Tipps von geförderten Projekten

(English version below)

Hier findet ihr einige Tipps von ehemaligen geförderten Projekten. Es gibt keine allgemeingültigen Antworten für jeden Bereich, aber wir hoffen, dass ihr dennoch einige hilfreiche Tipps für eure Förderung findet.

Es handelt sich um eine gemeinschaftliche Liste. Falls eurer Meinung nach Informationen fehlen, seid ihr dazu eingeladen diese zu ergänzen. Da eure Erfahrungen unterschiedlich sind, ist es vollkommen okay, wenn sich einige Tipps “widersprechen”.

Zeitmanagement

• Beim Prototype Fund habt ihr die Möglichkeit euch auszuprobieren - nutzt sie!
• Sechs Monate sind kürzer als gedacht. Erstellt einen Zeitplan und versucht euch an diesen zu halten. Es gibt vieles, wofür ihr genug Zeit einplanen solltet:
  • Dokumentation
  • Wireframe
  • Anschlussförderung finden
  • Cleanup und Bugfixes
  • Administration
  • Kommunikation mit dem PTF (Zwischengespräche, Montags-Updates, usw.)
  • Community Management und Kontakte knüpfen und pflegen
  • Über euer Projekt schreiben
  • Nutzer*innen-Tests
• Plant genug Vorlauf ein. Alles dauert länger als erwartet.
• Unterschätzt nicht die Zeit, die ihr für Bürokratisches aufbringen müsst. (Formelle Bewerbung, Stundenzettel, Zahlungsanfragen, später Steuern usw). Besonders am Anfang beansprucht dies viel Zeit.
• Fokussiert bleiben ist wichtig. Mach eine klare Unterscheidung zwische offizieller arbeit und FOSS-Contributions, die du in deiner Freizeit tätigst. (Falls dies dein Hobby ist.)
• Tipp an Freiberufliche: Es kann schwer werden als Selbstständige*r. Um keine Kund*innen zu verlieren, neigen viele häufig dazu Überstunden zu machen. Plant 70% für dein Prototype Fund ein und die anderen 30% für eigene Projekte.
• Auszeiten sind wichtig! Vermeide Burnout!
• Vergesst nicht, dass ihr beim Prototype Fund einen Prototypen und kein produktionsfertiges Endprodukt erstellen sollt. Haltet die Menge der extra Features gering und fokussiert euch darauf, dass euer Prototyp funktioniert. Behaltet die Architektur von Beginn an im Kopf, denn ihr wollt euren Prototypen am Ende nicht wegwerfen müssen.

Projekt- und Teammanagement

• Denk dein Projekt nicht zu groß. Fang mit kleinen Teilen an und setz dir klare, kurzfristige Ziele.
• Verliert keine Zeit, um alles perfekt zu gestalten. Gebt euch Raum für Experimiente und lernt dazu.
• Team-Kommunikation ist der Schlüssel: Plant Zeit für Diskussionen über eure Inhalte und Zeitpläne eures Projekts ein. Wertet eure Fortschritte regelmäßig während des Projekts aus. Diskutiert mit eurem Team und verteilt, wenn nötig, Aufgaben neu.
• Nutzt die Montags-Updates als Reflektion und Organisation. Wenn es zu eurem Zeitplan passt, nutzt die Struktur der Montagsupdates für 2-Wochen-Sprints.
• Flowcharts helfen euch dabei, eure eigene Idee zu visualisieren, helfen aber auch Außenstehenden dabei, eure Ideen zu verstehen. Wenn ihr zu Beginn keine habt, kann es helfen im Nachhinein eine zu erstellen, um einen Überblick über euer System zu bekommen.

Nutzer*innen und Kommunikation

• Kommuniziert! Mit Menschen zu sprechen, Interviews zu geben oder Artikel zu schreiben nimmt einen unglaublich großen Teil eurer Zeit in Anspruch, ist aber sehr wertvoll für euer Projekt.
• Feedback von Endnutzer*innen (nicht nur aus der Tech Community) ist wichtig (und manchmal schwer zu bekommen).
• Visualisiertes zieht Aufmerksamkeit auf sich. Du und dein Team inklusive! Wir haben früh ein größeres Logo erstellt und es hat deutlich mehr interesse generiert.
• Sprecht früh mit Expert*innen, nutzt die Coachings, die euch der Prototype Fund zur Verfügung stellt.
• Menschen dazu zu bekommen, ein neues Tool zu verwenden und zu testen kostet Zeit und Energie.

Ein nachhaltiges Projekt bauen

• Denkt früh genug an Anschlussförderungen oder Businessmodelle, falls ihr es braucht!
• Entscheidet frühzeitig, wann und wo ihr eure Dokumentation schreibt. Erspart euch späteres umorganisieren.

Administration und Überblick

• Nehmt euch nach dem Kick-Off genug Zeit, um alle Dokumente zu lesen und einen Überblick zu gewinnen. Die meisten Antworten findet ihr in den Dokumenten - das spart euch viel Zeit und bringt Klarheit.
• Stellt sicher, dass ihr die Zeitleiste (Timeline) versteht und lasst euch nicht von den administrativen Aufgaben stressen: Ihr könnt immer Hilfe vom Prototype Fund bekommen und auch vom Projektträger!
• Beachtet, dass die Auszahlungen vom Projektträger dauern könnten.  
• Es gibt keinen eindeutigen Status für Fördergelder. Besorgt euch einen guten Steuerberater und drückt eure Daumen: Vielleicht zahlt ihr, vielleicht aber auch nicht (betrifft VAT und Einkommensteuer).

Coaching

• Nutzt die Coachings vom Anfang als Kick-Off der Förderphase.
• Wartet nicht zu lange! Für viele Fragen kann es hilfreich sein, das erste Coaching früh in eurer Förderphase zu planen, um zum Beispiel Zielgruppen zu definieren oder den Workflow zu verbessern. Wir haben gute Erfahrungen mit Coachings zu Projektmanagement und UX-Design gemacht.
• Tipp für Einzelentwickelnde: Such dir jemanden, mit der*dem du dich über die Sinnhaftigkeit einiger deiner Arbeitsschritte austauschen kannst, dein Projekt erklären kannst oder einfach nur ein bisschen quatschen kannst. Das kann eine Person sein, die du kennst oder du nutzt das Coaching dafür. Meine ersten Coaching-Sessions waren sehr produktiv dadurch, dass ich tiefgründig über mein Projekt sprechen konnte.

Data, Lizenzen und Abhängigkeiten

• Überprüft die Datensituation, -verfügbarkeit und Lizenzen frühzeitig. Wir haben viel Zeit damit verbracht ein bestimmtes Dataset zu bekommen, bis sich herausgestellt hat, dass wir damit nicht wirklich arbeiten konnten. Also mussten wir auf andere Daten umsteigen, welche wir von Beginn an hätten nutzen können. Das kann ein Projekt lange zum Stillstand bringen.
• Verschwendet nicht zu viel Zeit damit, alte Bugs zu fixen, wenn ihr an einem bereits existierenden Projekt arbeitet und nicht an einem komplett von euch gebauten Code.

In English

Here are some tips from projects that have been funded in the previous rounds of Prototype Fund. There’s no one-size-fits all here, but we hope you’ll find some useful ideas for your funding time!

This is a collaborative list, please add any info that you think is missing. As people experience things differently, it is absolutely ok if what you write contradicts information that is already there.

Time Management

• At Prototype Fund you have time to try out things!
• Six months are shorter than one thinks. Make a timeline and try to stick to it. There are many things you should plan enough time for:
  • Documentation
  • Wireframes
  • Finding follow-up funding
  • Cleanup and bugfixes
  • Admin
  • Communication with Prototype Fund (1:1 meetings, Monday updates, etc.)
  • Community management & talking to people
  • Writing about your project
  • User testing
• Plan enough buffer time: Everything takes longer than expected.
• Don’t underestimate the time needed for the bureaucracy (formal application, timesheets, payment requests, taxes and so on). This will require some time at the beginning, then it will become less.
• Keeping focus is important: Make a clear separation between official work and FOSS-Contributions you want to do on your own time (if this is your hobby).
• A tip for freelancers: It can be difficult for self-employed people who don't want to lose clients as people in this situation tend to work too many hours. Plan 70% for the Prototype Fund and leave the remaining time for own projects.
• Taking time off is important. Avoid burnout!
• Don’t forget you are here to build a prototype, not a production-ready product. Keep the amount of extra features small and focus on your functioning prototype first. But think about the architecture from the beginning - you don’t want to have to throw away your prototype.

Project & Team Management

• Don't think your project too big - start with small parts and set clear short term goals.
• Don‘t lose time with getting everything right! Give yourself some space to experiment and learn.
• Team communication is key: Schedule time for discussions about the contents and timeline of your project, re-evaluate your project steps regularly, discuss with your team to redistribute tasks if your workload is too high.
• Use Monday updates as time to reflect and get organised. If it fits your schedule, use the structure of the Monday updates for 2-week sprints.
• Flowcharts help you map out your own idea, but also let others understand your plan. If you don't do it before, making it afterwards at least helps you overview your system.

Users & Communication

• Communicate! Talking to people, giving interviews or writing articles eats up an incredible amount of time, but is extremely valuable for the project.
• Feedback from end users (not only from the tech community!) is important (and sometimes hard to get).
• Visual things draw people in to be curious – yourself and your team included! We made a larger logo early and it generated a lot of interest by itself from all around.
• Talk to the experts early on and take advantage of the coaching sessions offered by the Prototype Fund.
• Getting people to migrate to a new tool and test it takes time and energy.

Building a sustainable project

• Think about a follow-up grant or business model in time, if you need it!
• Decide how and where you will write documentation early in the project. Save yourself from reorganizing it later.

Admin & Overhead

• After the kick off, take your time to read all documents and to gain an overview – most information is already there! This will save you a lot of time and provide clarity.
• Make sure you understand the timeline, and don‘t let the administrative tasks stress you: you can always get help from the Prototype Fund and also from the Projektträger!
• Bear in mind that the payments might take time.
• There is no agreed upon status for the grant money. Get a good Steuerberater and cross your fingers: you may or may not pay VAT and income tax on it.

Coaching

• Use the coaching at the beginning as the kick off of the funding phase.
• Don’t wait too long! For some questions it can also be helpful to schedule your first coaching session early on in your funding phase, for example to define target groups or improve your workflow. We have had positive experiences with coaching sessions on project management and UX design.
• A tip for individual developers: Find someone to chat to, sense-check and explain things to. This can be a person you know – or you can use coachings for this. My initial coaching sessions felt really productive just by virtue of talking to someone about the project, in depth.

Data, licenses & dependencies

• Check the data situation and availability, licenses etc. very early on. We spent quite a long time trying to get a certain data set, but then it turned out that we couldn't really work well with it and so we had to switch to other data (which we could have used from the beginning). This can hold up a project in terms of time.
• Don‘t lose too much time on fixing old bugs if you are not building from scratch but work on the basis of an existing project.