Reisekosten

Wir bitten euch, die Anleitung hier unten sorgfältig zu lesen, da wir eure Reisekosten nicht zurückerstatten können, wenn ihr euch nicht an die Regeln haltet. Wenn ihr bei der Buchung oder beim Ausfüllen der Formulare Schwierigkeiten habt, meldet euch bitte bei den Projektbetreuer*innen - es ist besser, Fragen zu stellen, als dass ihr euer Geld nicht zurückbekommt ;)

Das bekommt ihr von uns

Allgemein: Bei den Reisekostenabrechnungen müssen wir uns an dem Bundesreisekostengesetz orientieren.

Übernachtungen

Wer nicht in Berlin wohnt, kann für PTF-Veranstaltungen (Kick-Off, Demo Day) bis zu 70 Euro pro Person und pro Nacht für ein Hotelzimmer abrechnen. Wir teilen euch vor der Veranstaltung mit, wie viele Nächte wir übernehmen - meistens eine vor und eine nach dem Event.

Ihr könnt euren Aufenthalt auch privat organisieren, zum Beispiel wenn ihr bei Freunden oder in der Familie übernachten wollt. In diesem Fall können wir euch keine Übernachtungspauschale zahlen.

Bahn

Wer nicht in Berlin wohnt, bekommt von uns die Bahntickets zu den Veranstaltungen bezahlt.  Aus Nachhaltigkeitsgründen ist die Bahn unser bevorzugtes Reiseverkehrsmittel und wir freuen uns, wenn ihr alle diese Option wählt.

Bucht bitte Tickets in der 2. Klasse. Wenn ihr Rabatte in Anspruch nehmt, können wir nur das erstatten, was ihr tatsächlich bezahlt habt.

Wenn ihr in Berlin wohnt, aber vor oder nach der Veranstaltung an einen anderen Ort reist, übernehmen wir keine Reisekosten.

Wenn ihr aus dem Ausland kommt, meldet euch so früh wie möglich bei uns! Eigentlich können wir Reisekosten aus dem Ausland nicht übernehmen, wir können aber gemeinsam schauen, ob wir eine Lösung finden.

Auto

Wir können auch eure Reisekosten mit dem Auto übernehmen. Hierfür bekommt ihr 20 Cent pro Km, maximal können 200 Euro pro Reise (An- und Abreise zusammen) zahlen. Aus Nachhaltigkeitsgründen bitten wir euch zu überlegen, ob ihr doch mit dem ÖPNV nach Berlin reisen wollt - braucht ihr euer Auto wirklich für diese Reise? Wenn ja, teilt bitte vorher mit, dass ihr mit eurem Auto kommt - dann können wir die Kosten besser planen.

Wenn ihr aus dem Ausland kommt, meldet euch so früh wie möglich bei uns! Eigentlich können wir Reisekosten aus dem Ausland nicht übernehmen, wir können aber gemeinsam schauen, ob wir eine Lösung finden.

ÖPNV

ÖPNV-Tickets vom und zum Bahnhof sowie vom Hotel zum Veranstaltungsort können ebenfalls abgerechnet werden. Wir übernehmen keine Kosten für Taxis!

Das Reisekostenformular

Ausfüllen

Die Reisekostenformulare befinden sich hier. Wenn ihr das Formular nicht korrekt ausfüllt, dauert es viel länger, bis ihr euer Geld zurückbekommt, und es kostet uns viel mehr Arbeit.

1. Unterkunft

Hier füllt ihr bitte nur die Zeile "Übernachtungskosten insges. (max. 70€ oF/Tag)" aus, wenn ihr ein Hotel gebucht habt.

Wenn ihr mehr als 70 Euro pro Nacht bezahlt habt, müsst ihr die Differenz selbst übernehmen. In diesem Fall schreibt bitte 70 (1 Nacht) oder 140 (2 Nächte) Euro in diese Zeile und dazu " Differenz zu Rechnungsbetrag wurde privat ausgeglichen".

2. Fahrtkosten

ÖPNV (Nahverkehr/Zug inkl. ggf. Platzeservierungen): Hier bitte Bahntickets (inkl S-, U-Bahn & co.) und Reservierungen eintragen.

Kilometergeld à € 0.20/km: Hier bitte Fahrtkosten mit dem Auto eintragen, maximal 200 Euro. Ist die Summe höher, dann lasst bitte den Betrag stehen, streicht ihn durch und fügt eine Zeile mit der Zahl 200 sowie dem Text "Differenz zu Rechnungsbetrag wurde privat ausgeglichen" hinzu. Passt die Formel in der Exceltabelle so an, dass nur die 200 Euro mitgezählt werden.

Belege

Bitte reicht alle Belege zusammen mit dem Reisekostenformular ein. Wenn ein Beleg höher ist als der Betrag, den ihr von uns bekommt (z.B. Hotels für mehr als 70 Euro pro Nacht), schreibt bitte auf die Rechnung "Differenz zu Rechnungsbetrag wurde privat ausgeglichen".

Für Hotelübernachtungen reicht die Reservierung nicht aus, wir brauchen eine Rechnung, aus der hervorgeht, dass ihr in Berlin übernachtet habt.

Wichtig: Wenn ihr mit dem Auto anreist, fügt eurem Reisekostenformular bitte einen Ausdruck einer Routensuche auf OSM oder Google Maps als Beleg für die abgerechneten Kilometer bei.

Einreichen

Wir brauchen die Reisekostenformulare (mit Unterschrift!) + alle Belege spätestens 3 Monate nach dem Event per Post an

Prototype Fund c/o Open Knowledge Foundation Deutschland e.V.

Singerstr. 109

10179 Berlin