Prototype Fund - User contributions [en]

Antragstellung

2026-02-16T13:21:14Z

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<mark>'''!! Diese Seite ist aktuell in Bearbeitung !! Die Informationen sind teilweise nicht aktuell !!'''<mark>

''(English version below)''

Hier findet ihr alle relevanten Informationen und Mustervorlagen für die '''Antragstellung beim Prototype Fund'''.

Jeweils Mitte März findet ein Antragsworkshop online statt und bietet die Möglichkeit, gemeinsam Details zu besprechen und den Antrag gegebenenfalls gleich einzureichen.

== Vorbereitung==
[[File:AZK V0708.png|thumb|195x195px|Screenhot easy-online Eingabemaske V05-V09]]
Um den Antragsworkshop optimal vorzubereiten, empfehlen wir:

*im Vorfeld alle wichtigen '''Unterlagen zusammenzustellen''', die ihr für den Antrag benötigt (siehe [[Antragsstellung#Dokumenten-Checkliste|die Dokumenten-Checkliste]]).
*'''3 kurze Zusammenfassungen''' für den Antrag vorzubereiten. Nutzt eure Bewerbungstexte als Grundlage (Achtung: Beschränkung auf max. 2000 Zeichen pro Kategorie), formuliert aber euer Vorhaben möglichst <u>allgemein verständlich</u> und verwendet <u>keine ich/wir-Formulierungen</u>.
** Zusammenfassung ''Vorhabenbeschreibung'': Was ist das Ziel des Vorhabens?
**Zusammenfassung ''Arbeitsplan'': Was ist der Arbeits-/Meilensteinplan?
**Zusammenfassung ''Ergebnisverwertung'': Was ist die Zielgruppe und wie kann diese erreicht werden?
Für die Einreichung des Antrags braucht ihr sowohl die drei Zusammenfassungen ([https://wiki.prototypefund.de/index.php?title=File:AZK_V0708.png Antrag Eingabefelder V07-08]) als auch eure vollständige Vorhabenbeschreibung gemäß der [[Antragsstellung#Vorhabenbeschreibung|Mustergliederung]] als Anlage.

Ihr müsst mit den Vorbereitungen für den Antrag vor dem Workshop noch nicht ganz fertig sein. Wir empfehlen jedoch, dass ihr frühzeitig mit den Vorbereitungen beginnt, da einige Prozesse Zeit in Anspruch nehmen können (GbR für Teams, Bankkonto, usw.). Ihr solltet euch vor dem Antragsworkshop mit den Abläufen vertraut machen, da ihr sonst die Gelegenheit nicht nutzen könnt, eure Fragen zu stellen.

==Antragsworkshop==
'''Wann''': Dienstag, 3. März 2026, von 10:00 Uhr bis 13:00 Uhr

'''Wo''': https://meet.prototypefund.de/user/mar-dsj-bid-2ye (Passwort erhaltet ihr via Mail)

'''Wer''': Eingeladen sind alle Projekte, die für den Jahrgang 02 des Prototype Fund in 2026 ausgewählt und entsprechend benachrichtigt wurden

'''Moderation''': Das Team des Projektträgers gemeinsam mit dem Prototype-Fund-Betreuungsteam der Open Knowledge Foundation. [[Der Prototype Fund|Erfahrt, wie das BMFTR, der Projektträger und die OKF zusammenarbeiten, um eure Projekte zu unterstützen.]]

'''Was ihr braucht''':

*Laptop
*Unterlagen aus der Checkliste, die schon vorhanden sind
*Fragen, die sich bisher ergeben haben

'''Kontakt für Fragen''': Enyong Küsgen & Marie-Lena Wiese (projektbetreuung@prototypefund.de)

'''Deadline für den Antrag:''' 14. April 2026

==Dokumenten-Checkliste==

=== Antrag===
Der Förderantrag muss via easy-online erstellt werden. Bitte nutzt diesen [https://foerderportal.bund.de/easyonline/reflink.jsf?m=FACHKRAEFTE&b=SWS-ANTRAG&t=AZK Direktlink].
*Beim Antragsworkshop beantwortet das Team vom Projektträger eure Fragen zur Antragsstellung.
*Für den Antrag benötigt ihr auch die 3 Zusammenfassungen.
*Der Antrag kann digital per TAN-Verfahren verifiziert werden ([https://wiki.prototypefund.de/index.php?title=DLR_FAQ#Antragseinreichung_via_easy-online Hinweise]), ansonsten muss er handschriftlich unterschrieben und postalisch eingereicht werden.

===Anlagen zum Antrag===

*Zu jedem Antrag muss eine '''Vorhabenbeschreibung''' [[Antragsstellung#Vorhabenbeschreibung|(MUSTERGLIEDERUNG)]] als Anlage beigefügt werden. Nutzt eure Einreichungstexte. Falls ihr von der Jury Auflagen zur Förderung erhalten habt, geht bitte ausdrücklich auf das Feedback ein und erklärt, wie ihr es beispielsweise in euren Arbeitsplan aufnehmen werdet. Es muss deutlich werden, wie ihr auf die Auflagen eingegangen seid oder plant, diese zu berücksichtigen.

*Unterzeichnete Erklärung zum Antrag auf Gewährung einer '''De-minimis-Beihilfe''' [https://cloud.okfn.de/s/iTwb4xtz46c8jmi (FORMULAR)] (bei Teams <u>eine Erklärung für die GbR</u>, unterzeichnet durch den*die Geschäftsführer*in)
*'''Steuernummer''' für selbständige Tätigkeit (s.u., bei Teams Steuernummer für die GbR) bzw. Kopie der Anmeldung/Eingangsbestätigung beim Finanzamt
*Einwilligung zur Akzeptanz der Entscheidung bei '''Second-Stage-Bewerbungen''' für Einzelantragsstellende bzw. für GbRs [[Antragsstellung#Einwilligung zur Akzeptanz der Entscheidung bei Second-Stage-Bewerbungen|(VORLAGE)]]
*'''Ihr seid während des Förderzeitraums angestellt?''' Dann braucht ihr eine Genehmigung eures Arbeitgebers für eure Nebentätigkeit. (Es genügt ein unterschriebener Zweizeiler vom Arbeitgeber.)
*'''Ihr möchtet einen höheren Stundensatz ansetzen?''' Für die Förderung wird pauschal ein Stundensatz von 50,00 € anerkannt. Falls ihr einen höheren Stundensatz beantragen wollt, müsst ihr diesen durch eine von euch gestellte, fachlich relevante <u>Rechnung</u> belegen.
*'''Nachweise zur Bonität:'''
**Unterzeichnete Erklärung zum Ausschluss einer Privatinsolvenz [[Antragsstellung#Erklärung zum Ausschluss der Privatinsolvenz|(VORLAGE)]] (bei Teams <u>jeweils eine Erklärung pro GbR-Teammitglied</u>)
**Unterzeichnete Erklärung zum Eigenanteil (5% der Gesamtförderung bei 95% der Förderquote; [[Antragsstellung#Erklärung zum Eigenanteil|VORLAGE]]) (bei Teams <u>eine Erklärung für die GbR</u>; unterzeichnet durch Geschäftsführer*in und ggf. Kontoinhaber*in (wenn nicht GF oder mehrere GbR-Mitglieder den Kontoauszugnachweis erbringen))
**Kopie des '''aktuellen Kontoauszugs''' mit positivem Saldo in Höhe des Eigenanteils (bei Teams kann dieser Betrag auf mehrere Bankkonten aufgeteilt werden). Nur Datum, Name, Bankverbindung sichtbar; alles andere schwärzen.
*'''Zusätzlich für Teams:'''
**GbR-Erklärung mit Bestimmung eines*r Gesellschafter*in als '''Geschäftsführer*in''' [[Antragsstellung#Gründung einer GbR|(VORLAGE)]]
**'''Kontodaten des GbR-Kontos''' (dies muss ein Konto auf den Namen der GbR sein)
** '''Steuernummer für die GbR''' bzw. Kopie der Anmeldung/Eingangsbestätigung beim Finanzamt
**die '''Postadressen''' aller GbR-Mitglieder
**'''SCHUFA-Auskunft''' aller GbR-Mitglieder ab einer Gesamtfördersumme über 90.000 €.

===Wichtige Hinweise===

*Die Unterlagen können auch noch ein paar Tage später per E-Mail nachgereicht werden, wenn sie zum Antragsworkshop noch nicht vorliegen. '''Wir empfehlen jedoch, so früh wie möglich anzufangen – einige Dokumente brauchen Vorlauf!'''
*Alle Unterlagen, die einer Unterschrift bedürfen, müssen handschriftlich und in echt unterzeichnet werden! Digitale oder in die Formulare hineinkopierte Signaturen werden nicht akzeptiert und verlängern den Antragsprozess unnötig.
*[[FAQ Projektträger|Weitere Hinweise des Projektträgers]].

==Tipps und Anmerkungen==

===Versteuerung ===

*'''Einkommensteuer''': Ob ihr als Selbständige die Zuwendung als Einkommen versteuern und Sozialabgaben leisten müsst, sofern ihr über die jeweiligen Freibeträge kommt – dazu können wir keine rechtsverbindliche Aussage treffen. ''Holt euch hierzu unbedingt Rat bei eurem Finanzamt oder Steuerberater*in und bei eurer Krankenkasse!''
*'''Umsatzsteuer:''' Zuwendungen unterliegen in der Regel mangels Leistungsaustausches nicht der Umsatzsteuer. Das bedeutet, dass bei der Auszahlung der Förderung keine Umsatzsteuer anfällt bzw. abzuführen ist.
*'''Umsatzsteuerbefreiung beim Finanzamt:''' Als Unterlagen bzw. Argumentation empfehlen wir:
**den gesamten [[Zuwendungsbescheid]] und die „De-minimis“-Bescheinigung (Anlage zum Zuwendungsbescheid)
**„Zuwendungen unterliegen in der Regel mangels Leistungsaustausches nicht der Umsatzsteuer (Schreiben des BMF vom 26. August 1999 - IV D 1 - S 7200 - 92/99 - BStBl. 1999 Teil I S. 828).“
*Mehr '''Infos zum Thema Steuern''' findet ihr [[Steuern|hier im Wiki]].

===GbR-Konto===

*Bitte beachtet, dass der*die Geschäftsführer*in auch Bankformulare etc. unterzeichnen muss, es ist also sinnvoll, das GbR-Konto bei einer Bank am Wohnort zu eröffnen.
*Achtet darauf, dass der Name des*der Kontoinhaber*in mit dem GbR-Namen übereinstimmt.

*[[Banken|Erfahrungswerte mit verschiedenen Banken für ein GbR-Konto]]

==Mustervorlagen==
===Vorhabenbeschreibung===
'''{Akronym / Projekttitel}'''

'''Vorhabenbeschreibung mit Verwertungsplan'''

1.) Kurze Projektbeschreibung

2.) Welches Problem/ welche gesellschaftliche Herausforderung wollt ihr mit dem Projekt angehen? Was ist eure Motivation?

3.) Wie wird das Projekt dieses Problem lösen? Wie wollt ihr das Projekt technisch umsetzen? Welche ähnlichen Ansätze gibt es schon und was wird euer Projekt anders bzw. besser machen?

4.) Wer ist die Zielgruppe und wie profitiert sie vom Projekt? Wie soll euer Projekt sie erreichen?

5.) Habt ihr schon an der Idee gearbeitet? Wenn ja, beschreibt kurz den akutellen Stand und erklärt die geplanten Neuerungen.

6.) An welchen Software-Projekten habt ihr bisher gearbeitet?

7.) Wie viele Arbeitsstunden werdet ihr in den 6 Monaten Förderzeitraum vermutlich für die Umsetzung der Projektidee benötigen?

8.) Skizziert kurz die wichtigsten Meilensteine, die im Förderzeitraum umgesetzt werden sollen.

9.) Beantragt ihr die viermonatige Second-Stage-Förderung nach Ablauf der sechsmonatigen regulären Förderung?

ggf. 10.) Wenn ihr die Second-Stage-Förderung beantragen möchtet: Was braucht euer Projekt, um aus dem Prototypen-Stadium herauszukommen und wie wollt ihr euer Projekt in den vier Monaten nachhaltig aufbauen?

ggf. 11.) Wenn ihr die Second-Stage-Förderung beantragen möchtet: Wie viele Arbeitsstunden werdet ihr in der viermonatigen Second-Stage-Förderung vermutlich für die weitere Umsetzung der Projektidee benötigen?

ggf. 12.) Wenn ihr die Second-Stage-Förderung beantragen möchtet: Skizziert kurz die wichtigsten Meilensteine, die in der viermonatigen Verlängerung umgesetzt werden sollen.

ggf. 13.) Welche Auflagen hat das Projekt für die Förderung bekommen und wie werden sie erfüllt?

===Erklärung zum Eigenanteil===
'''Software Sprint'''

'''Erklärung der Antragsteller zum Eigenanteil'''

Laut Bekanntmachung können zuwendungsfähige projektbezogene Personal- und Gemeinkosten für mein bzw. unser Projekt in einer Höhe von bis zu 95% anteilfinanziert werden, was einer maximalen Höhe der Fördermittel (Zuwendung) von [47.500|95.000|79.170|158.340] € entspricht. Der konkrete Zuwendungsbetrag ergibt sich aus der Vorkalkulation des Antrags. Die Auszahlung der Zuwendung erfolgt jeweils zu Beginn eines Kalenderquartals anteilig für die projektbezogenen Kosten, die im abgelaufenen Quartal entstanden sind. Aufgrund dieser nachschüssigen Auszahlung muss zunächst in Vorleistung gegangen werden.

Hinsichtlich der von mir bzw. uns aufzubringenden Eigenmittel von mindestens 5% der Vorkalkulation wird eine vereinfachte Bonitätsprüfung vorgenommen. Dazu wird eine Bankauskunft über das im Projektantrag angegebene Konto vorgelegt. Den erforderlichen Eigenanteil kann ich bzw. können wir aufbringen über

□ Eigenkapital
□ weitere laufende Einkünfte (bitte Belege beifügen).

Hiermit wird bestätigt, dass ich bzw. wir während der gesamten Projektlaufzeit Eigenleistungen in Höhe von 5% in mein bzw. unser Projekt {PROJEKTNAME} einbringen werden.

<code>____________ ________________</code>
<code>Ort, Datum Unterschrift</code>

===Erklärung zum Ausschluss der Privatinsolvenz ===
'''Erklärung zum Ausschluss einer Privatinsolvenz'''

Ich, {VORNAME NAME}, geboren am {DATUM} in {ORT}, erkläre hiermit eidesstattlich, dass ich mich nicht in einer Privatinsolvenz befinde.

<code>____________ ________________</code>
<code>Ort, Datum Unterschrift</code>

===Gründung einer GbR===
'''Gründung der [Name] GbR'''

'''Erklärung der Antragsteller im Fall kleiner Teams'''

Hiermit erklären wir, dass die Personen

[Person 1: Vorname, Name, Str., Nr., PLZ, Ort]

[Person 2: Vorname, Name, Str., Nr., PLZ, Ort]

[ggfs. weitere]

eine Gesellschaft bürgerlichen Rechts (GbR) nach BGB §705ff. bilden. Der gemeinsame Zweck des Zusammenschlusses besteht in der Durchführung des Projektes [Projektname] innerhalb der BMFTR-Fördermaßnahme „Software Sprint“. Antragsteller bzw. Zuwendungsempfänger ist die [Name] GbR.

Die o. g. Personen treten daher im Rahmen des „Software Sprint“-Projekts mit gemeinsamen Rechten und Pflichten auf. Insbesondere erbringen sie gemeinschaftlich die laut Antrag bzw. Vorhabenbeschreibung vereinbarten Beiträge (Programmierleistungen usw.) im Projekt [Projektname]. Weiterhin sind sie gemeinschaftlich für die Projektsteuerung, für die Verwendung der Zuwendung, für das Aufbringen des Eigenanteils sowie für die Nachweispflichten gegenüber dem BMFTR/PT verantwortlich.

Die o. g. Personen erklären den*die Gesellschafter*in [Vor- und Nachname] zum*zur allein unterschriftsberechtigten Geschäftsführer*in.

Im Fall der Auflösung der GbR bzw. des Ausscheidens eines Gesellschafters/einer Gesellschafterin während der Projektlaufzeit ist dem Projektträger unverzüglich Mitteilung zu machen.

<code>____________ ______________________________</code>
<code>Ort, Datum [Name Person 1] / Unterschrift</code>

<code>____________ ______________________________</code>
<code>Ort, Datum [Name Person 2] / Unterschrift</code>

[ggfs. weitere]

===Einwilligung zur Akzeptanz der Entscheidung bei Second-Stage-Bewerbungen===

====Einzelantragsstellende====
Ich, {VORNAME NAME}, erkläre hiermit, dass ich im Rahmen der Fördermaßnahme Software-Sprint der Juryentscheidung über die Second-Stage-Förderung meines Projektes {Projektname} folgen werde und entsprechend einer Kürzung ggf. gesperrter Fördermittel (bei negativer Juryentscheidung) bzw. einer Laufzeitverlängerung um 4 Monate (bei positiver Juryentscheidung) explizit zustimme.

<code>____________ ________________</code>
<code>Ort, Datum Unterschrift</code>

====GbR====
Ich, {VORNAME NAME}, erkläre hiermit als Geschäftsführung der {Name GbR}, dass wir als Team im Rahmen der Fördermaßnahme Software-Sprint der Juryentscheidung über die Second-Stage-Förderung unseres Projektes {Projektname} folgen werden und entsprechend einer Kürzung ggf. gesperrter Fördermittel (bei negativer Juryentscheidung) bzw. einer
Laufzeitverlängerung um 4 Monate (bei positiver Juryentscheidung) explizit zustimmen.

<code>____________ ________________</code>
<code>Ort, Datum Unterschrift</code>

= In English=
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Here you will find all relevant information and template documents for the '''application process for the Prototype Fund'''.

An application workshop takes place online in mid-March, providing an opportunity to discuss the details together and, if applicable, submit the application immediately.

==Preparation==
To prepare optimally for the application workshop, we recommend:

*Gather all '''important documents''' needed for the application in advance (see the [[Antragsstellung#Document Checklist|document checklist]]).
*Prepare '''three short summaries''' for the application '''in German'''. Use your application texts as a basis (Caution: Limitation to a maximum of 2000 characters per category), formulate your project in a generally understandable manner, and avoid using first-person pronouns.
**Project Description: What is the goal of the project?
** Work Plan: What is the work/milestone plan?
**Result Utilization: Who is the target audience, and how can they be reached?
To submit the application, you will need both the three summaries ([https://wiki.prototypefund.de/index.php?title=File:AZK_V0708.png application fields V07-08]) and your complete project description ("Vorhabenbeschreibung") in accordance to the [[Antragsstellung#Project description (Vorhabenbeschreibung)|sample outline]] as an attachment.

You do not have to be completely finished with the preparations for the application before the workshop. However, we recommend that you start preparing early, as some processes can take time (GbR, bank account, etc.). You should familiarize yourself with the procedures before the application workshop, otherwise you will not be able to use the opportunity to ask your questions.

==Application workshop==
'''When''': Tuesday, March 3rd, 2026, from 10 am to 1 pm

'''Where''': https://meet.prototypefund.de/user/mar-dsj-bid-2ye (We will sen you the password in an email.)

'''Who''': All projects selected for class 02 of Prototype Fund in 2026 that were notified accordingly.

'''Moderation''': The team from the Projektträger (Project Management Agency) together with the Prototype Fund support team from the Open Knowledge Foundation. [[Der Prototype Fund|Learn how the BMFTR, the Projektträger and the OKF work together to support your projects.]]

'''''Important''': '''The application consultation hour will be held in German. We will do our best to accommodate English speakers, but be won’t be able to provide live translation.'''''

'''What you need''':

*your laptop
* documents from the checklist that you have already available
*questions that have arisen so far

'''Contact for questions''': Enyong Küsgen & Marie-Lena Wiese (projektbetreuung@prototypefund.de)

'''Deadline for the application:''' April 14th, 2026
==Document Checklist==
'''''Please note: All forms need to be handed in in German! The exception being the project description (Vorhabenbeschreibung), which can be submitted in English only if you are not able to write it in German''.''' You will find [[Antragsstellung#Templates|the English sample outline for the project description]] as well as a brief explanation of each of the other forms below.

===Application form===
The funding application must be created via easy online. Please use this [https://foerderportal.bund.de/easyonline/reflink.jsf?m=FACHKRAEFTE&b=SWS-ANTRAG&t=AZK direct link]
*The Projektträger team will answer your question regarding the application during the application workshop.
*You will need the three summaries for the application.
*The application can be digitally verified via TAN procedure ([[DLR FAQ#Antragseinreichung via easy-online|Instructions]]) or, otherwise, it must be signed by hand and submitted by mail.

=== Attachments to the Application:===

*A '''project description''' ("Vorhabenbeschreibung"; see [[Antragsstellung#Project description (Vorhabenbeschreibung)|SAMPLE OUTLINE]]) must be attached to each application. Use your submission texts. If you have received conditions for funding from the jury, please redact the text, explicitly address the feedback and explain how you will, for example, incorporate it into your work plan. It must be clear how you have addressed or plan to consider the conditions.
*Signed declaration for the grant of a "'''De-minimis-Beihilfe'''" ([https://cloud.okfn.de/s/iTwb4xtz46c8jmi FORM]) (for teams, <u>one declaration for the GbR</u>, signed by the managing director)
* '''Tax number''' for self-employment (see below, for teams, tax number for the GbR) or copy of the registration/confirmation from the tax office
*Consent to the acceptance of the advisory board's decision for '''Second Stage applications''' for individual applicants or for GbRs ([[Antragsstellung#Einwilligung zur Akzeptanz der Entscheidung bei Second-Stage-Bewerbungen|TEMPLATE]])
*'''Will you be employed part-time during the funding period?''' Then you need permission from your employer for your secondary employment (a short written and signed statement from the employer is sufficient).
*'''Do you want to claim a higher hourly rate?''' A standard hourly rate of €50.00 is recognized for the funding. If you want to apply for a higher hourly rate, you must substantiate the rate with an invoice relevant to your field.
*'''Proof of creditworthiness'''
**Signed declaration regarding the '''exclusion of private insolvency''' ([https://wiki.prototypefund.de/Antragsstellung#Erkl%C3%A4rung_zum_Ausschluss_der_Privatinsolvenz TEMPLATE]) (for teams, <u>one declaration per GbR team member</u>)
**Signed declaration for the '''own contribution''' (5% of the total funding amount at 95% funding rate; [https://wiki.prototypefund.de/Antragsstellung#Erkl%C3%A4rung_zum_Eigenanteil TEMPLATE]) (for teams, <u>one declaration for the GbR</u>, signed by the managing director and if necessary bank account holder (in case director is not bank statement provider))
**Copy of a '''bank statement''' with a positive balance equal to the own contribution (for teams, this amount can be divided among several bank accounts). Only date, name, bank details visible; black out everything else.
*'''Additionally for teams'''
**Declaration of the GbR with the appointment of one member as '''managing director''' ([https://wiki.prototypefund.de/Antragsstellung#Gr%C3%BCndung_einer_GbR TEMPLATE])
** Account details of the '''GbR bank account''' (this must be an account in the name of the GbR)
**'''Tax number of the GbR''' or a copy of the receipt of your application by the tax office
**'''Postal adresses''' of all GbR members
**'''credit report (SCHUFA)''' of all GbR members from a total funding amount of over €90,000

===Important Notes ===

*The documents can be submitted a few days later via e-mail if they are not available by the time of the application workshop. However, '''we recommend starting as early as possible - some documents require lead time!'''
*All documents requiring a signature must be signed by hand! Digital or pasted-in signatures will not be accepted and unnecessarily extend the application process.
*[[FAQ Projektträger|More notes by the Projektträger]]

==Tipps and tricks ==

===Taxation===

*'''Income Tax:''' We cannot make a legally binding statement on whether you, as a self-employed person/freelancer, have to pay income tax on the funding money. This depends on your individual situation, other incomes etc. ''You should consult your tax office or tax advisor and your health insurance company!''
*'''Sales Tax:''' Grants are generally not subject to VAT due to the lack of an exchange of services. This means that no VAT is payable or to be remitted upon the disbursement of the funding.
*'''Getting a sales tax exemption at the tax office:''' We recommend using the following documents/argumentation to get a tax exemption:
**Hand in the entire funding notification (“[[Zuwendungsbescheid]]”) and the attached “De-minimis-Bescheinigung".
**Use this wording at the tax office: “Zuwendungen unterliegen in der Regel mangels Leistungsaustausches nicht der Umsatzsteuer (Schreiben des BMF vom 26. August 1999 - IV D 1 - S 7200 - 92/99 - BStBl. 1999 Teil I S. 828).“

===GbR bank account (for teams)===

*Please note that the managing director must also sign bank forms, etc. So, it is advisable to open the GbR account at a bank near your place of residence.
*Make sure that the name of the account holder matches the GbR name.
*Experience from previous funding rounds with [[Banken|banks]]

==Templates==
===Project description (Vorhabenbeschreibung)===
'''''Only to be submitted in English if you are not sufficient in German!'''''
'''{Akronym / Projekttitel}'''

'''Project description with utilization plan'''

1.) Short project description

2.) What problem/social challenge do you want to address with the project? What is your motivation?

3.) How will the project solve this problem? How do you plan to implement the project technically? What similar approaches already exist and what will your project do differently or better?

4.) Who is the target group and how will they benefit from the project? How do you plan to reach them?

5.) Have you already worked on the idea? If so, briefly describe the current status and explain the planned innovations.

6.) What software projects have you worked on so far?

7.) How many working hours do you estimate you will need to realize your project idea during the six-month funding period?

8.) Briefly outline the most important milestones to be reached during the funding period.

9.) Are you applying for the four-month Second Stage funding after the six-month regular funding has expired?

If applicable 10.) If you would like to apply for an extension: What does your project need to get out of the prototype stage and how do you want to set up your project in a sustainable way during the four months?

If applicable 11.) If you would like to apply for an extension: How many working hours do you estimate you will need to further implement your project idea during the four-month extension?

If applicable 12.) If you would like to apply for an extension: Please briefly outline the most important milestones that are to be reached during the four-month extension.

If applicable 13.) What conditions has the project been granted funding under and how are they being complied with?

===Declaration of the applicants regarding their own contribution ("Erklärung der Antragsteller zum Eigenanteil")===
[[Antragsstellung#Erklärung zum Eigenanteil|To be submitted in German, you can find the template here]]

The declaration of the applicants regarding their own contribution informs you that your project can be partially financed up to 95% with a personal contribution of at least 5%. This is due to the payment in retrospect since the grant is paid out at the beginning of each calendar quarter, pro rata for the project-related costs incurred in the previous quarter. To prove that you can provide the required personal contribution you have to provide a bank reference for the account specified in the application and have to confirm in this form that you will contribute 5% of your own labor to your project via equity and/or other regular income.

===Declaration regarding the exclusion of personal bankruptcy ("Erklärung zum Ausschluss der Privatinsolvenz")===
[[Antragsstellung#Erklärung zum Ausschluss der Privatinsolvenz|To be submitted in German, you can find the template here]]

This form asks you to declare in lieu of an oath that you are not subject to personal bankruptcy proceedings.

=== Declaration by applicants in the case of small teams ("Gründung einer GbR / Erklärung der Antragsteller im Fall kleiner Teams") ===
[[Antragsstellung#Gründung einer GbR|To be submitted in German, you can find the template here]]

This form asks you to declare that your team members will form a civil-law partnership (GbR) with the purpose to carry out your project. This means that all the people named here have joint rights and obligations within the project. You will have to name one shareholder of the GbR to be the managing director with sole signing authority.

===Agreement to accept the decision in the case of Second Stage applications ("Einwilligung zur Akzeptanz der Entscheidung bei Second-Stage-Bewerbungen")===
[[Antragsstellung#Einwilligung zur Akzeptanz der Entscheidung bei Second-Stage-Bewerbungen|To be submitted in German, you can find the template here]]

Depending on whether you are applying alone or as part of a team, you have to fill the corresponding form to declare that you will follow the jury's decision on the Second Stage funding of your project. You will explicitly agree to a reduction in the amount of funding available and a shortening of the funding period to six months in the case of a rejection of your Second Stage pitch.

Antragstellung

2026-02-16T13:20:05Z

Marie: minor edits, link fixes

<mark>'''!! Diese Seite ist aktuell in Bearbeitung !! Die Informationen sind teilweise nicht aktuell !!'''<mark>

''(English version below)''

Hier findet ihr alle relevanten Informationen und Mustervorlagen für die '''Antragstellung beim Prototype Fund'''.

Jeweils Mitte März findet ein Antragsworkshop online statt und bietet die Möglichkeit, gemeinsam Details zu besprechen und den Antrag gegebenenfalls gleich einzureichen.

== Vorbereitung==
[[File:AZK V0708.png|thumb|195x195px|Screenhot easy-online Eingabemaske V05-V09]]
Um den Antragsworkshop optimal vorzubereiten, empfehlen wir:

*im Vorfeld alle wichtigen '''Unterlagen zusammenzustellen''', die ihr für den Antrag benötigt (siehe [[Antragsstellung#Dokumenten-Checkliste|die Dokumenten-Checkliste]]).
*'''3 kurze Zusammenfassungen''' für den Antrag vorzubereiten. Nutzt eure Bewerbungstexte als Grundlage (Achtung: Beschränkung auf max. 2000 Zeichen pro Kategorie), formuliert aber euer Vorhaben möglichst <u>allgemein verständlich</u> und verwendet <u>keine ich/wir-Formulierungen</u>.
** Zusammenfassung ''Vorhabenbeschreibung'': Was ist das Ziel des Vorhabens?
**Zusammenfassung ''Arbeitsplan'': Was ist der Arbeits-/Meilensteinplan?
**Zusammenfassung ''Ergebnisverwertung'': Was ist die Zielgruppe und wie kann diese erreicht werden?
Für die Einreichung des Antrags braucht ihr sowohl die drei Zusammenfassungen ([https://wiki.prototypefund.de/index.php?title=File:AZK_V0708.png Antrag Eingabefelder V07-08]) als auch eure vollständige Vorhabenbeschreibung gemäß der [[Antragsstellung#Vorhabenbeschreibung|Mustergliederung]] als Anlage.

Ihr müsst mit den Vorbereitungen für den Antrag vor dem Workshop noch nicht ganz fertig sein. Wir empfehlen jedoch, dass ihr frühzeitig mit den Vorbereitungen beginnt, da einige Prozesse Zeit in Anspruch nehmen können (GbR für Teams, Bankkonto, usw.). Ihr solltet euch vor dem Antragsworkshop mit den Abläufen vertraut machen, da ihr sonst die Gelegenheit nicht nutzen könnt, eure Fragen zu stellen.

==Antragsworkshop==
'''Wann''': Dienstag, 3. März 2026, von 10:00 Uhr bis 13:00 Uhr

'''Wo''': https://meet.prototypefund.de/user/mar-dsj-bid-2ye (Passwort erhaltet ihr via Mail)

'''Wer''': Eingeladen sind alle Projekte, die für den Jahrgang 02 des Prototype Fund in 2026 ausgewählt und entsprechend benachrichtigt wurden

'''Moderation''': Das Team des Projektträgers gemeinsam mit dem Prototype-Fund-Betreuungsteam der Open Knowledge Foundation. [[Der Prototype Fund|Erfahrt, wie das BMFTR, der Projektträger und die OKF zusammenarbeiten, um eure Projekte zu unterstützen.]]

'''Was ihr braucht''':

*Laptop
*Unterlagen aus der Checkliste, die schon vorhanden sind
*Fragen, die sich bisher ergeben haben

'''Kontakt für Fragen''': Enyong Küsgen & Marie-Lena Wiese (projektbetreuung@prototypefund.de)

'''Deadline für den Antrag:''' 14. April 2026

==Dokumenten-Checkliste==

=== Antrag===
Der Förderantrag muss via easy-online erstellt werden. Bitte nutzt diesen [https://foerderportal.bund.de/easyonline/reflink.jsf?m=FACHKRAEFTE&b=SWS-ANTRAG&t=AZK Direktlink].
*Beim Antragsworkshop beantwortet das Team vom Projektträger eure Fragen zur Antragsstellung.
*Für den Antrag benötigt ihr auch die 3 Zusammenfassungen.
*Der Antrag kann digital per TAN-Verfahren verifiziert werden ([https://wiki.prototypefund.de/index.php?title=DLR_FAQ#Antragseinreichung_via_easy-online Hinweise]), ansonsten muss er handschriftlich unterschrieben und postalisch eingereicht werden.

===Anlagen zum Antrag===

*Zu jedem Antrag muss eine '''Vorhabenbeschreibung''' [[Antragsstellung#Vorhabenbeschreibung|(MUSTERGLIEDERUNG)]] als Anlage beigefügt werden. Nutzt eure Einreichungstexte. Falls ihr von der Jury Auflagen zur Förderung erhalten habt, geht bitte ausdrücklich auf das Feedback ein und erklärt, wie ihr es beispielsweise in euren Arbeitsplan aufnehmen werdet. Es muss deutlich werden, wie ihr auf die Auflagen eingegangen seid oder plant, diese zu berücksichtigen.

*Unterzeichnete Erklärung zum Antrag auf Gewährung einer '''De-minimis-Beihilfe''' [https://cloud.okfn.de/s/iTwb4xtz46c8jmi (FORMULAR)] (bei Teams <u>eine Erklärung für die GbR</u>, unterzeichnet durch den*die Geschäftsführer*in)
*'''Steuernummer''' für selbständige Tätigkeit (s.u., bei Teams Steuernummer für die GbR) bzw. Kopie der Anmeldung/Eingangsbestätigung beim Finanzamt
*Einwilligung zur Akzeptanz der Entscheidung bei '''Second-Stage-Bewerbungen''' für Einzelantragsstellende bzw. für GbRs [[Antragsstellung#Einwilligung zur Akzeptanz der Entscheidung bei Second-Stage-Bewerbungen|(VORLAGE)]]
*'''Ihr seid während des Förderzeitraums angestellt?''' Dann braucht ihr eine Genehmigung eures Arbeitgebers für eure Nebentätigkeit. (Es genügt ein unterschriebener Zweizeiler vom Arbeitgeber.)
*'''Ihr möchtet einen höheren Stundensatz ansetzen?''' Für die Förderung wird pauschal ein Stundensatz von 50,00 € anerkannt. Falls ihr einen höheren Stundensatz beantragen wollt, müsst ihr diesen durch eine von euch gestellte, fachlich relevante <u>Rechnung</u> belegen.
*'''Nachweise zur Bonität:'''
**Unterzeichnete Erklärung zum Ausschluss einer Privatinsolvenz [[Antragsstellung#Erklärung zum Ausschluss der Privatinsolvenz|(VORLAGE)]] (bei Teams <u>jeweils eine Erklärung pro GbR-Teammitglied</u>)
**Unterzeichnete Erklärung zum Eigenanteil (5% der Gesamtförderung bei 95% der Förderquote; [[Antragsstellung#Erklärung zum Eigenanteil|VORLAGE]]) (bei Teams <u>eine Erklärung für die GbR</u>; unterzeichnet durch Geschäftsführer*in und ggf. Kontoinhaber*in (wenn nicht GF oder mehrere GbR-Mitglieder den Kontoauszugnachweis erbringen))
**Kopie des '''aktuellen Kontoauszugs''' mit positivem Saldo in Höhe des Eigenanteils (bei Teams kann dieser Betrag auf mehrere Bankkonten aufgeteilt werden). Nur Datum, Name, Bankverbindung sichtbar; alles andere schwärzen.
*'''Zusätzlich für Teams:'''
**GbR-Erklärung mit Bestimmung eines*r Gesellschafter*in als '''Geschäftsführer*in''' [[Antragsstellung#Gründung einer GbR|(VORLAGE)]]
**'''Kontodaten des GbR-Kontos''' (dies muss ein Konto auf den Namen der GbR sein)
** '''Steuernummer für die GbR''' bzw. Kopie der Anmeldung/Eingangsbestätigung beim Finanzamt
**die '''Postadressen''' aller GbR-Mitglieder
**'''SCHUFA-Auskunft''' aller GbR-Mitglieder ab einer Gesamtfördersumme über 90.000 €.

===Wichtige Hinweise===

*Die Unterlagen können auch noch ein paar Tage später per E-Mail nachgereicht werden, wenn sie zum Antragsworkshop noch nicht vorliegen. '''Wir empfehlen jedoch, so früh wie möglich anzufangen – einige Dokumente brauchen Vorlauf!'''
*Alle Unterlagen, die einer Unterschrift bedürfen, müssen handschriftlich und in echt unterzeichnet werden! Digitale oder in die Formulare hineinkopierte Signaturen werden nicht akzeptiert und verlängern den Antragsprozess unnötig.
*[[FAQ Projektträger|Weitere Hinweise des Projektträgers]].

==Tipps und Anmerkungen==

===Versteuerung ===

*'''Einkommensteuer''': Ob ihr als Selbständige die Zuwendung als Einkommen versteuern und Sozialabgaben leisten müsst, sofern ihr über die jeweiligen Freibeträge kommt – dazu können wir keine rechtsverbindliche Aussage treffen. ''Holt euch hierzu unbedingt Rat bei eurem Finanzamt oder Steuerberater*in und bei eurer Krankenkasse!''
*'''Umsatzsteuer:''' Zuwendungen unterliegen in der Regel mangels Leistungsaustausches nicht der Umsatzsteuer. Das bedeutet, dass bei der Auszahlung der Förderung keine Umsatzsteuer anfällt bzw. abzuführen ist.
*'''Umsatzsteuerbefreiung beim Finanzamt:''' Als Unterlagen bzw. Argumentation empfehlen wir:
**den gesamten [[Zuwendungsbescheid]] und die „De-minimis“-Bescheinigung (Anlage zum Zuwendungsbescheid)
**„Zuwendungen unterliegen in der Regel mangels Leistungsaustausches nicht der Umsatzsteuer (Schreiben des BMF vom 26. August 1999 - IV D 1 - S 7200 - 92/99 - BStBl. 1999 Teil I S. 828).“
*Mehr '''Infos zum Thema Steuern''' findet ihr [[Steuern|hier im Wiki]].

===GbR-Konto===

*Bitte beachtet, dass der*die Geschäftsführer*in auch Bankformulare etc. unterzeichnen muss, es ist also sinnvoll, das GbR-Konto bei einer Bank am Wohnort zu eröffnen.
*Achtet darauf, dass der Name des*der Kontoinhaber*in mit dem GbR-Namen übereinstimmt.

*[[Banken|Erfahrungswerte mit verschiedenen Banken für ein GbR-Konto]]

==Mustervorlagen==
===Vorhabenbeschreibung===
'''{Akronym / Projekttitel}'''

'''Vorhabenbeschreibung mit Verwertungsplan'''

1.) Kurze Projektbeschreibung

2.) Welches Problem/ welche gesellschaftliche Herausforderung wollt ihr mit dem Projekt angehen? Was ist eure Motivation?

3.) Wie wird das Projekt dieses Problem lösen? Wie wollt ihr das Projekt technisch umsetzen? Welche ähnlichen Ansätze gibt es schon und was wird euer Projekt anders bzw. besser machen?

4.) Wer ist die Zielgruppe und wie profitiert sie vom Projekt? Wie soll euer Projekt sie erreichen?

5.) Habt ihr schon an der Idee gearbeitet? Wenn ja, beschreibt kurz den akutellen Stand und erklärt die geplanten Neuerungen.

6.) An welchen Software-Projekten habt ihr bisher gearbeitet?

7.) Wie viele Arbeitsstunden werdet ihr in den 6 Monaten Förderzeitraum vermutlich für die Umsetzung der Projektidee benötigen?

8.) Skizziert kurz die wichtigsten Meilensteine, die im Förderzeitraum umgesetzt werden sollen.

9.) Beantragt ihr die viermonatige Second-Stage-Förderung nach Ablauf der sechsmonatigen regulären Förderung?

ggf. 10.) Wenn ihr die Second-Stage-Förderung beantragen möchtet: Was braucht euer Projekt, um aus dem Prototypen-Stadium herauszukommen und wie wollt ihr euer Projekt in den vier Monaten nachhaltig aufbauen?

ggf. 11.) Wenn ihr die Second-Stage-Förderung beantragen möchtet: Wie viele Arbeitsstunden werdet ihr in der viermonatigen Second-Stage-Förderung vermutlich für die weitere Umsetzung der Projektidee benötigen?

ggf. 12.) Wenn ihr die Second-Stage-Förderung beantragen möchtet: Skizziert kurz die wichtigsten Meilensteine, die in der viermonatigen Verlängerung umgesetzt werden sollen.

ggf. 13.) Welche Auflagen hat das Projekt für die Förderung bekommen und wie werden sie erfüllt?

===Erklärung zum Eigenanteil===
'''Software Sprint'''

'''Erklärung der Antragsteller zum Eigenanteil'''

Laut Bekanntmachung können zuwendungsfähige projektbezogene Personal- und Gemeinkosten für mein bzw. unser Projekt in einer Höhe von bis zu 95% anteilfinanziert werden, was einer maximalen Höhe der Fördermittel (Zuwendung) von [47.500|95.000|79.170|158.340] € entspricht. Der konkrete Zuwendungsbetrag ergibt sich aus der Vorkalkulation des Antrags. Die Auszahlung der Zuwendung erfolgt jeweils zu Beginn eines Kalenderquartals anteilig für die projektbezogenen Kosten, die im abgelaufenen Quartal entstanden sind. Aufgrund dieser nachschüssigen Auszahlung muss zunächst in Vorleistung gegangen werden.

Hinsichtlich der von mir bzw. uns aufzubringenden Eigenmittel von mindestens 5% der Vorkalkulation wird eine vereinfachte Bonitätsprüfung vorgenommen. Dazu wird eine Bankauskunft über das im Projektantrag angegebene Konto vorgelegt. Den erforderlichen Eigenanteil kann ich bzw. können wir aufbringen über

□ Eigenkapital
□ weitere laufende Einkünfte (bitte Belege beifügen).

Hiermit wird bestätigt, dass ich bzw. wir während der gesamten Projektlaufzeit Eigenleistungen in Höhe von 5% in mein bzw. unser Projekt {PROJEKTNAME} einbringen werden.

<code>____________ ________________</code>
<code>Ort, Datum Unterschrift</code>

===Erklärung zum Ausschluss der Privatinsolvenz ===
'''Erklärung zum Ausschluss einer Privatinsolvenz'''

Ich, {VORNAME NAME}, geboren am {DATUM} in {ORT}, erkläre hiermit eidesstattlich, dass ich mich nicht in einer Privatinsolvenz befinde.

<code>____________ ________________</code>
<code>Ort, Datum Unterschrift</code>

===Gründung einer GbR===
'''Gründung der [Name] GbR'''

'''Erklärung der Antragsteller im Fall kleiner Teams'''

Hiermit erklären wir, dass die Personen

[Person 1: Vorname, Name, Str., Nr., PLZ, Ort]

[Person 2: Vorname, Name, Str., Nr., PLZ, Ort]

[ggfs. weitere]

eine Gesellschaft bürgerlichen Rechts (GbR) nach BGB §705ff. bilden. Der gemeinsame Zweck des Zusammenschlusses besteht in der Durchführung des Projektes [Projektname] innerhalb der BMFTR-Fördermaßnahme „Software Sprint“. Antragsteller bzw. Zuwendungsempfänger ist die [Name] GbR.

Die o. g. Personen treten daher im Rahmen des „Software Sprint“-Projekts mit gemeinsamen Rechten und Pflichten auf. Insbesondere erbringen sie gemeinschaftlich die laut Antrag bzw. Vorhabenbeschreibung vereinbarten Beiträge (Programmierleistungen usw.) im Projekt [Projektname]. Weiterhin sind sie gemeinschaftlich für die Projektsteuerung, für die Verwendung der Zuwendung, für das Aufbringen des Eigenanteils sowie für die Nachweispflichten gegenüber dem BMFTR/PT verantwortlich.

Die o. g. Personen erklären den*die Gesellschafter*in [Vor- und Nachname] zum*zur allein unterschriftsberechtigten Geschäftsführer*in.

Im Fall der Auflösung der GbR bzw. des Ausscheidens eines Gesellschafters/einer Gesellschafterin während der Projektlaufzeit ist dem Projektträger unverzüglich Mitteilung zu machen.

<code>____________ ______________________________</code>
<code>Ort, Datum [Name Person 1] / Unterschrift</code>

<code>____________ ______________________________</code>
<code>Ort, Datum [Name Person 2] / Unterschrift</code>

[ggfs. weitere]

===Einwilligung zur Akzeptanz der Entscheidung bei Second-Stage-Bewerbungen===

====Einzelantragsstellende====
Ich, {VORNAME NAME}, erkläre hiermit, dass ich im Rahmen der Fördermaßnahme Software-Sprint der Juryentscheidung über die Second-Stage-Förderung meines Projektes {Projektname} folgen werde und entsprechend einer Kürzung ggf. gesperrter Fördermittel (bei negativer Juryentscheidung) bzw. einer Laufzeitverlängerung um 4 Monate (bei positiver Juryentscheidung) explizit zustimme.

<code>____________ ________________</code>
<code>Ort, Datum Unterschrift</code>

====GbR====
Ich, {VORNAME NAME}, erkläre hiermit als Geschäftsführung der {Name GbR}, dass wir als Team im Rahmen der Fördermaßnahme Software-Sprint der Juryentscheidung über die Second-Stage-Förderung unseres Projektes {Projektname} folgen werden und entsprechend einer Kürzung ggf. gesperrter Fördermittel (bei negativer Juryentscheidung) bzw. einer
Laufzeitverlängerung um 4 Monate (bei positiver Juryentscheidung) explizit zustimmen.

<code>____________ ________________</code>
<code>Ort, Datum Unterschrift</code>

= In English=
<mark>'''!! This page is currently under construction !! The information provided is not up to date !!'''<mark>

Here you will find all relevant information and template documents for the '''application process for the Prototype Fund'''.

An application workshop takes place online in mid-March, providing an opportunity to discuss the details together and, if applicable, submit the application immediately.

==Preparation==
To prepare optimally for the application workshop, we recommend:

*Gather all '''important documents''' needed for the application in advance (see the [[Antragsstellung#Document Checklist|document checklist]]).
*Prepare '''three short summaries''' for the application '''in German'''. Use your application texts as a basis (Caution: Limitation to a maximum of 2000 characters per category), formulate your project in a generally understandable manner, and avoid using first-person pronouns.
**Project Description: What is the goal of the project?
** Work Plan: What is the work/milestone plan?
**Result Utilization: Who is the target audience, and how can they be reached?
To submit the application, you will need both the three summaries ([https://wiki.prototypefund.de/index.php?title=File:AZK_V0708.png application fields V07-08]) and your complete project description ("Vorhabenbeschreibung") in accordance to the [[Antragsstellung#Project description (Vorhabenbeschreibung)|sample outline]] as an attachment.

You do not have to be completely finished with the preparations for the application before the workshop. However, we recommend that you start preparing early, as some processes can take time (GbR, bank account, etc.). You should familiarize yourself with the procedures before the application workshop, otherwise you will not be able to use the opportunity to ask your questions.

==Application workshop==
'''When''': Tuesday, March 3rd, 2026, from 10 am to 1 pm

'''Where''': https://meet.prototypefund.de/user/mar-dsj-bid-2ye (We will sen you the password in an email.)

'''Who''': All projects selected for class 02 of Prototype Fund in 2026 that were notified accordingly.

'''Moderation''': The team from the Projektträger (Project Management Agency) together with the Prototype Fund support team from the Open Knowledge Foundation. [[Der Prototype Fund|Learn how the BMFTR, the Projektträger and the OKF work together to support your projects.]]

'''''Important''': '''The application consultation hour will be held in German. We will do our best to accommodate English speakers, but be won’t be able to provide live translation.'''''

'''What you need''':

*your laptop
* documents from the checklist that you have already available
*questions that have arisen so far

'''Contact for questions''': Enyong Küsgen & Marie-Lena Wiese (projektbetreuung@prototypefund.de)

'''Deadline for the application:''' April 14th, 2026
==Document Checklist==
'''''Please note: All forms need to be handed in in German! The exception being the project description (Vorhabenbeschreibung), which can be submitted in English only if you are not able to write it in German''.''' You will find [[Antragsstellung#Templates|the English sample outline for the project description]] as well as a brief explanation of each of the other forms below.

===Application form===
The funding application must be created via easy online. Please use this [https://foerderportal.bund.de/easyonline/reflink.jsf?m=FACHKRAEFTE&b=SWS-ANTRAG&t=AZK direct link]
*The Projektträger team will answer your question regarding the application during the application workshop.
*You will need the three summaries for the application.
*The application can be digitally verified via TAN procedure ([[DLR FAQ#Antragseinreichung via easy-online|Instructions]]) or, otherwise, it must be signed by hand and submitted by mail.

=== Attachments to the Application:===

*A '''project description''' ("Vorhabenbeschreibung"; see [[Antragsstellung#Project description (Vorhabenbeschreibung)|SAMPLE OUTLINE]]) must be attached to each application. Use your submission texts. If you have received conditions for funding from the jury, please redact the text, explicitly address the feedback and explain how you will, for example, incorporate it into your work plan. It must be clear how you have addressed or plan to consider the conditions.
*Signed declaration for the grant of a "'''De-minimis-Beihilfe'''" ([https://cloud.okfn.de/s/iTwb4xtz46c8jmi FORM]) (for teams, <u>one declaration for the GbR</u>, signed by the managing director)
* '''Tax number''' for self-employment (see below, for teams, tax number for the GbR) or copy of the registration/confirmation from the tax office
*Consent to the acceptance of the advisory board's decision for '''Second Stage applications''' for individual applicants or for GbRs ([[Antragsstellung#Einwilligung zur Akzeptanz der Entscheidung bei Second-Stage-Bewerbungen|TEMPLATE]])
*'''Will you be employed part-time during the funding period?''' Then you need permission from your employer for your secondary employment (a short written and signed statement from the employer is sufficient).
*'''Do you want to claim a higher hourly rate?''' A standard hourly rate of €50.00 is recognized for the funding. If you want to apply for a higher hourly rate, you must substantiate the rate with an invoice relevant to your field.
*'''Proof of creditworthiness'''
**Signed declaration regarding the '''exclusion of private insolvency''' ([https://wiki.prototypefund.de/Antragsstellung#Erkl%C3%A4rung_zum_Ausschluss_der_Privatinsolvenz TEMPLATE]) (for teams, <u>one declaration per GbR team member</u>)
**Signed declaration for the '''own contribution''' (5% of the total funding amount at 95% funding rate; [https://wiki.prototypefund.de/Antragsstellung#Erkl%C3%A4rung_zum_Eigenanteil TEMPLATE]) (for teams, <u>one declaration for the GbR</u>, signed by the managing director and if necessary bank account holder (in case director is not bank statement provider))
**Copy of a '''bank statement''' with a positive balance equal to the own contribution (for teams, this amount can be divided among several bank accounts). Only date, name, bank details visible; black out everything else.
*'''Additionally for teams'''
**Declaration of the GbR with the appointment of one member as '''managing director''' ([https://wiki.prototypefund.de/Antragsstellung#Gr%C3%BCndung_einer_GbR TEMPLATE])
** Account details of the '''GbR bank account''' (this must be an account in the name of the GbR)
**'''Tax number of the GbR''' or a copy of the receipt of your application by the tax office
**'''Postal adresses''' of all GbR members
**'''credit report (SCHUFA)''' of all GbR members from a total funding amount of over €90,000

===Important Notes ===

*The documents can be submitted a few days later via e-mail if they are not available by the time of the application workshop. However, '''we recommend starting as early as possible - some documents require lead time!'''
*All documents requiring a signature must be signed by hand! Digital or pasted-in signatures will not be accepted and unnecessarily extend the application process.
*[[FAQ Projektträger|More notes by the Projektträger]]

==Tipps and tricks ==

===Taxation===

*'''Income Tax:''' We cannot make a legally binding statement on whether you, as a self-employed person/freelancer, have to pay income tax on the funding money. This depends on your individual situation, other incomes etc. ''You should consult your tax office or tax advisor and your health insurance company!''
*'''Sales Tax:''' Grants are generally not subject to VAT due to the lack of an exchange of services. This means that no VAT is payable or to be remitted upon the disbursement of the funding.
*'''Getting a sales tax exemption at the tax office:''' We recommend using the following documents/argumentation to get a tax exemption:
**Hand in the entire funding notification (“[[Zuwendungsbescheid]]”) and the attached “De-minimis-Bescheinigung".
**Use this wording at the tax office: “Zuwendungen unterliegen in der Regel mangels Leistungsaustausches nicht der Umsatzsteuer (Schreiben des BMF vom 26. August 1999 - IV D 1 - S 7200 - 92/99 - BStBl. 1999 Teil I S. 828).“

===GbR bank account (for teams)===

*Please note that the managing director must also sign bank forms, etc. So, it is advisable to open the GbR account at a bank near your place of residence.
*Make sure that the name of the account holder matches the GbR name.
*Experience with [[Banken|banks]]

==Templates==
===Project description (Vorhabenbeschreibung)===
'''''Only to be submitted in English if you are not sufficient in German!'''''
'''{Akronym / Projekttitel}'''

'''Project description with utilization plan'''

1.) Short project description

2.) What problem/social challenge do you want to address with the project? What is your motivation?

3.) How will the project solve this problem? How do you plan to implement the project technically? What similar approaches already exist and what will your project do differently or better?

4.) Who is the target group and how will they benefit from the project? How do you plan to reach them?

5.) Have you already worked on the idea? If so, briefly describe the current status and explain the planned innovations.

6.) What software projects have you worked on so far?

7.) How many working hours do you estimate you will need to realize your project idea during the six-month funding period?

8.) Briefly outline the most important milestones to be reached during the funding period.

9.) Are you applying for the four-month Second Stage funding after the six-month regular funding has expired?

If applicable 10.) If you would like to apply for an extension: What does your project need to get out of the prototype stage and how do you want to set up your project in a sustainable way during the four months?

If applicable 11.) If you would like to apply for an extension: How many working hours do you estimate you will need to further implement your project idea during the four-month extension?

If applicable 12.) If you would like to apply for an extension: Please briefly outline the most important milestones that are to be reached during the four-month extension.

If applicable 13.) What conditions has the project been granted funding under and how are they being complied with?

===Declaration of the applicants regarding their own contribution ("Erklärung der Antragsteller zum Eigenanteil")===
[[Antragsstellung#Erklärung zum Eigenanteil|To be submitted in German, you can find the template here]]

The declaration of the applicants regarding their own contribution informs you that your project can be partially financed up to 95% with a personal contribution of at least 5%. This is due to the payment in retrospect since the grant is paid out at the beginning of each calendar quarter, pro rata for the project-related costs incurred in the previous quarter. To prove that you can provide the required personal contribution you have to provide a bank reference for the account specified in the application and have to confirm in this form that you will contribute 5% of your own labor to your project via equity and/or other regular income.

===Declaration regarding the exclusion of personal bankruptcy ("Erklärung zum Ausschluss der Privatinsolvenz")===
[[Antragsstellung#Erklärung zum Ausschluss der Privatinsolvenz|To be submitted in German, you can find the template here]]

This form asks you to declare in lieu of an oath that you are not subject to personal bankruptcy proceedings.

=== Declaration by applicants in the case of small teams ("Gründung einer GbR / Erklärung der Antragsteller im Fall kleiner Teams") ===
[[Antragsstellung#Gründung einer GbR|To be submitted in German, you can find the template here]]

This form asks you to declare that your team members will form a civil-law partnership (GbR) with the purpose to carry out your project. This means that all the people named here have joint rights and obligations within the project. You will have to name one shareholder of the GbR to be the managing director with sole signing authority.

===Agreement to accept the decision in the case of Second Stage applications ("Einwilligung zur Akzeptanz der Entscheidung bei Second-Stage-Bewerbungen")===
[[Antragsstellung#Einwilligung zur Akzeptanz der Entscheidung bei Second-Stage-Bewerbungen|To be submitted in German, you can find the template here]]

Depending on whether you are applying alone or as part of a team, you have to fill the corresponding form to declare that you will follow the jury's decision on the Second Stage funding of your project. You will explicitly agree to a reduction in the amount of funding available and a shortening of the funding period to six months in the case of a rejection of your Second Stage pitch.

Antragstellung

2026-02-16T13:01:03Z

Marie: /* Dokumenten-Checkliste */ minor formatting edit

<mark>'''!! Diese Seite ist aktuell in Bearbeitung !! Die Informationen sind teilweise nicht aktuell !!'''<mark>

''(English version below)''

Hier findet ihr alle relevanten Informationen und Mustervorlagen für die '''Antragstellung beim Prototype Fund'''.

Jeweils Mitte März findet ein Antragsworkshop online statt und bietet die Möglichkeit, gemeinsam Details zu besprechen und den Antrag gegebenenfalls gleich einzureichen.

== Vorbereitung==
[[File:AZK V0708.png|thumb|195x195px|Screenhot easy-online Eingabemaske V05-V09]]
Um den Antragsworkshop optimal vorzubereiten, empfehlen wir:

*im Vorfeld alle wichtigen '''Unterlagen zusammenzustellen''', die ihr für den Antrag benötigt (siehe [[Antragsstellung#Dokumenten-Checkliste|die Dokumenten-Checkliste]]).
*'''3 kurze Zusammenfassungen''' für den Antrag vorzubereiten. Nutzt eure Bewerbungstexte als Grundlage (Achtung: Beschränkung auf max. 2000 Zeichen pro Kategorie), formuliert aber euer Vorhaben möglichst <u>allgemein verständlich</u> und verwendet <u>keine ich/wir-Formulierungen</u>.
** Zusammenfassung ''Vorhabenbeschreibung'': Was ist das Ziel des Vorhabens?
**Zusammenfassung ''Arbeitsplan'': Was ist der Arbeits-/Meilensteinplan?
**Zusammenfassung ''Ergebnisverwertung'': Was ist die Zielgruppe und wie kann diese erreicht werden?
Für die Einreichung des Antrags braucht ihr sowohl die drei Zusammenfassungen ([https://wiki.prototypefund.de/index.php?title=File:AZK_V0708.png Antrag Eingabefelder V07-08]) als auch eure vollständige Vorhabenbeschreibung gemäß der [[Antragsstellung#Vorhabenbeschreibung|Mustergliederung]] als Anlage.

Ihr müsst mit den Vorbereitungen für den Antrag vor dem Workshop noch nicht ganz fertig sein. Wir empfehlen jedoch, dass ihr frühzeitig mit den Vorbereitungen beginnt, da einige Prozesse Zeit in Anspruch nehmen können (GbR für Teams, Bankkonto, usw.). Ihr solltet euch vor dem Antragsworkshop mit den Abläufen vertraut machen, da ihr sonst die Gelegenheit nicht nutzen könnt, eure Fragen zu stellen.

==Antragsworkshop==
'''Wann''': Dienstag, 3. März 2026, von 10:00 Uhr bis 13:00 Uhr

'''Wo''': https://meet.prototypefund.de/user/mar-dsj-bid-2ye (Passwort erhaltet ihr via Mail)

'''Wer''': Eingeladen sind alle Projekte, die für den Jahrgang 02 des Prototype Fund in 2026 ausgewählt und entsprechend benachrichtigt wurden

'''Moderation''': Das Team des Projektträgers gemeinsam mit dem Prototype-Fund-Betreuungsteam der Open Knowledge Foundation. [[Der Prototype Fund|Erfahrt, wie das BMFTR, der Projektträger und die OKF zusammenarbeiten, um eure Projekte zu unterstützen.]]

'''Was ihr braucht''':

*Laptop
*Unterlagen aus der Checkliste, die schon vorhanden sind
*Fragen, die sich bisher ergeben haben

'''Kontakt für Fragen''': Enyong Küsgen & Marie-Lena Wiese (projektbetreuung@prototypefund.de)

'''Deadline für den Antrag:''' 14. April 2026

==Dokumenten-Checkliste==

=== Antrag===
Der Förderantrag muss via easy-online erstellt werden. Bitte nutzt diesen [https://foerderportal.bund.de/easyonline/reflink.jsf?m=FACHKRAEFTE&b=SWS-ANTRAG&t=AZK Direktlink].
*Beim Antragsworkshop beantwortet das Team vom Projektträger eure Fragen zur Antragsstellung.
*Für den Antrag benötigt ihr auch die 3 Zusammenfassungen.
*Der Antrag kann digital per TAN-Verfahren verifiziert werden ([https://wiki.prototypefund.de/index.php?title=DLR_FAQ#Antragseinreichung_via_easy-online Hinweise]), ansonsten muss er handschriftlich unterschrieben und postalisch eingereicht werden.

===Anlagen zum Antrag===

*Zu jedem Antrag muss eine '''Vorhabenbeschreibung''' [[Antragsstellung#Vorhabenbeschreibung|(MUSTERGLIEDERUNG)]] als Anlage beigefügt werden. Nutzt eure Einreichungstexte. Falls ihr von der Jury Auflagen zur Förderung erhalten habt, geht bitte ausdrücklich auf das Feedback ein und erklärt, wie ihr es beispielsweise in euren Arbeitsplan aufnehmen werdet. Es muss deutlich werden, wie ihr auf die Auflagen eingegangen seid oder plant, diese zu berücksichtigen.

*Unterzeichnete Erklärung zum Antrag auf Gewährung einer '''De-minimis-Beihilfe''' [https://cloud.okfn.de/s/iTwb4xtz46c8jmi (FORMULAR)] (bei Teams <u>eine Erklärung für die GbR</u>, unterzeichnet durch den*die Geschäftsführer*in)
*'''Steuernummer''' für selbständige Tätigkeit (s.u., bei Teams Steuernummer für die GbR) bzw. Kopie der Anmeldung/Eingangsbestätigung beim Finanzamt
*Einwilligung zur Akzeptanz der Entscheidung bei '''Second-Stage-Bewerbungen''' für Einzelantragsstellende bzw. für GbRs [[Antragsstellung#Einwilligung zur Akzeptanz der Entscheidung bei Second-Stage-Bewerbungen|(VORLAGE)]]
*'''Ihr seid während des Förderzeitraums angestellt?''' Dann braucht ihr eine Genehmigung eures Arbeitgebers für eure Nebentätigkeit. (Es genügt ein unterschriebener Zweizeiler vom Arbeitgeber.)
*'''Ihr möchtet einen höheren Stundensatz ansetzen?''' Für die Förderung wird pauschal ein Stundensatz von 50,00 € anerkannt. Falls ihr einen höheren Stundensatz beantragen wollt, müsst ihr diesen durch eine von euch gestellte, fachlich relevante <u>Rechnung</u> belegen.
*'''Nachweise zur Bonität:'''
**Unterzeichnete Erklärung zum Ausschluss einer Privatinsolvenz [[Antragsstellung#Erklärung zum Ausschluss der Privatinsolvenz|(VORLAGE)]] (bei Teams <u>jeweils eine Erklärung pro GbR-Teammitglied</u>)
**Unterzeichnete Erklärung zum Eigenanteil (5% der Gesamtförderung bei 95% der Förderquote; [[Antragsstellung#Erklärung zum Eigenanteil|VORLAGE]]) (bei Teams <u>eine Erklärung für die GbR</u>; unterzeichnet durch Geschäftsführer*in und ggf. Kontoinhaber*in (wenn nicht GF oder mehrere GbR-Mitglieder den Kontoauszugnachweis erbringen))
**Kopie des '''aktuellen Kontoauszugs''' mit positivem Saldo in Höhe des Eigenanteils (bei Teams kann dieser Betrag auf mehrere Bankkonten aufgeteilt werden). Nur Datum, Name, Bankverbindung sichtbar; alles andere schwärzen.
*'''Zusätzlich für Teams:'''
**GbR-Erklärung mit Bestimmung eines*r Gesellschafter*in als '''Geschäftsführer*in''' [[Antragsstellung#Gründung einer GbR|(VORLAGE)]]
**'''Kontodaten des GbR-Kontos''' (dies muss ein Konto auf den Namen der GbR sein)
** '''Steuernummer für die GbR''' bzw. Kopie der Anmeldung/Eingangsbestätigung beim Finanzamt
**die '''Postadressen''' aller GbR-Mitglieder
**'''SCHUFA-Auskunft''' aller GbR-Mitglieder ab einer Gesamtfördersumme über 90.000 €.

===Wichtige Hinweise===

*Die Unterlagen können auch noch ein paar Tage später per E-Mail nachgereicht werden, wenn sie zum Antragsworkshop noch nicht vorliegen. '''Wir empfehlen jedoch, so früh wie möglich anzufangen – einige Dokumente brauchen Vorlauf!'''
*Alle Unterlagen, die einer Unterschrift bedürfen, müssen handschriftlich und in echt unterzeichnet werden! Digitale oder in die Formulare hineinkopierte Signaturen werden nicht akzeptiert und verlängern den Antragsprozess unnötig.
*[[FAQ Projektträger|Weitere Hinweise des Projektträgers]].

==Tipps und Anmerkungen==

===Versteuerung ===

*'''Einkommensteuer''': Ob ihr als Selbständige die Zuwendung als Einkommen versteuern und Sozialabgaben leisten müsst, sofern ihr über die jeweiligen Freibeträge kommt – dazu können wir keine rechtsverbindliche Aussage treffen. ''Holt euch hierzu unbedingt Rat bei eurem Finanzamt oder Steuerberater*in und bei eurer Krankenkasse!''
*'''Umsatzsteuer:''' Zuwendungen unterliegen in der Regel mangels Leistungsaustausches nicht der Umsatzsteuer. Das bedeutet, dass bei der Auszahlung der Förderung keine Umsatzsteuer anfällt bzw. abzuführen ist.
*'''Umsatzsteuerbefreiung beim Finanzamt:''' Als Unterlagen bzw. Argumentation empfehlen wir:
**den gesamten [[Zuwendungsbescheid]] und die „De-minimis“-Bescheinigung (Anlage zum Zuwendungsbescheid)
**„Zuwendungen unterliegen in der Regel mangels Leistungsaustausches nicht der Umsatzsteuer (Schreiben des BMF vom 26. August 1999 - IV D 1 - S 7200 - 92/99 - BStBl. 1999 Teil I S. 828).“
*Mehr '''Infos zum Thema Steuern''' findet ihr [[Steuern|hier im Wiki]].

===GbR-Konto===

*Bitte beachtet, dass der*die Geschäftsführer*in auch Bankformulare etc. unterzeichnen muss, es ist also sinnvoll, das GbR-Konto bei einer Bank am Wohnort zu eröffnen.
*Achtet darauf, dass der Name des*der Kontoinhaber*in mit dem GbR-Namen übereinstimmt.

*[[Banken|Erfahrungswerte mit verschiedenen Banken für ein GbR-Konto]]

==Mustervorlagen==
===Vorhabenbeschreibung===
'''{Akronym / Projekttitel}'''

'''Vorhabenbeschreibung mit Verwertungsplan'''

1.) Kurze Projektbeschreibung

2.) Welches Problem/ welche gesellschaftliche Herausforderung wollt ihr mit dem Projekt angehen? Was ist eure Motivation?

3.) Wie wird das Projekt dieses Problem lösen? Wie wollt ihr das Projekt technisch umsetzen? Welche ähnlichen Ansätze gibt es schon und was wird euer Projekt anders bzw. besser machen?

4.) Wer ist die Zielgruppe und wie profitiert sie vom Projekt? Wie soll euer Projekt sie erreichen?

5.) Habt ihr schon an der Idee gearbeitet? Wenn ja, beschreibt kurz den akutellen Stand und erklärt die geplanten Neuerungen.

6.) An welchen Software-Projekten habt ihr bisher gearbeitet?

7.) Wie viele Arbeitsstunden werdet ihr in den 6 Monaten Förderzeitraum vermutlich für die Umsetzung der Projektidee benötigen?

8.) Skizziert kurz die wichtigsten Meilensteine, die im Förderzeitraum umgesetzt werden sollen.

9.) Beantragt ihr die viermonatige Second-Stage-Förderung nach Ablauf der sechsmonatigen regulären Förderung?

ggf. 10.) Wenn ihr die Second-Stage-Förderung beantragen möchtet: Was braucht euer Projekt, um aus dem Prototypen-Stadium herauszukommen und wie wollt ihr euer Projekt in den vier Monaten nachhaltig aufbauen?

ggf. 11.) Wenn ihr die Second-Stage-Förderung beantragen möchtet: Wie viele Arbeitsstunden werdet ihr in der viermonatigen Second-Stage-Förderung vermutlich für die weitere Umsetzung der Projektidee benötigen?

ggf. 12.) Wenn ihr die Second-Stage-Förderung beantragen möchtet: Skizziert kurz die wichtigsten Meilensteine, die in der viermonatigen Verlängerung umgesetzt werden sollen.

ggf. 13.) Welche Auflagen hat das Projekt für die Förderung bekommen und wie werden sie erfüllt?

===Erklärung zum Eigenanteil===
'''Software Sprint'''

'''Erklärung der Antragsteller zum Eigenanteil'''

Laut Bekanntmachung können zuwendungsfähige projektbezogene Personal- und Gemeinkosten für mein bzw. unser Projekt in einer Höhe von bis zu 95% anteilfinanziert werden, was einer maximalen Höhe der Fördermittel (Zuwendung) von [47.500|95.000|79.170|158.340] € entspricht. Der konkrete Zuwendungsbetrag ergibt sich aus der Vorkalkulation des Antrags. Die Auszahlung der Zuwendung erfolgt jeweils zu Beginn eines Kalenderquartals anteilig für die projektbezogenen Kosten, die im abgelaufenen Quartal entstanden sind. Aufgrund dieser nachschüssigen Auszahlung muss zunächst in Vorleistung gegangen werden.

Hinsichtlich der von mir bzw. uns aufzubringenden Eigenmittel von mindestens 5% der Vorkalkulation wird eine vereinfachte Bonitätsprüfung vorgenommen. Dazu wird eine Bankauskunft über das im Projektantrag angegebene Konto vorgelegt. Den erforderlichen Eigenanteil kann ich bzw. können wir aufbringen über

□ Eigenkapital
□ weitere laufende Einkünfte (bitte Belege beifügen).

Hiermit wird bestätigt, dass ich bzw. wir während der gesamten Projektlaufzeit Eigenleistungen in Höhe von 5% in mein bzw. unser Projekt {PROJEKTNAME} einbringen werden.

<code>____________ ________________</code>
<code>Ort, Datum Unterschrift</code>

===Erklärung zum Ausschluss der Privatinsolvenz ===
'''Erklärung zum Ausschluss einer Privatinsolvenz'''

Ich, {VORNAME NAME}, geboren am {DATUM} in {ORT}, erkläre hiermit eidesstattlich, dass ich mich nicht in einer Privatinsolvenz befinde.

<code>____________ ________________</code>
<code>Ort, Datum Unterschrift</code>

===Gründung einer GbR===
'''Gründung der [Name] GbR'''

'''Erklärung der Antragsteller im Fall kleiner Teams'''

Hiermit erklären wir, dass die Personen

[Person 1: Vorname, Name, Str., Nr., PLZ, Ort]

[Person 2: Vorname, Name, Str., Nr., PLZ, Ort]

[ggfs. weitere]

eine Gesellschaft bürgerlichen Rechts (GbR) nach BGB §705ff. bilden. Der gemeinsame Zweck des Zusammenschlusses besteht in der Durchführung des Projektes [Projektname] innerhalb der BMFTR-Fördermaßnahme „Software Sprint“. Antragsteller bzw. Zuwendungsempfänger ist die [Name] GbR.

Die o. g. Personen treten daher im Rahmen des „Software Sprint“-Projekts mit gemeinsamen Rechten und Pflichten auf. Insbesondere erbringen sie gemeinschaftlich die laut Antrag bzw. Vorhabenbeschreibung vereinbarten Beiträge (Programmierleistungen usw.) im Projekt [Projektname]. Weiterhin sind sie gemeinschaftlich für die Projektsteuerung, für die Verwendung der Zuwendung, für das Aufbringen des Eigenanteils sowie für die Nachweispflichten gegenüber dem BMFTR/PT verantwortlich.

Die o. g. Personen erklären den*die Gesellschafter*in [Vor- und Nachname] zum*zur allein unterschriftsberechtigten Geschäftsführer*in.

Im Fall der Auflösung der GbR bzw. des Ausscheidens eines Gesellschafters/einer Gesellschafterin während der Projektlaufzeit ist dem Projektträger unverzüglich Mitteilung zu machen.

<code>____________ ______________________________</code>
<code>Ort, Datum [Name Person 1] / Unterschrift</code>

<code>____________ ______________________________</code>
<code>Ort, Datum [Name Person 2] / Unterschrift</code>

[ggfs. weitere]

===Einwilligung zur Akzeptanz der Entscheidung bei Second-Stage-Bewerbungen===

====Einzelantragsstellende====
Ich, {VORNAME NAME}, erkläre hiermit, dass ich im Rahmen der Fördermaßnahme Software-Sprint der Juryentscheidung über die Second-Stage-Förderung meines Projektes {Projektname} folgen werde und entsprechend einer Kürzung ggf. gesperrter Fördermittel (bei negativer Juryentscheidung) bzw. einer Laufzeitverlängerung um 4 Monate (bei positiver Juryentscheidung) explizit zustimme.

<code>____________ ________________</code>
<code>Ort, Datum Unterschrift</code>

====GbR====
Ich, {VORNAME NAME}, erkläre hiermit als Geschäftsführung der {Name GbR}, dass wir als Team im Rahmen der Fördermaßnahme Software-Sprint der Juryentscheidung über die Second-Stage-Förderung unseres Projektes {Projektname} folgen werden und entsprechend einer Kürzung ggf. gesperrter Fördermittel (bei negativer Juryentscheidung) bzw. einer
Laufzeitverlängerung um 4 Monate (bei positiver Juryentscheidung) explizit zustimmen.

<code>____________ ________________</code>
<code>Ort, Datum Unterschrift</code>

= In English=
<mark>'''!! This page is currently under construction !! The information provided is not up to date !!'''<mark>

Here you will find all relevant information and template documents for the '''application process for the Prototype Fund'''.

An application workshop takes place online in mid-March, providing an opportunity to discuss the details together and, if applicable, submit the application immediately.

==Preparation==
To prepare optimally for the application workshop, we recommend:

*Gather all '''important documents''' needed for the application in advance (see [[Antragsstellung#Document Checklist| the document checklist]).
*Prepare '''three short summaries''' for the application '''in German'''. Use your application texts as a basis (Caution: Limitation to a maximum of 2000 characters per category), formulate your project in a generally understandable manner, and avoid using first-person pronouns.
**Project Description: What is the goal of the project?
** Work Plan: What is the work/milestone plan?
**Result Utilization: Who is the target audience, and how can they be reached?
To submit the application, you will need both the three summaries ([https://wiki.prototypefund.de/index.php?title=File:AZK_V0708.png application fields V07-08]) and your complete project description ("Vorhabenbeschreibung") in accordance to the [[Antragsstellung#Project description (Vorhabenbeschreibung)|sample outline]] as an attachment.

You do not have to be completely finished with the preparations for the application before the workshop. However, we recommend that you start preparing early, as some processes can take time (GbR, bank account, etc.). You should familiarize yourself with the procedures before the application workshop, otherwise you will not be able to use the opportunity to ask your questions.

==Application workshop==
'''When''': Tuesday, March 3rd, 2026, from 10 am to 1 pm

'''Where''': https://meet.prototypefund.de/user/mar-dsj-bid-2ye (We emailed you the password.)

'''Who''': All projects selected for class 02 of Prototype Fund in 2026 that were notified accordingly.

'''Moderation''': The team from the Projektträger (Project Management Agency) together with the Prototype Fund support team from the Open Knowledge Foundation. [[Der Prototype Fund|Learn how the BMFTR, the Projektträger and the OKF work together to support your projects.]]

'''''Important''': '''The application consultation hour will be held in German. We will do our best to accommodate English speakers, but be won’t be able to provide live translation.'''''

'''What you need''':

*Your laptop
* documents from the checklist that you have already available
*questions that have arisen so far

'''Contact for questions''': Enyong Küsgen & Marie-Lena Wiese (projektbetreuung@prototypefund.de)

'''Deadline for the application:''' April 14th, 2026
==Document Checklist==
'''''Please note: All forms need to be handed in in German! The exception being the project description (Vorhabenbeschreibung) only in the case that you are not sufficient in German''.''' You will find [[Antragsstellung#Templates|the English sample outline for the project description]] as well as a brief explanation of each of the other forms below.

===Application form===
The funding application must be created via easy online. Please use this [https://foerderportal.bund.de/easyonline/reflink.jsf?m=FACHKRAEFTE&b=SWS-ANTRAG&t=AZK (DIRECT LINK)]
*The Projektträger team will answer your question regarding the application during the application workshop.
*You will need the three summaries for the application.
*The application can be digitally verified via TAN procedure ([[DLR FAQ#Antragseinreichung via easy-online|Instructions]]) or, otherwise, it must be signed by hand and submitted by mail.

=== Attachments to the Application:===

*A '''project description''' ("Vorhabenbeschreibung"; see [[Antragsstellung#Project description (Vorhabenbeschreibung)|SAMPLE OUTLINE]]) must be attached to each application. Use your submission texts. If you have received conditions for funding from the jury, please redact the text, explicitly address the feedback and explain how you will, for example, incorporate it into your work plan. It must be clear how you have addressed or plan to consider the conditions.
*Signed declaration for the grant of a "'''De-minimis-Beihilfe'''" ([https://cloud.okfn.de/s/iTwb4xtz46c8jmi FORM]) (for teams, <u>one declaration for the GbR</u>, signed by the managing director)
* '''Tax number''' for self-employment (see below, for teams, tax number for the GbR) or copy of the registration/confirmation from the tax office
*Consent to the acceptance of the advisory board's decision for '''Second Stage applications''' for individual applicants or for GbRs [[Antragsstellung#Einwilligung zur Akzeptanz der Entscheidung bei Second-Stage-Bewerbungen|TEMPLATE]])
*'''Will you be employed part-time during the funding period?''' Then you need permission from your employer for your secondary employment (a short written and signed statement from the employer is sufficient).
*'''Do you want to claim a higher hourly rate?''' A standard hourly rate of €50.00 is recognized for the funding. If you want to apply for a higher hourly rate, you must substantiate the rate with an invoice relevant to your field.
*'''Proof of creditworthiness'''
**Signed declaration regarding the '''exclusion of private insolvency''' ([https://wiki.prototypefund.de/Antragsstellung#Erkl%C3%A4rung_zum_Ausschluss_der_Privatinsolvenz TEMPLATE]) (for teams, <u>one declaration per GbR team member</u>)
**Signed declaration for the '''own contribution''' (5% of the total funding amount at 95% funding rate; [https://wiki.prototypefund.de/Antragsstellung#Erkl%C3%A4rung_zum_Eigenanteil TEMPLATE]) (for teams, <u>one declaration for the GbR</u>, signed by the managing director and if necessary bank account holder (in case director is not bank statement provider))
**Copy of a '''bank statement''' with a positive balance equal to the own contribution (for teams, this amount can be divided among several bank accounts). Only date, name, bank details visible; black out everything else.
*'''Additionally for teams'''
**Declaration of the GbR with the appointment of one member as '''managing director''' ([https://wiki.prototypefund.de/Antragsstellung#Gr%C3%BCndung_einer_GbR TEMPLATE])
** Account details of the '''GbR bank account''' (this must be an account in the name of the GbR)
**'''Tax number of the GbR''' or a copy of the receipt of your application by the tax office
**'''Postal adresses''' of all GbR members
**'''credit report (SCHUFA)''' of all GbR members from a total funding amount of over €90,000

===Important Notes ===

*The documents can be submitted a few days later via e-mail if they are not available by the time of the application workshop. However, '''we recommend starting as early as possible - some documents require lead time!'''
*All documents requiring a signature must be signed by hand! Digital or pasted-in signatures will not be accepted and unnecessarily extend the application process.
*[[FAQ Projektträger|More Notes by the Projektträger]]

==Tipps and tricks ==

===Taxation===

*'''Income Tax:''' We cannot make a legally binding statement on whether you, as a self-employed person/freelancer, have to pay income tax on the funding money. This depends on your individual situation, other incomes etc. ''You should consult your tax office or tax advisor and your health insurance company!''
*'''Sales Tax:''' Grants are generally not subject to VAT due to the lack of an exchange of services. This means that no VAT is payable or to be remitted upon the disbursement of the funding.
*'''Getting a sales tax exemption at the tax office:''' We recommend using the following documents/argumentation to get a tax exemption:
**Hand in the entire funding notification (“[[Zuwendungsbescheid]]”) and the attached “De-minimis-Bescheinigung".
**Use this wording at the tax office: “Zuwendungen unterliegen in der Regel mangels Leistungsaustausches nicht der Umsatzsteuer (Schreiben des BMF vom 26. August 1999 - IV D 1 - S 7200 - 92/99 - BStBl. 1999 Teil I S. 828).“

===GbR bank account (for teams)===

*Please note that the managing director must also sign bank forms, etc. So, it is advisable to open the GbR account at a bank near your place of residence.
*Make sure that the name of the account holder matches the GbR name.
*Experience with [[Banken|banks]]

==Templates==
===Project description (Vorhabenbeschreibung)===
'''''Only to be submitted in English if you are not sufficient in German!'''''
'''{Akronym / Projekttitel}'''

'''Project description with utilization plan'''

1.) Short project description

2.) What problem/social challenge do you want to address with the project? What is your motivation?

3.) How will the project solve this problem? How do you plan to implement the project technically? What similar approaches already exist and what will your project do differently or better?

4.) Who is the target group and how will they benefit from the project? How do you plan to reach them?

5.) Have you already worked on the idea? If so, briefly describe the current status and explain the planned innovations.

6.) What software projects have you worked on so far?

7.) How many working hours do you estimate you will need to realize your project idea during the six-month funding period?

8.) Briefly outline the most important milestones to be reached during the funding period.

9.) Are you applying for the four-month Second Stage funding after the six-month regular funding has expired?

If applicable 10.) If you would like to apply for an extension: What does your project need to get out of the prototype stage and how do you want to set up your project in a sustainable way during the four months?

If applicable 11.) If you would like to apply for an extension: How many working hours do you estimate you will need to further implement your project idea during the four-month extension?

If applicable 12.) If you would like to apply for an extension: Please briefly outline the most important milestones that are to be reached during the four-month extension.

If applicable 13.) What conditions has the project been granted funding under and how are they being complied with?

===Declaration of the applicants regarding their own contribution ("Erklärung der Antragsteller zum Eigenanteil")===
[[Antragsstellung#Erklärung zum Eigenanteil|To be submitted in German, you can find the template here]]

The declaration of the applicants regarding their own contribution informs you that your project can be partially financed up to 95% with a personal contribution of at least 5%. This is due to the payment in retrospect since the grant is paid out at the beginning of each calendar quarter, pro rata for the project-related costs incurred in the previous quarter. To prove that you can provide the required personal contribution you have to provide a bank reference for the account specified in the application and have to confirm in this form that you will contribute 5% of your own labor to your project via equity and/or other regular income.

===Declaration regarding the exclusion of personal bankruptcy ("Erklärung zum Ausschluss der Privatinsolvenz")===
[[Antragsstellung#Erklärung zum Ausschluss der Privatinsolvenz|To be submitted in German, you can find the template here]]

This form asks you to declare in lieu of an oath that you are not subject to personal bankruptcy proceedings.

=== Declaration by applicants in the case of small teams ("Gründung einer GbR / Erklärung der Antragsteller im Fall kleiner Teams") ===
[[Antragsstellung#Gründung einer GbR|To be submitted in German, you can find the template here]]

This form asks you to declare that your team members will form a civil-law partnership (GbR) with the purpose to carry out your project. This means that all the people named here have joint rights and obligations within the project. You will have to name one shareholder of the GbR to be the managing director with sole signing authority.

===Agreement to accept the decision in the case of Second Stage applications ("Einwilligung zur Akzeptanz der Entscheidung bei Second-Stage-Bewerbungen")===
[[Antragsstellung#Einwilligung zur Akzeptanz der Entscheidung bei Second-Stage-Bewerbungen|To be submitted in German, you can find the template here]]

Depending on whether you are applying alone or as part of a team, you have to fill the corresponding form to declare that you will follow the jury's decision on the Second Stage funding of your project. You will explicitly agree to a reduction in the amount of funding available and a shortening of the funding period to six months in the case of a rejection of your Second Stage pitch.

Antragstellung

2026-02-16T12:58:31Z

Marie: /* Vorbereitung */ minor wording edit

<mark>'''!! Diese Seite ist aktuell in Bearbeitung !! Die Informationen sind teilweise nicht aktuell !!'''<mark>

''(English version below)''

Hier findet ihr alle relevanten Informationen und Mustervorlagen für die '''Antragstellung beim Prototype Fund'''.

Jeweils Mitte März findet ein Antragsworkshop online statt und bietet die Möglichkeit, gemeinsam Details zu besprechen und den Antrag gegebenenfalls gleich einzureichen.

== Vorbereitung==
[[File:AZK V0708.png|thumb|195x195px|Screenhot easy-online Eingabemaske V05-V09]]
Um den Antragsworkshop optimal vorzubereiten, empfehlen wir:

*im Vorfeld alle wichtigen '''Unterlagen zusammenzustellen''', die ihr für den Antrag benötigt (siehe [[Antragsstellung#Dokumenten-Checkliste|die Dokumenten-Checkliste]]).
*'''3 kurze Zusammenfassungen''' für den Antrag vorzubereiten. Nutzt eure Bewerbungstexte als Grundlage (Achtung: Beschränkung auf max. 2000 Zeichen pro Kategorie), formuliert aber euer Vorhaben möglichst <u>allgemein verständlich</u> und verwendet <u>keine ich/wir-Formulierungen</u>.
** Zusammenfassung ''Vorhabenbeschreibung'': Was ist das Ziel des Vorhabens?
**Zusammenfassung ''Arbeitsplan'': Was ist der Arbeits-/Meilensteinplan?
**Zusammenfassung ''Ergebnisverwertung'': Was ist die Zielgruppe und wie kann diese erreicht werden?
Für die Einreichung des Antrags braucht ihr sowohl die drei Zusammenfassungen ([https://wiki.prototypefund.de/index.php?title=File:AZK_V0708.png Antrag Eingabefelder V07-08]) als auch eure vollständige Vorhabenbeschreibung gemäß der [[Antragsstellung#Vorhabenbeschreibung|Mustergliederung]] als Anlage.

Ihr müsst mit den Vorbereitungen für den Antrag vor dem Workshop noch nicht ganz fertig sein. Wir empfehlen jedoch, dass ihr frühzeitig mit den Vorbereitungen beginnt, da einige Prozesse Zeit in Anspruch nehmen können (GbR für Teams, Bankkonto, usw.). Ihr solltet euch vor dem Antragsworkshop mit den Abläufen vertraut machen, da ihr sonst die Gelegenheit nicht nutzen könnt, eure Fragen zu stellen.

==Antragsworkshop==
'''Wann''': Dienstag, 3. März 2026, von 10:00 Uhr bis 13:00 Uhr

'''Wo''': https://meet.prototypefund.de/user/mar-dsj-bid-2ye (Passwort erhaltet ihr via Mail)

'''Wer''': Eingeladen sind alle Projekte, die für den Jahrgang 02 des Prototype Fund in 2026 ausgewählt und entsprechend benachrichtigt wurden

'''Moderation''': Das Team des Projektträgers gemeinsam mit dem Prototype-Fund-Betreuungsteam der Open Knowledge Foundation. [[Der Prototype Fund|Erfahrt, wie das BMFTR, der Projektträger und die OKF zusammenarbeiten, um eure Projekte zu unterstützen.]]

'''Was ihr braucht''':

*Laptop
*Unterlagen aus der Checkliste, die schon vorhanden sind
*Fragen, die sich bisher ergeben haben

'''Kontakt für Fragen''': Enyong Küsgen & Marie-Lena Wiese (projektbetreuung@prototypefund.de)

'''Deadline für den Antrag:''' 14. April 2026

==Dokumenten-Checkliste==

=== Antrag===
Der Förderantrag muss via easy-online erstellt werden. Bitte nutzt diesen [https://foerderportal.bund.de/easyonline/reflink.jsf?m=FACHKRAEFTE&b=SWS-ANTRAG&t=AZK (DIREKTLINK)].
*Beim Antragsworkshop beantwortet das Team vom Projektträger eure Fragen zur Antragsstellung.
*Für den Antrag benötigt ihr auch die 3 Zusammenfassungen.
*Der Antrag kann digital per TAN-Verfahren verifiziert werden ([https://wiki.prototypefund.de/index.php?title=DLR_FAQ#Antragseinreichung_via_easy-online Hinweise]), ansonsten muss er handschriftlich unterschrieben und postalisch eingereicht werden.

===Anlagen zum Antrag===

*Zu jedem Antrag muss eine '''Vorhabenbeschreibung''' [[Antragsstellung#Vorhabenbeschreibung|(MUSTERGLIEDERUNG)]] als Anlage beigefügt werden. Nutzt eure Einreichungstexte. Falls ihr von der Jury Auflagen zur Förderung erhalten habt, geht bitte ausdrücklich auf das Feedback ein und erklärt, wie ihr es beispielsweise in euren Arbeitsplan aufnehmen werdet. Es muss deutlich werden, wie ihr auf die Auflagen eingegangen seid oder plant, diese zu berücksichtigen.

*Unterzeichnete Erklärung zum Antrag auf Gewährung einer '''De-minimis-Beihilfe''' [https://cloud.okfn.de/s/iTwb4xtz46c8jmi (FORMULAR)] (bei Teams <u>eine Erklärung für die GbR</u>, unterzeichnet durch den*die Geschäftsführer*in)
*'''Steuernummer''' für selbständige Tätigkeit (s.u., bei Teams Steuernummer für die GbR) bzw. Kopie der Anmeldung/Eingangsbestätigung beim Finanzamt
*Einwilligung zur Akzeptanz der Entscheidung bei '''Second-Stage-Bewerbungen''' für Einzelantragsstellende bzw. für GbRs [[Antragsstellung#Einwilligung zur Akzeptanz der Entscheidung bei Second-Stage-Bewerbungen|(VORLAGE)]]
*'''Ihr seid während des Förderzeitraums angestellt?''' Dann braucht ihr eine Genehmigung eures Arbeitgebers für eure Nebentätigkeit. (Es genügt ein unterschriebener Zweizeiler vom Arbeitgeber.)
*'''Ihr möchtet einen höheren Stundensatz ansetzen?''' Für die Förderung wird pauschal ein Stundensatz von 50,00 € anerkannt. Falls ihr einen höheren Stundensatz beantragen wollt, müsst ihr diesen durch eine von euch gestellte, fachlich relevante <u>Rechnung</u> belegen.
*'''Nachweise zur Bonität:'''
**Unterzeichnete Erklärung zum Ausschluss einer Privatinsolvenz [[Antragsstellung#Erklärung zum Ausschluss der Privatinsolvenz|(VORLAGE)]] (bei Teams <u>jeweils eine Erklärung pro GbR-Teammitglied</u>)
**Unterzeichnete Erklärung zum Eigenanteil (5% der Gesamtförderung bei 95% der Förderquote; [[Antragsstellung#Erklärung zum Eigenanteil|VORLAGE]]) (bei Teams <u>eine Erklärung für die GbR</u>; unterzeichnet durch Geschäftsführer*in und ggf. Kontoinhaber*in (wenn nicht GF oder mehrere GbR-Mitglieder den Kontoauszugnachweis erbringen))
**Kopie des '''aktuellen Kontoauszugs''' mit positivem Saldo in Höhe des Eigenanteils (bei Teams kann dieser Betrag auf mehrere Bankkonten aufgeteilt werden). Nur Datum, Name, Bankverbindung sichtbar; alles andere schwärzen.
*'''Zusätzlich für Teams:'''
**GbR-Erklärung mit Bestimmung eines*r Gesellschafter*in als '''Geschäftsführer*in''' [[Antragsstellung#Gründung einer GbR|(VORLAGE)]]
**'''Kontodaten des GbR-Kontos''' (dies muss ein Konto auf den Namen der GbR sein)
** '''Steuernummer für die GbR''' bzw. Kopie der Anmeldung/Eingangsbestätigung beim Finanzamt
**die '''Postadressen''' aller GbR-Mitglieder
**'''SCHUFA-Auskunft''' aller GbR-Mitglieder ab einer Gesamtfördersumme über 90.000 €.

===Wichtige Hinweise===

*Die Unterlagen können auch noch ein paar Tage später per E-Mail nachgereicht werden, wenn sie zum Antragsworkshop noch nicht vorliegen. '''Wir empfehlen jedoch, so früh wie möglich anzufangen – einige Dokumente brauchen Vorlauf!'''
*Alle Unterlagen, die einer Unterschrift bedürfen, müssen handschriftlich und in echt unterzeichnet werden! Digitale oder in die Formulare hineinkopierte Signaturen werden nicht akzeptiert und verlängern den Antragsprozess unnötig.
*[[FAQ Projektträger|Weitere Hinweise des Projektträgers]].

==Tipps und Anmerkungen==

===Versteuerung ===

*'''Einkommensteuer''': Ob ihr als Selbständige die Zuwendung als Einkommen versteuern und Sozialabgaben leisten müsst, sofern ihr über die jeweiligen Freibeträge kommt – dazu können wir keine rechtsverbindliche Aussage treffen. ''Holt euch hierzu unbedingt Rat bei eurem Finanzamt oder Steuerberater*in und bei eurer Krankenkasse!''
*'''Umsatzsteuer:''' Zuwendungen unterliegen in der Regel mangels Leistungsaustausches nicht der Umsatzsteuer. Das bedeutet, dass bei der Auszahlung der Förderung keine Umsatzsteuer anfällt bzw. abzuführen ist.
*'''Umsatzsteuerbefreiung beim Finanzamt:''' Als Unterlagen bzw. Argumentation empfehlen wir:
**den gesamten [[Zuwendungsbescheid]] und die „De-minimis“-Bescheinigung (Anlage zum Zuwendungsbescheid)
**„Zuwendungen unterliegen in der Regel mangels Leistungsaustausches nicht der Umsatzsteuer (Schreiben des BMF vom 26. August 1999 - IV D 1 - S 7200 - 92/99 - BStBl. 1999 Teil I S. 828).“
*Mehr '''Infos zum Thema Steuern''' findet ihr [[Steuern|hier im Wiki]].

===GbR-Konto===

*Bitte beachtet, dass der*die Geschäftsführer*in auch Bankformulare etc. unterzeichnen muss, es ist also sinnvoll, das GbR-Konto bei einer Bank am Wohnort zu eröffnen.
*Achtet darauf, dass der Name des*der Kontoinhaber*in mit dem GbR-Namen übereinstimmt.

*[[Banken|Erfahrungswerte mit verschiedenen Banken für ein GbR-Konto]]

==Mustervorlagen==
===Vorhabenbeschreibung===
'''{Akronym / Projekttitel}'''

'''Vorhabenbeschreibung mit Verwertungsplan'''

1.) Kurze Projektbeschreibung

2.) Welches Problem/ welche gesellschaftliche Herausforderung wollt ihr mit dem Projekt angehen? Was ist eure Motivation?

3.) Wie wird das Projekt dieses Problem lösen? Wie wollt ihr das Projekt technisch umsetzen? Welche ähnlichen Ansätze gibt es schon und was wird euer Projekt anders bzw. besser machen?

4.) Wer ist die Zielgruppe und wie profitiert sie vom Projekt? Wie soll euer Projekt sie erreichen?

5.) Habt ihr schon an der Idee gearbeitet? Wenn ja, beschreibt kurz den akutellen Stand und erklärt die geplanten Neuerungen.

6.) An welchen Software-Projekten habt ihr bisher gearbeitet?

7.) Wie viele Arbeitsstunden werdet ihr in den 6 Monaten Förderzeitraum vermutlich für die Umsetzung der Projektidee benötigen?

8.) Skizziert kurz die wichtigsten Meilensteine, die im Förderzeitraum umgesetzt werden sollen.

9.) Beantragt ihr die viermonatige Second-Stage-Förderung nach Ablauf der sechsmonatigen regulären Förderung?

ggf. 10.) Wenn ihr die Second-Stage-Förderung beantragen möchtet: Was braucht euer Projekt, um aus dem Prototypen-Stadium herauszukommen und wie wollt ihr euer Projekt in den vier Monaten nachhaltig aufbauen?

ggf. 11.) Wenn ihr die Second-Stage-Förderung beantragen möchtet: Wie viele Arbeitsstunden werdet ihr in der viermonatigen Second-Stage-Förderung vermutlich für die weitere Umsetzung der Projektidee benötigen?

ggf. 12.) Wenn ihr die Second-Stage-Förderung beantragen möchtet: Skizziert kurz die wichtigsten Meilensteine, die in der viermonatigen Verlängerung umgesetzt werden sollen.

ggf. 13.) Welche Auflagen hat das Projekt für die Förderung bekommen und wie werden sie erfüllt?

===Erklärung zum Eigenanteil===
'''Software Sprint'''

'''Erklärung der Antragsteller zum Eigenanteil'''

Laut Bekanntmachung können zuwendungsfähige projektbezogene Personal- und Gemeinkosten für mein bzw. unser Projekt in einer Höhe von bis zu 95% anteilfinanziert werden, was einer maximalen Höhe der Fördermittel (Zuwendung) von [47.500|95.000|79.170|158.340] € entspricht. Der konkrete Zuwendungsbetrag ergibt sich aus der Vorkalkulation des Antrags. Die Auszahlung der Zuwendung erfolgt jeweils zu Beginn eines Kalenderquartals anteilig für die projektbezogenen Kosten, die im abgelaufenen Quartal entstanden sind. Aufgrund dieser nachschüssigen Auszahlung muss zunächst in Vorleistung gegangen werden.

Hinsichtlich der von mir bzw. uns aufzubringenden Eigenmittel von mindestens 5% der Vorkalkulation wird eine vereinfachte Bonitätsprüfung vorgenommen. Dazu wird eine Bankauskunft über das im Projektantrag angegebene Konto vorgelegt. Den erforderlichen Eigenanteil kann ich bzw. können wir aufbringen über

□ Eigenkapital
□ weitere laufende Einkünfte (bitte Belege beifügen).

Hiermit wird bestätigt, dass ich bzw. wir während der gesamten Projektlaufzeit Eigenleistungen in Höhe von 5% in mein bzw. unser Projekt {PROJEKTNAME} einbringen werden.

<code>____________ ________________</code>
<code>Ort, Datum Unterschrift</code>

===Erklärung zum Ausschluss der Privatinsolvenz ===
'''Erklärung zum Ausschluss einer Privatinsolvenz'''

Ich, {VORNAME NAME}, geboren am {DATUM} in {ORT}, erkläre hiermit eidesstattlich, dass ich mich nicht in einer Privatinsolvenz befinde.

<code>____________ ________________</code>
<code>Ort, Datum Unterschrift</code>

===Gründung einer GbR===
'''Gründung der [Name] GbR'''

'''Erklärung der Antragsteller im Fall kleiner Teams'''

Hiermit erklären wir, dass die Personen

[Person 1: Vorname, Name, Str., Nr., PLZ, Ort]

[Person 2: Vorname, Name, Str., Nr., PLZ, Ort]

[ggfs. weitere]

eine Gesellschaft bürgerlichen Rechts (GbR) nach BGB §705ff. bilden. Der gemeinsame Zweck des Zusammenschlusses besteht in der Durchführung des Projektes [Projektname] innerhalb der BMFTR-Fördermaßnahme „Software Sprint“. Antragsteller bzw. Zuwendungsempfänger ist die [Name] GbR.

Die o. g. Personen treten daher im Rahmen des „Software Sprint“-Projekts mit gemeinsamen Rechten und Pflichten auf. Insbesondere erbringen sie gemeinschaftlich die laut Antrag bzw. Vorhabenbeschreibung vereinbarten Beiträge (Programmierleistungen usw.) im Projekt [Projektname]. Weiterhin sind sie gemeinschaftlich für die Projektsteuerung, für die Verwendung der Zuwendung, für das Aufbringen des Eigenanteils sowie für die Nachweispflichten gegenüber dem BMFTR/PT verantwortlich.

Die o. g. Personen erklären den*die Gesellschafter*in [Vor- und Nachname] zum*zur allein unterschriftsberechtigten Geschäftsführer*in.

Im Fall der Auflösung der GbR bzw. des Ausscheidens eines Gesellschafters/einer Gesellschafterin während der Projektlaufzeit ist dem Projektträger unverzüglich Mitteilung zu machen.

<code>____________ ______________________________</code>
<code>Ort, Datum [Name Person 1] / Unterschrift</code>

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<code>Ort, Datum [Name Person 2] / Unterschrift</code>

[ggfs. weitere]

===Einwilligung zur Akzeptanz der Entscheidung bei Second-Stage-Bewerbungen===

====Einzelantragsstellende====
Ich, {VORNAME NAME}, erkläre hiermit, dass ich im Rahmen der Fördermaßnahme Software-Sprint der Juryentscheidung über die Second-Stage-Förderung meines Projektes {Projektname} folgen werde und entsprechend einer Kürzung ggf. gesperrter Fördermittel (bei negativer Juryentscheidung) bzw. einer Laufzeitverlängerung um 4 Monate (bei positiver Juryentscheidung) explizit zustimme.

<code>____________ ________________</code>
<code>Ort, Datum Unterschrift</code>

====GbR====
Ich, {VORNAME NAME}, erkläre hiermit als Geschäftsführung der {Name GbR}, dass wir als Team im Rahmen der Fördermaßnahme Software-Sprint der Juryentscheidung über die Second-Stage-Förderung unseres Projektes {Projektname} folgen werden und entsprechend einer Kürzung ggf. gesperrter Fördermittel (bei negativer Juryentscheidung) bzw. einer
Laufzeitverlängerung um 4 Monate (bei positiver Juryentscheidung) explizit zustimmen.

<code>____________ ________________</code>
<code>Ort, Datum Unterschrift</code>

= In English=
<mark>'''!! This page is currently under construction !! The information provided is not up to date !!'''<mark>

Here you will find all relevant information and template documents for the '''application process for the Prototype Fund'''.

An application workshop takes place online in mid-March, providing an opportunity to discuss the details together and, if applicable, submit the application immediately.

==Preparation==
To prepare optimally for the application workshop, we recommend:

*Gather all '''important documents''' needed for the application in advance (see [[Antragsstellung#Document Checklist| the document checklist]).
*Prepare '''three short summaries''' for the application '''in German'''. Use your application texts as a basis (Caution: Limitation to a maximum of 2000 characters per category), formulate your project in a generally understandable manner, and avoid using first-person pronouns.
**Project Description: What is the goal of the project?
** Work Plan: What is the work/milestone plan?
**Result Utilization: Who is the target audience, and how can they be reached?
To submit the application, you will need both the three summaries ([https://wiki.prototypefund.de/index.php?title=File:AZK_V0708.png application fields V07-08]) and your complete project description ("Vorhabenbeschreibung") in accordance to the [[Antragsstellung#Project description (Vorhabenbeschreibung)|sample outline]] as an attachment.

You do not have to be completely finished with the preparations for the application before the workshop. However, we recommend that you start preparing early, as some processes can take time (GbR, bank account, etc.). You should familiarize yourself with the procedures before the application workshop, otherwise you will not be able to use the opportunity to ask your questions.

==Application workshop==
'''When''': Tuesday, March 3rd, 2026, from 10 am to 1 pm

'''Where''': https://meet.prototypefund.de/user/mar-dsj-bid-2ye (We emailed you the password.)

'''Who''': All projects selected for class 02 of Prototype Fund in 2026 that were notified accordingly.

'''Moderation''': The team from the Projektträger (Project Management Agency) together with the Prototype Fund support team from the Open Knowledge Foundation. [[Der Prototype Fund|Learn how the BMFTR, the Projektträger and the OKF work together to support your projects.]]

'''''Important''': '''The application consultation hour will be held in German. We will do our best to accommodate English speakers, but be won’t be able to provide live translation.'''''

'''What you need''':

*Your laptop
* documents from the checklist that you have already available
*questions that have arisen so far

'''Contact for questions''': Enyong Küsgen & Marie-Lena Wiese (projektbetreuung@prototypefund.de)

'''Deadline for the application:''' April 14th, 2026
==Document Checklist==
'''''Please note: All forms need to be handed in in German! The exception being the project description (Vorhabenbeschreibung) only in the case that you are not sufficient in German''.''' You will find [[Antragsstellung#Templates|the English sample outline for the project description]] as well as a brief explanation of each of the other forms below.

===Application form===
The funding application must be created via easy online. Please use this [https://foerderportal.bund.de/easyonline/reflink.jsf?m=FACHKRAEFTE&b=SWS-ANTRAG&t=AZK (DIRECT LINK)]
*The Projektträger team will answer your question regarding the application during the application workshop.
*You will need the three summaries for the application.
*The application can be digitally verified via TAN procedure ([[DLR FAQ#Antragseinreichung via easy-online|Instructions]]) or, otherwise, it must be signed by hand and submitted by mail.

=== Attachments to the Application:===

*A '''project description''' ("Vorhabenbeschreibung"; see [[Antragsstellung#Project description (Vorhabenbeschreibung)|SAMPLE OUTLINE]]) must be attached to each application. Use your submission texts. If you have received conditions for funding from the jury, please redact the text, explicitly address the feedback and explain how you will, for example, incorporate it into your work plan. It must be clear how you have addressed or plan to consider the conditions.
*Signed declaration for the grant of a "'''De-minimis-Beihilfe'''" ([https://cloud.okfn.de/s/iTwb4xtz46c8jmi FORM]) (for teams, <u>one declaration for the GbR</u>, signed by the managing director)
* '''Tax number''' for self-employment (see below, for teams, tax number for the GbR) or copy of the registration/confirmation from the tax office
*Consent to the acceptance of the advisory board's decision for '''Second Stage applications''' for individual applicants or for GbRs [[Antragsstellung#Einwilligung zur Akzeptanz der Entscheidung bei Second-Stage-Bewerbungen|TEMPLATE]])
*'''Will you be employed part-time during the funding period?''' Then you need permission from your employer for your secondary employment (a short written and signed statement from the employer is sufficient).
*'''Do you want to claim a higher hourly rate?''' A standard hourly rate of €50.00 is recognized for the funding. If you want to apply for a higher hourly rate, you must substantiate the rate with an invoice relevant to your field.
*'''Proof of creditworthiness'''
**Signed declaration regarding the '''exclusion of private insolvency''' ([https://wiki.prototypefund.de/Antragsstellung#Erkl%C3%A4rung_zum_Ausschluss_der_Privatinsolvenz TEMPLATE]) (for teams, <u>one declaration per GbR team member</u>)
**Signed declaration for the '''own contribution''' (5% of the total funding amount at 95% funding rate; [https://wiki.prototypefund.de/Antragsstellung#Erkl%C3%A4rung_zum_Eigenanteil TEMPLATE]) (for teams, <u>one declaration for the GbR</u>, signed by the managing director and if necessary bank account holder (in case director is not bank statement provider))
**Copy of a '''bank statement''' with a positive balance equal to the own contribution (for teams, this amount can be divided among several bank accounts). Only date, name, bank details visible; black out everything else.
*'''Additionally for teams'''
**Declaration of the GbR with the appointment of one member as '''managing director''' ([https://wiki.prototypefund.de/Antragsstellung#Gr%C3%BCndung_einer_GbR TEMPLATE])
** Account details of the '''GbR bank account''' (this must be an account in the name of the GbR)
**'''Tax number of the GbR''' or a copy of the receipt of your application by the tax office
**'''Postal adresses''' of all GbR members
**'''credit report (SCHUFA)''' of all GbR members from a total funding amount of over €90,000

===Important Notes ===

*The documents can be submitted a few days later via e-mail if they are not available by the time of the application workshop. However, '''we recommend starting as early as possible - some documents require lead time!'''
*All documents requiring a signature must be signed by hand! Digital or pasted-in signatures will not be accepted and unnecessarily extend the application process.
*[[FAQ Projektträger|More Notes by the Projektträger]]

==Tipps and tricks ==

===Taxation===

*'''Income Tax:''' We cannot make a legally binding statement on whether you, as a self-employed person/freelancer, have to pay income tax on the funding money. This depends on your individual situation, other incomes etc. ''You should consult your tax office or tax advisor and your health insurance company!''
*'''Sales Tax:''' Grants are generally not subject to VAT due to the lack of an exchange of services. This means that no VAT is payable or to be remitted upon the disbursement of the funding.
*'''Getting a sales tax exemption at the tax office:''' We recommend using the following documents/argumentation to get a tax exemption:
**Hand in the entire funding notification (“[[Zuwendungsbescheid]]”) and the attached “De-minimis-Bescheinigung".
**Use this wording at the tax office: “Zuwendungen unterliegen in der Regel mangels Leistungsaustausches nicht der Umsatzsteuer (Schreiben des BMF vom 26. August 1999 - IV D 1 - S 7200 - 92/99 - BStBl. 1999 Teil I S. 828).“

===GbR bank account (for teams)===

*Please note that the managing director must also sign bank forms, etc. So, it is advisable to open the GbR account at a bank near your place of residence.
*Make sure that the name of the account holder matches the GbR name.
*Experience with [[Banken|banks]]

==Templates==
===Project description (Vorhabenbeschreibung)===
'''''Only to be submitted in English if you are not sufficient in German!'''''
'''{Akronym / Projekttitel}'''

'''Project description with utilization plan'''

1.) Short project description

2.) What problem/social challenge do you want to address with the project? What is your motivation?

3.) How will the project solve this problem? How do you plan to implement the project technically? What similar approaches already exist and what will your project do differently or better?

4.) Who is the target group and how will they benefit from the project? How do you plan to reach them?

5.) Have you already worked on the idea? If so, briefly describe the current status and explain the planned innovations.

6.) What software projects have you worked on so far?

7.) How many working hours do you estimate you will need to realize your project idea during the six-month funding period?

8.) Briefly outline the most important milestones to be reached during the funding period.

9.) Are you applying for the four-month Second Stage funding after the six-month regular funding has expired?

If applicable 10.) If you would like to apply for an extension: What does your project need to get out of the prototype stage and how do you want to set up your project in a sustainable way during the four months?

If applicable 11.) If you would like to apply for an extension: How many working hours do you estimate you will need to further implement your project idea during the four-month extension?

If applicable 12.) If you would like to apply for an extension: Please briefly outline the most important milestones that are to be reached during the four-month extension.

If applicable 13.) What conditions has the project been granted funding under and how are they being complied with?

===Declaration of the applicants regarding their own contribution ("Erklärung der Antragsteller zum Eigenanteil")===
[[Antragsstellung#Erklärung zum Eigenanteil|To be submitted in German, you can find the template here]]

The declaration of the applicants regarding their own contribution informs you that your project can be partially financed up to 95% with a personal contribution of at least 5%. This is due to the payment in retrospect since the grant is paid out at the beginning of each calendar quarter, pro rata for the project-related costs incurred in the previous quarter. To prove that you can provide the required personal contribution you have to provide a bank reference for the account specified in the application and have to confirm in this form that you will contribute 5% of your own labor to your project via equity and/or other regular income.

===Declaration regarding the exclusion of personal bankruptcy ("Erklärung zum Ausschluss der Privatinsolvenz")===
[[Antragsstellung#Erklärung zum Ausschluss der Privatinsolvenz|To be submitted in German, you can find the template here]]

This form asks you to declare in lieu of an oath that you are not subject to personal bankruptcy proceedings.

=== Declaration by applicants in the case of small teams ("Gründung einer GbR / Erklärung der Antragsteller im Fall kleiner Teams") ===
[[Antragsstellung#Gründung einer GbR|To be submitted in German, you can find the template here]]

This form asks you to declare that your team members will form a civil-law partnership (GbR) with the purpose to carry out your project. This means that all the people named here have joint rights and obligations within the project. You will have to name one shareholder of the GbR to be the managing director with sole signing authority.

===Agreement to accept the decision in the case of Second Stage applications ("Einwilligung zur Akzeptanz der Entscheidung bei Second-Stage-Bewerbungen")===
[[Antragsstellung#Einwilligung zur Akzeptanz der Entscheidung bei Second-Stage-Bewerbungen|To be submitted in German, you can find the template here]]

Depending on whether you are applying alone or as part of a team, you have to fill the corresponding form to declare that you will follow the jury's decision on the Second Stage funding of your project. You will explicitly agree to a reduction in the amount of funding available and a shortening of the funding period to six months in the case of a rejection of your Second Stage pitch.

Second Stage

2025-09-11T11:28:15Z

Marie: changed questions for written application and added text length

<mark>'''ACHTUNG!! DIESE SEITE BEFINDET SICH IM AUFBAU UND KANN SICH NOCH LEICHT ÄNDERN. / ATTENTION!! THIS PAGE IS UNDER CONSTRUCTION AND MAY BE SUBJECT TO CHANGE.'''

''(English version below)''

== Allgemeines ==
In der Technologie- sowie im Speziellen der FOSS-Förderung gibt es ein Problem: Innovationen werden gut und gerne finanziert, nur bleibt oft offen, wie es danach weitergeht. Wenige Technologien sind nach der initialen Finanzierung so weit, dass sie in den Produktivbetrieb gehen und sich selbst finanzieren können.

Deswegen wollen wir euch mit der Second Stage die Möglichkeit geben, weitere vier Monate an der nachhaltigen Absicherung eures Projektes zu arbeiten.

Je nachdem, was der Fokus eures Projekts in der Second Stage sein soll, werdet ihr auch an zwei weiteren [[Coachings]] teilnehmen - etwa zum Thema Security, Gründung oder Community Building. Ziel der Second Stage ist es, dass das Projekt besser nutzbar und bekannt gemacht wird, sodass es nach Abschluss der Förderung gute Chancen hat, langfristig und nachhaltig Bestand zu haben.

Reminder: Projekte, die nicht an der Second Stage teilnehmen, sind für uns nicht weniger wertvoll. Wir schätzen, dass ca. 50 % jeder Runde an dieser Verlängerung der Förderzeit teilnehmen werden, und es gibt viele Gründe, warum ein Projekt nicht teilnehmen kann. Vielleicht passt das Format nicht zum Projekt, oder ihr seht persönlich keinen Bedarf für diese Art von Unterstützung. Vielleicht ist euer Projekt bereits Teil einer nachhaltigen Struktur und ihr braucht nur die sechs Monate, um es zu programmieren. Vielleicht war euer Antrag für die reguläre Förderzeit großartig, aber euer Antrag für die Second Stage passt nicht in den Rahmen des Prototype Fund.

== Bewerbung für die Second Stage ==
Wenn ihr euch bei der initialen Bewerbung nicht für die Second Stage beworben habt, sind die folgenden Abschnitte für euch nicht relevant: '''Leider ist es zu diesem Zeitpunkt nicht mehr möglich, eine Second Stage zu beantragen''', da mit eurem ursprünglichen Antrag bereits die maximale Laufzeit und maximale Fördersumme festgelegt wurde.

Wenn ihr euch für die Second Stage beworben habt, sind die Mittel für die vier zusätzlichen Monate vorerst '''gesperrt'''. Im 5. Fördermonat teilt eine Jury die begrenzten Plätze für die Second-Stage-Förderung auf der Grundlage eurer Arbeit in den ersten Monaten der regulären Förderung sowie einer neuen kleinen '''Bewerbung''' zu. Die Entscheidung basiert auf einer schriftlichen Einreichung und einer kurzen Online-Pitch-Session.

'''Als Vorbereitung zur Bewerbung lest euch diese Wikiseite bitte vollständig durch.''' Am 2. September um 14 Uhr findet außerdem eine Sprechstunde statt, bei der wir gern eure Fragen (auf Deutsch und Englisch) zur Second Stage beantworten. Auch in den Zwischengesprächen können wir gern über eure Bewerbung und eure Ziele für die Second Stage sprechen.

Aus Fairnessgründe beantworten wir keine inhaltlichen Fragen zu euren Second-Stage-Bewerbungen. Wir können aber einschätzen, ob eure Ideen für die Second Stage grundsätzlich förderfähig sind (das heißt: ob wir die Art von Vorhaben fördern dürfen, ob z. B. nicht zu viele Entwicklungsarbeiten dabei sind), geben euch gern allgemeine Tipps und beantworten auch alle Fragen zu den Formalitäten. Wenn ihr euch unsicher seid: Sprecht uns gern an!

Auch wichtig: Die Coaching-Sessions mit Superbloom können nicht für die Vorbereitung der Bewerbung (weder schriftlich noch Pitch) genutzt werden. Es ist natürlich absolut in Ordnung, wenn ihr im Coaching besprechen wollt, wie ihr eure Projekte nachhaltiger gestaltet. Wie wir die Grenze zwischen „Vorbereitung der Bewerbung“ und „Schritte für die Nachhaltigkeit“ definieren, könnt ihr auf der [https://wiki.prototypefund.de/index.php?title=Coachings Coaching-Seite] lesen.

=== Die schriftliche Bewerbung ===
''Wann'': Vom 18. bis zum 30. September 2025 - '''Achtung''': Einreichungen nach der Deadline werden nicht für die Auswahl berücksichtigt!

''Wo'': [https://bewerben.prototypefund.de/ bewerben.prototypefund.de] - der genaue Link folgt per Mail

''Was'': Beantwortet 8 (bzw. 9) Fragen zu euren Plänen für die Second-Stage-Förderung

Die schriftliche Bewerbung findet über unsere Bewerbungsplattform statt, die ihr aus eurer initialen Bewerbung für den Prototype Fund schon kennt. Dort müssen die folgenden Fragen, basierend auf dem aktuellen Arbeitsstand, sowie eure Ideen für die Second Stage beantwortet werden:
- Welche Meilensteine wurden mit welchen Ergebnissen erzielt? (max. 100 Wörter)
- Werden bis zum Ende der regulären Förderperiode alle planmäßigen Meilensteine erreicht? (max. 100 Wörter)
- Welche Maßnahmen wurden bislang ergriffen, um Nutzer*innen anzusprechen? (max. 100 Wörter)
- Auf welchem Wege soll das Projekt nachhaltig nutzbar werden? Wurden hierfür bereits Maßnahmen ergriffen? Wenn ja, welche? (max. 175 Wörter)
- Was ist aktuell die größte Herausforderung im Projekt? Wie kann dieser begegnet werden? (max. 175 Wörter)
- Sind für den Erfolg des Projekts Änderungen an der ursprünglichen Planung nötig? Wenn ja, welche und warum? (max. 175 Wörter)
- Welche Meilensteine sollen in der zweiten Förderphase erreicht werden? (max. 100 Wörter)
- Wie viele Stunden wollt ihr in der Second Stage am Projekt arbeiten? (Maximum Einzelpersonen: 633, Maximum Teams: 1.267)
- Ergänzende Hinweise: Möchtest du der Jury noch etwas mitteilen? (optional) (max. 175 Wörter)
Die schriftliche Bewerbung erfolgt auf Deutsch, Nicht-Muttersprachler*innen können auch auf Englisch einreichen.

Eure Pläne für die Second-Stage-Föderphase dürfen von der initialen Bewerbung und dem Antrag abweichen. Wenn das, was ihr euch damals für die Second Stage vorgenommen habt, nicht mehr realistisch oder sinnvoll erscheint, könnt ihr euren Fokus für die viermonatige Förderzeit gern neu setzen. Wichtig ist nur, dass der Fokus für euer Projekt sinnvoll durchdacht und in der Zeit, die euch zur Verfügung steht, machbar ist.

Reminder: '''In der Second Stage steht die Entwicklungsarbeit nicht mehr im Mittelpunkt.''' Entwicklungsmeilensteine, die ihr in der regulären Förderzeit nicht geschafft habt, können nicht in die Second Stage verschoben werden, außer ihr könnt begründen, dass diese Schritte notwendig für die Nachhaltigkeit des Projekts sind und erklären, warum sie nicht mehr in der regulären Förderphase umgesetzt werden können. Ziel der Second Stage ist es, eure Projekte auf den Weg zu nachhaltigen Strukturen zu bringen, sei es durch eine Gründung, den Aufbau einer Community oder Partnerschaften, Dokumentation und User Testing, Kommunikationsmaßnahmen, usw. Natürlich können sich dadurch kleine Entwicklungsarbeiten ergeben (z. B. Anpassungen auf der Basis eines User Testings, Einbettung von Community-Beiträgen, Bugfixes etc.). Diese sollen aber nicht im Vordergrund stehen und können nur mitgefördert werden, wenn sie den anderen Maßnahmen dienen.
So kann die Verteilung in eurem Antrag aussehen:

Hier listen wir Beispiele von Meilensteinen, die in der Second Stage förderfähig sind. (Das ist keine abschließende Liste. Andere Maßnahmen können für eure Projekte besser geeignet sein. '''Je nach Fokus eurer Second Stage müsst ihr natürlich nicht alle diese Themen in der Bewerbung abdecken.''' Wenn ihr euch unsicher seid, ob eure Ideen gefördert werden können, fragt uns gerne!)

'''Konkrete Schritte zur Verbreitung und Nutzbarmachung (Fokus der Second-Stage-Förderung):'''
* User Testing
* Partnerakquise
* Gründung (Firmenaubau, Kundenakquise & Marketing, usw.)
* Präsenz auf Fachveranstaltungen
* Erstellung einer Website und/oder weiterer öffentlichkeitswirksamer Maßnahmen
* Communityarbeit
* Outreach
* usw.
'''Technische Entwicklung (maximal kleiner Anteil der Second-Stage-Förderung):'''
* Fertigstellung von Features, die aufgrund von Verzögerungen, Bugfixes, Dependencies etc. noch fehlen und für die Nachhaltigkeit des Projekts wichtig sind.
* Entwicklung von im Erstantrag nicht vorhergesehenen Features etc., die sich bspw. im User Testing oder in Gesprächen mit potenziellen Partnern als sinnvoll herausgestellt haben.
* Anpassungen auf der Basis eines User Testings
* Einbettung von Community-Beiträgen
* Bugfixes
* etc.

Die technischen Meilensteine müssen der allgemeinen Nachhaltigkeitsstrategie des Projekts dienen und in diesem Sinne begründet sein. Ihr bekommt rechtzeitig eine ausführliche Infomail und den Link zur Bewerbungsplattform von uns zugesendet.

==== Lizenzen in der Second Stage ====
'''Zum Code:'''

* Der in den bezahlten Stunden der regulären Förderphase geschriebene Code muss zwingend unter einer FOSS-Lizenz veröffentlicht werden – ohne Ausnahme.
* Der Code, der in der Second Stage direkt zum Projekt beigetragen wird (Erweiterungen, Anpassungen auf Basis von Feedback, Bugfixes usw.), muss ebenfalls unter einer FOSS-Lizenz veröffentlicht werden. Wenn Code für einen Partner geschrieben wird, und dieser nicht Open Source sein kann, müssen diese Stunden anderweitig, beispielsweise vom Partner, bezahlt werden.
* Im Rahmen von Maßnahmen zur Nachhaltigkeit sollte immer geprüft werden, ob der Code unter einer FOSS-Lizenz stehen kann – das gilt beispielsweise für eine Projektwebseite. Ausnahmen sind in der Bewerbung für die Second Stage zu begründen.

'''Andere Produkte, die in der Second Stage produziert werden:'''

* Texte, Logos und Bilder (u. ä.), die in der Second Stage entstehen, müssen nicht unter einer Creative-Commons-Lizenz veröffentlicht werden. Wir freuen uns jedoch besonders, wenn ihr euch dafür entscheidet.
* Nach demselben Ansatz möchten wir alle Geförderten dazu ermutigen, bei der Umsetzung der Meilensteine in der zweiten Phase möglichst viele FOSS-Produkte und datensparsame Tools einzusetzen. Das gilt beispielsweise für Kommunikationstools und Plattformen für den Communityaustausch. Hierbei handelt es sich jedoch nur um eine Empfehlung: Die Geförderten dürfen selbst entscheiden, was für die Projekte sinnvoll ist. Manchmal sind neue Zielgruppen z. B. nur auf bestimmten Plattformen wie LinkedIn oder Instagram zu erreichen. In solchen Fällen ist eine kurze Begründung in der Bewerbung hilfreich, damit die Jury einschätzen kann, inwiefern eure Strategie geeignet ist.

=== Die Pitch-Session ===
''Wann'': Am 10. Oktober 2025 - jedes Projekt bekommt eine genaue Uhrzeit zugeteilt. Wir melden uns Anfang Oktober per Mail dazu.
''Wo'': Online - auch wenn ihr in Berlin wohnt (sonst wäre es nicht fair)
''Was'': 5 Minuten Pitch, 5 Minuten Fragen beantworten
''Sprache'': Deutsch (oder Englisch für Nicht-Muttersprachler*innen)
Die '''Pitch-Session''' findet am 10. Oktober ausschließlich online statt. Für die Pitches bekommt jedes eurer Projekte 5 Minuten Zeit, um der Jury zu erklären, warum die Second Stage wichtig für euer Projekt ist, welche Ziele ihr verfolgt und mit welcher Strategie ihr sie erreichen möchtet. Nach eurem Pitch haben die Juror*innen die Gelegenheit, Nachfragen zu eurer Bewerbung und eurem Pitch zu stellen.

Das Präsentationsformat für den Pitch kann frei gewählt werden: Folien, Screensharing, Visuals, everything you need. Dabei ist wichtig, dass ihr die folgenden Fragen beantwortet:

* Warum brauche ich/brauchen wir die Second Stage?
* Was ist mein/unser konkretes Ziel in der Second Stage?
* Wie wird dieses Ziel erreicht?

Teilt uns bitte '''spätestens bis zum 5. Oktober per E-Mail''' mit, wie (Folien, Screensharing, etc.) ihr eure Präsentation gestalten wollt. Wenn ihr Folien nutzen möchtet, brauchen wir sie '''spätestens am Vortag, den 9. Oktober bis 15 Uhr als PDF per E-Mail'''. In diesem Zeitraum werden wir auch eine Test-Session anbieten, bei der ihr euch in das Videotool einwählen und eure Präsentation bzw. die Technik kurz testen könnt. Genaue Infos dazu folgen kurz vorher per Mail.

Die Jury der Second Stage besteht aus zwei Juror*innen aus dem [https://www.prototypefund.de/bewerbung/jury Jurypool], Vertreter*innen des DLR-Projektträgers und des Prototype Fund - außerdem ist voraussichtlich ein*e Vertreter*in aus dem BMFTR bei der Sitzung anwesend. Die Bewertung basiert auf dem technischen Stand des Projekts (das Projekt muss 2 Monate vor Ende der regulären Förderzeit nicht zu 100% fertig sein, ihr müsst aber zeigen können, dass die Arbeit gut vorankommt), den Maßnahmen zur Sicherstellung der Nachhaltigkeit (z. B. Community-Aufbau, Öffentlichkeitsarbeit) und den geplanten Schritten für die Second-Stage-Förderung. Nach den Pitch-Sessions diskutiert die Jury die Ergebnisse und stellt einen Fördervorschlag für die Second Stage zusammen, auf Basis dessen das BMFTR die finale Entscheidung trifft. Die Entscheidung wird etwa zwei Wochen nach der Pitch-Session an euch kommuniziert. Insgesamt werden bis zu 15 Projekte für die Second Stage gefördert. Dies hängt davon ab, wie gut die Bewertungen insgesamt sind. '''Nicht alle Plätze der Second Stage müssen gefüllt werden''', d.h. es können auch weniger Projekte gefördert werden, wenn die Qualität der Bewerbungen nicht ausreicht.

=== Arbeitszeit und Stundenumfang ===
In der Second Stage könnt ihr als Team maximal 63.333 € und als Einzelperson maximal 31.667 € beantragen. Diese Summen sind angelehnt an zwei bzw. eine Vollzeitstelle über vier Monate. Der Stundenlohn ist auf 50 € gedeckelt.

Es ist generell möglich, dass ihr euch für die Second Stage mit einer geringeren Stundenanzahl bewerbt, als ihr bei der initialen Bewerbung angegeben habt. In der Second Stage könnt ihr auch mit weniger Wochenstunden als in der regulären Förderphase planen.

Das kann zum Beispiel sinnvoll sein, wenn ihr während der Förderzeit feststellt, dass die Second-Stage-Arbeit weniger Zeit benötigen wird, als ursprünglich geplant. Vielleicht hat sich auch eine bezahlte Zusammenarbeit mit Partner*innen ergeben oder euer Projekt wird durch andere Förderquellen bereits in Teilen querfinanziert. Oder ihr steht in einem Arbeitsverhältnis, habt euch für den Förderzeitraum freistellen lassen und möchtet mit 50% zurück in das Arbeitsverhältnis gehen und die weiteren 50% am Prototype-Fund-Projekt arbeiten.

Es gibt ganz unterschiedliche Szenarien und es ist vollkommen in Ordnung, wenn sich der ursprüngliche Zeitplan verändert. Schließlich werden die genauen Aufgaben für die Second Stage erst während der Förderzeit definiert. Sprecht uns gerne an, wenn ihr Rückfragen habt.

== Ablauf der Second-Stage-Förderung ==

=== Timeline ===
Hier seht ihr einen Überblick über die Termine, die für die Second Stage relevant sind (natürlich bleiben die Termine der regulären Förderphase, wie z. B. der Demo Day oder die Zwischengespräche, weiterhin verpflichtend):
{| class="wikitable"
|-
!2. September
|Sprechstunde Second-Stage-Bewerbung
|optional
|-
!18.–30. September
|Bewerbungsphase Second-Stage-Förderung
|
|-
!30. September
|Deadline Einreichung schriftliche Bewerbung
|verpflichtend
|-
!10. Oktober
|Pitch-Session (online)
|verpflichtend
|-
!Mitte Oktober
|Entscheidung und Förderzusage
|
|-
!Oktober–November
|Antragseinreichung
|verpflichtend
|-
!1. Dezember
|Start der Second Stage
|
|-
!2. Dezember
|Online-Kick-Off Second Stage
|verpflichtend
|-
!Dezember
|Sprechstunde mit Superbloom: Community management and building
|optional
|-
!Dezember–März
|Coachings
|verpflichtend
|-
!Dezember–Januar
|4. Zwischengespräch
|verpflichtend
|-
!Februar
|Sprechstunde mit Superbloom: Branding
|optional
|-
!Februar–März
|5. Zwischengespräch
|verpflichtend
|-
!vorauss. 27. März
|Abschlussworkshop der Second Stage
|verpflichtend
|-
!30. April 2026
|Deadline Schlussbericht, mit

* Link zum Code
* Link zur Dokumentation
|verpflichtend
|}

=== Administratives ===

==== Entsperrung ====
Bevor es überhaupt losgehen kann, müsst ihr nach der Förderzusage zur Second Stage einen offiziellen Antrag auf Entsperrung stellen, da die Mittel für die vier zusätzlichen Fördermonate vorerst '''gesperrt''' sind. Die Entsperrung kann erst nach der finalen und offiziellen Förderzusage stattfinden. Dafür füllt ihr auf profi-online im "'''Antrag auf Änderung Haushaltsdaten'''" das Bemerkungsfeld mit folgendem Text aus:
Hiermit beantrage ich, {VORNAME NAME}, die Entsperrung der für mein Vorhaben {Akronym}, FKZ {FKZ} in der Kostenposition 0837 gesperrten Fördermittel gemäß des auf Basis meiner Second-Stage-Bewerbung gefällten positiven Juryvotums (Sitzung vom 10.10.2025).

Die Summe in Höhe von {Summe} Euro ist für {Stundenzahl} Stunden zwingend erforderlich für die nachhaltige Entwicklung meines Projekts.
Für GbRs:
Hiermit beantrage ich, {VORNAME NAME}, als Geschäftsführung der {Name GbR}, die Entsperrung der für unser Vorhaben {Akronym}, FKZ {FKZ} in der Kostenposition 0837 gesperrten Fördermittel gemäß des auf Basis unserer Second-Stage-Bewerbung gefällten positiven Juryvotums (Sitzung vom 10.10.2025).

Die Summe in Höhe von {Summe} Euro ist für {Stundenzahl} Stunden zwingend erforderlich für die nachhaltige Entwicklung unseres Projekts.
Bitte passt dabei die Klammerausdrücke entsprechend an euer Projekt und eure Second-Stage-Bewerbung an.

Wichtig ist, dass die Summe der Arbeitsstunden, die ihr angebt, mit der Summe Arbeitsstunden aus der Second-Stage-Bewerbung, wie sie nach der Jurysitzung bestätigt wurde, übereinstimmt. Falls ihr Fragen dazu habt, meldet euch gern bei eurer [https://wiki.prototypefund.de/index.php?title=DLR-Ansprechpartner*innen_JG01 Ansprechperson beim DLR-Projektträger].

==== Zahlungsanforderung ====
In der regulären Förderphase habt ihr zu Beginn eines Quartals die Mittel für das abgelaufene Quartal (im Nachhinein) abrufen können, konkret nach dem ersten und vierten Fördermonat. In der Second-Stage-Förderphase geht es entsprechend weiter und ihr erhaltet nach dem siebten und zehnten Fördermonat die weiteren Auszahlungen.

Zu den beiden Zahlungsanforderungen in der Second Stage sind zwei Besonderheiten zu beachten:

* Mittelabruf im Januar über den Zwischennachweis: Der Mittelabruf fällt auf einen Jahreswechsel (Fördersumme der Monate Oktober bis Dezember, abzurufen im Januar). Hierfür muss ein Zwischennachweis für die gesamte Laufzeit in 2025 gestellt werden, den ihr auch über profi-Online erstellen müsst. Wenn ihr euer Förderkennzeichen in der Vorhabenliste angeklickt habt, könnt ihr links in der Liste Zwischennachweis auswählen.
* Mittelabruf im April über den Verwendungsnachweis: Der zweite Mittelabruf in der Second Stage ist insgesamt euer vierter Mittelabruf und gleichzeitig der letzte in der Förderzeit. Der letzte Mittelabruf muss über den Verwendungsnachweis abgerufen und zusammen mit dem Schlussbericht beim DLR-PT eingereicht werden. Der Verwendungsnachweis wird vom DLR-PT in profi-online nach Ende der Förderphase freigeschaltet. Bitte beachtet, dass es für die Einreichung eine Frist gibt: Verwendungsnachweis und Schlussbericht müssen spätestens am 30. April eingereicht werden.

[https://wiki.prototypefund.de/index.php?title=Schlussbericht Hinweise zum Schlussbericht findet ihr hier]. [https://wiki.prototypefund.de/index.php?title=Zahlungsanforderungen Hinweise zu Zahlungsanforderungen und Zwischennachweisen findet ihr hier].

=== Verpflichtende Leistungen ===
Neben der Umsetzung der Arbeitsschwerpunkte müssen im Rahmen der Second-Stage-Förderung einige verpflichtende Aufgaben erfüllt werden:

* '''Coachings''': In der Second Stage sind die [https://wiki.prototypefund.de/index.php?title=Coachings Coachings] (zwei Themen à jeweils vier Stunden) verpflichtend. Die Themen bzw. Coachingpartner*innen werden, sofern nicht von der Jury vorgegeben, gemeinsam mit der Projektbetreuung festgelegt. Neben einem verpflichtenden Coaching mit [https://wiki.prototypefund.de/index.php?title=Superbloom Superbloom] (Design, Projektmanagement, Community, Kommunikation, Fundraising usw.), stehen euch für das zweite Coaching in der Second Stage weitere Coachingpartner*innen mit unterschiedlichen Schwerpunkten zur Verfügung: [https://leastauthority.com/ Least Authority] (Security), [https://vdivde-it.de/de VDI/VDE] (Gründung), die [https://fsfe.org/ Free Software Foundation Europe] (Lizenzierung) und [https://iris-wellmann.de/angebot/coaching/ Iris Wellmann] (freie Coachings/Strategie). Für alle Coachings sind die Plätze begrenzt. Die finale Entscheidung über die Zuteilung der Coachings liegt bei der Projektbetreuung.
* '''Zwischengespräche, Montags-Updates und Online-Kick-Off:''' Wie in der regulären Förderphase sind auch in der Second Stage die Zwischengespräche und Montags-Updates verpflichtend. In den Zwischengesprächen wird über den allgemeinen Stand des Projekts und seiner Strategie gesprochen und der Abschlussworkshop vorbereitet. Diese können online oder in Person in Berlin oder auf Veranstaltungen (z. B. CCC, FOSDEM) durchgeführt werden. Zusätzlich findet ein Online-Kick-Off für die Second Stage als Videocall statt.
* '''Verfassen eines Blogbeitrags oder eines Artikels für die Knowledge Base''': Sharing (knowledge) is caring! Jedes im Rahmen der Second Stage geförderte Projekt soll bis Ende der Förderzeit einen Beitrag im Prototype Fund Blog oder in der Knowledge Base veröffentlichen. Wenn ein Beitrag bereits in der regulären Förderphase geschrieben wurde, entfällt diese Pflicht. Die Beitragsthemen werden gemeinsam mit der Projektbetreuung und der Kommunikationsperson des Prototype Fund festgelegt. Alternative Formate und Ideen können individuell mit der Projektbetreuung abgestimmt werden.
* '''Vorbereitung auf und Teilnahme am Abschlussworkshop''': Am Ende der Second Stage findet der Abschlussworkshop in Berlin statt. Alle Teammitglieder aller Projekte müssen teilnehmen. Die Teilnahme von nicht offiziell geförderten Teammitgliedern ist nicht vorgesehen, Ausnahmen können (möglichst frühzeitig) mit der Projektbetreuung besprochen werden. Zu dem Workshop werden externe Projektpartner*innen (ca. zwei pro Projekt) eingeladen. Die Auswahl und Einladung der Gäste erfolgt gemeinsam mit der Projektbetreuung.
* '''Dokumentation''': Am Ende der Förderzeit muss für alle Projekte der Second Stage eine öffentlich verfügbare Dokumentation bei der Projektbetreuung vorliegen. Je nach Projekt kann die Art der Dokumentation unterschiedlich sein. Während der Code eines Projekts immer sauber dokumentiert sein sollte, sind zusätzliche Dokumentationsmaßnahmen abhängig von der Zielgruppe: unterschiedliche Formate von Tutorials für Endnutzer*innen, Admin-Dokumentation für selbstgehostete Projekte, Entwickler*innendokumentation für Libraries und andere Infrastrukturprojekte usw.
* '''Schlussbericht:''' Einen Monat nach Abschluss der Second-Stage-Förderphase ist der Schlussbericht zusammen mit der Schlussabrechnung (Verwendungsnachweis) beim DLR Projektträger (DLR-PT) einzureichen. Genaue Informationen dazu findet ihr [https://wiki.prototypefund.de/index.php?title=Schlussbericht hier].

Und nicht vergessen: Projekte, die zehn Monate gefördert werden, nehmen ebenfalls am [https://wiki.prototypefund.de/index.php?title=Demo_Day Demo Day] nach sechs Monaten teil.

=== Angebote ===
Zusätzlich bieten wir optionale Formate an, mit denen wir euch bei der Umsetzung eurer Second Stage unterstützen möchten:

* zwei '''Sprechstunden mit [[Superbloom]]''' zu den Themen "Community management & community building" und "Branding & identity": Ihr kennt das Sprechstunden-Format aus der regulären Förderzeit - für die Second Stage haben wir spannende und relevante Themen zusammengestellt.
* weitere '''1:1 Gespräche''' nach Bedarf: Wir haben in der Second Stage gute Kapazitäten für zusätzliche 1:1 Gespräche mit euch - stellt uns Fragen, lasst uns eure Projekte testen, fragt nach Feedback zu eurem Logo, Blogpost, UI, Communitystrategie, etc. Wir sind da, um euch zu unterstützen und freuen uns über tiefere Einblicke in eure Projekte.
* '''Kommunikation''' über die Kanäle des Prototype Fund: Wie in der regulären Förderphase unterstützen wir die Sichtbarkeit eurer Projekte mit Kommunikationsmaßnahmen über unsere Kanäle (Mastodon, LinkedIn, ggf. Newsletter)
* Unterstützung bei der '''Vernetzung''': Wenn es möglich ist und wir auf existierende Kontakte des Prototype Fund zurückgreifen können, vernetzen wir euch gern.
* Feedback von der Jury: Gern leiten wir euch das '''Jury-Feedback''' aus der Pitch-Session weiter.

=== Abschlussworkshop ===
Der Abschlussworkshop ist das finale Event nach der Second-Stage-Förderung und findet Ende März in Berlin statt. Das Event soll euch einerseits die Möglichkeit geben, euch untereinander auszutauschen und den Abschluss der Förderphase gemeinsam zu feiern. Weiterhin habt ihr beim Event die Möglichkeit euer Projekt im Rahmen eines Workshops eingeladenen Gästen zu präsentieren.
'''Save the date'''

''Was'': Second-Stage-Abschlussworkshop JG01
''Wo'': Berlin, genaue Location tba
''Wann'': tba - voraussichtlich der 27. März 2026
''Uhrzeit'': tba - voraussichtlich 14-19.30 Uhr, danach Community-Treffen

==== Ablauf ====
Nach einem internen Teil, bei dem ihr eure Erfahrungen mit uns teilen und voneinander lernen könnt, ist ein zweistündiger Workshop mit externen Gästen geplant. Allen Projekten wird dabei eine Tischinsel zur Verfügung stehen, an der ihr euer Projekt vorstellen könnt. Es empfiehlt sich, früh zu überlegen, was ihr anbieten und wen ihr dazu einladen möchtet: Möchtet ihr (potentielle) Projektpartner*innen treffen, ein (User-)Testing durchführen, euer Projekt einer relevanten Person(engruppe) vorstellen etc. Insgesamt könnt ihr pro Projekt ein bis drei externe Gäste einladen. Für die Vorbereitung des Abschlussworkshop kommen weitere, konkretere Infos per Mail - außerdem ist wie immer in den Zwischengesprächen Zeit, Fragen und Details zu besprechen. Sprecht uns gern frühzeitig an, wenn ihr Fragen habt!

Nach dem Workshop gibt es ein gemeinsames Dinner mit den eingeladenen Gästen. Und last but not least schließen wir den Tag mit einem Community-Abend, der für alle offen ist, ab. Denn jetzt kann wirklich gefeiert werden.

= In English: Second Stage =

== General info ==
There is an issue in technology and FOSS funding: innovative projects are readily financed, but it often remains unclear what happens afterwards. Few technologies are ready for operational use and self-financing after the initial funding runs out.

For this reason, we offer the Second Stage, which provides an opportunity to work for a further four months on securing the project’s sustainability.

The aim of the Second Stage is to improve the usability and visibility of the project, increasing its chances of long-term sustainability once the funding period ends.

Reminder: '''Projects that don't participate in the Second Stage are not less valuable to us.''' We estimate that approximately 50% of each round will participate in this extended funding period, and there are many reasons why a project might not participate. Maybe it's not a good fit for your project, or you personally don't see the need for this type of support. Maybe your project is already sustainable and you just need the six months to code. Maybe your application for the regular funding period was great, but your application for the second phase doesn't fit the scope of the Prototype Fund.

== Application for the Second Stage ==
If you haven't already applied for the Second Stage, the following paragraphs are not relevant for you: Unfortunately, it is '''not possible to add a Second Stage at this point''', as the maximum duration and the maximum amount of funding allocated to your project was made final after your general application.

If you have applied for the Second Stage, the funds allocated for the four additional months are '''locked''' for now. During the 5th month of funding, a jury will allocate the limited Second Stage spots based on your work during the first months of funding as well as a new, short application. The decision is based on a written '''submission''' and a short online pitch session.

'''To prepare for your application, please read this wiki page.''' On September 2nd at 2 PM, we will hold a consultation hour during which we will be happy to answer your questions about your Second Stage application (in German and English). We are also happy to discuss your application and your goals for the Second Stage during the 1:1 meetings.

To stay fair, we do not answer any questions regarding the content of your Second Stage applications. However, we can assess whether your ideas for the Second Stage are eligible for funding (i.e., whether we are allowed to fund the type of project, whether it involves too much development work, etc.), give you general tips, and answer any questions you may have about the formalities. If you are unsure, just ask!

Also important: The coaching sessions with Superbloom cannot be used to prepare your application (written or pitch). Of course, it is perfectly fine if you want to discuss how to make your projects more sustainable during the coaching sessions. You can read about how we define the boundary between “application preparation” and “steps toward sustainability” on the [https://wiki.prototypefund.de/index.php?title=Coachings coaching page].

=== Written application ===
''When'': From September 18th to September 30th, 2025 - '''Please note''': Submissions after the deadline will not be considered for selection!

''Where'': [https://bewerben.prototypefund.de/ bewerben.prototypefund.de] – the exact link will be sent via email

''What'': Answer 8 (or 9) questions about your plans for the Second Stage funding

The written application must be submitted via our application platform, which you already know from your initial application for the Prototype Fund. Based on the current status of your work, you must answer the following questions and provide your ideas for the Second Stage:
- Which milestones have been achieved and what were the results? (max. 100 words)
- Will all planned milestones be achieved by the end of the regular funding period? (max. 100 words)
- What measures have been taken so far to reach users? (max. 100 words)
- How will the project be made usable in the long term? Have any steps already been taken to this end? If yes, which ones? (max. 175 words)
- What is currently the biggest challenge in the project? How can this challenge be overcome? (max. 175 words)
- Are changes to the original plan necessary for the project to succeed? If yes, which ones and why? (max. 175 words)
- What milestones do you plan to achieve in the Second Stage? (max. 100 words)
- How many hours do you plan to work on the project in the Second Stage? (Maximum number of hours for individuals: 633, maximum for number of teams: 1,267)
- Additional comments: Is there anything else you would like to tell the jury? (optional) (max. 175 words)
The written application may be submitted in German, or if you are not a native German speaker, in English.

Your plans for the Second Stage funding can differ from what you wrote in your initial application. If what you had planned for the Second Stage no longer seems realistic or feasible, you are welcome to change your plans for the four-month funding period. The important thing is that your project has a clear focus and feasible within the available time.

Reminder: '''In the Second Stage, the focus is no longer on development work.''' Development milestones that were not achieved during the regular funding period cannot be carried over to the Second Stage unless they are necessary steps for making your project sustainable and you can justify why these milestones weren’t reached in the regular funding period. The aim of the Second Stage is to set your projects on the path to sustainable structures, whether through establishing a company, building a community or forming partnerships, writing documentation and conducting user testing, implementing communication strategies, etc. Of course, this may result in minor development work (e.g., adjustments based on the results of user testing, merging community contributions, bug fixes, etc.), but these milestones should not be the main focus and can only be funded if they support the other milestones.
These are the type of milestones that can be funded in the Second Stage:

Here are some examples of milestones that are eligible for funding in the Second Stage. (This is not an exhaustive list: other measures may be more suitable for your projects. '''You do not have to cover all of these topics in your application, which ones are relevant to you depends on the focus you plan for your Second Stage.''' If you are unsure whether your ideas are eligible for funding, please feel free to ask us!)

'''Specific steps to improve the visibility, usability and sustainability of the project (main focus of your application for the Second Stage):'''
* User testing
* Partner acquisition
* Establishment of a business (administrative setup, marketing & customer acquisition, etc.)
* Presence and presentation at conferences
* Creation of a website and/or other communication strategies
* Community work
* Outreach
* etc.
'''Technical development (can be funded as a small part of your Second Stage, but can’t be the main focus):'''
* Completion of features that are still missing (e. g. due to delays, bug fixes, dependencies, etc.) and are important for the sustainability of the project.
* Development of features not foreseen in the initial application which have e.g. proven useful in user testing or in discussions with potential partners.
* Adjustments based on user testing
* Integration of community contributions
* Bug fixes
* etc.

The technical milestones must support the project's overall sustainability strategy and be justified in this context. We will send you a detailed information email and the link to the application platform well in advance.

==== Licenses in the Second Stage ====
'''Code:'''

* The code written during the paid hours of the regular funding phase must be published under a FOSS license—without exception.
* The code that is contributed directly to the project in the Second Stage (additional features, adjustments based on feedback, bug fixes, etc.) must also be published under a FOSS license. If code is written for a partner and cannot be published under a FOSS license, these hours must be paid for by another party, such as the partner.
* For sustainability measures that are not direct contributions to the code of your funded project, you should always check if the code can be licensed under a FOSS license - this is the case for a project website, for example. Exceptions should be justified in the application for the Second Stage.

'''Other products developed in the Second Stage:'''

* Texts, logos, images, and similar items created in the Second Stage do not have to be published under a Creative Commons license. However, we would appreciate it if you chose to do so.
* Following the same approach, we would like to encourage all grant recipients to use as many FOSS products and privacy-friendly tools as possible when implementing the milestones in the second phase. This applies, for example, to communication tools and platforms used for community interaction. This is, however, only a recommendation: grant recipients are free to decide for themselves what makes sense for their projects. Sometimes new target groups can only be reached on certain platforms such as LinkedIn or Instagram. In cases like this, it is helpful to include a brief explanation in your application so that the jury can assess the suitability of your strategy.

=== Pitch session ===
''When'': October 10th, 2025 – each project will be assigned a specific time slot. We will contact you by email in the beginning of October.
''Where'': Online – even if you live in Berlin (otherwise it wouldn't be fair)
''What'': 5 minutes pitch, followed by 5 minutes for questions
''Language'': German (or English if you aren’t a native German speaker)
The '''pitch session''' will take place exclusively online on October 10th. Each of the projects teamswill have 5 minutes to explain to the jury why the Second Stage is important for their project, what goals they are pursuing, and what strategy they intend to implement to make their project more sustainable. After every pitch, the jury will have the opportunity to ask you questions about your application and your pitch.

The presentation format for the pitch is up to you: slides, screen sharing, visuals, everything you need. You just have to make sure that you answer the following questions:

* Why do I/we need the Second Stage?
* What is my/our specific goal in the Second Stage?
* How will this goal be achieved?

Please let us know '''latest by October 5th''' '''by email''' how you would like to give your presentation (slides, screen sharing, etc.). If you would like to use slides, we need them '''as a pdf''' '''by email by 3 PM on October 9th at the latest'''. Around this time, we will organize test sessions where you can dial into the video tool we’ll use for the pitches and quickly test your presentation, sound and video. We will send you more information about the test session via email.

The Second Stage jury consists of two judges from the [https://www.prototypefund.de/bewerbung/jury jury pool], representatives of the DLR-PT and the Prototype Fund – a representative from the BMFTR is also expected to attend the session. The evaluation is based on the technical status of the project (the project does not have to be 100% complete two months before the end of the regular funding period, but you must be able to show that the work is progressing well), the measures taken to ensure sustainability (e.g., community building, public relations), and the planned steps for the Second Stage funding. After the pitch sessions, the jury will discuss the results and propose a list of projects for funding for the Second Stage, on the basis of which the BMFTR will make the final decision. The decision will be communicated to you approximately two weeks after the pitch session. A total of up to 15 projects will be funded for the Second Stage. The number of funded projects will depend on the quality of the submissions. '''Not''' '''all spots in the Second Stage have to be filled''', i.e., fewer projects may be funded if the quality of the applications is not sufficient.

=== Working hours and number of hours ===
In the Second Stage, you can apply for a maximum of €63,333 as a team and a maximum of €31,667€ as an individual. These amounts are based on two or one full-time positions over four months. The hourly wage is capped at €50.

It is generally possible to apply for the Second Stage with fewer hours than you specified in your initial application. In the Second Stage, you can also plan fewer hours per week than in the regular funding phase.

This can be useful if you realize during the funding period that the Second Stage work will require less time than originally planned. Perhaps you already managed to set up a paid collaboration with a partner, or your project is already being partially cross-financed by other sources of funding. Or you are employmed , have taken a leave of absence for the funding period, and would like to return to your job at 50% and work on the Prototype Fund project for the remaining 50%.

There are many different scenarios, and it is perfectly fine if the original schedule changes. Ultimately, the specific tasks for the second stage are only being defined within the current funding period. Please feel free to contact us if you have any questions.

== The Second Stage Funding ==

=== Timeline ===
This is an overview of the dates that are relevant for the Second Stage (the dates for the regular funding phase, such as Demo Day and the 1:1 meetings, remain – of course - mandatory):
{| class="wikitable"
|-
!September 2nd
|Consultation hour, application for the Second Stage
|optional
|-
!September 18th–30th
|Application period Second Stage Funding
|
|-
!September 30th
|Deadline submission of written application
|mandatory
|-
!October 10th
|Pitch session (online)
|mandatory
|-
!Middle of October
|Decision and funding commitment
|
|-
!October–November
|Request to release these funds
|mandatory
|-
!December 1st
|Start of the Second Stage
|
|-
!December 2nd
|Online kick-off Second Stage
|mandatory
|-
!December
|Superbloom consultation hour: Community management and building
|optional
|-
!December–March
|Coaching sessions
|mandatory
|-
!December–January
|4th 1:1 meeting
|mandatory
|-
!February
|Superbloom consultation hour: Branding
|optional
|-
!February–March
|5th 1:1 meeting
|mandatory
|-
!exp. March 27th
|Final workshop of the Second Stage
|mandatory
|-
!April 30th 2026
|Deadline final report including

* Link to code
* Link to documentation
|mandatory
|}

=== Administration ===

==== Releasing the funds for the Second Stage (“Entsperrung”) ====
Currently the funds for the four additional months of funding are locked. Before you can get started with the Second Stage, you must submit an official request to release these funds. They can only be unlocked after the final and official funding approval. A template will soon be available for download here. To do this, fill in the comments field on profi-online in the “'''Antrag auf Änderung Haushaltsdaten'''” form with the following text:
Hiermit beantrage ich, {VORNAME NAME}, die Entsperrung der für mein Vorhaben {Akronym}, FKZ {FKZ} in der Kostenposition 0837 gesperrten Fördermittel gemäß des auf Basis meiner Second-Stage-Bewerbung gefällten positiven Juryvotums (Sitzung vom 10.10.2025).

Die Summe in Höhe von {Summe} Euro ist für {Stundenzahl} Stunden zwingend erforderlich für die nachhaltige Entwicklung meines Projekts.
for teams:
Hiermit beantrage ich, {VORNAME NAME}, als Geschäftsführung der {Name GbR}, die Entsperrung der für unser Vorhaben {Akronym}, FKZ {FKZ} in der Kostenposition 0837 gesperrten Fördermittel gemäß des auf Basis unserer Second-Stage-Bewerbung gefällten positiven Juryvotums (Sitzung vom 10.10.2025).

Die Summe in Höhe von {Summe} Euro ist für {Stundenzahl} Stunden zwingend erforderlich für die nachhaltige Entwicklung unseres Projekts.
Please adjust the expressions in brackets accordingly to your project and your Second Stage application.

The total number of working hours you specify must match the total number of working hours from the Second Stage application as confirmed after the jury meeting. If you have any questions, please contact your [https://wiki.prototypefund.de/index.php?title=DLR-Ansprechpartner*innen_JG01 contact person of the DLR- PT].

==== Payment requests ====
In the regular funding phase, you could request the funds for the previous quarter (retrospectively) at the beginning of each quarter, specifically after the first and fourth funding months. In the Second Stage, this process continues and you will receive further payments after the seventh and tenth month of funding.

There are two special features to note regarding the two payment requests in the Second Stage:

* The funding request in January is to be submitted as an interim report („Zwischennachweis"): The funding request falls at the turn of the year (funding amount for October to December, to be requested in January). For this purpose, an interim report must be submitted via profi-Online. Once you have clicked on your funding code in the project list, you can select „Zwischennachweis" (interim report) on the left side of the list.
* The Funding request in April is to be submitted as a so-called statement of use („Verwendungsnachweis“): The second funding request in the Second Stage is your fourth funding request overall and also the last one for the whole funding period. The last funding request must be requested as a statement of use and submitted to the DLR-PT together with the final report. The statement of use will be activated by the DLR-PT in profi-Online after the end of the funding period. Please note that there is a deadline for submission: the statement of use and final report must be submitted by April 30th at the latest.

[https://wiki.prototypefund.de/index.php?title=Schlussbericht Information on the final report can be found here]. [https://wiki.prototypefund.de/index.php?title=Zahlungsanforderungen Information on payment requests and interim reports can be found here].

=== Mandatory to-dos ===

* In addition to the implementation of the key focus areas as specified in your application, a number of mandatory requirements must be fulfilled during the Second Stage:'''Coachings''': As opposed to the regular funding period, the [https://wiki.prototypefund.de/index.php?title=Coachings coaching sessions] are mandatory in the Second Stage and are designed to cover two topics, each spanning four hours. The topics and coaching partners are determined together with the program management and in keeping with the recommendations from the jury. In addition to one mandatory coaching session with [https://wiki.prototypefund.de/index.php?title=Superbloom Superbloom] (design, project management, community, communication, fundraising, etc.), other coaching partners with different areas of expertise are available for the second coaching session in the Second Stage: [https://leastauthority.com/ Least Authority] (security), [https://vdivde-it.de/de VDI/VDE] (starting a company/business models), the [https://fsfe.org/ Free Software Foundation Europe] (licensing) and [https://iris-wellmann.de/angebot/coaching/ Iris Wellmann] (free coaching/strategy). Places are limited for all coaching sessions. The final decision on the allocation of coaching sessions lies with the program management'''.'''
* '''Participation in the online kick-off, two 1:1 meetings and Monday updates:''' As in the regular funding phase, the 1:1 meetings and Monday updates are mandatory in the Second Stage. In the 1:1 meetings, the general status of the project and its strategy are discussed and the final workshop is prepared. These can be held online or in person in Berlin or at events (e.g. CCC, FOSDEM). In addition, an online kick-off for the Second Stage takes place as a video call.
* '''Writing a blog post or an article for the PTF Knowledge Base:''' Sharing (knowledge) is caring! Every project funded as part of the Second Stage has to publish an article on the Prototype Fund blog or in the Knowledge Base by the end of the funding period. If a contribution has already been written during the regular funding phase, this obligation does not apply. The topics of the contributions will be determined together with the program management and the person responsible for communication at team Prototype Fund. Alternative formats and ideas can be discussed individually with the project management.
* '''Preparation for and participation in the final workshop:''' At the end of the Second Stage, the final workshop takes place in Berlin. All team members of all projects have to participate. The participation of team members who are not officially funded is not planned, exceptions can be discussed (as early as possible) with the program management. External project partners (approx. two per project) will be invited to the workshop. The guests will be selected and invited together with the project program management.
* '''Documentation:''' At the end of the funding period, publicly available documentation must be submitted to the program management team for all Second Stage projects. The type of documentation may vary depending on the project. While the code of a project should always be properly documented, additional documentation measures depend on the target group: various types of tutorials for end users, admin documentation for self-hosted projects, developer documentation for libraries and other infrastructure projects, etc.
* '''Final report:''' After the completion of the funding period, the final report ("Schlussbericht") is to be submitted to the DLR-PT along with a so-called statement of use ("Verwendungsnachweis"). The deadline for all documents is one month after the funding ends. Detailed information can be found [https://wiki.prototypefund.de/index.php?title=Schlussbericht here].

Please keep in mind: projects that receive ten months of funding also take part in [https://wiki.prototypefund.de/index.php?title=Demo_Day Demo Day] after six months.

=== Offers ===
In addition, we offer the following '''optional formats''' to support you during your Second Stage:

* '''Two consultation hours with [https://wiki.prototypefund.de/index.php?title=Superbloom Superbloom]''' on the topics of "Community management & community building" and "Branding & identity". You are already familiar with the format from the regular funding period. For your Second Stage we have chosen together exciting and relevant topics.
* Further '''1:1 meetings''' as required: We have capacity for additional 1:1 meetings with you during the Second Stage – ask us questions, let us test your projects, ask for feedback on your logo, blog post, UI, community strategy, etc. We are here to support you and look forward to gaining deeper insights into your projects.
* '''Communication''' via the Prototype Fund channels: As in the regular funding phase, we will support the visibility of your projects with communication measures via our channels (Mastodon, LinkedIn, newsletter if possible).
* Support with '''networking''': If you know the right people for your project, we’d love to introduce you!Feedback from the jury: We are happy to forward the '''jury feedback''' from the pitch session to you.

=== Closing workshop of the Second Stage ===
The closing workshop is the event that happens at the end of your Second Stage funding period. The event, which takes place in Berlin in March, is intended to give you the opportunity to exchange ideas and celebrate the end of the funding phase together. It will also be the occasion for you to present your project to invited guests during a workshop.
'''Save the date'''

''What'': Closing workshop of the Second Stage Class01
''When'': tba – likely March 27th 2026
''Where'': Berlin, exact location tba
''Time'': tba - likely 2 pm - 7.30 pm, community meet-up afterwards

==== Schedule ====
After an internal part where you can share your experiences with us and learn from each other, a two-hour workshop with external guests will take place. All projects will have a table where they can present their project to their invited guests. We recommend that you think early on about what you would like to offer and who you would like to invite: Would you like to meet (potential) project partners, conduct user testing, present your project to a relevant person (or group of people), onboard new community contributors, etc.? You can invite one to three external guests per project. We will email you more specific information to help you prepare for the closing workshop once the Second Stage starts. As always, we will have time to discuss questions and details during the 1:1 meetings. Please feel free to contact us early if you have any questions!

There will be a dinner with the invited guests after the workshop. And last but not least, we will end the day with a community evening that is open to everyone - to make sure we really get to celebrate your funding time.

Second Stage

2025-09-05T13:49:32Z

Marie:

<mark>'''ACHTUNG!! DIESE SEITE BEFINDET SICH IM AUFBAU UND KANN SICH NOCH LEICHT ÄNDERN. / ATTENTION!! THIS PAGE IS UNDER CONSTRUCTION AND MAY BE SUBJECT TO CHANGE.'''

''(English version below)''

== Allgemeines ==
In der Technologie- sowie im Speziellen der FOSS-Förderung gibt es ein Problem: Innovationen werden gut und gerne finanziert, nur bleibt oft offen, wie es danach weitergeht. Wenige Technologien sind nach der initialen Finanzierung so weit, dass sie in den Produktivbetrieb gehen und sich selbst finanzieren können.

Deswegen wollen wir euch mit der Second Stage die Möglichkeit geben, weitere vier Monate an der nachhaltigen Absicherung eures Projektes zu arbeiten.

Je nachdem, was der Fokus eures Projekts in der Second Stage sein soll, werdet ihr auch an zwei weiteren [[Coachings]] teilnehmen - etwa zum Thema Security, Gründung oder Community Building. Ziel der Second Stage ist es, dass das Projekt besser nutzbar und bekannt gemacht wird, sodass es nach Abschluss der Förderung gute Chancen hat, langfristig und nachhaltig Bestand zu haben.

Reminder: Projekte, die nicht an der Second Stage teilnehmen, sind für uns nicht weniger wertvoll. Wir schätzen, dass ca. 50 % jeder Runde an dieser Verlängerung der Förderzeit teilnehmen werden, und es gibt viele Gründe, warum ein Projekt nicht teilnehmen kann. Vielleicht passt das Format nicht zum Projekt, oder ihr seht persönlich keinen Bedarf für diese Art von Unterstützung. Vielleicht ist euer Projekt bereits Teil einer nachhaltigen Struktur und ihr braucht nur die sechs Monate, um es zu programmieren. Vielleicht war euer Antrag für die reguläre Förderzeit großartig, aber euer Antrag für die Second Stage passt nicht in den Rahmen des Prototype Fund.

== Bewerbung für die Second Stage ==
Wenn ihr euch bei der initialen Bewerbung nicht für die Second Stage beworben habt, sind die folgenden Abschnitte für euch nicht relevant: '''Leider ist es zu diesem Zeitpunkt nicht mehr möglich, eine Second Stage zu beantragen''', da mit eurem ursprünglichen Antrag bereits die maximale Laufzeit und maximale Fördersumme festgelegt wurde.

Wenn ihr euch für die Second Stage beworben habt, sind die Mittel für die vier zusätzlichen Monate vorerst '''gesperrt'''. Im 5. Fördermonat teilt eine Jury die begrenzten Plätze für die Second-Stage-Förderung auf der Grundlage eurer Arbeit in den ersten Monaten der regulären Förderung sowie einer neuen kleinen '''Bewerbung''' zu. Die Entscheidung basiert auf einer schriftlichen Einreichung und einer kurzen Online-Pitch-Session.

'''Als Vorbereitung zur Bewerbung lest euch diese Wikiseite bitte vollständig durch.''' Am 2. September um 14 Uhr findet außerdem eine Sprechstunde statt, bei der wir gern eure Fragen (auf Deutsch und Englisch) zur Second Stage beantworten. Auch in den Zwischengesprächen können wir gern über eure Bewerbung und eure Ziele für die Second Stage sprechen.

Aus Fairnessgründe beantworten wir keine inhaltlichen Fragen zu euren Second-Stage-Bewerbungen. Wir können aber einschätzen, ob eure Ideen für die Second Stage grundsätzlich förderfähig sind (das heißt: ob wir die Art von Vorhaben fördern dürfen, ob z. B. nicht zu viele Entwicklungsarbeiten dabei sind), geben euch gern allgemeine Tipps und beantworten auch alle Fragen zu den Formalitäten. Wenn ihr euch unsicher seid: Sprecht uns gern an!

Auch wichtig: Die Coaching-Sessions mit Superbloom können nicht für die Vorbereitung der Bewerbung (weder schriftlich noch Pitch) genutzt werden. Es ist natürlich absolut in Ordnung, wenn ihr im Coaching besprechen wollt, wie ihr eure Projekte nachhaltiger gestaltet. Wie wir die Grenze zwischen „Vorbereitung der Bewerbung“ und „Schritte für die Nachhaltigkeit“ definieren, könnt ihr auf der [https://wiki.prototypefund.de/index.php?title=Coachings Coaching-Seite] lesen.

=== Die schriftliche Bewerbung ===
''Wann'': Vom 18. bis zum 30. September 2025 - '''Achtung''': Einreichungen nach der Deadline werden nicht für die Auswahl berücksichtigt!

''Wo'': [https://bewerben.prototypefund.de/ bewerben.prototypefund.de] - der genaue Link folgt per Mail

''Was'': Beantwortet 10 (bzw. 11) Fragen zu euren Plänen für die Second-Stage-Förderung

Die schriftliche Bewerbung findet über unsere Bewerbungsplattform statt, die ihr aus eurer initialen Bewerbung für den Prototype Fund schon kennt. Dort müssen die folgenden Fragen, basierend auf dem aktuellen Arbeitsstand, sowie eure Ideen für die Second Stage beantwortet werden:
- Welche Meilensteine wurden mit welchen Ergebnissen erzielt?
- Werden bis zum Ende der regulären Förderperiode alle planmäßigen Meilensteine erreicht?
- Welche Maßnahmen wurden bislang ergriffen, um Nutzer*innen anzusprechen?
- Auf welchem Wege soll das Projekt nachhaltig nutzbar werden?
- Wurden hierfür bereits Maßnahmen ergriffen?
- Was ist aktuell die größte Herausforderung im Projekt?
- Wie kann dieser begegnet werden?
- Sind für den Erfolg des Projekts Änderungen an der ursprünglichen Planung nötig?
- Welche Meilensteine sollen in der zweiten Förderphase erreicht werden?
- Wie viele Stunden wollt ihr in der Second Stage am Projekt arbeiten? (Maximum Einzelpersonen: 633, Maximum Teams: 1.267)
- Ergänzende Hinweise: Möchtest du der Jury noch etwas mitteilen? (optional)
Die schriftliche Bewerbung erfolgt auf Deutsch, Nicht-Muttersprachler*innen können auch auf Englisch einreichen.

Eure Pläne für die Second-Stage-Föderphase dürfen von der initialen Bewerbung und dem Antrag abweichen. Wenn das, was ihr euch damals für die Second Stage vorgenommen habt, nicht mehr realistisch oder sinnvoll erscheint, könnt ihr euren Fokus für die viermonatige Förderzeit gern neu setzen. Wichtig ist nur, dass der Fokus für euer Projekt sinnvoll durchdacht und in der Zeit, die euch zur Verfügung steht, machbar ist.

Reminder: '''In der Second Stage steht die Entwicklungsarbeit nicht mehr im Mittelpunkt.''' Entwicklungsmeilensteine, die ihr in der regulären Förderzeit nicht geschafft habt, können nicht in die Second Stage verschoben werden, außer ihr könnt begründen, dass diese Schritte notwendig für die Nachhaltigkeit des Projekts sind und erklären, warum sie nicht mehr in der regulären Förderphase umgesetzt werden können. Ziel der Second Stage ist es, eure Projekte auf den Weg zu nachhaltigen Strukturen zu bringen, sei es durch eine Gründung, den Aufbau einer Community oder Partnerschaften, Dokumentation und User Testing, Kommunikationsmaßnahmen, usw. Natürlich können sich dadurch kleine Entwicklungsarbeiten ergeben (z. B. Anpassungen auf der Basis eines User Testings, Einbettung von Community-Beiträgen, Bugfixes etc.). Diese sollen aber nicht im Vordergrund stehen und können nur mitgefördert werden, wenn sie den anderen Maßnahmen dienen.
So kann die Verteilung in eurem Antrag aussehen:

Hier listen wir Beispiele von Meilensteinen, die in der Second Stage förderfähig sind. (Das ist keine abschließende Liste. Andere Maßnahmen können für eure Projekte besser geeignet sein. '''Je nach Fokus eurer Second Stage müsst ihr natürlich nicht alle diese Themen in der Bewerbung abdecken.''' Wenn ihr euch unsicher seid, ob eure Ideen gefördert werden können, fragt uns gerne!)

'''Konkrete Schritte zur Verbreitung und Nutzbarmachung (Fokus der Second-Stage-Förderung):'''
* User Testing
* Partnerakquise
* Gründung (Firmenaubau, Kundenakquise & Marketing, usw.)
* Präsenz auf Fachveranstaltungen
* Erstellung einer Website und/oder weiterer öffentlichkeitswirksamer Maßnahmen
* Communityarbeit
* Outreach
* usw.
'''Technische Entwicklung (maximal kleiner Anteil der Second-Stage-Förderung):'''
* Fertigstellung von Features, die aufgrund von Verzögerungen, Bugfixes, Dependencies etc. noch fehlen und für die Nachhaltigkeit des Projekts wichtig sind.
* Entwicklung von im Erstantrag nicht vorhergesehenen Features etc., die sich bspw. im User Testing oder in Gesprächen mit potenziellen Partnern als sinnvoll herausgestellt haben.
* Anpassungen auf der Basis eines User Testings
* Einbettung von Community-Beiträgen
* Bugfixes
* etc.

Die technischen Meilensteine müssen der allgemeinen Nachhaltigkeitsstrategie des Projekts dienen und in diesem Sinne begründet sein. Ihr bekommt rechtzeitig eine ausführliche Infomail und den Link zur Bewerbungsplattform von uns zugesendet.

==== Lizenzen in der Second Stage ====
'''Zum Code:'''

* Der in den bezahlten Stunden der regulären Förderphase geschriebene Code muss zwingend unter einer FOSS-Lizenz veröffentlicht werden – ohne Ausnahme.
* Der Code, der in der Second Stage direkt zum Projekt beigetragen wird (Erweiterungen, Anpassungen auf Basis von Feedback, Bugfixes usw.), muss ebenfalls unter einer FOSS-Lizenz veröffentlicht werden. Wenn Code für einen Partner geschrieben wird, und dieser nicht Open Source sein kann, müssen diese Stunden anderweitig, beispielsweise vom Partner, bezahlt werden.
* Im Rahmen von Maßnahmen zur Nachhaltigkeit sollte immer geprüft werden, ob der Code unter einer FOSS-Lizenz stehen kann – das gilt beispielsweise für eine Projektwebseite. Ausnahmen sind in der Bewerbung für die Second Stage zu begründen.

'''Andere Produkte, die in der Second Stage produziert werden:'''

* Texte, Logos und Bilder (u. ä.), die in der Second Stage entstehen, müssen nicht unter einer Creative-Commons-Lizenz veröffentlicht werden. Wir freuen uns jedoch besonders, wenn ihr euch dafür entscheidet.
* Nach demselben Ansatz möchten wir alle Geförderten dazu ermutigen, bei der Umsetzung der Meilensteine in der zweiten Phase möglichst viele FOSS-Produkte und datensparsame Tools einzusetzen. Das gilt beispielsweise für Kommunikationstools und Plattformen für den Communityaustausch. Hierbei handelt es sich jedoch nur um eine Empfehlung: Die Geförderten dürfen selbst entscheiden, was für die Projekte sinnvoll ist. Manchmal sind neue Zielgruppen z. B. nur auf bestimmten Plattformen wie LinkedIn oder Instagram zu erreichen. In solchen Fällen ist eine kurze Begründung in der Bewerbung hilfreich, damit die Jury einschätzen kann, inwiefern eure Strategie geeignet ist.

=== Die Pitch-Session ===
''Wann'': Am 10. Oktober 2025 - jedes Projekt bekommt eine genaue Uhrzeit zugeteilt. Wir melden uns Anfang Oktober per Mail dazu.
''Wo'': Online - auch wenn ihr in Berlin wohnt (sonst wäre es nicht fair)
''Was'': 5 Minuten Pitch, 5 Minuten Fragen beantworten
''Sprache'': Deutsch (oder Englisch für Nicht-Muttersprachler*innen)
Die '''Pitch-Session''' findet am 10. Oktober ausschließlich online statt. Für die Pitches bekommt jedes eurer Projekte 5 Minuten Zeit, um der Jury zu erklären, warum die Second Stage wichtig für euer Projekt ist, welche Ziele ihr verfolgt und mit welcher Strategie ihr sie erreichen möchtet. Nach eurem Pitch haben die Juror*innen die Gelegenheit, Nachfragen zu eurer Bewerbung und eurem Pitch zu stellen.

Das Präsentationsformat für den Pitch kann frei gewählt werden: Folien, Screensharing, Visuals, everything you need. Dabei ist wichtig, dass ihr die folgenden Fragen beantwortet:

* Warum brauche ich/brauchen wir die Second Stage?
* Was ist mein/unser konkretes Ziel in der Second Stage?
* Wie wird dieses Ziel erreicht?

Teilt uns bitte '''spätestens bis zum 5. Oktober per E-Mail''' mit, wie (Folien, Screensharing, etc.) ihr eure Präsentation gestalten wollt. Wenn ihr Folien nutzen möchtet, brauchen wir sie '''spätestens am Vortag, den 9. Oktober bis 15 Uhr als PDF per E-Mail'''. In diesem Zeitraum werden wir auch eine Test-Session anbieten, bei der ihr euch in das Videotool einwählen und eure Präsentation bzw. die Technik kurz testen könnt. Genaue Infos dazu folgen kurz vorher per Mail.

Die Jury der Second Stage besteht aus zwei Juror*innen aus dem [https://www.prototypefund.de/bewerbung/jury Jurypool], Vertreter*innen des DLR-Projektträgers und des Prototype Fund - außerdem ist voraussichtlich ein*e Vertreter*in aus dem BMFTR bei der Sitzung anwesend. Die Bewertung basiert auf dem technischen Stand des Projekts (das Projekt muss 2 Monate vor Ende der regulären Förderzeit nicht zu 100% fertig sein, ihr müsst aber zeigen können, dass die Arbeit gut vorankommt), den Maßnahmen zur Sicherstellung der Nachhaltigkeit (z. B. Community-Aufbau, Öffentlichkeitsarbeit) und den geplanten Schritten für die Second-Stage-Förderung. Nach den Pitch-Sessions diskutiert die Jury die Ergebnisse und stellt einen Fördervorschlag für die Second Stage zusammen, auf Basis dessen das BMFTR die finale Entscheidung trifft. Die Entscheidung wird etwa zwei Wochen nach der Pitch-Session an euch kommuniziert. Insgesamt werden bis zu 15 Projekte für die Second Stage gefördert. Dies hängt davon ab, wie gut die Bewertungen insgesamt sind. '''Nicht alle Plätze der Second Stage müssen gefüllt werden''', d.h. es können auch weniger Projekte gefördert werden, wenn die Qualität der Bewerbungen nicht ausreicht.

=== Arbeitszeit und Stundenumfang ===
In der Second Stage könnt ihr als Team maximal 63.333 € und als Einzelperson maximal 31.667 € beantragen. Diese Summen sind angelehnt an zwei bzw. eine Vollzeitstelle über vier Monate. Der Stundenlohn ist auf 50 € gedeckelt.

Es ist generell möglich, dass ihr euch für die Second Stage mit einer geringeren Stundenanzahl bewerbt, als ihr bei der initialen Bewerbung angegeben habt. In der Second Stage könnt ihr auch mit weniger Wochenstunden als in der regulären Förderphase planen.

Das kann zum Beispiel sinnvoll sein, wenn ihr während der Förderzeit feststellt, dass die Second-Stage-Arbeit weniger Zeit benötigen wird, als ursprünglich geplant. Vielleicht hat sich auch eine bezahlte Zusammenarbeit mit Partner*innen ergeben oder euer Projekt wird durch andere Förderquellen bereits in Teilen querfinanziert. Oder ihr steht in einem Arbeitsverhältnis, habt euch für den Förderzeitraum freistellen lassen und möchtet mit 50% zurück in das Arbeitsverhältnis gehen und die weiteren 50% am Prototype-Fund-Projekt arbeiten.

Es gibt ganz unterschiedliche Szenarien und es ist vollkommen in Ordnung, wenn sich der ursprüngliche Zeitplan verändert. Schließlich werden die genauen Aufgaben für die Second Stage erst während der Förderzeit definiert. Sprecht uns gerne an, wenn ihr Rückfragen habt.

== Ablauf der Second-Stage-Förderung ==

=== Timeline ===
Hier seht ihr einen Überblick über die Termine, die für die Second Stage relevant sind (natürlich bleiben die Termine der regulären Förderphase, wie z. B. der Demo Day oder die Zwischengespräche, weiterhin verpflichtend):
{| class="wikitable"
|-
!2. September
|Sprechstunde Second-Stage-Bewerbung
|optional
|-
!18.–30. September
|Bewerbungsphase Second-Stage-Förderung
|
|-
!30. September
|Deadline Einreichung schriftliche Bewerbung
|verpflichtend
|-
!10. Oktober
|Pitch-Session (online)
|verpflichtend
|-
!Mitte Oktober
|Entscheidung und Förderzusage
|
|-
!Oktober–November
|Antragseinreichung
|verpflichtend
|-
!1. Dezember
|Start der Second Stage
|
|-
!2. Dezember
|Online-Kick-Off Second Stage
|verpflichtend
|-
!Dezember
|Sprechstunde mit Superbloom: Community management and building
|optional
|-
!Dezember–März
|Coachings
|verpflichtend
|-
!Dezember–Januar
|4. Zwischengespräch
|verpflichtend
|-
!Februar
|Sprechstunde mit Superbloom: Branding
|optional
|-
!Februar–März
|5. Zwischengespräch
|verpflichtend
|-
!vorauss. 27. März
|Abschlussworkshop der Second Stage
|verpflichtend
|-
!30. April 2026
|Deadline Schlussbericht, mit

* Link zum Code
* Link zur Dokumentation
|verpflichtend
|}

=== Administratives ===

==== Entsperrung ====
Bevor es überhaupt losgehen kann, müsst ihr nach der Förderzusage zur Second Stage einen offiziellen Antrag auf Entsperrung stellen, da die Mittel für die vier zusätzlichen Fördermonate vorerst '''gesperrt''' sind. Die Entsperrung kann erst nach der finalen und offiziellen Förderzusage stattfinden. Dafür füllt ihr auf profi-online im "'''Antrag auf Änderung Haushaltsdaten'''" das Bemerkungsfeld mit folgendem Text aus:
Hiermit beantrage ich, {VORNAME NAME}, die Entsperrung der für mein Vorhaben {Akronym}, FKZ {FKZ} in der Kostenposition 0837 gesperrten Fördermittel gemäß des auf Basis meiner Second-Stage-Bewerbung gefällten positiven Juryvotums (Sitzung vom 10.10.2025).

Die Summe in Höhe von {Summe} Euro ist für {Stundenzahl} Stunden zwingend erforderlich für die nachhaltige Entwicklung meines Projekts.
Für GbRs:
Hiermit beantrage ich, {VORNAME NAME}, als Geschäftsführung der {Name GbR}, die Entsperrung der für unser Vorhaben {Akronym}, FKZ {FKZ} in der Kostenposition 0837 gesperrten Fördermittel gemäß des auf Basis unserer Second-Stage-Bewerbung gefällten positiven Juryvotums (Sitzung vom 10.10.2025).

Die Summe in Höhe von {Summe} Euro ist für {Stundenzahl} Stunden zwingend erforderlich für die nachhaltige Entwicklung unseres Projekts.
Bitte passt dabei die Klammerausdrücke entsprechend an euer Projekt und eure Second-Stage-Bewerbung an.

Wichtig ist, dass die Summe der Arbeitsstunden, die ihr angebt, mit der Summe Arbeitsstunden aus der Second-Stage-Bewerbung, wie sie nach der Jurysitzung bestätigt wurde, übereinstimmt. Falls ihr Fragen dazu habt, meldet euch gern bei eurer [https://wiki.prototypefund.de/index.php?title=DLR-Ansprechpartner*innen_JG01 Ansprechperson beim DLR-Projektträger].

==== Zahlungsanforderung ====
In der regulären Förderphase habt ihr zu Beginn eines Quartals die Mittel für das abgelaufene Quartal (im Nachhinein) abrufen können, konkret nach dem ersten und vierten Fördermonat. In der Second-Stage-Förderphase geht es entsprechend weiter und ihr erhaltet nach dem siebten und zehnten Fördermonat die weiteren Auszahlungen.

Zu den beiden Zahlungsanforderungen in der Second Stage sind zwei Besonderheiten zu beachten:

* Mittelabruf im Januar über den Zwischennachweis: Der Mittelabruf fällt auf einen Jahreswechsel (Fördersumme der Monate Oktober bis Dezember, abzurufen im Januar). Hierfür muss ein Zwischennachweis für die gesamte Laufzeit in 2025 gestellt werden, den ihr auch über profi-Online erstellen müsst. Wenn ihr euer Förderkennzeichen in der Vorhabenliste angeklickt habt, könnt ihr links in der Liste Zwischennachweis auswählen.
* Mittelabruf im April über den Verwendungsnachweis: Der zweite Mittelabruf in der Second Stage ist insgesamt euer vierter Mittelabruf und gleichzeitig der letzte in der Förderzeit. Der letzte Mittelabruf muss über den Verwendungsnachweis abgerufen und zusammen mit dem Schlussbericht beim DLR-PT eingereicht werden. Der Verwendungsnachweis wird vom DLR-PT in profi-online nach Ende der Förderphase freigeschaltet. Bitte beachtet, dass es für die Einreichung eine Frist gibt: Verwendungsnachweis und Schlussbericht müssen spätestens am 30. April eingereicht werden.

[https://wiki.prototypefund.de/index.php?title=Schlussbericht Hinweise zum Schlussbericht findet ihr hier]. [https://wiki.prototypefund.de/index.php?title=Zahlungsanforderungen Hinweise zu Zahlungsanforderungen und Zwischennachweisen findet ihr hier].

=== Verpflichtende Leistungen ===
Neben der Umsetzung der Arbeitsschwerpunkte müssen im Rahmen der Second-Stage-Förderung einige verpflichtende Aufgaben erfüllt werden:

* '''Coachings''': In der Second Stage sind die [https://wiki.prototypefund.de/index.php?title=Coachings Coachings] (zwei Themen à jeweils vier Stunden) verpflichtend. Die Themen bzw. Coachingpartner*innen werden, sofern nicht von der Jury vorgegeben, gemeinsam mit der Projektbetreuung festgelegt. Neben einem verpflichtenden Coaching mit [https://wiki.prototypefund.de/index.php?title=Superbloom Superbloom] (Design, Projektmanagement, Community, Kommunikation, Fundraising usw.), stehen euch für das zweite Coaching in der Second Stage weitere Coachingpartner*innen mit unterschiedlichen Schwerpunkten zur Verfügung: [https://leastauthority.com/ Least Authority] (Security), [https://vdivde-it.de/de VDI/VDE] (Gründung), die [https://fsfe.org/ Free Software Foundation Europe] (Lizenzierung) und [https://iris-wellmann.de/angebot/coaching/ Iris Wellmann] (freie Coachings/Strategie). Für alle Coachings sind die Plätze begrenzt. Die finale Entscheidung über die Zuteilung der Coachings liegt bei der Projektbetreuung.
* '''Zwischengespräche, Montags-Updates und Online-Kick-Off:''' Wie in der regulären Förderphase sind auch in der Second Stage die Zwischengespräche und Montags-Updates verpflichtend. In den Zwischengesprächen wird über den allgemeinen Stand des Projekts und seiner Strategie gesprochen und der Abschlussworkshop vorbereitet. Diese können online oder in Person in Berlin oder auf Veranstaltungen (z. B. CCC, FOSDEM) durchgeführt werden. Zusätzlich findet ein Online-Kick-Off für die Second Stage als Videocall statt.
* '''Verfassen eines Blogbeitrags oder eines Artikels für die Knowledge Base''': Sharing (knowledge) is caring! Jedes im Rahmen der Second Stage geförderte Projekt soll bis Ende der Förderzeit einen Beitrag im Prototype Fund Blog oder in der Knowledge Base veröffentlichen. Wenn ein Beitrag bereits in der regulären Förderphase geschrieben wurde, entfällt diese Pflicht. Die Beitragsthemen werden gemeinsam mit der Projektbetreuung und der Kommunikationsperson des Prototype Fund festgelegt. Alternative Formate und Ideen können individuell mit der Projektbetreuung abgestimmt werden.
* '''Vorbereitung auf und Teilnahme am Abschlussworkshop''': Am Ende der Second Stage findet der Abschlussworkshop in Berlin statt. Alle Teammitglieder aller Projekte müssen teilnehmen. Die Teilnahme von nicht offiziell geförderten Teammitgliedern ist nicht vorgesehen, Ausnahmen können (möglichst frühzeitig) mit der Projektbetreuung besprochen werden. Zu dem Workshop werden externe Projektpartner*innen (ca. zwei pro Projekt) eingeladen. Die Auswahl und Einladung der Gäste erfolgt gemeinsam mit der Projektbetreuung.
* '''Dokumentation''': Am Ende der Förderzeit muss für alle Projekte der Second Stage eine öffentlich verfügbare Dokumentation bei der Projektbetreuung vorliegen. Je nach Projekt kann die Art der Dokumentation unterschiedlich sein. Während der Code eines Projekts immer sauber dokumentiert sein sollte, sind zusätzliche Dokumentationsmaßnahmen abhängig von der Zielgruppe: unterschiedliche Formate von Tutorials für Endnutzer*innen, Admin-Dokumentation für selbstgehostete Projekte, Entwickler*innendokumentation für Libraries und andere Infrastrukturprojekte usw.
* '''Schlussbericht:''' Einen Monat nach Abschluss der Second-Stage-Förderphase ist der Schlussbericht zusammen mit der Schlussabrechnung (Verwendungsnachweis) beim DLR Projektträger (DLR-PT) einzureichen. Genaue Informationen dazu findet ihr [https://wiki.prototypefund.de/index.php?title=Schlussbericht hier].

Und nicht vergessen: Projekte, die zehn Monate gefördert werden, nehmen ebenfalls am [https://wiki.prototypefund.de/index.php?title=Demo_Day Demo Day] nach sechs Monaten teil.

=== Angebote ===
Zusätzlich bieten wir optionale Formate an, mit denen wir euch bei der Umsetzung eurer Second Stage unterstützen möchten:

* zwei '''Sprechstunden mit [[Superbloom]]''' zu den Themen "Community management & community building" und "Branding & identity": Ihr kennt das Sprechstunden-Format aus der regulären Förderzeit - für die Second Stage haben wir spannende und relevante Themen zusammengestellt.
* weitere '''1:1 Gespräche''' nach Bedarf: Wir haben in der Second Stage gute Kapazitäten für zusätzliche 1:1 Gespräche mit euch - stellt uns Fragen, lasst uns eure Projekte testen, fragt nach Feedback zu eurem Logo, Blogpost, UI, Communitystrategie, etc. Wir sind da, um euch zu unterstützen und freuen uns über tiefere Einblicke in eure Projekte.
* '''Kommunikation''' über die Kanäle des Prototype Fund: Wie in der regulären Förderphase unterstützen wir die Sichtbarkeit eurer Projekte mit Kommunikationsmaßnahmen über unsere Kanäle (Mastodon, LinkedIn, ggf. Newsletter)
* Unterstützung bei der '''Vernetzung''': Wenn es möglich ist und wir auf existierende Kontakte des Prototype Fund zurückgreifen können, vernetzen wir euch gern.
* Feedback von der Jury: Gern leiten wir euch das '''Jury-Feedback''' aus der Pitch-Session weiter.

=== Abschlussworkshop ===
Der Abschlussworkshop ist das finale Event nach der Second-Stage-Förderung und findet Ende März in Berlin statt. Das Event soll euch einerseits die Möglichkeit geben, euch untereinander auszutauschen und den Abschluss der Förderphase gemeinsam zu feiern. Weiterhin habt ihr beim Event die Möglichkeit euer Projekt im Rahmen eines Workshops eingeladenen Gästen zu präsentieren.
'''Save the date'''

''Was'': Second-Stage-Abschlussworkshop JG01
''Wo'': Berlin, genaue Location tba
''Wann'': tba - voraussichtlich der 27. März 2026
''Uhrzeit'': tba - voraussichtlich 14-19.30 Uhr, danach Community-Treffen

==== Ablauf ====
Nach einem internen Teil, bei dem ihr eure Erfahrungen mit uns teilen und voneinander lernen könnt, ist ein zweistündiger Workshop mit externen Gästen geplant. Allen Projekten wird dabei eine Tischinsel zur Verfügung stehen, an der ihr euer Projekt vorstellen könnt. Es empfiehlt sich, früh zu überlegen, was ihr anbieten und wen ihr dazu einladen möchtet: Möchtet ihr (potentielle) Projektpartner*innen treffen, ein (User-)Testing durchführen, euer Projekt einer relevanten Person(engruppe) vorstellen etc. Insgesamt könnt ihr pro Projekt ein bis drei externe Gäste einladen. Für die Vorbereitung des Abschlussworkshop kommen weitere, konkretere Infos per Mail - außerdem ist wie immer in den Zwischengesprächen Zeit, Fragen und Details zu besprechen. Sprecht uns gern frühzeitig an, wenn ihr Fragen habt!

Nach dem Workshop gibt es ein gemeinsames Dinner mit den eingeladenen Gästen. Und last but not least schließen wir den Tag mit einem Community-Abend, der für alle offen ist, ab. Denn jetzt kann wirklich gefeiert werden.

= In English: Second Stage =

== General info ==
There is an issue in technology and FOSS funding: innovative projects are readily financed, but it often remains unclear what happens afterwards. Few technologies are ready for operational use and self-financing after the initial funding runs out.

For this reason, we offer the Second Stage, which provides an opportunity to work for a further four months on securing the project’s sustainability.

The aim of the Second Stage is to improve the usability and visibility of the project, increasing its chances of long-term sustainability once the funding period ends.

Reminder: '''Projects that don't participate in the Second Stage are not less valuable to us.''' We estimate that approximately 50% of each round will participate in this extended funding period, and there are many reasons why a project might not participate. Maybe it's not a good fit for your project, or you personally don't see the need for this type of support. Maybe your project is already sustainable and you just need the six months to code. Maybe your application for the regular funding period was great, but your application for the second phase doesn't fit the scope of the Prototype Fund.

== Application for the Second Stage ==
If you haven't already applied for the Second Stage, the following paragraphs are not relevant for you: Unfortunately, it is '''not possible to add a Second Stage at this point''', as the maximum duration and the maximum amount of funding allocated to your project was made final after your general application.

If you have applied for the Second Stage, the funds allocated for the four additional months are '''locked''' for now. During the 5th month of funding, a jury will allocate the limited Second Stage spots based on your work during the first months of funding as well as a new, short application. The decision is based on a written '''submission''' and a short online pitch session.

'''To prepare for your application, please read this wiki page.''' On September 2nd at 2 PM, we will hold a consultation hour during which we will be happy to answer your questions about your Second Stage application (in German and English). We are also happy to discuss your application and your goals for the Second Stage during the 1:1 meetings.

To stay fair, we do not answer any questions regarding the content of your Second Stage applications. However, we can assess whether your ideas for the Second Stage are eligible for funding (i.e., whether we are allowed to fund the type of project, whether it involves too much development work, etc.), give you general tips, and answer any questions you may have about the formalities. If you are unsure, just ask!

Also important: The coaching sessions with Superbloom cannot be used to prepare your application (written or pitch). Of course, it is perfectly fine if you want to discuss how to make your projects more sustainable during the coaching sessions. You can read about how we define the boundary between “application preparation” and “steps toward sustainability” on the [https://wiki.prototypefund.de/index.php?title=Coachings coaching page].

=== Written application ===
''When'': From September 18th to September 30th, 2025 - '''Please note''': Submissions after the deadline will not be considered for selection!

''Where'': [https://bewerben.prototypefund.de/ bewerben.prototypefund.de] – the exact link will be sent via email

''What'': Answer 10 (or 11) questions about your plans for the Second Stage funding

The written application must be submitted via our application platform, which you already know from your initial application for the Prototype Fund. Based on the current status of your work, you must answer the following questions and provide your ideas for the Second Stage:
- Which milestones have been achieved and what were the results?
- Will all planned milestones be achieved by the end of the regular funding period?
- What measures have been taken so far to reach users?
- How will the project be made usable in the long term?
- Have any steps already been taken to this end?
- What is currently the biggest challenge in the project?
- How can this challenge be overcome?
- Are changes to the original plan necessary for the project to succeed?
- What milestones do you plan to achieve in the Second Stage?
- How many hours do you plan to work on the project in the Second Stage? (Maximum number of hours for individuals: 633, maximum for number of teams: 1,267)
- Additional comments: Is there anything else you would like to tell the jury? (optional)
The written application may be submitted in German, or if you are not a native German speaker, in English.

Your plans for the Second Stage funding can differ from what you wrote in your initial application. If what you had planned for the Second Stage no longer seems realistic or feasible, you are welcome to change your plans for the four-month funding period. The important thing is that your project has a clear focus and feasible within the available time.

Reminder: '''In the Second Stage, the focus is no longer on development work.''' Development milestones that were not achieved during the regular funding period cannot be carried over to the Second Stage unless they are necessary steps for making your project sustainable and you can justify why these milestones weren’t reached in the regular funding period. The aim of the Second Stage is to set your projects on the path to sustainable structures, whether through establishing a company, building a community or forming partnerships, writing documentation and conducting user testing, implementing communication strategies, etc. Of course, this may result in minor development work (e.g., adjustments based on the results of user testing, merging community contributions, bug fixes, etc.), but these milestones should not be the main focus and can only be funded if they support the other milestones.
These are the type of milestones that can be funded in the Second Stage:

Here are some examples of milestones that are eligible for funding in the Second Stage. (This is not an exhaustive list: other measures may be more suitable for your projects. '''You do not have to cover all of these topics in your application, which ones are relevant to you depends on the focus you plan for your Second Stage.''' If you are unsure whether your ideas are eligible for funding, please feel free to ask us!)

'''Specific steps to improve the visibility, usability and sustainability of the project (main focus of your application for the Second Stage):'''
* User testing
* Partner acquisition
* Establishment of a business (administrative setup, marketing & customer acquisition, etc.)
* Presence and presentation at conferences
* Creation of a website and/or other communication strategies
* Community work
* Outreach
* etc.
'''Technical development (can be funded as a small part of your Second Stage, but can’t be the main focus):'''
* Completion of features that are still missing (e. g. due to delays, bug fixes, dependencies, etc.) and are important for the sustainability of the project.
* Development of features not foreseen in the initial application which have e.g. proven useful in user testing or in discussions with potential partners.
* Adjustments based on user testing
* Integration of community contributions
* Bug fixes
* etc.

The technical milestones must support the project's overall sustainability strategy and be justified in this context. We will send you a detailed information email and the link to the application platform well in advance.

==== Licenses in the Second Stage ====
'''Code:'''

* The code written during the paid hours of the regular funding phase must be published under a FOSS license—without exception.
* The code that is contributed directly to the project in the Second Stage (additional features, adjustments based on feedback, bug fixes, etc.) must also be published under a FOSS license. If code is written for a partner and cannot be published under a FOSS license, these hours must be paid for by another party, such as the partner.
* For sustainability measures that are not direct contributions to the code of your funded project, you should always check if the code can be licensed under a FOSS license - this is the case for a project website, for example. Exceptions should be justified in the application for the Second Stage.

'''Other products developed in the Second Stage:'''

* Texts, logos, images, and similar items created in the Second Stage do not have to be published under a Creative Commons license. However, we would appreciate it if you chose to do so.
* Following the same approach, we would like to encourage all grant recipients to use as many FOSS products and privacy-friendly tools as possible when implementing the milestones in the second phase. This applies, for example, to communication tools and platforms used for community interaction. This is, however, only a recommendation: grant recipients are free to decide for themselves what makes sense for their projects. Sometimes new target groups can only be reached on certain platforms such as LinkedIn or Instagram. In cases like this, it is helpful to include a brief explanation in your application so that the jury can assess the suitability of your strategy.

=== Pitch session ===
''When'': October 10th, 2025 – each project will be assigned a specific time slot. We will contact you by email in the beginning of October.
''Where'': Online – even if you live in Berlin (otherwise it wouldn't be fair)
''What'': 5 minutes pitch, followed by 5 minutes for questions
''Language'': German (or English if you aren’t a native German speaker)
The '''pitch session''' will take place exclusively online on October 10th. Each of the projects teamswill have 5 minutes to explain to the jury why the Second Stage is important for their project, what goals they are pursuing, and what strategy they intend to implement to make their project more sustainable. After every pitch, the jury will have the opportunity to ask you questions about your application and your pitch.

The presentation format for the pitch is up to you: slides, screen sharing, visuals, everything you need. You just have to make sure that you answer the following questions:

* Why do I/we need the Second Stage?
* What is my/our specific goal in the Second Stage?
* How will this goal be achieved?

Please let us know '''latest by October 5th''' '''by email''' how you would like to give your presentation (slides, screen sharing, etc.). If you would like to use slides, we need them '''as a pdf''' '''by email by 3 PM on October 9th at the latest'''. Around this time, we will organize test sessions where you can dial into the video tool we’ll use for the pitches and quickly test your presentation, sound and video. We will send you more information about the test session via email.

The Second Stage jury consists of two judges from the [https://www.prototypefund.de/bewerbung/jury jury pool], representatives of the DLR-PT and the Prototype Fund – a representative from the BMFTR is also expected to attend the session. The evaluation is based on the technical status of the project (the project does not have to be 100% complete two months before the end of the regular funding period, but you must be able to show that the work is progressing well), the measures taken to ensure sustainability (e.g., community building, public relations), and the planned steps for the Second Stage funding. After the pitch sessions, the jury will discuss the results and propose a list of projects for funding for the Second Stage, on the basis of which the BMFTR will make the final decision. The decision will be communicated to you approximately two weeks after the pitch session. A total of up to 15 projects will be funded for the Second Stage. The number of funded projects will depend on the quality of the submissions. '''Not''' '''all spots in the Second Stage have to be filled''', i.e., fewer projects may be funded if the quality of the applications is not sufficient.

=== Working hours and number of hours ===
In the Second Stage, you can apply for a maximum of €63,333 as a team and a maximum of €31,667€ as an individual. These amounts are based on two or one full-time positions over four months. The hourly wage is capped at €50.

It is generally possible to apply for the Second Stage with fewer hours than you specified in your initial application. In the Second Stage, you can also plan fewer hours per week than in the regular funding phase.

This can be useful if you realize during the funding period that the Second Stage work will require less time than originally planned. Perhaps you already managed to set up a paid collaboration with a partner, or your project is already being partially cross-financed by other sources of funding. Or you are employmed , have taken a leave of absence for the funding period, and would like to return to your job at 50% and work on the Prototype Fund project for the remaining 50%.

There are many different scenarios, and it is perfectly fine if the original schedule changes. Ultimately, the specific tasks for the second stage are only being defined within the current funding period. Please feel free to contact us if you have any questions.

== The Second Stage Funding ==

=== Timeline ===
This is an overview of the dates that are relevant for the Second Stage (the dates for the regular funding phase, such as Demo Day and the 1:1 meetings, remain – of course - mandatory):
{| class="wikitable"
|-
!September 2nd
|Consultation hour, application for the Second Stage
|optional
|-
!September 18th–30th
|Application period Second Stage Funding
|
|-
!September 30th
|Deadline submission of written application
|mandatory
|-
!October 10th
|Pitch session (online)
|mandatory
|-
!Middle of October
|Decision and funding commitment
|
|-
!October–November
|Request to release these funds
|mandatory
|-
!December 1st
|Start of the Second Stage
|
|-
!December 2nd
|Online kick-off Second Stage
|mandatory
|-
!December
|Superbloom consultation hour: Community management and building
|optional
|-
!December–March
|Coaching sessions
|mandatory
|-
!December–January
|4th 1:1 meeting
|mandatory
|-
!February
|Superbloom consultation hour: Branding
|optional
|-
!February–March
|5th 1:1 meeting
|mandatory
|-
!exp. March 27th
|Final workshop of the Second Stage
|mandatory
|-
!April 30th 2026
|Deadline final report including

* Link to code
* Link to documentation
|mandatory
|}

=== Administration ===

==== Releasing the funds for the Second Stage (“Entsperrung”) ====
Currently the funds for the four additional months of funding are locked. Before you can get started with the Second Stage, you must submit an official request to release these funds. They can only be unlocked after the final and official funding approval. A template will soon be available for download here. To do this, fill in the comments field on profi-online in the “'''Antrag auf Änderung Haushaltsdaten'''” form with the following text:
Hiermit beantrage ich, {VORNAME NAME}, die Entsperrung der für mein Vorhaben {Akronym}, FKZ {FKZ} in der Kostenposition 0837 gesperrten Fördermittel gemäß des auf Basis meiner Second-Stage-Bewerbung gefällten positiven Juryvotums (Sitzung vom 10.10.2025).

Die Summe in Höhe von {Summe} Euro ist für {Stundenzahl} Stunden zwingend erforderlich für die nachhaltige Entwicklung meines Projekts.
for teams:
Hiermit beantrage ich, {VORNAME NAME}, als Geschäftsführung der {Name GbR}, die Entsperrung der für unser Vorhaben {Akronym}, FKZ {FKZ} in der Kostenposition 0837 gesperrten Fördermittel gemäß des auf Basis unserer Second-Stage-Bewerbung gefällten positiven Juryvotums (Sitzung vom 10.10.2025).

Die Summe in Höhe von {Summe} Euro ist für {Stundenzahl} Stunden zwingend erforderlich für die nachhaltige Entwicklung unseres Projekts.
Please adjust the expressions in brackets accordingly to your project and your Second Stage application.

The total number of working hours you specify must match the total number of working hours from the Second Stage application as confirmed after the jury meeting. If you have any questions, please contact your [https://wiki.prototypefund.de/index.php?title=DLR-Ansprechpartner*innen_JG01 contact person of the DLR- PT].

==== Payment requests ====
In the regular funding phase, you could request the funds for the previous quarter (retrospectively) at the beginning of each quarter, specifically after the first and fourth funding months. In the Second Stage, this process continues and you will receive further payments after the seventh and tenth month of funding.

There are two special features to note regarding the two payment requests in the Second Stage:

* The funding request in January is to be submitted as an interim report („Zwischennachweis"): The funding request falls at the turn of the year (funding amount for October to December, to be requested in January). For this purpose, an interim report must be submitted via profi-Online. Once you have clicked on your funding code in the project list, you can select „Zwischennachweis" (interim report) on the left side of the list.
* The Funding request in April is to be submitted as a so-called statement of use („Verwendungsnachweis“): The second funding request in the Second Stage is your fourth funding request overall and also the last one for the whole funding period. The last funding request must be requested as a statement of use and submitted to the DLR-PT together with the final report. The statement of use will be activated by the DLR-PT in profi-Online after the end of the funding period. Please note that there is a deadline for submission: the statement of use and final report must be submitted by April 30th at the latest.

[https://wiki.prototypefund.de/index.php?title=Schlussbericht Information on the final report can be found here]. [https://wiki.prototypefund.de/index.php?title=Zahlungsanforderungen Information on payment requests and interim reports can be found here].

=== Mandatory to-dos ===

* In addition to the implementation of the key focus areas as specified in your application, a number of mandatory requirements must be fulfilled during the Second Stage:'''Coachings''': As opposed to the regular funding period, the [https://wiki.prototypefund.de/index.php?title=Coachings coaching sessions] are mandatory in the Second Stage and are designed to cover two topics, each spanning four hours. The topics and coaching partners are determined together with the program management and in keeping with the recommendations from the jury. In addition to one mandatory coaching session with [https://wiki.prototypefund.de/index.php?title=Superbloom Superbloom] (design, project management, community, communication, fundraising, etc.), other coaching partners with different areas of expertise are available for the second coaching session in the Second Stage: [https://leastauthority.com/ Least Authority] (security), [https://vdivde-it.de/de VDI/VDE] (starting a company/business models), the [https://fsfe.org/ Free Software Foundation Europe] (licensing) and [https://iris-wellmann.de/angebot/coaching/ Iris Wellmann] (free coaching/strategy). Places are limited for all coaching sessions. The final decision on the allocation of coaching sessions lies with the program management'''.'''
* '''Participation in the online kick-off, two 1:1 meetings and Monday updates:''' As in the regular funding phase, the 1:1 meetings and Monday updates are mandatory in the Second Stage. In the 1:1 meetings, the general status of the project and its strategy are discussed and the final workshop is prepared. These can be held online or in person in Berlin or at events (e.g. CCC, FOSDEM). In addition, an online kick-off for the Second Stage takes place as a video call.
* '''Writing a blog post or an article for the PTF Knowledge Base:''' Sharing (knowledge) is caring! Every project funded as part of the Second Stage has to publish an article on the Prototype Fund blog or in the Knowledge Base by the end of the funding period. If a contribution has already been written during the regular funding phase, this obligation does not apply. The topics of the contributions will be determined together with the program management and the person responsible for communication at team Prototype Fund. Alternative formats and ideas can be discussed individually with the project management.
* '''Preparation for and participation in the final workshop:''' At the end of the Second Stage, the final workshop takes place in Berlin. All team members of all projects have to participate. The participation of team members who are not officially funded is not planned, exceptions can be discussed (as early as possible) with the program management. External project partners (approx. two per project) will be invited to the workshop. The guests will be selected and invited together with the project program management.
* '''Documentation:''' At the end of the funding period, publicly available documentation must be submitted to the program management team for all Second Stage projects. The type of documentation may vary depending on the project. While the code of a project should always be properly documented, additional documentation measures depend on the target group: various types of tutorials for end users, admin documentation for self-hosted projects, developer documentation for libraries and other infrastructure projects, etc.
* '''Final report:''' After the completion of the funding period, the final report ("Schlussbericht") is to be submitted to the DLR-PT along with a so-called statement of use ("Verwendungsnachweis"). The deadline for all documents is one month after the funding ends. Detailed information can be found [https://wiki.prototypefund.de/index.php?title=Schlussbericht here].

Please keep in mind: projects that receive ten months of funding also take part in [https://wiki.prototypefund.de/index.php?title=Demo_Day Demo Day] after six months.

=== Offers ===
In addition, we offer the following '''optional formats''' to support you during your Second Stage:

* '''Two consultation hours with [https://wiki.prototypefund.de/index.php?title=Superbloom Superbloom]''' on the topics of "Community management & community building" and "Branding & identity". You are already familiar with the format from the regular funding period. For your Second Stage we have chosen together exciting and relevant topics.
* Further '''1:1 meetings''' as required: We have capacity for additional 1:1 meetings with you during the Second Stage – ask us questions, let us test your projects, ask for feedback on your logo, blog post, UI, community strategy, etc. We are here to support you and look forward to gaining deeper insights into your projects.
* '''Communication''' via the Prototype Fund channels: As in the regular funding phase, we will support the visibility of your projects with communication measures via our channels (Mastodon, LinkedIn, newsletter if possible).
* Support with '''networking''': If you know the right people for your project, we’d love to introduce you!Feedback from the jury: We are happy to forward the '''jury feedback''' from the pitch session to you.

=== Closing workshop of the Second Stage ===
The closing workshop is the event that happens at the end of your Second Stage funding period. The event, which takes place in Berlin in March, is intended to give you the opportunity to exchange ideas and celebrate the end of the funding phase together. It will also be the occasion for you to present your project to invited guests during a workshop.
'''Save the date'''

''What'': Closing workshop of the Second Stage Class01
''When'': tba – likely March 27th 2026
''Where'': Berlin, exact location tba
''Time'': tba - likely 2 pm - 7.30 pm, community meet-up afterwards

==== Schedule ====
After an internal part where you can share your experiences with us and learn from each other, a two-hour workshop with external guests will take place. All projects will have a table where they can present their project to their invited guests. We recommend that you think early on about what you would like to offer and who you would like to invite: Would you like to meet (potential) project partners, conduct user testing, present your project to a relevant person (or group of people), onboard new community contributors, etc.? You can invite one to three external guests per project. We will email you more specific information to help you prepare for the closing workshop once the Second Stage starts. As always, we will have time to discuss questions and details during the 1:1 meetings. Please feel free to contact us early if you have any questions!

There will be a dinner with the invited guests after the workshop. And last but not least, we will end the day with a community evening that is open to everyone - to make sure we really get to celebrate your funding time.

Second Stage

2025-09-05T13:46:25Z

Marie: "Ergänzende Hinweise" hinzugefügt

<mark>'''ACHTUNG!! DIESE SEITE BEFINDET SICH IM AUFBAU UND KANN SICH NOCH LEICHT ÄNDERN. / ATTENTION!! THIS PAGE IS UNDER CONSTRUCTION AND MAY BE SUBJECT TO CHANGE.'''

''(English version below)''

== Allgemeines ==
In der Technologie- sowie im Speziellen der FOSS-Förderung gibt es ein Problem: Innovationen werden gut und gerne finanziert, nur bleibt oft offen, wie es danach weitergeht. Wenige Technologien sind nach der initialen Finanzierung so weit, dass sie in den Produktivbetrieb gehen und sich selbst finanzieren können.

Deswegen wollen wir euch mit der Second Stage die Möglichkeit geben, weitere vier Monate an der nachhaltigen Absicherung eures Projektes zu arbeiten.

Je nachdem, was der Fokus eures Projekts in der Second Stage sein soll, werdet ihr auch an zwei weiteren [[Coachings]] teilnehmen - etwa zum Thema Security, Gründung oder Community Building. Ziel der Second Stage ist es, dass das Projekt besser nutzbar und bekannt gemacht wird, sodass es nach Abschluss der Förderung gute Chancen hat, langfristig und nachhaltig Bestand zu haben.

Reminder: Projekte, die nicht an der Second Stage teilnehmen, sind für uns nicht weniger wertvoll. Wir schätzen, dass ca. 50 % jeder Runde an dieser Verlängerung der Förderzeit teilnehmen werden, und es gibt viele Gründe, warum ein Projekt nicht teilnehmen kann. Vielleicht passt das Format nicht zum Projekt, oder ihr seht persönlich keinen Bedarf für diese Art von Unterstützung. Vielleicht ist euer Projekt bereits Teil einer nachhaltigen Struktur und ihr braucht nur die sechs Monate, um es zu programmieren. Vielleicht war euer Antrag für die reguläre Förderzeit großartig, aber euer Antrag für die Second Stage passt nicht in den Rahmen des Prototype Fund.

== Bewerbung für die Second Stage ==
Wenn ihr euch bei der initialen Bewerbung nicht für die Second Stage beworben habt, sind die folgenden Abschnitte für euch nicht relevant: '''Leider ist es zu diesem Zeitpunkt nicht mehr möglich, eine Second Stage zu beantragen''', da mit eurem ursprünglichen Antrag bereits die maximale Laufzeit und maximale Fördersumme festgelegt wurde.

Wenn ihr euch für die Second Stage beworben habt, sind die Mittel für die vier zusätzlichen Monate vorerst '''gesperrt'''. Im 5. Fördermonat teilt eine Jury die begrenzten Plätze für die Second-Stage-Förderung auf der Grundlage eurer Arbeit in den ersten Monaten der regulären Förderung sowie einer neuen kleinen '''Bewerbung''' zu. Die Entscheidung basiert auf einer schriftlichen Einreichung und einer kurzen Online-Pitch-Session.

'''Als Vorbereitung zur Bewerbung lest euch diese Wikiseite bitte vollständig durch.''' Am 2. September um 14 Uhr findet außerdem eine Sprechstunde statt, bei der wir gern eure Fragen (auf Deutsch und Englisch) zur Second Stage beantworten. Auch in den Zwischengesprächen können wir gern über eure Bewerbung und eure Ziele für die Second Stage sprechen.

Aus Fairnessgründe beantworten wir keine inhaltlichen Fragen zu euren Second-Stage-Bewerbungen. Wir können aber einschätzen, ob eure Ideen für die Second Stage grundsätzlich förderfähig sind (das heißt: ob wir die Art von Vorhaben fördern dürfen, ob z. B. nicht zu viele Entwicklungsarbeiten dabei sind), geben euch gern allgemeine Tipps und beantworten auch alle Fragen zu den Formalitäten. Wenn ihr euch unsicher seid: Sprecht uns gern an!

Auch wichtig: Die Coaching-Sessions mit Superbloom können nicht für die Vorbereitung der Bewerbung (weder schriftlich noch Pitch) genutzt werden. Es ist natürlich absolut in Ordnung, wenn ihr im Coaching besprechen wollt, wie ihr eure Projekte nachhaltiger gestaltet. Wie wir die Grenze zwischen „Vorbereitung der Bewerbung“ und „Schritte für die Nachhaltigkeit“ definieren, könnt ihr auf der [https://wiki.prototypefund.de/index.php?title=Coachings Coaching-Seite] lesen.

=== Die schriftliche Bewerbung ===
''Wann'': Vom 18. bis zum 30. September 2025 - '''Achtung''': Einreichungen nach der Deadline werden nicht für die Auswahl berücksichtigt!

''Wo'': [https://bewerben.prototypefund.de/ bewerben.prototypefund.de] - der genaue Link folgt per Mail

''Was'': Beantwortet 10 Fragen zu euren Plänen für die Second-Stage-Förderung

Die schriftliche Bewerbung findet über unsere Bewerbungsplattform statt, die ihr aus eurer initialen Bewerbung für den Prototype Fund schon kennt. Dort müssen die folgenden Fragen, basierend auf dem aktuellen Arbeitsstand, sowie eure Ideen für die Second Stage beantwortet werden:
- Welche Meilensteine wurden mit welchen Ergebnissen erzielt?
- Werden bis zum Ende der regulären Förderperiode alle planmäßigen Meilensteine erreicht?
- Welche Maßnahmen wurden bislang ergriffen, um Nutzer*innen anzusprechen?
- Auf welchem Wege soll das Projekt nachhaltig nutzbar werden?
- Wurden hierfür bereits Maßnahmen ergriffen?
- Was ist aktuell die größte Herausforderung im Projekt?
- Wie kann dieser begegnet werden?
- Sind für den Erfolg des Projekts Änderungen an der ursprünglichen Planung nötig?
- Welche Meilensteine sollen in der zweiten Förderphase erreicht werden?
- Wie viele Stunden wollt ihr in der Second Stage am Projekt arbeiten? (Maximum Einzelpersonen: 633, Maximum Teams: 1.267)
- Ergänzende Hinweise: Möchtest du der Jury noch etwas mitteilen?
Die schriftliche Bewerbung erfolgt auf Deutsch, Nicht-Muttersprachler*innen können auch auf Englisch einreichen.

Eure Pläne für die Second-Stage-Föderphase dürfen von der initialen Bewerbung und dem Antrag abweichen. Wenn das, was ihr euch damals für die Second Stage vorgenommen habt, nicht mehr realistisch oder sinnvoll erscheint, könnt ihr euren Fokus für die viermonatige Förderzeit gern neu setzen. Wichtig ist nur, dass der Fokus für euer Projekt sinnvoll durchdacht und in der Zeit, die euch zur Verfügung steht, machbar ist.

Reminder: '''In der Second Stage steht die Entwicklungsarbeit nicht mehr im Mittelpunkt.''' Entwicklungsmeilensteine, die ihr in der regulären Förderzeit nicht geschafft habt, können nicht in die Second Stage verschoben werden, außer ihr könnt begründen, dass diese Schritte notwendig für die Nachhaltigkeit des Projekts sind und erklären, warum sie nicht mehr in der regulären Förderphase umgesetzt werden können. Ziel der Second Stage ist es, eure Projekte auf den Weg zu nachhaltigen Strukturen zu bringen, sei es durch eine Gründung, den Aufbau einer Community oder Partnerschaften, Dokumentation und User Testing, Kommunikationsmaßnahmen, usw. Natürlich können sich dadurch kleine Entwicklungsarbeiten ergeben (z. B. Anpassungen auf der Basis eines User Testings, Einbettung von Community-Beiträgen, Bugfixes etc.). Diese sollen aber nicht im Vordergrund stehen und können nur mitgefördert werden, wenn sie den anderen Maßnahmen dienen.
So kann die Verteilung in eurem Antrag aussehen:

Hier listen wir Beispiele von Meilensteinen, die in der Second Stage förderfähig sind. (Das ist keine abschließende Liste. Andere Maßnahmen können für eure Projekte besser geeignet sein. '''Je nach Fokus eurer Second Stage müsst ihr natürlich nicht alle diese Themen in der Bewerbung abdecken.''' Wenn ihr euch unsicher seid, ob eure Ideen gefördert werden können, fragt uns gerne!)

'''Konkrete Schritte zur Verbreitung und Nutzbarmachung (Fokus der Second-Stage-Förderung):'''
* User Testing
* Partnerakquise
* Gründung (Firmenaubau, Kundenakquise & Marketing, usw.)
* Präsenz auf Fachveranstaltungen
* Erstellung einer Website und/oder weiterer öffentlichkeitswirksamer Maßnahmen
* Communityarbeit
* Outreach
* usw.
'''Technische Entwicklung (maximal kleiner Anteil der Second-Stage-Förderung):'''
* Fertigstellung von Features, die aufgrund von Verzögerungen, Bugfixes, Dependencies etc. noch fehlen und für die Nachhaltigkeit des Projekts wichtig sind.
* Entwicklung von im Erstantrag nicht vorhergesehenen Features etc., die sich bspw. im User Testing oder in Gesprächen mit potenziellen Partnern als sinnvoll herausgestellt haben.
* Anpassungen auf der Basis eines User Testings
* Einbettung von Community-Beiträgen
* Bugfixes
* etc.

Die technischen Meilensteine müssen der allgemeinen Nachhaltigkeitsstrategie des Projekts dienen und in diesem Sinne begründet sein. Ihr bekommt rechtzeitig eine ausführliche Infomail und den Link zur Bewerbungsplattform von uns zugesendet.

==== Lizenzen in der Second Stage ====
'''Zum Code:'''

* Der in den bezahlten Stunden der regulären Förderphase geschriebene Code muss zwingend unter einer FOSS-Lizenz veröffentlicht werden – ohne Ausnahme.
* Der Code, der in der Second Stage direkt zum Projekt beigetragen wird (Erweiterungen, Anpassungen auf Basis von Feedback, Bugfixes usw.), muss ebenfalls unter einer FOSS-Lizenz veröffentlicht werden. Wenn Code für einen Partner geschrieben wird, und dieser nicht Open Source sein kann, müssen diese Stunden anderweitig, beispielsweise vom Partner, bezahlt werden.
* Im Rahmen von Maßnahmen zur Nachhaltigkeit sollte immer geprüft werden, ob der Code unter einer FOSS-Lizenz stehen kann – das gilt beispielsweise für eine Projektwebseite. Ausnahmen sind in der Bewerbung für die Second Stage zu begründen.

'''Andere Produkte, die in der Second Stage produziert werden:'''

* Texte, Logos und Bilder (u. ä.), die in der Second Stage entstehen, müssen nicht unter einer Creative-Commons-Lizenz veröffentlicht werden. Wir freuen uns jedoch besonders, wenn ihr euch dafür entscheidet.
* Nach demselben Ansatz möchten wir alle Geförderten dazu ermutigen, bei der Umsetzung der Meilensteine in der zweiten Phase möglichst viele FOSS-Produkte und datensparsame Tools einzusetzen. Das gilt beispielsweise für Kommunikationstools und Plattformen für den Communityaustausch. Hierbei handelt es sich jedoch nur um eine Empfehlung: Die Geförderten dürfen selbst entscheiden, was für die Projekte sinnvoll ist. Manchmal sind neue Zielgruppen z. B. nur auf bestimmten Plattformen wie LinkedIn oder Instagram zu erreichen. In solchen Fällen ist eine kurze Begründung in der Bewerbung hilfreich, damit die Jury einschätzen kann, inwiefern eure Strategie geeignet ist.

=== Die Pitch-Session ===
''Wann'': Am 10. Oktober 2025 - jedes Projekt bekommt eine genaue Uhrzeit zugeteilt. Wir melden uns Anfang Oktober per Mail dazu.
''Wo'': Online - auch wenn ihr in Berlin wohnt (sonst wäre es nicht fair)
''Was'': 5 Minuten Pitch, 5 Minuten Fragen beantworten
''Sprache'': Deutsch (oder Englisch für Nicht-Muttersprachler*innen)
Die '''Pitch-Session''' findet am 10. Oktober ausschließlich online statt. Für die Pitches bekommt jedes eurer Projekte 5 Minuten Zeit, um der Jury zu erklären, warum die Second Stage wichtig für euer Projekt ist, welche Ziele ihr verfolgt und mit welcher Strategie ihr sie erreichen möchtet. Nach eurem Pitch haben die Juror*innen die Gelegenheit, Nachfragen zu eurer Bewerbung und eurem Pitch zu stellen.

Das Präsentationsformat für den Pitch kann frei gewählt werden: Folien, Screensharing, Visuals, everything you need. Dabei ist wichtig, dass ihr die folgenden Fragen beantwortet:

* Warum brauche ich/brauchen wir die Second Stage?
* Was ist mein/unser konkretes Ziel in der Second Stage?
* Wie wird dieses Ziel erreicht?

Teilt uns bitte '''spätestens bis zum 5. Oktober per E-Mail''' mit, wie (Folien, Screensharing, etc.) ihr eure Präsentation gestalten wollt. Wenn ihr Folien nutzen möchtet, brauchen wir sie '''spätestens am Vortag, den 9. Oktober bis 15 Uhr als PDF per E-Mail'''. In diesem Zeitraum werden wir auch eine Test-Session anbieten, bei der ihr euch in das Videotool einwählen und eure Präsentation bzw. die Technik kurz testen könnt. Genaue Infos dazu folgen kurz vorher per Mail.

Die Jury der Second Stage besteht aus zwei Juror*innen aus dem [https://www.prototypefund.de/bewerbung/jury Jurypool], Vertreter*innen des DLR-Projektträgers und des Prototype Fund - außerdem ist voraussichtlich ein*e Vertreter*in aus dem BMFTR bei der Sitzung anwesend. Die Bewertung basiert auf dem technischen Stand des Projekts (das Projekt muss 2 Monate vor Ende der regulären Förderzeit nicht zu 100% fertig sein, ihr müsst aber zeigen können, dass die Arbeit gut vorankommt), den Maßnahmen zur Sicherstellung der Nachhaltigkeit (z. B. Community-Aufbau, Öffentlichkeitsarbeit) und den geplanten Schritten für die Second-Stage-Förderung. Nach den Pitch-Sessions diskutiert die Jury die Ergebnisse und stellt einen Fördervorschlag für die Second Stage zusammen, auf Basis dessen das BMFTR die finale Entscheidung trifft. Die Entscheidung wird etwa zwei Wochen nach der Pitch-Session an euch kommuniziert. Insgesamt werden bis zu 15 Projekte für die Second Stage gefördert. Dies hängt davon ab, wie gut die Bewertungen insgesamt sind. '''Nicht alle Plätze der Second Stage müssen gefüllt werden''', d.h. es können auch weniger Projekte gefördert werden, wenn die Qualität der Bewerbungen nicht ausreicht.

=== Arbeitszeit und Stundenumfang ===
In der Second Stage könnt ihr als Team maximal 63.333 € und als Einzelperson maximal 31.667 € beantragen. Diese Summen sind angelehnt an zwei bzw. eine Vollzeitstelle über vier Monate. Der Stundenlohn ist auf 50 € gedeckelt.

Es ist generell möglich, dass ihr euch für die Second Stage mit einer geringeren Stundenanzahl bewerbt, als ihr bei der initialen Bewerbung angegeben habt. In der Second Stage könnt ihr auch mit weniger Wochenstunden als in der regulären Förderphase planen.

Das kann zum Beispiel sinnvoll sein, wenn ihr während der Förderzeit feststellt, dass die Second-Stage-Arbeit weniger Zeit benötigen wird, als ursprünglich geplant. Vielleicht hat sich auch eine bezahlte Zusammenarbeit mit Partner*innen ergeben oder euer Projekt wird durch andere Förderquellen bereits in Teilen querfinanziert. Oder ihr steht in einem Arbeitsverhältnis, habt euch für den Förderzeitraum freistellen lassen und möchtet mit 50% zurück in das Arbeitsverhältnis gehen und die weiteren 50% am Prototype-Fund-Projekt arbeiten.

Es gibt ganz unterschiedliche Szenarien und es ist vollkommen in Ordnung, wenn sich der ursprüngliche Zeitplan verändert. Schließlich werden die genauen Aufgaben für die Second Stage erst während der Förderzeit definiert. Sprecht uns gerne an, wenn ihr Rückfragen habt.

== Ablauf der Second-Stage-Förderung ==

=== Timeline ===
Hier seht ihr einen Überblick über die Termine, die für die Second Stage relevant sind (natürlich bleiben die Termine der regulären Förderphase, wie z. B. der Demo Day oder die Zwischengespräche, weiterhin verpflichtend):
{| class="wikitable"
|-
!2. September
|Sprechstunde Second-Stage-Bewerbung
|optional
|-
!18.–30. September
|Bewerbungsphase Second-Stage-Förderung
|
|-
!30. September
|Deadline Einreichung schriftliche Bewerbung
|verpflichtend
|-
!10. Oktober
|Pitch-Session (online)
|verpflichtend
|-
!Mitte Oktober
|Entscheidung und Förderzusage
|
|-
!Oktober–November
|Antragseinreichung
|verpflichtend
|-
!1. Dezember
|Start der Second Stage
|
|-
!2. Dezember
|Online-Kick-Off Second Stage
|verpflichtend
|-
!Dezember
|Sprechstunde mit Superbloom: Community management and building
|optional
|-
!Dezember–März
|Coachings
|verpflichtend
|-
!Dezember–Januar
|4. Zwischengespräch
|verpflichtend
|-
!Februar
|Sprechstunde mit Superbloom: Branding
|optional
|-
!Februar–März
|5. Zwischengespräch
|verpflichtend
|-
!vorauss. 27. März
|Abschlussworkshop der Second Stage
|verpflichtend
|-
!30. April 2026
|Deadline Schlussbericht, mit

* Link zum Code
* Link zur Dokumentation
|verpflichtend
|}

=== Administratives ===

==== Entsperrung ====
Bevor es überhaupt losgehen kann, müsst ihr nach der Förderzusage zur Second Stage einen offiziellen Antrag auf Entsperrung stellen, da die Mittel für die vier zusätzlichen Fördermonate vorerst '''gesperrt''' sind. Die Entsperrung kann erst nach der finalen und offiziellen Förderzusage stattfinden. Dafür füllt ihr auf profi-online im "'''Antrag auf Änderung Haushaltsdaten'''" das Bemerkungsfeld mit folgendem Text aus:
Hiermit beantrage ich, {VORNAME NAME}, die Entsperrung der für mein Vorhaben {Akronym}, FKZ {FKZ} in der Kostenposition 0837 gesperrten Fördermittel gemäß des auf Basis meiner Second-Stage-Bewerbung gefällten positiven Juryvotums (Sitzung vom 10.10.2025).

Die Summe in Höhe von {Summe} Euro ist für {Stundenzahl} Stunden zwingend erforderlich für die nachhaltige Entwicklung meines Projekts.
Für GbRs:
Hiermit beantrage ich, {VORNAME NAME}, als Geschäftsführung der {Name GbR}, die Entsperrung der für unser Vorhaben {Akronym}, FKZ {FKZ} in der Kostenposition 0837 gesperrten Fördermittel gemäß des auf Basis unserer Second-Stage-Bewerbung gefällten positiven Juryvotums (Sitzung vom 10.10.2025).

Die Summe in Höhe von {Summe} Euro ist für {Stundenzahl} Stunden zwingend erforderlich für die nachhaltige Entwicklung unseres Projekts.
Bitte passt dabei die Klammerausdrücke entsprechend an euer Projekt und eure Second-Stage-Bewerbung an.

Wichtig ist, dass die Summe der Arbeitsstunden, die ihr angebt, mit der Summe Arbeitsstunden aus der Second-Stage-Bewerbung, wie sie nach der Jurysitzung bestätigt wurde, übereinstimmt. Falls ihr Fragen dazu habt, meldet euch gern bei eurer [https://wiki.prototypefund.de/index.php?title=DLR-Ansprechpartner*innen_JG01 Ansprechperson beim DLR-Projektträger].

==== Zahlungsanforderung ====
In der regulären Förderphase habt ihr zu Beginn eines Quartals die Mittel für das abgelaufene Quartal (im Nachhinein) abrufen können, konkret nach dem ersten und vierten Fördermonat. In der Second-Stage-Förderphase geht es entsprechend weiter und ihr erhaltet nach dem siebten und zehnten Fördermonat die weiteren Auszahlungen.

Zu den beiden Zahlungsanforderungen in der Second Stage sind zwei Besonderheiten zu beachten:

* Mittelabruf im Januar über den Zwischennachweis: Der Mittelabruf fällt auf einen Jahreswechsel (Fördersumme der Monate Oktober bis Dezember, abzurufen im Januar). Hierfür muss ein Zwischennachweis für die gesamte Laufzeit in 2025 gestellt werden, den ihr auch über profi-Online erstellen müsst. Wenn ihr euer Förderkennzeichen in der Vorhabenliste angeklickt habt, könnt ihr links in der Liste Zwischennachweis auswählen.
* Mittelabruf im April über den Verwendungsnachweis: Der zweite Mittelabruf in der Second Stage ist insgesamt euer vierter Mittelabruf und gleichzeitig der letzte in der Förderzeit. Der letzte Mittelabruf muss über den Verwendungsnachweis abgerufen und zusammen mit dem Schlussbericht beim DLR-PT eingereicht werden. Der Verwendungsnachweis wird vom DLR-PT in profi-online nach Ende der Förderphase freigeschaltet. Bitte beachtet, dass es für die Einreichung eine Frist gibt: Verwendungsnachweis und Schlussbericht müssen spätestens am 30. April eingereicht werden.

[https://wiki.prototypefund.de/index.php?title=Schlussbericht Hinweise zum Schlussbericht findet ihr hier]. [https://wiki.prototypefund.de/index.php?title=Zahlungsanforderungen Hinweise zu Zahlungsanforderungen und Zwischennachweisen findet ihr hier].

=== Verpflichtende Leistungen ===
Neben der Umsetzung der Arbeitsschwerpunkte müssen im Rahmen der Second-Stage-Förderung einige verpflichtende Aufgaben erfüllt werden:

* '''Coachings''': In der Second Stage sind die [https://wiki.prototypefund.de/index.php?title=Coachings Coachings] (zwei Themen à jeweils vier Stunden) verpflichtend. Die Themen bzw. Coachingpartner*innen werden, sofern nicht von der Jury vorgegeben, gemeinsam mit der Projektbetreuung festgelegt. Neben einem verpflichtenden Coaching mit [https://wiki.prototypefund.de/index.php?title=Superbloom Superbloom] (Design, Projektmanagement, Community, Kommunikation, Fundraising usw.), stehen euch für das zweite Coaching in der Second Stage weitere Coachingpartner*innen mit unterschiedlichen Schwerpunkten zur Verfügung: [https://leastauthority.com/ Least Authority] (Security), [https://vdivde-it.de/de VDI/VDE] (Gründung), die [https://fsfe.org/ Free Software Foundation Europe] (Lizenzierung) und [https://iris-wellmann.de/angebot/coaching/ Iris Wellmann] (freie Coachings/Strategie). Für alle Coachings sind die Plätze begrenzt. Die finale Entscheidung über die Zuteilung der Coachings liegt bei der Projektbetreuung.
* '''Zwischengespräche, Montags-Updates und Online-Kick-Off:''' Wie in der regulären Förderphase sind auch in der Second Stage die Zwischengespräche und Montags-Updates verpflichtend. In den Zwischengesprächen wird über den allgemeinen Stand des Projekts und seiner Strategie gesprochen und der Abschlussworkshop vorbereitet. Diese können online oder in Person in Berlin oder auf Veranstaltungen (z. B. CCC, FOSDEM) durchgeführt werden. Zusätzlich findet ein Online-Kick-Off für die Second Stage als Videocall statt.
* '''Verfassen eines Blogbeitrags oder eines Artikels für die Knowledge Base''': Sharing (knowledge) is caring! Jedes im Rahmen der Second Stage geförderte Projekt soll bis Ende der Förderzeit einen Beitrag im Prototype Fund Blog oder in der Knowledge Base veröffentlichen. Wenn ein Beitrag bereits in der regulären Förderphase geschrieben wurde, entfällt diese Pflicht. Die Beitragsthemen werden gemeinsam mit der Projektbetreuung und der Kommunikationsperson des Prototype Fund festgelegt. Alternative Formate und Ideen können individuell mit der Projektbetreuung abgestimmt werden.
* '''Vorbereitung auf und Teilnahme am Abschlussworkshop''': Am Ende der Second Stage findet der Abschlussworkshop in Berlin statt. Alle Teammitglieder aller Projekte müssen teilnehmen. Die Teilnahme von nicht offiziell geförderten Teammitgliedern ist nicht vorgesehen, Ausnahmen können (möglichst frühzeitig) mit der Projektbetreuung besprochen werden. Zu dem Workshop werden externe Projektpartner*innen (ca. zwei pro Projekt) eingeladen. Die Auswahl und Einladung der Gäste erfolgt gemeinsam mit der Projektbetreuung.
* '''Dokumentation''': Am Ende der Förderzeit muss für alle Projekte der Second Stage eine öffentlich verfügbare Dokumentation bei der Projektbetreuung vorliegen. Je nach Projekt kann die Art der Dokumentation unterschiedlich sein. Während der Code eines Projekts immer sauber dokumentiert sein sollte, sind zusätzliche Dokumentationsmaßnahmen abhängig von der Zielgruppe: unterschiedliche Formate von Tutorials für Endnutzer*innen, Admin-Dokumentation für selbstgehostete Projekte, Entwickler*innendokumentation für Libraries und andere Infrastrukturprojekte usw.
* '''Schlussbericht:''' Einen Monat nach Abschluss der Second-Stage-Förderphase ist der Schlussbericht zusammen mit der Schlussabrechnung (Verwendungsnachweis) beim DLR Projektträger (DLR-PT) einzureichen. Genaue Informationen dazu findet ihr [https://wiki.prototypefund.de/index.php?title=Schlussbericht hier].

Und nicht vergessen: Projekte, die zehn Monate gefördert werden, nehmen ebenfalls am [https://wiki.prototypefund.de/index.php?title=Demo_Day Demo Day] nach sechs Monaten teil.

=== Angebote ===
Zusätzlich bieten wir optionale Formate an, mit denen wir euch bei der Umsetzung eurer Second Stage unterstützen möchten:

* zwei '''Sprechstunden mit [[Superbloom]]''' zu den Themen "Community management & community building" und "Branding & identity": Ihr kennt das Sprechstunden-Format aus der regulären Förderzeit - für die Second Stage haben wir spannende und relevante Themen zusammengestellt.
* weitere '''1:1 Gespräche''' nach Bedarf: Wir haben in der Second Stage gute Kapazitäten für zusätzliche 1:1 Gespräche mit euch - stellt uns Fragen, lasst uns eure Projekte testen, fragt nach Feedback zu eurem Logo, Blogpost, UI, Communitystrategie, etc. Wir sind da, um euch zu unterstützen und freuen uns über tiefere Einblicke in eure Projekte.
* '''Kommunikation''' über die Kanäle des Prototype Fund: Wie in der regulären Förderphase unterstützen wir die Sichtbarkeit eurer Projekte mit Kommunikationsmaßnahmen über unsere Kanäle (Mastodon, LinkedIn, ggf. Newsletter)
* Unterstützung bei der '''Vernetzung''': Wenn es möglich ist und wir auf existierende Kontakte des Prototype Fund zurückgreifen können, vernetzen wir euch gern.
* Feedback von der Jury: Gern leiten wir euch das '''Jury-Feedback''' aus der Pitch-Session weiter.

=== Abschlussworkshop ===
Der Abschlussworkshop ist das finale Event nach der Second-Stage-Förderung und findet Ende März in Berlin statt. Das Event soll euch einerseits die Möglichkeit geben, euch untereinander auszutauschen und den Abschluss der Förderphase gemeinsam zu feiern. Weiterhin habt ihr beim Event die Möglichkeit euer Projekt im Rahmen eines Workshops eingeladenen Gästen zu präsentieren.
'''Save the date'''

''Was'': Second-Stage-Abschlussworkshop JG01
''Wo'': Berlin, genaue Location tba
''Wann'': tba - voraussichtlich der 27. März 2026
''Uhrzeit'': tba - voraussichtlich 14-19.30 Uhr, danach Community-Treffen

==== Ablauf ====
Nach einem internen Teil, bei dem ihr eure Erfahrungen mit uns teilen und voneinander lernen könnt, ist ein zweistündiger Workshop mit externen Gästen geplant. Allen Projekten wird dabei eine Tischinsel zur Verfügung stehen, an der ihr euer Projekt vorstellen könnt. Es empfiehlt sich, früh zu überlegen, was ihr anbieten und wen ihr dazu einladen möchtet: Möchtet ihr (potentielle) Projektpartner*innen treffen, ein (User-)Testing durchführen, euer Projekt einer relevanten Person(engruppe) vorstellen etc. Insgesamt könnt ihr pro Projekt ein bis drei externe Gäste einladen. Für die Vorbereitung des Abschlussworkshop kommen weitere, konkretere Infos per Mail - außerdem ist wie immer in den Zwischengesprächen Zeit, Fragen und Details zu besprechen. Sprecht uns gern frühzeitig an, wenn ihr Fragen habt!

Nach dem Workshop gibt es ein gemeinsames Dinner mit den eingeladenen Gästen. Und last but not least schließen wir den Tag mit einem Community-Abend, der für alle offen ist, ab. Denn jetzt kann wirklich gefeiert werden.

= In English: Second Stage =

== General info ==
There is an issue in technology and FOSS funding: innovative projects are readily financed, but it often remains unclear what happens afterwards. Few technologies are ready for operational use and self-financing after the initial funding runs out.

For this reason, we offer the Second Stage, which provides an opportunity to work for a further four months on securing the project’s sustainability.

The aim of the Second Stage is to improve the usability and visibility of the project, increasing its chances of long-term sustainability once the funding period ends.

Reminder: '''Projects that don't participate in the Second Stage are not less valuable to us.''' We estimate that approximately 50% of each round will participate in this extended funding period, and there are many reasons why a project might not participate. Maybe it's not a good fit for your project, or you personally don't see the need for this type of support. Maybe your project is already sustainable and you just need the six months to code. Maybe your application for the regular funding period was great, but your application for the second phase doesn't fit the scope of the Prototype Fund.

== Application for the Second Stage ==
If you haven't already applied for the Second Stage, the following paragraphs are not relevant for you: Unfortunately, it is '''not possible to add a Second Stage at this point''', as the maximum duration and the maximum amount of funding allocated to your project was made final after your general application.

If you have applied for the Second Stage, the funds allocated for the four additional months are '''locked''' for now. During the 5th month of funding, a jury will allocate the limited Second Stage spots based on your work during the first months of funding as well as a new, short application. The decision is based on a written '''submission''' and a short online pitch session.

'''To prepare for your application, please read this wiki page.''' On September 2nd at 2 PM, we will hold a consultation hour during which we will be happy to answer your questions about your Second Stage application (in German and English). We are also happy to discuss your application and your goals for the Second Stage during the 1:1 meetings.

To stay fair, we do not answer any questions regarding the content of your Second Stage applications. However, we can assess whether your ideas for the Second Stage are eligible for funding (i.e., whether we are allowed to fund the type of project, whether it involves too much development work, etc.), give you general tips, and answer any questions you may have about the formalities. If you are unsure, just ask!

Also important: The coaching sessions with Superbloom cannot be used to prepare your application (written or pitch). Of course, it is perfectly fine if you want to discuss how to make your projects more sustainable during the coaching sessions. You can read about how we define the boundary between “application preparation” and “steps toward sustainability” on the [https://wiki.prototypefund.de/index.php?title=Coachings coaching page].

=== Written application ===
''When'': From September 18th to September 30th, 2025 - '''Please note''': Submissions after the deadline will not be considered for selection!

''Where'': [https://bewerben.prototypefund.de/ bewerben.prototypefund.de] – the exact link will be sent via email

''What'': Answer 10 questions about your plans for the Second Stage funding

The written application must be submitted via our application platform, which you already know from your initial application for the Prototype Fund. Based on the current status of your work, you must answer the following questions and provide your ideas for the Second Stage:
- Which milestones have been achieved and what were the results?
- Will all planned milestones be achieved by the end of the regular funding period?
- What measures have been taken so far to reach users?
- How will the project be made usable in the long term?
- Have any steps already been taken to this end?
- What is currently the biggest challenge in the project?
- How can this challenge be overcome?
- Are changes to the original plan necessary for the project to succeed?
- What milestones do you plan to achieve in the Second Stage?
- How many hours do you plan to work on the project in the Second Stage? (Maximum number of hours for individuals: 633, maximum for number of teams: 1,267)
- Additional comments: Is there anything else you would like to tell the jury?
The written application may be submitted in German, or if you are not a native German speaker, in English.

Your plans for the Second Stage funding can differ from what you wrote in your initial application. If what you had planned for the Second Stage no longer seems realistic or feasible, you are welcome to change your plans for the four-month funding period. The important thing is that your project has a clear focus and feasible within the available time.

Reminder: '''In the Second Stage, the focus is no longer on development work.''' Development milestones that were not achieved during the regular funding period cannot be carried over to the Second Stage unless they are necessary steps for making your project sustainable and you can justify why these milestones weren’t reached in the regular funding period. The aim of the Second Stage is to set your projects on the path to sustainable structures, whether through establishing a company, building a community or forming partnerships, writing documentation and conducting user testing, implementing communication strategies, etc. Of course, this may result in minor development work (e.g., adjustments based on the results of user testing, merging community contributions, bug fixes, etc.), but these milestones should not be the main focus and can only be funded if they support the other milestones.
These are the type of milestones that can be funded in the Second Stage:

Here are some examples of milestones that are eligible for funding in the Second Stage. (This is not an exhaustive list: other measures may be more suitable for your projects. '''You do not have to cover all of these topics in your application, which ones are relevant to you depends on the focus you plan for your Second Stage.''' If you are unsure whether your ideas are eligible for funding, please feel free to ask us!)

'''Specific steps to improve the visibility, usability and sustainability of the project (main focus of your application for the Second Stage):'''
* User testing
* Partner acquisition
* Establishment of a business (administrative setup, marketing & customer acquisition, etc.)
* Presence and presentation at conferences
* Creation of a website and/or other communication strategies
* Community work
* Outreach
* etc.
'''Technical development (can be funded as a small part of your Second Stage, but can’t be the main focus):'''
* Completion of features that are still missing (e. g. due to delays, bug fixes, dependencies, etc.) and are important for the sustainability of the project.
* Development of features not foreseen in the initial application which have e.g. proven useful in user testing or in discussions with potential partners.
* Adjustments based on user testing
* Integration of community contributions
* Bug fixes
* etc.

The technical milestones must support the project's overall sustainability strategy and be justified in this context. We will send you a detailed information email and the link to the application platform well in advance.

==== Licenses in the Second Stage ====
'''Code:'''

* The code written during the paid hours of the regular funding phase must be published under a FOSS license—without exception.
* The code that is contributed directly to the project in the Second Stage (additional features, adjustments based on feedback, bug fixes, etc.) must also be published under a FOSS license. If code is written for a partner and cannot be published under a FOSS license, these hours must be paid for by another party, such as the partner.
* For sustainability measures that are not direct contributions to the code of your funded project, you should always check if the code can be licensed under a FOSS license - this is the case for a project website, for example. Exceptions should be justified in the application for the Second Stage.

'''Other products developed in the Second Stage:'''

* Texts, logos, images, and similar items created in the Second Stage do not have to be published under a Creative Commons license. However, we would appreciate it if you chose to do so.
* Following the same approach, we would like to encourage all grant recipients to use as many FOSS products and privacy-friendly tools as possible when implementing the milestones in the second phase. This applies, for example, to communication tools and platforms used for community interaction. This is, however, only a recommendation: grant recipients are free to decide for themselves what makes sense for their projects. Sometimes new target groups can only be reached on certain platforms such as LinkedIn or Instagram. In cases like this, it is helpful to include a brief explanation in your application so that the jury can assess the suitability of your strategy.

=== Pitch session ===
''When'': October 10th, 2025 – each project will be assigned a specific time slot. We will contact you by email in the beginning of October.
''Where'': Online – even if you live in Berlin (otherwise it wouldn't be fair)
''What'': 5 minutes pitch, followed by 5 minutes for questions
''Language'': German (or English if you aren’t a native German speaker)
The '''pitch session''' will take place exclusively online on October 10th. Each of the projects teamswill have 5 minutes to explain to the jury why the Second Stage is important for their project, what goals they are pursuing, and what strategy they intend to implement to make their project more sustainable. After every pitch, the jury will have the opportunity to ask you questions about your application and your pitch.

The presentation format for the pitch is up to you: slides, screen sharing, visuals, everything you need. You just have to make sure that you answer the following questions:

* Why do I/we need the Second Stage?
* What is my/our specific goal in the Second Stage?
* How will this goal be achieved?

Please let us know '''latest by October 5th''' '''by email''' how you would like to give your presentation (slides, screen sharing, etc.). If you would like to use slides, we need them '''as a pdf''' '''by email by 3 PM on October 9th at the latest'''. Around this time, we will organize test sessions where you can dial into the video tool we’ll use for the pitches and quickly test your presentation, sound and video. We will send you more information about the test session via email.

The Second Stage jury consists of two judges from the [https://www.prototypefund.de/bewerbung/jury jury pool], representatives of the DLR-PT and the Prototype Fund – a representative from the BMFTR is also expected to attend the session. The evaluation is based on the technical status of the project (the project does not have to be 100% complete two months before the end of the regular funding period, but you must be able to show that the work is progressing well), the measures taken to ensure sustainability (e.g., community building, public relations), and the planned steps for the Second Stage funding. After the pitch sessions, the jury will discuss the results and propose a list of projects for funding for the Second Stage, on the basis of which the BMFTR will make the final decision. The decision will be communicated to you approximately two weeks after the pitch session. A total of up to 15 projects will be funded for the Second Stage. The number of funded projects will depend on the quality of the submissions. '''Not''' '''all spots in the Second Stage have to be filled''', i.e., fewer projects may be funded if the quality of the applications is not sufficient.

=== Working hours and number of hours ===
In the Second Stage, you can apply for a maximum of €63,333 as a team and a maximum of €31,667€ as an individual. These amounts are based on two or one full-time positions over four months. The hourly wage is capped at €50.

It is generally possible to apply for the Second Stage with fewer hours than you specified in your initial application. In the Second Stage, you can also plan fewer hours per week than in the regular funding phase.

This can be useful if you realize during the funding period that the Second Stage work will require less time than originally planned. Perhaps you already managed to set up a paid collaboration with a partner, or your project is already being partially cross-financed by other sources of funding. Or you are employmed , have taken a leave of absence for the funding period, and would like to return to your job at 50% and work on the Prototype Fund project for the remaining 50%.

There are many different scenarios, and it is perfectly fine if the original schedule changes. Ultimately, the specific tasks for the second stage are only being defined within the current funding period. Please feel free to contact us if you have any questions.

== The Second Stage Funding ==

=== Timeline ===
This is an overview of the dates that are relevant for the Second Stage (the dates for the regular funding phase, such as Demo Day and the 1:1 meetings, remain – of course - mandatory):
{| class="wikitable"
|-
!September 2nd
|Consultation hour, application for the Second Stage
|optional
|-
!September 18th–30th
|Application period Second Stage Funding
|
|-
!September 30th
|Deadline submission of written application
|mandatory
|-
!October 10th
|Pitch session (online)
|mandatory
|-
!Middle of October
|Decision and funding commitment
|
|-
!October–November
|Request to release these funds
|mandatory
|-
!December 1st
|Start of the Second Stage
|
|-
!December 2nd
|Online kick-off Second Stage
|mandatory
|-
!December
|Superbloom consultation hour: Community management and building
|optional
|-
!December–March
|Coaching sessions
|mandatory
|-
!December–January
|4th 1:1 meeting
|mandatory
|-
!February
|Superbloom consultation hour: Branding
|optional
|-
!February–March
|5th 1:1 meeting
|mandatory
|-
!exp. March 27th
|Final workshop of the Second Stage
|mandatory
|-
!April 30th 2026
|Deadline final report including

* Link to code
* Link to documentation
|mandatory
|}

=== Administration ===

==== Releasing the funds for the Second Stage (“Entsperrung”) ====
Currently the funds for the four additional months of funding are locked. Before you can get started with the Second Stage, you must submit an official request to release these funds. They can only be unlocked after the final and official funding approval. A template will soon be available for download here. To do this, fill in the comments field on profi-online in the “'''Antrag auf Änderung Haushaltsdaten'''” form with the following text:
Hiermit beantrage ich, {VORNAME NAME}, die Entsperrung der für mein Vorhaben {Akronym}, FKZ {FKZ} in der Kostenposition 0837 gesperrten Fördermittel gemäß des auf Basis meiner Second-Stage-Bewerbung gefällten positiven Juryvotums (Sitzung vom 10.10.2025).

Die Summe in Höhe von {Summe} Euro ist für {Stundenzahl} Stunden zwingend erforderlich für die nachhaltige Entwicklung meines Projekts.
for teams:
Hiermit beantrage ich, {VORNAME NAME}, als Geschäftsführung der {Name GbR}, die Entsperrung der für unser Vorhaben {Akronym}, FKZ {FKZ} in der Kostenposition 0837 gesperrten Fördermittel gemäß des auf Basis unserer Second-Stage-Bewerbung gefällten positiven Juryvotums (Sitzung vom 10.10.2025).

Die Summe in Höhe von {Summe} Euro ist für {Stundenzahl} Stunden zwingend erforderlich für die nachhaltige Entwicklung unseres Projekts.
Please adjust the expressions in brackets accordingly to your project and your Second Stage application.

The total number of working hours you specify must match the total number of working hours from the Second Stage application as confirmed after the jury meeting. If you have any questions, please contact your [https://wiki.prototypefund.de/index.php?title=DLR-Ansprechpartner*innen_JG01 contact person of the DLR- PT].

==== Payment requests ====
In the regular funding phase, you could request the funds for the previous quarter (retrospectively) at the beginning of each quarter, specifically after the first and fourth funding months. In the Second Stage, this process continues and you will receive further payments after the seventh and tenth month of funding.

There are two special features to note regarding the two payment requests in the Second Stage:

* The funding request in January is to be submitted as an interim report („Zwischennachweis"): The funding request falls at the turn of the year (funding amount for October to December, to be requested in January). For this purpose, an interim report must be submitted via profi-Online. Once you have clicked on your funding code in the project list, you can select „Zwischennachweis" (interim report) on the left side of the list.
* The Funding request in April is to be submitted as a so-called statement of use („Verwendungsnachweis“): The second funding request in the Second Stage is your fourth funding request overall and also the last one for the whole funding period. The last funding request must be requested as a statement of use and submitted to the DLR-PT together with the final report. The statement of use will be activated by the DLR-PT in profi-Online after the end of the funding period. Please note that there is a deadline for submission: the statement of use and final report must be submitted by April 30th at the latest.

[https://wiki.prototypefund.de/index.php?title=Schlussbericht Information on the final report can be found here]. [https://wiki.prototypefund.de/index.php?title=Zahlungsanforderungen Information on payment requests and interim reports can be found here].

=== Mandatory to-dos ===

* In addition to the implementation of the key focus areas as specified in your application, a number of mandatory requirements must be fulfilled during the Second Stage:'''Coachings''': As opposed to the regular funding period, the [https://wiki.prototypefund.de/index.php?title=Coachings coaching sessions] are mandatory in the Second Stage and are designed to cover two topics, each spanning four hours. The topics and coaching partners are determined together with the program management and in keeping with the recommendations from the jury. In addition to one mandatory coaching session with [https://wiki.prototypefund.de/index.php?title=Superbloom Superbloom] (design, project management, community, communication, fundraising, etc.), other coaching partners with different areas of expertise are available for the second coaching session in the Second Stage: [https://leastauthority.com/ Least Authority] (security), [https://vdivde-it.de/de VDI/VDE] (starting a company/business models), the [https://fsfe.org/ Free Software Foundation Europe] (licensing) and [https://iris-wellmann.de/angebot/coaching/ Iris Wellmann] (free coaching/strategy). Places are limited for all coaching sessions. The final decision on the allocation of coaching sessions lies with the program management'''.'''
* '''Participation in the online kick-off, two 1:1 meetings and Monday updates:''' As in the regular funding phase, the 1:1 meetings and Monday updates are mandatory in the Second Stage. In the 1:1 meetings, the general status of the project and its strategy are discussed and the final workshop is prepared. These can be held online or in person in Berlin or at events (e.g. CCC, FOSDEM). In addition, an online kick-off for the Second Stage takes place as a video call.
* '''Writing a blog post or an article for the PTF Knowledge Base:''' Sharing (knowledge) is caring! Every project funded as part of the Second Stage has to publish an article on the Prototype Fund blog or in the Knowledge Base by the end of the funding period. If a contribution has already been written during the regular funding phase, this obligation does not apply. The topics of the contributions will be determined together with the program management and the person responsible for communication at team Prototype Fund. Alternative formats and ideas can be discussed individually with the project management.
* '''Preparation for and participation in the final workshop:''' At the end of the Second Stage, the final workshop takes place in Berlin. All team members of all projects have to participate. The participation of team members who are not officially funded is not planned, exceptions can be discussed (as early as possible) with the program management. External project partners (approx. two per project) will be invited to the workshop. The guests will be selected and invited together with the project program management.
* '''Documentation:''' At the end of the funding period, publicly available documentation must be submitted to the program management team for all Second Stage projects. The type of documentation may vary depending on the project. While the code of a project should always be properly documented, additional documentation measures depend on the target group: various types of tutorials for end users, admin documentation for self-hosted projects, developer documentation for libraries and other infrastructure projects, etc.
* '''Final report:''' After the completion of the funding period, the final report ("Schlussbericht") is to be submitted to the DLR-PT along with a so-called statement of use ("Verwendungsnachweis"). The deadline for all documents is one month after the funding ends. Detailed information can be found [https://wiki.prototypefund.de/index.php?title=Schlussbericht here].

Please keep in mind: projects that receive ten months of funding also take part in [https://wiki.prototypefund.de/index.php?title=Demo_Day Demo Day] after six months.

=== Offers ===
In addition, we offer the following '''optional formats''' to support you during your Second Stage:

* '''Two consultation hours with [https://wiki.prototypefund.de/index.php?title=Superbloom Superbloom]''' on the topics of "Community management & community building" and "Branding & identity". You are already familiar with the format from the regular funding period. For your Second Stage we have chosen together exciting and relevant topics.
* Further '''1:1 meetings''' as required: We have capacity for additional 1:1 meetings with you during the Second Stage – ask us questions, let us test your projects, ask for feedback on your logo, blog post, UI, community strategy, etc. We are here to support you and look forward to gaining deeper insights into your projects.
* '''Communication''' via the Prototype Fund channels: As in the regular funding phase, we will support the visibility of your projects with communication measures via our channels (Mastodon, LinkedIn, newsletter if possible).
* Support with '''networking''': If you know the right people for your project, we’d love to introduce you!Feedback from the jury: We are happy to forward the '''jury feedback''' from the pitch session to you.

=== Closing workshop of the Second Stage ===
The closing workshop is the event that happens at the end of your Second Stage funding period. The event, which takes place in Berlin in March, is intended to give you the opportunity to exchange ideas and celebrate the end of the funding phase together. It will also be the occasion for you to present your project to invited guests during a workshop.
'''Save the date'''

''What'': Closing workshop of the Second Stage Class01
''When'': tba – likely March 27th 2026
''Where'': Berlin, exact location tba
''Time'': tba - likely 2 pm - 7.30 pm, community meet-up afterwards

==== Schedule ====
After an internal part where you can share your experiences with us and learn from each other, a two-hour workshop with external guests will take place. All projects will have a table where they can present their project to their invited guests. We recommend that you think early on about what you would like to offer and who you would like to invite: Would you like to meet (potential) project partners, conduct user testing, present your project to a relevant person (or group of people), onboard new community contributors, etc.? You can invite one to three external guests per project. We will email you more specific information to help you prepare for the closing workshop once the Second Stage starts. As always, we will have time to discuss questions and details during the 1:1 meetings. Please feel free to contact us early if you have any questions!

There will be a dinner with the invited guests after the workshop. And last but not least, we will end the day with a community evening that is open to everyone - to make sure we really get to celebrate your funding time.

Second Stage

2025-09-02T12:49:44Z

Marie: Gründung klarer definiert

<mark>'''ACHTUNG!! DIESE SEITE BEFINDET SICH IM AUFBAU UND KANN SICH NOCH LEICHT ÄNDERN. / ATTENTION!! THIS PAGE IS UNDER CONSTRUCTION AND MAY BE SUBJECT TO CHANGE.'''

''(English version below)''

== Allgemeines ==
In der Technologie- sowie im Speziellen der FOSS-Förderung gibt es ein Problem: Innovationen werden gut und gerne finanziert, nur bleibt oft offen, wie es danach weitergeht. Wenige Technologien sind nach der initialen Finanzierung so weit, dass sie in den Produktivbetrieb gehen und sich selbst finanzieren können.

Deswegen wollen wir euch mit der Second Stage die Möglichkeit geben, weitere vier Monate an der nachhaltigen Absicherung eures Projektes zu arbeiten.

Je nachdem, was der Fokus eures Projekts in der Second Stage sein soll, werdet ihr auch an zwei weiteren [[Coachings]] teilnehmen - etwa zum Thema Security, Gründung oder Community Building. Ziel der Second Stage ist es, dass das Projekt besser nutzbar und bekannt gemacht wird, sodass es nach Abschluss der Förderung gute Chancen hat, langfristig und nachhaltig Bestand zu haben.

Reminder: Projekte, die nicht an der Second Stage teilnehmen, sind für uns nicht weniger wertvoll. Wir schätzen, dass ca. 50 % jeder Runde an dieser Verlängerung der Förderzeit teilnehmen werden, und es gibt viele Gründe, warum ein Projekt nicht teilnehmen kann. Vielleicht passt das Format nicht zum Projekt, oder ihr seht persönlich keinen Bedarf für diese Art von Unterstützung. Vielleicht ist euer Projekt bereits Teil einer nachhaltigen Struktur und ihr braucht nur die sechs Monate, um es zu programmieren. Vielleicht war euer Antrag für die reguläre Förderzeit großartig, aber euer Antrag für die Second Stage passt nicht in den Rahmen des Prototype Fund.

== Bewerbung für die Second Stage ==
Wenn ihr euch bei der initialen Bewerbung nicht für die Second Stage beworben habt, sind die folgenden Abschnitte für euch nicht relevant: '''Leider ist es zu diesem Zeitpunkt nicht mehr möglich, eine Second Stage zu beantragen''', da mit eurem ursprünglichen Antrag bereits die maximale Laufzeit und maximale Fördersumme festgelegt wurde.

Wenn ihr euch für die Second Stage beworben habt, sind die Mittel für die vier zusätzlichen Monate vorerst '''gesperrt'''. Im 5. Fördermonat teilt eine Jury die begrenzten Plätze für die Second-Stage-Förderung auf der Grundlage eurer Arbeit in den ersten Monaten der regulären Förderung sowie einer neuen kleinen '''Bewerbung''' zu. Die Entscheidung basiert auf einer schriftlichen Einreichung und einer kurzen Online-Pitch-Session.

'''Als Vorbereitung zur Bewerbung lest euch diese Wikiseite bitte vollständig durch.''' Am 2. September um 14 Uhr findet außerdem eine Sprechstunde statt, bei der wir gern eure Fragen (auf Deutsch und Englisch) zur Second Stage beantworten. Auch in den Zwischengesprächen können wir gern über eure Bewerbung und eure Ziele für die Second Stage sprechen.

Aus Fairnessgründe beantworten wir keine inhaltlichen Fragen zu euren Second-Stage-Bewerbungen. Wir können aber einschätzen, ob eure Ideen für die Second Stage grundsätzlich förderfähig sind (das heißt: ob wir die Art von Vorhaben fördern dürfen, ob z. B. nicht zu viele Entwicklungsarbeiten dabei sind), geben euch gern allgemeine Tipps und beantworten auch alle Fragen zu den Formalitäten. Wenn ihr euch unsicher seid: Sprecht uns gern an!

Auch wichtig: Die Coaching-Sessions mit Superbloom können nicht für die Vorbereitung der Bewerbung (weder schriftlich noch Pitch) genutzt werden. Es ist natürlich absolut in Ordnung, wenn ihr im Coaching besprechen wollt, wie ihr eure Projekte nachhaltiger gestaltet. Wie wir die Grenze zwischen „Vorbereitung der Bewerbung“ und „Schritte für die Nachhaltigkeit“ definieren, könnt ihr auf der [https://wiki.prototypefund.de/index.php?title=Coachings Coaching-Seite] lesen.

=== Die schriftliche Bewerbung ===
''Wann'': Vom 18. bis zum 30. September 2025 - '''Achtung''': Einreichungen nach der Deadline werden nicht für die Auswahl berücksichtigt!

''Wo'': [https://bewerben.prototypefund.de/ bewerben.prototypefund.de] - der genaue Link folgt per Mail

''Was'': Beantwortet 10 Fragen zu euren Plänen für die Second-Stage-Förderung

Die schriftliche Bewerbung findet über unsere Bewerbungsplattform statt, die ihr aus eurer initialen Bewerbung für den Prototype Fund schon kennt. Dort müssen die folgenden Fragen, basierend auf dem aktuellen Arbeitsstand, sowie eure Ideen für die Second Stage beantwortet werden:
- Welche Meilensteine wurden mit welchen Ergebnissen erzielt?
- Werden bis zum Ende der regulären Förderperiode alle planmäßigen Meilensteine erreicht?
- Welche Maßnahmen wurden bislang ergriffen, um Nutzer*innen anzusprechen?
- Auf welchem Wege soll das Projekt nachhaltig nutzbar werden?
- Wurden hierfür bereits Maßnahmen ergriffen?
- Was ist aktuell die größte Herausforderung im Projekt?
- Wie kann dieser begegnet werden?
- Sind für den Erfolg des Projekts Änderungen an der ursprünglichen Planung nötig?
- Welche Meilensteine sollen in der zweiten Förderphase erreicht werden?
- Wie viele Stunden wollt ihr in der Second Stage am Projekt arbeiten? (Maximum Einzelpersonen: 633, Maximum Teams: 1.267)
Die schriftliche Bewerbung erfolgt auf Deutsch, Nicht-Muttersprachler*innen können auch auf Englisch einreichen.

Eure Pläne für die Second-Stage-Föderphase dürfen von der initialen Bewerbung und dem Antrag abweichen. Wenn das, was ihr euch damals für die Second Stage vorgenommen habt, nicht mehr realistisch oder sinnvoll erscheint, könnt ihr euren Fokus für die viermonatige Förderzeit gern neu setzen. Wichtig ist nur, dass der Fokus für euer Projekt sinnvoll durchdacht und in der Zeit, die euch zur Verfügung steht, machbar ist.

Reminder: '''In der Second Stage steht die Entwicklungsarbeit nicht mehr im Mittelpunkt.''' Entwicklungsmeilensteine, die ihr in der regulären Förderzeit nicht geschafft habt, können nicht in die Second Stage verschoben werden, außer ihr könnt begründen, dass diese Schritte notwendig für die Nachhaltigkeit des Projekts sind und erklären, warum sie nicht mehr in der regulären Förderphase umgesetzt werden können. Ziel der Second Stage ist es, eure Projekte auf den Weg zu nachhaltigen Strukturen zu bringen, sei es durch eine Gründung, den Aufbau einer Community oder Partnerschaften, Dokumentation und User Testing, Kommunikationsmaßnahmen, usw. Natürlich können sich dadurch kleine Entwicklungsarbeiten ergeben (z. B. Anpassungen auf der Basis eines User Testings, Einbettung von Community-Beiträgen, Bugfixes etc.). Diese sollen aber nicht im Vordergrund stehen und können nur mitgefördert werden, wenn sie den anderen Maßnahmen dienen.
So kann die Verteilung in eurem Antrag aussehen:

Hier listen wir Beispiele von Meilensteinen, die in der Second Stage förderfähig sind. (Das ist keine abschließende Liste. Andere Maßnahmen können für eure Projekte besser geeignet sein. '''Je nach Fokus eurer Second Stage müsst ihr natürlich nicht alle diese Themen in der Bewerbung abdecken.''' Wenn ihr euch unsicher seid, ob eure Ideen gefördert werden können, fragt uns gerne!)

'''Konkrete Schritte zur Verbreitung und Nutzbarmachung (Fokus der Second-Stage-Förderung):'''
* User Testing
* Partnerakquise
* Gründung (Firmenaubau, Kundenakquise & Marketing, usw.)
* Präsenz auf Fachveranstaltungen
* Erstellung einer Website und/oder weiterer öffentlichkeitswirksamer Maßnahmen
* Communityarbeit
* Outreach
* usw.
'''Technische Entwicklung (maximal kleiner Anteil der Second-Stage-Förderung):'''
* Fertigstellung von Features, die aufgrund von Verzögerungen, Bugfixes, Dependencies etc. noch fehlen und für die Nachhaltigkeit des Projekts wichtig sind.
* Entwicklung von im Erstantrag nicht vorhergesehenen Features etc., die sich bspw. im User Testing oder in Gesprächen mit potenziellen Partnern als sinnvoll herausgestellt haben.
* Anpassungen auf der Basis eines User Testings
* Einbettung von Community-Beiträgen
* Bugfixes
* etc.

Die technischen Meilensteine müssen der allgemeinen Nachhaltigkeitsstrategie des Projekts dienen und in diesem Sinne begründet sein. Ihr bekommt rechtzeitig eine ausführliche Infomail und den Link zur Bewerbungsplattform von uns zugesendet.

==== Lizenzen in der Second Stage ====
'''Zum Code:'''

* Der in den bezahlten Stunden der regulären Förderphase geschriebene Code muss zwingend unter einer FOSS-Lizenz veröffentlicht werden – ohne Ausnahme.
* Der Code, der in der Second Stage direkt zum Projekt beigetragen wird (Erweiterungen, Anpassungen auf Basis von Feedback, Bugfixes usw.), muss ebenfalls unter einer FOSS-Lizenz veröffentlicht werden. Wenn Code für einen Partner geschrieben wird, und dieser nicht Open Source sein kann, müssen diese Stunden anderweitig, beispielsweise vom Partner, bezahlt werden.
* Im Rahmen von Maßnahmen zur Nachhaltigkeit sollte immer geprüft werden, ob der Code unter einer FOSS-Lizenz stehen kann – das gilt beispielsweise für eine Projektwebseite. Ausnahmen sind in der Bewerbung für die Second Stage zu begründen.

'''Andere Produkte, die in der Second Stage produziert werden:'''

* Texte, Logos und Bilder (u. ä.), die in der Second Stage entstehen, müssen nicht unter einer Creative-Commons-Lizenz veröffentlicht werden. Wir freuen uns jedoch besonders, wenn ihr euch dafür entscheidet.
* Nach demselben Ansatz möchten wir alle Geförderten dazu ermutigen, bei der Umsetzung der Meilensteine in der zweiten Phase möglichst viele FOSS-Produkte und datensparsame Tools einzusetzen. Das gilt beispielsweise für Kommunikationstools und Plattformen für den Communityaustausch. Hierbei handelt es sich jedoch nur um eine Empfehlung: Die Geförderten dürfen selbst entscheiden, was für die Projekte sinnvoll ist. Manchmal sind neue Zielgruppen z. B. nur auf bestimmten Plattformen wie LinkedIn oder Instagram zu erreichen. In solchen Fällen ist eine kurze Begründung in der Bewerbung hilfreich, damit die Jury einschätzen kann, inwiefern eure Strategie geeignet ist.

=== Die Pitch-Session ===
''Wann'': Am 10. Oktober 2025 - jedes Projekt bekommt eine genaue Uhrzeit zugeteilt. Wir melden uns Anfang Oktober per Mail dazu.
''Wo'': Online - auch wenn ihr in Berlin wohnt (sonst wäre es nicht fair)
''Was'': 5 Minuten Pitch, 5 Minuten Fragen beantworten
''Sprache'': Deutsch (oder Englisch für Nicht-Muttersprachler*innen)
Die '''Pitch-Session''' findet am 10. Oktober ausschließlich online statt. Für die Pitches bekommt jedes eurer Projekte 5 Minuten Zeit, um der Jury zu erklären, warum die Second Stage wichtig für euer Projekt ist, welche Ziele ihr verfolgt und mit welcher Strategie ihr sie erreichen möchtet. Nach eurem Pitch haben die Juror*innen die Gelegenheit, Nachfragen zu eurer Bewerbung und eurem Pitch zu stellen.

Das Präsentationsformat für den Pitch kann frei gewählt werden: Folien, Screensharing, Visuals, everything you need. Dabei ist wichtig, dass ihr die folgenden Fragen beantwortet:

* Warum brauche ich/brauchen wir die Second Stage?
* Was ist mein/unser konkretes Ziel in der Second Stage?
* Wie wird dieses Ziel erreicht?

Teilt uns bitte '''spätestens bis zum 5. Oktober per E-Mail''' mit, wie (Folien, Screensharing, etc.) ihr eure Präsentation gestalten wollt. Wenn ihr Folien nutzen möchtet, brauchen wir sie '''spätestens am Vortag, den 9. Oktober bis 15 Uhr als PDF per E-Mail'''. In diesem Zeitraum werden wir auch eine Test-Session anbieten, bei der ihr euch in das Videotool einwählen und eure Präsentation bzw. die Technik kurz testen könnt. Genaue Infos dazu folgen kurz vorher per Mail.

Die Jury der Second Stage besteht aus zwei Juror*innen aus dem [https://www.prototypefund.de/bewerbung/jury Jurypool], Vertreter*innen des DLR-Projektträgers und des Prototype Fund - außerdem ist voraussichtlich ein*e Vertreter*in aus dem BMFTR bei der Sitzung anwesend. Die Bewertung basiert auf dem technischen Stand des Projekts (das Projekt muss 2 Monate vor Ende der regulären Förderzeit nicht zu 100% fertig sein, ihr müsst aber zeigen können, dass die Arbeit gut vorankommt), den Maßnahmen zur Sicherstellung der Nachhaltigkeit (z. B. Community-Aufbau, Öffentlichkeitsarbeit) und den geplanten Schritten für die Second-Stage-Förderung. Nach den Pitch-Sessions diskutiert die Jury die Ergebnisse und stellt einen Fördervorschlag für die Second Stage zusammen, auf Basis dessen das BMFTR die finale Entscheidung trifft. Die Entscheidung wird etwa zwei Wochen nach der Pitch-Session an euch kommuniziert. Insgesamt werden bis zu 15 Projekte für die Second Stage gefördert. Dies hängt davon ab, wie gut die Bewertungen insgesamt sind. '''Nicht alle Plätze der Second Stage müssen gefüllt werden''', d.h. es können auch weniger Projekte gefördert werden, wenn die Qualität der Bewerbungen nicht ausreicht.

=== Arbeitszeit und Stundenumfang ===
In der Second Stage könnt ihr als Team maximal 63.333 € und als Einzelperson maximal 31.667 € beantragen. Diese Summen sind angelehnt an zwei bzw. eine Vollzeitstelle über vier Monate. Der Stundenlohn ist auf 50 € gedeckelt.

Es ist generell möglich, dass ihr euch für die Second Stage mit einer geringeren Stundenanzahl bewerbt, als ihr bei der initialen Bewerbung angegeben habt. In der Second Stage könnt ihr auch mit weniger Wochenstunden als in der regulären Förderphase planen.

Das kann zum Beispiel sinnvoll sein, wenn ihr während der Förderzeit feststellt, dass die Second-Stage-Arbeit weniger Zeit benötigen wird, als ursprünglich geplant. Vielleicht hat sich auch eine bezahlte Zusammenarbeit mit Partner*innen ergeben oder euer Projekt wird durch andere Förderquellen bereits in Teilen querfinanziert. Oder ihr steht in einem Arbeitsverhältnis, habt euch für den Förderzeitraum freistellen lassen und möchtet mit 50% zurück in das Arbeitsverhältnis gehen und die weiteren 50% am Prototype-Fund-Projekt arbeiten.

Es gibt ganz unterschiedliche Szenarien und es ist vollkommen in Ordnung, wenn sich der ursprüngliche Zeitplan verändert. Schließlich werden die genauen Aufgaben für die Second Stage erst während der Förderzeit definiert. Sprecht uns gerne an, wenn ihr Rückfragen habt.

== Ablauf der Second-Stage-Förderung ==

=== Timeline ===
Hier seht ihr einen Überblick über die Termine, die für die Second Stage relevant sind (natürlich bleiben die Termine der regulären Förderphase, wie z. B. der Demo Day oder die Zwischengespräche, weiterhin verpflichtend):
{| class="wikitable"
|-
!2. September
|Sprechstunde Second-Stage-Bewerbung
|optional
|-
!18.–30. September
|Bewerbungsphase Second-Stage-Förderung
|
|-
!30. September
|Deadline Einreichung schriftliche Bewerbung
|verpflichtend
|-
!10. Oktober
|Pitch-Session (online)
|verpflichtend
|-
!Mitte Oktober
|Entscheidung und Förderzusage
|
|-
!Oktober–November
|Antragseinreichung
|verpflichtend
|-
!1. Dezember
|Start der Second Stage
|
|-
!2. Dezember
|Online-Kick-Off Second Stage
|verpflichtend
|-
!Dezember
|Sprechstunde mit Superbloom: Community management and building
|optional
|-
!Dezember–März
|Coachings
|verpflichtend
|-
!Dezember–Januar
|4. Zwischengespräch
|verpflichtend
|-
!Februar
|Sprechstunde mit Superbloom: Branding
|optional
|-
!Februar–März
|5. Zwischengespräch
|verpflichtend
|-
!vorauss. 27. März
|Abschlussworkshop der Second Stage
|verpflichtend
|-
!30. April 2026
|Deadline Schlussbericht, mit

* Link zum Code
* Link zur Dokumentation
|verpflichtend
|}

=== Administratives ===

==== Entsperrung ====
Bevor es überhaupt losgehen kann, müsst ihr nach der Förderzusage zur Second Stage einen offiziellen Antrag auf Entsperrung stellen, da die Mittel für die vier zusätzlichen Fördermonate vorerst '''gesperrt''' sind. Die Entsperrung kann erst nach der finalen und offiziellen Förderzusage stattfinden. Dafür füllt ihr auf profi-online im "'''Antrag auf Änderung Haushaltsdaten'''" das Bemerkungsfeld mit folgendem Text aus:
Hiermit beantrage ich, {VORNAME NAME}, die Entsperrung der für mein Vorhaben {Akronym}, FKZ {FKZ} in der Kostenposition 0837 gesperrten Fördermittel gemäß des auf Basis meiner Second-Stage-Bewerbung gefällten positiven Juryvotums (Sitzung vom 10.10.2025).

Die Summe in Höhe von {Summe} Euro ist für {Stundenzahl} Stunden zwingend erforderlich für die nachhaltige Entwicklung meines Projekts.
Für GbRs:
Hiermit beantrage ich, {VORNAME NAME}, als Geschäftsführung der {Name GbR}, die Entsperrung der für unser Vorhaben {Akronym}, FKZ {FKZ} in der Kostenposition 0837 gesperrten Fördermittel gemäß des auf Basis unserer Second-Stage-Bewerbung gefällten positiven Juryvotums (Sitzung vom 10.10.2025).

Die Summe in Höhe von {Summe} Euro ist für {Stundenzahl} Stunden zwingend erforderlich für die nachhaltige Entwicklung unseres Projekts.
Bitte passt dabei die Klammerausdrücke entsprechend an euer Projekt und eure Second-Stage-Bewerbung an.

Wichtig ist, dass die Summe der Arbeitsstunden, die ihr angebt, mit der Summe Arbeitsstunden aus der Second-Stage-Bewerbung, wie sie nach der Jurysitzung bestätigt wurde, übereinstimmt. Falls ihr Fragen dazu habt, meldet euch gern bei eurer [https://wiki.prototypefund.de/index.php?title=DLR-Ansprechpartner*innen_JG01 Ansprechperson beim DLR-Projektträger].

==== Zahlungsanforderung ====
In der regulären Förderphase habt ihr zu Beginn eines Quartals die Mittel für das abgelaufene Quartal (im Nachhinein) abrufen können, konkret nach dem ersten und vierten Fördermonat. In der Second-Stage-Förderphase geht es entsprechend weiter und ihr erhaltet nach dem siebten und zehnten Fördermonat die weiteren Auszahlungen.

Zu den beiden Zahlungsanforderungen in der Second Stage sind zwei Besonderheiten zu beachten:

* Mittelabruf im Januar über den Zwischennachweis: Der Mittelabruf fällt auf einen Jahreswechsel (Fördersumme der Monate Oktober bis Dezember, abzurufen im Januar). Hierfür muss ein Zwischennachweis für die gesamte Laufzeit in 2025 gestellt werden, den ihr auch über profi-Online erstellen müsst. Wenn ihr euer Förderkennzeichen in der Vorhabenliste angeklickt habt, könnt ihr links in der Liste Zwischennachweis auswählen.
* Mittelabruf im April über den Verwendungsnachweis: Der zweite Mittelabruf in der Second Stage ist insgesamt euer vierter Mittelabruf und gleichzeitig der letzte in der Förderzeit. Der letzte Mittelabruf muss über den Verwendungsnachweis abgerufen und zusammen mit dem Schlussbericht beim DLR-PT eingereicht werden. Der Verwendungsnachweis wird vom DLR-PT in profi-online nach Ende der Förderphase freigeschaltet. Bitte beachtet, dass es für die Einreichung eine Frist gibt: Verwendungsnachweis und Schlussbericht müssen spätestens am 30. April eingereicht werden.

[https://wiki.prototypefund.de/index.php?title=Schlussbericht Hinweise zum Schlussbericht findet ihr hier]. [https://wiki.prototypefund.de/index.php?title=Zahlungsanforderungen Hinweise zu Zahlungsanforderungen und Zwischennachweisen findet ihr hier].

=== Verpflichtende Leistungen ===
Neben der Umsetzung der Arbeitsschwerpunkte müssen im Rahmen der Second-Stage-Förderung einige verpflichtende Aufgaben erfüllt werden:

* '''Coachings''': In der Second Stage sind die [https://wiki.prototypefund.de/index.php?title=Coachings Coachings] (zwei Themen à jeweils vier Stunden) verpflichtend. Die Themen bzw. Coachingpartner*innen werden, sofern nicht von der Jury vorgegeben, gemeinsam mit der Projektbetreuung festgelegt. Neben einem verpflichtenden Coaching mit [https://wiki.prototypefund.de/index.php?title=Superbloom Superbloom] (Design, Projektmanagement, Community, Kommunikation, Fundraising usw.), stehen euch für das zweite Coaching in der Second Stage weitere Coachingpartner*innen mit unterschiedlichen Schwerpunkten zur Verfügung: [https://leastauthority.com/ Least Authority] (Security), [https://vdivde-it.de/de VDI/VDE] (Gründung), die [https://fsfe.org/ Free Software Foundation Europe] (Lizenzierung) und [https://iris-wellmann.de/angebot/coaching/ Iris Wellmann] (freie Coachings/Strategie). Für alle Coachings sind die Plätze begrenzt. Die finale Entscheidung über die Zuteilung der Coachings liegt bei der Projektbetreuung.
* '''Zwischengespräche, Montags-Updates und Online-Kick-Off:''' Wie in der regulären Förderphase sind auch in der Second Stage die Zwischengespräche und Montags-Updates verpflichtend. In den Zwischengesprächen wird über den allgemeinen Stand des Projekts und seiner Strategie gesprochen und der Abschlussworkshop vorbereitet. Diese können online oder in Person in Berlin oder auf Veranstaltungen (z. B. CCC, FOSDEM) durchgeführt werden. Zusätzlich findet ein Online-Kick-Off für die Second Stage als Videocall statt.
* '''Verfassen eines Blogbeitrags oder eines Artikels für die Knowledge Base''': Sharing (knowledge) is caring! Jedes im Rahmen der Second Stage geförderte Projekt soll bis Ende der Förderzeit einen Beitrag im Prototype Fund Blog oder in der Knowledge Base veröffentlichen. Wenn ein Beitrag bereits in der regulären Förderphase geschrieben wurde, entfällt diese Pflicht. Die Beitragsthemen werden gemeinsam mit der Projektbetreuung und der Kommunikationsperson des Prototype Fund festgelegt. Alternative Formate und Ideen können individuell mit der Projektbetreuung abgestimmt werden.
* '''Vorbereitung auf und Teilnahme am Abschlussworkshop''': Am Ende der Second Stage findet der Abschlussworkshop in Berlin statt. Alle Teammitglieder aller Projekte müssen teilnehmen. Die Teilnahme von nicht offiziell geförderten Teammitgliedern ist nicht vorgesehen, Ausnahmen können (möglichst frühzeitig) mit der Projektbetreuung besprochen werden. Zu dem Workshop werden externe Projektpartner*innen (ca. zwei pro Projekt) eingeladen. Die Auswahl und Einladung der Gäste erfolgt gemeinsam mit der Projektbetreuung.
* '''Dokumentation''': Am Ende der Förderzeit muss für alle Projekte der Second Stage eine öffentlich verfügbare Dokumentation bei der Projektbetreuung vorliegen. Je nach Projekt kann die Art der Dokumentation unterschiedlich sein. Während der Code eines Projekts immer sauber dokumentiert sein sollte, sind zusätzliche Dokumentationsmaßnahmen abhängig von der Zielgruppe: unterschiedliche Formate von Tutorials für Endnutzer*innen, Admin-Dokumentation für selbstgehostete Projekte, Entwickler*innendokumentation für Libraries und andere Infrastrukturprojekte usw.
* '''Schlussbericht:''' Einen Monat nach Abschluss der Second-Stage-Förderphase ist der Schlussbericht zusammen mit der Schlussabrechnung (Verwendungsnachweis) beim DLR Projektträger (DLR-PT) einzureichen. Genaue Informationen dazu findet ihr [https://wiki.prototypefund.de/index.php?title=Schlussbericht hier].

Und nicht vergessen: Projekte, die zehn Monate gefördert werden, nehmen ebenfalls am [https://wiki.prototypefund.de/index.php?title=Demo_Day Demo Day] nach sechs Monaten teil.

=== Angebote ===
Zusätzlich bieten wir optionale Formate an, mit denen wir euch bei der Umsetzung eurer Second Stage unterstützen möchten:

* zwei '''Sprechstunden mit [[Superbloom]]''' zu den Themen "Community management & community building" und "Branding & identity": Ihr kennt das Sprechstunden-Format aus der regulären Förderzeit - für die Second Stage haben wir spannende und relevante Themen zusammengestellt.
* weitere '''1:1 Gespräche''' nach Bedarf: Wir haben in der Second Stage gute Kapazitäten für zusätzliche 1:1 Gespräche mit euch - stellt uns Fragen, lasst uns eure Projekte testen, fragt nach Feedback zu eurem Logo, Blogpost, UI, Communitystrategie, etc. Wir sind da, um euch zu unterstützen und freuen uns über tiefere Einblicke in eure Projekte.
* '''Kommunikation''' über die Kanäle des Prototype Fund: Wie in der regulären Förderphase unterstützen wir die Sichtbarkeit eurer Projekte mit Kommunikationsmaßnahmen über unsere Kanäle (Mastodon, LinkedIn, ggf. Newsletter)
* Unterstützung bei der '''Vernetzung''': Wenn es möglich ist und wir auf existierende Kontakte des Prototype Fund zurückgreifen können, vernetzen wir euch gern.
* Feedback von der Jury: Gern leiten wir euch das '''Jury-Feedback''' aus der Pitch-Session weiter.

=== Abschlussworkshop ===
Der Abschlussworkshop ist das finale Event nach der Second-Stage-Förderung und findet Ende März in Berlin statt. Das Event soll euch einerseits die Möglichkeit geben, euch untereinander auszutauschen und den Abschluss der Förderphase gemeinsam zu feiern. Weiterhin habt ihr beim Event die Möglichkeit euer Projekt im Rahmen eines Workshops eingeladenen Gästen zu präsentieren.
'''Save the date'''

''Was'': Second-Stage-Abschlussworkshop JG01
''Wo'': Berlin, genaue Location tba
''Wann'': tba - voraussichtlich der 27. März 2026
''Uhrzeit'': tba - voraussichtlich 14-19.30 Uhr, danach Community-Treffen

==== Ablauf ====
Nach einem internen Teil, bei dem ihr eure Erfahrungen mit uns teilen und voneinander lernen könnt, ist ein zweistündiger Workshop mit externen Gästen geplant. Allen Projekten wird dabei eine Tischinsel zur Verfügung stehen, an der ihr euer Projekt vorstellen könnt. Es empfiehlt sich, früh zu überlegen, was ihr anbieten und wen ihr dazu einladen möchtet: Möchtet ihr (potentielle) Projektpartner*innen treffen, ein (User-)Testing durchführen, euer Projekt einer relevanten Person(engruppe) vorstellen etc. Insgesamt könnt ihr pro Projekt ein bis drei externe Gäste einladen. Für die Vorbereitung des Abschlussworkshop kommen weitere, konkretere Infos per Mail - außerdem ist wie immer in den Zwischengesprächen Zeit, Fragen und Details zu besprechen. Sprecht uns gern frühzeitig an, wenn ihr Fragen habt!

Nach dem Workshop gibt es ein gemeinsames Dinner mit den eingeladenen Gästen. Und last but not least schließen wir den Tag mit einem Community-Abend, der für alle offen ist, ab. Denn jetzt kann wirklich gefeiert werden.

= In English: Second Stage =

== General info ==
There is an issue in technology and FOSS funding: innovative projects are readily financed, but it often remains unclear what happens afterwards. Few technologies are ready for operational use and self-financing after the initial funding runs out.

For this reason, we offer the Second Stage, which provides an opportunity to work for a further four months on securing the project’s sustainability.

The aim of the Second Stage is to improve the usability and visibility of the project, increasing its chances of long-term sustainability once the funding period ends.

Reminder: '''Projects that don't participate in the Second Stage are not less valuable to us.''' We estimate that approximately 50% of each round will participate in this extended funding period, and there are many reasons why a project might not participate. Maybe it's not a good fit for your project, or you personally don't see the need for this type of support. Maybe your project is already sustainable and you just need the six months to code. Maybe your application for the regular funding period was great, but your application for the second phase doesn't fit the scope of the Prototype Fund.

== Application for the Second Stage ==
If you haven't already applied for the Second Stage, the following paragraphs are not relevant for you: Unfortunately, it is '''not possible to add a Second Stage at this point''', as the maximum duration and the maximum amount of funding allocated to your project was made final after your general application.

If you have applied for the Second Stage, the funds allocated for the four additional months are '''locked''' for now. During the 5th month of funding, a jury will allocate the limited Second Stage spots based on your work during the first months of funding as well as a new, short application. The decision is based on a written '''submission''' and a short online pitch session.

'''To prepare for your application, please read this wiki page.''' On September 2nd at 2 PM, we will hold a consultation hour during which we will be happy to answer your questions about your Second Stage application (in German and English). We are also happy to discuss your application and your goals for the Second Stage during the 1:1 meetings.

To stay fair, we do not answer any questions regarding the content of your Second Stage applications. However, we can assess whether your ideas for the Second Stage are eligible for funding (i.e., whether we are allowed to fund the type of project, whether it involves too much development work, etc.), give you general tips, and answer any questions you may have about the formalities. If you are unsure, just ask!

Also important: The coaching sessions with Superbloom cannot be used to prepare your application (written or pitch). Of course, it is perfectly fine if you want to discuss how to make your projects more sustainable during the coaching sessions. You can read about how we define the boundary between “application preparation” and “steps toward sustainability” on the [https://wiki.prototypefund.de/index.php?title=Coachings coaching page].

=== Written application ===
''When'': From September 18th to September 30th, 2025 - '''Please note''': Submissions after the deadline will not be considered for selection!

''Where'': [https://bewerben.prototypefund.de/ bewerben.prototypefund.de] – the exact link will be sent via email

''What'': Answer 10 questions about your plans for the Second Stage funding

The written application must be submitted via our application platform, which you already know from your initial application for the Prototype Fund. Based on the current status of your work, you must answer the following questions and provide your ideas for the Second Stage:
- Which milestones have been achieved and what were the results?
- Will all planned milestones be achieved by the end of the regular funding period?
- What measures have been taken so far to reach users?
- How will the project be made usable in the long term?
- Have any steps already been taken to this end?
- What is currently the biggest challenge in the project?
- How can this challenge be overcome?
- Are changes to the original plan necessary for the project to succeed?
- What milestones do you plan to achieve in the Second Stage?
- How many hours do you plan to work on the project in the Second Stage? (Maximum number of hours for individuals: 633, maximum for number of teams: 1,267)
The written application may be submitted in German, or if you are not a native German speaker, in English.

Your plans for the Second Stage funding can differ from what you wrote in your initial application. If what you had planned for the Second Stage no longer seems realistic or feasible, you are welcome to change your plans for the four-month funding period. The important thing is that your project has a clear focus and feasible within the available time.

Reminder: '''In the Second Stage, the focus is no longer on development work.''' Development milestones that were not achieved during the regular funding period cannot be carried over to the Second Stage unless they are necessary steps for making your project sustainable and you can justify why these milestones weren’t reached in the regular funding period. The aim of the Second Stage is to set your projects on the path to sustainable structures, whether through establishing a company, building a community or forming partnerships, writing documentation and conducting user testing, implementing communication strategies, etc. Of course, this may result in minor development work (e.g., adjustments based on the results of user testing, merging community contributions, bug fixes, etc.), but these milestones should not be the main focus and can only be funded if they support the other milestones.
These are the type of milestones that can be funded in the Second Stage:

Here are some examples of milestones that are eligible for funding in the Second Stage. (This is not an exhaustive list: other measures may be more suitable for your projects. '''You do not have to cover all of these topics in your application, which ones are relevant to you depends on the focus you plan for your Second Stage.''' If you are unsure whether your ideas are eligible for funding, please feel free to ask us!)

'''Specific steps to improve the visibility, usability and sustainability of the project (main focus of your application for the Second Stage):'''
* User testing
* Partner acquisition
* Establishment of a business (administrative setup, marketing & customer acquisition, etc.)
* Presence and presentation at conferences
* Creation of a website and/or other communication strategies
* Community work
* Outreach
* etc.
'''Technical development (can be funded as a small part of your Second Stage, but can’t be the main focus):'''
* Completion of features that are still missing (e. g. due to delays, bug fixes, dependencies, etc.) and are important for the sustainability of the project.
* Development of features not foreseen in the initial application which have e.g. proven useful in user testing or in discussions with potential partners.
* Adjustments based on user testing
* Integration of community contributions
* Bug fixes
* etc.

The technical milestones must support the project's overall sustainability strategy and be justified in this context. We will send you a detailed information email and the link to the application platform well in advance.

==== Licenses in the Second Stage ====
'''Code:'''

* The code written during the paid hours of the regular funding phase must be published under a FOSS license—without exception.
* The code that is contributed directly to the project in the Second Stage (additional features, adjustments based on feedback, bug fixes, etc.) must also be published under a FOSS license. If code is written for a partner and cannot be published under a FOSS license, these hours must be paid for by another party, such as the partner.
* For sustainability measures that are not direct contributions to the code of your funded project, you should always check if the code can be licensed under a FOSS license - this is the case for a project website, for example. Exceptions should be justified in the application for the Second Stage.

'''Other products developed in the Second Stage:'''

* Texts, logos, images, and similar items created in the Second Stage do not have to be published under a Creative Commons license. However, we would appreciate it if you chose to do so.
* Following the same approach, we would like to encourage all grant recipients to use as many FOSS products and privacy-friendly tools as possible when implementing the milestones in the second phase. This applies, for example, to communication tools and platforms used for community interaction. This is, however, only a recommendation: grant recipients are free to decide for themselves what makes sense for their projects. Sometimes new target groups can only be reached on certain platforms such as LinkedIn or Instagram. In cases like this, it is helpful to include a brief explanation in your application so that the jury can assess the suitability of your strategy.

=== Pitch session ===
''When'': October 10th, 2025 – each project will be assigned a specific time slot. We will contact you by email in the beginning of October.
''Where'': Online – even if you live in Berlin (otherwise it wouldn't be fair)
''What'': 5 minutes pitch, followed by 5 minutes for questions
''Language'': German (or English if you aren’t a native German speaker)
The '''pitch session''' will take place exclusively online on October 10th. Each of the projects teamswill have 5 minutes to explain to the jury why the Second Stage is important for their project, what goals they are pursuing, and what strategy they intend to implement to make their project more sustainable. After every pitch, the jury will have the opportunity to ask you questions about your application and your pitch.

The presentation format for the pitch is up to you: slides, screen sharing, visuals, everything you need. You just have to make sure that you answer the following questions:

* Why do I/we need the Second Stage?
* What is my/our specific goal in the Second Stage?
* How will this goal be achieved?

Please let us know '''latest by October 5th''' '''by email''' how you would like to give your presentation (slides, screen sharing, etc.). If you would like to use slides, we need them '''as a pdf''' '''by email by 3 PM on October 9th at the latest'''. Around this time, we will organize test sessions where you can dial into the video tool we’ll use for the pitches and quickly test your presentation, sound and video. We will send you more information about the test session via email.

The Second Stage jury consists of two judges from the [https://www.prototypefund.de/bewerbung/jury jury pool], representatives of the DLR-PT and the Prototype Fund – a representative from the BMFTR is also expected to attend the session. The evaluation is based on the technical status of the project (the project does not have to be 100% complete two months before the end of the regular funding period, but you must be able to show that the work is progressing well), the measures taken to ensure sustainability (e.g., community building, public relations), and the planned steps for the Second Stage funding. After the pitch sessions, the jury will discuss the results and propose a list of projects for funding for the Second Stage, on the basis of which the BMFTR will make the final decision. The decision will be communicated to you approximately two weeks after the pitch session. A total of up to 15 projects will be funded for the Second Stage. The number of funded projects will depend on the quality of the submissions. '''Not''' '''all spots in the Second Stage have to be filled''', i.e., fewer projects may be funded if the quality of the applications is not sufficient.

=== Working hours and number of hours ===
In the Second Stage, you can apply for a maximum of €63,333 as a team and a maximum of €31,667€ as an individual. These amounts are based on two or one full-time positions over four months. The hourly wage is capped at €50.

It is generally possible to apply for the Second Stage with fewer hours than you specified in your initial application. In the Second Stage, you can also plan fewer hours per week than in the regular funding phase.

This can be useful if you realize during the funding period that the Second Stage work will require less time than originally planned. Perhaps you already managed to set up a paid collaboration with a partner, or your project is already being partially cross-financed by other sources of funding. Or you are employmed , have taken a leave of absence for the funding period, and would like to return to your job at 50% and work on the Prototype Fund project for the remaining 50%.

There are many different scenarios, and it is perfectly fine if the original schedule changes. Ultimately, the specific tasks for the second stage are only being defined within the current funding period. Please feel free to contact us if you have any questions.

== The Second Stage Funding ==

=== Timeline ===
This is an overview of the dates that are relevant for the Second Stage (the dates for the regular funding phase, such as Demo Day and the 1:1 meetings, remain – of course - mandatory):
{| class="wikitable"
|-
!September 2nd
|Consultation hour, application for the Second Stage
|optional
|-
!September 18th–30th
|Application period Second Stage Funding
|
|-
!September 30th
|Deadline submission of written application
|mandatory
|-
!October 10th
|Pitch session (online)
|mandatory
|-
!Middle of October
|Decision and funding commitment
|
|-
!October–November
|Request to release these funds
|mandatory
|-
!December 1st
|Start of the Second Stage
|
|-
!December 2nd
|Online kick-off Second Stage
|mandatory
|-
!December
|Superbloom consultation hour: Community management and building
|optional
|-
!December–March
|Coaching sessions
|mandatory
|-
!December–January
|4th 1:1 meeting
|mandatory
|-
!February
|Superbloom consultation hour: Branding
|optional
|-
!February–March
|5th 1:1 meeting
|mandatory
|-
!exp. March 27th
|Final workshop of the Second Stage
|mandatory
|-
!April 30th 2026
|Deadline final report including

* Link to code
* Link to documentation
|mandatory
|}

=== Administration ===

==== Releasing the funds for the Second Stage (“Entsperrung”) ====
Currently the funds for the four additional months of funding are locked. Before you can get started with the Second Stage, you must submit an official request to release these funds. They can only be unlocked after the final and official funding approval. A template will soon be available for download here. To do this, fill in the comments field on profi-online in the “'''Antrag auf Änderung Haushaltsdaten'''” form with the following text:
Hiermit beantrage ich, {VORNAME NAME}, die Entsperrung der für mein Vorhaben {Akronym}, FKZ {FKZ} in der Kostenposition 0837 gesperrten Fördermittel gemäß des auf Basis meiner Second-Stage-Bewerbung gefällten positiven Juryvotums (Sitzung vom 10.10.2025).

Die Summe in Höhe von {Summe} Euro ist für {Stundenzahl} Stunden zwingend erforderlich für die nachhaltige Entwicklung meines Projekts.
for teams:
Hiermit beantrage ich, {VORNAME NAME}, als Geschäftsführung der {Name GbR}, die Entsperrung der für unser Vorhaben {Akronym}, FKZ {FKZ} in der Kostenposition 0837 gesperrten Fördermittel gemäß des auf Basis unserer Second-Stage-Bewerbung gefällten positiven Juryvotums (Sitzung vom 10.10.2025).

Die Summe in Höhe von {Summe} Euro ist für {Stundenzahl} Stunden zwingend erforderlich für die nachhaltige Entwicklung unseres Projekts.
Please adjust the expressions in brackets accordingly to your project and your Second Stage application.

The total number of working hours you specify must match the total number of working hours from the Second Stage application as confirmed after the jury meeting. If you have any questions, please contact your [https://wiki.prototypefund.de/index.php?title=DLR-Ansprechpartner*innen_JG01 contact person of the DLR- PT].

==== Payment requests ====
In the regular funding phase, you could request the funds for the previous quarter (retrospectively) at the beginning of each quarter, specifically after the first and fourth funding months. In the Second Stage, this process continues and you will receive further payments after the seventh and tenth month of funding.

There are two special features to note regarding the two payment requests in the Second Stage:

* The funding request in January is to be submitted as an interim report („Zwischennachweis"): The funding request falls at the turn of the year (funding amount for October to December, to be requested in January). For this purpose, an interim report must be submitted via profi-Online. Once you have clicked on your funding code in the project list, you can select „Zwischennachweis" (interim report) on the left side of the list.
* The Funding request in April is to be submitted as a so-called statement of use („Verwendungsnachweis“): The second funding request in the Second Stage is your fourth funding request overall and also the last one for the whole funding period. The last funding request must be requested as a statement of use and submitted to the DLR-PT together with the final report. The statement of use will be activated by the DLR-PT in profi-Online after the end of the funding period. Please note that there is a deadline for submission: the statement of use and final report must be submitted by April 30th at the latest.

[https://wiki.prototypefund.de/index.php?title=Schlussbericht Information on the final report can be found here]. [https://wiki.prototypefund.de/index.php?title=Zahlungsanforderungen Information on payment requests and interim reports can be found here].

=== Mandatory to-dos ===

* In addition to the implementation of the key focus areas as specified in your application, a number of mandatory requirements must be fulfilled during the Second Stage:'''Coachings''': As opposed to the regular funding period, the [https://wiki.prototypefund.de/index.php?title=Coachings coaching sessions] are mandatory in the Second Stage and are designed to cover two topics, each spanning four hours. The topics and coaching partners are determined together with the program management and in keeping with the recommendations from the jury. In addition to one mandatory coaching session with [https://wiki.prototypefund.de/index.php?title=Superbloom Superbloom] (design, project management, community, communication, fundraising, etc.), other coaching partners with different areas of expertise are available for the second coaching session in the Second Stage: [https://leastauthority.com/ Least Authority] (security), [https://vdivde-it.de/de VDI/VDE] (starting a company/business models), the [https://fsfe.org/ Free Software Foundation Europe] (licensing) and [https://iris-wellmann.de/angebot/coaching/ Iris Wellmann] (free coaching/strategy). Places are limited for all coaching sessions. The final decision on the allocation of coaching sessions lies with the program management'''.'''
* '''Participation in the online kick-off, two 1:1 meetings and Monday updates:''' As in the regular funding phase, the 1:1 meetings and Monday updates are mandatory in the Second Stage. In the 1:1 meetings, the general status of the project and its strategy are discussed and the final workshop is prepared. These can be held online or in person in Berlin or at events (e.g. CCC, FOSDEM). In addition, an online kick-off for the Second Stage takes place as a video call.
* '''Writing a blog post or an article for the PTF Knowledge Base:''' Sharing (knowledge) is caring! Every project funded as part of the Second Stage has to publish an article on the Prototype Fund blog or in the Knowledge Base by the end of the funding period. If a contribution has already been written during the regular funding phase, this obligation does not apply. The topics of the contributions will be determined together with the program management and the person responsible for communication at team Prototype Fund. Alternative formats and ideas can be discussed individually with the project management.
* '''Preparation for and participation in the final workshop:''' At the end of the Second Stage, the final workshop takes place in Berlin. All team members of all projects have to participate. The participation of team members who are not officially funded is not planned, exceptions can be discussed (as early as possible) with the program management. External project partners (approx. two per project) will be invited to the workshop. The guests will be selected and invited together with the project program management.
* '''Documentation:''' At the end of the funding period, publicly available documentation must be submitted to the program management team for all Second Stage projects. The type of documentation may vary depending on the project. While the code of a project should always be properly documented, additional documentation measures depend on the target group: various types of tutorials for end users, admin documentation for self-hosted projects, developer documentation for libraries and other infrastructure projects, etc.
* '''Final report:''' After the completion of the funding period, the final report ("Schlussbericht") is to be submitted to the DLR-PT along with a so-called statement of use ("Verwendungsnachweis"). The deadline for all documents is one month after the funding ends. Detailed information can be found [https://wiki.prototypefund.de/index.php?title=Schlussbericht here].

Please keep in mind: projects that receive ten months of funding also take part in [https://wiki.prototypefund.de/index.php?title=Demo_Day Demo Day] after six months.

=== Offers ===
In addition, we offer the following '''optional formats''' to support you during your Second Stage:

* '''Two consultation hours with [https://wiki.prototypefund.de/index.php?title=Superbloom Superbloom]''' on the topics of "Community management & community building" and "Branding & identity". You are already familiar with the format from the regular funding period. For your Second Stage we have chosen together exciting and relevant topics.
* Further '''1:1 meetings''' as required: We have capacity for additional 1:1 meetings with you during the Second Stage – ask us questions, let us test your projects, ask for feedback on your logo, blog post, UI, community strategy, etc. We are here to support you and look forward to gaining deeper insights into your projects.
* '''Communication''' via the Prototype Fund channels: As in the regular funding phase, we will support the visibility of your projects with communication measures via our channels (Mastodon, LinkedIn, newsletter if possible).
* Support with '''networking''': If you know the right people for your project, we’d love to introduce you!Feedback from the jury: We are happy to forward the '''jury feedback''' from the pitch session to you.

=== Closing workshop of the Second Stage ===
The closing workshop is the event that happens at the end of your Second Stage funding period. The event, which takes place in Berlin in March, is intended to give you the opportunity to exchange ideas and celebrate the end of the funding phase together. It will also be the occasion for you to present your project to invited guests during a workshop.
'''Save the date'''

''What'': Closing workshop of the Second Stage Class01
''When'': tba – likely March 27th 2026
''Where'': Berlin, exact location tba
''Time'': tba - likely 2 pm - 7.30 pm, community meet-up afterwards

==== Schedule ====
After an internal part where you can share your experiences with us and learn from each other, a two-hour workshop with external guests will take place. All projects will have a table where they can present their project to their invited guests. We recommend that you think early on about what you would like to offer and who you would like to invite: Would you like to meet (potential) project partners, conduct user testing, present your project to a relevant person (or group of people), onboard new community contributors, etc.? You can invite one to three external guests per project. We will email you more specific information to help you prepare for the closing workshop once the Second Stage starts. As always, we will have time to discuss questions and details during the 1:1 meetings. Please feel free to contact us early if you have any questions!

There will be a dinner with the invited guests after the workshop. And last but not least, we will end the day with a community evening that is open to everyone - to make sure we really get to celebrate your funding time.

Second Stage

2025-08-29T14:26:08Z

Marie: added licensing info

<mark>'''ACHTUNG!! DIESE SEITE BEFINDET SICH IM AUFBAU UND KANN SICH NOCH LEICHT ÄNDERN. / ATTENTION!! THIS PAGE IS UNDER CONSTRUCTION AND MAY BE SUBJECT TO CHANGE.'''

''(English version below)''

== Allgemeines ==
In der Technologie- sowie im Speziellen der FOSS-Förderung gibt es ein Problem: Innovationen werden gut und gerne finanziert, nur bleibt oft offen, wie es danach weitergeht. Wenige Technologien sind nach der initialen Finanzierung so weit, dass sie in den Produktivbetrieb gehen und sich selbst finanzieren können.

Deswegen wollen wir euch mit der Second Stage die Möglichkeit geben, weitere vier Monate an der nachhaltigen Absicherung eures Projektes zu arbeiten.

Je nachdem, was der Fokus eures Projekts in der Second Stage sein soll, werdet ihr auch an zwei weiteren [[Coachings]] teilnehmen - etwa zum Thema Security, Gründung oder Community Building. Ziel der Second Stage ist es, dass das Projekt besser nutzbar und bekannt gemacht wird, sodass es nach Abschluss der Förderung gute Chancen hat, langfristig und nachhaltig Bestand zu haben.

Reminder: Projekte, die nicht an der Second Stage teilnehmen, sind für uns nicht weniger wertvoll. Wir schätzen, dass ca. 50 % jeder Runde an dieser Verlängerung der Förderzeit teilnehmen werden, und es gibt viele Gründe, warum ein Projekt nicht teilnehmen kann. Vielleicht passt das Format nicht zum Projekt, oder ihr seht persönlich keinen Bedarf für diese Art von Unterstützung. Vielleicht ist euer Projekt bereits Teil einer nachhaltigen Struktur und ihr braucht nur die sechs Monate, um es zu programmieren. Vielleicht war euer Antrag für die reguläre Förderzeit großartig, aber euer Antrag für die Second Stage passt nicht in den Rahmen des Prototype Fund.

== Bewerbung für die Second Stage ==
Wenn ihr euch bei der initialen Bewerbung nicht für die Second Stage beworben habt, sind die folgenden Abschnitte für euch nicht relevant: '''Leider ist es zu diesem Zeitpunkt nicht mehr möglich, eine Second Stage zu beantragen''', da mit eurem ursprünglichen Antrag bereits die maximale Laufzeit und maximale Fördersumme festgelegt wurde.

Wenn ihr euch für die Second Stage beworben habt, sind die Mittel für die vier zusätzlichen Monate vorerst '''gesperrt'''. Im 5. Fördermonat teilt eine Jury die begrenzten Plätze für die Second-Stage-Förderung auf der Grundlage eurer Arbeit in den ersten Monaten der regulären Förderung sowie einer neuen kleinen '''Bewerbung''' zu. Die Entscheidung basiert auf einer schriftlichen Einreichung und einer kurzen Online-Pitch-Session.

'''Als Vorbereitung zur Bewerbung lest euch diese Wikiseite bitte vollständig durch.''' Am 2. September um 14 Uhr findet außerdem eine Sprechstunde statt, bei der wir gern eure Fragen (auf Deutsch und Englisch) zur Second Stage beantworten. Auch in den Zwischengesprächen können wir gern über eure Bewerbung und eure Ziele für die Second Stage sprechen.

Aus Fairnessgründe beantworten wir keine inhaltlichen Fragen zu euren Second-Stage-Bewerbungen. Wir können einschätzen, ob eure Ideen für die Second Stage grundsätzlich förderfähig sind (das heißt: ob wir die Art von Vorhaben fördern dürfen, ob z. B. nicht zu viele Entwicklungsarbeiten dabei sind), geben euch gern allgemeine Tipps und beantworten auch alle Fragen zu den Formalitäten. Wenn ihr euch unsicher seid: Sprecht uns gern an!

Auch wichtig: Die Coaching-Sessions mit Superbloom können nicht für die Vorbereitung der Bewerbung (weder schriftlich noch Pitch) genutzt werden. Es ist natürlich absolut in Ordnung, wenn ihr im Coaching besprechen wollt, wie ihr eure Projekte nachhaltiger gestaltet. Wie wir die Grenze zwischen „Vorbereitung der Bewerbung“ und „Schritte für die Nachhaltigkeit“ definieren, könnt ihr auf der [https://wiki.prototypefund.de/index.php?title=Coachings Coaching-Seite] lesen.

=== Die schriftliche Bewerbung ===
''Wann'': Vom 18. bis zum 30. September 2025 - '''Achtung''': Einreichungen nach der Deadline werden nicht für die Auswahl berücksichtigt!

''Wo'': [https://bewerben.prototypefund.de/ bewerben.prototypefund.de] - der genaue Link folgt per Mail

''Was'': Beantwortet 10 Fragen zu euren Plänen für die Second-Stage-Förderung

Die schriftliche Bewerbung findet über unsere Bewerbungsplattform statt, die ihr aus eurer initialen Bewerbung für den Prototype Fund schon kennt. Dort müssen die folgenden Fragen, basierend auf dem aktuellen Arbeitsstand, sowie eure Ideen für die Second Stage beantwortet werden:
- Welche Meilensteine wurden mit welchen Ergebnissen erzielt?
- Werden bis zum Ende der regulären Förderperiode alle planmäßigen Meilensteine erreicht?
- Welche Maßnahmen wurden bislang ergriffen, um Nutzer*innen anzusprechen?
- Auf welchem Wege soll das Projekt nachhaltig nutzbar werden?
- Wurden hierfür bereits Maßnahmen ergriffen?
- Was ist aktuell die größte Herausforderung im Projekt?
- Wie kann dieser begegnet werden?
- Sind für den Erfolg des Projekts Änderungen an der ursprünglichen Planung nötig?
- Welche Meilensteine sollen in der zweiten Förderphase erreicht werden?
- Wie viele Stunden wollt ihr in der Second Stage am Projekt arbeiten? (Maximum Einzelpersonen: 633, Maximum Teams: 1.267)
Die schriftliche Bewerbung erfolgt auf Deutsch, Nicht-Muttersprachler*innen können auch auf Englisch einreichen.

Eure Pläne für die Second-Stage-Föderphase dürfen von der initialen Bewerbung und dem Antrag abweichen. Wenn das, was ihr euch damals für die Second Stage vorgenommen habt, nicht mehr realistisch oder sinnvoll erscheint, könnt ihr euren Fokus für die viermonatige Förderzeit gern neu setzen. Wichtig ist nur, dass der Fokus für euer Projekt sinnvoll durchdacht und in der Zeit, die euch zur Verfügung steht, machbar ist.

Reminder: '''In der Second Stage steht die Entwicklungsarbeit nicht mehr im Mittelpunkt.''' Entwicklungsmeilensteine, die ihr in der regulären Förderzeit nicht geschafft habt, können nicht in die Second Stage verschoben werden, außer ihr könnt begründen, dass diese Schritte notwendig für die Nachhaltigkeit des Projekts sind und erklären, warum sie nicht mehr in der regulären Förderphase umgesetzt werden können. Ziel der Second Stage ist es, eure Projekte auf den Weg zu nachhaltigen Strukturen zu bringen, sei es durch eine Gründung, den Aufbau einer Community oder Partnerschaften, Dokumentation und User Testing, Kommunikationsmaßnahmen, usw. Natürlich können sich dadurch kleine Entwicklungsarbeiten ergeben (z. B. Anpassungen auf der Basis eines User Testings, Einbettung von Community-Beiträgen, Bugfixes etc.). Diese sollen aber nicht im Vordergrund stehen und können nur mitgefördert werden, wenn sie den anderen Maßnahmen dienen.
So kann die Verteilung in eurem Antrag aussehen:

Hier listen wir Beispiele von Meilensteinen, die in der Second Stage förderfähig sind. (Das ist keine abschließende Liste. Andere Maßnahmen können für eure Projekte besser geeignet sein. '''Je nach Fokus eurer Second Stage müsst ihr natürlich nicht alle diese Themen in der Bewerbung abdecken.''' Wenn ihr euch unsicher seid, ob eure Ideen gefördert werden können, fragt uns gerne!)

'''Konkrete Schritte zur Verbreitung und Nutzbarmachung (Fokus der Second-Stage-Förderung):'''
* User Testing
* Partnerakquise
* Gründung
* Präsenz auf Fachveranstaltungen
* Erstellung einer Website und/oder weiterer öffentlichkeitswirksamer Maßnahmen
* Communityarbeit
* Outreach
* usw.
'''Technische Entwicklung (maximal kleiner Anteil der Second-Stage-Förderung):'''
* Fertigstellung von Features, die aufgrund von Verzögerungen, Bugfixes, Dependencies etc. noch fehlen und für die Nachhaltigkeit des Projekts wichtig sind.
* Entwicklung von im Erstantrag nicht vorhergesehenen Features etc., die sich bspw. im User Testing oder in Gesprächen mit potenziellen Partnern als sinnvoll herausgestellt haben.
* Anpassungen auf der Basis eines User Testings
* Einbettung von Community-Beiträgen
* Bugfixes
* etc.

Die technischen Meilensteine müssen der allgemeinen Nachhaltigkeitsstrategie des Projekts dienen und in diesem Sinne begründet sein. Ihr bekommt rechtzeitig eine ausführliche Infomail und den Link zur Bewerbungsplattform von uns zugesendet.

==== Lizenzen in der Second Stage ====
'''Zum Code:'''

* Der in den bezahlten Stunden der regulären Förderphase geschriebene Code muss zwingend unter einer FOSS-Lizenz veröffentlicht werden – ohne Ausnahme.
* Der Code, der in der Second Stage direkt zum Projekt beigetragen wird (Erweiterungen, Anpassungen auf Basis von Feedback, Bugfixes usw.), muss ebenfalls unter einer FOSS-Lizenz veröffentlicht werden. Wenn Code für einen Partner geschrieben wird, und dieser nicht Open Source sein kann, müssen diese Stunden anderweitig, beispielsweise vom Partner, bezahlt werden.
* Im Rahmen von Maßnahmen zur Nachhaltigkeit sollte immer geprüft werden, ob der Code unter einer FOSS-Lizenz stehen kann – das gilt beispielsweise für eine Projektwebseite. Ausnahmen sind in der Bewerbung für die Second Stage zu begründen.

'''Andere Produkte, die in der Second Stage produziert werden:'''

* Texte, Logos und Bilder (u. ä.), die in der Second Stage entstehen, müssen nicht unter einer Creative-Commons-Lizenz veröffentlicht werden. Wir freuen uns jedoch besonders, wenn ihr euch dafür entscheidet.
* Nach demselben Ansatz möchten wir alle Geförderten dazu ermutigen, bei der Umsetzung der Meilensteine in der zweiten Phase möglichst viele FOSS-Produkte und datensparsame Tools einzusetzen. Das gilt beispielsweise für Kommunikationstools und Plattformen für den Communityaustausch. Hierbei handelt es sich jedoch nur um eine Empfehlung: Die Geförderten dürfen selbst entscheiden, was für die Projekte sinnvoll ist. Manchmal sind neue Zielgruppen z. B. nur auf bestimmten Plattformen wie LinkedIn oder Instagram zu erreichen. In solchen Fällen ist eine kurze Begründung in der Bewerbung hilfreich, damit die Jury einschätzen kann, inwiefern eure Strategie geeignet ist.

=== Die Pitch-Session ===
''Wann'': Am 10. Oktober 2025 - jedes Projekt bekommt eine genaue Uhrzeit zugeteilt. Wir melden uns Anfang Oktober per Mail dazu.
''Wo'': Online - auch wenn ihr in Berlin wohnt (sonst wäre es nicht fair)
''Was'': 5 Minuten Pitch, 5 Minuten Fragen beantworten
''Sprache'': Deutsch (oder Englisch für Nicht-Muttersprachler*innen)
Die '''Pitch-Session''' findet am 10. Oktober ausschließlich online statt. Für die Pitches bekommt jedes eurer Projekte 5 Minuten Zeit, um der Jury zu erklären, warum die Second Stage wichtig für euer Projekt ist, welche Ziele ihr verfolgt und mit welcher Strategie ihr sie erreichen möchtet. Nach eurem Pitch haben die Juror*innen die Gelegenheit, Nachfragen zu eurer Bewerbung und eurem Pitch zu stellen.

Das Präsentationsformat für den Pitch kann frei gewählt werden: Folien, Screensharing, Visuals, everything you need. Dabei ist wichtig, dass ihr die folgenden Fragen beantwortet:

* Warum brauche ich/brauchen wir die Second Stage?
* Was ist mein/unser konkretes Ziel in der Second Stage?
* Wie wird dieses Ziel erreicht?

Teilt uns bitte '''spätestens bis zum 5. Oktober per E-Mail''' mit, wie (Folien, Screensharing, etc.) ihr eure Präsentation gestalten wollt. Wenn ihr Folien nutzen möchtet, brauchen wir sie '''spätestens am Vortag, den 9. Oktober bis 15 Uhr als PDF per E-Mail'''. In diesem Zeitraum werden wir auch eine Test-Session anbieten, bei der ihr euch in das Videotool einwählen und eure Präsentation bzw. die Technik kurz testen könnt. Genaue Infos dazu folgen kurz vorher per Mail.

Die Jury der Second Stage besteht aus zwei Juror*innen aus dem [https://www.prototypefund.de/bewerbung/jury Jurypool], Vertreter*innen des DLR-Projektträgers und des Prototype Fund - außerdem ist voraussichtlich ein*e Vertreter*in aus dem BMFTR bei der Sitzung anwesend. Die Bewertung basiert auf dem technischen Stand des Projekts (das Projekt muss 2 Monate vor Ende der regulären Förderzeit nicht zu 100% fertig sein, ihr müsst aber zeigen können, dass die Arbeit gut vorankommt), den Maßnahmen zur Sicherstellung der Nachhaltigkeit (z. B. Community-Aufbau, Öffentlichkeitsarbeit) und den geplanten Schritten für die Second-Stage-Förderung. Nach den Pitch-Sessions diskutiert die Jury die Ergebnisse und stellt einen Fördervorschlag für die Second Stage zusammen, auf Basis dessen das BMFTR die finale Entscheidung trifft. Die Entscheidung wird etwa zwei Wochen nach der Pitch-Session an euch kommuniziert. Insgesamt werden bis zu 15 Projekte für die Second Stage gefördert. Dies hängt davon ab, wie gut die Bewertungen insgesamt sind. '''Nicht alle Plätze der Second Stage müssen gefüllt werden''', d.h. es können auch weniger Projekte gefördert werden, wenn die Qualität der Bewerbungen nicht ausreicht.

=== Arbeitszeit und Stundenumfang ===
In der Second Stage könnt ihr als Team maximal 63.333 € und als Einzelperson maximal 31.667 € beantragen. Diese Summen sind angelehnt an zwei bzw. eine Vollzeitstelle über vier Monate. Der Stundenlohn ist auf 50 € gedeckelt.

Es ist generell möglich, dass ihr euch für die Second Stage mit einer geringeren Stundenanzahl bewerbt, als ihr bei der initialen Bewerbung angegeben habt. In der Second Stage könnt ihr auch mit weniger Wochenstunden als in der regulären Förderphase planen.

Das kann zum Beispiel sinnvoll sein, wenn ihr während der Förderzeit feststellt, dass die Second-Stage-Arbeit weniger Zeit benötigen wird, als ursprünglich geplant. Vielleicht hat sich auch eine bezahlte Zusammenarbeit mit Partner*innen ergeben oder euer Projekt wird durch andere Förderquellen bereits in Teilen querfinanziert. Oder ihr steht in einem Arbeitsverhältnis, habt euch für den Förderzeitraum freistellen lassen und möchtet mit 50% zurück in das Arbeitsverhältnis gehen und die weiteren 50% am Prototype-Fund-Projekt arbeiten.

Es gibt ganz unterschiedliche Szenarien und es ist vollkommen in Ordnung, wenn sich der ursprüngliche Zeitplan verändert. Schließlich werden die genauen Aufgaben für die Second Stage erst während der Förderzeit definiert. Sprecht uns gerne an, wenn ihr Rückfragen habt.

== Ablauf der Second-Stage-Förderung ==

=== Timeline ===
Hier seht ihr einen Überblick über die Termine, die für die Second Stage relevant sind (natürlich bleiben die Termine der regulären Förderphase, wie z. B. der Demo Day oder die Zwischengespräche, weiterhin verpflichtend):
{| class="wikitable"
|-
!2. September
|Sprechstunde Second-Stage-Bewerbung
|optional
|-
!18.–30. September
|Bewerbungsphase Second-Stage-Förderung
|
|-
!30. September
|Deadline Einreichung schriftliche Bewerbung
|verpflichtend
|-
!10. Oktober
|Pitch-Session (online)
|verpflichtend
|-
!Mitte Oktober
|Entscheidung und Förderzusage
|
|-
!Oktober–November
|Antragseinreichung
|verpflichtend
|-
!1. Dezember
|Start der Second Stage
|
|-
!2. Dezember
|Online-Kick-Off Second Stage
|verpflichtend
|-
!Dezember
|Sprechstunde mit Superbloom: Community management and building
|optional
|-
!Dezember–März
|Coachings
|verpflichtend
|-
!Dezember–Januar
|4. Zwischengespräch
|verpflichtend
|-
!Februar
|Sprechstunde mit Superbloom: Branding
|optional
|-
!Februar–März
|5. Zwischengespräch
|verpflichtend
|-
!vorauss. 27. März
|Abschlussworkshop der Second Stage
|verpflichtend
|-
!30. April 2026
|Deadline Schlussbericht, mit

* Link zum Code
* Link zur Dokumentation
|verpflichtend
|}

=== Administratives ===

==== Entsperrung ====
Bevor es überhaupt losgehen kann, müsst ihr nach der Förderzusage zur Second Stage einen offiziellen Antrag auf Entsperrung stellen, da die Mittel für die vier zusätzlichen Fördermonate vorerst '''gesperrt''' sind. Die Entsperrung kann erst nach der finalen und offiziellen Förderzusage stattfinden. Dafür füllt ihr auf profi-online im "'''Antrag auf Änderung Haushaltsdaten'''" das Bemerkungsfeld mit folgendem Text aus:
Hiermit beantrage ich, {VORNAME NAME}, die Entsperrung der für mein Vorhaben {Akronym}, FKZ {FKZ} in der Kostenposition 0837 gesperrten Fördermittel gemäß des auf Basis meiner Second-Stage-Bewerbung gefällten positiven Juryvotums (Sitzung vom 10.10.2025).

Die Summe in Höhe von {Summe} Euro ist für {Stundenzahl} Stunden zwingend erforderlich für die nachhaltige Entwicklung meines Projekts.
Für GbRs:
Hiermit beantrage ich, {VORNAME NAME}, als Geschäftsführung der {Name GbR}, die Entsperrung der für unser Vorhaben {Akronym}, FKZ {FKZ} in der Kostenposition 0837 gesperrten Fördermittel gemäß des auf Basis unserer Second-Stage-Bewerbung gefällten positiven Juryvotums (Sitzung vom 10.10.2025).

Die Summe in Höhe von {Summe} Euro ist für {Stundenzahl} Stunden zwingend erforderlich für die nachhaltige Entwicklung unseres Projekts.
Bitte passt dabei die Klammerausdrücke entsprechend an euer Projekt und eure Second-Stage-Bewerbung an.

Wichtig ist, dass die Summe der Arbeitsstunden, die ihr angebt, mit der Summe Arbeitsstunden aus der Second-Stage-Bewerbung, wie sie nach der Jurysitzung bestätigt wurde, übereinstimmt. Falls ihr Fragen dazu habt, meldet euch gern bei eurer [https://wiki.prototypefund.de/index.php?title=DLR-Ansprechpartner*innen_JG01 Ansprechperson beim DLR-Projektträger].

==== Zahlungsanforderung ====
In der regulären Förderphase habt ihr zu Beginn eines Quartals die Mittel für das abgelaufene Quartal (im Nachhinein) abrufen können, konkret nach dem ersten und vierten Fördermonat. In der Second-Stage-Förderphase geht es entsprechend weiter und ihr erhaltet nach dem siebten und zehnten Fördermonat die weiteren Auszahlungen.

Zu den beiden Zahlungsanforderungen in der Second Stage sind zwei Besonderheiten zu beachten:

* Mittelabruf im Januar über den Zwischennachweis: Der Mittelabruf fällt auf einen Jahreswechsel (Fördersumme der Monate Oktober bis Dezember, abzurufen im Januar). Hierfür muss ein Zwischennachweis für die gesamte Laufzeit in 2025 gestellt werden, den ihr auch über profi-Online erstellen müsst. Wenn ihr euer Förderkennzeichen in der Vorhabenliste angeklickt habt, könnt ihr links in der Liste Zwischennachweis auswählen.
* Mittelabruf im April über den Verwendungsnachweis: Der zweite Mittelabruf in der Second Stage ist insgesamt euer vierter Mittelabruf und gleichzeitig der letzte in der Förderzeit. Der letzte Mittelabruf muss über den Verwendungsnachweis abgerufen und zusammen mit dem Schlussbericht beim DLR-PT eingereicht werden. Der Verwendungsnachweis wird vom DLR-PT in profi-online nach Ende der Förderphase freigeschaltet. Bitte beachtet, dass es für die Einreichung eine Frist gibt: Verwendungsnachweis und Schlussbericht müssen spätestens am 30. April eingereicht werden.

Hinweise zum Schlussbericht findet ihr [https://wiki.prototypefund.de/index.php?title=Schlussbericht hier]. Hinweise zu Zahlungsanforderungen und Zwischennachweisen findet ihr [https://wiki.prototypefund.de/index.php?title=Zahlungsanforderungen hier].

=== Verpflichtende Leistungen ===
Neben der Umsetzung der Arbeitsschwerpunkte müssen im Rahmen der Second-Stage-Förderung einige verpflichtende Aufgaben erfüllt werden:

* '''Coachings''': In der Second Stage sind die [https://wiki.prototypefund.de/index.php?title=Coachings Coachings] (zwei Themen à jeweils vier Stunden) verpflichtend. Die Themen bzw. Coachingpartner*innen werden, sofern nicht von der Jury vorgegeben, gemeinsam mit der Projektbetreuung festgelegt. Neben einem verpflichtenden Coaching mit [https://wiki.prototypefund.de/index.php?title=Superbloom Superbloom] (Design, Projektmanagement, Community, Kommunikation, Fundraising usw.), stehen euch für das zweite Coaching in der Second Stage weitere Coachingpartner*innen mit unterschiedlichen Schwerpunkten zur Verfügung: [https://leastauthority.com/ Least Authority] (Security), [https://vdivde-it.de/de VDI/VDE] (Gründung), die [https://fsfe.org/ Free Software Foundation Europe] (Lizenzierung) und [https://iris-wellmann.de/angebot/coaching/ Iris Wellmann] (freie Coachings/Strategie). Für alle Coachings sind die Plätze begrenzt. Die finale Entscheidung über die Zuteilung der Coachings liegt bei der Projektbetreuung.
* '''Zwischengespräche, Montags-Updates und Online-Kick-Off:''' Wie in der regulären Förderphase sind auch in der Second Stage die Zwischengespräche und Montags-Updates verpflichtend. In den Zwischengesprächen wird über den allgemeinen Stand des Projekts und seiner Strategie gesprochen und der Abschlussworkshop vorbereitet. Diese können online oder in Person in Berlin oder auf Veranstaltungen (z. B. CCC, FOSDEM) durchgeführt werden. Zusätzlich findet ein Online-Kick-Off für die Second Stage als Videocall statt.
* '''Verfassen eines Blogbeitrags oder eines Artikels für die Knowledge Base''': Sharing (knowledge) is caring! Jedes im Rahmen der Second Stage geförderte Projekt soll bis Ende der Förderzeit einen Beitrag im Prototype Fund Blog oder in der Knowledge Base veröffentlichen. Wenn ein Beitrag bereits in der regulären Förderphase geschrieben wurde, entfällt diese Pflicht. Die Beitragsthemen werden gemeinsam mit der Projektbetreuung und der Kommunikationsperson des Prototype Fund festgelegt. Alternative Formate und Ideen können individuell mit der Projektbetreuung abgestimmt werden.
* '''Vorbereitung auf und Teilnahme am Abschlussworkshop''': Am Ende der Second Stage findet der Abschlussworkshop in Berlin statt. Alle Teammitglieder aller Projekte müssen teilnehmen. Die Teilnahme von nicht offiziell geförderten Teammitgliedern ist nicht vorgesehen, Ausnahmen können (möglichst frühzeitig) mit der Projektbetreuung besprochen werden. Zu dem Workshop werden externe Projektpartner*innen (ca. zwei pro Projekt) eingeladen. Die Auswahl und Einladung der Gäste erfolgt gemeinsam mit der Projektbetreuung.
* '''Dokumentation''': Am Ende der Förderzeit muss für alle Projekte der Second Stage eine öffentlich verfügbare Dokumentation bei der Projektbetreuung vorliegen. Je nach Projekt kann die Art der Dokumentation unterschiedlich sein. Während der Code eines Projekts immer sauber dokumentiert sein sollte, sind zusätzliche Dokumentationsmaßnahmen abhängig von der Zielgruppe: unterschiedliche Formate von Tutorials für Endnutzer*innen, Admin-Dokumentation für selbstgehostete Projekte, Entwickler*innendokumentation für Libraries und andere Infrastrukturprojekte usw.
* '''Schlussbericht:''' Einen Monat nach Abschluss der Second-Stage-Förderphase ist der Schlussbericht zusammen mit der Schlussabrechnung (Verwendungsnachweis) beim DLR Projektträger (DLR-PT) einzureichen. Genaue Informationen dazu findet ihr [https://wiki.prototypefund.de/index.php?title=Schlussbericht hier].

Und nicht vergessen: Projekte, die zehn Monate gefördert werden, nehmen ebenfalls am [https://wiki.prototypefund.de/index.php?title=Demo_Day Demo Day] nach sechs Monaten teil.

=== Angebote ===
Zusätzlich bieten wir optionale Formate an, mit denen wir euch bei der Umsetzung eurer Second Stage unterstützen möchten:

* zwei '''Sprechstunden mit [[Superbloom]]''' zu den Themen "Community management & community building" und "Branding & identity": Ihr kennt das Sprechstunden-Format aus der regulären Förderzeit - für die Second Stage haben wir spannende und relevante Themen zusammengestellt.
* weitere '''1:1 Gespräche''' nach Bedarf: Wir haben in der Second Stage gute Kapazitäten für zusätzliche 1:1 Gespräche mit euch - stellt uns Fragen, lasst uns eure Projekte testen, fragt nach Feedback zu eurem Logo, Blogpost, UI, Communitystrategie, etc. Wir sind da, um euch zu unterstützen und freuen uns über tiefere Einblicke in eure Projekte.
* '''Kommunikation''' über die Kanäle des Prototype Fund: Wie in der regulären Förderphase unterstützen wir die Sichtbarkeit eurer Projekte mit Kommunikationsmaßnahmen über unsere Kanäle (Mastodon, LinkedIn, ggf. Newsletter)
* Unterstützung bei der '''Vernetzung''': Wenn es möglich ist und wir auf existierende Kontakte des Prototype Fund zurückgreifen können, vernetzen wir euch gern.
* Feedback von der Jury: Gern leiten wir euch das '''Jury-Feedback''' aus der Pitch-Session weiter.

=== Abschlussworkshop ===
Der Abschlussworkshop ist das finale Event nach der Second-Stage-Förderung und findet Ende März in Berlin statt. Das Event soll euch einerseits die Möglichkeit geben, euch untereinander auszutauschen und den Abschluss der Förderphase gemeinsam zu feiern. Weiterhin habt ihr beim Event die Möglichkeit euer Projekt im Rahmen eines Workshops eingeladenen Gästen zu präsentieren.
'''Save the date'''

''Was'': Second-Stage-Abschlussworkshop JG01
''Wo'': Berlin, genaue Location tba
''Wann'': tba - voraussichtlich der 27. März 2026
''Uhrzeit'': tba - voraussichtlich 14-19.30 Uhr, danach Community-Treffen

==== Ablauf ====
Nach einem internen Teil, bei dem ihr eure Erfahrungen mit uns teilen und voneinander lernen könnt, ist ein zweistündiger Workshop mit externen Gästen geplant. Allen Projekten wird dabei eine Tischinsel zur Verfügung stehen, an der ihr euer Projekt vorstellen könnt. Es empfiehlt sich, früh zu überlegen, was ihr anbieten und wen ihr dazu einladen möchtet: Möchtet ihr (potentielle) Projektpartner*innen treffen, ein (User-)Testing durchführen, euer Projekt einer relevanten Person(engruppe) vorstellen etc. Insgesamt könnt ihr pro Projekt ein bis drei externe Gäste einladen. Für die Vorbereitung des Abschlussworkshop kommen weitere, konkretere Infos per Mail - außerdem ist wie immer in den Zwischengesprächen Zeit, Fragen und Details zu besprechen. Sprecht uns gern frühzeitig an, wenn ihr Fragen habt!

Nach dem Workshop gibt es ein gemeinsames Dinner mit den eingeladenen Gästen. Und last but not least schließen wir den Tag mit einem Community-Abend, der für alle offen ist, ab. Denn jetzt kann wirklich gefeiert werden.

= In English: Second Stage =

== General info ==
There is an issue in technology and FOSS funding: innovative projects are readily financed, but it often remains unclear what happens afterwards. Few technologies are ready for operational use and self-financing after the initial funding runs out.

For this reason, we offer the Second Stage, which provides an opportunity to work for a further four months on securing the project’s sustainability.

The aim of the Second Stage is to improve the usability and visibility of the project, increasing its chances of long-term sustainability once the funding period ends.

Reminder: '''Projects that don't participate in the Second Stage are not less valuable to us.''' We estimate that approximately 50% of each round will participate in this extended funding period, and there are many reasons why a project might not participate. Maybe it's not a good fit for your project, or you personally don't see the need for this type of support. Maybe your project is already sustainable and you just need the six months to code. Maybe your application for the regular funding period was great, but your application for the second phase doesn't fit the scope of the Prototype Fund.

== Application for the Second Stage ==
If you haven't already applied for the Second Stage, the following paragraphs are not relevant for you: Unfortunately, it is '''not possible to add a Second Stage at this point''', as the maximum duration and the maximum amount of funding allocated to your project was made final after your general application.

If you have applied for the Second Stage, the funds allocated for the four additional months are '''locked''' for now. During the 5th month of funding, a jury will allocate the limited Second Stage spots based on your work during the first months of funding as well as a new, short application. The decision is based on a written '''submission''' and a short online pitch session.

'''To prepare for your application, please read this wiki page.''' On September 2nd at 2 PM, we will hold a consultation hour during which we will be happy to answer your questions about your Second Stage application (in German and English). We are also happy to discuss your application and your goals for the Second Stage during the 1:1 meetings.

To stay fair, we do not answer any questions regarding the content of your Second Stage applications. We can assess whether your ideas for the Second Stage are eligible for funding (i.e., whether we are allowed to fund the type of project, whether it involves too much development work, etc.), give you general tips, and answer any questions you may have about the formalities. If you are unsure, just ask!

Also important: The coaching sessions with Superbloom cannot be used to prepare your application (written or pitch). Of course, it is perfectly fine if you want to discuss how to make your projects more sustainable during the coaching sessions. You can read about how we define the boundary between “application preparation” and “steps toward sustainability” on the [https://wiki.prototypefund.de/index.php?title=Coachings coaching page].

=== Written application ===
''When'': From September 18th to September 30th, 2025 - '''Please note''': Submissions after the deadline will not be considered for selection!

''Where'': [https://bewerben.prototypefund.de/ bewerben.prototypefund.de] – the exact link will be sent via email

''What'': Answer 10 questions about your plans for the Second Stage funding

The written application must be submitted via our application platform, which you already know from your initial application for the Prototype Fund. Based on the current status of your work, you must answer the following questions and provide your ideas for the Second Stage:
- Which milestones have been achieved and what were the results?
- Will all planned milestones be achieved by the end of the regular funding period?
- What measures have been taken so far to reach users?
- How will the project be made usable in the long term?
- Have any steps already been taken to this end?
- What is currently the biggest challenge in the project?
- How can this challenge be overcome?
- Are changes to the original plan necessary for the project to succeed?
- What milestones do you plan to achieve in the Second Stage?
- How many hours do you plan to work on the project in the Second Stage? (Maximum number of hours for individuals: 633, maximum for number of teams: 1,267)
The written application may be submitted in German, or if you are not a native German speaker, in English.

Your plans for the Second Stage funding can differ from what you wrote in your initial application. If what you had planned for the Second Stage no longer seems realistic or feasible, you are welcome to change your plans for the four-month funding period. The important thing is that your project has a clear focus and feasible within the available time.

Reminder: '''In the Second Stage, the focus is no longer on development work.''' Development milestones that were not achieved during the regular funding period cannot be carried over to the Second Stage unless they are necessary steps for making your project sustainable and you can justify why these milestones weren’t reached in the regular funding period. The aim of the Second Stage is to set your projects on the path to sustainable structures, whether through establishing a company, building a community or forming partnerships, writing documentation and conducting user testing, implementing communication strategies, etc. Of course, this may result in minor development work (e.g., adjustments based on the results of user testing, merging community contributions, bug fixes, etc.), but these milestones should not be the main focus and can only be funded if they support the other milestones.
These are the type of milestones that can be funded in the Second Stage:

Here are some examples of milestones that are eligible for funding in the Second Stage. (This is not an exhaustive list: other measures may be more suitable for your projects. '''You do not have to cover all of these topics in your application, which ones are relevant to you depends on the focus you plan for your Second Stage.''' If you are unsure whether your ideas are eligible for funding, please feel free to ask us!)

'''Specific steps to improve the visibility, usability and sustainability of the project (main focus of your application for the Second Stage):'''
* User testing
* Partner acquisition
* Establishment of a business
* Presence and presentation at conferences
* Creation of a website and/or other communication strategies
* Community work
* Outreach
* etc.
'''Technical development (can be funded as a small part of your Second Stage, but can’t be the main focus):'''
* Completion of features that are still missing (e. g. due to delays, bug fixes, dependencies, etc.) and are important for the sustainability of the project.
* Development of features not foreseen in the initial application which have e.g. proven useful in user testing or in discussions with potential partners.
* Adjustments based on user testing
* Integration of community contributions
* Bug fixes
* etc.

The technical milestones must support the project's overall sustainability strategy and be justified in this context. We will send you a detailed information email and the link to the application platform well in advance.

==== Licenses in the Second Stage ====
'''Code:'''

* The code written during the paid hours of the regular funding phase must be published under a FOSS license—without exception.
* The code that is contributed directly to the project in the Second Stage (additional features, adjustments based on feedback, bug fixes, etc.) must also be published under a FOSS license. If code is written for a partner and cannot be published under a FOSS license, these hours must be paid for by another party, such as the partner.
* For sustainability measures that are not direct contributions to the code of your funded project, you should always check if the code can be licensed under a FOSS license - this is the case for a project website, for example. Exceptions should be justified in the application for the Second Stage.

'''Other products developed in the Second Stage:'''

* Texts, logos, images, and similar items created in the Second Stage do not have to be published under a Creative Commons license. However, we would appreciate it if you chose to do so.
* Following the same approach, we would like to encourage all grant recipients to use as many FOSS products and privacy-friendly tools as possible when implementing the milestones in the second phase. This applies, for example, to communication tools and platforms used for community interaction. This is, however, only a recommendation: grant recipients are free to decide for themselves what makes sense for their projects. Sometimes new target groups can only be reached on certain platforms such as LinkedIn or Instagram. In cases like this, it is helpful to include a brief explanation in your application so that the jury can assess the suitability of your strategy.

=== Pitch session ===
''When'': October 10th, 2025 – each project will be assigned a specific time slot. We will contact you by email in the beginning of October.
''Where'': Online – even if you live in Berlin (otherwise it wouldn't be fair)
''What'': 5 minutes pitch, followed by 5 minutes for questions
''Language'': German (or English if you aren’t a native German speaker)
The '''pitch session''' will take place exclusively online on October 10th. Each of the projects teamswill have 5 minutes to explain to the jury why the Second Stage is important for their project, what goals they are pursuing, and what strategy they intend to implement to make their project more sustainable. After every pitch, the jury will have the opportunity to ask you questions about your application and your pitch.

The presentation format for the pitch is up to you: slides, screen sharing, visuals, everything you need. You just have to make sure that you answer the following questions:

* Why do I/we need the Second Stage?
* What is my/our specific goal in the Second Stage?
* How will this goal be achieved?

Please let us know '''latest by October 5th''' '''by email''' how you would like to give your presentation (slides, screen sharing, etc.). If you would like to use slides, we need them '''as a pdf''' '''by email by 3 PM on October 9th at the latest'''. Around this time, we will organize test sessions where you can dial into the video tool we’ll use for the pitches and quickly test your presentation, sound and video. We will send you more information about the test session via email.

The Second Stage jury consists of two judges from the [https://www.prototypefund.de/bewerbung/jury jury pool], representatives of the DLR-PT and the Prototype Fund – a representative from the BMFTR is also expected to attend the session. The evaluation is based on the technical status of the project (the project does not have to be 100% complete two months before the end of the regular funding period, but you must be able to show that the work is progressing well), the measures taken to ensure sustainability (e.g., community building, public relations), and the planned steps for the Second Stage funding. After the pitch sessions, the jury will discuss the results and propose a list of projects for funding for the Second Stage, on the basis of which the BMFTR will make the final decision. The decision will be communicated to you approximately two weeks after the pitch session. A total of up to 15 projects will be funded for the Second Stage. The number of funded projects will depend on the quality of the submissions. '''Not''' '''all spots in the Second Stage have to be filled''', i.e., fewer projects may be funded if the quality of the applications is not sufficient.

=== Working hours and number of hours ===
In the Second Stage, you can apply for a maximum of €63,333 as a team and a maximum of €31,667€ as an individual. These amounts are based on two or one full-time positions over four months. The hourly wage is capped at €50.

It is generally possible to apply for the Second Stage with fewer hours than you specified in your initial application. In the Second Stage, you can also plan fewer hours per week than in the regular funding phase.

This can be useful if you realize during the funding period that the Second Stage work will require less time than originally planned. Perhaps you already managed to set up a paid collaboration with a partner, or your project is already being partially cross-financed by other sources of funding. Or you are employmed , have taken a leave of absence for the funding period, and would like to return to your job at 50% and work on the Prototype Fund project for the remaining 50%.

There are many different scenarios, and it is perfectly fine if the original schedule changes. Ultimately, the specific tasks for the second stage are only being defined within the current funding period. Please feel free to contact us if you have any questions.

== The Second Stage Funding ==

=== Timeline ===
This is an overview of the dates that are relevant for the Second Stage (the dates for the regular funding phase, such as Demo Day and the 1:1 meetings, remain – of course - mandatory):
{| class="wikitable"
|-
!September 2nd
|Consultation hour, application for the Second Stage
|optional
|-
!September 18th–30th
|Application period Second Stage Funding
|
|-
!September 30th
|Deadline submission of written application
|mandatory
|-
!October 10th
|Pitch session (online)
|mandatory
|-
!Middle of October
|Decision and funding commitment
|
|-
!October–November
|Request to release these funds
|mandatory
|-
!December 1st
|Start of the Second Stage
|
|-
!December 2nd
|Online kick-off Second Stage
|mandatory
|-
!December
|Superbloom consultation hour: Community management and building
|optional
|-
!December–March
|Coaching sessions
|mandatory
|-
!December–January
|4th 1:1 meeting
|mandatory
|-
!February
|Superbloom consultation hour: Branding
|optional
|-
!February–March
|5th 1:1 meeting
|mandatory
|-
!exp. March 27th
|Final workshop of the Second Stage
|mandatory
|-
!April 30th 2026
|Deadline final report including

* Link to code
* Link to documentation
|mandatory
|}

=== Administration ===

==== Releasing the funds for the Second Stage (“Entsperrung”) ====
Currently the funds for the four additional months of funding are locked. Before you can get started with the Second Stage, you must submit an official request to release these funds. They can only be unlocked after the final and official funding approval. A template will soon be available for download here. To do this, fill in the comments field on profi-online in the “'''Antrag auf Änderung Haushaltsdaten'''” form with the following text:
Hiermit beantrage ich, {VORNAME NAME}, die Entsperrung der für mein Vorhaben {Akronym}, FKZ {FKZ} in der Kostenposition 0837 gesperrten Fördermittel gemäß des auf Basis meiner Second-Stage-Bewerbung gefällten positiven Juryvotums (Sitzung vom 10.10.2025).

Die Summe in Höhe von {Summe} Euro ist für {Stundenzahl} Stunden zwingend erforderlich für die nachhaltige Entwicklung meines Projekts.
for teams:
Hiermit beantrage ich, {VORNAME NAME}, als Geschäftsführung der {Name GbR}, die Entsperrung der für unser Vorhaben {Akronym}, FKZ {FKZ} in der Kostenposition 0837 gesperrten Fördermittel gemäß des auf Basis unserer Second-Stage-Bewerbung gefällten positiven Juryvotums (Sitzung vom 10.10.2025).

Die Summe in Höhe von {Summe} Euro ist für {Stundenzahl} Stunden zwingend erforderlich für die nachhaltige Entwicklung unseres Projekts.
Please adjust the expressions in brackets accordingly to your project and your Second Stage application.

The total number of working hours you specify must match the total number of working hours from the Second Stage application as confirmed after the jury meeting. If you have any questions, please contact your [https://wiki.prototypefund.de/index.php?title=DLR-Ansprechpartner*innen_JG01 contact person of the DLR- PT].

==== Payment requests ====
In the regular funding phase, you could request the funds for the previous quarter (retrospectively) at the beginning of each quarter, specifically after the first and fourth funding months. In the Second Stage, this process continues and you will receive further payments after the seventh and tenth month of funding.

There are two special features to note regarding the two payment requests in the Second Stage:

* The funding request in January is to be submitted as an interim report („Zwischennachweis"): The funding request falls at the turn of the year (funding amount for October to December, to be requested in January). For this purpose, an interim report must be submitted via profi-Online. Once you have clicked on your funding code in the project list, you can select „Zwischennachweis" (interim report) on the left side of the list.
* The Funding request in April is to be submitted as a so-called statement of use („Verwendungsnachweis“): The second funding request in the Second Stage is your fourth funding request overall and also the last one for the whole funding period. The last funding request must be requested as a statement of use and submitted to the DLR-PT together with the final report. The statement of use will be activated by the DLR-PT in profi-Online after the end of the funding period. Please note that there is a deadline for submission: the statement of use and final report must be submitted by April 30th at the latest.

Information on the final report can be found [https://wiki.prototypefund.de/index.php?title=Schlussbericht here]. Information on payment requests and interim reports can be found [https://wiki.prototypefund.de/index.php?title=Zahlungsanforderungen here].

=== Mandatory to-dos ===

* In addition to the implementation of the key focus areas as specified in your application, a number of mandatory requirements must be fulfilled during the Second Stage:'''Coachings''': As opposed to the regular funding period, the [https://wiki.prototypefund.de/index.php?title=Coachings coaching sessions] are mandatory in the Second Stage and are designed to cover two topics, each spanning four hours. The topics and coaching partners are determined together with the program management and in keeping with the recommendations from the jury. In addition to one mandatory coaching session with [https://wiki.prototypefund.de/index.php?title=Superbloom Superbloom] (design, project management, community, communication, fundraising, etc.), other coaching partners with different areas of expertise are available for the second coaching session in the Second Stage: [https://leastauthority.com/ Least Authority] (security), [https://vdivde-it.de/de VDI/VDE] (starting a company/business models), the [https://fsfe.org/ Free Software Foundation Europe] (licensing) and [https://iris-wellmann.de/angebot/coaching/ Iris Wellmann] (free coaching/strategy). Places are limited for all coaching sessions. The final decision on the allocation of coaching sessions lies with the program management'''.'''
* '''Participation in the online kick-off, two 1:1 meetings and Monday updates:''' As in the regular funding phase, the 1:1 meetings and Monday updates are mandatory in the Second Stage. In the 1:1 meetings, the general status of the project and its strategy are discussed and the final workshop is prepared. These can be held online or in person in Berlin or at events (e.g. CCC, FOSDEM). In addition, an online kick-off for the Second Stage takes place as a video call.
* '''Writing a blog post or an article for the PTF Knowledge Base:''' Sharing (knowledge) is caring! Every project funded as part of the Second Stage has to publish an article on the Prototype Fund blog or in the Knowledge Base by the end of the funding period. If a contribution has already been written during the regular funding phase, this obligation does not apply. The topics of the contributions will be determined together with the program management and the person responsible for communication at team Prototype Fund. Alternative formats and ideas can be discussed individually with the project management.
* '''Preparation for and participation in the final workshop:''' At the end of the Second Stage, the final workshop takes place in Berlin. All team members of all projects have to participate. The participation of team members who are not officially funded is not planned, exceptions can be discussed (as early as possible) with the program management. External project partners (approx. two per project) will be invited to the workshop. The guests will be selected and invited together with the project program management.
* '''Documentation:''' At the end of the funding period, publicly available documentation must be submitted to the program management team for all Second Stage projects. The type of documentation may vary depending on the project. While the code of a project should always be properly documented, additional documentation measures depend on the target group: various types of tutorials for end users, admin documentation for self-hosted projects, developer documentation for libraries and other infrastructure projects, etc.
* '''Final report:''' After the completion of the funding period, the final report ("Schlussbericht") is to be submitted to the DLR-PT along with a so-called statement of use ("Verwendungsnachweis"). The deadline for all documents is one month after the funding ends. Detailed information can be found [https://wiki.prototypefund.de/index.php?title=Schlussbericht here].

Please keep in mind: projects that receive ten months of funding also take part in [https://wiki.prototypefund.de/index.php?title=Demo_Day Demo Day] after six months.

=== Offers ===
In addition, we offer the following '''optional formats''' to support you during your Second Stage:

* '''Two consultation hours with [https://wiki.prototypefund.de/index.php?title=Superbloom Superbloom]''' on the topics of "Community management & community building" and "Branding & identity". You are already familiar with the format from the regular funding period. For your Second Stage we have chosen together exciting and relevant topics.
* Further '''1:1 meetings''' as required: We have capacity for additional 1:1 meetings with you during the Second Stage – ask us questions, let us test your projects, ask for feedback on your logo, blog post, UI, community strategy, etc. We are here to support you and look forward to gaining deeper insights into your projects.
* '''Communication''' via the Prototype Fund channels: As in the regular funding phase, we will support the visibility of your projects with communication measures via our channels (Mastodon, LinkedIn, newsletter if possible).
* Support with '''networking''': If you know the right people for your project, we’d love to introduce you!Feedback from the jury: We are happy to forward the '''jury feedback''' from the pitch session to you.

=== Closing workshop of the Second Stage ===
The closing workshop is the event that happens at the end of your Second Stage funding period. The event, which takes place in Berlin in March, is intended to give you the opportunity to exchange ideas and celebrate the end of the funding phase together. It will also be the occasion for you to present your project to invited guests during a workshop.
'''Save the date'''

''What'': Closing workshop of the Second Stage Class01
''When'': tba – likely March 27th 2026
''Where'': Berlin, exact location tba
''Time'': tba - likely 2 pm - 7.30 pm, community meet-up afterwards

==== Schedule ====
After an internal part where you can share your experiences with us and learn from each other, a two-hour workshop with external guests will take place. All projects will have a table where they can present their project to their invited guests. We recommend that you think early on about what you would like to offer and who you would like to invite: Would you like to meet (potential) project partners, conduct user testing, present your project to a relevant person (or group of people), onboard new community contributors, etc.? You can invite one to three external guests per project. We will email you more specific information to help you prepare for the closing workshop once the Second Stage starts. As always, we will have time to discuss questions and details during the 1:1 meetings. Please feel free to contact us early if you have any questions!

There will be a dinner with the invited guests after the workshop. And last but not least, we will end the day with a community evening that is open to everyone - to make sure we really get to celebrate your funding time.

Superbloom

2025-08-21T14:23:54Z

Marie: fixed formatting

This page is written and maintained by the Superbloom team. It contains all information you need to select, book and plan the coaching sessions you get as part of your funding period at Prototype Fund. If you're excited about your coaching and know what to do, feel free to move on to the next part - but if you're unsure why you're here and whether you should book a coaching, let us share a bit of context and learnings from the past years at Prototype Fund.

You have been selected for funding because you are good at what you do. But no one - not one person, and also not an interdisciplinary team of four - can be an expert in every single aspect of building and running a tech project. Hence the offer: During the funding time at Prototype Fund you have four hours to pick the brain(s) of one or several experts in a field where you can use support. Have a look at the list of topics proposed below - we're sure you'll find someone who can help! Still unsure? Email Nicola and ask for help - the Superbloom team can walk you through the process of figuring out where you could use support!

In a nutshell, here's what you can expect from a coaching:
- An in-depth discussion about a specific topic with an expert (branding, fundraising, community building, user testing, etc - full list below)
- The support of a person with experience in strategy and/or specific topics to brainstorm an open question you have
- Help with structuring the way you work alone or function as a team (ask for a project management coaching!)
- Feedback on your ideas for design, strategy, fundraising, etc.

What you can't expect: Someone who designs your logo, writes a funding proposal for you, etc.

If that's what you're looking for, you need a contractor, not a coach ;)

If you have any open questions and would like to talk to team Prototype Fund before reaching out to Superbloom, simply send us an email!

== '''Welcome''' ==
Welcome! We hope you enjoyed kick-off day and our presentation.

This page is a hub for getting started on your coaching journey with Superbloom and we are excited to be working with you!

Coaching can be a variety of things. Whether a discussion on strategy or methods, a hands-on design workshop or a usability test with current or potential users. We’ve made a list of popular themes and topics in the page below.

We are available to help you in whichever way you feel would be useful during your project. If you need a quick sense check or want to discuss an idea etc, '''''you can book a 15 minute call with a coach at any time during your project, or email us with your query'''''. Our coaches can be utilised in whichever way you feel would help. '''''We are flexible and please use us as a resource'''''. We have many coaches with much expertise! Plus we're a very friendly bunch ;-).

Below you will find more information about our coaches, how to book your session, how we can help you with your project, and more.

== '''Dive straight in!''' ==
If you would like to book your session straight away, here is some useful info:

* '''Ask us a question''': coaching@superbloom.design, and one of the coaching team will reply.

* '''Book your coaching session''' via our OS booking tool. Email nicola@superbloom.design and she will send you a link. Not all coaches have a booking app; if so, Nicola will put you in touch. If you're not sure who would be the best coach for you, please email Nicola.

* [https://superbloomdesign.notion.site/Superbloom-CoachingCollaborative-40a15bdd3d004abca8d22b4c9a5be019 '''View all our coach profiles'''] including further information about our coaching offering. We have over 30 coaches with a wide variety of skills!

== '''What is Prototype Fund?''' ==
The Prototype Fund is an Open Knowledge Foundation Germany project, funded by the Federal Ministry of Education and Research (BMFTR).

The '''Prototype Fund''' has supported ideas in civic tech, data literacy, data security and software infrastructure by funding projects since 2017, which gives it the necessary means to implement innovative software prototypes for the greater good.

One of the main benefits provided by the Prototype Fund is freeing people from dealing with German government bureaucracy.

Prototype Fund stipulates that all projects are based in Germany.

== '''What is Superbloom?''' ==
[https://superbloom.design/ Superbloom], formerly called Simply Secure, was founded in 2014 as a US 501c3 nonprofit to help build usable secure communications tools and make it possible for everyone to have access to security and privacy. It launched as Simply Secure and in October 2022 it rebranded to Superbloom.

Superbloom leverages design as a transformative practice to shift power in the tech ecosystem. It applies a holistic approach and views design as an intervention opportunity to center people and their needs. We collaborate closely with others in the space to grow the community focused on shaping our collective online future. Our vision is a world where everyone has the knowledge, network, and digital tools needed to enrich their lives.

It supports teams through individual coaching and direct support in the design of software projects, especially in the areas of design, user experience (UX), strategy and project management. Its support covers topics such as user needs analysis, interaction design, content strategy, information architecture and usability and is tailored to the individual challenges of each project. Its work is highly collaborative and constantly building design capacity; its value-based approach helps teams focus on the needs of target groups.

* It empowers practitioners to build trustworthy technology through professional education and research.

* It is an international team with expertise in research, design, software development, and product management, supported by a diverse set of advisors and partners.

https://superbloom.design/ and [https://superbloomdesign.notion.site/Superbloom-CoachingCollaborative-40a15bdd3d004abca8d22b4c9a5be019 Coaching Collaborative].

== '''About Prototype Fund coaching with Superbloom''' ==
Superbloom is contracted to supply design and UX coaching services to Prototype Fund, Germany and has been working with the fund since 2017.

*The Prototype Fund has two six-month cohorts or rounds:
** '''''March-August:''''' kicks off at the end of February/beginning of March
** '''''September-February:''''' kicks off at the end of August/beginning of September
* There are aproximately 25 projects in each six-month round and Prototype Fund provides each project with four hours of coaching.
* Each project usually books two hours' coaching at the start of the six month round and two hours at the end of the six-month round. Coaching is encouraged but not compulsory. If you would prefer four 1-hour sessions or something similar, we can work with that if it would be a better fit for the project’s needs.
*You can be coached in your preferred language, though some coaches speak English only. Please see the coach profiles for more information.
*You can book each session with a different coach depending on your needs.
*You can meet online, or if you are based in Berlin, we can organise an in person session at a mutually convenient location. Online sessions may be held in GMeet, Jitsi, Signal, Whereby, Wire or Zoom, or if you would prefer another platform, please let us know.
* We also work with the Prototype Fund on a separate basis to support some of its alumni projects around open source community work. For these projects, the Prototype Fund reaches out to us when a coaching need arises.
*We offer follow-up coaching once the six month Prototype Fund cohort has completed. You can find more information in the [https://superbloomdesign.notion.site/Superbloom-CoachingCollaborative-40a15bdd3d004abca8d22b4c9a5be019 Superbloom CoachingCollaborative]. Please email coaching@superbloom.design for fees and further details.

== '''Superbloom coaches''' ==

* Collectively, our friendly coaches share over two centuries' experience in a large variety of sectors.
* Our coaches either work for Superbloom, or one of its Fiscally Sponsored Projects, or as a contractor with their own company, or who works in a freelance capacity.
* Our coaches are based in five continents! We have worked hard to recruit coaches to ensure we have a coach for your needs. This means that if if an evening or early morning session would work best for you and your team, we can facilitate that.
* We are training new coaches and your coach may be accompanied by a colleague who is listening and learning. If you would rather have a private coaching session, no problem! Please email coaching@superbloom.design.
* You can find more information about each including a bio, social media links, interests and languages spoken by clicking on their profile [https://superbloomdesign.notion.site/Superbloom-CoachingCollaborative-40a15bdd3d004abca8d22b4c9a5be019 here].
*You can find a video of our coaches introducing themselves [https://drive.google.com/file/d/1JgamMxHkwln3RWHpif0XymCSclWC2qv5/view?usp=drive_link here].

== '''Topics and themes''' ==
We can help match you to the coach who would best serve your project needs. Here are some of the ways we can help you to realise the potential of your project:

* Structuring your approach to design decisions
* Sign-up and onboarding
* Thinking aloud while you watch first use (screen share or in-person)
* Thinking aloud while undertaking specific tasks you're developing

* Task flows
* Looking at information architecture (what are the menus, what are the items in the menus) and identify opportunities for simplification
* Navigation, menus and overall organization. Setting and control panels are a common place where confusion piles up, is there anything to do there?
* Make sense of your tool
* Helping to communicate what your tool does
* Looking at naming and descriptions in the app store or website and identifying ways to clarify the explanation
* Looking at the setting and control panels and working our how much customization you need
* Competitive benchmarking from similar or analogous products. Would users expect a certain kind of interaction? Who handles this effectively?
* Discuss ways to gather additional feedback, e.g. setting up a customer advisory board or undertaking user research sessions, strategies for recruiting, ways of gathering feedback to prioritise features not yet built
* UI suggestions (increasing white space, adding visual elements, etc)
You can find out more in our [https://cloud.okfn.de/s/6RETrHe96pSWnHw case studies].

'''If you’re stuck, we can help unstick you!'''

Superbloom also hosts four Open AMA sessions during the course of each round, each with a set topic. These calls are for the entire cohort and an opportunity to meet those from fellow cohorts and some of our coaches:

* '''Call 1 - User Research and Testing'''
* '''Call 2 - Project Management and Time Management'''
* '''Call 3 - Fundraising and Sustainability'''
* '''Call 4 - UI Design'''
* Demo Day
* '''Call 5 - Community Management and Community Building'''
* '''Call 6 - Branding and Identity'''

== '''Can I prepare my application for the Second Stage with Superbloom?''' ==
'''The coaching sessions with Superbloom can't be used to prepare your application (written or pitch).''' Of course, it is perfectly fine if you want to discuss how to make your projects more sustainable during the coaching sessions. This is how we define the boundary between “application preparation” and “steps toward sustainability”. What you can't use the coaching sessions for:

* Support with the preparation of the strategy, content or for the writing of your written application for the Second Stage
* Support with the preparation of the strategy, content or for the writing of your pitch for the Second Stage
* Any other questions related to working directly on the application.

It is, however, absolutely fine if you talk about topics related to the future of your project and use this in your application, for example, but not limited to:

* Questions about whether you should have a community model, a business model, both or any other setup to establish a sustainable project
* Learning to pitch, write, communicate about your project in general, if aimed at the future of the project in general (other funders, potential partners, etc.)
* Topics around community building, user testing, documentation, etc, which may all be strategic questions of important for the Second Stage
* Anything around building a roadmap and a general strategy for the project.

== '''Book your session''' ==
You can book your coaching session via our OS booking tool cal.com. Not all coaches have a booking link, and these sessions will be scheduled via email either by Nicola or direct with the coach. You can find [https://superbloomdesign.notion.site/Find-how-to-book-with-your-coach-here-1ad573ad51ff80bdbe10f666887b663b?pvs=4 which coaches have a booking link, including the link here]. If you are scheduling with more than one coach, Nicola will send you a link with the combined availability of your coaches, or she will put you in touch via email.

At the beginning of the round, Enyong and Marie-Lena emails each project with an introduction to Superbloom/Nicola. Nicola will help 'matchmake' 💕 you with your coach! Once you have booked, you will receive an email confirmation and the appointment details will be added to your calendar.

As part of the booking process Nicola undertakes the following tasks:

* Answers queries from, and liaises with the projects and coaches team
* Coordinates all aspects of bookings in cal.com or via email
* Keeps the project coaching tracker up-to-date
* Adds calendar entries and meeting links for each booking
* Liaises with the Prototype Fund team

== '''Prepare for your session''' ==
Prepare for your session:

* Write down what you would like to know, and where you would like to be in your project by the end of the session, and share this information with your coach at the start of the session or beforehand via email
*If you wish, you can send us information to review before your session (see calendar invite for email address(es) or dive straight in!
*Coaches type all their notes directly into a Notion Page which they can share with you afterwards
* Check you’ve received a calendar invite with booking link
* Find a quiet place with no distractions
* Enter the call five minutes early to cover off any potential tech glitches

Please bring the following to your session:

* A list of questions and goals, challenges or blocks
* A physical notebook and pen
* A computer
* As many team members as you wish
* Any demos, mock-ups, or sketches you may have

== '''Confidentiality''' ==
We take confidentiality seriously and here is how we do that:

'''Within our coaching program''', we may discuss any details about the coaching sessions.

Example: “Blackbox is having a really hard time managing its community’s expectations around AI.”

'''When talking to people outside our coaching program,''' we may mention teams we coached, which coaches worked together, and we may mention the topics they worked on in very general terms. We won’t publish which teams worked with which coaches. However, coaches may mention teams they worked with.

Example: “Our coaches Bart and Lisa did an interesting coaching about community-building the other day and we learned X and Y.”

Example: “Oh, I know Blackbox! I did coaching with them through the Prototype Fund.”

All coaches have access to all session notes left by other coaches. This makes handoffs between coaches smooth and efficient. If a team would like the summary of their coaching session not to be shared with other coaches, we can make the project’s notes page private, and only share it with the coach/es of any follow-up sessions.

== '''Superbloom coaching program team''' ==
Our coaching program team comprises Georgia Bullen, Molly Wilson, Victory Brown and Nicola Pratt.

The Superbloom coaching team: coaching@superbloom.design is always on hand to answer any of your questions and welcome your feedback and suggestions. Please feel free to email us.

We welcome your feedback! If you have any comments or suggestions about how we could improve any aspect of our coaching process, please email us.

We wish you all the best with your project and look forward to hearing from you soon!

== '''What next?''' ==

* Pick your coach depending on your location, language, questions and goals.
* Prepare for your session by making a list of things you’d like to discuss, and if you wish, send information to your coach prior to your session.
* Book your session by emailing: nicola@superbloom.design.
* Also, check out the [https://simplysecure.org/what-we-do/ux-guidance/ design coaching] page on our website.

== '''Resources''' ==

* https://superbloom.design/learning/blog/182-days-to-create-a-prototype/
* https://superbloom.design/learning/blog/how-to-test-software-for-usability-and-usefulness-when-you-havent-finished-writing-the-code/

Superbloom

2025-08-21T12:35:53Z

Marie: added prototype fund intro

This page is maintained by the team of Superbloom. It contains all information you need to select, book and plan the coaching sessions you get as part of your funding period at Prototype Fund.
If you're excited about your coaching and know what to do, feel free to move on to the next part - but if you're unsure why you're here and whether you should book a coaching, let us share a bit of context and learnings from the past years at Prototype Fund.

You have been selected for funding because you are good at what you do. But no one - not one person, and also not an interdisciplinary team of four - can be an expert in every single aspect of building and running a tech project. Hence the offer: During the funding time at Prototype Fund you have 4 hours to pick the brain(s) of one or several experts in a field where you can use support. Have a look at the list of topics proposed below - we're sure you'll find someone who can help! Still unsure? Email Nicola and ask for help - the Superbloom team can walk you through the process of figuring out where you could use support!

In a nutshell, here's what you can expect from a coaching:
- an in-depth discussion about a specific topic with an expert (branding, fundraising, community building, user testing, etc - full list below)
- the support of a person with experience in strategy and/or specific topics to brainstorm an open question you have
- help with structuring the way you work alone or function as a team (ask for a project management coaching!)
- feedback on your ideas for design, strategy, fundraising, etc.

What you can't expect: someone who designs your logo, writes a funding proposal for you, etc. If that's what you're looking for, you need a contractor, not a coach ;)

If you have any open questions and would like to talk to team Prototype Fund before reaching out to Superbloom, simply send us an email!

== '''Welcome''' ==
Welcome! We hope you enjoyed kick-off day and our presentation.

This page is a hub for getting started on your coaching journey with Superbloom and we are excited to be working with you!

Coaching can be a variety of things. Whether a discussion on strategy or methods, a hands-on design workshop or a usability test with current or potential users. We’ve made a list of popular themes and topics in the page below.

We are available to help you in whichever way you feel would be useful during your project. If you need a quick sense check or want to discuss an idea etc, '''''you can book a 15 minute call with a coach at any time during your project, or email us with your query'''''. Our coaches can be utilised in whichever way you feel would help. '''''We are flexible and please use us as a resource'''''. We have many coaches with much expertise! Plus we're a very friendly bunch ;-).

Below you will find more information about our coaches, how to book your session, how we can help you with your project, and more.

== '''Dive straight in!''' ==
If you would like to book your session straight away, here is some useful info:

* '''Ask us a question''': coaching@superbloom.design, and one of the coaching team will reply.

* '''Book your coaching session''' via our OS booking tool. Email nicola@superbloom.design and she will send you a link. Not all coaches have a booking app; if so, Nicola will put you in touch. If you're not sure who would be the best coach for you, please email Nicola.

* [https://superbloomdesign.notion.site/Superbloom-CoachingCollaborative-40a15bdd3d004abca8d22b4c9a5be019 '''View all our coach profiles'''] including further information about our coaching offering. We have over 30 coaches with a wide variety of skills!

== '''What is Prototype Fund?''' ==
The Prototype Fund is an Open Knowledge Foundation Germany project, funded by the Federal Ministry of Education and Research (BMFTR).

The '''Prototype Fund''' has supported ideas in civic tech, data literacy, data security and software infrastructure by funding projects since 2017, which gives it the necessary means to implement innovative software prototypes for the greater good.

One of the main benefits provided by the Prototype Fund is freeing people from dealing with German government bureaucracy.

Prototype Fund stipulates that all projects are based in Germany.

== '''What is Superbloom?''' ==
[https://superbloom.design/ Superbloom], formerly called Simply Secure, was founded in 2014 as a US 501c3 nonprofit to help build usable secure communications tools and make it possible for everyone to have access to security and privacy. It launched as Simply Secure and in October 2022 it rebranded to Superbloom.

Superbloom leverages design as a transformative practice to shift power in the tech ecosystem. It applies a holistic approach and views design as an intervention opportunity to center people and their needs. We collaborate closely with others in the space to grow the community focused on shaping our collective online future. Our vision is a world where everyone has the knowledge, network, and digital tools needed to enrich their lives.

It supports teams through individual coaching and direct support in the design of software projects, especially in the areas of design, user experience (UX), strategy and project management. Its support covers topics such as user needs analysis, interaction design, content strategy, information architecture and usability and is tailored to the individual challenges of each project. Its work is highly collaborative and constantly building design capacity; its value-based approach helps teams focus on the needs of target groups.

* It empowers practitioners to build trustworthy technology through professional education and research.

* It is an international team with expertise in research, design, software development, and product management, supported by a diverse set of advisors and partners.

https://superbloom.design/ and [https://superbloomdesign.notion.site/Superbloom-CoachingCollaborative-40a15bdd3d004abca8d22b4c9a5be019 Coaching Collaborative].

== '''About Prototype Fund coaching with Superbloom''' ==
Superbloom is contracted to supply design and UX coaching services to Prototype Fund, Germany and has been working with the fund since 2017.

*The Prototype Fund has two six-month cohorts or rounds:
** '''''March-August:''''' kicks off at the end of February/beginning of March
** '''''September-February:''''' kicks off at the end of August/beginning of September
* There are aproximately 25 projects in each six-month round and Prototype Fund provides each project with four hours of coaching.
* Each project usually books two hours' coaching at the start of the six month round and two hours at the end of the six-month round. Coaching is encouraged but not compulsory. If you would prefer four 1-hour sessions or something similar, we can work with that if it would be a better fit for the project’s needs.
*You can be coached in your preferred language, though some coaches speak English only. Please see the coach profiles for more information.
*You can book each session with a different coach depending on your needs.
*You can meet online, or if you are based in Berlin, we can organise an in person session at a mutually convenient location. Online sessions may be held in GMeet, Jitsi, Signal, Whereby, Wire or Zoom, or if you would prefer another platform, please let us know.
* We also work with the Prototype Fund on a separate basis to support some of its alumni projects around open source community work. For these projects, the Prototype Fund reaches out to us when a coaching need arises.
*We offer follow-up coaching once the six month Prototype Fund cohort has completed. You can find more information in the [https://superbloomdesign.notion.site/Superbloom-CoachingCollaborative-40a15bdd3d004abca8d22b4c9a5be019 Superbloom CoachingCollaborative]. Please email coaching@superbloom.design for fees and further details.

== '''Superbloom coaches''' ==

* Collectively, our friendly coaches share over two centuries' experience in a large variety of sectors.
* Our coaches either work for Superbloom, or one of its Fiscally Sponsored Projects, or as a contractor with their own company, or who works in a freelance capacity.
* Our coaches are based in five continents! We have worked hard to recruit coaches to ensure we have a coach for your needs. This means that if if an evening or early morning session would work best for you and your team, we can facilitate that.
* We are training new coaches and your coach may be accompanied by a colleague who is listening and learning. If you would rather have a private coaching session, no problem! Please email coaching@superbloom.design.
* You can find more information about each including a bio, social media links, interests and languages spoken by clicking on their profile [https://superbloomdesign.notion.site/Superbloom-CoachingCollaborative-40a15bdd3d004abca8d22b4c9a5be019 here].
*You can find a video of our coaches introducing themselves [https://drive.google.com/file/d/1JgamMxHkwln3RWHpif0XymCSclWC2qv5/view?usp=drive_link here].

== '''Topics and themes''' ==
We can help match you to the coach who would best serve your project needs. Here are some of the ways we can help you to realise the potential of your project:

* Structuring your approach to design decisions
* Sign-up and onboarding
* Thinking aloud while you watch first use (screen share or in-person)
* Thinking aloud while undertaking specific tasks you're developing

* Task flows
* Looking at information architecture (what are the menus, what are the items in the menus) and identify opportunities for simplification
* Navigation, menus and overall organization. Setting and control panels are a common place where confusion piles up, is there anything to do there?
* Make sense of your tool
* Helping to communicate what your tool does
* Looking at naming and descriptions in the app store or website and identifying ways to clarify the explanation
* Looking at the setting and control panels and working our how much customization you need
* Competitive benchmarking from similar or analogous products. Would users expect a certain kind of interaction? Who handles this effectively?
* Discuss ways to gather additional feedback, e.g. setting up a customer advisory board or undertaking user research sessions, strategies for recruiting, ways of gathering feedback to prioritise features not yet built
* UI suggestions (increasing white space, adding visual elements, etc)
You can find out more in our [https://cloud.okfn.de/s/6RETrHe96pSWnHw case studies].

'''If you’re stuck, we can help unstick you!'''

Superbloom also hosts four Open AMA sessions during the course of each round, each with a set topic. These calls are for the entire cohort and an opportunity to meet those from fellow cohorts and some of our coaches:

* '''First call - User Testing'''
* '''Second call - Branding'''
* '''Third call - Fundraising and Sustainability'''
* '''Fourth call - Community Building'''
'''Can I prepare my application for the Second Stage with Superbloom?'''

'''The coaching sessions with Superbloom can't be used to prepare your application (written or pitch).''' Of course, it is perfectly fine if you want to discuss how to make your projects more sustainable during the coaching sessions. This is how we define the boundary between “application preparation” and “steps toward sustainability”.

What you can't use the coaching sessions for:
- getting support in the preparation of the strategy, content or for the writing of your written application for the Second Stage
- getting support in the preparation of the strategy, content or for the writing of your pitch for the Second Stage
- any other questions related to working directly on the application.

It is, however, absolutely fine if you talk about topics related to the future of your project and use this in your application, for example (but not limited to):
- questions about whether you should have a community model, a business model, both or any other setup to establish a sustainable project
- learning to pitch, write, communicate about your project in general, if aimed at the future of the project in general (other funders, potential partners, etc.)
- topics around community building, user testing, documentation, etc, which may all be strategic questions of important for the Second Stage
- anything around building a roadmap and a general strategy for the project.

== '''Book your session''' ==
You can book your coaching session via our OS booking tool cal.com. Not all coaches have a booking link, and these sessions will be scheduled via email either by Nicola or direct with the coach. You can find [https://superbloomdesign.notion.site/Find-how-to-book-with-your-coach-here-1ad573ad51ff80bdbe10f666887b663b?pvs=4 which coaches have a booking link, including the link here]. If you are scheduling with more than one coach, Nicola will send you a link with the combined availability of your coaches, or she will put you in touch via email.

At the beginning of the round, Enyong and Marie-Lena emails each project with an introduction to Superbloom/Nicola. Nicola will help 'matchmake' 💕 you with your coach! Once you have booked, you will receive an email confirmation and the appointment details will be added to your calendar.

As part of the booking process Nicola undertakes the following tasks:

* Answers queries from, and liaises with the projects and coaches team
* Coordinates all aspects of bookings in cal.com or via email
* Keeps the project coaching tracker up-to-date
* Adds calendar entries and meeting links for each booking
* Liaises with the Prototype Fund team

== '''Prepare for your session''' ==
Prepare for your session:

* Write down what you would like to know, and where you would like to be in your project by the end of the session, and share this information with your coach at the start of the session or beforehand via email
*If you wish, you can send us information to review before your session (see calendar invite for email address(es) or dive straight in!
*Coaches type all their notes directly into a Notion Page which they can share with you afterwards
* Check you’ve received a calendar invite with booking link
* Find a quiet place with no distractions
* Enter the call five minutes early to cover off any potential tech glitches

Please bring the following to your session:

* A list of questions and goals, challenges or blocks
* A physical notebook and pen
* A computer
* As many team members as you wish
* Any demos, mock-ups, or sketches you may have

== '''Confidentiality''' ==
We take confidentiality seriously and here is how we do that:

'''Within our coaching program''', we may discuss any details about the coaching sessions.

Example: “Blackbox is having a really hard time managing its community’s expectations around AI.”

'''When talking to people outside our coaching program,''' we may mention teams we coached, which coaches worked together, and we may mention the topics they worked on in very general terms. We won’t publish which teams worked with which coaches. However, coaches may mention teams they worked with.

Example: “Our coaches Bart and Lisa did an interesting coaching about community-building the other day and we learned X and Y.”

Example: “Oh, I know Blackbox! I did coaching with them through the Prototype Fund.”

All coaches have access to all session notes left by other coaches. This makes handoffs between coaches smooth and efficient. If a team would like the summary of their coaching session not to be shared with other coaches, we can make the project’s notes page private, and only share it with the coach/es of any follow-up sessions.

== '''Superbloom coaching program team''' ==
Our coaching program team comprises Georgia Bullen, Molly Wilson, Victory Brown and Nicola Pratt.

The Superbloom coaching team: coaching@superbloom.design is always on hand to answer any of your questions and welcome your feedback and suggestions. Please feel free to email us.

We welcome your feedback! If you have any comments or suggestions about how we could improve any aspect of our coaching process, please email us.

We wish you all the best with your project and look forward to hearing from you soon!

== '''What next?''' ==

* Pick your coach depending on your location, language, questions and goals.
* Prepare for your session by making a list of things you’d like to discuss, and if you wish, send information to your coach prior to your session.
* Book your session by emailing: nicola@superbloom.design.
* Also, check out the [https://simplysecure.org/what-we-do/ux-guidance/ design coaching] page on our website.

== '''Resources''' ==

* https://superbloom.design/learning/blog/182-days-to-create-a-prototype/
* https://superbloom.design/learning/blog/how-to-test-software-for-usability-and-usefulness-when-you-havent-finished-writing-the-code/

Second Stage

2025-08-21T08:57:10Z

Marie:

<mark>'''ACHTUNG!! DIESE SEITE BEFINDET SICH IM AUFBAU UND KANN SICH NOCH LEICHT ÄNDERN. / ATTENTION!! THIS PAGE IS UNDER CONSTRUCTION AND MAY BE SUBJECT TO CHANGE.'''

''(English version below)''

== Allgemeines ==
In der Technologie- sowie im Speziellen der FOSS-Förderung gibt es ein Problem: Innovationen werden gut und gerne finanziert, nur bleibt oft offen, wie es danach weitergeht. Wenige Technologien sind nach der initialen Finanzierung so weit, dass sie in den Produktivbetrieb gehen und sich selbst finanzieren können.

Deswegen wollen wir euch mit der Second Stage die Möglichkeit geben, weitere vier Monate an der nachhaltigen Absicherung eures Projektes zu arbeiten. Ziel der Second Stage ist es, dass das Projekt besser nutzbar und bekannt gemacht wird, sodass es nach Abschluss der Förderung gute Chancen hat, langfristig und nachhaltig Bestand zu haben.

Je nachdem, was der Fokus eures Projekts in der Second Stage sein soll, werdet ihr auch an zwei weiteren [[Coachings]] teilnehmen - etwa zum Thema Security, Gründung oder Community Building. Ziel der Second Stage ist es, dass das Projekt besser nutzbar und bekannt gemacht wird, sodass es nach Abschluss der Förderung gute Chancen hat, langfristig und nachhaltig Bestand zu haben.

Reminder: Projekte, die nicht an der Second Stage teilnehmen, sind für uns nicht weniger wertvoll. Wir schätzen, dass ca. 50 % jeder Runde an dieser Verlängerung der Förderzeit teilnehmen werden, und es gibt viele Gründe, warum ein Projekt nicht teilnehmen kann. Vielleicht passt das Format nicht zum Projekt, oder ihr seht persönlich keinen Bedarf für diese Art von Unterstützung. Vielleicht ist euer Projekt bereits Teil einer nachhaltigen Struktur und ihr braucht nur die sechs Monate, um es zu programmieren. Vielleicht war euer Antrag für die reguläre Förderzeit großartig, aber euer Antrag für die Second Stage passt nicht in den Rahmen des Prototype Fund.

== Bewerbung für die Second Stage ==
Wenn ihr euch bei der initialen Bewerbung nicht für die Second Stage beworben habt, sind die folgenden Abschnitte für euch nicht relevant: '''Leider ist es zu diesem Zeitpunkt nicht mehr möglich, eine Second Stage zu beantragen''', da die Höhe der eurem Projekt zugewiesenen Mittel nach dem formalen Antrag endgültig festgelegt wurde.

Wenn ihr euch für die Second Stage beworben habt, sind die Mittel für die vier zusätzlichen Monate vorerst '''gesperrt'''. Im 5. Fördermonat teilt eine Jury die begrenzten Plätze für die Second-Stage-Förderung auf der Grundlage eurer Arbeit in den ersten Monaten der regulären Förderung sowie einer neuen kleinen '''Bewerbung''' zu. Die Entscheidung basiert auf einer schriftlichen Einreichung und einer kurzen Online-Pitch-Session.

'''Als Vorbereitung zur Bewerbung lest euch diese Wikiseite bitte vollständig durch.''' Am 2. September um 14 Uhr findet außerdem eine Sprechstunde statt, bei der wir gern eure Fragen (auf Deutsch und Englisch) zur Second Stage beantworten. Auch in den Zwischengesprächen können wir gern über eure Bewerbung und eure Ziele für die Second Stage sprechen.

Aus Fairnessgründe beantworten wir keine inhaltlichen Fragen zu euren Second-Stage-Bewerbungen. Wir können einschätzen, ob eure Ideen für die Second Stage grundsätzlich förderfähig sind (das heißt: ob wir die Art von Vorhaben fördern dürfen, ob z. B. nicht zu viele Entwicklungsarbeiten dabei sind), geben euch gern allgemeine Tipps und beantworten auch alle Fragen zu den Formalitäten. Wenn ihr euch unsicher seid: Sprecht uns gern an!

Auch wichtig: Die Coaching-Sessions mit Superbloom können nicht für die Vorbereitung der Bewerbung (weder schriftlich noch Pitch) genutzt werden. Es ist natürlich absolut in Ordnung, wenn ihr im Coaching besprechen wollt, wie ihr eure Projekte nachhaltiger gestaltet. Wie wir die Grenze zwischen „Vorbereitung der Bewerbung“ und „Schritte für die Nachhaltigkeit“ definieren, könnt ihr auf der [https://wiki.prototypefund.de/index.php?title=Coachings Coaching-Seite] lesen.

=== Die Schriftliche Bewerbung ===
''Wann'': Vom 18. bis zum 30. September 2025 - '''Achtung''': Einreichungen nach der Deadline werden nicht für die Auswahl berücksichtigt!

''Wo'': [https://bewerben.prototypefund.de/ bewerben.prototypefund.de] - der genaue Link folgt per Mail

''Was'': Beantwortet 10 Fragen zu euren Plänen für die Second-Stage-Förderung

Die schriftliche Bewerbung findet über unsere Bewerbungsplattform statt, die ihr aus eurer initialen Bewerbung für den Prototype Fund schon kennt. Dort müssen die folgenden Fragen, basierend auf dem aktuellen Arbeitsstand, sowie eure Ideen für die Second Stage beantwortet werden:
- Welche Meilensteine wurden mit welchen Ergebnissen erzielt?
- Werden bis zum Ende der regulären Förderperiode alle planmäßigen Meilensteine erreicht?
- Welche Maßnahmen wurden bislang ergriffen, um Nutzer*innen anzusprechen?
- Auf welchem Wege soll das Projekt nachhaltig nutzbar werden?
- Wurden hierfür bereits Maßnahmen ergriffen?
- Was ist aktuell die größte Herausforderung im Projekt?
- Wie kann dieser begegnet werden?
- Sind für den Erfolg des Projekts Änderungen an der ursprünglichen Planung nötig?
- Welche Meilensteine sollen in der zweiten Förderphase erreicht werden?
- Wie viele Stunden wollt ihr in der Second Stage am Projekt arbeiten? (Maximum Einzelpersonen: 633, Maximum Teams: 1.267)
Die schriftliche Bewerbung erfolgt auf Deutsch, Nicht-Muttersprachler*innen können auch auf Englisch einreichen.

Eure Pläne für die Second-Stage-Föderphase dürfen von der initialen Bewerbung und dem Antrag abweichen. Wenn das, was ihr euch damals für die Second Stage vorgenommen habt, nicht mehr realistisch oder sinnvoll erscheint, könnt ihr euren Fokus für die viermonatige Förderzeit gern neu setzen. Wichtig ist nur, dass der Fokus für euer Projekt sinnvoll durchdacht und in der Zeit, die euch zur Verfügung steht, machbar ist.

Reminder: '''In der Second Stage steht die Entwicklungsarbeit nicht mehr im Mittelpunkt.''' Entwicklungsmeilensteine, die ihr in der regulären Förderzeit nicht geschafft habt, können nicht in die Second Stage verschoben werden, außer ihr könnt begründen, dass diese Schritte notwendig für die Nachhaltigkeit des Projekts sind und erklären, warum sie nicht mehr in der regulären Förderphase umgesetzt werden können. Ziel der Second Stage ist es, eure Projekte auf den Weg zu nachhaltigen Strukturen zu bringen, sei es durch eine Gründung, den Aufbau einer Community oder Partnerschaften, Dokumentation und User Testing, Kommunikationsmaßnahmen, usw. Natürlich können sich dadurch kleine Entwicklungsarbeiten ergeben (z. B. Anpassungen auf der Basis eines User Testings, Einbettung von Community-Beiträgen, Bugfixes etc.). Diese sollen aber nicht im Vordergrund stehen und können nur mitgefördert werden, wenn sie den anderen Maßnahmen dienen.
So kann die Verteilung in eurem Antrag aussehen:

Hier listen wir Beispiele von Meilensteinen, die in der Second Stage förderfähig sind. (Das ist keine abschließende Liste. Andere Maßnahmen können für eure Projekte besser geeignet sein. '''Je nach Fokus eurer Second Stage müsst ihr natürlich nicht alle diese Themen in der Bewerbung abdecken.''' Wenn ihr euch unsicher seid, ob eure Ideen gefördert werden können, fragt uns gerne!)

'''Konkrete Schritte zur Verbreitung und Nutzbarmachung (Fokus der Second-Stage-Förderung):'''
* User Testing
* Partnerakquise
* Gründung
* Präsenz auf Fachveranstaltungen
* Erstellung einer Website und/oder weiterer öffentlichkeitswirksamer Maßnahmen
* Communityarbeit
* Outreach
* usw.
'''Technische Entwicklung (maximal kleiner Anteil der Second-Stage-Förderung):'''
* Fertigstellung von Features, die aufgrund von Verzögerungen, Bugfixes, Dependencies etc. noch fehlen und für die Nachhaltigkeit des Projekts wichtig sind.
* Entwicklung von im Erstantrag nicht vorhergesehenen Features etc., die sich bspw. im User Testing oder in Gesprächen mit potenziellen Partnern als sinnvoll herausgestellt haben.
* Anpassungen auf der Basis eines User Testings
* Einbettung von Community-Beiträgen
* Bugfixes
* etc.

Die technischen Meilensteine müssen der allgemeinen Nachhaltigkeitsstrategie des Projekts dienen und in diesem Sinne begründet sein. Ihr bekommt rechtzeitig eine ausführliche Infomail und den Link zur Bewerbungsplattform von uns zugesendet.

=== Die Pitch-Session ===
''Wann'': Am 10. Oktober 2025 - jedes Projekt bekommt eine genaue Uhrzeit zugeteilt. Wir melden uns Anfang Oktober per Mail dazu.
''Wo'': Online - auch wenn ihr in Berlin wohnt (sonst wäre es nicht fair)
''Was'': 5 Minuten Pitch, 5 Minuten Fragen beantworten
''Sprache'': Deutsch (oder Englisch für Nicht-Muttersprachler*innen)
Die '''Pitch-Session''' findet am 10. Oktober ausschließlich online statt. Für die Pitches bekommt jedes eurer Projekte 5 Minuten Zeit, um der Jury zu erklären, warum die Second Stage wichtig für euer Projekt ist, welche Ziele ihr verfolgt und mit welcher Strategie ihr sie erreichen möchtet. Nach eurem Pitch haben die Juror*innen die Gelegenheit, Nachfragen zu eurer Bewerbung und eurem Pitch zu stellen.

Das Präsentationsformat für den Pitch kann frei gewählt werden: Folien, Screensharing, Visuals, everything you need. Dabei ist wichtig, dass ihr die folgenden Fragen beantwortet:

* Warum brauche ich/brauchen wir die Second Stage?
* Was ist mein/unser konkretes Ziel in der Second Stage?
* Wie wird dieses Ziel erreicht?

Teilt uns bitte '''spätestens bis zum 5. Oktober''' mit, wie (Folien, Screensharing, etc.) ihr eure Präsentation gestalten wollt. Wenn ihr Folien nutzen möchtet, brauchen wir sie '''spätestens am Vortag, den 9. Oktober um 15 Uhr'''. In diesem Zeitraum werden wir auch eine Test-Session anbieten, bei der ihr euch in das Videotool einwählen und eure Präsentation bzw. die Technik kurz testen könnt. Genaue Infos dazu folgen kurz vorher per Mail.

Die Jury der Second Stage besteht aus zwei Juror*innen aus dem [https://www.prototypefund.de/bewerbung/jury Jurypool], Vertreter*innen des DLR-Projektträgers und des Prototype Fund - außerdem ist voraussichtlich ein*e Vertreter*in aus dem BMFTR bei der Sitzung anwesend. Die Bewertung basiert auf dem technischen Stand des Projekts (das Projekt muss 2 Monate vor Ende der regulären Förderzeit nicht zu 100% fertig sein, ihr müsst aber zeigen können, dass die Arbeit gut vorankommt), den Maßnahmen zur Sicherstellung der Nachhaltigkeit (z. B. Community-Aufbau, Öffentlichkeitsarbeit) und den geplanten Schritten für die Second-Stage-Förderung. Nach den Pitch-Sessions diskutiert die Jury die Ergebnisse und stellt einen Fördervorschlag für die Second Stage zusammen, auf Basis dessen das BMFTR die finale Entscheidung trifft. Die Entscheidung wird etwa zwei Wochen nach der Pitch-Session an euch kommuniziert. Insgesamt werden bis zu 15 Projekte für die Second Stage gefördert. Dies hängt davon ab, wie gut die Bewertungen insgesamt sind. '''Nicht alle Plätze der Second Stage müssen gefüllt werden''', d.h. es können auch weniger Projekte gefördert werden, wenn die Qualität der Bewerbungen nicht ausreicht.

=== Arbeitszeit und Stundenumfang ===
In der Second Stage könnt ihr als Team maximal 63.333 € und als Einzelperson maximal 31.667 € beantragen. Diese Summen sind angelehnt an zwei bzw. eine Vollzeitstelle über vier Monate. Der Stundenlohn ist auf 50 € gedeckelt.

Es ist generell möglich, dass ihr euch für die Second Stage mit einer geringeren Stundenanzahl bewerbt, als ihr bei der initialen Bewerbung angegeben habt. In der Second Stage könnt ihr auch mit weniger Wochenstunden als in der regulären Förderphase planen.

Das kann zum Beispiel sinnvoll sein, wenn ihr während der Förderzeit feststellt, dass die Second-Stage-Arbeit weniger Zeit benötigen wird, als ursprünglich geplant. Vielleicht hat sich auch eine bezahlte Zusammenarbeit mit Partner*innen ergeben oder euer Projekt wird durch andere Förderquellen bereits in Teilen querfinanziert. Oder ihr steht in einem Arbeitsverhältnis, habt euch für den Förderzeitraum freistellen lassen und möchtet mit 50% zurück in das Arbeitsverhältnis gehen und die weiteren 50% am Prototype-Fund-Projekt arbeiten.

Es gibt ganz unterschiedliche Szenarien und es ist vollkommen in Ordnung, wenn sich der ursprüngliche Zeitplan verändert. Schließlich werden die genauen Aufgaben für die Second Stage erst während der Förderzeit definiert. Sprecht uns gerne an, wenn ihr Rückfragen habt.

== Ablauf der Second-Stage-Förderung ==

=== Timeline ===
Hier seht ihr einen Überblick über die Termine, die für die Second Stage relevant sind (natürlich bleiben die Termine der regulären Förderphase, wie z. B. der Demo Day oder die Zwischengespräche, weiterhin verpflichtend):
{| class="wikitable"
|-
!2. September
|Sprechstunde Second-Stage-Bewerbung
|optional
|-
!18. - 30. September
|Bewerbungsphase Second-Stage-Förderung
|
|-
!30. September
|Deadline Einreichung schriftliche Bewerbung
|verpflichtend
|-
!10. Oktober
|Pitch-Session (online)
|verpflichtend
|-
!Mitte Oktober
|Entscheidung und Förderzusage
|
|-
!1. Dezember
|Start der Second Stage
|
|-
!2. Dezember
|Online-Kick-Off Second Stage
|verpflichtend
|-
!Dezember
|Sprechstunde mit Superbloom: Community management and building
|optional
|-
!Dezember – März
|Coachings
|verpflichtend
|-
!Dezember-Januar
|4. Zwischengespräch
|verpflichtend
|-
!Februar
|Sprechstunde mit Superbloom: Branding
|optional
|-
!Februar-März
|5. Zwischengespräch
|verpflichtend
|-
!vorauss. 27. März
|Abschlussworkshop der Second Stage
|verpflichtend
|-
!30. April 2026
|Deadline Schlussbericht, mit

* Link zum Code
* Link zur Dokumentation
|verpflichtend
|}

=== Administratives ===

==== Entsperrung ====
Bevor es überhaupt losgehen kann, müsst ihr nach der Förderzusage zur Second Stage einen offiziellen Antrag auf Entsperrung stellen, da die Mittel für die vier zusätzlichen Fördermonate vorerst '''gesperrt''' sind. Die Entsperrung kann erst nach der finalen und offiziellen Förderzusage stattfinden. Dafür füllt ihr auf profi-online im "'''Antrag auf Änderung Haushaltsdaten'''" das Bemerkungsfeld mit folgendem Text aus:
Hiermit beantrage ich, {VORNAME NAME}, die Entsperrung der für mein Vorhaben {Akronym}, FKZ {FKZ} in der Kostenposition 0837 gesperrten Fördermittel gemäß des auf Basis meiner Second-Stage-Bewerbung gefällten positiven Juryvotums (Sitzung vom 10.10.2025).

Die Summe in Höhe von {Summe} Euro ist für {Stundenzahl} Stunden zwingend erforderlich für die nachhaltige Entwicklung meines Projekts.
Für GbRs:
Hiermit beantrage ich, {VORNAME NAME}, als Geschäftsführung der {Name GbR}, die Entsperrung der für unser Vorhaben {Akronym}, FKZ {FKZ} in der Kostenposition 0837 gesperrten Fördermittel gemäß des auf Basis unserer Second-Stage-Bewerbung gefällten positiven Juryvotums (Sitzung vom 10.10.2025).

Die Summe in Höhe von {Summe} Euro ist für {Stundenzahl} Stunden zwingend erforderlich für die nachhaltige Entwicklung unseres Projekts.
Wichtig ist, dass die Summe der Arbeitsstunden, die ihr angebt, mit der Summe Arbeitsstunden aus der Second-Stage-Bewerbung, wie sie nach der Jurysitzung bestätigt wurde, übereinstimmt. Falls ihr Fragen dazu habt, meldet euch gern bei eurer [https://wiki.prototypefund.de/index.php?title=DLR-Ansprechpartner*innen_JG01 Ansprechperson beim DLR-Projektträger].

==== Zahlungsaufforderung ====
In der regulären Förderphase habt ihr zu Beginn eines Quartals die Mittel für das abgelaufene Quartal (im Nachhinein) abrufen können, konkret nach dem ersten und vierten Fördermonat. In der Second-Stage-Förderphase geht es entsprechend weiter und ihr erhaltet nach dem siebten und zehnten Fördermonat die weiteren Auszahlungen.

Zu den beiden Zahlungsanforderungen in der Second Stage sind zwei Besonderheiten zu beachten:

* Mittelabruf im Januar über den Zwischennachweis: Der erste Mittelabruf fällt auf einen Jahreswechsel (Fördersumme der Monate Oktober bis Dezember, abzurufen im Januar). Hierfür muss ein Zwischennachweis gestellt werden, den ihr auch über profi-Online erstellen müsst. Wenn ihr euer Förderkennzeichen in der Vorhabenliste angeklickt habt, könnt ihr links in der Liste Zwischennachweis auswählen.
* Mittelabruf im April über den Verwendungsnachweis: Der zweite Mittelabruf in der Second Stage ist insgesamt euer vierter Mittelabruf und gleichzeitig der letzte in der Förderzeit. Der letzte Mittelabruf muss über den Verwendungsnachweis abgerufen und zusammen mit dem Schlussbericht beim DLR-PT eingereicht werden. Der Verwendungsnachweis wird vom DLR-PT in profi-online nach Ende der Förderphase freigeschaltet. Bitte beachtet, dass es für die Einreichung eine Frist gibt: Verwendungsnachweis und Schlussbericht müssen spätestens am 30. April eingereicht werden.

Hinweise zum Schlussbericht findet ihr [https://wiki.prototypefund.de/index.php?title=Schlussbericht hier]. Hinweise zu Zahlungsanforderungen und Zwischennachweisen findet ihr [https://wiki.prototypefund.de/index.php?title=Zahlungsanforderungen hier].

=== Verpflichtende Leistungen ===
Neben der Umsetzung der Arbeitsschwerpunkte müssen im Rahmen der Second-Stage-Förderung einige verpflichtende Aufgaben erfüllt werden:

* '''Coachings''': In der Second Stage sind die [https://wiki.prototypefund.de/index.php?title=Coachings Coachings] (zwei Themen à jeweils vier Stunden) verpflichtend. Die Themen bzw. Coachingpartner*innen werden, sofern nicht von der Jury vorgegeben, gemeinsam mit der Projektbetreuung festgelegt. Neben einem verpflichtenden Coaching mit [https://wiki.prototypefund.de/index.php?title=Superbloom Superbloom] (Design, Projektmanagement, Community, Kommunikation, Fundraising usw.), stehen euch für das zweite Coaching in der Second Stage weitere Coachingpartner*innen mit unterschiedlichen Schwerpunkten zur Verfügung: [https://leastauthority.com/ Least Authority] (Security), [https://vdivde-it.de/de VDI/VDE] (Gründung), die [https://fsfe.org/ Free Software Foundation Europe] (Lizenzierung) und [https://iris-wellmann.de/angebot/coaching/ Iris Wellmann] (freie Coachings/Strategie). Für alle Coachings sind die Plätze begrenzt. Die finale Entscheidung über die Zuteilung der Coachings liegt bei der Projektbetreuung.
* '''Zwischengespräche, Montags-Updates und Online-Kick-Off:''' Wie in der regulären Förderphase sind auch in der Second Stage die Zwischengespräche und Montags-Updates verpflichtend. In den Zwischengesprächen wird über den allgemeinen Stand des Projekts und seiner Strategie gesprochen und der Abschlussworkshop vorbereitet. Diese können online oder in Person in Berlin oder auf Veranstaltungen (z. B. CCC, FOSDEM) durchgeführt werden. Zusätzlich findet ein Online-Kick-Off für die Second Stage als Videocall statt.
* '''Verfassen eines Blogbeitrags oder eines Artikels für die Knowledge Base''': Sharing (knowledge) is caring! Jedes im Rahmen der Second Stage geförderte Projekt soll bis Ende der Förderzeit einen Beitrag im Prototype Fund Blog oder in der Knowledge Base veröffentlichen. Wenn ein Beitrag bereits in der regulären Förderphase geschrieben wurde, entfällt diese Pflicht. Die Beitragsthemen werden gemeinsam mit der Projektbetreuung und der Kommunikationsperson des Prototype Fund festgelegt. Alternative Formate und Ideen können individuell mit der Projektbetreuung abgestimmt werden.
* '''Vorbereitung auf und Teilnahme am Abschlussworkshop''': Am Ende der Second Stage findet der Abschlussworkshop in Berlin statt. Alle Teammitglieder aller Projekte müssen teilnehmen. Die Teilnahme von nicht offiziell geförderten Teammitgliedern ist nicht vorgesehen, Ausnahmen können (möglichst frühzeitig) mit der Projektbetreuung besprochen werden. Zu dem Workshop werden externe Projektpartner*innen (ca. zwei pro Projekt) eingeladen. Die Auswahl und Einladung der Gäste erfolgt gemeinsam mit der Projektbetreuung.
* '''Dokumentation''': Am Ende der Förderzeit muss für alle Projekte der Second Stage eine öffentlich verfügbare Dokumentation bei der Projektbetreuung vorliegen. Je nach Projekt kann die Art der Dokumentation unterschiedlich sein. Während der Code eines Projekts immer sauber dokumentiert sein sollte, sind zusätzliche Dokumentationsmaßnahmen abhängig von der Zielgruppe: unterschiedliche Formate von Tutorials für Endnutzer*innen, Admin-Dokumentation für selbstgehostete Projekte, Entwickler*innendokumentation für Libraries und andere Infrastrukturprojekte usw.
* '''Schlussbericht:''' Einen Monat nach Abschluss der Second-Stage-Förderphase ist der Schlussbericht zusammen mit der Schlussabrechnung (Verwendungsnachweis) beim DLR Projektträger (DLR-PT) einzureichen. Genaue Informationen dazu findet ihr [https://wiki.prototypefund.de/index.php?title=Schlussbericht hier].

Und nicht vergessen: Projekte, die zehn Monate gefördert werden, nehmen ebenfalls am [https://wiki.prototypefund.de/index.php?title=Demo_Day Demo Day] nach sechs Monaten teil.

=== Angebote ===
Zusätzlich bieten wir optionale Formate an, mit denen wir euch bei der Umsetzung eurer Second Stage unterstützen möchten:

* zwei '''Sprechstunden mit [[Superbloom]]''' zu den Themen "Community management & community building" und "Branding & identity": Ihr kennt das Sprechstunden-Format aus der regulären Förderzeit - für die Second Stage haben wir spannende und relevante Themen zusammengestellt.
* weitere '''1:1 Gespräche''' nach Bedarf: Wir haben in der Second Stage gute Kapazitäten für zusätzliche 1:1 Gespräche mit euch - stellt uns Fragen, lasst uns eure Projekte testen, fragt nach Feedback zu eurem Logo, Blogpost, UI, Communitystrategie, etc. Wir sind da, um euch zu unterstützen und freuen uns über tiefere Einblicke in eure Projekte.
* '''Kommunikation''' über die Kanäle des Prototype Fund: Wie in der regulären Förderphase unterstützen wir die Sichtbarkeit eurer Projekte mit Kommunikationsmaßnahmen über unsere Kanäle (Mastodon, LinkedIn, ggf. Newsletter)
* Unterstützung bei der '''Vernetzung''': Wenn es möglich ist und wir auf existierende Kontakte des Prototype Fund zurückgreifen können, vernetzen wir euch gern.
* Feedback von der Jury: Gern leiten wir euch das '''Jury-Feedback''' aus der Pitch-Session weiter.

=== Abschlussworkshop ===
Der Abschlussworkshop ist das finale Event nach der Second-Stage-Förderung und findet Ende März in Berlin statt. Das Event soll euch einerseits die Möglichkeit geben, euch untereinander auszutauschen und den Abschluss der Förderphase gemeinsam zu feiern. Weiterhin habt ihr beim Event die Möglichkeit euer Projekt im Rahmen eines Workshops eingeladenen Gästen zu präsentieren.
'''Save the date'''

''Was'': Second-Stage-Abschlussworkshop 2025
''Wo'': Berlin, genaue Location tba
''Wann'': tba - voraussichtlich der 27. März 2026
''Uhrzeit'': tba - voraussichtlich 14-19.30 Uhr, danach Community-Treffen

==== Ablauf ====
Nach einem internen Teil, bei dem ihr eure Erfahrungen mit uns teilen und voneinander lernen könnt, ist ein zweistündiger Workshop mit externen Gästen geplant. Allen Projekten wird dabei eine Tischinsel zur Verfügung stehen, an der ihr euer Projekt vorstellen könnt. Es empfiehlt sich, früh zu überlegen, was ihr anbieten und wen ihr dazu einladen möchtet: Möchtet ihr (potentielle) Projektpartner*innen treffen, ein (User-)Testing durchführen, euer Projekt einer relevanten Person(engruppe) vorstellen etc. Insgesamt könnt ihr pro Projekt ein bis drei externe Gäste einladen. Für die Vorbereitung des Abschlussworkshop kommen weitere, konkretere Infos per Mail - außerdem ist wie immer in den Zwischengesprächen Zeit, Fragen und Details zu besprechen. Sprecht uns gern frühzeitig an, wenn ihr Fragen habt!

Nach dem Workshop gibt es ein gemeinsames Dinner mit den eingeladenen Gästen. Und last but not least schließen wir den Tag mit einem Community-Abend, der für alle offen ist, ab. Denn jetzt kann wirklich gefeiert werden.

= In English: Second Stage =

== General info ==
There is an issue in technology and FOSS funding: innovative projects are readily financed, but it often remains unclear what happens afterwards. Few technologies are ready for operational use and self-financing after the initial funding runs out.

For this reason, we offer the Second Stage, which provides an opportunity to work for a further four months on securing the project’s sustainability.

The aim of the Second Stage is to improve the usability and visibility of the project, increasing its chances of long-term sustainability once the funding period ends.

Reminder: '''Projects that don't participate in the Second Stage are not less valuable to us.''' We estimate that approximately 50% of each round will participate in this extended funding period, and there are many reasons why a project might not participate. Maybe it's not a good fit for your project, or you personally don't see the need for this type of support. Maybe your project is already sustainable and you just need the six months to code. Maybe your application for the regular funding period was great, but your application for the second phase doesn't fit the scope of the Prototype Fund.

== Application for the Second Stage ==
If you haven't already applied for the Second Stage, the following paragraphs are not relevant for you: Unfortunately, it is '''not possible to add a Second Stage at this point''', as the amount of funding allocated to your project was made final after your general application.

If you have applied for the Second Stage, the funds allocated for the four additional months are '''locked''' for now. During the 5th month of funding, a jury will allocate the limited Second Stage spots based on your work during the first months of funding as well as a new, short application. The decision is based on a written '''submission''' and a short online pitch session.

'''To prepare for your application, please read this wiki page.''' On September 2nd at 2 PM, we will hold a consultation hour during which we will be happy to answer your questions about your Second Stage application (in German and English). We are also happy to discuss your application and your goals for the Second Stage during the 1:1 meetings.

To stay fair, we do not answer any questions regarding the content of your Second Stage applications. We can assess whether your ideas for the Second Stage are eligible for funding (i.e., whether we are allowed to fund the type of project, whether it involves too much development work, etc.), give you general tips, and answer any questions you may have about the formalities. If you are unsure, just ask!

Also important: The coaching sessions with Superbloom cannot be used to prepare your application (written or pitch). Of course, it is perfectly fine if you want to discuss how to make your projects more sustainable during the coaching sessions. You can read about how we define the boundary between “application preparation” and “steps toward sustainability” on the [https://wiki.prototypefund.de/index.php?title=Coachings coaching page].

=== Written application ===
''When'': From September 18th to September 30th, 2025 - '''Please note''': Submissions after the deadline will not be considered for selection!

''Where'': [https://bewerben.prototypefund.de/ bewerben.prototypefund.de] – the exact link will be sent via email

''What'': Answer 10 questions about your plans for the Second Stage funding

The written application must be submitted via our application platform, which you already know from your initial application for the Prototype Fund. Based on the current status of your work, you must answer the following questions and provide your ideas for the Second Stage:
- Which milestones have been achieved and what were the results?
- Will all planned milestones be achieved by the end of the regular funding period?
- What measures have been taken so far to reach users?
- How will the project be made usable in the long term?
- Have any steps already been taken to this end?
- What is currently the biggest challenge in the project?
- How can this challenge be overcome?
- Are changes to the original plan necessary for the project to succeed?
- What milestones do you plan to achieve in the Second Stage?
- How many hours do you plan to work on the project in the Second Stage? (Maximum number of hours for individuals: 633, maximum for number of teams: 1,267)
The written application may be submitted in German, or if you are not a native German speaker, in English.

Your plans for the Second Stage funding can differ from what you wrote in your initial application. If what you had planned for the Second Stage no longer seems realistic or feasible, you are welcome to change your plans for the four-month funding period. The important thing is that your project has a clear focus and feasible within the available time.

Reminder: '''In the Second Stage, the focus is no longer on development work.''' Development milestones that were not achieved during the regular funding period cannot be carried over to the Second Stage unless they are necessary steps for making your project sustainable and you can justify why these milestones weren’t reached in the regular funding period. The aim of the Second Stage is to set your projects on the path to sustainable structures, whether through establishing a company, building a community or forming partnerships, writing documentation and conducting user testing, implementing communication strategies, etc. Of course, this may result in minor development work (e.g., adjustments based on the results of user testing, merging community contributions, bug fixes, etc.), but these milestones should not be the main focus and can only be funded if they support the other milestones.
These are the type of milestones that can be funded in the Second Stage:

Here are some examples of milestones that are eligible for funding in the Second Stage. (This is not an exhaustive list: other measures may be more suitable for your projects. '''You do not have to cover all of these topics in your application, which ones are relevant to you depends on the focus you plan for your Second Stage.''' If you are unsure whether your ideas are eligible for funding, please feel free to ask us!)

'''Specific steps to improve the visibility, usability and sustainability of the project (main focus of your application for the Second Stage):'''
* User testing
* Partner acquisition
* Establishment of a business
* Presence and presentation at conferences
* Creation of a website and/or other communication strategies
* Community work
* Outreach
* etc.
'''Technical development (can be funded as a small part of your Second Stage, but can’t be the main focus):'''
* Completion of features that are still missing (e. g. due to delays, bug fixes, dependencies, etc.) and are important for the sustainability of the project.
* Development of features not foreseen in the initial application which have e.g. proven useful in user testing or in discussions with potential partners.
* Adjustments based on user testing
* Integration of community contributions
* Bug fixes
* etc.

The technical milestones must support the project's overall sustainability strategy and be justified in this context. We will send you a detailed information email and the link to the application platform well in advance.

=== Pitch session ===
''When'': October 10th, 2025 – each project will be assigned a specific time slot. We will contact you by email in the beginning of October.
''Where'': Online – even if you live in Berlin (otherwise it wouldn't be fair)
''What'': 5 minutes pitch, followed by 5 minutes for questions
''Language'': German (or English if you aren’t a native German speaker)
The '''pitch session''' will take place exclusively online on October 10th. Each of the projects teamswill have 5 minutes to explain to the jury why the Second Stage is important for their project, what goals they are pursuing, and what strategy they intend to implement to make their project more sustainable. After every pitch, the jury will have the opportunity to ask you questions about your application and your pitch.

The presentation format for the pitch is up to you: slides, screen sharing, visuals, everything you need. You just have to make sure that you answer the following questions:

* Why do I/we need the Second Stage?
* What is my/our specific goal in the Second Stage?
* How will this goal be achieved?

Please let us know '''latest by October 5th''' how you would like to give your presentation (slides, screen sharing, etc.). If you would like to use slides, we need them '''by 3 PM on October 9th at the latest'''. Around this time, we will organize test sessions where you can dial into the video tool we’ll use for the pitches and quickly test your presentation, sound and video. We will send you more information about the test session via email.

The Second Stage jury consists of two judges from the [https://www.prototypefund.de/bewerbung/jury jury pool], representatives of the DLR-PT and the Prototype Fund – a representative from the BMFTR is also expected to attend the session. The evaluation is based on the technical status of the project (the project does not have to be 100% complete two months before the end of the regular funding period, but you must be able to show that the work is progressing well), the measures taken to ensure sustainability (e.g., community building, public relations), and the planned steps for the Second Stage funding. After the pitch sessions, the jury will discuss the results and propose a list of projects for funding for the Second Stage, on the basis of which the BMFTR will make the final decision. The decision will be communicated to you approximately two weeks after the pitch session. A total of up to 15 projects will be funded for the Second Stage. The number of funded projects will depend on the quality of the submissions. '''Not''' '''all spots in the Second Stage have to be filled''', i.e., fewer projects may be funded if the quality of the applications is not sufficient.

=== Working hours and number of hours ===
In the Second Stage, you can apply for a maximum of €63,333 as a team and a maximum of €31,667€ as an individual. These amounts are based on two or one full-time positions over four months. The hourly wage is capped at €50.

It is generally possible to apply for the Second Stage with fewer hours than you specified in your initial application. In the Second Stage, you can also plan fewer hours per week than in the regular funding phase.

This can be useful if you realize during the funding period that the Second Stage work will require less time than originally planned. Perhaps you already managed to set up a paid collaboration with a partner, or your project is already being partially cross-financed by other sources of funding. Or you are employmed , have taken a leave of absence for the funding period, and would like to return to your job at 50% and work on the Prototype Fund project for the remaining 50%.

There are many different scenarios, and it is perfectly fine if the original schedule changes. Ultimately, the specific tasks for the second stage are only being defined within the current funding period. Please feel free to contact us if you have any questions.

== The Second Stage Funding ==

=== Timeline ===
This is an overview of the dates that are relevant for the Second Stage (the dates for the regular funding phase, such as Demo Day and the 1:1 meetings, remain – of course - mandatory):
{| class="wikitable"
|-
!September 2nd
|Consultation hour, application for the Second Stage
|optional
|-
!September 18th-30th
|Application period Second Stage Funding
|
|-
!September 30th
|Deadline submission of written application
|mandatory
|-
!October 10th
|Pitch session (online)
|mandatory
|-
!Middle of October
|Decision and funding commitment
|
|-
!December 1st
|Start of the Second Stage
|
|-
!December 2nd
|Online kick-off Second Stage
|mandatory
|-
!December
|Superbloom consultation hour: Community management and building
|optional
|-
!December – March
|Coaching sessions
|mandatory
|-
!December - January
|4th 1:1 meeting
|mandatory
|-
!February
|Superbloom consultation hour: Branding
|optional
|-
!February - March
|5th 1:1 meeting
|mandatory
|-
!exp. March 27th
|Final workshop of the Second Stage
|mandatory
|-
!April 30th 2026
|Deadline final report including

* Link to code
* Link to documentation
|mandatory
|}

=== Administration ===

==== Releasing the funds for the Second Stage (“Entsperrung”) ====
Currently the funds for the four additional months of funding are locked. Before you can get started with the Second Stage, you must submit an official request to release these funds. They can only be unlocked after the final and official funding approval. A template will soon be available for download here. To do this, fill in the comments field on profi-online in the “'''Antrag auf Änderung Haushaltsdaten'''” form with the following text:
Hiermit beantrage ich, {VORNAME NAME}, die Entsperrung der für mein Vorhaben {Akronym}, FKZ {FKZ} in der Kostenposition 0837 gesperrten Fördermittel gemäß des auf Basis meiner Second-Stage-Bewerbung gefällten positiven Juryvotums (Sitzung vom 10.10.2025).

Die Summe in Höhe von {Summe} Euro ist für {Stundenzahl} Stunden zwingend erforderlich für die nachhaltige Entwicklung meines Projekts.
for teams:
Hiermit beantrage ich, {VORNAME NAME}, als Geschäftsführung der {Name GbR}, die Entsperrung der für unser Vorhaben {Akronym}, FKZ {FKZ} in der Kostenposition 0837 gesperrten Fördermittel gemäß des auf Basis unserer Second-Stage-Bewerbung gefällten positiven Juryvotums (Sitzung vom 10.10.2025).

Die Summe in Höhe von {Summe} Euro ist für {Stundenzahl} Stunden zwingend erforderlich für die nachhaltige Entwicklung unseres Projekts.
The total number of working hours you specify must match the total number of working hours from the Second Stage application as confirmed after the jury meeting. If you have any questions, please contact your [https://wiki.prototypefund.de/index.php?title=DLR-Ansprechpartner*innen_JG01 contact person of the DLR- PT].

==== Payment requests ====
In the regular funding phase, you could request the funds for the previous quarter (retrospectively) at the beginning of each quarter, specifically after the first and fourth funding months. In the Second Stage, this process continues and you will receive further payments after the seventh and tenth month of funding.

There are two special features to note regarding the two payment requests in the Second Stage:

* The funding request in January is to be submitted as an interim report („Zwischennachweis"): The first funding request falls at the turn of the year (funding amount for October to December, to be requested in January). For this purpose, an interim report must be submitted via profi-Online. Once you have clicked on your funding code in the project list, you can select „Zwischennachweis" (interim report) on the left side of the list.
* The Funding request in April is to be submitted as a so-called statement of use („Verwendungsnachweis“): The second funding request in the Second Stage is your fourth funding request overall and also the last one for the whole funding period. The last funding request must be requested as a statement of use and submitted to the DLR-PT together with the final report. The statement of use will be activated by the DLR-PT in profi-Online after the end of the funding period. Please note that there is a deadline for submission: the statement of use and final report must be submitted by April 30th at the latest.

Information on the final report can be found [https://wiki.prototypefund.de/index.php?title=Schlussbericht here]. Information on payment requests and interim reports can be found [https://wiki.prototypefund.de/index.php?title=Zahlungsanforderungen here].

=== Mandatory to-dos ===

* In addition to the implementation of the key focus areas as specified in your application, a number of mandatory requirements must be fulfilled during the Second Stage:'''Coachings''': As opposed to the regular funding period, the [https://wiki.prototypefund.de/index.php?title=Coachings coaching sessions] are mandatory in the Second Stage and are designed to cover two topics, each spanning four hours. The topics and coaching partners are determined together with the program management and in keeping with the recommendations from the jury. In addition to one mandatory coaching session with [https://wiki.prototypefund.de/index.php?title=Superbloom Superbloom] (design, project management, community, communication, fundraising, etc.), other coaching partners with different areas of expertise are available for the second coaching session in the Second Stage: [https://leastauthority.com/ Least Authority] (security), [https://vdivde-it.de/de VDI/VDE] (starting a company/business models), the [https://fsfe.org/ Free Software Foundation Europe] (licensing) and [https://iris-wellmann.de/angebot/coaching/ Iris Wellmann] (free coaching/strategy). Places are limited for all coaching sessions. The final decision on the allocation of coaching sessions lies with the program management'''.'''
* '''Participation in the online kick-off, two 1:1 meetings and Monday updates:''' As in the regular funding phase, the 1:1 meetings and Monday updates are mandatory in the Second Stage. In the 1:1 meetings, the general status of the project and its strategy are discussed and the final workshop is prepared. These can be held online or in person in Berlin or at events (e.g. CCC, FOSDEM). In addition, an online kick-off for the Second Stage takes place as a video call.
* '''Writing a blog post or an article for the PTF Knowledge Base:''' Sharing (knowledge) is caring! Every project funded as part of the Second Stage has to publish an article on the Prototype Fund blog or in the Knowledge Base by the end of the funding period. If a contribution has already been written during the regular funding phase, this obligation does not apply. The topics of the contributions will be determined together with the program management and the person responsible for communication at team Prototype Fund. Alternative formats and ideas can be discussed individually with the project management.
* '''Preparation for and participation in the final workshop:''' At the end of the Second Stage, the final workshop takes place in Berlin. All team members of all projects have to participate. The participation of team members who are not officially funded is not planned, exceptions can be discussed (as early as possible) with the program management. External project partners (approx. two per project) will be invited to the workshop. The guests will be selected and invited together with the project program management.
* '''Documentation:''' At the end of the funding period, publicly available documentation must be submitted to the program management team for all Second Stage projects. The type of documentation may vary depending on the project. While the code of a project should always be properly documented, additional documentation measures depend on the target group: various types of tutorials for end users, admin documentation for self-hosted projects, developer documentation for libraries and other infrastructure projects, etc.
* '''Final report:''' After the completion of the funding period, the final report ("Schlussbericht") is to be submitted to the DLR-PT along with a so-called statement of use ("Verwendungsnachweis"). The deadline for all documents is one month after the funding ends. Detailed information can be found [https://wiki.prototypefund.de/index.php?title=Schlussbericht here].

Please keep in mind: projects that receive ten months of funding also take part in [https://wiki.prototypefund.de/index.php?title=Demo_Day Demo Day] after six months.

=== Offers ===
In addition, we offer the following '''optional formats''' to support you during your Second Stage:

* '''Two consultation hours with [https://wiki.prototypefund.de/index.php?title=Superbloom Superbloom]''' on the topics of "Community management & community building" and "Branding & identity". You are already familiar with the format from the regular funding period. For your Second Stage we have chosen together exciting and relevant topics.
* Further '''1:1 meetings''' as required: We have capacity for additional 1:1 meetings with you during the Second Stage – ask us questions, let us test your projects, ask for feedback on your logo, blog post, UI, community strategy, etc. We are here to support you and look forward to gaining deeper insights into your projects.
* '''Communication''' via the Prototype Fund channels: As in the regular funding phase, we will support the visibility of your projects with communication measures via our channels (Mastodon, LinkedIn, newsletter if possible).
* Support with '''networking''': If you know the right people for your project, we’d love to introduce you!Feedback from the jury: We are happy to forward the '''jury feedback''' from the pitch session to you.

=== Closing workshop of the Second Stage ===
The closing workshop is the event that happens at the end of your Second Stage funding period. The event, which takes place in Berlin in March, is intended to give you the opportunity to exchange ideas and celebrate the end of the funding phase together. It will also be the occasion for you to present your project to invited guests during a workshop.
'''Save the date'''

''What'': Closing workshop of the Second Stage 2025
''When'': tba – likely March 27th 2026
''Where'': Berlin, exact location tba
''Time'': tba - likely 2 pm - 7.30 pm, community meet-up afterwards

==== Schedule ====
After an internal part where you can share your experiences with us and learn from each other, a two-hour workshop with external guests will take place. All projects will have a table where they can present their project to their invited guests. We recommend that you think early on about what you would like to offer and who you would like to invite: Would you like to meet (potential) project partners, conduct user testing, present your project to a relevant person (or group of people), onboard new community contributors, etc.? You can invite one to three external guests per project. We will email you more specific information to help you prepare for the closing workshop once the Second Stage starts. As always, we will have time to discuss questions and details during the 1:1 meetings. Please feel free to contact us early if you have any questions!

There will be a dinner with the invited guests after the workshop. And last but not least, we will end the day with a community evening that is open to everyone - to make sure we really get to celebrate your funding time.

Superbloom

2025-08-21T08:50:26Z

Marie: Added info about preparations for the second stage

== '''Welcome''' ==
Welcome! We hope you enjoyed kick-off day and our presentation.

This page is a hub for getting started on your coaching journey with Superbloom and we are excited to be working with you!

Coaching can be a variety of things. Whether a discussion on strategy or methods, a hands-on design workshop or a usability test with current or potential users. We’ve made a list of popular themes and topics in the page below.

We are available to help you in whichever way you feel would be useful during your project. If you need a quick sense check or want to discuss an idea etc, '''''you can book a 15 minute call with a coach at any time during your project, or email us with your query'''''. Our coaches can be utilised in whichever way you feel would help. '''''We are flexible and please use us as a resource'''''. We have many coaches with much expertise! Plus we're a very friendly bunch ;-).

Below you will find more information about our coaches, how to book your session, how we can help you with your project, and more.

== '''Dive straight in!''' ==
If you would like to book your session straight away, here is some useful info:

* '''Ask us a question''': coaching@superbloom.design, and one of the coaching team will reply.

* '''Book your coaching session''' via our OS booking tool. Email nicola@superbloom.design and she will send you a link. Not all coaches have a booking app; if so, Nicola will put you in touch. If you're not sure who would be the best coach for you, please email Nicola.

* [https://superbloomdesign.notion.site/Superbloom-CoachingCollaborative-40a15bdd3d004abca8d22b4c9a5be019 '''View all our coach profiles'''] including further information about our coaching offering. We have over 30 coaches with a wide variety of skills!

== '''What is Prototype Fund?''' ==
The Prototype Fund is an Open Knowledge Foundation Germany project, funded by the Federal Ministry of Education and Research (BMFTR).

The '''Prototype Fund''' has supported ideas in civic tech, data literacy, data security and software infrastructure by funding projects since 2017, which gives it the necessary means to implement innovative software prototypes for the greater good.

One of the main benefits provided by the Prototype Fund is freeing people from dealing with German government bureaucracy.

Prototype Fund stipulates that all projects are based in Germany.

== '''What is Superbloom?''' ==
[https://superbloom.design/ Superbloom], formerly called Simply Secure, was founded in 2014 as a US 501c3 nonprofit to help build usable secure communications tools and make it possible for everyone to have access to security and privacy. It launched as Simply Secure and in October 2022 it rebranded to Superbloom.

Superbloom leverages design as a transformative practice to shift power in the tech ecosystem. It applies a holistic approach and views design as an intervention opportunity to center people and their needs. We collaborate closely with others in the space to grow the community focused on shaping our collective online future. Our vision is a world where everyone has the knowledge, network, and digital tools needed to enrich their lives.

It supports teams through individual coaching and direct support in the design of software projects, especially in the areas of design, user experience (UX), strategy and project management. Its support covers topics such as user needs analysis, interaction design, content strategy, information architecture and usability and is tailored to the individual challenges of each project. Its work is highly collaborative and constantly building design capacity; its value-based approach helps teams focus on the needs of target groups.

* It empowers practitioners to build trustworthy technology through professional education and research.

* It is an international team with expertise in research, design, software development, and product management, supported by a diverse set of advisors and partners.

https://superbloom.design/ and [https://superbloomdesign.notion.site/Superbloom-CoachingCollaborative-40a15bdd3d004abca8d22b4c9a5be019 Coaching Collaborative].

== '''About Prototype Fund coaching with Superbloom''' ==
Superbloom is contracted to supply design and UX coaching services to Prototype Fund, Germany and has been working with the fund since 2017.

*The Prototype Fund has two six-month cohorts or rounds:
** '''''March-August:''''' kicks off at the end of February/beginning of March
** '''''September-February:''''' kicks off at the end of August/beginning of September
* There are aproximately 25 projects in each six-month round and Prototype Fund provides each project with four hours of coaching.
* Each project usually books two hours' coaching at the start of the six month round and two hours at the end of the six-month round. Coaching is encouraged but not compulsory. If you would prefer four 1-hour sessions or something similar, we can work with that if it would be a better fit for the project’s needs.
*You can be coached in your preferred language, though some coaches speak English only. Please see the coach profiles for more information.
*You can book each session with a different coach depending on your needs.
*You can meet online, or if you are based in Berlin, we can organise an in person session at a mutually convenient location. Online sessions may be held in GMeet, Jitsi, Signal, Whereby, Wire or Zoom, or if you would prefer another platform, please let us know.
* We also work with the Prototype Fund on a separate basis to support some of its alumni projects around open source community work. For these projects, the Prototype Fund reaches out to us when a coaching need arises.
*We offer follow-up coaching once the six month Prototype Fund cohort has completed. You can find more information in the [https://superbloomdesign.notion.site/Superbloom-CoachingCollaborative-40a15bdd3d004abca8d22b4c9a5be019 Superbloom CoachingCollaborative]. Please email coaching@superbloom.design for fees and further details.

== '''Superbloom coaches''' ==

* Collectively, our friendly coaches share over two centuries' experience in a large variety of sectors.
* Our coaches either work for Superbloom, or one of its Fiscally Sponsored Projects, or as a contractor with their own company, or who works in a freelance capacity.
* Our coaches are based in five continents! We have worked hard to recruit coaches to ensure we have a coach for your needs. This means that if if an evening or early morning session would work best for you and your team, we can facilitate that.
* We are training new coaches and your coach may be accompanied by a colleague who is listening and learning. If you would rather have a private coaching session, no problem! Please email coaching@superbloom.design.
* You can find more information about each including a bio, social media links, interests and languages spoken by clicking on their profile [https://superbloomdesign.notion.site/Superbloom-CoachingCollaborative-40a15bdd3d004abca8d22b4c9a5be019 here].
*You can find a video of our coaches introducing themselves [https://drive.google.com/file/d/1JgamMxHkwln3RWHpif0XymCSclWC2qv5/view?usp=drive_link here].

== '''Topics and themes''' ==
We can help match you to the coach who would best serve your project needs. Here are some of the ways we can help you to realise the potential of your project:

* Structuring your approach to design decisions
* Sign-up and onboarding
* Thinking aloud while you watch first use (screen share or in-person)
* Thinking aloud while undertaking specific tasks you're developing

* Task flows
* Looking at information architecture (what are the menus, what are the items in the menus) and identify opportunities for simplification
* Navigation, menus and overall organization. Setting and control panels are a common place where confusion piles up, is there anything to do there?
* Make sense of your tool
* Helping to communicate what your tool does
* Looking at naming and descriptions in the app store or website and identifying ways to clarify the explanation
* Looking at the setting and control panels and working our how much customization you need
* Competitive benchmarking from similar or analogous products. Would users expect a certain kind of interaction? Who handles this effectively?
* Discuss ways to gather additional feedback, e.g. setting up a customer advisory board or undertaking user research sessions, strategies for recruiting, ways of gathering feedback to prioritise features not yet built
* UI suggestions (increasing white space, adding visual elements, etc)
You can find out more in our [https://cloud.okfn.de/s/6RETrHe96pSWnHw case studies].

'''If you’re stuck, we can help unstick you!'''

Superbloom also hosts four Open AMA sessions during the course of each round, each with a set topic. These calls are for the entire cohort and an opportunity to meet those from fellow cohorts and some of our coaches:

* '''First call - User Testing'''
* '''Second call - Branding'''
* '''Third call - Fundraising and Sustainability'''
* '''Fourth call - Community Building'''
'''Can I prepare my application for the Second Stage with Superbloom?'''

'''The coaching sessions with Superbloom can't be used to prepare your application (written or pitch).''' Of course, it is perfectly fine if you want to discuss how to make your projects more sustainable during the coaching sessions. This is how we define the boundary between “application preparation” and “steps toward sustainability”.

What you can't use the coaching sessions for:
- getting support in the preparation of the strategy, content or for the writing of your written application for the Second Stage
- getting support in the preparation of the strategy, content or for the writing of your pitch for the Second Stage
- any other questions related to working directly on the application.

It is, however, absolutely fine if you talk about topics related to the future of your project and use this in your application, for example (but not limited to):
- questions about whether you should have a community model, a business model, both or any other setup to establish a sustainable project
- learning to pitch, write, communicate about your project in general, if aimed at the future of the project in general (other funders, potential partners, etc.)
- topics around community building, user testing, documentation, etc, which may all be strategic questions of important for the Second Stage
- anything around building a roadmap and a general strategy for the project.

== '''Book your session''' ==
You can book your coaching session via our OS booking tool cal.com. Not all coaches have a booking link, and these sessions will be scheduled via email either by Nicola or direct with the coach. You can find [https://superbloomdesign.notion.site/Find-how-to-book-with-your-coach-here-1ad573ad51ff80bdbe10f666887b663b?pvs=4 which coaches have a booking link, including the link here]. If you are scheduling with more than one coach, Nicola will send you a link with the combined availability of your coaches, or she will put you in touch via email.

At the beginning of the round, Enyong and Marie-Lena emails each project with an introduction to Superbloom/Nicola. Nicola will help 'matchmake' 💕 you with your coach! Once you have booked, you will receive an email confirmation and the appointment details will be added to your calendar.

As part of the booking process Nicola undertakes the following tasks:

* Answers queries from, and liaises with the projects and coaches team
* Coordinates all aspects of bookings in cal.com or via email
* Keeps the project coaching tracker up-to-date
* Adds calendar entries and meeting links for each booking
* Liaises with the Prototype Fund team

== '''Prepare for your session''' ==
Prepare for your session:

* Write down what you would like to know, and where you would like to be in your project by the end of the session, and share this information with your coach at the start of the session or beforehand via email
*If you wish, you can send us information to review before your session (see calendar invite for email address(es) or dive straight in!
*Coaches type all their notes directly into a Notion Page which they can share with you afterwards
* Check you’ve received a calendar invite with booking link
* Find a quiet place with no distractions
* Enter the call five minutes early to cover off any potential tech glitches

Please bring the following to your session:

* A list of questions and goals, challenges or blocks
* A physical notebook and pen
* A computer
* As many team members as you wish
* Any demos, mock-ups, or sketches you may have

== '''Confidentiality''' ==
We take confidentiality seriously and here is how we do that:

'''Within our coaching program''', we may discuss any details about the coaching sessions.

Example: “Blackbox is having a really hard time managing its community’s expectations around AI.”

'''When talking to people outside our coaching program,''' we may mention teams we coached, which coaches worked together, and we may mention the topics they worked on in very general terms. We won’t publish which teams worked with which coaches. However, coaches may mention teams they worked with.

Example: “Our coaches Bart and Lisa did an interesting coaching about community-building the other day and we learned X and Y.”

Example: “Oh, I know Blackbox! I did coaching with them through the Prototype Fund.”

All coaches have access to all session notes left by other coaches. This makes handoffs between coaches smooth and efficient. If a team would like the summary of their coaching session not to be shared with other coaches, we can make the project’s notes page private, and only share it with the coach/es of any follow-up sessions.

== '''Superbloom coaching program team''' ==
Our coaching program team comprises Georgia Bullen, Molly Wilson, Victory Brown and Nicola Pratt.

The Superbloom coaching team: coaching@superbloom.design is always on hand to answer any of your questions and welcome your feedback and suggestions. Please feel free to email us.

We welcome your feedback! If you have any comments or suggestions about how we could improve any aspect of our coaching process, please email us.

We wish you all the best with your project and look forward to hearing from you soon!

== '''What next?''' ==

* Pick your coach depending on your location, language, questions and goals.
* Prepare for your session by making a list of things you’d like to discuss, and if you wish, send information to your coach prior to your session.
* Book your session by emailing: nicola@superbloom.design.
* Also, check out the [https://simplysecure.org/what-we-do/ux-guidance/ design coaching] page on our website.

== '''Resources''' ==

* https://superbloom.design/learning/blog/182-days-to-create-a-prototype/
* https://superbloom.design/learning/blog/how-to-test-software-for-usability-and-usefulness-when-you-havent-finished-writing-the-code/

Second Stage

2025-08-21T08:35:45Z

Marie:

<mark>'''ACHTUNG!! DIESE SEITE BEFINDET SICH IM AUFBAU UND KANN SICH NOCH LEICHT ÄNDERN. / ATTENTION!! THIS PAGE IS UNDER CONSTRUCTION AND MAY BE SUBJECT TO CHANGE.'''

''(English version below)''

In der Technologie- sowie im Speziellen der FOSS-Förderung gibt es ein Problem: Innovationen werden gut und gerne finanziert, nur bleibt oft offen, wie es danach weitergeht. Wenige Technologien sind nach der initialen Finanzierung so weit, dass sie in den Produktivbetrieb gehen und sich selbst finanzieren können.

Deswegen wollen wir euch mit der Second Stage die Möglichkeit geben, weitere vier Monate an der nachhaltigen Absicherung eures Projektes zu arbeiten. Ziel der Second Stage ist es, dass das Projekt besser nutzbar und bekannt gemacht wird, sodass es nach Abschluss der Förderung gute Chancen hat, langfristig und nachhaltig Bestand zu haben.

Je nachdem, was der Fokus eures Projekts in der Second Stage sein soll, werdet ihr auch an zwei weiteren [[Coachings]] teilnehmen - etwa zum Thema Security, Gründung oder Community Building. Ziel der Second Stage ist es, dass das Projekt besser nutzbar und bekannt gemacht wird, sodass es nach Abschluss der Förderung gute Chancen hat, langfristig und nachhaltig Bestand zu haben.

Reminder: Projekte, die nicht an der Second Stage teilnehmen, sind für uns nicht weniger wertvoll. Wir schätzen, dass ca. 50 % jeder Runde an dieser Verlängerung der Förderzeit teilnehmen werden, und es gibt viele Gründe, warum ein Projekt nicht teilnehmen kann. Vielleicht passt das Format nicht zum Projekt, oder ihr seht persönlich keinen Bedarf für diese Art von Unterstützung. Vielleicht ist euer Projekt bereits Teil einer nachhaltigen Struktur und ihr braucht nur die sechs Monate, um es zu programmieren. Vielleicht war euer Antrag für die reguläre Förderzeit großartig, aber euer Antrag für die Second Stage passt nicht in den Rahmen des Prototype Fund.

== Bewerbung für die Second Stage ==
Wenn ihr euch bei der initialen Bewerbung nicht für die Second Stage beworben habt, sind die folgenden Abschnitte für euch nicht relevant: '''Leider ist es zu diesem Zeitpunkt nicht mehr möglich, eine Second Stage zu beantragen''', da die Höhe der eurem Projekt zugewiesenen Mittel nach dem formalen Antrag endgültig festgelegt wurde.

Wenn ihr euch für die Second Stage beworben habt, sind die Mittel für die vier zusätzlichen Monate vorerst '''gesperrt'''. Im 5. Fördermonat teilt eine Jury die begrenzten Plätze für die Second-Stage-Förderung auf der Grundlage eurer Arbeit in den ersten Monaten der regulären Förderung sowie einer neuen kleinen '''Bewerbung''' zu. Die Entscheidung basiert auf einer schriftlichen Einreichung und einer kurzen Online-Pitch-Session.

'''Als Vorbereitung zur Bewerbung lest euch diese Wikiseite bitte vollständig durch.''' Am 2. September um 14 Uhr findet außerdem eine Sprechstunde statt, bei der wir gern eure Fragen (auf Deutsch und Englisch) zur Second Stage beantworten. Auch in den Zwischengesprächen können wir gern über eure Bewerbung und eure Ziele für die Second Stage sprechen.

Aus Fairnessgründe beantworten wir keine inhaltlichen Fragen zu euren Second-Stage-Bewerbungen. Wir können einschätzen, ob eure Ideen für die Second Stage grundsätzlich förderfähig sind (das heißt: ob wir die Art von Vorhaben fördern dürfen, ob z. B. nicht zu viele Entwicklungsarbeiten dabei sind), geben euch gern allgemeine Tipps und beantworten auch alle Fragen zu den Formalitäten. Wenn ihr euch unsicher seid: Sprecht uns gern an!

Auch wichtig: Die Coaching-Sessions mit Superbloom können nicht für die Vorbereitung der Bewerbung (weder schriftlich noch Pitch) genutzt werden. Es ist natürlich absolut in Ordnung, wenn ihr im Coaching besprechen wollt, wie ihr eure Projekte nachhaltiger gestaltet. Wie wir die Grenze zwischen „Vorbereitung der Bewerbung“ und „Schritte für die Nachhaltigkeit“ definieren, könnt ihr auf der [https://wiki.prototypefund.de/index.php?title=Coachings Coaching-Seite] lesen.

=== Die Schriftliche Bewerbung ===
''Wann'': Vom 18. bis zum 30. September 2025 - '''Achtung''': Einreichungen nach der Deadline werden nicht für die Auswahl berücksichtigt!

''Wo'': [https://bewerben.prototypefund.de/ bewerben.prototypefund.de] - der genaue Link folgt per Mail

''Was'': Beantwortet 10 Fragen zu euren Plänen für die Second-Stage-Förderung

Die schriftliche Bewerbung findet über unsere Bewerbungsplattform statt, die ihr aus eurer initialen Bewerbung für den Prototype Fund schon kennt. Dort müssen die folgenden Fragen, basierend auf dem aktuellen Arbeitsstand, sowie eure Ideen für die Second Stage beantwortet werden:
- Welche Meilensteine wurden mit welchen Ergebnissen erzielt?
- Werden bis zum Ende der regulären Förderperiode alle planmäßigen Meilensteine erreicht?
- Welche Maßnahmen wurden bislang ergriffen, um Nutzer*innen anzusprechen?
- Auf welchem Wege soll das Projekt nachhaltig nutzbar werden?
- Wurden hierfür bereits Maßnahmen ergriffen?
- Was ist aktuell die größte Herausforderung im Projekt?
- Wie kann dieser begegnet werden?
- Sind für den Erfolg des Projekts Änderungen an der ursprünglichen Planung nötig?
- Welche Meilensteine sollen in der zweiten Förderphase erreicht werden?
- Wie viele Stunden wollt ihr in der Second Stage am Projekt arbeiten? (Maximum Einzelpersonen: 633, Maximum Teams: 1.267)
Die schriftliche Bewerbung erfolgt auf Deutsch, Nicht-Muttersprachler*innen können auch auf Englisch einreichen.

Eure Pläne für die Second-Stage-Föderphase dürfen von der initialen Bewerbung und dem Antrag abweichen. Wenn das, was ihr euch damals für die Second Stage vorgenommen habt, nicht mehr realistisch oder sinnvoll erscheint, könnt ihr euren Fokus für die viermonatige Förderzeit gern neu setzen. Wichtig ist nur, dass der Fokus für euer Projekt sinnvoll durchdacht und in der Zeit, die euch zur Verfügung steht, machbar ist.

Reminder: '''In der Second Stage steht die Entwicklungsarbeit nicht mehr im Mittelpunkt.''' Entwicklungsmeilensteine, die ihr in der regulären Förderzeit nicht geschafft habt, können nicht in die Second Stage verschoben werden, außer ihr könnt begründen, dass diese Schritte notwendig für die Nachhaltigkeit des Projekts sind und erklären, warum sie nicht mehr in der regulären Förderphase umgesetzt werden können. Ziel der Second Stage ist es, eure Projekte auf den Weg zu nachhaltigen Strukturen zu bringen, sei es durch eine Gründung, den Aufbau einer Community oder Partnerschaften, Dokumentation und User Testing, Kommunikationsmaßnahmen, usw. Natürlich können sich dadurch kleine Entwicklungsarbeiten ergeben (z. B. Anpassungen auf der Basis eines User Testings, Einbettung von Community-Beiträgen, Bugfixes etc.). Diese sollen aber nicht im Vordergrund stehen und können nur mitgefördert werden, wenn sie den anderen Maßnahmen dienen.

So kann die Verteilung in eurem Antrag aussehen:

'''Konkrete Schritte zur Verbreitung und Nutzbarmachung (Fokus der Second-Stage-Förderung):'''
* User Testing
* Partnerakquise
* Gründung
* Präsenz auf Fachveranstaltungen
* Erstellung einer Website und/oder weiterer öffentlichkeitswirksamer Maßnahmen
* Communityarbeit
* Outreach
* usw.
'''Technische Entwicklung (maximal kleiner Anteil der Second-Stage-Förderung):'''
* Fertigstellung von Features, die aufgrund von Verzögerungen, Bugfixes, Dependencies etc. noch fehlen und für die Nachhaltigkeit des Projekts wichtig sind.
* Entwicklung von im Erstantrag nicht vorhergesehenen Features etc., die sich bspw. im User Testing oder in Gesprächen mit potenziellen Partnern als sinnvoll herausgestellt haben.
* Anpassungen auf der Basis eines User Testings
* Einbettung von Community-Beiträgen
* Bugfixes
* etc.

Die technischen Meilensteine müssen der allgemeinen Nachhaltigkeitsstrategie des Projekts dienen und in diesem Sinne begründet sein. Ihr bekommt rechtzeitig eine ausführliche Infomail und den Link zur Bewerbungsplattform von uns zugesendet.

=== Die Pitch-Session ===
''Wann'': Am 10. Oktober 2025 - jedes Projekt bekommt eine genaue Uhrzeit zugeteilt. Wir melden uns Anfang Oktober per Mail dazu.
''Wo'': Online - auch wenn ihr in Berlin wohnt (sonst wäre es nicht fair)
''Was'': 5 Minuten Pitch, 5 Minuten Fragen beantworten
''Sprache'': Deutsch (oder Englisch für Nicht-Muttersprachler*innen)
Die '''Pitch-Session''' findet am 10. Oktober ausschließlich online statt. Für die Pitches bekommt jedes eurer Projekte 5 Minuten Zeit, um der Jury zu erklären, warum die Second Stage wichtig für euer Projekt ist, welche Ziele ihr verfolgt und mit welcher Strategie ihr sie erreichen möchtet. Nach eurem Pitch haben die Juror*innen die Gelegenheit, Nachfragen zu eurer Bewerbung und eurem Pitch zu stellen.

Das Präsentationsformat für den Pitch kann frei gewählt werden: Folien, Screensharing, Visuals, everything you need. Dabei ist wichtig, dass ihr die folgenden Fragen beantwortet:

* Warum brauche ich/brauchen wir die Second Stage?
* Was ist mein/unser konkretes Ziel in der Second Stage?
* Wie wird dieses Ziel erreicht?

Teilt uns bitte '''spätestens bis zum 5. Oktober''' mit, wie (Folien, Screensharing, etc.) ihr eure Präsentation gestalten wollt. Wenn ihr Folien nutzen möchtet, brauchen wir sie '''spätestens am Vortag, den 9. Oktober um 15 Uhr'''. In diesem Zeitraum werden wir auch eine Test-Session anbieten, bei der ihr euch in das Videotool einwählen und eure Präsentation bzw. die Technik kurz testen könnt. Genaue Infos dazu folgen kurz vorher per Mail.

Die Jury der Second Stage besteht aus zwei Juror*innen aus dem [https://www.prototypefund.de/bewerbung/jury Jurypool], Vertreter*innen des DLR-Projektträgers und des Prototype Fund - außerdem ist voraussichtlich ein*e Vertreter*in aus dem BMFTR bei der Sitzung anwesend. Die Bewertung basiert auf dem technischen Stand des Projekts (das Projekt muss 2 Monate vor Ende der regulären Förderzeit nicht zu 100% fertig sein, ihr müsst aber zeigen können, dass die Arbeit gut vorankommt), den Maßnahmen zur Sicherstellung der Nachhaltigkeit (z. B. Community-Aufbau, Öffentlichkeitsarbeit) und den geplanten Schritten für die Second-Stage-Förderung. Nach den Pitch-Sessions diskutiert die Jury die Ergebnisse und stellt einen Fördervorschlag für die Second Stage zusammen, auf Basis dessen das BMFTR die finale Entscheidung trifft. Die Entscheidung wird etwa zwei Wochen nach der Pitch-Session an euch kommuniziert. Insgesamt werden bis zu 15 Projekte für die Second Stage gefördert. Dies hängt davon ab, wie gut die Bewertungen insgesamt sind. '''Nicht alle Plätze der Second Stage müssen gefüllt werden''', d.h. es können auch weniger Projekte gefördert werden, wenn die Qualität der Bewerbungen nicht ausreicht.

=== Arbeitszeit und Stundenumfang ===
In der Second Stage könnt ihr als Team maximal 63.333 € und als Einzelperson maximal 31.667 € beantragen. Diese Summen sind angelehnt an zwei bzw. eine Vollzeitstelle über vier Monate. Der Stundenlohn ist auf 50 € gedeckelt.

Es ist generell möglich, dass ihr euch für die Second Stage mit einer geringeren Stundenanzahl bewerbt, als ihr bei der initialen Bewerbung angegeben habt. In der Second Stage könnt ihr auch mit weniger Wochenstunden als in der regulären Förderphase planen.

Das kann zum Beispiel sinnvoll sein, wenn ihr während der Förderzeit feststellt, dass die Second-Stage-Arbeit weniger Zeit benötigen wird, als ursprünglich geplant. Vielleicht hat sich auch eine bezahlte Zusammenarbeit mit Partner*innen ergeben oder euer Projekt wird durch andere Förderquellen bereits in Teilen querfinanziert. Oder ihr steht in einem Arbeitsverhältnis, habt euch für den Förderzeitraum freistellen lassen und möchtet mit 50% zurück in das Arbeitsverhältnis gehen und die weiteren 50% am Prototype-Fund-Projekt arbeiten.

Es gibt ganz unterschiedliche Szenarien und es ist vollkommen in Ordnung, wenn sich der ursprüngliche Zeitplan verändert. Schließlich werden die genauen Aufgaben für die Second Stage erst während der Förderzeit definiert. Sprecht uns gerne an, wenn ihr Rückfragen habt.

== Ablauf der Second-Stage-Förderung ==

=== Timeline ===
Hier seht ihr einen Überblick über die Termine, die für die Second Stage relevant sind (natürlich bleiben die Termine der regulären Förderphase, wie z. B. der Demo Day oder die Zwischengespräche, weiterhin verpflichtend):
{| class="wikitable"
|-
!2. September
|Sprechstunde Second-Stage-Bewerbung
|optional
|-
!18. - 30. September
|Bewerbungsphase Second-Stage-Förderung
|
|-
!30. September
|Deadline Einreichung schriftliche Bewerbung
|verpflichtend
|-
!10. Oktober
|Pitch-Session (online)
|verpflichtend
|-
!Mitte Oktober
|Entscheidung und Förderzusage
|
|-
!1. Dezember
|Start der Second Stage
|
|-
!2. Dezember
|Online-Kick-Off Second Stage
|verpflichtend
|-
!Dezember
|Sprechstunde mit Superbloom: Community management and building
|optional
|-
!Dezember – März
|Coachings
|verpflichtend
|-
!Dezember-Januar
|4. Zwischengespräch
|verpflichtend
|-
!Februar
|Sprechstunde mit Superbloom: Branding
|optional
|-
!Februar-März
|5. Zwischengespräch
|verpflichtend
|-
!vorauss. 27. März
|Abschlussworkshop der Second Stage
|verpflichtend
|-
!30. April 2026
|Deadline Schlussbericht, mit

* Link zum Code
* Link zur Dokumentation
|verpflichtend
|}

=== Administratives ===

==== Entsperrung ====
Bevor es überhaupt losgehen kann, müsst ihr nach der Förderzusage zur Second Stage einen offiziellen Antrag auf Entsperrung stellen, da die Mittel für die vier zusätzlichen Fördermonate vorerst '''gesperrt''' sind. Die Entsperrung kann erst nach der finalen und offiziellen Förderzusage stattfinden. Dafür füllt ihr auf profi-online im "'''Antrag auf Änderung Haushaltsdaten'''" das Bemerkungsfeld mit folgendem Text aus:
Hiermit beantrage ich, {VORNAME NAME}, die Entsperrung der für mein Vorhaben {Akronym}, FKZ {FKZ} in der Kostenposition 0837 gesperrten Fördermittel gemäß des auf Basis meiner Second-Stage-Bewerbung gefällten positiven Juryvotums (Sitzung vom 10.10.2025).

Die Summe in Höhe von {Summe} Euro ist für {Stundenzahl} Stunden zwingend erforderlich für die nachhaltige Entwicklung meines Projekts.
Für GbRs:
Hiermit beantrage ich, {VORNAME NAME}, als Geschäftsführung der {Name GbR}, die Entsperrung der für unser Vorhaben {Akronym}, FKZ {FKZ} in der Kostenposition 0837 gesperrten Fördermittel gemäß des auf Basis unserer Second-Stage-Bewerbung gefällten positiven Juryvotums (Sitzung vom 10.10.2025).

Die Summe in Höhe von {Summe} Euro ist für {Stundenzahl} Stunden zwingend erforderlich für die nachhaltige Entwicklung unseres Projekts.
Wichtig ist, dass die Summe der Arbeitsstunden, die ihr angebt, mit der Summe Arbeitsstunden aus der Second-Stage-Bewerbung, wie sie nach der Jurysitzung bestätigt wurde, übereinstimmt. Falls ihr Fragen dazu habt, meldet euch gern bei eurer [https://wiki.prototypefund.de/index.php?title=DLR-Ansprechpartner*innen_JG01 Ansprechperson beim DLR-Projektträger].

==== Zahlungsaufforderung ====
In der regulären Förderphase habt ihr zu Beginn eines Quartals die Mittel für das abgelaufene Quartal (im Nachhinein) abrufen können, konkret nach dem ersten und vierten Fördermonat. In der Second-Stage-Förderphase geht es entsprechend weiter und ihr erhaltet nach dem siebten und zehnten Fördermonat die weiteren Auszahlungen.

Zu den beiden Zahlungsanforderungen in der Second Stage sind zwei Besonderheiten zu beachten:

* Mittelabruf im Januar über den Zwischennachweis: Der erste Mittelabruf fällt auf einen Jahreswechsel (Fördersumme der Monate Oktober bis Dezember, abzurufen im Januar). Hierfür muss ein Zwischennachweis gestellt werden, den ihr auch über profi-Online erstellen müsst. Wenn ihr euer Förderkennzeichen in der Vorhabenliste angeklickt habt, könnt ihr links in der Liste Zwischennachweis auswählen.
* Mittelabruf im April über den Verwendungsnachweis: Der zweite Mittelabruf in der Second Stage ist insgesamt euer vierter Mittelabruf und gleichzeitig der letzte in der Förderzeit. Der letzte Mittelabruf muss über den Verwendungsnachweis abgerufen und zusammen mit dem Schlussbericht beim DLR-PT eingereicht werden. Der Verwendungsnachweis wird vom DLR-PT in profi-online nach Ende der Förderphase freigeschaltet. Bitte beachtet, dass es für die Einreichung eine Frist gibt: Verwendungsnachweis und Schlussbericht müssen spätestens am 30. April eingereicht werden.

Hinweise zum Schlussbericht findet ihr [https://wiki.prototypefund.de/index.php?title=Schlussbericht hier]. Hinweise zu Zahlungsanforderungen und Zwischennachweisen findet ihr [https://wiki.prototypefund.de/index.php?title=Zahlungsanforderungen hier].

=== Verpflichtende Leistungen ===
Neben der Umsetzung der Arbeitsschwerpunkte müssen im Rahmen der Second-Stage-Förderung einige verpflichtende Aufgaben erfüllt werden:

* '''Coachings''': In der Second Stage sind die [https://wiki.prototypefund.de/index.php?title=Coachings Coachings] (zwei Themen à jeweils vier Stunden) verpflichtend. Die Themen bzw. Coachingpartner*innen werden, sofern nicht von der Jury vorgegeben, gemeinsam mit der Projektbetreuung festgelegt. Neben einem verpflichtenden Coaching mit [https://wiki.prototypefund.de/index.php?title=Superbloom Superbloom] (Design, Projektmanagement, Community, Kommunikation, Fundraising usw.), stehen euch für das zweite Coaching in der Second Stage weitere Coachingpartner*innen mit unterschiedlichen Schwerpunkten zur Verfügung: [https://leastauthority.com/ Least Authority] (Security), [https://vdivde-it.de/de VDI/VDE] (Gründung), die [https://fsfe.org/ Free Software Foundation Europe] (Lizenzierung) und [https://iris-wellmann.de/angebot/coaching/ Iris Wellmann] (freie Coachings/Strategie). Für alle Coachings sind die Plätze begrenzt. Die finale Entscheidung über die Zuteilung der Coachings liegt bei der Projektbetreuung.
* '''Zwischengespräche, Montags-Updates und Online-Kick-Off:''' Wie in der regulären Förderphase sind auch in der Second Stage die Zwischengespräche und Montags-Updates verpflichtend. In den Zwischengesprächen wird über den allgemeinen Stand des Projekts und seiner Strategie gesprochen und der Abschlussworkshop vorbereitet. Diese können online oder in Person in Berlin oder auf Veranstaltungen (z. B. CCC, FOSDEM) durchgeführt werden. Zusätzlich findet ein Online-Kick-Off für die Second Stage als Videocall statt.
* '''Verfassen eines Blogbeitrags oder eines Artikels für die Knowledge Base''': Sharing (knowledge) is caring! Jedes im Rahmen der Second Stage geförderte Projekt soll bis Ende der Förderzeit einen Beitrag im Prototype Fund Blog oder in der Knowledge Base veröffentlichen. Wenn ein Beitrag bereits in der regulären Förderphase geschrieben wurde, entfällt diese Pflicht. Die Beitragsthemen werden gemeinsam mit der Projektbetreuung und der Kommunikationsperson des Prototype Fund festgelegt. Alternative Formate und Ideen können individuell mit der Projektbetreuung abgestimmt werden.
* '''Vorbereitung auf und Teilnahme am Abschlussworkshop''': Am Ende der Second Stage findet der Abschlussworkshop in Berlin statt. Alle Teammitglieder aller Projekte müssen teilnehmen. Die Teilnahme von nicht offiziell geförderten Teammitgliedern ist nicht vorgesehen, Ausnahmen können (möglichst frühzeitig) mit der Projektbetreuung besprochen werden. Zu dem Workshop werden externe Projektpartner*innen (ca. zwei pro Projekt) eingeladen. Die Auswahl und Einladung der Gäste erfolgt gemeinsam mit der Projektbetreuung.
* '''Dokumentation''': Am Ende der Förderzeit muss für alle Projekte der Second Stage eine öffentlich verfügbare Dokumentation bei der Projektbetreuung vorliegen. Je nach Projekt kann die Art der Dokumentation unterschiedlich sein. Während der Code eines Projekts immer sauber dokumentiert sein sollte, sind zusätzliche Dokumentationsmaßnahmen abhängig von der Zielgruppe: unterschiedliche Formate von Tutorials für Endnutzer*innen, Admin-Dokumentation für selbstgehostete Projekte, Entwickler*innendokumentation für Libraries und andere Infrastrukturprojekte usw.
* '''Schlussbericht:''' Einen Monat nach Abschluss der Second-Stage-Förderphase ist der Schlussbericht zusammen mit der Schlussabrechnung (Verwendungsnachweis) beim DLR Projektträger (DLR-PT) einzureichen. Genaue Informationen dazu findet ihr [https://wiki.prototypefund.de/index.php?title=Schlussbericht hier].

Und nicht vergessen: Projekte, die zehn Monate gefördert werden, nehmen ebenfalls am [https://wiki.prototypefund.de/index.php?title=Demo_Day Demo Day] nach sechs Monaten teil.

=== Angebote ===
Zusätzlich bieten wir optionale Formate an, mit denen wir euch bei der Umsetzung eurer Second Stage unterstützen möchten:

* zwei '''Sprechstunden mit [[Superbloom]]''' zu den Themen "Community management & community building" und "Branding & identity": Ihr kennt das Sprechstunden-Format aus der regulären Förderzeit - für die Second Stage haben wir spannende und relevante Themen zusammengestellt.
* weitere '''1:1 Gespräche''' nach Bedarf: Wir haben in der Second Stage gute Kapazitäten für zusätzliche 1:1 Gespräche mit euch - stellt uns Fragen, lasst uns eure Projekte testen, fragt nach Feedback zu eurem Logo, Blogpost, UI, Communitystrategie, etc. Wir sind da, um euch zu unterstützen und freuen uns über tiefere Einblicke in eure Projekte.
* '''Kommunikation''' über die Kanäle des Prototype Fund: Wie in der regulären Förderphase unterstützen wir die Sichtbarkeit eurer Projekte mit Kommunikationsmaßnahmen über unsere Kanäle (Mastodon, LinkedIn, ggf. Newsletter)
* Unterstützung bei der '''Vernetzung''': Wenn es möglich ist und wir auf existierende Kontakte des Prototype Fund zurückgreifen können, vernetzen wir euch gern.
* Feedback von der Jury: Gern leiten wir euch das '''Jury-Feedback''' aus der Pitch-Session weiter.

=== Abschlussworkshop ===
Der Abschlussworkshop ist das finale Event nach der Second-Stage-Förderung und findet Ende März in Berlin statt. Das Event soll euch einerseits die Möglichkeit geben, euch untereinander auszutauschen und den Abschluss der Förderphase gemeinsam zu feiern. Weiterhin habt ihr beim Event die Möglichkeit euer Projekt im Rahmen eines Workshops eingeladenen Gästen zu präsentieren.
'''Save the date'''

''Was'': Second-Stage-Abschlussworkshop 2025
''Wo'': Berlin, genaue Location tba
''Wann'': tba - voraussichtlich der 27. März 2026
''Uhrzeit'': tba - voraussichtlich 14-19.30 Uhr, danach Community-Treffen

==== Ablauf ====
Nach einem internen Teil, bei dem ihr eure Erfahrungen mit uns teilen und voneinander lernen könnt, ist ein zweistündiger Workshop mit externen Gästen geplant. Allen Projekten wird dabei eine Tischinsel zur Verfügung stehen, an der ihr euer Projekt vorstellen könnt. Es empfiehlt sich, früh zu überlegen, was ihr anbieten und wen ihr dazu einladen möchtet: Möchtet ihr (potentielle) Projektpartner*innen treffen, ein (User-)Testing durchführen, euer Projekt einer relevanten Person(engruppe) vorstellen etc. Insgesamt könnt ihr pro Projekt ein bis drei externe Gäste einladen. Für die Vorbereitung des Abschlussworkshop kommen weitere, konkretere Infos per Mail - außerdem ist wie immer in den Zwischengesprächen Zeit, Fragen und Details zu besprechen. Sprecht uns gern frühzeitig an, wenn ihr Fragen habt!

Nach dem Workshop gibt es ein gemeinsames Dinner mit den eingeladenen Gästen. Und last but not least schließen wir den Tag mit einem Community-Abend, der für alle offen ist, ab. Denn jetzt kann wirklich gefeiert werden.

= In English: Second Stage =
There is an issue in technology and FOSS funding: innovative projects are readily financed, but it often remains unclear what happens afterwards. Few technologies are ready for operational use and self-financing after the initial funding runs out.

For this reason, we offer the Second Stage, which provides an opportunity to work for a further four months on securing the project’s sustainability.

The aim of the Second Stage is to improve the usability and visibility of the project, increasing its chances of long-term sustainability once the funding period ends.

Reminder: '''Projects that don't participate in the Second Stage are not less valuable to us.''' We estimate that approximately 50% of each round will participate in this extended funding period, and there are many reasons why a project might not participate. Maybe it's not a good fit for your project, or you personally don't see the need for this type of support. Maybe your project is already sustainable and you just need the six months to code. Maybe your application for the regular funding period was great, but your application for the second phase doesn't fit the scope of the Prototype Fund.

== Application for the Second Stage ==
If you haven't already applied for the Second Stage, the following paragraphs are not relevant for you: Unfortunately, it is '''not possible to add a Second Stage at this point''', as the amount of funding allocated to your project was made final after your general application.

If you have applied for the Second Stage, the funds allocated for the four additional months are '''locked''' for now. During the 5th month of funding, a jury will allocate the limited Second Stage spots based on your work during the first months of funding as well as a new, short application. The decision is based on a written '''submission''' and a short online pitch session.

'''To prepare for your application, please read this wiki page.''' On September 2nd at 2 PM, we will hold a consultation hour during which we will be happy to answer your questions about your Second Stage application (in German and English). We are also happy to discuss your application and your goals for the Second Stage during the 1:1 meetings.

To stay fair, we do not answer any questions regarding the content of your Second Stage applications. We can assess whether your ideas for the Second Stage are eligible for funding (i.e., whether we are allowed to fund the type of project, whether it involves too much development work, etc.), give you general tips, and answer any questions you may have about the formalities. If you are unsure, just ask!

Also important: The coaching sessions with Superbloom cannot be used to prepare your application (written or pitch). Of course, it is perfectly fine if you want to discuss how to make your projects more sustainable during the coaching sessions. You can read about how we define the boundary between “application preparation” and “steps toward sustainability” on the [https://wiki.prototypefund.de/index.php?title=Coachings coaching page].

=== Written application ===
''When'': From September 18th to September 30th, 2025 - '''Please note''': Submissions after the deadline will not be considered for selection!

''Where'': [https://bewerben.prototypefund.de/ bewerben.prototypefund.de] – the exact link will be sent via email

''What'': Answer 10 questions about your plans for the Second Stage funding

The written application must be submitted via our application platform, which you already know from your initial application for the Prototype Fund. Based on the current status of your work, you must answer the following questions and provide your ideas for the Second Stage:
- Which milestones have been achieved and what were the results?
- Will all planned milestones be achieved by the end of the regular funding period?
- What measures have been taken so far to reach users?
- How will the project be made usable in the long term?
- Have any steps already been taken to this end?
- What is currently the biggest challenge in the project?
- How can this challenge be overcome?
- Are changes to the original plan necessary for the project to succeed?
- What milestones do you plan to achieve in the Second Stage?
- How many hours do you plan to work on the project in the Second Stage? (Maximum number of hours for individuals: 633, maximum for number of teams: 1,267)
The written application may be submitted in German, or if you are not a native German speaker, in English.

Your plans for the Second Stage funding can differ from what you wrote in your initial application. If what you had planned for the Second Stage no longer seems realistic or feasible, you are welcome to change your plans for the four-month funding period. The important thing is that your project has a clear focus and feasible within the available time.

Reminder: '''In the Second Stage, the focus is no longer on development work.''' Development milestones that were not achieved during the regular funding period cannot be carried over to the Second Stage unless they are necessary steps for making your project sustainable and you can justify why these milestones weren’t reached in the regular funding period. The aim of the Second Stage is to set your projects on the path to sustainable structures, whether through establishing a company, building a community or forming partnerships, writing documentation and conducting user testing, implementing communication strategies, etc. Of course, this may result in minor development work (e.g., adjustments based on the results of user testing, merging community contributions, bug fixes, etc.), but these milestones should not be the main focus and can only be funded if they support the other milestones.

These are the type of milestones that can be funded in the Second Stage:

'''Specific steps to improve the visibility, usability and sustainability of the project (main focus of your application for the Second Stage):'''
* User testing
* Partner acquisition
* Establishment of a business
* Presence and presentation at conferences
* Creation of a website and/or other communication strategies
* Community work
* Outreach
* etc.
'''Technical development (can be funded as a small part of your Second Stage, but can’t be the main focus):'''
* Completion of features that are still missing (e. g. due to delays, bug fixes, dependencies, etc.) and are important for the sustainability of the project.
* Development of features not foreseen in the initial application which have e.g. proven useful in user testing or in discussions with potential partners.
* Adjustments based on user testing
* Integration of community contributions
* Bug fixes
* etc.

The technical milestones must support the project's overall sustainability strategy and be justified in this context. We will send you a detailed information email and the link to the application platform well in advance.

=== Pitch session ===
''When'': October 10th, 2025 – each project will be assigned a specific time slot. We will contact you by email in the beginning of October.
''Where'': Online – even if you live in Berlin (otherwise it wouldn't be fair)
''What'': 5 minutes pitch, followed by 5 minutes for questions
''Language'': German (or English if you aren’t a native German speaker)
The '''pitch session''' will take place exclusively online on October 10th. Each of the projects teamswill have 5 minutes to explain to the jury why the Second Stage is important for their project, what goals they are pursuing, and what strategy they intend to implement to make their project more sustainable. After every pitch, the jury will have the opportunity to ask you questions about your application and your pitch.

The presentation format for the pitch is up to you: slides, screen sharing, visuals, everything you need. You just have to make sure that you answer the following questions:

* Why do I/we need the Second Stage?
* What is my/our specific goal in the Second Stage?
* How will this goal be achieved?

Please let us know '''latest by October 5th''' how you would like to give your presentation (slides, screen sharing, etc.). If you would like to use slides, we need them '''by 3 PM on October 9th at the latest'''. Around this time, we will organize test sessions where you can dial into the video tool we’ll use for the pitches and quickly test your presentation, sound and video. We will send you more information about the test session via email.

The Second Stage jury consists of two judges from the [https://www.prototypefund.de/bewerbung/jury jury pool], representatives of the DLR-PT and the Prototype Fund – a representative from the BMFTR is also expected to attend the session. The evaluation is based on the technical status of the project (the project does not have to be 100% complete two months before the end of the regular funding period, but you must be able to show that the work is progressing well), the measures taken to ensure sustainability (e.g., community building, public relations), and the planned steps for the Second Stage funding. After the pitch sessions, the jury will discuss the results and propose a list of projects for funding for the Second Stage, on the basis of which the BMFTR will make the final decision. The decision will be communicated to you approximately two weeks after the pitch session. A total of up to 15 projects will be funded for the Second Stage. The number of funded projects will depend on the quality of the submissions. '''Not''' '''all spots in the Second Stage have to be filled''', i.e., fewer projects may be funded if the quality of the applications is not sufficient.

=== Working hours and number of hours ===
In the Second Stage, you can apply for a maximum of €63,333 as a team and a maximum of €31,667€ as an individual. These amounts are based on two or one full-time positions over four months. The hourly wage is capped at €50.

It is generally possible to apply for the Second Stage with fewer hours than you specified in your initial application. In the Second Stage, you can also plan fewer hours per week than in the regular funding phase.

This can be useful if you realize during the funding period that the Second Stage work will require less time than originally planned. Perhaps you already managed to set up a paid collaboration with a partner, or your project is already being partially cross-financed by other sources of funding. Or you are employmed , have taken a leave of absence for the funding period, and would like to return to your job at 50% and work on the Prototype Fund project for the remaining 50%.

There are many different scenarios, and it is perfectly fine if the original schedule changes. Ultimately, the specific tasks for the second stage are only being defined within the current funding period. Please feel free to contact us if you have any questions.

== The Second Stage Funding ==

=== Timeline ===
This is an overview of the dates that are relevant for the Second Stage (the dates for the regular funding phase, such as Demo Day and the 1:1 meetings, remain – of course - mandatory):
{| class="wikitable"
|-
!September 2nd
|Consultation hour, application for the Second Stage
|optional
|-
!September 18th-30th
|Application period Second Stage Funding
|
|-
!September 30th
|Deadline submission of written application
|mandatory
|-
!October 10th
|Pitch session (online)
|mandatory
|-
!Middle of October
|Decision and funding commitment
|
|-
!December 1st
|Start of the Second Stage
|
|-
!December 2nd
|Online kick-off Second Stage
|mandatory
|-
!December
|Superbloom consultation hour: Community management and building
|optional
|-
!December – March
|Coaching sessions
|mandatory
|-
!December - January
|4th 1:1 meeting
|mandatory
|-
!February
|Superbloom consultation hour: Branding
|optional
|-
!February - March
|5th 1:1 meeting
|mandatory
|-
!exp. March 27th
|Final workshop of the Second Stage
|mandatory
|-
!April 30th 2026
|Deadline final report including

* Link to code
* Link to documentation
|mandatory
|}

=== Administration ===

==== Releasing the funds for the Second Stage (“Entsperrung”) ====
Currently the funds for the four additional months of funding are locked. Before you can get started with the Second Stage, you must submit an official request to release these funds. They can only be unlocked after the final and official funding approval. A template will soon be available for download here. To do this, fill in the comments field on profi-online in the “'''Antrag auf Änderung Haushaltsdaten'''” form with the following text:
Hiermit beantrage ich, {VORNAME NAME}, die Entsperrung der für mein Vorhaben {Akronym}, FKZ {FKZ} in der Kostenposition 0837 gesperrten Fördermittel gemäß des auf Basis meiner Second-Stage-Bewerbung gefällten positiven Juryvotums (Sitzung vom 10.10.2025).

Die Summe in Höhe von {Summe} Euro ist für {Stundenzahl} Stunden zwingend erforderlich für die nachhaltige Entwicklung meines Projekts.
for teams:
Hiermit beantrage ich, {VORNAME NAME}, als Geschäftsführung der {Name GbR}, die Entsperrung der für unser Vorhaben {Akronym}, FKZ {FKZ} in der Kostenposition 0837 gesperrten Fördermittel gemäß des auf Basis unserer Second-Stage-Bewerbung gefällten positiven Juryvotums (Sitzung vom 10.10.2025).

Die Summe in Höhe von {Summe} Euro ist für {Stundenzahl} Stunden zwingend erforderlich für die nachhaltige Entwicklung unseres Projekts.
The total number of working hours you specify must match the total number of working hours from the Second Stage application as confirmed after the jury meeting. If you have any questions, please contact your [https://wiki.prototypefund.de/index.php?title=DLR-Ansprechpartner*innen_JG01 contact person of the DLR- PT].

==== Payment requests ====
In the regular funding phase, you could request the funds for the previous quarter (retrospectively) at the beginning of each quarter, specifically after the first and fourth funding months. In the Second Stage, this process continues and you will receive further payments after the seventh and tenth month of funding.

There are two special features to note regarding the two payment requests in the Second Stage:

* The funding request in January is to be submitted as an interim report („Zwischennachweis"): The first funding request falls at the turn of the year (funding amount for October to December, to be requested in January). For this purpose, an interim report must be submitted via profi-Online. Once you have clicked on your funding code in the project list, you can select „Zwischennachweis" (interim report) on the left side of the list.
* The Funding request in April is to be submitted as a so-called statement of use („Verwendungsnachweis“): The second funding request in the Second Stage is your fourth funding request overall and also the last one for the whole funding period. The last funding request must be requested as a statement of use and submitted to the DLR-PT together with the final report. The statement of use will be activated by the DLR-PT in profi-Online after the end of the funding period. Please note that there is a deadline for submission: the statement of use and final report must be submitted by April 30th at the latest.

Information on the final report can be found [https://wiki.prototypefund.de/index.php?title=Schlussbericht here]. Information on payment requests and interim reports can be found [https://wiki.prototypefund.de/index.php?title=Zahlungsanforderungen here].

=== Mandatory to-dos ===

* In addition to the implementation of the key focus areas as specified in your application, a number of mandatory requirements must be fulfilled during the Second Stage:'''Coachings''': As opposed to the regular funding period, the [https://wiki.prototypefund.de/index.php?title=Coachings coaching sessions] are mandatory in the Second Stage and are designed to cover two topics, each spanning four hours. The topics and coaching partners are determined together with the program management and in keeping with the recommendations from the jury. In addition to one mandatory coaching session with [https://wiki.prototypefund.de/index.php?title=Superbloom Superbloom] (design, project management, community, communication, fundraising, etc.), other coaching partners with different areas of expertise are available for the second coaching session in the Second Stage: [https://leastauthority.com/ Least Authority] (security), [https://vdivde-it.de/de VDI/VDE] (starting a company/business models), the [https://fsfe.org/ Free Software Foundation Europe] (licensing) and [https://iris-wellmann.de/angebot/coaching/ Iris Wellmann] (free coaching/strategy). Places are limited for all coaching sessions. The final decision on the allocation of coaching sessions lies with the program management'''.'''
* '''Participation in the online kick-off, two 1:1 meetings and Monday updates:''' As in the regular funding phase, the 1:1 meetings and Monday updates are mandatory in the Second Stage. In the 1:1 meetings, the general status of the project and its strategy are discussed and the final workshop is prepared. These can be held online or in person in Berlin or at events (e.g. CCC, FOSDEM). In addition, an online kick-off for the Second Stage takes place as a video call.
* '''Writing a blog post or an article for the PTF Knowledge Base:''' Sharing (knowledge) is caring! Every project funded as part of the Second Stage has to publish an article on the Prototype Fund blog or in the Knowledge Base by the end of the funding period. If a contribution has already been written during the regular funding phase, this obligation does not apply. The topics of the contributions will be determined together with the program management and the person responsible for communication at team Prototype Fund. Alternative formats and ideas can be discussed individually with the project management.
* '''Preparation for and participation in the final workshop:''' At the end of the Second Stage, the final workshop takes place in Berlin. All team members of all projects have to participate. The participation of team members who are not officially funded is not planned, exceptions can be discussed (as early as possible) with the program management. External project partners (approx. two per project) will be invited to the workshop. The guests will be selected and invited together with the project program management.
* '''Documentation:''' At the end of the funding period, publicly available documentation must be submitted to the program management team for all Second Stage projects. The type of documentation may vary depending on the project. While the code of a project should always be properly documented, additional documentation measures depend on the target group: various types of tutorials for end users, admin documentation for self-hosted projects, developer documentation for libraries and other infrastructure projects, etc.
* '''Final report:''' After the completion of the funding period, the final report ("Schlussbericht") is to be submitted to the DLR-PT along with a so-called statement of use ("Verwendungsnachweis"). The deadline for all documents is one month after the funding ends. Detailed information can be found [https://wiki.prototypefund.de/index.php?title=Schlussbericht here].

Please keep in mind: projects that receive ten months of funding also take part in [https://wiki.prototypefund.de/index.php?title=Demo_Day Demo Day] after six months.

=== Offers ===
In addition, we offer the following '''optional formats''' to support you during your Second Stage:

* '''Two consultation hours with [https://wiki.prototypefund.de/index.php?title=Superbloom Superbloom]''' on the topics of "Community management & community building" and "Branding & identity". You are already familiar with the format from the regular funding period. For your Second Stage we have chosen together exciting and relevant topics.
* Further '''1:1 meetings''' as required: We have capacity for additional 1:1 meetings with you during the Second Stage – ask us questions, let us test your projects, ask for feedback on your logo, blog post, UI, community strategy, etc. We are here to support you and look forward to gaining deeper insights into your projects.
* '''Communication''' via the Prototype Fund channels: As in the regular funding phase, we will support the visibility of your projects with communication measures via our channels (Mastodon, LinkedIn, newsletter if possible).
* Support with '''networking''': If you know the right people for your project, we’d love to introduce you!Feedback from the jury: We are happy to forward the '''jury feedback''' from the pitch session to you.

=== Closing workshop of the Second Stage ===
The closing workshop is the event that happens at the end of your Second Stage funding period. The event, which takes place in Berlin in March, is intended to give you the opportunity to exchange ideas and celebrate the end of the funding phase together. It will also be the occasion for you to present your project to invited guests during a workshop.
'''Save the date'''

''What'': Closing workshop of the Second Stage 2025
''When'': tba – likely March 27th 2026
''Where'': Berlin, exact location tba
''Time'': tba - likely 2 pm - 7.30 pm, community meet-up afterwards

==== Schedule ====
After an internal part where you can share your experiences with us and learn from each other, a two-hour workshop with external guests will take place. All projects will have a table where they can present their project to their invited guests. We recommend that you think early on about what you would like to offer and who you would like to invite: Would you like to meet (potential) project partners, conduct user testing, present your project to a relevant person (or group of people), onboard new community contributors, etc.? You can invite one to three external guests per project. We will email you more specific information to help you prepare for the closing workshop once the Second Stage starts. As always, we will have time to discuss questions and details during the 1:1 meetings. Please feel free to contact us early if you have any questions!

There will be a dinner with the invited guests after the workshop. And last but not least, we will end the day with a community evening that is open to everyone - to make sure we really get to celebrate your funding time.

Second Stage

2025-08-21T08:25:20Z

Marie:

<mark>'''ACHTUNG!! DIESE SEITE BEFINDET SICH IM AUFBAU UND KANN SICH NOCH LEICHT ÄNDERN. / ATTENTION!! THIS PAGE IS UNDER CONSTRUCTION AND MAY BE SUBJECT TO CHANGE.'''

''(English version below)''

In der Technologie- sowie im Speziellen der FOSS-Förderung gibt es ein Problem: Innovationen werden gut und gerne finanziert, nur bleibt oft offen, wie es danach weitergeht. Wenige Technologien sind nach der initialen Finanzierung so weit, dass sie in den Produktivbetrieb gehen und sich selbst finanzieren können.

Deswegen wollen wir euch mit der Second Stage die Möglichkeit geben, weitere vier Monate an der nachhaltigen Absicherung eures Projektes zu arbeiten. Ziel der Second Stage ist es, dass das Projekt besser nutzbar und bekannt gemacht wird, sodass es nach Abschluss der Förderung gute Chancen hat, langfristig und nachhaltig Bestand zu haben.

Je nachdem, was der Fokus eures Projekts in der Second Stage sein soll, werdet ihr auch an zwei weiteren [[Coachings]] teilnehmen - etwa zum Thema Security, Gründung oder Community Building. Ziel der Second Stage ist es, dass das Projekt besser nutzbar und bekannt gemacht wird, sodass es nach Abschluss der Förderung gute Chancen hat, langfristig und nachhaltig Bestand zu haben.

Reminder: Projekte, die nicht an der Second Stage teilnehmen, sind für uns nicht weniger wertvoll. Wir schätzen, dass ca. 50 % jeder Runde an dieser Verlängerung der Förderzeit teilnehmen werden, und es gibt viele Gründe, warum ein Projekt nicht teilnehmen kann. Vielleicht passt das Format nicht zum Projekt, oder ihr seht persönlich keinen Bedarf für diese Art von Unterstützung. Vielleicht ist euer Projekt bereits Teil einer nachhaltigen Struktur und ihr braucht nur die sechs Monate, um es zu programmieren. Vielleicht war euer Antrag für die reguläre Förderzeit großartig, aber euer Antrag für die Second Stage passt nicht in den Rahmen des Prototype Fund.

== Bewerbung für die Second Stage ==
Wenn ihr euch bei der initialen Bewerbung nicht für die Second Stage beworben habt, sind die folgenden Abschnitte für euch nicht relevant: '''Leider ist es zu diesem Zeitpunkt nicht mehr möglich, eine Second Stage zu beantragen''', da die Höhe der eurem Projekt zugewiesenen Mittel nach dem formalen Antrag endgültig festgelegt wurde.

Wenn ihr euch für die Second Stage beworben habt, sind die Mittel für die vier zusätzlichen Monate vorerst '''gesperrt'''. Im 5. Fördermonat teilt eine Jury die begrenzten Plätze für die Second-Stage-Förderung auf der Grundlage eurer Arbeit in den ersten Monaten der regulären Förderung sowie einer neuen kleinen '''Bewerbung''' zu. Die Entscheidung basiert auf einer schriftlichen Einreichung und einer kurzen Online-Pitch-Session.

'''Als Vorbereitung zur Bewerbung lest euch diese Wikiseite bitte vollständig durch.''' Am 2. September um 14 Uhr findet außerdem eine Sprechstunde statt, bei der wir gern eure Fragen (auf Deutsch und Englisch) zur Second Stage beantworten. Auch in den Zwischengesprächen können wir gern über eure Bewerbung und eure Ziele für die Second Stage sprechen.

Aus Fairnessgründe beantworten wir keine inhaltlichen Fragen zu euren Second-Stage-Bewerbungen. Wir können einschätzen, ob eure Ideen für die Second Stage grundsätzlich förderfähig sind (das heißt: ob wir die Art von Vorhaben fördern dürfen, ob z. B. nicht zu viele Entwicklungsarbeiten dabei sind), geben euch gern allgemeine Tipps und beantworten auch alle Fragen zu den Formalitäten. Wenn ihr euch unsicher seid: Sprecht uns gern an!

Auch wichtig: Die Coaching-Sessions mit Superbloom können nicht für die Vorbereitung der Bewerbung (weder schriftlich noch Pitch) genutzt werden. Es ist natürlich absolut in Ordnung, wenn ihr im Coaching besprechen wollt, wie ihr eure Projekte nachhaltiger gestaltet. Wie wir die Grenze zwischen „Vorbereitung der Bewerbung“ und „Schritte für die Nachhaltigkeit“ definieren, könnt ihr auf der [https://wiki.prototypefund.de/index.php?title=Coachings Coaching-Seite] lesen.

=== Die Schriftliche Bewerbung ===
''Wann'': Vom 18. bis zum 30. September 2025 - '''Achtung''': Einreichungen nach der Deadline werden nicht für die Auswahl berücksichtigt!

''Wo'': [https://bewerben.prototypefund.de/ bewerben.prototypefund.de] - der genaue Link folgt per Mail

''Was'': Beantwortet 10 Fragen zu euren Plänen für die Second-Stage-Förderung

Die schriftliche Bewerbung findet über unsere Bewerbungsplattform statt, die ihr aus eurer initialen Bewerbung für den Prototype Fund schon kennt. Dort müssen die folgenden Fragen, basierend auf dem aktuellen Arbeitsstand, sowie eure Ideen für die Second Stage beantwortet werden:

* Welcher Meilensteine wurden mit welchen Ergebnissen erzielt?
* Werden bis zum Ende der regulären Förderperiode alle planmäßigen Meilensteine erreicht?
* Welche Maßnahmen wurden bislang ergriffen, um Nutzer*innen anzusprechen?
* Auf welchem Wege soll das Projekt nachhaltig nutzbar werden?
* Wurden hierfür bereits Maßnahmen ergriffen?
* Was ist aktuell die größte Herausforderung im Projekt?
* Wie kann dieser begegnet werden?
* Sind für den Erfolg des Projekts Änderungen an der ursprünglichen Planung nötig?
* Welche Meilensteine sollen in der zweiten Förderphase erreicht werden?
* Wie viele Stunden wollt ihr in der Second Stage am Projekt arbeiten? (Maximum Einzelpersonen: 633, Maximum Teams: 1.267)

Die schriftliche Bewerbung erfolgt auf Deutsch, Nicht-Muttersprachler*innen können auch auf Englisch einreichen.

Eure Pläne für die Second-Stage-Föderphase dürfen von der initialen Bewerbung und dem Antrag abweichen. Wenn das, was ihr euch damals für die Second Stage vorgenommen habt, nicht mehr realistisch oder sinnvoll erscheint, könnt ihr euren Fokus für die viermonatige Förderzeit gern neu setzen. Wichtig ist nur, dass der Fokus für euer Projekt sinnvoll durchdacht und in der Zeit, die euch zur Verfügung steht, machbar ist.

Reminder: '''In der Second Stage steht die Entwicklungsarbeit nicht mehr im Mittelpunkt.''' Entwicklungsmeilensteine, die ihr in der regulären Förderzeit nicht geschafft habt, können nicht in die Second Stage verschoben werden, außer ihr könnt begründen, dass diese Schritte notwendig für die Nachhaltigkeit des Projekts sind und erklären, warum sie nicht mehr in der regulären Förderphase umgesetzt werden können. Ziel der Second Stage ist es, eure Projekte auf den Weg zu nachhaltigen Strukturen zu bringen, sei es durch eine Gründung, den Aufbau einer Community oder Partnerschaften, Dokumentation und User Testing, Kommunikationsmaßnahmen, usw. Natürlich können sich dadurch kleine Entwicklungsarbeiten ergeben (z. B. Anpassungen auf der Basis eines User Testings, Einbettung von Community-Beiträgen, Bugfixes etc.). Diese sollen aber nicht im Vordergrund stehen und können nur mitgefördert werden, wenn sie den anderen Maßnahmen dienen.

So kann die Verteilung in eurem Antrag aussehen:

# '''Konkrete Schritte zur Verbreitung und Nutzbarmachung (Fokus der Second-Stage-Förderung):'''
#* User Testing
#* Partnerakquise
#* Gründung
#* Präsenz auf Fachveranstaltungen
#* Erstellung einer Website und/oder weiterer öffentlichkeitswirksamer Maßnahmen
#* Communityarbeit
#* Outreach
#* usw.
# '''Technische Entwicklung (maximal kleiner Anteil der Second-Stage-Förderung):'''
#* Fertigstellung von Features, die aufgrund von Verzögerungen, Bugfixes, Dependencies etc. noch fehlen und für die Nachhaltigkeit des Projekts wichtig sind.
#* Entwicklung von im Erstantrag nicht vorhergesehenen Features etc., die sich bspw. im User Testing oder in Gesprächen mit potenziellen Partnern als sinnvoll herausgestellt haben.
#* Anpassungen auf der Basis eines User Testings
#* Einbettung von Community-Beiträgen
#* Bugfixes
#* etc.

Die technischen Meilensteine müssen der allgemeinen Nachhaltigkeitsstrategie des Projekts dienen und in diesem Sinne begründet sein. Ihr bekommt rechtzeitig eine ausführliche Infomail und den Link zur Bewerbungsplattform von uns zugesendet.

=== Die Pitch-Session ===
''Wann'': Am 10. Oktober 2025 - jedes Projekt bekommt eine genaue Uhrzeit zugeteilt. Wir melden uns Anfang Oktober per Mail dazu.

''Wo'': Online - auch wenn ihr in Berlin wohnt (sonst wäre es nicht fair)

''Was'': 5 Minuten Pitch, 5 Minuten Fragen beantworten

''Sprache'': Deutsch (oder Englisch für Nicht-Muttersprachler*innen)

Die '''Pitch-Session''' findet am 10. Oktober ausschließlich online statt. Für die Pitches bekommt jedes eurer Projekte 5 Minuten Zeit, um der Jury zu erklären, warum die Second Stage wichtig für euer Projekt ist, welche Ziele ihr verfolgt und mit welcher Strategie ihr sie erreichen möchtet. Nach eurem Pitch haben die Juror*innen die Gelegenheit, Nachfragen zu eurer Bewerbung und eurem Pitch zu stellen.

Das Präsentationsformat für den Pitch kann frei gewählt werden: Folien, Screensharing, Visuals, everything you need. Dabei ist wichtig, dass ihr die folgenden Fragen beantwortet:

* Warum brauche ich/brauchen wir die Second Stage?
* Was ist mein/unser konkretes Ziel in der Second Stage?
* Wie wird dieses Ziel erreicht?

Teilt uns bitte '''spätestens bis zum 5. Oktober''' mit, wie (Folien, Screensharing, etc.) ihr eure Präsentation gestalten wollt. Wenn ihr Folien nutzen möchtet, brauchen wir sie '''spätestens am Vortag, den 9. Oktober um 15 Uhr'''. In diesem Zeitraum werden wir auch eine Test-Session anbieten, bei der ihr euch in das Videotool einwählen und eure Präsentation bzw. die Technik kurz testen könnt. Genaue Infos dazu folgen kurz vorher per Mail.

Die Jury der Second Stage besteht aus zwei Juror*innen aus dem [https://www.prototypefund.de/bewerbung/jury Jurypool], Vertreter*innen des DLR-Projektträgers und des Prototype Fund - außerdem ist voraussichtlich ein*e Vertreter*in aus dem BMFTR bei der Sitzung anwesend. Die Bewertung basiert auf dem technischen Stand des Projekts (das Projekt muss 2 Monate vor Ende der regulären Förderzeit nicht zu 100% fertig sein, ihr müsst aber zeigen können, dass die Arbeit gut vorankommt), den Maßnahmen zur Sicherstellung der Nachhaltigkeit (z. B. Community-Aufbau, Öffentlichkeitsarbeit) und den geplanten Schritten für die Second-Stage-Förderung. Nach den Pitch-Sessions diskutiert die Jury die Ergebnisse und stellt einen Fördervorschlag für die Second Stage zusammen, auf Basis dessen das BMFTR die finale Entscheidung trifft. Die Entscheidung wird etwa zwei Wochen nach der Pitch-Session an euch kommuniziert. Insgesamt werden bis zu 15 Projekte für die Second Stage gefördert. Dies hängt davon ab, wie gut die Bewertungen insgesamt sind. '''Nicht alle Plätze der Second Stage müssen gefüllt werden''', d.h. es können auch weniger Projekte gefördert werden, wenn die Qualität der Bewerbungen nicht ausreicht.

=== Arbeitszeit und Stundenumfang ===
In der Second Stage könnt ihr als Team maximal 63.333 € und als Einzelperson maximal 31.667 € beantragen. Diese Summen sind angelehnt an zwei bzw. eine Vollzeitstelle über vier Monate. Der Stundenlohn ist auf 50 € gedeckelt.

Es ist generell möglich, dass ihr euch für die Second Stage mit einer geringeren Stundenanzahl bewerbt, als ihr bei der initialen Bewerbung angegeben habt. In der Second Stage könnt ihr auch mit weniger Wochenstunden als in der regulären Förderphase planen.

Das kann zum Beispiel sinnvoll sein, wenn ihr während der Förderzeit feststellt, dass die Second-Stage-Arbeit weniger Zeit benötigen wird, als ursprünglich geplant. Vielleicht hat sich auch eine bezahlte Zusammenarbeit mit Partner*innen ergeben oder euer Projekt wird durch andere Förderquellen bereits in Teilen querfinanziert. Oder ihr steht in einem Arbeitsverhältnis, habt euch für den Förderzeitraum freistellen lassen und möchtet mit 50% zurück in das Arbeitsverhältnis gehen und die weiteren 50% am Prototype-Fund-Projekt arbeiten.

Es gibt ganz unterschiedliche Szenarien und es ist vollkommen in Ordnung, wenn sich der ursprüngliche Zeitplan verändert. Schließlich werden die genauen Aufgaben für die Second Stage erst während der Förderzeit definiert. Sprecht uns gerne an, wenn ihr Rückfragen habt.

== Ablauf der Second-Stage-Förderung ==

=== Timeline ===
Hier seht ihr einen Überblick über die Termine, die für die Second Stage relevant sind (natürlich bleiben die Termine der regulären Förderphase, wie z. B. der Demo Day oder die Zwischengespräche, weiterhin verpflichtend):
{| class="wikitable"
|-
!2. September
|Sprechstunde Second-Stage-Bewerbung
|optional
|-
!18. - 30. September
|Bewerbungsphase Second-Stage-Förderung
|
|-
!30. September
|Deadline Einreichung schriftliche Bewerbung
|verpflichtend
|-
!10. Oktober
|Pitch-Session (online)
|verpflichtend
|-
!Mitte Oktober
|Entscheidung und Förderzusage
|
|-
!1. Dezember
|Start der Second Stage
|
|-
!2. Dezember
|Online-Kick-Off Second Stage
|verpflichtend
|-
!Dezember
|Sprechstunde mit Superbloom: Community management and building
|optional
|-
!Dezember – März
|Coachings
|verpflichtend
|-
!Dezember-Januar
|4. Zwischengespräch
|verpflichtend
|-
!Februar
|Sprechstunde mit Superbloom: Branding
|optional
|-
!Februar-März
|5. Zwischengespräch
|verpflichtend
|-
!vorauss. 27. März
|Abschlussworkshop der Second Stage
|verpflichtend
|-
!30. April 2026
|Deadline Schlussbericht, mit

* Link zum Code
* Link zur Dokumentation
|verpflichtend
|}

=== Administratives ===

==== Entsperrung ====
Bevor es überhaupt losgehen kann, müsst ihr nach der Förderzusage zur Second Stage einen offiziellen Antrag auf Entsperrung stellen, da die Mittel für die vier zusätzlichen Fördermonate vorerst '''gesperrt''' sind. Die Entsperrung kann erst nach der finalen und offiziellen Förderzusage stattfinden. Dafür füllt ihr auf profi-online im "'''Antrag auf Änderung Haushaltsdaten'''" das Bemerkungsfeld mit folgendem Text aus:
Hiermit beantrage ich, {VORNAME NAME}, die Entsperrung der für mein Vorhaben {Akronym}, FKZ {FKZ} in der Kostenposition 0837 gesperrten Fördermittel gemäß des auf Basis meiner Second-Stage-Bewerbung gefällten positiven Juryvotums (Sitzung vom 10.10.2025).

Die Summe in Höhe von {Summe} Euro ist für {Stundenzahl} Stunden zwingend erforderlich für die nachhaltige Entwicklung meines Projekts.
Für GbRs:
Hiermit beantrage ich, {VORNAME NAME}, als Geschäftsführung der {Name GbR}, die Entsperrung der für unser Vorhaben {Akronym}, FKZ {FKZ} in der Kostenposition 0837 gesperrten Fördermittel gemäß des auf Basis unserer Second-Stage-Bewerbung gefällten positiven Juryvotums (Sitzung vom 10.10.2025).

Die Summe in Höhe von {Summe} Euro ist für {Stundenzahl} Stunden zwingend erforderlich für die nachhaltige Entwicklung unseres Projekts.
Wichtig ist, dass die Summe der Arbeitsstunden, die ihr angebt, mit der Summe Arbeitsstunden aus der Second-Stage-Bewerbung, wie sie nach der Jurysitzung bestätigt wurde, übereinstimmt. Falls ihr Fragen dazu habt, meldet euch gern bei eurer [https://wiki.prototypefund.de/index.php?title=DLR-Ansprechpartner*innen_JG01 Ansprechperson beim DLR-Projektträger].

==== Zahlungsaufforderung ====
In der regulären Förderphase habt ihr zu Beginn eines Quartals die Mittel für das abgelaufene Quartal (im Nachhinein) abrufen können, konkret nach dem ersten und vierten Fördermonat. In der Second-Stage-Förderphase geht es entsprechend weiter und ihr erhaltet nach dem siebten und zehnten Fördermonat die weiteren Auszahlungen.

Zu den beiden Zahlungsanforderungen in der Second Stage sind zwei Besonderheiten zu beachten:

* Mittelabruf im Januar über den Zwischennachweis: Der erste Mittelabruf fällt auf einen Jahreswechsel (Fördersumme der Monate Oktober bis Dezember, abzurufen im Januar). Hierfür muss ein Zwischennachweis gestellt werden, den ihr auch über profi-Online erstellen müsst. Wenn ihr euer Förderkennzeichen in der Vorhabenliste angeklickt habt, könnt ihr links in der Liste Zwischennachweis auswählen.
* Mittelabruf im April über den Verwendungsnachweis: Der zweite Mittelabruf in der Second Stage ist insgesamt euer vierter Mittelabruf und gleichzeitig der letzte in der Förderzeit. Der letzte Mittelabruf muss über den Verwendungsnachweis abgerufen und zusammen mit dem Schlussbericht beim DLR-PT eingereicht werden. Der Verwendungsnachweis wird vom DLR-PT in profi-online nach Ende der Förderphase freigeschaltet. Bitte beachtet, dass es für die Einreichung eine Frist gibt: Verwendungsnachweis und Schlussbericht müssen spätestens am 30. April eingereicht werden.

Hinweise zum Schlussbericht findet ihr [https://wiki.prototypefund.de/index.php?title=Schlussbericht hier]. Hinweise zu Zahlungsanforderungen und Zwischennachweisen findet ihr [https://wiki.prototypefund.de/index.php?title=Zahlungsanforderungen hier].

=== Verpflichtende Leistungen ===
Neben der Umsetzung der Arbeitsschwerpunkte müssen im Rahmen der Second-Stage-Förderung einige verpflichtende Aufgaben erfüllt werden:

* '''Coachings''': In der Second Stage sind die [https://wiki.prototypefund.de/index.php?title=Coachings Coachings] (zwei Themen à jeweils vier Stunden) verpflichtend. Die Themen bzw. Coachingpartner*innen werden, sofern nicht von der Jury vorgegeben, gemeinsam mit der Projektbetreuung festgelegt. Neben einem verpflichtenden Coaching mit [https://wiki.prototypefund.de/index.php?title=Superbloom Superbloom] (Design, Projektmanagement, Community, Kommunikation, Fundraising usw.), stehen euch für das zweite Coaching in der Second Stage weitere Coachingpartner*innen mit unterschiedlichen Schwerpunkten zur Verfügung: [https://leastauthority.com/ Least Authority] (Security), [https://vdivde-it.de/de VDI/VDE] (Gründung), die [https://fsfe.org/ Free Software Foundation Europe] (Lizenzierung) und [https://iris-wellmann.de/angebot/coaching/ Iris Wellmann] (freie Coachings/Strategie). Für alle Coachings sind die Plätze begrenzt. Die finale Entscheidung über die Zuteilung der Coachings liegt bei der Projektbetreuung.
* '''Zwischengespräche, Montags-Updates und Online-Kick-Off:''' Wie in der regulären Förderphase sind auch in der Second Stage die Zwischengespräche und Montags-Updates verpflichtend. In den Zwischengesprächen wird über den allgemeinen Stand des Projekts und seiner Strategie gesprochen und der Abschlussworkshop vorbereitet. Diese können online oder in Person in Berlin oder auf Veranstaltungen (z. B. CCC, FOSDEM) durchgeführt werden. Zusätzlich findet ein Online-Kick-Off für die Second Stage als Videocall statt.
* '''Verfassen eines Blogbeitrags oder eines Artikels für die Knowledge Base''': Sharing (knowledge) is caring! Jedes im Rahmen der Second Stage geförderte Projekt soll bis Ende der Förderzeit einen Beitrag im Prototype Fund Blog oder in der Knowledge Base veröffentlichen. Wenn ein Beitrag bereits in der regulären Förderphase geschrieben wurde, entfällt diese Pflicht. Die Beitragsthemen werden gemeinsam mit der Projektbetreuung und der Kommunikationsperson des Prototype Fund festgelegt. Alternative Formate und Ideen können individuell mit der Projektbetreuung abgestimmt werden.
* '''Vorbereitung auf und Teilnahme am Abschlussworkshop''': Am Ende der Second Stage findet der Abschlussworkshop in Berlin statt. Alle Teammitglieder aller Projekte müssen teilnehmen. Die Teilnahme von nicht offiziell geförderten Teammitgliedern ist nicht vorgesehen, Ausnahmen können (möglichst frühzeitig) mit der Projektbetreuung besprochen werden. Zu dem Workshop werden externe Projektpartner*innen (ca. zwei pro Projekt) eingeladen. Die Auswahl und Einladung der Gäste erfolgt gemeinsam mit der Projektbetreuung.
* '''Dokumentation''': Am Ende der Förderzeit muss für alle Projekte der Second Stage eine öffentlich verfügbare Dokumentation bei der Projektbetreuung vorliegen. Je nach Projekt kann die Art der Dokumentation unterschiedlich sein. Während der Code eines Projekts immer sauber dokumentiert sein sollte, sind zusätzliche Dokumentationsmaßnahmen abhängig von der Zielgruppe: unterschiedliche Formate von Tutorials für Endnutzer*innen, Admin-Dokumentation für selbstgehostete Projekte, Entwickler*innendokumentation für Libraries und andere Infrastrukturprojekte usw.
* '''Schlussbericht:''' Einen Monat nach Abschluss der Second-Stage-Förderphase ist der Schlussbericht zusammen mit der Schlussabrechnung (Verwendungsnachweis) beim DLR Projektträger (DLR-PT) einzureichen. Genaue Informationen dazu findet ihr [https://wiki.prototypefund.de/index.php?title=Schlussbericht hier].

Und nicht vergessen: Projekte, die zehn Monate gefördert werden, nehmen ebenfalls am [https://wiki.prototypefund.de/index.php?title=Demo_Day Demo Day] nach sechs Monaten teil.

=== Angebote ===
Zusätzlich bieten wir optionale Formate an, mit denen wir euch bei der Umsetzung eurer Second Stage unterstützen möchten:

* zwei '''Sprechstunden mit [[Superbloom]]''' zu den Themen "Community management & community building" und "Branding & identity": Ihr kennt das Sprechstunden-Format aus der regulären Förderzeit - für die Second Stage haben wir spannende und relevante Themen zusammengestellt.
* weitere '''1:1 Gespräche''' nach Bedarf: Wir haben in der Second Stage gute Kapazitäten für zusätzliche 1:1 Gespräche mit euch - stellt uns Fragen, lasst uns eure Projekte testen, fragt nach Feedback zu eurem Logo, Blogpost, UI, Communitystrategie, etc. Wir sind da, um euch zu unterstützen und freuen uns über tiefere Einblicke in eure Projekte.
* '''Kommunikation''' über die Kanäle des Prototype Fund: Wie in der regulären Förderphase unterstützen wir die Sichtbarkeit eurer Projekte mit Kommunikationsmaßnahmen über unsere Kanäle (Mastodon, LinkedIn, ggf. Newsletter)
* Unterstützung bei der '''Vernetzung''': Wenn es möglich ist und wir auf existierende Kontakte des Prototype Fund zurückgreifen können, vernetzen wir euch gern.
* Feedback von der Jury: Gern leiten wir euch das '''Jury-Feedback''' aus der Pitch-Session weiter.

=== Abschlussworkshop ===
Der Abschlussworkshop ist das finale Event nach der Second-Stage-Förderung und findet Ende März in Berlin statt. Das Event soll euch einerseits die Möglichkeit geben, euch untereinander auszutauschen und den Abschluss der Förderphase gemeinsam zu feiern. Weiterhin habt ihr beim Event die Möglichkeit euer Projekt im Rahmen eines Workshops eingeladenen Gästen zu präsentieren.

==== Save the date ====
''Was'': Second-Stage-Abschlussworkshop 2025

''Wo'': Berlin, genaue Location tba

''Wann'': tba - voraussichtlich der 27. März 2026

''Uhrzeit'': tba - voraussichtlich 14-19.30 Uhr, danach Community-Treffen

==== Ablauf ====
Nach einem internen Teil, bei dem ihr eure Erfahrungen mit uns teilen und voneinander lernen könnt, ist ein zweistündiger Workshop mit externen Gästen geplant. Allen Projekten wird dabei eine Tischinsel zur Verfügung stehen, an der ihr euer Projekt vorstellen könnt. Es empfiehlt sich, früh zu überlegen, was ihr anbieten und wen ihr dazu einladen möchtet: Möchtet ihr (potentielle) Projektpartner*innen treffen, ein (User-)Testing durchführen, euer Projekt einer relevanten Person(engruppe) vorstellen etc. Insgesamt könnt ihr pro Projekt ein bis drei externe Gäste einladen. Für die Vorbereitung des Abschlussworkshop kommen weitere, konkretere Infos per Mail - außerdem ist wie immer in den Zwischengesprächen Zeit, Fragen und Details zu besprechen. Sprecht uns gern frühzeitig an, wenn ihr Fragen habt!

Nach dem Workshop gibt es ein gemeinsames Dinner mit den eingeladenen Gästen. Und last but not least schließen wir den Tag mit einem Community-Abend, der für alle offen ist, ab. Denn jetzt kann wirklich gefeiert werden.

= In English: Second Stage =
There is an issue in technology and FOSS funding: innovative projects are readily financed, but it often remains unclear what happens afterwards. Few technologies are ready for operational use and self-financing after the initial funding runs out.

For this reason, we offer the Second Stage, which provides an opportunity to work for a further four months on securing the project’s sustainability.

The aim of the Second Stage is to improve the usability and visibility of the project, increasing its chances of long-term sustainability once the funding period ends.

Reminder: '''Projects that don't participate in the Second Stage are not less valuable to us.''' We estimate that approximately 50% of each round will participate in this extended funding period, and there are many reasons why a project might not participate. Maybe it's not a good fit for your project, or you personally don't see the need for this type of support. Maybe your project is already sustainable and you just need the six months to code. Maybe your application for the regular funding period was great, but your application for the second phase doesn't fit the scope of the Prototype Fund.

== Application for the Second Stage ==
If you haven't already applied for the Second Stage, the following paragraphs are not relevant for you: Unfortunately, it is '''not possible to add a Second Stage at this point''', as the amount of funding allocated to your project was made final after your general application.

If you have applied for the Second Stage, the funds allocated for the four additional months are '''locked''' for now. During the 5th month of funding, a jury will allocate the limited Second Stage spots based on your work during the first months of funding as well as a new, short application. The decision is based on a written submission and a short online pitch session.

'''To prepare for your application, please read this wiki page.''' On September 2nd at 2 PM, we will hold a consultation hour during which we will be happy to answer your questions about your Second Stage application (in German and English). We are also happy to discuss your application and your goals for the Second Stage during the 1:1 meetings.

To stay fair, we do not answer any questions regarding the content of your Second Stage applications. We can assess whether your ideas for the Second Stage are eligible for funding (i.e., whether we are allowed to fund the type of project, whether it involves too much development work, etc.), give you general tips, and answer any questions you may have about the formalities. If you are unsure, just ask!

Also important: The coaching sessions with Superbloom cannot be used to prepare your application (written or pitch). Of course, it is perfectly fine if you want to discuss how to make your projects more sustainable during the coaching sessions. You can read about how we define the boundary between “application preparation” and “steps toward sustainability” on the [https://wiki.prototypefund.de/index.php?title=Coachings coaching page].

=== Written application ===
''When'': From September 18th to September 30th, 2025 - Please note: Submissions after the deadline will not be considered for selection!

''Where'': [https://bewerben.prototypefund.de/ bewerben.prototypefund.de] – the exact link will be sent via email

''What'': Answer 10 questions about your plans for the Second Stage funding

The written application must be submitted via our application platform, which you already know from your initial application for the Prototype Fund. Based on the current status of your work, you must answer the following questions and provide your ideas for the Second Stage:

* Which milestones have been achieved and what were the results?
* Will all planned milestones be achieved by the end of the regular funding period?
* What measures have been taken so far to reach users?
* How will the project be made usable in the long term?
* Have any steps already been taken to this end?
* What is currently the biggest challenge in the project?
* How can this challenge be overcome?
* Are changes to the original plan necessary for the project to succeed?
* What milestones do you plan to achieve in the Second Stage?How many hours do you plan to work on the project in the Second Stage? (Maximum number of hours for individuals: 633, maximum for number of teams: 1,267)

The written application may be submitted in German, or if you are not a native German speaker, in English.

Your plans for the Second Stage funding can differ from what you wrote in your initial application. If what you had planned for the Second Stage no longer seems realistic or feasible, you are welcome to change your plans for the four-month funding period. The important thing is that your project has a clear focus and feasible within the available time.

Reminder: '''In the Second Stage, the focus is no longer on development work.''' Development milestones that were not achieved during the regular funding period cannot be carried over to the Second Stage unless they are necessary steps for making your project sustainable and you can justify why these milestones weren’t reached in the regular funding period. The aim of the Second Stage is to set your projects on the path to sustainable structures, whether through establishing a company, building a community or forming partnerships, writing documentation and conducting user testing, implementing communication strategies, etc. Of course, this may result in minor development work (e.g., adjustments based on the results of user testing, merging community contributions, bug fixes, etc.), but these milestones should not be the main focus and can only be funded if they support the other milestones.

These are the type of milestones that can be funded in the Second Stage:

# Specific steps to improve the visibility, usability and sustainability of the project (main focus of your application for the Second Stage):
#* User testing
#* Partner acquisition
#* Establishment of a business
#* Presence and presentation at conferences
#* Creation of a website and/or other copmmunication strategies
#* Community work
#* Outreach
#* etc.
# Technical development (can be funded as a small part of your Second Stage, but can’t be the main focus):
#* Completion of features that are still missing (e. g. due to delays, bug fixes, dependencies, etc.) and are important for the sustainability of the project.
#* Development of features not foreseen in the initial application which have e.g. proven useful in user testing or in discussions with potential partners.
#* Adjustments based on user testing
#* Integration of community contributions
#* Bug fixes
#* etc.

The technical milestones must support the project's overall sustainability strategy and be justified in this context. We will send you a detailed information email and the link to the application platform well in advance.

=== Pitch session ===
''When'': October 10th, 2025 – each project will be assigned a specific time slot. We will contact you by email in the beginning of October.

''Where'': Online – even if you live in Berlin (otherwise it wouldn't be fair)

''What'': 5 minutes pitch, followed by 5 minutes for questions

''Language'': German (or English if you aren’t a native German speaker)

The '''pitch session''' will take place exclusively online on October 10th. Each of the projects teamswill have 5 minutes to explain to the jury why the Second Stage is important for their project, what goals they are pursuing, and what strategy they intend to implement to make their project more sustainable. After every pitch, the jury will have the opportunity to ask you questions about your application and your pitch.

The presentation format for the pitch is up to you: slides, screen sharing, visuals, everything you need. You just have to make sure that you answer the following questions:

* Why do I/we need the Second Stage?
* What is my/our specific goal in the Second Stage?
* How will this goal be achieved?

Please let us know '''latest by October 5th''' how you would like to give your presentation (slides, screen sharing, etc.). If you would like to use slides, we need them '''by 3 PM on October 9th at the latest'''. Around this time, we will organize test sessions where you can dial into the video tool we’ll use for the pitches and quickly test your presentation, sound and video. We will send you more information about the test session via email.

The Second Stage jury consists of two judges from the [https://www.prototypefund.de/bewerbung/jury jury pool], representatives of the DLR-PT and the Prototype Fund – a representative from the BMFTR is also expected to attend the session. The evaluation is based on the technical status of the project (the project does not have to be 100% complete two months before the end of the regular funding period, but you must be able to show that the work is progressing well), the measures taken to ensure sustainability (e.g., community building, public relations), and the planned steps for the Second Stage funding. After the pitch sessions, the jury will discuss the results and propose a list of projects for funding for the Second Stage, on the basis of which the BMFTR will make the final decision. The decision will be communicated to you approximately two weeks after the pitch session. A total of up to 15 projects will be funded for the Second Stage. The number of funded projects will depend on the quality of the submissions. '''Not''' '''all spots in the Second Stage have to be filled''', i.e., fewer projects may be funded if the quality of the applications is not sufficient.

=== Working hours and number of hours ===
In the Second Stage, you can apply for a maximum of €63,333 as a team and a maximum of €31,667€ as an individual. These amounts are based on two or one full-time positions over four months. The hourly wage is capped at €50.

It is generally possible to apply for the Second Stage with fewer hours than you specified in your initial application. In the Second Stage, you can also plan fewer hours per week than in the regular funding phase.

This can be useful if you realize during the funding period that the Second Stage work will require less time than originally planned. Perhaps you already managed to set up a paid collaboration with a partner, or your project is already being partially cross-financed by other sources of funding. Or you are employmed , have taken a leave of absence for the funding period, and would like to return to your job at 50% and work on the Prototype Fund project for the remaining 50%.

There are many different scenarios, and it is perfectly fine if the original schedule changes. Ultimately, the specific tasks for the second stage are only being defined within the current funding period. Please feel free to contact us if you have any questions.

== The Second Stage Funding ==

=== Timeline ===
This is an overview of the dates that are relevant for the Second Stage (the dates for the regular funding phase, such as Demo Day and the 1:1 meetings, remain – of course - mandatory):
{| class="wikitable"
|-
!September 2nd
|Consultation hour, application for the Second Stage
|optional
|-
!September 18th-30th
|Application period Second Stage Funding
|
|-
!September 30th
|Deadline submission of written application
|mandatory
|-
!October 10th
|Pitch session (online)
|mandatory
|-
!Middle of October
|Decision and funding commitment
|
|-
!December 1st
|Start of the Second Stage
|
|-
!December 2nd
|Online kick-off Second Stage
|mandatory
|-
!December
|Superbloom consultation hour: Community management and building
|optional
|-
!December – March
|Coaching sessions
|mandatory
|-
!December - January
|4th 1:1 meeting
|mandatory
|-
!February
|Superbloom consultation hour: Branding
|optional
|-
!February - March
|5th 1:1 meeting
|mandatory
|-
!exp. March 27th
|Final workshop of the Second Stage
|mandatory
|-
!April 30th 2026
|Deadline final report including

* Link to code
* Link to documentation
|mandatory
|}

=== Administration ===

==== Releasing the funds for the Second Stage (“Entsperrung”) ====
Currently the funds for the four additional months of funding are locked. Before you can get started with the Second Stage, you must submit an official request to release these funds. They can only be unlocked after the final and official funding approval. A template will soon be available for download here. To do this, fill in the comments field on profi-online in the “'''Antrag auf Änderung Haushaltsdaten'''” form with the following text:
Hiermit beantrage ich, {VORNAME NAME}, die Entsperrung der für mein Vorhaben {Akronym}, FKZ {FKZ} in der Kostenposition 0837 gesperrten Fördermittel gemäß des auf Basis meiner Second-Stage-Bewerbung gefällten positiven Juryvotums (Sitzung vom 10.10.2025).

Die Summe in Höhe von {Summe} Euro ist für {Stundenzahl} Stunden zwingend erforderlich für die nachhaltige Entwicklung meines Projekts.
for teams:
Hiermit beantrage ich, {VORNAME NAME}, als Geschäftsführung der {Name GbR}, die Entsperrung der für unser Vorhaben {Akronym}, FKZ {FKZ} in der Kostenposition 0837 gesperrten Fördermittel gemäß des auf Basis unserer Second-Stage-Bewerbung gefällten positiven Juryvotums (Sitzung vom 10.10.2025).

Die Summe in Höhe von {Summe} Euro ist für {Stundenzahl} Stunden zwingend erforderlich für die nachhaltige Entwicklung unseres Projekts.
The total number of working hours you specify must match the total number of working hours from the Second Stage application as confirmed after the jury meeting. If you have any questions, please contact your [https://wiki.prototypefund.de/index.php?title=DLR-Ansprechpartner*innen_JG01 contact person of the DLR- PT].

==== Payment requests ====
In the regular funding phase, you could request the funds for the previous quarter (retrospectively) at the beginning of each quarter, specifically after the first and fourth funding months. In the Second Stage, this process continues and you will receive further payments after the seventh and tenth month of funding.

There are two special features to note regarding the two payment requests in the Second Stage:

* The funding request in January is to be submitted as an interim report („Zwischennachweis"): The first funding request falls at the turn of the year (funding amount for October to December, to be requested in January). For this purpose, an interim report must be submitted via profi-Online. Once you have clicked on your funding code in the project list, you can select „Zwischennachweis" (interim report) on the left side of the list.
* The Funding request in April is to be submitted as a so-called statement of use („Verwendungsnachweis“): The second funding request in the Second Stage is your fourth funding request overall and also the last one for the whole funding period. The last funding request must be requested as a statement of use and submitted to the DLR-PT together with the final report. The statement of use will be activated by the DLR-PT in profi-Online after the end of the funding period. Please note that there is a deadline for submission: the statement of use and final report must be submitted by April 30th at the latest.

Information on the final report can be found [https://wiki.prototypefund.de/index.php?title=Schlussbericht here]. Information on payment requests and interim reports can be found [https://wiki.prototypefund.de/index.php?title=Zahlungsanforderungen here].

=== Mandatory to-dos ===

* In addition to the implementation of the key focus areas as specified in your application, a number of mandatory requirements must be fulfilled during the Second Stage:'''Coachings''': As opposed to the regular funding period, the [https://wiki.prototypefund.de/index.php?title=Coachings coaching sessions] are mandatory in the Second Stage and are designed to cover two topics, each spanning four hours. The topics and coaching partners are determined together with the program management and in keeping with the recommendations from the jury. In addition to one mandatory coaching session with [https://wiki.prototypefund.de/index.php?title=Superbloom Superbloom] (design, project management, community, communication, fundraising, etc.), other coaching partners with different areas of expertise are available for the second coaching session in the Second Stage: [https://leastauthority.com/ Least Authority] (security), [https://vdivde-it.de/de VDI/VDE] (starting a company/business models), the [https://fsfe.org/ Free Software Foundation Europe] (licensing) and [https://iris-wellmann.de/angebot/coaching/ Iris Wellmann] (free coaching/strategy). Places are limited for all coaching sessions. The final decision on the allocation of coaching sessions lies with the program management'''.'''
* '''Participation in the online kick-off, two 1:1 meetings and Monday updates:''' As in the regular funding phase, the 1:1 meetings and Monday updates are mandatory in the Second Stage. In the 1:1 meetings, the general status of the project and its strategy are discussed and the final workshop is prepared. These can be held online or in person in Berlin or at events (e.g. CCC, FOSDEM). In addition, an online kick-off for the Second Stage takes place as a video call.
* '''Writing a blog post or an article for the PTF Knowledge Base:''' Sharing (knowledge) is caring! Every project funded as part of the Second Stage has to publish an article on the Prototype Fund blog or in the Knowledge Base by the end of the funding period. If a contribution has already been written during the regular funding phase, this obligation does not apply. The topics of the contributions will be determined together with the program management and the person responsible for communication at team Prototype Fund. Alternative formats and ideas can be discussed individually with the project management.
* '''Preparation for and participation in the final workshop:''' At the end of the Second Stage, the final workshop takes place in Berlin. All team members of all projects have to participate. The participation of team members who are not officially funded is not planned, exceptions can be discussed (as early as possible) with the program management. External project partners (approx. two per project) will be invited to the workshop. The guests will be selected and invited together with the project program management.
* '''Documentation:''' At the end of the funding period, publicly available documentation must be submitted to the program management team for all Second Stage projects. The type of documentation may vary depending on the project. While the code of a project should always be properly documented, additional documentation measures depend on the target group: various types of tutorials for end users, admin documentation for self-hosted projects, developer documentation for libraries and other infrastructure projects, etc.
* '''Final report:''' After the completion of the funding period, the final report ("Schlussbericht") is to be submitted to the DLR-PT along with a so-called statement of use ("Verwendungsnachweis"). The deadline for all documents is one month after the funding ends. Detailed information can be found [https://wiki.prototypefund.de/index.php?title=Schlussbericht here].

Please keep in mind: projects that receive ten months of funding also take part in [https://wiki.prototypefund.de/index.php?title=Demo_Day Demo Day] after six months.

=== Offers ===
In addition, we offer the following '''optional formats''' to support you during your Second Stage:

* '''Two consultation hours with [https://wiki.prototypefund.de/index.php?title=Superbloom Superbloom]''' on the topics of "Community management & community building" and "Branding & identity". You are already familiar with the format from the regular funding period. For your Second Stage we have chosen together exciting and relevant topics.
* Further '''1:1 meetings''' as required: We have capacity for additional 1:1 meetings with you during the Second Stage – ask us questions, let us test your projects, ask for feedback on your logo, blog post, UI, community strategy, etc. We are here to support you and look forward to gaining deeper insights into your projects.
* '''Communication''' via the Prototype Fund channels: As in the regular funding phase, we will support the visibility of your projects with communication measures via our channels (Mastodon, LinkedIn, newsletter if possible).
* Support with '''networking''': If you know the right people for your project, we’d love to introduce you!Feedback from the jury: We are happy to forward the '''jury feedback''' from the pitch session to you.

=== Closing workshop of the Second Stage ===
The closing workshop is the event that happens at the end of your Second Stage funding period. The event, which takes place in Berlin in March, is intended to give you the opportunity to exchange ideas and celebrate the end of the funding phase together. It will also be the occasion for you to present your project to invited guests during a workshop.

==== Save the date ====
''What'': Closing workshop of the Second Stage 2025

''When'': tba – likely March 27th 2026

''Where'': Berlin, exact location tba

''Time'': tba - likely 2 pm - 7.30 pm, community meet-up afterwards

==== Schedule ====
After an internal part where you can share your experiences with us and learn from each other, a two-hour workshop with external guests will take place. All projects will have a table where they can present their project to their invited guests. We recommend that you think early on about what you would like to offer and who you would like to invite: Would you like to meet (potential) project partners, conduct user testing, present your project to a relevant person (or group of people), onboard new community contributors, etc.? You can invite one to three external guests per project. We will email you more specific information to help you prepare for the closing workshop once the Second Stage starts. As always, we will have time to discuss questions and details during the 1:1 meetings. Please feel free to contact us early if you have any questions!

There will be a dinner with the invited guests after the workshop. And last but not least, we will end the day with a community evening that is open to everyone - to make sure we really get to celebrate your funding time.

Schlussbericht

2025-08-20T12:50:33Z

Marie:

''(English version below)''

Einen Monat nach Abschluss der Förderperiode ist der '''Schlussbericht''' zusammen mit der Schlussabrechnung (Verwendungsnachweis) beim DLR Projektträger (DLR-PT) einzureichen.

=== Ein paar Hinweise vom DLR-PT: ===

#Zur Info: Eure Berichte werden auf der Seite der TiB (Technische Informationsbibliothek Hannover) veröffentlicht. Dafür müsst ihr nichts machen, wir übernehmen das gern für euch<blockquote>Gemäß den Nebenbestimmungen für Zuwendungen auf Kostenbasis des BMFTR zur Projektförderung (NKBF 2017) sind die Zuwendungsempfänger*innen verpflichtet, den Schlussbericht bei der TIB (Technische Informationsbibliothek Hannover) zu veröffentlichen. Die TIB fungiert als Depotbibliothek für Abschlussberichte von Vorhaben, die durch Steuergelder gefördert werden, und stellt diese der interessierten Öffentlichkeit zur Verfügung.</blockquote>
#Damit wir eure Berichte annehmen können, bitten wir euch bei der Einreichung auf folgende Details zu achten:
#* Wir brauchen ausschließlich Dokumente in einem '''maschinenlesbaren''' '''und durchsuchbaren Dateiformat''' - keine Scans o. ä.
#* '''Dokumente, die nicht Passwortgeschützt sind'''
#* '''Die Zielgröße der Datei sollte <1MB''' sein.
#* Das '''korrekte Förderkennzeichen''' muss sowohl im Bericht als auch im Dateinamen stehen.
Bitte beachtet diese Punkte, da wir eure Berichte sonst nicht annehmen können. Ihr könnt euch gern an anderen Berichten orientieren. Berichte aus früheren Runden befinden sich [https://www.tib.eu/de/suchen/?tx_tibsearch_search%5Bquery%5D=Software-Sprint&tx_tibsearch_search%5Bcnt%5D=20&tx_tibsearch_search%5Bpg%5D=1&tx_tibsearch_search%5BDlicenseModel%5D%5B0%5D=oa hier].

=== Projekte ohne Second-Stage-Förderung (6 Monate) ===
Für Projekte der regulären Förderphase ist der Abgabetermin der 31.12.2025.
<mark>Hier findet ihr die Mustergliederung - bitte immer das vorformatierte Dokument nutzen: [https://cloud.okfn.de/s/wBepYtSDq8Rg4BQ Schlussbericht Förderzeitraum 01.06.25 - 30.11.25 (Abgabefrist: 31.12.25)]'</mark>

=== Projekte mit Second-Stage-Förderung (10 Monate) ===
Projekte, die in der Second Stage gefördert werden, brauchen den Schlussbericht erst einen Monat nach Ende der gesamten Förderperiode abgeben, das heißt am 30.4.2026. Ein Zwischenbericht am Ende der regulären Förderphase ist nicht notwendig.
<mark>Hier findet ihr die Mustergliederung - bitte immer das vorformatierte Dokument nutzen: [https://cloud.okfn.de/s/XBSpT3fgGWLpTeb Schlussbericht für Second-Stage-Projekte, Förderzeitraum 01.06.25 - 31.03.26 (Abgabefrist: 30.04.26)]'</mark>
= Final report =
After the completion of the funding period, the '''final report ("Schlussbericht")''' is to be submitted to the DLR Project Management Agency (DLR-PT) along with the final financial statement ("Verwendungsnachweis"). The Deadline for all documents is one month after the funding ends.

=== General information from the DLR-PT: ===

#FYI: Your final reports will be published on the website of the TiB (Technische Informationsbibliothek Hannover). You don't need to do anything; we will take care of that for you.<blockquote>In accordance with the „Nebenbestimmungen für Zuwendungen auf Kostenbasis des BMFTR zur Projektförderung“ (in English: additional provisions for cost-based grants from the BMFTR for project funding, NKBF 2017), grant recipients are required to publish their final reports at the TIB (Technical Information Library Hannover). The TIB acts as a depository library for final reports on projects funded by taxpayers' money and makes them available to the interested public.</blockquote>
#We can only accept your reports if the following guidelines are respected when submitting them:
#* Documents should be submitted in a '''machine-readable and searchable data format''' (no scans).
#* The electronic document should '''not be password-protected'''
#* The '''target size of the file should be <1MB.'''
#* To facilitate file identification, please include the '''correct funding code''' in both the report and the file name.
Please pay attention to these points, as we will not be able to accept your reports otherwise. You are welcome to use other reports as a guide. Reports from previous rounds can be found [https://www.tib.eu/de/suchen/?tx_tibsearch_search%5Bquery%5D=Software-Sprint&tx_tibsearch_search%5Bcnt%5D=20&tx_tibsearch_search%5Bpg%5D=1&tx_tibsearch_search%5BDlicenseModel%5D%5B0%5D=oa here].

=== Projects without Second Stage (6-month funding period) ===
For Projects of the initial funding phase the deadline for submission is December 31st, 2025.
<mark>Here you will find the outline that all reports must follow – please make sure to use the preformatted document: [https://cloud.okfn.de/s/wBepYtSDq8Rg4BQ Final report funding phase 01.06.25 - 30.11.25 (submission deadline: 31.12.25)]</mark>

=== Projects with Second Stage (10-month funding period) ===
Projects that receive funding for the Second Stage only neet to submit their final report one month after the end of the entire funding period, i.e. on April, 30th, 2026. An interim report after the initial funding phase is not necessary.
<mark>Here you will find the outline that all reports must follow – please make sure to use the preformatted document: [https://cloud.okfn.de/s/XBSpT3fgGWLpTeb Final report for Second Stage projects, funding phase 01.06.25 - 31.03.26 (submission deadline: 30.04.26)]</mark>

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2025-05-22T14:56:48Z

Marie: /* Support */

''(English version below)''

'''Liebe Prototypler*innen!'''

Willkommen im Prototype-Fund-Wiki! '''Hier sammeln wir alle Infos rund um die Förderung sowie Admin-Tipps für euch.'''

Natürlich wünschen wir uns auch, dass ihr '''mitmacht''': Habt ihr eine besonders gute oder schlechte Erfahrung mit einer Bank gemacht? Ist eine bestimmte Argumentation beim Finanzamt gut angekommen? Möchtet ihr eure Lieblingssteuerberater*in empfehlen? Teilt die Infos bitte hier (oder schickt sie uns per Mail oder Zulip), so können die nächsten Förderrunden auf euren Erfahrungen aufbauen (Accounts bekommt ihr von Marie-Lena). '''Together we are stronger!'''

== Wichtige Links & Infos für die Förderzeit ==

=== Die wichtigsten Links für die Förderzeit ===

* Die [https://talk.prototypefund.de/ Chatplattform], wo ihr euch untereinander austauschen könnt.
* [https://foerderportal.bund.de/profionline Profi-Online] für die [[Zahlungsanforderungen]].
*Die Slides und andere Dokumente befinden sich im Nextcloud-Ordner. Den Link habt ihr per Mail von der Projektbetreuung bekommen.

=== Kontakt ===

* Während der Förderzeit sind Marie und Marie-Lena für euch da. Am Besten schreibt ihr direkt '''projektbetreuung@prototypefund.de''' an - dort lesen wir beide mit.

=== Code of Conduct ===

* Der [[Code of Conduct]] gilt für die Förderzeit, unsere Veranstaltungen und generell für den Umgang innerhalb der Prototype Fund Community. Wir bitten euch alle, die Seite vor der Förderzeit zu lesen.
*Außerdem haben wir eine [[Meeting-Etikette]] für alle digitalen Meetings während der Förderzeit. Bitte lest euch diese Seite ebenfalls durch.

== Kategorien ==

=== Seiten, die ihr die ganze Zeit braucht ===

* [[Checkliste|Prototype-Fund-Checkliste]]
* [[Lexikon]]
*[[Der Prototype Fund|Die Förderstruktur Prototype Fund im Überblick]]
*Infos über die [[Infrastruktur]], die wir zur Verfügung stellen

=== Vor der Antragsstellung ===
*[[Antragsstellung]]
*[[DLR FAQ|DLR-PT FAQ]]
* [[Banken]]
*[[Selbstständigkeit & GbRs]]

=== Während der Förderzeit ===

* Infos zum [[Onboarding]]

*
*Infos zum [[Zuwendungsbescheid]]
*[[Nicht offiziell geförderte Teammitglieder|Umgang mit nicht offiziell geförderten Teammitgliedern]]
*[[Zahlungsanforderungen]]
*[[Steuern]]
*[[Coachings]] - und hier unser Coaching-Partner [[Superbloom]]
*[[Tools|Tools und Ressourcen]] für eure Projekte ('''Achtung''': Die Inhalte befinden sich jetzt in unserer [https://kb.prototypefund.de/ Knowledge Base])
*[[Wo finde ich...]]
*[[Tipps von geförderten Projekten|Tipps für euch aus den vorherigen Runden]]
*[[Demo Day]]
*Infos zum [[Offboarding]]
*[[Schlussbericht]]

=== Sonstiges ===

* [[Reisekosten|Reisekosten abrechnen]]
*[[Über den PTF sprechen]]

*

== Dokumente pro Runde ==

=== Jahrgang 01 ===

* [https://cloud.okfn.de/apps/calendar/p/Hfga2SsbEAmGNaKd Kalender für Jahrgang 01]
* [[DLR-Ansprechpartner*innen JG01|Die Betreuer*innen vom DLR-PT für Jahrgang 01]]

= In English =
'''Dear Prototypers!'''

Welcome to the Prototype-Fund-Wiki! '''Here we collect all information about the funding as well as admin tips for you.'''

Of course we also hope that you '''participate''': Have you had a particularly good or bad experience with a bank? Has a particular argumentation gone down well with the tax office? Would you like to recommend your favorite tax advisor? Please share the information here (or send it to us via mail or zulip), so that the next funding rounds can build on your experiences (you can get an account from Marie-Lena). '''Together we are stronger!'''

== Important links and infos for your funding time ==

=== Essential links for the funding time ===

* The [https://talk.prototypefund.de/ chat platform] where you can exchange with each other.
* The [https://cloud.okfn.de/s/egbjECrtdjLTYqM Nextcloud folder] where we upload slides and documents.
* [https://foerderportal.bund.de/profionline Profi-Online] for the [[Zahlungsanforderungen|payment requests]].

=== Contact ===

* Marie and Marie-Lena are here to help you during and around your funding time. Please contact us at '''projektbetreuung@prototypefund.de''' to ensure we both get your emails.

=== Code of Conduct ===

* The [[Code of Conduct]] is applicable to the funding period, our events and interactions within the Prototype Fund community in general. We ask that you all read the page before the funding time.
*We also have a [[Meeting-Etikette|meeting etiquette]] for all digital meetings during the funding period. Please read this page as well.

== Categories ==

=== Useful documents ===

* [[Checkliste|Prototype Fund checklist]]
* [[Lexikon|Dictionary]]
*[[Der Prototype Fund|An overview of the structure of Prototype Fund]]
*Info about the [[Infrastruktur|infrastructure]] we provide

=== Before the application ===
*[[Antragsstellung|Documents for the application]]
*[[DLR FAQ|FAQ from DLR-PT]]
* [[Banken|Banks]]
*[[Selbstständigkeit & GbRs|Freelancing and GbRs]]

=== During the funding period ===
*
*Information about the [[Zuwendungsbescheid|Zuwendungsbescheid (funding notice)]]
*Information about [[onboarding]]
*[[Nicht offiziell geförderte Teammitglieder|Working with non-officially funded team members]]
*[[Zahlungsanforderungen|Payment requests]]
*[[Steuern|Taxes]]
*[[Coachings|Coaching]] - and here our coaching partner [[Superbloom]]
*[[Tools|Tools and resources]] for your projects ('''Important''': You can find these resources from now on in our [https://kb.prototypefund.de/ Knowledge Base])
*[[Wo finde ich...|Where can I find...]]
*[[Tipps von geförderten Projekten|Tips from previous funding rounds]]
*[[Demo Day]]
*Information about [[offboarding]]
*[[Schlussbericht|Final report]]

=== Other ===

* [[Reisekosten|Travel expenses]]
*[[Über den PTF sprechen|Talking about Prototype Fund]]

*

== Rounds ==

=== Class 01 ===

* [https://cloud.okfn.de/apps/calendar/p/Hfga2SsbEAmGNaKd Calendar for class 01]
* [[DLR-Ansprechpartner*innen JG01|Your contact persons at DLR-PT]]

== Support ==
[[File:Bmftr-dsee logo.png|center|frameless|800x800px]]

File:Bmftr-dsee logo.png

2025-05-22T14:52:14Z

Marie:

Logos of the DSEE and the BMFTR

Über den PTF sprechen

2025-05-22T14:39:44Z

Marie: replaced Bundesministerium für Bildung und Forschung with Bundesministerium für Forschung, Technologie und Raumfahrt

''(English version below)''

Du bist oder warst Teil unseres Prototype-Fund-Kosmos und vielleicht fragen dich Menschen in deinem Umfeld, wie du deine Förderphase erfahren hast. Eventuell möchtest du auch auf Events oder Talks den Prototype Fund und deine Zeit bei uns vorstellen. Darüber freuen wir uns natürlich sehr! Wir finden es großartig, wenn die Community füreinander Ausschau nach Möglichkeiten hält. Es kann auch sein, dass jemand ein Interview mit dir führen möchte und du nicht genau weißt, wie du am besten über das Förderprogramm sprichst.

Für alle diese Fälle haben wir hier die wichtigsten wissenswerten Infos und Ressourcen zusammengetragen. Im ersten Teil findest du Hinweise und Ressourcen für die Kommunikation über den Fund. Danach folgen grundlegende Infos über das Programm, die für andere interessant sein können.

Übrigens: Unsere Geförderten sind das beste Aushängeschild für den Prototype Fund, deswegen freuen wir uns sehr, wenn du öffentlich über uns sprichst! Versteh die nachfolgenden Hinweise als genau das: Hinweise. Was du über uns erzählen willst, liegt komplett in deiner Hand (bzw. deinem Mund), wir wollen dir hier nur ein Angebot machen.

<h2>Guidelines für die Kommunikation über den Prototype Fund</h2>

<h3>An wen können sich Interessierte wenden? </h3>
Du hast Leuten von uns erzählt und sie wollen mehr wissen? Wenn es sich um Fragen zu der Bewerbung handelt, ist die FAQ-Seite hilfreich: https://prototypefund.de/bewerbung/faq/. Bei anderen Anfragen freuen wir uns über eine E-Mail an info[at]prototypefund.de.

<h3>Gibt es beim Prototype Fund auf Social Media etwas zu beachten?</h3>

Du kannst uns immer gerne verlinken, meistens versuchen wir dann die Beiträge zu teilen – das kann deinem Projekt z. B. mehr Sichtbarkeit verschaffen. Und wir freuen uns natürlich immer, wenn du unsere Beiträge teilst.

So findest du uns auf Social Media:
<ul>
<li>Mastodon: [https://mastodon.social/@prototypefund @PrototypeFund@mastodon.social]</li>
<li>LinkedIn: https://www.linkedin.com/company/11310622</li>
<li>YouTube: https://www.youtube.com/@prototypefund2682
</li>
<li>Außerdem haben wir noch unseren Public Interest Podcast: https://public-interest-podcast.podigee.io/
</li>
</ul>
Sollte es mal zu einer Situation im Zusammenhang mit deinem geförderten Projekt oder dem Prototype Fund kommen, in der du nicht weißt, wie du auf Social Media reagieren sollst, melde dich am besten bei uns und wir schauen zusammen nach einer Lösung.

<h3>Ich wurde angefragt für ein Interview oder Panel. Was sage ich am besten über den Prototype Fund?</h3>
Richtig cool, dass du angefragt worden bist. Das ist super für dich und dein Projekt. In solchen Situationen lernt man, sich auf die wesentlichen Informationen zu konzentrieren – eine richtig gute Übung, um dein Projekt im Kern darzustellen.

Wir würden uns darüber freuen, wenn du uns vor einem Interview bzw. dessen Veröffentlichung Bescheid sagst. Mit wem führst du es und wann wird voraussichtlich der Beitrag erscheinen? Es gilt natürlich: Dein Interview, also stehen deine Erfahrungen im Zentrum. Falls du über den Prototype Fund sprechen möchtest, verwende gern die unten stehenden Notizen. Wenn der Beitrag dann veröffentlicht ist, teilen wir ihn auch gern.

<h3>Gibt es Ressourcen, die ich nutzen kann?</h3>
Falls du z. B. auf einem Panel oder bei einem Workshop sprichst, können wir dir gerne Bildmaterial oder Merch zukommen lassen. Je nachdem, um was es gehen soll, kannst du dich im Vorfeld auch gern mit dem Team des Prototype Fund absprechen.

Solltest du selbst einen Vortrag o. Ä. halten und über den Prototype Fund sprechen, zeig bitte [https://raw.githubusercontent.com/prototypefund/ptf-ci/master/logos/PrototypeFund-P-Logo.png auch unser Logo] oder diese Folie: auf [https://prototypefund.de/wp-content/uploads/2023/07/PTF-Slide-schwarz-DE.pdf Deutsch mit schwarzem Hintergrund], auf [https://prototypefund.de/wp-content/uploads/2023/07/PTF-Slide-weiss-DE.pdf Deutsch mit weißem Hintergrund], auf [https://prototypefund.de/wp-content/uploads/2023/07/PTF-Slide-schwarz-EN.pdf Englisch mit schwarzem Hintergrund] oder auf [https://prototypefund.de/wp-content/uploads/2023/07/PTF-Slide-weiss-EN.pdf Englisch mit weißem Hintergrund]. Zur Erinnerung: Das Logo des BMFTR muss immer dabeistehen, wenn du dein Förderprojekt zeigst (z.B. auf Webseiten, GitHub-Repos, Flyern, usw.). [https://www.bmbf.de/bmbfservice/ Das Logo findest du hier] (Benutzername: "zuwendungs-info", Passwort: "bmbf2006") Denk daran:

* Eure Projektwebsite mit dem BMFTR-Logo muss an Eure DLR-PT-Ansprechpartner*innen zur Abnahme geschickt werden.
* Wissenschaftliche Artikel müssen Open Access sein oder nach einer 12-monatigen Embargofrist frei zugänglich gemacht werden

Weitere Ressourcen, die hilfreich sein können, findest du hier: https://prototypefund.de/about/presse/. Falls du darüber hinaus Bildmaterial, Sticker, Poster, Flyer oder Infozettel brauchst, melde dich per Mail oder Zulip bei uns. Wir schicken dir gerne etwas zu.

<h2>Informationen zu Programm, Bewerbung und Förderung</h2>
Was der Prototype Fund tut und warum, weißt du natürlich schon. Die wichtigsten Infos haben wir hier noch mal zusammengefasst.

<h3>Was macht der Prototype Fund?</h3>
Der Prototype Fund ist ein Förderprogramm des Bundesministeriums für Forschung, Technologie und Raumfahrt (BMFTR), das von der Open Knowledge Foundation Deutschland betreut und ausgewertet wird. Einzelpersonen und kleine (interdisziplinäre) Teams können von uns finanzielle und ideelle Unterstützung für die Erprobung von Ideen sowie die Entwicklung von [https://prototypefund.de/projects/ Open-Source-Projekten] (im Folgenden: FOSS) in den Bereichen IT-Sicherheit und Software-Infrastruktur erhalten. Wichtig ist, dass es sich um Technologien mit gesellschaftlichem Mehrwert handelt.

<h3>Was sind die Ziele des Prototype Fund?</h3>
Wir stellen den Raum und die Mittel bereit, die notwendig sind, um innovative Software-Prototypen mit einem Nutzen für die Gesellschaft umzusetzen: Insbesondere für freie Entwickler*innen und interdisziplinäre Teams, die sonst durch staatliche Förderinstrumente nicht berücksichtigt werden. Auf diese Weise wollen wir FOSS und die Menschen, die dahinter stehen, stärken und deren transformatives Potenzial für die gesamte Gesellschaft aufzeigen.

<h3>Wie kann man sich um Förderung bewerben und welche Kriterien gibt es?</h3>
Einmal im Jahr kann man sich beim Prototype Fund um Förderung bewerben. Die Bewerber*innen müssen mindestens 18 Jahre alt sein, in Deutschland leben oder im Falle von Teams ihren GbR-Sitz in Deutschland haben und ihr Projekt unter einer Open-Source-Lizenz veröffentlichen wollen. Alle weiteren Kriterien und wichtige Informationen findet man unter https://prototypefund.de/bewerbung/.
Die nächsten Bewerbungsphasen und Förderzeiträume:
<ul>
<li>Jahrgang 02: voraussichtlich Bewerbung 01. Oktober bis 30. November 2025 / Förderzeitraum: Juni bis November 2026, Second Stage: Dezember 2026 bis März 2027</li>
<li>Jahrgang 03: voraussichtlich Bewerbung 01. Oktober bis 30. November 2026 / Förderzeitraum: Juni bis November 2027, Second Stage: Dezember 2027 bis März 2028
</li>
<li>Jahrgang 04: voraussichtlich Bewerbung 01. Oktober bis 30. November 2027 / Förderzeitraum: Juni bis November 2028, Second Stage: Dezember 2028 bis März 2029
</li>
</ul>
Wir freuen uns sehr, wenn du uns in der Bewerbungsphase unterstützt und den Bewerbungsaufruf in deinem Umfeld teilst. Alle Informationen dazu findest du in den Bewerbungszeiträumen auf der Website. Wenn du in den Verteiler aufgenommen werden willst, an den wir die dazugehörigen Info-Mails schicken, sag uns Bescheid.

<h3>Wie ist der zeitliche Ablauf?</h3>
Ca. 8 Wochen nach Einreichungsschluss bekommen die Bewerber*innen Bescheid, ob die Jury das Projekt zur Förderung vorgeschlagen hat. Im Antragsworkshop wird dann der formale Antrag für das BMFTR erarbeitet, der über den Projektträger beim Bundesministerium für Forschung, Technologie und Raumfahrt eingereicht wird, welches die finale Entscheidung über die Förderung trifft. Zum Start der Förderung laden wir alle geförderten Projekte zu einem Kick-Off-Workshop in Berlin ein. Innerhalb der sechsmonatigen Förderphase haben die Projekte Anspruch auf verschiedene Coachings. Darüber hinaus findet ein regelmäßiger Austausch mit der Projektbetreuung sowie den anderen Geförderten der Kohorte statt. Im Rahmen der Begleitforschung gibt es während und nach der Förderung zudem Umfragen und Interviews zu den Erfahrungen im Prototype Fund. Am Ende der Umsetzungsphase findet ein Demo Day in Berlin statt, auf dem die Projekte die Ergebnisse ihrer Arbeit vorstellen. Projekte, die sich auf eine Verlängerung der Förderzeit auf zehn Monate (Second Stage) beworben haben, reichen im vierten Monat der Förderung eine Präsentation ein und stellen ihre Projekte in einer digital stattfindenden Auswahlsitzung vor. Auf Basis der Einreichung sowie der Vorstellung entscheidet ein Gremium aus Juror*innen, Prototype Fund und DLR Projektträger über die viermonatige Weiterförderung.

Ausgewählte Projekte arbeiten in einer viermonatigen Second Stage daran, ihr Projekt nutzbar und bekannt zu machen. Der Fokus liegt bspw. auf User Testing, Community- und Öffentlichkeitsarbeit oder der finanziellen Absicherung. Technische Arbeiten stehen dabei eher im Hintergrund. Die Second Stage endet mit einem halböffentlichen Abschlussworkshop mit ausgewählten, von den Projekten geladenen Gästen sowie Programmbeteiligten.

<h1>In English</h1>

You are or have been part of our Prototype Fund cosmos and maybe people around you are asking you how you experienced your funding phase. You may even want to present Prototype Fund and your time with us at events or talks. Of course we would be very happy about that - it's great when the community looks out for opportunities for each other. Someone might also want to interview you and you don't know exactly how best to talk about the grant program.

For all of these cases, we've compiled the most important info and resources worth knowing here. In the first part you will find tips and resources for communicating about the fund, followed by basic info about the program that may be of interest to others.

By the way, our grantees are the best advertisement for the Prototype Fund, so we'd love for you to talk about us publicly! Think of the notes below as just that: notes. What you want to say about us is completely up to you, we just want to make an offer here.

<h2>Guidelines for communicating about Prototype Fund</h2>

<h3>Who can interested people contact?</h3>

You've told people about us and they want to know more? If it's questions about the application, the FAQ page is helpful: https://prototypefund.de/bewerbung/faq/. For other inquiries, we welcome an email to info@prototypefund.de.

<h3>Is there anything important regarding the Prototype Fund on social media?</h3>

You are always welcome to link us, most of the time we will try to share your posts - this can give your project more visibility, for example. And of course we're always happy when you share our posts.

Here's how to find us on social media:
<ul>
<li>Mastodon: [https://mastodon.social/@prototypefund @PrototypeFund@mastodon.social]</li>
<li>LinkedIn: https://www.linkedin.com/company/11310622</li>
<li>YouTube: https://www.youtube.com/@prototypefund2682
</li>
<li>There is also our Public Interest Podcast: https://public-interest-podcast.podigee.io/
</li>
</ul>
If you ever encounter a situation related to your funded project or Prototype Fund where you don't know how to respond on social media, it's best to contact us and we'll look for a solution together.

<h3>I've been approached for an interview or panel. What's the best thing to say about Prototype Fund?</h3>
Really cool that you were asked. That's great for you and your project. In situations like this, you learn to focus on the essential information - a really good exercise in presenting your project at its core.

We would be happy if you let us know before an interview or its publication. Who are you interviewing and when do you expect the article to be published? Of course, it's your interview, so the focus is on your experience. If you'd like to talk about Prototype Fund, feel free to use the notes below. Once the article is published, we'll be happy to share it.

<h3>Are there resources I can use?</h3>
If you're speaking on a panel or at a workshop, for example, we can send you visuals or merch. Depending on what you want to talk about, you can also contact the Prototype Fund team in advance.

If you give a presentation or talk about the Prototype Fund, please also [https://raw.githubusercontent.com/prototypefund/ptf-ci/master/logos/PrototypeFund-P-Logo.png show our logo] or this slide: in [https://prototypefund.de/wp-content/uploads/2023/07/PTF-Slide-schwarz-DE.pdf German on a black background], in [https://prototypefund.de/wp-content/uploads/2023/07/PTF-Slide-weiss-DE.pdf German on a white background], in [https://prototypefund.de/wp-content/uploads/2023/07/PTF-Slide-schwarz-EN.pdf English on a black background] or in [https://prototypefund.de/wp-content/uploads/2023/07/PTF-Slide-weiss-EN.pdf English on a white background]. As a reminder, the BMFTR logo must always be included when you show your funding project (e.g., on websites, GitHub repos, flyers, etc.). [https://www.bmbf.de/bmbfservice/ Logos are available here] (Username: "zuwendungs-info", Password: "bmbf2006"). Reminder:

* Your project website with the BMFTR logo must be submitted to your DLR-PT contact person for approval.
* Scientific articles must be Open Access or made freely accessible after a 12-month embargo period.

Additional resources that may be helpful can be found here: https://prototypefund.de/about/presse/. If you need additional image material, stickers, posters, flyers or information leaflets, please contact us via mail or Zulip. We will be happy to send you something.

<h2>Information about the program, application and funding</h2>
Of course you already know what the Prototype Fund does and why. We have summarized the most important information here.

<h3>What does the Prototype Fund do? </h3>
The Prototype Fund is a funding program of the Federal Ministry of Research, Technology and Space that is managed and evaluated by the Open Knowledge Foundation Germany. Individuals and small interdisciplinary teams can receive funding in order to test their ideas and develop open source applications in the areas of IT Security and Software Infrastructure. It is important that these are technologies with societal added value.

<h3>What are the goals of the Prototype Fund?</h3>
We provide the space and resources necessary to implement innovative software prototypes with a benefit for society: Especially for freelance developers and interdisciplinary teams that are otherwise not considered by government funding instruments. In this way, we want to strengthen FOSS and the people behind it and demonstrate their transformative potential for society as a whole.

<h3>How can you apply for funding and what are the criteria?</h3>
Twice a year, you can apply to the Prototype Fund for funding. Applicants must be at least 18 years old, live in Germany or, in the case of teams, have their GbR registered office in Germany and want to publish their project under an open source license. All other criteria and important information can be found at https://prototypefund.de/bewerbung/.

The next application phases and funding periods:
<ul>
<li>Class 02: Expected application October 1st to November 30th, 2025 / Funding period: June to November 2026, Second Stage: December 2026 to March 2027 </li>
<li>Class 03: Expected application October 1st to November 30th, 2026 / Funding period: June to November 2027, Second Stage: December 2027 to March 2028
</li>
<li>Class 04: Expected application October 1st to November 30th, 2027 / Funding period: June to November 2028, Second Stage: December 2028 to March 2029
</li>
</ul>

We would be very happy if you supported us in the application phase and shared the call for applications with the people around you. You can find all the information on the website in the application periods. If you want to be added to the mailing list which we use for the corresponding info mails, let us know.

<h3>What is the time schedule?</h3>

Approximately 8 weeks after the submission deadline, the applicants will be informed whether the jury has recommended the project for funding. In the application workshop, the formal application is then prepared, which will be submitted to the Federal Ministry of Research, Technology and Space via the project management organization. The ministry makes the final decision on funding. At the start of the funding, we invite all funded projects to a kick-off workshop in Berlin. During the six-month funding phase, the projects are entitled to various coaching sessions. In addition, there is a regular exchange with the project supervisor as well as with the other grantees of the cohort. As part of the accompanying research, there are also surveys and interviews on the experiences in the Prototype Fund during and after the funding. At the end of the implementation phase, a Demo Day is held in Berlin, where the projects present the results of their work. Projects that have applied for an extension of the funding period to ten months (‘Second Stage’) submit a presentation in the fourth month of funding and present their projects in a digital selection meeting. Based on the submission and the presentation, a panel of jurors, the Prototype Fund and the DLR Projektträger will decide on the four-month funding extension.

Selected projects work in a four-month Second Stage to make their project usable and known. The focus is, for example, on user testing, community and public relations work or financial security. Technical work tends to take a back seat. The Second Stage ends with a semi-public final workshop with selected guests invited by the projects and program participants.

Über den PTF sprechen

2025-05-22T14:38:48Z

Marie: replaced Bundesministerium für Bildung und Forschung with Bundesministerium für Forschung, Technologie und Raumfahrt

''(English version below)''

Du bist oder warst Teil unseres Prototype-Fund-Kosmos und vielleicht fragen dich Menschen in deinem Umfeld, wie du deine Förderphase erfahren hast. Eventuell möchtest du auch auf Events oder Talks den Prototype Fund und deine Zeit bei uns vorstellen. Darüber freuen wir uns natürlich sehr! Wir finden es großartig, wenn die Community füreinander Ausschau nach Möglichkeiten hält. Es kann auch sein, dass jemand ein Interview mit dir führen möchte und du nicht genau weißt, wie du am besten über das Förderprogramm sprichst.

Für alle diese Fälle haben wir hier die wichtigsten wissenswerten Infos und Ressourcen zusammengetragen. Im ersten Teil findest du Hinweise und Ressourcen für die Kommunikation über den Fund. Danach folgen grundlegende Infos über das Programm, die für andere interessant sein können.

Übrigens: Unsere Geförderten sind das beste Aushängeschild für den Prototype Fund, deswegen freuen wir uns sehr, wenn du öffentlich über uns sprichst! Versteh die nachfolgenden Hinweise als genau das: Hinweise. Was du über uns erzählen willst, liegt komplett in deiner Hand (bzw. deinem Mund), wir wollen dir hier nur ein Angebot machen.

<h2>Guidelines für die Kommunikation über den Prototype Fund</h2>

<h3>An wen können sich Interessierte wenden? </h3>
Du hast Leuten von uns erzählt und sie wollen mehr wissen? Wenn es sich um Fragen zu der Bewerbung handelt, ist die FAQ-Seite hilfreich: https://prototypefund.de/bewerbung/faq/. Bei anderen Anfragen freuen wir uns über eine E-Mail an info[at]prototypefund.de.

<h3>Gibt es beim Prototype Fund auf Social Media etwas zu beachten?</h3>

Du kannst uns immer gerne verlinken, meistens versuchen wir dann die Beiträge zu teilen – das kann deinem Projekt z. B. mehr Sichtbarkeit verschaffen. Und wir freuen uns natürlich immer, wenn du unsere Beiträge teilst.

So findest du uns auf Social Media:
<ul>
<li>Mastodon: [https://mastodon.social/@prototypefund @PrototypeFund@mastodon.social]</li>
<li>LinkedIn: https://www.linkedin.com/company/11310622</li>
<li>YouTube: https://www.youtube.com/@prototypefund2682
</li>
<li>Außerdem haben wir noch unseren Public Interest Podcast: https://public-interest-podcast.podigee.io/
</li>
</ul>
Sollte es mal zu einer Situation im Zusammenhang mit deinem geförderten Projekt oder dem Prototype Fund kommen, in der du nicht weißt, wie du auf Social Media reagieren sollst, melde dich am besten bei uns und wir schauen zusammen nach einer Lösung.

<h3>Ich wurde angefragt für ein Interview oder Panel. Was sage ich am besten über den Prototype Fund?</h3>
Richtig cool, dass du angefragt worden bist. Das ist super für dich und dein Projekt. In solchen Situationen lernt man, sich auf die wesentlichen Informationen zu konzentrieren – eine richtig gute Übung, um dein Projekt im Kern darzustellen.

Wir würden uns darüber freuen, wenn du uns vor einem Interview bzw. dessen Veröffentlichung Bescheid sagst. Mit wem führst du es und wann wird voraussichtlich der Beitrag erscheinen? Es gilt natürlich: Dein Interview, also stehen deine Erfahrungen im Zentrum. Falls du über den Prototype Fund sprechen möchtest, verwende gern die unten stehenden Notizen. Wenn der Beitrag dann veröffentlicht ist, teilen wir ihn auch gern.

<h3>Gibt es Ressourcen, die ich nutzen kann?</h3>
Falls du z. B. auf einem Panel oder bei einem Workshop sprichst, können wir dir gerne Bildmaterial oder Merch zukommen lassen. Je nachdem, um was es gehen soll, kannst du dich im Vorfeld auch gern mit dem Team des Prototype Fund absprechen.

Solltest du selbst einen Vortrag o. Ä. halten und über den Prototype Fund sprechen, zeig bitte [https://raw.githubusercontent.com/prototypefund/ptf-ci/master/logos/PrototypeFund-P-Logo.png auch unser Logo] oder diese Folie: auf [https://prototypefund.de/wp-content/uploads/2023/07/PTF-Slide-schwarz-DE.pdf Deutsch mit schwarzem Hintergrund], auf [https://prototypefund.de/wp-content/uploads/2023/07/PTF-Slide-weiss-DE.pdf Deutsch mit weißem Hintergrund], auf [https://prototypefund.de/wp-content/uploads/2023/07/PTF-Slide-schwarz-EN.pdf Englisch mit schwarzem Hintergrund] oder auf [https://prototypefund.de/wp-content/uploads/2023/07/PTF-Slide-weiss-EN.pdf Englisch mit weißem Hintergrund]. Zur Erinnerung: Das Logo des BMFTR muss immer dabeistehen, wenn du dein Förderprojekt zeigst (z.B. auf Webseiten, GitHub-Repos, Flyern, usw.). [https://www.bmbf.de/bmbfservice/ Das Logo findest du hier] (Benutzername: "zuwendungs-info", Passwort: "bmbf2006") Denk daran:

* Eure Projektwebsite mit dem BMFTR-Logo muss an Eure DLR-PT-Ansprechpartner*innen zur Abnahme geschickt werden.
* Wissenschaftliche Artikel müssen Open Access sein oder nach einer 12-monatigen Embargofrist frei zugänglich gemacht werden

Weitere Ressourcen, die hilfreich sein können, findest du hier: https://prototypefund.de/about/presse/. Falls du darüber hinaus Bildmaterial, Sticker, Poster, Flyer oder Infozettel brauchst, melde dich per Mail oder Zulip bei uns. Wir schicken dir gerne etwas zu.

<h2>Informationen zu Programm, Bewerbung und Förderung</h2>
Was der Prototype Fund tut und warum, weißt du natürlich schon. Die wichtigsten Infos haben wir hier noch mal zusammengefasst.

<h3>Was macht der Prototype Fund?</h3>
Der Prototype Fund ist ein Förderprogramm des Bundesministeriums für Forschung, Technologie und Raumfahrt (BMFTR), das von der Open Knowledge Foundation Deutschland betreut und ausgewertet wird. Einzelpersonen und kleine (interdisziplinäre) Teams können von uns finanzielle und ideelle Unterstützung für die Erprobung von Ideen sowie die Entwicklung von [https://prototypefund.de/projects/ Open-Source-Projekten] (im Folgenden: FOSS) in den Bereichen IT-Sicherheit und Software-Infrastruktur erhalten. Wichtig ist, dass es sich um Technologien mit gesellschaftlichem Mehrwert handelt.

<h3>Was sind die Ziele des Prototype Fund?</h3>
Wir stellen den Raum und die Mittel bereit, die notwendig sind, um innovative Software-Prototypen mit einem Nutzen für die Gesellschaft umzusetzen: Insbesondere für freie Entwickler*innen und interdisziplinäre Teams, die sonst durch staatliche Förderinstrumente nicht berücksichtigt werden. Auf diese Weise wollen wir FOSS und die Menschen, die dahinter stehen, stärken und deren transformatives Potenzial für die gesamte Gesellschaft aufzeigen.

<h3>Wie kann man sich um Förderung bewerben und welche Kriterien gibt es?</h3>
Einmal im Jahr kann man sich beim Prototype Fund um Förderung bewerben. Die Bewerber*innen müssen mindestens 18 Jahre alt sein, in Deutschland leben oder im Falle von Teams ihren GbR-Sitz in Deutschland haben und ihr Projekt unter einer Open-Source-Lizenz veröffentlichen wollen. Alle weiteren Kriterien und wichtige Informationen findet man unter https://prototypefund.de/bewerbung/.
Die nächsten Bewerbungsphasen und Förderzeiträume:
<ul>
<li>Jahrgang 02: voraussichtlich Bewerbung 01. Oktober bis 30. November 2025 / Förderzeitraum: Juni bis November 2026, Second Stage: Dezember 2026 bis März 2027</li>
<li>Jahrgang 03: voraussichtlich Bewerbung 01. Oktober bis 30. November 2026 / Förderzeitraum: Juni bis November 2027, Second Stage: Dezember 2027 bis März 2028
</li>
<li>Jahrgang 04: voraussichtlich Bewerbung 01. Oktober bis 30. November 2027 / Förderzeitraum: Juni bis November 2028, Second Stage: Dezember 2028 bis März 2029
</li>
</ul>
Wir freuen uns sehr, wenn du uns in der Bewerbungsphase unterstützt und den Bewerbungsaufruf in deinem Umfeld teilst. Alle Informationen dazu findest du in den Bewerbungszeiträumen auf der Website. Wenn du in den Verteiler aufgenommen werden willst, an den wir die dazugehörigen Info-Mails schicken, sag uns Bescheid.

<h3>Wie ist der zeitliche Ablauf?</h3>
Ca. 8 Wochen nach Einreichungsschluss bekommen die Bewerber*innen Bescheid, ob die Jury das Projekt zur Förderung vorgeschlagen hat. Im Antragsworkshop wird dann der formale Antrag für das BMFTR erarbeitet, der über den Projektträger beim Bundesministerium für Bildung und Forschung eingereicht wird, welches die finale Entscheidung über die Förderung trifft. Zum Start der Förderung laden wir alle geförderten Projekte zu einem Kick-Off-Workshop in Berlin ein. Innerhalb der sechsmonatigen Förderphase haben die Projekte Anspruch auf verschiedene Coachings. Darüber hinaus findet ein regelmäßiger Austausch mit der Projektbetreuung sowie den anderen Geförderten der Kohorte statt. Im Rahmen der Begleitforschung gibt es während und nach der Förderung zudem Umfragen und Interviews zu den Erfahrungen im Prototype Fund. Am Ende der Umsetzungsphase findet ein Demo Day in Berlin statt, auf dem die Projekte die Ergebnisse ihrer Arbeit vorstellen. Projekte, die sich auf eine Verlängerung der Förderzeit auf zehn Monate (Second Stage) beworben haben, reichen im vierten Monat der Förderung eine Präsentation ein und stellen ihre Projekte in einer digital stattfindenden Auswahlsitzung vor. Auf Basis der Einreichung sowie der Vorstellung entscheidet ein Gremium aus Juror*innen, Prototype Fund und DLR Projektträger über die viermonatige Weiterförderung.

Ausgewählte Projekte arbeiten in einer viermonatigen Second Stage daran, ihr Projekt nutzbar und bekannt zu machen. Der Fokus liegt bspw. auf User Testing, Community- und Öffentlichkeitsarbeit oder der finanziellen Absicherung. Technische Arbeiten stehen dabei eher im Hintergrund. Die Second Stage endet mit einem halböffentlichen Abschlussworkshop mit ausgewählten, von den Projekten geladenen Gästen sowie Programmbeteiligten.

<h1>In English</h1>

You are or have been part of our Prototype Fund cosmos and maybe people around you are asking you how you experienced your funding phase. You may even want to present Prototype Fund and your time with us at events or talks. Of course we would be very happy about that - it's great when the community looks out for opportunities for each other. Someone might also want to interview you and you don't know exactly how best to talk about the grant program.

For all of these cases, we've compiled the most important info and resources worth knowing here. In the first part you will find tips and resources for communicating about the fund, followed by basic info about the program that may be of interest to others.

By the way, our grantees are the best advertisement for the Prototype Fund, so we'd love for you to talk about us publicly! Think of the notes below as just that: notes. What you want to say about us is completely up to you, we just want to make an offer here.

<h2>Guidelines for communicating about Prototype Fund</h2>

<h3>Who can interested people contact?</h3>

You've told people about us and they want to know more? If it's questions about the application, the FAQ page is helpful: https://prototypefund.de/bewerbung/faq/. For other inquiries, we welcome an email to info@prototypefund.de.

<h3>Is there anything important regarding the Prototype Fund on social media?</h3>

You are always welcome to link us, most of the time we will try to share your posts - this can give your project more visibility, for example. And of course we're always happy when you share our posts.

Here's how to find us on social media:
<ul>
<li>Mastodon: [https://mastodon.social/@prototypefund @PrototypeFund@mastodon.social]</li>
<li>LinkedIn: https://www.linkedin.com/company/11310622</li>
<li>YouTube: https://www.youtube.com/@prototypefund2682
</li>
<li>There is also our Public Interest Podcast: https://public-interest-podcast.podigee.io/
</li>
</ul>
If you ever encounter a situation related to your funded project or Prototype Fund where you don't know how to respond on social media, it's best to contact us and we'll look for a solution together.

<h3>I've been approached for an interview or panel. What's the best thing to say about Prototype Fund?</h3>
Really cool that you were asked. That's great for you and your project. In situations like this, you learn to focus on the essential information - a really good exercise in presenting your project at its core.

We would be happy if you let us know before an interview or its publication. Who are you interviewing and when do you expect the article to be published? Of course, it's your interview, so the focus is on your experience. If you'd like to talk about Prototype Fund, feel free to use the notes below. Once the article is published, we'll be happy to share it.

<h3>Are there resources I can use?</h3>
If you're speaking on a panel or at a workshop, for example, we can send you visuals or merch. Depending on what you want to talk about, you can also contact the Prototype Fund team in advance.

If you give a presentation or talk about the Prototype Fund, please also [https://raw.githubusercontent.com/prototypefund/ptf-ci/master/logos/PrototypeFund-P-Logo.png show our logo] or this slide: in [https://prototypefund.de/wp-content/uploads/2023/07/PTF-Slide-schwarz-DE.pdf German on a black background], in [https://prototypefund.de/wp-content/uploads/2023/07/PTF-Slide-weiss-DE.pdf German on a white background], in [https://prototypefund.de/wp-content/uploads/2023/07/PTF-Slide-schwarz-EN.pdf English on a black background] or in [https://prototypefund.de/wp-content/uploads/2023/07/PTF-Slide-weiss-EN.pdf English on a white background]. As a reminder, the BMFTR logo must always be included when you show your funding project (e.g., on websites, GitHub repos, flyers, etc.). [https://www.bmbf.de/bmbfservice/ Logos are available here] (Username: "zuwendungs-info", Password: "bmbf2006"). Reminder:

* Your project website with the BMFTR logo must be submitted to your DLR-PT contact person for approval.
* Scientific articles must be Open Access or made freely accessible after a 12-month embargo period.

Additional resources that may be helpful can be found here: https://prototypefund.de/about/presse/. If you need additional image material, stickers, posters, flyers or information leaflets, please contact us via mail or Zulip. We will be happy to send you something.

<h2>Information about the program, application and funding</h2>
Of course you already know what the Prototype Fund does and why. We have summarized the most important information here.

<h3>What does the Prototype Fund do? </h3>
The Prototype Fund is a funding program of the Federal Ministry of Research, Technology and Space that is managed and evaluated by the Open Knowledge Foundation Germany. Individuals and small interdisciplinary teams can receive funding in order to test their ideas and develop open source applications in the areas of IT Security and Software Infrastructure. It is important that these are technologies with societal added value.

<h3>What are the goals of the Prototype Fund?</h3>
We provide the space and resources necessary to implement innovative software prototypes with a benefit for society: Especially for freelance developers and interdisciplinary teams that are otherwise not considered by government funding instruments. In this way, we want to strengthen FOSS and the people behind it and demonstrate their transformative potential for society as a whole.

<h3>How can you apply for funding and what are the criteria?</h3>
Twice a year, you can apply to the Prototype Fund for funding. Applicants must be at least 18 years old, live in Germany or, in the case of teams, have their GbR registered office in Germany and want to publish their project under an open source license. All other criteria and important information can be found at https://prototypefund.de/bewerbung/.

The next application phases and funding periods:
<ul>
<li>Class 02: Expected application October 1st to November 30th, 2025 / Funding period: June to November 2026, Second Stage: December 2026 to March 2027 </li>
<li>Class 03: Expected application October 1st to November 30th, 2026 / Funding period: June to November 2027, Second Stage: December 2027 to March 2028
</li>
<li>Class 04: Expected application October 1st to November 30th, 2027 / Funding period: June to November 2028, Second Stage: December 2028 to March 2029
</li>
</ul>

We would be very happy if you supported us in the application phase and shared the call for applications with the people around you. You can find all the information on the website in the application periods. If you want to be added to the mailing list which we use for the corresponding info mails, let us know.

<h3>What is the time schedule?</h3>

Approximately 8 weeks after the submission deadline, the applicants will be informed whether the jury has recommended the project for funding. In the application workshop, the formal application is then prepared, which will be submitted to the Federal Ministry of Education and Research via the project management organization. The ministry makes the final decision on funding. At the start of the funding, we invite all funded projects to a kick-off workshop in Berlin. During the six-month funding phase, the projects are entitled to various coaching sessions. In addition, there is a regular exchange with the project supervisor as well as with the other grantees of the cohort. As part of the accompanying research, there are also surveys and interviews on the experiences in the Prototype Fund during and after the funding. At the end of the implementation phase, a Demo Day is held in Berlin, where the projects present the results of their work. Projects that have applied for an extension of the funding period to ten months (‘Second Stage’) submit a presentation in the fourth month of funding and present their projects in a digital selection meeting. Based on the submission and the presentation, a panel of jurors, the Prototype Fund and the DLR Projektträger will decide on the four-month funding extension.

Selected projects work in a four-month Second Stage to make their project usable and known. The focus is, for example, on user testing, community and public relations work or financial security. Technical work tends to take a back seat. The Second Stage ends with a semi-public final workshop with selected guests invited by the projects and program participants.

Zuwendungsbescheid

2025-05-22T14:38:00Z

Marie: replaced Bundesministerium für Bildung und Forschung with Bundesministerium für Forschung, Technologie und Raumfahrt

''(English version below)''

Der Zuwendungsbescheid gilt als eure offizielle Zusage für die Förderung!

'''Zeitpunkt des Erhalts des Zuwendungsbescheids:''' Diesen bekommt ihr in der Regel vor Beginn der Förderzeit. Leider kann es vereinzelt vorkommen, dass der Umschlag mit dem Zuwendungsbescheid manchmal zu spät eintrifft, möglicherweise sogar nach Beginn des Förderzeitraums. Macht euch in diesem Fall keine Sorgen. Falls es Probleme mit eurer Förderung geben sollte, hättet ihr bereits entsprechende Informationen erhalten. Die Förderphase beginnt trotzdem wie geplant, und der Bescheid wird lediglich etwas später eintreffen.

'''Wichtige Schritte nach Erhalt des Zuwendungsbescheids:''' Bitte lest den Zuwendungsbescheid sorgfältig durch und bewahrt ihn sicher auf. Obwohl die vielen Seiten des Bescheids möglicherweise unübersichtlich erscheinen können, haben wir die wichtigsten Punkte hier für Euch zusammengetragen. Beachtet jedoch, dass das Lesen dieser Seite nicht das detaillierte Studium des Zuwendungsbescheids ersetzt.

Bei eventuellen Fragen zum Zuwendungsbescheid könnt Ihr euch an [[DLR-Ansprechpartner*innen JG01|eure DLR-PT-Ansprechpartner*innen]] wenden.

== Zuwendungsbescheid ==

=== Seite 1: Key Facts ===
Hier findet ihr die wichtigsten Eckdaten zu Eurer Förderung, darunter das '''Förderkennzeichen'''. Euer Projektname mag sich ändern, aber mit dem Förderkennzeichen kann euer Vorhaben immer individuell zugeordnet werden. Verwendet es also immer in der Kommunikation mit dem DLR-PT und fügt es euren Dokumenten hinzu (z.B. Vorhabenbeschreibung, Schlussbericht, etc.)

Eine detaillierte '''Fördersummenberechnung''' findet sich im Anhang "Gesamtvorkalkulation".

=== Seiten 2-7: Eure Förderung ===
Die Seiten 2-7 sind die wichtigsten im Zuwendungsbescheid und enthalten entscheidende Informationen für den Förderzeitraum und danach:

* Die '''maximale Fördersumme''', die ihr abrufen könnt (für Winterrunden auch wichtig: die Aufteilung der Fördersumme auf beide Jahre).
* '''Aufbewahrung''': Ihr müsst alle relevanten Unterlagen für mindestens drei (Steuer-)Jahre aufbewahren.
*"'''De-minimis"-Bescheinigung''': Die De-minimis-Bescheinigung müsst ihr für zehn Jahre aufbewahren und angeben, falls ihr weitere Förderungen bekommt, bei denen die "De-minimis"-Behilfe-Regel gilt.
* '''Veröffentlichungen''':
**Nutzt die BMFTR-Logos bei Veröffentlichungen (z.B. auf Webseiten, GitHub-Repos, Flyern, usw.). Die Logos [https://www.bmbf.de/bmbfservice/ findet ihr hier] (Benutzername: "zuwendungs-info", Passwort: "bmbf2006").
**Eure Projektwebsite mit dem BMFTR-Logo muss an [[DLR-Ansprechpartner*innen JG01|eure DLR-PT-Ansprechpartner*innen]] zur Abnahme geschickt werden.
**Wissenschaftliche Artikel müssen Open Access sein oder nach einer 12-monatigen Embargofrist frei zugänglich gemacht werden.

=== NKBF 2017 ===
Die "Nebenbestimmungen für Zuwendungen auf Kostenbasis des Bundesministeriums für Forschung, Technologie und Raumfahrt an gewerbliche Unternehmen für Forschungs- und Entwicklungsvorhaben" sind die allgemeinen Regeln für die Förderung im BMFTR. Sie gelten für verschiedene Arten von Förderungen und passen nur teilweise zu der genauen Art der Förderung, die wir im Prototype Fund anbieten. Nehmt sie zur Kenntnis und wundert euch nicht, wenn nicht alles zum Förderbetrag, zum Zeitrahmen oder zur Struktur Eurer Förderung passt.

=== Rücksendung der Dokumente ===

* '''Empfangsbestätigung'''
* '''Rechtsbehelfsverzicht'''

Unterschreibt beide Dokumente (ja, mit Papier und Stift!) und sendet sie per Post an den DLR-PT.

=== Hinweise für Zahlungsempfänger ===
Am Ende des Zuwendungsbescheids findet ihr eine Dokumentation für die Zahlungsanforderungen. [[Zahlungsanforderungen|Hier findet ihr]] zusätzliche Tipps und wichtige Links.

Nach dem ersten Monat der Förderzeit organisieren wir einen Call, bei dem der DLR-PT Euch durch eine [[Zahlungsanforderungen|Zahlungsanforderung]] führt und eure Fragen zum Thema beantwortet.

= In English =
The funding notification ("Zuwendungsbescheid") serves as your official confirmation for the grant!

'''Time of receiving the funding notification''': Typically, you will receive this before the start of the funding period. Unfortunately, on rare occasions, the envelope containing the funding notification might arrive late, possibly even after the start of the funding period. In such cases, don't worry. If there were any issues with your funding, you would have already received relevant information. The funding phase will commence as planned, and the notification will just arrive a bit later.

'''Important steps after receiving the funding notification:''' Please read the funding notification carefully and keep it safe. While the many pages of the notification may seem overwhelming, we have compiled the key points for you here. However, note that reading this page does not replace a detailed study of the funding notification.

If you have any questions about the funding notification, you can contact [[DLR-Ansprechpartner*innen JG01|your DLR-PT contact person]].

=== Page 1: Key Facts ===
Here, you will find the essential details about your funding, including the funding identification code ("Förderkennzeichen"). Your project name may change, but the funding identification code allows your project to be individually identified. Always use it in communication with DLR-PT and include it in your documents (e.g., project description, final report, etc.).

A detailed funding calculation can be found in the appendix "Gesamtvorkalkulation”.

=== Pages 2-7: Your funding ===
Pages 2-7 are the most important ones and contain vital information for the funding period and beyond:

* The '''maximum funding amount''' you can request (important for winter rounds: the allocation of the funding amount over both years).
* '''Document Storage''': You must keep all relevant documents for at least three (tax) years.
* '''"De-minimis"-Beihilfe:''' Keep the "De-minimis" certificate for ten (tax) years and provide it if you receive additional funding where the "De-minimis" aid rule applies.
* '''Publications''':
** Use the BMFTR logos in publications (e.g., on websites, GitHub repos, flyers, etc.). Logos [https://www.bmbf.de/bmbfservice/ are available here] (Username: "zuwendungs-info", Password: "bmbf2006").
** Your project website with the BMFTR logo must be submitted to [[DLR-Ansprechpartner*innen JG01|your DLR-PT contact person]] for approval.
** Scientific articles must be Open Access or made freely accessible after a 12-month embargo period.

=== NKBF 2017 ===
The "Nebenbestimmungen für Zuwendungen auf Kostenbasis des Bundesministeriums für Forschung, Technologie und Raumfahrt an gewerbliche Unternehmen für Forschungs- und Entwicklungsvorhaben" (In English: "Supplementary Provisions for Grants on a Cost Basis from the Federal Ministry of Research, Technology and Space to Commercial Enterprises for Research and Development Projects") contain the general rules for BMFTR funding. They apply to different types of grants and only partially match the exact type of funding we offer at Prototype Fund. Take note of them and don’t be surprised if not everything fits the amount, timeframe, or structure of your funding.

=== Return of documents ===

* '''Empfangsbestätigung (Confirmation of receipt)'''
* '''Rechtsbehelfsverzicht (Waiver of rights to appeal)'''

Please sign (yes with pen and paper!) and send back to the DLR-PT.

=== Notes for payment recipients ===
At the end of the grant notification you will find documentation for the payment requests. [[Zahlungsanforderungen|Here you will find]] additional tips and important links. After the first month of the funding period, we will organize a call where the DLR-PT team will guide you through a [[Zahlungsanforderungen|Zahlungsanforderung]] (payment request) and answer your questions about the topic.

Lexikon

2025-05-22T14:34:56Z

Marie: replaced Bundesministerium für Bildung und Forschung with Bundesministerium für Forschung, Technologie und Raumfahrt

== Abschlussworkshop der Second Stage ==
Während der Demo Day weiter für alle Projekte nach Ende der sechsmonatigen Förderphase stattfindet, gibt es nach der Second Stage für die ausgewählten Projekte einen Abschlussworkshop. Dieser findet halböffentlich mit ausgewählten, von den Projekten geladenen Gästen sowie Programmbeteiligten statt. Der Fokus liegt auf detaillierten Projektpräsentationen und der inhaltlichen Auseinandersetzung mit den Ergebnissen der zweiten Phase.

''While the Demo Day is still taking place for all projects after the end of the six-month funding phase, there will be a closing workshop for the selected projects after the Second Stage.'' ''It takes place semi-publicly with selected guests invited by the projects, as well as program participants. The focus is on detailed project presentations and an in-depth discussion of the results of the second phase.''

== Antrags-Sprechstunde==
Die [[Antragsstellung|Antrags-Sprechstunde]] findet statt, nachdem ihr von der Jury des Prototype Fund zur Förderung ausgewählt wurdet und bevor die Förderphase beginnt (Schritt 2 nach der Bewerbung). Während dieses zweistündigen Calls werden euch offene Fragen zum Ausfüllen der offiziellen Förderunterlagen beantwortet, die für die Bewilligung durch das [[Lexikon#BMBF|BMFTR]] noch benötigt werden.

''In English: [[Antragsstellung|formal application]] consultation hour.The formal application consultation hour takes place after you have been selected by the jury for funding and before the funding phase begins (it is the second step after the application). During this two-hour call you can ask open questions in order to fill the official documents needed by the [[Lexikon#BMBF|BMFTR]] (Ministry of Education and Research) for the grant.''

== Begleitforschung==
Wir evaluieren die Bedingungen und die Wirksamkeit des Förderinstruments Prototype Fund, damit andere von uns lernen können. Dafür werden Daten rund um die Förderung der einzelnen Projekte erfasst und ausgewertet. Wir fragen Fakten zu Themen um den Source-Code, die Projektstruktur, Arbeitspläne sowie Probleme und Erfolge im Förderzeitraum ab. Ihr bekommt eine erste Mail zur Datenerhebung (Online-Umfrage) etwa im 5. Monat der Förderung und wir kontaktieren euch ca. ein halbes Jahr nach Förderende für ein Interview. [https://prototypefund.de/about/begleitforschung/ Hier] könnt ihr die Berichte der letzten Runden lesen.

''In English: accompanying research. We evaluate the limits and the efficiency of funding instrument that is the Prototype Fund so that others can learn from us. To this end, we collect and evaluate data regarding the funding of the projects. We gather information around the topics of source code, project structures, work plans, and challenges and successes during the funding period. You will receive a first email for data collection (online survey) around the 5th month of the funding period and we will contact you around 6 months after the end of the funding phase for an interview. You can read the reports of the previous rounds [https://prototypefund.de/about/begleitforschung/ here.]''

==BMFTR==
Das [https://www.bmbf.de/bmbf/de/home/home_node.html Bundesministerium für Forschung, Technologie und Raumfahrt] (BMFTR) stellt die Gelder bereit, mit denen der Prototype Fund Projekte fördern kann und finanziert die Arbeit des Team Prototype Fund bei der OKF. Ihr müsst nicht direkt mit dem Ministerium kommunizieren.

''[https://www.bmbf.de/bmbf/de/home/home_node.html The Ministry of Research, Technology and Space] provides the funds that allow the Prototype Fund fund projects and finances the work of the Prototype Fund team at OKF. You will not communicate directly with the ministry.''

==Chat==
Siehe [[Lexikon#Zulip|Zulip]].

See [[Lexikon#Zulip|Zulip]].

==Coachings==
Ihr bekommt während der sechsmonatigen Förderzeit zwei Coachings von unseren Partnern von [[Lexikon#Superbloom|Superbloom]]. Zusätzlich wird es im Falle einer Second Stage zwei Coachings geben, die je nach Projekt unterschiedliche Schwerpunkte haben können, etwa Öffentlichkeitsarbeit, Gründung oder Lizenzfragen. Die Coachings werden gemeinsam mit der [[Lexikon#Projektbetreuung|Projektbetreuung]] organisiert. Mehr zu den Coachings erfahrt ihr [[Coachings|auf dieser Seite]].

''During the 6-month funding period you will receive two coaching sessions by our partners from [[Lexikon#Superbloom|Superbloom]]. In addition, there will be two coaching sessions in the case of a second stage, which can have different focuses depending on the project, such as public relations, founding or licensing issues. The coachings are organized together with the[[Lexikon#Projektbetreuung | program managers]]. You can learn more about them [[Coachings|on this page]].''
== Demo Day==
Der Demo Day ist die vom Team Prototype Fund organisierte Veranstaltung, bei der ihr euch und eure Projekte am Ende der sechsmonatigen Förderphase vorstellt. Ihr könnt eure Arbeit in einem Vortrag, einem Panel oder einer Demo präsentieren. An der Veranstaltung nehmen Vertreter*innen des [[Lexikon#DLR|DLR]] und des [[Lexikon#BMBF|BMFTR]] sowie geladene Gäste teil. Ihr seid herzlich dazu eingeladen, auch Gäste mitzubringen! Mehr Infos zum Ablauf und Vorbereitung des Demo Days kriegt ihr von uns per Mail und [[Demo Day|findet ihr hier im Wiki]].

''The Demo Day is an event organized by the Prototype Fund in which you present your project at the end of the six-month funding period. You can present your work with a talk, in a panel or a demo. Representatives of the [[Lexikon#DLR|DLR]] and [[Lexikon#BMBF|BMFTR]] and other invited guests attend the event. You're more than welcome to invite guests as well! You get more information about the program and preparation of the Demo Day from us by mail as well as [[Demo Day|here in the wiki]].''

==Demo Week==
Während der Coronazeit musste die Abschlussveranstaltung leider 100 % online stattfinden. Dafür haben wir diese [https://demoweek.prototypefund.de/ Webseite] gebaut, auf der ihr euch über die Projekte der Runden 7-10 informieren könnt.

''During the corona pandemic the closing event (Demo Day) had to be replaced with an online project presentation. We built this [https://demoweek.prototypefund.de/ website] where you can read about the projects of rounds 7-10.''

==DLR-PT==
Das [https://projekttraeger.dlr.de/de Deutsche Zentrum für Luft- und Raumfahrt] (DLR) ist der Projektträger (kurz: PT) des Prototype Fund. Das DLR-Team organisiert und verwaltet die Förderung auf administrativer Ebene. Ihr habt auch [[DLR-Ansprechpartner*innen JG01|direkte Ansprechpartner*innen beim DLR-PT]], an die ihr euch bei administrativen Fragen, z. B. zu Abrechnungen, wenden könnt. Wichtig: Administrative Veränderungen wie z. B. Umzüge sollten bis zum Erhalt des Schlussbescheides an eure*n DLR-PT-Ansprechpartner*in gemeldet werden.

''[https://projekttraeger.dlr.de/de The German Aerospace Center] (Deutsche Zentrum für Luft- und Raumfahrt) is the Projektträger (PT) of the Prototype Fund. The DLR-PT team organizes and manages the funding at the administrative level. You have [[DLR-Ansprechpartner*innen JG01|direct contact persons at DLR-PT]] whom you can turn to for administrative questions, e.g. about invoicing. Important: Administrative changes such as relocations should be reported to your DLR-PT contact person during your funding time and until you have gotten your official closing notice (“Schlussbescheid”).''

==Easy-Online==
Das ist das [https://foerderportal.bund.de/easyonline/nutzungsbedingungen.jsf?redirectFrom=/easyonline/easyOnline.jsf Portal] für die [[Lexikon#Antragsworkshop|Anträge]] und alle Formulare rund um die administrative Projektförderung (z. B. den Antrag). Wendet euch bitte mit allen Fragen dazu am besten an eure [[DLR-Ansprechpartner*innen JG01|Ansprechpartner*innen beim DLR-PT]].

''Easy-Online is the [https://foerderportal.bund.de/easyonline/nutzungsbedingungen.jsf?redirectFrom=/easyonline/easyOnline.jsf portal] for formal applications and all forms related to administrative project funding (e.g. the formal application - “Antrag” in German). If you have any questions about the platform, please contact [[DLR-Ansprechpartner*innen JG01|your DLR-PT contact person]].''

==Innovation==
Der Prototype Fund ist ein Innovationsförderprogramm. Wir verstehen Innovation in unserem Förderkontext u. a. als Software-Anwendungen, die einen gesellschaftlichen Mehrwert bieten, mit und für eine konkrete Nutzer*innen-Gruppe gestaltet werden. Mehr zu unserem Innovations-Begriff [https://new.prototypefund.de/files/Innovation_de.pdf könnt ihr hier nachlesen].

''The Prototype Fund is an innovation funding program. In our funding context, we understand innovation as, among other things, software applications that offer added value to society and are designed with and for a specific and concrete group of users. You can read more about [https://new.prototypefund.de/files/Innovation_en.pdf our understanding of innovation here].''

== Kick-Off==
Der Kick-Off ist der eintägige Auftakt, der zu Beginn der Förderphase in Berlin stattfindet. Er ist eine Gelegenheit, das Prototype-Fund-Team, die [[Lexikon#Coaching|Coaches]] und die anderen geförderten Projekte eurer Runde kennenzulernen. Der Kick-Off besteht aus Workshops und Inputs darüber, wie die Förderphase abläuft.

''The Kick-Off workshop is the one-day event that takes place at the beginning of the funding phase in Berlin. It is an opportunity to get to know the Prototype Fund team, the [[Lexikon#Coaching|coaches]] and the other funded projects in your round. The Kick-Off consists of workshops and inputs on how the funding phase works.''

== Knowledge Base ==
In unserer [https://kb.prototypefund.de/ Knowledge Base] teilen wir Wissen, das von der Community für die Community bereitgestellt wird. Hier findet ihr Informationen zu Themen wie Finanzierung, rechtliche Fragen, Projektkommunikation und vieles mehr. Sie richtet sich an Geförderte, Alumni*ae sowie alle anderen an FOSS Interessierten. Wir freuen uns über Vorschläge für weitere Themen oder neue Beiträge von euch!

''In our [https://kb.prototypefund.de/ Knowledge Base], we share valuable knowledge provided by the community for the community. Here, you will find information on topics such as funding, legal issues, project communication, and much more. These resources are typically provided by (former) funded projects, which contribute articles, answer interview questions, or provide similar content.'' It is aimed at those receiving funding, alumni*ae and anyone else interested in FOSS. We welcome suggestions for further topics or new contributions from you!

==Mailingliste==
Die Mailingliste ist der Kommunikationskanal, über den das Prototype-Fund-Team wichtige Informationen während der Förderphase an euch übermittelt. Alle Projektmitglieder sollten die Mailingliste abonnieren. Da wir versuchen, die Anzahl der Nachrichten auf der Mailingliste so gering wiemöglich zu halten: Bitte benutzt die Mailingliste nicht für Gespräche mit anderen Projekten – dafür haben wir die Chatplattform [[Lexikon#Zulip|Zulip]]!

''The mailing list is the communication channel through which the Prototype Fund team communicates important information to you during the funding phase. All project members should subscribe to the mailing list. As we try to keep the number of messages on the mailing list as low as possible: Please do not use the mailing list to talk to other projects - we have the chat platform [[Lexikon#Zulip|Zulip]] for that!''

==Montags-Update ==
Das Montags-Update ist der zwei-wöchentliche Bericht, den alle Projekte an die [[Lexikon#Projektbetreuung|Projektbetreuung]] senden. Dieser Bericht hilft uns und euch dabei, den Fortschritt der Projekte zu verfolgen. Wir können euch so bestmöglich in der Förderung unterstützen und euch kann es das Schreiben des Schlussberichts erleichtern. Das Update solltet ihr immer an jedem zweiten Montag bis 14 Uhr (früher ist auch ok, nicht später) der Projektbetreuung per E-Mail oder im [[Lexikon#Zulip|Chat]] zusenden. Im Chat könnt ihr das entsprechende Topic im Stream eurer Runde nutzen oder ein eigenes Topic nur für die Updates eures Projekts erstellen. Ihr findet alle Termine für die Updates auch im Kalender für eure Runde, [[Main Page|der auf der Main Page verlinkt ist]].

Das Montags-Update beinhaltet diese Teile:

*Done (Das haben wir in den letzten zwei Wochen gemacht):
*Doing (Das machen wir diese und nächste Woche):
*Motivations & Challenges (Das motiviert/bremst uns gerade)

''In English: Monday update or bi-weekly update. The Monday update is the report that all projects send to the [[Lexikon#Projektbetreuung|program managers]] every two weeks. This report helps us and you to follow the progress of the projects. It allows us to support you in the best possible way and it can make it easier for you to write the final report. The update can be sent to the program managers by e-mail or [[Lexikon#Zulip|chat]] on Mondays, 2pm latest (earlier is also fine). If you want to post it in the chat, you can either use the respective topic or create a new topic specifically for the updates of your project only. You can find all due dates for the updates in the calendar of your round [[Main Page|which is linked on the Main Page]].''

''The Monday update answers these questions:''

*''Done (This is what we have done in the last two weeks):''
*''Doing (This is what we are doing this week and next week):''
*''Motivations & challenges (This is what is motivating/slowing us down right now)''
==Open Knowledge Foundation (OKF)==
Der Prototype Fund ist eines der Projekte unter dem Dach der [https://okfn.de/ Open Knowledge Foundation Deutschland e. V.] Das Prototype-Fund-Team arbeitet hauptsächlich im Büro der Open Knowledge Foundation in Berlin.

''The Prototype Fund is one of the projects under the umbrella of the [https://okfn.de/ Open Knowledge Foundation Deutschland e. V.] The Prototype Fund team works mainly in the Open Knowledge Foundation office in Berlin.''

== Optionale Sprechstunden und Seminare ==
Ergänzend zu den Coachings finden viermal während der Förderphase optionale Sprechstunden mit [[Superbloom]] statt. Diese englischsprachigen Video-Calls bieten Raum für offene Fragen, Brainstorming und fachliche Impulse – unter anderem zu Themen wie Branding, User Testing, Fundraising oder Community Building. Auch für die Second Stage sind zwei zusätzliche Sprechstunden vorgesehen.

Darüber hinaus bieten wir ein Gründungsseminar mit unserem Partner ''VDI/VDE-IT'' sowie ein Seminar zum Thema Barrierearmut an, um euch in der Gründungsphase und bei der Zugänglichkeit eures Projekts für alle Nutzenden zu unterstützen.

''In addition, four optional consultation sessions with [[Superbloom]] take place during the funding phase. These English-language video calls offer space to ask open questions, brainstorm ideas, and receive expert input — on topics such as branding, user testing, fundraising, and community building. Two additional sessions are planned for the Second Stage.''

''Additionally, we offer a seminar on how to start a company with our partner VDI/VDE-IT, as well as an accessibility seminar to assist you during the founding phase and ensure your project is accessible to all users.''

==Profi-Online==
Das ist das [https://foerderportal.bund.de/profionline/ Portal] für die [[Lexikon#Zahlungsanforderung|Zahlungsanforderungen]]. Wendet euch bitte mit allen Fragen dazu am besten an eure Ansprechpartner*innen beim [[Lexikon#DLR|DLR-Projektträger]].

''This is the [https://foerderportal.bund.de/profionline/ portal] for [[Lexikon#Zahlungsanforderung|payment requests]]. If you have any questions about the platform, please ask your [[Lexikon#DLR|DLR-Projektträger]] contact person.''

==Projektbetreuung==
Die Projektbetreuer*innen sind eure Ansprechpartner*innen im Prototype-Fund-Team. Sie bleiben mit euch in den [[Lexikon#Montags-Update|Montags-Updates]], [[Lexikon#Gruppencalls|Gruppencalls]] und [[Lexikon#Zwischengespräch|Zwischengesprächen]] in Kontakt und stehen im [[Lexikon#Zulip|Chat]] oder per Mail zur Verfügung, um eure Fragen zu beantworten oder einfach mal zuzuhören. Wenn ihr Unterstützung braucht, meldet euch einfach bei uns!

''In English: program managers.The program managers are your contact persons in the Prototype Fund team. They will stay in touch with you through the [[Lexikon#Montags-Update|monday updates]], group calls and [[Lexikon#Zwischengespräch|1:1 meetings]] and are available in the [[Lexikon#Zulip|chat]] or by email to answer your questions or just to listen. If you need support, simply get in touch with us!''

==PT==
Kurz für "Projektträger", siehe [[Lexikon#DLR|DLR-PT]].

''Short version of "Projektträger", see [[Lexikon#DLR-PT|DLR-PT]].''

==Schlussbericht ==
Den Bericht müsst ihr nach Abschluss der Förderphase schreiben. Für diesen kurzen Bericht schickt euch der Projektträger [[Lexikon#DLR|DLR]] gegen Ende der Förderzeit Richtlinien. Wir empfehlen euch, euch während der Förderphase Notizen (z. B. mit den [[Lexikon#Montags-Update|Montags-Updates]]) zu machen, da dies bei der Erstellung des Berichts hilft. Für den Schlussbericht gibt es [[Schlussbericht|eine ganze Seite mit Infos hier im Wiki]].

''In English: final report. You have to write your report at the end of the funding period. The [[Lexikon#DLR|DLR]] will send you guidelines for this short report towards the end of the funding period. We recommend that you take notes during the funding period (e.g. with the [[Lexikon#Montags-Update|Monday updates]]), as this will help you to write the report. You can find more information about the final report [[Schlussbericht|on this site in the Wiki]].''

==Second Stage==
Wir wollen mit der Second Stage euch die Möglichkeit geben, weitere vier Monate an der nachhaltigen Absicherung eures Projektes zu arbeiten. Dies geschieht z. B. durch Community-Aufbau, Verbreitung und Verbesserung der Nutzbarkeit der Software oder durch Aufbau z. B. einer Vereinsstruktur. Je nachdem, was der Fokus eures Projekts in der Second Stage sein soll, werdet ihr auch an zwei weiteren Coachings teilnehmen - etwa zum Thema Security, Gründung oder Community Building. Technische Arbeiten stehen in der Second Stage im Hintergrund.

''With the Second Stage, we want to give you the chance to spend an additional four months working on securing the long-term sustainability of your project. This can include activities like building a community, spreading and improving the usability of your software, or setting up an organizational structure, such as an association. Technical work takes a backseat during this phase.''

==Software Sprint==
Der Prototype Fund wird im [[Lexikon#BMBF|Ministerium]] intern als "Software Sprint" geführt und ist entsprechend auch in der [https://www.bmbf.de/bmbf/shareddocs/bekanntmachungen/de/2017/08/1395_aenderung-der-bekanntmachung Förderrichtlinie des BMFTR] bezeichnet, in der Öffentlichkeit erscheint er aber nur unter Prototype Fund. Nichtsdestotrotz ist “Software Sprint” der offizielle Name für den Prototype Fund, der in der Kommunikation mit dem BMFTR benutzt wird.

''While it is publicly known as “Prototype Fund”, the funding program you are participating in is known internally in the [[Lexikon#BMBF|Ministry]] as "Software Sprint" and is also named accordingly in the BMFTR's [https://www.bmbf.de/bmbf/shareddocs/bekanntmachungen/de/2017/08/1395_aenderung-der-bekanntmachung funding guidelines]. The Term “Software Sprint” is commonly used in our communication with the BMFTR.''

==Superbloom==
Das Superbloom-Team ist für die [[Lexikon#Coaching|Coachings]] zuständig. Weitere Informationen über die Arbeit und den Ansatz von Superbloom gibt es auf [https://superbloom.design/ superbloom.design] und [[Superbloom|der Wiki-Seite]].

''The Superbloom team is in charge of the [[Lexikon#Coaching|coachings]]. For more information about Superbloom's work and approach, visit'' [https://superbloom.design/ superbloom.design] and [[Superbloom|their wiki page]].

== Verwendungsnachweis ==
Am Ende eurer Förderzeit nach sechs oder 10 Monaten ruft ihr die verbleibenden Fördergelder nicht via [[Lexikon#Zahlungsanforderung|Zahlungsanforderung]] ab, sondern über den Verwendungsnachweis. Dieser wird zusammen mit dem [[Schlussbericht]] beim DLR-PT eingereicht. Für den Mittelabruf müsst ihr den Verwendungsnachweis auf dem Portal [[Lexikon#Profi-Online|Profi-Online]] stellen. Bei Fragen rund um den Verwendungsnachweis bekommt ihr Unterstützung von euren [[DLR-Ansprechpartner*innen JG01|DLR-Ansprechpartner*innnen]]. Mehr Informationen findet ihr außerdem [[Zahlungsanforderungen#Verwendungsnachweis|auf dieser Seite]].

''At the end of your funding period after six or ten months, you do not request the remaining funding via a [[Lexikon#Zahlungsanforderung|payment request]], but via the proof of use. This will be submitted to DLR-PT together with the final report. To receive it, you must submit a payment request on the [[Lexikon#Profi-Online|Profi-Online]] platform. If you have any questions regarding payment requests, you can get support from your [[DLR-Ansprechpartner*innen JG01|DLR contact person]]. You can also find more information [[Zahlungsanforderungen#Verwendungsnachweis|on this page]].''

==Zahlungsanforderung ==
(Kurz auch ZA genannt.) Beim Prototype Fund werden die Fördergelder quartalsweise ausgezahlt: Nach dem ersten Monat und dem vierten Monat erfolgt der Mittelabruf über Zahlungsanforderungen, später dann als Zwischennachweis oder Verwendungsnachweis. Für den Mittelabruf müsst ihr eine Zahlungsanforderung auf dem Portal [[Lexikon#Profi-Online|Profi-Online]] stellen. Bei Fragen rund um die Zahlungsanforderung bekommt ihr Unterstützung von euren [[DLR-Ansprechpartner*innen JG01|DLR-Ansprechpartner*innnen]]. Mehr Informationen findet ihr außerdem [[Zahlungsanforderungen|auf dieser Seite]].

''In English: payment request - also called “ZA”. At Prototype Fund, grants are paid out quarterly - after the first month and the fourth month the funds are requested via Zahlungsanforderung, later on via Zwischennachweis oder Verwendungsnachweis. To receive it, you must submit a payment request on the [[Lexikon#Profi-Online|Profi-Online]] platform. If you have any questions regarding payment requests, you can get support from your [[DLR-Ansprechpartner*innen JG01|DLR contact person]]. You can also find more information [[Zahlungsanforderungen|on this page]].''

==Zulip==
Zulip ist der Ort, an dem sich geförderte Projekte, Alumni*ae und Teams online treffen. Die Einladung für die Plattform bekommt ihr von den Projektbetreuer*innen, danach müsst ihr ein Passwort setzen. Der Link für die Platform ist [https://talk.prototypefund.de talk.prototypefund.de]. Nach der Registrierung stellt euch bitte im #general-Channel vor und kommuniziert euer Handle an die Projektbetreuung, um in den privaten Channel für eure Förderrunde aufgenommen zu werden.

''Zulip is the place where funded projects, alumni and teams meet online. You'll get an invite to set a password from your program managers. To log in, go to [https://talk.prototypefund.de talk.prototypefund.de]. After joining for the first time, please introduce yourself in the #general channel and communicate your handle to the program managers in order to be invited into the private channel for your funding round.''

==Zuwendungsbescheid==
Der [[Zuwendungsbescheid]] ist der Brief mit der Bewilligung der Fördermaßnahme, also der Zuwendung. Darin enthalten sind die an die Zuwendung geknüpften Bedingungen, viele Erläuterungen und weitere Dokumente, die noch der Form halber ausgefüllt werden müssen.

''In English: grant notification. The “[[Zuwendungsbescheid]]” is the letter officially approving your funding. It contains the conditions attached to the grant, many explanations and other documents that you have to fill for formal reasons.''

==Zwischengespräche==
Während der Förderphase trefft ihr euch drei-, bzw. mit der Second Stage viermal persönlich mit der [[Lexikon#Projektbetreunng|Projektbetreuung]]. Entweder vor Ort in Berlin, bei einer Veranstaltung oder in einem Video-Call. Dieses informelle Treffen dient dazu, sich auszutauschen und mögliche Probleme oder Bedürfnisse anzusprechen. Die späteren Treffen können auch genutzt werden, um über den eine mögliche Second Stage-Bewerbung oder den [[Lexikon#Demo Day|Demo-Day]] zu reden.

''In English: 1:1 meeting. During the funding phase, you will meet with the [[Lexikon#Projektbetreunng|program managers]] three – respectively four times in the case of the Second Stage – in person, either in person in Berlin or at an event, or in a video call). This is an informal meeting where we have a relaxed chat and address possible problems or needs. The later meetings can also be used to discuss possible Second Stage applications or [[Lexikon#Demo Day|Demo-Day]] presentations.''

== Zwischennachweis ==
Beim Prototype Fund werden die Fördergelder quartalsweise ausgezahlt: Beim Jahreswechsel erfolgt der Mittelabruf nicht über eine [[Lexikon#Zahlungsanforderung|Zahlungsanforderung]], sondern über den Zwischennachweis. Das ist nur für Projekte mit Second Stage relevant. Für den Mittelabruf müsst ihr einen Zwischennachweis auf dem Portal [[Lexikon#Profi-Online|Profi-Online]] stellen. Bei Fragen rund um den Zwischennachweis bekommt ihr Unterstützung von euren [[DLR-Ansprechpartner*innen JG01|DLR-Ansprechpartner*innnen]]. Mehr Informationen findet ihr außerdem [[Zahlungsanforderungen|auf dieser Seite]].

''In English: interim report. At Prototype Fund, grants are paid out quarterly: At the turn of the year, funds are not called up via a [[Lexikon#Zahlungsanforderung|payment request]], but via the interim report. This is only relevant for projects with a Second Stage. To receive it, you must submit an interim report on the [[Lexikon#Profi-Online|Profi-Online]] platform. If you have any questions regarding the interim report, you can get support from your [[DLR-Ansprechpartner*innen JG01|DLR contact person]]. You can also find more information [[Zahlungsanforderungen|on this page]].''

Der Prototype Fund

2025-05-22T14:33:44Z

Marie: replaced Bundesministerium für Bildung und Forschung with Bundesministerium für Forschung, Technologie und Raumfahrt

''(English version below)''

Hier findet ihr eine kurze Erklärung, wie der Prototype Fund als Förderinstrument aufgebaut ist. Fragen? Meldet euch jederzeit gern!

== Die Struktur ==

=== BMFTR ===
[[File:PTF-DLR-BMBF.png|thumb|Die Struktur des Prototype Funds]]
Das [https://www.bmbf.de/bmbf/de/home/home_node.html Bundesministerium für Forschung, Technologie und Raumfahrt] (BMFTR) stellt die finanziellen Mittel bereit, durch die der Prototype Fund Projekte fördern kann, und finanziert die Arbeit des Teams des Prototype Funds bei der [https://okfn.de/ Open Knowledge Foundation] (OKF).

Das BMFTR fördert den Prototype Fund, mit Unterstützung des DLR Projektträgers, als ein Projekt der Unterabteilung Künstliche Intelligenz (Runden 1-16 Förderkennzeichen [https://foerderportal.bund.de/foekat/jsp/SucheAction.do?actionMode=view&fkz=01IS16021 01IS16021], Jahrgang 01-04 Förderkennzeichen [https://foerderportal.bund.de/foekat/jsp/SucheAction.do?actionMode=view&fkz=01IS24086 01IS24086]).

Hier findet ihr die [https://www.bmbf.de/bmbf/shareddocs/bekanntmachungen/de/2016/08/1225_bekanntmachung.html;jsessionid=C0A71AB7DBD12219A09FD059F62B83A9.live471 ursprüngliche Bekanntmachung] (2016), die [https://www.bmbf.de/bmbf/shareddocs/bekanntmachungen/de/2017/08/1395_aenderung-der-bekanntmachung erste Änderung] (2017) und die zweite und [https://www.bmbf.de/bmbf/shareddocs/bekanntmachungen/de/2020/03/2891_aenderung-der-bekanntmachung letzte Änderung] (2020) für Runden 1-16 des Prototype Fund. Hier findet ihr die [https://www.bmbf.de/SharedDocs/Bekanntmachungen/DE/2024/11/2024-11-15-bekanntmachung-software-sprint.html Bekanntmachung für Jahrgang 01-04] (2024).

Die Kommunikation im Rahmen der Förderung erfolgt über den Projekttäger und nicht direkt mit dem Ministerium.

=== DLR Projektträger (DLR-PT) ===
Der [https://projekttraeger.dlr.de/de DLR Projektträger] ist Teil des Deutschen Zentrums für Luft- und Raumfahrt e.V. und übernimmt im Auftrag des BMFTR die Umsetzung der Fördermaßnahme.

Das Team des DLR-PT organisiert und verwaltet die Förderung auf fachlicher und administrativer Ebene.

Ihr habt daher jeweils zwei Ansprechpartner*innen beim DLR-PT, an die ihr euch bei fachlichen Fragen, wie der Umsetzung von Auflagen, und administrativen Fragen, z.B. zu Abrechnungen, wenden könnt. Wichtig: Administrative Veränderungen wie z.B. Umzüge sollten bis zum Erhalt des Schlussbescheides an eure*n DLR-PT-Ansprechpartner*in gemeldet werden.

Mehr zur Rolle des Projektträgers könnt [https://prototypefund.de/hinter-den-kulissen-dlr/ ihr hier nachlesen].

=== Prototype Fund / OKF ===
Das Team Prototype Fund begleitet euch im Alltag während der Förderzeit, ist für die [https://prototypefund.de/about/begleitforschung/ Begleitforschung] zuständig und kümmert sich um die Kommunikation über den Fund. Der Prototype Fund ist eines der Projekte unter dem Dach der [https://okfn.de/ Open Knowledge Foundation Deutschland e. V.]

Eure Ansprechpartnerinnen beim Prototype Fund sind (außer für administrative Fragen) eure Projektbetreuerinnen Marie und Marie-Lena.
== In English ==
Here you will find a brief explanation of how the Prototype Fund is structured as a funding program. Questions? Feel free to ask anytime!

== The structure ==

=== BMFTR ===
The [https://www.bmbf.de/bmbf/en/home/home_node.html Federal Ministry of Research, Technology and Space] (BMFTR) provides the financial resources that allow the Prototype Fund to fund projects and finances the work of the Prototype Fund team at [https://okfn.de/ Open Knowledge Foundation Germany] (OKF).

The BMFTR is funding the Prototype Fund with support from the DLR Projektträger (Project Mangement Agency), as a project of its Artificial Intelligence subdivision, under the grant number [https://foerderportal.bund.de/foekat/jsp/SucheAction.do?actionMode=view&fkz=01IS16021 01IS16021] for round 1-16 and under the grant number [https://foerderportal.bund.de/foekat/jsp/SucheAction.do?actionMode=view&fkz=01IS24086 01IS24086] for class 01-04.

You can find the [https://www.bmbf.de/bmbf/shareddocs/bekanntmachungen/de/2016/08/1225_bekanntmachung.html;jsessionid=C0A71AB7DBD12219A09FD059F62B83A9.live471 original announcement] (2016), [https://www.bmbf.de/bmbf/shareddocs/bekanntmachungen/de/2017/08/1395_aenderung-der-bekanntmachung the first amendment] (2017), and the second and [https://www.bmbf.de/bmbf/shareddocs/bekanntmachungen/de/2020/03/2891_aenderung-der-bekanntmachung last amendment] (2020) for rounds 1-16 here. For class 01-04 of Prototype Fund you can find [https://www.bmbf.de/SharedDocs/Bekanntmachungen/DE/2024/11/2024-11-15-bekanntmachung-software-sprint.html the announcement] (2024) here.

Communication regarding the funding takes place through the DLR Projektträger and not directly with the ministry.

=== DLR Projektträger (DLR-PT) ===
The [https://projekttraeger.dlr.de/en DLR Projektträger] (Project Management Agency) is part of the German Aerospace Center e.V. and is responsible for implementing the funding measure on behalf of the BMFTR.

The DLR-PT team organizes and manages the funding on both scientific and administrative levels.

Therefore, you have two contact persons at the DLR-PT for technical questions, such as the implementation of requirements ("Auflagen"), and administrative questions, such as invoicing. It is important to note that administrative changes, such as relocations, should be reported to your DLR-PT contact person until the receipt of the final notification (“Schlussbescheid”).

You can read more about the role of the project sponsor [https://prototypefund.de/hinter-den-kulissen-dlr/ in this blog post].

=== Prototype Fund / OKF ===
The Prototype Fund team accompanies you in your daily tasks during the funding period, is responsible for the [https://prototypefund.de/about/ accompanying research] and takes care of the communication about the fund. The Prototype Fund is one of the projects under the umbrella of the [https://okfn.de/en/ Open Knowledge Foundation Germany].

Your contact persons at the Prototype Fund (except for administrative questions) are your program managers Marie and Marie-Lena.

Antragstellung

2025-05-22T14:31:22Z

Marie: replaced Bundesministerium für Bildung und Forschung with Bundesministerium für Forschung, Technologie und Raumfahrt

''(English version below)''

Hier findet ihr alle relevanten Informationen und Mustervorlagen für die '''Antragsstellung beim Prototype Fund'''.

Jeweils Mitte März findet eine Antrags-Sprechstunde online statt und bietet die Möglichkeit, gemeinsam Details zu besprechen und den Antrag gegebenenfalls gleich einzureichen.

== Vorbereitung==
[[File:AZK V0708.png|thumb|195x195px|Screenhot easy-online Eingabemaske V05-V09]]
Um die Antrags-Sprechstunde optimal vorzubereiten, empfehlen wir:

*im Vorfeld alle wichtigen '''Unterlagen zusammenzustellen''', die ihr für den Antrag benötigt (siehe [[Antragsstellung#Dokumenten-Checkliste|die Dokumenten-Checkliste]]).
*'''3 kurze Zusammenfassungen''' für den Antrag vorzubereiten. Nutzt eure Bewerbungstexte als Grundlage (Achtung: Beschränkung auf max. 2000 Zeichen pro Kategorie), formuliert aber euer Vorhaben möglichst <u>allgemein verständlich</u> und verwendet <u>keine ich/wir-Formulierungen</u>.
** Zusammenfassung ''Vorhabenbeschreibung'': Was ist das Ziel des Vorhabens?
**Zusammenfassung ''Arbeitsplan'': Was ist der Arbeits-/Meilensteinplan?
**Zusammenfassung ''Ergebnisverwertung'': Was ist die Zielgruppe und wie kann diese erreicht werden?
Für die Einreichung des Antrags braucht ihr sowohl die drei Zusammenfassungen ([https://wiki.prototypefund.de/index.php?title=File:AZK_V0708.png Antrag Eingabefelder V07-08]) als auch eure vollständige Vorhabenbeschreibung gemäß der [[Antragsstellung#Vorhabenbeschreibung|Mustergliederung]] als Anlage.

Ihr müsst mit den Vorbereitungen für den Antrag vor der Sprechstunde noch nicht ganz fertig sein. Wir empfehlen jedoch, dass ihr frühzeitig mit den Vorbereitungen beginnt, da einige Prozesse Zeit in Anspruch nehmen können (GbR, Bankkonto, usw.). Ihr solltet euch vor der Sprechstunde mit den Abläufen vertraut zu machen, da ihr sonst die Gelegenheit nicht nutzen könnt, eure Fragen zu stellen. '''''Wichtig: Die Antrags-Sprechstunde dient nicht zum linearen Durchgehen eurer Vorbereitung, sondern nur als zuästzliche Hilfestellung bei noch offenen Fragen.'''''

==Antrags-Sprechstunde==
'''Wann''': Donnerstag, 20. März 2025, von 10:00 Uhr bis 12:00 Uhr

'''Wo''': https://meet.prototypefund.de/user/mar-dsj-bid-2ye (Passwort erhaltet ihr via Mail)

'''Wer''': Eingeladen sind alle Projekte, die für den Jahrgang 01 des Prototype Fund in 2025 ausgewählt und entsprechend benachrichtigt wurden,

'''Moderation''': Das Team des DLR-Projektträgers gemeinsam mit dem Prototype-Fund-Betreuungsteam der Open Knowledge Foundation. [[Der Prototype Fund|Erfahrt, wie das BMFTR, der DLR-PT und die OKF zusammenarbeiten, um eure Projekte zu unterstützen.]]

'''Was ihr braucht''':

*Laptop
*Unterlagen aus der Checkliste, die schon vorhanden sind
*Fragen, die sich bisher ergeben haben

'''Kontakt für Fragen''': Marie Kreil & Marie-Lena Wiese (projektbetreuung@prototypefund.de)

'''Deadline für den Antrag:''' 7. April 2025

==Dokumenten-Checkliste==

=== Antrag===
Der Förderantrag muss via [https://foerderportal.bund.de/easyonline/ easy-online] erstellt werden.
https://foerderportal.bund.de/easyonline/

1. Ministerium/Bundesbehörde: ''Bundesministerium für Forschung, Technologie und Raumfahrt''

2. Fördermaßnahme: ''IKT 2020 – Strukturelle Weiterentwicklung der IT-Forschung''

3. Förderbereich: ''Software Sprint''
*Bei der Antrags-Sprechstunde beantwortet das Team vom DLR-PT eure Fragen zur Antragsstellung. '''''Wichtig: Auf Grund der zeitlichen Ressourcen habt ihr nicht die Möglichkeit, den Antrag komplett während des Termins auszufüllen. Bereitet daher an Hand der Anleitung alles so weit möglich vor.'''''
*Für den Antrag benötigt ihr auch die 3 Zusammenfassungen.
*Der Antrag kann digital per TAN-Verfahren verifiziert werden ([https://wiki.prototypefund.de/index.php?title=DLR_FAQ#Antragseinreichung_via_easy-online Hinweise]), ansonsten muss er handschriftlich unterschrieben und postalisch eingereicht werden.

===Anlagen zum Antrag===

*Zu jedem Antrag muss eine Vorhabenbeschreibung [[Antragsstellung#Vorhabenbeschreibung|(MUSTERGLIEDERUNG)]] als Anlage beigefügt werden. Nutzt Eure Einreichungstexte. Falls ihr von der Jury Auflagen zur Förderung erhalten habt, geht bitte ausdrücklich auf das Feedback ein und erklärt, wie ihr es beispielsweise in euren Arbeitsplan aufnehmen werdet. Es muss deutlich werden, wie ihr auf die Auflagen eingegangen seid oder plant, diese zu berücksichtigen.

*Unterzeichnete Erklärung zum Antrag auf Gewährung einer De-minimis-Beihilfe [https://cloud.okfn.de/s/iTwb4xtz46c8jmi (FORMULAR)] (bei Teams <u>eine Erklärung für die GbR</u>, unterzeichnet durch Geschäftsführer*in)
*Steuernummer für selbständige Tätigkeit (s.u., bei Teams Steuernummer für die GbR) bzw. Kopie der Anmeldung/Eingangsbestätigung beim Finanzamt
*Einwilligung zur Akzeptanz der Entscheidung bei Second-Stage-Bewerbungen für Einzelantragsstellende bzw. für GbRs [[Antragsstellung#Einwilligung zur Akzeptanz der Entscheidung bei Second-Stage-Bewerbungen|(VORLAGE)]]
*'''Ihr seid während des Förderzeitraums angestellt?''' Dann braucht ihr eine Genehmigung eures Arbeitgebers für eure Nebentätigkeit (es genügt ein unterschriebener Zweizeiler vom Arbeitgeber).
*'''Ihr möchtet einen höheren Stundensatz ansetzen?''' Für die Förderung wird pauschal ein Stundensatz von 50,00 € anerkannt. Falls ihr einen höheren Stundensatz beantragen wollt, müsst ihr diesen durch eine von euch gestellte, fachlich relevante <u>Rechnung</u> belegen.
*'''Nachweise zur Bonität:'''
**Unterzeichnete Erklärung zum Ausschluss einer Privatinsolvenz [[Antragsstellung#Erklärung zum Ausschluss der Privatinsolvenz|(VORLAGE)]] (bei Teams <u>jeweils eine Erklärung pro GbR-Teammitglied</u>)
**Unterzeichnete Erklärung zum Eigenanteil (5% der Gesamtförderung bei 95% der Förderquote; [[Antragsstellung#Erklärung zum Eigenanteil|VORLAGE]]) (bei Teams <u>eine Erklärung für die GbR</u>; unterzeichnet durch Geschäftsführer*in und ggf. Kontoinhaber*in (wenn nicht GF oder mehrere GbR-Mitglieder den Kontoauszugnachweis erbringen))
**Kopie des aktuellen Kontoauszugs mit positivem Saldo in Höhe des Eigenanteils (bei Teams kann dieser Betrag auf mehrere Bankkonten aufgeteilt werden). Nur Datum, Name, Bankverbindung sichtbar; alles andere schwärzen.
*'''Zusätzlich für Teams:'''
**GbR-Erklärung mit Bestimmung eines*r Gesellschafter*in als Geschäftsführer*in [[Antragsstellung#Gründung einer GbR|(VORLAGE)]]
**Kontodaten des GbR-Kontos (dies muss ein Konto auf den Namen der GbR sein)
** Steuernummer für die GbR bzw. Kopie der Anmeldung/Eingangsbestätigung beim Finanzamt

===Wichtige Hinweise===

*Die Unterlagen können auch noch ein paar Tage später per E-Mail nachgereicht werden, wenn sie zur Antrags-Sprechstunde noch nicht vorliegen. '''Wir empfehlen jedoch, so früh wie möglich anzufangen – einige Dokumente brauchen Vorlauf!'''
*Alle Unterlagen, die einer Unterschrift bedürfen, müssen handschriftlich und in echt unterzeichnet werden! Digitale oder in die Formulare hineinkopierte Signaturen werden nicht akzeptiert und verlängern den Antragsprozess unnötig.
*[[DLR FAQ|Weitere Hinweise des DLR-PT]].

==Tipps und Anmerkungen==

===Versteuerung ===

*'''Einkommensteuer''': Ob ihr als Selbständige die Zuwendung als Einkommen versteuern und Sozialabgaben leisten müsst, sofern ihr über die jeweiligen Freibeträge kommt – dazu können wir keine rechtsverbindliche Aussage treffen. ''Holt euch hierzu unbedingt Rat bei eurem Finanzamt oder Steuerberater*in und bei eurer Krankenkasse!''
*'''Umsatzsteuer:''' Zuwendungen unterliegen in der Regel mangels Leistungsaustausches nicht der Umsatzsteuer. Das bedeutet, dass bei der Auszahlung der Förderung keine Umsatzsteuer anfällt bzw. abzuführen ist.
*'''Umsatzsteuerbefreiung beim Finanzamt:''' Als Unterlagen bzw. Argumentation empfehlen wir:
**den gesamten [[Zuwendungsbescheid]] und die „De-minimis“-Bescheinigung (Anlage zum Zuwendungsbescheid)
**„Zuwendungen unterliegen in der Regel mangels Leistungsaustausches nicht der Umsatzsteuer (Schreiben des BMF vom 26. August 1999 - IV D 1 - S 7200 - 92/99 - BStBl. 1999 Teil I S. 828).“
*Mehr '''Infos zum Thema Steuern''' findet ihr [[Steuern|hier im Wiki]].

===GbR-Konto===

*Bitte beachtet, dass der/die Geschäftsführer*in auch Bankformulare etc. unterzeichnen muss, es ist also sinnvoll, das GbR-Konto bei einer Bank am Wohnort zu eröffnen.
*Achtet darauf, dass der Name des*der Kontoinhaber*in mit dem GbR-Namen übereinstimmt.

*[[Banken|Erfahrungswerte mit verschiedenen Banken für ein GbR-Konto]]

==Mustervorlagen==
===Vorhabenbeschreibung===
'''{Akronym / Projekttitel}'''

'''Vorhabenbeschreibung mit Verwertungsplan'''

1.) Kurze Projektbeschreibung

2.) Welches Problem/ welche gesellschaftliche Herausforderung wollt ihr mit dem Projekt angehen? Was ist eure Motivation?

3.) Wie wird das Projekt dieses Problem lösen? Wie wollt ihr das Projekt technisch umsetzen? Welche ähnlichen Ansätze gibt es schon und was wird euer Projekt anders bzw. besser machen?

4.) Wer ist die Zielgruppe und wie profitiert sie vom Projekt? Wie soll euer Projekt sie erreichen?

5.) Habt ihr schon an der Idee gearbeitet? Wenn ja, beschreibt kurz den akutelllen Stand und erklärt die geplanten Neuerungen.

6.) An welchen Software-Projekten habt ihr bisher gearbeitet?

7.) Wie viele Arbeitsstunden werdet ihr in den 6 Monaten Förderzeitraum vermutlich für die Umsetzung der Projektidee benötigen?

8.) Skizziert kurz die wichtigsten Meilensteine, die im Förderzeitraum umgesetzt werden sollen.

9.) Beantragt ihr die viermonatige Second-Stage-Förderung nach Ablauf der sechsmonatigen regulären Förderung?

ggf. 10.) Wenn ihr eine Verlängerung beantragen möchtet: Was braucht euer Projekt, um aus dem Prototypen-Stadium herauszukommen und wie wollt ihr euer Projekt in den vier Monaten nachhaltig aufbauen?

ggf. 11.) Wie viele Arbeitsstunden werdet ihr in der viermonatigen Verlängerung vermutlich für die weitere Umsetzung der Projektidee benötigen?

ggf. 12.) Wenn ihr eine Verlängerung beantragen möchtet: Skizziert kurz die wichtigsten Meilensteine, die in der viermonatigen Verlängerung umgesetzt werden sollen.

ggf. 13.) Welche Auflagen hat das Projekt für die Förderung bekommen und wie werden sie erfüllt?

===Erklärung zum Eigenanteil===
'''Software Sprint'''

'''Erklärung der Antragsteller zum Eigenanteil'''

Laut Bekanntmachung können zuwendungsfähige projektbezogene Personal- und Gemeinkosten für mein bzw. unser Projekt in einer Höhe von bis zu 95% anteilfinanziert werden, was einer maximalen Höhe der Fördermittel (Zuwendung) von [47.500|95.000|79.170|158.340] € entspricht. Der konkrete Zuwendungsbetrag ergibt sich aus der Vorkalkulation des Antrags. Die Auszahlung der Zuwendung erfolgt jeweils zu Beginn eines Kalenderquartals anteilig für die projektbezogenen Kosten, die im abgelaufenen Quartal entstanden sind. Aufgrund dieser nachschüssigen Auszahlung muss zunächst in Vorleistung gegangen werden.

Hinsichtlich der von mir bzw. uns aufzubringenden Eigenmittel von mindestens 5% der Vorkalkulation wird eine vereinfachte Bonitätsprüfung vorgenommen. Dazu wird eine Bankauskunft über das im Projektantrag angegebene Konto vorgelegt. Den erforderlichen Eigenanteil kann ich bzw. können wir aufbringen über

□ Eigenkapital
□ weitere laufende Einkünfte (bitte Belege beifügen).

Hiermit wird bestätigt, dass ich bzw. wir während der gesamten Projektlaufzeit Eigenleistungen in Höhe von 5% in mein bzw. unser Projekt {PROJEKTNAME} einbringen werden.

<code>____________ ________________</code>
<code>Ort, Datum Unterschrift</code>

===Erklärung zum Ausschluss der Privatinsolvenz ===
'''Erklärung zum Ausschluss einer Privatinsolvenz'''

Ich, {VORNAME NAME}, geboren am {DATUM} in {ORT}, erkläre hiermit eidesstattlich, dass ich mich nicht in einer Privatinsolvenz befinde.

<code>____________ ________________</code>
<code>Ort, Datum Unterschrift</code>

===Gründung einer GbR===
'''Gründung der [Name] GbR'''

'''Erklärung der Antragsteller im Fall kleiner Teams'''

Hiermit erklären wir, dass die Personen

[Person 1: Vorname, Name, Str., Nr., PLZ, Ort]

[Person 2: Vorname, Name, Str., Nr., PLZ, Ort]

[ggfs. weitere]

eine Gesellschaft bürgerlichen Rechts (GbR) nach BGB §705ff. bilden. Der gemeinsame Zweck des Zusammenschlusses besteht in der Durchführung des Projektes [Projektname] innerhalb der BMFTR-Fördermaßnahme „Software Sprint“. Antragsteller bzw. Zuwendungsempfänger ist die [Name] GbR.

Die o. g. Personen treten daher im Rahmen des „Software Sprint“-Projekts mit gemeinsamen Rechten und Pflichten auf. Insbesondere erbringen sie gemeinschaftlich die laut Antrag bzw. Vorhabenbeschreibung vereinbarten Beiträge (Programmierleistungen usw.) im Projekt [Projektname]. Weiterhin sind sie gemeinschaftlich für die Projektsteuerung, für die Verwendung der Zuwendung, für das Aufbringen des Eigenanteils sowie für die Nachweispflichten gegenüber dem BMFTR/PT verantwortlich.

Die o. g. Personen erklären den/die Gesellschafter/in [Vor- und Nachname] zum allein unterschriftsberechtigten Geschäftsführer.

Im Fall der Auflösung der GbR bzw. des Ausscheidens eines Gesellschafters während der Projektlaufzeit ist dem Projektträger DLR unverzüglich Mitteilung zu machen.

<code>____________ ______________________________</code>
<code>Ort, Datum [Name Person 1] / Unterschrift</code>

<code>____________ ______________________________</code>
<code>Ort, Datum [Name Person 2] / Unterschrift</code>

<ggf. weitere>

===Einwilligung zur Akzeptanz der Entscheidung bei Second-Stage-Bewerbungen===

====Einzelantragsstellende====
Ich, {VORNAME NAME}, erkläre hiermit, dass ich im Rahmen der Fördermaßnahme Software-Sprint der Juryentscheidung über die Second-Stage-Förderung meines Projektes {Projektname} folgen werde und entsprechend einer Kürzung ggfs. gesperrter Fördermittel und der Laufzeitverkürzung auf 6 Monate hiermit explizit zustimme.

<code>____________ ________________</code>
<code>Ort, Datum Unterschrift</code>

====GbR====
Ich, {VORNAME NAME}, erkläre hiermit als Geschäftsführung der {Name GbR}, dass wir als Team im Rahmen der Fördermaßnahme Software-Sprint der Juryentscheidung über die Second-Stage-Förderung unseres Projektes {Projektname} folgen werden und ich entsprechend einer Kürzung ggfs. gesperrter Fördermittel und der Laufzeitverkürzung auf 6 Monate hiermit explizit zustimme.

<code>____________ ________________</code>
<code>Ort, Datum Unterschrift</code>

= In English=
Here you will find all relevant information and template documents for the '''application process for the Prototype Fund'''.

An application consultation hour takes place online in mid-March, providing an opportunity to discuss the details together and, if applicable, submit the application immediately.

==Preparation==
To prepare optimally for the application consultation hour, we recommend:

*Gather all '''important documents''' needed for the application in advance (see [[Antragsstellung#Document Checklist| the document checklist]).
*Prepare '''three short summaries''' for the application '''in German'''. Use your application texts as a basis (Caution: Limitation to a maximum of 2000 characters per category), formulate your project in a generally understandable manner, and avoid using first-person pronouns.
**Project Description: What is the goal of the project?
** Work Plan: What is the work/milestone plan?
**Result Utilization: Who is the target audience, and how can they be reached?
To submit the application, you will need both the three summaries ([https://wiki.prototypefund.de/index.php?title=File:AZK_V0708.png application fields V07-08]) and your complete project description in accordance to the [[Antragsstellung#Project description|sample outline]] as an attachment.

You do not have to be completely finished with the preparations for the application before the consultation hour. However, we recommend that you start preparing early, as some processes can take time (GbR, bank account, etc.). You should familiarize yourself with the procedures before the consultation hour, otherwise you will not be able to use the opportunity to ask your questions. '''''Important: The application consultation houris not intended to go through your prepared application line by line, but only to provide additional assistance if you still have questions.'''''

==Application Consultation Hour==
'''When''': Thursday, March 20th, 2025, from 10 am to 12 noon

'''Where''': https://meet.prototypefund.de/user/mar-dsj-bid-2ye (We emailed you the password.)

'''Who''': All projects selected for class 01 of Prototype Fund in 2025 that were notified accordingly.

'''Moderation''': The team from the DLR Project Management Agency together with the Prototype Fund support team from the Open Knowledge Foundation. Learn [[Der Prototype Fund|Learn how the BMFTR, the DLR-PT and the OKF work together to support your projects.]]

'''''Important''': '''The application consultation hour will be held in German. We will do our best to accommodate English speakers, but be won’t be able to provide live translation''''''''!'''

'''What you need''':

*Your laptop
* documents from the checklist that you have already available
*questions that have arisen so far

'''Contact for questions''': Marie Kreil & Marie-Lena Wiese (projektbetreuung@prototypefund.de)

'''Deadline for the application:''' April 7th, 2025
==Document Checklist==
'''''Please note: All forms need to be handed in in German! The exception being the project description (Vorhabenbeschreibung) only in the case that you are not sufficient in German''.''' You will find [[Antragsstellung#Templates|the English sample outline for the project description]] as well as a brief explanation of each of the other forms below.

===Application form===
The funding application must be created via [https://foerderportal.bund.de/easyonline/ easy-online].
https://foerderportal.bund.de/easyonline/

1. Ministerium/Bundesbehörde: ''Bundesministerium für Forschung, Technologie und Raumfahrt''

2. Fördermaßnahme: ''IKT 2020 – Strukturelle Weiterentwicklung der IT-Forschung''

3. Förderbereich: ''Software Sprint''
*The DLR-PT team will answer your question regarding the application during the application consultation hour. '''''Important: Due to time constraints, you will not have the opportunity to complete the application in full during the appointment. Therefore, prepare everything as far as possible using the instructions.'''''
*You will need the three summaries for the application.
*The application can be digitally verified via TAN procedure ([[DLR FAQ#Antragseinreichung via easy-online|Instructions]]) or, otherwise, it must be signed by hand and submitted by mail.

=== Attachments to the Application:===

*A project description ("Vorhabenbeschreibung"; see [[Antragsstellung#Project description (Vorhabenbeschreibung)|SAMPLE OUTLINE]]) must be attached to each application. Use your submission texts. If you have received conditions for funding from the jury, please redact the text, explicitly address the feedback and explain how you will, for example, incorporate it into your work plan. It must be clear how you have addressed or plan to consider the conditions.
*Signed declaration for the grant of a "De-minimis-Beihilefe" ([https://cloud.okfn.de/s/iTwb4xtz46c8jmi FORM]) (for teams, <u>one declaration for the GbR</u>, signed by the managing director)
* Tax number for self-employment (see below, for teams, tax number for the GbR) or copy of the registration/confirmation from the tax office
*Consent to the acceptance of the advisory board's decision for second-stage applications for individual applicants or for GbRs [[Antragsstellung#Agreement to accept the advisory board's decision in the case of second-stage applications (Einwilligung zur Akzeptanz der Entscheidung bei Second-Stage-Bewerbungen)|TEMPLATE]])
**'''Will you be employed part-time during the funding period?''' Then you need permission from your employer for your secondary employment (a short written and signed statement from the employer is sufficient).
**'''Do you want to claim a higher hourly rate?''' A standard hourly rate of €50.00 is recognized for the funding. If you want to apply for a higher hourly rate, you must substantiate the rate with an invoice relevant to your field.
*'''Proof of creditworthiness'''
**Signed declaration for the own contribution (5% of the total funding amount at 95% funding rate; [[Antragsstellung#Declaration of the applicants regarding their own contribution (Erklärung der Antragsteller zum Eigenanteil)|TEMPLATE]]) (for teams, <u>one declaration for the GbR</u>, signed by the managing director and if necessary bank account holder (in case director is not bank statement provider))
** Signed declaration regarding the exclusion of private insolvency ([[Antragsstellung#Declaration regarding the exclusion of personal bankruptcy (Erklärung zum Ausschluss der Privatinsolvenz)|TEMPLATE]]) (for teams, <u>one declaration per GbR team member</u>)
**Copy of a bank statement with a positive balance equal to the own contribution (for teams, this amount can be divided among several bank accounts). Only date, name, bank details visible; black out everything else.
*'''Additionally for teams'''
**Declaration of the GbR with the appointment of one member as managing director ([[Antragsstellung#Declaration by applicants in the case of small teams (Erklärung der Antragsteller im Fall kleiner Teams)|TEMPLATE]])
** Account details of the GbR bank account (this must be an account in the name of the GbR)
**Tax number of the GbR or a copy of the receipt of your application by the tax office

===Important Notes ===

*The documents can be submitted a few days later via e-mail if they are not available by the time of the application consultation hour. However, '''we recommend starting as early as possible - some documents require lead time!'''
*All documents requiring a signature must be signed by hand! Digital or pasted-in signatures will not be accepted and unnecessarily extend the application process.
*[[DLR FAQ|More Notes by the DLR-PT]]

==Tipps and tricks ==

===Taxation===

*'''Income Tax:''' We cannot make a legally binding statement on whether you, as a self-employed person/freelancer, have to pay income tax on the funding money. This depends on your individual situation, other incomes etc. ''You should consult your tax office or tax advisor and your health insurance company!''
*'''Sales Tax:''' Grants are generally not subject to VAT due to the lack of an exchange of services. This means that no VAT is payable or to be remitted upon the disbursement of the funding.
*'''Getting a sales tax exemption at the tax office:'''

We recommend using the following documents/argumentation to get a tax exemption:

*Hand in the entire funding notification (“[[Zuwendungsbescheid]]”) and the attached „De-minimis-Bescheinigung".

*Use this wording at the tax office: „Zuwendungen unterliegen in der Regel mangels Leistungsaustausches nicht der Umsatzsteuer (Schreiben des BMF vom 26. August 1999 - IV D 1 - S 7200 - 92/99 - BStBl. 1999 Teil I S. 828).“

===GbR bank account (for teams)===

*Please note that the managing director must also sign bank forms, etc. So, it is advisable to open the GbR account at a bank near your place of residence.
*Make sure that the name of the account holder matches the GbR name.
*Experience with [[Banken|banks]]

==Templates==
===Project description (Vorhabenbeschreibung)===
'''''Only to be submitted in English if you are not sufficient in German!'''''
'''{Akronym / Projekttitel}'''

'''Project description with utilization plan'''

1.) Short project description

2.) What problem/social challenge do you want to address with the project? What is your motivation?

3.) How will the project solve this problem? How do you plan to implement the project technically? What similar approaches already exist and what will your project do differently or better?

4.) Who is the target group and how will they benefit from the project? How do you plan to reach them?

5.) Have you already worked on the idea? If so, briefly describe the current status and explain the planned innovations.

6.) What software projects have you worked on so far?

7.) How many working hours do you estimate you will need to realize your project idea during the six-month funding period?

8.) Briefly outline the most important milestones to be reached during the funding period.

9.) Are you applying for the four-month second-stage funding after the six-month regular funding has expired?

If applicable 10.) If you would like to apply for an extension: What does your project need to get out of the prototype stage and how do you want to set up your project in a sustainable way during the four months?

If applicable 11.) How many working hours do you estimate you will need to further implement your project idea during the four-month extension?

If applicable 12.) If you would like to apply for an extension: Please briefly outline the most important milestones that are to be reached during the four-month extension.

If applicable 13.) What conditions has the project been granted funding under and how are they being complied with?

===Declaration of the applicants regarding their own contribution (Erklärung der Antragsteller zum Eigenanteil)===
[[Antragsstellung#Erklärung zum Eigenanteil|To be submitted in German, you can find the template here]])

The declaration of the applicants regarding their own contribution informs you that your project can be partially financed up to 95% with a personal contribution of at least 5%. This is due to the payment in retrospect since the grant is paid out at the beginning of each calendar quarter, pro rata for the project-related costs incurred in the previous quarter.
To prove that you can provide the required personal contribution you have to provide a bank reference for the account specified in the application and have to confirm in this form that you will contribute 5% of your own labor to your project via equity and/or other regular income.

===Declaration regarding the exclusion of personal bankruptcy (Erklärung zum Ausschluss der Privatinsolvenz)===
[[Antragsstellung#Erklärung zum Ausschluss der Privatinsolvenz|To be submitted in German, you can find the template here]]

This form asks you to declare in lieu of an oath that you are not subject to personal bankruptcy proceedings.

===Declaration by applicants in the case of small teams (Erklärung der Antragsteller im Fall kleiner Teams)===
[[Antragsstellung#Gründung einer GbR|To be submitted in German, you can find the template here]]

This form asks you to declare that your team members will form a civil-law partnership (GbR) with the purpose to carry out your project. This means that all of the personen named here have joint rights and obligations within the project. You will have to name one shareholder of the GbR to be the managing director with sole signing authority.

===Agreement to accept the decision in the case of second-stage applications (Einwilligung zur Akzeptanz der Entscheidung bei Second-Stage-Bewerbungen)===
[[Antragsstellung#Einwilligung zur Akzeptanz der Entscheidung bei Second-Stage-Bewerbungen|To be submitted in German, you can find the template here]]

Depending on whether you are applying alone or as part of a team, you have to fill the corresponding form to declare that you will follow the jury's decision on the second-stage funding of my project. You will explicitly agree to a reduction in the amount of funding available and a shortening of the funding period to six months in the case of a rejection of your second-stage pitch.

Steuern

2025-05-22T14:27:50Z

Marie: reversed last edit

''(English version below)''

'''<mark><big>Achtung: Wir dürfen euch nicht zu euren Steuern beraten - das dürfen nur Steuerberater*innen. Hier haben wir Erfahrungen aus vergangenen Runden und Zitate gesammelt, die eventuell für euch hilfreich sein können. Lasst euch aber bitte trotzdem bei euren Steuern professionell beraten.</big></mark>'''

== Steuerpflicht ==
'''tl;dr:''' Die Förderung durch den Prototype Fund gilt als [https://www.haufe.de/id/kommentar/zuwendungen-aus-oeffentlichen-kassen-zur-projektfoerderung-HI1580562.html “echter Zuschuss”], weswegen '''keine Umsatzsteuer''' anfallen sollte. Die Erfahrungswerte der Projekte besagen allerdings, dass zwar keine Umsatzsteuer, aber '''in aller Regel Einkommensteuer fällig wird''' (die Steuerarten werden unten näher beschrieben). Da die Auszahlung der Förderung quartalsweise erfolgt, kann es sein, dass sie in zwei verschiedenen Steuererklärungen über zwei Jahre angegeben werden muss.

'''Wichtig für Teams:''' Ihr müsst eine eigene Steuererklärung für die GbR abgeben, die den Gewinn / Verlust jedes GbR-Mitglieds ausweist. Bei eurer persönlichen Einkommensteuer wird nur das Endergebnis addiert.

Manche Projekte waren in der Vergangenheit damit erfolgreich, von der Einkommenssteuer befreit zu werden. Ein '''erprobter Ansatz, um eine etwaige Einkommensteuerfreiheit festzustellen''' ist folgender:

Man gibt fristgerecht seine Steuererklärung (Erläuterung siehe unten) für das entsprechende Jahr der Förderung ab, erfasst die Förderung allerdings nicht als Summe, sondern legt ein Schreiben im folgenden Stil bei:
Im Jahr x hatte ich zusätzliche Einnahmen, die nicht in der abgegebenen Steuererklärung (Anlage 1) enthalten sind, da sie meiner Einschätzung nach laut §3 Einkommensteuergesetzsteuerfrei sind. Ich möchte Ihnen dies hiermit mitteilen und bitte Sie, die Steuerfreiheit zu überprüfen und diesbezüglich eine Bewertung vorzunehmen.

Es handelt sich um die folgenden Einnahmen:
1.Zuwendung des Bundesministeriums für Bildung und Forschung für das Forschungs-und Entwicklungsprojekt „x“ unter dem Förderkennzeichen x im Rahmen des Förderprogramms „Software Sprint“ in Höhe von x Euro.

Meiner Einschätzung nach sind die Einnahmen aus 1. nach §3 Nr. 11 Einkommensteuergesetz steuerfrei. Zur Prüfung habe ich Ihnen relevante Dokumente als Anlagen beigefügt, zu denen ich im folgenden noch ein paar Erläuterungen habe.

Ihnen liegt der Zuwendungsbescheid (Anlage 2) vor, aus dem auf Seite 2 die Höhe der erhaltenen Zuwendung hervorgeht, sowie dass die Nebenbestimmungen „NKBF 2017“ Teil des Zuwendungsbescheids sind. Diese Nebenbestimmungen liegen ebenfalls bei (Anlage 3). Dort ist zu entnehmen, dass mir als Zuwendungsempfänger die Ergebnisse des Forschungsprojekts gehören (Punkt 3.1 auf Seite 11) und dass mir das Recht auf ausschließliche Nutzung eingeräumt wird (Punkt 3.2 auf Seite 11). Dies scheint mir insofern relevant, als dass in §3 Nr. 11 steht, dass „Voraussetzung für die Steuerfreiheit ist, dass der Empfänger mit den Bezügen nicht zu einer bestimmten wissenschaftlichen oder künstlerischen Gegenleistung oder zu einer bestimmten Arbeitnehmertätigkeit verpflichtet wird.“. Da die Forschungsergebnisse mir gehören, gibt es in diesem Sinne keine Gegenleistung, die von mir an das Bundesministerium oder den Projektträger erbracht wurde. Weiterhin liegt die Antwort des Bundesministeriums (Anlage 4) auf meinen Verwendungsnachweis bei, aus dem die Gesamtkosten des Vorhabens sowie der vom Bund getragene Anteil hervorgehen.
Weitere Beispiele befinden sich [[Steuern#Beispiele für Anschreiben|weiter unten]]. Dort haben wir auch die [[Steuern#Steuertipps|unterschiedlichen Erfahrungen je nach Finanzamt]] gesammelt. Außerdem gibt es einen Channel auf Zulip, in dem ihr euch mit aktuellen und ehemaligen Geförderten rund um das Thema Finanzamt und Steuern austauschen könnt.

=== Umsatzsteuer ===
Die Umsatzsteuer betrifft (fast) alle Unternehmen. Für die Förderung durch den Prototype Fund sollte als "echter Zuschuss" keine Umsatzsteuer anfallen. Als umsatzsteuerpflichtige Unternehmer*innen müsst ihr in den ersten zwei Jahren eurer Selbstständigkeit monatlich eine Umsatzsteuervoranmeldung abgeben. Diese wird bei euch im Regelfall eine sogenannte „Null-Meldung“ sein.

=== Gewerbesteuer ===
Die Gewerbesteuer ist eine Unternehmenssteuer – in dem Augenblick, in dem ihr euch selbstständig macht, werdet ihr auch zu einem Unternehmen. Nur vom Finanzamt anerkannte Freiberufler*innen sind von der Gewerbesteuer befreit. Im Regelfall wird das Finanzamt den Status der Freiberuflichkeit verwehren. Wenn ihr Gewerbesteuer zahlt, wird diese mit der Einkommensteuer verrechnet, so dass ihr am Ende fast den gleichen Betrag wie Freiberufler*innen zahlt (falls der “Steuerhack” nicht greift).

=== Einkommensteuer ===
Die Einkommensteuer hat mit dem Unternehmen nur mittelbar zu tun. Der Gewinn, den ihr mit eurem Unternehmen (oder eurem GbR-Anteil) erwirtschaftet, ist in der Regel als Teil eures Einkommens einkommensteuerpflichtig. (Angestellte zahlen die Lohnsteuer, die eine Vorauszahlung auf die Einkommensteuer darstellt). Wie bei der persönlichen Steuererklärung ist es auch bei der Einkommenssteuererklärung möglich, auf verschiedenen Wegen die Steuerlast zu senken. Ein*e Steuerberater*in kann euch dabei beraten, was davon in eurem Fall sinnvoll ist.

=== Das Finanzamt will viel wissen ===
Nachdem ihr das Gewerbe angemeldet habt, wird sich das Finanzamt bei euch melden und darum bitten, den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung auszufüllen. Ihr könnt abwarten, bis das Finanzamt sich meldet oder den Bogen auch proaktiv ausfüllen. Ihr findet eine am Rechner ausführbare Vorlage im Formularcenter des Bundesfinanzministeriums. Damit ihr von den 8 Seiten nicht erschlagen werdet, hier einige [https://www.formulare-bfinv.de/ffw/action/invoke.do?id=034250 Ausfüllhinweise]:

* Seite 1-3: Hier macht ihr Angaben über euch als Unternehmer*in und über die geplante Tätigkeit. Bei einer GbR muss jede*r Teilhaber*in diesen Bogen ausfüllen.
* Seite 3-5: Hier möchte das Finanzamt alles über das neue Unternehmen wissen und möchte auch wissen, ob ihr in den letzten 5 Jahren schon einmal selbstständig wart.
* Seite 5: Hier müsst ihr die voraussichtliche Höhe eurer Einkünfte eintragen. Die Einkünfte als IT-Unternehmer*in gehören in Zeile 112. Schaut, ob ihr noch andere Einkünfte habt. Bei der Gewinnermittlungsart solltet ihr die Einnahmenüberschussrechnung wählen.
* Seite 6-7: Gebt hier die Höhe der Umsätze an – da gehört die Förderung des Prototype Fund mit hinein, auch wenn diese umsatzsteuerfrei ist. Wenn weniger als € 17.500,00 umgesetzt werden, solltet ihr von der Kleinunternehmerregelung Gebrauch machen.
*Seite 7: Im Falle einer GbR tragt diese hier ein.
* Seite 8: Wenn ihr schon ein Firmenkonto habt, kann hier direkt das SEPA-Mandat mitgesendet werden und eine entsprechendes Notiz hier vermerkt werden. Bei einer GbR sendet eine Kopie des Gesellschaftsvertrags mit und kreuzt das Feld an.

=== Keine Steuernummer? ===
In einigen wenigen Fällen hat das Finanzamt die Vergabe von Steuernummern für Prototype-Fund-Projekte abgelehnt, da die Teams nicht unternehmerisch tätig seien. Dazu haben wir zurzeit leider nur wenige Infos, Teams berichten:
- Ich glaube, das hat die steuerliche Situation sogar vereinfacht. Wir haben die Förderung dann vom GbR-Konto jeweils anteilig an uns überwiesen und als steuerfreie Einnahmen bei unserer Steuererklärung angegeben. Das ging problemlos durch (in Hamburg, Karlsruhe und Lörrach). Ist mittlerweile auch von einer Steuerberaterin abgesegnet, auch wenn die natürlich im ersten Anlauf davon irritiert war. (...) Wie man natürlich ohne Steuernummer ein Geschäftskonto bekommt, kann je nach Bank ein interessantes Thema sein. Bei uns hat geholfen, dass wir für einen kurzen Zeitraum eine Steuernummer hatten und ich die angeben konnte.

- Danke, dass du eure Erfahrungen teilst. Bankkonto war kein Problem, wir konnten die Steuer-IDs des Teams eintragen. Dass die ganze GbR steuerlich nicht relevant ist, wurde mir telefonisch vom Finanzamt auch bestätigt. Problem ist jetzt aber, dass das BMBF eine Steuernummer verlangt, weil der Prozess das so vorsieht und auch nicht geändert werden soll. Habt ihr dafür die später deaktivierte Nummer eingereicht, oder wie lief das bei euch ab?

- Daran erinnere ich mich nicht mehr so genau, im Zweifelsfall haben wir genau das gemacht… 🙂

== Steuertipps ==

=== Steuertipps & Erfahrungen pro Stadt/Finanzamt ===

==== Augsburg ====
Wir haben beim Finanzamt Augsburg auch die Empfehlungen/Hinweise befolgt, aber leider ist es hier scheinbar nicht steuerfrei. Begründet wird das damit, dass die Gelder für Lebenserhaltung an die Entwickler*innen geflossen sind und das dann keine Ausübung von wissenschaftlichen Tätigkeiten ist.

==== Berlin Neukölln ====
Hallo allerseits, bei mir hat es funktioniert: das Finanzamt Neukölln hat in meinem Fall befunden, dass die Förderung vom Prototype-Fund nicht als Einkommen zählt. Ich zahle also keine Einkommensteuer darauf.

Das lief so: ich habe meine Steuererklärung gemacht (im Juli 2019 für das Jahr 2018) und die Förderung nirgendwo eingetragen. Das ganze per Elster abgeschickt. Zusätzlich hab ich die Steuererklärung ausgedruckt und mit einem ausführlichen [https://cloud.okfn.de/s/b49Hmigrj5ALcPY Anschreiben] ans Finanzamt Neukölln geschickt. Es kam Mitte November ein Steuerbescheid ohne jegliche Reaktion auf mein Schreiben.

Dann habe ich noch einige Zeit vergehen lassen und auf eine Reaktion des Finanzamts gewartet. Vor einigen Tagen dachte ich mir es wäre inzwischen genug Zeit vergangen und hab dort mal angerufen. Die freundliche Mitarbeiterin teilte mir dann mit, dass das alles so akzeptiert wurde, wie ich es geschrieben hätte. Mich darüber zu informieren hätte sie nicht für nötig gehalten, da ich ja den Steuerbescheid erhalten hätte. Sei alles so in den Akten vermerkt.

==== Berlin Friedrichshain-Kreuzberg ====
Wir haben für audapolis gestern vom Finanzamt Friedrichshain-Kreuzberg den Brief bekommen, dass die Zuwendungen aus dem PTF gem. § 3 Nr. 11 Einkommensteuergesetz '''ertragsteuerlich steuerfrei''' und umsatzsteuerlich '''nicht steuerbare „echte Zuschüsse".''' sind. Wir hatten eine minimal abgewandelte Form von [[Steuern#Beispiel 3|dem]] Schreiben verwendet.

==== Berlin-Steglitz ====
Ich habe für die Einkommensteuererklärung für das Projekt (als einzelner, freiberuflicher Entwickler) ein kleines Schreiben wie bisher im Wiki beschrieben beigelegt. Darauf ist das Finanzamt aber überhaupt nicht eingegangen sondern hat einen eigenen (neuen) Weg gefunden die Einkünfte als steuerfrei zu sehen. Das könnte vielleicht in Zukunft eine neue Argumentation eröffnen.

Zitat:
"Der Zuschuss vom Bundesministerium für Bildung und Forschung wurde als echter Zuschuss zur Projektförderung auf der Grundlage der in Absch. 10.2 (10) Nr.1 UStAE (Umsatzsteueranwendungserlass) genannten Nebenbestimmungen berücksichtigt und ist somit umsatzsteuerfrei. Ertragssteuerlich wurde er als Kapitalzuschuss gewertet, da die Förderung einer Investitionstätigkeit im Vordergrund steht, und aufgrund der Angaben in der EÜR und den eingereichten Belegen als erfolgsneutral angesehen (Ausübung des Wahlrechts vgl. R 6.5 (2) Einkommensteuerrichtlinie)."

Mir wurde bei Nachfrage versichert, dass die Konsequenzen aus dieser Einschätzung zu einen sein, dass der Zuschuss nicht in der Einkommensteuererklärung auftaucht und dass ich als Folge beim Verkauf der Software keine Herstellungskosten geltend machen kann :D

Wollte nur rueckmelden, dass bei mir beim FA Berlin Steglitz die ESt-Befreiung mit einem schriftlichen verweis auf EStG §3 Abs. 11 ohne Rückfragen akzeptiert wurde. Ich wünsche euch allen viel Erfolg bei eurer Steuererklärung <3

==== Frankfurt am Main ====
Ich habe die [[Steuern#Beispiel 4|Begründung]] leicht angepasst (danke nochmal an die ursprüngliche Autor:in!) an mein Finanzamt (Frankfurt am Main) geschickt und nun eine positive Bestätigung für 2019 bekommen. In unserem Fall heißt das konkret, dass wir die Zuschüsse des BMBF nicht in der Einnahme-Überschuss-Rechnung (EÜR) der GbR unseres Teams aufführen müssen, was heißt, dass in der Feststellungserklärung (Steuererklärung der GbR) keine Einnahmen auftauchen. In der persönlichen EÜR (und damit der Einkommen-Steuererklärung) müssen die anteiligen Auszahlungen aus der GbR an die Mitglieder dann auch nicht aufgeführt werden.

==== Halle (Saale) ====
Mir hat das Finanzamt Halle einen Bescheid über Einkommenssteuervorauszahlungen geschickt, in dem sie die Förderung des BMBF zu meinem Einkommen gerechnet haben. Ich habe dagegen Einspruch eingelegt und daraufhin einen korrigierten Bescheid bekommen, ohne die Fördersumme. Ich hab mich dabei an der [[Steuern#Beispiel 3|Argumentation]] orientiert, die blinry hier irgendwann mal reingeschrieben hat. Folgendes habe ich an das Finamt geschrieben: [[Steuern#Beispiel 6: Widerspruch einlegen|>>LINK<<]]

Da habe ich dann noch einen Scan des Zuwendnungsbescheids und die Nebenbestimmungen (Tipp, die sind hier online zu finden) angehängt.

In der Einkommenssteuererklärung (also nicht mehr die Vorauszahlung) hat das Finanzamt die eingereichte Erklärung ohne die Einnahmen der GbR nicht akzeptiert.
Sie sagen dazu: „Die Zuwendungen aus dem Bundeshaushalt für das Vorhaben ‚Software Sprint - Einzelvorhaben: [Mein Projekt]‘ stellt keine steuerfreie Einnahme dar. Der Gewinn wurde entsprechend […] erhöht“
Weil ich in dem Jahr unter der Steuerfreiheitsgrenze geblieben bin, habe ich dagegen keinen Einspruch eingelegt.

==== Hamburg Altona ====
Hallo zusammen, auch das Finanzamt Hamburg Altona hat unsere Begründung für die Steuerfreiheit der erhaltenen Gelder akzeptiert 🎉 Wir haben ähnlich wie in der Vorlage von blinry (danke!) argumentiert, und vorsichtigerweise auch beschrieben, dass keine "Arbeitsnehmertätigkeit" vorlag (also keine Weisungsbefugnis, etc. das zweite Kriterium in §3 Nr. 11 Satz 3 EStG). Wir haben dazu eine Erklärung zur Feststellung beim Finanzamt eingereicht und parallel eine schriftliche Mitteilung via Elster verschickt, und in beiden aufeinander verwiesen. Ca 4 Wochen später kam dann die "Einheitliche und gesonderte Feststellung". Darin ist bei jede\\*r Gesellschafter\\*in als Einkommen aus der GbR € 0,00 vermerkt.

==== Köln ====
Kurzes update aus Köln: Unser Steuerberater hat beim Finanzamt nachgefragt (da es als GbR nicht so einfach klappt wie bei einer Einzelperson - und ich vermute T. hatte als Einzelperson das Begleitschreiben eingereicht). Leider antwortet uns das Finanzamt, dass wir versteuern müssen, mit Verweis auf dieses Urteil: <nowiki>https://datenbank.nwb.de/Dokument/Anzeigen/210835/</nowiki>

Wir recherchieren gerade noch ob sich ein Einspruch lohnt, aber Aussage des Steuerberaters Stand heute ist: "Bei Einzelpersonen und geringen Beträgen kann es sein, dass das Finanzamt das einfach kommentarlos akzeptiert. Bei Entnahmen aus einer GbR wird das wahrscheinlich nicht funktionieren."
Immer noch nix finales, aber es macht Sinn die potentiellen Steuern zur Seite zu legen.

==== München ====
Wir haben als GbR an der vorletzten Prototype-Runde teilgenommen und nun stand natürlich die Steuererklärung an - für das Jahr 2023 in diesem Fall. Und, um es kurz zu machen, es hat geklappt! Die freundlichen Damen und Herren vom Finanzamt München sind den Argumenten in meinem Schreiben gefolgt und haben die Förderung steuerfrei gestellt - bedingungslos und unwiderruflich (kein "Vorbehalt der Nachprüfung"). Das bedeutet, auch die in 2024 geflossenen Beträge sind dann steuerfrei.Das Schreiben war angelehnt an einige Tipps hier im Forum. Für unsere GbR macht das insgesamt ca. 6.000 Euro "Mehrerlös" aus, das ist ja auch nicht von schlechten Eltern ...

==== Starnberg ====
Diese Woche habe ich Rückmeldung von meinem Finanzamt (Starnberg) bekommen, die der im Wiki vorgeschlagenen Argumentation nicht folgen möchte:

"Die Einnahmen aus der Zuwendung des Bundesministeriums für Bildung und Forschung für das Forschungs- und Entwicklungsprojekt "Voice-QL" sind nicht nach §3 Nr.11 EStG steuerfrei, da die Förderung für einen bestimmten Zweck ist, weswegen §3 Nr.11 S.3 EStG nicht anzuwenden ist. Die Einkünfte sind daher als sonstige Einkünfte aus anderen Leistungen nach §22 Nr. 3 EStG bei Zufluss zu erklären."

Mein Antrag auf Steuerbefreiung der Fördersumme von Runde 12 bei der Steuererklärung wurde damals vom Finanzamt Starnberg abgelehnt. Durch mehrere Wiki-Beträge motiviert habe ich mir nun doch noch einmal die Zeit genommen, einen Brief an das Finanzamt zu formulieren und Widerspruch gegen den Steuerbescheid eingelegt.

Heute kam ein korrigierter Bescheid per Briefpost, mein Widerspruch wurde anerkannt! Statt einer Nachzahlung gibt es nun eine Rückzahlungn:-)

"Sehr geehrte Damen und Herren,

Im Bescheid für 2023 lese ich die Einschätzung, dass die Zuwendung des BMBF für das Projekt '[...]' nicht steuerfrei ist.
Der Zuschuss wurde im Rahmen der bundesweiten Maßnahme PrototypeFund(PTF) gewährt. Durch persönlichen Kontakt mit anderen PTF-Förderprojekten wurde mir bekannt, dass andere Finanzämter (z. B. Frankfurt am Main, Berlin-Neukölln, Berlin-Steglitz, Berlin Friedrichshain-Kreuzberg oder Hamburg Altona) es so sehen, dass diese Zuwendung NICHT versteuert werden muss.
Als Erläuterung wird angeführt:
'Der Zuschuss vom Bundesministerium für Bildung und Forschung wurde als echter Zuschuss zur Projektförderung auf der Grundlage der in Absch. 10.2 (10) Nr.1 UStAE (Umsatzsteueranwendungserlass) genannten Nebenbestimmungen berücksichtigt und ist somit umsatzsteuerfrei. Ertragssteuerlich wurde er als Kapitalzuschuss gewertet, da die Förderung einer Investitionstätigkeit im Vordergrund steht, und aufgrund der Angaben in der EÜR und den eingereichten Belegen als erfolgsneutral angesehen (Ausübung des Wahlrechts vgl. R 6.5 (2) Einkommensteuerrichtlinie).'
Ein weiteres Finanzamt sagt, dass ...
... 'Zuwendungen aus dem PTF gem. § 3 Nr. 11 Einkommensteuergesetz ertragsteuerlich steuerfrei und umsatzsteuerlich nicht steuerbare 'echte Zuschüsse' sind'
Aus beigefügten Nebenbestimmungen geht hervor, dass mir gegenüber keine Weisungsbefugnis besteht und sowohl Verwertungsrechte wie auch Forschungsergebnisse mir gehören. So gibt es in diesem Sinne keine Gegenleistung, die von mir an das Bundesministerium oder den Projektträger erbracht wurde.
Die Besteuerung der Zuwendung würde für mich und meine Familie eine finanzielle Belastung darstellen. Vor dem Hintergrund der unterschiedlichen Praxis anderer Finanzämter lege ich deshalb Widerspruch gegen den Bescheid ein und bitte um eine erneute Prüfung des Sachverhalts.
Weitere Unterlagen zur Klärung stelle ich bei Bedarf gerne zur Verfügung.

Mit freundlichen Grüßen,
[...]"

== Beispiele für Anschreiben ==
Diese Textbausteine für die Einkommenssteuerfreiheit wurden bereits erfolgreich beim Finanzamt eingereicht. Reuse & remix :D

=== Beispiel 1 ===
[https://cloud.okfn.de/s/b49Hmigrj5ALcPY '''Hier befindet sich ein Beispiel-Anschreiben als PDF.''']

=== Beispiel 2 ===
Zur Abwendung des Zwangsgeldes für mich und meine Mitgesellschafter*in habe ich auch noch einmal einen Blick in das Einkommensteuergesetz geworfen und festgestellt, dass meiner Einschätzung nach die Einnahmen der GbR im Jahr 2019 nach §3 Nr. 11 EkSt steuerbefreit sind. Es handelt sich um eine Zuwendung des Bundesministeriums für Bildung und Forschung für das Forschungs- und Entwicklungsprojekt „—-“ unter dem Förderkennzeichen “----” Rahmen des Förderprogramms „Software Sprint“ in Höhe von — €. Ich möchte Ihnen dies hiermit mitteilen und bitte Sie, die Steuerfreiheit zu überprüfen und diesbezüglich eine Bewertung vorzunehmen. Zur Prüfung habe ich Ihnen den Änderungsbescheid zum ursprünglichen Zuwendungsbescheid vom (--Datum–) als Anlage beigefügt. Außerdem verweise ich auf die Nebenbestimmungen für Zuwendungen des BMBF (NKBF2017, Web-Link <nowiki>https://www.bmbf.de/foerderungen/bekanntmachung-1429.html</nowiki>), aus denen in Abschnitt 3 hervorgeht, dass uns als Zuwendungsempfängern die Ergebnisse des Forschungsprojekts gehören und uns das ausschließliche Nutzungsrecht eingeräumt wird (Seite 11). Dies scheint mir insofern relevant, als dass in §3 Nr. 11 EkSt festgelegt ist, dass „Voraussetzung für die Steuerfreiheit ist, dass der Empfänger mit den Bezügen nicht zu einer bestimmten wissenschaftlichen oder künstlerischen Gegenleistung oder zu einer bestimmten Arbeitnehmertätigkeit verpflichtet wird“. Da die Forschungsergebnisse uns gehören, gibt es in diesem Sinne keine Gegenleistung, die an das Bundesministerium oder den Projektträger erbracht wurde.

=== Beispiel 3 ===
''Sehr geehrte Damen und Herren,

Im Jahr 2020 haben wir Zuschüsse des Bundesministeriums für Bildung und Forschung in der abgegebenen GbR-Feststellungserklärung \emph{nicht} versteuert, da wir sie für steuerfrei auf Grundlage von §3 Einkommensteuergesetz halten. Wir möchten Ihnen dies hiermit mitteilen und bitten Sie, die Steuerfreiheit zu überprüfen und diesbezüglich eine Bewertung vorzunehmen.

Es handelt sich um die folgenden Einnahmen:

Zuwendung des Bundesministeriums für Bildung und Forschung für das Forschungs- und Entwicklungsprojekt „—“ unter dem Förderkennzeichen —-- im Rahmen des Förderprogramms „Software Sprint“ in Höhe von \EUR{---}.

Unserer Einschätzung nach sind die Einnahmen nach §3 Nr. 11 Einkommensteuergesetz steuerfrei. Zur Prüfung haben wir Ihnen den Zuwendungsbescheid als Anlagen beigefügt, zu denen wir noch folgende Erläuterungen haben:

Auf Seite 2 geht die Gesamthöhe der erhaltenen Zuwendung hervor (verteilt auf die Jahre 2020 und 2021 gemäß des ebenfalls beigefügten Änderungsbescheides vom –datum–), sowie auf Seite 3 dass die Nebenbestimmungen „NKBF 2017“ Teil des Zuwendungsbescheids sind. Diese Nebenbestimmungen liegen ebenfalls bei. Dort ist zu entnehmen, dass der GbR als Zuwendungsempfängerin die Ergebnisse des Forschungsprojekts gehören (Punkt 3.1 auf Seite 11) und dass ihr das Recht auf ausschließliche Nutzung eingeräumt wird (Punkt 3.2 auf Seite 11). Dies scheint mir insofern relevant, als dass in §3 Nr. 11 steht, dass „Voraussetzung für die Steuerfreiheit ist, dass der Empfänger mit den Bezügen nicht zu einer bestimmten wissenschaftlichen oder künstlerischen Gegenleistung oder zu einer bestimmten Arbeitnehmertätigkeit verpflichtet wird“. Da die Forschungsergebnisse uns gehören, gibt es in diesem Sinne keine Gegenleistung, die von uns an das Bundesministerium oder den Projektträger erbracht wurde.

Weitere Anlage ist der Zahlungsnachweis vom 27. November 2020, aus dem die erhaltene Zuwendung im Jahr 2020 hervorgeht. Weitere Zahlungen erfolgten im Jahr 2020 nicht. Falls Sie weitere Belege benötigen, reichen wir diese natürlich gern nach.

Mit freundlichen Grüßen''

Das generiert eine Transaktions-ID. Dann haben wir die "Gesonderte und einheitliche Feststellung" für die GbR ausgefüllt, mit 0 EUR Einnahmen, und jeweils 0 EUR Entnahmen von uns beiden. Im "Anmerkungs"-Feld haben wir die Transaktions-ID referenziert:

Siehe separat übermittelte Mitteilung: Transferticket ep1342j69pyzh07gjw47isfexxad1ux8;
Auftrag: Sonstige Nachricht an das Finanzamt;
Ordnungskriterium: 14/130/05478;
Abgabezeit: Freitag, 14. Mai 2021, 17:58:27

Achso, und der Brief hatte als Anhänge noch den NKBF 2017, den Zuwendungsbescheid (plus eine Korrektur für die Aufteilung des Geldes auf die Jahre), und den ersten Zahlungsnachweis aus Profi Online.

=== Beispiel 4 ===
Im Jahr 2019 habe ich Zuschüsse des Bundesministeriums für Bildung und Forschung in der abgegebenen GbR-Feststellungserklärung nicht versteuert, da ich sie für steuerfrei auf Grundlage von §3 Einkommensteuergesetz halte. Ich möchte Ihnen dies hiermit mitteilen und bitte Sie, die Steuerfreiheit zu überprüfen und diesbezüglich eine Bewertung vorzunehmen. Es handelt sich um die folgenden Einnahmen: Zuwendung des Bundesministeriums für Bildung und Forschung für das Forschungs- und Entwicklungsprojekt „XXXXX“ unter dem Förderkennzeichen XX|XXXXXX im Rahmen des Förderprogramms „Software Sprint“ in Höhe von X.XXX,XX€. Meiner Einschätzung nach sind die Einnahmen nach §3 Nr. 11 Einkommensteuergesetz steuerfrei. Zur Prüfung habe ich Ihnen den Zuwendungsbescheid als Anlagen beigefügt, zu denen ich im folgenden noch ein paar Erläuterungen habe: Auf Seite 2 geht die Höhe der erhaltenen Zuwendung hervor (50% der Zuwendungen im Haushaltsjahr 2019), sowie auf Seite 3 dass die Nebenbestimmungen „NKBF 98“ Teil des Zuwendungs bescheids sind. Diese Nebenbestimmungen liegen ebenfalls bei. Dort ist zu entnehmen, dass mir als Zuwendungsempfänger die Ergebnisse des Forschungsprojekts gehören (Punkt 9.2 auf Seite 7) und dass mir das Recht auf ausschließliche Nutzung eingeräumt wird (Punkt 12.1 auf Seite 9). Dies scheint mir insofern relevant, als dass in §3 Nr. 11 steht, dass „Voraussetzung für die Steuer freiheit ist, dass der Empfänger mit den Bezügen nicht zu einer bestimmten wissenschaftlichen > oder künstlerischen Gegenleistung oder zu einer bestimmten Arbeitnehmertätigkeit verpflichtet > wird“. Da die Forschungsergebnisse mir gehören, gibt es in diesem Sinne keine Gegenleistung, die > von mir an das Bundesministerium oder den Projektträger erbracht wurde. Weiterhin liegt die > Antwort des Bundesministeriums (Anlage 4) auf meinen Verwendungsnachweis bei, aus dem die Gesamtkosten des Vorhabens sowie der vom Bund getragene Anteil hervorgehen.

=== Beispiel 5 ===
''Sehr geehrte Damen und Herren,

im Jahr 2023 hatte die GbR Einnahmen, die nicht in der hier abgegebenen Steuer-/ Feststellungserklärung enthalten sind, da diese nach unserer Einschätzung gemäß §3 Nr. 11 Einkommensteuergesetz steuerfrei sind. (Zitat aus der genannten Vorschrift: »Steuerfrei sind … (Nr. 11) Bezüge aus öffentlichen Mitteln … die … zu dem Zweck bewilligt werden, … die Wissenschaft oder Kunst unmittelbar zu fördern.«)
Wir teilen Ihnen dies hiermit mit und bitten Sie, diesen Sachverhalt zu überprüfen und diesbezüglich eine Bewertung vorzunehmen. Es handelt sich um die folgende Einnahme:
- Zuwendungsbescheid des Bundesministeriums für Bildung und Forschung für das Forschungs- und Entwicklungsprojekt „Software Sprint – Einzelvorhaben: [wie im Zuwendungsbescheid] in Höhe von [in diesem Jahr geflossene Gelder – nicht der gesamte Betrag] € für das Kalenderjahr 2023.
Zur Prüfung haben wir die relevanten Dokumente beigefügt, zu denen wir Folgendes erläutern möchten.
Zum einen handelt es sich um den Zuwendungsbescheid vom [Datum], aus dem auf Seite 2 die Höhe der Zuwendung von [Betrag in diesem Jahr] Euro hervorgeht. Des weiteren wird auf Seite 3 festgestellt, dass die »Nebenbestimmungen NKBF 2017« Teil des Zuwendungsbescheids sind. Die NKBF haben wir nicht vollständig mitgesandt, diese liegen z.B. vor unter https://foerderportal.bund.de/easy/module/profi_formularschrank/download.php?datei1=3175
Als Anlage senden wir den wohl relevanten Ausschnitt (Seite 11/17): Dort ist festgehalten, dass dem Zuwendungsempfänger (hier also der GbR) alle Eigentumsrechte an den Ergebnissen des Projekts gehören (Punkt 3.1) und ihm alle Nutzungs- und Verwertungsrechte zustehen (Punkt 3.2).
Diese Punkte heben wir deshalb heraus, da im genannten §3 Nr. 11 Satz 3 ESt. steht, dass »Voraussetzung für die Steuerfreiheit ist, dass der Empfänger mit den Bezügen nicht zu einer bestimmten wissenschaftlichen oder künstlerischen Gegenleistung oder zu einer bestimmten Arbeitnehmertätigkeit verpflichtet wird«.
Da die Ergebnisse allein der GbR gehören, gibt es im Sinne dieser Vorschrift auch keine Gegenleistung, die von uns an das Bundesministerium oder den Projektträger erbracht wurde.
Uns ist klar, dass bei einer steuerfreien Zuwendung keine (Betriebs-) Ausgaben angesetzt werden können und keine USt. entsteht. Für Rückfragen stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung.

Mit freundlichen Grüßen, [Name geschäftsführender Gesellschafter der GbR]

Anlage 1: Zuwendungsbescheid vom [Datum]
Anlage 2: Nebenbestimmungen (NKBF 2017 -Auszug-) als Teil des
Zuwendungsbescheids''

=== Beispiel 6: Widerspruch einlegen ===
''Guten Tag,

in Ihrem Schreiben vom [DATUM] setzten Sie für mich Einkommenssteuervorauszahlungen fest. Gegen diese lege ich hiermit Widerspruch ein. Zwar habe ich angegeben, über die [UNTERNEHMEN] GbR [FÖRDERSUMME] € an Einnahmen erzielen zu wollen, diese bestehen jedoch vollständig aus echten Zuwendungen des Bundesministeriums für Bildung und Forschung im Rahmen des Förderprogramms "Software Sprint" zur Förderung der Wissenschaft unter dem Förderkennzeichen [FKZ] (siehe Zuwendungsbescheid im Anhang). Entsprechend mache ich geltend, dass diese Einnahmen nach §3 Nr. 11 EStG als steuerfrei zu betrachten sind. Nach den für den Zuwendungsbescheid geltenden Förderbestimmmungen (NKBF 2017, im Anhang) verbleibt das alleinige Verwertungsrecht für die Forschungsergebnisse bei der GbR als Zuwendungsempfängerin, was den Anforderungen des §3 Nr. 11 Satz 3 EStG an den Ausschluss einer Gegenleistung entspricht.

Ich bitte demnach um Aufhebung Ihres Vorauszahlungsbescheids.

Mit freundlichen Grüßen

== In English: Taxes ==
'''<big>Caution: We are not allowed to advise you on your taxes - only tax consultants can legally to do that. Here we have collected experiences and tips from past rounds that may be helpful for you. However, please still get professional advice on your taxes.</big>'''

== Tax obligation ==
'''tldr;''' The Prototype Fund grant counts as a [https://www.haufe.de/finance/finance-office-professional/zuwendungen-aus-oeffentlichen-kassen-zur-projektfoerderung_idesk_PI11525_HI1580562.html "true grant"] ''(“echter Zuschuss”, a specific form of funding in Germany)'' which is why '''no sales tax''' should be payable. However, the projects' experience of the past rounds shows that, although no sales tax is payable, '''income tax is generally due''' (the types of tax are described in more detail below). Since the grant is paid out quarterly, it may have to be reported on two different tax returns over two years (in funding rounds in the winter).

'''Important for teams''': you must file a separate tax declaration for the GbR, which shows the profit / loss of each GbR member. For your personal income tax, only the final result will be added.

In the past, some projects have been successful in being exempt from income tax. A '''tested approach to establish a possible income tax exemption''' is as follows:

One files one's tax return (see below) by the due date for the appropriate year of the grant, but does not record the grant as a total, adding a letter in the following style (in German):
Im Jahr x hatte ich zusätzliche Einnahmen, die nicht in der abgegebenen Steuererklärung (Anlage 1) enthalten sind, da sie meiner Einschätzung nach laut §3 Einkommensteuergesetzsteuerfrei sind. Ich möchte Ihnen dies hiermit mitteilen und bitte Sie, die Steuerfreiheit zu überprüfen und diesbezüglich eine Bewertung vorzunehmen.

Es handelt sich um die folgenden Einnahmen:
1.Zuwendung des Bundesministeriums für Bildung und Forschung für das Forschungs-und Entwicklungsprojekt „x“ unter dem Förderkennzeichen x im Rahmen des Förderprogramms „Software Sprint“ in Höhe von x Euro.

Meiner Einschätzung nach sind die Einnahmen aus 1. nach §3 Nr. 11 Einkommensteuergesetz steuerfrei. Zur Prüfung habe ich Ihnen relevante Dokumente alsAnlagen beigefügt, zu denen ich im folgenden noch ein paar Erläuterungen habe.

Ihnen liegt der Zuwendungsbescheid (Anlage 2) vor, aus dem auf Seite 2 die Höhe der erhaltenen Zuwendung hervorgeht, sowie dass die Nebenbestimmungen „NKBF 2017“ Teil des Zuwendungsbescheids sind. Diese Nebenbestimmungen liegen ebenfalls bei (Anlage3). Dort ist zu entnehmen, dass mir als Zuwendungsempfänger die Ergebnisse des Forschungsprojekts gehören (Punkt 3.1 auf Seite 11) und dass mir das Recht aufausschließliche Nutzung eingeräumt wird (Punkt 3.2 auf Seite 11). Dies scheint mir insofern relevant, als dass in §3 Nr. 11 steht, dass „Voraussetzung für die Steuerfreiheit ist, dass der Empfänger mit den Bezügen nicht zu einer bestimmten wissenschaftlichen oder künstlerischen Gegenleistung oder zu einer bestimmten Arbeitnehmertätigkeit verpflichtet wird.“. Da die Forschungsergebnisse mir gehören, gibt es in diesem Sinne keine Gegenleistung, die von mir an das Bundesministerium oder den Projektträger erbracht wurde. Weiterhin liegt die Antwort des Bundesministeriums (Anlage 4) auf meinen Verwendungsnachweis bei, aus dem die Gesamtkosten des Vorhabens sowie der vom Bundgetragene Anteil hervorgehen.
More examples [[Steuern#Beispiele für Anschreiben|in the German section above]]. There we have also collected the different [[Steuern#Steuertipps|experiences depending on the tax office]]. There is also a channel on Zulip where you can talk to current and former recipients about the topic of tax office and taxes.

=== ''Umsatzsteuer'' (Sales tax) ===
The sales tax concerns (almost) all companies. As a “ true subsidy”, no sales tax should be incurred for the funding from the Prototype Fund. As an entrepreneur subject to sales tax, you must submit an advance sales tax return monthly during the first two years of your self-employment. As a rule, this will be a so-called ''"Nullmeldung"'' for you.

=== ''Gewerbesteuer'' (Business Tax) ===
The ''Gewerbesteuer'' is a business tax - the moment you become self-employed, you also become a business. Only freelancers recognized by the tax office are exempt from business tax. Usually the tax office will deny you freelance status. If you pay business tax, it will be offset against your income tax, so that you end up paying almost the same amount as freelancers (if the "tax hack" above doesn‘t work).

=== ''Einkommensteuer'' (Income Tax) ===
Income tax is only indirectly related to the company. The profit you make from your business (or your GbR share) is generally subject to income tax as part of your income. (Employees pay payroll tax, which is an advance payment on income tax). As with your personal tax return, it is also possible to reduce your income tax burden in various ways when filing your income tax return. A tax advisor can advise you on what makes sense in your case.

=== The Tax Office (''Finanzamt'') wants to know a lot. ===
After you have registered the business, the tax office will contact you and ask you to fill in the tax registration form. You can wait for the tax office to contact you or fill out the form proactively. You can find a computer-executable template in the form center of the Federal Ministry of Finance. So that you are not overwhelmed by the 8 pages, here are some [https://www.formulare-bfinv.de/ffw/form/display.do?%24context=27F37B050AA7343D04AA instructions] to fill out the form:

* Page 1-3: Here you provide information about yourself as an entrepreneur and about your planned activity. In the case of a GbR, each partner must fill out this form.
* Page 3-5: Here the tax office wants to know everything about the new business and also whether you have been self-employed in the last 5 years.
* Page 5: Here you must enter the expected amount of your income. Income as an IT entrepreneur should be entered on line 112. Check if you expect to have any other income sources. You should choose the surplus income statement (Einnahmenüberschussrechnung) as the method of calculating profit.
* Page 6-7: Enter the amount of sales here - this includes the Prototype Fund grant, even if it is exempt from sales tax. If your turnover is less than € 17.500,00, you should use the small business regulation.
* Page 7: In case of a GbR enter it here.
* Page 8: If you already have a company account, the SEPA mandate can be sent directly here and a corresponding note can be added here. In case of a GbR send a copy of the articles of association and tick the box.

=== No tax number (''Steuernummer)''? ===
In a few cases, the tax office has refused to issue tax numbers for Prototype Fund projects because the teams are not entrepreneurial. Unfortunately, we have little info on this at the moment. Some of our teams reported:
- I think this even simplified the tax situation. We then transferred the funding from the GbR account proportionately to ourselves and declared it as tax-free income on our tax return. This went through without any problems (in Hamburg, Karlsruhe and Lörrach). In the meantime, it has also been approved by a tax consultant, even though she was naturally irritated by it at the first attempt. (...) How to get a business account without a tax number can be an interesting topic, depending on the bank. In our case, it helped that we had a tax number for a short period of time and I was able to provide that.

- Thanks for sharing your experience. Bank account was not a problem, we were able to put in the team tax IDs. That the whole GbR is not relevant for tax purposes was also confirmed to me by phone from the tax office. The problem now is, however, that the BMBF requires a tax number because the process provides for it and it is not to be changed. Did you submit the number that was later deactivated, or how did that work for you?

- I don't remember that exactly, but in case of doubt, that's exactly what we did... 🙂
[Translated from German]

'''Note'''

In the German section above we also provide many quotes from projects about [[Steuern#Steuertipps|their experiences with various tax offices]] and [[Steuern#Beispiele für Anschreiben|the letters that have helped them with establishing the tax exemption]].

Steuern

2025-05-22T14:26:45Z

Marie:

''(English version below)''

'''<mark><big>Achtung: Wir dürfen euch nicht zu euren Steuern beraten - das dürfen nur Steuerberater*innen. Hier haben wir Erfahrungen aus vergangenen Runden und Zitate gesammelt, die eventuell für euch hilfreich sein können. Lasst euch aber bitte trotzdem bei euren Steuern professionell beraten.</big></mark>'''

== Steuerpflicht ==
'''tl;dr:''' Die Förderung durch den Prototype Fund gilt als [https://www.haufe.de/id/kommentar/zuwendungen-aus-oeffentlichen-kassen-zur-projektfoerderung-HI1580562.html “echter Zuschuss”], weswegen '''keine Umsatzsteuer''' anfallen sollte. Die Erfahrungswerte der Projekte besagen allerdings, dass zwar keine Umsatzsteuer, aber '''in aller Regel Einkommensteuer fällig wird''' (die Steuerarten werden unten näher beschrieben). Da die Auszahlung der Förderung quartalsweise erfolgt, kann es sein, dass sie in zwei verschiedenen Steuererklärungen über zwei Jahre angegeben werden muss.

'''Wichtig für Teams:''' Ihr müsst eine eigene Steuererklärung für die GbR abgeben, die den Gewinn / Verlust jedes GbR-Mitglieds ausweist. Bei eurer persönlichen Einkommensteuer wird nur das Endergebnis addiert.

Manche Projekte waren in der Vergangenheit damit erfolgreich, von der Einkommenssteuer befreit zu werden. Ein '''erprobter Ansatz, um eine etwaige Einkommensteuerfreiheit festzustellen''' ist folgender:

Man gibt fristgerecht seine Steuererklärung (Erläuterung siehe unten) für das entsprechende Jahr der Förderung ab, erfasst die Förderung allerdings nicht als Summe, sondern legt ein Schreiben im folgenden Stil bei:
Im Jahr x hatte ich zusätzliche Einnahmen, die nicht in der abgegebenen Steuererklärung (Anlage 1) enthalten sind, da sie meiner Einschätzung nach laut §3 Einkommensteuergesetzsteuerfrei sind. Ich möchte Ihnen dies hiermit mitteilen und bitte Sie, die Steuerfreiheit zu überprüfen und diesbezüglich eine Bewertung vorzunehmen.

Es handelt sich um die folgenden Einnahmen:
1.Zuwendung des Bundesministeriums für Bildung und Forschung für das Forschungs-und Entwicklungsprojekt „x“ unter dem Förderkennzeichen x im Rahmen des Förderprogramms „Software Sprint“ in Höhe von x Euro.

Meiner Einschätzung nach sind die Einnahmen aus 1. nach §3 Nr. 11 Einkommensteuergesetz steuerfrei. Zur Prüfung habe ich Ihnen relevante Dokumente als Anlagen beigefügt, zu denen ich im folgenden noch ein paar Erläuterungen habe.

Ihnen liegt der Zuwendungsbescheid (Anlage 2) vor, aus dem auf Seite 2 die Höhe der erhaltenen Zuwendung hervorgeht, sowie dass die Nebenbestimmungen „NKBF 2017“ Teil des Zuwendungsbescheids sind. Diese Nebenbestimmungen liegen ebenfalls bei (Anlage 3). Dort ist zu entnehmen, dass mir als Zuwendungsempfänger die Ergebnisse des Forschungsprojekts gehören (Punkt 3.1 auf Seite 11) und dass mir das Recht auf ausschließliche Nutzung eingeräumt wird (Punkt 3.2 auf Seite 11). Dies scheint mir insofern relevant, als dass in §3 Nr. 11 steht, dass „Voraussetzung für die Steuerfreiheit ist, dass der Empfänger mit den Bezügen nicht zu einer bestimmten wissenschaftlichen oder künstlerischen Gegenleistung oder zu einer bestimmten Arbeitnehmertätigkeit verpflichtet wird.“. Da die Forschungsergebnisse mir gehören, gibt es in diesem Sinne keine Gegenleistung, die von mir an das Bundesministerium oder den Projektträger erbracht wurde. Weiterhin liegt die Antwort des Bundesministeriums (Anlage 4) auf meinen Verwendungsnachweis bei, aus dem die Gesamtkosten des Vorhabens sowie der vom Bund getragene Anteil hervorgehen.
Weitere Beispiele befinden sich [[Steuern#Beispiele für Anschreiben|weiter unten]]. Dort haben wir auch die [[Steuern#Steuertipps|unterschiedlichen Erfahrungen je nach Finanzamt]] gesammelt. Außerdem gibt es einen Channel auf Zulip, in dem ihr euch mit aktuellen und ehemaligen Geförderten rund um das Thema Finanzamt und Steuern austauschen könnt.

=== Umsatzsteuer ===
Die Umsatzsteuer betrifft (fast) alle Unternehmen. Für die Förderung durch den Prototype Fund sollte als "echter Zuschuss" keine Umsatzsteuer anfallen. Als umsatzsteuerpflichtige Unternehmer*innen müsst ihr in den ersten zwei Jahren eurer Selbstständigkeit monatlich eine Umsatzsteuervoranmeldung abgeben. Diese wird bei euch im Regelfall eine sogenannte „Null-Meldung“ sein.

=== Gewerbesteuer ===
Die Gewerbesteuer ist eine Unternehmenssteuer – in dem Augenblick, in dem ihr euch selbstständig macht, werdet ihr auch zu einem Unternehmen. Nur vom Finanzamt anerkannte Freiberufler*innen sind von der Gewerbesteuer befreit. Im Regelfall wird das Finanzamt den Status der Freiberuflichkeit verwehren. Wenn ihr Gewerbesteuer zahlt, wird diese mit der Einkommensteuer verrechnet, so dass ihr am Ende fast den gleichen Betrag wie Freiberufler*innen zahlt (falls der “Steuerhack” nicht greift).

=== Einkommensteuer ===
Die Einkommensteuer hat mit dem Unternehmen nur mittelbar zu tun. Der Gewinn, den ihr mit eurem Unternehmen (oder eurem GbR-Anteil) erwirtschaftet, ist in der Regel als Teil eures Einkommens einkommensteuerpflichtig. (Angestellte zahlen die Lohnsteuer, die eine Vorauszahlung auf die Einkommensteuer darstellt). Wie bei der persönlichen Steuererklärung ist es auch bei der Einkommenssteuererklärung möglich, auf verschiedenen Wegen die Steuerlast zu senken. Ein*e Steuerberater*in kann euch dabei beraten, was davon in eurem Fall sinnvoll ist.

=== Das Finanzamt will viel wissen ===
Nachdem ihr das Gewerbe angemeldet habt, wird sich das Finanzamt bei euch melden und darum bitten, den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung auszufüllen. Ihr könnt abwarten, bis das Finanzamt sich meldet oder den Bogen auch proaktiv ausfüllen. Ihr findet eine am Rechner ausführbare Vorlage im Formularcenter des Bundesfinanzministeriums. Damit ihr von den 8 Seiten nicht erschlagen werdet, hier einige [https://www.formulare-bfinv.de/ffw/action/invoke.do?id=034250 Ausfüllhinweise]:

* Seite 1-3: Hier macht ihr Angaben über euch als Unternehmer*in und über die geplante Tätigkeit. Bei einer GbR muss jede*r Teilhaber*in diesen Bogen ausfüllen.
* Seite 3-5: Hier möchte das Finanzamt alles über das neue Unternehmen wissen und möchte auch wissen, ob ihr in den letzten 5 Jahren schon einmal selbstständig wart.
* Seite 5: Hier müsst ihr die voraussichtliche Höhe eurer Einkünfte eintragen. Die Einkünfte als IT-Unternehmer*in gehören in Zeile 112. Schaut, ob ihr noch andere Einkünfte habt. Bei der Gewinnermittlungsart solltet ihr die Einnahmenüberschussrechnung wählen.
* Seite 6-7: Gebt hier die Höhe der Umsätze an – da gehört die Förderung des Prototype Fund mit hinein, auch wenn diese umsatzsteuerfrei ist. Wenn weniger als € 17.500,00 umgesetzt werden, solltet ihr von der Kleinunternehmerregelung Gebrauch machen.
*Seite 7: Im Falle einer GbR tragt diese hier ein.
* Seite 8: Wenn ihr schon ein Firmenkonto habt, kann hier direkt das SEPA-Mandat mitgesendet werden und eine entsprechendes Notiz hier vermerkt werden. Bei einer GbR sendet eine Kopie des Gesellschaftsvertrags mit und kreuzt das Feld an.

=== Keine Steuernummer? ===
In einigen wenigen Fällen hat das Finanzamt die Vergabe von Steuernummern für Prototype-Fund-Projekte abgelehnt, da die Teams nicht unternehmerisch tätig seien. Dazu haben wir zurzeit leider nur wenige Infos, Teams berichten:
- Ich glaube, das hat die steuerliche Situation sogar vereinfacht. Wir haben die Förderung dann vom GbR-Konto jeweils anteilig an uns überwiesen und als steuerfreie Einnahmen bei unserer Steuererklärung angegeben. Das ging problemlos durch (in Hamburg, Karlsruhe und Lörrach). Ist mittlerweile auch von einer Steuerberaterin abgesegnet, auch wenn die natürlich im ersten Anlauf davon irritiert war. (...) Wie man natürlich ohne Steuernummer ein Geschäftskonto bekommt, kann je nach Bank ein interessantes Thema sein. Bei uns hat geholfen, dass wir für einen kurzen Zeitraum eine Steuernummer hatten und ich die angeben konnte.

- Danke, dass du eure Erfahrungen teilst. Bankkonto war kein Problem, wir konnten die Steuer-IDs des Teams eintragen. Dass die ganze GbR steuerlich nicht relevant ist, wurde mir telefonisch vom Finanzamt auch bestätigt. Problem ist jetzt aber, dass das BMBF [neu: BMFTR] eine Steuernummer verlangt, weil der Prozess das so vorsieht und auch nicht geändert werden soll. Habt ihr dafür die später deaktivierte Nummer eingereicht, oder wie lief das bei euch ab?

- Daran erinnere ich mich nicht mehr so genau, im Zweifelsfall haben wir genau das gemacht… 🙂

== Steuertipps ==

=== Steuertipps & Erfahrungen pro Stadt/Finanzamt ===

==== Augsburg ====
Wir haben beim Finanzamt Augsburg auch die Empfehlungen/Hinweise befolgt, aber leider ist es hier scheinbar nicht steuerfrei. Begründet wird das damit, dass die Gelder für Lebenserhaltung an die Entwickler*innen geflossen sind und das dann keine Ausübung von wissenschaftlichen Tätigkeiten ist.

==== Berlin Neukölln ====
Hallo allerseits, bei mir hat es funktioniert: das Finanzamt Neukölln hat in meinem Fall befunden, dass die Förderung vom Prototype-Fund nicht als Einkommen zählt. Ich zahle also keine Einkommensteuer darauf.

Das lief so: ich habe meine Steuererklärung gemacht (im Juli 2019 für das Jahr 2018) und die Förderung nirgendwo eingetragen. Das ganze per Elster abgeschickt. Zusätzlich hab ich die Steuererklärung ausgedruckt und mit einem ausführlichen [https://cloud.okfn.de/s/b49Hmigrj5ALcPY Anschreiben] ans Finanzamt Neukölln geschickt. Es kam Mitte November ein Steuerbescheid ohne jegliche Reaktion auf mein Schreiben.

Dann habe ich noch einige Zeit vergehen lassen und auf eine Reaktion des Finanzamts gewartet. Vor einigen Tagen dachte ich mir es wäre inzwischen genug Zeit vergangen und hab dort mal angerufen. Die freundliche Mitarbeiterin teilte mir dann mit, dass das alles so akzeptiert wurde, wie ich es geschrieben hätte. Mich darüber zu informieren hätte sie nicht für nötig gehalten, da ich ja den Steuerbescheid erhalten hätte. Sei alles so in den Akten vermerkt.

==== Berlin Friedrichshain-Kreuzberg ====
Wir haben für audapolis gestern vom Finanzamt Friedrichshain-Kreuzberg den Brief bekommen, dass die Zuwendungen aus dem PTF gem. § 3 Nr. 11 Einkommensteuergesetz '''ertragsteuerlich steuerfrei''' und umsatzsteuerlich '''nicht steuerbare „echte Zuschüsse".''' sind. Wir hatten eine minimal abgewandelte Form von [[Steuern#Beispiel 3|dem]] Schreiben verwendet.

==== Berlin-Steglitz ====
Ich habe für die Einkommensteuererklärung für das Projekt (als einzelner, freiberuflicher Entwickler) ein kleines Schreiben wie bisher im Wiki beschrieben beigelegt. Darauf ist das Finanzamt aber überhaupt nicht eingegangen sondern hat einen eigenen (neuen) Weg gefunden die Einkünfte als steuerfrei zu sehen. Das könnte vielleicht in Zukunft eine neue Argumentation eröffnen.

Zitat:
"Der Zuschuss vom Bundesministerium für Bildung und Forschung wurde als echter Zuschuss zur Projektförderung auf der Grundlage der in Absch. 10.2 (10) Nr.1 UStAE (Umsatzsteueranwendungserlass) genannten Nebenbestimmungen berücksichtigt und ist somit umsatzsteuerfrei. Ertragssteuerlich wurde er als Kapitalzuschuss gewertet, da die Förderung einer Investitionstätigkeit im Vordergrund steht, und aufgrund der Angaben in der EÜR und den eingereichten Belegen als erfolgsneutral angesehen (Ausübung des Wahlrechts vgl. R 6.5 (2) Einkommensteuerrichtlinie)."

Mir wurde bei Nachfrage versichert, dass die Konsequenzen aus dieser Einschätzung zu einen sein, dass der Zuschuss nicht in der Einkommensteuererklärung auftaucht und dass ich als Folge beim Verkauf der Software keine Herstellungskosten geltend machen kann :D

Wollte nur rueckmelden, dass bei mir beim FA Berlin Steglitz die ESt-Befreiung mit einem schriftlichen verweis auf EStG §3 Abs. 11 ohne Rückfragen akzeptiert wurde. Ich wünsche euch allen viel Erfolg bei eurer Steuererklärung <3

==== Frankfurt am Main ====
Ich habe die [[Steuern#Beispiel 4|Begründung]] leicht angepasst (danke nochmal an die ursprüngliche Autor:in!) an mein Finanzamt (Frankfurt am Main) geschickt und nun eine positive Bestätigung für 2019 bekommen. In unserem Fall heißt das konkret, dass wir die Zuschüsse des BMBF [neu: BMFTR] nicht in der Einnahme-Überschuss-Rechnung (EÜR) der GbR unseres Teams aufführen müssen, was heißt, dass in der Feststellungserklärung (Steuererklärung der GbR) keine Einnahmen auftauchen. In der persönlichen EÜR (und damit der Einkommen-Steuererklärung) müssen die anteiligen Auszahlungen aus der GbR an die Mitglieder dann auch nicht aufgeführt werden.

==== Halle (Saale) ====
Mir hat das Finanzamt Halle einen Bescheid über Einkommenssteuervorauszahlungen geschickt, in dem sie die Förderung des BMBF [neu: BMFTR] zu meinem Einkommen gerechnet haben. Ich habe dagegen Einspruch eingelegt und daraufhin einen korrigierten Bescheid bekommen, ohne die Fördersumme. Ich hab mich dabei an der [[Steuern#Beispiel 3|Argumentation]] orientiert, die blinry hier irgendwann mal reingeschrieben hat. Folgendes habe ich an das Finamt geschrieben: [[Steuern#Beispiel 6: Widerspruch einlegen|>>LINK<<]]

Da habe ich dann noch einen Scan des Zuwendnungsbescheids und die Nebenbestimmungen (Tipp, die sind hier online zu finden) angehängt.

In der Einkommenssteuererklärung (also nicht mehr die Vorauszahlung) hat das Finanzamt die eingereichte Erklärung ohne die Einnahmen der GbR nicht akzeptiert.
Sie sagen dazu: „Die Zuwendungen aus dem Bundeshaushalt für das Vorhaben ‚Software Sprint - Einzelvorhaben: [Mein Projekt]‘ stellt keine steuerfreie Einnahme dar. Der Gewinn wurde entsprechend […] erhöht“
Weil ich in dem Jahr unter der Steuerfreiheitsgrenze geblieben bin, habe ich dagegen keinen Einspruch eingelegt.

==== Hamburg Altona ====
Hallo zusammen, auch das Finanzamt Hamburg Altona hat unsere Begründung für die Steuerfreiheit der erhaltenen Gelder akzeptiert 🎉 Wir haben ähnlich wie in der Vorlage von blinry (danke!) argumentiert, und vorsichtigerweise auch beschrieben, dass keine "Arbeitsnehmertätigkeit" vorlag (also keine Weisungsbefugnis, etc. das zweite Kriterium in §3 Nr. 11 Satz 3 EStG). Wir haben dazu eine Erklärung zur Feststellung beim Finanzamt eingereicht und parallel eine schriftliche Mitteilung via Elster verschickt, und in beiden aufeinander verwiesen. Ca 4 Wochen später kam dann die "Einheitliche und gesonderte Feststellung". Darin ist bei jede\\*r Gesellschafter\\*in als Einkommen aus der GbR € 0,00 vermerkt.

==== Köln ====
Kurzes update aus Köln: Unser Steuerberater hat beim Finanzamt nachgefragt (da es als GbR nicht so einfach klappt wie bei einer Einzelperson - und ich vermute T. hatte als Einzelperson das Begleitschreiben eingereicht). Leider antwortet uns das Finanzamt, dass wir versteuern müssen, mit Verweis auf dieses Urteil: <nowiki>https://datenbank.nwb.de/Dokument/Anzeigen/210835/</nowiki>

Wir recherchieren gerade noch ob sich ein Einspruch lohnt, aber Aussage des Steuerberaters Stand heute ist: "Bei Einzelpersonen und geringen Beträgen kann es sein, dass das Finanzamt das einfach kommentarlos akzeptiert. Bei Entnahmen aus einer GbR wird das wahrscheinlich nicht funktionieren."
Immer noch nix finales, aber es macht Sinn die potentiellen Steuern zur Seite zu legen.

==== München ====
Wir haben als GbR an der vorletzten Prototype-Runde teilgenommen und nun stand natürlich die Steuererklärung an - für das Jahr 2023 in diesem Fall. Und, um es kurz zu machen, es hat geklappt! Die freundlichen Damen und Herren vom Finanzamt München sind den Argumenten in meinem Schreiben gefolgt und haben die Förderung steuerfrei gestellt - bedingungslos und unwiderruflich (kein "Vorbehalt der Nachprüfung"). Das bedeutet, auch die in 2024 geflossenen Beträge sind dann steuerfrei.Das Schreiben war angelehnt an einige Tipps hier im Forum. Für unsere GbR macht das insgesamt ca. 6.000 Euro "Mehrerlös" aus, das ist ja auch nicht von schlechten Eltern ...

==== Starnberg ====
Diese Woche habe ich Rückmeldung von meinem Finanzamt (Starnberg) bekommen, die der im Wiki vorgeschlagenen Argumentation nicht folgen möchte:

"Die Einnahmen aus der Zuwendung des Bundesministeriums für Bildung und Forschung für das Forschungs- und Entwicklungsprojekt "Voice-QL" sind nicht nach §3 Nr.11 EStG steuerfrei, da die Förderung für einen bestimmten Zweck ist, weswegen §3 Nr.11 S.3 EStG nicht anzuwenden ist. Die Einkünfte sind daher als sonstige Einkünfte aus anderen Leistungen nach §22 Nr. 3 EStG bei Zufluss zu erklären."

Mein Antrag auf Steuerbefreiung der Fördersumme von Runde 12 bei der Steuererklärung wurde damals vom Finanzamt Starnberg abgelehnt. Durch mehrere Wiki-Beträge motiviert habe ich mir nun doch noch einmal die Zeit genommen, einen Brief an das Finanzamt zu formulieren und Widerspruch gegen den Steuerbescheid eingelegt.

Heute kam ein korrigierter Bescheid per Briefpost, mein Widerspruch wurde anerkannt! Statt einer Nachzahlung gibt es nun eine Rückzahlungn:-)

"Sehr geehrte Damen und Herren,

Im Bescheid für 2023 lese ich die Einschätzung, dass die Zuwendung des BMBF [neu: BMFTR] für das Projekt '[...]' nicht steuerfrei ist.
Der Zuschuss wurde im Rahmen der bundesweiten Maßnahme PrototypeFund(PTF) gewährt. Durch persönlichen Kontakt mit anderen PTF-Förderprojekten wurde mir bekannt, dass andere Finanzämter (z. B. Frankfurt am Main, Berlin-Neukölln, Berlin-Steglitz, Berlin Friedrichshain-Kreuzberg oder Hamburg Altona) es so sehen, dass diese Zuwendung NICHT versteuert werden muss.
Als Erläuterung wird angeführt:
'Der Zuschuss vom Bundesministerium für Bildung und Forschung wurde als echter Zuschuss zur Projektförderung auf der Grundlage der in Absch. 10.2 (10) Nr.1 UStAE (Umsatzsteueranwendungserlass) genannten Nebenbestimmungen berücksichtigt und ist somit umsatzsteuerfrei. Ertragssteuerlich wurde er als Kapitalzuschuss gewertet, da die Förderung einer Investitionstätigkeit im Vordergrund steht, und aufgrund der Angaben in der EÜR und den eingereichten Belegen als erfolgsneutral angesehen (Ausübung des Wahlrechts vgl. R 6.5 (2) Einkommensteuerrichtlinie).'
Ein weiteres Finanzamt sagt, dass ...
... 'Zuwendungen aus dem PTF gem. § 3 Nr. 11 Einkommensteuergesetz ertragsteuerlich steuerfrei und umsatzsteuerlich nicht steuerbare 'echte Zuschüsse' sind'
Aus beigefügten Nebenbestimmungen geht hervor, dass mir gegenüber keine Weisungsbefugnis besteht und sowohl Verwertungsrechte wie auch Forschungsergebnisse mir gehören. So gibt es in diesem Sinne keine Gegenleistung, die von mir an das Bundesministerium oder den Projektträger erbracht wurde.
Die Besteuerung der Zuwendung würde für mich und meine Familie eine finanzielle Belastung darstellen. Vor dem Hintergrund der unterschiedlichen Praxis anderer Finanzämter lege ich deshalb Widerspruch gegen den Bescheid ein und bitte um eine erneute Prüfung des Sachverhalts.
Weitere Unterlagen zur Klärung stelle ich bei Bedarf gerne zur Verfügung.

Mit freundlichen Grüßen,
[...]"

== Beispiele für Anschreiben ==
Diese Textbausteine für die Einkommenssteuerfreiheit wurden bereits erfolgreich beim Finanzamt eingereicht. Reuse & remix :D

=== Beispiel 1 ===
[https://cloud.okfn.de/s/b49Hmigrj5ALcPY '''Hier befindet sich ein Beispiel-Anschreiben als PDF.''']

=== Beispiel 2 ===
Zur Abwendung des Zwangsgeldes für mich und meine Mitgesellschafter*in habe ich auch noch einmal einen Blick in das Einkommensteuergesetz geworfen und festgestellt, dass meiner Einschätzung nach die Einnahmen der GbR im Jahr 2019 nach §3 Nr. 11 EkSt steuerbefreit sind. Es handelt sich um eine Zuwendung des Bundesministeriums für Bildung und Forschung für das Forschungs- und Entwicklungsprojekt „—-“ unter dem Förderkennzeichen “----” Rahmen des Förderprogramms „Software Sprint“ in Höhe von — €. Ich möchte Ihnen dies hiermit mitteilen und bitte Sie, die Steuerfreiheit zu überprüfen und diesbezüglich eine Bewertung vorzunehmen. Zur Prüfung habe ich Ihnen den Änderungsbescheid zum ursprünglichen Zuwendungsbescheid vom (--Datum–) als Anlage beigefügt. Außerdem verweise ich auf die Nebenbestimmungen für Zuwendungen des BMBF [neu: BMFTR] (NKBF2017, Web-Link <nowiki>https://www.bmbf.de/foerderungen/bekanntmachung-1429.html</nowiki>), aus denen in Abschnitt 3 hervorgeht, dass uns als Zuwendungsempfängern die Ergebnisse des Forschungsprojekts gehören und uns das ausschließliche Nutzungsrecht eingeräumt wird (Seite 11). Dies scheint mir insofern relevant, als dass in §3 Nr. 11 EkSt festgelegt ist, dass „Voraussetzung für die Steuerfreiheit ist, dass der Empfänger mit den Bezügen nicht zu einer bestimmten wissenschaftlichen oder künstlerischen Gegenleistung oder zu einer bestimmten Arbeitnehmertätigkeit verpflichtet wird“. Da die Forschungsergebnisse uns gehören, gibt es in diesem Sinne keine Gegenleistung, die an das Bundesministerium oder den Projektträger erbracht wurde.

=== Beispiel 3 ===
''Sehr geehrte Damen und Herren,

Im Jahr 2020 haben wir Zuschüsse des Bundesministeriums für Bildung und Forschung in der abgegebenen GbR-Feststellungserklärung \emph{nicht} versteuert, da wir sie für steuerfrei auf Grundlage von §3 Einkommensteuergesetz halten. Wir möchten Ihnen dies hiermit mitteilen und bitten Sie, die Steuerfreiheit zu überprüfen und diesbezüglich eine Bewertung vorzunehmen.

Es handelt sich um die folgenden Einnahmen:

Zuwendung des Bundesministeriums für Bildung und Forschung für das Forschungs- und Entwicklungsprojekt „—“ unter dem Förderkennzeichen —-- im Rahmen des Förderprogramms „Software Sprint“ in Höhe von \EUR{---}.

Unserer Einschätzung nach sind die Einnahmen nach §3 Nr. 11 Einkommensteuergesetz steuerfrei. Zur Prüfung haben wir Ihnen den Zuwendungsbescheid als Anlagen beigefügt, zu denen wir noch folgende Erläuterungen haben:

Auf Seite 2 geht die Gesamthöhe der erhaltenen Zuwendung hervor (verteilt auf die Jahre 2020 und 2021 gemäß des ebenfalls beigefügten Änderungsbescheides vom –datum–), sowie auf Seite 3 dass die Nebenbestimmungen „NKBF 2017“ Teil des Zuwendungsbescheids sind. Diese Nebenbestimmungen liegen ebenfalls bei. Dort ist zu entnehmen, dass der GbR als Zuwendungsempfängerin die Ergebnisse des Forschungsprojekts gehören (Punkt 3.1 auf Seite 11) und dass ihr das Recht auf ausschließliche Nutzung eingeräumt wird (Punkt 3.2 auf Seite 11). Dies scheint mir insofern relevant, als dass in §3 Nr. 11 steht, dass „Voraussetzung für die Steuerfreiheit ist, dass der Empfänger mit den Bezügen nicht zu einer bestimmten wissenschaftlichen oder künstlerischen Gegenleistung oder zu einer bestimmten Arbeitnehmertätigkeit verpflichtet wird“. Da die Forschungsergebnisse uns gehören, gibt es in diesem Sinne keine Gegenleistung, die von uns an das Bundesministerium oder den Projektträger erbracht wurde.

Weitere Anlage ist der Zahlungsnachweis vom 27. November 2020, aus dem die erhaltene Zuwendung im Jahr 2020 hervorgeht. Weitere Zahlungen erfolgten im Jahr 2020 nicht. Falls Sie weitere Belege benötigen, reichen wir diese natürlich gern nach.

Mit freundlichen Grüßen''

Das generiert eine Transaktions-ID. Dann haben wir die "Gesonderte und einheitliche Feststellung" für die GbR ausgefüllt, mit 0 EUR Einnahmen, und jeweils 0 EUR Entnahmen von uns beiden. Im "Anmerkungs"-Feld haben wir die Transaktions-ID referenziert:

Siehe separat übermittelte Mitteilung: Transferticket ep1342j69pyzh07gjw47isfexxad1ux8;
Auftrag: Sonstige Nachricht an das Finanzamt;
Ordnungskriterium: 14/130/05478;
Abgabezeit: Freitag, 14. Mai 2021, 17:58:27

Achso, und der Brief hatte als Anhänge noch den NKBF 2017, den Zuwendungsbescheid (plus eine Korrektur für die Aufteilung des Geldes auf die Jahre), und den ersten Zahlungsnachweis aus Profi Online.

=== Beispiel 4 ===
Im Jahr 2019 habe ich Zuschüsse des Bundesministeriums für Bildung und Forschung in der abgegebenen GbR-Feststellungserklärung nicht versteuert, da ich sie für steuerfrei auf Grundlage von §3 Einkommensteuergesetz halte. Ich möchte Ihnen dies hiermit mitteilen und bitte Sie, die Steuerfreiheit zu überprüfen und diesbezüglich eine Bewertung vorzunehmen. Es handelt sich um die folgenden Einnahmen: Zuwendung des Bundesministeriums für Bildung und Forschung für das Forschungs- und Entwicklungsprojekt „XXXXX“ unter dem Förderkennzeichen XX|XXXXXX im Rahmen des Förderprogramms „Software Sprint“ in Höhe von X.XXX,XX€. Meiner Einschätzung nach sind die Einnahmen nach §3 Nr. 11 Einkommensteuergesetz steuerfrei. Zur Prüfung habe ich Ihnen den Zuwendungsbescheid als Anlagen beigefügt, zu denen ich im folgenden noch ein paar Erläuterungen habe: Auf Seite 2 geht die Höhe der erhaltenen Zuwendung hervor (50% der Zuwendungen im Haushaltsjahr 2019), sowie auf Seite 3 dass die Nebenbestimmungen „NKBF 98“ Teil des Zuwendungs bescheids sind. Diese Nebenbestimmungen liegen ebenfalls bei. Dort ist zu entnehmen, dass mir als Zuwendungsempfänger die Ergebnisse des Forschungsprojekts gehören (Punkt 9.2 auf Seite 7) und dass mir das Recht auf ausschließliche Nutzung eingeräumt wird (Punkt 12.1 auf Seite 9). Dies scheint mir insofern relevant, als dass in §3 Nr. 11 steht, dass „Voraussetzung für die Steuer freiheit ist, dass der Empfänger mit den Bezügen nicht zu einer bestimmten wissenschaftlichen > oder künstlerischen Gegenleistung oder zu einer bestimmten Arbeitnehmertätigkeit verpflichtet > wird“. Da die Forschungsergebnisse mir gehören, gibt es in diesem Sinne keine Gegenleistung, die > von mir an das Bundesministerium oder den Projektträger erbracht wurde. Weiterhin liegt die > Antwort des Bundesministeriums (Anlage 4) auf meinen Verwendungsnachweis bei, aus dem die Gesamtkosten des Vorhabens sowie der vom Bund getragene Anteil hervorgehen.

=== Beispiel 5 ===
''Sehr geehrte Damen und Herren,

im Jahr 2023 hatte die GbR Einnahmen, die nicht in der hier abgegebenen Steuer-/ Feststellungserklärung enthalten sind, da diese nach unserer Einschätzung gemäß §3 Nr. 11 Einkommensteuergesetz steuerfrei sind. (Zitat aus der genannten Vorschrift: »Steuerfrei sind … (Nr. 11) Bezüge aus öffentlichen Mitteln … die … zu dem Zweck bewilligt werden, … die Wissenschaft oder Kunst unmittelbar zu fördern.«)
Wir teilen Ihnen dies hiermit mit und bitten Sie, diesen Sachverhalt zu überprüfen und diesbezüglich eine Bewertung vorzunehmen. Es handelt sich um die folgende Einnahme:
- Zuwendungsbescheid des Bundesministeriums für Bildung und Forschung für das Forschungs- und Entwicklungsprojekt „Software Sprint – Einzelvorhaben: [wie im Zuwendungsbescheid] in Höhe von [in diesem Jahr geflossene Gelder – nicht der gesamte Betrag] € für das Kalenderjahr 2023.
Zur Prüfung haben wir die relevanten Dokumente beigefügt, zu denen wir Folgendes erläutern möchten.
Zum einen handelt es sich um den Zuwendungsbescheid vom [Datum], aus dem auf Seite 2 die Höhe der Zuwendung von [Betrag in diesem Jahr] Euro hervorgeht. Des weiteren wird auf Seite 3 festgestellt, dass die »Nebenbestimmungen NKBF 2017« Teil des Zuwendungsbescheids sind. Die NKBF haben wir nicht vollständig mitgesandt, diese liegen z.B. vor unter https://foerderportal.bund.de/easy/module/profi_formularschrank/download.php?datei1=3175
Als Anlage senden wir den wohl relevanten Ausschnitt (Seite 11/17): Dort ist festgehalten, dass dem Zuwendungsempfänger (hier also der GbR) alle Eigentumsrechte an den Ergebnissen des Projekts gehören (Punkt 3.1) und ihm alle Nutzungs- und Verwertungsrechte zustehen (Punkt 3.2).
Diese Punkte heben wir deshalb heraus, da im genannten §3 Nr. 11 Satz 3 ESt. steht, dass »Voraussetzung für die Steuerfreiheit ist, dass der Empfänger mit den Bezügen nicht zu einer bestimmten wissenschaftlichen oder künstlerischen Gegenleistung oder zu einer bestimmten Arbeitnehmertätigkeit verpflichtet wird«.
Da die Ergebnisse allein der GbR gehören, gibt es im Sinne dieser Vorschrift auch keine Gegenleistung, die von uns an das Bundesministerium oder den Projektträger erbracht wurde.
Uns ist klar, dass bei einer steuerfreien Zuwendung keine (Betriebs-) Ausgaben angesetzt werden können und keine USt. entsteht. Für Rückfragen stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung.

Mit freundlichen Grüßen, [Name geschäftsführender Gesellschafter der GbR]

Anlage 1: Zuwendungsbescheid vom [Datum]
Anlage 2: Nebenbestimmungen (NKBF 2017 -Auszug-) als Teil des
Zuwendungsbescheids''

=== Beispiel 6: Widerspruch einlegen ===
''Guten Tag,

in Ihrem Schreiben vom [DATUM] setzten Sie für mich Einkommenssteuervorauszahlungen fest. Gegen diese lege ich hiermit Widerspruch ein. Zwar habe ich angegeben, über die [UNTERNEHMEN] GbR [FÖRDERSUMME] € an Einnahmen erzielen zu wollen, diese bestehen jedoch vollständig aus echten Zuwendungen des Bundesministeriums für Bildung und Forschung im Rahmen des Förderprogramms "Software Sprint" zur Förderung der Wissenschaft unter dem Förderkennzeichen [FKZ] (siehe Zuwendungsbescheid im Anhang). Entsprechend mache ich geltend, dass diese Einnahmen nach §3 Nr. 11 EStG als steuerfrei zu betrachten sind. Nach den für den Zuwendungsbescheid geltenden Förderbestimmmungen (NKBF 2017, im Anhang) verbleibt das alleinige Verwertungsrecht für die Forschungsergebnisse bei der GbR als Zuwendungsempfängerin, was den Anforderungen des §3 Nr. 11 Satz 3 EStG an den Ausschluss einer Gegenleistung entspricht.

Ich bitte demnach um Aufhebung Ihres Vorauszahlungsbescheids.

Mit freundlichen Grüßen

== In English: Taxes ==
'''<big>Caution: We are not allowed to advise you on your taxes - only tax consultants can legally to do that. Here we have collected experiences and tips from past rounds that may be helpful for you. However, please still get professional advice on your taxes.</big>'''

== Tax obligation ==
'''tldr;''' The Prototype Fund grant counts as a [https://www.haufe.de/finance/finance-office-professional/zuwendungen-aus-oeffentlichen-kassen-zur-projektfoerderung_idesk_PI11525_HI1580562.html "true grant"] ''(“echter Zuschuss”, a specific form of funding in Germany)'' which is why '''no sales tax''' should be payable. However, the projects' experience of the past rounds shows that, although no sales tax is payable, '''income tax is generally due''' (the types of tax are described in more detail below). Since the grant is paid out quarterly, it may have to be reported on two different tax returns over two years (in funding rounds in the winter).

'''Important for teams''': you must file a separate tax declaration for the GbR, which shows the profit / loss of each GbR member. For your personal income tax, only the final result will be added.

In the past, some projects have been successful in being exempt from income tax. A '''tested approach to establish a possible income tax exemption''' is as follows:

One files one's tax return (see below) by the due date for the appropriate year of the grant, but does not record the grant as a total, adding a letter in the following style (in German):
Im Jahr x hatte ich zusätzliche Einnahmen, die nicht in der abgegebenen Steuererklärung (Anlage 1) enthalten sind, da sie meiner Einschätzung nach laut §3 Einkommensteuergesetzsteuerfrei sind. Ich möchte Ihnen dies hiermit mitteilen und bitte Sie, die Steuerfreiheit zu überprüfen und diesbezüglich eine Bewertung vorzunehmen.

Es handelt sich um die folgenden Einnahmen:
1.Zuwendung des Bundesministeriums für Bildung und Forschung für das Forschungs-und Entwicklungsprojekt „x“ unter dem Förderkennzeichen x im Rahmen des Förderprogramms „Software Sprint“ in Höhe von x Euro.

Meiner Einschätzung nach sind die Einnahmen aus 1. nach §3 Nr. 11 Einkommensteuergesetz steuerfrei. Zur Prüfung habe ich Ihnen relevante Dokumente alsAnlagen beigefügt, zu denen ich im folgenden noch ein paar Erläuterungen habe.

Ihnen liegt der Zuwendungsbescheid (Anlage 2) vor, aus dem auf Seite 2 die Höhe der erhaltenen Zuwendung hervorgeht, sowie dass die Nebenbestimmungen „NKBF 2017“ Teil des Zuwendungsbescheids sind. Diese Nebenbestimmungen liegen ebenfalls bei (Anlage3). Dort ist zu entnehmen, dass mir als Zuwendungsempfänger die Ergebnisse des Forschungsprojekts gehören (Punkt 3.1 auf Seite 11) und dass mir das Recht aufausschließliche Nutzung eingeräumt wird (Punkt 3.2 auf Seite 11). Dies scheint mir insofern relevant, als dass in §3 Nr. 11 steht, dass „Voraussetzung für die Steuerfreiheit ist, dass der Empfänger mit den Bezügen nicht zu einer bestimmten wissenschaftlichen oder künstlerischen Gegenleistung oder zu einer bestimmten Arbeitnehmertätigkeit verpflichtet wird.“. Da die Forschungsergebnisse mir gehören, gibt es in diesem Sinne keine Gegenleistung, die von mir an das Bundesministerium oder den Projektträger erbracht wurde. Weiterhin liegt die Antwort des Bundesministeriums (Anlage 4) auf meinen Verwendungsnachweis bei, aus dem die Gesamtkosten des Vorhabens sowie der vom Bundgetragene Anteil hervorgehen.
More examples [[Steuern#Beispiele für Anschreiben|in the German section above]]. There we have also collected the different [[Steuern#Steuertipps|experiences depending on the tax office]]. There is also a channel on Zulip where you can talk to current and former recipients about the topic of tax office and taxes.

=== ''Umsatzsteuer'' (Sales tax) ===
The sales tax concerns (almost) all companies. As a “ true subsidy”, no sales tax should be incurred for the funding from the Prototype Fund. As an entrepreneur subject to sales tax, you must submit an advance sales tax return monthly during the first two years of your self-employment. As a rule, this will be a so-called ''"Nullmeldung"'' for you.

=== ''Gewerbesteuer'' (Business Tax) ===
The ''Gewerbesteuer'' is a business tax - the moment you become self-employed, you also become a business. Only freelancers recognized by the tax office are exempt from business tax. Usually the tax office will deny you freelance status. If you pay business tax, it will be offset against your income tax, so that you end up paying almost the same amount as freelancers (if the "tax hack" above doesn‘t work).

=== ''Einkommensteuer'' (Income Tax) ===
Income tax is only indirectly related to the company. The profit you make from your business (or your GbR share) is generally subject to income tax as part of your income. (Employees pay payroll tax, which is an advance payment on income tax). As with your personal tax return, it is also possible to reduce your income tax burden in various ways when filing your income tax return. A tax advisor can advise you on what makes sense in your case.

=== The Tax Office (''Finanzamt'') wants to know a lot. ===
After you have registered the business, the tax office will contact you and ask you to fill in the tax registration form. You can wait for the tax office to contact you or fill out the form proactively. You can find a computer-executable template in the form center of the Federal Ministry of Finance. So that you are not overwhelmed by the 8 pages, here are some [https://www.formulare-bfinv.de/ffw/form/display.do?%24context=27F37B050AA7343D04AA instructions] to fill out the form:

* Page 1-3: Here you provide information about yourself as an entrepreneur and about your planned activity. In the case of a GbR, each partner must fill out this form.
* Page 3-5: Here the tax office wants to know everything about the new business and also whether you have been self-employed in the last 5 years.
* Page 5: Here you must enter the expected amount of your income. Income as an IT entrepreneur should be entered on line 112. Check if you expect to have any other income sources. You should choose the surplus income statement (Einnahmenüberschussrechnung) as the method of calculating profit.
* Page 6-7: Enter the amount of sales here - this includes the Prototype Fund grant, even if it is exempt from sales tax. If your turnover is less than € 17.500,00, you should use the small business regulation.
* Page 7: In case of a GbR enter it here.
* Page 8: If you already have a company account, the SEPA mandate can be sent directly here and a corresponding note can be added here. In case of a GbR send a copy of the articles of association and tick the box.

=== No tax number (''Steuernummer)''? ===
In a few cases, the tax office has refused to issue tax numbers for Prototype Fund projects because the teams are not entrepreneurial. Unfortunately, we have little info on this at the moment. Some of our teams reported:
- I think this even simplified the tax situation. We then transferred the funding from the GbR account proportionately to ourselves and declared it as tax-free income on our tax return. This went through without any problems (in Hamburg, Karlsruhe and Lörrach). In the meantime, it has also been approved by a tax consultant, even though she was naturally irritated by it at the first attempt. (...) How to get a business account without a tax number can be an interesting topic, depending on the bank. In our case, it helped that we had a tax number for a short period of time and I was able to provide that.

- Thanks for sharing your experience. Bank account was not a problem, we were able to put in the team tax IDs. That the whole GbR is not relevant for tax purposes was also confirmed to me by phone from the tax office. The problem now is, however, that the BMBF [neu: BMFTR] requires a tax number because the process provides for it and it is not to be changed. Did you submit the number that was later deactivated, or how did that work for you?

- I don't remember that exactly, but in case of doubt, that's exactly what we did... 🙂
[Translated from German]

'''Note'''

In the German section above we also provide many quotes from projects about [[Steuern#Steuertipps|their experiences with various tax offices]] and [[Steuern#Beispiele für Anschreiben|the letters that have helped them with establishing the tax exemption]].

Zuwendungsbescheid

2025-05-22T14:16:50Z

Marie: replaced BMBF with BMFTR

''(English version below)''

Der Zuwendungsbescheid gilt als eure offizielle Zusage für die Förderung!

'''Zeitpunkt des Erhalts des Zuwendungsbescheids:''' Diesen bekommt ihr in der Regel vor Beginn der Förderzeit. Leider kann es vereinzelt vorkommen, dass der Umschlag mit dem Zuwendungsbescheid manchmal zu spät eintrifft, möglicherweise sogar nach Beginn des Förderzeitraums. Macht euch in diesem Fall keine Sorgen. Falls es Probleme mit eurer Förderung geben sollte, hättet ihr bereits entsprechende Informationen erhalten. Die Förderphase beginnt trotzdem wie geplant, und der Bescheid wird lediglich etwas später eintreffen.

'''Wichtige Schritte nach Erhalt des Zuwendungsbescheids:''' Bitte lest den Zuwendungsbescheid sorgfältig durch und bewahrt ihn sicher auf. Obwohl die vielen Seiten des Bescheids möglicherweise unübersichtlich erscheinen können, haben wir die wichtigsten Punkte hier für Euch zusammengetragen. Beachtet jedoch, dass das Lesen dieser Seite nicht das detaillierte Studium des Zuwendungsbescheids ersetzt.

Bei eventuellen Fragen zum Zuwendungsbescheid könnt Ihr euch an [[DLR-Ansprechpartner*innen JG01|eure DLR-PT-Ansprechpartner*innen]] wenden.

== Zuwendungsbescheid ==

=== Seite 1: Key Facts ===
Hier findet ihr die wichtigsten Eckdaten zu Eurer Förderung, darunter das '''Förderkennzeichen'''. Euer Projektname mag sich ändern, aber mit dem Förderkennzeichen kann euer Vorhaben immer individuell zugeordnet werden. Verwendet es also immer in der Kommunikation mit dem DLR-PT und fügt es euren Dokumenten hinzu (z.B. Vorhabenbeschreibung, Schlussbericht, etc.)

Eine detaillierte '''Fördersummenberechnung''' findet sich im Anhang "Gesamtvorkalkulation".

=== Seiten 2-7: Eure Förderung ===
Die Seiten 2-7 sind die wichtigsten im Zuwendungsbescheid und enthalten entscheidende Informationen für den Förderzeitraum und danach:

* Die '''maximale Fördersumme''', die ihr abrufen könnt (für Winterrunden auch wichtig: die Aufteilung der Fördersumme auf beide Jahre).
* '''Aufbewahrung''': Ihr müsst alle relevanten Unterlagen für mindestens drei (Steuer-)Jahre aufbewahren.
*"'''De-minimis"-Bescheinigung''': Die De-minimis-Bescheinigung müsst ihr für zehn Jahre aufbewahren und angeben, falls ihr weitere Förderungen bekommt, bei denen die "De-minimis"-Behilfe-Regel gilt.
* '''Veröffentlichungen''':
**Nutzt die BMFTR-Logos bei Veröffentlichungen (z.B. auf Webseiten, GitHub-Repos, Flyern, usw.). Die Logos [https://www.bmbf.de/bmbfservice/ findet ihr hier] (Benutzername: "zuwendungs-info", Passwort: "bmbf2006").
**Eure Projektwebsite mit dem BMFTR-Logo muss an [[DLR-Ansprechpartner*innen JG01|eure DLR-PT-Ansprechpartner*innen]] zur Abnahme geschickt werden.
**Wissenschaftliche Artikel müssen Open Access sein oder nach einer 12-monatigen Embargofrist frei zugänglich gemacht werden.

=== NKBF 2017 ===
Die "Nebenbestimmungen für Zuwendungen auf Kostenbasis des Bundesministeriums für Bildung und Forschung an gewerbliche Unternehmen für Forschungs- und Entwicklungsvorhaben" sind die allgemeinen Regeln für die Förderung im BMFTR. Sie gelten für verschiedene Arten von Förderungen und passen nur teilweise zu der genauen Art der Förderung, die wir im Prototype Fund anbieten. Nehmt sie zur Kenntnis und wundert euch nicht, wenn nicht alles zum Förderbetrag, zum Zeitrahmen oder zur Struktur Eurer Förderung passt.

=== Rücksendung der Dokumente ===

* '''Empfangsbestätigung'''
* '''Rechtsbehelfsverzicht'''

Unterschreibt beide Dokumente (ja, mit Papier und Stift!) und sendet sie per Post an den DLR-PT.

=== Hinweise für Zahlungsempfänger ===
Am Ende des Zuwendungsbescheids findet ihr eine Dokumentation für die Zahlungsanforderungen. [[Zahlungsanforderungen|Hier findet ihr]] zusätzliche Tipps und wichtige Links.

Nach dem ersten Monat der Förderzeit organisieren wir einen Call, bei dem der DLR-PT Euch durch eine [[Zahlungsanforderungen|Zahlungsanforderung]] führt und eure Fragen zum Thema beantwortet.

= In English =
The funding notification ("Zuwendungsbescheid") serves as your official confirmation for the grant!

'''Time of receiving the funding notification''': Typically, you will receive this before the start of the funding period. Unfortunately, on rare occasions, the envelope containing the funding notification might arrive late, possibly even after the start of the funding period. In such cases, don't worry. If there were any issues with your funding, you would have already received relevant information. The funding phase will commence as planned, and the notification will just arrive a bit later.

'''Important steps after receiving the funding notification:''' Please read the funding notification carefully and keep it safe. While the many pages of the notification may seem overwhelming, we have compiled the key points for you here. However, note that reading this page does not replace a detailed study of the funding notification.

If you have any questions about the funding notification, you can contact [[DLR-Ansprechpartner*innen JG01|your DLR-PT contact person]].

=== Page 1: Key Facts ===
Here, you will find the essential details about your funding, including the funding identification code ("Förderkennzeichen"). Your project name may change, but the funding identification code allows your project to be individually identified. Always use it in communication with DLR-PT and include it in your documents (e.g., project description, final report, etc.).

A detailed funding calculation can be found in the appendix "Gesamtvorkalkulation”.

=== Pages 2-7: Your funding ===
Pages 2-7 are the most important ones and contain vital information for the funding period and beyond:

* The '''maximum funding amount''' you can request (important for winter rounds: the allocation of the funding amount over both years).
* '''Document Storage''': You must keep all relevant documents for at least three (tax) years.
* '''"De-minimis"-Beihilfe:''' Keep the "De-minimis" certificate for ten (tax) years and provide it if you receive additional funding where the "De-minimis" aid rule applies.
* '''Publications''':
** Use the BMFTR logos in publications (e.g., on websites, GitHub repos, flyers, etc.). Logos [https://www.bmbf.de/bmbfservice/ are available here] (Username: "zuwendungs-info", Password: "bmbf2006").
** Your project website with the BMFTR logo must be submitted to [[DLR-Ansprechpartner*innen JG01|your DLR-PT contact person]] for approval.
** Scientific articles must be Open Access or made freely accessible after a 12-month embargo period.

=== NKBF 2017 ===
The "Nebenbestimmungen für Zuwendungen auf Kostenbasis des Bundesministeriums für Bildung und Forschung an gewerbliche Unternehmen für Forschungs- und Entwicklungsvorhaben" (In English: "Supplementary Provisions for Grants on a Cost Basis from the Federal Ministry of Education and Research to Commercial Enterprises for Research and Development Projects") contain the general rules for BMFTR funding. They apply to different types of grants and only partially match the exact type of funding we offer at Prototype Fund. Take note of them and don’t be surprised if not everything fits the amount, timeframe, or structure of your funding.

=== Return of documents ===

* '''Empfangsbestätigung (Confirmation of receipt)'''
* '''Rechtsbehelfsverzicht (Waiver of rights to appeal)'''

Please sign (yes with pen and paper!) and send back to the DLR-PT.

=== Notes for payment recipients ===
At the end of the grant notification you will find documentation for the payment requests. [[Zahlungsanforderungen|Here you will find]] additional tips and important links. After the first month of the funding period, we will organize a call where the DLR-PT team will guide you through a [[Zahlungsanforderungen|Zahlungsanforderung]] (payment request) and answer your questions about the topic.

Zahlungsanforderungen

2025-05-22T14:15:37Z

Marie: replaced BMBF with BMFTR

''(English version below)''

Hier findet ihr alle relevanten Informationen und Mustervorlagen für die '''Zahlungsanforderung''' (ZA) beim Prototype Fund.

== Zeiträume für Jahrgang 01-04 des Prototype Fund ==
Zu Beginn eines jeden Quartals kann die Förderung für das abgelaufene Quartal im Nachhinein abgerufen werden. Dementsprechend erhält man beim Prototype Fund nach dem ersten, dem vierten und dem sechsten Monat der Förderung eine Auszahlung. Im Falle einer Second Stage erhält man statt nach dem sechsten Monat nach dem siebten und nach dem zehnten Monat eine Auszahlung.

Die Mittel werden über Zahlungsanforderungen abgerufen. Es gibt zwei Ausnahmen:

* Beim Jahreswechsel erfolgt der Mittelabruf über den Zwischennachweis (gilt nur für die Second Stage).
* Am Ende der Förderung werden die Mittel über den Verwendungsnachweis abgerufen und zusammen mit dem [[Schlussbericht]] beim DLR-PT eingereicht.

Ihr fordert die Mittel für die folgenden Zeiträume an:

==== Für die reguläre Förderlaufzeit der ersten sechs Monate: ====
{| class="wikitable"
!Abrechnung
!Wann?
!Wie?
!Nachweiszeitraum
|-
|1
|Q3 (ab 01.07.)
|via profi Zahlungsanforderung 1
|01.06. bis 30.06.
|-
|2
|Q4 (ab 01.10.)
|via profi Zahlungsanforderung 2
|01.07. bis 30.09.
|-
|'''Für Projekte <u>ohne</u> Second Stage'''
|
|
|
|-
|3
|ab 01.12. bis <u>spätestens 31.12.</u>
|via profi Verwendungsnachweis für den 6-monatigen Gesamtzeitraum 01.06.-30.11.
|01.10. bis 30.11.
|-
|'''Für Projekte <u>mit</u> Second Stage'''
|
|
|
|-
|3
|Q1 (ab 01.01.)
|via profi Zwischennachweis für den Zeitraum 01.06.-31.12.
|01.10. bis 31.12.
|-
|4
|ab 01.04. bis <u>spätestens 30.04</u>.
|via profi Verwendungsnachweis für den 10-monatigen Gesamtzeitraum 01.06.-31.03.
|01.01. bis 31.03.
|}

== Personalkostenberechnung ==
Für den Abruf der bewilligten Fördermittel müsst ihr eure gearbeiteten Stunden für den jeweiligen Zeitraum mit einem Stundennachweis erfassen und über [https://foerderportal.bund.de/profionline/ profi-Online] an das BMFTR übermitteln. Hier findet ihr die [https://cloud.okfn.de/s/ZWY4wdNka9ZjzR2 Vorlage für den Stundennachweis als Excel-Datei]. Die aktuellste Version befindet sich jeweils im Nextcloud-Ordner für eure Runde. Den Link dazu habt ihr per Mail erhalten.

Füllt die „Übersicht Personalkosten“ entsprechend der Angaben aus eurem Förderantrag aus. Personalkosten berechnet ihr mit der Tabelle - jede*r trägt sich hier einzeln ein, bei profi-Online dann die gesamte Summe.

Die Personalstunden muss jedes Teammitglied eigenhändig erfassen. Nur die produktiven, für das Vorhaben geleisteten Stunden („vorhabenbezogen“) sind zuwendungsfähig. Die sonstigen Stunden müssen nicht ausgefüllt werden.

=== Arbeitszeiten ===
Für die Arbeitszeiten gilt das [https://www.gesetze-im-internet.de/arbzg/BJNR117100994.html Arbeitszeitgesetz]. Das bedeutet u.a.:

* Arbeitet nicht länger als 10 Stunden pro Tag unter Einhaltung der vorgesehenen Ruhepausen. Die wöchentliche Höchstarbeitszeit beträgt 48 Stunden. Wenn ihr diese im Ausnahmefall überschreitet, müsst ihr das in den darauffolgenden Wochen entsprechend ausgleichen.
* Arbeitet nur in Ausnahmefällen am Wochenende und nicht an Feiertagen.

Die maximal abrechenbaren Stunden ergeben sich aus den tatsächlich im jeweiligen Zeitraum geleisteten projektbezogenen Stunden unter Beachtung des Arbeitszeitgesetzes. Das heißt: Ihr müsst pro Monat nicht genau ein Sechstel der Fördersumme abrufen, seid aber natürlich insgesamt durch die maximal bewilligte Summe gedeckelt.

== Mittelabruf via profi-Online: Zahlungsanforderung/Zwischennachweis ==
Die Zahlungsanforderungen und den Zwischennachweis stellt ihr über [https://foerderportal.bund.de/profionline/ profi-Online].

''(Die Anmeldedaten müsst ihr beim DLR-PT beantragen, dafür Formular „Antrag auf profi-Online“ aus dem [[Zuwendungsbescheid]] ausfüllen, unterschreiben und an DLR-PT schicken.)''

Klickt in der Vorhabenliste das Förderkennzeichen an, danach könnt ihr links in der Liste entweder Zahlungsanforderung oder Zwischennachweis auswählen, je nachdem um welchen Zeitraum es sich handelt (siehe oben).

Bei Personalkosten tragt ihr den Wert aus der Stundennachweis-Tabelle ein und addiert den Wert aus vorher schon abgerufenen Mitteln dazu, solltet ihr das schon getan haben. Eingetragen wird die Gesamtsumme eurer Abrufe, d.h. jetzt tragt ihr z.B. den Betrag von Quartal 3 ein, beim nächsten Abruf die Summe von Quartal 3 und 4 usw.

Das Feld 18a (Eigenmittel) muss nicht ausgefüllt werden, diese werden automatisch abgezogen.

Klickt auf Berechnen/Speichern – erst dann werden Fehlermeldungen angezeigt und die Berechnungen für eure*n Ansprechpartner*in sichtbar. Die Endfassung kann immer noch vom DLR-PT bearbeitet werden, sollte etwas nicht stimmen. Wenn ihr Fragen habt oder euch ganz unsicher seid, könnt ihr euch bei eurem*r [[DLR-Ansprechpartner*innen JG01|Ansprechpartner*in beim DLR-PT]] melden.

Wenn keine Fehlermeldungen angezeigt werden und eventuelle Fragen geklärt wurden, könnt ihr die Endfassung absenden.

Erzeugt ein PDF und druckt dieses aus und unterschreibt es. Die Zahlungsanforderung, die Übersicht der Personalkosten und der Stundennachweis mit den entsprechenden Unterschriften schickt ihr unter Angabe [[DLR-Ansprechpartner*innen JG01|eures zuständigen Bearbeitungsteams]] postalisch an den DLR Projektträger.

Das ist aber nur nötig, wenn ihr keinen personenbezogenen profi-Online Zugang habt. Wenn euer profi-Online Zugang auf eine personalisierte E-Mail-Adresse lautet (also z.B. vorname.nachname@dies-und-das-gbr.de), dann könnt ihr auch alles online abwickeln. Hängt dazu unterschriebene Scans eurer Stundennachweise an die Zahlungsaufforderung in profi-Online an. Am besten ihr sprecht mit eurer administrativen Betreuungsperson darüber.

Hier findet ihr auch nochmal die [https://cloud.okfn.de/s/66biTNztASwGSda bebilderte Schritt-für-Schritt-Anleitung]. (Die Beispiele sind keine 100% Übereinstimmung, da sie aus einer vergangenen Runde stammen.)

Es kann gut zwei Wochen dauern, bis das Geld auf eurem Konto ankommt. Sollte es länger dauern, ist es ok, wenn ihr beim DLR-PT einmal nachfragt, bitte aber nicht früher.

== Verwendungsnachweis ==
Den Verwendungsnachweis müsst ihr nach Ende der Förderphase ausfüllen. Er wird euch vom DLR-PT in [https://foerderportal.bund.de/profionline/ profi-Online] freigeschaltet.

Auch für den Verwendungsnachweis druckt ihr die „Übersicht Personalkosten“ und den Stundennachweis aus und unterschreibt sie.

Der Verwendungsnachweis wird zusammen mit dem [[Schlussbericht]] beim DLR-PT eingereicht.

Die Frist für den Verwendungsnachweis endet einen Monat nach Ende der Förderung, also der 31. Dezember für sechs Monate Förderung und der 30. April für zehn Monate Förderzeit.

== Tipps und Hinweise ==

=== Auszahlungen an GbR-Mitglieder ===
Ein Tipp aus einer früheren Runde:
Wir haben bisher derartige Zahlungen auf und von dem Geschäftskonto immer mit dem Betreff "Einlage Person XY" und "Entnahme Person XY" versehen (und somit auch keine Rechnung gestellt).

Wie die Gesamtsumme dann auf die einzelnen Teammitglieder aufgeteilt wird: nach dem Stundensatz und der Stundenzahl, die aus deren jeweiligen Stundenzetteln angegeben wurde. Die müssten dann dementsprechend auf die privaten Konten ausgezahlt werden.
Die Übersicht der Personalkosten und die Stundennachweise müssen ausgedruckt und unterschrieben werden. Bei GbRs reicht die Unterschrift der*des Geschäftsführer*in bei der Übersicht der Personalkosten, auf der alle Teammitglieder gelistet sind.

=== Fehlermeldungen ===
Fehlermeldung 3: Das Förderkennzeichen wird dem Hinweis auf dem Überweisungsträger automatisch hinzugefügt. Bitte tragen Sie hier nur zusätzliche Identifizierungsmerkmale ein.
Das Förderkennzeichen muss nicht zusätzlich im Hinweis auf dem Überweisungsträger stehen. Tragt dort das Akronym eures Projekts o.ä. ein.

=== Fehlender Anhang ===
Falls ihr für euren Verwendungsnachweis die Meldung erhaltet, dass das Formular 0640c Anlage 1 fehlt:
Hab jemanden beim DLR PT erreicht und falls es noch andere interessiert: Wir sollen einfach irgendwas anhängen (Abschlussbericht, Personalkostenübersicht), es ist ein Bug. Der Prozess lässt sich einfach ohne Anhang nicht abschließen. Wir brauchen das Formular 0640c Anlage 1 nicht ausfüllen, das ist für uns nicht relevant (zum Glück)

=== Bankverbindung ===
Wenn ihr eure Bankverbindung ändern wollt, könnt ihr [[DLR-Ansprechpartner*innen JG01|eure Ansprechpartner*innen beim DLR-PT]] postalisch über die Änderung informieren. Alternativ gibt es bei profi-Online im Dokument zur Zahlungsanforderung ein entsprechendes Feld. Achtung: Dieses muss aber auch nochmal gesondert unterschrieben werden!

=== Gesammelte Abrechnung ===
Theoretisch ist es auch möglich, mehrere Zahlungsanforderungen zusammen zu stellen, wenn man das Geld nicht sofort möchte, z.B. die 1. und 2. Zahlungsanforderung (Quartal 2 und 3). Das Enddatum für alle Abrechnungen bleibt dabei der 31. Dezember/30. April.

=== Probleme mit LibreOffice ===
Einige Tipps aus einer früheren Runde, falls ihr LibreOffice nutzt und Probleme beim Drucken habt:
Für alle anderen die auch LibreOffice benutzen: Damit "Übersicht Personalkosten" ordentlich auf einer Seite gedruckt wird, muss man es zuerst als ODF abspeichern, dann per "View -> Page Break" die Seitenränder so ziehen wie es passt. "Format -> Print Ranges" funktioniert (bei mir) nicht, und es funktioniert (bei mir) auch nur wenn man das Dokument vorher in ODF konvertiert hat. Bei LibreOffice bin ich mir nie so ganz sicher was ein Bedienerfehler und was ein Bug ist.

also, to be able to print out the Zahlungsanforderung with LibreOffice I had to go to Format -> Page Style... and disable the headers and footers, only then the table would reasonably fit on the page.

= In English: Payment Requests =
Here you will find all relevant information and templates for payment requests to the Prototype Fund.

== Periods for class 01-04 of Prototype Fund ==
At the beginning of each quarter, funding for the previous quarter can be accessed retrospectively. Accordingly, the Prototype Fund makes a payment after the first, fourth and sixth months of funding. In the case of a Second Stage, a payment is made after the seventh and tenth month instead of after the sixth month.

The funds are requested via payment requests. There are two exceptions:

* At the turn of the year, the funds are requested via the interim report (applies only to the Second Stage).
* At the end of the funding period, the funds are requested via the proof of use and submitted to the DLR-PT together with the [[Schlussbericht|final report]].

You request the funds for the following periods:
{| class="wikitable"
!Payment request
!When?
!How?
!Reporting period
|-
|1
|Q3 (from 01.07.)
|via profi "Zahlungsanforderung 1"
|01.06. to 30.06.
|-
|2
|Q4 (from 01.10.)
|via profi "Zahlungsanforderung 2"
|01.07. to 30.09.
|-
|'''For projects <u>without</u> second stage'''
|
|
|
|-
|3
|from 01.12. <u>latest submission by 31.12.</u>
|via profi "Verwendungsnachweis" for the full 6-month project duration 01.06.-30.11.
|01.10. to 30.11.
|-
|'''For projects <u>with</u> second stage'''
|
|
|
|-
|3
|Q1 (from 01.01.)
|via profi "Zwischennachweis" for the past project year 01.06.-31.12.
|01.10. to 31.12.
|-
|4
|from 01.04. <u>latest submission by 30.04</u>.
|via profi "Verwendungsnachweis" for the full 10-month project duration 01.06.-31.03.
|01.01. to 31.03.
|}

== Calculation of personnel costs ==
In order to access the approved funding, you must record your hours worked for the respective period with a time sheet ("Stundennachweis") and submit it to the BMFTR via [https://foerderportal.bund.de/profionline/ profi-Online]. You can find the [https://cloud.okfn.de/s/ZWY4wdNka9ZjzR2 template for the time sheet as an Excel file] here. The latest version can be found in the Nextcloud folder for your round. You have received the link by email.

Fill in the "Overview of personnel costs" ("Übersicht der Personalkosten") according to the information in your funding application. You calculate personnel costs using the table - each team member enters their costs individually here and then the total amount in profi-Online.

Each team member must enter the personnel costs themselves. Only the productive hours worked for the project ("vorhabenbezogen") are eligible for funding. The other hours do not have to be filled in.

=== Working hours ===
The [https://www.gesetze-im-internet.de/arbzg/BJNR117100994.html German Working Hours Act] applies to working hours. This means, among other things:

* Work no longer than 10 hours per day while observing the intended rest breaks. The maximum weekly working time is 48 hours. If you exceed this in exceptional cases, you must compensate for this in the following weeks.
* Only work at weekends in exceptional cases and not on public holidays.

The maximum billable hours are based on the actual project-related hours worked in the respective period, taking into account the Working Hours Act. This means that you do not have to call up exactly one sixth of the funding amount per month, but you are of course capped by the maximum approved amount of funding.

== Call for funds via profi-Online: Payment request/interim proof ("Zahlungsanforderung"/"Zwischennachweis") ==
You can submit payment requests and interim proof via [https://foerderportal.bund.de/profionline/ profi-Online.]

''(You must apply to DLR-PT for the application data by completing'' the ''"Antrag auf profi-Online"-form from the [[Zuwendungsbescheid|grant notification]], signing it and sending it to DLR-PT)''.

Click on the funding code ("Förderkennzeichen") in the project list, then you can select either payment request ("Zahlungsanforderung") or interim proof ("Zwischennachweis") in the list on the left, depending on the period in question (see above).

For personnel costs, enter the value from the time sheet table and add the value from previously requested funds if you have already done so. The total amount of your call is entered, i.e. now you enter the amount of quarter 3, for example, and the sum of quarter 3 and 4 for the next call and so on.

You do not need to fill in field 18a (own funds), these will be deducted automatically.

Click on Calculate/Save ("Berechnen/Speichern") - only then will error messages be displayed and the calculations visible to your contact person. The final version can still be edited by DLR-PT if something is not correct. If you have any questions or are completely unsure, you can get in touch with your [[DLR-Ansprechpartner*innen JG01|contact person at DLR-PT]].

If no error messages are displayed and any questions have been clarified, you can send the final version ("Endfassung absenden").

Create a PDF, print it out and sign it. Send the payment request, the overview of personnel costs and the time sheet with the corresponding signatures to the DLR-PT by post, stating the name of your [[DLR-Ansprechpartner*innen JG01|responsible processing team]].

However, this is only necessary if you do not have a personal profi-Online account. If your profi-Online account is a personalized e-mail address (e.g. name.surname@example-gbr.de), then you can also process everything online. Attach signed scans of your timesheets to the payment request in profi-Online. It is best to talk to your administrative supervisor about this.

Here you will also find the [https://cloud.okfn.de/s/66biTNztASwGSda illustrated step-by-step instructions] (in German, examples are not 100% identical, as they are from a previous round)

It can take a good two weeks for the money to arrive in your account. If it takes longer, it is ok to ask the DLR-PT once, but please not earlier.

== Proof of Use ("Verwendungsnachweis") ==
You must fill in the proof of use ("Verwendungsnachweis") at the end of the funding phase. The document will be created by DLR-PT and will be available in [https://foerderportal.bund.de/profionline/ profi-Online].

You also print out and sign the "Overview of personnel costs" ("Übersicht der Personalkosten") and the time sheet ("Stundenachweis") for the proof of use.

The proof of use is submitted to the DLR-PT together with [[Schlussbericht|the final report]].

The deadline for the proof of use is one month after the end of funding, i.e. December 31st for six months of funding and April 30th for ten months of funding.

== Tips and information ==

=== Payments to GbR members ===
A tip from a previous round:
Up to now, we have always labelled such payments to and from the business account with the subject "Deposit person XY" and "Withdrawal person XY" (and thus did not issue an invoice).

How the total amount is then allocated to the individual team members: according to the hourly rate and the number of hours indicated on their respective timesheets. These should then be paid out to the private accounts accordingly.
The overview of personnel costs and the timesheets must be printed out and signed. In the case of GbRs, the signature of the managing director is sufficient for the overview of personnel costs where all team members are listed.

=== Error messages ===
Error message 3: The funding code is automatically added to the note on the remittance slip. Please only enter additional identifying features here.
The funding code ("Förderkennzeichen") does not have to be added to the note on the remittance slip. It is better to enter the acronym of your project or similar.

=== Missing attachment ===
If you receive a message for your where-used list that form 0640c Annex 1 is missing:
I have reached someone at DLR PT and if anyone else is interested: We should just attach something (final report, personnel cost overview), it's a bug. The process simply cannot be completed without an attachment. We don't need to fill out form 0640c attachment 1, it's not relevant for us (fortunately)

=== Bank details ===
If you want to change your bank details, you can inform [[DLR-Ansprechpartner*innen JG01|your contact person at DLR-PT]] of the change by post. Alternatively, there is a corresponding field in the profi-Online payment request document. Please note: This must also be signed separately!

=== Collective billing ===
Theoretically, it is also possible to make several payment requests together, if you do not want the money immediately, e.g. in summer rounds the 1st and 2nd payment request (quarter 2 and 3). The end date for all statements remains December 31st/April 30th.

=== Problems with LibreOffice ===
Some tips from a previous round if you use LibreOffice and have problems with printing:
For all others who also use LibreOffice: In order for “Overview of Personnel Costs” to print properly on a page, you must first save it as ODF, then use “View -> Page Break” to drag the page margins to fit. “Format -> Print Ranges” does not work (for me), and it only works (for me) if you have previously converted the document to ODF. With LibreOffice I am never quite sure what is a user error and what is a bug.

also, to be able to print out the payment request with LibreOffice I had to go to Format -> Page Style... and disable the headers and footers, only then the table would reasonably fit on the page.

Superbloom

2025-05-22T14:14:11Z

Marie: replaced BMBF with BMFTR

== '''Welcome''' ==
Welcome! We hope you enjoyed kick-off day and our presentation.

This page is a hub for getting started on your coaching journey with Superbloom and we are excited to be working with you!

Coaching can be a variety of things. Whether a discussion on strategy or methods, a hands-on design workshop or a usability test with current or potential users. We’ve made a list of popular themes and topics in the page below.

We are available to help you in whichever way you feel would be useful during your project. If you need a quick sense check or want to discuss an idea etc, '''''you can book a 15 minute call with a coach at any time during your project, or email us with your query'''''. Our coaches can be utilised in whichever way you feel would help. '''''We are flexible and please use us as a resource'''''. We have many coaches with much expertise! Plus we're a very friendly bunch ;-).

Below you will find more information about our coaches, how to book your session, how we can help you with your project, and more.

== '''Dive straight in!''' ==
If you would like to book your session straight away, here is some useful info:

* '''Ask us a question''': coaching@superbloom.design, and one of the coaching team will reply.

* '''Book your coaching session''' via our OS booking tool. Email nicola@superbloom.design and she will send you a link. Not all coaches have a booking app; if so, Nicola will put you in touch. If you're not sure who would be the best coach for you, please email Nicola.

* [https://superbloomdesign.notion.site/Superbloom-CoachingCollaborative-40a15bdd3d004abca8d22b4c9a5be019 '''View all our coach profiles'''] including further information about our coaching offering. We have over 30 coaches with a wide variety of skills!

== '''What is Prototype Fund?''' ==
The Prototype Fund is an Open Knowledge Foundation Germany project, funded by the Federal Ministry of Education and Research (BMFTR).

The '''Prototype Fund''' has supported ideas in civic tech, data literacy, data security and software infrastructure by funding projects since 2017, which gives it the necessary means to implement innovative software prototypes for the greater good.

One of the main benefits provided by the Prototype Fund is freeing people from dealing with German government bureaucracy.

Prototype Fund stipulates that all projects are based in Germany.

== '''What is Superbloom?''' ==
[https://superbloom.design/ Superbloom], formerly called Simply Secure, was founded in 2014 as a US 501c3 nonprofit to help build usable secure communications tools and make it possible for everyone to have access to security and privacy. It launched as Simply Secure and in October 2022 it rebranded to Superbloom.

Superbloom leverages design as a transformative practice to shift power in the tech ecosystem. It applies a holistic approach and views design as an intervention opportunity to center people and their needs. We collaborate closely with others in the space to grow the community focused on shaping our collective online future. Our vision is a world where everyone has the knowledge, network, and digital tools needed to enrich their lives.

It supports teams through individual coaching and direct support in the design of software projects, especially in the areas of design, user experience (UX), strategy and project management. Its support covers topics such as user needs analysis, interaction design, content strategy, information architecture and usability and is tailored to the individual challenges of each project. Its work is highly collaborative and constantly building design capacity; its value-based approach helps teams focus on the needs of target groups.

* It empowers practitioners to build trustworthy technology through professional education and research.

* It is an international team with expertise in research, design, software development, and product management, supported by a diverse set of advisors and partners.

https://superbloom.design/ and [https://superbloomdesign.notion.site/Superbloom-CoachingCollaborative-40a15bdd3d004abca8d22b4c9a5be019 Coaching Collaborative].

== '''About Prototype Fund coaching with Superbloom''' ==
Superbloom is contracted to supply design and UX coaching services to Prototype Fund, Germany and has been working with the fund since 2017.

*The Prototype Fund has two six-month cohorts or rounds:
** '''''March-August:''''' kicks off at the end of February/beginning of March
** '''''September-February:''''' kicks off at the end of August/beginning of September
* There are aproximately 25 projects in each six-month round and Prototype Fund provides each project with four hours of coaching.
* Each project usually books two hours' coaching at the start of the six month round and two hours at the end of the six-month round. Coaching is encouraged but not compulsory. If you would prefer four 1-hour sessions or something similar, we can work with that if it would be a better fit for the project’s needs.
*You can be coached in your preferred language, though some coaches speak English only. Please see the coach profiles for more information.
*You can book each session with a different coach depending on your needs.
*You can meet online, or if you are based in Berlin, we can organise an in person session at a mutually convenient location. Online sessions may be held in GMeet, Jitsi, Signal, Whereby, Wire or Zoom, or if you would prefer another platform, please let us know.
* We also work with the Prototype Fund on a separate basis to support some of its alumni projects around open source community work. For these projects, the Prototype Fund reaches out to us when a coaching need arises.
*We offer follow-up coaching once the six month Prototype Fund cohort has completed. You can find more information in the [https://superbloomdesign.notion.site/Superbloom-CoachingCollaborative-40a15bdd3d004abca8d22b4c9a5be019 Superbloom CoachingCollaborative]. Please email coaching@superbloom.design for fees and further details.

== '''Superbloom coaches''' ==

* Collectively, our friendly coaches share over two centuries' experience in a large variety of sectors.
* Our coaches either work for Superbloom, or one of its Fiscally Sponsored Projects, or as a contractor with their own company, or who works in a freelance capacity.
* Our coaches are based in five continents! We have worked hard to recruit coaches to ensure we have a coach for your needs. This means that if if an evening or early morning session would work best for you and your team, we can facilitate that.
* We are training new coaches and your coach may be accompanied by a colleague who is listening and learning. If you would rather have a private coaching session, no problem! Please email coaching@superbloom.design.
* You can find more information about each including a bio, social media links, interests and languages spoken by clicking on their profile [https://superbloomdesign.notion.site/Superbloom-CoachingCollaborative-40a15bdd3d004abca8d22b4c9a5be019 here].
*You can find a video of our coaches introducing themselves [https://drive.google.com/file/d/1JgamMxHkwln3RWHpif0XymCSclWC2qv5/view?usp=drive_link here].

== '''Topics and themes''' ==
We can help match you to the coach who would best serve your project needs. Here are some of the ways we can help you to realise the potential of your project:

* Structuring your approach to design decisions
* Sign-up and onboarding
* Thinking aloud while you watch first use (screen share or in-person)
* Thinking aloud while undertaking specific tasks you're developing

* Task flows
* Looking at information architecture (what are the menus, what are the items in the menus) and identify opportunities for simplification
* Navigation, menus and overall organization. Setting and control panels are a common place where confusion piles up, is there anything to do there?
* Make sense of your tool
* Helping to communicate what your tool does
* Looking at naming and descriptions in the app store or website and identifying ways to clarify the explanation
* Looking at the setting and control panels and working our how much customization you need
* Competitive benchmarking from similar or analogous products. Would users expect a certain kind of interaction? Who handles this effectively?
* Discuss ways to gather additional feedback, e.g. setting up a customer advisory board or undertaking user research sessions, strategies for recruiting, ways of gathering feedback to prioritise features not yet built
* UI suggestions (increasing white space, adding visual elements, etc)
You can find out more in our [https://cloud.okfn.de/s/6RETrHe96pSWnHw case studies].

'''If you’re stuck, we can help unstick you!'''

Superbloom also hosts four Open AMA sessions during the course of each round, each with a set topic. These calls are for the entire cohort and an opportunity to meet those from fellow cohorts and some of our coaches:

* '''First call - User Testing'''
* '''Second call - Branding'''
* '''Third call - Fundraising and Sustainability'''
* '''Fourth call - Community Building'''

== '''Book your session''' ==
You can book your coaching session via our OS booking tool cal.com. Not all coaches have a booking link, and these sessions will be scheduled via email either by Nicola or direct with the coach. You can find [https://superbloomdesign.notion.site/Find-how-to-book-with-your-coach-here-1ad573ad51ff80bdbe10f666887b663b?pvs=4 which coaches have a booking link, including the link here]. If you are scheduling with more than one coach, Nicola will send you a link with the combined availability of your coaches, or she will put you in touch via email.

At the beginning of the round, Marie emails each project with an introduction to Superbloom/Nicola. Nicola will help 'matchmake' 💕 you with your coach! Once you have booked, you will receive an email confirmation and the appointment details will be added to your calendar.

As part of the booking process Nicola undertakes the following tasks:

* Answers queries from, and liaises with the projects and coaches team
* Coordinates all aspects of bookings in cal.com or via email
* Keeps the project coaching tracker up-to-date
* Adds calendar entries and meeting links for each booking
* Liaises with the Prototype Fund team

== '''Prepare for your session''' ==
Prepare for your session:

* Write down what you would like to know, and where you would like to be in your project by the end of the session, and share this information with your coach at the start of the session or beforehand via email
*If you wish, you can send us information to review before your session (see calendar invite for email address(es) or dive straight in!
*Coaches type all their notes directly into a Notion Page which they can share with you afterwards
* Check you’ve received a calendar invite with booking link
* Find a quiet place with no distractions
* Enter the call five minutes early to cover off any potential tech glitches

Please bring the following to your session:

* A list of questions and goals, challenges or blocks
* A physical notebook and pen
* A computer
* As many team members as you wish
* Any demos, mock-ups, or sketches you may have

== '''Confidentiality''' ==
We take confidentiality seriously and here is how we do that:

'''Within our coaching program''', we may discuss any details about the coaching sessions.

Example: “Blackbox is having a really hard time managing its community’s expectations around AI.”

'''When talking to people outside our coaching program,''' we may mention teams we coached, which coaches worked together, and we may mention the topics they worked on in very general terms. We won’t publish which teams worked with which coaches. However, coaches may mention teams they worked with.

Example: “Our coaches Bart and Lisa did an interesting coaching about community-building the other day and we learned X and Y.”

Example: “Oh, I know Blackbox! I did coaching with them through the Prototype Fund.”

All coaches have access to all session notes left by other coaches. This makes handoffs between coaches smooth and efficient. If a team would like the summary of their coaching session not to be shared with other coaches, we can make the project’s notes page private, and only share it with the coach/es of any follow-up sessions.

== '''Superbloom coaching program team''' ==
Our coaching program team comprises Georgia Bullen, Molly Wilson, Victory Brown and Nicola Pratt.

The Superbloom coaching team: coaching@superbloom.design is always on hand to answer any of your questions and welcome your feedback and suggestions. Please feel free to email us.

We welcome your feedback! If you have any comments or suggestions about how we could improve any aspect of our coaching process, please email us.

We wish you all the best with your project and look forward to hearing from you soon!

== '''What next?''' ==

* Pick your coach depending on your location, language, questions and goals.
* Prepare for your session by making a list of things you’d like to discuss, and if you wish, send information to your coach prior to your session.
* Book your session by emailing: nicola@superbloom.design.
* Also, check out the [https://simplysecure.org/what-we-do/ux-guidance/ design coaching] page on our website.

== '''Resources''' ==

* https://superbloom.design/learning/blog/182-days-to-create-a-prototype/
* https://superbloom.design/learning/blog/how-to-test-software-for-usability-and-usefulness-when-you-havent-finished-writing-the-code/

Schlussbericht

2025-05-22T14:13:22Z

Marie: replaced BMBF with BMFTR

''(English version below)''

Einen Monat nach Abschluss der Förderperiode ist der '''Schlussbericht''' zusammen mit der Schlussabrechnung (Verwendungsnachweis) beim DLR Projektträger (DLR-PT) einzureichen.

=== Allgemeine Hinweise vom DLR-PT: ===

# '''Prozedere''': Gemäß den Nebenbestimmungen für Zuwendungen auf Kostenbasis des BMFTR zur Projektförderung (NKBF 2017) sind die Zuwendungsempfänger verpflichtet, den Schlussbericht bei der TIB (Technische Informationsbibliothek Hannover) zu veröffentlichen. Die TIB fungiert als Depotbibliothek für Abschlussberichte von Vorhaben, die durch Steuergelder gefördert werden, und stellt diese der interessierten Öffentlichkeit zur Verfügung. Der DLR-PT erhält die Berichte von Euch in elektronischer Form und sendet diese stellvertretend für Euch nach inhaltlicher Freigabe in konsolidierter Form an die TIB.
# '''Format''': Die digitale Originalversion des Schlussberichts ist beim DLR-PT einzureichen (keine Scans). Dokumente sind in einem '''maschinenlesbaren''' '''und durchsuchbaren Datenformat''' einzureichen. Das elektronische Dokument darf '''nicht durch ein Passwort geschützt''' werden, da dies u.a. die digitale Langzeitarchivierung unmöglich macht. '''Zielgröße der Datei sollte <1MB''' sein. Um eine Zuordnung der Dateien zu erleichtern, ist das '''korrekte Förderkennzeichen''' in den Bericht und den Dateinamen aufzunehmen.
# '''Verfügbarkeit Open Source:''' Im Schlussbericht ist ein Link zu dem während des Förderzeitraums erstellten Code erforderlich. Der Code muss auch nach der Förderung unter einer Open-Source-Lizenz verfügbar bleiben! Bitte denkt auch daran, den Link zum Code separat an eure Programmmanager*innen zu schicken. Änderungen des Code-Links nach der Förderzeit sollten ebenfalls den Programmmanager*innen mitgeteilt werden.

=== Mustergliederung ===
<mark>'''Bitte immer das [https://cloud.okfn.de/s/PWiPmmHEMWoJLGA vorformatierte Dokument] nutzen!'''</mark>

Berichte aus früheren Runden [https://www.tib.eu/de/suchen/?tx_tibsearch_search%5Bquery%5D=Software-Sprint&tx_tibsearch_search%5Bcnt%5D=20&tx_tibsearch_search%5Bpg%5D=1&tx_tibsearch_search%5BDlicenseModel%5D%5B0%5D=oa befinden sich hier].

= Final report =
After the completion of the funding period, the '''final report ("Schlussbericht")''' along with the final financial statement ("Verwendungsnachweis") is to be submitted to the DLR Project Management Agency (DLR-PT) one month later.

=== General information from the DLR-PT: ===

# '''Procedure''': According to the Auxiliary Terms and Conditions for Funds Provided by the Federal Ministry of Education and Research (BMFTR) to Commercial Companies for Research and Development Projects on a Cost Basis (NKBF 2017), grant recipients are obligated to publish the final report at the TIB (Technische Informationsbibliothek Hannover). The TIB serves as a repository for final reports of projects funded by public funds and makes them available to the interested public. The DLR-PT receives the reports from you in electronic form and, upon content approval, sends them in a consolidated form to the TIB on your behalf.
#'''Format''': The digital original version of the final report must be submitted to the DLR-PT (no scans). Documents should be submitted in a '''machine-readable and searchable data format'''. The electronic document should '''not be password-protected''', as this would make digital long-term archiving impossible. The '''target size of the file should be <1MB'''. To facilitate file identification, please include the '''correct funding code''' in both the report and the file name.
#'''Open Source Availability''': The final report must include a link to the code created during the funding period. The code must remain available under an open-source license even after the funding period! Also, remember to separately send the code link to your program managers. Any changes to the code link after the funding period should be communicated to the program managers as well.

=== Outline ===
<mark>'''Only use the [https://cloud.okfn.de/s/PWiPmmHEMWoJLGA pre-formatted document]!'''</mark>

Reports from previous rounds [https://www.tib.eu/de/suchen/?tx_tibsearch_search%5Bquery%5D=Software-Sprint&tx_tibsearch_search%5Bcnt%5D=20&tx_tibsearch_search%5Bpg%5D=1&tx_tibsearch_search%5BDlicenseModel%5D%5B0%5D=oa can be found here].

Offboarding

2025-05-22T14:12:09Z

Marie: replaced BMBF with BMFTR

Eure offizielle Förderung endet mit dem Demo Day, bzw. für Geförderte mit Second Stage mit dem Abschlussworkshop – es war schön mit euch! Wir möchten euch noch ein paar letzte wichtige Informationen mit auf den Weg geben.

== Verpflichtende To-dos ==

=== Veröffentlichung des Source-Codes ===
Das kann zum Beispiel auf [https://about.gitlab.com/ Gitlab], [https://github.com/ Github] oder [https://bitbucket.org/ Bitbucket] geschehen. Der Code muss natürlich auch mit einer entsprechenden Open-Source-Lizenz versehen sein.

Bitte schickt uns den Link bis spätestens einen Monat nach Ende der Förderzeit (30. April), damit wir ihn auch in der Projektvorstellung auf unserer Website veröffentlichen können. '''Wichtig: Der Code soll dauerhaft online bleiben!'''

Wenn ihr eine Webseite habt oder eine Veröffentlichungen plant, denkt bitte an das [[Zuwendungsbescheid|Logo des BMFTR]] (und eventuell auch des [[Über den PTF sprechen|Prototype Fund]]!) – beides unbedingt unverändert benutzen. Die Informationen dazu findet ihr in eurem [[Zuwendungsbescheid]]. Auch den Link zu eurer Webseite veröffentlichen wir gern in der Projektvorstellung, wenn ihr uns Bescheid sagt.

=== Schlussbericht ===
Der Schlussbericht ist bis einen Monat nach Ende der Förderzeit (30. April) beim DLR Projektträger einzureichen. Er enthält auch die Abrechnung des letzten Quartals. Alle Infos dazu findet ihr in einem Brief vom DLR-PT, der kurz nach dem Demo Day bei euch ankommen wird. Die Mustergliederung und die wichtigsten Infos befinden sich [[Schlussbericht|hier im Wiki]].

[https://www.tib.eu/de/suchen/?tx_tibsearch_search%5Bquery%5D=Software-Sprint&tx_tibsearch_search%5Bcnt%5D=20&tx_tibsearch_search%5Bpg%5D=1&tx_tibsearch_search%5BDlicenseModel%5D%5B0%5D=oa Hier findet ihr] Schlussberichte von früheren Runden.

== Einladungen ==

=== Evaluation ===
In ca. sechs Monaten kommt Sophia auf euch zu für ein kurzes Nachgespräch zur Förderung und der Weiterentwicklung eures Projekts. Die erhobenen Daten fließen in unsere Begleitforschung ein und sind für uns ein wichtiges Mittel, um die Wirksamkeit des Prototype Funds zu überprüfen. Es ist daher wichtig, dass möglichst aus jedem Team ein*e Gesprächspartner*in dabei ist. '''Ohne Begleitforschung gibt es keinen Prototype Fund!'''

=== Netzwerken ===
Damit ein Austausch zwischen den Projekten auch nach der Förderung möglich ist, bieten wir euch mehrere Möglichkeiten an, um mit dem Prototype Fund und allen Projekten im Kontakt zu bleiben:

* Wir freuen uns immer, wenn ihr im Zulip Hallo sagt und uns erzählt, wie es euch/eurem Projekt geht - oder wenn oder wenn ihr einen Beitrag auf [https://prototypefund.de/news/ prototypefund.de] veröffentlichen möchtet!
* Über unsere Mailingliste teilen wir Ankündigungen und Einladungen zu Veranstaltungen mit. Der Link zum Abonnieren der Mailingliste befindet sich in der Offboarding-Mail.
* Für zusätzliche Infos rund um den Prototype Fund könnt ihr unseren [https://te917244a.emailsys1a.net/172/4365/50b2a37e1e/subscribe/form.html?_g=1648633110 Newsletter] abonnieren, unseren [https://public-interest-podcast.podigee.io/ Podcast] hören und uns auf [https://mastodon.social/@PrototypeFund Mastodon] folgen.

'''In any case: Wir freuen uns immer, von euch zu hören – meldet euch gern, wenn ihr Fragen und Ideen habt, oder auch wenn ihr einfach Lust habt, mal wieder Hallo zu sagen =)'''

= In English: =
Your official funding time ends with the Demo Day, or, in case of a Second Stage with the closing workshop - we had a great time with you! Now we would like to give you a few last important pieces of information.

== Mandatory to-dos ==

=== Publication of the source code ===
This can be done on [https://about.gitlab.com/ Gitlab], [https://github.com/ Github] or [https://bitbucket.org/ Bitbucket] for example. Of course, the code must be published under a FOSS license.

Please send us the link at the latest one month after the end of the funding period (April 30th) so that we can also publish it in the project presentations on our website. '''Important: The code must remain online after the funding period!'''

If you have a website or are planning a publication, please remember to use the [[Zuwendungsbescheid|BMFTR logo]] (and possibly also the [[Über den PTF sprechen|Prototype Fund logo]]!) - both must be used unaltered. You will find the information about this in your grant notification ([[Zuwendungsbescheid]]). We would also be happy to publish the link to your website in the project presentation.

=== Final report ===
The final report must be submitted to DLR by one month after the end of the funding period (April 30th). It also contains the final financial statement for the last quarter. You will find all the relevant information in a letter from DLR-PT, which will arrive shortly after Demo Day. The template for the report and a summary are available [[Schlussbericht|here in the wiki]].

The final reports from previous funding rounds [https://www.tib.eu/de/suchen/?tx_tibsearch_search%5Bquery%5D=Software-Sprint&tx_tibsearch_search%5Bcnt%5D=20&tx_tibsearch_search%5Bpg%5D=1&tx_tibsearch_search%5BDlicenseModel%5D%5B0%5D=oa can be found here].

== Invitations ==

=== Evaluation ===
Sophia will contact you in approximately six months for a brief follow-up discussion on the funding and your further development of the project. The data collected will be incorporated into our accompanying research and is an important tool for us to review the effectiveness of the Prototype Fund. It would therefore be important to be able to speak to someone from each team. '''Without accompanying research, there is no Prototype Fund!'''

=== Networking ===
We offer you several opportunities to stay in touch with the Prototype Fund and all projects so that you can continue to exchange ideas after the funding has ended.

We are always happy if you say hi on Zulip and tell us how you/your project are doing - or let us know if you would like to publish an article on [https://prototypefund.de/news/ prototypefund.de]!

We share announcements and invitations to events via our mailing list. The link to subscribe to the mailing list can be found in the offboarding mail.

For additional information about the Prototype Fund, you can subscribe to our [https://te917244a.emailsys1a.net/172/4365/50b2a37e1e/subscribe/form.html?_g=1648633110 newsletter], listen to our [https://public-interest-podcast.podigee.io/ podcast] and follow us on [https://mastodon.social/@PrototypeFund Mastodon].

'''In any case: We're always happy to hear from you - feel free to get in touch if you have any questions or ideas, or if you just want to say hello again =)'''

Nicht offiziell geförderte Teammitglieder

2025-05-22T14:11:49Z

Marie: replaced BMBF with BMFTR

''(English version below)''

= Richtlinien: Umgang mit nicht offiziell geförderten Teammitgliedern beim Prototype Fund =
Offiziell sind nur durch den Antrag beim BMFTR und DLR-Projektträger angemeldete Teammitglieder (Einzelantragsteller*innen oder Mitglieder der GbRs) Teil des Prototype Funds.

Unsere Erfahrung in den vergangenen Runden des Prototype Funds hat aber gezeigt, dass es manchmal für Projekte von Vorteil ist, zusätzliche Teammitglieder möglichst tief in die Strukturen des Prototype Funds aufzunehmen. Gründe dafür können z.B. sein:

* Das Teammitglied wohnt im Ausland und konnte nicht Teil der GbR sein.
* Die offizielle Teilnahme des Teammitglieds lohnt sich finanziell nicht.
* Das Teammitglied ist während der Förderung in Elternzeit.
* Das Teammitglied ist nicht für die Kernaufgaben des Projekts zuständig und/oder unterstützt nur punktuell bei einem bestimmten Thema (fachliche Expertise, Fundraising/Admin, usw.).
* Das Teammitglied unterstützt die geförderte Person bei bestimmten Aufgaben (Begleitperson/Unterstützung für mehr Barrierefreiheit).

In solchen Fällen können Teammitglieder auf Anfrage bei der Projektbetreuung eingeladen werden, inoffiziell Teil der Förderrunde zu sein.

Anfragen müssen, wenn möglich, vor Anfang der offiziellen Förderzeit stattfinden und begründet sein. Die endgültige Entscheidung liegt bei der Projektbetreuung. Es gibt kein Recht auf die inoffizielle Teilnahme an der Förderrunde.

== Was bekomme ich, wenn ich "inoffizielles Teammitglied" bin? ==
Eine Person, die beim Prototype Fund als "inoffizielles Teammitglied" bezeichnet wird, wird nicht offiziell gefördert, darf aber an allen Formaten des Prototype Funds teilnehmen:

* Kick-Off-Workshop (nur mit Anmeldung und Zusage der Projektbetreuung)
* Austauschformate des Jahrgangs
* Zwischengespräche
* Coachings
* Online-Seminare
* Demo Day (bitte als Gast anmelden - nach Absprache können inoffizielle Teammitglieder auch das Projekt mit dem offiziell geförderten Team vorstellen).
*Im Falle einer Second Stage: Online-Kick-Off und Abschlussevent der Second Stage

Inoffizielle Teammitglieder dürfen die Mailingliste abonnieren und können Zugang zur Chatplattform Zulip bekommen.

Inoffizielle Teammitglieder können während der Förderzeit hinzugefügt werden, wenn es für das Projekt sinnvoll ist.

== Worauf habe ich als "inoffizielles Teammitglied" keinen Anspruch? ==
Inoffizielle Teammitglieder haben keinen Anspruch auf eine Übernahme der Reisekosten - die Mittel sind im Budget nur für offizielle Geförderte eingeplant.

Inoffizielle Teammitglieder können das Projekt nicht allein beim Prototype Fund vertreten. Bei verpflichtenden Calls (z.B. Zwischengespräche) muss immer mindestens eine offiziell geförderte Person teilnehmen. Beim Demo Day und beim Kick-Off wird erwartet, dass alle offiziellen Teammitglieder teilnehmen - inoffizielle Teammitglieder können nach Absprache eingeladen werden.

Inoffizielle Teammitglieder haben keinen Anspruch auf eine Aufnahme ins offizielle Team - die Teamkonstellation steht ab der Einreichung des Bewerbung fest und kann nicht geändert werden.

Für inoffizielle Teammitglieder gilt, wie auch für alle Prototype-Fund-Teilnehmer*innen, unser [[Code of Conduct]].

== Wie entscheidet ihr, wer als "inoffizielles Teammitglied" mitmachen darf? ==
Grundsätzlich versuchen wir, wenn die Anfrage gut begründet ist, die Teilnahme eurer inoffiziellen Teammitglieder möglich zu machen.

Wenn wir zu viele Anfragen haben, müssen wir ggf. Anfragen absagen, damit Förderrunden nicht allzu groß werden, bzw. der Anteil an nicht-offiziellen Teammitglieder in Relation nicht zu groß wird.

Die Zahl der inoffiziellen Teammitglieder sollte nicht zu groß sein: Ein Vier-Personen-Team kann nicht vier zusätzliche inoffizielle Teammitglieder anmelden.

Beim Kick-Off-Workshop sind die Plätze (und das Catering) begrenzt. Dort müssen wir ggf. strenger sein. Beim Demo Day können sich aber grundsätzlich alle als Gäste anmelden, die euer Projekt unterstützt haben.

= Guidelines: Working with team members not officially funded by the Prototype Fund =
Officially, only team members registered through the application to the BMFTR and DLR-PT (individual applicants or members of GbRs) are part of the Prototype Fund.

However, our experience in previous rounds of the Prototype Fund has shown that it is sometimes beneficial for projects to integrate additional team members as deeply as possible in the structures of the Prototype Fund. Reasons for this can be, for example:

* The team member lives abroad and could not be part of the GbR.
* The official participation of the team member is not financially worthwhile.
* The team member is on parental leave during the funding period.
* The team member is not responsible for the core tasks of the project and/or only provides selective support for a specific topic (specialist expertise, fundraising/admin, etc.).
* The team member supports the sponsored person in certain tasks (accompanying person/support for more accessibility).

In such cases, team members can be invited to be an unofficial part of the funding round upon request to the project management.

Requests must, if possible, be made before the start of the official funding period and must be justified. The final decision lies with the project supervisor. There is no right to unofficial participation in the funding round.

== What do I get if I am an “unofficial team member”? ==
A person who is designated as an “unofficial team member” at the Prototype Fund is not officially funded, but may participate in all Prototype Fund formats:

* Kick-off workshop (only with registration and approval from the project management)
* Exchange formats
* 1:1 meetings
* Coaching sessions
* Online seminars
* Demo Day (please register as a guest - after consultation with project management, unofficial team members can also present the project with the officially funded team).
*In case of a Second Stage: online kick-off and final event of the Second Stage

Unofficial team members may subscribe to the mailing list and have access to the Zulip chat platform.

Unofficial team members can be added during the funding period if it makes sense for the project.

== What am I not entitled to as an “unofficial team member"? ==
Unofficial team members are not entitled to travel expenses - the funds are only budgeted for official grantees.

Unofficial team members cannot represent the project at the Prototype Fund on their own. At least one officially funded person must always attend mandatory calls (e.g. 1:1 meetings). All official team members are expected to attend the Demo Day and the Kick-Off - unofficial team members can be invited after consultation with the project management.

Unofficial team members are not entitled to be included in the official team - the team constellation is fixed from the time the application is submitted and cannot be changed.

For unofficial team members, as for all Prototype Fund participants, our [[Code of Conduct]] applies.

== How do you decide who can take part as an "unofficial team member"? ==
Basically, if the request is well-founded, we try to make it possible for your unofficial team members to participate.

If we have too many requests, we may have to turn down requests so that funding rounds do not become too large or the proportion of non-official team members does not become too big.

The number of unofficial team members should not be too large: a four-person team cannot register four additional unofficial team members.

Places (and catering) are limited at the Kick-Off workshop. We may have to be stricter there. At the Demo Day, however, anyone who has supported your project can register as a guest.

Lexikon

2025-05-22T14:11:10Z

Marie: replaced BMBF with BMFTR

== Abschlussworkshop der Second Stage ==
Während der Demo Day weiter für alle Projekte nach Ende der sechsmonatigen Förderphase stattfindet, gibt es nach der Second Stage für die ausgewählten Projekte einen Abschlussworkshop. Dieser findet halböffentlich mit ausgewählten, von den Projekten geladenen Gästen sowie Programmbeteiligten statt. Der Fokus liegt auf detaillierten Projektpräsentationen und der inhaltlichen Auseinandersetzung mit den Ergebnissen der zweiten Phase.

''While the Demo Day is still taking place for all projects after the end of the six-month funding phase, there will be a closing workshop for the selected projects after the Second Stage.'' ''It takes place semi-publicly with selected guests invited by the projects, as well as program participants. The focus is on detailed project presentations and an in-depth discussion of the results of the second phase.''

== Antrags-Sprechstunde==
Die [[Antragsstellung|Antrags-Sprechstunde]] findet statt, nachdem ihr von der Jury des Prototype Fund zur Förderung ausgewählt wurdet und bevor die Förderphase beginnt (Schritt 2 nach der Bewerbung). Während dieses zweistündigen Calls werden euch offene Fragen zum Ausfüllen der offiziellen Förderunterlagen beantwortet, die für die Bewilligung durch das [[Lexikon#BMBF|BMFTR]] noch benötigt werden.

''In English: [[Antragsstellung|formal application]] consultation hour.The formal application consultation hour takes place after you have been selected by the jury for funding and before the funding phase begins (it is the second step after the application). During this two-hour call you can ask open questions in order to fill the official documents needed by the [[Lexikon#BMBF|BMFTR]] (Ministry of Education and Research) for the grant.''

== Begleitforschung==
Wir evaluieren die Bedingungen und die Wirksamkeit des Förderinstruments Prototype Fund, damit andere von uns lernen können. Dafür werden Daten rund um die Förderung der einzelnen Projekte erfasst und ausgewertet. Wir fragen Fakten zu Themen um den Source-Code, die Projektstruktur, Arbeitspläne sowie Probleme und Erfolge im Förderzeitraum ab. Ihr bekommt eine erste Mail zur Datenerhebung (Online-Umfrage) etwa im 5. Monat der Förderung und wir kontaktieren euch ca. ein halbes Jahr nach Förderende für ein Interview. [https://prototypefund.de/about/begleitforschung/ Hier] könnt ihr die Berichte der letzten Runden lesen.

''In English: accompanying research. We evaluate the limits and the efficiency of funding instrument that is the Prototype Fund so that others can learn from us. To this end, we collect and evaluate data regarding the funding of the projects. We gather information around the topics of source code, project structures, work plans, and challenges and successes during the funding period. You will receive a first email for data collection (online survey) around the 5th month of the funding period and we will contact you around 6 months after the end of the funding phase for an interview. You can read the reports of the previous rounds [https://prototypefund.de/about/begleitforschung/ here.]''

==BMFTR==
Das [https://www.bmbf.de/bmbf/de/home/home_node.html Bundesministerium für Bildung und Forschung] (BMFTR) stellt die Gelder bereit, mit denen der Prototype Fund Projekte fördern kann und finanziert die Arbeit des Team Prototype Fund bei der OKF. Ihr müsst nicht direkt mit dem Ministerium kommunizieren.

''[https://www.bmbf.de/bmbf/de/home/home_node.html The Ministry of Education and Research] provides the funds that allow the Prototype Fund fund projects and finances the work of the Prototype Fund team at OKF. You will not communicate directly with the ministry.''

==Chat==
Siehe [[Lexikon#Zulip|Zulip]].

See [[Lexikon#Zulip|Zulip]].

==Coachings==
Ihr bekommt während der sechsmonatigen Förderzeit zwei Coachings von unseren Partnern von [[Lexikon#Superbloom|Superbloom]]. Zusätzlich wird es im Falle einer Second Stage zwei Coachings geben, die je nach Projekt unterschiedliche Schwerpunkte haben können, etwa Öffentlichkeitsarbeit, Gründung oder Lizenzfragen. Die Coachings werden gemeinsam mit der [[Lexikon#Projektbetreuung|Projektbetreuung]] organisiert. Mehr zu den Coachings erfahrt ihr [[Coachings|auf dieser Seite]].

''During the 6-month funding period you will receive two coaching sessions by our partners from [[Lexikon#Superbloom|Superbloom]]. In addition, there will be two coaching sessions in the case of a second stage, which can have different focuses depending on the project, such as public relations, founding or licensing issues. The coachings are organized together with the[[Lexikon#Projektbetreuung | program managers]]. You can learn more about them [[Coachings|on this page]].''
== Demo Day==
Der Demo Day ist die vom Team Prototype Fund organisierte Veranstaltung, bei der ihr euch und eure Projekte am Ende der sechsmonatigen Förderphase vorstellt. Ihr könnt eure Arbeit in einem Vortrag, einem Panel oder einer Demo präsentieren. An der Veranstaltung nehmen Vertreter*innen des [[Lexikon#DLR|DLR]] und des [[Lexikon#BMBF|BMFTR]] sowie geladene Gäste teil. Ihr seid herzlich dazu eingeladen, auch Gäste mitzubringen! Mehr Infos zum Ablauf und Vorbereitung des Demo Days kriegt ihr von uns per Mail und [[Demo Day|findet ihr hier im Wiki]].

''The Demo Day is an event organized by the Prototype Fund in which you present your project at the end of the six-month funding period. You can present your work with a talk, in a panel or a demo. Representatives of the [[Lexikon#DLR|DLR]] and [[Lexikon#BMBF|BMFTR]] and other invited guests attend the event. You're more than welcome to invite guests as well! You get more information about the program and preparation of the Demo Day from us by mail as well as [[Demo Day|here in the wiki]].''

==Demo Week==
Während der Coronazeit musste die Abschlussveranstaltung leider 100 % online stattfinden. Dafür haben wir diese [https://demoweek.prototypefund.de/ Webseite] gebaut, auf der ihr euch über die Projekte der Runden 7-10 informieren könnt.

''During the corona pandemic the closing event (Demo Day) had to be replaced with an online project presentation. We built this [https://demoweek.prototypefund.de/ website] where you can read about the projects of rounds 7-10.''

==DLR-PT==
Das [https://projekttraeger.dlr.de/de Deutsche Zentrum für Luft- und Raumfahrt] (DLR) ist der Projektträger (kurz: PT) des Prototype Fund. Das DLR-Team organisiert und verwaltet die Förderung auf administrativer Ebene. Ihr habt auch [[DLR-Ansprechpartner*innen JG01|direkte Ansprechpartner*innen beim DLR-PT]], an die ihr euch bei administrativen Fragen, z. B. zu Abrechnungen, wenden könnt. Wichtig: Administrative Veränderungen wie z. B. Umzüge sollten bis zum Erhalt des Schlussbescheides an eure*n DLR-PT-Ansprechpartner*in gemeldet werden.

''[https://projekttraeger.dlr.de/de The German Aerospace Center] (Deutsche Zentrum für Luft- und Raumfahrt) is the Projektträger (PT) of the Prototype Fund. The DLR-PT team organizes and manages the funding at the administrative level. You have [[DLR-Ansprechpartner*innen JG01|direct contact persons at DLR-PT]] whom you can turn to for administrative questions, e.g. about invoicing. Important: Administrative changes such as relocations should be reported to your DLR-PT contact person during your funding time and until you have gotten your official closing notice (“Schlussbescheid”).''

==Easy-Online==
Das ist das [https://foerderportal.bund.de/easyonline/nutzungsbedingungen.jsf?redirectFrom=/easyonline/easyOnline.jsf Portal] für die [[Lexikon#Antragsworkshop|Anträge]] und alle Formulare rund um die administrative Projektförderung (z. B. den Antrag). Wendet euch bitte mit allen Fragen dazu am besten an eure [[DLR-Ansprechpartner*innen JG01|Ansprechpartner*innen beim DLR-PT]].

''Easy-Online is the [https://foerderportal.bund.de/easyonline/nutzungsbedingungen.jsf?redirectFrom=/easyonline/easyOnline.jsf portal] for formal applications and all forms related to administrative project funding (e.g. the formal application - “Antrag” in German). If you have any questions about the platform, please contact [[DLR-Ansprechpartner*innen JG01|your DLR-PT contact person]].''

==Innovation==
Der Prototype Fund ist ein Innovationsförderprogramm. Wir verstehen Innovation in unserem Förderkontext u. a. als Software-Anwendungen, die einen gesellschaftlichen Mehrwert bieten, mit und für eine konkrete Nutzer*innen-Gruppe gestaltet werden. Mehr zu unserem Innovations-Begriff [https://new.prototypefund.de/files/Innovation_de.pdf könnt ihr hier nachlesen].

''The Prototype Fund is an innovation funding program. In our funding context, we understand innovation as, among other things, software applications that offer added value to society and are designed with and for a specific and concrete group of users. You can read more about [https://new.prototypefund.de/files/Innovation_en.pdf our understanding of innovation here].''

== Kick-Off==
Der Kick-Off ist der eintägige Auftakt, der zu Beginn der Förderphase in Berlin stattfindet. Er ist eine Gelegenheit, das Prototype-Fund-Team, die [[Lexikon#Coaching|Coaches]] und die anderen geförderten Projekte eurer Runde kennenzulernen. Der Kick-Off besteht aus Workshops und Inputs darüber, wie die Förderphase abläuft.

''The Kick-Off workshop is the one-day event that takes place at the beginning of the funding phase in Berlin. It is an opportunity to get to know the Prototype Fund team, the [[Lexikon#Coaching|coaches]] and the other funded projects in your round. The Kick-Off consists of workshops and inputs on how the funding phase works.''

== Knowledge Base ==
In unserer [https://kb.prototypefund.de/ Knowledge Base] teilen wir Wissen, das von der Community für die Community bereitgestellt wird. Hier findet ihr Informationen zu Themen wie Finanzierung, rechtliche Fragen, Projektkommunikation und vieles mehr. Sie richtet sich an Geförderte, Alumni*ae sowie alle anderen an FOSS Interessierten. Wir freuen uns über Vorschläge für weitere Themen oder neue Beiträge von euch!

''In our [https://kb.prototypefund.de/ Knowledge Base], we share valuable knowledge provided by the community for the community. Here, you will find information on topics such as funding, legal issues, project communication, and much more. These resources are typically provided by (former) funded projects, which contribute articles, answer interview questions, or provide similar content.'' It is aimed at those receiving funding, alumni*ae and anyone else interested in FOSS. We welcome suggestions for further topics or new contributions from you!

==Mailingliste==
Die Mailingliste ist der Kommunikationskanal, über den das Prototype-Fund-Team wichtige Informationen während der Förderphase an euch übermittelt. Alle Projektmitglieder sollten die Mailingliste abonnieren. Da wir versuchen, die Anzahl der Nachrichten auf der Mailingliste so gering wiemöglich zu halten: Bitte benutzt die Mailingliste nicht für Gespräche mit anderen Projekten – dafür haben wir die Chatplattform [[Lexikon#Zulip|Zulip]]!

''The mailing list is the communication channel through which the Prototype Fund team communicates important information to you during the funding phase. All project members should subscribe to the mailing list. As we try to keep the number of messages on the mailing list as low as possible: Please do not use the mailing list to talk to other projects - we have the chat platform [[Lexikon#Zulip|Zulip]] for that!''

==Montags-Update ==
Das Montags-Update ist der zwei-wöchentliche Bericht, den alle Projekte an die [[Lexikon#Projektbetreuung|Projektbetreuung]] senden. Dieser Bericht hilft uns und euch dabei, den Fortschritt der Projekte zu verfolgen. Wir können euch so bestmöglich in der Förderung unterstützen und euch kann es das Schreiben des Schlussberichts erleichtern. Das Update solltet ihr immer an jedem zweiten Montag bis 14 Uhr (früher ist auch ok, nicht später) der Projektbetreuung per E-Mail oder im [[Lexikon#Zulip|Chat]] zusenden. Im Chat könnt ihr das entsprechende Topic im Stream eurer Runde nutzen oder ein eigenes Topic nur für die Updates eures Projekts erstellen. Ihr findet alle Termine für die Updates auch im Kalender für eure Runde, [[Main Page|der auf der Main Page verlinkt ist]].

Das Montags-Update beinhaltet diese Teile:

*Done (Das haben wir in den letzten zwei Wochen gemacht):
*Doing (Das machen wir diese und nächste Woche):
*Motivations & Challenges (Das motiviert/bremst uns gerade)

''In English: Monday update or bi-weekly update. The Monday update is the report that all projects send to the [[Lexikon#Projektbetreuung|program managers]] every two weeks. This report helps us and you to follow the progress of the projects. It allows us to support you in the best possible way and it can make it easier for you to write the final report. The update can be sent to the program managers by e-mail or [[Lexikon#Zulip|chat]] on Mondays, 2pm latest (earlier is also fine). If you want to post it in the chat, you can either use the respective topic or create a new topic specifically for the updates of your project only. You can find all due dates for the updates in the calendar of your round [[Main Page|which is linked on the Main Page]].''

''The Monday update answers these questions:''

*''Done (This is what we have done in the last two weeks):''
*''Doing (This is what we are doing this week and next week):''
*''Motivations & challenges (This is what is motivating/slowing us down right now)''
==Open Knowledge Foundation (OKF)==
Der Prototype Fund ist eines der Projekte unter dem Dach der [https://okfn.de/ Open Knowledge Foundation Deutschland e. V.] Das Prototype-Fund-Team arbeitet hauptsächlich im Büro der Open Knowledge Foundation in Berlin.

''The Prototype Fund is one of the projects under the umbrella of the [https://okfn.de/ Open Knowledge Foundation Deutschland e. V.] The Prototype Fund team works mainly in the Open Knowledge Foundation office in Berlin.''

== Optionale Sprechstunden und Seminare ==
Ergänzend zu den Coachings finden viermal während der Förderphase optionale Sprechstunden mit [[Superbloom]] statt. Diese englischsprachigen Video-Calls bieten Raum für offene Fragen, Brainstorming und fachliche Impulse – unter anderem zu Themen wie Branding, User Testing, Fundraising oder Community Building. Auch für die Second Stage sind zwei zusätzliche Sprechstunden vorgesehen.

Darüber hinaus bieten wir ein Gründungsseminar mit unserem Partner ''VDI/VDE-IT'' sowie ein Seminar zum Thema Barrierearmut an, um euch in der Gründungsphase und bei der Zugänglichkeit eures Projekts für alle Nutzenden zu unterstützen.

''In addition, four optional consultation sessions with [[Superbloom]] take place during the funding phase. These English-language video calls offer space to ask open questions, brainstorm ideas, and receive expert input — on topics such as branding, user testing, fundraising, and community building. Two additional sessions are planned for the Second Stage.''

''Additionally, we offer a seminar on how to start a company with our partner VDI/VDE-IT, as well as an accessibility seminar to assist you during the founding phase and ensure your project is accessible to all users.''

==Profi-Online==
Das ist das [https://foerderportal.bund.de/profionline/ Portal] für die [[Lexikon#Zahlungsanforderung|Zahlungsanforderungen]]. Wendet euch bitte mit allen Fragen dazu am besten an eure Ansprechpartner*innen beim [[Lexikon#DLR|DLR-Projektträger]].

''This is the [https://foerderportal.bund.de/profionline/ portal] for [[Lexikon#Zahlungsanforderung|payment requests]]. If you have any questions about the platform, please ask your [[Lexikon#DLR|DLR-Projektträger]] contact person.''

==Projektbetreuung==
Die Projektbetreuer*innen sind eure Ansprechpartner*innen im Prototype-Fund-Team. Sie bleiben mit euch in den [[Lexikon#Montags-Update|Montags-Updates]], [[Lexikon#Gruppencalls|Gruppencalls]] und [[Lexikon#Zwischengespräch|Zwischengesprächen]] in Kontakt und stehen im [[Lexikon#Zulip|Chat]] oder per Mail zur Verfügung, um eure Fragen zu beantworten oder einfach mal zuzuhören. Wenn ihr Unterstützung braucht, meldet euch einfach bei uns!

''In English: program managers.The program managers are your contact persons in the Prototype Fund team. They will stay in touch with you through the [[Lexikon#Montags-Update|monday updates]], group calls and [[Lexikon#Zwischengespräch|1:1 meetings]] and are available in the [[Lexikon#Zulip|chat]] or by email to answer your questions or just to listen. If you need support, simply get in touch with us!''

==PT==
Kurz für "Projektträger", siehe [[Lexikon#DLR|DLR-PT]].

''Short version of "Projektträger", see [[Lexikon#DLR-PT|DLR-PT]].''

==Schlussbericht ==
Den Bericht müsst ihr nach Abschluss der Förderphase schreiben. Für diesen kurzen Bericht schickt euch der Projektträger [[Lexikon#DLR|DLR]] gegen Ende der Förderzeit Richtlinien. Wir empfehlen euch, euch während der Förderphase Notizen (z. B. mit den [[Lexikon#Montags-Update|Montags-Updates]]) zu machen, da dies bei der Erstellung des Berichts hilft. Für den Schlussbericht gibt es [[Schlussbericht|eine ganze Seite mit Infos hier im Wiki]].

''In English: final report. You have to write your report at the end of the funding period. The [[Lexikon#DLR|DLR]] will send you guidelines for this short report towards the end of the funding period. We recommend that you take notes during the funding period (e.g. with the [[Lexikon#Montags-Update|Monday updates]]), as this will help you to write the report. You can find more information about the final report [[Schlussbericht|on this site in the Wiki]].''

==Second Stage==
Wir wollen mit der Second Stage euch die Möglichkeit geben, weitere vier Monate an der nachhaltigen Absicherung eures Projektes zu arbeiten. Dies geschieht z. B. durch Community-Aufbau, Verbreitung und Verbesserung der Nutzbarkeit der Software oder durch Aufbau z. B. einer Vereinsstruktur. Je nachdem, was der Fokus eures Projekts in der Second Stage sein soll, werdet ihr auch an zwei weiteren Coachings teilnehmen - etwa zum Thema Security, Gründung oder Community Building. Technische Arbeiten stehen in der Second Stage im Hintergrund.

''With the Second Stage, we want to give you the chance to spend an additional four months working on securing the long-term sustainability of your project. This can include activities like building a community, spreading and improving the usability of your software, or setting up an organizational structure, such as an association. Technical work takes a backseat during this phase.''

==Software Sprint==
Der Prototype Fund wird im [[Lexikon#BMBF|Ministerium]] intern als "Software Sprint" geführt und ist entsprechend auch in der [https://www.bmbf.de/bmbf/shareddocs/bekanntmachungen/de/2017/08/1395_aenderung-der-bekanntmachung Förderrichtlinie des BMFTR] bezeichnet, in der Öffentlichkeit erscheint er aber nur unter Prototype Fund. Nichtsdestotrotz ist “Software Sprint” der offizielle Name für den Prototype Fund, der in der Kommunikation mit dem BMFTR benutzt wird.

''While it is publicly known as “Prototype Fund”, the funding program you are participating in is known internally in the [[Lexikon#BMBF|Ministry]] as "Software Sprint" and is also named accordingly in the BMFTR's [https://www.bmbf.de/bmbf/shareddocs/bekanntmachungen/de/2017/08/1395_aenderung-der-bekanntmachung funding guidelines]. The Term “Software Sprint” is commonly used in our communication with the BMFTR.''

==Superbloom==
Das Superbloom-Team ist für die [[Lexikon#Coaching|Coachings]] zuständig. Weitere Informationen über die Arbeit und den Ansatz von Superbloom gibt es auf [https://superbloom.design/ superbloom.design] und [[Superbloom|der Wiki-Seite]].

''The Superbloom team is in charge of the [[Lexikon#Coaching|coachings]]. For more information about Superbloom's work and approach, visit'' [https://superbloom.design/ superbloom.design] and [[Superbloom|their wiki page]].

== Verwendungsnachweis ==
Am Ende eurer Förderzeit nach sechs oder 10 Monaten ruft ihr die verbleibenden Fördergelder nicht via [[Lexikon#Zahlungsanforderung|Zahlungsanforderung]] ab, sondern über den Verwendungsnachweis. Dieser wird zusammen mit dem [[Schlussbericht]] beim DLR-PT eingereicht. Für den Mittelabruf müsst ihr den Verwendungsnachweis auf dem Portal [[Lexikon#Profi-Online|Profi-Online]] stellen. Bei Fragen rund um den Verwendungsnachweis bekommt ihr Unterstützung von euren [[DLR-Ansprechpartner*innen JG01|DLR-Ansprechpartner*innnen]]. Mehr Informationen findet ihr außerdem [[Zahlungsanforderungen#Verwendungsnachweis|auf dieser Seite]].

''At the end of your funding period after six or ten months, you do not request the remaining funding via a [[Lexikon#Zahlungsanforderung|payment request]], but via the proof of use. This will be submitted to DLR-PT together with the final report. To receive it, you must submit a payment request on the [[Lexikon#Profi-Online|Profi-Online]] platform. If you have any questions regarding payment requests, you can get support from your [[DLR-Ansprechpartner*innen JG01|DLR contact person]]. You can also find more information [[Zahlungsanforderungen#Verwendungsnachweis|on this page]].''

==Zahlungsanforderung ==
(Kurz auch ZA genannt.) Beim Prototype Fund werden die Fördergelder quartalsweise ausgezahlt: Nach dem ersten Monat und dem vierten Monat erfolgt der Mittelabruf über Zahlungsanforderungen, später dann als Zwischennachweis oder Verwendungsnachweis. Für den Mittelabruf müsst ihr eine Zahlungsanforderung auf dem Portal [[Lexikon#Profi-Online|Profi-Online]] stellen. Bei Fragen rund um die Zahlungsanforderung bekommt ihr Unterstützung von euren [[DLR-Ansprechpartner*innen JG01|DLR-Ansprechpartner*innnen]]. Mehr Informationen findet ihr außerdem [[Zahlungsanforderungen|auf dieser Seite]].

''In English: payment request - also called “ZA”. At Prototype Fund, grants are paid out quarterly - after the first month and the fourth month the funds are requested via Zahlungsanforderung, later on via Zwischennachweis oder Verwendungsnachweis. To receive it, you must submit a payment request on the [[Lexikon#Profi-Online|Profi-Online]] platform. If you have any questions regarding payment requests, you can get support from your [[DLR-Ansprechpartner*innen JG01|DLR contact person]]. You can also find more information [[Zahlungsanforderungen|on this page]].''

==Zulip==
Zulip ist der Ort, an dem sich geförderte Projekte, Alumni*ae und Teams online treffen. Die Einladung für die Plattform bekommt ihr von den Projektbetreuer*innen, danach müsst ihr ein Passwort setzen. Der Link für die Platform ist [https://talk.prototypefund.de talk.prototypefund.de]. Nach der Registrierung stellt euch bitte im #general-Channel vor und kommuniziert euer Handle an die Projektbetreuung, um in den privaten Channel für eure Förderrunde aufgenommen zu werden.

''Zulip is the place where funded projects, alumni and teams meet online. You'll get an invite to set a password from your program managers. To log in, go to [https://talk.prototypefund.de talk.prototypefund.de]. After joining for the first time, please introduce yourself in the #general channel and communicate your handle to the program managers in order to be invited into the private channel for your funding round.''

==Zuwendungsbescheid==
Der [[Zuwendungsbescheid]] ist der Brief mit der Bewilligung der Fördermaßnahme, also der Zuwendung. Darin enthalten sind die an die Zuwendung geknüpften Bedingungen, viele Erläuterungen und weitere Dokumente, die noch der Form halber ausgefüllt werden müssen.

''In English: grant notification. The “[[Zuwendungsbescheid]]” is the letter officially approving your funding. It contains the conditions attached to the grant, many explanations and other documents that you have to fill for formal reasons.''

==Zwischengespräche==
Während der Förderphase trefft ihr euch drei-, bzw. mit der Second Stage viermal persönlich mit der [[Lexikon#Projektbetreunng|Projektbetreuung]]. Entweder vor Ort in Berlin, bei einer Veranstaltung oder in einem Video-Call. Dieses informelle Treffen dient dazu, sich auszutauschen und mögliche Probleme oder Bedürfnisse anzusprechen. Die späteren Treffen können auch genutzt werden, um über den eine mögliche Second Stage-Bewerbung oder den [[Lexikon#Demo Day|Demo-Day]] zu reden.

''In English: 1:1 meeting. During the funding phase, you will meet with the [[Lexikon#Projektbetreunng|program managers]] three – respectively four times in the case of the Second Stage – in person, either in person in Berlin or at an event, or in a video call). This is an informal meeting where we have a relaxed chat and address possible problems or needs. The later meetings can also be used to discuss possible Second Stage applications or [[Lexikon#Demo Day|Demo-Day]] presentations.''

== Zwischennachweis ==
Beim Prototype Fund werden die Fördergelder quartalsweise ausgezahlt: Beim Jahreswechsel erfolgt der Mittelabruf nicht über eine [[Lexikon#Zahlungsanforderung|Zahlungsanforderung]], sondern über den Zwischennachweis. Das ist nur für Projekte mit Second Stage relevant. Für den Mittelabruf müsst ihr einen Zwischennachweis auf dem Portal [[Lexikon#Profi-Online|Profi-Online]] stellen. Bei Fragen rund um den Zwischennachweis bekommt ihr Unterstützung von euren [[DLR-Ansprechpartner*innen JG01|DLR-Ansprechpartner*innnen]]. Mehr Informationen findet ihr außerdem [[Zahlungsanforderungen|auf dieser Seite]].

''In English: interim report. At Prototype Fund, grants are paid out quarterly: At the turn of the year, funds are not called up via a [[Lexikon#Zahlungsanforderung|payment request]], but via the interim report. This is only relevant for projects with a Second Stage. To receive it, you must submit an interim report on the [[Lexikon#Profi-Online|Profi-Online]] platform. If you have any questions regarding the interim report, you can get support from your [[DLR-Ansprechpartner*innen JG01|DLR contact person]]. You can also find more information [[Zahlungsanforderungen|on this page]].''

Über den PTF sprechen

2025-05-22T14:10:30Z

Marie: replaced BMBF with BMFTR

''(English version below)''

Du bist oder warst Teil unseres Prototype-Fund-Kosmos und vielleicht fragen dich Menschen in deinem Umfeld, wie du deine Förderphase erfahren hast. Eventuell möchtest du auch auf Events oder Talks den Prototype Fund und deine Zeit bei uns vorstellen. Darüber freuen wir uns natürlich sehr! Wir finden es großartig, wenn die Community füreinander Ausschau nach Möglichkeiten hält. Es kann auch sein, dass jemand ein Interview mit dir führen möchte und du nicht genau weißt, wie du am besten über das Förderprogramm sprichst.

Für alle diese Fälle haben wir hier die wichtigsten wissenswerten Infos und Ressourcen zusammengetragen. Im ersten Teil findest du Hinweise und Ressourcen für die Kommunikation über den Fund. Danach folgen grundlegende Infos über das Programm, die für andere interessant sein können.

Übrigens: Unsere Geförderten sind das beste Aushängeschild für den Prototype Fund, deswegen freuen wir uns sehr, wenn du öffentlich über uns sprichst! Versteh die nachfolgenden Hinweise als genau das: Hinweise. Was du über uns erzählen willst, liegt komplett in deiner Hand (bzw. deinem Mund), wir wollen dir hier nur ein Angebot machen.

<h2>Guidelines für die Kommunikation über den Prototype Fund</h2>

<h3>An wen können sich Interessierte wenden? </h3>
Du hast Leuten von uns erzählt und sie wollen mehr wissen? Wenn es sich um Fragen zu der Bewerbung handelt, ist die FAQ-Seite hilfreich: https://prototypefund.de/bewerbung/faq/. Bei anderen Anfragen freuen wir uns über eine E-Mail an info[at]prototypefund.de.

<h3>Gibt es beim Prototype Fund auf Social Media etwas zu beachten?</h3>

Du kannst uns immer gerne verlinken, meistens versuchen wir dann die Beiträge zu teilen – das kann deinem Projekt z. B. mehr Sichtbarkeit verschaffen. Und wir freuen uns natürlich immer, wenn du unsere Beiträge teilst.

So findest du uns auf Social Media:
<ul>
<li>Mastodon: [https://mastodon.social/@prototypefund @PrototypeFund@mastodon.social]</li>
<li>LinkedIn: https://www.linkedin.com/company/11310622</li>
<li>YouTube: https://www.youtube.com/@prototypefund2682
</li>
<li>Außerdem haben wir noch unseren Public Interest Podcast: https://public-interest-podcast.podigee.io/
</li>
</ul>
Sollte es mal zu einer Situation im Zusammenhang mit deinem geförderten Projekt oder dem Prototype Fund kommen, in der du nicht weißt, wie du auf Social Media reagieren sollst, melde dich am besten bei uns und wir schauen zusammen nach einer Lösung.

<h3>Ich wurde angefragt für ein Interview oder Panel. Was sage ich am besten über den Prototype Fund?</h3>
Richtig cool, dass du angefragt worden bist. Das ist super für dich und dein Projekt. In solchen Situationen lernt man, sich auf die wesentlichen Informationen zu konzentrieren – eine richtig gute Übung, um dein Projekt im Kern darzustellen.

Wir würden uns darüber freuen, wenn du uns vor einem Interview bzw. dessen Veröffentlichung Bescheid sagst. Mit wem führst du es und wann wird voraussichtlich der Beitrag erscheinen? Es gilt natürlich: Dein Interview, also stehen deine Erfahrungen im Zentrum. Falls du über den Prototype Fund sprechen möchtest, verwende gern die unten stehenden Notizen. Wenn der Beitrag dann veröffentlicht ist, teilen wir ihn auch gern.

<h3>Gibt es Ressourcen, die ich nutzen kann?</h3>
Falls du z. B. auf einem Panel oder bei einem Workshop sprichst, können wir dir gerne Bildmaterial oder Merch zukommen lassen. Je nachdem, um was es gehen soll, kannst du dich im Vorfeld auch gern mit dem Team des Prototype Fund absprechen.

Solltest du selbst einen Vortrag o. Ä. halten und über den Prototype Fund sprechen, zeig bitte [https://raw.githubusercontent.com/prototypefund/ptf-ci/master/logos/PrototypeFund-P-Logo.png auch unser Logo] oder diese Folie: auf [https://prototypefund.de/wp-content/uploads/2023/07/PTF-Slide-schwarz-DE.pdf Deutsch mit schwarzem Hintergrund], auf [https://prototypefund.de/wp-content/uploads/2023/07/PTF-Slide-weiss-DE.pdf Deutsch mit weißem Hintergrund], auf [https://prototypefund.de/wp-content/uploads/2023/07/PTF-Slide-schwarz-EN.pdf Englisch mit schwarzem Hintergrund] oder auf [https://prototypefund.de/wp-content/uploads/2023/07/PTF-Slide-weiss-EN.pdf Englisch mit weißem Hintergrund]. Zur Erinnerung: Das Logo des BMFTR muss immer dabeistehen, wenn du dein Förderprojekt zeigst (z.B. auf Webseiten, GitHub-Repos, Flyern, usw.). [https://www.bmbf.de/bmbfservice/ Das Logo findest du hier] (Benutzername: "zuwendungs-info", Passwort: "bmbf2006") Denk daran:

* Eure Projektwebsite mit dem BMFTR-Logo muss an Eure DLR-PT-Ansprechpartner*innen zur Abnahme geschickt werden.
* Wissenschaftliche Artikel müssen Open Access sein oder nach einer 12-monatigen Embargofrist frei zugänglich gemacht werden

Weitere Ressourcen, die hilfreich sein können, findest du hier: https://prototypefund.de/about/presse/. Falls du darüber hinaus Bildmaterial, Sticker, Poster, Flyer oder Infozettel brauchst, melde dich per Mail oder Zulip bei uns. Wir schicken dir gerne etwas zu.

<h2>Informationen zu Programm, Bewerbung und Förderung</h2>
Was der Prototype Fund tut und warum, weißt du natürlich schon. Die wichtigsten Infos haben wir hier noch mal zusammengefasst.

<h3>Was macht der Prototype Fund?</h3>
Der Prototype Fund ist ein Förderprogramm des Bundesministeriums für Bildung und Forschung (BMFTR), das von der Open Knowledge Foundation Deutschland betreut und ausgewertet wird. Einzelpersonen und kleine (interdisziplinäre) Teams können von uns finanzielle und ideelle Unterstützung für die Erprobung von Ideen sowie die Entwicklung von [https://prototypefund.de/projects/ Open-Source-Projekten] (im Folgenden: FOSS) in den Bereichen IT-Sicherheit und Software-Infrastruktur erhalten. Wichtig ist, dass es sich um Technologien mit gesellschaftlichem Mehrwert handelt.

<h3>Was sind die Ziele des Prototype Fund?</h3>
Wir stellen den Raum und die Mittel bereit, die notwendig sind, um innovative Software-Prototypen mit einem Nutzen für die Gesellschaft umzusetzen: Insbesondere für freie Entwickler*innen und interdisziplinäre Teams, die sonst durch staatliche Förderinstrumente nicht berücksichtigt werden. Auf diese Weise wollen wir FOSS und die Menschen, die dahinter stehen, stärken und deren transformatives Potenzial für die gesamte Gesellschaft aufzeigen.

<h3>Wie kann man sich um Förderung bewerben und welche Kriterien gibt es?</h3>
Einmal im Jahr kann man sich beim Prototype Fund um Förderung bewerben. Die Bewerber*innen müssen mindestens 18 Jahre alt sein, in Deutschland leben oder im Falle von Teams ihren GbR-Sitz in Deutschland haben und ihr Projekt unter einer Open-Source-Lizenz veröffentlichen wollen. Alle weiteren Kriterien und wichtige Informationen findet man unter https://prototypefund.de/bewerbung/.
Die nächsten Bewerbungsphasen und Förderzeiträume:
<ul>
<li>Jahrgang 02: voraussichtlich Bewerbung 01. Oktober bis 30. November 2025 / Förderzeitraum: Juni bis November 2026, Second Stage: Dezember 2026 bis März 2027</li>
<li>Jahrgang 03: voraussichtlich Bewerbung 01. Oktober bis 30. November 2026 / Förderzeitraum: Juni bis November 2027, Second Stage: Dezember 2027 bis März 2028
</li>
<li>Jahrgang 04: voraussichtlich Bewerbung 01. Oktober bis 30. November 2027 / Förderzeitraum: Juni bis November 2028, Second Stage: Dezember 2028 bis März 2029
</li>
</ul>
Wir freuen uns sehr, wenn du uns in der Bewerbungsphase unterstützt und den Bewerbungsaufruf in deinem Umfeld teilst. Alle Informationen dazu findest du in den Bewerbungszeiträumen auf der Website. Wenn du in den Verteiler aufgenommen werden willst, an den wir die dazugehörigen Info-Mails schicken, sag uns Bescheid.

<h3>Wie ist der zeitliche Ablauf?</h3>
Ca. 8 Wochen nach Einreichungsschluss bekommen die Bewerber*innen Bescheid, ob die Jury das Projekt zur Förderung vorgeschlagen hat. Im Antragsworkshop wird dann der formale Antrag für das BMFTR erarbeitet, der über den Projektträger beim Bundesministerium für Bildung und Forschung eingereicht wird, welches die finale Entscheidung über die Förderung trifft. Zum Start der Förderung laden wir alle geförderten Projekte zu einem Kick-Off-Workshop in Berlin ein. Innerhalb der sechsmonatigen Förderphase haben die Projekte Anspruch auf verschiedene Coachings. Darüber hinaus findet ein regelmäßiger Austausch mit der Projektbetreuung sowie den anderen Geförderten der Kohorte statt. Im Rahmen der Begleitforschung gibt es während und nach der Förderung zudem Umfragen und Interviews zu den Erfahrungen im Prototype Fund. Am Ende der Umsetzungsphase findet ein Demo Day in Berlin statt, auf dem die Projekte die Ergebnisse ihrer Arbeit vorstellen. Projekte, die sich auf eine Verlängerung der Förderzeit auf zehn Monate (Second Stage) beworben haben, reichen im vierten Monat der Förderung eine Präsentation ein und stellen ihre Projekte in einer digital stattfindenden Auswahlsitzung vor. Auf Basis der Einreichung sowie der Vorstellung entscheidet ein Gremium aus Juror*innen, Prototype Fund und DLR Projektträger über die viermonatige Weiterförderung.

Ausgewählte Projekte arbeiten in einer viermonatigen Second Stage daran, ihr Projekt nutzbar und bekannt zu machen. Der Fokus liegt bspw. auf User Testing, Community- und Öffentlichkeitsarbeit oder der finanziellen Absicherung. Technische Arbeiten stehen dabei eher im Hintergrund. Die Second Stage endet mit einem halböffentlichen Abschlussworkshop mit ausgewählten, von den Projekten geladenen Gästen sowie Programmbeteiligten.

<h1>In English</h1>

You are or have been part of our Prototype Fund cosmos and maybe people around you are asking you how you experienced your funding phase. You may even want to present Prototype Fund and your time with us at events or talks. Of course we would be very happy about that - it's great when the community looks out for opportunities for each other. Someone might also want to interview you and you don't know exactly how best to talk about the grant program.

For all of these cases, we've compiled the most important info and resources worth knowing here. In the first part you will find tips and resources for communicating about the fund, followed by basic info about the program that may be of interest to others.

By the way, our grantees are the best advertisement for the Prototype Fund, so we'd love for you to talk about us publicly! Think of the notes below as just that: notes. What you want to say about us is completely up to you, we just want to make an offer here.

<h2>Guidelines for communicating about Prototype Fund</h2>

<h3>Who can interested people contact?</h3>

You've told people about us and they want to know more? If it's questions about the application, the FAQ page is helpful: https://prototypefund.de/bewerbung/faq/. For other inquiries, we welcome an email to info@prototypefund.de.

<h3>Is there anything important regarding the Prototype Fund on social media?</h3>

You are always welcome to link us, most of the time we will try to share your posts - this can give your project more visibility, for example. And of course we're always happy when you share our posts.

Here's how to find us on social media:
<ul>
<li>Mastodon: [https://mastodon.social/@prototypefund @PrototypeFund@mastodon.social]</li>
<li>LinkedIn: https://www.linkedin.com/company/11310622</li>
<li>YouTube: https://www.youtube.com/@prototypefund2682
</li>
<li>There is also our Public Interest Podcast: https://public-interest-podcast.podigee.io/
</li>
</ul>
If you ever encounter a situation related to your funded project or Prototype Fund where you don't know how to respond on social media, it's best to contact us and we'll look for a solution together.

<h3>I've been approached for an interview or panel. What's the best thing to say about Prototype Fund?</h3>
Really cool that you were asked. That's great for you and your project. In situations like this, you learn to focus on the essential information - a really good exercise in presenting your project at its core.

We would be happy if you let us know before an interview or its publication. Who are you interviewing and when do you expect the article to be published? Of course, it's your interview, so the focus is on your experience. If you'd like to talk about Prototype Fund, feel free to use the notes below. Once the article is published, we'll be happy to share it.

<h3>Are there resources I can use?</h3>
If you're speaking on a panel or at a workshop, for example, we can send you visuals or merch. Depending on what you want to talk about, you can also contact the Prototype Fund team in advance.

If you give a presentation or talk about the Prototype Fund, please also [https://raw.githubusercontent.com/prototypefund/ptf-ci/master/logos/PrototypeFund-P-Logo.png show our logo] or this slide: in [https://prototypefund.de/wp-content/uploads/2023/07/PTF-Slide-schwarz-DE.pdf German on a black background], in [https://prototypefund.de/wp-content/uploads/2023/07/PTF-Slide-weiss-DE.pdf German on a white background], in [https://prototypefund.de/wp-content/uploads/2023/07/PTF-Slide-schwarz-EN.pdf English on a black background] or in [https://prototypefund.de/wp-content/uploads/2023/07/PTF-Slide-weiss-EN.pdf English on a white background]. As a reminder, the BMFTR logo must always be included when you show your funding project (e.g., on websites, GitHub repos, flyers, etc.). [https://www.bmbf.de/bmbfservice/ Logos are available here] (Username: "zuwendungs-info", Password: "bmbf2006"). Reminder:

* Your project website with the BMFTR logo must be submitted to your DLR-PT contact person for approval.
* Scientific articles must be Open Access or made freely accessible after a 12-month embargo period.

Additional resources that may be helpful can be found here: https://prototypefund.de/about/presse/. If you need additional image material, stickers, posters, flyers or information leaflets, please contact us via mail or Zulip. We will be happy to send you something.

<h2>Information about the program, application and funding</h2>
Of course you already know what the Prototype Fund does and why. We have summarized the most important information here.

<h3>What does the Prototype Fund do? </h3>
The Prototype Fund is a funding program of the Federal Ministry of Education and Research that is managed and evaluated by the Open Knowledge Foundation Germany. Individuals and small interdisciplinary teams can receive funding in order to test their ideas and develop open source applications in the areas of IT Security and Software Infrastructure. It is important that these are technologies with societal added value.

<h3>What are the goals of the Prototype Fund?</h3>
We provide the space and resources necessary to implement innovative software prototypes with a benefit for society: Especially for freelance developers and interdisciplinary teams that are otherwise not considered by government funding instruments. In this way, we want to strengthen FOSS and the people behind it and demonstrate their transformative potential for society as a whole.

<h3>How can you apply for funding and what are the criteria?</h3>
Twice a year, you can apply to the Prototype Fund for funding. Applicants must be at least 18 years old, live in Germany or, in the case of teams, have their GbR registered office in Germany and want to publish their project under an open source license. All other criteria and important information can be found at https://prototypefund.de/bewerbung/.

The next application phases and funding periods:
<ul>
<li>Class 02: Expected application October 1st to November 30th, 2025 / Funding period: June to November 2026, Second Stage: December 2026 to March 2027 </li>
<li>Class 03: Expected application October 1st to November 30th, 2026 / Funding period: June to November 2027, Second Stage: December 2027 to March 2028
</li>
<li>Class 04: Expected application October 1st to November 30th, 2027 / Funding period: June to November 2028, Second Stage: December 2028 to March 2029
</li>
</ul>

We would be very happy if you supported us in the application phase and shared the call for applications with the people around you. You can find all the information on the website in the application periods. If you want to be added to the mailing list which we use for the corresponding info mails, let us know.

<h3>What is the time schedule?</h3>

Approximately 8 weeks after the submission deadline, the applicants will be informed whether the jury has recommended the project for funding. In the application workshop, the formal application is then prepared, which will be submitted to the Federal Ministry of Education and Research via the project management organization. The ministry makes the final decision on funding. At the start of the funding, we invite all funded projects to a kick-off workshop in Berlin. During the six-month funding phase, the projects are entitled to various coaching sessions. In addition, there is a regular exchange with the project supervisor as well as with the other grantees of the cohort. As part of the accompanying research, there are also surveys and interviews on the experiences in the Prototype Fund during and after the funding. At the end of the implementation phase, a Demo Day is held in Berlin, where the projects present the results of their work. Projects that have applied for an extension of the funding period to ten months (‘Second Stage’) submit a presentation in the fourth month of funding and present their projects in a digital selection meeting. Based on the submission and the presentation, a panel of jurors, the Prototype Fund and the DLR Projektträger will decide on the four-month funding extension.

Selected projects work in a four-month Second Stage to make their project usable and known. The focus is, for example, on user testing, community and public relations work or financial security. Technical work tends to take a back seat. The Second Stage ends with a semi-public final workshop with selected guests invited by the projects and program participants.

Der Prototype Fund

2025-05-22T14:09:41Z

Marie: replaced BMBF with BMFTR

''(English version below)''

Hier findet ihr eine kurze Erklärung, wie der Prototype Fund als Förderinstrument aufgebaut ist. Fragen? Meldet euch jederzeit gern!

== Die Struktur ==

=== BMFTR ===
[[File:PTF-DLR-BMBF.png|thumb|Die Struktur des Prototype Funds]]
Das [https://www.bmbf.de/bmbf/de/home/home_node.html Bundesministerium für Bildung und Forschung] (BMFTR) stellt die finanziellen Mittel bereit, durch die der Prototype Fund Projekte fördern kann, und finanziert die Arbeit des Teams des Prototype Funds bei der [https://okfn.de/ Open Knowledge Foundation] (OKF).

Das BMFTR fördert den Prototype Fund, mit Unterstützung des DLR Projektträgers, als ein Projekt der Unterabteilung Künstliche Intelligenz (Runden 1-16 Förderkennzeichen [https://foerderportal.bund.de/foekat/jsp/SucheAction.do?actionMode=view&fkz=01IS16021 01IS16021], Jahrgang 01-04 Förderkennzeichen [https://foerderportal.bund.de/foekat/jsp/SucheAction.do?actionMode=view&fkz=01IS24086 01IS24086]).

Hier findet ihr die [https://www.bmbf.de/bmbf/shareddocs/bekanntmachungen/de/2016/08/1225_bekanntmachung.html;jsessionid=C0A71AB7DBD12219A09FD059F62B83A9.live471 ursprüngliche Bekanntmachung] (2016), die [https://www.bmbf.de/bmbf/shareddocs/bekanntmachungen/de/2017/08/1395_aenderung-der-bekanntmachung erste Änderung] (2017) und die zweite und [https://www.bmbf.de/bmbf/shareddocs/bekanntmachungen/de/2020/03/2891_aenderung-der-bekanntmachung letzte Änderung] (2020) für Runden 1-16 des Prototype Fund. Hier findet ihr die [https://www.bmbf.de/SharedDocs/Bekanntmachungen/DE/2024/11/2024-11-15-bekanntmachung-software-sprint.html Bekanntmachung für Jahrgang 01-04] (2024).

Die Kommunikation im Rahmen der Förderung erfolgt über den Projekttäger und nicht direkt mit dem Ministerium.

=== DLR Projektträger (DLR-PT) ===
Der [https://projekttraeger.dlr.de/de DLR Projektträger] ist Teil des Deutschen Zentrums für Luft- und Raumfahrt e.V. und übernimmt im Auftrag des BMFTR die Umsetzung der Fördermaßnahme.

Das Team des DLR-PT organisiert und verwaltet die Förderung auf fachlicher und administrativer Ebene.

Ihr habt daher jeweils zwei Ansprechpartner*innen beim DLR-PT, an die ihr euch bei fachlichen Fragen, wie der Umsetzung von Auflagen, und administrativen Fragen, z.B. zu Abrechnungen, wenden könnt. Wichtig: Administrative Veränderungen wie z.B. Umzüge sollten bis zum Erhalt des Schlussbescheides an eure*n DLR-PT-Ansprechpartner*in gemeldet werden.

Mehr zur Rolle des Projektträgers könnt [https://prototypefund.de/hinter-den-kulissen-dlr/ ihr hier nachlesen].

=== Prototype Fund / OKF ===
Das Team Prototype Fund begleitet euch im Alltag während der Förderzeit, ist für die [https://prototypefund.de/about/begleitforschung/ Begleitforschung] zuständig und kümmert sich um die Kommunikation über den Fund. Der Prototype Fund ist eines der Projekte unter dem Dach der [https://okfn.de/ Open Knowledge Foundation Deutschland e. V.]

Eure Ansprechpartnerinnen beim Prototype Fund sind (außer für administrative Fragen) eure Projektbetreuerinnen Marie und Marie-Lena.
== In English ==
Here you will find a brief explanation of how the Prototype Fund is structured as a funding program. Questions? Feel free to ask anytime!

== The structure ==

=== BMFTR ===
The [https://www.bmbf.de/bmbf/en/home/home_node.html Federal Ministry of Education and Research] (BMFTR) provides the financial resources that allow the Prototype Fund to fund projects and finances the work of the Prototype Fund team at [https://okfn.de/ Open Knowledge Foundation Germany] (OKF).

The BMFTR is funding the Prototype Fund with support from the DLR Projektträger (Project Mangement Agency), as a project of its Artificial Intelligence subdivision, under the grant number [https://foerderportal.bund.de/foekat/jsp/SucheAction.do?actionMode=view&fkz=01IS16021 01IS16021] for round 1-16 and under the grant number [https://foerderportal.bund.de/foekat/jsp/SucheAction.do?actionMode=view&fkz=01IS24086 01IS24086] for class 01-04.

You can find the [https://www.bmbf.de/bmbf/shareddocs/bekanntmachungen/de/2016/08/1225_bekanntmachung.html;jsessionid=C0A71AB7DBD12219A09FD059F62B83A9.live471 original announcement] (2016), [https://www.bmbf.de/bmbf/shareddocs/bekanntmachungen/de/2017/08/1395_aenderung-der-bekanntmachung the first amendment] (2017), and the second and [https://www.bmbf.de/bmbf/shareddocs/bekanntmachungen/de/2020/03/2891_aenderung-der-bekanntmachung last amendment] (2020) for rounds 1-16 here. For class 01-04 of Prototype Fund you can find [https://www.bmbf.de/SharedDocs/Bekanntmachungen/DE/2024/11/2024-11-15-bekanntmachung-software-sprint.html the announcement] (2024) here.

Communication regarding the funding takes place through the DLR Projektträger and not directly with the ministry.

=== DLR Projektträger (DLR-PT) ===
The [https://projekttraeger.dlr.de/en DLR Projektträger] (Project Management Agency) is part of the German Aerospace Center e.V. and is responsible for implementing the funding measure on behalf of the BMFTR.

The DLR-PT team organizes and manages the funding on both scientific and administrative levels.

Therefore, you have two contact persons at the DLR-PT for technical questions, such as the implementation of requirements ("Auflagen"), and administrative questions, such as invoicing. It is important to note that administrative changes, such as relocations, should be reported to your DLR-PT contact person until the receipt of the final notification (“Schlussbescheid”).

You can read more about the role of the project sponsor [https://prototypefund.de/hinter-den-kulissen-dlr/ in this blog post].

=== Prototype Fund / OKF ===
The Prototype Fund team accompanies you in your daily tasks during the funding period, is responsible for the [https://prototypefund.de/about/ accompanying research] and takes care of the communication about the fund. The Prototype Fund is one of the projects under the umbrella of the [https://okfn.de/en/ Open Knowledge Foundation Germany].

Your contact persons at the Prototype Fund (except for administrative questions) are your program managers Marie and Marie-Lena.

Demo Day

2025-05-22T14:09:16Z

Marie: replaced BMBF with BMFTR

''[English version below]''

Der Demo Day ist die vom Team Prototype Fund organisierte Veranstaltung, bei der ihr euch und eure Projekte am Ende der Förderphase vorstellt. Das Event soll euch die Möglichkeit geben, eure Ergebnisse der letzten sechs Monate zu präsentieren, eure Erfahrungen zu teilen und den Abschluss eurer Förderrunde gemeinsam zu feiern. Im Vorfeld des Demo Day bekommt ihr einige Mails mit Infos und Anfragen, damit wir uns und ihr euch optimal auf den Tag vorbereiten können. Außerdem ist bei den dritten Zwischengesprächen Zeit eingeplant, über eventuelle Fragen rund um die Veranstaltung und eure Projektvorstellung zu reden.

Auf dieser Seite haben wir alle relevanten Infos zum Demo Day gesammelt. '''Alle wichtigen Infos samt Fristen kriegt ihr auch noch einmal per Mail!'''

=== Key Facts ===
''Datum des nächsten Demo Days'': 28. November 2025

''Demo Day Webseite und Anmeldung'': tba

''Location:'' [https://bum.berlin/ bUm - Raum für solidarisches Miteinander], Paul-Lincke-Ufer 21, 10999 Berlin

''Uhrzeit:'' ca. 10:30 - 18:00 Uhr

''Kapazität:'' ca. 150 Personen

<nowiki>*</nowiki> Offizieller Beginn ist 10:30 Uhr, je nach Format solltet ihr aber schon ab 9 Uhr vor Ort sein. Die Info dazu erhaltet ihr per Mail!

== Formate und Ablauf ==
Es gibt drei verschiedene Formate, in denen ihr euer Projekt beim Demo Day präsentieren könnt:

* als Demo
* in einem Vortrag
* gemeinsam mit anderen Projekten in einem Panel.

'''Jedes Projekt bekommt ein Format zugeteilt und wird von uns per Mail informiert.'''

Wir versuchen den Tag so abwechslungsreich und kurzweilig wie möglich zu halten. Deswegen wechseln wir im Programm zwischen Panels und Vorträgen ab und haben außerdem zwei dezidierte Demo-Timeslots. In dieser Zeit ist es für die Besucher*innen möglich, sich in Ruhe mit den Projekten zu beschäftigen, die ihre Ergebnisse in einer Demo präsentieren. Für Verschnaufpausen und Verpflegung zwischendurch ist außerdem mit Frühstück sowie Mittags- und Kaffeepause gesorgt.

'''Wichtig''': Wir überlegen uns im Vorfeld, welches Format für welches Projekt sinnvoll ist und ein stimmiges Programm ergibt. Deswegen ist es nicht möglich, dass ihr euch ein Format aussucht oder im Nachgang tauscht.

=== Vortrag ===
Ihr gebt eine kurze Präsentation über euer Projekt auf der Bühne. Die Präsentation könnt ihr gerne mit ein paar Slides unterstützen, aber bitte ohne Live-Demo.

Erzählt in 10 Minuten, welche gesellschaftliche oder technische Herausforderung ihr mit eurem Projekt bearbeitet und warum. Was macht euer Projekt wichtig? Auch wenn die (technische) Umsetzung sehr interessant ist, soll jedoch die gesellschaftliche Relevanz des Projekts im Vordergrund stehen. Zum Schluss könnt ihr einen Ausblick auf die Zeit nach der Förderphase geben und wie es mit dem Projekt weitergehen soll.

Bitte bereitet für die Präsentation statische Slides als pdf im Format 16:9 vor – aber keine Live-Demo. Wer die Folien uns nicht pünktlich zur Deadine zukommen lässt, bekommt einen Platzhalter. Ihr könnt alleine, zu zweit oder mit dem ganzen Team präsentieren. Teilt uns bitte mit, in welcher Konstellation ihr das Projekt auf der Bühne vorstellen wollt.

Die Vorträge werden in deutscher Sprache gehalten. Nichtmuttersprachler*innen können nach Absprache auch auf Englisch vortragen.

=== Panel ===
Zusammen mit anderen, thematisch passenden Projekten stellt ihr euer Projekt auf der Bühne vor und tauscht euch aus. Hier suchen jeweils drei Förderprojekte den kleinsten gemeinsamen Nenner, thematisch strukturiert unter dem übergreifenden Thema und moderiert von uns. Wir sprechen über die gesellschaftlichen und technischen Herausforderungen, die eure Projekte lösen wollen, wie ihr sie angeht und wie es nach der Förderung weiter gehen soll.

Wir schicken euch im Vorfeld die genauen Fragen zu, sodass ihr euch vorbereiten könnt. Für das Panel könnt '''eine''' Slide als pdf, Format 16:9 vorbereiten, die gezeigt wird, während ihr euer Projekt vorstellt. Auf der Folie kann z. B. ein Logo, eine URL, oder/und ein Screenshot des Interfaces stehen – ihr entscheidet, wie ihr am besten das Projekt in einer Folie darstellen könnt! Wer die Folie uns nicht pünktlich zur Deadine zukommen lässt, bekommt einen Platzhalter.

Pro Team kann nur eine Person im Panel sein - entscheidet bitte intern, wer es machen will und teilt es uns mit.

=== Demo ===
Das Hands-On-Format! Ihr bekommt eine kleine Ausstellungsfläche, auf der ihr den ganzen Tag euer Projekt präsentieren und erklären könnt. Zusätzlich zu den offiziellen Pausen gibt es im Programm zwei "Demo Times", um dem Publikum die Gelegenheit zu geben, sich auf eure Demos zu konzentrieren. Dafür könnt ihr ein Plakat gestalten, Tech- oder Offline-Demo-Tools mitbringen, einen (Papier-)Prototyp basteln oder etwas auf eurem Laptop demonstrieren – oder natürlich auch alles gleichzeitig!

Um einen interessanten Tag mit verschiedenen Formaten zu gestalten, sind die Demos als Kontrastprogramm zu den eher frontal ausgerichteten Panels und Vorträgen gedacht. Wir bitten euch, eure Demos so interaktiv wie möglich zu gestalten! Sorgt dafür, dass die Teilnehmenden bei euch selbst etwas ausprobieren können. Die Idee ist nicht, dass ihr euer Projekt 30 Minuten lang vor ein paar Besucher*innen präsentiert! Bitte plant kurze Präsentationsrunden ein, die etwa 5 Minuten dauern, und kümmert euch dann um die nächste Gruppe.

Wenn ihr etwas größeres Vor habt (große Gegenstände, laute Demos, VR-Brillen, usw.), meldet euch bitte frühestmöglich bei uns. Dann schauen wir gemeinsam, ob wir eure Traumdemo ermöglichen können.

== Was wir im Vorfeld brauchen ==
Alle Infos, die wir von euch benötigen, fragen wir im Vorfeld per Mail ab. Hier findet ihr aber einen groben Überblick, was das alles beinhaltet:

* '''Reisekosten''': Informationen über mögliche Reisekosten, falls ihr für den Demo Day nach Berlin anreisen müsst. Die [[Reisekosten|Infos zu den Reisekosten]] findet ihr hier im Wiki. '''Bitte lest die Richtlinie vollständig! Nicht mit uns abgesprochene Reisekosten und Formulare mit Fehler oder fehlenden Dokumente können nicht erstattet werden.'''
* '''Aktuelle Projektinfos''': Ist der Überblick zu eurem Projekt [https://prototypefund.de/projects/ in unserer Projektdatenbank] aktuell? Manchmal ändert sich der Tech Stack oder der Name des Projekts oder ihr habt in der Zwischenzeit eine neue Website oder Logo. Oder es gibt Teammitglieder, die offiziell nicht Teil der Förderung sind, die ihr aber auf der Webseite anerkennen möchtet. Die Infos dienen dann als Grundlage für das Programm und die Moderation beim Demo Day, deswegen brauchen wir sie schon circa 4 Wochen vor dem Event.
* '''Infos zu Vortragenden, Panelist*innen und Sprache''': Als Vorbereitung für das Programm und die Moderation müssen wir im Vorfeld wissen, wer von euch euer Projekt im Panel oder Vortrag präsentiert. Beim Panel nur eine Person, bei Vorträgen könnt ihr auch mit mehreren präsentieren. Solltet ihr euren Vortrag lieber auf Englisch halten wollen, meldet euch ebenfalls rechtzeitig bei uns!
* '''Slides''': Wenn ihr euer Projekt in einem Vortrag oder einem Panel vorstellt, brauchen wir einige Tage vor dem Demo Day eure Slide(s), um die Präsentation für den Tag fertigzustellen. Bitte nur im Format pdf, 16:9 und pünktlich zur Deadline! Wer die Folie(n) zu spät schickt, muss mit einem Platzhalter vorstellen.

== Gäste ==
Natürlich könnt ihr auch Gäste zum Event einladen - sie können sich über unsere Webseite via Pretix anmelden. Dort findet ihr auch alle weiteren Infos für Gäste und das Programm. Den Link schicken wir euch zu, sobald die Anmeldung offen ist.

'''Wichtig''': Wenn ihr Teil des offiziell geförderten Teams dieser Runde seid, steht ihr automatisch auf der Gästeliste für den Demo Day. Wenn ihr in eurem Projekt mitarbeitet und nicht Teil der offiziellen Förderung seid, bitten wir euch, euch einmal der Form halber für den Demo Day anzumelden.

=== Zielgruppe ===
Auf den Demo Day kommen eine ganze Reihe an Besucher*innen: Alumni*ae und zukünftige Geförderte, Vertreter*innen des BMFTR, des DLR-Projektträgers und von unseren Partnerorganisationen, Menschen aus zivilgesellschaftlichen Organisation und aus der FOSS-Community. Bedenkt diese Bandbreite, wenn ihr euren Beitrag für den Demo Day vorbereitet: Ihr solltet euer Projekt so vorstellen, dass auch Menschen, die keine tiefgehende technische Expertise für euer Thema, aber durchaus ein Grundverständnis für Themen der netzpolitischen bzw. Tech-Zivilgesellschaft haben, euch gut folgen können. Eine gute Orientierung sind die Leitfragen, die wir für euch oben und in den Mails zur Vorbereitung gesammelt haben.

=== Persönliche Einladungen ===
Weil wir wollen, dass der Tag euch neben viel Spaß auch den größtmöglichen Nutzen bringt, probieren wir immer, für die Projekte inhaltlich passende Gäste persönlich einzuladen. Wir recherchieren dabei selbst und schreiben dann ein paar spannende Organisationen etc., möchten euch aber auch die Option geben, uns mitzuteilen: Gibt es Firmen, Verbände, NGOs oder Einzelpersonen, die unbedingt von eurem Projekt wissen sollten und die ihr auf dem Demo Day sehen wollt?

Macht euch gerne schon ein paar Gedanken, wir schreiben euch deswegen nochmal gezielt an. Natürlich dürft ihr auch selbständig Menschen, die für euer Projekt relevant sind und eure breiteren Communities einladen.

== Freiwillige Sprechstunde ==
Ihr habt nach dem Lesen dieser Seite und der Mails zum Demo Day noch Fragen? Schreibt uns gerne eine Mail oder kommt einfach in die freiwillige Sprechstunde kurz vorm Demo Day. Den Termin dazu schicken wir euch per Mail und ihr findet ihn auch im Kalender.

== Nach dem Demo Day ==
Traditionell gehen wir nach dem offiziellen Ende des Demo Days mit allen Geförderten, die Lust haben, noch in eine Bar und stoßen gemeinsam auf das Ende der Förderzeit an. Das ist nicht mehr Teil des offiziellen Programms und absolut optional – wir freuen uns aber immer sehr, wenn ihr mitkommt! Denkt daran, wenn ihr eure Unterkunft für den Demo Day bucht.

== FAQ ==
'''''Ihr habt mir einen Vortrag/ein Panel/eine Demo zugeteilt, ich würde aber lieber ein anderes Format haben. Kann ich tauschen?'''''

Leider nein. Wir überlegen uns im Vorfeld, welches Format für welches Projekt sinnvoll ist und insgesamt ein stimmiges Programm ergibt. Deswegen ist es nicht möglich, dass ihr euch ein Format aussucht oder im Nachgang tauscht.

'''''Können wir unseren Vortrag auch gemeinsam als Team halten?'''''

Ihr könnt euch aussuchen, ob ihr euren Vortrag alleine, mit einigen oder auch mit allen Teammitgliedern haltet. Falls ihr gemeinsam mit einem Teammitglied, das nicht offiziell Teil der Förderung ist, halten wolltet, sollte aber mindestens eine Person mit auf der Bühne stehen, die offiziell gefördert wird.

'''''Kann ich in meine Slides für den Vortrag/das Panel ein Video packen?'''''

Leider nein. Alle Slides für den Demo Day brauchen wir als pdf (Format 16:9), da wir sie zu einer gesamten Slideshow für den ganzen Tag zusammenfügen, um einen reibungslosen Ablauf garantieren zu können. Auch Videos via Link abzuspielen ist leider nicht möglich.

'''''Wie kann ich den Vortrag/die Demo/das Panel am besten gestalten?'''''

Wir schicken euch im Vorfeld eine Mail mit der Info, in welchem Format ihr euer Projekt vorstellen werdet und geben dort auch nähere Hinweise, wie ihr euch gut vorbereiten könnt. Generell ist gut zu bedenken, dass ein sehr heterogenes Publikum zum Demo Day kommt und viele keine Expert*innen auf eurem Fachgebiet sein werden. Versucht euer Projekt also so vorzustellen, dass auch Menschen mit weniger technischer Expertise gut verstehen können, worum es euch geht.

'''''Ich bin in einem Panel vertreten. Wie kann ich die Slide dafür am Besten gestalten?'''''

Eure Slide wird im Hintergrund auf dem Panel gezeigt, während ihr euer Projekt vorstellt. Ihr könnt sie nutzen, um euer Logo, Links oder QR Codes zu eurer Webseite oder weitergehende Informationen zu eurem Projekt zu zeigen. Auch ein Screenshot von der Software im Einsatz kann helfen, einen besseren Eindruck von eurem Projekt zu gewinnen. Denkt bitte daran, dass ihr nur '''eine''' Slide (pdf, 16:9) zur Verfügung habt.

'''''Gibt es WLAN vor Ort?'''''

Es wird vor Ort W-Lan geben, das ihr für die Demos nutzen könnt. Wir bitten euch jedoch, dafür zu sorgen, dass eure Demo auch ohne Internet funktionieren kann. Das ist die sicherste Option: Selbst wenn wir einen Internetzugang haben, kann das Netzwerk überlastet sein oder etwas nicht funktionieren. Better be safe than sorry!

'''''Kann ich Merch für mein Projekt mitbringen?'''''

Wer Merch (Sticker, Postkarten, usw.) mitbringen möchte, kann das gern machen. Auch wenn ihr keinen Demo-Tisch habt, finden wir einen Platz dafür.

'''''Kann ich [...] für meine Demo mitbringen?'''''

Für jede Demo werden wir einen Stehtisch (Tischfläche 50 x 50 cm) und Strom zur Verfügung stellen. Ihr dürft gern alles mitbringen, was euch für die Demo hilft: Extra-Laptops, Smartphones, Kopfhörer & Technik allgemein, aber auch Poster, Flyer, usw. Falls ihr absehen könnt, dass der Platz auf dem Tisch eng wird, sprecht eure Pläne vorher mit uns ab!

'''''Habt ihr Empfehlungen für die Postergröße?'''''

Wenn ihr eine Demo habt und ein Poster mitbringen wollt, habt ihr die Möglichkeit, das am Tisch oder an der Wand festzumachen. Bitte meldet euch früh bei uns, wenn ihr dafür Platz an der Wand möchtet. Diese sind begrenzt, first come, first served! An die Wand passen Poster ungefähr bis zu einer Größe von Din A1. Wenn ihr das Poster am Tisch festmachen wollt, bieten sich die Formate B2/B3 an, da diese genau die Kantenlänge der Tischplatte (50 cm) haben.

'''''Wird der Demo Day auch aufgezeichnet / gestreamt?'''''

Leider können wir den Demo Day nicht selbst aufzeichnen oder sogar livestreamen. Es wird vor Ort eine*n Fotograf*in und ein Kamerateam geben, die den Tag dokumentieren und Fotos sowie ein zusammenfassendes Video veröffentlichen werden. Den Link dazu schicken wir euch zu!

Ihr könnt natürlich gerne euren eigenen Vortrag aufnehmen, sagt uns deswegen im Vorfeld bitte einmal kurz Bescheid.

= In English: Demo Day =
The Demo Day is the event organized by the Prototype Fund team at which you present yourselves and your projects at the end of the funding phase. The event is designed to give you the opportunity to present the results of the last six months, share your experiences and celebrate the end of your funding round together. In the run-up to Demo Day, you will receive a few emails with information and requests so that we and you can prepare for the day in the best possible way. In addition, the third 1:1 meetings will include time to discuss any questions you may have about the event and your project presentation.

We have collected all the relevant information about Demo Day on this page. You will also receive an email with all the important information and deadlines!

=== Key facts ===
''Date of the next Demo Day'': November 28th, 2025

''Demo Day website and registration'': tba

''Location:'' [https://bum.berlin/ bUm - Raum für solidarisches Miteinander], Paul-Lincke-Ufer 21, 10999 Berlin

''Time:'' approx. 10.30 am - 6:00 pm

''Capacity:'' approx. 150 people

<nowiki>*</nowiki>Official starting time. Depending on the format of your project presentation you should arrive as early as 9 am. We'll mail you more info on this.

== Formats and schedule ==
There are three different formats in which you can present your project at Demo Day:

* as a demo
* in a presentation
* together with other projects in a panel.

'''Each project is assigned a format and we will inform you by email.'''

We try to keep the day as short and entertaining as possible. That's why we alternate between panels and lectures in the program and also have two dedicated demo time slots. During this time, visitors will be able to take their time to get to know the projects presenting their results in a demo. Breakfast, lunch and coffee breaks are also provided for a breather and refreshments in between.

'''Important:''' We consider in advance which format makes sense for which project and results in a coherent program. Therefore, it is not possible for you to choose a format or swap it afterwards.

=== Presentation ===
You will give a short presentation about your project on stage. You are welcome to support the presentation with a few slides, but please no live demos.

In 10 minutes, tell us about the social or technical challenge you are addressing with your project and why. What makes your project important? Even if the (technical) implementation is very interesting, the social relevance of the project should be the main focus. Finally, you can give an outlook on the time after the funding phase and how the project will continue.

Please prepare static slides as a PDF in 16:9 format for the presentation – but no live demos. If you do not send us the slides by the deadline, you will get a placeholder.

You can present alone, in pairs or with the whole team. Please let us know which constellation you would like to present the project on stage in.

The talks will be held in German. Non-native speakers can also present in English by prior arrangement.

=== Panel ===
Together with other thematically fitting projects, you will present your project on stage and exchange ideas. Here, three funded projects at a time will seek the lowest common denominator, thematically structured under the overarching topic and moderated by us. We will talk about the social and technical challenges that your projects want to solve, how you approach them and how you plan to proceed after the funding.

We will send you the exact questions in advance so that you can prepare. For the panel, you can prepare '''a single''' slide in PDF format in 16:9 format, which will be shown while you present your project. The slide can include, for example, a logo, a URL and/or a screenshot of the interface – you decide how best to present the project in a slide! If you do not send us the slide by the deadline, you will get a placeholder.

Only one person per team can be on the panel – please decide internally who wants to do it and let us know.

=== Demo ===
The hands-on format! You will get a small exhibition area where you can present and explain your project all day long. In addition to the official breaks, there will be two “demo times” in the program to give the audience the opportunity to focus on your demos. For this, you can design a poster, bring tech or offline demo tools, create a (paper) prototype or demonstrate something on your laptop – or of course all at the same time!

To create an interesting day with different formats, the demos are intended to contrast with the more frontal panels and presentations. We ask you to make your demos as interactive as possible! Make sure that participants can try things out themselves at your demo. The idea is not for you to present your project for 30 minutes to a few visitors! Please plan short presentation rounds of about 5 minutes, and then take care of the next group.

If you have something bigger in mind (large objects, loud demos, VR glasses, etc.), please contact us as early as possible. Then we'll see together if we can make your dream demo come true.

== What we need in advance ==
We will ask you by email for all the information we need from you in advance. For a rough overview of what this includes, see below:

* '''Travel expenses''': Information about possible travel expenses if you have to travel to Berlin for Demo Day. You can find [[Reisekosten|information about travel expenses]] here in the wiki. '''Please read the guidelines carefully! We will not be able to reimburse travel expenses that have not been discussed with us, or forms with errors or missing documents.'''
* '''Current project information''': Is the overview of your project [https://prototypefund.de/projects/ in our project database] up to date? Sometimes the tech stack or the name of the project changes, or you may have a new website or logo in the meantime. Or there may be team members who are not officially part of the funding, but whom you would like to acknowledge on the website. The information then serves as the basis for the program and the moderation at Demo Day, which is why we need it about 4 weeks before the event.
* '''Information about speakers, panelists and language''': In preparation for the program and moderation, we need to know in advance which of you will present your project in a panel or lecture. For a panel, this is just one person, but for lectures you can present with several people. If you would rather give your lecture in English, please also let us know in good time!
* '''Slides''': If you are presenting your project in a lecture or on a panel, we need your slide(s) a few days before Demo Day to prepare the presentation for the day. Please only in pdf format, 16:9 and on time for the deadline! If you send your slide(s) too late, you will have to present with a placeholder.

== Guests ==
Of course you can also invite guests to the event – they can register via our website using Pretix. You will also find all further information for guests and the program there. We will send you the link as soon as registration is open.

'''Important''': If you are part of the officially funded team of this round, you are automatically on the guest list for Demo Day. If you are working on your project but are not part of the official funding, we kindly ask you to register for Demo Day as a matter of form.

=== Target group ===
A wide range of visitors come to Demo Day: alumni and future grantees, representatives of the BMFTR, the DLR-PT and our partner organizations, people from NGOs and the FOSS community. Keep this range in mind when preparing your contribution for Demo Day: You should present your project in a way that is easy to follow for people who do not have in-depth technical expertise in your topic but do have a basic understanding of issues related to net politics and civic tech. The guiding questions that we have collected for you above and in the preparation emails are a good starting point.

=== Personal invitations ===
Because we want the day to be not only fun but also as useful as possible for you, we always try to personally invite guests who are relevant to the projects in terms of content. We do our own research and then write a few exciting organizations, etc., but we also want to give you the option to let us know: Are there companies, associations, NGOs or individuals who should definitely know about your project and who you want to see at Demo Day?

Feel free to give it some thought, we will contact you again about this. Of course, you are also welcome to invite people who are relevant to your project and your broader communities on your own.

== Voluntary consultation ==
Do you still have questions after reading this page and the emails about Demo Day? Feel free to send us an email or just come to the optional consultation hour just before Demo Day. We will send you the appointment for this by email and you can also find it in the calendar.

== After Demo Day ==
Traditionally, after the official end of Demo Day, we go to a bar with all the grantees who want to toast the end of the funding period together. This is not part of the official program and is absolutely optional – but we'd love to see you there! Remember this when booking your accommodation for Demo Day.

== FAQ ==
'''''You assigned me a talk/panel/demo, but I would rather have a different format. Can I swap?'''''

Unfortunately not. We consider in advance which format makes sense for which project and will result in a coherent program overall. Therefore, it is not possible for you to choose a format or swap it afterwards.

'''''Can we give our presentation together as a team?'''''

You can choose whether you give your presentation alone, with some or with all team members. However, if you want to give your presentation together with a team member who is not officially part of the funding program, at least one person who is officially funded should be on stage.

'''''Can I add a video to my presentation/panel slides?'''''

Unfortunately not. We need all slides for Demo Day in PDF format (16:9 format), as we will combine them into a single slideshow for the whole day to ensure a smooth process. Unfortunately, it is also not possible to play videos via link.

'''''What is the best way for me to design the presentation/demo/panel?'''''

We will send you an email in advance with information about the format in which you will present your project and also provide more detailed information on ways to prepare well. In general, it is good to keep in mind that a very heterogeneous audience will come to Demo Day and many will not be experts in your field. So try to present your project in a way that people with less technical expertise can easily understand what it is about.

'''''I am part of a panel. What is the best way to design the slides for this?'''''

Your slide will be shown in the background on the panel while you present your project. You can use it to show your logo, links or QR codes to your website or further information about your project. A screenshot of the software in use can also help to get a better impression of your project. Please keep in mind that you only have '''one''' slide (pdf, 16:9) available.

'''''Is there WiFi at the venue?'''''

There will be WiFi at the venue that you can use for the demos. However, we ask you to make sure that your demo can also work without the internet. This is the safest option: even if we have internet access, the network may be overloaded or something may not work. Better be safe than sorry!

'''''Can I bring merch for my project?'''''

If you want to bring merch (stickers, postcards, etc.), you are welcome to do so. Even if you don't have a demo table, we will find a place for it.

'''''Can I bring [...] for my demo?'''''

We will provide a bar table (50 x 50 cm) and electricity for each demo. You are welcome to bring anything that will help you with the demo: extra laptops, smartphones, headphones & technology in general, but also posters, flyers, etc. If you can foresee that space on the table will be limited, please discuss your plans with us in advance!

'''''Do you have any recommendations for the poster size?'''''

If you have a demo and want to bring a poster, you have the option of putting it on the table or on the wall. Please let us know early if you want space on the wall. These are limited, first come, first served! Posters up to about A1 size fit on the wall. If you want to put your poster on the table, B2/B3 formats are best, as these are exactly the same size as the table top (50 cm).

'''''Will Demo Day be recorded/streamed?'''''

Unfortunately, we are not able to record or livestream Demo Day ourselves. However, there will be a photographer and a camera team on site to document the day and publish photos and a summary video. We will send you the link!

Of course, you are welcome to record your own talk, so please let us know in advance.

Antragstellung

2025-05-22T14:06:12Z

Marie: replaced BMBF with BMFTR

''(English version below)''

Hier findet ihr alle relevanten Informationen und Mustervorlagen für die '''Antragsstellung beim Prototype Fund'''.

Jeweils Mitte März findet eine Antrags-Sprechstunde online statt und bietet die Möglichkeit, gemeinsam Details zu besprechen und den Antrag gegebenenfalls gleich einzureichen.

== Vorbereitung==
[[File:AZK V0708.png|thumb|195x195px|Screenhot easy-online Eingabemaske V05-V09]]
Um die Antrags-Sprechstunde optimal vorzubereiten, empfehlen wir:

*im Vorfeld alle wichtigen '''Unterlagen zusammenzustellen''', die ihr für den Antrag benötigt (siehe [[Antragsstellung#Dokumenten-Checkliste|die Dokumenten-Checkliste]]).
*'''3 kurze Zusammenfassungen''' für den Antrag vorzubereiten. Nutzt eure Bewerbungstexte als Grundlage (Achtung: Beschränkung auf max. 2000 Zeichen pro Kategorie), formuliert aber euer Vorhaben möglichst <u>allgemein verständlich</u> und verwendet <u>keine ich/wir-Formulierungen</u>.
** Zusammenfassung ''Vorhabenbeschreibung'': Was ist das Ziel des Vorhabens?
**Zusammenfassung ''Arbeitsplan'': Was ist der Arbeits-/Meilensteinplan?
**Zusammenfassung ''Ergebnisverwertung'': Was ist die Zielgruppe und wie kann diese erreicht werden?
Für die Einreichung des Antrags braucht ihr sowohl die drei Zusammenfassungen ([https://wiki.prototypefund.de/index.php?title=File:AZK_V0708.png Antrag Eingabefelder V07-08]) als auch eure vollständige Vorhabenbeschreibung gemäß der [[Antragsstellung#Vorhabenbeschreibung|Mustergliederung]] als Anlage.

Ihr müsst mit den Vorbereitungen für den Antrag vor der Sprechstunde noch nicht ganz fertig sein. Wir empfehlen jedoch, dass ihr frühzeitig mit den Vorbereitungen beginnt, da einige Prozesse Zeit in Anspruch nehmen können (GbR, Bankkonto, usw.). Ihr solltet euch vor der Sprechstunde mit den Abläufen vertraut zu machen, da ihr sonst die Gelegenheit nicht nutzen könnt, eure Fragen zu stellen. '''''Wichtig: Die Antrags-Sprechstunde dient nicht zum linearen Durchgehen eurer Vorbereitung, sondern nur als zuästzliche Hilfestellung bei noch offenen Fragen.'''''

==Antrags-Sprechstunde==
'''Wann''': Donnerstag, 20. März 2025, von 10:00 Uhr bis 12:00 Uhr

'''Wo''': https://meet.prototypefund.de/user/mar-dsj-bid-2ye (Passwort erhaltet ihr via Mail)

'''Wer''': Eingeladen sind alle Projekte, die für den Jahrgang 01 des Prototype Fund in 2025 ausgewählt und entsprechend benachrichtigt wurden,

'''Moderation''': Das Team des DLR-Projektträgers gemeinsam mit dem Prototype-Fund-Betreuungsteam der Open Knowledge Foundation. [[Der Prototype Fund|Erfahrt, wie das BMFTR, der DLR-PT und die OKF zusammenarbeiten, um eure Projekte zu unterstützen.]]

'''Was ihr braucht''':

*Laptop
*Unterlagen aus der Checkliste, die schon vorhanden sind
*Fragen, die sich bisher ergeben haben

'''Kontakt für Fragen''': Marie Kreil & Marie-Lena Wiese (projektbetreuung@prototypefund.de)

'''Deadline für den Antrag:''' 7. April 2025

==Dokumenten-Checkliste==

=== Antrag===
Der Förderantrag muss via [https://foerderportal.bund.de/easyonline/ easy-online] erstellt werden.
https://foerderportal.bund.de/easyonline/

1. Ministerium/Bundesbehörde: ''Bundesministerium für Bildung und Forschung''

2. Fördermaßnahme: ''IKT 2020 – Strukturelle Weiterentwicklung der IT-Forschung''

3. Förderbereich: ''Software Sprint''
*Bei der Antrags-Sprechstunde beantwortet das Team vom DLR-PT eure Fragen zur Antragsstellung. '''''Wichtig: Auf Grund der zeitlichen Ressourcen habt ihr nicht die Möglichkeit, den Antrag komplett während des Termins auszufüllen. Bereitet daher an Hand der Anleitung alles so weit möglich vor.'''''
*Für den Antrag benötigt ihr auch die 3 Zusammenfassungen.
*Der Antrag kann digital per TAN-Verfahren verifiziert werden ([https://wiki.prototypefund.de/index.php?title=DLR_FAQ#Antragseinreichung_via_easy-online Hinweise]), ansonsten muss er handschriftlich unterschrieben und postalisch eingereicht werden.

===Anlagen zum Antrag===

*Zu jedem Antrag muss eine Vorhabenbeschreibung [[Antragsstellung#Vorhabenbeschreibung|(MUSTERGLIEDERUNG)]] als Anlage beigefügt werden. Nutzt Eure Einreichungstexte. Falls ihr von der Jury Auflagen zur Förderung erhalten habt, geht bitte ausdrücklich auf das Feedback ein und erklärt, wie ihr es beispielsweise in euren Arbeitsplan aufnehmen werdet. Es muss deutlich werden, wie ihr auf die Auflagen eingegangen seid oder plant, diese zu berücksichtigen.

*Unterzeichnete Erklärung zum Antrag auf Gewährung einer De-minimis-Beihilfe [https://cloud.okfn.de/s/iTwb4xtz46c8jmi (FORMULAR)] (bei Teams <u>eine Erklärung für die GbR</u>, unterzeichnet durch Geschäftsführer*in)
*Steuernummer für selbständige Tätigkeit (s.u., bei Teams Steuernummer für die GbR) bzw. Kopie der Anmeldung/Eingangsbestätigung beim Finanzamt
*Einwilligung zur Akzeptanz der Entscheidung bei Second-Stage-Bewerbungen für Einzelantragsstellende bzw. für GbRs [[Antragsstellung#Einwilligung zur Akzeptanz der Entscheidung bei Second-Stage-Bewerbungen|(VORLAGE)]]
*'''Ihr seid während des Förderzeitraums angestellt?''' Dann braucht ihr eine Genehmigung eures Arbeitgebers für eure Nebentätigkeit (es genügt ein unterschriebener Zweizeiler vom Arbeitgeber).
*'''Ihr möchtet einen höheren Stundensatz ansetzen?''' Für die Förderung wird pauschal ein Stundensatz von 50,00 € anerkannt. Falls ihr einen höheren Stundensatz beantragen wollt, müsst ihr diesen durch eine von euch gestellte, fachlich relevante <u>Rechnung</u> belegen.
*'''Nachweise zur Bonität:'''
**Unterzeichnete Erklärung zum Ausschluss einer Privatinsolvenz [[Antragsstellung#Erklärung zum Ausschluss der Privatinsolvenz|(VORLAGE)]] (bei Teams <u>jeweils eine Erklärung pro GbR-Teammitglied</u>)
**Unterzeichnete Erklärung zum Eigenanteil (5% der Gesamtförderung bei 95% der Förderquote; [[Antragsstellung#Erklärung zum Eigenanteil|VORLAGE]]) (bei Teams <u>eine Erklärung für die GbR</u>; unterzeichnet durch Geschäftsführer*in und ggf. Kontoinhaber*in (wenn nicht GF oder mehrere GbR-Mitglieder den Kontoauszugnachweis erbringen))
**Kopie des aktuellen Kontoauszugs mit positivem Saldo in Höhe des Eigenanteils (bei Teams kann dieser Betrag auf mehrere Bankkonten aufgeteilt werden). Nur Datum, Name, Bankverbindung sichtbar; alles andere schwärzen.
*'''Zusätzlich für Teams:'''
**GbR-Erklärung mit Bestimmung eines*r Gesellschafter*in als Geschäftsführer*in [[Antragsstellung#Gründung einer GbR|(VORLAGE)]]
**Kontodaten des GbR-Kontos (dies muss ein Konto auf den Namen der GbR sein)
** Steuernummer für die GbR bzw. Kopie der Anmeldung/Eingangsbestätigung beim Finanzamt

===Wichtige Hinweise===

*Die Unterlagen können auch noch ein paar Tage später per E-Mail nachgereicht werden, wenn sie zur Antrags-Sprechstunde noch nicht vorliegen. '''Wir empfehlen jedoch, so früh wie möglich anzufangen – einige Dokumente brauchen Vorlauf!'''
*Alle Unterlagen, die einer Unterschrift bedürfen, müssen handschriftlich und in echt unterzeichnet werden! Digitale oder in die Formulare hineinkopierte Signaturen werden nicht akzeptiert und verlängern den Antragsprozess unnötig.
*[[DLR FAQ|Weitere Hinweise des DLR-PT]].

==Tipps und Anmerkungen==

===Versteuerung ===

*'''Einkommensteuer''': Ob ihr als Selbständige die Zuwendung als Einkommen versteuern und Sozialabgaben leisten müsst, sofern ihr über die jeweiligen Freibeträge kommt – dazu können wir keine rechtsverbindliche Aussage treffen. ''Holt euch hierzu unbedingt Rat bei eurem Finanzamt oder Steuerberater*in und bei eurer Krankenkasse!''
*'''Umsatzsteuer:''' Zuwendungen unterliegen in der Regel mangels Leistungsaustausches nicht der Umsatzsteuer. Das bedeutet, dass bei der Auszahlung der Förderung keine Umsatzsteuer anfällt bzw. abzuführen ist.
*'''Umsatzsteuerbefreiung beim Finanzamt:''' Als Unterlagen bzw. Argumentation empfehlen wir:
**den gesamten [[Zuwendungsbescheid]] und die „De-minimis“-Bescheinigung (Anlage zum Zuwendungsbescheid)
**„Zuwendungen unterliegen in der Regel mangels Leistungsaustausches nicht der Umsatzsteuer (Schreiben des BMF vom 26. August 1999 - IV D 1 - S 7200 - 92/99 - BStBl. 1999 Teil I S. 828).“
*Mehr '''Infos zum Thema Steuern''' findet ihr [[Steuern|hier im Wiki]].

===GbR-Konto===

*Bitte beachtet, dass der/die Geschäftsführer*in auch Bankformulare etc. unterzeichnen muss, es ist also sinnvoll, das GbR-Konto bei einer Bank am Wohnort zu eröffnen.
*Achtet darauf, dass der Name des*der Kontoinhaber*in mit dem GbR-Namen übereinstimmt.

*[[Banken|Erfahrungswerte mit verschiedenen Banken für ein GbR-Konto]]

==Mustervorlagen==
===Vorhabenbeschreibung===
'''{Akronym / Projekttitel}'''

'''Vorhabenbeschreibung mit Verwertungsplan'''

1.) Kurze Projektbeschreibung

2.) Welches Problem/ welche gesellschaftliche Herausforderung wollt ihr mit dem Projekt angehen? Was ist eure Motivation?

3.) Wie wird das Projekt dieses Problem lösen? Wie wollt ihr das Projekt technisch umsetzen? Welche ähnlichen Ansätze gibt es schon und was wird euer Projekt anders bzw. besser machen?

4.) Wer ist die Zielgruppe und wie profitiert sie vom Projekt? Wie soll euer Projekt sie erreichen?

5.) Habt ihr schon an der Idee gearbeitet? Wenn ja, beschreibt kurz den akutelllen Stand und erklärt die geplanten Neuerungen.

6.) An welchen Software-Projekten habt ihr bisher gearbeitet?

7.) Wie viele Arbeitsstunden werdet ihr in den 6 Monaten Förderzeitraum vermutlich für die Umsetzung der Projektidee benötigen?

8.) Skizziert kurz die wichtigsten Meilensteine, die im Förderzeitraum umgesetzt werden sollen.

9.) Beantragt ihr die viermonatige Second-Stage-Förderung nach Ablauf der sechsmonatigen regulären Förderung?

ggf. 10.) Wenn ihr eine Verlängerung beantragen möchtet: Was braucht euer Projekt, um aus dem Prototypen-Stadium herauszukommen und wie wollt ihr euer Projekt in den vier Monaten nachhaltig aufbauen?

ggf. 11.) Wie viele Arbeitsstunden werdet ihr in der viermonatigen Verlängerung vermutlich für die weitere Umsetzung der Projektidee benötigen?

ggf. 12.) Wenn ihr eine Verlängerung beantragen möchtet: Skizziert kurz die wichtigsten Meilensteine, die in der viermonatigen Verlängerung umgesetzt werden sollen.

ggf. 13.) Welche Auflagen hat das Projekt für die Förderung bekommen und wie werden sie erfüllt?

===Erklärung zum Eigenanteil===
'''Software Sprint'''

'''Erklärung der Antragsteller zum Eigenanteil'''

Laut Bekanntmachung können zuwendungsfähige projektbezogene Personal- und Gemeinkosten für mein bzw. unser Projekt in einer Höhe von bis zu 95% anteilfinanziert werden, was einer maximalen Höhe der Fördermittel (Zuwendung) von [47.500|95.000|79.170|158.340] € entspricht. Der konkrete Zuwendungsbetrag ergibt sich aus der Vorkalkulation des Antrags. Die Auszahlung der Zuwendung erfolgt jeweils zu Beginn eines Kalenderquartals anteilig für die projektbezogenen Kosten, die im abgelaufenen Quartal entstanden sind. Aufgrund dieser nachschüssigen Auszahlung muss zunächst in Vorleistung gegangen werden.

Hinsichtlich der von mir bzw. uns aufzubringenden Eigenmittel von mindestens 5% der Vorkalkulation wird eine vereinfachte Bonitätsprüfung vorgenommen. Dazu wird eine Bankauskunft über das im Projektantrag angegebene Konto vorgelegt. Den erforderlichen Eigenanteil kann ich bzw. können wir aufbringen über

□ Eigenkapital
□ weitere laufende Einkünfte (bitte Belege beifügen).

Hiermit wird bestätigt, dass ich bzw. wir während der gesamten Projektlaufzeit Eigenleistungen in Höhe von 5% in mein bzw. unser Projekt {PROJEKTNAME} einbringen werden.

<code>____________ ________________</code>
<code>Ort, Datum Unterschrift</code>

===Erklärung zum Ausschluss der Privatinsolvenz ===
'''Erklärung zum Ausschluss einer Privatinsolvenz'''

Ich, {VORNAME NAME}, geboren am {DATUM} in {ORT}, erkläre hiermit eidesstattlich, dass ich mich nicht in einer Privatinsolvenz befinde.

<code>____________ ________________</code>
<code>Ort, Datum Unterschrift</code>

===Gründung einer GbR===
'''Gründung der [Name] GbR'''

'''Erklärung der Antragsteller im Fall kleiner Teams'''

Hiermit erklären wir, dass die Personen

[Person 1: Vorname, Name, Str., Nr., PLZ, Ort]

[Person 2: Vorname, Name, Str., Nr., PLZ, Ort]

[ggfs. weitere]

eine Gesellschaft bürgerlichen Rechts (GbR) nach BGB §705ff. bilden. Der gemeinsame Zweck des Zusammenschlusses besteht in der Durchführung des Projektes [Projektname] innerhalb der BMFTR-Fördermaßnahme „Software Sprint“. Antragsteller bzw. Zuwendungsempfänger ist die [Name] GbR.

Die o. g. Personen treten daher im Rahmen des „Software Sprint“-Projekts mit gemeinsamen Rechten und Pflichten auf. Insbesondere erbringen sie gemeinschaftlich die laut Antrag bzw. Vorhabenbeschreibung vereinbarten Beiträge (Programmierleistungen usw.) im Projekt [Projektname]. Weiterhin sind sie gemeinschaftlich für die Projektsteuerung, für die Verwendung der Zuwendung, für das Aufbringen des Eigenanteils sowie für die Nachweispflichten gegenüber dem BMFTR/PT verantwortlich.

Die o. g. Personen erklären den/die Gesellschafter/in [Vor- und Nachname] zum allein unterschriftsberechtigten Geschäftsführer.

Im Fall der Auflösung der GbR bzw. des Ausscheidens eines Gesellschafters während der Projektlaufzeit ist dem Projektträger DLR unverzüglich Mitteilung zu machen.

<code>____________ ______________________________</code>
<code>Ort, Datum [Name Person 1] / Unterschrift</code>

<code>____________ ______________________________</code>
<code>Ort, Datum [Name Person 2] / Unterschrift</code>

<ggf. weitere>

===Einwilligung zur Akzeptanz der Entscheidung bei Second-Stage-Bewerbungen===

====Einzelantragsstellende====
Ich, {VORNAME NAME}, erkläre hiermit, dass ich im Rahmen der Fördermaßnahme Software-Sprint der Juryentscheidung über die Second-Stage-Förderung meines Projektes {Projektname} folgen werde und entsprechend einer Kürzung ggfs. gesperrter Fördermittel und der Laufzeitverkürzung auf 6 Monate hiermit explizit zustimme.

<code>____________ ________________</code>
<code>Ort, Datum Unterschrift</code>

====GbR====
Ich, {VORNAME NAME}, erkläre hiermit als Geschäftsführung der {Name GbR}, dass wir als Team im Rahmen der Fördermaßnahme Software-Sprint der Juryentscheidung über die Second-Stage-Förderung unseres Projektes {Projektname} folgen werden und ich entsprechend einer Kürzung ggfs. gesperrter Fördermittel und der Laufzeitverkürzung auf 6 Monate hiermit explizit zustimme.

<code>____________ ________________</code>
<code>Ort, Datum Unterschrift</code>

= In English=
Here you will find all relevant information and template documents for the '''application process for the Prototype Fund'''.

An application consultation hour takes place online in mid-March, providing an opportunity to discuss the details together and, if applicable, submit the application immediately.

==Preparation==
To prepare optimally for the application consultation hour, we recommend:

*Gather all '''important documents''' needed for the application in advance (see [[Antragsstellung#Document Checklist| the document checklist]).
*Prepare '''three short summaries''' for the application '''in German'''. Use your application texts as a basis (Caution: Limitation to a maximum of 2000 characters per category), formulate your project in a generally understandable manner, and avoid using first-person pronouns.
**Project Description: What is the goal of the project?
** Work Plan: What is the work/milestone plan?
**Result Utilization: Who is the target audience, and how can they be reached?
To submit the application, you will need both the three summaries ([https://wiki.prototypefund.de/index.php?title=File:AZK_V0708.png application fields V07-08]) and your complete project description in accordance to the [[Antragsstellung#Project description|sample outline]] as an attachment.

You do not have to be completely finished with the preparations for the application before the consultation hour. However, we recommend that you start preparing early, as some processes can take time (GbR, bank account, etc.). You should familiarize yourself with the procedures before the consultation hour, otherwise you will not be able to use the opportunity to ask your questions. '''''Important: The application consultation houris not intended to go through your prepared application line by line, but only to provide additional assistance if you still have questions.'''''

==Application Consultation Hour==
'''When''': Thursday, March 20th, 2025, from 10 am to 12 noon

'''Where''': https://meet.prototypefund.de/user/mar-dsj-bid-2ye (We emailed you the password.)

'''Who''': All projects selected for class 01 of Prototype Fund in 2025 that were notified accordingly.

'''Moderation''': The team from the DLR Project Management Agency together with the Prototype Fund support team from the Open Knowledge Foundation. Learn [[Der Prototype Fund|Learn how the BMFTR, the DLR-PT and the OKF work together to support your projects.]]

'''''Important''': '''The application consultation hour will be held in German. We will do our best to accommodate English speakers, but be won’t be able to provide live translation''''''''!'''

'''What you need''':

*Your laptop
* documents from the checklist that you have already available
*questions that have arisen so far

'''Contact for questions''': Marie Kreil & Marie-Lena Wiese (projektbetreuung@prototypefund.de)

'''Deadline for the application:''' April 7th, 2025
==Document Checklist==
'''''Please note: All forms need to be handed in in German! The exception being the project description (Vorhabenbeschreibung) only in the case that you are not sufficient in German''.''' You will find [[Antragsstellung#Templates|the English sample outline for the project description]] as well as a brief explanation of each of the other forms below.

===Application form===
The funding application must be created via [https://foerderportal.bund.de/easyonline/ easy-online].
https://foerderportal.bund.de/easyonline/

1. Ministerium/Bundesbehörde: ''Bundesministerium für Bildung und Forschung''

2. Fördermaßnahme: ''IKT 2020 – Strukturelle Weiterentwicklung der IT-Forschung''

3. Förderbereich: ''Software Sprint''
*The DLR-PT team will answer your question regarding the application during the application consultation hour. '''''Important: Due to time constraints, you will not have the opportunity to complete the application in full during the appointment. Therefore, prepare everything as far as possible using the instructions.'''''
*You will need the three summaries for the application.
*The application can be digitally verified via TAN procedure ([[DLR FAQ#Antragseinreichung via easy-online|Instructions]]) or, otherwise, it must be signed by hand and submitted by mail.

=== Attachments to the Application:===

*A project description ("Vorhabenbeschreibung"; see [[Antragsstellung#Project description (Vorhabenbeschreibung)|SAMPLE OUTLINE]]) must be attached to each application. Use your submission texts. If you have received conditions for funding from the jury, please redact the text, explicitly address the feedback and explain how you will, for example, incorporate it into your work plan. It must be clear how you have addressed or plan to consider the conditions.
*Signed declaration for the grant of a "De-minimis-Beihilefe" ([https://cloud.okfn.de/s/iTwb4xtz46c8jmi FORM]) (for teams, <u>one declaration for the GbR</u>, signed by the managing director)
* Tax number for self-employment (see below, for teams, tax number for the GbR) or copy of the registration/confirmation from the tax office
*Consent to the acceptance of the advisory board's decision for second-stage applications for individual applicants or for GbRs [[Antragsstellung#Agreement to accept the advisory board's decision in the case of second-stage applications (Einwilligung zur Akzeptanz der Entscheidung bei Second-Stage-Bewerbungen)|TEMPLATE]])
**'''Will you be employed part-time during the funding period?''' Then you need permission from your employer for your secondary employment (a short written and signed statement from the employer is sufficient).
**'''Do you want to claim a higher hourly rate?''' A standard hourly rate of €50.00 is recognized for the funding. If you want to apply for a higher hourly rate, you must substantiate the rate with an invoice relevant to your field.
*'''Proof of creditworthiness'''
**Signed declaration for the own contribution (5% of the total funding amount at 95% funding rate; [[Antragsstellung#Declaration of the applicants regarding their own contribution (Erklärung der Antragsteller zum Eigenanteil)|TEMPLATE]]) (for teams, <u>one declaration for the GbR</u>, signed by the managing director and if necessary bank account holder (in case director is not bank statement provider))
** Signed declaration regarding the exclusion of private insolvency ([[Antragsstellung#Declaration regarding the exclusion of personal bankruptcy (Erklärung zum Ausschluss der Privatinsolvenz)|TEMPLATE]]) (for teams, <u>one declaration per GbR team member</u>)
**Copy of a bank statement with a positive balance equal to the own contribution (for teams, this amount can be divided among several bank accounts). Only date, name, bank details visible; black out everything else.
*'''Additionally for teams'''
**Declaration of the GbR with the appointment of one member as managing director ([[Antragsstellung#Declaration by applicants in the case of small teams (Erklärung der Antragsteller im Fall kleiner Teams)|TEMPLATE]])
** Account details of the GbR bank account (this must be an account in the name of the GbR)
**Tax number of the GbR or a copy of the receipt of your application by the tax office

===Important Notes ===

*The documents can be submitted a few days later via e-mail if they are not available by the time of the application consultation hour. However, '''we recommend starting as early as possible - some documents require lead time!'''
*All documents requiring a signature must be signed by hand! Digital or pasted-in signatures will not be accepted and unnecessarily extend the application process.
*[[DLR FAQ|More Notes by the DLR-PT]]

==Tipps and tricks ==

===Taxation===

*'''Income Tax:''' We cannot make a legally binding statement on whether you, as a self-employed person/freelancer, have to pay income tax on the funding money. This depends on your individual situation, other incomes etc. ''You should consult your tax office or tax advisor and your health insurance company!''
*'''Sales Tax:''' Grants are generally not subject to VAT due to the lack of an exchange of services. This means that no VAT is payable or to be remitted upon the disbursement of the funding.
*'''Getting a sales tax exemption at the tax office:'''

We recommend using the following documents/argumentation to get a tax exemption:

*Hand in the entire funding notification (“[[Zuwendungsbescheid]]”) and the attached „De-minimis-Bescheinigung".

*Use this wording at the tax office: „Zuwendungen unterliegen in der Regel mangels Leistungsaustausches nicht der Umsatzsteuer (Schreiben des BMF vom 26. August 1999 - IV D 1 - S 7200 - 92/99 - BStBl. 1999 Teil I S. 828).“

===GbR bank account (for teams)===

*Please note that the managing director must also sign bank forms, etc. So, it is advisable to open the GbR account at a bank near your place of residence.
*Make sure that the name of the account holder matches the GbR name.
*Experience with [[Banken|banks]]

==Templates==
===Project description (Vorhabenbeschreibung)===
'''''Only to be submitted in English if you are not sufficient in German!'''''
'''{Akronym / Projekttitel}'''

'''Project description with utilization plan'''

1.) Short project description

2.) What problem/social challenge do you want to address with the project? What is your motivation?

3.) How will the project solve this problem? How do you plan to implement the project technically? What similar approaches already exist and what will your project do differently or better?

4.) Who is the target group and how will they benefit from the project? How do you plan to reach them?

5.) Have you already worked on the idea? If so, briefly describe the current status and explain the planned innovations.

6.) What software projects have you worked on so far?

7.) How many working hours do you estimate you will need to realize your project idea during the six-month funding period?

8.) Briefly outline the most important milestones to be reached during the funding period.

9.) Are you applying for the four-month second-stage funding after the six-month regular funding has expired?

If applicable 10.) If you would like to apply for an extension: What does your project need to get out of the prototype stage and how do you want to set up your project in a sustainable way during the four months?

If applicable 11.) How many working hours do you estimate you will need to further implement your project idea during the four-month extension?

If applicable 12.) If you would like to apply for an extension: Please briefly outline the most important milestones that are to be reached during the four-month extension.

If applicable 13.) What conditions has the project been granted funding under and how are they being complied with?

===Declaration of the applicants regarding their own contribution (Erklärung der Antragsteller zum Eigenanteil)===
[[Antragsstellung#Erklärung zum Eigenanteil|To be submitted in German, you can find the template here]])

The declaration of the applicants regarding their own contribution informs you that your project can be partially financed up to 95% with a personal contribution of at least 5%. This is due to the payment in retrospect since the grant is paid out at the beginning of each calendar quarter, pro rata for the project-related costs incurred in the previous quarter.
To prove that you can provide the required personal contribution you have to provide a bank reference for the account specified in the application and have to confirm in this form that you will contribute 5% of your own labor to your project via equity and/or other regular income.

===Declaration regarding the exclusion of personal bankruptcy (Erklärung zum Ausschluss der Privatinsolvenz)===
[[Antragsstellung#Erklärung zum Ausschluss der Privatinsolvenz|To be submitted in German, you can find the template here]]

This form asks you to declare in lieu of an oath that you are not subject to personal bankruptcy proceedings.

===Declaration by applicants in the case of small teams (Erklärung der Antragsteller im Fall kleiner Teams)===
[[Antragsstellung#Gründung einer GbR|To be submitted in German, you can find the template here]]

This form asks you to declare that your team members will form a civil-law partnership (GbR) with the purpose to carry out your project. This means that all of the personen named here have joint rights and obligations within the project. You will have to name one shareholder of the GbR to be the managing director with sole signing authority.

===Agreement to accept the decision in the case of second-stage applications (Einwilligung zur Akzeptanz der Entscheidung bei Second-Stage-Bewerbungen)===
[[Antragsstellung#Einwilligung zur Akzeptanz der Entscheidung bei Second-Stage-Bewerbungen|To be submitted in German, you can find the template here]]

Depending on whether you are applying alone or as part of a team, you have to fill the corresponding form to declare that you will follow the jury's decision on the second-stage funding of my project. You will explicitly agree to a reduction in the amount of funding available and a shortening of the funding period to six months in the case of a rejection of your second-stage pitch.

FAQ Projektträger

2025-05-22T14:03:44Z

Marie: updated BMBF to BMFTR

''(English version below)''

Hier findet ihr Fragen, die der DLR Projektträger (DLR-PT) bereits für euch beantwortet hat.

=Allgemeines=

===Zuständigkeit===
Der DLR Projektträger ist im Auftrag des BMFTR für die Umsetzung der Fördermaßnahme verantwortlich, wobei das Team fachliche und administrative Aufgaben im Zusammenhang mit der Förderung organisiert und verwaltet.

=== Kontakt DLR-PT ===
Bei Fragen stehen jeweils zwei Ansprechpartner*innen beim DLR-PT zur Verfügung, für fachliche Angelegenheiten und administrative Belange. Kontaktdaten für Jahrgang 01 [[DLR-Ansprechpartner*innen JG01|befinden sich hier]].

=Vor der Förderzeit=

== Antrag==

=== Förderkennzeichen ===
Förderkennzeichen entnehmt ihr [[DLR-Ansprechpartner*innen JG01|der Tabelle hier]].

=== Projekttitel und Akronym ===
'''1.    Wenn wir unseren Namen ändern, muss das irgendwo begründet werden oder geben wir einfach ein neues Akronym im Antrag an?'''

Ihr könnt im Antrag einfach das gewünschte Akronym und den Langtitel angeben, ohne eine Begründung dafür.

=== Kontaktdetails ===
'''1.    Mein Wohnort wird sich bis zur Finanzierung noch ändern. Nehme ich den Wohnort, an dem ich/die GbR beim Finanzamt angemeldet bin/ist<ins>,</ins> für die Vorabmeldung?'''

Solange die Dokumente euch so erreichen<ins>,</ins> ist das in Ordnung.

=== Fördermittel allgemein ===
'''1.    Ist es erlaubt, vom Fördergeld Arbeitsmittel oder Dienstleistungen zu bezahlen?'''

Formal erhaltet ihr die Förderung nur für eure projektbezogen geleisteten Arbeitsstunden (sozusagen euren Lohn). Die anschließende Verwendung der Mittel ist für uns nicht relevant.

=== Vorhabenbeteiligte ===
'''1.    Kann die Projektleitung jetzt noch geändert werden?'''

Ja, die Projektleitung kann vor Antragseinreichung noch geändert werden. Im easy-Antrag wird die Projektleitung festgelegt.

'''2.    Ein Teammitglied ist vom Projekt zurückgetreten. Was ist zu beachten, um das Projekt solo durchzuführen?'''

Wenn ein Teammitglied ausscheidet und ihr die Expertise und Kapazitäten habt<ins>,</ins> das Projekt alleine durchzuführen, könnt ihr die Antragsunterlagen als Einzelperson einreichen.

'''3.    Ist es möglich nach der Antragseinreichung noch neue Teammitglieder in die Förderung miteinzubeziehen?'''

Nein! Nehmt im Zweifelsfall gleich alle Personen in die GbR auf, die für das Projekt notwendig sind, auch wenn die Personen noch nicht 100%-ig zusagen können. Wenn einzelne Personen dann später keine Stunden abrechnen, ist das kein Problem. Aber beachtet, dass die Beteiligung in der GbR auch mit Aufwand für die Teammitglieder verbunden ist.

'''4.    Welche Möglichkeiten hat man, wenn man mit Teammitgliedern/Experten außerhalb Deutschlands arbeiten möchte?'''

Es können nur Personen projektbezogene Stunden abrechnen, die Mitglied der GbR sind und ihren Wohnsitz während der Projektlaufzeit in Deutschland haben. Andere Personen können ehrenamtlich mitarbeiten (erhalten also keine Förderung).

=== Vorkalkulation Personalkosten ===
'''1.    Bezüglich Personalkategorien: Ich bin über die KSK (Künstlersozialkasse) versichert und bei denen bin ich "Web Designer". Entsprechend müsste meine Tätigkeit so beschrieben werden, sonst riskiere ich meine Versicherungspflicht bei der KSK zu verlieren.'''

Im Antrag kann auch eine "kombinierte" Kategorie stehen wie "SW-Entwicklung und Webdesign" oder auch nur "Webdesign". Bitte wählt das, was versicherungstechnisch am sichersten ist. Achtet aber darauf, dass die Beschreibung auch zur Zielgruppe der Fördermaßnahme passt.

'''2.    Können wir mehr Stunden eintragen, als im Antrag vorangeschlagen? Statt ursprünglich 720 wären es jetzt 840 Std.?'''

Mehr Stunden im Antrag sind mit Begründung und Absprache mit dem DLR-PT möglich.

'''3.    Müssen die am Ende abgerechneten Stunden genau so sein, wie in diesem Antrag angegeben? Oder können wir das nach Bedarf noch anders verteilen?'''

Die abgerechneten Stunden können sich ändern. Entscheidend ist dann die Endabrechnung.

'''4.    Winterrunde: Muss ich bei der Kalkulation über den Jahreswechsel etwas beachten?'''

Die Eintragung der Arbeitsstunden erfolgt auf Basis von Jahresscheiben, also ist hier eine realistische Aufteilung der Stunden auf die ersten vier Monate und die letzten beiden Monate der Laufzeit je Projektbeteiligten vorzunehmen.

=== Stundensatz ===
'''1.    Was müssen wir beim Stundensatz beachten?'''

Bei einem 50€-Stundensatz muss kein bisher erzielter Stundensatz nachgewiesen werden.

'''2.    Erfordert die Beantragung eines höheren Stundensatzes (als der Standardsatz von 50€) eine Begründung?'''

Nein. Ihr müsst bei der Erläuterung der Kostenposition Personal die Erfahrungen der Personalkategorien aufführen, aber nicht explizit auf die jeweiligen Stundensätze eingehen. Wenn Ihr einen höheren Stundensatz mit projektrelevanten Arbeiten nachweist (z.B. Ihr beantragt 60€ und weist nach, dass Ihr schon mindestens 61€ am Markt erzielt habt), dann wird dies in der Regel anerkannt. Der Antrag wird deswegen nicht abgelehnt, sondern allenfalls auf den Standardsatz von 50€ gekürzt.

'''3.    Wenn es mehrere Leute mit derselben Personalkategorie gibt, müssen dann alle Personen je einzeln den Satz nachweisen?'''

Ja, jede Person im Team, deren Stundensatz über 50€ liegt, muss dies durch eigene Rechnungen für eine freischaffende Tätigkeit nachweisen.

=== Besonderheiten Team (GbR) ===
'''1.    Geht nur eine GbR oder ist auch eine andere Gesellschaftsform möglich?'''

Nur die Gründung einer GbR ist für Teamarbeit zulässig. Einzelpersonen gelten als Freiberufliche Einzelunternehmen und müssen nichts gründen.

'''2.    Bei wem müssen wir die GbR anmelden?'''

Beim Finanzamt. Weiteres ist manchmal regional verschieden (Link zur [https://www.berlin.de/ea/emeldung/emeldung/?op=emeldung-start-meldeart GbR-Anmeldung Berlin]), Hinweise dazu gibt es auch [[Selbstständigkeit & GbRs|hier]].

'''3.    Ist es möglich, eine GbR mit mehreren Geschäftsführer*innen zu gründen?'''

Nicht für die Förderung im Prototype Fund. Wir benötigen eine Geschäftsführung, die die Unterlagen dann rechtsverbindlich unterzeichnet. Das ist auch später bei Zahlungsanforderungen etc. notwendig, sonst müssen die Dokumente immer von mehreren Leuten gezeichnet werden.

'''4.    Muss zur Gründung der GbR ein Gesellschaftsvertrag erstellt werden oder ist das optional?'''

Es reicht die Erklärung zur Gründung einer GbR laut der geteilten Vorlage.

'''5.    GbR-Erklärung'''

Es muss dort neben den Namen der Gesellschafter*innen und deren Anschriften auch der Name der GbR angegeben werden.

'''6.    Bei der Gründung der GbR muss man einen genauen Gewerbezweig angeben. Welcher ist hier zutreffend?'''

Nutzt die Erfahrungen früherer Projekte und wählt den Gewerbezweig, der am besten passt, z.B. "Softwareentwicklung."

'''7.    Müssen zur Gründung der GbR alle Gesellschafter*innen eine Steuernummer beantragen?'''

Die Steuernummer der GbR ist ausreichend.

'''8.    Was ist die Frist für Konto/Steuernummer der GbR?'''

Schickt die Steuernummer dem DLR-PT sobald sie Euch vorliegt. Die Kontoverbindung kann später nachgereicht werden, sie muss vor der ersten Auszahlung vorliegen. Denkt daran, die Dokumente von der Geschäftsführung unterzeichnet an den Projektträger zu schicken.

== Anlagen zum Antrag ==
Welche Unterlagen ihr für den Antrag braucht, haben wir [[Antragsworkshop|in der Checkliste]] zusammengetragen.

=== Vorhabenbeschreibung und Auflagen ===
'''1. ''' '''Muss ich eine Vorhabensbeschreibung abgeben? Wie unterscheidet sich diese von der Projektskizze, mit der ich mich beworben habe?'''

Zu jedem Antrag muss eine Vorhabensbeschreibung als Anlage beigefügt werden. Dabei handelt es sich um eure Einreichungstexte und, falls zutreffend, bereits eingearbeitete Antworten auf die Anmerkungen und Auflagen der Jury.

'''2. ''' '''Ich habe Auflagen erhalten. Was muss ich beachten?'''

Auflagen sind in der Vorhabenbeschreibung zu berücksichtigen (siehe [[Antragsworkshop|Mustergliederung]]). Falls ihr von der Jury Auflagen zur Förderung erhalten habt, geht bitte ausdrücklich auf das Feedback ein und erklärt, wie ihr es bspw. in euren Arbeitsplan aufnehmen werdet.

=== Nachweis Eigenanteil ===
'''1. In welcher Höhe liegt der nachzuweisende Eigenanteil?'''

Es gilt eine Förderquote von 95%, somit sind 5% der Gesamtkosten (wird in easy-online angezeigt) nachzuweisen. Bei voller Förderhöhe sind dies 2.500€.

'''2. Ist für den Nachweis des Eigenanteils ein Screenshot aus dem Onlinebanking ausreichend oder muss ein Papier-Kontoauszug vorgelegt werden?'''

Ein Screenshot aus dem Onlinebanking mit sichtbarem Kontoinhabernamen und positivem Saldo reicht für den Eigenanteilsnachweis aus.

'''3. Vorlage Kontoauszug für Eigenanteil: Kopie nur vom Geschäftsführer oder von allen GbR-Mitgliedern?'''

Wenn schon ein GbR-Konto besteht, dann reicht ein Auszug mit der Höhe des 5%-igen Eigenanteils. Sonst bitte von so vielen Teammitgliedern Nachweise einholen, bis der erforderliche Eigenanteil erreicht ist.

=== De-minimis-Formular ===
'''1. Wenn ich bereits im Vorjahr eine PTF-Förderung erhalten habe, ist diese in das De-minimis-Formular einzutragen?'''

Ja, wenn der Zuwendungsempfänger identisch ist, ist die frühere Förderung einzutragen.

'''2. Gilt das auch, wenn die gleichen Personen (aber in einer anderen GbR Konstellation) bereits eine Förderung bekommen haben oder ist das dann ein anderer Zuwendungsempfänger, weil andere GbR?'''

Das ist dann ein anderer Zuwendungsempfänger; eine Eintragung ist nicht notwendig.

'''3. Was ist die Form der Beihilfe?'''

"Zuwendung aus dem Bundeshaushalt"

'''4. Sind sowohl Fördersumme als auch Subventionswert die Summe, die der GbR ausgezahlt wurden?'''

Ja.

'''5. Welche Angaben sind in die „De-minimis-Bescheinigung“ einzutragen?'''

Neben dem Namen des/der Antragstellerin und dem Förderkennzeichen sind die entsprechenden Kreuze zu setzen, ggfs. frühere Förderungen aufzulisten und das Dokument rechtsverbindlich zu unterzeichnen (bei GbR durch die Geschäftsführung).

== Antragseinreichung via easy-online ==

=== Antrags-Sprechstunde ===
Infos, Dokumente und Hilfestellungen rund um die Antragsstellung [[Antragsstellung|findet ihr hier]].

=== Allgemeines ===
'''1. Mein Projekt wurder zur Förderung ausgewählt, wie kann ich nun den elektronischen Förderantrag erstellen?'''

Der Antrag für die Fördermaßnahme "Software Sprint" (Prototype Fund) wird über das Elektronische Formularsystem der Bundesregierung (easy-online) erstellt. Die Eingabemaske ist ausschließlich während der Antragsstellungsphase zugänglich, und das Team vom DLR-PT bietet eine detaillierte Anleitung während des [[Antragsworkshop|Antragsworkshops]].

'''2. Kann ich den Bearbeitungsstand in easy-online zwischenspeichern?'''

Ja. Mit der Funktion „Speichern (XML)“ kann der Arbeitsstand gespeichert werden. Danach kann man die Bearbeitung fortsetzen oder die Datei zu einem späteren Zeitpunkt mit „Entwurf weiterbearbeiten“ einlesen, um fortzufahren.

'''3. Wofür ist die Anmeldung für profi-Online sinnvoll?'''

Dies ermöglicht das halbelektronische Verfahren zur Auszahlung der Zuwendung. Stellt den Antrag gleich über easy-online mit dem Antrag auf Zuwendung.

'''4. Wie kann ich Anlagen mit meinem Antrag einreichen?'''

Anlagen können via easy-online eingereicht werden, jedoch erst nachdem Ihr „Endfassung einreichen“ ausgewählt habt.

'''5. Kann ich den Antrag komplett digital einreichen?'''

Ja! Ihr habt die Möglichkeit statt der Einreichung eines Papierantrags mit händischer Unterschrift, euren Antrag (inkl. Anhänge) über ein TAN-Verfahren einzureichen. Dieses Verfahren erlaubt es, ein Formular mittels einer an eine Mailadresse gesendete TAN zu verifizieren und somit entfällt dann das Nachreichen der Papierversion mit Unterschrift per Post an den Projektträger.

'''6. Wie kann ich das TAN-Verfahren zur Antragseinreichung auswählen?'''

Nach der Überprüfung der Endfassung, der Auswahl der E-Mail-Adressen für die Eingangsbestätigung und eventuellen Anhängen erfolgt die Auswahl der Signaturform. Nach Auswahl des TAN-Verfahrens ''"Verifizierung per TAN (Versand an Mailadresse)"'' wird das Formular durch Klicken auf "Endfassung absenden" eingereicht. Nach erfolgreichem Absenden und dem Download von PDF und XML kann die Verifizierung gestartet werden. Die Schaltfläche "TAN-basierte Unterschrift durchführen" öffnet einen Dialog, der Nutzer*innen durch den Verifizierungsprozess führt. Zuerst muss eine E-Mail-Adresse ausgewählt werden, die auch die Eingangsbestätigung erhalten soll. Eine Mehrfachauswahl ist nicht möglich. Nach Auswahl und Bestätigung wird eine alphanumerische TAN generiert (im internen Cache der Anwendung gespeichert, wird nicht in Cookies abgelegt). Die erzeugte TAN wird per E-Mail vom System an die Nutzer*in gesendet. Innerhalb von 15 Minuten muss die TAN im vorgesehenen Feld eingegeben und mit "TAN prüfen" bestätigt werden. Bei fehlerhafter Eingabe erfolgt ein Hinweis. Bei korrekter Eingabe schließt sich der Dialog automatisch, und auf der Seite "Endfassung einreichen" erscheint die Meldung, dass das Formular erfolgreich verifiziert wurde. Die PDF-Endfassung zeigt nun den Namen der Person, die das TAN-Verfahren durchgeführt hat.

== Zuwendungsbescheid ==
Wichtige Hinweise und Erläuterungen zum Zuwendungsbescheid [[Zuwendungsbescheid|findet ihr hier]].

=Während der Förderzeit=

===Änderungen gegenüber dem Antrag===
'''1. Ist es möglich, nach der Antragseinreichung noch neue Teammitglieder in die Förderung miteinzubeziehen?'''

Nein.

'''2. Wenn wir unseren Namen/unser Akronym während der Laufzeit ändern, muss das gemeldet werden?'''

Bitte informiert sowohl OKF als auch DLR-PT während der aktiven Förderung über Änderungen und führt entsprechend euer Förderkennzeichen in der E-Mail und postalischen Kommunikation immer mit an.

'''3. Mein Wohnort verändert sich während der Förderzeit. Wo muss ich es melden?'''

Bei Adressänderungen informiert [[DLR-Ansprechpartner*innen JG01|eure DLR-PT-Ansprechpartner*innen]].

'''4. Müssen die am Ende abgerechneten Stunden genauso verteilt sein, wie in diesem Antrag angegeben?'''

Die Verteilung der abgerechneten Stunden (über Personalkategorien und/oder Jahresscheiben) kann sich ändern. Entscheidend ist die Endabrechnung.

=== Zahlungsanforderungen ===
Wichtige Hinweise zur Erstellung einer Zahlungsanforderung [[Zahlungsanforderungen|findet ihr hier]].

= Nach der Förderzeit =

=== Schlussbericht ===
Wichtige Hinweise zur Erstellung des Schlussberichtes [[Schlussbericht|findet ihr hier]].

'''1. Welche Anforderungen gibt es an den Schlussbericht?'''

Bitte achtet bei der Erstellung der Berichte auf gute maschinelle Lesbarkeit und reicht die digitale Originalversion beim DLR-PT ein - keine Scans!

'''2. Bedingung der Förderung ist es, den entstandenen Code unter einer Open-Source-Lizenz verfügbar zu machen. Wie soll ich das nachweisen?'''

Im Schlussbericht müsst ihr einen Link zum Code angeben, den ihr während des Förderzeitraums geschrieben habt. Der Code muss auch nach der Förderung unter einer Open-Source-Lizenz verfügbar bleiben!

=In English=

Here you will find questions that the DLR Project Management Organisation (DLR-PT) has already answered for you.

=General information=

===Responsibility===
The DLR Project Management Agency is responsible for the implementation of the funding measure on behalf of the BMFTR. The team organises and manages technical and administrative tasks in connection with the funding.

=== Contact DLR-PT ===
If you have any questions, there are two contact persons at DLR-PT for technical matters and administrative issues. Contact details for class 01 [[DLR-Ansprechpartner*innen JG01|can be found here]].

= Before the funding period =

== Application==

=== Förderkennzeichen ===
In English: Funding reference number. They can be found [https://wiki.prototypefund.de/index.php?title=DLR-Ansprechpartner*innen_R15 in the table here].

=== Project title and acronym ===
'''1.    If we change our name, do we have to justify this somewhere or do we simply enter a new acronym in the application?'''

You can simply state the desired acronym and the long title in the application without giving a reason.

=== Contact details ===
'''1.    My place of residence will change before the financing. Do I take the place of residence where I/the GbR is/is registered with the tax office<ins>,</ins> for the advance notification?'''

As long as the documents reach you like this<ins>,</ins> that's fine.

=== Funding in general ===
'''1.    Is it permitted to pay for work equipment or services from the funding?'''

Formally, you only receive funding for the hours you work on the project (your wages, so to speak). The subsequent use of the funds is not relevant for us.

=== Project participants ===
'''1.    Can the project management still be changed now?'''

Yes, the project management can still be changed before submitting the application. The project management is specified in the easy application.

'''2.    A team member has withdrawn from the project. What do I need to do to carry out the project solo?'''

If a team member withdraws and you have the expertise and capacity to carry out the project on your own<ins>,</ins>, you can submit the application documents as an individual.

'''3.    Is it possible to include new team members in the funding programme after the application has been submitted?'''

No! If in doubt, include all the people who are needed for the project in the GbR, even if they are not yet 100% committed. It's not a problem if individual people don't bill any hours later on. But please note that participation in the GbR is also associated with effort for the team members.

'''4.    What options do I have if I want to work with team members/experts outside Germany?'''

Only people who are members of the GbR and who are resident in Germany during the project period can bill project-related hours. Other people can work on a voluntary basis (i.e. do not receive funding).

=== Preliminary calculation of personnel costs ===
'''1.    Regarding personnel categories: I am insured with KSK (Künstlersozialkasse) and with them I am a "web designer". Accordingly, my activity would have to be described as such, otherwise I risk losing my compulsory insurance with the KSK.'''

The application can also include a "combined" category such as "SW development and web design" or just "web design". Please choose the category that is safest from an insurance point of view. However, make sure that the description also matches the target group of the funding programme.

'''2.    Can we enter more hours than proposed in the application? Instead of the original 720, it would now be 840 hours?'''

More hours in the application are possible with justification and agreement with the DLR-PT.

'''3.    Do the hours billed at the end have to be exactly as stated in this application? Or can we distribute them differently if necessary?'''

The billed hours can change. The final settlement is then decisive.

'''4.    Winter round: Is there anything I need to bear in mind when calculating over the turn of the year?'''

The entry of working hours is based on annual slices, so a realistic distribution of hours must be made for the first four months and the last two months of the term for each project participant.

=== Hourly rate ===
'''1.    What do we have to consider with the hourly rate?'''

With an hourly rate of €50, no previous hourly rate needs to be proven.

'''2.    Does the application for a higher hourly rate (than the standard rate of EUR 50) require justification?'''

No. You must list the experience of the personnel categories in the explanation of the personnel cost item, but do not explicitly refer to the respective hourly rates. If you can prove a higher hourly rate with project-relevant work (e.g. you apply for €60 and prove that you have already achieved at least €61 on the market), this will usually be recognised. The application will not be rejected for this reason, but at most reduced to the standard rate of €50.

'''3.    If there are several people in the same personnel category, do they all have to prove the rate individually?'''

Yes, each person in the team whose hourly rate is above €50 must prove this by submitting their own invoices for freelance work.

=== Specifics of the team (GbR) ===
'''1.    Is only a GbR possible or is another company form also possible?'''

Only the formation of a GbR is permitted for teamwork. Individuals are considered freelance sole proprietorships and do not have to set up anything.

'''2.    Who do we have to register the GbR with?'''

At the tax office. Further details sometimes vary from region to region (link to [https://www.berlin.de/ea/emeldung/emeldung/?op=emeldung-start-meldeart GbR-Anmeldung Berlin]), information on this [[Selbständigkeit & GbRs|can also be found here]].

'''3.    Is it possible to set up a GbR with several managing directors?'''

Not for funding in the Prototype Fund. We require a managing director who then signs the documents in a legally binding manner. This is also necessary later for payment requests etc., otherwise the documents always have to be signed by several people.

'''4.    Does a partnership agreement have to be drawn up to establish the GbR or is this optional?'''

The declaration of formation of a GbR according to the shared template is sufficient.

'''5.    GbR declaration'''

In addition to the names of the partners and their addresses, the name of the GbR must also be stated there.'''

'''6.    When setting up a GbR, you must specify a precise line of business. Which one applies here?'''

Use the experience of previous projects and choose the line of business that fits best, e.g. "Software development."

'''7.    Do all partners have to apply for a tax number to set up the GbR?'''

The GbR's tax number is sufficient.

'''8.    What is the deadline for the account/tax number of the GbR?'''

Send the tax number to the DLR-PT as soon as you have it. The bank account details can be submitted later, but must be available before the first payment. Remember to send the documents signed by the management to the project management organisation.

== Attachments to the application ==
We have compiled the documents you need for the application [[Antragsworkshop|in the checklist]].

=== Project description and conditions ===
'''1.    ''' '''Do I have to submit a project description? How does this differ from the project outline with which I applied?'''

A project description must be attached to every application. These are your submission texts and, if applicable, answers to the jury's comments and requirements that have already been incorporated.

'''2.    ''' '''I have received conditions. What do I have to consider?'''

Conditions must be taken into account in the project description (see [[Antragsworkshop|Mustergliederung]]). If you have received funding conditions from the jury, please explicitly address the feedback and explain how you will incorporate it into your work plan, for example.

=== Proof of own contribution ===
'''1.    What is the amount of the own contribution to be proven?'''

A funding rate of 95% applies, so 5% of the total costs (displayed in easy-online) must be proven. For the full funding amount, this is €2,500.

'''2.    Is a screenshot from online banking sufficient to prove the personal contribution or must a paper bank statement be submitted?'''

A screenshot from online banking with the account holder's name visible and a positive balance is sufficient for proof of personal contribution.

'''3.    Submission of account statement for personal contribution: copy only from the managing director or from all GbR members?'''

If a GbR account already exists, then a statement showing the amount of the 5% personal contribution is sufficient. Otherwise, please obtain proof from as many team members as necessary until the required personal contribution has been reached.

=== De minimis form ===
'''1.    If I have already received PTF funding in the previous year, do I have to enter this in the de minimis form?'''

Yes, if the funding recipient is the same, the previous funding must be entered.

'''2.    Does this also apply if the same persons (but in a different GbR constellation) have already received funding or is this then a different funding recipient because a different GbR?'''

This is then a different grant recipient; registration is not necessary.

'''3.    What is the form of the grant?'''

"Zuwendung aus dem Bundeshaushalt", in English: "Grant from the federal budget"

'''4.    Are both the subsidy amount and the subsidy value the amount paid to the GbR?'''

Yes.

'''5.    What information should be entered in the "de minimis certificate"?'''

In addition to the name of the applicant and the funding code, the relevant boxes must be ticked, any previous funding must be listed and the document must be signed with a legally binding signature (by the management in the case of a GbR).

== Application submission via easy-online ==

=== Application consultation hour ===
Information, documents and assistance regarding the application process [[Antragsstellung|can be found here]].

=== General information ===
'''1.    My project has been selected for funding, how can I now create the electronic funding application?'''

The application for the funding measure "Software Sprint" (Prototype Fund) is created via the electronic form system of the Federal Government (easy-online). The input mask is only accessible during the application phase, and the DLR-PT team provides detailed instructions during the [[Antragsworkshop|Antragsworkshop]].

'''2.    Can I temporarily save the processing status in easy-online?'''

Yes, you can use the "Save (XML)" function to save the work status. You can then continue editing or import the file at a later time with "Continue editing draft" to continue.

'''3.    What is the purpose of registering for profi-Online?'''

This enables the semi-electronic procedure for payment of the grant. Submit the application directly via easy-online with the application for the grant.

'''4.    How can I submit attachments with my application?'''

Attachments can be submitted via easy-online, but only after you have selected "Submit final version".

'''5.    Can I submit the application completely digitally?'''

Yes! Instead of submitting a paper application with a handwritten signature, you have the option of submitting your application (including attachments) using a TAN procedure. This procedure allows you to verify a form by means of a TAN sent to an e-mail address, thus eliminating the need to submit the paper version with signature by post to the project organiser.

'''6.    How can I select the TAN procedure for submitting the application?'''

After checking the final version, selecting the e-mail addresses for the confirmation of receipt and any attachments, the signature form is selected. After selecting the TAN procedure '''Verification by TAN (sent to e-mail address)''', the form is submitted by clicking on "Send final version". Once the form has been successfully submitted and the PDF and XML have been downloaded, verification can be started. The "Perform TAN-based signature" button opens a dialogue that guides users through the verification process. First, an e-mail address must be selected that should also receive the confirmation of receipt. Multiple selection is not possible. After selection and confirmation, an alphanumeric TAN is generated (stored in the internal cache of the application, is not stored in cookies). The generated TAN is sent by the system to the user by e-mail. The TAN must be entered in the field provided within 15 minutes and confirmed with "Check TAN". If an incorrect TAN is entered, a message is displayed. If the entry is correct, the dialogue closes automatically and a message appears on the "Submit final version" page stating that the form has been successfully verified. The final PDF version now shows the name of the person who carried out the TAN procedure.

== Grant notification ==
Important information and explanations on the grant notification [[Zuwendungsbescheid|can be found here]].

=During the funding period=

===Changes to the application===
'''1.    Is it possible to include new team members in the funding after the application has been submitted?'''

No.

'''2.    If we change our name/acronym during the term, must this be reported?'''

Please inform both OKF and DLR-PT of any changes during the active funding period and always include your funding reference number in your e-mail and postal communication.

'''3.    My place of residence changes during the funding period. Where do I have to report it?'''

If you change your address, please inform [[DLR-Ansprechpartner*innen JG01|your DLR-PT contact person]].

'''4.    Do the hours billed at the end have to be distributed exactly as stated in this application?'''

The distribution of the billed hours (across personnel categories and/or annual slices) may change. The final statement is decisive.

=== Payment requests ===
Important information on creating a payment request [[Zahlungsanforderungen|can be found here]].

= After the funding period =

=== Final report ===
Important information on preparing the final report [[Schlussbericht|can be found here]].

'''1.    What are the requirements for the final report?'''

When preparing the reports, please ensure good machine readability and submit the original digital version to DLR-PT - no scans!

'''2.    The second condition of the funding is to make the resulting code available under an open source licence. How am I supposed to prove this?'''

In the final report, you must provide a link to the code that you wrote during the funding period. The code must remain available under an open source licence after the funding period!

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2025-02-11T09:41:26Z

Marie:

''(English version below)''

'''Liebe Prototypler*innen!'''

Willkommen im Prototype-Fund-Wiki! '''Hier sammeln wir alle Infos rund um die Förderung sowie Admin-Tipps für euch.'''

Natürlich wünschen wir uns auch, dass ihr '''mitmacht''': Habt ihr eine besonders gute oder schlechte Erfahrung mit einer Bank gemacht? Ist eine bestimmte Argumentation beim Finanzamt gut angekommen? Möchtet ihr eure Lieblingssteuerberater*in empfehlen? Teilt die Infos bitte hier (oder schickt sie uns per Mail oder Zulip), so können die nächsten Förderrunden auf euren Erfahrungen aufbauen (Accounts bekommt ihr von Marie-Lena). '''Together we are stronger!'''

== Wichtige Links & Infos für die Förderzeit ==

=== Die wichtigsten Links für die Förderzeit ===

* Die [https://talk.prototypefund.de/ Chatplatform], wo ihr euch untereinander austauschen könnt.
* [https://foerderportal.bund.de/profionline Profi-Online] für die Zahlungsanforderungen.
*Die Slides und andere Dokumente befinden sich im Nextcloud-Ordner. Den Link habt ihr per Mail von der Projektbetreuung bekommen.

=== Kontakt ===

* Während der Förderzeit sind Marie und Marie-Lena für euch da. Am Besten schreibt ihr direkt '''projektbetreuung@prototypefund.de''' an - dort lesen wir beide mit.

=== Code of Conduct ===

* Der [[Code of Conduct]] gilt für die Förderzeit, unsere Veranstaltungen und generell für den Umgang innerhalb der Prototype Fund Community. Wir bitten euch alle, die Seite vor der Förderzeit zu lesen.
*Außerdem haben wir eine [[Meeting-Etikette]] für alle digitalen Meetings während der Förderzeit. Bitte lest euch diese Seite ebenfalls durch.

== Kategorien ==

=== Seiten, die ihr die ganze Zeit braucht ===

* [[Checkliste|Prototype-Fund-Checkliste]]
* [[Lexikon]]
*[[Der Prototype Fund|Die Förderstruktur Prototype Fund im Überblick]]
*Infos über die [[Infrastruktur]], die wir zur Verfügung stellen

=== Vor dem Antragsworkshop ===
*[[Antragsworkshop]]
*[[DLR FAQ|DLR-PT FAQ]]
* [[Banken]]
*[[Selbstständigkeit & GbRs]]

=== Während der Förderzeit ===

* Infos zum [[Onboarding]]

*
*Infos zum [[Zuwendungsbescheid]]
*[[Nicht offiziell geförderte Teammitglieder|Umgang mit nicht offiziell geförderten Teammitgliedern]]
*[[Zahlungsanforderungen]]
*[[Steuern]]
*[[Coachings]] - und hier unser Coaching-Partner [[Superbloom]]
*[[Tools|Tools und Ressourcen]] für eure Projekte ('''Achtung''': Die Inhalte befinden sich jetzt in unserer [https://kb.prototypefund.de/ Knowledge Base])
*[[Wo finde ich...]]
*[[Tipps von geförderten Projekten|Tipps für euch aus den vorherigen Runden]]
*[[Demo Day]]
*Infos zum [[Offboarding]]
*[[Schlussbericht]]

=== Sonstiges ===

* [[Reisekosten|Reisekosten abrechnen]]
*[[Über den PTF sprechen]]

*

== Dokumente pro Runde ==

=== Runde 16 ===

* [https://cloud.okfn.de/apps/calendar/p/ofA2FZBPPF5Lk5xW Kalender für die Runde 16]
* Die Betreuer*innen vom DLR-PT für die Runde 16 [[DLR-Ansprechpartner*innen R16|findet ihr hier]].

= In English =
'''Dear Prototypers!'''

Welcome to the Prototype-Fund-Wiki! '''Here we collect all information about the funding as well as admin tips for you.'''

Of course we also hope that you '''participate''': Have you had a particularly good or bad experience with a bank? Has a particular argumentation gone down well with the tax office? Would you like to recommend your favorite tax advisor? Please share the information here (or send it to us via mail or zulip), so that the next funding rounds can build on your experiences (you can get an account from Marie-Lena). '''Together we are stronger!'''

== Important links and infos for your funding time ==

=== Essential links for the funding time ===

* The [https://talk.prototypefund.de/ chat platform] where you can exchange with each other.
* The [https://cloud.okfn.de/s/egbjECrtdjLTYqM Nextcloud folder] where we upload slides and documents.
* [https://foerderportal.bund.de/profionline Profi-Online] for the payment requests.

=== Contact ===

* Marie and Marie-Lena are here to help you during and around your funding time. Please contact us at '''projektbetreuung@prototypefund.de''' to ensure we both get your emails.

=== Code of Conduct ===

* The [[Code of Conduct]] is applicable to the funding period, our events and interactions within the Prototype Fund community in general. We ask that you all read the page before the funding time.
*We also have a [[Meeting-Etikette|meeting etiquette]] for all digital meetings during the funding period. Please read this page as well.

== Categories ==

=== Useful documents ===

* [[Checkliste|Prototype Fund checklist]]
* [[Lexikon|Dictionary]]
*[[Der Prototype Fund|An overview of the structure of Prototype Fund]]
*Info about the [[Infrastruktur|infrastructure]] we provide

=== Before the application workshop (Antragsworkshop) ===
*[[Antragsworkshop|Documents for the workshop]]
*[[DLR FAQ|FAQ from DLR-PT]]
* [[Banken|Banks]]
*[[Selbstständigkeit & GbRs|Freelancing and GbRs]]

=== During the funding period ===
*
*Information about the [[Zuwendungsbescheid|Zuwendungsbescheid (funding notice)]]
*Information about [[onboarding]]
*[[Nicht offiziell geförderte Teammitglieder|Working with non-officially funded team members]]
*[[Zahlungsanforderungen|Payment requests]]
*[[Steuern|Taxes]]
*[[Coachings|Coaching]] - and here our coaching partner [[Superbloom]]
*[[Tools|Tools and resources]] for your projects ('''Important''': You can find these resources from now on in our [https://kb.prototypefund.de/ Knowledge Base])
*[[Wo finde ich...|Where can I find...]]
*[[Tipps von geförderten Projekten|Tips from previous funding rounds]]
*[[Demo Day]]
*Information about [[offboarding]]
*[[Schlussbericht|Final report]]

=== Other ===

* [[Reisekosten|Travel expenses]]
*[[Über den PTF sprechen|Talking about Prototype Fund]]

*

== Rounds ==

=== Round 16 ===

* [https://cloud.okfn.de/apps/calendar/p/ofA2FZBPPF5Lk5xW Calendar for Round 16]
* [[DLR-Ansprechpartner*innen R16|Here you can find]] your contact persons at DLR-PT.

== Support ==
[[File:Bmbf DSEE logos.png|center|frameless|700x700px]]
*

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2025-02-11T09:41:09Z

Marie:

''(English version below)''

'''Liebe Prototypler*innen!'''

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Natürlich wünschen wir uns auch, dass ihr '''mitmacht''': Habt ihr eine besonders gute oder schlechte Erfahrung mit einer Bank gemacht? Ist eine bestimmte Argumentation beim Finanzamt gut angekommen? Möchtet ihr eure Lieblingssteuerberater*in empfehlen? Teilt die Infos bitte hier (oder schickt sie uns per Mail oder Zulip), so können die nächsten Förderrunden auf euren Erfahrungen aufbauen (Accounts bekommt ihr von Marie-Lena). '''Together we are stronger!'''

== Wichtige Links & Infos für die Förderzeit ==

=== Die wichtigsten Links für die Förderzeit ===

* Die [https://talk.prototypefund.de/ Chatplatform], wo ihr euch untereinander austauschen könnt.
* [https://foerderportal.bund.de/profionline Profi-Online] für die Zahlungsanforderungen.
*Die Slides und andere Dokumente befinden sich im Nextcloud-Ordner. Den Link habt ihr per Mail von der Projektbetreuung bekommen.

=== Kontakt ===

* Während der Förderzeit sind Marie und Marie-Lena für euch da. Am Besten schreibt ihr direkt '''projektbetreuung@prototypefund.de''' an - dort lesen wir beide mit.

=== Code of Conduct ===

* Der [[Code of Conduct]] gilt für die Förderzeit, unsere Veranstaltungen und generell für den Umgang innerhalb der Prototype Fund Community. Wir bitten euch alle, die Seite vor der Förderzeit zu lesen.
*Außerdem haben wir eine [[Meeting-Etikette]] für alle digitalen Meetings während der Förderzeit. Bitte lest euch diese Seite ebenfalls durch.

== Kategorien ==

=== Seiten, die ihr die ganze Zeit braucht ===

* [[Checkliste|Prototype-Fund-Checkliste]]
* [[Lexikon]]
*[[Der Prototype Fund|Die Förderstruktur Prototype Fund im Überblick]]
*Infos über die [[Infrastruktur]], die wir zur Verfügung stellen

=== Vor dem Antragsworkshop ===
*[[Antragsworkshop]]
*[[DLR FAQ|DLR-PT FAQ]]
* [[Banken]]
*[[Selbstständigkeit & GbRs]]

=== Während der Förderzeit ===

* Infos zum [[Onboarding]]

*
*Infos zum [[Zuwendungsbescheid]]
*[[Nicht offiziell geförderte Teammitglieder|Umgang mit nicht offiziell geförderten Teammitgliedern]]
*[[Zahlungsanforderungen]]
*[[Steuern]]
*[[Coachings]] - und hier unser Coaching-Partner [[Superbloom]]
*[[Tools|Tools und Ressourcen]] für eure Projekte ('''Achtung''': Die Inhalte befinden sich jetzt in unserer [https://kb.prototypefund.de/ Knowledge Base])
*[[Wo finde ich...]]
*[[Tipps von geförderten Projekten|Tipps für euch aus den vorherigen Runden]]
*[[Demo Day]]
*Infos zum [[Offboarding]]
*[[Schlussbericht]]

=== Sonstiges ===

* [[Reisekosten|Reisekosten abrechnen]]
*[[Über den PTF sprechen]]

*

== Dokumente pro Runde ==

=== Runde 16 ===

* [https://cloud.okfn.de/apps/calendar/p/ofA2FZBPPF5Lk5xW Kalender für die Runde 16]
* Die Betreuer*innen vom DLR-PT für die Runde 16 [[DLR-Ansprechpartner*innen R16|findet ihr hier]].

= In English =
'''Dear Prototypers!'''

Welcome to the Prototype-Fund-Wiki! '''Here we collect all information about the funding as well as admin tips for you.'''

Of course we also hope that you '''participate''': Have you had a particularly good or bad experience with a bank? Has a particular argumentation gone down well with the tax office? Would you like to recommend your favorite tax advisor? Please share the information here (or send it to us via mail or zulip), so that the next funding rounds can build on your experiences (you can get an account from Marie-Lena). '''Together we are stronger!'''

== Important links and infos for your funding time ==

=== Essential links for the funding time ===

* The [https://talk.prototypefund.de/ chat platform] where you can exchange with each other.
* The [https://cloud.okfn.de/s/egbjECrtdjLTYqM Nextcloud folder] where we upload slides and documents.
* [https://foerderportal.bund.de/profionline Profi-Online] for the payment requests.

=== Contact ===

* Marie and Marie-Lena are here to help you during and around your funding time. Please contact us at '''projektbetreuung@prototypefund.de''' to ensure we both get your emails.

=== Code of Conduct ===

* The [[Code of Conduct]] is applicable to the funding period, our events and interactions within the Prototype Fund community in general. We ask that you all read the page before the funding time.
*We also have a [[Meeting-Etikette|meeting etiquette]] for all digital meetings during the funding period. Please read this page as well.

== Categories ==

=== Useful documents ===

* [[Checkliste|Prototype Fund checklist]]
* [[Lexikon|Dictionary]]
*[[Der Prototype Fund|An overview of the structure of Prototype Fund]]
*Info about the [[Infrastruktur|infrastructure]] we provide

=== Before the application workshop (Antragsworkshop) ===
*[[Antragsworkshop|Documents for the workshop]]
*[[DLR FAQ|FAQ from DLR-PT]]
* [[Banken|Banks]]
*[[Selbstständigkeit & GbRs|Freelancing and GbRs]]

=== During the funding period ===
*
*Information about the [[Zuwendungsbescheid|Zuwendungsbescheid (funding notice)]]
*Information about [[onboarding]]
*[[Nicht offiziell geförderte Teammitglieder|Working with non-officially funded team members]]
*[[Zahlungsanforderungen|Payment requests]]
*[[Steuern|Taxes]]
*[[Coachings|Coaching]] - and here our coaching partner [[Superbloom]]
*[[Tools|Tools and resources]] for your projects ('''Important''': You can find these resources from now on in our [https://kb.prototypefund.de/ Knowledge Base])
*[[Wo finde ich...|Where can I find...]]
*[[Tipps von geförderten Projekten|Tips from previous funding rounds]]
*[[Demo Day]]
*Information about [[offboarding]]
*[[Schlussbericht|Final report]]

=== Other ===

* [[Reisekosten|Travel expenses]]
*[[Über den PTF sprechen|Talking about Prototype Fund]]

*

== Rounds ==

=== Round 16 ===

* [https://cloud.okfn.de/apps/calendar/p/ofA2FZBPPF5Lk5xW Calendar for Round 16]
* [[DLR-Ansprechpartner*innen R16|Here you can find]] your contact persons at DLR-PT.

== Support ==
Gefördert von:
[[File:Bmbf DSEE logos.png|center|frameless|700x700px]]
*

Main Page

2025-02-11T09:40:46Z

Marie:

''(English version below)''

'''Liebe Prototypler*innen!'''

Willkommen im Prototype-Fund-Wiki! '''Hier sammeln wir alle Infos rund um die Förderung sowie Admin-Tipps für euch.'''

Natürlich wünschen wir uns auch, dass ihr '''mitmacht''': Habt ihr eine besonders gute oder schlechte Erfahrung mit einer Bank gemacht? Ist eine bestimmte Argumentation beim Finanzamt gut angekommen? Möchtet ihr eure Lieblingssteuerberater*in empfehlen? Teilt die Infos bitte hier (oder schickt sie uns per Mail oder Zulip), so können die nächsten Förderrunden auf euren Erfahrungen aufbauen (Accounts bekommt ihr von Marie-Lena). '''Together we are stronger!'''

== Wichtige Links & Infos für die Förderzeit ==

=== Die wichtigsten Links für die Förderzeit ===

* Die [https://talk.prototypefund.de/ Chatplatform], wo ihr euch untereinander austauschen könnt.
* [https://foerderportal.bund.de/profionline Profi-Online] für die Zahlungsanforderungen.
*Die Slides und andere Dokumente befinden sich im Nextcloud-Ordner. Den Link habt ihr per Mail von der Projektbetreuung bekommen.

=== Kontakt ===

* Während der Förderzeit sind Marie und Marie-Lena für euch da. Am Besten schreibt ihr direkt '''projektbetreuung@prototypefund.de''' an - dort lesen wir beide mit.

=== Code of Conduct ===

* Der [[Code of Conduct]] gilt für die Förderzeit, unsere Veranstaltungen und generell für den Umgang innerhalb der Prototype Fund Community. Wir bitten euch alle, die Seite vor der Förderzeit zu lesen.
*Außerdem haben wir eine [[Meeting-Etikette]] für alle digitalen Meetings während der Förderzeit. Bitte lest euch diese Seite ebenfalls durch.

== Kategorien ==

=== Seiten, die ihr die ganze Zeit braucht ===

* [[Checkliste|Prototype-Fund-Checkliste]]
* [[Lexikon]]
*[[Der Prototype Fund|Die Förderstruktur Prototype Fund im Überblick]]
*Infos über die [[Infrastruktur]], die wir zur Verfügung stellen

=== Vor dem Antragsworkshop ===
*[[Antragsworkshop]]
*[[DLR FAQ|DLR-PT FAQ]]
* [[Banken]]
*[[Selbstständigkeit & GbRs]]

=== Während der Förderzeit ===

* Infos zum [[Onboarding]]

*
*Infos zum [[Zuwendungsbescheid]]
*[[Nicht offiziell geförderte Teammitglieder|Umgang mit nicht offiziell geförderten Teammitgliedern]]
*[[Zahlungsanforderungen]]
*[[Steuern]]
*[[Coachings]] - und hier unser Coaching-Partner [[Superbloom]]
*[[Tools|Tools und Ressourcen]] für eure Projekte ('''Achtung''': Die Inhalte befinden sich jetzt in unserer [https://kb.prototypefund.de/ Knowledge Base])
*[[Wo finde ich...]]
*[[Tipps von geförderten Projekten|Tipps für euch aus den vorherigen Runden]]
*[[Demo Day]]
*Infos zum [[Offboarding]]
*[[Schlussbericht]]

=== Sonstiges ===

* [[Reisekosten|Reisekosten abrechnen]]
*[[Über den PTF sprechen]]

*

== Dokumente pro Runde ==

=== Runde 16 ===

* [https://cloud.okfn.de/apps/calendar/p/ofA2FZBPPF5Lk5xW Kalender für die Runde 16]
* Die Betreuer*innen vom DLR-PT für die Runde 16 [[DLR-Ansprechpartner*innen R16|findet ihr hier]].

= In English =
'''Dear Prototypers!'''

Welcome to the Prototype-Fund-Wiki! '''Here we collect all information about the funding as well as admin tips for you.'''

Of course we also hope that you '''participate''': Have you had a particularly good or bad experience with a bank? Has a particular argumentation gone down well with the tax office? Would you like to recommend your favorite tax advisor? Please share the information here (or send it to us via mail or zulip), so that the next funding rounds can build on your experiences (you can get an account from Marie-Lena). '''Together we are stronger!'''

== Important links and infos for your funding time ==

=== Essential links for the funding time ===

* The [https://talk.prototypefund.de/ chat platform] where you can exchange with each other.
* The [https://cloud.okfn.de/s/egbjECrtdjLTYqM Nextcloud folder] where we upload slides and documents.
* [https://foerderportal.bund.de/profionline Profi-Online] for the payment requests.

=== Contact ===

* Marie and Marie-Lena are here to help you during and around your funding time. Please contact us at '''projektbetreuung@prototypefund.de''' to ensure we both get your emails.

=== Code of Conduct ===

* The [[Code of Conduct]] is applicable to the funding period, our events and interactions within the Prototype Fund community in general. We ask that you all read the page before the funding time.
*We also have a [[Meeting-Etikette|meeting etiquette]] for all digital meetings during the funding period. Please read this page as well.

== Categories ==

=== Useful documents ===

* [[Checkliste|Prototype Fund checklist]]
* [[Lexikon|Dictionary]]
*[[Der Prototype Fund|An overview of the structure of Prototype Fund]]
*Info about the [[Infrastruktur|infrastructure]] we provide

=== Before the application workshop (Antragsworkshop) ===
*[[Antragsworkshop|Documents for the workshop]]
*[[DLR FAQ|FAQ from DLR-PT]]
* [[Banken|Banks]]
*[[Selbstständigkeit & GbRs|Freelancing and GbRs]]

=== During the funding period ===
*
*Information about the [[Zuwendungsbescheid|Zuwendungsbescheid (funding notice)]]
*Information about [[onboarding]]
*[[Nicht offiziell geförderte Teammitglieder|Working with non-officially funded team members]]
*[[Zahlungsanforderungen|Payment requests]]
*[[Steuern|Taxes]]
*[[Coachings|Coaching]] - and here our coaching partner [[Superbloom]]
*[[Tools|Tools and resources]] for your projects ('''Important''': You can find these resources from now on in our [https://kb.prototypefund.de/ Knowledge Base])
*[[Wo finde ich...|Where can I find...]]
*[[Tipps von geförderten Projekten|Tips from previous funding rounds]]
*[[Demo Day]]
*Information about [[offboarding]]
*[[Schlussbericht|Final report]]

=== Other ===

* [[Reisekosten|Travel expenses]]
*[[Über den PTF sprechen|Talking about Prototype Fund]]

*

== Rounds ==

=== Round 16 ===

* [https://cloud.okfn.de/apps/calendar/p/ofA2FZBPPF5Lk5xW Calendar for Round 16]
* [[DLR-Ansprechpartner*innen R16|Here you can find]] your contact persons at DLR-PT.

== Support ==
Gefördert von
[[File:Bmbf DSEE logos.png|center|frameless|700x700px]]
*

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2025-02-11T09:40:25Z

Marie:

''(English version below)''

'''Liebe Prototypler*innen!'''

Willkommen im Prototype-Fund-Wiki! '''Hier sammeln wir alle Infos rund um die Förderung sowie Admin-Tipps für euch.'''

Natürlich wünschen wir uns auch, dass ihr '''mitmacht''': Habt ihr eine besonders gute oder schlechte Erfahrung mit einer Bank gemacht? Ist eine bestimmte Argumentation beim Finanzamt gut angekommen? Möchtet ihr eure Lieblingssteuerberater*in empfehlen? Teilt die Infos bitte hier (oder schickt sie uns per Mail oder Zulip), so können die nächsten Förderrunden auf euren Erfahrungen aufbauen (Accounts bekommt ihr von Marie-Lena). '''Together we are stronger!'''

== Wichtige Links & Infos für die Förderzeit ==

=== Die wichtigsten Links für die Förderzeit ===

* Die [https://talk.prototypefund.de/ Chatplatform], wo ihr euch untereinander austauschen könnt.
* [https://foerderportal.bund.de/profionline Profi-Online] für die Zahlungsanforderungen.
*Die Slides und andere Dokumente befinden sich im Nextcloud-Ordner. Den Link habt ihr per Mail von der Projektbetreuung bekommen.

=== Kontakt ===

* Während der Förderzeit sind Marie und Marie-Lena für euch da. Am Besten schreibt ihr direkt '''projektbetreuung@prototypefund.de''' an - dort lesen wir beide mit.

=== Code of Conduct ===

* Der [[Code of Conduct]] gilt für die Förderzeit, unsere Veranstaltungen und generell für den Umgang innerhalb der Prototype Fund Community. Wir bitten euch alle, die Seite vor der Förderzeit zu lesen.
*Außerdem haben wir eine [[Meeting-Etikette]] für alle digitalen Meetings während der Förderzeit. Bitte lest euch diese Seite ebenfalls durch.

== Kategorien ==

=== Seiten, die ihr die ganze Zeit braucht ===

* [[Checkliste|Prototype-Fund-Checkliste]]
* [[Lexikon]]
*[[Der Prototype Fund|Die Förderstruktur Prototype Fund im Überblick]]
*Infos über die [[Infrastruktur]], die wir zur Verfügung stellen

=== Vor dem Antragsworkshop ===
*[[Antragsworkshop]]
*[[DLR FAQ|DLR-PT FAQ]]
* [[Banken]]
*[[Selbstständigkeit & GbRs]]

=== Während der Förderzeit ===

* Infos zum [[Onboarding]]

*
*Infos zum [[Zuwendungsbescheid]]
*[[Nicht offiziell geförderte Teammitglieder|Umgang mit nicht offiziell geförderten Teammitgliedern]]
*[[Zahlungsanforderungen]]
*[[Steuern]]
*[[Coachings]] - und hier unser Coaching-Partner [[Superbloom]]
*[[Tools|Tools und Ressourcen]] für eure Projekte ('''Achtung''': Die Inhalte befinden sich jetzt in unserer [https://kb.prototypefund.de/ Knowledge Base])
*[[Wo finde ich...]]
*[[Tipps von geförderten Projekten|Tipps für euch aus den vorherigen Runden]]
*[[Demo Day]]
*Infos zum [[Offboarding]]
*[[Schlussbericht]]

=== Sonstiges ===

* [[Reisekosten|Reisekosten abrechnen]]
*[[Über den PTF sprechen]]

*

== Dokumente pro Runde ==

=== Runde 16 ===

* [https://cloud.okfn.de/apps/calendar/p/ofA2FZBPPF5Lk5xW Kalender für die Runde 16]
* Die Betreuer*innen vom DLR-PT für die Runde 16 [[DLR-Ansprechpartner*innen R16|findet ihr hier]].

= In English =
'''Dear Prototypers!'''

Welcome to the Prototype-Fund-Wiki! '''Here we collect all information about the funding as well as admin tips for you.'''

Of course we also hope that you '''participate''': Have you had a particularly good or bad experience with a bank? Has a particular argumentation gone down well with the tax office? Would you like to recommend your favorite tax advisor? Please share the information here (or send it to us via mail or zulip), so that the next funding rounds can build on your experiences (you can get an account from Marie-Lena). '''Together we are stronger!'''

== Important links and infos for your funding time ==

=== Essential links for the funding time ===

* The [https://talk.prototypefund.de/ chat platform] where you can exchange with each other.
* The [https://cloud.okfn.de/s/egbjECrtdjLTYqM Nextcloud folder] where we upload slides and documents.
* [https://foerderportal.bund.de/profionline Profi-Online] for the payment requests.

=== Contact ===

* Marie and Marie-Lena are here to help you during and around your funding time. Please contact us at '''projektbetreuung@prototypefund.de''' to ensure we both get your emails.

=== Code of Conduct ===

* The [[Code of Conduct]] is applicable to the funding period, our events and interactions within the Prototype Fund community in general. We ask that you all read the page before the funding time.
*We also have a [[Meeting-Etikette|meeting etiquette]] for all digital meetings during the funding period. Please read this page as well.

== Categories ==

=== Useful documents ===

* [[Checkliste|Prototype Fund checklist]]
* [[Lexikon|Dictionary]]
*[[Der Prototype Fund|An overview of the structure of Prototype Fund]]
*Info about the [[Infrastruktur|infrastructure]] we provide

=== Before the application workshop (Antragsworkshop) ===
*[[Antragsworkshop|Documents for the workshop]]
*[[DLR FAQ|FAQ from DLR-PT]]
* [[Banken|Banks]]
*[[Selbstständigkeit & GbRs|Freelancing and GbRs]]

=== During the funding period ===
*
*Information about the [[Zuwendungsbescheid|Zuwendungsbescheid (funding notice)]]
*Information about [[onboarding]]
*[[Nicht offiziell geförderte Teammitglieder|Working with non-officially funded team members]]
*[[Zahlungsanforderungen|Payment requests]]
*[[Steuern|Taxes]]
*[[Coachings|Coaching]] - and here our coaching partner [[Superbloom]]
*[[Tools|Tools and resources]] for your projects ('''Important''': You can find these resources from now on in our [https://kb.prototypefund.de/ Knowledge Base])
*[[Wo finde ich...|Where can I find...]]
*[[Tipps von geförderten Projekten|Tips from previous funding rounds]]
*[[Demo Day]]
*Information about [[offboarding]]
*[[Schlussbericht|Final report]]

=== Other ===

* [[Reisekosten|Travel expenses]]
*[[Über den PTF sprechen|Talking about Prototype Fund]]

*

== Rounds ==

=== Round 16 ===

* [https://cloud.okfn.de/apps/calendar/p/ofA2FZBPPF5Lk5xW Calendar for Round 16]
* [[DLR-Ansprechpartner*innen R16|Here you can find]] your contact persons at DLR-PT.

== Support ==
[[File:Bmbf DSEE logos.png|center|frameless|700x700px]]
*

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2024-11-19T12:04:18Z

Marie: /* Rounds */

''(English version below)''

'''Liebe Prototypler*innen!'''

Willkommen im Prototype-Fund-Wiki! '''Hier sammeln wir alle Infos rund um die Förderung sowie Admin-Tipps für euch.'''

Natürlich wünschen wir uns auch, dass ihr '''mitmacht''': Habt ihr eine besonders gute oder schlechte Erfahrung mit einer Bank gemacht? Ist eine bestimmte Argumentation beim Finanzamt gut angekommen? Möchtet ihr eure Lieblingssteuerberater*in empfehlen? Teilt die Infos bitte hier (oder schickt sie uns per Mail oder Zulip), so können die nächsten Förderrunden auf euren Erfahrungen aufbauen (Accounts bekommt ihr von Marie-Lena). '''Together we are stronger!'''

== Wichtige Links & Infos für die Förderzeit ==

=== Die wichtigsten Links für die Förderzeit ===

* Die [https://talk.prototypefund.de/ Chatplatform], wo ihr euch untereinander austauschen könnt.
* [https://foerderportal.bund.de/profionline Profi-Online] für die Zahlungsanforderungen.
*Die Slides und andere Dokumente befinden sich im Nextcloud-Ordner. Den Link habt ihr per Mail von der Projektbetreuung bekommen.

=== Kontakt ===

* Während der Förderzeit sind Marie und Marie-Lena für euch da. Am Besten schreibt ihr direkt '''projektbetreuung@prototypefund.de''' an - dort lesen wir beide mit.

=== Code of Conduct ===

* Der [[Code of Conduct]] gilt für die Förderzeit, unsere Veranstaltungen und generell für den Umgang innerhalb der Prototype Fund Community. Wir bitten euch alle, die Seite vor der Förderzeit zu lesen.
*Außerdem haben wir eine [[Meeting-Etikette]] für alle digitalen Meetings während der Förderzeit. Bitte lest euch diese Seite ebenfalls durch.

== Kategorien ==

=== Seiten, die ihr die ganze Zeit braucht ===

* [[Checkliste|Prototype-Fund-Checkliste]]
* [[Lexikon]]
*[[Der Prototype Fund|Die Förderstruktur Prototype Fund im Überblick]]
*Infos über die [[Infrastruktur]], die wir zur Verfügung stellen

=== Vor dem Antragsworkshop ===
*[[Antragsworkshop]]
*[[DLR FAQ|DLR-PT FAQ]]
* [[Banken]]
*[[Selbständigkeit & GbRs]]

=== Während der Förderzeit ===

* Infos zum [[Onboarding]]

*
*Infos zum [[Zuwendungsbescheid]]
*[[Nicht offiziell geförderte Teammitglieder|Umgang mit nicht offiziell geförderten Teammitgliedern]]
*[[Zahlungsanforderungen]]
*[[Steuern]]
*[[Coachings]] - und hier unser Coaching-Partner [[Superbloom]]
*[[Tools|Tools und Ressourcen]] für eure Projekte ('''Achtung''': Die Inhalte befinden sich jetzt in unserer [https://kb.prototypefund.de/ Knowledge Base])
*[[Wo finde ich...]]
*[[Tipps von geförderten Projekten|Tipps für euch aus den vorherigen Runden]]
*[[Demo Day]]
*Infos zum [[Offboarding]]
*[[Schlussbericht]]

=== Sonstiges ===

* [[Reisekosten|Reisekosten abrechnen]]
*[[Über den PTF sprechen]]

*

== Dokumente pro Runde ==

=== Runde 15 ===

* [https://cloud.okfn.de/apps/calendar/p/Byz5yErP4jk435g2 Kalender für die Runde 15]
*Die Betreuer*innen vom DLR-PT für die Runde 15 [[DLR-Ansprechpartner*innen R15|findet ihr hier]].

=== Runde 16 ===

* [https://cloud.okfn.de/apps/calendar/p/ofA2FZBPPF5Lk5xW Kalender für die Runde 16]
* Die Betreuer*innen vom DLR-PT für die Runde 16 [[DLR-Ansprechpartner*innen R16|findet ihr hier]].

= In English =
'''Dear Prototypers!'''

Welcome to the Prototype-Fund-Wiki! '''Here we collect all information about the funding as well as admin tips for you.'''

Of course we also hope that you '''participate''': Have you had a particularly good or bad experience with a bank? Has a particular argumentation gone down well with the tax office? Would you like to recommend your favorite tax advisor? Please share the information here (or send it to us via mail or zulip), so that the next funding rounds can build on your experiences (you can get an account from Marie-Lena). '''Together we are stronger!'''

== Important links and infos for your funding time ==

=== Essential links for the funding time ===

* The [https://talk.prototypefund.de/ chat platform] where you can exchange with each other.
* The [https://cloud.okfn.de/s/egbjECrtdjLTYqM Nextcloud folder] where we upload slides and documents.
* [https://foerderportal.bund.de/profionline Profi-Online] for the payment requests.

=== Contact ===

* Marie and Marie-Lena are here to help you during and around your funding time. Please contact us at '''projektbetreuung@prototypefund.de''' to ensure we both get your emails.

=== Code of Conduct ===

* The [[Code of Conduct]] is applicable to the funding period, our events and interactions within the Prototype Fund community in general. We ask that you all read the page before the funding time.
*We also have a [[Meeting-Etikette|meeting etiquette]] for all digital meetings during the funding period. Please read this page as well.

== Categories ==

=== Useful documents ===

* [[Checkliste|Prototype Fund checklist]]
* [[Lexikon|Dictionary]]
*[[Der Prototype Fund|An overview of the structure of Prototype Fund]]
*Info about the [[Infrastruktur|infrastructure]] we provide

=== Before the application workshop (Antragsworkshop) ===
*[[Antragsworkshop|Documents for the workshop]]
*[[DLR FAQ|FAQ from DLR-PT]]
* [[Banken|Banks]]
*[[Selbständigkeit & GbRs|Freelancing and GbRs]]

=== During the funding period ===
*
*Information about the [[Zuwendungsbescheid|Zuwendungsbescheid (funding notice)]]
*Information about [[onboarding]]
*[[Nicht offiziell geförderte Teammitglieder|Working with non-officially funded team members]]
*[[Zahlungsanforderungen|Payment requests]]
*[[Steuern|Taxes]]
*[[Coachings|Coaching]] - and here our coaching partner [[Superbloom]]
*[[Tools|Tools and resources]] for your projects ('''Important''': You can find these resources from now on in our [https://kb.prototypefund.de/ Knowledge Base])
*[[Wo finde ich...|Where can I find...]]
*[[Tipps von geförderten Projekten|Tips from previous funding rounds]]
*[[Demo Day]]
*Information about [[offboarding]]
*[[Schlussbericht|Final report]]

=== Other ===

* [[Reisekosten|Travel expenses]]
*[[Über den PTF sprechen|Talking about Prototype Fund]]

*

== Rounds ==

=== Round 16 ===

* [https://cloud.okfn.de/apps/calendar/p/ofA2FZBPPF5Lk5xW Calendar for Round 16]
* [[DLR-Ansprechpartner*innen R16|Here you can find]] your contact persons at DLR-PT.

== Gefördert von ==
[[File:Bmbf DSEE logos.png|center|frameless|700x700px]]
*

Wo finde ich

2024-06-17T08:22:01Z

Marie: Redirected page to Wo finde ich...

#REDIRECT [[Wo finde ich...]]

Wo finde ich...

2024-06-13T14:54:16Z

Marie: /* In diesen Listen von Förderungen */

Oft wird während der Förderung mehr benötigt, als der Prototype Fund bieten kann. Wenn Ihr konkrete Bedürfnisse habt, wendet euch am besten direkt an uns! Das geht z.B. bei den Zwischengesprächen oder jederzeit per Mail. Vielleicht fällt uns eine passende Ressource ein oder wir können Kontakte vermitteln, die weiterhelfen können.

Auf dieser Seite listen wir Angebote und Ressourcen auf, die regelmäßig für Projekte nützlich sind.

== Wo finde ich Menschen, die helfen können? ==

=== Mehr Coachings ===

* Bei [https://www.civic-coding.de/angebote/projektberatung Civic Coding] gibt es Coachings für KI-Projekte.
* Beim [https://berlin.impacthub.net/de/sozialunternehmen/accelerator-programme/ ImpactHub Berlin] gibt es u.a. Gründungscoachings.
* Manchmal können wir zusätzliche Coachings anbieten, wenn noch Plätze frei sind. Sprecht uns an!

=== Sicherheitsexpert*innen ===

* Beim [https://www.opentech.fund/labs/security-lab/ Security Lab] vom Open Tech Fund.

=== Designer*innen ===

* Im [https://opensourcedesign.net/jobs/ Jobboard von OpenSourceDesign], wo man nach (bezahlte und ehrenamtliche) Designer*innen suchen kann.
* Beim [https://www.opentech.fund/labs/uxd-lab/ User Experience & Discovery Lab] vom Open Tech Fund.

=== Übersetzer*innen ===

* Beim [https://www.opentech.fund/labs/localization-lab/ Localization Lab] vom Open Tech Fund.

=== Kommunikationsexpert*innen ===

* Beim [https://www.opentech.fund/labs/learning-lab/ Learning Lab] vom Open Tech Fund.

== Wo finde ich Server & Infrastruktur? ==

* Bei [https://www.eclips.is/ eclips.is], wo man sich für vom Open Tech Fund finanzierten Virtual Private Servers bewerben kann.

== Wo finde ich Sichtbarkeit & Community? ==

=== Events ===

* Auf FOSS-Events, die man am einfachsten über diese Kalender und Sammlungen findet:
** [https://foss.events/ foss.events]
** [https://www.ostc.de/events.html OSTC]
* Im [https://events.ccc.de/2024/05/21/event-calendar/ CCC-Eventkalender], den man abonnieren kann
* Auf der [https://fosdem.org/ FOSDEM] in Brüssel im Februar
* Auf der [https://froscon.org/ FrOSCon] in Bonn im August
*Im Zulip-Chat informieren wir im Channel "Opportunities" regelmäßig über Veranstaltungen und Calls for Papers.

=== Locations ===

* Im lokalen Hackerspace: [https://hackerspaces.org/ Hackerspaces.org]
* Im [https://cultivation.space/ Cultivation Space] in Berlin

== Wo finde ich mehr Geld? ==

=== Bei Fiscal Hosts, die mich administrativ und bei der Suche nach Förderungen unterstützen können ===

* The [https://techcultivation.org/ Center for the Cultivation of Technology]

* An der Grenze zwischen Fiscal Host & Crowdfundingplattform:
** [https://opencollective.com/ Open Collective]
** [https://opencollective.com/europe Open Collective Europe]

=== In diesen Listen von Förderungen ===

* [https://github.com/ralphtheninja/open-funding Open Funding Liste]
* Die [https://erneuerbare-freiheit.de/foerderung/foerderquellen/ Liste der Stiftung Erneuerbare Freiheit]
* Die [https://nlnet.nl/foundation/network.html Liste von NLNet]
* Die [https://docs.opentech.fund/otf-application-guidebook/appendix-iv-alternative-sources-of-support Liste des Open Tech Fund]
* Die [https://www.deutsche-stiftung-engagement-und-ehrenamt.de/foerderung/aktuelle-programme/ Förderungen der DSEE]
*Im Zulip-Chat informieren wir im Channel "Opportunities" regelmäßig über neue Fördermöglichkeiten.

=== Durch Crowdfunding & ähnliche Modelle ===

* In dieser [https://www.oss.fund/categories/crowdfunding/ Crowdfunding-Liste] für FOSS-Projekte
*Crowdfunding für Hardware bei [https://www.crowdsupply.com/ Crowdsupply].

Wo finde ich...

2024-06-13T14:41:47Z

Marie:

Oft wird während der Förderung mehr benötigt, als der Prototype Fund bieten kann. Wenn Ihr konkrete Bedürfnisse habt, wendet euch am besten direkt an uns! Das geht z.B. bei den Zwischengesprächen oder jederzeit per Mail. Vielleicht fällt uns eine passende Ressource ein oder wir können Kontakte vermitteln, die weiterhelfen können.

Auf dieser Seite listen wir Angebote und Ressourcen auf, die regelmäßig für Projekte nützlich sind.

== Wo finde ich Menschen, die helfen können? ==

=== Mehr Coachings ===

* Bei [https://www.civic-coding.de/angebote/projektberatung Civic Coding] gibt es Coachings für KI-Projekte.
* Beim [https://berlin.impacthub.net/de/sozialunternehmen/accelerator-programme/ ImpactHub Berlin] gibt es u.a. Gründungscoachings.
* Manchmal können wir zusätzliche Coachings anbieten, wenn noch Plätze frei sind. Sprecht uns an!

=== Sicherheitsexpert*innen ===

* Beim [https://www.opentech.fund/labs/security-lab/ Security Lab] vom Open Tech Fund.

=== Designer*innen ===

* Im [https://opensourcedesign.net/jobs/ Jobboard von OpenSourceDesign], wo man nach (bezahlte und ehrenamtliche) Designer*innen suchen kann.
* Beim [https://www.opentech.fund/labs/uxd-lab/ User Experience & Discovery Lab] vom Open Tech Fund.

=== Übersetzer*innen ===

* Beim [https://www.opentech.fund/labs/localization-lab/ Localization Lab] vom Open Tech Fund.

=== Kommunikationsexpert*innen ===

* Beim [https://www.opentech.fund/labs/learning-lab/ Learning Lab] vom Open Tech Fund.

== Wo finde ich Server & Infrastruktur? ==

* Bei [https://www.eclips.is/ eclips.is], wo man sich für vom Open Tech Fund finanzierten Virtual Private Servers bewerben kann.

== Wo finde ich Sichtbarkeit & Community? ==

=== Events ===

* Auf FOSS-Events, die man am einfachsten über diese Kalender und Sammlungen findet:
** [https://foss.events/ foss.events]
** [https://www.ostc.de/events.html OSTC]
* Im [https://events.ccc.de/2024/05/21/event-calendar/ CCC-Eventkalender], den man abonnieren kann
* Auf der [https://fosdem.org/ FOSDEM] in Brüssel im Februar
* Auf der [https://froscon.org/ FrOSCon] in Bonn im August
*Im Zulip-Chat informieren wir im Channel "Opportunities" regelmäßig über Veranstaltungen und Calls for Papers.

=== Locations ===

* Im lokalen Hackerspace: [https://hackerspaces.org/ Hackerspaces.org]
* Im [https://cultivation.space/ Cultivation Space] in Berlin

== Wo finde ich mehr Geld? ==

=== Bei Fiscal Hosts, die mich administrativ und bei der Suche nach Förderungen unterstützen können ===

* The [https://techcultivation.org/ Center for the Cultivation of Technology]

* An der Grenze zwischen Fiscal Host & Crowdfundingplattform:
** [https://opencollective.com/ Open Collective]
** [https://opencollective.com/europe Open Collective Europe]

=== In diesen Listen von Förderungen ===

* In diesen Listen möglicher Förderquellen für FOSS-Projekte :
** [https://github.com/ralphtheninja/open-funding Open Funding Liste]
** Die [https://erneuerbare-freiheit.de/foerderung/foerderquellen/ Liste der Stiftung Erneuerbare Freiheit]
** Die [https://nlnet.nl/foundation/network.html Liste von NLNet]
** Die [https://docs.opentech.fund/otf-application-guidebook/appendix-iv-alternative-sources-of-support Liste des Open Tech Fund]
** Die [https://www.deutsche-stiftung-engagement-und-ehrenamt.de/foerderung/aktuelle-programme/ Förderungen der DSEE]
*Im Zulip-Chat informieren wir im Channel "Opportunities" regelmäßig über neue Fördermöglichkeiten.

=== Durch Crowdfunding & ähnliche Modelle ===

* In dieser [https://www.oss.fund/categories/crowdfunding/ Crowdfunding-Liste] für FOSS-Projekte
*Crowdfunding für Hardware bei [https://www.crowdsupply.com/ Crowdsupply].

Wo finde ich...

2024-06-13T14:39:29Z

Marie:

Oft wird während der Förderung mehr benötigt, als der Prototype Fund bieten kann. Wenn Ihr konkrete Bedürfnisse habt, wendet euch am besten direkt an uns! Das geht z.B. bei den Zwischengesprächen oder jederzeit per Mail. Vielleicht fällt uns eine passende Ressource ein oder wir können Kontakte vermitteln, die weiterhelfen können.

Auf dieser Seite listen wir Angebote und Ressourcen auf, die regelmäßig für Projekte nützlich sind.

== Wo finde ich Menschen, die helfen können? ==

=== Mehr Coachings ===

* Bei [https://www.civic-coding.de/angebote/projektberatung Civic Coding] gibt es Coachings für KI-Projekte.
* Beim [https://berlin.impacthub.net/de/sozialunternehmen/accelerator-programme/ ImpactHub Berlin] gibt es u.a. Gründungscoachings.
* Manchmal können wir zusätzliche Coachings anbieten, wenn noch Plätze frei sind. Sprecht uns an!

=== Sicherheitsexpert*innen ===

* Beim [https://www.opentech.fund/labs/security-lab/ Security Lab] vom Open Tech Fund.

=== Designer*innen ===

* Im [https://opensourcedesign.net/jobs/ Jobboard von OpenSourceDesign], wo man nach (bezahlte und ehrenamtliche) Designer*innen suchen kann.
* Beim [https://www.opentech.fund/labs/uxd-lab/ User Experience & Discovery Lab] vom Open Tech Fund.

=== Übersetzer*innen ===

* Beim [https://www.opentech.fund/labs/localization-lab/ Localization Lab] vom Open Tech Fund.

=== Kommunikationsexpert*innen ===

* Beim [https://www.opentech.fund/labs/learning-lab/ Learning Lab] vom Open Tech Fund.

== Wo finde ich Server & Infrastruktur? ==

* Bei [https://www.eclips.is/ eclips.is], wo man sich für vom Open Tech Fund finanzierten Virtual Private Servers bewerben kann.

== Wo finde ich Sichtbarkeit & Community? ==

=== Events ===

* Auf FOSS-Events, die man am einfachsten über diese Kalender und Sammlungen findet:
** [https://foss.events/ foss.events]
** [https://www.ostc.de/events.html OSTC]
* Im [https://events.ccc.de/2024/05/21/event-calendar/ CCC-Eventkalender], den man abonnieren kann
* Auf der [https://fosdem.org/ FOSDEM] in Brüssel im Februar
* Auf der [https://froscon.org/ FrOSCon] in Bonn im August

=== Locations ===

* Im lokalen Hackerspace: [https://hackerspaces.org/ Hackerspaces.org]
* Im [https://cultivation.space/ Cultivation Space] in Berlin

== Wo finde ich mehr Geld? ==

=== Bei Fiscal Hosts, die mich administrativ und bei der Suche nach Förderungen unterstützen können ===

* The [https://techcultivation.org/ Center for the Cultivation of Technology]

* An der Grenze zwischen Fiscal Host & Crowdfundingplattform:
** [https://opencollective.com/ Open Collective]
** [https://opencollective.com/europe Open Collective Europe]

=== In diesen Listen von Förderungen ===

* In diesen Listen möglicher Förderquellen für FOSS-Projekte :
** [https://github.com/ralphtheninja/open-funding Open Funding Liste]
** Die [https://erneuerbare-freiheit.de/foerderung/foerderquellen/ Liste der Stiftung Erneuerbare Freiheit]
** Die [https://nlnet.nl/foundation/network.html Liste von NLNet]
** Die [https://docs.opentech.fund/otf-application-guidebook/appendix-iv-alternative-sources-of-support Liste des Open Tech Fund]
** Die [https://www.deutsche-stiftung-engagement-und-ehrenamt.de/foerderung/aktuelle-programme/ Förderungen der DSEE]

=== Durch Crowdfunding & ähnliche Modelle ===

* In dieser [https://www.oss.fund/categories/crowdfunding/ Crowdfunding-Liste] für FOSS-Projekte
*Crowdfunding für Hardware bei [https://www.crowdsupply.com/ Crowdsupply].

Wo finde ich...

2024-06-13T14:25:20Z

Marie:

Oft wird während der Förderung mehr benötigt, als der Prototype Fund bieten kann. Wenn Ihr konkrete Bedürfnisse habt, wendet euch am besten direkt an uns! Das geht z.B. bei den Zwischengesprächen oder jederzeit per Mail. Vielleicht fällt uns eine passende Ressource ein oder wir können Kontakte vermitteln, die weiterhelfen können.

Auf dieser Seite listen wir Angebote und Ressourcen auf, die regelmäßig für Projekte nützlich sind.

== Wo finde ich Menschen, die helfen können? ==

=== Mehr Coachings ===

* Bei [https://www.civic-coding.de/angebote/projektberatung Civic Coding] gibt es Coachings für KI-Projekte.
* Beim [https://berlin.impacthub.net/de/sozialunternehmen/accelerator-programme/ ImpactHub Berlin] gibt es u.a. Gründungscoachings.
* Manchmal können wir zusätzliche Coachings anbieten, wenn noch Plätze frei sind. Sprecht uns an!

=== Sicherheitsexpert*innen ===

* Beim [https://www.opentech.fund/labs/security-lab/ Security Lab] vom Open Tech Fund.

=== Designer*innen ===

* Im [https://opensourcedesign.net/jobs/ Jobboard von OpenSourceDesign], wo man nach (bezahlte und ehrenamtliche) Designer*innen suchen kann.
* Beim [https://www.opentech.fund/labs/uxd-lab/ User Experience & Discovery Lab] vom Open Tech Fund.

=== Übersetzer*innen ===

* Beim [https://www.opentech.fund/labs/localization-lab/ Localization Lab] vom Open Tech Fund.

=== Kommunikationsexpert*innen ===

* Beim [https://www.opentech.fund/labs/learning-lab/ Learning Lab] vom Open Tech Fund.

== Wo finde ich Server & Infrastruktur? ==

* Bei [https://www.eclips.is/ eclips.is], wo man sich für vom Open Tech Fund finanzierten Virtual Private Servers bewerben kann.

== Wo finde ich Sichtbarkeit & Community? ==

=== Events ===

* Auf FOSS-Events, die man am einfachsten über diese Kalender und Sammlungen findet:
** [https://foss.events/ foss.events]
** [https://www.ostc.de/events.html OSTC]
* Im [https://events.ccc.de/2024/05/21/event-calendar/ CCC-Eventkalender], den man abonnieren kann
* Auf der [https://fosdem.org/ FOSDEM] in Brüssel im Februar
* Auf der [https://froscon.org/ FrOSCon] in Bonn im August

=== Locations ===

* Im lokalen Hackerspace: [https://hackerspaces.org/ Hackerspaces.org]
* Im [https://cultivation.space/ Cultivation Space] in Berlin

== Wo finde ich mehr Geld? ==

=== Bei Fiscal Hosts, die mich administrativ und bei der Suche nach Förderungen unterstützen können ===

* The [https://techcultivation.org/ Center for the Cultivation of Technology]

* An der Grenze zwischen Fiscal Host & Crowdfundingplattform:
** [https://opencollective.com/ Open Collective]
** [https://opencollective.com/europe Open Collective Europe]

=== In diesen Listen von Förderungen ===

* In diesen Listen möglicher Förderquellen für FOSS-Projekte :
** [https://github.com/ralphtheninja/open-funding Open Funding Liste]
** Die [https://erneuerbare-freiheit.de/foerderung/foerderquellen/ Liste der Stiftung Erneuerbare Freiheit]
** Die [https://nlnet.nl/foundation/network.html Liste von NLNet]
** Die [https://docs.opentech.fund/otf-application-guidebook/appendix-iv-alternative-sources-of-support Liste des Open Tech Fund]
** Die [https://www.deutsche-stiftung-engagement-und-ehrenamt.de/foerderung/aktuelle-programme/ Förderungen der DSEE]

=== Durch Crowdfunding & ähnliche Modelle ===

* Crowdfunding für Hardware bei [https://www.crowdsupply.com/ Crowdsupply].

Wo finde ich...

2024-06-13T13:43:31Z

Marie: first draft

Main Page

2024-06-03T14:08:22Z

Marie: /* Dokumente pro Runde */

''(English below)''

'''Liebe Prototypler*innen!'''

Willkommen im Prototype-Fund-Wiki! '''Hier sammeln wir alle Infos rund um die Förderung sowie Admin-Tipps für euch.'''

Natürlich wünschen wir uns auch, dass ihr '''mitmacht''': Habt ihr eine besonders gute oder schlechte Erfahrung mit einer Bank gemacht? Ist eine bestimmte Argumentation beim Finanzamt gut angekommen? Möchtet ihr eure Lieblingssteuerberater*in empfehlen? Teilt die Infos bitte hier (oder schickt sie uns per Mail oder Zulip), so können die nächsten Förderrunden auf euren Erfahrungen aufbauen (Accounts bekommt ihr von Marie-Lena). '''Together we are stronger!'''

== Wichtige Links & Infos für die Förderzeit ==

=== Die wichtigsten Links für die Förderzeit ===

* Die [https://talk.prototypefund.de/ Chatplatform], wo ihr euch untereinander austauschen könnt.
* [https://foerderportal.bund.de/profionline Profi-Online] für die Zahlungsanforderungen.
*Die Slides und andere Dokumente befinden sich im Nextcloud-Ordner. Den Link habt ihr per Mail von der Projektbetreuung bekommen.

=== Kontakt ===

* Während der Förderzeit sind Marie und Marie-Lena für euch da. Am Besten schreibt ihr direkt '''projektbetreuung@prototypefund.de''' an - dort lesen wir beide mit.

=== Code of Conduct ===

* Der [[Code of Conduct]] gilt für die Förderzeit, unsere Veranstaltungen und generell für den Umgang innerhalb der Prototype Fund Community. Wir bitten euch alle, die Seite vor der Förderzeit zu lesen.
*Außerdem haben wir eine [[Meeting-Etikette]] für alle digitalen Meetings während der Förderzeit. Bitte lest euch diese Seite ebenfalls durch.

== Kategorien ==

=== Seiten, die ihr die ganze Zeit braucht ===

* [[Checkliste|Prototype-Fund-Checkliste]]
* [[Lexikon]]
*[[Der Prototype Fund|Die Förderstruktur Prototype Fund im Überblick]]
*Infos über die [[Infrastruktur]], die wir zur Verfügung stellen

=== Vor dem Antragsworkshop ===
*[[Antragsworkshop]]
*[[DLR FAQ|DLR-PT FAQ]]
* [[Banken]]
*[[Selbständigkeit & GbRs]]

=== Während der Förderzeit ===

* Infos zum [[Onboarding]]

*
*Infos zum [[Zuwendungsbescheid]]
*[[Zahlungsanforderungen]]
*[[Steuern]]
*[[Coachings]] - und hier unser Coaching-Partner [[Superbloom]]
*[[Tools|Tools und Ressourcen]] für eure Projekte
*[[Tipps von geförderten Projekten|Tipps für euch aus den vorherigen Runden]]
*Infos zum [[Offboarding]]
*[[Schlussbericht]]

=== Sonstiges ===

* [[Reisekosten|Reisekosten abrechnen]]
*[[Über den PTF sprechen]]

*

== Dokumente pro Runde ==

=== Runde 15 ===

* [https://cloud.okfn.de/apps/calendar/p/Byz5yErP4jk435g2 Kalender für die Runde 15]
*Die Betreuer*innen vom DLR-PT für die Runde 15 findet ihr [[DLR-Ansprechpartner*innen R15|hier]].

=== Runde 16 ===

* [https://cloud.okfn.de/apps/calendar/p/ofA2FZBPPF5Lk5xW Kalender für die Runde 16]
* Die Betreuer*innen vom DLR-PT für die Runde 16 findet ihr [[DLR-Ansprechpartner*innen R16|hier]].

== In English ==
'''Dear Prototypers!'''

Welcome to the Prototype-Fund-Wiki! '''Here we collect all information about the funding as well as admin tips for you.'''

Of course we also hope that you '''participate''': Have you had a particularly good or bad experience with a bank? Has a particular argumentation gone down well with the tax office? Would you like to recommend your favorite tax advisor? Please share the information here (or send it to us via mail or zulip), so that the next funding rounds can build on your experiences (you can get an account from Marie-Lena). '''Together we are stronger!'''

== Important links and infos for your funding time ==

=== Essential links for the funding time ===

* The [https://talk.prototypefund.de/ chat platform] where you can exchange with each other.
* The [https://cloud.okfn.de/s/egbjECrtdjLTYqM Nextcloud folder] where we upload slides and documents.
* [https://foerderportal.bund.de/profionline Profi-Online] for the payment requests.

=== Contact ===

* Marie and Marie-Lena are here to help you during and around your funding time. Please contact us at '''projektbetreuung@prototypefund.de''' to ensure we both get your emails.

=== Code of Conduct ===

* The [[Code of Conduct]] is applicable to the funding period, our events and interactions within the Prototype Fund community in general. We ask that you all read the page before the funding time.
*We also have a [[Meeting-Etikette|meeting etiquette]] for all digital meetings during the funding period. Please read this page as well.

== Categories ==

=== Useful documents ===

* [[Checkliste|Prototype Fund checklist]]
* [[Lexikon|Dictionary]]
*[[Der Prototype Fund|An overview of the structure of Prototype Fund]]
*Info about the [[Infrastruktur|infrastructure]] we provide

=== Before the application workshop (Antragsworkshop) ===
*[[Antragsworkshop|Documents for the workshop]]
*[[DLR FAQ|FAQ from DLR-PT]]
* [[Banken|Banks]]
*[[Selbständigkeit & GbRs|Freelancing and GbRs]]

=== Während der Förderzeit ===
*
*Information about the [[Zuwendungsbescheid|Zuwendungsbescheid (funding notice)]]
*Information about [[onboarding]]
*[[Zahlungsanforderungen|Payment requests]]
*[[Steuern|Taxes]]
*[[Coachings|Coaching]] - and here our coaching partner [[Superbloom]]
*[[Tools|Tools and resources]] for your projects
*[[Tipps von geförderten Projekten|Tips from previous funding rounds]]
*Information about [[offboarding]]
*[[Schlussbericht|Final report]]

=== AOB ===

* [[Reisekosten|Travel expenses]]
*[[Über den PTF sprechen|Talking about Prototype Fund]]

*

== Rounds ==

=== Round 15 ===
* [https://cloud.okfn.de/apps/calendar/p/Byz5yErP4jk435g2 Calendar for Round 15]
*[[DLR-Ansprechpartner*innen R15|Here]] you can find your contact persons at DLR-PT.

=== Round 16 ===

* [https://cloud.okfn.de/apps/calendar/p/ofA2FZBPPF5Lk5xW Calendar for Round 16]
* [[DLR-Ansprechpartner*innen R16|Here]] you can find your contact persons at DLR-PT.

== Gefördert von ==
[[File:Bmbf DSEE logos.png|center|frameless|700x700px]]
*