Reisekosten

[English below]

Wir bitten euch, die Anleitung hier unten sorgfältig zu lesen, da wir eure Reisekosten nicht zurückerstatten können, wenn ihr euch nicht an die Regeln haltet. Wenn ihr bei der Buchung oder beim Ausfüllen der Formulare Schwierigkeiten habt, meldet euch bitte bei den Projektbetreuer*innen - es ist besser, Fragen zu stellen, als dass ihr euer Geld nicht zurückbekommt ;-)

Das bekommt ihr von uns

Allgemein: Bei den Reisekostenabrechnungen müssen wir uns an dem Bundesreisekostengesetz orientieren.

Wenn ihr aus dem Ausland kommt, meldet euch so früh wie möglich bei uns! Eigentlich können wir keine Reisekosten aus dem Ausland übernehmen, wir können aber gemeinsam schauen, ob wir eine Lösung finden.

Übernachtungen

Wer nicht in Berlin wohnt, kann für PTF-Veranstaltungen (Kick-Off, Demo Day) bis zu 70 Euro pro Person und pro Nacht für ein Hotelzimmer abrechnen. Wir teilen euch vor der Veranstaltung mit, wie viele Nächte wir übernehmen - meistens eine vor und eine nach dem Event.

Die CityTax übernehmen wir nicht, da sie nicht für Geschäftsreisen zu bezahlen ist. Stellt bitte sicher, dass euer Hotel sie euch nicht in Rechnung stellt - wenn ihr das vergesst, müsst ihr die Kosten selbst tragen.

Ihr könnt auch Airbnbs buchen. Achtung! Ihr bekommt nicht pauschal 70 Euro pro Person und pro Nacht. Um zu berechnen, wie viel Geld ihr abrechnen könnt, müsst ihr den vollen Preis durch die Anzahl der Gäste teilen, die auf der Rechnung angegeben ist. Wenn wir zwei Nächte übernehmen (und ihr tatsächlich zwei Nächte geblieben seid), dann könnt ihr den Betrag mit zwei multiplizieren.

Ihr könnt euren Aufenthalt auch privat organisieren, zum Beispiel wenn ihr bei Freunden oder in der Familie übernachten wollt. Und weil wir das Problem bei früheren Förderrunden hatten: Natürlich heißt das nicht, dass ihr Freunden 70 Euro zahlen könnt, um bei ihnen zu übernachten, wir brauchen richtige Rechnungen mit korrekten Steuerinformationen von bekannten Firmen, eingetragenen Ferienwohnungen oder Hotels. Für Übernachtungen, die privat organisiert werden, können wir eine 20 Euro-Pauschale übernehmen.

Bahn

Wer nicht in Berlin wohnt, bekommt von uns die Bahntickets zu den Veranstaltungen bezahlt. Aus Nachhaltigkeitsgründen ist die Bahn unser bevorzugtes Reiseverkehrsmittel und wir freuen uns, wenn ihr alle diese Option wählt.

Bucht bitte Tickets in der 2. Klasse - nach Möglichkeit mit Sparpreis. Wenn ihr Rabatte in Anspruch nehmt, können wir nur das erstatten, was ihr tatsächlich bezahlt habt.

Wenn ihr in Berlin wohnt, aber vor oder nach der Veranstaltung an einen anderen Ort reist, übernehmen wir keine Reisekosten.

Wenn ihr aus dem Ausland kommt, meldet euch so früh wie möglich bei uns! Eigentlich können wir Reisekosten aus dem Ausland nicht übernehmen, wir können aber gemeinsam schauen, ob wir eine Lösung finden.

Auto

Wer es nicht vermeiden kann, mit dem Auto zu kommen, muss das vorher mit uns besprechen. Ihr bekommt dann 20 Cent pro Km, maximal können 130 Euro pro Reise (An- und Abreise zusammen) zahlen. Aus Nachhaltigkeitsgründen bitten wir euch zu überlegen, ob ihr doch mit dem ÖPNV nach Berlin reisen wollt - braucht ihr euer Auto wirklich für diese Reise?

ÖPNV

ÖPNV-Tickets vom und zum Bahnhof sowie vom Hotel zum Veranstaltungsort können ebenfalls abgerechnet werden. Wir übernehmen keine Kosten für Taxis!

Das Reisekostenformular

Ausfüllen

Die Reisekostenformulare befinden sich hier. Nur korrekt ausgefüllte Reisekostenformulare mit vollständigen Belegen werden erstattet.

1. Unterkunft

Hier füllt ihr bitte nur die Zeile "Übernachtungskosten insges. (max. 70€ oF/Tag)" aus, wenn ihr ein Hotel gebucht habt.

Wenn ihr mehr als 70 Euro pro Nacht bezahlt habt, müsst ihr die Differenz selbst übernehmen. In diesem Fall schreibt bitte 70 (1 Nacht) oder 140 (2 Nächte) Euro in diese Zeile und dazu "Differenz zu Rechnungsbetrag wurde privat ausgeglichen".

2. Fahrtkosten

ÖPNV (Nahverkehr/Zug inkl. ggf. Platzeservierungen): Hier bitte Bahntickets (inkl S-, U-Bahn & co.) und Reservierungen eintragen.

Kilometergeld à € 0.20/km: Hier bitte Fahrtkosten mit dem Auto eintragen, maximal 130 Euro. Ist die Summe höher, dann lasst bitte den Betrag stehen, streicht ihn durch und fügt eine Zeile mit der Zahl 130 sowie dem Text "Differenz wurde privat ausgeglichen" hinzu. Passt die Formel in der Exceltabelle so an, dass nur die 130 Euro mitgezählt werden.

Belege

Bitte reicht alle Belege zusammen mit dem Reisekostenformular ein. Wenn ein Beleg höher ist als der Betrag, den ihr von uns bekommt (z.B. Hotels für mehr als 70 Euro pro Nacht), schreibt bitte auf die Rechnung "Differenz zu Rechnungsbetrag wurde privat ausgeglichen".

Für Hotelübernachtungen reicht die Reservierung oder Buchungsbestätigung nicht aus, wir brauchen eine Rechnung, aus der hervorgeht, dass ihr in Berlin übernachtet habt. Diese erhaltet ihr in der Regel vom Hotel selbst, auch wenn ihr über ein Buchungsportal gebucht habt. Achtung: Teilweise ist diese Rechnung dann über einen niedrigeren Betrag, weil die Servicegebühren für das Buchungsportal nicht enthalten sind. Ihr könnt allerdings nur den auf der Rechnung angegebenen Betrag abrechnen.

Wir brauchen ALLE Belege für jede Reisekostenabrechnung. Wenn ihr euch z. B. ein Hotelzimmer oder eine Bahnfahrkarte geteilt habt, müsst ihr jeder Reisekostenabrechnung eine physische Kopie des Belegs beifügen. Bitte vermerkt auf dem Beleg, wie er aufgeteilt wird ("Person 1: XX Euro, Person 2: XX Euro).

Wenn ihr mehrere Reisekostenabrechnungen in einen Umschlag steckt, heftet bitte alle Belege an das richtige Formular (z.B. mit Büroklammern).

Wenn ihr mit dem Auto anreist, fügt eurem Reisekostenformular bitte einen Ausdruck einer Routensuche auf OSM oder Google Maps als Beleg für die abgerechneten Kilometer bei.

Wenn ihr Belege nicht in Euro vorlegen könnt, schreibt bitte zusätzlich den Wechselkurs neben den Betrag.

Einreichen

Wir brauchen die Reisekostenformulare (mit Unterschrift!) + alle Belege spätestens 1 Monat nach dem Event per Post an

Prototype Fund c/o Open Knowledge Foundation Deutschland e.V.

Singerstr. 109

10179 Berlin

Wir bitten euch, uns keine Reisekostenformulare zu schicken, bevor das Event stattgefunden hat.

Travel Expenses (in English)

We kindly ask you to read the instructions below carefully, as we cannot refund your travel expenses if you do not follow the rules. If you have any difficulties while booking or when filling out the forms, please contact the program managers - it's better to ask questions than not getting your money back ;-)

This is what you receive from us

In general: for travel expenses we must follow the Bundesreisekostengesetz (Federal Travel Expenses Law).

If you are coming from abroad, please contact us as early as possible! We officially don't cover travel expenses from outside of Germany, but let's try to find a solution together.

Overnight stays

For PTF events (Kick-Off, Demo Day), if you do not live in Berlin, we can cover up to 70 Euro per person and per night for a hotel room. We will let you know before the event how many nights we can cover - usually one before and one after the event.

We do not cover CityTax as it is not applicable to business travel. Please make sure that your hotel does not charge it - if you forget, you will have to cover the cost yourself.

You can also book Airbnbs. Please note: You will not get a flat rate of 70 euros per person per night. To calculate how much you can charge, you have to divide the full price by the number of guests indicated on the invoice. If we cover two nights (and you actually stayed two nights), then you can multiply the amount by two.

You can also organize your stay privately, for example if you want to stay with friends or family. As we encountered this issue with previous funding rounds we have to precise: Of course you can't pay your friends the 70 Euro if you are staying at their place - we need real invoices with correct tax info from real companies, registered short-time rental apartments or hotels. For accommodation that is organized privately, we can cover a 20 Euro flat rate.

Train

If you do not live in Berlin, we can cover the cost of train tickets to the events.  For sustainability reasons, ask you to consider traveling by train.

Please book 2nd class tickets - if possible with reduced fares ("Sparpreis"). Keep in mind that if you use any vouchers, we can only refund what you actually paid.

If you live in Berlin but travel to another location before or after the event, we cannot cover travel expenses.

If you are traveling from abroad, please contact us as early as possible! We officially don't cover travel expenses from outside of Germany, but let's try to find a solution together.

Car

If you can't avoid to come by car, you have to discuss it with us in advance. You will then receive 20 cents per km, up to a maximum of 130 euros per trip ( journey to and from Berlin together). For sustainability reasons, we ask you to consider whether you want to travel to Berlin by public transport - do you really need your car for this trip?

Public Transport (ÖPNV)

We can cover your expenses for public transport tickets from and to the train station as well as from the hotel to the venue. We do not cover the costs for cabs!

The travel expense form

Filling out

You can find the travel expense form here. Only properly completed travel expense forms with complete receipts will be reimbursed.

1. Accommodation

Here you fill in only the line "Übernachtungskosten insges. (max. 70€ oF/Tag)"  [In English: Total accommodation costs (max. 70€ person/day)] if you have booked a hotel.

If you have paid more than 70€ per night, you have to pay the difference yourself. In this case please write 70 (1 night) or 140 (2 nights) Euro in this line and next to it "Differenz zu Rechnungsbetrag wurde privat ausgeglichen".

2. Travel expenses

ÖPNV (Nahverkehr/Zug inkl. ggf. Platzreservierungen) [In English: Public transport (local transport/ train incl. seat reservations if applicable)]: Please enter the amount you paid for train tickets (incl. S-, U-Bahn & co.) and reservations here.

Kilometergeld à € 0.20/km [In English: Mileage reinbursement] à € 0.20/km: Please enter travel expenses by car here, maximum € 130. If the sum is higher, please leave the amount as it is, cross it out and add a line with the number 130 and the text "Differenz wurde privat ausgeglichen". Adjust the formula in the Excel spreadsheet so that only the 130 euros are counted.

Receipts

Please submit all receipts together with the travel expense form (Reisekostenformular). If a receipt is higher than the amount we cover (e.g. hotels for more than 70 Euro per night), please write "Differenz zu Rechnungsbetrag wurde privat ausgeglichen" on the receipt.

For hotel rooms, the booking confirmation is not enough. We need an invoice that shows that you spent the night in Berlin.

We need ALL receipts for each travel expense report. If you shared a hotel room or train ticket, for example, you must attach a physical copy of the receipt to each travel expense report. Please note on the receipt how it is split ("Person 1: XX Euro, Person 2: XX Euro).

If you are putting multiple expense reports in one envelope, please staple all receipts to the correct form (e.g., with paper clips).

If you travel by car, please attach a printout of a route search on OSM or Google Maps to your travel expense form as a receipt for the billed kilometers.

If you can't provide receipts in Euro, please write down the exchange rate next to the sum.

Submitting

We need the travel expense forms (with signature!) + all receipts no later than 1 month after the event by post to

Prototype Fund c/o Open Knowledge Foundation Deutschland e.V.

Singerstr. 109

10179 Berlin

Please do not send us travel expense forms before the event has happened.