Nicht offiziell geförderte Teammitglieder

(English version below)

Richtlinien: Umgang mit nicht offiziell geförderten Teammitgliedern beim Prototype Fund

Offiziell sind nur durch den Antrag beim BMBF und DLR-Projektträger angemeldete Teammitglieder (Einzelantragsteller*innen oder Mitglieder der GbRs) Teil des Prototype Funds.

Unsere Erfahrung in den vergangenen Runden des Prototype Funds hat aber gezeigt, dass es manchmal für Projekte von Vorteil ist, zusätzliche Teammitglieder möglichst tief in die Strukturen des Prototype Funds aufzunehmen. Gründe dafür können z.B. sein:

• Das Teammitglied wohnt im Ausland und konnte nicht Teil der GbR sein.
• Die offizielle Teilnahme des Teammitglieds lohnt sich finanziell nicht.
• Das Teammitglied ist während der Förderung in Elternzeit.
• Das Teammitglied ist nicht für die Kernaufgaben des Projekts zuständig und/oder unterstützt nur punktuell bei einem bestimmten Thema (fachliche Expertise, Fundraising/Admin, usw.).
• Das Teammitglied unterstützt die geförderte Person bei bestimmten Aufgaben (Begleitperson/Unterstützung für mehr Barrierefreiheit).

In solchen Fällen können Teammitglieder auf Anfrage bei der Projektbetreuung eingeladen werden, inoffiziell Teil der Förderrunde zu sein.

Anfragen müssen, wenn möglich, vor Anfang der offiziellen Förderzeit stattfinden und begründet sein. Die endgültige Entscheidung liegt bei der Projektbetreuung. Es gibt kein Recht auf die inoffizielle Teilnahme an der Förderrunde.

Was bekomme ich, wenn ich "inoffizielles Teammitglied" bin?

Eine Person, die beim Prototype Fund als "inoffizielles Teammitglied" bezeichnet wird, wird nicht offiziell gefördert, darf aber an allen Formaten des Prototype Funds teilnehmen:

• Kick-Off-Workshop (nur mit Anmeldung und Zusage der Projektbetreuung)
• Gruppencalls
• Zwischengespräche
• Coachings
• Online-Seminare
• Demo Day (bitte als Gast anmelden - nach Absprache können inoffizielle Teammitglieder auch das Projekt mit dem offiziell geförderten Team vorstellen).

Inoffizielle Teammitglieder dürfen die Mailingliste mitlesen und können Zugang zur Chatplattform Zulip bekommen.

Inoffizielle Teammitglieder können während der Förderzeit hinzugefügt werden, wenn es für das Projekt sinnvoll ist.

Worauf habe ich als "inoffizielles Teammitglied" kein Anspruch?

Inoffizielle Teammitglieder haben keinen Anspruch auf eine Übernahme der Reisekosten - die Mittel sind im Budget nur für offizielle Geförderten eingeplant.

Inoffizielle Teammitglieder können das Projekt nicht allein beim Prototype Fund vertreten. Bei verpflichtenden Calls (Gruppencalls, Zwischengespräche) muss immer mindestens eine offiziell geförderte Person teilnehmen. Beim Demo Day und beim Kick-Off wird erwartet, dass alle offizielle Teammitglieder teilnehmen - inoffizielle Teammitglieder können nach Absprache eingeladen werden.

Inoffizielle Teammitglieder haben keinen Anspruch auf eine Aufnahme ins offizielle Team - die Teamkonstellation steht ab der Einreichung des Antrags fest und kann nicht geändert werden.

Für inoffizielle Teammitglieder gilt, wie auch für alle Prototype-Fund-Teilnehmer*innen, unser Code of Conduct.

Wie entscheidet ihr, wer als inoffizielles Teammitglied mitmachen darf?

Grundsätzlich versuchen wir, wenn die Anfrage gut begründet ist, die Teilnahme eurer inoffiziellen Teammitglieder möglich zu machen.

Wenn wir zu viele Anfragen haben, müssen wir ggf. Anfragen absagen, damit Förderrunden nicht allzu groß werden, bzw. der Anteil an nicht-offiziellen Teammitglieder in Relation nicht zu groß wird.

Die Zahl der inoffiziellen Teammitglieder sollte nicht zu groß sein: Ein Vier-Personen-Team kann nicht vier zusätzliche inoffizielle Teammitglieder anmelden.

Beim Kick-Off-Workshop sind die Plätze (und das Catering) begrenzt. Dort müssen wir ggf. strenger sein. Beim Demo Day können sich aber grundsätzlich alle als Gäste anmelden, die euer Projekt unterstützt haben.

Guidelines: Working with team members not officially funded by the Prototype Fund

Officially, only team members registered through the application to the BMBF and DLR-PT (individual applicants or members of GbRs) are part of the Prototype Fund.

However, our experience in previous rounds of the Prototype Fund has shown that it is sometimes beneficial for projects to integrate additional team members as deeply as possible in the structures of the Prototype Fund. Reasons for this can be, for example:

• The team member lives abroad and could not be part of the GbR.
• The official participation of the team member is not financially worthwhile.
• The team member is on parental leave during the funding period.
• The team member is not responsible for the core tasks of the project and/or only provides selective support for a specific topic (specialist expertise, fundraising/admin, etc.).
• The team member supports the sponsored person in certain tasks (accompanying person/support for more accessibility).

In such cases, team members can be invited to be an unofficial part of the funding round upon request to the project management.

Requests must, if possible, be made before the start of the official funding period and must be justified. The final decision lies with the project supervisor. There is no right to unofficial participation in the funding round.

What do I get if I am an “unofficial team member”?

A person who is designated as an “unofficial team member” at the Prototype Fund is not officially funded, but may participate in all Prototype Fund formats:

• Kick-Off workshop (only with registration and approval from the project management)
• Group calls
• 1:1 meetings
• Coaching sessions
• Online seminars
• Demo Day (please register as a guest - after consultation with project management, unofficial team members can also present the project with the officially funded team).

Unofficial team members may read the mailing list and have access to the Zulip chat platform.

Unofficial team members can be added during the funding period if it makes sense for the project.

What am I not entitled to as an “unofficial team member"?

Unofficial team members are not entitled to travel expenses - the funds are only budgeted for official grantees.

Unofficial team members cannot represent the project at the Prototype Fund on their own. At least one officially funded person must always attend mandatory calls (group calls, 1:1 meetings). All official team members are expected to attend the Demo Day and the Kick-Off - unofficial team members can be invited after consultation with the project management.

Unofficial team members are not entitled to be included in the official team - the team constellation is fixed from the time the application is submitted and cannot be changed.

For unofficial team members, as for all Prototype Fund participants, our Code of Conduct applies.

How do you decide who can take part as an unofficial team member?

Basically, if the request is well-founded, we try to make it possible for your unofficial team members to participate.

If we have too many requests, we may have to turn down requests so that funding rounds do not become too large or the proportion of non-official team members does not become too big.

The number of unofficial team members should not be too large: a four-person team cannot register four additional unofficial team members.

Places (and catering) are limited at the Kick-Off workshop. We may have to be stricter there. At the Demo Day, however, anyone who has supported your project can register as a guest.