Lexikon
Abschlussworkshop der Second Stage
Während der Demo Day weiter für alle Projekte nach Ende der sechsmonatigen Förderphase stattfindet, gibt es nach der Second Stage für die ausgewählten Projekte einen Abschlussworkshop. Dieser findet halböffentlich mit ausgewählten, von den Projekten geladenen Gästen sowie Programmbeteiligten statt. Der Fokus liegt auf detaillierten Projektpräsentationen und der inhaltlichen Auseinandersetzung mit den Ergebnissen der zweiten Phase.
While the Demo Day is still taking place for all projects after the end of the six-month funding phase, there will be a closing workshop for the selected projects after the Second Stage. It takes place semi-publicly with selected guests invited by the projects, as well as program participants. The focus is on detailed project presentations and an in-depth discussion of the results of the second phase.
Antrags-Sprechstunde
Die Antrags-Sprechstunde findet statt, nachdem ihr von der Jury des Prototype Fund zur Förderung ausgewählt wurdet und bevor die Förderphase beginnt (Schritt 2 nach der Bewerbung). Während dieses zweistündigen Calls werden euch offene Fragen zum Ausfüllen der offiziellen Förderunterlagen beantwortet, die für die Bewilligung durch das BMFTR noch benötigt werden.
In English: formal application consultation hour.The formal application consultation hour takes place after you have been selected by the jury for funding and before the funding phase begins (it is the second step after the application). During this two-hour call you can ask open questions in order to fill the official documents needed by the BMFTR (Ministry of Education and Research) for the grant.
Begleitforschung
Wir evaluieren die Bedingungen und die Wirksamkeit des Förderinstruments Prototype Fund, damit andere von uns lernen können. Dafür werden Daten rund um die Förderung der einzelnen Projekte erfasst und ausgewertet. Wir fragen Fakten zu Themen um den Source-Code, die Projektstruktur, Arbeitspläne sowie Probleme und Erfolge im Förderzeitraum ab. Ihr bekommt eine erste Mail zur Datenerhebung (Online-Umfrage) etwa im 5. Monat der Förderung und wir kontaktieren euch ca. ein halbes Jahr nach Förderende für ein Interview. Hier könnt ihr die Berichte der letzten Runden lesen.
In English: accompanying research. We evaluate the limits and the efficiency of funding instrument that is the Prototype Fund so that others can learn from us. To this end, we collect and evaluate data regarding the funding of the projects. We gather information around the topics of source code, project structures, work plans, and challenges and successes during the funding period. You will receive a first email for data collection (online survey) around the 5th month of the funding period and we will contact you around 6 months after the end of the funding phase for an interview. You can read the reports of the previous rounds here.
BMFTR
Das Bundesministerium für Forschung, Technologie und Raumfahrt (BMFTR) stellt die Gelder bereit, mit denen der Prototype Fund Projekte fördern kann und finanziert die Arbeit des Team Prototype Fund bei der OKF. Ihr müsst nicht direkt mit dem Ministerium kommunizieren.
The Ministry of Research, Technology and Space provides the funds that allow the Prototype Fund fund projects and finances the work of the Prototype Fund team at OKF. You will not communicate directly with the ministry.
Chat
Siehe Zulip.
See Zulip.
Coachings
Ihr bekommt während der sechsmonatigen Förderzeit zwei Coachings von unseren Partnern von Superbloom. Zusätzlich wird es im Falle einer Second Stage zwei Coachings geben, die je nach Projekt unterschiedliche Schwerpunkte haben können, etwa Öffentlichkeitsarbeit, Gründung oder Lizenzfragen. Die Coachings werden gemeinsam mit der Projektbetreuung organisiert. Mehr zu den Coachings erfahrt ihr auf dieser Seite.
During the 6-month funding period you will receive two coaching sessions by our partners from Superbloom. In addition, there will be two coaching sessions in the case of a second stage, which can have different focuses depending on the project, such as public relations, founding or licensing issues. The coachings are organized together with the program managers. You can learn more about them on this page.
Demo Day
Der Demo Day ist die vom Team Prototype Fund organisierte Veranstaltung, bei der ihr euch und eure Projekte am Ende der sechsmonatigen Förderphase vorstellt. Ihr könnt eure Arbeit in einem Vortrag, einem Panel oder einer Demo präsentieren. An der Veranstaltung nehmen Vertreter*innen des DLR und des BMFTR sowie geladene Gäste teil. Ihr seid herzlich dazu eingeladen, auch Gäste mitzubringen! Mehr Infos zum Ablauf und Vorbereitung des Demo Days kriegt ihr von uns per Mail und findet ihr hier im Wiki.
The Demo Day is an event organized by the Prototype Fund in which you present your project at the end of the six-month funding period. You can present your work with a talk, in a panel or a demo. Representatives of the DLR and BMFTR and other invited guests attend the event. You're more than welcome to invite guests as well! You get more information about the program and preparation of the Demo Day from us by mail as well as here in the wiki.
Demo Week
Während der Coronazeit musste die Abschlussveranstaltung leider 100 % online stattfinden. Dafür haben wir diese Webseite gebaut, auf der ihr euch über die Projekte der Runden 7-10 informieren könnt.
During the corona pandemic the closing event (Demo Day) had to be replaced with an online project presentation. We built this website where you can read about the projects of rounds 7-10.
DLR-PT
Das Deutsche Zentrum für Luft- und Raumfahrt (DLR) ist der Projektträger (kurz: PT) des Prototype Fund. Das DLR-Team organisiert und verwaltet die Förderung auf administrativer Ebene. Ihr habt auch direkte Ansprechpartner*innen beim DLR-PT, an die ihr euch bei administrativen Fragen, z. B. zu Abrechnungen, wenden könnt. Wichtig: Administrative Veränderungen wie z. B. Umzüge sollten bis zum Erhalt des Schlussbescheides an eure*n DLR-PT-Ansprechpartner*in gemeldet werden.
The German Aerospace Center (Deutsche Zentrum für Luft- und Raumfahrt) is the Projektträger (PT) of the Prototype Fund. The DLR-PT team organizes and manages the funding at the administrative level. You have direct contact persons at DLR-PT whom you can turn to for administrative questions, e.g. about invoicing. Important: Administrative changes such as relocations should be reported to your DLR-PT contact person during your funding time and until you have gotten your official closing notice (“Schlussbescheid”).
Easy-Online
Das ist das Portal für die Anträge und alle Formulare rund um die administrative Projektförderung (z. B. den Antrag). Wendet euch bitte mit allen Fragen dazu am besten an eure Ansprechpartner*innen beim DLR-PT.
Easy-Online is the portal for formal applications and all forms related to administrative project funding (e.g. the formal application - “Antrag” in German). If you have any questions about the platform, please contact your DLR-PT contact person.
Innovation
Der Prototype Fund ist ein Innovationsförderprogramm. Wir verstehen Innovation in unserem Förderkontext u. a. als Software-Anwendungen, die einen gesellschaftlichen Mehrwert bieten, mit und für eine konkrete Nutzer*innen-Gruppe gestaltet werden. Mehr zu unserem Innovations-Begriff könnt ihr hier nachlesen.
The Prototype Fund is an innovation funding program. In our funding context, we understand innovation as, among other things, software applications that offer added value to society and are designed with and for a specific and concrete group of users. You can read more about our understanding of innovation here.
Kick-Off
Der Kick-Off ist der eintägige Auftakt, der zu Beginn der Förderphase in Berlin stattfindet. Er ist eine Gelegenheit, das Prototype-Fund-Team, die Coaches und die anderen geförderten Projekte eurer Runde kennenzulernen. Der Kick-Off besteht aus Workshops und Inputs darüber, wie die Förderphase abläuft.
The Kick-Off workshop is the one-day event that takes place at the beginning of the funding phase in Berlin. It is an opportunity to get to know the Prototype Fund team, the coaches and the other funded projects in your round. The Kick-Off consists of workshops and inputs on how the funding phase works.
Knowledge Base
In unserer Knowledge Base teilen wir Wissen, das von der Community für die Community bereitgestellt wird. Hier findet ihr Informationen zu Themen wie Finanzierung, rechtliche Fragen, Projektkommunikation und vieles mehr. Sie richtet sich an Geförderte, Alumni*ae sowie alle anderen an FOSS Interessierten. Wir freuen uns über Vorschläge für weitere Themen oder neue Beiträge von euch!
In our Knowledge Base, we share valuable knowledge provided by the community for the community. Here, you will find information on topics such as funding, legal issues, project communication, and much more. These resources are typically provided by (former) funded projects, which contribute articles, answer interview questions, or provide similar content. It is aimed at those receiving funding, alumni*ae and anyone else interested in FOSS. We welcome suggestions for further topics or new contributions from you!
Mailingliste
Die Mailingliste ist der Kommunikationskanal, über den das Prototype-Fund-Team wichtige Informationen während der Förderphase an euch übermittelt. Alle Projektmitglieder sollten die Mailingliste abonnieren. Da wir versuchen, die Anzahl der Nachrichten auf der Mailingliste so gering wiemöglich zu halten: Bitte benutzt die Mailingliste nicht für Gespräche mit anderen Projekten – dafür haben wir die Chatplattform Zulip!
The mailing list is the communication channel through which the Prototype Fund team communicates important information to you during the funding phase. All project members should subscribe to the mailing list. As we try to keep the number of messages on the mailing list as low as possible: Please do not use the mailing list to talk to other projects - we have the chat platform Zulip for that!
Montags-Update
Das Montags-Update ist der zwei-wöchentliche Bericht, den alle Projekte an die Projektbetreuung senden. Dieser Bericht hilft uns und euch dabei, den Fortschritt der Projekte zu verfolgen. Wir können euch so bestmöglich in der Förderung unterstützen und euch kann es das Schreiben des Schlussberichts erleichtern. Das Update solltet ihr immer an jedem zweiten Montag bis 14 Uhr (früher ist auch ok, nicht später) der Projektbetreuung per E-Mail oder im Chat zusenden. Im Chat könnt ihr das entsprechende Topic im Stream eurer Runde nutzen oder ein eigenes Topic nur für die Updates eures Projekts erstellen. Ihr findet alle Termine für die Updates auch im Kalender für eure Runde, der auf der Main Page verlinkt ist.
Das Montags-Update beinhaltet diese Teile:
- Done (Das haben wir in den letzten zwei Wochen gemacht):
- Doing (Das machen wir diese und nächste Woche):
- Motivations & Challenges (Das motiviert/bremst uns gerade)
In English: Monday update or bi-weekly update. The Monday update is the report that all projects send to the program managers every two weeks. This report helps us and you to follow the progress of the projects. It allows us to support you in the best possible way and it can make it easier for you to write the final report. The update can be sent to the program managers by e-mail or chat on Mondays, 2pm latest (earlier is also fine). If you want to post it in the chat, you can either use the respective topic or create a new topic specifically for the updates of your project only. You can find all due dates for the updates in the calendar of your round which is linked on the Main Page.
The Monday update answers these questions:
- Done (This is what we have done in the last two weeks):
- Doing (This is what we are doing this week and next week):
- Motivations & challenges (This is what is motivating/slowing us down right now)
Open Knowledge Foundation (OKF)
Der Prototype Fund ist eines der Projekte unter dem Dach der Open Knowledge Foundation Deutschland e. V. Das Prototype-Fund-Team arbeitet hauptsächlich im Büro der Open Knowledge Foundation in Berlin.
The Prototype Fund is one of the projects under the umbrella of the Open Knowledge Foundation Deutschland e. V. The Prototype Fund team works mainly in the Open Knowledge Foundation office in Berlin.
Optionale Sprechstunden und Seminare
Ergänzend zu den Coachings finden viermal während der Förderphase optionale Sprechstunden mit Superbloom statt. Diese englischsprachigen Video-Calls bieten Raum für offene Fragen, Brainstorming und fachliche Impulse – unter anderem zu Themen wie Branding, User Testing, Fundraising oder Community Building. Auch für die Second Stage sind zwei zusätzliche Sprechstunden vorgesehen.
Darüber hinaus bieten wir ein Gründungsseminar mit unserem Partner VDI/VDE-IT sowie ein Seminar zum Thema Barrierearmut an, um euch in der Gründungsphase und bei der Zugänglichkeit eures Projekts für alle Nutzenden zu unterstützen.
In addition, four optional consultation sessions with Superbloom take place during the funding phase. These English-language video calls offer space to ask open questions, brainstorm ideas, and receive expert input — on topics such as branding, user testing, fundraising, and community building. Two additional sessions are planned for the Second Stage.
Additionally, we offer a seminar on how to start a company with our partner VDI/VDE-IT, as well as an accessibility seminar to assist you during the founding phase and ensure your project is accessible to all users.
Profi-Online
Das ist das Portal für die Zahlungsanforderungen. Wendet euch bitte mit allen Fragen dazu am besten an eure Ansprechpartner*innen beim DLR-Projektträger.
This is the portal for payment requests. If you have any questions about the platform, please ask your DLR-Projektträger contact person.
Projektbetreuung
Die Projektbetreuer*innen sind eure Ansprechpartner*innen im Prototype-Fund-Team. Sie bleiben mit euch in den Montags-Updates, Gruppencalls und Zwischengesprächen in Kontakt und stehen im Chat oder per Mail zur Verfügung, um eure Fragen zu beantworten oder einfach mal zuzuhören. Wenn ihr Unterstützung braucht, meldet euch einfach bei uns!
In English: program managers.The program managers are your contact persons in the Prototype Fund team. They will stay in touch with you through the monday updates, group calls and 1:1 meetings and are available in the chat or by email to answer your questions or just to listen. If you need support, simply get in touch with us!
PT
Kurz für "Projektträger", siehe DLR-PT.
Short version of "Projektträger", see DLR-PT.
Schlussbericht
Den Bericht müsst ihr nach Abschluss der Förderphase schreiben. Für diesen kurzen Bericht schickt euch der Projektträger DLR gegen Ende der Förderzeit Richtlinien. Wir empfehlen euch, euch während der Förderphase Notizen (z. B. mit den Montags-Updates) zu machen, da dies bei der Erstellung des Berichts hilft. Für den Schlussbericht gibt es eine ganze Seite mit Infos hier im Wiki.
In English: final report. You have to write your report at the end of the funding period. The DLR will send you guidelines for this short report towards the end of the funding period. We recommend that you take notes during the funding period (e.g. with the Monday updates), as this will help you to write the report. You can find more information about the final report on this site in the Wiki.
Second Stage
Wir wollen mit der Second Stage euch die Möglichkeit geben, weitere vier Monate an der nachhaltigen Absicherung eures Projektes zu arbeiten. Dies geschieht z. B. durch Community-Aufbau, Verbreitung und Verbesserung der Nutzbarkeit der Software oder durch Aufbau z. B. einer Vereinsstruktur. Je nachdem, was der Fokus eures Projekts in der Second Stage sein soll, werdet ihr auch an zwei weiteren Coachings teilnehmen - etwa zum Thema Security, Gründung oder Community Building. Technische Arbeiten stehen in der Second Stage im Hintergrund.
With the Second Stage, we want to give you the chance to spend an additional four months working on securing the long-term sustainability of your project. This can include activities like building a community, spreading and improving the usability of your software, or setting up an organizational structure, such as an association. Technical work takes a backseat during this phase.
Software Sprint
Der Prototype Fund wird im Ministerium intern als "Software Sprint" geführt und ist entsprechend auch in der Förderrichtlinie des BMFTR bezeichnet, in der Öffentlichkeit erscheint er aber nur unter Prototype Fund. Nichtsdestotrotz ist “Software Sprint” der offizielle Name für den Prototype Fund, der in der Kommunikation mit dem BMFTR benutzt wird.
While it is publicly known as “Prototype Fund”, the funding program you are participating in is known internally in the Ministry as "Software Sprint" and is also named accordingly in the BMFTR's funding guidelines. The Term “Software Sprint” is commonly used in our communication with the BMFTR.
Superbloom
Das Superbloom-Team ist für die Coachings zuständig. Weitere Informationen über die Arbeit und den Ansatz von Superbloom gibt es auf superbloom.design und der Wiki-Seite.
The Superbloom team is in charge of the coachings. For more information about Superbloom's work and approach, visit superbloom.design and their wiki page.
Verwendungsnachweis
Am Ende eurer Förderzeit nach sechs oder 10 Monaten ruft ihr die verbleibenden Fördergelder nicht via Zahlungsanforderung ab, sondern über den Verwendungsnachweis. Dieser wird zusammen mit dem Schlussbericht beim DLR-PT eingereicht. Für den Mittelabruf müsst ihr den Verwendungsnachweis auf dem Portal Profi-Online stellen. Bei Fragen rund um den Verwendungsnachweis bekommt ihr Unterstützung von euren DLR-Ansprechpartner*innnen. Mehr Informationen findet ihr außerdem auf dieser Seite.
At the end of your funding period after six or ten months, you do not request the remaining funding via a payment request, but via the proof of use. This will be submitted to DLR-PT together with the final report. To receive it, you must submit a payment request on the Profi-Online platform. If you have any questions regarding payment requests, you can get support from your DLR contact person. You can also find more information on this page.
Zahlungsanforderung
(Kurz auch ZA genannt.) Beim Prototype Fund werden die Fördergelder quartalsweise ausgezahlt: Nach dem ersten Monat und dem vierten Monat erfolgt der Mittelabruf über Zahlungsanforderungen, später dann als Zwischennachweis oder Verwendungsnachweis. Für den Mittelabruf müsst ihr eine Zahlungsanforderung auf dem Portal Profi-Online stellen. Bei Fragen rund um die Zahlungsanforderung bekommt ihr Unterstützung von euren DLR-Ansprechpartner*innnen. Mehr Informationen findet ihr außerdem auf dieser Seite.
In English: payment request - also called “ZA”. At Prototype Fund, grants are paid out quarterly - after the first month and the fourth month the funds are requested via Zahlungsanforderung, later on via Zwischennachweis oder Verwendungsnachweis. To receive it, you must submit a payment request on the Profi-Online platform. If you have any questions regarding payment requests, you can get support from your DLR contact person. You can also find more information on this page.
Zulip
Zulip ist der Ort, an dem sich geförderte Projekte, Alumni*ae und Teams online treffen. Die Einladung für die Plattform bekommt ihr von den Projektbetreuer*innen, danach müsst ihr ein Passwort setzen. Der Link für die Platform ist talk.prototypefund.de. Nach der Registrierung stellt euch bitte im #general-Channel vor und kommuniziert euer Handle an die Projektbetreuung, um in den privaten Channel für eure Förderrunde aufgenommen zu werden.
Zulip is the place where funded projects, alumni and teams meet online. You'll get an invite to set a password from your program managers. To log in, go to talk.prototypefund.de. After joining for the first time, please introduce yourself in the #general channel and communicate your handle to the program managers in order to be invited into the private channel for your funding round.
Zuwendungsbescheid
Der Zuwendungsbescheid ist der Brief mit der Bewilligung der Fördermaßnahme, also der Zuwendung. Darin enthalten sind die an die Zuwendung geknüpften Bedingungen, viele Erläuterungen und weitere Dokumente, die noch der Form halber ausgefüllt werden müssen.
In English: grant notification. The “Zuwendungsbescheid” is the letter officially approving your funding. It contains the conditions attached to the grant, many explanations and other documents that you have to fill for formal reasons.
Zwischengespräche
Während der Förderphase trefft ihr euch drei-, bzw. mit der Second Stage viermal persönlich mit der Projektbetreuung. Entweder vor Ort in Berlin, bei einer Veranstaltung oder in einem Video-Call. Dieses informelle Treffen dient dazu, sich auszutauschen und mögliche Probleme oder Bedürfnisse anzusprechen. Die späteren Treffen können auch genutzt werden, um über den eine mögliche Second Stage-Bewerbung oder den Demo-Day zu reden.
In English: 1:1 meeting. During the funding phase, you will meet with the program managers three – respectively four times in the case of the Second Stage – in person, either in person in Berlin or at an event, or in a video call). This is an informal meeting where we have a relaxed chat and address possible problems or needs. The later meetings can also be used to discuss possible Second Stage applications or Demo-Day presentations.
Zwischennachweis
Beim Prototype Fund werden die Fördergelder quartalsweise ausgezahlt: Beim Jahreswechsel erfolgt der Mittelabruf nicht über eine Zahlungsanforderung, sondern über den Zwischennachweis. Das ist nur für Projekte mit Second Stage relevant. Für den Mittelabruf müsst ihr einen Zwischennachweis auf dem Portal Profi-Online stellen. Bei Fragen rund um den Zwischennachweis bekommt ihr Unterstützung von euren DLR-Ansprechpartner*innnen. Mehr Informationen findet ihr außerdem auf dieser Seite.
In English: interim report. At Prototype Fund, grants are paid out quarterly: At the turn of the year, funds are not called up via a payment request, but via the interim report. This is only relevant for projects with a Second Stage. To receive it, you must submit an interim report on the Profi-Online platform. If you have any questions regarding the interim report, you can get support from your DLR contact person. You can also find more information on this page.