View source for Steuern

''(English version below)''

'''<mark><big>Achtung: Wir dürfen euch nicht zu euren Steuern beraten - das dürfen nur Steuerberater*innen. Hier haben wir Erfahrungen aus vergangenen Runden und Zitate gesammelt, die eventuell für euch hilfreich sein können. Lasst euch aber bitte trotzdem bei euren Steuern professionell beraten.</big></mark>'''

== Steuerpflicht ==
'''tl;dr:''' Die Förderung durch den Prototype Fund gilt als [https://www.haufe.de/id/kommentar/zuwendungen-aus-oeffentlichen-kassen-zur-projektfoerderung-HI1580562.html “echter Zuschuss”], weswegen '''keine Umsatzsteuer''' anfallen sollte. Die Erfahrungswerte der Projekte besagen allerdings, dass zwar keine Umsatzsteuer, aber '''in aller Regel Einkommensteuer fällig wird''' (die Steuerarten werden unten näher beschrieben). Da die Auszahlung der Förderung quartalsweise erfolgt, kann es sein, dass sie in zwei verschiedenen Steuererklärungen über zwei Jahre angegeben werden muss.

'''Wichtig für Teams:''' Ihr müsst eine eigene Steuererklärung für die GbR abgeben, die den Gewinn / Verlust jedes GbR-Mitglieds ausweist. Bei eurer persönlichen Einkommensteuer wird nur das Endergebnis addiert.

Manche Projekte waren in der Vergangenheit damit erfolgreich, von der Einkommenssteuer befreit zu werden. Ein '''erprobter Ansatz, um eine etwaige Einkommensteuerfreiheit festzustellen''' ist folgender:

Man gibt fristgerecht seine Steuererklärung (Erläuterung siehe unten) für das entsprechende Jahr der Förderung ab, erfasst die Förderung allerdings nicht als Summe, sondern legt ein Schreiben im folgenden Stil bei:
 Im Jahr x hatte ich zusätzliche Einnahmen, die nicht in der abgegebenen Steuererklärung (Anlage 1) enthalten sind, da sie meiner Einschätzung nach laut §3 Einkommensteuergesetzsteuerfrei sind. Ich möchte Ihnen dies hiermit mitteilen und bitte Sie, die Steuerfreiheit zu überprüfen und diesbezüglich eine Bewertung vorzunehmen.
 
 Es handelt sich um die folgenden Einnahmen:
 1.Zuwendung des Bundesministeriums für Bildung und Forschung für das Forschungs-und Entwicklungsprojekt „x“ unter dem Förderkennzeichen x im Rahmen des Förderprogramms „Software Sprint“ in Höhe von x Euro.
 
 Meiner Einschätzung nach sind die Einnahmen aus 1. nach §3 Nr. 11 Einkommensteuergesetz steuerfrei. Zur Prüfung habe ich Ihnen relevante Dokumente als Anlagen beigefügt, zu denen ich im folgenden noch ein paar Erläuterungen habe.
 
 Ihnen liegt der Zuwendungsbescheid (Anlage 2) vor, aus dem auf Seite 2 die Höhe der erhaltenen Zuwendung hervorgeht, sowie dass die Nebenbestimmungen „NKBF 2017“ Teil des Zuwendungsbescheids sind. Diese Nebenbestimmungen liegen ebenfalls bei (Anlage 3). Dort ist zu entnehmen, dass mir als Zuwendungsempfänger die Ergebnisse des Forschungsprojekts gehören (Punkt 3.1 auf Seite 11) und dass mir das Recht auf ausschließliche Nutzung eingeräumt wird (Punkt 3.2 auf Seite 11). Dies scheint mir insofern relevant, als dass in §3 Nr. 11 steht, dass „Voraussetzung für die Steuerfreiheit ist, dass der Empfänger mit den Bezügen nicht zu einer bestimmten wissenschaftlichen oder künstlerischen Gegenleistung oder zu einer bestimmten Arbeitnehmertätigkeit verpflichtet wird.“. Da die Forschungsergebnisse mir gehören, gibt es in diesem Sinne keine Gegenleistung, die von mir an das Bundesministerium oder den Projektträger erbracht wurde. Weiterhin liegt die Antwort des Bundesministeriums (Anlage 4) auf meinen Verwendungsnachweis bei, aus dem die Gesamtkosten des Vorhabens sowie der vom Bund getragene Anteil hervorgehen.
Weitere Beispiele befinden sich [[Steuern#Beispiele für Anschreiben|weiter unten]]. Dort haben wir auch die [[Steuern#Steuertipps|unterschiedlichen Erfahrungen je nach Finanzamt]] gesammelt. Außerdem gibt es einen Channel auf Zulip, in dem ihr euch mit aktuellen und ehemaligen Geförderten rund um das Thema Finanzamt und Steuern austauschen könnt.

=== Umsatzsteuer ===
Die Umsatzsteuer betrifft (fast) alle Unternehmen. Für die Förderung durch den Prototype Fund sollte als "echter Zuschuss" keine Umsatzsteuer anfallen. Als umsatzsteuerpflichtige Unternehmer*innen müsst ihr in den ersten zwei Jahren eurer Selbstständigkeit monatlich eine Umsatzsteuervoranmeldung abgeben. Diese wird bei euch im Regelfall eine sogenannte „Null-Meldung“ sein.

=== Gewerbesteuer ===
Die Gewerbesteuer ist eine Unternehmenssteuer – in dem Augenblick, in dem ihr euch selbstständig macht, werdet ihr auch zu einem Unternehmen. Nur vom Finanzamt anerkannte Freiberufler*innen sind von der Gewerbesteuer befreit. Im Regelfall wird das Finanzamt den Status der Freiberuflichkeit verwehren. Wenn ihr Gewerbesteuer zahlt, wird diese mit der Einkommensteuer verrechnet, so dass ihr am Ende fast den gleichen Betrag wie Freiberufler*innen zahlt (falls der “Steuerhack” nicht greift).

=== Einkommensteuer ===
Die Einkommensteuer hat mit dem Unternehmen nur mittelbar zu tun. Der Gewinn, den ihr mit eurem Unternehmen (oder eurem GbR-Anteil) erwirtschaftet, ist in der Regel als Teil eures Einkommens einkommensteuerpflichtig. (Angestellte zahlen die Lohnsteuer, die eine Vorauszahlung auf die Einkommensteuer darstellt). Wie bei der persönlichen Steuererklärung ist es auch bei der Einkommenssteuererklärung möglich, auf verschiedenen Wegen die Steuerlast zu senken. Ein*e Steuerberater*in kann euch dabei beraten, was davon in eurem Fall sinnvoll ist.

=== Das Finanzamt will viel wissen ===
Nachdem ihr das Gewerbe angemeldet habt, wird sich das Finanzamt bei euch melden und darum bitten, den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung auszufüllen. Ihr könnt abwarten, bis das Finanzamt sich meldet oder den Bogen auch proaktiv ausfüllen. Ihr findet eine am Rechner ausführbare Vorlage im Formularcenter des Bundesfinanzministeriums. Damit ihr von den 8 Seiten nicht erschlagen werdet, hier einige [https://www.formulare-bfinv.de/ffw/action/invoke.do?id=034250 Ausfüllhinweise]: 

* Seite 1-3: Hier macht ihr Angaben über euch als Unternehmer*in und über die geplante Tätigkeit. Bei einer GbR muss jede*r Teilhaber*in diesen Bogen ausfüllen.
* Seite 3-5: Hier möchte das Finanzamt alles über das neue Unternehmen wissen und möchte auch wissen, ob ihr in den letzten 5 Jahren schon einmal selbstständig wart.
* Seite 5: Hier müsst ihr die voraussichtliche Höhe eurer Einkünfte eintragen. Die Einkünfte als IT-Unternehmer*in gehören in Zeile 112. Schaut, ob ihr noch andere Einkünfte habt. Bei der Gewinnermittlungsart solltet ihr die Einnahmenüberschussrechnung wählen. 
* Seite 6-7: Gebt hier die Höhe der Umsätze an – da gehört die Förderung des Prototype Fund mit hinein, auch wenn diese umsatzsteuerfrei ist. Wenn weniger als € 17.500,00 umgesetzt werden, solltet ihr von der Kleinunternehmerregelung Gebrauch machen.
*Seite 7: Im Falle einer GbR tragt diese hier ein.
* Seite 8: Wenn ihr schon ein Firmenkonto habt, kann hier direkt das SEPA-Mandat mitgesendet werden und eine entsprechendes Notiz hier vermerkt werden. Bei einer GbR sendet eine Kopie des Gesellschaftsvertrags mit und kreuzt das Feld an.

=== Keine Steuernummer? ===
In einigen wenigen Fällen hat das Finanzamt die Vergabe von Steuernummern für Prototype-Fund-Projekte abgelehnt, da die Teams nicht unternehmerisch tätig seien. Dazu haben wir zurzeit leider nur wenige Infos, Teams berichten:
 - Ich glaube, das hat die steuerliche Situation sogar vereinfacht. Wir haben die Förderung dann vom GbR-Konto jeweils anteilig an uns überwiesen und als steuerfreie Einnahmen bei unserer Steuererklärung angegeben. Das ging problemlos durch (in Hamburg, Karlsruhe und Lörrach). Ist mittlerweile auch von einer Steuerberaterin abgesegnet, auch wenn die natürlich im ersten Anlauf davon irritiert war. (...) Wie man natürlich ohne Steuernummer ein Geschäftskonto bekommt, kann je nach Bank ein interessantes Thema sein. Bei uns hat geholfen, dass wir für einen kurzen Zeitraum eine Steuernummer hatten und ich die angeben konnte. 
 
 - Danke, dass du eure Erfahrungen teilst. Bankkonto war kein Problem, wir konnten die Steuer-IDs des Teams eintragen. Dass die ganze GbR steuerlich nicht relevant ist, wurde mir telefonisch vom Finanzamt auch bestätigt. Problem ist jetzt aber, dass das BMBF eine Steuernummer verlangt, weil der Prozess das so vorsieht und auch nicht geändert werden soll. Habt ihr dafür die später deaktivierte Nummer eingereicht, oder wie lief das bei euch ab?
 
 - Daran erinnere ich mich nicht mehr so genau, im Zweifelsfall haben wir genau das gemacht… 🙂

== Steuertipps ==

=== Steuertipps & Erfahrungen pro Stadt/Finanzamt ===

==== Augsburg ====
 Wir haben beim Finanzamt Augsburg auch die Empfehlungen/Hinweise befolgt, aber leider ist es hier scheinbar nicht steuerfrei. Begründet wird das damit, dass die Gelder für Lebenserhaltung an die Entwickler*innen geflossen sind und das dann keine Ausübung von wissenschaftlichen Tätigkeiten ist.

==== Berlin Neukölln ====
 Hallo allerseits, bei mir hat es funktioniert: das Finanzamt Neukölln hat in meinem Fall befunden, dass die Förderung vom Prototype-Fund nicht als Einkommen zählt. Ich zahle also keine Einkommensteuer darauf.
 
 Das lief so: ich habe meine Steuererklärung gemacht (im Juli 2019 für das Jahr 2018) und die Förderung nirgendwo eingetragen. Das ganze per Elster abgeschickt. Zusätzlich hab ich die Steuererklärung ausgedruckt und mit einem ausführlichen [https://cloud.okfn.de/s/b49Hmigrj5ALcPY Anschreiben] ans Finanzamt Neukölln geschickt. Es kam Mitte November ein Steuerbescheid ohne jegliche Reaktion auf mein Schreiben.
 
 Dann habe ich noch einige Zeit vergehen lassen und auf eine Reaktion des Finanzamts gewartet. Vor einigen Tagen dachte ich mir es wäre inzwischen genug Zeit vergangen und hab dort mal angerufen. Die freundliche Mitarbeiterin teilte mir dann mit, dass das alles so akzeptiert wurde, wie ich es geschrieben hätte. Mich darüber zu informieren hätte sie nicht für nötig gehalten, da ich ja den Steuerbescheid erhalten hätte. Sei alles so in den Akten vermerkt.

==== Berlin Friedrichshain-Kreuzberg ====
 Wir haben für audapolis gestern vom Finanzamt Friedrichshain-Kreuzberg den Brief bekommen, dass die Zuwendungen aus dem PTF gem. § 3 Nr. 11 Einkommensteuergesetz '''ertragsteuerlich steuerfrei''' und umsatzsteuerlich '''nicht steuerbare „echte Zuschüsse".''' sind. Wir hatten eine minimal abgewandelte Form von [[Steuern#Beispiel 3|dem]] Schreiben verwendet.

==== Berlin-Steglitz ====
 Ich habe für die Einkommensteuererklärung für das Projekt (als einzelner, freiberuflicher Entwickler) ein kleines Schreiben wie bisher im Wiki beschrieben beigelegt. Darauf ist das Finanzamt aber überhaupt nicht eingegangen sondern hat einen eigenen (neuen) Weg gefunden die Einkünfte als steuerfrei zu sehen. Das könnte vielleicht in Zukunft eine neue Argumentation eröffnen.
 
 Zitat:
 "Der Zuschuss vom Bundesministerium für Bildung und Forschung wurde als echter Zuschuss zur Projektförderung auf der Grundlage der in Absch. 10.2 (10) Nr.1 UStAE (Umsatzsteueranwendungserlass) genannten Nebenbestimmungen berücksichtigt und ist somit umsatzsteuerfrei. Ertragssteuerlich wurde er als Kapitalzuschuss gewertet, da die Förderung einer Investitionstätigkeit im Vordergrund steht, und aufgrund der Angaben in der EÜR und den eingereichten Belegen als erfolgsneutral angesehen (Ausübung des Wahlrechts vgl. R 6.5 (2) Einkommensteuerrichtlinie)."
 
 Mir wurde bei Nachfrage versichert, dass die Konsequenzen aus dieser Einschätzung zu einen sein, dass der Zuschuss nicht in der Einkommensteuererklärung auftaucht und dass ich als Folge beim Verkauf der Software keine Herstellungskosten geltend machen kann :D

 Wollte nur rueckmelden, dass bei mir beim FA Berlin Steglitz die ESt-Befreiung mit einem schriftlichen verweis auf EStG §3 Abs. 11 ohne Rückfragen akzeptiert wurde. Ich wünsche euch allen viel Erfolg bei eurer Steuererklärung <3

==== Frankfurt am Main ====
 Ich habe die [[Steuern#Beispiel 4|Begründung]] leicht angepasst (danke nochmal an die ursprüngliche Autor:in!) an mein Finanzamt (Frankfurt am Main) geschickt und nun eine positive Bestätigung für 2019 bekommen. In unserem Fall heißt das konkret, dass wir die Zuschüsse des BMBF nicht in der Einnahme-Überschuss-Rechnung (EÜR) der GbR unseres Teams aufführen müssen, was heißt, dass in der Feststellungserklärung (Steuererklärung der GbR) keine Einnahmen auftauchen. In der persönlichen EÜR (und damit der Einkommen-Steuererklärung) müssen die anteiligen Auszahlungen aus der GbR an die Mitglieder dann auch nicht aufgeführt werden. 

==== Halle (Saale) ====
 Mir hat das Finanzamt Halle einen Bescheid über Einkommenssteuervorauszahlungen geschickt, in dem sie die Förderung des BMBF zu meinem Einkommen gerechnet haben. Ich habe dagegen Einspruch eingelegt und daraufhin einen korrigierten Bescheid bekommen, ohne die Fördersumme. Ich hab mich dabei an der [[Steuern#Beispiel 3|Argumentation]] orientiert, die blinry hier irgendwann mal reingeschrieben hat. Folgendes habe ich an das Finamt geschrieben: [[Steuern#Beispiel 6: Widerspruch einlegen|>>LINK<<]]
 
 Da habe ich dann noch einen Scan des Zuwendnungsbescheids und die Nebenbestimmungen (Tipp, die sind hier online zu finden) angehängt.

 In der Einkommenssteuererklärung (also nicht mehr die Vorauszahlung) hat das Finanzamt die eingereichte Erklärung ohne die Einnahmen der GbR nicht akzeptiert.
 Sie sagen dazu: „Die Zuwendungen aus dem Bundeshaushalt für das Vorhaben ‚Software Sprint - Einzelvorhaben: [Mein Projekt]‘ stellt keine steuerfreie Einnahme dar. Der Gewinn wurde entsprechend […] erhöht“
 Weil ich in dem Jahr unter der Steuerfreiheitsgrenze geblieben bin, habe ich dagegen keinen Einspruch eingelegt.

==== Hamburg Altona ====
 Hallo zusammen, auch das Finanzamt Hamburg Altona hat unsere Begründung für die Steuerfreiheit der erhaltenen Gelder akzeptiert 🎉 Wir haben ähnlich wie in der Vorlage von blinry (danke!) argumentiert, und vorsichtigerweise auch beschrieben, dass keine "Arbeitsnehmertätigkeit" vorlag (also keine Weisungsbefugnis, etc. das zweite Kriterium in §3 Nr. 11 Satz 3 EStG). Wir haben dazu eine Erklärung zur Feststellung beim Finanzamt eingereicht und parallel eine schriftliche Mitteilung via Elster verschickt, und in beiden aufeinander verwiesen. Ca 4 Wochen später kam dann die "Einheitliche und gesonderte Feststellung". Darin ist bei jede\\*r Gesellschafter\\*in als Einkommen aus der GbR € 0,00 vermerkt.

==== Köln ====
 Kurzes update aus Köln: Unser Steuerberater hat beim Finanzamt nachgefragt (da es als GbR nicht so einfach klappt wie bei einer Einzelperson - und ich vermute T. hatte als Einzelperson das Begleitschreiben eingereicht). Leider antwortet uns das Finanzamt, dass wir versteuern müssen, mit Verweis auf dieses Urteil: <nowiki>https://datenbank.nwb.de/Dokument/Anzeigen/210835/</nowiki>
 
 Wir recherchieren gerade noch ob sich ein Einspruch lohnt, aber Aussage des Steuerberaters Stand heute ist: "Bei Einzelpersonen und geringen Beträgen kann es sein, dass das Finanzamt das einfach kommentarlos akzeptiert. Bei Entnahmen aus einer GbR wird das wahrscheinlich nicht funktionieren."
 Immer noch nix finales, aber es macht Sinn die potentiellen Steuern zur Seite zu legen.

==== München ====
 Wir haben als GbR an der vorletzten Prototype-Runde teilgenommen und nun stand natürlich die Steuererklärung an - für das Jahr 2023 in diesem Fall. Und, um es kurz zu machen, es hat geklappt! Die freundlichen Damen und Herren vom Finanzamt München sind den Argumenten in meinem Schreiben gefolgt und haben die Förderung steuerfrei gestellt - bedingungslos und unwiderruflich (kein "Vorbehalt der Nachprüfung"). Das bedeutet, auch die in 2024 geflossenen Beträge sind dann steuerfrei.Das Schreiben war angelehnt an einige Tipps hier im Forum. Für unsere GbR macht das insgesamt ca. 6.000 Euro "Mehrerlös" aus, das ist ja auch nicht von schlechten Eltern ...

==== Starnberg ====
 Diese Woche habe ich Rückmeldung von meinem Finanzamt (Starnberg) bekommen, die der im Wiki vorgeschlagenen Argumentation nicht folgen möchte: 
 
 "Die Einnahmen aus der Zuwendung des Bundesministeriums für Bildung und Forschung für das Forschungs- und Entwicklungsprojekt "Voice-QL" sind nicht nach §3 Nr.11 EStG steuerfrei, da die Förderung für einen bestimmten Zweck ist, weswegen §3 Nr.11 S.3 EStG nicht anzuwenden ist. Die Einkünfte sind daher als sonstige Einkünfte aus anderen Leistungen nach §22 Nr. 3 EStG bei Zufluss zu erklären."

 Mein Antrag auf Steuerbefreiung der Fördersumme von Runde 12 bei der Steuererklärung wurde damals vom Finanzamt Starnberg abgelehnt. Durch mehrere Wiki-Beträge motiviert habe ich mir nun doch noch einmal die Zeit genommen, einen Brief an das Finanzamt zu formulieren und Widerspruch gegen den Steuerbescheid eingelegt.
 
 Heute kam ein korrigierter Bescheid per Briefpost, mein Widerspruch wurde anerkannt! Statt einer Nachzahlung gibt es nun eine Rückzahlungn:-)
 
 "Sehr geehrte Damen und Herren, 
 
 Im Bescheid für 2023 lese ich die Einschätzung, dass die Zuwendung des BMBF für das Projekt '[...]' nicht steuerfrei ist.
 Der Zuschuss wurde im Rahmen der bundesweiten Maßnahme PrototypeFund(PTF) gewährt. Durch persönlichen Kontakt mit anderen PTF-Förderprojekten wurde mir bekannt, dass andere Finanzämter (z. B. Frankfurt am Main, Berlin-Neukölln, Berlin-Steglitz, Berlin Friedrichshain-Kreuzberg oder Hamburg Altona) es so sehen, dass diese Zuwendung  NICHT versteuert werden muss.
 Als Erläuterung wird angeführt:
 'Der Zuschuss vom Bundesministerium für Bildung und Forschung wurde als echter Zuschuss zur Projektförderung auf der Grundlage der in Absch. 10.2 (10) Nr.1 UStAE (Umsatzsteueranwendungserlass) genannten Nebenbestimmungen berücksichtigt und ist somit umsatzsteuerfrei. Ertragssteuerlich wurde er als Kapitalzuschuss gewertet, da die Förderung einer Investitionstätigkeit im Vordergrund steht, und aufgrund der Angaben in der EÜR und den eingereichten Belegen als erfolgsneutral angesehen (Ausübung des Wahlrechts vgl. R 6.5 (2) Einkommensteuerrichtlinie).'
 Ein weiteres Finanzamt sagt, dass ...
 ... 'Zuwendungen aus dem PTF gem. § 3 Nr. 11 Einkommensteuergesetz ertragsteuerlich steuerfrei und umsatzsteuerlich nicht steuerbare 'echte Zuschüsse' sind'
 Aus beigefügten Nebenbestimmungen geht hervor, dass mir gegenüber keine Weisungsbefugnis besteht und sowohl Verwertungsrechte wie auch Forschungsergebnisse mir gehören. So gibt es in diesem Sinne keine Gegenleistung, die von mir an das Bundesministerium oder den Projektträger erbracht wurde.
 Die Besteuerung der Zuwendung würde für mich und meine Familie eine finanzielle Belastung darstellen. Vor dem Hintergrund der unterschiedlichen Praxis anderer Finanzämter lege ich deshalb Widerspruch gegen den Bescheid ein und bitte um eine erneute Prüfung des Sachverhalts.
 Weitere Unterlagen zur Klärung stelle ich bei Bedarf gerne zur Verfügung.
  
 Mit freundlichen Grüßen,
 [...]" 

== Beispiele für Anschreiben ==
Diese Textbausteine für die Einkommenssteuerfreiheit wurden bereits erfolgreich beim Finanzamt eingereicht. Reuse & remix :D

=== Beispiel 1 ===
[https://cloud.okfn.de/s/b49Hmigrj5ALcPY '''Hier befindet sich ein Beispiel-Anschreiben als PDF.''']

=== Beispiel 2 ===
 Zur Abwendung des Zwangsgeldes für mich und meine Mitgesellschafter*in habe ich auch noch einmal einen Blick in das Einkommensteuergesetz geworfen und festgestellt, dass meiner Einschätzung nach die Einnahmen der GbR im Jahr 2019 nach §3 Nr. 11 EkSt steuerbefreit sind. Es handelt sich um eine Zuwendung des Bundesministeriums für Bildung und Forschung für das Forschungs- und Entwicklungsprojekt „—-“ unter dem Förderkennzeichen “----” Rahmen des Förderprogramms „Software Sprint“ in Höhe von — €. Ich möchte Ihnen dies hiermit mitteilen und bitte Sie, die Steuerfreiheit zu überprüfen und diesbezüglich eine Bewertung vorzunehmen. Zur Prüfung habe ich Ihnen den Änderungsbescheid zum ursprünglichen Zuwendungsbescheid vom (--Datum–) als Anlage beigefügt. Außerdem verweise ich auf die Nebenbestimmungen für Zuwendungen des BMBF (NKBF2017, Web-Link <nowiki>https://www.bmbf.de/foerderungen/bekanntmachung-1429.html</nowiki>), aus denen in Abschnitt 3 hervorgeht, dass uns als Zuwendungsempfängern die Ergebnisse des Forschungsprojekts gehören und uns das ausschließliche Nutzungsrecht eingeräumt wird (Seite 11). Dies scheint mir insofern relevant, als dass in §3 Nr. 11 EkSt festgelegt ist, dass „Voraussetzung für die Steuerfreiheit ist, dass der Empfänger mit den Bezügen nicht zu einer bestimmten wissenschaftlichen oder künstlerischen Gegenleistung oder zu einer bestimmten Arbeitnehmertätigkeit verpflichtet wird“. Da die Forschungsergebnisse uns gehören, gibt es in diesem Sinne keine Gegenleistung, die an das Bundesministerium oder den Projektträger erbracht wurde.

=== Beispiel 3 ===
 ''Sehr geehrte Damen und Herren,
 
 Im Jahr 2020 haben wir Zuschüsse des Bundesministeriums für Bildung und Forschung in der abgegebenen GbR-Feststellungserklärung \emph{nicht} versteuert, da wir sie für steuerfrei auf Grundlage von §3 Einkommensteuergesetz halten. Wir möchten Ihnen dies hiermit mitteilen und bitten Sie, die Steuerfreiheit zu überprüfen und diesbezüglich eine Bewertung vorzunehmen.
 
 Es handelt sich um die folgenden Einnahmen:
 
 Zuwendung des Bundesministeriums für Bildung und Forschung für das Forschungs- und Entwicklungsprojekt „—“ unter dem Förderkennzeichen —-- im Rahmen des Förderprogramms „Software Sprint“ in Höhe von \EUR{---}.
 
 Unserer Einschätzung nach sind die Einnahmen nach §3 Nr. 11 Einkommensteuergesetz steuerfrei. Zur Prüfung haben wir Ihnen den Zuwendungsbescheid als Anlagen beigefügt, zu denen wir noch folgende Erläuterungen haben:
 
 Auf Seite 2 geht die Gesamthöhe der erhaltenen Zuwendung hervor (verteilt auf die Jahre 2020 und 2021 gemäß des ebenfalls beigefügten Änderungsbescheides vom –datum–), sowie auf Seite 3 dass die Nebenbestimmungen „NKBF 2017“ Teil des Zuwendungsbescheids sind. Diese Nebenbestimmungen liegen ebenfalls bei. Dort ist zu entnehmen, dass der GbR als Zuwendungsempfängerin die Ergebnisse des Forschungsprojekts gehören (Punkt 3.1 auf Seite 11) und dass ihr das Recht auf ausschließliche Nutzung eingeräumt wird (Punkt 3.2 auf Seite 11). Dies scheint mir insofern relevant, als dass in §3 Nr. 11 steht, dass „Voraussetzung für die Steuerfreiheit ist, dass der Empfänger mit den Bezügen nicht zu einer bestimmten wissenschaftlichen oder künstlerischen Gegenleistung oder zu einer bestimmten Arbeitnehmertätigkeit verpflichtet wird“. Da die Forschungsergebnisse uns gehören, gibt es in diesem Sinne keine Gegenleistung, die von uns an das Bundesministerium oder den Projektträger erbracht wurde.
 
 Weitere Anlage ist der Zahlungsnachweis vom 27. November 2020, aus dem die erhaltene Zuwendung im Jahr 2020 hervorgeht. Weitere Zahlungen erfolgten im Jahr 2020 nicht. Falls Sie weitere Belege benötigen, reichen wir diese natürlich gern nach.
 
 Mit freundlichen Grüßen''
 
 Das generiert eine Transaktions-ID. Dann haben wir die "Gesonderte und einheitliche Feststellung" für die GbR ausgefüllt, mit 0 EUR Einnahmen, und jeweils 0 EUR Entnahmen von uns beiden. Im "Anmerkungs"-Feld haben wir die Transaktions-ID referenziert:
 
 Siehe separat übermittelte Mitteilung: Transferticket ep1342j69pyzh07gjw47isfexxad1ux8;
 Auftrag: Sonstige Nachricht an das Finanzamt; 
 Ordnungskriterium: 14/130/05478;
 Abgabezeit: Freitag, 14. Mai 2021, 17:58:27
 
 Achso, und der Brief hatte als Anhänge noch den NKBF 2017, den Zuwendungsbescheid (plus eine Korrektur für die Aufteilung des Geldes auf die Jahre), und den ersten Zahlungsnachweis aus Profi Online.

=== Beispiel 4 ===
 Im Jahr 2019 habe ich Zuschüsse des Bundesministeriums für Bildung und Forschung in der abgegebenen  GbR-Feststellungserklärung nicht versteuert, da ich sie für steuerfrei auf Grundlage von §3 Einkommensteuergesetz halte. Ich möchte Ihnen dies hiermit mitteilen und bitte Sie, die  Steuerfreiheit zu überprüfen und diesbezüglich eine Bewertung vorzunehmen. Es handelt sich um die folgenden Einnahmen: Zuwendung des Bundesministeriums für Bildung und Forschung für das Forschungs- und Entwicklungsprojekt „XXXXX“ unter dem Förderkennzeichen XX|XXXXXX im Rahmen des Förderprogramms „Software Sprint“ in Höhe von X.XXX,XX€. Meiner Einschätzung nach sind die Einnahmen nach §3 Nr. 11 Einkommensteuergesetz steuerfrei. Zur Prüfung habe ich Ihnen den Zuwendungsbescheid als Anlagen beigefügt, zu denen ich im folgenden noch ein paar Erläuterungen habe: Auf Seite 2 geht die Höhe der erhaltenen Zuwendung hervor (50% der Zuwendungen im Haushaltsjahr 2019), sowie auf Seite 3 dass die Nebenbestimmungen „NKBF 98“ Teil des Zuwendungs bescheids sind. Diese Nebenbestimmungen liegen ebenfalls bei. Dort ist zu entnehmen, dass mir als Zuwendungsempfänger die Ergebnisse des Forschungsprojekts gehören (Punkt 9.2 auf Seite 7) und dass mir das Recht auf ausschließliche Nutzung eingeräumt wird (Punkt 12.1 auf Seite 9). Dies scheint mir insofern relevant, als dass in §3 Nr. 11 steht, dass „Voraussetzung für die Steuer freiheit ist, dass der Empfänger mit den Bezügen nicht zu einer bestimmten wissenschaftlichen > oder künstlerischen Gegenleistung oder zu einer bestimmten Arbeitnehmertätigkeit verpflichtet > wird“. Da die Forschungsergebnisse mir gehören, gibt es in diesem Sinne keine Gegenleistung, die > von mir an das Bundesministerium oder den Projektträger erbracht wurde. Weiterhin liegt die > Antwort des Bundesministeriums (Anlage 4) auf meinen Verwendungsnachweis bei, aus dem die Gesamtkosten des Vorhabens sowie der vom Bund getragene Anteil hervorgehen.

=== Beispiel 5 ===
 ''Sehr geehrte Damen und Herren,
 
 im Jahr 2023 hatte die GbR Einnahmen, die nicht in der hier abgegebenen Steuer-/ Feststellungserklärung enthalten sind, da diese nach unserer Einschätzung gemäß §3 Nr. 11 Einkommensteuergesetz steuerfrei sind. (Zitat aus der genannten Vorschrift: »Steuerfrei sind … (Nr. 11) Bezüge aus öffentlichen Mitteln … die … zu dem Zweck bewilligt werden, … die Wissenschaft oder Kunst unmittelbar zu fördern.«)
 Wir teilen Ihnen dies hiermit mit und bitten Sie, diesen Sachverhalt zu überprüfen und diesbezüglich eine Bewertung vorzunehmen. Es handelt sich um die folgende Einnahme:
 - Zuwendungsbescheid des Bundesministeriums für Bildung und Forschung für das Forschungs- und Entwicklungsprojekt „Software Sprint – Einzelvorhaben: [wie im Zuwendungsbescheid] in Höhe von [in diesem Jahr geflossene Gelder – nicht der gesamte Betrag] € für das Kalenderjahr 2023.
 Zur Prüfung haben wir die relevanten Dokumente beigefügt, zu denen wir Folgendes erläutern möchten.
 Zum einen handelt es sich um den Zuwendungsbescheid vom [Datum], aus dem auf Seite 2 die Höhe der Zuwendung von [Betrag in diesem Jahr] Euro hervorgeht. Des weiteren wird auf Seite 3 festgestellt, dass die »Nebenbestimmungen NKBF 2017« Teil des Zuwendungsbescheids sind. Die NKBF haben wir nicht vollständig mitgesandt, diese liegen z.B. vor unter https://foerderportal.bund.de/easy/module/profi_formularschrank/download.php?datei1=3175
 Als Anlage senden wir den wohl relevanten Ausschnitt (Seite 11/17): Dort ist festgehalten, dass dem Zuwendungsempfänger (hier also der GbR) alle Eigentumsrechte an den Ergebnissen des Projekts gehören (Punkt 3.1) und ihm alle Nutzungs- und Verwertungsrechte zustehen (Punkt 3.2).
 Diese Punkte heben wir deshalb heraus, da im genannten §3 Nr. 11 Satz 3 ESt. steht, dass »Voraussetzung für die Steuerfreiheit ist, dass der Empfänger mit den Bezügen nicht zu einer bestimmten wissenschaftlichen oder künstlerischen Gegenleistung oder zu einer bestimmten Arbeitnehmertätigkeit verpflichtet wird«.
 Da die Ergebnisse allein der GbR gehören, gibt es im Sinne dieser Vorschrift auch keine Gegenleistung, die von uns an das Bundesministerium oder den Projektträger erbracht wurde.
 Uns ist klar, dass bei einer steuerfreien Zuwendung keine (Betriebs-) Ausgaben angesetzt werden können und keine USt. entsteht. Für Rückfragen stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung.
 
 Mit freundlichen Grüßen, [Name geschäftsführender Gesellschafter der GbR]
 
 Anlage 1: Zuwendungsbescheid vom [Datum]
 Anlage 2: Nebenbestimmungen (NKBF 2017 -Auszug-) als Teil des
 Zuwendungsbescheids''

=== Beispiel 6: Widerspruch einlegen ===
 ''Guten Tag,
 
 in Ihrem Schreiben vom [DATUM] setzten Sie für mich Einkommenssteuervorauszahlungen fest. Gegen diese lege ich hiermit Widerspruch ein. Zwar habe ich angegeben, über die [UNTERNEHMEN] GbR [FÖRDERSUMME] € an Einnahmen erzielen zu wollen, diese bestehen jedoch vollständig aus echten Zuwendungen des Bundesministeriums für Bildung und Forschung im Rahmen des Förderprogramms "Software Sprint" zur Förderung der Wissenschaft unter dem Förderkennzeichen [FKZ] (siehe Zuwendungsbescheid im Anhang). Entsprechend mache ich geltend, dass diese Einnahmen nach §3 Nr. 11 EStG als steuerfrei zu betrachten sind. Nach den für den Zuwendungsbescheid geltenden Förderbestimmmungen (NKBF 2017, im Anhang) verbleibt das alleinige Verwertungsrecht für die Forschungsergebnisse bei der GbR als Zuwendungsempfängerin, was den Anforderungen des §3 Nr. 11 Satz 3 EStG an den Ausschluss einer Gegenleistung entspricht.
 
 Ich bitte demnach um Aufhebung Ihres Vorauszahlungsbescheids.
 
 Mit freundlichen Grüßen

== In English: Taxes ==
'''<big>Caution: We are not allowed to advise you on your taxes - only tax consultants can legally to do that. Here we have collected experiences and tips from past rounds that may be helpful for you. However, please still get professional advice on your taxes.</big>'''

== Tax obligation ==
'''tldr;''' The Prototype Fund grant counts as a [https://www.haufe.de/finance/finance-office-professional/zuwendungen-aus-oeffentlichen-kassen-zur-projektfoerderung_idesk_PI11525_HI1580562.html "true grant"] ''(“echter Zuschuss”, a specific form of funding in Germany)'' which is why '''no sales tax''' should be payable. However, the projects' experience of the past rounds shows that, although no sales tax is payable, '''income tax is generally due''' (the types of tax are described in more detail below). Since the grant is paid out quarterly, it may have to be reported on two different tax returns over two years (in funding rounds in the winter).

'''Important for teams''': you must file a separate tax declaration for the GbR, which shows the profit / loss of each GbR member. For your personal income tax, only the final result will be added.

In the past, some projects have been successful in being exempt from income tax. A '''tested approach to establish a possible income tax exemption''' is as follows:

One files one's tax return (see below) by the due date for the appropriate year of the grant, but does not record the grant as a total, adding a letter in the following style (in German):
 Im Jahr x hatte ich zusätzliche Einnahmen, die nicht in der abgegebenen Steuererklärung (Anlage 1) enthalten sind, da sie meiner Einschätzung nach laut §3 Einkommensteuergesetzsteuerfrei sind. Ich möchte Ihnen dies hiermit mitteilen und bitte Sie, die Steuerfreiheit zu überprüfen und diesbezüglich eine Bewertung vorzunehmen.
 
 Es handelt sich um die folgenden Einnahmen:
 1.Zuwendung des Bundesministeriums für Bildung und Forschung für das Forschungs-und Entwicklungsprojekt „x“ unter dem Förderkennzeichen x im Rahmen des Förderprogramms „Software Sprint“ in Höhe von x Euro.
 
 Meiner Einschätzung nach sind die Einnahmen aus 1. nach §3 Nr. 11 Einkommensteuergesetz steuerfrei. Zur Prüfung habe ich Ihnen relevante Dokumente alsAnlagen beigefügt, zu denen ich im folgenden noch ein paar Erläuterungen habe.
 
 Ihnen liegt der Zuwendungsbescheid (Anlage 2) vor, aus dem auf Seite 2 die Höhe der erhaltenen Zuwendung hervorgeht, sowie dass die Nebenbestimmungen „NKBF 2017“ Teil des Zuwendungsbescheids sind. Diese Nebenbestimmungen liegen ebenfalls bei (Anlage3). Dort ist zu entnehmen, dass mir als Zuwendungsempfänger die Ergebnisse des Forschungsprojekts gehören (Punkt 3.1 auf Seite 11) und dass mir das Recht aufausschließliche Nutzung eingeräumt wird (Punkt 3.2 auf Seite 11). Dies scheint mir insofern relevant, als dass in §3 Nr. 11 steht, dass „Voraussetzung für die Steuerfreiheit ist, dass der Empfänger mit den Bezügen nicht zu einer bestimmten wissenschaftlichen oder künstlerischen Gegenleistung oder zu einer bestimmten Arbeitnehmertätigkeit verpflichtet wird.“. Da die Forschungsergebnisse mir gehören, gibt es in diesem Sinne keine Gegenleistung, die von mir an das Bundesministerium oder den Projektträger erbracht wurde. Weiterhin liegt die Antwort des Bundesministeriums (Anlage 4) auf meinen Verwendungsnachweis bei, aus dem die Gesamtkosten des Vorhabens sowie der vom Bundgetragene Anteil hervorgehen.
More examples [[Steuern#Beispiele für Anschreiben|in the German section above]]. There we have also collected the different [[Steuern#Steuertipps|experiences depending on the tax office]]. There is also a channel on Zulip where you can talk to current and former recipients about the topic of tax office and taxes.

=== ''Umsatzsteuer'' (Sales tax) ===
The sales tax concerns (almost) all companies. As a “ true subsidy”, no sales tax should be incurred for the funding from the Prototype Fund. As an entrepreneur subject to sales tax, you must submit an advance sales tax return monthly during the first two years of your self-employment. As a rule, this will be a so-called ''"Nullmeldung"'' for you.

=== ''Gewerbesteuer'' (Business Tax) ===
The ''Gewerbesteuer'' is a business tax - the moment you become self-employed, you also become a business. Only freelancers recognized by the tax office are exempt from business tax. Usually the tax office will deny you freelance status. If you pay business tax, it will be offset against your income tax, so that you end up paying almost the same amount as freelancers (if the "tax hack" above doesn‘t work).

=== ''Einkommensteuer'' (Income Tax) ===
Income tax is only indirectly related to the company. The profit you make from your business (or your GbR share) is generally subject to income tax as part of your income. (Employees pay payroll tax, which is an advance payment on income tax). As with your personal tax return, it is also possible to reduce your income tax burden in various ways when filing your income tax return. A tax advisor can advise you on what makes sense in your case.

=== The  Tax Office (''Finanzamt'') wants to know a lot. ===
After you have registered the business, the tax office will contact you and ask you to fill in the tax registration form. You can wait for the tax office to contact you or fill out the form proactively. You can find a computer-executable template in the form center of the Federal Ministry of Finance. So that you are not overwhelmed by the 8 pages, here are some [https://www.formulare-bfinv.de/ffw/form/display.do?%24context=27F37B050AA7343D04AA instructions] to fill out the form:

* Page 1-3: Here you provide information about yourself as an entrepreneur and about your planned activity. In the case of a GbR, each partner must fill out this form.
* Page 3-5: Here the tax office wants to know everything about the new business and also whether you have been self-employed in the last 5 years.
* Page 5: Here you must enter the expected amount of your income. Income as an IT entrepreneur should be entered on line 112. Check if you expect to have any other income sources. You should choose the surplus income statement (Einnahmenüberschussrechnung) as the method of calculating profit.
* Page 6-7: Enter the amount of sales here - this includes the Prototype Fund grant, even if it is exempt from sales tax. If your turnover is less than € 17.500,00, you should use the small business regulation.
* Page 7: In case of a GbR enter it here.
* Page 8: If you already have a company account, the SEPA mandate can be sent directly here and a corresponding note can be added here. In case of a GbR send a copy of the articles of association and tick the box.

=== No tax number (''Steuernummer)''? ===
In a few cases, the tax office has refused to issue tax numbers for Prototype Fund projects because the teams are not entrepreneurial. Unfortunately, we have little info on this at the moment. Some of our teams reported: 
 - I think this even simplified the tax situation. We then transferred the funding from the GbR account proportionately to ourselves and declared it as tax-free income on our tax return. This went through without any problems (in Hamburg, Karlsruhe and Lörrach). In the meantime, it has also been approved by a tax consultant, even though she was naturally irritated by it at the first attempt. (...) How to get a business account without a tax number can be an interesting topic, depending on the bank. In our case, it helped that we had a tax number for a short period of time and I was able to provide that. 
 
 - Thanks for sharing your experience. Bank account was not a problem, we were able to put in the team tax IDs. That the whole GbR is not relevant for tax purposes was also confirmed to me by phone from the tax office. The problem now is, however, that the BMBF requires a tax number because the process provides for it and it is not to be changed. Did you submit the number that was later deactivated, or how did that work for you?
 
 - I don't remember that exactly, but in case of doubt, that's exactly what we did... 🙂
[Translated from German]

'''Note'''

In the German section above we also provide many quotes from projects about [[Steuern#Steuertipps|their experiences with various tax offices]] and [[Steuern#Beispiele für Anschreiben|the letters that have helped them with establishing the tax exemption]].