Prototype Fund - User contributions [en]

Schlussbericht

2025-03-19T17:42:37Z

Lorenz: Der März hat 31 Tage und die Frist ist auf Englisch auch korrekt angegeben.

''(English version below)''

Einen Monat nach Abschluss der Förderperiode ist der '''Schlussbericht''' zusammen mit der Schlussabrechnung (Verwendungsnachweis) beim DLR Projektträger (DLR-PT) einzureichen.

'''Die Deadline für Sommerrunden ist der 30. September, die für die Winterrunden der 31. März.'''

=== Allgemeine Hinweise vom DLR-PT: ===

# '''Prozedere''': Gemäß den Nebenbestimmungen für Zuwendungen auf Kostenbasis des BMBF zur Projektförderung (NKBF 2017) sind die Zuwendungsempfänger verpflichtet, den Schlussbericht bei der TIB (Technische Informationsbibliothek Hannover) zu veröffentlichen. Die TIB fungiert als Depotbibliothek für Abschlussberichte von Vorhaben, die durch Steuergelder gefördert werden, und stellt diese der interessierten Öffentlichkeit zur Verfügung. Der DLR-PT erhält die Berichte von Euch in elektronischer Form und sendet diese stellvertretend für Euch nach inhaltlicher Freigabe in konsolidierter Form an die TIB.
# '''Format''': Die digitale Originalversion des Schlussberichts ist beim DLR-PT einzureichen (keine Scans). Dokumente sind in einem '''maschinenlesbaren''' '''und durchsuchbaren Datenformat''' einzureichen. Das elektronische Dokument darf '''nicht durch ein Passwort geschützt''' werden, da dies u.a. die digitale Langzeitarchivierung unmöglich macht. '''Zielgröße der Datei sollte <1MB''' sein. Um eine Zuordnung der Dateien zu erleichtern, ist das '''korrekte Förderkennzeichen''' in den Bericht und den Dateinamen aufzunehmen.
# '''Verfügbarkeit Open Source:''' Im Schlussbericht ist ein Link zu dem während des Förderzeitraums erstellten Code erforderlich. Der Code muss auch nach der Förderung unter einer Open-Source-Lizenz verfügbar bleiben! Bitte denkt auch daran, den Link zum Code separat an eure Programmmanager*innen zu schicken. Änderungen des Code-Links nach der Förderzeit sollten ebenfalls den Programmmanager*innen mitgeteilt werden.

=== Mustergliederung ===
'''Bitte immer das [https://cloud.okfn.de/s/PWiPmmHEMWoJLGA vorformatierte Dokument] nutzen!'''

Berichte aus früheren Runden [https://www.tib.eu/de/suchen/?tx_tibsearch_search%5Bquery%5D=Software-Sprint&tx_tibsearch_search%5Bcnt%5D=20&tx_tibsearch_search%5Bpg%5D=1&tx_tibsearch_search%5BDlicenseModel%5D%5B0%5D=oa befinden sich hier].

= Final report =
After the completion of the funding period, the '''final report ("Schlussbericht")''' along with the final financial statement ("Verwendungsnachweis") is to be submitted to the DLR Project Management Agency (DLR-PT) one month later.

'''The deadline for summer rounds is September 30th, and for winter rounds, it is March 31st.'''

=== General information from the DLR-PT: ===

# '''Procedure''': According to the Auxiliary Terms and Conditions for Funds Provided by the Federal Ministry of Education and Research (BMBF) to Commercial Companies for Research and Development Projects on a Cost Basis (NKBF 2017), grant recipients are obligated to publish the final report at the TIB (Technische Informationsbibliothek Hannover). The TIB serves as a repository for final reports of projects funded by public funds and makes them available to the interested public. The DLR-PT receives the reports from you in electronic form and, upon content approval, sends them in a consolidated form to the TIB on your behalf.
#'''Format''': The digital original version of the final report must be submitted to the DLR-PT (no scans). Documents should be submitted in a '''machine-readable and searchable data format'''. The electronic document should '''not be password-protected''', as this would make digital long-term archiving impossible. The '''target size of the file should be <1MB'''. To facilitate file identification, please include the '''correct funding code''' in both the report and the file name.
#'''Open Source Availability''': The final report must include a link to the code created during the funding period. The code must remain available under an open-source license even after the funding period! Also, remember to separately send the code link to your program managers. Any changes to the code link after the funding period should be communicated to the program managers as well.

=== Outline ===
'''Only use the [https://cloud.okfn.de/s/PWiPmmHEMWoJLGA pre-formatted document]!'''

Reports from previous rounds [https://www.tib.eu/de/suchen/?tx_tibsearch_search%5Bquery%5D=Software-Sprint&tx_tibsearch_search%5Bcnt%5D=20&tx_tibsearch_search%5Bpg%5D=1&tx_tibsearch_search%5BDlicenseModel%5D%5B0%5D=oa can be found here].

Zahlungsanforderungen

2025-01-17T16:03:30Z

Lorenz: Mittelabruf ohne Snailmail. Funktioniert so laut DLR.

''[English version below]''

Hier findet ihr alle relevanten Informationen und Mustervorlagen für die '''Zahlungsanforderung''' (ZA) beim Prototype Fund.

== Zeiträume ==
Zu Beginn eines jeden Quartals kann die Förderung für das abgelaufene Quartal im Nachhinein abgerufen werden. Dementsprechend erhält man beim Prototype Fund nach dem ersten, dem vierten und dem sechsten Monat der Förderung eine Auszahlung.

Die Mittel werden über Zahlungsanforderungen abgerufen. Es gibt zwei Ausnahmen:

* Beim Jahreswechsel erfolgt der Mittelabruf über den Zwischennachweis (gilt nur für Winterrunden).
* Am Ende der Förderung werden die Mittel über den Verwendungsnachweis abgerufen und zusammen mit dem [[Schlussbericht]] beim DLR-PT eingereicht.

Ihr fordert die Mittel für die folgenden Zeiträume an:

==== Für Sommerrunden (Start im März): ====

* Abrechnung 1: 01.03. bis 31.03. (via Zahlungsanforderung in Quartal 2)
*Abrechnung 2: 31.03. bis 30.06. (via Zahlungsanforderung in Quartal 3)
*Abrechnung 3: 01.03. bis 31.08. (via Verwendungsnachweis bis spätestens 30.09.)

==== Für Winterrunden (Start im September): ====

* Abrechnung 1: 01.09. bis 30.09. (via Zahlungsanforderung in Quartal 4)
*Abrechnung 2: 01.09. bis 31.12. (via Zwischennachweis in Quartal 1 bis spätestens 30.04.)
*Abrechnung 3: 01.09. bis 28.02. (via Verwendungsnachweis bis spätestens 31.03.)

== Personalkostenberechnung ==
Für den Abruf der bewilligten Fördermittel müsst ihr eure gearbeiteten Stunden für den jeweiligen Zeitraum mit einem Stundennachweis erfassen und über [https://foerderportal.bund.de/profionline/ profi-Online] an das BMBF übermitteln. Hier findet ihr die [https://cloud.okfn.de/s/ZWY4wdNka9ZjzR2 Vorlage für den Stundennachweis als Excel-Datei]. Die aktuellste Version befindet sich jeweils im Nextcloud-Ordner für eure Runde. Den Link dazu habt ihr per Mail erhalten.

Füllt die „Übersicht Personalkosten“ entsprechend der Angaben aus eurem Förderantrag aus. Personalkosten berechnet ihr mit der Tabelle - jede*r trägt sich hier einzeln ein, bei profi-Online dann die gesamte Summe.

Die Personalstunden muss jedes Teammitglied eigenhändig erfassen. Nur die produktiven, für das Vorhaben geleisteten Stunden („vorhabenbezogen“) sind zuwendungsfähig. Die sonstigen Stunden müssen nicht ausgefüllt werden.

=== Arbeitszeiten ===
Für die Arbeitszeiten gilt das [https://www.gesetze-im-internet.de/arbzg/BJNR117100994.html Arbeitszeitgesetz]. Das bedeutet u.a.:

* Arbeitet nicht länger als 10 Stunden pro Tag unter Einhaltung der vorgesehenen Ruhepausen. Die wöchentliche Höchstarbeitszeit beträgt 48 Stunden. Wenn ihr diese im Ausnahmefall überschreitet, müsst ihr das in den darauffolgenden Wochen entsprechend ausgleichen.
* Arbeitet nur in Ausnahmefällen am Wochenende und nicht an Feiertagen.

Die maximal abrechenbaren Stunden ergeben sich aus den tatsächlich im jeweiligen Zeitraum geleisteten projektbezogenen Stunden unter Beachtung des Arbeitszeitgesetzes. Das heißt: Ihr müsst pro Monat nicht genau ein Sechstel der Fördersumme abrufen, seid aber natürlich insgesamt durch die maximal bewilligte Summe gedeckelt.

== Mittelabruf via profi-Online: Zahlungsanforderung/Zwischennachweis ==
Die Zahlungsanforderungen und den Zwischennachweis stellt ihr über [https://foerderportal.bund.de/profionline/ profi-Online].

''(Die Anmeldedaten müsst ihr beim DLR-PT beantragen, dafür Formular „Antrag auf profi-Online“ aus dem [[Zuwendungsbescheid]] ausfüllen, unterschreiben und an DLR-PT schicken.)''

Klickt in der Vorhabenliste das Förderkennzeichen an, danach könnt ihr links in der Liste entweder Zahlungsanforderung oder Zwischennachweis auswählen, je nachdem um welchen Zeitraum es sich handelt (siehe oben).

Bei Personalkosten tragt ihr den Wert aus der Stundennachweis-Tabelle ein und addiert den Wert aus vorher schon abgerufenen Mitteln dazu, solltet ihr das schon getan haben. Eingetragen wird die Gesamtsumme eurer Abrufe, d.h. jetzt tragt ihr z.B. den Betrag von Quartal 3 ein, beim nächsten Abruf die Summe von Quartal 3 und 4 usw.

Das Feld 18a (Eigenmittel) muss nicht ausgefüllt werden, diese werden automatisch abgezogen.

Klickt auf Berechnen/Speichern – erst dann werden Fehlermeldungen angezeigt und die Berechnungen für eure*n Ansprechpartner*in sichtbar. Die Endfassung kann immer noch vom DLR-PT bearbeitet werden, sollte etwas nicht stimmen. Wenn ihr Fragen habt oder euch ganz unsicher seid, könnt ihr euch bei eurem*r [[DLR-Ansprechpartner*innen R16|Ansprechpartner*in beim DLR-PT]] melden.

Wenn keine Fehlermeldungen angezeigt werden und eventuelle Fragen geklärt wurden, könnt ihr die Endfassung absenden.

Erzeugt ein PDF und druckt dieses aus und unterschreibt es. Die Zahlungsanforderung, die Übersicht der Personalkosten und der Stundennachweis mit den entsprechenden Unterschriften schickt ihr unter Angabe [[DLR-Ansprechpartner*innen R16|eures zuständigen Bearbeitungsteams]] postalisch an den DLR Projektträger.

Das ist aber nur nötig, wenn ihr keinen personenbezogenen profi-Online Zugang habt. Wenn euer profi-Online Zugang auf eine personalisierte E-Mail-Adresse lautet (also z.B. vorname.nachname@dies-und-das-gbr.de), dann könnt ihr auch alles online abwickeln. Hängt dazu unterschriebene Scans eurer Stundennachweise an die Zahlungsaufforderung in profi-Online an. Am besten ihr sprecht mit eurer afdministrativen Betreuungsperson darüber.

Hier findet ihr auch nochmal die [https://cloud.okfn.de/s/66biTNztASwGSda bebilderte Schritt-für-Schritt-Anleitung]. (Die Beispiele sind keine 100% Übereinstimmung, da sie aus einer vergangenen Runde stammen.)

Es kann gut zwei Wochen dauern, bis das Geld auf eurem Konto ankommt. Sollte es länger dauern, ist es ok, wenn ihr beim DLR-PT einmal nachfragt, bitte aber nicht früher.

== Verwendungsnachweis ==
Den Verwendungsnachweis müsst ihr nach Ende der Förderphase ausfüllen. Er wird euch vom DLR-PT in [https://foerderportal.bund.de/profionline/ profi-Online] freigeschaltet.

Auch für den Verwendungsnachweis druckt ihr die „Übersicht Personalkosten“ und den Stundennachweis aus und unterschreibt sie.

Der Verwendungsnachweis wird zusammen mit dem [[Schlussbericht]] beim DLR-PT eingereicht.

Die Frist für den Verwendungsnachweis endet einen Monat nach Ende der Förderung, also der 30. September/ 31. März.

== Tipps und Hinweise ==

=== Auszahlungen an GbR-Mitglieder ===
Ein Tipp aus einer früheren Runde:
Wir haben bisher derartige Zahlungen auf und von dem Geschäftskonto immer mit dem Betreff "Einlage Person XY" und "Entnahme Person XY" versehen (und somit auch keine Rechnung gestellt).

Wie die Gesamtsumme dann auf die einzelnen Teammitglieder aufgeteilt wird: nach dem Stundensatz und der Stundenzahl, die aus deren jeweiligen Stundenzetteln angegeben wurde. Die müssten dann dementsprechend auf die privaten Konten ausgezahlt werden.
Die Übersicht der Personalkosten und die Stundennachweise müssen ausgedruckt und unterschrieben werden. Bei GbRs reicht die Unterschrift der*des Geschäftsführer*in bei der Übersicht der Personalkosten, auf der alle Teammitglieder gelistet sind.

=== Fehlermeldungen ===
Fehlermeldung 3: Das Förderkennzeichen wird dem Hinweis auf dem Überweisungsträger automatisch hinzugefügt. Bitte tragen Sie hier nur zusätzliche Identifizierungsmerkmale ein.
Das Förderkennzeichen muss nicht zusätzlich im Hinweis auf dem Überweisungsträger stehen. Tragt dort das Akronym eures Projekts o.ä. ein.

=== Fehlender Anhang ===
Falls ihr für euren Verwendungsnachweis die Meldung erhaltet, dass das Formular 0640c Anlage 1 fehlt:
Hab jemanden beim DLR PT erreicht und falls es noch andere interessiert: Wir sollen einfach irgendwas anhängen (Abschlussbericht, Personalkostenübersicht), es ist ein Bug. Der Prozess lässt sich einfach ohne Anhang nicht abschließen. Wir brauchen das Formular 0640c Anlage 1 nicht ausfüllen, das ist für uns nicht relevant (zum Glück)

=== Bankverbindung ===
Wenn ihr eure Bankverbindung ändern wollt, könnt ihr eure Ansprechpartner*innen beim DLR-PT postalisch über die Änderung informieren. Alternativ gibt es bei profi-Online im Dokument zur Zahlungsanforderung ein entsprechendes Feld. Achtung: Dieses muss aber auch nochmal gesondert unterschrieben werden!

=== Gesammelte Abrechnung ===
Theoretisch ist es auch möglich, mehrere Zahlungsanforderungen zusammen zu stellen, wenn man das Geld nicht sofort möchte, z.B. in Sommerrunden die 1. und 2. Zahlungsanforderung (Quartal 1 und 2). Das Enddatum für alle Abrechnungen bleibt dabei der 30. September/31. März.

=== Probleme mit LibreOffice ===
Einige Tipps aus einer früheren Runde, falls ihr LibreOffice nutzt und Probleme beim Drucken habt:
Für alle anderen die auch LibreOffice benutzen: Damit "Übersicht Personalkosten" ordentlich auf einer Seite gedruckt wird, muss man es zuerst als ODF abspeichern, dann per "View -> Page Break" die Seitenränder so ziehen wie es passt. "Format -> Print Ranges" funktioniert (bei mir) nicht, und es funktioniert (bei mir) auch nur wenn man das Dokument vorher in ODF konvertiert hat. Bei LibreOffice bin ich mir nie so ganz sicher was ein Bedienerfehler und was ein Bug ist.

also, to be able to print out the Zahlungsanforderung with LibreOffice I had to go to Format -> Page Style... and disable the headers and footers, only then the table would reasonably fit on the page.

= In English: Payment Requests =
Here you will find all relevant information and templates for payment requests to the Prototype Fund.

== Periods ==
At the beginning of each quarter, the funding for the previous quarter can be requested retrospectively. Accordingly, the Prototype Fund pays out after the first, fourth and sixth month of funding.

The funds are drawn down via payment requests. There are two exceptions:

* At the turn of the year, funds are drawn down via the interim statement ("Zwischennachweis", only applies to winter rounds).
* At the end of the funding period, the funds are drawn down via the proof of use ("Verwendungsnachweis") and submitted to the DLR-PT together with [[Schlussbericht|the final report]].

You request the funds for the following periods:

'''For summer rounds (start in March):'''
* payment request 1: 01.03. to 31.03. (via "Zahlungsanforderung" in Quarter 2)
*payment request 2: 31.03. to 30.06. (via "Zahlungsanforderung" in Quarter 3)
*payment request 3: 01.03. to 31.08. (via "Verwendungsnachweis" by 30.09. at the latest.)

==== For winter rounds (start in September): ====

* payment request 1: 01.09. bis 30.09. (via "Zahlungsanforderung" in Quartal 4)
*payment request 2: 01.09. bis 31.12. (via "Zwischennachweis" in Quartal 1 bis spätestens 30.04.)
*payment request 3: 01.09. bis 28.02. (via "Verwendungsnachweis" bis spätestens 31.03.)

== Calculation of personnel costs ==
In order to access the approved funding, you must record your hours worked for the respective period with a time sheet ("Stundennachweis") and submit it to the BMBF via [https://foerderportal.bund.de/profionline/ profi-Online]. You can find the [https://cloud.okfn.de/s/ZWY4wdNka9ZjzR2 template for the time sheet as an Excel file] here. The latest version can be found in the Nextcloud folder for your round. You have received the link by email.

Fill in the "Overview of personnel costs" ("Übersicht der Personalkosten") according to the information in your funding application. You calculate personnel costs using the table - each team member enters their costs individually here and then the total amount in profi-Online.

Each team member must enter the personnel costs themselves. Only the productive hours worked for the project ("vorhabenbezogen") are eligible for funding. The other hours do not have to be filled in.

=== Working hours ===
The [https://www.gesetze-im-internet.de/arbzg/BJNR117100994.html German Working Hours Act] applies to working hours. This means, among other things:

* Work no longer than 10 hours per day while observing the intended rest breaks. The maximum weekly working time is 48 hours. If you exceed this in exceptional cases, you must compensate for this in the following weeks.
* Only work at weekends in exceptional cases and not on public holidays.

The maximum billable hours are based on the actual project-related hours worked in the respective period, taking into account the Working Hours Act. This means that you do not have to call up exactly one sixth of the funding amount per month, but you are of course capped by the maximum approved amount of funding.

== Call for funds via profi-Online: Payment request/interim proof ("Zahlungsanforderung"/"Zwischennachweis") ==
You can submit payment requests and interim proof via [https://foerderportal.bund.de/profionline/ profi-Online.]

''(You must apply to DLR-PT for the application data by completing'' the ''"Antrag auf profi-Online"-form from the [[Zuwendungsbescheid|grant notification]], signing it and sending it to DLR-PT)''.

Click on the funding code ("Förderkennzeichen") in the project list, then you can select either payment request ("Zahlungsanforderung") or interim proof ("Zwischennachweis") in the list on the left, depending on the period in question (see above).

For personnel costs, enter the value from the time sheet table and add the value from previously requested funds if you have already done so. The total amount of your call is entered, i.e. now you enter the amount of quarter 3, for example, and the sum of quarter 3 and 4 for the next call and so on.

You do not need to fill in field 18a (own funds), these will be deducted automatically.

Click on Calculate/Save ("Berechnen/Speichern") - only then will error messages be displayed and the calculations visible to your contact person. The final version can still be edited by DLR-PT if something is not correct. If you have any questions or are completely unsure, you can get in touch with your [[DLR-Ansprechpartner*innen R16|contact person at DLR-PT]].

If no error messages are displayed and any questions have been clarified, you can send the final version ("Endfassung absenden").

Create a PDF, print it out and sign it. Send the payment request, the overview of personnel costs and the time sheet with the corresponding signatures to the DLR-PT by post, stating the name of your [[DLR-Ansprechpartner*innen R16|responsible processing team]].

Here you will also find the [https://cloud.okfn.de/s/66biTNztASwGSda illustrated step-by-step instructions] (in German, examples are not 100% identical, as they are from a previous round)

It can take a good two weeks for the money to arrive in your account. If it takes longer, it is ok to ask the DLR-PT once, but please not earlier.

== Proof of Use ("Verwendungsnachweis") ==
You must fill in the proof of use ("Verwendungsnachweis") at the end of the funding phase. The document will be created by DLR-PT and will be available in [https://foerderportal.bund.de/profionline/ profi-Online].

You also print out and sign the "Overview of personnel costs" ("Übersicht der Personalkosten") and the time sheet ("Stundenachweis") for the proof of use.

The proof of use is submitted to the DLR-PT together with [[Schlussbericht|the final report]].

The deadline for the proof of use is one month after the end of funding, i.e. 30 September/ 31 March.

== Tips and information ==

=== Payments to GbR members ===
A tip from a previous round:
Up to now, we have always labelled such payments to and from the business account with the subject "Deposit person XY" and "Withdrawal person XY" (and thus did not issue an invoice).

How the total amount is then allocated to the individual team members: according to the hourly rate and the number of hours indicated on their respective timesheets. These should then be paid out to the private accounts accordingly.
The overview of personnel costs and the timesheets must be printed out and signed. In the case of GbRs, the signature of the managing director is sufficient for the overview of personnel costs where all team members are listed.

=== Error messages ===
Error message 3: The funding code is automatically added to the note on the remittance slip. Please only enter additional identifying features here.
The funding code ("Förderkennzeichen") does not have to be added to the note on the remittance slip. It is better to enter the acronym of your project or similar.

=== Missing attachment ===
If you receive a message for your where-used list that form 0640c Annex 1 is missing:
I have reached someone at DLR PT and if anyone else is interested: We should just attach something (final report, personnel cost overview), it's a bug. The process simply cannot be completed without an attachment. We don't need to fill out form 0640c attachment 1, it's not relevant for us (fortunately)

=== Bank details ===
If you want to change your bank details, you can inform your contact person at DLR-PT of the change by post. Alternatively, there is a corresponding field in the profi-Online payment request document. Please note: This must also be signed separately!

=== Collective billing ===
Theoretically, it is also possible to make several payment requests together, if you do not want the money immediately, e.g. in summer rounds the 1st and 2nd payment request (quarter 1 and 2). The end date for all statements remains 30 September/ 31 March.

=== Problems with LibreOffice ===
Some tips from a previous round if you use LibreOffice and have problems with printing:
For all others who also use LibreOffice: In order for “Overview of Personnel Costs” to print properly on a page, you must first save it as ODF, then use “View -> Page Break” to drag the page margins to fit. “Format -> Print Ranges” does not work (for me), and it only works (for me) if you have previously converted the document to ODF. With LibreOffice I am never quite sure what is a user error and what is a bug.

also, to be able to print out the payment request with LibreOffice I had to go to Format -> Page Style... and disable the headers and footers, only then the table would reasonably fit on the page.

Steuern

2024-06-17T09:45:43Z

Lorenz: /* Halle (Saale) */ Typos

''[English version below]''

'''<big>Achtung: Wir dürfen euch nicht zu euren Steuern beraten - das dürfen nur Steuerberater*innen. Hier haben wir Erfahrungen aus vergangenen Runden und Zitate gesammelt, die eventuell für euch hilfreich sein können. Lasst euch aber bitte trotzdem bei euren Steuern professionell beraten.</big>'''

== Steuerpflicht ==
'''tldr;''' Die Förderung durch den Prototype Fund wird als “echter Zuschuss” selbst [https://www.haufe.de/finance/finance-office-professional/zuwendungen-aus-oeffentlichen-kassen-zur-projektfoerderung_idesk_PI11525_HI1580562.html nicht versteuert]. Die Erfahrungswerte der Projekte besagen allerdings, dass zwar keine Umsatzsteuer, aber in aller Regel Einkommensteuer fällig wird (die Steuerarten werden unten näher beschrieben). Da die Auszahlung der Förderung quartalsweise erfolgt, kann es sein, dass sie in zwei verschiedenen Steuererklärungen über zwei Jahre angegeben werden muss.

'''Wichtig für Teams:''' Ihr müsst eine eigene Steuererklärung für die GbR abgeben, die den Gewinn / Verlust jedes GbR-Mitglieds ausweist. Bei eurer persönlichen Einkommensteuer wird nur das Endergebnis addiert.

Ein '''erprobter Ansatz, um auch eine etwaige Einkommensteuerfreiheit festzustellen''' ist folgender:

Man gibt fristgerecht seine Steuererklärung (Erläuterung siehe unten) für das entsprechende Jahr der Förderung ab, erfasst die Förderung allerdings nicht als Summe, sondern legt ein Schreiben im folgenden Stil bei:
Im Jahr x hatte ich zusätzliche Einnahmen, die nicht in der abgegebenen Steuererklärung (Anlage 1) enthalten sind, da sie meiner Einschätzung nach laut §3 Einkommensteuergesetzsteuerfrei sind. Ich möchte Ihnen dies hiermit mitteilen und bitte Sie, die Steuerfreiheit zu überprüfen und diesbezüglich eine Bewertung vorzunehmen.

Es handelt sich um die folgenden Einnahmen:
1.Zuwendung des Bundesministeriums für Bildung und Forschung für das Forschungs-und Entwicklungsprojekt „x“ unter dem Förderkennzeichen x im Rahmen des Förderprogramms „Software Sprint“ in Höhe von x Euro.

Meiner Einschätzung nach sind die Einnahmen aus 1. nach §3 Nr. 11 Einkommensteuergesetz steuerfrei. Zur Prüfung habe ich Ihnen relevante Dokumente alsAnlagen beigefügt, zu denen ich im folgenden noch ein paar Erläuterungen habe.

Ihnen liegt der Zuwendungsbescheid (Anlage 2) vor, aus dem auf Seite 2 die Höhe der erhaltenen Zuwendung hervorgeht, sowie dass die Nebenbestimmungen „NKBF 2017“ Teil des Zuwendungsbescheids sind. Diese Nebenbestimmungen liegen ebenfalls bei (Anlage3). Dort ist zu entnehmen, dass mir als Zuwendungsempfänger die Ergebnisse des Forschungsprojekts gehören (Punkt 3.1 auf Seite 11) und dass mir das Recht aufausschließliche Nutzung eingeräumt wird (Punkt 3.2 auf Seite 11). Dies scheint mir insofern relevant, als dass in §3 Nr. 11 steht, dass „Voraussetzung für die Steuerfreiheit ist, dass der Empfänger mit den Bezügen nicht zu einer bestimmten wissenschaftlichen oder künstlerischen Gegenleistung oder zu einer bestimmten Arbeitnehmertätigkeit verpflichtet wird.“. Da die Forschungsergebnisse mir gehören, gibt es in diesem Sinne keine Gegenleistung, die von mir an das Bundesministerium oder den Projektträger erbracht wurde. Weiterhin liegt die Antwort des Bundesministeriums (Anlage 4) auf meinen Verwendungsnachweis bei, aus dem die Gesamtkosten des Vorhabens sowie der vom Bundgetragene Anteil hervorgehen.
Weitere Beispiele befinden sich [[Steuern#Beispiele für Anschreiben|weiter unten]].

== Umsatzsteuer ==
Die Umsatzsteuer betrifft (fast) alle Unternehmen. Wenn ihr weniger als € 22.000,— (Stand 01.01.2020) Förderung erhalten werdet, könnt ihr zum nächsten Punkt übergehen. Als umsatzsteuerpflichtige Unternehmer*innen müsset ihr in den ersten zwei Jahren eurer Selbstständigkeit monatlich eine Umsatzsteuervoranmeldung abgeben. Diese wird bei euch im Regelfall eine sogenannte „0-Meldung“ sein.

== Gewerbesteuer ==
Die Gewerbesteuer ist eine Unternehmenssteuer – in dem Augenblick, in dem ihr euch selbstständig macht, werdet ihr auch zu einem Unternehmen. Nur vom Finanzamt anerkannte Freiberufler*innen sind von der Gewerbesteuer befreit. Im Regelfall wird das Finanzamt den Status der Freiberuflichkeit verwehren. Wenn ihr Gewerbesteuer zahlt, wird diese mit der Einkommensteuer verrechnet, so dass ihr am Ende fast den gleichen Betrag wie Freiberufler*innen zahlt (falls der “Steuerhack” nicht greift).

== Einkommensteuer ==
Die Einkommensteuer hat mit dem Unternehmen nur mittelbar zu tun. Der Gewinn, den ihr mit eurem Unternehmen (oder eurem GbR-Anteil) erwirtschaftet, ist in der Regel als Teil eures Einkommens einkommensteuerpflichtig. (Angestellte zahlen die Lohnsteuer, die eine Vorauszahlung auf die Einkommensteuer darstellt).

== Das Finanzamt will viel wissen. ==
Nachdem ihr das Gewerbe angemeldet habt, wird sich das Finanzamt bei euch melden und darum bitten, den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung auszufüllen. Ihr könnt abwarten, bis das Finanzamt sich meldet oder den Bogen auch proaktiv ausfüllen. Ihr findet eine am Rechner ausführbare Vorlage im Formularcenter des Bundesfinanzministeriums. Damit ihr von den 8 Seiten nicht erschlagen werdet, hier einige [https://www.formulare-bfinv.de/ffw/action/invoke.do?id=034250 Ausfüllhinweise]:

* Seite 1-3: Hier macht ihr Angaben über euch als Unternehmer*in und über die geplante Tätigkeit. Bei einer GbR muss jede*r Teilhaber*in diesen Bogen ausfüllen.
* Seite 3-5: Hier möchte das Finanzamt alles über das neue Unternehmen wissen und möchte auch wissen, ob ihr in den letzten 5 Jahren schon einmal selbstständig wart.
* Seite 5: Hier müsst ihr die voraussichtliche Höhe eurer Einkünfte eintragen. Die Einkünfte als IT-Unternehmer*in gehören in Zeile 112. Schaut, ob ihr noch andere Einkünfte habt. Bei der Gewinnermittlungsart solltet ihr die Einnahmenüberschussrechnung wählen. Seite
* Seite 6-7: Gebt hier die Höhe der Umsätze an – da gehört die Förderung des Prototype Fund mit hinein, auch wenn diese umsatzsteuerfrei ist. Wenn weniger als € 17.500,00 umgesetzt werden, solltet ihr von der Kleinunternehmerregelung gebrauch machen.
*Seite 7: Im Falle einer GbR tragt diese hier ein.
* Seite 8: Wenn ihr schon ein Firmenkonto habt, kann hier direkt das SEPA-Mandat mitgesendet werden und eine entsprechendes Notiz hier vermerkt werden. Bei einer GbR sendet eine Kopie des Gesellschaftsvertrags mit und kreuzt das Feld an.

== Keine Steuernummer? ==
In einigen wenigen Fällen hat das Finanzamt die Vergabe von Steuernummern für Prototype-Fund-Projekte abgelehnt, da die Teams nicht unternehmerisch tätig seien. Dazu haben wir zurzeit leider nur wenige Infos, Teams berichten:
- Ich glaube, das hat die steuerliche Situation sogar vereinfacht. Wir haben die Förderung dann vom GbR-Konto jeweils anteilig an uns überwiesen und als steuerfreie Einnahmen bei unserer Steuererklärung angegeben. Das ging problemlos durch (in Hamburg, Karlsruhe und Lörrach). Ist mittlerweile auch von einer Steuerberaterin abgesegnet, auch wenn die natürlich im ersten Anlauf davon irritiert war. (...) Wie man natürlich ohne Steuernummer ein Geschäftskonto bekommt, kann je nach Bank ein interessantes Thema sein. Bei uns hat geholfen, dass wir für einen kurzen Zeitraum eine Steuernummer hatten und ich die angeben konnte.

- Danke, dass du eure Erfahrungen teilst. Bankkonto war kein Problem, wir konnten die Steuer-IDs des Teams eintragen. Dass die ganze GbR steuerlich nicht relevant ist, wurde mir telefonisch vom Finanzamt auch bestätigt. Problem ist jetzt aber, dass das BMBF eine Steuernummer verlangt, weil der Prozess das so vorsieht und auch nicht geändert werden soll. Habt ihr dafür die später deaktivierte Nummer eingereicht, oder wie lief das bei euch ab?

- Daran erinnere ich mich nicht mehr so genau, im Zweifelsfall haben wir genau das gemacht… 🙂

== Steuertipps ==

== Steuertipps & Erfahrungen pro Stadt/Finanzamt ==

=== Augsburg ===
Wir haben beim Finanzamt Augsburg auch die Empfehlungen/Hinweise befolgt, aber leider ist es hier scheinbar nicht steuerfrei. Begründet wird das damit, dass die Gelder für Lebenserhaltung an die Entwickler*innen geflossen sind und das dann keine Ausübung von wissenschaftlichen Tätigkeiten ist.

=== Berlin Neukölln ===
Hallo allerseits, bei mir hat es funktioniert: das Finanzamt Neukölln hat in meinem Fall befunden, dass die Förderung vom Prototype-Fund nicht als Einkommen zählt. Ich zahle also keine Einkommensteuer darauf.

Das lief so: ich habe meine Steuererklärung gemacht (im Juli 2019 für das Jahr 2018) und die Förderung nirgendwo eingetragen. Das ganze per Elster abgeschickt. Zusätzlich hab ich die Steuererklärung ausgedruckt und mit einem ausführlichen [https://cloud.okfn.de/s/b49Hmigrj5ALcPY Anschreiben] ans Finanzamt Neukölln geschickt. Es kam Mitte November ein Steuerbescheid ohne jegliche Reaktion auf mein Schreiben.

Dann habe ich noch einige Zeit vergehen lassen und auf eine Reaktion des Finanzamts gewartet. Vor einigen Tagen dachte ich mir es wäre inzwischen genug Zeit vergangen und hab dort mal angerufen. Die freundliche Mitarbeiterin teilte mir dann mit, dass das alles so akzeptiert wurde, wie ich es geschrieben hätte. Mich darüber zu informieren hätte sie nicht für nötig gehalten, da ich ja den Steuerbescheid erhalten hätte. Sei alles so in den Akten vermerkt.

=== Berlin Friedrichshain-Kreuzberg ===
Wir haben für audapolis gestern vom Finanzamt Friedrichshain-Kreuzberg den Brief bekommen, dass die Zuwendungen aus dem PTF gem. § 3 Nr. 11 Einkommensteuergesetz '''ertragsteuerlich steuerfrei''' und umsatzsteuerlich '''nicht steuerbare „echte Zuschüsse".''' sind. Wir hatten eine minimal abgewandelte Form von [[Steuern#Beispiel 3|dem]] Schreiben verwendet.

=== Frankfurt am Main ===
Ich habe die [[Steuern#Beispiel 4|Begründung]] leicht angepasst (danke nochmal an die ursprüngliche Autor:in!) an mein Finanzamt (Frankfurt am Main) geschickt und nun eine positive Bestätigung für 2019 bekommen. In unserem Fall heißt das konkret, dass wir die Zuschüsse des BMBF nicht in der Einnahme-Überschuss-Rechnung (EÜR) der GbR unseres Teams aufführen müssen, was heißt, dass in der Feststellungserklärung (Steuererklärung der GbR) keine Einnahmen auftauchen. In der persönlichen EÜR (und damit der Einkommen-Steuererklärung) müssen die anteiligen Auszahlungen aus der GbR an die Mitglieder dann auch nicht aufgeführt werden.

=== Halle (Saale) ===
Mir hat das Finanzamt Halle einen Bescheid über Einkommenssteuervorauszahlungen geschickt, in dem sie die Förderung des BMBF zu meinem Einkommen gerechnet haben. Ich habe dagegen Einspruch eingelegt und daraufhin einen korrigierten Bescheid bekommen, ohne die Fördersumme. Ich hab mich dabei an der [[Steuern#Beispiel 3|Argumentation]] orientiert, die blinry hier irgendwann mal reingeschrieben hat. Folgendes habe ich an das Finamt geschrieben: [[Steuern#Beispiel 5: Widerspruch einlegen|>>LINK<<]]

Da habe ich dann noch einen Scan des Zuwendnungsbescheids und die Nebenbestimmungen (Tipp, die sind hier online zu finden) angehängt.

In der Einkommenssteuererklärung (also nicht mehr die Vorauszahlung) hat das Finanzamt die eingereichte Erklärung ohne die Einnahmen der GbR nicht akzeptiert.
Sie sagen dazu: „Die Zuwendungen aus dem Bundeshaushalt für das Vorhaben ‚Software Sprint - Einzelvorhaben: [Mein Projekt]‘ stellt keine steuerfreie Einnahme dar. Der Gewinn wurde entsprechend […] erhöht“
Weil ich in dem Jahr unter der Steuerfreiheitsgrenze geblieben bin, habe ich dagegen keinen Einspruch eingelegt.

=== Hamburg Altona ===
Hallo zusammen, auch das Finanzamt Hamburg Altona hat unsere Begründung für die Steuerfreiheit der erhaltenen Gelder akzeptiert 🎉 Wir haben ähnlich wie in der Vorlage von blinry (danke!) argumentiert, und vorsichtigerweise auch beschrieben, dass keine "Arbeitsnehmertätigkeit" vorlag (also keine Weisungsbefugnis, etc. das zweite Kriterium in §3 Nr. 11 Satz 3 EStG). Wir haben dazu eine Erklärung zur Feststellung beim Finanzamt eingereicht und parallel eine schriftliche Mitteilung via Elster verschickt, und in beiden aufeinander verwiesen. Ca 4 Wochen später kam dann die "Einheitliche und gesonderte Feststellung". Darin ist bei jede\\*r Gesellschafter\\*in als Einkommen aus der GbR € 0,00 vermerkt.

=== Köln ===
Kurzes update aus Köln: Unser Steuerberater hat beim Finanzamt nachgefragt (da es als GbR nicht so einfach klappt wie bei einer Einzelperson - und ich vermute T. hatte als Einzelperson das Begleitschreiben eingereicht). Leider antwortet uns das Finanzamt, dass wir versteuern müssen, mit Verweis auf dieses Urteil: <nowiki>https://datenbank.nwb.de/Dokument/Anzeigen/210835/</nowiki>

Wir recherchieren gerade noch ob sich ein Einspruch lohnt, aber Aussage des Steuerberaters Stand heute ist: "Bei Einzelpersonen und geringen Beträgen kann es sein, dass das Finanzamt das einfach kommentarlos akzeptiert. Bei Entnahmen aus einer GbR wird das wahrscheinlich nicht funktionieren."
Immer noch nix finales, aber es macht Sinn die potentiellen Steuern zur Seite zu legen.

=== Starnberg ===
Diese Woche habe ich Rückmeldung von meinem Finanzamt (Starnberg) bekommen, die der im Wiki vorgeschlagenen Argumentation nicht folgen möchte:

"Die Einnahmen aus der Zuwendung des Bundesministeriums für Bildung und Forschung für das Forschungs- und Entwicklungsprojekt "Voice-QL" sind nicht nach §3 Nr.11 EStG steuerfrei, da die Förderung für einen bestimmten Zweck ist, weswegen §3 Nr.11 S.3 EStG nicht anzuwenden ist. Die Einkünfte sind daher als sonstige Einkünfte aus anderen Leistungen nach §22 Nr. 3 EStG bei Zufluss zu erklären."

=== Steglitz ===
Ich habe für die Einkommensteuererklärung für das Projekt (als einzelner, freiberuflicher Entwickler) ein kleines Schreiben wie bisher im Wiki beschrieben beigelegt. Darauf ist das Finanzamt aber überhaupt nicht eingegangen sondern hat einen eigenen (neuen) Weg gefunden die Einkünfte als steuerfrei zu sehen. Das könnte vielleicht in Zukunft eine neue Argumentation eröffnen.

Zitat:
"Der Zuschuss vom Bundesministerium für Bildung und Forschung wurde als echter Zuschuss zur Projektförderung auf der Grundlage der in Absch. 10.2 (10) Nr.1 UStAE (Umsatzsteueranwendungserlass) genannten Nebenbestimmungen berücksichtigt und ist somit umsatzsteuerfrei. Ertragssteuerlich wurde er als Kapitalzuschuss gewertet, da die Förderung einer Investitionstätigkeit im Vordergrund steht, und aufgrund der Angaben in der EÜR und den eingereichten Belegen als erfolgsneutral angesehen (Ausübung des Wahlrechts vgl. R 6.5 (2) Einkommensteuerrichtlinie)."

Mir wurde bei Nachfrage versichert, dass die Konsequenzen aus dieser Einschätzung zu einen sein, dass der Zuschuss nicht in der Einkommensteuererklärung auftaucht und dass ich als Folge beim Verkauf der Software keine Herstellungskosten geltend machen kann :D

== Beispiele für Anschreiben ==
Diese Textbausteine für die Einkommenssteuerfreiheit wurden bereits erfolgreich beim Finanzamt eingereicht. Reuse & remix :D

=== Beispiel 1 ===
[https://cloud.okfn.de/s/b49Hmigrj5ALcPY '''Hier befindet sich ein Beispiel-Anschreiben als PDF.''']

=== Beispiel 2 ===
''Zur Abwendung des Zwangsgeldes für mich und meine Mitgesellschafter*in habe ich auch noch einmal einen Blick in das Einkommensteuergesetz geworfen und festgestellt, dass meiner Einschätzung nach die Einnahmen der GbR im Jahr 2019 nach §3 Nr. 11 EkSt steuerbefreit sind. Es handelt sich um eine Zuwendung des Bundesministeriums für Bildung und Forschung für das Forschungs- und Entwicklungsprojekt „—-“ unter dem Förderkennzeichen “----” Rahmen des Förderprogramms „Software Sprint“ in Höhe von — €. Ich möchte Ihnen dies hiermit mitteilen und bitte Sie, die Steuerfreiheit zu überprüfen und diesbezüglich eine Bewertung vorzunehmen. Zur Prüfung habe ich Ihnen den Änderungsbescheid zum ursprünglichen Zuwendungsbescheid vom (--Datum–) als Anlage beigefügt. Außerdem verweise ich auf die Nebenbestimmungen für Zuwendungen des BMBF (NKBF2017, Web-Link <nowiki>https://www.bmbf.de/foerderungen/bekanntmachung-1429.html</nowiki>), aus denen in Abschnitt 3 hervorgeht, dass uns als Zuwendungsempfängern die Ergebnisse des Forschungsprojekts gehören und uns das ausschließliche Nutzungsrecht eingeräumt wird (Seite 11). Dies scheint mir insofern relevant, als dass in §3 Nr. 11 EkSt festgelegt ist, dass „Voraussetzung für die Steuerfreiheit ist, dass der Empfänger mit den Bezügen nicht zu einer bestimmten wissenschaftlichen oder künstlerischen Gegenleistung oder zu einer bestimmten Arbeitnehmertätigkeit verpflichtet wird“. Da die Forschungsergebnisse uns gehören, gibt es in diesem Sinne keine Gegenleistung, die an das Bundesministerium oder den Projektträger erbracht wurde.''

=== Beispiel 3 ===
''Sehr geehrte Damen und Herren,

Im Jahr 2020 haben wir Zuschüsse des Bundesministeriums für Bildung und Forschung in der abgegebenen GbR-Feststellungserklärung \emph{nicht} versteuert, da wir sie für steuerfrei auf Grundlage von §3 Einkommensteuergesetz halten. Wir möchten Ihnen dies hiermit mitteilen und bitten Sie, die Steuerfreiheit zu überprüfen und diesbezüglich eine Bewertung vorzunehmen.

Es handelt sich um die folgenden Einnahmen:

Zuwendung des Bundesministeriums für Bildung und Forschung für das Forschungs- und Entwicklungsprojekt „—“ unter dem Förderkennzeichen —-- im Rahmen des Förderprogramms „Software Sprint“ in Höhe von \EUR{---}.

Unserer Einschätzung nach sind die Einnahmen nach §3 Nr. 11 Einkommensteuergesetz steuerfrei. Zur Prüfung haben wir Ihnen den Zuwendungsbescheid als Anlagen beigefügt, zu denen wir noch folgende Erläuterungen haben:

Auf Seite 2 geht die Gesamthöhe der erhaltenen Zuwendung hervor (verteilt auf die Jahre 2020 und 2021 gemäß des ebenfalls beigefügten Änderungsbescheides vom –datum–), sowie auf Seite 3 dass die Nebenbestimmungen „NKBF 2017“ Teil des Zuwendungsbescheids sind. Diese Nebenbestimmungen liegen ebenfalls bei. Dort ist zu entnehmen, dass der GbR als Zuwendungsempfängerin die Ergebnisse des Forschungsprojekts gehören (Punkt 3.1 auf Seite 11) und dass ihr das Recht auf ausschließliche Nutzung eingeräumt wird (Punkt 3.2 auf Seite 11). Dies scheint mir insofern relevant, als dass in §3 Nr. 11 steht, dass „Voraussetzung für die Steuerfreiheit ist, dass der Empfänger mit den Bezügen nicht zu einer bestimmten wissenschaftlichen oder künstlerischen Gegenleistung oder zu einer bestimmten Arbeitnehmertätigkeit verpflichtet wird“. Da die Forschungsergebnisse uns gehören, gibt es in diesem Sinne keine Gegenleistung, die von uns an das Bundesministerium oder den Projektträger erbracht wurde.

Weitere Anlage ist der Zahlungsnachweis vom 27. November 2020, aus dem die erhaltene Zuwendung im Jahr 2020 hervorgeht. Weitere Zahlungen erfolgten im Jahr 2020 nicht. Falls Sie weitere Belege benötigen, reichen wir diese natürlich gern nach.

Mit freundlichen Grüßen''

Das generiert eine Transaktions-ID. Dann haben wir die "Gesonderte und einheitliche Feststellung" für die GbR ausgefüllt, mit 0 EUR Einnahmen, und jeweils 0 EUR Entnahmen von uns beiden. Im "Anmerkungs"-Feld haben wir die Transaktions-ID referenziert:

Siehe separat übermittelte Mitteilung: Transferticket ep1342j69pyzh07gjw47isfexxad1ux8;
Auftrag: Sonstige Nachricht an das Finanzamt;
Ordnungskriterium: 14/130/05478;
Abgabezeit: Freitag, 14. Mai 2021, 17:58:27

Achso, und der Brief hatte als Anhänge noch den NKBF 2017, den Zuwendungsbescheid (plus eine Korrektur für die Aufteilung des Geldes auf die Jahre), und den ersten Zahlungsnachweis aus Profi Online.

=== Beispiel 4 ===
''Im Jahr 2019 habe ich Zuschüsse des Bundesministeriums für Bildung und Forschung in der abgegebenen GbR-Feststellungserklärung nicht versteuert, da ich sie für steuerfrei auf Grundlage von §3 Einkommensteuergesetz halte. Ich möchte Ihnen dies hiermit mitteilen und bitte Sie, die Steuerfreiheit zu überprüfen und diesbezüglich eine Bewertung vorzunehmen. Es handelt sich um die folgenden Einnahmen: Zuwendung des Bundesministeriums für Bildung und Forschung für das Forschungs- und Entwicklungsprojekt „XXXXX“ unter dem Förderkennzeichen XX|XXXXXX im Rahmen des Förderprogramms „Software Sprint“ in Höhe von X.XXX,XX€. Meiner Einschätzung nach sind die Einnahmen nach §3 Nr. 11 Einkommensteuergesetz steuerfrei. Zur Prüfung habe ich Ihnen den Zuwendungsbescheid als Anlagen beigefügt, zu denen ich im folgenden noch ein paar Erläuterungen habe: Auf Seite 2 geht die Höhe der erhaltenen Zuwendung hervor (50% der Zuwendungen im Haushaltsjahr 2019), sowie auf Seite 3 dass die Nebenbestimmungen „NKBF 98“ Teil des Zuwendungs bescheids sind. Diese Nebenbestimmungen liegen ebenfalls bei. Dort ist zu entnehmen, dass mir als Zuwendungsempfänger die Ergebnisse des Forschungsprojekts gehören (Punkt 9.2 auf Seite 7) und dass mir das Recht auf ausschließliche Nutzung eingeräumt wird (Punkt 12.1 auf Seite 9). Dies scheint mir insofern relevant, als dass in §3 Nr. 11 steht, dass „Voraussetzung für die Steuer freiheit ist, dass der Empfänger mit den Bezügen nicht zu einer bestimmten wissenschaftlichen > oder künstlerischen Gegenleistung oder zu einer bestimmten Arbeitnehmertätigkeit verpflichtet > wird“. Da die Forschungsergebnisse mir gehören, gibt es in diesem Sinne keine Gegenleistung, die > von mir an das Bundesministerium oder den Projektträger erbracht wurde. Weiterhin liegt die > Antwort des Bundesministeriums (Anlage 4) auf meinen Verwendungsnachweis bei, aus dem die Gesamtkosten des Vorhabens sowie der vom Bund getragene Anteil hervorgehen.''

=== Beispiel 5: Widerspruch einlegen ===
''Guten Tag,

in Ihrem Schreiben vom [DATUM] setzten Sie für mich Einkommenssteuervorauszahlungen fest. Gegen diese lege ich hiermit Widerspruch ein. Zwar habe ich angegeben, über die [UNTERNEHMEN] GbR [FÖRDERSUMME] € an Einnahmen erzielen zu wollen, diese bestehen jedoch vollständig aus echten Zuwendungen des Bundesministeriums für Bildung und Forschung im Rahmen des Förderprogramms "Software Sprint" zur Förderung der Wissenschaft unter dem Förderkennzeichen [FKZ] (siehe Zuwendungsbescheid im Anhang). Entsprechend mache ich geltend, dass diese Einnahmen nach §3 Nr. 11 EStG als steuerfrei zu betrachten sind. Nach den für den Zuwendungsbescheid geltenden Förderbestimmmungen (NKBF 2017, im Anhang) verbleibt das alleinige Verwertungsrecht für die Forschungsergebnisse bei der GbR als Zuwendungsempfängerin, was den Anforderungen des §3 Nr. 11 Satz 3 EStG an den Ausschluss einer Gegenleistung entspricht.

Ich bitte demnach um Aufhebung Ihres Vorauszahlungsbescheids.

Mit freundlichen Grüßen

== In English: Taxes ==
'''<big>Caution: We are not allowed to advise you on your taxes - only tax consultants can legally to do that. Here we have collected experiences and tips from past rounds that may be helpful for you. However, please still get professional advice on your taxes.</big>'''

== Tax obligation ==
'''tldr;''' The Prototype Fund grant is [https://www.haufe.de/finance/finance-office-professional/zuwendungen-aus-oeffentlichen-kassen-zur-projektfoerderung_idesk_PI11525_HI1580562.html not taxed] as a "true grant" ''(“echter Zuschuss”, a specific form of funding in Germany)'' itself. However, based on the experiences of projects in past rounds, it seems that generally no sales tax is due income tax is generally due (the types of tax are described wirh more details below). Since the grant is paid out quarterly, it may have to be reported on two different tax returns over two years (in funding rounds in the winter).

'''Important for teams''': you must file a separate tax declaration for the GbR, which shows the profit / loss of each GbR member. For your personal income tax, only the final result will be added.

Here‘s a '''tested approach to establish a possible income tax exemption''':

One files one's tax return (see below) by the due date for the appropriate year of the grant, but does not record the grant as a total, adding a letter in the following style (in German):
Im Jahr x hatte ich zusätzliche Einnahmen, die nicht in der abgegebenen Steuererklärung (Anlage 1) enthalten sind, da sie meiner Einschätzung nach laut §3 Einkommensteuergesetzsteuerfrei sind. Ich möchte Ihnen dies hiermit mitteilen und bitte Sie, die Steuerfreiheit zu überprüfen und diesbezüglich eine Bewertung vorzunehmen.

Es handelt sich um die folgenden Einnahmen:
1.Zuwendung des Bundesministeriums für Bildung und Forschung für das Forschungs-und Entwicklungsprojekt „x“ unter dem Förderkennzeichen x im Rahmen des Förderprogramms „Software Sprint“ in Höhe von x Euro.

Meiner Einschätzung nach sind die Einnahmen aus 1. nach §3 Nr. 11 Einkommensteuergesetz steuerfrei. Zur Prüfung habe ich Ihnen relevante Dokumente alsAnlagen beigefügt, zu denen ich im folgenden noch ein paar Erläuterungen habe.

Ihnen liegt der Zuwendungsbescheid (Anlage 2) vor, aus dem auf Seite 2 die Höhe der erhaltenen Zuwendung hervorgeht, sowie dass die Nebenbestimmungen „NKBF 2017“ Teil des Zuwendungsbescheids sind. Diese Nebenbestimmungen liegen ebenfalls bei (Anlage3). Dort ist zu entnehmen, dass mir als Zuwendungsempfänger die Ergebnisse des Forschungsprojekts gehören (Punkt 3.1 auf Seite 11) und dass mir das Recht aufausschließliche Nutzung eingeräumt wird (Punkt 3.2 auf Seite 11). Dies scheint mir insofern relevant, als dass in §3 Nr. 11 steht, dass „Voraussetzung für die Steuerfreiheit ist, dass der Empfänger mit den Bezügen nicht zu einer bestimmten wissenschaftlichen oder künstlerischen Gegenleistung oder zu einer bestimmten Arbeitnehmertätigkeit verpflichtet wird.“. Da die Forschungsergebnisse mir gehören, gibt es in diesem Sinne keine Gegenleistung, die von mir an das Bundesministerium oder den Projektträger erbracht wurde. Weiterhin liegt die Antwort des Bundesministeriums (Anlage 4) auf meinen Verwendungsnachweis bei, aus dem die Gesamtkosten des Vorhabens sowie der vom Bundgetragene Anteil hervorgehen.
More examples (in German) [[Index.php?title=Steuern#Beispiele für Anschreiben|here]].

== ''Umsatzsteuer'' (Sales tax) ==
The sales tax concerns (almost) all companies. If you receive less than € 22,000 (as of 01.01.2020) in funding, you can move on to the next point. As an entrepreneur subject to sales tax, you must submit an advance sales tax return monthly during the first two years of your self-employment. As a rule, this will be a so-called ''"0-Meldung"'' for you.

== ''Gewerbesteuer'' (Business Tax) ==
The ''Gewerbesteuer'' is a business tax - the moment you become self-employed, you also become a business. Only freelancers recognized by the tax office are exempt from business tax. Usually the tax office will deny you freelance status. If you pay business tax, it will be offset against your income tax, so that you end up paying almost the same amount as freelancers (if the "tax hack" above doesn‘t work).

== ''Einkommensteuer'' (Income Tax) ==
Income tax is only indirectly related to the company. The profit you make from your business (or your GbR share) is generally subject to income tax as part of your income. (Employees pay payroll tax, which is an advance payment on income tax).

== The Tax Office (''Finanzamt'') wants to know a lot. ==
After you have registered the business, the tax office will contact you and ask you to fill in the tax registration form. You can wait for the tax office to contact you or fill out the form proactively. You can find a computer-executable template in the form center of the Federal Ministry of Finance. So that you are not overwhelmed by the 8 pages, here are some [https://www.formulare-bfinv.de/ffw/form/display.do?%24context=27F37B050AA7343D04AA instructions] to fill out the form:

* Page 1-3: Here you provide information about yourself as an entrepreneur and about your planned activity. In the case of a GbR, each partner must fill out this form.
* Page 3-5: Here the tax office wants to know everything about the new business and also whether you have been self-employed in the last 5 years.
* Page 5: Here you must enter the expected amount of your income. Income as an IT entrepreneur should be entered on line 112. Check if you expect to have any other income sources. You should choose the surplus income statement (Einnahmenüberschussrechnung) as the method of calculating profit.
* Page 6-7: Enter the amount of sales here - this includes the Prototype Fund grant, even if it is exempt from sales tax. If your turnover is less than € 17.500,00, you should use the small business regulation.
* Page 7: In case of a GbR enter it here.
* Page 8: If you already have a company account, the SEPA mandate can be sent directly here and a corresponding note can be added here. In case of a GbR send a copy of the articles of association and tick the box.

== No tax number (''Steuernummer)''? ==
In a few cases, the tax office has refused to issue tax numbers for Prototype Fund projects because the teams are not entrepreneurial. Unfortunately, we have little info on this at the moment. Some of our teams reported:
- I think this even simplified the tax situation. We then transferred the funding from the GbR account proportionately to ourselves and declared it as tax-free income on our tax return. This went through without any problems (in Hamburg, Karlsruhe and Lörrach). In the meantime, it has also been approved by a tax consultant, even though she was naturally irritated by it at the first attempt. (...) How to get a business account without a tax number can be an interesting topic, depending on the bank. In our case, it helped that we had a tax number for a short period of time and I was able to provide that.

- Thanks for sharing your experience. Bank account was not a problem, we were able to put in the team tax IDs. That the whole GbR is not relevant for tax purposes was also confirmed to me by phone from the tax office. The problem now is, however, that the BMBF requires a tax number because the process provides for it and it is not to be changed. Did you submit the number that was later deactivated, or how did that work for you?

- I don't remember that exactly, but in case of doubt, that's exactly what we did... 🙂
[Translated from German]

'''Note'''

In the German section [[Index.php?title=Steuern#Beispiele für Anschreiben|above]] we also provide many quotes from projects about their experiences with various tax offices and the letters that have helped them with establishing the tax exemption.

Steuern

2024-06-17T09:45:00Z

Lorenz: Leider hat Halle die Begründung für die Steuerbefreiung nicht akzeptiert.

''[English version below]''

'''<big>Achtung: Wir dürfen euch nicht zu euren Steuern beraten - das dürfen nur Steuerberater*innen. Hier haben wir Erfahrungen aus vergangenen Runden und Zitate gesammelt, die eventuell für euch hilfreich sein können. Lasst euch aber bitte trotzdem bei euren Steuern professionell beraten.</big>'''

== Steuerpflicht ==
'''tldr;''' Die Förderung durch den Prototype Fund wird als “echter Zuschuss” selbst [https://www.haufe.de/finance/finance-office-professional/zuwendungen-aus-oeffentlichen-kassen-zur-projektfoerderung_idesk_PI11525_HI1580562.html nicht versteuert]. Die Erfahrungswerte der Projekte besagen allerdings, dass zwar keine Umsatzsteuer, aber in aller Regel Einkommensteuer fällig wird (die Steuerarten werden unten näher beschrieben). Da die Auszahlung der Förderung quartalsweise erfolgt, kann es sein, dass sie in zwei verschiedenen Steuererklärungen über zwei Jahre angegeben werden muss.

'''Wichtig für Teams:''' Ihr müsst eine eigene Steuererklärung für die GbR abgeben, die den Gewinn / Verlust jedes GbR-Mitglieds ausweist. Bei eurer persönlichen Einkommensteuer wird nur das Endergebnis addiert.

Ein '''erprobter Ansatz, um auch eine etwaige Einkommensteuerfreiheit festzustellen''' ist folgender:

Man gibt fristgerecht seine Steuererklärung (Erläuterung siehe unten) für das entsprechende Jahr der Förderung ab, erfasst die Förderung allerdings nicht als Summe, sondern legt ein Schreiben im folgenden Stil bei:
Im Jahr x hatte ich zusätzliche Einnahmen, die nicht in der abgegebenen Steuererklärung (Anlage 1) enthalten sind, da sie meiner Einschätzung nach laut §3 Einkommensteuergesetzsteuerfrei sind. Ich möchte Ihnen dies hiermit mitteilen und bitte Sie, die Steuerfreiheit zu überprüfen und diesbezüglich eine Bewertung vorzunehmen.

Es handelt sich um die folgenden Einnahmen:
1.Zuwendung des Bundesministeriums für Bildung und Forschung für das Forschungs-und Entwicklungsprojekt „x“ unter dem Förderkennzeichen x im Rahmen des Förderprogramms „Software Sprint“ in Höhe von x Euro.

Meiner Einschätzung nach sind die Einnahmen aus 1. nach §3 Nr. 11 Einkommensteuergesetz steuerfrei. Zur Prüfung habe ich Ihnen relevante Dokumente alsAnlagen beigefügt, zu denen ich im folgenden noch ein paar Erläuterungen habe.

Ihnen liegt der Zuwendungsbescheid (Anlage 2) vor, aus dem auf Seite 2 die Höhe der erhaltenen Zuwendung hervorgeht, sowie dass die Nebenbestimmungen „NKBF 2017“ Teil des Zuwendungsbescheids sind. Diese Nebenbestimmungen liegen ebenfalls bei (Anlage3). Dort ist zu entnehmen, dass mir als Zuwendungsempfänger die Ergebnisse des Forschungsprojekts gehören (Punkt 3.1 auf Seite 11) und dass mir das Recht aufausschließliche Nutzung eingeräumt wird (Punkt 3.2 auf Seite 11). Dies scheint mir insofern relevant, als dass in §3 Nr. 11 steht, dass „Voraussetzung für die Steuerfreiheit ist, dass der Empfänger mit den Bezügen nicht zu einer bestimmten wissenschaftlichen oder künstlerischen Gegenleistung oder zu einer bestimmten Arbeitnehmertätigkeit verpflichtet wird.“. Da die Forschungsergebnisse mir gehören, gibt es in diesem Sinne keine Gegenleistung, die von mir an das Bundesministerium oder den Projektträger erbracht wurde. Weiterhin liegt die Antwort des Bundesministeriums (Anlage 4) auf meinen Verwendungsnachweis bei, aus dem die Gesamtkosten des Vorhabens sowie der vom Bundgetragene Anteil hervorgehen.
Weitere Beispiele befinden sich [[Steuern#Beispiele für Anschreiben|weiter unten]].

== Umsatzsteuer ==
Die Umsatzsteuer betrifft (fast) alle Unternehmen. Wenn ihr weniger als € 22.000,— (Stand 01.01.2020) Förderung erhalten werdet, könnt ihr zum nächsten Punkt übergehen. Als umsatzsteuerpflichtige Unternehmer*innen müsset ihr in den ersten zwei Jahren eurer Selbstständigkeit monatlich eine Umsatzsteuervoranmeldung abgeben. Diese wird bei euch im Regelfall eine sogenannte „0-Meldung“ sein.

== Gewerbesteuer ==
Die Gewerbesteuer ist eine Unternehmenssteuer – in dem Augenblick, in dem ihr euch selbstständig macht, werdet ihr auch zu einem Unternehmen. Nur vom Finanzamt anerkannte Freiberufler*innen sind von der Gewerbesteuer befreit. Im Regelfall wird das Finanzamt den Status der Freiberuflichkeit verwehren. Wenn ihr Gewerbesteuer zahlt, wird diese mit der Einkommensteuer verrechnet, so dass ihr am Ende fast den gleichen Betrag wie Freiberufler*innen zahlt (falls der “Steuerhack” nicht greift).

== Einkommensteuer ==
Die Einkommensteuer hat mit dem Unternehmen nur mittelbar zu tun. Der Gewinn, den ihr mit eurem Unternehmen (oder eurem GbR-Anteil) erwirtschaftet, ist in der Regel als Teil eures Einkommens einkommensteuerpflichtig. (Angestellte zahlen die Lohnsteuer, die eine Vorauszahlung auf die Einkommensteuer darstellt).

== Das Finanzamt will viel wissen. ==
Nachdem ihr das Gewerbe angemeldet habt, wird sich das Finanzamt bei euch melden und darum bitten, den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung auszufüllen. Ihr könnt abwarten, bis das Finanzamt sich meldet oder den Bogen auch proaktiv ausfüllen. Ihr findet eine am Rechner ausführbare Vorlage im Formularcenter des Bundesfinanzministeriums. Damit ihr von den 8 Seiten nicht erschlagen werdet, hier einige [https://www.formulare-bfinv.de/ffw/action/invoke.do?id=034250 Ausfüllhinweise]:

* Seite 1-3: Hier macht ihr Angaben über euch als Unternehmer*in und über die geplante Tätigkeit. Bei einer GbR muss jede*r Teilhaber*in diesen Bogen ausfüllen.
* Seite 3-5: Hier möchte das Finanzamt alles über das neue Unternehmen wissen und möchte auch wissen, ob ihr in den letzten 5 Jahren schon einmal selbstständig wart.
* Seite 5: Hier müsst ihr die voraussichtliche Höhe eurer Einkünfte eintragen. Die Einkünfte als IT-Unternehmer*in gehören in Zeile 112. Schaut, ob ihr noch andere Einkünfte habt. Bei der Gewinnermittlungsart solltet ihr die Einnahmenüberschussrechnung wählen. Seite
* Seite 6-7: Gebt hier die Höhe der Umsätze an – da gehört die Förderung des Prototype Fund mit hinein, auch wenn diese umsatzsteuerfrei ist. Wenn weniger als € 17.500,00 umgesetzt werden, solltet ihr von der Kleinunternehmerregelung gebrauch machen.
*Seite 7: Im Falle einer GbR tragt diese hier ein.
* Seite 8: Wenn ihr schon ein Firmenkonto habt, kann hier direkt das SEPA-Mandat mitgesendet werden und eine entsprechendes Notiz hier vermerkt werden. Bei einer GbR sendet eine Kopie des Gesellschaftsvertrags mit und kreuzt das Feld an.

== Keine Steuernummer? ==
In einigen wenigen Fällen hat das Finanzamt die Vergabe von Steuernummern für Prototype-Fund-Projekte abgelehnt, da die Teams nicht unternehmerisch tätig seien. Dazu haben wir zurzeit leider nur wenige Infos, Teams berichten:
- Ich glaube, das hat die steuerliche Situation sogar vereinfacht. Wir haben die Förderung dann vom GbR-Konto jeweils anteilig an uns überwiesen und als steuerfreie Einnahmen bei unserer Steuererklärung angegeben. Das ging problemlos durch (in Hamburg, Karlsruhe und Lörrach). Ist mittlerweile auch von einer Steuerberaterin abgesegnet, auch wenn die natürlich im ersten Anlauf davon irritiert war. (...) Wie man natürlich ohne Steuernummer ein Geschäftskonto bekommt, kann je nach Bank ein interessantes Thema sein. Bei uns hat geholfen, dass wir für einen kurzen Zeitraum eine Steuernummer hatten und ich die angeben konnte.

- Danke, dass du eure Erfahrungen teilst. Bankkonto war kein Problem, wir konnten die Steuer-IDs des Teams eintragen. Dass die ganze GbR steuerlich nicht relevant ist, wurde mir telefonisch vom Finanzamt auch bestätigt. Problem ist jetzt aber, dass das BMBF eine Steuernummer verlangt, weil der Prozess das so vorsieht und auch nicht geändert werden soll. Habt ihr dafür die später deaktivierte Nummer eingereicht, oder wie lief das bei euch ab?

- Daran erinnere ich mich nicht mehr so genau, im Zweifelsfall haben wir genau das gemacht… 🙂

== Steuertipps ==

== Steuertipps & Erfahrungen pro Stadt/Finanzamt ==

=== Augsburg ===
Wir haben beim Finanzamt Augsburg auch die Empfehlungen/Hinweise befolgt, aber leider ist es hier scheinbar nicht steuerfrei. Begründet wird das damit, dass die Gelder für Lebenserhaltung an die Entwickler*innen geflossen sind und das dann keine Ausübung von wissenschaftlichen Tätigkeiten ist.

=== Berlin Neukölln ===
Hallo allerseits, bei mir hat es funktioniert: das Finanzamt Neukölln hat in meinem Fall befunden, dass die Förderung vom Prototype-Fund nicht als Einkommen zählt. Ich zahle also keine Einkommensteuer darauf.

Das lief so: ich habe meine Steuererklärung gemacht (im Juli 2019 für das Jahr 2018) und die Förderung nirgendwo eingetragen. Das ganze per Elster abgeschickt. Zusätzlich hab ich die Steuererklärung ausgedruckt und mit einem ausführlichen [https://cloud.okfn.de/s/b49Hmigrj5ALcPY Anschreiben] ans Finanzamt Neukölln geschickt. Es kam Mitte November ein Steuerbescheid ohne jegliche Reaktion auf mein Schreiben.

Dann habe ich noch einige Zeit vergehen lassen und auf eine Reaktion des Finanzamts gewartet. Vor einigen Tagen dachte ich mir es wäre inzwischen genug Zeit vergangen und hab dort mal angerufen. Die freundliche Mitarbeiterin teilte mir dann mit, dass das alles so akzeptiert wurde, wie ich es geschrieben hätte. Mich darüber zu informieren hätte sie nicht für nötig gehalten, da ich ja den Steuerbescheid erhalten hätte. Sei alles so in den Akten vermerkt.

=== Berlin Friedrichshain-Kreuzberg ===
Wir haben für audapolis gestern vom Finanzamt Friedrichshain-Kreuzberg den Brief bekommen, dass die Zuwendungen aus dem PTF gem. § 3 Nr. 11 Einkommensteuergesetz '''ertragsteuerlich steuerfrei''' und umsatzsteuerlich '''nicht steuerbare „echte Zuschüsse".''' sind. Wir hatten eine minimal abgewandelte Form von [[Steuern#Beispiel 3|dem]] Schreiben verwendet.

=== Frankfurt am Main ===
Ich habe die [[Steuern#Beispiel 4|Begründung]] leicht angepasst (danke nochmal an die ursprüngliche Autor:in!) an mein Finanzamt (Frankfurt am Main) geschickt und nun eine positive Bestätigung für 2019 bekommen. In unserem Fall heißt das konkret, dass wir die Zuschüsse des BMBF nicht in der Einnahme-Überschuss-Rechnung (EÜR) der GbR unseres Teams aufführen müssen, was heißt, dass in der Feststellungserklärung (Steuererklärung der GbR) keine Einnahmen auftauchen. In der persönlichen EÜR (und damit der Einkommen-Steuererklärung) müssen die anteiligen Auszahlungen aus der GbR an die Mitglieder dann auch nicht aufgeführt werden.

=== Halle (Saale) ===
Mir hat das Finanzamt Halle einen Bescheid über Einkommenssteuervorauszahlungen geschickt, in dem sie die Förderung des BMBF zu meinem Einkommen gerechnet haben. Ich habe dagegen Einspruch eingelegt und daraufhin einen korrigierten Bescheid bekommen, ohne die Fördersumme. Ich hab mich dabei an der [[Steuern#Beispiel 3|Argumentation]] orientiert, die blinry hier irgendwann mal reingeschrieben hat. Folgendes habe ich an das Finamt geschrieben: [[Steuern#Beispiel 5: Widerspruch einlegen|>>LINK<<]]

Da habe ich dann noch einen Scan des Zuwednungsbescheids und die Nebenbestimmungen (Tipp, die sind hier online zu finden) angehängt.

In der Einkommenssteuererklärung (also nicht mehr die Vorauszahlung) hat das Finanzamt die eingereichte Erklärung ohne die Einnahmen der GbR nicht akzeptiert.
Sie sagen dazu: „Die Zuwendungen aus dem Bundeshaushalt für das Vorhaben ‚Software Sprint - Einzelvorhaben: [Mein Projekt]‘ stellt keine steuerfreie Einnahme dar. Der Gewinn wurde entsprechend […] erhöht“
Weil ich in dem JAhr unter der Steuerfreiheitsgrenze geblieben bin, habe ich dagegen keinen Einspruch eingelegt.

=== Hamburg Altona ===
Hallo zusammen, auch das Finanzamt Hamburg Altona hat unsere Begründung für die Steuerfreiheit der erhaltenen Gelder akzeptiert 🎉 Wir haben ähnlich wie in der Vorlage von blinry (danke!) argumentiert, und vorsichtigerweise auch beschrieben, dass keine "Arbeitsnehmertätigkeit" vorlag (also keine Weisungsbefugnis, etc. das zweite Kriterium in §3 Nr. 11 Satz 3 EStG). Wir haben dazu eine Erklärung zur Feststellung beim Finanzamt eingereicht und parallel eine schriftliche Mitteilung via Elster verschickt, und in beiden aufeinander verwiesen. Ca 4 Wochen später kam dann die "Einheitliche und gesonderte Feststellung". Darin ist bei jede\\*r Gesellschafter\\*in als Einkommen aus der GbR € 0,00 vermerkt.

=== Köln ===
Kurzes update aus Köln: Unser Steuerberater hat beim Finanzamt nachgefragt (da es als GbR nicht so einfach klappt wie bei einer Einzelperson - und ich vermute T. hatte als Einzelperson das Begleitschreiben eingereicht). Leider antwortet uns das Finanzamt, dass wir versteuern müssen, mit Verweis auf dieses Urteil: <nowiki>https://datenbank.nwb.de/Dokument/Anzeigen/210835/</nowiki>

Wir recherchieren gerade noch ob sich ein Einspruch lohnt, aber Aussage des Steuerberaters Stand heute ist: "Bei Einzelpersonen und geringen Beträgen kann es sein, dass das Finanzamt das einfach kommentarlos akzeptiert. Bei Entnahmen aus einer GbR wird das wahrscheinlich nicht funktionieren."
Immer noch nix finales, aber es macht Sinn die potentiellen Steuern zur Seite zu legen.

=== Starnberg ===
Diese Woche habe ich Rückmeldung von meinem Finanzamt (Starnberg) bekommen, die der im Wiki vorgeschlagenen Argumentation nicht folgen möchte:

"Die Einnahmen aus der Zuwendung des Bundesministeriums für Bildung und Forschung für das Forschungs- und Entwicklungsprojekt "Voice-QL" sind nicht nach §3 Nr.11 EStG steuerfrei, da die Förderung für einen bestimmten Zweck ist, weswegen §3 Nr.11 S.3 EStG nicht anzuwenden ist. Die Einkünfte sind daher als sonstige Einkünfte aus anderen Leistungen nach §22 Nr. 3 EStG bei Zufluss zu erklären."

=== Steglitz ===
Ich habe für die Einkommensteuererklärung für das Projekt (als einzelner, freiberuflicher Entwickler) ein kleines Schreiben wie bisher im Wiki beschrieben beigelegt. Darauf ist das Finanzamt aber überhaupt nicht eingegangen sondern hat einen eigenen (neuen) Weg gefunden die Einkünfte als steuerfrei zu sehen. Das könnte vielleicht in Zukunft eine neue Argumentation eröffnen.

Zitat:
"Der Zuschuss vom Bundesministerium für Bildung und Forschung wurde als echter Zuschuss zur Projektförderung auf der Grundlage der in Absch. 10.2 (10) Nr.1 UStAE (Umsatzsteueranwendungserlass) genannten Nebenbestimmungen berücksichtigt und ist somit umsatzsteuerfrei. Ertragssteuerlich wurde er als Kapitalzuschuss gewertet, da die Förderung einer Investitionstätigkeit im Vordergrund steht, und aufgrund der Angaben in der EÜR und den eingereichten Belegen als erfolgsneutral angesehen (Ausübung des Wahlrechts vgl. R 6.5 (2) Einkommensteuerrichtlinie)."

Mir wurde bei Nachfrage versichert, dass die Konsequenzen aus dieser Einschätzung zu einen sein, dass der Zuschuss nicht in der Einkommensteuererklärung auftaucht und dass ich als Folge beim Verkauf der Software keine Herstellungskosten geltend machen kann :D

== Beispiele für Anschreiben ==
Diese Textbausteine für die Einkommenssteuerfreiheit wurden bereits erfolgreich beim Finanzamt eingereicht. Reuse & remix :D

=== Beispiel 1 ===
[https://cloud.okfn.de/s/b49Hmigrj5ALcPY '''Hier befindet sich ein Beispiel-Anschreiben als PDF.''']

=== Beispiel 2 ===
''Zur Abwendung des Zwangsgeldes für mich und meine Mitgesellschafter*in habe ich auch noch einmal einen Blick in das Einkommensteuergesetz geworfen und festgestellt, dass meiner Einschätzung nach die Einnahmen der GbR im Jahr 2019 nach §3 Nr. 11 EkSt steuerbefreit sind. Es handelt sich um eine Zuwendung des Bundesministeriums für Bildung und Forschung für das Forschungs- und Entwicklungsprojekt „—-“ unter dem Förderkennzeichen “----” Rahmen des Förderprogramms „Software Sprint“ in Höhe von — €. Ich möchte Ihnen dies hiermit mitteilen und bitte Sie, die Steuerfreiheit zu überprüfen und diesbezüglich eine Bewertung vorzunehmen. Zur Prüfung habe ich Ihnen den Änderungsbescheid zum ursprünglichen Zuwendungsbescheid vom (--Datum–) als Anlage beigefügt. Außerdem verweise ich auf die Nebenbestimmungen für Zuwendungen des BMBF (NKBF2017, Web-Link <nowiki>https://www.bmbf.de/foerderungen/bekanntmachung-1429.html</nowiki>), aus denen in Abschnitt 3 hervorgeht, dass uns als Zuwendungsempfängern die Ergebnisse des Forschungsprojekts gehören und uns das ausschließliche Nutzungsrecht eingeräumt wird (Seite 11). Dies scheint mir insofern relevant, als dass in §3 Nr. 11 EkSt festgelegt ist, dass „Voraussetzung für die Steuerfreiheit ist, dass der Empfänger mit den Bezügen nicht zu einer bestimmten wissenschaftlichen oder künstlerischen Gegenleistung oder zu einer bestimmten Arbeitnehmertätigkeit verpflichtet wird“. Da die Forschungsergebnisse uns gehören, gibt es in diesem Sinne keine Gegenleistung, die an das Bundesministerium oder den Projektträger erbracht wurde.''

=== Beispiel 3 ===
''Sehr geehrte Damen und Herren,

Im Jahr 2020 haben wir Zuschüsse des Bundesministeriums für Bildung und Forschung in der abgegebenen GbR-Feststellungserklärung \emph{nicht} versteuert, da wir sie für steuerfrei auf Grundlage von §3 Einkommensteuergesetz halten. Wir möchten Ihnen dies hiermit mitteilen und bitten Sie, die Steuerfreiheit zu überprüfen und diesbezüglich eine Bewertung vorzunehmen.

Es handelt sich um die folgenden Einnahmen:

Zuwendung des Bundesministeriums für Bildung und Forschung für das Forschungs- und Entwicklungsprojekt „—“ unter dem Förderkennzeichen —-- im Rahmen des Förderprogramms „Software Sprint“ in Höhe von \EUR{---}.

Unserer Einschätzung nach sind die Einnahmen nach §3 Nr. 11 Einkommensteuergesetz steuerfrei. Zur Prüfung haben wir Ihnen den Zuwendungsbescheid als Anlagen beigefügt, zu denen wir noch folgende Erläuterungen haben:

Auf Seite 2 geht die Gesamthöhe der erhaltenen Zuwendung hervor (verteilt auf die Jahre 2020 und 2021 gemäß des ebenfalls beigefügten Änderungsbescheides vom –datum–), sowie auf Seite 3 dass die Nebenbestimmungen „NKBF 2017“ Teil des Zuwendungsbescheids sind. Diese Nebenbestimmungen liegen ebenfalls bei. Dort ist zu entnehmen, dass der GbR als Zuwendungsempfängerin die Ergebnisse des Forschungsprojekts gehören (Punkt 3.1 auf Seite 11) und dass ihr das Recht auf ausschließliche Nutzung eingeräumt wird (Punkt 3.2 auf Seite 11). Dies scheint mir insofern relevant, als dass in §3 Nr. 11 steht, dass „Voraussetzung für die Steuerfreiheit ist, dass der Empfänger mit den Bezügen nicht zu einer bestimmten wissenschaftlichen oder künstlerischen Gegenleistung oder zu einer bestimmten Arbeitnehmertätigkeit verpflichtet wird“. Da die Forschungsergebnisse uns gehören, gibt es in diesem Sinne keine Gegenleistung, die von uns an das Bundesministerium oder den Projektträger erbracht wurde.

Weitere Anlage ist der Zahlungsnachweis vom 27. November 2020, aus dem die erhaltene Zuwendung im Jahr 2020 hervorgeht. Weitere Zahlungen erfolgten im Jahr 2020 nicht. Falls Sie weitere Belege benötigen, reichen wir diese natürlich gern nach.

Mit freundlichen Grüßen''

Das generiert eine Transaktions-ID. Dann haben wir die "Gesonderte und einheitliche Feststellung" für die GbR ausgefüllt, mit 0 EUR Einnahmen, und jeweils 0 EUR Entnahmen von uns beiden. Im "Anmerkungs"-Feld haben wir die Transaktions-ID referenziert:

Siehe separat übermittelte Mitteilung: Transferticket ep1342j69pyzh07gjw47isfexxad1ux8;
Auftrag: Sonstige Nachricht an das Finanzamt;
Ordnungskriterium: 14/130/05478;
Abgabezeit: Freitag, 14. Mai 2021, 17:58:27

Achso, und der Brief hatte als Anhänge noch den NKBF 2017, den Zuwendungsbescheid (plus eine Korrektur für die Aufteilung des Geldes auf die Jahre), und den ersten Zahlungsnachweis aus Profi Online.

=== Beispiel 4 ===
''Im Jahr 2019 habe ich Zuschüsse des Bundesministeriums für Bildung und Forschung in der abgegebenen GbR-Feststellungserklärung nicht versteuert, da ich sie für steuerfrei auf Grundlage von §3 Einkommensteuergesetz halte. Ich möchte Ihnen dies hiermit mitteilen und bitte Sie, die Steuerfreiheit zu überprüfen und diesbezüglich eine Bewertung vorzunehmen. Es handelt sich um die folgenden Einnahmen: Zuwendung des Bundesministeriums für Bildung und Forschung für das Forschungs- und Entwicklungsprojekt „XXXXX“ unter dem Förderkennzeichen XX|XXXXXX im Rahmen des Förderprogramms „Software Sprint“ in Höhe von X.XXX,XX€. Meiner Einschätzung nach sind die Einnahmen nach §3 Nr. 11 Einkommensteuergesetz steuerfrei. Zur Prüfung habe ich Ihnen den Zuwendungsbescheid als Anlagen beigefügt, zu denen ich im folgenden noch ein paar Erläuterungen habe: Auf Seite 2 geht die Höhe der erhaltenen Zuwendung hervor (50% der Zuwendungen im Haushaltsjahr 2019), sowie auf Seite 3 dass die Nebenbestimmungen „NKBF 98“ Teil des Zuwendungs bescheids sind. Diese Nebenbestimmungen liegen ebenfalls bei. Dort ist zu entnehmen, dass mir als Zuwendungsempfänger die Ergebnisse des Forschungsprojekts gehören (Punkt 9.2 auf Seite 7) und dass mir das Recht auf ausschließliche Nutzung eingeräumt wird (Punkt 12.1 auf Seite 9). Dies scheint mir insofern relevant, als dass in §3 Nr. 11 steht, dass „Voraussetzung für die Steuer freiheit ist, dass der Empfänger mit den Bezügen nicht zu einer bestimmten wissenschaftlichen > oder künstlerischen Gegenleistung oder zu einer bestimmten Arbeitnehmertätigkeit verpflichtet > wird“. Da die Forschungsergebnisse mir gehören, gibt es in diesem Sinne keine Gegenleistung, die > von mir an das Bundesministerium oder den Projektträger erbracht wurde. Weiterhin liegt die > Antwort des Bundesministeriums (Anlage 4) auf meinen Verwendungsnachweis bei, aus dem die Gesamtkosten des Vorhabens sowie der vom Bund getragene Anteil hervorgehen.''

=== Beispiel 5: Widerspruch einlegen ===
''Guten Tag,

in Ihrem Schreiben vom [DATUM] setzten Sie für mich Einkommenssteuervorauszahlungen fest. Gegen diese lege ich hiermit Widerspruch ein. Zwar habe ich angegeben, über die [UNTERNEHMEN] GbR [FÖRDERSUMME] € an Einnahmen erzielen zu wollen, diese bestehen jedoch vollständig aus echten Zuwendungen des Bundesministeriums für Bildung und Forschung im Rahmen des Förderprogramms "Software Sprint" zur Förderung der Wissenschaft unter dem Förderkennzeichen [FKZ] (siehe Zuwendungsbescheid im Anhang). Entsprechend mache ich geltend, dass diese Einnahmen nach §3 Nr. 11 EStG als steuerfrei zu betrachten sind. Nach den für den Zuwendungsbescheid geltenden Förderbestimmmungen (NKBF 2017, im Anhang) verbleibt das alleinige Verwertungsrecht für die Forschungsergebnisse bei der GbR als Zuwendungsempfängerin, was den Anforderungen des §3 Nr. 11 Satz 3 EStG an den Ausschluss einer Gegenleistung entspricht.

Ich bitte demnach um Aufhebung Ihres Vorauszahlungsbescheids.

Mit freundlichen Grüßen

== In English: Taxes ==
'''<big>Caution: We are not allowed to advise you on your taxes - only tax consultants can legally to do that. Here we have collected experiences and tips from past rounds that may be helpful for you. However, please still get professional advice on your taxes.</big>'''

== Tax obligation ==
'''tldr;''' The Prototype Fund grant is [https://www.haufe.de/finance/finance-office-professional/zuwendungen-aus-oeffentlichen-kassen-zur-projektfoerderung_idesk_PI11525_HI1580562.html not taxed] as a "true grant" ''(“echter Zuschuss”, a specific form of funding in Germany)'' itself. However, based on the experiences of projects in past rounds, it seems that generally no sales tax is due income tax is generally due (the types of tax are described wirh more details below). Since the grant is paid out quarterly, it may have to be reported on two different tax returns over two years (in funding rounds in the winter).

'''Important for teams''': you must file a separate tax declaration for the GbR, which shows the profit / loss of each GbR member. For your personal income tax, only the final result will be added.

Here‘s a '''tested approach to establish a possible income tax exemption''':

One files one's tax return (see below) by the due date for the appropriate year of the grant, but does not record the grant as a total, adding a letter in the following style (in German):
Im Jahr x hatte ich zusätzliche Einnahmen, die nicht in der abgegebenen Steuererklärung (Anlage 1) enthalten sind, da sie meiner Einschätzung nach laut §3 Einkommensteuergesetzsteuerfrei sind. Ich möchte Ihnen dies hiermit mitteilen und bitte Sie, die Steuerfreiheit zu überprüfen und diesbezüglich eine Bewertung vorzunehmen.

Es handelt sich um die folgenden Einnahmen:
1.Zuwendung des Bundesministeriums für Bildung und Forschung für das Forschungs-und Entwicklungsprojekt „x“ unter dem Förderkennzeichen x im Rahmen des Förderprogramms „Software Sprint“ in Höhe von x Euro.

Meiner Einschätzung nach sind die Einnahmen aus 1. nach §3 Nr. 11 Einkommensteuergesetz steuerfrei. Zur Prüfung habe ich Ihnen relevante Dokumente alsAnlagen beigefügt, zu denen ich im folgenden noch ein paar Erläuterungen habe.

Ihnen liegt der Zuwendungsbescheid (Anlage 2) vor, aus dem auf Seite 2 die Höhe der erhaltenen Zuwendung hervorgeht, sowie dass die Nebenbestimmungen „NKBF 2017“ Teil des Zuwendungsbescheids sind. Diese Nebenbestimmungen liegen ebenfalls bei (Anlage3). Dort ist zu entnehmen, dass mir als Zuwendungsempfänger die Ergebnisse des Forschungsprojekts gehören (Punkt 3.1 auf Seite 11) und dass mir das Recht aufausschließliche Nutzung eingeräumt wird (Punkt 3.2 auf Seite 11). Dies scheint mir insofern relevant, als dass in §3 Nr. 11 steht, dass „Voraussetzung für die Steuerfreiheit ist, dass der Empfänger mit den Bezügen nicht zu einer bestimmten wissenschaftlichen oder künstlerischen Gegenleistung oder zu einer bestimmten Arbeitnehmertätigkeit verpflichtet wird.“. Da die Forschungsergebnisse mir gehören, gibt es in diesem Sinne keine Gegenleistung, die von mir an das Bundesministerium oder den Projektträger erbracht wurde. Weiterhin liegt die Antwort des Bundesministeriums (Anlage 4) auf meinen Verwendungsnachweis bei, aus dem die Gesamtkosten des Vorhabens sowie der vom Bundgetragene Anteil hervorgehen.
More examples (in German) [[Index.php?title=Steuern#Beispiele für Anschreiben|here]].

== ''Umsatzsteuer'' (Sales tax) ==
The sales tax concerns (almost) all companies. If you receive less than € 22,000 (as of 01.01.2020) in funding, you can move on to the next point. As an entrepreneur subject to sales tax, you must submit an advance sales tax return monthly during the first two years of your self-employment. As a rule, this will be a so-called ''"0-Meldung"'' for you.

== ''Gewerbesteuer'' (Business Tax) ==
The ''Gewerbesteuer'' is a business tax - the moment you become self-employed, you also become a business. Only freelancers recognized by the tax office are exempt from business tax. Usually the tax office will deny you freelance status. If you pay business tax, it will be offset against your income tax, so that you end up paying almost the same amount as freelancers (if the "tax hack" above doesn‘t work).

== ''Einkommensteuer'' (Income Tax) ==
Income tax is only indirectly related to the company. The profit you make from your business (or your GbR share) is generally subject to income tax as part of your income. (Employees pay payroll tax, which is an advance payment on income tax).

== The Tax Office (''Finanzamt'') wants to know a lot. ==
After you have registered the business, the tax office will contact you and ask you to fill in the tax registration form. You can wait for the tax office to contact you or fill out the form proactively. You can find a computer-executable template in the form center of the Federal Ministry of Finance. So that you are not overwhelmed by the 8 pages, here are some [https://www.formulare-bfinv.de/ffw/form/display.do?%24context=27F37B050AA7343D04AA instructions] to fill out the form:

* Page 1-3: Here you provide information about yourself as an entrepreneur and about your planned activity. In the case of a GbR, each partner must fill out this form.
* Page 3-5: Here the tax office wants to know everything about the new business and also whether you have been self-employed in the last 5 years.
* Page 5: Here you must enter the expected amount of your income. Income as an IT entrepreneur should be entered on line 112. Check if you expect to have any other income sources. You should choose the surplus income statement (Einnahmenüberschussrechnung) as the method of calculating profit.
* Page 6-7: Enter the amount of sales here - this includes the Prototype Fund grant, even if it is exempt from sales tax. If your turnover is less than € 17.500,00, you should use the small business regulation.
* Page 7: In case of a GbR enter it here.
* Page 8: If you already have a company account, the SEPA mandate can be sent directly here and a corresponding note can be added here. In case of a GbR send a copy of the articles of association and tick the box.

== No tax number (''Steuernummer)''? ==
In a few cases, the tax office has refused to issue tax numbers for Prototype Fund projects because the teams are not entrepreneurial. Unfortunately, we have little info on this at the moment. Some of our teams reported:
- I think this even simplified the tax situation. We then transferred the funding from the GbR account proportionately to ourselves and declared it as tax-free income on our tax return. This went through without any problems (in Hamburg, Karlsruhe and Lörrach). In the meantime, it has also been approved by a tax consultant, even though she was naturally irritated by it at the first attempt. (...) How to get a business account without a tax number can be an interesting topic, depending on the bank. In our case, it helped that we had a tax number for a short period of time and I was able to provide that.

- Thanks for sharing your experience. Bank account was not a problem, we were able to put in the team tax IDs. That the whole GbR is not relevant for tax purposes was also confirmed to me by phone from the tax office. The problem now is, however, that the BMBF requires a tax number because the process provides for it and it is not to be changed. Did you submit the number that was later deactivated, or how did that work for you?

- I don't remember that exactly, but in case of doubt, that's exactly what we did... 🙂
[Translated from German]

'''Note'''

In the German section [[Index.php?title=Steuern#Beispiele für Anschreiben|above]] we also provide many quotes from projects about their experiences with various tax offices and the letters that have helped them with establishing the tax exemption.