https://wiki.prototypefund.de/api.php?action=feedcontributions&feedformat=atom&user=Nicole+H%C3%A4uslerPrototype Fund - User contributions [en]2026-10-16T16:51:47ZUser contributionsMediaWiki 1.43.11https://wiki.prototypefund.de/index.php?title=Antragstellung&diff=48379Antragstellung2026-02-23T15:17:28Z<p>Nicole Häusler: /* Antragsworkshop */</p>
<hr />
<div>''(English version below)''<br />
<br />
Hier findet ihr alle relevanten Informationen und Mustervorlagen für die '''Antragstellung beim Prototype Fund'''.<br />
<br />
Jeweils Mitte März findet ein Antragsworkshop online statt und bietet die Möglichkeit, gemeinsam Details zu besprechen und den Antrag gegebenenfalls gleich einzureichen.<br />
<br />
== Vorbereitung==<br />
[[File:AZK V0708.png|thumb|195x195px|Screenhot easy-online Eingabemaske V05-V09]]<br />
Um den Antragsworkshop optimal vorzubereiten, empfehlen wir:<br />
<br />
*im Vorfeld alle wichtigen '''Unterlagen zusammenzustellen''', die ihr für den Antrag benötigt (siehe [[Antragsstellung#Dokumenten-Checkliste|die Dokumenten-Checkliste]]).<br />
*'''3 kurze Zusammenfassungen''' für den Antrag vorzubereiten. Nutzt eure Bewerbungstexte als Grundlage (Achtung: Beschränkung auf max. 2000 Zeichen pro Kategorie), formuliert aber euer Vorhaben möglichst <u>allgemein verständlich</u> und verwendet <u>keine ich/wir-Formulierungen</u>.<br />
** Zusammenfassung ''Vorhabenbeschreibung'': Was ist das Ziel des Vorhabens?<br />
**Zusammenfassung ''Arbeitsplan'': Was ist der Arbeits-/Meilensteinplan?<br />
**Zusammenfassung ''Ergebnisverwertung'': Was ist die Zielgruppe und wie kann diese erreicht werden?<br />
Für die Einreichung des Antrags braucht ihr sowohl die drei Zusammenfassungen ([https://wiki.prototypefund.de/index.php?title=File:AZK_V0708.png Antrag Eingabefelder V07-08]) als auch eure vollständige Vorhabenbeschreibung gemäß der [[Antragsstellung#Vorhabenbeschreibung|Mustergliederung]] als Anlage.<br />
<br />
Ihr müsst mit den Vorbereitungen für den Antrag vor dem Workshop noch nicht ganz fertig sein. Wir empfehlen jedoch, dass ihr frühzeitig mit den Vorbereitungen beginnt, da einige Prozesse Zeit in Anspruch nehmen können (GbR für Teams, Bankkonto, usw.). Ihr solltet euch vor dem Antragsworkshop mit den Abläufen vertraut machen, da ihr sonst die Gelegenheit nicht nutzen könnt, eure Fragen zu stellen.<br />
<br />
==Antragsworkshop==<br />
'''Wann''': Dienstag, 3. März 2026, von 10:00 Uhr bis 13:00 Uhr<br />
<br />
'''Wo''': https://meet.prototypefund.de/user/mar-dsj-bid-2ye (Passwort erhaltet ihr via Mail)<br />
<br />
'''Wer''': Eingeladen sind alle Projekte, die für den Jahrgang 02 des Prototype Fund in 2026 ausgewählt und entsprechend benachrichtigt wurden <br />
<br />
'''Moderation''': Das Team des Projektträgers gemeinsam mit dem Prototype-Fund-Betreuungsteam der Open Knowledge Foundation. [[Der Prototype Fund|Erfahrt, wie das BMFTR, der Projektträger und die OKF zusammenarbeiten, um eure Projekte zu unterstützen.]]<br />
<br />
'''Was ihr braucht''': <br />
<br />
*Laptop<br />
*Unterlagen aus der Checkliste, die schon vorhanden sind<br />
*Fragen, die sich bisher ergeben haben<br />
<br />
'''Kontakt für Fragen''': Enyong Küsgen & Marie-Lena Wiese (projektbetreuung@prototypefund.de)<br />
<br />
'''Deadline für den Antrag:''' 14. März 2026<br />
<br />
==Dokumenten-Checkliste==<br />
<br />
=== Antrag===<br />
Der Förderantrag muss via easy-online erstellt werden. Bitte nutzt diesen [https://foerderportal.bund.de/easyonline/reflink.jsf?m=FACHKRAEFTE&b=SWS-ANTRAG&t=AZK Direktlink]. <br />
*Beim Antragsworkshop beantwortet das Team vom Projektträger eure Fragen zur Antragsstellung. <br />
*Für den Antrag benötigt ihr auch die 3 Zusammenfassungen.<br />
*Der Antrag kann digital per TAN-Verfahren verifiziert werden ([https://wiki.prototypefund.de/index.php?title=DLR_FAQ#Antragseinreichung_via_easy-online Hinweise]), ansonsten muss er handschriftlich unterschrieben und postalisch eingereicht werden.<br />
<br />
===Anlagen zum Antrag===<br />
<br />
*Zu jedem Antrag muss eine '''Vorhabenbeschreibung''' [[Antragsstellung#Vorhabenbeschreibung|(MUSTERGLIEDERUNG)]] als Anlage beigefügt werden. Nutzt eure Einreichungstexte. Falls ihr von der Jury Auflagen zur Förderung erhalten habt, geht bitte ausdrücklich auf das Feedback ein und erklärt, wie ihr es beispielsweise in euren Arbeitsplan aufnehmen werdet. Es muss deutlich werden, wie ihr auf die Auflagen eingegangen seid oder plant, diese zu berücksichtigen.<br />
<br />
*Unterzeichnete Erklärung zum Antrag auf Gewährung einer '''De-minimis-Beihilfe''' [https://cloud.okfn.de/s/iTwb4xtz46c8jmi (FORMULAR)] (bei Teams <u>eine Erklärung für die GbR</u>, unterzeichnet durch den*die Geschäftsführer*in)<br />
*'''Steuernummer''' für selbständige Tätigkeit (s.u., bei Teams Steuernummer für die GbR) bzw. Kopie der Anmeldung/Eingangsbestätigung beim Finanzamt<br />
*Einwilligung zur Akzeptanz der Entscheidung bei '''Second-Stage-Bewerbungen''' für Einzelantragsstellende bzw. für GbRs [[Antragsstellung#Einwilligung zur Akzeptanz der Entscheidung bei Second-Stage-Bewerbungen|(VORLAGE)]]<br />
*'''Ihr seid während des Förderzeitraums angestellt?''' Dann braucht ihr eine Genehmigung eures Arbeitgebers für eure Nebentätigkeit. (Es genügt ein unterschriebener Zweizeiler vom Arbeitgeber.)<br />
*'''Ihr möchtet einen höheren Stundensatz ansetzen?''' Für die Förderung wird pauschal ein Stundensatz von 50,00 € anerkannt. Falls ihr einen höheren Stundensatz beantragen wollt, müsst ihr diesen durch eine von euch gestellte, fachlich relevante <u>Rechnung</u> belegen.<br />
*'''Nachweise zur Bonität:''' <br />
**Unterzeichnete Erklärung zum Ausschluss einer Privatinsolvenz [[Antragsstellung#Erklärung zum Ausschluss der Privatinsolvenz|(VORLAGE)]] (bei Teams <u>jeweils eine Erklärung pro GbR-Teammitglied</u>)<br />
**Unterzeichnete Erklärung zum Eigenanteil (5% der Gesamtförderung bei 95% der Förderquote; [[Antragsstellung#Erklärung zum Eigenanteil|VORLAGE]]) (bei Teams <u>eine Erklärung für die GbR</u>; unterzeichnet durch Geschäftsführer*in und ggf. Kontoinhaber*in (wenn nicht GF oder mehrere GbR-Mitglieder den Kontoauszugnachweis erbringen))<br />
**Kopie des '''aktuellen Kontoauszugs''' mit positivem Saldo in Höhe des Eigenanteils (bei Teams kann dieser Betrag auf mehrere Bankkonten aufgeteilt werden). Nur Datum, Name, Bankverbindung sichtbar; alles andere schwärzen.<br />
*'''Zusätzlich für Teams:'''<br />
**GbR-Erklärung mit Bestimmung eines*r Gesellschafter*in als '''Geschäftsführer*in''' [[Antragsstellung#Gründung einer GbR|(VORLAGE)]]<br />
**'''Kontodaten des GbR-Kontos''' (dies muss ein Konto auf den Namen der GbR sein)<br />
** '''Steuernummer für die GbR''' bzw. Kopie der Anmeldung/Eingangsbestätigung beim Finanzamt<br />
**die '''Postadressen''' aller GbR-Mitglieder<br />
**'''SCHUFA-Auskunft''' aller GbR-Mitglieder ab einer Gesamtfördersumme über 90.000 €.<br />
<br />
===Wichtige Hinweise===<br />
<br />
*Die Unterlagen können auch noch ein paar Tage später per E-Mail nachgereicht werden, wenn sie zum Antragsworkshop noch nicht vorliegen. '''Wir empfehlen jedoch, so früh wie möglich anzufangen – einige Dokumente brauchen Vorlauf!'''<br />
*Alle Unterlagen, die einer Unterschrift bedürfen, müssen handschriftlich und in echt unterzeichnet werden! Digitale oder in die Formulare hineinkopierte Signaturen werden nicht akzeptiert und verlängern den Antragsprozess unnötig.<br />
*[[FAQ Projektträger|Weitere Hinweise des Projektträgers]].<br />
<br />
==Tipps und Anmerkungen==<br />
<br />
===Versteuerung === <br />
<br />
*'''Einkommensteuer''': Ob ihr als Selbständige die Zuwendung als Einkommen versteuern und Sozialabgaben leisten müsst, sofern ihr über die jeweiligen Freibeträge kommt – dazu können wir keine rechtsverbindliche Aussage treffen. ''Holt euch hierzu unbedingt Rat bei eurem Finanzamt oder Steuerberater*in und bei eurer Krankenkasse!''<br />
*'''Umsatzsteuer:''' Zuwendungen unterliegen in der Regel mangels Leistungsaustausches nicht der Umsatzsteuer. Das bedeutet, dass bei der Auszahlung der Förderung keine Umsatzsteuer anfällt bzw. abzuführen ist.<br />
*'''Umsatzsteuerbefreiung beim Finanzamt:''' Als Unterlagen bzw. Argumentation empfehlen wir:<br />
**den gesamten [[Zuwendungsbescheid]] und die „De-minimis“-Bescheinigung (Anlage zum Zuwendungsbescheid)<br />
**„Zuwendungen unterliegen in der Regel mangels Leistungsaustausches nicht der Umsatzsteuer (Schreiben des BMF vom 26. August 1999 - IV D 1 - S 7200 - 92/99 - BStBl. 1999 Teil I S. 828).“<br />
*Mehr '''Infos zum Thema Steuern''' findet ihr [[Steuern|hier im Wiki]].<br />
<br />
===GbR-Konto=== <br />
<br />
*Bitte beachtet, dass der*die Geschäftsführer*in auch Bankformulare etc. unterzeichnen muss, es ist also sinnvoll, das GbR-Konto bei einer Bank am Wohnort zu eröffnen.<br />
*Achtet darauf, dass der Name des*der Kontoinhaber*in mit dem GbR-Namen übereinstimmt.<br />
<br />
*[[Banken|Erfahrungswerte aus vergangenen Förderrunden mit verschiedenen Banken für ein GbR-Konto]]<br />
<br />
==Mustervorlagen==<br />
===Vorhabenbeschreibung===<br />
'''{SWS JG2 : Projekttitel (Akronym)}'''<br />
<br />
'''Vorhabenbeschreibung mit Verwertungsplan'''<br />
<br />
1.) Kurze Projektbeschreibung<br />
<br />
2.) Welches Problem/ welche gesellschaftliche Herausforderung wollt ihr mit dem Projekt angehen? Was ist eure Motivation?<br />
<br />
3.) Wie wird das Projekt dieses Problem lösen? Wie wollt ihr das Projekt technisch umsetzen? Welche ähnlichen Ansätze gibt es schon und was wird euer Projekt anders bzw. besser machen?<br />
<br />
4.) Beschreibt kurz die Risiken bei der Umsetzung eures Projekts und erklärt, welche Maßnahmen zur Risikominderung oder welche alternativen Lösungsansätze ihr vorgesehen habt.<br />
<br />
5.) Wer ist die Zielgruppe und wie profitiert sie vom Projekt? Wie soll euer Projekt sie erreichen?<br />
<br />
6.) Habt ihr schon an der Idee gearbeitet? Wenn ja, beschreibt kurz den aktuellen Stand und erklärt die geplanten Neuerungen.<br />
<br />
7.) An welchen Software-Projekten habt ihr bisher gearbeitet?<br />
<br />
8.) Erstellt Arbeitspakete mit Start-und Endzeitpunkt sowie den geplanten Arbeitsstunden und skizziert die wichtigsten Meilensteine sowie die dazugehörigen Termine für den sechsmonatigen Förderzeitraum. Schlüsselt die geplanten Arbeitsstunden nach den Teammitgliedern auf, wenn ihr die Förderung als Team beantragt.<br />
<br />
9.) Beantragt ihr die viermonatige Second-Stage-Förderung nach Ablauf der sechsmonatigen regulären Förderung?<br />
<br />
ggf. 10.) Wenn ihr die Second-Stage-Förderung beantragen möchtet: Was braucht euer Projekt, um aus dem Prototypen-Stadium herauszukommen und wie wollt ihr euer Projekt in den vier Monaten nachhaltig aufbauen?<br />
<br />
ggf. 11.) Wenn ihr die Second-Stage-Förderung beantragen möchtet: Erstellt Arbeitspakete mit Start- und Endzeitpunkt sowie den geplanten Arbeitsstunden und skizziert die wichtigsten Meilensteine sowie die dazugehörigen Termine für den viermonatigen Förderzeitraum. Schlüsselt die geplanten Arbeitsstunden nach den Teammitgliedern auf, wenn ihr die Förderung als Team beantragt.<br />
<br />
ggf. 12.) Welche Auflagen hat das Projekt für die Förderung bekommen und wie werden sie erfüllt?<br />
<br />
===Erklärung zum Eigenanteil===<br />
'''Software Sprint'''<br />
<br />
'''Erklärung der Antragsteller zum Eigenanteil'''<br />
<br />
Laut Bekanntmachung können zuwendungsfähige projektbezogene Personal- und Gemeinkosten für mein bzw. unser Projekt in einer Höhe von bis zu 95% anteilfinanziert werden, was einer maximalen Höhe der Fördermittel (Zuwendung) von [47.500|95.000|79.170|158.340] € entspricht. Der konkrete Zuwendungsbetrag ergibt sich aus der Vorkalkulation des Antrags. Die Auszahlung der Zuwendung erfolgt jeweils zu Beginn eines Kalenderquartals anteilig für die projektbezogenen Kosten, die im abgelaufenen Quartal entstanden sind. Aufgrund dieser nachschüssigen Auszahlung muss zunächst in Vorleistung gegangen werden.<br />
<br />
Hinsichtlich der von mir bzw. uns aufzubringenden Eigenmittel von mindestens 5% der Vorkalkulation wird eine vereinfachte Bonitätsprüfung vorgenommen. Dazu wird eine Bankauskunft über das im Projektantrag angegebene Konto vorgelegt. Den erforderlichen Eigenanteil kann ich bzw. können wir aufbringen über<br />
<br />
<br />
□ Eigenkapital<br />
□ weitere laufende Einkünfte (bitte Belege beifügen).<br />
<br />
<br />
Hiermit wird bestätigt, dass ich bzw. wir während der gesamten Projektlaufzeit Eigenleistungen in Höhe von 5% in mein bzw. unser Projekt {PROJEKTNAME} einbringen werden.<br />
<br />
<code>____________ ________________</code> <br />
<code>Ort, Datum Unterschrift</code><br />
<br />
===Erklärung zum Ausschluss der Privatinsolvenz ===<br />
'''Erklärung zum Ausschluss einer Privatinsolvenz'''<br />
<br />
<br />
Ich, {VORNAME NAME}, geboren am {DATUM} in {ORT}, erkläre hiermit eidesstattlich, dass ich mich nicht in einer Privatinsolvenz befinde.<br />
<br />
<code>____________ ________________</code> <br />
<code>Ort, Datum Unterschrift</code><br />
<br />
===Gründung einer GbR===<br />
'''Gründung der [Name] GbR'''<br />
<br />
'''Erklärung der Antragsteller im Fall kleiner Teams'''<br />
<br />
<br />
Hiermit erklären wir, dass die Personen<br />
<br />
<br />
[Person 1: Vorname, Name, Str., Nr., PLZ, Ort]<br />
<br />
[Person 2: Vorname, Name, Str., Nr., PLZ, Ort]<br />
<br />
[ggfs. weitere]<br />
<br />
<br />
eine Gesellschaft bürgerlichen Rechts (GbR) nach BGB §705ff. bilden. Der gemeinsame Zweck des Zusammenschlusses besteht in der Durchführung des Projektes [Projektname] innerhalb der BMFTR-Fördermaßnahme „Software Sprint“. Antragsteller bzw. Zuwendungsempfänger ist die [Name] GbR.<br />
<br />
Die o. g. Personen treten daher im Rahmen des „Software Sprint“-Projekts mit gemeinsamen Rechten und Pflichten auf. Insbesondere erbringen sie gemeinschaftlich die laut Antrag bzw. Vorhabenbeschreibung vereinbarten Beiträge (Programmierleistungen usw.) im Projekt [Projektname]. Weiterhin sind sie gemeinschaftlich für die Projektsteuerung, für die Verwendung der Zuwendung, für das Aufbringen des Eigenanteils sowie für die Nachweispflichten gegenüber dem BMFTR/PT verantwortlich.<br />
<br />
Die o. g. Personen erklären den*die Gesellschafter*in [Vor- und Nachname] zum*zur allein unterschriftsberechtigten Geschäftsführer*in.<br />
<br />
Im Fall der Auflösung der GbR bzw. des Ausscheidens eines Gesellschafters/einer Gesellschafterin während der Projektlaufzeit ist dem Projektträger unverzüglich Mitteilung zu machen.<br />
<br />
<code>____________ ______________________________</code> <br />
<code>Ort, Datum [Name Person 1] / Unterschrift</code><br />
<br />
<code>____________ ______________________________</code> <br />
<code>Ort, Datum [Name Person 2] / Unterschrift</code><br />
<br />
[ggfs. weitere]<br />
<br />
===Einwilligung zur Akzeptanz der Entscheidung bei Second-Stage-Bewerbungen===<br />
<br />
====Einzelantragsstellende====<br />
Ich, {VORNAME NAME}, erkläre hiermit, dass ich im Rahmen der Fördermaßnahme Software-Sprint der Juryentscheidung über die Second-Stage-Förderung meines Projektes {Projektname} folgen werde und entsprechend einer Kürzung ggf. gesperrter Fördermittel (bei negativer Juryentscheidung) bzw. einer Laufzeitverlängerung um 4 Monate (bei positiver Juryentscheidung) explizit zustimme.<br />
<br />
<code>____________ ________________</code> <br />
<code>Ort, Datum Unterschrift</code><br />
<br />
====GbR====<br />
Ich, {VORNAME NAME}, erkläre hiermit als Geschäftsführung der {Name GbR}, dass wir als Team im Rahmen der Fördermaßnahme Software-Sprint der Juryentscheidung über die Second-Stage-Förderung unseres Projektes {Projektname} folgen werden und entsprechend einer Kürzung ggf. gesperrter Fördermittel (bei negativer Juryentscheidung) bzw. einer<br />
Laufzeitverlängerung um 4 Monate (bei positiver Juryentscheidung) explizit zustimmen.<br />
<br />
<code>____________ ________________</code> <br />
<code>Ort, Datum Unterschrift</code><br />
<br />
= In English=<br />
Here you will find all relevant information and template documents for the '''application process for the Prototype Fund'''.<br />
<br />
An application workshop takes place online in mid-March, providing an opportunity to discuss the details together and, if applicable, submit the application immediately.<br />
<br />
==Preparation==<br />
To prepare optimally for the application workshop, we recommend:<br />
<br />
*Gather all '''important documents''' needed for the application in advance (see the [[Antragsstellung#Document Checklist|document checklist]]).<br />
*Prepare '''three short summaries''' for the application '''in German'''. Use your application texts as a basis (Caution: Limitation to a maximum of 2000 characters per category), formulate your project in a generally understandable manner, and avoid using first-person pronouns.<br />
**Project Description: What is the goal of the project?<br />
** Work Plan: What is the work/milestone plan?<br />
**Result Utilization: Who is the target audience, and how can they be reached?<br />
To submit the application, you will need both the three summaries ([https://wiki.prototypefund.de/index.php?title=File:AZK_V0708.png application fields V07-08]) and your complete project description ("Vorhabenbeschreibung") in accordance to the [[Antragsstellung#Project description (Vorhabenbeschreibung)|sample outline]] as an attachment.<br />
<br />
You do not have to be completely finished with the preparations for the application before the workshop. However, we recommend that you start preparing early, as some processes can take time (GbR for teams, bank account, etc.). You should familiarize yourself with the procedures before the application workshop, otherwise you will not be able to use the opportunity to ask your questions.<br />
<br />
==Application workshop==<br />
'''When''': Tuesday, March 3rd, 2026, from 10 am to 1 pm<br />
<br />
'''Where''': https://meet.prototypefund.de/user/mar-dsj-bid-2ye (We will send you the password in an email.)<br />
<br />
'''Who''': All projects selected for class 02 of Prototype Fund in 2026 that were notified accordingly. <br />
<br />
'''Moderation''': The team from the Projektträger (Project Management Agency) together with the Prototype Fund support team from the Open Knowledge Foundation. [[Der Prototype Fund|Learn how the BMFTR, the Projektträger and the OKF work together to support your projects.]]<br />
<br />
'''''Important''': '''The application workshop will be held in German. We will do our best to accommodate English speakers, but be won’t be able to provide live translation.'''''<br />
<br />
'''What you need''': <br />
<br />
*your laptop<br />
* documents from the checklist that you have already available<br />
*questions that have arisen so far<br />
<br />
'''Contact for questions''': Enyong Küsgen & Marie-Lena Wiese (projektbetreuung@prototypefund.de)<br />
<br />
'''Deadline for the application:''' April 14th, 2026<br />
==Document Checklist==<br />
'''''Please note: All forms need to be handed in in German! The exception being the project description (Vorhabenbeschreibung), which can be submitted in English only if you are not able to write it in German''.''' You will find [[Antragsstellung#Templates|the English sample outline for the project description]] as well as a brief explanation of each of the other forms below.<br />
<br />
===Application form===<br />
The funding application must be created via easy online. Please use this [https://foerderportal.bund.de/easyonline/reflink.jsf?m=FACHKRAEFTE&b=SWS-ANTRAG&t=AZK direct link]<br />
*The Projektträger team will answer your question regarding the application during the application workshop.<br />
*You will need the three summaries for the application.<br />
*The application can be digitally verified via TAN procedure ([[DLR FAQ#Antragseinreichung via easy-online|Instructions]]) or, otherwise, it must be signed by hand and submitted by mail.<br />
<br />
=== Attachments to the Application:=== <br />
<br />
*A '''project description''' ("Vorhabenbeschreibung"; see [[Antragsstellung#Project description (Vorhabenbeschreibung)|Sample]]) must be attached to each application. Use your submission texts. If you have received conditions for funding from the jury, please redact the text, explicitly address the feedback and explain how you will, for example, incorporate it into your work plan. It must be clear how you have addressed or plan to consider the conditions.<br />
*Signed declaration for the grant of a "'''De-minimis-Beihilfe'''" ([https://cloud.okfn.de/s/iTwb4xtz46c8jmi FORM]) (for teams, <u>one declaration for the GbR</u>, signed by the managing director)<br />
* '''Tax number''' for self-employment (see below, for teams, tax number for the GbR) or copy of the registration/confirmation from the tax office<br />
*Consent to the acceptance of the advisory board's decision for '''Second Stage applications''' for individual applicants or for GbRs ([[Antragsstellung#Einwilligung zur Akzeptanz der Entscheidung bei Second-Stage-Bewerbungen|TEMPLATE]])<br />
*'''Will you be employed part-time during the funding period?''' Then you need permission from your employer for your secondary employment (a short written and signed statement from the employer is sufficient).<br />
*'''Do you want to claim a higher hourly rate?''' A standard hourly rate of €50.00 is recognized for the funding. If you want to apply for a higher hourly rate, you must substantiate the rate with an invoice relevant to your field.<br />
*'''Proof of creditworthiness''' <br />
**Signed declaration regarding the '''exclusion of private insolvency''' ([https://wiki.prototypefund.de/Antragsstellung#Erkl%C3%A4rung_zum_Ausschluss_der_Privatinsolvenz TEMPLATE]) (for teams, <u>one declaration per GbR team member</u>)<br />
**Signed declaration for the '''own contribution''' (5% of the total funding amount at 95% funding rate; [https://wiki.prototypefund.de/Antragsstellung#Erkl%C3%A4rung_zum_Eigenanteil TEMPLATE]) (for teams, <u>one declaration for the GbR</u>, signed by the managing director and if necessary bank account holder (in case director is not bank statement provider))<br />
**Copy of a '''bank statement''' with a positive balance equal to the own contribution (for teams, this amount can be divided among several bank accounts). Only date, name, bank details visible; black out everything else.<br />
*'''Additionally for teams'''<br />
**Declaration of the GbR with the appointment of one member as '''managing director''' ([https://wiki.prototypefund.de/Antragsstellung#Gr%C3%BCndung_einer_GbR TEMPLATE])<br />
** Account details of the '''GbR bank account''' (this must be an account in the name of the GbR)<br />
**'''Tax number of the GbR''' or a copy of the receipt of your application by the tax office<br />
**'''Postal adresses''' of all GbR members<br />
**'''credit report (SCHUFA)''' of all GbR members from a total funding amount of over €90,000<br />
<br />
===Important Notes ===<br />
<br />
*The documents can be submitted a few days later via e-mail if they are not available by the time of the application workshop. However, '''we recommend starting as early as possible - some documents require lead time!'''<br />
*All documents requiring a signature must be signed by hand! Digital or pasted-in signatures will not be accepted and unnecessarily extend the application process.<br />
*[[FAQ Projektträger|More notes by the Projektträger]]<br />
<br />
==Tipps and tricks ==<br />
<br />
===Taxation=== <br />
<br />
*'''Income Tax:''' We cannot make a legally binding statement on whether you, as a self-employed person/freelancer, have to pay income tax on the funding money. This depends on your individual situation, other incomes etc. ''You should consult your tax office or tax advisor and your health insurance company!''<br />
*'''Sales Tax:''' Grants are generally not subject to VAT due to the lack of an exchange of services. This means that no VAT is payable or to be remitted upon the disbursement of the funding.<br />
*'''Getting a sales tax exemption at the tax office:''' We recommend using the following documents/argumentation to get a tax exemption:<br />
**Hand in the entire funding notification (“[[Zuwendungsbescheid]]”) and the attached “De-minimis-Bescheinigung".<br />
**Use this wording at the tax office: “Zuwendungen unterliegen in der Regel mangels Leistungsaustausches nicht der Umsatzsteuer (Schreiben des BMF vom 26. August 1999 - IV D 1 - S 7200 - 92/99 - BStBl. 1999 Teil I S. 828).“<br />
<br />
===GbR bank account (for teams)===<br />
<br />
*Please note that the managing director must also sign bank forms, etc. So, it is advisable to open the GbR account at a bank near your place of residence.<br />
*Make sure that the name of the account holder matches the GbR name.<br />
*Experience from previous funding rounds with [[Banken|banks]]<br />
<br />
==Templates==<br />
===Project description (Vorhabenbeschreibung)===<br />
'''''Only to be submitted in English if you are not sufficient in German!'''''<br />
'''{Akronym / Projekttitel}'''<br />
<br />
'''Project description with utilization plan'''<br />
<br />
1.) Short project description<br />
<br />
2.) What problem/social challenge do you want to address with the project? What is your motivation?<br />
<br />
3.) How will the project solve this problem? How do you plan to implement the project technically? What similar approaches already exist and what will your project do differently or better?<br />
<br />
4.) Briefly describe the potential risks associated with implementing your project, and explain the measures you have planned to reduce these risks, or the alternative solution approaches you have considered.<br />
<br />
5.) Who is the target group and how will they benefit from the project? How do you plan to reach them?<br />
<br />
6.) Have you already worked on the idea? If so, briefly describe the current status and explain the planned innovations. <br />
<br />
7.) What software projects have you worked on so far?<br />
<br />
8.) Create work packages with start and end dates, and the number of planned hours. Outline the most important milestones, along with the corresponding dates for the six-month funding period. If you are applying as a team, break down the planned hours by team member.<br />
<br />
9.) Are you applying for the four-month Second Stage funding after the six-month regular funding has expired?<br />
<br />
If applicable 10.) If you would like to apply for the Second Stage: What does your project need to get out of the prototype stage and how do you want to set up your project in a sustainable way during the four months?<br />
<br />
If applicable 11.) If you would like to apply for the Second Stage: Create work packages with start and end dates, and the number of planned hours. Outline the most important milestones, along with the corresponding dates for the four-month funding period. If you are applying as a team, break down the planned hours by team member.<br />
<br />
If applicable 12.) What requirements has the project been given in order to receive funding, and how these requirements are being met?<br />
<br />
===Declaration of the applicants regarding their own contribution ("Erklärung der Antragsteller zum Eigenanteil")===<br />
[[Antragsstellung#Erklärung zum Eigenanteil|To be submitted in German, you can find the template here]]<br />
<br />
The declaration of the applicants regarding their own contribution informs you that your project can be partially financed up to 95% with a personal contribution of at least 5%. This is due to the payment in retrospect since the grant is paid out at the beginning of each calendar quarter, pro rata for the project-related costs incurred in the previous quarter. To prove that you can provide the required personal contribution you have to provide a bank reference for the account specified in the application and have to confirm in this form that you will contribute 5% of your own labor to your project via equity and/or other regular income.<br />
<br />
===Declaration regarding the exclusion of personal bankruptcy ("Erklärung zum Ausschluss der Privatinsolvenz")===<br />
[[Antragsstellung#Erklärung zum Ausschluss der Privatinsolvenz|To be submitted in German, you can find the template here]]<br />
<br />
This form asks you to declare in lieu of an oath that you are not subject to personal bankruptcy proceedings.<br />
<br />
=== Declaration by applicants in the case of small teams ("Gründung einer GbR / Erklärung der Antragsteller im Fall kleiner Teams") ===<br />
[[Antragsstellung#Gründung einer GbR|To be submitted in German, you can find the template here]]<br />
<br />
This form asks you to declare that your team members will form a civil-law partnership (GbR) with the purpose to carry out your project. This means that all the people named here have joint rights and obligations within the project. You will have to name one shareholder of the GbR to be the managing director with sole signing authority.<br />
<br />
===Agreement to accept the decision in the case of Second Stage applications ("Einwilligung zur Akzeptanz der Entscheidung bei Second-Stage-Bewerbungen")===<br />
[[Antragsstellung#Einwilligung zur Akzeptanz der Entscheidung bei Second-Stage-Bewerbungen|To be submitted in German, you can find the template here]] <br />
<br />
Depending on whether you are applying alone or as part of a team, you have to fill the corresponding form to declare that you will follow the jury's decision on the Second Stage funding of your project. You will explicitly agree to a reduction in the amount of funding available and a shortening of the funding period to six months in the case of a rejection of your Second Stage pitch.</div>Nicole Häuslerhttps://wiki.prototypefund.de/index.php?title=Antragstellung&diff=48366Antragstellung2026-02-18T11:30:07Z<p>Nicole Häusler: /* Vorhabenbeschreibung */</p>
<hr />
<div>''(English version below)''<br />
<br />
Hier findet ihr alle relevanten Informationen und Mustervorlagen für die '''Antragstellung beim Prototype Fund'''.<br />
<br />
Jeweils Mitte März findet ein Antragsworkshop online statt und bietet die Möglichkeit, gemeinsam Details zu besprechen und den Antrag gegebenenfalls gleich einzureichen.<br />
<br />
== Vorbereitung==<br />
[[File:AZK V0708.png|thumb|195x195px|Screenhot easy-online Eingabemaske V05-V09]]<br />
Um den Antragsworkshop optimal vorzubereiten, empfehlen wir:<br />
<br />
*im Vorfeld alle wichtigen '''Unterlagen zusammenzustellen''', die ihr für den Antrag benötigt (siehe [[Antragsstellung#Dokumenten-Checkliste|die Dokumenten-Checkliste]]).<br />
*'''3 kurze Zusammenfassungen''' für den Antrag vorzubereiten. Nutzt eure Bewerbungstexte als Grundlage (Achtung: Beschränkung auf max. 2000 Zeichen pro Kategorie), formuliert aber euer Vorhaben möglichst <u>allgemein verständlich</u> und verwendet <u>keine ich/wir-Formulierungen</u>.<br />
** Zusammenfassung ''Vorhabenbeschreibung'': Was ist das Ziel des Vorhabens?<br />
**Zusammenfassung ''Arbeitsplan'': Was ist der Arbeits-/Meilensteinplan?<br />
**Zusammenfassung ''Ergebnisverwertung'': Was ist die Zielgruppe und wie kann diese erreicht werden?<br />
Für die Einreichung des Antrags braucht ihr sowohl die drei Zusammenfassungen ([https://wiki.prototypefund.de/index.php?title=File:AZK_V0708.png Antrag Eingabefelder V07-08]) als auch eure vollständige Vorhabenbeschreibung gemäß der [[Antragsstellung#Vorhabenbeschreibung|Mustergliederung]] als Anlage.<br />
<br />
Ihr müsst mit den Vorbereitungen für den Antrag vor dem Workshop noch nicht ganz fertig sein. Wir empfehlen jedoch, dass ihr frühzeitig mit den Vorbereitungen beginnt, da einige Prozesse Zeit in Anspruch nehmen können (GbR für Teams, Bankkonto, usw.). Ihr solltet euch vor dem Antragsworkshop mit den Abläufen vertraut machen, da ihr sonst die Gelegenheit nicht nutzen könnt, eure Fragen zu stellen.<br />
<br />
==Antragsworkshop==<br />
'''Wann''': Dienstag, 3. März 2026, von 10:00 Uhr bis 13:00 Uhr<br />
<br />
'''Wo''': https://meet.prototypefund.de/user/mar-dsj-bid-2ye (Passwort erhaltet ihr via Mail)<br />
<br />
'''Wer''': Eingeladen sind alle Projekte, die für den Jahrgang 02 des Prototype Fund in 2026 ausgewählt und entsprechend benachrichtigt wurden <br />
<br />
'''Moderation''': Das Team des Projektträgers gemeinsam mit dem Prototype-Fund-Betreuungsteam der Open Knowledge Foundation. [[Der Prototype Fund|Erfahrt, wie das BMFTR, der Projektträger und die OKF zusammenarbeiten, um eure Projekte zu unterstützen.]]<br />
<br />
'''Was ihr braucht''': <br />
<br />
*Laptop<br />
*Unterlagen aus der Checkliste, die schon vorhanden sind<br />
*Fragen, die sich bisher ergeben haben<br />
<br />
'''Kontakt für Fragen''': Enyong Küsgen & Marie-Lena Wiese (projektbetreuung@prototypefund.de)<br />
<br />
'''Deadline für den Antrag:''' 14. April 2026<br />
<br />
==Dokumenten-Checkliste==<br />
<br />
=== Antrag===<br />
Der Förderantrag muss via easy-online erstellt werden. Bitte nutzt diesen [https://foerderportal.bund.de/easyonline/reflink.jsf?m=FACHKRAEFTE&b=SWS-ANTRAG&t=AZK Direktlink]. <br />
*Beim Antragsworkshop beantwortet das Team vom Projektträger eure Fragen zur Antragsstellung. <br />
*Für den Antrag benötigt ihr auch die 3 Zusammenfassungen.<br />
*Der Antrag kann digital per TAN-Verfahren verifiziert werden ([https://wiki.prototypefund.de/index.php?title=DLR_FAQ#Antragseinreichung_via_easy-online Hinweise]), ansonsten muss er handschriftlich unterschrieben und postalisch eingereicht werden.<br />
<br />
===Anlagen zum Antrag===<br />
<br />
*Zu jedem Antrag muss eine '''Vorhabenbeschreibung''' [[Antragsstellung#Vorhabenbeschreibung|(MUSTERGLIEDERUNG)]] als Anlage beigefügt werden. Nutzt eure Einreichungstexte. Falls ihr von der Jury Auflagen zur Förderung erhalten habt, geht bitte ausdrücklich auf das Feedback ein und erklärt, wie ihr es beispielsweise in euren Arbeitsplan aufnehmen werdet. Es muss deutlich werden, wie ihr auf die Auflagen eingegangen seid oder plant, diese zu berücksichtigen.<br />
<br />
*Unterzeichnete Erklärung zum Antrag auf Gewährung einer '''De-minimis-Beihilfe''' [https://cloud.okfn.de/s/iTwb4xtz46c8jmi (FORMULAR)] (bei Teams <u>eine Erklärung für die GbR</u>, unterzeichnet durch den*die Geschäftsführer*in)<br />
*'''Steuernummer''' für selbständige Tätigkeit (s.u., bei Teams Steuernummer für die GbR) bzw. Kopie der Anmeldung/Eingangsbestätigung beim Finanzamt<br />
*Einwilligung zur Akzeptanz der Entscheidung bei '''Second-Stage-Bewerbungen''' für Einzelantragsstellende bzw. für GbRs [[Antragsstellung#Einwilligung zur Akzeptanz der Entscheidung bei Second-Stage-Bewerbungen|(VORLAGE)]]<br />
*'''Ihr seid während des Förderzeitraums angestellt?''' Dann braucht ihr eine Genehmigung eures Arbeitgebers für eure Nebentätigkeit. (Es genügt ein unterschriebener Zweizeiler vom Arbeitgeber.)<br />
*'''Ihr möchtet einen höheren Stundensatz ansetzen?''' Für die Förderung wird pauschal ein Stundensatz von 50,00 € anerkannt. Falls ihr einen höheren Stundensatz beantragen wollt, müsst ihr diesen durch eine von euch gestellte, fachlich relevante <u>Rechnung</u> belegen.<br />
*'''Nachweise zur Bonität:''' <br />
**Unterzeichnete Erklärung zum Ausschluss einer Privatinsolvenz [[Antragsstellung#Erklärung zum Ausschluss der Privatinsolvenz|(VORLAGE)]] (bei Teams <u>jeweils eine Erklärung pro GbR-Teammitglied</u>)<br />
**Unterzeichnete Erklärung zum Eigenanteil (5% der Gesamtförderung bei 95% der Förderquote; [[Antragsstellung#Erklärung zum Eigenanteil|VORLAGE]]) (bei Teams <u>eine Erklärung für die GbR</u>; unterzeichnet durch Geschäftsführer*in und ggf. Kontoinhaber*in (wenn nicht GF oder mehrere GbR-Mitglieder den Kontoauszugnachweis erbringen))<br />
**Kopie des '''aktuellen Kontoauszugs''' mit positivem Saldo in Höhe des Eigenanteils (bei Teams kann dieser Betrag auf mehrere Bankkonten aufgeteilt werden). Nur Datum, Name, Bankverbindung sichtbar; alles andere schwärzen.<br />
*'''Zusätzlich für Teams:'''<br />
**GbR-Erklärung mit Bestimmung eines*r Gesellschafter*in als '''Geschäftsführer*in''' [[Antragsstellung#Gründung einer GbR|(VORLAGE)]]<br />
**'''Kontodaten des GbR-Kontos''' (dies muss ein Konto auf den Namen der GbR sein)<br />
** '''Steuernummer für die GbR''' bzw. Kopie der Anmeldung/Eingangsbestätigung beim Finanzamt<br />
**die '''Postadressen''' aller GbR-Mitglieder<br />
**'''SCHUFA-Auskunft''' aller GbR-Mitglieder ab einer Gesamtfördersumme über 90.000 €.<br />
<br />
===Wichtige Hinweise===<br />
<br />
*Die Unterlagen können auch noch ein paar Tage später per E-Mail nachgereicht werden, wenn sie zum Antragsworkshop noch nicht vorliegen. '''Wir empfehlen jedoch, so früh wie möglich anzufangen – einige Dokumente brauchen Vorlauf!'''<br />
*Alle Unterlagen, die einer Unterschrift bedürfen, müssen handschriftlich und in echt unterzeichnet werden! Digitale oder in die Formulare hineinkopierte Signaturen werden nicht akzeptiert und verlängern den Antragsprozess unnötig.<br />
*[[FAQ Projektträger|Weitere Hinweise des Projektträgers]].<br />
<br />
==Tipps und Anmerkungen==<br />
<br />
===Versteuerung === <br />
<br />
*'''Einkommensteuer''': Ob ihr als Selbständige die Zuwendung als Einkommen versteuern und Sozialabgaben leisten müsst, sofern ihr über die jeweiligen Freibeträge kommt – dazu können wir keine rechtsverbindliche Aussage treffen. ''Holt euch hierzu unbedingt Rat bei eurem Finanzamt oder Steuerberater*in und bei eurer Krankenkasse!''<br />
*'''Umsatzsteuer:''' Zuwendungen unterliegen in der Regel mangels Leistungsaustausches nicht der Umsatzsteuer. Das bedeutet, dass bei der Auszahlung der Förderung keine Umsatzsteuer anfällt bzw. abzuführen ist.<br />
*'''Umsatzsteuerbefreiung beim Finanzamt:''' Als Unterlagen bzw. Argumentation empfehlen wir:<br />
**den gesamten [[Zuwendungsbescheid]] und die „De-minimis“-Bescheinigung (Anlage zum Zuwendungsbescheid)<br />
**„Zuwendungen unterliegen in der Regel mangels Leistungsaustausches nicht der Umsatzsteuer (Schreiben des BMF vom 26. August 1999 - IV D 1 - S 7200 - 92/99 - BStBl. 1999 Teil I S. 828).“<br />
*Mehr '''Infos zum Thema Steuern''' findet ihr [[Steuern|hier im Wiki]].<br />
<br />
===GbR-Konto=== <br />
<br />
*Bitte beachtet, dass der*die Geschäftsführer*in auch Bankformulare etc. unterzeichnen muss, es ist also sinnvoll, das GbR-Konto bei einer Bank am Wohnort zu eröffnen.<br />
*Achtet darauf, dass der Name des*der Kontoinhaber*in mit dem GbR-Namen übereinstimmt.<br />
<br />
*[[Banken|Erfahrungswerte aus vergangenen Förderrunden mit verschiedenen Banken für ein GbR-Konto]]<br />
<br />
==Mustervorlagen==<br />
===Vorhabenbeschreibung===<br />
'''{SWS JG2 : Projekttitel (Akronym)}'''<br />
<br />
'''Vorhabenbeschreibung mit Verwertungsplan'''<br />
<br />
1.) Kurze Projektbeschreibung<br />
<br />
2.) Welches Problem/ welche gesellschaftliche Herausforderung wollt ihr mit dem Projekt angehen? Was ist eure Motivation?<br />
<br />
3.) Wie wird das Projekt dieses Problem lösen? Wie wollt ihr das Projekt technisch umsetzen? Welche ähnlichen Ansätze gibt es schon und was wird euer Projekt anders bzw. besser machen?<br />
<br />
4.) Beschreibt kurz die Risiken bei der Umsetzung eures Projekts und erklärt, welche Maßnahmen zur Risikominderung oder welche alternativen Lösungsansätze ihr vorgesehen habt.<br />
<br />
5.) Wer ist die Zielgruppe und wie profitiert sie vom Projekt? Wie soll euer Projekt sie erreichen?<br />
<br />
6.) Habt ihr schon an der Idee gearbeitet? Wenn ja, beschreibt kurz den aktuellen Stand und erklärt die geplanten Neuerungen.<br />
<br />
7.) An welchen Software-Projekten habt ihr bisher gearbeitet?<br />
<br />
8.) Erstellt Arbeitspakete mit Start-und Endzeitpunkt sowie den geplanten Arbeitsstunden und skizziert die wichtigsten Meilensteine sowie die dazugehörigen Termine für den sechsmonatigen Förderzeitraum. Schlüsselt die geplanten Arbeitsstunden nach den Teammitgliedern auf, wenn ihr die Förderung als Team beantragt.<br />
<br />
9.) Beantragt ihr die viermonatige Second-Stage-Förderung nach Ablauf der sechsmonatigen regulären Förderung?<br />
<br />
ggf. 10.) Wenn ihr die Second-Stage-Förderung beantragen möchtet: Was braucht euer Projekt, um aus dem Prototypen-Stadium herauszukommen und wie wollt ihr euer Projekt in den vier Monaten nachhaltig aufbauen?<br />
<br />
ggf. 11.) Wenn ihr die Second-Stage-Förderung beantragen möchtet: Erstellt Arbeitspakete mit Start- und Endzeitpunkt sowie den geplanten Arbeitsstunden und skizziert die wichtigsten Meilensteine sowie die dazugehörigen Termine für den viermonatigen Förderzeitraum. Schlüsselt die geplanten Arbeitsstunden nach den Teammitgliedern auf, wenn ihr die Förderung als Team beantragt.<br />
<br />
ggf. 12.) Welche Auflagen hat das Projekt für die Förderung bekommen und wie werden sie erfüllt?<br />
<br />
===Erklärung zum Eigenanteil===<br />
'''Software Sprint'''<br />
<br />
'''Erklärung der Antragsteller zum Eigenanteil'''<br />
<br />
Laut Bekanntmachung können zuwendungsfähige projektbezogene Personal- und Gemeinkosten für mein bzw. unser Projekt in einer Höhe von bis zu 95% anteilfinanziert werden, was einer maximalen Höhe der Fördermittel (Zuwendung) von [47.500|95.000|79.170|158.340] € entspricht. Der konkrete Zuwendungsbetrag ergibt sich aus der Vorkalkulation des Antrags. Die Auszahlung der Zuwendung erfolgt jeweils zu Beginn eines Kalenderquartals anteilig für die projektbezogenen Kosten, die im abgelaufenen Quartal entstanden sind. Aufgrund dieser nachschüssigen Auszahlung muss zunächst in Vorleistung gegangen werden.<br />
<br />
Hinsichtlich der von mir bzw. uns aufzubringenden Eigenmittel von mindestens 5% der Vorkalkulation wird eine vereinfachte Bonitätsprüfung vorgenommen. Dazu wird eine Bankauskunft über das im Projektantrag angegebene Konto vorgelegt. Den erforderlichen Eigenanteil kann ich bzw. können wir aufbringen über<br />
<br />
<br />
□ Eigenkapital<br />
□ weitere laufende Einkünfte (bitte Belege beifügen).<br />
<br />
<br />
Hiermit wird bestätigt, dass ich bzw. wir während der gesamten Projektlaufzeit Eigenleistungen in Höhe von 5% in mein bzw. unser Projekt {PROJEKTNAME} einbringen werden.<br />
<br />
<code>____________ ________________</code> <br />
<code>Ort, Datum Unterschrift</code><br />
<br />
===Erklärung zum Ausschluss der Privatinsolvenz ===<br />
'''Erklärung zum Ausschluss einer Privatinsolvenz'''<br />
<br />
<br />
Ich, {VORNAME NAME}, geboren am {DATUM} in {ORT}, erkläre hiermit eidesstattlich, dass ich mich nicht in einer Privatinsolvenz befinde.<br />
<br />
<code>____________ ________________</code> <br />
<code>Ort, Datum Unterschrift</code><br />
<br />
===Gründung einer GbR===<br />
'''Gründung der [Name] GbR'''<br />
<br />
'''Erklärung der Antragsteller im Fall kleiner Teams'''<br />
<br />
<br />
Hiermit erklären wir, dass die Personen<br />
<br />
<br />
[Person 1: Vorname, Name, Str., Nr., PLZ, Ort]<br />
<br />
[Person 2: Vorname, Name, Str., Nr., PLZ, Ort]<br />
<br />
[ggfs. weitere]<br />
<br />
<br />
eine Gesellschaft bürgerlichen Rechts (GbR) nach BGB §705ff. bilden. Der gemeinsame Zweck des Zusammenschlusses besteht in der Durchführung des Projektes [Projektname] innerhalb der BMFTR-Fördermaßnahme „Software Sprint“. Antragsteller bzw. Zuwendungsempfänger ist die [Name] GbR.<br />
<br />
Die o. g. Personen treten daher im Rahmen des „Software Sprint“-Projekts mit gemeinsamen Rechten und Pflichten auf. Insbesondere erbringen sie gemeinschaftlich die laut Antrag bzw. Vorhabenbeschreibung vereinbarten Beiträge (Programmierleistungen usw.) im Projekt [Projektname]. Weiterhin sind sie gemeinschaftlich für die Projektsteuerung, für die Verwendung der Zuwendung, für das Aufbringen des Eigenanteils sowie für die Nachweispflichten gegenüber dem BMFTR/PT verantwortlich.<br />
<br />
Die o. g. Personen erklären den*die Gesellschafter*in [Vor- und Nachname] zum*zur allein unterschriftsberechtigten Geschäftsführer*in.<br />
<br />
Im Fall der Auflösung der GbR bzw. des Ausscheidens eines Gesellschafters/einer Gesellschafterin während der Projektlaufzeit ist dem Projektträger unverzüglich Mitteilung zu machen.<br />
<br />
<code>____________ ______________________________</code> <br />
<code>Ort, Datum [Name Person 1] / Unterschrift</code><br />
<br />
<code>____________ ______________________________</code> <br />
<code>Ort, Datum [Name Person 2] / Unterschrift</code><br />
<br />
[ggfs. weitere]<br />
<br />
===Einwilligung zur Akzeptanz der Entscheidung bei Second-Stage-Bewerbungen===<br />
<br />
====Einzelantragsstellende====<br />
Ich, {VORNAME NAME}, erkläre hiermit, dass ich im Rahmen der Fördermaßnahme Software-Sprint der Juryentscheidung über die Second-Stage-Förderung meines Projektes {Projektname} folgen werde und entsprechend einer Kürzung ggf. gesperrter Fördermittel (bei negativer Juryentscheidung) bzw. einer Laufzeitverlängerung um 4 Monate (bei positiver Juryentscheidung) explizit zustimme.<br />
<br />
<code>____________ ________________</code> <br />
<code>Ort, Datum Unterschrift</code><br />
<br />
====GbR====<br />
Ich, {VORNAME NAME}, erkläre hiermit als Geschäftsführung der {Name GbR}, dass wir als Team im Rahmen der Fördermaßnahme Software-Sprint der Juryentscheidung über die Second-Stage-Förderung unseres Projektes {Projektname} folgen werden und entsprechend einer Kürzung ggf. gesperrter Fördermittel (bei negativer Juryentscheidung) bzw. einer<br />
Laufzeitverlängerung um 4 Monate (bei positiver Juryentscheidung) explizit zustimmen.<br />
<br />
<code>____________ ________________</code> <br />
<code>Ort, Datum Unterschrift</code><br />
<br />
= In English=<br />
Here you will find all relevant information and template documents for the '''application process for the Prototype Fund'''.<br />
<br />
An application workshop takes place online in mid-March, providing an opportunity to discuss the details together and, if applicable, submit the application immediately.<br />
<br />
==Preparation==<br />
To prepare optimally for the application workshop, we recommend:<br />
<br />
*Gather all '''important documents''' needed for the application in advance (see the [[Antragsstellung#Document Checklist|document checklist]]).<br />
*Prepare '''three short summaries''' for the application '''in German'''. Use your application texts as a basis (Caution: Limitation to a maximum of 2000 characters per category), formulate your project in a generally understandable manner, and avoid using first-person pronouns.<br />
**Project Description: What is the goal of the project?<br />
** Work Plan: What is the work/milestone plan?<br />
**Result Utilization: Who is the target audience, and how can they be reached?<br />
To submit the application, you will need both the three summaries ([https://wiki.prototypefund.de/index.php?title=File:AZK_V0708.png application fields V07-08]) and your complete project description ("Vorhabenbeschreibung") in accordance to the [[Antragsstellung#Project description (Vorhabenbeschreibung)|sample outline]] as an attachment.<br />
<br />
You do not have to be completely finished with the preparations for the application before the workshop. However, we recommend that you start preparing early, as some processes can take time (GbR for teams, bank account, etc.). You should familiarize yourself with the procedures before the application workshop, otherwise you will not be able to use the opportunity to ask your questions.<br />
<br />
==Application workshop==<br />
'''When''': Tuesday, March 3rd, 2026, from 10 am to 1 pm<br />
<br />
'''Where''': https://meet.prototypefund.de/user/mar-dsj-bid-2ye (We will send you the password in an email.)<br />
<br />
'''Who''': All projects selected for class 02 of Prototype Fund in 2026 that were notified accordingly. <br />
<br />
'''Moderation''': The team from the Projektträger (Project Management Agency) together with the Prototype Fund support team from the Open Knowledge Foundation. [[Der Prototype Fund|Learn how the BMFTR, the Projektträger and the OKF work together to support your projects.]]<br />
<br />
'''''Important''': '''The application workshop will be held in German. We will do our best to accommodate English speakers, but be won’t be able to provide live translation.'''''<br />
<br />
'''What you need''': <br />
<br />
*your laptop<br />
* documents from the checklist that you have already available<br />
*questions that have arisen so far<br />
<br />
'''Contact for questions''': Enyong Küsgen & Marie-Lena Wiese (projektbetreuung@prototypefund.de)<br />
<br />
'''Deadline for the application:''' April 14th, 2026<br />
==Document Checklist==<br />
'''''Please note: All forms need to be handed in in German! The exception being the project description (Vorhabenbeschreibung), which can be submitted in English only if you are not able to write it in German''.''' You will find [[Antragsstellung#Templates|the English sample outline for the project description]] as well as a brief explanation of each of the other forms below.<br />
<br />
===Application form===<br />
The funding application must be created via easy online. Please use this [https://foerderportal.bund.de/easyonline/reflink.jsf?m=FACHKRAEFTE&b=SWS-ANTRAG&t=AZK direct link]<br />
*The Projektträger team will answer your question regarding the application during the application workshop.<br />
*You will need the three summaries for the application.<br />
*The application can be digitally verified via TAN procedure ([[DLR FAQ#Antragseinreichung via easy-online|Instructions]]) or, otherwise, it must be signed by hand and submitted by mail.<br />
<br />
=== Attachments to the Application:=== <br />
<br />
*A '''project description''' ("Vorhabenbeschreibung"; see [[Antragsstellung#Project description (Vorhabenbeschreibung)|Sample]]) must be attached to each application. Use your submission texts. If you have received conditions for funding from the jury, please redact the text, explicitly address the feedback and explain how you will, for example, incorporate it into your work plan. It must be clear how you have addressed or plan to consider the conditions.<br />
*Signed declaration for the grant of a "'''De-minimis-Beihilfe'''" ([https://cloud.okfn.de/s/iTwb4xtz46c8jmi FORM]) (for teams, <u>one declaration for the GbR</u>, signed by the managing director)<br />
* '''Tax number''' for self-employment (see below, for teams, tax number for the GbR) or copy of the registration/confirmation from the tax office<br />
*Consent to the acceptance of the advisory board's decision for '''Second Stage applications''' for individual applicants or for GbRs ([[Antragsstellung#Einwilligung zur Akzeptanz der Entscheidung bei Second-Stage-Bewerbungen|TEMPLATE]])<br />
*'''Will you be employed part-time during the funding period?''' Then you need permission from your employer for your secondary employment (a short written and signed statement from the employer is sufficient).<br />
*'''Do you want to claim a higher hourly rate?''' A standard hourly rate of €50.00 is recognized for the funding. If you want to apply for a higher hourly rate, you must substantiate the rate with an invoice relevant to your field.<br />
*'''Proof of creditworthiness''' <br />
**Signed declaration regarding the '''exclusion of private insolvency''' ([https://wiki.prototypefund.de/Antragsstellung#Erkl%C3%A4rung_zum_Ausschluss_der_Privatinsolvenz TEMPLATE]) (for teams, <u>one declaration per GbR team member</u>)<br />
**Signed declaration for the '''own contribution''' (5% of the total funding amount at 95% funding rate; [https://wiki.prototypefund.de/Antragsstellung#Erkl%C3%A4rung_zum_Eigenanteil TEMPLATE]) (for teams, <u>one declaration for the GbR</u>, signed by the managing director and if necessary bank account holder (in case director is not bank statement provider))<br />
**Copy of a '''bank statement''' with a positive balance equal to the own contribution (for teams, this amount can be divided among several bank accounts). Only date, name, bank details visible; black out everything else.<br />
*'''Additionally for teams'''<br />
**Declaration of the GbR with the appointment of one member as '''managing director''' ([https://wiki.prototypefund.de/Antragsstellung#Gr%C3%BCndung_einer_GbR TEMPLATE])<br />
** Account details of the '''GbR bank account''' (this must be an account in the name of the GbR)<br />
**'''Tax number of the GbR''' or a copy of the receipt of your application by the tax office<br />
**'''Postal adresses''' of all GbR members<br />
**'''credit report (SCHUFA)''' of all GbR members from a total funding amount of over €90,000<br />
<br />
===Important Notes ===<br />
<br />
*The documents can be submitted a few days later via e-mail if they are not available by the time of the application workshop. However, '''we recommend starting as early as possible - some documents require lead time!'''<br />
*All documents requiring a signature must be signed by hand! Digital or pasted-in signatures will not be accepted and unnecessarily extend the application process.<br />
*[[FAQ Projektträger|More notes by the Projektträger]]<br />
<br />
==Tipps and tricks ==<br />
<br />
===Taxation=== <br />
<br />
*'''Income Tax:''' We cannot make a legally binding statement on whether you, as a self-employed person/freelancer, have to pay income tax on the funding money. This depends on your individual situation, other incomes etc. ''You should consult your tax office or tax advisor and your health insurance company!''<br />
*'''Sales Tax:''' Grants are generally not subject to VAT due to the lack of an exchange of services. This means that no VAT is payable or to be remitted upon the disbursement of the funding.<br />
*'''Getting a sales tax exemption at the tax office:''' We recommend using the following documents/argumentation to get a tax exemption:<br />
**Hand in the entire funding notification (“[[Zuwendungsbescheid]]”) and the attached “De-minimis-Bescheinigung".<br />
**Use this wording at the tax office: “Zuwendungen unterliegen in der Regel mangels Leistungsaustausches nicht der Umsatzsteuer (Schreiben des BMF vom 26. August 1999 - IV D 1 - S 7200 - 92/99 - BStBl. 1999 Teil I S. 828).“<br />
<br />
===GbR bank account (for teams)===<br />
<br />
*Please note that the managing director must also sign bank forms, etc. So, it is advisable to open the GbR account at a bank near your place of residence.<br />
*Make sure that the name of the account holder matches the GbR name.<br />
*Experience from previous funding rounds with [[Banken|banks]]<br />
<br />
==Templates==<br />
===Project description (Vorhabenbeschreibung)===<br />
'''''Only to be submitted in English if you are not sufficient in German!'''''<br />
'''{Akronym / Projekttitel}'''<br />
<br />
'''Project description with utilization plan'''<br />
<br />
1.) Short project description<br />
<br />
2.) What problem/social challenge do you want to address with the project? What is your motivation?<br />
<br />
3.) How will the project solve this problem? How do you plan to implement the project technically? What similar approaches already exist and what will your project do differently or better?<br />
<br />
4.) Who is the target group and how will they benefit from the project? How do you plan to reach them?<br />
<br />
5.) Have you already worked on the idea? If so, briefly describe the current status and explain the planned innovations. <br />
<br />
6.) What software projects have you worked on so far?<br />
<br />
7.) How many working hours do you estimate you will need to realize your project idea during the six-month funding period?<br />
<br />
8.) Briefly outline the most important milestones to be reached during the funding period.<br />
<br />
9.) Are you applying for the four-month Second Stage funding after the six-month regular funding has expired?<br />
<br />
If applicable 10.) If you would like to apply for an extension: What does your project need to get out of the prototype stage and how do you want to set up your project in a sustainable way during the four months?<br />
<br />
If applicable 11.) If you would like to apply for an extension: How many working hours do you estimate you will need to further implement your project idea during the four-month extension?<br />
<br />
If applicable 12.) If you would like to apply for an extension: Please briefly outline the most important milestones that are to be reached during the four-month extension.<br />
<br />
If applicable 13.) What conditions has the project been granted funding under and how are they being complied with? <br />
<br />
===Declaration of the applicants regarding their own contribution ("Erklärung der Antragsteller zum Eigenanteil")===<br />
[[Antragsstellung#Erklärung zum Eigenanteil|To be submitted in German, you can find the template here]]<br />
<br />
The declaration of the applicants regarding their own contribution informs you that your project can be partially financed up to 95% with a personal contribution of at least 5%. This is due to the payment in retrospect since the grant is paid out at the beginning of each calendar quarter, pro rata for the project-related costs incurred in the previous quarter. To prove that you can provide the required personal contribution you have to provide a bank reference for the account specified in the application and have to confirm in this form that you will contribute 5% of your own labor to your project via equity and/or other regular income.<br />
<br />
===Declaration regarding the exclusion of personal bankruptcy ("Erklärung zum Ausschluss der Privatinsolvenz")===<br />
[[Antragsstellung#Erklärung zum Ausschluss der Privatinsolvenz|To be submitted in German, you can find the template here]]<br />
<br />
This form asks you to declare in lieu of an oath that you are not subject to personal bankruptcy proceedings.<br />
<br />
=== Declaration by applicants in the case of small teams ("Gründung einer GbR / Erklärung der Antragsteller im Fall kleiner Teams") ===<br />
[[Antragsstellung#Gründung einer GbR|To be submitted in German, you can find the template here]]<br />
<br />
This form asks you to declare that your team members will form a civil-law partnership (GbR) with the purpose to carry out your project. This means that all the people named here have joint rights and obligations within the project. You will have to name one shareholder of the GbR to be the managing director with sole signing authority.<br />
<br />
===Agreement to accept the decision in the case of Second Stage applications ("Einwilligung zur Akzeptanz der Entscheidung bei Second-Stage-Bewerbungen")===<br />
[[Antragsstellung#Einwilligung zur Akzeptanz der Entscheidung bei Second-Stage-Bewerbungen|To be submitted in German, you can find the template here]] <br />
<br />
Depending on whether you are applying alone or as part of a team, you have to fill the corresponding form to declare that you will follow the jury's decision on the Second Stage funding of your project. You will explicitly agree to a reduction in the amount of funding available and a shortening of the funding period to six months in the case of a rejection of your Second Stage pitch.</div>Nicole Häuslerhttps://wiki.prototypefund.de/index.php?title=Antragstellung&diff=48354Antragstellung2026-02-16T09:16:11Z<p>Nicole Häusler: Eigenerklärungen angepasst</p>
<hr />
<div><mark>'''!! Diese Seite ist aktuell in Bearbeitung !! Die Informationen sind teilweise nicht aktuell !!'''<mark><br />
<br />
''(English version below)''<br />
<br />
Hier findet ihr alle relevanten Informationen und Mustervorlagen für die '''Antragstellung beim Prototype Fund'''.<br />
<br />
Jeweils Mitte März findet ein Antragsworkshop online statt und bietet die Möglichkeit, gemeinsam Details zu besprechen und den Antrag gegebenenfalls gleich einzureichen.<br />
<br />
== Vorbereitung==<br />
[[File:AZK V0708.png|thumb|195x195px|Screenhot easy-online Eingabemaske V05-V09]]<br />
Um den Antragsworkshop optimal vorzubereiten, empfehlen wir:<br />
<br />
*im Vorfeld alle wichtigen '''Unterlagen zusammenzustellen''', die ihr für den Antrag benötigt (siehe [[Antragsstellung#Dokumenten-Checkliste|die Dokumenten-Checkliste]]).<br />
*'''3 kurze Zusammenfassungen''' für den Antrag vorzubereiten. Nutzt eure Bewerbungstexte als Grundlage (Achtung: Beschränkung auf max. 2000 Zeichen pro Kategorie), formuliert aber euer Vorhaben möglichst <u>allgemein verständlich</u> und verwendet <u>keine ich/wir-Formulierungen</u>.<br />
** Zusammenfassung ''Vorhabenbeschreibung'': Was ist das Ziel des Vorhabens?<br />
**Zusammenfassung ''Arbeitsplan'': Was ist der Arbeits-/Meilensteinplan?<br />
**Zusammenfassung ''Ergebnisverwertung'': Was ist die Zielgruppe und wie kann diese erreicht werden?<br />
Für die Einreichung des Antrags braucht ihr sowohl die drei Zusammenfassungen ([https://wiki.prototypefund.de/index.php?title=File:AZK_V0708.png Antrag Eingabefelder V07-08]) als auch eure vollständige Vorhabenbeschreibung gemäß der [[Antragsstellung#Vorhabenbeschreibung|Mustergliederung]] als Anlage.<br />
<br />
Ihr müsst mit den Vorbereitungen für den Antrag vor dem Workshop noch nicht ganz fertig sein. Wir empfehlen jedoch, dass ihr frühzeitig mit den Vorbereitungen beginnt, da einige Prozesse Zeit in Anspruch nehmen können (GbR, Bankkonto, usw.). Ihr solltet euch vor dem Antragsworkshop mit den Abläufen vertraut machen, da ihr sonst die Gelegenheit nicht nutzen könnt, eure Fragen zu stellen.<br />
<br />
==Antragsworkshop==<br />
'''Wann''': Dienstag, 3. März 2026, von 10:00 Uhr bis 13:00 Uhr<br />
<br />
'''Wo''': https://meet.prototypefund.de/user/mar-dsj-bid-2ye (Passwort erhaltet ihr via Mail)<br />
<br />
'''Wer''': Eingeladen sind alle Projekte, die für den Jahrgang 02 des Prototype Fund in 2026 ausgewählt und entsprechend benachrichtigt wurden <br />
<br />
'''Moderation''': Das Team des Projektträgers gemeinsam mit dem Prototype-Fund-Betreuungsteam der Open Knowledge Foundation. [[Der Prototype Fund|Erfahrt, wie das BMFTR, der Projektträger und die OKF zusammenarbeiten, um eure Projekte zu unterstützen.]]<br />
<br />
'''Was ihr braucht''': <br />
<br />
*Laptop<br />
*Unterlagen aus der Checkliste, die schon vorhanden sind<br />
*Fragen, die sich bisher ergeben haben<br />
<br />
'''Kontakt für Fragen''': Enyong Küsgen & Marie-Lena Wiese (projektbetreuung@prototypefund.de)<br />
<br />
'''Deadline für den Antrag:''' 14. April 2026<br />
<br />
==Dokumenten-Checkliste==<br />
<br />
=== Antrag===<br />
Der Förderantrag muss via easy-online erstellt werden. Bitte nutzt diesen [https://foerderportal.bund.de/easyonline/reflink.jsf?m=FACHKRAEFTE&b=SWS-ANTRAG&t=AZK (DIREKTLINK)]. <br />
*Beim Antragsworkshop beantwortet das Team vom Projektträger eure Fragen zur Antragsstellung. <br />
*Für den Antrag benötigt ihr auch die 3 Zusammenfassungen.<br />
*Der Antrag kann digital per TAN-Verfahren verifiziert werden ([https://wiki.prototypefund.de/index.php?title=DLR_FAQ#Antragseinreichung_via_easy-online Hinweise]), ansonsten muss er handschriftlich unterschrieben und postalisch eingereicht werden.<br />
<br />
===Anlagen zum Antrag===<br />
<br />
*Zu jedem Antrag muss eine '''Vorhabenbeschreibung''' [[Antragsstellung#Vorhabenbeschreibung|(MUSTERGLIEDERUNG)]] als Anlage beigefügt werden. Nutzt eure Einreichungstexte. Falls ihr von der Jury Auflagen zur Förderung erhalten habt, geht bitte ausdrücklich auf das Feedback ein und erklärt, wie ihr es beispielsweise in euren Arbeitsplan aufnehmen werdet. Es muss deutlich werden, wie ihr auf die Auflagen eingegangen seid oder plant, diese zu berücksichtigen.<br />
<br />
*Unterzeichnete Erklärung zum Antrag auf Gewährung einer '''De-minimis-Beihilfe''' [https://cloud.okfn.de/s/iTwb4xtz46c8jmi (FORMULAR)] (bei Teams <u>eine Erklärung für die GbR</u>, unterzeichnet durch den*die Geschäftsführer*in)<br />
*'''Steuernummer''' für selbständige Tätigkeit (s.u., bei Teams Steuernummer für die GbR) bzw. Kopie der Anmeldung/Eingangsbestätigung beim Finanzamt<br />
*Einwilligung zur Akzeptanz der Entscheidung bei '''Second-Stage-Bewerbungen''' für Einzelantragsstellende bzw. für GbRs [[Antragsstellung#Einwilligung zur Akzeptanz der Entscheidung bei Second-Stage-Bewerbungen|(VORLAGE)]]<br />
*'''Ihr seid während des Förderzeitraums angestellt?''' Dann braucht ihr eine Genehmigung eures Arbeitgebers für eure Nebentätigkeit. (Es genügt ein unterschriebener Zweizeiler vom Arbeitgeber.)<br />
*'''Ihr möchtet einen höheren Stundensatz ansetzen?''' Für die Förderung wird pauschal ein Stundensatz von 50,00 € anerkannt. Falls ihr einen höheren Stundensatz beantragen wollt, müsst ihr diesen durch eine von euch gestellte, fachlich relevante <u>Rechnung</u> belegen.<br />
*'''Nachweise zur Bonität:''' <br />
**Unterzeichnete Erklärung zum Ausschluss einer Privatinsolvenz [[Antragsstellung#Erklärung zum Ausschluss der Privatinsolvenz|(VORLAGE)]] (bei Teams <u>jeweils eine Erklärung pro GbR-Teammitglied</u>)<br />
**Unterzeichnete Erklärung zum Eigenanteil (5% der Gesamtförderung bei 95% der Förderquote; [[Antragsstellung#Erklärung zum Eigenanteil|VORLAGE]]) (bei Teams <u>eine Erklärung für die GbR</u>; unterzeichnet durch Geschäftsführer*in und ggf. Kontoinhaber*in (wenn nicht GF oder mehrere GbR-Mitglieder den Kontoauszugnachweis erbringen))<br />
**Kopie des '''aktuellen Kontoauszugs''' mit positivem Saldo in Höhe des Eigenanteils (bei Teams kann dieser Betrag auf mehrere Bankkonten aufgeteilt werden). Nur Datum, Name, Bankverbindung sichtbar; alles andere schwärzen.<br />
*'''Zusätzlich für Teams:'''<br />
**GbR-Erklärung mit Bestimmung eines*r Gesellschafter*in als '''Geschäftsführer*in''' [[Antragsstellung#Gründung einer GbR|(VORLAGE)]]<br />
**'''Kontodaten des GbR-Kontos''' (dies muss ein Konto auf den Namen der GbR sein)<br />
** '''Steuernummer für die GbR''' bzw. Kopie der Anmeldung/Eingangsbestätigung beim Finanzamt<br />
**die '''Postadressen''' aller GbR-Mitglieder<br />
**'''SCHUFA-Auskunft''' aller GbR-Mitglieder ab einer Gesamtfördersumme über 90.000 €.<br />
<br />
===Wichtige Hinweise===<br />
<br />
*Die Unterlagen können auch noch ein paar Tage später per E-Mail nachgereicht werden, wenn sie zum Antragsworkshop noch nicht vorliegen. '''Wir empfehlen jedoch, so früh wie möglich anzufangen – einige Dokumente brauchen Vorlauf!'''<br />
*Alle Unterlagen, die einer Unterschrift bedürfen, müssen handschriftlich und in echt unterzeichnet werden! Digitale oder in die Formulare hineinkopierte Signaturen werden nicht akzeptiert und verlängern den Antragsprozess unnötig.<br />
*[[FAQ Projektträger|Weitere Hinweise des Projektträgers]].<br />
<br />
==Tipps und Anmerkungen==<br />
<br />
===Versteuerung === <br />
<br />
*'''Einkommensteuer''': Ob ihr als Selbständige die Zuwendung als Einkommen versteuern und Sozialabgaben leisten müsst, sofern ihr über die jeweiligen Freibeträge kommt – dazu können wir keine rechtsverbindliche Aussage treffen. ''Holt euch hierzu unbedingt Rat bei eurem Finanzamt oder Steuerberater*in und bei eurer Krankenkasse!''<br />
*'''Umsatzsteuer:''' Zuwendungen unterliegen in der Regel mangels Leistungsaustausches nicht der Umsatzsteuer. Das bedeutet, dass bei der Auszahlung der Förderung keine Umsatzsteuer anfällt bzw. abzuführen ist.<br />
*'''Umsatzsteuerbefreiung beim Finanzamt:''' Als Unterlagen bzw. Argumentation empfehlen wir:<br />
**den gesamten [[Zuwendungsbescheid]] und die „De-minimis“-Bescheinigung (Anlage zum Zuwendungsbescheid)<br />
**„Zuwendungen unterliegen in der Regel mangels Leistungsaustausches nicht der Umsatzsteuer (Schreiben des BMF vom 26. August 1999 - IV D 1 - S 7200 - 92/99 - BStBl. 1999 Teil I S. 828).“<br />
*Mehr '''Infos zum Thema Steuern''' findet ihr [[Steuern|hier im Wiki]].<br />
<br />
===GbR-Konto=== <br />
<br />
*Bitte beachtet, dass der*die Geschäftsführer*in auch Bankformulare etc. unterzeichnen muss, es ist also sinnvoll, das GbR-Konto bei einer Bank am Wohnort zu eröffnen.<br />
*Achtet darauf, dass der Name des*der Kontoinhaber*in mit dem GbR-Namen übereinstimmt.<br />
<br />
*[[Banken|Erfahrungswerte mit verschiedenen Banken für ein GbR-Konto]]<br />
<br />
==Mustervorlagen==<br />
===Vorhabenbeschreibung===<br />
'''{Akronym / Projekttitel}'''<br />
<br />
'''Vorhabenbeschreibung mit Verwertungsplan'''<br />
<br />
1.) Kurze Projektbeschreibung<br />
<br />
2.) Welches Problem/ welche gesellschaftliche Herausforderung wollt ihr mit dem Projekt angehen? Was ist eure Motivation?<br />
<br />
3.) Wie wird das Projekt dieses Problem lösen? Wie wollt ihr das Projekt technisch umsetzen? Welche ähnlichen Ansätze gibt es schon und was wird euer Projekt anders bzw. besser machen?<br />
<br />
4.) Wer ist die Zielgruppe und wie profitiert sie vom Projekt? Wie soll euer Projekt sie erreichen?<br />
<br />
5.) Habt ihr schon an der Idee gearbeitet? Wenn ja, beschreibt kurz den akutellen Stand und erklärt die geplanten Neuerungen. <br />
<br />
6.) An welchen Software-Projekten habt ihr bisher gearbeitet?<br />
<br />
7.) Wie viele Arbeitsstunden werdet ihr in den 6 Monaten Förderzeitraum vermutlich für die Umsetzung der Projektidee benötigen?<br />
<br />
8.) Skizziert kurz die wichtigsten Meilensteine, die im Förderzeitraum umgesetzt werden sollen.<br />
<br />
9.) Beantragt ihr die viermonatige Second-Stage-Förderung nach Ablauf der sechsmonatigen regulären Förderung?<br />
<br />
ggf. 10.) Wenn ihr die Second-Stage-Förderung beantragen möchtet: Was braucht euer Projekt, um aus dem Prototypen-Stadium herauszukommen und wie wollt ihr euer Projekt in den vier Monaten nachhaltig aufbauen?<br />
<br />
ggf. 11.) Wenn ihr die Second-Stage-Förderung beantragen möchtet: Wie viele Arbeitsstunden werdet ihr in der viermonatigen Second-Stage-Förderung vermutlich für die weitere Umsetzung der Projektidee benötigen?<br />
<br />
ggf. 12.) Wenn ihr die Second-Stage-Förderung beantragen möchtet: Skizziert kurz die wichtigsten Meilensteine, die in der viermonatigen Verlängerung umgesetzt werden sollen.<br />
<br />
ggf. 13.) Welche Auflagen hat das Projekt für die Förderung bekommen und wie werden sie erfüllt? <br />
<br />
===Erklärung zum Eigenanteil===<br />
'''Software Sprint'''<br />
<br />
'''Erklärung der Antragsteller zum Eigenanteil'''<br />
<br />
Laut Bekanntmachung können zuwendungsfähige projektbezogene Personal- und Gemeinkosten für mein bzw. unser Projekt in einer Höhe von bis zu 95% anteilfinanziert werden, was einer maximalen Höhe der Fördermittel (Zuwendung) von [47.500|95.000|79.170|158.340] € entspricht. Der konkrete Zuwendungsbetrag ergibt sich aus der Vorkalkulation des Antrags. Die Auszahlung der Zuwendung erfolgt jeweils zu Beginn eines Kalenderquartals anteilig für die projektbezogenen Kosten, die im abgelaufenen Quartal entstanden sind. Aufgrund dieser nachschüssigen Auszahlung muss zunächst in Vorleistung gegangen werden.<br />
<br />
Hinsichtlich der von mir bzw. uns aufzubringenden Eigenmittel von mindestens 5% der Vorkalkulation wird eine vereinfachte Bonitätsprüfung vorgenommen. Dazu wird eine Bankauskunft über das im Projektantrag angegebene Konto vorgelegt. Den erforderlichen Eigenanteil kann ich bzw. können wir aufbringen über<br />
<br />
<br />
□ Eigenkapital<br />
□ weitere laufende Einkünfte (bitte Belege beifügen).<br />
<br />
<br />
Hiermit wird bestätigt, dass ich bzw. wir während der gesamten Projektlaufzeit Eigenleistungen in Höhe von 5% in mein bzw. unser Projekt {PROJEKTNAME} einbringen werden.<br />
<br />
<code>____________ ________________</code> <br />
<code>Ort, Datum Unterschrift</code><br />
<br />
===Erklärung zum Ausschluss der Privatinsolvenz ===<br />
'''Erklärung zum Ausschluss einer Privatinsolvenz'''<br />
<br />
<br />
Ich, {VORNAME NAME}, geboren am {DATUM} in {ORT}, erkläre hiermit eidesstattlich, dass ich mich nicht in einer Privatinsolvenz befinde.<br />
<br />
<code>____________ ________________</code> <br />
<code>Ort, Datum Unterschrift</code><br />
<br />
===Gründung einer GbR===<br />
'''Gründung der [Name] GbR'''<br />
<br />
'''Erklärung der Antragsteller im Fall kleiner Teams'''<br />
<br />
<br />
Hiermit erklären wir, dass die Personen<br />
<br />
<br />
[Person 1: Vorname, Name, Str., Nr., PLZ, Ort]<br />
<br />
[Person 2: Vorname, Name, Str., Nr., PLZ, Ort]<br />
<br />
[ggfs. weitere]<br />
<br />
<br />
eine Gesellschaft bürgerlichen Rechts (GbR) nach BGB §705ff. bilden. Der gemeinsame Zweck des Zusammenschlusses besteht in der Durchführung des Projektes [Projektname] innerhalb der BMFTR-Fördermaßnahme „Software Sprint“. Antragsteller bzw. Zuwendungsempfänger ist die [Name] GbR.<br />
<br />
Die o. g. Personen treten daher im Rahmen des „Software Sprint“-Projekts mit gemeinsamen Rechten und Pflichten auf. Insbesondere erbringen sie gemeinschaftlich die laut Antrag bzw. Vorhabenbeschreibung vereinbarten Beiträge (Programmierleistungen usw.) im Projekt [Projektname]. Weiterhin sind sie gemeinschaftlich für die Projektsteuerung, für die Verwendung der Zuwendung, für das Aufbringen des Eigenanteils sowie für die Nachweispflichten gegenüber dem BMFTR/PT verantwortlich.<br />
<br />
Die o. g. Personen erklären den*die Gesellschafter*in [Vor- und Nachname] zum*zur allein unterschriftsberechtigten Geschäftsführer*in.<br />
<br />
Im Fall der Auflösung der GbR bzw. des Ausscheidens eines Gesellschafters/einer Gesellschafterin während der Projektlaufzeit ist dem Projektträger unverzüglich Mitteilung zu machen.<br />
<br />
<code>____________ ______________________________</code> <br />
<code>Ort, Datum [Name Person 1] / Unterschrift</code><br />
<br />
<code>____________ ______________________________</code> <br />
<code>Ort, Datum [Name Person 2] / Unterschrift</code><br />
<br />
[ggfs. weitere]<br />
<br />
===Einwilligung zur Akzeptanz der Entscheidung bei Second-Stage-Bewerbungen===<br />
<br />
====Einzelantragsstellende====<br />
Ich, {VORNAME NAME}, erkläre hiermit, dass ich im Rahmen der Fördermaßnahme Software-Sprint der Juryentscheidung über die Second-Stage-Förderung meines Projektes {Projektname} folgen werde und entsprechend einer Kürzung ggf. gesperrter Fördermittel (bei negativer Juryentscheidung) bzw. einer Laufzeitverlängerung um 4 Monate (bei positiver Juryentscheidung) explizit zustimme.<br />
<br />
<code>____________ ________________</code> <br />
<code>Ort, Datum Unterschrift</code><br />
<br />
====GbR====<br />
Ich, {VORNAME NAME}, erkläre hiermit als Geschäftsführung der {Name GbR}, dass wir als Team im Rahmen der Fördermaßnahme Software-Sprint der Juryentscheidung über die Second-Stage-Förderung unseres Projektes {Projektname} folgen werden und entsprechend einer Kürzung ggf. gesperrter Fördermittel (bei negativer Juryentscheidung) bzw. einer<br />
Laufzeitverlängerung um 4 Monate (bei positiver Juryentscheidung) explizit zustimmen.<br />
<br />
<code>____________ ________________</code> <br />
<code>Ort, Datum Unterschrift</code><br />
<br />
= In English=<br />
<mark>'''!! This page is currently under construction !! The information provided is not up to date !!'''<mark><br />
<br />
Here you will find all relevant information and template documents for the '''application process for the Prototype Fund'''.<br />
<br />
An application workshop takes place online in mid-March, providing an opportunity to discuss the details together and, if applicable, submit the application immediately.<br />
<br />
==Preparation==<br />
To prepare optimally for the application workshop, we recommend:<br />
<br />
*Gather all '''important documents''' needed for the application in advance (see [[Antragsstellung#Document Checklist| the document checklist]).<br />
*Prepare '''three short summaries''' for the application '''in German'''. Use your application texts as a basis (Caution: Limitation to a maximum of 2000 characters per category), formulate your project in a generally understandable manner, and avoid using first-person pronouns.<br />
**Project Description: What is the goal of the project?<br />
** Work Plan: What is the work/milestone plan?<br />
**Result Utilization: Who is the target audience, and how can they be reached?<br />
To submit the application, you will need both the three summaries ([https://wiki.prototypefund.de/index.php?title=File:AZK_V0708.png application fields V07-08]) and your complete project description ("Vorhabenbeschreibung") in accordance to the [[Antragsstellung#Project description (Vorhabenbeschreibung)|sample outline]] as an attachment.<br />
<br />
You do not have to be completely finished with the preparations for the application before the workshop. However, we recommend that you start preparing early, as some processes can take time (GbR, bank account, etc.). You should familiarize yourself with the procedures before the application workshop, otherwise you will not be able to use the opportunity to ask your questions.<br />
<br />
==Application workshop==<br />
'''When''': Tuesday, March 3rd, 2026, from 10 am to 1 pm<br />
<br />
'''Where''': https://meet.prototypefund.de/user/mar-dsj-bid-2ye (We emailed you the password.)<br />
<br />
'''Who''': All projects selected for class 02 of Prototype Fund in 2026 that were notified accordingly. <br />
<br />
'''Moderation''': The team from the Projektträger (Project Management Agency) together with the Prototype Fund support team from the Open Knowledge Foundation. [[Der Prototype Fund|Learn how the BMFTR, the Projektträger and the OKF work together to support your projects.]]<br />
<br />
'''''Important''': '''The application consultation hour will be held in German. We will do our best to accommodate English speakers, but be won’t be able to provide live translation.'''''<br />
<br />
'''What you need''': <br />
<br />
*Your laptop<br />
* documents from the checklist that you have already available<br />
*questions that have arisen so far<br />
<br />
'''Contact for questions''': Enyong Küsgen & Marie-Lena Wiese (projektbetreuung@prototypefund.de)<br />
<br />
'''Deadline for the application:''' April 14th, 2026<br />
==Document Checklist==<br />
'''''Please note: All forms need to be handed in in German! The exception being the project description (Vorhabenbeschreibung) only in the case that you are not sufficient in German''.''' You will find [[Antragsstellung#Templates|the English sample outline for the project description]] as well as a brief explanation of each of the other forms below.<br />
<br />
===Application form===<br />
The funding application must be created via easy online. Please use this [https://foerderportal.bund.de/easyonline/reflink.jsf?m=FACHKRAEFTE&b=SWS-ANTRAG&t=AZK (DIRECT LINK)]<br />
*The Projektträger team will answer your question regarding the application during the application workshop.<br />
*You will need the three summaries for the application.<br />
*The application can be digitally verified via TAN procedure ([[DLR FAQ#Antragseinreichung via easy-online|Instructions]]) or, otherwise, it must be signed by hand and submitted by mail.<br />
<br />
=== Attachments to the Application:=== <br />
<br />
*A '''project description''' ("Vorhabenbeschreibung"; see [[Antragsstellung#Project description (Vorhabenbeschreibung)|SAMPLE OUTLINE]]) must be attached to each application. Use your submission texts. If you have received conditions for funding from the jury, please redact the text, explicitly address the feedback and explain how you will, for example, incorporate it into your work plan. It must be clear how you have addressed or plan to consider the conditions.<br />
*Signed declaration for the grant of a "'''De-minimis-Beihilfe'''" ([https://cloud.okfn.de/s/iTwb4xtz46c8jmi FORM]) (for teams, <u>one declaration for the GbR</u>, signed by the managing director)<br />
* '''Tax number''' for self-employment (see below, for teams, tax number for the GbR) or copy of the registration/confirmation from the tax office<br />
*Consent to the acceptance of the advisory board's decision for '''Second Stage applications''' for individual applicants or for GbRs [[Antragsstellung#Einwilligung zur Akzeptanz der Entscheidung bei Second-Stage-Bewerbungen|TEMPLATE]])<br />
*'''Will you be employed part-time during the funding period?''' Then you need permission from your employer for your secondary employment (a short written and signed statement from the employer is sufficient).<br />
*'''Do you want to claim a higher hourly rate?''' A standard hourly rate of €50.00 is recognized for the funding. If you want to apply for a higher hourly rate, you must substantiate the rate with an invoice relevant to your field.<br />
*'''Proof of creditworthiness''' <br />
**Signed declaration regarding the '''exclusion of private insolvency''' ([https://wiki.prototypefund.de/Antragsstellung#Erkl%C3%A4rung_zum_Ausschluss_der_Privatinsolvenz TEMPLATE]) (for teams, <u>one declaration per GbR team member</u>)<br />
**Signed declaration for the '''own contribution''' (5% of the total funding amount at 95% funding rate; [https://wiki.prototypefund.de/Antragsstellung#Erkl%C3%A4rung_zum_Eigenanteil TEMPLATE]) (for teams, <u>one declaration for the GbR</u>, signed by the managing director and if necessary bank account holder (in case director is not bank statement provider))<br />
**Copy of a '''bank statement''' with a positive balance equal to the own contribution (for teams, this amount can be divided among several bank accounts). Only date, name, bank details visible; black out everything else.<br />
*'''Additionally for teams'''<br />
**Declaration of the GbR with the appointment of one member as '''managing director''' ([https://wiki.prototypefund.de/Antragsstellung#Gr%C3%BCndung_einer_GbR TEMPLATE])<br />
** Account details of the '''GbR bank account''' (this must be an account in the name of the GbR)<br />
**'''Tax number of the GbR''' or a copy of the receipt of your application by the tax office<br />
**'''Postal adresses''' of all GbR members<br />
**'''credit report (SCHUFA)''' of all GbR members from a total funding amount of over €90,000<br />
<br />
===Important Notes ===<br />
<br />
*The documents can be submitted a few days later via e-mail if they are not available by the time of the application workshop. However, '''we recommend starting as early as possible - some documents require lead time!'''<br />
*All documents requiring a signature must be signed by hand! Digital or pasted-in signatures will not be accepted and unnecessarily extend the application process.<br />
*[[FAQ Projektträger|More Notes by the Projektträger]]<br />
<br />
==Tipps and tricks ==<br />
<br />
===Taxation=== <br />
<br />
*'''Income Tax:''' We cannot make a legally binding statement on whether you, as a self-employed person/freelancer, have to pay income tax on the funding money. This depends on your individual situation, other incomes etc. ''You should consult your tax office or tax advisor and your health insurance company!''<br />
*'''Sales Tax:''' Grants are generally not subject to VAT due to the lack of an exchange of services. This means that no VAT is payable or to be remitted upon the disbursement of the funding.<br />
*'''Getting a sales tax exemption at the tax office:''' We recommend using the following documents/argumentation to get a tax exemption:<br />
**Hand in the entire funding notification (“[[Zuwendungsbescheid]]”) and the attached “De-minimis-Bescheinigung".<br />
**Use this wording at the tax office: “Zuwendungen unterliegen in der Regel mangels Leistungsaustausches nicht der Umsatzsteuer (Schreiben des BMF vom 26. August 1999 - IV D 1 - S 7200 - 92/99 - BStBl. 1999 Teil I S. 828).“<br />
<br />
===GbR bank account (for teams)===<br />
<br />
*Please note that the managing director must also sign bank forms, etc. So, it is advisable to open the GbR account at a bank near your place of residence.<br />
*Make sure that the name of the account holder matches the GbR name.<br />
*Experience with [[Banken|banks]]<br />
<br />
==Templates==<br />
===Project description (Vorhabenbeschreibung)===<br />
'''''Only to be submitted in English if you are not sufficient in German!'''''<br />
'''{Akronym / Projekttitel}'''<br />
<br />
'''Project description with utilization plan'''<br />
<br />
1.) Short project description<br />
<br />
2.) What problem/social challenge do you want to address with the project? What is your motivation?<br />
<br />
3.) How will the project solve this problem? How do you plan to implement the project technically? What similar approaches already exist and what will your project do differently or better?<br />
<br />
4.) Who is the target group and how will they benefit from the project? How do you plan to reach them?<br />
<br />
5.) Have you already worked on the idea? If so, briefly describe the current status and explain the planned innovations. <br />
<br />
6.) What software projects have you worked on so far?<br />
<br />
7.) How many working hours do you estimate you will need to realize your project idea during the six-month funding period?<br />
<br />
8.) Briefly outline the most important milestones to be reached during the funding period.<br />
<br />
9.) Are you applying for the four-month Second Stage funding after the six-month regular funding has expired?<br />
<br />
If applicable 10.) If you would like to apply for an extension: What does your project need to get out of the prototype stage and how do you want to set up your project in a sustainable way during the four months?<br />
<br />
If applicable 11.) If you would like to apply for an extension: How many working hours do you estimate you will need to further implement your project idea during the four-month extension?<br />
<br />
If applicable 12.) If you would like to apply for an extension: Please briefly outline the most important milestones that are to be reached during the four-month extension.<br />
<br />
If applicable 13.) What conditions has the project been granted funding under and how are they being complied with? <br />
<br />
===Declaration of the applicants regarding their own contribution ("Erklärung der Antragsteller zum Eigenanteil")===<br />
[[Antragsstellung#Erklärung zum Eigenanteil|To be submitted in German, you can find the template here]]<br />
<br />
The declaration of the applicants regarding their own contribution informs you that your project can be partially financed up to 95% with a personal contribution of at least 5%. This is due to the payment in retrospect since the grant is paid out at the beginning of each calendar quarter, pro rata for the project-related costs incurred in the previous quarter. To prove that you can provide the required personal contribution you have to provide a bank reference for the account specified in the application and have to confirm in this form that you will contribute 5% of your own labor to your project via equity and/or other regular income.<br />
<br />
===Declaration regarding the exclusion of personal bankruptcy ("Erklärung zum Ausschluss der Privatinsolvenz")===<br />
[[Antragsstellung#Erklärung zum Ausschluss der Privatinsolvenz|To be submitted in German, you can find the template here]]<br />
<br />
This form asks you to declare in lieu of an oath that you are not subject to personal bankruptcy proceedings.<br />
<br />
=== Declaration by applicants in the case of small teams ("Gründung einer GbR / Erklärung der Antragsteller im Fall kleiner Teams") ===<br />
[[Antragsstellung#Gründung einer GbR|To be submitted in German, you can find the template here]]<br />
<br />
This form asks you to declare that your team members will form a civil-law partnership (GbR) with the purpose to carry out your project. This means that all the people named here have joint rights and obligations within the project. You will have to name one shareholder of the GbR to be the managing director with sole signing authority.<br />
<br />
===Agreement to accept the decision in the case of Second Stage applications ("Einwilligung zur Akzeptanz der Entscheidung bei Second-Stage-Bewerbungen")===<br />
[[Antragsstellung#Einwilligung zur Akzeptanz der Entscheidung bei Second-Stage-Bewerbungen|To be submitted in German, you can find the template here]] <br />
<br />
Depending on whether you are applying alone or as part of a team, you have to fill the corresponding form to declare that you will follow the jury's decision on the Second Stage funding of your project. You will explicitly agree to a reduction in the amount of funding available and a shortening of the funding period to six months in the case of a rejection of your Second Stage pitch.</div>Nicole Häuslerhttps://wiki.prototypefund.de/index.php?title=Antragstellung&diff=48335Antragstellung2026-02-03T14:41:59Z<p>Nicole Häusler: </p>
<hr />
<div><mark>'''!! Diese Seite ist aktuell in Bearbeitung !! Die Informationen sind teilweise nicht aktuell !!'''<mark><br />
<br />
''(English version below)''<br />
<br />
Hier findet ihr alle relevanten Informationen und Mustervorlagen für die '''Antragstellung beim Prototype Fund'''.<br />
<br />
Jeweils Mitte März findet ein Antragsworkshop online statt und bietet die Möglichkeit, gemeinsam Details zu besprechen und den Antrag gegebenenfalls gleich einzureichen.<br />
<br />
== Vorbereitung==<br />
[[File:AZK V0708.png|thumb|195x195px|Screenhot easy-online Eingabemaske V05-V09]]<br />
Um den Antragsworkshop optimal vorzubereiten, empfehlen wir:<br />
<br />
*im Vorfeld alle wichtigen '''Unterlagen zusammenzustellen''', die ihr für den Antrag benötigt (siehe [[Antragsstellung#Dokumenten-Checkliste|die Dokumenten-Checkliste]]).<br />
*'''3 kurze Zusammenfassungen''' für den Antrag vorzubereiten. Nutzt eure Bewerbungstexte als Grundlage (Achtung: Beschränkung auf max. 2000 Zeichen pro Kategorie), formuliert aber euer Vorhaben möglichst <u>allgemein verständlich</u> und verwendet <u>keine ich/wir-Formulierungen</u>.<br />
** Zusammenfassung ''Vorhabenbeschreibung'': Was ist das Ziel des Vorhabens?<br />
**Zusammenfassung ''Arbeitsplan'': Was ist der Arbeits-/Meilensteinplan?<br />
**Zusammenfassung ''Ergebnisverwertung'': Was ist die Zielgruppe und wie kann diese erreicht werden?<br />
Für die Einreichung des Antrags braucht ihr sowohl die drei Zusammenfassungen ([https://wiki.prototypefund.de/index.php?title=File:AZK_V0708.png Antrag Eingabefelder V07-08]) als auch eure vollständige Vorhabenbeschreibung gemäß der [[Antragsstellung#Vorhabenbeschreibung|Mustergliederung]] als Anlage.<br />
<br />
Ihr müsst mit den Vorbereitungen für den Antrag vor dem Workshop noch nicht ganz fertig sein. Wir empfehlen jedoch, dass ihr frühzeitig mit den Vorbereitungen beginnt, da einige Prozesse Zeit in Anspruch nehmen können (GbR, Bankkonto, usw.). Ihr solltet euch vor dem Antragsworkshop mit den Abläufen vertraut machen, da ihr sonst die Gelegenheit nicht nutzen könnt, eure Fragen zu stellen.<br />
<br />
==Antragsworkshop==<br />
'''Wann''': Dienstag, 3. März 2026, von 10:00 Uhr bis 13:00 Uhr<br />
<br />
'''Wo''': https://meet.prototypefund.de/user/mar-dsj-bid-2ye (Passwort erhaltet ihr via Mail)<br />
<br />
'''Wer''': Eingeladen sind alle Projekte, die für den Jahrgang 02 des Prototype Fund in 2026 ausgewählt und entsprechend benachrichtigt wurden <br />
<br />
'''Moderation''': Das Team des Projektträgers gemeinsam mit dem Prototype-Fund-Betreuungsteam der Open Knowledge Foundation. [[Der Prototype Fund|Erfahrt, wie das BMFTR, der Projektträger und die OKF zusammenarbeiten, um eure Projekte zu unterstützen.]]<br />
<br />
'''Was ihr braucht''': <br />
<br />
*Laptop<br />
*Unterlagen aus der Checkliste, die schon vorhanden sind<br />
*Fragen, die sich bisher ergeben haben<br />
<br />
'''Kontakt für Fragen''': Enyong Küsgen & Marie-Lena Wiese (projektbetreuung@prototypefund.de)<br />
<br />
'''Deadline für den Antrag:''' 7. April 2025<br />
<br />
==Dokumenten-Checkliste==<br />
<br />
=== Antrag===<br />
Der Förderantrag muss via easy-online erstellt werden. Bitte nutzt diesen [https://foerderportal.bund.de/easyonline/reflink.jsf?m=FACHKRAEFTE&b=SWS-ANTRAG&t=AZK (DIREKTLINK)]. <br />
*Beim Antragsworkshop beantwortet das Team vom Projektträger eure Fragen zur Antragsstellung. <br />
*Für den Antrag benötigt ihr auch die 3 Zusammenfassungen.<br />
*Der Antrag kann digital per TAN-Verfahren verifiziert werden ([https://wiki.prototypefund.de/index.php?title=DLR_FAQ#Antragseinreichung_via_easy-online Hinweise]), ansonsten muss er handschriftlich unterschrieben und postalisch eingereicht werden.<br />
<br />
===Anlagen zum Antrag===<br />
<br />
*Zu jedem Antrag muss eine '''Vorhabenbeschreibung''' [[Antragsstellung#Vorhabenbeschreibung|(MUSTERGLIEDERUNG)]] als Anlage beigefügt werden. Nutzt eure Einreichungstexte. Falls ihr von der Jury Auflagen zur Förderung erhalten habt, geht bitte ausdrücklich auf das Feedback ein und erklärt, wie ihr es beispielsweise in euren Arbeitsplan aufnehmen werdet. Es muss deutlich werden, wie ihr auf die Auflagen eingegangen seid oder plant, diese zu berücksichtigen.<br />
<br />
*Unterzeichnete Erklärung zum Antrag auf Gewährung einer '''De-minimis-Beihilfe''' [https://cloud.okfn.de/s/iTwb4xtz46c8jmi (FORMULAR)] (bei Teams <u>eine Erklärung für die GbR</u>, unterzeichnet durch den*die Geschäftsführer*in)<br />
*'''Steuernummer''' für selbständige Tätigkeit (s.u., bei Teams Steuernummer für die GbR) bzw. Kopie der Anmeldung/Eingangsbestätigung beim Finanzamt<br />
*Einwilligung zur Akzeptanz der Entscheidung bei '''Second-Stage-Bewerbungen''' für Einzelantragsstellende bzw. für GbRs [[Antragsstellung#Einwilligung zur Akzeptanz der Entscheidung bei Second-Stage-Bewerbungen|(VORLAGE)]]<br />
*'''Ihr seid während des Förderzeitraums angestellt?''' Dann braucht ihr eine Genehmigung eures Arbeitgebers für eure Nebentätigkeit. (Es genügt ein unterschriebener Zweizeiler vom Arbeitgeber.)<br />
*'''Ihr möchtet einen höheren Stundensatz ansetzen?''' Für die Förderung wird pauschal ein Stundensatz von 50,00 € anerkannt. Falls ihr einen höheren Stundensatz beantragen wollt, müsst ihr diesen durch eine von euch gestellte, fachlich relevante <u>Rechnung</u> belegen.<br />
*'''Nachweise zur Bonität:''' <br />
**Unterzeichnete Erklärung zum Ausschluss einer Privatinsolvenz [[Antragsstellung#Erklärung zum Ausschluss der Privatinsolvenz|(VORLAGE)]] (bei Teams <u>jeweils eine Erklärung pro GbR-Teammitglied</u>)<br />
**Unterzeichnete Erklärung zum Eigenanteil (5% der Gesamtförderung bei 95% der Förderquote; [[Antragsstellung#Erklärung zum Eigenanteil|VORLAGE]]) (bei Teams <u>eine Erklärung für die GbR</u>; unterzeichnet durch Geschäftsführer*in und ggf. Kontoinhaber*in (wenn nicht GF oder mehrere GbR-Mitglieder den Kontoauszugnachweis erbringen))<br />
**Kopie des '''aktuellen Kontoauszugs''' mit positivem Saldo in Höhe des Eigenanteils (bei Teams kann dieser Betrag auf mehrere Bankkonten aufgeteilt werden). Nur Datum, Name, Bankverbindung sichtbar; alles andere schwärzen.<br />
*'''Zusätzlich für Teams:'''<br />
**GbR-Erklärung mit Bestimmung eines*r Gesellschafter*in als '''Geschäftsführer*in''' [[Antragsstellung#Gründung einer GbR|(VORLAGE)]]<br />
**'''Kontodaten des GbR-Kontos''' (dies muss ein Konto auf den Namen der GbR sein)<br />
** '''Steuernummer für die GbR''' bzw. Kopie der Anmeldung/Eingangsbestätigung beim Finanzamt<br />
**die '''Postadressen''' aller GbR-Mitglieder<br />
**'''SCHUFA-Auskunft''' aller GbR-Mitglieder ab einer Gesamtfördersumme über 90.000 €.<br />
<br />
===Wichtige Hinweise===<br />
<br />
*Die Unterlagen können auch noch ein paar Tage später per E-Mail nachgereicht werden, wenn sie zum Antragsworkshop noch nicht vorliegen. '''Wir empfehlen jedoch, so früh wie möglich anzufangen – einige Dokumente brauchen Vorlauf!'''<br />
*Alle Unterlagen, die einer Unterschrift bedürfen, müssen handschriftlich und in echt unterzeichnet werden! Digitale oder in die Formulare hineinkopierte Signaturen werden nicht akzeptiert und verlängern den Antragsprozess unnötig.<br />
*[[FAQ Projektträger|Weitere Hinweise des Projektträgers]].<br />
<br />
==Tipps und Anmerkungen==<br />
<br />
===Versteuerung === <br />
<br />
*'''Einkommensteuer''': Ob ihr als Selbständige die Zuwendung als Einkommen versteuern und Sozialabgaben leisten müsst, sofern ihr über die jeweiligen Freibeträge kommt – dazu können wir keine rechtsverbindliche Aussage treffen. ''Holt euch hierzu unbedingt Rat bei eurem Finanzamt oder Steuerberater*in und bei eurer Krankenkasse!''<br />
*'''Umsatzsteuer:''' Zuwendungen unterliegen in der Regel mangels Leistungsaustausches nicht der Umsatzsteuer. Das bedeutet, dass bei der Auszahlung der Förderung keine Umsatzsteuer anfällt bzw. abzuführen ist.<br />
*'''Umsatzsteuerbefreiung beim Finanzamt:''' Als Unterlagen bzw. Argumentation empfehlen wir:<br />
**den gesamten [[Zuwendungsbescheid]] und die „De-minimis“-Bescheinigung (Anlage zum Zuwendungsbescheid)<br />
**„Zuwendungen unterliegen in der Regel mangels Leistungsaustausches nicht der Umsatzsteuer (Schreiben des BMF vom 26. August 1999 - IV D 1 - S 7200 - 92/99 - BStBl. 1999 Teil I S. 828).“<br />
*Mehr '''Infos zum Thema Steuern''' findet ihr [[Steuern|hier im Wiki]].<br />
<br />
===GbR-Konto=== <br />
<br />
*Bitte beachtet, dass der*die Geschäftsführer*in auch Bankformulare etc. unterzeichnen muss, es ist also sinnvoll, das GbR-Konto bei einer Bank am Wohnort zu eröffnen.<br />
*Achtet darauf, dass der Name des*der Kontoinhaber*in mit dem GbR-Namen übereinstimmt.<br />
<br />
*[[Banken|Erfahrungswerte mit verschiedenen Banken für ein GbR-Konto]]<br />
<br />
==Mustervorlagen==<br />
===Vorhabenbeschreibung===<br />
'''{Akronym / Projekttitel}'''<br />
<br />
'''Vorhabenbeschreibung mit Verwertungsplan'''<br />
<br />
1.) Kurze Projektbeschreibung<br />
<br />
2.) Welches Problem/ welche gesellschaftliche Herausforderung wollt ihr mit dem Projekt angehen? Was ist eure Motivation?<br />
<br />
3.) Wie wird das Projekt dieses Problem lösen? Wie wollt ihr das Projekt technisch umsetzen? Welche ähnlichen Ansätze gibt es schon und was wird euer Projekt anders bzw. besser machen?<br />
<br />
4.) Wer ist die Zielgruppe und wie profitiert sie vom Projekt? Wie soll euer Projekt sie erreichen?<br />
<br />
5.) Habt ihr schon an der Idee gearbeitet? Wenn ja, beschreibt kurz den akutellen Stand und erklärt die geplanten Neuerungen. <br />
<br />
6.) An welchen Software-Projekten habt ihr bisher gearbeitet?<br />
<br />
7.) Wie viele Arbeitsstunden werdet ihr in den 6 Monaten Förderzeitraum vermutlich für die Umsetzung der Projektidee benötigen?<br />
<br />
8.) Skizziert kurz die wichtigsten Meilensteine, die im Förderzeitraum umgesetzt werden sollen.<br />
<br />
9.) Beantragt ihr die viermonatige Second-Stage-Förderung nach Ablauf der sechsmonatigen regulären Förderung?<br />
<br />
ggf. 10.) Wenn ihr die Second-Stage-Förderung beantragen möchtet: Was braucht euer Projekt, um aus dem Prototypen-Stadium herauszukommen und wie wollt ihr euer Projekt in den vier Monaten nachhaltig aufbauen?<br />
<br />
ggf. 11.) Wenn ihr die Second-Stage-Förderung beantragen möchtet: Wie viele Arbeitsstunden werdet ihr in der viermonatigen Second-Stage-Förderung vermutlich für die weitere Umsetzung der Projektidee benötigen?<br />
<br />
ggf. 12.) Wenn ihr die Second-Stage-Förderung beantragen möchtet: Skizziert kurz die wichtigsten Meilensteine, die in der viermonatigen Verlängerung umgesetzt werden sollen.<br />
<br />
ggf. 13.) Welche Auflagen hat das Projekt für die Förderung bekommen und wie werden sie erfüllt? <br />
<br />
===Erklärung zum Eigenanteil===<br />
'''Software Sprint'''<br />
<br />
'''Erklärung der Antragsteller zum Eigenanteil'''<br />
<br />
Laut Bekanntmachung können zuwendungsfähige projektbezogene Personal- und Gemeinkosten für mein bzw. unser Projekt in einer Höhe von bis zu 95% anteilfinanziert werden, was einer maximalen Höhe der Fördermittel (Zuwendung) von [47.500|95.000|79.170|158.340] € entspricht. Der konkrete Zuwendungsbetrag ergibt sich aus der Vorkalkulation des Antrags. Die Auszahlung der Zuwendung erfolgt jeweils zu Beginn eines Kalenderquartals anteilig für die projektbezogenen Kosten, die im abgelaufenen Quartal entstanden sind. Aufgrund dieser nachschüssigen Auszahlung muss zunächst in Vorleistung gegangen werden.<br />
<br />
Hinsichtlich der von mir bzw. uns aufzubringenden Eigenmittel von mindestens 5% der Vorkalkulation wird eine vereinfachte Bonitätsprüfung vorgenommen. Dazu wird eine Bankauskunft über das im Projektantrag angegebene Konto vorgelegt. Den erforderlichen Eigenanteil kann ich bzw. können wir aufbringen über<br />
<br />
<br />
□ Eigenkapital<br />
□ weitere laufende Einkünfte (bitte Belege beifügen).<br />
<br />
<br />
Hiermit wird bestätigt, dass ich bzw. wir während der gesamten Projektlaufzeit Eigenleistungen in Höhe von 5% in mein bzw. unser Projekt {PROJEKTNAME} einbringen werden.<br />
<br />
<code>____________ ________________</code> <br />
<code>Ort, Datum Unterschrift</code><br />
<br />
===Erklärung zum Ausschluss der Privatinsolvenz ===<br />
'''Erklärung zum Ausschluss einer Privatinsolvenz'''<br />
<br />
<br />
Ich, {VORNAME NAME}, geboren am {DATUM} in {ORT}, erkläre hiermit eidesstattlich, dass ich mich nicht in einer Privatinsolvenz befinde.<br />
<br />
<code>____________ ________________</code> <br />
<code>Ort, Datum Unterschrift</code><br />
<br />
===Gründung einer GbR===<br />
'''Gründung der [Name] GbR'''<br />
<br />
'''Erklärung der Antragsteller im Fall kleiner Teams'''<br />
<br />
<br />
Hiermit erklären wir, dass die Personen<br />
<br />
<br />
[Person 1: Vorname, Name, Str., Nr., PLZ, Ort]<br />
<br />
[Person 2: Vorname, Name, Str., Nr., PLZ, Ort]<br />
<br />
[ggfs. weitere]<br />
<br />
<br />
eine Gesellschaft bürgerlichen Rechts (GbR) nach BGB §705ff. bilden. Der gemeinsame Zweck des Zusammenschlusses besteht in der Durchführung des Projektes [Projektname] innerhalb der BMFTR-Fördermaßnahme „Software Sprint“. Antragsteller bzw. Zuwendungsempfänger ist die [Name] GbR.<br />
<br />
Die o. g. Personen treten daher im Rahmen des „Software Sprint“-Projekts mit gemeinsamen Rechten und Pflichten auf. Insbesondere erbringen sie gemeinschaftlich die laut Antrag bzw. Vorhabenbeschreibung vereinbarten Beiträge (Programmierleistungen usw.) im Projekt [Projektname]. Weiterhin sind sie gemeinschaftlich für die Projektsteuerung, für die Verwendung der Zuwendung, für das Aufbringen des Eigenanteils sowie für die Nachweispflichten gegenüber dem BMFTR/PT verantwortlich.<br />
<br />
Die o. g. Personen erklären den*die Gesellschafter*in [Vor- und Nachname] zum*zur allein unterschriftsberechtigten Geschäftsführer*in.<br />
<br />
Im Fall der Auflösung der GbR bzw. des Ausscheidens eines Gesellschafters/einer Gesellschafterin während der Projektlaufzeit ist dem Projektträger unverzüglich Mitteilung zu machen.<br />
<br />
<code>____________ ______________________________</code> <br />
<code>Ort, Datum [Name Person 1] / Unterschrift</code><br />
<br />
<code>____________ ______________________________</code> <br />
<code>Ort, Datum [Name Person 2] / Unterschrift</code><br />
<br />
[ggfs. weitere]<br />
<br />
===Einwilligung zur Akzeptanz der Entscheidung bei Second-Stage-Bewerbungen===<br />
<br />
====Einzelantragsstellende====<br />
Ich, {VORNAME NAME}, erkläre hiermit, dass ich im Rahmen der Fördermaßnahme Software-Sprint der Juryentscheidung über die Second-Stage-Förderung meines Projektes {Projektname} folgen werde und entsprechend einer Kürzung ggfs. gesperrter Fördermittel und der Laufzeitverkürzung auf 6 Monate hiermit explizit zustimme.<br />
<br />
<code>____________ ________________</code> <br />
<code>Ort, Datum Unterschrift</code><br />
<br />
====GbR====<br />
Ich, {VORNAME NAME}, erkläre hiermit als Geschäftsführung der {Name GbR}, dass wir als Team im Rahmen der Fördermaßnahme Software-Sprint der Juryentscheidung über die Second-Stage-Förderung unseres Projektes {Projektname} folgen werden und ich entsprechend einer Kürzung ggfs. gesperrter Fördermittel und der Laufzeitverkürzung auf 6 Monate hiermit explizit zustimme.<br />
<br />
<code>____________ ________________</code> <br />
<code>Ort, Datum Unterschrift</code><br />
<br />
= In English=<br />
<mark>'''!! This page is currently under construction !! The information provided is not up to date !!'''<mark><br />
<br />
Here you will find all relevant information and template documents for the '''application process for the Prototype Fund'''.<br />
<br />
An application workshop takes place online in mid-March, providing an opportunity to discuss the details together and, if applicable, submit the application immediately.<br />
<br />
==Preparation==<br />
To prepare optimally for the application workshop, we recommend:<br />
<br />
*Gather all '''important documents''' needed for the application in advance (see [[Antragsstellung#Document Checklist| the document checklist]).<br />
*Prepare '''three short summaries''' for the application '''in German'''. Use your application texts as a basis (Caution: Limitation to a maximum of 2000 characters per category), formulate your project in a generally understandable manner, and avoid using first-person pronouns.<br />
**Project Description: What is the goal of the project?<br />
** Work Plan: What is the work/milestone plan?<br />
**Result Utilization: Who is the target audience, and how can they be reached?<br />
To submit the application, you will need both the three summaries ([https://wiki.prototypefund.de/index.php?title=File:AZK_V0708.png application fields V07-08]) and your complete project description ("Vorhabenbeschreibung") in accordance to the [[Antragsstellung#Project description (Vorhabenbeschreibung)|sample outline]] as an attachment.<br />
<br />
You do not have to be completely finished with the preparations for the application before the workshop. However, we recommend that you start preparing early, as some processes can take time (GbR, bank account, etc.). You should familiarize yourself with the procedures before the application workshop, otherwise you will not be able to use the opportunity to ask your questions.<br />
<br />
==Application workshop==<br />
'''When''': Tuesday, March 3rd, 2026, from 10 am to 1 pm<br />
<br />
'''Where''': https://meet.prototypefund.de/user/mar-dsj-bid-2ye (We emailed you the password.)<br />
<br />
'''Who''': All projects selected for class 02 of Prototype Fund in 2026 that were notified accordingly. <br />
<br />
'''Moderation''': The team from the Projektträger (Project Management Agency) together with the Prototype Fund support team from the Open Knowledge Foundation. [[Der Prototype Fund|Learn how the BMFTR, the Projektträger and the OKF work together to support your projects.]]<br />
<br />
'''''Important''': '''The application consultation hour will be held in German. We will do our best to accommodate English speakers, but be won’t be able to provide live translation.'''''<br />
<br />
'''What you need''': <br />
<br />
*Your laptop<br />
* documents from the checklist that you have already available<br />
*questions that have arisen so far<br />
<br />
'''Contact for questions''': Enyong Küsgen & Marie-Lena Wiese (projektbetreuung@prototypefund.de)<br />
<br />
'''Deadline for the application:''' April 7th, 2025<br />
==Document Checklist==<br />
'''''Please note: All forms need to be handed in in German! The exception being the project description (Vorhabenbeschreibung) only in the case that you are not sufficient in German''.''' You will find [[Antragsstellung#Templates|the English sample outline for the project description]] as well as a brief explanation of each of the other forms below.<br />
<br />
===Application form===<br />
The funding application must be created via easy online. Please use this [https://foerderportal.bund.de/easyonline/reflink.jsf?m=FACHKRAEFTE&b=SWS-ANTRAG&t=AZK (DIRECT LINK)]<br />
*The Projektträger team will answer your question regarding the application during the application workshop.<br />
*You will need the three summaries for the application.<br />
*The application can be digitally verified via TAN procedure ([[DLR FAQ#Antragseinreichung via easy-online|Instructions]]) or, otherwise, it must be signed by hand and submitted by mail.<br />
<br />
=== Attachments to the Application:=== <br />
<br />
*A '''project description''' ("Vorhabenbeschreibung"; see [[Antragsstellung#Project description (Vorhabenbeschreibung)|SAMPLE OUTLINE]]) must be attached to each application. Use your submission texts. If you have received conditions for funding from the jury, please redact the text, explicitly address the feedback and explain how you will, for example, incorporate it into your work plan. It must be clear how you have addressed or plan to consider the conditions.<br />
*Signed declaration for the grant of a "'''De-minimis-Beihilfe'''" ([https://cloud.okfn.de/s/iTwb4xtz46c8jmi FORM]) (for teams, <u>one declaration for the GbR</u>, signed by the managing director)<br />
* '''Tax number''' for self-employment (see below, for teams, tax number for the GbR) or copy of the registration/confirmation from the tax office<br />
*Consent to the acceptance of the advisory board's decision for '''Second Stage applications''' for individual applicants or for GbRs [[Antragsstellung#Einwilligung zur Akzeptanz der Entscheidung bei Second-Stage-Bewerbungen|TEMPLATE]])<br />
*'''Will you be employed part-time during the funding period?''' Then you need permission from your employer for your secondary employment (a short written and signed statement from the employer is sufficient).<br />
*'''Do you want to claim a higher hourly rate?''' A standard hourly rate of €50.00 is recognized for the funding. If you want to apply for a higher hourly rate, you must substantiate the rate with an invoice relevant to your field.<br />
*'''Proof of creditworthiness''' <br />
**Signed declaration regarding the '''exclusion of private insolvency''' ([https://wiki.prototypefund.de/Antragsstellung#Erkl%C3%A4rung_zum_Ausschluss_der_Privatinsolvenz TEMPLATE]) (for teams, <u>one declaration per GbR team member</u>)<br />
**Signed declaration for the '''own contribution''' (5% of the total funding amount at 95% funding rate; [https://wiki.prototypefund.de/Antragsstellung#Erkl%C3%A4rung_zum_Eigenanteil TEMPLATE]) (for teams, <u>one declaration for the GbR</u>, signed by the managing director and if necessary bank account holder (in case director is not bank statement provider))<br />
**Copy of a '''bank statement''' with a positive balance equal to the own contribution (for teams, this amount can be divided among several bank accounts). Only date, name, bank details visible; black out everything else.<br />
*'''Additionally for teams'''<br />
**Declaration of the GbR with the appointment of one member as '''managing director''' ([https://wiki.prototypefund.de/Antragsstellung#Gr%C3%BCndung_einer_GbR TEMPLATE])<br />
** Account details of the '''GbR bank account''' (this must be an account in the name of the GbR)<br />
**'''Tax number of the GbR''' or a copy of the receipt of your application by the tax office<br />
**'''Postal adresses''' of all GbR members<br />
**'''credit report (SCHUFA)''' of all GbR members from a total funding amount of over €90,000<br />
<br />
===Important Notes ===<br />
<br />
*The documents can be submitted a few days later via e-mail if they are not available by the time of the application workshop. However, '''we recommend starting as early as possible - some documents require lead time!'''<br />
*All documents requiring a signature must be signed by hand! Digital or pasted-in signatures will not be accepted and unnecessarily extend the application process.<br />
*[[FAQ Projektträger|More Notes by the Projektträger]]<br />
<br />
==Tipps and tricks ==<br />
<br />
===Taxation=== <br />
<br />
*'''Income Tax:''' We cannot make a legally binding statement on whether you, as a self-employed person/freelancer, have to pay income tax on the funding money. This depends on your individual situation, other incomes etc. ''You should consult your tax office or tax advisor and your health insurance company!''<br />
*'''Sales Tax:''' Grants are generally not subject to VAT due to the lack of an exchange of services. This means that no VAT is payable or to be remitted upon the disbursement of the funding.<br />
*'''Getting a sales tax exemption at the tax office:''' We recommend using the following documents/argumentation to get a tax exemption:<br />
**Hand in the entire funding notification (“[[Zuwendungsbescheid]]”) and the attached “De-minimis-Bescheinigung".<br />
**Use this wording at the tax office: “Zuwendungen unterliegen in der Regel mangels Leistungsaustausches nicht der Umsatzsteuer (Schreiben des BMF vom 26. August 1999 - IV D 1 - S 7200 - 92/99 - BStBl. 1999 Teil I S. 828).“<br />
<br />
===GbR bank account (for teams)===<br />
<br />
*Please note that the managing director must also sign bank forms, etc. So, it is advisable to open the GbR account at a bank near your place of residence.<br />
*Make sure that the name of the account holder matches the GbR name.<br />
*Experience with [[Banken|banks]]<br />
<br />
==Templates==<br />
===Project description (Vorhabenbeschreibung)===<br />
'''''Only to be submitted in English if you are not sufficient in German!'''''<br />
'''{Akronym / Projekttitel}'''<br />
<br />
'''Project description with utilization plan'''<br />
<br />
1.) Short project description<br />
<br />
2.) What problem/social challenge do you want to address with the project? What is your motivation?<br />
<br />
3.) How will the project solve this problem? How do you plan to implement the project technically? What similar approaches already exist and what will your project do differently or better?<br />
<br />
4.) Who is the target group and how will they benefit from the project? How do you plan to reach them?<br />
<br />
5.) Have you already worked on the idea? If so, briefly describe the current status and explain the planned innovations. <br />
<br />
6.) What software projects have you worked on so far?<br />
<br />
7.) How many working hours do you estimate you will need to realize your project idea during the six-month funding period?<br />
<br />
8.) Briefly outline the most important milestones to be reached during the funding period.<br />
<br />
9.) Are you applying for the four-month Second Stage funding after the six-month regular funding has expired?<br />
<br />
If applicable 10.) If you would like to apply for an extension: What does your project need to get out of the prototype stage and how do you want to set up your project in a sustainable way during the four months?<br />
<br />
If applicable 11.) If you would like to apply for an extension: How many working hours do you estimate you will need to further implement your project idea during the four-month extension?<br />
<br />
If applicable 12.) If you would like to apply for an extension: Please briefly outline the most important milestones that are to be reached during the four-month extension.<br />
<br />
If applicable 13.) What conditions has the project been granted funding under and how are they being complied with? <br />
<br />
===Declaration of the applicants regarding their own contribution ("Erklärung der Antragsteller zum Eigenanteil")===<br />
[[Antragsstellung#Erklärung zum Eigenanteil|To be submitted in German, you can find the template here]]<br />
<br />
The declaration of the applicants regarding their own contribution informs you that your project can be partially financed up to 95% with a personal contribution of at least 5%. This is due to the payment in retrospect since the grant is paid out at the beginning of each calendar quarter, pro rata for the project-related costs incurred in the previous quarter. To prove that you can provide the required personal contribution you have to provide a bank reference for the account specified in the application and have to confirm in this form that you will contribute 5% of your own labor to your project via equity and/or other regular income.<br />
<br />
===Declaration regarding the exclusion of personal bankruptcy ("Erklärung zum Ausschluss der Privatinsolvenz")===<br />
[[Antragsstellung#Erklärung zum Ausschluss der Privatinsolvenz|To be submitted in German, you can find the template here]]<br />
<br />
This form asks you to declare in lieu of an oath that you are not subject to personal bankruptcy proceedings.<br />
<br />
=== Declaration by applicants in the case of small teams ("Gründung einer GbR / Erklärung der Antragsteller im Fall kleiner Teams") ===<br />
[[Antragsstellung#Gründung einer GbR|To be submitted in German, you can find the template here]]<br />
<br />
This form asks you to declare that your team members will form a civil-law partnership (GbR) with the purpose to carry out your project. This means that all the people named here have joint rights and obligations within the project. You will have to name one shareholder of the GbR to be the managing director with sole signing authority.<br />
<br />
===Agreement to accept the decision in the case of Second Stage applications ("Einwilligung zur Akzeptanz der Entscheidung bei Second-Stage-Bewerbungen")===<br />
[[Antragsstellung#Einwilligung zur Akzeptanz der Entscheidung bei Second-Stage-Bewerbungen|To be submitted in German, you can find the template here]] <br />
<br />
Depending on whether you are applying alone or as part of a team, you have to fill the corresponding form to declare that you will follow the jury's decision on the Second Stage funding of your project. You will explicitly agree to a reduction in the amount of funding available and a shortening of the funding period to six months in the case of a rejection of your Second Stage pitch.</div>Nicole Häuslerhttps://wiki.prototypefund.de/index.php?title=Antragstellung&diff=48334Antragstellung2026-02-03T14:40:08Z<p>Nicole Häusler: english version, link to easy online</p>
<hr />
<div><mark>'''!! Diese Seite ist aktuell in Bearbeitung !! Die Informationen sind teilweise nicht aktuell !!'''<mark><br />
<br />
''(English version below)''<br />
<br />
Hier findet ihr alle relevanten Informationen und Mustervorlagen für die '''Antragstellung beim Prototype Fund'''.<br />
<br />
Jeweils Mitte März findet ein Antragsworkshop online statt und bietet die Möglichkeit, gemeinsam Details zu besprechen und den Antrag gegebenenfalls gleich einzureichen.<br />
<br />
== Vorbereitung==<br />
[[File:AZK V0708.png|thumb|195x195px|Screenhot easy-online Eingabemaske V05-V09]]<br />
Um den Antragsworkshop optimal vorzubereiten, empfehlen wir:<br />
<br />
*im Vorfeld alle wichtigen '''Unterlagen zusammenzustellen''', die ihr für den Antrag benötigt (siehe [[Antragsstellung#Dokumenten-Checkliste|die Dokumenten-Checkliste]]).<br />
*'''3 kurze Zusammenfassungen''' für den Antrag vorzubereiten. Nutzt eure Bewerbungstexte als Grundlage (Achtung: Beschränkung auf max. 2000 Zeichen pro Kategorie), formuliert aber euer Vorhaben möglichst <u>allgemein verständlich</u> und verwendet <u>keine ich/wir-Formulierungen</u>.<br />
** Zusammenfassung ''Vorhabenbeschreibung'': Was ist das Ziel des Vorhabens?<br />
**Zusammenfassung ''Arbeitsplan'': Was ist der Arbeits-/Meilensteinplan?<br />
**Zusammenfassung ''Ergebnisverwertung'': Was ist die Zielgruppe und wie kann diese erreicht werden?<br />
Für die Einreichung des Antrags braucht ihr sowohl die drei Zusammenfassungen ([https://wiki.prototypefund.de/index.php?title=File:AZK_V0708.png Antrag Eingabefelder V07-08]) als auch eure vollständige Vorhabenbeschreibung gemäß der [[Antragsstellung#Vorhabenbeschreibung|Mustergliederung]] als Anlage.<br />
<br />
Ihr müsst mit den Vorbereitungen für den Antrag vor dem Workshop noch nicht ganz fertig sein. Wir empfehlen jedoch, dass ihr frühzeitig mit den Vorbereitungen beginnt, da einige Prozesse Zeit in Anspruch nehmen können (GbR, Bankkonto, usw.). Ihr solltet euch vor dem Antragsworkshop mit den Abläufen vertraut machen, da ihr sonst die Gelegenheit nicht nutzen könnt, eure Fragen zu stellen.<br />
<br />
==Antragsworkshop==<br />
'''Wann''': Dienstag, 3. März 2026, von 10:00 Uhr bis 13:00 Uhr<br />
<br />
'''Wo''': https://meet.prototypefund.de/user/mar-dsj-bid-2ye (Passwort erhaltet ihr via Mail)<br />
<br />
'''Wer''': Eingeladen sind alle Projekte, die für den Jahrgang 02 des Prototype Fund in 2026 ausgewählt und entsprechend benachrichtigt wurden <br />
<br />
'''Moderation''': Das Team des Projektträgers gemeinsam mit dem Prototype-Fund-Betreuungsteam der Open Knowledge Foundation. [[Der Prototype Fund|Erfahrt, wie das BMFTR, der Projektträger und die OKF zusammenarbeiten, um eure Projekte zu unterstützen.]]<br />
<br />
'''Was ihr braucht''': <br />
<br />
*Laptop<br />
*Unterlagen aus der Checkliste, die schon vorhanden sind<br />
*Fragen, die sich bisher ergeben haben<br />
<br />
'''Kontakt für Fragen''': Enyong Küsgen & Marie-Lena Wiese (projektbetreuung@prototypefund.de)<br />
<br />
'''Deadline für den Antrag:''' 7. April 2025<br />
<br />
==Dokumenten-Checkliste==<br />
<br />
=== Antrag===<br />
Der Förderantrag muss via easy-online erstellt werden. Bitte nutzt diesen [https://foerderportal.bund.de/easyonline/reflink.jsf?m=FACHKRAEFTE&b=SWS-ANTRAG&t=AZK (DIREKTLINK)]. <br />
*Beim Antragsworkshop beantwortet das Team vom Projektträger eure Fragen zur Antragsstellung. <br />
*Für den Antrag benötigt ihr auch die 3 Zusammenfassungen.<br />
*Der Antrag kann digital per TAN-Verfahren verifiziert werden ([https://wiki.prototypefund.de/index.php?title=DLR_FAQ#Antragseinreichung_via_easy-online Hinweise]), ansonsten muss er handschriftlich unterschrieben und postalisch eingereicht werden.<br />
<br />
===Anlagen zum Antrag===<br />
<br />
*Zu jedem Antrag muss eine '''Vorhabenbeschreibung''' [[Antragsstellung#Vorhabenbeschreibung|(MUSTERGLIEDERUNG)]] als Anlage beigefügt werden. Nutzt eure Einreichungstexte. Falls ihr von der Jury Auflagen zur Förderung erhalten habt, geht bitte ausdrücklich auf das Feedback ein und erklärt, wie ihr es beispielsweise in euren Arbeitsplan aufnehmen werdet. Es muss deutlich werden, wie ihr auf die Auflagen eingegangen seid oder plant, diese zu berücksichtigen.<br />
<br />
*Unterzeichnete Erklärung zum Antrag auf Gewährung einer '''De-minimis-Beihilfe''' [https://cloud.okfn.de/s/iTwb4xtz46c8jmi (FORMULAR)] (bei Teams <u>eine Erklärung für die GbR</u>, unterzeichnet durch den*die Geschäftsführer*in)<br />
*'''Steuernummer''' für selbständige Tätigkeit (s.u., bei Teams Steuernummer für die GbR) bzw. Kopie der Anmeldung/Eingangsbestätigung beim Finanzamt<br />
*Einwilligung zur Akzeptanz der Entscheidung bei '''Second-Stage-Bewerbungen''' für Einzelantragsstellende bzw. für GbRs [[Antragsstellung#Einwilligung zur Akzeptanz der Entscheidung bei Second-Stage-Bewerbungen|(VORLAGE)]]<br />
*'''Ihr seid während des Förderzeitraums angestellt?''' Dann braucht ihr eine Genehmigung eures Arbeitgebers für eure Nebentätigkeit. (Es genügt ein unterschriebener Zweizeiler vom Arbeitgeber.)<br />
*'''Ihr möchtet einen höheren Stundensatz ansetzen?''' Für die Förderung wird pauschal ein Stundensatz von 50,00 € anerkannt. Falls ihr einen höheren Stundensatz beantragen wollt, müsst ihr diesen durch eine von euch gestellte, fachlich relevante <u>Rechnung</u> belegen.<br />
*'''Nachweise zur Bonität:''' <br />
**Unterzeichnete Erklärung zum Ausschluss einer Privatinsolvenz [[Antragsstellung#Erklärung zum Ausschluss der Privatinsolvenz|(VORLAGE)]] (bei Teams <u>jeweils eine Erklärung pro GbR-Teammitglied</u>)<br />
**Unterzeichnete Erklärung zum Eigenanteil (5% der Gesamtförderung bei 95% der Förderquote; [[Antragsstellung#Erklärung zum Eigenanteil|VORLAGE]]) (bei Teams <u>eine Erklärung für die GbR</u>; unterzeichnet durch Geschäftsführer*in und ggf. Kontoinhaber*in (wenn nicht GF oder mehrere GbR-Mitglieder den Kontoauszugnachweis erbringen))<br />
**Kopie des '''aktuellen Kontoauszugs''' mit positivem Saldo in Höhe des Eigenanteils (bei Teams kann dieser Betrag auf mehrere Bankkonten aufgeteilt werden). Nur Datum, Name, Bankverbindung sichtbar; alles andere schwärzen.<br />
*'''Zusätzlich für Teams:'''<br />
**GbR-Erklärung mit Bestimmung eines*r Gesellschafter*in als '''Geschäftsführer*in''' [[Antragsstellung#Gründung einer GbR|(VORLAGE)]]<br />
**'''Kontodaten des GbR-Kontos''' (dies muss ein Konto auf den Namen der GbR sein)<br />
** '''Steuernummer für die GbR''' bzw. Kopie der Anmeldung/Eingangsbestätigung beim Finanzamt<br />
**die '''Postadressen''' aller GbR-Mitglieder<br />
**'''SCHUFA-Auskunft''' aller GbR-Mitglieder ab einer Gesamtfördersumme über 90.000 €.<br />
<br />
===Wichtige Hinweise===<br />
<br />
*Die Unterlagen können auch noch ein paar Tage später per E-Mail nachgereicht werden, wenn sie zum Antragsworkshop noch nicht vorliegen. '''Wir empfehlen jedoch, so früh wie möglich anzufangen – einige Dokumente brauchen Vorlauf!'''<br />
*Alle Unterlagen, die einer Unterschrift bedürfen, müssen handschriftlich und in echt unterzeichnet werden! Digitale oder in die Formulare hineinkopierte Signaturen werden nicht akzeptiert und verlängern den Antragsprozess unnötig.<br />
*[[FAQ Projektträger|Weitere Hinweise des Projektträgers]].<br />
<br />
==Tipps und Anmerkungen==<br />
<br />
===Versteuerung === <br />
<br />
*'''Einkommensteuer''': Ob ihr als Selbständige die Zuwendung als Einkommen versteuern und Sozialabgaben leisten müsst, sofern ihr über die jeweiligen Freibeträge kommt – dazu können wir keine rechtsverbindliche Aussage treffen. ''Holt euch hierzu unbedingt Rat bei eurem Finanzamt oder Steuerberater*in und bei eurer Krankenkasse!''<br />
*'''Umsatzsteuer:''' Zuwendungen unterliegen in der Regel mangels Leistungsaustausches nicht der Umsatzsteuer. Das bedeutet, dass bei der Auszahlung der Förderung keine Umsatzsteuer anfällt bzw. abzuführen ist.<br />
*'''Umsatzsteuerbefreiung beim Finanzamt:''' Als Unterlagen bzw. Argumentation empfehlen wir:<br />
**den gesamten [[Zuwendungsbescheid]] und die „De-minimis“-Bescheinigung (Anlage zum Zuwendungsbescheid)<br />
**„Zuwendungen unterliegen in der Regel mangels Leistungsaustausches nicht der Umsatzsteuer (Schreiben des BMF vom 26. August 1999 - IV D 1 - S 7200 - 92/99 - BStBl. 1999 Teil I S. 828).“<br />
*Mehr '''Infos zum Thema Steuern''' findet ihr [[Steuern|hier im Wiki]].<br />
<br />
===GbR-Konto=== <br />
<br />
*Bitte beachtet, dass der*die Geschäftsführer*in auch Bankformulare etc. unterzeichnen muss, es ist also sinnvoll, das GbR-Konto bei einer Bank am Wohnort zu eröffnen.<br />
*Achtet darauf, dass der Name des*der Kontoinhaber*in mit dem GbR-Namen übereinstimmt.<br />
<br />
*[[Banken|Erfahrungswerte mit verschiedenen Banken für ein GbR-Konto]]<br />
<br />
==Mustervorlagen==<br />
===Vorhabenbeschreibung===<br />
'''{Akronym / Projekttitel}'''<br />
<br />
'''Vorhabenbeschreibung mit Verwertungsplan'''<br />
<br />
1.) Kurze Projektbeschreibung<br />
<br />
2.) Welches Problem/ welche gesellschaftliche Herausforderung wollt ihr mit dem Projekt angehen? Was ist eure Motivation?<br />
<br />
3.) Wie wird das Projekt dieses Problem lösen? Wie wollt ihr das Projekt technisch umsetzen? Welche ähnlichen Ansätze gibt es schon und was wird euer Projekt anders bzw. besser machen?<br />
<br />
4.) Wer ist die Zielgruppe und wie profitiert sie vom Projekt? Wie soll euer Projekt sie erreichen?<br />
<br />
5.) Habt ihr schon an der Idee gearbeitet? Wenn ja, beschreibt kurz den akutellen Stand und erklärt die geplanten Neuerungen. <br />
<br />
6.) An welchen Software-Projekten habt ihr bisher gearbeitet?<br />
<br />
7.) Wie viele Arbeitsstunden werdet ihr in den 6 Monaten Förderzeitraum vermutlich für die Umsetzung der Projektidee benötigen?<br />
<br />
8.) Skizziert kurz die wichtigsten Meilensteine, die im Förderzeitraum umgesetzt werden sollen.<br />
<br />
9.) Beantragt ihr die viermonatige Second-Stage-Förderung nach Ablauf der sechsmonatigen regulären Förderung?<br />
<br />
ggf. 10.) Wenn ihr die Second-Stage-Förderung beantragen möchtet: Was braucht euer Projekt, um aus dem Prototypen-Stadium herauszukommen und wie wollt ihr euer Projekt in den vier Monaten nachhaltig aufbauen?<br />
<br />
ggf. 11.) Wenn ihr die Second-Stage-Förderung beantragen möchtet: Wie viele Arbeitsstunden werdet ihr in der viermonatigen Second-Stage-Förderung vermutlich für die weitere Umsetzung der Projektidee benötigen?<br />
<br />
ggf. 12.) Wenn ihr die Second-Stage-Förderung beantragen möchtet: Skizziert kurz die wichtigsten Meilensteine, die in der viermonatigen Verlängerung umgesetzt werden sollen.<br />
<br />
ggf. 13.) Welche Auflagen hat das Projekt für die Förderung bekommen und wie werden sie erfüllt? <br />
<br />
===Erklärung zum Eigenanteil===<br />
'''Software Sprint'''<br />
<br />
'''Erklärung der Antragsteller zum Eigenanteil'''<br />
<br />
Laut Bekanntmachung können zuwendungsfähige projektbezogene Personal- und Gemeinkosten für mein bzw. unser Projekt in einer Höhe von bis zu 95% anteilfinanziert werden, was einer maximalen Höhe der Fördermittel (Zuwendung) von [47.500|95.000|79.170|158.340] € entspricht. Der konkrete Zuwendungsbetrag ergibt sich aus der Vorkalkulation des Antrags. Die Auszahlung der Zuwendung erfolgt jeweils zu Beginn eines Kalenderquartals anteilig für die projektbezogenen Kosten, die im abgelaufenen Quartal entstanden sind. Aufgrund dieser nachschüssigen Auszahlung muss zunächst in Vorleistung gegangen werden.<br />
<br />
Hinsichtlich der von mir bzw. uns aufzubringenden Eigenmittel von mindestens 5% der Vorkalkulation wird eine vereinfachte Bonitätsprüfung vorgenommen. Dazu wird eine Bankauskunft über das im Projektantrag angegebene Konto vorgelegt. Den erforderlichen Eigenanteil kann ich bzw. können wir aufbringen über<br />
<br />
<br />
□ Eigenkapital<br />
□ weitere laufende Einkünfte (bitte Belege beifügen).<br />
<br />
<br />
Hiermit wird bestätigt, dass ich bzw. wir während der gesamten Projektlaufzeit Eigenleistungen in Höhe von 5% in mein bzw. unser Projekt {PROJEKTNAME} einbringen werden.<br />
<br />
<code>____________ ________________</code> <br />
<code>Ort, Datum Unterschrift</code><br />
<br />
===Erklärung zum Ausschluss der Privatinsolvenz ===<br />
'''Erklärung zum Ausschluss einer Privatinsolvenz'''<br />
<br />
<br />
Ich, {VORNAME NAME}, geboren am {DATUM} in {ORT}, erkläre hiermit eidesstattlich, dass ich mich nicht in einer Privatinsolvenz befinde.<br />
<br />
<code>____________ ________________</code> <br />
<code>Ort, Datum Unterschrift</code><br />
<br />
===Gründung einer GbR===<br />
'''Gründung der [Name] GbR'''<br />
<br />
'''Erklärung der Antragsteller im Fall kleiner Teams'''<br />
<br />
<br />
Hiermit erklären wir, dass die Personen<br />
<br />
<br />
[Person 1: Vorname, Name, Str., Nr., PLZ, Ort]<br />
<br />
[Person 2: Vorname, Name, Str., Nr., PLZ, Ort]<br />
<br />
[ggfs. weitere]<br />
<br />
<br />
eine Gesellschaft bürgerlichen Rechts (GbR) nach BGB §705ff. bilden. Der gemeinsame Zweck des Zusammenschlusses besteht in der Durchführung des Projektes [Projektname] innerhalb der BMFTR-Fördermaßnahme „Software Sprint“. Antragsteller bzw. Zuwendungsempfänger ist die [Name] GbR.<br />
<br />
Die o. g. Personen treten daher im Rahmen des „Software Sprint“-Projekts mit gemeinsamen Rechten und Pflichten auf. Insbesondere erbringen sie gemeinschaftlich die laut Antrag bzw. Vorhabenbeschreibung vereinbarten Beiträge (Programmierleistungen usw.) im Projekt [Projektname]. Weiterhin sind sie gemeinschaftlich für die Projektsteuerung, für die Verwendung der Zuwendung, für das Aufbringen des Eigenanteils sowie für die Nachweispflichten gegenüber dem BMFTR/PT verantwortlich.<br />
<br />
Die o. g. Personen erklären den*die Gesellschafter*in [Vor- und Nachname] zum*zur allein unterschriftsberechtigten Geschäftsführer*in.<br />
<br />
Im Fall der Auflösung der GbR bzw. des Ausscheidens eines Gesellschafters/einer Gesellschafterin während der Projektlaufzeit ist dem Projektträger unverzüglich Mitteilung zu machen.<br />
<br />
<code>____________ ______________________________</code> <br />
<code>Ort, Datum [Name Person 1] / Unterschrift</code><br />
<br />
<code>____________ ______________________________</code> <br />
<code>Ort, Datum [Name Person 2] / Unterschrift</code><br />
<br />
[ggfs. weitere]<br />
<br />
===Einwilligung zur Akzeptanz der Entscheidung bei Second-Stage-Bewerbungen===<br />
<br />
====Einzelantragsstellende====<br />
Ich, {VORNAME NAME}, erkläre hiermit, dass ich im Rahmen der Fördermaßnahme Software-Sprint der Juryentscheidung über die Second-Stage-Förderung meines Projektes {Projektname} folgen werde und entsprechend einer Kürzung ggfs. gesperrter Fördermittel und der Laufzeitverkürzung auf 6 Monate hiermit explizit zustimme.<br />
<br />
<code>____________ ________________</code> <br />
<code>Ort, Datum Unterschrift</code><br />
<br />
====GbR====<br />
Ich, {VORNAME NAME}, erkläre hiermit als Geschäftsführung der {Name GbR}, dass wir als Team im Rahmen der Fördermaßnahme Software-Sprint der Juryentscheidung über die Second-Stage-Förderung unseres Projektes {Projektname} folgen werden und ich entsprechend einer Kürzung ggfs. gesperrter Fördermittel und der Laufzeitverkürzung auf 6 Monate hiermit explizit zustimme.<br />
<br />
<code>____________ ________________</code> <br />
<code>Ort, Datum Unterschrift</code><br />
<br />
= In English=<br />
<mark>'''!! This page is currently under construction !! The information provided is not up to date !!'''<mark><br />
<br />
Here you will find all relevant information and template documents for the '''application process for the Prototype Fund'''.<br />
<br />
An application workshop takes place online in mid-March, providing an opportunity to discuss the details together and, if applicable, submit the application immediately.<br />
<br />
==Preparation==<br />
To prepare optimally for the application workshop, we recommend:<br />
<br />
*Gather all '''important documents''' needed for the application in advance (see [[Antragsstellung#Document Checklist| the document checklist]).<br />
*Prepare '''three short summaries''' for the application '''in German'''. Use your application texts as a basis (Caution: Limitation to a maximum of 2000 characters per category), formulate your project in a generally understandable manner, and avoid using first-person pronouns.<br />
**Project Description: What is the goal of the project?<br />
** Work Plan: What is the work/milestone plan?<br />
**Result Utilization: Who is the target audience, and how can they be reached?<br />
To submit the application, you will need both the three summaries ([https://wiki.prototypefund.de/index.php?title=File:AZK_V0708.png application fields V07-08]) and your complete project description ("Vorhabenbeschreibung") in accordance to the [[Antragsstellung#Project description (Vorhabenbeschreibung)|sample outline]] as an attachment.<br />
<br />
You do not have to be completely finished with the preparations for the application before the workshop. However, we recommend that you start preparing early, as some processes can take time (GbR, bank account, etc.). You should familiarize yourself with the procedures before the application workshop, otherwise you will not be able to use the opportunity to ask your questions.<br />
<br />
==Application workshop==<br />
'''When''': Tuesday, March 3rd, 2026, from 10 am to 1 pm<br />
<br />
'''Where''': https://meet.prototypefund.de/user/mar-dsj-bid-2ye (We emailed you the password.)<br />
<br />
'''Who''': All projects selected for class 02 of Prototype Fund in 2026 that were notified accordingly. <br />
<br />
'''Moderation''': The team from the Projektträger (Project Management Agency) together with the Prototype Fund support team from the Open Knowledge Foundation. [[Der Prototype Fund|Learn how the BMFTR, the Projektträger and the OKF work together to support your projects.]]<br />
<br />
'''''Important''': '''The application consultation hour will be held in German. We will do our best to accommodate English speakers, but be won’t be able to provide live translation.'''''<br />
<br />
'''What you need''': <br />
<br />
*Your laptop<br />
* documents from the checklist that you have already available<br />
*questions that have arisen so far<br />
<br />
'''Contact for questions''': Enyong Küsgen & Marie-Lena Wiese (projektbetreuung@prototypefund.de)<br />
<br />
'''Deadline for the application:''' April 7th, 2025<br />
==Document Checklist==<br />
'''''Please note: All forms need to be handed in in German! The exception being the project description (Vorhabenbeschreibung) only in the case that you are not sufficient in German''.''' You will find [[Antragsstellung#Templates|the English sample outline for the project description]] as well as a brief explanation of each of the other forms below.<br />
<br />
===Application form===<br />
The funding application must be created via [https://foerderportal.bund.de/easyonline/ easy-online]. Please use this <br />
*The Projektträger team will answer your question regarding the application during the application workshop.<br />
*You will need the three summaries for the application.<br />
*The application can be digitally verified via TAN procedure ([[DLR FAQ#Antragseinreichung via easy-online|Instructions]]) or, otherwise, it must be signed by hand and submitted by mail.<br />
<br />
=== Attachments to the Application:=== <br />
<br />
*A '''project description''' ("Vorhabenbeschreibung"; see [[Antragsstellung#Project description (Vorhabenbeschreibung)|SAMPLE OUTLINE]]) must be attached to each application. Use your submission texts. If you have received conditions for funding from the jury, please redact the text, explicitly address the feedback and explain how you will, for example, incorporate it into your work plan. It must be clear how you have addressed or plan to consider the conditions.<br />
*Signed declaration for the grant of a "'''De-minimis-Beihilfe'''" ([https://cloud.okfn.de/s/iTwb4xtz46c8jmi FORM]) (for teams, <u>one declaration for the GbR</u>, signed by the managing director)<br />
* '''Tax number''' for self-employment (see below, for teams, tax number for the GbR) or copy of the registration/confirmation from the tax office<br />
*Consent to the acceptance of the advisory board's decision for '''Second Stage applications''' for individual applicants or for GbRs [[Antragsstellung#Einwilligung zur Akzeptanz der Entscheidung bei Second-Stage-Bewerbungen|TEMPLATE]])<br />
*'''Will you be employed part-time during the funding period?''' Then you need permission from your employer for your secondary employment (a short written and signed statement from the employer is sufficient).<br />
*'''Do you want to claim a higher hourly rate?''' A standard hourly rate of €50.00 is recognized for the funding. If you want to apply for a higher hourly rate, you must substantiate the rate with an invoice relevant to your field.<br />
*'''Proof of creditworthiness''' <br />
**Signed declaration regarding the '''exclusion of private insolvency''' ([https://wiki.prototypefund.de/Antragsstellung#Erkl%C3%A4rung_zum_Ausschluss_der_Privatinsolvenz TEMPLATE]) (for teams, <u>one declaration per GbR team member</u>)<br />
**Signed declaration for the '''own contribution''' (5% of the total funding amount at 95% funding rate; [https://wiki.prototypefund.de/Antragsstellung#Erkl%C3%A4rung_zum_Eigenanteil TEMPLATE]) (for teams, <u>one declaration for the GbR</u>, signed by the managing director and if necessary bank account holder (in case director is not bank statement provider))<br />
**Copy of a '''bank statement''' with a positive balance equal to the own contribution (for teams, this amount can be divided among several bank accounts). Only date, name, bank details visible; black out everything else.<br />
*'''Additionally for teams'''<br />
**Declaration of the GbR with the appointment of one member as '''managing director''' ([https://wiki.prototypefund.de/Antragsstellung#Gr%C3%BCndung_einer_GbR TEMPLATE])<br />
** Account details of the '''GbR bank account''' (this must be an account in the name of the GbR)<br />
**'''Tax number of the GbR''' or a copy of the receipt of your application by the tax office<br />
**'''Postal adresses''' of all GbR members<br />
**'''credit report (SCHUFA)''' of all GbR members from a total funding amount of over €90,000<br />
<br />
===Important Notes ===<br />
<br />
*The documents can be submitted a few days later via e-mail if they are not available by the time of the application workshop. However, '''we recommend starting as early as possible - some documents require lead time!'''<br />
*All documents requiring a signature must be signed by hand! Digital or pasted-in signatures will not be accepted and unnecessarily extend the application process.<br />
*[[FAQ Projektträger|More Notes by the Projektträger]]<br />
<br />
==Tipps and tricks ==<br />
<br />
===Taxation=== <br />
<br />
*'''Income Tax:''' We cannot make a legally binding statement on whether you, as a self-employed person/freelancer, have to pay income tax on the funding money. This depends on your individual situation, other incomes etc. ''You should consult your tax office or tax advisor and your health insurance company!''<br />
*'''Sales Tax:''' Grants are generally not subject to VAT due to the lack of an exchange of services. This means that no VAT is payable or to be remitted upon the disbursement of the funding.<br />
*'''Getting a sales tax exemption at the tax office:''' We recommend using the following documents/argumentation to get a tax exemption:<br />
**Hand in the entire funding notification (“[[Zuwendungsbescheid]]”) and the attached “De-minimis-Bescheinigung".<br />
**Use this wording at the tax office: “Zuwendungen unterliegen in der Regel mangels Leistungsaustausches nicht der Umsatzsteuer (Schreiben des BMF vom 26. August 1999 - IV D 1 - S 7200 - 92/99 - BStBl. 1999 Teil I S. 828).“<br />
<br />
===GbR bank account (for teams)===<br />
<br />
*Please note that the managing director must also sign bank forms, etc. So, it is advisable to open the GbR account at a bank near your place of residence.<br />
*Make sure that the name of the account holder matches the GbR name.<br />
*Experience with [[Banken|banks]]<br />
<br />
==Templates==<br />
===Project description (Vorhabenbeschreibung)===<br />
'''''Only to be submitted in English if you are not sufficient in German!'''''<br />
'''{Akronym / Projekttitel}'''<br />
<br />
'''Project description with utilization plan'''<br />
<br />
1.) Short project description<br />
<br />
2.) What problem/social challenge do you want to address with the project? What is your motivation?<br />
<br />
3.) How will the project solve this problem? How do you plan to implement the project technically? What similar approaches already exist and what will your project do differently or better?<br />
<br />
4.) Who is the target group and how will they benefit from the project? How do you plan to reach them?<br />
<br />
5.) Have you already worked on the idea? If so, briefly describe the current status and explain the planned innovations. <br />
<br />
6.) What software projects have you worked on so far?<br />
<br />
7.) How many working hours do you estimate you will need to realize your project idea during the six-month funding period?<br />
<br />
8.) Briefly outline the most important milestones to be reached during the funding period.<br />
<br />
9.) Are you applying for the four-month Second Stage funding after the six-month regular funding has expired?<br />
<br />
If applicable 10.) If you would like to apply for an extension: What does your project need to get out of the prototype stage and how do you want to set up your project in a sustainable way during the four months?<br />
<br />
If applicable 11.) If you would like to apply for an extension: How many working hours do you estimate you will need to further implement your project idea during the four-month extension?<br />
<br />
If applicable 12.) If you would like to apply for an extension: Please briefly outline the most important milestones that are to be reached during the four-month extension.<br />
<br />
If applicable 13.) What conditions has the project been granted funding under and how are they being complied with? <br />
<br />
===Declaration of the applicants regarding their own contribution ("Erklärung der Antragsteller zum Eigenanteil")===<br />
[[Antragsstellung#Erklärung zum Eigenanteil|To be submitted in German, you can find the template here]]<br />
<br />
The declaration of the applicants regarding their own contribution informs you that your project can be partially financed up to 95% with a personal contribution of at least 5%. This is due to the payment in retrospect since the grant is paid out at the beginning of each calendar quarter, pro rata for the project-related costs incurred in the previous quarter. To prove that you can provide the required personal contribution you have to provide a bank reference for the account specified in the application and have to confirm in this form that you will contribute 5% of your own labor to your project via equity and/or other regular income.<br />
<br />
===Declaration regarding the exclusion of personal bankruptcy ("Erklärung zum Ausschluss der Privatinsolvenz")===<br />
[[Antragsstellung#Erklärung zum Ausschluss der Privatinsolvenz|To be submitted in German, you can find the template here]]<br />
<br />
This form asks you to declare in lieu of an oath that you are not subject to personal bankruptcy proceedings.<br />
<br />
=== Declaration by applicants in the case of small teams ("Gründung einer GbR / Erklärung der Antragsteller im Fall kleiner Teams") ===<br />
[[Antragsstellung#Gründung einer GbR|To be submitted in German, you can find the template here]]<br />
<br />
This form asks you to declare that your team members will form a civil-law partnership (GbR) with the purpose to carry out your project. This means that all the people named here have joint rights and obligations within the project. You will have to name one shareholder of the GbR to be the managing director with sole signing authority.<br />
<br />
===Agreement to accept the decision in the case of Second Stage applications ("Einwilligung zur Akzeptanz der Entscheidung bei Second-Stage-Bewerbungen")===<br />
[[Antragsstellung#Einwilligung zur Akzeptanz der Entscheidung bei Second-Stage-Bewerbungen|To be submitted in German, you can find the template here]] <br />
<br />
Depending on whether you are applying alone or as part of a team, you have to fill the corresponding form to declare that you will follow the jury's decision on the Second Stage funding of your project. You will explicitly agree to a reduction in the amount of funding available and a shortening of the funding period to six months in the case of a rejection of your Second Stage pitch.</div>Nicole Häuslerhttps://wiki.prototypefund.de/index.php?title=Antragstellung&diff=48333Antragstellung2026-02-03T14:37:42Z<p>Nicole Häusler: </p>
<hr />
<div><mark>'''!! Diese Seite ist aktuell in Bearbeitung !! Die Informationen sind teilweise nicht aktuell !!'''<mark><br />
<br />
''(English version below)''<br />
<br />
Hier findet ihr alle relevanten Informationen und Mustervorlagen für die '''Antragstellung beim Prototype Fund'''.<br />
<br />
Jeweils Mitte März findet ein Antragsworkshop online statt und bietet die Möglichkeit, gemeinsam Details zu besprechen und den Antrag gegebenenfalls gleich einzureichen.<br />
<br />
== Vorbereitung==<br />
[[File:AZK V0708.png|thumb|195x195px|Screenhot easy-online Eingabemaske V05-V09]]<br />
Um den Antragsworkshop optimal vorzubereiten, empfehlen wir:<br />
<br />
*im Vorfeld alle wichtigen '''Unterlagen zusammenzustellen''', die ihr für den Antrag benötigt (siehe [[Antragsstellung#Dokumenten-Checkliste|die Dokumenten-Checkliste]]).<br />
*'''3 kurze Zusammenfassungen''' für den Antrag vorzubereiten. Nutzt eure Bewerbungstexte als Grundlage (Achtung: Beschränkung auf max. 2000 Zeichen pro Kategorie), formuliert aber euer Vorhaben möglichst <u>allgemein verständlich</u> und verwendet <u>keine ich/wir-Formulierungen</u>.<br />
** Zusammenfassung ''Vorhabenbeschreibung'': Was ist das Ziel des Vorhabens?<br />
**Zusammenfassung ''Arbeitsplan'': Was ist der Arbeits-/Meilensteinplan?<br />
**Zusammenfassung ''Ergebnisverwertung'': Was ist die Zielgruppe und wie kann diese erreicht werden?<br />
Für die Einreichung des Antrags braucht ihr sowohl die drei Zusammenfassungen ([https://wiki.prototypefund.de/index.php?title=File:AZK_V0708.png Antrag Eingabefelder V07-08]) als auch eure vollständige Vorhabenbeschreibung gemäß der [[Antragsstellung#Vorhabenbeschreibung|Mustergliederung]] als Anlage.<br />
<br />
Ihr müsst mit den Vorbereitungen für den Antrag vor dem Workshop noch nicht ganz fertig sein. Wir empfehlen jedoch, dass ihr frühzeitig mit den Vorbereitungen beginnt, da einige Prozesse Zeit in Anspruch nehmen können (GbR, Bankkonto, usw.). Ihr solltet euch vor dem Antragsworkshop mit den Abläufen vertraut machen, da ihr sonst die Gelegenheit nicht nutzen könnt, eure Fragen zu stellen.<br />
<br />
==Antragsworkshop==<br />
'''Wann''': Dienstag, 3. März 2026, von 10:00 Uhr bis 13:00 Uhr<br />
<br />
'''Wo''': https://meet.prototypefund.de/user/mar-dsj-bid-2ye (Passwort erhaltet ihr via Mail)<br />
<br />
'''Wer''': Eingeladen sind alle Projekte, die für den Jahrgang 02 des Prototype Fund in 2026 ausgewählt und entsprechend benachrichtigt wurden <br />
<br />
'''Moderation''': Das Team des Projektträgers gemeinsam mit dem Prototype-Fund-Betreuungsteam der Open Knowledge Foundation. [[Der Prototype Fund|Erfahrt, wie das BMFTR, der Projektträger und die OKF zusammenarbeiten, um eure Projekte zu unterstützen.]]<br />
<br />
'''Was ihr braucht''': <br />
<br />
*Laptop<br />
*Unterlagen aus der Checkliste, die schon vorhanden sind<br />
*Fragen, die sich bisher ergeben haben<br />
<br />
'''Kontakt für Fragen''': Enyong Küsgen & Marie-Lena Wiese (projektbetreuung@prototypefund.de)<br />
<br />
'''Deadline für den Antrag:''' 7. April 2025<br />
<br />
==Dokumenten-Checkliste==<br />
<br />
=== Antrag===<br />
Der Förderantrag muss via easy-online erstellt werden. Bitte nutzt diesen [https://foerderportal.bund.de/easyonline/reflink.jsf?m=FACHKRAEFTE&b=SWS-ANTRAG&t=AZK (DIREKTLINK)]. <br />
*Beim Antragsworkshop beantwortet das Team vom Projektträger eure Fragen zur Antragsstellung. <br />
*Für den Antrag benötigt ihr auch die 3 Zusammenfassungen.<br />
*Der Antrag kann digital per TAN-Verfahren verifiziert werden ([https://wiki.prototypefund.de/index.php?title=DLR_FAQ#Antragseinreichung_via_easy-online Hinweise]), ansonsten muss er handschriftlich unterschrieben und postalisch eingereicht werden.<br />
<br />
===Anlagen zum Antrag===<br />
<br />
*Zu jedem Antrag muss eine '''Vorhabenbeschreibung''' [[Antragsstellung#Vorhabenbeschreibung|(MUSTERGLIEDERUNG)]] als Anlage beigefügt werden. Nutzt eure Einreichungstexte. Falls ihr von der Jury Auflagen zur Förderung erhalten habt, geht bitte ausdrücklich auf das Feedback ein und erklärt, wie ihr es beispielsweise in euren Arbeitsplan aufnehmen werdet. Es muss deutlich werden, wie ihr auf die Auflagen eingegangen seid oder plant, diese zu berücksichtigen.<br />
<br />
*Unterzeichnete Erklärung zum Antrag auf Gewährung einer '''De-minimis-Beihilfe''' [https://cloud.okfn.de/s/iTwb4xtz46c8jmi (FORMULAR)] (bei Teams <u>eine Erklärung für die GbR</u>, unterzeichnet durch den*die Geschäftsführer*in)<br />
*'''Steuernummer''' für selbständige Tätigkeit (s.u., bei Teams Steuernummer für die GbR) bzw. Kopie der Anmeldung/Eingangsbestätigung beim Finanzamt<br />
*Einwilligung zur Akzeptanz der Entscheidung bei '''Second-Stage-Bewerbungen''' für Einzelantragsstellende bzw. für GbRs [[Antragsstellung#Einwilligung zur Akzeptanz der Entscheidung bei Second-Stage-Bewerbungen|(VORLAGE)]]<br />
*'''Ihr seid während des Förderzeitraums angestellt?''' Dann braucht ihr eine Genehmigung eures Arbeitgebers für eure Nebentätigkeit. (Es genügt ein unterschriebener Zweizeiler vom Arbeitgeber.)<br />
*'''Ihr möchtet einen höheren Stundensatz ansetzen?''' Für die Förderung wird pauschal ein Stundensatz von 50,00 € anerkannt. Falls ihr einen höheren Stundensatz beantragen wollt, müsst ihr diesen durch eine von euch gestellte, fachlich relevante <u>Rechnung</u> belegen.<br />
*'''Nachweise zur Bonität:''' <br />
**Unterzeichnete Erklärung zum Ausschluss einer Privatinsolvenz [[Antragsstellung#Erklärung zum Ausschluss der Privatinsolvenz|(VORLAGE)]] (bei Teams <u>jeweils eine Erklärung pro GbR-Teammitglied</u>)<br />
**Unterzeichnete Erklärung zum Eigenanteil (5% der Gesamtförderung bei 95% der Förderquote; [[Antragsstellung#Erklärung zum Eigenanteil|VORLAGE]]) (bei Teams <u>eine Erklärung für die GbR</u>; unterzeichnet durch Geschäftsführer*in und ggf. Kontoinhaber*in (wenn nicht GF oder mehrere GbR-Mitglieder den Kontoauszugnachweis erbringen))<br />
**Kopie des '''aktuellen Kontoauszugs''' mit positivem Saldo in Höhe des Eigenanteils (bei Teams kann dieser Betrag auf mehrere Bankkonten aufgeteilt werden). Nur Datum, Name, Bankverbindung sichtbar; alles andere schwärzen.<br />
*'''Zusätzlich für Teams:'''<br />
**GbR-Erklärung mit Bestimmung eines*r Gesellschafter*in als '''Geschäftsführer*in''' [[Antragsstellung#Gründung einer GbR|(VORLAGE)]]<br />
**'''Kontodaten des GbR-Kontos''' (dies muss ein Konto auf den Namen der GbR sein)<br />
** '''Steuernummer für die GbR''' bzw. Kopie der Anmeldung/Eingangsbestätigung beim Finanzamt<br />
**die '''Postadressen''' aller GbR-Mitglieder<br />
**'''SCHUFA-Auskunft''' aller GbR-Mitglieder ab einer Gesamtfördersumme über 90.000 €.<br />
<br />
===Wichtige Hinweise===<br />
<br />
*Die Unterlagen können auch noch ein paar Tage später per E-Mail nachgereicht werden, wenn sie zum Antragsworkshop noch nicht vorliegen. '''Wir empfehlen jedoch, so früh wie möglich anzufangen – einige Dokumente brauchen Vorlauf!'''<br />
*Alle Unterlagen, die einer Unterschrift bedürfen, müssen handschriftlich und in echt unterzeichnet werden! Digitale oder in die Formulare hineinkopierte Signaturen werden nicht akzeptiert und verlängern den Antragsprozess unnötig.<br />
*[[FAQ Projektträger|Weitere Hinweise des Projektträgers]].<br />
<br />
==Tipps und Anmerkungen==<br />
<br />
===Versteuerung === <br />
<br />
*'''Einkommensteuer''': Ob ihr als Selbständige die Zuwendung als Einkommen versteuern und Sozialabgaben leisten müsst, sofern ihr über die jeweiligen Freibeträge kommt – dazu können wir keine rechtsverbindliche Aussage treffen. ''Holt euch hierzu unbedingt Rat bei eurem Finanzamt oder Steuerberater*in und bei eurer Krankenkasse!''<br />
*'''Umsatzsteuer:''' Zuwendungen unterliegen in der Regel mangels Leistungsaustausches nicht der Umsatzsteuer. Das bedeutet, dass bei der Auszahlung der Förderung keine Umsatzsteuer anfällt bzw. abzuführen ist.<br />
*'''Umsatzsteuerbefreiung beim Finanzamt:''' Als Unterlagen bzw. Argumentation empfehlen wir:<br />
**den gesamten [[Zuwendungsbescheid]] und die „De-minimis“-Bescheinigung (Anlage zum Zuwendungsbescheid)<br />
**„Zuwendungen unterliegen in der Regel mangels Leistungsaustausches nicht der Umsatzsteuer (Schreiben des BMF vom 26. August 1999 - IV D 1 - S 7200 - 92/99 - BStBl. 1999 Teil I S. 828).“<br />
*Mehr '''Infos zum Thema Steuern''' findet ihr [[Steuern|hier im Wiki]].<br />
<br />
===GbR-Konto=== <br />
<br />
*Bitte beachtet, dass der*die Geschäftsführer*in auch Bankformulare etc. unterzeichnen muss, es ist also sinnvoll, das GbR-Konto bei einer Bank am Wohnort zu eröffnen.<br />
*Achtet darauf, dass der Name des*der Kontoinhaber*in mit dem GbR-Namen übereinstimmt.<br />
<br />
*[[Banken|Erfahrungswerte mit verschiedenen Banken für ein GbR-Konto]]<br />
<br />
==Mustervorlagen==<br />
===Vorhabenbeschreibung===<br />
'''{Akronym / Projekttitel}'''<br />
<br />
'''Vorhabenbeschreibung mit Verwertungsplan'''<br />
<br />
1.) Kurze Projektbeschreibung<br />
<br />
2.) Welches Problem/ welche gesellschaftliche Herausforderung wollt ihr mit dem Projekt angehen? Was ist eure Motivation?<br />
<br />
3.) Wie wird das Projekt dieses Problem lösen? Wie wollt ihr das Projekt technisch umsetzen? Welche ähnlichen Ansätze gibt es schon und was wird euer Projekt anders bzw. besser machen?<br />
<br />
4.) Wer ist die Zielgruppe und wie profitiert sie vom Projekt? Wie soll euer Projekt sie erreichen?<br />
<br />
5.) Habt ihr schon an der Idee gearbeitet? Wenn ja, beschreibt kurz den akutellen Stand und erklärt die geplanten Neuerungen. <br />
<br />
6.) An welchen Software-Projekten habt ihr bisher gearbeitet?<br />
<br />
7.) Wie viele Arbeitsstunden werdet ihr in den 6 Monaten Förderzeitraum vermutlich für die Umsetzung der Projektidee benötigen?<br />
<br />
8.) Skizziert kurz die wichtigsten Meilensteine, die im Förderzeitraum umgesetzt werden sollen.<br />
<br />
9.) Beantragt ihr die viermonatige Second-Stage-Förderung nach Ablauf der sechsmonatigen regulären Förderung?<br />
<br />
ggf. 10.) Wenn ihr die Second-Stage-Förderung beantragen möchtet: Was braucht euer Projekt, um aus dem Prototypen-Stadium herauszukommen und wie wollt ihr euer Projekt in den vier Monaten nachhaltig aufbauen?<br />
<br />
ggf. 11.) Wenn ihr die Second-Stage-Förderung beantragen möchtet: Wie viele Arbeitsstunden werdet ihr in der viermonatigen Second-Stage-Förderung vermutlich für die weitere Umsetzung der Projektidee benötigen?<br />
<br />
ggf. 12.) Wenn ihr die Second-Stage-Förderung beantragen möchtet: Skizziert kurz die wichtigsten Meilensteine, die in der viermonatigen Verlängerung umgesetzt werden sollen.<br />
<br />
ggf. 13.) Welche Auflagen hat das Projekt für die Förderung bekommen und wie werden sie erfüllt? <br />
<br />
===Erklärung zum Eigenanteil===<br />
'''Software Sprint'''<br />
<br />
'''Erklärung der Antragsteller zum Eigenanteil'''<br />
<br />
Laut Bekanntmachung können zuwendungsfähige projektbezogene Personal- und Gemeinkosten für mein bzw. unser Projekt in einer Höhe von bis zu 95% anteilfinanziert werden, was einer maximalen Höhe der Fördermittel (Zuwendung) von [47.500|95.000|79.170|158.340] € entspricht. Der konkrete Zuwendungsbetrag ergibt sich aus der Vorkalkulation des Antrags. Die Auszahlung der Zuwendung erfolgt jeweils zu Beginn eines Kalenderquartals anteilig für die projektbezogenen Kosten, die im abgelaufenen Quartal entstanden sind. Aufgrund dieser nachschüssigen Auszahlung muss zunächst in Vorleistung gegangen werden.<br />
<br />
Hinsichtlich der von mir bzw. uns aufzubringenden Eigenmittel von mindestens 5% der Vorkalkulation wird eine vereinfachte Bonitätsprüfung vorgenommen. Dazu wird eine Bankauskunft über das im Projektantrag angegebene Konto vorgelegt. Den erforderlichen Eigenanteil kann ich bzw. können wir aufbringen über<br />
<br />
<br />
□ Eigenkapital<br />
□ weitere laufende Einkünfte (bitte Belege beifügen).<br />
<br />
<br />
Hiermit wird bestätigt, dass ich bzw. wir während der gesamten Projektlaufzeit Eigenleistungen in Höhe von 5% in mein bzw. unser Projekt {PROJEKTNAME} einbringen werden.<br />
<br />
<code>____________ ________________</code> <br />
<code>Ort, Datum Unterschrift</code><br />
<br />
===Erklärung zum Ausschluss der Privatinsolvenz ===<br />
'''Erklärung zum Ausschluss einer Privatinsolvenz'''<br />
<br />
<br />
Ich, {VORNAME NAME}, geboren am {DATUM} in {ORT}, erkläre hiermit eidesstattlich, dass ich mich nicht in einer Privatinsolvenz befinde.<br />
<br />
<code>____________ ________________</code> <br />
<code>Ort, Datum Unterschrift</code><br />
<br />
===Gründung einer GbR===<br />
'''Gründung der [Name] GbR'''<br />
<br />
'''Erklärung der Antragsteller im Fall kleiner Teams'''<br />
<br />
<br />
Hiermit erklären wir, dass die Personen<br />
<br />
<br />
[Person 1: Vorname, Name, Str., Nr., PLZ, Ort]<br />
<br />
[Person 2: Vorname, Name, Str., Nr., PLZ, Ort]<br />
<br />
[ggfs. weitere]<br />
<br />
<br />
eine Gesellschaft bürgerlichen Rechts (GbR) nach BGB §705ff. bilden. Der gemeinsame Zweck des Zusammenschlusses besteht in der Durchführung des Projektes [Projektname] innerhalb der BMFTR-Fördermaßnahme „Software Sprint“. Antragsteller bzw. Zuwendungsempfänger ist die [Name] GbR.<br />
<br />
Die o. g. Personen treten daher im Rahmen des „Software Sprint“-Projekts mit gemeinsamen Rechten und Pflichten auf. Insbesondere erbringen sie gemeinschaftlich die laut Antrag bzw. Vorhabenbeschreibung vereinbarten Beiträge (Programmierleistungen usw.) im Projekt [Projektname]. Weiterhin sind sie gemeinschaftlich für die Projektsteuerung, für die Verwendung der Zuwendung, für das Aufbringen des Eigenanteils sowie für die Nachweispflichten gegenüber dem BMFTR/PT verantwortlich.<br />
<br />
Die o. g. Personen erklären den*die Gesellschafter*in [Vor- und Nachname] zum*zur allein unterschriftsberechtigten Geschäftsführer*in.<br />
<br />
Im Fall der Auflösung der GbR bzw. des Ausscheidens eines Gesellschafters/einer Gesellschafterin während der Projektlaufzeit ist dem Projektträger unverzüglich Mitteilung zu machen.<br />
<br />
<code>____________ ______________________________</code> <br />
<code>Ort, Datum [Name Person 1] / Unterschrift</code><br />
<br />
<code>____________ ______________________________</code> <br />
<code>Ort, Datum [Name Person 2] / Unterschrift</code><br />
<br />
[ggfs. weitere]<br />
<br />
===Einwilligung zur Akzeptanz der Entscheidung bei Second-Stage-Bewerbungen===<br />
<br />
====Einzelantragsstellende====<br />
Ich, {VORNAME NAME}, erkläre hiermit, dass ich im Rahmen der Fördermaßnahme Software-Sprint der Juryentscheidung über die Second-Stage-Förderung meines Projektes {Projektname} folgen werde und entsprechend einer Kürzung ggfs. gesperrter Fördermittel und der Laufzeitverkürzung auf 6 Monate hiermit explizit zustimme.<br />
<br />
<code>____________ ________________</code> <br />
<code>Ort, Datum Unterschrift</code><br />
<br />
====GbR====<br />
Ich, {VORNAME NAME}, erkläre hiermit als Geschäftsführung der {Name GbR}, dass wir als Team im Rahmen der Fördermaßnahme Software-Sprint der Juryentscheidung über die Second-Stage-Förderung unseres Projektes {Projektname} folgen werden und ich entsprechend einer Kürzung ggfs. gesperrter Fördermittel und der Laufzeitverkürzung auf 6 Monate hiermit explizit zustimme.<br />
<br />
<code>____________ ________________</code> <br />
<code>Ort, Datum Unterschrift</code><br />
<br />
= In English=<br />
<mark>'''!! This page is currently under construction !! The information provided is not up to date !!'''<mark><br />
<br />
Here you will find all relevant information and template documents for the '''application process for the Prototype Fund'''.<br />
<br />
An application workshop takes place online in mid-March, providing an opportunity to discuss the details together and, if applicable, submit the application immediately.<br />
<br />
==Preparation==<br />
To prepare optimally for the application workshop, we recommend:<br />
<br />
*Gather all '''important documents''' needed for the application in advance (see [[Antragsstellung#Document Checklist| the document checklist]).<br />
*Prepare '''three short summaries''' for the application '''in German'''. Use your application texts as a basis (Caution: Limitation to a maximum of 2000 characters per category), formulate your project in a generally understandable manner, and avoid using first-person pronouns.<br />
**Project Description: What is the goal of the project?<br />
** Work Plan: What is the work/milestone plan?<br />
**Result Utilization: Who is the target audience, and how can they be reached?<br />
To submit the application, you will need both the three summaries ([https://wiki.prototypefund.de/index.php?title=File:AZK_V0708.png application fields V07-08]) and your complete project description ("Vorhabenbeschreibung") in accordance to the [[Antragsstellung#Project description (Vorhabenbeschreibung)|sample outline]] as an attachment.<br />
<br />
You do not have to be completely finished with the preparations for the application before the workshop. However, we recommend that you start preparing early, as some processes can take time (GbR, bank account, etc.). You should familiarize yourself with the procedures before the application workshop, otherwise you will not be able to use the opportunity to ask your questions.<br />
<br />
==Application workshop==<br />
'''When''': Tuesday, March 3rd, 2026, from 10 am to 1 pm<br />
<br />
'''Where''': https://meet.prototypefund.de/user/mar-dsj-bid-2ye (We emailed you the password.)<br />
<br />
'''Who''': All projects selected for class 02 of Prototype Fund in 2026 that were notified accordingly. <br />
<br />
'''Moderation''': The team from the Projektträger (Project Management Agency) together with the Prototype Fund support team from the Open Knowledge Foundation. [[Der Prototype Fund|Learn how the BMFTR, the Projektträger and the OKF work together to support your projects.]]<br />
<br />
'''''Important''': '''The application consultation hour will be held in German. We will do our best to accommodate English speakers, but be won’t be able to provide live translation.'''''<br />
<br />
'''What you need''': <br />
<br />
*Your laptop<br />
* documents from the checklist that you have already available<br />
*questions that have arisen so far<br />
<br />
'''Contact for questions''': Enyong Küsgen & Marie-Lena Wiese (projektbetreuung@prototypefund.de)<br />
<br />
'''Deadline for the application:''' April 7th, 2025<br />
==Document Checklist==<br />
'''''Please note: All forms need to be handed in in German! The exception being the project description (Vorhabenbeschreibung) only in the case that you are not sufficient in German''.''' You will find [[Antragsstellung#Templates|the English sample outline for the project description]] as well as a brief explanation of each of the other forms below.<br />
<br />
===Application form===<br />
The funding application must be created via [https://foerderportal.bund.de/easyonline/ easy-online]. You can either use this direct link [https://foerderportal.bund.de/easyonline/reflink.jsf?m=FACHKRAEFTE&b=SWS-ANTRAG&t=AZK] or follow these steps:<br />
https://foerderportal.bund.de/easyonline/<br />
<br />
1. Ministerium/Bundesbehörde: ''Bundesministerium für Forschung, Technologie und Raumfahrt''<br />
<br />
2. Fördermaßnahme: ''Stärkung und Qualifizierung der Fachkräftebasis im Bereich Informatik''<br />
<br />
3. Förderbereich: ''Software Sprint'' <br />
*The Projektträger team will answer your question regarding the application during the application workshop.<br />
*You will need the three summaries for the application.<br />
*The application can be digitally verified via TAN procedure ([[DLR FAQ#Antragseinreichung via easy-online|Instructions]]) or, otherwise, it must be signed by hand and submitted by mail.<br />
<br />
=== Attachments to the Application:=== <br />
<br />
*A '''project description''' ("Vorhabenbeschreibung"; see [[Antragsstellung#Project description (Vorhabenbeschreibung)|SAMPLE OUTLINE]]) must be attached to each application. Use your submission texts. If you have received conditions for funding from the jury, please redact the text, explicitly address the feedback and explain how you will, for example, incorporate it into your work plan. It must be clear how you have addressed or plan to consider the conditions.<br />
*Signed declaration for the grant of a "'''De-minimis-Beihilfe'''" ([https://cloud.okfn.de/s/iTwb4xtz46c8jmi FORM]) (for teams, <u>one declaration for the GbR</u>, signed by the managing director)<br />
* '''Tax number''' for self-employment (see below, for teams, tax number for the GbR) or copy of the registration/confirmation from the tax office<br />
*Consent to the acceptance of the advisory board's decision for '''Second Stage applications''' for individual applicants or for GbRs [[Antragsstellung#Einwilligung zur Akzeptanz der Entscheidung bei Second-Stage-Bewerbungen|TEMPLATE]])<br />
*'''Will you be employed part-time during the funding period?''' Then you need permission from your employer for your secondary employment (a short written and signed statement from the employer is sufficient).<br />
*'''Do you want to claim a higher hourly rate?''' A standard hourly rate of €50.00 is recognized for the funding. If you want to apply for a higher hourly rate, you must substantiate the rate with an invoice relevant to your field.<br />
*'''Proof of creditworthiness''' <br />
**Signed declaration regarding the '''exclusion of private insolvency''' ([https://wiki.prototypefund.de/Antragsstellung#Erkl%C3%A4rung_zum_Ausschluss_der_Privatinsolvenz TEMPLATE]) (for teams, <u>one declaration per GbR team member</u>)<br />
**Signed declaration for the '''own contribution''' (5% of the total funding amount at 95% funding rate; [https://wiki.prototypefund.de/Antragsstellung#Erkl%C3%A4rung_zum_Eigenanteil TEMPLATE]) (for teams, <u>one declaration for the GbR</u>, signed by the managing director and if necessary bank account holder (in case director is not bank statement provider))<br />
**Copy of a '''bank statement''' with a positive balance equal to the own contribution (for teams, this amount can be divided among several bank accounts). Only date, name, bank details visible; black out everything else.<br />
*'''Additionally for teams'''<br />
**Declaration of the GbR with the appointment of one member as '''managing director''' ([https://wiki.prototypefund.de/Antragsstellung#Gr%C3%BCndung_einer_GbR TEMPLATE])<br />
** Account details of the '''GbR bank account''' (this must be an account in the name of the GbR)<br />
**'''Tax number of the GbR''' or a copy of the receipt of your application by the tax office<br />
**'''Postal adresses''' of all GbR members<br />
**'''credit report (SCHUFA)''' of all GbR members from a total funding amount of over €90,000<br />
<br />
===Important Notes ===<br />
<br />
*The documents can be submitted a few days later via e-mail if they are not available by the time of the application workshop. However, '''we recommend starting as early as possible - some documents require lead time!'''<br />
*All documents requiring a signature must be signed by hand! Digital or pasted-in signatures will not be accepted and unnecessarily extend the application process.<br />
*[[FAQ Projektträger|More Notes by the Projektträger]]<br />
<br />
==Tipps and tricks ==<br />
<br />
===Taxation=== <br />
<br />
*'''Income Tax:''' We cannot make a legally binding statement on whether you, as a self-employed person/freelancer, have to pay income tax on the funding money. This depends on your individual situation, other incomes etc. ''You should consult your tax office or tax advisor and your health insurance company!''<br />
*'''Sales Tax:''' Grants are generally not subject to VAT due to the lack of an exchange of services. This means that no VAT is payable or to be remitted upon the disbursement of the funding.<br />
*'''Getting a sales tax exemption at the tax office:''' We recommend using the following documents/argumentation to get a tax exemption:<br />
**Hand in the entire funding notification (“[[Zuwendungsbescheid]]”) and the attached “De-minimis-Bescheinigung".<br />
**Use this wording at the tax office: “Zuwendungen unterliegen in der Regel mangels Leistungsaustausches nicht der Umsatzsteuer (Schreiben des BMF vom 26. August 1999 - IV D 1 - S 7200 - 92/99 - BStBl. 1999 Teil I S. 828).“<br />
<br />
===GbR bank account (for teams)===<br />
<br />
*Please note that the managing director must also sign bank forms, etc. So, it is advisable to open the GbR account at a bank near your place of residence.<br />
*Make sure that the name of the account holder matches the GbR name.<br />
*Experience with [[Banken|banks]]<br />
<br />
==Templates==<br />
===Project description (Vorhabenbeschreibung)===<br />
'''''Only to be submitted in English if you are not sufficient in German!'''''<br />
'''{Akronym / Projekttitel}'''<br />
<br />
'''Project description with utilization plan'''<br />
<br />
1.) Short project description<br />
<br />
2.) What problem/social challenge do you want to address with the project? What is your motivation?<br />
<br />
3.) How will the project solve this problem? How do you plan to implement the project technically? What similar approaches already exist and what will your project do differently or better?<br />
<br />
4.) Who is the target group and how will they benefit from the project? How do you plan to reach them?<br />
<br />
5.) Have you already worked on the idea? If so, briefly describe the current status and explain the planned innovations. <br />
<br />
6.) What software projects have you worked on so far?<br />
<br />
7.) How many working hours do you estimate you will need to realize your project idea during the six-month funding period?<br />
<br />
8.) Briefly outline the most important milestones to be reached during the funding period.<br />
<br />
9.) Are you applying for the four-month Second Stage funding after the six-month regular funding has expired?<br />
<br />
If applicable 10.) If you would like to apply for an extension: What does your project need to get out of the prototype stage and how do you want to set up your project in a sustainable way during the four months?<br />
<br />
If applicable 11.) If you would like to apply for an extension: How many working hours do you estimate you will need to further implement your project idea during the four-month extension?<br />
<br />
If applicable 12.) If you would like to apply for an extension: Please briefly outline the most important milestones that are to be reached during the four-month extension.<br />
<br />
If applicable 13.) What conditions has the project been granted funding under and how are they being complied with? <br />
<br />
===Declaration of the applicants regarding their own contribution ("Erklärung der Antragsteller zum Eigenanteil")===<br />
[[Antragsstellung#Erklärung zum Eigenanteil|To be submitted in German, you can find the template here]]<br />
<br />
The declaration of the applicants regarding their own contribution informs you that your project can be partially financed up to 95% with a personal contribution of at least 5%. This is due to the payment in retrospect since the grant is paid out at the beginning of each calendar quarter, pro rata for the project-related costs incurred in the previous quarter. To prove that you can provide the required personal contribution you have to provide a bank reference for the account specified in the application and have to confirm in this form that you will contribute 5% of your own labor to your project via equity and/or other regular income.<br />
<br />
===Declaration regarding the exclusion of personal bankruptcy ("Erklärung zum Ausschluss der Privatinsolvenz")===<br />
[[Antragsstellung#Erklärung zum Ausschluss der Privatinsolvenz|To be submitted in German, you can find the template here]]<br />
<br />
This form asks you to declare in lieu of an oath that you are not subject to personal bankruptcy proceedings.<br />
<br />
=== Declaration by applicants in the case of small teams ("Gründung einer GbR / Erklärung der Antragsteller im Fall kleiner Teams") ===<br />
[[Antragsstellung#Gründung einer GbR|To be submitted in German, you can find the template here]]<br />
<br />
This form asks you to declare that your team members will form a civil-law partnership (GbR) with the purpose to carry out your project. This means that all the people named here have joint rights and obligations within the project. You will have to name one shareholder of the GbR to be the managing director with sole signing authority.<br />
<br />
===Agreement to accept the decision in the case of Second Stage applications ("Einwilligung zur Akzeptanz der Entscheidung bei Second-Stage-Bewerbungen")===<br />
[[Antragsstellung#Einwilligung zur Akzeptanz der Entscheidung bei Second-Stage-Bewerbungen|To be submitted in German, you can find the template here]] <br />
<br />
Depending on whether you are applying alone or as part of a team, you have to fill the corresponding form to declare that you will follow the jury's decision on the Second Stage funding of your project. You will explicitly agree to a reduction in the amount of funding available and a shortening of the funding period to six months in the case of a rejection of your Second Stage pitch.</div>Nicole Häuslerhttps://wiki.prototypefund.de/index.php?title=FAQ_Projekttr%C3%A4ger&diff=48315FAQ Projektträger2026-02-02T14:13:34Z<p>Nicole Häusler: Europäische Mitglieder in GbR möglich</p>
<hr />
<div> <mark>'''!! Diese Seite ist aktuell in Bearbeitung !! Die Informationen sind teilweise nicht aktuell !!'''<mark><br />
<br />
''(English version below)''<br />
<br />
Hier findet ihr Fragen, die der Projektträger bereits für euch beantwortet hat.<br />
<br />
=Allgemeines=<br />
<br />
===Zuständigkeit===<br />
Der Projektträger ist im Auftrag des BMFTR für die Umsetzung der Fördermaßnahme verantwortlich, wobei das Team fachliche und administrative Aufgaben im Zusammenhang mit der Förderung organisiert und verwaltet.<br />
<br />
=== Kontakt Projektträger ===<br />
Bei Fragen stehen jeweils zwei Ansprechpartner*innen beim Projektträger zur Verfügung, für fachliche Angelegenheiten und administrative Belange. Kontaktdaten für Jahrgang 01 [[DLR-Ansprechpartner*innen JG01|befinden sich hier]].<br />
<br />
=Vor der Förderzeit=<br />
<br />
== Antrag==<br />
<br />
=== Förderkennzeichen ===<br />
Förderkennzeichen entnehmt ihr [[DLR-Ansprechpartner*innen JG01|der Tabelle hier]].<br />
<br />
=== Projekttitel und Akronym ===<br />
'''1. Wenn wir unseren Namen ändern, muss das irgendwo begründet werden oder geben wir einfach ein neues Akronym im Antrag an?'''<br />
<br />
Ihr könnt im Antrag einfach das gewünschte Akronym und den Langtitel angeben, ohne eine Begründung dafür.<br />
<br />
=== Kontaktdetails ===<br />
'''1. Mein Wohnort wird sich bis zur Finanzierung noch ändern. Nehme ich den Wohnort, an dem ich/die GbR beim Finanzamt angemeldet bin/ist<ins>,</ins> für die Vorabmeldung?'''<br />
<br />
Solange die Dokumente euch so erreichen<ins>,</ins> ist das in Ordnung.<br />
<br />
=== Fördermittel allgemein ===<br />
'''1. Ist es erlaubt, vom Fördergeld Arbeitsmittel oder Dienstleistungen zu bezahlen?'''<br />
<br />
Formal erhaltet ihr die Förderung nur für eure projektbezogen geleisteten Arbeitsstunden (sozusagen euren Lohn). Die anschließende Verwendung der Mittel ist für uns nicht relevant.<br />
<br />
=== Vorhabenbeteiligte ===<br />
'''1. Kann die Projektleitung jetzt noch geändert werden?'''<br />
<br />
Ja, die Projektleitung kann vor Antragseinreichung noch geändert werden. Im easy-Antrag wird die Projektleitung festgelegt.<br />
<br />
'''2. Ein Teammitglied ist vom Projekt zurückgetreten. Was ist zu beachten, um das Projekt solo durchzuführen?''' <br />
<br />
Wenn ein Teammitglied ausscheidet und ihr die Expertise und Kapazitäten habt<ins>,</ins> das Projekt alleine durchzuführen, könnt ihr die Antragsunterlagen als Einzelperson einreichen.<br />
<br />
'''3. Ist es möglich nach der Antragseinreichung noch neue Teammitglieder in die Förderung miteinzubeziehen?'''<br />
<br />
Nein! Nehmt im Zweifelsfall gleich alle Personen in die GbR auf, die für das Projekt notwendig sind, auch wenn die Personen noch nicht 100%-ig zusagen können. Wenn einzelne Personen dann später keine Stunden abrechnen, ist das kein Problem. Aber beachtet, dass die Beteiligung in der GbR auch mit Aufwand für die Teammitglieder verbunden ist.<br />
<br />
'''4. Welche Möglichkeiten hat man, wenn man mit Teammitgliedern/Experten außerhalb Deutschlands arbeiten möchte?'''<br />
<br />
Projektbezogene Stunden können auch von Personen abgerechnet werden, die Mitglied der GbR sind und ihren Wohnsitz im innereuropäischen Ausland haben. Diese Personen sollten jedoch nicht in einer Leitungsfunktion eingesetzt werden. <br />
<br />
=== Vorkalkulation Personalkosten ===<br />
'''1. Bezüglich Personalkategorien: Ich bin über die KSK (Künstlersozialkasse) versichert und bei denen bin ich "Web Designer". Entsprechend müsste meine Tätigkeit so beschrieben werden, sonst riskiere ich meine Versicherungspflicht bei der KSK zu verlieren.'''<br />
<br />
Im Antrag kann auch eine "kombinierte" Kategorie stehen wie "SW-Entwicklung und Webdesign" oder auch nur "Webdesign". Bitte wählt das, was versicherungstechnisch am sichersten ist. Achtet aber darauf, dass die Beschreibung auch zur Zielgruppe der Fördermaßnahme passt.<br />
<br />
'''2. Können wir mehr Stunden eintragen, als im Antrag vorangeschlagen? Statt ursprünglich 720 wären es jetzt 840 Std.?'''<br />
<br />
Mehr Stunden im Antrag sind mit Begründung und Absprache mit dem Projektträger möglich.<br />
<br />
'''3. Müssen die am Ende abgerechneten Stunden genau so sein, wie in diesem Antrag angegeben? Oder können wir das nach Bedarf noch anders verteilen?'''<br />
<br />
Die abgerechneten Stunden können sich ändern. Entscheidend ist dann die Endabrechnung.<br />
<br />
'''4. Winterrunde: Muss ich bei der Kalkulation über den Jahreswechsel etwas beachten?''' <br />
<br />
Die Eintragung der Arbeitsstunden erfolgt auf Basis von Jahresscheiben, also ist hier eine realistische Aufteilung der Stunden auf die ersten vier Monate und die letzten beiden Monate der Laufzeit je Projektbeteiligten vorzunehmen.<br />
<br />
=== Stundensatz ===<br />
'''1. Was müssen wir beim Stundensatz beachten?'''<br />
<br />
Bei einem 50€-Stundensatz muss kein bisher erzielter Stundensatz nachgewiesen werden.<br />
<br />
'''2. Erfordert die Beantragung eines höheren Stundensatzes (als der Standardsatz von 50€) eine Begründung?''' <br />
<br />
Nein. Ihr müsst bei der Erläuterung der Kostenposition Personal die Erfahrungen der Personalkategorien aufführen, aber nicht explizit auf die jeweiligen Stundensätze eingehen. Wenn Ihr einen höheren Stundensatz mit projektrelevanten Arbeiten nachweist (z.B. Ihr beantragt 60€ und weist nach, dass Ihr schon mindestens 61€ am Markt erzielt habt), dann wird dies in der Regel anerkannt. Der Antrag wird deswegen nicht abgelehnt, sondern allenfalls auf den Standardsatz von 50€ gekürzt.<br />
<br />
'''3. Wenn es mehrere Leute mit derselben Personalkategorie gibt, müssen dann alle Personen je einzeln den Satz nachweisen?'''<br />
<br />
Ja, jede Person im Team, deren Stundensatz über 50€ liegt, muss dies durch eigene Rechnungen für eine freischaffende Tätigkeit nachweisen.<br />
<br />
=== Besonderheiten Team (GbR) ===<br />
'''1. Geht nur eine GbR oder ist auch eine andere Gesellschaftsform möglich?'''<br />
<br />
Nur die Gründung einer GbR ist für Teamarbeit zulässig. Einzelpersonen gelten als Freiberufliche Einzelunternehmen und müssen nichts gründen.<br />
<br />
'''2. Bei wem müssen wir die GbR anmelden?''' <br />
<br />
Beim Finanzamt. Weiteres ist manchmal regional verschieden (Link zur [https://www.berlin.de/ea/emeldung/emeldung/?op=emeldung-start-meldeart GbR-Anmeldung Berlin]), Hinweise dazu gibt es auch [[Selbstständigkeit & GbRs|hier]].<br />
<br />
'''3. Ist es möglich, eine GbR mit mehreren Geschäftsführer*innen zu gründen?'''<br />
<br />
Nicht für die Förderung im Prototype Fund. Wir benötigen eine Geschäftsführung, die die Unterlagen dann rechtsverbindlich unterzeichnet. Das ist auch später bei Zahlungsanforderungen etc. notwendig, sonst müssen die Dokumente immer von mehreren Leuten gezeichnet werden.<br />
<br />
'''4. Muss zur Gründung der GbR ein Gesellschaftsvertrag erstellt werden oder ist das optional?'''<br />
<br />
Es reicht die Erklärung zur Gründung einer GbR laut der geteilten Vorlage.<br />
<br />
'''5. GbR-Erklärung'''<br />
<br />
Es muss dort neben den Namen der Gesellschafter*innen und deren Anschriften auch der Name der GbR angegeben werden.<br />
<br />
'''6. Bei der Gründung der GbR muss man einen genauen Gewerbezweig angeben. Welcher ist hier zutreffend?'''<br />
<br />
Nutzt die Erfahrungen früherer Projekte und wählt den Gewerbezweig, der am besten passt, z.B. "Softwareentwicklung."<br />
<br />
'''7. Müssen zur Gründung der GbR alle Gesellschafter*innen eine Steuernummer beantragen?'''<br />
<br />
Die Steuernummer der GbR ist ausreichend.<br />
<br />
'''8. Was ist die Frist für Konto/Steuernummer der GbR?'''<br />
<br />
Schickt die Steuernummer dem Projektträger sobald sie Euch vorliegt. Die Kontoverbindung kann später nachgereicht werden, sie muss vor der ersten Auszahlung vorliegen. Denkt daran, die Dokumente von der Geschäftsführung unterzeichnet an den Projektträger zu schicken.<br />
<br />
== Anlagen zum Antrag ==<br />
Welche Unterlagen ihr für den Antrag braucht, haben wir [[Antragsworkshop|in der Checkliste]] zusammengetragen.<br />
<br />
=== Vorhabenbeschreibung und Auflagen ===<br />
'''1. ''' '''Muss ich eine Vorhabensbeschreibung abgeben? Wie unterscheidet sich diese von der Projektskizze, mit der ich mich beworben habe?'''<br />
<br />
Zu jedem Antrag muss eine Vorhabensbeschreibung als Anlage beigefügt werden. Dabei handelt es sich um eure Einreichungstexte und, falls zutreffend, bereits eingearbeitete Antworten auf die Anmerkungen und Auflagen der Jury.<br />
<br />
'''2. ''' '''Ich habe Auflagen erhalten. Was muss ich beachten?'''<br />
<br />
Auflagen sind in der Vorhabenbeschreibung zu berücksichtigen (siehe [[Antragsworkshop|Mustergliederung]]). Falls ihr von der Jury Auflagen zur Förderung erhalten habt, geht bitte ausdrücklich auf das Feedback ein und erklärt, wie ihr es bspw. in euren Arbeitsplan aufnehmen werdet. <br />
<br />
=== Nachweis Eigenanteil & SCHUFA-Auskunft ===<br />
'''1. In welcher Höhe liegt der nachzuweisende Eigenanteil?'''<br />
<br />
Es gilt eine Förderquote von 95%, somit sind 5% der Gesamtkosten (wird in easy-online angezeigt) nachzuweisen. Bei voller Förderhöhe sind dies 2.500€.<br />
<br />
'''2. Ist für den Nachweis des Eigenanteils ein Screenshot aus dem Onlinebanking ausreichend oder muss ein Papier-Kontoauszug vorgelegt werden?'''<br />
<br />
Ein Screenshot aus dem Onlinebanking mit sichtbarem Kontoinhabernamen und positivem Saldo reicht für den Eigenanteilsnachweis aus.<br />
<br />
'''3. Vorlage Kontoauszug für Eigenanteil: Kopie nur von der Geschäftsführung oder von allen GbR-Mitgliedern?'''<br />
<br />
Wenn schon ein GbR-Konto besteht, dann reicht ein Auszug mit der Höhe des 5%-igen Eigenanteils. Sonst bitte von so vielen Teammitgliedern Nachweise einholen, bis der erforderliche Eigenanteil erreicht ist.<br />
<br />
'''4. Müssen weitere Nachweise erbracht werden?'''<br />
<br />
Ja. Teams mit einer Gesamtfördersumme über 90.000€ müssen zusätzlich eine SCHUFA-Auskunft aller Gesellschafter*innen der GbR vorlegen. Bei einer Fördersumme bis 90.000€ ist das nicht notwendig.<br />
<br />
=== De-minimis-Formular ===<br />
'''1. Wenn ich bereits im Vorjahr eine PTF-Förderung erhalten habe, ist diese in das De-minimis-Formular einzutragen?'''<br />
<br />
Ja, wenn der/die Zuwendungsempfänger*in identisch ist, ist die frühere Förderung einzutragen. <br />
<br />
'''2. Gilt das auch, wenn die gleichen Personen (aber in einer anderen GbR Konstellation) bereits eine Förderung bekommen haben oder ist das dann ein*e andere*r Zuwendungsempfänger*in, weil andere GbR?''' <br />
<br />
Das ist dann ein*e anderer*e Zuwendungsempfänger*in; eine Eintragung ist nicht notwendig.<br />
<br />
'''3. Was ist die Form der Beihilfe?'''<br />
<br />
"Zuwendung aus dem Bundeshaushalt"<br />
<br />
'''4. Sind sowohl Fördersumme als auch Subventionswert die Summe, die der GbR ausgezahlt wurden?'''<br />
<br />
Ja.<br />
<br />
'''5. Welche Angaben sind in die „De-minimis-Bescheinigung“ einzutragen?'''<br />
<br />
Neben dem Namen des Antragstellenden und dem Förderkennzeichen sind die entsprechenden Kreuze zu setzen, ggfs. frühere Förderungen aufzulisten und das Dokument rechtsverbindlich zu unterzeichnen (bei GbR durch die Geschäftsführung).<br />
<br />
== Antragseinreichung via easy-online ==<br />
<br />
=== Antrags-Sprechstunde ===<br />
Infos, Dokumente und Hilfestellungen rund um die Antragsstellung [[Antragsstellung|findet ihr hier]].<br />
<br />
=== Allgemeines ===<br />
'''1. Mein Projekt wurder zur Förderung ausgewählt, wie kann ich nun den elektronischen Förderantrag erstellen?'''<br />
<br />
Der Antrag für die Fördermaßnahme "Software Sprint" (Prototype Fund) wird über das Elektronische Formularsystem der Bundesregierung (easy-online) erstellt. Die Eingabemaske ist ausschließlich während der Antragsstellungsphase zugänglich, und das Team vom Projektträger bietet eine detaillierte Anleitung während des [[Antragsworkshop|Antragsworkshops]].<br />
<br />
'''2. Kann ich den Bearbeitungsstand in easy-online zwischenspeichern?'''<br />
<br />
Ja. Mit der Funktion „Speichern (XML)“ kann der Arbeitsstand gespeichert werden. Danach kann man die Bearbeitung fortsetzen oder die Datei zu einem späteren Zeitpunkt mit „Entwurf weiterbearbeiten“ einlesen, um fortzufahren.<br />
<br />
'''3. Wofür ist die Anmeldung für profi-Online sinnvoll?'''<br />
<br />
Dies ermöglicht das halbelektronische Verfahren zur Auszahlung der Zuwendung. Stellt den Antrag gleich über easy-online mit dem Antrag auf Zuwendung.<br />
<br />
'''4. Wie kann ich Anlagen mit meinem Antrag einreichen?'''<br />
<br />
Anlagen können via easy-online eingereicht werden, jedoch erst nachdem Ihr „Endfassung einreichen“ ausgewählt habt.<br />
<br />
'''5. Kann ich den Antrag komplett digital einreichen?'''<br />
<br />
Ja! Ihr habt die Möglichkeit statt der Einreichung eines Papierantrags mit händischer Unterschrift, euren Antrag (inkl. Anhänge) über ein TAN-Verfahren einzureichen. Dieses Verfahren erlaubt es, ein Formular mittels einer an eine Mailadresse gesendete TAN zu verifizieren und somit entfällt dann das Nachreichen der Papierversion mit Unterschrift per Post an den Projektträger.<br />
<br />
'''6. Wie kann ich das TAN-Verfahren zur Antragseinreichung auswählen?'''<br />
<br />
Nach der Überprüfung der Endfassung, der Auswahl der E-Mail-Adressen für die Eingangsbestätigung und eventuellen Anhängen erfolgt die Auswahl der Signaturform. Nach Auswahl des TAN-Verfahrens ''"Verifizierung per TAN (Versand an Mailadresse)"'' wird das Formular durch Klicken auf "Endfassung absenden" eingereicht. Nach erfolgreichem Absenden und dem Download von PDF und XML kann die Verifizierung gestartet werden. Die Schaltfläche "TAN-basierte Unterschrift durchführen" öffnet einen Dialog, der Nutzer*innen durch den Verifizierungsprozess führt. Zuerst muss eine E-Mail-Adresse ausgewählt werden, die auch die Eingangsbestätigung erhalten soll. Eine Mehrfachauswahl ist nicht möglich. Nach Auswahl und Bestätigung wird eine alphanumerische TAN generiert (im internen Cache der Anwendung gespeichert, wird nicht in Cookies abgelegt). Die erzeugte TAN wird per E-Mail vom System an die Nutzer*in gesendet. Innerhalb von 15 Minuten muss die TAN im vorgesehenen Feld eingegeben und mit "TAN prüfen" bestätigt werden. Bei fehlerhafter Eingabe erfolgt ein Hinweis. Bei korrekter Eingabe schließt sich der Dialog automatisch, und auf der Seite "Endfassung einreichen" erscheint die Meldung, dass das Formular erfolgreich verifiziert wurde. Die PDF-Endfassung zeigt nun den Namen der Person, die das TAN-Verfahren durchgeführt hat.<br />
<br />
== Zuwendungsbescheid ==<br />
Wichtige Hinweise und Erläuterungen zum Zuwendungsbescheid [[Zuwendungsbescheid|findet ihr hier]].<br />
<br />
=Während der Förderzeit=<br />
<br />
===Änderungen gegenüber dem Antrag===<br />
'''1. Ist es möglich, nach der Antragseinreichung noch neue Teammitglieder in die Förderung miteinzubeziehen?'''<br />
<br />
Nein.<br />
<br />
'''2. Wenn wir unseren Namen/unser Akronym während der Laufzeit ändern, muss das gemeldet werden?'''<br />
<br />
Bitte informiert sowohl die OKF als auch den Projektträger während der aktiven Förderung über Änderungen und führt entsprechend euer Förderkennzeichen in der E-Mail und postalischen Kommunikation immer mit an.<br />
<br />
'''3. Mein Wohnort verändert sich während der Förderzeit. Wo muss ich es melden?'''<br />
<br />
Bei Adressänderungen informiert [https://wiki.prototypefund.de/index.php?title=DLR-Ansprechpartner*innen_JG01 eure Ansprechpartner*innen].<br />
<br />
'''4. Müssen die am Ende abgerechneten Stunden genauso verteilt sein, wie in diesem Antrag angegeben?''' <br />
<br />
Die Verteilung der abgerechneten Stunden (über Personalkategorien und/oder Jahresscheiben) kann sich ändern. Entscheidend ist die Endabrechnung.<br />
<br />
=== Zahlungsanforderungen ===<br />
Wichtige Hinweise zur Erstellung einer Zahlungsanforderung [[Zahlungsanforderungen|findet ihr hier]].<br />
<br />
= Nach der Förderzeit =<br />
<br />
=== Schlussbericht ===<br />
Wichtige Hinweise zur Erstellung des Schlussberichtes [[Schlussbericht|findet ihr hier]]. <br />
<br />
'''1. Welche Anforderungen gibt es an den Schlussbericht?'''<br />
<br />
Bitte achtet bei der Erstellung der Berichte auf gute maschinelle Lesbarkeit und reicht die digitale Originalversion beim Projektträger ein - keine Scans!<br />
<br />
'''2. Bedingung der Förderung ist es, den entstandenen Code unter einer Open-Source-Lizenz verfügbar zu machen. Wie soll ich das nachweisen?'''<br />
<br />
Im Schlussbericht müsst ihr einen Link zum Code angeben, den ihr während des Förderzeitraums geschrieben habt. Der Code muss auch nach der Förderung unter einer Open-Source-Lizenz verfügbar bleiben!<br />
<br />
<br />
<br />
=In English=<br />
<br />
<mark>'''!! This page is currently under construction !! The information provided is not up to date !!'''<mark><br />
<br />
Here you will find questions that the Project Management Organisation (hereinafter referred to as "Projektträger") has already answered for you.<br />
<br />
=General information=<br />
<br />
===Responsibility===<br />
The Projektträger is responsible for the implementation of the funding measure on behalf of the BMFTR. The team organises and manages technical and administrative tasks in connection with the funding.<br />
<br />
=== Contact Projektträger ===<br />
If you have any questions, there are two contact persons at Projektträger for technical matters and administrative issues. Contact details for class 01 [[DLR-Ansprechpartner*innen JG01|can be found here]].<br />
<br />
= Before the funding period =<br />
<br />
== Application==<br />
<br />
=== Förderkennzeichen ===<br />
In English: Funding reference number. They can be found [https://wiki.prototypefund.de/index.php?title=DLR-Ansprechpartner*innen_R15 in the table here].<br />
<br />
=== Project title and acronym ===<br />
'''1. If we change our name, do we have to justify this somewhere or do we simply enter a new acronym in the application?'''<br />
<br />
You can simply state the desired acronym and the long title in the application without giving a reason.<br />
<br />
=== Contact details ===<br />
'''1. My place of residence will change before the financing. Do I take the place of residence where I/the GbR is/is registered with the tax office<ins>,</ins> for the advance notification?'''<br />
<br />
As long as the documents reach you like this<ins>,</ins> that's fine.<br />
<br />
=== Funding in general ===<br />
'''1. Is it permitted to pay for work equipment or services from the funding?'''<br />
<br />
Formally, you only receive funding for the hours you work on the project (your wages, so to speak). The subsequent use of the funds is not relevant for us.<br />
<br />
=== Project participants ===<br />
'''1. Can the project management still be changed now?'''<br />
<br />
Yes, the project management can still be changed before submitting the application. The project management is specified in the easy application.<br />
<br />
'''2. A team member has withdrawn from the project. What do I need to do to carry out the project solo?''' <br />
<br />
If a team member withdraws and you have the expertise and capacity to carry out the project on your own<ins>,</ins>, you can submit the application documents as an individual.<br />
<br />
'''3. Is it possible to include new team members in the funding programme after the application has been submitted?'''<br />
<br />
No! If in doubt, include all the people who are needed for the project in the GbR, even if they are not yet 100% committed. It's not a problem if individual people don't bill any hours later on. But please note that participation in the GbR is also associated with effort for the team members.<br />
<br />
'''4. What options do I have if I want to work with team members/experts outside Germany?'''<br />
<br />
Project-related hours may also be billed by GbR members who reside in another EU country. However, they should not serve in a leadership role. <br />
<br />
=== Preliminary calculation of personnel costs ===<br />
'''1. Regarding personnel categories: I am insured with KSK (Künstlersozialkasse) and with them I am a "web designer". Accordingly, my activity would have to be described as such, otherwise I risk losing my compulsory insurance with the KSK.'''<br />
<br />
The application can also include a "combined" category such as "SW development and web design" or just "web design". Please choose the category that is safest from an insurance point of view. However, make sure that the description also matches the target group of the funding programme.<br />
<br />
'''2. Can we enter more hours than proposed in the application? Instead of the original 720, it would now be 840 hours?'''<br />
<br />
More hours in the application are possible with justification and agreement with the Projektträger.<br />
<br />
'''3. Do the hours billed at the end have to be exactly as stated in this application? Or can we distribute them differently if necessary?'''<br />
<br />
The billed hours can change. The final settlement is then decisive.<br />
<br />
'''4. Winter round: Is there anything I need to bear in mind when calculating over the turn of the year?''' <br />
<br />
The entry of working hours is based on annual slices, so a realistic distribution of hours must be made for the first four months and the last two months of the term for each project participant.<br />
<br />
=== Hourly rate ===<br />
'''1. What do we have to consider with the hourly rate?'''<br />
<br />
With an hourly rate of €50, no previous hourly rate needs to be proven.<br />
<br />
'''2. Does the application for a higher hourly rate (than the standard rate of EUR 50) require justification?''' <br />
<br />
No. You must list the experience of the personnel categories in the explanation of the personnel cost item, but do not explicitly refer to the respective hourly rates. If you can prove a higher hourly rate with project-relevant work (e.g. you apply for €60 and prove that you have already achieved at least €61 on the market), this will usually be recognised. The application will not be rejected for this reason, but at most reduced to the standard rate of €50.<br />
<br />
'''3. If there are several people in the same personnel category, do they all have to prove the rate individually?'''<br />
<br />
Yes, each person in the team whose hourly rate is above €50 must prove this by submitting their own invoices for freelance work.<br />
<br />
=== Specifics of the team (GbR) ===<br />
'''1. Is only a GbR possible or is another company form also possible?'''<br />
<br />
Only the formation of a GbR is permitted for teamwork. Individuals are considered freelance sole proprietorships and do not have to set up anything.<br />
<br />
'''2. Who do we have to register the GbR with?''' <br />
<br />
At the tax office. Further details sometimes vary from region to region (link to [https://www.berlin.de/ea/emeldung/emeldung/?op=emeldung-start-meldeart GbR-Anmeldung Berlin]), information on this [[Selbständigkeit & GbRs|can also be found here]].<br />
<br />
'''3. Is it possible to set up a GbR with several managing directors?'''<br />
<br />
Not for funding in the Prototype Fund. We require a managing director who then signs the documents in a legally binding manner. This is also necessary later for payment requests etc., otherwise the documents always have to be signed by several people.<br />
<br />
'''4. Does a partnership agreement have to be drawn up to establish the GbR or is this optional?'''<br />
<br />
The declaration of formation of a GbR according to the shared template is sufficient.<br />
<br />
'''5. GbR declaration'''<br />
<br />
In addition to the names of the partners and their addresses, the name of the GbR must also be stated there.'''<br />
<br />
'''6. When setting up a GbR, you must specify a precise line of business. Which one applies here?'''<br />
<br />
Use the experience of previous projects and choose the line of business that fits best, e.g. "Software development."<br />
<br />
'''7. Do all partners have to apply for a tax number to set up the GbR?'''<br />
<br />
The GbR's tax number is sufficient.<br />
<br />
'''8. What is the deadline for the account/tax number of the GbR?'''<br />
<br />
Send the tax number to the DLR-PT as soon as you have it. The bank account details can be submitted later, but must be available before the first payment. Remember to send the documents signed by the management to the project management organisation.<br />
<br />
== Attachments to the application ==<br />
We have compiled the documents you need for the application [[Antragsworkshop|in the checklist]].<br />
<br />
=== Project description and conditions ===<br />
'''1. ''' '''Do I have to submit a project description? How does this differ from the project outline with which I applied?'''<br />
<br />
A project description must be attached to every application. These are your submission texts and, if applicable, answers to the jury's comments and requirements that have already been incorporated.<br />
<br />
'''2. ''' '''I have received conditions. What do I have to consider?'''<br />
<br />
Conditions must be taken into account in the project description (see [[Antragsworkshop|Mustergliederung]]). If you have received funding conditions from the jury, please explicitly address the feedback and explain how you will incorporate it into your work plan, for example. <br />
<br />
=== Proof of own contribution & credit report (SCHUFA information) ===<br />
'''1. What is the amount of the own contribution to be proven?'''<br />
<br />
A funding rate of 95% applies, so 5% of the total costs (displayed in easy-online) must be proven. For the full funding amount, this is €2,500.<br />
<br />
'''2. Is a screenshot from online banking sufficient to prove the personal contribution or must a paper bank statement be submitted?'''<br />
<br />
A screenshot from online banking with the account holder's name visible and a positive balance is sufficient for proof of personal contribution.<br />
<br />
'''3. Submission of account statement for personal contribution: copy only from the managing director or from all GbR members?'''<br />
<br />
If a GbR account already exists, then a statement showing the amount of the 5% personal contribution is sufficient. Otherwise, please obtain proof from as many team members as necessary until the required personal contribution has been reached.<br />
<br />
'''4. Do additional proofs need to be provided?'''<br />
<br />
Yes, teams with a total funding amount of over €90,000 must also provide a SCHUFA information for all partners in the GbR. This is not necessary for funding amounts up to €90,000.<br />
<br />
=== De minimis form ===<br />
'''1. If I have already received PTF funding in the previous year, do I have to enter this in the de minimis form?'''<br />
<br />
Yes, if the funding recipient is the same, the previous funding must be entered. <br />
<br />
'''2. Does this also apply if the same persons (but in a different GbR constellation) have already received funding or is this then a different funding recipient because a different GbR?''' <br />
<br />
This is then a different grant recipient; registration is not necessary.<br />
<br />
'''3. What is the form of the grant?'''<br />
<br />
"Zuwendung aus dem Bundeshaushalt", in English: "Grant from the federal budget"<br />
<br />
'''4. Are both the subsidy amount and the subsidy value the amount paid to the GbR?'''<br />
<br />
Yes.<br />
<br />
'''5. What information should be entered in the "de minimis certificate"?'''<br />
<br />
In addition to the name of the applicant and the funding code, the relevant boxes must be ticked, any previous funding must be listed and the document must be signed with a legally binding signature (by the management in the case of a GbR).<br />
<br />
== Application submission via easy-online ==<br />
<br />
=== Application consultation hour ===<br />
Information, documents and assistance regarding the application process [[Antragsstellung|can be found here]].<br />
<br />
=== General information ===<br />
'''1. My project has been selected for funding, how can I now create the electronic funding application?'''<br />
<br />
The application for the funding measure "Software Sprint" (Prototype Fund) is created via the electronic form system of the Federal Government (easy-online). The input mask is only accessible during the application phase, and the DLR-PT team provides detailed instructions during the [[Antragsworkshop]].<br />
<br />
'''2. Can I temporarily save the processing status in easy-online?'''<br />
<br />
Yes, you can use the "Save (XML)" function to save the work status. You can then continue editing or import the file at a later time with "Continue editing draft" to continue.<br />
<br />
'''3. What is the purpose of registering for profi-Online?'''<br />
<br />
This enables the semi-electronic procedure for payment of the grant. Submit the application directly via easy-online with the application for the grant.<br />
<br />
'''4. How can I submit attachments with my application?'''<br />
<br />
Attachments can be submitted via easy-online, but only after you have selected "Submit final version".<br />
<br />
'''5. Can I submit the application completely digitally?'''<br />
<br />
Yes! Instead of submitting a paper application with a handwritten signature, you have the option of submitting your application (including attachments) using a TAN procedure. This procedure allows you to verify a form by means of a TAN sent to an e-mail address, thus eliminating the need to submit the paper version with signature by post to the project organiser.<br />
<br />
'''6. How can I select the TAN procedure for submitting the application?'''<br />
<br />
After checking the final version, selecting the e-mail addresses for the confirmation of receipt and any attachments, the signature form is selected. After selecting the TAN procedure '''Verification by TAN (sent to e-mail address)''', the form is submitted by clicking on "Send final version". Once the form has been successfully submitted and the PDF and XML have been downloaded, verification can be started. The "Perform TAN-based signature" button opens a dialogue that guides users through the verification process. First, an e-mail address must be selected that should also receive the confirmation of receipt. Multiple selection is not possible. After selection and confirmation, an alphanumeric TAN is generated (stored in the internal cache of the application, is not stored in cookies). The generated TAN is sent by the system to the user by e-mail. The TAN must be entered in the field provided within 15 minutes and confirmed with "Check TAN". If an incorrect TAN is entered, a message is displayed. If the entry is correct, the dialogue closes automatically and a message appears on the "Submit final version" page stating that the form has been successfully verified. The final PDF version now shows the name of the person who carried out the TAN procedure.<br />
<br />
== Grant notification ==<br />
Important information and explanations on the grant notification [[Zuwendungsbescheid|can be found here]].<br />
<br />
=During the funding period=<br />
<br />
===Changes to the application===<br />
'''1. Is it possible to include new team members in the funding after the application has been submitted?'''<br />
<br />
No.<br />
<br />
'''2. If we change our name/acronym during the term, must this be reported?'''<br />
<br />
Please inform both OKF and Projektträger of any changes during the active funding period and always include your funding reference number in your e-mail and postal communication.<br />
<br />
'''3. My place of residence changes during the funding period. Where do I have to report it?'''<br />
<br />
If you change your address, please inform [[DLR-Ansprechpartner*innen JG01|your contact person]].<br />
<br />
'''4. Do the hours billed at the end have to be distributed exactly as stated in this application?''' <br />
<br />
The distribution of the billed hours (across personnel categories and/or annual slices) may change. The final statement is decisive.<br />
<br />
=== Payment requests ===<br />
Important information on creating a payment request [[Zahlungsanforderungen|can be found here]].<br />
<br />
= After the funding period =<br />
<br />
=== Final report ===<br />
Important information on preparing the final report [[Schlussbericht|can be found here]]. <br />
<br />
'''1. What are the requirements for the final report?'''<br />
<br />
When preparing the reports, please ensure good machine readability and submit the original digital version to Projektträger - no scans!<br />
<br />
'''2. The second condition of the funding is to make the resulting code available under an open source licence. How am I supposed to prove this?'''<br />
<br />
In the final report, you must provide a link to the code that you wrote during the funding period. The code must remain available under an open source licence after the funding period!<br />
<br />
{{DEFAULTSORT:Projektträger FAQ}}</div>Nicole Häuslerhttps://wiki.prototypefund.de/index.php?title=Antragstellung&diff=48313Antragstellung2026-02-02T10:17:14Z<p>Nicole Häusler: </p>
<hr />
<div><mark>'''!! Diese Seite ist aktuell in Bearbeitung !! Die Informationen sind teilweise nicht aktuell !!'''<mark><br />
<br />
''(English version below)''<br />
<br />
Hier findet ihr alle relevanten Informationen und Mustervorlagen für die '''Antragstellung beim Prototype Fund'''.<br />
<br />
Jeweils Mitte März findet eine Antrags-Sprechstunde online statt und bietet die Möglichkeit, gemeinsam Details zu besprechen und den Antrag gegebenenfalls gleich einzureichen.<br />
<br />
== Vorbereitung==<br />
[[File:AZK V0708.png|thumb|195x195px|Screenhot easy-online Eingabemaske V05-V09]]<br />
Um die Antrags-Sprechstunde optimal vorzubereiten, empfehlen wir:<br />
<br />
*im Vorfeld alle wichtigen '''Unterlagen zusammenzustellen''', die ihr für den Antrag benötigt (siehe [[Antragsstellung#Dokumenten-Checkliste|die Dokumenten-Checkliste]]).<br />
*'''3 kurze Zusammenfassungen''' für den Antrag vorzubereiten. Nutzt eure Bewerbungstexte als Grundlage (Achtung: Beschränkung auf max. 2000 Zeichen pro Kategorie), formuliert aber euer Vorhaben möglichst <u>allgemein verständlich</u> und verwendet <u>keine ich/wir-Formulierungen</u>.<br />
** Zusammenfassung ''Vorhabenbeschreibung'': Was ist das Ziel des Vorhabens?<br />
**Zusammenfassung ''Arbeitsplan'': Was ist der Arbeits-/Meilensteinplan?<br />
**Zusammenfassung ''Ergebnisverwertung'': Was ist die Zielgruppe und wie kann diese erreicht werden?<br />
Für die Einreichung des Antrags braucht ihr sowohl die drei Zusammenfassungen ([https://wiki.prototypefund.de/index.php?title=File:AZK_V0708.png Antrag Eingabefelder V07-08]) als auch eure vollständige Vorhabenbeschreibung gemäß der [[Antragsstellung#Vorhabenbeschreibung|Mustergliederung]] als Anlage.<br />
<br />
Ihr müsst mit den Vorbereitungen für den Antrag vor der Sprechstunde noch nicht ganz fertig sein. Wir empfehlen jedoch, dass ihr frühzeitig mit den Vorbereitungen beginnt, da einige Prozesse Zeit in Anspruch nehmen können (GbR, Bankkonto, usw.). Ihr solltet euch vor der Sprechstunde mit den Abläufen vertraut machen, da ihr sonst die Gelegenheit nicht nutzen könnt, eure Fragen zu stellen. '''''Wichtig: Die Antrags-Sprechstunde dient nicht zum linearen Durchgehen eurer Vorbereitung, sondern nur als zusätzliche Hilfestellung bei noch offenen Fragen.'''''<br />
<br />
==Antrags-Sprechstunde==<br />
'''Wann''': Donnerstag, 20. März 2025, von 10:00 Uhr bis 12:00 Uhr<br />
<br />
'''Wo''': https://meet.prototypefund.de/user/mar-dsj-bid-2ye (Passwort erhaltet ihr via Mail)<br />
<br />
'''Wer''': Eingeladen sind alle Projekte, die für den Jahrgang 01 des Prototype Fund in 2025 ausgewählt und entsprechend benachrichtigt wurden <br />
<br />
'''Moderation''': Das Team des Projektträgers gemeinsam mit dem Prototype-Fund-Betreuungsteam der Open Knowledge Foundation. [[Der Prototype Fund|Erfahrt, wie das BMFTR, der Projektträger und die OKF zusammenarbeiten, um eure Projekte zu unterstützen.]]<br />
<br />
'''Was ihr braucht''': <br />
<br />
*Laptop<br />
*Unterlagen aus der Checkliste, die schon vorhanden sind<br />
*Fragen, die sich bisher ergeben haben<br />
<br />
'''Kontakt für Fragen''': Enyong Küsgen & Marie-Lena Wiese (projektbetreuung@prototypefund.de)<br />
<br />
'''Deadline für den Antrag:''' 7. April 2025<br />
<br />
==Dokumenten-Checkliste==<br />
<br />
=== Antrag===<br />
Der Förderantrag muss via [https://foerderportal.bund.de/easyonline/ easy-online] erstellt werden. Ihr könnt diesen Direktlink [https://foerderportal.bund.de/easyonline/reflink.jsf?m=FACHKRAEFTE&b=SWS-ANTRAG&t=AZK] nutzen oder geht wie folgt vor: <br />
https://foerderportal.bund.de/easyonline/<br />
<br />
1. Ministerium/Bundesbehörde: ''Bundesministerium für Forschung, Technologie und Raumfahrt''<br />
<br />
2. Fördermaßnahme: ''Stärkung und Qualifizierung der Fachkräftebasis im Bereich Informatik''<br />
<br />
3. Förderbereich: ''Software-Sprint'' <br />
*Bei der Antrags-Sprechstunde beantwortet das Team vom Projektträger eure Fragen zur Antragsstellung. '''''Wichtig: Auf Grund der zeitlichen Ressourcen habt ihr nicht die Möglichkeit, den Antrag komplett während des Termins auszufüllen. Bereitet daher an Hand der Anleitung alles so weit möglich vor.'''''<br />
*Für den Antrag benötigt ihr auch die 3 Zusammenfassungen.<br />
*Der Antrag kann digital per TAN-Verfahren verifiziert werden ([https://wiki.prototypefund.de/index.php?title=DLR_FAQ#Antragseinreichung_via_easy-online Hinweise]), ansonsten muss er handschriftlich unterschrieben und postalisch eingereicht werden.<br />
<br />
===Anlagen zum Antrag===<br />
<br />
*Zu jedem Antrag muss eine '''Vorhabenbeschreibung''' [[Antragsstellung#Vorhabenbeschreibung|(MUSTERGLIEDERUNG)]] als Anlage beigefügt werden. Nutzt Eure Einreichungstexte. Falls ihr von der Jury Auflagen zur Förderung erhalten habt, geht bitte ausdrücklich auf das Feedback ein und erklärt, wie ihr es beispielsweise in euren Arbeitsplan aufnehmen werdet. Es muss deutlich werden, wie ihr auf die Auflagen eingegangen seid oder plant, diese zu berücksichtigen.<br />
<br />
*Unterzeichnete Erklärung zum Antrag auf Gewährung einer '''De-minimis-Beihilfe''' [https://cloud.okfn.de/s/iTwb4xtz46c8jmi (FORMULAR)] (bei Teams <u>eine Erklärung für die GbR</u>, unterzeichnet durch Geschäftsführer*in)<br />
*'''Steuernummer''' für selbständige Tätigkeit (s.u., bei Teams Steuernummer für die GbR) bzw. Kopie der Anmeldung/Eingangsbestätigung beim Finanzamt<br />
*Einwilligung zur Akzeptanz der Entscheidung bei '''Second-Stage-Bewerbungen''' für Einzelantragsstellende bzw. für GbRs [[Antragsstellung#Einwilligung zur Akzeptanz der Entscheidung bei Second-Stage-Bewerbungen|(VORLAGE)]]<br />
*'''Ihr seid während des Förderzeitraums angestellt?''' Dann braucht ihr eine Genehmigung eures Arbeitgebers für eure Nebentätigkeit (es genügt ein unterschriebener Zweizeiler vom Arbeitgeber).<br />
*'''Ihr möchtet einen höheren Stundensatz ansetzen?''' Für die Förderung wird pauschal ein Stundensatz von 50,00 € anerkannt. Falls ihr einen höheren Stundensatz beantragen wollt, müsst ihr diesen durch eine von euch gestellte, fachlich relevante <u>Rechnung</u> belegen.<br />
*'''Nachweise zur Bonität:''' <br />
**Unterzeichnete Erklärung zum Ausschluss einer Privatinsolvenz [[Antragsstellung#Erklärung zum Ausschluss der Privatinsolvenz|(VORLAGE)]] (bei Teams <u>jeweils eine Erklärung pro GbR-Teammitglied</u>)<br />
**Unterzeichnete Erklärung zum Eigenanteil (5% der Gesamtförderung bei 95% der Förderquote; [[Antragsstellung#Erklärung zum Eigenanteil|VORLAGE]]) (bei Teams <u>eine Erklärung für die GbR</u>; unterzeichnet durch Geschäftsführer*in und ggf. Kontoinhaber*in (wenn nicht GF oder mehrere GbR-Mitglieder den Kontoauszugnachweis erbringen))<br />
**Kopie des '''aktuellen Kontoauszugs''' mit positivem Saldo in Höhe des Eigenanteils (bei Teams kann dieser Betrag auf mehrere Bankkonten aufgeteilt werden). Nur Datum, Name, Bankverbindung sichtbar; alles andere schwärzen.<br />
*'''Zusätzlich für Teams:'''<br />
**GbR-Erklärung mit Bestimmung eines*r Gesellschafter*in als '''Geschäftsführer*in''' [[Antragsstellung#Gründung einer GbR|(VORLAGE)]]<br />
**'''Kontodaten des GbR-Kontos''' (dies muss ein Konto auf den Namen der GbR sein)<br />
** '''Steuernummer für die GbR''' bzw. Kopie der Anmeldung/Eingangsbestätigung beim Finanzamt<br />
**die '''Postadressen''' aller GbR-Mitglieder<br />
**'''SCHUFA-Auskunft''' aller GbR-Mitglieder ab einer Gesamtfördersumme über 90.000 €.<br />
<br />
===Wichtige Hinweise===<br />
<br />
*Die Unterlagen können auch noch ein paar Tage später per E-Mail nachgereicht werden, wenn sie zur Antrags-Sprechstunde noch nicht vorliegen. '''Wir empfehlen jedoch, so früh wie möglich anzufangen – einige Dokumente brauchen Vorlauf!'''<br />
*Alle Unterlagen, die einer Unterschrift bedürfen, müssen handschriftlich und in echt unterzeichnet werden! Digitale oder in die Formulare hineinkopierte Signaturen werden nicht akzeptiert und verlängern den Antragsprozess unnötig.<br />
*[[FAQ Projektträger|Weitere Hinweise Projektträgers]].<br />
<br />
==Tipps und Anmerkungen==<br />
<br />
===Versteuerung === <br />
<br />
*'''Einkommensteuer''': Ob ihr als Selbständige die Zuwendung als Einkommen versteuern und Sozialabgaben leisten müsst, sofern ihr über die jeweiligen Freibeträge kommt – dazu können wir keine rechtsverbindliche Aussage treffen. ''Holt euch hierzu unbedingt Rat bei eurem Finanzamt oder Steuerberater*in und bei eurer Krankenkasse!''<br />
*'''Umsatzsteuer:''' Zuwendungen unterliegen in der Regel mangels Leistungsaustausches nicht der Umsatzsteuer. Das bedeutet, dass bei der Auszahlung der Förderung keine Umsatzsteuer anfällt bzw. abzuführen ist.<br />
*'''Umsatzsteuerbefreiung beim Finanzamt:''' Als Unterlagen bzw. Argumentation empfehlen wir:<br />
**den gesamten [[Zuwendungsbescheid]] und die „De-minimis“-Bescheinigung (Anlage zum Zuwendungsbescheid)<br />
**„Zuwendungen unterliegen in der Regel mangels Leistungsaustausches nicht der Umsatzsteuer (Schreiben des BMF vom 26. August 1999 - IV D 1 - S 7200 - 92/99 - BStBl. 1999 Teil I S. 828).“<br />
*Mehr '''Infos zum Thema Steuern''' findet ihr [[Steuern|hier im Wiki]].<br />
<br />
===GbR-Konto=== <br />
<br />
*Bitte beachtet, dass der/die Geschäftsführer*in auch Bankformulare etc. unterzeichnen muss, es ist also sinnvoll, das GbR-Konto bei einer Bank am Wohnort zu eröffnen.<br />
*Achtet darauf, dass der Name des*der Kontoinhaber*in mit dem GbR-Namen übereinstimmt.<br />
<br />
*[[Banken|Erfahrungswerte mit verschiedenen Banken für ein GbR-Konto]]<br />
<br />
==Mustervorlagen==<br />
===Vorhabenbeschreibung===<br />
'''{Akronym / Projekttitel}'''<br />
<br />
'''Vorhabenbeschreibung mit Verwertungsplan'''<br />
<br />
1.) Kurze Projektbeschreibung<br />
<br />
2.) Welches Problem/ welche gesellschaftliche Herausforderung wollt ihr mit dem Projekt angehen? Was ist eure Motivation?<br />
<br />
3.) Wie wird das Projekt dieses Problem lösen? Wie wollt ihr das Projekt technisch umsetzen? Welche ähnlichen Ansätze gibt es schon und was wird euer Projekt anders bzw. besser machen?<br />
<br />
4.) Wer ist die Zielgruppe und wie profitiert sie vom Projekt? Wie soll euer Projekt sie erreichen?<br />
<br />
5.) Habt ihr schon an der Idee gearbeitet? Wenn ja, beschreibt kurz den akutelllen Stand und erklärt die geplanten Neuerungen. <br />
<br />
6.) An welchen Software-Projekten habt ihr bisher gearbeitet?<br />
<br />
7.) Wie viele Arbeitsstunden werdet ihr in den 6 Monaten Förderzeitraum vermutlich für die Umsetzung der Projektidee benötigen?<br />
<br />
8.) Skizziert kurz die wichtigsten Meilensteine, die im Förderzeitraum umgesetzt werden sollen.<br />
<br />
9.) Beantragt ihr die viermonatige Second-Stage-Förderung nach Ablauf der sechsmonatigen regulären Förderung?<br />
<br />
ggf. 10.) Wenn ihr eine viermonatige Second-Stage-Förderung beantragen möchtet: Was braucht euer Projekt, um aus dem Prototypen-Stadium herauszukommen und wie wollt ihr euer Projekt in den vier Monaten nachhaltig aufbauen?<br />
<br />
ggf. 11.) Wie viele Arbeitsstunden werdet ihr in der viermonatige Second-Stage-Förderung vermutlich für die weitere Umsetzung der Projektidee benötigen?<br />
<br />
ggf. 12.) Wenn ihr eine viermonatige Second-Stage-Förderung beantragen möchtet: Skizziert kurz die wichtigsten Meilensteine, die in der viermonatigen Verlängerung umgesetzt werden sollen.<br />
<br />
ggf. 13.) Welche Auflagen hat das Projekt für die Förderung bekommen und wie werden sie erfüllt? <br />
<br />
===Erklärung zum Eigenanteil===<br />
'''Software Sprint'''<br />
<br />
'''Erklärung der Antragsteller zum Eigenanteil'''<br />
<br />
Laut Bekanntmachung können zuwendungsfähige projektbezogene Personal- und Gemeinkosten für mein bzw. unser Projekt in einer Höhe von bis zu 95% anteilfinanziert werden, was einer maximalen Höhe der Fördermittel (Zuwendung) von [47.500|95.000|79.170|158.340] € entspricht. Der konkrete Zuwendungsbetrag ergibt sich aus der Vorkalkulation des Antrags. Die Auszahlung der Zuwendung erfolgt jeweils zu Beginn eines Kalenderquartals anteilig für die projektbezogenen Kosten, die im abgelaufenen Quartal entstanden sind. Aufgrund dieser nachschüssigen Auszahlung muss zunächst in Vorleistung gegangen werden.<br />
<br />
Hinsichtlich der von mir bzw. uns aufzubringenden Eigenmittel von mindestens 5% der Vorkalkulation wird eine vereinfachte Bonitätsprüfung vorgenommen. Dazu wird eine Bankauskunft über das im Projektantrag angegebene Konto vorgelegt. Den erforderlichen Eigenanteil kann ich bzw. können wir aufbringen über<br />
<br />
<br />
□ Eigenkapital<br />
□ weitere laufende Einkünfte (bitte Belege beifügen).<br />
<br />
<br />
Hiermit wird bestätigt, dass ich bzw. wir während der gesamten Projektlaufzeit Eigenleistungen in Höhe von 5% in mein bzw. unser Projekt {PROJEKTNAME} einbringen werden.<br />
<br />
<code>____________ ________________</code> <br />
<code>Ort, Datum Unterschrift</code><br />
<br />
===Erklärung zum Ausschluss der Privatinsolvenz ===<br />
'''Erklärung zum Ausschluss einer Privatinsolvenz'''<br />
<br />
<br />
Ich, {VORNAME NAME}, geboren am {DATUM} in {ORT}, erkläre hiermit eidesstattlich, dass ich mich nicht in einer Privatinsolvenz befinde.<br />
<br />
<code>____________ ________________</code> <br />
<code>Ort, Datum Unterschrift</code><br />
<br />
===Gründung einer GbR===<br />
'''Gründung der [Name] GbR'''<br />
<br />
'''Erklärung der Antragsteller im Fall kleiner Teams'''<br />
<br />
<br />
Hiermit erklären wir, dass die Personen<br />
<br />
<br />
[Person 1: Vorname, Name, Str., Nr., PLZ, Ort]<br />
<br />
[Person 2: Vorname, Name, Str., Nr., PLZ, Ort]<br />
<br />
[ggfs. weitere]<br />
<br />
<br />
eine Gesellschaft bürgerlichen Rechts (GbR) nach BGB §705ff. bilden. Der gemeinsame Zweck des Zusammenschlusses besteht in der Durchführung des Projektes [Projektname] innerhalb der BMFTR-Fördermaßnahme „Software Sprint“. Antragsteller bzw. Zuwendungsempfänger ist die [Name] GbR.<br />
<br />
Die o. g. Personen treten daher im Rahmen des „Software Sprint“-Projekts mit gemeinsamen Rechten und Pflichten auf. Insbesondere erbringen sie gemeinschaftlich die laut Antrag bzw. Vorhabenbeschreibung vereinbarten Beiträge (Programmierleistungen usw.) im Projekt [Projektname]. Weiterhin sind sie gemeinschaftlich für die Projektsteuerung, für die Verwendung der Zuwendung, für das Aufbringen des Eigenanteils sowie für die Nachweispflichten gegenüber dem BMFTR/PT verantwortlich.<br />
<br />
Die o. g. Personen erklären den/die Gesellschafter/in [Vor- und Nachname] zum allein unterschriftsberechtigten Geschäftsführer.<br />
<br />
Im Fall der Auflösung der GbR bzw. des Ausscheidens eines Gesellschafters während der Projektlaufzeit ist dem Projektträger unverzüglich Mitteilung zu machen.<br />
<br />
<code>____________ ______________________________</code> <br />
<code>Ort, Datum [Name Person 1] / Unterschrift</code><br />
<br />
<code>____________ ______________________________</code> <br />
<code>Ort, Datum [Name Person 2] / Unterschrift</code><br />
<br />
<ggf. weitere><br />
<br />
===Einwilligung zur Akzeptanz der Entscheidung bei Second-Stage-Bewerbungen===<br />
<br />
====Einzelantragsstellende====<br />
Ich, {VORNAME NAME}, erkläre hiermit, dass ich im Rahmen der Fördermaßnahme Software-Sprint der Juryentscheidung über die Second-Stage-Förderung meines Projektes {Projektname} folgen werde und entsprechend einer Kürzung ggfs. gesperrter Fördermittel und der Laufzeitverkürzung auf 6 Monate hiermit explizit zustimme.<br />
<br />
<code>____________ ________________</code> <br />
<code>Ort, Datum Unterschrift</code><br />
<br />
====GbR====<br />
Ich, {VORNAME NAME}, erkläre hiermit als Geschäftsführung der {Name GbR}, dass wir als Team im Rahmen der Fördermaßnahme Software-Sprint der Juryentscheidung über die Second-Stage-Förderung unseres Projektes {Projektname} folgen werden und ich entsprechend einer Kürzung ggfs. gesperrter Fördermittel und der Laufzeitverkürzung auf 6 Monate hiermit explizit zustimme.<br />
<br />
<code>____________ ________________</code> <br />
<code>Ort, Datum Unterschrift</code><br />
<br />
= In English=<br />
<mark>'''!! This page is currently under construction !! The information provided is not up to date !!'''<mark><br />
<br />
Here you will find all relevant information and template documents for the '''application process for the Prototype Fund'''.<br />
<br />
An application consultation hour takes place online in mid-March, providing an opportunity to discuss the details together and, if applicable, submit the application immediately.<br />
<br />
==Preparation==<br />
To prepare optimally for the application consultation hour, we recommend:<br />
<br />
*Gather all '''important documents''' needed for the application in advance (see [[Antragsstellung#Document Checklist| the document checklist]).<br />
*Prepare '''three short summaries''' for the application '''in German'''. Use your application texts as a basis (Caution: Limitation to a maximum of 2000 characters per category), formulate your project in a generally understandable manner, and avoid using first-person pronouns.<br />
**Project Description: What is the goal of the project?<br />
** Work Plan: What is the work/milestone plan?<br />
**Result Utilization: Who is the target audience, and how can they be reached?<br />
To submit the application, you will need both the three summaries ([https://wiki.prototypefund.de/index.php?title=File:AZK_V0708.png application fields V07-08]) and your complete project description in accordance to the [[Antragsstellung#Project description|sample outline]] as an attachment.<br />
<br />
You do not have to be completely finished with the preparations for the application before the consultation hour. However, we recommend that you start preparing early, as some processes can take time (GbR, bank account, etc.). You should familiarize yourself with the procedures before the consultation hour, otherwise you will not be able to use the opportunity to ask your questions. '''''Important: The application consultation houris not intended to go through your prepared application line by line, but only to provide additional assistance if you still have questions.'''''<br />
<br />
==Application Consultation Hour==<br />
'''When''': Thursday, March 20th, 2025, from 10 am to 12 noon<br />
<br />
'''Where''': https://meet.prototypefund.de/user/mar-dsj-bid-2ye (We emailed you the password.)<br />
<br />
'''Who''': All projects selected for class 01 of Prototype Fund in 2025 that were notified accordingly. <br />
<br />
'''Moderation''': The team from the Projektträger (Project Management Agency) together with the Prototype Fund support team from the Open Knowledge Foundation. Learn [[Der Prototype Fund|Learn how the BMFTR, the Projektträger and the OKF work together to support your projects.]]<br />
<br />
'''''Important''': '''The application consultation hour will be held in German. We will do our best to accommodate English speakers, but be won’t be able to provide live translation''''''''!'''<br />
<br />
'''What you need''': <br />
<br />
*Your laptop<br />
* documents from the checklist that you have already available<br />
*questions that have arisen so far<br />
<br />
'''Contact for questions''': Enyong Küsgen & Marie-Lena Wiese (projektbetreuung@prototypefund.de)<br />
<br />
'''Deadline for the application:''' April 7th, 2025<br />
==Document Checklist==<br />
'''''Please note: All forms need to be handed in in German! The exception being the project description (Vorhabenbeschreibung) only in the case that you are not sufficient in German''.''' You will find [[Antragsstellung#Templates|the English sample outline for the project description]] as well as a brief explanation of each of the other forms below.<br />
<br />
===Application form===<br />
The funding application must be created via [https://foerderportal.bund.de/easyonline/ easy-online]. You can either use this direct link [https://foerderportal.bund.de/easyonline/reflink.jsf?m=FACHKRAEFTE&b=SWS-ANTRAG&t=AZK] or follow these steps:<br />
https://foerderportal.bund.de/easyonline/<br />
<br />
1. Ministerium/Bundesbehörde: ''Bundesministerium für Forschung, Technologie und Raumfahrt''<br />
<br />
2. Fördermaßnahme: ''Stärkung und Qualifizierung der Fachkräftebasis im Bereich Informatik''<br />
<br />
3. Förderbereich: ''Software Sprint'' <br />
*The Projektträger team will answer your question regarding the application during the application consultation hour. '''''Important: Due to time constraints, you will not have the opportunity to complete the application in full during the appointment. Therefore, prepare everything as far as possible using the instructions.'''''<br />
*You will need the three summaries for the application.<br />
*The application can be digitally verified via TAN procedure ([[DLR FAQ#Antragseinreichung via easy-online|Instructions]]) or, otherwise, it must be signed by hand and submitted by mail.<br />
<br />
=== Attachments to the Application:=== <br />
<br />
*A '''project description''' ("Vorhabenbeschreibung"; see [[Antragsstellung#Project description (Vorhabenbeschreibung)|SAMPLE OUTLINE]]) must be attached to each application. Use your submission texts. If you have received conditions for funding from the jury, please redact the text, explicitly address the feedback and explain how you will, for example, incorporate it into your work plan. It must be clear how you have addressed or plan to consider the conditions.<br />
*Signed declaration for the grant of a "'''De-minimis-Beihilfe'''" ([https://cloud.okfn.de/s/iTwb4xtz46c8jmi FORM]) (for teams, <u>one declaration for the GbR</u>, signed by the managing director)<br />
* '''Tax number''' for self-employment (see below, for teams, tax number for the GbR) or copy of the registration/confirmation from the tax office<br />
*Consent to the acceptance of the advisory board's decision for '''Second Stage applications''' for individual applicants or for GbRs [[Antragsstellung#Agreement to accept the advisory board's decision in the case of second-stage applications (Einwilligung zur Akzeptanz der Entscheidung bei Second-Stage-Bewerbungen)|TEMPLATE]])<br />
**'''Will you be employed part-time during the funding period?''' Then you need permission from your employer for your secondary employment (a short written and signed statement from the employer is sufficient).<br />
**'''Do you want to claim a higher hourly rate?''' A standard hourly rate of €50.00 is recognized for the funding. If you want to apply for a higher hourly rate, you must substantiate the rate with an invoice relevant to your field.<br />
*'''Proof of creditworthiness''' <br />
**Signed declaration for the '''own contribution''' (5% of the total funding amount at 95% funding rate; [[Antragsstellung#Declaration of the applicants regarding their own contribution (Erklärung der Antragsteller zum Eigenanteil)|TEMPLATE]]) (for teams, <u>one declaration for the GbR</u>, signed by the managing director and if necessary bank account holder (in case director is not bank statement provider))<br />
** Signed declaration regarding the '''exclusion of private insolvency''' ([[Antragsstellung#Declaration regarding the exclusion of personal bankruptcy (Erklärung zum Ausschluss der Privatinsolvenz)|TEMPLATE]]) (for teams, <u>one declaration per GbR team member</u>)<br />
**Copy of a '''bank statement''' with a positive balance equal to the own contribution (for teams, this amount can be divided among several bank accounts). Only date, name, bank details visible; black out everything else.<br />
*'''Additionally for teams'''<br />
**Declaration of the GbR with the appointment of one member as '''managing director''' ([[Antragsstellung#Declaration by applicants in the case of small teams (Erklärung der Antragsteller im Fall kleiner Teams)|TEMPLATE]])<br />
** Account details of the '''GbR bank account''' (this must be an account in the name of the GbR)<br />
**'''Tax number of the GbR''' or a copy of the receipt of your application by the tax office<br />
**'''Postal adresses''' of all GbR members<br />
**'''credit report (SCHUFA)''' of all GbR members from a total funding amount of over €90,000<br />
<br />
===Important Notes ===<br />
<br />
*The documents can be submitted a few days later via e-mail if they are not available by the time of the application consultation hour. However, '''we recommend starting as early as possible - some documents require lead time!'''<br />
*All documents requiring a signature must be signed by hand! Digital or pasted-in signatures will not be accepted and unnecessarily extend the application process.<br />
*[[FAQ Projektträger|More Notes by the Projektträger]]<br />
<br />
==Tipps and tricks ==<br />
<br />
===Taxation=== <br />
<br />
*'''Income Tax:''' We cannot make a legally binding statement on whether you, as a self-employed person/freelancer, have to pay income tax on the funding money. This depends on your individual situation, other incomes etc. ''You should consult your tax office or tax advisor and your health insurance company!''<br />
*'''Sales Tax:''' Grants are generally not subject to VAT due to the lack of an exchange of services. This means that no VAT is payable or to be remitted upon the disbursement of the funding.<br />
*'''Getting a sales tax exemption at the tax office:'''<br />
<br />
We recommend using the following documents/argumentation to get a tax exemption:<br />
<br />
*Hand in the entire funding notification (“[[Zuwendungsbescheid]]”) and the attached „De-minimis-Bescheinigung".<br />
<br />
*Use this wording at the tax office: „Zuwendungen unterliegen in der Regel mangels Leistungsaustausches nicht der Umsatzsteuer (Schreiben des BMF vom 26. August 1999 - IV D 1 - S 7200 - 92/99 - BStBl. 1999 Teil I S. 828).“<br />
<br />
===GbR bank account (for teams)===<br />
<br />
*Please note that the managing director must also sign bank forms, etc. So, it is advisable to open the GbR account at a bank near your place of residence.<br />
*Make sure that the name of the account holder matches the GbR name.<br />
*Experience with [[Banken|banks]]<br />
<br />
==Templates==<br />
===Project description (Vorhabenbeschreibung)===<br />
'''''Only to be submitted in English if you are not sufficient in German!'''''<br />
'''{Akronym / Projekttitel}'''<br />
<br />
'''Project description with utilization plan'''<br />
<br />
1.) Short project description<br />
<br />
2.) What problem/social challenge do you want to address with the project? What is your motivation?<br />
<br />
3.) How will the project solve this problem? How do you plan to implement the project technically? What similar approaches already exist and what will your project do differently or better?<br />
<br />
4.) Who is the target group and how will they benefit from the project? How do you plan to reach them?<br />
<br />
5.) Have you already worked on the idea? If so, briefly describe the current status and explain the planned innovations. <br />
<br />
6.) What software projects have you worked on so far?<br />
<br />
7.) How many working hours do you estimate you will need to realize your project idea during the six-month funding period?<br />
<br />
8.) Briefly outline the most important milestones to be reached during the funding period.<br />
<br />
9.) Are you applying for the four-month second-stage funding after the six-month regular funding has expired?<br />
<br />
If applicable 10.) If you would like to apply for an extension: What does your project need to get out of the prototype stage and how do you want to set up your project in a sustainable way during the four months?<br />
<br />
If applicable 11.) How many working hours do you estimate you will need to further implement your project idea during the four-month extension?<br />
<br />
If applicable 12.) If you would like to apply for an extension: Please briefly outline the most important milestones that are to be reached during the four-month extension.<br />
<br />
If applicable 13.) What conditions has the project been granted funding under and how are they being complied with? <br />
<br />
===Declaration of the applicants regarding their own contribution (Erklärung der Antragsteller zum Eigenanteil)===<br />
[[Antragsstellung#Erklärung zum Eigenanteil|To be submitted in German, you can find the template here]])<br />
<br />
The declaration of the applicants regarding their own contribution informs you that your project can be partially financed up to 95% with a personal contribution of at least 5%. This is due to the payment in retrospect since the grant is paid out at the beginning of each calendar quarter, pro rata for the project-related costs incurred in the previous quarter.<br />
To prove that you can provide the required personal contribution you have to provide a bank reference for the account specified in the application and have to confirm in this form that you will contribute 5% of your own labor to your project via equity and/or other regular income.<br />
<br />
===Declaration regarding the exclusion of personal bankruptcy (Erklärung zum Ausschluss der Privatinsolvenz)===<br />
[[Antragsstellung#Erklärung zum Ausschluss der Privatinsolvenz|To be submitted in German, you can find the template here]]<br />
<br />
This form asks you to declare in lieu of an oath that you are not subject to personal bankruptcy proceedings.<br />
<br />
===Declaration by applicants in the case of small teams (Erklärung der Antragsteller im Fall kleiner Teams)===<br />
[[Antragsstellung#Gründung einer GbR|To be submitted in German, you can find the template here]]<br />
<br />
This form asks you to declare that your team members will form a civil-law partnership (GbR) with the purpose to carry out your project. This means that all of the personen named here have joint rights and obligations within the project. You will have to name one shareholder of the GbR to be the managing director with sole signing authority.<br />
<br />
===Agreement to accept the decision in the case of second-stage applications (Einwilligung zur Akzeptanz der Entscheidung bei Second-Stage-Bewerbungen)===<br />
[[Antragsstellung#Einwilligung zur Akzeptanz der Entscheidung bei Second-Stage-Bewerbungen|To be submitted in German, you can find the template here]] <br />
<br />
Depending on whether you are applying alone or as part of a team, you have to fill the corresponding form to declare that you will follow the jury's decision on the second-stage funding of my project. You will explicitly agree to a reduction in the amount of funding available and a shortening of the funding period to six months in the case of a rejection of your second-stage pitch.</div>Nicole Häuslerhttps://wiki.prototypefund.de/index.php?title=Antragstellung&diff=48312Antragstellung2026-02-02T10:15:26Z<p>Nicole Häusler: englisch version</p>
<hr />
<div><mark>'''!! Diese Seite ist aktuell in Bearbeitung !! Die Informationen sind teilweise nicht aktuell !!'''<mark><br />
<br />
''(English version below)''<br />
<br />
Hier findet ihr alle relevanten Informationen und Mustervorlagen für die '''Antragstellung beim Prototype Fund'''.<br />
<br />
Jeweils Mitte März findet eine Antrags-Sprechstunde online statt und bietet die Möglichkeit, gemeinsam Details zu besprechen und den Antrag gegebenenfalls gleich einzureichen.<br />
<br />
== Vorbereitung==<br />
[[File:AZK V0708.png|thumb|195x195px|Screenhot easy-online Eingabemaske V05-V09]]<br />
Um die Antrags-Sprechstunde optimal vorzubereiten, empfehlen wir:<br />
<br />
*im Vorfeld alle wichtigen '''Unterlagen zusammenzustellen''', die ihr für den Antrag benötigt (siehe [[Antragsstellung#Dokumenten-Checkliste|die Dokumenten-Checkliste]]).<br />
*'''3 kurze Zusammenfassungen''' für den Antrag vorzubereiten. Nutzt eure Bewerbungstexte als Grundlage (Achtung: Beschränkung auf max. 2000 Zeichen pro Kategorie), formuliert aber euer Vorhaben möglichst <u>allgemein verständlich</u> und verwendet <u>keine ich/wir-Formulierungen</u>.<br />
** Zusammenfassung ''Vorhabenbeschreibung'': Was ist das Ziel des Vorhabens?<br />
**Zusammenfassung ''Arbeitsplan'': Was ist der Arbeits-/Meilensteinplan?<br />
**Zusammenfassung ''Ergebnisverwertung'': Was ist die Zielgruppe und wie kann diese erreicht werden?<br />
Für die Einreichung des Antrags braucht ihr sowohl die drei Zusammenfassungen ([https://wiki.prototypefund.de/index.php?title=File:AZK_V0708.png Antrag Eingabefelder V07-08]) als auch eure vollständige Vorhabenbeschreibung gemäß der [[Antragsstellung#Vorhabenbeschreibung|Mustergliederung]] als Anlage.<br />
<br />
Ihr müsst mit den Vorbereitungen für den Antrag vor der Sprechstunde noch nicht ganz fertig sein. Wir empfehlen jedoch, dass ihr frühzeitig mit den Vorbereitungen beginnt, da einige Prozesse Zeit in Anspruch nehmen können (GbR, Bankkonto, usw.). Ihr solltet euch vor der Sprechstunde mit den Abläufen vertraut machen, da ihr sonst die Gelegenheit nicht nutzen könnt, eure Fragen zu stellen. '''''Wichtig: Die Antrags-Sprechstunde dient nicht zum linearen Durchgehen eurer Vorbereitung, sondern nur als zusätzliche Hilfestellung bei noch offenen Fragen.'''''<br />
<br />
==Antrags-Sprechstunde==<br />
'''Wann''': Donnerstag, 20. März 2025, von 10:00 Uhr bis 12:00 Uhr<br />
<br />
'''Wo''': https://meet.prototypefund.de/user/mar-dsj-bid-2ye (Passwort erhaltet ihr via Mail)<br />
<br />
'''Wer''': Eingeladen sind alle Projekte, die für den Jahrgang 01 des Prototype Fund in 2025 ausgewählt und entsprechend benachrichtigt wurden <br />
<br />
'''Moderation''': Das Team des Projektträgers gemeinsam mit dem Prototype-Fund-Betreuungsteam der Open Knowledge Foundation. [[Der Prototype Fund|Erfahrt, wie das BMFTR, der Projektträger und die OKF zusammenarbeiten, um eure Projekte zu unterstützen.]]<br />
<br />
'''Was ihr braucht''': <br />
<br />
*Laptop<br />
*Unterlagen aus der Checkliste, die schon vorhanden sind<br />
*Fragen, die sich bisher ergeben haben<br />
<br />
'''Kontakt für Fragen''': Enyong Küsgen & Marie-Lena Wiese (projektbetreuung@prototypefund.de)<br />
<br />
'''Deadline für den Antrag:''' 7. April 2025<br />
<br />
==Dokumenten-Checkliste==<br />
<br />
=== Antrag===<br />
Der Förderantrag muss via [https://foerderportal.bund.de/easyonline/ easy-online] erstellt werden. Ihr könnt diesen Direktlink [https://foerderportal.bund.de/easyonline/formularbearbeitung.jsf] nutzen oder geht wie folgt vor: <br />
https://foerderportal.bund.de/easyonline/<br />
<br />
1. Ministerium/Bundesbehörde: ''Bundesministerium für Forschung, Technologie und Raumfahrt''<br />
<br />
2. Fördermaßnahme: ''Stärkung und Qualifizierung der Fachkräftebasis im Bereich Informatik''<br />
<br />
3. Förderbereich: ''Software-Sprint'' <br />
*Bei der Antrags-Sprechstunde beantwortet das Team vom Projektträger eure Fragen zur Antragsstellung. '''''Wichtig: Auf Grund der zeitlichen Ressourcen habt ihr nicht die Möglichkeit, den Antrag komplett während des Termins auszufüllen. Bereitet daher an Hand der Anleitung alles so weit möglich vor.'''''<br />
*Für den Antrag benötigt ihr auch die 3 Zusammenfassungen.<br />
*Der Antrag kann digital per TAN-Verfahren verifiziert werden ([https://wiki.prototypefund.de/index.php?title=DLR_FAQ#Antragseinreichung_via_easy-online Hinweise]), ansonsten muss er handschriftlich unterschrieben und postalisch eingereicht werden.<br />
<br />
===Anlagen zum Antrag===<br />
<br />
*Zu jedem Antrag muss eine '''Vorhabenbeschreibung''' [[Antragsstellung#Vorhabenbeschreibung|(MUSTERGLIEDERUNG)]] als Anlage beigefügt werden. Nutzt Eure Einreichungstexte. Falls ihr von der Jury Auflagen zur Förderung erhalten habt, geht bitte ausdrücklich auf das Feedback ein und erklärt, wie ihr es beispielsweise in euren Arbeitsplan aufnehmen werdet. Es muss deutlich werden, wie ihr auf die Auflagen eingegangen seid oder plant, diese zu berücksichtigen.<br />
<br />
*Unterzeichnete Erklärung zum Antrag auf Gewährung einer '''De-minimis-Beihilfe''' [https://cloud.okfn.de/s/iTwb4xtz46c8jmi (FORMULAR)] (bei Teams <u>eine Erklärung für die GbR</u>, unterzeichnet durch Geschäftsführer*in)<br />
*'''Steuernummer''' für selbständige Tätigkeit (s.u., bei Teams Steuernummer für die GbR) bzw. Kopie der Anmeldung/Eingangsbestätigung beim Finanzamt<br />
*Einwilligung zur Akzeptanz der Entscheidung bei '''Second-Stage-Bewerbungen''' für Einzelantragsstellende bzw. für GbRs [[Antragsstellung#Einwilligung zur Akzeptanz der Entscheidung bei Second-Stage-Bewerbungen|(VORLAGE)]]<br />
*'''Ihr seid während des Förderzeitraums angestellt?''' Dann braucht ihr eine Genehmigung eures Arbeitgebers für eure Nebentätigkeit (es genügt ein unterschriebener Zweizeiler vom Arbeitgeber).<br />
*'''Ihr möchtet einen höheren Stundensatz ansetzen?''' Für die Förderung wird pauschal ein Stundensatz von 50,00 € anerkannt. Falls ihr einen höheren Stundensatz beantragen wollt, müsst ihr diesen durch eine von euch gestellte, fachlich relevante <u>Rechnung</u> belegen.<br />
*'''Nachweise zur Bonität:''' <br />
**Unterzeichnete Erklärung zum Ausschluss einer Privatinsolvenz [[Antragsstellung#Erklärung zum Ausschluss der Privatinsolvenz|(VORLAGE)]] (bei Teams <u>jeweils eine Erklärung pro GbR-Teammitglied</u>)<br />
**Unterzeichnete Erklärung zum Eigenanteil (5% der Gesamtförderung bei 95% der Förderquote; [[Antragsstellung#Erklärung zum Eigenanteil|VORLAGE]]) (bei Teams <u>eine Erklärung für die GbR</u>; unterzeichnet durch Geschäftsführer*in und ggf. Kontoinhaber*in (wenn nicht GF oder mehrere GbR-Mitglieder den Kontoauszugnachweis erbringen))<br />
**Kopie des '''aktuellen Kontoauszugs''' mit positivem Saldo in Höhe des Eigenanteils (bei Teams kann dieser Betrag auf mehrere Bankkonten aufgeteilt werden). Nur Datum, Name, Bankverbindung sichtbar; alles andere schwärzen.<br />
*'''Zusätzlich für Teams:'''<br />
**GbR-Erklärung mit Bestimmung eines*r Gesellschafter*in als '''Geschäftsführer*in''' [[Antragsstellung#Gründung einer GbR|(VORLAGE)]]<br />
**'''Kontodaten des GbR-Kontos''' (dies muss ein Konto auf den Namen der GbR sein)<br />
** '''Steuernummer für die GbR''' bzw. Kopie der Anmeldung/Eingangsbestätigung beim Finanzamt<br />
**die '''Postadressen''' aller GbR-Mitglieder<br />
**'''SCHUFA-Auskunft''' aller GbR-Mitglieder ab einer Gesamtfördersumme über 90.000 €.<br />
<br />
===Wichtige Hinweise===<br />
<br />
*Die Unterlagen können auch noch ein paar Tage später per E-Mail nachgereicht werden, wenn sie zur Antrags-Sprechstunde noch nicht vorliegen. '''Wir empfehlen jedoch, so früh wie möglich anzufangen – einige Dokumente brauchen Vorlauf!'''<br />
*Alle Unterlagen, die einer Unterschrift bedürfen, müssen handschriftlich und in echt unterzeichnet werden! Digitale oder in die Formulare hineinkopierte Signaturen werden nicht akzeptiert und verlängern den Antragsprozess unnötig.<br />
*[[FAQ Projektträger|Weitere Hinweise Projektträgers]].<br />
<br />
==Tipps und Anmerkungen==<br />
<br />
===Versteuerung === <br />
<br />
*'''Einkommensteuer''': Ob ihr als Selbständige die Zuwendung als Einkommen versteuern und Sozialabgaben leisten müsst, sofern ihr über die jeweiligen Freibeträge kommt – dazu können wir keine rechtsverbindliche Aussage treffen. ''Holt euch hierzu unbedingt Rat bei eurem Finanzamt oder Steuerberater*in und bei eurer Krankenkasse!''<br />
*'''Umsatzsteuer:''' Zuwendungen unterliegen in der Regel mangels Leistungsaustausches nicht der Umsatzsteuer. Das bedeutet, dass bei der Auszahlung der Förderung keine Umsatzsteuer anfällt bzw. abzuführen ist.<br />
*'''Umsatzsteuerbefreiung beim Finanzamt:''' Als Unterlagen bzw. Argumentation empfehlen wir:<br />
**den gesamten [[Zuwendungsbescheid]] und die „De-minimis“-Bescheinigung (Anlage zum Zuwendungsbescheid)<br />
**„Zuwendungen unterliegen in der Regel mangels Leistungsaustausches nicht der Umsatzsteuer (Schreiben des BMF vom 26. August 1999 - IV D 1 - S 7200 - 92/99 - BStBl. 1999 Teil I S. 828).“<br />
*Mehr '''Infos zum Thema Steuern''' findet ihr [[Steuern|hier im Wiki]].<br />
<br />
===GbR-Konto=== <br />
<br />
*Bitte beachtet, dass der/die Geschäftsführer*in auch Bankformulare etc. unterzeichnen muss, es ist also sinnvoll, das GbR-Konto bei einer Bank am Wohnort zu eröffnen.<br />
*Achtet darauf, dass der Name des*der Kontoinhaber*in mit dem GbR-Namen übereinstimmt.<br />
<br />
*[[Banken|Erfahrungswerte mit verschiedenen Banken für ein GbR-Konto]]<br />
<br />
==Mustervorlagen==<br />
===Vorhabenbeschreibung===<br />
'''{Akronym / Projekttitel}'''<br />
<br />
'''Vorhabenbeschreibung mit Verwertungsplan'''<br />
<br />
1.) Kurze Projektbeschreibung<br />
<br />
2.) Welches Problem/ welche gesellschaftliche Herausforderung wollt ihr mit dem Projekt angehen? Was ist eure Motivation?<br />
<br />
3.) Wie wird das Projekt dieses Problem lösen? Wie wollt ihr das Projekt technisch umsetzen? Welche ähnlichen Ansätze gibt es schon und was wird euer Projekt anders bzw. besser machen?<br />
<br />
4.) Wer ist die Zielgruppe und wie profitiert sie vom Projekt? Wie soll euer Projekt sie erreichen?<br />
<br />
5.) Habt ihr schon an der Idee gearbeitet? Wenn ja, beschreibt kurz den akutelllen Stand und erklärt die geplanten Neuerungen. <br />
<br />
6.) An welchen Software-Projekten habt ihr bisher gearbeitet?<br />
<br />
7.) Wie viele Arbeitsstunden werdet ihr in den 6 Monaten Förderzeitraum vermutlich für die Umsetzung der Projektidee benötigen?<br />
<br />
8.) Skizziert kurz die wichtigsten Meilensteine, die im Förderzeitraum umgesetzt werden sollen.<br />
<br />
9.) Beantragt ihr die viermonatige Second-Stage-Förderung nach Ablauf der sechsmonatigen regulären Förderung?<br />
<br />
ggf. 10.) Wenn ihr eine viermonatige Second-Stage-Förderung beantragen möchtet: Was braucht euer Projekt, um aus dem Prototypen-Stadium herauszukommen und wie wollt ihr euer Projekt in den vier Monaten nachhaltig aufbauen?<br />
<br />
ggf. 11.) Wie viele Arbeitsstunden werdet ihr in der viermonatige Second-Stage-Förderung vermutlich für die weitere Umsetzung der Projektidee benötigen?<br />
<br />
ggf. 12.) Wenn ihr eine viermonatige Second-Stage-Förderung beantragen möchtet: Skizziert kurz die wichtigsten Meilensteine, die in der viermonatigen Verlängerung umgesetzt werden sollen.<br />
<br />
ggf. 13.) Welche Auflagen hat das Projekt für die Förderung bekommen und wie werden sie erfüllt? <br />
<br />
===Erklärung zum Eigenanteil===<br />
'''Software Sprint'''<br />
<br />
'''Erklärung der Antragsteller zum Eigenanteil'''<br />
<br />
Laut Bekanntmachung können zuwendungsfähige projektbezogene Personal- und Gemeinkosten für mein bzw. unser Projekt in einer Höhe von bis zu 95% anteilfinanziert werden, was einer maximalen Höhe der Fördermittel (Zuwendung) von [47.500|95.000|79.170|158.340] € entspricht. Der konkrete Zuwendungsbetrag ergibt sich aus der Vorkalkulation des Antrags. Die Auszahlung der Zuwendung erfolgt jeweils zu Beginn eines Kalenderquartals anteilig für die projektbezogenen Kosten, die im abgelaufenen Quartal entstanden sind. Aufgrund dieser nachschüssigen Auszahlung muss zunächst in Vorleistung gegangen werden.<br />
<br />
Hinsichtlich der von mir bzw. uns aufzubringenden Eigenmittel von mindestens 5% der Vorkalkulation wird eine vereinfachte Bonitätsprüfung vorgenommen. Dazu wird eine Bankauskunft über das im Projektantrag angegebene Konto vorgelegt. Den erforderlichen Eigenanteil kann ich bzw. können wir aufbringen über<br />
<br />
<br />
□ Eigenkapital<br />
□ weitere laufende Einkünfte (bitte Belege beifügen).<br />
<br />
<br />
Hiermit wird bestätigt, dass ich bzw. wir während der gesamten Projektlaufzeit Eigenleistungen in Höhe von 5% in mein bzw. unser Projekt {PROJEKTNAME} einbringen werden.<br />
<br />
<code>____________ ________________</code> <br />
<code>Ort, Datum Unterschrift</code><br />
<br />
===Erklärung zum Ausschluss der Privatinsolvenz ===<br />
'''Erklärung zum Ausschluss einer Privatinsolvenz'''<br />
<br />
<br />
Ich, {VORNAME NAME}, geboren am {DATUM} in {ORT}, erkläre hiermit eidesstattlich, dass ich mich nicht in einer Privatinsolvenz befinde.<br />
<br />
<code>____________ ________________</code> <br />
<code>Ort, Datum Unterschrift</code><br />
<br />
===Gründung einer GbR===<br />
'''Gründung der [Name] GbR'''<br />
<br />
'''Erklärung der Antragsteller im Fall kleiner Teams'''<br />
<br />
<br />
Hiermit erklären wir, dass die Personen<br />
<br />
<br />
[Person 1: Vorname, Name, Str., Nr., PLZ, Ort]<br />
<br />
[Person 2: Vorname, Name, Str., Nr., PLZ, Ort]<br />
<br />
[ggfs. weitere]<br />
<br />
<br />
eine Gesellschaft bürgerlichen Rechts (GbR) nach BGB §705ff. bilden. Der gemeinsame Zweck des Zusammenschlusses besteht in der Durchführung des Projektes [Projektname] innerhalb der BMFTR-Fördermaßnahme „Software Sprint“. Antragsteller bzw. Zuwendungsempfänger ist die [Name] GbR.<br />
<br />
Die o. g. Personen treten daher im Rahmen des „Software Sprint“-Projekts mit gemeinsamen Rechten und Pflichten auf. Insbesondere erbringen sie gemeinschaftlich die laut Antrag bzw. Vorhabenbeschreibung vereinbarten Beiträge (Programmierleistungen usw.) im Projekt [Projektname]. Weiterhin sind sie gemeinschaftlich für die Projektsteuerung, für die Verwendung der Zuwendung, für das Aufbringen des Eigenanteils sowie für die Nachweispflichten gegenüber dem BMFTR/PT verantwortlich.<br />
<br />
Die o. g. Personen erklären den/die Gesellschafter/in [Vor- und Nachname] zum allein unterschriftsberechtigten Geschäftsführer.<br />
<br />
Im Fall der Auflösung der GbR bzw. des Ausscheidens eines Gesellschafters während der Projektlaufzeit ist dem Projektträger unverzüglich Mitteilung zu machen.<br />
<br />
<code>____________ ______________________________</code> <br />
<code>Ort, Datum [Name Person 1] / Unterschrift</code><br />
<br />
<code>____________ ______________________________</code> <br />
<code>Ort, Datum [Name Person 2] / Unterschrift</code><br />
<br />
<ggf. weitere><br />
<br />
===Einwilligung zur Akzeptanz der Entscheidung bei Second-Stage-Bewerbungen===<br />
<br />
====Einzelantragsstellende====<br />
Ich, {VORNAME NAME}, erkläre hiermit, dass ich im Rahmen der Fördermaßnahme Software-Sprint der Juryentscheidung über die Second-Stage-Förderung meines Projektes {Projektname} folgen werde und entsprechend einer Kürzung ggfs. gesperrter Fördermittel und der Laufzeitverkürzung auf 6 Monate hiermit explizit zustimme.<br />
<br />
<code>____________ ________________</code> <br />
<code>Ort, Datum Unterschrift</code><br />
<br />
====GbR====<br />
Ich, {VORNAME NAME}, erkläre hiermit als Geschäftsführung der {Name GbR}, dass wir als Team im Rahmen der Fördermaßnahme Software-Sprint der Juryentscheidung über die Second-Stage-Förderung unseres Projektes {Projektname} folgen werden und ich entsprechend einer Kürzung ggfs. gesperrter Fördermittel und der Laufzeitverkürzung auf 6 Monate hiermit explizit zustimme.<br />
<br />
<code>____________ ________________</code> <br />
<code>Ort, Datum Unterschrift</code><br />
<br />
= In English=<br />
<mark>'''!! This page is currently under construction !! The information provided is not up to date !!'''<mark><br />
<br />
Here you will find all relevant information and template documents for the '''application process for the Prototype Fund'''.<br />
<br />
An application consultation hour takes place online in mid-March, providing an opportunity to discuss the details together and, if applicable, submit the application immediately.<br />
<br />
==Preparation==<br />
To prepare optimally for the application consultation hour, we recommend:<br />
<br />
*Gather all '''important documents''' needed for the application in advance (see [[Antragsstellung#Document Checklist| the document checklist]).<br />
*Prepare '''three short summaries''' for the application '''in German'''. Use your application texts as a basis (Caution: Limitation to a maximum of 2000 characters per category), formulate your project in a generally understandable manner, and avoid using first-person pronouns.<br />
**Project Description: What is the goal of the project?<br />
** Work Plan: What is the work/milestone plan?<br />
**Result Utilization: Who is the target audience, and how can they be reached?<br />
To submit the application, you will need both the three summaries ([https://wiki.prototypefund.de/index.php?title=File:AZK_V0708.png application fields V07-08]) and your complete project description in accordance to the [[Antragsstellung#Project description|sample outline]] as an attachment.<br />
<br />
You do not have to be completely finished with the preparations for the application before the consultation hour. However, we recommend that you start preparing early, as some processes can take time (GbR, bank account, etc.). You should familiarize yourself with the procedures before the consultation hour, otherwise you will not be able to use the opportunity to ask your questions. '''''Important: The application consultation houris not intended to go through your prepared application line by line, but only to provide additional assistance if you still have questions.'''''<br />
<br />
==Application Consultation Hour==<br />
'''When''': Thursday, March 20th, 2025, from 10 am to 12 noon<br />
<br />
'''Where''': https://meet.prototypefund.de/user/mar-dsj-bid-2ye (We emailed you the password.)<br />
<br />
'''Who''': All projects selected for class 01 of Prototype Fund in 2025 that were notified accordingly. <br />
<br />
'''Moderation''': The team from the Projektträger (Project Management Agency) together with the Prototype Fund support team from the Open Knowledge Foundation. Learn [[Der Prototype Fund|Learn how the BMFTR, the Projektträger and the OKF work together to support your projects.]]<br />
<br />
'''''Important''': '''The application consultation hour will be held in German. We will do our best to accommodate English speakers, but be won’t be able to provide live translation''''''''!'''<br />
<br />
'''What you need''': <br />
<br />
*Your laptop<br />
* documents from the checklist that you have already available<br />
*questions that have arisen so far<br />
<br />
'''Contact for questions''': Enyong Küsgen & Marie-Lena Wiese (projektbetreuung@prototypefund.de)<br />
<br />
'''Deadline for the application:''' April 7th, 2025<br />
==Document Checklist==<br />
'''''Please note: All forms need to be handed in in German! The exception being the project description (Vorhabenbeschreibung) only in the case that you are not sufficient in German''.''' You will find [[Antragsstellung#Templates|the English sample outline for the project description]] as well as a brief explanation of each of the other forms below.<br />
<br />
===Application form===<br />
The funding application must be created via [https://foerderportal.bund.de/easyonline/ easy-online]. You can either use this direct link or follow these steps:<br />
https://foerderportal.bund.de/easyonline/<br />
<br />
1. Ministerium/Bundesbehörde: ''Bundesministerium für Forschung, Technologie und Raumfahrt''<br />
<br />
2. Fördermaßnahme: ''Stärkung und Qualifizierung der Fachkräftebasis im Bereich Informatik''<br />
<br />
3. Förderbereich: ''Software Sprint'' <br />
*The Projektträger team will answer your question regarding the application during the application consultation hour. '''''Important: Due to time constraints, you will not have the opportunity to complete the application in full during the appointment. Therefore, prepare everything as far as possible using the instructions.'''''<br />
*You will need the three summaries for the application.<br />
*The application can be digitally verified via TAN procedure ([[DLR FAQ#Antragseinreichung via easy-online|Instructions]]) or, otherwise, it must be signed by hand and submitted by mail.<br />
<br />
=== Attachments to the Application:=== <br />
<br />
*A '''project description''' ("Vorhabenbeschreibung"; see [[Antragsstellung#Project description (Vorhabenbeschreibung)|SAMPLE OUTLINE]]) must be attached to each application. Use your submission texts. If you have received conditions for funding from the jury, please redact the text, explicitly address the feedback and explain how you will, for example, incorporate it into your work plan. It must be clear how you have addressed or plan to consider the conditions.<br />
*Signed declaration for the grant of a "'''De-minimis-Beihilfe'''" ([https://cloud.okfn.de/s/iTwb4xtz46c8jmi FORM]) (for teams, <u>one declaration for the GbR</u>, signed by the managing director)<br />
* '''Tax number''' for self-employment (see below, for teams, tax number for the GbR) or copy of the registration/confirmation from the tax office<br />
*Consent to the acceptance of the advisory board's decision for '''Second Stage applications''' for individual applicants or for GbRs [[Antragsstellung#Agreement to accept the advisory board's decision in the case of second-stage applications (Einwilligung zur Akzeptanz der Entscheidung bei Second-Stage-Bewerbungen)|TEMPLATE]])<br />
**'''Will you be employed part-time during the funding period?''' Then you need permission from your employer for your secondary employment (a short written and signed statement from the employer is sufficient).<br />
**'''Do you want to claim a higher hourly rate?''' A standard hourly rate of €50.00 is recognized for the funding. If you want to apply for a higher hourly rate, you must substantiate the rate with an invoice relevant to your field.<br />
*'''Proof of creditworthiness''' <br />
**Signed declaration for the '''own contribution''' (5% of the total funding amount at 95% funding rate; [[Antragsstellung#Declaration of the applicants regarding their own contribution (Erklärung der Antragsteller zum Eigenanteil)|TEMPLATE]]) (for teams, <u>one declaration for the GbR</u>, signed by the managing director and if necessary bank account holder (in case director is not bank statement provider))<br />
** Signed declaration regarding the '''exclusion of private insolvency''' ([[Antragsstellung#Declaration regarding the exclusion of personal bankruptcy (Erklärung zum Ausschluss der Privatinsolvenz)|TEMPLATE]]) (for teams, <u>one declaration per GbR team member</u>)<br />
**Copy of a '''bank statement''' with a positive balance equal to the own contribution (for teams, this amount can be divided among several bank accounts). Only date, name, bank details visible; black out everything else.<br />
*'''Additionally for teams'''<br />
**Declaration of the GbR with the appointment of one member as '''managing director''' ([[Antragsstellung#Declaration by applicants in the case of small teams (Erklärung der Antragsteller im Fall kleiner Teams)|TEMPLATE]])<br />
** Account details of the '''GbR bank account''' (this must be an account in the name of the GbR)<br />
**'''Tax number of the GbR''' or a copy of the receipt of your application by the tax office<br />
**'''Postal adresses''' of all GbR members<br />
**'''credit report (SCHUFA)''' of all GbR members from a total funding amount of over €90,000<br />
<br />
===Important Notes ===<br />
<br />
*The documents can be submitted a few days later via e-mail if they are not available by the time of the application consultation hour. However, '''we recommend starting as early as possible - some documents require lead time!'''<br />
*All documents requiring a signature must be signed by hand! Digital or pasted-in signatures will not be accepted and unnecessarily extend the application process.<br />
*[[FAQ Projektträger|More Notes by the Projektträger]]<br />
<br />
==Tipps and tricks ==<br />
<br />
===Taxation=== <br />
<br />
*'''Income Tax:''' We cannot make a legally binding statement on whether you, as a self-employed person/freelancer, have to pay income tax on the funding money. This depends on your individual situation, other incomes etc. ''You should consult your tax office or tax advisor and your health insurance company!''<br />
*'''Sales Tax:''' Grants are generally not subject to VAT due to the lack of an exchange of services. This means that no VAT is payable or to be remitted upon the disbursement of the funding.<br />
*'''Getting a sales tax exemption at the tax office:'''<br />
<br />
We recommend using the following documents/argumentation to get a tax exemption:<br />
<br />
*Hand in the entire funding notification (“[[Zuwendungsbescheid]]”) and the attached „De-minimis-Bescheinigung".<br />
<br />
*Use this wording at the tax office: „Zuwendungen unterliegen in der Regel mangels Leistungsaustausches nicht der Umsatzsteuer (Schreiben des BMF vom 26. August 1999 - IV D 1 - S 7200 - 92/99 - BStBl. 1999 Teil I S. 828).“<br />
<br />
===GbR bank account (for teams)===<br />
<br />
*Please note that the managing director must also sign bank forms, etc. So, it is advisable to open the GbR account at a bank near your place of residence.<br />
*Make sure that the name of the account holder matches the GbR name.<br />
*Experience with [[Banken|banks]]<br />
<br />
==Templates==<br />
===Project description (Vorhabenbeschreibung)===<br />
'''''Only to be submitted in English if you are not sufficient in German!'''''<br />
'''{Akronym / Projekttitel}'''<br />
<br />
'''Project description with utilization plan'''<br />
<br />
1.) Short project description<br />
<br />
2.) What problem/social challenge do you want to address with the project? What is your motivation?<br />
<br />
3.) How will the project solve this problem? How do you plan to implement the project technically? What similar approaches already exist and what will your project do differently or better?<br />
<br />
4.) Who is the target group and how will they benefit from the project? How do you plan to reach them?<br />
<br />
5.) Have you already worked on the idea? If so, briefly describe the current status and explain the planned innovations. <br />
<br />
6.) What software projects have you worked on so far?<br />
<br />
7.) How many working hours do you estimate you will need to realize your project idea during the six-month funding period?<br />
<br />
8.) Briefly outline the most important milestones to be reached during the funding period.<br />
<br />
9.) Are you applying for the four-month second-stage funding after the six-month regular funding has expired?<br />
<br />
If applicable 10.) If you would like to apply for an extension: What does your project need to get out of the prototype stage and how do you want to set up your project in a sustainable way during the four months?<br />
<br />
If applicable 11.) How many working hours do you estimate you will need to further implement your project idea during the four-month extension?<br />
<br />
If applicable 12.) If you would like to apply for an extension: Please briefly outline the most important milestones that are to be reached during the four-month extension.<br />
<br />
If applicable 13.) What conditions has the project been granted funding under and how are they being complied with? <br />
<br />
===Declaration of the applicants regarding their own contribution (Erklärung der Antragsteller zum Eigenanteil)===<br />
[[Antragsstellung#Erklärung zum Eigenanteil|To be submitted in German, you can find the template here]])<br />
<br />
The declaration of the applicants regarding their own contribution informs you that your project can be partially financed up to 95% with a personal contribution of at least 5%. This is due to the payment in retrospect since the grant is paid out at the beginning of each calendar quarter, pro rata for the project-related costs incurred in the previous quarter.<br />
To prove that you can provide the required personal contribution you have to provide a bank reference for the account specified in the application and have to confirm in this form that you will contribute 5% of your own labor to your project via equity and/or other regular income.<br />
<br />
===Declaration regarding the exclusion of personal bankruptcy (Erklärung zum Ausschluss der Privatinsolvenz)===<br />
[[Antragsstellung#Erklärung zum Ausschluss der Privatinsolvenz|To be submitted in German, you can find the template here]]<br />
<br />
This form asks you to declare in lieu of an oath that you are not subject to personal bankruptcy proceedings.<br />
<br />
===Declaration by applicants in the case of small teams (Erklärung der Antragsteller im Fall kleiner Teams)===<br />
[[Antragsstellung#Gründung einer GbR|To be submitted in German, you can find the template here]]<br />
<br />
This form asks you to declare that your team members will form a civil-law partnership (GbR) with the purpose to carry out your project. This means that all of the personen named here have joint rights and obligations within the project. You will have to name one shareholder of the GbR to be the managing director with sole signing authority.<br />
<br />
===Agreement to accept the decision in the case of second-stage applications (Einwilligung zur Akzeptanz der Entscheidung bei Second-Stage-Bewerbungen)===<br />
[[Antragsstellung#Einwilligung zur Akzeptanz der Entscheidung bei Second-Stage-Bewerbungen|To be submitted in German, you can find the template here]] <br />
<br />
Depending on whether you are applying alone or as part of a team, you have to fill the corresponding form to declare that you will follow the jury's decision on the second-stage funding of my project. You will explicitly agree to a reduction in the amount of funding available and a shortening of the funding period to six months in the case of a rejection of your second-stage pitch.</div>Nicole Häuslerhttps://wiki.prototypefund.de/index.php?title=Antragstellung&diff=48311Antragstellung2026-02-02T10:00:08Z<p>Nicole Häusler: Anpassung VHB</p>
<hr />
<div><mark>'''!! Diese Seite ist aktuell in Bearbeitung !! Die Informationen sind teilweise nicht aktuell !!'''<mark><br />
<br />
''(English version below)''<br />
<br />
Hier findet ihr alle relevanten Informationen und Mustervorlagen für die '''Antragstellung beim Prototype Fund'''.<br />
<br />
Jeweils Mitte März findet eine Antrags-Sprechstunde online statt und bietet die Möglichkeit, gemeinsam Details zu besprechen und den Antrag gegebenenfalls gleich einzureichen.<br />
<br />
== Vorbereitung==<br />
[[File:AZK V0708.png|thumb|195x195px|Screenhot easy-online Eingabemaske V05-V09]]<br />
Um die Antrags-Sprechstunde optimal vorzubereiten, empfehlen wir:<br />
<br />
*im Vorfeld alle wichtigen '''Unterlagen zusammenzustellen''', die ihr für den Antrag benötigt (siehe [[Antragsstellung#Dokumenten-Checkliste|die Dokumenten-Checkliste]]).<br />
*'''3 kurze Zusammenfassungen''' für den Antrag vorzubereiten. Nutzt eure Bewerbungstexte als Grundlage (Achtung: Beschränkung auf max. 2000 Zeichen pro Kategorie), formuliert aber euer Vorhaben möglichst <u>allgemein verständlich</u> und verwendet <u>keine ich/wir-Formulierungen</u>.<br />
** Zusammenfassung ''Vorhabenbeschreibung'': Was ist das Ziel des Vorhabens?<br />
**Zusammenfassung ''Arbeitsplan'': Was ist der Arbeits-/Meilensteinplan?<br />
**Zusammenfassung ''Ergebnisverwertung'': Was ist die Zielgruppe und wie kann diese erreicht werden?<br />
Für die Einreichung des Antrags braucht ihr sowohl die drei Zusammenfassungen ([https://wiki.prototypefund.de/index.php?title=File:AZK_V0708.png Antrag Eingabefelder V07-08]) als auch eure vollständige Vorhabenbeschreibung gemäß der [[Antragsstellung#Vorhabenbeschreibung|Mustergliederung]] als Anlage.<br />
<br />
Ihr müsst mit den Vorbereitungen für den Antrag vor der Sprechstunde noch nicht ganz fertig sein. Wir empfehlen jedoch, dass ihr frühzeitig mit den Vorbereitungen beginnt, da einige Prozesse Zeit in Anspruch nehmen können (GbR, Bankkonto, usw.). Ihr solltet euch vor der Sprechstunde mit den Abläufen vertraut machen, da ihr sonst die Gelegenheit nicht nutzen könnt, eure Fragen zu stellen. '''''Wichtig: Die Antrags-Sprechstunde dient nicht zum linearen Durchgehen eurer Vorbereitung, sondern nur als zusätzliche Hilfestellung bei noch offenen Fragen.'''''<br />
<br />
==Antrags-Sprechstunde==<br />
'''Wann''': Donnerstag, 20. März 2025, von 10:00 Uhr bis 12:00 Uhr<br />
<br />
'''Wo''': https://meet.prototypefund.de/user/mar-dsj-bid-2ye (Passwort erhaltet ihr via Mail)<br />
<br />
'''Wer''': Eingeladen sind alle Projekte, die für den Jahrgang 01 des Prototype Fund in 2025 ausgewählt und entsprechend benachrichtigt wurden <br />
<br />
'''Moderation''': Das Team des Projektträgers gemeinsam mit dem Prototype-Fund-Betreuungsteam der Open Knowledge Foundation. [[Der Prototype Fund|Erfahrt, wie das BMFTR, der Projektträger und die OKF zusammenarbeiten, um eure Projekte zu unterstützen.]]<br />
<br />
'''Was ihr braucht''': <br />
<br />
*Laptop<br />
*Unterlagen aus der Checkliste, die schon vorhanden sind<br />
*Fragen, die sich bisher ergeben haben<br />
<br />
'''Kontakt für Fragen''': Enyong Küsgen & Marie-Lena Wiese (projektbetreuung@prototypefund.de)<br />
<br />
'''Deadline für den Antrag:''' 7. April 2025<br />
<br />
==Dokumenten-Checkliste==<br />
<br />
=== Antrag===<br />
Der Förderantrag muss via [https://foerderportal.bund.de/easyonline/ easy-online] erstellt werden. Ihr könnt diesen Direktlink [https://foerderportal.bund.de/easyonline/formularbearbeitung.jsf] nutzen oder geht wie folgt vor: <br />
https://foerderportal.bund.de/easyonline/<br />
<br />
1. Ministerium/Bundesbehörde: ''Bundesministerium für Forschung, Technologie und Raumfahrt''<br />
<br />
2. Fördermaßnahme: ''Stärkung und Qualifizierung der Fachkräftebasis im Bereich Informatik''<br />
<br />
3. Förderbereich: ''Software-Sprint'' <br />
*Bei der Antrags-Sprechstunde beantwortet das Team vom Projektträger eure Fragen zur Antragsstellung. '''''Wichtig: Auf Grund der zeitlichen Ressourcen habt ihr nicht die Möglichkeit, den Antrag komplett während des Termins auszufüllen. Bereitet daher an Hand der Anleitung alles so weit möglich vor.'''''<br />
*Für den Antrag benötigt ihr auch die 3 Zusammenfassungen.<br />
*Der Antrag kann digital per TAN-Verfahren verifiziert werden ([https://wiki.prototypefund.de/index.php?title=DLR_FAQ#Antragseinreichung_via_easy-online Hinweise]), ansonsten muss er handschriftlich unterschrieben und postalisch eingereicht werden.<br />
<br />
===Anlagen zum Antrag===<br />
<br />
*Zu jedem Antrag muss eine '''Vorhabenbeschreibung''' [[Antragsstellung#Vorhabenbeschreibung|(MUSTERGLIEDERUNG)]] als Anlage beigefügt werden. Nutzt Eure Einreichungstexte. Falls ihr von der Jury Auflagen zur Förderung erhalten habt, geht bitte ausdrücklich auf das Feedback ein und erklärt, wie ihr es beispielsweise in euren Arbeitsplan aufnehmen werdet. Es muss deutlich werden, wie ihr auf die Auflagen eingegangen seid oder plant, diese zu berücksichtigen.<br />
<br />
*Unterzeichnete Erklärung zum Antrag auf Gewährung einer '''De-minimis-Beihilfe''' [https://cloud.okfn.de/s/iTwb4xtz46c8jmi (FORMULAR)] (bei Teams <u>eine Erklärung für die GbR</u>, unterzeichnet durch Geschäftsführer*in)<br />
*'''Steuernummer''' für selbständige Tätigkeit (s.u., bei Teams Steuernummer für die GbR) bzw. Kopie der Anmeldung/Eingangsbestätigung beim Finanzamt<br />
*Einwilligung zur Akzeptanz der Entscheidung bei '''Second-Stage-Bewerbungen''' für Einzelantragsstellende bzw. für GbRs [[Antragsstellung#Einwilligung zur Akzeptanz der Entscheidung bei Second-Stage-Bewerbungen|(VORLAGE)]]<br />
*'''Ihr seid während des Förderzeitraums angestellt?''' Dann braucht ihr eine Genehmigung eures Arbeitgebers für eure Nebentätigkeit (es genügt ein unterschriebener Zweizeiler vom Arbeitgeber).<br />
*'''Ihr möchtet einen höheren Stundensatz ansetzen?''' Für die Förderung wird pauschal ein Stundensatz von 50,00 € anerkannt. Falls ihr einen höheren Stundensatz beantragen wollt, müsst ihr diesen durch eine von euch gestellte, fachlich relevante <u>Rechnung</u> belegen.<br />
*'''Nachweise zur Bonität:''' <br />
**Unterzeichnete Erklärung zum Ausschluss einer Privatinsolvenz [[Antragsstellung#Erklärung zum Ausschluss der Privatinsolvenz|(VORLAGE)]] (bei Teams <u>jeweils eine Erklärung pro GbR-Teammitglied</u>)<br />
**Unterzeichnete Erklärung zum Eigenanteil (5% der Gesamtförderung bei 95% der Förderquote; [[Antragsstellung#Erklärung zum Eigenanteil|VORLAGE]]) (bei Teams <u>eine Erklärung für die GbR</u>; unterzeichnet durch Geschäftsführer*in und ggf. Kontoinhaber*in (wenn nicht GF oder mehrere GbR-Mitglieder den Kontoauszugnachweis erbringen))<br />
**Kopie des '''aktuellen Kontoauszugs''' mit positivem Saldo in Höhe des Eigenanteils (bei Teams kann dieser Betrag auf mehrere Bankkonten aufgeteilt werden). Nur Datum, Name, Bankverbindung sichtbar; alles andere schwärzen.<br />
*'''Zusätzlich für Teams:'''<br />
**GbR-Erklärung mit Bestimmung eines*r Gesellschafter*in als '''Geschäftsführer*in''' [[Antragsstellung#Gründung einer GbR|(VORLAGE)]]<br />
**'''Kontodaten des GbR-Kontos''' (dies muss ein Konto auf den Namen der GbR sein)<br />
** '''Steuernummer für die GbR''' bzw. Kopie der Anmeldung/Eingangsbestätigung beim Finanzamt<br />
**die '''Postadressen''' aller GbR-Mitglieder<br />
**'''SCHUFA-Auskunft''' aller GbR-Mitglieder ab einer Gesamtfördersumme über 90.000 €.<br />
<br />
===Wichtige Hinweise===<br />
<br />
*Die Unterlagen können auch noch ein paar Tage später per E-Mail nachgereicht werden, wenn sie zur Antrags-Sprechstunde noch nicht vorliegen. '''Wir empfehlen jedoch, so früh wie möglich anzufangen – einige Dokumente brauchen Vorlauf!'''<br />
*Alle Unterlagen, die einer Unterschrift bedürfen, müssen handschriftlich und in echt unterzeichnet werden! Digitale oder in die Formulare hineinkopierte Signaturen werden nicht akzeptiert und verlängern den Antragsprozess unnötig.<br />
*[[FAQ Projektträger|Weitere Hinweise Projektträgers]].<br />
<br />
==Tipps und Anmerkungen==<br />
<br />
===Versteuerung === <br />
<br />
*'''Einkommensteuer''': Ob ihr als Selbständige die Zuwendung als Einkommen versteuern und Sozialabgaben leisten müsst, sofern ihr über die jeweiligen Freibeträge kommt – dazu können wir keine rechtsverbindliche Aussage treffen. ''Holt euch hierzu unbedingt Rat bei eurem Finanzamt oder Steuerberater*in und bei eurer Krankenkasse!''<br />
*'''Umsatzsteuer:''' Zuwendungen unterliegen in der Regel mangels Leistungsaustausches nicht der Umsatzsteuer. Das bedeutet, dass bei der Auszahlung der Förderung keine Umsatzsteuer anfällt bzw. abzuführen ist.<br />
*'''Umsatzsteuerbefreiung beim Finanzamt:''' Als Unterlagen bzw. Argumentation empfehlen wir:<br />
**den gesamten [[Zuwendungsbescheid]] und die „De-minimis“-Bescheinigung (Anlage zum Zuwendungsbescheid)<br />
**„Zuwendungen unterliegen in der Regel mangels Leistungsaustausches nicht der Umsatzsteuer (Schreiben des BMF vom 26. August 1999 - IV D 1 - S 7200 - 92/99 - BStBl. 1999 Teil I S. 828).“<br />
*Mehr '''Infos zum Thema Steuern''' findet ihr [[Steuern|hier im Wiki]].<br />
<br />
===GbR-Konto=== <br />
<br />
*Bitte beachtet, dass der/die Geschäftsführer*in auch Bankformulare etc. unterzeichnen muss, es ist also sinnvoll, das GbR-Konto bei einer Bank am Wohnort zu eröffnen.<br />
*Achtet darauf, dass der Name des*der Kontoinhaber*in mit dem GbR-Namen übereinstimmt.<br />
<br />
*[[Banken|Erfahrungswerte mit verschiedenen Banken für ein GbR-Konto]]<br />
<br />
==Mustervorlagen==<br />
===Vorhabenbeschreibung===<br />
'''{Akronym / Projekttitel}'''<br />
<br />
'''Vorhabenbeschreibung mit Verwertungsplan'''<br />
<br />
1.) Kurze Projektbeschreibung<br />
<br />
2.) Welches Problem/ welche gesellschaftliche Herausforderung wollt ihr mit dem Projekt angehen? Was ist eure Motivation?<br />
<br />
3.) Wie wird das Projekt dieses Problem lösen? Wie wollt ihr das Projekt technisch umsetzen? Welche ähnlichen Ansätze gibt es schon und was wird euer Projekt anders bzw. besser machen?<br />
<br />
4.) Wer ist die Zielgruppe und wie profitiert sie vom Projekt? Wie soll euer Projekt sie erreichen?<br />
<br />
5.) Habt ihr schon an der Idee gearbeitet? Wenn ja, beschreibt kurz den akutelllen Stand und erklärt die geplanten Neuerungen. <br />
<br />
6.) An welchen Software-Projekten habt ihr bisher gearbeitet?<br />
<br />
7.) Wie viele Arbeitsstunden werdet ihr in den 6 Monaten Förderzeitraum vermutlich für die Umsetzung der Projektidee benötigen?<br />
<br />
8.) Skizziert kurz die wichtigsten Meilensteine, die im Förderzeitraum umgesetzt werden sollen.<br />
<br />
9.) Beantragt ihr die viermonatige Second-Stage-Förderung nach Ablauf der sechsmonatigen regulären Förderung?<br />
<br />
ggf. 10.) Wenn ihr eine viermonatige Second-Stage-Förderung beantragen möchtet: Was braucht euer Projekt, um aus dem Prototypen-Stadium herauszukommen und wie wollt ihr euer Projekt in den vier Monaten nachhaltig aufbauen?<br />
<br />
ggf. 11.) Wie viele Arbeitsstunden werdet ihr in der viermonatige Second-Stage-Förderung vermutlich für die weitere Umsetzung der Projektidee benötigen?<br />
<br />
ggf. 12.) Wenn ihr eine viermonatige Second-Stage-Förderung beantragen möchtet: Skizziert kurz die wichtigsten Meilensteine, die in der viermonatigen Verlängerung umgesetzt werden sollen.<br />
<br />
ggf. 13.) Welche Auflagen hat das Projekt für die Förderung bekommen und wie werden sie erfüllt? <br />
<br />
===Erklärung zum Eigenanteil===<br />
'''Software Sprint'''<br />
<br />
'''Erklärung der Antragsteller zum Eigenanteil'''<br />
<br />
Laut Bekanntmachung können zuwendungsfähige projektbezogene Personal- und Gemeinkosten für mein bzw. unser Projekt in einer Höhe von bis zu 95% anteilfinanziert werden, was einer maximalen Höhe der Fördermittel (Zuwendung) von [47.500|95.000|79.170|158.340] € entspricht. Der konkrete Zuwendungsbetrag ergibt sich aus der Vorkalkulation des Antrags. Die Auszahlung der Zuwendung erfolgt jeweils zu Beginn eines Kalenderquartals anteilig für die projektbezogenen Kosten, die im abgelaufenen Quartal entstanden sind. Aufgrund dieser nachschüssigen Auszahlung muss zunächst in Vorleistung gegangen werden.<br />
<br />
Hinsichtlich der von mir bzw. uns aufzubringenden Eigenmittel von mindestens 5% der Vorkalkulation wird eine vereinfachte Bonitätsprüfung vorgenommen. Dazu wird eine Bankauskunft über das im Projektantrag angegebene Konto vorgelegt. Den erforderlichen Eigenanteil kann ich bzw. können wir aufbringen über<br />
<br />
<br />
□ Eigenkapital<br />
□ weitere laufende Einkünfte (bitte Belege beifügen).<br />
<br />
<br />
Hiermit wird bestätigt, dass ich bzw. wir während der gesamten Projektlaufzeit Eigenleistungen in Höhe von 5% in mein bzw. unser Projekt {PROJEKTNAME} einbringen werden.<br />
<br />
<code>____________ ________________</code> <br />
<code>Ort, Datum Unterschrift</code><br />
<br />
===Erklärung zum Ausschluss der Privatinsolvenz ===<br />
'''Erklärung zum Ausschluss einer Privatinsolvenz'''<br />
<br />
<br />
Ich, {VORNAME NAME}, geboren am {DATUM} in {ORT}, erkläre hiermit eidesstattlich, dass ich mich nicht in einer Privatinsolvenz befinde.<br />
<br />
<code>____________ ________________</code> <br />
<code>Ort, Datum Unterschrift</code><br />
<br />
===Gründung einer GbR===<br />
'''Gründung der [Name] GbR'''<br />
<br />
'''Erklärung der Antragsteller im Fall kleiner Teams'''<br />
<br />
<br />
Hiermit erklären wir, dass die Personen<br />
<br />
<br />
[Person 1: Vorname, Name, Str., Nr., PLZ, Ort]<br />
<br />
[Person 2: Vorname, Name, Str., Nr., PLZ, Ort]<br />
<br />
[ggfs. weitere]<br />
<br />
<br />
eine Gesellschaft bürgerlichen Rechts (GbR) nach BGB §705ff. bilden. Der gemeinsame Zweck des Zusammenschlusses besteht in der Durchführung des Projektes [Projektname] innerhalb der BMFTR-Fördermaßnahme „Software Sprint“. Antragsteller bzw. Zuwendungsempfänger ist die [Name] GbR.<br />
<br />
Die o. g. Personen treten daher im Rahmen des „Software Sprint“-Projekts mit gemeinsamen Rechten und Pflichten auf. Insbesondere erbringen sie gemeinschaftlich die laut Antrag bzw. Vorhabenbeschreibung vereinbarten Beiträge (Programmierleistungen usw.) im Projekt [Projektname]. Weiterhin sind sie gemeinschaftlich für die Projektsteuerung, für die Verwendung der Zuwendung, für das Aufbringen des Eigenanteils sowie für die Nachweispflichten gegenüber dem BMFTR/PT verantwortlich.<br />
<br />
Die o. g. Personen erklären den/die Gesellschafter/in [Vor- und Nachname] zum allein unterschriftsberechtigten Geschäftsführer.<br />
<br />
Im Fall der Auflösung der GbR bzw. des Ausscheidens eines Gesellschafters während der Projektlaufzeit ist dem Projektträger unverzüglich Mitteilung zu machen.<br />
<br />
<code>____________ ______________________________</code> <br />
<code>Ort, Datum [Name Person 1] / Unterschrift</code><br />
<br />
<code>____________ ______________________________</code> <br />
<code>Ort, Datum [Name Person 2] / Unterschrift</code><br />
<br />
<ggf. weitere><br />
<br />
===Einwilligung zur Akzeptanz der Entscheidung bei Second-Stage-Bewerbungen===<br />
<br />
====Einzelantragsstellende====<br />
Ich, {VORNAME NAME}, erkläre hiermit, dass ich im Rahmen der Fördermaßnahme Software-Sprint der Juryentscheidung über die Second-Stage-Förderung meines Projektes {Projektname} folgen werde und entsprechend einer Kürzung ggfs. gesperrter Fördermittel und der Laufzeitverkürzung auf 6 Monate hiermit explizit zustimme.<br />
<br />
<code>____________ ________________</code> <br />
<code>Ort, Datum Unterschrift</code><br />
<br />
====GbR====<br />
Ich, {VORNAME NAME}, erkläre hiermit als Geschäftsführung der {Name GbR}, dass wir als Team im Rahmen der Fördermaßnahme Software-Sprint der Juryentscheidung über die Second-Stage-Förderung unseres Projektes {Projektname} folgen werden und ich entsprechend einer Kürzung ggfs. gesperrter Fördermittel und der Laufzeitverkürzung auf 6 Monate hiermit explizit zustimme.<br />
<br />
<code>____________ ________________</code> <br />
<code>Ort, Datum Unterschrift</code><br />
<br />
= In English=<br />
<mark>'''!! This page is currently under construction !! The information provided is not up to date !!'''<mark><br />
<br />
Here you will find all relevant information and template documents for the '''application process for the Prototype Fund'''.<br />
<br />
An application consultation hour takes place online in mid-March, providing an opportunity to discuss the details together and, if applicable, submit the application immediately.<br />
<br />
==Preparation==<br />
To prepare optimally for the application consultation hour, we recommend:<br />
<br />
*Gather all '''important documents''' needed for the application in advance (see [[Antragsstellung#Document Checklist| the document checklist]).<br />
*Prepare '''three short summaries''' for the application '''in German'''. Use your application texts as a basis (Caution: Limitation to a maximum of 2000 characters per category), formulate your project in a generally understandable manner, and avoid using first-person pronouns.<br />
**Project Description: What is the goal of the project?<br />
** Work Plan: What is the work/milestone plan?<br />
**Result Utilization: Who is the target audience, and how can they be reached?<br />
To submit the application, you will need both the three summaries ([https://wiki.prototypefund.de/index.php?title=File:AZK_V0708.png application fields V07-08]) and your complete project description in accordance to the [[Antragsstellung#Project description|sample outline]] as an attachment.<br />
<br />
You do not have to be completely finished with the preparations for the application before the consultation hour. However, we recommend that you start preparing early, as some processes can take time (GbR, bank account, etc.). You should familiarize yourself with the procedures before the consultation hour, otherwise you will not be able to use the opportunity to ask your questions. '''''Important: The application consultation houris not intended to go through your prepared application line by line, but only to provide additional assistance if you still have questions.'''''<br />
<br />
==Application Consultation Hour==<br />
'''When''': Thursday, March 20th, 2025, from 10 am to 12 noon<br />
<br />
'''Where''': https://meet.prototypefund.de/user/mar-dsj-bid-2ye (We emailed you the password.)<br />
<br />
'''Who''': All projects selected for class 01 of Prototype Fund in 2025 that were notified accordingly. <br />
<br />
'''Moderation''': The team from the Projektträger (Project Management Agency) together with the Prototype Fund support team from the Open Knowledge Foundation. Learn [[Der Prototype Fund|Learn how the BMFTR, the Projektträger and the OKF work together to support your projects.]]<br />
<br />
'''''Important''': '''The application consultation hour will be held in German. We will do our best to accommodate English speakers, but be won’t be able to provide live translation''''''''!'''<br />
<br />
'''What you need''': <br />
<br />
*Your laptop<br />
* documents from the checklist that you have already available<br />
*questions that have arisen so far<br />
<br />
'''Contact for questions''': Enyong Küsgen & Marie-Lena Wiese (projektbetreuung@prototypefund.de)<br />
<br />
'''Deadline for the application:''' April 7th, 2025<br />
==Document Checklist==<br />
'''''Please note: All forms need to be handed in in German! The exception being the project description (Vorhabenbeschreibung) only in the case that you are not sufficient in German''.''' You will find [[Antragsstellung#Templates|the English sample outline for the project description]] as well as a brief explanation of each of the other forms below.<br />
<br />
===Application form===<br />
The funding application must be created via [https://foerderportal.bund.de/easyonline/ easy-online].<br />
https://foerderportal.bund.de/easyonline/<br />
<br />
1. Ministerium/Bundesbehörde: ''Bundesministerium für Forschung, Technologie und Raumfahrt''<br />
<br />
2. Fördermaßnahme: ''IKT 2020 – Strukturelle Weiterentwicklung der IT-Forschung''<br />
<br />
3. Förderbereich: ''Software Sprint'' <br />
*The Projektträger team will answer your question regarding the application during the application consultation hour. '''''Important: Due to time constraints, you will not have the opportunity to complete the application in full during the appointment. Therefore, prepare everything as far as possible using the instructions.'''''<br />
*You will need the three summaries for the application.<br />
*The application can be digitally verified via TAN procedure ([[DLR FAQ#Antragseinreichung via easy-online|Instructions]]) or, otherwise, it must be signed by hand and submitted by mail.<br />
<br />
=== Attachments to the Application:=== <br />
<br />
*A '''project description''' ("Vorhabenbeschreibung"; see [[Antragsstellung#Project description (Vorhabenbeschreibung)|SAMPLE OUTLINE]]) must be attached to each application. Use your submission texts. If you have received conditions for funding from the jury, please redact the text, explicitly address the feedback and explain how you will, for example, incorporate it into your work plan. It must be clear how you have addressed or plan to consider the conditions.<br />
*Signed declaration for the grant of a "'''De-minimis-Beihilfe'''" ([https://cloud.okfn.de/s/iTwb4xtz46c8jmi FORM]) (for teams, <u>one declaration for the GbR</u>, signed by the managing director)<br />
* '''Tax number''' for self-employment (see below, for teams, tax number for the GbR) or copy of the registration/confirmation from the tax office<br />
*Consent to the acceptance of the advisory board's decision for '''Second Stage applications''' for individual applicants or for GbRs [[Antragsstellung#Agreement to accept the advisory board's decision in the case of second-stage applications (Einwilligung zur Akzeptanz der Entscheidung bei Second-Stage-Bewerbungen)|TEMPLATE]])<br />
**'''Will you be employed part-time during the funding period?''' Then you need permission from your employer for your secondary employment (a short written and signed statement from the employer is sufficient).<br />
**'''Do you want to claim a higher hourly rate?''' A standard hourly rate of €50.00 is recognized for the funding. If you want to apply for a higher hourly rate, you must substantiate the rate with an invoice relevant to your field.<br />
*'''Proof of creditworthiness''' <br />
**Signed declaration for the '''own contribution''' (5% of the total funding amount at 95% funding rate; [[Antragsstellung#Declaration of the applicants regarding their own contribution (Erklärung der Antragsteller zum Eigenanteil)|TEMPLATE]]) (for teams, <u>one declaration for the GbR</u>, signed by the managing director and if necessary bank account holder (in case director is not bank statement provider))<br />
** Signed declaration regarding the '''exclusion of private insolvency''' ([[Antragsstellung#Declaration regarding the exclusion of personal bankruptcy (Erklärung zum Ausschluss der Privatinsolvenz)|TEMPLATE]]) (for teams, <u>one declaration per GbR team member</u>)<br />
**Copy of a '''bank statement''' with a positive balance equal to the own contribution (for teams, this amount can be divided among several bank accounts). Only date, name, bank details visible; black out everything else.<br />
*'''Additionally for teams'''<br />
**Declaration of the GbR with the appointment of one member as '''managing director''' ([[Antragsstellung#Declaration by applicants in the case of small teams (Erklärung der Antragsteller im Fall kleiner Teams)|TEMPLATE]])<br />
** Account details of the '''GbR bank account''' (this must be an account in the name of the GbR)<br />
**'''Tax number of the GbR''' or a copy of the receipt of your application by the tax office<br />
**'''Postal adresses''' of all GbR members<br />
**'''credit report (SCHUFA)''' of all GbR members from a total funding amount of over €90,000<br />
<br />
===Important Notes ===<br />
<br />
*The documents can be submitted a few days later via e-mail if they are not available by the time of the application consultation hour. However, '''we recommend starting as early as possible - some documents require lead time!'''<br />
*All documents requiring a signature must be signed by hand! Digital or pasted-in signatures will not be accepted and unnecessarily extend the application process.<br />
*[[FAQ Projektträger|More Notes by the Projektträger]]<br />
<br />
==Tipps and tricks ==<br />
<br />
===Taxation=== <br />
<br />
*'''Income Tax:''' We cannot make a legally binding statement on whether you, as a self-employed person/freelancer, have to pay income tax on the funding money. This depends on your individual situation, other incomes etc. ''You should consult your tax office or tax advisor and your health insurance company!''<br />
*'''Sales Tax:''' Grants are generally not subject to VAT due to the lack of an exchange of services. This means that no VAT is payable or to be remitted upon the disbursement of the funding.<br />
*'''Getting a sales tax exemption at the tax office:'''<br />
<br />
We recommend using the following documents/argumentation to get a tax exemption:<br />
<br />
*Hand in the entire funding notification (“[[Zuwendungsbescheid]]”) and the attached „De-minimis-Bescheinigung".<br />
<br />
*Use this wording at the tax office: „Zuwendungen unterliegen in der Regel mangels Leistungsaustausches nicht der Umsatzsteuer (Schreiben des BMF vom 26. August 1999 - IV D 1 - S 7200 - 92/99 - BStBl. 1999 Teil I S. 828).“<br />
<br />
===GbR bank account (for teams)===<br />
<br />
*Please note that the managing director must also sign bank forms, etc. So, it is advisable to open the GbR account at a bank near your place of residence.<br />
*Make sure that the name of the account holder matches the GbR name.<br />
*Experience with [[Banken|banks]]<br />
<br />
==Templates==<br />
===Project description (Vorhabenbeschreibung)===<br />
'''''Only to be submitted in English if you are not sufficient in German!'''''<br />
'''{Akronym / Projekttitel}'''<br />
<br />
'''Project description with utilization plan'''<br />
<br />
1.) Short project description<br />
<br />
2.) What problem/social challenge do you want to address with the project? What is your motivation?<br />
<br />
3.) How will the project solve this problem? How do you plan to implement the project technically? What similar approaches already exist and what will your project do differently or better?<br />
<br />
4.) Who is the target group and how will they benefit from the project? How do you plan to reach them?<br />
<br />
5.) Have you already worked on the idea? If so, briefly describe the current status and explain the planned innovations. <br />
<br />
6.) What software projects have you worked on so far?<br />
<br />
7.) How many working hours do you estimate you will need to realize your project idea during the six-month funding period?<br />
<br />
8.) Briefly outline the most important milestones to be reached during the funding period.<br />
<br />
9.) Are you applying for the four-month second-stage funding after the six-month regular funding has expired?<br />
<br />
If applicable 10.) If you would like to apply for an extension: What does your project need to get out of the prototype stage and how do you want to set up your project in a sustainable way during the four months?<br />
<br />
If applicable 11.) How many working hours do you estimate you will need to further implement your project idea during the four-month extension?<br />
<br />
If applicable 12.) If you would like to apply for an extension: Please briefly outline the most important milestones that are to be reached during the four-month extension.<br />
<br />
If applicable 13.) What conditions has the project been granted funding under and how are they being complied with? <br />
<br />
===Declaration of the applicants regarding their own contribution (Erklärung der Antragsteller zum Eigenanteil)===<br />
[[Antragsstellung#Erklärung zum Eigenanteil|To be submitted in German, you can find the template here]])<br />
<br />
The declaration of the applicants regarding their own contribution informs you that your project can be partially financed up to 95% with a personal contribution of at least 5%. This is due to the payment in retrospect since the grant is paid out at the beginning of each calendar quarter, pro rata for the project-related costs incurred in the previous quarter.<br />
To prove that you can provide the required personal contribution you have to provide a bank reference for the account specified in the application and have to confirm in this form that you will contribute 5% of your own labor to your project via equity and/or other regular income.<br />
<br />
===Declaration regarding the exclusion of personal bankruptcy (Erklärung zum Ausschluss der Privatinsolvenz)===<br />
[[Antragsstellung#Erklärung zum Ausschluss der Privatinsolvenz|To be submitted in German, you can find the template here]]<br />
<br />
This form asks you to declare in lieu of an oath that you are not subject to personal bankruptcy proceedings.<br />
<br />
===Declaration by applicants in the case of small teams (Erklärung der Antragsteller im Fall kleiner Teams)===<br />
[[Antragsstellung#Gründung einer GbR|To be submitted in German, you can find the template here]]<br />
<br />
This form asks you to declare that your team members will form a civil-law partnership (GbR) with the purpose to carry out your project. This means that all of the personen named here have joint rights and obligations within the project. You will have to name one shareholder of the GbR to be the managing director with sole signing authority.<br />
<br />
===Agreement to accept the decision in the case of second-stage applications (Einwilligung zur Akzeptanz der Entscheidung bei Second-Stage-Bewerbungen)===<br />
[[Antragsstellung#Einwilligung zur Akzeptanz der Entscheidung bei Second-Stage-Bewerbungen|To be submitted in German, you can find the template here]] <br />
<br />
Depending on whether you are applying alone or as part of a team, you have to fill the corresponding form to declare that you will follow the jury's decision on the second-stage funding of my project. You will explicitly agree to a reduction in the amount of funding available and a shortening of the funding period to six months in the case of a rejection of your second-stage pitch.</div>Nicole Häuslerhttps://wiki.prototypefund.de/index.php?title=Antragstellung&diff=48310Antragstellung2026-02-02T09:05:12Z<p>Nicole Häusler: </p>
<hr />
<div><mark>'''!! Diese Seite ist aktuell in Bearbeitung !! Die Informationen sind teilweise nicht aktuell !!'''<mark><br />
<br />
''(English version below)''<br />
<br />
Hier findet ihr alle relevanten Informationen und Mustervorlagen für die '''Antragstellung beim Prototype Fund'''.<br />
<br />
Jeweils Mitte März findet eine Antrags-Sprechstunde online statt und bietet die Möglichkeit, gemeinsam Details zu besprechen und den Antrag gegebenenfalls gleich einzureichen.<br />
<br />
== Vorbereitung==<br />
[[File:AZK V0708.png|thumb|195x195px|Screenhot easy-online Eingabemaske V05-V09]]<br />
Um die Antrags-Sprechstunde optimal vorzubereiten, empfehlen wir:<br />
<br />
*im Vorfeld alle wichtigen '''Unterlagen zusammenzustellen''', die ihr für den Antrag benötigt (siehe [[Antragsstellung#Dokumenten-Checkliste|die Dokumenten-Checkliste]]).<br />
*'''3 kurze Zusammenfassungen''' für den Antrag vorzubereiten. Nutzt eure Bewerbungstexte als Grundlage (Achtung: Beschränkung auf max. 2000 Zeichen pro Kategorie), formuliert aber euer Vorhaben möglichst <u>allgemein verständlich</u> und verwendet <u>keine ich/wir-Formulierungen</u>.<br />
** Zusammenfassung ''Vorhabenbeschreibung'': Was ist das Ziel des Vorhabens?<br />
**Zusammenfassung ''Arbeitsplan'': Was ist der Arbeits-/Meilensteinplan?<br />
**Zusammenfassung ''Ergebnisverwertung'': Was ist die Zielgruppe und wie kann diese erreicht werden?<br />
Für die Einreichung des Antrags braucht ihr sowohl die drei Zusammenfassungen ([https://wiki.prototypefund.de/index.php?title=File:AZK_V0708.png Antrag Eingabefelder V07-08]) als auch eure vollständige Vorhabenbeschreibung gemäß der [[Antragsstellung#Vorhabenbeschreibung|Mustergliederung]] als Anlage.<br />
<br />
Ihr müsst mit den Vorbereitungen für den Antrag vor der Sprechstunde noch nicht ganz fertig sein. Wir empfehlen jedoch, dass ihr frühzeitig mit den Vorbereitungen beginnt, da einige Prozesse Zeit in Anspruch nehmen können (GbR, Bankkonto, usw.). Ihr solltet euch vor der Sprechstunde mit den Abläufen vertraut machen, da ihr sonst die Gelegenheit nicht nutzen könnt, eure Fragen zu stellen. '''''Wichtig: Die Antrags-Sprechstunde dient nicht zum linearen Durchgehen eurer Vorbereitung, sondern nur als zusätzliche Hilfestellung bei noch offenen Fragen.'''''<br />
<br />
==Antrags-Sprechstunde==<br />
'''Wann''': Donnerstag, 20. März 2025, von 10:00 Uhr bis 12:00 Uhr<br />
<br />
'''Wo''': https://meet.prototypefund.de/user/mar-dsj-bid-2ye (Passwort erhaltet ihr via Mail)<br />
<br />
'''Wer''': Eingeladen sind alle Projekte, die für den Jahrgang 01 des Prototype Fund in 2025 ausgewählt und entsprechend benachrichtigt wurden <br />
<br />
'''Moderation''': Das Team des Projektträgers gemeinsam mit dem Prototype-Fund-Betreuungsteam der Open Knowledge Foundation. [[Der Prototype Fund|Erfahrt, wie das BMFTR, der Projektträger und die OKF zusammenarbeiten, um eure Projekte zu unterstützen.]]<br />
<br />
'''Was ihr braucht''': <br />
<br />
*Laptop<br />
*Unterlagen aus der Checkliste, die schon vorhanden sind<br />
*Fragen, die sich bisher ergeben haben<br />
<br />
'''Kontakt für Fragen''': Enyong Küsgen & Marie-Lena Wiese (projektbetreuung@prototypefund.de)<br />
<br />
'''Deadline für den Antrag:''' 7. April 2025<br />
<br />
==Dokumenten-Checkliste==<br />
<br />
=== Antrag===<br />
Der Förderantrag muss via [https://foerderportal.bund.de/easyonline/ easy-online] erstellt werden. Ihr könnt diesen Direktlink [https://foerderportal.bund.de/easyonline/formularbearbeitung.jsf] nutzen oder geht wie folgt vor: <br />
https://foerderportal.bund.de/easyonline/<br />
<br />
1. Ministerium/Bundesbehörde: ''Bundesministerium für Forschung, Technologie und Raumfahrt''<br />
<br />
2. Fördermaßnahme: ''Stärkung und Qualifizierung der Fachkräftebasis im Bereich Informatik''<br />
<br />
3. Förderbereich: ''Software-Sprint'' <br />
*Bei der Antrags-Sprechstunde beantwortet das Team vom Projektträger eure Fragen zur Antragsstellung. '''''Wichtig: Auf Grund der zeitlichen Ressourcen habt ihr nicht die Möglichkeit, den Antrag komplett während des Termins auszufüllen. Bereitet daher an Hand der Anleitung alles so weit möglich vor.'''''<br />
*Für den Antrag benötigt ihr auch die 3 Zusammenfassungen.<br />
*Der Antrag kann digital per TAN-Verfahren verifiziert werden ([https://wiki.prototypefund.de/index.php?title=DLR_FAQ#Antragseinreichung_via_easy-online Hinweise]), ansonsten muss er handschriftlich unterschrieben und postalisch eingereicht werden.<br />
<br />
===Anlagen zum Antrag===<br />
<br />
*Zu jedem Antrag muss eine '''Vorhabenbeschreibung''' [[Antragsstellung#Vorhabenbeschreibung|(MUSTERGLIEDERUNG)]] als Anlage beigefügt werden. Nutzt Eure Einreichungstexte. Falls ihr von der Jury Auflagen zur Förderung erhalten habt, geht bitte ausdrücklich auf das Feedback ein und erklärt, wie ihr es beispielsweise in euren Arbeitsplan aufnehmen werdet. Es muss deutlich werden, wie ihr auf die Auflagen eingegangen seid oder plant, diese zu berücksichtigen.<br />
<br />
*Unterzeichnete Erklärung zum Antrag auf Gewährung einer '''De-minimis-Beihilfe''' [https://cloud.okfn.de/s/iTwb4xtz46c8jmi (FORMULAR)] (bei Teams <u>eine Erklärung für die GbR</u>, unterzeichnet durch Geschäftsführer*in)<br />
*'''Steuernummer''' für selbständige Tätigkeit (s.u., bei Teams Steuernummer für die GbR) bzw. Kopie der Anmeldung/Eingangsbestätigung beim Finanzamt<br />
*Einwilligung zur Akzeptanz der Entscheidung bei '''Second-Stage-Bewerbungen''' für Einzelantragsstellende bzw. für GbRs [[Antragsstellung#Einwilligung zur Akzeptanz der Entscheidung bei Second-Stage-Bewerbungen|(VORLAGE)]]<br />
*'''Ihr seid während des Förderzeitraums angestellt?''' Dann braucht ihr eine Genehmigung eures Arbeitgebers für eure Nebentätigkeit (es genügt ein unterschriebener Zweizeiler vom Arbeitgeber).<br />
*'''Ihr möchtet einen höheren Stundensatz ansetzen?''' Für die Förderung wird pauschal ein Stundensatz von 50,00 € anerkannt. Falls ihr einen höheren Stundensatz beantragen wollt, müsst ihr diesen durch eine von euch gestellte, fachlich relevante <u>Rechnung</u> belegen.<br />
*'''Nachweise zur Bonität:''' <br />
**Unterzeichnete Erklärung zum Ausschluss einer Privatinsolvenz [[Antragsstellung#Erklärung zum Ausschluss der Privatinsolvenz|(VORLAGE)]] (bei Teams <u>jeweils eine Erklärung pro GbR-Teammitglied</u>)<br />
**Unterzeichnete Erklärung zum Eigenanteil (5% der Gesamtförderung bei 95% der Förderquote; [[Antragsstellung#Erklärung zum Eigenanteil|VORLAGE]]) (bei Teams <u>eine Erklärung für die GbR</u>; unterzeichnet durch Geschäftsführer*in und ggf. Kontoinhaber*in (wenn nicht GF oder mehrere GbR-Mitglieder den Kontoauszugnachweis erbringen))<br />
**Kopie des '''aktuellen Kontoauszugs''' mit positivem Saldo in Höhe des Eigenanteils (bei Teams kann dieser Betrag auf mehrere Bankkonten aufgeteilt werden). Nur Datum, Name, Bankverbindung sichtbar; alles andere schwärzen.<br />
*'''Zusätzlich für Teams:'''<br />
**GbR-Erklärung mit Bestimmung eines*r Gesellschafter*in als '''Geschäftsführer*in''' [[Antragsstellung#Gründung einer GbR|(VORLAGE)]]<br />
**'''Kontodaten des GbR-Kontos''' (dies muss ein Konto auf den Namen der GbR sein)<br />
** '''Steuernummer für die GbR''' bzw. Kopie der Anmeldung/Eingangsbestätigung beim Finanzamt<br />
**die '''Postadressen''' aller GbR-Mitglieder<br />
**'''SCHUFA-Auskunft''' aller GbR-Mitglieder ab einer Gesamtfördersumme über 90.000 €.<br />
<br />
===Wichtige Hinweise===<br />
<br />
*Die Unterlagen können auch noch ein paar Tage später per E-Mail nachgereicht werden, wenn sie zur Antrags-Sprechstunde noch nicht vorliegen. '''Wir empfehlen jedoch, so früh wie möglich anzufangen – einige Dokumente brauchen Vorlauf!'''<br />
*Alle Unterlagen, die einer Unterschrift bedürfen, müssen handschriftlich und in echt unterzeichnet werden! Digitale oder in die Formulare hineinkopierte Signaturen werden nicht akzeptiert und verlängern den Antragsprozess unnötig.<br />
*[[FAQ Projektträger|Weitere Hinweise Projektträgers]].<br />
<br />
==Tipps und Anmerkungen==<br />
<br />
===Versteuerung === <br />
<br />
*'''Einkommensteuer''': Ob ihr als Selbständige die Zuwendung als Einkommen versteuern und Sozialabgaben leisten müsst, sofern ihr über die jeweiligen Freibeträge kommt – dazu können wir keine rechtsverbindliche Aussage treffen. ''Holt euch hierzu unbedingt Rat bei eurem Finanzamt oder Steuerberater*in und bei eurer Krankenkasse!''<br />
*'''Umsatzsteuer:''' Zuwendungen unterliegen in der Regel mangels Leistungsaustausches nicht der Umsatzsteuer. Das bedeutet, dass bei der Auszahlung der Förderung keine Umsatzsteuer anfällt bzw. abzuführen ist.<br />
*'''Umsatzsteuerbefreiung beim Finanzamt:''' Als Unterlagen bzw. Argumentation empfehlen wir:<br />
**den gesamten [[Zuwendungsbescheid]] und die „De-minimis“-Bescheinigung (Anlage zum Zuwendungsbescheid)<br />
**„Zuwendungen unterliegen in der Regel mangels Leistungsaustausches nicht der Umsatzsteuer (Schreiben des BMF vom 26. August 1999 - IV D 1 - S 7200 - 92/99 - BStBl. 1999 Teil I S. 828).“<br />
*Mehr '''Infos zum Thema Steuern''' findet ihr [[Steuern|hier im Wiki]].<br />
<br />
===GbR-Konto=== <br />
<br />
*Bitte beachtet, dass der/die Geschäftsführer*in auch Bankformulare etc. unterzeichnen muss, es ist also sinnvoll, das GbR-Konto bei einer Bank am Wohnort zu eröffnen.<br />
*Achtet darauf, dass der Name des*der Kontoinhaber*in mit dem GbR-Namen übereinstimmt.<br />
<br />
*[[Banken|Erfahrungswerte mit verschiedenen Banken für ein GbR-Konto]]<br />
<br />
==Mustervorlagen==<br />
===Vorhabenbeschreibung===<br />
'''{Akronym / Projekttitel}'''<br />
<br />
'''Vorhabenbeschreibung mit Verwertungsplan'''<br />
<br />
1.) Kurze Projektbeschreibung<br />
<br />
2.) Welches Problem/ welche gesellschaftliche Herausforderung wollt ihr mit dem Projekt angehen? Was ist eure Motivation?<br />
<br />
3.) Wie wird das Projekt dieses Problem lösen? Wie wollt ihr das Projekt technisch umsetzen? Welche ähnlichen Ansätze gibt es schon und was wird euer Projekt anders bzw. besser machen?<br />
<br />
4.) Wer ist die Zielgruppe und wie profitiert sie vom Projekt? Wie soll euer Projekt sie erreichen?<br />
<br />
5.) Habt ihr schon an der Idee gearbeitet? Wenn ja, beschreibt kurz den akutelllen Stand und erklärt die geplanten Neuerungen. <br />
<br />
6.) An welchen Software-Projekten habt ihr bisher gearbeitet?<br />
<br />
7.) Wie viele Arbeitsstunden werdet ihr in den 6 Monaten Förderzeitraum vermutlich für die Umsetzung der Projektidee benötigen?<br />
<br />
8.) Skizziert kurz die wichtigsten Meilensteine, die im Förderzeitraum umgesetzt werden sollen.<br />
<br />
9.) Beantragt ihr die viermonatige Second-Stage-Förderung nach Ablauf der sechsmonatigen regulären Förderung?<br />
<br />
ggf. 10.) Wenn ihr eine Verlängerung beantragen möchtet: Was braucht euer Projekt, um aus dem Prototypen-Stadium herauszukommen und wie wollt ihr euer Projekt in den vier Monaten nachhaltig aufbauen?<br />
<br />
ggf. 11.) Wie viele Arbeitsstunden werdet ihr in der viermonatigen Verlängerung vermutlich für die weitere Umsetzung der Projektidee benötigen?<br />
<br />
ggf. 12.) Wenn ihr eine Verlängerung beantragen möchtet: Skizziert kurz die wichtigsten Meilensteine, die in der viermonatigen Verlängerung umgesetzt werden sollen.<br />
<br />
ggf. 13.) Welche Auflagen hat das Projekt für die Förderung bekommen und wie werden sie erfüllt? <br />
<br />
===Erklärung zum Eigenanteil===<br />
'''Software Sprint'''<br />
<br />
'''Erklärung der Antragsteller zum Eigenanteil'''<br />
<br />
Laut Bekanntmachung können zuwendungsfähige projektbezogene Personal- und Gemeinkosten für mein bzw. unser Projekt in einer Höhe von bis zu 95% anteilfinanziert werden, was einer maximalen Höhe der Fördermittel (Zuwendung) von [47.500|95.000|79.170|158.340] € entspricht. Der konkrete Zuwendungsbetrag ergibt sich aus der Vorkalkulation des Antrags. Die Auszahlung der Zuwendung erfolgt jeweils zu Beginn eines Kalenderquartals anteilig für die projektbezogenen Kosten, die im abgelaufenen Quartal entstanden sind. Aufgrund dieser nachschüssigen Auszahlung muss zunächst in Vorleistung gegangen werden.<br />
<br />
Hinsichtlich der von mir bzw. uns aufzubringenden Eigenmittel von mindestens 5% der Vorkalkulation wird eine vereinfachte Bonitätsprüfung vorgenommen. Dazu wird eine Bankauskunft über das im Projektantrag angegebene Konto vorgelegt. Den erforderlichen Eigenanteil kann ich bzw. können wir aufbringen über<br />
<br />
<br />
□ Eigenkapital<br />
□ weitere laufende Einkünfte (bitte Belege beifügen).<br />
<br />
<br />
Hiermit wird bestätigt, dass ich bzw. wir während der gesamten Projektlaufzeit Eigenleistungen in Höhe von 5% in mein bzw. unser Projekt {PROJEKTNAME} einbringen werden.<br />
<br />
<code>____________ ________________</code> <br />
<code>Ort, Datum Unterschrift</code><br />
<br />
===Erklärung zum Ausschluss der Privatinsolvenz ===<br />
'''Erklärung zum Ausschluss einer Privatinsolvenz'''<br />
<br />
<br />
Ich, {VORNAME NAME}, geboren am {DATUM} in {ORT}, erkläre hiermit eidesstattlich, dass ich mich nicht in einer Privatinsolvenz befinde.<br />
<br />
<code>____________ ________________</code> <br />
<code>Ort, Datum Unterschrift</code><br />
<br />
===Gründung einer GbR===<br />
'''Gründung der [Name] GbR'''<br />
<br />
'''Erklärung der Antragsteller im Fall kleiner Teams'''<br />
<br />
<br />
Hiermit erklären wir, dass die Personen<br />
<br />
<br />
[Person 1: Vorname, Name, Str., Nr., PLZ, Ort]<br />
<br />
[Person 2: Vorname, Name, Str., Nr., PLZ, Ort]<br />
<br />
[ggfs. weitere]<br />
<br />
<br />
eine Gesellschaft bürgerlichen Rechts (GbR) nach BGB §705ff. bilden. Der gemeinsame Zweck des Zusammenschlusses besteht in der Durchführung des Projektes [Projektname] innerhalb der BMFTR-Fördermaßnahme „Software Sprint“. Antragsteller bzw. Zuwendungsempfänger ist die [Name] GbR.<br />
<br />
Die o. g. Personen treten daher im Rahmen des „Software Sprint“-Projekts mit gemeinsamen Rechten und Pflichten auf. Insbesondere erbringen sie gemeinschaftlich die laut Antrag bzw. Vorhabenbeschreibung vereinbarten Beiträge (Programmierleistungen usw.) im Projekt [Projektname]. Weiterhin sind sie gemeinschaftlich für die Projektsteuerung, für die Verwendung der Zuwendung, für das Aufbringen des Eigenanteils sowie für die Nachweispflichten gegenüber dem BMFTR/PT verantwortlich.<br />
<br />
Die o. g. Personen erklären den/die Gesellschafter/in [Vor- und Nachname] zum allein unterschriftsberechtigten Geschäftsführer.<br />
<br />
Im Fall der Auflösung der GbR bzw. des Ausscheidens eines Gesellschafters während der Projektlaufzeit ist dem Projektträger unverzüglich Mitteilung zu machen.<br />
<br />
<code>____________ ______________________________</code> <br />
<code>Ort, Datum [Name Person 1] / Unterschrift</code><br />
<br />
<code>____________ ______________________________</code> <br />
<code>Ort, Datum [Name Person 2] / Unterschrift</code><br />
<br />
<ggf. weitere><br />
<br />
===Einwilligung zur Akzeptanz der Entscheidung bei Second-Stage-Bewerbungen===<br />
<br />
====Einzelantragsstellende====<br />
Ich, {VORNAME NAME}, erkläre hiermit, dass ich im Rahmen der Fördermaßnahme Software-Sprint der Juryentscheidung über die Second-Stage-Förderung meines Projektes {Projektname} folgen werde und entsprechend einer Kürzung ggfs. gesperrter Fördermittel und der Laufzeitverkürzung auf 6 Monate hiermit explizit zustimme.<br />
<br />
<code>____________ ________________</code> <br />
<code>Ort, Datum Unterschrift</code><br />
<br />
====GbR====<br />
Ich, {VORNAME NAME}, erkläre hiermit als Geschäftsführung der {Name GbR}, dass wir als Team im Rahmen der Fördermaßnahme Software-Sprint der Juryentscheidung über die Second-Stage-Förderung unseres Projektes {Projektname} folgen werden und ich entsprechend einer Kürzung ggfs. gesperrter Fördermittel und der Laufzeitverkürzung auf 6 Monate hiermit explizit zustimme.<br />
<br />
<code>____________ ________________</code> <br />
<code>Ort, Datum Unterschrift</code><br />
<br />
= In English=<br />
<mark>'''!! This page is currently under construction !! The information provided is not up to date !!'''<mark><br />
<br />
Here you will find all relevant information and template documents for the '''application process for the Prototype Fund'''.<br />
<br />
An application consultation hour takes place online in mid-March, providing an opportunity to discuss the details together and, if applicable, submit the application immediately.<br />
<br />
==Preparation==<br />
To prepare optimally for the application consultation hour, we recommend:<br />
<br />
*Gather all '''important documents''' needed for the application in advance (see [[Antragsstellung#Document Checklist| the document checklist]).<br />
*Prepare '''three short summaries''' for the application '''in German'''. Use your application texts as a basis (Caution: Limitation to a maximum of 2000 characters per category), formulate your project in a generally understandable manner, and avoid using first-person pronouns.<br />
**Project Description: What is the goal of the project?<br />
** Work Plan: What is the work/milestone plan?<br />
**Result Utilization: Who is the target audience, and how can they be reached?<br />
To submit the application, you will need both the three summaries ([https://wiki.prototypefund.de/index.php?title=File:AZK_V0708.png application fields V07-08]) and your complete project description in accordance to the [[Antragsstellung#Project description|sample outline]] as an attachment.<br />
<br />
You do not have to be completely finished with the preparations for the application before the consultation hour. However, we recommend that you start preparing early, as some processes can take time (GbR, bank account, etc.). You should familiarize yourself with the procedures before the consultation hour, otherwise you will not be able to use the opportunity to ask your questions. '''''Important: The application consultation houris not intended to go through your prepared application line by line, but only to provide additional assistance if you still have questions.'''''<br />
<br />
==Application Consultation Hour==<br />
'''When''': Thursday, March 20th, 2025, from 10 am to 12 noon<br />
<br />
'''Where''': https://meet.prototypefund.de/user/mar-dsj-bid-2ye (We emailed you the password.)<br />
<br />
'''Who''': All projects selected for class 01 of Prototype Fund in 2025 that were notified accordingly. <br />
<br />
'''Moderation''': The team from the Projektträger (Project Management Agency) together with the Prototype Fund support team from the Open Knowledge Foundation. Learn [[Der Prototype Fund|Learn how the BMFTR, the Projektträger and the OKF work together to support your projects.]]<br />
<br />
'''''Important''': '''The application consultation hour will be held in German. We will do our best to accommodate English speakers, but be won’t be able to provide live translation''''''''!'''<br />
<br />
'''What you need''': <br />
<br />
*Your laptop<br />
* documents from the checklist that you have already available<br />
*questions that have arisen so far<br />
<br />
'''Contact for questions''': Enyong Küsgen & Marie-Lena Wiese (projektbetreuung@prototypefund.de)<br />
<br />
'''Deadline for the application:''' April 7th, 2025<br />
==Document Checklist==<br />
'''''Please note: All forms need to be handed in in German! The exception being the project description (Vorhabenbeschreibung) only in the case that you are not sufficient in German''.''' You will find [[Antragsstellung#Templates|the English sample outline for the project description]] as well as a brief explanation of each of the other forms below.<br />
<br />
===Application form===<br />
The funding application must be created via [https://foerderportal.bund.de/easyonline/ easy-online].<br />
https://foerderportal.bund.de/easyonline/<br />
<br />
1. Ministerium/Bundesbehörde: ''Bundesministerium für Forschung, Technologie und Raumfahrt''<br />
<br />
2. Fördermaßnahme: ''IKT 2020 – Strukturelle Weiterentwicklung der IT-Forschung''<br />
<br />
3. Förderbereich: ''Software Sprint'' <br />
*The Projektträger team will answer your question regarding the application during the application consultation hour. '''''Important: Due to time constraints, you will not have the opportunity to complete the application in full during the appointment. Therefore, prepare everything as far as possible using the instructions.'''''<br />
*You will need the three summaries for the application.<br />
*The application can be digitally verified via TAN procedure ([[DLR FAQ#Antragseinreichung via easy-online|Instructions]]) or, otherwise, it must be signed by hand and submitted by mail.<br />
<br />
=== Attachments to the Application:=== <br />
<br />
*A '''project description''' ("Vorhabenbeschreibung"; see [[Antragsstellung#Project description (Vorhabenbeschreibung)|SAMPLE OUTLINE]]) must be attached to each application. Use your submission texts. If you have received conditions for funding from the jury, please redact the text, explicitly address the feedback and explain how you will, for example, incorporate it into your work plan. It must be clear how you have addressed or plan to consider the conditions.<br />
*Signed declaration for the grant of a "'''De-minimis-Beihilfe'''" ([https://cloud.okfn.de/s/iTwb4xtz46c8jmi FORM]) (for teams, <u>one declaration for the GbR</u>, signed by the managing director)<br />
* '''Tax number''' for self-employment (see below, for teams, tax number for the GbR) or copy of the registration/confirmation from the tax office<br />
*Consent to the acceptance of the advisory board's decision for '''Second Stage applications''' for individual applicants or for GbRs [[Antragsstellung#Agreement to accept the advisory board's decision in the case of second-stage applications (Einwilligung zur Akzeptanz der Entscheidung bei Second-Stage-Bewerbungen)|TEMPLATE]])<br />
**'''Will you be employed part-time during the funding period?''' Then you need permission from your employer for your secondary employment (a short written and signed statement from the employer is sufficient).<br />
**'''Do you want to claim a higher hourly rate?''' A standard hourly rate of €50.00 is recognized for the funding. If you want to apply for a higher hourly rate, you must substantiate the rate with an invoice relevant to your field.<br />
*'''Proof of creditworthiness''' <br />
**Signed declaration for the '''own contribution''' (5% of the total funding amount at 95% funding rate; [[Antragsstellung#Declaration of the applicants regarding their own contribution (Erklärung der Antragsteller zum Eigenanteil)|TEMPLATE]]) (for teams, <u>one declaration for the GbR</u>, signed by the managing director and if necessary bank account holder (in case director is not bank statement provider))<br />
** Signed declaration regarding the '''exclusion of private insolvency''' ([[Antragsstellung#Declaration regarding the exclusion of personal bankruptcy (Erklärung zum Ausschluss der Privatinsolvenz)|TEMPLATE]]) (for teams, <u>one declaration per GbR team member</u>)<br />
**Copy of a '''bank statement''' with a positive balance equal to the own contribution (for teams, this amount can be divided among several bank accounts). Only date, name, bank details visible; black out everything else.<br />
*'''Additionally for teams'''<br />
**Declaration of the GbR with the appointment of one member as '''managing director''' ([[Antragsstellung#Declaration by applicants in the case of small teams (Erklärung der Antragsteller im Fall kleiner Teams)|TEMPLATE]])<br />
** Account details of the '''GbR bank account''' (this must be an account in the name of the GbR)<br />
**'''Tax number of the GbR''' or a copy of the receipt of your application by the tax office<br />
**'''Postal adresses''' of all GbR members<br />
**'''credit report (SCHUFA)''' of all GbR members from a total funding amount of over €90,000<br />
<br />
===Important Notes ===<br />
<br />
*The documents can be submitted a few days later via e-mail if they are not available by the time of the application consultation hour. However, '''we recommend starting as early as possible - some documents require lead time!'''<br />
*All documents requiring a signature must be signed by hand! Digital or pasted-in signatures will not be accepted and unnecessarily extend the application process.<br />
*[[FAQ Projektträger|More Notes by the Projektträger]]<br />
<br />
==Tipps and tricks ==<br />
<br />
===Taxation=== <br />
<br />
*'''Income Tax:''' We cannot make a legally binding statement on whether you, as a self-employed person/freelancer, have to pay income tax on the funding money. This depends on your individual situation, other incomes etc. ''You should consult your tax office or tax advisor and your health insurance company!''<br />
*'''Sales Tax:''' Grants are generally not subject to VAT due to the lack of an exchange of services. This means that no VAT is payable or to be remitted upon the disbursement of the funding.<br />
*'''Getting a sales tax exemption at the tax office:'''<br />
<br />
We recommend using the following documents/argumentation to get a tax exemption:<br />
<br />
*Hand in the entire funding notification (“[[Zuwendungsbescheid]]”) and the attached „De-minimis-Bescheinigung".<br />
<br />
*Use this wording at the tax office: „Zuwendungen unterliegen in der Regel mangels Leistungsaustausches nicht der Umsatzsteuer (Schreiben des BMF vom 26. August 1999 - IV D 1 - S 7200 - 92/99 - BStBl. 1999 Teil I S. 828).“<br />
<br />
===GbR bank account (for teams)===<br />
<br />
*Please note that the managing director must also sign bank forms, etc. So, it is advisable to open the GbR account at a bank near your place of residence.<br />
*Make sure that the name of the account holder matches the GbR name.<br />
*Experience with [[Banken|banks]]<br />
<br />
==Templates==<br />
===Project description (Vorhabenbeschreibung)===<br />
'''''Only to be submitted in English if you are not sufficient in German!'''''<br />
'''{Akronym / Projekttitel}'''<br />
<br />
'''Project description with utilization plan'''<br />
<br />
1.) Short project description<br />
<br />
2.) What problem/social challenge do you want to address with the project? What is your motivation?<br />
<br />
3.) How will the project solve this problem? How do you plan to implement the project technically? What similar approaches already exist and what will your project do differently or better?<br />
<br />
4.) Who is the target group and how will they benefit from the project? How do you plan to reach them?<br />
<br />
5.) Have you already worked on the idea? If so, briefly describe the current status and explain the planned innovations. <br />
<br />
6.) What software projects have you worked on so far?<br />
<br />
7.) How many working hours do you estimate you will need to realize your project idea during the six-month funding period?<br />
<br />
8.) Briefly outline the most important milestones to be reached during the funding period.<br />
<br />
9.) Are you applying for the four-month second-stage funding after the six-month regular funding has expired?<br />
<br />
If applicable 10.) If you would like to apply for an extension: What does your project need to get out of the prototype stage and how do you want to set up your project in a sustainable way during the four months?<br />
<br />
If applicable 11.) How many working hours do you estimate you will need to further implement your project idea during the four-month extension?<br />
<br />
If applicable 12.) If you would like to apply for an extension: Please briefly outline the most important milestones that are to be reached during the four-month extension.<br />
<br />
If applicable 13.) What conditions has the project been granted funding under and how are they being complied with? <br />
<br />
===Declaration of the applicants regarding their own contribution (Erklärung der Antragsteller zum Eigenanteil)===<br />
[[Antragsstellung#Erklärung zum Eigenanteil|To be submitted in German, you can find the template here]])<br />
<br />
The declaration of the applicants regarding their own contribution informs you that your project can be partially financed up to 95% with a personal contribution of at least 5%. This is due to the payment in retrospect since the grant is paid out at the beginning of each calendar quarter, pro rata for the project-related costs incurred in the previous quarter.<br />
To prove that you can provide the required personal contribution you have to provide a bank reference for the account specified in the application and have to confirm in this form that you will contribute 5% of your own labor to your project via equity and/or other regular income.<br />
<br />
===Declaration regarding the exclusion of personal bankruptcy (Erklärung zum Ausschluss der Privatinsolvenz)===<br />
[[Antragsstellung#Erklärung zum Ausschluss der Privatinsolvenz|To be submitted in German, you can find the template here]]<br />
<br />
This form asks you to declare in lieu of an oath that you are not subject to personal bankruptcy proceedings.<br />
<br />
===Declaration by applicants in the case of small teams (Erklärung der Antragsteller im Fall kleiner Teams)===<br />
[[Antragsstellung#Gründung einer GbR|To be submitted in German, you can find the template here]]<br />
<br />
This form asks you to declare that your team members will form a civil-law partnership (GbR) with the purpose to carry out your project. This means that all of the personen named here have joint rights and obligations within the project. You will have to name one shareholder of the GbR to be the managing director with sole signing authority.<br />
<br />
===Agreement to accept the decision in the case of second-stage applications (Einwilligung zur Akzeptanz der Entscheidung bei Second-Stage-Bewerbungen)===<br />
[[Antragsstellung#Einwilligung zur Akzeptanz der Entscheidung bei Second-Stage-Bewerbungen|To be submitted in German, you can find the template here]] <br />
<br />
Depending on whether you are applying alone or as part of a team, you have to fill the corresponding form to declare that you will follow the jury's decision on the second-stage funding of my project. You will explicitly agree to a reduction in the amount of funding available and a shortening of the funding period to six months in the case of a rejection of your second-stage pitch.</div>Nicole Häuslerhttps://wiki.prototypefund.de/index.php?title=Antragstellung&diff=48309Antragstellung2026-02-02T09:04:33Z<p>Nicole Häusler: easy-online Link</p>
<hr />
<div><mark>'''!! Diese Seite ist aktuell in Bearbeitung !! Die Informationen sind teilweise nicht aktuell !!'''<mark><br />
<br />
''(English version below)''<br />
<br />
Hier findet ihr alle relevanten Informationen und Mustervorlagen für die '''Antragstellung beim Prototype Fund'''.<br />
<br />
Jeweils Mitte März findet eine Antrags-Sprechstunde online statt und bietet die Möglichkeit, gemeinsam Details zu besprechen und den Antrag gegebenenfalls gleich einzureichen.<br />
<br />
== Vorbereitung==<br />
[[File:AZK V0708.png|thumb|195x195px|Screenhot easy-online Eingabemaske V05-V09]]<br />
Um die Antrags-Sprechstunde optimal vorzubereiten, empfehlen wir:<br />
<br />
*im Vorfeld alle wichtigen '''Unterlagen zusammenzustellen''', die ihr für den Antrag benötigt (siehe [[Antragsstellung#Dokumenten-Checkliste|die Dokumenten-Checkliste]]).<br />
*'''3 kurze Zusammenfassungen''' für den Antrag vorzubereiten. Nutzt eure Bewerbungstexte als Grundlage (Achtung: Beschränkung auf max. 2000 Zeichen pro Kategorie), formuliert aber euer Vorhaben möglichst <u>allgemein verständlich</u> und verwendet <u>keine ich/wir-Formulierungen</u>.<br />
** Zusammenfassung ''Vorhabenbeschreibung'': Was ist das Ziel des Vorhabens?<br />
**Zusammenfassung ''Arbeitsplan'': Was ist der Arbeits-/Meilensteinplan?<br />
**Zusammenfassung ''Ergebnisverwertung'': Was ist die Zielgruppe und wie kann diese erreicht werden?<br />
Für die Einreichung des Antrags braucht ihr sowohl die drei Zusammenfassungen ([https://wiki.prototypefund.de/index.php?title=File:AZK_V0708.png Antrag Eingabefelder V07-08]) als auch eure vollständige Vorhabenbeschreibung gemäß der [[Antragsstellung#Vorhabenbeschreibung|Mustergliederung]] als Anlage.<br />
<br />
Ihr müsst mit den Vorbereitungen für den Antrag vor der Sprechstunde noch nicht ganz fertig sein. Wir empfehlen jedoch, dass ihr frühzeitig mit den Vorbereitungen beginnt, da einige Prozesse Zeit in Anspruch nehmen können (GbR, Bankkonto, usw.). Ihr solltet euch vor der Sprechstunde mit den Abläufen vertraut machen, da ihr sonst die Gelegenheit nicht nutzen könnt, eure Fragen zu stellen. '''''Wichtig: Die Antrags-Sprechstunde dient nicht zum linearen Durchgehen eurer Vorbereitung, sondern nur als zusätzliche Hilfestellung bei noch offenen Fragen.'''''<br />
<br />
==Antrags-Sprechstunde==<br />
'''Wann''': Donnerstag, 20. März 2025, von 10:00 Uhr bis 12:00 Uhr<br />
<br />
'''Wo''': https://meet.prototypefund.de/user/mar-dsj-bid-2ye (Passwort erhaltet ihr via Mail)<br />
<br />
'''Wer''': Eingeladen sind alle Projekte, die für den Jahrgang 01 des Prototype Fund in 2025 ausgewählt und entsprechend benachrichtigt wurden <br />
<br />
'''Moderation''': Das Team des Projektträgers gemeinsam mit dem Prototype-Fund-Betreuungsteam der Open Knowledge Foundation. [[Der Prototype Fund|Erfahrt, wie das BMFTR, der Projektträger und die OKF zusammenarbeiten, um eure Projekte zu unterstützen.]]<br />
<br />
'''Was ihr braucht''': <br />
<br />
*Laptop<br />
*Unterlagen aus der Checkliste, die schon vorhanden sind<br />
*Fragen, die sich bisher ergeben haben<br />
<br />
'''Kontakt für Fragen''': Enyong Küsgen & Marie-Lena Wiese (projektbetreuung@prototypefund.de)<br />
<br />
'''Deadline für den Antrag:''' 7. April 2025<br />
<br />
==Dokumenten-Checkliste==<br />
<br />
=== Antrag===<br />
Der Förderantrag muss via [https://foerderportal.bund.de/easyonline/ easy-online] erstellt werden. Ihr könnt diesen Direktlink nutzen oder geht wie folgt vor: <br />
https://foerderportal.bund.de/easyonline/<br />
<br />
1. Ministerium/Bundesbehörde: ''Bundesministerium für Forschung, Technologie und Raumfahrt''<br />
<br />
2. Fördermaßnahme: ''Stärkung und Qualifizierung der Fachkräftebasis im Bereich Informatik''<br />
<br />
3. Förderbereich: ''Software-Sprint'' <br />
*Bei der Antrags-Sprechstunde beantwortet das Team vom Projektträger eure Fragen zur Antragsstellung. '''''Wichtig: Auf Grund der zeitlichen Ressourcen habt ihr nicht die Möglichkeit, den Antrag komplett während des Termins auszufüllen. Bereitet daher an Hand der Anleitung alles so weit möglich vor.'''''<br />
*Für den Antrag benötigt ihr auch die 3 Zusammenfassungen.<br />
*Der Antrag kann digital per TAN-Verfahren verifiziert werden ([https://wiki.prototypefund.de/index.php?title=DLR_FAQ#Antragseinreichung_via_easy-online Hinweise]), ansonsten muss er handschriftlich unterschrieben und postalisch eingereicht werden.<br />
<br />
===Anlagen zum Antrag===<br />
<br />
*Zu jedem Antrag muss eine '''Vorhabenbeschreibung''' [[Antragsstellung#Vorhabenbeschreibung|(MUSTERGLIEDERUNG)]] als Anlage beigefügt werden. Nutzt Eure Einreichungstexte. Falls ihr von der Jury Auflagen zur Förderung erhalten habt, geht bitte ausdrücklich auf das Feedback ein und erklärt, wie ihr es beispielsweise in euren Arbeitsplan aufnehmen werdet. Es muss deutlich werden, wie ihr auf die Auflagen eingegangen seid oder plant, diese zu berücksichtigen.<br />
<br />
*Unterzeichnete Erklärung zum Antrag auf Gewährung einer '''De-minimis-Beihilfe''' [https://cloud.okfn.de/s/iTwb4xtz46c8jmi (FORMULAR)] (bei Teams <u>eine Erklärung für die GbR</u>, unterzeichnet durch Geschäftsführer*in)<br />
*'''Steuernummer''' für selbständige Tätigkeit (s.u., bei Teams Steuernummer für die GbR) bzw. Kopie der Anmeldung/Eingangsbestätigung beim Finanzamt<br />
*Einwilligung zur Akzeptanz der Entscheidung bei '''Second-Stage-Bewerbungen''' für Einzelantragsstellende bzw. für GbRs [[Antragsstellung#Einwilligung zur Akzeptanz der Entscheidung bei Second-Stage-Bewerbungen|(VORLAGE)]]<br />
*'''Ihr seid während des Förderzeitraums angestellt?''' Dann braucht ihr eine Genehmigung eures Arbeitgebers für eure Nebentätigkeit (es genügt ein unterschriebener Zweizeiler vom Arbeitgeber).<br />
*'''Ihr möchtet einen höheren Stundensatz ansetzen?''' Für die Förderung wird pauschal ein Stundensatz von 50,00 € anerkannt. Falls ihr einen höheren Stundensatz beantragen wollt, müsst ihr diesen durch eine von euch gestellte, fachlich relevante <u>Rechnung</u> belegen.<br />
*'''Nachweise zur Bonität:''' <br />
**Unterzeichnete Erklärung zum Ausschluss einer Privatinsolvenz [[Antragsstellung#Erklärung zum Ausschluss der Privatinsolvenz|(VORLAGE)]] (bei Teams <u>jeweils eine Erklärung pro GbR-Teammitglied</u>)<br />
**Unterzeichnete Erklärung zum Eigenanteil (5% der Gesamtförderung bei 95% der Förderquote; [[Antragsstellung#Erklärung zum Eigenanteil|VORLAGE]]) (bei Teams <u>eine Erklärung für die GbR</u>; unterzeichnet durch Geschäftsführer*in und ggf. Kontoinhaber*in (wenn nicht GF oder mehrere GbR-Mitglieder den Kontoauszugnachweis erbringen))<br />
**Kopie des '''aktuellen Kontoauszugs''' mit positivem Saldo in Höhe des Eigenanteils (bei Teams kann dieser Betrag auf mehrere Bankkonten aufgeteilt werden). Nur Datum, Name, Bankverbindung sichtbar; alles andere schwärzen.<br />
*'''Zusätzlich für Teams:'''<br />
**GbR-Erklärung mit Bestimmung eines*r Gesellschafter*in als '''Geschäftsführer*in''' [[Antragsstellung#Gründung einer GbR|(VORLAGE)]]<br />
**'''Kontodaten des GbR-Kontos''' (dies muss ein Konto auf den Namen der GbR sein)<br />
** '''Steuernummer für die GbR''' bzw. Kopie der Anmeldung/Eingangsbestätigung beim Finanzamt<br />
**die '''Postadressen''' aller GbR-Mitglieder<br />
**'''SCHUFA-Auskunft''' aller GbR-Mitglieder ab einer Gesamtfördersumme über 90.000 €.<br />
<br />
===Wichtige Hinweise===<br />
<br />
*Die Unterlagen können auch noch ein paar Tage später per E-Mail nachgereicht werden, wenn sie zur Antrags-Sprechstunde noch nicht vorliegen. '''Wir empfehlen jedoch, so früh wie möglich anzufangen – einige Dokumente brauchen Vorlauf!'''<br />
*Alle Unterlagen, die einer Unterschrift bedürfen, müssen handschriftlich und in echt unterzeichnet werden! Digitale oder in die Formulare hineinkopierte Signaturen werden nicht akzeptiert und verlängern den Antragsprozess unnötig.<br />
*[[FAQ Projektträger|Weitere Hinweise Projektträgers]].<br />
<br />
==Tipps und Anmerkungen==<br />
<br />
===Versteuerung === <br />
<br />
*'''Einkommensteuer''': Ob ihr als Selbständige die Zuwendung als Einkommen versteuern und Sozialabgaben leisten müsst, sofern ihr über die jeweiligen Freibeträge kommt – dazu können wir keine rechtsverbindliche Aussage treffen. ''Holt euch hierzu unbedingt Rat bei eurem Finanzamt oder Steuerberater*in und bei eurer Krankenkasse!''<br />
*'''Umsatzsteuer:''' Zuwendungen unterliegen in der Regel mangels Leistungsaustausches nicht der Umsatzsteuer. Das bedeutet, dass bei der Auszahlung der Förderung keine Umsatzsteuer anfällt bzw. abzuführen ist.<br />
*'''Umsatzsteuerbefreiung beim Finanzamt:''' Als Unterlagen bzw. Argumentation empfehlen wir:<br />
**den gesamten [[Zuwendungsbescheid]] und die „De-minimis“-Bescheinigung (Anlage zum Zuwendungsbescheid)<br />
**„Zuwendungen unterliegen in der Regel mangels Leistungsaustausches nicht der Umsatzsteuer (Schreiben des BMF vom 26. August 1999 - IV D 1 - S 7200 - 92/99 - BStBl. 1999 Teil I S. 828).“<br />
*Mehr '''Infos zum Thema Steuern''' findet ihr [[Steuern|hier im Wiki]].<br />
<br />
===GbR-Konto=== <br />
<br />
*Bitte beachtet, dass der/die Geschäftsführer*in auch Bankformulare etc. unterzeichnen muss, es ist also sinnvoll, das GbR-Konto bei einer Bank am Wohnort zu eröffnen.<br />
*Achtet darauf, dass der Name des*der Kontoinhaber*in mit dem GbR-Namen übereinstimmt.<br />
<br />
*[[Banken|Erfahrungswerte mit verschiedenen Banken für ein GbR-Konto]]<br />
<br />
==Mustervorlagen==<br />
===Vorhabenbeschreibung===<br />
'''{Akronym / Projekttitel}'''<br />
<br />
'''Vorhabenbeschreibung mit Verwertungsplan'''<br />
<br />
1.) Kurze Projektbeschreibung<br />
<br />
2.) Welches Problem/ welche gesellschaftliche Herausforderung wollt ihr mit dem Projekt angehen? Was ist eure Motivation?<br />
<br />
3.) Wie wird das Projekt dieses Problem lösen? Wie wollt ihr das Projekt technisch umsetzen? Welche ähnlichen Ansätze gibt es schon und was wird euer Projekt anders bzw. besser machen?<br />
<br />
4.) Wer ist die Zielgruppe und wie profitiert sie vom Projekt? Wie soll euer Projekt sie erreichen?<br />
<br />
5.) Habt ihr schon an der Idee gearbeitet? Wenn ja, beschreibt kurz den akutelllen Stand und erklärt die geplanten Neuerungen. <br />
<br />
6.) An welchen Software-Projekten habt ihr bisher gearbeitet?<br />
<br />
7.) Wie viele Arbeitsstunden werdet ihr in den 6 Monaten Förderzeitraum vermutlich für die Umsetzung der Projektidee benötigen?<br />
<br />
8.) Skizziert kurz die wichtigsten Meilensteine, die im Förderzeitraum umgesetzt werden sollen.<br />
<br />
9.) Beantragt ihr die viermonatige Second-Stage-Förderung nach Ablauf der sechsmonatigen regulären Förderung?<br />
<br />
ggf. 10.) Wenn ihr eine Verlängerung beantragen möchtet: Was braucht euer Projekt, um aus dem Prototypen-Stadium herauszukommen und wie wollt ihr euer Projekt in den vier Monaten nachhaltig aufbauen?<br />
<br />
ggf. 11.) Wie viele Arbeitsstunden werdet ihr in der viermonatigen Verlängerung vermutlich für die weitere Umsetzung der Projektidee benötigen?<br />
<br />
ggf. 12.) Wenn ihr eine Verlängerung beantragen möchtet: Skizziert kurz die wichtigsten Meilensteine, die in der viermonatigen Verlängerung umgesetzt werden sollen.<br />
<br />
ggf. 13.) Welche Auflagen hat das Projekt für die Förderung bekommen und wie werden sie erfüllt? <br />
<br />
===Erklärung zum Eigenanteil===<br />
'''Software Sprint'''<br />
<br />
'''Erklärung der Antragsteller zum Eigenanteil'''<br />
<br />
Laut Bekanntmachung können zuwendungsfähige projektbezogene Personal- und Gemeinkosten für mein bzw. unser Projekt in einer Höhe von bis zu 95% anteilfinanziert werden, was einer maximalen Höhe der Fördermittel (Zuwendung) von [47.500|95.000|79.170|158.340] € entspricht. Der konkrete Zuwendungsbetrag ergibt sich aus der Vorkalkulation des Antrags. Die Auszahlung der Zuwendung erfolgt jeweils zu Beginn eines Kalenderquartals anteilig für die projektbezogenen Kosten, die im abgelaufenen Quartal entstanden sind. Aufgrund dieser nachschüssigen Auszahlung muss zunächst in Vorleistung gegangen werden.<br />
<br />
Hinsichtlich der von mir bzw. uns aufzubringenden Eigenmittel von mindestens 5% der Vorkalkulation wird eine vereinfachte Bonitätsprüfung vorgenommen. Dazu wird eine Bankauskunft über das im Projektantrag angegebene Konto vorgelegt. Den erforderlichen Eigenanteil kann ich bzw. können wir aufbringen über<br />
<br />
<br />
□ Eigenkapital<br />
□ weitere laufende Einkünfte (bitte Belege beifügen).<br />
<br />
<br />
Hiermit wird bestätigt, dass ich bzw. wir während der gesamten Projektlaufzeit Eigenleistungen in Höhe von 5% in mein bzw. unser Projekt {PROJEKTNAME} einbringen werden.<br />
<br />
<code>____________ ________________</code> <br />
<code>Ort, Datum Unterschrift</code><br />
<br />
===Erklärung zum Ausschluss der Privatinsolvenz ===<br />
'''Erklärung zum Ausschluss einer Privatinsolvenz'''<br />
<br />
<br />
Ich, {VORNAME NAME}, geboren am {DATUM} in {ORT}, erkläre hiermit eidesstattlich, dass ich mich nicht in einer Privatinsolvenz befinde.<br />
<br />
<code>____________ ________________</code> <br />
<code>Ort, Datum Unterschrift</code><br />
<br />
===Gründung einer GbR===<br />
'''Gründung der [Name] GbR'''<br />
<br />
'''Erklärung der Antragsteller im Fall kleiner Teams'''<br />
<br />
<br />
Hiermit erklären wir, dass die Personen<br />
<br />
<br />
[Person 1: Vorname, Name, Str., Nr., PLZ, Ort]<br />
<br />
[Person 2: Vorname, Name, Str., Nr., PLZ, Ort]<br />
<br />
[ggfs. weitere]<br />
<br />
<br />
eine Gesellschaft bürgerlichen Rechts (GbR) nach BGB §705ff. bilden. Der gemeinsame Zweck des Zusammenschlusses besteht in der Durchführung des Projektes [Projektname] innerhalb der BMFTR-Fördermaßnahme „Software Sprint“. Antragsteller bzw. Zuwendungsempfänger ist die [Name] GbR.<br />
<br />
Die o. g. Personen treten daher im Rahmen des „Software Sprint“-Projekts mit gemeinsamen Rechten und Pflichten auf. Insbesondere erbringen sie gemeinschaftlich die laut Antrag bzw. Vorhabenbeschreibung vereinbarten Beiträge (Programmierleistungen usw.) im Projekt [Projektname]. Weiterhin sind sie gemeinschaftlich für die Projektsteuerung, für die Verwendung der Zuwendung, für das Aufbringen des Eigenanteils sowie für die Nachweispflichten gegenüber dem BMFTR/PT verantwortlich.<br />
<br />
Die o. g. Personen erklären den/die Gesellschafter/in [Vor- und Nachname] zum allein unterschriftsberechtigten Geschäftsführer.<br />
<br />
Im Fall der Auflösung der GbR bzw. des Ausscheidens eines Gesellschafters während der Projektlaufzeit ist dem Projektträger unverzüglich Mitteilung zu machen.<br />
<br />
<code>____________ ______________________________</code> <br />
<code>Ort, Datum [Name Person 1] / Unterschrift</code><br />
<br />
<code>____________ ______________________________</code> <br />
<code>Ort, Datum [Name Person 2] / Unterschrift</code><br />
<br />
<ggf. weitere><br />
<br />
===Einwilligung zur Akzeptanz der Entscheidung bei Second-Stage-Bewerbungen===<br />
<br />
====Einzelantragsstellende====<br />
Ich, {VORNAME NAME}, erkläre hiermit, dass ich im Rahmen der Fördermaßnahme Software-Sprint der Juryentscheidung über die Second-Stage-Förderung meines Projektes {Projektname} folgen werde und entsprechend einer Kürzung ggfs. gesperrter Fördermittel und der Laufzeitverkürzung auf 6 Monate hiermit explizit zustimme.<br />
<br />
<code>____________ ________________</code> <br />
<code>Ort, Datum Unterschrift</code><br />
<br />
====GbR====<br />
Ich, {VORNAME NAME}, erkläre hiermit als Geschäftsführung der {Name GbR}, dass wir als Team im Rahmen der Fördermaßnahme Software-Sprint der Juryentscheidung über die Second-Stage-Förderung unseres Projektes {Projektname} folgen werden und ich entsprechend einer Kürzung ggfs. gesperrter Fördermittel und der Laufzeitverkürzung auf 6 Monate hiermit explizit zustimme.<br />
<br />
<code>____________ ________________</code> <br />
<code>Ort, Datum Unterschrift</code><br />
<br />
= In English=<br />
<mark>'''!! This page is currently under construction !! The information provided is not up to date !!'''<mark><br />
<br />
Here you will find all relevant information and template documents for the '''application process for the Prototype Fund'''.<br />
<br />
An application consultation hour takes place online in mid-March, providing an opportunity to discuss the details together and, if applicable, submit the application immediately.<br />
<br />
==Preparation==<br />
To prepare optimally for the application consultation hour, we recommend:<br />
<br />
*Gather all '''important documents''' needed for the application in advance (see [[Antragsstellung#Document Checklist| the document checklist]).<br />
*Prepare '''three short summaries''' for the application '''in German'''. Use your application texts as a basis (Caution: Limitation to a maximum of 2000 characters per category), formulate your project in a generally understandable manner, and avoid using first-person pronouns.<br />
**Project Description: What is the goal of the project?<br />
** Work Plan: What is the work/milestone plan?<br />
**Result Utilization: Who is the target audience, and how can they be reached?<br />
To submit the application, you will need both the three summaries ([https://wiki.prototypefund.de/index.php?title=File:AZK_V0708.png application fields V07-08]) and your complete project description in accordance to the [[Antragsstellung#Project description|sample outline]] as an attachment.<br />
<br />
You do not have to be completely finished with the preparations for the application before the consultation hour. However, we recommend that you start preparing early, as some processes can take time (GbR, bank account, etc.). You should familiarize yourself with the procedures before the consultation hour, otherwise you will not be able to use the opportunity to ask your questions. '''''Important: The application consultation houris not intended to go through your prepared application line by line, but only to provide additional assistance if you still have questions.'''''<br />
<br />
==Application Consultation Hour==<br />
'''When''': Thursday, March 20th, 2025, from 10 am to 12 noon<br />
<br />
'''Where''': https://meet.prototypefund.de/user/mar-dsj-bid-2ye (We emailed you the password.)<br />
<br />
'''Who''': All projects selected for class 01 of Prototype Fund in 2025 that were notified accordingly. <br />
<br />
'''Moderation''': The team from the Projektträger (Project Management Agency) together with the Prototype Fund support team from the Open Knowledge Foundation. Learn [[Der Prototype Fund|Learn how the BMFTR, the Projektträger and the OKF work together to support your projects.]]<br />
<br />
'''''Important''': '''The application consultation hour will be held in German. We will do our best to accommodate English speakers, but be won’t be able to provide live translation''''''''!'''<br />
<br />
'''What you need''': <br />
<br />
*Your laptop<br />
* documents from the checklist that you have already available<br />
*questions that have arisen so far<br />
<br />
'''Contact for questions''': Enyong Küsgen & Marie-Lena Wiese (projektbetreuung@prototypefund.de)<br />
<br />
'''Deadline for the application:''' April 7th, 2025<br />
==Document Checklist==<br />
'''''Please note: All forms need to be handed in in German! The exception being the project description (Vorhabenbeschreibung) only in the case that you are not sufficient in German''.''' You will find [[Antragsstellung#Templates|the English sample outline for the project description]] as well as a brief explanation of each of the other forms below.<br />
<br />
===Application form===<br />
The funding application must be created via [https://foerderportal.bund.de/easyonline/ easy-online].<br />
https://foerderportal.bund.de/easyonline/<br />
<br />
1. Ministerium/Bundesbehörde: ''Bundesministerium für Forschung, Technologie und Raumfahrt''<br />
<br />
2. Fördermaßnahme: ''IKT 2020 – Strukturelle Weiterentwicklung der IT-Forschung''<br />
<br />
3. Förderbereich: ''Software Sprint'' <br />
*The Projektträger team will answer your question regarding the application during the application consultation hour. '''''Important: Due to time constraints, you will not have the opportunity to complete the application in full during the appointment. Therefore, prepare everything as far as possible using the instructions.'''''<br />
*You will need the three summaries for the application.<br />
*The application can be digitally verified via TAN procedure ([[DLR FAQ#Antragseinreichung via easy-online|Instructions]]) or, otherwise, it must be signed by hand and submitted by mail.<br />
<br />
=== Attachments to the Application:=== <br />
<br />
*A '''project description''' ("Vorhabenbeschreibung"; see [[Antragsstellung#Project description (Vorhabenbeschreibung)|SAMPLE OUTLINE]]) must be attached to each application. Use your submission texts. If you have received conditions for funding from the jury, please redact the text, explicitly address the feedback and explain how you will, for example, incorporate it into your work plan. It must be clear how you have addressed or plan to consider the conditions.<br />
*Signed declaration for the grant of a "'''De-minimis-Beihilfe'''" ([https://cloud.okfn.de/s/iTwb4xtz46c8jmi FORM]) (for teams, <u>one declaration for the GbR</u>, signed by the managing director)<br />
* '''Tax number''' for self-employment (see below, for teams, tax number for the GbR) or copy of the registration/confirmation from the tax office<br />
*Consent to the acceptance of the advisory board's decision for '''Second Stage applications''' for individual applicants or for GbRs [[Antragsstellung#Agreement to accept the advisory board's decision in the case of second-stage applications (Einwilligung zur Akzeptanz der Entscheidung bei Second-Stage-Bewerbungen)|TEMPLATE]])<br />
**'''Will you be employed part-time during the funding period?''' Then you need permission from your employer for your secondary employment (a short written and signed statement from the employer is sufficient).<br />
**'''Do you want to claim a higher hourly rate?''' A standard hourly rate of €50.00 is recognized for the funding. If you want to apply for a higher hourly rate, you must substantiate the rate with an invoice relevant to your field.<br />
*'''Proof of creditworthiness''' <br />
**Signed declaration for the '''own contribution''' (5% of the total funding amount at 95% funding rate; [[Antragsstellung#Declaration of the applicants regarding their own contribution (Erklärung der Antragsteller zum Eigenanteil)|TEMPLATE]]) (for teams, <u>one declaration for the GbR</u>, signed by the managing director and if necessary bank account holder (in case director is not bank statement provider))<br />
** Signed declaration regarding the '''exclusion of private insolvency''' ([[Antragsstellung#Declaration regarding the exclusion of personal bankruptcy (Erklärung zum Ausschluss der Privatinsolvenz)|TEMPLATE]]) (for teams, <u>one declaration per GbR team member</u>)<br />
**Copy of a '''bank statement''' with a positive balance equal to the own contribution (for teams, this amount can be divided among several bank accounts). Only date, name, bank details visible; black out everything else.<br />
*'''Additionally for teams'''<br />
**Declaration of the GbR with the appointment of one member as '''managing director''' ([[Antragsstellung#Declaration by applicants in the case of small teams (Erklärung der Antragsteller im Fall kleiner Teams)|TEMPLATE]])<br />
** Account details of the '''GbR bank account''' (this must be an account in the name of the GbR)<br />
**'''Tax number of the GbR''' or a copy of the receipt of your application by the tax office<br />
**'''Postal adresses''' of all GbR members<br />
**'''credit report (SCHUFA)''' of all GbR members from a total funding amount of over €90,000<br />
<br />
===Important Notes ===<br />
<br />
*The documents can be submitted a few days later via e-mail if they are not available by the time of the application consultation hour. However, '''we recommend starting as early as possible - some documents require lead time!'''<br />
*All documents requiring a signature must be signed by hand! Digital or pasted-in signatures will not be accepted and unnecessarily extend the application process.<br />
*[[FAQ Projektträger|More Notes by the Projektträger]]<br />
<br />
==Tipps and tricks ==<br />
<br />
===Taxation=== <br />
<br />
*'''Income Tax:''' We cannot make a legally binding statement on whether you, as a self-employed person/freelancer, have to pay income tax on the funding money. This depends on your individual situation, other incomes etc. ''You should consult your tax office or tax advisor and your health insurance company!''<br />
*'''Sales Tax:''' Grants are generally not subject to VAT due to the lack of an exchange of services. This means that no VAT is payable or to be remitted upon the disbursement of the funding.<br />
*'''Getting a sales tax exemption at the tax office:'''<br />
<br />
We recommend using the following documents/argumentation to get a tax exemption:<br />
<br />
*Hand in the entire funding notification (“[[Zuwendungsbescheid]]”) and the attached „De-minimis-Bescheinigung".<br />
<br />
*Use this wording at the tax office: „Zuwendungen unterliegen in der Regel mangels Leistungsaustausches nicht der Umsatzsteuer (Schreiben des BMF vom 26. August 1999 - IV D 1 - S 7200 - 92/99 - BStBl. 1999 Teil I S. 828).“<br />
<br />
===GbR bank account (for teams)===<br />
<br />
*Please note that the managing director must also sign bank forms, etc. So, it is advisable to open the GbR account at a bank near your place of residence.<br />
*Make sure that the name of the account holder matches the GbR name.<br />
*Experience with [[Banken|banks]]<br />
<br />
==Templates==<br />
===Project description (Vorhabenbeschreibung)===<br />
'''''Only to be submitted in English if you are not sufficient in German!'''''<br />
'''{Akronym / Projekttitel}'''<br />
<br />
'''Project description with utilization plan'''<br />
<br />
1.) Short project description<br />
<br />
2.) What problem/social challenge do you want to address with the project? What is your motivation?<br />
<br />
3.) How will the project solve this problem? How do you plan to implement the project technically? What similar approaches already exist and what will your project do differently or better?<br />
<br />
4.) Who is the target group and how will they benefit from the project? How do you plan to reach them?<br />
<br />
5.) Have you already worked on the idea? If so, briefly describe the current status and explain the planned innovations. <br />
<br />
6.) What software projects have you worked on so far?<br />
<br />
7.) How many working hours do you estimate you will need to realize your project idea during the six-month funding period?<br />
<br />
8.) Briefly outline the most important milestones to be reached during the funding period.<br />
<br />
9.) Are you applying for the four-month second-stage funding after the six-month regular funding has expired?<br />
<br />
If applicable 10.) If you would like to apply for an extension: What does your project need to get out of the prototype stage and how do you want to set up your project in a sustainable way during the four months?<br />
<br />
If applicable 11.) How many working hours do you estimate you will need to further implement your project idea during the four-month extension?<br />
<br />
If applicable 12.) If you would like to apply for an extension: Please briefly outline the most important milestones that are to be reached during the four-month extension.<br />
<br />
If applicable 13.) What conditions has the project been granted funding under and how are they being complied with? <br />
<br />
===Declaration of the applicants regarding their own contribution (Erklärung der Antragsteller zum Eigenanteil)===<br />
[[Antragsstellung#Erklärung zum Eigenanteil|To be submitted in German, you can find the template here]])<br />
<br />
The declaration of the applicants regarding their own contribution informs you that your project can be partially financed up to 95% with a personal contribution of at least 5%. This is due to the payment in retrospect since the grant is paid out at the beginning of each calendar quarter, pro rata for the project-related costs incurred in the previous quarter.<br />
To prove that you can provide the required personal contribution you have to provide a bank reference for the account specified in the application and have to confirm in this form that you will contribute 5% of your own labor to your project via equity and/or other regular income.<br />
<br />
===Declaration regarding the exclusion of personal bankruptcy (Erklärung zum Ausschluss der Privatinsolvenz)===<br />
[[Antragsstellung#Erklärung zum Ausschluss der Privatinsolvenz|To be submitted in German, you can find the template here]]<br />
<br />
This form asks you to declare in lieu of an oath that you are not subject to personal bankruptcy proceedings.<br />
<br />
===Declaration by applicants in the case of small teams (Erklärung der Antragsteller im Fall kleiner Teams)===<br />
[[Antragsstellung#Gründung einer GbR|To be submitted in German, you can find the template here]]<br />
<br />
This form asks you to declare that your team members will form a civil-law partnership (GbR) with the purpose to carry out your project. This means that all of the personen named here have joint rights and obligations within the project. You will have to name one shareholder of the GbR to be the managing director with sole signing authority.<br />
<br />
===Agreement to accept the decision in the case of second-stage applications (Einwilligung zur Akzeptanz der Entscheidung bei Second-Stage-Bewerbungen)===<br />
[[Antragsstellung#Einwilligung zur Akzeptanz der Entscheidung bei Second-Stage-Bewerbungen|To be submitted in German, you can find the template here]] <br />
<br />
Depending on whether you are applying alone or as part of a team, you have to fill the corresponding form to declare that you will follow the jury's decision on the second-stage funding of my project. You will explicitly agree to a reduction in the amount of funding available and a shortening of the funding period to six months in the case of a rejection of your second-stage pitch.</div>Nicole Häuslerhttps://wiki.prototypefund.de/index.php?title=Antragstellung&diff=48308Antragstellung2026-02-02T08:53:29Z<p>Nicole Häusler: Dokumenten-Checkliste begonnen anzupassen</p>
<hr />
<div><mark>'''!! Diese Seite ist aktuell in Bearbeitung !! Die Informationen sind teilweise nicht aktuell !!'''<mark><br />
<br />
''(English version below)''<br />
<br />
Hier findet ihr alle relevanten Informationen und Mustervorlagen für die '''Antragstellung beim Prototype Fund'''.<br />
<br />
Jeweils Mitte März findet eine Antrags-Sprechstunde online statt und bietet die Möglichkeit, gemeinsam Details zu besprechen und den Antrag gegebenenfalls gleich einzureichen.<br />
<br />
== Vorbereitung==<br />
[[File:AZK V0708.png|thumb|195x195px|Screenhot easy-online Eingabemaske V05-V09]]<br />
Um die Antrags-Sprechstunde optimal vorzubereiten, empfehlen wir:<br />
<br />
*im Vorfeld alle wichtigen '''Unterlagen zusammenzustellen''', die ihr für den Antrag benötigt (siehe [[Antragsstellung#Dokumenten-Checkliste|die Dokumenten-Checkliste]]).<br />
*'''3 kurze Zusammenfassungen''' für den Antrag vorzubereiten. Nutzt eure Bewerbungstexte als Grundlage (Achtung: Beschränkung auf max. 2000 Zeichen pro Kategorie), formuliert aber euer Vorhaben möglichst <u>allgemein verständlich</u> und verwendet <u>keine ich/wir-Formulierungen</u>.<br />
** Zusammenfassung ''Vorhabenbeschreibung'': Was ist das Ziel des Vorhabens?<br />
**Zusammenfassung ''Arbeitsplan'': Was ist der Arbeits-/Meilensteinplan?<br />
**Zusammenfassung ''Ergebnisverwertung'': Was ist die Zielgruppe und wie kann diese erreicht werden?<br />
Für die Einreichung des Antrags braucht ihr sowohl die drei Zusammenfassungen ([https://wiki.prototypefund.de/index.php?title=File:AZK_V0708.png Antrag Eingabefelder V07-08]) als auch eure vollständige Vorhabenbeschreibung gemäß der [[Antragsstellung#Vorhabenbeschreibung|Mustergliederung]] als Anlage.<br />
<br />
Ihr müsst mit den Vorbereitungen für den Antrag vor der Sprechstunde noch nicht ganz fertig sein. Wir empfehlen jedoch, dass ihr frühzeitig mit den Vorbereitungen beginnt, da einige Prozesse Zeit in Anspruch nehmen können (GbR, Bankkonto, usw.). Ihr solltet euch vor der Sprechstunde mit den Abläufen vertraut machen, da ihr sonst die Gelegenheit nicht nutzen könnt, eure Fragen zu stellen. '''''Wichtig: Die Antrags-Sprechstunde dient nicht zum linearen Durchgehen eurer Vorbereitung, sondern nur als zusätzliche Hilfestellung bei noch offenen Fragen.'''''<br />
<br />
==Antrags-Sprechstunde==<br />
'''Wann''': Donnerstag, 20. März 2025, von 10:00 Uhr bis 12:00 Uhr<br />
<br />
'''Wo''': https://meet.prototypefund.de/user/mar-dsj-bid-2ye (Passwort erhaltet ihr via Mail)<br />
<br />
'''Wer''': Eingeladen sind alle Projekte, die für den Jahrgang 01 des Prototype Fund in 2025 ausgewählt und entsprechend benachrichtigt wurden <br />
<br />
'''Moderation''': Das Team des Projektträgers gemeinsam mit dem Prototype-Fund-Betreuungsteam der Open Knowledge Foundation. [[Der Prototype Fund|Erfahrt, wie das BMFTR, der Projektträger und die OKF zusammenarbeiten, um eure Projekte zu unterstützen.]]<br />
<br />
'''Was ihr braucht''': <br />
<br />
*Laptop<br />
*Unterlagen aus der Checkliste, die schon vorhanden sind<br />
*Fragen, die sich bisher ergeben haben<br />
<br />
'''Kontakt für Fragen''': Enyong Küsgen & Marie-Lena Wiese (projektbetreuung@prototypefund.de)<br />
<br />
'''Deadline für den Antrag:''' 7. April 2025<br />
<br />
==Dokumenten-Checkliste==<br />
<br />
=== Antrag===<br />
Der Förderantrag muss via [https://foerderportal.bund.de/easyonline/ easy-online] erstellt werden. <br />
https://foerderportal.bund.de/easyonline/<br />
<br />
1. Ministerium/Bundesbehörde: ''Bundesministerium für Forschung, Technologie und Raumfahrt''<br />
<br />
2. Fördermaßnahme: ''Stärkung und Qualifizierung der Fachkräftebasis im Bereich Informatik''<br />
<br />
3. Förderbereich: ''Software-Sprint'' <br />
*Bei der Antrags-Sprechstunde beantwortet das Team vom Projektträger eure Fragen zur Antragsstellung. '''''Wichtig: Auf Grund der zeitlichen Ressourcen habt ihr nicht die Möglichkeit, den Antrag komplett während des Termins auszufüllen. Bereitet daher an Hand der Anleitung alles so weit möglich vor.'''''<br />
*Für den Antrag benötigt ihr auch die 3 Zusammenfassungen.<br />
*Der Antrag kann digital per TAN-Verfahren verifiziert werden ([https://wiki.prototypefund.de/index.php?title=DLR_FAQ#Antragseinreichung_via_easy-online Hinweise]), ansonsten muss er handschriftlich unterschrieben und postalisch eingereicht werden.<br />
<br />
===Anlagen zum Antrag===<br />
<br />
*Zu jedem Antrag muss eine '''Vorhabenbeschreibung''' [[Antragsstellung#Vorhabenbeschreibung|(MUSTERGLIEDERUNG)]] als Anlage beigefügt werden. Nutzt Eure Einreichungstexte. Falls ihr von der Jury Auflagen zur Förderung erhalten habt, geht bitte ausdrücklich auf das Feedback ein und erklärt, wie ihr es beispielsweise in euren Arbeitsplan aufnehmen werdet. Es muss deutlich werden, wie ihr auf die Auflagen eingegangen seid oder plant, diese zu berücksichtigen.<br />
<br />
*Unterzeichnete Erklärung zum Antrag auf Gewährung einer '''De-minimis-Beihilfe''' [https://cloud.okfn.de/s/iTwb4xtz46c8jmi (FORMULAR)] (bei Teams <u>eine Erklärung für die GbR</u>, unterzeichnet durch Geschäftsführer*in)<br />
*'''Steuernummer''' für selbständige Tätigkeit (s.u., bei Teams Steuernummer für die GbR) bzw. Kopie der Anmeldung/Eingangsbestätigung beim Finanzamt<br />
*Einwilligung zur Akzeptanz der Entscheidung bei '''Second-Stage-Bewerbungen''' für Einzelantragsstellende bzw. für GbRs [[Antragsstellung#Einwilligung zur Akzeptanz der Entscheidung bei Second-Stage-Bewerbungen|(VORLAGE)]]<br />
*'''Ihr seid während des Förderzeitraums angestellt?''' Dann braucht ihr eine Genehmigung eures Arbeitgebers für eure Nebentätigkeit (es genügt ein unterschriebener Zweizeiler vom Arbeitgeber).<br />
*'''Ihr möchtet einen höheren Stundensatz ansetzen?''' Für die Förderung wird pauschal ein Stundensatz von 50,00 € anerkannt. Falls ihr einen höheren Stundensatz beantragen wollt, müsst ihr diesen durch eine von euch gestellte, fachlich relevante <u>Rechnung</u> belegen.<br />
*'''Nachweise zur Bonität:''' <br />
**Unterzeichnete Erklärung zum Ausschluss einer Privatinsolvenz [[Antragsstellung#Erklärung zum Ausschluss der Privatinsolvenz|(VORLAGE)]] (bei Teams <u>jeweils eine Erklärung pro GbR-Teammitglied</u>)<br />
**Unterzeichnete Erklärung zum Eigenanteil (5% der Gesamtförderung bei 95% der Förderquote; [[Antragsstellung#Erklärung zum Eigenanteil|VORLAGE]]) (bei Teams <u>eine Erklärung für die GbR</u>; unterzeichnet durch Geschäftsführer*in und ggf. Kontoinhaber*in (wenn nicht GF oder mehrere GbR-Mitglieder den Kontoauszugnachweis erbringen))<br />
**Kopie des '''aktuellen Kontoauszugs''' mit positivem Saldo in Höhe des Eigenanteils (bei Teams kann dieser Betrag auf mehrere Bankkonten aufgeteilt werden). Nur Datum, Name, Bankverbindung sichtbar; alles andere schwärzen.<br />
*'''Zusätzlich für Teams:'''<br />
**GbR-Erklärung mit Bestimmung eines*r Gesellschafter*in als '''Geschäftsführer*in''' [[Antragsstellung#Gründung einer GbR|(VORLAGE)]]<br />
**'''Kontodaten des GbR-Kontos''' (dies muss ein Konto auf den Namen der GbR sein)<br />
** '''Steuernummer für die GbR''' bzw. Kopie der Anmeldung/Eingangsbestätigung beim Finanzamt<br />
**die '''Postadressen''' aller GbR-Mitglieder<br />
**'''SCHUFA-Auskunft''' aller GbR-Mitglieder ab einer Gesamtfördersumme über 90.000 €.<br />
<br />
===Wichtige Hinweise===<br />
<br />
*Die Unterlagen können auch noch ein paar Tage später per E-Mail nachgereicht werden, wenn sie zur Antrags-Sprechstunde noch nicht vorliegen. '''Wir empfehlen jedoch, so früh wie möglich anzufangen – einige Dokumente brauchen Vorlauf!'''<br />
*Alle Unterlagen, die einer Unterschrift bedürfen, müssen handschriftlich und in echt unterzeichnet werden! Digitale oder in die Formulare hineinkopierte Signaturen werden nicht akzeptiert und verlängern den Antragsprozess unnötig.<br />
*[[FAQ Projektträger|Weitere Hinweise Projektträgers]].<br />
<br />
==Tipps und Anmerkungen==<br />
<br />
===Versteuerung === <br />
<br />
*'''Einkommensteuer''': Ob ihr als Selbständige die Zuwendung als Einkommen versteuern und Sozialabgaben leisten müsst, sofern ihr über die jeweiligen Freibeträge kommt – dazu können wir keine rechtsverbindliche Aussage treffen. ''Holt euch hierzu unbedingt Rat bei eurem Finanzamt oder Steuerberater*in und bei eurer Krankenkasse!''<br />
*'''Umsatzsteuer:''' Zuwendungen unterliegen in der Regel mangels Leistungsaustausches nicht der Umsatzsteuer. Das bedeutet, dass bei der Auszahlung der Förderung keine Umsatzsteuer anfällt bzw. abzuführen ist.<br />
*'''Umsatzsteuerbefreiung beim Finanzamt:''' Als Unterlagen bzw. Argumentation empfehlen wir:<br />
**den gesamten [[Zuwendungsbescheid]] und die „De-minimis“-Bescheinigung (Anlage zum Zuwendungsbescheid)<br />
**„Zuwendungen unterliegen in der Regel mangels Leistungsaustausches nicht der Umsatzsteuer (Schreiben des BMF vom 26. August 1999 - IV D 1 - S 7200 - 92/99 - BStBl. 1999 Teil I S. 828).“<br />
*Mehr '''Infos zum Thema Steuern''' findet ihr [[Steuern|hier im Wiki]].<br />
<br />
===GbR-Konto=== <br />
<br />
*Bitte beachtet, dass der/die Geschäftsführer*in auch Bankformulare etc. unterzeichnen muss, es ist also sinnvoll, das GbR-Konto bei einer Bank am Wohnort zu eröffnen.<br />
*Achtet darauf, dass der Name des*der Kontoinhaber*in mit dem GbR-Namen übereinstimmt.<br />
<br />
*[[Banken|Erfahrungswerte mit verschiedenen Banken für ein GbR-Konto]]<br />
<br />
==Mustervorlagen==<br />
===Vorhabenbeschreibung===<br />
'''{Akronym / Projekttitel}'''<br />
<br />
'''Vorhabenbeschreibung mit Verwertungsplan'''<br />
<br />
1.) Kurze Projektbeschreibung<br />
<br />
2.) Welches Problem/ welche gesellschaftliche Herausforderung wollt ihr mit dem Projekt angehen? Was ist eure Motivation?<br />
<br />
3.) Wie wird das Projekt dieses Problem lösen? Wie wollt ihr das Projekt technisch umsetzen? Welche ähnlichen Ansätze gibt es schon und was wird euer Projekt anders bzw. besser machen?<br />
<br />
4.) Wer ist die Zielgruppe und wie profitiert sie vom Projekt? Wie soll euer Projekt sie erreichen?<br />
<br />
5.) Habt ihr schon an der Idee gearbeitet? Wenn ja, beschreibt kurz den akutelllen Stand und erklärt die geplanten Neuerungen. <br />
<br />
6.) An welchen Software-Projekten habt ihr bisher gearbeitet?<br />
<br />
7.) Wie viele Arbeitsstunden werdet ihr in den 6 Monaten Förderzeitraum vermutlich für die Umsetzung der Projektidee benötigen?<br />
<br />
8.) Skizziert kurz die wichtigsten Meilensteine, die im Förderzeitraum umgesetzt werden sollen.<br />
<br />
9.) Beantragt ihr die viermonatige Second-Stage-Förderung nach Ablauf der sechsmonatigen regulären Förderung?<br />
<br />
ggf. 10.) Wenn ihr eine Verlängerung beantragen möchtet: Was braucht euer Projekt, um aus dem Prototypen-Stadium herauszukommen und wie wollt ihr euer Projekt in den vier Monaten nachhaltig aufbauen?<br />
<br />
ggf. 11.) Wie viele Arbeitsstunden werdet ihr in der viermonatigen Verlängerung vermutlich für die weitere Umsetzung der Projektidee benötigen?<br />
<br />
ggf. 12.) Wenn ihr eine Verlängerung beantragen möchtet: Skizziert kurz die wichtigsten Meilensteine, die in der viermonatigen Verlängerung umgesetzt werden sollen.<br />
<br />
ggf. 13.) Welche Auflagen hat das Projekt für die Förderung bekommen und wie werden sie erfüllt? <br />
<br />
===Erklärung zum Eigenanteil===<br />
'''Software Sprint'''<br />
<br />
'''Erklärung der Antragsteller zum Eigenanteil'''<br />
<br />
Laut Bekanntmachung können zuwendungsfähige projektbezogene Personal- und Gemeinkosten für mein bzw. unser Projekt in einer Höhe von bis zu 95% anteilfinanziert werden, was einer maximalen Höhe der Fördermittel (Zuwendung) von [47.500|95.000|79.170|158.340] € entspricht. Der konkrete Zuwendungsbetrag ergibt sich aus der Vorkalkulation des Antrags. Die Auszahlung der Zuwendung erfolgt jeweils zu Beginn eines Kalenderquartals anteilig für die projektbezogenen Kosten, die im abgelaufenen Quartal entstanden sind. Aufgrund dieser nachschüssigen Auszahlung muss zunächst in Vorleistung gegangen werden.<br />
<br />
Hinsichtlich der von mir bzw. uns aufzubringenden Eigenmittel von mindestens 5% der Vorkalkulation wird eine vereinfachte Bonitätsprüfung vorgenommen. Dazu wird eine Bankauskunft über das im Projektantrag angegebene Konto vorgelegt. Den erforderlichen Eigenanteil kann ich bzw. können wir aufbringen über<br />
<br />
<br />
□ Eigenkapital<br />
□ weitere laufende Einkünfte (bitte Belege beifügen).<br />
<br />
<br />
Hiermit wird bestätigt, dass ich bzw. wir während der gesamten Projektlaufzeit Eigenleistungen in Höhe von 5% in mein bzw. unser Projekt {PROJEKTNAME} einbringen werden.<br />
<br />
<code>____________ ________________</code> <br />
<code>Ort, Datum Unterschrift</code><br />
<br />
===Erklärung zum Ausschluss der Privatinsolvenz ===<br />
'''Erklärung zum Ausschluss einer Privatinsolvenz'''<br />
<br />
<br />
Ich, {VORNAME NAME}, geboren am {DATUM} in {ORT}, erkläre hiermit eidesstattlich, dass ich mich nicht in einer Privatinsolvenz befinde.<br />
<br />
<code>____________ ________________</code> <br />
<code>Ort, Datum Unterschrift</code><br />
<br />
===Gründung einer GbR===<br />
'''Gründung der [Name] GbR'''<br />
<br />
'''Erklärung der Antragsteller im Fall kleiner Teams'''<br />
<br />
<br />
Hiermit erklären wir, dass die Personen<br />
<br />
<br />
[Person 1: Vorname, Name, Str., Nr., PLZ, Ort]<br />
<br />
[Person 2: Vorname, Name, Str., Nr., PLZ, Ort]<br />
<br />
[ggfs. weitere]<br />
<br />
<br />
eine Gesellschaft bürgerlichen Rechts (GbR) nach BGB §705ff. bilden. Der gemeinsame Zweck des Zusammenschlusses besteht in der Durchführung des Projektes [Projektname] innerhalb der BMFTR-Fördermaßnahme „Software Sprint“. Antragsteller bzw. Zuwendungsempfänger ist die [Name] GbR.<br />
<br />
Die o. g. Personen treten daher im Rahmen des „Software Sprint“-Projekts mit gemeinsamen Rechten und Pflichten auf. Insbesondere erbringen sie gemeinschaftlich die laut Antrag bzw. Vorhabenbeschreibung vereinbarten Beiträge (Programmierleistungen usw.) im Projekt [Projektname]. Weiterhin sind sie gemeinschaftlich für die Projektsteuerung, für die Verwendung der Zuwendung, für das Aufbringen des Eigenanteils sowie für die Nachweispflichten gegenüber dem BMFTR/PT verantwortlich.<br />
<br />
Die o. g. Personen erklären den/die Gesellschafter/in [Vor- und Nachname] zum allein unterschriftsberechtigten Geschäftsführer.<br />
<br />
Im Fall der Auflösung der GbR bzw. des Ausscheidens eines Gesellschafters während der Projektlaufzeit ist dem Projektträger unverzüglich Mitteilung zu machen.<br />
<br />
<code>____________ ______________________________</code> <br />
<code>Ort, Datum [Name Person 1] / Unterschrift</code><br />
<br />
<code>____________ ______________________________</code> <br />
<code>Ort, Datum [Name Person 2] / Unterschrift</code><br />
<br />
<ggf. weitere><br />
<br />
===Einwilligung zur Akzeptanz der Entscheidung bei Second-Stage-Bewerbungen===<br />
<br />
====Einzelantragsstellende====<br />
Ich, {VORNAME NAME}, erkläre hiermit, dass ich im Rahmen der Fördermaßnahme Software-Sprint der Juryentscheidung über die Second-Stage-Förderung meines Projektes {Projektname} folgen werde und entsprechend einer Kürzung ggfs. gesperrter Fördermittel und der Laufzeitverkürzung auf 6 Monate hiermit explizit zustimme.<br />
<br />
<code>____________ ________________</code> <br />
<code>Ort, Datum Unterschrift</code><br />
<br />
====GbR====<br />
Ich, {VORNAME NAME}, erkläre hiermit als Geschäftsführung der {Name GbR}, dass wir als Team im Rahmen der Fördermaßnahme Software-Sprint der Juryentscheidung über die Second-Stage-Förderung unseres Projektes {Projektname} folgen werden und ich entsprechend einer Kürzung ggfs. gesperrter Fördermittel und der Laufzeitverkürzung auf 6 Monate hiermit explizit zustimme.<br />
<br />
<code>____________ ________________</code> <br />
<code>Ort, Datum Unterschrift</code><br />
<br />
= In English=<br />
<mark>'''!! This page is currently under construction !! The information provided is not up to date !!'''<mark><br />
<br />
Here you will find all relevant information and template documents for the '''application process for the Prototype Fund'''.<br />
<br />
An application consultation hour takes place online in mid-March, providing an opportunity to discuss the details together and, if applicable, submit the application immediately.<br />
<br />
==Preparation==<br />
To prepare optimally for the application consultation hour, we recommend:<br />
<br />
*Gather all '''important documents''' needed for the application in advance (see [[Antragsstellung#Document Checklist| the document checklist]).<br />
*Prepare '''three short summaries''' for the application '''in German'''. Use your application texts as a basis (Caution: Limitation to a maximum of 2000 characters per category), formulate your project in a generally understandable manner, and avoid using first-person pronouns.<br />
**Project Description: What is the goal of the project?<br />
** Work Plan: What is the work/milestone plan?<br />
**Result Utilization: Who is the target audience, and how can they be reached?<br />
To submit the application, you will need both the three summaries ([https://wiki.prototypefund.de/index.php?title=File:AZK_V0708.png application fields V07-08]) and your complete project description in accordance to the [[Antragsstellung#Project description|sample outline]] as an attachment.<br />
<br />
You do not have to be completely finished with the preparations for the application before the consultation hour. However, we recommend that you start preparing early, as some processes can take time (GbR, bank account, etc.). You should familiarize yourself with the procedures before the consultation hour, otherwise you will not be able to use the opportunity to ask your questions. '''''Important: The application consultation houris not intended to go through your prepared application line by line, but only to provide additional assistance if you still have questions.'''''<br />
<br />
==Application Consultation Hour==<br />
'''When''': Thursday, March 20th, 2025, from 10 am to 12 noon<br />
<br />
'''Where''': https://meet.prototypefund.de/user/mar-dsj-bid-2ye (We emailed you the password.)<br />
<br />
'''Who''': All projects selected for class 01 of Prototype Fund in 2025 that were notified accordingly. <br />
<br />
'''Moderation''': The team from the Projektträger (Project Management Agency) together with the Prototype Fund support team from the Open Knowledge Foundation. Learn [[Der Prototype Fund|Learn how the BMFTR, the Projektträger and the OKF work together to support your projects.]]<br />
<br />
'''''Important''': '''The application consultation hour will be held in German. We will do our best to accommodate English speakers, but be won’t be able to provide live translation''''''''!'''<br />
<br />
'''What you need''': <br />
<br />
*Your laptop<br />
* documents from the checklist that you have already available<br />
*questions that have arisen so far<br />
<br />
'''Contact for questions''': Enyong Küsgen & Marie-Lena Wiese (projektbetreuung@prototypefund.de)<br />
<br />
'''Deadline for the application:''' April 7th, 2025<br />
==Document Checklist==<br />
'''''Please note: All forms need to be handed in in German! The exception being the project description (Vorhabenbeschreibung) only in the case that you are not sufficient in German''.''' You will find [[Antragsstellung#Templates|the English sample outline for the project description]] as well as a brief explanation of each of the other forms below.<br />
<br />
===Application form===<br />
The funding application must be created via [https://foerderportal.bund.de/easyonline/ easy-online].<br />
https://foerderportal.bund.de/easyonline/<br />
<br />
1. Ministerium/Bundesbehörde: ''Bundesministerium für Forschung, Technologie und Raumfahrt''<br />
<br />
2. Fördermaßnahme: ''IKT 2020 – Strukturelle Weiterentwicklung der IT-Forschung''<br />
<br />
3. Förderbereich: ''Software Sprint'' <br />
*The Projektträger team will answer your question regarding the application during the application consultation hour. '''''Important: Due to time constraints, you will not have the opportunity to complete the application in full during the appointment. Therefore, prepare everything as far as possible using the instructions.'''''<br />
*You will need the three summaries for the application.<br />
*The application can be digitally verified via TAN procedure ([[DLR FAQ#Antragseinreichung via easy-online|Instructions]]) or, otherwise, it must be signed by hand and submitted by mail.<br />
<br />
=== Attachments to the Application:=== <br />
<br />
*A '''project description''' ("Vorhabenbeschreibung"; see [[Antragsstellung#Project description (Vorhabenbeschreibung)|SAMPLE OUTLINE]]) must be attached to each application. Use your submission texts. If you have received conditions for funding from the jury, please redact the text, explicitly address the feedback and explain how you will, for example, incorporate it into your work plan. It must be clear how you have addressed or plan to consider the conditions.<br />
*Signed declaration for the grant of a "'''De-minimis-Beihilfe'''" ([https://cloud.okfn.de/s/iTwb4xtz46c8jmi FORM]) (for teams, <u>one declaration for the GbR</u>, signed by the managing director)<br />
* '''Tax number''' for self-employment (see below, for teams, tax number for the GbR) or copy of the registration/confirmation from the tax office<br />
*Consent to the acceptance of the advisory board's decision for '''Second Stage applications''' for individual applicants or for GbRs [[Antragsstellung#Agreement to accept the advisory board's decision in the case of second-stage applications (Einwilligung zur Akzeptanz der Entscheidung bei Second-Stage-Bewerbungen)|TEMPLATE]])<br />
**'''Will you be employed part-time during the funding period?''' Then you need permission from your employer for your secondary employment (a short written and signed statement from the employer is sufficient).<br />
**'''Do you want to claim a higher hourly rate?''' A standard hourly rate of €50.00 is recognized for the funding. If you want to apply for a higher hourly rate, you must substantiate the rate with an invoice relevant to your field.<br />
*'''Proof of creditworthiness''' <br />
**Signed declaration for the '''own contribution''' (5% of the total funding amount at 95% funding rate; [[Antragsstellung#Declaration of the applicants regarding their own contribution (Erklärung der Antragsteller zum Eigenanteil)|TEMPLATE]]) (for teams, <u>one declaration for the GbR</u>, signed by the managing director and if necessary bank account holder (in case director is not bank statement provider))<br />
** Signed declaration regarding the '''exclusion of private insolvency''' ([[Antragsstellung#Declaration regarding the exclusion of personal bankruptcy (Erklärung zum Ausschluss der Privatinsolvenz)|TEMPLATE]]) (for teams, <u>one declaration per GbR team member</u>)<br />
**Copy of a '''bank statement''' with a positive balance equal to the own contribution (for teams, this amount can be divided among several bank accounts). Only date, name, bank details visible; black out everything else.<br />
*'''Additionally for teams'''<br />
**Declaration of the GbR with the appointment of one member as '''managing director''' ([[Antragsstellung#Declaration by applicants in the case of small teams (Erklärung der Antragsteller im Fall kleiner Teams)|TEMPLATE]])<br />
** Account details of the '''GbR bank account''' (this must be an account in the name of the GbR)<br />
**'''Tax number of the GbR''' or a copy of the receipt of your application by the tax office<br />
**'''Postal adresses''' of all GbR members<br />
**'''credit report (SCHUFA)''' of all GbR members from a total funding amount of over €90,000<br />
<br />
===Important Notes ===<br />
<br />
*The documents can be submitted a few days later via e-mail if they are not available by the time of the application consultation hour. However, '''we recommend starting as early as possible - some documents require lead time!'''<br />
*All documents requiring a signature must be signed by hand! Digital or pasted-in signatures will not be accepted and unnecessarily extend the application process.<br />
*[[FAQ Projektträger|More Notes by the Projektträger]]<br />
<br />
==Tipps and tricks ==<br />
<br />
===Taxation=== <br />
<br />
*'''Income Tax:''' We cannot make a legally binding statement on whether you, as a self-employed person/freelancer, have to pay income tax on the funding money. This depends on your individual situation, other incomes etc. ''You should consult your tax office or tax advisor and your health insurance company!''<br />
*'''Sales Tax:''' Grants are generally not subject to VAT due to the lack of an exchange of services. This means that no VAT is payable or to be remitted upon the disbursement of the funding.<br />
*'''Getting a sales tax exemption at the tax office:'''<br />
<br />
We recommend using the following documents/argumentation to get a tax exemption:<br />
<br />
*Hand in the entire funding notification (“[[Zuwendungsbescheid]]”) and the attached „De-minimis-Bescheinigung".<br />
<br />
*Use this wording at the tax office: „Zuwendungen unterliegen in der Regel mangels Leistungsaustausches nicht der Umsatzsteuer (Schreiben des BMF vom 26. August 1999 - IV D 1 - S 7200 - 92/99 - BStBl. 1999 Teil I S. 828).“<br />
<br />
===GbR bank account (for teams)===<br />
<br />
*Please note that the managing director must also sign bank forms, etc. So, it is advisable to open the GbR account at a bank near your place of residence.<br />
*Make sure that the name of the account holder matches the GbR name.<br />
*Experience with [[Banken|banks]]<br />
<br />
==Templates==<br />
===Project description (Vorhabenbeschreibung)===<br />
'''''Only to be submitted in English if you are not sufficient in German!'''''<br />
'''{Akronym / Projekttitel}'''<br />
<br />
'''Project description with utilization plan'''<br />
<br />
1.) Short project description<br />
<br />
2.) What problem/social challenge do you want to address with the project? What is your motivation?<br />
<br />
3.) How will the project solve this problem? How do you plan to implement the project technically? What similar approaches already exist and what will your project do differently or better?<br />
<br />
4.) Who is the target group and how will they benefit from the project? How do you plan to reach them?<br />
<br />
5.) Have you already worked on the idea? If so, briefly describe the current status and explain the planned innovations. <br />
<br />
6.) What software projects have you worked on so far?<br />
<br />
7.) How many working hours do you estimate you will need to realize your project idea during the six-month funding period?<br />
<br />
8.) Briefly outline the most important milestones to be reached during the funding period.<br />
<br />
9.) Are you applying for the four-month second-stage funding after the six-month regular funding has expired?<br />
<br />
If applicable 10.) If you would like to apply for an extension: What does your project need to get out of the prototype stage and how do you want to set up your project in a sustainable way during the four months?<br />
<br />
If applicable 11.) How many working hours do you estimate you will need to further implement your project idea during the four-month extension?<br />
<br />
If applicable 12.) If you would like to apply for an extension: Please briefly outline the most important milestones that are to be reached during the four-month extension.<br />
<br />
If applicable 13.) What conditions has the project been granted funding under and how are they being complied with? <br />
<br />
===Declaration of the applicants regarding their own contribution (Erklärung der Antragsteller zum Eigenanteil)===<br />
[[Antragsstellung#Erklärung zum Eigenanteil|To be submitted in German, you can find the template here]])<br />
<br />
The declaration of the applicants regarding their own contribution informs you that your project can be partially financed up to 95% with a personal contribution of at least 5%. This is due to the payment in retrospect since the grant is paid out at the beginning of each calendar quarter, pro rata for the project-related costs incurred in the previous quarter.<br />
To prove that you can provide the required personal contribution you have to provide a bank reference for the account specified in the application and have to confirm in this form that you will contribute 5% of your own labor to your project via equity and/or other regular income.<br />
<br />
===Declaration regarding the exclusion of personal bankruptcy (Erklärung zum Ausschluss der Privatinsolvenz)===<br />
[[Antragsstellung#Erklärung zum Ausschluss der Privatinsolvenz|To be submitted in German, you can find the template here]]<br />
<br />
This form asks you to declare in lieu of an oath that you are not subject to personal bankruptcy proceedings.<br />
<br />
===Declaration by applicants in the case of small teams (Erklärung der Antragsteller im Fall kleiner Teams)===<br />
[[Antragsstellung#Gründung einer GbR|To be submitted in German, you can find the template here]]<br />
<br />
This form asks you to declare that your team members will form a civil-law partnership (GbR) with the purpose to carry out your project. This means that all of the personen named here have joint rights and obligations within the project. You will have to name one shareholder of the GbR to be the managing director with sole signing authority.<br />
<br />
===Agreement to accept the decision in the case of second-stage applications (Einwilligung zur Akzeptanz der Entscheidung bei Second-Stage-Bewerbungen)===<br />
[[Antragsstellung#Einwilligung zur Akzeptanz der Entscheidung bei Second-Stage-Bewerbungen|To be submitted in German, you can find the template here]] <br />
<br />
Depending on whether you are applying alone or as part of a team, you have to fill the corresponding form to declare that you will follow the jury's decision on the second-stage funding of my project. You will explicitly agree to a reduction in the amount of funding available and a shortening of the funding period to six months in the case of a rejection of your second-stage pitch.</div>Nicole Häuslerhttps://wiki.prototypefund.de/index.php?title=Der_Prototype_Fund&diff=48307Der Prototype Fund2026-02-02T08:41:11Z<p>Nicole Häusler: Disclaimer entfernt</p>
<hr />
<div>''(English version below)''<br />
<br />
Hier findet ihr eine kurze Erklärung, wie der Prototype Fund als Förderinstrument aufgebaut ist. Fragen? Meldet euch jederzeit gern!<br />
<br />
== Die Struktur ==<br />
<br />
=== BMFTR ===<br />
[[File:PTF-DLR-BMBF.png|thumb|Die Struktur des Prototype Funds]]<br />
Das [https://www.bmbf.de/bmbf/de/home/home_node.html Bundesministerium für Forschung, Technologie und Raumfahrt] (BMFTR) stellt die finanziellen Mittel bereit, durch die der Prototype Fund Projekte fördern kann, und finanziert die Arbeit des Teams des Prototype Fund bei der [https://okfn.de/ Open Knowledge Foundation] (OKF).<br />
<br />
Das BMFTR fördert den Prototype Fund, mit Unterstützung des Projektträgers, als ein Projekt der Unterabteilung Künstliche Intelligenz (Runden 1-16 Förderkennzeichen [https://foerderportal.bund.de/foekat/jsp/SucheAction.do?actionMode=view&fkz=01IS16021 01IS16021], Jahrgang 01-04 Förderkennzeichen [https://foerderportal.bund.de/foekat/jsp/SucheAction.do?actionMode=view&fkz=01IS24086 01IS24086]). <br />
<br />
Hier findet ihr die [https://www.bmbf.de/bmbf/shareddocs/bekanntmachungen/de/2016/08/1225_bekanntmachung.html;jsessionid=C0A71AB7DBD12219A09FD059F62B83A9.live471 ursprüngliche Bekanntmachung] (2016), die [https://www.bmbf.de/bmbf/shareddocs/bekanntmachungen/de/2017/08/1395_aenderung-der-bekanntmachung erste Änderung] (2017) und die zweite und [https://www.bmbf.de/bmbf/shareddocs/bekanntmachungen/de/2020/03/2891_aenderung-der-bekanntmachung letzte Änderung] (2020) für Runden 1-16 des Prototype Fund. Hier findet ihr die [https://www.bmbf.de/SharedDocs/Bekanntmachungen/DE/2024/11/2024-11-15-bekanntmachung-software-sprint.html Bekanntmachung für Jahrgang 01-04] (2024).<br />
<br />
Die Kommunikation im Rahmen der Förderung erfolgt über den Projektträger und nicht direkt mit dem Ministerium.<br />
<br />
=== Projektträger (VDI/VDE) ===<br />
Der [https://www.vdivde-it.de/de] ist die VDI/VDE Innovation und Technik GmbH und übernimmt im Auftrag des BMFTR die Umsetzung der Fördermaßnahme. <br />
<br />
Das Team des Projektträgers organisiert und verwaltet die Förderung auf fachlicher und administrativer Ebene.<br />
<br />
Ihr habt daher jeweils zwei Ansprechpartner*innen beim Projektträger, an die ihr euch bei fachlichen Fragen, wie der Umsetzung von Auflagen, und administrativen Fragen, z.B. zu Abrechnungen, wenden könnt. Wichtig: Administrative Veränderungen wie z.B. Umzüge sollten bis zum Erhalt des Schlussbescheides an eure*n Ansprechpartner*in beim Projektträger gemeldet werden.<br />
<br />
Mehr zur Rolle des Projektträgers könnt [https://prototypefund.de/hinter-den-kulissen-dlr/ ihr hier nachlesen].<br />
<br />
=== Prototype Fund / OKF ===<br />
Das Team Prototype Fund begleitet euch im Alltag während der Förderzeit, ist für die [https://prototypefund.de/about/begleitforschung/ Begleitforschung] zuständig und kümmert sich um die Kommunikation über den Fund. Der Prototype Fund ist eines der Projekte unter dem Dach der [https://okfn.de/ Open Knowledge Foundation Deutschland e. V.]<br />
<br />
Eure Ansprechpartnerinnen beim Prototype Fund sind (außer für administrative Fragen) eure Projektbetreuerinnen Enyong und Marie-Lena.<br />
== In English ==<br />
Here you will find a brief explanation of how the Prototype Fund is structured as a funding program. Questions? Feel free to ask anytime!<br />
<br />
== The structure ==<br />
<br />
=== BMFTR ===<br />
The [https://www.bmbf.de/bmbf/en/home/home_node.html Federal Ministry of Research, Technology and Space] (BMFTR) provides the financial resources that allow the Prototype Fund to fund projects and finances the work of the Prototype Fund team at [https://okfn.de/ Open Knowledge Foundation Germany] (OKF). <br />
<br />
The BMFTR is funding the Prototype Fund with support from the Projektträger (Project Mangement Agency), as a project of its Artificial Intelligence subdivision, under the grant number [https://foerderportal.bund.de/foekat/jsp/SucheAction.do?actionMode=view&fkz=01IS16021 01IS16021] for round 1-16 and under the grant number [https://foerderportal.bund.de/foekat/jsp/SucheAction.do?actionMode=view&fkz=01IS24086 01IS24086] for class 01-04.<br />
<br />
You can find the [https://www.bmbf.de/bmbf/shareddocs/bekanntmachungen/de/2016/08/1225_bekanntmachung.html;jsessionid=C0A71AB7DBD12219A09FD059F62B83A9.live471 original announcement] (2016), [https://www.bmbf.de/bmbf/shareddocs/bekanntmachungen/de/2017/08/1395_aenderung-der-bekanntmachung the first amendment] (2017), and the second and [https://www.bmbf.de/bmbf/shareddocs/bekanntmachungen/de/2020/03/2891_aenderung-der-bekanntmachung last amendment] (2020) for rounds 1-16 here. For class 01-04 of Prototype Fund you can find [https://www.bmbf.de/SharedDocs/Bekanntmachungen/DE/2024/11/2024-11-15-bekanntmachung-software-sprint.html the announcement] (2024) here.<br />
<br />
Communication regarding the funding takes place through the DLR Projektträger and not directly with the ministry.<br />
<br />
=== Projektträger (VDI/VDE) ===<br />
The [https://www.vdivde-it.de/en] (Project Management Agency) is VDI/VDE Innovation + Technik GmbH and is responsible for implementing the funding measure on behalf of the BMFTR.<br />
<br />
The Projektträger team organizes and manages the funding on both scientific and administrative levels.<br />
<br />
Therefore, you have two contact persons at the Projektträger for technical questions, such as the implementation of requirements ("Auflagen"), and administrative questions, such as invoicing. It is important to note that administrative changes, such as relocations, should be reported to your contact person until the receipt of the final notification (“Schlussbescheid”).<br />
<br />
You can read more about the role of the project sponsor [https://prototypefund.de/hinter-den-kulissen-dlr/ in this blog post].<br />
<br />
=== Prototype Fund / OKF ===<br />
The Prototype Fund team accompanies you in your daily tasks during the funding period, is responsible for the [https://prototypefund.de/about/ accompanying research] and takes care of the communication about the fund. The Prototype Fund is one of the projects under the umbrella of the [https://okfn.de/en/ Open Knowledge Foundation Germany].<br />
<br />
Your contact persons at the Prototype Fund (except for administrative questions) are your program managers Enyong and Marie-Lena.</div>Nicole Häuslerhttps://wiki.prototypefund.de/index.php?title=Der_Prototype_Fund&diff=48306Der Prototype Fund2026-02-02T08:40:28Z<p>Nicole Häusler: </p>
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<div><mark>'''!! Diese Seite ist aktuell in Bearbeitung !! Die Informationen sind teilweise nicht aktuell !!'''<mark><br />
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<mark>'''!! This page is currently under construction !! The information provided is not up to date !!'''<mark><br />
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''(English version below)''<br />
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Hier findet ihr eine kurze Erklärung, wie der Prototype Fund als Förderinstrument aufgebaut ist. Fragen? Meldet euch jederzeit gern!<br />
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== Die Struktur ==<br />
<br />
=== BMFTR ===<br />
[[File:PTF-DLR-BMBF.png|thumb|Die Struktur des Prototype Funds]]<br />
Das [https://www.bmbf.de/bmbf/de/home/home_node.html Bundesministerium für Forschung, Technologie und Raumfahrt] (BMFTR) stellt die finanziellen Mittel bereit, durch die der Prototype Fund Projekte fördern kann, und finanziert die Arbeit des Teams des Prototype Fund bei der [https://okfn.de/ Open Knowledge Foundation] (OKF).<br />
<br />
Das BMFTR fördert den Prototype Fund, mit Unterstützung des Projektträgers, als ein Projekt der Unterabteilung Künstliche Intelligenz (Runden 1-16 Förderkennzeichen [https://foerderportal.bund.de/foekat/jsp/SucheAction.do?actionMode=view&fkz=01IS16021 01IS16021], Jahrgang 01-04 Förderkennzeichen [https://foerderportal.bund.de/foekat/jsp/SucheAction.do?actionMode=view&fkz=01IS24086 01IS24086]). <br />
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Hier findet ihr die [https://www.bmbf.de/bmbf/shareddocs/bekanntmachungen/de/2016/08/1225_bekanntmachung.html;jsessionid=C0A71AB7DBD12219A09FD059F62B83A9.live471 ursprüngliche Bekanntmachung] (2016), die [https://www.bmbf.de/bmbf/shareddocs/bekanntmachungen/de/2017/08/1395_aenderung-der-bekanntmachung erste Änderung] (2017) und die zweite und [https://www.bmbf.de/bmbf/shareddocs/bekanntmachungen/de/2020/03/2891_aenderung-der-bekanntmachung letzte Änderung] (2020) für Runden 1-16 des Prototype Fund. Hier findet ihr die [https://www.bmbf.de/SharedDocs/Bekanntmachungen/DE/2024/11/2024-11-15-bekanntmachung-software-sprint.html Bekanntmachung für Jahrgang 01-04] (2024).<br />
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Die Kommunikation im Rahmen der Förderung erfolgt über den Projektträger und nicht direkt mit dem Ministerium.<br />
<br />
=== Projektträger (VDI/VDE) ===<br />
Der [https://www.vdivde-it.de/de] ist die VDI/VDE Innovation und Technik GmbH und übernimmt im Auftrag des BMFTR die Umsetzung der Fördermaßnahme. <br />
<br />
Das Team des Projektträgers organisiert und verwaltet die Förderung auf fachlicher und administrativer Ebene.<br />
<br />
Ihr habt daher jeweils zwei Ansprechpartner*innen beim Projektträger, an die ihr euch bei fachlichen Fragen, wie der Umsetzung von Auflagen, und administrativen Fragen, z.B. zu Abrechnungen, wenden könnt. Wichtig: Administrative Veränderungen wie z.B. Umzüge sollten bis zum Erhalt des Schlussbescheides an eure*n Ansprechpartner*in beim Projektträger gemeldet werden.<br />
<br />
Mehr zur Rolle des Projektträgers könnt [https://prototypefund.de/hinter-den-kulissen-dlr/ ihr hier nachlesen].<br />
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=== Prototype Fund / OKF ===<br />
Das Team Prototype Fund begleitet euch im Alltag während der Förderzeit, ist für die [https://prototypefund.de/about/begleitforschung/ Begleitforschung] zuständig und kümmert sich um die Kommunikation über den Fund. Der Prototype Fund ist eines der Projekte unter dem Dach der [https://okfn.de/ Open Knowledge Foundation Deutschland e. V.]<br />
<br />
Eure Ansprechpartnerinnen beim Prototype Fund sind (außer für administrative Fragen) eure Projektbetreuerinnen Enyong und Marie-Lena.<br />
== In English ==<br />
Here you will find a brief explanation of how the Prototype Fund is structured as a funding program. Questions? Feel free to ask anytime!<br />
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== The structure ==<br />
<br />
=== BMFTR ===<br />
The [https://www.bmbf.de/bmbf/en/home/home_node.html Federal Ministry of Research, Technology and Space] (BMFTR) provides the financial resources that allow the Prototype Fund to fund projects and finances the work of the Prototype Fund team at [https://okfn.de/ Open Knowledge Foundation Germany] (OKF). <br />
<br />
The BMFTR is funding the Prototype Fund with support from the Projektträger (Project Mangement Agency), as a project of its Artificial Intelligence subdivision, under the grant number [https://foerderportal.bund.de/foekat/jsp/SucheAction.do?actionMode=view&fkz=01IS16021 01IS16021] for round 1-16 and under the grant number [https://foerderportal.bund.de/foekat/jsp/SucheAction.do?actionMode=view&fkz=01IS24086 01IS24086] for class 01-04.<br />
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You can find the [https://www.bmbf.de/bmbf/shareddocs/bekanntmachungen/de/2016/08/1225_bekanntmachung.html;jsessionid=C0A71AB7DBD12219A09FD059F62B83A9.live471 original announcement] (2016), [https://www.bmbf.de/bmbf/shareddocs/bekanntmachungen/de/2017/08/1395_aenderung-der-bekanntmachung the first amendment] (2017), and the second and [https://www.bmbf.de/bmbf/shareddocs/bekanntmachungen/de/2020/03/2891_aenderung-der-bekanntmachung last amendment] (2020) for rounds 1-16 here. For class 01-04 of Prototype Fund you can find [https://www.bmbf.de/SharedDocs/Bekanntmachungen/DE/2024/11/2024-11-15-bekanntmachung-software-sprint.html the announcement] (2024) here.<br />
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Communication regarding the funding takes place through the DLR Projektträger and not directly with the ministry.<br />
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=== Projektträger (VDI/VDE) ===<br />
The [https://www.vdivde-it.de/en] (Project Management Agency) is VDI/VDE Innovation + Technik GmbH and is responsible for implementing the funding measure on behalf of the BMFTR.<br />
<br />
The Projektträger team organizes and manages the funding on both scientific and administrative levels.<br />
<br />
Therefore, you have two contact persons at the Projektträger for technical questions, such as the implementation of requirements ("Auflagen"), and administrative questions, such as invoicing. It is important to note that administrative changes, such as relocations, should be reported to your contact person until the receipt of the final notification (“Schlussbescheid”).<br />
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You can read more about the role of the project sponsor [https://prototypefund.de/hinter-den-kulissen-dlr/ in this blog post].<br />
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=== Prototype Fund / OKF ===<br />
The Prototype Fund team accompanies you in your daily tasks during the funding period, is responsible for the [https://prototypefund.de/about/ accompanying research] and takes care of the communication about the fund. The Prototype Fund is one of the projects under the umbrella of the [https://okfn.de/en/ Open Knowledge Foundation Germany].<br />
<br />
Your contact persons at the Prototype Fund (except for administrative questions) are your program managers Enyong and Marie-Lena.</div>Nicole Häuslerhttps://wiki.prototypefund.de/index.php?title=Der_Prototype_Fund&diff=48305Der Prototype Fund2026-02-02T08:37:30Z<p>Nicole Häusler: Den Namen des Projetträgers</p>
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Hier findet ihr eine kurze Erklärung, wie der Prototype Fund als Förderinstrument aufgebaut ist. Fragen? Meldet euch jederzeit gern!<br />
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== Die Struktur ==<br />
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=== BMFTR ===<br />
[[File:PTF-DLR-BMBF.png|thumb|Die Struktur des Prototype Funds]]<br />
Das [https://www.bmbf.de/bmbf/de/home/home_node.html Bundesministerium für Forschung, Technologie und Raumfahrt] (BMFTR) stellt die finanziellen Mittel bereit, durch die der Prototype Fund Projekte fördern kann, und finanziert die Arbeit des Teams des Prototype Fund bei der [https://okfn.de/ Open Knowledge Foundation] (OKF).<br />
<br />
Das BMFTR fördert den Prototype Fund, mit Unterstützung des Projektträgers, als ein Projekt der Unterabteilung Künstliche Intelligenz (Runden 1-16 Förderkennzeichen [https://foerderportal.bund.de/foekat/jsp/SucheAction.do?actionMode=view&fkz=01IS16021 01IS16021], Jahrgang 01-04 Förderkennzeichen [https://foerderportal.bund.de/foekat/jsp/SucheAction.do?actionMode=view&fkz=01IS24086 01IS24086]). <br />
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Hier findet ihr die [https://www.bmbf.de/bmbf/shareddocs/bekanntmachungen/de/2016/08/1225_bekanntmachung.html;jsessionid=C0A71AB7DBD12219A09FD059F62B83A9.live471 ursprüngliche Bekanntmachung] (2016), die [https://www.bmbf.de/bmbf/shareddocs/bekanntmachungen/de/2017/08/1395_aenderung-der-bekanntmachung erste Änderung] (2017) und die zweite und [https://www.bmbf.de/bmbf/shareddocs/bekanntmachungen/de/2020/03/2891_aenderung-der-bekanntmachung letzte Änderung] (2020) für Runden 1-16 des Prototype Fund. Hier findet ihr die [https://www.bmbf.de/SharedDocs/Bekanntmachungen/DE/2024/11/2024-11-15-bekanntmachung-software-sprint.html Bekanntmachung für Jahrgang 01-04] (2024).<br />
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Die Kommunikation im Rahmen der Förderung erfolgt über den Projektträger und nicht direkt mit dem Ministerium.<br />
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=== Projektträger (VDI/VDE) ===<br />
Der [https://projekttraeger.dlr.de/de Projektträger] ist die VDI/VDE Innovation und Technik GmbH und übernimmt im Auftrag des BMFTR die Umsetzung der Fördermaßnahme. <br />
<br />
Das Team des Projektträgers organisiert und verwaltet die Förderung auf fachlicher und administrativer Ebene.<br />
<br />
Ihr habt daher jeweils zwei Ansprechpartner*innen beim Projektträger, an die ihr euch bei fachlichen Fragen, wie der Umsetzung von Auflagen, und administrativen Fragen, z.B. zu Abrechnungen, wenden könnt. Wichtig: Administrative Veränderungen wie z.B. Umzüge sollten bis zum Erhalt des Schlussbescheides an eure*n Ansprechpartner*in beim Projektträger gemeldet werden.<br />
<br />
Mehr zur Rolle des Projektträgers könnt [https://prototypefund.de/hinter-den-kulissen-dlr/ ihr hier nachlesen].<br />
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=== Prototype Fund / OKF ===<br />
Das Team Prototype Fund begleitet euch im Alltag während der Förderzeit, ist für die [https://prototypefund.de/about/begleitforschung/ Begleitforschung] zuständig und kümmert sich um die Kommunikation über den Fund. Der Prototype Fund ist eines der Projekte unter dem Dach der [https://okfn.de/ Open Knowledge Foundation Deutschland e. V.]<br />
<br />
Eure Ansprechpartnerinnen beim Prototype Fund sind (außer für administrative Fragen) eure Projektbetreuerinnen Enyong und Marie-Lena.<br />
== In English ==<br />
Here you will find a brief explanation of how the Prototype Fund is structured as a funding program. Questions? Feel free to ask anytime!<br />
<br />
== The structure ==<br />
<br />
=== BMFTR ===<br />
The [https://www.bmbf.de/bmbf/en/home/home_node.html Federal Ministry of Research, Technology and Space] (BMFTR) provides the financial resources that allow the Prototype Fund to fund projects and finances the work of the Prototype Fund team at [https://okfn.de/ Open Knowledge Foundation Germany] (OKF). <br />
<br />
The BMFTR is funding the Prototype Fund with support from the Projektträger (Project Mangement Agency), as a project of its Artificial Intelligence subdivision, under the grant number [https://foerderportal.bund.de/foekat/jsp/SucheAction.do?actionMode=view&fkz=01IS16021 01IS16021] for round 1-16 and under the grant number [https://foerderportal.bund.de/foekat/jsp/SucheAction.do?actionMode=view&fkz=01IS24086 01IS24086] for class 01-04.<br />
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You can find the [https://www.bmbf.de/bmbf/shareddocs/bekanntmachungen/de/2016/08/1225_bekanntmachung.html;jsessionid=C0A71AB7DBD12219A09FD059F62B83A9.live471 original announcement] (2016), [https://www.bmbf.de/bmbf/shareddocs/bekanntmachungen/de/2017/08/1395_aenderung-der-bekanntmachung the first amendment] (2017), and the second and [https://www.bmbf.de/bmbf/shareddocs/bekanntmachungen/de/2020/03/2891_aenderung-der-bekanntmachung last amendment] (2020) for rounds 1-16 here. For class 01-04 of Prototype Fund you can find [https://www.bmbf.de/SharedDocs/Bekanntmachungen/DE/2024/11/2024-11-15-bekanntmachung-software-sprint.html the announcement] (2024) here.<br />
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Communication regarding the funding takes place through the DLR Projektträger and not directly with the ministry.<br />
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=== Projektträger (VDI/VDE) ===<br />
The [https://projekttraeger.dlr.de/en Projektträger] (Project Management Agency) is VDI/VDE Innovation + Technik GmbH and is responsible for implementing the funding measure on behalf of the BMFTR.<br />
<br />
The Projektträger team organizes and manages the funding on both scientific and administrative levels.<br />
<br />
Therefore, you have two contact persons at the Projektträger for technical questions, such as the implementation of requirements ("Auflagen"), and administrative questions, such as invoicing. It is important to note that administrative changes, such as relocations, should be reported to your contact person until the receipt of the final notification (“Schlussbescheid”).<br />
<br />
You can read more about the role of the project sponsor [https://prototypefund.de/hinter-den-kulissen-dlr/ in this blog post].<br />
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=== Prototype Fund / OKF ===<br />
The Prototype Fund team accompanies you in your daily tasks during the funding period, is responsible for the [https://prototypefund.de/about/ accompanying research] and takes care of the communication about the fund. The Prototype Fund is one of the projects under the umbrella of the [https://okfn.de/en/ Open Knowledge Foundation Germany].<br />
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Your contact persons at the Prototype Fund (except for administrative questions) are your program managers Enyong and Marie-Lena.</div>Nicole Häusler