Schlussbericht: Difference between revisions

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Nach Abschluss der Förderperiode ist der '''Schlussbericht''' zusammen mit der Schlussabrechnung (Verwendungsnachweis) einen Monat später beim DLR Projektträger (DLR-PT) einzureichen.
Einen Monat nach Abschluss der Förderperiode ist der '''Schlussbericht''' zusammen mit der Schlussabrechnung (Verwendungsnachweis) beim Projektträger einzureichen.


'''Die Deadline für Sommerrunden liegt am 30. September, und für Winterrunden am 30. März.'''
=== Ein paar Hinweise vom Projektträger: ===


=== Allgemeine Hinweise vom DLR-PT: ===
#Zur Info: Eure Berichte werden auf der Seite der TiB (Technische Informationsbibliothek Hannover) veröffentlicht. Dafür müsst ihr nichts machen, wir übernehmen das gern für euch<blockquote>Gemäß den Nebenbestimmungen für Zuwendungen auf Kostenbasis des BMFTR zur Projektförderung (NKBF 2017) sind die Zuwendungsempfänger*innen verpflichtet, den Schlussbericht bei der TIB (Technische Informationsbibliothek Hannover) zu veröffentlichen. Die TIB fungiert als Depotbibliothek für Abschlussberichte von Vorhaben, die durch Steuergelder gefördert werden, und stellt diese der interessierten Öffentlichkeit zur Verfügung.</blockquote>
#Damit wir eure Berichte annehmen können, bitten wir euch bei der Einreichung auf folgende Details zu achten:
#* Wir brauchen ausschließlich Dokumente in einem '''maschinenlesbaren''' '''und durchsuchbaren Dateiformat''' - keine Scans o. ä.
#* '''Dokumente, die nicht Passwortgeschützt sind'''
#* '''Die Zielgröße der Datei sollte <1MB''' sein.
#* Das '''korrekte Förderkennzeichen''' muss sowohl im Bericht als auch im Dateinamen stehen.
Bitte beachtet diese Punkte, da wir eure Berichte sonst nicht annehmen können. Ihr könnt euch gern an anderen Berichten orientieren. [https://www.tib.eu/de/suchen/?tx_tibsearch_search%5Bquery%5D=Software-Sprint&tx_tibsearch_search%5Bcnt%5D=20&tx_tibsearch_search%5Bpg%5D=1&tx_tibsearch_search%5BDlicenseModel%5D%5B0%5D=oa Berichte aus früheren Runden befinden sich hier].


# '''Prozedere''': Gemäß den Nebenbestimmungen für Zuwendungen auf Kostenbasis des BMBF zur Projektförderung (NKBF 2017) sind die Zuwendungsempfänger verpflichtet, den Schlussbericht in der TIB zu veröffentlichen. Die TIB fungiert als Depotbibliothek für Abschlussberichte von Vorhaben, die vom BMBF unterstützt werden, und stellt diese dem Fachpublikum zur Verfügung. Der DLR-PT erhält die Berichte in elektronischer Form und sendet diese nach inhaltlicher Freigabe in konsolidierter Form an die TIB.
<u>Hinweis zur Auszahlung:</u> Bitte beachtet, dass die letzte Auszahlung länger dauern kann als bisherige Zahlungsanforderungen, da wir Verwendungsnachweis und Schlussbericht prüfen bevor eine Auszahlung stattfindet.  
# '''Format''': Die digitale Originalversion des Schlussberichts ist beim DLR-PT einzureichen (keine Scans). Dokumente sind in einem '''maschinenlesbaren''' '''und durchsuchbaren Datenformat''' einzureichen.  Das elektronische Dokument darf '''nicht durch ein Passwort geschützt''' werden, da dies u.a. die digitale Langzeitarchivierung unmöglich macht. '''Zielgröße der Datei sollte <1MB''' sein. Um eine Zuordnung der Dateien zu erleichtern, ist das '''Förderkennzeichen''' in den Bericht und den Dateinamen aufzunehmen.
# '''Verfügbarkeit Open Source:''' Im Schlussbericht ist ein Link zu dem während des Förderzeitraums erstellten Code erforderlich. Der Code muss auch nach der Förderung unter einer Open-Source-Lizenz verfügbar bleiben! Bitte denkt auch daran, den Link zum Code separat an eure Programmmanager*innen zu schicken. Änderungen des Code-Links nach der Förderzeit sollten ebenfalls den Programmmanagern mitgeteilt werden.


=== Mustergliederung ===
=== Projekte ohne Second-Stage-Förderung (6 Monate) ===
<mark>'''Bitte ausschließlich das [https://cloud.okfn.de/s/PWiPmmHEMWoJLGA vorformatierte Dokument] nutzen!'''</mark>
Für Projekte der regulären Förderphase ist der Abgabetermin der 31.12.2025. '''Hier findet ihr die Mustergliederung - bitte immer das vorformatierte Dokument nutzen: [https://cloud.okfn.de/s/wBepYtSDq8Rg4BQ Schlussbericht Förderzeitraum 01.06.25 - 30.11.25 (Abgabefrist: 31.12.25)]'''
Berichte aus früheren Runden befinden sich [https://www.tib.eu/de/suchen/?tx_tibsearch_search%5Bquery%5D=Software-Sprint&tx_tibsearch_search%5Bcnt%5D=20&tx_tibsearch_search%5Bpg%5D=1&tx_tibsearch_search%5BDlicenseModel%5D%5B0%5D=oa hier].


== In English ==
'''Hinweis:''' Bitte achtet darauf, dass ihr im Schlussbericht an der entsprechenden Stelle den Code verlinkt, der in der Förderzeit entstanden ist. Alle geförderte Projekte müssen unter einer FOSS-Lizenz veröffentlicht werden und nach der Förderzeit zugänglich bleiben. [[Veröffentlichung des Codes während und nach der Förderung|Mehr Informationen dazu findet ihr hier im Wiki.]]
After the completion of the funding period, the '''final report ("Schlussbericht")''' along with the final financial statement ("Verwendungsnachweis") is to be submitted to the DLR Project Management Agency (DLR-PT) one month later.


'''The deadline for summer rounds is September 30, and for winter rounds, it is March 30.'''
=== Projekte mit Second-Stage-Förderung (10 Monate) ===
Projekte, die in der Second Stage gefördert werden, brauchen den Schlussbericht erst einen Monat nach Ende der gesamten Förderperiode abgeben, das heißt am 30.4.2026. Ein Zwischenbericht am Ende der regulären Förderphase ist nicht notwendig. '''Hier findet ihr die Mustergliederung - bitte immer das vorformatierte Dokument nutzen: [https://cloud.okfn.de/s/XBSpT3fgGWLpTeb Schlussbericht für Second-Stage-Projekte, Förderzeitraum 01.06.25 - 31.03.26 (Abgabefrist: 30.04.26)]''''
       


=== General information from the DLR-PT: ===
'''Hinweis:''' Bitte achtet darauf, dass ihr im Schlussbericht an der enstprechenden Stelle den in der Förderzeit entstandenen Code sowie [[Dokumentation|die dazugehörige Dokumentation verlinkt]]. Alle geförderte Projekte müssen unter einer FOSS-Lizenz veröffentlicht werden und nach der Förderzeit zugänglich bleiben. [[Veröffentlichung des Codes während und nach der Förderung|Mehr Informationen dazu findet ihr hier im Wiki.]]


# '''Procedure''': According to the General Conditions for Grants on a Cost Basis from the Federal Ministry of Education and Research (NKBF 2017), the grant recipients are obligated to publish the final report in the TIB. The TIB serves as a repository for final reports of projects supported by the Federal Ministry of Education and Research (BMBF) and makes them available to the professional audience. The DLR-PT receives the reports in electronic form and, after content approval, sends them in consolidated form to the TIB.
= Final report =
# '''Format''': The digital original version of the final report is to be submitted to the DLR-PT (no scans). Documents should be submitted in a '''machine-readable and searchable data format'''. The electronic document should '''not be password-protected''', as this makes digital long-term archiving impossible, among other reasons. The '''target size of the file should be <1MB'''. To facilitate file identification, the '''funding code''' should be included in both the report and the file names.
After the completion of the funding period, the '''final report ("Schlussbericht")''' is to be submitted to the Projektträger along with a so-called statement of use ("Verwendungsnachweis"). The Deadline for all documents is one month after the funding ends.
# '''Open Source Availability''': The final report must include a link to the code created during the funding period. The code must remain available under an open-source license even after the funding period ends! Also, remember to separately provide the link to the code to your program managers. Any changes to the code link after the funding period should also be communicated to the program managers.


=== Outline ===
=== General information from the Projektträger: ===
<mark>'''Only use the [https://cloud.okfn.de/s/PWiPmmHEMWoJLGA pre-formatted document]!'''</mark>
 
Reports from previous rounds can be found [https://www.tib.eu/de/suchen/?tx_tibsearch_search%5Bquery%5D=Software-Sprint&tx_tibsearch_search%5Bcnt%5D=20&tx_tibsearch_search%5Bpg%5D=1&tx_tibsearch_search%5BDlicenseModel%5D%5B0%5D=oa here].
#FYI: Your final reports will be published on the website of the TiB (Technische Informationsbibliothek Hannover). You don't need to do anything; we will take care of that for you.<blockquote>In accordance with the „Nebenbestimmungen für Zuwendungen auf Kostenbasis des BMFTR zur Projektförderung“ (in English: additional provisions for cost-based grants from the BMFTR for project funding, NKBF 2017), grant recipients are required to publish their final reports at the TIB (Technical Information Library Hannover). The TIB acts as a depository library for final reports on projects funded by taxpayers' money and makes them available to the interested public.</blockquote>
#We can only accept your reports if the following guidelines are respected when submitting them:
#* Documents should be submitted in a '''machine-readable and searchable data format''' (no scans).
#* The electronic document should '''not be password-protected'''
#* The '''target size of the file should be <1MB.'''
#* To facilitate file identification, please include the '''correct funding code''' in both the report and the file name.
Please pay attention to these points, as we will not be able to accept your reports otherwise. You are welcome to use other reports as a guide. [https://www.tib.eu/de/suchen/?tx_tibsearch_search%5Bquery%5D=Software-Sprint&tx_tibsearch_search%5Bcnt%5D=20&tx_tibsearch_search%5Bpg%5D=1&tx_tibsearch_search%5BDlicenseModel%5D%5B0%5D=oa Reports from previous rounds can be found here.]
 
<u>Note on payment:</u> Please note that the final payment may take longer than previous payment requests, as we check the proof of use and final report before making a payment.
 
=== Projects without Second Stage (6-month funding period) ===
For Projects of the initial funding phase the deadline for submission is December 31st, 2025.
Here you will find the outline that all reports must follow – please make sure to use the preformatted document: [https://cloud.okfn.de/s/wBepYtSDq8Rg4BQ '''Final report funding phase 01.06.25 - 30.11.25 (submission deadline: 31.12.25)''']
 
'''Note:''' Please make sure to include links to the code created during the funding period in the corresponding section of the final report. All funded projects must be released under a FOSS license and remain publicly available after the funding period. [[Veröffentlichung des Codes während und nach der Förderung|You can find more information here in the Wiki.]]
 
=== Projects with Second Stage (10-month funding period) ===
Projects that receive funding for the Second Stage only neet to submit their final report one month after the end of the entire funding period, i.e. on April, 30th, 2026. An interim report after the initial funding phase is not necessary.
Here you will find the outline that all reports must follow – please make sure to use the preformatted document: [https://cloud.okfn.de/s/XBSpT3fgGWLpTeb '''Final report for Second Stage projects, funding phase 01.06.25 - 31.03.26 (submission deadline: 30.04.26)''']
 
'''Note:''' Please make sure to include links to the code [[Dokumentation|and related documentation]] created during the funding period in the corresponding section of the final report. All funded projects must be released under a FOSS license and remain publicly available after the funding period. [[Veröffentlichung des Codes während und nach der Förderung|You can find more information here in the Wiki.]]

Latest revision as of 13:48, 24 March 2026

(English version below)

Einen Monat nach Abschluss der Förderperiode ist der Schlussbericht zusammen mit der Schlussabrechnung (Verwendungsnachweis) beim Projektträger einzureichen.

Ein paar Hinweise vom Projektträger:

  1. Zur Info: Eure Berichte werden auf der Seite der TiB (Technische Informationsbibliothek Hannover) veröffentlicht. Dafür müsst ihr nichts machen, wir übernehmen das gern für euch

    Gemäß den Nebenbestimmungen für Zuwendungen auf Kostenbasis des BMFTR zur Projektförderung (NKBF 2017) sind die Zuwendungsempfänger*innen verpflichtet, den Schlussbericht bei der TIB (Technische Informationsbibliothek Hannover) zu veröffentlichen. Die TIB fungiert als Depotbibliothek für Abschlussberichte von Vorhaben, die durch Steuergelder gefördert werden, und stellt diese der interessierten Öffentlichkeit zur Verfügung.

  2. Damit wir eure Berichte annehmen können, bitten wir euch bei der Einreichung auf folgende Details zu achten:
    • Wir brauchen ausschließlich Dokumente in einem maschinenlesbaren und durchsuchbaren Dateiformat - keine Scans o. ä.
    • Dokumente, die nicht Passwortgeschützt sind
    • Die Zielgröße der Datei sollte <1MB sein.
    • Das korrekte Förderkennzeichen muss sowohl im Bericht als auch im Dateinamen stehen.

Bitte beachtet diese Punkte, da wir eure Berichte sonst nicht annehmen können. Ihr könnt euch gern an anderen Berichten orientieren. Berichte aus früheren Runden befinden sich hier.

Hinweis zur Auszahlung: Bitte beachtet, dass die letzte Auszahlung länger dauern kann als bisherige Zahlungsanforderungen, da wir Verwendungsnachweis und Schlussbericht prüfen bevor eine Auszahlung stattfindet.

Projekte ohne Second-Stage-Förderung (6 Monate)

Für Projekte der regulären Förderphase ist der Abgabetermin der 31.12.2025. Hier findet ihr die Mustergliederung - bitte immer das vorformatierte Dokument nutzen: Schlussbericht Förderzeitraum 01.06.25 - 30.11.25 (Abgabefrist: 31.12.25)

Hinweis: Bitte achtet darauf, dass ihr im Schlussbericht an der entsprechenden Stelle den Code verlinkt, der in der Förderzeit entstanden ist. Alle geförderte Projekte müssen unter einer FOSS-Lizenz veröffentlicht werden und nach der Förderzeit zugänglich bleiben. Mehr Informationen dazu findet ihr hier im Wiki.

Projekte mit Second-Stage-Förderung (10 Monate)

Projekte, die in der Second Stage gefördert werden, brauchen den Schlussbericht erst einen Monat nach Ende der gesamten Förderperiode abgeben, das heißt am 30.4.2026. Ein Zwischenbericht am Ende der regulären Förderphase ist nicht notwendig. Hier findet ihr die Mustergliederung - bitte immer das vorformatierte Dokument nutzen: Schlussbericht für Second-Stage-Projekte, Förderzeitraum 01.06.25 - 31.03.26 (Abgabefrist: 30.04.26)'        

Hinweis: Bitte achtet darauf, dass ihr im Schlussbericht an der enstprechenden Stelle den in der Förderzeit entstandenen Code sowie die dazugehörige Dokumentation verlinkt. Alle geförderte Projekte müssen unter einer FOSS-Lizenz veröffentlicht werden und nach der Förderzeit zugänglich bleiben. Mehr Informationen dazu findet ihr hier im Wiki.

Final report

After the completion of the funding period, the final report ("Schlussbericht") is to be submitted to the Projektträger along with a so-called statement of use ("Verwendungsnachweis"). The Deadline for all documents is one month after the funding ends.

General information from the Projektträger:

  1. FYI: Your final reports will be published on the website of the TiB (Technische Informationsbibliothek Hannover). You don't need to do anything; we will take care of that for you.

    In accordance with the „Nebenbestimmungen für Zuwendungen auf Kostenbasis des BMFTR zur Projektförderung“ (in English: additional provisions for cost-based grants from the BMFTR for project funding, NKBF 2017), grant recipients are required to publish their final reports at the TIB (Technical Information Library Hannover). The TIB acts as a depository library for final reports on projects funded by taxpayers' money and makes them available to the interested public.

  2. We can only accept your reports if the following guidelines are respected when submitting them:
    • Documents should be submitted in a machine-readable and searchable data format (no scans).
    • The electronic document should not be password-protected
    • The target size of the file should be <1MB.
    • To facilitate file identification, please include the correct funding code in both the report and the file name.

Please pay attention to these points, as we will not be able to accept your reports otherwise. You are welcome to use other reports as a guide. Reports from previous rounds can be found here.

Note on payment: Please note that the final payment may take longer than previous payment requests, as we check the proof of use and final report before making a payment.

Projects without Second Stage (6-month funding period)

For Projects of the initial funding phase the deadline for submission is December 31st, 2025. Here you will find the outline that all reports must follow – please make sure to use the preformatted document: Final report funding phase 01.06.25 - 30.11.25 (submission deadline: 31.12.25)

Note: Please make sure to include links to the code created during the funding period in the corresponding section of the final report. All funded projects must be released under a FOSS license and remain publicly available after the funding period. You can find more information here in the Wiki.

Projects with Second Stage (10-month funding period)

Projects that receive funding for the Second Stage only neet to submit their final report one month after the end of the entire funding period, i.e. on April, 30th, 2026. An interim report after the initial funding phase is not necessary. Here you will find the outline that all reports must follow – please make sure to use the preformatted document: Final report for Second Stage projects, funding phase 01.06.25 - 31.03.26 (submission deadline: 30.04.26)

Note: Please make sure to include links to the code and related documentation created during the funding period in the corresponding section of the final report. All funded projects must be released under a FOSS license and remain publicly available after the funding period. You can find more information here in the Wiki.

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