steuererklärung der GbR) keine Einnahmen auftauchen. In der persönlichen EÜR (und damit der Einkommen-Steuererklärung) müssen die anteiligen Auszahlungen aus der GbR an die Mitglieder dann auch nicht aufgeführt werden.

==== Halle (Saale) ====
Mir hat das Finanzamt Halle einen Bescheid über Einkommenssteuervorauszahlungen geschickt, in dem sie die Förderung des BMBF zu meinem Einkommen gerechnet haben. Ich habe dagegen Einspruch eingelegt und daraufhin einen korrigierten Bescheid bekommen, ohne die Fördersumme. Ich hab mich dabei an der [[Steuern#Beispiel 3|Argumentation]] orientiert, die blinry hier irgendwann mal reingeschrieben hat. Folgendes habe ich an das Finamt geschrieben: [[Steuern#Beispiel 6: Widerspruch einlegen|>>LINK<<]]

Da habe ich dann noch einen Scan des Zuwendnungsbescheids und die Nebenbestimmungen (Tipp, die sind hier online zu finden) angehängt.

In der Einkommenssteuererklärung (also nicht mehr die Vorauszahlung) hat das Finanzamt die eingereichte Erklärung ohne die Einnahmen der GbR nicht akzeptiert.
Sie sagen dazu: „Die Zuwendungen aus dem Bundeshaushalt für das Vorhaben ‚Software Sprint - Einzelvorhaben: [Mein Projekt]‘ stellt keine steuerfreie Einnahme dar. Der Gewinn wurde entsprechend […] erhöht“
Weil ich in dem Jahr unter der Steuerfreiheitsgrenze geblieben bin, habe ich dagegen keinen Einspruch eingelegt.

==== Hamburg Altona ====
Hallo zusammen, auch das Finanzamt Hamburg Altona hat unsere Begründung für die Steuerfreiheit der erhaltenen Gelder akzeptiert 🎉 Wir haben ähnlich wie in der Vorlage von blinry (danke!) argumentiert, und vorsichtigerweise auch beschrieben, dass keine "Arbeitsnehmertätigkeit" vorlag (also keine Weisungsbefugnis, etc. das zweite Kriterium in §3 Nr. 11 Satz 3 EStG). Wir haben dazu eine Erklärung zur Feststellung beim Finanzamt eingereicht und parallel eine schriftliche Mitteilung via Elster verschickt, und in beiden aufeinander verwiesen. Ca 4 Wochen später kam dann die "Einheitliche und gesonderte Feststellung". Darin ist bei jede\\*r Gesellschafter\\*in als Einkommen aus der GbR € 0,00 vermerkt.

==== Köln ====
Kurzes update aus Köln: Unser Steuerberater hat beim Finanzamt nachgefragt (da es als GbR nicht so einfach klappt wie bei einer Einzelperson - und ich vermute T. hatte als Einzelperson das Begleitschreiben eingereicht). Leider antwortet uns das Finanzamt, dass wir versteuern müssen, mit Verweis auf dieses Urteil: <nowiki>https://datenbank.nwb.de/Dokument/Anzeigen/210835/</nowiki>

Wir recherchieren gerade noch ob sich ein Einspruch lohnt, aber Aussage des Steuerberaters Stand heute ist: "Bei Einzelpersonen und geringen Beträgen kann es sein, dass das Finanzamt das einfach kommentarlos akzeptiert. Bei Entnahmen aus einer GbR wird das wahrscheinlich nicht funktionieren."
Immer noch nix finales, aber es macht Sinn die potentiellen Steuern zur Seite zu legen.

==== München ====
Wir haben als GbR an der vorletzten Prototype-Runde teilgenommen und nun stand natürlich die Steuererklärung an - für das Jahr 2023 in diesem Fall. Und, um es kurz zu machen, es hat geklappt! Die freundlichen Damen und Herren vom Finanzamt München sind den Argumenten in meinem Schreiben gefolgt und haben die Förderung steuerfrei gestellt - bedingungslos und unwiderruflich (kein "Vorbehalt der Nachprüfung"). Das bedeutet, auch die in 2024 geflossenen Beträge sind dann steuerfrei.Das Schreiben war angelehnt an einige Tipps hier im Forum. Für unsere GbR macht das insgesamt ca. 6.000 Euro "Mehrerlös" aus, das ist ja auch nicht von schlechten Eltern ...

==== Starnberg ====
Diese Woche habe ich Rückmeldung von meinem Finanzamt (Starnberg) bekommen, die der im Wiki vorgeschlagenen Argumentation nicht folgen möchte:

"Die Einnahmen aus der Zuwendung des Bundesministeriums für Bildung und Forschung für das Forschungs- und Entwicklungsprojekt "Voice-QL" sind nicht nach §3 Nr.11 EStG steuerfrei, da die Förderung für einen bestimmten Zweck ist, weswegen §3 Nr.11 S.3 EStG nicht anzuwenden ist. Die Einkünfte sind daher als sonstige Einkünfte aus anderen Leistungen nach §22 Nr. 3 EStG bei Zufluss zu erklären."

Mein Antrag auf Steuerbefreiung der Fördersumme von Runde 12 bei der Steuererklärung wurde damals vom Finanzamt Starnberg abgelehnt. Durch mehrere Wiki-Beträge motiviert habe ich mir nun doch noch einmal die Zeit genommen, einen Brief an das Finanzamt zu formulieren und Widerspruch gegen den Steuerbescheid eingelegt.

Heute kam ein korrigierter Bescheid per Briefpost, mein Widerspruch wurde anerkannt! Statt einer Nachzahlung gibt es nun eine Rückzahlungn:-)

"Sehr geehrte Damen und Herren,

Im Bescheid für 2023 lese ich die Einschätzung, dass die Zuwendung des BMBF für das Projekt '[...]' nicht steuerfrei ist.
Der Zuschuss wurde im Rahmen der bundesweiten Maßnahme PrototypeFund(PTF) gewährt. Durch persönlichen Kontakt mit anderen PTF-Förderprojekten wurde mir bekannt, dass andere Finanzämter (z. B. Frankfurt am Main, Berlin-Neukölln, Berlin-Steglitz, Berlin Friedrichshain-Kreuzberg oder Hamburg Altona) es so sehen, dass diese Zuwendung NICHT versteuert werden muss.
Als Erläuterung wird angeführt:
'Der Zuschuss vom Bundesministerium für Bildung und Forschung wurde als echter Zuschuss zur Projektförderung auf der Grundlage der in Absch. 10.2 (10) Nr.1 UStAE (Umsatzsteueranwendungserlass) genannten Nebenbestimmungen berücksichtigt und ist somit umsatzsteuerfrei. Ertragssteuerlich wurde er als Kapitalzuschuss gewertet, da die Förderung einer Investitionstätigkeit im Vordergrund steht, und aufgrund der Angaben in der EÜR und den eingereichten Belegen als erfolgsneutral angesehen (Ausübung des Wahlrechts vgl. R 6.5 (2) Einkommensteuerrichtlinie).'
Ein weiteres Finanzamt sagt, dass ...
... 'Zuwendungen aus dem PTF gem. § 3 Nr. 11 Einkommensteuergesetz ertragsteuerlich steuerfrei und umsatzsteuerlich nicht steuerbare 'echte Zuschüsse' sind'
Aus beigefügten Nebenbestimmungen geht hervor, dass mir gegenüber keine Weisungsbefugnis besteht und sowohl Verwertungsrechte wie auch Forschungsergebnisse mir gehören. So gibt es in diesem Sinne keine Gegenleistung, die von mir an das Bundesministerium oder den Projektträger erbracht wurde.
Die Besteuerung der Zuwendung würde für mich und meine Familie eine finanzielle Belastung darstellen. Vor dem Hintergrund der unterschiedlichen Praxis anderer Finanzämter lege ich deshalb Widerspruch gegen den Bescheid ein und bitte um eine erneute Prüfung des Sachverhalts.
Weitere Unterlagen zur Klärung stelle ich bei Bedarf gerne zur Verfügung.

Mit freundlichen Grüßen,
[...]"

== Beispiele für Anschreiben ==
Diese Textbausteine für die Einkommenssteuerfreiheit wurden bereits erfolgreich beim Finanzamt eingereicht. Reuse & remix :D

=== Beispiel 1 ===
[https://cloud.okfn.de/s/b49Hmigrj5ALcPY '''Hier befindet sich ein Beispiel-Anschreiben als PDF.''']

=== Beispiel 2 ===
[https://cloud.okfn.de/s/TbQMg6ALPZkkwYZ '''Hier befindet sich ein weiteres Beispiel-Anschreiben als PDF.''']

=== Beispiel 3 ===
Zur Abwendung des Zwangsgeldes für mich und meine Mitgesellschafter*in habe ich auch noch einmal einen Blick in das Einkommensteuergesetz geworfen und festgestellt, dass meiner Einschätzung nach die Einnahmen der GbR im Jahr 2019 nach §3 Nr. 11 EkSt steuerbefreit sind. Es handelt sich um eine Zuwendung des Bundesministeriums für Bildung und Forschung für das Forschungs- und Entwicklungsprojekt „—-“ unter dem Förderkennzeichen “----” Rahmen des Förderprogramms „Software Sprint“ in Höhe von — €. Ich möchte Ihnen dies hiermit mitteilen und bitte Sie, die Steuerfreiheit zu überprüfen und diesbezüglich eine Bewertung vorzunehmen. Zur Prüfung habe ich Ihnen den Änderungsbescheid zum ursprünglichen Zuwendungsbescheid vom (--Datum–) als Anlage beigefügt. Außerdem verweise ich auf die Nebenbestimmungen für Zuwendungen des BMBF (NKBF2017, Web-Link <nowiki>https://www.bmbf.de/foerderungen/bekanntmachung-1429.html</nowiki>), aus denen in Abschnitt 3 hervorgeht, dass uns als Zuwendungsempfängern die Ergebnisse des Forschungsprojekts gehören und uns das ausschließliche Nutzungsrecht eingeräumt wird (Seite 11). Dies scheint mir insofern relevant, als dass in §3 Nr. 11 EkSt festgelegt ist, dass „Voraussetzung für die Steuerfreiheit ist, dass der Empfänger mit den Bezügen nicht zu einer bestimmten wissenschaftlichen oder künstlerischen Gegenleistung oder zu einer bestimmten Arbeitnehmertätigkeit verpflichtet wird“. Da die Forschungsergebnisse uns gehören, gibt es in diesem Sinne keine Gegenleistung, die an das Bundesministerium oder den Projektträger erbracht wurde.

=== Beispiel 4 ===
''Sehr geehrte Damen und Herren,

Im Jahr 2020 haben wir Zuschüsse des Bundesministeriums für Bildung und Forschung in der abgegebenen GbR-Feststellungserklärung \emph{nicht} versteuert, da wir sie für steuerfrei auf Grundlage von §3 Einkommensteuergesetz halten. Wir möchten Ihnen dies hiermit mitteilen und bitten Sie, die Steuerfreiheit zu überprüfen und diesbezüglich eine Bewertung vorzunehmen.

Es handelt sich um die folgenden Einnahmen:

Zuwendung des Bundesministeriums für Bildung und Forschung für das Forschungs- und Entwicklungsprojekt „—“ unter dem Förderkennzeichen —-- im Rahmen des Förderprogramms „Software Sprint“ in Höhe von \EUR{---}.

Unserer Einschätzung nach sind die Einnahmen nach §3 Nr. 11 Einkommensteuergesetz steuerfrei. Zur Prüfung haben wir Ihnen den Zuwendungsbescheid als Anlagen beigefügt, zu denen wir noch folgende Erläuterungen haben:

Auf Seite 2 geht die Gesamthöhe der erhaltenen Zuwendung hervor (verteilt auf die Jahre 2020 und 2021 gemäß des ebenfalls beigefügten Änderungsbescheides vom –datum–), sowie auf Seite 3 dass die Nebenbestimmungen „NKBF 2017“ Teil des Zuwendungsbescheids sind. Diese Nebenbestimmungen liegen ebenfalls bei. Dort ist zu entnehmen, dass der GbR als Zuwendungsempfängerin die Ergebnisse des Forschungsprojekts gehören (Punkt 3.1 auf Seite 11) und dass ihr das Recht auf ausschließliche Nutzung eingeräumt wird (Punkt 3.2 auf Seite 11). Dies scheint mir insofern relevant, als dass in §3 Nr. 11 steht, dass „Voraussetzung für die Steuerfreiheit ist, dass der Empfänger mit den Bezügen nicht zu einer bestimmten wissenschaftlichen oder künstlerischen Gegenleistung oder zu einer bestimmten Arbeitnehmertätigkeit verpflichtet wird“. Da die Forschungsergebnisse uns gehören, gibt es in diesem Sinne keine Gegenleistung, die von uns an das Bundesministerium oder den Projektträger erbracht wurde.

Weitere Anlage ist der Zahlungsnachweis vom 27. November 2020, aus dem die erhaltene Zuwendung im Jahr 2020 hervorgeht. Weitere Zahlungen erfolgten im Jahr 2020 nicht. Falls Sie weitere Belege benötigen, reichen wir diese natürlich gern nach.

Mit freundlichen Grüßen''

Das generiert eine Transaktions-ID. Dann haben wir die "Gesonderte und einheitliche Feststellung" für die GbR ausgefüllt, mit 0 EUR Einnahmen, und jeweils 0 EUR Entnahmen von uns beiden. Im "Anmerkungs"-Feld haben wir die Transaktions-ID referenziert:

Siehe separat übermittelte Mitteilung: Transferticket ep1342j69pyzh07gjw47isfexxad1ux8;
Auftrag: Sonstige Nachricht an das Finanzamt;
Ordnungskriterium: 14/130/05478;
Abgabezeit: Freitag, 14. Mai 2021, 17:58:27

Achso, und der Brief hatte als Anhänge noch den NKBF 2017, den Zuwendungsbescheid (plus eine Korrektur für die Aufteilung des Geldes auf die Jahre), und den ersten Zahlungsnachweis aus Profi Online.

=== Beispiel 5 ===
Im Jahr 2019 habe ich Zuschüsse des Bundesministeriums für Bildung und Forschung in der abgegebenen GbR-Feststellungserklärung nicht versteuert, da ich sie für steuerfrei auf Grundlage von §3 Einkommensteuergesetz halte. Ich möchte Ihnen dies hiermit mitteilen und bitte Sie, die Steuerfreiheit zu überprüfen und diesbezüglich eine Bewertung vorzunehmen. Es handelt sich um die folgenden Einnahmen: Zuwendung des Bundesministeriums für Bildung und Forschung für das Forschungs- und Entwicklungsprojekt „XXXXX“ unter dem Förderkennzeichen XX|XXXXXX im Rahmen des Förderprogramms „Software Sprint“ in Höhe von X.XXX,XX€. Meiner Einschätzung nach sind die Einnahmen nach §3 Nr. 11 Einkommensteuergesetz steuerfrei. Zur Prüfung habe ich Ihnen den Zuwendungsbescheid als Anlagen beigefügt, zu denen ich im folgenden noch ein paar Erläuterungen habe: Auf Seite 2 geht die Höhe der erhaltenen Zuwendung hervor (50% der Zuwendungen im Haushaltsjahr 2019), sowie auf Seite 3 dass die Nebenbestimmungen „NKBF 98“ Teil des Zuwendungs bescheids sind. Diese Nebenbestimmungen liegen ebenfalls bei. Dort ist zu entnehmen, dass mir als Zuwendungsempfänger die Ergebnisse des Forschungsprojekts gehören (Punkt 9.2 auf Seite 7) und dass mir das Recht auf ausschließliche Nutzung eingeräumt wird (Punkt 12.1 auf Seite 9). Dies scheint mir insofern relevant, als dass in §3 Nr. 11 steht, dass „Voraussetzung für die Steuer freiheit ist, dass der Empfänger mit den Bezügen nicht zu einer bestimmten wissenschaftlichen > oder künstlerischen Gegenleistung oder zu einer bestimmten Arbeitnehmertätigkeit verpflichtet > wird“. Da die Forschungsergebnisse mir gehören, gibt es in diesem Sinne keine Gegenleistung, die > von mir an das Bundesministerium oder den Projektträger erbracht wurde. Weiterhin liegt die > Antwort des Bundesministeriums (Anlage 4) auf meinen Verwendungsnachweis bei, aus dem die Gesamtkosten des Vorhabens sowie der vom Bund getragene Anteil hervorgehen.

=== Beispiel 6: ===
''Sehr geehrte Damen und Herren,

im Jahr 2023 hatte die GbR Einnahmen, die nicht in der hier abgegebenen Steuer-/ Feststellungserklärung enthalten sind, da diese nach unserer Einschätzung gemäß §3 Nr. 11 Einkommensteuergesetz steuerfrei sind. (Zitat aus der genannten Vorschrift: »Steuerfrei sind … (Nr. 11) Bezüge aus öffentlichen Mitteln … die … zu dem Zweck bewilligt werden, … die Wissenschaft oder Kunst unmittelbar zu fördern.«)
Wir teilen Ihnen dies hiermit mit und bitten Sie, diesen Sachverhalt zu überprüfen und diesbezüglich eine Bewertung vorzunehmen. Es handelt sich um die folgende Einnahme:
- Zuwendungsbescheid des Bundesministeriums für Bildung und Forschung für das Forschungs- und Entwicklungsprojekt „Software Sprint – Einzelvorhaben: [wie im Zuwendungsbescheid] in Höhe von [in diesem Jahr geflossene Gelder – nicht der gesamte Betrag] € für das Kalenderjahr 2023.
Zur Prüfung haben wir die relevanten Dokumente beigefügt, zu denen wir Folgendes erläutern möchten.
Zum einen handelt es sich um den Zuwendungsbescheid vom [Datum], aus dem auf Seite 2 die Höhe der Zuwendung von [Betrag in diesem Jahr] Euro hervorgeht. Des weiteren wird auf Seite 3 festgestellt, dass die »Nebenbestimmungen NKBF 2017« Teil des Zuwendungsbescheids sind. Die NKBF haben wir nicht vollständig mitgesandt, diese liegen z.B. vor unter https://foerderportal.bund.de/easy/module/profi_formularschrank/download.php?datei1=3175
Als Anlage senden wir den wohl relevanten Ausschnitt (Seite 11/17): Dort ist festgehalten, dass dem Zuwendungsempfänger (hier also der GbR) alle Eigentumsrechte an den Ergebnissen des Projekts gehören (Punkt 3.1) und ihm alle Nutzungs- und Verwertungsrechte zustehen (Punkt 3.2).
Diese Punkte heben wir deshalb heraus, da im genannten §3 Nr. 11 Satz 3 ESt. steht, dass »Voraussetzung für die Steuerfreiheit ist, dass der Empfänger mit den Bezügen nicht zu einer bestimmten wissenschaftlichen oder künstlerischen Gegenleistung oder zu einer bestimmten Arbeitnehmertätigkeit verpflichtet wird«.
Da die Ergebnisse allein der GbR gehören, gibt es im Sinne dieser Vorschrift auch keine Gegenleistung, die von uns an das Bundesministerium oder den Projektträger erbracht wurde.
Uns ist klar, dass bei einer steuerfreien Zuwendung keine (Betriebs-) Ausgaben angesetzt werden können und keine USt. entsteht. Für Rückfragen stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung.

Mit freundlichen Grüßen, [Name geschäftsführender Gesellschafter der GbR]

Anlage 1: Zuwendungsbescheid vom [Datum]
Anlage 2: Nebenbestimmungen (NKBF 2017 -Auszug-) als Teil des
Zuwendungsbescheids''

=== Beispiel 7: Widerspruch einlegen ===
''Guten Tag,

in Ihrem Schreiben vom [DATUM] setzten Sie für mich Einkommenssteuervorauszahlungen fest. Gegen diese lege ich hiermit Widerspruch ein. Zwar habe ich angegeben, über die [UNTERNEHMEN] GbR [FÖRDERSUMME] € an Einnahmen erzielen zu wollen, diese bestehen jedoch vollständig aus echten Zuwendungen des Bundesministeriums für Bildung und Forschung im Rahmen des Förderprogramms "Software Sprint" zur Förderung der Wissenschaft unter dem Förderkennzeichen [FKZ] (siehe Zuwendungsbescheid im Anhang). Entsprechend mache ich geltend, dass diese Einnahmen nach §3 Nr. 11 EStG als steuerfrei zu betrachten sind. Nach den für den Zuwendungsbescheid geltenden Förderbestimmmungen (NKBF 2017, im Anhang) verbleibt das alleinige Verwertungsrecht für die Forschungsergebnisse bei der GbR als Zuwendungsempfängerin, was den Anforderungen des §3 Nr. 11 Satz 3 EStG an den Ausschluss einer Gegenleistung entspricht.

Ich bitte demnach um Aufhebung Ihres Vorauszahlungsbescheids.

Mit freundlichen Grüßen

=== Beispiel 8: Widerspruch einlegen ===
'''[https://cloud.okfn.de/s/YGDCLbdnKr8RNbG Hier befindet sich ein Beispiel-Anschreiben für einen Widerspruch als PDF.]'''

==== Hintergrund-Informationen zu diesem Beispiel ====
Einige Finanzämter verweisen zur Begründung der Steuerpflicht auf [https://www.foerderinfo.bund.de/foerderinfo/de/beratung/faq/faq_node.html das FAQ der Förderberatung „Forschung und Innovation“ des Bundes]. Dort heißt es, dass Zuwendungen grundsätzlich den Ertragssteuern, im Falle des PTFs also der Einkommenssteuer, unterliegen. Die geförderte Person, von der dieser Widerspruch stammt, hat bei der Förderberatung direkt nach der gesetzlichen Grundlage für diesen FAQ-Eintrag gefragt:
Die Antwort war sehr aufschlussreich: Die Aussage im FAQ basiert nicht direkt auf einem Gesetz, sondern entspricht lediglich der von den Ministerien vorgegebenen „Verwaltungspraxis“. Die letztendliche Entscheidung über den Einzelfall (und die Auslegung des Begriffs „Zuschuss“) liegt allein im Ermessen des zuständigen Finanzamts.

Das entkräftet das FAQ als pauschales Gegenargument und hat mir den Weg frei gemacht, mich in der Begründung direkt auf die relevanten Steuergesetze zu stützen; insbesondere auf die Steuerfreiheit nach § 3 Nr. 11 EStG (Bezüge aus öffentlichen Mitteln zur Förderung der Wissenschaft).

Bitte habt Verständnis, dass wir die Antwort der Förderberatung, auf die hier Bezug genommen wird, nicht mit euch teilen können.

== In English: Taxes ==
'''<big>Caution: We are not allowed to advise you on your taxes - only tax consultants can legally to do that. Here we have collected experiences and tips from past rounds that may be helpful for you. However, please still get professional advice on your taxes.</big>'''

== Tax obligation ==
'''tldr;''' The Prototype Fund grant counts as a [https://www.haufe.de/finance/finance-office-professional/zuwendungen-aus-oeffentlichen-kassen-zur-projektfoerderung_idesk_PI11525_HI1580562.html "true grant"] ''(“echter Zuschuss”, a specific form of funding in Germany)'' which is why '''no sales tax''' should be payable. However, the projects' experience of the past rounds shows that, although no sales tax is payable, '''income tax is generally due''' (the types of tax are described in more detail below). Since the grant is paid out quarterly, it may have to be reported on two different tax returns over two years (in funding rounds in the winter).

'''Important for teams''': you must file a separate tax declaration for the GbR, which shows the profit / loss of each GbR member. For your personal income tax, only the final result will be added.

In the past, some projects have been successful in being exempt from income tax. A '''tested approach to establish a possible income tax exemption''' is as follows:

One files one's tax return (see below) by the due date for the appropriate year of the grant, but does not record the grant as a total, adding a letter in the following style (in German):
Im Jahr x hatte ich zusätzliche Einnahmen, die nicht in der abgegebenen Steuererklärung (Anlage 1) enthalten sind, da sie meiner Einschätzung nach laut §3 Einkommensteuergesetzsteuerfrei sind. Ich möchte Ihnen dies hiermit mitteilen und bitte Sie, die Steuerfreiheit zu überprüfen und diesbezüglich eine Bewertung vorzunehmen.

Es handelt sich um die folgenden Einnahmen:
1.Zuwendung des Bundesministeriums für Bildung und Forschung für das Forschungs-und Entwicklungsprojekt „x“ unter dem Förderkennzeichen x im Rahmen des Förderprogramms „Software Sprint“ in Höhe von x Euro.

Meiner Einschätzung nach sind die Einnahmen aus 1. nach §3 Nr. 11 Einkommensteuergesetz steuerfrei. Zur Prüfung habe ich Ihnen relevante Dokumente alsAnlagen beigefügt, zu denen ich im folgenden noch ein paar Erläuterungen habe.

Ihnen liegt der Zuwendungsbescheid (Anlage 2) vor, aus dem auf Seite 2 die Höhe der erhaltenen Zuwendung hervorgeht, sowie dass die Nebenbestimmungen „NKBF 2017“ Teil des Zuwendungsbescheids sind. Diese Nebenbestimmungen liegen ebenfalls bei (Anlage3). Dort ist zu entnehmen, dass mir als Zuwendungsempfänger die Ergebnisse des Forschungsprojekts gehören (Punkt 3.1 auf Seite 11) und dass mir das Recht aufausschließliche Nutzung eingeräumt wird (Punkt 3.2 auf Seite 11). Dies scheint mir insofern relevant, als dass in §3 Nr. 11 steht, dass „Voraussetzung für die Steuerfreiheit ist, dass der Empfänger mit den Bezügen nicht zu einer bestimmten wissenschaftlichen oder künstlerischen Gegenleistung oder zu einer bestimmten Arbeitnehmertätigkeit verpflichtet wird.“. Da die Forschungsergebnisse mir gehören, gibt es in diesem Sinne keine Gegenleistung, die von mir an das Bundesministerium oder den Projektträger erbracht wurde. Weiterhin liegt die Antwort des Bundesministeriums (Anlage 4) auf meinen Verwendungsnachweis bei, aus dem die Gesamtkosten des Vorhabens sowie der vom Bundgetragene Anteil hervorgehen.
In some cases, grantees have also had positive experiences appealing an initial decision on their income tax obligation. Examples of successful letters and appeals can be found [[Steuern#Beispiele für Anschreiben|in the German section above]] (please note that these are only available in German since your communication with the tax office will also be in German). There, you can also find a collection of different [[Steuern#Steuertipps|experiences depending on the tax office in Germany]]. We also have a channel on Zulip where you can talk to current and former grantees about their experiences regarding the tax office and taxes.

Please note that we are unable and unauthorised to provide further support on tax matters. We strongly advise you to hire a tax advisor who can provide you with personalized advice.

Some projects have also found it helpful to proactively contact their local tax office with questions (e.g., regarding potential tax exemptions). They can be very helpful (depending on your location).

=== ''Umsatzsteuer'' (Sales tax) ===
The sales tax concerns (almost) all companies. As a “ true subsidy”, no sales tax should be incurred for the funding from the Prototype Fund. As an entrepreneur subject to sales tax, you must submit an advance sales tax return monthly during the first two years of your self-employment. As a rule, this will be a so-called ''"Nullmeldung"'' for you.

=== ''Gewerbesteuer'' (Business Tax) ===
The ''Gewerbesteuer'' is a business tax - the moment you become self-employed, you also become a business. Only freelancers recognized by the tax office are exempt from business tax. Usually the tax office will deny you freelance status. If you pay business tax, it will be offset against your income tax, so that you end up paying almost the same amount as freelancers (if the "tax hack" above doesn‘t work).

=== ''Einkommensteuer'' (Income Tax) ===
Income tax is only indirectly related to the company. The profit you make from your business (or your GbR share) is generally subject to income tax as part of your income. (Employees pay payroll tax, which is an advance payment on income tax). As with your personal tax return, it is also possible to reduce your income tax burden in various ways when filing your income tax return. A tax advisor can advise you on what makes sense in your case.

=== The Tax Office (''Finanzamt'') wants to know a lot. ===
After you have registered the business, the tax office will contact you and ask you to fill in the tax registration form. You can wait for the tax office to contact you or fill out the form proactively. You can find a computer-executable template in the form center of the Federal Ministry of Finance. So that you are not overwhelmed by the 8 pages, here are some [https://www.formulare-bfinv.de/ffw/form/display.do?%24context=27F37B050AA7343D04AA instructions] to fill out the form:

* Page 1-3: Here you provide information about yourself as an entrepreneur and about your planned activity. In the case of a GbR, each partner must fill out this form.
* Page 3-5: Here the tax office wants to know everything about the new business and also whether you have been self-employed in the last 5 years.
* Page 5: Here you must enter the expected amount of your income. Income as an IT entrepreneur should be entered on line 112. Check if you expect to have any other income sources. You should choose the surplus income statement (Einnahmenüberschussrechnung) as the method of calculating profit.
* Page 6-7: Enter the amount of sales here - this includes the Prototype Fund grant, even if it is exempt from sales tax. If your turnover is less than € 17.500,00, you should use the small business regulation.
* Page 7: In case of a GbR enter it here.
* Page 8: If you already have a company account, the SEPA mandate can be sent directly here and a corresponding note can be added here. In case of a GbR send a copy of the articles of association and tick the box.

=== No tax number (''Steuernummer)''? ===
In a few cases, the tax office has refused to issue tax numbers for Prototype Fund projects because the teams are not entrepreneurial. Unfortunately, we have little info on this at the moment. Some of our teams reported:
- I think this even simplified the tax situation. We then transferred the funding from the GbR account proportionately to ourselves and declared it as tax-free income on our tax return. This went through without any problems (in Hamburg, Karlsruhe and Lörrach). In the meantime, it has also been approved by a tax consultant, even though she was naturally irritated by it at the first attempt. (...) How to get a business account without a tax number can be an interesting topic, depending on the bank. In our case, it helped that we had a tax number for a short period of time and I was able to provide that.

- Thanks for sharing your experience. Bank account was not a problem, we were able to put in the team tax IDs. That the whole GbR is not relevant for tax purposes was also confirmed to me by phone from the tax office. The problem now is, however, that the BMBF requires a tax number because the process provides for it and it is not to be changed. Did you submit the number that was later deactivated, or how did that work for you?

- I don't remember that exactly, but in case of doubt, that's exactly what we did... 🙂
[Translated from German]

'''Note'''

In the German section above we also provide many quotes from projects about [[Steuern#Steuertipps|their experiences with various tax offices]] and [[Steuern#Beispiele für Anschreiben|the letters that have helped them with establishing the tax exemption]].

Steuern

2026-08-21T13:12:46Z

Enyong: /* Steuerpflicht */

''(English version below)''

'''<big>Achtung: Wir dürfen euch nicht zu euren Steuern beraten - das dürfen nur Steuerberater*innen. Hier haben wir Erfahrungen aus vergangenen Runden und Zitate gesammelt, die eventuell für euch hilfreich sein können. Lasst euch aber bitte trotzdem bei euren Steuern professionell beraten.</big>'''

== Steuerpflicht ==
'''tl;dr:''' Die Förderung durch den Prototype Fund gilt als [https://www.haufe.de/id/kommentar/zuwendungen-aus-oeffentlichen-kassen-zur-projektfoerderung-HI1580562.html “echter Zuschuss”], weswegen '''keine Umsatzsteuer''' anfallen sollte. Die Erfahrungswerte der Projekte besagen allerdings, dass zwar keine Umsatzsteuer, aber '''in aller Regel Einkommensteuer fällig wird''' (die Steuerarten werden unten näher beschrieben). Da die Auszahlung der Förderung quartalsweise erfolgt, kann es sein, dass sie in zwei verschiedenen Steuererklärungen über zwei Jahre angegeben werden muss.

'''Wichtig für Teams:''' Ihr müsst eine eigene Steuererklärung für die GbR abgeben, die den Gewinn / Verlust jedes GbR-Mitglieds ausweist. Bei eurer persönlichen Einkommensteuer wird nur das Endergebnis addiert.

Manche Projekte waren in der Vergangenheit damit erfolgreich, von der Einkommenssteuer befreit zu werden. Ein '''erprobter Ansatz, um eine etwaige Einkommensteuerfreiheit festzustellen''' ist folgender:

Man gibt fristgerecht seine Steuererklärung (Erläuterung siehe unten) für das entsprechende Jahr der Förderung ab, erfasst die Förderung allerdings nicht als Summe, sondern legt ein Schreiben im folgenden Stil bei:
Im Jahr x hatte ich zusätzliche Einnahmen, die nicht in der abgegebenen Steuererklärung (Anlage 1) enthalten sind, da sie meiner Einschätzung nach laut §3 Einkommensteuergesetzsteuerfrei sind. Ich möchte Ihnen dies hiermit mitteilen und bitte Sie, die Steuerfreiheit zu überprüfen und diesbezüglich eine Bewertung vorzunehmen.

Es handelt sich um die folgenden Einnahmen:
1.Zuwendung des Bundesministeriums für Bildung und Forschung für das Forschungs-und Entwicklungsprojekt „x“ unter dem Förderkennzeichen x im Rahmen des Förderprogramms „Software Sprint“ in Höhe von x Euro.

Meiner Einschätzung nach sind die Einnahmen aus 1. nach §3 Nr. 11 Einkommensteuergesetz steuerfrei. Zur Prüfung habe ich Ihnen relevante Dokumente als Anlagen beigefügt, zu denen ich im folgenden noch ein paar Erläuterungen habe.

Ihnen liegt der Zuwendungsbescheid (Anlage 2) vor, aus dem auf Seite 2 die Höhe der erhaltenen Zuwendung hervorgeht, sowie dass die Nebenbestimmungen „NKBF 2017“ Teil des Zuwendungsbescheids sind. Diese Nebenbestimmungen liegen ebenfalls bei (Anlage 3). Dort ist zu entnehmen, dass mir als Zuwendungsempfänger die Ergebnisse des Forschungsprojekts gehören (Punkt 3.1 auf Seite 11) und dass mir das Recht auf ausschließliche Nutzung eingeräumt wird (Punkt 3.2 auf Seite 11). Dies scheint mir insofern relevant, als dass in §3 Nr. 11 steht, dass „Voraussetzung für die Steuerfreiheit ist, dass der Empfänger mit den Bezügen nicht zu einer bestimmten wissenschaftlichen oder künstlerischen Gegenleistung oder zu einer bestimmten Arbeitnehmertätigkeit verpflichtet wird.“. Da die Forschungsergebnisse mir gehören, gibt es in diesem Sinne keine Gegenleistung, die von mir an das Bundesministerium oder den Projektträger erbracht wurde. Weiterhin liegt die Antwort des Bundesministeriums (Anlage 4) auf meinen Verwendungsnachweis bei, aus dem die Gesamtkosten des Vorhabens sowie der vom Bund getragene Anteil hervorgehen.
Teilweise haben Geförderte auch positive Erfahrungen damit gemacht, gegen eine erste Feststellung der Einkommenssteuerpflicht Widerspruch einzulegen. Beispiele für erfolgreiche Anschreiben und Widersprüche befinden sich [[Steuern#Beispiele für Anschreiben|weiter unten]]. Dort haben wir auch die [[Steuern#Steuertipps|unterschiedlichen Erfahrungen je nach Finanzamt]] gesammelt. Außerdem gibt es einen Channel auf Zulip, in dem ihr euch mit aktuellen und ehemaligen Geförderten rund um das Thema Finanzamt und Steuern austauschen könnt.

Bitte habt Verständnis, dass wir euch in Steuerfragen nicht weiter unterstützen können und dürfen. Wir raten euch ausdrücklich dazu, eine*n Steuerberater*in zu beauftragen, der*die euch persönlich beraten können.

Einige Projekte haben auch gute Erfahrungen damit gemacht, ihr zuständiges Finanzamt proaktiv mit ihren Fragen zu kontaktieren (z.B. zur möglichen Steuerfreiheit). Sie können (je nach Standort) sehr hilfreich sein.

=== Umsatzsteuer ===
Die Umsatzsteuer betrifft (fast) alle Unternehmen. Für die Förderung durch den Prototype Fund sollte als "echter Zuschuss" keine Umsatzsteuer anfallen. Als umsatzsteuerpflichtige Unternehmer*innen müsst ihr in den ersten zwei Jahren eurer Selbstständigkeit monatlich eine Umsatzsteuervoranmeldung abgeben. Diese wird bei euch im Regelfall eine sogenannte „Null-Meldung“ sein.

=== Gewerbesteuer ===
Die Gewerbesteuer ist eine Unternehmenssteuer – in dem Augenblick, in dem ihr euch selbstständig macht, werdet ihr auch zu einem Unternehmen. Nur vom Finanzamt anerkannte Freiberufler*innen sind von der Gewerbesteuer befreit. Im Regelfall wird das Finanzamt den Status der Freiberuflichkeit verwehren. Wenn ihr Gewerbesteuer zahlt, wird diese mit der Einkommensteuer verrechnet, so dass ihr am Ende fast den gleichen Betrag wie Freiberufler*innen zahlt (falls der “Steuerhack” nicht greift).

=== Einkommensteuer ===
Die Einkommensteuer hat mit dem Unternehmen nur mittelbar zu tun. Der Gewinn, den ihr mit eurem Unternehmen (oder eurem GbR-Anteil) erwirtschaftet, ist in der Regel als Teil eures Einkommens einkommensteuerpflichtig. (Angestellte zahlen die Lohnsteuer, die eine Vorauszahlung auf die Einkommensteuer darstellt). Wie bei der persönlichen Steuererklärung ist es auch bei der Einkommenssteuererklärung möglich, auf verschiedenen Wegen die Steuerlast zu senken. Ein*e Steuerberater*in kann euch dabei beraten, was davon in eurem Fall sinnvoll ist.

=== Das Finanzamt will viel wissen ===
Nachdem ihr das Gewerbe angemeldet habt, wird sich das Finanzamt bei euch melden und darum bitten, den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung auszufüllen. Ihr könnt abwarten, bis das Finanzamt sich meldet oder den Bogen auch proaktiv ausfüllen. Ihr findet eine am Rechner ausführbare Vorlage im Formularcenter des Bundesfinanzministeriums. Damit ihr von den 8 Seiten nicht erschlagen werdet, hier einige [https://www.formulare-bfinv.de/ffw/action/invoke.do?id=034250 Ausfüllhinweise]:

* Seite 1-3: Hier macht ihr Angaben über euch als Unternehmer*in und über die geplante Tätigkeit. Bei einer GbR muss jede*r Teilhaber*in diesen Bogen ausfüllen.
* Seite 3-5: Hier möchte das Finanzamt alles über das neue Unternehmen wissen und möchte auch wissen, ob ihr in den letzten 5 Jahren schon einmal selbstständig wart.
* Seite 5: Hier müsst ihr die voraussichtliche Höhe eurer Einkünfte eintragen. Die Einkünfte als IT-Unternehmer*in gehören in Zeile 112. Schaut, ob ihr noch andere Einkünfte habt. Bei der Gewinnermittlungsart solltet ihr die Einnahmenüberschussrechnung wählen.
* Seite 6-7: Gebt hier die Höhe der Umsätze an – da gehört die Förderung des Prototype Fund mit hinein, auch wenn diese umsatzsteuerfrei ist. Wenn weniger als € 17.500,00 umgesetzt werden, solltet ihr von der Kleinunternehmerregelung Gebrauch machen.
*Seite 7: Im Falle einer GbR tragt diese hier ein.
* Seite 8: Wenn ihr schon ein Firmenkonto habt, kann hier direkt das SEPA-Mandat mitgesendet werden und eine entsprechendes Notiz hier vermerkt werden. Bei einer GbR sendet eine Kopie des Gesellschaftsvertrags mit und kreuzt das Feld an.

=== Keine Steuernummer? ===
In einigen wenigen Fällen hat das Finanzamt die Vergabe von Steuernummern für Prototype-Fund-Projekte abgelehnt, da die Teams nicht unternehmerisch tätig seien. Dazu haben wir zurzeit leider nur wenige Infos, Teams berichten:
- Ich glaube, das hat die steuerliche Situation sogar vereinfacht. Wir haben die Förderung dann vom GbR-Konto jeweils anteilig an uns überwiesen und als steuerfreie Einnahmen bei unserer Steuererklärung angegeben. Das ging problemlos durch (in Hamburg, Karlsruhe und Lörrach). Ist mittlerweile auch von einer Steuerberaterin abgesegnet, auch wenn die natürlich im ersten Anlauf davon irritiert war. (...) Wie man natürlich ohne Steuernummer ein Geschäftskonto bekommt, kann je nach Bank ein interessantes Thema sein. Bei uns hat geholfen, dass wir für einen kurzen Zeitraum eine Steuernummer hatten und ich die angeben konnte.

- Danke, dass du eure Erfahrungen teilst. Bankkonto war kein Problem, wir konnten die Steuer-IDs des Teams eintragen. Dass die ganze GbR steuerlich nicht relevant ist, wurde mir telefonisch vom Finanzamt auch bestätigt. Problem ist jetzt aber, dass das BMBF eine Steuernummer verlangt, weil der Prozess das so vorsieht und auch nicht geändert werden soll. Habt ihr dafür die später deaktivierte Nummer eingereicht, oder wie lief das bei euch ab?

- Daran erinnere ich mich nicht mehr so genau, im Zweifelsfall haben wir genau das gemacht… 🙂

== Steuertipps ==

=== Steuertipps & Erfahrungen pro Stadt/Finanzamt ===

==== Augsburg ====
Wir haben beim Finanzamt Augsburg auch die Empfehlungen/Hinweise befolgt, aber leider ist es hier scheinbar nicht steuerfrei. Begründet wird das damit, dass die Gelder für Lebenserhaltung an die Entwickler*innen geflossen sind und das dann keine Ausübung von wissenschaftlichen Tätigkeiten ist.

==== Berlin Neukölln ====
Hallo allerseits, bei mir hat es funktioniert: das Finanzamt Neukölln hat in meinem Fall befunden, dass die Förderung vom Prototype-Fund nicht als Einkommen zählt. Ich zahle also keine Einkommensteuer darauf.

Das lief so: ich habe meine Steuererklärung gemacht (im Juli 2019 für das Jahr 2018) und die Förderung nirgendwo eingetragen. Das ganze per Elster abgeschickt. Zusätzlich hab ich die Steuererklärung ausgedruckt und mit einem ausführlichen [https://cloud.okfn.de/s/b49Hmigrj5ALcPY Anschreiben] ans Finanzamt Neukölln geschickt. Es kam Mitte November ein Steuerbescheid ohne jegliche Reaktion auf mein Schreiben.

Dann habe ich noch einige Zeit vergehen lassen und auf eine Reaktion des Finanzamts gewartet. Vor einigen Tagen dachte ich mir es wäre inzwischen genug Zeit vergangen und hab dort mal angerufen. Die freundliche Mitarbeiterin teilte mir dann mit, dass das alles so akzeptiert wurde, wie ich es geschrieben hätte. Mich darüber zu informieren hätte sie nicht für nötig gehalten, da ich ja den Steuerbescheid erhalten hätte. Sei alles so in den Akten vermerkt.

==== Berlin Friedrichshain-Kreuzberg ====
Wir haben für audapolis gestern vom Finanzamt Friedrichshain-Kreuzberg den Brief bekommen, dass die Zuwendungen aus dem PTF gem. § 3 Nr. 11 Einkommensteuergesetz '''ertragsteuerlich steuerfrei''' und umsatzsteuerlich '''nicht steuerbare „echte Zuschüsse".''' sind. Wir hatten eine minimal abgewandelte Form von [[Steuern#Beispiel 3|dem]] Schreiben verwendet.
'''Berlin-Prenzlauer Berg'''
Wir hatten damals gegen die Entscheidung (ESt-steuerpflichtig) Einspruch eingelegt. Es hat sich alles etwas hingezogen, aber jetzt haben wir endlich Rückmeldung zu unserem Einspruch: Er wurde als unbegründet zurückgewiesen.

"Der BFH hat entschieden, dass Zuschüsse/Zuwendungen, die einer GbR gewährt werden, die auf dem Gebiet der Wissenschaft oder Kunst unternehmerisch tätig ist, insoweit nicht unter §3 Nr 11 EStG fallen, als sie Vorabvergütungen im Sinne von §15 Abs. 1 Satz 1 Nr 2 EStG (Unternehmerlohn) abdecken. Soweit die Zuschüsse/Zuwendungen den kalkulatorischen Unternehmerlohn der Gesellschafter finanzieren, dienen sie der Bestreitung des Lebensunterhalts der Mitunternehmer und stellen damit steuerpflichtige EInnahmen aus selbständiger Tätigkeit dar ((§18 EStG)."

==== Berlin-Steglitz ====
Ich habe für die Einkommensteuererklärung für das Projekt (als einzelner, freiberuflicher Entwickler) ein kleines Schreiben wie bisher im Wiki beschrieben beigelegt. Darauf ist das Finanzamt aber überhaupt nicht eingegangen sondern hat einen eigenen (neuen) Weg gefunden die Einkünfte als steuerfrei zu sehen. Das könnte vielleicht in Zukunft eine neue Argumentation eröffnen.

Zitat:
"Der Zuschuss vom Bundesministerium für Bildung und Forschung wurde als echter Zuschuss zur Projektförderung auf der Grundlage der in Absch. 10.2 (10) Nr.1 UStAE (Umsatzsteueranwendungserlass) genannten Nebenbestimmungen berücksichtigt und ist somit umsatzsteuerfrei. Ertragssteuerlich wurde er als Kapitalzuschuss gewertet, da die Förderung einer Investitionstätigkeit im Vordergrund steht, und aufgrund der Angaben in der EÜR und den eingereichten Belegen als erfolgsneutral angesehen (Ausübung des Wahlrechts vgl. R 6.5 (2) Einkommensteuerrichtlinie)."

Mir wurde bei Nachfrage versichert, dass die Konsequenzen aus dieser Einschätzung zu einen sein, dass der Zuschuss nicht in der Einkommensteuererklärung auftaucht und dass ich als Folge beim Verkauf der Software keine Herstellungskosten geltend machen kann :D

Wollte nur rueckmelden, dass bei mir beim FA Berlin Steglitz die ESt-Befreiung mit einem schriftlichen verweis auf EStG §3 Abs. 11 ohne Rückfragen akzeptiert wurde. Ich wünsche euch allen viel Erfolg bei eurer Steuererklärung <3

==== Frankfurt am Main ====
Ich habe die [[Steuern#Beispiel 4|Begründung]] leicht angepasst (danke nochmal an die ursprüngliche Autor:in!) an mein Finanzamt (Frankfurt am Main) geschickt und nun eine positive Bestätigung für 2019 bekommen. In unserem Fall heißt das konkret, dass wir die Zuschüsse des BMBF nicht in der Einnahme-Überschuss-Rechnung (EÜR) der GbR unseres Teams aufführen müssen, was heißt, dass in der Feststellungserklärung (Steuererklärung der GbR) keine Einnahmen auftauchen. In der persönlichen EÜR (und damit der Einkommen-Steuererklärung) müssen die anteiligen Auszahlungen aus der GbR an die Mitglieder dann auch nicht aufgeführt werden.

==== Halle (Saale) ====
Mir hat das Finanzamt Halle einen Bescheid über Einkommenssteuervorauszahlungen geschickt, in dem sie die Förderung des BMBF zu meinem Einkommen gerechnet haben. Ich habe dagegen Einspruch eingelegt und daraufhin einen korrigierten Bescheid bekommen, ohne die Fördersumme. Ich hab mich dabei an der [[Steuern#Beispiel 3|Argumentation]] orientiert, die blinry hier irgendwann mal reingeschrieben hat. Folgendes habe ich an das Finamt geschrieben: [[Steuern#Beispiel 6: Widerspruch einlegen|>>LINK<<]]

Da habe ich dann noch einen Scan des Zuwendnungsbescheids und die Nebenbestimmungen (Tipp, die sind hier online zu finden) angehängt.

In der Einkommenssteuererklärung (also nicht mehr die Vorauszahlung) hat das Finanzamt die eingereichte Erklärung ohne die Einnahmen der GbR nicht akzeptiert.
Sie sagen dazu: „Die Zuwendungen aus dem Bundeshaushalt für das Vorhaben ‚Software Sprint - Einzelvorhaben: [Mein Projekt]‘ stellt keine steuerfreie Einnahme dar. Der Gewinn wurde entsprechend […] erhöht“
Weil ich in dem Jahr unter der Steuerfreiheitsgrenze geblieben bin, habe ich dagegen keinen Einspruch eingelegt.

==== Hamburg Altona ====
Hallo zusammen, auch das Finanzamt Hamburg Altona hat unsere Begründung für die Steuerfreiheit der erhaltenen Gelder akzeptiert 🎉 Wir haben ähnlich wie in der Vorlage von blinry (danke!) argumentiert, und vorsichtigerweise auch beschrieben, dass keine "Arbeitsnehmertätigkeit" vorlag (also keine Weisungsbefugnis, etc. das zweite Kriterium in §3 Nr. 11 Satz 3 EStG). Wir haben dazu eine Erklärung zur Feststellung beim Finanzamt eingereicht und parallel eine schriftliche Mitteilung via Elster verschickt, und in beiden aufeinander verwiesen. Ca 4 Wochen später kam dann die "Einheitliche und gesonderte Feststellung". Darin ist bei jede\\*r Gesellschafter\\*in als Einkommen aus der GbR € 0,00 vermerkt.

==== Köln ====
Kurzes update aus Köln: Unser Steuerberater hat beim Finanzamt nachgefragt (da es als GbR nicht so einfach klappt wie bei einer Einzelperson - und ich vermute T. hatte als Einzelperson das Begleitschreiben eingereicht). Leider antwortet uns das Finanzamt, dass wir versteuern müssen, mit Verweis auf dieses Urteil: <nowiki>https://datenbank.nwb.de/Dokument/Anzeigen/210835/</nowiki>

Wir recherchieren gerade noch ob sich ein Einspruch lohnt, aber Aussage des Steuerberaters Stand heute ist: "Bei Einzelpersonen und geringen Beträgen kann es sein, dass das Finanzamt das einfach kommentarlos akzeptiert. Bei Entnahmen aus einer GbR wird das wahrscheinlich nicht funktionieren."
Immer noch nix finales, aber es macht Sinn die potentiellen Steuern zur Seite zu legen.

==== München ====
Wir haben als GbR an der vorletzten Prototype-Runde teilgenommen und nun stand natürlich die Steuererklärung an - für das Jahr 2023 in diesem Fall. Und, um es kurz zu machen, es hat geklappt! Die freundlichen Damen und Herren vom Finanzamt München sind den Argumenten in meinem Schreiben gefolgt und haben die Förderung steuerfrei gestellt - bedingungslos und unwiderruflich (kein "Vorbehalt der Nachprüfung"). Das bedeutet, auch die in 2024 geflossenen Beträge sind dann steuerfrei.Das Schreiben war angelehnt an einige Tipps hier im Forum. Für unsere GbR macht das insgesamt ca. 6.000 Euro "Mehrerlös" aus, das ist ja auch nicht von schlechten Eltern ...

==== Starnberg ====
Diese Woche habe ich Rückmeldung von meinem Finanzamt (Starnberg) bekommen, die der im Wiki vorgeschlagenen Argumentation nicht folgen möchte:

"Die Einnahmen aus der Zuwendung des Bundesministeriums für Bildung und Forschung für das Forschungs- und Entwicklungsprojekt "Voice-QL" sind nicht nach §3 Nr.11 EStG steuerfrei, da die Förderung für einen bestimmten Zweck ist, weswegen §3 Nr.11 S.3 EStG nicht anzuwenden ist. Die Einkünfte sind daher als sonstige Einkünfte aus anderen Leistungen nach §22 Nr. 3 EStG bei Zufluss zu erklären."

Mein Antrag auf Steuerbefreiung der Fördersumme von Runde 12 bei der Steuererklärung wurde damals vom Finanzamt Starnberg abgelehnt. Durch mehrere Wiki-Beträge motiviert habe ich mir nun doch noch einmal die Zeit genommen, einen Brief an das Finanzamt zu formulieren und Widerspruch gegen den Steuerbescheid eingelegt.

Heute kam ein korrigierter Bescheid per Briefpost, mein Widerspruch wurde anerkannt! Statt einer Nachzahlung gibt es nun eine Rückzahlungn:-)

"Sehr geehrte Damen und Herren,

Im Bescheid für 2023 lese ich die Einschätzung, dass die Zuwendung des BMBF für das Projekt '[...]' nicht steuerfrei ist.
Der Zuschuss wurde im Rahmen der bundesweiten Maßnahme PrototypeFund(PTF) gewährt. Durch persönlichen Kontakt mit anderen PTF-Förderprojekten wurde mir bekannt, dass andere Finanzämter (z. B. Frankfurt am Main, Berlin-Neukölln, Berlin-Steglitz, Berlin Friedrichshain-Kreuzberg oder Hamburg Altona) es so sehen, dass diese Zuwendung NICHT versteuert werden muss.
Als Erläuterung wird angeführt:
'Der Zuschuss vom Bundesministerium für Bildung und Forschung wurde als echter Zuschuss zur Projektförderung auf der Grundlage der in Absch. 10.2 (10) Nr.1 UStAE (Umsatzsteueranwendungserlass) genannten Nebenbestimmungen berücksichtigt und ist somit umsatzsteuerfrei. Ertragssteuerlich wurde er als Kapitalzuschuss gewertet, da die Förderung einer Investitionstätigkeit im Vordergrund steht, und aufgrund der Angaben in der EÜR und den eingereichten Belegen als erfolgsneutral angesehen (Ausübung des Wahlrechts vgl. R 6.5 (2) Einkommensteuerrichtlinie).'
Ein weiteres Finanzamt sagt, dass ...
... 'Zuwendungen aus dem PTF gem. § 3 Nr. 11 Einkommensteuergesetz ertragsteuerlich steuerfrei und umsatzsteuerlich nicht steuerbare 'echte Zuschüsse' sind'
Aus beigefügten Nebenbestimmungen geht hervor, dass mir gegenüber keine Weisungsbefugnis besteht und sowohl Verwertungsrechte wie auch Forschungsergebnisse mir gehören. So gibt es in diesem Sinne keine Gegenleistung, die von mir an das Bundesministerium oder den Projektträger erbracht wurde.
Die Besteuerung der Zuwendung würde für mich und meine Familie eine finanzielle Belastung darstellen. Vor dem Hintergrund der unterschiedlichen Praxis anderer Finanzämter lege ich deshalb Widerspruch gegen den Bescheid ein und bitte um eine erneute Prüfung des Sachverhalts.
Weitere Unterlagen zur Klärung stelle ich bei Bedarf gerne zur Verfügung.

Mit freundlichen Grüßen,
[...]"

== Beispiele für Anschreiben ==
Diese Textbausteine für die Einkommenssteuerfreiheit wurden bereits erfolgreich beim Finanzamt eingereicht. Reuse & remix :D

=== Beispiel 1 ===
[https://cloud.okfn.de/s/b49Hmigrj5ALcPY '''Hier befindet sich ein Beispiel-Anschreiben als PDF.''']

=== Beispiel 2 ===
[https://cloud.okfn.de/s/TbQMg6ALPZkkwYZ '''Hier befindet sich ein weiteres Beispiel-Anschreiben als PDF.''']

=== Beispiel 3 ===
Zur Abwendung des Zwangsgeldes für mich und meine Mitgesellschafter*in habe ich auch noch einmal einen Blick in das Einkommensteuergesetz geworfen und festgestellt, dass meiner Einschätzung nach die Einnahmen der GbR im Jahr 2019 nach §3 Nr. 11 EkSt steuerbefreit sind. Es handelt sich um eine Zuwendung des Bundesministeriums für Bildung und Forschung für das Forschungs- und Entwicklungsprojekt „—-“ unter dem Förderkennzeichen “----” Rahmen des Förderprogramms „Software Sprint“ in Höhe von — €. Ich möchte Ihnen dies hiermit mitteilen und bitte Sie, die Steuerfreiheit zu überprüfen und diesbezüglich eine Bewertung vorzunehmen. Zur Prüfung habe ich Ihnen den Änderungsbescheid zum ursprünglichen Zuwendungsbescheid vom (--Datum–) als Anlage beigefügt. Außerdem verweise ich auf die Nebenbestimmungen für Zuwendungen des BMBF (NKBF2017, Web-Link <nowiki>https://www.bmbf.de/foerderungen/bekanntmachung-1429.html</nowiki>), aus denen in Abschnitt 3 hervorgeht, dass uns als Zuwendungsempfängern die Ergebnisse des Forschungsprojekts gehören und uns das ausschließliche Nutzungsrecht eingeräumt wird (Seite 11). Dies scheint mir insofern relevant, als dass in §3 Nr. 11 EkSt festgelegt ist, dass „Voraussetzung für die Steuerfreiheit ist, dass der Empfänger mit den Bezügen nicht zu einer bestimmten wissenschaftlichen oder künstlerischen Gegenleistung oder zu einer bestimmten Arbeitnehmertätigkeit verpflichtet wird“. Da die Forschungsergebnisse uns gehören, gibt es in diesem Sinne keine Gegenleistung, die an das Bundesministerium oder den Projektträger erbracht wurde.

=== Beispiel 4 ===
''Sehr geehrte Damen und Herren,

Im Jahr 2020 haben wir Zuschüsse des Bundesministeriums für Bildung und Forschung in der abgegebenen GbR-Feststellungserklärung \emph{nicht} versteuert, da wir sie für steuerfrei auf Grundlage von §3 Einkommensteuergesetz halten. Wir möchten Ihnen dies hiermit mitteilen und bitten Sie, die Steuerfreiheit zu überprüfen und diesbezüglich eine Bewertung vorzunehmen.

Es handelt sich um die folgenden Einnahmen:

Zuwendung des Bundesministeriums für Bildung und Forschung für das Forschungs- und Entwicklungsprojekt „—“ unter dem Förderkennzeichen —-- im Rahmen des Förderprogramms „Software Sprint“ in Höhe von \EUR{---}.

Unserer Einschätzung nach sind die Einnahmen nach §3 Nr. 11 Einkommensteuergesetz steuerfrei. Zur Prüfung haben wir Ihnen den Zuwendungsbescheid als Anlagen beigefügt, zu denen wir noch folgende Erläuterungen haben:

Auf Seite 2 geht die Gesamthöhe der erhaltenen Zuwendung hervor (verteilt auf die Jahre 2020 und 2021 gemäß des ebenfalls beigefügten Änderungsbescheides vom –datum–), sowie auf Seite 3 dass die Nebenbestimmungen „NKBF 2017“ Teil des Zuwendungsbescheids sind. Diese Nebenbestimmungen liegen ebenfalls bei. Dort ist zu entnehmen, dass der GbR als Zuwendungsempfängerin die Ergebnisse des Forschungsprojekts gehören (Punkt 3.1 auf Seite 11) und dass ihr das Recht auf ausschließliche Nutzung eingeräumt wird (Punkt 3.2 auf Seite 11). Dies scheint mir insofern relevant, als dass in §3 Nr. 11 steht, dass „Voraussetzung für die Steuerfreiheit ist, dass der Empfänger mit den Bezügen nicht zu einer bestimmten wissenschaftlichen oder künstlerischen Gegenleistung oder zu einer bestimmten Arbeitnehmertätigkeit verpflichtet wird“. Da die Forschungsergebnisse uns gehören, gibt es in diesem Sinne keine Gegenleistung, die von uns an das Bundesministerium oder den Projektträger erbracht wurde.

Weitere Anlage ist der Zahlungsnachweis vom 27. November 2020, aus dem die erhaltene Zuwendung im Jahr 2020 hervorgeht. Weitere Zahlungen erfolgten im Jahr 2020 nicht. Falls Sie weitere Belege benötigen, reichen wir diese natürlich gern nach.

Mit freundlichen Grüßen''

Das generiert eine Transaktions-ID. Dann haben wir die "Gesonderte und einheitliche Feststellung" für die GbR ausgefüllt, mit 0 EUR Einnahmen, und jeweils 0 EUR Entnahmen von uns beiden. Im "Anmerkungs"-Feld haben wir die Transaktions-ID referenziert:

Siehe separat übermittelte Mitteilung: Transferticket ep1342j69pyzh07gjw47isfexxad1ux8;
Auftrag: Sonstige Nachricht an das Finanzamt;
Ordnungskriterium: 14/130/05478;
Abgabezeit: Freitag, 14. Mai 2021, 17:58:27

Achso, und der Brief hatte als Anhänge noch den NKBF 2017, den Zuwendungsbescheid (plus eine Korrektur für die Aufteilung des Geldes auf die Jahre), und den ersten Zahlungsnachweis aus Profi Online.

=== Beispiel 5 ===
Im Jahr 2019 habe ich Zuschüsse des Bundesministeriums für Bildung und Forschung in der abgegebenen GbR-Feststellungserklärung nicht versteuert, da ich sie für steuerfrei auf Grundlage von §3 Einkommensteuergesetz halte. Ich möchte Ihnen dies hiermit mitteilen und bitte Sie, die Steuerfreiheit zu überprüfen und diesbezüglich eine Bewertung vorzunehmen. Es handelt sich um die folgenden Einnahmen: Zuwendung des Bundesministeriums für Bildung und Forschung für das Forschungs- und Entwicklungsprojekt „XXXXX“ unter dem Förderkennzeichen XX|XXXXXX im Rahmen des Förderprogramms „Software Sprint“ in Höhe von X.XXX,XX€. Meiner Einschätzung nach sind die Einnahmen nach §3 Nr. 11 Einkommensteuergesetz steuerfrei. Zur Prüfung habe ich Ihnen den Zuwendungsbescheid als Anlagen beigefügt, zu denen ich im folgenden noch ein paar Erläuterungen habe: Auf Seite 2 geht die Höhe der erhaltenen Zuwendung hervor (50% der Zuwendungen im Haushaltsjahr 2019), sowie auf Seite 3 dass die Nebenbestimmungen „NKBF 98“ Teil des Zuwendungs bescheids sind. Diese Nebenbestimmungen liegen ebenfalls bei. Dort ist zu entnehmen, dass mir als Zuwendungsempfänger die Ergebnisse des Forschungsprojekts gehören (Punkt 9.2 auf Seite 7) und dass mir das Recht auf ausschließliche Nutzung eingeräumt wird (Punkt 12.1 auf Seite 9). Dies scheint mir insofern relevant, als dass in §3 Nr. 11 steht, dass „Voraussetzung für die Steuer freiheit ist, dass der Empfänger mit den Bezügen nicht zu einer bestimmten wissenschaftlichen > oder künstlerischen Gegenleistung oder zu einer bestimmten Arbeitnehmertätigkeit verpflichtet > wird“. Da die Forschungsergebnisse mir gehören, gibt es in diesem Sinne keine Gegenleistung, die > von mir an das Bundesministerium oder den Projektträger erbracht wurde. Weiterhin liegt die > Antwort des Bundesministeriums (Anlage 4) auf meinen Verwendungsnachweis bei, aus dem die Gesamtkosten des Vorhabens sowie der vom Bund getragene Anteil hervorgehen.

=== Beispiel 6: ===
''Sehr geehrte Damen und Herren,

im Jahr 2023 hatte die GbR Einnahmen, die nicht in der hier abgegebenen Steuer-/ Feststellungserklärung enthalten sind, da diese nach unserer Einschätzung gemäß §3 Nr. 11 Einkommensteuergesetz steuerfrei sind. (Zitat aus der genannten Vorschrift: »Steuerfrei sind … (Nr. 11) Bezüge aus öffentlichen Mitteln … die … zu dem Zweck bewilligt werden, … die Wissenschaft oder Kunst unmittelbar zu fördern.«)
Wir teilen Ihnen dies hiermit mit und bitten Sie, diesen Sachverhalt zu überprüfen und diesbezüglich eine Bewertung vorzunehmen. Es handelt sich um die folgende Einnahme:
- Zuwendungsbescheid des Bundesministeriums für Bildung und Forschung für das Forschungs- und Entwicklungsprojekt „Software Sprint – Einzelvorhaben: [wie im Zuwendungsbescheid] in Höhe von [in diesem Jahr geflossene Gelder – nicht der gesamte Betrag] € für das Kalenderjahr 2023.
Zur Prüfung haben wir die relevanten Dokumente beigefügt, zu denen wir Folgendes erläutern möchten.
Zum einen handelt es sich um den Zuwendungsbescheid vom [Datum], aus dem auf Seite 2 die Höhe der Zuwendung von [Betrag in diesem Jahr] Euro hervorgeht. Des weiteren wird auf Seite 3 festgestellt, dass die »Nebenbestimmungen NKBF 2017« Teil des Zuwendungsbescheids sind. Die NKBF haben wir nicht vollständig mitgesandt, diese liegen z.B. vor unter https://foerderportal.bund.de/easy/module/profi_formularschrank/download.php?datei1=3175
Als Anlage senden wir den wohl relevanten Ausschnitt (Seite 11/17): Dort ist festgehalten, dass dem Zuwendungsempfänger (hier also der GbR) alle Eigentumsrechte an den Ergebnissen des Projekts gehören (Punkt 3.1) und ihm alle Nutzungs- und Verwertungsrechte zustehen (Punkt 3.2).
Diese Punkte heben wir deshalb heraus, da im genannten §3 Nr. 11 Satz 3 ESt. steht, dass »Voraussetzung für die Steuerfreiheit ist, dass der Empfänger mit den Bezügen nicht zu einer bestimmten wissenschaftlichen oder künstlerischen Gegenleistung oder zu einer bestimmten Arbeitnehmertätigkeit verpflichtet wird«.
Da die Ergebnisse allein der GbR gehören, gibt es im Sinne dieser Vorschrift auch keine Gegenleistung, die von uns an das Bundesministerium oder den Projektträger erbracht wurde.
Uns ist klar, dass bei einer steuerfreien Zuwendung keine (Betriebs-) Ausgaben angesetzt werden können und keine USt. entsteht. Für Rückfragen stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung.

Mit freundlichen Grüßen, [Name geschäftsführender Gesellschafter der GbR]

Anlage 1: Zuwendungsbescheid vom [Datum]
Anlage 2: Nebenbestimmungen (NKBF 2017 -Auszug-) als Teil des
Zuwendungsbescheids''

=== Beispiel 7: Widerspruch einlegen ===
''Guten Tag,

in Ihrem Schreiben vom [DATUM] setzten Sie für mich Einkommenssteuervorauszahlungen fest. Gegen diese lege ich hiermit Widerspruch ein. Zwar habe ich angegeben, über die [UNTERNEHMEN] GbR [FÖRDERSUMME] € an Einnahmen erzielen zu wollen, diese bestehen jedoch vollständig aus echten Zuwendungen des Bundesministeriums für Bildung und Forschung im Rahmen des Förderprogramms "Software Sprint" zur Förderung der Wissenschaft unter dem Förderkennzeichen [FKZ] (siehe Zuwendungsbescheid im Anhang). Entsprechend mache ich geltend, dass diese Einnahmen nach §3 Nr. 11 EStG als steuerfrei zu betrachten sind. Nach den für den Zuwendungsbescheid geltenden Förderbestimmmungen (NKBF 2017, im Anhang) verbleibt das alleinige Verwertungsrecht für die Forschungsergebnisse bei der GbR als Zuwendungsempfängerin, was den Anforderungen des §3 Nr. 11 Satz 3 EStG an den Ausschluss einer Gegenleistung entspricht.

Ich bitte demnach um Aufhebung Ihres Vorauszahlungsbescheids.

Mit freundlichen Grüßen

=== Beispiel 8: Widerspruch einlegen ===
'''[https://cloud.okfn.de/s/YGDCLbdnKr8RNbG Hier befindet sich ein Beispiel-Anschreiben für einen Widerspruch als PDF.]'''

==== Hintergrund-Informationen zu diesem Beispiel ====
Einige Finanzämter verweisen zur Begründung der Steuerpflicht auf [https://www.foerderinfo.bund.de/foerderinfo/de/beratung/faq/faq_node.html das FAQ der Förderberatung „Forschung und Innovation“ des Bundes]. Dort heißt es, dass Zuwendungen grundsätzlich den Ertragssteuern, im Falle des PTFs also der Einkommenssteuer, unterliegen. Die geförderte Person, von der dieser Widerspruch stammt, hat bei der Förderberatung direkt nach der gesetzlichen Grundlage für diesen FAQ-Eintrag gefragt:
Die Antwort war sehr aufschlussreich: Die Aussage im FAQ basiert nicht direkt auf einem Gesetz, sondern entspricht lediglich der von den Ministerien vorgegebenen „Verwaltungspraxis“. Die letztendliche Entscheidung über den Einzelfall (und die Auslegung des Begriffs „Zuschuss“) liegt allein im Ermessen des zuständigen Finanzamts.

Das entkräftet das FAQ als pauschales Gegenargument und hat mir den Weg frei gemacht, mich in der Begründung direkt auf die relevanten Steuergesetze zu stützen; insbesondere auf die Steuerfreiheit nach § 3 Nr. 11 EStG (Bezüge aus öffentlichen Mitteln zur Förderung der Wissenschaft).

Bitte habt Verständnis, dass wir die Antwort der Förderberatung, auf die hier Bezug genommen wird, nicht mit euch teilen können.

== In English: Taxes ==
'''<big>Caution: We are not allowed to advise you on your taxes - only tax consultants can legally to do that. Here we have collected experiences and tips from past rounds that may be helpful for you. However, please still get professional advice on your taxes.</big>'''

== Tax obligation ==
'''tldr;''' The Prototype Fund grant counts as a [https://www.haufe.de/finance/finance-office-professional/zuwendungen-aus-oeffentlichen-kassen-zur-projektfoerderung_idesk_PI11525_HI1580562.html "true grant"] ''(“echter Zuschuss”, a specific form of funding in Germany)'' which is why '''no sales tax''' should be payable. However, the projects' experience of the past rounds shows that, although no sales tax is payable, '''income tax is generally due''' (the types of tax are described in more detail below). Since the grant is paid out quarterly, it may have to be reported on two different tax returns over two years (in funding rounds in the winter).

'''Important for teams''': you must file a separate tax declaration for the GbR, which shows the profit / loss of each GbR member. For your personal income tax, only the final result will be added.

In the past, some projects have been successful in being exempt from income tax. A '''tested approach to establish a possible income tax exemption''' is as follows:

One files one's tax return (see below) by the due date for the appropriate year of the grant, but does not record the grant as a total, adding a letter in the following style (in German):
Im Jahr x hatte ich zusätzliche Einnahmen, die nicht in der abgegebenen Steuererklärung (Anlage 1) enthalten sind, da sie meiner Einschätzung nach laut §3 Einkommensteuergesetzsteuerfrei sind. Ich möchte Ihnen dies hiermit mitteilen und bitte Sie, die Steuerfreiheit zu überprüfen und diesbezüglich eine Bewertung vorzunehmen.

Es handelt sich um die folgenden Einnahmen:
1.Zuwendung des Bundesministeriums für Bildung und Forschung für das Forschungs-und Entwicklungsprojekt „x“ unter dem Förderkennzeichen x im Rahmen des Förderprogramms „Software Sprint“ in Höhe von x Euro.

Meiner Einschätzung nach sind die Einnahmen aus 1. nach §3 Nr. 11 Einkommensteuergesetz steuerfrei. Zur Prüfung habe ich Ihnen relevante Dokumente alsAnlagen beigefügt, zu denen ich im folgenden noch ein paar Erläuterungen habe.

Ihnen liegt der Zuwendungsbescheid (Anlage 2) vor, aus dem auf Seite 2 die Höhe der erhaltenen Zuwendung hervorgeht, sowie dass die Nebenbestimmungen „NKBF 2017“ Teil des Zuwendungsbescheids sind. Diese Nebenbestimmungen liegen ebenfalls bei (Anlage3). Dort ist zu entnehmen, dass mir als Zuwendungsempfänger die Ergebnisse des Forschungsprojekts gehören (Punkt 3.1 auf Seite 11) und dass mir das Recht aufausschließliche Nutzung eingeräumt wird (Punkt 3.2 auf Seite 11). Dies scheint mir insofern relevant, als dass in §3 Nr. 11 steht, dass „Voraussetzung für die Steuerfreiheit ist, dass der Empfänger mit den Bezügen nicht zu einer bestimmten wissenschaftlichen oder künstlerischen Gegenleistung oder zu einer bestimmten Arbeitnehmertätigkeit verpflichtet wird.“. Da die Forschungsergebnisse mir gehören, gibt es in diesem Sinne keine Gegenleistung, die von mir an das Bundesministerium oder den Projektträger erbracht wurde. Weiterhin liegt die Antwort des Bundesministeriums (Anlage 4) auf meinen Verwendungsnachweis bei, aus dem die Gesamtkosten des Vorhabens sowie der vom Bundgetragene Anteil hervorgehen.
In some cases, grantees have also had positive experiences appealing an initial decision on their income tax obligation. Examples of successful letters and appeals can be found [[Steuern#Beispiele für Anschreiben|in the German section above]] (please note that these are only available in German since your communication with the tax office will also be in German). There, you can also find a collection of different [[Steuern#Steuertipps|experiences depending on the tax office in Germany]]. We also have a channel on Zulip where you can talk to current and former grantees about their experiences regarding the tax office and taxes.

Please note that we are unable and unauthorised to provide further support on tax matters. We strongly advise you to hire a tax advisor who can provide you with personalized advice.

Some projects have also found it helpful to proactively contact their local tax office with questions (e.g., regarding potential tax exemptions). They can be very helpful (depending on your location).

=== ''Umsatzsteuer'' (Sales tax) ===
The sales tax concerns (almost) all companies. As a “ true subsidy”, no sales tax should be incurred for the funding from the Prototype Fund. As an entrepreneur subject to sales tax, you must submit an advance sales tax return monthly during the first two years of your self-employment. As a rule, this will be a so-called ''"Nullmeldung"'' for you.

=== ''Gewerbesteuer'' (Business Tax) ===
The ''Gewerbesteuer'' is a business tax - the moment you become self-employed, you also become a business. Only freelancers recognized by the tax office are exempt from business tax. Usually the tax office will deny you freelance status. If you pay business tax, it will be offset against your income tax, so that you end up paying almost the same amount as freelancers (if the "tax hack" above doesn‘t work).

=== ''Einkommensteuer'' (Income Tax) ===
Income tax is only indirectly related to the company. The profit you make from your business (or your GbR share) is generally subject to income tax as part of your income. (Employees pay payroll tax, which is an advance payment on income tax). As with your personal tax return, it is also possible to reduce your income tax burden in various ways when filing your income tax return. A tax advisor can advise you on what makes sense in your case.

=== The Tax Office (''Finanzamt'') wants to know a lot. ===
After you have registered the business, the tax office will contact you and ask you to fill in the tax registration form. You can wait for the tax office to contact you or fill out the form proactively. You can find a computer-executable template in the form center of the Federal Ministry of Finance. So that you are not overwhelmed by the 8 pages, here are some [https://www.formulare-bfinv.de/ffw/form/display.do?%24context=27F37B050AA7343D04AA instructions] to fill out the form:

* Page 1-3: Here you provide information about yourself as an entrepreneur and about your planned activity. In the case of a GbR, each partner must fill out this form.
* Page 3-5: Here the tax office wants to know everything about the new business and also whether you have been self-employed in the last 5 years.
* Page 5: Here you must enter the expected amount of your income. Income as an IT entrepreneur should be entered on line 112. Check if you expect to have any other income sources. You should choose the surplus income statement (Einnahmenüberschussrechnung) as the method of calculating profit.
* Page 6-7: Enter the amount of sales here - this includes the Prototype Fund grant, even if it is exempt from sales tax. If your turnover is less than € 17.500,00, you should use the small business regulation.
* Page 7: In case of a GbR enter it here.
* Page 8: If you already have a company account, the SEPA mandate can be sent directly here and a corresponding note can be added here. In case of a GbR send a copy of the articles of association and tick the box.

=== No tax number (''Steuernummer)''? ===
In a few cases, the tax office has refused to issue tax numbers for Prototype Fund projects because the teams are not entrepreneurial. Unfortunately, we have little info on this at the moment. Some of our teams reported:
- I think this even simplified the tax situation. We then transferred the funding from the GbR account proportionately to ourselves and declared it as tax-free income on our tax return. This went through without any problems (in Hamburg, Karlsruhe and Lörrach). In the meantime, it has also been approved by a tax consultant, even though she was naturally irritated by it at the first attempt. (...) How to get a business account without a tax number can be an interesting topic, depending on the bank. In our case, it helped that we had a tax number for a short period of time and I was able to provide that.

- Thanks for sharing your experience. Bank account was not a problem, we were able to put in the team tax IDs. That the whole GbR is not relevant for tax purposes was also confirmed to me by phone from the tax office. The problem now is, however, that the BMBF requires a tax number because the process provides for it and it is not to be changed. Did you submit the number that was later deactivated, or how did that work for you?

- I don't remember that exactly, but in case of doubt, that's exactly what we did... 🙂
[Translated from German]

'''Note'''

In the German section above we also provide many quotes from projects about [[Steuern#Steuertipps|their experiences with various tax offices]] and [[Steuern#Beispiele für Anschreiben|the letters that have helped them with establishing the tax exemption]].

Second Stage

2026-08-19T13:11:21Z

Enyong: /* Timeline */

''(English version below)''

Auf dieser Seite findet ihr Informationen zum Ablauf der Second Stage Informationen zur Bewerbung findet ihr auf dieser Seite: [[Bewerbung für die Second Stage]].

'''Wichtig: Die hier gelisteten Informationen werden noch leicht angepasst, es werden sich aber keine grundlegenden Dinge verändern.'''

== Ablauf der Second-Stage-Förderung ==
Hier seht ihr einen Überblick über die Termine, die für die Second Stage relevant sind (natürlich bleiben die Termine der regulären Förderphase, wie z. B. der Demo Day oder die Zwischengespräche, weiterhin verpflichtend):
{| class="wikitable"
|-
!1. September 2026
|Sprechstunde Second-Stage-Bewerbung
|optional
|-
!14. - 27. September
|Bewerbungsphase Second-Stage-Förderung
|
|-
!27. September
|Deadline Einreichung schriftliche Bewerbung
|verpflichtend
|-
!9. Oktober
|Pitch-Session (online)
|verpflichtend
|-
!Mitte Oktober
|Entscheidung und Förderzusage
|
|-
!Oktober–November
|Antragseinreichung zur Entsperrung der Mittel
|verpflichtend
|-
!1. Dezember
|Start der Second Stage
|
|-
!vorauss. 1. Dezember
|Online-Kick-Off der Second Stage
|verpflichtend
|-
!Dezember
|Sprechstunde mit Superbloom
|optional
|-
!Dezember–März
|Coachings
|verpflichtend
|-
!Dezember–Januar
|4. Zwischengespräch
|verpflichtend
|-
!Februar
|Sprechstunde mit Superbloom
|optional
|-
!Februar–März
|5. Zwischengespräch
|verpflichtend
|-
!Ende März
|Abschlussevent der Second Stage
|verpflichtend
|-
!30. April 2027
|Deadline Schlussbericht, mit

* Link zum Code
* Link zur Dokumentation
|verpflichtend
|}

== Zahlungsanforderung ==
In der regulären Förderphase habt ihr zu Beginn eines Quartals die Mittel für das abgelaufene Quartal (im Nachhinein) abrufen können, konkret nach dem ersten und vierten Fördermonat. In der Second-Stage-Förderphase geht es entsprechend weiter und ihr erhaltet nach dem siebten und zehnten Fördermonat die weiteren Auszahlungen.

Zu den beiden Zahlungsanforderungen in der Second Stage sind zwei Besonderheiten zu beachten:

* Mittelabruf im Januar über den Zwischennachweis: Der Mittelabruf fällt auf einen Jahreswechsel (Fördersumme der Monate Oktober bis Dezember, abzurufen im Januar). Hierfür muss ein Zwischennachweis für die gesamte Laufzeit des vergangenen Jahres gestellt werden, den ihr auch über profi-Online erstellen müsst. Wenn ihr euer Förderkennzeichen in der Vorhabenliste angeklickt habt, könnt ihr links in der Liste Zwischennachweis auswählen.
* Mittelabruf im April über den Verwendungsnachweis: Der zweite Mittelabruf in der Second Stage ist insgesamt euer vierter Mittelabruf und gleichzeitig der letzte in der Förderzeit. Der letzte Mittelabruf muss über den Verwendungsnachweis abgerufen und zusammen mit dem Schlussbericht beim Projektträger eingereicht werden. Der Verwendungsnachweis wird vom Projektträger in profi-online nach Ende der Förderphase freigeschaltet. Bitte beachtet, dass es für die Einreichung eine Frist gibt: Verwendungsnachweis und Schlussbericht müssen spätestens am 30. April eingereicht werden.

Bitte beachtet, dass in beiden Fällen die Bearbeitung eurer Mittelabrufe länger als bei einer regulären Zahlungsanforderung dauern kann.

[https://wiki.prototypefund.de/index.php?title=Zahlungsanforderungen Allgemeine Hinweise zu Zahlungsanforderungen und Zwischennachweisen findet ihr hier].

== Verpflichtende Leistungen ==
Neben der Umsetzung der Arbeitsschwerpunkte müssen im Rahmen der Second-Stage-Förderung einige verpflichtende Aufgaben erfüllt werden:

* '''Coachings''': In der Second Stage sind die [https://wiki.prototypefund.de/index.php?title=Coachings Coachings] verpflichtend. Die Coaching-Einheiten umfassen in der Regel drei bis vier Stunden, die ihr entweder als Block buchen oder in mehrere kürzere Termine einteilen könnt. Ihr bekommt zwei Coaching-Einheiten während der Second Stage. Die Themen bzw. Coachingpartner*innen werden, sofern keine Auflagen vorliegen, gemeinsam mit der Projektbetreuung festgelegt. Neben dem Coaching-Angebot von [https://wiki.prototypefund.de/index.php?title=Superbloom Superbloom] (Design, Projektmanagement, Community, Kommunikation, Fundraising usw.), stehen euch in der Second Stage weitere Coachingpartner*innen mit unterschiedlichen Schwerpunkten zur Verfügung: [https://leastauthority.com/ Least Authority] (Security), [https://vdivde-it.de/de VDI/VDE] (Gründung), die [https://fsfe.org/ Free Software Foundation Europe] (Lizenzierung) und [https://iris-wellmann.de/angebot/coaching/ Iris Wellmann] (freie Coachings/Strategie). Für alle Coachings sind die Plätze begrenzt. Die finale Entscheidung über die Zuteilung der Coachings liegt bei der Projektbetreuung.
* '''Zwischengespräche, Montags-Updates und Online-Kick-Off:''' Wie in der regulären Förderphase sind auch in der Second Stage die Zwischengespräche und Montags-Updates verpflichtend. In den Zwischengesprächen wird über den allgemeinen Stand des Projekts und seiner Strategie und über euren Abschlussworkshop der Second Stage gesprochen. Die Zwischengespräche können online oder in Person in Berlin oder auf Veranstaltungen (z. B. CCC, FOSDEM) durchgeführt werden. Zusätzlich findet ein Online-Kick-Off für die Second Stage als Videocall statt.
* '''Verfassen eines Blogbeitrags oder eines Artikels für die Knowledge Base''': Sharing (knowledge) is caring! Jedes im Rahmen der Second Stage geförderte Projekt soll bis Ende der Förderzeit [https://www.prototypefund.de/blog einen Beitrag im Prototype Fund Blog] oder [https://kb.prototypefund.de/ in der Knowledge Base] veröffentlichen. Wenn ein Beitrag bereits in der regulären Förderphase geschrieben wurde, entfällt diese Pflicht. Die Beitragsthemen werden gemeinsam mit der Projektbetreuung und der Kommunikationsperson des Prototype Fund festgelegt, mehr Informationen dazu [[Einen Blogbeitrag schreiben|findet ihr hier.]] Alternative Formate und Ideen können individuell mit der Projektbetreuung abgestimmt werden.
* '''Teilnahme am Abschlussevent:''' Am Ende der Second Stage findet das Abschlussevent in Berlin statt. Alle Teammitglieder aller Projekte müssen teilnehmen. Auch nicht offiziell geförderte Teammitglieder können teilnehmen, sofern es der Platz zulässt. Bitte klärt die Teilnahme möglichst frühzeitig mit der Projektbetreuung.
* '''Vorbereitung des Abschlussworkshops''': Jedes Projekt wird für das Abschlussevent einen Workshop mit externen Projektpartner*innen gestalten. Die Auswahl und Einladung der Gäste erfolgt gemeinsam mit der Projektbetreuung.
* '''Dokumentation''': Am Ende der Förderzeit muss für alle Projekte der Second Stage eine öffentlich verfügbare Dokumentation bei der Projektbetreuung vorliegen. Je nach Projekt kann die Art der Dokumentation unterschiedlich sein. Während der Code eines Projekts immer sauber dokumentiert sein sollte, sind zusätzliche Dokumentationsmaßnahmen abhängig von der Zielgruppe: unterschiedliche Formate von Tutorials für Endnutzer*innen, Admin-Dokumentation für selbstgehostete Projekte, Entwickler*innendokumentation für Libraries und andere Infrastrukturprojekte usw.
* '''Schlussbericht:''' Einen Monat nach Abschluss der Second-Stage-Förderphase ist der Schlussbericht zusammen mit der Schlussabrechnung (Verwendungsnachweis) beim Projektträger einzureichen. Genaue Informationen dazu findet ihr [https://wiki.prototypefund.de/index.php?title=Schlussbericht hier].

Und nicht vergessen: Projekte, die zehn Monate gefördert werden, nehmen ebenfalls am [https://wiki.prototypefund.de/index.php?title=Demo_Day Demo Day] nach sechs Monaten teil.

== Angebote ==
Zusätzlich bieten wir optionale Formate an, mit denen wir euch bei der Umsetzung eurer Second Stage unterstützen möchten:

* zwei '''Sprechstunden mit [[Superbloom]]''' (die Themen werden noch bekannt gegeben): Ihr kennt das Sprechstunden-Format aus der regulären Förderzeit - für die Second Stage haben wir spannende und relevante Themen zusammengestellt.
* weitere '''1:1 Gespräche''' nach Bedarf: Wir haben in der Second Stage gute Kapazitäten für zusätzliche 1:1 Gespräche mit euch - stellt uns Fragen, lasst uns eure Projekte testen, fragt nach Feedback zu eurem Logo, Blogpost, UI, Communitystrategie, etc. Wir sind da, um euch zu unterstützen und freuen uns über tiefere Einblicke in eure Projekte.
* '''Kommunikation''' über die Kanäle des Prototype Fund: Wie in der regulären Förderphase unterstützen wir die Sichtbarkeit eurer Projekte mit Kommunikationsmaßnahmen über unsere Kanäle (Mastodon, LinkedIn, ggf. Newsletter)
* Unterstützung bei der '''Vernetzung''': Wenn es möglich ist und wir auf existierende Kontakte des Prototype Fund zurückgreifen können, vernetzen wir euch gern.
* Feedback von der Jury: Gern leiten wir euch das '''Jury-Feedback''' aus der Pitch-Session weiter.

== Abschlussevent der Second Stage ==
Das Abschlussevent ist das finale Event nach der Second-Stage-Förderung und findet Ende März in Berlin statt. Das Event soll euch einerseits die Möglichkeit geben, euch untereinander auszutauschen und den Abschluss der Förderphase gemeinsam zu feiern. Weiterhin habt ihr beim Event die Möglichkeit euer Projekt im Rahmen eines Workshops eingeladenen Gästen zu präsentieren.

=== Key facts ===
''Second-Stage-Abschlussevent JG02:'' Ende März 2027

''Location:'' vorauss. im [https://www.publix.de/ Publix - Haus für Journalismus und Öffentlichkeit], Hermannstr. 90, 12051 Berlin

''Uhrzeit:'' 14:00 - open end, Community-Abend ab 19:30 Uhr

=== Ablauf ===
Nach einem internen Teil, bei dem ihr eure Erfahrungen mit uns teilen und voneinander lernen könnt, ist ein zweistündiger Workshop mit externen Gästen geplant. Allen Projekten wird dabei eine Tischinsel zur Verfügung stehen, an der ihr euer Projekt vorstellen könnt. Es empfiehlt sich, früh zu überlegen, was ihr anbieten und wen ihr dazu einladen möchtet: Möchtet ihr (potentielle) Projektpartner*innen treffen, ein (User-)Testing durchführen, euer Projekt einer relevanten Person(engruppe) vorstellen etc. Insgesamt könnt ihr pro Projekt ein bis drei externe Gäste einladen. Für die Vorbereitung des Abschlussworkshop kommen weitere, konkretere Infos per Mail - außerdem ist wie immer in den Zwischengesprächen Zeit, Fragen und Details zu besprechen. Sprecht uns gern frühzeitig an, wenn ihr Fragen habt!

Nach dem Workshop gibt es ein gemeinsames Dinner mit den eingeladenen Gästen. Und last but not least schließen wir den Tag mit einem Community-Abend, der für alle offen ist, ab. Denn jetzt kann wirklich gefeiert werden.
{| class="wikitable"
|13:30 - 14:15 Uhr
|Ankommen der Projekte - bitte kommt pünktlich.
|-
|14:15 Uhr
|Begrüßung
|-
|14:30 Uhr
|Jahrgangsinterner Workshop: Erfahrungsaustausch zwischen den Projekten und Feedback
(Hosting Team PTF)
|-
|15:45 Uhr
|Pause
|-
|16:00 Uhr
|Aufbau & Einlass der geladenen Gästen
|-
|16:30 Uhr
|Euer Abschlussworkshop mit Gästen
|-
|18:30 Uhr
|Abendessen
|-
|19:30 Uhr
|Eröffnung des Community-Abends
|}
Bitte plant ein, mindestens 1,5 Stunden beim Community-Abend dabei zu sein.

=== Abschlussworkshop mit externen Gästen ===
Eure Aufgabe für diesen Tag ist es, den zweistündigen Workshop mit externen Gästen zu konzipieren und durchzuführen. Damit ihr euch möglichst gut vorbereiten könnt, gibt es im Folgenden weitere Infos sowie Deadlines, bis wann wir bestimmte Informationen von euch brauchen.

'''Das Ziel des Workshops ist es, zur Nachhaltigkeit eures Projektes beizutragen.''' Dementsprechend soll das Thema eures Workshops Bezug zu eurer Second Stage, mindestens aber zur Nachhaltigkeit eures Projektes allgemein haben. Mögliche Themen können zum Beispiel sein:

* User Testing mit Projektpartner*innen oder eurer Community
* Vorstellung eures Projekts und Austausch mit (potenziellen) Projektpartner*innen und/oder Kund*innen
* Onboarding von neuen Community-Mitgliedern
* Austauschformate mit eurer Community vor Ort
* Feedback zu eurer Öffentlichkeitsarbeit einholen
* Natürlich sind wir auch offen für andere Vorschläge, kommt gerne auf uns zu!

Insgesamt könnt ihr '''pro Projekt ein bis zwei (nach Absprache maximal drei) externe Gäste''' einladen. Allen Projekten wird eine Tischinsel zur Verfügung stehen, an der ihr euer Projekt vorstellen könnt.

==== Vorbereitung ====
Voraussichtlich Anfang Februar melden wir uns bei euch mit weiteren Informationen zum Abschlussevent. Dabei werden wir euch auch bitten, uns eure Ideen für den Abschlussworkshop mit externen Gästen zu schicken. Wir brauchen kein ausformuliertes Konzept, ein paar Stichpunkte genügen uns. Ebenso braucht ihr bis dahin noch keine festen Zusagen von euren potenziellen Gästen. Solltet ihr euch unsicher sein, was für euch in Frage kommt, könnt ihr euch jederzeit für weiteren Austausch (per Mail oder in einem Call) bei uns melden!

Nach Erhalt eurer Vorschläge, geben wir euch Feedback, ob die Idee realistisch und passend für den Abschlussworkshop ist. Danach können wahlweise wir oder ihr persönlich eure Gäste einladen.

Bitte kümmert euch selbst um alle Materialien und Technik, die ihr für euren Workshop braucht. Für Strom und Internet sowie Getränke und Snacks ist selbstverständlich gesorgt.

= In English: Second Stage =
On this page, you'll find information on how the Second Stage works. For information on how to apply, visit this page: [[Bewerbung für die Second Stage|Application for the Second Stage]].

'''Please note: The information listed here may be slightly updated, but there will be no fundamental changes.'''

== Timeline ==
This is an overview of the dates that are relevant for the Second Stage (the dates for the regular funding phase, such as Demo Day and the 1:1 meetings, remain – of course - mandatory):
{| class="wikitable"
|-
!September 1st, 2026
|Consultation hour, application for the Second Stage
|optional
|-
!September 14th–27th
|Application period Second Stage funding
|
|-
!September 27th
|Deadline submission of written application
|mandatory
|-
!October 9th
|Pitch session (online)
|mandatory
|-
!Middle of October
|Decision and funding commitment
|
|-
!October–November
|Request to release these funds
|mandatory
|-
!December 1st
|Start of the Second Stage
|
|-
!Expected on December 1st
|Online kick off Second Stage
|mandatory
|-
!December
|Superbloom consultation hour
|optional
|-
!December–March
|Coaching sessions
|mandatory
|-
!December–January
|4th 1:1 meeting
|mandatory
|-
!February
|Superbloom consultation hour
|optional
|-
!February–March
|5th 1:1 meeting
|mandatory
|-
!End of March
|Closing event of the Second Stage
|mandatory
|-
!April 30th, 2027
|Deadline final report including

* Link to code
* Link to documentation
|mandatory
|}

== Payment requests ==
In the regular funding phase, you could request the funds for the previous quarter (retrospectively) at the beginning of each quarter, specifically after the first and fourth funding months. In the Second Stage, this process continues and you will receive further payments after the seventh and tenth month of funding.

There are two special features to note regarding the two payment requests in the Second Stage:

* The funding request in January is to be submitted as an interim report („Zwischennachweis"): The funding request falls at the turn of the year (funding amount for October to December, to be requested in January). For this purpose, an interim report must be submitted via profi-Online. Once you have clicked on your funding code in the project list, you can select „Zwischennachweis" (interim report) on the left side of the list.
* The Funding request in April is to be submitted as a so-called statement of use („Verwendungsnachweis“): The second funding request in the Second Stage is your fourth funding request overall and also the last one for the whole funding period. The last funding request must be requested as a statement of use and submitted to the Projektträger together with the final report. The statement of use will be activated by the Projektträger in profi-Online after the end of the funding period. Please note that there is a deadline for submission: the statement of use and final report must be submitted by April 30th at the latest.

[https://wiki.prototypefund.de/index.php?title=Schlussbericht Information on the final report can be found here]. [https://wiki.prototypefund.de/index.php?title=Zahlungsanforderungen Information on payment requests and interim reports can be found here].

== Mandatory to-dos ==
In addition to the implementation of the key focus areas as specified in your application, a number of mandatory requirements must be fulfilled during the Second Stage:
* '''Coachings''': As opposed to the regular funding period, the [https://wiki.prototypefund.de/index.php?title=Coachings coaching sessions] are mandatory in the Second Stage. Coaching units usually last three to four hours, which you can either book as a block or divide into several short sessions. You will receive two coaching units during the Second Stage. Unless you received specific instructions from the jury, the topics and coaching partners will be determined together with the program managers. In addition to coaching sessions offered by [https://wiki.prototypefund.de/index.php?title=Superbloom Superbloom] (design, project management, community, communication, fundraising, etc.), other coaching partners with different areas of expertise are available in the Second Stage: [https://leastauthority.com/ Least Authority] (security), [https://vdivde-it.de/de VDI/VDE] (starting a company/business models), the [https://fsfe.org/ Free Software Foundation Europe] (licensing) and [https://iris-wellmann.de/angebot/coaching/ Iris Wellmann] (free coaching/strategy). Places are limited for all coaching sessions. The final decision on the allocation of coaching sessions lies with the program management'''.'''
* '''Participation in the online kick off, two 1:1 meetings and Monday updates:''' As in the regular funding phase, the 1:1 meetings and Monday updates are mandatory in the Second Stage. During these meetings, we will discuss the general status of the project and its strategy as well as your ideas for the closing workshop of the Second Stage. The 1:1 meetings can be held online or in person in Berlin or at events (e.g. CCC, FOSDEM). In addition, an online kick off for the Second Stage takes place as a video call.
* '''Writing a blog post or an article for the PTF Knowledge Base:''' Sharing (knowledge) is caring! Every project funded as part of the Second Stage has to publish an article [https://www.prototypefund.de/en/blog on the Prototype Fund blog] or [https://kb.prototypefund.de/ in the Knowledge Base] by the end of the funding period. If a contribution has already been written during the regular funding phase, this obligation does not apply. The topics of the contributions will be determined together with the program management and the communication team of the Prototype Fund. You can find [[Einen Blogbeitrag schreiben|more information here]]. Alternative formats and ideas can be discussed individually with the program management team.
* '''Participation in the closing event of the Second Stage:''' At the end of the Second Stage, the closing event takes place in Berlin. All team members of all projects have to participate. Team members who are not officially funded can participate as long as there is space available. Please clarify the possibilities of participation as early as possible with the program management.
* '''Preparation for the closing workshop:''' Every project will prepare a closing workshop for the closing event with external project partners. The guests will be selected and invited together with the program management.
* '''Documentation:''' At the end of the funding period, publicly available documentation must be submitted to the program management team for all Second Stage projects. The type of documentation may vary depending on the project. While the code of a project should always be properly documented, additional documentation measures depend on the target group: various types of tutorials for end users, admin documentation for self-hosted projects, developer documentation for libraries and other infrastructure projects, etc.
* '''Final report:''' After the completion of the funding period, the final report ("Schlussbericht") is to be submitted to the Projektträger along with a so-called statement of use ("Verwendungsnachweis"). The deadline for all documents is one month after the funding ends. Detailed information can be found [https://wiki.prototypefund.de/index.php?title=Schlussbericht here].

Please keep in mind: projects that receive ten months of funding also take part in [https://wiki.prototypefund.de/index.php?title=Demo_Day Demo Day] after six months.

== Offers ==
In addition, we offer the following '''optional formats''' to support you during your Second Stage:

* '''Two consultation hours with [https://wiki.prototypefund.de/index.php?title=Superbloom Superbloom]''' (the topics will be announced on a later date). You are already familiar with the format from the regular funding period. For your Second Stage we have chosen together exciting and relevant topics.
* Further '''1:1 meetings''' as required: We have capacity for additional 1:1 meetings with you during the Second Stage – ask us questions, let us test your projects, ask for feedback on your logo, blog post, UI, community strategy, etc. We are here to support you and look forward to gaining deeper insights into your projects.
* '''Communication''' via the Prototype Fund channels: As in the regular funding phase, we will support the visibility of your projects with communication measures via our channels (Mastodon, LinkedIn, newsletter if possible).
* Support with '''networking''': If you know the right people for your project, we’d love to introduce you! Feedback from the jury: We are happy to forward the '''jury feedback''' from the pitch session to you.

== Closing event of the Second Stage ==
The closing event is the event that happens at the end of your Second Stage funding period. The event, which takes place in Berlin end of March, is intended to give you the opportunity to exchange ideas and celebrate the end of the funding phase together. It will also be the occasion for you to present your project to invited guests during a workshop.

=== Key facts ===
''Closing event of the Second Stage Class01:'' End of March 2027

''Where:'' Expected at [https://www.publix.de/ Publix - Haus für Journalismus und Öffentlichkeit], Hermannstr. 90, 12051 Berlin

''Time:'' 2 pm - open end, community meet-up from 7:30 pm

=== Schedule ===
After an internal part where you can share your experiences with us and learn from each other, a two-hour workshop with external guests will take place. All projects will have a table where they can present their project to their invited guests. We recommend that you think early on about what you would like to offer and who you would like to invite: Would you like to meet (potential) project partners, conduct user testing, present your project to a relevant person (or group of people), onboard new community contributors, etc.? You can invite one to three external guests per project. We will email you more specific information to help you prepare for the closing workshop once the Second Stage starts. As always, we will have time to discuss questions and details during the 1:1 meetings. Please feel free to contact us early if you have any questions!

There will be a dinner with the invited guests after the workshop. And last but not least, we will end the day with a community evening that is open to everyone - to make sure we really get to celebrate your funding time.

{| class="wikitable"
|1:30 - 2:15 pm
|Arrival of the projects - please be on time.
|-
|2:15 pm
|Welcome
|-
|2:30 pm
|Internal workshop: Sharing experiences and feedback between projects
(Hosting team PTF)
|-
|3:45 pm
|Break
|-
|4 pm
|Workshop preparation & arrival of workshop guests
|-
|4:30 pm
|Closing workshop with guests
|-
|6:30 pm
|Dinner
|-
|7:30 pm
|Opening of the community evening
|}
Please plan on staying at least 1.5 hours at the community event.

=== Closing workshop with external guests ===
Your task for this day is to design and conduct the two-hour workshop with external guests. To help you prepare as well as possible, here is some additional information and the deadlines by which we need certain information from you.

'''The goal of the workshop is to contribute to the sustainability of your project.''' Accordingly, the topic of your workshop should be related to your Second Stage, but at least to the general sustainability of your project. Possible topics can be, for example:

* User testing with project partners or your community
* Presentation of your project and exchange with (potential) project partners and/or customers
* Onboarding of new community members
* Exchange formats with your local community
* Gathering feedback on your public outreach
* Of course, we are also open to other suggestions, so feel free to contact us!

In total, you can invite '''one to two (up to a maximum of three, upon request) external guests''' per project. All projects will have a table island where you can present your project.

=== Preparation ===
At the beginning of February, we plan to send you further information about the closing event. At that time, we will also ask you to send us your ideas for the closing workshop with external guests. We don't need a fully fleshed-out concept; a few bullet points will do. You also don't need to have firm commitments from your potential guests by then. If you are unsure what works for you, you can always contact us for further discussion (by email or in a call)!

After receiving your proposals, we will give you feedback on whether the idea is realistic and suitable for the workshop. After that, either we can invite your guests or you can do so yourself.

Please organise all the materials and equipment you need for your workshop on your own. Of course, we will provide electricity, internet access, drinks, and snacks.

Second Stage

2026-08-19T13:10:32Z

Enyong: /* Angebote */

''(English version below)''

Auf dieser Seite findet ihr Informationen zum Ablauf der Second Stage Informationen zur Bewerbung findet ihr auf dieser Seite: [[Bewerbung für die Second Stage]].

'''Wichtig: Die hier gelisteten Informationen werden noch leicht angepasst, es werden sich aber keine grundlegenden Dinge verändern.'''

== Ablauf der Second-Stage-Förderung ==
Hier seht ihr einen Überblick über die Termine, die für die Second Stage relevant sind (natürlich bleiben die Termine der regulären Förderphase, wie z. B. der Demo Day oder die Zwischengespräche, weiterhin verpflichtend):
{| class="wikitable"
|-
!Anfang September
|Sprechstunde Second-Stage-Bewerbung
|optional
|-
!14. - 27. September
|Bewerbungsphase Second-Stage-Förderung
|
|-
!27. September
|Deadline Einreichung schriftliche Bewerbung
|verpflichtend
|-
!9. Oktober
|Pitch-Session (online)
|verpflichtend
|-
!Mitte Oktober
|Entscheidung und Förderzusage
|
|-
!Oktober–November
|Antragseinreichung zur Entsperrung der Mittel
|verpflichtend
|-
!1. Dezember
|Start der Second Stage
|
|-
!vorauss. 1. Dezember
|Online-Kick-Off der Second Stage
|verpflichtend
|-
!Dezember
|Sprechstunde mit Superbloom
|optional
|-
!Dezember–März
|Coachings
|verpflichtend
|-
!Dezember–Januar
|4. Zwischengespräch
|verpflichtend
|-
!Februar
|Sprechstunde mit Superbloom
|optional
|-
!Februar–März
|5. Zwischengespräch
|verpflichtend
|-
!Ende März
|Abschlussevent der Second Stage
|verpflichtend
|-
!30. April 2027
|Deadline Schlussbericht, mit

* Link zum Code
* Link zur Dokumentation
|verpflichtend
|}

== Zahlungsanforderung ==
In der regulären Förderphase habt ihr zu Beginn eines Quartals die Mittel für das abgelaufene Quartal (im Nachhinein) abrufen können, konkret nach dem ersten und vierten Fördermonat. In der Second-Stage-Förderphase geht es entsprechend weiter und ihr erhaltet nach dem siebten und zehnten Fördermonat die weiteren Auszahlungen.

Zu den beiden Zahlungsanforderungen in der Second Stage sind zwei Besonderheiten zu beachten:

* Mittelabruf im Januar über den Zwischennachweis: Der Mittelabruf fällt auf einen Jahreswechsel (Fördersumme der Monate Oktober bis Dezember, abzurufen im Januar). Hierfür muss ein Zwischennachweis für die gesamte Laufzeit des vergangenen Jahres gestellt werden, den ihr auch über profi-Online erstellen müsst. Wenn ihr euer Förderkennzeichen in der Vorhabenliste angeklickt habt, könnt ihr links in der Liste Zwischennachweis auswählen.
* Mittelabruf im April über den Verwendungsnachweis: Der zweite Mittelabruf in der Second Stage ist insgesamt euer vierter Mittelabruf und gleichzeitig der letzte in der Förderzeit. Der letzte Mittelabruf muss über den Verwendungsnachweis abgerufen und zusammen mit dem Schlussbericht beim Projektträger eingereicht werden. Der Verwendungsnachweis wird vom Projektträger in profi-online nach Ende der Förderphase freigeschaltet. Bitte beachtet, dass es für die Einreichung eine Frist gibt: Verwendungsnachweis und Schlussbericht müssen spätestens am 30. April eingereicht werden.

Bitte beachtet, dass in beiden Fällen die Bearbeitung eurer Mittelabrufe länger als bei einer regulären Zahlungsanforderung dauern kann.

[https://wiki.prototypefund.de/index.php?title=Zahlungsanforderungen Allgemeine Hinweise zu Zahlungsanforderungen und Zwischennachweisen findet ihr hier].

== Verpflichtende Leistungen ==
Neben der Umsetzung der Arbeitsschwerpunkte müssen im Rahmen der Second-Stage-Förderung einige verpflichtende Aufgaben erfüllt werden:

* '''Coachings''': In der Second Stage sind die [https://wiki.prototypefund.de/index.php?title=Coachings Coachings] verpflichtend. Die Coaching-Einheiten umfassen in der Regel drei bis vier Stunden, die ihr entweder als Block buchen oder in mehrere kürzere Termine einteilen könnt. Ihr bekommt zwei Coaching-Einheiten während der Second Stage. Die Themen bzw. Coachingpartner*innen werden, sofern keine Auflagen vorliegen, gemeinsam mit der Projektbetreuung festgelegt. Neben dem Coaching-Angebot von [https://wiki.prototypefund.de/index.php?title=Superbloom Superbloom] (Design, Projektmanagement, Community, Kommunikation, Fundraising usw.), stehen euch in der Second Stage weitere Coachingpartner*innen mit unterschiedlichen Schwerpunkten zur Verfügung: [https://leastauthority.com/ Least Authority] (Security), [https://vdivde-it.de/de VDI/VDE] (Gründung), die [https://fsfe.org/ Free Software Foundation Europe] (Lizenzierung) und [https://iris-wellmann.de/angebot/coaching/ Iris Wellmann] (freie Coachings/Strategie). Für alle Coachings sind die Plätze begrenzt. Die finale Entscheidung über die Zuteilung der Coachings liegt bei der Projektbetreuung.
* '''Zwischengespräche, Montags-Updates und Online-Kick-Off:''' Wie in der regulären Förderphase sind auch in der Second Stage die Zwischengespräche und Montags-Updates verpflichtend. In den Zwischengesprächen wird über den allgemeinen Stand des Projekts und seiner Strategie und über euren Abschlussworkshop der Second Stage gesprochen. Die Zwischengespräche können online oder in Person in Berlin oder auf Veranstaltungen (z. B. CCC, FOSDEM) durchgeführt werden. Zusätzlich findet ein Online-Kick-Off für die Second Stage als Videocall statt.
* '''Verfassen eines Blogbeitrags oder eines Artikels für die Knowledge Base''': Sharing (knowledge) is caring! Jedes im Rahmen der Second Stage geförderte Projekt soll bis Ende der Förderzeit [https://www.prototypefund.de/blog einen Beitrag im Prototype Fund Blog] oder [https://kb.prototypefund.de/ in der Knowledge Base] veröffentlichen. Wenn ein Beitrag bereits in der regulären Förderphase geschrieben wurde, entfällt diese Pflicht. Die Beitragsthemen werden gemeinsam mit der Projektbetreuung und der Kommunikationsperson des Prototype Fund festgelegt, mehr Informationen dazu [[Einen Blogbeitrag schreiben|findet ihr hier.]] Alternative Formate und Ideen können individuell mit der Projektbetreuung abgestimmt werden.
* '''Teilnahme am Abschlussevent:''' Am Ende der Second Stage findet das Abschlussevent in Berlin statt. Alle Teammitglieder aller Projekte müssen teilnehmen. Auch nicht offiziell geförderte Teammitglieder können teilnehmen, sofern es der Platz zulässt. Bitte klärt die Teilnahme möglichst frühzeitig mit der Projektbetreuung.
* '''Vorbereitung des Abschlussworkshops''': Jedes Projekt wird für das Abschlussevent einen Workshop mit externen Projektpartner*innen gestalten. Die Auswahl und Einladung der Gäste erfolgt gemeinsam mit der Projektbetreuung.
* '''Dokumentation''': Am Ende der Förderzeit muss für alle Projekte der Second Stage eine öffentlich verfügbare Dokumentation bei der Projektbetreuung vorliegen. Je nach Projekt kann die Art der Dokumentation unterschiedlich sein. Während der Code eines Projekts immer sauber dokumentiert sein sollte, sind zusätzliche Dokumentationsmaßnahmen abhängig von der Zielgruppe: unterschiedliche Formate von Tutorials für Endnutzer*innen, Admin-Dokumentation für selbstgehostete Projekte, Entwickler*innendokumentation für Libraries und andere Infrastrukturprojekte usw.
* '''Schlussbericht:''' Einen Monat nach Abschluss der Second-Stage-Förderphase ist der Schlussbericht zusammen mit der Schlussabrechnung (Verwendungsnachweis) beim Projektträger einzureichen. Genaue Informationen dazu findet ihr [https://wiki.prototypefund.de/index.php?title=Schlussbericht hier].

Und nicht vergessen: Projekte, die zehn Monate gefördert werden, nehmen ebenfalls am [https://wiki.prototypefund.de/index.php?title=Demo_Day Demo Day] nach sechs Monaten teil.

== Angebote ==
Zusätzlich bieten wir optionale Formate an, mit denen wir euch bei der Umsetzung eurer Second Stage unterstützen möchten:

* zwei '''Sprechstunden mit [[Superbloom]]''' (die Themen werden noch bekannt gegeben): Ihr kennt das Sprechstunden-Format aus der regulären Förderzeit - für die Second Stage haben wir spannende und relevante Themen zusammengestellt.
* weitere '''1:1 Gespräche''' nach Bedarf: Wir haben in der Second Stage gute Kapazitäten für zusätzliche 1:1 Gespräche mit euch - stellt uns Fragen, lasst uns eure Projekte testen, fragt nach Feedback zu eurem Logo, Blogpost, UI, Communitystrategie, etc. Wir sind da, um euch zu unterstützen und freuen uns über tiefere Einblicke in eure Projekte.
* '''Kommunikation''' über die Kanäle des Prototype Fund: Wie in der regulären Förderphase unterstützen wir die Sichtbarkeit eurer Projekte mit Kommunikationsmaßnahmen über unsere Kanäle (Mastodon, LinkedIn, ggf. Newsletter)
* Unterstützung bei der '''Vernetzung''': Wenn es möglich ist und wir auf existierende Kontakte des Prototype Fund zurückgreifen können, vernetzen wir euch gern.
* Feedback von der Jury: Gern leiten wir euch das '''Jury-Feedback''' aus der Pitch-Session weiter.

== Abschlussevent der Second Stage ==
Das Abschlussevent ist das finale Event nach der Second-Stage-Förderung und findet Ende März in Berlin statt. Das Event soll euch einerseits die Möglichkeit geben, euch untereinander auszutauschen und den Abschluss der Förderphase gemeinsam zu feiern. Weiterhin habt ihr beim Event die Möglichkeit euer Projekt im Rahmen eines Workshops eingeladenen Gästen zu präsentieren.

=== Key facts ===
''Second-Stage-Abschlussevent JG02:'' Ende März 2027

''Location:'' vorauss. im [https://www.publix.de/ Publix - Haus für Journalismus und Öffentlichkeit], Hermannstr. 90, 12051 Berlin

''Uhrzeit:'' 14:00 - open end, Community-Abend ab 19:30 Uhr

=== Ablauf ===
Nach einem internen Teil, bei dem ihr eure Erfahrungen mit uns teilen und voneinander lernen könnt, ist ein zweistündiger Workshop mit externen Gästen geplant. Allen Projekten wird dabei eine Tischinsel zur Verfügung stehen, an der ihr euer Projekt vorstellen könnt. Es empfiehlt sich, früh zu überlegen, was ihr anbieten und wen ihr dazu einladen möchtet: Möchtet ihr (potentielle) Projektpartner*innen treffen, ein (User-)Testing durchführen, euer Projekt einer relevanten Person(engruppe) vorstellen etc. Insgesamt könnt ihr pro Projekt ein bis drei externe Gäste einladen. Für die Vorbereitung des Abschlussworkshop kommen weitere, konkretere Infos per Mail - außerdem ist wie immer in den Zwischengesprächen Zeit, Fragen und Details zu besprechen. Sprecht uns gern frühzeitig an, wenn ihr Fragen habt!

Nach dem Workshop gibt es ein gemeinsames Dinner mit den eingeladenen Gästen. Und last but not least schließen wir den Tag mit einem Community-Abend, der für alle offen ist, ab. Denn jetzt kann wirklich gefeiert werden.
{| class="wikitable"
|13:30 - 14:15 Uhr
|Ankommen der Projekte - bitte kommt pünktlich.
|-
|14:15 Uhr
|Begrüßung
|-
|14:30 Uhr
|Jahrgangsinterner Workshop: Erfahrungsaustausch zwischen den Projekten und Feedback
(Hosting Team PTF)
|-
|15:45 Uhr
|Pause
|-
|16:00 Uhr
|Aufbau & Einlass der geladenen Gästen
|-
|16:30 Uhr
|Euer Abschlussworkshop mit Gästen
|-
|18:30 Uhr
|Abendessen
|-
|19:30 Uhr
|Eröffnung des Community-Abends
|}
Bitte plant ein, mindestens 1,5 Stunden beim Community-Abend dabei zu sein.

=== Abschlussworkshop mit externen Gästen ===
Eure Aufgabe für diesen Tag ist es, den zweistündigen Workshop mit externen Gästen zu konzipieren und durchzuführen. Damit ihr euch möglichst gut vorbereiten könnt, gibt es im Folgenden weitere Infos sowie Deadlines, bis wann wir bestimmte Informationen von euch brauchen.

'''Das Ziel des Workshops ist es, zur Nachhaltigkeit eures Projektes beizutragen.''' Dementsprechend soll das Thema eures Workshops Bezug zu eurer Second Stage, mindestens aber zur Nachhaltigkeit eures Projektes allgemein haben. Mögliche Themen können zum Beispiel sein:

* User Testing mit Projektpartner*innen oder eurer Community
* Vorstellung eures Projekts und Austausch mit (potenziellen) Projektpartner*innen und/oder Kund*innen
* Onboarding von neuen Community-Mitgliedern
* Austauschformate mit eurer Community vor Ort
* Feedback zu eurer Öffentlichkeitsarbeit einholen
* Natürlich sind wir auch offen für andere Vorschläge, kommt gerne auf uns zu!

Insgesamt könnt ihr '''pro Projekt ein bis zwei (nach Absprache maximal drei) externe Gäste''' einladen. Allen Projekten wird eine Tischinsel zur Verfügung stehen, an der ihr euer Projekt vorstellen könnt.

==== Vorbereitung ====
Voraussichtlich Anfang Februar melden wir uns bei euch mit weiteren Informationen zum Abschlussevent. Dabei werden wir euch auch bitten, uns eure Ideen für den Abschlussworkshop mit externen Gästen zu schicken. Wir brauchen kein ausformuliertes Konzept, ein paar Stichpunkte genügen uns. Ebenso braucht ihr bis dahin noch keine festen Zusagen von euren potenziellen Gästen. Solltet ihr euch unsicher sein, was für euch in Frage kommt, könnt ihr euch jederzeit für weiteren Austausch (per Mail oder in einem Call) bei uns melden!

Nach Erhalt eurer Vorschläge, geben wir euch Feedback, ob die Idee realistisch und passend für den Abschlussworkshop ist. Danach können wahlweise wir oder ihr persönlich eure Gäste einladen.

Bitte kümmert euch selbst um alle Materialien und Technik, die ihr für euren Workshop braucht. Für Strom und Internet sowie Getränke und Snacks ist selbstverständlich gesorgt.

= In English: Second Stage =
On this page, you'll find information on how the Second Stage works. For information on how to apply, visit this page: [[Bewerbung für die Second Stage|Application for the Second Stage]].

'''Please note: The information listed here may be slightly updated, but there will be no fundamental changes.'''

== Timeline ==
This is an overview of the dates that are relevant for the Second Stage (the dates for the regular funding phase, such as Demo Day and the 1:1 meetings, remain – of course - mandatory):
{| class="wikitable"
|-
!Beginning of September, 2026
|Consultation hour, application for the Second Stage
|optional
|-
!September 14th–27th
|Application period Second Stage funding
|
|-
!September 27th
|Deadline submission of written application
|mandatory
|-
!October 9th
|Pitch session (online)
|mandatory
|-
!Middle of October
|Decision and funding commitment
|
|-
!October–November
|Request to release these funds
|mandatory
|-
!December 1st
|Start of the Second Stage
|
|-
!Expected on December 1st
|Online kick off Second Stage
|mandatory
|-
!December
|Superbloom consultation hour
|optional
|-
!December–March
|Coaching sessions
|mandatory
|-
!December–January
|4th 1:1 meeting
|mandatory
|-
!February
|Superbloom consultation hour
|optional
|-
!February–March
|5th 1:1 meeting
|mandatory
|-
!End of March
|Closing event of the Second Stage
|mandatory
|-
!April 30th, 2027
|Deadline final report including

* Link to code
* Link to documentation
|mandatory
|}

== Payment requests ==
In the regular funding phase, you could request the funds for the previous quarter (retrospectively) at the beginning of each quarter, specifically after the first and fourth funding months. In the Second Stage, this process continues and you will receive further payments after the seventh and tenth month of funding.

There are two special features to note regarding the two payment requests in the Second Stage:

* The funding request in January is to be submitted as an interim report („Zwischennachweis"): The funding request falls at the turn of the year (funding amount for October to December, to be requested in January). For this purpose, an interim report must be submitted via profi-Online. Once you have clicked on your funding code in the project list, you can select „Zwischennachweis" (interim report) on the left side of the list.
* The Funding request in April is to be submitted as a so-called statement of use („Verwendungsnachweis“): The second funding request in the Second Stage is your fourth funding request overall and also the last one for the whole funding period. The last funding request must be requested as a statement of use and submitted to the Projektträger together with the final report. The statement of use will be activated by the Projektträger in profi-Online after the end of the funding period. Please note that there is a deadline for submission: the statement of use and final report must be submitted by April 30th at the latest.

[https://wiki.prototypefund.de/index.php?title=Schlussbericht Information on the final report can be found here]. [https://wiki.prototypefund.de/index.php?title=Zahlungsanforderungen Information on payment requests and interim reports can be found here].

== Mandatory to-dos ==
In addition to the implementation of the key focus areas as specified in your application, a number of mandatory requirements must be fulfilled during the Second Stage:
* '''Coachings''': As opposed to the regular funding period, the [https://wiki.prototypefund.de/index.php?title=Coachings coaching sessions] are mandatory in the Second Stage. Coaching units usually last three to four hours, which you can either book as a block or divide into several short sessions. You will receive two coaching units during the Second Stage. Unless you received specific instructions from the jury, the topics and coaching partners will be determined together with the program managers. In addition to coaching sessions offered by [https://wiki.prototypefund.de/index.php?title=Superbloom Superbloom] (design, project management, community, communication, fundraising, etc.), other coaching partners with different areas of expertise are available in the Second Stage: [https://leastauthority.com/ Least Authority] (security), [https://vdivde-it.de/de VDI/VDE] (starting a company/business models), the [https://fsfe.org/ Free Software Foundation Europe] (licensing) and [https://iris-wellmann.de/angebot/coaching/ Iris Wellmann] (free coaching/strategy). Places are limited for all coaching sessions. The final decision on the allocation of coaching sessions lies with the program management'''.'''
* '''Participation in the online kick off, two 1:1 meetings and Monday updates:''' As in the regular funding phase, the 1:1 meetings and Monday updates are mandatory in the Second Stage. During these meetings, we will discuss the general status of the project and its strategy as well as your ideas for the closing workshop of the Second Stage. The 1:1 meetings can be held online or in person in Berlin or at events (e.g. CCC, FOSDEM). In addition, an online kick off for the Second Stage takes place as a video call.
* '''Writing a blog post or an article for the PTF Knowledge Base:''' Sharing (knowledge) is caring! Every project funded as part of the Second Stage has to publish an article [https://www.prototypefund.de/en/blog on the Prototype Fund blog] or [https://kb.prototypefund.de/ in the Knowledge Base] by the end of the funding period. If a contribution has already been written during the regular funding phase, this obligation does not apply. The topics of the contributions will be determined together with the program management and the communication team of the Prototype Fund. You can find [[Einen Blogbeitrag schreiben|more information here]]. Alternative formats and ideas can be discussed individually with the program management team.
* '''Participation in the closing event of the Second Stage:''' At the end of the Second Stage, the closing event takes place in Berlin. All team members of all projects have to participate. Team members who are not officially funded can participate as long as there is space available. Please clarify the possibilities of participation as early as possible with the program management.
* '''Preparation for the closing workshop:''' Every project will prepare a closing workshop for the closing event with external project partners. The guests will be selected and invited together with the program management.
* '''Documentation:''' At the end of the funding period, publicly available documentation must be submitted to the program management team for all Second Stage projects. The type of documentation may vary depending on the project. While the code of a project should always be properly documented, additional documentation measures depend on the target group: various types of tutorials for end users, admin documentation for self-hosted projects, developer documentation for libraries and other infrastructure projects, etc.
* '''Final report:''' After the completion of the funding period, the final report ("Schlussbericht") is to be submitted to the Projektträger along with a so-called statement of use ("Verwendungsnachweis"). The deadline for all documents is one month after the funding ends. Detailed information can be found [https://wiki.prototypefund.de/index.php?title=Schlussbericht here].

Please keep in mind: projects that receive ten months of funding also take part in [https://wiki.prototypefund.de/index.php?title=Demo_Day Demo Day] after six months.

== Offers ==
In addition, we offer the following '''optional formats''' to support you during your Second Stage:

* '''Two consultation hours with [https://wiki.prototypefund.de/index.php?title=Superbloom Superbloom]''' (the topics will be announced on a later date). You are already familiar with the format from the regular funding period. For your Second Stage we have chosen together exciting and relevant topics.
* Further '''1:1 meetings''' as required: We have capacity for additional 1:1 meetings with you during the Second Stage – ask us questions, let us test your projects, ask for feedback on your logo, blog post, UI, community strategy, etc. We are here to support you and look forward to gaining deeper insights into your projects.
* '''Communication''' via the Prototype Fund channels: As in the regular funding phase, we will support the visibility of your projects with communication measures via our channels (Mastodon, LinkedIn, newsletter if possible).
* Support with '''networking''': If you know the right people for your project, we’d love to introduce you! Feedback from the jury: We are happy to forward the '''jury feedback''' from the pitch session to you.

== Closing event of the Second Stage ==
The closing event is the event that happens at the end of your Second Stage funding period. The event, which takes place in Berlin end of March, is intended to give you the opportunity to exchange ideas and celebrate the end of the funding phase together. It will also be the occasion for you to present your project to invited guests during a workshop.

=== Key facts ===
''Closing event of the Second Stage Class01:'' End of March 2027

''Where:'' Expected at [https://www.publix.de/ Publix - Haus für Journalismus und Öffentlichkeit], Hermannstr. 90, 12051 Berlin

''Time:'' 2 pm - open end, community meet-up from 7:30 pm

=== Schedule ===
After an internal part where you can share your experiences with us and learn from each other, a two-hour workshop with external guests will take place. All projects will have a table where they can present their project to their invited guests. We recommend that you think early on about what you would like to offer and who you would like to invite: Would you like to meet (potential) project partners, conduct user testing, present your project to a relevant person (or group of people), onboard new community contributors, etc.? You can invite one to three external guests per project. We will email you more specific information to help you prepare for the closing workshop once the Second Stage starts. As always, we will have time to discuss questions and details during the 1:1 meetings. Please feel free to contact us early if you have any questions!

There will be a dinner with the invited guests after the workshop. And last but not least, we will end the day with a community evening that is open to everyone - to make sure we really get to celebrate your funding time.

{| class="wikitable"
|1:30 - 2:15 pm
|Arrival of the projects - please be on time.
|-
|2:15 pm
|Welcome
|-
|2:30 pm
|Internal workshop: Sharing experiences and feedback between projects
(Hosting team PTF)
|-
|3:45 pm
|Break
|-
|4 pm
|Workshop preparation & arrival of workshop guests
|-
|4:30 pm
|Closing workshop with guests
|-
|6:30 pm
|Dinner
|-
|7:30 pm
|Opening of the community evening
|}
Please plan on staying at least 1.5 hours at the community event.

=== Closing workshop with external guests ===
Your task for this day is to design and conduct the two-hour workshop with external guests. To help you prepare as well as possible, here is some additional information and the deadlines by which we need certain information from you.

'''The goal of the workshop is to contribute to the sustainability of your project.''' Accordingly, the topic of your workshop should be related to your Second Stage, but at least to the general sustainability of your project. Possible topics can be, for example:

* User testing with project partners or your community
* Presentation of your project and exchange with (potential) project partners and/or customers
* Onboarding of new community members
* Exchange formats with your local community
* Gathering feedback on your public outreach
* Of course, we are also open to other suggestions, so feel free to contact us!

In total, you can invite '''one to two (up to a maximum of three, upon request) external guests''' per project. All projects will have a table island where you can present your project.

=== Preparation ===
At the beginning of February, we plan to send you further information about the closing event. At that time, we will also ask you to send us your ideas for the closing workshop with external guests. We don't need a fully fleshed-out concept; a few bullet points will do. You also don't need to have firm commitments from your potential guests by then. If you are unsure what works for you, you can always contact us for further discussion (by email or in a call)!

After receiving your proposals, we will give you feedback on whether the idea is realistic and suitable for the workshop. After that, either we can invite your guests or you can do so yourself.

Please organise all the materials and equipment you need for your workshop on your own. Of course, we will provide electricity, internet access, drinks, and snacks.

Second Stage

2026-08-19T13:05:39Z

Enyong: /* In English: Second Stage */

''(English version below)''

Auf dieser Seite findet ihr Informationen zum Ablauf der Second Stage Informationen zur Bewerbung findet ihr auf dieser Seite: [[Bewerbung für die Second Stage]].

'''Wichtig: Die hier gelisteten Informationen werden noch leicht angepasst, es werden sich aber keine grundlegenden Dinge verändern.'''

== Ablauf der Second-Stage-Förderung ==
Hier seht ihr einen Überblick über die Termine, die für die Second Stage relevant sind (natürlich bleiben die Termine der regulären Förderphase, wie z. B. der Demo Day oder die Zwischengespräche, weiterhin verpflichtend):
{| class="wikitable"
|-
!Anfang September
|Sprechstunde Second-Stage-Bewerbung
|optional
|-
!14. - 27. September
|Bewerbungsphase Second-Stage-Förderung
|
|-
!27. September
|Deadline Einreichung schriftliche Bewerbung
|verpflichtend
|-
!9. Oktober
|Pitch-Session (online)
|verpflichtend
|-
!Mitte Oktober
|Entscheidung und Förderzusage
|
|-
!Oktober–November
|Antragseinreichung zur Entsperrung der Mittel
|verpflichtend
|-
!1. Dezember
|Start der Second Stage
|
|-
!vorauss. 1. Dezember
|Online-Kick-Off der Second Stage
|verpflichtend
|-
!Dezember
|Sprechstunde mit Superbloom
|optional
|-
!Dezember–März
|Coachings
|verpflichtend
|-
!Dezember–Januar
|4. Zwischengespräch
|verpflichtend
|-
!Februar
|Sprechstunde mit Superbloom
|optional
|-
!Februar–März
|5. Zwischengespräch
|verpflichtend
|-
!Ende März
|Abschlussevent der Second Stage
|verpflichtend
|-
!30. April 2027
|Deadline Schlussbericht, mit

* Link zum Code
* Link zur Dokumentation
|verpflichtend
|}

== Zahlungsanforderung ==
In der regulären Förderphase habt ihr zu Beginn eines Quartals die Mittel für das abgelaufene Quartal (im Nachhinein) abrufen können, konkret nach dem ersten und vierten Fördermonat. In der Second-Stage-Förderphase geht es entsprechend weiter und ihr erhaltet nach dem siebten und zehnten Fördermonat die weiteren Auszahlungen.

Zu den beiden Zahlungsanforderungen in der Second Stage sind zwei Besonderheiten zu beachten:

* Mittelabruf im Januar über den Zwischennachweis: Der Mittelabruf fällt auf einen Jahreswechsel (Fördersumme der Monate Oktober bis Dezember, abzurufen im Januar). Hierfür muss ein Zwischennachweis für die gesamte Laufzeit des vergangenen Jahres gestellt werden, den ihr auch über profi-Online erstellen müsst. Wenn ihr euer Förderkennzeichen in der Vorhabenliste angeklickt habt, könnt ihr links in der Liste Zwischennachweis auswählen.
* Mittelabruf im April über den Verwendungsnachweis: Der zweite Mittelabruf in der Second Stage ist insgesamt euer vierter Mittelabruf und gleichzeitig der letzte in der Förderzeit. Der letzte Mittelabruf muss über den Verwendungsnachweis abgerufen und zusammen mit dem Schlussbericht beim Projektträger eingereicht werden. Der Verwendungsnachweis wird vom Projektträger in profi-online nach Ende der Förderphase freigeschaltet. Bitte beachtet, dass es für die Einreichung eine Frist gibt: Verwendungsnachweis und Schlussbericht müssen spätestens am 30. April eingereicht werden.

Bitte beachtet, dass in beiden Fällen die Bearbeitung eurer Mittelabrufe länger als bei einer regulären Zahlungsanforderung dauern kann.

[https://wiki.prototypefund.de/index.php?title=Zahlungsanforderungen Allgemeine Hinweise zu Zahlungsanforderungen und Zwischennachweisen findet ihr hier].

== Verpflichtende Leistungen ==
Neben der Umsetzung der Arbeitsschwerpunkte müssen im Rahmen der Second-Stage-Förderung einige verpflichtende Aufgaben erfüllt werden:

* '''Coachings''': In der Second Stage sind die [https://wiki.prototypefund.de/index.php?title=Coachings Coachings] verpflichtend. Die Coaching-Einheiten umfassen in der Regel drei bis vier Stunden, die ihr entweder als Block buchen oder in mehrere kürzere Termine einteilen könnt. Ihr bekommt zwei Coaching-Einheiten während der Second Stage. Die Themen bzw. Coachingpartner*innen werden, sofern keine Auflagen vorliegen, gemeinsam mit der Projektbetreuung festgelegt. Neben dem Coaching-Angebot von [https://wiki.prototypefund.de/index.php?title=Superbloom Superbloom] (Design, Projektmanagement, Community, Kommunikation, Fundraising usw.), stehen euch in der Second Stage weitere Coachingpartner*innen mit unterschiedlichen Schwerpunkten zur Verfügung: [https://leastauthority.com/ Least Authority] (Security), [https://vdivde-it.de/de VDI/VDE] (Gründung), die [https://fsfe.org/ Free Software Foundation Europe] (Lizenzierung) und [https://iris-wellmann.de/angebot/coaching/ Iris Wellmann] (freie Coachings/Strategie). Für alle Coachings sind die Plätze begrenzt. Die finale Entscheidung über die Zuteilung der Coachings liegt bei der Projektbetreuung.
* '''Zwischengespräche, Montags-Updates und Online-Kick-Off:''' Wie in der regulären Förderphase sind auch in der Second Stage die Zwischengespräche und Montags-Updates verpflichtend. In den Zwischengesprächen wird über den allgemeinen Stand des Projekts und seiner Strategie und über euren Abschlussworkshop der Second Stage gesprochen. Die Zwischengespräche können online oder in Person in Berlin oder auf Veranstaltungen (z. B. CCC, FOSDEM) durchgeführt werden. Zusätzlich findet ein Online-Kick-Off für die Second Stage als Videocall statt.
* '''Verfassen eines Blogbeitrags oder eines Artikels für die Knowledge Base''': Sharing (knowledge) is caring! Jedes im Rahmen der Second Stage geförderte Projekt soll bis Ende der Förderzeit [https://www.prototypefund.de/blog einen Beitrag im Prototype Fund Blog] oder [https://kb.prototypefund.de/ in der Knowledge Base] veröffentlichen. Wenn ein Beitrag bereits in der regulären Förderphase geschrieben wurde, entfällt diese Pflicht. Die Beitragsthemen werden gemeinsam mit der Projektbetreuung und der Kommunikationsperson des Prototype Fund festgelegt, mehr Informationen dazu [[Einen Blogbeitrag schreiben|findet ihr hier.]] Alternative Formate und Ideen können individuell mit der Projektbetreuung abgestimmt werden.
* '''Teilnahme am Abschlussevent:''' Am Ende der Second Stage findet das Abschlussevent in Berlin statt. Alle Teammitglieder aller Projekte müssen teilnehmen. Auch nicht offiziell geförderte Teammitglieder können teilnehmen, sofern es der Platz zulässt. Bitte klärt die Teilnahme möglichst frühzeitig mit der Projektbetreuung.
* '''Vorbereitung des Abschlussworkshops''': Jedes Projekt wird für das Abschlussevent einen Workshop mit externe Projektpartner*innen gestalten. Die Auswahl und Einladung der Gäste erfolgt gemeinsam mit der Projektbetreuung.
* '''Dokumentation''': Am Ende der Förderzeit muss für alle Projekte der Second Stage eine öffentlich verfügbare Dokumentation bei der Projektbetreuung vorliegen. Je nach Projekt kann die Art der Dokumentation unterschiedlich sein. Während der Code eines Projekts immer sauber dokumentiert sein sollte, sind zusätzliche Dokumentationsmaßnahmen abhängig von der Zielgruppe: unterschiedliche Formate von Tutorials für Endnutzer*innen, Admin-Dokumentation für selbstgehostete Projekte, Entwickler*innendokumentation für Libraries und andere Infrastrukturprojekte usw.
* '''Schlussbericht:''' Einen Monat nach Abschluss der Second-Stage-Förderphase ist der Schlussbericht zusammen mit der Schlussabrechnung (Verwendungsnachweis) beim Projektträger einzureichen. Genaue Informationen dazu findet ihr [https://wiki.prototypefund.de/index.php?title=Schlussbericht hier].

Und nicht vergessen: Projekte, die zehn Monate gefördert werden, nehmen ebenfalls am [https://wiki.prototypefund.de/index.php?title=Demo_Day Demo Day] nach sechs Monaten teil.

== Angebote ==
Zusätzlich bieten wir optionale Formate an, mit denen wir euch bei der Umsetzung eurer Second Stage unterstützen möchten:

* zwei '''Sprechstunden mit [[Superbloom]]''' zu den Themen "Community management & community building" und "Branding & identity": Ihr kennt das Sprechstunden-Format aus der regulären Förderzeit - für die Second Stage haben wir spannende und relevante Themen zusammengestellt.
* weitere '''1:1 Gespräche''' nach Bedarf: Wir haben in der Second Stage gute Kapazitäten für zusätzliche 1:1 Gespräche mit euch - stellt uns Fragen, lasst uns eure Projekte testen, fragt nach Feedback zu eurem Logo, Blogpost, UI, Communitystrategie, etc. Wir sind da, um euch zu unterstützen und freuen uns über tiefere Einblicke in eure Projekte.
* '''Kommunikation''' über die Kanäle des Prototype Fund: Wie in der regulären Förderphase unterstützen wir die Sichtbarkeit eurer Projekte mit Kommunikationsmaßnahmen über unsere Kanäle (Mastodon, LinkedIn, ggf. Newsletter)
* Unterstützung bei der '''Vernetzung''': Wenn es möglich ist und wir auf existierende Kontakte des Prototype Fund zurückgreifen können, vernetzen wir euch gern.
* Feedback von der Jury: Gern leiten wir euch das '''Jury-Feedback''' aus der Pitch-Session weiter.

== Abschlussevent der Second Stage ==
Das Abschlussevent ist das finale Event nach der Second-Stage-Förderung und findet Ende März in Berlin statt. Das Event soll euch einerseits die Möglichkeit geben, euch untereinander auszutauschen und den Abschluss der Förderphase gemeinsam zu feiern. Weiterhin habt ihr beim Event die Möglichkeit euer Projekt im Rahmen eines Workshops eingeladenen Gästen zu präsentieren.

=== Key facts ===
''Second-Stage-Abschlussevent JG02:'' Ende März 2027

''Location:'' vorauss. im [https://www.publix.de/ Publix - Haus für Journalismus und Öffentlichkeit], Hermannstr. 90, 12051 Berlin

''Uhrzeit:'' 14:00 - open end, Community-Abend ab 19:30 Uhr

=== Ablauf ===
Nach einem internen Teil, bei dem ihr eure Erfahrungen mit uns teilen und voneinander lernen könnt, ist ein zweistündiger Workshop mit externen Gästen geplant. Allen Projekten wird dabei eine Tischinsel zur Verfügung stehen, an der ihr euer Projekt vorstellen könnt. Es empfiehlt sich, früh zu überlegen, was ihr anbieten und wen ihr dazu einladen möchtet: Möchtet ihr (potentielle) Projektpartner*innen treffen, ein (User-)Testing durchführen, euer Projekt einer relevanten Person(engruppe) vorstellen etc. Insgesamt könnt ihr pro Projekt ein bis drei externe Gäste einladen. Für die Vorbereitung des Abschlussworkshop kommen weitere, konkretere Infos per Mail - außerdem ist wie immer in den Zwischengesprächen Zeit, Fragen und Details zu besprechen. Sprecht uns gern frühzeitig an, wenn ihr Fragen habt!

Nach dem Workshop gibt es ein gemeinsames Dinner mit den eingeladenen Gästen. Und last but not least schließen wir den Tag mit einem Community-Abend, der für alle offen ist, ab. Denn jetzt kann wirklich gefeiert werden.
{| class="wikitable"
|13:30 - 14:15 Uhr
|Ankommen der Projekte - bitte kommt pünktlich.
|-
|14:15 Uhr
|Begrüßung
|-
|14:30 Uhr
|Jahrgangsinterner Workshop: Erfahrungsaustausch zwischen den Projekten und Feedback
(Hosting Team PTF)
|-
|15:45 Uhr
|Pause
|-
|16:00 Uhr
|Aufbau & Einlass der geladenen Gästen
|-
|16:30 Uhr
|Euer Abschlussworkshop mit Gästen
|-
|18:30 Uhr
|Abendessen
|-
|19:30 Uhr
|Eröffnung des Community-Abends
|}
Bitte plant ein, mindestens 1,5 Stunden beim Community-Abend dabei zu sein.

=== Abschlussworkshop mit externen Gästen ===
Eure Aufgabe für diesen Tag ist es, den zweistündigen Workshop mit externen Gästen zu konzipieren und durchzuführen. Damit ihr euch möglichst gut vorbereiten könnt, gibt es im Folgenden weitere Infos sowie Deadlines, bis wann wir bestimmte Informationen von euch brauchen.

'''Das Ziel des Workshops ist es, zur Nachhaltigkeit eures Projektes beizutragen.''' Dementsprechend soll das Thema eures Workshops Bezug zu eurer Second Stage, mindestens aber zur Nachhaltigkeit eures Projektes allgemein haben. Mögliche Themen können zum Beispiel sein:

* User Testing mit Projektpartner*innen oder eurer Community
* Vorstellung eures Projekts und Austausch mit (potenziellen) Projektpartner*innen und/oder Kund*innen
* Onboarding von neuen Community-Mitgliedern
* Austauschformate mit eurer Community vor Ort
* Feedback zu eurer Öffentlichkeitsarbeit einholen
* Natürlich sind wir auch offen für andere Vorschläge, kommt gerne auf uns zu!

Insgesamt könnt ihr '''pro Projekt ein bis zwei (nach Absprache maximal drei) externe Gäste''' einladen. Allen Projekten wird eine Tischinsel zur Verfügung stehen, an der ihr euer Projekt vorstellen könnt.

==== Vorbereitung ====
Voraussichtlich Anfang Februar melden wir uns bei euch mit weiteren Informationen zum Abschlussevent. Dabei werden wir euch auch bitten, uns eure Ideen für den Abschlussworkshop mit externen Gästen zu schicken. Wir brauchen kein ausformuliertes Konzept, ein paar Stichpunkte genügen uns. Ebenso braucht ihr bis dahin noch keine festen Zusagen von euren potenziellen Gästen. Solltet ihr euch unsicher sein, was für euch in Frage kommt, könnt ihr euch jederzeit für weiteren Austausch (per Mail oder in einem Call) bei uns melden!

Nach Erhalt eurer Vorschläge, geben wir euch Feedback, ob die Idee realistisch und passend für den Abschlussworkshop ist. Danach können wahlweise wir oder ihr persönlich eure Gäste einladen.

Bitte kümmert euch selbst um alle Materialien und Technik, die ihr für euren Workshop braucht. Für Strom und Internet sowie Getränke und Snacks ist selbstverständlich gesorgt.

= In English: Second Stage =
On this page, you'll find information on how the Second Stage works. For information on how to apply, visit this page: [[Bewerbung für die Second Stage|Application for the Second Stage]].

'''Please note: The information listed here may be slightly updated, but there will be no fundamental changes.'''

== Timeline ==
This is an overview of the dates that are relevant for the Second Stage (the dates for the regular funding phase, such as Demo Day and the 1:1 meetings, remain – of course - mandatory):
{| class="wikitable"
|-
!Beginning of September, 2026
|Consultation hour, application for the Second Stage
|optional
|-
!September 14th–28th
|Application period Second Stage funding
|
|-
!September 28th
|Deadline submission of written application
|mandatory
|-
!October 9th
|Pitch session (online)
|mandatory
|-
!Middle of October
|Decision and funding commitment
|
|-
!October–November
|Request to release these funds
|mandatory
|-
!December 1st
|Start of the Second Stage
|
|-
!Expected on December 1st
|Online kick off Second Stage
|mandatory
|-
!December
|Superbloom consultation hour
|optional
|-
!December–March
|Coaching sessions
|mandatory
|-
!December–January
|4th 1:1 meeting
|mandatory
|-
!February
|Superbloom consultation hour
|optional
|-
!February–March
|5th 1:1 meeting
|mandatory
|-
!End of March
|Closing event of the Second Stage
|mandatory
|-
!April 30th, 2027
|Deadline final report including

* Link to code
* Link to documentation
|mandatory
|}

== Payment requests ==
In the regular funding phase, you could request the funds for the previous quarter (retrospectively) at the beginning of each quarter, specifically after the first and fourth funding months. In the Second Stage, this process continues and you will receive further payments after the seventh and tenth month of funding.

There are two special features to note regarding the two payment requests in the Second Stage:

* The funding request in January is to be submitted as an interim report („Zwischennachweis"): The funding request falls at the turn of the year (funding amount for October to December, to be requested in January). For this purpose, an interim report must be submitted via profi-Online. Once you have clicked on your funding code in the project list, you can select „Zwischennachweis" (interim report) on the left side of the list.
* The Funding request in April is to be submitted as a so-called statement of use („Verwendungsnachweis“): The second funding request in the Second Stage is your fourth funding request overall and also the last one for the whole funding period. The last funding request must be requested as a statement of use and submitted to the Projektträger together with the final report. The statement of use will be activated by the Projektträger in profi-Online after the end of the funding period. Please note that there is a deadline for submission: the statement of use and final report must be submitted by April 30th at the latest.

[https://wiki.prototypefund.de/index.php?title=Schlussbericht Information on the final report can be found here]. [https://wiki.prototypefund.de/index.php?title=Zahlungsanforderungen Information on payment requests and interim reports can be found here].

== Mandatory to-dos ==
In addition to the implementation of the key focus areas as specified in your application, a number of mandatory requirements must be fulfilled during the Second Stage:
* '''Coachings''': As opposed to the regular funding period, the [https://wiki.prototypefund.de/index.php?title=Coachings coaching sessions] are mandatory in the Second Stage. Coaching units usually last three to four hours, which you can either book as a block or divide into several short sessions. You will receive two coaching units during the Second Stage. Unless you received specific instructions from the jury, the topics and coaching partners will be determined together with the program managers. In addition to coaching sessions offered by [https://wiki.prototypefund.de/index.php?title=Superbloom Superbloom] (design, project management, community, communication, fundraising, etc.), other coaching partners with different areas of expertise are available in the Second Stage: [https://leastauthority.com/ Least Authority] (security), [https://vdivde-it.de/de VDI/VDE] (starting a company/business models), the [https://fsfe.org/ Free Software Foundation Europe] (licensing) and [https://iris-wellmann.de/angebot/coaching/ Iris Wellmann] (free coaching/strategy). Places are limited for all coaching sessions. The final decision on the allocation of coaching sessions lies with the program management'''.'''
* '''Participation in the online kick off, two 1:1 meetings and Monday updates:''' As in the regular funding phase, the 1:1 meetings and Monday updates are mandatory in the Second Stage. During these meetings, we will discuss the general status of the project and its strategy as well as your ideas for the closing workshop of the Second Stage. The 1:1 meetings can be held online or in person in Berlin or at events (e.g. CCC, FOSDEM). In addition, an online kick off for the Second Stage takes place as a video call.
* '''Writing a blog post or an article for the PTF Knowledge Base:''' Sharing (knowledge) is caring! Every project funded as part of the Second Stage has to publish an article [https://www.prototypefund.de/en/blog on the Prototype Fund blog] or [https://kb.prototypefund.de/ in the Knowledge Base] by the end of the funding period. If a contribution has already been written during the regular funding phase, this obligation does not apply. The topics of the contributions will be determined together with the program management and the communication team of the Prototype Fund. You can find [[Einen Blogbeitrag schreiben|more information here]]. Alternative formats and ideas can be discussed individually with the program management team.
* '''Participation in the closing event of the Second Stage:''' At the end of the Second Stage, the closing event takes place in Berlin. All team members of all projects have to participate. Team members who are not officially funded can participate as long as there is space available. Please clarify the possibilities of participation as early as possible with the program management.
* '''Preparation for the closing workshop:''' Every project will prepare a closing workshop for the closing event with external project partners. The guests will be selected and invited together with the program management.
* '''Documentation:''' At the end of the funding period, publicly available documentation must be submitted to the program management team for all Second Stage projects. The type of documentation may vary depending on the project. While the code of a project should always be properly documented, additional documentation measures depend on the target group: various types of tutorials for end users, admin documentation for self-hosted projects, developer documentation for libraries and other infrastructure projects, etc.
* '''Final report:''' After the completion of the funding period, the final report ("Schlussbericht") is to be submitted to the Projektträger along with a so-called statement of use ("Verwendungsnachweis"). The deadline for all documents is one month after the funding ends. Detailed information can be found [https://wiki.prototypefund.de/index.php?title=Schlussbericht here].

Please keep in mind: projects that receive ten months of funding also take part in [https://wiki.prototypefund.de/index.php?title=Demo_Day Demo Day] after six months.

== Offers ==
In addition, we offer the following '''optional formats''' to support you during your Second Stage:

* '''Two consultation hours with [https://wiki.prototypefund.de/index.php?title=Superbloom Superbloom]''' on the topics of "Community management & community building" and "Branding & identity". You are already familiar with the format from the regular funding period. For your Second Stage we have chosen together exciting and relevant topics.
* Further '''1:1 meetings''' as required: We have capacity for additional 1:1 meetings with you during the Second Stage – ask us questions, let us test your projects, ask for feedback on your logo, blog post, UI, community strategy, etc. We are here to support you and look forward to gaining deeper insights into your projects.
* '''Communication''' via the Prototype Fund channels: As in the regular funding phase, we will support the visibility of your projects with communication measures via our channels (Mastodon, LinkedIn, newsletter if possible).
* Support with '''networking''': If you know the right people for your project, we’d love to introduce you! Feedback from the jury: We are happy to forward the '''jury feedback''' from the pitch session to you.

== Closing event of the Second Stage ==
The closing event is the event that happens at the end of your Second Stage funding period. The event, which takes place in Berlin end of March, is intended to give you the opportunity to exchange ideas and celebrate the end of the funding phase together. It will also be the occasion for you to present your project to invited guests during a workshop.

=== Key facts ===
''Closing event of the Second Stage Class01:'' End of March 2027

''Where:'' Epxected at [https://www.publix.de/ Publix - Haus für Journalismus und Öffentlichkeit], Hermannstr. 90, 12051 Berlin

''Time:'' 2 pm - open end, community meet-up from 7:30 pm

=== Schedule ===
After an internal part where you can share your experiences with us and learn from each other, a two-hour workshop with external guests will take place. All projects will have a table where they can present their project to their invited guests. We recommend that you think early on about what you would like to offer and who you would like to invite: Would you like to meet (potential) project partners, conduct user testing, present your project to a relevant person (or group of people), onboard new community contributors, etc.? You can invite one to three external guests per project. We will email you more specific information to help you prepare for the closing workshop once the Second Stage starts. As always, we will have time to discuss questions and details during the 1:1 meetings. Please feel free to contact us early if you have any questions!

There will be a dinner with the invited guests after the workshop. And last but not least, we will end the day with a community evening that is open to everyone - to make sure we really get to celebrate your funding time.

{| class="wikitable"
|1:30 - 2:15 pm
|Arrival of the projects - please be on time.
|-
|2:15 pm
|Welcome
|-
|2:30 pm
|Internal workshop: Sharing experiences and feedback between projects
(Hosting team PTF)
|-
|3:45 pm
|Break
|-
|4 pm
|Workshop preparation & arrival of workshop guests
|-
|4:30 pm
|Closing workshop with guests
|-
|6:30 pm
|Dinner
|-
|7:30 pm
|Opening of the community evening
|}
Please plan on staying at least 1.5 hours at the community event.

=== Closing workshop with external guests ===
Your task for this day is to design and conduct the two-hour workshop with external guests. To help you prepare as well as possible, here is some additional information and the deadlines by which we need certain information from you.

'''The goal of the workshop is to contribute to the sustainability of your project.''' Accordingly, the topic of your workshop should be related to your Second Stage, but at least to the general sustainability of your project. Possible topics can be, for example:

* User testing with project partners or your community
* Presentation of your project and exchange with (potential) project partners and/or customers
* Onboarding of new community members
* Exchange formats with your local community
* Gathering feedback on your public outreach
* Of course, we are also open to other suggestions, so feel free to contact us!

In total, you can invite '''one to two (up to a maximum of three, upon request) external guests''' per project. All projects will have a table island where you can present your project.

=== Preparation ===
At the beginning of February, we plan to send you further information about the closing event. At that time, we will also ask you to send us your ideas for the closing workshop with external guests. We don't need a fully fleshed-out concept; a few bullet points will do. You also don't need to have firm commitments from your potential guests by then. If you are unsure what works for you, you can always contact us for further discussion (by email or in a call)!

After receiving your proposals, we will give you feedback on whether the idea is realistic and suitable for the workshop. After that, either we can invite your guests or you can do so yourself.

Please organise all the materials and equipment you need for your workshop on your own. Of course, we will provide electricity, internet access, drinks, and snacks.

Second Stage

2026-08-19T13:04:43Z

Enyong:

''(English version below)''

Auf dieser Seite findet ihr Informationen zum Ablauf der Second Stage Informationen zur Bewerbung findet ihr auf dieser Seite: [[Bewerbung für die Second Stage]].

'''Wichtig: Die hier gelisteten Informationen werden noch leicht angepasst, es werden sich aber keine grundlegenden Dinge verändern.'''

== Ablauf der Second-Stage-Förderung ==
Hier seht ihr einen Überblick über die Termine, die für die Second Stage relevant sind (natürlich bleiben die Termine der regulären Förderphase, wie z. B. der Demo Day oder die Zwischengespräche, weiterhin verpflichtend):
{| class="wikitable"
|-
!Anfang September
|Sprechstunde Second-Stage-Bewerbung
|optional
|-
!14. - 27. September
|Bewerbungsphase Second-Stage-Förderung
|
|-
!27. September
|Deadline Einreichung schriftliche Bewerbung
|verpflichtend
|-
!9. Oktober
|Pitch-Session (online)
|verpflichtend
|-
!Mitte Oktober
|Entscheidung und Förderzusage
|
|-
!Oktober–November
|Antragseinreichung zur Entsperrung der Mittel
|verpflichtend
|-
!1. Dezember
|Start der Second Stage
|
|-
!vorauss. 1. Dezember
|Online-Kick-Off der Second Stage
|verpflichtend
|-
!Dezember
|Sprechstunde mit Superbloom
|optional
|-
!Dezember–März
|Coachings
|verpflichtend
|-
!Dezember–Januar
|4. Zwischengespräch
|verpflichtend
|-
!Februar
|Sprechstunde mit Superbloom
|optional
|-
!Februar–März
|5. Zwischengespräch
|verpflichtend
|-
!Ende März
|Abschlussevent der Second Stage
|verpflichtend
|-
!30. April 2027
|Deadline Schlussbericht, mit

* Link zum Code
* Link zur Dokumentation
|verpflichtend
|}

== Zahlungsanforderung ==
In der regulären Förderphase habt ihr zu Beginn eines Quartals die Mittel für das abgelaufene Quartal (im Nachhinein) abrufen können, konkret nach dem ersten und vierten Fördermonat. In der Second-Stage-Förderphase geht es entsprechend weiter und ihr erhaltet nach dem siebten und zehnten Fördermonat die weiteren Auszahlungen.

Zu den beiden Zahlungsanforderungen in der Second Stage sind zwei Besonderheiten zu beachten:

* Mittelabruf im Januar über den Zwischennachweis: Der Mittelabruf fällt auf einen Jahreswechsel (Fördersumme der Monate Oktober bis Dezember, abzurufen im Januar). Hierfür muss ein Zwischennachweis für die gesamte Laufzeit des vergangenen Jahres gestellt werden, den ihr auch über profi-Online erstellen müsst. Wenn ihr euer Förderkennzeichen in der Vorhabenliste angeklickt habt, könnt ihr links in der Liste Zwischennachweis auswählen.
* Mittelabruf im April über den Verwendungsnachweis: Der zweite Mittelabruf in der Second Stage ist insgesamt euer vierter Mittelabruf und gleichzeitig der letzte in der Förderzeit. Der letzte Mittelabruf muss über den Verwendungsnachweis abgerufen und zusammen mit dem Schlussbericht beim Projektträger eingereicht werden. Der Verwendungsnachweis wird vom Projektträger in profi-online nach Ende der Förderphase freigeschaltet. Bitte beachtet, dass es für die Einreichung eine Frist gibt: Verwendungsnachweis und Schlussbericht müssen spätestens am 30. April eingereicht werden.

Bitte beachtet, dass in beiden Fällen die Bearbeitung eurer Mittelabrufe länger als bei einer regulären Zahlungsanforderung dauern kann.

[https://wiki.prototypefund.de/index.php?title=Zahlungsanforderungen Allgemeine Hinweise zu Zahlungsanforderungen und Zwischennachweisen findet ihr hier].

== Verpflichtende Leistungen ==
Neben der Umsetzung der Arbeitsschwerpunkte müssen im Rahmen der Second-Stage-Förderung einige verpflichtende Aufgaben erfüllt werden:

* '''Coachings''': In der Second Stage sind die [https://wiki.prototypefund.de/index.php?title=Coachings Coachings] verpflichtend. Die Coaching-Einheiten umfassen in der Regel drei bis vier Stunden, die ihr entweder als Block buchen oder in mehrere kürzere Termine einteilen könnt. Ihr bekommt zwei Coaching-Einheiten während der Second Stage. Die Themen bzw. Coachingpartner*innen werden, sofern keine Auflagen vorliegen, gemeinsam mit der Projektbetreuung festgelegt. Neben dem Coaching-Angebot von [https://wiki.prototypefund.de/index.php?title=Superbloom Superbloom] (Design, Projektmanagement, Community, Kommunikation, Fundraising usw.), stehen euch in der Second Stage weitere Coachingpartner*innen mit unterschiedlichen Schwerpunkten zur Verfügung: [https://leastauthority.com/ Least Authority] (Security), [https://vdivde-it.de/de VDI/VDE] (Gründung), die [https://fsfe.org/ Free Software Foundation Europe] (Lizenzierung) und [https://iris-wellmann.de/angebot/coaching/ Iris Wellmann] (freie Coachings/Strategie). Für alle Coachings sind die Plätze begrenzt. Die finale Entscheidung über die Zuteilung der Coachings liegt bei der Projektbetreuung.
* '''Zwischengespräche, Montags-Updates und Online-Kick-Off:''' Wie in der regulären Förderphase sind auch in der Second Stage die Zwischengespräche und Montags-Updates verpflichtend. In den Zwischengesprächen wird über den allgemeinen Stand des Projekts und seiner Strategie und über euren Abschlussworkshop der Second Stage gesprochen. Die Zwischengespräche können online oder in Person in Berlin oder auf Veranstaltungen (z. B. CCC, FOSDEM) durchgeführt werden. Zusätzlich findet ein Online-Kick-Off für die Second Stage als Videocall statt.
* '''Verfassen eines Blogbeitrags oder eines Artikels für die Knowledge Base''': Sharing (knowledge) is caring! Jedes im Rahmen der Second Stage geförderte Projekt soll bis Ende der Förderzeit [https://www.prototypefund.de/blog einen Beitrag im Prototype Fund Blog] oder [https://kb.prototypefund.de/ in der Knowledge Base] veröffentlichen. Wenn ein Beitrag bereits in der regulären Förderphase geschrieben wurde, entfällt diese Pflicht. Die Beitragsthemen werden gemeinsam mit der Projektbetreuung und der Kommunikationsperson des Prototype Fund festgelegt, mehr Informationen dazu [[Einen Blogbeitrag schreiben|findet ihr hier.]] Alternative Formate und Ideen können individuell mit der Projektbetreuung abgestimmt werden.
* '''Teilnahme am Abschlussevent:''' Am Ende der Second Stage findet das Abschlussevent in Berlin statt. Alle Teammitglieder aller Projekte müssen teilnehmen. Auch nicht offiziell geförderte Teammitglieder können teilnehmen, sofern es der Platz zulässt. Bitte klärt die Teilnahme möglichst frühzeitig mit der Projektbetreuung.
* '''Vorbereitung des Abschlussworkshops''': Jedes Projekt wird für das Abschlussevent einen Workshop mit externe Projektpartner*innen gestalten. Die Auswahl und Einladung der Gäste erfolgt gemeinsam mit der Projektbetreuung.
* '''Dokumentation''': Am Ende der Förderzeit muss für alle Projekte der Second Stage eine öffentlich verfügbare Dokumentation bei der Projektbetreuung vorliegen. Je nach Projekt kann die Art der Dokumentation unterschiedlich sein. Während der Code eines Projekts immer sauber dokumentiert sein sollte, sind zusätzliche Dokumentationsmaßnahmen abhängig von der Zielgruppe: unterschiedliche Formate von Tutorials für Endnutzer*innen, Admin-Dokumentation für selbstgehostete Projekte, Entwickler*innendokumentation für Libraries und andere Infrastrukturprojekte usw.
* '''Schlussbericht:''' Einen Monat nach Abschluss der Second-Stage-Förderphase ist der Schlussbericht zusammen mit der Schlussabrechnung (Verwendungsnachweis) beim Projektträger einzureichen. Genaue Informationen dazu findet ihr [https://wiki.prototypefund.de/index.php?title=Schlussbericht hier].

Und nicht vergessen: Projekte, die zehn Monate gefördert werden, nehmen ebenfalls am [https://wiki.prototypefund.de/index.php?title=Demo_Day Demo Day] nach sechs Monaten teil.

== Angebote ==
Zusätzlich bieten wir optionale Formate an, mit denen wir euch bei der Umsetzung eurer Second Stage unterstützen möchten:

* zwei '''Sprechstunden mit [[Superbloom]]''' zu den Themen "Community management & community building" und "Branding & identity": Ihr kennt das Sprechstunden-Format aus der regulären Förderzeit - für die Second Stage haben wir spannende und relevante Themen zusammengestellt.
* weitere '''1:1 Gespräche''' nach Bedarf: Wir haben in der Second Stage gute Kapazitäten für zusätzliche 1:1 Gespräche mit euch - stellt uns Fragen, lasst uns eure Projekte testen, fragt nach Feedback zu eurem Logo, Blogpost, UI, Communitystrategie, etc. Wir sind da, um euch zu unterstützen und freuen uns über tiefere Einblicke in eure Projekte.
* '''Kommunikation''' über die Kanäle des Prototype Fund: Wie in der regulären Förderphase unterstützen wir die Sichtbarkeit eurer Projekte mit Kommunikationsmaßnahmen über unsere Kanäle (Mastodon, LinkedIn, ggf. Newsletter)
* Unterstützung bei der '''Vernetzung''': Wenn es möglich ist und wir auf existierende Kontakte des Prototype Fund zurückgreifen können, vernetzen wir euch gern.
* Feedback von der Jury: Gern leiten wir euch das '''Jury-Feedback''' aus der Pitch-Session weiter.

== Abschlussevent der Second Stage ==
Das Abschlussevent ist das finale Event nach der Second-Stage-Förderung und findet Ende März in Berlin statt. Das Event soll euch einerseits die Möglichkeit geben, euch untereinander auszutauschen und den Abschluss der Förderphase gemeinsam zu feiern. Weiterhin habt ihr beim Event die Möglichkeit euer Projekt im Rahmen eines Workshops eingeladenen Gästen zu präsentieren.

=== Key facts ===
''Second-Stage-Abschlussevent JG02:'' Ende März 2027

''Location:'' vorauss. im [https://www.publix.de/ Publix - Haus für Journalismus und Öffentlichkeit], Hermannstr. 90, 12051 Berlin

''Uhrzeit:'' 14:00 - open end, Community-Abend ab 19:30 Uhr

=== Ablauf ===
Nach einem internen Teil, bei dem ihr eure Erfahrungen mit uns teilen und voneinander lernen könnt, ist ein zweistündiger Workshop mit externen Gästen geplant. Allen Projekten wird dabei eine Tischinsel zur Verfügung stehen, an der ihr euer Projekt vorstellen könnt. Es empfiehlt sich, früh zu überlegen, was ihr anbieten und wen ihr dazu einladen möchtet: Möchtet ihr (potentielle) Projektpartner*innen treffen, ein (User-)Testing durchführen, euer Projekt einer relevanten Person(engruppe) vorstellen etc. Insgesamt könnt ihr pro Projekt ein bis drei externe Gäste einladen. Für die Vorbereitung des Abschlussworkshop kommen weitere, konkretere Infos per Mail - außerdem ist wie immer in den Zwischengesprächen Zeit, Fragen und Details zu besprechen. Sprecht uns gern frühzeitig an, wenn ihr Fragen habt!

Nach dem Workshop gibt es ein gemeinsames Dinner mit den eingeladenen Gästen. Und last but not least schließen wir den Tag mit einem Community-Abend, der für alle offen ist, ab. Denn jetzt kann wirklich gefeiert werden.
{| class="wikitable"
|13:30 - 14:15 Uhr
|Ankommen der Projekte - bitte kommt pünktlich.
|-
|14:15 Uhr
|Begrüßung
|-
|14:30 Uhr
|Jahrgangsinterner Workshop: Erfahrungsaustausch zwischen den Projekten und Feedback
(Hosting Team PTF)
|-
|15:45 Uhr
|Pause
|-
|16:00 Uhr
|Aufbau & Einlass der geladenen Gästen
|-
|16:30 Uhr
|Euer Abschlussworkshop mit Gästen
|-
|18:30 Uhr
|Abendessen
|-
|19:30 Uhr
|Eröffnung des Community-Abends
|}
Bitte plant ein, mindestens 1,5 Stunden beim Community-Abend dabei zu sein.

=== Abschlussworkshop mit externen Gästen ===
Eure Aufgabe für diesen Tag ist es, den zweistündigen Workshop mit externen Gästen zu konzipieren und durchzuführen. Damit ihr euch möglichst gut vorbereiten könnt, gibt es im Folgenden weitere Infos sowie Deadlines, bis wann wir bestimmte Informationen von euch brauchen.

'''Das Ziel des Workshops ist es, zur Nachhaltigkeit eures Projektes beizutragen.''' Dementsprechend soll das Thema eures Workshops Bezug zu eurer Second Stage, mindestens aber zur Nachhaltigkeit eures Projektes allgemein haben. Mögliche Themen können zum Beispiel sein:

* User Testing mit Projektpartner*innen oder eurer Community
* Vorstellung eures Projekts und Austausch mit (potenziellen) Projektpartner*innen und/oder Kund*innen
* Onboarding von neuen Community-Mitgliedern
* Austauschformate mit eurer Community vor Ort
* Feedback zu eurer Öffentlichkeitsarbeit einholen
* Natürlich sind wir auch offen für andere Vorschläge, kommt gerne auf uns zu!

Insgesamt könnt ihr '''pro Projekt ein bis zwei (nach Absprache maximal drei) externe Gäste''' einladen. Allen Projekten wird eine Tischinsel zur Verfügung stehen, an der ihr euer Projekt vorstellen könnt.

==== Vorbereitung ====
Voraussichtlich Anfang Februar melden wir uns bei euch mit weiteren Informationen zum Abschlussevent. Dabei werden wir euch auch bitten, uns eure Ideen für den Abschlussworkshop mit externen Gästen zu schicken. Wir brauchen kein ausformuliertes Konzept, ein paar Stichpunkte genügen uns. Ebenso braucht ihr bis dahin noch keine festen Zusagen von euren potenziellen Gästen. Solltet ihr euch unsicher sein, was für euch in Frage kommt, könnt ihr euch jederzeit für weiteren Austausch (per Mail oder in einem Call) bei uns melden!

Nach Erhalt eurer Vorschläge, geben wir euch Feedback, ob die Idee realistisch und passend für den Abschlussworkshop ist. Danach können wahlweise wir oder ihr persönlich eure Gäste einladen.

Bitte kümmert euch selbst um alle Materialien und Technik, die ihr für euren Workshop braucht. Für Strom und Internet sowie Getränke und Snacks ist selbstverständlich gesorgt.

= In English: Second Stage =
On this page, you'll find information on how the Second Stage works. For information on how to apply, visit this page: [[Bewerbung für die Second Stage|Application for the Second Stage]].

'''Please note: The information listed here applies to class 01 and may be slightly adjusted for class 02. Final details will be provided in the summer of 2026.'''

== Timeline ==
This is an overview of the dates that are relevant for the Second Stage (the dates for the regular funding phase, such as Demo Day and the 1:1 meetings, remain – of course - mandatory):
{| class="wikitable"
|-
!Beginning of September, 2026
|Consultation hour, application for the Second Stage
|optional
|-
!September 14th–28th
|Application period Second Stage funding
|
|-
!September 28th
|Deadline submission of written application
|mandatory
|-
!October 9th
|Pitch session (online)
|mandatory
|-
!Middle of October
|Decision and funding commitment
|
|-
!October–November
|Request to release these funds
|mandatory
|-
!December 1st
|Start of the Second Stage
|
|-
!Expected on December 1st
|Online kick off Second Stage
|mandatory
|-
!December
|Superbloom consultation hour
|optional
|-
!December–March
|Coaching sessions
|mandatory
|-
!December–January
|4th 1:1 meeting
|mandatory
|-
!February
|Superbloom consultation hour
|optional
|-
!February–March
|5th 1:1 meeting
|mandatory
|-
!End of March
|Closing event of the Second Stage
|mandatory
|-
!April 30th, 2027
|Deadline final report including

* Link to code
* Link to documentation
|mandatory
|}

== Payment requests ==
In the regular funding phase, you could request the funds for the previous quarter (retrospectively) at the beginning of each quarter, specifically after the first and fourth funding months. In the Second Stage, this process continues and you will receive further payments after the seventh and tenth month of funding.

There are two special features to note regarding the two payment requests in the Second Stage:

* The funding request in January is to be submitted as an interim report („Zwischennachweis"): The funding request falls at the turn of the year (funding amount for October to December, to be requested in January). For this purpose, an interim report must be submitted via profi-Online. Once you have clicked on your funding code in the project list, you can select „Zwischennachweis" (interim report) on the left side of the list.
* The Funding request in April is to be submitted as a so-called statement of use („Verwendungsnachweis“): The second funding request in the Second Stage is your fourth funding request overall and also the last one for the whole funding period. The last funding request must be requested as a statement of use and submitted to the Projektträger together with the final report. The statement of use will be activated by the Projektträger in profi-Online after the end of the funding period. Please note that there is a deadline for submission: the statement of use and final report must be submitted by April 30th at the latest.

[https://wiki.prototypefund.de/index.php?title=Schlussbericht Information on the final report can be found here]. [https://wiki.prototypefund.de/index.php?title=Zahlungsanforderungen Information on payment requests and interim reports can be found here].

== Mandatory to-dos ==
In addition to the implementation of the key focus areas as specified in your application, a number of mandatory requirements must be fulfilled during the Second Stage:
* '''Coachings''': As opposed to the regular funding period, the [https://wiki.prototypefund.de/index.php?title=Coachings coaching sessions] are mandatory in the Second Stage. Coaching units usually last three to four hours, which you can either book as a block or divide into several short sessions. You will receive two coaching units during the Second Stage. Unless you received specific instructions from the jury, the topics and coaching partners will be determined together with the program managers. In addition to coaching sessions offered by [https://wiki.prototypefund.de/index.php?title=Superbloom Superbloom] (design, project management, community, communication, fundraising, etc.), other coaching partners with different areas of expertise are available in the Second Stage: [https://leastauthority.com/ Least Authority] (security), [https://vdivde-it.de/de VDI/VDE] (starting a company/business models), the [https://fsfe.org/ Free Software Foundation Europe] (licensing) and [https://iris-wellmann.de/angebot/coaching/ Iris Wellmann] (free coaching/strategy). Places are limited for all coaching sessions. The final decision on the allocation of coaching sessions lies with the program management'''.'''
* '''Participation in the online kick off, two 1:1 meetings and Monday updates:''' As in the regular funding phase, the 1:1 meetings and Monday updates are mandatory in the Second Stage. During these meetings, we will discuss the general status of the project and its strategy as well as your ideas for the closing workshop of the Second Stage. The 1:1 meetings can be held online or in person in Berlin or at events (e.g. CCC, FOSDEM). In addition, an online kick off for the Second Stage takes place as a video call.
* '''Writing a blog post or an article for the PTF Knowledge Base:''' Sharing (knowledge) is caring! Every project funded as part of the Second Stage has to publish an article [https://www.prototypefund.de/en/blog on the Prototype Fund blog] or [https://kb.prototypefund.de/ in the Knowledge Base] by the end of the funding period. If a contribution has already been written during the regular funding phase, this obligation does not apply. The topics of the contributions will be determined together with the program management and the communication team of the Prototype Fund. You can find [[Einen Blogbeitrag schreiben|more information here]]. Alternative formats and ideas can be discussed individually with the program management team.
* '''Participation in the closing event of the Second Stage:''' At the end of the Second Stage, the closing event takes place in Berlin. All team members of all projects have to participate. Team members who are not officially funded can participate as long as there is space available. Please clarify the possibilities of participation as early as possible with the program management.
* '''Preparation for the closing workshop:''' Every project will prepare a closing workshop for the closing event with external project partners. The guests will be selected and invited together with the program management.
* '''Documentation:''' At the end of the funding period, publicly available documentation must be submitted to the program management team for all Second Stage projects. The type of documentation may vary depending on the project. While the code of a project should always be properly documented, additional documentation measures depend on the target group: various types of tutorials for end users, admin documentation for self-hosted projects, developer documentation for libraries and other infrastructure projects, etc.
* '''Final report:''' After the completion of the funding period, the final report ("Schlussbericht") is to be submitted to the Projektträger along with a so-called statement of use ("Verwendungsnachweis"). The deadline for all documents is one month after the funding ends. Detailed information can be found [https://wiki.prototypefund.de/index.php?title=Schlussbericht here].

Please keep in mind: projects that receive ten months of funding also take part in [https://wiki.prototypefund.de/index.php?title=Demo_Day Demo Day] after six months.

== Offers ==
In addition, we offer the following '''optional formats''' to support you during your Second Stage:

* '''Two consultation hours with [https://wiki.prototypefund.de/index.php?title=Superbloom Superbloom]''' on the topics of "Community management & community building" and "Branding & identity". You are already familiar with the format from the regular funding period. For your Second Stage we have chosen together exciting and relevant topics.
* Further '''1:1 meetings''' as required: We have capacity for additional 1:1 meetings with you during the Second Stage – ask us questions, let us test your projects, ask for feedback on your logo, blog post, UI, community strategy, etc. We are here to support you and look forward to gaining deeper insights into your projects.
* '''Communication''' via the Prototype Fund channels: As in the regular funding phase, we will support the visibility of your projects with communication measures via our channels (Mastodon, LinkedIn, newsletter if possible).
* Support with '''networking''': If you know the right people for your project, we’d love to introduce you! Feedback from the jury: We are happy to forward the '''jury feedback''' from the pitch session to you.

== Closing event of the Second Stage ==
The closing event is the event that happens at the end of your Second Stage funding period. The event, which takes place in Berlin end of March, is intended to give you the opportunity to exchange ideas and celebrate the end of the funding phase together. It will also be the occasion for you to present your project to invited guests during a workshop.

=== Key facts ===
''Closing event of the Second Stage Class01:'' End of March 2027

''Where:'' Epxected at [https://www.publix.de/ Publix - Haus für Journalismus und Öffentlichkeit], Hermannstr. 90, 12051 Berlin

''Time:'' 2 pm - open end, community meet-up from 7:30 pm

=== Schedule ===
After an internal part where you can share your experiences with us and learn from each other, a two-hour workshop with external guests will take place. All projects will have a table where they can present their project to their invited guests. We recommend that you think early on about what you would like to offer and who you would like to invite: Would you like to meet (potential) project partners, conduct user testing, present your project to a relevant person (or group of people), onboard new community contributors, etc.? You can invite one to three external guests per project. We will email you more specific information to help you prepare for the closing workshop once the Second Stage starts. As always, we will have time to discuss questions and details during the 1:1 meetings. Please feel free to contact us early if you have any questions!

There will be a dinner with the invited guests after the workshop. And last but not least, we will end the day with a community evening that is open to everyone - to make sure we really get to celebrate your funding time.

{| class="wikitable"
|1:30 - 2:15 pm
|Arrival of the projects - please be on time.
|-
|2:15 pm
|Welcome
|-
|2:30 pm
|Internal workshop: Sharing experiences and feedback between projects
(Hosting team PTF)
|-
|3:45 pm
|Break
|-
|4 pm
|Workshop preparation & arrival of workshop guests
|-
|4:30 pm
|Closing workshop with guests
|-
|6:30 pm
|Dinner
|-
|7:30 pm
|Opening of the community evening
|}
Please plan on staying at least 1.5 hours at the community event.

=== Closing workshop with external guests ===
Your task for this day is to design and conduct the two-hour workshop with external guests. To help you prepare as well as possible, here is some additional information and the deadlines by which we need certain information from you.

'''The goal of the workshop is to contribute to the sustainability of your project.''' Accordingly, the topic of your workshop should be related to your Second Stage, but at least to the general sustainability of your project. Possible topics can be, for example:

* User testing with project partners or your community
* Presentation of your project and exchange with (potential) project partners and/or customers
* Onboarding of new community members
* Exchange formats with your local community
* Gathering feedback on your public outreach
* Of course, we are also open to other suggestions, so feel free to contact us!

In total, you can invite '''one to two (up to a maximum of three, upon request) external guests''' per project. All projects will have a table island where you can present your project.

=== Preparation ===
At the beginning of February, we plan to send you further information about the closing event. At that time, we will also ask you to send us your ideas for the closing workshop with external guests. We don't need a fully fleshed-out concept; a few bullet points will do. You also don't need to have firm commitments from your potential guests by then. If you are unsure what works for you, you can always contact us for further discussion (by email or in a call)!

After receiving your proposals, we will give you feedback on whether the idea is realistic and suitable for the workshop. After that, either we can invite your guests or you can do so yourself.

Please organise all the materials and equipment you need for your workshop on your own. Of course, we will provide electricity, internet access, drinks, and snacks.

Coachings in der Second Stage

2026-08-19T11:34:18Z

Enyong: /* Iris Wellmann */

''(English version below)''

Während der [https://wiki.prototypefund.de/Second_Stage Second Stage] liegt der Fokus nicht mehr auf der technischen Arbeit. Explizites Ziel der Second-Stage-Förderung ist es, mehr Projekte nachhaltig in die Nutzung zu bringen. Deswegen geht es in der Second Stage mehr um die Verbreitung und Verbesserung der Nutzbarkeit oder die finanzielle Absicherung des Projektes und weniger um die technische Weiterentwicklung der Software.

=== Das Wichtigste auf einen Blick: ===

* '''In der Second Stage sind die Coachings verpflichtend''' und müssen im Zeitraum Dezember bis März genommen werden.
* Neben Superbloom gibt es weitere Coachingpartner*innen mit unterschiedlichen Themenschwerpunkten, etwa Gründung oder Security.
* Für jedes Projekt sind zwei Coaching-Einheiten zu zwei unterschiedlichen Themen vorgesehen.
* Je nach Coachingpartner*in umfasst eine Coaching-Einheit 3-4 Stunden Coaching. Das heißt, dass ihr bis zu 8 Stunden Coaching bei zwei Coachingpartner*innen nehmen werdet.
* Ihr könnt gemeinsam mit dem*der Coachingpartner*in entscheiden, ob ihr die Stunden als Block buchen oder auf mehrere Termine aufteilen möchtet.
* Die Themen bzw. Coachingpartner*innen werden, sofern keine Auflagen vorliegen, gemeinsam mit der Projektbetreuung festgelegt.
* Die Plätze für die Coachings sind pro Coachingpartner*in begrenzt. Wir fragen nach Zusage der Second Stage eure Wünsche ab, die finale Entscheidung über die Zuteilung der Coachings liegt aber bei der Projektbetreuung.
* Nach erfolgter Zuteilung der Coachings vermittelt die Projektbetreuung den Kontakt zu den Coachingpartner*innen.
Falls ihr ein Coaching absagen müsst, zum Beispiel weil ihr krank geworden seid, denkt bitte daran, frühestmöglich abzusagen. Die Coaches haben sich extra Zeit für euch genommen und eine rechtzeitige Absage zeigt euren respektvollen Umgang mit der Zeit von anderen.

=== Zuteilung der Coachings in der Second Stage ===
Der Prozess für die Zuteilung der Coachings ist folgender:

* Überlegt euch, welche Coachings für eure Pläne in der Second Stage sinnvoll sind. Grundlage für eure Überlegungen sollte eure Bewerbung für die Second Stage sein. Beachtet dabei, dass für jedes Projekt Coachings zu zwei verschiedenen Themen vorgesehen sind.
* Schickt uns '''mindestens drei Vorschläge für Coachingthemen mit jeweils einer kurzen''' '''Begründung''', mit welcher*m Partner*in ihr sie bearbeiten wollt und warum diese Themen für euch sinnvoll sind. 1-2 Sätze pro Thema reichen dabei völlig. Wenn wir nichts von euch hören, gehen wir davon aus, dass ihr auf unsere Einschätzung vertraut.
* Damit sich die Coaches gut auf euch und eure Projekte vorbereiten können, möchten wir ihnen Informationen zu euren Plänen für die Second Stage weiterleiten. Wir bitten euch daher im Vorfeld um Rückmeldung, ob ihr der Weiterleitung eurer Second-Stage-Bewerbung an die für euch ausgesuchten Coaches zustimmt. Möchtet ihr das nicht, sendet uns bitte einen alternativen Text zu, der eure Planung für die Second Stage beinhaltet und den wir stattdessen weiterleiten können.
* Da wir ein begrenztes Kontingent an Coaching-Einheiten bei unseren Partner*innen haben, liegt die finale Entscheidung über die Zuteilung der Coachings bei der Projektbetreuung. Diese treffen wir auf Grundlage eurer Second-Stage-Bewerbung und dem Feedback der Jury, unserer Erfahrung in der Projektbetreuung, der Verfügbarkeit der Coaching-Einheiten und natürlich euren Wünschen.
* Wir melden uns nach Ablauf der Deadline bei euch, um euch über unsere Entscheidung zu informieren und den Kontakt zu euren Coaches zu vermitteln.

Die Deadlines für eure Rückmeldungen kommunizieren wir euch im Vorfeld per Mail. Außerdem findet ihr sie natürlich auch im Kalender für euren Jahrgang.

=== Coachingpartner*innen für die Second Stage ===
'''Wichtig:''' Auch wenn einige der Coaching-Partner*innen Audits in ihrem Portfolio anbieten, können keine Audits über die Second Stage abgerechnet werden.

==== Institut für Innovation und Technik ====
Das [https://www.iit-berlin.de/workshop/ Institut für Innovation und Technik] ist eine Querschnittseinrichtung von VDI/VDE-IT und berät euch zur Gründung unterschiedlicher Geschäftsmodelle. Ihr kennt sie bereits vom Gründungsseminar.<blockquote>''Themen:''

* Gründungsvorhaben und Gesellschaftsformen,
* Finanzierungsmodelle, Business- und Finanzpläne,
* Zielgruppenanalyse,
* Geschäftsmodell- und Strategieentwicklung – mit einem Schwerpunkt auf „Software as a Service”.

''Sprache:'' Deutsch/Englisch

''Ort:'' Online</blockquote>

==== Free Software Foundation Europe (FSFE) ====
[https://fsfe.org/ Die FSFE] klärt über rechtliche Fragen auf und unterstützt Entwickler*innen, Unternehmen und politische Einrichtungen dabei, Freie Software in einer Weise zu entwickeln, zu nutzen und wiederzuverwenden, die mit den bestehenden rechtlichen Rahmenbedingungen vereinbar ist. Ihr kennt sie bereits vom Lizenz- und Markenrechtsseminar.<blockquote>''Themen:''
* Lizenzierung von Software und Lizenzkompabilität,
* Rechtliche Fragen rund um KI-generierten Code,
* Autorschaft, Eigentum und Copyright bei Software,
* Markenrecht für FOSS-Projekte,
* Best Practices für transparente Lizenzierung und Markenrecht im Repository.
''Sprache:'' Englisch

''Ort:'' Online oder nach Absprache in Berlin</blockquote>

==== Iris Wellmann ====
[https://iris-wellmann.de/ Iris Wellmann] ist Organisationsberaterin und Coachin mit 15 Jahren Berufserfahrung im Nonprofit-Sektor. Ihr Schwerpunkt liegt auf Organisationsentwicklung, Teamentwicklung und agilem Arbeiten. Sie begleitet Einzelpersonen, Teams und gesamte Organisationen in Form von Einzel- und Teamcoachings, Supervision und Prozessbegleitung. <blockquote>''Themen:''
* Strategie und Organisationsentwicklung,
* Agiles Arbeiten und digitales Zusammenarbeiten,
* Teamentwicklung,
* Führung im Nonprofit-Kontext.
''Sprache:'' Deutsch/Englisch

''Ort:'' Online oder in Berlin</blockquote>

==== Least Authority ====
[https://leastauthority.com/ Least Authority] sind eure Ansprechpersonen für Security Coachings. Sie haben sich dem Aufbau und der Unterstützung nutzer*innenfreundlicher Technologielösungen und ethischer Geschäftspraktiken verschrieben und fördern digitale Sicherheit und die Wahrung der Privatsphäre als grundlegendes Menschenrecht.<blockquote>''Themen:''

* Anleitungen und Feedback zum Thema „Security-by-Design“,
* Projektstrategiebesprechungen zu Sicherheit und Risikomanagement,
* Analyse von Designs, kleinen Codeabschnitten und Dokumentation mit Blick auf mögliche Sicherheitslücken,
* Industry Best Practices und Standardisierungsfragen und -dokumentation.

''Sprache:'' Deutsch/Englisch
''Ort:'' Online</blockquote>

==== Superbloom ====
Auch [https://wiki.prototypefund.de/Superbloom Superbloom] bleibt euch als Coaching-Partner*in in der Second Stage erhalten. Hier könnt ihr Coachings zu einer Vielzahl von Themen buchen, die für eure Second Stage relevant sein können, wie etwa Community Building, Design, Projektmanagement, Kommunikation, Fundraising uvm..<blockquote>''Themen:'' Alle Themen findet ihr [https://wiki.prototypefund.de/Superbloom#Topics_%F0%9F%8E%AF auf der Wiki-Seite von Superbloom]

''Sprache:'' Deutsch/Englisch/je nach Coach*in auch weitere Sprachen

''Ort:'' Online (je nach Coach*in ggf. auch in Berlin oder anderen Orten möglich)</blockquote>

= In English =
During the [https://wiki.prototypefund.de/Second_Stage Second Stage], the focus is no longer on the technical work. The explicit aim of this funding is to bring more projects into sustainable use. The Second Stage is therefore more about the distribution and improved usability or the financial security of the project and less about the technical development of the software.

=== The key facts: ===

* '''In the Second Stage, coaching sessions are mandatory''' and must be completed between December and March.
* In addition to Superbloom, there are other coaching partners specializing in various topics, such as startup funding or security.
* Two coaching sessions on two different topics are scheduled for each project.
* Depending on the coaching partner, a coaching session consists of 3–4 hours of coaching. This means you’ll receive up to 8 hours of coaching from two coaching partners.
* You can decide together with your coaching partner whether you’d like to book the hours as a block or spread them out over multiple meetings.
* Unless otherwise specified, the topics and coaching partners will be determined in consultation with the program managers.
* The number of spots for the coaching sessions is limited for each coaching partner. Once you have been accepted into the Second Stage, we will ask you for your preferences. However, the final decision on the allocation of coaching sessions rests with the program managers.
* After you’ve been assigned your coaching partners and topics, the program management will connect you with them.
If you need to cancel a coaching session—for example, because you’ve fallen ill—please make sure to cancel as early as possible. The coaches have set aside time especially for you, and canceling in a timely manner will show your respect for their time.

=== Coaching assignments for the Second Stage ===
The process for assigning coaching sessions is as follows:

* Think about which coaching topics and partners would be helpful for your plans in the Second Stage. Your application for the Second Stage should be the basis for your decisions. Keep in mind that coaching sessions on two different topics are planned for each project.
* Send us '''at least three suggestions for coaching topics, each with a brief explanation''' of which partner you’d like to work with on the topic and why it would be useful for you. One or two sentences per topic are enough. If we don’t hear from you, we’ll assume that you trust our judgement.
* To help the coaches prepare well for you and your projects, we’d like to share information about your plans for the Second Stage with them. We therefore ask you in advance to let us know if you consent to us forwarding your Second Stage application to the coaches selected for you. If you do not consent, please send us an alternative document describing your plans for the Second Stage, which we can forward instead.
* Since we have a limited number of coaching sessions available with our partners, the final decision regarding the allocation of coaching topics and partners rests with the program management. We make this decision based on your Second Stage application and the jury’s feedback, our experience in supporting projects, the availability of coaching sessions, and, of course, your preferences.
* We’ll get back to you after the deadline to share our decision and connect you with your coaches.

We’ll notify you of the deadlines for your input in advance via email. You’ll also find them in the calendar for your class.

=== Coaching partners in the Second Stage ===
'''Important''': Even though some of the coaching partners offer audits in their portfolio, audits are not covered in the Second Stage funding.

==== Institut für Innovation und Technik ====
The [https://www.iit-berlin.de/workshop/ Institut für Innovation und Technik] is a cross-sectional institution of VDI/VDE-IT and advises you on setting up various business models. You already know them from the startup seminar.<blockquote>''Topics:''
* Startup concepts and legal structures,

* Financing models, business and financial plans,
* Target audience analysis, and
* Business model and strategy development—with a focus on “software as a service.”
''Language:'' German/English

''Location:'' Online</blockquote>

==== Free Software Foundation Europe (FSFE) ====
[https://fsfe.org/index.en.html The FSFE] informs about legal issues and supports developers, companies, and political institutions in developing, using, and reusing Free Software in a way that is compatible with the existing legal framework. You’re already familiar with them from the seminar on licensing and trademark law.<blockquote>''Topics:''
* Software licensing and license compatibility,
* Legal issues surrounding AI-generated code,
* Authorship, ownership, and copyright in software,
* Trademark law for FOSS projects, and
* Best practices for transparent licensing and trademark law in the repository.
''Language:'' English

''Location:'' Online or, by arrangement, in Berlin</blockquote>

==== Iris Wellmann ====
[https://iris-wellmann.de/ Iris Wellmann] is an organizational consultant and coach with 15 years of professional experience in the nonprofit sector. Her work focuses on organizational development, team development, and agile work. She supports individuals, teams, and entire organizations through individual and team coaching, supervision, and process facilitation.<blockquote>''Topics:''
* Strategy and organizational development,
* Agile work and digital collaboration,
* Team development,
* Leadership in the nonprofit sector.
''Language:'' German/English

''Location:'' Online or in Berlin</blockquote>

==== Least Authority ====
[https://leastauthority.com/ Least Authority] are the experts to talk to for security coaching. They are dedicated to building and supporting user-friendly technology solutions and ethical business practices, and they promote digital security and the protection of privacy as a fundamental human right.<blockquote>''Topics:''
* Security-by-design instruction and feedback,
* Project strategy meetings regarding security risk management,
* Analysis of design, small amounts of code and documentation for security issues, and
* Industry best practices and standardization discussions and documentation.
''Language:'' German/English

''Location:'' Online</blockquote>

==== Superbloom ====
[https://wiki.prototypefund.de/Superbloom Superbloom] remains as your coaching partner during the Second Stage. They offer coaching sessions on a wide range of topics relevant to your Second Stage, such as community, design, project management, communication, fundraising, and much more.<blockquote>''Topics:'' You can find all topics [https://wiki.prototypefund.de/Superbloom on Superbloom’s wiki page]

''Language:'' German/English/other languages depending on the coach

''Location:'' Online (depending on the coach, sessions may also be possible in Berlin or other locations)</blockquote>

Bewerbung für die Second Stage

2026-08-19T11:08:19Z

Enyong: /* General information on the application */

''(English version below)''

Auf dieser Seite findet ihr Informationen zur Bewerbung für die Second Stage und den administrativen Schritten danach. Mehr Informationen zum Ablauf und den Inhalten findet ihr auf der allgemeinen Seite zur [[Second Stage]].

== Warum gibt es die Second Stage? ==
In der Technologie- sowie im Speziellen der FOSS-Förderung gibt es ein Problem: Innovationen werden gut und gerne finanziert, nur bleibt oft offen, wie es danach weitergeht. Wenige Technologien sind nach der initialen Finanzierung so weit, dass sie in den Produktivbetrieb gehen und sich selbst finanzieren können.

Deswegen wollen wir euch mit der Second Stage die Möglichkeit geben, weitere vier Monate an der nachhaltigen Absicherung eures Projektes zu arbeiten.

Je nachdem, was der Fokus eures Projekts in der Second Stage sein soll, werdet ihr auch an zwei weiteren [https://wiki.prototypefund.de/Coachings Coachings] teilnehmen - etwa zum Thema Security, Gründung oder Community Building. Ziel der Second Stage ist es, dass das Projekt besser nutzbar und bekannt gemacht wird, sodass es nach Abschluss der Förderung gute Chancen hat, langfristig und nachhaltig Bestand zu haben.

Reminder: '''Projekte, die nicht an der Second Stage teilnehmen, sind für uns nicht weniger wertvoll'''. Wir schätzen, dass ca. 50 % jeder Runde an dieser Verlängerung der Förderzeit teilnehmen werden, und es gibt viele Gründe, warum ein Projekt nicht teilnehmen kann. Vielleicht passt das Format nicht zum Projekt, oder ihr seht persönlich keinen Bedarf für diese Art von Unterstützung. Vielleicht ist euer Projekt bereits Teil einer nachhaltigen Struktur und ihr braucht nur die sechs Monate, um es zu programmieren. Vielleicht war eure Bewerbung für die reguläre Förderzeit großartig, aber eure Pläne für die Second Stage passen nicht in den Rahmen des Prototype Fund. Insgesamt werden bis zu 15 Projekte für die Second Stage gefördert. Dies hängt davon ab, wie gut die Bewertungen insgesamt sind. '''Nicht alle Plätze der Second Stage müssen gefüllt werden''', d.h. es können auch weniger Projekte gefördert werden, wenn die Qualität der Bewerbungen nicht ausreicht.

== Grundsätzliches zur Bewerbung ==
Wenn ihr euch bei der initialen Bewerbung nicht für die Second Stage beworben habt, sind die folgenden Abschnitte für euch nicht relevant: '''Leider ist es zu diesem Zeitpunkt nicht mehr möglich, eine Second Stage zu beantragen''', da mit eurem ursprünglichen Antrag bereits die maximale Laufzeit und maximale Fördersumme festgelegt wurde.

Wenn ihr euch für die Second Stage beworben habt, sind die Mittel für die vier zusätzlichen Monate vorerst '''gesperrt'''. Im 5. Fördermonat teilt eine Jury die begrenzten Plätze für die Second-Stage-Förderung auf der Grundlage eurer Arbeit in den ersten Monaten der regulären Förderung sowie einer neuen, kurzen '''Bewerbung''' zu. Die Entscheidung basiert auf einer schriftlichen Einreichung und einer kurzen Online-Pitch-Session.

'''Als Vorbereitung zur Bewerbung lest euch diese Wikiseite bitte vollständig durch.''' Anfang September findet außerdem eine Sprechstunde statt, bei der wir gern eure Fragen (auf Deutsch und Englisch) zur Second Stage beantworten. Auch in den Zwischengesprächen können wir gern über eure Bewerbung und eure Ziele für die Second Stage sprechen.

Aus Fairnessgründen beantworten wir keine inhaltlichen Fragen zu euren Second-Stage-Bewerbungen. Wir können aber einschätzen, ob eure Ideen für die Second Stage grundsätzlich förderfähig sind (das heißt: ob wir die Art von Vorhaben fördern dürfen, ob z. B. nicht zu viele Entwicklungsarbeiten dabei sind), geben euch gern allgemeine Tipps und beantworten auch alle Fragen zu den Formalitäten. Wenn ihr euch unsicher seid: Sprecht uns gern an!

Auch wichtig: Die Coaching-Sessions mit Superbloom können nicht für die Vorbereitung der Bewerbung (weder schriftlich noch Pitch) genutzt werden. Es ist natürlich absolut in Ordnung, wenn ihr im Coaching besprechen wollt, wie ihr eure Projekte nachhaltiger gestaltet. Wie wir die Grenze zwischen „Vorbereitung der Bewerbung“ und „Schritte für die Nachhaltigkeit“ definieren, könnt ihr auf der [https://wiki.prototypefund.de/index.php?title=Superbloom#Can_I_prepare_my_application_for_the_Second_Stage_with_Superbloom? Coaching-Seite] lesen.

=== Timeline der Bewerbung ===
{| class="wikitable"
!Anfang September 2026
|Sprechstunde Second-Stage-Bewerbung
|optional
|-
!14. - 27. September
|Bewerbungsphase Second-Stage-Förderung
|
|-
!27. September
|Deadline Einreichung schriftliche Bewerbung
|verpflichtend
|-
!9. Oktober 2026
|Pitch-Session (online)
|verpflichtend
|-
!Mitte Oktober
|Entscheidung und Förderzusage
|
|-
!Oktober–November
|Antragseinreichung zur Entsperrung der Mittel
|verpflichtend
|-
!1. Dezember 2026
|Start der Second Stage
|
|-
!vorauss. 1. Dezember
|Online Kick-Off der Second Stage
|verpflichtend
|}

== Die schriftliche Bewerbung ==
''Wann'': 14. bis 27. September 2026 - '''Achtung''': Einreichungen nach der Deadline werden nicht für die Auswahl berücksichtigt!

''Wo'': [https://bewerben.prototypefund.de/ bewerben.prototypefund.de] - der genaue Link folgt per Mail

''Was'': Beantwortet 9 (bzw. 10) Fragen zu euren Plänen für die Second-Stage-Förderung

''Sprache'': Die schriftliche Bewerbung erfolgt auf Deutsch, Nicht-Muttersprachler*innen können auch auf Englisch einreichen.

Die schriftliche Bewerbung findet über unsere Bewerbungsplattform statt, die ihr aus eurer initialen Bewerbung für den Prototype Fund schon kennt. Dort müssen die folgenden Fragen, basierend auf dem aktuellen Arbeitsstand, sowie eure Ideen für die Second Stage beantwortet werden:
'''Dein Projekt in der regulären Förderphase'''

- Beschreibe dein Projekt in drei Sätzen. (max. 50 Wörter)
- Welche Meilensteine wurden mit welchen Ergebnissen erzielt? (max. 100 Wörter)
- Werden bis zum Ende der regulären Förderperiode alle planmäßigen Meilensteine erreicht? Wenn nein, warum? (max. 100 Wörter)
- Welche Maßnahmen wurden bislang ergriffen, um Nutzer*innen anzusprechen? (max. 100 Wörter)
- Was ist aktuell die größte Herausforderung im Projekt? Wie kann dieser begegnet werden? (max. 175 Wörter)

'''Deine Pläne für die Second Stage'''

- Auf welchem Wege soll das Projekt nachhaltig nutzbar werden? Wurden hierfür bereits Maßnahmen ergriffen? Wenn ja, welche? (max. 175 Wörter)
- Sind für den Erfolg des Projekts Änderungen an der ursprünglichen Planung zur Second Stage nötig? Wenn ja, welche und warum? (max. 175 Wörter)
- Welche Meilensteine sollen in der Second Stage erreicht werden? (max. 100 Wörter)
- Wie viele Stunden möchtest du in der Second Stage am Projekt arbeiten? (Maximum Einzelpersonen: 633h, Maximum Teams: 1.267h)

'''Ergänzende Hinweise'''

- Möchtest du der Jury noch etwas mitteilen? (optional) (max. 175 Wörter)
'''Eure Pläne für die Second-Stage-Föderphase dürfen von der initialen Bewerbung und dem Antrag abweichen.''' Wenn das, was ihr euch damals für die Second Stage vorgenommen habt, nicht mehr realistisch oder sinnvoll erscheint, könnt ihr euren Fokus für die viermonatige Förderzeit gern neu setzen. Wichtig ist nur, dass der Fokus für euer Projekt sinnvoll durchdacht und in der Zeit, die euch zur Verfügung steht, machbar ist.

'''Tipp:''' Werdet in eurer Bewerbung so konkret wie möglich. Wenn ihr plant auf Konferenzen zu gehen, zählt diese auf. Wenn ihr in Kontakt mit Unternehmen oder Communities treten möchtet, definiert eure Zielgruppen möglichst genau. Solltet ihr Pilotprojekte planen, benennt eure Partner*innen dafür. Falls ihr Publikationen oder Beiträge in Medien/Podcasts plant, stellt dar, wo diese veröffentlicht werden sollen.

=== Meilensteine in der Second Stage ===
Reminder: '''In der Second Stage steht die Entwicklungsarbeit nicht mehr im Mittelpunkt.''' Entwicklungsmeilensteine, die ihr in der regulären Förderzeit nicht geschafft habt, können nicht in die Second Stage verschoben werden, außer ihr könnt begründen, dass diese Schritte notwendig für die Nachhaltigkeit des Projekts sind und erklären, warum sie nicht mehr in der regulären Förderphase umgesetzt werden können. Ziel der Second Stage ist es, eure Projekte auf den Weg zu nachhaltigen Strukturen zu bringen, sei es durch eine Gründung, den Aufbau einer Community oder Partnerschaften, Dokumentation und User Testing, Kommunikationsmaßnahmen, usw. Natürlich können sich dadurch kleine Entwicklungsarbeiten ergeben (z. B. Anpassungen auf der Basis eines User Testings, Einbettung von Community-Beiträgen, Bugfixes etc.). '''Diese sollen aber nicht im Vordergrund stehen und können nur mitgefördert werden, wenn sie den anderen Maßnahmen dienen.''' '''Orientiert euch dafür an einem Richtwert von 20 Prozent für technische Arbeiten.''' Je nach Projektfokus kann auch ein höherer Anteil gerechtfertigt sein. Falls ihr denkt, dass ein höherer Anteil in eurem Fall sinnvoll ist, sprecht uns bitte im Vorfeld der Bewerbung an.

==== So kann die Verteilung in eurem Antrag aussehen ====
Hier listen wir Beispiele von Meilensteinen, die in der Second Stage förderfähig sind. (Das ist keine abschließende Liste. Andere Maßnahmen können für eure Projekte besser geeignet sein. '''Je nach Fokus eurer Second Stage müsst ihr natürlich nicht alle diese Themen in der Bewerbung abdecken.''' Wenn ihr euch unsicher seid, ob eure Ideen gefördert werden können, fragt uns gerne!)

===== Konkrete Schritte zur Verbreitung und Nutzbarmachung (Fokus der Second-Stage-Förderung): =====
* User Testing
* Partnerakquise
* Gründung (Firmenaubau, Kundenakquise & Marketing, usw.)
* Präsenz auf Fachveranstaltungen
* Erstellung einer Website und/oder weiterer öffentlichkeitswirksamer Maßnahmen
* Communityarbeit
* Outreach
* usw.

===== Technische Entwicklung (Richtwert von 20 Prozent der Second-Stage-Förderung): =====
* Fertigstellung von Features, die aufgrund von Verzögerungen, Bugfixes, Dependencies etc. noch fehlen und für die Nachhaltigkeit des Projekts wichtig sind.
* Entwicklung von im Erstantrag nicht vorhergesehenen Features etc., die sich bspw. im User Testing oder in Gesprächen mit potenziellen Partnern als sinnvoll herausgestellt haben.
* Anpassungen auf der Basis eines User Testings
* Einbettung von Community-Beiträgen
* Bugfixes
* etc.

Die technischen Meilensteine müssen der allgemeinen Nachhaltigkeitsstrategie des Projekts dienen und in diesem Sinne begründet sein.

'''Wichtig''': Die Meilensteine müssen in der angegebenen Stundenzahl realistisch umsetzbar sein. In den meisten Fällen ist es nicht möglich, z.B. eine Gründung, den Ausbau der Dokumentation, Communityaufbau und ein Pilotprojekt gleichzeitig in nur vier Monaten zu verfolgen.

=== Lizenzierung in der Second Stage ===
'''Zum Code:'''
* Der in den bezahlten Stunden der regulären Förderphase geschriebene Code muss zwingend unter einer FOSS-Lizenz veröffentlicht werden – ohne Ausnahme.
* Der Code, der in der Second Stage direkt zum Projekt beigetragen wird (Erweiterungen, Anpassungen auf Basis von Feedback, Bugfixes usw.), muss ebenfalls unter einer FOSS-Lizenz veröffentlicht werden. Wenn Code für einen Partner geschrieben wird, und dieser nicht Open Source sein kann, müssen diese Stunden anderweitig, beispielsweise vom Partner, bezahlt werden.
* Im Rahmen von Maßnahmen zur Nachhaltigkeit sollte immer geprüft werden, ob der Code unter einer FOSS-Lizenz stehen kann – das gilt beispielsweise für eine Projektwebseite. Ausnahmen sind in der Bewerbung für die Second Stage zu begründen.
'''Andere Produkte, die in der Second Stage produziert werden:'''
* Texte, Logos und Bilder (u. ä.), die in der Second Stage entstehen, müssen nicht unter einer Creative-Commons-Lizenz veröffentlicht werden. Wir freuen uns jedoch besonders, wenn ihr euch dafür entscheidet.
* Nach demselben Ansatz möchten wir alle Geförderten dazu ermutigen, bei der Umsetzung der Meilensteine in der zweiten Phase möglichst viele FOSS-Produkte und datensparsame Tools einzusetzen. Das gilt beispielsweise für Kommunikationstools und Plattformen für den Communityaustausch. Hierbei handelt es sich jedoch nur um eine Empfehlung: Die Geförderten dürfen selbst entscheiden, was für die Projekte sinnvoll ist. Manchmal sind neue Zielgruppen z. B. nur auf bestimmten Plattformen wie LinkedIn oder Instagram zu erreichen. In solchen Fällen ist eine kurze Begründung in der Bewerbung hilfreich, damit die Jury einschätzen kann, inwiefern eure Strategie geeignet ist.

== Die Pitch-Session ==
''Wann'': 9. Oktober 2026 - jedes Projekt bekommt eine genaue Uhrzeit zugeteilt. Wir melden uns Anfang Oktober per Mail dazu.

''Wo'': Online - auch wenn ihr in Berlin wohnt (sonst wäre es nicht fair)

''Was'': 3 Minuten Pitch, 4 Minuten Fragen beantworten

''Wer:'' Nur offiziell Geförderte können pitchen.

''Sprache'': Deutsch (oder Englisch für Nicht-Muttersprachler*innen)

Das Präsentationsformat für den Pitch kann frei gewählt werden: Folien, Screensharing, Visuals, everything you need. Dabei ist wichtig, dass ihr die folgenden Fragen beantwortet:
- Warum brauche ich/brauchen wir die Second Stage?
- Was ist mein/unser konkretes Ziel in der Second Stage?
- Wie wird dieses Ziel erreicht?
Teilt uns bitte im '''Vorfeld per E-Mail''' mit, wie (Folien, Screensharing, etc.) ihr eure Präsentation gestalten wollt. Wenn ihr Folien nutzen möchtet, brauchen wir sie '''spätestens am Vortag bis 15 Uhr als PDF per E-Mail'''. Ein bis zwei Tage vor dem Pitch werden wir außerdem eine Test-Session anbieten, bei der ihr euch in das Videotool einwählen und eure Präsentation bzw. die Technik kurz testen könnt. Genaue Infos dazu folgen kurz vorher per Mail.

Die Jury der Second Stage besteht aus zwei Juror*innen aus dem [https://www.prototypefund.de/bewerbung/jury Jurypool], Vertreter*innen des Projektträgers und des Prototype Fund - außerdem ist voraussichtlich ein*e Vertreter*in aus dem BMFTR bei der Sitzung anwesend. Die Bewertung basiert auf dem technischen Stand des Projekts (das Projekt muss 2 Monate vor Ende der regulären Förderzeit nicht zu 100% fertig sein, ihr müsst aber zeigen können, dass die Arbeit gut vorankommt), den Maßnahmen zur Sicherstellung der Nachhaltigkeit (z. B. Community-Aufbau, Öffentlichkeitsarbeit) und den geplanten Schritten für die Second-Stage-Förderung. Nach den Pitch-Sessions diskutiert die Jury die Ergebnisse und stellt einen Fördervorschlag für die Second Stage zusammen, auf Basis dessen das BMFTR die finale Entscheidung trifft. Die Entscheidung wird etwa zwei Wochen nach der Pitch-Session an euch kommuniziert. Insgesamt werden bis zu 15 Projekte für die Second Stage gefördert. Dies hängt davon ab, wie gut die Bewertungen insgesamt sind. Wenn die Qualität der Bewerbungen nicht ausreicht, können auch weniger als 15 Projekte gefördert werden.

== Administratives ==

=== Arbeitszeit und Stundenumfang ===
In der Second Stage könnt ihr als Team maximal 63.333 € und als Einzelperson maximal 31.667 € beantragen. Diese Summen sind angelehnt an zwei bzw. eine Vollzeitstelle über vier Monate. Der Stundenlohn ist auf 50 € gedeckelt.

Es ist generell möglich, dass ihr euch für die Second Stage mit einer geringeren Stundenanzahl bewerbt, als ihr bei der initialen Bewerbung angegeben habt. In der Second Stage könnt ihr auch mit weniger Wochenstunden als in der regulären Förderphase planen.

Das kann zum Beispiel sinnvoll sein, wenn ihr während der Förderzeit feststellt, dass die Second-Stage-Arbeit weniger Zeit benötigen wird, als ursprünglich geplant. Vielleicht hat sich auch eine bezahlte Zusammenarbeit mit Partner*innen ergeben oder euer Projekt wird durch andere Förderquellen bereits in Teilen querfinanziert. Oder ihr steht in einem Arbeitsverhältnis, habt euch für den Förderzeitraum freistellen lassen und möchtet mit 50% zurück in das Arbeitsverhältnis gehen und die weiteren 50% am Prototype-Fund-Projekt arbeiten.

Es gibt ganz unterschiedliche Szenarien und es ist vollkommen in Ordnung, wenn sich der ursprüngliche Zeitplan verändert. Schließlich werden die genauen Aufgaben für die Second Stage erst während der Förderzeit definiert. Sprecht uns gerne an, wenn ihr Rückfragen habt.

=== Entsperrung ===
Wird euer Projekt von der Jury für eine Second-Stage-Förderung ausgewählt, müsst ihr nach der Förderzusage einen offiziellen Antrag auf Entsperrung stellen, da die Mittel für die vier zusätzlichen Fördermonate vorerst '''gesperrt''' sind. Die Entsperrung kann erst nach der finalen und offiziellen Förderzusage stattfinden. Dafür füllt ihr auf profi-online im "'''Antrag auf Änderung Haushaltsdaten'''" das Bemerkungsfeld mit folgendem Text aus:
Hiermit beantrage ich, {VORNAME NAME}, die Entsperrung der für mein Vorhaben {Akronym}, FKZ {FKZ} in der Kostenposition 0837 gesperrten Fördermittel gemäß des auf Basis meiner Second-Stage-Bewerbung gefällten positiven Juryvotums (Sitzung vom 10.10.2025).

Die Summe in Höhe von {Summe} Euro ist für {Stundenzahl} Stunden zwingend erforderlich für die nachhaltige Entwicklung meines Projekts.
Für GbRs:
Hiermit beantrage ich, {VORNAME NAME}, als Geschäftsführung der {Name GbR}, die Entsperrung der für unser Vorhaben {Akronym}, FKZ {FKZ} in der Kostenposition 0837 gesperrten Fördermittel gemäß des auf Basis unserer Second-Stage-Bewerbung gefällten positiven Juryvotums (Sitzung vom 10.10.2025).

Die Summe in Höhe von {Summe} Euro ist für {Stundenzahl} Stunden zwingend erforderlich für die nachhaltige Entwicklung unseres Projekts.
Bitte passt dabei die Klammerausdrücke entsprechend an euer Projekt und eure Second-Stage-Bewerbung an.

Wichtig ist, dass die Summe der Arbeitsstunden, die ihr angebt, mit der Summe Arbeitsstunden aus der Second-Stage-Bewerbung, wie sie nach der Jurysitzung bestätigt wurde, übereinstimmt. Falls ihr Fragen dazu habt, meldet euch gern bei eurer [[Ansprechpartner*innen beim Projektträger|Ansprechperson beim Projektträger]].

== Tipps und Erfahrungen aus früheren Jahrgängen für die Planung eurer Second Stage ==
Wir möchten gerne die Erfahrungen und Tipps aus vergangen Jahrgängen teilen, die für eure Bewerbung und die Planung der Second Stage hilfreich sein können:

* Ein gutes Zeitmanagement ist für die Second Stage wichtig, denn einerseits ist der Workload hoch, andererseits sind es nur vier Monate '''und''' die Weihnachtszeit fällt in diesen Zeitraum.

* Focus, reduce, scope, promise less: Setzt einen klaren Fokus und plant nicht zu viele verschiedene Aufgaben – es werden sowieso mehrere Prozesse parallel laufen (Maintenance, Development, Fokus der Second Stage, PTF-Deliverables).
* Verspätungen aus der regulären Förderzeit aufzuholen wird stressig, versucht das zu vermeiden.
* Es kann sinnvoll sein, eure Milestones so zu planen, dass ihr Erreichen möglichst wenig abhängig von Dritten ist.
* Plant Zeit ein für:
** die Deliverables (Blogpost / Knowledge Base-Beitrag, Zwischengespräche, Dokumentation, Vorbereitung des Abschlussevents);
** Coachings und ggf. daraus resultierende (Haus-)Aufgaben;
** regelmässigen Austausch im Team – es wird viel zu besprechen geben und womöglich arbeitet ihr anders zusammen als in der regulären Förderphase;
** Kommunikation mit Externen. Es könnte viele Feedbackschlaufen brauchen oder lange Wartezeiten geben, wenn ihr auf Rückmeldungen z.B. zu einer geplanten Implementierung oder von Pilotprojekten wartet;
** Auszeiten und Urlaube – es ist nicht angedacht, dass ihr 10 Monate durcharbeitet, auch wenn es Spaß macht!
Außerdem haben wir eine Wiki-Seite mit [[Tipps für die Second Stage|Tipps und Erfahrungen speziell für die Second Stage]]. Schaut auch dort gerne rein!

= In English: Application for the Second Stage =
On this page, you can find more information on the application process for the Second Stage and the administrative steps afterwards. If you are looking for more information on the timeline and contents, you can find them on the general page on the [[Second Stage]].

== Why does the Second Stage exist? ==
There is an issue in technology and FOSS funding: innovative projects are readily financed, but it often remains unclear what happens afterwards. Few technologies are ready for operational use and self-financing after the initial funding runs out.

For this reason, we offer the Second Stage, which provides an opportunity to work for a further four months on securing the project’s sustainability.

The aim of the Second Stage is to improve the usability and visibility of the project, increasing its chances of long-term sustainability once the funding period ends.

Reminder: '''Projects that don't participate in the Second Stage are not less valuable to us.''' We estimate that approximately 50% of each round will participate in this extended funding period, and there are many reasons why a project might not participate. Maybe it's not a good fit for your project, or you personally don't see the need for this type of support. Maybe your project is already sustainable and you just need the six months to code. Maybe your application for the regular funding period was great, but your application for the second phase doesn't fit the scope of the Prototype Fund. A total of up to 15 projects will be funded for the Second Stage. The number of funded projects will depend on the quality of the submissions. '''Not''' '''all spots in the Second Stage have to be filled''', i.e., fewer projects may be funded if the quality of the applications is not sufficient.

== General information on the application ==
If you haven't already applied for the Second Stage, the following paragraphs are not relevant for you: Unfortunately, it is '''not possible to add a Second Stage at this point''', as the maximum duration and the maximum amount of funding allocated to your project was made final after your general application.

If you have applied for the Second Stage, the funds allocated for the four additional months are '''locked''' for now. During the 5th month of funding, a jury will allocate the limited Second Stage spots based on your work during the first months of funding as well as a new, short application. The decision is based on a written '''submission''' and a short online pitch session.

'''To prepare for your application, please read this wiki page.''' We will hold a consultation hour in early September, during which we will be happy to answer your questions about your Second Stage application (in German and English). We are also happy to discuss your application and your goals for the Second Stage during the 1:1 meetings.

To stay fair, we do not answer any questions regarding the content of your Second Stage applications. However, we can assess whether your ideas for the Second Stage are eligible for funding (i.e., whether we are allowed to fund the type of project, whether it involves too much development work, etc.), give you general tips, and answer any questions you may have about the formalities. If you are unsure, just ask!

Also important: The coaching sessions with Superbloom cannot be used to prepare your application (written or pitch). Of course, it is perfectly fine if you want to discuss how to make your projects more sustainable during the coaching sessions. You can read about how we define the boundary between “application preparation” and “steps toward sustainability” on the [https://wiki.prototypefund.de/index.php?title=Superbloom#Can_I_prepare_my_application_for_the_Second_Stage_with_Superbloom? coaching page].

=== Timeline for the application ===
{| class="wikitable"
!Beginning of September 2026
|Consultation hour, application for the Second Stage
|optional
|-
!September 14th–27th
|Application period Second Stage funding
|
|-
!September 27th
|Deadline submission of written application
|mandatory
|-
!October 9th
|Pitch session (online)
|mandatory
|-
!Middle of October
|Decision and funding commitment
|
|-
!October–November
|Request to release these funds
|mandatory
|-
!December 1st
|Start of the Second Stage
|
|-
!Expected on December 1st
|Online Kick off Second Stage
|mandatory
|}

== Written application ==
''When'': September 14th to 27th, 2026 - '''Please note''': Submissions after the deadline will not be considered for selection!

''Where'': [https://bewerben.prototypefund.de/ bewerben.prototypefund.de] – the exact link will be sent via email

''What'': Answer 9 (or 10) questions about your plans for the Second Stage funding

''Language'': The written application may be submitted in German, or if you are not a native German speaker, in English.

The written application must be submitted via our application platform, which you already know from your initial application for the Prototype Fund. Based on the current status of your work, you must answer the following questions and provide your ideas for the Second Stage:
'''Your project in the regular funding period'''

- Describe your project in three sentences. (max. 50 words)
- Which milestones have been achieved and what were the results? (max. 100 words)
- Will all planned milestones be achieved by the end of the regular funding period? If not, why? (max. 100 words)
- What measures have been taken so far to reach users? (max. 100 words)
- What is currently the biggest challenge in the project? How can this challenge be overcome? (max. 175 words)

'''Your plans for the Second Stage'''

- How will the project be made usable in the long term? Have any steps already been taken to this end? If yes, which ones? (max. 175 words)
- Are changes to the original plan for the Second Stage necessary for the project to succeed? If yes, which ones and why? (max. 175 words)
- What milestones do you plan to achieve in the Second Stage? (max. 100 words)
- How many hours do you plan to work on the project in the Second Stage? (Maximum number of hours for individuals: 633h, maximum number of hours for teams: 1.267h)

'''Additional comments'''

- Is there anything else you would like to tell the jury? (optional) (max. 175 words)
'''Your plans for the Second Stage funding can differ from what you wrote in your initial application.''' If what you had planned for the Second Stage no longer seems realistic or feasible, you are welcome to change your plans for the four-month funding period. The important thing is that your project has a clear focus and feasible within the available time.

'''Tip:''' Be as specific as possible in your application. If you plan to attend conferences, list them. If you want to connect with companies or communities, define your target groups as precisely as possible. If you are planning pilot projects, name your partners. If you plan to publish articles or contribute to media outlets or podcasts, specify where they will be published.

=== Milestones ===
Reminder: '''In the Second Stage, the focus is no longer on development work.''' Development milestones that you were unable to achieve during the regular funding period cannot be carried over to the Second Stage, unless you can demonstrate that these steps are necessary for the project’s sustainability and explain why they can no longer be implemented during the regular funding phase. The aim of the Second Stage is to set your projects on the path to sustainable structures, whether through establishing a company, building a community or forming partnerships, writing documentation and conducting user testing, implementing communication strategies, etc. Of course, this may result in minor development work (e.g., adjustments based on the results of user testing, merging community contributions, bug fixes, etc.). '''However, these should not be the primary focus and can only be funded if they support the other activities. The guideline is 20 percent for technical work.''' Depending on the project’s focus, a higher percentage may be justified. If you believe a higher percentage makes sense for your project, please contact us before submitting your application.

==== These are the type of milestones that can be funded in the Second Stage: ====
Here are some examples of milestones that are eligible for funding in the Second Stage. (This is not an exhaustive list: other measures may be more suitable for your projects. '''You do not have to cover all of these topics in your application, which ones are relevant to you depends on the focus you plan for your Second Stage.''' If you are unsure whether your ideas are eligible for funding, please feel free to ask us!)

===== Specific steps to improve the visibility, usability and sustainability of the project (main focus of your application for the Second Stage): =====
* User testing
* Partner acquisition
* Establishment of a business (administrative setup, marketing & customer acquisition, etc.)
* Presence and presentation at conferences
* Creation of a website and/or other communication strategies
* Community work
* Outreach
* etc.

===== Technical development (guideline of 20 percent of your work in the Second Stage): =====
* Completion of features that are still missing (e.g. due to delays, bug fixes, dependencies, etc.) and are important for the sustainability of the project.
* Development of features not foreseen in the initial application which have e.g. proven useful in user testing or in discussions with potential partners.
* Adjustments based on user testing
* Integration of community contributions
* Bug fixes
* etc.

The technical milestones must support the project's overall sustainability strategy and be justified in this context.

'''Important''': The milestones have to be realistic to achieve in the number of hours you've set. In most cases, it's not possible to tackle things like launching a startup, expanding documentation, building a community, and running a pilot project all at once in just four months.

=== Licensing in the Second Stage ===
'''Code:'''
* The code written during the paid hours of the regular funding phase must be published under a FOSS license—without exception.
* The code that is contributed directly to the project in the Second Stage (additional features, adjustments based on feedback, bug fixes, etc.) must also be published under a FOSS license. If code is written for a partner and cannot be published under a FOSS license, these hours must be paid for by another party, such as the partner.
*For sustainability measures that are not direct contributions to the code of your funded project, you should always check if the code can be licensed under a FOSS license—this is the case for a project website, for example. Exceptions should be justified in the application for the Second Stage.
'''Other products developed in the Second Stage:'''
* Texts, logos, images, and similar items created in the Second Stage do not have to be published under a Creative Commons license. However, we would appreciate it if you chose to do so.
* Following the same approach, we would like to encourage all grant recipients to use as many FOSS products and privacy-friendly tools as possible when implementing the milestones in the second phase. This applies, for example, to communication tools and platforms used for community interaction. This is, however, only a recommendation: grant recipients are free to decide for themselves what makes sense for their projects. Sometimes new target groups can only be reached on certain platforms such as LinkedIn or Instagram. In cases like this, it is helpful to include a brief explanation in your application so that the jury can assess the suitability of your strategy.

== Pitch session ==
''When'': October 9th, 2026 – each project will be assigned a specific time slot. We will contact you by email in the beginning of October.

''Where'': Online – even if you live in Berlin (otherwise it wouldn't be fair)

''What'': 3 minutes pitch, followed by 4 minutes for questions

''Who:'' Only official grantees can pitch.

''Language'': German (or English if you aren’t a native German speaker)

The presentation format for the pitch is up to you: slides, screen sharing, visuals, everything you need. You just have to make sure that you answer the following questions:
- Why do I/we need the Second Stage?
- What is my/our specific goal in the Second Stage?
- How will this goal be achieved?
Please let us know beforehand by email how you would like to give your presentation (slides, screen sharing, etc.). If you would like to use slides, we need them '''by 3 pm the day before at the latest, sent as a pdf by email'''. Around this time, we will organize test sessions where you can dial into the video tool we’ll use for the pitches and quickly test your presentation, sound and video. We will send you more information about the test sessions via email.

The Second Stage jury consists of two judges from the [https://www.prototypefund.de/bewerbung/jury jury pool], representatives of the Projektträger and the Prototype Fund—a representative from the BMFTR is also expected to attend the session. The evaluation is based on the technical status of the project (the project does not have to be 100% complete two months before the end of the regular funding period, but you must be able to show that the work is progressing well), the measures taken to ensure sustainability (e.g., community building, public relations), and the planned steps for the Second Stage funding. After the pitch session, the jury will discuss the results and propose a list of projects for funding for the Second Stage, on the basis of which the BMFTR will make the final decision. The decision will be communicated to you approximately two weeks after the pitch session. A total of up to 15 projects will receive funding for the Second Stage. The number of funded projects depends on the overall quality of the submissions. If the quality of the applications is not sufficient, fewer than 15 projects may be funded.

== Administration ==

=== Working hours and number of hours ===
In the Second Stage, you can apply for a maximum of €63,333 as a team and a maximum of €31,667 as an individual. These amounts are based on two or one full-time positions over four months. The hourly wage is capped at €50.

It is generally possible to apply for the Second Stage with fewer hours than you specified in your initial application. In the Second Stage, you can also plan fewer hours per week than in the regular funding phase.

This can be useful if you realize during the funding period that the Second Stage work will require less time than originally planned. Perhaps you already managed to set up a paid collaboration with a partner, or your project is already being partially cross-financed by other sources of funding. Or you are employed, have taken a leave of absence for the funding period, and would like to return to your job at 50% and work on the Prototype Fund project for the remaining 50%.

There are many different scenarios, and it is perfectly fine if the original schedule changes. Ultimately, the specific tasks for the Second Stage are only being defined within the current funding period. Please feel free to contact us if you have any questions.

=== Releasing the funds for the Second Stage (“Entsperrung”) ===
Currently the funds for the four additional months of funding are locked. Before you can get started with the Second Stage, you must submit an official request to release these funds. They can only be unlocked after the final and official funding approval. To do this, fill in the comments field on profi-online in the “'''Antrag auf Änderung Haushaltsdaten'''” form with the following text:
Hiermit beantrage ich, {VORNAME NAME}, die Entsperrung der für mein Vorhaben {Akronym}, FKZ {FKZ} in der Kostenposition 0837 gesperrten Fördermittel gemäß des auf Basis meiner Second-Stage-Bewerbung gefällten positiven Juryvotums (Sitzung vom 10.10.2025).

Die Summe in Höhe von {Summe} Euro ist für {Stundenzahl} Stunden zwingend erforderlich für die nachhaltige Entwicklung meines Projekts.
For teams:
Hiermit beantrage ich, {VORNAME NAME}, als Geschäftsführung der {Name GbR}, die Entsperrung der für unser Vorhaben {Akronym}, FKZ {FKZ} in der Kostenposition 0837 gesperrten Fördermittel gemäß des auf Basis unserer Second-Stage-Bewerbung gefällten positiven Juryvotums (Sitzung vom 10.10.2025).

Die Summe in Höhe von {Summe} Euro ist für {Stundenzahl} Stunden zwingend erforderlich für die nachhaltige Entwicklung unseres Projekts.
Please adjust the expressions in brackets accordingly to your project and your Second Stage application.

The total number of working hours you specify must match the total number of working hours from the Second Stage application as confirmed after the jury meeting. If you have any questions, please contact your [[Ansprechpartner*innen beim Projektträger|contact person of the project management agency]].

== Tips and insights from previous classes for planning your Second Stage ==
We’d like to share some insights and tips from previous classes that may be helpful for your application and for planning the Second Stage:

* Good time management is essential for the Second Stage, because the workload is heavy: It’s only 4 months, '''and''' the holiday season falls right in the middle of it.

* Focus, reduce, scope, promise less: Set a clear focus and don’t plan too many different tasks; several processes will be running in parallel anyway (maintenance, development, Second Stage focus, PTF deliverables).
* Catching up on delays from the regular funding period will be stressful.
* It may be a good idea to plan your milestones so that achieving them depends as little as possible on third parties.
* Set aside time for:
** the deliverables (blog post / Knowledge Base article, 1:1 meetings, documentation, preparation for the closing event);
** the mandatory coaching sessions, including (home)work that may result from them;
** regular team meetings—there will be a lot to discuss, and you may be working together differently than during the regular funding phase;
** communication with external partners. There may be many feedback loops or long wait times when you’re waiting for responses, e.g., about a planned implementation or pilot projects.
** time off and vacations—it’s not expected that you’ll work nonstop for 10 months, even if it’s fun!
We also have a Wiki page with [[Tipps für die Second Stage|tips and insights specifically for the Second Stage]]. Feel free to take a look at them!

Bewerbung für die Second Stage

2026-08-19T10:53:04Z

Enyong: /* Die Pitch-Session */

''(English version below)''

Auf dieser Seite findet ihr Informationen zur Bewerbung für die Second Stage und den administrativen Schritten danach. Mehr Informationen zum Ablauf und den Inhalten findet ihr auf der allgemeinen Seite zur [[Second Stage]].

== Warum gibt es die Second Stage? ==
In der Technologie- sowie im Speziellen der FOSS-Förderung gibt es ein Problem: Innovationen werden gut und gerne finanziert, nur bleibt oft offen, wie es danach weitergeht. Wenige Technologien sind nach der initialen Finanzierung so weit, dass sie in den Produktivbetrieb gehen und sich selbst finanzieren können.

Deswegen wollen wir euch mit der Second Stage die Möglichkeit geben, weitere vier Monate an der nachhaltigen Absicherung eures Projektes zu arbeiten.

Je nachdem, was der Fokus eures Projekts in der Second Stage sein soll, werdet ihr auch an zwei weiteren [https://wiki.prototypefund.de/Coachings Coachings] teilnehmen - etwa zum Thema Security, Gründung oder Community Building. Ziel der Second Stage ist es, dass das Projekt besser nutzbar und bekannt gemacht wird, sodass es nach Abschluss der Förderung gute Chancen hat, langfristig und nachhaltig Bestand zu haben.

Reminder: '''Projekte, die nicht an der Second Stage teilnehmen, sind für uns nicht weniger wertvoll'''. Wir schätzen, dass ca. 50 % jeder Runde an dieser Verlängerung der Förderzeit teilnehmen werden, und es gibt viele Gründe, warum ein Projekt nicht teilnehmen kann. Vielleicht passt das Format nicht zum Projekt, oder ihr seht persönlich keinen Bedarf für diese Art von Unterstützung. Vielleicht ist euer Projekt bereits Teil einer nachhaltigen Struktur und ihr braucht nur die sechs Monate, um es zu programmieren. Vielleicht war eure Bewerbung für die reguläre Förderzeit großartig, aber eure Pläne für die Second Stage passen nicht in den Rahmen des Prototype Fund. Insgesamt werden bis zu 15 Projekte für die Second Stage gefördert. Dies hängt davon ab, wie gut die Bewertungen insgesamt sind. '''Nicht alle Plätze der Second Stage müssen gefüllt werden''', d.h. es können auch weniger Projekte gefördert werden, wenn die Qualität der Bewerbungen nicht ausreicht.

== Grundsätzliches zur Bewerbung ==
Wenn ihr euch bei der initialen Bewerbung nicht für die Second Stage beworben habt, sind die folgenden Abschnitte für euch nicht relevant: '''Leider ist es zu diesem Zeitpunkt nicht mehr möglich, eine Second Stage zu beantragen''', da mit eurem ursprünglichen Antrag bereits die maximale Laufzeit und maximale Fördersumme festgelegt wurde.

Wenn ihr euch für die Second Stage beworben habt, sind die Mittel für die vier zusätzlichen Monate vorerst '''gesperrt'''. Im 5. Fördermonat teilt eine Jury die begrenzten Plätze für die Second-Stage-Förderung auf der Grundlage eurer Arbeit in den ersten Monaten der regulären Förderung sowie einer neuen '''Bewerbung''' zu. Die Entscheidung basiert auf einer schriftlichen Einreichung und einer kurzen Online-Pitch-Session.

'''Als Vorbereitung zur Bewerbung lest euch diese Wikiseite bitte vollständig durch.''' Anfang September findet außerdem eine Sprechstunde statt, bei der wir gern eure Fragen (auf Deutsch und Englisch) zur Second Stage beantworten. Auch in den Zwischengesprächen können wir gern über eure Bewerbung und eure Ziele für die Second Stage sprechen.

Aus Fairnessgründen beantworten wir keine inhaltlichen Fragen zu euren Second-Stage-Bewerbungen. Wir können aber einschätzen, ob eure Ideen für die Second Stage grundsätzlich förderfähig sind (das heißt: ob wir die Art von Vorhaben fördern dürfen, ob z. B. nicht zu viele Entwicklungsarbeiten dabei sind), geben euch gern allgemeine Tipps und beantworten auch alle Fragen zu den Formalitäten. Wenn ihr euch unsicher seid: Sprecht uns gern an!

Auch wichtig: Die Coaching-Sessions mit Superbloom können nicht für die Vorbereitung der Bewerbung (weder schriftlich noch Pitch) genutzt werden. Es ist natürlich absolut in Ordnung, wenn ihr im Coaching besprechen wollt, wie ihr eure Projekte nachhaltiger gestaltet. Wie wir die Grenze zwischen „Vorbereitung der Bewerbung“ und „Schritte für die Nachhaltigkeit“ definieren, könnt ihr auf der [https://wiki.prototypefund.de/index.php?title=Superbloom#Can_I_prepare_my_application_for_the_Second_Stage_with_Superbloom? Coaching-Seite] lesen.

=== Timeline der Bewerbung ===
{| class="wikitable"
!Anfang September 2026
|Sprechstunde Second-Stage-Bewerbung
|optional
|-
!14. - 27. September
|Bewerbungsphase Second-Stage-Förderung
|
|-
!27. September
|Deadline Einreichung schriftliche Bewerbung
|verpflichtend
|-
!9. Oktober 2026
|Pitch-Session (online)
|verpflichtend
|-
!Mitte Oktober
|Entscheidung und Förderzusage
|
|-
!Oktober–November
|Antragseinreichung zur Entsperrung der Mittel
|verpflichtend
|-
!1. Dezember 2026
|Start der Second Stage
|
|-
!vorauss. 1. Dezember
|Online Kick-Off der Second Stage
|verpflichtend
|}

== Die schriftliche Bewerbung ==
''Wann'': 14. bis 27. September 2026 - '''Achtung''': Einreichungen nach der Deadline werden nicht für die Auswahl berücksichtigt!

''Wo'': [https://bewerben.prototypefund.de/ bewerben.prototypefund.de] - der genaue Link folgt per Mail

''Was'': Beantwortet 8 (bzw. 9) Fragen zu euren Plänen für die Second-Stage-Förderung

''Sprache'': Die schriftliche Bewerbung erfolgt auf Deutsch, Nicht-Muttersprachler*innen können auch auf Englisch einreichen.

Die schriftliche Bewerbung findet über unsere Bewerbungsplattform statt, die ihr aus eurer initialen Bewerbung für den Prototype Fund schon kennt. Dort müssen die folgenden Fragen, basierend auf dem aktuellen Arbeitsstand, sowie eure Ideen für die Second Stage beantwortet werden:
'''Dein Projekt in der regulären Förderphase'''

- Beschreibe dein Projekt in drei Sätzen. (max. 50 Wörter)
- Welche Meilensteine wurden mit welchen Ergebnissen erzielt? (max. 100 Wörter)
- Werden bis zum Ende der regulären Förderperiode alle planmäßigen Meilensteine erreicht? Wenn nein, warum? (max. 100 Wörter)
- Welche Maßnahmen wurden bislang ergriffen, um Nutzer*innen anzusprechen? (max. 100 Wörter)
- Was ist aktuell die größte Herausforderung im Projekt? Wie kann dieser begegnet werden? (max. 175 Wörter)

'''Deine Pläne für die Second Stage'''

- Auf welchem Wege soll das Projekt nachhaltig nutzbar werden? Wurden hierfür bereits Maßnahmen ergriffen? Wenn ja, welche? (max. 175 Wörter)
- Sind für den Erfolg des Projekts Änderungen an der ursprünglichen Planung zur Second Stage nötig? Wenn ja, welche und warum? (max. 175 Wörter)
- Welche Meilensteine sollen in der Second Stage erreicht werden? (max. 100 Wörter)
- Wie viele Stunden möchtest du in der Second Stage am Projekt arbeiten? (Maximum Einzelpersonen: 633h, Maximum Teams: 1.267h)

'''Ergänzende Hinweise'''

- Möchtest du der Jury noch etwas mitteilen? (optional) (max. 175 Wörter)
'''Eure Pläne für die Second-Stage-Föderphase dürfen von der initialen Bewerbung und dem Antrag abweichen.''' Wenn das, was ihr euch damals für die Second Stage vorgenommen habt, nicht mehr realistisch oder sinnvoll erscheint, könnt ihr euren Fokus für die viermonatige Förderzeit gern neu setzen. Wichtig ist nur, dass der Fokus für euer Projekt sinnvoll durchdacht und in der Zeit, die euch zur Verfügung steht, machbar ist.

'''Tipp:''' Werdet in eurer Bewerbung so konkret wie möglich. Wenn ihr plant auf Konferenzen zu gehen, zählt diese auf. Wenn ihr in Kontakt mit Unternehmen oder Communities treten möchtet, definiert eure Zielgruppen möglichst genau. Solltet ihr Pilotprojekte planen, benennt eure Partner*innen dafür. Falls ihr Publikationen oder Beiträge in Medien/Podcasts plant, stellt dar, wo diese veröffentlicht werden sollen.

=== Meilensteine in der Second Stage ===
Reminder: '''In der Second Stage steht die Entwicklungsarbeit nicht mehr im Mittelpunkt.''' Entwicklungsmeilensteine, die ihr in der regulären Förderzeit nicht geschafft habt, können nicht in die Second Stage verschoben werden, außer ihr könnt begründen, dass diese Schritte notwendig für die Nachhaltigkeit des Projekts sind und erklären, warum sie nicht mehr in der regulären Förderphase umgesetzt werden können. Ziel der Second Stage ist es, eure Projekte auf den Weg zu nachhaltigen Strukturen zu bringen, sei es durch eine Gründung, den Aufbau einer Community oder Partnerschaften, Dokumentation und User Testing, Kommunikationsmaßnahmen, usw. Natürlich können sich dadurch kleine Entwicklungsarbeiten ergeben (z. B. Anpassungen auf der Basis eines User Testings, Einbettung von Community-Beiträgen, Bugfixes etc.). '''Diese sollen aber nicht im Vordergrund stehen und können nur mitgefördert werden, wenn sie den anderen Maßnahmen dienen.''' '''Orientiert euch dafür an einem Richtwert von 20 Prozent für technische Arbeiten.''' Je nach Projektfokus kann auch ein höherer Anteil gerechtfertigt sein. Falls ihr denkt, dass ein höherer Anteil in eurem Fall sinnvoll ist, sprecht uns bitte im Vorfeld der Bewerbung an.

==== So kann die Verteilung in eurem Antrag aussehen ====
Hier listen wir Beispiele von Meilensteinen, die in der Second Stage förderfähig sind. (Das ist keine abschließende Liste. Andere Maßnahmen können für eure Projekte besser geeignet sein. '''Je nach Fokus eurer Second Stage müsst ihr natürlich nicht alle diese Themen in der Bewerbung abdecken.''' Wenn ihr euch unsicher seid, ob eure Ideen gefördert werden können, fragt uns gerne!)

===== Konkrete Schritte zur Verbreitung und Nutzbarmachung (Fokus der Second-Stage-Förderung): =====
* User Testing
* Partnerakquise
* Gründung (Firmenaubau, Kundenakquise & Marketing, usw.)
* Präsenz auf Fachveranstaltungen
* Erstellung einer Website und/oder weiterer öffentlichkeitswirksamer Maßnahmen
* Communityarbeit
* Outreach
* usw.

===== Technische Entwicklung (Richtwert von 20 Prozent der Second-Stage-Förderung): =====
* Fertigstellung von Features, die aufgrund von Verzögerungen, Bugfixes, Dependencies etc. noch fehlen und für die Nachhaltigkeit des Projekts wichtig sind.
* Entwicklung von im Erstantrag nicht vorhergesehenen Features etc., die sich bspw. im User Testing oder in Gesprächen mit potenziellen Partnern als sinnvoll herausgestellt haben.
* Anpassungen auf der Basis eines User Testings
* Einbettung von Community-Beiträgen
* Bugfixes
* etc.

Die technischen Meilensteine müssen der allgemeinen Nachhaltigkeitsstrategie des Projekts dienen und in diesem Sinne begründet sein.

'''Wichtig''': Die Meilensteine müssen in der angegebenen Stundenzahl realistisch umsetzbar sein. In den meisten Fällen ist es nicht möglich, z.B. eine Gründung, den Ausbau der Dokumentation, Communityaufbau und ein Pilotprojekt gleichzeitig in nur vier Monaten zu verfolgen.

=== Lizenzierung in der Second Stage ===
'''Zum Code:'''
* Der in den bezahlten Stunden der regulären Förderphase geschriebene Code muss zwingend unter einer FOSS-Lizenz veröffentlicht werden – ohne Ausnahme.
* Der Code, der in der Second Stage direkt zum Projekt beigetragen wird (Erweiterungen, Anpassungen auf Basis von Feedback, Bugfixes usw.), muss ebenfalls unter einer FOSS-Lizenz veröffentlicht werden. Wenn Code für einen Partner geschrieben wird, und dieser nicht Open Source sein kann, müssen diese Stunden anderweitig, beispielsweise vom Partner, bezahlt werden.
* Im Rahmen von Maßnahmen zur Nachhaltigkeit sollte immer geprüft werden, ob der Code unter einer FOSS-Lizenz stehen kann – das gilt beispielsweise für eine Projektwebseite. Ausnahmen sind in der Bewerbung für die Second Stage zu begründen.
'''Andere Produkte, die in der Second Stage produziert werden:'''
* Texte, Logos und Bilder (u. ä.), die in der Second Stage entstehen, müssen nicht unter einer Creative-Commons-Lizenz veröffentlicht werden. Wir freuen uns jedoch besonders, wenn ihr euch dafür entscheidet.
* Nach demselben Ansatz möchten wir alle Geförderten dazu ermutigen, bei der Umsetzung der Meilensteine in der zweiten Phase möglichst viele FOSS-Produkte und datensparsame Tools einzusetzen. Das gilt beispielsweise für Kommunikationstools und Plattformen für den Communityaustausch. Hierbei handelt es sich jedoch nur um eine Empfehlung: Die Geförderten dürfen selbst entscheiden, was für die Projekte sinnvoll ist. Manchmal sind neue Zielgruppen z. B. nur auf bestimmten Plattformen wie LinkedIn oder Instagram zu erreichen. In solchen Fällen ist eine kurze Begründung in der Bewerbung hilfreich, damit die Jury einschätzen kann, inwiefern eure Strategie geeignet ist.

== Die Pitch-Session ==
''Wann'': 9. Oktober 2026 - jedes Projekt bekommt eine genaue Uhrzeit zugeteilt. Wir melden uns Anfang Oktober per Mail dazu.

''Wo'': Online - auch wenn ihr in Berlin wohnt (sonst wäre es nicht fair)

''Was'': 3 Minuten Pitch, 4 Minuten Fragen beantworten

''Wer:'' Nur offiziell Geförderte können pitchen.

''Sprache'': Deutsch (oder Englisch für Nicht-Muttersprachler*innen)

Das Präsentationsformat für den Pitch kann frei gewählt werden: Folien, Screensharing, Visuals, everything you need. Dabei ist wichtig, dass ihr die folgenden Fragen beantwortet:
- Warum brauche ich/brauchen wir die Second Stage?
- Was ist mein/unser konkretes Ziel in der Second Stage?
- Wie wird dieses Ziel erreicht?
Teilt uns bitte im '''Vorfeld per E-Mail''' mit, wie (Folien, Screensharing, etc.) ihr eure Präsentation gestalten wollt. Wenn ihr Folien nutzen möchtet, brauchen wir sie '''spätestens am Vortag bis 15 Uhr als PDF per E-Mail'''. Ein bis zwei Tage vor dem Pitch werden wir außerdem eine Test-Session anbieten, bei der ihr euch in das Videotool einwählen und eure Präsentation bzw. die Technik kurz testen könnt. Genaue Infos dazu folgen kurz vorher per Mail.

Die Jury der Second Stage besteht aus zwei Juror*innen aus dem [https://www.prototypefund.de/bewerbung/jury Jurypool], Vertreter*innen des Projektträgers und des Prototype Fund - außerdem ist voraussichtlich ein*e Vertreter*in aus dem BMFTR bei der Sitzung anwesend. Die Bewertung basiert auf dem technischen Stand des Projekts (das Projekt muss 2 Monate vor Ende der regulären Förderzeit nicht zu 100% fertig sein, ihr müsst aber zeigen können, dass die Arbeit gut vorankommt), den Maßnahmen zur Sicherstellung der Nachhaltigkeit (z. B. Community-Aufbau, Öffentlichkeitsarbeit) und den geplanten Schritten für die Second-Stage-Förderung. Nach den Pitch-Sessions diskutiert die Jury die Ergebnisse und stellt einen Fördervorschlag für die Second Stage zusammen, auf Basis dessen das BMFTR die finale Entscheidung trifft. Die Entscheidung wird etwa zwei Wochen nach der Pitch-Session an euch kommuniziert. Insgesamt werden bis zu 15 Projekte für die Second Stage gefördert. Dies hängt davon ab, wie gut die Bewertungen insgesamt sind. Wenn die Qualität der Bewerbungen nicht ausreicht, können auch weniger als 15 Projekte gefördert werden.

== Administratives ==

=== Arbeitszeit und Stundenumfang ===
In der Second Stage könnt ihr als Team maximal 63.333 € und als Einzelperson maximal 31.667 € beantragen. Diese Summen sind angelehnt an zwei bzw. eine Vollzeitstelle über vier Monate. Der Stundenlohn ist auf 50 € gedeckelt.

Es ist generell möglich, dass ihr euch für die Second Stage mit einer geringeren Stundenanzahl bewerbt, als ihr bei der initialen Bewerbung angegeben habt. In der Second Stage könnt ihr auch mit weniger Wochenstunden als in der regulären Förderphase planen.

Das kann zum Beispiel sinnvoll sein, wenn ihr während der Förderzeit feststellt, dass die Second-Stage-Arbeit weniger Zeit benötigen wird, als ursprünglich geplant. Vielleicht hat sich auch eine bezahlte Zusammenarbeit mit Partner*innen ergeben oder euer Projekt wird durch andere Förderquellen bereits in Teilen querfinanziert. Oder ihr steht in einem Arbeitsverhältnis, habt euch für den Förderzeitraum freistellen lassen und möchtet mit 50% zurück in das Arbeitsverhältnis gehen und die weiteren 50% am Prototype-Fund-Projekt arbeiten.

Es gibt ganz unterschiedliche Szenarien und es ist vollkommen in Ordnung, wenn sich der ursprüngliche Zeitplan verändert. Schließlich werden die genauen Aufgaben für die Second Stage erst während der Förderzeit definiert. Sprecht uns gerne an, wenn ihr Rückfragen habt.

=== Entsperrung ===
Wird euer Projekt von der Jury für eine Second-Stage-Förderung ausgewählt, müsst ihr nach der Förderzusage einen offiziellen Antrag auf Entsperrung stellen, da die Mittel für die vier zusätzlichen Fördermonate vorerst '''gesperrt''' sind. Die Entsperrung kann erst nach der finalen und offiziellen Förderzusage stattfinden. Dafür füllt ihr auf profi-online im "'''Antrag auf Änderung Haushaltsdaten'''" das Bemerkungsfeld mit folgendem Text aus:
Hiermit beantrage ich, {VORNAME NAME}, die Entsperrung der für mein Vorhaben {Akronym}, FKZ {FKZ} in der Kostenposition 0837 gesperrten Fördermittel gemäß des auf Basis meiner Second-Stage-Bewerbung gefällten positiven Juryvotums (Sitzung vom 10.10.2025).

Die Summe in Höhe von {Summe} Euro ist für {Stundenzahl} Stunden zwingend erforderlich für die nachhaltige Entwicklung meines Projekts.
Für GbRs:
Hiermit beantrage ich, {VORNAME NAME}, als Geschäftsführung der {Name GbR}, die Entsperrung der für unser Vorhaben {Akronym}, FKZ {FKZ} in der Kostenposition 0837 gesperrten Fördermittel gemäß des auf Basis unserer Second-Stage-Bewerbung gefällten positiven Juryvotums (Sitzung vom 10.10.2025).

Die Summe in Höhe von {Summe} Euro ist für {Stundenzahl} Stunden zwingend erforderlich für die nachhaltige Entwicklung unseres Projekts.
Bitte passt dabei die Klammerausdrücke entsprechend an euer Projekt und eure Second-Stage-Bewerbung an.

Wichtig ist, dass die Summe der Arbeitsstunden, die ihr angebt, mit der Summe Arbeitsstunden aus der Second-Stage-Bewerbung, wie sie nach der Jurysitzung bestätigt wurde, übereinstimmt. Falls ihr Fragen dazu habt, meldet euch gern bei eurer [[Ansprechpartner*innen beim Projektträger|Ansprechperson beim Projektträger]].

== Tipps und Erfahrungen aus früheren Jahrgängen für die Planung eurer Second Stage ==
Wir möchten gerne die Erfahrungen und Tipps aus vergangen Jahrgängen teilen, die für eure Bewerbung und die Planung der Second Stage hilfreich sein können:

* Ein gutes Zeitmanagement ist für die Second Stage wichtig, denn einerseits ist der Workload hoch, andererseits sind es nur vier Monate '''und''' die Weihnachtszeit fällt in diesen Zeitraum.

* Focus, reduce, scope, promise less: Setzt einen klaren Fokus und plant nicht zu viele verschiedene Aufgaben – es werden sowieso mehrere Prozesse parallel laufen (Maintenance, Development, Fokus der Second Stage, PTF-Deliverables).
* Verspätungen aus der regulären Förderzeit aufzuholen wird stressig, versucht das zu vermeiden.
* Es kann sinnvoll sein, eure Milestones so zu planen, dass ihr Erreichen möglichst wenig abhängig von Dritten ist.
* Plant Zeit ein für:
** die Deliverables (Blogpost / Knowledge Base-Beitrag, Zwischengespräche, Dokumentation, Vorbereitung des Abschlussevents);
** Coachings und ggf. daraus resultierende (Haus-)Aufgaben;
** regelmässigen Austausch im Team – es wird viel zu besprechen geben und womöglich arbeitet ihr anders zusammen als in der regulären Förderphase;
** Kommunikation mit Externen. Es könnte viele Feedbackschlaufen brauchen oder lange Wartezeiten geben, wenn ihr auf Rückmeldungen z.B. zu einer geplanten Implementierung oder von Pilotprojekten wartet;
** Auszeiten und Urlaube – es ist nicht angedacht, dass ihr 10 Monate durcharbeitet, auch wenn es Spaß macht!
Außerdem haben wir eine Wiki-Seite mit [[Tipps für die Second Stage|Tipps und Erfahrungen speziell für die Second Stage]]. Schaut auch dort gerne rein!

= In English: Application for the Second Stage =
On this page, you can find more information on the application process for the Second Stage and the administrative steps afterwards. If you are looking for more information on the timeline and contents, you can find them on the general page on the [[Second Stage]].

== Why does the Second Stage exist? ==
There is an issue in technology and FOSS funding: innovative projects are readily financed, but it often remains unclear what happens afterwards. Few technologies are ready for operational use and self-financing after the initial funding runs out.

For this reason, we offer the Second Stage, which provides an opportunity to work for a further four months on securing the project’s sustainability.

The aim of the Second Stage is to improve the usability and visibility of the project, increasing its chances of long-term sustainability once the funding period ends.

Reminder: '''Projects that don't participate in the Second Stage are not less valuable to us.''' We estimate that approximately 50% of each round will participate in this extended funding period, and there are many reasons why a project might not participate. Maybe it's not a good fit for your project, or you personally don't see the need for this type of support. Maybe your project is already sustainable and you just need the six months to code. Maybe your application for the regular funding period was great, but your application for the second phase doesn't fit the scope of the Prototype Fund. A total of up to 15 projects will be funded for the Second Stage. The number of funded projects will depend on the quality of the submissions. '''Not''' '''all spots in the Second Stage have to be filled''', i.e., fewer projects may be funded if the quality of the applications is not sufficient.

== General information on the application ==
If you haven't already applied for the Second Stage, the following paragraphs are not relevant for you: Unfortunately, it is '''not possible to add a Second Stage at this point''', as the maximum duration and the maximum amount of funding allocated to your project was made final after your general application.

If you have applied for the Second Stage, the funds allocated for the four additional months are '''locked''' for now. During the 5th month of funding, a jury will allocate the limited Second Stage spots based on your work during the first months of funding as well as a new, short application. The decision is based on a written '''submission''' and a short online pitch session.

'''To prepare for your application, please read this wiki page.''' We will hold a consultation hour in early September, during which we will be happy to answer your questions about your Second Stage application (in German and English). We are also happy to discuss your application and your goals for the Second Stage during the 1:1 meetings.

To stay fair, we do not answer any questions regarding the content of your Second Stage applications. However, we can assess whether your ideas for the Second Stage are eligible for funding (i.e., whether we are allowed to fund the type of project, whether it involves too much development work, etc.), give you general tips, and answer any questions you may have about the formalities. If you are unsure, just ask!

Also important: The coaching sessions with Superbloom cannot be used to prepare your application (written or pitch). Of course, it is perfectly fine if you want to discuss how to make your projects more sustainable during the coaching sessions. You can read about how we define the boundary between “application preparation” and “steps toward sustainability” on the [https://wiki.prototypefund.de/index.php?title=Superbloom#Can_I_prepare_my_application_for_the_Second_Stage_with_Superbloom? coaching page].

=== Timeline for the application ===
{| class="wikitable"
!Beginning of September 2026
|Consultation hour, application for the Second Stage
|optional
|-
!September 14th–27th
|Application period Second Stage Funding
|
|-
!September 27th
|Deadline submission of written application
|mandatory
|-
!October 9th
|Pitch session (online)
|mandatory
|-
!Middle of October
|Decision and funding commitment
|
|-
!October–November
|Request to release these funds
|mandatory
|-
!December 1st
|Start of the Second Stage
|
|-
!Expected on December 1st
|Online kick off Second Stage
|mandatory
|}

== Written application ==
''When'': September 14th to 27th, 2026 - '''Please note''': Submissions after the deadline will not be considered for selection!

''Where'': [https://bewerben.prototypefund.de/ bewerben.prototypefund.de] – the exact link will be sent via email

''What'': Answer 8 (or 9) questions about your plans for the Second Stage funding

''Language'': The written application may be submitted in German, or if you are not a native German speaker, in English.

The written application must be submitted via our application platform, which you already know from your initial application for the Prototype Fund. Based on the current status of your work, you must answer the following questions and provide your ideas for the Second Stage:
'''Your project in the regular funding period'''

- Describe your project in three sentences. (max. 50 words)
- Which milestones have been achieved and what were the results? (max. 100 words)
- Will all planned milestones be achieved by the end of the regular funding period? If not, why? (max. 100 words)
- What measures have been taken so far to reach users? (max. 100 words)
- What is currently the biggest challenge in the project? How can this challenge be overcome? (max. 175 words)

'''Your plans for the Second Stage'''

- How will the project be made usable in the long term? Have any steps already been taken to this end? If yes, which ones? (max. 175 words)
- Are changes to the original plan for the Second Stage necessary for the project to succeed? If yes, which ones and why? (max. 175 words)
- What milestones do you plan to achieve in the Second Stage? (max. 100 words)
- How many hours do you plan to work on the project in the Second Stage? (Maximum number of hours for individuals: 633h, maximum number of hours for teams: 1.267h)

'''Additional comments'''

- Is there anything else you would like to tell the jury? (optional) (max. 175 words)
Your plans for the Second Stage funding can differ from what you wrote in your initial application. If what you had planned for the Second Stage no longer seems realistic or feasible, you are welcome to change your plans for the four-month funding period. The important thing is that your project has a clear focus and feasible within the available time.

'''Tip:''' Be as specific as possible in your application. If you plan to attend conferences, list them. If you want to connect with companies or communities, define your target groups as precisely as possible. If you are planning pilot projects, name your partners. If you plan to publish articles or contribute to media outlets or podcasts, specify where they will be published.

=== Milestones ===
Reminder: '''In the Second Stage, the focus is no longer on development work.''' Development milestones that you were unable to achieve during the regular funding period cannot be carried over to the Second Stage, unless you can demonstrate that these steps are necessary for the project’s sustainability and explain why they can no longer be implemented during the regular funding phase. The aim of the Second Stage is to set your projects on the path to sustainable structures, whether through establishing a company, building a community or forming partnerships, writing documentation and conducting user testing, implementing communication strategies, etc. Of course, this may result in minor development work (e.g., adjustments based on the results of user testing, merging community contributions, bug fixes, etc.). '''However, these should not be the primary focus and can only be funded if they support the other activities. The guideline is 20 percent for technical work.''' Depending on the project’s focus, a higher percentage may be justified. If you believe a higher percentage makes sense for your project, please contact us before submitting your application.

==== These are the type of milestones that can be funded in the Second Stage: ====
Here are some examples of milestones that are eligible for funding in the Second Stage. (This is not an exhaustive list: other measures may be more suitable for your projects. '''You do not have to cover all of these topics in your application, which ones are relevant to you depends on the focus you plan for your Second Stage.''' If you are unsure whether your ideas are eligible for funding, please feel free to ask us!)

===== Specific steps to improve the visibility, usability and sustainability of the project (main focus of your application for the Second Stage): =====
* User testing
* Partner acquisition
* Establishment of a business (administrative setup, marketing & customer acquisition, etc.)
* Presence and presentation at conferences
* Creation of a website and/or other communication strategies
* Community work
* Outreach
* etc.

===== Technical development (guideline of 20 percent of your work in the Second Stage): =====
* Completion of features that are still missing (e.g. due to delays, bug fixes, dependencies, etc.) and are important for the sustainability of the project.
* Development of features not foreseen in the initial application which have e.g. proven useful in user testing or in discussions with potential partners.
* Adjustments based on user testing
* Integration of community contributions
* Bug fixes
* etc.

The technical milestones must support the project's overall sustainability strategy and be justified in this context.

'''Important''': The milestones have to be realistic to achieve in the number of hours you've set. In most cases, it's not possible to tackle things like launching a startup, expanding documentation, building a community, and running a pilot project all at once in just four months.

=== Licensing in the Second Stage ===
'''Code:'''
* The code written during the paid hours of the regular funding phase must be published under a FOSS license—without exception.
* The code that is contributed directly to the project in the Second Stage (additional features, adjustments based on feedback, bug fixes, etc.) must also be published under a FOSS license. If code is written for a partner and cannot be published under a FOSS license, these hours must be paid for by another party, such as the partner.
*For sustainability measures that are not direct contributions to the code of your funded project, you should always check if the code can be licensed under a FOSS license - this is the case for a project website, for example. Exceptions should be justified in the application for the Second Stage.
'''Other products developed in the Second Stage:'''
* Texts, logos, images, and similar items created in the Second Stage do not have to be published under a Creative Commons license. However, we would appreciate it if you chose to do so.
* Following the same approach, we would like to encourage all grant recipients to use as many FOSS products and privacy-friendly tools as possible when implementing the milestones in the second phase. This applies, for example, to communication tools and platforms used for community interaction. This is, however, only a recommendation: grant recipients are free to decide for themselves what makes sense for their projects. Sometimes new target groups can only be reached on certain platforms such as LinkedIn or Instagram. In cases like this, it is helpful to include a brief explanation in your application so that the jury can assess the suitability of your strategy.

== Pitch session ==
''When'': October 9th, 2026 – each project will be assigned a specific time slot. We will contact you by email in the beginning of October.

''Where'': Online – even if you live in Berlin (otherwise it wouldn't be fair)

''What'': 5 minutes pitch, followed by 5 minutes for questions

''Who:'' Only official grantees can pitch.

''Language'': German (or English if you aren’t a native German speaker)

The presentation format for the pitch is up to you: slides, screen sharing, visuals, everything you need. You just have to make sure that you answer the following questions:
- Why do I/we need the Second Stage?
- What is my/our specific goal in the Second Stage?
- How will this goal be achieved?
Please let us know beforehand by email how you would like to give your presentation (slides, screen sharing, etc.). We will inform you early on about the deadline for this. If you would like to use slides, we need them '''by 3 pm the day before at the latest, sent as a pdf by email'''. Around this time, we will organize test sessions where you can dial into the video tool we’ll use for the pitches and quickly test your presentation, sound and video. We will send you more information about the test sessions via email.

The Second Stage jury consists of two judges from the [https://www.prototypefund.de/bewerbung/jury jury pool], representatives of the Projektträger and the Prototype Fund – a representative from the BMFTR is also expected to attend the session. The evaluation is based on the technical status of the project (the project does not have to be 100% complete two months before the end of the regular funding period, but you must be able to show that the work is progressing well), the measures taken to ensure sustainability (e.g., community building, public relations), and the planned steps for the Second Stage funding. After the pitch session, the jury will discuss the results and propose a list of projects for funding for the Second Stage, on the basis of which the BMFTR will make the final decision. The decision will be communicated to you approximately two weeks after the pitch session. A total of up to 15 projects will receive funding for the Second Stage. The number of funded projects depends on the overall quality of the submissions. If the quality of the applications is not sufficient, fewer than 15 projects may be funded.

== Administration ==

=== Working hours and number of hours ===
In the Second Stage, you can apply for a maximum of €63,333 as a team and a maximum of €31,667 as an individual. These amounts are based on two or one full-time positions over four months. The hourly wage is capped at €50.

It is generally possible to apply for the Second Stage with fewer hours than you specified in your initial application. In the Second Stage, you can also plan fewer hours per week than in the regular funding phase.

This can be useful if you realize during the funding period that the Second Stage work will require less time than originally planned. Perhaps you already managed to set up a paid collaboration with a partner, or your project is already being partially cross-financed by other sources of funding. Or you are employed, have taken a leave of absence for the funding period, and would like to return to your job at 50% and work on the Prototype Fund project for the remaining 50%.

There are many different scenarios, and it is perfectly fine if the original schedule changes. Ultimately, the specific tasks for the Second Stage are only being defined within the current funding period. Please feel free to contact us if you have any questions.

=== Releasing the funds for the Second Stage (“Entsperrung”) ===
Currently the funds for the four additional months of funding are locked. Before you can get started with the Second Stage, you must submit an official request to release these funds. They can only be unlocked after the final and official funding approval. To do this, fill in the comments field on profi-online in the “'''Antrag auf Änderung Haushaltsdaten'''” form with the following text:
Hiermit beantrage ich, {VORNAME NAME}, die Entsperrung der für mein Vorhaben {Akronym}, FKZ {FKZ} in der Kostenposition 0837 gesperrten Fördermittel gemäß des auf Basis meiner Second-Stage-Bewerbung gefällten positiven Juryvotums (Sitzung vom 10.10.2025).

Die Summe in Höhe von {Summe} Euro ist für {Stundenzahl} Stunden zwingend erforderlich für die nachhaltige Entwicklung meines Projekts.
For teams:
Hiermit beantrage ich, {VORNAME NAME}, als Geschäftsführung der {Name GbR}, die Entsperrung der für unser Vorhaben {Akronym}, FKZ {FKZ} in der Kostenposition 0837 gesperrten Fördermittel gemäß des auf Basis unserer Second-Stage-Bewerbung gefällten positiven Juryvotums (Sitzung vom 10.10.2025).

Die Summe in Höhe von {Summe} Euro ist für {Stundenzahl} Stunden zwingend erforderlich für die nachhaltige Entwicklung unseres Projekts.
Please adjust the expressions in brackets accordingly to your project and your Second Stage application.

The total number of working hours you specify must match the total number of working hours from the Second Stage application as confirmed after the jury meeting. If you have any questions, please contact your [[Ansprechpartner*innen beim Projektträger|contact person of the project management agency]].

== Tips and insights from previous classes for planning your Second Stage ==
We’d like to share some insights and tips from previous classes that may be helpful for your application and for planning the Second Stage:

* Good time management is essential for the Second Stage, because the workload is heavy: It’s only 4 months, '''and''' the holiday season falls right in the middle of it.

* Focus, reduce, scope, promise less: Set a clear focus and don’t plan too many different tasks; several processes will be running in parallel anyway (maintenance, development, Second Stage focus, PTF deliverables).
* Catching up on delays from the regular funding period will be stressful.
* It may be a good idea to plan your milestones so that achieving them depends as little as possible on third parties.
* Set aside time for:
** the deliverables (blog post / Knowledge Base article, 1:1 meetings, documentation, preparation for the closing event);
** the mandatory coaching sessions, including (home)work that may result from them;
** regular team meetings – there will be a lot to discuss, and you may be working together differently than during the regular funding phase;
** communication with external partners. There may be many feedback loops or long wait times when you’re waiting for responses, e.g., about a planned implementation or pilot projects.
** time off and vacations—it’s not expected that you’ll work nonstop for 10 months, even if it’s fun!
We also have a Wiki page with [[Tipps für die Second Stage|tips and insights specifically for the Second Stage]]. Feel free to take a look at them!

Bewerbung für die Second Stage

2026-08-19T10:43:37Z

Enyong:

''(English version below)''

Auf dieser Seite findet ihr Informationen zur Bewerbung für die Second Stage und den administrativen Schritten danach. Mehr Informationen zum Ablauf und den Inhalten findet ihr auf der allgemeinen Seite zur [[Second Stage]].

== Warum gibt es die Second Stage? ==
In der Technologie- sowie im Speziellen der FOSS-Förderung gibt es ein Problem: Innovationen werden gut und gerne finanziert, nur bleibt oft offen, wie es danach weitergeht. Wenige Technologien sind nach der initialen Finanzierung so weit, dass sie in den Produktivbetrieb gehen und sich selbst finanzieren können.

Deswegen wollen wir euch mit der Second Stage die Möglichkeit geben, weitere vier Monate an der nachhaltigen Absicherung eures Projektes zu arbeiten.

Je nachdem, was der Fokus eures Projekts in der Second Stage sein soll, werdet ihr auch an zwei weiteren [https://wiki.prototypefund.de/Coachings Coachings] teilnehmen - etwa zum Thema Security, Gründung oder Community Building. Ziel der Second Stage ist es, dass das Projekt besser nutzbar und bekannt gemacht wird, sodass es nach Abschluss der Förderung gute Chancen hat, langfristig und nachhaltig Bestand zu haben.

Reminder: '''Projekte, die nicht an der Second Stage teilnehmen, sind für uns nicht weniger wertvoll'''. Wir schätzen, dass ca. 50 % jeder Runde an dieser Verlängerung der Förderzeit teilnehmen werden, und es gibt viele Gründe, warum ein Projekt nicht teilnehmen kann. Vielleicht passt das Format nicht zum Projekt, oder ihr seht persönlich keinen Bedarf für diese Art von Unterstützung. Vielleicht ist euer Projekt bereits Teil einer nachhaltigen Struktur und ihr braucht nur die sechs Monate, um es zu programmieren. Vielleicht war eure Bewerbung für die reguläre Förderzeit großartig, aber eure Pläne für die Second Stage passen nicht in den Rahmen des Prototype Fund. Insgesamt werden bis zu 15 Projekte für die Second Stage gefördert. Dies hängt davon ab, wie gut die Bewertungen insgesamt sind. '''Nicht alle Plätze der Second Stage müssen gefüllt werden''', d.h. es können auch weniger Projekte gefördert werden, wenn die Qualität der Bewerbungen nicht ausreicht.

== Grundsätzliches zur Bewerbung ==
Wenn ihr euch bei der initialen Bewerbung nicht für die Second Stage beworben habt, sind die folgenden Abschnitte für euch nicht relevant: '''Leider ist es zu diesem Zeitpunkt nicht mehr möglich, eine Second Stage zu beantragen''', da mit eurem ursprünglichen Antrag bereits die maximale Laufzeit und maximale Fördersumme festgelegt wurde.

Wenn ihr euch für die Second Stage beworben habt, sind die Mittel für die vier zusätzlichen Monate vorerst '''gesperrt'''. Im 5. Fördermonat teilt eine Jury die begrenzten Plätze für die Second-Stage-Förderung auf der Grundlage eurer Arbeit in den ersten Monaten der regulären Förderung sowie einer neuen '''Bewerbung''' zu. Die Entscheidung basiert auf einer schriftlichen Einreichung und einer kurzen Online-Pitch-Session.

'''Als Vorbereitung zur Bewerbung lest euch diese Wikiseite bitte vollständig durch.''' Anfang September findet außerdem eine Sprechstunde statt, bei der wir gern eure Fragen (auf Deutsch und Englisch) zur Second Stage beantworten. Auch in den Zwischengesprächen können wir gern über eure Bewerbung und eure Ziele für die Second Stage sprechen.

Aus Fairnessgründen beantworten wir keine inhaltlichen Fragen zu euren Second-Stage-Bewerbungen. Wir können aber einschätzen, ob eure Ideen für die Second Stage grundsätzlich förderfähig sind (das heißt: ob wir die Art von Vorhaben fördern dürfen, ob z. B. nicht zu viele Entwicklungsarbeiten dabei sind), geben euch gern allgemeine Tipps und beantworten auch alle Fragen zu den Formalitäten. Wenn ihr euch unsicher seid: Sprecht uns gern an!

Auch wichtig: Die Coaching-Sessions mit Superbloom können nicht für die Vorbereitung der Bewerbung (weder schriftlich noch Pitch) genutzt werden. Es ist natürlich absolut in Ordnung, wenn ihr im Coaching besprechen wollt, wie ihr eure Projekte nachhaltiger gestaltet. Wie wir die Grenze zwischen „Vorbereitung der Bewerbung“ und „Schritte für die Nachhaltigkeit“ definieren, könnt ihr auf der [https://wiki.prototypefund.de/index.php?title=Superbloom#Can_I_prepare_my_application_for_the_Second_Stage_with_Superbloom? Coaching-Seite] lesen.

=== Timeline der Bewerbung ===
{| class="wikitable"
!Anfang September 2026
|Sprechstunde Second-Stage-Bewerbung
|optional
|-
!14. - 27. September
|Bewerbungsphase Second-Stage-Förderung
|
|-
!27. September
|Deadline Einreichung schriftliche Bewerbung
|verpflichtend
|-
!9. Oktober 2026
|Pitch-Session (online)
|verpflichtend
|-
!Mitte Oktober
|Entscheidung und Förderzusage
|
|-
!Oktober–November
|Antragseinreichung zur Entsperrung der Mittel
|verpflichtend
|-
!1. Dezember 2026
|Start der Second Stage
|
|-
!vorauss. 1. Dezember
|Online Kick-Off der Second Stage
|verpflichtend
|}

== Die schriftliche Bewerbung ==
''Wann'': 14. bis 27. September 2026 - '''Achtung''': Einreichungen nach der Deadline werden nicht für die Auswahl berücksichtigt!

''Wo'': [https://bewerben.prototypefund.de/ bewerben.prototypefund.de] - der genaue Link folgt per Mail

''Was'': Beantwortet 8 (bzw. 9) Fragen zu euren Plänen für die Second-Stage-Förderung

''Sprache'': Die schriftliche Bewerbung erfolgt auf Deutsch, Nicht-Muttersprachler*innen können auch auf Englisch einreichen.

Die schriftliche Bewerbung findet über unsere Bewerbungsplattform statt, die ihr aus eurer initialen Bewerbung für den Prototype Fund schon kennt. Dort müssen die folgenden Fragen, basierend auf dem aktuellen Arbeitsstand, sowie eure Ideen für die Second Stage beantwortet werden:
'''Dein Projekt in der regulären Förderphase'''

- Beschreibe dein Projekt in drei Sätzen. (max. 50 Wörter)
- Welche Meilensteine wurden mit welchen Ergebnissen erzielt? (max. 100 Wörter)
- Werden bis zum Ende der regulären Förderperiode alle planmäßigen Meilensteine erreicht? Wenn nein, warum? (max. 100 Wörter)
- Welche Maßnahmen wurden bislang ergriffen, um Nutzer*innen anzusprechen? (max. 100 Wörter)
- Was ist aktuell die größte Herausforderung im Projekt? Wie kann dieser begegnet werden? (max. 175 Wörter)

'''Deine Pläne für die Second Stage'''

- Auf welchem Wege soll das Projekt nachhaltig nutzbar werden? Wurden hierfür bereits Maßnahmen ergriffen? Wenn ja, welche? (max. 175 Wörter)
- Sind für den Erfolg des Projekts Änderungen an der ursprünglichen Planung zur Second Stage nötig? Wenn ja, welche und warum? (max. 175 Wörter)
- Welche Meilensteine sollen in der Second Stage erreicht werden? (max. 100 Wörter)
- Wie viele Stunden möchtest du in der Second Stage am Projekt arbeiten? (Maximum Einzelpersonen: 633h, Maximum Teams: 1.267h)

'''Ergänzende Hinweise'''

- Möchtest du der Jury noch etwas mitteilen? (optional) (max. 175 Wörter)
'''Eure Pläne für die Second-Stage-Föderphase dürfen von der initialen Bewerbung und dem Antrag abweichen.''' Wenn das, was ihr euch damals für die Second Stage vorgenommen habt, nicht mehr realistisch oder sinnvoll erscheint, könnt ihr euren Fokus für die viermonatige Förderzeit gern neu setzen. Wichtig ist nur, dass der Fokus für euer Projekt sinnvoll durchdacht und in der Zeit, die euch zur Verfügung steht, machbar ist.

'''Tipp:''' Werdet in eurer Bewerbung so konkret wie möglich. Wenn ihr plant auf Konferenzen zu gehen, zählt diese auf. Wenn ihr in Kontakt mit Unternehmen oder Communities treten möchtet, definiert eure Zielgruppen möglichst genau. Solltet ihr Pilotprojekte planen, benennt eure Partner*innen dafür. Falls ihr Publikationen oder Beiträge in Medien/Podcasts plant, stellt dar, wo diese veröffentlicht werden sollen.

=== Meilensteine in der Second Stage ===
Reminder: '''In der Second Stage steht die Entwicklungsarbeit nicht mehr im Mittelpunkt.''' Entwicklungsmeilensteine, die ihr in der regulären Förderzeit nicht geschafft habt, können nicht in die Second Stage verschoben werden, außer ihr könnt begründen, dass diese Schritte notwendig für die Nachhaltigkeit des Projekts sind und erklären, warum sie nicht mehr in der regulären Förderphase umgesetzt werden können. Ziel der Second Stage ist es, eure Projekte auf den Weg zu nachhaltigen Strukturen zu bringen, sei es durch eine Gründung, den Aufbau einer Community oder Partnerschaften, Dokumentation und User Testing, Kommunikationsmaßnahmen, usw. Natürlich können sich dadurch kleine Entwicklungsarbeiten ergeben (z. B. Anpassungen auf der Basis eines User Testings, Einbettung von Community-Beiträgen, Bugfixes etc.). '''Diese sollen aber nicht im Vordergrund stehen und können nur mitgefördert werden, wenn sie den anderen Maßnahmen dienen.''' '''Orientiert euch dafür an einem Richtwert von 20 Prozent für technische Arbeiten.''' Je nach Projektfokus kann auch ein höherer Anteil gerechtfertigt sein. Falls ihr denkt, dass ein höherer Anteil in eurem Fall sinnvoll ist, sprecht uns bitte im Vorfeld der Bewerbung an.

==== So kann die Verteilung in eurem Antrag aussehen ====
Hier listen wir Beispiele von Meilensteinen, die in der Second Stage förderfähig sind. (Das ist keine abschließende Liste. Andere Maßnahmen können für eure Projekte besser geeignet sein. '''Je nach Fokus eurer Second Stage müsst ihr natürlich nicht alle diese Themen in der Bewerbung abdecken.''' Wenn ihr euch unsicher seid, ob eure Ideen gefördert werden können, fragt uns gerne!)

===== Konkrete Schritte zur Verbreitung und Nutzbarmachung (Fokus der Second-Stage-Förderung): =====
* User Testing
* Partnerakquise
* Gründung (Firmenaubau, Kundenakquise & Marketing, usw.)
* Präsenz auf Fachveranstaltungen
* Erstellung einer Website und/oder weiterer öffentlichkeitswirksamer Maßnahmen
* Communityarbeit
* Outreach
* usw.

===== Technische Entwicklung (Richtwert von 20 Prozent der Second-Stage-Förderung): =====
* Fertigstellung von Features, die aufgrund von Verzögerungen, Bugfixes, Dependencies etc. noch fehlen und für die Nachhaltigkeit des Projekts wichtig sind.
* Entwicklung von im Erstantrag nicht vorhergesehenen Features etc., die sich bspw. im User Testing oder in Gesprächen mit potenziellen Partnern als sinnvoll herausgestellt haben.
* Anpassungen auf der Basis eines User Testings
* Einbettung von Community-Beiträgen
* Bugfixes
* etc.

Die technischen Meilensteine müssen der allgemeinen Nachhaltigkeitsstrategie des Projekts dienen und in diesem Sinne begründet sein.

'''Wichtig''': Die Meilensteine müssen in der angegebenen Stundenzahl realistisch umsetzbar sein. In den meisten Fällen ist es nicht möglich, z.B. eine Gründung, den Ausbau der Dokumentation, Communityaufbau und ein Pilotprojekt gleichzeitig in nur vier Monaten zu verfolgen.

=== Lizenzierung in der Second Stage ===
'''Zum Code:'''
* Der in den bezahlten Stunden der regulären Förderphase geschriebene Code muss zwingend unter einer FOSS-Lizenz veröffentlicht werden – ohne Ausnahme.
* Der Code, der in der Second Stage direkt zum Projekt beigetragen wird (Erweiterungen, Anpassungen auf Basis von Feedback, Bugfixes usw.), muss ebenfalls unter einer FOSS-Lizenz veröffentlicht werden. Wenn Code für einen Partner geschrieben wird, und dieser nicht Open Source sein kann, müssen diese Stunden anderweitig, beispielsweise vom Partner, bezahlt werden.
* Im Rahmen von Maßnahmen zur Nachhaltigkeit sollte immer geprüft werden, ob der Code unter einer FOSS-Lizenz stehen kann – das gilt beispielsweise für eine Projektwebseite. Ausnahmen sind in der Bewerbung für die Second Stage zu begründen.
'''Andere Produkte, die in der Second Stage produziert werden:'''
* Texte, Logos und Bilder (u. ä.), die in der Second Stage entstehen, müssen nicht unter einer Creative-Commons-Lizenz veröffentlicht werden. Wir freuen uns jedoch besonders, wenn ihr euch dafür entscheidet.
* Nach demselben Ansatz möchten wir alle Geförderten dazu ermutigen, bei der Umsetzung der Meilensteine in der zweiten Phase möglichst viele FOSS-Produkte und datensparsame Tools einzusetzen. Das gilt beispielsweise für Kommunikationstools und Plattformen für den Communityaustausch. Hierbei handelt es sich jedoch nur um eine Empfehlung: Die Geförderten dürfen selbst entscheiden, was für die Projekte sinnvoll ist. Manchmal sind neue Zielgruppen z. B. nur auf bestimmten Plattformen wie LinkedIn oder Instagram zu erreichen. In solchen Fällen ist eine kurze Begründung in der Bewerbung hilfreich, damit die Jury einschätzen kann, inwiefern eure Strategie geeignet ist.

== Die Pitch-Session ==
''Wann'': 9. Oktober 2026 - jedes Projekt bekommt eine genaue Uhrzeit zugeteilt. Wir melden uns Anfang Oktober per Mail dazu.

''Wo'': Online - auch wenn ihr in Berlin wohnt (sonst wäre es nicht fair)

''Was'': 3 Minuten Pitch, 4 Minuten Fragen beantworten

''Wer:'' Nur offiziell Geförderte können pitchen.

''Sprache'': Deutsch (oder Englisch für Nicht-Muttersprachler*innen)

Das Präsentationsformat für den Pitch kann frei gewählt werden: Folien, Screensharing, Visuals, everything you need. Dabei ist wichtig, dass ihr die folgenden Fragen beantwortet:
- Warum brauche ich/brauchen wir die Second Stage?
- Was ist mein/unser konkretes Ziel in der Second Stage?
- Wie wird dieses Ziel erreicht?
Teilt uns bitte im '''Vorfeld per E-Mail''' mit, wie (Folien, Screensharing, etc.) ihr eure Präsentation gestalten wollt. Wenn ihr Folien nutzen möchtet, brauchen wir sie '''spätestens am Vortag bis 15 Uhr als PDF per E-Mail'''. Ein bis zwei Tage vor dem Pitch werden wir außerdem eine Test-Session anbieten, bei der ihr euch in das Videotool einwählen und eure Präsentation bzw. die Technik kurz testen könnt. Genaue Infos dazu folgen kurz vorher per Mail.

Die Jury der Second Stage besteht aus zwei Juror*innen aus dem [https://www.prototypefund.de/bewerbung/jury Jurypool], Vertreter*innen des Projektträgers und des Prototype Fund - außerdem ist voraussichtlich ein*e Vertreter*in aus dem BMFTR bei der Sitzung anwesend. Die Bewertung basiert auf dem technischen Stand des Projekts (das Projekt muss 2 Monate vor Ende der regulären Förderzeit nicht zu 100% fertig sein, ihr müsst aber zeigen können, dass die Arbeit gut vorankommt), den Maßnahmen zur Sicherstellung der Nachhaltigkeit (z. B. Community-Aufbau, Öffentlichkeitsarbeit) und den geplanten Schritten für die Second-Stage-Förderung. Nach den Pitch-Sessions diskutiert die Jury die Ergebnisse und stellt einen Fördervorschlag für die Second Stage zusammen, auf Basis dessen das BMFTR die finale Entscheidung trifft. Die Entscheidung wird etwa zwei Wochen nach der Pitch-Session an euch kommuniziert. Insgesamt werden bis zu 15 Projekte für die Second Stage gefördert. Dies hängt davon ab, wie gut die Bewertungen insgesamt sind. '''Nicht alle Plätze der Second Stage müssen gefüllt werden''', d.h. es können auch weniger Projekte gefördert werden, wenn die Qualität der Bewerbungen nicht ausreicht.

== Administratives ==

=== Arbeitszeit und Stundenumfang ===
In der Second Stage könnt ihr als Team maximal 63.333 € und als Einzelperson maximal 31.667 € beantragen. Diese Summen sind angelehnt an zwei bzw. eine Vollzeitstelle über vier Monate. Der Stundenlohn ist auf 50 € gedeckelt.

Es ist generell möglich, dass ihr euch für die Second Stage mit einer geringeren Stundenanzahl bewerbt, als ihr bei der initialen Bewerbung angegeben habt. In der Second Stage könnt ihr auch mit weniger Wochenstunden als in der regulären Förderphase planen.

Das kann zum Beispiel sinnvoll sein, wenn ihr während der Förderzeit feststellt, dass die Second-Stage-Arbeit weniger Zeit benötigen wird, als ursprünglich geplant. Vielleicht hat sich auch eine bezahlte Zusammenarbeit mit Partner*innen ergeben oder euer Projekt wird durch andere Förderquellen bereits in Teilen querfinanziert. Oder ihr steht in einem Arbeitsverhältnis, habt euch für den Förderzeitraum freistellen lassen und möchtet mit 50% zurück in das Arbeitsverhältnis gehen und die weiteren 50% am Prototype-Fund-Projekt arbeiten.

Es gibt ganz unterschiedliche Szenarien und es ist vollkommen in Ordnung, wenn sich der ursprüngliche Zeitplan verändert. Schließlich werden die genauen Aufgaben für die Second Stage erst während der Förderzeit definiert. Sprecht uns gerne an, wenn ihr Rückfragen habt.

=== Entsperrung ===
Wird euer Projekt von der Jury für eine Second-Stage-Förderung ausgewählt, müsst ihr nach der Förderzusage einen offiziellen Antrag auf Entsperrung stellen, da die Mittel für die vier zusätzlichen Fördermonate vorerst '''gesperrt''' sind. Die Entsperrung kann erst nach der finalen und offiziellen Förderzusage stattfinden. Dafür füllt ihr auf profi-online im "'''Antrag auf Änderung Haushaltsdaten'''" das Bemerkungsfeld mit folgendem Text aus:
Hiermit beantrage ich, {VORNAME NAME}, die Entsperrung der für mein Vorhaben {Akronym}, FKZ {FKZ} in der Kostenposition 0837 gesperrten Fördermittel gemäß des auf Basis meiner Second-Stage-Bewerbung gefällten positiven Juryvotums (Sitzung vom 10.10.2025).

Die Summe in Höhe von {Summe} Euro ist für {Stundenzahl} Stunden zwingend erforderlich für die nachhaltige Entwicklung meines Projekts.
Für GbRs:
Hiermit beantrage ich, {VORNAME NAME}, als Geschäftsführung der {Name GbR}, die Entsperrung der für unser Vorhaben {Akronym}, FKZ {FKZ} in der Kostenposition 0837 gesperrten Fördermittel gemäß des auf Basis unserer Second-Stage-Bewerbung gefällten positiven Juryvotums (Sitzung vom 10.10.2025).

Die Summe in Höhe von {Summe} Euro ist für {Stundenzahl} Stunden zwingend erforderlich für die nachhaltige Entwicklung unseres Projekts.
Bitte passt dabei die Klammerausdrücke entsprechend an euer Projekt und eure Second-Stage-Bewerbung an.

Wichtig ist, dass die Summe der Arbeitsstunden, die ihr angebt, mit der Summe Arbeitsstunden aus der Second-Stage-Bewerbung, wie sie nach der Jurysitzung bestätigt wurde, übereinstimmt. Falls ihr Fragen dazu habt, meldet euch gern bei eurer [[Ansprechpartner*innen beim Projektträger|Ansprechperson beim Projektträger]].

== Tipps und Erfahrungen aus früheren Jahrgängen für die Planung eurer Second Stage ==
Wir möchten gerne die Erfahrungen und Tipps aus vergangen Jahrgängen teilen, die für eure Bewerbung und die Planung der Second Stage hilfreich sein können:

* Ein gutes Zeitmanagement ist für die Second Stage wichtig, denn einerseits ist der Workload hoch, andererseits sind es nur vier Monate '''und''' die Weihnachtszeit fällt in diesen Zeitraum.

* Focus, reduce, scope, promise less: Setzt einen klaren Fokus und plant nicht zu viele verschiedene Aufgaben – es werden sowieso mehrere Prozesse parallel laufen (Maintenance, Development, Fokus der Second Stage, PTF-Deliverables).
* Verspätungen aus der regulären Förderzeit aufzuholen wird stressig, versucht das zu vermeiden.
* Es kann sinnvoll sein, eure Milestones so zu planen, dass ihr Erreichen möglichst wenig abhängig von Dritten ist.
* Plant Zeit ein für:
** die Deliverables (Blogpost / Knowledge Base-Beitrag, Zwischengespräche, Dokumentation, Vorbereitung des Abschlussevents);
** Coachings und ggf. daraus resultierende (Haus-)Aufgaben;
** regelmässigen Austausch im Team – es wird viel zu besprechen geben und womöglich arbeitet ihr anders zusammen als in der regulären Förderphase;
** Kommunikation mit Externen. Es könnte viele Feedbackschlaufen brauchen oder lange Wartezeiten geben, wenn ihr auf Rückmeldungen z.B. zu einer geplanten Implementierung oder von Pilotprojekten wartet;
** Auszeiten und Urlaube – es ist nicht angedacht, dass ihr 10 Monate durcharbeitet, auch wenn es Spaß macht!
Außerdem haben wir eine Wiki-Seite mit [[Tipps für die Second Stage|Tipps und Erfahrungen speziell für die Second Stage]]. Schaut auch dort gerne rein!

= In English: Application for the Second Stage =
On this page, you can find more information on the application process for the Second Stage and the administrative steps afterwards. If you are looking for more information on the timeline and contents, you can find them on the general page on the [[Second Stage]].

== Why does the Second Stage exist? ==
There is an issue in technology and FOSS funding: innovative projects are readily financed, but it often remains unclear what happens afterwards. Few technologies are ready for operational use and self-financing after the initial funding runs out.

For this reason, we offer the Second Stage, which provides an opportunity to work for a further four months on securing the project’s sustainability.

The aim of the Second Stage is to improve the usability and visibility of the project, increasing its chances of long-term sustainability once the funding period ends.

Reminder: '''Projects that don't participate in the Second Stage are not less valuable to us.''' We estimate that approximately 50% of each round will participate in this extended funding period, and there are many reasons why a project might not participate. Maybe it's not a good fit for your project, or you personally don't see the need for this type of support. Maybe your project is already sustainable and you just need the six months to code. Maybe your application for the regular funding period was great, but your application for the second phase doesn't fit the scope of the Prototype Fund. A total of up to 15 projects will be funded for the Second Stage. The number of funded projects will depend on the quality of the submissions. '''Not''' '''all spots in the Second Stage have to be filled''', i.e., fewer projects may be funded if the quality of the applications is not sufficient.

== General information on the application ==
If you haven't already applied for the Second Stage, the following paragraphs are not relevant for you: Unfortunately, it is '''not possible to add a Second Stage at this point''', as the maximum duration and the maximum amount of funding allocated to your project was made final after your general application.

If you have applied for the Second Stage, the funds allocated for the four additional months are '''locked''' for now. During the 5th month of funding, a jury will allocate the limited Second Stage spots based on your work during the first months of funding as well as a new, short application. The decision is based on a written '''submission''' and a short online pitch session.

'''To prepare for your application, please read this wiki page.''' We will hold a consultation hour in early September, during which we will be happy to answer your questions about your Second Stage application (in German and English). We are also happy to discuss your application and your goals for the Second Stage during the 1:1 meetings.

To stay fair, we do not answer any questions regarding the content of your Second Stage applications. However, we can assess whether your ideas for the Second Stage are eligible for funding (i.e., whether we are allowed to fund the type of project, whether it involves too much development work, etc.), give you general tips, and answer any questions you may have about the formalities. If you are unsure, just ask!

Also important: The coaching sessions with Superbloom cannot be used to prepare your application (written or pitch). Of course, it is perfectly fine if you want to discuss how to make your projects more sustainable during the coaching sessions. You can read about how we define the boundary between “application preparation” and “steps toward sustainability” on the [https://wiki.prototypefund.de/index.php?title=Superbloom#Can_I_prepare_my_application_for_the_Second_Stage_with_Superbloom? coaching page].

=== Timeline for the application ===
{| class="wikitable"
!Beginning of September 2026
|Consultation hour, application for the Second Stage
|optional
|-
!September 14th–27th
|Application period Second Stage Funding
|
|-
!September 27th
|Deadline submission of written application
|mandatory
|-
!October 9th
|Pitch session (online)
|mandatory
|-
!Middle of October
|Decision and funding commitment
|
|-
!October–November
|Request to release these funds
|mandatory
|-
!December 1st
|Start of the Second Stage
|
|-
!Expected on December 1st
|Online kick off Second Stage
|mandatory
|}

== Written application ==
''When'': September 14th to 27th, 2026 - '''Please note''': Submissions after the deadline will not be considered for selection!

''Where'': [https://bewerben.prototypefund.de/ bewerben.prototypefund.de] – the exact link will be sent via email

''What'': Answer 8 (or 9) questions about your plans for the Second Stage funding

''Language'': The written application may be submitted in German, or if you are not a native German speaker, in English.

The written application must be submitted via our application platform, which you already know from your initial application for the Prototype Fund. Based on the current status of your work, you must answer the following questions and provide your ideas for the Second Stage:
'''Your project in the regular funding period'''

- Describe your project in three sentences. (max. 50 words)
- Which milestones have been achieved and what were the results? (max. 100 words)
- Will all planned milestones be achieved by the end of the regular funding period? If not, why? (max. 100 words)
- What measures have been taken so far to reach users? (max. 100 words)
- What is currently the biggest challenge in the project? How can this challenge be overcome? (max. 175 words)

'''Your plans for the Second Stage'''

- How will the project be made usable in the long term? Have any steps already been taken to this end? If yes, which ones? (max. 175 words)
- Are changes to the original plan for the Second Stage necessary for the project to succeed? If yes, which ones and why? (max. 175 words)
- What milestones do you plan to achieve in the Second Stage? (max. 100 words)
- How many hours do you plan to work on the project in the Second Stage? (Maximum number of hours for individuals: 633h, maximum number of hours for teams: 1.267h)

'''Additional comments'''

- Is there anything else you would like to tell the jury? (optional) (max. 175 words)
Your plans for the Second Stage funding can differ from what you wrote in your initial application. If what you had planned for the Second Stage no longer seems realistic or feasible, you are welcome to change your plans for the four-month funding period. The important thing is that your project has a clear focus and feasible within the available time.

'''Tip:''' Be as specific as possible in your application. If you plan to attend conferences, list them. If you want to connect with companies or communities, define your target groups as precisely as possible. If you are planning pilot projects, name your partners. If you plan to publish articles or contribute to media outlets or podcasts, specify where they will be published.

=== Milestones ===
Reminder: '''In the Second Stage, the focus is no longer on development work.''' Development milestones that you were unable to achieve during the regular funding period cannot be carried over to the Second Stage, unless you can demonstrate that these steps are necessary for the project’s sustainability and explain why they can no longer be implemented during the regular funding phase. The aim of the Second Stage is to set your projects on the path to sustainable structures, whether through establishing a company, building a community or forming partnerships, writing documentation and conducting user testing, implementing communication strategies, etc. Of course, this may result in minor development work (e.g., adjustments based on the results of user testing, merging community contributions, bug fixes, etc.). '''However, these should not be the primary focus and can only be funded if they support the other activities. The guideline is 20 percent for technical work.''' Depending on the project’s focus, a higher percentage may be justified. If you believe a higher percentage makes sense for your project, please contact us before submitting your application.

==== These are the type of milestones that can be funded in the Second Stage: ====
Here are some examples of milestones that are eligible for funding in the Second Stage. (This is not an exhaustive list: other measures may be more suitable for your projects. '''You do not have to cover all of these topics in your application, which ones are relevant to you depends on the focus you plan for your Second Stage.''' If you are unsure whether your ideas are eligible for funding, please feel free to ask us!)

===== Specific steps to improve the visibility, usability and sustainability of the project (main focus of your application for the Second Stage): =====
* User testing
* Partner acquisition
* Establishment of a business (administrative setup, marketing & customer acquisition, etc.)
* Presence and presentation at conferences
* Creation of a website and/or other communication strategies
* Community work
* Outreach
* etc.

===== Technical development (guideline of 20 percent of your work in the Second Stage): =====
* Completion of features that are still missing (e.g. due to delays, bug fixes, dependencies, etc.) and are important for the sustainability of the project.
* Development of features not foreseen in the initial application which have e.g. proven useful in user testing or in discussions with potential partners.
* Adjustments based on user testing
* Integration of community contributions
* Bug fixes
* etc.

The technical milestones must support the project's overall sustainability strategy and be justified in this context.

'''Important''': The milestones have to be realistic to achieve in the number of hours you've set. In most cases, it's not possible to tackle things like launching a startup, expanding documentation, building a community, and running a pilot project all at once in just four months.

=== Licensing in the Second Stage ===
'''Code:'''
* The code written during the paid hours of the regular funding phase must be published under a FOSS license—without exception.
* The code that is contributed directly to the project in the Second Stage (additional features, adjustments based on feedback, bug fixes, etc.) must also be published under a FOSS license. If code is written for a partner and cannot be published under a FOSS license, these hours must be paid for by another party, such as the partner.
*For sustainability measures that are not direct contributions to the code of your funded project, you should always check if the code can be licensed under a FOSS license - this is the case for a project website, for example. Exceptions should be justified in the application for the Second Stage.
'''Other products developed in the Second Stage:'''
* Texts, logos, images, and similar items created in the Second Stage do not have to be published under a Creative Commons license. However, we would appreciate it if you chose to do so.
* Following the same approach, we would like to encourage all grant recipients to use as many FOSS products and privacy-friendly tools as possible when implementing the milestones in the second phase. This applies, for example, to communication tools and platforms used for community interaction. This is, however, only a recommendation: grant recipients are free to decide for themselves what makes sense for their projects. Sometimes new target groups can only be reached on certain platforms such as LinkedIn or Instagram. In cases like this, it is helpful to include a brief explanation in your application so that the jury can assess the suitability of your strategy.

== Pitch session ==
''When'': October 9th, 2026 – each project will be assigned a specific time slot. We will contact you by email in the beginning of October.

''Where'': Online – even if you live in Berlin (otherwise it wouldn't be fair)

''What'': 5 minutes pitch, followed by 5 minutes for questions

''Who:'' Only official grantees can pitch.

''Language'': German (or English if you aren’t a native German speaker)

The presentation format for the pitch is up to you: slides, screen sharing, visuals, everything you need. You just have to make sure that you answer the following questions:
- Why do I/we need the Second Stage?
- What is my/our specific goal in the Second Stage?
- How will this goal be achieved?
Please let us know beforehand by email how you would like to give your presentation (slides, screen sharing, etc.). We will inform you early on about the deadline for this. If you would like to use slides, we need them '''by 3 pm the day before at the latest, sent as a pdf by email'''. Around this time, we will organize test sessions where you can dial into the video tool we’ll use for the pitches and quickly test your presentation, sound and video. We will send you more information about the test sessions via email.

The Second Stage jury consists of two judges from the [https://www.prototypefund.de/bewerbung/jury jury pool], representatives of the Projektträger and the Prototype Fund – a representative from the BMFTR is also expected to attend the session. The evaluation is based on the technical status of the project (the project does not have to be 100% complete two months before the end of the regular funding period, but you must be able to show that the work is progressing well), the measures taken to ensure sustainability (e.g., community building, public relations), and the planned steps for the Second Stage funding. After the pitch session, the jury will discuss the results and propose a list of projects for funding for the Second Stage, on the basis of which the BMFTR will make the final decision. The decision will be communicated to you approximately two weeks after the pitch session. A total of up to 15 projects will be funded for the Second Stage. The number of funded projects will depend on the quality of the submissions. '''Not''' '''all spots in the Second Stage have to be filled''', i.e., fewer projects may be funded if the quality of the applications is not sufficient.

== Administration ==

=== Working hours and number of hours ===
In the Second Stage, you can apply for a maximum of €63,333 as a team and a maximum of €31,667 as an individual. These amounts are based on two or one full-time positions over four months. The hourly wage is capped at €50.

It is generally possible to apply for the Second Stage with fewer hours than you specified in your initial application. In the Second Stage, you can also plan fewer hours per week than in the regular funding phase.

This can be useful if you realize during the funding period that the Second Stage work will require less time than originally planned. Perhaps you already managed to set up a paid collaboration with a partner, or your project is already being partially cross-financed by other sources of funding. Or you are employed, have taken a leave of absence for the funding period, and would like to return to your job at 50% and work on the Prototype Fund project for the remaining 50%.

There are many different scenarios, and it is perfectly fine if the original schedule changes. Ultimately, the specific tasks for the Second Stage are only being defined within the current funding period. Please feel free to contact us if you have any questions.

=== Releasing the funds for the Second Stage (“Entsperrung”) ===
Currently the funds for the four additional months of funding are locked. Before you can get started with the Second Stage, you must submit an official request to release these funds. They can only be unlocked after the final and official funding approval. To do this, fill in the comments field on profi-online in the “'''Antrag auf Änderung Haushaltsdaten'''” form with the following text:
Hiermit beantrage ich, {VORNAME NAME}, die Entsperrung der für mein Vorhaben {Akronym}, FKZ {FKZ} in der Kostenposition 0837 gesperrten Fördermittel gemäß des auf Basis meiner Second-Stage-Bewerbung gefällten positiven Juryvotums (Sitzung vom 10.10.2025).

Die Summe in Höhe von {Summe} Euro ist für {Stundenzahl} Stunden zwingend erforderlich für die nachhaltige Entwicklung meines Projekts.
For teams:
Hiermit beantrage ich, {VORNAME NAME}, als Geschäftsführung der {Name GbR}, die Entsperrung der für unser Vorhaben {Akronym}, FKZ {FKZ} in der Kostenposition 0837 gesperrten Fördermittel gemäß des auf Basis unserer Second-Stage-Bewerbung gefällten positiven Juryvotums (Sitzung vom 10.10.2025).

Die Summe in Höhe von {Summe} Euro ist für {Stundenzahl} Stunden zwingend erforderlich für die nachhaltige Entwicklung unseres Projekts.
Please adjust the expressions in brackets accordingly to your project and your Second Stage application.

The total number of working hours you specify must match the total number of working hours from the Second Stage application as confirmed after the jury meeting. If you have any questions, please contact your [[Ansprechpartner*innen beim Projektträger|contact person of the project management agency]].

== Tips and insights from previous classes for planning your Second Stage ==
We’d like to share some insights and tips from previous classes that may be helpful for your application and for planning the Second Stage:

* Good time management is essential for the Second Stage, because the workload is heavy: It’s only 4 months, '''and''' the holiday season falls right in the middle of it.

* Focus, reduce, scope, promise less: Set a clear focus and don’t plan too many different tasks; several processes will be running in parallel anyway (maintenance, development, Second Stage focus, PTF deliverables).
* Catching up on delays from the regular funding period will be stressful.
* It may be a good idea to plan your milestones so that achieving them depends as little as possible on third parties.
* Set aside time for:
** the deliverables (blog post / Knowledge Base article, 1:1 meetings, documentation, preparation for the closing event);
** the mandatory coaching sessions, including (home)work that may result from them;
** regular team meetings – there will be a lot to discuss, and you may be working together differently than during the regular funding phase;
** communication with external partners. There may be many feedback loops or long wait times when you’re waiting for responses, e.g., about a planned implementation or pilot projects.
** time off and vacations—it’s not expected that you’ll work nonstop for 10 months, even if it’s fun!
We also have a Wiki page with [[Tipps für die Second Stage|tips and insights specifically for the Second Stage]]. Feel free to take a look at them!

Bewerbung für die Second Stage

2026-08-19T10:41:08Z

Enyong: /* Written application */

''(English version below)''

Auf dieser Seite findet ihr Informationen zur Bewerbung für die Second Stage und den administrativen Schritten danach. Mehr Informationen zum Ablauf und den Inhalten findet ihr auf der allgemeinen Seite zur [[Second Stage]].

'''Wichtig: Die hier gelisteten Informationen galten für Jahrgang 01 und werden für Jahrgang 02 ggf. noch einmal leicht angepasst. Finale Informationen dazu folgen im August 2026.'''

== Warum gibt es die Second Stage? ==
In der Technologie- sowie im Speziellen der FOSS-Förderung gibt es ein Problem: Innovationen werden gut und gerne finanziert, nur bleibt oft offen, wie es danach weitergeht. Wenige Technologien sind nach der initialen Finanzierung so weit, dass sie in den Produktivbetrieb gehen und sich selbst finanzieren können.

Deswegen wollen wir euch mit der Second Stage die Möglichkeit geben, weitere vier Monate an der nachhaltigen Absicherung eures Projektes zu arbeiten.

Je nachdem, was der Fokus eures Projekts in der Second Stage sein soll, werdet ihr auch an zwei weiteren [https://wiki.prototypefund.de/Coachings Coachings] teilnehmen - etwa zum Thema Security, Gründung oder Community Building. Ziel der Second Stage ist es, dass das Projekt besser nutzbar und bekannt gemacht wird, sodass es nach Abschluss der Förderung gute Chancen hat, langfristig und nachhaltig Bestand zu haben.

Reminder: '''Projekte, die nicht an der Second Stage teilnehmen, sind für uns nicht weniger wertvoll'''. Wir schätzen, dass ca. 50 % jeder Runde an dieser Verlängerung der Förderzeit teilnehmen werden, und es gibt viele Gründe, warum ein Projekt nicht teilnehmen kann. Vielleicht passt das Format nicht zum Projekt, oder ihr seht persönlich keinen Bedarf für diese Art von Unterstützung. Vielleicht ist euer Projekt bereits Teil einer nachhaltigen Struktur und ihr braucht nur die sechs Monate, um es zu programmieren. Vielleicht war eure Bewerbung für die reguläre Förderzeit großartig, aber eure Pläne für die Second Stage passen nicht in den Rahmen des Prototype Fund. Insgesamt werden bis zu 15 Projekte für die Second Stage gefördert. Dies hängt davon ab, wie gut die Bewertungen insgesamt sind. '''Nicht alle Plätze der Second Stage müssen gefüllt werden''', d.h. es können auch weniger Projekte gefördert werden, wenn die Qualität der Bewerbungen nicht ausreicht.

== Grundsätzliches zur Bewerbung ==
Wenn ihr euch bei der initialen Bewerbung nicht für die Second Stage beworben habt, sind die folgenden Abschnitte für euch nicht relevant: '''Leider ist es zu diesem Zeitpunkt nicht mehr möglich, eine Second Stage zu beantragen''', da mit eurem ursprünglichen Antrag bereits die maximale Laufzeit und maximale Fördersumme festgelegt wurde.

Wenn ihr euch für die Second Stage beworben habt, sind die Mittel für die vier zusätzlichen Monate vorerst '''gesperrt'''. Im 5. Fördermonat teilt eine Jury die begrenzten Plätze für die Second-Stage-Förderung auf der Grundlage eurer Arbeit in den ersten Monaten der regulären Förderung sowie einer neuen '''Bewerbung''' zu. Die Entscheidung basiert auf einer schriftlichen Einreichung und einer kurzen Online-Pitch-Session.

'''Als Vorbereitung zur Bewerbung lest euch diese Wikiseite bitte vollständig durch.''' Anfang September findet außerdem eine Sprechstunde statt, bei der wir gern eure Fragen (auf Deutsch und Englisch) zur Second Stage beantworten. Auch in den Zwischengesprächen können wir gern über eure Bewerbung und eure Ziele für die Second Stage sprechen.

Aus Fairnessgründen beantworten wir keine inhaltlichen Fragen zu euren Second-Stage-Bewerbungen. Wir können aber einschätzen, ob eure Ideen für die Second Stage grundsätzlich förderfähig sind (das heißt: ob wir die Art von Vorhaben fördern dürfen, ob z. B. nicht zu viele Entwicklungsarbeiten dabei sind), geben euch gern allgemeine Tipps und beantworten auch alle Fragen zu den Formalitäten. Wenn ihr euch unsicher seid: Sprecht uns gern an!

Auch wichtig: Die Coaching-Sessions mit Superbloom können nicht für die Vorbereitung der Bewerbung (weder schriftlich noch Pitch) genutzt werden. Es ist natürlich absolut in Ordnung, wenn ihr im Coaching besprechen wollt, wie ihr eure Projekte nachhaltiger gestaltet. Wie wir die Grenze zwischen „Vorbereitung der Bewerbung“ und „Schritte für die Nachhaltigkeit“ definieren, könnt ihr auf der [https://wiki.prototypefund.de/index.php?title=Superbloom#Can_I_prepare_my_application_for_the_Second_Stage_with_Superbloom? Coaching-Seite] lesen.

=== Timeline der Bewerbung ===
{| class="wikitable"
!Anfang September 2026
|Sprechstunde Second-Stage-Bewerbung
|optional
|-
!14. - 27. September
|Bewerbungsphase Second-Stage-Förderung
|
|-
!27. September
|Deadline Einreichung schriftliche Bewerbung
|verpflichtend
|-
!9. Oktober 2026
|Pitch-Session (online)
|verpflichtend
|-
!Mitte Oktober
|Entscheidung und Förderzusage
|
|-
!Oktober–November
|Antragseinreichung zur Entsperrung der Mittel
|verpflichtend
|-
!1. Dezember 2026
|Start der Second Stage
|
|-
!vorauss. 1. Dezember
|Online Kick-Off der Second Stage
|verpflichtend
|}

== Die schriftliche Bewerbung ==
''Wann'': 14. bis 27. September 2026 - '''Achtung''': Einreichungen nach der Deadline werden nicht für die Auswahl berücksichtigt!

''Wo'': [https://bewerben.prototypefund.de/ bewerben.prototypefund.de] - der genaue Link folgt per Mail

''Was'': Beantwortet 8 (bzw. 9) Fragen zu euren Plänen für die Second-Stage-Förderung

''Sprache'': Die schriftliche Bewerbung erfolgt auf Deutsch, Nicht-Muttersprachler*innen können auch auf Englisch einreichen.

Die schriftliche Bewerbung findet über unsere Bewerbungsplattform statt, die ihr aus eurer initialen Bewerbung für den Prototype Fund schon kennt. Dort müssen die folgenden Fragen, basierend auf dem aktuellen Arbeitsstand, sowie eure Ideen für die Second Stage beantwortet werden:
'''Dein Projekt in der regulären Förderphase'''

- Beschreibe dein Projekt in drei Sätzen. (max. 50 Wörter)
- Welche Meilensteine wurden mit welchen Ergebnissen erzielt? (max. 100 Wörter)
- Werden bis zum Ende der regulären Förderperiode alle planmäßigen Meilensteine erreicht? Wenn nein, warum? (max. 100 Wörter)
- Welche Maßnahmen wurden bislang ergriffen, um Nutzer*innen anzusprechen? (max. 100 Wörter)
- Was ist aktuell die größte Herausforderung im Projekt? Wie kann dieser begegnet werden? (max. 175 Wörter)

'''Deine Pläne für die Second Stage'''

- Auf welchem Wege soll das Projekt nachhaltig nutzbar werden? Wurden hierfür bereits Maßnahmen ergriffen? Wenn ja, welche? (max. 175 Wörter)
- Sind für den Erfolg des Projekts Änderungen an der ursprünglichen Planung zur Second Stage nötig? Wenn ja, welche und warum? (max. 175 Wörter)
- Welche Meilensteine sollen in der Second Stage erreicht werden? (max. 100 Wörter)
- Wie viele Stunden möchtest du in der Second Stage am Projekt arbeiten? (Maximum Einzelpersonen: 633h, Maximum Teams: 1.267h)

'''Ergänzende Hinweise'''

- Möchtest du der Jury noch etwas mitteilen? (optional) (max. 175 Wörter)
'''Eure Pläne für die Second-Stage-Föderphase dürfen von der initialen Bewerbung und dem Antrag abweichen.''' Wenn das, was ihr euch damals für die Second Stage vorgenommen habt, nicht mehr realistisch oder sinnvoll erscheint, könnt ihr euren Fokus für die viermonatige Förderzeit gern neu setzen. Wichtig ist nur, dass der Fokus für euer Projekt sinnvoll durchdacht und in der Zeit, die euch zur Verfügung steht, machbar ist.

'''Tipp:''' Werdet in eurer Bewerbung so konkret wie möglich. Wenn ihr plant auf Konferenzen zu gehen, zählt diese auf. Wenn ihr in Kontakt mit Unternehmen oder Communities treten möchtet, definiert eure Zielgruppen möglichst genau. Solltet ihr Pilotprojekte planen, benennt eure Partner*innen dafür. Falls ihr Publikationen oder Beiträge in Medien/Podcasts plant, stellt dar, wo diese veröffentlicht werden sollen.

=== Meilensteine in der Second Stage ===
Reminder: '''In der Second Stage steht die Entwicklungsarbeit nicht mehr im Mittelpunkt.''' Entwicklungsmeilensteine, die ihr in der regulären Förderzeit nicht geschafft habt, können nicht in die Second Stage verschoben werden, außer ihr könnt begründen, dass diese Schritte notwendig für die Nachhaltigkeit des Projekts sind und erklären, warum sie nicht mehr in der regulären Förderphase umgesetzt werden können. Ziel der Second Stage ist es, eure Projekte auf den Weg zu nachhaltigen Strukturen zu bringen, sei es durch eine Gründung, den Aufbau einer Community oder Partnerschaften, Dokumentation und User Testing, Kommunikationsmaßnahmen, usw. Natürlich können sich dadurch kleine Entwicklungsarbeiten ergeben (z. B. Anpassungen auf der Basis eines User Testings, Einbettung von Community-Beiträgen, Bugfixes etc.). '''Diese sollen aber nicht im Vordergrund stehen und können nur mitgefördert werden, wenn sie den anderen Maßnahmen dienen.''' '''Orientiert euch dafür an einem Richtwert von 20 Prozent für technische Arbeiten.''' Je nach Projektfokus kann auch ein höherer Anteil gerechtfertigt sein. Falls ihr denkt, dass ein höherer Anteil in eurem Fall sinnvoll ist, sprecht uns bitte im Vorfeld der Bewerbung an.

==== So kann die Verteilung in eurem Antrag aussehen ====
Hier listen wir Beispiele von Meilensteinen, die in der Second Stage förderfähig sind. (Das ist keine abschließende Liste. Andere Maßnahmen können für eure Projekte besser geeignet sein. '''Je nach Fokus eurer Second Stage müsst ihr natürlich nicht alle diese Themen in der Bewerbung abdecken.''' Wenn ihr euch unsicher seid, ob eure Ideen gefördert werden können, fragt uns gerne!)

===== Konkrete Schritte zur Verbreitung und Nutzbarmachung (Fokus der Second-Stage-Förderung): =====
* User Testing
* Partnerakquise
* Gründung (Firmenaubau, Kundenakquise & Marketing, usw.)
* Präsenz auf Fachveranstaltungen
* Erstellung einer Website und/oder weiterer öffentlichkeitswirksamer Maßnahmen
* Communityarbeit
* Outreach
* usw.

===== Technische Entwicklung (Richtwert von 20 Prozent der Second-Stage-Förderung): =====
* Fertigstellung von Features, die aufgrund von Verzögerungen, Bugfixes, Dependencies etc. noch fehlen und für die Nachhaltigkeit des Projekts wichtig sind.
* Entwicklung von im Erstantrag nicht vorhergesehenen Features etc., die sich bspw. im User Testing oder in Gesprächen mit potenziellen Partnern als sinnvoll herausgestellt haben.
* Anpassungen auf der Basis eines User Testings
* Einbettung von Community-Beiträgen
* Bugfixes
* etc.

Die technischen Meilensteine müssen der allgemeinen Nachhaltigkeitsstrategie des Projekts dienen und in diesem Sinne begründet sein.

'''Wichtig''': Die Meilensteine müssen in der angegebenen Stundenzahl realistisch umsetzbar sein. In den meisten Fällen ist es nicht möglich, z.B. eine Gründung, den Ausbau der Dokumentation, Communityaufbau und ein Pilotprojekt gleichzeitig in nur vier Monaten zu verfolgen.

=== Lizenzierung in der Second Stage ===
'''Zum Code:'''
* Der in den bezahlten Stunden der regulären Förderphase geschriebene Code muss zwingend unter einer FOSS-Lizenz veröffentlicht werden – ohne Ausnahme.
* Der Code, der in der Second Stage direkt zum Projekt beigetragen wird (Erweiterungen, Anpassungen auf Basis von Feedback, Bugfixes usw.), muss ebenfalls unter einer FOSS-Lizenz veröffentlicht werden. Wenn Code für einen Partner geschrieben wird, und dieser nicht Open Source sein kann, müssen diese Stunden anderweitig, beispielsweise vom Partner, bezahlt werden.
* Im Rahmen von Maßnahmen zur Nachhaltigkeit sollte immer geprüft werden, ob der Code unter einer FOSS-Lizenz stehen kann – das gilt beispielsweise für eine Projektwebseite. Ausnahmen sind in der Bewerbung für die Second Stage zu begründen.
'''Andere Produkte, die in der Second Stage produziert werden:'''
* Texte, Logos und Bilder (u. ä.), die in der Second Stage entstehen, müssen nicht unter einer Creative-Commons-Lizenz veröffentlicht werden. Wir freuen uns jedoch besonders, wenn ihr euch dafür entscheidet.
* Nach demselben Ansatz möchten wir alle Geförderten dazu ermutigen, bei der Umsetzung der Meilensteine in der zweiten Phase möglichst viele FOSS-Produkte und datensparsame Tools einzusetzen. Das gilt beispielsweise für Kommunikationstools und Plattformen für den Communityaustausch. Hierbei handelt es sich jedoch nur um eine Empfehlung: Die Geförderten dürfen selbst entscheiden, was für die Projekte sinnvoll ist. Manchmal sind neue Zielgruppen z. B. nur auf bestimmten Plattformen wie LinkedIn oder Instagram zu erreichen. In solchen Fällen ist eine kurze Begründung in der Bewerbung hilfreich, damit die Jury einschätzen kann, inwiefern eure Strategie geeignet ist.

== Die Pitch-Session ==
''Wann'': 9. Oktober 2026 - jedes Projekt bekommt eine genaue Uhrzeit zugeteilt. Wir melden uns Anfang Oktober per Mail dazu.

''Wo'': Online - auch wenn ihr in Berlin wohnt (sonst wäre es nicht fair)

''Was'': 3 Minuten Pitch, 4 Minuten Fragen beantworten

''Wer:'' Nur offiziell Geförderte können pitchen.

''Sprache'': Deutsch (oder Englisch für Nicht-Muttersprachler*innen)

Das Präsentationsformat für den Pitch kann frei gewählt werden: Folien, Screensharing, Visuals, everything you need. Dabei ist wichtig, dass ihr die folgenden Fragen beantwortet:
- Warum brauche ich/brauchen wir die Second Stage?
- Was ist mein/unser konkretes Ziel in der Second Stage?
- Wie wird dieses Ziel erreicht?
Teilt uns bitte im '''Vorfeld per E-Mail''' mit, wie (Folien, Screensharing, etc.) ihr eure Präsentation gestalten wollt. Wenn ihr Folien nutzen möchtet, brauchen wir sie '''spätestens am Vortag bis 15 Uhr als PDF per E-Mail'''. Ein bis zwei Tage vor dem Pitch werden wir außerdem eine Test-Session anbieten, bei der ihr euch in das Videotool einwählen und eure Präsentation bzw. die Technik kurz testen könnt. Genaue Infos dazu folgen kurz vorher per Mail.

Die Jury der Second Stage besteht aus zwei Juror*innen aus dem [https://www.prototypefund.de/bewerbung/jury Jurypool], Vertreter*innen des Projektträgers und des Prototype Fund - außerdem ist voraussichtlich ein*e Vertreter*in aus dem BMFTR bei der Sitzung anwesend. Die Bewertung basiert auf dem technischen Stand des Projekts (das Projekt muss 2 Monate vor Ende der regulären Förderzeit nicht zu 100% fertig sein, ihr müsst aber zeigen können, dass die Arbeit gut vorankommt), den Maßnahmen zur Sicherstellung der Nachhaltigkeit (z. B. Community-Aufbau, Öffentlichkeitsarbeit) und den geplanten Schritten für die Second-Stage-Förderung. Nach den Pitch-Sessions diskutiert die Jury die Ergebnisse und stellt einen Fördervorschlag für die Second Stage zusammen, auf Basis dessen das BMFTR die finale Entscheidung trifft. Die Entscheidung wird etwa zwei Wochen nach der Pitch-Session an euch kommuniziert. Insgesamt werden bis zu 15 Projekte für die Second Stage gefördert. Dies hängt davon ab, wie gut die Bewertungen insgesamt sind. '''Nicht alle Plätze der Second Stage müssen gefüllt werden''', d.h. es können auch weniger Projekte gefördert werden, wenn die Qualität der Bewerbungen nicht ausreicht.

== Administratives ==

=== Arbeitszeit und Stundenumfang ===
In der Second Stage könnt ihr als Team maximal 63.333 € und als Einzelperson maximal 31.667 € beantragen. Diese Summen sind angelehnt an zwei bzw. eine Vollzeitstelle über vier Monate. Der Stundenlohn ist auf 50 € gedeckelt.

Es ist generell möglich, dass ihr euch für die Second Stage mit einer geringeren Stundenanzahl bewerbt, als ihr bei der initialen Bewerbung angegeben habt. In der Second Stage könnt ihr auch mit weniger Wochenstunden als in der regulären Förderphase planen.

Das kann zum Beispiel sinnvoll sein, wenn ihr während der Förderzeit feststellt, dass die Second-Stage-Arbeit weniger Zeit benötigen wird, als ursprünglich geplant. Vielleicht hat sich auch eine bezahlte Zusammenarbeit mit Partner*innen ergeben oder euer Projekt wird durch andere Förderquellen bereits in Teilen querfinanziert. Oder ihr steht in einem Arbeitsverhältnis, habt euch für den Förderzeitraum freistellen lassen und möchtet mit 50% zurück in das Arbeitsverhältnis gehen und die weiteren 50% am Prototype-Fund-Projekt arbeiten.

Es gibt ganz unterschiedliche Szenarien und es ist vollkommen in Ordnung, wenn sich der ursprüngliche Zeitplan verändert. Schließlich werden die genauen Aufgaben für die Second Stage erst während der Förderzeit definiert. Sprecht uns gerne an, wenn ihr Rückfragen habt.

=== Entsperrung ===
Wird euer Projekt von der Jury für eine Second-Stage-Förderung ausgewählt, müsst ihr nach der Förderzusage einen offiziellen Antrag auf Entsperrung stellen, da die Mittel für die vier zusätzlichen Fördermonate vorerst '''gesperrt''' sind. Die Entsperrung kann erst nach der finalen und offiziellen Förderzusage stattfinden. Dafür füllt ihr auf profi-online im "'''Antrag auf Änderung Haushaltsdaten'''" das Bemerkungsfeld mit folgendem Text aus:
Hiermit beantrage ich, {VORNAME NAME}, die Entsperrung der für mein Vorhaben {Akronym}, FKZ {FKZ} in der Kostenposition 0837 gesperrten Fördermittel gemäß des auf Basis meiner Second-Stage-Bewerbung gefällten positiven Juryvotums (Sitzung vom 10.10.2025).

Die Summe in Höhe von {Summe} Euro ist für {Stundenzahl} Stunden zwingend erforderlich für die nachhaltige Entwicklung meines Projekts.
Für GbRs:
Hiermit beantrage ich, {VORNAME NAME}, als Geschäftsführung der {Name GbR}, die Entsperrung der für unser Vorhaben {Akronym}, FKZ {FKZ} in der Kostenposition 0837 gesperrten Fördermittel gemäß des auf Basis unserer Second-Stage-Bewerbung gefällten positiven Juryvotums (Sitzung vom 10.10.2025).

Die Summe in Höhe von {Summe} Euro ist für {Stundenzahl} Stunden zwingend erforderlich für die nachhaltige Entwicklung unseres Projekts.
Bitte passt dabei die Klammerausdrücke entsprechend an euer Projekt und eure Second-Stage-Bewerbung an.

Wichtig ist, dass die Summe der Arbeitsstunden, die ihr angebt, mit der Summe Arbeitsstunden aus der Second-Stage-Bewerbung, wie sie nach der Jurysitzung bestätigt wurde, übereinstimmt. Falls ihr Fragen dazu habt, meldet euch gern bei eurer [[Ansprechpartner*innen beim Projektträger|Ansprechperson beim Projektträger]].

== Tipps und Erfahrungen aus früheren Jahrgängen für die Planung eurer Second Stage ==
Wir möchten gerne die Erfahrungen und Tipps aus vergangen Jahrgängen teilen, die für eure Bewerbung und die Planung der Second Stage hilfreich sein können:

* Ein gutes Zeitmanagement ist für die Second Stage wichtig, denn einerseits ist der Workload hoch, andererseits sind es nur vier Monate '''und''' die Weihnachtszeit fällt in diesen Zeitraum.

* Focus, reduce, scope, promise less: Setzt einen klaren Fokus und plant nicht zu viele verschiedene Aufgaben – es werden sowieso mehrere Prozesse parallel laufen (Maintenance, Development, Fokus der Second Stage, PTF-Deliverables).
* Verspätungen aus der regulären Förderzeit aufzuholen wird stressig, versucht das zu vermeiden.
* Es kann sinnvoll sein, eure Milestones so zu planen, dass ihr Erreichen möglichst wenig abhängig von Dritten ist.
* Plant Zeit ein für:
** die Deliverables (Blogpost / Knowledge Base-Beitrag, Zwischengespräche, Dokumentation, Vorbereitung des Abschlussevents);
** Coachings und ggf. daraus resultierende (Haus-)Aufgaben;
** regelmässigen Austausch im Team – es wird viel zu besprechen geben und womöglich arbeitet ihr anders zusammen als in der regulären Förderphase;
** Kommunikation mit Externen. Es könnte viele Feedbackschlaufen brauchen oder lange Wartezeiten geben, wenn ihr auf Rückmeldungen z.B. zu einer geplanten Implementierung oder von Pilotprojekten wartet;
** Auszeiten und Urlaube – es ist nicht angedacht, dass ihr 10 Monate durcharbeitet, auch wenn es Spaß macht!
Außerdem haben wir eine Wiki-Seite mit [[Tipps für die Second Stage|Tipps und Erfahrungen speziell für die Second Stage]]. Schaut auch dort gerne rein!

= In English: Application for the Second Stage =
On this page, you can find more information on the application process for the Second Stage and the administrative steps afterwards. If you are looking for more information on the timeline and contents, you can find them on the general page on the [[Second Stage]].

'''Please note: The information listed here applies to class 01 and may be slightly adjusted for class 02. Final details will be provided in August 2026.'''

== Why does the Second Stage exist? ==
There is an issue in technology and FOSS funding: innovative projects are readily financed, but it often remains unclear what happens afterwards. Few technologies are ready for operational use and self-financing after the initial funding runs out.

For this reason, we offer the Second Stage, which provides an opportunity to work for a further four months on securing the project’s sustainability.

The aim of the Second Stage is to improve the usability and visibility of the project, increasing its chances of long-term sustainability once the funding period ends.

Reminder: '''Projects that don't participate in the Second Stage are not less valuable to us.''' We estimate that approximately 50% of each round will participate in this extended funding period, and there are many reasons why a project might not participate. Maybe it's not a good fit for your project, or you personally don't see the need for this type of support. Maybe your project is already sustainable and you just need the six months to code. Maybe your application for the regular funding period was great, but your application for the second phase doesn't fit the scope of the Prototype Fund. A total of up to 15 projects will be funded for the Second Stage. The number of funded projects will depend on the quality of the submissions. '''Not''' '''all spots in the Second Stage have to be filled''', i.e., fewer projects may be funded if the quality of the applications is not sufficient.

== General information on the application ==
If you haven't already applied for the Second Stage, the following paragraphs are not relevant for you: Unfortunately, it is '''not possible to add a Second Stage at this point''', as the maximum duration and the maximum amount of funding allocated to your project was made final after your general application.

If you have applied for the Second Stage, the funds allocated for the four additional months are '''locked''' for now. During the 5th month of funding, a jury will allocate the limited Second Stage spots based on your work during the first months of funding as well as a new, short application. The decision is based on a written '''submission''' and a short online pitch session.

'''To prepare for your application, please read this wiki page.''' We will hold a consultation hour in early September, during which we will be happy to answer your questions about your Second Stage application (in German and English). We are also happy to discuss your application and your goals for the Second Stage during the 1:1 meetings.

To stay fair, we do not answer any questions regarding the content of your Second Stage applications. However, we can assess whether your ideas for the Second Stage are eligible for funding (i.e., whether we are allowed to fund the type of project, whether it involves too much development work, etc.), give you general tips, and answer any questions you may have about the formalities. If you are unsure, just ask!

Also important: The coaching sessions with Superbloom cannot be used to prepare your application (written or pitch). Of course, it is perfectly fine if you want to discuss how to make your projects more sustainable during the coaching sessions. You can read about how we define the boundary between “application preparation” and “steps toward sustainability” on the [https://wiki.prototypefund.de/index.php?title=Superbloom#Can_I_prepare_my_application_for_the_Second_Stage_with_Superbloom? coaching page].

=== Timeline for the application ===
{| class="wikitable"
!Beginning of September 2026
|Consultation hour, application for the Second Stage
|optional
|-
!September 14th–27th
|Application period Second Stage Funding
|
|-
!September 27th
|Deadline submission of written application
|mandatory
|-
!October 9th
|Pitch session (online)
|mandatory
|-
!Middle of October
|Decision and funding commitment
|
|-
!October–November
|Request to release these funds
|mandatory
|-
!December 1st
|Start of the Second Stage
|
|-
!Expected on December 1st
|Online kick off Second Stage
|mandatory
|}

== Written application ==
''When'': September 14th to 27th, 2026 - '''Please note''': Submissions after the deadline will not be considered for selection!

''Where'': [https://bewerben.prototypefund.de/ bewerben.prototypefund.de] – the exact link will be sent via email

''What'': Answer 8 (or 9) questions about your plans for the Second Stage funding

''Language'': The written application may be submitted in German, or if you are not a native German speaker, in English.

The written application must be submitted via our application platform, which you already know from your initial application for the Prototype Fund. Based on the current status of your work, you must answer the following questions and provide your ideas for the Second Stage:
'''Your project in the regular funding period'''

- Describe your project in three sentences. (max. 50 words)
- Which milestones have been achieved and what were the results? (max. 100 words)
- Will all planned milestones be achieved by the end of the regular funding period? If not, why? (max. 100 words)
- What measures have been taken so far to reach users? (max. 100 words)
- What is currently the biggest challenge in the project? How can this challenge be overcome? (max. 175 words)

'''Your plans for the Second Stage'''

- How will the project be made usable in the long term? Have any steps already been taken to this end? If yes, which ones? (max. 175 words)
- Are changes to the original plan for the Second Stage necessary for the project to succeed? If yes, which ones and why? (max. 175 words)
- What milestones do you plan to achieve in the Second Stage? (max. 100 words)
- How many hours do you plan to work on the project in the Second Stage? (Maximum number of hours for individuals: 633h, maximum number of hours for teams: 1.267h)

'''Additional comments'''

- Is there anything else you would like to tell the jury? (optional) (max. 175 words)
Your plans for the Second Stage funding can differ from what you wrote in your initial application. If what you had planned for the Second Stage no longer seems realistic or feasible, you are welcome to change your plans for the four-month funding period. The important thing is that your project has a clear focus and feasible within the available time.

'''Tip:''' Be as specific as possible in your application. If you plan to attend conferences, list them. If you want to connect with companies or communities, define your target groups as precisely as possible. If you are planning pilot projects, name your partners. If you plan to publish articles or contribute to media outlets or podcasts, specify where they will be published.

=== Milestones ===
Reminder: '''In the Second Stage, the focus is no longer on development work.''' Development milestones that you were unable to achieve during the regular funding period cannot be carried over to the Second Stage, unless you can demonstrate that these steps are necessary for the project’s sustainability and explain why they can no longer be implemented during the regular funding phase. The aim of the Second Stage is to set your projects on the path to sustainable structures, whether through establishing a company, building a community or forming partnerships, writing documentation and conducting user testing, implementing communication strategies, etc. Of course, this may result in minor development work (e.g., adjustments based on the results of user testing, merging community contributions, bug fixes, etc.). '''However, these should not be the primary focus and can only be funded if they support the other activities. The guideline is 20 percent for technical work.''' Depending on the project’s focus, a higher percentage may be justified. If you believe a higher percentage makes sense for your project, please contact us before submitting your application.

==== These are the type of milestones that can be funded in the Second Stage: ====
Here are some examples of milestones that are eligible for funding in the Second Stage. (This is not an exhaustive list: other measures may be more suitable for your projects. '''You do not have to cover all of these topics in your application, which ones are relevant to you depends on the focus you plan for your Second Stage.''' If you are unsure whether your ideas are eligible for funding, please feel free to ask us!)

===== Specific steps to improve the visibility, usability and sustainability of the project (main focus of your application for the Second Stage): =====
* User testing
* Partner acquisition
* Establishment of a business (administrative setup, marketing & customer acquisition, etc.)
* Presence and presentation at conferences
* Creation of a website and/or other communication strategies
* Community work
* Outreach
* etc.

===== Technical development (guideline of 20 percent of your work in the Second Stage): =====
* Completion of features that are still missing (e.g. due to delays, bug fixes, dependencies, etc.) and are important for the sustainability of the project.
* Development of features not foreseen in the initial application which have e.g. proven useful in user testing or in discussions with potential partners.
* Adjustments based on user testing
* Integration of community contributions
* Bug fixes
* etc.

The technical milestones must support the project's overall sustainability strategy and be justified in this context.

'''Important''': The milestones have to be realistic to achieve in the number of hours you've set. In most cases, it's not possible to tackle things like launching a startup, expanding documentation, building a community, and running a pilot project all at once in just four months.

=== Licensing in the Second Stage ===
'''Code:'''
* The code written during the paid hours of the regular funding phase must be published under a FOSS license—without exception.
* The code that is contributed directly to the project in the Second Stage (additional features, adjustments based on feedback, bug fixes, etc.) must also be published under a FOSS license. If code is written for a partner and cannot be published under a FOSS license, these hours must be paid for by another party, such as the partner.
*For sustainability measures that are not direct contributions to the code of your funded project, you should always check if the code can be licensed under a FOSS license - this is the case for a project website, for example. Exceptions should be justified in the application for the Second Stage.
'''Other products developed in the Second Stage:'''
* Texts, logos, images, and similar items created in the Second Stage do not have to be published under a Creative Commons license. However, we would appreciate it if you chose to do so.
* Following the same approach, we would like to encourage all grant recipients to use as many FOSS products and privacy-friendly tools as possible when implementing the milestones in the second phase. This applies, for example, to communication tools and platforms used for community interaction. This is, however, only a recommendation: grant recipients are free to decide for themselves what makes sense for their projects. Sometimes new target groups can only be reached on certain platforms such as LinkedIn or Instagram. In cases like this, it is helpful to include a brief explanation in your application so that the jury can assess the suitability of your strategy.

== Pitch session ==
''When'': October 9th, 2026 – each project will be assigned a specific time slot. We will contact you by email in the beginning of October.

''Where'': Online – even if you live in Berlin (otherwise it wouldn't be fair)

''What'': 5 minutes pitch, followed by 5 minutes for questions

''Who:'' Only official grantees can pitch.

''Language'': German (or English if you aren’t a native German speaker)

The presentation format for the pitch is up to you: slides, screen sharing, visuals, everything you need. You just have to make sure that you answer the following questions:
- Why do I/we need the Second Stage?
- What is my/our specific goal in the Second Stage?
- How will this goal be achieved?
Please let us know beforehand by email how you would like to give your presentation (slides, screen sharing, etc.). We will inform you early on about the deadline for this. If you would like to use slides, we need them '''by 3 pm the day before at the latest, sent as a pdf by email'''. Around this time, we will organize test sessions where you can dial into the video tool we’ll use for the pitches and quickly test your presentation, sound and video. We will send you more information about the test sessions via email.

The Second Stage jury consists of two judges from the [https://www.prototypefund.de/bewerbung/jury jury pool], representatives of the Projektträger and the Prototype Fund – a representative from the BMFTR is also expected to attend the session. The evaluation is based on the technical status of the project (the project does not have to be 100% complete two months before the end of the regular funding period, but you must be able to show that the work is progressing well), the measures taken to ensure sustainability (e.g., community building, public relations), and the planned steps for the Second Stage funding. After the pitch session, the jury will discuss the results and propose a list of projects for funding for the Second Stage, on the basis of which the BMFTR will make the final decision. The decision will be communicated to you approximately two weeks after the pitch session. A total of up to 15 projects will be funded for the Second Stage. The number of funded projects will depend on the quality of the submissions. '''Not''' '''all spots in the Second Stage have to be filled''', i.e., fewer projects may be funded if the quality of the applications is not sufficient.

== Administration ==

=== Working hours and number of hours ===
In the Second Stage, you can apply for a maximum of €63,333 as a team and a maximum of €31,667 as an individual. These amounts are based on two or one full-time positions over four months. The hourly wage is capped at €50.

It is generally possible to apply for the Second Stage with fewer hours than you specified in your initial application. In the Second Stage, you can also plan fewer hours per week than in the regular funding phase.

This can be useful if you realize during the funding period that the Second Stage work will require less time than originally planned. Perhaps you already managed to set up a paid collaboration with a partner, or your project is already being partially cross-financed by other sources of funding. Or you are employed, have taken a leave of absence for the funding period, and would like to return to your job at 50% and work on the Prototype Fund project for the remaining 50%.

There are many different scenarios, and it is perfectly fine if the original schedule changes. Ultimately, the specific tasks for the Second Stage are only being defined within the current funding period. Please feel free to contact us if you have any questions.

=== Releasing the funds for the Second Stage (“Entsperrung”) ===
Currently the funds for the four additional months of funding are locked. Before you can get started with the Second Stage, you must submit an official request to release these funds. They can only be unlocked after the final and official funding approval. To do this, fill in the comments field on profi-online in the “'''Antrag auf Änderung Haushaltsdaten'''” form with the following text:
Hiermit beantrage ich, {VORNAME NAME}, die Entsperrung der für mein Vorhaben {Akronym}, FKZ {FKZ} in der Kostenposition 0837 gesperrten Fördermittel gemäß des auf Basis meiner Second-Stage-Bewerbung gefällten positiven Juryvotums (Sitzung vom 10.10.2025).

Die Summe in Höhe von {Summe} Euro ist für {Stundenzahl} Stunden zwingend erforderlich für die nachhaltige Entwicklung meines Projekts.
For teams:
Hiermit beantrage ich, {VORNAME NAME}, als Geschäftsführung der {Name GbR}, die Entsperrung der für unser Vorhaben {Akronym}, FKZ {FKZ} in der Kostenposition 0837 gesperrten Fördermittel gemäß des auf Basis unserer Second-Stage-Bewerbung gefällten positiven Juryvotums (Sitzung vom 10.10.2025).

Die Summe in Höhe von {Summe} Euro ist für {Stundenzahl} Stunden zwingend erforderlich für die nachhaltige Entwicklung unseres Projekts.
Please adjust the expressions in brackets accordingly to your project and your Second Stage application.

The total number of working hours you specify must match the total number of working hours from the Second Stage application as confirmed after the jury meeting. If you have any questions, please contact your [[Ansprechpartner*innen beim Projektträger|contact person of the project management agency]].

== Tips and insights from previous classes for planning your Second Stage ==
We’d like to share some insights and tips from previous classes that may be helpful for your application and for planning the Second Stage:

* Good time management is essential for the Second Stage, because the workload is heavy: It’s only 4 months, '''and''' the holiday season falls right in the middle of it.

* Focus, reduce, scope, promise less: Set a clear focus and don’t plan too many different tasks; several processes will be running in parallel anyway (maintenance, development, Second Stage focus, PTF deliverables).
* Catching up on delays from the regular funding period will be stressful.
* It may be a good idea to plan your milestones so that achieving them depends as little as possible on third parties.
* Set aside time for:
** the deliverables (blog post / Knowledge Base article, 1:1 meetings, documentation, preparation for the closing event);
** the mandatory coaching sessions, including (home)work that may result from them;
** regular team meetings – there will be a lot to discuss, and you may be working together differently than during the regular funding phase;
** communication with external partners. There may be many feedback loops or long wait times when you’re waiting for responses, e.g., about a planned implementation or pilot projects.
** time off and vacations—it’s not expected that you’ll work nonstop for 10 months, even if it’s fun!
We also have a Wiki page with [[Tipps für die Second Stage|tips and insights specifically for the Second Stage]]. Feel free to take a look at them!

Bewerbung für die Second Stage

2026-08-19T10:37:29Z

Enyong: /* Die Pitch-Session */

''(English version below)''

Auf dieser Seite findet ihr Informationen zur Bewerbung für die Second Stage und den administrativen Schritten danach. Mehr Informationen zum Ablauf und den Inhalten findet ihr auf der allgemeinen Seite zur [[Second Stage]].

'''Wichtig: Die hier gelisteten Informationen galten für Jahrgang 01 und werden für Jahrgang 02 ggf. noch einmal leicht angepasst. Finale Informationen dazu folgen im August 2026.'''

== Warum gibt es die Second Stage? ==
In der Technologie- sowie im Speziellen der FOSS-Förderung gibt es ein Problem: Innovationen werden gut und gerne finanziert, nur bleibt oft offen, wie es danach weitergeht. Wenige Technologien sind nach der initialen Finanzierung so weit, dass sie in den Produktivbetrieb gehen und sich selbst finanzieren können.

Deswegen wollen wir euch mit der Second Stage die Möglichkeit geben, weitere vier Monate an der nachhaltigen Absicherung eures Projektes zu arbeiten.

Je nachdem, was der Fokus eures Projekts in der Second Stage sein soll, werdet ihr auch an zwei weiteren [https://wiki.prototypefund.de/Coachings Coachings] teilnehmen - etwa zum Thema Security, Gründung oder Community Building. Ziel der Second Stage ist es, dass das Projekt besser nutzbar und bekannt gemacht wird, sodass es nach Abschluss der Förderung gute Chancen hat, langfristig und nachhaltig Bestand zu haben.

Reminder: '''Projekte, die nicht an der Second Stage teilnehmen, sind für uns nicht weniger wertvoll'''. Wir schätzen, dass ca. 50 % jeder Runde an dieser Verlängerung der Förderzeit teilnehmen werden, und es gibt viele Gründe, warum ein Projekt nicht teilnehmen kann. Vielleicht passt das Format nicht zum Projekt, oder ihr seht persönlich keinen Bedarf für diese Art von Unterstützung. Vielleicht ist euer Projekt bereits Teil einer nachhaltigen Struktur und ihr braucht nur die sechs Monate, um es zu programmieren. Vielleicht war eure Bewerbung für die reguläre Förderzeit großartig, aber eure Pläne für die Second Stage passen nicht in den Rahmen des Prototype Fund. Insgesamt werden bis zu 15 Projekte für die Second Stage gefördert. Dies hängt davon ab, wie gut die Bewertungen insgesamt sind. '''Nicht alle Plätze der Second Stage müssen gefüllt werden''', d.h. es können auch weniger Projekte gefördert werden, wenn die Qualität der Bewerbungen nicht ausreicht.

== Grundsätzliches zur Bewerbung ==
Wenn ihr euch bei der initialen Bewerbung nicht für die Second Stage beworben habt, sind die folgenden Abschnitte für euch nicht relevant: '''Leider ist es zu diesem Zeitpunkt nicht mehr möglich, eine Second Stage zu beantragen''', da mit eurem ursprünglichen Antrag bereits die maximale Laufzeit und maximale Fördersumme festgelegt wurde.

Wenn ihr euch für die Second Stage beworben habt, sind die Mittel für die vier zusätzlichen Monate vorerst '''gesperrt'''. Im 5. Fördermonat teilt eine Jury die begrenzten Plätze für die Second-Stage-Förderung auf der Grundlage eurer Arbeit in den ersten Monaten der regulären Förderung sowie einer neuen '''Bewerbung''' zu. Die Entscheidung basiert auf einer schriftlichen Einreichung und einer kurzen Online-Pitch-Session.

'''Als Vorbereitung zur Bewerbung lest euch diese Wikiseite bitte vollständig durch.''' Anfang September findet außerdem eine Sprechstunde statt, bei der wir gern eure Fragen (auf Deutsch und Englisch) zur Second Stage beantworten. Auch in den Zwischengesprächen können wir gern über eure Bewerbung und eure Ziele für die Second Stage sprechen.

Aus Fairnessgründen beantworten wir keine inhaltlichen Fragen zu euren Second-Stage-Bewerbungen. Wir können aber einschätzen, ob eure Ideen für die Second Stage grundsätzlich förderfähig sind (das heißt: ob wir die Art von Vorhaben fördern dürfen, ob z. B. nicht zu viele Entwicklungsarbeiten dabei sind), geben euch gern allgemeine Tipps und beantworten auch alle Fragen zu den Formalitäten. Wenn ihr euch unsicher seid: Sprecht uns gern an!

Auch wichtig: Die Coaching-Sessions mit Superbloom können nicht für die Vorbereitung der Bewerbung (weder schriftlich noch Pitch) genutzt werden. Es ist natürlich absolut in Ordnung, wenn ihr im Coaching besprechen wollt, wie ihr eure Projekte nachhaltiger gestaltet. Wie wir die Grenze zwischen „Vorbereitung der Bewerbung“ und „Schritte für die Nachhaltigkeit“ definieren, könnt ihr auf der [https://wiki.prototypefund.de/index.php?title=Superbloom#Can_I_prepare_my_application_for_the_Second_Stage_with_Superbloom? Coaching-Seite] lesen.

=== Timeline der Bewerbung ===
{| class="wikitable"
!Anfang September 2026
|Sprechstunde Second-Stage-Bewerbung
|optional
|-
!14. - 27. September
|Bewerbungsphase Second-Stage-Förderung
|
|-
!27. September
|Deadline Einreichung schriftliche Bewerbung
|verpflichtend
|-
!9. Oktober 2026
|Pitch-Session (online)
|verpflichtend
|-
!Mitte Oktober
|Entscheidung und Förderzusage
|
|-
!Oktober–November
|Antragseinreichung zur Entsperrung der Mittel
|verpflichtend
|-
!1. Dezember 2026
|Start der Second Stage
|
|-
!vorauss. 1. Dezember
|Online Kick-Off der Second Stage
|verpflichtend
|}

== Die schriftliche Bewerbung ==
''Wann'': 14. bis 27. September 2026 - '''Achtung''': Einreichungen nach der Deadline werden nicht für die Auswahl berücksichtigt!

''Wo'': [https://bewerben.prototypefund.de/ bewerben.prototypefund.de] - der genaue Link folgt per Mail

''Was'': Beantwortet 8 (bzw. 9) Fragen zu euren Plänen für die Second-Stage-Förderung

''Sprache'': Die schriftliche Bewerbung erfolgt auf Deutsch, Nicht-Muttersprachler*innen können auch auf Englisch einreichen.

Die schriftliche Bewerbung findet über unsere Bewerbungsplattform statt, die ihr aus eurer initialen Bewerbung für den Prototype Fund schon kennt. Dort müssen die folgenden Fragen, basierend auf dem aktuellen Arbeitsstand, sowie eure Ideen für die Second Stage beantwortet werden:
'''Dein Projekt in der regulären Förderphase'''

- Beschreibe dein Projekt in drei Sätzen. (max. 50 Wörter)
- Welche Meilensteine wurden mit welchen Ergebnissen erzielt? (max. 100 Wörter)
- Werden bis zum Ende der regulären Förderperiode alle planmäßigen Meilensteine erreicht? Wenn nein, warum? (max. 100 Wörter)
- Welche Maßnahmen wurden bislang ergriffen, um Nutzer*innen anzusprechen? (max. 100 Wörter)
- Was ist aktuell die größte Herausforderung im Projekt? Wie kann dieser begegnet werden? (max. 175 Wörter)

'''Deine Pläne für die Second Stage'''

- Auf welchem Wege soll das Projekt nachhaltig nutzbar werden? Wurden hierfür bereits Maßnahmen ergriffen? Wenn ja, welche? (max. 175 Wörter)
- Sind für den Erfolg des Projekts Änderungen an der ursprünglichen Planung zur Second Stage nötig? Wenn ja, welche und warum? (max. 175 Wörter)
- Welche Meilensteine sollen in der Second Stage erreicht werden? (max. 100 Wörter)
- Wie viele Stunden möchtest du in der Second Stage am Projekt arbeiten? (Maximum Einzelpersonen: 633h, Maximum Teams: 1.267h)

'''Ergänzende Hinweise'''

- Möchtest du der Jury noch etwas mitteilen? (optional) (max. 175 Wörter)
'''Eure Pläne für die Second-Stage-Föderphase dürfen von der initialen Bewerbung und dem Antrag abweichen.''' Wenn das, was ihr euch damals für die Second Stage vorgenommen habt, nicht mehr realistisch oder sinnvoll erscheint, könnt ihr euren Fokus für die viermonatige Förderzeit gern neu setzen. Wichtig ist nur, dass der Fokus für euer Projekt sinnvoll durchdacht und in der Zeit, die euch zur Verfügung steht, machbar ist.

'''Tipp:''' Werdet in eurer Bewerbung so konkret wie möglich. Wenn ihr plant auf Konferenzen zu gehen, zählt diese auf. Wenn ihr in Kontakt mit Unternehmen oder Communities treten möchtet, definiert eure Zielgruppen möglichst genau. Solltet ihr Pilotprojekte planen, benennt eure Partner*innen dafür. Falls ihr Publikationen oder Beiträge in Medien/Podcasts plant, stellt dar, wo diese veröffentlicht werden sollen.

=== Meilensteine in der Second Stage ===
Reminder: '''In der Second Stage steht die Entwicklungsarbeit nicht mehr im Mittelpunkt.''' Entwicklungsmeilensteine, die ihr in der regulären Förderzeit nicht geschafft habt, können nicht in die Second Stage verschoben werden, außer ihr könnt begründen, dass diese Schritte notwendig für die Nachhaltigkeit des Projekts sind und erklären, warum sie nicht mehr in der regulären Förderphase umgesetzt werden können. Ziel der Second Stage ist es, eure Projekte auf den Weg zu nachhaltigen Strukturen zu bringen, sei es durch eine Gründung, den Aufbau einer Community oder Partnerschaften, Dokumentation und User Testing, Kommunikationsmaßnahmen, usw. Natürlich können sich dadurch kleine Entwicklungsarbeiten ergeben (z. B. Anpassungen auf der Basis eines User Testings, Einbettung von Community-Beiträgen, Bugfixes etc.). '''Diese sollen aber nicht im Vordergrund stehen und können nur mitgefördert werden, wenn sie den anderen Maßnahmen dienen.''' '''Orientiert euch dafür an einem Richtwert von 20 Prozent für technische Arbeiten.''' Je nach Projektfokus kann auch ein höherer Anteil gerechtfertigt sein. Falls ihr denkt, dass ein höherer Anteil in eurem Fall sinnvoll ist, sprecht uns bitte im Vorfeld der Bewerbung an.

==== So kann die Verteilung in eurem Antrag aussehen ====
Hier listen wir Beispiele von Meilensteinen, die in der Second Stage förderfähig sind. (Das ist keine abschließende Liste. Andere Maßnahmen können für eure Projekte besser geeignet sein. '''Je nach Fokus eurer Second Stage müsst ihr natürlich nicht alle diese Themen in der Bewerbung abdecken.''' Wenn ihr euch unsicher seid, ob eure Ideen gefördert werden können, fragt uns gerne!)

===== Konkrete Schritte zur Verbreitung und Nutzbarmachung (Fokus der Second-Stage-Förderung): =====
* User Testing
* Partnerakquise
* Gründung (Firmenaubau, Kundenakquise & Marketing, usw.)
* Präsenz auf Fachveranstaltungen
* Erstellung einer Website und/oder weiterer öffentlichkeitswirksamer Maßnahmen
* Communityarbeit
* Outreach
* usw.

===== Technische Entwicklung (Richtwert von 20 Prozent der Second-Stage-Förderung): =====
* Fertigstellung von Features, die aufgrund von Verzögerungen, Bugfixes, Dependencies etc. noch fehlen und für die Nachhaltigkeit des Projekts wichtig sind.
* Entwicklung von im Erstantrag nicht vorhergesehenen Features etc., die sich bspw. im User Testing oder in Gesprächen mit potenziellen Partnern als sinnvoll herausgestellt haben.
* Anpassungen auf der Basis eines User Testings
* Einbettung von Community-Beiträgen
* Bugfixes
* etc.

Die technischen Meilensteine müssen der allgemeinen Nachhaltigkeitsstrategie des Projekts dienen und in diesem Sinne begründet sein.

'''Wichtig''': Die Meilensteine müssen in der angegebenen Stundenzahl realistisch umsetzbar sein. In den meisten Fällen ist es nicht möglich, z.B. eine Gründung, den Ausbau der Dokumentation, Communityaufbau und ein Pilotprojekt gleichzeitig in nur vier Monaten zu verfolgen.

=== Lizenzierung in der Second Stage ===
'''Zum Code:'''
* Der in den bezahlten Stunden der regulären Förderphase geschriebene Code muss zwingend unter einer FOSS-Lizenz veröffentlicht werden – ohne Ausnahme.
* Der Code, der in der Second Stage direkt zum Projekt beigetragen wird (Erweiterungen, Anpassungen auf Basis von Feedback, Bugfixes usw.), muss ebenfalls unter einer FOSS-Lizenz veröffentlicht werden. Wenn Code für einen Partner geschrieben wird, und dieser nicht Open Source sein kann, müssen diese Stunden anderweitig, beispielsweise vom Partner, bezahlt werden.
* Im Rahmen von Maßnahmen zur Nachhaltigkeit sollte immer geprüft werden, ob der Code unter einer FOSS-Lizenz stehen kann – das gilt beispielsweise für eine Projektwebseite. Ausnahmen sind in der Bewerbung für die Second Stage zu begründen.
'''Andere Produkte, die in der Second Stage produziert werden:'''
* Texte, Logos und Bilder (u. ä.), die in der Second Stage entstehen, müssen nicht unter einer Creative-Commons-Lizenz veröffentlicht werden. Wir freuen uns jedoch besonders, wenn ihr euch dafür entscheidet.
* Nach demselben Ansatz möchten wir alle Geförderten dazu ermutigen, bei der Umsetzung der Meilensteine in der zweiten Phase möglichst viele FOSS-Produkte und datensparsame Tools einzusetzen. Das gilt beispielsweise für Kommunikationstools und Plattformen für den Communityaustausch. Hierbei handelt es sich jedoch nur um eine Empfehlung: Die Geförderten dürfen selbst entscheiden, was für die Projekte sinnvoll ist. Manchmal sind neue Zielgruppen z. B. nur auf bestimmten Plattformen wie LinkedIn oder Instagram zu erreichen. In solchen Fällen ist eine kurze Begründung in der Bewerbung hilfreich, damit die Jury einschätzen kann, inwiefern eure Strategie geeignet ist.

== Die Pitch-Session ==
''Wann'': 9. Oktober 2026 - jedes Projekt bekommt eine genaue Uhrzeit zugeteilt. Wir melden uns Anfang Oktober per Mail dazu.

''Wo'': Online - auch wenn ihr in Berlin wohnt (sonst wäre es nicht fair)

''Was'': 3 Minuten Pitch, 4 Minuten Fragen beantworten

''Wer:'' Nur offiziell Geförderte können pitchen.

''Sprache'': Deutsch (oder Englisch für Nicht-Muttersprachler*innen)

Das Präsentationsformat für den Pitch kann frei gewählt werden: Folien, Screensharing, Visuals, everything you need. Dabei ist wichtig, dass ihr die folgenden Fragen beantwortet:
- Warum brauche ich/brauchen wir die Second Stage?
- Was ist mein/unser konkretes Ziel in der Second Stage?
- Wie wird dieses Ziel erreicht?
Teilt uns bitte im '''Vorfeld per E-Mail''' mit, wie (Folien, Screensharing, etc.) ihr eure Präsentation gestalten wollt. Wenn ihr Folien nutzen möchtet, brauchen wir sie '''spätestens am Vortag bis 15 Uhr als PDF per E-Mail'''. Ein bis zwei Tage vor dem Pitch werden wir außerdem eine Test-Session anbieten, bei der ihr euch in das Videotool einwählen und eure Präsentation bzw. die Technik kurz testen könnt. Genaue Infos dazu folgen kurz vorher per Mail.

Die Jury der Second Stage besteht aus zwei Juror*innen aus dem [https://www.prototypefund.de/bewerbung/jury Jurypool], Vertreter*innen des Projektträgers und des Prototype Fund - außerdem ist voraussichtlich ein*e Vertreter*in aus dem BMFTR bei der Sitzung anwesend. Die Bewertung basiert auf dem technischen Stand des Projekts (das Projekt muss 2 Monate vor Ende der regulären Förderzeit nicht zu 100% fertig sein, ihr müsst aber zeigen können, dass die Arbeit gut vorankommt), den Maßnahmen zur Sicherstellung der Nachhaltigkeit (z. B. Community-Aufbau, Öffentlichkeitsarbeit) und den geplanten Schritten für die Second-Stage-Förderung. Nach den Pitch-Sessions diskutiert die Jury die Ergebnisse und stellt einen Fördervorschlag für die Second Stage zusammen, auf Basis dessen das BMFTR die finale Entscheidung trifft. Die Entscheidung wird etwa zwei Wochen nach der Pitch-Session an euch kommuniziert. Insgesamt werden bis zu 15 Projekte für die Second Stage gefördert. Dies hängt davon ab, wie gut die Bewertungen insgesamt sind. '''Nicht alle Plätze der Second Stage müssen gefüllt werden''', d.h. es können auch weniger Projekte gefördert werden, wenn die Qualität der Bewerbungen nicht ausreicht.

== Administratives ==

=== Arbeitszeit und Stundenumfang ===
In der Second Stage könnt ihr als Team maximal 63.333 € und als Einzelperson maximal 31.667 € beantragen. Diese Summen sind angelehnt an zwei bzw. eine Vollzeitstelle über vier Monate. Der Stundenlohn ist auf 50 € gedeckelt.

Es ist generell möglich, dass ihr euch für die Second Stage mit einer geringeren Stundenanzahl bewerbt, als ihr bei der initialen Bewerbung angegeben habt. In der Second Stage könnt ihr auch mit weniger Wochenstunden als in der regulären Förderphase planen.

Das kann zum Beispiel sinnvoll sein, wenn ihr während der Förderzeit feststellt, dass die Second-Stage-Arbeit weniger Zeit benötigen wird, als ursprünglich geplant. Vielleicht hat sich auch eine bezahlte Zusammenarbeit mit Partner*innen ergeben oder euer Projekt wird durch andere Förderquellen bereits in Teilen querfinanziert. Oder ihr steht in einem Arbeitsverhältnis, habt euch für den Förderzeitraum freistellen lassen und möchtet mit 50% zurück in das Arbeitsverhältnis gehen und die weiteren 50% am Prototype-Fund-Projekt arbeiten.

Es gibt ganz unterschiedliche Szenarien und es ist vollkommen in Ordnung, wenn sich der ursprüngliche Zeitplan verändert. Schließlich werden die genauen Aufgaben für die Second Stage erst während der Förderzeit definiert. Sprecht uns gerne an, wenn ihr Rückfragen habt.

=== Entsperrung ===
Wird euer Projekt von der Jury für eine Second-Stage-Förderung ausgewählt, müsst ihr nach der Förderzusage einen offiziellen Antrag auf Entsperrung stellen, da die Mittel für die vier zusätzlichen Fördermonate vorerst '''gesperrt''' sind. Die Entsperrung kann erst nach der finalen und offiziellen Förderzusage stattfinden. Dafür füllt ihr auf profi-online im "'''Antrag auf Änderung Haushaltsdaten'''" das Bemerkungsfeld mit folgendem Text aus:
Hiermit beantrage ich, {VORNAME NAME}, die Entsperrung der für mein Vorhaben {Akronym}, FKZ {FKZ} in der Kostenposition 0837 gesperrten Fördermittel gemäß des auf Basis meiner Second-Stage-Bewerbung gefällten positiven Juryvotums (Sitzung vom 10.10.2025).

Die Summe in Höhe von {Summe} Euro ist für {Stundenzahl} Stunden zwingend erforderlich für die nachhaltige Entwicklung meines Projekts.
Für GbRs:
Hiermit beantrage ich, {VORNAME NAME}, als Geschäftsführung der {Name GbR}, die Entsperrung der für unser Vorhaben {Akronym}, FKZ {FKZ} in der Kostenposition 0837 gesperrten Fördermittel gemäß des auf Basis unserer Second-Stage-Bewerbung gefällten positiven Juryvotums (Sitzung vom 10.10.2025).

Die Summe in Höhe von {Summe} Euro ist für {Stundenzahl} Stunden zwingend erforderlich für die nachhaltige Entwicklung unseres Projekts.
Bitte passt dabei die Klammerausdrücke entsprechend an euer Projekt und eure Second-Stage-Bewerbung an.

Wichtig ist, dass die Summe der Arbeitsstunden, die ihr angebt, mit der Summe Arbeitsstunden aus der Second-Stage-Bewerbung, wie sie nach der Jurysitzung bestätigt wurde, übereinstimmt. Falls ihr Fragen dazu habt, meldet euch gern bei eurer [[Ansprechpartner*innen beim Projektträger|Ansprechperson beim Projektträger]].

== Tipps und Erfahrungen aus früheren Jahrgängen für die Planung eurer Second Stage ==
Wir möchten gerne die Erfahrungen und Tipps aus vergangen Jahrgängen teilen, die für eure Bewerbung und die Planung der Second Stage hilfreich sein können:

* Ein gutes Zeitmanagement ist für die Second Stage wichtig, denn einerseits ist der Workload hoch, andererseits sind es nur vier Monate '''und''' die Weihnachtszeit fällt in diesen Zeitraum.

* Focus, reduce, scope, promise less: Setzt einen klaren Fokus und plant nicht zu viele verschiedene Aufgaben – es werden sowieso mehrere Prozesse parallel laufen (Maintenance, Development, Fokus der Second Stage, PTF-Deliverables).
* Verspätungen aus der regulären Förderzeit aufzuholen wird stressig, versucht das zu vermeiden.
* Es kann sinnvoll sein, eure Milestones so zu planen, dass ihr Erreichen möglichst wenig abhängig von Dritten ist.
* Plant Zeit ein für:
** die Deliverables (Blogpost / Knowledge Base-Beitrag, Zwischengespräche, Dokumentation, Vorbereitung des Abschlussevents);
** Coachings und ggf. daraus resultierende (Haus-)Aufgaben;
** regelmässigen Austausch im Team – es wird viel zu besprechen geben und womöglich arbeitet ihr anders zusammen als in der regulären Förderphase;
** Kommunikation mit Externen. Es könnte viele Feedbackschlaufen brauchen oder lange Wartezeiten geben, wenn ihr auf Rückmeldungen z.B. zu einer geplanten Implementierung oder von Pilotprojekten wartet;
** Auszeiten und Urlaube – es ist nicht angedacht, dass ihr 10 Monate durcharbeitet, auch wenn es Spaß macht!
Außerdem haben wir eine Wiki-Seite mit [[Tipps für die Second Stage|Tipps und Erfahrungen speziell für die Second Stage]]. Schaut auch dort gerne rein!

= In English: Application for the Second Stage =
On this page, you can find more information on the application process for the Second Stage and the administrative steps afterwards. If you are looking for more information on the timeline and contents, you can find them on the general page on the [[Second Stage]].

'''Please note: The information listed here applies to class 01 and may be slightly adjusted for class 02. Final details will be provided in August 2026.'''

== Why does the Second Stage exist? ==
There is an issue in technology and FOSS funding: innovative projects are readily financed, but it often remains unclear what happens afterwards. Few technologies are ready for operational use and self-financing after the initial funding runs out.

For this reason, we offer the Second Stage, which provides an opportunity to work for a further four months on securing the project’s sustainability.

The aim of the Second Stage is to improve the usability and visibility of the project, increasing its chances of long-term sustainability once the funding period ends.

Reminder: '''Projects that don't participate in the Second Stage are not less valuable to us.''' We estimate that approximately 50% of each round will participate in this extended funding period, and there are many reasons why a project might not participate. Maybe it's not a good fit for your project, or you personally don't see the need for this type of support. Maybe your project is already sustainable and you just need the six months to code. Maybe your application for the regular funding period was great, but your application for the second phase doesn't fit the scope of the Prototype Fund. A total of up to 15 projects will be funded for the Second Stage. The number of funded projects will depend on the quality of the submissions. '''Not''' '''all spots in the Second Stage have to be filled''', i.e., fewer projects may be funded if the quality of the applications is not sufficient.

== General information on the application ==
If you haven't already applied for the Second Stage, the following paragraphs are not relevant for you: Unfortunately, it is '''not possible to add a Second Stage at this point''', as the maximum duration and the maximum amount of funding allocated to your project was made final after your general application.

If you have applied for the Second Stage, the funds allocated for the four additional months are '''locked''' for now. During the 5th month of funding, a jury will allocate the limited Second Stage spots based on your work during the first months of funding as well as a new, short application. The decision is based on a written '''submission''' and a short online pitch session.

'''To prepare for your application, please read this wiki page.''' We will hold a consultation hour in early September, during which we will be happy to answer your questions about your Second Stage application (in German and English). We are also happy to discuss your application and your goals for the Second Stage during the 1:1 meetings.

To stay fair, we do not answer any questions regarding the content of your Second Stage applications. However, we can assess whether your ideas for the Second Stage are eligible for funding (i.e., whether we are allowed to fund the type of project, whether it involves too much development work, etc.), give you general tips, and answer any questions you may have about the formalities. If you are unsure, just ask!

Also important: The coaching sessions with Superbloom cannot be used to prepare your application (written or pitch). Of course, it is perfectly fine if you want to discuss how to make your projects more sustainable during the coaching sessions. You can read about how we define the boundary between “application preparation” and “steps toward sustainability” on the [https://wiki.prototypefund.de/index.php?title=Superbloom#Can_I_prepare_my_application_for_the_Second_Stage_with_Superbloom? coaching page].

=== Timeline for the application ===
{| class="wikitable"
!Beginning of September 2026
|Consultation hour, application for the Second Stage
|optional
|-
!September 14th–27th
|Application period Second Stage Funding
|
|-
!September 27th
|Deadline submission of written application
|mandatory
|-
!October 9th
|Pitch session (online)
|mandatory
|-
!Middle of October
|Decision and funding commitment
|
|-
!October–November
|Request to release these funds
|mandatory
|-
!December 1st
|Start of the Second Stage
|
|-
!Expected on December 1st
|Online kick off Second Stage
|mandatory
|}

== Written application ==
''When'': September 14th to 27th, 2026 - '''Please note''': Submissions after the deadline will not be considered for selection!

''Where'': [https://bewerben.prototypefund.de/ bewerben.prototypefund.de] – the exact link will be sent via email

''What'': Answer 8 (or 9) questions about your plans for the Second Stage funding

''Language'': The written application may be submitted in German, or if you are not a native German speaker, in English.

The written application must be submitted via our application platform, which you already know from your initial application for the Prototype Fund. Based on the current status of your work, you must answer the following questions and provide your ideas for the Second Stage:
'''Your project in the regular funding period'''

- Which milestones have been achieved and what were the results? (max. 100 words)
- Will all planned milestones be achieved by the end of the regular funding period? If not, why? (max. 100 words)
- What measures have been taken so far to reach users? (max. 100 words)
- What is currently the biggest challenge in the project? How can this challenge be overcome? (max. 175 words)

'''Your plans for the Second Stage'''

- How will the project be made usable in the long term? Have any steps already been taken to this end? If yes, which ones? (max. 175 words)
- Are changes to the original plan necessary for the project to succeed? If yes, which ones and why? (max. 175 words)
- What milestones do you plan to achieve in the Second Stage? (max. 100 words)
- How many hours do you plan to work on the project in the Second Stage? (Maximum number of hours for individuals: 633, maximum number of hours for teams: 1.267)

'''Additional comments'''

- Is there anything else you would like to tell the jury? (optional) (max. 175 words)
Your plans for the Second Stage funding can differ from what you wrote in your initial application. If what you had planned for the Second Stage no longer seems realistic or feasible, you are welcome to change your plans for the four-month funding period. The important thing is that your project has a clear focus and feasible within the available time.

'''Tip:''' Be as specific as possible in your application. If you plan to attend conferences, list them. If you want to connect with companies or communities, define your target groups as precisely as possible. If you are planning pilot projects, name your partners. If you plan to publish articles or contribute to media outlets or podcasts, specify where they will be published.

=== Milestones ===
Reminder: '''In the Second Stage, the focus is no longer on development work.''' Development milestones that you were unable to achieve during the regular funding period cannot be carried over to the Second Stage, unless you can demonstrate that these steps are necessary for the project’s sustainability and explain why they can no longer be implemented during the regular funding phase. The aim of the Second Stage is to set your projects on the path to sustainable structures, whether through establishing a company, building a community or forming partnerships, writing documentation and conducting user testing, implementing communication strategies, etc. Of course, this may result in minor development work (e.g., adjustments based on the results of user testing, merging community contributions, bug fixes, etc.). '''However, these should not be the primary focus and can only be funded if they support the other activities. The guideline is 20 percent for technical work.''' Depending on the project’s focus, a higher percentage may be justified. If you believe a higher percentage makes sense for your project, please contact us before submitting your application.

==== These are the type of milestones that can be funded in the Second Stage: ====
Here are some examples of milestones that are eligible for funding in the Second Stage. (This is not an exhaustive list: other measures may be more suitable for your projects. '''You do not have to cover all of these topics in your application, which ones are relevant to you depends on the focus you plan for your Second Stage.''' If you are unsure whether your ideas are eligible for funding, please feel free to ask us!)

===== Specific steps to improve the visibility, usability and sustainability of the project (main focus of your application for the Second Stage): =====
* User testing
* Partner acquisition
* Establishment of a business (administrative setup, marketing & customer acquisition, etc.)
* Presence and presentation at conferences
* Creation of a website and/or other communication strategies
* Community work
* Outreach
* etc.

===== Technical development (guideline of 20 percent of your work in the Second Stage): =====
* Completion of features that are still missing (e.g. due to delays, bug fixes, dependencies, etc.) and are important for the sustainability of the project.
* Development of features not foreseen in the initial application which have e.g. proven useful in user testing or in discussions with potential partners.
* Adjustments based on user testing
* Integration of community contributions
* Bug fixes
* etc.

The technical milestones must support the project's overall sustainability strategy and be justified in this context.

'''Important''': The milestones have to be realistic to achieve in the number of hours you've set. In most cases, it's not possible to tackle things like launching a startup, expanding documentation, building a community, and running a pilot project all at once in just four months.

=== Licensing in the Second Stage ===
'''Code:'''
* The code written during the paid hours of the regular funding phase must be published under a FOSS license—without exception.
* The code that is contributed directly to the project in the Second Stage (additional features, adjustments based on feedback, bug fixes, etc.) must also be published under a FOSS license. If code is written for a partner and cannot be published under a FOSS license, these hours must be paid for by another party, such as the partner.
*For sustainability measures that are not direct contributions to the code of your funded project, you should always check if the code can be licensed under a FOSS license - this is the case for a project website, for example. Exceptions should be justified in the application for the Second Stage.
'''Other products developed in the Second Stage:'''
* Texts, logos, images, and similar items created in the Second Stage do not have to be published under a Creative Commons license. However, we would appreciate it if you chose to do so.
* Following the same approach, we would like to encourage all grant recipients to use as many FOSS products and privacy-friendly tools as possible when implementing the milestones in the second phase. This applies, for example, to communication tools and platforms used for community interaction. This is, however, only a recommendation: grant recipients are free to decide for themselves what makes sense for their projects. Sometimes new target groups can only be reached on certain platforms such as LinkedIn or Instagram. In cases like this, it is helpful to include a brief explanation in your application so that the jury can assess the suitability of your strategy.

== Pitch session ==
''When'': October 9th, 2026 – each project will be assigned a specific time slot. We will contact you by email in the beginning of October.

''Where'': Online – even if you live in Berlin (otherwise it wouldn't be fair)

''What'': 5 minutes pitch, followed by 5 minutes for questions

''Who:'' Only official grantees can pitch.

''Language'': German (or English if you aren’t a native German speaker)

The presentation format for the pitch is up to you: slides, screen sharing, visuals, everything you need. You just have to make sure that you answer the following questions:
- Why do I/we need the Second Stage?
- What is my/our specific goal in the Second Stage?
- How will this goal be achieved?
Please let us know beforehand by email how you would like to give your presentation (slides, screen sharing, etc.). We will inform you early on about the deadline for this. If you would like to use slides, we need them '''by 3 pm the day before at the latest, sent as a pdf by email'''. Around this time, we will organize test sessions where you can dial into the video tool we’ll use for the pitches and quickly test your presentation, sound and video. We will send you more information about the test sessions via email.

The Second Stage jury consists of two judges from the [https://www.prototypefund.de/bewerbung/jury jury pool], representatives of the Projektträger and the Prototype Fund – a representative from the BMFTR is also expected to attend the session. The evaluation is based on the technical status of the project (the project does not have to be 100% complete two months before the end of the regular funding period, but you must be able to show that the work is progressing well), the measures taken to ensure sustainability (e.g., community building, public relations), and the planned steps for the Second Stage funding. After the pitch session, the jury will discuss the results and propose a list of projects for funding for the Second Stage, on the basis of which the BMFTR will make the final decision. The decision will be communicated to you approximately two weeks after the pitch session. A total of up to 15 projects will be funded for the Second Stage. The number of funded projects will depend on the quality of the submissions. '''Not''' '''all spots in the Second Stage have to be filled''', i.e., fewer projects may be funded if the quality of the applications is not sufficient.

== Administration ==

=== Working hours and number of hours ===
In the Second Stage, you can apply for a maximum of €63,333 as a team and a maximum of €31,667 as an individual. These amounts are based on two or one full-time positions over four months. The hourly wage is capped at €50.

It is generally possible to apply for the Second Stage with fewer hours than you specified in your initial application. In the Second Stage, you can also plan fewer hours per week than in the regular funding phase.

This can be useful if you realize during the funding period that the Second Stage work will require less time than originally planned. Perhaps you already managed to set up a paid collaboration with a partner, or your project is already being partially cross-financed by other sources of funding. Or you are employed, have taken a leave of absence for the funding period, and would like to return to your job at 50% and work on the Prototype Fund project for the remaining 50%.

There are many different scenarios, and it is perfectly fine if the original schedule changes. Ultimately, the specific tasks for the Second Stage are only being defined within the current funding period. Please feel free to contact us if you have any questions.

=== Releasing the funds for the Second Stage (“Entsperrung”) ===
Currently the funds for the four additional months of funding are locked. Before you can get started with the Second Stage, you must submit an official request to release these funds. They can only be unlocked after the final and official funding approval. To do this, fill in the comments field on profi-online in the “'''Antrag auf Änderung Haushaltsdaten'''” form with the following text:
Hiermit beantrage ich, {VORNAME NAME}, die Entsperrung der für mein Vorhaben {Akronym}, FKZ {FKZ} in der Kostenposition 0837 gesperrten Fördermittel gemäß des auf Basis meiner Second-Stage-Bewerbung gefällten positiven Juryvotums (Sitzung vom 10.10.2025).

Die Summe in Höhe von {Summe} Euro ist für {Stundenzahl} Stunden zwingend erforderlich für die nachhaltige Entwicklung meines Projekts.
For teams:
Hiermit beantrage ich, {VORNAME NAME}, als Geschäftsführung der {Name GbR}, die Entsperrung der für unser Vorhaben {Akronym}, FKZ {FKZ} in der Kostenposition 0837 gesperrten Fördermittel gemäß des auf Basis unserer Second-Stage-Bewerbung gefällten positiven Juryvotums (Sitzung vom 10.10.2025).

Die Summe in Höhe von {Summe} Euro ist für {Stundenzahl} Stunden zwingend erforderlich für die nachhaltige Entwicklung unseres Projekts.
Please adjust the expressions in brackets accordingly to your project and your Second Stage application.

The total number of working hours you specify must match the total number of working hours from the Second Stage application as confirmed after the jury meeting. If you have any questions, please contact your [[Ansprechpartner*innen beim Projektträger|contact person of the project management agency]].

== Tips and insights from previous classes for planning your Second Stage ==
We’d like to share some insights and tips from previous classes that may be helpful for your application and for planning the Second Stage:

* Good time management is essential for the Second Stage, because the workload is heavy: It’s only 4 months, '''and''' the holiday season falls right in the middle of it.

* Focus, reduce, scope, promise less: Set a clear focus and don’t plan too many different tasks; several processes will be running in parallel anyway (maintenance, development, Second Stage focus, PTF deliverables).
* Catching up on delays from the regular funding period will be stressful.
* It may be a good idea to plan your milestones so that achieving them depends as little as possible on third parties.
* Set aside time for:
** the deliverables (blog post / Knowledge Base article, 1:1 meetings, documentation, preparation for the closing event);
** the mandatory coaching sessions, including (home)work that may result from them;
** regular team meetings – there will be a lot to discuss, and you may be working together differently than during the regular funding phase;
** communication with external partners. There may be many feedback loops or long wait times when you’re waiting for responses, e.g., about a planned implementation or pilot projects.
** time off and vacations—it’s not expected that you’ll work nonstop for 10 months, even if it’s fun!
We also have a Wiki page with [[Tipps für die Second Stage|tips and insights specifically for the Second Stage]]. Feel free to take a look at them!