Tipps von geförderten Projekten

Hier findet ihr einige Tipps von ehemaligen geförderten Projekten. Es gibt keine allgemeingültigen Antworten für jeden Bereich, aber wir hoffen, dass ihr dennoch einige Hilfreiche Tipps für eure Förderung findet.

Es handelt sich um eine gemeinschaftliche Liste. Falls eurer Meinung nach Informationen fehlt, seid ihr dazu eingeladen diese zu ergänzen. Da eure Erfahrungen unterschiedlich sind ist es vollkommen okay, wenn sich einige Tipps “widersprechen”.

Zeitmanagement

• Sechs Monate sind kürzer als gedacht. Erstellt einen Zeitplan und versucht euch an diesen zu halten.
• (Dennoch) Habt ihr Zeit euch beim Prototype Fund auszuprobieren
• Plant Abgaben vorsichtig. Verschafft euch einen guten Überblick über alle Aspekte des Prototype Funds und die individuellen Abgabefristen.
• Drei Monate sind und 3 Monate sind kurz: Macht die großen Aufgaben sofort und stellt sicher, dass ihr sie beendet.
• Vergesst nicht, dass ihr beim Prototype Fund einen Prototypen und kein produktionsfertiges Endprodukt erstellen sollt. Haltet die Menge der extra Features gering und fokussiert euch darauf, dass euer Prototyp funktioniert. Behaltet die Architektur von Beginn an im Kopf, denn ihr wollt euren Prototypen am Ende nicht wegwerfen müssen.
• Findet eine Balance zwischen explorativer Arbeit und Zeit wann ihr euren Plan umsetzt
• Plant genug Vorlauf ein. Alles dauert länger als erwartet.
• Es gibt Vieles, wofür ihr genug Zeit einplanen solltet.
  • Dokumentation
  • Wireframe
  • Anschlussförderung finden
  • Cleanup und Bugfixes
  • Administration
  • Kommunikation mit dem PTF (Gruppencalls, Updates, usw.)
  • Community Management und Kontakte knüpfen und pflegen
  • Über euer Projekt schreiben
  • Nutzer*innen Tests
• Unterschätzt nicht die Zeit, die ihr für bürokratisches aufbringen müsst. (Formelle Bewerbung, Stundenzettel, Zahlungsanfragen, usw). Besonders am Anfang beansprucht dies viel Zeit
• Steuern brauchen Zeit
• Fokussiert bleiben ist wichtig. Mach eine klare Unterscheidung zwische offizieller arbeit und FOSS-Contributions die du in deiner Freizeit tätigst. (Falls dies dein Hobby ist.)
• Ein Zweitjob neben der Vollzeitförderung beim PTF ist schwierig. Wenn Entwickler*innen mehrere Aktivitäten kombinieren, kann es eine gute Lösung sein mehr als nur eine*n Entwickler*in im Team zu haben.
• Freiberufliche: Es kann schwer werden als Selbstständige*r. Um keine Kund*innen zu verlieren neigen viele häufig dazu Überstunden zu machen. Plant 70% für dein Prototype Fund ein und die anderen 30% für eigene Projekte.
• Es könnte stressig werden zum Ende hin! Beginnt schnell, denn die Zeit fliegt.
• Der Anfang ist nicht der Anfang und das Ende ist nicht das Ende (auch wenn es aus offizieller Sicht so ist). Es gibt eine Menge vorzubereiten vor der Förderphase: Anmeldung und Administration, Kommunikation im Team, etc. Nachdem der Förderzeitraum beendet ist muss der Schlussbericht geschrieben werden. Mit Community Arbeit, Marketing, Kommunikation und Instandhaltung für weitere Entwicklungen stellst du die Nachhaltigkeit deines Projekts sicher.
• Auszeiten sind wichtig! Vermeide Burnout!

Projekt und Team Management

• Bildet ein starkes Team: In der Zeit zwischen der Förderzusage und der Abgabe des Antrags könnt ihr weitere Teammitglieder zu eurem Projekt hinzufügen. Nutzt diese Chance, falls euch noch wichtige Skills im Team fehlen.
• Wertet eure Fortschritte regelmäßig während des Projekts aus. Diskutiert mit eurem Team und verteilt, wenn nötig, Aufgaben neu.
• Verliert keine Zeit um alles perfekt zu gestalten. Gebt euch Raum für Experimiente und lernt dazu.
• Flowcharts helfen euch dabei eure eigene Idee zu visualisieren, helfen aber auch Außenstehenden dabei eure Ideen zu verstehen. Wenn ihr zu Beginn keine habt, kann es helfen im Nachhinein eine zu erstellen um einen Überblick über euer System zu bekommen.
• Seit realistisch: Wie arbeitest du? Wenn es dir schwer fällt dich an Pläne zu halten, versuch andere Lösungen zu finden, anstatt dir unrealistische Ziele zu setzen.
• Denk dein Projekt nicht zu groß. Fang mit kleinen Teilen an und setz dir klare, kurzfristige Ziele
• Team Kommunikation ist der Schlüssel: Plant Zeit für Diskussionen über eure Inhalte und Zeitpläne eures Projekts ein.
• Nutzt Montags Updates als Reflektion.

Nutzer*innen und Kommunikation

• Konzentriert euch auf Nutzer*innen
• Sprecht eure Nutzer*innen frühzeitig an. Durch ihre Erfahrungen, Feedback und Probleme könnt ihr euch deutlich sicherer über euren Entwicklungsstand und -richtung werden. Es kann euch auch die nötige Motivation geben, wenn eure Nutzer*inen mit eurem Projekt zufrieden und gibt eurem Projekt eine neue Wertigkeit. (Nutzer*innen aber ist dennoch zeitaufwendig und kann auch zu mehr Verwirrung über die Problemsituation führen, denn jede*r Nutzer*in hat unterschiedliche Erfahrungen und Meinungen. Trotzdem denken wir, dass diese Arbeit essentiell ist.)
• Feedback von Endnutzer*innen (nicht nur aus der Tech Community) ist wichtig (und manchmal schwer zu bekommen).
• Menschen dazu zu bekommen, ein neues Tool zu verwenden und zu testen kostet Zeit und Energie.
• Kommuniziert! Mit Menschen zu sprechen, Interviews zu geben oder Artikel zu schreiben nimmt einen unglaublich großen Teil eurer  Zeit in Anspruch ist aber sehr wertvoll für euer Projekt.
• Visualisiertes zieht aufmerksamkeit auf sich. Du und dein Team inklusive! Wir haben früh ein größeres Logo erstellt und es hat deutlich mehr interesse generiert.
• Sprecht früh mit Expert*innen

Ein nachhaltiges Projekt bauen

• Denkt früh genug an Anschlussförderungen oder Businessmodelle falls ihr es braucht! (Das heißt schon während der Förderphase)
• Entscheidet frühzeitig, wann und wo ihr eure Dokumentation schreibt. Erspart euch späteres umorganisieren.
• Nehmt euch nach dem Kick-Off genug Zeit um alle Dokumente zu lesen und einen Überblick zu gewinnen. Die meisten Antworten findet ihr in den Dokumenten.
• Macht das Beste daraus neue Menschen entspannt online kennenzulernen. (Gruppencalls, etc.)

Administration und Überblick

• Sammelt früh genug alle Informationen die ihr über den Prototype Fund braucht: Lest die Dokumente (die meisten Informationen findet ihr dort!), stellt sicher, dass ihr die Zeitleiste (Timeline) versteht und lasst euch nicht von den administrativen Aufgaben stressen: Ihr könnt immer Hilfe vom Prototype Fund bekommen und vom DLR!
• Stellt dem DLR Fragen. Scheut euch nicht davor anzurufen oder ihnen zu schreiben! Die Menschen vom DLR sind super und so, so hilfreich. Habt keine Angst vorm administrativen Monster
• Es gibt keinen eindeutigen Status für Fördergelder. Besorgt euch einen guten Steuerberater und drückt eure Daumen: Vielleicht zahlt ihr , vielleicht aber auch nicht, die VAT und Einkommensteuer.
• Kontaktiert das Finanzamt proaktiv wenn ihr Fragen habt (zb. über Steuerfreiheit). Sie sind sehr hilfreich (je nach Standort natürlich)
• Beachtet, dass die Auszahlungen dauern könnten.  

Coaching

• Wartet nicht zu lange! Wenn ihr ein Projektmanagement-Coaching habt, besucht es frühzeitig. Für einige Fragen kann es hilfreich sein das erste UX-Coaching früh in eurer Förderphase zu planen um zum Beispiel Zielgruppen zu definieren.
• Wenn du als Einzelperson gefördert wirst, dann such dir jemanden mit der*dem du dich über die Sinnhaftigkeit einiger deiner Arbeitsschritte austauschen kannst, jemandem dein Projekt erklären kannst oder einfach nur ein bisschen quatschen kannst. Das kann eine Person sein, die du kennst oder du nutzt das Coaching dafür. Meine ersten Coachingsessions waren sehr produktiv dadurch, dass ich tiefgründig über mein Projekt mit jemandem sprechen konnte.
• Nutzt die Coachings vom Anfang als kick off der Förderphase.

Data, Lizenzen und Abhängigkeiten

• Investiert mehr Zeit und Recherche bevor ihr startet. Wer hat bereits etwas ähnliches gebaut? Was kann ich davon lernen? Welche Module kann ich übernehmen?
• Startet eure Recherche früh: Wenn eure Projekte auf erhobenen Daten basieren, beginnt eure Rechere früh. Vorsichtig: Daten können schlimmer und schlimmer werden, je tiefer in alte Daten geschaut werden.
• Überprüft die Datensituation, -verfügbarkeit und Lizenzen frühzeitig. Wir haben viel Zeit damit verbracht ein bestimmtes Data set zu bekommen, bis sich herausgestellt hat, dass wir damit nicht wirklich arbeiten konnten. Also mussten wir auf andere Data umsteigen, welche wir von Beginn an hätten nutzen können. Das kann ein Projekt lange zum stillstand bringen.
• Verschwendet nicht zu viel Zeit damit alte Bugs zu fixen wenn ihr an einem bereits existierenden Projekt arbeitet und nicht an einem komplett von euch gebauten Code.

In English

Here are some tips from projects that have been funded in the previous rounds of Prototype Fund. There’s no one-size-fits all here, but we hope you’ll find some useful ideas for your funding time!

This is a collaborative list, please add any info that you think is missing. As people experience things differently, it is absolutely ok if what you write contradicts information that is already there.

Time Management

• Six months are shorter than one thinks. Make a timeline and try to stick to it.
• (Nonetheless) At Prototype Fund you have time to try out things!
• Plan your grant time carefully: Make sure you are aware of the various aspects of the Prototype Fund and the individual deadlines.
• 3 months are long and then 3 months are short: Do the big things immediately and make sure you finish them.
• Don’t forget you are here to build a prototype, not a production-ready product. Keep the amount of extra features small and focus on your functioning prototype first. But think about the architecture from the beginning - you don’t want to have to throw away your prototype.
• Find a balance between the explorative work and the time when you implement your plan.
• Plan enough buffer time: Everything takes longer than expected.
• There are many things you should plan enough time for:
  • Documentation
  • Wireframes
  • Finding follow-up funding
  • Cleanup and bugfixes
  • Admin
  • Communication with Prototype Fund (group calls, updates, etc.)
  • Community management & talking to people
  • Writing about your project
  • User testing
• Don’t underestimate the time needed for the bureaucracy (formal application, timesheets, payment requests and so on). This will require some time at the beginning, then it will become less.
• Taxes require time.
• Keeping focus is important: Make a clear separation between official work and FOSS-Contributions you want to do on your own time (if this is your hobby).
• Secondary jobs are complicated alongside PTF full-time: When the developers combine several activities, it is a good solution to have more than one developer in the team.
• Freelancers: It can be difficult for self-employed people who don't want to lose clients as people in this situation tend to work too many hours. Plan 70% for the Prototype Fund and leave the remaining time for own projects

• It can get stressful at the end! Get going quickly because time flies.
• The beginning is not the beginning, the end is not the end (even if from the legal point of view they are). There is a lot to prepare before the funding period: Application and admin, communication in the team, etc. After the funding period is over, the final report has to be written. With community work, marketing, communication and maintenance or further development you ensure the sustainability of the project.
• Taking time off is important. Avoid burnout!

Project & Team Management

• Build a strong team: In the time between the funding confirmation (Förderzusage) and the submission of the formal application (Antrag), you can insert additional team members. Use this as an opportunity if you are missing skills in the team.
• Re-evaluate your project steps regularly, discuss with your team to redistribute tasks if your workload is too high.
• Don‘t lose time with getting everything right! Give yourself some space to experiment and learn.
• Write tests early, however naive or small. Improve as you go.
• Flowcharts help you map out your own idea, but also let others understand your plan. If you don't do it before, making it afterwards at least helps you overview your system.
• Be realistic with yourself: what is my working style? If I can't stick to a plan, rather find solutions to deal with it instead of setting unrealistic goals.
• Don't think your project too big - start with small parts and set clear short term goals
• Team communication is key: Schedule time for discussions about the contents and timeline of your project regularly.
• Use Monday updates as time for reflection.

Users & Communication

• Focus on users.
• Approach users at a very early stage. Through their experiences and feedback, and especially problems, you can be much more sure during the development phase that you are going in the right direction. Also, it gives you drive when users are satisfied and they give more meaning to the project. (User work, however, is time-consuming and can also lead to more confusion about the problem situation because each user has a different opinion about it. Nevertheless, we find the work essential.)
• Feedback from end users (not only from the tech community!) is important (and sometimes hard to get).
• Getting people to migrate to a new tool and test it takes time and energy.
• Communicate! Talking to people, giving interviews or writing articles eats up an incredible amount of time, but is extremely valuable for the project.
• Visual things draw people in to be curious. Yourself and your team included! We made a larger logo early and it generated a lot of interest by itself from all around.
• Talk to experts early.

Building a sustainable project

• Think about a follow-up grant or business model in time, if you need it! (That means still during the funding period).
• Decide how and where you will write documentation early in the project. Save yourself from reorganizing it later.

• After the kickoff, take your time to read all documents and to gain an overview. Most answers are already there!

• Make the most of the opportunity to meet others online in a relaxed way (group calls, etc.)

Admin & Overhead

• Get all the info you need about Prototype Fund in the beginning: read the docs (most information is already there!), make sure you understand the timeline, and don‘t let the administrative tasks stress you: you can always get help from the Prototype Fund and DLR!

• Ask questions to DLR. Don’t be scared to call or write! The DLR people are awesome and so, so helpful. Fear not the administrative beast.
• There is no agreed upon status for the grant money. Get a good Steuerberater and cross your fingers: you may or may not pay VAT and income tax on it.

• Proactively contact the tax office (Finanzamt) if you have questions (e.g. about tax exemption) - they are helpful (depending on the tax office, of course).
• Bear in mind that the payments might take time.

Coaching

• Don’t wait too long! If you have a project management coaching, go for it early. For some questions it can also be useful to organize the first UX-Coaching early, for example to define the target group.
• If you're on your own, find someone to chat to, sense-check and explain things to. This can be a person you know - or you can use coachings for this. My initial coaching sessions felt really productive just by virtue of talking to someone about the project, in depth.
• Use the coaching at the beginning as the kickoff of the funding phase.

Data, licenses & dependencies

• Invest more time in the research before you start: Who has already built something similar, what can I learn from that, which modules can I adopt?

• Do your research early: If your projects depends on the quality of the data you are getting, do research before. Be careful: Data can get worse and worse as you dig deeper in old data.
• Check the data situation and availability, licenses etc. very early on. We spent quite a long time trying to get a certain data set, but then it turned out that we couldn't really work well with it and so we had to switch to other data (which we could have used from the beginning). This can hold up a project in terms of time.
• Don‘t lose too much time on fixing old bugs if you are not building from scratch but work on the basis of an existing project.