Prototype Fund - User contributions [en]

Coachings in der Second Stage

2026-10-15T13:08:48Z

Marie-Lena: updated info on coaching partners

''(English version below)''

Während der [https://wiki.prototypefund.de/Second_Stage Second Stage] liegt der Fokus nicht mehr auf der technischen Arbeit. Explizites Ziel der Second-Stage-Förderung ist es, mehr Projekte nachhaltig in die Nutzung zu bringen. Deswegen geht es in der Second Stage mehr um die Verbreitung und Verbesserung der Nutzbarkeit oder die finanzielle Absicherung des Projektes und weniger um die technische Weiterentwicklung der Software.

=== Das Wichtigste auf einen Blick: ===

* '''In der Second Stage sind die Coachings verpflichtend''' und müssen im Zeitraum Dezember bis März genommen werden.
* Neben Superbloom gibt es weitere Coachingpartner*innen mit unterschiedlichen Themenschwerpunkten, etwa Gründung oder Security.
* Für jedes Projekt sind zwei Coaching-Einheiten zu zwei unterschiedlichen Themen vorgesehen.
* Je nach Coachingpartner*in umfasst eine Coaching-Einheit in der Regel 3-4 Stunden direktes Coaching. Das heißt, dass ihr voraussichtlich 6-8 Stunden Coaching bei zwei Coachingpartner*innen nehmen werdet.
* Ihr könnt gemeinsam mit dem*der Coachingpartner*in entscheiden, ob ihr die Stunden als Block buchen oder auf mehrere Termine aufteilen möchtet.
* Die Themen bzw. Coachingpartner*innen werden, sofern keine Auflagen vorliegen, gemeinsam mit der Projektbetreuung festgelegt.
* Die Plätze für die Coachings sind pro Coachingpartner*in begrenzt. Wir fragen nach Zusage der Second Stage eure Wünsche ab, die finale Entscheidung über die Zuteilung der Coachings liegt aber bei der Projektbetreuung.
* Nach erfolgter Zuteilung der Coachings vermittelt die Projektbetreuung den Kontakt zu den Coachingpartner*innen.
Falls ihr ein Coaching absagen müsst, zum Beispiel weil ihr krank geworden seid, denkt bitte daran, frühestmöglich abzusagen. Die Coaches haben sich extra Zeit für euch genommen und eine rechtzeitige Absage zeigt euren respektvollen Umgang mit der Zeit von anderen.

=== Zuteilung der Coachings in der Second Stage ===
Der Prozess für die Zuteilung der Coachings ist folgender:

* Überlegt euch, welche Coachings für eure Pläne in der Second Stage sinnvoll sind. Grundlage für eure Überlegungen sollte eure Bewerbung für die Second Stage sein. Beachtet dabei, dass für jedes Projekt Coachings zu zwei verschiedenen Themen vorgesehen sind.
* Schickt uns '''mindestens drei Vorschläge für Coachingthemen mit jeweils einer kurzen''' '''Begründung''', mit welcher*m Partner*in ihr sie bearbeiten wollt und warum diese Themen für euch sinnvoll sind. 1-2 Sätze pro Thema reichen dabei völlig. Wenn wir nichts von euch hören, gehen wir davon aus, dass ihr auf unsere Einschätzung vertraut.
* Damit sich die Coaches gut auf euch und eure Projekte vorbereiten können, möchten wir ihnen Informationen zu euren Plänen für die Second Stage weiterleiten. Wir bitten euch daher im Vorfeld um Rückmeldung, ob ihr der Weiterleitung eurer Second-Stage-Bewerbung an die für euch ausgesuchten Coaches zustimmt. Möchtet ihr das nicht, sendet uns bitte einen alternativen Text zu, der eure Planung für die Second Stage beinhaltet und den wir stattdessen weiterleiten können.
* Da wir ein begrenztes Kontingent an Coaching-Einheiten bei unseren Partner*innen haben, liegt die finale Entscheidung über die Zuteilung der Coachings bei der Projektbetreuung. Diese treffen wir auf Grundlage eurer Second-Stage-Bewerbung und dem Feedback der Jury, unserer Erfahrung in der Projektbetreuung, der Verfügbarkeit der Coaching-Einheiten und natürlich euren Wünschen.
* Wir melden uns nach Ablauf der Deadline bei euch, um euch über unsere Entscheidung zu informieren und den Kontakt zu euren Coaches zu vermitteln.

Die Deadlines für eure Rückmeldungen kommunizieren wir euch im Vorfeld per Mail. Außerdem findet ihr sie natürlich auch im Kalender für euren Jahrgang.

=== Coachingpartner*innen für die Second Stage ===
'''Wichtig:''' Auch wenn einige der Coaching-Partner*innen Audits in ihrem Portfolio anbieten, können keine Audits über die Second Stage abgerechnet werden.

==== Gründungscoachings ====
Mehr Infos folgen bald.

==== Free Software Foundation Europe (FSFE) ====
[https://fsfe.org/ Die FSFE] klärt über rechtliche Fragen auf und unterstützt Entwickler*innen, Unternehmen und politische Einrichtungen dabei, Freie Software in einer Weise zu entwickeln, zu nutzen und wiederzuverwenden, die mit den bestehenden rechtlichen Rahmenbedingungen vereinbar ist. Ihr kennt sie bereits vom Lizenz- und Markenrechtsseminar.<blockquote>''Themen:''
* Lizenzierung von Software und Lizenzkompabilität,
* Rechtliche Fragen rund um KI-generierten Code,
* Autorschaft, Eigentum und Copyright bei Software,
* Markenrecht für FOSS-Projekte,
* Best Practices für transparente Lizenzierung und Markenrecht im Repository.
''Sprache:'' Englisch

''Ort:'' Online oder nach Absprache in Berlin

''Umfang:'' 3 bis maximal 5h direktes Coaching (je nach Wissensstand und Bedürfnis)</blockquote>

==== Iris Wellmann ====
[https://iris-wellmann.de/ Iris Wellmann] ist Organisationsberaterin und Coachin mit 15 Jahren Berufserfahrung im Nonprofit-Sektor. Ihr Schwerpunkt liegt auf Organisationsentwicklung, Teamentwicklung und agilem Arbeiten. Sie begleitet Einzelpersonen, Teams und gesamte Organisationen in Form von Einzel- und Teamcoachings, Supervision und Prozessbegleitung. <blockquote>''Themen:''
* Strategie und Organisationsentwicklung,
* Agiles Arbeiten und digitales Zusammenarbeiten,
* Teamentwicklung,
* Führung im Nonprofit-Kontext.
''Sprache:'' Deutsch/Englisch

''Ort:'' Online oder in Berlin

''Umfang:'' 0,5h Auftragsklärung, 4h direktes Coaching</blockquote>

==== Least Authority ====
[https://leastauthority.com/ Least Authority] sind eure Ansprechpersonen für Security Coachings. Sie haben sich dem Aufbau und der Unterstützung nutzer*innenfreundlicher Technologielösungen und ethischer Geschäftspraktiken verschrieben und fördern digitale Sicherheit und die Wahrung der Privatsphäre als grundlegendes Menschenrecht.<blockquote>''Themen:''

* Anleitungen und Feedback zum Thema „Security-by-Design“,
* Projektstrategiebesprechungen zu Sicherheit und Risikomanagement,
* Analyse von Designs, kleinen Codeabschnitten und Dokumentation mit Blick auf mögliche Sicherheitslücken,
* Industry Best Practices und Standardisierungsfragen und -dokumentation.

''Sprache:'' Deutsch/Englisch
''Ort:'' Online

''Umfang:'' 1h Review (asynchron), 1h Diskussion und Feedback im direkten Coaching, außerdem eine schriftliche Zusammenfassung</blockquote>

==== Superbloom ====
Auch [https://wiki.prototypefund.de/Superbloom Superbloom] bleibt euch als Coaching-Partner*in in der Second Stage erhalten. Hier könnt ihr Coachings zu einer Vielzahl von Themen buchen, die für eure Second Stage relevant sein können, wie etwa Community Building, Design, Projektmanagement, Kommunikation, Fundraising uvm..<blockquote>''Themen:'' Alle Themen findet ihr [https://wiki.prototypefund.de/Superbloom#Topics_%F0%9F%8E%AF auf der Wiki-Seite von Superbloom]

''Sprache:'' Deutsch/Englisch/je nach Coach*in auch weitere Sprachen

''Ort:'' Online (je nach Coach*in ggf. auch in Berlin oder anderen Orten möglich)

''Umfang:'' 4h direktes Coaching</blockquote>

= In English =
During the [https://wiki.prototypefund.de/Second_Stage Second Stage], the focus is no longer on the technical work. The explicit aim of this funding is to bring more projects into sustainable use. The Second Stage is therefore more about the distribution and improved usability or the financial security of the project and less about the technical development of the software.

=== The key facts: ===

* '''In the Second Stage, coaching sessions are mandatory''' and must be completed between December and March.
* In addition to Superbloom, there are other coaching partners specializing in various topics, such as startup funding or security.
* Two coaching sessions on two different topics are scheduled for each project.
* The length of a coaching session varies depending on the coaching partner, but generally consists of 3–4 hours of direct coaching. This means you’ll receive an estimated 6-8 hours of coaching from two partners.
* You can decide together with your coaching partner whether you’d like to book the hours as a block or spread them out over multiple meetings.
* Unless otherwise specified, the topics and coaching partners will be determined in consultation with the program managers.
* The number of spots for the coaching sessions is limited for each coaching partner. Once you have been accepted into the Second Stage, we will ask you for your preferences. However, the final decision on the allocation of coaching sessions rests with the program managers.
* After you’ve been assigned your coaching partners and topics, the program management will connect you with them.
If you need to cancel a coaching session—for example, because you’ve fallen ill—please make sure to cancel as early as possible. The coaches have set aside time especially for you, and canceling in a timely manner will show your respect for their time.

=== Coaching assignments for the Second Stage ===
The process for assigning coaching sessions is as follows:

* Think about which coaching topics and partners would be helpful for your plans in the Second Stage. Your application for the Second Stage should be the basis for your decisions. Keep in mind that coaching sessions on two different topics are planned for each project.
* Send us '''at least three suggestions for coaching topics, each with a brief explanation''' of which partner you’d like to work with on the topic and why it would be useful for you. One or two sentences per topic are enough. If we don’t hear from you, we’ll assume that you trust our judgement.
* To help the coaches prepare well for you and your projects, we’d like to share information about your plans for the Second Stage with them. We therefore ask you in advance to let us know if you consent to us forwarding your Second Stage application to the coaches selected for you. If you do not consent, please send us an alternative document describing your plans for the Second Stage, which we can forward instead.
* Since we have a limited number of coaching sessions available with our partners, the final decision regarding the allocation of coaching topics and partners rests with the program management. We make this decision based on your Second Stage application and the jury’s feedback, our experience in supporting projects, the availability of coaching sessions, and, of course, your preferences.
* We’ll get back to you after the deadline to share our decision and connect you with your coaches.

We’ll notify you of the deadlines for your input in advance via email. You’ll also find them in the calendar for your class.

=== Coaching partners in the Second Stage ===
'''Important''': Even though some of the coaching partners offer audits in their portfolio, audits are not covered in the Second Stage funding.

==== Coaching for setting up a company/other entity ====
More info soon.

==== Free Software Foundation Europe (FSFE) ====
[https://fsfe.org/index.en.html The FSFE] informs about legal issues and supports developers, companies, and political institutions in developing, using, and reusing Free Software in a way that is compatible with the existing legal framework. You’re already familiar with them from the seminar on licensing and trademark law.<blockquote>''Topics:''
* Software licensing and license compatibility,
* Legal issues surrounding AI-generated code,
* Authorship, ownership, and copyright in software,
* Trademark law for FOSS projects, and
* Best practices for transparent licensing and trademark law in the repository.
''Language:'' English

''Location:'' Online or, by arrangement, in Berlin

''What's included:'' 3 to 5 hours of 1:1 coaching, depending on your current level of knowledge

</blockquote>

==== Iris Wellmann ====
[https://iris-wellmann.de/ Iris Wellmann] is an organizational consultant and coach with 15 years of professional experience in the nonprofit sector. Her work focuses on organizational development, team development, and agile work. She supports individuals, teams, and entire organizations through individual and team coaching, supervision, and process facilitation.<blockquote>''Topics:''
* Strategy and organizational development,
* Agile work and digital collaboration,
* Team development,
* Leadership in the nonprofit sector.
''Language:'' German/English

''Location:'' Online or in Berlin

''What's included:'' 0.5 hours to clarify the brief, 4 hours of 1:1 coaching</blockquote>

==== Least Authority ====
[https://leastauthority.com/ Least Authority] are the experts to talk to for security coaching. They are dedicated to building and supporting user-friendly technology solutions and ethical business practices, and they promote digital security and the protection of privacy as a fundamental human right.<blockquote>''Topics:''
* Security-by-design instruction and feedback,
* Project strategy meetings regarding security risk management,
* Analysis of design, small amounts of code and documentation for security issues, and
* Industry best practices and standardization discussions and documentation.
''Language:'' German/English

''Location:'' Online

''What's included:'' 1 hour review (asynchronous), 1 hour of discussion and feedback during a 1:1 coaching session, and a written summary</blockquote>

==== Superbloom ====
[https://wiki.prototypefund.de/Superbloom Superbloom] remains as your coaching partner during the Second Stage. They offer coaching sessions on a wide range of topics relevant to your Second Stage, such as community, design, project management, communication, fundraising, and much more.<blockquote>''Topics:'' You can find all topics [https://wiki.prototypefund.de/Superbloom on Superbloom’s wiki page]

''Language:'' German/English/other languages depending on the coach

''Location:'' Online (depending on the coach, sessions may also be possible in Berlin or other locations)

''What's included:'' 4 hours of 1:1 coaching</blockquote>

Steuern

2026-10-13T13:44:01Z

Marie-Lena: /* Berlin Friedrichshain-Kreuzberg */

''(English version below)''

'''<mark><big>Achtung: Wir dürfen euch nicht zu euren Steuern beraten - das dürfen nur Steuerberater*innen. Hier haben wir Erfahrungen aus vergangenen Runden und Zitate gesammelt, die eventuell für euch hilfreich sein können. Lasst euch aber bitte trotzdem bei euren Steuern professionell beraten.</big></mark>'''

== Steuerpflicht ==
'''tl;dr:''' Die Förderung durch den Prototype Fund gilt als [https://www.haufe.de/id/kommentar/zuwendungen-aus-oeffentlichen-kassen-zur-projektfoerderung-HI1580562.html “echter Zuschuss”], weswegen '''keine Umsatzsteuer''' anfallen sollte. Die Erfahrungswerte der Projekte besagen allerdings, dass zwar keine Umsatzsteuer, aber '''in aller Regel Einkommensteuer fällig wird''' (die Steuerarten werden unten näher beschrieben). Da die Auszahlung der Förderung quartalsweise erfolgt, kann es sein, dass sie in zwei verschiedenen Steuererklärungen über zwei Jahre angegeben werden muss.

'''Wichtig für Teams:''' Ihr müsst eine eigene Steuererklärung für die GbR abgeben, die den Gewinn / Verlust jedes GbR-Mitglieds ausweist. Bei eurer persönlichen Einkommensteuer wird nur das Endergebnis addiert.

Manche Projekte waren in der Vergangenheit damit erfolgreich, von der Einkommenssteuer befreit zu werden. '''Generell raten wir euch Zahlungen für die Einkommensteuer einzukalkulieren''', da es keine klare Rechtsgrundlage für eine Steuerbefreiung gibt und die Erfahrungen der Geförderten sehr unterschiedlich sind. Falls ihr euch entscheidet für eine Befreiung der Einkommenssteuer zu argumentieren, raten wir euch, das Geld für die Steuerzahlungen zurücklegen, bis die finale Bestätigung für die Steuerbefreiung seitens des Finanzamtes vorliegt. Eine '''Möglichkeit, um eine etwaige Einkommensteuerfreiheit festzustellen''' ist folgender:

Man gibt fristgerecht seine Steuererklärung (Erläuterung siehe unten) für das entsprechende Jahr der Förderung ab, erfasst die Förderung allerdings nicht als Summe, sondern legt ein Schreiben im folgenden Stil bei:
Im Jahr x hatte ich zusätzliche Einnahmen, die nicht in der abgegebenen Steuererklärung (Anlage 1) enthalten sind, da sie meiner Einschätzung nach laut §3 Einkommensteuergesetzsteuerfrei sind. Ich möchte Ihnen dies hiermit mitteilen und bitte Sie, die Steuerfreiheit zu überprüfen und diesbezüglich eine Bewertung vorzunehmen.

Es handelt sich um die folgenden Einnahmen:
1.Zuwendung des Bundesministeriums für Bildung und Forschung für das Forschungs-und Entwicklungsprojekt „x“ unter dem Förderkennzeichen x im Rahmen des Förderprogramms „Software Sprint“ in Höhe von x Euro.

Meiner Einschätzung nach sind die Einnahmen aus 1. nach §3 Nr. 11 Einkommensteuergesetz steuerfrei. Zur Prüfung habe ich Ihnen relevante Dokumente als Anlagen beigefügt, zu denen ich im folgenden noch ein paar Erläuterungen habe.

Ihnen liegt der Zuwendungsbescheid (Anlage 2) vor, aus dem auf Seite 2 die Höhe der erhaltenen Zuwendung hervorgeht, sowie dass die Nebenbestimmungen „NKBF 2017“ Teil des Zuwendungsbescheids sind. Diese Nebenbestimmungen liegen ebenfalls bei (Anlage 3). Dort ist zu entnehmen, dass mir als Zuwendungsempfänger die Ergebnisse des Forschungsprojekts gehören (Punkt 3.1 auf Seite 11) und dass mir das Recht auf ausschließliche Nutzung eingeräumt wird (Punkt 3.2 auf Seite 11). Dies scheint mir insofern relevant, als dass in §3 Nr. 11 steht, dass „Voraussetzung für die Steuerfreiheit ist, dass der Empfänger mit den Bezügen nicht zu einer bestimmten wissenschaftlichen oder künstlerischen Gegenleistung oder zu einer bestimmten Arbeitnehmertätigkeit verpflichtet wird.“. Da die Forschungsergebnisse mir gehören, gibt es in diesem Sinne keine Gegenleistung, die von mir an das Bundesministerium oder den Projektträger erbracht wurde. Weiterhin liegt die Antwort des Bundesministeriums (Anlage 4) auf meinen Verwendungsnachweis bei, aus dem die Gesamtkosten des Vorhabens sowie der vom Bund getragene Anteil hervorgehen.
Teilweise haben Geförderte auch positive Erfahrungen damit gemacht, gegen eine erste Feststellung der Einkommenssteuerpflicht Widerspruch einzulegen. Beispiele für erfolgreiche Anschreiben und Widersprüche befinden sich [[Steuern#Beispiele für Anschreiben|weiter unten]]. Dort haben wir auch die [[Steuern#Steuertipps|unterschiedlichen Erfahrungen je nach Finanzamt]] gesammelt. Außerdem gibt es einen Channel auf Zulip, in dem ihr euch mit aktuellen und ehemaligen Geförderten rund um das Thema Finanzamt und Steuern austauschen könnt.

'''Steuerpflicht mit Wohnsitz außerhalb Deutschlands:''' Für den Austausch untereinander empfehlen wir euch die Vernetzungstabelle. Dort findet ihr neben vielen anderen Informationen auch den Wohnsitz von allen, die der Vernetzung zugestimmt haben. Vielleicht gibt es Geförderte in eurem Jahrgang, die im selben Land steuerpflichtig sind, wie ihr. Hier lohnt sich din direkte Kontaktaufnahme, da Regelungen und Fristen von Land zu Land unterschiedlich sind. Nutzt die Möglichkeit des Austauschs und unterstützt euch gegenseitig.

Bitte habt Verständnis, dass wir euch in Steuerfragen nicht weiter unterstützen können und dürfen. Wir raten euch ausdrücklich dazu, eine*n Steuerberater*in zu beauftragen, der*die euch persönlich beraten können.

Einige Projekte haben auch gute Erfahrungen damit gemacht, ihr zuständiges Finanzamt proaktiv mit ihren Fragen zu kontaktieren (z.B. zur möglichen Steuerfreiheit). Sie können (je nach Standort) sehr hilfreich sein.

=== Umsatzsteuer ===
Die Umsatzsteuer betrifft (fast) alle Unternehmen. Für die Förderung durch den Prototype Fund sollte als "echter Zuschuss" keine Umsatzsteuer anfallen. Als umsatzsteuerpflichtige Unternehmer*innen müsst ihr in den ersten zwei Jahren eurer Selbstständigkeit monatlich eine Umsatzsteuervoranmeldung abgeben. Diese wird bei euch im Regelfall eine sogenannte „Null-Meldung“ sein.

=== Gewerbesteuer ===
Die Gewerbesteuer ist eine Unternehmenssteuer – in dem Augenblick, in dem ihr euch selbstständig macht, werdet ihr auch zu einem Unternehmen. Nur vom Finanzamt anerkannte Freiberufler*innen sind von der Gewerbesteuer befreit. Im Regelfall wird das Finanzamt den Status der Freiberuflichkeit verwehren. Wenn ihr Gewerbesteuer zahlt, wird diese mit der Einkommensteuer verrechnet, so dass ihr am Ende fast den gleichen Betrag wie Freiberufler*innen zahlt (falls der “Steuerhack” nicht greift).

=== Einkommensteuer ===
Die Einkommensteuer hat mit dem Unternehmen nur mittelbar zu tun. Der Gewinn, den ihr mit eurem Unternehmen (oder eurem GbR-Anteil) erwirtschaftet, ist in der Regel als Teil eures Einkommens einkommensteuerpflichtig. (Angestellte zahlen die Lohnsteuer, die eine Vorauszahlung auf die Einkommensteuer darstellt). Wie bei der persönlichen Steuererklärung ist es auch bei der Einkommenssteuererklärung möglich, auf verschiedenen Wegen die Steuerlast zu senken. Ein*e Steuerberater*in kann euch dabei beraten, was davon in eurem Fall sinnvoll ist.

=== Das Finanzamt will viel wissen ===
Nachdem ihr das Gewerbe angemeldet habt, wird sich das Finanzamt bei euch melden und darum bitten, den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung auszufüllen. Ihr könnt abwarten, bis das Finanzamt sich meldet oder den Bogen auch proaktiv ausfüllen. Ihr findet eine am Rechner ausführbare Vorlage im Formularcenter des Bundesfinanzministeriums. Damit ihr von den 8 Seiten nicht erschlagen werdet, hier einige [https://www.formulare-bfinv.de/ffw/action/invoke.do?id=034250 Ausfüllhinweise]:

* Seite 1-3: Hier macht ihr Angaben über euch als Unternehmer*in und über die geplante Tätigkeit. Bei einer GbR muss jede*r Teilhaber*in diesen Bogen ausfüllen.
* Seite 3-5: Hier möchte das Finanzamt alles über das neue Unternehmen wissen und möchte auch wissen, ob ihr in den letzten 5 Jahren schon einmal selbstständig wart.
* Seite 5: Hier müsst ihr die voraussichtliche Höhe eurer Einkünfte eintragen. Die Einkünfte als IT-Unternehmer*in gehören in Zeile 112. Schaut, ob ihr noch andere Einkünfte habt. Bei der Gewinnermittlungsart solltet ihr die Einnahmenüberschussrechnung wählen.
* Seite 6-7: Gebt hier die Höhe der Umsätze an – da gehört die Förderung des Prototype Fund mit hinein, auch wenn diese umsatzsteuerfrei ist. Wenn weniger als € 17.500,00 umgesetzt werden, solltet ihr von der Kleinunternehmerregelung Gebrauch machen.
*Seite 7: Im Falle einer GbR tragt diese hier ein.
* Seite 8: Wenn ihr schon ein Firmenkonto habt, kann hier direkt das SEPA-Mandat mitgesendet werden und eine entsprechendes Notiz hier vermerkt werden. Bei einer GbR sendet eine Kopie des Gesellschaftsvertrags mit und kreuzt das Feld an.

=== Keine Steuernummer? ===
In einigen wenigen Fällen hat das Finanzamt die Vergabe von Steuernummern für Prototype-Fund-Projekte abgelehnt, da die Teams nicht unternehmerisch tätig seien. Dazu haben wir zurzeit leider nur wenige Infos, Teams berichten:
- Ich glaube, das hat die steuerliche Situation sogar vereinfacht. Wir haben die Förderung dann vom GbR-Konto jeweils anteilig an uns überwiesen und als steuerfreie Einnahmen bei unserer Steuererklärung angegeben. Das ging problemlos durch (in Hamburg, Karlsruhe und Lörrach). Ist mittlerweile auch von einer Steuerberaterin abgesegnet, auch wenn die natürlich im ersten Anlauf davon irritiert war. (...) Wie man natürlich ohne Steuernummer ein Geschäftskonto bekommt, kann je nach Bank ein interessantes Thema sein. Bei uns hat geholfen, dass wir für einen kurzen Zeitraum eine Steuernummer hatten und ich die angeben konnte.

- Danke, dass du eure Erfahrungen teilst. Bankkonto war kein Problem, wir konnten die Steuer-IDs des Teams eintragen. Dass die ganze GbR steuerlich nicht relevant ist, wurde mir telefonisch vom Finanzamt auch bestätigt. Problem ist jetzt aber, dass das BMBF eine Steuernummer verlangt, weil der Prozess das so vorsieht und auch nicht geändert werden soll. Habt ihr dafür die später deaktivierte Nummer eingereicht, oder wie lief das bei euch ab?

- Daran erinnere ich mich nicht mehr so genau, im Zweifelsfall haben wir genau das gemacht… 🙂

== Steuertipps ==

=== Steuertipps & Erfahrungen pro Stadt/Finanzamt ===

==== Augsburg ====
Wir haben beim Finanzamt Augsburg auch die Empfehlungen/Hinweise befolgt, aber leider ist es hier scheinbar nicht steuerfrei. Begründet wird das damit, dass die Gelder für Lebenserhaltung an die Entwickler*innen geflossen sind und das dann keine Ausübung von wissenschaftlichen Tätigkeiten ist.

==== Berlin Neukölln ====
Hallo allerseits, bei mir hat es funktioniert: das Finanzamt Neukölln hat in meinem Fall befunden, dass die Förderung vom Prototype-Fund nicht als Einkommen zählt. Ich zahle also keine Einkommensteuer darauf.

Das lief so: ich habe meine Steuererklärung gemacht (im Juli 2019 für das Jahr 2018) und die Förderung nirgendwo eingetragen. Das ganze per Elster abgeschickt. Zusätzlich hab ich die Steuererklärung ausgedruckt und mit einem ausführlichen [https://cloud.okfn.de/s/b49Hmigrj5ALcPY Anschreiben] ans Finanzamt Neukölln geschickt. Es kam Mitte November ein Steuerbescheid ohne jegliche Reaktion auf mein Schreiben.

Dann habe ich noch einige Zeit vergehen lassen und auf eine Reaktion des Finanzamts gewartet. Vor einigen Tagen dachte ich mir es wäre inzwischen genug Zeit vergangen und hab dort mal angerufen. Die freundliche Mitarbeiterin teilte mir dann mit, dass das alles so akzeptiert wurde, wie ich es geschrieben hätte. Mich darüber zu informieren hätte sie nicht für nötig gehalten, da ich ja den Steuerbescheid erhalten hätte. Sei alles so in den Akten vermerkt.

==== Berlin Friedrichshain-Kreuzberg ====
Wir haben für audapolis gestern vom Finanzamt Friedrichshain-Kreuzberg den Brief bekommen, dass die Zuwendungen aus dem PTF gem. § 3 Nr. 11 Einkommensteuergesetz '''ertragsteuerlich steuerfrei''' und umsatzsteuerlich '''nicht steuerbare „echte Zuschüsse".''' sind. Wir hatten eine minimal abgewandelte Form von [[Steuern#Beispiel 3|dem]] Schreiben verwendet.

Unsere GbR-Steuererklärung 2024/25 ist mit Nullbesteuerung beim FA Berlin Friedrichshain-Kreuzberg durchgegangen. Wir hatten ein Steuerbüro eingeschaltet, das erfolgreich folgende Begründung durchbekommen hat:

Meine Mandantin erhielt im Jahr 20xx eine Zuwendung des Bundesministeriums für Bildung und Forschung aus dem Bundeshaushalt (Einzelplan 30, Kapitel 04, Titel 68321). Die Förderung erfolgte für das Forschungs- und Entwicklungsvorhaben "Software Sprint - Einzelvorhaben: [vollständiger Projekttitel]".

Bei der Zuwendung handelt es sich um Bezüge aus öffentlichen Mitteln i.S.d. §3 Nr. 11 EStG. Die Mittel wurden zur Förderung von Forschung und Entwicklung (siehe das bewilligte Projekt) und damit zur unmittelbaren Förderung wissenschaftlicher Zwecke bewilligt.

Der Zuwendungsbescheid nimmt Bezug auf die Nebenbestimmungen "NKBF 2017". Danach verbleiben die Ergebnisse des Forschungsprojekts bei der Zuwendungsempfängerin (Ziff. 3.1), und es wird ihr ein ausschließliches Nutzungsrecht eingeräumt (Ziff. 3.2). Eine Gegenleistungsverpflichtung der Mandantin besteht damit nicht. Die Zuwendung erfolgt vielmehr zur Projektförderung im öffentlichen Interesse.

==== Berlin-Prenzlauer Berg ====
Wir hatten damals gegen die Entscheidung (ESt-steuerpflichtig) Einspruch eingelegt. Es hat sich alles etwas hingezogen, aber jetzt haben wir endlich Rückmeldung zu unserem Einspruch: Er wurde als unbegründet zurückgewiesen.

Zitat: "Der BFH hat entschieden, dass Zuschüsse/Zuwendungen, die einer GbR gewährt werden, die auf dem Gebiet der Wissenschaft oder Kunst unternehmerisch tätig ist, insoweit nicht unter §3 Nr 11 EStG fallen, als sie Vorabvergütungen im Sinne von §15 Abs. 1 Satz 1 Nr 2 EStG (Unternehmerlohn) abdecken. Soweit die Zuschüsse/Zuwendungen den kalkulatorischen Unternehmerlohn der Gesellschafter finanzieren, dienen sie der Bestreitung des Lebensunterhalts der Mitunternehmer und stellen damit steuerpflichtige EInnahmen aus selbständiger Tätigkeit dar ((§18 EStG)."

==== Berlin-Steglitz ====
Ich habe für die Einkommensteuererklärung für das Projekt (als einzelner, freiberuflicher Entwickler) ein kleines Schreiben wie bisher im Wiki beschrieben beigelegt. Darauf ist das Finanzamt aber überhaupt nicht eingegangen sondern hat einen eigenen (neuen) Weg gefunden die Einkünfte als steuerfrei zu sehen. Das könnte vielleicht in Zukunft eine neue Argumentation eröffnen.

Zitat:
"Der Zuschuss vom Bundesministerium für Bildung und Forschung wurde als echter Zuschuss zur Projektförderung auf der Grundlage der in Absch. 10.2 (10) Nr.1 UStAE (Umsatzsteueranwendungserlass) genannten Nebenbestimmungen berücksichtigt und ist somit umsatzsteuerfrei. Ertragssteuerlich wurde er als Kapitalzuschuss gewertet, da die Förderung einer Investitionstätigkeit im Vordergrund steht, und aufgrund der Angaben in der EÜR und den eingereichten Belegen als erfolgsneutral angesehen (Ausübung des Wahlrechts vgl. R 6.5 (2) Einkommensteuerrichtlinie)."

Mir wurde bei Nachfrage versichert, dass die Konsequenzen aus dieser Einschätzung zu einen sein, dass der Zuschuss nicht in der Einkommensteuererklärung auftaucht und dass ich als Folge beim Verkauf der Software keine Herstellungskosten geltend machen kann :D

Wollte nur rueckmelden, dass bei mir beim FA Berlin Steglitz die ESt-Befreiung mit einem schriftlichen verweis auf EStG §3 Abs. 11 ohne Rückfragen akzeptiert wurde. Ich wünsche euch allen viel Erfolg bei eurer Steuererklärung <3

==== Frankfurt am Main ====
Ich habe die [[Steuern#Beispiel 4|Begründung]] leicht angepasst (danke nochmal an die ursprüngliche Autor:in!) an mein Finanzamt (Frankfurt am Main) geschickt und nun eine positive Bestätigung für 2019 bekommen. In unserem Fall heißt das konkret, dass wir die Zuschüsse des BMBF nicht in der Einnahme-Überschuss-Rechnung (EÜR) der GbR unseres Teams aufführen müssen, was heißt, dass in der Feststellungserklärung (Steuererklärung der GbR) keine Einnahmen auftauchen. In der persönlichen EÜR (und damit der Einkommen-Steuererklärung) müssen die anteiligen Auszahlungen aus der GbR an die Mitglieder dann auch nicht aufgeführt werden.

==== Halle (Saale) ====
Mir hat das Finanzamt Halle einen Bescheid über Einkommenssteuervorauszahlungen geschickt, in dem sie die Förderung des BMBF zu meinem Einkommen gerechnet haben. Ich habe dagegen Einspruch eingelegt und daraufhin einen korrigierten Bescheid bekommen, ohne die Fördersumme. Ich hab mich dabei an der [[Steuern#Beispiel 3|Argumentation]] orientiert, die blinry hier irgendwann mal reingeschrieben hat. Folgendes habe ich an das Finamt geschrieben: [[Steuern#Beispiel 6: Widerspruch einlegen|>>LINK<<]]

Da habe ich dann noch einen Scan des Zuwendnungsbescheids und die Nebenbestimmungen (Tipp, die sind hier online zu finden) angehängt.

In der Einkommenssteuererklärung (also nicht mehr die Vorauszahlung) hat das Finanzamt die eingereichte Erklärung ohne die Einnahmen der GbR nicht akzeptiert.
Sie sagen dazu: „Die Zuwendungen aus dem Bundeshaushalt für das Vorhaben ‚Software Sprint - Einzelvorhaben: [Mein Projekt]‘ stellt keine steuerfreie Einnahme dar. Der Gewinn wurde entsprechend […] erhöht“
Weil ich in dem Jahr unter der Steuerfreiheitsgrenze geblieben bin, habe ich dagegen keinen Einspruch eingelegt.

==== Hamburg Altona ====
Hallo zusammen, auch das Finanzamt Hamburg Altona hat unsere Begründung für die Steuerfreiheit der erhaltenen Gelder akzeptiert 🎉 Wir haben ähnlich wie in der Vorlage von blinry (danke!) argumentiert, und vorsichtigerweise auch beschrieben, dass keine "Arbeitsnehmertätigkeit" vorlag (also keine Weisungsbefugnis, etc. das zweite Kriterium in §3 Nr. 11 Satz 3 EStG). Wir haben dazu eine Erklärung zur Feststellung beim Finanzamt eingereicht und parallel eine schriftliche Mitteilung via Elster verschickt, und in beiden aufeinander verwiesen. Ca 4 Wochen später kam dann die "Einheitliche und gesonderte Feststellung". Darin ist bei jede\\*r Gesellschafter\\*in als Einkommen aus der GbR € 0,00 vermerkt.

==== Köln ====
Kurzes update aus Köln: Unser Steuerberater hat beim Finanzamt nachgefragt (da es als GbR nicht so einfach klappt wie bei einer Einzelperson - und ich vermute T. hatte als Einzelperson das Begleitschreiben eingereicht). Leider antwortet uns das Finanzamt, dass wir versteuern müssen, mit Verweis auf dieses Urteil: <nowiki>https://datenbank.nwb.de/Dokument/Anzeigen/210835/</nowiki>

Wir recherchieren gerade noch ob sich ein Einspruch lohnt, aber Aussage des Steuerberaters Stand heute ist: "Bei Einzelpersonen und geringen Beträgen kann es sein, dass das Finanzamt das einfach kommentarlos akzeptiert. Bei Entnahmen aus einer GbR wird das wahrscheinlich nicht funktionieren."
Immer noch nix finales, aber es macht Sinn die potentiellen Steuern zur Seite zu legen.

==== München ====
Wir haben als GbR an der vorletzten Prototype-Runde teilgenommen und nun stand natürlich die Steuererklärung an - für das Jahr 2023 in diesem Fall. Und, um es kurz zu machen, es hat geklappt! Die freundlichen Damen und Herren vom Finanzamt München sind den Argumenten in meinem Schreiben gefolgt und haben die Förderung steuerfrei gestellt - bedingungslos und unwiderruflich (kein "Vorbehalt der Nachprüfung"). Das bedeutet, auch die in 2024 geflossenen Beträge sind dann steuerfrei.Das Schreiben war angelehnt an einige Tipps hier im Forum. Für unsere GbR macht das insgesamt ca. 6.000 Euro "Mehrerlös" aus, das ist ja auch nicht von schlechten Eltern ...

==== Starnberg ====
Diese Woche habe ich Rückmeldung von meinem Finanzamt (Starnberg) bekommen, die der im Wiki vorgeschlagenen Argumentation nicht folgen möchte:

"Die Einnahmen aus der Zuwendung des Bundesministeriums für Bildung und Forschung für das Forschungs- und Entwicklungsprojekt "Voice-QL" sind nicht nach §3 Nr.11 EStG steuerfrei, da die Förderung für einen bestimmten Zweck ist, weswegen §3 Nr.11 S.3 EStG nicht anzuwenden ist. Die Einkünfte sind daher als sonstige Einkünfte aus anderen Leistungen nach §22 Nr. 3 EStG bei Zufluss zu erklären."

Mein Antrag auf Steuerbefreiung der Fördersumme von Runde 12 bei der Steuererklärung wurde damals vom Finanzamt Starnberg abgelehnt. Durch mehrere Wiki-Beträge motiviert habe ich mir nun doch noch einmal die Zeit genommen, einen Brief an das Finanzamt zu formulieren und Widerspruch gegen den Steuerbescheid eingelegt.

Heute kam ein korrigierter Bescheid per Briefpost, mein Widerspruch wurde anerkannt! Statt einer Nachzahlung gibt es nun eine Rückzahlungn:-)

"Sehr geehrte Damen und Herren,

Im Bescheid für 2023 lese ich die Einschätzung, dass die Zuwendung des BMBF für das Projekt '[...]' nicht steuerfrei ist.
Der Zuschuss wurde im Rahmen der bundesweiten Maßnahme PrototypeFund(PTF) gewährt. Durch persönlichen Kontakt mit anderen PTF-Förderprojekten wurde mir bekannt, dass andere Finanzämter (z. B. Frankfurt am Main, Berlin-Neukölln, Berlin-Steglitz, Berlin Friedrichshain-Kreuzberg oder Hamburg Altona) es so sehen, dass diese Zuwendung NICHT versteuert werden muss.
Als Erläuterung wird angeführt:
'Der Zuschuss vom Bundesministerium für Bildung und Forschung wurde als echter Zuschuss zur Projektförderung auf der Grundlage der in Absch. 10.2 (10) Nr.1 UStAE (Umsatzsteueranwendungserlass) genannten Nebenbestimmungen berücksichtigt und ist somit umsatzsteuerfrei. Ertragssteuerlich wurde er als Kapitalzuschuss gewertet, da die Förderung einer Investitionstätigkeit im Vordergrund steht, und aufgrund der Angaben in der EÜR und den eingereichten Belegen als erfolgsneutral angesehen (Ausübung des Wahlrechts vgl. R 6.5 (2) Einkommensteuerrichtlinie).'
Ein weiteres Finanzamt sagt, dass ...
... 'Zuwendungen aus dem PTF gem. § 3 Nr. 11 Einkommensteuergesetz ertragsteuerlich steuerfrei und umsatzsteuerlich nicht steuerbare 'echte Zuschüsse' sind'
Aus beigefügten Nebenbestimmungen geht hervor, dass mir gegenüber keine Weisungsbefugnis besteht und sowohl Verwertungsrechte wie auch Forschungsergebnisse mir gehören. So gibt es in diesem Sinne keine Gegenleistung, die von mir an das Bundesministerium oder den Projektträger erbracht wurde.
Die Besteuerung der Zuwendung würde für mich und meine Familie eine finanzielle Belastung darstellen. Vor dem Hintergrund der unterschiedlichen Praxis anderer Finanzämter lege ich deshalb Widerspruch gegen den Bescheid ein und bitte um eine erneute Prüfung des Sachverhalts.
Weitere Unterlagen zur Klärung stelle ich bei Bedarf gerne zur Verfügung.

Mit freundlichen Grüßen,
[...]"

== Beispiele für Anschreiben ==
Diese Textbausteine für die Einkommenssteuerfreiheit wurden bereits erfolgreich beim Finanzamt eingereicht. Reuse & remix :D

=== Beispiel 1 ===
[https://cloud.okfn.de/s/b49Hmigrj5ALcPY '''Hier befindet sich ein Beispiel-Anschreiben als PDF.''']

=== Beispiel 2 ===
[https://cloud.okfn.de/s/TbQMg6ALPZkkwYZ '''Hier befindet sich ein weiteres Beispiel-Anschreiben als PDF.''']

=== Beispiel 3 ===
Zur Abwendung des Zwangsgeldes für mich und meine Mitgesellschafter*in habe ich auch noch einmal einen Blick in das Einkommensteuergesetz geworfen und festgestellt, dass meiner Einschätzung nach die Einnahmen der GbR im Jahr 2019 nach §3 Nr. 11 EkSt steuerbefreit sind. Es handelt sich um eine Zuwendung des Bundesministeriums für Bildung und Forschung für das Forschungs- und Entwicklungsprojekt „—-“ unter dem Förderkennzeichen “----” Rahmen des Förderprogramms „Software Sprint“ in Höhe von — €. Ich möchte Ihnen dies hiermit mitteilen und bitte Sie, die Steuerfreiheit zu überprüfen und diesbezüglich eine Bewertung vorzunehmen. Zur Prüfung habe ich Ihnen den Änderungsbescheid zum ursprünglichen Zuwendungsbescheid vom (--Datum–) als Anlage beigefügt. Außerdem verweise ich auf die Nebenbestimmungen für Zuwendungen des BMBF (NKBF2017, Web-Link <nowiki>https://www.bmbf.de/foerderungen/bekanntmachung-1429.html</nowiki>), aus denen in Abschnitt 3 hervorgeht, dass uns als Zuwendungsempfängern die Ergebnisse des Forschungsprojekts gehören und uns das ausschließliche Nutzungsrecht eingeräumt wird (Seite 11). Dies scheint mir insofern relevant, als dass in §3 Nr. 11 EkSt festgelegt ist, dass „Voraussetzung für die Steuerfreiheit ist, dass der Empfänger mit den Bezügen nicht zu einer bestimmten wissenschaftlichen oder künstlerischen Gegenleistung oder zu einer bestimmten Arbeitnehmertätigkeit verpflichtet wird“. Da die Forschungsergebnisse uns gehören, gibt es in diesem Sinne keine Gegenleistung, die an das Bundesministerium oder den Projektträger erbracht wurde.

=== Beispiel 4 ===
''Sehr geehrte Damen und Herren,

Im Jahr 2020 haben wir Zuschüsse des Bundesministeriums für Bildung und Forschung in der abgegebenen GbR-Feststellungserklärung \emph{nicht} versteuert, da wir sie für steuerfrei auf Grundlage von §3 Einkommensteuergesetz halten. Wir möchten Ihnen dies hiermit mitteilen und bitten Sie, die Steuerfreiheit zu überprüfen und diesbezüglich eine Bewertung vorzunehmen.

Es handelt sich um die folgenden Einnahmen:

Zuwendung des Bundesministeriums für Bildung und Forschung für das Forschungs- und Entwicklungsprojekt „—“ unter dem Förderkennzeichen —-- im Rahmen des Förderprogramms „Software Sprint“ in Höhe von \EUR{---}.

Unserer Einschätzung nach sind die Einnahmen nach §3 Nr. 11 Einkommensteuergesetz steuerfrei. Zur Prüfung haben wir Ihnen den Zuwendungsbescheid als Anlagen beigefügt, zu denen wir noch folgende Erläuterungen haben:

Auf Seite 2 geht die Gesamthöhe der erhaltenen Zuwendung hervor (verteilt auf die Jahre 2020 und 2021 gemäß des ebenfalls beigefügten Änderungsbescheides vom –datum–), sowie auf Seite 3 dass die Nebenbestimmungen „NKBF 2017“ Teil des Zuwendungsbescheids sind. Diese Nebenbestimmungen liegen ebenfalls bei. Dort ist zu entnehmen, dass der GbR als Zuwendungsempfängerin die Ergebnisse des Forschungsprojekts gehören (Punkt 3.1 auf Seite 11) und dass ihr das Recht auf ausschließliche Nutzung eingeräumt wird (Punkt 3.2 auf Seite 11). Dies scheint mir insofern relevant, als dass in §3 Nr. 11 steht, dass „Voraussetzung für die Steuerfreiheit ist, dass der Empfänger mit den Bezügen nicht zu einer bestimmten wissenschaftlichen oder künstlerischen Gegenleistung oder zu einer bestimmten Arbeitnehmertätigkeit verpflichtet wird“. Da die Forschungsergebnisse uns gehören, gibt es in diesem Sinne keine Gegenleistung, die von uns an das Bundesministerium oder den Projektträger erbracht wurde.

Weitere Anlage ist der Zahlungsnachweis vom 27. November 2020, aus dem die erhaltene Zuwendung im Jahr 2020 hervorgeht. Weitere Zahlungen erfolgten im Jahr 2020 nicht. Falls Sie weitere Belege benötigen, reichen wir diese natürlich gern nach.

Mit freundlichen Grüßen''

Das generiert eine Transaktions-ID. Dann haben wir die "Gesonderte und einheitliche Feststellung" für die GbR ausgefüllt, mit 0 EUR Einnahmen, und jeweils 0 EUR Entnahmen von uns beiden. Im "Anmerkungs"-Feld haben wir die Transaktions-ID referenziert:

Siehe separat übermittelte Mitteilung: Transferticket ep1342j69pyzh07gjw47isfexxad1ux8;
Auftrag: Sonstige Nachricht an das Finanzamt;
Ordnungskriterium: 14/130/05478;
Abgabezeit: Freitag, 14. Mai 2021, 17:58:27

Achso, und der Brief hatte als Anhänge noch den NKBF 2017, den Zuwendungsbescheid (plus eine Korrektur für die Aufteilung des Geldes auf die Jahre), und den ersten Zahlungsnachweis aus Profi Online.

=== Beispiel 5 ===
Im Jahr 2019 habe ich Zuschüsse des Bundesministeriums für Bildung und Forschung in der abgegebenen GbR-Feststellungserklärung nicht versteuert, da ich sie für steuerfrei auf Grundlage von §3 Einkommensteuergesetz halte. Ich möchte Ihnen dies hiermit mitteilen und bitte Sie, die Steuerfreiheit zu überprüfen und diesbezüglich eine Bewertung vorzunehmen. Es handelt sich um die folgenden Einnahmen: Zuwendung des Bundesministeriums für Bildung und Forschung für das Forschungs- und Entwicklungsprojekt „XXXXX“ unter dem Förderkennzeichen XX|XXXXXX im Rahmen des Förderprogramms „Software Sprint“ in Höhe von X.XXX,XX€. Meiner Einschätzung nach sind die Einnahmen nach §3 Nr. 11 Einkommensteuergesetz steuerfrei. Zur Prüfung habe ich Ihnen den Zuwendungsbescheid als Anlagen beigefügt, zu denen ich im folgenden noch ein paar Erläuterungen habe: Auf Seite 2 geht die Höhe der erhaltenen Zuwendung hervor (50% der Zuwendungen im Haushaltsjahr 2019), sowie auf Seite 3 dass die Nebenbestimmungen „NKBF 98“ Teil des Zuwendungs bescheids sind. Diese Nebenbestimmungen liegen ebenfalls bei. Dort ist zu entnehmen, dass mir als Zuwendungsempfänger die Ergebnisse des Forschungsprojekts gehören (Punkt 9.2 auf Seite 7) und dass mir das Recht auf ausschließliche Nutzung eingeräumt wird (Punkt 12.1 auf Seite 9). Dies scheint mir insofern relevant, als dass in §3 Nr. 11 steht, dass „Voraussetzung für die Steuer freiheit ist, dass der Empfänger mit den Bezügen nicht zu einer bestimmten wissenschaftlichen > oder künstlerischen Gegenleistung oder zu einer bestimmten Arbeitnehmertätigkeit verpflichtet > wird“. Da die Forschungsergebnisse mir gehören, gibt es in diesem Sinne keine Gegenleistung, die > von mir an das Bundesministerium oder den Projektträger erbracht wurde. Weiterhin liegt die > Antwort des Bundesministeriums (Anlage 4) auf meinen Verwendungsnachweis bei, aus dem die Gesamtkosten des Vorhabens sowie der vom Bund getragene Anteil hervorgehen.

=== Beispiel 6: ===
''Sehr geehrte Damen und Herren,

im Jahr 2023 hatte die GbR Einnahmen, die nicht in der hier abgegebenen Steuer-/ Feststellungserklärung enthalten sind, da diese nach unserer Einschätzung gemäß §3 Nr. 11 Einkommensteuergesetz steuerfrei sind. (Zitat aus der genannten Vorschrift: »Steuerfrei sind … (Nr. 11) Bezüge aus öffentlichen Mitteln … die … zu dem Zweck bewilligt werden, … die Wissenschaft oder Kunst unmittelbar zu fördern.«)
Wir teilen Ihnen dies hiermit mit und bitten Sie, diesen Sachverhalt zu überprüfen und diesbezüglich eine Bewertung vorzunehmen. Es handelt sich um die folgende Einnahme:
- Zuwendungsbescheid des Bundesministeriums für Bildung und Forschung für das Forschungs- und Entwicklungsprojekt „Software Sprint – Einzelvorhaben: [wie im Zuwendungsbescheid] in Höhe von [in diesem Jahr geflossene Gelder – nicht der gesamte Betrag] € für das Kalenderjahr 2023.
Zur Prüfung haben wir die relevanten Dokumente beigefügt, zu denen wir Folgendes erläutern möchten.
Zum einen handelt es sich um den Zuwendungsbescheid vom [Datum], aus dem auf Seite 2 die Höhe der Zuwendung von [Betrag in diesem Jahr] Euro hervorgeht. Des weiteren wird auf Seite 3 festgestellt, dass die »Nebenbestimmungen NKBF 2017« Teil des Zuwendungsbescheids sind. Die NKBF haben wir nicht vollständig mitgesandt, diese liegen z.B. vor unter https://foerderportal.bund.de/easy/module/profi_formularschrank/download.php?datei1=3175
Als Anlage senden wir den wohl relevanten Ausschnitt (Seite 11/17): Dort ist festgehalten, dass dem Zuwendungsempfänger (hier also der GbR) alle Eigentumsrechte an den Ergebnissen des Projekts gehören (Punkt 3.1) und ihm alle Nutzungs- und Verwertungsrechte zustehen (Punkt 3.2).
Diese Punkte heben wir deshalb heraus, da im genannten §3 Nr. 11 Satz 3 ESt. steht, dass »Voraussetzung für die Steuerfreiheit ist, dass der Empfänger mit den Bezügen nicht zu einer bestimmten wissenschaftlichen oder künstlerischen Gegenleistung oder zu einer bestimmten Arbeitnehmertätigkeit verpflichtet wird«.
Da die Ergebnisse allein der GbR gehören, gibt es im Sinne dieser Vorschrift auch keine Gegenleistung, die von uns an das Bundesministerium oder den Projektträger erbracht wurde.
Uns ist klar, dass bei einer steuerfreien Zuwendung keine (Betriebs-) Ausgaben angesetzt werden können und keine USt. entsteht. Für Rückfragen stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung.

Mit freundlichen Grüßen, [Name geschäftsführender Gesellschafter der GbR]

Anlage 1: Zuwendungsbescheid vom [Datum]
Anlage 2: Nebenbestimmungen (NKBF 2017 -Auszug-) als Teil des
Zuwendungsbescheids''

=== Beispiel 7: Widerspruch einlegen ===
''Guten Tag,

in Ihrem Schreiben vom [DATUM] setzten Sie für mich Einkommenssteuervorauszahlungen fest. Gegen diese lege ich hiermit Widerspruch ein. Zwar habe ich angegeben, über die [UNTERNEHMEN] GbR [FÖRDERSUMME] € an Einnahmen erzielen zu wollen, diese bestehen jedoch vollständig aus echten Zuwendungen des Bundesministeriums für Bildung und Forschung im Rahmen des Förderprogramms "Software Sprint" zur Förderung der Wissenschaft unter dem Förderkennzeichen [FKZ] (siehe Zuwendungsbescheid im Anhang). Entsprechend mache ich geltend, dass diese Einnahmen nach §3 Nr. 11 EStG als steuerfrei zu betrachten sind. Nach den für den Zuwendungsbescheid geltenden Förderbestimmmungen (NKBF 2017, im Anhang) verbleibt das alleinige Verwertungsrecht für die Forschungsergebnisse bei der GbR als Zuwendungsempfängerin, was den Anforderungen des §3 Nr. 11 Satz 3 EStG an den Ausschluss einer Gegenleistung entspricht.

Ich bitte demnach um Aufhebung Ihres Vorauszahlungsbescheids.

Mit freundlichen Grüßen

=== Beispiel 8: Widerspruch einlegen ===
'''[https://cloud.okfn.de/s/YGDCLbdnKr8RNbG Hier befindet sich ein Beispiel-Anschreiben für einen Widerspruch als PDF.]'''

==== Hintergrund-Informationen zu diesem Beispiel ====
Einige Finanzämter verweisen zur Begründung der Steuerpflicht auf [https://www.foerderinfo.bund.de/foerderinfo/de/beratung/faq/faq_node.html das FAQ der Förderberatung „Forschung und Innovation“ des Bundes]. Dort heißt es, dass Zuwendungen grundsätzlich den Ertragssteuern, im Falle des PTFs also der Einkommenssteuer, unterliegen. Die geförderte Person, von der dieser Widerspruch stammt, hat bei der Förderberatung direkt nach der gesetzlichen Grundlage für diesen FAQ-Eintrag gefragt:
Die Antwort war sehr aufschlussreich: Die Aussage im FAQ basiert nicht direkt auf einem Gesetz, sondern entspricht lediglich der von den Ministerien vorgegebenen „Verwaltungspraxis“. Die letztendliche Entscheidung über den Einzelfall (und die Auslegung des Begriffs „Zuschuss“) liegt allein im Ermessen des zuständigen Finanzamts.

Das entkräftet das FAQ als pauschales Gegenargument und hat mir den Weg frei gemacht, mich in der Begründung direkt auf die relevanten Steuergesetze zu stützen; insbesondere auf die Steuerfreiheit nach § 3 Nr. 11 EStG (Bezüge aus öffentlichen Mitteln zur Förderung der Wissenschaft).

Bitte habt Verständnis, dass wir die Antwort der Förderberatung, auf die hier Bezug genommen wird, nicht mit euch teilen können.

== In English: Taxes ==
'''<mark><big>Caution: We are not allowed to advise you on your taxes - only tax consultants can legally to do that. Here we have collected experiences and tips from past rounds that may be helpful for you. However, please still get professional advice on your taxes.</mark></big>'''

== Tax obligation ==
'''tldr;''' The Prototype Fund grant counts as a [https://www.haufe.de/finance/finance-office-professional/zuwendungen-aus-oeffentlichen-kassen-zur-projektfoerderung_idesk_PI11525_HI1580562.html "true grant"] ''(“echter Zuschuss”, a specific form of funding in Germany)'' which is why '''no sales tax''' should be payable. However, the projects' experience of the past rounds shows that, although no sales tax is payable, '''income tax is generally due''' (the types of tax are described in more detail below). Since the grant is paid out quarterly, it may have to be reported on two different tax returns over two years (in funding rounds in the winter).

'''Important for teams''': you must file a separate tax declaration for the GbR, which shows the profit / loss of each GbR member. For your personal income tax, only the final result will be added.

In the past, some projects have been successful in being exempt from income tax. '''Generally speaking, we advise you to factor income tax payments into your budget''', since there is no clear legal basis for a tax exemption and experiences among grant recipients vary considerably. If you decide to apply for an income tax exemption, we highly recommend setting aside money for tax payments until you have received final confirmation of the tax exemption from the tax office. A '''tested approach to establish a possible income tax exemption''' is as follows:

One files one's tax return (see below) by the due date for the appropriate year of the grant, but does not record the grant as a total, adding a letter in the following style (in German):
Im Jahr x hatte ich zusätzliche Einnahmen, die nicht in der abgegebenen Steuererklärung (Anlage 1) enthalten sind, da sie meiner Einschätzung nach laut §3 Einkommensteuergesetzsteuerfrei sind. Ich möchte Ihnen dies hiermit mitteilen und bitte Sie, die Steuerfreiheit zu überprüfen und diesbezüglich eine Bewertung vorzunehmen.

Es handelt sich um die folgenden Einnahmen:
1.Zuwendung des Bundesministeriums für Bildung und Forschung für das Forschungs-und Entwicklungsprojekt „x“ unter dem Förderkennzeichen x im Rahmen des Förderprogramms „Software Sprint“ in Höhe von x Euro.

Meiner Einschätzung nach sind die Einnahmen aus 1. nach §3 Nr. 11 Einkommensteuergesetz steuerfrei. Zur Prüfung habe ich Ihnen relevante Dokumente alsAnlagen beigefügt, zu denen ich im folgenden noch ein paar Erläuterungen habe.

Ihnen liegt der Zuwendungsbescheid (Anlage 2) vor, aus dem auf Seite 2 die Höhe der erhaltenen Zuwendung hervorgeht, sowie dass die Nebenbestimmungen „NKBF 2017“ Teil des Zuwendungsbescheids sind. Diese Nebenbestimmungen liegen ebenfalls bei (Anlage3). Dort ist zu entnehmen, dass mir als Zuwendungsempfänger die Ergebnisse des Forschungsprojekts gehören (Punkt 3.1 auf Seite 11) und dass mir das Recht aufausschließliche Nutzung eingeräumt wird (Punkt 3.2 auf Seite 11). Dies scheint mir insofern relevant, als dass in §3 Nr. 11 steht, dass „Voraussetzung für die Steuerfreiheit ist, dass der Empfänger mit den Bezügen nicht zu einer bestimmten wissenschaftlichen oder künstlerischen Gegenleistung oder zu einer bestimmten Arbeitnehmertätigkeit verpflichtet wird.“. Da die Forschungsergebnisse mir gehören, gibt es in diesem Sinne keine Gegenleistung, die von mir an das Bundesministerium oder den Projektträger erbracht wurde. Weiterhin liegt die Antwort des Bundesministeriums (Anlage 4) auf meinen Verwendungsnachweis bei, aus dem die Gesamtkosten des Vorhabens sowie der vom Bundgetragene Anteil hervorgehen.
In some cases, grantees have also had positive experiences appealing an initial decision on their income tax obligation. Examples of successful letters and appeals can be found [[Steuern#Beispiele für Anschreiben|in the German section above]] (please note that these are only available in German since your communication with the tax office will also be in German). There, you can also find a collection of different [[Steuern#Steuertipps|experiences depending on the tax office in Germany]]. We also have a channel on Zulip where you can talk to current and former grantees about their experiences regarding the tax office and taxes.

'''Tax liability for non-German residents:''' We recommend using the networking table. As well as providing a wealth of other information, it shows the places of residence of everyone who has agreed to be included in the network. You may find that there are grantees in your cohort who are tax-resident in the same country as you. It is worth reaching out to them directly, since regulations and deadlines vary from country to country. Take this opportunity to exchange information and support one another.

Please note that we are unable and unauthorised to provide further support on tax matters. We strongly advise you to hire a tax advisor who can provide you with personalized advice.

Some projects have also found it helpful to proactively contact their local tax office with questions (e.g., regarding potential tax exemptions). They can be very helpful (depending on your location).

=== ''Umsatzsteuer'' (Sales tax) ===
The sales tax concerns (almost) all companies. As a “ true subsidy”, no sales tax should be incurred for the funding from the Prototype Fund. As an entrepreneur subject to sales tax, you must submit an advance sales tax return monthly during the first two years of your self-employment. As a rule, this will be a so-called ''"Nullmeldung"'' for you.

=== ''Gewerbesteuer'' (Business Tax) ===
The ''Gewerbesteuer'' is a business tax - the moment you become self-employed, you also become a business. Only freelancers recognized by the tax office are exempt from business tax. Usually the tax office will deny you freelance status. If you pay business tax, it will be offset against your income tax, so that you end up paying almost the same amount as freelancers (if the "tax hack" above doesn‘t work).

=== ''Einkommensteuer'' (Income Tax) ===
Income tax is only indirectly related to the company. The profit you make from your business (or your GbR share) is generally subject to income tax as part of your income. (Employees pay payroll tax, which is an advance payment on income tax). As with your personal tax return, it is also possible to reduce your income tax burden in various ways when filing your income tax return. A tax advisor can advise you on what makes sense in your case.

=== The Tax Office (''Finanzamt'') wants to know a lot. ===
After you have registered the business, the tax office will contact you and ask you to fill in the tax registration form. You can wait for the tax office to contact you or fill out the form proactively. You can find a computer-executable template in the form center of the Federal Ministry of Finance. So that you are not overwhelmed by the 8 pages, here are some [https://www.formulare-bfinv.de/ffw/form/display.do?%24context=27F37B050AA7343D04AA instructions] to fill out the form:

* Page 1-3: Here you provide information about yourself as an entrepreneur and about your planned activity. In the case of a GbR, each partner must fill out this form.
* Page 3-5: Here the tax office wants to know everything about the new business and also whether you have been self-employed in the last 5 years.
* Page 5: Here you must enter the expected amount of your income. Income as an IT entrepreneur should be entered on line 112. Check if you expect to have any other income sources. You should choose the surplus income statement (Einnahmenüberschussrechnung) as the method of calculating profit.
* Page 6-7: Enter the amount of sales here - this includes the Prototype Fund grant, even if it is exempt from sales tax. If your turnover is less than € 17.500,00, you should use the small business regulation.
* Page 7: In case of a GbR enter it here.
* Page 8: If you already have a company account, the SEPA mandate can be sent directly here and a corresponding note can be added here. In case of a GbR send a copy of the articles of association and tick the box.

=== No tax number (''Steuernummer)''? ===
In a few cases, the tax office has refused to issue tax numbers for Prototype Fund projects because the teams are not entrepreneurial. Unfortunately, we have little info on this at the moment. Some of our teams reported:
- I think this even simplified the tax situation. We then transferred the funding from the GbR account proportionately to ourselves and declared it as tax-free income on our tax return. This went through without any problems (in Hamburg, Karlsruhe and Lörrach). In the meantime, it has also been approved by a tax consultant, even though she was naturally irritated by it at the first attempt. (...) How to get a business account without a tax number can be an interesting topic, depending on the bank. In our case, it helped that we had a tax number for a short period of time and I was able to provide that.

- Thanks for sharing your experience. Bank account was not a problem, we were able to put in the team tax IDs. That the whole GbR is not relevant for tax purposes was also confirmed to me by phone from the tax office. The problem now is, however, that the BMBF requires a tax number because the process provides for it and it is not to be changed. Did you submit the number that was later deactivated, or how did that work for you?

- I don't remember that exactly, but in case of doubt, that's exactly what we did... 🙂
[Translated from German]

'''Note'''

In the German section above we also provide many quotes from projects about [[Steuern#Steuertipps|their experiences with various tax offices]] and [[Steuern#Beispiele für Anschreiben|the letters that have helped them with establishing the tax exemption]].

Über den PTF sprechen

2026-10-13T09:05:11Z

Marie-Lena: update info on new classes

''(English version below)''

Du bist oder warst Teil unseres Prototype-Fund-Kosmos und vielleicht fragen dich Menschen in deinem Umfeld, wie du deine Förderphase erfahren hast. Eventuell möchtest du auch auf Events oder Talks den Prototype Fund und deine Zeit bei uns vorstellen. Darüber freuen wir uns natürlich sehr! Wir finden es großartig, wenn die Community füreinander Ausschau nach Möglichkeiten hält. Es kann auch sein, dass jemand ein Interview mit dir führen möchte und du nicht genau weißt, wie du am besten über das Förderprogramm sprichst.

Für alle diese Fälle haben wir hier die wichtigsten wissenswerten Infos und Ressourcen zusammengetragen. Im ersten Teil findest du Hinweise und Ressourcen für die Kommunikation über den Fund. Danach folgen grundlegende Infos über das Programm, die für andere interessant sein können.

Übrigens: Unsere Geförderten sind das beste Aushängeschild für den Prototype Fund, deswegen freuen wir uns sehr, wenn du öffentlich über uns sprichst! Versteh die nachfolgenden Hinweise als genau das: Hinweise. Was du über uns erzählen willst, liegt komplett in deiner Hand (bzw. deinem Mund), wir wollen dir hier nur ein Angebot machen.

<h2>Guidelines für die Kommunikation über den Prototype Fund</h2>

<h3>An wen können sich Interessierte wenden? </h3>
Du hast Leuten von uns erzählt und sie wollen mehr wissen? Wenn es sich um Fragen zu der Bewerbung handelt, ist die FAQ-Seite hilfreich: https://prototypefund.de/bewerbung/faq/. Bei anderen Anfragen freuen wir uns über eine E-Mail an info[at]prototypefund.de.

<h3>Gibt es beim Prototype Fund auf Social Media etwas zu beachten?</h3>

Du kannst uns immer gerne verlinken, meistens versuchen wir dann die Beiträge zu teilen – das kann deinem Projekt z. B. mehr Sichtbarkeit verschaffen. Und wir freuen uns natürlich immer, wenn du unsere Beiträge teilst.

So findest du uns auf Social Media:
<ul>
<li>Mastodon: [https://mastodon.social/@prototypefund @PrototypeFund@mastodon.social]</li>
<li>LinkedIn: https://www.linkedin.com/company/11310622</li>
<li>YouTube: https://www.youtube.com/@prototypefund2682
</li>
<li>Außerdem haben wir noch unseren Public Interest Podcast: https://public-interest-podcast.podigee.io/
</li>
</ul>
Sollte es mal zu einer Situation im Zusammenhang mit deinem geförderten Projekt oder dem Prototype Fund kommen, in der du nicht weißt, wie du auf Social Media reagieren sollst, melde dich am besten bei uns und wir schauen zusammen nach einer Lösung.

<h3>Ich wurde angefragt für ein Interview oder Panel. Was sage ich am besten über den Prototype Fund?</h3>
Richtig cool, dass du angefragt worden bist. Das ist super für dich und dein Projekt. In solchen Situationen lernt man, sich auf die wesentlichen Informationen zu konzentrieren – eine richtig gute Übung, um dein Projekt im Kern darzustellen.

Wir würden uns darüber freuen, wenn du uns vor einem Interview bzw. dessen Veröffentlichung Bescheid sagst. Mit wem führst du es und wann wird voraussichtlich der Beitrag erscheinen? Es gilt natürlich: Dein Interview, also stehen deine Erfahrungen im Zentrum. Falls du über den Prototype Fund sprechen möchtest, verwende gern die unten stehenden Notizen. Wenn der Beitrag dann veröffentlicht ist, teilen wir ihn auch gern.

<h3>Gibt es Ressourcen, die ich nutzen kann?</h3>
Falls du z. B. auf einem Panel oder bei einem Workshop sprichst, können wir dir gerne Bildmaterial oder Merch zukommen lassen. Je nachdem, um was es gehen soll, kannst du dich im Vorfeld auch gern mit dem Team des Prototype Fund absprechen.

Solltest du selbst einen Vortrag o. Ä. halten und über den Prototype Fund sprechen, zeig bitte [https://cloud.okfn.de/s/t86XxtHgWmEKHnQ auch unser Logo] oder [https://cloud.okfn.de/s/Q2Ci93dKpR3b2dK eine dieser Folien]. Bitte nutze das Logo nur unverändert und nur mit dem Zusatz "Unterstützt durch".

Auch wenn der Prototype Fund ein Projekt der Open Knowledge Foundation Deutschland ist, ist es nicht vorgesehen, dass du das Logo der OKF auf deiner Homepage verwendest.

Zur Erinnerung: Das Logo des BMFTR muss immer dabeistehen, wenn du dein Förderprojekt zeigst (z.B. auf Webseiten, GitHub-Repos, Flyern, usw.). [https://www.bmbf.de/bmbfservice/ Das Logo findest du hier] (Benutzername: "zuwendungs-info", Passwort: "bmftr2025").

Denk daran:

* Du darfst nur das offizielle und unveränderte Logo des BMFTR mit dem Zusatz “Gefördert von” nutzen. Ausschneiden, Strecken, Stauchen oder Schrägstellen sind nicht erlaubt. Auch die weiße Fläche um das Logo herum darf nicht beschnitten oder verändert werden.
* Das Logo darf nur im Zusammenhang mit dem Projekt platziert werden.
* Solltest du schon einmal vom Prototype Fund gefördert worden sein und noch das alte BMBF-Logo nutzen, ersetze es bitte mit dem aktuellen BMFTR-Logo. Gleiches gilt für das alte Logo des Prototype Fund.

* Alle Web-Auftritte (Projektseite, Repository, persönliche Webseite) mit dem BMFTR-Logo müssen an [[Ansprechpartner*innen beim Projektträger|deine Ansprechpartner*innen beim Projektträger]] zur Abnahme geschickt werden.
* Wissenschaftliche Artikel müssen Open Access sein oder nach einer 12-monatigen Embargofrist frei zugänglich gemacht werden.

Weitere Ressourcen, die hilfreich sein können, findest du hier: https://prototypefund.de/about/presse/. Falls du darüber hinaus Bildmaterial, Sticker, Poster, Flyer oder Infozettel brauchst, melde dich per Mail oder Zulip bei uns. Wir schicken dir gerne etwas zu.

<h2>Informationen zu Programm, Bewerbung und Förderung</h2>
Was der Prototype Fund tut und warum, weißt du natürlich schon. Die wichtigsten Infos haben wir hier noch mal zusammengefasst.

<h3>Was macht der Prototype Fund?</h3>
Der Prototype Fund ist ein Förderprogramm des Bundesministeriums für Forschung, Technologie und Raumfahrt (BMFTR), das von der Open Knowledge Foundation Deutschland betreut und ausgewertet wird. Einzelpersonen und kleine (interdisziplinäre) Teams können von uns finanzielle und ideelle Unterstützung für die Erprobung von Ideen sowie die Entwicklung von [https://prototypefund.de/projects/ Open-Source-Projekten] (im Folgenden: FOSS) in den Bereichen IT-Sicherheit und Software-Infrastruktur erhalten. Wichtig ist, dass es sich um Technologien mit gesellschaftlichem Mehrwert handelt.

<h3>Was sind die Ziele des Prototype Fund?</h3>
Wir stellen den Raum und die Mittel bereit, die notwendig sind, um innovative Software-Prototypen mit einem Nutzen für die Gesellschaft umzusetzen: Insbesondere für freie Entwickler*innen und interdisziplinäre Teams, die sonst durch staatliche Förderinstrumente nicht berücksichtigt werden. Auf diese Weise wollen wir FOSS und die Menschen, die dahinter stehen, stärken und deren transformatives Potenzial für die gesamte Gesellschaft aufzeigen.

<h3>Wie kann man sich um Förderung bewerben und welche Kriterien gibt es?</h3>
Einmal im Jahr kann man sich beim Prototype Fund um Förderung bewerben. Die Bewerber*innen müssen mindestens 18 Jahre alt sein, in Deutschland leben oder im Falle von Teams ihren GbR-Sitz in Deutschland haben und ihr Projekt unter einer Open-Source-Lizenz veröffentlichen wollen. Alle weiteren Kriterien und wichtige Informationen findet man unter https://prototypefund.de/bewerbung/.

Die nächsten Bewerbungsphasen und Förderzeiträume:
<ul>
<li>Jahrgang 03: Bewerbung 01. Oktober bis 30. November 2026 / Förderzeitraum: Juni bis November 2027, Second Stage: Dezember 2027 bis März 2028
</li>
<li>Jahrgang 04: voraussichtlich Bewerbung 01. Oktober bis 30. November 2027 / Förderzeitraum: Juni bis November 2028, Second Stage: Dezember 2028 bis März 2029
</li>
<li>Jahrgang 05: voraussichtlich Bewerbung 01. Oktober bis 30. November 2028 / Förderzeitraum: Juni bis November 2029, Second Stage: Dezember 2029 bis März 2030
</li>
<li>Jahrgang 06: voraussichtlich Bewerbung 01. Oktober bis 30. November 2029 / Förderzeitraum: Juni bis November 2030, Second Stage: Dezember 2030 bis März 2031
</li>
</ul>
Wir freuen uns sehr, wenn du uns in der Bewerbungsphase unterstützt und den Bewerbungsaufruf in deinem Umfeld teilst. Alle Informationen dazu findest du in den Bewerbungszeiträumen auf der Website. Wenn du in den Verteiler aufgenommen werden willst, an den wir die dazugehörigen Info-Mails schicken, sag uns Bescheid.

<h3>Wie ist der zeitliche Ablauf?</h3>
Ca. 8 Wochen nach Einreichungsschluss bekommen die Bewerber*innen Bescheid, ob die Jury das Projekt zur Förderung vorgeschlagen hat. Im Antragsworkshop wird dann der formale Antrag für das BMFTR erarbeitet, der über den Projektträger beim Bundesministerium für Forschung, Technologie und Raumfahrt eingereicht wird, welches die finale Entscheidung über die Förderung trifft. Zum Start der Förderung laden wir alle geförderten Projekte zu einem Kick-Off-Workshop in Berlin ein. Innerhalb der sechsmonatigen Förderphase haben die Projekte Anspruch auf verschiedene Coachings. Darüber hinaus findet ein regelmäßiger Austausch mit der Projektbetreuung sowie den anderen Geförderten der Kohorte statt. Im Rahmen der Begleitforschung gibt es während und nach der Förderung zudem Umfragen und Interviews zu den Erfahrungen im Prototype Fund. Am Ende der Umsetzungsphase findet ein Demo Day in Berlin statt, auf dem die Projekte die Ergebnisse ihrer Arbeit vorstellen. Projekte, die sich auf eine Verlängerung der Förderzeit auf zehn Monate (Second Stage) beworben haben, reichen im vierten Monat der Förderung eine Präsentation ein und stellen ihre Projekte in einer digital stattfindenden Auswahlsitzung vor. Auf Basis der Einreichung sowie der Vorstellung entscheidet ein Gremium aus Juror*innen, Prototype Fund und Projektträger über die viermonatige Weiterförderung.

Ausgewählte Projekte arbeiten in einer viermonatigen Second Stage daran, ihr Projekt nutzbar und bekannt zu machen. Der Fokus liegt bspw. auf User Testing, Community- und Öffentlichkeitsarbeit oder der finanziellen Absicherung. Technische Arbeiten stehen dabei eher im Hintergrund. Die Second Stage endet mit einem halböffentlichen Abschlussevent mit ausgewählten, von den Projekten geladenen Gästen sowie Programmbeteiligten.

<h1>In English</h1>

You are or have been part of our Prototype Fund cosmos and maybe people around you are asking you how you experienced your funding phase. You may even want to present Prototype Fund and your time with us at events or talks. Of course we would be very happy about that - it's great when the community looks out for opportunities for each other. Someone might also want to interview you and you don't know exactly how best to talk about the grant program.

For all of these cases, we've compiled the most important info and resources worth knowing here. In the first part you will find tips and resources for communicating about the fund, followed by basic info about the program that may be of interest to others.

By the way, our grantees are the best advertisement for the Prototype Fund, so we'd love for you to talk about us publicly! Think of the notes below as just that: notes. What you want to say about us is completely up to you, we just want to make an offer here.

<h2>Guidelines for communicating about Prototype Fund</h2>

<h3>Who can interested people contact?</h3>

You've told people about us and they want to know more? If it's questions about the application, the FAQ page is helpful: https://prototypefund.de/bewerbung/faq/. For other inquiries, we welcome an email to info@prototypefund.de.

<h3>Is there anything important regarding the Prototype Fund on social media?</h3>

You are always welcome to link us, most of the time we will try to share your posts - this can give your project more visibility, for example. And of course we're always happy when you share our posts.

Here's how to find us on social media:
<ul>
<li>Mastodon: [https://mastodon.social/@prototypefund @PrototypeFund@mastodon.social]</li>
<li>LinkedIn: https://www.linkedin.com/company/11310622</li>
<li>YouTube: https://www.youtube.com/@prototypefund2682
</li>
<li>There is also our Public Interest Podcast: https://public-interest-podcast.podigee.io/
</li>
</ul>
If you ever encounter a situation related to your funded project or Prototype Fund where you don't know how to respond on social media, it's best to contact us and we'll look for a solution together.

<h3>I've been approached for an interview or panel. What's the best thing to say about Prototype Fund?</h3>
Really cool that you were asked. That's great for you and your project. In situations like this, you learn to focus on the essential information - a really good exercise in presenting your project at its core.

We would be happy if you let us know before an interview or its publication. Who are you interviewing and when do you expect the article to be published? Of course, it's your interview, so the focus is on your experience. If you'd like to talk about Prototype Fund, feel free to use the notes below. Once the article is published, we'll be happy to share it.

<h3>Are there resources I can use?</h3>
If you're speaking on a panel or at a workshop, for example, we can send you visuals or merch. Depending on what you want to talk about, you can also contact the Prototype Fund team in advance.

If you give a presentation or talk about the Prototype Fund, please also [https://cloud.okfn.de/s/t86XxtHgWmEKHnQ show our logo] or [https://cloud.okfn.de/s/Q2Ci93dKpR3b2dK one of these slides]. Please only use the logo as it is and only with the addition of ‘Supported by’.

Although the Prototype Fund is a project of the Open Knowledge Foundation Germany, it is not intended that you use the OKF logo on your website.

As a reminder, the BMFTR logo must always be included when you show your funding project (e.g., on websites, GitHub repos, flyers, etc.). [https://www.bmbf.de/bmbfservice/ Logos are available here] (Username: "zuwendungs-info", Password: "bmftr2025").

Keep in mind:

* You may only use the official, unaltered BMFTR logo with the addition “With funding from the”. Cropping, stretching, compressing or tilting the logo is not permitted. The white space surrounding the logo may not be cropped or altered either.
* The logo may only be used in connection with the project. If you have previously received funding from the Prototype Fund and are still using the old BMBF logo, please replace it with the current BMFTR logo.
* Your project website with the BMFTR logo must be submitted to [[Ansprechpartner*innen beim Projektträger|your contact person at the Projektträger]] for approval.
* Scientific articles must be Open Access or made freely accessible after a 12-month embargo period.

Additional resources that may be helpful can be found here: https://prototypefund.de/about/presse/. If you need additional image material, stickers, posters, flyers or information leaflets, please contact us via mail or Zulip. We will be happy to send you something.

<h2>Information about the program, application and funding</h2>
Of course you already know what the Prototype Fund does and why. We have summarized the most important information here.

<h3>What does the Prototype Fund do? </h3>
The Prototype Fund is a funding program of the Federal Ministry of Research, Technology and Space that is managed and evaluated by the Open Knowledge Foundation Germany. Individuals and small interdisciplinary teams can receive funding in order to test their ideas and develop open source applications in the areas of IT Security and Software Infrastructure. It is important that these are technologies with societal added value.

<h3>What are the goals of the Prototype Fund?</h3>
We provide the space and resources necessary to implement innovative software prototypes with a benefit for society: Especially for freelance developers and interdisciplinary teams that are otherwise not considered by government funding instruments. In this way, we want to strengthen FOSS and the people behind it and demonstrate their transformative potential for society as a whole.

<h3>How can you apply for funding and what are the criteria?</h3>
Twice a year, you can apply to the Prototype Fund for funding. Applicants must be at least 18 years old, live in Germany or, in the case of teams, have their GbR registered office in Germany and want to publish their project under an open source license. All other criteria and important information can be found at https://prototypefund.de/bewerbung/.

The next application phases and funding periods:
<ul>
<li>Class 03: October 1st to November 30th, 2026 / Funding period: June to November 2027, Second Stage: December 2027 to March 2028
</li>
<li>Class 04: Expected application October 1st to November 30th, 2027 / Funding period: June to November 2028, Second Stage: December 2028 to March 2029
</li>
<li>Class 05: Expected application October 1st to November 30th, 2028 / Funding period: June to November 2029, Second Stage: December 2029 to March 2030
</li>
<li>Class 06: Expected application October 1st to November 30th, 2029 / Funding period: June to November 2030, Second Stage: December 2030 to March 2031
</li>
</ul>

We would be very happy if you supported us in the application phase and shared the call for applications with the people around you. You can find all the information on the website in the application periods. If you want to be added to the mailing list which we use for the corresponding info mails, let us know.

<h3>What is the time schedule?</h3>

Approximately 8 weeks after the submission deadline, the applicants will be informed whether the jury has recommended the project for funding. In the application workshop, the formal application is then prepared, which will be submitted to the Federal Ministry of Research, Technology and Space via the project management organization. The ministry makes the final decision on funding. At the start of the funding, we invite all funded projects to a kick-off workshop in Berlin. During the six-month funding phase, the projects are entitled to various coaching sessions. In addition, there is a regular exchange with the project supervisor as well as with the other grantees of the cohort. As part of the accompanying research, there are also surveys and interviews on the experiences in the Prototype Fund during and after the funding. At the end of the implementation phase, a Demo Day is held in Berlin, where the projects present the results of their work. Projects that have applied for an extension of the funding period to ten months (‘Second Stage’) submit a presentation in the fourth month of funding and present their projects in a digital selection meeting. Based on the submission and the presentation, a panel of jurors, the Prototype Fund and the Projektträger will decide on the four-month funding extension.

Selected projects work in a four-month Second Stage to make their project usable and known. The focus is, for example, on user testing, community and public relations work or financial security. Technical work tends to take a back seat. The Second Stage ends with a semi-public closing event with selected guests invited by the projects and program participants.

Meeting-Etikette

2026-09-07T14:58:14Z

Marie-Lena: update info

''(English version below)''

Diese Meeting-Etikette ist dafür gedacht, alle digitalen Treffen, die im Rahmen der Förderzeit stattfinden, für alle Teilnehmenden so angenehm wie möglich zu gestalten. Sie betrifft sowohl alle PTF-Meeting-Formate als auch Meetings mit dem Projektträger, Superbloom oder anderen. Bitte lest sie euch gut durch!

=== Für Teilnehmende: ===

* '''Sucht euch einen geeigneten Ort''', an dem ihr für die Zeit des Calls möglichst ungestört seid. Bedenkt bei der Wahl eures Arbeitsortes für den Call, ob die Hintergrundgeräusche es erschweren könnten, euch zu verstehen. Die Teilnahme aus einem lauten Café oder der Bahn kann für andere Teilnehmende das Verständnis beeinträchtigen.
* '''Seid pünktlich''': Der Raum ist immer offen, ihr könnt also ohne Probleme früher reinkommen.
* '''Seid vorbereitet''': Wenn es Wege gibt, wie ihr euch auf die Calls vorbereiten könnt, teilen wir euch das im Vorfeld mit. Teilt z.B. bei Sprechstunden mit Superbloom eure Fragen im Vorfeld, damit die Coaches sich ihrerseits gut vorbereiten können.
* '''Macht einen Technik-Check''': Überprüft, ob eure Hardware funktioniert und macht euch mit BBB vertraut. Der Meeting-Raum ist immer offen, sodass ihr in Ruhe alles testen könnt.
* '''Benennt euch''': Bitte gebt bei der Benennung euren (Spitz-)Namen, das Projekt und – wenn ihr mögt – eure Pronomen an.
* '''Schaltet die Kamera aus''': Bei Calls mit 20+ Teilnehmenden kommt die Infrastruktur sonst schnell an ihre Grenzen. Wenn ihr redet, könnt ihr gerne eure Kamera einschalten, wenn ihr das möchtet.
* '''Schaltet euer Mikrofon aus''', wenn ihr nicht redet. Manchmal gibt es Hintergrundgeräusche, die ihr mit Kopfhörern nicht wahrnehmt, das Mikro dafür aber umso mehr.
* '''Bedenkt die Zeit''': Egal, ob ihr selbst etwas vorstellt oder Fragen an andere habt. Bitte denkt daran, dass auch andere Teilnehmende noch Fragen haben können und wir pünktlich starten und enden wollen.
* '''Seid respektvoll''': Im digitalen Raum gilt die gleiche Etikette wie analog: Hört aktiv zu und lasst andere ausreden. Seid höflich und respektvoll, auch wenn ihr einer anderen Meinung seid. Macht nicht einfach Film-, Foto- oder Audioaufnahmen. Unser [[Code of Conduct]] gilt auch für digitale Meetings.
* '''Habt ihr weitere Bedarfe''', um aus den Calls möglichst viel mitnehmen zu können? Meldet euch bei uns im Voraus, und wir versuchen darauf einzugehen!

=== Für Hosts: ===

* '''Was für Teilnehmende gilt, gilt auch für die Hosts!'''
* '''Klärt Zuständigkeiten im Voraus''': Benennt eine*n Moderator*in, ein*e Ansprechperson bei technischen Problemen und/oder eine*n Protokollant*in, damit solche Absprachen nicht Zeit vom Call selbst wegnehmen. Bedenkt auch, wie Mitschriften nach dem Call geteilt werden sollen und wer dafür verantwortlich ist.
* '''Testet Präsentationen oder Funktionen''', die ihr nutzen möchtet, im Voraus.
* '''Klärt Abläufe im Voraus''': Kennen alle Hosts die Agenda? Wann können Fragen gestellt werden, zwischendrin oder am Ende eines Inputs, via Chat oder mit Melden? Gibt es sonst etwas, was die Co-Hosts oder Teilnehmenden im Voraus wissen sollten?
* '''Seid 10 Minuten vor dem Call da''', um letzte Absprachen und Technik-Tests mit der Projektbetreuung durchzuführen.
* '''Nutzt [http://hedgedoc.stackspin.prototypefund.de/ HedgeDoc]''' und/oder die Notizfunktion von BBB für Mitschriften und Notizen. Die Anmeldung ist mit eurem Zulip Login und Passwort möglich. Wenn ihr ein Pad benötigt, sprecht uns im Vorfeld gerne an.
* '''Bitte schaltet die Kamera an''', wenn ihr präsentiert, damit die Teilnehmenden euch besser folgen können.

= Meeting Etiquette =
This meeting etiquette is intended to make all digital meetings that take place during the funding period as pleasant as possible for all participants. It applies to all PTF meeting formats as well as meetings with Projektträger, Superbloom or others. Please read them carefully!

=== For participants: ===

* '''Find a suitable location''' where you will be as undisturbed as possible for the duration of the call. When choosing your work location for the call, consider whether the background noise could make it hard to understand you. Participating from a noisy café or train can make it difficult for other participants to follow.
* '''Be on time''': The room is always open, so you can come in early without any problems.
* '''Be prepared''': If there are ways you can prepare for the calls, we’ll let you know in advance. For example, for consultation hours with Superbloom, please share your questions in advance so that the coaches can prepare properly.
* '''Do a technical check''': Check that your hardware is working and familiarise yourself with BBB. The meeting room is always open so that you can test everything at your leisure.
* '''Name yourselves''': When naming yourselves, please include your (nick)name, the project and - if you like - your pronouns.
* '''Switch off the camera''': Otherwise the infrastructure will quickly reach its limits in calls with 20+ participants. When you talk, you are welcome to switch on your camera if you wish.
* '''Switch off your microphone''' when you are not talking. Sometimes there is background noise that you won't hear with headphones, but the microphone will hear it all the more.
* '''Consider the time''': It doesn't matter whether you are presenting something yourself or have questions for others. Please remember that other participants may also have questions and that we want to start and finish on time.
* '''Be respectful''': The same etiquette applies in the digital space as in analogue: Listen actively and let others finish speaking. Be polite and respectful, even if you have a different opinion. Do not simply make film, photo or audio recordings. Our [[Code of Conduct]] also applies to digital meetings.
* '''Do you have any other accessibility requirements'''? Let us know in advance and we will try to accommodate you!

=== For hosts: ===

* '''What applies to participants also applies to hosts!'''
* '''Clarify responsibilities in advance''': appoint a moderator, a contact person for technical problems and/or a note-taker so that such arrangements do not take time away from the call itself. Also consider how transcripts are to be shared after the call and who is responsible for this.
* '''Test presentations or functions''' that you want to use in advance. A person from the program management will always be there ten minutes before the start of a call to help you with potential tech issues.
* '''Clarify procedures in advance''': Do all hosts know the agenda? When can questions be asked, in between or at the end of an input, via chat or by reporting? Is there anything else the co-hosts and/or participants need to know beforehand?
* '''Please be there 10 minutes before the call''' so that you can go over any final arrangements and carry out technical tests with the program management.
* '''Use [http://hedgedoc.stackspin.prototypefund.de/ HedgeDoc]''' and/or the note function of BBB for transcripts and notes. Login is possible with your Zulip login and password. If you need a pad, please contact us in advance.
* '''Please switch on your camera''' when you're giving your presentation, so that the participants can follow you more easily.

Coachings in der Second Stage

2026-09-04T08:42:48Z

Marie-Lena: clarified wording

''(English version below)''

Während der [https://wiki.prototypefund.de/Second_Stage Second Stage] liegt der Fokus nicht mehr auf der technischen Arbeit. Explizites Ziel der Second-Stage-Förderung ist es, mehr Projekte nachhaltig in die Nutzung zu bringen. Deswegen geht es in der Second Stage mehr um die Verbreitung und Verbesserung der Nutzbarkeit oder die finanzielle Absicherung des Projektes und weniger um die technische Weiterentwicklung der Software.

=== Das Wichtigste auf einen Blick: ===

* '''In der Second Stage sind die Coachings verpflichtend''' und müssen im Zeitraum Dezember bis März genommen werden.
* Neben Superbloom gibt es weitere Coachingpartner*innen mit unterschiedlichen Themenschwerpunkten, etwa Gründung oder Security.
* Für jedes Projekt sind zwei Coaching-Einheiten zu zwei unterschiedlichen Themen vorgesehen.
* Je nach Coachingpartner*in umfasst eine Coaching-Einheit in der Regel 3-4 Stunden direktes Coaching. Das heißt, dass ihr voraussichtlich 6-8 Stunden Coaching bei zwei Coachingpartner*innen nehmen werdet.
* Ihr könnt gemeinsam mit dem*der Coachingpartner*in entscheiden, ob ihr die Stunden als Block buchen oder auf mehrere Termine aufteilen möchtet.
* Die Themen bzw. Coachingpartner*innen werden, sofern keine Auflagen vorliegen, gemeinsam mit der Projektbetreuung festgelegt.
* Die Plätze für die Coachings sind pro Coachingpartner*in begrenzt. Wir fragen nach Zusage der Second Stage eure Wünsche ab, die finale Entscheidung über die Zuteilung der Coachings liegt aber bei der Projektbetreuung.
* Nach erfolgter Zuteilung der Coachings vermittelt die Projektbetreuung den Kontakt zu den Coachingpartner*innen.
Falls ihr ein Coaching absagen müsst, zum Beispiel weil ihr krank geworden seid, denkt bitte daran, frühestmöglich abzusagen. Die Coaches haben sich extra Zeit für euch genommen und eine rechtzeitige Absage zeigt euren respektvollen Umgang mit der Zeit von anderen.

=== Zuteilung der Coachings in der Second Stage ===
Der Prozess für die Zuteilung der Coachings ist folgender:

* Überlegt euch, welche Coachings für eure Pläne in der Second Stage sinnvoll sind. Grundlage für eure Überlegungen sollte eure Bewerbung für die Second Stage sein. Beachtet dabei, dass für jedes Projekt Coachings zu zwei verschiedenen Themen vorgesehen sind.
* Schickt uns '''mindestens drei Vorschläge für Coachingthemen mit jeweils einer kurzen''' '''Begründung''', mit welcher*m Partner*in ihr sie bearbeiten wollt und warum diese Themen für euch sinnvoll sind. 1-2 Sätze pro Thema reichen dabei völlig. Wenn wir nichts von euch hören, gehen wir davon aus, dass ihr auf unsere Einschätzung vertraut.
* Damit sich die Coaches gut auf euch und eure Projekte vorbereiten können, möchten wir ihnen Informationen zu euren Plänen für die Second Stage weiterleiten. Wir bitten euch daher im Vorfeld um Rückmeldung, ob ihr der Weiterleitung eurer Second-Stage-Bewerbung an die für euch ausgesuchten Coaches zustimmt. Möchtet ihr das nicht, sendet uns bitte einen alternativen Text zu, der eure Planung für die Second Stage beinhaltet und den wir stattdessen weiterleiten können.
* Da wir ein begrenztes Kontingent an Coaching-Einheiten bei unseren Partner*innen haben, liegt die finale Entscheidung über die Zuteilung der Coachings bei der Projektbetreuung. Diese treffen wir auf Grundlage eurer Second-Stage-Bewerbung und dem Feedback der Jury, unserer Erfahrung in der Projektbetreuung, der Verfügbarkeit der Coaching-Einheiten und natürlich euren Wünschen.
* Wir melden uns nach Ablauf der Deadline bei euch, um euch über unsere Entscheidung zu informieren und den Kontakt zu euren Coaches zu vermitteln.

Die Deadlines für eure Rückmeldungen kommunizieren wir euch im Vorfeld per Mail. Außerdem findet ihr sie natürlich auch im Kalender für euren Jahrgang.

=== Coachingpartner*innen für die Second Stage ===
'''Wichtig:''' Auch wenn einige der Coaching-Partner*innen Audits in ihrem Portfolio anbieten, können keine Audits über die Second Stage abgerechnet werden.

==== Institut für Innovation und Technik ====
Das [https://www.iit-berlin.de/workshop/ Institut für Innovation und Technik] ist eine Querschnittseinrichtung von VDI/VDE-IT und berät euch zur Gründung unterschiedlicher Geschäftsmodelle. Ihr kennt sie bereits vom Gründungsseminar.<blockquote>''Themen:''

* Gründungsvorhaben und Gesellschaftsformen,
* Finanzierungsmodelle, Business- und Finanzpläne,
* Zielgruppenanalyse,
* Geschäftsmodell- und Strategieentwicklung – mit einem Schwerpunkt auf „Software as a Service”.

''Sprache:'' Deutsch/Englisch

''Ort:'' Online

''Umfang:'' ca. 2h Vor- und Nachbereitung und 3-3,5h direktes Coaching</blockquote>

==== Free Software Foundation Europe (FSFE) ====
[https://fsfe.org/ Die FSFE] klärt über rechtliche Fragen auf und unterstützt Entwickler*innen, Unternehmen und politische Einrichtungen dabei, Freie Software in einer Weise zu entwickeln, zu nutzen und wiederzuverwenden, die mit den bestehenden rechtlichen Rahmenbedingungen vereinbar ist. Ihr kennt sie bereits vom Lizenz- und Markenrechtsseminar.<blockquote>''Themen:''
* Lizenzierung von Software und Lizenzkompabilität,
* Rechtliche Fragen rund um KI-generierten Code,
* Autorschaft, Eigentum und Copyright bei Software,
* Markenrecht für FOSS-Projekte,
* Best Practices für transparente Lizenzierung und Markenrecht im Repository.
''Sprache:'' Englisch

''Ort:'' Online oder nach Absprache in Berlin

''Umfang:'' 3 bis maximal 5h direktes Coaching (je nach Wissensstand und Bedürfnis)</blockquote>

==== Iris Wellmann ====
[https://iris-wellmann.de/ Iris Wellmann] ist Organisationsberaterin und Coachin mit 15 Jahren Berufserfahrung im Nonprofit-Sektor. Ihr Schwerpunkt liegt auf Organisationsentwicklung, Teamentwicklung und agilem Arbeiten. Sie begleitet Einzelpersonen, Teams und gesamte Organisationen in Form von Einzel- und Teamcoachings, Supervision und Prozessbegleitung. <blockquote>''Themen:''
* Strategie und Organisationsentwicklung,
* Agiles Arbeiten und digitales Zusammenarbeiten,
* Teamentwicklung,
* Führung im Nonprofit-Kontext.
''Sprache:'' Deutsch/Englisch

''Ort:'' Online oder in Berlin

''Umfang:'' 0,5h Auftragsklärung, 4h direktes Coaching</blockquote>

==== Least Authority ====
[https://leastauthority.com/ Least Authority] sind eure Ansprechpersonen für Security Coachings. Sie haben sich dem Aufbau und der Unterstützung nutzer*innenfreundlicher Technologielösungen und ethischer Geschäftspraktiken verschrieben und fördern digitale Sicherheit und die Wahrung der Privatsphäre als grundlegendes Menschenrecht.<blockquote>''Themen:''

* Anleitungen und Feedback zum Thema „Security-by-Design“,
* Projektstrategiebesprechungen zu Sicherheit und Risikomanagement,
* Analyse von Designs, kleinen Codeabschnitten und Dokumentation mit Blick auf mögliche Sicherheitslücken,
* Industry Best Practices und Standardisierungsfragen und -dokumentation.

''Sprache:'' Deutsch/Englisch
''Ort:'' Online

''Umfang:'' 1h Review (asynchron), 1h Diskussion und Feedback im direkten Coaching, außerdem eine schriftliche Zusammenfassung</blockquote>

==== Superbloom ====
Auch [https://wiki.prototypefund.de/Superbloom Superbloom] bleibt euch als Coaching-Partner*in in der Second Stage erhalten. Hier könnt ihr Coachings zu einer Vielzahl von Themen buchen, die für eure Second Stage relevant sein können, wie etwa Community Building, Design, Projektmanagement, Kommunikation, Fundraising uvm..<blockquote>''Themen:'' Alle Themen findet ihr [https://wiki.prototypefund.de/Superbloom#Topics_%F0%9F%8E%AF auf der Wiki-Seite von Superbloom]

''Sprache:'' Deutsch/Englisch/je nach Coach*in auch weitere Sprachen

''Ort:'' Online (je nach Coach*in ggf. auch in Berlin oder anderen Orten möglich)

''Umfang:'' 4h direktes Coaching</blockquote>

= In English =
During the [https://wiki.prototypefund.de/Second_Stage Second Stage], the focus is no longer on the technical work. The explicit aim of this funding is to bring more projects into sustainable use. The Second Stage is therefore more about the distribution and improved usability or the financial security of the project and less about the technical development of the software.

=== The key facts: ===

* '''In the Second Stage, coaching sessions are mandatory''' and must be completed between December and March.
* In addition to Superbloom, there are other coaching partners specializing in various topics, such as startup funding or security.
* Two coaching sessions on two different topics are scheduled for each project.
* The length of a coaching session varies depending on the coaching partner, but generally consists of 3–4 hours of direct coaching. This means you’ll receive an estimated 6-8 hours of coaching from two partners.
* You can decide together with your coaching partner whether you’d like to book the hours as a block or spread them out over multiple meetings.
* Unless otherwise specified, the topics and coaching partners will be determined in consultation with the program managers.
* The number of spots for the coaching sessions is limited for each coaching partner. Once you have been accepted into the Second Stage, we will ask you for your preferences. However, the final decision on the allocation of coaching sessions rests with the program managers.
* After you’ve been assigned your coaching partners and topics, the program management will connect you with them.
If you need to cancel a coaching session—for example, because you’ve fallen ill—please make sure to cancel as early as possible. The coaches have set aside time especially for you, and canceling in a timely manner will show your respect for their time.

=== Coaching assignments for the Second Stage ===
The process for assigning coaching sessions is as follows:

* Think about which coaching topics and partners would be helpful for your plans in the Second Stage. Your application for the Second Stage should be the basis for your decisions. Keep in mind that coaching sessions on two different topics are planned for each project.
* Send us '''at least three suggestions for coaching topics, each with a brief explanation''' of which partner you’d like to work with on the topic and why it would be useful for you. One or two sentences per topic are enough. If we don’t hear from you, we’ll assume that you trust our judgement.
* To help the coaches prepare well for you and your projects, we’d like to share information about your plans for the Second Stage with them. We therefore ask you in advance to let us know if you consent to us forwarding your Second Stage application to the coaches selected for you. If you do not consent, please send us an alternative document describing your plans for the Second Stage, which we can forward instead.
* Since we have a limited number of coaching sessions available with our partners, the final decision regarding the allocation of coaching topics and partners rests with the program management. We make this decision based on your Second Stage application and the jury’s feedback, our experience in supporting projects, the availability of coaching sessions, and, of course, your preferences.
* We’ll get back to you after the deadline to share our decision and connect you with your coaches.

We’ll notify you of the deadlines for your input in advance via email. You’ll also find them in the calendar for your class.

=== Coaching partners in the Second Stage ===
'''Important''': Even though some of the coaching partners offer audits in their portfolio, audits are not covered in the Second Stage funding.

==== Institut für Innovation und Technik ====
The [https://www.iit-berlin.de/workshop/ Institut für Innovation und Technik] is a cross-sectional institution of VDI/VDE-IT and advises you on setting up various business models. You already know them from the startup seminar.<blockquote>''Topics:''
* Startup concepts and legal structures,

* Financing models, business and financial plans,
* Target audience analysis, and
* Business model and strategy development—with a focus on “software as a service.”
''Language:'' German/English

''Location:'' Online

''What's included:'' Approx. 2 hours of preparation and follow-up, and 3–3.5 hours of 1:1 coaching</blockquote>

==== Free Software Foundation Europe (FSFE) ====
[https://fsfe.org/index.en.html The FSFE] informs about legal issues and supports developers, companies, and political institutions in developing, using, and reusing Free Software in a way that is compatible with the existing legal framework. You’re already familiar with them from the seminar on licensing and trademark law.<blockquote>''Topics:''
* Software licensing and license compatibility,
* Legal issues surrounding AI-generated code,
* Authorship, ownership, and copyright in software,
* Trademark law for FOSS projects, and
* Best practices for transparent licensing and trademark law in the repository.
''Language:'' English

''Location:'' Online or, by arrangement, in Berlin

''What's included:'' 3 to 5 hours of 1:1 coaching, depending on your current level of knowledge

</blockquote>

==== Iris Wellmann ====
[https://iris-wellmann.de/ Iris Wellmann] is an organizational consultant and coach with 15 years of professional experience in the nonprofit sector. Her work focuses on organizational development, team development, and agile work. She supports individuals, teams, and entire organizations through individual and team coaching, supervision, and process facilitation.<blockquote>''Topics:''
* Strategy and organizational development,
* Agile work and digital collaboration,
* Team development,
* Leadership in the nonprofit sector.
''Language:'' German/English

''Location:'' Online or in Berlin

''What's included:'' 0.5 hours to clarify the brief, 4 hours of 1:1 coaching</blockquote>

==== Least Authority ====
[https://leastauthority.com/ Least Authority] are the experts to talk to for security coaching. They are dedicated to building and supporting user-friendly technology solutions and ethical business practices, and they promote digital security and the protection of privacy as a fundamental human right.<blockquote>''Topics:''
* Security-by-design instruction and feedback,
* Project strategy meetings regarding security risk management,
* Analysis of design, small amounts of code and documentation for security issues, and
* Industry best practices and standardization discussions and documentation.
''Language:'' German/English

''Location:'' Online

''What's included:'' 1 hour review (asynchronous), 1 hour of discussion and feedback during a 1:1 coaching session, and a written summary</blockquote>

==== Superbloom ====
[https://wiki.prototypefund.de/Superbloom Superbloom] remains as your coaching partner during the Second Stage. They offer coaching sessions on a wide range of topics relevant to your Second Stage, such as community, design, project management, communication, fundraising, and much more.<blockquote>''Topics:'' You can find all topics [https://wiki.prototypefund.de/Superbloom on Superbloom’s wiki page]

''Language:'' German/English/other languages depending on the coach

''Location:'' Online (depending on the coach, sessions may also be possible in Berlin or other locations)

''What's included:'' 4 hours of 1:1 coaching</blockquote>

Über den PTF sprechen

2026-09-03T11:53:35Z

Marie-Lena: added info on using the logos

''(English version below)''

Du bist oder warst Teil unseres Prototype-Fund-Kosmos und vielleicht fragen dich Menschen in deinem Umfeld, wie du deine Förderphase erfahren hast. Eventuell möchtest du auch auf Events oder Talks den Prototype Fund und deine Zeit bei uns vorstellen. Darüber freuen wir uns natürlich sehr! Wir finden es großartig, wenn die Community füreinander Ausschau nach Möglichkeiten hält. Es kann auch sein, dass jemand ein Interview mit dir führen möchte und du nicht genau weißt, wie du am besten über das Förderprogramm sprichst.

Für alle diese Fälle haben wir hier die wichtigsten wissenswerten Infos und Ressourcen zusammengetragen. Im ersten Teil findest du Hinweise und Ressourcen für die Kommunikation über den Fund. Danach folgen grundlegende Infos über das Programm, die für andere interessant sein können.

Übrigens: Unsere Geförderten sind das beste Aushängeschild für den Prototype Fund, deswegen freuen wir uns sehr, wenn du öffentlich über uns sprichst! Versteh die nachfolgenden Hinweise als genau das: Hinweise. Was du über uns erzählen willst, liegt komplett in deiner Hand (bzw. deinem Mund), wir wollen dir hier nur ein Angebot machen.

<h2>Guidelines für die Kommunikation über den Prototype Fund</h2>

<h3>An wen können sich Interessierte wenden? </h3>
Du hast Leuten von uns erzählt und sie wollen mehr wissen? Wenn es sich um Fragen zu der Bewerbung handelt, ist die FAQ-Seite hilfreich: https://prototypefund.de/bewerbung/faq/. Bei anderen Anfragen freuen wir uns über eine E-Mail an info[at]prototypefund.de.

<h3>Gibt es beim Prototype Fund auf Social Media etwas zu beachten?</h3>

Du kannst uns immer gerne verlinken, meistens versuchen wir dann die Beiträge zu teilen – das kann deinem Projekt z. B. mehr Sichtbarkeit verschaffen. Und wir freuen uns natürlich immer, wenn du unsere Beiträge teilst.

So findest du uns auf Social Media:
<ul>
<li>Mastodon: [https://mastodon.social/@prototypefund @PrototypeFund@mastodon.social]</li>
<li>LinkedIn: https://www.linkedin.com/company/11310622</li>
<li>YouTube: https://www.youtube.com/@prototypefund2682
</li>
<li>Außerdem haben wir noch unseren Public Interest Podcast: https://public-interest-podcast.podigee.io/
</li>
</ul>
Sollte es mal zu einer Situation im Zusammenhang mit deinem geförderten Projekt oder dem Prototype Fund kommen, in der du nicht weißt, wie du auf Social Media reagieren sollst, melde dich am besten bei uns und wir schauen zusammen nach einer Lösung.

<h3>Ich wurde angefragt für ein Interview oder Panel. Was sage ich am besten über den Prototype Fund?</h3>
Richtig cool, dass du angefragt worden bist. Das ist super für dich und dein Projekt. In solchen Situationen lernt man, sich auf die wesentlichen Informationen zu konzentrieren – eine richtig gute Übung, um dein Projekt im Kern darzustellen.

Wir würden uns darüber freuen, wenn du uns vor einem Interview bzw. dessen Veröffentlichung Bescheid sagst. Mit wem führst du es und wann wird voraussichtlich der Beitrag erscheinen? Es gilt natürlich: Dein Interview, also stehen deine Erfahrungen im Zentrum. Falls du über den Prototype Fund sprechen möchtest, verwende gern die unten stehenden Notizen. Wenn der Beitrag dann veröffentlicht ist, teilen wir ihn auch gern.

<h3>Gibt es Ressourcen, die ich nutzen kann?</h3>
Falls du z. B. auf einem Panel oder bei einem Workshop sprichst, können wir dir gerne Bildmaterial oder Merch zukommen lassen. Je nachdem, um was es gehen soll, kannst du dich im Vorfeld auch gern mit dem Team des Prototype Fund absprechen.

Solltest du selbst einen Vortrag o. Ä. halten und über den Prototype Fund sprechen, zeig bitte [https://cloud.okfn.de/s/t86XxtHgWmEKHnQ auch unser Logo] oder [https://cloud.okfn.de/s/Q2Ci93dKpR3b2dK eine dieser Folien]. Bitte nutze das Logo nur unverändert und nur mit dem Zusatz "Unterstützt durch".

Auch wenn der Prototype Fund ein Projekt der Open Knowledge Foundation Deutschland ist, ist es nicht vorgesehen, dass du das Logo der OKF auf deiner Homepage verwendest.

Zur Erinnerung: Das Logo des BMFTR muss immer dabeistehen, wenn du dein Förderprojekt zeigst (z.B. auf Webseiten, GitHub-Repos, Flyern, usw.). [https://www.bmbf.de/bmbfservice/ Das Logo findest du hier] (Benutzername: "zuwendungs-info", Passwort: "bmftr2025").

Denk daran:

* Du darfst nur das offizielle und unveränderte Logo des BMFTR mit dem Zusatz “Gefördert von” nutzen. Ausschneiden, Strecken, Stauchen oder Schrägstellen sind nicht erlaubt. Auch die weiße Fläche um das Logo herum darf nicht beschnitten oder verändert werden.
* Das Logo darf nur im Zusammenhang mit dem Projekt platziert werden.
* Solltest du schon einmal vom Prototype Fund gefördert worden sein und noch das alte BMBF-Logo nutzen, ersetze es bitte mit dem aktuellen BMFTR-Logo. Gleiches gilt für das alte Logo des Prototype Fund.

* Alle Web-Auftritte (Projektseite, Repository, persönliche Webseite) mit dem BMFTR-Logo müssen an [[Ansprechpartner*innen beim Projektträger|deine Ansprechpartner*innen beim Projektträger]] zur Abnahme geschickt werden.
* Wissenschaftliche Artikel müssen Open Access sein oder nach einer 12-monatigen Embargofrist frei zugänglich gemacht werden.

Weitere Ressourcen, die hilfreich sein können, findest du hier: https://prototypefund.de/about/presse/. Falls du darüber hinaus Bildmaterial, Sticker, Poster, Flyer oder Infozettel brauchst, melde dich per Mail oder Zulip bei uns. Wir schicken dir gerne etwas zu.

<h2>Informationen zu Programm, Bewerbung und Förderung</h2>
Was der Prototype Fund tut und warum, weißt du natürlich schon. Die wichtigsten Infos haben wir hier noch mal zusammengefasst.

<h3>Was macht der Prototype Fund?</h3>
Der Prototype Fund ist ein Förderprogramm des Bundesministeriums für Forschung, Technologie und Raumfahrt (BMFTR), das von der Open Knowledge Foundation Deutschland betreut und ausgewertet wird. Einzelpersonen und kleine (interdisziplinäre) Teams können von uns finanzielle und ideelle Unterstützung für die Erprobung von Ideen sowie die Entwicklung von [https://prototypefund.de/projects/ Open-Source-Projekten] (im Folgenden: FOSS) in den Bereichen IT-Sicherheit und Software-Infrastruktur erhalten. Wichtig ist, dass es sich um Technologien mit gesellschaftlichem Mehrwert handelt.

<h3>Was sind die Ziele des Prototype Fund?</h3>
Wir stellen den Raum und die Mittel bereit, die notwendig sind, um innovative Software-Prototypen mit einem Nutzen für die Gesellschaft umzusetzen: Insbesondere für freie Entwickler*innen und interdisziplinäre Teams, die sonst durch staatliche Förderinstrumente nicht berücksichtigt werden. Auf diese Weise wollen wir FOSS und die Menschen, die dahinter stehen, stärken und deren transformatives Potenzial für die gesamte Gesellschaft aufzeigen.

<h3>Wie kann man sich um Förderung bewerben und welche Kriterien gibt es?</h3>
Einmal im Jahr kann man sich beim Prototype Fund um Förderung bewerben. Die Bewerber*innen müssen mindestens 18 Jahre alt sein, in Deutschland leben oder im Falle von Teams ihren GbR-Sitz in Deutschland haben und ihr Projekt unter einer Open-Source-Lizenz veröffentlichen wollen. Alle weiteren Kriterien und wichtige Informationen findet man unter https://prototypefund.de/bewerbung/.

Die nächsten Bewerbungsphasen und Förderzeiträume:
<ul>
<li>Jahrgang 03: voraussichtlich Bewerbung 01. Oktober bis 30. November 2026 / Förderzeitraum: Juni bis November 2027, Second Stage: Dezember 2027 bis März 2028
</li>
<li>Jahrgang 04: voraussichtlich Bewerbung 01. Oktober bis 30. November 2027 / Förderzeitraum: Juni bis November 2028, Second Stage: Dezember 2028 bis März 2029
</li>
</ul>
Wir freuen uns sehr, wenn du uns in der Bewerbungsphase unterstützt und den Bewerbungsaufruf in deinem Umfeld teilst. Alle Informationen dazu findest du in den Bewerbungszeiträumen auf der Website. Wenn du in den Verteiler aufgenommen werden willst, an den wir die dazugehörigen Info-Mails schicken, sag uns Bescheid.

<h3>Wie ist der zeitliche Ablauf?</h3>
Ca. 8 Wochen nach Einreichungsschluss bekommen die Bewerber*innen Bescheid, ob die Jury das Projekt zur Förderung vorgeschlagen hat. Im Antragsworkshop wird dann der formale Antrag für das BMFTR erarbeitet, der über den Projektträger beim Bundesministerium für Forschung, Technologie und Raumfahrt eingereicht wird, welches die finale Entscheidung über die Förderung trifft. Zum Start der Förderung laden wir alle geförderten Projekte zu einem Kick-Off-Workshop in Berlin ein. Innerhalb der sechsmonatigen Förderphase haben die Projekte Anspruch auf verschiedene Coachings. Darüber hinaus findet ein regelmäßiger Austausch mit der Projektbetreuung sowie den anderen Geförderten der Kohorte statt. Im Rahmen der Begleitforschung gibt es während und nach der Förderung zudem Umfragen und Interviews zu den Erfahrungen im Prototype Fund. Am Ende der Umsetzungsphase findet ein Demo Day in Berlin statt, auf dem die Projekte die Ergebnisse ihrer Arbeit vorstellen. Projekte, die sich auf eine Verlängerung der Förderzeit auf zehn Monate (Second Stage) beworben haben, reichen im vierten Monat der Förderung eine Präsentation ein und stellen ihre Projekte in einer digital stattfindenden Auswahlsitzung vor. Auf Basis der Einreichung sowie der Vorstellung entscheidet ein Gremium aus Juror*innen, Prototype Fund und Projektträger über die viermonatige Weiterförderung.

Ausgewählte Projekte arbeiten in einer viermonatigen Second Stage daran, ihr Projekt nutzbar und bekannt zu machen. Der Fokus liegt bspw. auf User Testing, Community- und Öffentlichkeitsarbeit oder der finanziellen Absicherung. Technische Arbeiten stehen dabei eher im Hintergrund. Die Second Stage endet mit einem halböffentlichen Abschlussevent mit ausgewählten, von den Projekten geladenen Gästen sowie Programmbeteiligten.

<h1>In English</h1>

You are or have been part of our Prototype Fund cosmos and maybe people around you are asking you how you experienced your funding phase. You may even want to present Prototype Fund and your time with us at events or talks. Of course we would be very happy about that - it's great when the community looks out for opportunities for each other. Someone might also want to interview you and you don't know exactly how best to talk about the grant program.

For all of these cases, we've compiled the most important info and resources worth knowing here. In the first part you will find tips and resources for communicating about the fund, followed by basic info about the program that may be of interest to others.

By the way, our grantees are the best advertisement for the Prototype Fund, so we'd love for you to talk about us publicly! Think of the notes below as just that: notes. What you want to say about us is completely up to you, we just want to make an offer here.

<h2>Guidelines for communicating about Prototype Fund</h2>

<h3>Who can interested people contact?</h3>

You've told people about us and they want to know more? If it's questions about the application, the FAQ page is helpful: https://prototypefund.de/bewerbung/faq/. For other inquiries, we welcome an email to info@prototypefund.de.

<h3>Is there anything important regarding the Prototype Fund on social media?</h3>

You are always welcome to link us, most of the time we will try to share your posts - this can give your project more visibility, for example. And of course we're always happy when you share our posts.

Here's how to find us on social media:
<ul>
<li>Mastodon: [https://mastodon.social/@prototypefund @PrototypeFund@mastodon.social]</li>
<li>LinkedIn: https://www.linkedin.com/company/11310622</li>
<li>YouTube: https://www.youtube.com/@prototypefund2682
</li>
<li>There is also our Public Interest Podcast: https://public-interest-podcast.podigee.io/
</li>
</ul>
If you ever encounter a situation related to your funded project or Prototype Fund where you don't know how to respond on social media, it's best to contact us and we'll look for a solution together.

<h3>I've been approached for an interview or panel. What's the best thing to say about Prototype Fund?</h3>
Really cool that you were asked. That's great for you and your project. In situations like this, you learn to focus on the essential information - a really good exercise in presenting your project at its core.

We would be happy if you let us know before an interview or its publication. Who are you interviewing and when do you expect the article to be published? Of course, it's your interview, so the focus is on your experience. If you'd like to talk about Prototype Fund, feel free to use the notes below. Once the article is published, we'll be happy to share it.

<h3>Are there resources I can use?</h3>
If you're speaking on a panel or at a workshop, for example, we can send you visuals or merch. Depending on what you want to talk about, you can also contact the Prototype Fund team in advance.

If you give a presentation or talk about the Prototype Fund, please also [https://cloud.okfn.de/s/t86XxtHgWmEKHnQ show our logo] or [https://cloud.okfn.de/s/Q2Ci93dKpR3b2dK one of these slides]. Please only use the logo as it is and only with the addition of ‘Supported by’.

Although the Prototype Fund is a project of the Open Knowledge Foundation Germany, it is not intended that you use the OKF logo on your website.

As a reminder, the BMFTR logo must always be included when you show your funding project (e.g., on websites, GitHub repos, flyers, etc.). [https://www.bmbf.de/bmbfservice/ Logos are available here] (Username: "zuwendungs-info", Password: "bmftr2025").

Keep in mind:

* You may only use the official, unaltered BMFTR logo with the addition “With funding from the”. Cropping, stretching, compressing or tilting the logo is not permitted. The white space surrounding the logo may not be cropped or altered either.
* The logo may only be used in connection with the project. If you have previously received funding from the Prototype Fund and are still using the old BMBF logo, please replace it with the current BMFTR logo.
* Your project website with the BMFTR logo must be submitted to [[Ansprechpartner*innen beim Projektträger|your contact person at the Projektträger]] for approval.
* Scientific articles must be Open Access or made freely accessible after a 12-month embargo period.

Additional resources that may be helpful can be found here: https://prototypefund.de/about/presse/. If you need additional image material, stickers, posters, flyers or information leaflets, please contact us via mail or Zulip. We will be happy to send you something.

<h2>Information about the program, application and funding</h2>
Of course you already know what the Prototype Fund does and why. We have summarized the most important information here.

<h3>What does the Prototype Fund do? </h3>
The Prototype Fund is a funding program of the Federal Ministry of Research, Technology and Space that is managed and evaluated by the Open Knowledge Foundation Germany. Individuals and small interdisciplinary teams can receive funding in order to test their ideas and develop open source applications in the areas of IT Security and Software Infrastructure. It is important that these are technologies with societal added value.

<h3>What are the goals of the Prototype Fund?</h3>
We provide the space and resources necessary to implement innovative software prototypes with a benefit for society: Especially for freelance developers and interdisciplinary teams that are otherwise not considered by government funding instruments. In this way, we want to strengthen FOSS and the people behind it and demonstrate their transformative potential for society as a whole.

<h3>How can you apply for funding and what are the criteria?</h3>
Twice a year, you can apply to the Prototype Fund for funding. Applicants must be at least 18 years old, live in Germany or, in the case of teams, have their GbR registered office in Germany and want to publish their project under an open source license. All other criteria and important information can be found at https://prototypefund.de/bewerbung/.

The next application phases and funding periods:
<ul>
<li>Class 03: Expected application October 1st to November 30th, 2026 / Funding period: June to November 2027, Second Stage: December 2027 to March 2028
</li>
<li>Class 04: Expected application October 1st to November 30th, 2027 / Funding period: June to November 2028, Second Stage: December 2028 to March 2029
</li>
</ul>

We would be very happy if you supported us in the application phase and shared the call for applications with the people around you. You can find all the information on the website in the application periods. If you want to be added to the mailing list which we use for the corresponding info mails, let us know.

<h3>What is the time schedule?</h3>

Approximately 8 weeks after the submission deadline, the applicants will be informed whether the jury has recommended the project for funding. In the application workshop, the formal application is then prepared, which will be submitted to the Federal Ministry of Research, Technology and Space via the project management organization. The ministry makes the final decision on funding. At the start of the funding, we invite all funded projects to a kick-off workshop in Berlin. During the six-month funding phase, the projects are entitled to various coaching sessions. In addition, there is a regular exchange with the project supervisor as well as with the other grantees of the cohort. As part of the accompanying research, there are also surveys and interviews on the experiences in the Prototype Fund during and after the funding. At the end of the implementation phase, a Demo Day is held in Berlin, where the projects present the results of their work. Projects that have applied for an extension of the funding period to ten months (‘Second Stage’) submit a presentation in the fourth month of funding and present their projects in a digital selection meeting. Based on the submission and the presentation, a panel of jurors, the Prototype Fund and the Projektträger will decide on the four-month funding extension.

Selected projects work in a four-month Second Stage to make their project usable and known. The focus is, for example, on user testing, community and public relations work or financial security. Technical work tends to take a back seat. The Second Stage ends with a semi-public closing event with selected guests invited by the projects and program participants.

Zuwendungsbescheid

2026-09-03T11:52:31Z

Marie-Lena: typo

''(English version below)''

Der Zuwendungsbescheid gilt als eure offizielle Zusage für die Förderung!

'''Zeitpunkt des Erhalts des Zuwendungsbescheids:''' Diesen bekommt ihr in der Regel vor Beginn der Förderzeit über die Plattform profi-online. Es kann vereinzelt vorkommen, dass der Zuwendungsbescheid später eintrifft, möglicherweise sogar nach Beginn des Förderzeitraums. Macht euch in diesem Fall keine Sorgen. Falls es Probleme mit eurer Förderung geben sollte, hättet ihr bereits entsprechende Informationen erhalten. Die Förderphase beginnt trotzdem wie geplant, und der Bescheid wird lediglich etwas später eintreffen.

'''Wichtige Schritte nach Erhalt des Zuwendungsbescheids:''' Bitte lest den Zuwendungsbescheid sorgfältig durch und bewahrt ihn sicher auf. Obwohl die vielen Seiten des Bescheids möglicherweise unübersichtlich erscheinen können, haben wir die wichtigsten Punkte hier für Euch zusammengetragen. Beachtet jedoch, dass das Lesen dieser Seite nicht das detaillierte Studium des Zuwendungsbescheids ersetzt.

Bei eventuellen Fragen zum Zuwendungsbescheid könnt Ihr euch an eure [[Ansprechpartner*innen beim Projektträger]] wenden.

== Zuwendungsbescheid ==

=== Seite 1: Key Facts ===
Hier findet ihr die wichtigsten Eckdaten zu eurer Förderung, darunter das '''Förderkennzeichen'''. Euer Projektname mag sich ändern, aber mit dem Förderkennzeichen kann euer Vorhaben immer individuell zugeordnet werden. Verwendet es also immer in der Kommunikation mit dem Projektträger und fügt es euren Dokumenten hinzu (z.B. Vorhabenbeschreibung, Schlussbericht, etc.)

Eine detaillierte '''Fördersummenberechnung''' findet sich im Anhang "Gesamtvorkalkulation".

=== Seiten 2-7: Eure Förderung ===
Die Seiten 2-7 sind die wichtigsten im Zuwendungsbescheid und enthalten entscheidende Informationen für den Förderzeitraum und danach:

* Die '''maximale Fördersumme''', die ihr abrufen könnt (auch wichtig: die Aufteilung der Fördersumme auf beide Jahre).
* '''Aufbewahrung''': Ihr müsst alle relevanten Unterlagen für mindestens drei (Steuer-)Jahre aufbewahren.
*'''"De-minimis"-Bescheinigung''': Die De-minimis-Bescheinigung müsst ihr für zehn Jahre aufbewahren und angeben, falls ihr weitere Förderungen bekommt, bei denen die "De-minimis"-Behilfe-Regel gilt.
* '''Veröffentlichungen''':
** Ihr müsst die BMFTR-Logos bei Veröffentlichungen (z.B. auf Webseiten, GitHub-Repos, Flyern, usw.) mit Projektbezug nutzen. [https://www.bmbf.de/bmbfservice/ Die Logos findet ihr hier] (Benutzername: “zuwendungs-info”, Passwort: “bmftr2025”). Bitte beachtet dabei folgendes:
*** Ihr dürft nur das offizielle und unveränderte Logo des BMFTR mit dem Zusatz “Gefördert von” nutzen. Ausschneiden, Strecken, Stauchen oder Schrägstellen sind nicht erlaubt. Auch die weiße Fläche um das Logo herum darf nicht beschnitten oder verändert werden.
*** Das Logo darf nur im Zusammenhang mit dem Projekt platziert werden.
*** Solltet ihr schon einmal vom Prototype Fund gefördert worden sein und noch das alte BMBF-Logo nutzen, ersetzt es bitte mit dem aktuellen BMFTR-Logo.
** Alle Web-Auftritte (Projektseite, Repository, persönliche Webseite) mit dem BMFTR-Logo müssen an [[Ansprechpartner*innen beim Projektträger|eure Ansprechpartner*innen beim Projektträger]] zur Abnahme geschickt werden.
** Wissenschaftliche Artikel müssen Open Access sein oder nach einer 12-monatigen Embargofrist frei zugänglich gemacht werden.

=== NKBF 2017 ===
Die "Nebenbestimmungen für Zuwendungen auf Kostenbasis des Bundesministeriums für Forschung, Technologie und Raumfahrt an gewerbliche Unternehmen für Forschungs- und Entwicklungsvorhaben" sind die allgemeinen Regeln für die Förderung im BMFTR. Sie gelten für verschiedene Arten von Förderungen und passen nur teilweise zu der genauen Art der Förderung, die wir im Prototype Fund anbieten. Nehmt sie zur Kenntnis und wundert euch nicht, wenn nicht alles zum Förderbetrag, zum Zeitrahmen oder zur Struktur eurer Förderung passt.

=== Bestätigung des Zuwendungsbescheids ===

* '''Lesebestätigung'''
* '''Rechtsbehelfsverzicht'''
Damit der Zuwendungsbescheid rechtskräftig wird und es administrativ zügig weitergehen kann, ist es wichtig die Lesebestätigung und am besten auch gleich den Rechtsbehelfsverzicht via profi-online zu übermitteln. Bitte macht das ausschließlich über profi-online, da eine Bestätigung per E-Mail ist nicht rechtskräftig ist.

=== Hinweise für Zahlungsempfänger ===
Am Ende des Zuwendungsbescheids findet ihr eine Dokumentation für die Zahlungsanforderungen. [[Zahlungsanforderungen|Hier findet ihr]] zusätzliche Tipps und wichtige Links.

Nach dem ersten Monat der Förderzeit organisieren wir einen Call, bei dem der Projektträger euch durch eine Zahlungsanforderung führt und eure Fragen zum Thema beantwortet.

= In English =
The funding notification (''Zuwendungsbescheid'') serves as your official confirmation for the grant!

'''Time of receiving the funding notification''': Typically, you will receive this before the start of the funding period. Unfortunately, on rare occasions, the funding notification might arrive late, possibly even after the start of the funding period. In such cases, don't worry. If there were any issues with your funding, you would have already received relevant information. The funding phase will commence as planned, and the notification will just arrive a bit later.

'''Important steps after receiving the funding notification:''' Please read the funding notification carefully and keep it safe. While the many pages of the notification may seem overwhelming, we have compiled the key points for you here. However, note that reading this page does not replace a detailed study of the funding notification.

If you have any questions about the funding notification, you can contact [[Ansprechpartner*innen beim Projektträger|contact person at the Projektträger]].

=== Page 1: Key Facts ===
Here, you will find the essential details about your funding, including the funding identification code ("Förderkennzeichen"). Your project name may change, but the funding identification code allows your project to be individually identified. Always use it in communication with the Projektträger and include it in your documents (e.g., project description, final report, etc.).

A detailed funding calculation can be found in the appendix "Gesamtvorkalkulation”.

=== Pages 2-7: Your funding ===
Pages 2-7 are the most important ones and contain vital information for the funding period and beyond:

* The '''maximum funding amount''' you can request (important: the allocation of the funding amount over both years).
* '''Document storage''': You must keep all relevant documents for at least three (tax) years.
* '''"De-minimis"-Beihilfe:''' Keep the "De-minimis" certificate for ten (tax) years and provide it if you receive additional funding where the "De-minimis" aid rule applies.
* '''Publications''':
** Use the BMFTR logos in publications (e.g., on websites, GitHub repos, flyers, etc.). Logos [https://www.bmbf.de/bmbfservice/ are available here] (Username: "zuwendungs-info", Password: "bmftr2025"). Please keep the following in mind:
*** You may only use the official, unaltered BMFTR logo with the addition “With funding from the”. Cropping, stretching, compressing or tilting the logo is not permitted. The white space surrounding the logo may not be cropped or altered either.
*** The logo may only be used in connection with the project. If you have previously received funding from the Prototype Fund and are still using the old BMBF logo, please replace it with the current BMFTR logo.
** Your project website with the BMFTR logo must be submitted to [[Ansprechpartner*innen beim Projektträger|your contact person at the Projektträger]] for approval.
** Scientific articles must be Open Access or made freely accessible after a 12-month embargo period.

=== NKBF 2017 ===
The "Nebenbestimmungen für Zuwendungen auf Kostenbasis des Bundesministeriums für Forschung, Technologie und Raumfahrt an gewerbliche Unternehmen für Forschungs- und Entwicklungsvorhaben" (In English: "Supplementary Provisions for Grants on a Cost Basis from the Federal Ministry of Research, Technology and Space to Commercial Enterprises for Research and Development Projects") contain the general rules for BMFTR funding. They apply to different types of grants and only partially match the exact type of funding we offer at Prototype Fund. Take note of them and don’t be surprised if not everything fits the amount, timeframe, or structure of your funding.

=== Return of documents ===

* '''Lesebestätigung (read receipt)'''
* '''Rechtsbehelfsverzicht (waiver of rights to appeal)'''

To ensure that the funding notification (''Zuwendungsbescheid'') becomes legally binding and that the administrative process can proceed smoothly, you must submit a read receipt (''Lesebestätigung'') and ideally also a waiver of rights to appeal (''Rechtsbehelfsverzicht'') via profi-online. Please do not send any confirmation via email, as this is not legally binding.

=== Notes for payment recipients ===
At the end of the grant notification you will find documentation for the payment requests. [[Zahlungsanforderungen|Here you will find]] additional tips and important links. After the first month of the funding period, we will organize a call where the Projektträger team will guide you through a Zahlungsanforderung (payment request) and answer your questions about the topic.

Zuwendungsbescheid

2026-09-03T11:44:15Z

Marie-Lena: update info on use of the BMFTR logo

''(English version below)''

Der Zuwendungsbescheid gilt als eure offizielle Zusage für die Förderung!

'''Zeitpunkt des Erhalts des Zuwendungsbescheids:''' Diesen bekommt ihr in der Regel vor Beginn der Förderzeit über die Plattform profi-online. Es kann vereinzelt vorkommen, dass der Zuwendungsbescheid später eintrifft, möglicherweise sogar nach Beginn des Förderzeitraums. Macht euch in diesem Fall keine Sorgen. Falls es Probleme mit eurer Förderung geben sollte, hättet ihr bereits entsprechende Informationen erhalten. Die Förderphase beginnt trotzdem wie geplant, und der Bescheid wird lediglich etwas später eintreffen.

'''Wichtige Schritte nach Erhalt des Zuwendungsbescheids:''' Bitte lest den Zuwendungsbescheid sorgfältig durch und bewahrt ihn sicher auf. Obwohl die vielen Seiten des Bescheids möglicherweise unübersichtlich erscheinen können, haben wir die wichtigsten Punkte hier für Euch zusammengetragen. Beachtet jedoch, dass das Lesen dieser Seite nicht das detaillierte Studium des Zuwendungsbescheids ersetzt.

Bei eventuellen Fragen zum Zuwendungsbescheid könnt Ihr euch an eure [[Ansprechpartner*innen beim Projektträger]] wenden.

== Zuwendungsbescheid ==

=== Seite 1: Key Facts ===
Hier findet ihr die wichtigsten Eckdaten zu eurer Förderung, darunter das '''Förderkennzeichen'''. Euer Projektname mag sich ändern, aber mit dem Förderkennzeichen kann euer Vorhaben immer individuell zugeordnet werden. Verwendet es also immer in der Kommunikation mit dem Projektträger und fügt es euren Dokumenten hinzu (z.B. Vorhabenbeschreibung, Schlussbericht, etc.)

Eine detaillierte '''Fördersummenberechnung''' findet sich im Anhang "Gesamtvorkalkulation".

=== Seiten 2-7: Eure Förderung ===
Die Seiten 2-7 sind die wichtigsten im Zuwendungsbescheid und enthalten entscheidende Informationen für den Förderzeitraum und danach:

* Die '''maximale Fördersumme''', die ihr abrufen könnt (auch wichtig: die Aufteilung der Fördersumme auf beide Jahre).
* '''Aufbewahrung''': Ihr müsst alle relevanten Unterlagen für mindestens drei (Steuer-)Jahre aufbewahren.
*'''"De-minimis"-Bescheinigung''': Die De-minimis-Bescheinigung müsst ihr für zehn Jahre aufbewahren und angeben, falls ihr weitere Förderungen bekommt, bei denen die "De-minimis"-Behilfe-Regel gilt.
* '''Veröffentlichungen''':
** Ihr müsst die BMFTR-Logos bei Veröffentlichungen (z.B. auf Webseiten, GitHub-Repos, Flyern, usw.) mit Projektbezug nutzen. [https://www.bmbf.de/bmbfservice/ Die Logos findet ihr hier] (Benutzername: “zuwendungs-info”, Passwort: “bmftr2025”). Bitte beachtet dabei folgendes:
*** Ihr dürft nur das offizielle und unveränderte Logo des BMFTR mit dem Zusatz “Gefördert von” nutzen. Ausschneiden, Strecken, Stauchen oder Schrägstellen sind nicht erlaubt. Auch die weiße Fläche um das Logo herum darf nicht beschnitten oder verändert werden.
*** Das Logo darf nur im Zusammenhang mit dem Projekt platziert werden.
*** Solltet ihr schon einmal vom Prototype Fund gefördert worden sein und noch das alte BMBF-Logo nutzen, ersetzt es bitte mit dem aktuellen BMFTR-Logo.
** Alle Web-Auftritte (Projektseite, Repository, persönliche Webseite) mit dem BMFTR-Logo müssen an [[Ansprechpartner*innen beim Projektträger|eure Ansprechpartner*innen beim Projektträger]] zur Abnahme geschickt werden.
** Wissenschaftliche Artikel müssen Open Access sein oder nach einer 12-monatigen Embargofrist frei zugänglich gemacht werden.

=== NKBF 2017 ===
Die "Nebenbestimmungen für Zuwendungen auf Kostenbasis des Bundesministeriums für Forschung, Technologie und Raumfahrt an gewerbliche Unternehmen für Forschungs- und Entwicklungsvorhaben" sind die allgemeinen Regeln für die Förderung im BMFTR. Sie gelten für verschiedene Arten von Förderungen und passen nur teilweise zu der genauen Art der Förderung, die wir im Prototype Fund anbieten. Nehmt sie zur Kenntnis und wundert euch nicht, wenn nicht alles zum Förderbetrag, zum Zeitrahmen oder zur Struktur eurer Förderung passt.

=== Bestätigung des Zuwendungsbescheids ===

* '''Lesebestätigung'''
* '''Rechtsbehelfsverzicht'''
Damit der Zuwendungsbescheid rechtskräftig wird und es administrativ zügig weitergehen kann, ist es wichtig die Lesebestätigung und am besten auch gleich den Rechtsbehelfsverzicht via profi-online zu übermitteln. Bitte macht das ausschließlich über profi-online, da eine Bestätigung per E-Mail ist nicht rechtskräftig ist.

=== Hinweise für Zahlungsempfänger ===
Am Ende des Zuwendungsbescheids findet ihr eine Dokumentation für die Zahlungsanforderungen. [[Zahlungsanforderungen|Hier findet ihr]] zusätzliche Tipps und wichtige Links.

Nach dem ersten Monat der Förderzeit organisieren wir einen Call, bei dem der Projektträger euch durch eine Zahlungsanforderung führt und eure Fragen zum Thema beantwortet.

= In English =
The funding notification (''Zuwendungsbescheid'') serves as your official confirmation for the grant!

'''Time of receiving the funding notification''': Typically, you will receive this before the start of the funding period. Unfortunately, on rare occasions, the funding notification might arrive late, possibly even after the start of the funding period. In such cases, don't worry. If there were any issues with your funding, you would have already received relevant information. The funding phase will commence as planned, and the notification will just arrive a bit later.

'''Important steps after receiving the funding notification:''' Please read the funding notification carefully and keep it safe. While the many pages of the notification may seem overwhelming, we have compiled the key points for you here. However, note that reading this page does not replace a detailed study of the funding notification.

If you have any questions about the funding notification, you can contact [[Ansprechpartner*innen beim Projektträger|contact person at the Projektträger]].

=== Page 1: Key Facts ===
Here, you will find the essential details about your funding, including the funding identification code ("Förderkennzeichen"). Your project name may change, but the funding identification code allows your project to be individually identified. Always use it in communication with the Projektträger and include it in your documents (e.g., project description, final report, etc.).

A detailed funding calculation can be found in the appendix "Gesamtvorkalkulation”.

=== Pages 2-7: Your funding ===
Pages 2-7 are the most important ones and contain vital information for the funding period and beyond:

* The '''maximum funding amount''' you can request (important: the allocation of the funding amount over both years).
* '''Document storage''': You must keep all relevant documents for at least three (tax) years.
* '''"De-minimis"-Beihilfe:''' Keep the "De-minimis" certificate for ten (tax) years and provide it if you receive additional funding where the "De-minimis" aid rule applies.
* '''Publications''':
** Use the BMFTR logos in publications (e.g., on websites, GitHub repos, flyers, etc.). Logos [https://www.bmbf.de/bmbfservice/ are available here] (Username: "zuwendungs-info", Password: "bmftr2025"). Please keep the following in mind:
*** You may only use the official, unaltered BMFTR logo with the addition “With funding from the”. Cropping, stretching, compressing or tilting the logo is not permitted. The white space surrounding the logo may not be cropped or altered either.
*** The logo may only be used in connection with the project.If you have previously received funding from the Prototype Fund and are still using the old BMBF logo, please replace it with the current BMFTR logo.
** Your project website with the BMFTR logo must be submitted to [[Ansprechpartner*innen beim Projektträger|your contact person at the Projektträger]] for approval.
** Scientific articles must be Open Access or made freely accessible after a 12-month embargo period.

=== NKBF 2017 ===
The "Nebenbestimmungen für Zuwendungen auf Kostenbasis des Bundesministeriums für Forschung, Technologie und Raumfahrt an gewerbliche Unternehmen für Forschungs- und Entwicklungsvorhaben" (In English: "Supplementary Provisions for Grants on a Cost Basis from the Federal Ministry of Research, Technology and Space to Commercial Enterprises for Research and Development Projects") contain the general rules for BMFTR funding. They apply to different types of grants and only partially match the exact type of funding we offer at Prototype Fund. Take note of them and don’t be surprised if not everything fits the amount, timeframe, or structure of your funding.

=== Return of documents ===

* '''Lesebestätigung (read receipt)'''
* '''Rechtsbehelfsverzicht (waiver of rights to appeal)'''

To ensure that the funding notification (''Zuwendungsbescheid'') becomes legally binding and that the administrative process can proceed smoothly, you must submit a read receipt (''Lesebestätigung'') and ideally also a waiver of rights to appeal (''Rechtsbehelfsverzicht'') via profi-online. Please do not send any confirmation via email, as this is not legally binding.

=== Notes for payment recipients ===
At the end of the grant notification you will find documentation for the payment requests. [[Zahlungsanforderungen|Here you will find]] additional tips and important links. After the first month of the funding period, we will organize a call where the Projektträger team will guide you through a Zahlungsanforderung (payment request) and answer your questions about the topic.

Second Stage

2026-08-13T09:03:21Z

Marie-Lena:

''(English version below)''

Auf dieser Seite findet ihr Informationen zum Ablauf der Second Stage Informationen zur Bewerbung findet ihr auf dieser Seite: [[Bewerbung für die Second Stage]].

'''Wichtig: Die hier gelisteten Informationen galten für Jahrgang 01 und werden für Jahrgang 02 ggf. noch einmal leicht angepasst. Finale Informationen dazu folgen im Sommer 2026.'''

== Ablauf der Second-Stage-Förderung ==
Hier seht ihr einen Überblick über die Termine, die für die Second Stage relevant sind (natürlich bleiben die Termine der regulären Förderphase, wie z. B. der Demo Day oder die Zwischengespräche, weiterhin verpflichtend):
{| class="wikitable"
|-
!Anfang September
|Sprechstunde Second-Stage-Bewerbung
|optional
|-
!14. - 27. September
|Bewerbungsphase Second-Stage-Förderung
|
|-
!27. September
|Deadline Einreichung schriftliche Bewerbung
|verpflichtend
|-
!9. Oktober
|Pitch-Session (online)
|verpflichtend
|-
!Mitte Oktober
|Entscheidung und Förderzusage
|
|-
!Oktober–November
|Antragseinreichung zur Entsperrung der Mittel
|verpflichtend
|-
!1. Dezember
|Start der Second Stage
|
|-
!vorauss. 1. Dezember
|Online-Kick-Off der Second Stage
|verpflichtend
|-
!Dezember
|Sprechstunde mit Superbloom
|optional
|-
!Dezember–März
|Coachings
|verpflichtend
|-
!Dezember–Januar
|4. Zwischengespräch
|verpflichtend
|-
!Februar
|Sprechstunde mit Superbloom
|optional
|-
!Februar–März
|5. Zwischengespräch
|verpflichtend
|-
!Ende März
|Abschlussevent der Second Stage
|verpflichtend
|-
!30. April 2027
|Deadline Schlussbericht, mit

* Link zum Code
* Link zur Dokumentation
|verpflichtend
|}

== Zahlungsanforderung ==
In der regulären Förderphase habt ihr zu Beginn eines Quartals die Mittel für das abgelaufene Quartal (im Nachhinein) abrufen können, konkret nach dem ersten und vierten Fördermonat. In der Second-Stage-Förderphase geht es entsprechend weiter und ihr erhaltet nach dem siebten und zehnten Fördermonat die weiteren Auszahlungen.

Zu den beiden Zahlungsanforderungen in der Second Stage sind zwei Besonderheiten zu beachten:

* Mittelabruf im Januar über den Zwischennachweis: Der Mittelabruf fällt auf einen Jahreswechsel (Fördersumme der Monate Oktober bis Dezember, abzurufen im Januar). Hierfür muss ein Zwischennachweis für die gesamte Laufzeit des vergangenen Jahres gestellt werden, den ihr auch über profi-Online erstellen müsst. Wenn ihr euer Förderkennzeichen in der Vorhabenliste angeklickt habt, könnt ihr links in der Liste Zwischennachweis auswählen.
* Mittelabruf im April über den Verwendungsnachweis: Der zweite Mittelabruf in der Second Stage ist insgesamt euer vierter Mittelabruf und gleichzeitig der letzte in der Förderzeit. Der letzte Mittelabruf muss über den Verwendungsnachweis abgerufen und zusammen mit dem Schlussbericht beim Projektträger eingereicht werden. Der Verwendungsnachweis wird vom Projektträger in profi-online nach Ende der Förderphase freigeschaltet. Bitte beachtet, dass es für die Einreichung eine Frist gibt: Verwendungsnachweis und Schlussbericht müssen spätestens am 30. April eingereicht werden.

Bitte beachtet, dass in beiden Fällen die Bearbeitung eurer Mittelabrufe länger als bei einer regulären Zahlungsanforderung dauern kann.

[https://wiki.prototypefund.de/index.php?title=Zahlungsanforderungen Allgemeine Hinweise zu Zahlungsanforderungen und Zwischennachweisen findet ihr hier].

== Verpflichtende Leistungen ==
Neben der Umsetzung der Arbeitsschwerpunkte müssen im Rahmen der Second-Stage-Förderung einige verpflichtende Aufgaben erfüllt werden:

* '''Coachings''': In der Second Stage sind die [https://wiki.prototypefund.de/index.php?title=Coachings Coachings] verpflichtend. Die Coaching-Einheiten umfassen in der Regel drei bis vier Stunden, die ihr entweder als Block buchen oder in mehrere kürzere Termine einteilen könnt. Ihr bekommt zwei Coaching-Einheiten während der Second Stage. Die Themen bzw. Coachingpartner*innen werden, sofern keine Auflagen vorliegen, gemeinsam mit der Projektbetreuung festgelegt. Neben dem Coaching-Angebot von [https://wiki.prototypefund.de/index.php?title=Superbloom Superbloom] (Design, Projektmanagement, Community, Kommunikation, Fundraising usw.), stehen euch in der Second Stage weitere Coachingpartner*innen mit unterschiedlichen Schwerpunkten zur Verfügung: [https://leastauthority.com/ Least Authority] (Security), [https://vdivde-it.de/de VDI/VDE] (Gründung), die [https://fsfe.org/ Free Software Foundation Europe] (Lizenzierung) und [https://iris-wellmann.de/angebot/coaching/ Iris Wellmann] (freie Coachings/Strategie). Für alle Coachings sind die Plätze begrenzt. Die finale Entscheidung über die Zuteilung der Coachings liegt bei der Projektbetreuung.
* '''Zwischengespräche, Montags-Updates und Online-Kick-Off:''' Wie in der regulären Förderphase sind auch in der Second Stage die Zwischengespräche und Montags-Updates verpflichtend. In den Zwischengesprächen wird über den allgemeinen Stand des Projekts und seiner Strategie und über euren Abschlussworkshop der Second Stage gesprochen. Die Zwischengespräche können online oder in Person in Berlin oder auf Veranstaltungen (z. B. CCC, FOSDEM) durchgeführt werden. Zusätzlich findet ein Online-Kick-Off für die Second Stage als Videocall statt.
* '''Verfassen eines Blogbeitrags oder eines Artikels für die Knowledge Base''': Sharing (knowledge) is caring! Jedes im Rahmen der Second Stage geförderte Projekt soll bis Ende der Förderzeit [https://www.prototypefund.de/blog einen Beitrag im Prototype Fund Blog] oder [https://kb.prototypefund.de/ in der Knowledge Base] veröffentlichen. Wenn ein Beitrag bereits in der regulären Förderphase geschrieben wurde, entfällt diese Pflicht. Die Beitragsthemen werden gemeinsam mit der Projektbetreuung und der Kommunikationsperson des Prototype Fund festgelegt, mehr Informationen dazu [[Einen Blogbeitrag schreiben|findet ihr hier.]] Alternative Formate und Ideen können individuell mit der Projektbetreuung abgestimmt werden.
* '''Teilnahme am Abschlussevent:''' Am Ende der Second Stage findet das Abschlussevent in Berlin statt. Alle Teammitglieder aller Projekte müssen teilnehmen. Auch nicht offiziell geförderte Teammitglieder können teilnehmen, sofern es der Platz zulässt. Bitte klärt die Teilnahme möglichst frühzeitig mit der Projektbetreuung.
* '''Vorbereitung des Abschlussworkshops''': Jedes Projekt wird für das Abschlussevent einen Workshop mit externe Projektpartner*innen gestalten. Die Auswahl und Einladung der Gäste erfolgt gemeinsam mit der Projektbetreuung.
* '''Dokumentation''': Am Ende der Förderzeit muss für alle Projekte der Second Stage eine öffentlich verfügbare Dokumentation bei der Projektbetreuung vorliegen. Je nach Projekt kann die Art der Dokumentation unterschiedlich sein. Während der Code eines Projekts immer sauber dokumentiert sein sollte, sind zusätzliche Dokumentationsmaßnahmen abhängig von der Zielgruppe: unterschiedliche Formate von Tutorials für Endnutzer*innen, Admin-Dokumentation für selbstgehostete Projekte, Entwickler*innendokumentation für Libraries und andere Infrastrukturprojekte usw.
* '''Schlussbericht:''' Einen Monat nach Abschluss der Second-Stage-Förderphase ist der Schlussbericht zusammen mit der Schlussabrechnung (Verwendungsnachweis) beim Projektträger einzureichen. Genaue Informationen dazu findet ihr [https://wiki.prototypefund.de/index.php?title=Schlussbericht hier].

Und nicht vergessen: Projekte, die zehn Monate gefördert werden, nehmen ebenfalls am [https://wiki.prototypefund.de/index.php?title=Demo_Day Demo Day] nach sechs Monaten teil.

== Angebote ==
Zusätzlich bieten wir optionale Formate an, mit denen wir euch bei der Umsetzung eurer Second Stage unterstützen möchten:

* zwei '''Sprechstunden mit [[Superbloom]]''' zu den Themen "Community management & community building" und "Branding & identity": Ihr kennt das Sprechstunden-Format aus der regulären Förderzeit - für die Second Stage haben wir spannende und relevante Themen zusammengestellt.
* weitere '''1:1 Gespräche''' nach Bedarf: Wir haben in der Second Stage gute Kapazitäten für zusätzliche 1:1 Gespräche mit euch - stellt uns Fragen, lasst uns eure Projekte testen, fragt nach Feedback zu eurem Logo, Blogpost, UI, Communitystrategie, etc. Wir sind da, um euch zu unterstützen und freuen uns über tiefere Einblicke in eure Projekte.
* '''Kommunikation''' über die Kanäle des Prototype Fund: Wie in der regulären Förderphase unterstützen wir die Sichtbarkeit eurer Projekte mit Kommunikationsmaßnahmen über unsere Kanäle (Mastodon, LinkedIn, ggf. Newsletter)
* Unterstützung bei der '''Vernetzung''': Wenn es möglich ist und wir auf existierende Kontakte des Prototype Fund zurückgreifen können, vernetzen wir euch gern.
* Feedback von der Jury: Gern leiten wir euch das '''Jury-Feedback''' aus der Pitch-Session weiter.

== Abschlussevent der Second Stage ==
Das Abschlussevent ist das finale Event nach der Second-Stage-Förderung und findet Ende März in Berlin statt. Das Event soll euch einerseits die Möglichkeit geben, euch untereinander auszutauschen und den Abschluss der Förderphase gemeinsam zu feiern. Weiterhin habt ihr beim Event die Möglichkeit euer Projekt im Rahmen eines Workshops eingeladenen Gästen zu präsentieren.

=== Key facts ===
''Second-Stage-Abschlussevent JG02:'' Ende März 2027

''Location:'' vorauss. im [https://www.publix.de/ Publix - Haus für Journalismus und Öffentlichkeit], Hermannstr. 90, 12051 Berlin

''Uhrzeit:'' 14:00 - open end, Community-Abend ab 19:30 Uhr

=== Ablauf ===
Nach einem internen Teil, bei dem ihr eure Erfahrungen mit uns teilen und voneinander lernen könnt, ist ein zweistündiger Workshop mit externen Gästen geplant. Allen Projekten wird dabei eine Tischinsel zur Verfügung stehen, an der ihr euer Projekt vorstellen könnt. Es empfiehlt sich, früh zu überlegen, was ihr anbieten und wen ihr dazu einladen möchtet: Möchtet ihr (potentielle) Projektpartner*innen treffen, ein (User-)Testing durchführen, euer Projekt einer relevanten Person(engruppe) vorstellen etc. Insgesamt könnt ihr pro Projekt ein bis drei externe Gäste einladen. Für die Vorbereitung des Abschlussworkshop kommen weitere, konkretere Infos per Mail - außerdem ist wie immer in den Zwischengesprächen Zeit, Fragen und Details zu besprechen. Sprecht uns gern frühzeitig an, wenn ihr Fragen habt!

Nach dem Workshop gibt es ein gemeinsames Dinner mit den eingeladenen Gästen. Und last but not least schließen wir den Tag mit einem Community-Abend, der für alle offen ist, ab. Denn jetzt kann wirklich gefeiert werden.
{| class="wikitable"
|13:30 - 14:15 Uhr
|Ankommen der Projekte - bitte kommt pünktlich.
|-
|14:15 Uhr
|Begrüßung
|-
|14:30 Uhr
|Jahrgangsinterner Workshop: Erfahrungsaustausch zwischen den Projekten und Feedback
(Hosting Team PTF)
|-
|15:45 Uhr
|Pause
|-
|16:00 Uhr
|Aufbau & Einlass der geladenen Gästen
|-
|16:30 Uhr
|Euer Abschlussworkshop mit Gästen
|-
|18:30 Uhr
|Abendessen
|-
|19:30 Uhr
|Eröffnung des Community-Abends
|}
Bitte plant ein, mindestens 1,5 Stunden beim Community-Abend dabei zu sein.

=== Abschlussworkshop mit externen Gästen ===
Eure Aufgabe für diesen Tag ist es, den zweistündigen Workshop mit externen Gästen zu konzipieren und durchzuführen. Damit ihr euch möglichst gut vorbereiten könnt, gibt es im Folgenden weitere Infos sowie Deadlines, bis wann wir bestimmte Informationen von euch brauchen.

'''Das Ziel des Workshops ist es, zur Nachhaltigkeit eures Projektes beizutragen.''' Dementsprechend soll das Thema eures Workshops Bezug zu eurer Second Stage, mindestens aber zur Nachhaltigkeit eures Projektes allgemein haben. Mögliche Themen können zum Beispiel sein:

* User Testing mit Projektpartner*innen oder eurer Community
* Vorstellung eures Projekts und Austausch mit (potenziellen) Projektpartner*innen und/oder Kund*innen
* Onboarding von neuen Community-Mitgliedern
* Austauschformate mit eurer Community vor Ort
* Feedback zu eurer Öffentlichkeitsarbeit einholen
* Natürlich sind wir auch offen für andere Vorschläge, kommt gerne auf uns zu!

Insgesamt könnt ihr '''pro Projekt ein bis zwei (nach Absprache maximal drei) externe Gäste''' einladen. Allen Projekten wird eine Tischinsel zur Verfügung stehen, an der ihr euer Projekt vorstellen könnt.

==== Vorbereitung ====
Voraussichtlich Anfang Februar melden wir uns bei euch mit weiteren Informationen zum Abschlussevent. Dabei werden wir euch auch bitten, uns eure Ideen für den Abschlussworkshop mit externen Gästen zu schicken. Wir brauchen kein ausformuliertes Konzept, ein paar Stichpunkte genügen uns. Ebenso braucht ihr bis dahin noch keine festen Zusagen von euren potenziellen Gästen. Solltet ihr euch unsicher sein, was für euch in Frage kommt, könnt ihr euch jederzeit für weiteren Austausch (per Mail oder in einem Call) bei uns melden!

Nach Erhalt eurer Vorschläge, geben wir euch Feedback, ob die Idee realistisch und passend für den Abschlussworkshop ist. Danach können wahlweise wir oder ihr persönlich eure Gäste einladen.

Bitte kümmert euch selbst um alle Materialien und Technik, die ihr für euren Workshop braucht. Für Strom und Internet sowie Getränke und Snacks ist selbstverständlich gesorgt.

= In English: Second Stage =
On this page, you'll find information on how the Second Stage works. For information on how to apply, visit this page: [[Bewerbung für die Second Stage|Application for the Second Stage]].

'''Please note: The information listed here applies to class 01 and may be slightly adjusted for class 02. Final details will be provided in the summer of 2026.'''

== Timeline ==
This is an overview of the dates that are relevant for the Second Stage (the dates for the regular funding phase, such as Demo Day and the 1:1 meetings, remain – of course - mandatory):
{| class="wikitable"
|-
!Beginning of September, 2026
|Consultation hour, application for the Second Stage
|optional
|-
!September 14th–28th
|Application period Second Stage funding
|
|-
!September 28th
|Deadline submission of written application
|mandatory
|-
!October 9th
|Pitch session (online)
|mandatory
|-
!Middle of October
|Decision and funding commitment
|
|-
!October–November
|Request to release these funds
|mandatory
|-
!December 1st
|Start of the Second Stage
|
|-
!Expected on December 1st
|Online kick off Second Stage
|mandatory
|-
!December
|Superbloom consultation hour
|optional
|-
!December–March
|Coaching sessions
|mandatory
|-
!December–January
|4th 1:1 meeting
|mandatory
|-
!February
|Superbloom consultation hour
|optional
|-
!February–March
|5th 1:1 meeting
|mandatory
|-
!End of March
|Closing event of the Second Stage
|mandatory
|-
!April 30th, 2027
|Deadline final report including

* Link to code
* Link to documentation
|mandatory
|}

== Payment requests ==
In the regular funding phase, you could request the funds for the previous quarter (retrospectively) at the beginning of each quarter, specifically after the first and fourth funding months. In the Second Stage, this process continues and you will receive further payments after the seventh and tenth month of funding.

There are two special features to note regarding the two payment requests in the Second Stage:

* The funding request in January is to be submitted as an interim report („Zwischennachweis"): The funding request falls at the turn of the year (funding amount for October to December, to be requested in January). For this purpose, an interim report must be submitted via profi-Online. Once you have clicked on your funding code in the project list, you can select „Zwischennachweis" (interim report) on the left side of the list.
* The Funding request in April is to be submitted as a so-called statement of use („Verwendungsnachweis“): The second funding request in the Second Stage is your fourth funding request overall and also the last one for the whole funding period. The last funding request must be requested as a statement of use and submitted to the Projektträger together with the final report. The statement of use will be activated by the Projektträger in profi-Online after the end of the funding period. Please note that there is a deadline for submission: the statement of use and final report must be submitted by April 30th at the latest.

[https://wiki.prototypefund.de/index.php?title=Schlussbericht Information on the final report can be found here]. [https://wiki.prototypefund.de/index.php?title=Zahlungsanforderungen Information on payment requests and interim reports can be found here].

== Mandatory to-dos ==
In addition to the implementation of the key focus areas as specified in your application, a number of mandatory requirements must be fulfilled during the Second Stage:
* '''Coachings''': As opposed to the regular funding period, the [https://wiki.prototypefund.de/index.php?title=Coachings coaching sessions] are mandatory in the Second Stage. Coaching units usually last three to four hours, which you can either book as a block or divide into several short sessions. You will receive two coaching units during the Second Stage. Unless you received specific instructions from the jury, the topics and coaching partners will be determined together with the program managers. In addition to coaching sessions offered by [https://wiki.prototypefund.de/index.php?title=Superbloom Superbloom] (design, project management, community, communication, fundraising, etc.), other coaching partners with different areas of expertise are available in the Second Stage: [https://leastauthority.com/ Least Authority] (security), [https://vdivde-it.de/de VDI/VDE] (starting a company/business models), the [https://fsfe.org/ Free Software Foundation Europe] (licensing) and [https://iris-wellmann.de/angebot/coaching/ Iris Wellmann] (free coaching/strategy). Places are limited for all coaching sessions. The final decision on the allocation of coaching sessions lies with the program management'''.'''
* '''Participation in the online kick off, two 1:1 meetings and Monday updates:''' As in the regular funding phase, the 1:1 meetings and Monday updates are mandatory in the Second Stage. During these meetings, we will discuss the general status of the project and its strategy as well as your ideas for the closing workshop of the Second Stage. The 1:1 meetings can be held online or in person in Berlin or at events (e.g. CCC, FOSDEM). In addition, an online kick off for the Second Stage takes place as a video call.
* '''Writing a blog post or an article for the PTF Knowledge Base:''' Sharing (knowledge) is caring! Every project funded as part of the Second Stage has to publish an article [https://www.prototypefund.de/en/blog on the Prototype Fund blog] or [https://kb.prototypefund.de/ in the Knowledge Base] by the end of the funding period. If a contribution has already been written during the regular funding phase, this obligation does not apply. The topics of the contributions will be determined together with the program management and the communication team of the Prototype Fund. You can find [[Einen Blogbeitrag schreiben|more information here]]. Alternative formats and ideas can be discussed individually with the program management team.
* '''Participation in the closing event of the Second Stage:''' At the end of the Second Stage, the closing event takes place in Berlin. All team members of all projects have to participate. Team members who are not officially funded can participate as long as there is space available. Please clarify the possibilities of participation as early as possible with the program management.
* '''Preparation for the closing workshop:''' Every project will prepare a closing workshop for the closing event with external project partners. The guests will be selected and invited together with the program management.
* '''Documentation:''' At the end of the funding period, publicly available documentation must be submitted to the program management team for all Second Stage projects. The type of documentation may vary depending on the project. While the code of a project should always be properly documented, additional documentation measures depend on the target group: various types of tutorials for end users, admin documentation for self-hosted projects, developer documentation for libraries and other infrastructure projects, etc.
* '''Final report:''' After the completion of the funding period, the final report ("Schlussbericht") is to be submitted to the Projektträger along with a so-called statement of use ("Verwendungsnachweis"). The deadline for all documents is one month after the funding ends. Detailed information can be found [https://wiki.prototypefund.de/index.php?title=Schlussbericht here].

Please keep in mind: projects that receive ten months of funding also take part in [https://wiki.prototypefund.de/index.php?title=Demo_Day Demo Day] after six months.

== Offers ==
In addition, we offer the following '''optional formats''' to support you during your Second Stage:

* '''Two consultation hours with [https://wiki.prototypefund.de/index.php?title=Superbloom Superbloom]''' on the topics of "Community management & community building" and "Branding & identity". You are already familiar with the format from the regular funding period. For your Second Stage we have chosen together exciting and relevant topics.
* Further '''1:1 meetings''' as required: We have capacity for additional 1:1 meetings with you during the Second Stage – ask us questions, let us test your projects, ask for feedback on your logo, blog post, UI, community strategy, etc. We are here to support you and look forward to gaining deeper insights into your projects.
* '''Communication''' via the Prototype Fund channels: As in the regular funding phase, we will support the visibility of your projects with communication measures via our channels (Mastodon, LinkedIn, newsletter if possible).
* Support with '''networking''': If you know the right people for your project, we’d love to introduce you! Feedback from the jury: We are happy to forward the '''jury feedback''' from the pitch session to you.

== Closing event of the Second Stage ==
The closing event is the event that happens at the end of your Second Stage funding period. The event, which takes place in Berlin end of March, is intended to give you the opportunity to exchange ideas and celebrate the end of the funding phase together. It will also be the occasion for you to present your project to invited guests during a workshop.

=== Key facts ===
''Closing event of the Second Stage Class01:'' End of March 2027

''Where:'' Epxected at [https://www.publix.de/ Publix - Haus für Journalismus und Öffentlichkeit], Hermannstr. 90, 12051 Berlin

''Time:'' 2 pm - open end, community meet-up from 7:30 pm

=== Schedule ===
After an internal part where you can share your experiences with us and learn from each other, a two-hour workshop with external guests will take place. All projects will have a table where they can present their project to their invited guests. We recommend that you think early on about what you would like to offer and who you would like to invite: Would you like to meet (potential) project partners, conduct user testing, present your project to a relevant person (or group of people), onboard new community contributors, etc.? You can invite one to three external guests per project. We will email you more specific information to help you prepare for the closing workshop once the Second Stage starts. As always, we will have time to discuss questions and details during the 1:1 meetings. Please feel free to contact us early if you have any questions!

There will be a dinner with the invited guests after the workshop. And last but not least, we will end the day with a community evening that is open to everyone - to make sure we really get to celebrate your funding time.

{| class="wikitable"
|1:30 - 2:15 pm
|Arrival of the projects - please be on time.
|-
|2:15 pm
|Welcome
|-
|2:30 pm
|Internal workshop: Sharing experiences and feedback between projects
(Hosting team PTF)
|-
|3:45 pm
|Break
|-
|4 pm
|Workshop preparation & arrival of workshop guests
|-
|4:30 pm
|Closing workshop with guests
|-
|6:30 pm
|Dinner
|-
|7:30 pm
|Opening of the community evening
|}
Please plan on staying at least 1.5 hours at the community event.

=== Closing workshop with external guests ===
Your task for this day is to design and conduct the two-hour workshop with external guests. To help you prepare as well as possible, here is some additional information and the deadlines by which we need certain information from you.

'''The goal of the workshop is to contribute to the sustainability of your project.''' Accordingly, the topic of your workshop should be related to your Second Stage, but at least to the general sustainability of your project. Possible topics can be, for example:

* User testing with project partners or your community
* Presentation of your project and exchange with (potential) project partners and/or customers
* Onboarding of new community members
* Exchange formats with your local community
* Gathering feedback on your public outreach
* Of course, we are also open to other suggestions, so feel free to contact us!

In total, you can invite '''one to two (up to a maximum of three, upon request) external guests''' per project. All projects will have a table island where you can present your project.

=== Preparation ===
At the beginning of February, we plan to send you further information about the closing event. At that time, we will also ask you to send us your ideas for the closing workshop with external guests. We don't need a fully fleshed-out concept; a few bullet points will do. You also don't need to have firm commitments from your potential guests by then. If you are unsure what works for you, you can always contact us for further discussion (by email or in a call)!

After receiving your proposals, we will give you feedback on whether the idea is realistic and suitable for the workshop. After that, either we can invite your guests or you can do so yourself.

Please organise all the materials and equipment you need for your workshop on your own. Of course, we will provide electricity, internet access, drinks, and snacks.

Bewerbung für die Second Stage

2026-08-13T09:01:05Z

Marie-Lena: updated info on milestones in the Second Stage

''(English version below)''

Auf dieser Seite findet ihr Informationen zur Bewerbung für die Second Stage und den administrativen Schritten danach. Mehr Informationen zum Ablauf und den Inhalten findet ihr auf der allgemeinen Seite zur [[Second Stage]].

'''Wichtig: Die hier gelisteten Informationen galten für Jahrgang 01 und werden für Jahrgang 02 ggf. noch einmal leicht angepasst. Finale Informationen dazu folgen im August 2026.'''

== Warum gibt es die Second Stage? ==
In der Technologie- sowie im Speziellen der FOSS-Förderung gibt es ein Problem: Innovationen werden gut und gerne finanziert, nur bleibt oft offen, wie es danach weitergeht. Wenige Technologien sind nach der initialen Finanzierung so weit, dass sie in den Produktivbetrieb gehen und sich selbst finanzieren können.

Deswegen wollen wir euch mit der Second Stage die Möglichkeit geben, weitere vier Monate an der nachhaltigen Absicherung eures Projektes zu arbeiten.

Je nachdem, was der Fokus eures Projekts in der Second Stage sein soll, werdet ihr auch an zwei weiteren [https://wiki.prototypefund.de/Coachings Coachings] teilnehmen - etwa zum Thema Security, Gründung oder Community Building. Ziel der Second Stage ist es, dass das Projekt besser nutzbar und bekannt gemacht wird, sodass es nach Abschluss der Förderung gute Chancen hat, langfristig und nachhaltig Bestand zu haben.

Reminder: '''Projekte, die nicht an der Second Stage teilnehmen, sind für uns nicht weniger wertvoll'''. Wir schätzen, dass ca. 50 % jeder Runde an dieser Verlängerung der Förderzeit teilnehmen werden, und es gibt viele Gründe, warum ein Projekt nicht teilnehmen kann. Vielleicht passt das Format nicht zum Projekt, oder ihr seht persönlich keinen Bedarf für diese Art von Unterstützung. Vielleicht ist euer Projekt bereits Teil einer nachhaltigen Struktur und ihr braucht nur die sechs Monate, um es zu programmieren. Vielleicht war eure Bewerbung für die reguläre Förderzeit großartig, aber eure Pläne für die Second Stage passen nicht in den Rahmen des Prototype Fund. Insgesamt werden bis zu 15 Projekte für die Second Stage gefördert. Dies hängt davon ab, wie gut die Bewertungen insgesamt sind. '''Nicht alle Plätze der Second Stage müssen gefüllt werden''', d.h. es können auch weniger Projekte gefördert werden, wenn die Qualität der Bewerbungen nicht ausreicht.

== Grundsätzliches zur Bewerbung ==
Wenn ihr euch bei der initialen Bewerbung nicht für die Second Stage beworben habt, sind die folgenden Abschnitte für euch nicht relevant: '''Leider ist es zu diesem Zeitpunkt nicht mehr möglich, eine Second Stage zu beantragen''', da mit eurem ursprünglichen Antrag bereits die maximale Laufzeit und maximale Fördersumme festgelegt wurde.

Wenn ihr euch für die Second Stage beworben habt, sind die Mittel für die vier zusätzlichen Monate vorerst '''gesperrt'''. Im 5. Fördermonat teilt eine Jury die begrenzten Plätze für die Second-Stage-Förderung auf der Grundlage eurer Arbeit in den ersten Monaten der regulären Förderung sowie einer neuen kleinen '''Bewerbung''' zu. Die Entscheidung basiert auf einer schriftlichen Einreichung und einer kurzen Online-Pitch-Session.

'''Als Vorbereitung zur Bewerbung lest euch diese Wikiseite bitte vollständig durch.''' Anfang September findet außerdem eine Sprechstunde statt, bei der wir gern eure Fragen (auf Deutsch und Englisch) zur Second Stage beantworten. Auch in den Zwischengesprächen können wir gern über eure Bewerbung und eure Ziele für die Second Stage sprechen.

Aus Fairnessgründen beantworten wir keine inhaltlichen Fragen zu euren Second-Stage-Bewerbungen. Wir können aber einschätzen, ob eure Ideen für die Second Stage grundsätzlich förderfähig sind (das heißt: ob wir die Art von Vorhaben fördern dürfen, ob z. B. nicht zu viele Entwicklungsarbeiten dabei sind), geben euch gern allgemeine Tipps und beantworten auch alle Fragen zu den Formalitäten. Wenn ihr euch unsicher seid: Sprecht uns gern an!

Auch wichtig: Die Coaching-Sessions mit Superbloom können nicht für die Vorbereitung der Bewerbung (weder schriftlich noch Pitch) genutzt werden. Es ist natürlich absolut in Ordnung, wenn ihr im Coaching besprechen wollt, wie ihr eure Projekte nachhaltiger gestaltet. Wie wir die Grenze zwischen „Vorbereitung der Bewerbung“ und „Schritte für die Nachhaltigkeit“ definieren, könnt ihr auf der [https://wiki.prototypefund.de/index.php?title=Superbloom#Can_I_prepare_my_application_for_the_Second_Stage_with_Superbloom? Coaching-Seite] lesen.

=== Timeline der Bewerbung ===
{| class="wikitable"
!Anfang September 2026
|Sprechstunde Second-Stage-Bewerbung
|optional
|-
!14. - 27. September
|Bewerbungsphase Second-Stage-Förderung
|
|-
!27. September
|Deadline Einreichung schriftliche Bewerbung
|verpflichtend
|-
!9. Oktober 2026
|Pitch-Session (online)
|verpflichtend
|-
!Mitte Oktober
|Entscheidung und Förderzusage
|
|-
!Oktober–November
|Antragseinreichung zur Entsperrung der Mittel
|verpflichtend
|-
!1. Dezember 2026
|Start der Second Stage
|
|-
!vorauss. 1. Dezember
|Online Kick-Off der Second Stage
|verpflichtend
|}

== Die schriftliche Bewerbung ==
''Wann'': 14. bis 27. September 2026 - '''Achtung''': Einreichungen nach der Deadline werden nicht für die Auswahl berücksichtigt!

''Wo'': [https://bewerben.prototypefund.de/ bewerben.prototypefund.de] - der genaue Link folgt per Mail

''Was'': Beantwortet 8 (bzw. 9) Fragen zu euren Plänen für die Second-Stage-Förderung

''Sprache'': Die schriftliche Bewerbung erfolgt auf Deutsch, Nicht-Muttersprachler*innen können auch auf Englisch einreichen.

Die schriftliche Bewerbung findet über unsere Bewerbungsplattform statt, die ihr aus eurer initialen Bewerbung für den Prototype Fund schon kennt. Dort müssen die folgenden Fragen, basierend auf dem aktuellen Arbeitsstand, sowie eure Ideen für die Second Stage beantwortet werden:
'''Dein Projekt in der regulären Förderphase'''

- Welche Meilensteine wurden mit welchen Ergebnissen erzielt? (max. 100 Wörter)
- Werden bis zum Ende der regulären Förderperiode alle planmäßigen Meilensteine erreicht? Wenn nein, warum? (max. 100 Wörter)
- Welche Maßnahmen wurden bislang ergriffen, um Nutzer*innen anzusprechen? (max. 100 Wörter)
- Was ist aktuell die größte Herausforderung im Projekt? Wie kann dieser begegnet werden? (max. 175 Wörter)

'''Deine Pläne für die Second Stage'''

- Auf welchem Wege soll das Projekt nachhaltig nutzbar werden? Wurden hierfür bereits Maßnahmen ergriffen? Wenn ja, welche? (max. 175 Wörter)
- Sind für den Erfolg des Projekts Änderungen an der ursprünglichen Planung nötig? Wenn ja, welche und warum? (max. 175 Wörter)
- Welche Meilensteine sollen in der Second Stage erreicht werden? (max. 100 Wörter)
- Wie viele Stunden wollt ihr in der Second Stage am Projekt arbeiten? (Maximum Einzelpersonen: 633, Maximum Teams: 1.267)

'''Ergänzende Hinweise'''

- Möchtest du der Jury noch etwas mitteilen? (optional) (max. 175 Wörter)
Eure Pläne für die Second-Stage-Föderphase dürfen von der initialen Bewerbung und dem Antrag abweichen. Wenn das, was ihr euch damals für die Second Stage vorgenommen habt, nicht mehr realistisch oder sinnvoll erscheint, könnt ihr euren Fokus für die viermonatige Förderzeit gern neu setzen. Wichtig ist nur, dass der Fokus für euer Projekt sinnvoll durchdacht und in der Zeit, die euch zur Verfügung steht, machbar ist.

'''Tipp:''' Werdet in eurer Bewerbung so konkret wie möglich. Wenn ihr plant auf Konferenzen zu gehen, zählt diese auf. Wenn ihr in Kontakt mit Unternehmen oder Communities treten möchtet, definiert eure Zielgruppen möglichst genau. Solltet ihr Pilotprojekte planen, benennt eure Partner*innen dafür. Falls ihr Publikationen oder Beiträge in Medien/Podcasts plant, stellt dar, wo diese veröffentlicht werden.

=== Meilensteine in der Second Stage ===
Reminder: '''In der Second Stage steht die Entwicklungsarbeit nicht mehr im Mittelpunkt.''' Entwicklungsmeilensteine, die ihr in der regulären Förderzeit nicht geschafft habt, können nicht in die Second Stage verschoben werden, außer ihr könnt begründen, dass diese Schritte notwendig für die Nachhaltigkeit des Projekts sind und erklären, warum sie nicht mehr in der regulären Förderphase umgesetzt werden können. Ziel der Second Stage ist es, eure Projekte auf den Weg zu nachhaltigen Strukturen zu bringen, sei es durch eine Gründung, den Aufbau einer Community oder Partnerschaften, Dokumentation und User Testing, Kommunikationsmaßnahmen, usw. Natürlich können sich dadurch kleine Entwicklungsarbeiten ergeben (z. B. Anpassungen auf der Basis eines User Testings, Einbettung von Community-Beiträgen, Bugfixes etc.). '''Diese sollen aber nicht im Vordergrund stehen und können nur mitgefördert werden, wenn sie den anderen Maßnahmen dienen.''' '''Orientiert euch dafür an einem Richtwert von 20 Prozent für technische Arbeiten.''' Je nach Projektfokus kann auch ein höherer Anteil gerechtfertigt sein. Falls ihr denkt, dass ein höherer Anteil in eurem Fall sinnvoll ist, sprecht uns bitte im Vorfeld der Bewerbung an.

==== So kann die Verteilung in eurem Antrag aussehen ====
Hier listen wir Beispiele von Meilensteinen, die in der Second Stage förderfähig sind. (Das ist keine abschließende Liste. Andere Maßnahmen können für eure Projekte besser geeignet sein. '''Je nach Fokus eurer Second Stage müsst ihr natürlich nicht alle diese Themen in der Bewerbung abdecken.''' Wenn ihr euch unsicher seid, ob eure Ideen gefördert werden können, fragt uns gerne!)

===== Konkrete Schritte zur Verbreitung und Nutzbarmachung (Fokus der Second-Stage-Förderung): =====
* User Testing
* Partnerakquise
* Gründung (Firmenaubau, Kundenakquise & Marketing, usw.)
* Präsenz auf Fachveranstaltungen
* Erstellung einer Website und/oder weiterer öffentlichkeitswirksamer Maßnahmen
* Communityarbeit
* Outreach
* usw.

===== Technische Entwicklung (Richtwert von 20 Prozent der Second-Stage-Förderung): =====
* Fertigstellung von Features, die aufgrund von Verzögerungen, Bugfixes, Dependencies etc. noch fehlen und für die Nachhaltigkeit des Projekts wichtig sind.
* Entwicklung von im Erstantrag nicht vorhergesehenen Features etc., die sich bspw. im User Testing oder in Gesprächen mit potenziellen Partnern als sinnvoll herausgestellt haben.
* Anpassungen auf der Basis eines User Testings
* Einbettung von Community-Beiträgen
* Bugfixes
* etc.

Die technischen Meilensteine müssen der allgemeinen Nachhaltigkeitsstrategie des Projekts dienen und in diesem Sinne begründet sein.

'''Wichtig''': Die Meilensteine müssen in der angegebenen Stundenzahl realistisch umsetzbar sein. In den meisten Fällen ist es nicht möglich, z.B. eine Gründung, den Ausbau der Dokumentation, Communityaufbau und ein Pilotprojekt gleichzeitig in nur vier Monaten zu verfolgen.

=== Lizenzierung in der Second Stage ===
'''Zum Code:'''
* Der in den bezahlten Stunden der regulären Förderphase geschriebene Code muss zwingend unter einer FOSS-Lizenz veröffentlicht werden – ohne Ausnahme.
* Der Code, der in der Second Stage direkt zum Projekt beigetragen wird (Erweiterungen, Anpassungen auf Basis von Feedback, Bugfixes usw.), muss ebenfalls unter einer FOSS-Lizenz veröffentlicht werden. Wenn Code für einen Partner geschrieben wird, und dieser nicht Open Source sein kann, müssen diese Stunden anderweitig, beispielsweise vom Partner, bezahlt werden.
* Im Rahmen von Maßnahmen zur Nachhaltigkeit sollte immer geprüft werden, ob der Code unter einer FOSS-Lizenz stehen kann – das gilt beispielsweise für eine Projektwebseite. Ausnahmen sind in der Bewerbung für die Second Stage zu begründen.
'''Andere Produkte, die in der Second Stage produziert werden:'''
* Texte, Logos und Bilder (u. ä.), die in der Second Stage entstehen, müssen nicht unter einer Creative-Commons-Lizenz veröffentlicht werden. Wir freuen uns jedoch besonders, wenn ihr euch dafür entscheidet.
* Nach demselben Ansatz möchten wir alle Geförderten dazu ermutigen, bei der Umsetzung der Meilensteine in der zweiten Phase möglichst viele FOSS-Produkte und datensparsame Tools einzusetzen. Das gilt beispielsweise für Kommunikationstools und Plattformen für den Communityaustausch. Hierbei handelt es sich jedoch nur um eine Empfehlung: Die Geförderten dürfen selbst entscheiden, was für die Projekte sinnvoll ist. Manchmal sind neue Zielgruppen z. B. nur auf bestimmten Plattformen wie LinkedIn oder Instagram zu erreichen. In solchen Fällen ist eine kurze Begründung in der Bewerbung hilfreich, damit die Jury einschätzen kann, inwiefern eure Strategie geeignet ist.

== Die Pitch-Session ==
''Wann'': 9. Oktober 2026 - jedes Projekt bekommt eine genaue Uhrzeit zugeteilt. Wir melden uns Anfang Oktober per Mail dazu.

''Wo'': Online - auch wenn ihr in Berlin wohnt (sonst wäre es nicht fair)

''Was'': 5 Minuten Pitch, 5 Minuten Fragen beantworten

''Wer:'' Nur offiziell Geförderte können pitchen.

''Sprache'': Deutsch (oder Englisch für Nicht-Muttersprachler*innen)

Das Präsentationsformat für den Pitch kann frei gewählt werden: Folien, Screensharing, Visuals, everything you need. Dabei ist wichtig, dass ihr die folgenden Fragen beantwortet:
- Warum brauche ich/brauchen wir die Second Stage?
- Was ist mein/unser konkretes Ziel in der Second Stage?
- Wie wird dieses Ziel erreicht?
Teilt uns bitte im '''Vorfeld per E-Mail''' mit, wie (Folien, Screensharing, etc.) ihr eure Präsentation gestalten wollt. Die Deadline dafür kommunizieren wir frühzeitig per Mail. Wenn ihr Folien nutzen möchtet, brauchen wir sie '''spätestens am Vortag bis 15 Uhr als PDF per E-Mail'''. In diesem Zeitraum werden wir auch eine Test-Session anbieten, bei der ihr euch in das Videotool einwählen und eure Präsentation bzw. die Technik kurz testen könnt. Genaue Infos dazu folgen kurz vorher per Mail.

Die Jury der Second Stage besteht aus zwei Juror*innen aus dem [https://www.prototypefund.de/bewerbung/jury Jurypool], Vertreter*innen des Projektträgers und des Prototype Fund - außerdem ist voraussichtlich ein*e Vertreter*in aus dem BMFTR bei der Sitzung anwesend. Die Bewertung basiert auf dem technischen Stand des Projekts (das Projekt muss 2 Monate vor Ende der regulären Förderzeit nicht zu 100% fertig sein, ihr müsst aber zeigen können, dass die Arbeit gut vorankommt), den Maßnahmen zur Sicherstellung der Nachhaltigkeit (z. B. Community-Aufbau, Öffentlichkeitsarbeit) und den geplanten Schritten für die Second-Stage-Förderung. Nach den Pitch-Sessions diskutiert die Jury die Ergebnisse und stellt einen Fördervorschlag für die Second Stage zusammen, auf Basis dessen das BMFTR die finale Entscheidung trifft. Die Entscheidung wird etwa zwei Wochen nach der Pitch-Session an euch kommuniziert. Insgesamt werden bis zu 15 Projekte für die Second Stage gefördert. Dies hängt davon ab, wie gut die Bewertungen insgesamt sind. '''Nicht alle Plätze der Second Stage müssen gefüllt werden''', d.h. es können auch weniger Projekte gefördert werden, wenn die Qualität der Bewerbungen nicht ausreicht.

== Administratives ==

=== Arbeitszeit und Stundenumfang ===
In der Second Stage könnt ihr als Team maximal 63.333 € und als Einzelperson maximal 31.667 € beantragen. Diese Summen sind angelehnt an zwei bzw. eine Vollzeitstelle über vier Monate. Der Stundenlohn ist auf 50 € gedeckelt.

Es ist generell möglich, dass ihr euch für die Second Stage mit einer geringeren Stundenanzahl bewerbt, als ihr bei der initialen Bewerbung angegeben habt. In der Second Stage könnt ihr auch mit weniger Wochenstunden als in der regulären Förderphase planen.

Das kann zum Beispiel sinnvoll sein, wenn ihr während der Förderzeit feststellt, dass die Second-Stage-Arbeit weniger Zeit benötigen wird, als ursprünglich geplant. Vielleicht hat sich auch eine bezahlte Zusammenarbeit mit Partner*innen ergeben oder euer Projekt wird durch andere Förderquellen bereits in Teilen querfinanziert. Oder ihr steht in einem Arbeitsverhältnis, habt euch für den Förderzeitraum freistellen lassen und möchtet mit 50% zurück in das Arbeitsverhältnis gehen und die weiteren 50% am Prototype-Fund-Projekt arbeiten.

Es gibt ganz unterschiedliche Szenarien und es ist vollkommen in Ordnung, wenn sich der ursprüngliche Zeitplan verändert. Schließlich werden die genauen Aufgaben für die Second Stage erst während der Förderzeit definiert. Sprecht uns gerne an, wenn ihr Rückfragen habt.

=== Entsperrung ===
Wird euer Projekt von der Jury für eine Second-Stage-Förderung ausgewählt, müsst ihr nach der Förderzusage einen offiziellen Antrag auf Entsperrung stellen, da die Mittel für die vier zusätzlichen Fördermonate vorerst '''gesperrt''' sind. Die Entsperrung kann erst nach der finalen und offiziellen Förderzusage stattfinden. Dafür füllt ihr auf profi-online im "'''Antrag auf Änderung Haushaltsdaten'''" das Bemerkungsfeld mit folgendem Text aus:
Hiermit beantrage ich, {VORNAME NAME}, die Entsperrung der für mein Vorhaben {Akronym}, FKZ {FKZ} in der Kostenposition 0837 gesperrten Fördermittel gemäß des auf Basis meiner Second-Stage-Bewerbung gefällten positiven Juryvotums (Sitzung vom 10.10.2025).

Die Summe in Höhe von {Summe} Euro ist für {Stundenzahl} Stunden zwingend erforderlich für die nachhaltige Entwicklung meines Projekts.
Für GbRs:
Hiermit beantrage ich, {VORNAME NAME}, als Geschäftsführung der {Name GbR}, die Entsperrung der für unser Vorhaben {Akronym}, FKZ {FKZ} in der Kostenposition 0837 gesperrten Fördermittel gemäß des auf Basis unserer Second-Stage-Bewerbung gefällten positiven Juryvotums (Sitzung vom 10.10.2025).

Die Summe in Höhe von {Summe} Euro ist für {Stundenzahl} Stunden zwingend erforderlich für die nachhaltige Entwicklung unseres Projekts.
Bitte passt dabei die Klammerausdrücke entsprechend an euer Projekt und eure Second-Stage-Bewerbung an.

Wichtig ist, dass die Summe der Arbeitsstunden, die ihr angebt, mit der Summe Arbeitsstunden aus der Second-Stage-Bewerbung, wie sie nach der Jurysitzung bestätigt wurde, übereinstimmt. Falls ihr Fragen dazu habt, meldet euch gern bei eurer [[Ansprechpartner*innen beim Projektträger|Ansprechperson beim Projektträger]].

== Tipps und Erfahrungen aus früheren Jahrgängen für die Planung eurer Second Stage ==
Wir möchten gerne die Erfahrungen und Tipps aus vergangen Jahrgängen teilen, die für eure Bewerbung und die Planung der Second Stage hilfreich sein können:

* Ein gutes Zeitmanagement ist für die Second Stage wichtig, denn einerseits ist der Workload hoch, andererseits sind es nur vier Monate '''<u>und</u>''' die Weihnachtszeit fällt in diesen Zeitraum.

* Focus, reduce, scope, promise less: Setzt einen klaren Fokus und plant nicht zu viele verschiedene Aufgaben – es werden sowieso mehrere Prozesse parallel laufen (Maintenance, Development, Fokus der Second Stage, PTF-Deliverables).
* Verspätungen aus der regulären Förderzeit aufzuholen wird stressig, versucht das zu vermeiden.
* Es kann sinnvoll sein, eure Milestones so zu planen, dass ihr Erreichen möglichst wenig abhängig von Dritten sind.
* Plant Zeit ein für:
** die Deliverables (Blogpost / Knowledge Base-Beitrag, Zwischengespräche, Dokumentation, Vorbereitung des Abschlussevents);
** Coachings und ggf. daraus resultierende (Haus-)Aufgaben;
** regelmässigen Austausch im Team – es wird viel zu besprechen geben und womöglich arbeitet ihr anders zusammen als in der regulären Förderphase;
** Kommunikation mit Externen. Es könnte viele Feedbackschlaufen brauchen oder lange Wartezeiten geben, wenn ihr auf Rückmeldungen z.B. zu einer geplanten Implementierung oder Pilotprojekten wartet;
** Auszeiten und Urlaube – es ist nicht angedacht, dass ihr 10 Monate durcharbeitet, auch wenn es Spaß macht!
Außerdem haben wir eine Wiki-Seite mit [[Tipps für die Second Stage|Tipps und Erfahrungen speziell für die Second Stage]]. Schaut auch dort gerne rein!

= In English: Application for the Second Stage =
On this page, you can find more information on the application process for the Second Stage and the administrative steps afterwards. If you are looking for more information on the timeline and contents, you can find them on the general page on the [[Second Stage]].

'''Please note: The information listed here applies to class 01 and may be slightly adjusted for class 02. Final details will be provided in August 2026.'''

== Why does the Second Stage exist? ==
There is an issue in technology and FOSS funding: innovative projects are readily financed, but it often remains unclear what happens afterwards. Few technologies are ready for operational use and self-financing after the initial funding runs out.

For this reason, we offer the Second Stage, which provides an opportunity to work for a further four months on securing the project’s sustainability.

The aim of the Second Stage is to improve the usability and visibility of the project, increasing its chances of long-term sustainability once the funding period ends.

Reminder: '''Projects that don't participate in the Second Stage are not less valuable to us.''' We estimate that approximately 50% of each round will participate in this extended funding period, and there are many reasons why a project might not participate. Maybe it's not a good fit for your project, or you personally don't see the need for this type of support. Maybe your project is already sustainable and you just need the six months to code. Maybe your application for the regular funding period was great, but your application for the second phase doesn't fit the scope of the Prototype Fund. A total of up to 15 projects will be funded for the Second Stage. The number of funded projects will depend on the quality of the submissions. '''Not''' '''all spots in the Second Stage have to be filled''', i.e., fewer projects may be funded if the quality of the applications is not sufficient.

== General information on the application ==
If you haven't already applied for the Second Stage, the following paragraphs are not relevant for you: Unfortunately, it is '''not possible to add a Second Stage at this point''', as the maximum duration and the maximum amount of funding allocated to your project was made final after your general application.

If you have applied for the Second Stage, the funds allocated for the four additional months are '''locked''' for now. During the 5th month of funding, a jury will allocate the limited Second Stage spots based on your work during the first months of funding as well as a new, short application. The decision is based on a written '''submission''' and a short online pitch session.

'''To prepare for your application, please read this wiki page.''' We will hold a consultation hour in early September, during which we will be happy to answer your questions about your Second Stage application (in German and English). We are also happy to discuss your application and your goals for the Second Stage during the 1:1 meetings.

To stay fair, we do not answer any questions regarding the content of your Second Stage applications. However, we can assess whether your ideas for the Second Stage are eligible for funding (i.e., whether we are allowed to fund the type of project, whether it involves too much development work, etc.), give you general tips, and answer any questions you may have about the formalities. If you are unsure, just ask!

Also important: The coaching sessions with Superbloom cannot be used to prepare your application (written or pitch). Of course, it is perfectly fine if you want to discuss how to make your projects more sustainable during the coaching sessions. You can read about how we define the boundary between “application preparation” and “steps toward sustainability” on the [https://wiki.prototypefund.de/index.php?title=Superbloom#Can_I_prepare_my_application_for_the_Second_Stage_with_Superbloom? coaching page].

=== Timeline for the application ===
{| class="wikitable"
!Beginning of September 2026
|Consultation hour, application for the Second Stage
|optional
|-
!September 14th–27th
|Application period Second Stage Funding
|
|-
!September 27th
|Deadline submission of written application
|mandatory
|-
!October 9th
|Pitch session (online)
|mandatory
|-
!Middle of October
|Decision and funding commitment
|
|-
!October–November
|Request to release these funds
|mandatory
|-
!December 1st
|Start of the Second Stage
|
|-
!Expected on December 1st
|Online kick off Second Stage
|mandatory
|}

== Written application ==
''When'': September 14th to 27th, 2026 - '''Please note''': Submissions after the deadline will not be considered for selection!

''Where'': [https://bewerben.prototypefund.de/ bewerben.prototypefund.de] – the exact link will be sent via email

''What'': Answer 8 (or 9) questions about your plans for the Second Stage funding

''Language'': The written application may be submitted in German, or if you are not a native German speaker, in English.

The written application must be submitted via our application platform, which you already know from your initial application for the Prototype Fund. Based on the current status of your work, you must answer the following questions and provide your ideas for the Second Stage:
'''Your project in the regular funding period'''

- Which milestones have been achieved and what were the results? (max. 100 words)
- Will all planned milestones be achieved by the end of the regular funding period? If not, why? (max. 100 words)
- What measures have been taken so far to reach users? (max. 100 words)
- What is currently the biggest challenge in the project? How can this challenge be overcome? (max. 175 words)

'''Your plans for the Second Stage'''

- How will the project be made usable in the long term? Have any steps already been taken to this end? If yes, which ones? (max. 175 words)
- Are changes to the original plan necessary for the project to succeed? If yes, which ones and why? (max. 175 words)
- What milestones do you plan to achieve in the Second Stage? (max. 100 words)
- How many hours do you plan to work on the project in the Second Stage? (Maximum number of hours for individuals: 633, maximum number of hours for teams: 1.267)

'''Additional comments'''

- Is there anything else you would like to tell the jury? (optional) (max. 175 words)
Your plans for the Second Stage funding can differ from what you wrote in your initial application. If what you had planned for the Second Stage no longer seems realistic or feasible, you are welcome to change your plans for the four-month funding period. The important thing is that your project has a clear focus and feasible within the available time.

'''Tip:''' Be as specific as possible in your application. If you plan to attend conferences, list them. If you want to connect with companies or communities, define your target groups as precisely as possible. If you are planning pilot projects, name your partners. If you plan to publish articles or contribute to media outlets or podcasts, specify where they will be published.

=== Milestones ===
Reminder: '''In the Second Stage, the focus is no longer on development work.''' Development milestones that you were unable to achieve during the regular funding period cannot be carried over to the Second Stage, unless you can demonstrate that these steps are necessary for the project’s sustainability and explain why they can no longer be implemented during the regular funding phase. The aim of the Second Stage is to set your projects on the path to sustainable structures, whether through establishing a company, building a community or forming partnerships, writing documentation and conducting user testing, implementing communication strategies, etc. Of course, this may result in minor development work (e.g., adjustments based on the results of user testing, merging community contributions, bug fixes, etc.). '''However, these should not be the primary focus and can only be funded if they support the other activities. The guideline is 20 percent for technical work.''' Depending on the project’s focus, a higher percentage may be justified. If you believe a higher percentage makes sense for your project, please contact us before submitting your application.

==== These are the type of milestones that can be funded in the Second Stage: ====
Here are some examples of milestones that are eligible for funding in the Second Stage. (This is not an exhaustive list: other measures may be more suitable for your projects. '''You do not have to cover all of these topics in your application, which ones are relevant to you depends on the focus you plan for your Second Stage.''' If you are unsure whether your ideas are eligible for funding, please feel free to ask us!)

===== Specific steps to improve the visibility, usability and sustainability of the project (main focus of your application for the Second Stage): =====
* User testing
* Partner acquisition
* Establishment of a business (administrative setup, marketing & customer acquisition, etc.)
* Presence and presentation at conferences
* Creation of a website and/or other communication strategies
* Community work
* Outreach
* etc.

===== Technical development (guideline of 20 percent of your work in the Second Stage): =====
* Completion of features that are still missing (e.g. due to delays, bug fixes, dependencies, etc.) and are important for the sustainability of the project.
* Development of features not foreseen in the initial application which have e.g. proven useful in user testing or in discussions with potential partners.
* Adjustments based on user testing
* Integration of community contributions
* Bug fixes
* etc.

The technical milestones must support the project's overall sustainability strategy and be justified in this context.

'''Important''': The milestones have to be realistic to achieve in the number of hours you've set. In most cases, it's not possible to tackle things like launching a startup, expanding documentation, building a community, and running a pilot project all at once in just four months.

=== Licensing in the Second Stage ===
'''Code:'''
* The code written during the paid hours of the regular funding phase must be published under a FOSS license—without exception.
* The code that is contributed directly to the project in the Second Stage (additional features, adjustments based on feedback, bug fixes, etc.) must also be published under a FOSS license. If code is written for a partner and cannot be published under a FOSS license, these hours must be paid for by another party, such as the partner.
*For sustainability measures that are not direct contributions to the code of your funded project, you should always check if the code can be licensed under a FOSS license - this is the case for a project website, for example. Exceptions should be justified in the application for the Second Stage.
'''Other products developed in the Second Stage:'''
* Texts, logos, images, and similar items created in the Second Stage do not have to be published under a Creative Commons license. However, we would appreciate it if you chose to do so.
* Following the same approach, we would like to encourage all grant recipients to use as many FOSS products and privacy-friendly tools as possible when implementing the milestones in the second phase. This applies, for example, to communication tools and platforms used for community interaction. This is, however, only a recommendation: grant recipients are free to decide for themselves what makes sense for their projects. Sometimes new target groups can only be reached on certain platforms such as LinkedIn or Instagram. In cases like this, it is helpful to include a brief explanation in your application so that the jury can assess the suitability of your strategy.

== Pitch session ==
''When'': October 9th, 2026 – each project will be assigned a specific time slot. We will contact you by email in the beginning of October.

''Where'': Online – even if you live in Berlin (otherwise it wouldn't be fair)

''What'': 5 minutes pitch, followed by 5 minutes for questions

''Who:'' Only official grantees can pitch.

''Language'': German (or English if you aren’t a native German speaker)

The presentation format for the pitch is up to you: slides, screen sharing, visuals, everything you need. You just have to make sure that you answer the following questions:
- Why do I/we need the Second Stage?
- What is my/our specific goal in the Second Stage?
- How will this goal be achieved?
Please let us know beforehand by email how you would like to give your presentation (slides, screen sharing, etc.). We will inform you early on about the deadline for this. If you would like to use slides, we need them '''by 3 pm the day before at the latest, sent as a pdf by email'''. Around this time, we will organize test sessions where you can dial into the video tool we’ll use for the pitches and quickly test your presentation, sound and video. We will send you more information about the test sessions via email.

The Second Stage jury consists of two judges from the [https://www.prototypefund.de/bewerbung/jury jury pool], representatives of the Projektträger and the Prototype Fund – a representative from the BMFTR is also expected to attend the session. The evaluation is based on the technical status of the project (the project does not have to be 100% complete two months before the end of the regular funding period, but you must be able to show that the work is progressing well), the measures taken to ensure sustainability (e.g., community building, public relations), and the planned steps for the Second Stage funding. After the pitch session, the jury will discuss the results and propose a list of projects for funding for the Second Stage, on the basis of which the BMFTR will make the final decision. The decision will be communicated to you approximately two weeks after the pitch session. A total of up to 15 projects will be funded for the Second Stage. The number of funded projects will depend on the quality of the submissions. '''Not''' '''all spots in the Second Stage have to be filled''', i.e., fewer projects may be funded if the quality of the applications is not sufficient.

== Administration ==

=== Working hours and number of hours ===
In the Second Stage, you can apply for a maximum of €63,333 as a team and a maximum of €31,667 as an individual. These amounts are based on two or one full-time positions over four months. The hourly wage is capped at €50.

It is generally possible to apply for the Second Stage with fewer hours than you specified in your initial application. In the Second Stage, you can also plan fewer hours per week than in the regular funding phase.

This can be useful if you realize during the funding period that the Second Stage work will require less time than originally planned. Perhaps you already managed to set up a paid collaboration with a partner, or your project is already being partially cross-financed by other sources of funding. Or you are employed, have taken a leave of absence for the funding period, and would like to return to your job at 50% and work on the Prototype Fund project for the remaining 50%.

There are many different scenarios, and it is perfectly fine if the original schedule changes. Ultimately, the specific tasks for the Second Stage are only being defined within the current funding period. Please feel free to contact us if you have any questions.

=== Releasing the funds for the Second Stage (“Entsperrung”) ===
Currently the funds for the four additional months of funding are locked. Before you can get started with the Second Stage, you must submit an official request to release these funds. They can only be unlocked after the final and official funding approval. To do this, fill in the comments field on profi-online in the “'''Antrag auf Änderung Haushaltsdaten'''” form with the following text:
Hiermit beantrage ich, {VORNAME NAME}, die Entsperrung der für mein Vorhaben {Akronym}, FKZ {FKZ} in der Kostenposition 0837 gesperrten Fördermittel gemäß des auf Basis meiner Second-Stage-Bewerbung gefällten positiven Juryvotums (Sitzung vom 10.10.2025).

Die Summe in Höhe von {Summe} Euro ist für {Stundenzahl} Stunden zwingend erforderlich für die nachhaltige Entwicklung meines Projekts.
For teams:
Hiermit beantrage ich, {VORNAME NAME}, als Geschäftsführung der {Name GbR}, die Entsperrung der für unser Vorhaben {Akronym}, FKZ {FKZ} in der Kostenposition 0837 gesperrten Fördermittel gemäß des auf Basis unserer Second-Stage-Bewerbung gefällten positiven Juryvotums (Sitzung vom 10.10.2025).

Die Summe in Höhe von {Summe} Euro ist für {Stundenzahl} Stunden zwingend erforderlich für die nachhaltige Entwicklung unseres Projekts.
Please adjust the expressions in brackets accordingly to your project and your Second Stage application.

The total number of working hours you specify must match the total number of working hours from the Second Stage application as confirmed after the jury meeting. If you have any questions, please contact your [[Ansprechpartner*innen beim Projektträger|contact person of the project management agency]].

== Tips and insights from previous classes for planning your Second Stage ==
We’d like to share some insights and tips from previous classes that may be helpful for your application and for planning the Second Stage:

* Good time management is essential for the Second Stage, because the workload is heavy: It’s only 4 months, '''<u>and</u>''' the holiday season falls right in the middle of it.

* Focus, reduce, scope, promise less: Set a clear focus and don’t plan too many different tasks; several processes will be running in parallel anyway (maintenance, development, Second Stage focus, PTF deliverables).
* Catching up on delays from the regular funding period will be stressful.
* It may be a good idea to plan your milestones so that achieving them depends as little as possible on third parties.
* Set aside time for:
** the deliverables (blog post / Knowledge Base article, 1:1 meetings, documentation, preparation for the closing event);
** the mandatory coaching sessions, including (home)work that may result from them;
** regular team meetings – there will be a lot to discuss, and you may be working together differently than during the regular funding phase;
** communication with external partners. There may be many feedback loops or long wait times when you’re waiting for responses, e.g., about a planned implementation or pilot projects.
** time off and vacations—it’s not expected that you’ll work nonstop for 10 months, even if it’s fun!
We also have a Wiki page with [[Tipps für die Second Stage|tips and insights specifically for the Second Stage]]. Feel free to take a look at them!

Demo Day

2026-07-28T08:36:18Z

Marie-Lena: added new Demo Day date

''[English version below]''

Der Demo Day ist die vom Team Prototype Fund organisierte Veranstaltung, bei der ihr euch und eure Projekte am Ende der Förderphase vorstellt. Das Event soll euch die Möglichkeit geben, eure Ergebnisse der letzten sechs Monate zu präsentieren, eure Erfahrungen zu teilen und den Abschluss eurer Förderrunde gemeinsam zu feiern. Egal, ob euer Projekt eine Second Stage haben wird oder nicht, am Demo Day nehmen alle Projekte teil und stellen ihre Arbeit vor.

Im Vorfeld des Demo Day bekommt ihr einige Mails mit Infos und Anfragen, damit wir uns und ihr euch optimal auf den Tag vorbereiten können. Außerdem ist bei den dritten Zwischengesprächen Zeit eingeplant, über eventuelle Fragen rund um die Veranstaltung und eure Projektvorstellung zu reden.

=== Key Facts ===
''Datum des nächsten Demo Days'': 27. November 2026

''Demo Day Webseite und Anmeldung'': https://www.prototypefund.de/events/demo-day-jahrgang-01

''Location:'' [https://bum.berlin/ bUm - Raum für solidarisches Miteinander], Paul-Lincke-Ufer 21, 10999 Berlin

''Uhrzeit:'' ca. 10:30 - 18:00 Uhr

''Kapazität:'' ca. 150 Personen

<nowiki>*</nowiki> Offizieller Beginn ist 10:30 Uhr, je nach Format solltet ihr aber schon ab 9 Uhr vor Ort sein. Die Info dazu erhaltet ihr per Mail!

== Formate und Ablauf ==
Es gibt drei verschiedene Formate, in denen ihr euer Projekt beim Demo Day präsentieren könnt:

* als Demo
* in einem Vortrag
* gemeinsam mit anderen Projekten in einem Panel.

'''Jedes Projekt bekommt ein Format zugeteilt und wird von uns per Mail informiert.'''

Wir versuchen den Tag so abwechslungsreich und kurzweilig wie möglich zu halten. Deswegen wechseln wir im Programm zwischen Panels und Vorträgen ab und haben außerdem zwei dezidierte Demo-Timeslots. In dieser Zeit ist es für die Besucher*innen möglich, sich in Ruhe mit den Projekten zu beschäftigen, die ihre Ergebnisse in einer Demo präsentieren. Für Verschnaufpausen und Verpflegung zwischendurch ist außerdem mit Frühstück sowie Mittags- und Kaffeepause gesorgt.

'''Wichtig''': Wir überlegen uns im Vorfeld, welches Format für welches Projekt sinnvoll ist und ein stimmiges Programm ergibt. Deswegen ist es nicht möglich, dass ihr euch ein Format aussucht oder im Nachgang tauscht.

=== Vortrag ===
Ihr gebt eine kurze Präsentation über euer Projekt auf der Bühne. Die Präsentation könnt ihr gerne mit ein paar Slides unterstützen, aber bitte ohne Live-Demo.

Erzählt in 10 Minuten, welche gesellschaftliche oder technische Herausforderung ihr mit eurem Projekt bearbeitet und warum. Was macht euer Projekt wichtig? Auch wenn die (technische) Umsetzung sehr interessant ist, soll jedoch die gesellschaftliche Relevanz des Projekts im Vordergrund stehen. Das Publikum ist immer interessiert an Geschichten und Hintergründen zum Projekt: Warum ist es wichtig für dich/euch das Projekt umzusetzen? Welche interessanten Learnings hast du/habt ihr aus der Förderzeit mitnehmen können? usw. Zum Schluss könnt ihr einen Ausblick auf die Zeit nach der Förderphase geben und wie es mit dem Projekt weitergehen soll.

Wenn ihr unsicher seid, fragt uns. Wir haben Zeit im Zwischengespräch über den Demo Day zu sprechen. Außerdem bieten wir eine optionale Sprechstunde an, bei der wir auch Fragen zum Vortrag beantworten können.

Bitte bereitet für die Präsentation statische Slides als pdf im Format 16:9 vor – aber keine Live-Demo. Wer uns die Folien nicht pünktlich zur Deadine zukommen lässt, bekommt einen Platzhalter. Ihr könnt alleine, zu zweit oder mit dem ganzen Team präsentieren. Teilt uns bitte mit, in welcher Konstellation ihr das Projekt auf der Bühne vorstellen wollt.

Die Vorträge werden in deutscher Sprache gehalten. Nichtmuttersprachler*innen können nach Absprache auch auf Englisch vortragen.

=== Panel ===
Zusammen mit anderen, thematisch passenden Projekten stellt ihr euer Projekt auf der Bühne vor und tauscht euch aus. Hier suchen jeweils drei Förderprojekte den kleinsten gemeinsamen Nenner, thematisch strukturiert unter dem übergreifenden Thema und moderiert von uns. Wir sprechen über die gesellschaftlichen und technischen Herausforderungen, die eure Projekte lösen wollen, wie ihr sie angeht und wie es nach der Förderung weiter gehen soll.

Wir schicken euch im Vorfeld die genauen Fragen zu, sodass ihr euch vorbereiten könnt. Für das Panel könnt ihr '''eine''' Slide als pdf, Format 16:9 vorbereiten, die gezeigt wird, während ihr euer Projekt vorstellt. Auf der Folie kann z. B. ein Logo, eine URL, oder/und ein Screenshot des Interfaces stehen – ihr entscheidet, wie ihr am besten das Projekt in einer Folie darstellen könnt! Wer uns die Folie nicht pünktlich zur Deadine zukommen lässt, bekommt einen Platzhalter.

Pro Team kann nur eine Person im Panel sein - entscheidet bitte intern, wer es machen will und teilt es uns mit.

=== Demo ===
Das Hands-On-Format! Ihr bekommt eine kleine Ausstellungsfläche, auf der ihr den ganzen Tag euer Projekt präsentieren und erklären könnt. Zusätzlich zu den offiziellen Pausen gibt es im Programm zwei "Demo Times", um dem Publikum die Gelegenheit zu geben, sich auf eure Demos zu konzentrieren. Dafür könnt ihr ein Plakat gestalten, Tech- oder Offline-Demo-Tools mitbringen, einen (Papier-)Prototyp basteln oder etwas auf eurem Laptop demonstrieren – oder natürlich auch alles gleichzeitig!

Um einen interessanten Tag mit verschiedenen Formaten zu gestalten, sind die Demos als Kontrastprogramm zu den eher frontal ausgerichteten Panels und Vorträgen gedacht. Wir bitten euch, eure Demos so interaktiv wie möglich zu gestalten! Sorgt dafür, dass die Teilnehmenden bei euch selbst etwas ausprobieren können. Die Idee ist nicht, dass ihr euer Projekt 30 Minuten lang vor ein paar Besucher*innen präsentiert! Bitte plant kurze Präsentationsrunden ein, die etwa 5 Minuten dauern, und kümmert euch dann um die nächste Gruppe.

Wenn ihr etwas größeres vorhabt (große Gegenstände, laute Demos, VR-Brillen, usw.), meldet euch bitte frühestmöglich bei uns. Dann schauen wir gemeinsam, ob wir eure Traumdemo ermöglichen können.

== Was wir im Vorfeld brauchen ==
Alle Infos, die wir von euch benötigen, fragen wir im Vorfeld per Mail ab. Hier findet ihr aber einen groben Überblick, was das alles beinhaltet:

* '''Reisekosten''': Informationen über mögliche Reisekosten, falls ihr für den Demo Day nach Berlin anreisen müsst. Die [[Reisekosten|Infos zu den Reisekosten]] findet ihr hier im Wiki. '''Bitte lest die Richtlinie vollständig! Nicht mit uns abgesprochene Reisekosten und Formulare mit Fehlern oder fehlenden Dokumenten können nicht erstattet werden.'''
* '''Aktuelle Projektinfos''': Ist der Überblick zu eurem Projekt [https://prototypefund.de/projects/ in unserer Projektdatenbank] aktuell? Manchmal ändert sich der Tech Stack oder der Name des Projekts oder ihr habt in der Zwischenzeit eine neue Website oder Logo. Oder es gibt Teammitglieder, die offiziell nicht Teil der Förderung sind, die ihr aber auf der Webseite anerkennen möchtet. Die Infos dienen dann als Grundlage für das Programm und die Moderation beim Demo Day, deswegen brauchen wir sie schon circa 4 Wochen vor dem Event.
* '''Infos zu Vortragenden, Panelist*innen und Sprache''': Als Vorbereitung für das Programm und die Moderation müssen wir im Vorfeld wissen, wer von euch euer Projekt im Panel oder Vortrag präsentiert. Beim Panel nur eine Person, bei Vorträgen könnt ihr auch mit mehreren präsentieren. Solltet ihr euren Vortrag lieber auf Englisch halten wollen, meldet euch ebenfalls rechtzeitig bei uns!
* '''Slides''': Wenn ihr euer Projekt in einem Vortrag oder einem Panel vorstellt, brauchen wir einige Tage vor dem Demo Day eure Slide(s), um die Präsentation für den Tag fertigzustellen. Bitte nur im Format pdf, 16:9 und pünktlich zur Deadline! Wer die Folie(n) zu spät schickt, muss mit einem Platzhalter vorstellen.

== Gäste ==
Natürlich könnt ihr auch Gäste zum Event einladen - sie können sich über unsere Webseite via Pretix anmelden. Dort findet ihr auch alle weiteren Infos für Gäste und das Programm. Den Link schicken wir euch zu, sobald die Anmeldung offen ist.

'''Wichtig''': Wenn ihr Teil des offiziell geförderten Teams dieser Runde seid, steht ihr automatisch auf der Gästeliste für den Demo Day. Wenn ihr in eurem Projekt mitarbeitet und nicht Teil der offiziellen Förderung seid, bitten wir euch, euch einmal der Form halber für den Demo Day anzumelden.

=== Zielgruppe ===
Auf den Demo Day kommen eine ganze Reihe an Besucher*innen: Alumni*ae und zukünftige Geförderte, Vertreter*innen des BMFTR, des Projektträgers und von unseren Partnerorganisationen, Menschen aus zivilgesellschaftlichen Organisation und aus der FOSS-Community. Bedenkt diese Bandbreite, wenn ihr euren Beitrag für den Demo Day vorbereitet: Ihr solltet euer Projekt so vorstellen, dass auch Menschen, die keine tiefgehende technische Expertise für euer Thema, aber durchaus ein Grundverständnis für Themen der netzpolitischen bzw. Tech-Zivilgesellschaft haben, euch gut folgen können. Eine gute Orientierung sind die Leitfragen, die wir für euch in den Mails zur Vorbereitung gesammelt haben.

=== Persönliche Einladungen ===
Weil wir wollen, dass der Tag euch neben viel Spaß auch den größtmöglichen Nutzen bringt, probieren wir immer für die Projekte inhaltlich passende Gäste persönlich einzuladen. Wir recherchieren dabei selbst und schreiben dann ein paar spannende Organisationen etc. an, möchten euch aber auch die Option geben, uns mitzuteilen: Gibt es Firmen, Verbände, NGOs oder Einzelpersonen, die unbedingt von eurem Projekt wissen sollten und die ihr auf dem Demo Day sehen wollt?

Macht euch gerne schon ein paar Gedanken, wir schreiben euch deswegen nochmal gezielt an. Natürlich dürft ihr auch selbstständig Menschen, die für euer Projekt relevant sind, und eure breiteren Communities einladen.

== Freiwillige Sprechstunde ==
Ihr habt nach dem Lesen dieser Seite und der Mails zum Demo Day noch Fragen? Schreibt uns gerne eine Mail oder kommt einfach in die freiwillige Sprechstunde kurz vor dem Demo Day. Den Termin dazu schicken wir euch per Mail und ihr findet ihn auch im Kalender.

== Nach dem Demo Day ==
Traditionell gehen wir nach dem offiziellen Ende des Demo Days mit allen Geförderten, die Lust haben, noch in eine Bar und stoßen gemeinsam auf das Ende der Förderzeit an. Das ist nicht mehr Teil des offiziellen Programms und absolut optional – wir freuen uns aber immer sehr, wenn ihr mitkommt! Denkt daran, wenn ihr eure Unterkunft für den Demo Day bucht.

== FAQ ==
'''''Ihr habt mir einen Vortrag/ein Panel/eine Demo zugeteilt, ich würde aber lieber ein anderes Format haben. Kann ich tauschen?'''''

Leider nein. Wir überlegen uns im Vorfeld, welches Format für welches Projekt sinnvoll ist und insgesamt ein stimmiges Programm ergibt. Deswegen ist es nicht möglich, dass ihr euch ein Format aussucht oder im Nachgang tauscht.

'''''Können wir unseren Vortrag auch gemeinsam als Team halten?'''''

Ihr könnt euch aussuchen, ob ihr euren Vortrag alleine, mit einigen oder auch mit allen Teammitgliedern haltet. Falls ihr gemeinsam mit einem Teammitglied, das nicht offiziell Teil der Förderung ist, halten wolltet, sollte aber mindestens eine Person mit auf der Bühne stehen, die offiziell gefördert wird.

'''''Kann ich in meine Slides für den Vortrag/das Panel ein Video packen?'''''

Leider nein. Alle Slides für den Demo Day brauchen wir als pdf (Format 16:9), da wir sie zu einer gesamten Slideshow für den ganzen Tag zusammenfügen, um einen reibungslosen Ablauf garantieren zu können. Auch Videos via Link abzuspielen ist leider nicht möglich.

'''''Wie kann ich den Vortrag/die Demo/das Panel am besten gestalten?'''''

Wir schicken euch im Vorfeld eine Mail mit der Info, in welchem Format ihr euer Projekt vorstellen werdet und geben dort auch nähere Hinweise, wie ihr euch gut vorbereiten könnt. Generell ist gut zu bedenken, dass ein sehr heterogenes Publikum zum Demo Day kommt und viele keine Expert*innen auf eurem Fachgebiet sein werden. Versucht euer Projekt also so vorzustellen, dass auch Menschen mit weniger technischer Expertise gut verstehen können, worum es euch geht.

'''''Ich bin in einem Panel vertreten. Wie kann ich die Slide dafür am Besten gestalten?'''''

Eure Slide wird im Hintergrund auf dem Panel gezeigt, während ihr euer Projekt vorstellt. Ihr könnt sie nutzen, um euer Logo, Links oder QR Codes zu eurer Webseite oder weitergehende Informationen zu eurem Projekt zu zeigen. Auch ein Screenshot von der Software im Einsatz kann helfen, einen besseren Eindruck von eurem Projekt zu gewinnen. Denkt bitte daran, dass ihr nur '''eine''' Slide (pdf, 16:9) zur Verfügung habt.

'''''Gibt es WLAN vor Ort?'''''

Es wird vor Ort W-Lan geben, das ihr für die Demos nutzen könnt. Wir bitten euch jedoch, dafür zu sorgen, dass eure Demo auch ohne Internet funktionieren kann. Das ist die sicherste Option: Selbst wenn wir einen Internetzugang haben, kann das Netzwerk überlastet sein oder etwas nicht funktionieren. Better be safe than sorry!

'''''Kann ich Merch für mein Projekt mitbringen?'''''

Wer Merch (Sticker, Postkarten, usw.) mitbringen möchte, kann das gern machen. Auch wenn ihr keinen Demo-Tisch habt, finden wir einen Platz dafür.

'''''Kann ich [...] für meine Demo mitbringen?'''''

Für jede Demo werden wir einen Stehtisch (Tischfläche 50 x 50 cm) und Strom zur Verfügung stellen. Ihr dürft gern alles mitbringen, was euch für die Demo hilft: Extra-Laptops, Smartphones, Kopfhörer & Technik allgemein, aber auch Poster, Flyer, usw. Falls ihr absehen könnt, dass der Platz auf dem Tisch eng wird, sprecht eure Pläne vorher mit uns ab!

'''''Habt ihr Empfehlungen für die Postergröße?'''''

Wenn ihr eine Demo habt und ein Poster mitbringen wollt, habt ihr die Möglichkeit, das am Tisch oder an der Wand festzumachen. Bitte meldet euch früh bei uns, wenn ihr dafür Platz an der Wand möchtet. Diese sind begrenzt, first come, first served! An die Wand passen Poster ungefähr bis zu einer Größe von Din A1. Wenn ihr das Poster am Tisch festmachen wollt, bieten sich die Formate B2/B3 an, da diese genau die Kantenlänge der Tischplatte (50 cm) haben.

'''''Wird der Demo Day auch aufgezeichnet / gestreamt?'''''

Leider können wir den Demo Day nicht selbst aufzeichnen oder sogar livestreamen. Es wird vor Ort eine*n Fotograf*in und ein Kamerateam geben, die den Tag dokumentieren und Fotos sowie ein zusammenfassendes Video veröffentlichen werden. Den Link dazu schicken wir euch zu!

Ihr könnt natürlich gerne euren eigenen Vortrag aufnehmen, sagt uns deswegen im Vorfeld bitte einmal kurz Bescheid.

= In English: Demo Day =
The Demo Day is the event organized by the Prototype Fund team at which you present yourselves and your projects at the end of the funding phase. The event is designed to give you the opportunity to present the results of the last six months, share your experiences and celebrate the end of your funding round together. Regardless whether your project will have a Second Stage or not, all projects will be present at Demo Day and share their results.

In the run-up to Demo Day, you will receive a few emails with information and requests so that we and you can prepare for the day in the best possible way. In addition, the third 1:1 meetings will include time to discuss any questions you may have about the event and your project presentation.

=== Key facts ===
''Date of the next Demo Day'': November 27th, 2026

''Demo Day website and registration'': https://www.prototypefund.de/events/demo-day-jahrgang-01

''Location:'' [https://bum.berlin/ bUm - Raum für solidarisches Miteinander], Paul-Lincke-Ufer 21, 10999 Berlin

''Time:'' approx. 10.30 am - 6:00 pm

''Capacity:'' approx. 150 people

<nowiki>*</nowiki>Official starting time. Depending on the format of your project presentation you should arrive as early as 9 am. We will mail you more info on this.

== Formats and schedule ==
There are three different formats in which you can present your project at Demo Day:

* as a demo
* in a presentation
* together with other projects in a panel.

'''Each project is assigned a format and we will inform you by email.'''

We try to keep the day as short and entertaining as possible. That's why we alternate between panels and lectures in the program and also have two dedicated demo time slots. During this time, visitors will be able to take their time to get to know the projects presenting their results in a demo. Breakfast, lunch and coffee breaks are also provided for a breather and refreshments in between.

'''Important:''' We consider in advance which format makes sense for which project and results in a coherent program. Therefore, it is not possible for you to choose a format or swap it afterwards.

=== Presentation ===
You will give a short presentation about your project on stage. You are welcome to support the presentation with a few slides, but please no live demos.

In 10 minutes, tell us about the social or technical challenge you are addressing with your project and why. What makes your project important? Even if the (technical) implementation is very interesting, the social relevance of the project should be the main focus. The audience is always interested in stories and background information about the projects: Why is it important for you to implement your project? What interesting lessons have you learned during the funding period? etc. Finally, you can give an outlook on the time after the funding phase and how the project will continue.

If you are unsure, please ask us. We have time to talk about Demo Day during the 1:1 meetings. We also offer an optional consultation hour on Demo Day, during which we can answer any questions you may have about your presentation.

Please prepare static slides as a PDF in 16:9 format for the presentation – but no live demos. If you do not send us the slides by the deadline, you will get a placeholder.

You can present alone, in pairs or with the whole team. Please let us know which constellation you would like to present the project on stage in.

The talks will be held in German. Non-native speakers can also present in English by prior arrangement.

=== Panel ===
Together with other thematically fitting projects, you will present your project on stage and exchange ideas. Here, three funded projects at a time will seek the lowest common denominator, thematically structured under the overarching topic and moderated by us. We will talk about the social and technical challenges that your projects want to solve, how you approach them and how you plan to proceed after the funding.

We will send you the exact questions in advance so that you can prepare. For the panel, you can prepare '''a single''' slide in PDF format in 16:9 format, which will be shown while you present your project. The slide can include, for example, a logo, a URL and/or a screenshot of the interface – you decide how best to present the project in a slide! If you do not send us the slide by the deadline, you will get a placeholder.

Only one person per team can be on the panel – please decide internally who wants to do it and let us know.

=== Demo ===
The hands-on format! You will get a small exhibition area where you can present and explain your project all day long. In addition to the official breaks, there will be two “demo times” in the program to give the audience the opportunity to focus on your demos. For this, you can design a poster, bring tech or offline demo tools, create a (paper) prototype or demonstrate something on your laptop – or of course all at the same time!

To create an interesting day with different formats, the demos are intended to contrast with the more frontal panels and presentations. We ask you to make your demos as interactive as possible! Make sure that participants can try things out themselves at your demo. The idea is not for you to present your project for 30 minutes to a few visitors! Please plan short presentation rounds of about 5 minutes, and then take care of the next group.

If you have something bigger in mind (large objects, loud demos, VR glasses, etc.), please contact us as early as possible. Then we'll see together if we can make your dream demo come true.

== What we need in advance ==
We will ask you by email for all the information we need from you in advance. For a rough overview of what this includes, see below:

* '''Travel expenses''': Information about possible travel expenses if you have to travel to Berlin for Demo Day. You can find [[Reisekosten|information about travel expenses]] here in the wiki. '''Please read the guidelines carefully! We will not be able to reimburse travel expenses that have not been discussed with us, or forms with errors or missing documents.'''
* '''Current project information''': Is the overview of your project [https://prototypefund.de/projects/ in our project database] up to date? Sometimes the tech stack or the name of the project changes, or you may have a new website or logo in the meantime. Or there may be team members who are not officially part of the funding, but whom you would like to acknowledge on the website. The information then serves as the basis for the program and the moderation at Demo Day, which is why we need it about 4 weeks before the event.
* '''Information about speakers, panelists and language''': In preparation for the program and moderation, we need to know in advance which of you will present your project in a panel or lecture. For a panel, this is just one person, but for lectures you can present with several people. If you would rather give your lecture in English, please also let us know in good time!
* '''Slides''': If you are presenting your project in a lecture or on a panel, we need your slide(s) a few days before Demo Day to prepare the presentation for the day. Please only in pdf format, 16:9 and on time for the deadline! If you send your slide(s) too late, you will have to present with a placeholder.

== Guests ==
Of course you can also invite guests to the event – they can register via our website using Pretix. You will also find all further information for guests and the program there. We will send you the link as soon as registration is open.

'''Important''': If you are part of the officially funded team of this round, you are automatically on the guest list for Demo Day. If you are working on your project but are not part of the official funding, we kindly ask you to register for Demo Day as a matter of form.

=== Target group ===
A wide range of visitors come to Demo Day: alumni and future grantees, representatives of the BMFTR, the Projektträger and our partner organizations, people from NGOs and the FOSS community. Keep this range in mind when preparing your contribution for Demo Day: You should present your project in a way that is easy to follow for people who do not have in-depth technical expertise in your topic but do have a basic understanding of issues related to net politics and civic tech. The guiding questions that we have collected for you in the preparation emails are a good starting point.

=== Personal invitations ===
Because we want the day to be not only fun but also as useful as possible for you, we always try to personally invite guests who are relevant to the projects in terms of content. We do our own research and then write a few exciting organizations, etc., but we also want to give you the option to let us know: Are there companies, associations, NGOs or individuals who should definitely know about your project and who you want to see at Demo Day?

Feel free to give it some thought, we will contact you again about this. Of course, you are also welcome to invite people who are relevant to your project and your broader communities on your own.

== Voluntary consultation ==
Do you still have questions after reading this page and the emails about Demo Day? Feel free to send us an email or just come to the optional consultation hour just before Demo Day. We will send you the appointment for this by email and you can also find it in the calendar.

== After Demo Day ==
Traditionally, after the official end of Demo Day, we go to a bar with all the grantees who want to toast the end of the funding period together. This is not part of the official program and is absolutely optional – but we'd love to see you there! Remember this when booking your accommodation for Demo Day.

== FAQ ==
'''''You assigned me a talk/panel/demo, but I would rather have a different format. Can I swap?'''''

Unfortunately not. We consider in advance which format makes sense for which project and will result in a coherent program overall. Therefore, it is not possible for you to choose a format or swap it afterwards.

'''''Can we give our presentation together as a team?'''''

You can choose whether you give your presentation alone, with some or with all team members. However, if you want to give your presentation together with a team member who is not officially part of the funding program, at least one person who is officially funded should be on stage.

'''''Can I add a video to my presentation/panel slides?'''''

Unfortunately not. We need all slides for Demo Day in PDF format (16:9 format), as we will combine them into a single slideshow for the whole day to ensure a smooth process. Unfortunately, it is also not possible to play videos via link.

'''''What is the best way for me to design the presentation/demo/panel?'''''

We will send you an email in advance with information about the format in which you will present your project and also provide more detailed information on ways to prepare well. In general, it is good to keep in mind that a very heterogeneous audience will come to Demo Day and many will not be experts in your field. So try to present your project in a way that people with less technical expertise can easily understand what it is about.

'''''I am part of a panel. What is the best way to design the slides for this?'''''

Your slide will be shown in the background on the panel while you present your project. You can use it to show your logo, links or QR codes to your website or further information about your project. A screenshot of the software in use can also help to get a better impression of your project. Please keep in mind that you only have '''one''' slide (pdf, 16:9) available.

'''''Is there WiFi at the venue?'''''

There will be WiFi at the venue that you can use for the demos. However, we ask you to make sure that your demo can also work without the internet. This is the safest option: even if we have internet access, the network may be overloaded or something may not work. Better be safe than sorry!

'''''Can I bring merch for my project?'''''

If you want to bring merch (stickers, postcards, etc.), you are welcome to do so. Even if you don't have a demo table, we will find a place for it.

'''''Can I bring [...] for my demo?'''''

We will provide a bar table (50 x 50 cm) and electricity for each demo. You are welcome to bring anything that will help you with the demo: extra laptops, smartphones, headphones & technology in general, but also posters, flyers, etc. If you can foresee that space on the table will be limited, please discuss your plans with us in advance!

'''''Do you have any recommendations for the poster size?'''''

If you have a demo and want to bring a poster, you have the option of putting it on the table or on the wall. Please let us know early if you want space on the wall. These are limited, first come, first served! Posters up to about A1 size fit on the wall. If you want to put your poster on the table, B2/B3 formats are best, as these are exactly the same size as the table top (50 cm).

'''''Will Demo Day be recorded/streamed?'''''

Unfortunately, we are not able to record or livestream Demo Day ourselves. However, there will be a photographer and a camera team on site to document the day and publish photos and a summary video. We will send you the link!

Of course, you are welcome to record your own talk, so please let us know in advance.

Bewerbung für die Second Stage

2026-07-27T11:39:41Z

Marie-Lena:

''(English version below)''

Auf dieser Seite findet ihr Informationen zur Bewerbung für die Second Stage und den administrativen Schritten danach. Mehr Informationen zum Ablauf und den Inhalten findet ihr auf der allgemeinen Seite zur [[Second Stage]].

'''Wichtig: Die hier gelisteten Informationen galten für Jahrgang 01 und werden für Jahrgang 02 ggf. noch einmal leicht angepasst. Finale Informationen dazu folgen im August 2026.'''

== Warum gibt es die Second Stage? ==
In der Technologie- sowie im Speziellen der FOSS-Förderung gibt es ein Problem: Innovationen werden gut und gerne finanziert, nur bleibt oft offen, wie es danach weitergeht. Wenige Technologien sind nach der initialen Finanzierung so weit, dass sie in den Produktivbetrieb gehen und sich selbst finanzieren können.

Deswegen wollen wir euch mit der Second Stage die Möglichkeit geben, weitere vier Monate an der nachhaltigen Absicherung eures Projektes zu arbeiten.

Je nachdem, was der Fokus eures Projekts in der Second Stage sein soll, werdet ihr auch an zwei weiteren [https://wiki.prototypefund.de/Coachings Coachings] teilnehmen - etwa zum Thema Security, Gründung oder Community Building. Ziel der Second Stage ist es, dass das Projekt besser nutzbar und bekannt gemacht wird, sodass es nach Abschluss der Förderung gute Chancen hat, langfristig und nachhaltig Bestand zu haben.

Reminder: '''Projekte, die nicht an der Second Stage teilnehmen, sind für uns nicht weniger wertvoll'''. Wir schätzen, dass ca. 50 % jeder Runde an dieser Verlängerung der Förderzeit teilnehmen werden, und es gibt viele Gründe, warum ein Projekt nicht teilnehmen kann. Vielleicht passt das Format nicht zum Projekt, oder ihr seht persönlich keinen Bedarf für diese Art von Unterstützung. Vielleicht ist euer Projekt bereits Teil einer nachhaltigen Struktur und ihr braucht nur die sechs Monate, um es zu programmieren. Vielleicht war eure Bewerbung für die reguläre Förderzeit großartig, aber eure Pläne für die Second Stage passen nicht in den Rahmen des Prototype Fund. Insgesamt werden bis zu 15 Projekte für die Second Stage gefördert. Dies hängt davon ab, wie gut die Bewertungen insgesamt sind. '''Nicht alle Plätze der Second Stage müssen gefüllt werden''', d.h. es können auch weniger Projekte gefördert werden, wenn die Qualität der Bewerbungen nicht ausreicht.

== Grundsätzliches zur Bewerbung ==
Wenn ihr euch bei der initialen Bewerbung nicht für die Second Stage beworben habt, sind die folgenden Abschnitte für euch nicht relevant: '''Leider ist es zu diesem Zeitpunkt nicht mehr möglich, eine Second Stage zu beantragen''', da mit eurem ursprünglichen Antrag bereits die maximale Laufzeit und maximale Fördersumme festgelegt wurde.

Wenn ihr euch für die Second Stage beworben habt, sind die Mittel für die vier zusätzlichen Monate vorerst '''gesperrt'''. Im 5. Fördermonat teilt eine Jury die begrenzten Plätze für die Second-Stage-Förderung auf der Grundlage eurer Arbeit in den ersten Monaten der regulären Förderung sowie einer neuen kleinen '''Bewerbung''' zu. Die Entscheidung basiert auf einer schriftlichen Einreichung und einer kurzen Online-Pitch-Session.

'''Als Vorbereitung zur Bewerbung lest euch diese Wikiseite bitte vollständig durch.''' Anfang September findet außerdem eine Sprechstunde statt, bei der wir gern eure Fragen (auf Deutsch und Englisch) zur Second Stage beantworten. Auch in den Zwischengesprächen können wir gern über eure Bewerbung und eure Ziele für die Second Stage sprechen.

Aus Fairnessgründen beantworten wir keine inhaltlichen Fragen zu euren Second-Stage-Bewerbungen. Wir können aber einschätzen, ob eure Ideen für die Second Stage grundsätzlich förderfähig sind (das heißt: ob wir die Art von Vorhaben fördern dürfen, ob z. B. nicht zu viele Entwicklungsarbeiten dabei sind), geben euch gern allgemeine Tipps und beantworten auch alle Fragen zu den Formalitäten. Wenn ihr euch unsicher seid: Sprecht uns gern an!

Auch wichtig: Die Coaching-Sessions mit Superbloom können nicht für die Vorbereitung der Bewerbung (weder schriftlich noch Pitch) genutzt werden. Es ist natürlich absolut in Ordnung, wenn ihr im Coaching besprechen wollt, wie ihr eure Projekte nachhaltiger gestaltet. Wie wir die Grenze zwischen „Vorbereitung der Bewerbung“ und „Schritte für die Nachhaltigkeit“ definieren, könnt ihr auf der [https://wiki.prototypefund.de/index.php?title=Superbloom#Can_I_prepare_my_application_for_the_Second_Stage_with_Superbloom? Coaching-Seite] lesen.

=== Timeline der Bewerbung ===
{| class="wikitable"
!Anfang September 2026
|Sprechstunde Second-Stage-Bewerbung
|optional
|-
!14. - 27. September
|Bewerbungsphase Second-Stage-Förderung
|
|-
!27. September
|Deadline Einreichung schriftliche Bewerbung
|verpflichtend
|-
!9. Oktober 2026
|Pitch-Session (online)
|verpflichtend
|-
!Mitte Oktober
|Entscheidung und Förderzusage
|
|-
!Oktober–November
|Antragseinreichung zur Entsperrung der Mittel
|verpflichtend
|-
!1. Dezember
|Start der Second Stage
|
|-
!vorauss. 1. Dezember
|Online Kick-Off der Second Stage
|verpflichtend
|}

== Die schriftliche Bewerbung ==
''Wann'': 17. bis 30. September 2026 - '''Achtung''': Einreichungen nach der Deadline werden nicht für die Auswahl berücksichtigt!

''Wo'': [https://bewerben.prototypefund.de/ bewerben.prototypefund.de] - der genaue Link folgt per Mail

''Was'': Beantwortet 8 (bzw. 9) Fragen zu euren Plänen für die Second-Stage-Förderung

''Sprache'': Die schriftliche Bewerbung erfolgt auf Deutsch, Nicht-Muttersprachler*innen können auch auf Englisch einreichen.

Die schriftliche Bewerbung findet über unsere Bewerbungsplattform statt, die ihr aus eurer initialen Bewerbung für den Prototype Fund schon kennt. Dort müssen die folgenden Fragen, basierend auf dem aktuellen Arbeitsstand, sowie eure Ideen für die Second Stage beantwortet werden:
'''Dein Projekt in der regulären Förderphase'''

- Welche Meilensteine wurden mit welchen Ergebnissen erzielt? (max. 100 Wörter)
- Werden bis zum Ende der regulären Förderperiode alle planmäßigen Meilensteine erreicht? Wenn nein, warum? (max. 100 Wörter)
- Welche Maßnahmen wurden bislang ergriffen, um Nutzer*innen anzusprechen? (max. 100 Wörter)
- Was ist aktuell die größte Herausforderung im Projekt? Wie kann dieser begegnet werden? (max. 175 Wörter)

'''Deine Pläne für die Second Stage'''

- Auf welchem Wege soll das Projekt nachhaltig nutzbar werden? Wurden hierfür bereits Maßnahmen ergriffen? Wenn ja, welche? (max. 175 Wörter)
- Sind für den Erfolg des Projekts Änderungen an der ursprünglichen Planung nötig? Wenn ja, welche und warum? (max. 175 Wörter)
- Welche Meilensteine sollen in der Second Stage erreicht werden? (max. 100 Wörter)
- Wie viele Stunden wollt ihr in der Second Stage am Projekt arbeiten? (Maximum Einzelpersonen: 633, Maximum Teams: 1.267)

'''Ergänzende Hinweise'''

- Möchtest du der Jury noch etwas mitteilen? (optional) (max. 175 Wörter)
Eure Pläne für die Second-Stage-Föderphase dürfen von der initialen Bewerbung und dem Antrag abweichen. Wenn das, was ihr euch damals für die Second Stage vorgenommen habt, nicht mehr realistisch oder sinnvoll erscheint, könnt ihr euren Fokus für die viermonatige Förderzeit gern neu setzen. Wichtig ist nur, dass der Fokus für euer Projekt sinnvoll durchdacht und in der Zeit, die euch zur Verfügung steht, machbar ist.

'''Tipp:''' Werdet in eurer Bewerbung so konkret wie möglich. Wenn ihr plant auf Konferenzen zu gehen, zählt diese auf. Wenn ihr in Kontakt mit Unternehmen oder Communities treten möchtet, definiert eure Zielgruppen möglichst genau. Solltet ihr Pilotprojekte planen, benennt eure Partner*innen dafür. Falls ihr Publikationen oder Beiträge in Medien/Podcasts plant, stellt dar, wo diese veröffentlicht werden.

=== Meilensteine in der Second Stage ===
Reminder: '''In der Second Stage steht die Entwicklungsarbeit nicht mehr im Mittelpunkt.''' Entwicklungsmeilensteine, die ihr in der regulären Förderzeit nicht geschafft habt, können nicht in die Second Stage verschoben werden, außer ihr könnt begründen, dass diese Schritte notwendig für die Nachhaltigkeit des Projekts sind und erklären, warum sie nicht mehr in der regulären Förderphase umgesetzt werden können. Ziel der Second Stage ist es, eure Projekte auf den Weg zu nachhaltigen Strukturen zu bringen, sei es durch eine Gründung, den Aufbau einer Community oder Partnerschaften, Dokumentation und User Testing, Kommunikationsmaßnahmen, usw. Natürlich können sich dadurch kleine Entwicklungsarbeiten ergeben (z. B. Anpassungen auf der Basis eines User Testings, Einbettung von Community-Beiträgen, Bugfixes etc.). Diese sollen aber nicht im Vordergrund stehen und können nur mitgefördert werden, wenn sie den anderen Maßnahmen dienen. So kann die Verteilung in eurem Antrag aussehen:

Hier listen wir Beispiele von Meilensteinen, die in der Second Stage förderfähig sind. (Das ist keine abschließende Liste. Andere Maßnahmen können für eure Projekte besser geeignet sein. '''Je nach Fokus eurer Second Stage müsst ihr natürlich nicht alle diese Themen in der Bewerbung abdecken.''' Wenn ihr euch unsicher seid, ob eure Ideen gefördert werden können, fragt uns gerne!)

'''Konkrete Schritte zur Verbreitung und Nutzbarmachung (Fokus der Second-Stage-Förderung):'''
* User Testing
* Partnerakquise
* Gründung (Firmenaubau, Kundenakquise & Marketing, usw.)
* Präsenz auf Fachveranstaltungen
* Erstellung einer Website und/oder weiterer öffentlichkeitswirksamer Maßnahmen
* Communityarbeit
* Outreach
* usw.
'''Technische Entwicklung (maximal kleiner Anteil der Second-Stage-Förderung):'''
* Fertigstellung von Features, die aufgrund von Verzögerungen, Bugfixes, Dependencies etc. noch fehlen und für die Nachhaltigkeit des Projekts wichtig sind.
* Entwicklung von im Erstantrag nicht vorhergesehenen Features etc., die sich bspw. im User Testing oder in Gesprächen mit potenziellen Partnern als sinnvoll herausgestellt haben.
* Anpassungen auf der Basis eines User Testings
* Einbettung von Community-Beiträgen
* Bugfixes
* etc.

Die technischen Meilensteine müssen der allgemeinen Nachhaltigkeitsstrategie des Projekts dienen und in diesem Sinne begründet sein.

'''Wichtig''': Die Meilensteine müssen in der angegebenen Stundenzahl realistisch umsetzbar sein. In den meisten Fällen ist es nicht möglich, z.B. eine Gründung, den Ausbau der Dokumentation, Communityaufbau und ein Pilotprojekt gleichzeitig in nur vier Monaten zu verfolgen.

=== Lizenzierung in der Second Stage ===
'''Zum Code:'''
* Der in den bezahlten Stunden der regulären Förderphase geschriebene Code muss zwingend unter einer FOSS-Lizenz veröffentlicht werden – ohne Ausnahme.
* Der Code, der in der Second Stage direkt zum Projekt beigetragen wird (Erweiterungen, Anpassungen auf Basis von Feedback, Bugfixes usw.), muss ebenfalls unter einer FOSS-Lizenz veröffentlicht werden. Wenn Code für einen Partner geschrieben wird, und dieser nicht Open Source sein kann, müssen diese Stunden anderweitig, beispielsweise vom Partner, bezahlt werden.
* Im Rahmen von Maßnahmen zur Nachhaltigkeit sollte immer geprüft werden, ob der Code unter einer FOSS-Lizenz stehen kann – das gilt beispielsweise für eine Projektwebseite. Ausnahmen sind in der Bewerbung für die Second Stage zu begründen.
'''Andere Produkte, die in der Second Stage produziert werden:'''
* Texte, Logos und Bilder (u. ä.), die in der Second Stage entstehen, müssen nicht unter einer Creative-Commons-Lizenz veröffentlicht werden. Wir freuen uns jedoch besonders, wenn ihr euch dafür entscheidet.
* Nach demselben Ansatz möchten wir alle Geförderten dazu ermutigen, bei der Umsetzung der Meilensteine in der zweiten Phase möglichst viele FOSS-Produkte und datensparsame Tools einzusetzen. Das gilt beispielsweise für Kommunikationstools und Plattformen für den Communityaustausch. Hierbei handelt es sich jedoch nur um eine Empfehlung: Die Geförderten dürfen selbst entscheiden, was für die Projekte sinnvoll ist. Manchmal sind neue Zielgruppen z. B. nur auf bestimmten Plattformen wie LinkedIn oder Instagram zu erreichen. In solchen Fällen ist eine kurze Begründung in der Bewerbung hilfreich, damit die Jury einschätzen kann, inwiefern eure Strategie geeignet ist.

== Die Pitch-Session ==
''Wann'': 9. Oktober 2026 - jedes Projekt bekommt eine genaue Uhrzeit zugeteilt. Wir melden uns Anfang Oktober per Mail dazu.

''Wo'': Online - auch wenn ihr in Berlin wohnt (sonst wäre es nicht fair)

''Was'': 5 Minuten Pitch, 5 Minuten Fragen beantworten

''Wer:'' Nur offiziell Geförderte können pitchen.

''Sprache'': Deutsch (oder Englisch für Nicht-Muttersprachler*innen)
Die '''Pitch-Session''' findet voraussichtlich am 9. Oktober 2026 ausschließlich online statt. Für die Pitches bekommt jedes eurer Projekte 5 Minuten Zeit, um der Jury zu erklären, warum die Second Stage wichtig für euer Projekt ist, welche Ziele ihr verfolgt und mit welcher Strategie ihr sie erreichen möchtet. Nach eurem Pitch haben die Juror*innen die Gelegenheit, Nachfragen zu eurer Bewerbung und eurem Pitch zu stellen.

Das Präsentationsformat für den Pitch kann frei gewählt werden: Folien, Screensharing, Visuals, everything you need. Dabei ist wichtig, dass ihr die folgenden Fragen beantwortet:
- Warum brauche ich/brauchen wir die Second Stage?
- Was ist mein/unser konkretes Ziel in der Second Stage?
- Wie wird dieses Ziel erreicht?
Teilt uns bitte im '''Vorfeld per E-Mail''' mit, wie (Folien, Screensharing, etc.) ihr eure Präsentation gestalten wollt. Die Deadline dafür kommunizieren wir frühzeitig per Mail. Wenn ihr Folien nutzen möchtet, brauchen wir sie '''spätestens am Vortag bis 15 Uhr als PDF per E-Mail'''. In diesem Zeitraum werden wir auch eine Test-Session anbieten, bei der ihr euch in das Videotool einwählen und eure Präsentation bzw. die Technik kurz testen könnt. Genaue Infos dazu folgen kurz vorher per Mail.

Die Jury der Second Stage besteht aus zwei Juror*innen aus dem [https://www.prototypefund.de/bewerbung/jury Jurypool], Vertreter*innen des Projektträgers und des Prototype Fund - außerdem ist voraussichtlich ein*e Vertreter*in aus dem BMFTR bei der Sitzung anwesend. Die Bewertung basiert auf dem technischen Stand des Projekts (das Projekt muss 2 Monate vor Ende der regulären Förderzeit nicht zu 100% fertig sein, ihr müsst aber zeigen können, dass die Arbeit gut vorankommt), den Maßnahmen zur Sicherstellung der Nachhaltigkeit (z. B. Community-Aufbau, Öffentlichkeitsarbeit) und den geplanten Schritten für die Second-Stage-Förderung. Nach den Pitch-Sessions diskutiert die Jury die Ergebnisse und stellt einen Fördervorschlag für die Second Stage zusammen, auf Basis dessen das BMFTR die finale Entscheidung trifft. Die Entscheidung wird etwa zwei Wochen nach der Pitch-Session an euch kommuniziert. Insgesamt werden bis zu 15 Projekte für die Second Stage gefördert. Dies hängt davon ab, wie gut die Bewertungen insgesamt sind. '''Nicht alle Plätze der Second Stage müssen gefüllt werden''', d.h. es können auch weniger Projekte gefördert werden, wenn die Qualität der Bewerbungen nicht ausreicht.

== Administratives ==

=== Arbeitszeit und Stundenumfang ===
In der Second Stage könnt ihr als Team maximal 63.333 € und als Einzelperson maximal 31.667 € beantragen. Diese Summen sind angelehnt an zwei bzw. eine Vollzeitstelle über vier Monate. Der Stundenlohn ist auf 50 € gedeckelt.

Es ist generell möglich, dass ihr euch für die Second Stage mit einer geringeren Stundenanzahl bewerbt, als ihr bei der initialen Bewerbung angegeben habt. In der Second Stage könnt ihr auch mit weniger Wochenstunden als in der regulären Förderphase planen.

Das kann zum Beispiel sinnvoll sein, wenn ihr während der Förderzeit feststellt, dass die Second-Stage-Arbeit weniger Zeit benötigen wird, als ursprünglich geplant. Vielleicht hat sich auch eine bezahlte Zusammenarbeit mit Partner*innen ergeben oder euer Projekt wird durch andere Förderquellen bereits in Teilen querfinanziert. Oder ihr steht in einem Arbeitsverhältnis, habt euch für den Förderzeitraum freistellen lassen und möchtet mit 50% zurück in das Arbeitsverhältnis gehen und die weiteren 50% am Prototype-Fund-Projekt arbeiten.

Es gibt ganz unterschiedliche Szenarien und es ist vollkommen in Ordnung, wenn sich der ursprüngliche Zeitplan verändert. Schließlich werden die genauen Aufgaben für die Second Stage erst während der Förderzeit definiert. Sprecht uns gerne an, wenn ihr Rückfragen habt.

=== Entsperrung ===
Wird euer Projekt von der Jury für eine Second-Stage-Förderung ausgewählt, müsst ihr nach der Förderzusage einen offiziellen Antrag auf Entsperrung stellen, da die Mittel für die vier zusätzlichen Fördermonate vorerst '''gesperrt''' sind. Die Entsperrung kann erst nach der finalen und offiziellen Förderzusage stattfinden. Dafür füllt ihr auf profi-online im "'''Antrag auf Änderung Haushaltsdaten'''" das Bemerkungsfeld mit folgendem Text aus:
Hiermit beantrage ich, {VORNAME NAME}, die Entsperrung der für mein Vorhaben {Akronym}, FKZ {FKZ} in der Kostenposition 0837 gesperrten Fördermittel gemäß des auf Basis meiner Second-Stage-Bewerbung gefällten positiven Juryvotums (Sitzung vom 10.10.2025).

Die Summe in Höhe von {Summe} Euro ist für {Stundenzahl} Stunden zwingend erforderlich für die nachhaltige Entwicklung meines Projekts.
Für GbRs:
Hiermit beantrage ich, {VORNAME NAME}, als Geschäftsführung der {Name GbR}, die Entsperrung der für unser Vorhaben {Akronym}, FKZ {FKZ} in der Kostenposition 0837 gesperrten Fördermittel gemäß des auf Basis unserer Second-Stage-Bewerbung gefällten positiven Juryvotums (Sitzung vom 10.10.2025).

Die Summe in Höhe von {Summe} Euro ist für {Stundenzahl} Stunden zwingend erforderlich für die nachhaltige Entwicklung unseres Projekts.
Bitte passt dabei die Klammerausdrücke entsprechend an euer Projekt und eure Second-Stage-Bewerbung an.

Wichtig ist, dass die Summe der Arbeitsstunden, die ihr angebt, mit der Summe Arbeitsstunden aus der Second-Stage-Bewerbung, wie sie nach der Jurysitzung bestätigt wurde, übereinstimmt. Falls ihr Fragen dazu habt, meldet euch gern bei eurer [[Ansprechpartner*innen beim Projektträger|Ansprechperson beim Projektträger]].

== Tipps und Erfahrungen aus früheren Jahrgängen für die Planung eurer Second Stage ==
Wir möchten gerne die Erfahrungen und Tipps aus vergangen Jahrgängen teilen, die für eure Bewerbung und die Planung der Second Stage hilfreich sein können:

* Ein gutes Zeitmanagement ist für die Second Stage wichtig, denn einerseits ist der Workload hoch, andererseits sind es nur vier Monate '''<u>und</u>''' die Weihnachtszeit fällt in diesen Zeitraum.

* Focus, reduce, scope, promise less: Setzt einen klaren Fokus und plant nicht zu viele verschiedene Aufgaben – es werden sowieso mehrere Prozesse parallel laufen (Maintenance, Development, Fokus der Second Stage, PTF-Deliverables).
* Verspätungen aus der regulären Förderzeit aufzuholen wird stressig, versucht das zu vermeiden.
* Es kann sinnvoll sein, eure Milestones so zu planen, dass ihr Erreichen möglichst wenig abhängig von Dritten sind.
* Plant Zeit ein für:
** die Deliverables (Blogpost / Knowledge Base-Beitrag, Zwischengespräche, Dokumentation, Vorbereitung des Abschlussevents);
** Coachings und ggf. daraus resultierende (Haus-)Aufgaben;
** regelmässigen Austausch im Team – es wird viel zu besprechen geben und womöglich arbeitet ihr anders zusammen als in der regulären Förderphase;
** Kommunikation mit Externen. Es könnte viele Feedbackschlaufen brauchen oder lange Wartezeiten geben, wenn ihr auf Rückmeldungen z.B. zu einer geplanten Implementierung oder Pilotprojekten wartet;
** Auszeiten und Urlaube – es ist nicht angedacht, dass ihr 10 Monate durcharbeitet, auch wenn es Spaß macht!
Außerdem haben wir eine Wiki-Seite mit [[Tipps für die Second Stage|Tipps und Erfahrungen speziell für die Second Stage]]. Schaut auch dort gerne rein!

= In English: Application for the Second Stage =
On this page, you can find more information on the application process for the Second Stage and the administrative steps afterwards. If you are looking for more information on the timeline and contents, you can find them on the general page on the [[Second Stage]].

'''Please note: The information listed here applies to class 01 and may be slightly adjusted for class 02. Final details will be provided in August 2026.'''

== Why does the Second Stage exist? ==
There is an issue in technology and FOSS funding: innovative projects are readily financed, but it often remains unclear what happens afterwards. Few technologies are ready for operational use and self-financing after the initial funding runs out.

For this reason, we offer the Second Stage, which provides an opportunity to work for a further four months on securing the project’s sustainability.

The aim of the Second Stage is to improve the usability and visibility of the project, increasing its chances of long-term sustainability once the funding period ends.

Reminder: '''Projects that don't participate in the Second Stage are not less valuable to us.''' We estimate that approximately 50% of each round will participate in this extended funding period, and there are many reasons why a project might not participate. Maybe it's not a good fit for your project, or you personally don't see the need for this type of support. Maybe your project is already sustainable and you just need the six months to code. Maybe your application for the regular funding period was great, but your application for the second phase doesn't fit the scope of the Prototype Fund. A total of up to 15 projects will be funded for the Second Stage. The number of funded projects will depend on the quality of the submissions. '''Not''' '''all spots in the Second Stage have to be filled''', i.e., fewer projects may be funded if the quality of the applications is not sufficient.

== General information on the application ==
If you haven't already applied for the Second Stage, the following paragraphs are not relevant for you: Unfortunately, it is '''not possible to add a Second Stage at this point''', as the maximum duration and the maximum amount of funding allocated to your project was made final after your general application.

If you have applied for the Second Stage, the funds allocated for the four additional months are '''locked''' for now. During the 5th month of funding, a jury will allocate the limited Second Stage spots based on your work during the first months of funding as well as a new, short application. The decision is based on a written '''submission''' and a short online pitch session.

'''To prepare for your application, please read this wiki page.''' We will hold a consultation hour in early September, during which we will be happy to answer your questions about your Second Stage application (in German and English). We are also happy to discuss your application and your goals for the Second Stage during the 1:1 meetings.

To stay fair, we do not answer any questions regarding the content of your Second Stage applications. However, we can assess whether your ideas for the Second Stage are eligible for funding (i.e., whether we are allowed to fund the type of project, whether it involves too much development work, etc.), give you general tips, and answer any questions you may have about the formalities. If you are unsure, just ask!

Also important: The coaching sessions with Superbloom cannot be used to prepare your application (written or pitch). Of course, it is perfectly fine if you want to discuss how to make your projects more sustainable during the coaching sessions. You can read about how we define the boundary between “application preparation” and “steps toward sustainability” on the [https://wiki.prototypefund.de/index.php?title=Superbloom#Can_I_prepare_my_application_for_the_Second_Stage_with_Superbloom? coaching page].

=== Timeline for the application ===
{| class="wikitable"
!Beginning of September 2026
|Consultation hour, application for the Second Stage
|optional
|-
!September 14th–27th
|Application period Second Stage Funding
|
|-
!September 27th
|Deadline submission of written application
|mandatory
|-
!October 9th
|Pitch session (online)
|mandatory
|-
!Middle of October
|Decision and funding commitment
|
|-
!October–November
|Request to release these funds
|mandatory
|-
!December 1st
|Start of the Second Stage
|
|-
!Expected on December 1st
|Online kick off Second Stage
|mandatory
|}

== Written application ==
''When'': September 17th to 30th, 2026 - '''Please note''': Submissions after the deadline will not be considered for selection!

''Where'': [https://bewerben.prototypefund.de/ bewerben.prototypefund.de] – the exact link will be sent via email

''What'': Answer 8 (or 9) questions about your plans for the Second Stage funding

''Language'': The written application may be submitted in German, or if you are not a native German speaker, in English.

The written application must be submitted via our application platform, which you already know from your initial application for the Prototype Fund. Based on the current status of your work, you must answer the following questions and provide your ideas for the Second Stage:
'''Your project in the regular funding period'''

- Which milestones have been achieved and what were the results? (max. 100 words)
- Will all planned milestones be achieved by the end of the regular funding period? If not, why? (max. 100 words)
- What measures have been taken so far to reach users? (max. 100 words)
- What is currently the biggest challenge in the project? How can this challenge be overcome? (max. 175 words)

'''Your plans for the Second Stage'''

- How will the project be made usable in the long term? Have any steps already been taken to this end? If yes, which ones? (max. 175 words)
- Are changes to the original plan necessary for the project to succeed? If yes, which ones and why? (max. 175 words)
- What milestones do you plan to achieve in the Second Stage? (max. 100 words)
- How many hours do you plan to work on the project in the Second Stage? (Maximum number of hours for individuals: 633, maximum number of hours for teams: 1.267)

'''Additional comments'''

- Is there anything else you would like to tell the jury? (optional) (max. 175 words)
Your plans for the Second Stage funding can differ from what you wrote in your initial application. If what you had planned for the Second Stage no longer seems realistic or feasible, you are welcome to change your plans for the four-month funding period. The important thing is that your project has a clear focus and feasible within the available time.

'''Tip:''' Be as specific as possible in your application. If you plan to attend conferences, list them. If you want to connect with companies or communities, define your target groups as precisely as possible. If you are planning pilot projects, name your partners. If you plan to publish articles or contribute to media outlets or podcasts, specify where they will be published.

=== Milestones ===
Reminder: '''In the Second Stage, the focus is no longer on development work.''' Development milestones that were not achieved during the regular funding period cannot be carried over to the Second Stage unless they are necessary steps for making your project sustainable and you can justify why these milestones weren’t reached in the regular funding period. The aim of the Second Stage is to set your projects on the path to sustainable structures, whether through establishing a company, building a community or forming partnerships, writing documentation and conducting user testing, implementing communication strategies, etc. Of course, this may result in minor development work (e.g., adjustments based on the results of user testing, merging community contributions, bug fixes, etc.), but these milestones should not be the main focus and can only be funded if they support the other milestones. These are the type of milestones that can be funded in the Second Stage:

Here are some examples of milestones that are eligible for funding in the Second Stage. (This is not an exhaustive list: other measures may be more suitable for your projects. '''You do not have to cover all of these topics in your application, which ones are relevant to you depends on the focus you plan for your Second Stage.''' If you are unsure whether your ideas are eligible for funding, please feel free to ask us!)

'''Specific steps to improve the visibility, usability and sustainability of the project (main focus of your application for the Second Stage):'''
* User testing
* Partner acquisition
* Establishment of a business (administrative setup, marketing & customer acquisition, etc.)
* Presence and presentation at conferences
* Creation of a website and/or other communication strategies
* Community work
* Outreach
* etc.
'''Technical development (can be funded as a small part of your Second Stage, but can’t be the main focus):'''
* Completion of features that are still missing (e.g. due to delays, bug fixes, dependencies, etc.) and are important for the sustainability of the project.
* Development of features not foreseen in the initial application which have e.g. proven useful in user testing or in discussions with potential partners.
* Adjustments based on user testing
* Integration of community contributions
* Bug fixes
* etc.

The technical milestones must support the project's overall sustainability strategy and be justified in this context.

'''Important''': The milestones have to be realistic to achieve in the number of hours you've set. In most cases, it's not possible to tackle things like launching a startup, expanding documentation, building a community, and running a pilot project all at once in just four months.

=== Licensing in the Second Stage ===
'''Code:'''
* The code written during the paid hours of the regular funding phase must be published under a FOSS license—without exception.
* The code that is contributed directly to the project in the Second Stage (additional features, adjustments based on feedback, bug fixes, etc.) must also be published under a FOSS license. If code is written for a partner and cannot be published under a FOSS license, these hours must be paid for by another party, such as the partner.
*For sustainability measures that are not direct contributions to the code of your funded project, you should always check if the code can be licensed under a FOSS license - this is the case for a project website, for example. Exceptions should be justified in the application for the Second Stage.
'''Other products developed in the Second Stage:'''
* Texts, logos, images, and similar items created in the Second Stage do not have to be published under a Creative Commons license. However, we would appreciate it if you chose to do so.
* Following the same approach, we would like to encourage all grant recipients to use as many FOSS products and privacy-friendly tools as possible when implementing the milestones in the second phase. This applies, for example, to communication tools and platforms used for community interaction. This is, however, only a recommendation: grant recipients are free to decide for themselves what makes sense for their projects. Sometimes new target groups can only be reached on certain platforms such as LinkedIn or Instagram. In cases like this, it is helpful to include a brief explanation in your application so that the jury can assess the suitability of your strategy.

== Pitch session ==
''When'': October 9th, 2026 – each project will be assigned a specific time slot. We will contact you by email in the beginning of October.

''Where'': Online – even if you live in Berlin (otherwise it wouldn't be fair)

''What'': 5 minutes pitch, followed by 5 minutes for questions

''Who:'' Only official grantees can pitch.

''Language'': German (or English if you aren’t a native German speaker)
The '''pitch session''' will take place exclusively online expected on October 9th. Each of the projects teams will have 5 minutes to explain to the jury why the Second Stage is important for their project, what goals they are pursuing, and what strategy they intend to implement to make their project more sustainable. After every pitch, the jury will have the opportunity to ask you questions about your application and your pitch.

The presentation format for the pitch is up to you: slides, screen sharing, visuals, everything you need. You just have to make sure that you answer the following questions:
- Why do I/we need the Second Stage?
- What is my/our specific goal in the Second Stage?
- How will this goal be achieved?
Please let us know beforehand by email how you would like to give your presentation (slides, screen sharing, etc.). We will inform you early on about the deadline for this. If you would like to use slides, we need them '''by 3 PM the day before at the latest, sent as a pdf by email'''. Around this time, we will organize test sessions where you can dial into the video tool we’ll use for the pitches and quickly test your presentation, sound and video. We will send you more information about the test sessions via email.

The Second Stage jury consists of two judges from the [https://www.prototypefund.de/bewerbung/jury jury pool], representatives of the Projektträger and the Prototype Fund – a representative from the BMFTR is also expected to attend the session. The evaluation is based on the technical status of the project (the project does not have to be 100% complete two months before the end of the regular funding period, but you must be able to show that the work is progressing well), the measures taken to ensure sustainability (e.g., community building, public relations), and the planned steps for the Second Stage funding. After the pitch session, the jury will discuss the results and propose a list of projects for funding for the Second Stage, on the basis of which the BMFTR will make the final decision. The decision will be communicated to you approximately two weeks after the pitch session. A total of up to 15 projects will be funded for the Second Stage. The number of funded projects will depend on the quality of the submissions. '''Not''' '''all spots in the Second Stage have to be filled''', i.e., fewer projects may be funded if the quality of the applications is not sufficient.

== Administration ==

=== Working hours and number of hours ===
In the Second Stage, you can apply for a maximum of €63,333 as a team and a maximum of €31,667 as an individual. These amounts are based on two or one full-time positions over four months. The hourly wage is capped at €50.

It is generally possible to apply for the Second Stage with fewer hours than you specified in your initial application. In the Second Stage, you can also plan fewer hours per week than in the regular funding phase.

This can be useful if you realize during the funding period that the Second Stage work will require less time than originally planned. Perhaps you already managed to set up a paid collaboration with a partner, or your project is already being partially cross-financed by other sources of funding. Or you are employed, have taken a leave of absence for the funding period, and would like to return to your job at 50% and work on the Prototype Fund project for the remaining 50%.

There are many different scenarios, and it is perfectly fine if the original schedule changes. Ultimately, the specific tasks for the Second Stage are only being defined within the current funding period. Please feel free to contact us if you have any questions.

=== Releasing the funds for the Second Stage (“Entsperrung”) ===
Currently the funds for the four additional months of funding are locked. Before you can get started with the Second Stage, you must submit an official request to release these funds. They can only be unlocked after the final and official funding approval. To do this, fill in the comments field on profi-online in the “'''Antrag auf Änderung Haushaltsdaten'''” form with the following text:
Hiermit beantrage ich, {VORNAME NAME}, die Entsperrung der für mein Vorhaben {Akronym}, FKZ {FKZ} in der Kostenposition 0837 gesperrten Fördermittel gemäß des auf Basis meiner Second-Stage-Bewerbung gefällten positiven Juryvotums (Sitzung vom 10.10.2025).

Die Summe in Höhe von {Summe} Euro ist für {Stundenzahl} Stunden zwingend erforderlich für die nachhaltige Entwicklung meines Projekts.
For teams:
Hiermit beantrage ich, {VORNAME NAME}, als Geschäftsführung der {Name GbR}, die Entsperrung der für unser Vorhaben {Akronym}, FKZ {FKZ} in der Kostenposition 0837 gesperrten Fördermittel gemäß des auf Basis unserer Second-Stage-Bewerbung gefällten positiven Juryvotums (Sitzung vom 10.10.2025).

Die Summe in Höhe von {Summe} Euro ist für {Stundenzahl} Stunden zwingend erforderlich für die nachhaltige Entwicklung unseres Projekts.
Please adjust the expressions in brackets accordingly to your project and your Second Stage application.

The total number of working hours you specify must match the total number of working hours from the Second Stage application as confirmed after the jury meeting. If you have any questions, please contact your [[Ansprechpartner*innen beim Projektträger|contact person of the project management agency]].

== Tips and insights from previous classes for planning your Second Stage ==
We’d like to share some insights and tips from previous classes that may be helpful for your application and for planning the Second Stage:

* Good time management is essential for the Second Stage, because the workload is heavy: It’s only 4 months, '''<u>and</u>''' the holiday season falls right in the middle of it.

* Focus, reduce, scope, promise less: Set a clear focus and don’t plan too many different tasks; several processes will be running in parallel anyway (maintenance, development, Second Stage focus, PTF deliverables).
* Catching up on delays from the regular funding period will be stressful.
* It may be a good idea to plan your milestones so that achieving them depends as little as possible on third parties.
* Set aside time for:
** the deliverables (blog post / Knowledge Base article, 1:1 meetings, documentation, preparation for the closing event);
** the mandatory coaching sessions, including (home)work that may result from them;
** regular team meetings – there will be a lot to discuss, and you may be working together differently than during the regular funding phase;
** communication with external partners. There may be many feedback loops or long wait times when you’re waiting for responses, e.g., about a planned implementation or pilot projects.
** time off and vacations—it’s not expected that you’ll work nonstop for 10 months, even if it’s fun!
We also have a Wiki page with [[Tipps für die Second Stage|tips and insights specifically for the Second Stage]]. Feel free to take a look at them!

Bewerbung für die Second Stage

2026-07-27T11:38:13Z

Marie-Lena: updated deadline for application

''(English version below)''

Auf dieser Seite findet ihr Informationen zur Bewerbung für die Second Stage und den administrativen Schritten danach. Mehr Informationen zum Ablauf und den Inhalten findet ihr auf der allgemeinen Seite zur [[Second Stage]].

'''Wichtig: Die hier gelisteten Informationen galten für Jahrgang 01 und werden für Jahrgang 02 ggf. noch einmal leicht angepasst. Finale Informationen dazu folgen im August 2026.'''

== Warum gibt es die Second Stage? ==
In der Technologie- sowie im Speziellen der FOSS-Förderung gibt es ein Problem: Innovationen werden gut und gerne finanziert, nur bleibt oft offen, wie es danach weitergeht. Wenige Technologien sind nach der initialen Finanzierung so weit, dass sie in den Produktivbetrieb gehen und sich selbst finanzieren können.

Deswegen wollen wir euch mit der Second Stage die Möglichkeit geben, weitere vier Monate an der nachhaltigen Absicherung eures Projektes zu arbeiten.

Je nachdem, was der Fokus eures Projekts in der Second Stage sein soll, werdet ihr auch an zwei weiteren [https://wiki.prototypefund.de/Coachings Coachings] teilnehmen - etwa zum Thema Security, Gründung oder Community Building. Ziel der Second Stage ist es, dass das Projekt besser nutzbar und bekannt gemacht wird, sodass es nach Abschluss der Förderung gute Chancen hat, langfristig und nachhaltig Bestand zu haben.

Reminder: '''Projekte, die nicht an der Second Stage teilnehmen, sind für uns nicht weniger wertvoll'''. Wir schätzen, dass ca. 50 % jeder Runde an dieser Verlängerung der Förderzeit teilnehmen werden, und es gibt viele Gründe, warum ein Projekt nicht teilnehmen kann. Vielleicht passt das Format nicht zum Projekt, oder ihr seht persönlich keinen Bedarf für diese Art von Unterstützung. Vielleicht ist euer Projekt bereits Teil einer nachhaltigen Struktur und ihr braucht nur die sechs Monate, um es zu programmieren. Vielleicht war eure Bewerbung für die reguläre Förderzeit großartig, aber eure Pläne für die Second Stage passen nicht in den Rahmen des Prototype Fund. Insgesamt werden bis zu 15 Projekte für die Second Stage gefördert. Dies hängt davon ab, wie gut die Bewertungen insgesamt sind. '''Nicht alle Plätze der Second Stage müssen gefüllt werden''', d.h. es können auch weniger Projekte gefördert werden, wenn die Qualität der Bewerbungen nicht ausreicht.

== Grundsätzliches zur Bewerbung ==
Wenn ihr euch bei der initialen Bewerbung nicht für die Second Stage beworben habt, sind die folgenden Abschnitte für euch nicht relevant: '''Leider ist es zu diesem Zeitpunkt nicht mehr möglich, eine Second Stage zu beantragen''', da mit eurem ursprünglichen Antrag bereits die maximale Laufzeit und maximale Fördersumme festgelegt wurde.

Wenn ihr euch für die Second Stage beworben habt, sind die Mittel für die vier zusätzlichen Monate vorerst '''gesperrt'''. Im 5. Fördermonat teilt eine Jury die begrenzten Plätze für die Second-Stage-Förderung auf der Grundlage eurer Arbeit in den ersten Monaten der regulären Förderung sowie einer neuen kleinen '''Bewerbung''' zu. Die Entscheidung basiert auf einer schriftlichen Einreichung und einer kurzen Online-Pitch-Session.

'''Als Vorbereitung zur Bewerbung lest euch diese Wikiseite bitte vollständig durch.''' Anfang September findet außerdem eine Sprechstunde statt, bei der wir gern eure Fragen (auf Deutsch und Englisch) zur Second Stage beantworten. Auch in den Zwischengesprächen können wir gern über eure Bewerbung und eure Ziele für die Second Stage sprechen.

Aus Fairnessgründen beantworten wir keine inhaltlichen Fragen zu euren Second-Stage-Bewerbungen. Wir können aber einschätzen, ob eure Ideen für die Second Stage grundsätzlich förderfähig sind (das heißt: ob wir die Art von Vorhaben fördern dürfen, ob z. B. nicht zu viele Entwicklungsarbeiten dabei sind), geben euch gern allgemeine Tipps und beantworten auch alle Fragen zu den Formalitäten. Wenn ihr euch unsicher seid: Sprecht uns gern an!

Auch wichtig: Die Coaching-Sessions mit Superbloom können nicht für die Vorbereitung der Bewerbung (weder schriftlich noch Pitch) genutzt werden. Es ist natürlich absolut in Ordnung, wenn ihr im Coaching besprechen wollt, wie ihr eure Projekte nachhaltiger gestaltet. Wie wir die Grenze zwischen „Vorbereitung der Bewerbung“ und „Schritte für die Nachhaltigkeit“ definieren, könnt ihr auf der [https://wiki.prototypefund.de/index.php?title=Superbloom#Can_I_prepare_my_application_for_the_Second_Stage_with_Superbloom? Coaching-Seite] lesen.

=== Timeline der Bewerbung ===
{| class="wikitable"
!Anfang September 2026
|Sprechstunde Second-Stage-Bewerbung
|optional
|-
!17. - 27. September
|Bewerbungsphase Second-Stage-Förderung
|
|-
!27. September
|Deadline Einreichung schriftliche Bewerbung
|verpflichtend
|-
!9. Oktober 2026
|Pitch-Session (online)
|verpflichtend
|-
!Mitte Oktober
|Entscheidung und Förderzusage
|
|-
!Oktober–November
|Antragseinreichung zur Entsperrung der Mittel
|verpflichtend
|-
!1. Dezember
|Start der Second Stage
|
|-
!vorauss. 1. Dezember
|Online Kick-Off der Second Stage
|verpflichtend
|}

== Die schriftliche Bewerbung ==
''Wann'': 17. bis 30. September 2026 - '''Achtung''': Einreichungen nach der Deadline werden nicht für die Auswahl berücksichtigt!

''Wo'': [https://bewerben.prototypefund.de/ bewerben.prototypefund.de] - der genaue Link folgt per Mail

''Was'': Beantwortet 8 (bzw. 9) Fragen zu euren Plänen für die Second-Stage-Förderung

''Sprache'': Die schriftliche Bewerbung erfolgt auf Deutsch, Nicht-Muttersprachler*innen können auch auf Englisch einreichen.

Die schriftliche Bewerbung findet über unsere Bewerbungsplattform statt, die ihr aus eurer initialen Bewerbung für den Prototype Fund schon kennt. Dort müssen die folgenden Fragen, basierend auf dem aktuellen Arbeitsstand, sowie eure Ideen für die Second Stage beantwortet werden:
'''Dein Projekt in der regulären Förderphase'''

- Welche Meilensteine wurden mit welchen Ergebnissen erzielt? (max. 100 Wörter)
- Werden bis zum Ende der regulären Förderperiode alle planmäßigen Meilensteine erreicht? Wenn nein, warum? (max. 100 Wörter)
- Welche Maßnahmen wurden bislang ergriffen, um Nutzer*innen anzusprechen? (max. 100 Wörter)
- Was ist aktuell die größte Herausforderung im Projekt? Wie kann dieser begegnet werden? (max. 175 Wörter)

'''Deine Pläne für die Second Stage'''

- Auf welchem Wege soll das Projekt nachhaltig nutzbar werden? Wurden hierfür bereits Maßnahmen ergriffen? Wenn ja, welche? (max. 175 Wörter)
- Sind für den Erfolg des Projekts Änderungen an der ursprünglichen Planung nötig? Wenn ja, welche und warum? (max. 175 Wörter)
- Welche Meilensteine sollen in der Second Stage erreicht werden? (max. 100 Wörter)
- Wie viele Stunden wollt ihr in der Second Stage am Projekt arbeiten? (Maximum Einzelpersonen: 633, Maximum Teams: 1.267)

'''Ergänzende Hinweise'''

- Möchtest du der Jury noch etwas mitteilen? (optional) (max. 175 Wörter)
Eure Pläne für die Second-Stage-Föderphase dürfen von der initialen Bewerbung und dem Antrag abweichen. Wenn das, was ihr euch damals für die Second Stage vorgenommen habt, nicht mehr realistisch oder sinnvoll erscheint, könnt ihr euren Fokus für die viermonatige Förderzeit gern neu setzen. Wichtig ist nur, dass der Fokus für euer Projekt sinnvoll durchdacht und in der Zeit, die euch zur Verfügung steht, machbar ist.

'''Tipp:''' Werdet in eurer Bewerbung so konkret wie möglich. Wenn ihr plant auf Konferenzen zu gehen, zählt diese auf. Wenn ihr in Kontakt mit Unternehmen oder Communities treten möchtet, definiert eure Zielgruppen möglichst genau. Solltet ihr Pilotprojekte planen, benennt eure Partner*innen dafür. Falls ihr Publikationen oder Beiträge in Medien/Podcasts plant, stellt dar, wo diese veröffentlicht werden.

=== Meilensteine in der Second Stage ===
Reminder: '''In der Second Stage steht die Entwicklungsarbeit nicht mehr im Mittelpunkt.''' Entwicklungsmeilensteine, die ihr in der regulären Förderzeit nicht geschafft habt, können nicht in die Second Stage verschoben werden, außer ihr könnt begründen, dass diese Schritte notwendig für die Nachhaltigkeit des Projekts sind und erklären, warum sie nicht mehr in der regulären Förderphase umgesetzt werden können. Ziel der Second Stage ist es, eure Projekte auf den Weg zu nachhaltigen Strukturen zu bringen, sei es durch eine Gründung, den Aufbau einer Community oder Partnerschaften, Dokumentation und User Testing, Kommunikationsmaßnahmen, usw. Natürlich können sich dadurch kleine Entwicklungsarbeiten ergeben (z. B. Anpassungen auf der Basis eines User Testings, Einbettung von Community-Beiträgen, Bugfixes etc.). Diese sollen aber nicht im Vordergrund stehen und können nur mitgefördert werden, wenn sie den anderen Maßnahmen dienen. So kann die Verteilung in eurem Antrag aussehen:

Hier listen wir Beispiele von Meilensteinen, die in der Second Stage förderfähig sind. (Das ist keine abschließende Liste. Andere Maßnahmen können für eure Projekte besser geeignet sein. '''Je nach Fokus eurer Second Stage müsst ihr natürlich nicht alle diese Themen in der Bewerbung abdecken.''' Wenn ihr euch unsicher seid, ob eure Ideen gefördert werden können, fragt uns gerne!)

'''Konkrete Schritte zur Verbreitung und Nutzbarmachung (Fokus der Second-Stage-Förderung):'''
* User Testing
* Partnerakquise
* Gründung (Firmenaubau, Kundenakquise & Marketing, usw.)
* Präsenz auf Fachveranstaltungen
* Erstellung einer Website und/oder weiterer öffentlichkeitswirksamer Maßnahmen
* Communityarbeit
* Outreach
* usw.
'''Technische Entwicklung (maximal kleiner Anteil der Second-Stage-Förderung):'''
* Fertigstellung von Features, die aufgrund von Verzögerungen, Bugfixes, Dependencies etc. noch fehlen und für die Nachhaltigkeit des Projekts wichtig sind.
* Entwicklung von im Erstantrag nicht vorhergesehenen Features etc., die sich bspw. im User Testing oder in Gesprächen mit potenziellen Partnern als sinnvoll herausgestellt haben.
* Anpassungen auf der Basis eines User Testings
* Einbettung von Community-Beiträgen
* Bugfixes
* etc.

Die technischen Meilensteine müssen der allgemeinen Nachhaltigkeitsstrategie des Projekts dienen und in diesem Sinne begründet sein.

'''Wichtig''': Die Meilensteine müssen in der angegebenen Stundenzahl realistisch umsetzbar sein. In den meisten Fällen ist es nicht möglich, z.B. eine Gründung, den Ausbau der Dokumentation, Communityaufbau und ein Pilotprojekt gleichzeitig in nur vier Monaten zu verfolgen.

=== Lizenzierung in der Second Stage ===
'''Zum Code:'''
* Der in den bezahlten Stunden der regulären Förderphase geschriebene Code muss zwingend unter einer FOSS-Lizenz veröffentlicht werden – ohne Ausnahme.
* Der Code, der in der Second Stage direkt zum Projekt beigetragen wird (Erweiterungen, Anpassungen auf Basis von Feedback, Bugfixes usw.), muss ebenfalls unter einer FOSS-Lizenz veröffentlicht werden. Wenn Code für einen Partner geschrieben wird, und dieser nicht Open Source sein kann, müssen diese Stunden anderweitig, beispielsweise vom Partner, bezahlt werden.
* Im Rahmen von Maßnahmen zur Nachhaltigkeit sollte immer geprüft werden, ob der Code unter einer FOSS-Lizenz stehen kann – das gilt beispielsweise für eine Projektwebseite. Ausnahmen sind in der Bewerbung für die Second Stage zu begründen.
'''Andere Produkte, die in der Second Stage produziert werden:'''
* Texte, Logos und Bilder (u. ä.), die in der Second Stage entstehen, müssen nicht unter einer Creative-Commons-Lizenz veröffentlicht werden. Wir freuen uns jedoch besonders, wenn ihr euch dafür entscheidet.
* Nach demselben Ansatz möchten wir alle Geförderten dazu ermutigen, bei der Umsetzung der Meilensteine in der zweiten Phase möglichst viele FOSS-Produkte und datensparsame Tools einzusetzen. Das gilt beispielsweise für Kommunikationstools und Plattformen für den Communityaustausch. Hierbei handelt es sich jedoch nur um eine Empfehlung: Die Geförderten dürfen selbst entscheiden, was für die Projekte sinnvoll ist. Manchmal sind neue Zielgruppen z. B. nur auf bestimmten Plattformen wie LinkedIn oder Instagram zu erreichen. In solchen Fällen ist eine kurze Begründung in der Bewerbung hilfreich, damit die Jury einschätzen kann, inwiefern eure Strategie geeignet ist.

== Die Pitch-Session ==
''Wann'': 9. Oktober 2026 - jedes Projekt bekommt eine genaue Uhrzeit zugeteilt. Wir melden uns Anfang Oktober per Mail dazu.

''Wo'': Online - auch wenn ihr in Berlin wohnt (sonst wäre es nicht fair)

''Was'': 5 Minuten Pitch, 5 Minuten Fragen beantworten

''Wer:'' Nur offiziell Geförderte können pitchen.

''Sprache'': Deutsch (oder Englisch für Nicht-Muttersprachler*innen)
Die '''Pitch-Session''' findet voraussichtlich am 9. Oktober 2026 ausschließlich online statt. Für die Pitches bekommt jedes eurer Projekte 5 Minuten Zeit, um der Jury zu erklären, warum die Second Stage wichtig für euer Projekt ist, welche Ziele ihr verfolgt und mit welcher Strategie ihr sie erreichen möchtet. Nach eurem Pitch haben die Juror*innen die Gelegenheit, Nachfragen zu eurer Bewerbung und eurem Pitch zu stellen.

Das Präsentationsformat für den Pitch kann frei gewählt werden: Folien, Screensharing, Visuals, everything you need. Dabei ist wichtig, dass ihr die folgenden Fragen beantwortet:
- Warum brauche ich/brauchen wir die Second Stage?
- Was ist mein/unser konkretes Ziel in der Second Stage?
- Wie wird dieses Ziel erreicht?
Teilt uns bitte im '''Vorfeld per E-Mail''' mit, wie (Folien, Screensharing, etc.) ihr eure Präsentation gestalten wollt. Die Deadline dafür kommunizieren wir frühzeitig per Mail. Wenn ihr Folien nutzen möchtet, brauchen wir sie '''spätestens am Vortag bis 15 Uhr als PDF per E-Mail'''. In diesem Zeitraum werden wir auch eine Test-Session anbieten, bei der ihr euch in das Videotool einwählen und eure Präsentation bzw. die Technik kurz testen könnt. Genaue Infos dazu folgen kurz vorher per Mail.

Die Jury der Second Stage besteht aus zwei Juror*innen aus dem [https://www.prototypefund.de/bewerbung/jury Jurypool], Vertreter*innen des Projektträgers und des Prototype Fund - außerdem ist voraussichtlich ein*e Vertreter*in aus dem BMFTR bei der Sitzung anwesend. Die Bewertung basiert auf dem technischen Stand des Projekts (das Projekt muss 2 Monate vor Ende der regulären Förderzeit nicht zu 100% fertig sein, ihr müsst aber zeigen können, dass die Arbeit gut vorankommt), den Maßnahmen zur Sicherstellung der Nachhaltigkeit (z. B. Community-Aufbau, Öffentlichkeitsarbeit) und den geplanten Schritten für die Second-Stage-Förderung. Nach den Pitch-Sessions diskutiert die Jury die Ergebnisse und stellt einen Fördervorschlag für die Second Stage zusammen, auf Basis dessen das BMFTR die finale Entscheidung trifft. Die Entscheidung wird etwa zwei Wochen nach der Pitch-Session an euch kommuniziert. Insgesamt werden bis zu 15 Projekte für die Second Stage gefördert. Dies hängt davon ab, wie gut die Bewertungen insgesamt sind. '''Nicht alle Plätze der Second Stage müssen gefüllt werden''', d.h. es können auch weniger Projekte gefördert werden, wenn die Qualität der Bewerbungen nicht ausreicht.

== Administratives ==

=== Arbeitszeit und Stundenumfang ===
In der Second Stage könnt ihr als Team maximal 63.333 € und als Einzelperson maximal 31.667 € beantragen. Diese Summen sind angelehnt an zwei bzw. eine Vollzeitstelle über vier Monate. Der Stundenlohn ist auf 50 € gedeckelt.

Es ist generell möglich, dass ihr euch für die Second Stage mit einer geringeren Stundenanzahl bewerbt, als ihr bei der initialen Bewerbung angegeben habt. In der Second Stage könnt ihr auch mit weniger Wochenstunden als in der regulären Förderphase planen.

Das kann zum Beispiel sinnvoll sein, wenn ihr während der Förderzeit feststellt, dass die Second-Stage-Arbeit weniger Zeit benötigen wird, als ursprünglich geplant. Vielleicht hat sich auch eine bezahlte Zusammenarbeit mit Partner*innen ergeben oder euer Projekt wird durch andere Förderquellen bereits in Teilen querfinanziert. Oder ihr steht in einem Arbeitsverhältnis, habt euch für den Förderzeitraum freistellen lassen und möchtet mit 50% zurück in das Arbeitsverhältnis gehen und die weiteren 50% am Prototype-Fund-Projekt arbeiten.

Es gibt ganz unterschiedliche Szenarien und es ist vollkommen in Ordnung, wenn sich der ursprüngliche Zeitplan verändert. Schließlich werden die genauen Aufgaben für die Second Stage erst während der Förderzeit definiert. Sprecht uns gerne an, wenn ihr Rückfragen habt.

=== Entsperrung ===
Wird euer Projekt von der Jury für eine Second-Stage-Förderung ausgewählt, müsst ihr nach der Förderzusage einen offiziellen Antrag auf Entsperrung stellen, da die Mittel für die vier zusätzlichen Fördermonate vorerst '''gesperrt''' sind. Die Entsperrung kann erst nach der finalen und offiziellen Förderzusage stattfinden. Dafür füllt ihr auf profi-online im "'''Antrag auf Änderung Haushaltsdaten'''" das Bemerkungsfeld mit folgendem Text aus:
Hiermit beantrage ich, {VORNAME NAME}, die Entsperrung der für mein Vorhaben {Akronym}, FKZ {FKZ} in der Kostenposition 0837 gesperrten Fördermittel gemäß des auf Basis meiner Second-Stage-Bewerbung gefällten positiven Juryvotums (Sitzung vom 10.10.2025).

Die Summe in Höhe von {Summe} Euro ist für {Stundenzahl} Stunden zwingend erforderlich für die nachhaltige Entwicklung meines Projekts.
Für GbRs:
Hiermit beantrage ich, {VORNAME NAME}, als Geschäftsführung der {Name GbR}, die Entsperrung der für unser Vorhaben {Akronym}, FKZ {FKZ} in der Kostenposition 0837 gesperrten Fördermittel gemäß des auf Basis unserer Second-Stage-Bewerbung gefällten positiven Juryvotums (Sitzung vom 10.10.2025).

Die Summe in Höhe von {Summe} Euro ist für {Stundenzahl} Stunden zwingend erforderlich für die nachhaltige Entwicklung unseres Projekts.
Bitte passt dabei die Klammerausdrücke entsprechend an euer Projekt und eure Second-Stage-Bewerbung an.

Wichtig ist, dass die Summe der Arbeitsstunden, die ihr angebt, mit der Summe Arbeitsstunden aus der Second-Stage-Bewerbung, wie sie nach der Jurysitzung bestätigt wurde, übereinstimmt. Falls ihr Fragen dazu habt, meldet euch gern bei eurer [[Ansprechpartner*innen beim Projektträger|Ansprechperson beim Projektträger]].

== Tipps und Erfahrungen aus früheren Jahrgängen für die Planung eurer Second Stage ==
Wir möchten gerne die Erfahrungen und Tipps aus vergangen Jahrgängen teilen, die für eure Bewerbung und die Planung der Second Stage hilfreich sein können:

* Ein gutes Zeitmanagement ist für die Second Stage wichtig, denn einerseits ist der Workload hoch, andererseits sind es nur vier Monate '''<u>und</u>''' die Weihnachtszeit fällt in diesen Zeitraum.

* Focus, reduce, scope, promise less: Setzt einen klaren Fokus und plant nicht zu viele verschiedene Aufgaben – es werden sowieso mehrere Prozesse parallel laufen (Maintenance, Development, Fokus der Second Stage, PTF-Deliverables).
* Verspätungen aus der regulären Förderzeit aufzuholen wird stressig, versucht das zu vermeiden.
* Es kann sinnvoll sein, eure Milestones so zu planen, dass ihr Erreichen möglichst wenig abhängig von Dritten sind.
* Plant Zeit ein für:
** die Deliverables (Blogpost / Knowledge Base-Beitrag, Zwischengespräche, Dokumentation, Vorbereitung des Abschlussevents);
** Coachings und ggf. daraus resultierende (Haus-)Aufgaben;
** regelmässigen Austausch im Team – es wird viel zu besprechen geben und womöglich arbeitet ihr anders zusammen als in der regulären Förderphase;
** Kommunikation mit Externen. Es könnte viele Feedbackschlaufen brauchen oder lange Wartezeiten geben, wenn ihr auf Rückmeldungen z.B. zu einer geplanten Implementierung oder Pilotprojekten wartet;
** Auszeiten und Urlaube – es ist nicht angedacht, dass ihr 10 Monate durcharbeitet, auch wenn es Spaß macht!
Außerdem haben wir eine Wiki-Seite mit [[Tipps für die Second Stage|Tipps und Erfahrungen speziell für die Second Stage]]. Schaut auch dort gerne rein!

= In English: Application for the Second Stage =
On this page, you can find more information on the application process for the Second Stage and the administrative steps afterwards. If you are looking for more information on the timeline and contents, you can find them on the general page on the [[Second Stage]].

'''Please note: The information listed here applies to class 01 and may be slightly adjusted for class 02. Final details will be provided in August 2026.'''

== Why does the Second Stage exist? ==
There is an issue in technology and FOSS funding: innovative projects are readily financed, but it often remains unclear what happens afterwards. Few technologies are ready for operational use and self-financing after the initial funding runs out.

For this reason, we offer the Second Stage, which provides an opportunity to work for a further four months on securing the project’s sustainability.

The aim of the Second Stage is to improve the usability and visibility of the project, increasing its chances of long-term sustainability once the funding period ends.

Reminder: '''Projects that don't participate in the Second Stage are not less valuable to us.''' We estimate that approximately 50% of each round will participate in this extended funding period, and there are many reasons why a project might not participate. Maybe it's not a good fit for your project, or you personally don't see the need for this type of support. Maybe your project is already sustainable and you just need the six months to code. Maybe your application for the regular funding period was great, but your application for the second phase doesn't fit the scope of the Prototype Fund. A total of up to 15 projects will be funded for the Second Stage. The number of funded projects will depend on the quality of the submissions. '''Not''' '''all spots in the Second Stage have to be filled''', i.e., fewer projects may be funded if the quality of the applications is not sufficient.

== General information on the application ==
If you haven't already applied for the Second Stage, the following paragraphs are not relevant for you: Unfortunately, it is '''not possible to add a Second Stage at this point''', as the maximum duration and the maximum amount of funding allocated to your project was made final after your general application.

If you have applied for the Second Stage, the funds allocated for the four additional months are '''locked''' for now. During the 5th month of funding, a jury will allocate the limited Second Stage spots based on your work during the first months of funding as well as a new, short application. The decision is based on a written '''submission''' and a short online pitch session.

'''To prepare for your application, please read this wiki page.''' We will hold a consultation hour in early September, during which we will be happy to answer your questions about your Second Stage application (in German and English). We are also happy to discuss your application and your goals for the Second Stage during the 1:1 meetings.

To stay fair, we do not answer any questions regarding the content of your Second Stage applications. However, we can assess whether your ideas for the Second Stage are eligible for funding (i.e., whether we are allowed to fund the type of project, whether it involves too much development work, etc.), give you general tips, and answer any questions you may have about the formalities. If you are unsure, just ask!

Also important: The coaching sessions with Superbloom cannot be used to prepare your application (written or pitch). Of course, it is perfectly fine if you want to discuss how to make your projects more sustainable during the coaching sessions. You can read about how we define the boundary between “application preparation” and “steps toward sustainability” on the [https://wiki.prototypefund.de/index.php?title=Superbloom#Can_I_prepare_my_application_for_the_Second_Stage_with_Superbloom? coaching page].

=== Timeline for the application ===
{| class="wikitable"
!Beginning of September 2026
|Consultation hour, application for the Second Stage
|optional
|-
!September 17th–27th
|Application period Second Stage Funding
|
|-
!September 27th
|Deadline submission of written application
|mandatory
|-
!October 9th
|Pitch session (online)
|mandatory
|-
!Middle of October
|Decision and funding commitment
|
|-
!October–November
|Request to release these funds
|mandatory
|-
!December 1st
|Start of the Second Stage
|
|-
!Expected on December 1st
|Online kick off Second Stage
|mandatory
|}

== Written application ==
''When'': September 17th to 30th, 2026 - '''Please note''': Submissions after the deadline will not be considered for selection!

''Where'': [https://bewerben.prototypefund.de/ bewerben.prototypefund.de] – the exact link will be sent via email

''What'': Answer 8 (or 9) questions about your plans for the Second Stage funding

''Language'': The written application may be submitted in German, or if you are not a native German speaker, in English.

The written application must be submitted via our application platform, which you already know from your initial application for the Prototype Fund. Based on the current status of your work, you must answer the following questions and provide your ideas for the Second Stage:
'''Your project in the regular funding period'''

- Which milestones have been achieved and what were the results? (max. 100 words)
- Will all planned milestones be achieved by the end of the regular funding period? If not, why? (max. 100 words)
- What measures have been taken so far to reach users? (max. 100 words)
- What is currently the biggest challenge in the project? How can this challenge be overcome? (max. 175 words)

'''Your plans for the Second Stage'''

- How will the project be made usable in the long term? Have any steps already been taken to this end? If yes, which ones? (max. 175 words)
- Are changes to the original plan necessary for the project to succeed? If yes, which ones and why? (max. 175 words)
- What milestones do you plan to achieve in the Second Stage? (max. 100 words)
- How many hours do you plan to work on the project in the Second Stage? (Maximum number of hours for individuals: 633, maximum number of hours for teams: 1.267)

'''Additional comments'''

- Is there anything else you would like to tell the jury? (optional) (max. 175 words)
Your plans for the Second Stage funding can differ from what you wrote in your initial application. If what you had planned for the Second Stage no longer seems realistic or feasible, you are welcome to change your plans for the four-month funding period. The important thing is that your project has a clear focus and feasible within the available time.

'''Tip:''' Be as specific as possible in your application. If you plan to attend conferences, list them. If you want to connect with companies or communities, define your target groups as precisely as possible. If you are planning pilot projects, name your partners. If you plan to publish articles or contribute to media outlets or podcasts, specify where they will be published.

=== Milestones ===
Reminder: '''In the Second Stage, the focus is no longer on development work.''' Development milestones that were not achieved during the regular funding period cannot be carried over to the Second Stage unless they are necessary steps for making your project sustainable and you can justify why these milestones weren’t reached in the regular funding period. The aim of the Second Stage is to set your projects on the path to sustainable structures, whether through establishing a company, building a community or forming partnerships, writing documentation and conducting user testing, implementing communication strategies, etc. Of course, this may result in minor development work (e.g., adjustments based on the results of user testing, merging community contributions, bug fixes, etc.), but these milestones should not be the main focus and can only be funded if they support the other milestones. These are the type of milestones that can be funded in the Second Stage:

Here are some examples of milestones that are eligible for funding in the Second Stage. (This is not an exhaustive list: other measures may be more suitable for your projects. '''You do not have to cover all of these topics in your application, which ones are relevant to you depends on the focus you plan for your Second Stage.''' If you are unsure whether your ideas are eligible for funding, please feel free to ask us!)

'''Specific steps to improve the visibility, usability and sustainability of the project (main focus of your application for the Second Stage):'''
* User testing
* Partner acquisition
* Establishment of a business (administrative setup, marketing & customer acquisition, etc.)
* Presence and presentation at conferences
* Creation of a website and/or other communication strategies
* Community work
* Outreach
* etc.
'''Technical development (can be funded as a small part of your Second Stage, but can’t be the main focus):'''
* Completion of features that are still missing (e.g. due to delays, bug fixes, dependencies, etc.) and are important for the sustainability of the project.
* Development of features not foreseen in the initial application which have e.g. proven useful in user testing or in discussions with potential partners.
* Adjustments based on user testing
* Integration of community contributions
* Bug fixes
* etc.

The technical milestones must support the project's overall sustainability strategy and be justified in this context.

'''Important''': The milestones have to be realistic to achieve in the number of hours you've set. In most cases, it's not possible to tackle things like launching a startup, expanding documentation, building a community, and running a pilot project all at once in just four months.

=== Licensing in the Second Stage ===
'''Code:'''
* The code written during the paid hours of the regular funding phase must be published under a FOSS license—without exception.
* The code that is contributed directly to the project in the Second Stage (additional features, adjustments based on feedback, bug fixes, etc.) must also be published under a FOSS license. If code is written for a partner and cannot be published under a FOSS license, these hours must be paid for by another party, such as the partner.
*For sustainability measures that are not direct contributions to the code of your funded project, you should always check if the code can be licensed under a FOSS license - this is the case for a project website, for example. Exceptions should be justified in the application for the Second Stage.
'''Other products developed in the Second Stage:'''
* Texts, logos, images, and similar items created in the Second Stage do not have to be published under a Creative Commons license. However, we would appreciate it if you chose to do so.
* Following the same approach, we would like to encourage all grant recipients to use as many FOSS products and privacy-friendly tools as possible when implementing the milestones in the second phase. This applies, for example, to communication tools and platforms used for community interaction. This is, however, only a recommendation: grant recipients are free to decide for themselves what makes sense for their projects. Sometimes new target groups can only be reached on certain platforms such as LinkedIn or Instagram. In cases like this, it is helpful to include a brief explanation in your application so that the jury can assess the suitability of your strategy.

== Pitch session ==
''When'': October 9th, 2026 – each project will be assigned a specific time slot. We will contact you by email in the beginning of October.

''Where'': Online – even if you live in Berlin (otherwise it wouldn't be fair)

''What'': 5 minutes pitch, followed by 5 minutes for questions

''Who:'' Only official grantees can pitch.

''Language'': German (or English if you aren’t a native German speaker)
The '''pitch session''' will take place exclusively online expected on October 9th. Each of the projects teams will have 5 minutes to explain to the jury why the Second Stage is important for their project, what goals they are pursuing, and what strategy they intend to implement to make their project more sustainable. After every pitch, the jury will have the opportunity to ask you questions about your application and your pitch.

The presentation format for the pitch is up to you: slides, screen sharing, visuals, everything you need. You just have to make sure that you answer the following questions:
- Why do I/we need the Second Stage?
- What is my/our specific goal in the Second Stage?
- How will this goal be achieved?
Please let us know beforehand by email how you would like to give your presentation (slides, screen sharing, etc.). We will inform you early on about the deadline for this. If you would like to use slides, we need them '''by 3 PM the day before at the latest, sent as a pdf by email'''. Around this time, we will organize test sessions where you can dial into the video tool we’ll use for the pitches and quickly test your presentation, sound and video. We will send you more information about the test sessions via email.

The Second Stage jury consists of two judges from the [https://www.prototypefund.de/bewerbung/jury jury pool], representatives of the Projektträger and the Prototype Fund – a representative from the BMFTR is also expected to attend the session. The evaluation is based on the technical status of the project (the project does not have to be 100% complete two months before the end of the regular funding period, but you must be able to show that the work is progressing well), the measures taken to ensure sustainability (e.g., community building, public relations), and the planned steps for the Second Stage funding. After the pitch session, the jury will discuss the results and propose a list of projects for funding for the Second Stage, on the basis of which the BMFTR will make the final decision. The decision will be communicated to you approximately two weeks after the pitch session. A total of up to 15 projects will be funded for the Second Stage. The number of funded projects will depend on the quality of the submissions. '''Not''' '''all spots in the Second Stage have to be filled''', i.e., fewer projects may be funded if the quality of the applications is not sufficient.

== Administration ==

=== Working hours and number of hours ===
In the Second Stage, you can apply for a maximum of €63,333 as a team and a maximum of €31,667 as an individual. These amounts are based on two or one full-time positions over four months. The hourly wage is capped at €50.

It is generally possible to apply for the Second Stage with fewer hours than you specified in your initial application. In the Second Stage, you can also plan fewer hours per week than in the regular funding phase.

This can be useful if you realize during the funding period that the Second Stage work will require less time than originally planned. Perhaps you already managed to set up a paid collaboration with a partner, or your project is already being partially cross-financed by other sources of funding. Or you are employed, have taken a leave of absence for the funding period, and would like to return to your job at 50% and work on the Prototype Fund project for the remaining 50%.

There are many different scenarios, and it is perfectly fine if the original schedule changes. Ultimately, the specific tasks for the Second Stage are only being defined within the current funding period. Please feel free to contact us if you have any questions.

=== Releasing the funds for the Second Stage (“Entsperrung”) ===
Currently the funds for the four additional months of funding are locked. Before you can get started with the Second Stage, you must submit an official request to release these funds. They can only be unlocked after the final and official funding approval. To do this, fill in the comments field on profi-online in the “'''Antrag auf Änderung Haushaltsdaten'''” form with the following text:
Hiermit beantrage ich, {VORNAME NAME}, die Entsperrung der für mein Vorhaben {Akronym}, FKZ {FKZ} in der Kostenposition 0837 gesperrten Fördermittel gemäß des auf Basis meiner Second-Stage-Bewerbung gefällten positiven Juryvotums (Sitzung vom 10.10.2025).

Die Summe in Höhe von {Summe} Euro ist für {Stundenzahl} Stunden zwingend erforderlich für die nachhaltige Entwicklung meines Projekts.
For teams:
Hiermit beantrage ich, {VORNAME NAME}, als Geschäftsführung der {Name GbR}, die Entsperrung der für unser Vorhaben {Akronym}, FKZ {FKZ} in der Kostenposition 0837 gesperrten Fördermittel gemäß des auf Basis unserer Second-Stage-Bewerbung gefällten positiven Juryvotums (Sitzung vom 10.10.2025).

Die Summe in Höhe von {Summe} Euro ist für {Stundenzahl} Stunden zwingend erforderlich für die nachhaltige Entwicklung unseres Projekts.
Please adjust the expressions in brackets accordingly to your project and your Second Stage application.

The total number of working hours you specify must match the total number of working hours from the Second Stage application as confirmed after the jury meeting. If you have any questions, please contact your [[Ansprechpartner*innen beim Projektträger|contact person of the project management agency]].

== Tips and insights from previous classes for planning your Second Stage ==
We’d like to share some insights and tips from previous classes that may be helpful for your application and for planning the Second Stage:

* Good time management is essential for the Second Stage, because the workload is heavy: It’s only 4 months, '''<u>and</u>''' the holiday season falls right in the middle of it.

* Focus, reduce, scope, promise less: Set a clear focus and don’t plan too many different tasks; several processes will be running in parallel anyway (maintenance, development, Second Stage focus, PTF deliverables).
* Catching up on delays from the regular funding period will be stressful.
* It may be a good idea to plan your milestones so that achieving them depends as little as possible on third parties.
* Set aside time for:
** the deliverables (blog post / Knowledge Base article, 1:1 meetings, documentation, preparation for the closing event);
** the mandatory coaching sessions, including (home)work that may result from them;
** regular team meetings – there will be a lot to discuss, and you may be working together differently than during the regular funding phase;
** communication with external partners. There may be many feedback loops or long wait times when you’re waiting for responses, e.g., about a planned implementation or pilot projects.
** time off and vacations—it’s not expected that you’ll work nonstop for 10 months, even if it’s fun!
We also have a Wiki page with [[Tipps für die Second Stage|tips and insights specifically for the Second Stage]]. Feel free to take a look at them!

Coachings in der Second Stage

2026-07-22T07:35:00Z

Marie-Lena: added info on cancelling coachings

''(English version below)''

Während der [https://wiki.prototypefund.de/Second_Stage Second Stage] liegt der Fokus nicht mehr auf der technischen Arbeit. Explizites Ziel der Second-Stage-Förderung ist es, mehr Projekte nachhaltig in die Nutzung zu bringen. Deswegen geht es in der Second Stage mehr um die Verbreitung und Verbesserung der Nutzbarkeit oder die finanzielle Absicherung des Projektes und weniger um die technische Weiterentwicklung der Software.

=== Das Wichtigste auf einen Blick: ===

* '''In der Second Stage sind die Coachings verpflichtend''' und müssen im Zeitraum Dezember bis März genommen werden.
* Neben Superbloom gibt es weitere Coachingpartner*innen mit unterschiedlichen Themenschwerpunkten, etwa Gründung oder Security.
* Für jedes Projekt sind zwei Coaching-Einheiten zu zwei unterschiedlichen Themen vorgesehen.
* Je nach Coachingpartner*in umfasst eine Coaching-Einheit 3-4 Stunden Coaching. Das heißt, dass ihr bis zu 8 Stunden Coaching bei zwei Coachingpartner*innen nehmen werdet.
* Ihr könnt gemeinsam mit dem*der Coachingpartner*in entscheiden, ob ihr die Stunden als Block buchen oder auf mehrere Termine aufteilen möchtet.
* Die Themen bzw. Coachingpartner*innen werden, sofern keine Auflagen vorliegen, gemeinsam mit der Projektbetreuung festgelegt.
* Die Plätze für die Coachings sind pro Coachingpartner*in begrenzt. Wir fragen nach Zusage der Second Stage eure Wünsche ab, die finale Entscheidung über die Zuteilung der Coachings liegt aber bei der Projektbetreuung.
* Nach erfolgter Zuteilung der Coachings vermittelt die Projektbetreuung den Kontakt zu den Coachingpartner*innen.
Falls ihr ein Coaching absagen müsst, zum Beispiel weil ihr krank geworden seid, denkt bitte daran, frühestmöglich abzusagen. Die Coaches haben sich extra Zeit für euch genommen und eine rechtzeitige Absage zeigt euren respektvollen Umgang mit der Zeit von anderen.

=== Zuteilung der Coachings in der Second Stage ===
Der Prozess für die Zuteilung der Coachings ist folgender:

* Überlegt euch, welche Coachings für eure Pläne in der Second Stage sinnvoll sind. Grundlage für eure Überlegungen sollte eure Bewerbung für die Second Stage sein. Beachtet dabei, dass für jedes Projekt Coachings zu zwei verschiedenen Themen vorgesehen sind.
* Schickt uns '''mindestens drei Vorschläge für Coachingthemen mit jeweils einer kurzen''' '''Begründung''', mit welcher*m Partner*in ihr sie bearbeiten wollt und warum diese Themen für euch sinnvoll sind. 1-2 Sätze pro Thema reichen dabei völlig. Wenn wir nichts von euch hören, gehen wir davon aus, dass ihr auf unsere Einschätzung vertraut.
* Damit sich die Coaches gut auf euch und eure Projekte vorbereiten können, möchten wir ihnen Informationen zu euren Plänen für die Second Stage weiterleiten. Wir bitten euch daher im Vorfeld um Rückmeldung, ob ihr der Weiterleitung eurer Second-Stage-Bewerbung an die für euch ausgesuchten Coaches zustimmt. Möchtet ihr das nicht, sendet uns bitte einen alternativen Text zu, der eure Planung für die Second Stage beinhaltet und den wir stattdessen weiterleiten können.
* Da wir ein begrenztes Kontingent an Coaching-Einheiten bei unseren Partner*innen haben, liegt die finale Entscheidung über die Zuteilung der Coachings bei der Projektbetreuung. Diese treffen wir auf Grundlage eurer Second-Stage-Bewerbung und dem Feedback der Jury, unserer Erfahrung in der Projektbetreuung, der Verfügbarkeit der Coaching-Einheiten und natürlich euren Wünschen.
* Wir melden uns nach Ablauf der Deadline bei euch, um euch über unsere Entscheidung zu informieren und den Kontakt zu euren Coaches zu vermitteln.

Die Deadlines für eure Rückmeldungen kommunizieren wir euch im Vorfeld per Mail. Außerdem findet ihr sie natürlich auch im Kalender für euren Jahrgang.

=== Coachingpartner*innen für die Second Stage ===
'''Wichtig:''' Auch wenn einige der Coaching-Partner*innen Audits in ihrem Portfolio anbieten, können keine Audits über die Second Stage abgerechnet werden.

==== Institut für Innovation und Technik ====
Das [https://www.iit-berlin.de/workshop/ Institut für Innovation und Technik] ist eine Querschnittseinrichtung von VDI/VDE-IT und berät euch zur Gründung unterschiedlicher Geschäftsmodelle. Ihr kennt sie bereits vom Gründungsseminar.<blockquote>''Themen:''

* Gründungsvorhaben und Gesellschaftsformen,
* Finanzierungsmodelle, Business- und Finanzpläne,
* Zielgruppenanalyse,
* Geschäftsmodell- und Strategieentwicklung – mit einem Schwerpunkt auf „Software as a Service”.

''Sprache:'' Deutsch/Englisch

''Ort:'' Online</blockquote>

==== Free Software Foundation Europe (FSFE) ====
[https://fsfe.org/ Die FSFE] klärt über rechtliche Fragen auf und unterstützt Entwickler*innen, Unternehmen und politische Einrichtungen dabei, Freie Software in einer Weise zu entwickeln, zu nutzen und wiederzuverwenden, die mit den bestehenden rechtlichen Rahmenbedingungen vereinbar ist. Ihr kennt sie bereits vom Lizenz- und Markenrechtsseminar.<blockquote>''Themen:''
* Lizenzierung von Software und Lizenzkompabilität,
* Rechtliche Fragen rund um KI-generierten Code,
* Autorschaft, Eigentum und Copyright bei Software,
* Markenrecht für FOSS-Projekte,
* Best Practices für transparente Lizenzierung und Markenrecht im Repository.
''Sprache:'' Englisch

''Ort:'' Online oder nach Absprache in Berlin</blockquote>

==== Iris Wellmann ====
[https://iris-wellmann.de/ Iris Wellmann] ist Organisationsberaterin und Coachin mit 15 Jahren Berufserfahrung im Nonprofit-Sektor. Ihr Schwerpunkt liegt unter anderem auf Organisationsentwicklung, Teamentwicklung und agilem Arbeiten sowie Coachings für Frauen in Führungspositionen.<blockquote>''Themen:''
* Strategie und Organisationsentwicklung,
* Zusammenarbeit im Team,
* Agiles Arbeiten.
''Sprache:'' Deutsch/Englisch

''Ort:'' Online oder in Berlin</blockquote>

==== Least Authority ====
[https://leastauthority.com/ Least Authority] sind eure Ansprechpersonen für Security Coachings. Sie haben sich dem Aufbau und der Unterstützung nutzer*innenfreundlicher Technologielösungen und ethischer Geschäftspraktiken verschrieben und fördern digitale Sicherheit und die Wahrung der Privatsphäre als grundlegendes Menschenrecht.<blockquote>''Themen:''

* Anleitungen und Feedback zum Thema „Security-by-Design“,
* Projektstrategiebesprechungen zu Sicherheit und Risikomanagement,
* Analyse von Designs, kleinen Codeabschnitten und Dokumentation mit Blick auf mögliche Sicherheitslücken,
* Industry Best Practices und Standardisierungsfragen und -dokumentation.

''Sprache:'' Deutsch/Englisch
''Ort:'' Online</blockquote>

==== Superbloom ====
Auch [https://wiki.prototypefund.de/Superbloom Superbloom] bleibt euch als Coaching-Partner*in in der Second Stage erhalten. Hier könnt ihr Coachings zu einer Vielzahl von Themen buchen, die für eure Second Stage relevant sein können, wie etwa Community Building, Design, Projektmanagement, Kommunikation, Fundraising uvm..<blockquote>''Themen:'' Alle Themen findet ihr [https://wiki.prototypefund.de/Superbloom#Topics_%F0%9F%8E%AF auf der Wiki-Seite von Superbloom]

''Sprache:'' Deutsch/Englisch/je nach Coach*in auch weitere Sprachen

''Ort:'' Online (je nach Coach*in ggf. auch in Berlin oder anderen Orten möglich)</blockquote>

= In English =
During the [https://wiki.prototypefund.de/Second_Stage Second Stage], the focus is no longer on the technical work. The explicit aim of this funding is to bring more projects into sustainable use. The Second Stage is therefore more about the distribution and improved usability or the financial security of the project and less about the technical development of the software.

=== The key facts: ===

* '''In the Second Stage, coaching sessions are mandatory''' and must be completed between December and March.
* In addition to Superbloom, there are other coaching partners specializing in various topics, such as startup funding or security.
* Two coaching sessions on two different topics are scheduled for each project.
* Depending on the coaching partner, a coaching session consists of 3–4 hours of coaching. This means you’ll receive up to 8 hours of coaching from two coaching partners.
* You can decide together with your coaching partner whether you’d like to book the hours as a block or spread them out over multiple meetings.
* Unless otherwise specified, the topics and coaching partners will be determined in consultation with the program managers.
* The number of spots for the coaching sessions is limited for each coaching partner. Once you have been accepted into the Second Stage, we will ask you for your preferences. However, the final decision on the allocation of coaching sessions rests with the program managers.
* After you’ve been assigned your coaching partners and topics, the program management will connect you with them.
If you need to cancel a coaching session—for example, because you’ve fallen ill—please make sure to cancel as early as possible. The coaches have set aside time especially for you, and canceling in a timely manner will show your respect for their time.

=== Coaching assignments for the Second Stage ===
The process for assigning coaching sessions is as follows:

* Think about which coaching topics and partners would be helpful for your plans in the Second Stage. Your application for the Second Stage should be the basis for your decisions. Keep in mind that coaching sessions on two different topics are planned for each project.
* Send us '''at least three suggestions for coaching topics, each with a brief explanation''' of which partner you’d like to work with on the topic and why it would be useful for you. One or two sentences per topic are enough. If we don’t hear from you, we’ll assume that you trust our judgement.
* To help the coaches prepare well for you and your projects, we’d like to share information about your plans for the Second Stage with them. We therefore ask you in advance to let us know if you consent to us forwarding your Second Stage application to the coaches selected for you. If you do not consent, please send us an alternative document describing your plans for the Second Stage, which we can forward instead.
* Since we have a limited number of coaching sessions available with our partners, the final decision regarding the allocation of coaching topics and partners rests with the program management. We make this decision based on your Second Stage application and the jury’s feedback, our experience in supporting projects, the availability of coaching sessions, and, of course, your preferences.
* We’ll get back to you after the deadline to share our decision and connect you with your coaches.

We’ll notify you of the deadlines for your input in advance via email. You’ll also find them in the calendar for your class.

=== Coaching partners in the Second Stage ===
'''Important''': Even though some of the coaching partners offer audits in their portfolio, audits are not covered in the Second Stage funding.

==== Institut für Innovation und Technik ====
The [https://www.iit-berlin.de/workshop/ Institut für Innovation und Technik] is a cross-sectional institution of VDI/VDE-IT and advises you on setting up various business models. You already know them from the startup seminar.<blockquote>''Topics:''
* Startup concepts and legal structures,

* Financing models, business and financial plans,
* Target audience analysis, and
* Business model and strategy development—with a focus on “software as a service.”
''Language:'' German/English

''Location:'' Online</blockquote>

==== Free Software Foundation Europe (FSFE) ====
[https://fsfe.org/index.en.html The FSFE] informs about legal issues and supports developers, companies, and political institutions in developing, using, and reusing Free Software in a way that is compatible with the existing legal framework. You’re already familiar with them from the seminar on licensing and trademark law.<blockquote>''Topics:''
* Software licensing and license compatibility,
* Legal issues surrounding AI-generated code,
* Authorship, ownership, and copyright in software,
* Trademark law for FOSS projects, and
* Best practices for transparent licensing and trademark law in the repository.
''Language:'' English

''Location:'' Online or, by arrangement, in Berlin</blockquote>

==== Iris Wellmann ====
[https://iris-wellmann.de/ Iris Wellmann] is an organizational consultant and coach with 15 years of professional experience in the nonprofit sector. Her work focuses, among other things, on organizational development, team development, and agile work, as well as coaching for women in leadership positions.<blockquote>''Topics:''
* Strategy and organizational development,
* Team collaboration, and
* Agile work.
''Language:'' German/English

''Location:'' Online or in Berlin</blockquote>

==== Least Authority ====
[https://leastauthority.com/ Least Authority] are the experts to talk to for security coaching. They are dedicated to building and supporting user-friendly technology solutions and ethical business practices, and they promote digital security and the protection of privacy as a fundamental human right.<blockquote>''Topics:''
* Security-by-design instruction and feedback,
* Project strategy meetings regarding security risk management,
* Analysis of design, small amounts of code and documentation for security issues, and
* Industry best practices and standardization discussions and documentation.
''Language:'' German/English

''Location:'' Online</blockquote>

==== Superbloom ====
[https://wiki.prototypefund.de/Superbloom Superbloom] remains as your coaching partner during the Second Stage. They offer coaching sessions on a wide range of topics relevant to your Second Stage, such as community, design, project management, communication, fundraising, and much more.<blockquote>''Topics:'' You can find all topics [https://wiki.prototypefund.de/Superbloom on Superbloom’s wiki page]

''Language:'' German/English/other languages depending on the coach

''Location:'' Online (depending on the coach, sessions may also be possible in Berlin or other locations)</blockquote>

Coachings

2026-07-22T07:33:22Z

Marie-Lena: added info on cancelling coachings

Second Stage

2026-07-22T07:27:21Z

Marie-Lena: Added links

''(English version below)''

Auf dieser Seite findet ihr Informationen zum Ablauf der Second Stage Informationen zur Bewerbung findet ihr auf dieser Seite: [[Bewerbung für die Second Stage]].

'''Wichtig: Die hier gelisteten Informationen galten für Jahrgang 01 und werden für Jahrgang 02 ggf. noch einmal leicht angepasst. Finale Informationen dazu folgen im Sommer 2026.'''

== Ablauf der Second-Stage-Förderung ==
Hier seht ihr einen Überblick über die Termine, die für die Second Stage relevant sind (natürlich bleiben die Termine der regulären Förderphase, wie z. B. der Demo Day oder die Zwischengespräche, weiterhin verpflichtend):
{| class="wikitable"
|-
!Anfang September
|Sprechstunde Second-Stage-Bewerbung
|optional
|-
!17. - 30. September
|Bewerbungsphase Second-Stage-Förderung
|
|-
!30. September
|Deadline Einreichung schriftliche Bewerbung
|verpflichtend
|-
!9. Oktober
|Pitch-Session (online)
|verpflichtend
|-
!Mitte Oktober
|Entscheidung und Förderzusage
|
|-
!Oktober–November
|Antragseinreichung zur Entsperrung der Mittel
|verpflichtend
|-
!1. Dezember
|Start der Second Stage
|
|-
!vorauss. 1. Dezember
|Online-Kick-Off der Second Stage
|verpflichtend
|-
!Dezember
|Sprechstunde mit Superbloom
|optional
|-
!Dezember–März
|Coachings
|verpflichtend
|-
!Dezember–Januar
|4. Zwischengespräch
|verpflichtend
|-
!Februar
|Sprechstunde mit Superbloom
|optional
|-
!Februar–März
|5. Zwischengespräch
|verpflichtend
|-
!Ende März
|Abschlussevent der Second Stage
|verpflichtend
|-
!30. April 2027
|Deadline Schlussbericht, mit

* Link zum Code
* Link zur Dokumentation
|verpflichtend
|}

== Zahlungsanforderung ==
In der regulären Förderphase habt ihr zu Beginn eines Quartals die Mittel für das abgelaufene Quartal (im Nachhinein) abrufen können, konkret nach dem ersten und vierten Fördermonat. In der Second-Stage-Förderphase geht es entsprechend weiter und ihr erhaltet nach dem siebten und zehnten Fördermonat die weiteren Auszahlungen.

Zu den beiden Zahlungsanforderungen in der Second Stage sind zwei Besonderheiten zu beachten:

* Mittelabruf im Januar über den Zwischennachweis: Der Mittelabruf fällt auf einen Jahreswechsel (Fördersumme der Monate Oktober bis Dezember, abzurufen im Januar). Hierfür muss ein Zwischennachweis für die gesamte Laufzeit des vergangenen Jahres gestellt werden, den ihr auch über profi-Online erstellen müsst. Wenn ihr euer Förderkennzeichen in der Vorhabenliste angeklickt habt, könnt ihr links in der Liste Zwischennachweis auswählen.
* Mittelabruf im April über den Verwendungsnachweis: Der zweite Mittelabruf in der Second Stage ist insgesamt euer vierter Mittelabruf und gleichzeitig der letzte in der Förderzeit. Der letzte Mittelabruf muss über den Verwendungsnachweis abgerufen und zusammen mit dem Schlussbericht beim Projektträger eingereicht werden. Der Verwendungsnachweis wird vom Projektträger in profi-online nach Ende der Förderphase freigeschaltet. Bitte beachtet, dass es für die Einreichung eine Frist gibt: Verwendungsnachweis und Schlussbericht müssen spätestens am 30. April eingereicht werden.

Bitte beachtet, dass in beiden Fällen die Bearbeitung eurer Mittelabrufe länger als bei einer regulären Zahlungsanforderung dauern kann.

[https://wiki.prototypefund.de/index.php?title=Zahlungsanforderungen Allgemeine Hinweise zu Zahlungsanforderungen und Zwischennachweisen findet ihr hier].

== Verpflichtende Leistungen ==
Neben der Umsetzung der Arbeitsschwerpunkte müssen im Rahmen der Second-Stage-Förderung einige verpflichtende Aufgaben erfüllt werden:

* '''Coachings''': In der Second Stage sind die [https://wiki.prototypefund.de/index.php?title=Coachings Coachings] verpflichtend. Die Coaching-Einheiten umfassen in der Regel drei bis vier Stunden, die ihr entweder als Block buchen oder in mehrere kürzere Termine einteilen könnt. Ihr bekommt zwei Coaching-Einheiten während der Second Stage. Die Themen bzw. Coachingpartner*innen werden, sofern keine Auflagen vorliegen, gemeinsam mit der Projektbetreuung festgelegt. Neben dem Coaching-Angebot von [https://wiki.prototypefund.de/index.php?title=Superbloom Superbloom] (Design, Projektmanagement, Community, Kommunikation, Fundraising usw.), stehen euch in der Second Stage weitere Coachingpartner*innen mit unterschiedlichen Schwerpunkten zur Verfügung: [https://leastauthority.com/ Least Authority] (Security), [https://vdivde-it.de/de VDI/VDE] (Gründung), die [https://fsfe.org/ Free Software Foundation Europe] (Lizenzierung) und [https://iris-wellmann.de/angebot/coaching/ Iris Wellmann] (freie Coachings/Strategie). Für alle Coachings sind die Plätze begrenzt. Die finale Entscheidung über die Zuteilung der Coachings liegt bei der Projektbetreuung.
* '''Zwischengespräche, Montags-Updates und Online-Kick-Off:''' Wie in der regulären Förderphase sind auch in der Second Stage die Zwischengespräche und Montags-Updates verpflichtend. In den Zwischengesprächen wird über den allgemeinen Stand des Projekts und seiner Strategie und über euren Abschlussworkshop der Second Stage gesprochen. Die Zwischengespräche können online oder in Person in Berlin oder auf Veranstaltungen (z. B. CCC, FOSDEM) durchgeführt werden. Zusätzlich findet ein Online-Kick-Off für die Second Stage als Videocall statt.
* '''Verfassen eines Blogbeitrags oder eines Artikels für die Knowledge Base''': Sharing (knowledge) is caring! Jedes im Rahmen der Second Stage geförderte Projekt soll bis Ende der Förderzeit [https://www.prototypefund.de/blog einen Beitrag im Prototype Fund Blog] oder [https://kb.prototypefund.de/ in der Knowledge Base] veröffentlichen. Wenn ein Beitrag bereits in der regulären Förderphase geschrieben wurde, entfällt diese Pflicht. Die Beitragsthemen werden gemeinsam mit der Projektbetreuung und der Kommunikationsperson des Prototype Fund festgelegt, mehr Informationen dazu [[Einen Blogbeitrag schreiben|findet ihr hier.]] Alternative Formate und Ideen können individuell mit der Projektbetreuung abgestimmt werden.
* '''Teilnahme am Abschlussevent:''' Am Ende der Second Stage findet das Abschlussevent in Berlin statt. Alle Teammitglieder aller Projekte müssen teilnehmen. Auch nicht offiziell geförderte Teammitglieder können teilnehmen, sofern es der Platz zulässt. Bitte klärt die Teilnahme möglichst frühzeitig mit der Projektbetreuung.
* '''Vorbereitung des Abschlussworkshops''': Jedes Projekt wird für das Abschlussevent einen Workshop mit externe Projektpartner*innen gestalten. Die Auswahl und Einladung der Gäste erfolgt gemeinsam mit der Projektbetreuung.
* '''Dokumentation''': Am Ende der Förderzeit muss für alle Projekte der Second Stage eine öffentlich verfügbare Dokumentation bei der Projektbetreuung vorliegen. Je nach Projekt kann die Art der Dokumentation unterschiedlich sein. Während der Code eines Projekts immer sauber dokumentiert sein sollte, sind zusätzliche Dokumentationsmaßnahmen abhängig von der Zielgruppe: unterschiedliche Formate von Tutorials für Endnutzer*innen, Admin-Dokumentation für selbstgehostete Projekte, Entwickler*innendokumentation für Libraries und andere Infrastrukturprojekte usw.
* '''Schlussbericht:''' Einen Monat nach Abschluss der Second-Stage-Förderphase ist der Schlussbericht zusammen mit der Schlussabrechnung (Verwendungsnachweis) beim Projektträger einzureichen. Genaue Informationen dazu findet ihr [https://wiki.prototypefund.de/index.php?title=Schlussbericht hier].

Und nicht vergessen: Projekte, die zehn Monate gefördert werden, nehmen ebenfalls am [https://wiki.prototypefund.de/index.php?title=Demo_Day Demo Day] nach sechs Monaten teil.

== Angebote ==
Zusätzlich bieten wir optionale Formate an, mit denen wir euch bei der Umsetzung eurer Second Stage unterstützen möchten:

* zwei '''Sprechstunden mit [[Superbloom]]''' zu den Themen "Community management & community building" und "Branding & identity": Ihr kennt das Sprechstunden-Format aus der regulären Förderzeit - für die Second Stage haben wir spannende und relevante Themen zusammengestellt.
* weitere '''1:1 Gespräche''' nach Bedarf: Wir haben in der Second Stage gute Kapazitäten für zusätzliche 1:1 Gespräche mit euch - stellt uns Fragen, lasst uns eure Projekte testen, fragt nach Feedback zu eurem Logo, Blogpost, UI, Communitystrategie, etc. Wir sind da, um euch zu unterstützen und freuen uns über tiefere Einblicke in eure Projekte.
* '''Kommunikation''' über die Kanäle des Prototype Fund: Wie in der regulären Förderphase unterstützen wir die Sichtbarkeit eurer Projekte mit Kommunikationsmaßnahmen über unsere Kanäle (Mastodon, LinkedIn, ggf. Newsletter)
* Unterstützung bei der '''Vernetzung''': Wenn es möglich ist und wir auf existierende Kontakte des Prototype Fund zurückgreifen können, vernetzen wir euch gern.
* Feedback von der Jury: Gern leiten wir euch das '''Jury-Feedback''' aus der Pitch-Session weiter.

== Abschlussevent der Second Stage ==
Das Abschlussevent ist das finale Event nach der Second-Stage-Förderung und findet Ende März in Berlin statt. Das Event soll euch einerseits die Möglichkeit geben, euch untereinander auszutauschen und den Abschluss der Förderphase gemeinsam zu feiern. Weiterhin habt ihr beim Event die Möglichkeit euer Projekt im Rahmen eines Workshops eingeladenen Gästen zu präsentieren.

=== Key facts ===
''Second-Stage-Abschlussevent JG02:'' Ende März 2027

''Location:'' vorauss. im [https://www.publix.de/ Publix - Haus für Journalismus und Öffentlichkeit], Hermannstr. 90, 12051 Berlin

''Uhrzeit:'' 14:00 - open end, Community-Abend ab 19:30 Uhr

=== Ablauf ===
Nach einem internen Teil, bei dem ihr eure Erfahrungen mit uns teilen und voneinander lernen könnt, ist ein zweistündiger Workshop mit externen Gästen geplant. Allen Projekten wird dabei eine Tischinsel zur Verfügung stehen, an der ihr euer Projekt vorstellen könnt. Es empfiehlt sich, früh zu überlegen, was ihr anbieten und wen ihr dazu einladen möchtet: Möchtet ihr (potentielle) Projektpartner*innen treffen, ein (User-)Testing durchführen, euer Projekt einer relevanten Person(engruppe) vorstellen etc. Insgesamt könnt ihr pro Projekt ein bis drei externe Gäste einladen. Für die Vorbereitung des Abschlussworkshop kommen weitere, konkretere Infos per Mail - außerdem ist wie immer in den Zwischengesprächen Zeit, Fragen und Details zu besprechen. Sprecht uns gern frühzeitig an, wenn ihr Fragen habt!

Nach dem Workshop gibt es ein gemeinsames Dinner mit den eingeladenen Gästen. Und last but not least schließen wir den Tag mit einem Community-Abend, der für alle offen ist, ab. Denn jetzt kann wirklich gefeiert werden.
{| class="wikitable"
|13:30 - 14:15 Uhr
|Ankommen der Projekte - bitte kommt pünktlich.
|-
|14:15 Uhr
|Begrüßung
|-
|14:30 Uhr
|Jahrgangsinterner Workshop: Erfahrungsaustausch zwischen den Projekten und Feedback
(Hosting Team PTF)
|-
|15:45 Uhr
|Pause
|-
|16:00 Uhr
|Aufbau & Einlass der geladenen Gästen
|-
|16:30 Uhr
|Euer Abschlussworkshop mit Gästen
|-
|18:30 Uhr
|Abendessen
|-
|19:30 Uhr
|Eröffnung des Community-Abends
|}
Bitte plant ein, mindestens 1,5 Stunden beim Community-Abend dabei zu sein.

=== Abschlussworkshop mit externen Gästen ===
Eure Aufgabe für diesen Tag ist es, den zweistündigen Workshop mit externen Gästen zu konzipieren und durchzuführen. Damit ihr euch möglichst gut vorbereiten könnt, gibt es im Folgenden weitere Infos sowie Deadlines, bis wann wir bestimmte Informationen von euch brauchen.

'''Das Ziel des Workshops ist es, zur Nachhaltigkeit eures Projektes beizutragen.''' Dementsprechend soll das Thema eures Workshops Bezug zu eurer Second Stage, mindestens aber zur Nachhaltigkeit eures Projektes allgemein haben. Mögliche Themen können zum Beispiel sein:

* User Testing mit Projektpartner*innen oder eurer Community
* Vorstellung eures Projekts und Austausch mit (potenziellen) Projektpartner*innen und/oder Kund*innen
* Onboarding von neuen Community-Mitgliedern
* Austauschformate mit eurer Community vor Ort
* Feedback zu eurer Öffentlichkeitsarbeit einholen
* Natürlich sind wir auch offen für andere Vorschläge, kommt gerne auf uns zu!

Insgesamt könnt ihr '''pro Projekt ein bis zwei (nach Absprache maximal drei) externe Gäste''' einladen. Allen Projekten wird eine Tischinsel zur Verfügung stehen, an der ihr euer Projekt vorstellen könnt.

==== Vorbereitung ====
Voraussichtlich Anfang Februar melden wir uns bei euch mit weiteren Informationen zum Abschlussevent. Dabei werden wir euch auch bitten, uns eure Ideen für den Abschlussworkshop mit externen Gästen zu schicken. Wir brauchen kein ausformuliertes Konzept, ein paar Stichpunkte genügen uns. Ebenso braucht ihr bis dahin noch keine festen Zusagen von euren potenziellen Gästen. Solltet ihr euch unsicher sein, was für euch in Frage kommt, könnt ihr euch jederzeit für weiteren Austausch (per Mail oder in einem Call) bei uns melden!

Nach Erhalt eurer Vorschläge, geben wir euch Feedback, ob die Idee realistisch und passend für den Abschlussworkshop ist. Danach können wahlweise wir oder ihr persönlich eure Gäste einladen.

Bitte kümmert euch selbst um alle Materialien und Technik, die ihr für euren Workshop braucht. Für Strom und Internet sowie Getränke und Snacks ist selbstverständlich gesorgt.

= In English: Second Stage =
On this page, you'll find information on how the Second Stage works. For information on how to apply, visit this page: [[Bewerbung für die Second Stage|Application for the Second Stage]].

'''Please note: The information listed here applies to class 01 and may be slightly adjusted for class 02. Final details will be provided in the summer of 2026.'''

== Timeline ==
This is an overview of the dates that are relevant for the Second Stage (the dates for the regular funding phase, such as Demo Day and the 1:1 meetings, remain – of course - mandatory):
{| class="wikitable"
|-
!Beginning of September, 2026
|Consultation hour, application for the Second Stage
|optional
|-
!September 17th–30th
|Application period Second Stage funding
|
|-
!September 30th
|Deadline submission of written application
|mandatory
|-
!October 9th
|Pitch session (online)
|mandatory
|-
!Middle of October
|Decision and funding commitment
|
|-
!October–November
|Request to release these funds
|mandatory
|-
!December 1st
|Start of the Second Stage
|
|-
!Expected on December 1st
|Online kick off Second Stage
|mandatory
|-
!December
|Superbloom consultation hour
|optional
|-
!December–March
|Coaching sessions
|mandatory
|-
!December–January
|4th 1:1 meeting
|mandatory
|-
!February
|Superbloom consultation hour
|optional
|-
!February–March
|5th 1:1 meeting
|mandatory
|-
!End of March
|Closing event of the Second Stage
|mandatory
|-
!April 30th, 2027
|Deadline final report including

* Link to code
* Link to documentation
|mandatory
|}

== Payment requests ==
In the regular funding phase, you could request the funds for the previous quarter (retrospectively) at the beginning of each quarter, specifically after the first and fourth funding months. In the Second Stage, this process continues and you will receive further payments after the seventh and tenth month of funding.

There are two special features to note regarding the two payment requests in the Second Stage:

* The funding request in January is to be submitted as an interim report („Zwischennachweis"): The funding request falls at the turn of the year (funding amount for October to December, to be requested in January). For this purpose, an interim report must be submitted via profi-Online. Once you have clicked on your funding code in the project list, you can select „Zwischennachweis" (interim report) on the left side of the list.
* The Funding request in April is to be submitted as a so-called statement of use („Verwendungsnachweis“): The second funding request in the Second Stage is your fourth funding request overall and also the last one for the whole funding period. The last funding request must be requested as a statement of use and submitted to the Projektträger together with the final report. The statement of use will be activated by the Projektträger in profi-Online after the end of the funding period. Please note that there is a deadline for submission: the statement of use and final report must be submitted by April 30th at the latest.

[https://wiki.prototypefund.de/index.php?title=Schlussbericht Information on the final report can be found here]. [https://wiki.prototypefund.de/index.php?title=Zahlungsanforderungen Information on payment requests and interim reports can be found here].

== Mandatory to-dos ==
In addition to the implementation of the key focus areas as specified in your application, a number of mandatory requirements must be fulfilled during the Second Stage:
* '''Coachings''': As opposed to the regular funding period, the [https://wiki.prototypefund.de/index.php?title=Coachings coaching sessions] are mandatory in the Second Stage. Coaching units usually last three to four hours, which you can either book as a block or divide into several short sessions. You will receive two coaching units during the Second Stage. Unless you received specific instructions from the jury, the topics and coaching partners will be determined together with the program managers. In addition to coaching sessions offered by [https://wiki.prototypefund.de/index.php?title=Superbloom Superbloom] (design, project management, community, communication, fundraising, etc.), other coaching partners with different areas of expertise are available in the Second Stage: [https://leastauthority.com/ Least Authority] (security), [https://vdivde-it.de/de VDI/VDE] (starting a company/business models), the [https://fsfe.org/ Free Software Foundation Europe] (licensing) and [https://iris-wellmann.de/angebot/coaching/ Iris Wellmann] (free coaching/strategy). Places are limited for all coaching sessions. The final decision on the allocation of coaching sessions lies with the program management'''.'''
* '''Participation in the online kick off, two 1:1 meetings and Monday updates:''' As in the regular funding phase, the 1:1 meetings and Monday updates are mandatory in the Second Stage. During these meetings, we will discuss the general status of the project and its strategy as well as your ideas for the closing workshop of the Second Stage. The 1:1 meetings can be held online or in person in Berlin or at events (e.g. CCC, FOSDEM). In addition, an online kick off for the Second Stage takes place as a video call.
* '''Writing a blog post or an article for the PTF Knowledge Base:''' Sharing (knowledge) is caring! Every project funded as part of the Second Stage has to publish an article [https://www.prototypefund.de/en/blog on the Prototype Fund blog] or [https://kb.prototypefund.de/ in the Knowledge Base] by the end of the funding period. If a contribution has already been written during the regular funding phase, this obligation does not apply. The topics of the contributions will be determined together with the program management and the communication team of the Prototype Fund. You can find [[Einen Blogbeitrag schreiben|more information here]]. Alternative formats and ideas can be discussed individually with the program management team.
* '''Participation in the closing event of the Second Stage:''' At the end of the Second Stage, the closing event takes place in Berlin. All team members of all projects have to participate. Team members who are not officially funded can participate as long as there is space available. Please clarify the possibilities of participation as early as possible with the program management.
* '''Preparation for the closing workshop:''' Every project will prepare a closing workshop for the closing event with external project partners. The guests will be selected and invited together with the program management.
* '''Documentation:''' At the end of the funding period, publicly available documentation must be submitted to the program management team for all Second Stage projects. The type of documentation may vary depending on the project. While the code of a project should always be properly documented, additional documentation measures depend on the target group: various types of tutorials for end users, admin documentation for self-hosted projects, developer documentation for libraries and other infrastructure projects, etc.
* '''Final report:''' After the completion of the funding period, the final report ("Schlussbericht") is to be submitted to the Projektträger along with a so-called statement of use ("Verwendungsnachweis"). The deadline for all documents is one month after the funding ends. Detailed information can be found [https://wiki.prototypefund.de/index.php?title=Schlussbericht here].

Please keep in mind: projects that receive ten months of funding also take part in [https://wiki.prototypefund.de/index.php?title=Demo_Day Demo Day] after six months.

== Offers ==
In addition, we offer the following '''optional formats''' to support you during your Second Stage:

* '''Two consultation hours with [https://wiki.prototypefund.de/index.php?title=Superbloom Superbloom]''' on the topics of "Community management & community building" and "Branding & identity". You are already familiar with the format from the regular funding period. For your Second Stage we have chosen together exciting and relevant topics.
* Further '''1:1 meetings''' as required: We have capacity for additional 1:1 meetings with you during the Second Stage – ask us questions, let us test your projects, ask for feedback on your logo, blog post, UI, community strategy, etc. We are here to support you and look forward to gaining deeper insights into your projects.
* '''Communication''' via the Prototype Fund channels: As in the regular funding phase, we will support the visibility of your projects with communication measures via our channels (Mastodon, LinkedIn, newsletter if possible).
* Support with '''networking''': If you know the right people for your project, we’d love to introduce you! Feedback from the jury: We are happy to forward the '''jury feedback''' from the pitch session to you.

== Closing event of the Second Stage ==
The closing event is the event that happens at the end of your Second Stage funding period. The event, which takes place in Berlin end of March, is intended to give you the opportunity to exchange ideas and celebrate the end of the funding phase together. It will also be the occasion for you to present your project to invited guests during a workshop.

=== Key facts ===
''Closing event of the Second Stage Class01:'' End of March 2027

''Where:'' Epxected at [https://www.publix.de/ Publix - Haus für Journalismus und Öffentlichkeit], Hermannstr. 90, 12051 Berlin

''Time:'' 2 pm - open end, community meet-up from 7:30 pm

=== Schedule ===
After an internal part where you can share your experiences with us and learn from each other, a two-hour workshop with external guests will take place. All projects will have a table where they can present their project to their invited guests. We recommend that you think early on about what you would like to offer and who you would like to invite: Would you like to meet (potential) project partners, conduct user testing, present your project to a relevant person (or group of people), onboard new community contributors, etc.? You can invite one to three external guests per project. We will email you more specific information to help you prepare for the closing workshop once the Second Stage starts. As always, we will have time to discuss questions and details during the 1:1 meetings. Please feel free to contact us early if you have any questions!

There will be a dinner with the invited guests after the workshop. And last but not least, we will end the day with a community evening that is open to everyone - to make sure we really get to celebrate your funding time.

{| class="wikitable"
|1:30 - 2:15 pm
|Arrival of the projects - please be on time.
|-
|2:15 pm
|Welcome
|-
|2:30 pm
|Internal workshop: Sharing experiences and feedback between projects
(Hosting team PTF)
|-
|3:45 pm
|Break
|-
|4 pm
|Workshop preparation & arrival of workshop guests
|-
|4:30 pm
|Closing workshop with guests
|-
|6:30 pm
|Dinner
|-
|7:30 pm
|Opening of the community evening
|}
Please plan on staying at least 1.5 hours at the community event.

=== Closing workshop with external guests ===
Your task for this day is to design and conduct the two-hour workshop with external guests. To help you prepare as well as possible, here is some additional information and the deadlines by which we need certain information from you.

'''The goal of the workshop is to contribute to the sustainability of your project.''' Accordingly, the topic of your workshop should be related to your Second Stage, but at least to the general sustainability of your project. Possible topics can be, for example:

* User testing with project partners or your community
* Presentation of your project and exchange with (potential) project partners and/or customers
* Onboarding of new community members
* Exchange formats with your local community
* Gathering feedback on your public outreach
* Of course, we are also open to other suggestions, so feel free to contact us!

In total, you can invite '''one to two (up to a maximum of three, upon request) external guests''' per project. All projects will have a table island where you can present your project.

=== Preparation ===
At the beginning of February, we plan to send you further information about the closing event. At that time, we will also ask you to send us your ideas for the closing workshop with external guests. We don't need a fully fleshed-out concept; a few bullet points will do. You also don't need to have firm commitments from your potential guests by then. If you are unsure what works for you, you can always contact us for further discussion (by email or in a call)!

After receiving your proposals, we will give you feedback on whether the idea is realistic and suitable for the workshop. After that, either we can invite your guests or you can do so yourself.

Please organise all the materials and equipment you need for your workshop on your own. Of course, we will provide electricity, internet access, drinks, and snacks.

Einen Blogbeitrag schreiben

2026-07-22T07:22:51Z

Marie-Lena: formatting

''(English version below)''

Mit unserem Blog möchten wir Personen, die allgemein am Thema Open Source interessiert sind, erreichen. Dieses Publikum kann euch auch zu Gute kommen: Wir freuen uns immer, wenn ein Projekt einen Gastbeitrag beisteuern möchte. Ein Artikel kann ein Beitrag zum Diskurs sein, interessante Einblicke in eure Arbeit bieten oder einen anderen Aspekt der Open-Source-Welt beleuchten.

Konkrete How-Tos, Tipps und Tricks, Linksammlungen oder Anleitungen hingegen finden einen besseren Platz in unserer Knowledge Base, die sich ebenfalls über Beiträge freut.

== Mögliche Themen ==
Hier sind ein paar mögliche Themen und Beispiele zur Inspiration:

Ein Beitrag zum (Open Source) Diskurs:

* [https://www.prototypefund.de/en/blog/security-vs-usability Security vs. Usability: A Fake Dilemma] - über den scheinbaren Widerspruch von Security und Usability und warum das eine ohne das andere nicht geht
* [https://www.prototypefund.de/blog/zentral-verwaltet-oder-dezentral-verteilt Zentral verwaltet oder dezentral verteilt?] - über die Vor- und Nachteile von zentralen Systemen (wie z.B. Signal) und dezentrale (wie z.B. PGP)
* [https://www.prototypefund.de/blog/digital-only Digital Only?] - warum es auch ohne Smartphone und Digitalzwang gehen sollte
* [https://www.prototypefund.de/blog/menschen-statt-maschinen-schulen Menschen statt Maschinen schulen] - über den Versuch, KI erstellte Inhalte mit technischen Mitteln zu erkennen

Einblicke in eure Arbeit(sweise):

* [https://www.prototypefund.de/blog/ich-bin-ja-kein-entwickler Ich bin ja kein Entwickler]
* [https://www.prototypefund.de/blog/zeigt-her-woran-ihr-arbeitet Zeigt her woran ihr arbeitet]

== Orga/Ablauf ==

# Wenn ihr Interesse habt, meldet euch zunächst beim Kommunikationsteam des PTF (bzw. direkt bei [https://www.prototypefund.de/ueber-uns/unser-team#paul-robben Paul] und [https://www.prototypefund.de/ueber-uns/unser-team#patricia-leu Patricia]). Wenn ihr ein Thema oder eine grobe Richtung mitbringt ist das super, aber kein Muss. Wir unterstützen euch gerne bei der Themenfindung.
#* Achtung: In der [[Second Stage]] ist ein Artikel im Blog oder in der Knowledge Base '''verpflichtend'''. Wer schon davor einen Beitrag geschrieben hat, muss keinen zweiten schreiben - Vorarbeit lohnt sich also!
# Überlegt euch, wann ihr Zeit für einen Blogpost habt! Kurz vor dem [[Demo Day]] wird es oft stressig, weil ein Feature noch fertig werden soll – dann ist es doof, auch noch den Blogbeitrag tippen zu müssen. Nach der Förderzeit stehen aber oft wieder andere Dinge im Fokus, sodass ggf. bereits angefangen Artikel nie zu Ende geführt werden. Auch die ungefähre Timeline könnt ihr gerne mit Team Komms absprechen, wir empfehlen, möglichst schon im Juli damit zu starten.
# Schreibt einen Entwurf in Deutsch oder Englisch und schickt ihn an Team Komms für Feedback.
# Team Komms schickt euch Verbesserungsvorschläge und/oder Grammatik/Rechtschreibhinweise. Diese Änderungen schlagen wir in einem Dokument in unserer Cloud vor: '''Ihr müsst sie dann annehmen oder (begründet) ablehnen'''.
# Anschließend wird der Text finalisiert, in die jeweils andere Sprache übersetzt (sodass er auf Deutsch und Englisch vorliegt) und nochmal von jemandem aus dem Team PTF gegengelesen. Danach wird der Text veröffentlicht und auf den PTF Social Media Kanälen beworben: Dabei freuen wir uns natürlich, wenn ihr den Text auch in euren Netzwerken streut und bewerbt.

== Struktur ==

* Sprache: Deutsch und Englisch
** Ihr könnt euch aussuchen, auf welcher Sprache ihr den Blogbeitrag schreibt. Nach der Endredaktion übersetzt ihn dann Team Komms für euch.
* Titel:
** Möglichst kurz und prägnant: max. 6 Wörter
** Nutzt interessante Adjektive und gerne auch negative Wörter: „Stoppt XY“, „Kein XYZ“
* Angaben zum*zur Autor*in:
** Name & Pronomen
** Ggf. Profilbild
** Kurzbio: 2-3 Sätze über euch und euer Projekt
** Ggf. Kontakt-E-Mail
** Ggf. Webseite

* Bild:
** Jeder Blogbeitrag braucht ein (illustratives) Bild mit Alternativ-Text. Wenn ihr keins findet, ruhig kreativ werden – oder Team Komms nach Unterstützung fragen.
* Artikel:
** Zeichen: Richtwert sind ca. 5.000-10.000 Zeichen – aber in der Kürze liegt die Würze!
** Einleitung: Die Einleitung wird von Team Komms für euch geschrieben – ihr könnt natürlich Vorschläge machen.
** Überlegt euch, ob ihr Zwischenüberschriften nutzen wollt. Diese sollten Lust machen, den nächsten Absatz zu lesen und nicht nur rein beschreibend sein (Formulierungen, wie „Fazit“ o.Ä. lieber weglassen).

* Formatierungsmöglichkeiten (diese sollten nur gezielt eingesetzt werden):
** Fett, Kursiv, durchgestrichen
** Überschriften (1-4)
** Highlights
** Links im Text
** Exponierte Buttons (eigene Zeile)
** Aufzählungs/nummerierte Liste
** Zitate
** Bilder (einzelne oder mehrere vertikal scrollbare) im Text

'''<big>Für alles gilt: Wir freuen uns über eure Beiträge! Los gehts!</big>'''
= Writing an article for the blog =
Our blog is aimed at people who are generally interested in Open Source. This audience can also benefit you: We’re always happy when a project contributes a guest post. Articles can engage with a discourse, offer interesting insights into your work, or highlight another aspect of the Open Source world. However, specific how-tos, tips, tricks, collections of links, or tutorials are better suited to our Knowledge Base, to which we also welcome contributions.

== Possible Topics ==
Here are a few possible topics and examples to inspire you:

A contribution to the (Open Source) discourse:

* [https://www.prototypefund.de/en/blog/security-vs-usability Security vs. Usability: A Fake Dilemma]—on the apparent contradiction between security and usability, and why one cannot exist without the other
* [https://www.prototypefund.de/en/blog/zentral-verwaltet-oder-dezentral-verteilt On the pros and cons of centralized systems (such as Signal) and decentralized ones (such as PGP)]
* [https://www.prototypefund.de/en/blog/digital-only Digital Only?]—why it should be possible to get by without a smartphone and digital pressure
* [https://www.prototypefund.de/blog/menschen-statt-maschinen-schulen Menschen statt Maschinen schulen]—on the attempt to detect AI-generated content using technical means

Insights into your work (and methods):

* [https://www.prototypefund.de/blog/ich-bin-ja-kein-entwickler Ich bin ja kein Entwickler]
* [https://www.prototypefund.de/blog/zeigt-her-woran-ihr-arbeitet Zeigt her, woran ihr arbeitet]

== Organization/Process ==

# If you're interested, please start by contacting the PTF communication team (specifically [https://www.prototypefund.de/ueber-uns/unser-team#paul-robben Paul] and [https://www.prototypefund.de/ueber-uns/unser-team#patricia-leu Patricia] directly). It's great if you have a topic or a general idea in mind, but it's not required. We're happy to help you come up with one.
#* Note: In the [[Second Stage]], it is '''mandatory''' to write an article for the blog or the Knowledge Base. However, if you have already written a post, you don’t need to write a second one - so it pays to get a head start!
# Consider when you will have time to write a blog post! Things often get hectic around [[Demo Day]] because a certain feature still needs to be finished, so having to write a blog post on top of that can be annoying. After the funding period, however, the focus often shifts to other things, meaning articles that have been started may never be finished. You’re also welcome to discuss the approximate timeline with Team Communications. We recommend starting in July if possible, but later is also fine.
# Write a draft in German or English and send it to the communication team for feedback.
# The communication team will send you suggestions for improvements as well as notes on grammar and spelling. We’ll suggest these changes in a document in our cloud: '''You’ll then need to accept them or (with justification) reject them.'''
# The text will then be finalized and translated into the other language so that it is available in both German and English. It will then be proofread again by a member of the PTF team. After that, the text will be published and promoted on the PTF’s social media channels: We would, of course, be very happy if you would also share and promote the text in your own networks.

== Structure ==

* Language: German and English
** You can choose the language in which to write your blog post. After final editing, the communication team will translate it for you.
* Title:
** As short and concise as possible: max. 6 words
** Use interesting adjectives and feel free to include negative words: “Stop XY,” “No XYZ”.
* Information about the author:
** Name & Pronouns
** Profile picture (if applicable)
** Short bio: 2–3 sentences about yourself and your project
** Contact email (if applicable)
** Website (if applicable)

* Image:
** Every blog post needs an (illustrative) image with alt text. If you can’t find one, feel free to get creative—or ask the communication team for help.
* Article:
** Characters: A good guideline is approx. 5,000–10,000 characters—but keep it short and sweet!
** Introduction: The introduction will be written for you by Team Communication - you are, of course, welcome to make suggestions.
** Consider whether you want to use subheadings. They should encourage readers to read the next paragraph, so avoid purely descriptive phrases such as “Conclusion” or similar.

* Formatting options (these should only be used sparingly):
** Bold, italics, strikethrough
** Headings (1–4)
** Highlights
** Links in the text
** Prominent buttons (on their own line)
** Bulleted/numbered lists
** Quotes
** Images (single or multiple vertically scrollable) in the text

'''<big>But above all: We look forward to your contributions! Let's go!</big>'''

Bewerbung für die Second Stage

2026-07-21T12:07:32Z

Marie-Lena: added tips

''(English version below)''

Auf dieser Seite findet ihr Informationen zur Bewerbung für die Second Stage und den administrativen Schritten danach. Mehr Informationen zum Ablauf und den Inhalten findet ihr auf der allgemeinen Seite zur [[Second Stage]].

'''Wichtig: Die hier gelisteten Informationen galten für Jahrgang 01 und werden für Jahrgang 02 ggf. noch einmal leicht angepasst. Finale Informationen dazu folgen im Sommer 2026.'''

== Warum gibt es die Second Stage? ==
In der Technologie- sowie im Speziellen der FOSS-Förderung gibt es ein Problem: Innovationen werden gut und gerne finanziert, nur bleibt oft offen, wie es danach weitergeht. Wenige Technologien sind nach der initialen Finanzierung so weit, dass sie in den Produktivbetrieb gehen und sich selbst finanzieren können.

Deswegen wollen wir euch mit der Second Stage die Möglichkeit geben, weitere vier Monate an der nachhaltigen Absicherung eures Projektes zu arbeiten.

Je nachdem, was der Fokus eures Projekts in der Second Stage sein soll, werdet ihr auch an zwei weiteren [https://wiki.prototypefund.de/Coachings Coachings] teilnehmen - etwa zum Thema Security, Gründung oder Community Building. Ziel der Second Stage ist es, dass das Projekt besser nutzbar und bekannt gemacht wird, sodass es nach Abschluss der Förderung gute Chancen hat, langfristig und nachhaltig Bestand zu haben.

Reminder: '''Projekte, die nicht an der Second Stage teilnehmen, sind für uns nicht weniger wertvoll'''. Wir schätzen, dass ca. 50 % jeder Runde an dieser Verlängerung der Förderzeit teilnehmen werden, und es gibt viele Gründe, warum ein Projekt nicht teilnehmen kann. Vielleicht passt das Format nicht zum Projekt, oder ihr seht persönlich keinen Bedarf für diese Art von Unterstützung. Vielleicht ist euer Projekt bereits Teil einer nachhaltigen Struktur und ihr braucht nur die sechs Monate, um es zu programmieren. Vielleicht war eure Bewerbung für die reguläre Förderzeit großartig, aber eure Pläne für die Second Stage passen nicht in den Rahmen des Prototype Fund. Insgesamt werden bis zu 15 Projekte für die Second Stage gefördert. Dies hängt davon ab, wie gut die Bewertungen insgesamt sind. '''Nicht alle Plätze der Second Stage müssen gefüllt werden''', d.h. es können auch weniger Projekte gefördert werden, wenn die Qualität der Bewerbungen nicht ausreicht.

== Grundsätzliches zur Bewerbung ==
Wenn ihr euch bei der initialen Bewerbung nicht für die Second Stage beworben habt, sind die folgenden Abschnitte für euch nicht relevant: '''Leider ist es zu diesem Zeitpunkt nicht mehr möglich, eine Second Stage zu beantragen''', da mit eurem ursprünglichen Antrag bereits die maximale Laufzeit und maximale Fördersumme festgelegt wurde.

Wenn ihr euch für die Second Stage beworben habt, sind die Mittel für die vier zusätzlichen Monate vorerst '''gesperrt'''. Im 5. Fördermonat teilt eine Jury die begrenzten Plätze für die Second-Stage-Förderung auf der Grundlage eurer Arbeit in den ersten Monaten der regulären Förderung sowie einer neuen kleinen '''Bewerbung''' zu. Die Entscheidung basiert auf einer schriftlichen Einreichung und einer kurzen Online-Pitch-Session.

'''Als Vorbereitung zur Bewerbung lest euch diese Wikiseite bitte vollständig durch.''' Anfang September findet außerdem eine Sprechstunde statt, bei der wir gern eure Fragen (auf Deutsch und Englisch) zur Second Stage beantworten. Auch in den Zwischengesprächen können wir gern über eure Bewerbung und eure Ziele für die Second Stage sprechen.

Aus Fairnessgründen beantworten wir keine inhaltlichen Fragen zu euren Second-Stage-Bewerbungen. Wir können aber einschätzen, ob eure Ideen für die Second Stage grundsätzlich förderfähig sind (das heißt: ob wir die Art von Vorhaben fördern dürfen, ob z. B. nicht zu viele Entwicklungsarbeiten dabei sind), geben euch gern allgemeine Tipps und beantworten auch alle Fragen zu den Formalitäten. Wenn ihr euch unsicher seid: Sprecht uns gern an!

Auch wichtig: Die Coaching-Sessions mit Superbloom können nicht für die Vorbereitung der Bewerbung (weder schriftlich noch Pitch) genutzt werden. Es ist natürlich absolut in Ordnung, wenn ihr im Coaching besprechen wollt, wie ihr eure Projekte nachhaltiger gestaltet. Wie wir die Grenze zwischen „Vorbereitung der Bewerbung“ und „Schritte für die Nachhaltigkeit“ definieren, könnt ihr auf der [https://wiki.prototypefund.de/index.php?title=Superbloom#Can_I_prepare_my_application_for_the_Second_Stage_with_Superbloom? Coaching-Seite] lesen.

=== Timeline der Bewerbung ===
{| class="wikitable"
!Anfang September 2026
|Sprechstunde Second-Stage-Bewerbung
|optional
|-
!17. - 30. September
|Bewerbungsphase Second-Stage-Förderung
|
|-
!30. September
|Deadline Einreichung schriftliche Bewerbung
|verpflichtend
|-
!9. Oktober 2026
|Pitch-Session (online)
|verpflichtend
|-
!Mitte Oktober
|Entscheidung und Förderzusage
|
|-
!Oktober–November
|Antragseinreichung zur Entsperrung der Mittel
|verpflichtend
|-
!1. Dezember
|Start der Second Stage
|
|-
!vorauss. 1. Dezember
|Online Kick-Off der Second Stage
|verpflichtend
|}

== Die schriftliche Bewerbung ==
''Wann'': 17. bis 30. September 2026 - '''Achtung''': Einreichungen nach der Deadline werden nicht für die Auswahl berücksichtigt!

''Wo'': [https://bewerben.prototypefund.de/ bewerben.prototypefund.de] - der genaue Link folgt per Mail

''Was'': Beantwortet 8 (bzw. 9) Fragen zu euren Plänen für die Second-Stage-Förderung

''Sprache'': Die schriftliche Bewerbung erfolgt auf Deutsch, Nicht-Muttersprachler*innen können auch auf Englisch einreichen.

Die schriftliche Bewerbung findet über unsere Bewerbungsplattform statt, die ihr aus eurer initialen Bewerbung für den Prototype Fund schon kennt. Dort müssen die folgenden Fragen, basierend auf dem aktuellen Arbeitsstand, sowie eure Ideen für die Second Stage beantwortet werden:
'''Dein Projekt in der regulären Förderphase'''

- Welche Meilensteine wurden mit welchen Ergebnissen erzielt? (max. 100 Wörter)
- Werden bis zum Ende der regulären Förderperiode alle planmäßigen Meilensteine erreicht? Wenn nein, warum? (max. 100 Wörter)
- Welche Maßnahmen wurden bislang ergriffen, um Nutzer*innen anzusprechen? (max. 100 Wörter)
- Was ist aktuell die größte Herausforderung im Projekt? Wie kann dieser begegnet werden? (max. 175 Wörter)

'''Deine Pläne für die Second Stage'''

- Auf welchem Wege soll das Projekt nachhaltig nutzbar werden? Wurden hierfür bereits Maßnahmen ergriffen? Wenn ja, welche? (max. 175 Wörter)
- Sind für den Erfolg des Projekts Änderungen an der ursprünglichen Planung nötig? Wenn ja, welche und warum? (max. 175 Wörter)
- Welche Meilensteine sollen in der Second Stage erreicht werden? (max. 100 Wörter)
- Wie viele Stunden wollt ihr in der Second Stage am Projekt arbeiten? (Maximum Einzelpersonen: 633, Maximum Teams: 1.267)

'''Ergänzende Hinweise'''

- Möchtest du der Jury noch etwas mitteilen? (optional) (max. 175 Wörter)
Eure Pläne für die Second-Stage-Föderphase dürfen von der initialen Bewerbung und dem Antrag abweichen. Wenn das, was ihr euch damals für die Second Stage vorgenommen habt, nicht mehr realistisch oder sinnvoll erscheint, könnt ihr euren Fokus für die viermonatige Förderzeit gern neu setzen. Wichtig ist nur, dass der Fokus für euer Projekt sinnvoll durchdacht und in der Zeit, die euch zur Verfügung steht, machbar ist.

'''Tipp:''' Werdet in eurer Bewerbung so konkret wie möglich. Wenn ihr plant auf Konferenzen zu gehen, zählt diese auf. Wenn ihr in Kontakt mit Unternehmen oder Communities treten möchtet, definiert eure Zielgruppen möglichst genau. Solltet ihr Pilotprojekte planen, benennt eure Partner*innen dafür. Falls ihr Publikationen oder Beiträge in Medien/Podcasts plant, stellt dar, wo diese veröffentlicht werden.

=== Meilensteine in der Second Stage ===
Reminder: '''In der Second Stage steht die Entwicklungsarbeit nicht mehr im Mittelpunkt.''' Entwicklungsmeilensteine, die ihr in der regulären Förderzeit nicht geschafft habt, können nicht in die Second Stage verschoben werden, außer ihr könnt begründen, dass diese Schritte notwendig für die Nachhaltigkeit des Projekts sind und erklären, warum sie nicht mehr in der regulären Förderphase umgesetzt werden können. Ziel der Second Stage ist es, eure Projekte auf den Weg zu nachhaltigen Strukturen zu bringen, sei es durch eine Gründung, den Aufbau einer Community oder Partnerschaften, Dokumentation und User Testing, Kommunikationsmaßnahmen, usw. Natürlich können sich dadurch kleine Entwicklungsarbeiten ergeben (z. B. Anpassungen auf der Basis eines User Testings, Einbettung von Community-Beiträgen, Bugfixes etc.). Diese sollen aber nicht im Vordergrund stehen und können nur mitgefördert werden, wenn sie den anderen Maßnahmen dienen. So kann die Verteilung in eurem Antrag aussehen:

Hier listen wir Beispiele von Meilensteinen, die in der Second Stage förderfähig sind. (Das ist keine abschließende Liste. Andere Maßnahmen können für eure Projekte besser geeignet sein. '''Je nach Fokus eurer Second Stage müsst ihr natürlich nicht alle diese Themen in der Bewerbung abdecken.''' Wenn ihr euch unsicher seid, ob eure Ideen gefördert werden können, fragt uns gerne!)

'''Konkrete Schritte zur Verbreitung und Nutzbarmachung (Fokus der Second-Stage-Förderung):'''
* User Testing
* Partnerakquise
* Gründung (Firmenaubau, Kundenakquise & Marketing, usw.)
* Präsenz auf Fachveranstaltungen
* Erstellung einer Website und/oder weiterer öffentlichkeitswirksamer Maßnahmen
* Communityarbeit
* Outreach
* usw.
'''Technische Entwicklung (maximal kleiner Anteil der Second-Stage-Förderung):'''
* Fertigstellung von Features, die aufgrund von Verzögerungen, Bugfixes, Dependencies etc. noch fehlen und für die Nachhaltigkeit des Projekts wichtig sind.
* Entwicklung von im Erstantrag nicht vorhergesehenen Features etc., die sich bspw. im User Testing oder in Gesprächen mit potenziellen Partnern als sinnvoll herausgestellt haben.
* Anpassungen auf der Basis eines User Testings
* Einbettung von Community-Beiträgen
* Bugfixes
* etc.

Die technischen Meilensteine müssen der allgemeinen Nachhaltigkeitsstrategie des Projekts dienen und in diesem Sinne begründet sein.

'''Wichtig''': Die Meilensteine müssen in der angegebenen Stundenzahl realistisch umsetzbar sein. In den meisten Fällen ist es nicht möglich, z.B. eine Gründung, den Ausbau der Dokumentation, Communityaufbau und ein Pilotprojekt gleichzeitig in nur vier Monaten zu verfolgen.

=== Lizenzierung in der Second Stage ===
'''Zum Code:'''
* Der in den bezahlten Stunden der regulären Förderphase geschriebene Code muss zwingend unter einer FOSS-Lizenz veröffentlicht werden – ohne Ausnahme.
* Der Code, der in der Second Stage direkt zum Projekt beigetragen wird (Erweiterungen, Anpassungen auf Basis von Feedback, Bugfixes usw.), muss ebenfalls unter einer FOSS-Lizenz veröffentlicht werden. Wenn Code für einen Partner geschrieben wird, und dieser nicht Open Source sein kann, müssen diese Stunden anderweitig, beispielsweise vom Partner, bezahlt werden.
* Im Rahmen von Maßnahmen zur Nachhaltigkeit sollte immer geprüft werden, ob der Code unter einer FOSS-Lizenz stehen kann – das gilt beispielsweise für eine Projektwebseite. Ausnahmen sind in der Bewerbung für die Second Stage zu begründen.
'''Andere Produkte, die in der Second Stage produziert werden:'''
* Texte, Logos und Bilder (u. ä.), die in der Second Stage entstehen, müssen nicht unter einer Creative-Commons-Lizenz veröffentlicht werden. Wir freuen uns jedoch besonders, wenn ihr euch dafür entscheidet.
* Nach demselben Ansatz möchten wir alle Geförderten dazu ermutigen, bei der Umsetzung der Meilensteine in der zweiten Phase möglichst viele FOSS-Produkte und datensparsame Tools einzusetzen. Das gilt beispielsweise für Kommunikationstools und Plattformen für den Communityaustausch. Hierbei handelt es sich jedoch nur um eine Empfehlung: Die Geförderten dürfen selbst entscheiden, was für die Projekte sinnvoll ist. Manchmal sind neue Zielgruppen z. B. nur auf bestimmten Plattformen wie LinkedIn oder Instagram zu erreichen. In solchen Fällen ist eine kurze Begründung in der Bewerbung hilfreich, damit die Jury einschätzen kann, inwiefern eure Strategie geeignet ist.

== Die Pitch-Session ==
''Wann'': 9. Oktober 2026 - jedes Projekt bekommt eine genaue Uhrzeit zugeteilt. Wir melden uns Anfang Oktober per Mail dazu.

''Wo'': Online - auch wenn ihr in Berlin wohnt (sonst wäre es nicht fair)

''Was'': 5 Minuten Pitch, 5 Minuten Fragen beantworten

''Wer:'' Nur offiziell Geförderte können pitchen.

''Sprache'': Deutsch (oder Englisch für Nicht-Muttersprachler*innen)
Die '''Pitch-Session''' findet voraussichtlich am 9. Oktober 2026 ausschließlich online statt. Für die Pitches bekommt jedes eurer Projekte 5 Minuten Zeit, um der Jury zu erklären, warum die Second Stage wichtig für euer Projekt ist, welche Ziele ihr verfolgt und mit welcher Strategie ihr sie erreichen möchtet. Nach eurem Pitch haben die Juror*innen die Gelegenheit, Nachfragen zu eurer Bewerbung und eurem Pitch zu stellen.

Das Präsentationsformat für den Pitch kann frei gewählt werden: Folien, Screensharing, Visuals, everything you need. Dabei ist wichtig, dass ihr die folgenden Fragen beantwortet:
- Warum brauche ich/brauchen wir die Second Stage?
- Was ist mein/unser konkretes Ziel in der Second Stage?
- Wie wird dieses Ziel erreicht?
Teilt uns bitte im '''Vorfeld per E-Mail''' mit, wie (Folien, Screensharing, etc.) ihr eure Präsentation gestalten wollt. Die Deadline dafür kommunizieren wir frühzeitig per Mail. Wenn ihr Folien nutzen möchtet, brauchen wir sie '''spätestens am Vortag bis 15 Uhr als PDF per E-Mail'''. In diesem Zeitraum werden wir auch eine Test-Session anbieten, bei der ihr euch in das Videotool einwählen und eure Präsentation bzw. die Technik kurz testen könnt. Genaue Infos dazu folgen kurz vorher per Mail.

Die Jury der Second Stage besteht aus zwei Juror*innen aus dem [https://www.prototypefund.de/bewerbung/jury Jurypool], Vertreter*innen des Projektträgers und des Prototype Fund - außerdem ist voraussichtlich ein*e Vertreter*in aus dem BMFTR bei der Sitzung anwesend. Die Bewertung basiert auf dem technischen Stand des Projekts (das Projekt muss 2 Monate vor Ende der regulären Förderzeit nicht zu 100% fertig sein, ihr müsst aber zeigen können, dass die Arbeit gut vorankommt), den Maßnahmen zur Sicherstellung der Nachhaltigkeit (z. B. Community-Aufbau, Öffentlichkeitsarbeit) und den geplanten Schritten für die Second-Stage-Förderung. Nach den Pitch-Sessions diskutiert die Jury die Ergebnisse und stellt einen Fördervorschlag für die Second Stage zusammen, auf Basis dessen das BMFTR die finale Entscheidung trifft. Die Entscheidung wird etwa zwei Wochen nach der Pitch-Session an euch kommuniziert. Insgesamt werden bis zu 15 Projekte für die Second Stage gefördert. Dies hängt davon ab, wie gut die Bewertungen insgesamt sind. '''Nicht alle Plätze der Second Stage müssen gefüllt werden''', d.h. es können auch weniger Projekte gefördert werden, wenn die Qualität der Bewerbungen nicht ausreicht.

== Administratives ==

=== Arbeitszeit und Stundenumfang ===
In der Second Stage könnt ihr als Team maximal 63.333 € und als Einzelperson maximal 31.667 € beantragen. Diese Summen sind angelehnt an zwei bzw. eine Vollzeitstelle über vier Monate. Der Stundenlohn ist auf 50 € gedeckelt.

Es ist generell möglich, dass ihr euch für die Second Stage mit einer geringeren Stundenanzahl bewerbt, als ihr bei der initialen Bewerbung angegeben habt. In der Second Stage könnt ihr auch mit weniger Wochenstunden als in der regulären Förderphase planen.

Das kann zum Beispiel sinnvoll sein, wenn ihr während der Förderzeit feststellt, dass die Second-Stage-Arbeit weniger Zeit benötigen wird, als ursprünglich geplant. Vielleicht hat sich auch eine bezahlte Zusammenarbeit mit Partner*innen ergeben oder euer Projekt wird durch andere Förderquellen bereits in Teilen querfinanziert. Oder ihr steht in einem Arbeitsverhältnis, habt euch für den Förderzeitraum freistellen lassen und möchtet mit 50% zurück in das Arbeitsverhältnis gehen und die weiteren 50% am Prototype-Fund-Projekt arbeiten.

Es gibt ganz unterschiedliche Szenarien und es ist vollkommen in Ordnung, wenn sich der ursprüngliche Zeitplan verändert. Schließlich werden die genauen Aufgaben für die Second Stage erst während der Förderzeit definiert. Sprecht uns gerne an, wenn ihr Rückfragen habt.

=== Entsperrung ===
Wird euer Projekt von der Jury für eine Second-Stage-Förderung ausgewählt, müsst ihr nach der Förderzusage einen offiziellen Antrag auf Entsperrung stellen, da die Mittel für die vier zusätzlichen Fördermonate vorerst '''gesperrt''' sind. Die Entsperrung kann erst nach der finalen und offiziellen Förderzusage stattfinden. Dafür füllt ihr auf profi-online im "'''Antrag auf Änderung Haushaltsdaten'''" das Bemerkungsfeld mit folgendem Text aus:
Hiermit beantrage ich, {VORNAME NAME}, die Entsperrung der für mein Vorhaben {Akronym}, FKZ {FKZ} in der Kostenposition 0837 gesperrten Fördermittel gemäß des auf Basis meiner Second-Stage-Bewerbung gefällten positiven Juryvotums (Sitzung vom 10.10.2025).

Die Summe in Höhe von {Summe} Euro ist für {Stundenzahl} Stunden zwingend erforderlich für die nachhaltige Entwicklung meines Projekts.
Für GbRs:
Hiermit beantrage ich, {VORNAME NAME}, als Geschäftsführung der {Name GbR}, die Entsperrung der für unser Vorhaben {Akronym}, FKZ {FKZ} in der Kostenposition 0837 gesperrten Fördermittel gemäß des auf Basis unserer Second-Stage-Bewerbung gefällten positiven Juryvotums (Sitzung vom 10.10.2025).

Die Summe in Höhe von {Summe} Euro ist für {Stundenzahl} Stunden zwingend erforderlich für die nachhaltige Entwicklung unseres Projekts.
Bitte passt dabei die Klammerausdrücke entsprechend an euer Projekt und eure Second-Stage-Bewerbung an.

Wichtig ist, dass die Summe der Arbeitsstunden, die ihr angebt, mit der Summe Arbeitsstunden aus der Second-Stage-Bewerbung, wie sie nach der Jurysitzung bestätigt wurde, übereinstimmt. Falls ihr Fragen dazu habt, meldet euch gern bei eurer [[Ansprechpartner*innen beim Projektträger|Ansprechperson beim Projektträger]].

== Tipps und Erfahrungen aus früheren Jahrgängen für die Planung eurer Second Stage ==
Wir möchten gerne die Erfahrungen und Tipps aus vergangen Jahrgängen teilen, die für eure Bewerbung und die Planung der Second Stage hilfreich sein können:

* Ein gutes Zeitmanagement ist für die Second Stage wichtig, denn einerseits ist der Workload hoch, andererseits sind es nur vier Monate '''<u>und</u>''' die Weihnachtszeit fällt in diesen Zeitraum.

* Focus, reduce, scope, promise less: Setzt einen klaren Fokus und plant nicht zu viele verschiedene Aufgaben – es werden sowieso mehrere Prozesse parallel laufen (Maintenance, Development, Fokus der Second Stage, PTF-Deliverables).
* Verspätungen aus der regulären Förderzeit aufzuholen wird stressig, versucht das zu vermeiden.
* Es kann sinnvoll sein, eure Milestones so zu planen, dass ihr Erreichen möglichst wenig abhängig von Dritten sind.
* Plant Zeit ein für:
** die Deliverables (Blogpost / Knowledge Base-Beitrag, Zwischengespräche, Dokumentation, Vorbereitung des Abschlussevents);
** Coachings und ggf. daraus resultierende (Haus-)Aufgaben;
** regelmässigen Austausch im Team – es wird viel zu besprechen geben und womöglich arbeitet ihr anders zusammen als in der regulären Förderphase;
** Kommunikation mit Externen. Es könnte viele Feedbackschlaufen brauchen oder lange Wartezeiten geben, wenn ihr auf Rückmeldungen z.B. zu einer geplanten Implementierung oder Pilotprojekten wartet;
** Auszeiten und Urlaube – es ist nicht angedacht, dass ihr 10 Monate durcharbeitet, auch wenn es Spaß macht!
Außerdem haben wir eine Wiki-Seite mit [[Tipps für die Second Stage|Tipps und Erfahrungen speziell für die Second Stage]]. Schaut auch dort gerne rein!

= In English: Application for the Second Stage =
On this page, you can find more information on the application process for the Second Stage and the administrative steps afterwards. If you are looking for more information on the timeline and contents, you can find them on the general page on the [[Second Stage]].

'''Please note: The information listed here applies to class 01 and may be slightly adjusted for class 02. Final details will be provided in the summer of 2026.'''

== Why does the Second Stage exist? ==
There is an issue in technology and FOSS funding: innovative projects are readily financed, but it often remains unclear what happens afterwards. Few technologies are ready for operational use and self-financing after the initial funding runs out.

For this reason, we offer the Second Stage, which provides an opportunity to work for a further four months on securing the project’s sustainability.

The aim of the Second Stage is to improve the usability and visibility of the project, increasing its chances of long-term sustainability once the funding period ends.

Reminder: '''Projects that don't participate in the Second Stage are not less valuable to us.''' We estimate that approximately 50% of each round will participate in this extended funding period, and there are many reasons why a project might not participate. Maybe it's not a good fit for your project, or you personally don't see the need for this type of support. Maybe your project is already sustainable and you just need the six months to code. Maybe your application for the regular funding period was great, but your application for the second phase doesn't fit the scope of the Prototype Fund. A total of up to 15 projects will be funded for the Second Stage. The number of funded projects will depend on the quality of the submissions. '''Not''' '''all spots in the Second Stage have to be filled''', i.e., fewer projects may be funded if the quality of the applications is not sufficient.

== General information on the application ==
If you haven't already applied for the Second Stage, the following paragraphs are not relevant for you: Unfortunately, it is '''not possible to add a Second Stage at this point''', as the maximum duration and the maximum amount of funding allocated to your project was made final after your general application.

If you have applied for the Second Stage, the funds allocated for the four additional months are '''locked''' for now. During the 5th month of funding, a jury will allocate the limited Second Stage spots based on your work during the first months of funding as well as a new, short application. The decision is based on a written '''submission''' and a short online pitch session.

'''To prepare for your application, please read this wiki page.''' We will hold a consultation hour in early September, during which we will be happy to answer your questions about your Second Stage application (in German and English). We are also happy to discuss your application and your goals for the Second Stage during the 1:1 meetings.

To stay fair, we do not answer any questions regarding the content of your Second Stage applications. However, we can assess whether your ideas for the Second Stage are eligible for funding (i.e., whether we are allowed to fund the type of project, whether it involves too much development work, etc.), give you general tips, and answer any questions you may have about the formalities. If you are unsure, just ask!

Also important: The coaching sessions with Superbloom cannot be used to prepare your application (written or pitch). Of course, it is perfectly fine if you want to discuss how to make your projects more sustainable during the coaching sessions. You can read about how we define the boundary between “application preparation” and “steps toward sustainability” on the [https://wiki.prototypefund.de/index.php?title=Superbloom#Can_I_prepare_my_application_for_the_Second_Stage_with_Superbloom? coaching page].

=== Timeline for the application ===
{| class="wikitable"
!Beginning of September 2026
|Consultation hour, application for the Second Stage
|optional
|-
!September 17th–30th
|Application period Second Stage Funding
|
|-
!September 30th
|Deadline submission of written application
|mandatory
|-
!October 9th
|Pitch session (online)
|mandatory
|-
!Middle of October
|Decision and funding commitment
|
|-
!October–November
|Request to release these funds
|mandatory
|-
!December 1st
|Start of the Second Stage
|
|-
!Expected on December 1st
|Online kick off Second Stage
|mandatory
|}

== Written application ==
''When'': September 17th to 30th, 2026 - '''Please note''': Submissions after the deadline will not be considered for selection!

''Where'': [https://bewerben.prototypefund.de/ bewerben.prototypefund.de] – the exact link will be sent via email

''What'': Answer 8 (or 9) questions about your plans for the Second Stage funding

''Language'': The written application may be submitted in German, or if you are not a native German speaker, in English.

The written application must be submitted via our application platform, which you already know from your initial application for the Prototype Fund. Based on the current status of your work, you must answer the following questions and provide your ideas for the Second Stage:
'''Your project in the regular funding period'''

- Which milestones have been achieved and what were the results? (max. 100 words)
- Will all planned milestones be achieved by the end of the regular funding period? If not, why? (max. 100 words)
- What measures have been taken so far to reach users? (max. 100 words)
- What is currently the biggest challenge in the project? How can this challenge be overcome? (max. 175 words)

'''Your plans for the Second Stage'''

- How will the project be made usable in the long term? Have any steps already been taken to this end? If yes, which ones? (max. 175 words)
- Are changes to the original plan necessary for the project to succeed? If yes, which ones and why? (max. 175 words)
- What milestones do you plan to achieve in the Second Stage? (max. 100 words)
- How many hours do you plan to work on the project in the Second Stage? (Maximum number of hours for individuals: 633, maximum number of hours for teams: 1.267)

'''Additional comments'''

- Is there anything else you would like to tell the jury? (optional) (max. 175 words)
Your plans for the Second Stage funding can differ from what you wrote in your initial application. If what you had planned for the Second Stage no longer seems realistic or feasible, you are welcome to change your plans for the four-month funding period. The important thing is that your project has a clear focus and feasible within the available time.

'''Tip:''' Be as specific as possible in your application. If you plan to attend conferences, list them. If you want to connect with companies or communities, define your target groups as precisely as possible. If you are planning pilot projects, name your partners. If you plan to publish articles or contribute to media outlets or podcasts, specify where they will be published.

=== Milestones ===
Reminder: '''In the Second Stage, the focus is no longer on development work.''' Development milestones that were not achieved during the regular funding period cannot be carried over to the Second Stage unless they are necessary steps for making your project sustainable and you can justify why these milestones weren’t reached in the regular funding period. The aim of the Second Stage is to set your projects on the path to sustainable structures, whether through establishing a company, building a community or forming partnerships, writing documentation and conducting user testing, implementing communication strategies, etc. Of course, this may result in minor development work (e.g., adjustments based on the results of user testing, merging community contributions, bug fixes, etc.), but these milestones should not be the main focus and can only be funded if they support the other milestones. These are the type of milestones that can be funded in the Second Stage:

Here are some examples of milestones that are eligible for funding in the Second Stage. (This is not an exhaustive list: other measures may be more suitable for your projects. '''You do not have to cover all of these topics in your application, which ones are relevant to you depends on the focus you plan for your Second Stage.''' If you are unsure whether your ideas are eligible for funding, please feel free to ask us!)

'''Specific steps to improve the visibility, usability and sustainability of the project (main focus of your application for the Second Stage):'''
* User testing
* Partner acquisition
* Establishment of a business (administrative setup, marketing & customer acquisition, etc.)
* Presence and presentation at conferences
* Creation of a website and/or other communication strategies
* Community work
* Outreach
* etc.
'''Technical development (can be funded as a small part of your Second Stage, but can’t be the main focus):'''
* Completion of features that are still missing (e.g. due to delays, bug fixes, dependencies, etc.) and are important for the sustainability of the project.
* Development of features not foreseen in the initial application which have e.g. proven useful in user testing or in discussions with potential partners.
* Adjustments based on user testing
* Integration of community contributions
* Bug fixes
* etc.

The technical milestones must support the project's overall sustainability strategy and be justified in this context.

'''Important''': The milestones have to be realistic to achieve in the number of hours you've set. In most cases, it's not possible to tackle things like launching a startup, expanding documentation, building a community, and running a pilot project all at once in just four months.

=== Licensing in the Second Stage ===
'''Code:'''
* The code written during the paid hours of the regular funding phase must be published under a FOSS license—without exception.
* The code that is contributed directly to the project in the Second Stage (additional features, adjustments based on feedback, bug fixes, etc.) must also be published under a FOSS license. If code is written for a partner and cannot be published under a FOSS license, these hours must be paid for by another party, such as the partner.
*For sustainability measures that are not direct contributions to the code of your funded project, you should always check if the code can be licensed under a FOSS license - this is the case for a project website, for example. Exceptions should be justified in the application for the Second Stage.
'''Other products developed in the Second Stage:'''
* Texts, logos, images, and similar items created in the Second Stage do not have to be published under a Creative Commons license. However, we would appreciate it if you chose to do so.
* Following the same approach, we would like to encourage all grant recipients to use as many FOSS products and privacy-friendly tools as possible when implementing the milestones in the second phase. This applies, for example, to communication tools and platforms used for community interaction. This is, however, only a recommendation: grant recipients are free to decide for themselves what makes sense for their projects. Sometimes new target groups can only be reached on certain platforms such as LinkedIn or Instagram. In cases like this, it is helpful to include a brief explanation in your application so that the jury can assess the suitability of your strategy.

== Pitch session ==
''When'': October 9th, 2026 – each project will be assigned a specific time slot. We will contact you by email in the beginning of October.

''Where'': Online – even if you live in Berlin (otherwise it wouldn't be fair)

''What'': 5 minutes pitch, followed by 5 minutes for questions

''Who:'' Only official grantees can pitch.

''Language'': German (or English if you aren’t a native German speaker)
The '''pitch session''' will take place exclusively online expected on October 9th. Each of the projects teams will have 5 minutes to explain to the jury why the Second Stage is important for their project, what goals they are pursuing, and what strategy they intend to implement to make their project more sustainable. After every pitch, the jury will have the opportunity to ask you questions about your application and your pitch.

The presentation format for the pitch is up to you: slides, screen sharing, visuals, everything you need. You just have to make sure that you answer the following questions:
- Why do I/we need the Second Stage?
- What is my/our specific goal in the Second Stage?
- How will this goal be achieved?
Please let us know beforehand by email how you would like to give your presentation (slides, screen sharing, etc.). We will inform you early on about the deadline for this. If you would like to use slides, we need them '''by 3 PM the day before at the latest, sent as a pdf by email'''. Around this time, we will organize test sessions where you can dial into the video tool we’ll use for the pitches and quickly test your presentation, sound and video. We will send you more information about the test sessions via email.

The Second Stage jury consists of two judges from the [https://www.prototypefund.de/bewerbung/jury jury pool], representatives of the Projektträger and the Prototype Fund – a representative from the BMFTR is also expected to attend the session. The evaluation is based on the technical status of the project (the project does not have to be 100% complete two months before the end of the regular funding period, but you must be able to show that the work is progressing well), the measures taken to ensure sustainability (e.g., community building, public relations), and the planned steps for the Second Stage funding. After the pitch session, the jury will discuss the results and propose a list of projects for funding for the Second Stage, on the basis of which the BMFTR will make the final decision. The decision will be communicated to you approximately two weeks after the pitch session. A total of up to 15 projects will be funded for the Second Stage. The number of funded projects will depend on the quality of the submissions. '''Not''' '''all spots in the Second Stage have to be filled''', i.e., fewer projects may be funded if the quality of the applications is not sufficient.

== Administration ==

=== Working hours and number of hours ===
In the Second Stage, you can apply for a maximum of €63,333 as a team and a maximum of €31,667 as an individual. These amounts are based on two or one full-time positions over four months. The hourly wage is capped at €50.

It is generally possible to apply for the Second Stage with fewer hours than you specified in your initial application. In the Second Stage, you can also plan fewer hours per week than in the regular funding phase.

This can be useful if you realize during the funding period that the Second Stage work will require less time than originally planned. Perhaps you already managed to set up a paid collaboration with a partner, or your project is already being partially cross-financed by other sources of funding. Or you are employed, have taken a leave of absence for the funding period, and would like to return to your job at 50% and work on the Prototype Fund project for the remaining 50%.

There are many different scenarios, and it is perfectly fine if the original schedule changes. Ultimately, the specific tasks for the Second Stage are only being defined within the current funding period. Please feel free to contact us if you have any questions.

=== Releasing the funds for the Second Stage (“Entsperrung”) ===
Currently the funds for the four additional months of funding are locked. Before you can get started with the Second Stage, you must submit an official request to release these funds. They can only be unlocked after the final and official funding approval. To do this, fill in the comments field on profi-online in the “'''Antrag auf Änderung Haushaltsdaten'''” form with the following text:
Hiermit beantrage ich, {VORNAME NAME}, die Entsperrung der für mein Vorhaben {Akronym}, FKZ {FKZ} in der Kostenposition 0837 gesperrten Fördermittel gemäß des auf Basis meiner Second-Stage-Bewerbung gefällten positiven Juryvotums (Sitzung vom 10.10.2025).

Die Summe in Höhe von {Summe} Euro ist für {Stundenzahl} Stunden zwingend erforderlich für die nachhaltige Entwicklung meines Projekts.
For teams:
Hiermit beantrage ich, {VORNAME NAME}, als Geschäftsführung der {Name GbR}, die Entsperrung der für unser Vorhaben {Akronym}, FKZ {FKZ} in der Kostenposition 0837 gesperrten Fördermittel gemäß des auf Basis unserer Second-Stage-Bewerbung gefällten positiven Juryvotums (Sitzung vom 10.10.2025).

Die Summe in Höhe von {Summe} Euro ist für {Stundenzahl} Stunden zwingend erforderlich für die nachhaltige Entwicklung unseres Projekts.
Please adjust the expressions in brackets accordingly to your project and your Second Stage application.

The total number of working hours you specify must match the total number of working hours from the Second Stage application as confirmed after the jury meeting. If you have any questions, please contact your [[Ansprechpartner*innen beim Projektträger|contact person of the project management agency]].

== Tips and insights from previous classes for planning your Second Stage ==
We’d like to share some insights and tips from previous classes that may be helpful for your application and for planning the Second Stage:

* Good time management is essential for the Second Stage, because the workload is heavy: It’s only 4 months, '''<u>and</u>''' the holiday season falls right in the middle of it.

* Focus, reduce, scope, promise less: Set a clear focus and don’t plan too many different tasks; several processes will be running in parallel anyway (maintenance, development, Second Stage focus, PTF deliverables).
* Catching up on delays from the regular funding period will be stressful.
* It may be a good idea to plan your milestones so that achieving them depends as little as possible on third parties.
* Set aside time for:
** the deliverables (blog post / Knowledge Base article, 1:1 meetings, documentation, preparation for the closing event);
** the mandatory coaching sessions, including (home)work that may result from them;
** regular team meetings – there will be a lot to discuss, and you may be working together differently than during the regular funding phase;
** communication with external partners. There may be many feedback loops or long wait times when you’re waiting for responses, e.g., about a planned implementation or pilot projects.
** time off and vacations—it’s not expected that you’ll work nonstop for 10 months, even if it’s fun!
We also have a Wiki page with [[Tipps für die Second Stage|tips and insights specifically for the Second Stage]]. Feel free to take a look at them!

Coachings

2026-07-20T15:18:27Z

Marie-Lena: moved information on Second Stage coaching to a new page

Coachings in der Second Stage

2026-07-20T15:16:36Z

Marie-Lena: more info on Second Stage coaching

''(English version below)''

Während der [https://wiki.prototypefund.de/Second_Stage Second Stage] liegt der Fokus nicht mehr auf der technischen Arbeit. Explizites Ziel der Second-Stage-Förderung ist es, mehr Projekte nachhaltig in die Nutzung zu bringen. Deswegen geht es weniger um die technische Weiterentwicklung der Software und mehr um die Verbreitung und Verbesserung der Nutzbarkeit oder die finanzielle Absicherung des Projektes.

=== Das Wichtigste auf einen Blick: ===

* '''In der Second Stage sind die Coachings verpflichtend''' und müssen im Zeitraum Dezember bis März genommen werden.
* Neben Superbloom gibt es weitere Coachingpartner*innen mit unterschiedlichen Themenschwerpunkten, etwa Gründung oder Security.
* Für jedes Projekt sind zwei Coaching-Einheiten zu zwei unterschiedlichen Themen vorgesehen.
* Je nach Coachingpartner*in umfasst eine Coaching-Einheit 3-4 Stunden Coaching. Das heißt, dass ihr bis zu 8 Stunden Coaching bei zwei Coachingpartner*innen nehmen werdet.
* Auch in der Second Stage könnt ihr gemeinsam mit dem*der Coachingpartner*in entscheiden, ob ihr die Stunden als Block buchen oder auf mehrere Termine aufteilen möchtet.
* Die Themen bzw. Coachingpartner*innen werden, sofern keine Auflagen vorliegen, gemeinsam mit der Projektbetreuung festgelegt.
* Die Plätze für die Coachings sind pro Coachingpartner*in begrenzt. Wir fragen nach Zusage der Second Stage eure Wünsche ab, die finale Entscheidung über die Zuteilung der Coachings liegt aber bei der Projektbetreuung.
* Nach erfolgter Zuteilung der Coachings vermittelt die Projektbetreuung den Kontakt zu den Coachingpartner*innen.

=== Zuteilung der Coachings in der Second Stage ===
Der Prozess für die Zuteilung der Coachings ist folgender:

* Überlegt euch, welche Coachings für eure Pläne in der Second Stage sinnvoll sind. Grundlage für eure Überlegungen sollte eure Bewerbung für die Second Stage sein. Beachtet dabei, dass für jedes Projekt Coachings zu zwei verschiedenen Themen vorgesehen sind.
* Schickt uns '''mindestens drei Vorschläge für Coachingthemen mit jeweils einer kurzen''' '''Begründung''', mit welcher*m Partner*in ihr sie bearbeiten wollt und warum diese Themen für euch sinnvoll sind. 1-2 Sätze pro Thema reichen dabei völlig. Wenn wir nichts von euch hören, gehen wir davon aus, dass ihr auf unsere Einschätzung vertraut.
* Damit sich die Coaches gut auf euch und eure Projekte vorbereiten können, möchten wir ihnen Informationen zu euren Plänen für die Second Stage weiterleiten. Wir bitten euch daher im Vorfeld um Rückmeldung, ob ihr der Weiterleitung eurer Second-Stage-Bewerbung an die für euch ausgesuchten Coaches zustimmt. Möchtet ihr das nicht, sendet uns bitte einen alternativen Text zu, der eure Planung für die Second Stage beinhaltet und den wir stattdessen weiterleiten können.
* Da wir ein begrenztes Kontingent an Coaching-Einheiten bei unseren Partner*innen haben, liegt die finale Entscheidung über die Zuteilung der Coachings bei der Projektbetreuung. Diese treffen wir auf Grundlage eurer Second-Stage-Bewerbung und dem Feedback der Jury, unserer Erfahrung in der Projektbetreuung, der Verfügbarkeit der Coaching-Einheiten und natürlich euren Wünschen.
* Wir melden uns nach Ablauf der Deadline bei euch, um euch über unsere Entscheidung zu informieren und den Kontakt zu euren Coaches zu vermitteln.

Die Deadlines für eure Rückmeldungen kommunizieren wir euch im Vorfeld per Mail. Außerdem findet ihr sie natürlich auch im Kalender für euren Jahrgang.

=== Coachingpartner*innen für die Second Stage ===
'''Wichtig:''' Auch wenn einige der Coaching-Partner*innen Audits in ihrem Portfolio anbieten, können keine Audits über die Second Stage abgerechnet werden.

==== Free Software Foundation Europe (FSFE) ====
[https://fsfe.org/ Die FSFE] klärt über rechtliche Fragen auf und unterstützt Entwickler*innen, Unternehmen und politische Einrichtungen dabei, Freie Software in einer Weise zu entwickeln, zu nutzen und wiederzuverwenden, die mit den bestehenden rechtlichen Rahmenbedingungen vereinbar ist. Ihr kennt sie bereits vom Lizenz- und Markenrechtsseminar.

* Themen:
** Lizenzierung von Software und Lizenzkompabilität,
** Rechtliche Fragen rund um KI-generierten Code,
** Autorschaft, Eigentum und Copyright bei Software,
** Markenrecht für FOSS-Projekte,
** Best Practices für transparente Lizenzierung und Markenrecht im Repository.
* Sprache: Englisch
* Ort: Online oder nach Absprache in Berlin

==== Institut für Innovation und Technik ====
Das [https://www.iit-berlin.de/workshop/ Institut für Innovation und Technik] ist eine Querschnittseinrichtung von VDI/VDE-IT und berät euch zur Gründung unterschiedlicher Geschäftsmodelle. Ihr kennt sie bereits vom Gründungsseminar.

* Themen:
** Gründungsvorhaben und Gesellschaftsformen,
** Finanzierungsmodelle, Business- und Finanzpläne,
** Zielgruppenanalyse,
** Geschäftsmodell- und Strategieentwicklung – mit einem Schwerpunkt auf „Software as a Service”.

* Sprache: Deutsch/Englisch
* Ort: Online

==== Iris Wellmann ====
[https://iris-wellmann.de/ Iris Wellmann] ist Organisationsberaterin und Coachin mit 15 Jahren Berufserfahrung im Nonprofit-Sektor. Ihr Schwerpunkt liegt unter anderem auf Organisationsentwicklung, Teamentwicklung und agilem Arbeiten sowie Coachings für Frauen in Führungspositionen.

* Themen:
** Strategie und Organisationsentwicklung,
** Zusammenarbeit im Team,
** Agiles Arbeiten.
* Sprache: Deutsch/Englisch
* Ort: Online oder in Berlin

==== Least Authority ====
[https://leastauthority.com/ Least Authority] sind eure Ansprechpersonen für Security Coachings. Sie haben sich dem Aufbau und der Unterstützung nutzer*innenfreundlicher Technologielösungen und ethischer Geschäftspraktiken verschrieben und fördern digitale Sicherheit und die Wahrung der Privatsphäre als grundlegendes Menschenrecht.

* Themen
** Anleitungen und Feedback zum Thema „Security-by-Design“,
** Projektstrategiebesprechungen zu Sicherheit und Risikomanagement,
** Analyse von Designs, kleinen Codeabschnitten und Dokumentation mit Blick auf mögliche Sicherheitslücken,
** Industry Best Practices und Standardisierungsfragen und -dokumentation.

* Sprache: Deutsch/Englisch
* Ort: Online

==== Superbloom ====
Auch [https://wiki.prototypefund.de/Superbloom Superbloom] bleibt euch als Coaching-Partner*in in der Second Stage erhalten. Hier könnt ihr Coachings zu einer Vielzahl von Themen buchen, die für eure Second Stage relevant sein können, wie etwa Community Building, Design, Projektmanagement, Kommunikation, Fundraising uvm..

* Themen: Alle Themen findet ihr [https://wiki.prototypefund.de/Superbloom#Topics_%F0%9F%8E%AF auf der Wiki-Seite von Superbloom]
* Sprache: Deutsch/Englisch/je nach Coach*in auch weitere Sprachen
* Ort: Online (je nach Coach*in ggf. auch in Berlin oder anderen Orten möglich)

= In English =
During the [https://wiki.prototypefund.de/Second_Stage Second Stage], the focus is no longer on the technical work. The explicit aim of this funding is to bring more projects into sustainable use. It is therefore less about the technical development of the software and more about the distribution and improved usability or the financial security of the project.

=== The key facts: ===

* '''In the Second Stage, coaching sessions are mandatory''' and must be completed between December and March.
* In addition to Superbloom, there are other coaching partners specializing in various topics, such as startup funding or security.
* Two coaching sessions on two different topics are scheduled for each project.
* Depending on the coaching partner, a coaching session consists of 3–4 hours of coaching. This means you’ll receive up to 8 hours of coaching from two coaching partners.
* In the Second Stage, you can also decide together with your coaching partner whether you’d like to book the hours as a block or spread them out over multiple meetings.
* Unless otherwise specified, the topics and coaching partners will be determined in consultation with the project advisors.
* The number of spots for the coaching sessions is limited per coaching partner. Once you’ve been accepted into the Second Stage, we’ll ask for your preferences, but the final decision on the allocation of coaching sessions rests with the project coordinators.
* After you’ve been assigned your coaching partners and topics, the program managemen will connect you with them.

=== Coaching assignments for the Second Stage ===
The process for assigning coaching sessions is as follows:

* Think about which coaching topics and partners would be helpful for your plans in the Second Stage. Your application for the Second Stage should be the basis for your decisions. Keep in mind that coaching sessions on two different topics are planned for each project.
* Send us '''at least three suggestions for coaching topics, each with a brief explanation''' of which partner you’d like to work with on them and why they are useful for you. One or two sentences per topic are enough. If we don’t hear from you, we’ll assume that you trust our judgment.
* To help the coaches prepare well for you and your projects, we’d like to share information about your plans for the Second Stage with them. We therefore ask you in advance to let us know whether you consent to us forwarding your Second Stage application to the coaches selected for you. If not, please send us an alternative document describing your plans for the Second Stage, which we can forward instead.
* Since we have a limited number of coaching sessions available with our partners, the final decision regarding the allocation of coaching topics and partners rests with the program management. We make this decision based on your Second Stage application and the jury’s feedback, our experience in supporting projects, the availability of coaching sessions, and, of course, your preferences.
* We’ll get back to you after the deadline to share our decision and connect you with your coaches.

We’ll notify you of the deadlines for your input in advance via email. You’ll also find them in the calendar for your class.

=== Coaching partners in the Second Stage ===
'''Important''': Even though some of the coaching partners offer audits in their portfolio, audits are not covered in the Second Stage funding.

==== Free Software Foundation Europe (FSFE) ====
[https://fsfe.org/index.en.html The FSFE] informs about legal issues and supports developers, companies, and political institutions in developing, using, and reusing Free Software in a way that is compatible with the existing legal framework. You’re already familiar with them from the seminar on licensing and trademark law.

* Topics:
** Software licensing and license compatibility,
** Legal issues surrounding AI-generated code,
** Authorship, ownership, and copyright in software,
** Trademark law for FOSS projects, and
** Best practices for transparent licensing and trademark law in the repository.
* Language: English
* Location: Online or, by arrangement, in Berlin

==== Institut für Innovation und Technik ====
The [https://www.iit-berlin.de/workshop/ Institut für Innovation und Technik] is a cross-sectional institution of VDI/VDE-IT and advises you on setting up various business models. You already know them from the startup seminar.

* Topics:
** Startup concepts and legal structures,
** Financing models, business and financial plans,
** Target audience analysis, and
** Business model and strategy development—with a focus on “Software as a Service.”

* Language: German/English
* Location: Online

==== Iris Wellmann ====
[https://iris-wellmann.de/ Iris Wellmann] is an organizational consultant and coach with 15 years of professional experience in the nonprofit sector. Her work focuses, among other things, on organizational development, team development, and agile work, as well as coaching for women in leadership positions.

* Topics:
** Strategy and organizational development,
** Team collaboration, and
** Agile work.
* Language: German/English
* Location: Online or in Berlin

==== Least Authority ====
[https://leastauthority.com/ Least Authority] are the experts to talk to for security coaching. They are dedicated to building and supporting user-friendly technology solutions and ethical business practices, and they promote digital security and the protection of privacy as a fundamental human right.

* Topics
** Security-by-design instruction and feedback,
** Project strategy meetings regarding security risk management,
** Analysis of design, small amounts of code and documentation for security issues, and
** Industry best practices and standardization discussions and documentation.

* Language: German/English
* Location: Online

==== Superbloom ====
[https://wiki.prototypefund.de/Superbloom Superbloom] remains as your coaching partner during the Second Stage. They offer coaching sessions on a wide range of topics relevant to your Second Stage, such as community, design, project management, communication, fundraising, and much more.

* Topics: You can find all topics [https://wiki.prototypefund.de/Superbloom on Superbloom’s wiki page]
* Language: German/English/other languages depending on the coach
* Location: Online (depending on the coach, sessions may also be possible in Berlin or other locations)

Superbloom

2026-07-20T10:24:17Z

Marie-Lena: /* Sprechstunden 💬 */

This page is written and maintained by the Superbloom team. It contains all the information you need to plan and book the coaching sessions you get as part of your funding period at Prototype Fund. '''If you still have questions, contact the Superbloom coaching team ([https://superbloom.design/about/people/alicja-peszkowska/ Alicja Peszkowska], [https://superbloom.design/about/people/victory/ Victory Brown]) at coaching@superbloom.design'''.

You have been selected for funding because you are good at what you do. But no one, not one person, and also not an interdisciplinary team of four, can be an expert in every single aspect of building and running a tech project. During the funding period at Prototype Fund, you get to pick the brain(s) of experts in a field where you could use support.

== How many hours of coaching do you get? ⏱️ ==

* In the regular funding period, you may book up to 4 hours of coaching support with Superbloom.
* In the Second Stage (if you are a part of it), coachings are mandatory for each project. Superbloom is one of the coaching partners for the Second Stage.

== How to book? 📌 ==

# First, think about what you would like help with. If it helps, you can check out the list of topics below 👇
# Write us an email at coaching@superbloom.design. If you have looked at [https://superbloom.design/about/people/#coaches our coach profiles] and already have an idea who you’d like to work with, let us know. If you aren’t sure, just ask us to match you with the appropriate coach(es).
# Please let us know about:
#* Your preferred languages (all of our coaches speak English, many speak German, but not all)
#* Accessibility needs
#* Any time constraints (e.g., you are going on vacation for two weeks)
#* Whether you would like to meet in person in Berlin or remotely
#* Your preferred online meeting platform (Jitsi, Signal, Whereby, Wire, GMeet, Zoom, or something else?)
#* If you’d like a private session. We are onboarding new coaches, which means your coach may be accompanied by a colleague who is listening and learning. If that is not ok with you, just say so!

# We will be in touch with you within two working days. Once you have booked, you will receive an email confirmation, and the appointment details will be added to your calendar.
# You can book each session with a different coach depending on your needs. However, we strongly recommend you consider working with a coach for more than 1 one-hour session.

== Who is Superbloom? 🌸 ==
[https://superbloom.design/work/ Superbloom], formerly called Simply Secure, was founded in 2014 as a US 501c3 nonprofit to help build usable secure communications tools and make it possible for everyone to have access to security and privacy.

Superbloom leverages design as a transformative practice to shift power in the tech ecosystem. We view design as an opportunity to intervene and center people and their needs. We collaborate closely with others in the space to grow the community focused on shaping our collective online future. Our vision is a world where everyone has the knowledge, network, and digital tools needed to enrich their lives.

What matters for you is that Superbloom supports Prototype Fund teams through individual coaching and direct support in the design of software projects, especially in the areas of design, user experience (UX), strategy, community, and project management. Superbloom and the Prototype Fund have been working together since 2017.

== Topics 🎯 ==
Coaches can help you with the following topics:

* Branding
* Governance
* Interface design
* Team dynamics
* Illustration + visual design
* Workflows
* User research
* Documentation
* Information architecture
* Licensing
* Writing + communication
* Fundraising + sustainability
* Accessibility
* Narratives + framing
* Conference presentations
* Community dynamics

Don't see the topic you need help with on the list? Don't worry, and reach out to us anyway. We will help you find someone who will support you.

=== Can I prepare my application for the Second Stage with Superbloom? 🔮 ===
Good question! The coaching sessions with Superbloom can NOT be used to prepare your application for the Second Stage (written or pitch).

Of course, it is perfectly fine to discuss how to make your projects more sustainable during the coaching sessions. This is how we define the boundary between “application preparation” and “steps toward sustainability”. What you can't use the coaching sessions for:

* Support with the preparation of the strategy, content or for the writing of your written application for the Second Stage
* Support with the preparation of the strategy, content or for the writing of your pitch for the Second Stage
* Any other questions related to working directly on the application.

== Sprechstunden 💬 ==
Superbloom also hosts “Sprechstunde” sessions during each round, each with a set topic. One or two coaches with expertise in the topic area are invited to give a short presentation, and afterward, the coaches answer questions from you.

During this round, AMAs will take place on the last Thursday of each month, starting in June 2026, from 3:00-4:00 PM CEST.

The first topic for the current round (2026) will be User Testing, on June 25, 2026. The remaining topics will be determined post-kickoff through a survey.

* 25 June 2026, 3:30 pm – 4:30 pm CEST: User testing
* 30 July 2026, 3:30 pm – 4:30 pm CEST: Narratives and Framing
* 27 August 2026, 3:30 pm – 4:30 pm CEST: TBD
* 24 September, 3:30 – 4:30 pm CEST: TBD

== Prepare for your session 📚 ==
Prepare for your session:

* Strongly recommended: write to your coach(es) in advance with some info about what you’d like to discuss, and include a link to your work in progress if possible. This helps them prepare to help you.
* Check you’ve received a calendar invite with a booking link
* Enter the call five minutes early to cover off any potential tech glitches

Please bring the following to your session:

* A list of questions, goals, challenges, or blocks
* Any demos, mock-ups, or sketches you may have

== Confidentiality 💭 ==
We want you to be able to speak honestly in coaching sessions about struggles you are having, without fear that it will hurt your reputation with the Prototype Fund or the wider community.

Within the Superbloom coaching program: we discuss details about the coaching sessions so that other coaches you work with are caught up. All coaches have access to all session notes left by other coaches. This makes handoffs smooth and efficient, so you don’t have to repeat yourself with new coaches. You can opt out of this by letting your coach know that you would prefer them to keep your session confidential, even from Superbloom.

Example: “Blackbox is having a really hard time managing its community’s expectations around AI.”

With the Prototype Fund team: we discuss the topics we talk about, but not the exact details.

Example: “We did a coaching with Blackbox about the community’s expectations about AI.”

When talking to people outside our coaching program: we may mention the teams we coached, which coaches worked together, and the topics they worked on in very general terms. We won’t publish which teams worked with which coaches. However, coaches may mention teams they have worked with.

Example: “Our coaches Bart and Lisa did an interesting coaching session about community-building the other day, and we learned X and Y.”

Example: “Oh, I know Blackbox! I did coaching with them through the Prototype Fund.”

== Feedback ♻️ ==
We really welcome your feedback. We truly do.

It’s important for us to understand how we’re doing. Feedback motivates coaches to continue contributing their time and expertise. It helps us evaluate our work against our mission and impact goals. It also helps us improve the program's logistics.

After each coaching session, we’ll send you a very short survey (just 5 questions!). We’d really appreciate it if you could take a minute to fill it out.

And if surveys aren't your thing, or you’d prefer to share feedback another way, please feel free to email us directly coaching@superbloom.design. We’d love to hear your thoughts, delights, frustrations, and suggestions.

Superbloom

2026-07-20T10:22:12Z

Marie-Lena: updated info on the coaching hours in the Second Stage

This page is written and maintained by the Superbloom team. It contains all the information you need to plan and book the coaching sessions you get as part of your funding period at Prototype Fund. '''If you still have questions, contact the Superbloom coaching team ([https://superbloom.design/about/people/alicja-peszkowska/ Alicja Peszkowska], [https://superbloom.design/about/people/victory/ Victory Brown]) at coaching@superbloom.design'''.

You have been selected for funding because you are good at what you do. But no one, not one person, and also not an interdisciplinary team of four, can be an expert in every single aspect of building and running a tech project. During the funding period at Prototype Fund, you get to pick the brain(s) of experts in a field where you could use support.

== How many hours of coaching do you get? ⏱️ ==

* In the regular funding period, you may book up to 4 hours of coaching support with Superbloom.
* In the Second Stage (if you are a part of it), coachings are mandatory for each project. Superbloom is one of the coaching partners for the Second Stage.

== How to book? 📌 ==

# First, think about what you would like help with. If it helps, you can check out the list of topics below 👇
# Write us an email at coaching@superbloom.design. If you have looked at [https://superbloom.design/about/people/#coaches our coach profiles] and already have an idea who you’d like to work with, let us know. If you aren’t sure, just ask us to match you with the appropriate coach(es).
# Please let us know about:
#* Your preferred languages (all of our coaches speak English, many speak German, but not all)
#* Accessibility needs
#* Any time constraints (e.g., you are going on vacation for two weeks)
#* Whether you would like to meet in person in Berlin or remotely
#* Your preferred online meeting platform (Jitsi, Signal, Whereby, Wire, GMeet, Zoom, or something else?)
#* If you’d like a private session. We are onboarding new coaches, which means your coach may be accompanied by a colleague who is listening and learning. If that is not ok with you, just say so!

# We will be in touch with you within two working days. Once you have booked, you will receive an email confirmation, and the appointment details will be added to your calendar.
# You can book each session with a different coach depending on your needs. However, we strongly recommend you consider working with a coach for more than 1 one-hour session.

== Who is Superbloom? 🌸 ==
[https://superbloom.design/work/ Superbloom], formerly called Simply Secure, was founded in 2014 as a US 501c3 nonprofit to help build usable secure communications tools and make it possible for everyone to have access to security and privacy.

Superbloom leverages design as a transformative practice to shift power in the tech ecosystem. We view design as an opportunity to intervene and center people and their needs. We collaborate closely with others in the space to grow the community focused on shaping our collective online future. Our vision is a world where everyone has the knowledge, network, and digital tools needed to enrich their lives.

What matters for you is that Superbloom supports Prototype Fund teams through individual coaching and direct support in the design of software projects, especially in the areas of design, user experience (UX), strategy, community, and project management. Superbloom and the Prototype Fund have been working together since 2017.

== Topics 🎯 ==
Coaches can help you with the following topics:

* Branding
* Governance
* Interface design
* Team dynamics
* Illustration + visual design
* Workflows
* User research
* Documentation
* Information architecture
* Licensing
* Writing + communication
* Fundraising + sustainability
* Accessibility
* Narratives + framing
* Conference presentations
* Community dynamics

Don't see the topic you need help with on the list? Don't worry, and reach out to us anyway. We will help you find someone who will support you.

=== Can I prepare my application for the Second Stage with Superbloom? 🔮 ===
Good question! The coaching sessions with Superbloom can NOT be used to prepare your application for the Second Stage (written or pitch).

Of course, it is perfectly fine to discuss how to make your projects more sustainable during the coaching sessions. This is how we define the boundary between “application preparation” and “steps toward sustainability”. What you can't use the coaching sessions for:

* Support with the preparation of the strategy, content or for the writing of your written application for the Second Stage
* Support with the preparation of the strategy, content or for the writing of your pitch for the Second Stage
* Any other questions related to working directly on the application.

== Sprechstunden 💬 ==
Superbloom also hosts “Sprechstunde” sessions during each round, each with a set topic. One or two coaches with expertise in the topic area are invited to give a short presentation, and afterward, the coaches answer questions from you.

During this round, AMAs will take place on the last Thursday of each month, starting in June 2026, from 3:00-4:00 PM CEST.

The first topic for the current round (2026) will be User Testing, on June 25, 2026. The remaining topics will be determined post-kickoff through a survey.

* 25 June 2026, 3:30 pm – 4:30 pm CEST: User testing
* 30 July 2026, 3:30 pm – 4:30 pm CEST: TBD
* 27 August 2026, 3:30 pm – 4:30 pm CEST: TBD
* 24 September, 3:30 – 4:30 pm CEST: TBD

== Prepare for your session 📚 ==
Prepare for your session:

* Strongly recommended: write to your coach(es) in advance with some info about what you’d like to discuss, and include a link to your work in progress if possible. This helps them prepare to help you.
* Check you’ve received a calendar invite with a booking link
* Enter the call five minutes early to cover off any potential tech glitches

Please bring the following to your session:

* A list of questions, goals, challenges, or blocks
* Any demos, mock-ups, or sketches you may have

== Confidentiality 💭 ==
We want you to be able to speak honestly in coaching sessions about struggles you are having, without fear that it will hurt your reputation with the Prototype Fund or the wider community.

Within the Superbloom coaching program: we discuss details about the coaching sessions so that other coaches you work with are caught up. All coaches have access to all session notes left by other coaches. This makes handoffs smooth and efficient, so you don’t have to repeat yourself with new coaches. You can opt out of this by letting your coach know that you would prefer them to keep your session confidential, even from Superbloom.

Example: “Blackbox is having a really hard time managing its community’s expectations around AI.”

With the Prototype Fund team: we discuss the topics we talk about, but not the exact details.

Example: “We did a coaching with Blackbox about the community’s expectations about AI.”

When talking to people outside our coaching program: we may mention the teams we coached, which coaches worked together, and the topics they worked on in very general terms. We won’t publish which teams worked with which coaches. However, coaches may mention teams they have worked with.

Example: “Our coaches Bart and Lisa did an interesting coaching session about community-building the other day, and we learned X and Y.”

Example: “Oh, I know Blackbox! I did coaching with them through the Prototype Fund.”

== Feedback ♻️ ==
We really welcome your feedback. We truly do.

It’s important for us to understand how we’re doing. Feedback motivates coaches to continue contributing their time and expertise. It helps us evaluate our work against our mission and impact goals. It also helps us improve the program's logistics.

After each coaching session, we’ll send you a very short survey (just 5 questions!). We’d really appreciate it if you could take a minute to fill it out.

And if surveys aren't your thing, or you’d prefer to share feedback another way, please feel free to email us directly coaching@superbloom.design. We’d love to hear your thoughts, delights, frustrations, and suggestions.

Coachings

2026-07-20T09:26:29Z

Marie-Lena:

''(English version below)''

== In der regulären Förderzeit ==

=== Das Wichtigste auf einen Blick: ===

* Während der regulären Förderzeit (Juni bis November) stehen euch vier Coachingstunden zur Verfügung.
* Die Coachings werden von [https://superbloom.design/ Superbloom] organisiert und durchgeführt.
* Ihr könnt wählen, ob ihr alle Coaching-Stunden auf einmal in Anspruch nehmen oder über die sechs Monate verteilen möchtet.
* Dieses Coaching-Kontingent könnt ihr nur innerhalb der sechsmonatigen regulären Förderzeit nutzen - nicht nach Ablauf des Förderzeitraums und nicht in der Second Stage (dort gibt es verpflichtende Coachings, siehe unten)
* Ihr könnt frei entscheiden, welche Themen ihr im Coaching behandeln und mit welchen Coaches ihr zusammenarbeiten möchtet. Es ist möglich, alle vier Stunden für ein Thema/mit einem Coach zu nutzen, ihr könnt euch aber auch für verschiedene Themen und/oder Coaches entscheiden.
* Zu Beginn der Förderzeit stellt die Projektbetreuung (mit eurer Einwilligung) den Kontakt zu Alicja und Victory von Superbloom her, die für die Koordination zuständig sind. Eure Coachingstunden könnt ihr dann direkt mit ihnen vereinbaren.

=== Superbloom ===
[https://superbloom.design/ Superbloom] widmet sich verantwortungsvollen, inklusiven Technologielösungen, die Menschenrechte und Nutzer*innen-Interessen in den Vordergrund stellen, um die Machtdynamik im Tech-Ökosystem zu verändern.Ihre Vision ist eine Welt, in der jeder über das Wissen, das Netzwerk und die digitalen Werkzeuge hat, um das eigene Leben zu bereichern. Superbloom stützt sich dabei auf die Prinzipien der Menschenrechte, des Systemdenkens, des Dienstleistungsdesigns und der Bedrohungsmodellierung und hilft Projekten bei der Entwicklung von Technologien und Dienstleistungen, die verantwortungsvoll, respektvoll und integrativ gestaltet sind.

Superbloom unterstützt die Projekte des Prototype Fund durch individuelles Coaching bei der Gestaltung eurer Softwareprojekten, insbesondere in den Bereichen Design, User Experience (UX), Strategie, Community und Projektmanagement. Superbloom und der Prototype Fund arbeiten seit 2017 zusammen.

Wenn ihr eure Coachings mit Superbloom vereinbart, könnt ihr alle weiteren Details absprechen, z.B. ob alle Sessions am Anfang, alle am Ende oder mehrere kürzere Termine für euch am sinnvollsten sind. Das Superbloom-Team hilft euch gern weiter und findet die passenden Coaches für euch.

Alle Informationen dazu, bei welchen Themen euch Superbloom helfen kann und wie ihr ein Coaching vereinbart, findet ihr [[Superbloom|auf der Superbloom-Seite hier im Wiki]].

== In der Second Stage ==
Während der [[Second Stage]] liegt der Fokus nicht mehr auf der technischen Arbeit. Explizites Ziel dieser Förderung ist es, mehr Projekte nachhaltig in die Nutzung zu bringen. Deswegen geht es weniger um die technische Weiterentwicklung der Software und mehr um die Verbreitung und Verbesserung der Nutzbarkeit oder die finanzielle Absicherung des Projektes.

=== Das Wichtigste auf einen Blick: ===

* '''In der Second Stage sind die Coachings verpflichtend''' und müssen im Zeitraum Dezember bis März genommen werden.
* Neben Superbloom gibt es weitere Coachingpartner*innen mit unterschiedlichen Themenschwerpunkten, etwa Gründung oder Security.
* Für jedes Projekt sind zwei Coaching-Einheiten zu zwei unterschiedlichen Themen vorgesehen.
* Je nach Coachingpartner*innen umfasst eine Coaching-Einheit 3-4 Stunden Coaching. Das heißt, dass ihr bis zu 8 Stunden Coaching bei zwei Coachingpartner*innen nehmen werdet.
* Auch in der Second Stage könnt ihr gemeinsam mit dem*der Coachingpartner*in entscheiden, ob ihr die Stunden als Block buchen oder auf mehrere Termine aufteilen möchtet
* Die Themen bzw. Coachingpartner*innen werden, sofern keine Auflagen vorliegen, gemeinsam mit der Projektbetreuung festgelegt.
* Die Plätze für die Coachings sind pro Coachingpartner*in begrenzt. Wir fragen nach Zusage der Second Stage eure Wünsche ab, die finale Entscheidung über die Zuteilung der Coachings liegt aber bei der Projektbetreuung.
* Nach erfolgter Zuteilung der Coachings vermittelt die Projektbetreuung die Projektbetreuung den Kontakt zu den Coachingpartner*innen.

=== Zuteilung der Coachings in der Second Stage ===
Der Prozess für die Zuteilung der Coachings ist folgender:

* Überlegt euch, welche Coachings für eure Pläne in der Second Stage sinnvoll sind. Grundlage für eure Überlegungen sollte eure Bewerbung für die Second Stage sein. Beachtet dabei, dass für jedes Projekt Coachings zu zwei verschiedenen Themen vorgesehen sind.
* Schickt uns '''mindestens drei Vorschläge für Coachingthemen mit jeweils einer kurzen''' '''Begründung''', mit welcher*m Partner*in ihr sie bearbeiten wollt und warum diese Themen für euch sinnvoll sind. 1-2 Sätze pro Thema reichen dabei völlig. Wenn wir nichts von euch hören, gehen wir davon aus, dass ihr auf unsere Einschätzung vertraut.
* Damit sich die Coaches gut auf euch und eure Projekte vorbereiten können, möchten wir ihnen Informationen zu euren Plänen für die Second Stage weiterleiten. Wir bitten euch daher im Vorfeld um Rückmeldung, ob ihr der Weiterleitung eurer Second-Stage-Bewerbung an die für euch ausgesuchten Coaches zustimmt. Möchtet ihr das nicht, sendet uns bitte einen alternativen Text zu, der eure Planung für die Second Stage beinhaltet und den wir stattdessen weiterleiten können.
* Da wir ein begrenztes Kontingent an Coaching-Einheiten bei unseren Partner*innen haben, liegt die finale Entscheidung über die Zuteilung der Coachings bei der Projektbetreuung. Diese treffen wir auf Grundlage eurer Second-Stage-Bewerbung und dem Feedback der Jury, unserer Erfahrung in der Projektbetreuung, der Verfügbarkeit der Coaching-Einheiten und natürlich euren Wünschen.
* Wir melden uns nach Ablauf der Deadline bei euch, um euch über unsere Entscheidung zu informieren und den Kontakt zu euren Coaches zu vermitteln.

Die Deadlines für eure Rückmeldungen kommunizieren wir euch im Vorfeld per Mail. Außerdem findet ihr sie natürlich auch im Kalender für euren Jahrgang.

=== Coachingpartner*innen für die Second Stage ===
'''Wichtig:''' Auch wenn einige der Coaching-Partner*innen Audits in ihrem Portfolio anbieten, können keine Audits über die Second Stage abgerechnet werden.

==== Free Software Foundation Europe (FSFE) ====
[https://fsfe.org/ Die FSFE] klärt über rechtliche Fragen auf und unterstützt Entwickler*innen, Unternehmen und politische Einrichtungen dabei, Freie Software in einer Weise zu entwickeln, zu nutzen und wiederzuverwenden, die mit den bestehenden rechtlichen Rahmenbedingungen vereinbar ist. Ihr kennt sie bereits vom Lizenz- und Markenrechtsseminar.

* Themen:
** Lizenzierung von Software und Lizenzkompabilität,
** Rechtliche Fragen rund um KI-generierten Code,
** Autorschaft, Eigentum und Copyright bei Software,
** Markenrecht für FOSS-Projekte,
** Best Practices für transparente Lizenzierung und Markenrecht im Repository.
* Umfang: 3-4 h
* Sprache: Englisch
* Ort: Online oder nach Absprache in Berlin

==== Institut für Innovation und Technik ====
Das [https://www.iit-berlin.de/workshop/ Institut für Innovation und Technik] ist eine Querschnittseinrichtung von VDI/VDE-IT und berät euch zur Gründung unterschiedlicher Geschäftsmodelle. Ihr kennt sie bereits vom Gründungsseminar.

* Themen:
** Gründungsvorhaben und Gesellschaftsformen,
** Finanzierungsmodelle, Business- und Finanzpläne,
** Zielgruppenanalyse,
** Geschäftsmodell- und Strategieentwicklung – mit einem Schwerpunkt auf “Software as a Service”.

* Umfang: 3-3,5 h
* Sprache: Deutsch/Englisch
* Ort: Online

==== Iris Wellmann ====
[https://iris-wellmann.de/ Iris Wellmann] ist Organisationsberaterin und Coachin mit 15 Jahren Berufserfahrung im Nonprofit-Sektor. Ihr Schwerpunkt liegt unter anderem auf Organisationsentwicklung, Teamentwicklung und agilem Arbeiten sowie Coachings für Frauen in Führungspositionen.

* Themen:
** Strategie und Organisationsentwicklung,
** Zusammenarbeit im Team,
** Agiles Arbeiten.
* Umfang: 4 h + 0,5 h Auftragsklärung
* Sprache: Deutsch/Englisch
* Ort: Online oder in Berlin

==== Least Authority ====
[https://leastauthority.com/ Least Authority] sind eure Ansprechpersonen für Security Coachings. Sie haben sich dem Aufbau und der Unterstützung nutzer*innenfreundlicher Technologielösungen und ethischer Geschäftspraktiken verschrieben und fördern digitale Sicherheit und die Wahrung der Privatsphäre als grundlegendes Menschenrecht.

* Themen
** Anleitungen und Feedback zum Thema „Security-by-Design“,
** Projektstrategiebesprechungen zu Sicherheit und Risikomanagement,
** Analyse von Designs, kleinen Codeabschnitten und Dokumentation mit Blick auf mögliche Sicherheitslücken,
** Industry Best Practices und Standardisierungsfragen und -dokumentation.

* Umfang: 3 h
* Sprache: Deutsch/Englisch
* Ort: Online

==== Superbloom ====
Auch [[Superbloom]] bleibt euch als Coaching-Partner*in in der Second Stage erhalten. Hier könnt ihr Coachings zu einer Vielzahl von Themen buchen, die für eure Second Stage relevant sein können, wie etwa Community, Design, Projektmanagement, Kommunikation, Fundraising uvm..

* Themen: Alle Themen findest du [[Superbloom#Topics 🎯|auf der Wiki-Seite von Superbloom]]
* Umfang: 4 h
* Sprache: Deutsch/Englisch/je nach Coach auch weitere Sprachen
* Ort: Online (je nach Coach ggf. auch in Berlin oder anderen Orten möglich)

= In English =

== During the regular funding period ==

=== The key facts: ===

* In the regular funding period (June to November), we are able to provide you with up to 4 hours of coaching support.
* The coaching sessions are organized and carried out by [https://superbloom.design/ Superbloom].
* You can choose whether you want to use all coaching hours all at once or spread them out over the six months.
* You can only use this coaching contingent within the six-month-long regular funding period—not after the funding period has ended and not during the Second Stage (where there are mandatory coaching sessions; see below)
* You’re free to decide on the topics of your coachings and which coaches you may want to work with. It is possible to use all 4 hours for one topic/with one coach, as well as choosing different topics and coaches.
* In the beginning of your funding period (and with your consent), the program management team will introduce you to Alicja and Victory from the Superbloom coaching team. You can arrange all of your sessions directly with them.

=== Superbloom ===
[https://superbloom.design/ Superbloom] is dedicated to responsible, inclusive technology solutions that prioritize human rights and user interests in order to transform the power dynamics within the tech ecosystem. Their vision is a world where everyone has the knowledge, network, and digital tools needed to enrich their lives. Superbloom draws on the principles of human rights, systems thinking, service design, and threat modeling to help projects develop technologies and services that are designed to be responsible, respectful, and inclusive.

Superbloom supports Prototype Fund projects through individual coaching as you design your software projects, particularly in the areas of design, user experience (UX), strategy, community, and project management. Superbloom and the Prototype Fund have been working together since 2017.

When you schedule your coaching sessions with Superbloom, you can discuss all the details, for example whether it makes the most sense for you to have all sessions at the beginning, all at the end, or several shorter sessions. The Superbloom coaching team is happy to assist you and find the right coaches for you.

You can find all the information about the topics Superbloom can help you with and how to schedule a coaching session [[Superbloom|on the Superbloom page here in the wiki]].

== During the Second Stage ==
During the [[Second Stage]], the focus is no longer on the technical work. The explicit aim of this funding is to bring more projects into sustainable use. It is therefore less about the technical development of the software and more about the distribution and improved usability or the financial security of the project.

=== The key facts: ===

* '''In the Second Stage, coaching sessions are mandatory''' and must be completed between December and March.
* In addition to Superbloom, there are other coaching partners specializing in various topics, such as startup funding or security.
* Two coaching sessions on two different topics are scheduled for each project.
* Depending on the coaching partner, a coaching session consists of 3–4 hours of coaching. This means you’ll receive up to 8 hours of coaching from two coaching partners.
* In the Second Stage, you can also decide together with your coaching partner whether you’d like to book the hours as a block or spread them out over multiple meetings.
* Unless otherwise specified, the topics and coaching partners will be determined in consultation with the project advisors.
* The number of spots for the coaching sessions is limited per coaching partner. Once you’ve been accepted into the Second Stage, we’ll ask for your preferences, but the final decision on the allocation of coaching sessions rests with the project coordinators.
* After you’ve been assigned your coaching partners and topics, the program managemen will connect you with them.

=== Coaching assignments for the Second Stage ===
The process for assigning coaching sessions is as follows:

* Think about which coaching topics and partners would be helpful for your plans in the Second Stage. Your application for the Second Stage should be the basis for your decisions. Keep in mind that coaching sessions on two different topics are planned for each project.
* Send us '''at least three suggestions for coaching topics, each with a brief explanation''' of which partner you’d like to work with on them and why they are useful for you. One or two sentences per topic are enough. If we don’t hear from you, we’ll assume that you trust our judgment.
* To help the coaches prepare well for you and your projects, we’d like to share information about your plans for the Second Stage with them. We therefore ask you in advance to let us know whether you consent to us forwarding your Second Stage application to the coaches selected for you. If not, please send us an alternative document describing your plans for the Second Stage, which we can forward instead.
* Since we have a limited number of coaching sessions available with our partners, the final decision regarding the allocation of coaching topics and partners rests with the program management. We make this decision based on your Second Stage application and the jury’s feedback, our experience in supporting projects, the availability of coaching sessions, and, of course, your preferences.
* We’ll get back to you after the deadline to share our decision and connect you with your coaches.

We’ll notify you of the deadlines for your input in advance via email. You’ll also find them in the calendar for your class.

=== Coaching partners in the Second Stage ===
'''Important''': Even though some of the coaching partners offer audits in their portfolio, audits are not covered in the Second Stage funding.

==== Free Software Foundation Europe (FSFE) ====
[https://fsfe.org/index.en.html The FSFE] informs about legal issues and supports developers, companies, and political institutions in developing, using, and reusing Free Software in a way that is compatible with the existing legal framework. You’re already familiar with them from the seminar on licensing and trademark law.

* Topics:
** Software licensing and license compatibility,
** Legal issues surrounding AI-generated code,
** Authorship, ownership, and copyright in software,
** Trademark law for FOSS projects, and
** Best practices for transparent licensing and trademark law in the repository.
* Duration: 3–4 hours
* Language: English
* Location: Online or, by arrangement, in Berlin

==== Institut für Innovation und Technik ====
The [https://www.iit-berlin.de/workshop/ Institut für Innovation und Technik] is a cross-sectional institution of VDI/VDE-IT and advises you on setting up various business models. You already know them from the startup seminar.

* Topics:
** Startup concepts and legal structures,
** Financing models, business and financial plans,
** Target audience analysis, and
** Business model and strategy development—with a focus on “Software as a Service.”

* Duration: 3–3.5 hours
* Language: German/English
* Location: Online

==== Iris Wellmann ====
[https://iris-wellmann.de/ Iris Wellmann] is an organizational consultant and coach with 15 years of professional experience in the nonprofit sector. Her work focuses, among other things, on organizational development, team development, and agile work, as well as coaching for women in leadership positions.

* Topics:
** Strategy and organizational development,
** Team collaboration, and
** Agile work.
* Duration: 4 hours + 0.5 hours for defining the scope of the coaching
* Language: German/English
* Location: Online or in Berlin

==== Least Authority ====
[https://leastauthority.com/ Least Authority] are the experts to talk to for security coaching. They are dedicated to building and supporting user-friendly technology solutions and ethical business practices, and they promote digital security and the protection of privacy as a fundamental human right.

* Topics
** Security-by-design instruction and feedback,
** Project strategy meetings regarding security risk management,
** Analysis of design, small amounts of code and documentation for security issues, and
** Industry best practices and standardization discussions and documentation.

* Duration: 3 hours
* Language: German/English
* Location: Online

==== Superbloom ====
[[Superbloom]] remains as your coaching partner during the Second Stage. They offer coaching sessions on a wide range of topics relevant to your Second Stage, such as community, design, project management, communication, fundraising, and much more.

* Topics: You can find all topics [[Superbloom|on Superbloom’s wiki page]]
* Duration: 4 hours
* Language: German/English/other languages depending on the coach
* Location: Online (depending on the coach, sessions may also be possible in Berlin or other locations)

Coachings

2026-07-20T09:26:09Z

Marie-Lena: updated info for the Second Stage coachings

''(English version below)''

== In der regulären Förderzeit ==

=== Das Wichtigste auf einen Blick: ===

* Während der regulären Förderzeit (Juni bis November) stehen euch vier Coachingstunden zur Verfügung.
* Die Coachings werden von [https://superbloom.design/ Superbloom] organisiert und durchgeführt.
* Ihr könnt wählen, ob ihr alle Coaching-Stunden auf einmal in Anspruch nehmen oder über die sechs Monate verteilen möchtet.
* Dieses Coaching-Kontingent könnt ihr nur innerhalb der sechsmonatigen regulären Förderzeit nutzen - nicht nach Ablauf des Förderzeitraums und nicht in der Second Stage (dort gibt es verpflichtende Coachings, siehe unten)
* Ihr könnt frei entscheiden, welche Themen ihr im Coaching behandeln und mit welchen Coaches ihr zusammenarbeiten möchtet. Es ist möglich, alle vier Stunden für ein Thema/mit einem Coach zu nutzen, ihr könnt euch aber auch für verschiedene Themen und/oder Coaches entscheiden.
* Zu Beginn der Förderzeit stellt die Projektbetreuung (mit eurer Einwilligung) den Kontakt zu Alicja und Victory von Superbloom her, die für die Koordination zuständig sind. Eure Coachingstunden könnt ihr dann direkt mit ihnen vereinbaren.

=== Superbloom ===
[https://superbloom.design/ Superbloom] widmet sich verantwortungsvollen, inklusiven Technologielösungen, die Menschenrechte und Nutzer*innen-Interessen in den Vordergrund stellen, um die Machtdynamik im Tech-Ökosystem zu verändern.Ihre Vision ist eine Welt, in der jeder über das Wissen, das Netzwerk und die digitalen Werkzeuge hat, um das eigene Leben zu bereichern. Superbloom stützt sich dabei auf die Prinzipien der Menschenrechte, des Systemdenkens, des Dienstleistungsdesigns und der Bedrohungsmodellierung und hilft Projekten bei der Entwicklung von Technologien und Dienstleistungen, die verantwortungsvoll, respektvoll und integrativ gestaltet sind.

Superbloom unterstützt die Projekte des Prototype Fund durch individuelles Coaching bei der Gestaltung eurer Softwareprojekten, insbesondere in den Bereichen Design, User Experience (UX), Strategie, Community und Projektmanagement. Superbloom und der Prototype Fund arbeiten seit 2017 zusammen.

Wenn ihr eure Coachings mit Superbloom vereinbart, könnt ihr alle weiteren Details absprechen, z.B. ob alle Sessions am Anfang, alle am Ende oder mehrere kürzere Termine für euch am sinnvollsten sind. Das Superbloom-Team hilft euch gern weiter und findet die passenden Coaches für euch.

Alle Informationen dazu, bei welchen Themen euch Superbloom helfen kann und wie ihr ein Coaching vereinbart, findet ihr [[Superbloom|auf der Superbloom-Seite hier im Wiki]].

== In der Second Stage ==
Während der [[Second Stage]] liegt der Fokus nicht mehr auf der technischen Arbeit. Explizites Ziel dieser Förderung ist es, mehr Projekte nachhaltig in die Nutzung zu bringen. Deswegen geht es weniger um die technische Weiterentwicklung der Software und mehr um die Verbreitung und Verbesserung der Nutzbarkeit oder die finanzielle Absicherung des Projektes.

=== Das Wichtigste auf einen Blick: ===

* '''In der Second Stage sind die Coachings verpflichtend''' und müssen im Zeitraum Dezember bis März genommen werden.
* Neben Superbloom gibt es weitere Coachingpartner*innen mit unterschiedlichen Themenschwerpunkten, etwa Gründung oder Security.
* Für jedes Projekt sind zwei Coaching-Einheiten zu zwei unterschiedlichen Themen vorgesehen.
* Je nach Coachingpartner*innen umfasst eine Coaching-Einheit 3-4 Stunden Coaching. Das heißt, dass ihr bis zu 8 Stunden Coaching bei zwei Coachingpartner*innen nehmen werdet.
* Auch in der Second Stage könnt ihr gemeinsam mit dem*der Coachingpartner*in entscheiden, ob ihr die Stunden als Block buchen oder auf mehrere Termine aufteilen möchtet
* Die Themen bzw. Coachingpartner*innen werden, sofern keine Auflagen vorliegen, gemeinsam mit der Projektbetreuung festgelegt.
* Die Plätze für die Coachings sind pro Coachingpartner*in begrenzt. Wir fragen nach Zusage der Second Stage eure Wünsche ab, die finale Entscheidung über die Zuteilung der Coachings liegt aber bei der Projektbetreuung.
* Nach erfolgter Zuteilung der Coachings vermittelt die Projektbetreuung die Projektbetreuung den Kontakt zu den Coachingpartner*innen.

=== Zuteilung der Coachings in der Second Stage ===
Der Prozess für die Zuteilung der Coachings ist folgender:

* Überlegt euch, welche Coachings für eure Pläne in der Second Stage sinnvoll sind. Grundlage für eure Überlegungen sollte eure Bewerbung für die Second Stage sein. Beachtet dabei, dass für jedes Projekt Coachings zu zwei verschiedenen Themen vorgesehen sind.
* Schickt uns '''mindestens drei Vorschläge für Coachingthemen mit jeweils einer kurzen''' '''Begründung''', mit welcher*m Partner*in ihr sie bearbeiten wollt und warum diese Themen für euch sinnvoll sind. 1-2 Sätze pro Thema reichen dabei völlig. Wenn wir nichts von euch hören, gehen wir davon aus, dass ihr auf unsere Einschätzung vertraut.
* Damit sich die Coaches gut auf euch und eure Projekte vorbereiten können, möchten wir ihnen Informationen zu euren Plänen für die Second Stage weiterleiten. Wir bitten euch daher im Vorfeld um Rückmeldung, ob ihr der Weiterleitung eurer Second-Stage-Bewerbung an die für euch ausgesuchten Coaches zustimmt. Möchtet ihr das nicht, sendet uns bitte einen alternativen Text zu, der eure Planung für die Second Stage beinhaltet und den wir stattdessen weiterleiten können.
* Da wir ein begrenztes Kontingent an Coaching-Einheiten bei unseren Partner*innen haben, liegt die finale Entscheidung über die Zuteilung der Coachings bei der Projektbetreuung. Diese treffen wir auf Grundlage eurer Second-Stage-Bewerbung und dem Feedback der Jury, unserer Erfahrung in der Projektbetreuung, der Verfügbarkeit der Coaching-Einheiten und natürlich euren Wünschen.
* Wir melden uns nach Ablauf der Deadline bei euch, um euch über unsere Entscheidung zu informieren und den Kontakt zu euren Coaches zu vermitteln.

Die Deadlines für eure Rückmeldungen kommunizieren wir euch im Vorfeld per Mail. Außerdem findet ihr sie natürlich auch im Kalender für euren Jahrgang.

=== Coachingpartner*innen für die Second Stage ===
'''Wichtig:''' Auch wenn einige der Coaching-Partner*innen Audits in ihrem Portfolio anbieten, können keine Audits über die Second Stage abgerechnet werden.

==== Free Software Foundation Europe (FSFE) ====
[https://fsfe.org/ Die FSFE] klärt über rechtliche Fragen auf und unterstützt Entwickler*innen, Unternehmen und politische Einrichtungen dabei, Freie Software in einer Weise zu entwickeln, zu nutzen und wiederzuverwenden, die mit den bestehenden rechtlichen Rahmenbedingungen vereinbar ist. Ihr kennt sie bereits vom Lizenz- und Markenrechtsseminar.

* Themen:
** Lizenzierung von Software und Lizenzkompabilität,
** Rechtliche Fragen rund um KI-generierten Code,
** Autorschaft, Eigentum und Copyright bei Software,
** Markenrecht für FOSS-Projekte,
** Best Practices für transparente Lizenzierung und Markenrecht im Repository.
* Umfang: 3-4 h
* Sprache: Englisch
* Ort: Online oder nach Absprache in Berlin

==== Institut für Innovation und Technik ====
Das [https://www.iit-berlin.de/workshop/ Institut für Innovation und Technik] ist eine Querschnittseinrichtung von VDI/VDE-IT und berät euch zur Gründung unterschiedlicher Geschäftsmodelle. Ihr kennt sie bereits vom Gründungsseminar.

* Themen:
** Gründungsvorhaben und Gesellschaftsformen,
** Finanzierungsmodelle, Business- und Finanzpläne,
** Zielgruppenanalyse,
** Geschäftsmodell- und Strategieentwicklung – mit einem Schwerpunkt auf “Software as a Service”.

* Umfang: 3-3,5 h
* Sprache: Deutsch/Englisch
* Ort: Online

==== Iris Wellmann ====
[https://iris-wellmann.de/ Iris Wellmann] ist Organisationsberaterin und Coachin mit 15 Jahren Berufserfahrung im Nonprofit-Sektor. Ihr Schwerpunkt liegt unter anderem auf Organisationsentwicklung, Teamentwicklung und agilem Arbeiten sowie Coachings für Frauen in Führungspositionen.

* Themen:
** Strategie und Organisationsentwicklung,
** Zusammenarbeit im Team,
** Agiles Arbeiten.
* Umfang: 4 h + 0,5 h Auftragsklärung
* Sprache: Deutsch/Englisch
* Ort: Online oder in Berlin

==== Least Authority ====
[https://leastauthority.com/ Least Authority] sind eure Ansprechpersonen für Security Coachings. Sie haben sich dem Aufbau und der Unterstützung nutzer*innenfreundlicher Technologielösungen und ethischer Geschäftspraktiken verschrieben und fördern digitale Sicherheit und die Wahrung der Privatsphäre als grundlegendes Menschenrecht.

* Themen
** Anleitungen und Feedback zum Thema „Security-by-Design“,
** Projektstrategiebesprechungen zu Sicherheit und Risikomanagement,
** Analyse von Designs, kleinen Codeabschnitten und Dokumentation mit Blick auf mögliche Sicherheitslücken,
** Industry Best Practices und Standardisierungsfragen und -dokumentation.

* Umfang: 3 h
* Sprache: Deutsch/Englisch
* Ort: Online

===== Superbloom =====
Auch [[Superbloom]] bleibt euch als Coaching-Partner*in in der Second Stage erhalten. Hier könnt ihr Coachings zu einer Vielzahl von Themen buchen, die für eure Second Stage relevant sein können, wie etwa Community, Design, Projektmanagement, Kommunikation, Fundraising uvm..

* Themen: Alle Themen findest du [[Superbloom#Topics 🎯|auf der Wiki-Seite von Superbloom]]
* Umfang: 4 h
* Sprache: Deutsch/Englisch/je nach Coach auch weitere Sprachen
* Ort: Online (je nach Coach ggf. auch in Berlin oder anderen Orten möglich)

= In English =

== During the regular funding period ==

=== The key facts: ===

* In the regular funding period (June to November), we are able to provide you with up to 4 hours of coaching support.
* The coaching sessions are organized and carried out by [https://superbloom.design/ Superbloom].
* You can choose whether you want to use all coaching hours all at once or spread them out over the six months.
* You can only use this coaching contingent within the six-month-long regular funding period—not after the funding period has ended and not during the Second Stage (where there are mandatory coaching sessions; see below)
* You’re free to decide on the topics of your coachings and which coaches you may want to work with. It is possible to use all 4 hours for one topic/with one coach, as well as choosing different topics and coaches.
* In the beginning of your funding period (and with your consent), the program management team will introduce you to Alicja and Victory from the Superbloom coaching team. You can arrange all of your sessions directly with them.

=== Superbloom ===
[https://superbloom.design/ Superbloom] is dedicated to responsible, inclusive technology solutions that prioritize human rights and user interests in order to transform the power dynamics within the tech ecosystem. Their vision is a world where everyone has the knowledge, network, and digital tools needed to enrich their lives. Superbloom draws on the principles of human rights, systems thinking, service design, and threat modeling to help projects develop technologies and services that are designed to be responsible, respectful, and inclusive.

Superbloom supports Prototype Fund projects through individual coaching as you design your software projects, particularly in the areas of design, user experience (UX), strategy, community, and project management. Superbloom and the Prototype Fund have been working together since 2017.

When you schedule your coaching sessions with Superbloom, you can discuss all the details, for example whether it makes the most sense for you to have all sessions at the beginning, all at the end, or several shorter sessions. The Superbloom coaching team is happy to assist you and find the right coaches for you.

You can find all the information about the topics Superbloom can help you with and how to schedule a coaching session [[Superbloom|on the Superbloom page here in the wiki]].

== During the Second Stage ==
During the [[Second Stage]], the focus is no longer on the technical work. The explicit aim of this funding is to bring more projects into sustainable use. It is therefore less about the technical development of the software and more about the distribution and improved usability or the financial security of the project.

=== The key facts: ===

* '''In the Second Stage, coaching sessions are mandatory''' and must be completed between December and March.
* In addition to Superbloom, there are other coaching partners specializing in various topics, such as startup funding or security.
* Two coaching sessions on two different topics are scheduled for each project.
* Depending on the coaching partner, a coaching session consists of 3–4 hours of coaching. This means you’ll receive up to 8 hours of coaching from two coaching partners.
* In the Second Stage, you can also decide together with your coaching partner whether you’d like to book the hours as a block or spread them out over multiple meetings.
* Unless otherwise specified, the topics and coaching partners will be determined in consultation with the project advisors.
* The number of spots for the coaching sessions is limited per coaching partner. Once you’ve been accepted into the Second Stage, we’ll ask for your preferences, but the final decision on the allocation of coaching sessions rests with the project coordinators.
* After you’ve been assigned your coaching partners and topics, the program managemen will connect you with them.

=== Coaching assignments for the Second Stage ===
The process for assigning coaching sessions is as follows:

* Think about which coaching topics and partners would be helpful for your plans in the Second Stage. Your application for the Second Stage should be the basis for your decisions. Keep in mind that coaching sessions on two different topics are planned for each project.
* Send us '''at least three suggestions for coaching topics, each with a brief explanation''' of which partner you’d like to work with on them and why they are useful for you. One or two sentences per topic are enough. If we don’t hear from you, we’ll assume that you trust our judgment.
* To help the coaches prepare well for you and your projects, we’d like to share information about your plans for the Second Stage with them. We therefore ask you in advance to let us know whether you consent to us forwarding your Second Stage application to the coaches selected for you. If not, please send us an alternative document describing your plans for the Second Stage, which we can forward instead.
* Since we have a limited number of coaching sessions available with our partners, the final decision regarding the allocation of coaching topics and partners rests with the program management. We make this decision based on your Second Stage application and the jury’s feedback, our experience in supporting projects, the availability of coaching sessions, and, of course, your preferences.
* We’ll get back to you after the deadline to share our decision and connect you with your coaches.

We’ll notify you of the deadlines for your input in advance via email. You’ll also find them in the calendar for your class.

=== Coaching partners in the Second Stage ===
'''Important''': Even though some of the coaching partners offer audits in their portfolio, audits are not covered in the Second Stage funding.

==== Free Software Foundation Europe (FSFE) ====
[https://fsfe.org/index.en.html The FSFE] informs about legal issues and supports developers, companies, and political institutions in developing, using, and reusing Free Software in a way that is compatible with the existing legal framework. You’re already familiar with them from the seminar on licensing and trademark law.

* Topics:
** Software licensing and license compatibility,
** Legal issues surrounding AI-generated code,
** Authorship, ownership, and copyright in software,
** Trademark law for FOSS projects, and
** Best practices for transparent licensing and trademark law in the repository.
* Duration: 3–4 hours
* Language: English
* Location: Online or, by arrangement, in Berlin

==== Institut für Innovation und Technik ====
The [https://www.iit-berlin.de/workshop/ Institut für Innovation und Technik] is a cross-sectional institution of VDI/VDE-IT and advises you on setting up various business models. You already know them from the startup seminar.

* Topics:
** Startup concepts and legal structures,
** Financing models, business and financial plans,
** Target audience analysis, and
** Business model and strategy development—with a focus on “Software as a Service.”

* Duration: 3–3.5 hours
* Language: German/English
* Location: Online

==== Iris Wellmann ====
[https://iris-wellmann.de/ Iris Wellmann] is an organizational consultant and coach with 15 years of professional experience in the nonprofit sector. Her work focuses, among other things, on organizational development, team development, and agile work, as well as coaching for women in leadership positions.

* Topics:
** Strategy and organizational development,
** Team collaboration, and
** Agile work.
* Duration: 4 hours + 0.5 hours for defining the scope of the coaching
* Language: German/English
* Location: Online or in Berlin

==== Least Authority ====
[https://leastauthority.com/ Least Authority] are the experts to talk to for security coaching. They are dedicated to building and supporting user-friendly technology solutions and ethical business practices, and they promote digital security and the protection of privacy as a fundamental human right.

* Topics
** Security-by-design instruction and feedback,
** Project strategy meetings regarding security risk management,
** Analysis of design, small amounts of code and documentation for security issues, and
** Industry best practices and standardization discussions and documentation.

* Duration: 3 hours
* Language: German/English
* Location: Online

===== Superbloom =====
[[Superbloom]] remains as your coaching partner during the Second Stage. They offer coaching sessions on a wide range of topics relevant to your Second Stage, such as community, design, project management, communication, fundraising, and much more.

* Topics: You can find all topics [[Superbloom|on Superbloom’s wiki page]]
* Duration: 4 hours
* Language: German/English/other languages depending on the coach
* Location: Online (depending on the coach, sessions may also be possible in Berlin or other locations)

Prototype Fund:About

2026-07-16T12:25:25Z

Marie-Lena:

Der Prototype Fund ist ein Förderprogramm des Bundesministeriums für Forschung, Technologie und Raumfahrt (BMFTR), das von der Open Knowledge Foundation Deutschland betreut und ausgewertet wird.
Einzelpersonen und kleine (interdisziplinäre) Teams können von uns finanzielle und ideelle Unterstützung für die Erprobung von Ideen und Entwicklung von Open-Source-Tools und Anwendungen in den Bereichen IT-Sicherheit und Software–Infrastruktur erhalten.

==Impressum==

;'''Vereinsadresse'''
:Open Knowledge Foundation Deutschland e. V.
:Singerstr. 109
:10179 Berlin
:Deutschland

'''Vereinsregisternr.''': VR 30468 B
'''Registergericht''': Amtsgericht Charlottenburg
'''Umsatzsteuernummer''': DE278022128

'''E-Mail''': info@prototypefund.de
'''Telefon''': +4930 97894230

Banken

2026-07-13T11:23:40Z

Marie-Lena: added new info

''(English version below)''

'''Hinweis''': Die Auflistung einzelner Banken stellt keine Werbung und/oder Empfehlung dar. Bitte informiert euch vor Abschluss eines Kontos über die gültigen Konditionen, die ihr über das Preis- und Leistungsverzeichnis der Bank im Internet abrufen könnt. Die Zitate stammen aus früheren Prototype-Fund-Förderrunden.

== bunq ==
https://de.bunq.com/

* mit Bunq Free Business kostenlos (früher "Easy Savings Business")
* für Freiberufler*innen und GbRs geeignet
*im günstigsten Modell 0,13€ pro Buchung

"''Wir haben unser Konto bei bunq eröffnet. Bunq hat mit Easy Savings Business einen kostenlosen Tarif. Auch wenn es eine niederländische Bank ist, bekommt man dort als Unternehmen eine deutsche IBAN. Da wir die ganzen coolen Features eh nicht nutzen werden, passt der kostenlose Tarif auch ganz gut zu uns. Der Kontoeröffnung war, wie es sich für so eine Hipster-Bank gehört, sehr bequem. Bei der Anmeldung wird zwar nach einer Handelskammernummer gefragt (das ist wohl in NL der Identifikator für Unternehmen), aber "Keine Handelskammernummer" ging auch ;)''

''Allerdings gibt es ein Manko: Sie haben lange gebraucht, uns zu prüfen. Am 11.03. habe ich das Konto eröffnet, am 23.3. haben sie dann nach einer Kopie des Gesellschaftsvertrags sowie Ausweis-Fotos aller Gesellschafter\*innen gefragt. Am 30.3. habe ich das alles hochgeladen, gestern (12.4.) wurde das Konto dann endlich freigeschaltet. Wer bunq nutzen will, sollte das Konto also früh beantragen."'' (April 2023)
== Finom ==
https://finom.co/

* für Freiberufler*innen kostenlos
* für GbRs geeignet (ab 7 € pro Monat)
* im günstigsten Modell eingehende SEPA-Überweisungen kostenlos, ausgehende Überweisungen im Solo-Tarif 2€ / im Start-Tarif kostenlos

''"Wir haben ein (dauerhaft) kostenloses Konto für unsere Freiberufler-GbR bei Finom eingerichtet. Der Prozess war ziemlich einfach und flott. Haben unseren GbR-Gesellschaftsvertrag da hochgeladen und der wurde akzeptiert. Dann musste man noch Video-Ident machen, und nach dem Video-Ident war die IBAN innerhalb von 24h bei uns. Also bisher echt ziemlich happy damit – und kostenlos!"'' (Dezember 2021)

''Finom war super einfach und das einseitige GbR-Gründungsdokument hat gereicht. Der gesamte Prozess hat etwa 4 Arbeitstage gedauert. Außerdem ist der erste Monat kostenlos.'' (Juli 2022, original auf Englisch)

==Fyrst==

[https://www.fyrst.de https://www.fyrst.de]

* für Freiberufler*innen kostenlos
* für GbRs geeignet (6 €/Monat)
* im günstigsten Modell 50 Buchungen frei pro Monat, danach 0,19 € pro Buchung
''"Zum Thema GbR-Konto: Wir versuchen es mal mit FYRST, einer Tochter der Deutschen Bank/Postbank, die Girokontos ohne Kontoführungsgebühr anbietet, mit 50 kostenlosen Transaktionen im Monat: <nowiki>https://www</nowiki>.fyrst.de''

''(...)''

''Nachdem wir vor zwei Tagen den Antrag auf Kontoeröffnung abgeschickt haben, schrieb uns heute FYRST per Mail, dass sie gerade mit ner Bearbeitungszeit von ca. 3 Wochen rechnen. 😛''

''(...)''

''Die Kontonummer für das GbR-Konto bei FYRST und alle Zugangsdaten waren dann am Montag bei uns, hat also etwa 5 Wochen gedauert. 😉"'' (Juni-Juli 2020)

''"Wir haben gerade auch ein GbR-Konto bei FYRST eingerichtet, von daher ergänze ich mal unsere Erfahrung, vllt. hilft sie ja jemandem:''

''Wir haben den Kontoantrag am 2021-12-10 abgeschickt, die erste Rückmeldung von denen kam am 2021-12-20. Wir waren eig. der Meinung, dass das Formular „Zusatzerklärung GbR“ für uns nicht nötig wäre, das wollten sie aber doch haben. Das haben wir dann am 2021-12-25 per Mail nachgereicht.''

''Am 2021-12-28 kam dann die Mail, dass unser Konto eingerichtet sei und die Unterlagen per Post auf dem Weg seien. Wir konnten aber schon am nächsten Tag ohne den Brief das Passwort über die Webseite "zurücksetzen" und so Zugriff auf Konto und IBAN bekommen."'' (Dezember 2021)

== GLS ==
https://www.gls.de/

* für Freiberufler*innen und GbRs geeignet
* 5€ GLS Beitrag + ab 10€ Kontoführungsgebühren pro Monat
* im günstigsten Modell 0,14€ pro Buchung

''"If you're not set on free, I personally like the GLS bank. They're online/direct banking, but when I've called them, they have been consistently very helpful. I think it comes to about 15 EUR/month (they have a mandatory donation of 5€/month to one their causes that you can choose between several options). Some of the Munich banks had unbelievable per-transaction fees about 50ct/transaction vs 12ct which I have now, which kept me from doing business with them."'' (Januar 2019)

''"Wir haben uns btw. heute für GLS entschieden. Die brauchen nur unseren internen vertrag, keine Steuernummer (wie es aussieht) und somit könnten wir unser Konto sogar früher bekommen als gedacht."'' (Juni 2020)

''"GLS bank. Ich habe Problemen gehabt mit onlinebanking - aber werde die trotzdem emphelen weil die investieren in gute Projekte (ethical bank)."'' (Dezember 2020)
== Holvi ==
https://www.holvi.com/de/

* für Freiberufler*innen und GbRs geeignet
* ab 4,50€ pro Monat
* im günstigsten Modell 500 Buchungen frei pro Monat
''"ich habe mir gestern ein Konto bei Holvi geklickt und das hat nur ca. 30 Minuten gedauert. Hatte ein zwei Probleme, die ich mit dem Support aber sofort klären konnte."'' (Dezember 2020)

==Qonto (ehemals Penta)==
https://qonto.com/de

* für Freiberufler*innen und GbRs geeignet
* ab 9€ pro Monat
* im günstigsten Modell 30 Buchungen frei pro Monat, danach 0,40€ pro Buchung
Die Erfahrungen beziehen sich auf noch auf Penta, die sich mittlerweile mit Qonto zusammengeschlossen haben:
''"Haben es bei Penta gemacht. Ging super fix. Hatten nach 3 Tagen unsere IBAN. 2 Monate kostenlos und danach 9€ im Monat."'' (Juni 2020)

''"- Hej, ich würde gerne nochmal nachhaken ob eine Team bitte ihre Erfahrungn mit der Penta-Bank bzgl. den AWS-Credits teilen könnte (<nowiki>https://help.getpenta.com/de/support/solutions/folders/15000008598</nowiki>). Da wir regelmässig die Installation und Funktion unsere Platform ausgiebig testen wollen haben wir hohe Hosting-Kosten und die AWS-Credits würden uns da sehr entgegen kommen. Das "AWS Activate" Programm (<nowiki>https://aws.amazon.com/activate/</nowiki>) ist sehr auf start-ups focussiert und ich würde gerne wissen ob Projekte erfolgreich in diesem Programm akzeptiert wurden, obwohl sie "nur" vom PTF gefördert wurden und keine richtigen "start-ups" sind.''

''- Hi [name], ja wir haben uns dafür erfolgreich beworben und die AWS credits erhalten. Habt ihr es denn schon probiert und wurdet abgelehnt oder plant ihr das jetzt? [teammitglied] haben wir uns mit der GbR oder der Github Org beworben?''

''- Ah gut zu wissen - wir sind grad dabei eine extra Website fÚr unsere GbR zu bauen, die URL muss mit angegeben werden. Mal schauen, ich werde berichten wenn wir Erfolg haben.''

''- Wir haben uns mit der GbR beworben aber unsere GitHub Organization angegeben. Das Formular zum Ausfüllen und die Informationen, die man ausfüllen musste, waren sehr übersichtlich 🙂''

''- Ok, danke! Wie lange hat es bei euch gedauert bis ihr akzeptiert wurdet ? Wir haben unsere AWS activate Bewerbung grad eingereicht 🤞''

''- ich drücke euch die daumen 🙂 2 Tage bis wir eine Email erhalten haben, dass wir "conditionally approved" wurden und dann nochmal 3 Tage, bis wir eine Mail bekamen, dass wir angenommen wurden und die Credits erhalten haben''

''- Cool, wir haben die 5000€ Credits ohne Probleme bekommen 🎉"'' (Februar 2021)

''Bei Penta reichte die einseitige GbR-Gründungsvorlage nicht aus für das GbR-Konto. Es waren weitere Unterlagen erforderlich, die die Registrierung der GbR bestätigen.'' (Juli 2022, original auf Englisch)

== Sparkasse (Berlin) ==
https://www.berliner-sparkasse.de/de/home.html

* für Freiberufler*innen und GbRs
* ab 10€ pro Monat
* im günstigsten Modell 0,40€ pro Buchung
* Ein Projekt mit Teammitgliedern im europäischen Ausland hatte Schwierigkeiten, ein GbR-Konto bei Direktbanken zu eröffnen, da diese teilweise limitierte Prüfungsprozesse haben. Schließlich waren sie bei der Berliner Sparkasse erfolgreich, die bereit war, einen ausführlicheren Prüfungsprozess durchzuführen.
''"GbR bank account at berliner sparkasse took only a week to boot"'' (Januar 2019)

== Skatbank ==
https://www.skatbank.de/
''"Die Skatbank hat die Eröffnung des Geschäftskontos ohne Begründung abgelehnt. 😒"'' (Dezember 2020)

== Weitere Resourcen ==

* Im [https://www.junge-gruender.de/geschaeftskonto/#Geschaeftskonto_Vergleich Ratgeber von Junge Gründer] findet ihr eine Liste von Banken, die GbR-Kontos anbieten.

= in English =
Note: The listing of individual banks does not constitute an advertisement and/or recommendation. Before signing up for an account, please inform yourself about the applicable conditions, which you can access via the bank's pricing lists. The quotes are from people funded in previous Prototype Fund rounds - most were originally in German and were translated to provide more help to non-native speakers.

== bunq ==
https://de.bunq.com/

* suitable for freelancers and GbRs
* free of charge with Bunq Free Business (formerly “Easy Savings Business”)
*in the cheapest model 0,13€ per booking

"We opened our account with bunq. Bunq has a free plan with Easy Savings Business. Even though it's a Dutch bank, as a business you can get a German IBAN. Since we won't be using all the cool features anyway, the free plan suits us quite well. Opening the account was, as it can be expected for such a hipster bank, very convenient. When registering, we were asked for a ''Handelskammernummer'' (chamber of commerce number - which is probably the identifier for companies in NL), but “''Keine Handelskammernummer''" ("No chamber of commerce number") worked as well ;)

However, there is one drawback: it took them a long time to verify us. On March 11, I opened the account, and on March 23, they asked for a copy of the partnership agreement and ID photos of all partners. On 30.3. I uploaded everything, and yesterday (12.4.) the account was finally activated. So anyone who wants to use bunq should apply for the account well in advance." (April 2023, translated from German)

== Finom ==
https://finom.co/

* free of charge for freelancers
* suitable for GbRs (from €7 per month)
* in the cheapest model, incoming SEPA transfers free of charge, outgoing transfers in the Solo tariff €2 / in the Start tariff free of charge

''"The process was easy: we uploaded our GbR partnership agreement and it was accepted. Then, we had to do a video-identification and after that we got the iban in 24h. we’re happy and it’s free!"(December 2021, translated from German)''

''Finom was super easy and the one page GbR formation document was sufficient. The entire process took roughly 4 working days to complete. Also, the first month is free.'' (July 2022)

==Fyrst==

https://www.fyrst.de

* free for freelancers
* suitable for GbRs (from 6€/ Month)
* in the cheapest model 50 free transactions per month, then 0.19€ per entry
''“The account number and all access data arrived after 5 weeks. (June- July 2020, translated from German)”''

''“To our first email they answered after 10 days. They also requested the form “Zusatzerklärung GbR” that to our knowledge was not necessary. We sent it and after 3 days we received an email saying that the documents had been sent by post. The day after, without having received the letter yet, we could already change the password on the website and have access to the account and the IBAN” (December 2021, translated from German)''

== GLS ==
https://www.gls.de/

* suitable for freelancers and GbRs

* 5€ GLS contribution + starting from 10€ account management fees per month
* in the cheapest model 0.14€ per booking

''"If you're not set on free, I personally like the GLS bank. They're online/direct banking, but when I've called them, they have been consistently very helpful. I think it comes to about 15 EUR/month (they have a mandatory donation of 5€/month to one their causes that you can choose between several options). Some of the Munich banks had unbelievable per-transaction fees about 50ct/transaction vs 12ct which I have now, which kept me from doing business with them."'' (January 2019)

''“They only required our internal contract and no tax number, so we could get our account quicker as we thought” (June 2020, translated from German)''

''“I had problems with online banking, but I would still recommend it because they invest in good projects (ethical bank)” (December 2020, translated from German)''
== Holvi ==
https://www.holvi.com/de/

* suitable for freelancers and GbRs
* from €4.50 per month
* in the cheapest model 500 free bookings per month

''“I opened an account with Holvi and it only required 30 minutes. I had a couple of problems which I could immediately solve with the support team” (December 2020, translated from German)''

==Qonto (formerly Penta)==
https://qonto.com/de

* suitable for freelancers and GbRs
* from €9 per month
* in the cheapest model 30 bookings free per month, then €0.40 per booking

The experiences still relate to Penta, which has since merged with Qonto:
''“It went super fast: we had our IBAN after 3 days. Two months free and then 9€ per month” (June 2020, translated from German)''

''“- Hey, I would like to ask if a team could please share their experience with the Penta Bank regarding the AWS credits (https://help.getpenta.com/de/support/solutions/folders/15000008598). Since we regularly want to test the installation and function of our platform extensively, we have high hosting costs and the AWS credits would be very helpful. The "AWS Activate" programme (https://aws.amazon.com/activate/) is very focused on start-ups and I would like to know if projects have been successfully accepted in this programme, even though they were "only" funded by the PTF and are not real start-ups.''

''- Ah good to know - we are in the process of building an extra website for our GbR, the URL has to be included. Let's see, I will report if we are successful.''

''- We have applied with the GbR but have included our GitHub organisation. The form to fill in was very clear and the amount of information needed was very low 🙂''

''- Ok, thanks! How long did it take you guys to get accepted ? We have just submitted our AWS activate application 🤞''

''- Fingers crossed 🙂 We waited 2 days until we received an email saying that we were "conditionally approved" and then another 3 days until we got an email that we were accepted and received the credits.''

''- Cool, we got the 5000€ credits without any problems”'' (February 2021, translated from German)

''With Penta, the one page GbR formation template document was not sufficient to set up a GbR. Further documentation confirming the GbR registration was required.'' (July 2022)

== Sparkasse (Berlin) ==
https://www.berliner-sparkasse.de/de/home.html

* for freelancers and GbRs
* from €10 per month
* in the cheapest model €0.40 per booking
* A project with team members based in other European countries had difficulty opening a GbR account with direct banks, as some of these banks have limited due diligence processes. They were ultimately successful at Berliner Sparkasse, which was willing to conduct a more thorough due diligence process.
''"GbR bank account at berliner sparkasse took only a week to boot"'' (Januar 2019)

== Skatbank ==
https://www.skatbank.de/
''“Skatbank has refused to open our business account without giving reasons 😒" (December 2020, translated from German)''

== Other resources ==

* In the [https://www.junge-gruender.de/geschaeftskonto/#Geschaeftskonto_Vergleich guide "Junge Gründer"] you will find a list of banks that offer GbR accounts.

Steuern

2026-07-06T11:39:01Z

Marie-Lena: typo

''(English version below)''

'''<mark><big>Achtung: Wir dürfen euch nicht zu euren Steuern beraten - das dürfen nur Steuerberater*innen. Hier haben wir Erfahrungen aus vergangenen Runden und Zitate gesammelt, die eventuell für euch hilfreich sein können. Lasst euch aber bitte trotzdem bei euren Steuern professionell beraten.</big></mark>'''

== Steuerpflicht ==
'''tl;dr:''' Die Förderung durch den Prototype Fund gilt als [https://www.haufe.de/id/kommentar/zuwendungen-aus-oeffentlichen-kassen-zur-projektfoerderung-HI1580562.html “echter Zuschuss”], weswegen '''keine Umsatzsteuer''' anfallen sollte. Die Erfahrungswerte der Projekte besagen allerdings, dass zwar keine Umsatzsteuer, aber '''in aller Regel Einkommensteuer fällig wird''' (die Steuerarten werden unten näher beschrieben). Da die Auszahlung der Förderung quartalsweise erfolgt, kann es sein, dass sie in zwei verschiedenen Steuererklärungen über zwei Jahre angegeben werden muss.

'''Wichtig für Teams:''' Ihr müsst eine eigene Steuererklärung für die GbR abgeben, die den Gewinn / Verlust jedes GbR-Mitglieds ausweist. Bei eurer persönlichen Einkommensteuer wird nur das Endergebnis addiert.

Manche Projekte waren in der Vergangenheit damit erfolgreich, von der Einkommenssteuer befreit zu werden. Ein '''erprobter Ansatz, um eine etwaige Einkommensteuerfreiheit festzustellen''' ist folgender:

Man gibt fristgerecht seine Steuererklärung (Erläuterung siehe unten) für das entsprechende Jahr der Förderung ab, erfasst die Förderung allerdings nicht als Summe, sondern legt ein Schreiben im folgenden Stil bei:
Im Jahr x hatte ich zusätzliche Einnahmen, die nicht in der abgegebenen Steuererklärung (Anlage 1) enthalten sind, da sie meiner Einschätzung nach laut §3 Einkommensteuergesetzsteuerfrei sind. Ich möchte Ihnen dies hiermit mitteilen und bitte Sie, die Steuerfreiheit zu überprüfen und diesbezüglich eine Bewertung vorzunehmen.

Es handelt sich um die folgenden Einnahmen:
1.Zuwendung des Bundesministeriums für Bildung und Forschung für das Forschungs-und Entwicklungsprojekt „x“ unter dem Förderkennzeichen x im Rahmen des Förderprogramms „Software Sprint“ in Höhe von x Euro.

Meiner Einschätzung nach sind die Einnahmen aus 1. nach §3 Nr. 11 Einkommensteuergesetz steuerfrei. Zur Prüfung habe ich Ihnen relevante Dokumente als Anlagen beigefügt, zu denen ich im folgenden noch ein paar Erläuterungen habe.

Ihnen liegt der Zuwendungsbescheid (Anlage 2) vor, aus dem auf Seite 2 die Höhe der erhaltenen Zuwendung hervorgeht, sowie dass die Nebenbestimmungen „NKBF 2017“ Teil des Zuwendungsbescheids sind. Diese Nebenbestimmungen liegen ebenfalls bei (Anlage 3). Dort ist zu entnehmen, dass mir als Zuwendungsempfänger die Ergebnisse des Forschungsprojekts gehören (Punkt 3.1 auf Seite 11) und dass mir das Recht auf ausschließliche Nutzung eingeräumt wird (Punkt 3.2 auf Seite 11). Dies scheint mir insofern relevant, als dass in §3 Nr. 11 steht, dass „Voraussetzung für die Steuerfreiheit ist, dass der Empfänger mit den Bezügen nicht zu einer bestimmten wissenschaftlichen oder künstlerischen Gegenleistung oder zu einer bestimmten Arbeitnehmertätigkeit verpflichtet wird.“. Da die Forschungsergebnisse mir gehören, gibt es in diesem Sinne keine Gegenleistung, die von mir an das Bundesministerium oder den Projektträger erbracht wurde. Weiterhin liegt die Antwort des Bundesministeriums (Anlage 4) auf meinen Verwendungsnachweis bei, aus dem die Gesamtkosten des Vorhabens sowie der vom Bund getragene Anteil hervorgehen.
Teilweise haben Geförderte auch positive Erfahrungen damit gemacht, gegen eine erste Feststellung der Einkommenssteuerpflicht Widerspruch einzulegen. Beispiele für erfolgreiche Anschreiben und Widersprüche befinden sich [[Steuern#Beispiele für Anschreiben|weiter unten]]. Dort haben wir auch die [[Steuern#Steuertipps|unterschiedlichen Erfahrungen je nach Finanzamt]] gesammelt. Außerdem gibt es einen Channel auf Zulip, in dem ihr euch mit aktuellen und ehemaligen Geförderten rund um das Thema Finanzamt und Steuern austauschen könnt.

Bitte habt Verständnis, dass wir euch in Steuerfragen nicht weiter unterstützen können und dürfen. Wir raten euch ausdrücklich dazu, eine*n Steuerberater*in zu beauftragen, der*die euch persönlich beraten können.

Einige Projekte haben auch gute Erfahrungen damit gemacht, ihr zuständiges Finanzamt proaktiv mit ihren Fragen zu kontaktieren (z.B. zur möglichen Steuerfreiheit). Sie können (je nach Standort) sehr hilfreich sein.

=== Umsatzsteuer ===
Die Umsatzsteuer betrifft (fast) alle Unternehmen. Für die Förderung durch den Prototype Fund sollte als "echter Zuschuss" keine Umsatzsteuer anfallen. Als umsatzsteuerpflichtige Unternehmer*innen müsst ihr in den ersten zwei Jahren eurer Selbstständigkeit monatlich eine Umsatzsteuervoranmeldung abgeben. Diese wird bei euch im Regelfall eine sogenannte „Null-Meldung“ sein.

=== Gewerbesteuer ===
Die Gewerbesteuer ist eine Unternehmenssteuer – in dem Augenblick, in dem ihr euch selbstständig macht, werdet ihr auch zu einem Unternehmen. Nur vom Finanzamt anerkannte Freiberufler*innen sind von der Gewerbesteuer befreit. Im Regelfall wird das Finanzamt den Status der Freiberuflichkeit verwehren. Wenn ihr Gewerbesteuer zahlt, wird diese mit der Einkommensteuer verrechnet, so dass ihr am Ende fast den gleichen Betrag wie Freiberufler*innen zahlt (falls der “Steuerhack” nicht greift).

=== Einkommensteuer ===
Die Einkommensteuer hat mit dem Unternehmen nur mittelbar zu tun. Der Gewinn, den ihr mit eurem Unternehmen (oder eurem GbR-Anteil) erwirtschaftet, ist in der Regel als Teil eures Einkommens einkommensteuerpflichtig. (Angestellte zahlen die Lohnsteuer, die eine Vorauszahlung auf die Einkommensteuer darstellt). Wie bei der persönlichen Steuererklärung ist es auch bei der Einkommenssteuererklärung möglich, auf verschiedenen Wegen die Steuerlast zu senken. Ein*e Steuerberater*in kann euch dabei beraten, was davon in eurem Fall sinnvoll ist.

=== Das Finanzamt will viel wissen ===
Nachdem ihr das Gewerbe angemeldet habt, wird sich das Finanzamt bei euch melden und darum bitten, den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung auszufüllen. Ihr könnt abwarten, bis das Finanzamt sich meldet oder den Bogen auch proaktiv ausfüllen. Ihr findet eine am Rechner ausführbare Vorlage im Formularcenter des Bundesfinanzministeriums. Damit ihr von den 8 Seiten nicht erschlagen werdet, hier einige [https://www.formulare-bfinv.de/ffw/action/invoke.do?id=034250 Ausfüllhinweise]:

* Seite 1-3: Hier macht ihr Angaben über euch als Unternehmer*in und über die geplante Tätigkeit. Bei einer GbR muss jede*r Teilhaber*in diesen Bogen ausfüllen.
* Seite 3-5: Hier möchte das Finanzamt alles über das neue Unternehmen wissen und möchte auch wissen, ob ihr in den letzten 5 Jahren schon einmal selbstständig wart.
* Seite 5: Hier müsst ihr die voraussichtliche Höhe eurer Einkünfte eintragen. Die Einkünfte als IT-Unternehmer*in gehören in Zeile 112. Schaut, ob ihr noch andere Einkünfte habt. Bei der Gewinnermittlungsart solltet ihr die Einnahmenüberschussrechnung wählen.
* Seite 6-7: Gebt hier die Höhe der Umsätze an – da gehört die Förderung des Prototype Fund mit hinein, auch wenn diese umsatzsteuerfrei ist. Wenn weniger als € 17.500,00 umgesetzt werden, solltet ihr von der Kleinunternehmerregelung Gebrauch machen.
*Seite 7: Im Falle einer GbR tragt diese hier ein.
* Seite 8: Wenn ihr schon ein Firmenkonto habt, kann hier direkt das SEPA-Mandat mitgesendet werden und eine entsprechendes Notiz hier vermerkt werden. Bei einer GbR sendet eine Kopie des Gesellschaftsvertrags mit und kreuzt das Feld an.

=== Keine Steuernummer? ===
In einigen wenigen Fällen hat das Finanzamt die Vergabe von Steuernummern für Prototype-Fund-Projekte abgelehnt, da die Teams nicht unternehmerisch tätig seien. Dazu haben wir zurzeit leider nur wenige Infos, Teams berichten:
- Ich glaube, das hat die steuerliche Situation sogar vereinfacht. Wir haben die Förderung dann vom GbR-Konto jeweils anteilig an uns überwiesen und als steuerfreie Einnahmen bei unserer Steuererklärung angegeben. Das ging problemlos durch (in Hamburg, Karlsruhe und Lörrach). Ist mittlerweile auch von einer Steuerberaterin abgesegnet, auch wenn die natürlich im ersten Anlauf davon irritiert war. (...) Wie man natürlich ohne Steuernummer ein Geschäftskonto bekommt, kann je nach Bank ein interessantes Thema sein. Bei uns hat geholfen, dass wir für einen kurzen Zeitraum eine Steuernummer hatten und ich die angeben konnte.

- Danke, dass du eure Erfahrungen teilst. Bankkonto war kein Problem, wir konnten die Steuer-IDs des Teams eintragen. Dass die ganze GbR steuerlich nicht relevant ist, wurde mir telefonisch vom Finanzamt auch bestätigt. Problem ist jetzt aber, dass das BMBF eine Steuernummer verlangt, weil der Prozess das so vorsieht und auch nicht geändert werden soll. Habt ihr dafür die später deaktivierte Nummer eingereicht, oder wie lief das bei euch ab?

- Daran erinnere ich mich nicht mehr so genau, im Zweifelsfall haben wir genau das gemacht… 🙂

== Steuertipps ==

=== Steuertipps & Erfahrungen pro Stadt/Finanzamt ===

==== Augsburg ====
Wir haben beim Finanzamt Augsburg auch die Empfehlungen/Hinweise befolgt, aber leider ist es hier scheinbar nicht steuerfrei. Begründet wird das damit, dass die Gelder für Lebenserhaltung an die Entwickler*innen geflossen sind und das dann keine Ausübung von wissenschaftlichen Tätigkeiten ist.

==== Berlin Neukölln ====
Hallo allerseits, bei mir hat es funktioniert: das Finanzamt Neukölln hat in meinem Fall befunden, dass die Förderung vom Prototype-Fund nicht als Einkommen zählt. Ich zahle also keine Einkommensteuer darauf.

Das lief so: ich habe meine Steuererklärung gemacht (im Juli 2019 für das Jahr 2018) und die Förderung nirgendwo eingetragen. Das ganze per Elster abgeschickt. Zusätzlich hab ich die Steuererklärung ausgedruckt und mit einem ausführlichen [https://cloud.okfn.de/s/b49Hmigrj5ALcPY Anschreiben] ans Finanzamt Neukölln geschickt. Es kam Mitte November ein Steuerbescheid ohne jegliche Reaktion auf mein Schreiben.

Dann habe ich noch einige Zeit vergehen lassen und auf eine Reaktion des Finanzamts gewartet. Vor einigen Tagen dachte ich mir es wäre inzwischen genug Zeit vergangen und hab dort mal angerufen. Die freundliche Mitarbeiterin teilte mir dann mit, dass das alles so akzeptiert wurde, wie ich es geschrieben hätte. Mich darüber zu informieren hätte sie nicht für nötig gehalten, da ich ja den Steuerbescheid erhalten hätte. Sei alles so in den Akten vermerkt.

==== Berlin Friedrichshain-Kreuzberg ====
Wir haben für audapolis gestern vom Finanzamt Friedrichshain-Kreuzberg den Brief bekommen, dass die Zuwendungen aus dem PTF gem. § 3 Nr. 11 Einkommensteuergesetz '''ertragsteuerlich steuerfrei''' und umsatzsteuerlich '''nicht steuerbare „echte Zuschüsse".''' sind. Wir hatten eine minimal abgewandelte Form von [[Steuern#Beispiel 3|dem]] Schreiben verwendet.

==== Berlin-Steglitz ====
Ich habe für die Einkommensteuererklärung für das Projekt (als einzelner, freiberuflicher Entwickler) ein kleines Schreiben wie bisher im Wiki beschrieben beigelegt. Darauf ist das Finanzamt aber überhaupt nicht eingegangen sondern hat einen eigenen (neuen) Weg gefunden die Einkünfte als steuerfrei zu sehen. Das könnte vielleicht in Zukunft eine neue Argumentation eröffnen.

Zitat:
"Der Zuschuss vom Bundesministerium für Bildung und Forschung wurde als echter Zuschuss zur Projektförderung auf der Grundlage der in Absch. 10.2 (10) Nr.1 UStAE (Umsatzsteueranwendungserlass) genannten Nebenbestimmungen berücksichtigt und ist somit umsatzsteuerfrei. Ertragssteuerlich wurde er als Kapitalzuschuss gewertet, da die Förderung einer Investitionstätigkeit im Vordergrund steht, und aufgrund der Angaben in der EÜR und den eingereichten Belegen als erfolgsneutral angesehen (Ausübung des Wahlrechts vgl. R 6.5 (2) Einkommensteuerrichtlinie)."

Mir wurde bei Nachfrage versichert, dass die Konsequenzen aus dieser Einschätzung zu einen sein, dass der Zuschuss nicht in der Einkommensteuererklärung auftaucht und dass ich als Folge beim Verkauf der Software keine Herstellungskosten geltend machen kann :D

Wollte nur rueckmelden, dass bei mir beim FA Berlin Steglitz die ESt-Befreiung mit einem schriftlichen verweis auf EStG §3 Abs. 11 ohne Rückfragen akzeptiert wurde. Ich wünsche euch allen viel Erfolg bei eurer Steuererklärung <3

==== Frankfurt am Main ====
Ich habe die [[Steuern#Beispiel 4|Begründung]] leicht angepasst (danke nochmal an die ursprüngliche Autor:in!) an mein Finanzamt (Frankfurt am Main) geschickt und nun eine positive Bestätigung für 2019 bekommen. In unserem Fall heißt das konkret, dass wir die Zuschüsse des BMBF nicht in der Einnahme-Überschuss-Rechnung (EÜR) der GbR unseres Teams aufführen müssen, was heißt, dass in der Feststellungserklärung (Steuererklärung der GbR) keine Einnahmen auftauchen. In der persönlichen EÜR (und damit der Einkommen-Steuererklärung) müssen die anteiligen Auszahlungen aus der GbR an die Mitglieder dann auch nicht aufgeführt werden.

==== Halle (Saale) ====
Mir hat das Finanzamt Halle einen Bescheid über Einkommenssteuervorauszahlungen geschickt, in dem sie die Förderung des BMBF zu meinem Einkommen gerechnet haben. Ich habe dagegen Einspruch eingelegt und daraufhin einen korrigierten Bescheid bekommen, ohne die Fördersumme. Ich hab mich dabei an der [[Steuern#Beispiel 3|Argumentation]] orientiert, die blinry hier irgendwann mal reingeschrieben hat. Folgendes habe ich an das Finamt geschrieben: [[Steuern#Beispiel 6: Widerspruch einlegen|>>LINK<<]]

Da habe ich dann noch einen Scan des Zuwendnungsbescheids und die Nebenbestimmungen (Tipp, die sind hier online zu finden) angehängt.

In der Einkommenssteuererklärung (also nicht mehr die Vorauszahlung) hat das Finanzamt die eingereichte Erklärung ohne die Einnahmen der GbR nicht akzeptiert.
Sie sagen dazu: „Die Zuwendungen aus dem Bundeshaushalt für das Vorhaben ‚Software Sprint - Einzelvorhaben: [Mein Projekt]‘ stellt keine steuerfreie Einnahme dar. Der Gewinn wurde entsprechend […] erhöht“
Weil ich in dem Jahr unter der Steuerfreiheitsgrenze geblieben bin, habe ich dagegen keinen Einspruch eingelegt.

==== Hamburg Altona ====
Hallo zusammen, auch das Finanzamt Hamburg Altona hat unsere Begründung für die Steuerfreiheit der erhaltenen Gelder akzeptiert 🎉 Wir haben ähnlich wie in der Vorlage von blinry (danke!) argumentiert, und vorsichtigerweise auch beschrieben, dass keine "Arbeitsnehmertätigkeit" vorlag (also keine Weisungsbefugnis, etc. das zweite Kriterium in §3 Nr. 11 Satz 3 EStG). Wir haben dazu eine Erklärung zur Feststellung beim Finanzamt eingereicht und parallel eine schriftliche Mitteilung via Elster verschickt, und in beiden aufeinander verwiesen. Ca 4 Wochen später kam dann die "Einheitliche und gesonderte Feststellung". Darin ist bei jede\\*r Gesellschafter\\*in als Einkommen aus der GbR € 0,00 vermerkt.

==== Köln ====
Kurzes update aus Köln: Unser Steuerberater hat beim Finanzamt nachgefragt (da es als GbR nicht so einfach klappt wie bei einer Einzelperson - und ich vermute T. hatte als Einzelperson das Begleitschreiben eingereicht). Leider antwortet uns das Finanzamt, dass wir versteuern müssen, mit Verweis auf dieses Urteil: <nowiki>https://datenbank.nwb.de/Dokument/Anzeigen/210835/</nowiki>

Wir recherchieren gerade noch ob sich ein Einspruch lohnt, aber Aussage des Steuerberaters Stand heute ist: "Bei Einzelpersonen und geringen Beträgen kann es sein, dass das Finanzamt das einfach kommentarlos akzeptiert. Bei Entnahmen aus einer GbR wird das wahrscheinlich nicht funktionieren."
Immer noch nix finales, aber es macht Sinn die potentiellen Steuern zur Seite zu legen.

==== München ====
Wir haben als GbR an der vorletzten Prototype-Runde teilgenommen und nun stand natürlich die Steuererklärung an - für das Jahr 2023 in diesem Fall. Und, um es kurz zu machen, es hat geklappt! Die freundlichen Damen und Herren vom Finanzamt München sind den Argumenten in meinem Schreiben gefolgt und haben die Förderung steuerfrei gestellt - bedingungslos und unwiderruflich (kein "Vorbehalt der Nachprüfung"). Das bedeutet, auch die in 2024 geflossenen Beträge sind dann steuerfrei.Das Schreiben war angelehnt an einige Tipps hier im Forum. Für unsere GbR macht das insgesamt ca. 6.000 Euro "Mehrerlös" aus, das ist ja auch nicht von schlechten Eltern ...

==== Starnberg ====
Diese Woche habe ich Rückmeldung von meinem Finanzamt (Starnberg) bekommen, die der im Wiki vorgeschlagenen Argumentation nicht folgen möchte:

"Die Einnahmen aus der Zuwendung des Bundesministeriums für Bildung und Forschung für das Forschungs- und Entwicklungsprojekt "Voice-QL" sind nicht nach §3 Nr.11 EStG steuerfrei, da die Förderung für einen bestimmten Zweck ist, weswegen §3 Nr.11 S.3 EStG nicht anzuwenden ist. Die Einkünfte sind daher als sonstige Einkünfte aus anderen Leistungen nach §22 Nr. 3 EStG bei Zufluss zu erklären."

Mein Antrag auf Steuerbefreiung der Fördersumme von Runde 12 bei der Steuererklärung wurde damals vom Finanzamt Starnberg abgelehnt. Durch mehrere Wiki-Beträge motiviert habe ich mir nun doch noch einmal die Zeit genommen, einen Brief an das Finanzamt zu formulieren und Widerspruch gegen den Steuerbescheid eingelegt.

Heute kam ein korrigierter Bescheid per Briefpost, mein Widerspruch wurde anerkannt! Statt einer Nachzahlung gibt es nun eine Rückzahlungn:-)

"Sehr geehrte Damen und Herren,

Im Bescheid für 2023 lese ich die Einschätzung, dass die Zuwendung des BMBF für das Projekt '[...]' nicht steuerfrei ist.
Der Zuschuss wurde im Rahmen der bundesweiten Maßnahme PrototypeFund(PTF) gewährt. Durch persönlichen Kontakt mit anderen PTF-Förderprojekten wurde mir bekannt, dass andere Finanzämter (z. B. Frankfurt am Main, Berlin-Neukölln, Berlin-Steglitz, Berlin Friedrichshain-Kreuzberg oder Hamburg Altona) es so sehen, dass diese Zuwendung NICHT versteuert werden muss.
Als Erläuterung wird angeführt:
'Der Zuschuss vom Bundesministerium für Bildung und Forschung wurde als echter Zuschuss zur Projektförderung auf der Grundlage der in Absch. 10.2 (10) Nr.1 UStAE (Umsatzsteueranwendungserlass) genannten Nebenbestimmungen berücksichtigt und ist somit umsatzsteuerfrei. Ertragssteuerlich wurde er als Kapitalzuschuss gewertet, da die Förderung einer Investitionstätigkeit im Vordergrund steht, und aufgrund der Angaben in der EÜR und den eingereichten Belegen als erfolgsneutral angesehen (Ausübung des Wahlrechts vgl. R 6.5 (2) Einkommensteuerrichtlinie).'
Ein weiteres Finanzamt sagt, dass ...
... 'Zuwendungen aus dem PTF gem. § 3 Nr. 11 Einkommensteuergesetz ertragsteuerlich steuerfrei und umsatzsteuerlich nicht steuerbare 'echte Zuschüsse' sind'
Aus beigefügten Nebenbestimmungen geht hervor, dass mir gegenüber keine Weisungsbefugnis besteht und sowohl Verwertungsrechte wie auch Forschungsergebnisse mir gehören. So gibt es in diesem Sinne keine Gegenleistung, die von mir an das Bundesministerium oder den Projektträger erbracht wurde.
Die Besteuerung der Zuwendung würde für mich und meine Familie eine finanzielle Belastung darstellen. Vor dem Hintergrund der unterschiedlichen Praxis anderer Finanzämter lege ich deshalb Widerspruch gegen den Bescheid ein und bitte um eine erneute Prüfung des Sachverhalts.
Weitere Unterlagen zur Klärung stelle ich bei Bedarf gerne zur Verfügung.

Mit freundlichen Grüßen,
[...]"

== Beispiele für Anschreiben ==
Diese Textbausteine für die Einkommenssteuerfreiheit wurden bereits erfolgreich beim Finanzamt eingereicht. Reuse & remix :D

=== Beispiel 1 ===
[https://cloud.okfn.de/s/b49Hmigrj5ALcPY '''Hier befindet sich ein Beispiel-Anschreiben als PDF.''']

=== Beispiel 2 ===
[https://cloud.okfn.de/s/TbQMg6ALPZkkwYZ '''Hier befindet sich ein weiteres Beispiel-Anschreiben als PDF.''']

=== Beispiel 3 ===
Zur Abwendung des Zwangsgeldes für mich und meine Mitgesellschafter*in habe ich auch noch einmal einen Blick in das Einkommensteuergesetz geworfen und festgestellt, dass meiner Einschätzung nach die Einnahmen der GbR im Jahr 2019 nach §3 Nr. 11 EkSt steuerbefreit sind. Es handelt sich um eine Zuwendung des Bundesministeriums für Bildung und Forschung für das Forschungs- und Entwicklungsprojekt „—-“ unter dem Förderkennzeichen “----” Rahmen des Förderprogramms „Software Sprint“ in Höhe von — €. Ich möchte Ihnen dies hiermit mitteilen und bitte Sie, die Steuerfreiheit zu überprüfen und diesbezüglich eine Bewertung vorzunehmen. Zur Prüfung habe ich Ihnen den Änderungsbescheid zum ursprünglichen Zuwendungsbescheid vom (--Datum–) als Anlage beigefügt. Außerdem verweise ich auf die Nebenbestimmungen für Zuwendungen des BMBF (NKBF2017, Web-Link <nowiki>https://www.bmbf.de/foerderungen/bekanntmachung-1429.html</nowiki>), aus denen in Abschnitt 3 hervorgeht, dass uns als Zuwendungsempfängern die Ergebnisse des Forschungsprojekts gehören und uns das ausschließliche Nutzungsrecht eingeräumt wird (Seite 11). Dies scheint mir insofern relevant, als dass in §3 Nr. 11 EkSt festgelegt ist, dass „Voraussetzung für die Steuerfreiheit ist, dass der Empfänger mit den Bezügen nicht zu einer bestimmten wissenschaftlichen oder künstlerischen Gegenleistung oder zu einer bestimmten Arbeitnehmertätigkeit verpflichtet wird“. Da die Forschungsergebnisse uns gehören, gibt es in diesem Sinne keine Gegenleistung, die an das Bundesministerium oder den Projektträger erbracht wurde.

=== Beispiel 4 ===
''Sehr geehrte Damen und Herren,

Im Jahr 2020 haben wir Zuschüsse des Bundesministeriums für Bildung und Forschung in der abgegebenen GbR-Feststellungserklärung \emph{nicht} versteuert, da wir sie für steuerfrei auf Grundlage von §3 Einkommensteuergesetz halten. Wir möchten Ihnen dies hiermit mitteilen und bitten Sie, die Steuerfreiheit zu überprüfen und diesbezüglich eine Bewertung vorzunehmen.

Es handelt sich um die folgenden Einnahmen:

Zuwendung des Bundesministeriums für Bildung und Forschung für das Forschungs- und Entwicklungsprojekt „—“ unter dem Förderkennzeichen —-- im Rahmen des Förderprogramms „Software Sprint“ in Höhe von \EUR{---}.

Unserer Einschätzung nach sind die Einnahmen nach §3 Nr. 11 Einkommensteuergesetz steuerfrei. Zur Prüfung haben wir Ihnen den Zuwendungsbescheid als Anlagen beigefügt, zu denen wir noch folgende Erläuterungen haben:

Auf Seite 2 geht die Gesamthöhe der erhaltenen Zuwendung hervor (verteilt auf die Jahre 2020 und 2021 gemäß des ebenfalls beigefügten Änderungsbescheides vom –datum–), sowie auf Seite 3 dass die Nebenbestimmungen „NKBF 2017“ Teil des Zuwendungsbescheids sind. Diese Nebenbestimmungen liegen ebenfalls bei. Dort ist zu entnehmen, dass der GbR als Zuwendungsempfängerin die Ergebnisse des Forschungsprojekts gehören (Punkt 3.1 auf Seite 11) und dass ihr das Recht auf ausschließliche Nutzung eingeräumt wird (Punkt 3.2 auf Seite 11). Dies scheint mir insofern relevant, als dass in §3 Nr. 11 steht, dass „Voraussetzung für die Steuerfreiheit ist, dass der Empfänger mit den Bezügen nicht zu einer bestimmten wissenschaftlichen oder künstlerischen Gegenleistung oder zu einer bestimmten Arbeitnehmertätigkeit verpflichtet wird“. Da die Forschungsergebnisse uns gehören, gibt es in diesem Sinne keine Gegenleistung, die von uns an das Bundesministerium oder den Projektträger erbracht wurde.

Weitere Anlage ist der Zahlungsnachweis vom 27. November 2020, aus dem die erhaltene Zuwendung im Jahr 2020 hervorgeht. Weitere Zahlungen erfolgten im Jahr 2020 nicht. Falls Sie weitere Belege benötigen, reichen wir diese natürlich gern nach.

Mit freundlichen Grüßen''

Das generiert eine Transaktions-ID. Dann haben wir die "Gesonderte und einheitliche Feststellung" für die GbR ausgefüllt, mit 0 EUR Einnahmen, und jeweils 0 EUR Entnahmen von uns beiden. Im "Anmerkungs"-Feld haben wir die Transaktions-ID referenziert:

Siehe separat übermittelte Mitteilung: Transferticket ep1342j69pyzh07gjw47isfexxad1ux8;
Auftrag: Sonstige Nachricht an das Finanzamt;
Ordnungskriterium: 14/130/05478;
Abgabezeit: Freitag, 14. Mai 2021, 17:58:27

Achso, und der Brief hatte als Anhänge noch den NKBF 2017, den Zuwendungsbescheid (plus eine Korrektur für die Aufteilung des Geldes auf die Jahre), und den ersten Zahlungsnachweis aus Profi Online.

=== Beispiel 5 ===
Im Jahr 2019 habe ich Zuschüsse des Bundesministeriums für Bildung und Forschung in der abgegebenen GbR-Feststellungserklärung nicht versteuert, da ich sie für steuerfrei auf Grundlage von §3 Einkommensteuergesetz halte. Ich möchte Ihnen dies hiermit mitteilen und bitte Sie, die Steuerfreiheit zu überprüfen und diesbezüglich eine Bewertung vorzunehmen. Es handelt sich um die folgenden Einnahmen: Zuwendung des Bundesministeriums für Bildung und Forschung für das Forschungs- und Entwicklungsprojekt „XXXXX“ unter dem Förderkennzeichen XX|XXXXXX im Rahmen des Förderprogramms „Software Sprint“ in Höhe von X.XXX,XX€. Meiner Einschätzung nach sind die Einnahmen nach §3 Nr. 11 Einkommensteuergesetz steuerfrei. Zur Prüfung habe ich Ihnen den Zuwendungsbescheid als Anlagen beigefügt, zu denen ich im folgenden noch ein paar Erläuterungen habe: Auf Seite 2 geht die Höhe der erhaltenen Zuwendung hervor (50% der Zuwendungen im Haushaltsjahr 2019), sowie auf Seite 3 dass die Nebenbestimmungen „NKBF 98“ Teil des Zuwendungs bescheids sind. Diese Nebenbestimmungen liegen ebenfalls bei. Dort ist zu entnehmen, dass mir als Zuwendungsempfänger die Ergebnisse des Forschungsprojekts gehören (Punkt 9.2 auf Seite 7) und dass mir das Recht auf ausschließliche Nutzung eingeräumt wird (Punkt 12.1 auf Seite 9). Dies scheint mir insofern relevant, als dass in §3 Nr. 11 steht, dass „Voraussetzung für die Steuer freiheit ist, dass der Empfänger mit den Bezügen nicht zu einer bestimmten wissenschaftlichen > oder künstlerischen Gegenleistung oder zu einer bestimmten Arbeitnehmertätigkeit verpflichtet > wird“. Da die Forschungsergebnisse mir gehören, gibt es in diesem Sinne keine Gegenleistung, die > von mir an das Bundesministerium oder den Projektträger erbracht wurde. Weiterhin liegt die > Antwort des Bundesministeriums (Anlage 4) auf meinen Verwendungsnachweis bei, aus dem die Gesamtkosten des Vorhabens sowie der vom Bund getragene Anteil hervorgehen.

=== Beispiel 6: ===
''Sehr geehrte Damen und Herren,

im Jahr 2023 hatte die GbR Einnahmen, die nicht in der hier abgegebenen Steuer-/ Feststellungserklärung enthalten sind, da diese nach unserer Einschätzung gemäß §3 Nr. 11 Einkommensteuergesetz steuerfrei sind. (Zitat aus der genannten Vorschrift: »Steuerfrei sind … (Nr. 11) Bezüge aus öffentlichen Mitteln … die … zu dem Zweck bewilligt werden, … die Wissenschaft oder Kunst unmittelbar zu fördern.«)
Wir teilen Ihnen dies hiermit mit und bitten Sie, diesen Sachverhalt zu überprüfen und diesbezüglich eine Bewertung vorzunehmen. Es handelt sich um die folgende Einnahme:
- Zuwendungsbescheid des Bundesministeriums für Bildung und Forschung für das Forschungs- und Entwicklungsprojekt „Software Sprint – Einzelvorhaben: [wie im Zuwendungsbescheid] in Höhe von [in diesem Jahr geflossene Gelder – nicht der gesamte Betrag] € für das Kalenderjahr 2023.
Zur Prüfung haben wir die relevanten Dokumente beigefügt, zu denen wir Folgendes erläutern möchten.
Zum einen handelt es sich um den Zuwendungsbescheid vom [Datum], aus dem auf Seite 2 die Höhe der Zuwendung von [Betrag in diesem Jahr] Euro hervorgeht. Des weiteren wird auf Seite 3 festgestellt, dass die »Nebenbestimmungen NKBF 2017« Teil des Zuwendungsbescheids sind. Die NKBF haben wir nicht vollständig mitgesandt, diese liegen z.B. vor unter https://foerderportal.bund.de/easy/module/profi_formularschrank/download.php?datei1=3175
Als Anlage senden wir den wohl relevanten Ausschnitt (Seite 11/17): Dort ist festgehalten, dass dem Zuwendungsempfänger (hier also der GbR) alle Eigentumsrechte an den Ergebnissen des Projekts gehören (Punkt 3.1) und ihm alle Nutzungs- und Verwertungsrechte zustehen (Punkt 3.2).
Diese Punkte heben wir deshalb heraus, da im genannten §3 Nr. 11 Satz 3 ESt. steht, dass »Voraussetzung für die Steuerfreiheit ist, dass der Empfänger mit den Bezügen nicht zu einer bestimmten wissenschaftlichen oder künstlerischen Gegenleistung oder zu einer bestimmten Arbeitnehmertätigkeit verpflichtet wird«.
Da die Ergebnisse allein der GbR gehören, gibt es im Sinne dieser Vorschrift auch keine Gegenleistung, die von uns an das Bundesministerium oder den Projektträger erbracht wurde.
Uns ist klar, dass bei einer steuerfreien Zuwendung keine (Betriebs-) Ausgaben angesetzt werden können und keine USt. entsteht. Für Rückfragen stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung.

Mit freundlichen Grüßen, [Name geschäftsführender Gesellschafter der GbR]

Anlage 1: Zuwendungsbescheid vom [Datum]
Anlage 2: Nebenbestimmungen (NKBF 2017 -Auszug-) als Teil des
Zuwendungsbescheids''

=== Beispiel 7: Widerspruch einlegen ===
''Guten Tag,

in Ihrem Schreiben vom [DATUM] setzten Sie für mich Einkommenssteuervorauszahlungen fest. Gegen diese lege ich hiermit Widerspruch ein. Zwar habe ich angegeben, über die [UNTERNEHMEN] GbR [FÖRDERSUMME] € an Einnahmen erzielen zu wollen, diese bestehen jedoch vollständig aus echten Zuwendungen des Bundesministeriums für Bildung und Forschung im Rahmen des Förderprogramms "Software Sprint" zur Förderung der Wissenschaft unter dem Förderkennzeichen [FKZ] (siehe Zuwendungsbescheid im Anhang). Entsprechend mache ich geltend, dass diese Einnahmen nach §3 Nr. 11 EStG als steuerfrei zu betrachten sind. Nach den für den Zuwendungsbescheid geltenden Förderbestimmmungen (NKBF 2017, im Anhang) verbleibt das alleinige Verwertungsrecht für die Forschungsergebnisse bei der GbR als Zuwendungsempfängerin, was den Anforderungen des §3 Nr. 11 Satz 3 EStG an den Ausschluss einer Gegenleistung entspricht.

Ich bitte demnach um Aufhebung Ihres Vorauszahlungsbescheids.

Mit freundlichen Grüßen

=== Beispiel 8: Widerspruch einlegen ===
'''[https://cloud.okfn.de/s/YGDCLbdnKr8RNbG Hier befindet sich ein Beispiel-Anschreiben für einen Widerspruch als PDF.]'''

==== Hintergrund-Informationen zu diesem Beispiel ====
Einige Finanzämter verweisen zur Begründung der Steuerpflicht auf [https://www.foerderinfo.bund.de/foerderinfo/de/beratung/faq/faq_node.html das FAQ der Förderberatung „Forschung und Innovation“ des Bundes]. Dort heißt es, dass Zuwendungen grundsätzlich den Ertragssteuern, im Falle des PTFs also der Einkommenssteuer, unterliegen. Die geförderte Person, von der dieser Widerspruch stammt, hat bei der Förderberatung direkt nach der gesetzlichen Grundlage für diesen FAQ-Eintrag gefragt:
Die Antwort war sehr aufschlussreich: Die Aussage im FAQ basiert nicht direkt auf einem Gesetz, sondern entspricht lediglich der von den Ministerien vorgegebenen „Verwaltungspraxis“. Die letztendliche Entscheidung über den Einzelfall (und die Auslegung des Begriffs „Zuschuss“) liegt allein im Ermessen des zuständigen Finanzamts.

Das entkräftet das FAQ als pauschales Gegenargument und hat mir den Weg frei gemacht, mich in der Begründung direkt auf die relevanten Steuergesetze zu stützen; insbesondere auf die Steuerfreiheit nach § 3 Nr. 11 EStG (Bezüge aus öffentlichen Mitteln zur Förderung der Wissenschaft).

Bitte habt Verständnis, dass wir die Antwort der Förderberatung, auf die hier Bezug genommen wird, nicht mit euch teilen können.

== In English: Taxes ==
'''<mark><big>Caution: We are not allowed to advise you on your taxes - only tax consultants can legally to do that. Here we have collected experiences and tips from past rounds that may be helpful for you. However, please still get professional advice on your taxes.</mark></big>'''

== Tax obligation ==
'''tldr;''' The Prototype Fund grant counts as a [https://www.haufe.de/finance/finance-office-professional/zuwendungen-aus-oeffentlichen-kassen-zur-projektfoerderung_idesk_PI11525_HI1580562.html "true grant"] ''(“echter Zuschuss”, a specific form of funding in Germany)'' which is why '''no sales tax''' should be payable. However, the projects' experience of the past rounds shows that, although no sales tax is payable, '''income tax is generally due''' (the types of tax are described in more detail below). Since the grant is paid out quarterly, it may have to be reported on two different tax returns over two years (in funding rounds in the winter).

'''Important for teams''': you must file a separate tax declaration for the GbR, which shows the profit / loss of each GbR member. For your personal income tax, only the final result will be added.

In the past, some projects have been successful in being exempt from income tax. A '''tested approach to establish a possible income tax exemption''' is as follows:

One files one's tax return (see below) by the due date for the appropriate year of the grant, but does not record the grant as a total, adding a letter in the following style (in German):
Im Jahr x hatte ich zusätzliche Einnahmen, die nicht in der abgegebenen Steuererklärung (Anlage 1) enthalten sind, da sie meiner Einschätzung nach laut §3 Einkommensteuergesetzsteuerfrei sind. Ich möchte Ihnen dies hiermit mitteilen und bitte Sie, die Steuerfreiheit zu überprüfen und diesbezüglich eine Bewertung vorzunehmen.

Es handelt sich um die folgenden Einnahmen:
1.Zuwendung des Bundesministeriums für Bildung und Forschung für das Forschungs-und Entwicklungsprojekt „x“ unter dem Förderkennzeichen x im Rahmen des Förderprogramms „Software Sprint“ in Höhe von x Euro.

Meiner Einschätzung nach sind die Einnahmen aus 1. nach §3 Nr. 11 Einkommensteuergesetz steuerfrei. Zur Prüfung habe ich Ihnen relevante Dokumente alsAnlagen beigefügt, zu denen ich im folgenden noch ein paar Erläuterungen habe.

Ihnen liegt der Zuwendungsbescheid (Anlage 2) vor, aus dem auf Seite 2 die Höhe der erhaltenen Zuwendung hervorgeht, sowie dass die Nebenbestimmungen „NKBF 2017“ Teil des Zuwendungsbescheids sind. Diese Nebenbestimmungen liegen ebenfalls bei (Anlage3). Dort ist zu entnehmen, dass mir als Zuwendungsempfänger die Ergebnisse des Forschungsprojekts gehören (Punkt 3.1 auf Seite 11) und dass mir das Recht aufausschließliche Nutzung eingeräumt wird (Punkt 3.2 auf Seite 11). Dies scheint mir insofern relevant, als dass in §3 Nr. 11 steht, dass „Voraussetzung für die Steuerfreiheit ist, dass der Empfänger mit den Bezügen nicht zu einer bestimmten wissenschaftlichen oder künstlerischen Gegenleistung oder zu einer bestimmten Arbeitnehmertätigkeit verpflichtet wird.“. Da die Forschungsergebnisse mir gehören, gibt es in diesem Sinne keine Gegenleistung, die von mir an das Bundesministerium oder den Projektträger erbracht wurde. Weiterhin liegt die Antwort des Bundesministeriums (Anlage 4) auf meinen Verwendungsnachweis bei, aus dem die Gesamtkosten des Vorhabens sowie der vom Bundgetragene Anteil hervorgehen.
In some cases, grantees have also had positive experiences appealing an initial decision on their income tax obligation. Examples of successful letters and appeals can be found [[Steuern#Beispiele für Anschreiben|in the German section above]] (please note that these are only available in German since your communication with the tax office will also be in German). There, you can also find a collection of different [[Steuern#Steuertipps|experiences depending on the tax office in Germany]]. We also have a channel on Zulip where you can talk to current and former grantees about their experiences regarding the tax office and taxes.

Please note that we are unable and unauthorised to provide further support on tax matters. We strongly advise you to hire a tax advisor who can provide you with personalized advice.

Some projects have also found it helpful to proactively contact their local tax office with questions (e.g., regarding potential tax exemptions). They can be very helpful (depending on your location).

=== ''Umsatzsteuer'' (Sales tax) ===
The sales tax concerns (almost) all companies. As a “ true subsidy”, no sales tax should be incurred for the funding from the Prototype Fund. As an entrepreneur subject to sales tax, you must submit an advance sales tax return monthly during the first two years of your self-employment. As a rule, this will be a so-called ''"Nullmeldung"'' for you.

=== ''Gewerbesteuer'' (Business Tax) ===
The ''Gewerbesteuer'' is a business tax - the moment you become self-employed, you also become a business. Only freelancers recognized by the tax office are exempt from business tax. Usually the tax office will deny you freelance status. If you pay business tax, it will be offset against your income tax, so that you end up paying almost the same amount as freelancers (if the "tax hack" above doesn‘t work).

=== ''Einkommensteuer'' (Income Tax) ===
Income tax is only indirectly related to the company. The profit you make from your business (or your GbR share) is generally subject to income tax as part of your income. (Employees pay payroll tax, which is an advance payment on income tax). As with your personal tax return, it is also possible to reduce your income tax burden in various ways when filing your income tax return. A tax advisor can advise you on what makes sense in your case.

=== The Tax Office (''Finanzamt'') wants to know a lot. ===
After you have registered the business, the tax office will contact you and ask you to fill in the tax registration form. You can wait for the tax office to contact you or fill out the form proactively. You can find a computer-executable template in the form center of the Federal Ministry of Finance. So that you are not overwhelmed by the 8 pages, here are some [https://www.formulare-bfinv.de/ffw/form/display.do?%24context=27F37B050AA7343D04AA instructions] to fill out the form:

* Page 1-3: Here you provide information about yourself as an entrepreneur and about your planned activity. In the case of a GbR, each partner must fill out this form.
* Page 3-5: Here the tax office wants to know everything about the new business and also whether you have been self-employed in the last 5 years.
* Page 5: Here you must enter the expected amount of your income. Income as an IT entrepreneur should be entered on line 112. Check if you expect to have any other income sources. You should choose the surplus income statement (Einnahmenüberschussrechnung) as the method of calculating profit.
* Page 6-7: Enter the amount of sales here - this includes the Prototype Fund grant, even if it is exempt from sales tax. If your turnover is less than € 17.500,00, you should use the small business regulation.
* Page 7: In case of a GbR enter it here.
* Page 8: If you already have a company account, the SEPA mandate can be sent directly here and a corresponding note can be added here. In case of a GbR send a copy of the articles of association and tick the box.

=== No tax number (''Steuernummer)''? ===
In a few cases, the tax office has refused to issue tax numbers for Prototype Fund projects because the teams are not entrepreneurial. Unfortunately, we have little info on this at the moment. Some of our teams reported:
- I think this even simplified the tax situation. We then transferred the funding from the GbR account proportionately to ourselves and declared it as tax-free income on our tax return. This went through without any problems (in Hamburg, Karlsruhe and Lörrach). In the meantime, it has also been approved by a tax consultant, even though she was naturally irritated by it at the first attempt. (...) How to get a business account without a tax number can be an interesting topic, depending on the bank. In our case, it helped that we had a tax number for a short period of time and I was able to provide that.

- Thanks for sharing your experience. Bank account was not a problem, we were able to put in the team tax IDs. That the whole GbR is not relevant for tax purposes was also confirmed to me by phone from the tax office. The problem now is, however, that the BMBF requires a tax number because the process provides for it and it is not to be changed. Did you submit the number that was later deactivated, or how did that work for you?

- I don't remember that exactly, but in case of doubt, that's exactly what we did... 🙂
[Translated from German]

'''Note'''

In the German section above we also provide many quotes from projects about [[Steuern#Steuertipps|their experiences with various tax offices]] and [[Steuern#Beispiele für Anschreiben|the letters that have helped them with establishing the tax exemption]].

Steuern

2026-07-06T11:08:28Z

Marie-Lena: /* Hintergrund-Informationen zu diesem Beispiel */ added info

''(English version below)''

'''<mark><big>Achtung: Wir dürfen euch nicht zu euren Steuern beraten - das dürfen nur Steuerberater*innen. Hier haben wir Erfahrungen aus vergangenen Runden und Zitate gesammelt, die eventuell für euch hilfreich sein können. Lasst euch aber bitte trotzdem bei euren Steuern professionell beraten.</big></mark>'''

== Steuerpflicht ==
'''tl;dr:''' Die Förderung durch den Prototype Fund gilt als [https://www.haufe.de/id/kommentar/zuwendungen-aus-oeffentlichen-kassen-zur-projektfoerderung-HI1580562.html “echter Zuschuss”], weswegen '''keine Umsatzsteuer''' anfallen sollte. Die Erfahrungswerte der Projekte besagen allerdings, dass zwar keine Umsatzsteuer, aber '''in aller Regel Einkommensteuer fällig wird''' (die Steuerarten werden unten näher beschrieben). Da die Auszahlung der Förderung quartalsweise erfolgt, kann es sein, dass sie in zwei verschiedenen Steuererklärungen über zwei Jahre angegeben werden muss.

'''Wichtig für Teams:''' Ihr müsst eine eigene Steuererklärung für die GbR abgeben, die den Gewinn / Verlust jedes GbR-Mitglieds ausweist. Bei eurer persönlichen Einkommensteuer wird nur das Endergebnis addiert.

Manche Projekte waren in der Vergangenheit damit erfolgreich, von der Einkommenssteuer befreit zu werden. Ein '''erprobter Ansatz, um eine etwaige Einkommensteuerfreiheit festzustellen''' ist folgender:

Man gibt fristgerecht seine Steuererklärung (Erläuterung siehe unten) für das entsprechende Jahr der Förderung ab, erfasst die Förderung allerdings nicht als Summe, sondern legt ein Schreiben im folgenden Stil bei:
Im Jahr x hatte ich zusätzliche Einnahmen, die nicht in der abgegebenen Steuererklärung (Anlage 1) enthalten sind, da sie meiner Einschätzung nach laut §3 Einkommensteuergesetzsteuerfrei sind. Ich möchte Ihnen dies hiermit mitteilen und bitte Sie, die Steuerfreiheit zu überprüfen und diesbezüglich eine Bewertung vorzunehmen.

Es handelt sich um die folgenden Einnahmen:
1.Zuwendung des Bundesministeriums für Bildung und Forschung für das Forschungs-und Entwicklungsprojekt „x“ unter dem Förderkennzeichen x im Rahmen des Förderprogramms „Software Sprint“ in Höhe von x Euro.

Meiner Einschätzung nach sind die Einnahmen aus 1. nach §3 Nr. 11 Einkommensteuergesetz steuerfrei. Zur Prüfung habe ich Ihnen relevante Dokumente als Anlagen beigefügt, zu denen ich im folgenden noch ein paar Erläuterungen habe.

Ihnen liegt der Zuwendungsbescheid (Anlage 2) vor, aus dem auf Seite 2 die Höhe der erhaltenen Zuwendung hervorgeht, sowie dass die Nebenbestimmungen „NKBF 2017“ Teil des Zuwendungsbescheids sind. Diese Nebenbestimmungen liegen ebenfalls bei (Anlage 3). Dort ist zu entnehmen, dass mir als Zuwendungsempfänger die Ergebnisse des Forschungsprojekts gehören (Punkt 3.1 auf Seite 11) und dass mir das Recht auf ausschließliche Nutzung eingeräumt wird (Punkt 3.2 auf Seite 11). Dies scheint mir insofern relevant, als dass in §3 Nr. 11 steht, dass „Voraussetzung für die Steuerfreiheit ist, dass der Empfänger mit den Bezügen nicht zu einer bestimmten wissenschaftlichen oder künstlerischen Gegenleistung oder zu einer bestimmten Arbeitnehmertätigkeit verpflichtet wird.“. Da die Forschungsergebnisse mir gehören, gibt es in diesem Sinne keine Gegenleistung, die von mir an das Bundesministerium oder den Projektträger erbracht wurde. Weiterhin liegt die Antwort des Bundesministeriums (Anlage 4) auf meinen Verwendungsnachweis bei, aus dem die Gesamtkosten des Vorhabens sowie der vom Bund getragene Anteil hervorgehen.
Teilweise haben Geförderte auch positive Erfahrungen damit gemacht, gegen eine erste Feststellung der Einkommenssteuerpflicht Widerspruch einzulegen. Beispiele für erfolgreiche Anschreiben und Widersprüche befinden sich [[Steuern#Beispiele für Anschreiben|weiter unten]]. Dort haben wir auch die [[Steuern#Steuertipps|unterschiedlichen Erfahrungen je nach Finanzamt]] gesammelt. Außerdem gibt es einen Channel auf Zulip, in dem ihr euch mit aktuellen und ehemaligen Geförderten rund um das Thema Finanzamt und Steuern austauschen könnt.

Bitte habt Verständnis, dass wir euch in Steuerfragen nicht weiter unterstützen können und dürfen. Wir raten euch ausdrücklich dazu, eine*n Steuerberater*in zu beauftragen, der*die euch persönlich beraten können.

Einige Projekte haben auch gute Erfahrungen damit gemacht, ihr zuständiges Finanzamt proaktiv mit ihren Fragen zu kontaktieren (z.B. zur möglichen Steuerfreiheit). Sie können (je nach Standort) sehr hilfreich sein.

=== Umsatzsteuer ===
Die Umsatzsteuer betrifft (fast) alle Unternehmen. Für die Förderung durch den Prototype Fund sollte als "echter Zuschuss" keine Umsatzsteuer anfallen. Als umsatzsteuerpflichtige Unternehmer*innen müsst ihr in den ersten zwei Jahren eurer Selbstständigkeit monatlich eine Umsatzsteuervoranmeldung abgeben. Diese wird bei euch im Regelfall eine sogenannte „Null-Meldung“ sein.

=== Gewerbesteuer ===
Die Gewerbesteuer ist eine Unternehmenssteuer – in dem Augenblick, in dem ihr euch selbstständig macht, werdet ihr auch zu einem Unternehmen. Nur vom Finanzamt anerkannte Freiberufler*innen sind von der Gewerbesteuer befreit. Im Regelfall wird das Finanzamt den Status der Freiberuflichkeit verwehren. Wenn ihr Gewerbesteuer zahlt, wird diese mit der Einkommensteuer verrechnet, so dass ihr am Ende fast den gleichen Betrag wie Freiberufler*innen zahlt (falls der “Steuerhack” nicht greift).

=== Einkommensteuer ===
Die Einkommensteuer hat mit dem Unternehmen nur mittelbar zu tun. Der Gewinn, den ihr mit eurem Unternehmen (oder eurem GbR-Anteil) erwirtschaftet, ist in der Regel als Teil eures Einkommens einkommensteuerpflichtig. (Angestellte zahlen die Lohnsteuer, die eine Vorauszahlung auf die Einkommensteuer darstellt). Wie bei der persönlichen Steuererklärung ist es auch bei der Einkommenssteuererklärung möglich, auf verschiedenen Wegen die Steuerlast zu senken. Ein*e Steuerberater*in kann euch dabei beraten, was davon in eurem Fall sinnvoll ist.

=== Das Finanzamt will viel wissen ===
Nachdem ihr das Gewerbe angemeldet habt, wird sich das Finanzamt bei euch melden und darum bitten, den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung auszufüllen. Ihr könnt abwarten, bis das Finanzamt sich meldet oder den Bogen auch proaktiv ausfüllen. Ihr findet eine am Rechner ausführbare Vorlage im Formularcenter des Bundesfinanzministeriums. Damit ihr von den 8 Seiten nicht erschlagen werdet, hier einige [https://www.formulare-bfinv.de/ffw/action/invoke.do?id=034250 Ausfüllhinweise]:

* Seite 1-3: Hier macht ihr Angaben über euch als Unternehmer*in und über die geplante Tätigkeit. Bei einer GbR muss jede*r Teilhaber*in diesen Bogen ausfüllen.
* Seite 3-5: Hier möchte das Finanzamt alles über das neue Unternehmen wissen und möchte auch wissen, ob ihr in den letzten 5 Jahren schon einmal selbstständig wart.
* Seite 5: Hier müsst ihr die voraussichtliche Höhe eurer Einkünfte eintragen. Die Einkünfte als IT-Unternehmer*in gehören in Zeile 112. Schaut, ob ihr noch andere Einkünfte habt. Bei der Gewinnermittlungsart solltet ihr die Einnahmenüberschussrechnung wählen.
* Seite 6-7: Gebt hier die Höhe der Umsätze an – da gehört die Förderung des Prototype Fund mit hinein, auch wenn diese umsatzsteuerfrei ist. Wenn weniger als € 17.500,00 umgesetzt werden, solltet ihr von der Kleinunternehmerregelung Gebrauch machen.
*Seite 7: Im Falle einer GbR tragt diese hier ein.
* Seite 8: Wenn ihr schon ein Firmenkonto habt, kann hier direkt das SEPA-Mandat mitgesendet werden und eine entsprechendes Notiz hier vermerkt werden. Bei einer GbR sendet eine Kopie des Gesellschaftsvertrags mit und kreuzt das Feld an.

=== Keine Steuernummer? ===
In einigen wenigen Fällen hat das Finanzamt die Vergabe von Steuernummern für Prototype-Fund-Projekte abgelehnt, da die Teams nicht unternehmerisch tätig seien. Dazu haben wir zurzeit leider nur wenige Infos, Teams berichten:
- Ich glaube, das hat die steuerliche Situation sogar vereinfacht. Wir haben die Förderung dann vom GbR-Konto jeweils anteilig an uns überwiesen und als steuerfreie Einnahmen bei unserer Steuererklärung angegeben. Das ging problemlos durch (in Hamburg, Karlsruhe und Lörrach). Ist mittlerweile auch von einer Steuerberaterin abgesegnet, auch wenn die natürlich im ersten Anlauf davon irritiert war. (...) Wie man natürlich ohne Steuernummer ein Geschäftskonto bekommt, kann je nach Bank ein interessantes Thema sein. Bei uns hat geholfen, dass wir für einen kurzen Zeitraum eine Steuernummer hatten und ich die angeben konnte.

- Danke, dass du eure Erfahrungen teilst. Bankkonto war kein Problem, wir konnten die Steuer-IDs des Teams eintragen. Dass die ganze GbR steuerlich nicht relevant ist, wurde mir telefonisch vom Finanzamt auch bestätigt. Problem ist jetzt aber, dass das BMBF eine Steuernummer verlangt, weil der Prozess das so vorsieht und auch nicht geändert werden soll. Habt ihr dafür die später deaktivierte Nummer eingereicht, oder wie lief das bei euch ab?

- Daran erinnere ich mich nicht mehr so genau, im Zweifelsfall haben wir genau das gemacht… 🙂

== Steuertipps ==

=== Steuertipps & Erfahrungen pro Stadt/Finanzamt ===

==== Augsburg ====
Wir haben beim Finanzamt Augsburg auch die Empfehlungen/Hinweise befolgt, aber leider ist es hier scheinbar nicht steuerfrei. Begründet wird das damit, dass die Gelder für Lebenserhaltung an die Entwickler*innen geflossen sind und das dann keine Ausübung von wissenschaftlichen Tätigkeiten ist.

==== Berlin Neukölln ====
Hallo allerseits, bei mir hat es funktioniert: das Finanzamt Neukölln hat in meinem Fall befunden, dass die Förderung vom Prototype-Fund nicht als Einkommen zählt. Ich zahle also keine Einkommensteuer darauf.

Das lief so: ich habe meine Steuererklärung gemacht (im Juli 2019 für das Jahr 2018) und die Förderung nirgendwo eingetragen. Das ganze per Elster abgeschickt. Zusätzlich hab ich die Steuererklärung ausgedruckt und mit einem ausführlichen [https://cloud.okfn.de/s/b49Hmigrj5ALcPY Anschreiben] ans Finanzamt Neukölln geschickt. Es kam Mitte November ein Steuerbescheid ohne jegliche Reaktion auf mein Schreiben.

Dann habe ich noch einige Zeit vergehen lassen und auf eine Reaktion des Finanzamts gewartet. Vor einigen Tagen dachte ich mir es wäre inzwischen genug Zeit vergangen und hab dort mal angerufen. Die freundliche Mitarbeiterin teilte mir dann mit, dass das alles so akzeptiert wurde, wie ich es geschrieben hätte. Mich darüber zu informieren hätte sie nicht für nötig gehalten, da ich ja den Steuerbescheid erhalten hätte. Sei alles so in den Akten vermerkt.

==== Berlin Friedrichshain-Kreuzberg ====
Wir haben für audapolis gestern vom Finanzamt Friedrichshain-Kreuzberg den Brief bekommen, dass die Zuwendungen aus dem PTF gem. § 3 Nr. 11 Einkommensteuergesetz '''ertragsteuerlich steuerfrei''' und umsatzsteuerlich '''nicht steuerbare „echte Zuschüsse".''' sind. Wir hatten eine minimal abgewandelte Form von [[Steuern#Beispiel 3|dem]] Schreiben verwendet.

==== Berlin-Steglitz ====
Ich habe für die Einkommensteuererklärung für das Projekt (als einzelner, freiberuflicher Entwickler) ein kleines Schreiben wie bisher im Wiki beschrieben beigelegt. Darauf ist das Finanzamt aber überhaupt nicht eingegangen sondern hat einen eigenen (neuen) Weg gefunden die Einkünfte als steuerfrei zu sehen. Das könnte vielleicht in Zukunft eine neue Argumentation eröffnen.

Zitat:
"Der Zuschuss vom Bundesministerium für Bildung und Forschung wurde als echter Zuschuss zur Projektförderung auf der Grundlage der in Absch. 10.2 (10) Nr.1 UStAE (Umsatzsteueranwendungserlass) genannten Nebenbestimmungen berücksichtigt und ist somit umsatzsteuerfrei. Ertragssteuerlich wurde er als Kapitalzuschuss gewertet, da die Förderung einer Investitionstätigkeit im Vordergrund steht, und aufgrund der Angaben in der EÜR und den eingereichten Belegen als erfolgsneutral angesehen (Ausübung des Wahlrechts vgl. R 6.5 (2) Einkommensteuerrichtlinie)."

Mir wurde bei Nachfrage versichert, dass die Konsequenzen aus dieser Einschätzung zu einen sein, dass der Zuschuss nicht in der Einkommensteuererklärung auftaucht und dass ich als Folge beim Verkauf der Software keine Herstellungskosten geltend machen kann :D

Wollte nur rueckmelden, dass bei mir beim FA Berlin Steglitz die ESt-Befreiung mit einem schriftlichen verweis auf EStG §3 Abs. 11 ohne Rückfragen akzeptiert wurde. Ich wünsche euch allen viel Erfolg bei eurer Steuererklärung <3

==== Frankfurt am Main ====
Ich habe die [[Steuern#Beispiel 4|Begründung]] leicht angepasst (danke nochmal an die ursprüngliche Autor:in!) an mein Finanzamt (Frankfurt am Main) geschickt und nun eine positive Bestätigung für 2019 bekommen. In unserem Fall heißt das konkret, dass wir die Zuschüsse des BMBF nicht in der Einnahme-Überschuss-Rechnung (EÜR) der GbR unseres Teams aufführen müssen, was heißt, dass in der Feststellungserklärung (Steuererklärung der GbR) keine Einnahmen auftauchen. In der persönlichen EÜR (und damit der Einkommen-Steuererklärung) müssen die anteiligen Auszahlungen aus der GbR an die Mitglieder dann auch nicht aufgeführt werden.

==== Halle (Saale) ====
Mir hat das Finanzamt Halle einen Bescheid über Einkommenssteuervorauszahlungen geschickt, in dem sie die Förderung des BMBF zu meinem Einkommen gerechnet haben. Ich habe dagegen Einspruch eingelegt und daraufhin einen korrigierten Bescheid bekommen, ohne die Fördersumme. Ich hab mich dabei an der [[Steuern#Beispiel 3|Argumentation]] orientiert, die blinry hier irgendwann mal reingeschrieben hat. Folgendes habe ich an das Finamt geschrieben: [[Steuern#Beispiel 6: Widerspruch einlegen|>>LINK<<]]

Da habe ich dann noch einen Scan des Zuwendnungsbescheids und die Nebenbestimmungen (Tipp, die sind hier online zu finden) angehängt.

In der Einkommenssteuererklärung (also nicht mehr die Vorauszahlung) hat das Finanzamt die eingereichte Erklärung ohne die Einnahmen der GbR nicht akzeptiert.
Sie sagen dazu: „Die Zuwendungen aus dem Bundeshaushalt für das Vorhaben ‚Software Sprint - Einzelvorhaben: [Mein Projekt]‘ stellt keine steuerfreie Einnahme dar. Der Gewinn wurde entsprechend […] erhöht“
Weil ich in dem Jahr unter der Steuerfreiheitsgrenze geblieben bin, habe ich dagegen keinen Einspruch eingelegt.

==== Hamburg Altona ====
Hallo zusammen, auch das Finanzamt Hamburg Altona hat unsere Begründung für die Steuerfreiheit der erhaltenen Gelder akzeptiert 🎉 Wir haben ähnlich wie in der Vorlage von blinry (danke!) argumentiert, und vorsichtigerweise auch beschrieben, dass keine "Arbeitsnehmertätigkeit" vorlag (also keine Weisungsbefugnis, etc. das zweite Kriterium in §3 Nr. 11 Satz 3 EStG). Wir haben dazu eine Erklärung zur Feststellung beim Finanzamt eingereicht und parallel eine schriftliche Mitteilung via Elster verschickt, und in beiden aufeinander verwiesen. Ca 4 Wochen später kam dann die "Einheitliche und gesonderte Feststellung". Darin ist bei jede\\*r Gesellschafter\\*in als Einkommen aus der GbR € 0,00 vermerkt.

==== Köln ====
Kurzes update aus Köln: Unser Steuerberater hat beim Finanzamt nachgefragt (da es als GbR nicht so einfach klappt wie bei einer Einzelperson - und ich vermute T. hatte als Einzelperson das Begleitschreiben eingereicht). Leider antwortet uns das Finanzamt, dass wir versteuern müssen, mit Verweis auf dieses Urteil: <nowiki>https://datenbank.nwb.de/Dokument/Anzeigen/210835/</nowiki>

Wir recherchieren gerade noch ob sich ein Einspruch lohnt, aber Aussage des Steuerberaters Stand heute ist: "Bei Einzelpersonen und geringen Beträgen kann es sein, dass das Finanzamt das einfach kommentarlos akzeptiert. Bei Entnahmen aus einer GbR wird das wahrscheinlich nicht funktionieren."
Immer noch nix finales, aber es macht Sinn die potentiellen Steuern zur Seite zu legen.

==== München ====
Wir haben als GbR an der vorletzten Prototype-Runde teilgenommen und nun stand natürlich die Steuererklärung an - für das Jahr 2023 in diesem Fall. Und, um es kurz zu machen, es hat geklappt! Die freundlichen Damen und Herren vom Finanzamt München sind den Argumenten in meinem Schreiben gefolgt und haben die Förderung steuerfrei gestellt - bedingungslos und unwiderruflich (kein "Vorbehalt der Nachprüfung"). Das bedeutet, auch die in 2024 geflossenen Beträge sind dann steuerfrei.Das Schreiben war angelehnt an einige Tipps hier im Forum. Für unsere GbR macht das insgesamt ca. 6.000 Euro "Mehrerlös" aus, das ist ja auch nicht von schlechten Eltern ...

==== Starnberg ====
Diese Woche habe ich Rückmeldung von meinem Finanzamt (Starnberg) bekommen, die der im Wiki vorgeschlagenen Argumentation nicht folgen möchte:

"Die Einnahmen aus der Zuwendung des Bundesministeriums für Bildung und Forschung für das Forschungs- und Entwicklungsprojekt "Voice-QL" sind nicht nach §3 Nr.11 EStG steuerfrei, da die Förderung für einen bestimmten Zweck ist, weswegen §3 Nr.11 S.3 EStG nicht anzuwenden ist. Die Einkünfte sind daher als sonstige Einkünfte aus anderen Leistungen nach §22 Nr. 3 EStG bei Zufluss zu erklären."

Mein Antrag auf Steuerbefreiung der Fördersumme von Runde 12 bei der Steuererklärung wurde damals vom Finanzamt Starnberg abgelehnt. Durch mehrere Wiki-Beträge motiviert habe ich mir nun doch noch einmal die Zeit genommen, einen Brief an das Finanzamt zu formulieren und Widerspruch gegen den Steuerbescheid eingelegt.

Heute kam ein korrigierter Bescheid per Briefpost, mein Widerspruch wurde anerkannt! Statt einer Nachzahlung gibt es nun eine Rückzahlungn:-)

"Sehr geehrte Damen und Herren,

Im Bescheid für 2023 lese ich die Einschätzung, dass die Zuwendung des BMBF für das Projekt '[...]' nicht steuerfrei ist.
Der Zuschuss wurde im Rahmen der bundesweiten Maßnahme PrototypeFund(PTF) gewährt. Durch persönlichen Kontakt mit anderen PTF-Förderprojekten wurde mir bekannt, dass andere Finanzämter (z. B. Frankfurt am Main, Berlin-Neukölln, Berlin-Steglitz, Berlin Friedrichshain-Kreuzberg oder Hamburg Altona) es so sehen, dass diese Zuwendung NICHT versteuert werden muss.
Als Erläuterung wird angeführt:
'Der Zuschuss vom Bundesministerium für Bildung und Forschung wurde als echter Zuschuss zur Projektförderung auf der Grundlage der in Absch. 10.2 (10) Nr.1 UStAE (Umsatzsteueranwendungserlass) genannten Nebenbestimmungen berücksichtigt und ist somit umsatzsteuerfrei. Ertragssteuerlich wurde er als Kapitalzuschuss gewertet, da die Förderung einer Investitionstätigkeit im Vordergrund steht, und aufgrund der Angaben in der EÜR und den eingereichten Belegen als erfolgsneutral angesehen (Ausübung des Wahlrechts vgl. R 6.5 (2) Einkommensteuerrichtlinie).'
Ein weiteres Finanzamt sagt, dass ...
... 'Zuwendungen aus dem PTF gem. § 3 Nr. 11 Einkommensteuergesetz ertragsteuerlich steuerfrei und umsatzsteuerlich nicht steuerbare 'echte Zuschüsse' sind'
Aus beigefügten Nebenbestimmungen geht hervor, dass mir gegenüber keine Weisungsbefugnis besteht und sowohl Verwertungsrechte wie auch Forschungsergebnisse mir gehören. So gibt es in diesem Sinne keine Gegenleistung, die von mir an das Bundesministerium oder den Projektträger erbracht wurde.
Die Besteuerung der Zuwendung würde für mich und meine Familie eine finanzielle Belastung darstellen. Vor dem Hintergrund der unterschiedlichen Praxis anderer Finanzämter lege ich deshalb Widerspruch gegen den Bescheid ein und bitte um eine erneute Prüfung des Sachverhalts.
Weitere Unterlagen zur Klärung stelle ich bei Bedarf gerne zur Verfügung.

Mit freundlichen Grüßen,
[...]"

== Beispiele für Anschreiben ==
Diese Textbausteine für die Einkommenssteuerfreiheit wurden bereits erfolgreich beim Finanzamt eingereicht. Reuse & remix :D

=== Beispiel 1 ===
[https://cloud.okfn.de/s/b49Hmigrj5ALcPY '''Hier befindet sich ein Beispiel-Anschreiben als PDF.''']

=== Beispiel 2 ===
[https://cloud.okfn.de/s/TbQMg6ALPZkkwYZ '''Hier befindet sich ein weiteres Beispiel-Anschreiben als PDF.''']

=== Beispiel 3 ===
Zur Abwendung des Zwangsgeldes für mich und meine Mitgesellschafter*in habe ich auch noch einmal einen Blick in das Einkommensteuergesetz geworfen und festgestellt, dass meiner Einschätzung nach die Einnahmen der GbR im Jahr 2019 nach §3 Nr. 11 EkSt steuerbefreit sind. Es handelt sich um eine Zuwendung des Bundesministeriums für Bildung und Forschung für das Forschungs- und Entwicklungsprojekt „—-“ unter dem Förderkennzeichen “----” Rahmen des Förderprogramms „Software Sprint“ in Höhe von — €. Ich möchte Ihnen dies hiermit mitteilen und bitte Sie, die Steuerfreiheit zu überprüfen und diesbezüglich eine Bewertung vorzunehmen. Zur Prüfung habe ich Ihnen den Änderungsbescheid zum ursprünglichen Zuwendungsbescheid vom (--Datum–) als Anlage beigefügt. Außerdem verweise ich auf die Nebenbestimmungen für Zuwendungen des BMBF (NKBF2017, Web-Link <nowiki>https://www.bmbf.de/foerderungen/bekanntmachung-1429.html</nowiki>), aus denen in Abschnitt 3 hervorgeht, dass uns als Zuwendungsempfängern die Ergebnisse des Forschungsprojekts gehören und uns das ausschließliche Nutzungsrecht eingeräumt wird (Seite 11). Dies scheint mir insofern relevant, als dass in §3 Nr. 11 EkSt festgelegt ist, dass „Voraussetzung für die Steuerfreiheit ist, dass der Empfänger mit den Bezügen nicht zu einer bestimmten wissenschaftlichen oder künstlerischen Gegenleistung oder zu einer bestimmten Arbeitnehmertätigkeit verpflichtet wird“. Da die Forschungsergebnisse uns gehören, gibt es in diesem Sinne keine Gegenleistung, die an das Bundesministerium oder den Projektträger erbracht wurde.

=== Beispiel 4 ===
''Sehr geehrte Damen und Herren,

Im Jahr 2020 haben wir Zuschüsse des Bundesministeriums für Bildung und Forschung in der abgegebenen GbR-Feststellungserklärung \emph{nicht} versteuert, da wir sie für steuerfrei auf Grundlage von §3 Einkommensteuergesetz halten. Wir möchten Ihnen dies hiermit mitteilen und bitten Sie, die Steuerfreiheit zu überprüfen und diesbezüglich eine Bewertung vorzunehmen.

Es handelt sich um die folgenden Einnahmen:

Zuwendung des Bundesministeriums für Bildung und Forschung für das Forschungs- und Entwicklungsprojekt „—“ unter dem Förderkennzeichen —-- im Rahmen des Förderprogramms „Software Sprint“ in Höhe von \EUR{---}.

Unserer Einschätzung nach sind die Einnahmen nach §3 Nr. 11 Einkommensteuergesetz steuerfrei. Zur Prüfung haben wir Ihnen den Zuwendungsbescheid als Anlagen beigefügt, zu denen wir noch folgende Erläuterungen haben:

Auf Seite 2 geht die Gesamthöhe der erhaltenen Zuwendung hervor (verteilt auf die Jahre 2020 und 2021 gemäß des ebenfalls beigefügten Änderungsbescheides vom –datum–), sowie auf Seite 3 dass die Nebenbestimmungen „NKBF 2017“ Teil des Zuwendungsbescheids sind. Diese Nebenbestimmungen liegen ebenfalls bei. Dort ist zu entnehmen, dass der GbR als Zuwendungsempfängerin die Ergebnisse des Forschungsprojekts gehören (Punkt 3.1 auf Seite 11) und dass ihr das Recht auf ausschließliche Nutzung eingeräumt wird (Punkt 3.2 auf Seite 11). Dies scheint mir insofern relevant, als dass in §3 Nr. 11 steht, dass „Voraussetzung für die Steuerfreiheit ist, dass der Empfänger mit den Bezügen nicht zu einer bestimmten wissenschaftlichen oder künstlerischen Gegenleistung oder zu einer bestimmten Arbeitnehmertätigkeit verpflichtet wird“. Da die Forschungsergebnisse uns gehören, gibt es in diesem Sinne keine Gegenleistung, die von uns an das Bundesministerium oder den Projektträger erbracht wurde.

Weitere Anlage ist der Zahlungsnachweis vom 27. November 2020, aus dem die erhaltene Zuwendung im Jahr 2020 hervorgeht. Weitere Zahlungen erfolgten im Jahr 2020 nicht. Falls Sie weitere Belege benötigen, reichen wir diese natürlich gern nach.

Mit freundlichen Grüßen''

Das generiert eine Transaktions-ID. Dann haben wir die "Gesonderte und einheitliche Feststellung" für die GbR ausgefüllt, mit 0 EUR Einnahmen, und jeweils 0 EUR Entnahmen von uns beiden. Im "Anmerkungs"-Feld haben wir die Transaktions-ID referenziert:

Siehe separat übermittelte Mitteilung: Transferticket ep1342j69pyzh07gjw47isfexxad1ux8;
Auftrag: Sonstige Nachricht an das Finanzamt;
Ordnungskriterium: 14/130/05478;
Abgabezeit: Freitag, 14. Mai 2021, 17:58:27

Achso, und der Brief hatte als Anhänge noch den NKBF 2017, den Zuwendungsbescheid (plus eine Korrektur für die Aufteilung des Geldes auf die Jahre), und den ersten Zahlungsnachweis aus Profi Online.

=== Beispiel 5 ===
Im Jahr 2019 habe ich Zuschüsse des Bundesministeriums für Bildung und Forschung in der abgegebenen GbR-Feststellungserklärung nicht versteuert, da ich sie für steuerfrei auf Grundlage von §3 Einkommensteuergesetz halte. Ich möchte Ihnen dies hiermit mitteilen und bitte Sie, die Steuerfreiheit zu überprüfen und diesbezüglich eine Bewertung vorzunehmen. Es handelt sich um die folgenden Einnahmen: Zuwendung des Bundesministeriums für Bildung und Forschung für das Forschungs- und Entwicklungsprojekt „XXXXX“ unter dem Förderkennzeichen XX|XXXXXX im Rahmen des Förderprogramms „Software Sprint“ in Höhe von X.XXX,XX€. Meiner Einschätzung nach sind die Einnahmen nach §3 Nr. 11 Einkommensteuergesetz steuerfrei. Zur Prüfung habe ich Ihnen den Zuwendungsbescheid als Anlagen beigefügt, zu denen ich im folgenden noch ein paar Erläuterungen habe: Auf Seite 2 geht die Höhe der erhaltenen Zuwendung hervor (50% der Zuwendungen im Haushaltsjahr 2019), sowie auf Seite 3 dass die Nebenbestimmungen „NKBF 98“ Teil des Zuwendungs bescheids sind. Diese Nebenbestimmungen liegen ebenfalls bei. Dort ist zu entnehmen, dass mir als Zuwendungsempfänger die Ergebnisse des Forschungsprojekts gehören (Punkt 9.2 auf Seite 7) und dass mir das Recht auf ausschließliche Nutzung eingeräumt wird (Punkt 12.1 auf Seite 9). Dies scheint mir insofern relevant, als dass in §3 Nr. 11 steht, dass „Voraussetzung für die Steuer freiheit ist, dass der Empfänger mit den Bezügen nicht zu einer bestimmten wissenschaftlichen > oder künstlerischen Gegenleistung oder zu einer bestimmten Arbeitnehmertätigkeit verpflichtet > wird“. Da die Forschungsergebnisse mir gehören, gibt es in diesem Sinne keine Gegenleistung, die > von mir an das Bundesministerium oder den Projektträger erbracht wurde. Weiterhin liegt die > Antwort des Bundesministeriums (Anlage 4) auf meinen Verwendungsnachweis bei, aus dem die Gesamtkosten des Vorhabens sowie der vom Bund getragene Anteil hervorgehen.

=== Beispiel 6: ===
''Sehr geehrte Damen und Herren,

im Jahr 2023 hatte die GbR Einnahmen, die nicht in der hier abgegebenen Steuer-/ Feststellungserklärung enthalten sind, da diese nach unserer Einschätzung gemäß §3 Nr. 11 Einkommensteuergesetz steuerfrei sind. (Zitat aus der genannten Vorschrift: »Steuerfrei sind … (Nr. 11) Bezüge aus öffentlichen Mitteln … die … zu dem Zweck bewilligt werden, … die Wissenschaft oder Kunst unmittelbar zu fördern.«)
Wir teilen Ihnen dies hiermit mit und bitten Sie, diesen Sachverhalt zu überprüfen und diesbezüglich eine Bewertung vorzunehmen. Es handelt sich um die folgende Einnahme:
- Zuwendungsbescheid des Bundesministeriums für Bildung und Forschung für das Forschungs- und Entwicklungsprojekt „Software Sprint – Einzelvorhaben: [wie im Zuwendungsbescheid] in Höhe von [in diesem Jahr geflossene Gelder – nicht der gesamte Betrag] € für das Kalenderjahr 2023.
Zur Prüfung haben wir die relevanten Dokumente beigefügt, zu denen wir Folgendes erläutern möchten.
Zum einen handelt es sich um den Zuwendungsbescheid vom [Datum], aus dem auf Seite 2 die Höhe der Zuwendung von [Betrag in diesem Jahr] Euro hervorgeht. Des weiteren wird auf Seite 3 festgestellt, dass die »Nebenbestimmungen NKBF 2017« Teil des Zuwendungsbescheids sind. Die NKBF haben wir nicht vollständig mitgesandt, diese liegen z.B. vor unter https://foerderportal.bund.de/easy/module/profi_formularschrank/download.php?datei1=3175
Als Anlage senden wir den wohl relevanten Ausschnitt (Seite 11/17): Dort ist festgehalten, dass dem Zuwendungsempfänger (hier also der GbR) alle Eigentumsrechte an den Ergebnissen des Projekts gehören (Punkt 3.1) und ihm alle Nutzungs- und Verwertungsrechte zustehen (Punkt 3.2).
Diese Punkte heben wir deshalb heraus, da im genannten §3 Nr. 11 Satz 3 ESt. steht, dass »Voraussetzung für die Steuerfreiheit ist, dass der Empfänger mit den Bezügen nicht zu einer bestimmten wissenschaftlichen oder künstlerischen Gegenleistung oder zu einer bestimmten Arbeitnehmertätigkeit verpflichtet wird«.
Da die Ergebnisse allein der GbR gehören, gibt es im Sinne dieser Vorschrift auch keine Gegenleistung, die von uns an das Bundesministerium oder den Projektträger erbracht wurde.
Uns ist klar, dass bei einer steuerfreien Zuwendung keine (Betriebs-) Ausgaben angesetzt werden können und keine USt. entsteht. Für Rückfragen stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung.

Mit freundlichen Grüßen, [Name geschäftsführender Gesellschafter der GbR]

Anlage 1: Zuwendungsbescheid vom [Datum]
Anlage 2: Nebenbestimmungen (NKBF 2017 -Auszug-) als Teil des
Zuwendungsbescheids''

=== Beispiel 7: Widerspruch einlegen ===
''Guten Tag,

in Ihrem Schreiben vom [DATUM] setzten Sie für mich Einkommenssteuervorauszahlungen fest. Gegen diese lege ich hiermit Widerspruch ein. Zwar habe ich angegeben, über die [UNTERNEHMEN] GbR [FÖRDERSUMME] € an Einnahmen erzielen zu wollen, diese bestehen jedoch vollständig aus echten Zuwendungen des Bundesministeriums für Bildung und Forschung im Rahmen des Förderprogramms "Software Sprint" zur Förderung der Wissenschaft unter dem Förderkennzeichen [FKZ] (siehe Zuwendungsbescheid im Anhang). Entsprechend mache ich geltend, dass diese Einnahmen nach §3 Nr. 11 EStG als steuerfrei zu betrachten sind. Nach den für den Zuwendungsbescheid geltenden Förderbestimmmungen (NKBF 2017, im Anhang) verbleibt das alleinige Verwertungsrecht für die Forschungsergebnisse bei der GbR als Zuwendungsempfängerin, was den Anforderungen des §3 Nr. 11 Satz 3 EStG an den Ausschluss einer Gegenleistung entspricht.

Ich bitte demnach um Aufhebung Ihres Vorauszahlungsbescheids.

Mit freundlichen Grüßen

=== Beispiel 8: Widerspruch einlegen ===
'''[https://cloud.okfn.de/s/YGDCLbdnKr8RNbG Hier befindet sich ein Beispiel-Anschreiben ntwort der Förderberatung, auf für einen Widerspruch als PDF.]'''

==== Hintergrund-Informationen zu diesem Beispiel ====
Einige Finanzämter verweisen zur Begründung der Steuerpflicht auf [https://www.foerderinfo.bund.de/foerderinfo/de/beratung/faq/faq_node.html das FAQ der Förderberatung „Forschung und Innovation“ des Bundes]. Dort heißt es, dass Zuwendungen grundsätzlich den Ertragssteuern, im Falle des PTFs also der Einkommenssteuer, unterliegen. Die geförderte Person, von der dieser Widerspruch stammt, hat bei der Förderberatung direkt nach der gesetzlichen Grundlage für diesen FAQ-Eintrag gefragt:
Die Antwort war sehr aufschlussreich: Die Aussage im FAQ basiert nicht direkt auf einem Gesetz, sondern entspricht lediglich der von den Ministerien vorgegebenen „Verwaltungspraxis“. Die letztendliche Entscheidung über den Einzelfall (und die Auslegung des Begriffs „Zuschuss“) liegt allein im Ermessen des zuständigen Finanzamts.

Das entkräftet das FAQ als pauschales Gegenargument und hat mir den Weg frei gemacht, mich in der Begründung direkt auf die relevanten Steuergesetze zu stützen; insbesondere auf die Steuerfreiheit nach § 3 Nr. 11 EStG (Bezüge aus öffentlichen Mitteln zur Förderung der Wissenschaft).

Bitte habt Verständnis, dass wir die Antwort der Förderberatung, auf die hier Bezug genommen wird, nicht mit euch teilen können.

== In English: Taxes ==
'''<mark><big>Caution: We are not allowed to advise you on your taxes - only tax consultants can legally to do that. Here we have collected experiences and tips from past rounds that may be helpful for you. However, please still get professional advice on your taxes.</mark></big>'''

== Tax obligation ==
'''tldr;''' The Prototype Fund grant counts as a [https://www.haufe.de/finance/finance-office-professional/zuwendungen-aus-oeffentlichen-kassen-zur-projektfoerderung_idesk_PI11525_HI1580562.html "true grant"] ''(“echter Zuschuss”, a specific form of funding in Germany)'' which is why '''no sales tax''' should be payable. However, the projects' experience of the past rounds shows that, although no sales tax is payable, '''income tax is generally due''' (the types of tax are described in more detail below). Since the grant is paid out quarterly, it may have to be reported on two different tax returns over two years (in funding rounds in the winter).

'''Important for teams''': you must file a separate tax declaration for the GbR, which shows the profit / loss of each GbR member. For your personal income tax, only the final result will be added.

In the past, some projects have been successful in being exempt from income tax. A '''tested approach to establish a possible income tax exemption''' is as follows:

One files one's tax return (see below) by the due date for the appropriate year of the grant, but does not record the grant as a total, adding a letter in the following style (in German):
Im Jahr x hatte ich zusätzliche Einnahmen, die nicht in der abgegebenen Steuererklärung (Anlage 1) enthalten sind, da sie meiner Einschätzung nach laut §3 Einkommensteuergesetzsteuerfrei sind. Ich möchte Ihnen dies hiermit mitteilen und bitte Sie, die Steuerfreiheit zu überprüfen und diesbezüglich eine Bewertung vorzunehmen.

Es handelt sich um die folgenden Einnahmen:
1.Zuwendung des Bundesministeriums für Bildung und Forschung für das Forschungs-und Entwicklungsprojekt „x“ unter dem Förderkennzeichen x im Rahmen des Förderprogramms „Software Sprint“ in Höhe von x Euro.

Meiner Einschätzung nach sind die Einnahmen aus 1. nach §3 Nr. 11 Einkommensteuergesetz steuerfrei. Zur Prüfung habe ich Ihnen relevante Dokumente alsAnlagen beigefügt, zu denen ich im folgenden noch ein paar Erläuterungen habe.

Ihnen liegt der Zuwendungsbescheid (Anlage 2) vor, aus dem auf Seite 2 die Höhe der erhaltenen Zuwendung hervorgeht, sowie dass die Nebenbestimmungen „NKBF 2017“ Teil des Zuwendungsbescheids sind. Diese Nebenbestimmungen liegen ebenfalls bei (Anlage3). Dort ist zu entnehmen, dass mir als Zuwendungsempfänger die Ergebnisse des Forschungsprojekts gehören (Punkt 3.1 auf Seite 11) und dass mir das Recht aufausschließliche Nutzung eingeräumt wird (Punkt 3.2 auf Seite 11). Dies scheint mir insofern relevant, als dass in §3 Nr. 11 steht, dass „Voraussetzung für die Steuerfreiheit ist, dass der Empfänger mit den Bezügen nicht zu einer bestimmten wissenschaftlichen oder künstlerischen Gegenleistung oder zu einer bestimmten Arbeitnehmertätigkeit verpflichtet wird.“. Da die Forschungsergebnisse mir gehören, gibt es in diesem Sinne keine Gegenleistung, die von mir an das Bundesministerium oder den Projektträger erbracht wurde. Weiterhin liegt die Antwort des Bundesministeriums (Anlage 4) auf meinen Verwendungsnachweis bei, aus dem die Gesamtkosten des Vorhabens sowie der vom Bundgetragene Anteil hervorgehen.
In some cases, grantees have also had positive experiences appealing an initial decision on their income tax obligation. Examples of successful letters and appeals can be found [[Steuern#Beispiele für Anschreiben|in the German section above]] (please note that these are only available in German since your communication with the tax office will also be in German). There, you can also find a collection of different [[Steuern#Steuertipps|experiences depending on the tax office in Germany]]. We also have a channel on Zulip where you can talk to current and former grantees about their experiences regarding the tax office and taxes.

Please note that we are unable and unauthorised to provide further support on tax matters. We strongly advise you to hire a tax advisor who can provide you with personalized advice.

Some projects have also found it helpful to proactively contact their local tax office with questions (e.g., regarding potential tax exemptions). They can be very helpful (depending on your location).

=== ''Umsatzsteuer'' (Sales tax) ===
The sales tax concerns (almost) all companies. As a “ true subsidy”, no sales tax should be incurred for the funding from the Prototype Fund. As an entrepreneur subject to sales tax, you must submit an advance sales tax return monthly during the first two years of your self-employment. As a rule, this will be a so-called ''"Nullmeldung"'' for you.

=== ''Gewerbesteuer'' (Business Tax) ===
The ''Gewerbesteuer'' is a business tax - the moment you become self-employed, you also become a business. Only freelancers recognized by the tax office are exempt from business tax. Usually the tax office will deny you freelance status. If you pay business tax, it will be offset against your income tax, so that you end up paying almost the same amount as freelancers (if the "tax hack" above doesn‘t work).

=== ''Einkommensteuer'' (Income Tax) ===
Income tax is only indirectly related to the company. The profit you make from your business (or your GbR share) is generally subject to income tax as part of your income. (Employees pay payroll tax, which is an advance payment on income tax). As with your personal tax return, it is also possible to reduce your income tax burden in various ways when filing your income tax return. A tax advisor can advise you on what makes sense in your case.

=== The Tax Office (''Finanzamt'') wants to know a lot. ===
After you have registered the business, the tax office will contact you and ask you to fill in the tax registration form. You can wait for the tax office to contact you or fill out the form proactively. You can find a computer-executable template in the form center of the Federal Ministry of Finance. So that you are not overwhelmed by the 8 pages, here are some [https://www.formulare-bfinv.de/ffw/form/display.do?%24context=27F37B050AA7343D04AA instructions] to fill out the form:

* Page 1-3: Here you provide information about yourself as an entrepreneur and about your planned activity. In the case of a GbR, each partner must fill out this form.
* Page 3-5: Here the tax office wants to know everything about the new business and also whether you have been self-employed in the last 5 years.
* Page 5: Here you must enter the expected amount of your income. Income as an IT entrepreneur should be entered on line 112. Check if you expect to have any other income sources. You should choose the surplus income statement (Einnahmenüberschussrechnung) as the method of calculating profit.
* Page 6-7: Enter the amount of sales here - this includes the Prototype Fund grant, even if it is exempt from sales tax. If your turnover is less than € 17.500,00, you should use the small business regulation.
* Page 7: In case of a GbR enter it here.
* Page 8: If you already have a company account, the SEPA mandate can be sent directly here and a corresponding note can be added here. In case of a GbR send a copy of the articles of association and tick the box.

=== No tax number (''Steuernummer)''? ===
In a few cases, the tax office has refused to issue tax numbers for Prototype Fund projects because the teams are not entrepreneurial. Unfortunately, we have little info on this at the moment. Some of our teams reported:
- I think this even simplified the tax situation. We then transferred the funding from the GbR account proportionately to ourselves and declared it as tax-free income on our tax return. This went through without any problems (in Hamburg, Karlsruhe and Lörrach). In the meantime, it has also been approved by a tax consultant, even though she was naturally irritated by it at the first attempt. (...) How to get a business account without a tax number can be an interesting topic, depending on the bank. In our case, it helped that we had a tax number for a short period of time and I was able to provide that.

- Thanks for sharing your experience. Bank account was not a problem, we were able to put in the team tax IDs. That the whole GbR is not relevant for tax purposes was also confirmed to me by phone from the tax office. The problem now is, however, that the BMBF requires a tax number because the process provides for it and it is not to be changed. Did you submit the number that was later deactivated, or how did that work for you?

- I don't remember that exactly, but in case of doubt, that's exactly what we did... 🙂
[Translated from German]

'''Note'''

In the German section above we also provide many quotes from projects about [[Steuern#Steuertipps|their experiences with various tax offices]] and [[Steuern#Beispiele für Anschreiben|the letters that have helped them with establishing the tax exemption]].

Steuern

2026-07-06T11:01:40Z

Marie-Lena:

''(English version below)''

'''<mark><big>Achtung: Wir dürfen euch nicht zu euren Steuern beraten - das dürfen nur Steuerberater*innen. Hier haben wir Erfahrungen aus vergangenen Runden und Zitate gesammelt, die eventuell für euch hilfreich sein können. Lasst euch aber bitte trotzdem bei euren Steuern professionell beraten.</big></mark>'''

== Steuerpflicht ==
'''tl;dr:''' Die Förderung durch den Prototype Fund gilt als [https://www.haufe.de/id/kommentar/zuwendungen-aus-oeffentlichen-kassen-zur-projektfoerderung-HI1580562.html “echter Zuschuss”], weswegen '''keine Umsatzsteuer''' anfallen sollte. Die Erfahrungswerte der Projekte besagen allerdings, dass zwar keine Umsatzsteuer, aber '''in aller Regel Einkommensteuer fällig wird''' (die Steuerarten werden unten näher beschrieben). Da die Auszahlung der Förderung quartalsweise erfolgt, kann es sein, dass sie in zwei verschiedenen Steuererklärungen über zwei Jahre angegeben werden muss.

'''Wichtig für Teams:''' Ihr müsst eine eigene Steuererklärung für die GbR abgeben, die den Gewinn / Verlust jedes GbR-Mitglieds ausweist. Bei eurer persönlichen Einkommensteuer wird nur das Endergebnis addiert.

Manche Projekte waren in der Vergangenheit damit erfolgreich, von der Einkommenssteuer befreit zu werden. Ein '''erprobter Ansatz, um eine etwaige Einkommensteuerfreiheit festzustellen''' ist folgender:

Man gibt fristgerecht seine Steuererklärung (Erläuterung siehe unten) für das entsprechende Jahr der Förderung ab, erfasst die Förderung allerdings nicht als Summe, sondern legt ein Schreiben im folgenden Stil bei:
Im Jahr x hatte ich zusätzliche Einnahmen, die nicht in der abgegebenen Steuererklärung (Anlage 1) enthalten sind, da sie meiner Einschätzung nach laut §3 Einkommensteuergesetzsteuerfrei sind. Ich möchte Ihnen dies hiermit mitteilen und bitte Sie, die Steuerfreiheit zu überprüfen und diesbezüglich eine Bewertung vorzunehmen.

Es handelt sich um die folgenden Einnahmen:
1.Zuwendung des Bundesministeriums für Bildung und Forschung für das Forschungs-und Entwicklungsprojekt „x“ unter dem Förderkennzeichen x im Rahmen des Förderprogramms „Software Sprint“ in Höhe von x Euro.

Meiner Einschätzung nach sind die Einnahmen aus 1. nach §3 Nr. 11 Einkommensteuergesetz steuerfrei. Zur Prüfung habe ich Ihnen relevante Dokumente als Anlagen beigefügt, zu denen ich im folgenden noch ein paar Erläuterungen habe.

Ihnen liegt der Zuwendungsbescheid (Anlage 2) vor, aus dem auf Seite 2 die Höhe der erhaltenen Zuwendung hervorgeht, sowie dass die Nebenbestimmungen „NKBF 2017“ Teil des Zuwendungsbescheids sind. Diese Nebenbestimmungen liegen ebenfalls bei (Anlage 3). Dort ist zu entnehmen, dass mir als Zuwendungsempfänger die Ergebnisse des Forschungsprojekts gehören (Punkt 3.1 auf Seite 11) und dass mir das Recht auf ausschließliche Nutzung eingeräumt wird (Punkt 3.2 auf Seite 11). Dies scheint mir insofern relevant, als dass in §3 Nr. 11 steht, dass „Voraussetzung für die Steuerfreiheit ist, dass der Empfänger mit den Bezügen nicht zu einer bestimmten wissenschaftlichen oder künstlerischen Gegenleistung oder zu einer bestimmten Arbeitnehmertätigkeit verpflichtet wird.“. Da die Forschungsergebnisse mir gehören, gibt es in diesem Sinne keine Gegenleistung, die von mir an das Bundesministerium oder den Projektträger erbracht wurde. Weiterhin liegt die Antwort des Bundesministeriums (Anlage 4) auf meinen Verwendungsnachweis bei, aus dem die Gesamtkosten des Vorhabens sowie der vom Bund getragene Anteil hervorgehen.
Teilweise haben Geförderte auch positive Erfahrungen damit gemacht, gegen eine erste Feststellung der Einkommenssteuerpflicht Widerspruch einzulegen. Beispiele für erfolgreiche Anschreiben und Widersprüche befinden sich [[Steuern#Beispiele für Anschreiben|weiter unten]]. Dort haben wir auch die [[Steuern#Steuertipps|unterschiedlichen Erfahrungen je nach Finanzamt]] gesammelt. Außerdem gibt es einen Channel auf Zulip, in dem ihr euch mit aktuellen und ehemaligen Geförderten rund um das Thema Finanzamt und Steuern austauschen könnt.

Bitte habt Verständnis, dass wir euch in Steuerfragen nicht weiter unterstützen können und dürfen. Wir raten euch ausdrücklich dazu, eine*n Steuerberater*in zu beauftragen, der*die euch persönlich beraten können.

Einige Projekte haben auch gute Erfahrungen damit gemacht, ihr zuständiges Finanzamt proaktiv mit ihren Fragen zu kontaktieren (z.B. zur möglichen Steuerfreiheit). Sie können (je nach Standort) sehr hilfreich sein.

=== Umsatzsteuer ===
Die Umsatzsteuer betrifft (fast) alle Unternehmen. Für die Förderung durch den Prototype Fund sollte als "echter Zuschuss" keine Umsatzsteuer anfallen. Als umsatzsteuerpflichtige Unternehmer*innen müsst ihr in den ersten zwei Jahren eurer Selbstständigkeit monatlich eine Umsatzsteuervoranmeldung abgeben. Diese wird bei euch im Regelfall eine sogenannte „Null-Meldung“ sein.

=== Gewerbesteuer ===
Die Gewerbesteuer ist eine Unternehmenssteuer – in dem Augenblick, in dem ihr euch selbstständig macht, werdet ihr auch zu einem Unternehmen. Nur vom Finanzamt anerkannte Freiberufler*innen sind von der Gewerbesteuer befreit. Im Regelfall wird das Finanzamt den Status der Freiberuflichkeit verwehren. Wenn ihr Gewerbesteuer zahlt, wird diese mit der Einkommensteuer verrechnet, so dass ihr am Ende fast den gleichen Betrag wie Freiberufler*innen zahlt (falls der “Steuerhack” nicht greift).

=== Einkommensteuer ===
Die Einkommensteuer hat mit dem Unternehmen nur mittelbar zu tun. Der Gewinn, den ihr mit eurem Unternehmen (oder eurem GbR-Anteil) erwirtschaftet, ist in der Regel als Teil eures Einkommens einkommensteuerpflichtig. (Angestellte zahlen die Lohnsteuer, die eine Vorauszahlung auf die Einkommensteuer darstellt). Wie bei der persönlichen Steuererklärung ist es auch bei der Einkommenssteuererklärung möglich, auf verschiedenen Wegen die Steuerlast zu senken. Ein*e Steuerberater*in kann euch dabei beraten, was davon in eurem Fall sinnvoll ist.

=== Das Finanzamt will viel wissen ===
Nachdem ihr das Gewerbe angemeldet habt, wird sich das Finanzamt bei euch melden und darum bitten, den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung auszufüllen. Ihr könnt abwarten, bis das Finanzamt sich meldet oder den Bogen auch proaktiv ausfüllen. Ihr findet eine am Rechner ausführbare Vorlage im Formularcenter des Bundesfinanzministeriums. Damit ihr von den 8 Seiten nicht erschlagen werdet, hier einige [https://www.formulare-bfinv.de/ffw/action/invoke.do?id=034250 Ausfüllhinweise]:

* Seite 1-3: Hier macht ihr Angaben über euch als Unternehmer*in und über die geplante Tätigkeit. Bei einer GbR muss jede*r Teilhaber*in diesen Bogen ausfüllen.
* Seite 3-5: Hier möchte das Finanzamt alles über das neue Unternehmen wissen und möchte auch wissen, ob ihr in den letzten 5 Jahren schon einmal selbstständig wart.
* Seite 5: Hier müsst ihr die voraussichtliche Höhe eurer Einkünfte eintragen. Die Einkünfte als IT-Unternehmer*in gehören in Zeile 112. Schaut, ob ihr noch andere Einkünfte habt. Bei der Gewinnermittlungsart solltet ihr die Einnahmenüberschussrechnung wählen.
* Seite 6-7: Gebt hier die Höhe der Umsätze an – da gehört die Förderung des Prototype Fund mit hinein, auch wenn diese umsatzsteuerfrei ist. Wenn weniger als € 17.500,00 umgesetzt werden, solltet ihr von der Kleinunternehmerregelung Gebrauch machen.
*Seite 7: Im Falle einer GbR tragt diese hier ein.
* Seite 8: Wenn ihr schon ein Firmenkonto habt, kann hier direkt das SEPA-Mandat mitgesendet werden und eine entsprechendes Notiz hier vermerkt werden. Bei einer GbR sendet eine Kopie des Gesellschaftsvertrags mit und kreuzt das Feld an.

=== Keine Steuernummer? ===
In einigen wenigen Fällen hat das Finanzamt die Vergabe von Steuernummern für Prototype-Fund-Projekte abgelehnt, da die Teams nicht unternehmerisch tätig seien. Dazu haben wir zurzeit leider nur wenige Infos, Teams berichten:
- Ich glaube, das hat die steuerliche Situation sogar vereinfacht. Wir haben die Förderung dann vom GbR-Konto jeweils anteilig an uns überwiesen und als steuerfreie Einnahmen bei unserer Steuererklärung angegeben. Das ging problemlos durch (in Hamburg, Karlsruhe und Lörrach). Ist mittlerweile auch von einer Steuerberaterin abgesegnet, auch wenn die natürlich im ersten Anlauf davon irritiert war. (...) Wie man natürlich ohne Steuernummer ein Geschäftskonto bekommt, kann je nach Bank ein interessantes Thema sein. Bei uns hat geholfen, dass wir für einen kurzen Zeitraum eine Steuernummer hatten und ich die angeben konnte.

- Danke, dass du eure Erfahrungen teilst. Bankkonto war kein Problem, wir konnten die Steuer-IDs des Teams eintragen. Dass die ganze GbR steuerlich nicht relevant ist, wurde mir telefonisch vom Finanzamt auch bestätigt. Problem ist jetzt aber, dass das BMBF eine Steuernummer verlangt, weil der Prozess das so vorsieht und auch nicht geändert werden soll. Habt ihr dafür die später deaktivierte Nummer eingereicht, oder wie lief das bei euch ab?

- Daran erinnere ich mich nicht mehr so genau, im Zweifelsfall haben wir genau das gemacht… 🙂

== Steuertipps ==

=== Steuertipps & Erfahrungen pro Stadt/Finanzamt ===

==== Augsburg ====
Wir haben beim Finanzamt Augsburg auch die Empfehlungen/Hinweise befolgt, aber leider ist es hier scheinbar nicht steuerfrei. Begründet wird das damit, dass die Gelder für Lebenserhaltung an die Entwickler*innen geflossen sind und das dann keine Ausübung von wissenschaftlichen Tätigkeiten ist.

==== Berlin Neukölln ====
Hallo allerseits, bei mir hat es funktioniert: das Finanzamt Neukölln hat in meinem Fall befunden, dass die Förderung vom Prototype-Fund nicht als Einkommen zählt. Ich zahle also keine Einkommensteuer darauf.

Das lief so: ich habe meine Steuererklärung gemacht (im Juli 2019 für das Jahr 2018) und die Förderung nirgendwo eingetragen. Das ganze per Elster abgeschickt. Zusätzlich hab ich die Steuererklärung ausgedruckt und mit einem ausführlichen [https://cloud.okfn.de/s/b49Hmigrj5ALcPY Anschreiben] ans Finanzamt Neukölln geschickt. Es kam Mitte November ein Steuerbescheid ohne jegliche Reaktion auf mein Schreiben.

Dann habe ich noch einige Zeit vergehen lassen und auf eine Reaktion des Finanzamts gewartet. Vor einigen Tagen dachte ich mir es wäre inzwischen genug Zeit vergangen und hab dort mal angerufen. Die freundliche Mitarbeiterin teilte mir dann mit, dass das alles so akzeptiert wurde, wie ich es geschrieben hätte. Mich darüber zu informieren hätte sie nicht für nötig gehalten, da ich ja den Steuerbescheid erhalten hätte. Sei alles so in den Akten vermerkt.

==== Berlin Friedrichshain-Kreuzberg ====
Wir haben für audapolis gestern vom Finanzamt Friedrichshain-Kreuzberg den Brief bekommen, dass die Zuwendungen aus dem PTF gem. § 3 Nr. 11 Einkommensteuergesetz '''ertragsteuerlich steuerfrei''' und umsatzsteuerlich '''nicht steuerbare „echte Zuschüsse".''' sind. Wir hatten eine minimal abgewandelte Form von [[Steuern#Beispiel 3|dem]] Schreiben verwendet.

==== Berlin-Steglitz ====
Ich habe für die Einkommensteuererklärung für das Projekt (als einzelner, freiberuflicher Entwickler) ein kleines Schreiben wie bisher im Wiki beschrieben beigelegt. Darauf ist das Finanzamt aber überhaupt nicht eingegangen sondern hat einen eigenen (neuen) Weg gefunden die Einkünfte als steuerfrei zu sehen. Das könnte vielleicht in Zukunft eine neue Argumentation eröffnen.

Zitat:
"Der Zuschuss vom Bundesministerium für Bildung und Forschung wurde als echter Zuschuss zur Projektförderung auf der Grundlage der in Absch. 10.2 (10) Nr.1 UStAE (Umsatzsteueranwendungserlass) genannten Nebenbestimmungen berücksichtigt und ist somit umsatzsteuerfrei. Ertragssteuerlich wurde er als Kapitalzuschuss gewertet, da die Förderung einer Investitionstätigkeit im Vordergrund steht, und aufgrund der Angaben in der EÜR und den eingereichten Belegen als erfolgsneutral angesehen (Ausübung des Wahlrechts vgl. R 6.5 (2) Einkommensteuerrichtlinie)."

Mir wurde bei Nachfrage versichert, dass die Konsequenzen aus dieser Einschätzung zu einen sein, dass der Zuschuss nicht in der Einkommensteuererklärung auftaucht und dass ich als Folge beim Verkauf der Software keine Herstellungskosten geltend machen kann :D

Wollte nur rueckmelden, dass bei mir beim FA Berlin Steglitz die ESt-Befreiung mit einem schriftlichen verweis auf EStG §3 Abs. 11 ohne Rückfragen akzeptiert wurde. Ich wünsche euch allen viel Erfolg bei eurer Steuererklärung <3

==== Frankfurt am Main ====
Ich habe die [[Steuern#Beispiel 4|Begründung]] leicht angepasst (danke nochmal an die ursprüngliche Autor:in!) an mein Finanzamt (Frankfurt am Main) geschickt und nun eine positive Bestätigung für 2019 bekommen. In unserem Fall heißt das konkret, dass wir die Zuschüsse des BMBF nicht in der Einnahme-Überschuss-Rechnung (EÜR) der GbR unseres Teams aufführen müssen, was heißt, dass in der Feststellungserklärung (Steuererklärung der GbR) keine Einnahmen auftauchen. In der persönlichen EÜR (und damit der Einkommen-Steuererklärung) müssen die anteiligen Auszahlungen aus der GbR an die Mitglieder dann auch nicht aufgeführt werden.

==== Halle (Saale) ====
Mir hat das Finanzamt Halle einen Bescheid über Einkommenssteuervorauszahlungen geschickt, in dem sie die Förderung des BMBF zu meinem Einkommen gerechnet haben. Ich habe dagegen Einspruch eingelegt und daraufhin einen korrigierten Bescheid bekommen, ohne die Fördersumme. Ich hab mich dabei an der [[Steuern#Beispiel 3|Argumentation]] orientiert, die blinry hier irgendwann mal reingeschrieben hat. Folgendes habe ich an das Finamt geschrieben: [[Steuern#Beispiel 6: Widerspruch einlegen|>>LINK<<]]

Da habe ich dann noch einen Scan des Zuwendnungsbescheids und die Nebenbestimmungen (Tipp, die sind hier online zu finden) angehängt.

In der Einkommenssteuererklärung (also nicht mehr die Vorauszahlung) hat das Finanzamt die eingereichte Erklärung ohne die Einnahmen der GbR nicht akzeptiert.
Sie sagen dazu: „Die Zuwendungen aus dem Bundeshaushalt für das Vorhaben ‚Software Sprint - Einzelvorhaben: [Mein Projekt]‘ stellt keine steuerfreie Einnahme dar. Der Gewinn wurde entsprechend […] erhöht“
Weil ich in dem Jahr unter der Steuerfreiheitsgrenze geblieben bin, habe ich dagegen keinen Einspruch eingelegt.

==== Hamburg Altona ====
Hallo zusammen, auch das Finanzamt Hamburg Altona hat unsere Begründung für die Steuerfreiheit der erhaltenen Gelder akzeptiert 🎉 Wir haben ähnlich wie in der Vorlage von blinry (danke!) argumentiert, und vorsichtigerweise auch beschrieben, dass keine "Arbeitsnehmertätigkeit" vorlag (also keine Weisungsbefugnis, etc. das zweite Kriterium in §3 Nr. 11 Satz 3 EStG). Wir haben dazu eine Erklärung zur Feststellung beim Finanzamt eingereicht und parallel eine schriftliche Mitteilung via Elster verschickt, und in beiden aufeinander verwiesen. Ca 4 Wochen später kam dann die "Einheitliche und gesonderte Feststellung". Darin ist bei jede\\*r Gesellschafter\\*in als Einkommen aus der GbR € 0,00 vermerkt.

==== Köln ====
Kurzes update aus Köln: Unser Steuerberater hat beim Finanzamt nachgefragt (da es als GbR nicht so einfach klappt wie bei einer Einzelperson - und ich vermute T. hatte als Einzelperson das Begleitschreiben eingereicht). Leider antwortet uns das Finanzamt, dass wir versteuern müssen, mit Verweis auf dieses Urteil: <nowiki>https://datenbank.nwb.de/Dokument/Anzeigen/210835/</nowiki>

Wir recherchieren gerade noch ob sich ein Einspruch lohnt, aber Aussage des Steuerberaters Stand heute ist: "Bei Einzelpersonen und geringen Beträgen kann es sein, dass das Finanzamt das einfach kommentarlos akzeptiert. Bei Entnahmen aus einer GbR wird das wahrscheinlich nicht funktionieren."
Immer noch nix finales, aber es macht Sinn die potentiellen Steuern zur Seite zu legen.

==== München ====
Wir haben als GbR an der vorletzten Prototype-Runde teilgenommen und nun stand natürlich die Steuererklärung an - für das Jahr 2023 in diesem Fall. Und, um es kurz zu machen, es hat geklappt! Die freundlichen Damen und Herren vom Finanzamt München sind den Argumenten in meinem Schreiben gefolgt und haben die Förderung steuerfrei gestellt - bedingungslos und unwiderruflich (kein "Vorbehalt der Nachprüfung"). Das bedeutet, auch die in 2024 geflossenen Beträge sind dann steuerfrei.Das Schreiben war angelehnt an einige Tipps hier im Forum. Für unsere GbR macht das insgesamt ca. 6.000 Euro "Mehrerlös" aus, das ist ja auch nicht von schlechten Eltern ...

==== Starnberg ====
Diese Woche habe ich Rückmeldung von meinem Finanzamt (Starnberg) bekommen, die der im Wiki vorgeschlagenen Argumentation nicht folgen möchte:

"Die Einnahmen aus der Zuwendung des Bundesministeriums für Bildung und Forschung für das Forschungs- und Entwicklungsprojekt "Voice-QL" sind nicht nach §3 Nr.11 EStG steuerfrei, da die Förderung für einen bestimmten Zweck ist, weswegen §3 Nr.11 S.3 EStG nicht anzuwenden ist. Die Einkünfte sind daher als sonstige Einkünfte aus anderen Leistungen nach §22 Nr. 3 EStG bei Zufluss zu erklären."

Mein Antrag auf Steuerbefreiung der Fördersumme von Runde 12 bei der Steuererklärung wurde damals vom Finanzamt Starnberg abgelehnt. Durch mehrere Wiki-Beträge motiviert habe ich mir nun doch noch einmal die Zeit genommen, einen Brief an das Finanzamt zu formulieren und Widerspruch gegen den Steuerbescheid eingelegt.

Heute kam ein korrigierter Bescheid per Briefpost, mein Widerspruch wurde anerkannt! Statt einer Nachzahlung gibt es nun eine Rückzahlungn:-)

"Sehr geehrte Damen und Herren,

Im Bescheid für 2023 lese ich die Einschätzung, dass die Zuwendung des BMBF für das Projekt '[...]' nicht steuerfrei ist.
Der Zuschuss wurde im Rahmen der bundesweiten Maßnahme PrototypeFund(PTF) gewährt. Durch persönlichen Kontakt mit anderen PTF-Förderprojekten wurde mir bekannt, dass andere Finanzämter (z. B. Frankfurt am Main, Berlin-Neukölln, Berlin-Steglitz, Berlin Friedrichshain-Kreuzberg oder Hamburg Altona) es so sehen, dass diese Zuwendung NICHT versteuert werden muss.
Als Erläuterung wird angeführt:
'Der Zuschuss vom Bundesministerium für Bildung und Forschung wurde als echter Zuschuss zur Projektförderung auf der Grundlage der in Absch. 10.2 (10) Nr.1 UStAE (Umsatzsteueranwendungserlass) genannten Nebenbestimmungen berücksichtigt und ist somit umsatzsteuerfrei. Ertragssteuerlich wurde er als Kapitalzuschuss gewertet, da die Förderung einer Investitionstätigkeit im Vordergrund steht, und aufgrund der Angaben in der EÜR und den eingereichten Belegen als erfolgsneutral angesehen (Ausübung des Wahlrechts vgl. R 6.5 (2) Einkommensteuerrichtlinie).'
Ein weiteres Finanzamt sagt, dass ...
... 'Zuwendungen aus dem PTF gem. § 3 Nr. 11 Einkommensteuergesetz ertragsteuerlich steuerfrei und umsatzsteuerlich nicht steuerbare 'echte Zuschüsse' sind'
Aus beigefügten Nebenbestimmungen geht hervor, dass mir gegenüber keine Weisungsbefugnis besteht und sowohl Verwertungsrechte wie auch Forschungsergebnisse mir gehören. So gibt es in diesem Sinne keine Gegenleistung, die von mir an das Bundesministerium oder den Projektträger erbracht wurde.
Die Besteuerung der Zuwendung würde für mich und meine Familie eine finanzielle Belastung darstellen. Vor dem Hintergrund der unterschiedlichen Praxis anderer Finanzämter lege ich deshalb Widerspruch gegen den Bescheid ein und bitte um eine erneute Prüfung des Sachverhalts.
Weitere Unterlagen zur Klärung stelle ich bei Bedarf gerne zur Verfügung.

Mit freundlichen Grüßen,
[...]"

== Beispiele für Anschreiben ==
Diese Textbausteine für die Einkommenssteuerfreiheit wurden bereits erfolgreich beim Finanzamt eingereicht. Reuse & remix :D

=== Beispiel 1 ===
[https://cloud.okfn.de/s/b49Hmigrj5ALcPY '''Hier befindet sich ein Beispiel-Anschreiben als PDF.''']

=== Beispiel 2 ===
[https://cloud.okfn.de/s/TbQMg6ALPZkkwYZ '''Hier befindet sich ein weiteres Beispiel-Anschreiben als PDF.''']

=== Beispiel 3 ===
Zur Abwendung des Zwangsgeldes für mich und meine Mitgesellschafter*in habe ich auch noch einmal einen Blick in das Einkommensteuergesetz geworfen und festgestellt, dass meiner Einschätzung nach die Einnahmen der GbR im Jahr 2019 nach §3 Nr. 11 EkSt steuerbefreit sind. Es handelt sich um eine Zuwendung des Bundesministeriums für Bildung und Forschung für das Forschungs- und Entwicklungsprojekt „—-“ unter dem Förderkennzeichen “----” Rahmen des Förderprogramms „Software Sprint“ in Höhe von — €. Ich möchte Ihnen dies hiermit mitteilen und bitte Sie, die Steuerfreiheit zu überprüfen und diesbezüglich eine Bewertung vorzunehmen. Zur Prüfung habe ich Ihnen den Änderungsbescheid zum ursprünglichen Zuwendungsbescheid vom (--Datum–) als Anlage beigefügt. Außerdem verweise ich auf die Nebenbestimmungen für Zuwendungen des BMBF (NKBF2017, Web-Link <nowiki>https://www.bmbf.de/foerderungen/bekanntmachung-1429.html</nowiki>), aus denen in Abschnitt 3 hervorgeht, dass uns als Zuwendungsempfängern die Ergebnisse des Forschungsprojekts gehören und uns das ausschließliche Nutzungsrecht eingeräumt wird (Seite 11). Dies scheint mir insofern relevant, als dass in §3 Nr. 11 EkSt festgelegt ist, dass „Voraussetzung für die Steuerfreiheit ist, dass der Empfänger mit den Bezügen nicht zu einer bestimmten wissenschaftlichen oder künstlerischen Gegenleistung oder zu einer bestimmten Arbeitnehmertätigkeit verpflichtet wird“. Da die Forschungsergebnisse uns gehören, gibt es in diesem Sinne keine Gegenleistung, die an das Bundesministerium oder den Projektträger erbracht wurde.

=== Beispiel 4 ===
''Sehr geehrte Damen und Herren,

Im Jahr 2020 haben wir Zuschüsse des Bundesministeriums für Bildung und Forschung in der abgegebenen GbR-Feststellungserklärung \emph{nicht} versteuert, da wir sie für steuerfrei auf Grundlage von §3 Einkommensteuergesetz halten. Wir möchten Ihnen dies hiermit mitteilen und bitten Sie, die Steuerfreiheit zu überprüfen und diesbezüglich eine Bewertung vorzunehmen.

Es handelt sich um die folgenden Einnahmen:

Zuwendung des Bundesministeriums für Bildung und Forschung für das Forschungs- und Entwicklungsprojekt „—“ unter dem Förderkennzeichen —-- im Rahmen des Förderprogramms „Software Sprint“ in Höhe von \EUR{---}.

Unserer Einschätzung nach sind die Einnahmen nach §3 Nr. 11 Einkommensteuergesetz steuerfrei. Zur Prüfung haben wir Ihnen den Zuwendungsbescheid als Anlagen beigefügt, zu denen wir noch folgende Erläuterungen haben:

Auf Seite 2 geht die Gesamthöhe der erhaltenen Zuwendung hervor (verteilt auf die Jahre 2020 und 2021 gemäß des ebenfalls beigefügten Änderungsbescheides vom –datum–), sowie auf Seite 3 dass die Nebenbestimmungen „NKBF 2017“ Teil des Zuwendungsbescheids sind. Diese Nebenbestimmungen liegen ebenfalls bei. Dort ist zu entnehmen, dass der GbR als Zuwendungsempfängerin die Ergebnisse des Forschungsprojekts gehören (Punkt 3.1 auf Seite 11) und dass ihr das Recht auf ausschließliche Nutzung eingeräumt wird (Punkt 3.2 auf Seite 11). Dies scheint mir insofern relevant, als dass in §3 Nr. 11 steht, dass „Voraussetzung für die Steuerfreiheit ist, dass der Empfänger mit den Bezügen nicht zu einer bestimmten wissenschaftlichen oder künstlerischen Gegenleistung oder zu einer bestimmten Arbeitnehmertätigkeit verpflichtet wird“. Da die Forschungsergebnisse uns gehören, gibt es in diesem Sinne keine Gegenleistung, die von uns an das Bundesministerium oder den Projektträger erbracht wurde.

Weitere Anlage ist der Zahlungsnachweis vom 27. November 2020, aus dem die erhaltene Zuwendung im Jahr 2020 hervorgeht. Weitere Zahlungen erfolgten im Jahr 2020 nicht. Falls Sie weitere Belege benötigen, reichen wir diese natürlich gern nach.

Mit freundlichen Grüßen''

Das generiert eine Transaktions-ID. Dann haben wir die "Gesonderte und einheitliche Feststellung" für die GbR ausgefüllt, mit 0 EUR Einnahmen, und jeweils 0 EUR Entnahmen von uns beiden. Im "Anmerkungs"-Feld haben wir die Transaktions-ID referenziert:

Siehe separat übermittelte Mitteilung: Transferticket ep1342j69pyzh07gjw47isfexxad1ux8;
Auftrag: Sonstige Nachricht an das Finanzamt;
Ordnungskriterium: 14/130/05478;
Abgabezeit: Freitag, 14. Mai 2021, 17:58:27

Achso, und der Brief hatte als Anhänge noch den NKBF 2017, den Zuwendungsbescheid (plus eine Korrektur für die Aufteilung des Geldes auf die Jahre), und den ersten Zahlungsnachweis aus Profi Online.

=== Beispiel 5 ===
Im Jahr 2019 habe ich Zuschüsse des Bundesministeriums für Bildung und Forschung in der abgegebenen GbR-Feststellungserklärung nicht versteuert, da ich sie für steuerfrei auf Grundlage von §3 Einkommensteuergesetz halte. Ich möchte Ihnen dies hiermit mitteilen und bitte Sie, die Steuerfreiheit zu überprüfen und diesbezüglich eine Bewertung vorzunehmen. Es handelt sich um die folgenden Einnahmen: Zuwendung des Bundesministeriums für Bildung und Forschung für das Forschungs- und Entwicklungsprojekt „XXXXX“ unter dem Förderkennzeichen XX|XXXXXX im Rahmen des Förderprogramms „Software Sprint“ in Höhe von X.XXX,XX€. Meiner Einschätzung nach sind die Einnahmen nach §3 Nr. 11 Einkommensteuergesetz steuerfrei. Zur Prüfung habe ich Ihnen den Zuwendungsbescheid als Anlagen beigefügt, zu denen ich im folgenden noch ein paar Erläuterungen habe: Auf Seite 2 geht die Höhe der erhaltenen Zuwendung hervor (50% der Zuwendungen im Haushaltsjahr 2019), sowie auf Seite 3 dass die Nebenbestimmungen „NKBF 98“ Teil des Zuwendungs bescheids sind. Diese Nebenbestimmungen liegen ebenfalls bei. Dort ist zu entnehmen, dass mir als Zuwendungsempfänger die Ergebnisse des Forschungsprojekts gehören (Punkt 9.2 auf Seite 7) und dass mir das Recht auf ausschließliche Nutzung eingeräumt wird (Punkt 12.1 auf Seite 9). Dies scheint mir insofern relevant, als dass in §3 Nr. 11 steht, dass „Voraussetzung für die Steuer freiheit ist, dass der Empfänger mit den Bezügen nicht zu einer bestimmten wissenschaftlichen > oder künstlerischen Gegenleistung oder zu einer bestimmten Arbeitnehmertätigkeit verpflichtet > wird“. Da die Forschungsergebnisse mir gehören, gibt es in diesem Sinne keine Gegenleistung, die > von mir an das Bundesministerium oder den Projektträger erbracht wurde. Weiterhin liegt die > Antwort des Bundesministeriums (Anlage 4) auf meinen Verwendungsnachweis bei, aus dem die Gesamtkosten des Vorhabens sowie der vom Bund getragene Anteil hervorgehen.

=== Beispiel 6: ===
''Sehr geehrte Damen und Herren,

im Jahr 2023 hatte die GbR Einnahmen, die nicht in der hier abgegebenen Steuer-/ Feststellungserklärung enthalten sind, da diese nach unserer Einschätzung gemäß §3 Nr. 11 Einkommensteuergesetz steuerfrei sind. (Zitat aus der genannten Vorschrift: »Steuerfrei sind … (Nr. 11) Bezüge aus öffentlichen Mitteln … die … zu dem Zweck bewilligt werden, … die Wissenschaft oder Kunst unmittelbar zu fördern.«)
Wir teilen Ihnen dies hiermit mit und bitten Sie, diesen Sachverhalt zu überprüfen und diesbezüglich eine Bewertung vorzunehmen. Es handelt sich um die folgende Einnahme:
- Zuwendungsbescheid des Bundesministeriums für Bildung und Forschung für das Forschungs- und Entwicklungsprojekt „Software Sprint – Einzelvorhaben: [wie im Zuwendungsbescheid] in Höhe von [in diesem Jahr geflossene Gelder – nicht der gesamte Betrag] € für das Kalenderjahr 2023.
Zur Prüfung haben wir die relevanten Dokumente beigefügt, zu denen wir Folgendes erläutern möchten.
Zum einen handelt es sich um den Zuwendungsbescheid vom [Datum], aus dem auf Seite 2 die Höhe der Zuwendung von [Betrag in diesem Jahr] Euro hervorgeht. Des weiteren wird auf Seite 3 festgestellt, dass die »Nebenbestimmungen NKBF 2017« Teil des Zuwendungsbescheids sind. Die NKBF haben wir nicht vollständig mitgesandt, diese liegen z.B. vor unter https://foerderportal.bund.de/easy/module/profi_formularschrank/download.php?datei1=3175
Als Anlage senden wir den wohl relevanten Ausschnitt (Seite 11/17): Dort ist festgehalten, dass dem Zuwendungsempfänger (hier also der GbR) alle Eigentumsrechte an den Ergebnissen des Projekts gehören (Punkt 3.1) und ihm alle Nutzungs- und Verwertungsrechte zustehen (Punkt 3.2).
Diese Punkte heben wir deshalb heraus, da im genannten §3 Nr. 11 Satz 3 ESt. steht, dass »Voraussetzung für die Steuerfreiheit ist, dass der Empfänger mit den Bezügen nicht zu einer bestimmten wissenschaftlichen oder künstlerischen Gegenleistung oder zu einer bestimmten Arbeitnehmertätigkeit verpflichtet wird«.
Da die Ergebnisse allein der GbR gehören, gibt es im Sinne dieser Vorschrift auch keine Gegenleistung, die von uns an das Bundesministerium oder den Projektträger erbracht wurde.
Uns ist klar, dass bei einer steuerfreien Zuwendung keine (Betriebs-) Ausgaben angesetzt werden können und keine USt. entsteht. Für Rückfragen stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung.

Mit freundlichen Grüßen, [Name geschäftsführender Gesellschafter der GbR]

Anlage 1: Zuwendungsbescheid vom [Datum]
Anlage 2: Nebenbestimmungen (NKBF 2017 -Auszug-) als Teil des
Zuwendungsbescheids''

=== Beispiel 7: Widerspruch einlegen ===
''Guten Tag,

in Ihrem Schreiben vom [DATUM] setzten Sie für mich Einkommenssteuervorauszahlungen fest. Gegen diese lege ich hiermit Widerspruch ein. Zwar habe ich angegeben, über die [UNTERNEHMEN] GbR [FÖRDERSUMME] € an Einnahmen erzielen zu wollen, diese bestehen jedoch vollständig aus echten Zuwendungen des Bundesministeriums für Bildung und Forschung im Rahmen des Förderprogramms "Software Sprint" zur Förderung der Wissenschaft unter dem Förderkennzeichen [FKZ] (siehe Zuwendungsbescheid im Anhang). Entsprechend mache ich geltend, dass diese Einnahmen nach §3 Nr. 11 EStG als steuerfrei zu betrachten sind. Nach den für den Zuwendungsbescheid geltenden Förderbestimmmungen (NKBF 2017, im Anhang) verbleibt das alleinige Verwertungsrecht für die Forschungsergebnisse bei der GbR als Zuwendungsempfängerin, was den Anforderungen des §3 Nr. 11 Satz 3 EStG an den Ausschluss einer Gegenleistung entspricht.

Ich bitte demnach um Aufhebung Ihres Vorauszahlungsbescheids.

Mit freundlichen Grüßen

=== Beispiel 8: Widerspruch einlegen ===
'''[https://cloud.okfn.de/s/YGDCLbdnKr8RNbG Hier befindet sich ein Beispiel-Anschreiben für einen Widerspruch als PDF.]'''

==== Hintergrund-Informationen zu diesem Beispiel ====
Einige Finanzämter verweisen zur Begründung der Steuerpflicht auf [https://www.foerderinfo.bund.de/foerderinfo/de/beratung/faq/faq_node.html das FAQ der Förderberatung „Forschung und Innovation“ des Bundes]. Dort heißt es, dass Zuwendungen grundsätzlich den Ertragssteuern, im Falle des PTFs also der Einkommenssteuer, unterliegen. Die geförderte Person, von der dieser Widerspruch stammt, hat bei der Förderberatung direkt nach der gesetzlichen Grundlage für diesen FAQ-Eintrag gefragt:
Die Antwort war sehr aufschlussreich: Die Aussage im FAQ basiert nicht direkt auf einem Gesetz, sondern entspricht lediglich der von den Ministerien vorgegebenen „Verwaltungspraxis“. Die letztendliche Entscheidung über den Einzelfall (und die Auslegung des Begriffs „Zuschuss“) liegt allein im Ermessen des zuständigen Finanzamts.

Wenn euer Finanzamt das FAQ als Argument für die Steuerpflicht heranzieht, könnt ihr dem entgegenhalten, dass das FAQ keine rechtlich bindende Gesetzesgrundlage ist, sondern nur eine allgemeine Verwaltungspraxis widerspiegelt (was die Förderberatung auf Nachfrage selbst bestätigt hat). Das entkräftet das FAQ als pauschales Gegenargument und macht den Weg frei, um sich in der Begründung direkt auf die relevanten Steuergesetze zu stützen; insbesondere auf die Steuerfreiheit nach § 3 Nr. 11 EStG (Bezüge aus öffentlichen Mitteln zur Förderung der Wissenschaft) oder § 3 Nr. 44 EStG.

Bitte habt Verständnis, dass wir die im Widerspruch erwähnte Konversation nicht mit euch teilen können.

== In English: Taxes ==
'''<mark><big>Caution: We are not allowed to advise you on your taxes - only tax consultants can legally to do that. Here we have collected experiences and tips from past rounds that may be helpful for you. However, please still get professional advice on your taxes.</mark></big>'''

== Tax obligation ==
'''tldr;''' The Prototype Fund grant counts as a [https://www.haufe.de/finance/finance-office-professional/zuwendungen-aus-oeffentlichen-kassen-zur-projektfoerderung_idesk_PI11525_HI1580562.html "true grant"] ''(“echter Zuschuss”, a specific form of funding in Germany)'' which is why '''no sales tax''' should be payable. However, the projects' experience of the past rounds shows that, although no sales tax is payable, '''income tax is generally due''' (the types of tax are described in more detail below). Since the grant is paid out quarterly, it may have to be reported on two different tax returns over two years (in funding rounds in the winter).

'''Important for teams''': you must file a separate tax declaration for the GbR, which shows the profit / loss of each GbR member. For your personal income tax, only the final result will be added.

In the past, some projects have been successful in being exempt from income tax. A '''tested approach to establish a possible income tax exemption''' is as follows:

One files one's tax return (see below) by the due date for the appropriate year of the grant, but does not record the grant as a total, adding a letter in the following style (in German):
Im Jahr x hatte ich zusätzliche Einnahmen, die nicht in der abgegebenen Steuererklärung (Anlage 1) enthalten sind, da sie meiner Einschätzung nach laut §3 Einkommensteuergesetzsteuerfrei sind. Ich möchte Ihnen dies hiermit mitteilen und bitte Sie, die Steuerfreiheit zu überprüfen und diesbezüglich eine Bewertung vorzunehmen.

Es handelt sich um die folgenden Einnahmen:
1.Zuwendung des Bundesministeriums für Bildung und Forschung für das Forschungs-und Entwicklungsprojekt „x“ unter dem Förderkennzeichen x im Rahmen des Förderprogramms „Software Sprint“ in Höhe von x Euro.

Meiner Einschätzung nach sind die Einnahmen aus 1. nach §3 Nr. 11 Einkommensteuergesetz steuerfrei. Zur Prüfung habe ich Ihnen relevante Dokumente alsAnlagen beigefügt, zu denen ich im folgenden noch ein paar Erläuterungen habe.

Ihnen liegt der Zuwendungsbescheid (Anlage 2) vor, aus dem auf Seite 2 die Höhe der erhaltenen Zuwendung hervorgeht, sowie dass die Nebenbestimmungen „NKBF 2017“ Teil des Zuwendungsbescheids sind. Diese Nebenbestimmungen liegen ebenfalls bei (Anlage3). Dort ist zu entnehmen, dass mir als Zuwendungsempfänger die Ergebnisse des Forschungsprojekts gehören (Punkt 3.1 auf Seite 11) und dass mir das Recht aufausschließliche Nutzung eingeräumt wird (Punkt 3.2 auf Seite 11). Dies scheint mir insofern relevant, als dass in §3 Nr. 11 steht, dass „Voraussetzung für die Steuerfreiheit ist, dass der Empfänger mit den Bezügen nicht zu einer bestimmten wissenschaftlichen oder künstlerischen Gegenleistung oder zu einer bestimmten Arbeitnehmertätigkeit verpflichtet wird.“. Da die Forschungsergebnisse mir gehören, gibt es in diesem Sinne keine Gegenleistung, die von mir an das Bundesministerium oder den Projektträger erbracht wurde. Weiterhin liegt die Antwort des Bundesministeriums (Anlage 4) auf meinen Verwendungsnachweis bei, aus dem die Gesamtkosten des Vorhabens sowie der vom Bundgetragene Anteil hervorgehen.
In some cases, grantees have also had positive experiences appealing an initial decision on their income tax obligation. Examples of successful letters and appeals can be found [[Steuern#Beispiele für Anschreiben|in the German section above]] (please note that these are only available in German since your communication with the tax office will also be in German). There, you can also find a collection of different [[Steuern#Steuertipps|experiences depending on the tax office in Germany]]. We also have a channel on Zulip where you can talk to current and former grantees about their experiences regarding the tax office and taxes.

Please note that we are unable and unauthorised to provide further support on tax matters. We strongly advise you to hire a tax advisor who can provide you with personalized advice.

Some projects have also found it helpful to proactively contact their local tax office with questions (e.g., regarding potential tax exemptions). They can be very helpful (depending on your location).

=== ''Umsatzsteuer'' (Sales tax) ===
The sales tax concerns (almost) all companies. As a “ true subsidy”, no sales tax should be incurred for the funding from the Prototype Fund. As an entrepreneur subject to sales tax, you must submit an advance sales tax return monthly during the first two years of your self-employment. As a rule, this will be a so-called ''"Nullmeldung"'' for you.

=== ''Gewerbesteuer'' (Business Tax) ===
The ''Gewerbesteuer'' is a business tax - the moment you become self-employed, you also become a business. Only freelancers recognized by the tax office are exempt from business tax. Usually the tax office will deny you freelance status. If you pay business tax, it will be offset against your income tax, so that you end up paying almost the same amount as freelancers (if the "tax hack" above doesn‘t work).

=== ''Einkommensteuer'' (Income Tax) ===
Income tax is only indirectly related to the company. The profit you make from your business (or your GbR share) is generally subject to income tax as part of your income. (Employees pay payroll tax, which is an advance payment on income tax). As with your personal tax return, it is also possible to reduce your income tax burden in various ways when filing your income tax return. A tax advisor can advise you on what makes sense in your case.

=== The Tax Office (''Finanzamt'') wants to know a lot. ===
After you have registered the business, the tax office will contact you and ask you to fill in the tax registration form. You can wait for the tax office to contact you or fill out the form proactively. You can find a computer-executable template in the form center of the Federal Ministry of Finance. So that you are not overwhelmed by the 8 pages, here are some [https://www.formulare-bfinv.de/ffw/form/display.do?%24context=27F37B050AA7343D04AA instructions] to fill out the form:

* Page 1-3: Here you provide information about yourself as an entrepreneur and about your planned activity. In the case of a GbR, each partner must fill out this form.
* Page 3-5: Here the tax office wants to know everything about the new business and also whether you have been self-employed in the last 5 years.
* Page 5: Here you must enter the expected amount of your income. Income as an IT entrepreneur should be entered on line 112. Check if you expect to have any other income sources. You should choose the surplus income statement (Einnahmenüberschussrechnung) as the method of calculating profit.
* Page 6-7: Enter the amount of sales here - this includes the Prototype Fund grant, even if it is exempt from sales tax. If your turnover is less than € 17.500,00, you should use the small business regulation.
* Page 7: In case of a GbR enter it here.
* Page 8: If you already have a company account, the SEPA mandate can be sent directly here and a corresponding note can be added here. In case of a GbR send a copy of the articles of association and tick the box.

=== No tax number (''Steuernummer)''? ===
In a few cases, the tax office has refused to issue tax numbers for Prototype Fund projects because the teams are not entrepreneurial. Unfortunately, we have little info on this at the moment. Some of our teams reported:
- I think this even simplified the tax situation. We then transferred the funding from the GbR account proportionately to ourselves and declared it as tax-free income on our tax return. This went through without any problems (in Hamburg, Karlsruhe and Lörrach). In the meantime, it has also been approved by a tax consultant, even though she was naturally irritated by it at the first attempt. (...) How to get a business account without a tax number can be an interesting topic, depending on the bank. In our case, it helped that we had a tax number for a short period of time and I was able to provide that.

- Thanks for sharing your experience. Bank account was not a problem, we were able to put in the team tax IDs. That the whole GbR is not relevant for tax purposes was also confirmed to me by phone from the tax office. The problem now is, however, that the BMBF requires a tax number because the process provides for it and it is not to be changed. Did you submit the number that was later deactivated, or how did that work for you?

- I don't remember that exactly, but in case of doubt, that's exactly what we did... 🙂
[Translated from German]

'''Note'''

In the German section above we also provide many quotes from projects about [[Steuern#Steuertipps|their experiences with various tax offices]] and [[Steuern#Beispiele für Anschreiben|the letters that have helped them with establishing the tax exemption]].

Coachings

2026-06-29T14:17:21Z

Marie-Lena: /* In der Second Stage */

Coachings

2026-06-29T14:14:48Z

Marie-Lena:

Coachings

2026-06-29T14:11:31Z

Marie-Lena: Reverted edits by Marie-Lena (talk) to last revision by Alicja (Superbloom)

''(English version below)''

Während der sechsmonatigen Förderzeit stehen ihr vier Coachingstunden zur Verfügung. Die Coachings werden von [https://superbloom.design/ Superbloom] organisiert und durchgeführt. Ihr könnt gern alle eure Sitzungen direkt mit Superbloom vereinbaren und mit den Coaches absprechen, ob alle Sessions am Anfang, alle am Ende oder mehrere kürzere Termine für euch am sinnvollsten sind.

== Superbloom ==
Der Fokus der Arbeit von [[Superbloom]] liegt darauf, Technologien zu bauen, die die Menschenwürde fördern und schützen. Das Team hilft Projekten, ihre Fähigkeiten im Bereich Human-Centered Design zu erweitern und konzentriert sich dabei auf die Sicherheit und den Schutz der Benutzer*innen und deren Privatsphäre. Darüber hinaus bietet das Team Expertise in vielen Bereichen rund um den Aufbau von Open-Source-Projekten, wie z.B. Projektmanagement, Community Building und Kommunikation.

'''Was:''' Human-Centered Design (User testing, Branding etc.), Projektmanagement, andere Themen wie z.B. Communityaufbau. Die Koordinator*innen von Superbloom helfen euch gern weiter und finden die passenden Coach*innen für euch. [[Superbloom|Hier findet ihr die Seite]] von Superbloom im Wiki mit weiteren Informationen und Links.

'''$:''' Vier Coachings à 1 Stunden sind in der sechsmonatigen Förderzeit möglich

'''Wo:''' [https://superbloom.design/ superbloom.design] - [[Superbloom|hier]] steht, wie ihr die Coachings organisieren könnt.

== In der Second Stage ==
Während der [[Second Stage]] liegt der Fokus nicht mehr auf der technischen Arbeit. Explizites Ziel dieser Förderung ist es, mehr Projekte nachhaltig in die Nutzung zu bringen. Deswegen geht es weniger um die technische Weiterentwicklung der Software und mehr um die Verbreitung und Verbesserung der Nutzbarkeit oder die finanzielle Absicherung des Projektes.

In der Second Stage sind die Coachings verpflichtend. Die Themen bzw. Coachingpartner*innen werden, sofern keine Auflagen vorliegen, gemeinsam mit der Projektbetreuung festgelegt. Die Plätze für die Coachings sind begrenzt. Die finale Entscheidung über die Zuteilung der Coachings liegt bei der Projektbetreuung.

Coachingpartner*innen für die Second Stage:
* [https://vdivde-it.de/ '''VDI/VDE''']: Das Beratungs- und Dienstleistungsunternehmen VDI/VDE-IT kennt ihr bereits als Projektträger des Prototype Fund. Eine andere Abteilung des Unternehmens ist für die Coachings zuständig und berät euch zu <u>Gründungsvorhaben, Finanzierungsmodellen, Businessplan, Geschäftsmodell- und Strategieentwicklung</u> – mit einem Schwerpunkt auf “Software as a Service”.
* '''[https://leastauthority.com/ Least Authority]''': Least Authority sind eure Ansprechpersonen für <u>Security Coachings.</u> Sie haben sich dem Aufbau und der Unterstützung nutzer*innenfreundlicher Technologielösungen und ethischer Geschäftspraktiken verschrieben und fördern digitale Sicherheit und die Wahrung der Privatsphäre als grundlegendes Menschenrecht.
* '''[https://iris-wellmann.de/angebot/coaching/ Iris Wellmann]''': Iris Wellmann ist Organisationsberaterin und Coach mit 15 Jahren Berufserfahrung im Nonprofit-Sektor. Ihr Schwerpunkt liegt unter anderem auf <u>Organisationsentwicklung, Teamentwicklung und agilem Arbeiten sowie Coachings für Frauen in Führungspositionen</u>.
*'''[https://fsfe.org/ Free Software Foundation Europe (FSFE)]''': FSFE klärt über rechtliche Fragen auf und unterstützt Entwickler*innen, Unternehmen und politische Einrichtungen dabei, Freie Software in einer Weise zu entwickeln, zu nutzen und wiederzuverwenden, die mit den bestehenden rechtlichen Rahmenbedingungen vereinbar ist. In der Second Stage stehen sie euch für Coachings rund um das Themenfeld <u>Lizenzierung</u> bereit.
*'''[https://superbloom.design/ Superbloom]''': Auch Superbloom bleibt euch als Coaching-Partner*in in der Second Stage erhalten. Hier könnt ihr Coachings zu den Themen <u>Community, Design, Projektmanagement, Kommunikation, Fundraising uvm.</u> buchen.
''Wichtige Ergänzung: Auch wenn einige der Coaching-Partner*innen Audits in ihrem Portfolio anbieten, können keine Audits über die Second Stage abgerechnet werden.''

= In English =
During the funding period, you will receive four free 1-hour coaching sessions from Superbloom's coaches.

You are welcome to arrange all of your sessions directly with Superbloom and to discuss with the coaches whether to do all sessions at the beginning, all at the end, or several shorter appointments if that makes more sense for you.

== Superbloom ==
Superbloom's work focuses on building technology that promotes and protects human dignity. The team helps projects expand their Human-Centered Design capabilities, focusing on users’ safety, security, and privacy.

'''What''': Human-centered design (User testing, Branding, etc.), project management, other topics like community building, and many more. The coordinators at Superbloom are happy to help you and match you with the right coaches. [[Superbloom|Superbloom has a page]] on this wiki, where you can find further information and links.

'''$:''' 4 coaching sessions of 1 hour each are included in the six-month funding phase.

'''Where:''' [https://superbloom.design/ superbloom.design] - please read how to book a session [[Superbloom|here]].

== In der Second Stage ==
During the [[Second Stage]], the focus is no longer on the technical work. The explicit aim of this funding is to bring more projects into sustainable use. It is therefore less about the technical development of the software and more about the distribution and improved usability or the financial security of the project.

Unlike to the regular funding period, the coaching sessions are mandatory in the Second Stage. The topics and coaching partners are determined together with the project management and in accordance to the conditions from the jury. Places are limited for the coaching sessions. The final decision on the allocation of coaching sessions lies with the project program management.

Coaching partners for the Second Stage:
* '''[https://vdivde-it.de/ VDI/VDE]''': You already know the consulting and service company VDI/VDE-IT as the Projektträger of the Prototype Fund. Another unit of the company is responsible for coachings in the Second Stage and advises you on <u>start-up and financing models, business plans, business model and strategy development</u> – with a focus on “Software as a Service.”
* '''[https://leastauthority.com/ Least Authority]''': Least Authority are your coaching partners for <u>security coachings</u>. The company is committed to building and supporting the development of usable technology solutions and ethical business practices to advance digital security and preserve privacy as a fundamental human right.
* '''[https://iris-wellmann.de/angebot/coaching/ Iris Wellmann]''': Iris Wellmann is an organizational consultant and coach with 15 years of professional experience in the nonprofit sector. Her focus includes <u>organizational development, team development, agile working, and coaching for women in leadership</u> positions.
*'''[https://fsfe.org/ Free Software Foundation Europe (FSFE)]:''' FSFE educates people on legal issues and help developers, companies and political entities to develop, use and reuse Free Software in a manner that is compliant with existing legal frameworks. In the Second Stage, they will be available to provide coachings on <u>all aspects of licensing</u>.
*'''[https://superbloom.design/ Superbloom]''': Superbloom will also remain your coaching partner in the Second Stage. You can book coaching sessions on topics such as <u>community, design, project management, communication, fundraising and much more</u>.
''Important note: Even though some of the coaching partners offer audits in their portfolio, audits are not covered in the Second Stage funding.''

Zahlungsanforderungen

2026-06-25T11:16:26Z

Marie-Lena: updated info for slides

''(English version below)''

Hier findet ihr alle relevanten Informationen und Mustervorlagen für die '''Zahlungsanforderung''' (ZA) beim Prototype Fund.

== Zeiträume für Jahrgang 01-04 des Prototype Fund ==
Zu Beginn eines jeden Quartals kann die Förderung für das abgelaufene Quartal im Nachhinein abgerufen werden. Dementsprechend erhält man beim Prototype Fund nach dem ersten, dem vierten und dem sechsten Monat der Förderung eine Auszahlung (siehe Tabelle). Im Falle einer Second Stage erhält man statt nach dem sechsten Monat nach dem siebten und zusätzlich nach dem zehnten Monat eine Auszahlung.

Die Mittel werden über Zahlungsanforderungen abgerufen. Es gibt zwei Ausnahmen:

* Beim Jahreswechsel erfolgt der Mittelabruf über den Zwischennachweis (ZN). (Das betrifft nur Projekte mit Second-Stage-Förderung.)
* Am Ende der Förderung werden die Mittel über den Verwendungsnachweis (VN) abgerufen und zusammen mit dem [[Schlussbericht]] beim Projektträger eingereicht.

Ihr fordert die Mittel für die folgenden Zeiträume an:
{| class="wikitable"
!Zahlungsanforderung
!Wann?
!Nachweiszeitraum
!Wie?
!Auszahlung
|-
|1 (ZA 1)
|ab 01.07. bis spätestens 31.07
|01.06. bis 30.06.
|via profi Zahlungsanforderung Quartal 2
|ca. zwei Wochen nach Einreichung der Zahlungsanforderung
|-
|2 (ZA 2)
|ab 01.10. bis spätestens 31.10.
|01.07. bis 30.09.
|via profi Zahlungsanforderung Quartal 3
|ca. zwei Wochen nach Einreichung der Zahlungsanforderung
|-
|'''Für Projekte <u>ohne</u> Second Stage'''
|
|
|
|
|-
|3 (VN)
|ab 01.12. bis <u>spätestens 31.12.</u>
|01.10. bis 30.11.
|via profi Verwendungsnachweis für den 6-monatigen Gesamtzeitraum 01.06.-30.11.
|nach Prüfung des Schlussberichts
(Dies kann länger als zwei Wochen dauern, da Verwendungsnachweis und Schlussbericht vom Projektträger geprüft werden bevor eine Auszahlung stattfindet.)
|-
|'''Für Projekte <u>mit</u> Second Stage'''
|
|
|
|
|-
|3 (ZN)
|ab 01.01. bis spätestens 31.01.
|01.10. bis 31.12.
|via profi Zwischennachweis für den Zeitraum 01.06.-31.12.
|ca. zwei Wochen nach Einreichung des Zwischennachweis
|-
|4 (VN)
|ab 01.04. bis <u>spätestens 30.04</u>.
|01.01. bis 31.03.
|via profi Verwendungsnachweis für den 10-monatigen Gesamtzeitraum 01.06.-31.03.
|nach Prüfung des Schlussberichts
(Dies kann länger als zwei Wochen dauern, da Verwendungsnachweis und Schlussbericht vom Projektträger geprüft werden bevor eine Auszahlung stattfindet.)
|}

== Personalkostenberechnung ==
Für den Abruf der Fördermittel müsst ihr eure gearbeiteten Stunden mit einem Stundennachweis für den jeweiligen Zeitraum erfassen und über [https://foerderportal.bund.de/profionline/ profi-Online] an den Projektträger (PT) des BMFTR übermitteln. Jedes Haushaltsjahr wird separat abgerechnet. Die Vorlage für den Stundennachweis als Excel-Tabelle befindet sich im Nextcloud-Ordner für euren Jahrgang („Personalkosten-Berechnungstool_202X"). Den Link dazu habt ihr per Mail erhalten.

Füllt die „Personalkosten_Übersicht“ entsprechend der Angaben aus eurem Förderantrag aus. Personalkosten berechnet ihr mit der Tabelle. Nur die produktiven, für das Vorhaben geleisteten Stunden („projektbezogene Stunden“) sind zuwendungsfähig.

<u>Wichtig für Teams</u>: Die Personalstunden muss jedes Teammitglied eigenhändig erfassen. Danach tragt ihr die Summe bei profi-Online ein.

=== Arbeitszeiten ===
Für die Arbeitszeiten gilt das [https://www.gesetze-im-internet.de/arbzg/BJNR117100994.html Arbeitszeitgesetz]. Das bedeutet u.a.:

* Arbeitet nicht länger als 10 Stunden pro Tag unter Einhaltung der vorgesehenen Ruhepausen. Die wöchentliche Höchstarbeitszeit beträgt 48 Stunden. Wenn ihr diese im Ausnahmefall überschreitet, müsst ihr das in den darauffolgenden Wochen entsprechend ausgleichen.
* Arbeitet nur in Ausnahmefällen am Wochenende und nicht an Sonn- und Feiertagen.

Die maximal abrechenbaren Stunden ergeben sich aus den tatsächlich im jeweiligen Zeitraum geleisteten projektbezogenen Stunden unter Beachtung des Arbeitszeitgesetzes. Das heißt: Ihr müsst pro Monat nicht genau ein Sechstel der First-Stage-Fördersumme abrufen, seid aber natürlich insgesamt durch die maximal bewilligte Summe gedeckelt.

=== Gesamtkosten ===
Bei der Abrechnung ist darauf zu achten, dass kein Teammitglied über die maximale Förderung einer Einzelperson kommen darf.

* In der regulären Förderphase darf eine Person (ein Teammitglied) maximal 50.000 Euro Personalgesamtkosten (inkl. Gemeinkosten) abrechnen.
* Für Projekte mit Second Stage Förderung liegt der maximale Betrag für eine Person bei 83.337 Euro Personalgesamtkosten (inkl. Gemeinkosten).

== Mittelabruf via profi-Online: Zahlungsanforderung/Zwischennachweis ==
Die Zahlungsanforderungen (ZA) und den Zwischennachweis (ZN) stellt ihr über [https://foerderportal.bund.de/profionline/ profi-Online]. Die Anmeldung hierzu habt ihr bereits durch euren Antrag vorgenommen.

Eine ausführliche Anleitung mit Screenshots findet ihr außerdem in den Folien vom Call zur ersten Zahlungsanforderung im Nextcloud-Ordner für euren Jahrgang.

* Klickt in der Vorhabenliste das Förderkennzeichen an, danach könnt ihr links in der Menüleiste entweder '''Zahlungsanforderung''' oder '''Zwischennachweis''' auswählen, je nachdem um welchen Zeitraum es sich handelt (siehe Tabelle oben).
* Bei Personalkosten (Pos. 0837) in profi-Online tragt ihr den Wert aus der „Personalkosten_Übersicht" aus dem Tool ein. Es wird immer der kumulierte Betrag erfasst (d.h. in der Zahlungsanforderung für Q3 wird die Summer der Personalkosten Q2 und Q3 erfasst).
* Das Feld 18a (Eigenmittel) muss nicht ausgefüllt werden, diese werden automatisch abgezogen.
* Danach klickt auf '''Berechnen/Speichern''', dann erscheinen ggf. Fehlermeldungen, die vor der finalen Einreichung zu beheben sind.
* Die „Personalkosten_Übersicht" sowie die Stundennachweise pro Teammitglied aus dem Personalkosten-Berechnungstool sind vor dem Absenden der finalen Fassung über „Anhang verwalten“ in der Eingabemaske Zahlungsanforderung hochzuladen.
* Wenn keine Fehlermeldungen angezeigt werden, die Anhänge hochgeladen sind und eventuelle Fragen geklärt wurden, könnt ihr die '''Endfassung absenden'''.
* Die Endfassung kann immer noch vom Projektträger in Abstimmung mit Euch bearbeitet werden, sollte etwas nicht stimmen. Wenn ihr Fragen habt oder euch ganz unsicher seid, könnt ihr euch bei eurer [[Ansprechpartner*innen beim Projektträger|Ansprechperson beim Projektträger]] melden.
* Die Übermittlung erfolgt ausschließlich elektronisch über profi-Online.
* Bitte keine Dokumente (z.B. Zahlungsanforderung, Zwischennachweis etc.) postalisch oder per E-Mail an den Projektträger senden.
* Achtet auf die Verwendung einer personenbezogenen E-Mail-Adresse.

Es kann gut zwei Wochen dauern, bis das Geld auf eurem Konto ankommt. Sollte es länger dauern, ist es ok, wenn ihr beim Projektträger einmal nachfragt, bitte aber nicht früher.

== Verwendungsnachweis ==
Den Verwendungsnachweis (VN) müsst ihr nach Ende der Förderphase ausfüllen. Er wird euch vom Projektträger in [https://foerderportal.bund.de/profionline/ profi-Online] freigeschaltet. Auch mit dem Verwendungsnachweis ladet ihr die unterschriebene „Personalkosten_Übersicht“ und Stundennachweise als Anlage in profi-Online hoch.

<u>Für Teams</u>: Die Stundennachweise müssen von jedem Teammitglied unterschrieben werden, bei der Übersicht der Personalkosten (in der alle Teammitglieder gelistet sind), reicht die Unterschrift der*des Geschäftsführer*in.

Der Verwendungsnachweis wird zusammen mit dem [[Schlussbericht]] über profi-Online beim Projektträger eingereicht. Die Frist für den Verwendungsnachweis endet einen Monat nach Ende der Förderung, also am 31. Dezember für sechs Monate Förderung und am 30. April für zehn Monate Förderzeit.

<u>Wichtiger Hinweis:</u> Die Auszahlung nach Einreichung des Verwendungsnachweis kann länger als die bisherigen Zahlungsanforderungen, da Verwendungsnachweis und Schlussbericht vom Projektträger geprüft werden bevor die Auszahlung stattfindet.

== Tipps und Hinweise ==

=== Auszahlungen an GbR-Mitglieder ===
Ein Tipp aus einer früheren Runde:
Wir haben bisher derartige Zahlungen auf und von dem Geschäftskonto immer mit dem Betreff "Einlage Person XY" und "Entnahme Person XY" versehen (und somit auch keine Rechnung gestellt).

Wie die Gesamtsumme dann auf die einzelnen Teammitglieder aufgeteilt wird: nach dem Stundensatz und der Stundenzahl, die aus deren jeweiligen Stundenzetteln angegeben wurde. Die müssten dann dementsprechend auf die privaten Konten ausgezahlt werden.
Die Übersicht der Personalkosten und die Stundennachweise müssen ausgedruckt und unterschrieben werden. <u>Für GbR</u>: Die Stundennachweise müssen von jedem Teammitglied unterschrieben werden, bei der Übersicht der Personalkosten (in der alle Teammitglieder gelistet sind), reicht die Unterschrift der*des Geschäftsführer*in.

=== Fehlermeldungen ===
Fehlermeldung 3: Das Förderkennzeichen wird dem Hinweis auf dem Überweisungsträger automatisch hinzugefügt. Bitte tragen Sie hier nur zusätzliche Identifizierungsmerkmale ein.
Das Förderkennzeichen muss nicht zusätzlich im Hinweis auf dem Überweisungsträger stehen. Tragt dort das Akronym eures Projekts o.ä. ein.

=== Fehlender Anhang ===
Falls ihr für euren Verwendungsnachweis die Meldung erhaltet, dass das Formular 0640c Anlage 1 fehlt:
Hab jemanden beim Projektträger erreicht und falls es noch andere interessiert: Wir sollen einfach irgendwas anhängen (Abschlussbericht, Personalkostenübersicht), es ist ein Bug. Der Prozess lässt sich einfach ohne Anhang nicht abschließen. Wir brauchen das Formular 0640c Anlage 1 nicht ausfüllen, das ist für uns nicht relevant (zum Glück)

=== Bankverbindung ===
Wenn ihr eure Bankverbindung ändern wollt, könnt ihr [[Ansprechpartner*innen beim Projektträger|eure Ansprechpartner*innen beim Projektträger]] postalisch über die Änderung informieren. Alternativ gibt es bei profi-Online im Dokument zur Zahlungsanforderung ein entsprechendes Feld. Achtung: Dieses muss aber auch nochmal gesondert unterschrieben werden!

=== Probleme mit LibreOffice ===
Einige Tipps aus einer früheren Runde, falls ihr LibreOffice nutzt und Probleme beim Drucken habt:
Für alle anderen die auch LibreOffice benutzen: Damit "Übersicht Personalkosten" ordentlich auf einer Seite gedruckt wird, muss man es zuerst als ODF abspeichern, dann per "View -> Page Break" die Seitenränder so ziehen wie es passt. "Format -> Print Ranges" funktioniert (bei mir) nicht, und es funktioniert (bei mir) auch nur wenn man das Dokument vorher in ODF konvertiert hat. Bei LibreOffice bin ich mir nie so ganz sicher was ein Bedienerfehler und was ein Bug ist.

also, to be able to print out the Zahlungsanforderung with LibreOffice I had to go to Format -> Page Style... and disable the headers and footers, only then the table would reasonably fit on the page.

= In English: Payment Requests =
Here you will find all relevant information and templates for payment requests to the Prototype Fund.

== Periods for class 01-04 of Prototype Fund ==
At the beginning of each quarter, funding for the previous quarter can be accessed retrospectively. Accordingly, the Prototype Fund makes a payment after the first, fourth and sixth months of funding. In the case of a Second Stage, a payment is made after the seventh and tenth month instead of after the sixth month.

The funds are requested via payment requests. There are two exceptions:

* At the turn of the year, the funds are requested via the interim report "Zwischennachweis" (applies only to the Second Stage).
* At the end of the funding period, the funds are requested via the proof of use "Verwendungsnachweis" and submitted to the Projektträger together with the [[Schlussbericht|final report]].

You request the funds for the following periods:
{| class="wikitable"
!Payment request
!When?
!Reporting period
!How?
!Payment
|-
|1 (ZA 1)
|from 1 July latest by 31 July
|01.06. to 30.06.
|via profi "Zahlungsanforderung Quartal 2"
|approx. 2 weeks after submitting the payment request
|-
|2 (ZA 2)
|from 1 October latest by 31 October
|01.07. to 30.09.
|via profi "Zahlungsanforderung Quartal 3"
|approx. 2 weeks after submitting the payment request
|-
|'''For projects <u>without</u> Second Stage'''
|
|
|
|
|-
|3 (VN)
|from 01 Dec. <u>latest submission by 31 Dec.</u>
|01.10. to 30.11.
|via profi "Verwendungsnachweis" for the full 6-month project duration 01.06.-30.11.
|after reviewing the proof of use
(This process may take longer than 2 weeks, as the proof of use and final report are checked by the Projektträger before any payment is made.)
|-
|'''For projects <u>with</u> Second Stage'''
|
|
|
|
|-
|3 (ZN)
|from 01 Jan. latest by 31 Jan.
|01.10. to 31.12.
|via profi "Zwischennachweis" for the past project year 01.06.-31.12.
|approx. 2 weeks after submitting the interim report (Zwischennachweis)
|-
|4 (VN)
|from 01 April <u>latest submission by 30 April</u>
|01.01. to 31.03.
|via profi "Verwendungsnachweis" for the full 10-month project duration 01.06.-31.03.
|after reviewing the proof of use
(This process may take longer than 2 weeks, as the proof of use and final report are checked by the Projektträger before any payment is made.)
|}

== Calculation of personnel costs ==
In order to access the approved funding, you must record your hours worked for the respective period with a timesheet and submit it to the Projektträger of the BMFTR via [https://foerderportal.bund.de/profionline/ profi-Online]. Each financial year is accounted for separately. The template for the time sheet as an Excel file can be found in the Nextcloud folder for your class ("Personalkosten-Berechnungstool_202X"). You have received the link by email.

Fill in the "Overview of personnel costs" ("Personalkosten_Übersicht“) according to the information in your funding application. You calculate personnel costs using the table. Only the productive hours worked for the project ("projektbezogene Stunden") are eligible for funding.

<u>For teams</u>: Each team member must enter the personnel costs individually. Then you enter the total amount in profi-Online.

=== Working hours ===
The [https://www.gesetze-im-internet.de/arbzg/BJNR117100994.html German Working Hours Act] applies to working hours. This means, among other things:

* Work no longer than 10 hours per day while observing the intended rest breaks. The maximum weekly working time is 48 hours. If you exceed this in exceptional cases, you must compensate for this in the following weeks.
* Only work at weekends in exceptional cases and not on sundays and public holidays.

The maximum billable hours are based on the actual project-related hours worked in the respective period, taking into account the Working Hours Act. This means that you do not have to call up exactly one sixth of the first-stage-funding amount per month, but you are of course capped by the maximum approved amount of funding.

=== Total Costs ===
When invoicing, please note that no team member may exceed the maximum funding for an individual:

* In the regular funding phase, one person (one team member) may bill a maximum of EUR 50,000 in total personnel costs (incl. overheads).
* For projects with Second Stage funding, the maximum amount for one person is EUR 83,337 total personnel costs (incl. overheads).

== Call for funds via profi-Online: Payment request/interim proof ("Zahlungsanforderung"/"Zwischennachweis") ==
You can submit payment requests and interim proof via [https://foerderportal.bund.de/profionline/ profi-Online.] You already registered for this through your application.

You can also find detailed instructions with screenshots in the slides from the call regarding the first payment request in the Nextcloud folder for your class.

* Click on the funding code ("Förderkennzeichen") in the project list, then you can select either payment request ("Zahlungsanforderung") or interim proof ("Zwischennachweis") in the list on the left, depending on the period in question (see above).
* For personnel costs (Pos. 0837), enter the value from the time sheet "Personalkosten_Übersicht". The cumulative amount is always entered (i.e. the payment request for quarter 3 ("Q3") includes the total of staff costs for Q2 and Q3).
* You do not need to fill in field 18a (own funds), these will be deducted automatically.
* Click on Calculate/Save ("Berechnen/Speichern"). You may then see error messages, which must be resolved before final submission.
* Before submitting the final version of the payment request form, the overview of personnel costs "Personalkosten_Übersicht" and the timesheets for each team member from the calculation tool (excel file) must be uploaded via "Anhang verwalten“.
* If no error messages are displayed and any questions have been clarified, you can send the final version ("Endfassung absenden").
* The Projektträger can still amend the final version in consultation with you if anything is incorrect. If you have any questions or are unsure about anything, please get in touch with your [[Ansprechpartner*innen beim Projektträger|contact person at the Projektträger]].
* Submissions must be made exclusively via profi-Online.
* Please do not send any documents (e.g. payment requests, interim statements, etc.) by post or email.
* Please ensure you use a personal email address.
* Please make sure you use a personalized e-mail address.

It can take a good two weeks for the money to arrive in your account. If it takes longer, it is ok to ask the Projektträger once, but please not earlier.

== Proof of Use ("Verwendungsnachweis") ==
You must fill in the proof of use ("Verwendungsnachweis") at the end of the funding phase. The document will be created by the Projektträger and will be available in [https://foerderportal.bund.de/profionline/ profi-Online]. When submitting the proof of use, please upload the signed "Overview of personnel costs" ("Übersicht der Personalkosten") and timesheets as attachments to profi-Online.

<u>For teams</u>: The timesheets must be signed individually by each team member. For the overview of personnel costs (where all team members are listed) the signature of the managing director of the GbR is sufficient.

The proof of use is submitted to the Projektträger together with [[Schlussbericht|the final report]] via profi-Online. The deadline for the proof of use is one month after the end of funding, i.e. December 31st for six months of funding and April 30th for ten months of funding.

<u>Important note:</u> Payment after submission of the proof of use may take longer than previous payment requests, as the proof of use and final report are reviewed by the Projektträger before any payment is made.

== Tips and information ==

=== Payments to GbR members ===
A tip from a previous round:
Up to now, we have always labelled such payments to and from the business account with the subject "Deposit person XY" and "Withdrawal person XY" (and thus did not issue an invoice).

How the total amount is then allocated to the individual team members: according to the hourly rate and the number of hours indicated on their respective timesheets. These should then be paid out to the private accounts accordingly.
The overview of personnel costs and the timesheets must be printed out and signed. In the case of GbRs, the signature of the managing director is sufficient for the overview of personnel costs where all team members are listed.

=== Error messages ===
Error message 3: The funding code is automatically added to the note on the remittance slip. Please only enter additional identifying features here.
The funding code ("Förderkennzeichen") does not have to be added to the note on the remittance slip. It is better to enter the acronym of your project or similar.

=== Missing attachment ===
If you receive a message for your where-used list that form 0640c Annex 1 is missing:
I have reached someone at the Projektträger and if anyone else is interested: We should just attach something (final report, personnel cost overview), it's a bug. The process simply cannot be completed without an attachment. We don't need to fill out form 0640c attachment 1, it's not relevant for us (fortunately)

=== Bank details ===
If you want to change your bank details, you can inform [[Ansprechpartner*innen beim Projektträger|your contact person at the Projektträger]] of the change by post. Alternatively, there is a corresponding field in the profi-Online payment request document. Please note: This must also be signed separately!

=== Problems with LibreOffice ===
Some tips from a previous round if you use LibreOffice and have problems with printing:
For all others who also use LibreOffice: In order for “Overview of Personnel Costs” to print properly on a page, you must first save it as ODF, then use “View -> Page Break” to drag the page margins to fit. “Format -> Print Ranges” does not work (for me), and it only works (for me) if you have previously converted the document to ODF. With LibreOffice I am never quite sure what is a user error and what is a bug.

also, to be able to print out the payment request with LibreOffice I had to go to Format -> Page Style... and disable the headers and footers, only then the table would reasonably fit on the page.

Wo finde ich...

2026-06-16T15:22:16Z

Marie-Lena: updated links

''(English version below)''

Oft wird während der Förderung mehr benötigt als der Prototype Fund bieten kann. Wenn Ihr konkrete Bedürfnisse habt, wendet euch am besten direkt an uns! Das geht z.B. bei den Zwischengesprächen oder jederzeit per Mail. Vielleicht fällt uns eine passende Ressource ein oder wir können Kontakte vermitteln, die weiterhelfen können.

Auf dieser Seite listen wir Angebote und Ressourcen auf, die regelmäßig für Projekte nützlich sind.

== Wo finde ich Menschen, die helfen können? ==

=== Mehr Coachings ===

* Bei [https://www.civic-coding.de/angebote/projektberatung Civic Coding] gibt es Coachings für KI-Projekte
* Beim [https://berlin.impacthub.net/de/sozialunternehmen/accelerator-programme/ ImpactHub Berlin] gibt es u.a. Gründungscoachings
* Manchmal können wir zusätzliche [[Coachings]] anbieten, wenn noch Plätze frei sind. Sprecht uns an!

=== Sicherheitsexpert*innen ===

* Beim [https://www.opentech.fund/labs/security-lab/ Security Lab] vom Open Tech Fund
*Beim [https://ostif.org/ Open Source Technology Improvement Fund]

=== Designer*innen ===

* Im [https://opensourcedesign.net/jobs/ Jobboard von OpenSourceDesign], wo man nach (bezahlten und ehrenamtlichen) Designer*innen suchen kann
* Beim [https://www.opentech.fund/labs/uxd-lab/ User Experience & Discovery Lab] vom Open Tech Fund

=== Kommunikationsexpert*innen ===

* Beim [https://www.opentech.fund/labs/impact-engagement-lab/ Impact & Engagement Lab] vom Open Tech Fund

== Wo finde ich Server & Infrastruktur? ==

* <s>Bei [https://www.eclips.is/ eclips.is], wo man sich für vom Open Tech Fund finanzierte Virtual Private Servers bewerben kann</s> - scheint derzeit inaktiv zu sein.

== Wo finde ich Sichtbarkeit & Community? ==

=== Events ===

* Auf FOSS-Events, die man am einfachsten über diese Kalender und Sammlungen findet:
** [https://foss.events/ foss.events]
** [https://www.ostc.de/events.html OSTC]
**Der [https://civictech.guide/calendar/ Kalender des Civic Tech Field Guide] listet neben Events außerdem Deadlines für Förderungen
* Im [https://events.ccc.de/2024/05/21/event-calendar/ CCC-Eventkalender], den man abonnieren kann
* Auf der [https://fosdem.org/ FOSDEM] in Brüssel im Februar
* Auf der [https://froscon.org/ FrOSCon] in Bonn im August
*Im Zulip-Chat informieren wir im Channel "Opportunities" regelmäßig über Veranstaltungen und Calls for Papers.

=== Locations ===

* Im lokalen Hackerspace: [https://hackerspaces.org/ Hackerspaces.org]
* Im [https://cultivation.space/ Cultivation Space] in Berlin

== Wo finde ich mehr Geld? ==
Der [https://civictech.guide/funding/ Civic Tech Field Guide] bietet eine Übersicht über verschiedene Möglichkeiten, Projekte zu finanzieren und listet diese nach Kategorie.

=== Bei Fiscal Hosts, die mich administrativ und bei der Suche nach Förderungen unterstützen können ===

* The [https://techcultivation.org/ Center for the Cultivation of Technology]
* [https://interalia.host/de/about/ Interalia]
* [https://superbloom.design/community/our-support/ Superbloom's fiscal sponsorship program]

* An der Grenze zwischen Fiscal Host & Crowdfundingplattform:
** [https://opencollective.com/ Open Collective]
** [https://opencollective.com/europe Open Collective Europe]

=== In diesen Listen von Förderungen ===

* [https://github.com/ralphtheninja/open-funding Open Funding Liste]
* Die [https://erneuerbare-freiheit.de/foerderung/foerderquellen/ Liste der Stiftung Erneuerbare Freiheit]
* Die [https://nlnet.nl/foundation/network.html Liste von NLNet]
* Die [https://docs.opentech.fund/otf-application-guidebook/appendix-iv-alternative-sources-of-support Liste des Open Tech Fund]
* Die [https://www.deutsche-stiftung-engagement-und-ehrenamt.de/foerderung/aktuelle-programme/ Förderungen der DSEE]
* Diese [https://codeberg.org/mechko/awesome-maintainer-funding Liste zu Maintenance-Funding für FOSS], kuratiert von FOSS Maintainer*innen selbst
*Im Zulip-Chat informieren wir im Channel "Opportunities" regelmäßig über neue Fördermöglichkeiten

=== Durch Crowdfunding & ähnliche Modelle ===

* In dieser [https://www.oss.fund/categories/crowdfunding/ Crowdfunding-Liste] für FOSS-Projekte
*Crowdfunding für Hardware bei [https://www.crowdsupply.com/ Crowdsupply]
= Where can I find... =
Often more is needed during the funding period than the Prototype Fund can provide. If you have specific requests, it is best to contact us directly! You can do this, for example, at the 1:1 meetings or any time by e-mail. Perhaps we can think of a suitable resource or we can put you in touch with contacts who can be of further help.

On this page we list offers and resources that are regularly useful for projects.

== Where can I find people who can help? ==

=== More coaching opportunities ===

* [https://www.civic-coding.de/en/offers/project-consulting Civic Coding] offers coaching for AI projects
* [https://berlin.impacthub.net/de/sozialunternehmen/accelerator-programme/ ImpactHub Berlin] offers start-up coaching, among other things ''(in German)''
* Sometimes we can offer additional [[Coachings|coaching sessions]] if there are still spots available. Talk to us!

=== Security experts ===

* At the [https://www.opentech.fund/labs/security-lab/ Security Lab] of the Open Tech Fund
*At the [https://ostif.org/ Open Source Technology Improvement Fund]

=== Designers ===

* On the [https://opensourcedesign.net/jobs/ OpenSourceDesign job board], where you can search for (paid and volunteer) designers
* At the [https://www.opentech.fund/labs/uxd-lab/ User Experience & Discovery Lab] of the Open Tech Fund

=== Communication experts ===

* At the [https://www.opentech.fund/labs/impact-engagement-lab/ Impact & Engagement Lab] of the Open Tech Fund

== Where can I find servers & infrastructure? ==

* <s>At [https://www.eclips.is/ eclips.is], where you can apply for virtual private servers financed by the Open Tech Fund</s> - seems to be currently inactive.

== Where can I find visibility & community? ==

=== Events ===

* At FOSS events, which are easiest to find via these calendars and collections:
** [https://foss.events/ foss.events]
** [https://www.ostc.de/events.html OSTC] ''(in German)''
**In addition to events, the [https://civictech.guide/calendar/ Civic Tech Field Guide calendar] also lists deadlines for grants
* In the [https://events.ccc.de/en/2024/05/21/event-calendar/ CCC event calendar], which you can subscribe to
* At the [https://fosdem.org/2024/ FOSDEM] in Brussels in February
* At the [https://froscon.org/en/ FrOSCon] in Bonn in August
* In the Zulip chat, we regularly provide information about events and calls for papers in the "Opportunities" channel

=== Locations ===

* In the local hackerspace: [https://hackerspaces.org/ Hackerspaces.org]
* In the [https://cultivation.space/ Cultivation Space] in Berlin

== Where can I find more money? ==
The [https://civictech.guide/funding/ Civic Tech Field Guide] provides an overview of different ways to fund projects and lists them by category.

=== At Fiscal Hosts, who can support me administratively and in the search for funding ===

* [https://techcultivation.org/ The Center for the Cultivation of Technology]
* [https://interalia.host/en/about/ Interalia]
* [https://superbloom.design/community/our-support/ Superbloom's fiscal sponsorship program]
* On the border between fiscal host & crowdfunding platform:
** [https://opencollective.com/ Open Collective]
** [https://opencollective.com/europe Open Collective Europe]

=== In these lists of funding organisations ===

* [https://github.com/ralphtheninja/open-funding Open Funding List]
* [https://renewablefreedom.org/grants/funding-sources/ The list of the Renewable Freedom Foundation]
* [https://nlnet.nl/foundation/network.html The list of NLNet]
* [https://docs.opentech.fund/otf-application-guidebook/appendix-iv-alternative-sources-of-support The list of the Open Tech Fund]
* [https://www.deutsche-stiftung-engagement-und-ehrenamt.de/foerderung/aktuelle-programme/ The funding programmes of the DSEE] ''(in German)''
* [https://codeberg.org/mechko/awesome-maintainer-funding This list of FOSS maintenance funding opportunities], curated by FOSS maintainers themselves
* In the Zulip chat, we regularly provide information about new funding opportunities in the "Opportunities" channel

=== Through crowdfunding & similar models ===

* In this [https://www.oss.fund/categories/crowdfunding/ crowdfunding list] for FOSS projects
* Crowdfunding for hardware at [https://www.crowdsupply.com/ Crowdsupply]

Reisekosten

2026-06-16T09:34:10Z

Marie-Lena: clarification for conversion rates

''(English version below)''

Bei den Reisekostenabrechnungen müssen wir uns am Bundesreisekostengesetz orientieren. '''Wir bitten euch, die Anleitung sorgfältig zu lesen, da wir eure Reisekosten nur dann erstatten können, wenn ihr euch an die Richtlinien haltet'''.

Wenn ihr bei der Buchung oder beim Ausfüllen des Formulars Schwierigkeiten habt, meldet euch bitte bei der Projektbetreuung. Wir helfen gern :)

== Anreise ==
=== Bahn ===
Wer nicht in Berlin wohnt, bekommt von uns die Bahnfahrt zu den Veranstaltungen erstattet. '''Aus Nachhaltigkeitsgründen ist die Bahn unser bevorzugtes Reiseverkehrsmittel und wir freuen uns, wenn ihr alle diese Option wählt.'''

So funktioniert die Erstattung:

* Wir erstatten Fahrkarten '''vom Wohnort nach Berlin''' und zurück.
* Bitte bucht '''Fahrkarten der 2. Klasse''' - nach Möglichkeit mit Sparpreis.
* Wenn ihr Rabatte in Anspruch nehmt: Wir können nur das erstatten, was ihr tatsächlich bezahlt habt.
* Wenn ihr plant, von/zu einem anderen Ort als euren Wohnort an-/abzureisen, meldet euch bitte per Mail bei uns, damit wir abklären können, ob wir diese Kosten übernehmen.
* '''Wenn euer Wohnsitz im europäischen Ausland liegt, meldet euch per Mail bei uns''', um abzuklären, welche Kosten wir übernehmen können.
* Wenn ihr aus dem Ausland anreisen werdet (euer Wohnsitz aber in Deutschland liegt), meldet euch bitte so früh wie möglich per Mail bei uns. Eigentlich können wir Reisekosten aus dem Ausland nicht übernehmen. Wir können aber gemeinsam schauen, ob wir eine Lösung finden.
* Wir erstatten keine Reisekosten für Menschen, die in Berlin wohnen.

=== Auto ===
Aus Nachhaltigkeitsgründen bitten wir euch zu überlegen, ob ihr doch mit dem ÖPNV nach Berlin reisen wollt - braucht ihr euer Auto wirklich für diese Reise? '''Wer es nicht vermeiden kann mit dem Auto zu kommen, muss das vorher mit uns per Mail besprechen.'''

Unsere Richtlinien dazu:

* 20 Cent pro Km und maximal 130 Euro pro Reise (An- und Abreise zusammen)
* Nur 1 Person kann die Fahrt abrechnen (egal wie viele Personen im Auto mitgefahren sind).
* Zum Nachweis muss der Auszug des Routenplaners mit der gefahrenen Strecke beigelegt werden.
* Wenn ihr plant, von/zu einem anderen Ort als euren Wohnort an-/abzureisen, meldet euch bitte per Mail bei uns, damit wir abklären können, ob wir diese Kosten übernehmen.
* Wir erstatten keine Kilometerpauschale für Menschen, die in Berlin wohnen.

=== Flugzeug ===

* Flüge genehmigen wir '''nur nach vorheriger Absprache''' und '''nur für Teammitglieder aus dem europäischen Ausland, wenn die Kosten nicht zu hoch sind''' '''und es keine guten Alternativen gibt.'''
* Flugtickets gelten nur mit Rechnung und Nachweis, dass der Flug angetreten wurde (i.d.R. gedruckter Boardingpass oder Screenshot des Boardingpasses in der App).
* Bitte schreibt uns im Vorfeld eine Mail, um alles abzusprechen.

=== ÖPNV ===
ÖPNV-Tickets vom und zum Bahnhof sowie vom Hotel zum Veranstaltungsort können ebenfalls abgerechnet werden. Wir übernehmen keine Kosten für Taxis!

=== Übernachtungen ===
Wer nicht in Berlin wohnt, kann für PTF-Veranstaltungen (Kick-Off, Demo Day, Abschlussevent der Second Stage) '''bis zu 70 Euro pro Person und pro Nacht für eine Unterkunft''' abrechnen.

So funktioniert’s:

* Wir teilen euch vor der Veranstaltung mit, wie viele Nächte wir übernehmen - meistens eine vor und eine nach dem Event.
* Maximal können 70 Euro pro Person und Nacht abgerechnet werden:
** Kostet das Zimmer weniger, übernehmen wir den tatsächlichen Preis.
** Kostet das Zimmer mehr, müsst ihr die Differenz selbst zahlen.
* Ihr könnt Hotels, Ferienwohnungen oder Airbnbs buchen.
** Wir brauchen eine Rechnung mit korrekten Steuerinformationen von Hotels, eingetragenen Ferienwohnungen oder registrierten Firmen.
** Die Reservierung oder Buchungsbestätigung reicht als Beleg nicht aus. Wir brauchen eine Rechnung aus der hervorgeht, dass ihr in Berlin übernachtet habt. Diese erhaltet ihr in der Regel vom Hotel selbst, auch wenn ihr über ein Buchungsportal gebucht habt.
** '''Achtung! Ihr bekommt nicht pauschal 70 Euro pro Person und pro Nacht.''' Um zu berechnen, wie viel Geld ihr pro Person abrechnen könnt, müsst ihr den vollen Preis durch die Anzahl der Gäste teilen, die auf der Rechnung angegeben ist.
* Ihr könnt euren Aufenthalt auch privat organisieren.
** '''Für private Übernachtungen übernehmen wir eine Pauschale in Höhe von 20 Euro pro Nacht.''' Dafür brauchen wir keine Rechnung.
* Wir erstatten keine Übernachtungskosten für Menschen, die in Berlin wohnen.
* Wir übernehmen kein Frühstück im Hotel oder andere Mahlzeiten. Auf dem Kick-Off und Demo Day gibt es Frühstück, Mittagessen sowie Kaffee und Kuchen am Nachmittag. Auf dem Abschlussevent der Second Stage gibt es Snacks und Abendessen.

=== Barrierearmut ===
Wir möchten euch allen die Teilhabe an unseren Events ermöglichen und versuchen daher, Veranstaltungen und die Anreise so barrierefrei wie möglich zu gestalten. '''Sollte es bestimmte Aspekte geben, die euch die Reise oder Übernachtung für das Event erleichtern, können im Einzelfall höhere Reisekosten erstattet werden.''' Wenn euch zum Beispiel ein Hotel in der Nähe des Veranstaltungsorts oder eine Taxifahrt die Teilnahme an einer PTF-Veranstaltung im Sinne der Barrierefreiheit erleichtert oder sogar erst ermöglicht, meldet euch per Mail bei uns!

== Das Reisekostenformular ==
[https://cloud.okfn.de/s/s25xsqZW57kGswW Die Reisekostenformulare befinden sich hier]. '''Bitte überprüft vor dem Abschicken, ob alle roten Felder ausgefüllt sind und eure Angaben stimmen. Nur korrekt ausgefüllte Reisekostenformulare mit vollständigen Belegen werden erstattet.'''

=== Persönliche Daten ===

* Der angegebene Name muss der Name der kontoinhabenden Person sein. Möchtet ihr das Geld auf ein anderes Konto (zum Beispiel euer GbR-Konto) erhalten, gebt bei “Name” euren eigenen Namen an und kommentiert neben der IBAN in Spalte E den Namen der*des Kontoinhaber*in*s.
* Wenn euer Konto bei einer Bank außerhalb [https://de.wikipedia.org/wiki/Europ%C3%A4ischer_Zahlungsraum des SEPA-Raums] ist, benötigen wir zusätzlich zur IBAN die BIC eurer Bank. In allen anderen Fällen ist sie in der Regel nicht notwendig.

=== Fahrtkosten ===

* Bahn (Nah-/Fernverkehr, inkl. Platzeservierungen): → die Summe aller ÖPNV-Tickets (DB, S-, U-Bahn etc.) inklusive der Sitzplatzreservierungen.
* Kilometergeld à € 0.20/km: → die Summe der gefahrenen km*0,20 €. Ist die Summe höher als 130 Euro, streicht den Betrag bitte durch, fügt eine Zeile mit “130” sowie dem Text "Differenz wurde privat ausgeglichen" hinzu. Wichtig: Bitte dann die Formel in der Exceltabelle so anpassen, dass nur die 130 Euro mitgezählt werden.

=== Unterkunft ===

* Übernachtung privat: → Da hier eine Pauschale abgerechnet wird, muss nur die Anzahl der Nächte eingetragen werden.
* Übernachtungskosten Hotel o.Ä.: → Bitte den Betrag in Spalte B (70) nur anpassen, wenn die Unterkunft pro Person und Nacht günstiger war. Wenn ihr mehr als 70 Euro pro Person und Nacht bezahlt habt, müsst ihr die Differenz selbst übernehmen. Dann bleiben die 70 Euro stehen und ihr ergänzt in Spalte E den Zusatz "Differenz zu Rechnungsbetrag wurde privat ausgeglichen".

Bitte Ort, Datum und Unterschrift nicht vergessen!

=== Gesammelte Abrechnung ===

* Generell kann eine Person für andere/alle Teammitglieder abrechnen. Dabei ist wichtig, dass nur eine IBAN im Formular angegeben ist und im Feld "Zweck der Reise" der Name des Teammitglieds für das abgerechnet wird, steht.
* Bitte achtet auch darauf, dass die Person, die die Abrechnung übernimmt, Fahrtkosten UND Unterkunft für alle weiteren Teammitglieder abrechnet.

== Belege ==
Bitte reicht alle Originalbelege zusammen mit dem Reisekostenformular ein. Damit unsere Buchhaltung die Reisekostenerstattungen bearbeiten kann, gelten folgende Richtlinien:

* '''Wenn ein Beleg höher ist als der Betrag, den ihr erstattet bekommen könnt''' (z.B. Hotels für mehr als 70 Euro pro Nacht), schreibt bitte in das Reisekostenformular an entsprechender Stelle (Spalte E) "Differenz zu Rechnungsbetrag wurde privat ausgeglichen".
* Für '''Hotelübernachtungen''' brauchen wir eine '''Rechnung''' aus der hervorgeht, dass ihr in Berlin übernachtet habt. (Eine Buchungsbestätigung reicht nicht aus.) Die Rechnung erhaltet ihr in der Regel vom Hotel selbst, auch wenn ihr über ein Buchungsportal gebucht habt. '''Achtung''': Teilweise ist auf der Hotelrechnung ein geringerer Betrag ausgewiesen, da die Servicegebühren für das Buchungsportal nicht enthalten sind. Wir können allerdings nur den Betrag erstatten, der auf der Rechnung steht.
* '''Wir brauchen ALLE Belege FÜR JEDE Reisekostenabrechnung.''' Wenn ihr euch z.B. ein Hotelzimmer oder eine Bahnfahrkarte geteilt habt, '''müsst ihr jeder Reisekostenabrechnung eine Kopie des Belegs beifügen.''' Bitte vermerkt auf jedem Beleg, wie er aufgeteilt wird (z.B. "Person 1: XXEuro, Person 2: XXEuro”).
* Wenn ihr mit dem '''Auto''' anreist, fügt eurem Reisekostenformular bitte einen Ausdruck einer '''Routensuche''' auf OSM oder Google Maps als Beleg für die abgerechneten Kilometer bei.
* '''Flugtickets gelten nur mit Rechnung und Nachweis''', dass der Flug angetreten wurde (i.d.R. gedruckter Boardingpass oder Screenshot des Boardingpasses in der App). Die Buchungsbestätigung des Flugtickets reicht nicht aus.
* Wenn ihr '''Belege nicht in Euro''' vorlegen könnt, benötigen wir zusätzlich einen Screenshot mit dem '''Wechselkurs''' vom Tag des Kaufdatums. Wir erstatten deine Auslagen auf der Grundlage dieses Kurses. Bitte stell sicher, dass die von dir auf dem Reisekostenformular angegebenen Kosten (in EUR) diesem Wechselkurs entsprechen.

== Fristen ==
'''Wir brauchen die Reisekostenformulare (mit Datum und Unterschrift) inkl. aller Belege spätestens zwei Wochen nach dem Event!''' Bitte sendet uns keine Reisekostenformulare, bevor das Event stattgefunden hat.

Für alle Reisekosten gilt die Pflicht zum Einreichen von Originalbelegen:
'''Wenn alle Belege als digitale Originale vorliegen''', können alle Unterlagen digital eingereicht werden (auch die Unterschrift auf dem Reisekostenformular kann digital sein). In diesem Fall könnt ihr uns die Abrechnung als PDF Datei per Mail an die PTF Projektbetreuung senden. '''Bitte fügt das Reisekostenformular und alle Belege zu einer PDF Datei zusammen.'''
'''Wenn mindestens ein Beleg auf Papier als Original vorliegt''', müssen bitte alle Dokumente ausgedruckt werden. Auch das Reisekostenformular muss ausgedruckt und per Hand unterschrieben werden. In diesem Fall müssen alle Unterlagen '''per Post''' gesendet werden an:

<blockquote>Prototype Fund

c/o Open Knowledge Foundation Deutschland e.V.

Singerstr. 109

10179 Berlin</blockquote>Wenn ihr mehrere Reisekostenabrechnungen in einen Umschlag steckt, heftet bitte alle Belege an das richtige Formular (z.B. mit Büroklammern).

= Travel Expenses =
For travel expenses we must follow the Bundesreisekostengesetz (Federal Travel Expenses Law). '''We kindly ask you to read the instructions below carefully, as we cannot refund your travel expenses if you do not follow the rules.'''

If you have any difficulties while booking or when filling out the forms, please contact the program managers. We‘re happy to help :)<mark>
== Arrival ==
=== Train ===
If you do not live in Berlin, we can cover the cost of train tickets to the events. <b>For sustainability reasons, ask you to consider traveling by train.</b>

How it works:
* We will reimburse travel costs '''from your place of residence to Berlin''' and back.
* Please book '''2nd class tickets''' - if possible with reduced fares ("Sparpreis").
* Keep in mind that if you use any vouchers, we can only refund what you actually paid.
* If you are planning to travel to or from a location other than your place of residence, please let us know so that we can check whether we will cover these costs.
* <b>If you live in another European country, please get in touch with us</b> to clarify which costs we can cover.
* If you are travelling from abroad (but live in Germany), please get in touch as soon as possible. We are generally unable to cover travel costs from abroad, but we can work together to see if we can find a solution.
* We do not reimburse travel costs for people living in Berlin.

=== Car ===
For sustainability reasons, we ask you to consider whether you want to travel to Berlin by public transport - do you really need your car for this trip? '''If you can't avoid to come by car, you have to discuss it with us in advance.'''

Our guidelines:
* 20 cents per km, up to a maximum of 130 euros per journey (including both the outward and return journeys)
* Only one person can claim expenses for the journey (regardless of how many people were in the car).
* As proof, a printout from the route planner showing the distance travelled must be enclosed.
* If you plan to travel to or from a location other than your place of residence, please contact us so that we can clarify whether we will cover these costs.
* We do not reimburse a mileage allowance for people who live in Berlin.

=== Flight ===
* <b>We only approve flights for team members from other European countries if it has been arranged in advance and the costs are reasonable, and if there are no suitable alternatives.</b>
* Flight tickets are only accepted if accompanied by an invoice and proof that the flight was taken (usually a printed boarding pass or a screenshot of the boarding pass from the app).
* Please contact us in advance.

=== Public Transport (ÖPNV) ===
We can cover your expenses for public transport tickets from and to the train station as well as from the hotel to the venue. We do not cover the costs for cabs!

=== Overnight stays ===
If you don’t live in Berlin, you can claim '''up to 70 euros per person per night for accommodation''' for PTF events (Kick-Off, Demo Day, Second Stage closing event).

Here’s how it works:
* We’ll let you know before the event how many nights we’ll cover – usually one before and one after the event.
* A maximum of 70 euros per person per night can be claimed:
** If the room costs less, we will cover the actual price.
** If the room costs more, you must pay the difference yourself.
* You can book hotels, holiday apartments or Airbnbs.
** We require an invoice with correct tax details from hotels, registered holiday flats or registered companies.
** The reservation or booking confirmation is not sufficient as proof. We need an invoice showing that you stayed in Berlin. You will usually receive this from the hotel itself, even if you booked via a booking portal.
** <b>Please note! You do not receive a flat-rate of 70 euros per person per night.</b> To calculate how much money you can claim per person, you must divide the full price by the number of guests listed on the invoice.
* You can also organise your stay privately.
** '''For private accommodation, we cover a flat rate of 20 euros per night.''' We do not require an invoice for this.
* We do not reimburse accommodation costs for people living in Berlin.
* We do not cover the cost of breakfast at the hotel or other meals. At the Kick-Off and Demo Day there will be breakfast, lunch as well as coffee and cake in the afternoon. At the Second Stage closing event there will be snacks and dinner.

=== Accessibility ===
We want to enable you all to participate in our events and therefore strive to make events and travel as accessible as possible. '''If there are certain aspects that make it easier for you to travel to or stay overnight for the event, higher travel expenses may be reimbursed on a case-by-case basis.''' If, for example, a hotel near the event location or a taxi journey makes it easier or even possible for you to attend a PTF event in terms of accessibility, please get in touch with us!

== The travel expense form ==
[https://cloud.okfn.de/s/s25xsqZW57kGswW You can find the travel expense form here]. '''Please check that all red fields are filled in and your details are correct before submitting. Only properly completed travel expense forms with complete receipts will be reimbursed.'''

=== Personal info ===

* The name stated must be that of the bank account holder. If you wish to receive the money into a different account (for example, your GbR account), please enter your own name in the "Name" field and note the name of the account holder next to the IBAN (in column E).
* If your bank account is located outside [[wikipedia:Single_Euro_Payments_Area|the SEPA area]], we will need your bank's BIC in addition to the IBAN. In all other cases, it is generally not required.

=== Travel expenses ===
* Bahn (Nah-/Fernverkehr, inkl. Platzeservierungen) ''[In English: Public transport (local transport/ train incl. seat reservations if applicable)]'': → the total cost of all public transport tickets (DB, S-Bahn, U-Bahn, etc.), including seat reservations
* Kilometergeld à € 0.20/km ''[In English: mileage reinbursement]'': → the total number of kilometres driven * €0.20. If the total exceeds €130, please cross out the amount, add a row with “130” and the text “Differenz wurde privat ausgeglichen“ ''[In English: Difference settled privately]''. Important: Please then adjust the formula in the Excel spreadsheet so that only the €130 is included in the calculation.

=== Accommodation ===
* Übernachtung privat ''[In English: private accomodation]'': → As a flat rate is applied here, you only need to enter the number of nights.
* Übernachtungskosten Hotel o.Ä. ''[In English: Accommodation costs (hotel or similar)]'': → Please adjust the amount in column B (70) only if the accommodation was cheaper per person per night. If you paid more than €70 per person per night, you must cover the difference yourself. In that case, leave the €70 as it is and add a note in column E: "Differenz zu Rechnungsbetrag wurde privat ausgeglichen“ ''[In English: difference from invoice amount settled privately]''.

Please do not forget to include the place, date and your signature!

=== Collective billing ===
* In general, one person can bill on behalf of other/all team members. It is important that only one IBAN is specified in the form and that the name of the team member for whom the bill is being issued is specified in line “Zweck der Reise”.
* Please also ensure that the person responsible for billing bills for travel expenses AND accommodation for other team members.

== Receipts ==
Please submit all receipts together with the travel expense form (''Reisekostenformular''). To enable our accounts department to process travel expense claims, the following guidelines apply:
* '''If a receipt is higher than the amount we cover''' (e.g. hotels for more than 70 Euro per night), please write "Differenz zu Rechnungsbetrag wurde privat ausgeglichen" on the receipt ''[In English: difference from invoice amount settled privately]''.
* '''For hotel rooms''', the booking confirmation is not enough. '''We need a proper invoice''' that shows that you spent the night in Berlin. You usually have to ask the hotel itself for this, even if you have booked via a booking portal. Please note: Sometimes this invoice is for a lower amount because the service fees for the booking portal are not included. However, you can only charge the amount stated on the invoice.
* '''We need ALL receipts for each travel expense report.''' If you shared a hotel room or train ticket, for example, '''you must attach a copy of the receipt to each travel expense report'''. Please note on the receipt how it is split ("Person 1: XX Euro, Person 2: XX Euro).
* If you travel '''by car''', please attach a printout of a route search on OSM or Google Maps to your travel expense form as a receipt for the billed kilometers.
* '''Flight tickets are only valid if accompanied by an invoice and proof that the flight was taken''' (usually a printed boarding pass or a screenshot of the boarding pass from the app). The booking confirmation for the flight ticket is not sufficient.
* If you are unable to provide '''receipts in euros''', we also require a screenshot showing the '''exchange rate''' on the date of purchase. We reimburse your expenses based on this rate, so please check if it matches with the costs (in EUR) that you claim on your travel expense form.

== Deadline ==
'''We need the travel expense forms (with date and signature) including all receipts no later than two weeks after the event. '''Please do not send us travel expense forms before the event has happened.

Original receipts must be submitted for all travel expenses:

'''If all receipts are available as a digital original''', all documents can be submitted digitally (the signature on the travel expense form can also be digital). In this case, you can send the travel expenses '''in one PDF by e-mail''' to the PTF program management.
'''If you have at least one original paper receipt''', please print out all documents. The travel expense form must also be printed out and signed by hand. In this case, all documents must be '''sent by post''' to:

<blockquote>Prototype Fund c/o Open Knowledge Foundation Deutschland e.V.

Singerstr. 109

10179 Berlin</blockquote>
If you are putting multiple expense reports in one envelope, please staple all receipts to the correct form (e.g., with paper clips).

Bewerbung für die Second Stage

2026-06-11T13:58:51Z

Marie-Lena: link to new wiki page

''(English version below)''

Auf dieser Seite findet ihr Informationen zur Bewerbung für die Second Stage und den administrativen Schritten danach. Mehr Informationen zum Ablauf und den Inhalten findet ihr auf der allgemeinen Seite zur [[Second Stage]].

'''Wichtig: Die hier gelisteten Informationen galten für Jahrgang 01 und werden für Jahrgang 02 ggf. noch einmal leicht angepasst. Finale Informationen dazu folgen im Sommer 2026.'''

== Warum gibt es die Second Stage? ==
In der Technologie- sowie im Speziellen der FOSS-Förderung gibt es ein Problem: Innovationen werden gut und gerne finanziert, nur bleibt oft offen, wie es danach weitergeht. Wenige Technologien sind nach der initialen Finanzierung so weit, dass sie in den Produktivbetrieb gehen und sich selbst finanzieren können.

Deswegen wollen wir euch mit der Second Stage die Möglichkeit geben, weitere vier Monate an der nachhaltigen Absicherung eures Projektes zu arbeiten.

Je nachdem, was der Fokus eures Projekts in der Second Stage sein soll, werdet ihr auch an zwei weiteren [https://wiki.prototypefund.de/Coachings Coachings] teilnehmen - etwa zum Thema Security, Gründung oder Community Building. Ziel der Second Stage ist es, dass das Projekt besser nutzbar und bekannt gemacht wird, sodass es nach Abschluss der Förderung gute Chancen hat, langfristig und nachhaltig Bestand zu haben.

Reminder: '''Projekte, die nicht an der Second Stage teilnehmen, sind für uns nicht weniger wertvoll'''. Wir schätzen, dass ca. 50 % jeder Runde an dieser Verlängerung der Förderzeit teilnehmen werden, und es gibt viele Gründe, warum ein Projekt nicht teilnehmen kann. Vielleicht passt das Format nicht zum Projekt, oder ihr seht persönlich keinen Bedarf für diese Art von Unterstützung. Vielleicht ist euer Projekt bereits Teil einer nachhaltigen Struktur und ihr braucht nur die sechs Monate, um es zu programmieren. Vielleicht war eure Bewerbung für die reguläre Förderzeit großartig, aber eure Pläne für die Second Stage passen nicht in den Rahmen des Prototype Fund. Insgesamt werden bis zu 15 Projekte für die Second Stage gefördert. Dies hängt davon ab, wie gut die Bewertungen insgesamt sind. '''Nicht alle Plätze der Second Stage müssen gefüllt werden''', d.h. es können auch weniger Projekte gefördert werden, wenn die Qualität der Bewerbungen nicht ausreicht.

== Grundsätzliches zur Bewerbung ==
Wenn ihr euch bei der initialen Bewerbung nicht für die Second Stage beworben habt, sind die folgenden Abschnitte für euch nicht relevant: '''Leider ist es zu diesem Zeitpunkt nicht mehr möglich, eine Second Stage zu beantragen''', da mit eurem ursprünglichen Antrag bereits die maximale Laufzeit und maximale Fördersumme festgelegt wurde.

Wenn ihr euch für die Second Stage beworben habt, sind die Mittel für die vier zusätzlichen Monate vorerst '''gesperrt'''. Im 5. Fördermonat teilt eine Jury die begrenzten Plätze für die Second-Stage-Förderung auf der Grundlage eurer Arbeit in den ersten Monaten der regulären Förderung sowie einer neuen kleinen '''Bewerbung''' zu. Die Entscheidung basiert auf einer schriftlichen Einreichung und einer kurzen Online-Pitch-Session.

'''Als Vorbereitung zur Bewerbung lest euch diese Wikiseite bitte vollständig durch.''' Anfang September findet außerdem eine Sprechstunde statt, bei der wir gern eure Fragen (auf Deutsch und Englisch) zur Second Stage beantworten. Auch in den Zwischengesprächen können wir gern über eure Bewerbung und eure Ziele für die Second Stage sprechen.

Aus Fairnessgründen beantworten wir keine inhaltlichen Fragen zu euren Second-Stage-Bewerbungen. Wir können aber einschätzen, ob eure Ideen für die Second Stage grundsätzlich förderfähig sind (das heißt: ob wir die Art von Vorhaben fördern dürfen, ob z. B. nicht zu viele Entwicklungsarbeiten dabei sind), geben euch gern allgemeine Tipps und beantworten auch alle Fragen zu den Formalitäten. Wenn ihr euch unsicher seid: Sprecht uns gern an!

Auch wichtig: Die Coaching-Sessions mit Superbloom können nicht für die Vorbereitung der Bewerbung (weder schriftlich noch Pitch) genutzt werden. Es ist natürlich absolut in Ordnung, wenn ihr im Coaching besprechen wollt, wie ihr eure Projekte nachhaltiger gestaltet. Wie wir die Grenze zwischen „Vorbereitung der Bewerbung“ und „Schritte für die Nachhaltigkeit“ definieren, könnt ihr auf der [https://wiki.prototypefund.de/index.php?title=Superbloom#Can_I_prepare_my_application_for_the_Second_Stage_with_Superbloom? Coaching-Seite] lesen.

=== Timeline der Bewerbung ===
{| class="wikitable"
!Anfang September 2026
|Sprechstunde Second-Stage-Bewerbung
|optional
|-
!17. - 30. September
|Bewerbungsphase Second-Stage-Förderung
|
|-
!30. September
|Deadline Einreichung schriftliche Bewerbung
|verpflichtend
|-
!9. Oktober 2026
|Pitch-Session (online)
|verpflichtend
|-
!Mitte Oktober
|Entscheidung und Förderzusage
|
|-
!Oktober–November
|Antragseinreichung zur Entsperrung der Mittel
|verpflichtend
|-
!1. Dezember
|Start der Second Stage
|
|-
!vorauss. 1. Dezember
|Online Kick-Off der Second Stage
|verpflichtend
|}

== Die schriftliche Bewerbung ==
''Wann'': 17. bis 30. September 2026 - '''Achtung''': Einreichungen nach der Deadline werden nicht für die Auswahl berücksichtigt!

''Wo'': [https://bewerben.prototypefund.de/ bewerben.prototypefund.de] - der genaue Link folgt per Mail

''Was'': Beantwortet 8 (bzw. 9) Fragen zu euren Plänen für die Second-Stage-Förderung

''Sprache'': Die schriftliche Bewerbung erfolgt auf Deutsch, Nicht-Muttersprachler*innen können auch auf Englisch einreichen.

Die schriftliche Bewerbung findet über unsere Bewerbungsplattform statt, die ihr aus eurer initialen Bewerbung für den Prototype Fund schon kennt. Dort müssen die folgenden Fragen, basierend auf dem aktuellen Arbeitsstand, sowie eure Ideen für die Second Stage beantwortet werden:
'''Dein Projekt in der regulären Förderphase'''

- Welche Meilensteine wurden mit welchen Ergebnissen erzielt? (max. 100 Wörter)
- Werden bis zum Ende der regulären Förderperiode alle planmäßigen Meilensteine erreicht? Wenn nein, warum? (max. 100 Wörter)
- Welche Maßnahmen wurden bislang ergriffen, um Nutzer*innen anzusprechen? (max. 100 Wörter)
- Was ist aktuell die größte Herausforderung im Projekt? Wie kann dieser begegnet werden? (max. 175 Wörter)

'''Deine Pläne für die Second Stage'''

- Auf welchem Wege soll das Projekt nachhaltig nutzbar werden? Wurden hierfür bereits Maßnahmen ergriffen? Wenn ja, welche? (max. 175 Wörter)
- Sind für den Erfolg des Projekts Änderungen an der ursprünglichen Planung nötig? Wenn ja, welche und warum? (max. 175 Wörter)
- Welche Meilensteine sollen in der Second Stage erreicht werden? (max. 100 Wörter)
- Wie viele Stunden wollt ihr in der Second Stage am Projekt arbeiten? (Maximum Einzelpersonen: 633, Maximum Teams: 1.267)

'''Ergänzende Hinweise'''

- Möchtest du der Jury noch etwas mitteilen? (optional) (max. 175 Wörter)
Eure Pläne für die Second-Stage-Föderphase dürfen von der initialen Bewerbung und dem Antrag abweichen. Wenn das, was ihr euch damals für die Second Stage vorgenommen habt, nicht mehr realistisch oder sinnvoll erscheint, könnt ihr euren Fokus für die viermonatige Förderzeit gern neu setzen. Wichtig ist nur, dass der Fokus für euer Projekt sinnvoll durchdacht und in der Zeit, die euch zur Verfügung steht, machbar ist.

'''Tipp:''' Werdet in eurer Bewerbung so konkret wie möglich. Wenn ihr plant auf Konferenzen zu gehen, zählt diese auf. Wenn ihr in Kontakt mit Unternehmen oder Communities treten möchtet, definiert eure Zielgruppen möglichst genau. Solltet ihr Pilotprojekte planen, benennt eure Partner*innen dafür. Falls ihr Publikationen oder Beiträge in Medien/Podcasts plant, stellt dar, wo diese veröffentlicht werden.

=== Meilensteine in der Second Stage ===
Reminder: '''In der Second Stage steht die Entwicklungsarbeit nicht mehr im Mittelpunkt.''' Entwicklungsmeilensteine, die ihr in der regulären Förderzeit nicht geschafft habt, können nicht in die Second Stage verschoben werden, außer ihr könnt begründen, dass diese Schritte notwendig für die Nachhaltigkeit des Projekts sind und erklären, warum sie nicht mehr in der regulären Förderphase umgesetzt werden können. Ziel der Second Stage ist es, eure Projekte auf den Weg zu nachhaltigen Strukturen zu bringen, sei es durch eine Gründung, den Aufbau einer Community oder Partnerschaften, Dokumentation und User Testing, Kommunikationsmaßnahmen, usw. Natürlich können sich dadurch kleine Entwicklungsarbeiten ergeben (z. B. Anpassungen auf der Basis eines User Testings, Einbettung von Community-Beiträgen, Bugfixes etc.). Diese sollen aber nicht im Vordergrund stehen und können nur mitgefördert werden, wenn sie den anderen Maßnahmen dienen. So kann die Verteilung in eurem Antrag aussehen:

Hier listen wir Beispiele von Meilensteinen, die in der Second Stage förderfähig sind. (Das ist keine abschließende Liste. Andere Maßnahmen können für eure Projekte besser geeignet sein. '''Je nach Fokus eurer Second Stage müsst ihr natürlich nicht alle diese Themen in der Bewerbung abdecken.''' Wenn ihr euch unsicher seid, ob eure Ideen gefördert werden können, fragt uns gerne!)

'''Konkrete Schritte zur Verbreitung und Nutzbarmachung (Fokus der Second-Stage-Förderung):'''
* User Testing
* Partnerakquise
* Gründung (Firmenaubau, Kundenakquise & Marketing, usw.)
* Präsenz auf Fachveranstaltungen
* Erstellung einer Website und/oder weiterer öffentlichkeitswirksamer Maßnahmen
* Communityarbeit
* Outreach
* usw.
'''Technische Entwicklung (maximal kleiner Anteil der Second-Stage-Förderung):'''
* Fertigstellung von Features, die aufgrund von Verzögerungen, Bugfixes, Dependencies etc. noch fehlen und für die Nachhaltigkeit des Projekts wichtig sind.
* Entwicklung von im Erstantrag nicht vorhergesehenen Features etc., die sich bspw. im User Testing oder in Gesprächen mit potenziellen Partnern als sinnvoll herausgestellt haben.
* Anpassungen auf der Basis eines User Testings
* Einbettung von Community-Beiträgen
* Bugfixes
* etc.

Die technischen Meilensteine müssen der allgemeinen Nachhaltigkeitsstrategie des Projekts dienen und in diesem Sinne begründet sein.

'''Wichtig''': Die Meilensteine müssen in der angegebenen Stundenzahl realistisch umsetzbar sein. In den meisten Fällen ist es nicht möglich, z.B. eine Gründung, den Ausbau der Dokumentation, Communityaufbau und ein Pilotprojekt gleichzeitig in nur vier Monaten zu verfolgen.

=== Lizenzierung in der Second Stage ===
'''Zum Code:'''
* Der in den bezahlten Stunden der regulären Förderphase geschriebene Code muss zwingend unter einer FOSS-Lizenz veröffentlicht werden – ohne Ausnahme.
* Der Code, der in der Second Stage direkt zum Projekt beigetragen wird (Erweiterungen, Anpassungen auf Basis von Feedback, Bugfixes usw.), muss ebenfalls unter einer FOSS-Lizenz veröffentlicht werden. Wenn Code für einen Partner geschrieben wird, und dieser nicht Open Source sein kann, müssen diese Stunden anderweitig, beispielsweise vom Partner, bezahlt werden.
* Im Rahmen von Maßnahmen zur Nachhaltigkeit sollte immer geprüft werden, ob der Code unter einer FOSS-Lizenz stehen kann – das gilt beispielsweise für eine Projektwebseite. Ausnahmen sind in der Bewerbung für die Second Stage zu begründen.
'''Andere Produkte, die in der Second Stage produziert werden:'''
* Texte, Logos und Bilder (u. ä.), die in der Second Stage entstehen, müssen nicht unter einer Creative-Commons-Lizenz veröffentlicht werden. Wir freuen uns jedoch besonders, wenn ihr euch dafür entscheidet.
* Nach demselben Ansatz möchten wir alle Geförderten dazu ermutigen, bei der Umsetzung der Meilensteine in der zweiten Phase möglichst viele FOSS-Produkte und datensparsame Tools einzusetzen. Das gilt beispielsweise für Kommunikationstools und Plattformen für den Communityaustausch. Hierbei handelt es sich jedoch nur um eine Empfehlung: Die Geförderten dürfen selbst entscheiden, was für die Projekte sinnvoll ist. Manchmal sind neue Zielgruppen z. B. nur auf bestimmten Plattformen wie LinkedIn oder Instagram zu erreichen. In solchen Fällen ist eine kurze Begründung in der Bewerbung hilfreich, damit die Jury einschätzen kann, inwiefern eure Strategie geeignet ist.

== Die Pitch-Session ==
''Wann'': 9. Oktober 2026 - jedes Projekt bekommt eine genaue Uhrzeit zugeteilt. Wir melden uns Anfang Oktober per Mail dazu.

''Wo'': Online - auch wenn ihr in Berlin wohnt (sonst wäre es nicht fair)

''Was'': 5 Minuten Pitch, 5 Minuten Fragen beantworten

''Wer:'' Nur offiziell Geförderte können pitchen.

''Sprache'': Deutsch (oder Englisch für Nicht-Muttersprachler*innen)
Die '''Pitch-Session''' findet voraussichtlich am 9. Oktober 2026 ausschließlich online statt. Für die Pitches bekommt jedes eurer Projekte 5 Minuten Zeit, um der Jury zu erklären, warum die Second Stage wichtig für euer Projekt ist, welche Ziele ihr verfolgt und mit welcher Strategie ihr sie erreichen möchtet. Nach eurem Pitch haben die Juror*innen die Gelegenheit, Nachfragen zu eurer Bewerbung und eurem Pitch zu stellen.

Das Präsentationsformat für den Pitch kann frei gewählt werden: Folien, Screensharing, Visuals, everything you need. Dabei ist wichtig, dass ihr die folgenden Fragen beantwortet:
- Warum brauche ich/brauchen wir die Second Stage?
- Was ist mein/unser konkretes Ziel in der Second Stage?
- Wie wird dieses Ziel erreicht?
Teilt uns bitte im '''Vorfeld per E-Mail''' mit, wie (Folien, Screensharing, etc.) ihr eure Präsentation gestalten wollt. Die Deadline dafür kommunizieren wir frühzeitig per Mail. Wenn ihr Folien nutzen möchtet, brauchen wir sie '''spätestens am Vortag bis 15 Uhr als PDF per E-Mail'''. In diesem Zeitraum werden wir auch eine Test-Session anbieten, bei der ihr euch in das Videotool einwählen und eure Präsentation bzw. die Technik kurz testen könnt. Genaue Infos dazu folgen kurz vorher per Mail.

Die Jury der Second Stage besteht aus zwei Juror*innen aus dem [https://www.prototypefund.de/bewerbung/jury Jurypool], Vertreter*innen des Projektträgers und des Prototype Fund - außerdem ist voraussichtlich ein*e Vertreter*in aus dem BMFTR bei der Sitzung anwesend. Die Bewertung basiert auf dem technischen Stand des Projekts (das Projekt muss 2 Monate vor Ende der regulären Förderzeit nicht zu 100% fertig sein, ihr müsst aber zeigen können, dass die Arbeit gut vorankommt), den Maßnahmen zur Sicherstellung der Nachhaltigkeit (z. B. Community-Aufbau, Öffentlichkeitsarbeit) und den geplanten Schritten für die Second-Stage-Förderung. Nach den Pitch-Sessions diskutiert die Jury die Ergebnisse und stellt einen Fördervorschlag für die Second Stage zusammen, auf Basis dessen das BMFTR die finale Entscheidung trifft. Die Entscheidung wird etwa zwei Wochen nach der Pitch-Session an euch kommuniziert. Insgesamt werden bis zu 15 Projekte für die Second Stage gefördert. Dies hängt davon ab, wie gut die Bewertungen insgesamt sind. '''Nicht alle Plätze der Second Stage müssen gefüllt werden''', d.h. es können auch weniger Projekte gefördert werden, wenn die Qualität der Bewerbungen nicht ausreicht.

== Administratives ==

=== Arbeitszeit und Stundenumfang ===
In der Second Stage könnt ihr als Team maximal 63.333 € und als Einzelperson maximal 31.667 € beantragen. Diese Summen sind angelehnt an zwei bzw. eine Vollzeitstelle über vier Monate. Der Stundenlohn ist auf 50 € gedeckelt.

Es ist generell möglich, dass ihr euch für die Second Stage mit einer geringeren Stundenanzahl bewerbt, als ihr bei der initialen Bewerbung angegeben habt. In der Second Stage könnt ihr auch mit weniger Wochenstunden als in der regulären Förderphase planen.

Das kann zum Beispiel sinnvoll sein, wenn ihr während der Förderzeit feststellt, dass die Second-Stage-Arbeit weniger Zeit benötigen wird, als ursprünglich geplant. Vielleicht hat sich auch eine bezahlte Zusammenarbeit mit Partner*innen ergeben oder euer Projekt wird durch andere Förderquellen bereits in Teilen querfinanziert. Oder ihr steht in einem Arbeitsverhältnis, habt euch für den Förderzeitraum freistellen lassen und möchtet mit 50% zurück in das Arbeitsverhältnis gehen und die weiteren 50% am Prototype-Fund-Projekt arbeiten.

Es gibt ganz unterschiedliche Szenarien und es ist vollkommen in Ordnung, wenn sich der ursprüngliche Zeitplan verändert. Schließlich werden die genauen Aufgaben für die Second Stage erst während der Förderzeit definiert. Sprecht uns gerne an, wenn ihr Rückfragen habt.

=== Entsperrung ===
Wird euer Projekt von der Jury für eine Second-Stage-Förderung ausgewählt, müsst ihr nach der Förderzusage einen offiziellen Antrag auf Entsperrung stellen, da die Mittel für die vier zusätzlichen Fördermonate vorerst '''gesperrt''' sind. Die Entsperrung kann erst nach der finalen und offiziellen Förderzusage stattfinden. Dafür füllt ihr auf profi-online im "'''Antrag auf Änderung Haushaltsdaten'''" das Bemerkungsfeld mit folgendem Text aus:
Hiermit beantrage ich, {VORNAME NAME}, die Entsperrung der für mein Vorhaben {Akronym}, FKZ {FKZ} in der Kostenposition 0837 gesperrten Fördermittel gemäß des auf Basis meiner Second-Stage-Bewerbung gefällten positiven Juryvotums (Sitzung vom 10.10.2025).

Die Summe in Höhe von {Summe} Euro ist für {Stundenzahl} Stunden zwingend erforderlich für die nachhaltige Entwicklung meines Projekts.
Für GbRs:
Hiermit beantrage ich, {VORNAME NAME}, als Geschäftsführung der {Name GbR}, die Entsperrung der für unser Vorhaben {Akronym}, FKZ {FKZ} in der Kostenposition 0837 gesperrten Fördermittel gemäß des auf Basis unserer Second-Stage-Bewerbung gefällten positiven Juryvotums (Sitzung vom 10.10.2025).

Die Summe in Höhe von {Summe} Euro ist für {Stundenzahl} Stunden zwingend erforderlich für die nachhaltige Entwicklung unseres Projekts.
Bitte passt dabei die Klammerausdrücke entsprechend an euer Projekt und eure Second-Stage-Bewerbung an.

Wichtig ist, dass die Summe der Arbeitsstunden, die ihr angebt, mit der Summe Arbeitsstunden aus der Second-Stage-Bewerbung, wie sie nach der Jurysitzung bestätigt wurde, übereinstimmt. Falls ihr Fragen dazu habt, meldet euch gern bei eurer [[Ansprechpartner*innen beim Projektträger|Ansprechperson beim Projektträger]].

== Tipps und Erfahrungen aus früheren Jahrgängen für die Planung eurer Second Stage ==
Wir möchten gerne die Erfahrungen und Tipps aus vergangen Jahrgängen teilen, die für eure Bewerbung und die Planung der Second Stage hilfreich sein können:

* Ein gutes Zeitmanagement ist für die Second Stage wichtig, denn einerseits ist die Workload hoch, andererseits sind es nur 4 Monate UND die Weihnachtszeit fällt hier rein.

* Focus, reduce, scope, promise less: Setzt einen klaren Fokus und plant nicht zu viele verschiedene Aufgaben, es werden sowieso mehrere Prozesse parallel laufen (Maintenance, Development, Fokus der Second Stage, PTF-Deliverables).
* Verspätungen aus der regulären Förderzeit aufzuholen wird stressig, versucht das zu vermeiden.
* Plant Zeit ein für:
** die Deliverables (Blogpost/KB-Beitrag, Zwischengespräche, Dokumentation, Vorbereitung des Abschlussevents);
** Coachings und ggf. daraus resultierende (Haus-)Aufgaben;
** regelmässigen Austausch im Team – es wird viel zu besprechen geben und womöglich arbeitet ihr anders zusammen als in der regulären Förderphase;
** Kommunikation mit Externen. Es könnte viele Feedbackschlaufen brauchen oder lange Wartezeiten geben, wenn ihr auf Rückmeldungen z.B. zu einer geplanten Implementierung oder Pilotprojekten wartet;
** Auszeiten und Urlaube – es ist nicht angedacht, dass ihr 10 Monate durcharbeitet, auch wenn es Spaß macht!
Außerdem haben wir eine Wiki-Seite mit [[Tipps für die Second Stage|Tipps und Erfahrungen speziell für die Second Stage]]. Schaut auch dort gerne rein!

= In English: Application for the Second Stage =
On this page, you can find more information on the application process for the Second Stage and the administrative steps afterwards. If you are looking for more information on the timeline and contents, you can find them on the general page on the [[Second Stage]].

'''Please note: The information listed here applies to class 01 and may be slightly adjusted for class 02. Final details will be provided in the summer of 2026.'''

== Why does the Second Stage exist? ==
There is an issue in technology and FOSS funding: innovative projects are readily financed, but it often remains unclear what happens afterwards. Few technologies are ready for operational use and self-financing after the initial funding runs out.

For this reason, we offer the Second Stage, which provides an opportunity to work for a further four months on securing the project’s sustainability.

The aim of the Second Stage is to improve the usability and visibility of the project, increasing its chances of long-term sustainability once the funding period ends.

Reminder: '''Projects that don't participate in the Second Stage are not less valuable to us.''' We estimate that approximately 50% of each round will participate in this extended funding period, and there are many reasons why a project might not participate. Maybe it's not a good fit for your project, or you personally don't see the need for this type of support. Maybe your project is already sustainable and you just need the six months to code. Maybe your application for the regular funding period was great, but your application for the second phase doesn't fit the scope of the Prototype Fund. A total of up to 15 projects will be funded for the Second Stage. The number of funded projects will depend on the quality of the submissions. '''Not''' '''all spots in the Second Stage have to be filled''', i.e., fewer projects may be funded if the quality of the applications is not sufficient.

== General information on the application ==
If you haven't already applied for the Second Stage, the following paragraphs are not relevant for you: Unfortunately, it is '''not possible to add a Second Stage at this point''', as the maximum duration and the maximum amount of funding allocated to your project was made final after your general application.

If you have applied for the Second Stage, the funds allocated for the four additional months are '''locked''' for now. During the 5th month of funding, a jury will allocate the limited Second Stage spots based on your work during the first months of funding as well as a new, short application. The decision is based on a written '''submission''' and a short online pitch session.

'''To prepare for your application, please read this wiki page.''' We will hold a consultation hour in early September, during which we will be happy to answer your questions about your Second Stage application (in German and English). We are also happy to discuss your application and your goals for the Second Stage during the 1:1 meetings.

To stay fair, we do not answer any questions regarding the content of your Second Stage applications. However, we can assess whether your ideas for the Second Stage are eligible for funding (i.e., whether we are allowed to fund the type of project, whether it involves too much development work, etc.), give you general tips, and answer any questions you may have about the formalities. If you are unsure, just ask!

Also important: The coaching sessions with Superbloom cannot be used to prepare your application (written or pitch). Of course, it is perfectly fine if you want to discuss how to make your projects more sustainable during the coaching sessions. You can read about how we define the boundary between “application preparation” and “steps toward sustainability” on the [https://wiki.prototypefund.de/index.php?title=Superbloom#Can_I_prepare_my_application_for_the_Second_Stage_with_Superbloom? coaching page].

=== Timeline for the application ===
{| class="wikitable"
!Beginning of September 2026
|Consultation hour, application for the Second Stage
|optional
|-
!September 17th–30th
|Application period Second Stage Funding
|
|-
!September 30th
|Deadline submission of written application
|mandatory
|-
!October 9th
|Pitch session (online)
|mandatory
|-
!Middle of October
|Decision and funding commitment
|
|-
!October–November
|Request to release these funds
|mandatory
|-
!December 1st
|Start of the Second Stage
|
|-
!Expected on December 1st
|Online kick off Second Stage
|mandatory
|}

== Written application ==
''When'': September 17th to 30th, 2026 - '''Please note''': Submissions after the deadline will not be considered for selection!

''Where'': [https://bewerben.prototypefund.de/ bewerben.prototypefund.de] – the exact link will be sent via email

''What'': Answer 8 (or 9) questions about your plans for the Second Stage funding

''Language'': The written application may be submitted in German, or if you are not a native German speaker, in English.

The written application must be submitted via our application platform, which you already know from your initial application for the Prototype Fund. Based on the current status of your work, you must answer the following questions and provide your ideas for the Second Stage:
'''Your project in the regular funding period'''

- Which milestones have been achieved and what were the results? (max. 100 words)
- Will all planned milestones be achieved by the end of the regular funding period? If not, why? (max. 100 words)
- What measures have been taken so far to reach users? (max. 100 words)
- What is currently the biggest challenge in the project? How can this challenge be overcome? (max. 175 words)

'''Your plans for the Second Stage'''

- How will the project be made usable in the long term? Have any steps already been taken to this end? If yes, which ones? (max. 175 words)
- Are changes to the original plan necessary for the project to succeed? If yes, which ones and why? (max. 175 words)
- What milestones do you plan to achieve in the Second Stage? (max. 100 words)
- How many hours do you plan to work on the project in the Second Stage? (Maximum number of hours for individuals: 633, maximum number of hours for teams: 1.267)

'''Additional comments'''

- Is there anything else you would like to tell the jury? (optional) (max. 175 words)
Your plans for the Second Stage funding can differ from what you wrote in your initial application. If what you had planned for the Second Stage no longer seems realistic or feasible, you are welcome to change your plans for the four-month funding period. The important thing is that your project has a clear focus and feasible within the available time.

'''Tip:''' Be as specific as possible in your application. If you plan to attend conferences, list them. If you want to connect with companies or communities, define your target groups as precisely as possible. If you are planning pilot projects, name your partners. If you plan to publish articles or contribute to media outlets or podcasts, specify where they will be published.

=== Milestones ===
Reminder: '''In the Second Stage, the focus is no longer on development work.''' Development milestones that were not achieved during the regular funding period cannot be carried over to the Second Stage unless they are necessary steps for making your project sustainable and you can justify why these milestones weren’t reached in the regular funding period. The aim of the Second Stage is to set your projects on the path to sustainable structures, whether through establishing a company, building a community or forming partnerships, writing documentation and conducting user testing, implementing communication strategies, etc. Of course, this may result in minor development work (e.g., adjustments based on the results of user testing, merging community contributions, bug fixes, etc.), but these milestones should not be the main focus and can only be funded if they support the other milestones. These are the type of milestones that can be funded in the Second Stage:

Here are some examples of milestones that are eligible for funding in the Second Stage. (This is not an exhaustive list: other measures may be more suitable for your projects. '''You do not have to cover all of these topics in your application, which ones are relevant to you depends on the focus you plan for your Second Stage.''' If you are unsure whether your ideas are eligible for funding, please feel free to ask us!)

'''Specific steps to improve the visibility, usability and sustainability of the project (main focus of your application for the Second Stage):'''
* User testing
* Partner acquisition
* Establishment of a business (administrative setup, marketing & customer acquisition, etc.)
* Presence and presentation at conferences
* Creation of a website and/or other communication strategies
* Community work
* Outreach
* etc.
'''Technical development (can be funded as a small part of your Second Stage, but can’t be the main focus):'''
* Completion of features that are still missing (e.g. due to delays, bug fixes, dependencies, etc.) and are important for the sustainability of the project.
* Development of features not foreseen in the initial application which have e.g. proven useful in user testing or in discussions with potential partners.
* Adjustments based on user testing
* Integration of community contributions
* Bug fixes
* etc.

The technical milestones must support the project's overall sustainability strategy and be justified in this context.

'''Important''': The milestones have to be realistic to achieve in the number of hours you've set. In most cases, it's not possible to tackle things like launching a startup, expanding documentation, building a community, and running a pilot project all at once in just four months.

=== Licensing in the Second Stage ===
'''Code:'''
* The code written during the paid hours of the regular funding phase must be published under a FOSS license—without exception.
* The code that is contributed directly to the project in the Second Stage (additional features, adjustments based on feedback, bug fixes, etc.) must also be published under a FOSS license. If code is written for a partner and cannot be published under a FOSS license, these hours must be paid for by another party, such as the partner.
*For sustainability measures that are not direct contributions to the code of your funded project, you should always check if the code can be licensed under a FOSS license - this is the case for a project website, for example. Exceptions should be justified in the application for the Second Stage.
'''Other products developed in the Second Stage:'''
* Texts, logos, images, and similar items created in the Second Stage do not have to be published under a Creative Commons license. However, we would appreciate it if you chose to do so.
* Following the same approach, we would like to encourage all grant recipients to use as many FOSS products and privacy-friendly tools as possible when implementing the milestones in the second phase. This applies, for example, to communication tools and platforms used for community interaction. This is, however, only a recommendation: grant recipients are free to decide for themselves what makes sense for their projects. Sometimes new target groups can only be reached on certain platforms such as LinkedIn or Instagram. In cases like this, it is helpful to include a brief explanation in your application so that the jury can assess the suitability of your strategy.

== Pitch session ==
''When'': October 9th, 2026 – each project will be assigned a specific time slot. We will contact you by email in the beginning of October.

''Where'': Online – even if you live in Berlin (otherwise it wouldn't be fair)

''What'': 5 minutes pitch, followed by 5 minutes for questions

''Who:'' Only official grantees can pitch.

''Language'': German (or English if you aren’t a native German speaker)
The '''pitch session''' will take place exclusively online expected on October 9th. Each of the projects teams will have 5 minutes to explain to the jury why the Second Stage is important for their project, what goals they are pursuing, and what strategy they intend to implement to make their project more sustainable. After every pitch, the jury will have the opportunity to ask you questions about your application and your pitch.

The presentation format for the pitch is up to you: slides, screen sharing, visuals, everything you need. You just have to make sure that you answer the following questions:
- Why do I/we need the Second Stage?
- What is my/our specific goal in the Second Stage?
- How will this goal be achieved?
Please let us know beforehand by email how you would like to give your presentation (slides, screen sharing, etc.). We will inform you early on about the deadline for this. If you would like to use slides, we need them '''by 3 PM the day before at the latest, sent as a pdf by email'''. Around this time, we will organize test sessions where you can dial into the video tool we’ll use for the pitches and quickly test your presentation, sound and video. We will send you more information about the test sessions via email.

The Second Stage jury consists of two judges from the [https://www.prototypefund.de/bewerbung/jury jury pool], representatives of the Projektträger and the Prototype Fund – a representative from the BMFTR is also expected to attend the session. The evaluation is based on the technical status of the project (the project does not have to be 100% complete two months before the end of the regular funding period, but you must be able to show that the work is progressing well), the measures taken to ensure sustainability (e.g., community building, public relations), and the planned steps for the Second Stage funding. After the pitch session, the jury will discuss the results and propose a list of projects for funding for the Second Stage, on the basis of which the BMFTR will make the final decision. The decision will be communicated to you approximately two weeks after the pitch session. A total of up to 15 projects will be funded for the Second Stage. The number of funded projects will depend on the quality of the submissions. '''Not''' '''all spots in the Second Stage have to be filled''', i.e., fewer projects may be funded if the quality of the applications is not sufficient.

== Administration ==

=== Working hours and number of hours ===
In the Second Stage, you can apply for a maximum of €63,333 as a team and a maximum of €31,667 as an individual. These amounts are based on two or one full-time positions over four months. The hourly wage is capped at €50.

It is generally possible to apply for the Second Stage with fewer hours than you specified in your initial application. In the Second Stage, you can also plan fewer hours per week than in the regular funding phase.

This can be useful if you realize during the funding period that the Second Stage work will require less time than originally planned. Perhaps you already managed to set up a paid collaboration with a partner, or your project is already being partially cross-financed by other sources of funding. Or you are employed, have taken a leave of absence for the funding period, and would like to return to your job at 50% and work on the Prototype Fund project for the remaining 50%.

There are many different scenarios, and it is perfectly fine if the original schedule changes. Ultimately, the specific tasks for the Second Stage are only being defined within the current funding period. Please feel free to contact us if you have any questions.

=== Releasing the funds for the Second Stage (“Entsperrung”) ===
Currently the funds for the four additional months of funding are locked. Before you can get started with the Second Stage, you must submit an official request to release these funds. They can only be unlocked after the final and official funding approval. To do this, fill in the comments field on profi-online in the “'''Antrag auf Änderung Haushaltsdaten'''” form with the following text:
Hiermit beantrage ich, {VORNAME NAME}, die Entsperrung der für mein Vorhaben {Akronym}, FKZ {FKZ} in der Kostenposition 0837 gesperrten Fördermittel gemäß des auf Basis meiner Second-Stage-Bewerbung gefällten positiven Juryvotums (Sitzung vom 10.10.2025).

Die Summe in Höhe von {Summe} Euro ist für {Stundenzahl} Stunden zwingend erforderlich für die nachhaltige Entwicklung meines Projekts.
For teams:
Hiermit beantrage ich, {VORNAME NAME}, als Geschäftsführung der {Name GbR}, die Entsperrung der für unser Vorhaben {Akronym}, FKZ {FKZ} in der Kostenposition 0837 gesperrten Fördermittel gemäß des auf Basis unserer Second-Stage-Bewerbung gefällten positiven Juryvotums (Sitzung vom 10.10.2025).

Die Summe in Höhe von {Summe} Euro ist für {Stundenzahl} Stunden zwingend erforderlich für die nachhaltige Entwicklung unseres Projekts.
Please adjust the expressions in brackets accordingly to your project and your Second Stage application.

The total number of working hours you specify must match the total number of working hours from the Second Stage application as confirmed after the jury meeting. If you have any questions, please contact your [[Ansprechpartner*innen beim Projektträger|contact person of the project management agency]].

== Tips and insights from previous classes for planning your Second Stage ==
We’d like to share some insights and tips from previous classes that may be helpful for your application and for planning the Second Stage:

* Good time management is essential for the Second Stage, because the workload is heavy: It’s only 4 months, AND the holiday season falls right in the middle of it.

* Focus, reduce, scope, promise less: Set a clear focus and don’t plan too many different tasks; several processes will be running in parallel anyway (maintenance, development, Second Stage focus, PTF deliverables).
* Catching up on delays from the regular funding period will be stressful.
* Set aside time for:
** the deliverables (blog post/KB article, 1:1 meetings, documentation, preparation for the closing event);
** the mandatory coaching sessions, including (home)work that may result from them;
** regular team meetings – there will be a lot to discuss, and you may be working together differently than during the regular funding phase;
** communication with external partners. There may be many feedback loops or long wait times when you’re waiting for responses, e.g., about a planned implementation or pilot projects.
** time off and vacations—it’s not expected that you’ll work nonstop for 10 months, even if it’s fun!
We also have a Wiki page with [[Tipps für die Second Stage|tips and insights specifically for the Second Stage]]. Feel free to take a look at them!

Tipps für die Second Stage

2026-06-11T13:50:05Z

Marie-Lena:

''(English version below)''

Auf dieser Seite haben wir Tipps und Erfahrungen von früheren Jahrgängen speziell für die Second Stage gesammelt. Im Wiki findet ihr außerdem [[Bewerbung für die Second Stage#Tipps und Erfahrungen aus früheren Jahrgängen für die Planung eurer Second Stage|Tipps für die Planung eurer Second Stage bei der Bewerbung]] und [[Tipps von geförderten Projekten|allgemeine Tipps aus vergangenen Runden]].

Generell gilt: Fragt gerne Team PTF – nicht, damit wir euch sagen, was ihr tun sollt, sondern damit auch wir unsere Erfahrungen aus der letzten Second Stage mit euch teilen können!

== Tipps für die Umsetzung der Second Stage ==

=== Fokuswechsel / Arbeitsweise ===

* Besonders Einzelentwickler*innen können den Unterschied zur regulären Förderzeit stark spüren, da sich die Aufgaben grundlegend verändern.

* Es wird euch ggf. schwer fallen, keine weiteren Features zu entwickeln und den Fokus weg vom Code zu setzen.

* Ihr werdet Aufgaben machen, die sich vielleicht nicht wie Arbeit anfühlen, da die Aufgaben (im Gegensatz zu Coding Tasks) nicht klar abgehakt werden können – das ist okay, das ist so gedacht.
** Darunter fallen zum Beispiel: Networking, Beziehungsarbeit, Brandingfragen und anderes diskutieren, Communitywork, Coachings besuchen, Texte schreiben, Vorträge vorbereiten/halten etc.
** Versucht einen Weg zu finden, das trotzdem als Arbeit wahrzunehmen, die ihr leistet.

* Nutzt die Second Stage für Dinge abseits vom Coding – ihr werdet voraussichtlich nicht mehr so schnell in die Lage kommen, für diese Aufgaben bezahlt zu werden.

* Nehmt das Motto ernst: Trial & Error. Probiert aus, wenn ihr merkt, der Ansatz klappt nicht, traut euch, eure Ziele anzupassen. Die Freiheit habt ihr beim PTF.

=== Zeitmanagement ===

* Setzt einen klaren Fokus und plant nicht zu viele verschiedene Aufgaben; es werden sowieso mehrere Prozesse parallel laufen (Maintenance, Development, Fokus der 2S, PTF-Deliverables).

* Macht konkrete Zeitpläne und berücksichtigt neben eurem Fokus für die Second Stage auch Zeit für:
** Regelmässige Teamabsprachen (es wird viel zu besprechen geben): wöchentliche Team-CheckIns bewähren sich gut,
** Coachings (inkl. Nachbereitung),
** Doku,
** Blog/KB Beitrag,
** User Testings,
** Auszeiten und Urlaube (Es ist nicht angedacht, dass ihr 10 Monate durcharbeitet, auch wenn es Spaß macht!).
* Verspätungen aus der regulären Förderzeit aufzuholen wird stressig, versucht das zu vermeiden.

=== Coachings ===

* Nutzt die Coachings, terminiert sie früh – es wird sonst stressig nach hinten raus.
* Coachings bedeuten neben Input auch Reflexion und Hausaufgaben, es gibt also eine Nachbereitung, die auch Zeit in Anspruch nehmen wird.
* Ihr könnt die Coachings am Stück oder stundenweise buchen – je nach Thema kann die eine oder die andere Herangehensweise sinnvoller sein – fragt dazu gern Superbloom oder die Projektbetreuung!

== Erfahrungen von früheren Jahrgängen ==

=== Community-Arbeit ===

* Community Prozesse brauchen Zeit: Fangt frühstmöglich an.

* Community-Calls können ein gutes Tool sein:
** Macht Calls nicht von Neuerungen abhängig – wenn es keine Neuerungen gibt, könnt ihr die Zeit und den Raum nutzen, um Feedback einzuholen (So verliert sich auch die „Bringschuld“, alle 2 Wochen ein neues Feature entwickeln zu müssen).
** Kontinuität im Angebot: Es ist hilfreich, regelmäßige Calls anzubieten.

* Kommunikation mit der Community kann gute Ideen liefern, manchmal sogar besser als die eigenen.

=== Öffentlichkeitsarbeit ===

* Social Media: Kontinuität zahlt sich aus - möglichst früh regelmäßig Content produzieren (z. B. build in public).

* Es kann sich lohnen, alles rund um Kommunikation als festen Bestandteil in die Projektarbeit einzuplanen und nicht nebenbei auszuführen (Das kann schnell zu viel werden).

=== Implementierung ===

* In der Second Stage können sich die Rollen umkehren: Man wird von dem*der Maintainer*in zur*zum Contributor*in und versucht das eigene Projekt in andere Software einzupflegen. Die mitunter lange Wartezeit kann frustrierend sein.
* Eventuell kann man sich vor geplanten Pull Requests Merge-Rechte besorgen oder, falls möglich, mehr direkten Austausch mit Maintainer*innen forcieren.

* Eine Stand-Alone-Version kann eine gute Zwischenlösung sein, um Wartezeiten zu überbrücken.

=== Hilfreiche Tipps ===

* Es kann sinnvoll sein, neue inoffizielle Teammitglieder mit aufzunehmen (z.B. Leute aus der Community).

* Feiert die kleinen Schritte: neue Follower*innen, Deadlines, Feedback.

* Findet Freund*innen, arbeitet nicht allein. Holt euch früh Feedback und seid offen.

* Versucht real life Kontakte herzustellen & werdet sichtbar: Geht auf Konferenzen, macht Community Calls, vernetzt euch mit Menschen, die sich mit ähnlichen Themen beschäftigen etc.
* Embrace imperfection.

= Tips for the Second Stage =
On this page, we’ve collected tips and insights specifically for the Second Stage from previous classes. In the Wiki, you can also find [[Bewerbung für die Second Stage#Tips and insights from previous classes for planning your Second Stage|tips for plannig your Second Stage for the application]] as well as [[Tipps von geförderten Projekten|general tips from previously founded projects]].

As a general rule: Feel free to ask Team PTF—not so we can tell you what to do, but so we can share our experiences from the last Second Stage with you!

== Tips for making the most of the Second Stage ==

=== Focus shift / way of working ===

* Individual developers in particular may feel a big difference compared to the regular funding period, as the tasks change fundamentally.

* You may find it difficult to stop developing new features and shift your focus away from coding.

* You’ll be doing tasks that might not feel like work, since these tasks (unlike coding tasks) can’t be clearly checked off a list—that’s okay; that’s the point.
** These include, for example: networking, relationship-building, discussing branding issues and other topics, community work, attending coaching sessions, writing texts, preparing/giving presentations, etc.
** Try to find a way to still perceive this as work that you accomplish.

* Use the Second Stage for all the things beyond coding—you likely won’t have the opportunity to get paid for these tasks anytime soon.

* Take the motto seriously: Trial & Error. Experiment; if you realize the approach isn’t working, have the courage to adjust your goals. You have that freedom at the PTF.

=== Time management ===

* Set a clear focus and don’t plan too many different tasks; multiple processes will be running in parallel anyway (maintenance, development, 2S focus, PTF deliverables).

* Create concrete schedules and, in addition to your focus on the Second Stage, also set aside time for:
** Regular team meetings (there will be a lot to discuss): weekly team check-ins have proven useful,
** Coaching sessions (including follow-up),
** Documentation,
** Blog/knowledge base posts,
** User testing,
** Time off and vacations (it’s not expected that you’ll work nonstop for 10 months, even if it’s fun!).
* Catching up on delays from the regular funding period will be stressful; try to avoid that.

=== Coaching sessions ===

* Take advantage of the coaching sessions; schedule them early—otherwise, things will get stressful toward the end.
* Coaching sessions involve not only input but also reflection and homework, so there is follow-up work that will also take time.
* You can book coaching sessions in blocks or by the hour—depending on the topic, one approach or the other may make more sense—feel free to ask Superbloom or the project support teams for advice!

== Experiences from previous classes ==

=== Community work ===

* Community processes take time: start as early as possible.

* Community calls can be a good tool:
** Don’t make calls dependent on new features—if there aren’t any new features, you can use the time and space to gather feedback (this also eliminates the pressure to develop a new feature every two weeks).
** Consistency in offerings: It’s helpful to offer regular calls.

* Communication with the community can generate good ideas, sometimes even better than your own.

=== Public relations ===

* Social Media: Consistency pays off—produce content regularly as early as possible (e.g., build in public).

* It can be worthwhile to plan all communication-related tasks as an integral part of the project work rather than handling them on the side (which can quickly become overwhelming).

=== Implementation ===

* In the Second Stage, the roles can reverse: You transition from maintainer to contributor and attempt to integrate your own project into other software. The sometimes lengthy wait can be frustrating.
* You might be able to obtain merge rights before submitting planned pull requests or, if possible, push for more direct communication with maintainers.

* A standalone version can be a good interim solution to bridge waiting periods.

=== Helpful tips ===

* It can be useful to include new unofficial team members (e.g., people from the community).

* Celebrate the small steps: new followers, deadlines, feedback.

* Make friends; don’t work alone. Get feedback early and be open.

* Try to make real-life connections and become visible: attend conferences, host community calls, network with people working on similar topics, etc.
* Embrace imperfection.

Tipps für die Second Stage

2026-06-11T13:47:45Z

Marie-Lena:

''(English version below)''

Auf dieser Seite haben wir Tipps und Erfahrungen von früheren Jahrgängen speziell für die Second Stage gesammelt. Im Wiki findet ihr außerdem [[Bewerbung für die Second Stage#Tipps und Erfahrungen aus früheren Jahrgängen für die Planung eurer Second Stage|Tipps für die Planung eurer Second Stage bei der Bewerbung]] und [[Tipps von geförderten Projekten|allgemeine Tipps aus vergangenen Runden]].

Generell gilt: Fragt gerne Team PTF – nicht, damit wir euch sagen, was ihr tun sollt, sondern damit auch wir unsere Erfahrungen aus der letzten Second Stage mit euch teilen können!

== Tipps für die Umsetzung der Second Stage ==

=== Fokuswechsel / Arbeitsweise ===

* Besonders Einzelentwickler*innen können den Unterschied zur regulären Förderzeit stark spüren, da sich die Aufgaben grundlegend verändern.

* Es wird euch ggf. schwer fallen, keine weiteren Features zu entwickeln und den Fokus weg vom Code zu setzen.

* Ihr werdet Aufgaben machen, die sich vielleicht nicht wie Arbeit anfühlen, da die Aufgaben (im Gegensatz zu Coding Tasks) nicht klar abgehakt werden können – das ist okay, das ist so gedacht.
** Darunter fallen zum Beispiel: Networking, Beziehungsarbeit, Brandingfragen und anderes diskutieren, Communitywork, Coachings besuchen, Texte schreiben, Vorträge vorbereiten/halten etc.
** Versucht einen Weg zu finden, das trotzdem als Arbeit wahrzunehmen, die ihr leistet.

* Nutzt die Second Stage für Dinge abseits vom Coding – ihr werdet voraussichtlich nicht mehr so schnell in die Lage kommen, für diese Aufgaben bezahlt zu werden.

* Nehmt das Motto ernst: Trial & Error. Probiert aus, wenn ihr merkt, der Ansatz klappt nicht, traut euch, eure Ziele anzupassen. Die Freiheit habt ihr beim PTF.

=== Zeitmanagement ===

* Setzt einen klaren Fokus und plant nicht zu viele verschiedene Aufgaben; es werden sowieso mehrere Prozesse parallel laufen (Maintenance, Development, Fokus der 2S, PTF-Deliverables).

* Macht konkrete Zeitpläne und berücksichtigt neben eurem Fokus für die Second Stage auch Zeit für:
** Regelmässige Teamabsprachen (es wird viel zu besprechen geben): wöchentliche Team-CheckIns bewähren sich gut,
** Coachings (inkl. Nachbereitung),
** Doku,
** Blog/KB Beitrag,
** User Testings,
** Auszeiten und Urlaube (Es ist nicht angedacht, dass ihr 10 Monate durcharbeitet, auch wenn es Spaß macht!).
* Verspätungen aus der regulären Förderzeit aufzuholen wird stressig, versucht das zu vermeiden.

=== Coachings ===

* Nutzt die Coachings, terminiert sie früh – es wird sonst stressig nach hinten raus.
* Coachings bedeuten neben Input auch Reflexion und Hausaufgaben, es gibt also eine Nachbereitung, die auch Zeit in Anspruch nehmen wird.
* Ihr könnt die Coachings am Stück oder stundenweise buchen – je nach Thema kann die eine oder die andere Herangehensweise sinnvoller sein – fragt dazu gern Superbloom oder die Projektbetreuung!

== Erfahrungen von früheren Jahrgängen ==

=== Community-Arbeit ===

* Community Prozesse brauchen Zeit: Fangt frühstmöglich an.

* Community-Calls können ein gutes Tool sein:
** Macht Calls nicht von Neuerungen abhängig – wenn es keine Neuerungen gibt, könnt ihr die Zeit und den Raum nutzen, um Feedback einzuholen (So verliert sich auch die „Bringschuld“, alle 2 Wochen ein neues Feature entwickeln zu müssen).
** Kontinuität im Angebot: Es ist hilfreich, regelmäßige Calls anzubieten.

* Kommunikation mit der Community kann gute Ideen liefern, manchmal sogar besser als die eigenen.

=== Öffentlichkeitsarbeit ===

* Social Media: Kontinuität zahlt sich aus - möglichst früh regelmäßig Content produzieren (z. B. build in public).

* Es kann sich lohnen, alles rund um Kommunikation als festen Bestandteil in die Projektarbeit einzuplanen und nicht nebenbei auszuführen (Das kann schnell zu viel werden).

=== Implementierung ===

* In der Second Stage können sich die Rollen umkehren: Man wird von dem*der Maintainer*in zur*zum Contributor*in und versucht das eigene Projekt in andere Software einzupflegen. Die mitunter lange Wartezeit kann frustrierend sein.
* Eventuell kann man sich vor geplanten Pull Requests Merge-Rechte besorgen oder, falls möglich, mehr direkten Austausch mit Maintainer*innen forcieren.

* Eine Stand-Alone-Version kann eine gute Zwischenlösung sein, um Wartezeiten zu überbrücken.

=== Hilfreiche Tipps ===

* Es kann sinnvoll sein, neue inoffizielle Teammitglieder mit aufzunehmen (z.B. Leute aus der Community).

* Feiert die kleinen Schritte: neue Follower*innen, Deadlines, Feedback.

* Findet Freund*innen, arbeitet nicht allein. Holt euch früh Feedback und seid offen.

* Versucht real life Kontakte herzustellen & werdet sichtbar: Geht auf Konferenzen, macht Community Calls, vernetzt euch mit Menschen, die sich mit ähnlichen Themen beschäftigen etc.
* Embrace imperfection.

= Tips for the Second Stage =
On this page, we’ve collected tips and insights specifically for the Second Stage from previous classes.
As a general rule: Feel free to ask Team PTF—not so we can tell you what to do, but so we can share our experiences from the last Second Stage with you!

== Tips for making the most of the Second Stage ==

=== Focus shift / way of working ===

* Individual developers in particular may feel a big difference compared to the regular funding period, as the tasks change fundamentally.

* You may find it difficult to stop developing new features and shift your focus away from coding.

* You’ll be doing tasks that might not feel like work, since these tasks (unlike coding tasks) can’t be clearly checked off a list—that’s okay; that’s the point.
** These include, for example: networking, relationship-building, discussing branding issues and other topics, community work, attending coaching sessions, writing texts, preparing/giving presentations, etc.
** Try to find a way to still perceive this as work that you accomplish.

* Use the Second Stage for all the things beyond coding—you likely won’t have the opportunity to get paid for these tasks anytime soon.

* Take the motto seriously: Trial & Error. Experiment; if you realize the approach isn’t working, have the courage to adjust your goals. You have that freedom at the PTF.

=== Time management ===

* Set a clear focus and don’t plan too many different tasks; multiple processes will be running in parallel anyway (maintenance, development, 2S focus, PTF deliverables).

* Create concrete schedules and, in addition to your focus on the Second Stage, also set aside time for:
** Regular team meetings (there will be a lot to discuss): weekly team check-ins have proven useful,
** Coaching sessions (including follow-up),
** Documentation,
** Blog/knowledge base posts,
** User testing,
** Time off and vacations (it’s not expected that you’ll work nonstop for 10 months, even if it’s fun!).
* Catching up on delays from the regular funding period will be stressful; try to avoid that.

=== Coaching sessions ===

* Take advantage of the coaching sessions; schedule them early—otherwise, things will get stressful toward the end.
* Coaching sessions involve not only input but also reflection and homework, so there is follow-up work that will also take time.
* You can book coaching sessions in blocks or by the hour—depending on the topic, one approach or the other may make more sense—feel free to ask Superbloom or the project support teams for advice!

== Experiences from previous classes ==

=== Community work ===

* Community processes take time: start as early as possible.

* Community calls can be a good tool:
** Don’t make calls dependent on new features—if there aren’t any new features, you can use the time and space to gather feedback (this also eliminates the pressure to develop a new feature every two weeks).
** Consistency in offerings: It’s helpful to offer regular calls.

* Communication with the community can generate good ideas, sometimes even better than your own.

=== Public relations ===

* Social Media: Consistency pays off—produce content regularly as early as possible (e.g., build in public).

* It can be worthwhile to plan all communication-related tasks as an integral part of the project work rather than handling them on the side (which can quickly become overwhelming).

=== Implementation ===

* In the Second Stage, the roles can reverse: You transition from maintainer to contributor and attempt to integrate your own project into other software. The sometimes lengthy wait can be frustrating.
* You might be able to obtain merge rights before submitting planned pull requests or, if possible, push for more direct communication with maintainers.

* A standalone version can be a good interim solution to bridge waiting periods.

=== Helpful tips ===

* It can be useful to include new unofficial team members (e.g., people from the community).

* Celebrate the small steps: new followers, deadlines, feedback.

* Make friends; don’t work alone. Get feedback early and be open.

* Try to make real-life connections and become visible: attend conferences, host community calls, network with people working on similar topics, etc.
* Embrace imperfection.

Tipps für die Second Stage

2026-06-11T13:34:38Z

Marie-Lena: Created new page

''(English version below)''

Auf dieser Seite haben wir Tipps und Erfahrungen von früheren Jahrgängen speziell für die Second Stage gesammelt.

Generell gilt: Fragt gerne Team PTF – nicht, damit wir euch sagen, was ihr tun sollt, sondern damit auch wir unsere Erfahrungen aus der letzten Second Stage mit euch teilen können!

== Tipps für die Umsetzung der Second Stage ==

=== Fokuswechsel / Arbeitsweise ===

* Besonders Einzelentwickler*innen können den Unterschied zur regulären Förderzeit stark spüren, da sich die Aufgaben grundlegend verändern.

* Es wird euch ggf. schwer fallen, keine weiteren Features zu entwickeln und den Fokus weg vom Code zu setzen.

* Ihr werdet Aufgaben machen, die sich vielleicht nicht wie Arbeit anfühlen, da die Aufgaben (im Gegensatz zu Coding Tasks) nicht klar abgehakt werden können – das ist okay, das ist so gedacht.
** Darunter fallen zum Beispiel: Networking, Beziehungsarbeit, Brandingfragen und anderes diskutieren, Communitywork, Coachings besuchen, Texte schreiben, Vorträge vorbereiten/halten etc.
** Versucht einen Weg zu finden, das trotzdem als Arbeit wahrzunehmen, die ihr leistet.

* Nutzt die Second Stage für Dinge abseits vom Coding – ihr werdet voraussichtlich nicht mehr so schnell in die Lage kommen, für diese Aufgaben bezahlt zu werden.

* Nehmt das Motto ernst: Trial & Error. Probiert aus, wenn ihr merkt, der Ansatz klappt nicht, traut euch, eure Ziele anzupassen. Die Freiheit habt ihr beim PTF.

=== Zeitmanagement ===

* Setzt einen klaren Fokus und plant nicht zu viele verschiedene Aufgaben; es werden sowieso mehrere Prozesse parallel laufen (Maintenance, Development, Fokus der 2S, PTF-Deliverables).

* Macht konkrete Zeitpläne und berücksichtigt neben eurem Fokus für die Second Stage auch Zeit für:
** Regelmässige Teamabsprachen (es wird viel zu besprechen geben): wöchentliche Team-CheckIns bewähren sich gut,
** Coachings (inkl. Nachbereitung),
** Doku,
** Blog/KB Beitrag,
** User Testings,
** Auszeiten und Urlaube (Es ist nicht angedacht, dass ihr 10 Monate durcharbeitet, auch wenn es Spaß macht!).
* Verspätungen aus der regulären Förderzeit aufzuholen wird stressig, versucht das zu vermeiden.

=== Coachings ===

* Nutzt die Coachings, terminiert sie früh – es wird sonst stressig nach hinten raus.
* Coachings bedeuten neben Input auch Reflexion und Hausaufgaben, es gibt also eine Nachbereitung, die auch Zeit in Anspruch nehmen wird.
* Ihr könnt die Coachings am Stück oder stundenweise buchen – je nach Thema kann die eine oder die andere Herangehensweise sinnvoller sein – fragt dazu gern Superbloom oder die Projektbetreuung!

== Erfahrungen von früheren Jahrgängen ==

=== Community-Arbeit ===

* Community Prozesse brauchen Zeit: fangt frühstmöglich an.

* Community-Calls können ein gutes Tool sein:
** Macht Calls nicht von Neuerungen abhängig – wenn es keine Neuerungen gibt, könnt ihr die Zeit und den Raum nutzen, um Feedback einzuholen (So verliert sich auch die „Bringschuld“, alle 2 Wochen ein neues Feature entwickeln zu müssen).
** Kontinuität im Angebot: Es ist hilfreich, regelmäßige Calls anzubieten.

* Kommunikation mit der Community kann gute Ideen liefern, manchmal sogar besser als die eigenen.

=== Öffentlichkeitsarbeit ===

* Social Media: Kontinuität zahlt sich aus - möglichst früh regelmäßig Content produzieren (z. B. build in public).

* Es kann sich lohnen, alles rund um Kommunikation als festen Bestandteil in die Projektarbeit einzuplanen und nicht nebenbei auszuführen (Das kann schnell zu viel werden).

=== Implementierung ===

* In der Second Stage können sich die Rollen umkehren: Man wird von dem*der Maintainer*in zur*zum Contributor*in und versucht das eigene Projekt in andere Software einzupflegen. Die mitunter lange Wartezeit kann frustrierend sein.
* Eventuell kann man sich vor geplanten Pull Requests Merge-Rechte besorgen oder, falls möglich, mehr direkten Austausch mit Maintainer*innen forcieren.

* Eine Stand-Alone-Version kann eine gute Zwischenlösung sein, um Wartezeiten zu überbrücken.

=== Hilfreiche Tipps ===

* Es kann sinnvoll sein, neue inoffizielle Teammitglieder mit aufzunehmen (z.B. Leute aus der Community).

* Feiert die kleinen Schritte: neue Follower*innen, Deadlines, Feedback.

* Findet Freund*innen, arbeitet nicht allein. Holt euch früh Feedback und seid offen.

* Versucht real life Kontakte herzustellen & werdet sichtbar: Geht auf Konferenzen, macht Community Calls, vernetzt euch mit Menschen, die sich mit ähnlichen Themen beschäftigen etc.
* Embrace imperfection.

Bewerbung für die Second Stage

2026-06-11T13:15:07Z

Marie-Lena:

''(English version below)''

Auf dieser Seite findet ihr Informationen zur Bewerbung für die Second Stage und den administrativen Schritten danach. Mehr Informationen zum Ablauf und den Inhalten findet ihr auf der allgemeinen Seite zur [[Second Stage]].

'''Wichtig: Die hier gelisteten Informationen galten für Jahrgang 01 und werden für Jahrgang 02 ggf. noch einmal leicht angepasst. Finale Informationen dazu folgen im Sommer 2026.'''

== Warum gibt es die Second Stage? ==
In der Technologie- sowie im Speziellen der FOSS-Förderung gibt es ein Problem: Innovationen werden gut und gerne finanziert, nur bleibt oft offen, wie es danach weitergeht. Wenige Technologien sind nach der initialen Finanzierung so weit, dass sie in den Produktivbetrieb gehen und sich selbst finanzieren können.

Deswegen wollen wir euch mit der Second Stage die Möglichkeit geben, weitere vier Monate an der nachhaltigen Absicherung eures Projektes zu arbeiten.

Je nachdem, was der Fokus eures Projekts in der Second Stage sein soll, werdet ihr auch an zwei weiteren [https://wiki.prototypefund.de/Coachings Coachings] teilnehmen - etwa zum Thema Security, Gründung oder Community Building. Ziel der Second Stage ist es, dass das Projekt besser nutzbar und bekannt gemacht wird, sodass es nach Abschluss der Förderung gute Chancen hat, langfristig und nachhaltig Bestand zu haben.

Reminder: '''Projekte, die nicht an der Second Stage teilnehmen, sind für uns nicht weniger wertvoll'''. Wir schätzen, dass ca. 50 % jeder Runde an dieser Verlängerung der Förderzeit teilnehmen werden, und es gibt viele Gründe, warum ein Projekt nicht teilnehmen kann. Vielleicht passt das Format nicht zum Projekt, oder ihr seht persönlich keinen Bedarf für diese Art von Unterstützung. Vielleicht ist euer Projekt bereits Teil einer nachhaltigen Struktur und ihr braucht nur die sechs Monate, um es zu programmieren. Vielleicht war eure Bewerbung für die reguläre Förderzeit großartig, aber eure Pläne für die Second Stage passen nicht in den Rahmen des Prototype Fund. Insgesamt werden bis zu 15 Projekte für die Second Stage gefördert. Dies hängt davon ab, wie gut die Bewertungen insgesamt sind. '''Nicht alle Plätze der Second Stage müssen gefüllt werden''', d.h. es können auch weniger Projekte gefördert werden, wenn die Qualität der Bewerbungen nicht ausreicht.

== Grundsätzliches zur Bewerbung ==
Wenn ihr euch bei der initialen Bewerbung nicht für die Second Stage beworben habt, sind die folgenden Abschnitte für euch nicht relevant: '''Leider ist es zu diesem Zeitpunkt nicht mehr möglich, eine Second Stage zu beantragen''', da mit eurem ursprünglichen Antrag bereits die maximale Laufzeit und maximale Fördersumme festgelegt wurde.

Wenn ihr euch für die Second Stage beworben habt, sind die Mittel für die vier zusätzlichen Monate vorerst '''gesperrt'''. Im 5. Fördermonat teilt eine Jury die begrenzten Plätze für die Second-Stage-Förderung auf der Grundlage eurer Arbeit in den ersten Monaten der regulären Förderung sowie einer neuen kleinen '''Bewerbung''' zu. Die Entscheidung basiert auf einer schriftlichen Einreichung und einer kurzen Online-Pitch-Session.

'''Als Vorbereitung zur Bewerbung lest euch diese Wikiseite bitte vollständig durch.''' Anfang September findet außerdem eine Sprechstunde statt, bei der wir gern eure Fragen (auf Deutsch und Englisch) zur Second Stage beantworten. Auch in den Zwischengesprächen können wir gern über eure Bewerbung und eure Ziele für die Second Stage sprechen.

Aus Fairnessgründen beantworten wir keine inhaltlichen Fragen zu euren Second-Stage-Bewerbungen. Wir können aber einschätzen, ob eure Ideen für die Second Stage grundsätzlich förderfähig sind (das heißt: ob wir die Art von Vorhaben fördern dürfen, ob z. B. nicht zu viele Entwicklungsarbeiten dabei sind), geben euch gern allgemeine Tipps und beantworten auch alle Fragen zu den Formalitäten. Wenn ihr euch unsicher seid: Sprecht uns gern an!

Auch wichtig: Die Coaching-Sessions mit Superbloom können nicht für die Vorbereitung der Bewerbung (weder schriftlich noch Pitch) genutzt werden. Es ist natürlich absolut in Ordnung, wenn ihr im Coaching besprechen wollt, wie ihr eure Projekte nachhaltiger gestaltet. Wie wir die Grenze zwischen „Vorbereitung der Bewerbung“ und „Schritte für die Nachhaltigkeit“ definieren, könnt ihr auf der [https://wiki.prototypefund.de/index.php?title=Superbloom#Can_I_prepare_my_application_for_the_Second_Stage_with_Superbloom? Coaching-Seite] lesen.

=== Timeline der Bewerbung ===
{| class="wikitable"
!Anfang September 2026
|Sprechstunde Second-Stage-Bewerbung
|optional
|-
!17. - 30. September
|Bewerbungsphase Second-Stage-Förderung
|
|-
!30. September
|Deadline Einreichung schriftliche Bewerbung
|verpflichtend
|-
!9. Oktober 2026
|Pitch-Session (online)
|verpflichtend
|-
!Mitte Oktober
|Entscheidung und Förderzusage
|
|-
!Oktober–November
|Antragseinreichung zur Entsperrung der Mittel
|verpflichtend
|-
!1. Dezember
|Start der Second Stage
|
|-
!vorauss. 1. Dezember
|Online Kick-Off der Second Stage
|verpflichtend
|}

== Die schriftliche Bewerbung ==
''Wann'': 17. bis 30. September 2026 - '''Achtung''': Einreichungen nach der Deadline werden nicht für die Auswahl berücksichtigt!

''Wo'': [https://bewerben.prototypefund.de/ bewerben.prototypefund.de] - der genaue Link folgt per Mail

''Was'': Beantwortet 8 (bzw. 9) Fragen zu euren Plänen für die Second-Stage-Förderung

''Sprache'': Die schriftliche Bewerbung erfolgt auf Deutsch, Nicht-Muttersprachler*innen können auch auf Englisch einreichen.

Die schriftliche Bewerbung findet über unsere Bewerbungsplattform statt, die ihr aus eurer initialen Bewerbung für den Prototype Fund schon kennt. Dort müssen die folgenden Fragen, basierend auf dem aktuellen Arbeitsstand, sowie eure Ideen für die Second Stage beantwortet werden:
'''Dein Projekt in der regulären Förderphase'''

- Welche Meilensteine wurden mit welchen Ergebnissen erzielt? (max. 100 Wörter)
- Werden bis zum Ende der regulären Förderperiode alle planmäßigen Meilensteine erreicht? Wenn nein, warum? (max. 100 Wörter)
- Welche Maßnahmen wurden bislang ergriffen, um Nutzer*innen anzusprechen? (max. 100 Wörter)
- Was ist aktuell die größte Herausforderung im Projekt? Wie kann dieser begegnet werden? (max. 175 Wörter)

'''Deine Pläne für die Second Stage'''

- Auf welchem Wege soll das Projekt nachhaltig nutzbar werden? Wurden hierfür bereits Maßnahmen ergriffen? Wenn ja, welche? (max. 175 Wörter)
- Sind für den Erfolg des Projekts Änderungen an der ursprünglichen Planung nötig? Wenn ja, welche und warum? (max. 175 Wörter)
- Welche Meilensteine sollen in der Second Stage erreicht werden? (max. 100 Wörter)
- Wie viele Stunden wollt ihr in der Second Stage am Projekt arbeiten? (Maximum Einzelpersonen: 633, Maximum Teams: 1.267)

'''Ergänzende Hinweise'''

- Möchtest du der Jury noch etwas mitteilen? (optional) (max. 175 Wörter)
Eure Pläne für die Second-Stage-Föderphase dürfen von der initialen Bewerbung und dem Antrag abweichen. Wenn das, was ihr euch damals für die Second Stage vorgenommen habt, nicht mehr realistisch oder sinnvoll erscheint, könnt ihr euren Fokus für die viermonatige Förderzeit gern neu setzen. Wichtig ist nur, dass der Fokus für euer Projekt sinnvoll durchdacht und in der Zeit, die euch zur Verfügung steht, machbar ist.

'''Tipp:''' Werdet in eurer Bewerbung so konkret wie möglich. Wenn ihr plant auf Konferenzen zu gehen, zählt diese auf. Wenn ihr in Kontakt mit Unternehmen oder Communities treten möchtet, definiert eure Zielgruppen möglichst genau. Solltet ihr Pilotprojekte planen, benennt eure Partner*innen dafür. Falls ihr Publikationen oder Beiträge in Medien/Podcasts plant, stellt dar, wo diese veröffentlicht werden.

=== Meilensteine in der Second Stage ===
Reminder: '''In der Second Stage steht die Entwicklungsarbeit nicht mehr im Mittelpunkt.''' Entwicklungsmeilensteine, die ihr in der regulären Förderzeit nicht geschafft habt, können nicht in die Second Stage verschoben werden, außer ihr könnt begründen, dass diese Schritte notwendig für die Nachhaltigkeit des Projekts sind und erklären, warum sie nicht mehr in der regulären Förderphase umgesetzt werden können. Ziel der Second Stage ist es, eure Projekte auf den Weg zu nachhaltigen Strukturen zu bringen, sei es durch eine Gründung, den Aufbau einer Community oder Partnerschaften, Dokumentation und User Testing, Kommunikationsmaßnahmen, usw. Natürlich können sich dadurch kleine Entwicklungsarbeiten ergeben (z. B. Anpassungen auf der Basis eines User Testings, Einbettung von Community-Beiträgen, Bugfixes etc.). Diese sollen aber nicht im Vordergrund stehen und können nur mitgefördert werden, wenn sie den anderen Maßnahmen dienen. So kann die Verteilung in eurem Antrag aussehen:

Hier listen wir Beispiele von Meilensteinen, die in der Second Stage förderfähig sind. (Das ist keine abschließende Liste. Andere Maßnahmen können für eure Projekte besser geeignet sein. '''Je nach Fokus eurer Second Stage müsst ihr natürlich nicht alle diese Themen in der Bewerbung abdecken.''' Wenn ihr euch unsicher seid, ob eure Ideen gefördert werden können, fragt uns gerne!)

'''Konkrete Schritte zur Verbreitung und Nutzbarmachung (Fokus der Second-Stage-Förderung):'''
* User Testing
* Partnerakquise
* Gründung (Firmenaubau, Kundenakquise & Marketing, usw.)
* Präsenz auf Fachveranstaltungen
* Erstellung einer Website und/oder weiterer öffentlichkeitswirksamer Maßnahmen
* Communityarbeit
* Outreach
* usw.
'''Technische Entwicklung (maximal kleiner Anteil der Second-Stage-Förderung):'''
* Fertigstellung von Features, die aufgrund von Verzögerungen, Bugfixes, Dependencies etc. noch fehlen und für die Nachhaltigkeit des Projekts wichtig sind.
* Entwicklung von im Erstantrag nicht vorhergesehenen Features etc., die sich bspw. im User Testing oder in Gesprächen mit potenziellen Partnern als sinnvoll herausgestellt haben.
* Anpassungen auf der Basis eines User Testings
* Einbettung von Community-Beiträgen
* Bugfixes
* etc.

Die technischen Meilensteine müssen der allgemeinen Nachhaltigkeitsstrategie des Projekts dienen und in diesem Sinne begründet sein.

'''Wichtig''': Die Meilensteine müssen in der angegebenen Stundenzahl realistisch umsetzbar sein. In den meisten Fällen ist es nicht möglich, z.B. eine Gründung, den Ausbau der Dokumentation, Communityaufbau und ein Pilotprojekt gleichzeitig in nur vier Monaten zu verfolgen.

=== Lizenzierung in der Second Stage ===
'''Zum Code:'''
* Der in den bezahlten Stunden der regulären Förderphase geschriebene Code muss zwingend unter einer FOSS-Lizenz veröffentlicht werden – ohne Ausnahme.
* Der Code, der in der Second Stage direkt zum Projekt beigetragen wird (Erweiterungen, Anpassungen auf Basis von Feedback, Bugfixes usw.), muss ebenfalls unter einer FOSS-Lizenz veröffentlicht werden. Wenn Code für einen Partner geschrieben wird, und dieser nicht Open Source sein kann, müssen diese Stunden anderweitig, beispielsweise vom Partner, bezahlt werden.
* Im Rahmen von Maßnahmen zur Nachhaltigkeit sollte immer geprüft werden, ob der Code unter einer FOSS-Lizenz stehen kann – das gilt beispielsweise für eine Projektwebseite. Ausnahmen sind in der Bewerbung für die Second Stage zu begründen.
'''Andere Produkte, die in der Second Stage produziert werden:'''
* Texte, Logos und Bilder (u. ä.), die in der Second Stage entstehen, müssen nicht unter einer Creative-Commons-Lizenz veröffentlicht werden. Wir freuen uns jedoch besonders, wenn ihr euch dafür entscheidet.
* Nach demselben Ansatz möchten wir alle Geförderten dazu ermutigen, bei der Umsetzung der Meilensteine in der zweiten Phase möglichst viele FOSS-Produkte und datensparsame Tools einzusetzen. Das gilt beispielsweise für Kommunikationstools und Plattformen für den Communityaustausch. Hierbei handelt es sich jedoch nur um eine Empfehlung: Die Geförderten dürfen selbst entscheiden, was für die Projekte sinnvoll ist. Manchmal sind neue Zielgruppen z. B. nur auf bestimmten Plattformen wie LinkedIn oder Instagram zu erreichen. In solchen Fällen ist eine kurze Begründung in der Bewerbung hilfreich, damit die Jury einschätzen kann, inwiefern eure Strategie geeignet ist.

== Die Pitch-Session ==
''Wann'': 9. Oktober 2026 - jedes Projekt bekommt eine genaue Uhrzeit zugeteilt. Wir melden uns Anfang Oktober per Mail dazu.

''Wo'': Online - auch wenn ihr in Berlin wohnt (sonst wäre es nicht fair)

''Was'': 5 Minuten Pitch, 5 Minuten Fragen beantworten

''Wer:'' Nur offiziell Geförderte können pitchen.

''Sprache'': Deutsch (oder Englisch für Nicht-Muttersprachler*innen)
Die '''Pitch-Session''' findet voraussichtlich am 9. Oktober 2026 ausschließlich online statt. Für die Pitches bekommt jedes eurer Projekte 5 Minuten Zeit, um der Jury zu erklären, warum die Second Stage wichtig für euer Projekt ist, welche Ziele ihr verfolgt und mit welcher Strategie ihr sie erreichen möchtet. Nach eurem Pitch haben die Juror*innen die Gelegenheit, Nachfragen zu eurer Bewerbung und eurem Pitch zu stellen.

Das Präsentationsformat für den Pitch kann frei gewählt werden: Folien, Screensharing, Visuals, everything you need. Dabei ist wichtig, dass ihr die folgenden Fragen beantwortet:
- Warum brauche ich/brauchen wir die Second Stage?
- Was ist mein/unser konkretes Ziel in der Second Stage?
- Wie wird dieses Ziel erreicht?
Teilt uns bitte im '''Vorfeld per E-Mail''' mit, wie (Folien, Screensharing, etc.) ihr eure Präsentation gestalten wollt. Die Deadline dafür kommunizieren wir frühzeitig per Mail. Wenn ihr Folien nutzen möchtet, brauchen wir sie '''spätestens am Vortag bis 15 Uhr als PDF per E-Mail'''. In diesem Zeitraum werden wir auch eine Test-Session anbieten, bei der ihr euch in das Videotool einwählen und eure Präsentation bzw. die Technik kurz testen könnt. Genaue Infos dazu folgen kurz vorher per Mail.

Die Jury der Second Stage besteht aus zwei Juror*innen aus dem [https://www.prototypefund.de/bewerbung/jury Jurypool], Vertreter*innen des Projektträgers und des Prototype Fund - außerdem ist voraussichtlich ein*e Vertreter*in aus dem BMFTR bei der Sitzung anwesend. Die Bewertung basiert auf dem technischen Stand des Projekts (das Projekt muss 2 Monate vor Ende der regulären Förderzeit nicht zu 100% fertig sein, ihr müsst aber zeigen können, dass die Arbeit gut vorankommt), den Maßnahmen zur Sicherstellung der Nachhaltigkeit (z. B. Community-Aufbau, Öffentlichkeitsarbeit) und den geplanten Schritten für die Second-Stage-Förderung. Nach den Pitch-Sessions diskutiert die Jury die Ergebnisse und stellt einen Fördervorschlag für die Second Stage zusammen, auf Basis dessen das BMFTR die finale Entscheidung trifft. Die Entscheidung wird etwa zwei Wochen nach der Pitch-Session an euch kommuniziert. Insgesamt werden bis zu 15 Projekte für die Second Stage gefördert. Dies hängt davon ab, wie gut die Bewertungen insgesamt sind. '''Nicht alle Plätze der Second Stage müssen gefüllt werden''', d.h. es können auch weniger Projekte gefördert werden, wenn die Qualität der Bewerbungen nicht ausreicht.

== Administratives ==

=== Arbeitszeit und Stundenumfang ===
In der Second Stage könnt ihr als Team maximal 63.333 € und als Einzelperson maximal 31.667 € beantragen. Diese Summen sind angelehnt an zwei bzw. eine Vollzeitstelle über vier Monate. Der Stundenlohn ist auf 50 € gedeckelt.

Es ist generell möglich, dass ihr euch für die Second Stage mit einer geringeren Stundenanzahl bewerbt, als ihr bei der initialen Bewerbung angegeben habt. In der Second Stage könnt ihr auch mit weniger Wochenstunden als in der regulären Förderphase planen.

Das kann zum Beispiel sinnvoll sein, wenn ihr während der Förderzeit feststellt, dass die Second-Stage-Arbeit weniger Zeit benötigen wird, als ursprünglich geplant. Vielleicht hat sich auch eine bezahlte Zusammenarbeit mit Partner*innen ergeben oder euer Projekt wird durch andere Förderquellen bereits in Teilen querfinanziert. Oder ihr steht in einem Arbeitsverhältnis, habt euch für den Förderzeitraum freistellen lassen und möchtet mit 50% zurück in das Arbeitsverhältnis gehen und die weiteren 50% am Prototype-Fund-Projekt arbeiten.

Es gibt ganz unterschiedliche Szenarien und es ist vollkommen in Ordnung, wenn sich der ursprüngliche Zeitplan verändert. Schließlich werden die genauen Aufgaben für die Second Stage erst während der Förderzeit definiert. Sprecht uns gerne an, wenn ihr Rückfragen habt.

=== Entsperrung ===
Wird euer Projekt von der Jury für eine Second-Stage-Förderung ausgewählt, müsst ihr nach der Förderzusage einen offiziellen Antrag auf Entsperrung stellen, da die Mittel für die vier zusätzlichen Fördermonate vorerst '''gesperrt''' sind. Die Entsperrung kann erst nach der finalen und offiziellen Förderzusage stattfinden. Dafür füllt ihr auf profi-online im "'''Antrag auf Änderung Haushaltsdaten'''" das Bemerkungsfeld mit folgendem Text aus:
Hiermit beantrage ich, {VORNAME NAME}, die Entsperrung der für mein Vorhaben {Akronym}, FKZ {FKZ} in der Kostenposition 0837 gesperrten Fördermittel gemäß des auf Basis meiner Second-Stage-Bewerbung gefällten positiven Juryvotums (Sitzung vom 10.10.2025).

Die Summe in Höhe von {Summe} Euro ist für {Stundenzahl} Stunden zwingend erforderlich für die nachhaltige Entwicklung meines Projekts.
Für GbRs:
Hiermit beantrage ich, {VORNAME NAME}, als Geschäftsführung der {Name GbR}, die Entsperrung der für unser Vorhaben {Akronym}, FKZ {FKZ} in der Kostenposition 0837 gesperrten Fördermittel gemäß des auf Basis unserer Second-Stage-Bewerbung gefällten positiven Juryvotums (Sitzung vom 10.10.2025).

Die Summe in Höhe von {Summe} Euro ist für {Stundenzahl} Stunden zwingend erforderlich für die nachhaltige Entwicklung unseres Projekts.
Bitte passt dabei die Klammerausdrücke entsprechend an euer Projekt und eure Second-Stage-Bewerbung an.

Wichtig ist, dass die Summe der Arbeitsstunden, die ihr angebt, mit der Summe Arbeitsstunden aus der Second-Stage-Bewerbung, wie sie nach der Jurysitzung bestätigt wurde, übereinstimmt. Falls ihr Fragen dazu habt, meldet euch gern bei eurer [[Ansprechpartner*innen beim Projektträger|Ansprechperson beim Projektträger]].

== Tipps und Erfahrungen aus früheren Jahrgängen für die Planung eurer Second Stage ==
Wir möchten gerne die Erfahrungen und Tipps aus vergangen Jahrgängen teilen, die für eure Bewerbung und die Planung der Second Stage hilfreich sein können:

* Ein gutes Zeitmanagement ist für die Second Stage wichtig, denn einerseits ist die Workload hoch, andererseits sind es nur 4 Monate UND die Weihnachtszeit fällt hier rein.

* Focus, reduce, scope, promise less: Setzt einen klaren Fokus und plant nicht zu viele verschiedene Aufgaben, es werden sowieso mehrere Prozesse parallel laufen (Maintenance, Development, Fokus der Second Stage, PTF-Deliverables).
* Verspätungen aus der regulären Förderzeit aufzuholen wird stressig, versucht das zu vermeiden.
* Plant Zeit ein für:
** die Deliverables (Blogpost/KB-Beitrag, Zwischengespräche, Dokumentation, Vorbereitung des Abschlussevents);
** Coachings und ggf. daraus resultierende (Haus-)Aufgaben;
** regelmässigen Austausch im Team – es wird viel zu besprechen geben und womöglich arbeitet ihr anders zusammen als in der regulären Förderphase;
** Kommunikation mit Externen. Es könnte viele Feedbackschlaufen brauchen oder lange Wartezeiten geben, wenn ihr auf Rückmeldungen z.B. zu einer geplanten Implementierung oder Pilotprojekten wartet;
** Auszeiten und Urlaube – es ist nicht angedacht, dass ihr 10 Monate durcharbeitet, auch wenn es Spaß macht!

= In English: Application for the Second Stage =
On this page, you can find more information on the application process for the Second Stage and the administrative steps afterwards. If you are looking for more information on the timeline and contents, you can find them on the general page on the [[Second Stage]].

'''Please note: The information listed here applies to class 01 and may be slightly adjusted for class 02. Final details will be provided in the summer of 2026.'''

== Why does the Second Stage exist? ==
There is an issue in technology and FOSS funding: innovative projects are readily financed, but it often remains unclear what happens afterwards. Few technologies are ready for operational use and self-financing after the initial funding runs out.

For this reason, we offer the Second Stage, which provides an opportunity to work for a further four months on securing the project’s sustainability.

The aim of the Second Stage is to improve the usability and visibility of the project, increasing its chances of long-term sustainability once the funding period ends.

Reminder: '''Projects that don't participate in the Second Stage are not less valuable to us.''' We estimate that approximately 50% of each round will participate in this extended funding period, and there are many reasons why a project might not participate. Maybe it's not a good fit for your project, or you personally don't see the need for this type of support. Maybe your project is already sustainable and you just need the six months to code. Maybe your application for the regular funding period was great, but your application for the second phase doesn't fit the scope of the Prototype Fund. A total of up to 15 projects will be funded for the Second Stage. The number of funded projects will depend on the quality of the submissions. '''Not''' '''all spots in the Second Stage have to be filled''', i.e., fewer projects may be funded if the quality of the applications is not sufficient.

== General information on the application ==
If you haven't already applied for the Second Stage, the following paragraphs are not relevant for you: Unfortunately, it is '''not possible to add a Second Stage at this point''', as the maximum duration and the maximum amount of funding allocated to your project was made final after your general application.

If you have applied for the Second Stage, the funds allocated for the four additional months are '''locked''' for now. During the 5th month of funding, a jury will allocate the limited Second Stage spots based on your work during the first months of funding as well as a new, short application. The decision is based on a written '''submission''' and a short online pitch session.

'''To prepare for your application, please read this wiki page.''' We will hold a consultation hour in early September, during which we will be happy to answer your questions about your Second Stage application (in German and English). We are also happy to discuss your application and your goals for the Second Stage during the 1:1 meetings.

To stay fair, we do not answer any questions regarding the content of your Second Stage applications. However, we can assess whether your ideas for the Second Stage are eligible for funding (i.e., whether we are allowed to fund the type of project, whether it involves too much development work, etc.), give you general tips, and answer any questions you may have about the formalities. If you are unsure, just ask!

Also important: The coaching sessions with Superbloom cannot be used to prepare your application (written or pitch). Of course, it is perfectly fine if you want to discuss how to make your projects more sustainable during the coaching sessions. You can read about how we define the boundary between “application preparation” and “steps toward sustainability” on the [https://wiki.prototypefund.de/index.php?title=Superbloom#Can_I_prepare_my_application_for_the_Second_Stage_with_Superbloom? coaching page].

=== Timeline for the application ===
{| class="wikitable"
!Beginning of September 2026
|Consultation hour, application for the Second Stage
|optional
|-
!September 17th–30th
|Application period Second Stage Funding
|
|-
!September 30th
|Deadline submission of written application
|mandatory
|-
!October 9th
|Pitch session (online)
|mandatory
|-
!Middle of October
|Decision and funding commitment
|
|-
!October–November
|Request to release these funds
|mandatory
|-
!December 1st
|Start of the Second Stage
|
|-
!Expected on December 1st
|Online kick off Second Stage
|mandatory
|}

== Written application ==
''When'': September 17th to 30th, 2026 - '''Please note''': Submissions after the deadline will not be considered for selection!

''Where'': [https://bewerben.prototypefund.de/ bewerben.prototypefund.de] – the exact link will be sent via email

''What'': Answer 8 (or 9) questions about your plans for the Second Stage funding

''Language'': The written application may be submitted in German, or if you are not a native German speaker, in English.

The written application must be submitted via our application platform, which you already know from your initial application for the Prototype Fund. Based on the current status of your work, you must answer the following questions and provide your ideas for the Second Stage:
'''Your project in the regular funding period'''

- Which milestones have been achieved and what were the results? (max. 100 words)
- Will all planned milestones be achieved by the end of the regular funding period? If not, why? (max. 100 words)
- What measures have been taken so far to reach users? (max. 100 words)
- What is currently the biggest challenge in the project? How can this challenge be overcome? (max. 175 words)

'''Your plans for the Second Stage'''

- How will the project be made usable in the long term? Have any steps already been taken to this end? If yes, which ones? (max. 175 words)
- Are changes to the original plan necessary for the project to succeed? If yes, which ones and why? (max. 175 words)
- What milestones do you plan to achieve in the Second Stage? (max. 100 words)
- How many hours do you plan to work on the project in the Second Stage? (Maximum number of hours for individuals: 633, maximum number of hours for teams: 1.267)

'''Additional comments'''

- Is there anything else you would like to tell the jury? (optional) (max. 175 words)
Your plans for the Second Stage funding can differ from what you wrote in your initial application. If what you had planned for the Second Stage no longer seems realistic or feasible, you are welcome to change your plans for the four-month funding period. The important thing is that your project has a clear focus and feasible within the available time.

'''Tip:''' Be as specific as possible in your application. If you plan to attend conferences, list them. If you want to connect with companies or communities, define your target groups as precisely as possible. If you are planning pilot projects, name your partners. If you plan to publish articles or contribute to media outlets or podcasts, specify where they will be published.

=== Milestones ===
Reminder: '''In the Second Stage, the focus is no longer on development work.''' Development milestones that were not achieved during the regular funding period cannot be carried over to the Second Stage unless they are necessary steps for making your project sustainable and you can justify why these milestones weren’t reached in the regular funding period. The aim of the Second Stage is to set your projects on the path to sustainable structures, whether through establishing a company, building a community or forming partnerships, writing documentation and conducting user testing, implementing communication strategies, etc. Of course, this may result in minor development work (e.g., adjustments based on the results of user testing, merging community contributions, bug fixes, etc.), but these milestones should not be the main focus and can only be funded if they support the other milestones. These are the type of milestones that can be funded in the Second Stage:

Here are some examples of milestones that are eligible for funding in the Second Stage. (This is not an exhaustive list: other measures may be more suitable for your projects. '''You do not have to cover all of these topics in your application, which ones are relevant to you depends on the focus you plan for your Second Stage.''' If you are unsure whether your ideas are eligible for funding, please feel free to ask us!)

'''Specific steps to improve the visibility, usability and sustainability of the project (main focus of your application for the Second Stage):'''
* User testing
* Partner acquisition
* Establishment of a business (administrative setup, marketing & customer acquisition, etc.)
* Presence and presentation at conferences
* Creation of a website and/or other communication strategies
* Community work
* Outreach
* etc.
'''Technical development (can be funded as a small part of your Second Stage, but can’t be the main focus):'''
* Completion of features that are still missing (e.g. due to delays, bug fixes, dependencies, etc.) and are important for the sustainability of the project.
* Development of features not foreseen in the initial application which have e.g. proven useful in user testing or in discussions with potential partners.
* Adjustments based on user testing
* Integration of community contributions
* Bug fixes
* etc.

The technical milestones must support the project's overall sustainability strategy and be justified in this context.

'''Important''': The milestones have to be realistic to achieve in the number of hours you've set. In most cases, it's not possible to tackle things like launching a startup, expanding documentation, building a community, and running a pilot project all at once in just four months.

=== Licensing in the Second Stage ===
'''Code:'''
* The code written during the paid hours of the regular funding phase must be published under a FOSS license—without exception.
* The code that is contributed directly to the project in the Second Stage (additional features, adjustments based on feedback, bug fixes, etc.) must also be published under a FOSS license. If code is written for a partner and cannot be published under a FOSS license, these hours must be paid for by another party, such as the partner.
*For sustainability measures that are not direct contributions to the code of your funded project, you should always check if the code can be licensed under a FOSS license - this is the case for a project website, for example. Exceptions should be justified in the application for the Second Stage.
'''Other products developed in the Second Stage:'''
* Texts, logos, images, and similar items created in the Second Stage do not have to be published under a Creative Commons license. However, we would appreciate it if you chose to do so.
* Following the same approach, we would like to encourage all grant recipients to use as many FOSS products and privacy-friendly tools as possible when implementing the milestones in the second phase. This applies, for example, to communication tools and platforms used for community interaction. This is, however, only a recommendation: grant recipients are free to decide for themselves what makes sense for their projects. Sometimes new target groups can only be reached on certain platforms such as LinkedIn or Instagram. In cases like this, it is helpful to include a brief explanation in your application so that the jury can assess the suitability of your strategy.

== Pitch session ==
''When'': October 9th, 2026 – each project will be assigned a specific time slot. We will contact you by email in the beginning of October.

''Where'': Online – even if you live in Berlin (otherwise it wouldn't be fair)

''What'': 5 minutes pitch, followed by 5 minutes for questions

''Who:'' Only official grantees can pitch.

''Language'': German (or English if you aren’t a native German speaker)
The '''pitch session''' will take place exclusively online expected on October 9th. Each of the projects teams will have 5 minutes to explain to the jury why the Second Stage is important for their project, what goals they are pursuing, and what strategy they intend to implement to make their project more sustainable. After every pitch, the jury will have the opportunity to ask you questions about your application and your pitch.

The presentation format for the pitch is up to you: slides, screen sharing, visuals, everything you need. You just have to make sure that you answer the following questions:
- Why do I/we need the Second Stage?
- What is my/our specific goal in the Second Stage?
- How will this goal be achieved?
Please let us know beforehand by email how you would like to give your presentation (slides, screen sharing, etc.). We will inform you early on about the deadline for this. If you would like to use slides, we need them '''by 3 PM the day before at the latest, sent as a pdf by email'''. Around this time, we will organize test sessions where you can dial into the video tool we’ll use for the pitches and quickly test your presentation, sound and video. We will send you more information about the test sessions via email.

The Second Stage jury consists of two judges from the [https://www.prototypefund.de/bewerbung/jury jury pool], representatives of the Projektträger and the Prototype Fund – a representative from the BMFTR is also expected to attend the session. The evaluation is based on the technical status of the project (the project does not have to be 100% complete two months before the end of the regular funding period, but you must be able to show that the work is progressing well), the measures taken to ensure sustainability (e.g., community building, public relations), and the planned steps for the Second Stage funding. After the pitch session, the jury will discuss the results and propose a list of projects for funding for the Second Stage, on the basis of which the BMFTR will make the final decision. The decision will be communicated to you approximately two weeks after the pitch session. A total of up to 15 projects will be funded for the Second Stage. The number of funded projects will depend on the quality of the submissions. '''Not''' '''all spots in the Second Stage have to be filled''', i.e., fewer projects may be funded if the quality of the applications is not sufficient.

== Administration ==

=== Working hours and number of hours ===
In the Second Stage, you can apply for a maximum of €63,333 as a team and a maximum of €31,667 as an individual. These amounts are based on two or one full-time positions over four months. The hourly wage is capped at €50.

It is generally possible to apply for the Second Stage with fewer hours than you specified in your initial application. In the Second Stage, you can also plan fewer hours per week than in the regular funding phase.

This can be useful if you realize during the funding period that the Second Stage work will require less time than originally planned. Perhaps you already managed to set up a paid collaboration with a partner, or your project is already being partially cross-financed by other sources of funding. Or you are employed, have taken a leave of absence for the funding period, and would like to return to your job at 50% and work on the Prototype Fund project for the remaining 50%.

There are many different scenarios, and it is perfectly fine if the original schedule changes. Ultimately, the specific tasks for the Second Stage are only being defined within the current funding period. Please feel free to contact us if you have any questions.

=== Releasing the funds for the Second Stage (“Entsperrung”) ===
Currently the funds for the four additional months of funding are locked. Before you can get started with the Second Stage, you must submit an official request to release these funds. They can only be unlocked after the final and official funding approval. To do this, fill in the comments field on profi-online in the “'''Antrag auf Änderung Haushaltsdaten'''” form with the following text:
Hiermit beantrage ich, {VORNAME NAME}, die Entsperrung der für mein Vorhaben {Akronym}, FKZ {FKZ} in der Kostenposition 0837 gesperrten Fördermittel gemäß des auf Basis meiner Second-Stage-Bewerbung gefällten positiven Juryvotums (Sitzung vom 10.10.2025).

Die Summe in Höhe von {Summe} Euro ist für {Stundenzahl} Stunden zwingend erforderlich für die nachhaltige Entwicklung meines Projekts.
For teams:
Hiermit beantrage ich, {VORNAME NAME}, als Geschäftsführung der {Name GbR}, die Entsperrung der für unser Vorhaben {Akronym}, FKZ {FKZ} in der Kostenposition 0837 gesperrten Fördermittel gemäß des auf Basis unserer Second-Stage-Bewerbung gefällten positiven Juryvotums (Sitzung vom 10.10.2025).

Die Summe in Höhe von {Summe} Euro ist für {Stundenzahl} Stunden zwingend erforderlich für die nachhaltige Entwicklung unseres Projekts.
Please adjust the expressions in brackets accordingly to your project and your Second Stage application.

The total number of working hours you specify must match the total number of working hours from the Second Stage application as confirmed after the jury meeting. If you have any questions, please contact your [[Ansprechpartner*innen beim Projektträger|contact person of the project management agency]].

== Tips and insights from previous classes for planning your Second Stage ==
We’d like to share some insights and tips from previous classes that may be helpful for your application and for planning the Second Stage:

* Good time management is essential for the Second Stage, because the workload is heavy: It’s only 4 months, AND the holiday season falls right in the middle of it.

* Focus, reduce, scope, promise less: Set a clear focus and don’t plan too many different tasks; several processes will be running in parallel anyway (maintenance, development, Second Stage focus, PTF deliverables).
* Catching up on delays from the regular funding period will be stressful.
* Set aside time for:
** the deliverables (blog post/KB article, 1:1 meetings, documentation, preparation for the closing event);
** the mandatory coaching sessions, including (home)work that may result from them;
** regular team meetings – there will be a lot to discuss, and you may be working together differently than during the regular funding phase;
** communication with external partners. There may be many feedback loops or long wait times when you’re waiting for responses, e.g., about a planned implementation or pilot projects.
** time off and vacations—it’s not expected that you’ll work nonstop for 10 months, even if it’s fun!

Bewerbung für die Second Stage

2026-06-11T13:00:16Z

Marie-Lena:

''(English version below)''

Auf dieser Seite findet ihr Informationen zur Bewerbung für die Second Stage und den administrativen Schritten danach. Mehr Informationen zum Ablauf und den Inhalten findet ihr auf der allgemeinen Seite zur [[Second Stage]].

'''Wichtig: Die hier gelisteten Informationen galten für Jahrgang 01 und werden für Jahrgang 02 ggf. noch einmal leicht angepasst. Finale Informationen dazu folgen im Sommer 2026.'''

== Warum gibt es die Second Stage? ==
In der Technologie- sowie im Speziellen der FOSS-Förderung gibt es ein Problem: Innovationen werden gut und gerne finanziert, nur bleibt oft offen, wie es danach weitergeht. Wenige Technologien sind nach der initialen Finanzierung so weit, dass sie in den Produktivbetrieb gehen und sich selbst finanzieren können.

Deswegen wollen wir euch mit der Second Stage die Möglichkeit geben, weitere vier Monate an der nachhaltigen Absicherung eures Projektes zu arbeiten.

Je nachdem, was der Fokus eures Projekts in der Second Stage sein soll, werdet ihr auch an zwei weiteren [https://wiki.prototypefund.de/Coachings Coachings] teilnehmen - etwa zum Thema Security, Gründung oder Community Building. Ziel der Second Stage ist es, dass das Projekt besser nutzbar und bekannt gemacht wird, sodass es nach Abschluss der Förderung gute Chancen hat, langfristig und nachhaltig Bestand zu haben.

Reminder: '''Projekte, die nicht an der Second Stage teilnehmen, sind für uns nicht weniger wertvoll'''. Wir schätzen, dass ca. 50 % jeder Runde an dieser Verlängerung der Förderzeit teilnehmen werden, und es gibt viele Gründe, warum ein Projekt nicht teilnehmen kann. Vielleicht passt das Format nicht zum Projekt, oder ihr seht persönlich keinen Bedarf für diese Art von Unterstützung. Vielleicht ist euer Projekt bereits Teil einer nachhaltigen Struktur und ihr braucht nur die sechs Monate, um es zu programmieren. Vielleicht war eure Bewerbung für die reguläre Förderzeit großartig, aber eure Pläne für die Second Stage passen nicht in den Rahmen des Prototype Fund. Insgesamt werden bis zu 15 Projekte für die Second Stage gefördert. Dies hängt davon ab, wie gut die Bewertungen insgesamt sind. '''Nicht alle Plätze der Second Stage müssen gefüllt werden''', d.h. es können auch weniger Projekte gefördert werden, wenn die Qualität der Bewerbungen nicht ausreicht.

== Grundsätzliches zur Bewerbung ==
Wenn ihr euch bei der initialen Bewerbung nicht für die Second Stage beworben habt, sind die folgenden Abschnitte für euch nicht relevant: '''Leider ist es zu diesem Zeitpunkt nicht mehr möglich, eine Second Stage zu beantragen''', da mit eurem ursprünglichen Antrag bereits die maximale Laufzeit und maximale Fördersumme festgelegt wurde.

Wenn ihr euch für die Second Stage beworben habt, sind die Mittel für die vier zusätzlichen Monate vorerst '''gesperrt'''. Im 5. Fördermonat teilt eine Jury die begrenzten Plätze für die Second-Stage-Förderung auf der Grundlage eurer Arbeit in den ersten Monaten der regulären Förderung sowie einer neuen kleinen '''Bewerbung''' zu. Die Entscheidung basiert auf einer schriftlichen Einreichung und einer kurzen Online-Pitch-Session.

'''Als Vorbereitung zur Bewerbung lest euch diese Wikiseite bitte vollständig durch.''' Anfang September findet außerdem eine Sprechstunde statt, bei der wir gern eure Fragen (auf Deutsch und Englisch) zur Second Stage beantworten. Auch in den Zwischengesprächen können wir gern über eure Bewerbung und eure Ziele für die Second Stage sprechen.

Aus Fairnessgründen beantworten wir keine inhaltlichen Fragen zu euren Second-Stage-Bewerbungen. Wir können aber einschätzen, ob eure Ideen für die Second Stage grundsätzlich förderfähig sind (das heißt: ob wir die Art von Vorhaben fördern dürfen, ob z. B. nicht zu viele Entwicklungsarbeiten dabei sind), geben euch gern allgemeine Tipps und beantworten auch alle Fragen zu den Formalitäten. Wenn ihr euch unsicher seid: Sprecht uns gern an!

Auch wichtig: Die Coaching-Sessions mit Superbloom können nicht für die Vorbereitung der Bewerbung (weder schriftlich noch Pitch) genutzt werden. Es ist natürlich absolut in Ordnung, wenn ihr im Coaching besprechen wollt, wie ihr eure Projekte nachhaltiger gestaltet. Wie wir die Grenze zwischen „Vorbereitung der Bewerbung“ und „Schritte für die Nachhaltigkeit“ definieren, könnt ihr auf der [https://wiki.prototypefund.de/index.php?title=Superbloom#Can_I_prepare_my_application_for_the_Second_Stage_with_Superbloom? Coaching-Seite] lesen.

=== Timeline der Bewerbung ===
{| class="wikitable"
!Anfang September 2026
|Sprechstunde Second-Stage-Bewerbung
|optional
|-
!17. - 30. September
|Bewerbungsphase Second-Stage-Förderung
|
|-
!30. September
|Deadline Einreichung schriftliche Bewerbung
|verpflichtend
|-
!9. Oktober 2026
|Pitch-Session (online)
|verpflichtend
|-
!Mitte Oktober
|Entscheidung und Förderzusage
|
|-
!Oktober–November
|Antragseinreichung zur Entsperrung der Mittel
|verpflichtend
|-
!1. Dezember
|Start der Second Stage
|
|-
!vorauss. 1. Dezember
|Online Kick-Off der Second Stage
|verpflichtend
|}

== Die schriftliche Bewerbung ==
''Wann'': 17. bis 30. September 2026 - '''Achtung''': Einreichungen nach der Deadline werden nicht für die Auswahl berücksichtigt!

''Wo'': [https://bewerben.prototypefund.de/ bewerben.prototypefund.de] - der genaue Link folgt per Mail

''Was'': Beantwortet 8 (bzw. 9) Fragen zu euren Plänen für die Second-Stage-Förderung

''Sprache'': Die schriftliche Bewerbung erfolgt auf Deutsch, Nicht-Muttersprachler*innen können auch auf Englisch einreichen.

Die schriftliche Bewerbung findet über unsere Bewerbungsplattform statt, die ihr aus eurer initialen Bewerbung für den Prototype Fund schon kennt. Dort müssen die folgenden Fragen, basierend auf dem aktuellen Arbeitsstand, sowie eure Ideen für die Second Stage beantwortet werden:
'''Dein Projekt in der regulären Förderphase'''

- Welche Meilensteine wurden mit welchen Ergebnissen erzielt? (max. 100 Wörter)
- Werden bis zum Ende der regulären Förderperiode alle planmäßigen Meilensteine erreicht? Wenn nein, warum? (max. 100 Wörter)
- Welche Maßnahmen wurden bislang ergriffen, um Nutzer*innen anzusprechen? (max. 100 Wörter)
- Was ist aktuell die größte Herausforderung im Projekt? Wie kann dieser begegnet werden? (max. 175 Wörter)

'''Deine Pläne für die Second Stage'''

- Auf welchem Wege soll das Projekt nachhaltig nutzbar werden? Wurden hierfür bereits Maßnahmen ergriffen? Wenn ja, welche? (max. 175 Wörter)
- Sind für den Erfolg des Projekts Änderungen an der ursprünglichen Planung nötig? Wenn ja, welche und warum? (max. 175 Wörter)
- Welche Meilensteine sollen in der Second Stage erreicht werden? (max. 100 Wörter)
- Wie viele Stunden wollt ihr in der Second Stage am Projekt arbeiten? (Maximum Einzelpersonen: 633, Maximum Teams: 1.267)

'''Ergänzende Hinweise'''

- Möchtest du der Jury noch etwas mitteilen? (optional) (max. 175 Wörter)
Eure Pläne für die Second-Stage-Föderphase dürfen von der initialen Bewerbung und dem Antrag abweichen. Wenn das, was ihr euch damals für die Second Stage vorgenommen habt, nicht mehr realistisch oder sinnvoll erscheint, könnt ihr euren Fokus für die viermonatige Förderzeit gern neu setzen. Wichtig ist nur, dass der Fokus für euer Projekt sinnvoll durchdacht und in der Zeit, die euch zur Verfügung steht, machbar ist.

'''Tipp:''' Werdet in eurer Bewerbung so konkret wie möglich. Wenn ihr plant auf Konferenzen zu gehen, zählt diese auf. Wenn ihr in Kontakt mit Unternehmen oder Communities treten möchtet, definiert eure Zielgruppen möglichst genau. Solltet ihr Pilotprojekte planen, benennt eure Partner*innen dafür. Falls ihr Publikationen oder Beiträge in Medien/Podcasts plant, stellt dar, wo diese veröffentlicht werden.

=== Meilensteine in der Second Stage ===
Reminder: '''In der Second Stage steht die Entwicklungsarbeit nicht mehr im Mittelpunkt.''' Entwicklungsmeilensteine, die ihr in der regulären Förderzeit nicht geschafft habt, können nicht in die Second Stage verschoben werden, außer ihr könnt begründen, dass diese Schritte notwendig für die Nachhaltigkeit des Projekts sind und erklären, warum sie nicht mehr in der regulären Förderphase umgesetzt werden können. Ziel der Second Stage ist es, eure Projekte auf den Weg zu nachhaltigen Strukturen zu bringen, sei es durch eine Gründung, den Aufbau einer Community oder Partnerschaften, Dokumentation und User Testing, Kommunikationsmaßnahmen, usw. Natürlich können sich dadurch kleine Entwicklungsarbeiten ergeben (z. B. Anpassungen auf der Basis eines User Testings, Einbettung von Community-Beiträgen, Bugfixes etc.). Diese sollen aber nicht im Vordergrund stehen und können nur mitgefördert werden, wenn sie den anderen Maßnahmen dienen. So kann die Verteilung in eurem Antrag aussehen:

Hier listen wir Beispiele von Meilensteinen, die in der Second Stage förderfähig sind. (Das ist keine abschließende Liste. Andere Maßnahmen können für eure Projekte besser geeignet sein. '''Je nach Fokus eurer Second Stage müsst ihr natürlich nicht alle diese Themen in der Bewerbung abdecken.''' Wenn ihr euch unsicher seid, ob eure Ideen gefördert werden können, fragt uns gerne!)

'''Konkrete Schritte zur Verbreitung und Nutzbarmachung (Fokus der Second-Stage-Förderung):'''
* User Testing
* Partnerakquise
* Gründung (Firmenaubau, Kundenakquise & Marketing, usw.)
* Präsenz auf Fachveranstaltungen
* Erstellung einer Website und/oder weiterer öffentlichkeitswirksamer Maßnahmen
* Communityarbeit
* Outreach
* usw.
'''Technische Entwicklung (maximal kleiner Anteil der Second-Stage-Förderung):'''
* Fertigstellung von Features, die aufgrund von Verzögerungen, Bugfixes, Dependencies etc. noch fehlen und für die Nachhaltigkeit des Projekts wichtig sind.
* Entwicklung von im Erstantrag nicht vorhergesehenen Features etc., die sich bspw. im User Testing oder in Gesprächen mit potenziellen Partnern als sinnvoll herausgestellt haben.
* Anpassungen auf der Basis eines User Testings
* Einbettung von Community-Beiträgen
* Bugfixes
* etc.

Die technischen Meilensteine müssen der allgemeinen Nachhaltigkeitsstrategie des Projekts dienen und in diesem Sinne begründet sein.

'''Wichtig''': Die Meilensteine müssen in der angegebenen Stundenzahl realistisch umsetzbar sein. In den meisten Fällen ist es nicht möglich, z.B. eine Gründung, den Ausbau der Dokumentation, Communityaufbau und ein Pilotprojekt gleichzeitig in nur vier Monaten zu verfolgen.

=== Lizenzierung in der Second Stage ===
'''Zum Code:'''
* Der in den bezahlten Stunden der regulären Förderphase geschriebene Code muss zwingend unter einer FOSS-Lizenz veröffentlicht werden – ohne Ausnahme.
* Der Code, der in der Second Stage direkt zum Projekt beigetragen wird (Erweiterungen, Anpassungen auf Basis von Feedback, Bugfixes usw.), muss ebenfalls unter einer FOSS-Lizenz veröffentlicht werden. Wenn Code für einen Partner geschrieben wird, und dieser nicht Open Source sein kann, müssen diese Stunden anderweitig, beispielsweise vom Partner, bezahlt werden.
* Im Rahmen von Maßnahmen zur Nachhaltigkeit sollte immer geprüft werden, ob der Code unter einer FOSS-Lizenz stehen kann – das gilt beispielsweise für eine Projektwebseite. Ausnahmen sind in der Bewerbung für die Second Stage zu begründen.
'''Andere Produkte, die in der Second Stage produziert werden:'''
* Texte, Logos und Bilder (u. ä.), die in der Second Stage entstehen, müssen nicht unter einer Creative-Commons-Lizenz veröffentlicht werden. Wir freuen uns jedoch besonders, wenn ihr euch dafür entscheidet.
* Nach demselben Ansatz möchten wir alle Geförderten dazu ermutigen, bei der Umsetzung der Meilensteine in der zweiten Phase möglichst viele FOSS-Produkte und datensparsame Tools einzusetzen. Das gilt beispielsweise für Kommunikationstools und Plattformen für den Communityaustausch. Hierbei handelt es sich jedoch nur um eine Empfehlung: Die Geförderten dürfen selbst entscheiden, was für die Projekte sinnvoll ist. Manchmal sind neue Zielgruppen z. B. nur auf bestimmten Plattformen wie LinkedIn oder Instagram zu erreichen. In solchen Fällen ist eine kurze Begründung in der Bewerbung hilfreich, damit die Jury einschätzen kann, inwiefern eure Strategie geeignet ist.

== Die Pitch-Session ==
''Wann'': 9. Oktober 2026 - jedes Projekt bekommt eine genaue Uhrzeit zugeteilt. Wir melden uns Anfang Oktober per Mail dazu.

''Wo'': Online - auch wenn ihr in Berlin wohnt (sonst wäre es nicht fair)

''Was'': 5 Minuten Pitch, 5 Minuten Fragen beantworten

''Wer:'' Nur offiziell Geförderte können pitchen.

''Sprache'': Deutsch (oder Englisch für Nicht-Muttersprachler*innen)
Die '''Pitch-Session''' findet voraussichtlich am 9. Oktober 2026 ausschließlich online statt. Für die Pitches bekommt jedes eurer Projekte 5 Minuten Zeit, um der Jury zu erklären, warum die Second Stage wichtig für euer Projekt ist, welche Ziele ihr verfolgt und mit welcher Strategie ihr sie erreichen möchtet. Nach eurem Pitch haben die Juror*innen die Gelegenheit, Nachfragen zu eurer Bewerbung und eurem Pitch zu stellen.

Das Präsentationsformat für den Pitch kann frei gewählt werden: Folien, Screensharing, Visuals, everything you need. Dabei ist wichtig, dass ihr die folgenden Fragen beantwortet:
- Warum brauche ich/brauchen wir die Second Stage?
- Was ist mein/unser konkretes Ziel in der Second Stage?
- Wie wird dieses Ziel erreicht?
Teilt uns bitte im '''Vorfeld per E-Mail''' mit, wie (Folien, Screensharing, etc.) ihr eure Präsentation gestalten wollt. Die Deadline dafür kommunizieren wir frühzeitig per Mail. Wenn ihr Folien nutzen möchtet, brauchen wir sie '''spätestens am Vortag bis 15 Uhr als PDF per E-Mail'''. In diesem Zeitraum werden wir auch eine Test-Session anbieten, bei der ihr euch in das Videotool einwählen und eure Präsentation bzw. die Technik kurz testen könnt. Genaue Infos dazu folgen kurz vorher per Mail.

Die Jury der Second Stage besteht aus zwei Juror*innen aus dem [https://www.prototypefund.de/bewerbung/jury Jurypool], Vertreter*innen des Projektträgers und des Prototype Fund - außerdem ist voraussichtlich ein*e Vertreter*in aus dem BMFTR bei der Sitzung anwesend. Die Bewertung basiert auf dem technischen Stand des Projekts (das Projekt muss 2 Monate vor Ende der regulären Förderzeit nicht zu 100% fertig sein, ihr müsst aber zeigen können, dass die Arbeit gut vorankommt), den Maßnahmen zur Sicherstellung der Nachhaltigkeit (z. B. Community-Aufbau, Öffentlichkeitsarbeit) und den geplanten Schritten für die Second-Stage-Förderung. Nach den Pitch-Sessions diskutiert die Jury die Ergebnisse und stellt einen Fördervorschlag für die Second Stage zusammen, auf Basis dessen das BMFTR die finale Entscheidung trifft. Die Entscheidung wird etwa zwei Wochen nach der Pitch-Session an euch kommuniziert. Insgesamt werden bis zu 15 Projekte für die Second Stage gefördert. Dies hängt davon ab, wie gut die Bewertungen insgesamt sind. '''Nicht alle Plätze der Second Stage müssen gefüllt werden''', d.h. es können auch weniger Projekte gefördert werden, wenn die Qualität der Bewerbungen nicht ausreicht.

== Administratives ==

=== Arbeitszeit und Stundenumfang ===
In der Second Stage könnt ihr als Team maximal 63.333 € und als Einzelperson maximal 31.667 € beantragen. Diese Summen sind angelehnt an zwei bzw. eine Vollzeitstelle über vier Monate. Der Stundenlohn ist auf 50 € gedeckelt.

Es ist generell möglich, dass ihr euch für die Second Stage mit einer geringeren Stundenanzahl bewerbt, als ihr bei der initialen Bewerbung angegeben habt. In der Second Stage könnt ihr auch mit weniger Wochenstunden als in der regulären Förderphase planen.

Das kann zum Beispiel sinnvoll sein, wenn ihr während der Förderzeit feststellt, dass die Second-Stage-Arbeit weniger Zeit benötigen wird, als ursprünglich geplant. Vielleicht hat sich auch eine bezahlte Zusammenarbeit mit Partner*innen ergeben oder euer Projekt wird durch andere Förderquellen bereits in Teilen querfinanziert. Oder ihr steht in einem Arbeitsverhältnis, habt euch für den Förderzeitraum freistellen lassen und möchtet mit 50% zurück in das Arbeitsverhältnis gehen und die weiteren 50% am Prototype-Fund-Projekt arbeiten.

Es gibt ganz unterschiedliche Szenarien und es ist vollkommen in Ordnung, wenn sich der ursprüngliche Zeitplan verändert. Schließlich werden die genauen Aufgaben für die Second Stage erst während der Förderzeit definiert. Sprecht uns gerne an, wenn ihr Rückfragen habt.

=== Entsperrung ===
Wird euer Projekt von der Jury für eine Second-Stage-Förderung ausgewählt, müsst ihr nach der Förderzusage einen offiziellen Antrag auf Entsperrung stellen, da die Mittel für die vier zusätzlichen Fördermonate vorerst '''gesperrt''' sind. Die Entsperrung kann erst nach der finalen und offiziellen Förderzusage stattfinden. Dafür füllt ihr auf profi-online im "'''Antrag auf Änderung Haushaltsdaten'''" das Bemerkungsfeld mit folgendem Text aus:
Hiermit beantrage ich, {VORNAME NAME}, die Entsperrung der für mein Vorhaben {Akronym}, FKZ {FKZ} in der Kostenposition 0837 gesperrten Fördermittel gemäß des auf Basis meiner Second-Stage-Bewerbung gefällten positiven Juryvotums (Sitzung vom 10.10.2025).

Die Summe in Höhe von {Summe} Euro ist für {Stundenzahl} Stunden zwingend erforderlich für die nachhaltige Entwicklung meines Projekts.
Für GbRs:
Hiermit beantrage ich, {VORNAME NAME}, als Geschäftsführung der {Name GbR}, die Entsperrung der für unser Vorhaben {Akronym}, FKZ {FKZ} in der Kostenposition 0837 gesperrten Fördermittel gemäß des auf Basis unserer Second-Stage-Bewerbung gefällten positiven Juryvotums (Sitzung vom 10.10.2025).

Die Summe in Höhe von {Summe} Euro ist für {Stundenzahl} Stunden zwingend erforderlich für die nachhaltige Entwicklung unseres Projekts.
Bitte passt dabei die Klammerausdrücke entsprechend an euer Projekt und eure Second-Stage-Bewerbung an.

Wichtig ist, dass die Summe der Arbeitsstunden, die ihr angebt, mit der Summe Arbeitsstunden aus der Second-Stage-Bewerbung, wie sie nach der Jurysitzung bestätigt wurde, übereinstimmt. Falls ihr Fragen dazu habt, meldet euch gern bei eurer [[Ansprechpartner*innen beim Projektträger|Ansprechperson beim Projektträger]].

== Tipps und Erfahrungen aus früheren Jahrgängen für die Planung eurer Second Stage ==
Wir möchten gerne die Erfahrungen und Tipps aus vergangen Jahrgängen teilen, die für eure Bewerbung und die Planung der Second Stage hilfreich sein können:

* Ein gutes Zeitmanagement ist für die Second Stage wichtig, denn der Workload ist hoch:
** Es sind nur 4 Monate UND die Weihnachtszeit fällt hier rein.
** Die Deliverables (Blogpost/KB-Beitrag, Coachings, Zwischengespräche, Dokumentation, Vorbereitung des Abschlussevents) nehmen Zeit in Anspruch.
** Die Coachings sind jetzt verpflichtend und bringen ggf. (Haus-)Aufgaben mit sich.

* Focus, reduce, scope, promise less: Setzt einen klaren Fokus und plant nicht zu viele verschiedene Aufgaben, es werden sowieso mehrere Prozesse parallel laufen (Maintenance, Development, Fokus der 2S, PTF-Deliverables).
* Verspätungen aus der regulären Förderzeit aufzuholen wird stressig.
* Plant Zeit ein:
** für regelmässigen Austausch im Team – es wird viel zu besprechen geben und womöglich arbeitet ihr anders zusammen als in der regulären Förderphase.
** für Auszeiten und Urlaube – es ist nicht angedacht, dass ihr 10 Monate durcharbeitet, auch wenn es Spaß macht!
** für Kommunikation mit Externen. Es könnte viele Feedbackschlaufen brauchen oder lange Wartezeiten geben, wenn ihr auf Rückmeldungen z.B. zu einer geplanten Implementierung oder Pilotprojekten wartet.

= In English: Application for the Second Stage =
On this page, you can find more information on the application process for the Second Stage and the administrative steps afterwards. If you are looking for more information on the timeline and contents, you can find them on the general page on the [[Second Stage]].

'''Please note: The information listed here applies to class 01 and may be slightly adjusted for class 02. Final details will be provided in the summer of 2026.'''

== Why does the Second Stage exist? ==
There is an issue in technology and FOSS funding: innovative projects are readily financed, but it often remains unclear what happens afterwards. Few technologies are ready for operational use and self-financing after the initial funding runs out.

For this reason, we offer the Second Stage, which provides an opportunity to work for a further four months on securing the project’s sustainability.

The aim of the Second Stage is to improve the usability and visibility of the project, increasing its chances of long-term sustainability once the funding period ends.

Reminder: '''Projects that don't participate in the Second Stage are not less valuable to us.''' We estimate that approximately 50% of each round will participate in this extended funding period, and there are many reasons why a project might not participate. Maybe it's not a good fit for your project, or you personally don't see the need for this type of support. Maybe your project is already sustainable and you just need the six months to code. Maybe your application for the regular funding period was great, but your application for the second phase doesn't fit the scope of the Prototype Fund. A total of up to 15 projects will be funded for the Second Stage. The number of funded projects will depend on the quality of the submissions. '''Not''' '''all spots in the Second Stage have to be filled''', i.e., fewer projects may be funded if the quality of the applications is not sufficient.

== General information on the application ==
If you haven't already applied for the Second Stage, the following paragraphs are not relevant for you: Unfortunately, it is '''not possible to add a Second Stage at this point''', as the maximum duration and the maximum amount of funding allocated to your project was made final after your general application.

If you have applied for the Second Stage, the funds allocated for the four additional months are '''locked''' for now. During the 5th month of funding, a jury will allocate the limited Second Stage spots based on your work during the first months of funding as well as a new, short application. The decision is based on a written '''submission''' and a short online pitch session.

'''To prepare for your application, please read this wiki page.''' We will hold a consultation hour in early September, during which we will be happy to answer your questions about your Second Stage application (in German and English). We are also happy to discuss your application and your goals for the Second Stage during the 1:1 meetings.

To stay fair, we do not answer any questions regarding the content of your Second Stage applications. However, we can assess whether your ideas for the Second Stage are eligible for funding (i.e., whether we are allowed to fund the type of project, whether it involves too much development work, etc.), give you general tips, and answer any questions you may have about the formalities. If you are unsure, just ask!

Also important: The coaching sessions with Superbloom cannot be used to prepare your application (written or pitch). Of course, it is perfectly fine if you want to discuss how to make your projects more sustainable during the coaching sessions. You can read about how we define the boundary between “application preparation” and “steps toward sustainability” on the [https://wiki.prototypefund.de/index.php?title=Superbloom#Can_I_prepare_my_application_for_the_Second_Stage_with_Superbloom? coaching page].

=== Timeline for the application ===
{| class="wikitable"
!Beginning of September 2026
|Consultation hour, application for the Second Stage
|optional
|-
!September 17th–30th
|Application period Second Stage Funding
|
|-
!September 30th
|Deadline submission of written application
|mandatory
|-
!October 9th
|Pitch session (online)
|mandatory
|-
!Middle of October
|Decision and funding commitment
|
|-
!October–November
|Request to release these funds
|mandatory
|-
!December 1st
|Start of the Second Stage
|
|-
!Expected on December 1st
|Online kick off Second Stage
|mandatory
|}

== Written application ==
''When'': September 17th to 30th, 2026 - '''Please note''': Submissions after the deadline will not be considered for selection!

''Where'': [https://bewerben.prototypefund.de/ bewerben.prototypefund.de] – the exact link will be sent via email

''What'': Answer 8 (or 9) questions about your plans for the Second Stage funding

''Language'': The written application may be submitted in German, or if you are not a native German speaker, in English.

The written application must be submitted via our application platform, which you already know from your initial application for the Prototype Fund. Based on the current status of your work, you must answer the following questions and provide your ideas for the Second Stage:
'''Your project in the regular funding period'''

- Which milestones have been achieved and what were the results? (max. 100 words)
- Will all planned milestones be achieved by the end of the regular funding period? If not, why? (max. 100 words)
- What measures have been taken so far to reach users? (max. 100 words)
- What is currently the biggest challenge in the project? How can this challenge be overcome? (max. 175 words)

'''Your plans for the Second Stage'''

- How will the project be made usable in the long term? Have any steps already been taken to this end? If yes, which ones? (max. 175 words)
- Are changes to the original plan necessary for the project to succeed? If yes, which ones and why? (max. 175 words)
- What milestones do you plan to achieve in the Second Stage? (max. 100 words)
- How many hours do you plan to work on the project in the Second Stage? (Maximum number of hours for individuals: 633, maximum number of hours for teams: 1.267)

'''Additional comments'''

- Is there anything else you would like to tell the jury? (optional) (max. 175 words)
Your plans for the Second Stage funding can differ from what you wrote in your initial application. If what you had planned for the Second Stage no longer seems realistic or feasible, you are welcome to change your plans for the four-month funding period. The important thing is that your project has a clear focus and feasible within the available time.

'''Tip:''' Be as specific as possible in your application. If you plan to attend conferences, list them. If you want to connect with companies or communities, define your target groups as precisely as possible. If you are planning pilot projects, name your partners. If you plan to publish articles or contribute to media outlets or podcasts, specify where they will be published.

=== Milestones ===
Reminder: '''In the Second Stage, the focus is no longer on development work.''' Development milestones that were not achieved during the regular funding period cannot be carried over to the Second Stage unless they are necessary steps for making your project sustainable and you can justify why these milestones weren’t reached in the regular funding period. The aim of the Second Stage is to set your projects on the path to sustainable structures, whether through establishing a company, building a community or forming partnerships, writing documentation and conducting user testing, implementing communication strategies, etc. Of course, this may result in minor development work (e.g., adjustments based on the results of user testing, merging community contributions, bug fixes, etc.), but these milestones should not be the main focus and can only be funded if they support the other milestones. These are the type of milestones that can be funded in the Second Stage:

Here are some examples of milestones that are eligible for funding in the Second Stage. (This is not an exhaustive list: other measures may be more suitable for your projects. '''You do not have to cover all of these topics in your application, which ones are relevant to you depends on the focus you plan for your Second Stage.''' If you are unsure whether your ideas are eligible for funding, please feel free to ask us!)

'''Specific steps to improve the visibility, usability and sustainability of the project (main focus of your application for the Second Stage):'''
* User testing
* Partner acquisition
* Establishment of a business (administrative setup, marketing & customer acquisition, etc.)
* Presence and presentation at conferences
* Creation of a website and/or other communication strategies
* Community work
* Outreach
* etc.
'''Technical development (can be funded as a small part of your Second Stage, but can’t be the main focus):'''
* Completion of features that are still missing (e.g. due to delays, bug fixes, dependencies, etc.) and are important for the sustainability of the project.
* Development of features not foreseen in the initial application which have e.g. proven useful in user testing or in discussions with potential partners.
* Adjustments based on user testing
* Integration of community contributions
* Bug fixes
* etc.

The technical milestones must support the project's overall sustainability strategy and be justified in this context.

'''Important''': The milestones have to be realistic to achieve in the number of hours you've set. In most cases, it's not possible to tackle things like launching a startup, expanding documentation, building a community, and running a pilot project all at once in just four months.

=== Licensing in the Second Stage ===
'''Code:'''
* The code written during the paid hours of the regular funding phase must be published under a FOSS license—without exception.
* The code that is contributed directly to the project in the Second Stage (additional features, adjustments based on feedback, bug fixes, etc.) must also be published under a FOSS license. If code is written for a partner and cannot be published under a FOSS license, these hours must be paid for by another party, such as the partner.
*For sustainability measures that are not direct contributions to the code of your funded project, you should always check if the code can be licensed under a FOSS license - this is the case for a project website, for example. Exceptions should be justified in the application for the Second Stage.
'''Other products developed in the Second Stage:'''
* Texts, logos, images, and similar items created in the Second Stage do not have to be published under a Creative Commons license. However, we would appreciate it if you chose to do so.
* Following the same approach, we would like to encourage all grant recipients to use as many FOSS products and privacy-friendly tools as possible when implementing the milestones in the second phase. This applies, for example, to communication tools and platforms used for community interaction. This is, however, only a recommendation: grant recipients are free to decide for themselves what makes sense for their projects. Sometimes new target groups can only be reached on certain platforms such as LinkedIn or Instagram. In cases like this, it is helpful to include a brief explanation in your application so that the jury can assess the suitability of your strategy.

== Pitch session ==
''When'': October 9th, 2026 – each project will be assigned a specific time slot. We will contact you by email in the beginning of October.

''Where'': Online – even if you live in Berlin (otherwise it wouldn't be fair)

''What'': 5 minutes pitch, followed by 5 minutes for questions

''Who:'' Only official grantees can pitch.

''Language'': German (or English if you aren’t a native German speaker)
The '''pitch session''' will take place exclusively online expected on October 9th. Each of the projects teams will have 5 minutes to explain to the jury why the Second Stage is important for their project, what goals they are pursuing, and what strategy they intend to implement to make their project more sustainable. After every pitch, the jury will have the opportunity to ask you questions about your application and your pitch.

The presentation format for the pitch is up to you: slides, screen sharing, visuals, everything you need. You just have to make sure that you answer the following questions:
- Why do I/we need the Second Stage?
- What is my/our specific goal in the Second Stage?
- How will this goal be achieved?
Please let us know beforehand by email how you would like to give your presentation (slides, screen sharing, etc.). We will inform you early on about the deadline for this. If you would like to use slides, we need them '''by 3 PM the day before at the latest, sent as a pdf by email'''. Around this time, we will organize test sessions where you can dial into the video tool we’ll use for the pitches and quickly test your presentation, sound and video. We will send you more information about the test sessions via email.

The Second Stage jury consists of two judges from the [https://www.prototypefund.de/bewerbung/jury jury pool], representatives of the Projektträger and the Prototype Fund – a representative from the BMFTR is also expected to attend the session. The evaluation is based on the technical status of the project (the project does not have to be 100% complete two months before the end of the regular funding period, but you must be able to show that the work is progressing well), the measures taken to ensure sustainability (e.g., community building, public relations), and the planned steps for the Second Stage funding. After the pitch session, the jury will discuss the results and propose a list of projects for funding for the Second Stage, on the basis of which the BMFTR will make the final decision. The decision will be communicated to you approximately two weeks after the pitch session. A total of up to 15 projects will be funded for the Second Stage. The number of funded projects will depend on the quality of the submissions. '''Not''' '''all spots in the Second Stage have to be filled''', i.e., fewer projects may be funded if the quality of the applications is not sufficient.

== Administration ==

=== Working hours and number of hours ===
In the Second Stage, you can apply for a maximum of €63,333 as a team and a maximum of €31,667 as an individual. These amounts are based on two or one full-time positions over four months. The hourly wage is capped at €50.

It is generally possible to apply for the Second Stage with fewer hours than you specified in your initial application. In the Second Stage, you can also plan fewer hours per week than in the regular funding phase.

This can be useful if you realize during the funding period that the Second Stage work will require less time than originally planned. Perhaps you already managed to set up a paid collaboration with a partner, or your project is already being partially cross-financed by other sources of funding. Or you are employed, have taken a leave of absence for the funding period, and would like to return to your job at 50% and work on the Prototype Fund project for the remaining 50%.

There are many different scenarios, and it is perfectly fine if the original schedule changes. Ultimately, the specific tasks for the Second Stage are only being defined within the current funding period. Please feel free to contact us if you have any questions.

=== Releasing the funds for the Second Stage (“Entsperrung”) ===
Currently the funds for the four additional months of funding are locked. Before you can get started with the Second Stage, you must submit an official request to release these funds. They can only be unlocked after the final and official funding approval. To do this, fill in the comments field on profi-online in the “'''Antrag auf Änderung Haushaltsdaten'''” form with the following text:
Hiermit beantrage ich, {VORNAME NAME}, die Entsperrung der für mein Vorhaben {Akronym}, FKZ {FKZ} in der Kostenposition 0837 gesperrten Fördermittel gemäß des auf Basis meiner Second-Stage-Bewerbung gefällten positiven Juryvotums (Sitzung vom 10.10.2025).

Die Summe in Höhe von {Summe} Euro ist für {Stundenzahl} Stunden zwingend erforderlich für die nachhaltige Entwicklung meines Projekts.
For teams:
Hiermit beantrage ich, {VORNAME NAME}, als Geschäftsführung der {Name GbR}, die Entsperrung der für unser Vorhaben {Akronym}, FKZ {FKZ} in der Kostenposition 0837 gesperrten Fördermittel gemäß des auf Basis unserer Second-Stage-Bewerbung gefällten positiven Juryvotums (Sitzung vom 10.10.2025).

Die Summe in Höhe von {Summe} Euro ist für {Stundenzahl} Stunden zwingend erforderlich für die nachhaltige Entwicklung unseres Projekts.
Please adjust the expressions in brackets accordingly to your project and your Second Stage application.

The total number of working hours you specify must match the total number of working hours from the Second Stage application as confirmed after the jury meeting. If you have any questions, please contact your [[Ansprechpartner*innen beim Projektträger|contact person of the project management agency]].

== Tips and insights from previous classes for planning your Second Stage ==
We’d like to share some insights and tips from previous classes that may be helpful for your application and for planning the Second Stage:

* Good time management is essential for the Second Stage, because the workload is heavy:
** It’s only 4 months, AND the holiday season falls right in the middle of it.
** The deliverables (blog post/KB article, coaching sessions, 1:1 meetings, documentation, preparation for the closing event) take time.
** The coaching sessions are now mandatory and may require (home)work.

* Focus, reduce, scope, promise less: Set a clear focus and don’t plan too many different tasks; several processes will be running in parallel anyway (maintenance, development, Second Stage focus, PTF deliverables).
* Catching up on delays from the regular funding period will be stressful.
* Set aside time:
** for regular team meetings – there will be a lot to discuss, and you may be working together differently than during the regular funding phase.
** for time off and vacations—it’s not expected that you’ll work nonstop for 10 months, even if it’s fun!
** for communication with external partners. There may be many feedback loops or long wait times when you’re waiting for responses, e.g., about a planned implementation or pilot projects.

Bewerbung für die Second Stage

2026-06-11T12:54:12Z

Marie-Lena: added tips and insights from previous classes

''(English version below)''

Auf dieser Seite findet ihr Informationen zur Bewerbung für die Second Stage und den administrativen Schritten danach. Mehr Informationen zum Ablauf und den Inhalten findet ihr auf der allgemeinen Seite zur [[Second Stage]].

'''Wichtig: Die hier gelisteten Informationen galten für Jahrgang 01 und werden für Jahrgang 02 ggf. noch einmal leicht angepasst. Finale Informationen dazu folgen im Sommer 2026.'''

== Warum gibt es die Second Stage? ==
In der Technologie- sowie im Speziellen der FOSS-Förderung gibt es ein Problem: Innovationen werden gut und gerne finanziert, nur bleibt oft offen, wie es danach weitergeht. Wenige Technologien sind nach der initialen Finanzierung so weit, dass sie in den Produktivbetrieb gehen und sich selbst finanzieren können.

Deswegen wollen wir euch mit der Second Stage die Möglichkeit geben, weitere vier Monate an der nachhaltigen Absicherung eures Projektes zu arbeiten.

Je nachdem, was der Fokus eures Projekts in der Second Stage sein soll, werdet ihr auch an zwei weiteren [https://wiki.prototypefund.de/Coachings Coachings] teilnehmen - etwa zum Thema Security, Gründung oder Community Building. Ziel der Second Stage ist es, dass das Projekt besser nutzbar und bekannt gemacht wird, sodass es nach Abschluss der Förderung gute Chancen hat, langfristig und nachhaltig Bestand zu haben.

Reminder: '''Projekte, die nicht an der Second Stage teilnehmen, sind für uns nicht weniger wertvoll'''. Wir schätzen, dass ca. 50 % jeder Runde an dieser Verlängerung der Förderzeit teilnehmen werden, und es gibt viele Gründe, warum ein Projekt nicht teilnehmen kann. Vielleicht passt das Format nicht zum Projekt, oder ihr seht persönlich keinen Bedarf für diese Art von Unterstützung. Vielleicht ist euer Projekt bereits Teil einer nachhaltigen Struktur und ihr braucht nur die sechs Monate, um es zu programmieren. Vielleicht war eure Bewerbung für die reguläre Förderzeit großartig, aber eure Pläne für die Second Stage passen nicht in den Rahmen des Prototype Fund. Insgesamt werden bis zu 15 Projekte für die Second Stage gefördert. Dies hängt davon ab, wie gut die Bewertungen insgesamt sind. '''Nicht alle Plätze der Second Stage müssen gefüllt werden''', d.h. es können auch weniger Projekte gefördert werden, wenn die Qualität der Bewerbungen nicht ausreicht.

== Grundsätzliches zur Bewerbung ==
Wenn ihr euch bei der initialen Bewerbung nicht für die Second Stage beworben habt, sind die folgenden Abschnitte für euch nicht relevant: '''Leider ist es zu diesem Zeitpunkt nicht mehr möglich, eine Second Stage zu beantragen''', da mit eurem ursprünglichen Antrag bereits die maximale Laufzeit und maximale Fördersumme festgelegt wurde.

Wenn ihr euch für die Second Stage beworben habt, sind die Mittel für die vier zusätzlichen Monate vorerst '''gesperrt'''. Im 5. Fördermonat teilt eine Jury die begrenzten Plätze für die Second-Stage-Förderung auf der Grundlage eurer Arbeit in den ersten Monaten der regulären Förderung sowie einer neuen kleinen '''Bewerbung''' zu. Die Entscheidung basiert auf einer schriftlichen Einreichung und einer kurzen Online-Pitch-Session.

'''Als Vorbereitung zur Bewerbung lest euch diese Wikiseite bitte vollständig durch.''' Anfang September findet außerdem eine Sprechstunde statt, bei der wir gern eure Fragen (auf Deutsch und Englisch) zur Second Stage beantworten. Auch in den Zwischengesprächen können wir gern über eure Bewerbung und eure Ziele für die Second Stage sprechen.

Aus Fairnessgründen beantworten wir keine inhaltlichen Fragen zu euren Second-Stage-Bewerbungen. Wir können aber einschätzen, ob eure Ideen für die Second Stage grundsätzlich förderfähig sind (das heißt: ob wir die Art von Vorhaben fördern dürfen, ob z. B. nicht zu viele Entwicklungsarbeiten dabei sind), geben euch gern allgemeine Tipps und beantworten auch alle Fragen zu den Formalitäten. Wenn ihr euch unsicher seid: Sprecht uns gern an!

Auch wichtig: Die Coaching-Sessions mit Superbloom können nicht für die Vorbereitung der Bewerbung (weder schriftlich noch Pitch) genutzt werden. Es ist natürlich absolut in Ordnung, wenn ihr im Coaching besprechen wollt, wie ihr eure Projekte nachhaltiger gestaltet. Wie wir die Grenze zwischen „Vorbereitung der Bewerbung“ und „Schritte für die Nachhaltigkeit“ definieren, könnt ihr auf der [https://wiki.prototypefund.de/index.php?title=Superbloom#Can_I_prepare_my_application_for_the_Second_Stage_with_Superbloom? Coaching-Seite] lesen.

=== Timeline der Bewerbung ===
{| class="wikitable"
!Anfang September 2026
|Sprechstunde Second-Stage-Bewerbung
|optional
|-
!17. - 30. September
|Bewerbungsphase Second-Stage-Förderung
|
|-
!30. September
|Deadline Einreichung schriftliche Bewerbung
|verpflichtend
|-
!9. Oktober 2026
|Pitch-Session (online)
|verpflichtend
|-
!Mitte Oktober
|Entscheidung und Förderzusage
|
|-
!Oktober–November
|Antragseinreichung zur Entsperrung der Mittel
|verpflichtend
|-
!1. Dezember
|Start der Second Stage
|
|-
!vorauss. 1. Dezember
|Online Kick-Off der Second Stage
|verpflichtend
|}

== Die schriftliche Bewerbung ==
''Wann'': 17. bis 30. September 2026 - '''Achtung''': Einreichungen nach der Deadline werden nicht für die Auswahl berücksichtigt!

''Wo'': [https://bewerben.prototypefund.de/ bewerben.prototypefund.de] - der genaue Link folgt per Mail

''Was'': Beantwortet 8 (bzw. 9) Fragen zu euren Plänen für die Second-Stage-Förderung

''Sprache'': Die schriftliche Bewerbung erfolgt auf Deutsch, Nicht-Muttersprachler*innen können auch auf Englisch einreichen.

Die schriftliche Bewerbung findet über unsere Bewerbungsplattform statt, die ihr aus eurer initialen Bewerbung für den Prototype Fund schon kennt. Dort müssen die folgenden Fragen, basierend auf dem aktuellen Arbeitsstand, sowie eure Ideen für die Second Stage beantwortet werden:
'''Dein Projekt in der regulären Förderphase'''

- Welche Meilensteine wurden mit welchen Ergebnissen erzielt? (max. 100 Wörter)
- Werden bis zum Ende der regulären Förderperiode alle planmäßigen Meilensteine erreicht? Wenn nein, warum? (max. 100 Wörter)
- Welche Maßnahmen wurden bislang ergriffen, um Nutzer*innen anzusprechen? (max. 100 Wörter)
- Was ist aktuell die größte Herausforderung im Projekt? Wie kann dieser begegnet werden? (max. 175 Wörter)

'''Deine Pläne für die Second Stage'''

- Auf welchem Wege soll das Projekt nachhaltig nutzbar werden? Wurden hierfür bereits Maßnahmen ergriffen? Wenn ja, welche? (max. 175 Wörter)
- Sind für den Erfolg des Projekts Änderungen an der ursprünglichen Planung nötig? Wenn ja, welche und warum? (max. 175 Wörter)
- Welche Meilensteine sollen in der Second Stage erreicht werden? (max. 100 Wörter)
- Wie viele Stunden wollt ihr in der Second Stage am Projekt arbeiten? (Maximum Einzelpersonen: 633, Maximum Teams: 1.267)

'''Ergänzende Hinweise'''

- Möchtest du der Jury noch etwas mitteilen? (optional) (max. 175 Wörter)
Eure Pläne für die Second-Stage-Föderphase dürfen von der initialen Bewerbung und dem Antrag abweichen. Wenn das, was ihr euch damals für die Second Stage vorgenommen habt, nicht mehr realistisch oder sinnvoll erscheint, könnt ihr euren Fokus für die viermonatige Förderzeit gern neu setzen. Wichtig ist nur, dass der Fokus für euer Projekt sinnvoll durchdacht und in der Zeit, die euch zur Verfügung steht, machbar ist.

'''Tipp:''' Werdet in eurer Bewerbung so konkret wie möglich. Wenn ihr plant auf Konferenzen zu gehen, zählt diese auf. Wenn ihr in Kontakt mit Unternehmen oder Communities treten möchtet, definiert eure Zielgruppen möglichst genau. Solltet ihr Pilotprojekte planen, benennt eure Partner*innen dafür. Falls ihr Publikationen oder Beiträge in Medien/Podcasts plant, stellt dar, wo diese veröffentlicht werden.

=== Meilensteine in der Second Stage ===
Reminder: '''In der Second Stage steht die Entwicklungsarbeit nicht mehr im Mittelpunkt.''' Entwicklungsmeilensteine, die ihr in der regulären Förderzeit nicht geschafft habt, können nicht in die Second Stage verschoben werden, außer ihr könnt begründen, dass diese Schritte notwendig für die Nachhaltigkeit des Projekts sind und erklären, warum sie nicht mehr in der regulären Förderphase umgesetzt werden können. Ziel der Second Stage ist es, eure Projekte auf den Weg zu nachhaltigen Strukturen zu bringen, sei es durch eine Gründung, den Aufbau einer Community oder Partnerschaften, Dokumentation und User Testing, Kommunikationsmaßnahmen, usw. Natürlich können sich dadurch kleine Entwicklungsarbeiten ergeben (z. B. Anpassungen auf der Basis eines User Testings, Einbettung von Community-Beiträgen, Bugfixes etc.). Diese sollen aber nicht im Vordergrund stehen und können nur mitgefördert werden, wenn sie den anderen Maßnahmen dienen. So kann die Verteilung in eurem Antrag aussehen:

Hier listen wir Beispiele von Meilensteinen, die in der Second Stage förderfähig sind. (Das ist keine abschließende Liste. Andere Maßnahmen können für eure Projekte besser geeignet sein. '''Je nach Fokus eurer Second Stage müsst ihr natürlich nicht alle diese Themen in der Bewerbung abdecken.''' Wenn ihr euch unsicher seid, ob eure Ideen gefördert werden können, fragt uns gerne!)

'''Konkrete Schritte zur Verbreitung und Nutzbarmachung (Fokus der Second-Stage-Förderung):'''
* User Testing
* Partnerakquise
* Gründung (Firmenaubau, Kundenakquise & Marketing, usw.)
* Präsenz auf Fachveranstaltungen
* Erstellung einer Website und/oder weiterer öffentlichkeitswirksamer Maßnahmen
* Communityarbeit
* Outreach
* usw.
'''Technische Entwicklung (maximal kleiner Anteil der Second-Stage-Förderung):'''
* Fertigstellung von Features, die aufgrund von Verzögerungen, Bugfixes, Dependencies etc. noch fehlen und für die Nachhaltigkeit des Projekts wichtig sind.
* Entwicklung von im Erstantrag nicht vorhergesehenen Features etc., die sich bspw. im User Testing oder in Gesprächen mit potenziellen Partnern als sinnvoll herausgestellt haben.
* Anpassungen auf der Basis eines User Testings
* Einbettung von Community-Beiträgen
* Bugfixes
* etc.

Die technischen Meilensteine müssen der allgemeinen Nachhaltigkeitsstrategie des Projekts dienen und in diesem Sinne begründet sein.

'''Wichtig''': Die Meilensteine müssen in der angegebenen Stundenzahl realistisch umsetzbar sein. In den meisten Fällen ist es nicht möglich, z.B. eine Gründung, den Ausbau der Dokumentation, Communityaufbau und ein Pilotprojekt gleichzeitig in nur vier Monaten zu verfolgen.

=== Lizenzierung in der Second Stage ===
'''Zum Code:'''
* Der in den bezahlten Stunden der regulären Förderphase geschriebene Code muss zwingend unter einer FOSS-Lizenz veröffentlicht werden – ohne Ausnahme.
* Der Code, der in der Second Stage direkt zum Projekt beigetragen wird (Erweiterungen, Anpassungen auf Basis von Feedback, Bugfixes usw.), muss ebenfalls unter einer FOSS-Lizenz veröffentlicht werden. Wenn Code für einen Partner geschrieben wird, und dieser nicht Open Source sein kann, müssen diese Stunden anderweitig, beispielsweise vom Partner, bezahlt werden.
* Im Rahmen von Maßnahmen zur Nachhaltigkeit sollte immer geprüft werden, ob der Code unter einer FOSS-Lizenz stehen kann – das gilt beispielsweise für eine Projektwebseite. Ausnahmen sind in der Bewerbung für die Second Stage zu begründen.
'''Andere Produkte, die in der Second Stage produziert werden:'''
* Texte, Logos und Bilder (u. ä.), die in der Second Stage entstehen, müssen nicht unter einer Creative-Commons-Lizenz veröffentlicht werden. Wir freuen uns jedoch besonders, wenn ihr euch dafür entscheidet.
* Nach demselben Ansatz möchten wir alle Geförderten dazu ermutigen, bei der Umsetzung der Meilensteine in der zweiten Phase möglichst viele FOSS-Produkte und datensparsame Tools einzusetzen. Das gilt beispielsweise für Kommunikationstools und Plattformen für den Communityaustausch. Hierbei handelt es sich jedoch nur um eine Empfehlung: Die Geförderten dürfen selbst entscheiden, was für die Projekte sinnvoll ist. Manchmal sind neue Zielgruppen z. B. nur auf bestimmten Plattformen wie LinkedIn oder Instagram zu erreichen. In solchen Fällen ist eine kurze Begründung in der Bewerbung hilfreich, damit die Jury einschätzen kann, inwiefern eure Strategie geeignet ist.

== Die Pitch-Session ==
''Wann'': 9. Oktober 2026 - jedes Projekt bekommt eine genaue Uhrzeit zugeteilt. Wir melden uns Anfang Oktober per Mail dazu.

''Wo'': Online - auch wenn ihr in Berlin wohnt (sonst wäre es nicht fair)

''Was'': 5 Minuten Pitch, 5 Minuten Fragen beantworten

''Wer:'' Nur offiziell Geförderte können pitchen.

''Sprache'': Deutsch (oder Englisch für Nicht-Muttersprachler*innen)
Die '''Pitch-Session''' findet voraussichtlich am 9. Oktober 2026 ausschließlich online statt. Für die Pitches bekommt jedes eurer Projekte 5 Minuten Zeit, um der Jury zu erklären, warum die Second Stage wichtig für euer Projekt ist, welche Ziele ihr verfolgt und mit welcher Strategie ihr sie erreichen möchtet. Nach eurem Pitch haben die Juror*innen die Gelegenheit, Nachfragen zu eurer Bewerbung und eurem Pitch zu stellen.

Das Präsentationsformat für den Pitch kann frei gewählt werden: Folien, Screensharing, Visuals, everything you need. Dabei ist wichtig, dass ihr die folgenden Fragen beantwortet:
- Warum brauche ich/brauchen wir die Second Stage?
- Was ist mein/unser konkretes Ziel in der Second Stage?
- Wie wird dieses Ziel erreicht?
Teilt uns bitte im '''Vorfeld per E-Mail''' mit, wie (Folien, Screensharing, etc.) ihr eure Präsentation gestalten wollt. Die Deadline dafür kommunizieren wir frühzeitig per Mail. Wenn ihr Folien nutzen möchtet, brauchen wir sie '''spätestens am Vortag bis 15 Uhr als PDF per E-Mail'''. In diesem Zeitraum werden wir auch eine Test-Session anbieten, bei der ihr euch in das Videotool einwählen und eure Präsentation bzw. die Technik kurz testen könnt. Genaue Infos dazu folgen kurz vorher per Mail.

Die Jury der Second Stage besteht aus zwei Juror*innen aus dem [https://www.prototypefund.de/bewerbung/jury Jurypool], Vertreter*innen des Projektträgers und des Prototype Fund - außerdem ist voraussichtlich ein*e Vertreter*in aus dem BMFTR bei der Sitzung anwesend. Die Bewertung basiert auf dem technischen Stand des Projekts (das Projekt muss 2 Monate vor Ende der regulären Förderzeit nicht zu 100% fertig sein, ihr müsst aber zeigen können, dass die Arbeit gut vorankommt), den Maßnahmen zur Sicherstellung der Nachhaltigkeit (z. B. Community-Aufbau, Öffentlichkeitsarbeit) und den geplanten Schritten für die Second-Stage-Förderung. Nach den Pitch-Sessions diskutiert die Jury die Ergebnisse und stellt einen Fördervorschlag für die Second Stage zusammen, auf Basis dessen das BMFTR die finale Entscheidung trifft. Die Entscheidung wird etwa zwei Wochen nach der Pitch-Session an euch kommuniziert. Insgesamt werden bis zu 15 Projekte für die Second Stage gefördert. Dies hängt davon ab, wie gut die Bewertungen insgesamt sind. '''Nicht alle Plätze der Second Stage müssen gefüllt werden''', d.h. es können auch weniger Projekte gefördert werden, wenn die Qualität der Bewerbungen nicht ausreicht.

== Administratives ==

=== Arbeitszeit und Stundenumfang ===
In der Second Stage könnt ihr als Team maximal 63.333 € und als Einzelperson maximal 31.667 € beantragen. Diese Summen sind angelehnt an zwei bzw. eine Vollzeitstelle über vier Monate. Der Stundenlohn ist auf 50 € gedeckelt.

Es ist generell möglich, dass ihr euch für die Second Stage mit einer geringeren Stundenanzahl bewerbt, als ihr bei der initialen Bewerbung angegeben habt. In der Second Stage könnt ihr auch mit weniger Wochenstunden als in der regulären Förderphase planen.

Das kann zum Beispiel sinnvoll sein, wenn ihr während der Förderzeit feststellt, dass die Second-Stage-Arbeit weniger Zeit benötigen wird, als ursprünglich geplant. Vielleicht hat sich auch eine bezahlte Zusammenarbeit mit Partner*innen ergeben oder euer Projekt wird durch andere Förderquellen bereits in Teilen querfinanziert. Oder ihr steht in einem Arbeitsverhältnis, habt euch für den Förderzeitraum freistellen lassen und möchtet mit 50% zurück in das Arbeitsverhältnis gehen und die weiteren 50% am Prototype-Fund-Projekt arbeiten.

Es gibt ganz unterschiedliche Szenarien und es ist vollkommen in Ordnung, wenn sich der ursprüngliche Zeitplan verändert. Schließlich werden die genauen Aufgaben für die Second Stage erst während der Förderzeit definiert. Sprecht uns gerne an, wenn ihr Rückfragen habt.

=== Entsperrung ===
Wird euer Projekt von der Jury für eine Second-Stage-Förderung ausgewählt, müsst ihr nach der Förderzusage einen offiziellen Antrag auf Entsperrung stellen, da die Mittel für die vier zusätzlichen Fördermonate vorerst '''gesperrt''' sind. Die Entsperrung kann erst nach der finalen und offiziellen Förderzusage stattfinden. Dafür füllt ihr auf profi-online im "'''Antrag auf Änderung Haushaltsdaten'''" das Bemerkungsfeld mit folgendem Text aus:
Hiermit beantrage ich, {VORNAME NAME}, die Entsperrung der für mein Vorhaben {Akronym}, FKZ {FKZ} in der Kostenposition 0837 gesperrten Fördermittel gemäß des auf Basis meiner Second-Stage-Bewerbung gefällten positiven Juryvotums (Sitzung vom 10.10.2025).

Die Summe in Höhe von {Summe} Euro ist für {Stundenzahl} Stunden zwingend erforderlich für die nachhaltige Entwicklung meines Projekts.
Für GbRs:
Hiermit beantrage ich, {VORNAME NAME}, als Geschäftsführung der {Name GbR}, die Entsperrung der für unser Vorhaben {Akronym}, FKZ {FKZ} in der Kostenposition 0837 gesperrten Fördermittel gemäß des auf Basis unserer Second-Stage-Bewerbung gefällten positiven Juryvotums (Sitzung vom 10.10.2025).

Die Summe in Höhe von {Summe} Euro ist für {Stundenzahl} Stunden zwingend erforderlich für die nachhaltige Entwicklung unseres Projekts.
Bitte passt dabei die Klammerausdrücke entsprechend an euer Projekt und eure Second-Stage-Bewerbung an.

Wichtig ist, dass die Summe der Arbeitsstunden, die ihr angebt, mit der Summe Arbeitsstunden aus der Second-Stage-Bewerbung, wie sie nach der Jurysitzung bestätigt wurde, übereinstimmt. Falls ihr Fragen dazu habt, meldet euch gern bei eurer [[Ansprechpartner*innen beim Projektträger|Ansprechperson beim Projektträger]].

== Tipps und Erfahrungen aus früheren Jahrgängen für die Planung eurer Second Stage ==
Wir möchten gerne die Erfahrungen und Tipps aus vergangen Jahrgängen teilen, die für eure Bewerbung und die Planung der Second Stage hilfreich sein können:

* Ein gutes Zeitmanagement ist für die Second Stage wichtig, denn der Workload ist hoch:
** Es sind nur 4 Monate UND die Weihnachtszeit fällt hier rein.
** Die Deliverables (Blogpost/KB-Beitrag, Coachings, Zwischengespräche, Dokumentation, Vorbereitung des Abschlussevents) nehmen Zeit in Anspruch.
** Die Coachings sind jetzt verpflichtend und bringen ggf. (Haus-)Aufgaben mit sich.

* Focus, reduce, scope, promise less: Setzt einen klaren Fokus und plant nicht zu viele verschiedene Aufgaben, es werden sowieso mehrere Prozesse parallel laufen (Maintainance, Development, Fokus der 2S, PTF-Deliverables).
* Verspätungen aus der regulären Förderzeit aufzuholen wird stressig.
* Plant Zeit ein:
** für regelmässigen Austausch im Team – es wird viel zu besprechen geben und womöglich arbeitet ihr anders zusammen als in der regulären Förderphase.
** für Auszeiten und Urlaube – es ist nicht angedacht, dass ihr 10 Monate durcharbeitet, auch wenn es Spaß macht!
** für Kommunikation mit Externen. Es könnte viele Feedbackschlaufen brauchen oder lange Wartezeiten geben, wenn ihr auf Rückmeldungen z.B. zu einer geplanten Implementierung oder Pilotprojekten wartet.

= In English: Application for the Second Stage =
On this page, you can find more information on the application process for the Second Stage and the administrative steps afterwards. If you are looking for more information on the timeline and contents, you can find them on the general page on the [[Second Stage]].

'''Please note: The information listed here applies to class 01 and may be slightly adjusted for class 02. Final details will be provided in the summer of 2026.'''

== Why does the Second Stage exist? ==
There is an issue in technology and FOSS funding: innovative projects are readily financed, but it often remains unclear what happens afterwards. Few technologies are ready for operational use and self-financing after the initial funding runs out.

For this reason, we offer the Second Stage, which provides an opportunity to work for a further four months on securing the project’s sustainability.

The aim of the Second Stage is to improve the usability and visibility of the project, increasing its chances of long-term sustainability once the funding period ends.

Reminder: '''Projects that don't participate in the Second Stage are not less valuable to us.''' We estimate that approximately 50% of each round will participate in this extended funding period, and there are many reasons why a project might not participate. Maybe it's not a good fit for your project, or you personally don't see the need for this type of support. Maybe your project is already sustainable and you just need the six months to code. Maybe your application for the regular funding period was great, but your application for the second phase doesn't fit the scope of the Prototype Fund. A total of up to 15 projects will be funded for the Second Stage. The number of funded projects will depend on the quality of the submissions. '''Not''' '''all spots in the Second Stage have to be filled''', i.e., fewer projects may be funded if the quality of the applications is not sufficient.

== General information on the application ==
If you haven't already applied for the Second Stage, the following paragraphs are not relevant for you: Unfortunately, it is '''not possible to add a Second Stage at this point''', as the maximum duration and the maximum amount of funding allocated to your project was made final after your general application.

If you have applied for the Second Stage, the funds allocated for the four additional months are '''locked''' for now. During the 5th month of funding, a jury will allocate the limited Second Stage spots based on your work during the first months of funding as well as a new, short application. The decision is based on a written '''submission''' and a short online pitch session.

'''To prepare for your application, please read this wiki page.''' We will hold a consultation hour in early September, during which we will be happy to answer your questions about your Second Stage application (in German and English). We are also happy to discuss your application and your goals for the Second Stage during the 1:1 meetings.

To stay fair, we do not answer any questions regarding the content of your Second Stage applications. However, we can assess whether your ideas for the Second Stage are eligible for funding (i.e., whether we are allowed to fund the type of project, whether it involves too much development work, etc.), give you general tips, and answer any questions you may have about the formalities. If you are unsure, just ask!

Also important: The coaching sessions with Superbloom cannot be used to prepare your application (written or pitch). Of course, it is perfectly fine if you want to discuss how to make your projects more sustainable during the coaching sessions. You can read about how we define the boundary between “application preparation” and “steps toward sustainability” on the [https://wiki.prototypefund.de/index.php?title=Superbloom#Can_I_prepare_my_application_for_the_Second_Stage_with_Superbloom? coaching page].

=== Timeline for the application ===
{| class="wikitable"
!Beginning of September 2026
|Consultation hour, application for the Second Stage
|optional
|-
!September 17th–30th
|Application period Second Stage Funding
|
|-
!September 30th
|Deadline submission of written application
|mandatory
|-
!October 9th
|Pitch session (online)
|mandatory
|-
!Middle of October
|Decision and funding commitment
|
|-
!October–November
|Request to release these funds
|mandatory
|-
!December 1st
|Start of the Second Stage
|
|-
!Expected on December 1st
|Online kick off Second Stage
|mandatory
|}

== Written application ==
''When'': September 17th to 30th, 2026 - '''Please note''': Submissions after the deadline will not be considered for selection!

''Where'': [https://bewerben.prototypefund.de/ bewerben.prototypefund.de] – the exact link will be sent via email

''What'': Answer 8 (or 9) questions about your plans for the Second Stage funding

''Language'': The written application may be submitted in German, or if you are not a native German speaker, in English.

The written application must be submitted via our application platform, which you already know from your initial application for the Prototype Fund. Based on the current status of your work, you must answer the following questions and provide your ideas for the Second Stage:
'''Your project in the regular funding period'''

- Which milestones have been achieved and what were the results? (max. 100 words)
- Will all planned milestones be achieved by the end of the regular funding period? If not, why? (max. 100 words)
- What measures have been taken so far to reach users? (max. 100 words)
- What is currently the biggest challenge in the project? How can this challenge be overcome? (max. 175 words)

'''Your plans for the Second Stage'''

- How will the project be made usable in the long term? Have any steps already been taken to this end? If yes, which ones? (max. 175 words)
- Are changes to the original plan necessary for the project to succeed? If yes, which ones and why? (max. 175 words)
- What milestones do you plan to achieve in the Second Stage? (max. 100 words)
- How many hours do you plan to work on the project in the Second Stage? (Maximum number of hours for individuals: 633, maximum number of hours for teams: 1.267)

'''Additional comments'''

- Is there anything else you would like to tell the jury? (optional) (max. 175 words)
Your plans for the Second Stage funding can differ from what you wrote in your initial application. If what you had planned for the Second Stage no longer seems realistic or feasible, you are welcome to change your plans for the four-month funding period. The important thing is that your project has a clear focus and feasible within the available time.

'''Tip:''' Be as specific as possible in your application. If you plan to attend conferences, list them. If you want to connect with companies or communities, define your target groups as precisely as possible. If you are planning pilot projects, name your partners. If you plan to publish articles or contribute to media outlets or podcasts, specify where they will be published.

=== Milestones ===
Reminder: '''In the Second Stage, the focus is no longer on development work.''' Development milestones that were not achieved during the regular funding period cannot be carried over to the Second Stage unless they are necessary steps for making your project sustainable and you can justify why these milestones weren’t reached in the regular funding period. The aim of the Second Stage is to set your projects on the path to sustainable structures, whether through establishing a company, building a community or forming partnerships, writing documentation and conducting user testing, implementing communication strategies, etc. Of course, this may result in minor development work (e.g., adjustments based on the results of user testing, merging community contributions, bug fixes, etc.), but these milestones should not be the main focus and can only be funded if they support the other milestones. These are the type of milestones that can be funded in the Second Stage:

Here are some examples of milestones that are eligible for funding in the Second Stage. (This is not an exhaustive list: other measures may be more suitable for your projects. '''You do not have to cover all of these topics in your application, which ones are relevant to you depends on the focus you plan for your Second Stage.''' If you are unsure whether your ideas are eligible for funding, please feel free to ask us!)

'''Specific steps to improve the visibility, usability and sustainability of the project (main focus of your application for the Second Stage):'''
* User testing
* Partner acquisition
* Establishment of a business (administrative setup, marketing & customer acquisition, etc.)
* Presence and presentation at conferences
* Creation of a website and/or other communication strategies
* Community work
* Outreach
* etc.
'''Technical development (can be funded as a small part of your Second Stage, but can’t be the main focus):'''
* Completion of features that are still missing (e.g. due to delays, bug fixes, dependencies, etc.) and are important for the sustainability of the project.
* Development of features not foreseen in the initial application which have e.g. proven useful in user testing or in discussions with potential partners.
* Adjustments based on user testing
* Integration of community contributions
* Bug fixes
* etc.

The technical milestones must support the project's overall sustainability strategy and be justified in this context.

'''Important''': The milestones have to be realistic to achieve in the number of hours you've set. In most cases, it's not possible to tackle things like launching a startup, expanding documentation, building a community, and running a pilot project all at once in just four months.

=== Licensing in the Second Stage ===
'''Code:'''
* The code written during the paid hours of the regular funding phase must be published under a FOSS license—without exception.
* The code that is contributed directly to the project in the Second Stage (additional features, adjustments based on feedback, bug fixes, etc.) must also be published under a FOSS license. If code is written for a partner and cannot be published under a FOSS license, these hours must be paid for by another party, such as the partner.
*For sustainability measures that are not direct contributions to the code of your funded project, you should always check if the code can be licensed under a FOSS license - this is the case for a project website, for example. Exceptions should be justified in the application for the Second Stage.
'''Other products developed in the Second Stage:'''
* Texts, logos, images, and similar items created in the Second Stage do not have to be published under a Creative Commons license. However, we would appreciate it if you chose to do so.
* Following the same approach, we would like to encourage all grant recipients to use as many FOSS products and privacy-friendly tools as possible when implementing the milestones in the second phase. This applies, for example, to communication tools and platforms used for community interaction. This is, however, only a recommendation: grant recipients are free to decide for themselves what makes sense for their projects. Sometimes new target groups can only be reached on certain platforms such as LinkedIn or Instagram. In cases like this, it is helpful to include a brief explanation in your application so that the jury can assess the suitability of your strategy.

== Pitch session ==
''When'': October 9th, 2026 – each project will be assigned a specific time slot. We will contact you by email in the beginning of October.

''Where'': Online – even if you live in Berlin (otherwise it wouldn't be fair)

''What'': 5 minutes pitch, followed by 5 minutes for questions

''Who:'' Only official grantees can pitch.

''Language'': German (or English if you aren’t a native German speaker)
The '''pitch session''' will take place exclusively online expected on October 9th. Each of the projects teams will have 5 minutes to explain to the jury why the Second Stage is important for their project, what goals they are pursuing, and what strategy they intend to implement to make their project more sustainable. After every pitch, the jury will have the opportunity to ask you questions about your application and your pitch.

The presentation format for the pitch is up to you: slides, screen sharing, visuals, everything you need. You just have to make sure that you answer the following questions:
- Why do I/we need the Second Stage?
- What is my/our specific goal in the Second Stage?
- How will this goal be achieved?
Please let us know beforehand by email how you would like to give your presentation (slides, screen sharing, etc.). We will inform you early on about the deadline for this. If you would like to use slides, we need them '''by 3 PM the day before at the latest, sent as a pdf by email'''. Around this time, we will organize test sessions where you can dial into the video tool we’ll use for the pitches and quickly test your presentation, sound and video. We will send you more information about the test sessions via email.

The Second Stage jury consists of two judges from the [https://www.prototypefund.de/bewerbung/jury jury pool], representatives of the Projektträger and the Prototype Fund – a representative from the BMFTR is also expected to attend the session. The evaluation is based on the technical status of the project (the project does not have to be 100% complete two months before the end of the regular funding period, but you must be able to show that the work is progressing well), the measures taken to ensure sustainability (e.g., community building, public relations), and the planned steps for the Second Stage funding. After the pitch session, the jury will discuss the results and propose a list of projects for funding for the Second Stage, on the basis of which the BMFTR will make the final decision. The decision will be communicated to you approximately two weeks after the pitch session. A total of up to 15 projects will be funded for the Second Stage. The number of funded projects will depend on the quality of the submissions. '''Not''' '''all spots in the Second Stage have to be filled''', i.e., fewer projects may be funded if the quality of the applications is not sufficient.

== Administration ==

=== Working hours and number of hours ===
In the Second Stage, you can apply for a maximum of €63,333 as a team and a maximum of €31,667 as an individual. These amounts are based on two or one full-time positions over four months. The hourly wage is capped at €50.

It is generally possible to apply for the Second Stage with fewer hours than you specified in your initial application. In the Second Stage, you can also plan fewer hours per week than in the regular funding phase.

This can be useful if you realize during the funding period that the Second Stage work will require less time than originally planned. Perhaps you already managed to set up a paid collaboration with a partner, or your project is already being partially cross-financed by other sources of funding. Or you are employed, have taken a leave of absence for the funding period, and would like to return to your job at 50% and work on the Prototype Fund project for the remaining 50%.

There are many different scenarios, and it is perfectly fine if the original schedule changes. Ultimately, the specific tasks for the Second Stage are only being defined within the current funding period. Please feel free to contact us if you have any questions.

=== Releasing the funds for the Second Stage (“Entsperrung”) ===
Currently the funds for the four additional months of funding are locked. Before you can get started with the Second Stage, you must submit an official request to release these funds. They can only be unlocked after the final and official funding approval. To do this, fill in the comments field on profi-online in the “'''Antrag auf Änderung Haushaltsdaten'''” form with the following text:
Hiermit beantrage ich, {VORNAME NAME}, die Entsperrung der für mein Vorhaben {Akronym}, FKZ {FKZ} in der Kostenposition 0837 gesperrten Fördermittel gemäß des auf Basis meiner Second-Stage-Bewerbung gefällten positiven Juryvotums (Sitzung vom 10.10.2025).

Die Summe in Höhe von {Summe} Euro ist für {Stundenzahl} Stunden zwingend erforderlich für die nachhaltige Entwicklung meines Projekts.
For teams:
Hiermit beantrage ich, {VORNAME NAME}, als Geschäftsführung der {Name GbR}, die Entsperrung der für unser Vorhaben {Akronym}, FKZ {FKZ} in der Kostenposition 0837 gesperrten Fördermittel gemäß des auf Basis unserer Second-Stage-Bewerbung gefällten positiven Juryvotums (Sitzung vom 10.10.2025).

Die Summe in Höhe von {Summe} Euro ist für {Stundenzahl} Stunden zwingend erforderlich für die nachhaltige Entwicklung unseres Projekts.
Please adjust the expressions in brackets accordingly to your project and your Second Stage application.

The total number of working hours you specify must match the total number of working hours from the Second Stage application as confirmed after the jury meeting. If you have any questions, please contact your [[Ansprechpartner*innen beim Projektträger|contact person of the project management agency]].

== Tips and insights from previous classes for planning your Second Stage ==
We’d like to share some insights and tips from previous classes that may be helpful for your application and for planning the Second Stage:

* Good time management is essential for the Second Stage, because the workload is heavy:
** It’s only 4 months, AND the holiday season falls right in the middle of it.
** The deliverables (blog post/KB article, coaching sessions, 1:1 meetings, documentation, preparation for the closing event) take time.
** The coaching sessions are now mandatory and may require (home)work.

* Focus, reduce, scope, promise less: Set a clear focus and don’t plan too many different tasks; several processes will be running in parallel anyway (maintenance, development, Second Stage focus, PTF deliverables).
* Catching up on delays from the regular funding period will be stressful.
* Set aside time:
** for regular team meetings – there will be a lot to discuss, and you may be working together differently than during the regular funding phase.
** for time off and vacations—it’s not expected that you’ll work nonstop for 10 months, even if it’s fun!
** for communication with external partners. There may be many feedback loops or long wait times when you’re waiting for responses, e.g., about a planned implementation or pilot projects.

Coachings

2026-06-11T09:33:13Z

Marie-Lena:

Coachings

2026-06-11T09:29:55Z

Marie-Lena:

Coachings

2026-06-11T08:17:32Z

Marie-Lena: updated for readability and info

Superbloom

2026-06-11T07:31:41Z

Marie-Lena: added link to coach profiles

This page is written and maintained by the Superbloom team. It contains all the information you need to plan and book the coaching sessions you get as part of your funding period at Prototype Fund. '''If you still have questions, contact the Superbloom coaching team ([https://superbloom.design/about/people/alicja-peszkowska/ Alicja Peszkowska], [https://superbloom.design/about/people/victory/ Victory Brown]) at coaching@superbloom.design'''.

You have been selected for funding because you are good at what you do. But no one, not one person, and also not an interdisciplinary team of four, can be an expert in every single aspect of building and running a tech project. During the funding period at Prototype Fund, you get to pick the brain(s) of experts in a field where you could use support.

== How many hours of coaching do you get? ⏱️ ==

* In Stage 1, you may book up to 4 hours of coaching support with Superbloom.
* In Stage 2 (if you are a part of it), you are required to complete 4-8 hours of coaching support with Superbloom. Unlike in Stage 1, coaching in Stage 2 is not optional.

== How to book? 📌 ==

# First, think about what you would like help with. If it helps, you can check out the list of topics below 👇
# Write us an email at coaching@superbloom.design. If you have looked at [https://superbloom.design/about/people/#coaches our coach profiles] and already have an idea who you’d like to work with, let us know. If you aren’t sure, just ask us to match you with the appropriate coach(es).
# Please let us know about:
#* Your preferred languages (all of our coaches speak English, many speak German, but not all)
#* Accessibility needs
#* Any time constraints (e.g., you are going on vacation for two weeks)
#* Whether you would like to meet in person in Berlin or remotely
#* Your preferred online meeting platform (Jitsi, Signal, Whereby, Wire, GMeet, Zoom, or something else?)
#* If you’d like a private session. We are onboarding new coaches, which means your coach may be accompanied by a colleague who is listening and learning. If that is not ok with you, just say so!

# We will be in touch with you within two working days. Once you have booked, you will receive an email confirmation, and the appointment details will be added to your calendar.
# You can book each session with a different coach depending on your needs. However, we strongly recommend you consider working with a coach for more than 1 one-hour session.

== Who is Superbloom? 🌸 ==
[https://superbloom.design/work/ Superbloom], formerly called Simply Secure, was founded in 2014 as a US 501c3 nonprofit to help build usable secure communications tools and make it possible for everyone to have access to security and privacy.

Superbloom leverages design as a transformative practice to shift power in the tech ecosystem. We view design as an opportunity to intervene and center people and their needs. We collaborate closely with others in the space to grow the community focused on shaping our collective online future. Our vision is a world where everyone has the knowledge, network, and digital tools needed to enrich their lives.

What matters for you is that Superbloom supports Prototype Fund teams through individual coaching and direct support in the design of software projects, especially in the areas of design, user experience (UX), strategy, community, and project management. Superbloom and the Prototype Fund have been working together since 2017.

== Topics 🎯 ==
Coaches can help you with the following topics:

* Branding
* Governance
* Interface design
* Team dynamics
* Illustration + visual design
* Workflows
* User research
* Documentation
* Information architecture
* Licensing
* Writing + communication
* Fundraising + sustainability
* Accessibility
* Narratives + framing
* Conference presentations
* Community dynamics

Don't see the topic you need help with on the list? Don't worry, and reach out to us anyway. We will help you find someone who will support you.

=== Can I prepare my application for the Second Stage with Superbloom? 🔮 ===
Good question! The coaching sessions with Superbloom can NOT be used to prepare your application for the Second Stage (written or pitch).

Of course, it is perfectly fine to discuss how to make your projects more sustainable during the coaching sessions. This is how we define the boundary between “application preparation” and “steps toward sustainability”. What you can't use the coaching sessions for:

* Support with the preparation of the strategy, content or for the writing of your written application for the Second Stage
* Support with the preparation of the strategy, content or for the writing of your pitch for the Second Stage
* Any other questions related to working directly on the application.

== Sprechstunden 💬 ==
Superbloom also hosts “Sprechstunde” sessions during each round, each with a set topic. One or two coaches with expertise in the topic area are invited to give a short presentation, and afterward, the coaches answer questions from you.

During this round, AMAs will take place on the last Thursday of each month, starting in June 2026, from 3:00-4:00 PM CEST.

The first topic for the current round (2026) will be User Testing, on June 25, 2026. The remaining topics will be determined post-kickoff through a survey.

* 25 June 2026, 3:30 pm – 4:30 pm CEST: User testing
* 30 July 2026, 3:30 pm – 4:30 pm CEST: TBD
* 27 August 2026, 3:30 pm – 4:30 pm CEST: TBD
* 24 September, 3:30 – 4:30 pm CEST: TBD

== Prepare for your session 📚 ==
Prepare for your session:

* Strongly recommended: write to your coach(es) in advance with some info about what you’d like to discuss, and include a link to your work in progress if possible. This helps them prepare to help you.
* Check you’ve received a calendar invite with a booking link
* Enter the call five minutes early to cover off any potential tech glitches

Please bring the following to your session:

* A list of questions, goals, challenges, or blocks
* Any demos, mock-ups, or sketches you may have

== Confidentiality 💭 ==
We want you to be able to speak honestly in coaching sessions about struggles you are having, without fear that it will hurt your reputation with the Prototype Fund or the wider community.

Within the Superbloom coaching program: we discuss details about the coaching sessions so that other coaches you work with are caught up. All coaches have access to all session notes left by other coaches. This makes handoffs smooth and efficient, so you don’t have to repeat yourself with new coaches. You can opt out of this by letting your coach know that you would prefer them to keep your session confidential, even from Superbloom.

Example: “Blackbox is having a really hard time managing its community’s expectations around AI.”

With the Prototype Fund team: we discuss the topics we talk about, but not the exact details.

Example: “We did a coaching with Blackbox about the community’s expectations about AI.”

When talking to people outside our coaching program: we may mention the teams we coached, which coaches worked together, and the topics they worked on in very general terms. We won’t publish which teams worked with which coaches. However, coaches may mention teams they have worked with.

Example: “Our coaches Bart and Lisa did an interesting coaching session about community-building the other day, and we learned X and Y.”

Example: “Oh, I know Blackbox! I did coaching with them through the Prototype Fund.”

== Feedback ♻️ ==
We really welcome your feedback. We truly do.

It’s important for us to understand how we’re doing. Feedback motivates coaches to continue contributing their time and expertise. It helps us evaluate our work against our mission and impact goals. It also helps us improve the program's logistics.

After each coaching session, we’ll send you a very short survey (just 5 questions!). We’d really appreciate it if you could take a minute to fill it out.

And if surveys aren't your thing, or you’d prefer to share feedback another way, please feel free to email us directly coaching@superbloom.design. We’d love to hear your thoughts, delights, frustrations, and suggestions.

Reisekosten

2026-06-10T08:38:32Z

Marie-Lena: /* Das Reisekostenformular */ new info on BIC requirements

''(English version below)''

Bei den Reisekostenabrechnungen müssen wir uns am Bundesreisekostengesetz orientieren. '''Wir bitten euch, die Anleitung sorgfältig zu lesen, da wir eure Reisekosten nur dann erstatten können, wenn ihr euch an die Richtlinien haltet'''.

Wenn ihr bei der Buchung oder beim Ausfüllen des Formulars Schwierigkeiten habt, meldet euch bitte bei der Projektbetreuung. Wir helfen gern :)

== Anreise ==
=== Bahn ===
Wer nicht in Berlin wohnt, bekommt von uns die Bahnfahrt zu den Veranstaltungen erstattet. '''Aus Nachhaltigkeitsgründen ist die Bahn unser bevorzugtes Reiseverkehrsmittel und wir freuen uns, wenn ihr alle diese Option wählt.'''

So funktioniert die Erstattung:

* Wir erstatten Fahrkarten '''vom Wohnort nach Berlin''' und zurück.
* Bitte bucht '''Fahrkarten der 2. Klasse''' - nach Möglichkeit mit Sparpreis.
* Wenn ihr Rabatte in Anspruch nehmt: Wir können nur das erstatten, was ihr tatsächlich bezahlt habt.
* Wenn ihr plant, von/zu einem anderen Ort als euren Wohnort an-/abzureisen, meldet euch bitte per Mail bei uns, damit wir abklären können, ob wir diese Kosten übernehmen.
* '''Wenn euer Wohnsitz im europäischen Ausland liegt, meldet euch per Mail bei uns''', um abzuklären, welche Kosten wir übernehmen können.
* Wenn ihr aus dem Ausland anreisen werdet (euer Wohnsitz aber in Deutschland liegt), meldet euch bitte so früh wie möglich per Mail bei uns. Eigentlich können wir Reisekosten aus dem Ausland nicht übernehmen. Wir können aber gemeinsam schauen, ob wir eine Lösung finden.
* Wir erstatten keine Reisekosten für Menschen, die in Berlin wohnen.

=== Auto ===
Aus Nachhaltigkeitsgründen bitten wir euch zu überlegen, ob ihr doch mit dem ÖPNV nach Berlin reisen wollt - braucht ihr euer Auto wirklich für diese Reise? '''Wer es nicht vermeiden kann mit dem Auto zu kommen, muss das vorher mit uns per Mail besprechen.'''

Unsere Richtlinien dazu:

* 20 Cent pro Km und maximal 130 Euro pro Reise (An- und Abreise zusammen)
* Nur 1 Person kann die Fahrt abrechnen (egal wie viele Personen im Auto mitgefahren sind).
* Zum Nachweis muss der Auszug des Routenplaners mit der gefahrenen Strecke beigelegt werden.
* Wenn ihr plant, von/zu einem anderen Ort als euren Wohnort an-/abzureisen, meldet euch bitte per Mail bei uns, damit wir abklären können, ob wir diese Kosten übernehmen.
* Wir erstatten keine Kilometerpauschale für Menschen, die in Berlin wohnen.

=== Flugzeug ===

* Flüge genehmigen wir '''nur nach vorheriger Absprache''' und '''nur für Teammitglieder aus dem europäischen Ausland, wenn die Kosten nicht zu hoch sind''' '''und es keine guten Alternativen gibt.'''
* Flugtickets gelten nur mit Rechnung und Nachweis, dass der Flug angetreten wurde (i.d.R. gedruckter Boardingpass oder Screenshot des Boardingpasses in der App).
* Bitte schreibt uns im Vorfeld eine Mail, um alles abzusprechen.

=== ÖPNV ===
ÖPNV-Tickets vom und zum Bahnhof sowie vom Hotel zum Veranstaltungsort können ebenfalls abgerechnet werden. Wir übernehmen keine Kosten für Taxis!

=== Übernachtungen ===
Wer nicht in Berlin wohnt, kann für PTF-Veranstaltungen (Kick-Off, Demo Day, Abschlussevent der Second Stage) '''bis zu 70 Euro pro Person und pro Nacht für eine Unterkunft''' abrechnen.

So funktioniert’s:

* Wir teilen euch vor der Veranstaltung mit, wie viele Nächte wir übernehmen - meistens eine vor und eine nach dem Event.
* Maximal können 70 Euro pro Person und Nacht abgerechnet werden:
** Kostet das Zimmer weniger, übernehmen wir den tatsächlichen Preis.
** Kostet das Zimmer mehr, müsst ihr die Differenz selbst zahlen.
* Ihr könnt Hotels, Ferienwohnungen oder Airbnbs buchen.
** Wir brauchen eine Rechnung mit korrekten Steuerinformationen von Hotels, eingetragenen Ferienwohnungen oder registrierten Firmen.
** Die Reservierung oder Buchungsbestätigung reicht als Beleg nicht aus. Wir brauchen eine Rechnung aus der hervorgeht, dass ihr in Berlin übernachtet habt. Diese erhaltet ihr in der Regel vom Hotel selbst, auch wenn ihr über ein Buchungsportal gebucht habt.
** '''Achtung! Ihr bekommt nicht pauschal 70 Euro pro Person und pro Nacht.''' Um zu berechnen, wie viel Geld ihr pro Person abrechnen könnt, müsst ihr den vollen Preis durch die Anzahl der Gäste teilen, die auf der Rechnung angegeben ist.
* Ihr könnt euren Aufenthalt auch privat organisieren.
** '''Für private Übernachtungen übernehmen wir eine Pauschale in Höhe von 20 Euro pro Nacht.''' Dafür brauchen wir keine Rechnung.
* Wir erstatten keine Übernachtungskosten für Menschen, die in Berlin wohnen.
* Wir übernehmen kein Frühstück im Hotel oder andere Mahlzeiten. Auf dem Kick-Off und Demo Day gibt es Frühstück, Mittagessen sowie Kaffee und Kuchen am Nachmittag. Auf dem Abschlussevent der Second Stage gibt es Snacks und Abendessen.

=== Barrierearmut ===
Wir möchten euch allen die Teilhabe an unseren Events ermöglichen und versuchen daher, Veranstaltungen und die Anreise so barrierefrei wie möglich zu gestalten. '''Sollte es bestimmte Aspekte geben, die euch die Reise oder Übernachtung für das Event erleichtern, können im Einzelfall höhere Reisekosten erstattet werden.''' Wenn euch zum Beispiel ein Hotel in der Nähe des Veranstaltungsorts oder eine Taxifahrt die Teilnahme an einer PTF-Veranstaltung im Sinne der Barrierefreiheit erleichtert oder sogar erst ermöglicht, meldet euch per Mail bei uns!

== Das Reisekostenformular ==
[https://cloud.okfn.de/s/s25xsqZW57kGswW Die Reisekostenformulare befinden sich hier]. '''Bitte überprüft vor dem Abschicken, ob alle roten Felder ausgefüllt sind und eure Angaben stimmen. Nur korrekt ausgefüllte Reisekostenformulare mit vollständigen Belegen werden erstattet.'''

=== Persönliche Daten ===

* Der angegebene Name muss der Name der kontoinhabenden Person sein. Möchtet ihr das Geld auf ein anderes Konto (zum Beispiel euer GbR-Konto) erhalten, gebt bei “Name” euren eigenen Namen an und kommentiert neben der IBAN in Spalte E den Namen der*des Kontoinhaber*in*s.
* Wenn euer Konto bei einer Bank außerhalb [https://de.wikipedia.org/wiki/Europ%C3%A4ischer_Zahlungsraum des SEPA-Raums] ist, benötigen wir zusätzlich zur IBAN die BIC eurer Bank. In allen anderen Fällen ist sie in der Regel nicht notwendig.

=== Fahrtkosten ===

* Bahn (Nah-/Fernverkehr, inkl. Platzeservierungen): → die Summe aller ÖPNV-Tickets (DB, S-, U-Bahn etc.) inklusive der Sitzplatzreservierungen.
* Kilometergeld à € 0.20/km: → die Summe der gefahrenen km*0,20 €. Ist die Summe höher als 130 Euro, streicht den Betrag bitte durch, fügt eine Zeile mit “130” sowie dem Text "Differenz wurde privat ausgeglichen" hinzu. Wichtig: Bitte dann die Formel in der Exceltabelle so anpassen, dass nur die 130 Euro mitgezählt werden.

=== Unterkunft ===

* Übernachtung privat: → Da hier eine Pauschale abgerechnet wird, muss nur die Anzahl der Nächte eingetragen werden.
* Übernachtungskosten Hotel o.Ä.: → Bitte den Betrag in Spalte B (70) nur anpassen, wenn die Unterkunft pro Person und Nacht günstiger war. Wenn ihr mehr als 70 Euro pro Person und Nacht bezahlt habt, müsst ihr die Differenz selbst übernehmen. Dann bleiben die 70 Euro stehen und ihr ergänzt in Spalte E den Zusatz "Differenz zu Rechnungsbetrag wurde privat ausgeglichen".

Bitte Ort, Datum und Unterschrift nicht vergessen!

=== Gesammelte Abrechnung ===

* Generell kann eine Person für andere/alle Teammitglieder abrechnen. Dabei ist wichtig, dass nur eine IBAN im Formular angegeben ist und im Feld "Zweck der Reise" der Name des Teammitglieds für das abgerechnet wird, steht.
* Bitte achtet auch darauf, dass die Person, die die Abrechnung übernimmt, Fahrtkosten UND Unterkunft für alle weiteren Teammitglieder abrechnet.

== Belege ==
Bitte reicht alle Originalbelege zusammen mit dem Reisekostenformular ein. Damit unsere Buchhaltung die Reisekostenerstattungen bearbeiten kann, gelten folgende Richtlinien:

* '''Wenn ein Beleg höher ist als der Betrag, den ihr erstattet bekommen könnt''' (z.B. Hotels für mehr als 70 Euro pro Nacht), schreibt bitte in das Reisekostenformular an entsprechender Stelle (Spalte E) "Differenz zu Rechnungsbetrag wurde privat ausgeglichen".
* Für '''Hotelübernachtungen''' brauchen wir eine '''Rechnung''' aus der hervorgeht, dass ihr in Berlin übernachtet habt. (Eine Buchungsbestätigung reicht nicht aus.) Die Rechnung erhaltet ihr in der Regel vom Hotel selbst, auch wenn ihr über ein Buchungsportal gebucht habt. '''Achtung''': Teilweise ist auf der Hotelrechnung ein geringerer Betrag ausgewiesen, da die Servicegebühren für das Buchungsportal nicht enthalten sind. Wir können allerdings nur den Betrag erstatten, der auf der Rechnung steht.
* '''Wir brauchen ALLE Belege FÜR JEDE Reisekostenabrechnung.''' Wenn ihr euch z.B. ein Hotelzimmer oder eine Bahnfahrkarte geteilt habt, '''müsst ihr jeder Reisekostenabrechnung eine Kopie des Belegs beifügen.''' Bitte vermerkt auf jedem Beleg, wie er aufgeteilt wird (z.B. "Person 1: XXEuro, Person 2: XXEuro”).
* Wenn ihr mit dem '''Auto''' anreist, fügt eurem Reisekostenformular bitte einen Ausdruck einer '''Routensuche''' auf OSM oder Google Maps als Beleg für die abgerechneten Kilometer bei.
* '''Flugtickets gelten nur mit Rechnung und Nachweis''', dass der Flug angetreten wurde (i.d.R. gedruckter Boardingpass oder Screenshot des Boardingpasses in der App). Die Buchungsbestätigung des Flugtickets reicht nicht aus.
* Wenn ihr '''Belege nicht in Euro''' vorlegen könnt, benötigen wir zusätzlich einen Screenshot mit dem '''Wechselkurs''' vom Tag des Kaufdatums.

== Fristen ==
'''Wir brauchen die Reisekostenformulare (mit Datum und Unterschrift) inkl. aller Belege spätestens zwei Wochen nach dem Event!''' Bitte sendet uns keine Reisekostenformulare, bevor das Event stattgefunden hat.

Für alle Reisekosten gilt die Pflicht zum Einreichen von Originalbelegen:
'''Wenn alle Belege als digitale Originale vorliegen''', können alle Unterlagen digital eingereicht werden (auch die Unterschrift auf dem Reisekostenformular kann digital sein). In diesem Fall könnt ihr uns die Abrechnung als PDF Datei per Mail an die PTF Projektbetreuung senden. '''Bitte fügt das Reisekostenformular und alle Belege zu einer PDF Datei zusammen.'''
'''Wenn mindestens ein Beleg auf Papier als Original vorliegt''', müssen bitte alle Dokumente ausgedruckt werden. Auch das Reisekostenformular muss ausgedruckt und per Hand unterschrieben werden. In diesem Fall müssen alle Unterlagen '''per Post''' gesendet werden an:

<blockquote>Prototype Fund

c/o Open Knowledge Foundation Deutschland e.V.

Singerstr. 109

10179 Berlin</blockquote>Wenn ihr mehrere Reisekostenabrechnungen in einen Umschlag steckt, heftet bitte alle Belege an das richtige Formular (z.B. mit Büroklammern)

= Travel Expenses =
For travel expenses we must follow the Bundesreisekostengesetz (Federal Travel Expenses Law). '''We kindly ask you to read the instructions below carefully, as we cannot refund your travel expenses if you do not follow the rules.'''

If you have any difficulties while booking or when filling out the forms, please contact the program managers. We‘re happy to help :)<mark>
== Arrival ==
=== Train ===
If you do not live in Berlin, we can cover the cost of train tickets to the events. <b>For sustainability reasons, ask you to consider traveling by train.</b>

How it works:
* We will reimburse travel costs '''from your place of residence to Berlin''' and back.
* Please book '''2nd class tickets''' - if possible with reduced fares ("Sparpreis").
* Keep in mind that if you use any vouchers, we can only refund what you actually paid.
* If you are planning to travel to or from a location other than your place of residence, please let us know so that we can check whether we will cover these costs.
* <b>If you live in another European country, please get in touch with us</b> to clarify which costs we can cover.
* If you are travelling from abroad (but live in Germany), please get in touch as soon as possible. We are generally unable to cover travel costs from abroad, but we can work together to see if we can find a solution.
* We do not reimburse travel costs for people living in Berlin.

=== Car ===
For sustainability reasons, we ask you to consider whether you want to travel to Berlin by public transport - do you really need your car for this trip? '''If you can't avoid to come by car, you have to discuss it with us in advance.'''

Our guidelines:
* 20 cents per km, up to a maximum of 130 euros per journey (including both the outward and return journeys)
* Only one person can claim expenses for the journey (regardless of how many people were in the car).
* As proof, a printout from the route planner showing the distance travelled must be enclosed.
* If you plan to travel to or from a location other than your place of residence, please contact us so that we can clarify whether we will cover these costs.
* We do not reimburse a mileage allowance for people who live in Berlin.

=== Flight ===
* <b>We only approve flights for team members from other European countries if it has been arranged in advance and the costs are reasonable, and if there are no suitable alternatives.</b>
* Flight tickets are only accepted if accompanied by an invoice and proof that the flight was taken (usually a printed boarding pass or a screenshot of the boarding pass from the app).
* Please contact us in advance.

=== Public Transport (ÖPNV) ===
We can cover your expenses for public transport tickets from and to the train station as well as from the hotel to the venue. We do not cover the costs for cabs!

=== Overnight stays ===
If you don’t live in Berlin, you can claim '''up to 70 euros per person per night for accommodation''' for PTF events (Kick-Off, Demo Day, Second Stage closing event).

Here’s how it works:
* We’ll let you know before the event how many nights we’ll cover – usually one before and one after the event.
* A maximum of 70 euros per person per night can be claimed:
** If the room costs less, we will cover the actual price.
** If the room costs more, you must pay the difference yourself.
* You can book hotels, holiday apartments or Airbnbs.
** We require an invoice with correct tax details from hotels, registered holiday flats or registered companies.
** The reservation or booking confirmation is not sufficient as proof. We need an invoice showing that you stayed in Berlin. You will usually receive this from the hotel itself, even if you booked via a booking portal.
** <b>Please note! You do not receive a flat-rate of 70 euros per person per night.</b> To calculate how much money you can claim per person, you must divide the full price by the number of guests listed on the invoice.
* You can also organise your stay privately.
** '''For private accommodation, we cover a flat rate of 20 euros per night.''' We do not require an invoice for this.
* We do not reimburse accommodation costs for people living in Berlin.
* We do not cover the cost of breakfast at the hotel or other meals. At the Kick-Off and Demo Day there will be breakfast, lunch as well as coffee and cake in the afternoon. At the Second Stage closing event there will be snacks and dinner.

=== Accessibility ===
We want to enable you all to participate in our events and therefore strive to make events and travel as accessible as possible. '''If there are certain aspects that make it easier for you to travel to or stay overnight for the event, higher travel expenses may be reimbursed on a case-by-case basis.''' If, for example, a hotel near the event location or a taxi journey makes it easier or even possible for you to attend a PTF event in terms of accessibility, please get in touch with us!

== The travel expense form ==
[https://cloud.okfn.de/s/s25xsqZW57kGswW You can find the travel expense form here]. '''Please check that all red fields are filled in and your details are correct before submitting. Only properly completed travel expense forms with complete receipts will be reimbursed.'''

=== Personal info ===

* The name stated must be that of the bank account holder. If you wish to receive the money into a different account (for example, your GbR account), please enter your own name in the "Name" field and note the name of the account holder next to the IBAN (in column E).
* If your bank account is located outside [[wikipedia:Single_Euro_Payments_Area|the SEPA area]], we will need your bank's BIC in addition to the IBAN. In all other cases, it is generally not required.

=== Travel expenses ===
* Bahn (Nah-/Fernverkehr, inkl. Platzeservierungen) ''[In English: Public transport (local transport/ train incl. seat reservations if applicable)]'': → the total cost of all public transport tickets (DB, S-Bahn, U-Bahn, etc.), including seat reservations
* Kilometergeld à € 0.20/km ''[In English: mileage reinbursement]'': → the total number of kilometres driven * €0.20. If the total exceeds €130, please cross out the amount, add a row with “130” and the text “Differenz wurde privat ausgeglichen“ ''[In English: Difference settled privately]''. Important: Please then adjust the formula in the Excel spreadsheet so that only the €130 is included in the calculation.

=== Accommodation ===
* Übernachtung privat ''[In English: private accomodation]'': → As a flat rate is applied here, you only need to enter the number of nights.
* Übernachtungskosten Hotel o.Ä. ''[In English: Accommodation costs (hotel or similar)]'': → Please adjust the amount in column B (70) only if the accommodation was cheaper per person per night. If you paid more than €70 per person per night, you must cover the difference yourself. In that case, leave the €70 as it is and add a note in column E: "Differenz zu Rechnungsbetrag wurde privat ausgeglichen“ ''[In English: difference from invoice amount settled privately]''.

Please do not forget to include the place, date and your signature!

=== Collective billing ===
* In general, one person can bill on behalf of other/all team members. It is important that only one IBAN is specified in the form and that the name of the team member for whom the bill is being issued is specified in line “Zweck der Reise”.
* Please also ensure that the person responsible for billing bills for travel expenses AND accommodation for other team members.

== Receipts ==
Please submit all receipts together with the travel expense form (''Reisekostenformular''). To enable our accounts department to process travel expense claims, the following guidelines apply:
* '''If a receipt is higher than the amount we cover''' (e.g. hotels for more than 70 Euro per night), please write "Differenz zu Rechnungsbetrag wurde privat ausgeglichen" on the receipt ''[In English: difference from invoice amount settled privately]''.
* '''For hotel rooms''', the booking confirmation is not enough. '''We need a proper invoice''' that shows that you spent the night in Berlin. You usually have to ask the hotel itself for this, even if you have booked via a booking portal. Please note: Sometimes this invoice is for a lower amount because the service fees for the booking portal are not included. However, you can only charge the amount stated on the invoice.
* '''We need ALL receipts for each travel expense report.''' If you shared a hotel room or train ticket, for example, '''you must attach a copy of the receipt to each travel expense report'''. Please note on the receipt how it is split ("Person 1: XX Euro, Person 2: XX Euro).
* If you travel '''by car''', please attach a printout of a route search on OSM or Google Maps to your travel expense form as a receipt for the billed kilometers.
* '''Flight tickets are only valid if accompanied by an invoice and proof that the flight was taken''' (usually a printed boarding pass or a screenshot of the boarding pass from the app). The booking confirmation for the flight ticket is not sufficient.
* If you are unable to provide '''receipts in euros''', we also require a screenshot showing the '''exchange rate''' on the date of purchase.

== Deadline ==
'''We need the travel expense forms (with date and signature) including all receipts no later than two weeks after the event. '''Please do not send us travel expense forms before the event has happened.

Original receipts must be submitted for all travel expenses:

'''If all receipts are available as a digital original''', all documents can be submitted digitally (the signature on the travel expense form can also be digital). In this case, you can send the travel expenses '''in one PDF by e-mail''' to the PTF program management.
'''If you have at least one original paper receipt''', please print out all documents. The travel expense form must also be printed out and signed by hand. In this case, all documents must be '''sent by post''' to:

<blockquote>Prototype Fund c/o Open Knowledge Foundation Deutschland e.V.

Singerstr. 109

10179 Berlin</blockquote>
If you are putting multiple expense reports in one envelope, please staple all receipts to the correct form (e.g., with paper clips).

Steuern

2026-05-27T12:52:29Z

Marie-Lena: added info on contacting your Finanzamt

''(English version below)''

'''<mark><big>Achtung: Wir dürfen euch nicht zu euren Steuern beraten - das dürfen nur Steuerberater*innen. Hier haben wir Erfahrungen aus vergangenen Runden und Zitate gesammelt, die eventuell für euch hilfreich sein können. Lasst euch aber bitte trotzdem bei euren Steuern professionell beraten.</big></mark>'''

== Steuerpflicht ==
'''tl;dr:''' Die Förderung durch den Prototype Fund gilt als [https://www.haufe.de/id/kommentar/zuwendungen-aus-oeffentlichen-kassen-zur-projektfoerderung-HI1580562.html “echter Zuschuss”], weswegen '''keine Umsatzsteuer''' anfallen sollte. Die Erfahrungswerte der Projekte besagen allerdings, dass zwar keine Umsatzsteuer, aber '''in aller Regel Einkommensteuer fällig wird''' (die Steuerarten werden unten näher beschrieben). Da die Auszahlung der Förderung quartalsweise erfolgt, kann es sein, dass sie in zwei verschiedenen Steuererklärungen über zwei Jahre angegeben werden muss.

'''Wichtig für Teams:''' Ihr müsst eine eigene Steuererklärung für die GbR abgeben, die den Gewinn / Verlust jedes GbR-Mitglieds ausweist. Bei eurer persönlichen Einkommensteuer wird nur das Endergebnis addiert.

Manche Projekte waren in der Vergangenheit damit erfolgreich, von der Einkommenssteuer befreit zu werden. Ein '''erprobter Ansatz, um eine etwaige Einkommensteuerfreiheit festzustellen''' ist folgender:

Man gibt fristgerecht seine Steuererklärung (Erläuterung siehe unten) für das entsprechende Jahr der Förderung ab, erfasst die Förderung allerdings nicht als Summe, sondern legt ein Schreiben im folgenden Stil bei:
Im Jahr x hatte ich zusätzliche Einnahmen, die nicht in der abgegebenen Steuererklärung (Anlage 1) enthalten sind, da sie meiner Einschätzung nach laut §3 Einkommensteuergesetzsteuerfrei sind. Ich möchte Ihnen dies hiermit mitteilen und bitte Sie, die Steuerfreiheit zu überprüfen und diesbezüglich eine Bewertung vorzunehmen.

Es handelt sich um die folgenden Einnahmen:
1.Zuwendung des Bundesministeriums für Bildung und Forschung für das Forschungs-und Entwicklungsprojekt „x“ unter dem Förderkennzeichen x im Rahmen des Förderprogramms „Software Sprint“ in Höhe von x Euro.

Meiner Einschätzung nach sind die Einnahmen aus 1. nach §3 Nr. 11 Einkommensteuergesetz steuerfrei. Zur Prüfung habe ich Ihnen relevante Dokumente als Anlagen beigefügt, zu denen ich im folgenden noch ein paar Erläuterungen habe.

Ihnen liegt der Zuwendungsbescheid (Anlage 2) vor, aus dem auf Seite 2 die Höhe der erhaltenen Zuwendung hervorgeht, sowie dass die Nebenbestimmungen „NKBF 2017“ Teil des Zuwendungsbescheids sind. Diese Nebenbestimmungen liegen ebenfalls bei (Anlage 3). Dort ist zu entnehmen, dass mir als Zuwendungsempfänger die Ergebnisse des Forschungsprojekts gehören (Punkt 3.1 auf Seite 11) und dass mir das Recht auf ausschließliche Nutzung eingeräumt wird (Punkt 3.2 auf Seite 11). Dies scheint mir insofern relevant, als dass in §3 Nr. 11 steht, dass „Voraussetzung für die Steuerfreiheit ist, dass der Empfänger mit den Bezügen nicht zu einer bestimmten wissenschaftlichen oder künstlerischen Gegenleistung oder zu einer bestimmten Arbeitnehmertätigkeit verpflichtet wird.“. Da die Forschungsergebnisse mir gehören, gibt es in diesem Sinne keine Gegenleistung, die von mir an das Bundesministerium oder den Projektträger erbracht wurde. Weiterhin liegt die Antwort des Bundesministeriums (Anlage 4) auf meinen Verwendungsnachweis bei, aus dem die Gesamtkosten des Vorhabens sowie der vom Bund getragene Anteil hervorgehen.
Weitere Beispiele befinden sich [[Steuern#Beispiele für Anschreiben|weiter unten]]. Dort haben wir auch die [[Steuern#Steuertipps|unterschiedlichen Erfahrungen je nach Finanzamt]] gesammelt. Außerdem gibt es einen Channel auf Zulip, in dem ihr euch mit aktuellen und ehemaligen Geförderten rund um das Thema Finanzamt und Steuern austauschen könnt.

Einige Projekte haben zudem gute Erfahrungen damit gemacht, ihr zuständiges Finanzamt proaktiv mit ihren Fragen zu kontaktieren (z.B. zur möglichen Steuerfreiheit). Sie können (je nach Standort) sehr hilfreich sein.

=== Umsatzsteuer ===
Die Umsatzsteuer betrifft (fast) alle Unternehmen. Für die Förderung durch den Prototype Fund sollte als "echter Zuschuss" keine Umsatzsteuer anfallen. Als umsatzsteuerpflichtige Unternehmer*innen müsst ihr in den ersten zwei Jahren eurer Selbstständigkeit monatlich eine Umsatzsteuervoranmeldung abgeben. Diese wird bei euch im Regelfall eine sogenannte „Null-Meldung“ sein.

=== Gewerbesteuer ===
Die Gewerbesteuer ist eine Unternehmenssteuer – in dem Augenblick, in dem ihr euch selbstständig macht, werdet ihr auch zu einem Unternehmen. Nur vom Finanzamt anerkannte Freiberufler*innen sind von der Gewerbesteuer befreit. Im Regelfall wird das Finanzamt den Status der Freiberuflichkeit verwehren. Wenn ihr Gewerbesteuer zahlt, wird diese mit der Einkommensteuer verrechnet, so dass ihr am Ende fast den gleichen Betrag wie Freiberufler*innen zahlt (falls der “Steuerhack” nicht greift).

=== Einkommensteuer ===
Die Einkommensteuer hat mit dem Unternehmen nur mittelbar zu tun. Der Gewinn, den ihr mit eurem Unternehmen (oder eurem GbR-Anteil) erwirtschaftet, ist in der Regel als Teil eures Einkommens einkommensteuerpflichtig. (Angestellte zahlen die Lohnsteuer, die eine Vorauszahlung auf die Einkommensteuer darstellt). Wie bei der persönlichen Steuererklärung ist es auch bei der Einkommenssteuererklärung möglich, auf verschiedenen Wegen die Steuerlast zu senken. Ein*e Steuerberater*in kann euch dabei beraten, was davon in eurem Fall sinnvoll ist.

=== Das Finanzamt will viel wissen ===
Nachdem ihr das Gewerbe angemeldet habt, wird sich das Finanzamt bei euch melden und darum bitten, den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung auszufüllen. Ihr könnt abwarten, bis das Finanzamt sich meldet oder den Bogen auch proaktiv ausfüllen. Ihr findet eine am Rechner ausführbare Vorlage im Formularcenter des Bundesfinanzministeriums. Damit ihr von den 8 Seiten nicht erschlagen werdet, hier einige [https://www.formulare-bfinv.de/ffw/action/invoke.do?id=034250 Ausfüllhinweise]:

* Seite 1-3: Hier macht ihr Angaben über euch als Unternehmer*in und über die geplante Tätigkeit. Bei einer GbR muss jede*r Teilhaber*in diesen Bogen ausfüllen.
* Seite 3-5: Hier möchte das Finanzamt alles über das neue Unternehmen wissen und möchte auch wissen, ob ihr in den letzten 5 Jahren schon einmal selbstständig wart.
* Seite 5: Hier müsst ihr die voraussichtliche Höhe eurer Einkünfte eintragen. Die Einkünfte als IT-Unternehmer*in gehören in Zeile 112. Schaut, ob ihr noch andere Einkünfte habt. Bei der Gewinnermittlungsart solltet ihr die Einnahmenüberschussrechnung wählen.
* Seite 6-7: Gebt hier die Höhe der Umsätze an – da gehört die Förderung des Prototype Fund mit hinein, auch wenn diese umsatzsteuerfrei ist. Wenn weniger als € 17.500,00 umgesetzt werden, solltet ihr von der Kleinunternehmerregelung Gebrauch machen.
*Seite 7: Im Falle einer GbR tragt diese hier ein.
* Seite 8: Wenn ihr schon ein Firmenkonto habt, kann hier direkt das SEPA-Mandat mitgesendet werden und eine entsprechendes Notiz hier vermerkt werden. Bei einer GbR sendet eine Kopie des Gesellschaftsvertrags mit und kreuzt das Feld an.

=== Keine Steuernummer? ===
In einigen wenigen Fällen hat das Finanzamt die Vergabe von Steuernummern für Prototype-Fund-Projekte abgelehnt, da die Teams nicht unternehmerisch tätig seien. Dazu haben wir zurzeit leider nur wenige Infos, Teams berichten:
- Ich glaube, das hat die steuerliche Situation sogar vereinfacht. Wir haben die Förderung dann vom GbR-Konto jeweils anteilig an uns überwiesen und als steuerfreie Einnahmen bei unserer Steuererklärung angegeben. Das ging problemlos durch (in Hamburg, Karlsruhe und Lörrach). Ist mittlerweile auch von einer Steuerberaterin abgesegnet, auch wenn die natürlich im ersten Anlauf davon irritiert war. (...) Wie man natürlich ohne Steuernummer ein Geschäftskonto bekommt, kann je nach Bank ein interessantes Thema sein. Bei uns hat geholfen, dass wir für einen kurzen Zeitraum eine Steuernummer hatten und ich die angeben konnte.

- Danke, dass du eure Erfahrungen teilst. Bankkonto war kein Problem, wir konnten die Steuer-IDs des Teams eintragen. Dass die ganze GbR steuerlich nicht relevant ist, wurde mir telefonisch vom Finanzamt auch bestätigt. Problem ist jetzt aber, dass das BMBF eine Steuernummer verlangt, weil der Prozess das so vorsieht und auch nicht geändert werden soll. Habt ihr dafür die später deaktivierte Nummer eingereicht, oder wie lief das bei euch ab?

- Daran erinnere ich mich nicht mehr so genau, im Zweifelsfall haben wir genau das gemacht… 🙂

== Steuertipps ==

=== Steuertipps & Erfahrungen pro Stadt/Finanzamt ===

==== Augsburg ====
Wir haben beim Finanzamt Augsburg auch die Empfehlungen/Hinweise befolgt, aber leider ist es hier scheinbar nicht steuerfrei. Begründet wird das damit, dass die Gelder für Lebenserhaltung an die Entwickler*innen geflossen sind und das dann keine Ausübung von wissenschaftlichen Tätigkeiten ist.

==== Berlin Neukölln ====
Hallo allerseits, bei mir hat es funktioniert: das Finanzamt Neukölln hat in meinem Fall befunden, dass die Förderung vom Prototype-Fund nicht als Einkommen zählt. Ich zahle also keine Einkommensteuer darauf.

Das lief so: ich habe meine Steuererklärung gemacht (im Juli 2019 für das Jahr 2018) und die Förderung nirgendwo eingetragen. Das ganze per Elster abgeschickt. Zusätzlich hab ich die Steuererklärung ausgedruckt und mit einem ausführlichen [https://cloud.okfn.de/s/b49Hmigrj5ALcPY Anschreiben] ans Finanzamt Neukölln geschickt. Es kam Mitte November ein Steuerbescheid ohne jegliche Reaktion auf mein Schreiben.

Dann habe ich noch einige Zeit vergehen lassen und auf eine Reaktion des Finanzamts gewartet. Vor einigen Tagen dachte ich mir es wäre inzwischen genug Zeit vergangen und hab dort mal angerufen. Die freundliche Mitarbeiterin teilte mir dann mit, dass das alles so akzeptiert wurde, wie ich es geschrieben hätte. Mich darüber zu informieren hätte sie nicht für nötig gehalten, da ich ja den Steuerbescheid erhalten hätte. Sei alles so in den Akten vermerkt.

==== Berlin Friedrichshain-Kreuzberg ====
Wir haben für audapolis gestern vom Finanzamt Friedrichshain-Kreuzberg den Brief bekommen, dass die Zuwendungen aus dem PTF gem. § 3 Nr. 11 Einkommensteuergesetz '''ertragsteuerlich steuerfrei''' und umsatzsteuerlich '''nicht steuerbare „echte Zuschüsse".''' sind. Wir hatten eine minimal abgewandelte Form von [[Steuern#Beispiel 3|dem]] Schreiben verwendet.

==== Berlin-Steglitz ====
Ich habe für die Einkommensteuererklärung für das Projekt (als einzelner, freiberuflicher Entwickler) ein kleines Schreiben wie bisher im Wiki beschrieben beigelegt. Darauf ist das Finanzamt aber überhaupt nicht eingegangen sondern hat einen eigenen (neuen) Weg gefunden die Einkünfte als steuerfrei zu sehen. Das könnte vielleicht in Zukunft eine neue Argumentation eröffnen.

Zitat:
"Der Zuschuss vom Bundesministerium für Bildung und Forschung wurde als echter Zuschuss zur Projektförderung auf der Grundlage der in Absch. 10.2 (10) Nr.1 UStAE (Umsatzsteueranwendungserlass) genannten Nebenbestimmungen berücksichtigt und ist somit umsatzsteuerfrei. Ertragssteuerlich wurde er als Kapitalzuschuss gewertet, da die Förderung einer Investitionstätigkeit im Vordergrund steht, und aufgrund der Angaben in der EÜR und den eingereichten Belegen als erfolgsneutral angesehen (Ausübung des Wahlrechts vgl. R 6.5 (2) Einkommensteuerrichtlinie)."

Mir wurde bei Nachfrage versichert, dass die Konsequenzen aus dieser Einschätzung zu einen sein, dass der Zuschuss nicht in der Einkommensteuererklärung auftaucht und dass ich als Folge beim Verkauf der Software keine Herstellungskosten geltend machen kann :D

Wollte nur rueckmelden, dass bei mir beim FA Berlin Steglitz die ESt-Befreiung mit einem schriftlichen verweis auf EStG §3 Abs. 11 ohne Rückfragen akzeptiert wurde. Ich wünsche euch allen viel Erfolg bei eurer Steuererklärung <3

==== Frankfurt am Main ====
Ich habe die [[Steuern#Beispiel 4|Begründung]] leicht angepasst (danke nochmal an die ursprüngliche Autor:in!) an mein Finanzamt (Frankfurt am Main) geschickt und nun eine positive Bestätigung für 2019 bekommen. In unserem Fall heißt das konkret, dass wir die Zuschüsse des BMBF nicht in der Einnahme-Überschuss-Rechnung (EÜR) der GbR unseres Teams aufführen müssen, was heißt, dass in der Feststellungserklärung (Steuererklärung der GbR) keine Einnahmen auftauchen. In der persönlichen EÜR (und damit der Einkommen-Steuererklärung) müssen die anteiligen Auszahlungen aus der GbR an die Mitglieder dann auch nicht aufgeführt werden.

==== Halle (Saale) ====
Mir hat das Finanzamt Halle einen Bescheid über Einkommenssteuervorauszahlungen geschickt, in dem sie die Förderung des BMBF zu meinem Einkommen gerechnet haben. Ich habe dagegen Einspruch eingelegt und daraufhin einen korrigierten Bescheid bekommen, ohne die Fördersumme. Ich hab mich dabei an der [[Steuern#Beispiel 3|Argumentation]] orientiert, die blinry hier irgendwann mal reingeschrieben hat. Folgendes habe ich an das Finamt geschrieben: [[Steuern#Beispiel 6: Widerspruch einlegen|>>LINK<<]]

Da habe ich dann noch einen Scan des Zuwendnungsbescheids und die Nebenbestimmungen (Tipp, die sind hier online zu finden) angehängt.

In der Einkommenssteuererklärung (also nicht mehr die Vorauszahlung) hat das Finanzamt die eingereichte Erklärung ohne die Einnahmen der GbR nicht akzeptiert.
Sie sagen dazu: „Die Zuwendungen aus dem Bundeshaushalt für das Vorhaben ‚Software Sprint - Einzelvorhaben: [Mein Projekt]‘ stellt keine steuerfreie Einnahme dar. Der Gewinn wurde entsprechend […] erhöht“
Weil ich in dem Jahr unter der Steuerfreiheitsgrenze geblieben bin, habe ich dagegen keinen Einspruch eingelegt.

==== Hamburg Altona ====
Hallo zusammen, auch das Finanzamt Hamburg Altona hat unsere Begründung für die Steuerfreiheit der erhaltenen Gelder akzeptiert 🎉 Wir haben ähnlich wie in der Vorlage von blinry (danke!) argumentiert, und vorsichtigerweise auch beschrieben, dass keine "Arbeitsnehmertätigkeit" vorlag (also keine Weisungsbefugnis, etc. das zweite Kriterium in §3 Nr. 11 Satz 3 EStG). Wir haben dazu eine Erklärung zur Feststellung beim Finanzamt eingereicht und parallel eine schriftliche Mitteilung via Elster verschickt, und in beiden aufeinander verwiesen. Ca 4 Wochen später kam dann die "Einheitliche und gesonderte Feststellung". Darin ist bei jede\\*r Gesellschafter\\*in als Einkommen aus der GbR € 0,00 vermerkt.

==== Köln ====
Kurzes update aus Köln: Unser Steuerberater hat beim Finanzamt nachgefragt (da es als GbR nicht so einfach klappt wie bei einer Einzelperson - und ich vermute T. hatte als Einzelperson das Begleitschreiben eingereicht). Leider antwortet uns das Finanzamt, dass wir versteuern müssen, mit Verweis auf dieses Urteil: <nowiki>https://datenbank.nwb.de/Dokument/Anzeigen/210835/</nowiki>

Wir recherchieren gerade noch ob sich ein Einspruch lohnt, aber Aussage des Steuerberaters Stand heute ist: "Bei Einzelpersonen und geringen Beträgen kann es sein, dass das Finanzamt das einfach kommentarlos akzeptiert. Bei Entnahmen aus einer GbR wird das wahrscheinlich nicht funktionieren."
Immer noch nix finales, aber es macht Sinn die potentiellen Steuern zur Seite zu legen.

==== München ====
Wir haben als GbR an der vorletzten Prototype-Runde teilgenommen und nun stand natürlich die Steuererklärung an - für das Jahr 2023 in diesem Fall. Und, um es kurz zu machen, es hat geklappt! Die freundlichen Damen und Herren vom Finanzamt München sind den Argumenten in meinem Schreiben gefolgt und haben die Förderung steuerfrei gestellt - bedingungslos und unwiderruflich (kein "Vorbehalt der Nachprüfung"). Das bedeutet, auch die in 2024 geflossenen Beträge sind dann steuerfrei.Das Schreiben war angelehnt an einige Tipps hier im Forum. Für unsere GbR macht das insgesamt ca. 6.000 Euro "Mehrerlös" aus, das ist ja auch nicht von schlechten Eltern ...

==== Starnberg ====
Diese Woche habe ich Rückmeldung von meinem Finanzamt (Starnberg) bekommen, die der im Wiki vorgeschlagenen Argumentation nicht folgen möchte:

"Die Einnahmen aus der Zuwendung des Bundesministeriums für Bildung und Forschung für das Forschungs- und Entwicklungsprojekt "Voice-QL" sind nicht nach §3 Nr.11 EStG steuerfrei, da die Förderung für einen bestimmten Zweck ist, weswegen §3 Nr.11 S.3 EStG nicht anzuwenden ist. Die Einkünfte sind daher als sonstige Einkünfte aus anderen Leistungen nach §22 Nr. 3 EStG bei Zufluss zu erklären."

Mein Antrag auf Steuerbefreiung der Fördersumme von Runde 12 bei der Steuererklärung wurde damals vom Finanzamt Starnberg abgelehnt. Durch mehrere Wiki-Beträge motiviert habe ich mir nun doch noch einmal die Zeit genommen, einen Brief an das Finanzamt zu formulieren und Widerspruch gegen den Steuerbescheid eingelegt.

Heute kam ein korrigierter Bescheid per Briefpost, mein Widerspruch wurde anerkannt! Statt einer Nachzahlung gibt es nun eine Rückzahlungn:-)

"Sehr geehrte Damen und Herren,

Im Bescheid für 2023 lese ich die Einschätzung, dass die Zuwendung des BMBF für das Projekt '[...]' nicht steuerfrei ist.
Der Zuschuss wurde im Rahmen der bundesweiten Maßnahme PrototypeFund(PTF) gewährt. Durch persönlichen Kontakt mit anderen PTF-Förderprojekten wurde mir bekannt, dass andere Finanzämter (z. B. Frankfurt am Main, Berlin-Neukölln, Berlin-Steglitz, Berlin Friedrichshain-Kreuzberg oder Hamburg Altona) es so sehen, dass diese Zuwendung NICHT versteuert werden muss.
Als Erläuterung wird angeführt:
'Der Zuschuss vom Bundesministerium für Bildung und Forschung wurde als echter Zuschuss zur Projektförderung auf der Grundlage der in Absch. 10.2 (10) Nr.1 UStAE (Umsatzsteueranwendungserlass) genannten Nebenbestimmungen berücksichtigt und ist somit umsatzsteuerfrei. Ertragssteuerlich wurde er als Kapitalzuschuss gewertet, da die Förderung einer Investitionstätigkeit im Vordergrund steht, und aufgrund der Angaben in der EÜR und den eingereichten Belegen als erfolgsneutral angesehen (Ausübung des Wahlrechts vgl. R 6.5 (2) Einkommensteuerrichtlinie).'
Ein weiteres Finanzamt sagt, dass ...
... 'Zuwendungen aus dem PTF gem. § 3 Nr. 11 Einkommensteuergesetz ertragsteuerlich steuerfrei und umsatzsteuerlich nicht steuerbare 'echte Zuschüsse' sind'
Aus beigefügten Nebenbestimmungen geht hervor, dass mir gegenüber keine Weisungsbefugnis besteht und sowohl Verwertungsrechte wie auch Forschungsergebnisse mir gehören. So gibt es in diesem Sinne keine Gegenleistung, die von mir an das Bundesministerium oder den Projektträger erbracht wurde.
Die Besteuerung der Zuwendung würde für mich und meine Familie eine finanzielle Belastung darstellen. Vor dem Hintergrund der unterschiedlichen Praxis anderer Finanzämter lege ich deshalb Widerspruch gegen den Bescheid ein und bitte um eine erneute Prüfung des Sachverhalts.
Weitere Unterlagen zur Klärung stelle ich bei Bedarf gerne zur Verfügung.

Mit freundlichen Grüßen,
[...]"

== Beispiele für Anschreiben ==
Diese Textbausteine für die Einkommenssteuerfreiheit wurden bereits erfolgreich beim Finanzamt eingereicht. Reuse & remix :D

=== Beispiel 1 ===
[https://cloud.okfn.de/s/b49Hmigrj5ALcPY '''Hier befindet sich ein Beispiel-Anschreiben als PDF.''']

=== Beispiel 2 ===
[https://cloud.okfn.de/s/TbQMg6ALPZkkwYZ '''Hier befindet sich ein weiteres Beispiel-Anschreiben als PDF.''']

=== Beispiel 3 ===
Zur Abwendung des Zwangsgeldes für mich und meine Mitgesellschafter*in habe ich auch noch einmal einen Blick in das Einkommensteuergesetz geworfen und festgestellt, dass meiner Einschätzung nach die Einnahmen der GbR im Jahr 2019 nach §3 Nr. 11 EkSt steuerbefreit sind. Es handelt sich um eine Zuwendung des Bundesministeriums für Bildung und Forschung für das Forschungs- und Entwicklungsprojekt „—-“ unter dem Förderkennzeichen “----” Rahmen des Förderprogramms „Software Sprint“ in Höhe von — €. Ich möchte Ihnen dies hiermit mitteilen und bitte Sie, die Steuerfreiheit zu überprüfen und diesbezüglich eine Bewertung vorzunehmen. Zur Prüfung habe ich Ihnen den Änderungsbescheid zum ursprünglichen Zuwendungsbescheid vom (--Datum–) als Anlage beigefügt. Außerdem verweise ich auf die Nebenbestimmungen für Zuwendungen des BMBF (NKBF2017, Web-Link <nowiki>https://www.bmbf.de/foerderungen/bekanntmachung-1429.html</nowiki>), aus denen in Abschnitt 3 hervorgeht, dass uns als Zuwendungsempfängern die Ergebnisse des Forschungsprojekts gehören und uns das ausschließliche Nutzungsrecht eingeräumt wird (Seite 11). Dies scheint mir insofern relevant, als dass in §3 Nr. 11 EkSt festgelegt ist, dass „Voraussetzung für die Steuerfreiheit ist, dass der Empfänger mit den Bezügen nicht zu einer bestimmten wissenschaftlichen oder künstlerischen Gegenleistung oder zu einer bestimmten Arbeitnehmertätigkeit verpflichtet wird“. Da die Forschungsergebnisse uns gehören, gibt es in diesem Sinne keine Gegenleistung, die an das Bundesministerium oder den Projektträger erbracht wurde.

=== Beispiel 4 ===
''Sehr geehrte Damen und Herren,

Im Jahr 2020 haben wir Zuschüsse des Bundesministeriums für Bildung und Forschung in der abgegebenen GbR-Feststellungserklärung \emph{nicht} versteuert, da wir sie für steuerfrei auf Grundlage von §3 Einkommensteuergesetz halten. Wir möchten Ihnen dies hiermit mitteilen und bitten Sie, die Steuerfreiheit zu überprüfen und diesbezüglich eine Bewertung vorzunehmen.

Es handelt sich um die folgenden Einnahmen:

Zuwendung des Bundesministeriums für Bildung und Forschung für das Forschungs- und Entwicklungsprojekt „—“ unter dem Förderkennzeichen —-- im Rahmen des Förderprogramms „Software Sprint“ in Höhe von \EUR{---}.

Unserer Einschätzung nach sind die Einnahmen nach §3 Nr. 11 Einkommensteuergesetz steuerfrei. Zur Prüfung haben wir Ihnen den Zuwendungsbescheid als Anlagen beigefügt, zu denen wir noch folgende Erläuterungen haben:

Auf Seite 2 geht die Gesamthöhe der erhaltenen Zuwendung hervor (verteilt auf die Jahre 2020 und 2021 gemäß des ebenfalls beigefügten Änderungsbescheides vom –datum–), sowie auf Seite 3 dass die Nebenbestimmungen „NKBF 2017“ Teil des Zuwendungsbescheids sind. Diese Nebenbestimmungen liegen ebenfalls bei. Dort ist zu entnehmen, dass der GbR als Zuwendungsempfängerin die Ergebnisse des Forschungsprojekts gehören (Punkt 3.1 auf Seite 11) und dass ihr das Recht auf ausschließliche Nutzung eingeräumt wird (Punkt 3.2 auf Seite 11). Dies scheint mir insofern relevant, als dass in §3 Nr. 11 steht, dass „Voraussetzung für die Steuerfreiheit ist, dass der Empfänger mit den Bezügen nicht zu einer bestimmten wissenschaftlichen oder künstlerischen Gegenleistung oder zu einer bestimmten Arbeitnehmertätigkeit verpflichtet wird“. Da die Forschungsergebnisse uns gehören, gibt es in diesem Sinne keine Gegenleistung, die von uns an das Bundesministerium oder den Projektträger erbracht wurde.

Weitere Anlage ist der Zahlungsnachweis vom 27. November 2020, aus dem die erhaltene Zuwendung im Jahr 2020 hervorgeht. Weitere Zahlungen erfolgten im Jahr 2020 nicht. Falls Sie weitere Belege benötigen, reichen wir diese natürlich gern nach.

Mit freundlichen Grüßen''

Das generiert eine Transaktions-ID. Dann haben wir die "Gesonderte und einheitliche Feststellung" für die GbR ausgefüllt, mit 0 EUR Einnahmen, und jeweils 0 EUR Entnahmen von uns beiden. Im "Anmerkungs"-Feld haben wir die Transaktions-ID referenziert:

Siehe separat übermittelte Mitteilung: Transferticket ep1342j69pyzh07gjw47isfexxad1ux8;
Auftrag: Sonstige Nachricht an das Finanzamt;
Ordnungskriterium: 14/130/05478;
Abgabezeit: Freitag, 14. Mai 2021, 17:58:27

Achso, und der Brief hatte als Anhänge noch den NKBF 2017, den Zuwendungsbescheid (plus eine Korrektur für die Aufteilung des Geldes auf die Jahre), und den ersten Zahlungsnachweis aus Profi Online.

=== Beispiel 5 ===
Im Jahr 2019 habe ich Zuschüsse des Bundesministeriums für Bildung und Forschung in der abgegebenen GbR-Feststellungserklärung nicht versteuert, da ich sie für steuerfrei auf Grundlage von §3 Einkommensteuergesetz halte. Ich möchte Ihnen dies hiermit mitteilen und bitte Sie, die Steuerfreiheit zu überprüfen und diesbezüglich eine Bewertung vorzunehmen. Es handelt sich um die folgenden Einnahmen: Zuwendung des Bundesministeriums für Bildung und Forschung für das Forschungs- und Entwicklungsprojekt „XXXXX“ unter dem Förderkennzeichen XX|XXXXXX im Rahmen des Förderprogramms „Software Sprint“ in Höhe von X.XXX,XX€. Meiner Einschätzung nach sind die Einnahmen nach §3 Nr. 11 Einkommensteuergesetz steuerfrei. Zur Prüfung habe ich Ihnen den Zuwendungsbescheid als Anlagen beigefügt, zu denen ich im folgenden noch ein paar Erläuterungen habe: Auf Seite 2 geht die Höhe der erhaltenen Zuwendung hervor (50% der Zuwendungen im Haushaltsjahr 2019), sowie auf Seite 3 dass die Nebenbestimmungen „NKBF 98“ Teil des Zuwendungs bescheids sind. Diese Nebenbestimmungen liegen ebenfalls bei. Dort ist zu entnehmen, dass mir als Zuwendungsempfänger die Ergebnisse des Forschungsprojekts gehören (Punkt 9.2 auf Seite 7) und dass mir das Recht auf ausschließliche Nutzung eingeräumt wird (Punkt 12.1 auf Seite 9). Dies scheint mir insofern relevant, als dass in §3 Nr. 11 steht, dass „Voraussetzung für die Steuer freiheit ist, dass der Empfänger mit den Bezügen nicht zu einer bestimmten wissenschaftlichen > oder künstlerischen Gegenleistung oder zu einer bestimmten Arbeitnehmertätigkeit verpflichtet > wird“. Da die Forschungsergebnisse mir gehören, gibt es in diesem Sinne keine Gegenleistung, die > von mir an das Bundesministerium oder den Projektträger erbracht wurde. Weiterhin liegt die > Antwort des Bundesministeriums (Anlage 4) auf meinen Verwendungsnachweis bei, aus dem die Gesamtkosten des Vorhabens sowie der vom Bund getragene Anteil hervorgehen.

=== Beispiel 6: ===
''Sehr geehrte Damen und Herren,

im Jahr 2023 hatte die GbR Einnahmen, die nicht in der hier abgegebenen Steuer-/ Feststellungserklärung enthalten sind, da diese nach unserer Einschätzung gemäß §3 Nr. 11 Einkommensteuergesetz steuerfrei sind. (Zitat aus der genannten Vorschrift: »Steuerfrei sind … (Nr. 11) Bezüge aus öffentlichen Mitteln … die … zu dem Zweck bewilligt werden, … die Wissenschaft oder Kunst unmittelbar zu fördern.«)
Wir teilen Ihnen dies hiermit mit und bitten Sie, diesen Sachverhalt zu überprüfen und diesbezüglich eine Bewertung vorzunehmen. Es handelt sich um die folgende Einnahme:
- Zuwendungsbescheid des Bundesministeriums für Bildung und Forschung für das Forschungs- und Entwicklungsprojekt „Software Sprint – Einzelvorhaben: [wie im Zuwendungsbescheid] in Höhe von [in diesem Jahr geflossene Gelder – nicht der gesamte Betrag] € für das Kalenderjahr 2023.
Zur Prüfung haben wir die relevanten Dokumente beigefügt, zu denen wir Folgendes erläutern möchten.
Zum einen handelt es sich um den Zuwendungsbescheid vom [Datum], aus dem auf Seite 2 die Höhe der Zuwendung von [Betrag in diesem Jahr] Euro hervorgeht. Des weiteren wird auf Seite 3 festgestellt, dass die »Nebenbestimmungen NKBF 2017« Teil des Zuwendungsbescheids sind. Die NKBF haben wir nicht vollständig mitgesandt, diese liegen z.B. vor unter https://foerderportal.bund.de/easy/module/profi_formularschrank/download.php?datei1=3175
Als Anlage senden wir den wohl relevanten Ausschnitt (Seite 11/17): Dort ist festgehalten, dass dem Zuwendungsempfänger (hier also der GbR) alle Eigentumsrechte an den Ergebnissen des Projekts gehören (Punkt 3.1) und ihm alle Nutzungs- und Verwertungsrechte zustehen (Punkt 3.2).
Diese Punkte heben wir deshalb heraus, da im genannten §3 Nr. 11 Satz 3 ESt. steht, dass »Voraussetzung für die Steuerfreiheit ist, dass der Empfänger mit den Bezügen nicht zu einer bestimmten wissenschaftlichen oder künstlerischen Gegenleistung oder zu einer bestimmten Arbeitnehmertätigkeit verpflichtet wird«.
Da die Ergebnisse allein der GbR gehören, gibt es im Sinne dieser Vorschrift auch keine Gegenleistung, die von uns an das Bundesministerium oder den Projektträger erbracht wurde.
Uns ist klar, dass bei einer steuerfreien Zuwendung keine (Betriebs-) Ausgaben angesetzt werden können und keine USt. entsteht. Für Rückfragen stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung.

Mit freundlichen Grüßen, [Name geschäftsführender Gesellschafter der GbR]

Anlage 1: Zuwendungsbescheid vom [Datum]
Anlage 2: Nebenbestimmungen (NKBF 2017 -Auszug-) als Teil des
Zuwendungsbescheids''

=== Beispiel 7: Widerspruch einlegen ===
''Guten Tag,

in Ihrem Schreiben vom [DATUM] setzten Sie für mich Einkommenssteuervorauszahlungen fest. Gegen diese lege ich hiermit Widerspruch ein. Zwar habe ich angegeben, über die [UNTERNEHMEN] GbR [FÖRDERSUMME] € an Einnahmen erzielen zu wollen, diese bestehen jedoch vollständig aus echten Zuwendungen des Bundesministeriums für Bildung und Forschung im Rahmen des Förderprogramms "Software Sprint" zur Förderung der Wissenschaft unter dem Förderkennzeichen [FKZ] (siehe Zuwendungsbescheid im Anhang). Entsprechend mache ich geltend, dass diese Einnahmen nach §3 Nr. 11 EStG als steuerfrei zu betrachten sind. Nach den für den Zuwendungsbescheid geltenden Förderbestimmmungen (NKBF 2017, im Anhang) verbleibt das alleinige Verwertungsrecht für die Forschungsergebnisse bei der GbR als Zuwendungsempfängerin, was den Anforderungen des §3 Nr. 11 Satz 3 EStG an den Ausschluss einer Gegenleistung entspricht.

Ich bitte demnach um Aufhebung Ihres Vorauszahlungsbescheids.

Mit freundlichen Grüßen

=== Beispiel 8: Widerspruch einlegen ===
'''[https://cloud.okfn.de/s/YGDCLbdnKr8RNbG Hier befindet sich ein Beispiel-Anschreiben für einen Widerspruch als PDF.]'''

== In English: Taxes ==
'''<big>Caution: We are not allowed to advise you on your taxes - only tax consultants can legally to do that. Here we have collected experiences and tips from past rounds that may be helpful for you. However, please still get professional advice on your taxes.</big>'''

== Tax obligation ==
'''tldr;''' The Prototype Fund grant counts as a [https://www.haufe.de/finance/finance-office-professional/zuwendungen-aus-oeffentlichen-kassen-zur-projektfoerderung_idesk_PI11525_HI1580562.html "true grant"] ''(“echter Zuschuss”, a specific form of funding in Germany)'' which is why '''no sales tax''' should be payable. However, the projects' experience of the past rounds shows that, although no sales tax is payable, '''income tax is generally due''' (the types of tax are described in more detail below). Since the grant is paid out quarterly, it may have to be reported on two different tax returns over two years (in funding rounds in the winter).

'''Important for teams''': you must file a separate tax declaration for the GbR, which shows the profit / loss of each GbR member. For your personal income tax, only the final result will be added.

In the past, some projects have been successful in being exempt from income tax. A '''tested approach to establish a possible income tax exemption''' is as follows:

One files one's tax return (see below) by the due date for the appropriate year of the grant, but does not record the grant as a total, adding a letter in the following style (in German):
Im Jahr x hatte ich zusätzliche Einnahmen, die nicht in der abgegebenen Steuererklärung (Anlage 1) enthalten sind, da sie meiner Einschätzung nach laut §3 Einkommensteuergesetzsteuerfrei sind. Ich möchte Ihnen dies hiermit mitteilen und bitte Sie, die Steuerfreiheit zu überprüfen und diesbezüglich eine Bewertung vorzunehmen.

Es handelt sich um die folgenden Einnahmen:
1.Zuwendung des Bundesministeriums für Bildung und Forschung für das Forschungs-und Entwicklungsprojekt „x“ unter dem Förderkennzeichen x im Rahmen des Förderprogramms „Software Sprint“ in Höhe von x Euro.

Meiner Einschätzung nach sind die Einnahmen aus 1. nach §3 Nr. 11 Einkommensteuergesetz steuerfrei. Zur Prüfung habe ich Ihnen relevante Dokumente alsAnlagen beigefügt, zu denen ich im folgenden noch ein paar Erläuterungen habe.

Ihnen liegt der Zuwendungsbescheid (Anlage 2) vor, aus dem auf Seite 2 die Höhe der erhaltenen Zuwendung hervorgeht, sowie dass die Nebenbestimmungen „NKBF 2017“ Teil des Zuwendungsbescheids sind. Diese Nebenbestimmungen liegen ebenfalls bei (Anlage3). Dort ist zu entnehmen, dass mir als Zuwendungsempfänger die Ergebnisse des Forschungsprojekts gehören (Punkt 3.1 auf Seite 11) und dass mir das Recht aufausschließliche Nutzung eingeräumt wird (Punkt 3.2 auf Seite 11). Dies scheint mir insofern relevant, als dass in §3 Nr. 11 steht, dass „Voraussetzung für die Steuerfreiheit ist, dass der Empfänger mit den Bezügen nicht zu einer bestimmten wissenschaftlichen oder künstlerischen Gegenleistung oder zu einer bestimmten Arbeitnehmertätigkeit verpflichtet wird.“. Da die Forschungsergebnisse mir gehören, gibt es in diesem Sinne keine Gegenleistung, die von mir an das Bundesministerium oder den Projektträger erbracht wurde. Weiterhin liegt die Antwort des Bundesministeriums (Anlage 4) auf meinen Verwendungsnachweis bei, aus dem die Gesamtkosten des Vorhabens sowie der vom Bundgetragene Anteil hervorgehen.
More examples [[Steuern#Beispiele für Anschreiben|in the German section above]]. There we have also collected the different [[Steuern#Steuertipps|experiences depending on the tax office]]. There is also a channel on Zulip where you can talk to current and former recipients about the topic of tax office and taxes.

Some projects have also found it helpful to proactively contact their local tax office with questions (e.g., regarding potential tax exemptions). They can be very helpful (depending on your location).

=== ''Umsatzsteuer'' (Sales tax) ===
The sales tax concerns (almost) all companies. As a “ true subsidy”, no sales tax should be incurred for the funding from the Prototype Fund. As an entrepreneur subject to sales tax, you must submit an advance sales tax return monthly during the first two years of your self-employment. As a rule, this will be a so-called ''"Nullmeldung"'' for you.

=== ''Gewerbesteuer'' (Business Tax) ===
The ''Gewerbesteuer'' is a business tax - the moment you become self-employed, you also become a business. Only freelancers recognized by the tax office are exempt from business tax. Usually the tax office will deny you freelance status. If you pay business tax, it will be offset against your income tax, so that you end up paying almost the same amount as freelancers (if the "tax hack" above doesn‘t work).

=== ''Einkommensteuer'' (Income Tax) ===
Income tax is only indirectly related to the company. The profit you make from your business (or your GbR share) is generally subject to income tax as part of your income. (Employees pay payroll tax, which is an advance payment on income tax). As with your personal tax return, it is also possible to reduce your income tax burden in various ways when filing your income tax return. A tax advisor can advise you on what makes sense in your case.

=== The Tax Office (''Finanzamt'') wants to know a lot. ===
After you have registered the business, the tax office will contact you and ask you to fill in the tax registration form. You can wait for the tax office to contact you or fill out the form proactively. You can find a computer-executable template in the form center of the Federal Ministry of Finance. So that you are not overwhelmed by the 8 pages, here are some [https://www.formulare-bfinv.de/ffw/form/display.do?%24context=27F37B050AA7343D04AA instructions] to fill out the form:

* Page 1-3: Here you provide information about yourself as an entrepreneur and about your planned activity. In the case of a GbR, each partner must fill out this form.
* Page 3-5: Here the tax office wants to know everything about the new business and also whether you have been self-employed in the last 5 years.
* Page 5: Here you must enter the expected amount of your income. Income as an IT entrepreneur should be entered on line 112. Check if you expect to have any other income sources. You should choose the surplus income statement (Einnahmenüberschussrechnung) as the method of calculating profit.
* Page 6-7: Enter the amount of sales here - this includes the Prototype Fund grant, even if it is exempt from sales tax. If your turnover is less than € 17.500,00, you should use the small business regulation.
* Page 7: In case of a GbR enter it here.
* Page 8: If you already have a company account, the SEPA mandate can be sent directly here and a corresponding note can be added here. In case of a GbR send a copy of the articles of association and tick the box.

=== No tax number (''Steuernummer)''? ===
In a few cases, the tax office has refused to issue tax numbers for Prototype Fund projects because the teams are not entrepreneurial. Unfortunately, we have little info on this at the moment. Some of our teams reported:
- I think this even simplified the tax situation. We then transferred the funding from the GbR account proportionately to ourselves and declared it as tax-free income on our tax return. This went through without any problems (in Hamburg, Karlsruhe and Lörrach). In the meantime, it has also been approved by a tax consultant, even though she was naturally irritated by it at the first attempt. (...) How to get a business account without a tax number can be an interesting topic, depending on the bank. In our case, it helped that we had a tax number for a short period of time and I was able to provide that.

- Thanks for sharing your experience. Bank account was not a problem, we were able to put in the team tax IDs. That the whole GbR is not relevant for tax purposes was also confirmed to me by phone from the tax office. The problem now is, however, that the BMBF requires a tax number because the process provides for it and it is not to be changed. Did you submit the number that was later deactivated, or how did that work for you?

- I don't remember that exactly, but in case of doubt, that's exactly what we did... 🙂
[Translated from German]

'''Note'''

In the German section above we also provide many quotes from projects about [[Steuern#Steuertipps|their experiences with various tax offices]] and [[Steuern#Beispiele für Anschreiben|the letters that have helped them with establishing the tax exemption]].

Zuwendungsbescheid

2026-05-26T12:01:10Z

Marie-Lena:

''(English version below)''

Der Zuwendungsbescheid gilt als eure offizielle Zusage für die Förderung!

'''Zeitpunkt des Erhalts des Zuwendungsbescheids:''' Diesen bekommt ihr in der Regel vor Beginn der Förderzeit über die Plattform profi-online. Es kann vereinzelt vorkommen, dass der Zuwendungsbescheid später eintrifft, möglicherweise sogar nach Beginn des Förderzeitraums. Macht euch in diesem Fall keine Sorgen. Falls es Probleme mit eurer Förderung geben sollte, hättet ihr bereits entsprechende Informationen erhalten. Die Förderphase beginnt trotzdem wie geplant, und der Bescheid wird lediglich etwas später eintreffen.

'''Wichtige Schritte nach Erhalt des Zuwendungsbescheids:''' Bitte lest den Zuwendungsbescheid sorgfältig durch und bewahrt ihn sicher auf. Obwohl die vielen Seiten des Bescheids möglicherweise unübersichtlich erscheinen können, haben wir die wichtigsten Punkte hier für Euch zusammengetragen. Beachtet jedoch, dass das Lesen dieser Seite nicht das detaillierte Studium des Zuwendungsbescheids ersetzt.

Bei eventuellen Fragen zum Zuwendungsbescheid könnt Ihr euch an eure [[Ansprechpartner*innen beim Projektträger|Ansprechpartner*innen beim Projektträger]] wenden.

== Zuwendungsbescheid ==

=== Seite 1: Key Facts ===
Hier findet ihr die wichtigsten Eckdaten zu eurer Förderung, darunter das '''Förderkennzeichen'''. Euer Projektname mag sich ändern, aber mit dem Förderkennzeichen kann euer Vorhaben immer individuell zugeordnet werden. Verwendet es also immer in der Kommunikation mit dem Projektträger und fügt es euren Dokumenten hinzu (z.B. Vorhabenbeschreibung, Schlussbericht, etc.)

Eine detaillierte '''Fördersummenberechnung''' findet sich im Anhang "Gesamtvorkalkulation".

=== Seiten 2-7: Eure Förderung ===
Die Seiten 2-7 sind die wichtigsten im Zuwendungsbescheid und enthalten entscheidende Informationen für den Förderzeitraum und danach:

* Die '''maximale Fördersumme''', die ihr abrufen könnt (auch wichtig: die Aufteilung der Fördersumme auf beide Jahre).
* '''Aufbewahrung''': Ihr müsst alle relevanten Unterlagen für mindestens drei (Steuer-)Jahre aufbewahren.
*'''"De-minimis"-Bescheinigung''': Die De-minimis-Bescheinigung müsst ihr für zehn Jahre aufbewahren und angeben, falls ihr weitere Förderungen bekommt, bei denen die "De-minimis"-Behilfe-Regel gilt.
* '''Veröffentlichungen''':
**Nutzt die BMFTR-Logos bei Veröffentlichungen (z.B. auf Webseiten, GitHub-Repos, Flyern, usw.). Die Logos [https://www.bmbf.de/bmbfservice/ findet ihr hier] (Benutzername: "zuwendungs-info", Passwort: "bmftr2025").
**Eure Projektwebsite mit dem BMFTR-Logo muss an [[Ansprechpartner*innen beim Projektträger|eure Ansprechpartner*innen des Projektträgers]] zur Abnahme geschickt werden.
**Wissenschaftliche Artikel müssen Open Access sein oder nach einer 12-monatigen Embargofrist frei zugänglich gemacht werden.

=== NKBF 2017 ===
Die "Nebenbestimmungen für Zuwendungen auf Kostenbasis des Bundesministeriums für Forschung, Technologie und Raumfahrt an gewerbliche Unternehmen für Forschungs- und Entwicklungsvorhaben" sind die allgemeinen Regeln für die Förderung im BMFTR. Sie gelten für verschiedene Arten von Förderungen und passen nur teilweise zu der genauen Art der Förderung, die wir im Prototype Fund anbieten. Nehmt sie zur Kenntnis und wundert euch nicht, wenn nicht alles zum Förderbetrag, zum Zeitrahmen oder zur Struktur eurer Förderung passt.

=== Bestätigung des Zuwendungsbescheids ===

* '''Lesebestätigung'''
* '''Rechtsbehelfsverzicht'''
Damit der Zuwendungsbescheid rechtskräftig wird und es administrativ zügig weitergehen kann, ist es wichtig die Lesebestätigung und am besten auch gleich den Rechtsbehelfsverzicht via profi-online zu übermitteln. Bitte macht das ausschließlich über profi-online, da eine Bestätigung per E-Mail ist nicht rechtskräftig ist.

=== Hinweise für Zahlungsempfänger ===
Am Ende des Zuwendungsbescheids findet ihr eine Dokumentation für die Zahlungsanforderungen. [[Zahlungsanforderungen|Hier findet ihr]] zusätzliche Tipps und wichtige Links.

Nach dem ersten Monat der Förderzeit organisieren wir einen Call, bei dem der Projektträger euch durch eine Zahlungsanforderung führt und eure Fragen zum Thema beantwortet.

= In English =
The funding notification (''Zuwendungsbescheid'') serves as your official confirmation for the grant!

'''Time of receiving the funding notification''': Typically, you will receive this before the start of the funding period. Unfortunately, on rare occasions, the funding notification might arrive late, possibly even after the start of the funding period. In such cases, don't worry. If there were any issues with your funding, you would have already received relevant information. The funding phase will commence as planned, and the notification will just arrive a bit later.

'''Important steps after receiving the funding notification:''' Please read the funding notification carefully and keep it safe. While the many pages of the notification may seem overwhelming, we have compiled the key points for you here. However, note that reading this page does not replace a detailed study of the funding notification.

If you have any questions about the funding notification, you can contact [[Ansprechpartner*innen beim Projektträger|contact person at the Projektträger]].

=== Page 1: Key Facts ===
Here, you will find the essential details about your funding, including the funding identification code ("Förderkennzeichen"). Your project name may change, but the funding identification code allows your project to be individually identified. Always use it in communication with the Projektträger and include it in your documents (e.g., project description, final report, etc.).

A detailed funding calculation can be found in the appendix "Gesamtvorkalkulation”.

=== Pages 2-7: Your funding ===
Pages 2-7 are the most important ones and contain vital information for the funding period and beyond:

* The '''maximum funding amount''' you can request (important: the allocation of the funding amount over both years).
* '''Document storage''': You must keep all relevant documents for at least three (tax) years.
* '''"De-minimis"-Beihilfe:''' Keep the "De-minimis" certificate for ten (tax) years and provide it if you receive additional funding where the "De-minimis" aid rule applies.
* '''Publications''':
** Use the BMFTR logos in publications (e.g., on websites, GitHub repos, flyers, etc.). Logos [https://www.bmbf.de/bmbfservice/ are available here] (Username: "zuwendungs-info", Password: "bmftr2025").
** Your project website with the BMFTR logo must be submitted to [[Ansprechpartner*innen beim Projektträger|your contact person at the Projektträger]] for approval.
** Scientific articles must be Open Access or made freely accessible after a 12-month embargo period.

=== NKBF 2017 ===
The "Nebenbestimmungen für Zuwendungen auf Kostenbasis des Bundesministeriums für Forschung, Technologie und Raumfahrt an gewerbliche Unternehmen für Forschungs- und Entwicklungsvorhaben" (In English: "Supplementary Provisions for Grants on a Cost Basis from the Federal Ministry of Research, Technology and Space to Commercial Enterprises for Research and Development Projects") contain the general rules for BMFTR funding. They apply to different types of grants and only partially match the exact type of funding we offer at Prototype Fund. Take note of them and don’t be surprised if not everything fits the amount, timeframe, or structure of your funding.

=== Return of documents ===

* '''Lesebestätigung (read receipt)'''
* '''Rechtsbehelfsverzicht (waiver of rights to appeal)'''

To ensure that the funding notification (''Zuwendungsbescheid'') becomes legally binding and that the administrative process can proceed smoothly, you must submit a read receipt (''Lesebestätigung'') and ideally also a waiver of rights to appeal (''Rechtsbehelfsverzicht'') via profi-online. Please do not send any confirmation via email, as this is not legally binding.

=== Notes for payment recipients ===
At the end of the grant notification you will find documentation for the payment requests. [[Zahlungsanforderungen|Here you will find]] additional tips and important links. After the first month of the funding period, we will organize a call where the Projektträger team will guide you through a Zahlungsanforderung (payment request) and answer your questions about the topic.

Zahlungsanforderungen

2026-05-26T12:00:31Z

Marie-Lena:

''(English version below)''

Hier findet ihr alle relevanten Informationen und Mustervorlagen für die '''Zahlungsanforderung''' (ZA) beim Prototype Fund.

== Zeiträume für Jahrgang 01-04 des Prototype Fund ==
Zu Beginn eines jeden Quartals kann die Förderung für das abgelaufene Quartal im Nachhinein abgerufen werden. Dementsprechend erhält man beim Prototype Fund nach dem ersten, dem vierten und dem sechsten Monat der Förderung eine Auszahlung (siehe Tabelle). Im Falle einer Second Stage erhält man statt nach dem sechsten Monat nach dem siebten und zusätzlich nach dem zehnten Monat eine Auszahlung.

Die Mittel werden über Zahlungsanforderungen abgerufen. Es gibt zwei Ausnahmen:

* Beim Jahreswechsel erfolgt der Mittelabruf über den Zwischennachweis (ZN). (Das betrifft nur Projekte mit Second-Stage-Förderung.)
* Am Ende der Förderung werden die Mittel über den Verwendungsnachweis (VN) abgerufen und zusammen mit dem [[Schlussbericht]] beim Projektträger eingereicht.

Ihr fordert die Mittel für die folgenden Zeiträume an:
{| class="wikitable"
!Zahlungsanforderung
!Wann?
!Nachweiszeitraum
!Wie?
!Auszahlung
|-
|1 (ZA 1)
|ab 01.07.
|01.06. bis 30.06.
|via profi Zahlungsanforderung Quartal 2
|ca. zwei Wochen nach Einreichung der Zahlungsanforderung
|-
|2 (ZA 2)
|ab 01.10.
|01.07. bis 30.09.
|via profi Zahlungsanforderung Quartal 3
|ca. zwei Wochen nach Einreichung der Zahlungsanforderung
|-
|'''Für Projekte <u>ohne</u> Second Stage'''
|
|
|
|
|-
|3 (VN)
|ab 01.12. bis <u>spätestens 31.12.</u>
|01.10. bis 30.11.
|via profi Verwendungsnachweis für den 6-monatigen Gesamtzeitraum 01.06.-30.11.
|nach Prüfung des Schlussberichts
(Dies kann länger als zwei Wochen dauern, da Verwendungsnachweis und Schlussbericht vom Projektträger geprüft werden bevor eine Auszahlung stattfindet.)
|-
|'''Für Projekte <u>mit</u> Second Stage'''
|
|
|
|
|-
|3 (ZN)
|ab 01.01.
|01.10. bis 31.12.
|via profi Zwischennachweis für den Zeitraum 01.06.-31.12.
|ca. zwei Wochen nach Einreichung des Zwischennachweis
|-
|4 (VN)
|ab 01.04. bis <u>spätestens 30.04</u>.
|01.01. bis 31.03.
|via profi Verwendungsnachweis für den 10-monatigen Gesamtzeitraum 01.06.-31.03.
|nach Prüfung des Schlussberichts
(Dies kann länger als zwei Wochen dauern, da Verwendungsnachweis und Schlussbericht vom Projektträger geprüft werden bevor eine Auszahlung stattfindet.)
|}

== Personalkostenberechnung ==
Für den Abruf der Fördermittel müsst ihr eure gearbeiteten Stunden mit einem Stundennachweis für den jeweiligen Zeitraum erfassen und über [https://foerderportal.bund.de/profionline/ profi-Online] an das BMFTR übermitteln. Hier findet ihr die [https://cloud.okfn.de/s/mtyPsTiHAfxTFsy Vorlage für den Stundennachweis als Excel-Datei]. Die aktuellste Version befindet sich jeweils im Nextcloud-Ordner für euren Jahrgang. Den Link dazu habt ihr per Mail erhalten.

Füllt die „Übersicht Personalkosten“ entsprechend der Angaben aus eurem Förderantrag aus. Personalkosten berechnet ihr mit der Tabelle. Nur die produktiven, für das Vorhaben geleisteten Stunden („vorhabenbezogen“) sind zuwendungsfähig. Die sonstigen Stunden müssen nicht ausgefüllt werden.

<u>Wichtig für Teams</u>: Die Personalstunden muss jedes Teammitglied eigenhändig erfassen. Danach tragt ihr die Summe bei profi-Online ein.

=== Arbeitszeiten ===
Für die Arbeitszeiten gilt das [https://www.gesetze-im-internet.de/arbzg/BJNR117100994.html Arbeitszeitgesetz]. Das bedeutet u.a.:

* Arbeitet nicht länger als 10 Stunden pro Tag unter Einhaltung der vorgesehenen Ruhepausen. Die wöchentliche Höchstarbeitszeit beträgt 48 Stunden. Wenn ihr diese im Ausnahmefall überschreitet, müsst ihr das in den darauffolgenden Wochen entsprechend ausgleichen.
* Arbeitet nur in Ausnahmefällen am Wochenende und nicht an Sonn- und Feiertagen.

Die maximal abrechenbaren Stunden ergeben sich aus den tatsächlich im jeweiligen Zeitraum geleisteten projektbezogenen Stunden unter Beachtung des Arbeitszeitgesetzes. Das heißt: Ihr müsst pro Monat nicht genau ein Sechstel der First-Stage-Fördersumme abrufen, seid aber natürlich insgesamt durch die maximal bewilligte Summe gedeckelt.

=== Gesamtkosten ===
Bei der Abrechnung ist darauf zu achten, dass kein Teammitglied über die maximale Förderung einer Einzelperson kommen darf.

* In der regulären Förderphase darf eine Person (ein Teammitglied) maximal 50.000 Euro Personalgesamtkosten (inkl. Gemeinkosten) abrechnen.
* Für Projekte mit Second Stage Förderung liegt der maximale Betrag für eine Person bei 83.337 Euro Personalgesamtkosten (inkl. Gemeinkosten).

== Mittelabruf via profi-Online: Zahlungsanforderung/Zwischennachweis ==
Die Zahlungsanforderungen (ZA) und den Zwischennachweis (ZN) stellt ihr über [https://foerderportal.bund.de/profionline/ profi-Online]. Die Anmeldung hierzu habt ihr bereits durch euren Antrag vorgenommen.

* Klickt in der Vorhabenliste das Förderkennzeichen an, danach könnt ihr links in der Liste entweder Zahlungsanforderung oder Zwischennachweis auswählen, je nachdem um welchen Zeitraum es sich handelt (siehe Tabelle oben).
* Bei Personalkosten tragt ihr den Wert aus der Stundennachweis-Tabelle ein und addiert den Wert aus vorher schon abgerufenen Mitteln dazu, solltet ihr schon einmal abgerufen haben. Eingetragen wird die Gesamtsumme eurer Abrufe, d.h. jetzt tragt ihr z.B. den Betrag von Quartal 2 ein, beim nächsten Abruf die Summe von Quartal 2 und 3 usw.
* Das Feld 18a (Eigenmittel) muss nicht ausgefüllt werden, diese werden automatisch abgezogen.
* Klickt auf Berechnen/Speichern – erst dann werden Fehlermeldungen angezeigt und die Berechnungen für eure*n Ansprechpartner*in sichtbar. Die Endfassung kann immer noch vom Projektträger bearbeitet werden, sollte etwas nicht stimmen. Wenn ihr Fragen habt oder euch ganz unsicher seid, könnt ihr euch bei eurer [[Ansprechpartner*innen beim Projektträger|Ansprechperson beim Projektträger]] melden.
* Wenn keine Fehlermeldungen angezeigt werden und eventuelle Fragen geklärt wurden, könnt ihr die Endfassung absenden.
* Erzeugt ein PDF, druckt dieses aus und unterschreibt es.
* Die Zahlungsanforderung, die Übersicht der Personalkosten und der Stundennachweis mit den entsprechenden Unterschriften reicht ihr bitte als Anlage bei profi-Online ein.
* Achtet auf die Verwendung einer personenbezogenen E-Mail-Adresse.

Hier findet ihr auch nochmal die [https://cloud.okfn.de/s/Fm2XF5iFfHdoweF bebilderte Schritt-für-Schritt-Anleitung].

Es kann gut zwei Wochen dauern, bis das Geld auf eurem Konto ankommt. Sollte es länger dauern, ist es ok, wenn ihr beim Projektträger einmal nachfragt, bitte aber nicht früher.

== Verwendungsnachweis ==
Den Verwendungsnachweis (VN) müsst ihr nach Ende der Förderphase ausfüllen. Er wird euch vom Projektträger in [https://foerderportal.bund.de/profionline/ profi-Online] freigeschaltet. Auch für den Verwendungsnachweis druckt ihr die „Übersicht Personalkosten“ und den Stundennachweis aus und unterschreibt sie.

<u>Für Teams</u>: Die Stundennachweise müssen von jedem Teammitglied unterschrieben werden, bei der Übersicht der Personalkosten (in der alle Teammitglieder gelistet sind), reicht die Unterschrift der*des Geschäftsführer*in.

Der Verwendungsnachweis wird zusammen mit dem [[Schlussbericht]] beim Projektträger eingereicht. Die Frist für den Verwendungsnachweis endet einen Monat nach Ende der Förderung, also am 31. Dezember für sechs Monate Förderung und am 30. April für zehn Monate Förderzeit.

<u>Wichtiger Hinweis:</u> Die Auszahlung nach Einreichung des Verwendungsnachweis kann länger als die bisherigen Zahlungsanforderungen, da Verwendungsnachweis und Schlussbericht vom Projektträger geprüft werden bevor die Auszahlung stattfindet.

== Tipps und Hinweise ==

=== Auszahlungen an GbR-Mitglieder ===
Ein Tipp aus einer früheren Runde:
Wir haben bisher derartige Zahlungen auf und von dem Geschäftskonto immer mit dem Betreff "Einlage Person XY" und "Entnahme Person XY" versehen (und somit auch keine Rechnung gestellt).

Wie die Gesamtsumme dann auf die einzelnen Teammitglieder aufgeteilt wird: nach dem Stundensatz und der Stundenzahl, die aus deren jeweiligen Stundenzetteln angegeben wurde. Die müssten dann dementsprechend auf die privaten Konten ausgezahlt werden.
Die Übersicht der Personalkosten und die Stundennachweise müssen ausgedruckt und unterschrieben werden. <u>Für GbR</u>: Die Stundennachweise müssen von jedem Teammitglied unterschrieben werden, bei der Übersicht der Personalkosten (in der alle Teammitglieder gelistet sind), reicht die Unterschrift der*des Geschäftsführer*in.

=== Fehlermeldungen ===
Fehlermeldung 3: Das Förderkennzeichen wird dem Hinweis auf dem Überweisungsträger automatisch hinzugefügt. Bitte tragen Sie hier nur zusätzliche Identifizierungsmerkmale ein.
Das Förderkennzeichen muss nicht zusätzlich im Hinweis auf dem Überweisungsträger stehen. Tragt dort das Akronym eures Projekts o.ä. ein.

=== Fehlender Anhang ===
Falls ihr für euren Verwendungsnachweis die Meldung erhaltet, dass das Formular 0640c Anlage 1 fehlt:
Hab jemanden beim Projektträger erreicht und falls es noch andere interessiert: Wir sollen einfach irgendwas anhängen (Abschlussbericht, Personalkostenübersicht), es ist ein Bug. Der Prozess lässt sich einfach ohne Anhang nicht abschließen. Wir brauchen das Formular 0640c Anlage 1 nicht ausfüllen, das ist für uns nicht relevant (zum Glück)

=== Bankverbindung ===
Wenn ihr eure Bankverbindung ändern wollt, könnt ihr [[Ansprechpartner*innen beim Projektträger|eure Ansprechpartner*innen beim Projektträger]] postalisch über die Änderung informieren. Alternativ gibt es bei profi-Online im Dokument zur Zahlungsanforderung ein entsprechendes Feld. Achtung: Dieses muss aber auch nochmal gesondert unterschrieben werden!

=== Gesammelte Abrechnung ===
Theoretisch ist es auch möglich, mehrere Zahlungsanforderungen zusammen zu stellen, wenn man das Geld nicht sofort möchte, z.B. die 1. und 2. Zahlungsanforderung (Quartal 2 und 3). Das Enddatum für alle Abrechnungen bleibt dabei der 31. Dezember/30. April.

=== Probleme mit LibreOffice ===
Einige Tipps aus einer früheren Runde, falls ihr LibreOffice nutzt und Probleme beim Drucken habt:
Für alle anderen die auch LibreOffice benutzen: Damit "Übersicht Personalkosten" ordentlich auf einer Seite gedruckt wird, muss man es zuerst als ODF abspeichern, dann per "View -> Page Break" die Seitenränder so ziehen wie es passt. "Format -> Print Ranges" funktioniert (bei mir) nicht, und es funktioniert (bei mir) auch nur wenn man das Dokument vorher in ODF konvertiert hat. Bei LibreOffice bin ich mir nie so ganz sicher was ein Bedienerfehler und was ein Bug ist.

also, to be able to print out the Zahlungsanforderung with LibreOffice I had to go to Format -> Page Style... and disable the headers and footers, only then the table would reasonably fit on the page.

= In English: Payment Requests =
Here you will find all relevant information and templates for payment requests to the Prototype Fund.

== Periods for class 01-04 of Prototype Fund ==
At the beginning of each quarter, funding for the previous quarter can be accessed retrospectively. Accordingly, the Prototype Fund makes a payment after the first, fourth and sixth months of funding. In the case of a Second Stage, a payment is made after the seventh and tenth month instead of after the sixth month.

The funds are requested via payment requests. There are two exceptions:

* At the turn of the year, the funds are requested via the interim report "Zwischennachweis" (applies only to the Second Stage).
* At the end of the funding period, the funds are requested via the proof of use "Verwendungsnachweis" and submitted to the Projektträger together with the [[Schlussbericht|final report]].

You request the funds for the following periods:
{| class="wikitable"
!Payment request
!When?
!Reporting period
!How?
!Payment
|-
|1 (ZA 1)
|from 01.07.
|01.06. to 30.06.
|via profi "Zahlungsanforderung Quartal 2"
|approx. 2 weeks after submitting the payment request
|-
|2 (ZA 2)
|from 01.10.
|01.07. to 30.09.
|via profi "Zahlungsanforderung Quartal 3"
|approx. 2 weeks after submitting the payment request
|-
|'''For projects <u>without</u> Second Stage'''
|
|
|
|
|-
|3 (VN)
|from 01.12. <u>latest submission by 31.12.</u>
|01.10. to 30.11.
|via profi "Verwendungsnachweis" for the full 6-month project duration 01.06.-30.11.
|after reviewing the proof of use
(This process may take longer than 2 weeks, as the proof of use and final report are checked by the Projektträger before any payment is made.)
|-
|'''For projects <u>with</u> Second Stage'''
|
|
|
|
|-
|3 (ZN)
|from 01.01.
|01.10. to 31.12.
|via profi "Zwischennachweis" for the past project year 01.06.-31.12.
|approx. 2 weeks after submitting the interim report (Zwischennachweis)
|-
|4 (VN)
|from 01.04. <u>latest submission by 30.04</u>.
|01.01. to 31.03.
|via profi "Verwendungsnachweis" for the full 10-month project duration 01.06.-31.03.
|after reviewing the proof of use
(This process may take longer than 2 weeks, as the proof of use and final report are checked by the Projektträger before any payment is made.)
|}

== Calculation of personnel costs ==
In order to access the approved funding, you must record your hours worked for the respective period with a timesheet ("Stundennachweis") and submit it to the BMFTR via [https://foerderportal.bund.de/profionline/ profi-Online]. You can find the [https://cloud.okfn.de/s/mtyPsTiHAfxTFsy template for the time sheet as an Excel file] here. The latest version can be found in the Nextcloud folder for your class. You have received the link by email.

Fill in the "Overview of personnel costs" ("Übersicht der Personalkosten") according to the information in your funding application. You calculate personnel costs using the table. Only the productive hours worked for the project ("vorhabenbezogen") are eligible for funding. The other hours do not have to be filled in.

<u>For teams</u>: Each team member must enter the personnel costs individually. Then you enter the total amount in profi-Online.

=== Working hours ===
The [https://www.gesetze-im-internet.de/arbzg/BJNR117100994.html German Working Hours Act] applies to working hours. This means, among other things:

* Work no longer than 10 hours per day while observing the intended rest breaks. The maximum weekly working time is 48 hours. If you exceed this in exceptional cases, you must compensate for this in the following weeks.
* Only work at weekends in exceptional cases and not on sundays and public holidays.

The maximum billable hours are based on the actual project-related hours worked in the respective period, taking into account the Working Hours Act. This means that you do not have to call up exactly one sixth of the first-stage-funding amount per month, but you are of course capped by the maximum approved amount of funding.

=== Total Costs ===
When invoicing, please note that no team member may exceed the maximum funding for an individual:

* In the regular funding phase, one person (one team member) may bill a maximum of EUR 50,000 in total personnel costs (incl. overheads).
* For projects with Second Stage funding, the maximum amount for one person is EUR 83,337 total personnel costs (incl. overheads).

== Call for funds via profi-Online: Payment request/interim proof ("Zahlungsanforderung"/"Zwischennachweis") ==
You can submit payment requests and interim proof via [https://foerderportal.bund.de/profionline/ profi-Online.] You already registered for this through your application.

* Click on the funding code ("Förderkennzeichen") in the project list, then you can select either payment request ("Zahlungsanforderung") or interim proof ("Zwischennachweis") in the list on the left, depending on the period in question (see above).
* For personnel costs, enter the value from the time sheet table and add the value from previously requested funds if you have already done so. The total amount of your call is entered, i.e. now you enter the amount of quarter 2, for example, and the sum of quarter 2 and 3 for the next call and so on.
* You do not need to fill in field 18a (own funds), these will be deducted automatically.
* Click on Calculate/Save ("Berechnen/Speichern") - only then will error messages be displayed and the calculations visible to your contact person. The final version can still be edited by the Projektträger if something is not correct. If you have any questions or are completely unsure, you can get in touch with your [[Ansprechpartner*innen beim Projektträger|contact person at the Projektträger]].
* If no error messages are displayed and any questions have been clarified, you can send the final version ("Endfassung absenden").
* Create a PDF, print it out and sign it.
* Submit the payment request, the overview of personnel costs and the time sheet with the corresponding signatures as attachment in profi-Online.
* Please make sure you use a personalized e-mail address.

Here you will also find the [https://cloud.okfn.de/s/Fm2XF5iFfHdoweF illustrated step-by-step instructions] (in German).

It can take a good two weeks for the money to arrive in your account. If it takes longer, it is ok to ask the Projektträger once, but please not earlier.

== Proof of Use ("Verwendungsnachweis") ==
You must fill in the proof of use ("Verwendungsnachweis") at the end of the funding phase. The document will be created by the Projektträger and will be available in [https://foerderportal.bund.de/profionline/ profi-Online].

You also print out and sign the "Overview of personnel costs" ("Übersicht der Personalkosten") and the timesheet ("Stundenachweis") for the proof of use.

<u>For teams</u>: The timesheets must be signed individually by each team member. For the overview of personnel costs (where all team members are listed) the signature of the managing director of the GbR is sufficient.

The proof of use is submitted to the Projektträger together with [[Schlussbericht|the final report]].

The deadline for the proof of use is one month after the end of funding, i.e. December 31st for six months of funding and April 30th for ten months of funding.

<u>Important note:</u> Payment after submission of the proof of use may take longer than previous payment requests, as the proof of use and final report are reviewed by the Projektträger before any payment is made.

== Tips and information ==

=== Payments to GbR members ===
A tip from a previous round:
Up to now, we have always labelled such payments to and from the business account with the subject "Deposit person XY" and "Withdrawal person XY" (and thus did not issue an invoice).

How the total amount is then allocated to the individual team members: according to the hourly rate and the number of hours indicated on their respective timesheets. These should then be paid out to the private accounts accordingly.
The overview of personnel costs and the timesheets must be printed out and signed. In the case of GbRs, the signature of the managing director is sufficient for the overview of personnel costs where all team members are listed.

=== Error messages ===
Error message 3: The funding code is automatically added to the note on the remittance slip. Please only enter additional identifying features here.
The funding code ("Förderkennzeichen") does not have to be added to the note on the remittance slip. It is better to enter the acronym of your project or similar.

=== Missing attachment ===
If you receive a message for your where-used list that form 0640c Annex 1 is missing:
I have reached someone at the Projektträger and if anyone else is interested: We should just attach something (final report, personnel cost overview), it's a bug. The process simply cannot be completed without an attachment. We don't need to fill out form 0640c attachment 1, it's not relevant for us (fortunately)

=== Bank details ===
If you want to change your bank details, you can inform [[Ansprechpartner*innen beim Projektträger|your contact person at the Projektträger]] of the change by post. Alternatively, there is a corresponding field in the profi-Online payment request document. Please note: This must also be signed separately!

=== Collective billing ===
Theoretically, it is also possible to make several payment requests together, if you do not want the money immediately, e.g. in summer rounds the 1st and 2nd payment request (quarter 2 and 3). The end date for all statements remains December 31st/April 30th.

=== Problems with LibreOffice ===
Some tips from a previous round if you use LibreOffice and have problems with printing:
For all others who also use LibreOffice: In order for “Overview of Personnel Costs” to print properly on a page, you must first save it as ODF, then use “View -> Page Break” to drag the page margins to fit. “Format -> Print Ranges” does not work (for me), and it only works (for me) if you have previously converted the document to ODF. With LibreOffice I am never quite sure what is a user error and what is a bug.

also, to be able to print out the payment request with LibreOffice I had to go to Format -> Page Style... and disable the headers and footers, only then the table would reasonably fit on the page.