Zahlungsanforderungen

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Hier findet ihr alle relevanten Informationen und Mustervorlagen für die Zahlungsanforderung beim Prototype Fund. Zeiträume Zu Beginn eines jeden Quartals kann die Förderung für das abgelaufene Quartal im Nachhinein abgerufen werden. Dementsprechend erhält man beim Prototype Fund nach dem ersten, dem vierten und dem sechsten Monat der Förderung eine Auszahlung. Die Mittel werden über Zahlungsanforderungen abgerufen. Es gibt zwei Ausnahmen: · Beim Jahreswechsel erfolgt der Mittelabruf über den Zwischennachweis (gilt nur für Winterrunden). · Am Ende der Förderung werden die Mittel über den Verwendungsnachweis abgerufen und zusammen mit dem Schlussbericht beim DLR-PT eingereicht.

Ihr fordert die Mittel für die folgenden Zeiträume an:

Für Sommerrunden (Start im März): · 01.03. bis 31.03. (via Zahlungsanforderung), · 01.03. bis 30.06. (via Zahlungsanforderung) und · 01.03. bis 31.08. (via Verwendungsnachweis) Für Winterrunden (Start im September): · 01.09. bis 30.09. (via Zahlungsanforderung), · 01.09. bis 31.12. (via Zwischennachweis) und · 01.09. bis 28.02. (via Verwendungsnachweis) Personalkostenberechnung Für den Abruf der bewilligten Fördermittel müsst ihr eure gearbeiteten Stunden für den jeweiligen Zeitraum mit einem Stundennachweis erfassen und über profi-Online an das BMBF übermitteln. Die Vorlage für den Stundennachweis findet ihr hier als Excel-Datei. Die aktuellste Version befindet sich jeweils im Nextcloud-Ordner für eure Runde. Füllt die „Übersicht Personalkosten“ entsprechend der Angaben aus eurem Förderantrag aus. Personalkosten berechnet ihr mit der Tabelle - jede*r trägt sich hier einzeln ein, bei profi-Online dann die gesamte Summe. Die Personalstunden muss jedes Teammitglied eigenhändig erfassen. Nur die produktiven, für das Vorhaben geleisteten Stunden („vorhabenbezogen“) sind zuwendungsfähig. Die sonstigen Stunden müssen nicht ausgefüllt werden. Für die Arbeitszeiten gilt das Arbeitsschutzgesetz. Das bedeutet u.a.: · Arbeitet nicht länger als 10 Stunden pro Tag unter Einhaltung der vorgesehenen Ruhepausen. Die wöchentliche Höchstarbeitszeit beträgt 48 Stunden. Wenn ihr diese im Ausnahmefall überschreitet, müsst ihr das in den darauffolgenden Wochen entsprechend ausgleichen. · Arbeitet nur in Ausnahmefällen am Wochenende und nicht an Feiertagen. Die maximal abrechenbaren Stunden ergeben sich aus den tatsächlich im jeweiligen Zeitraum geleisteten projektbezogenen Stunden unter Beachtung des Arbeitszeitgesetzes. Das heißt: Ihr müsst pro Monat nicht genau ein Sechstel der Fördersumme abrufen, seid aber natürlich insgesamt durch die maximal bewilligte Summe gedeckelt. Mittelabruf via profi-Online: Zahlungsanforderung/Zwischennachweis Die Zahlungsanforderungen und den Zwischennachweis stellt ihr über profi-Online. (Die Anmeldedaten müsst ihr beim DLR-PT beantragen, dafür Formular „Antrag auf profi-Online“ aus dem Zuwendungsbescheid ausfüllen, unterschreiben und an DLR-PT schicken) Klickt in der Vorhabenliste das Förderkennzeichen an, danach könnt ihr links in der Liste entweder Zahlungsanforderung oder Zwischennachweis auswählen, je nachdem um welchen Zeitraum es sich handelt (siehe oben). Bei Personalkosten tragt ihr den Wert aus der Stundennachweis-Tabelle ein und addiert den Wert aus vorher schon abgerufenen Mitteln dazu, solltet ihr das schon getan haben. Eingetragen wird die Gesamtsumme eurer Abrufe, d.h. jetzt tragt ihr z.B. den Betrag von Q3 ein, beim nächsten Abruf die Summe von Q3 + Q4 usw. Das Feld 18a (Eigenmittel) muss nicht ausgefüllt werden, diese werden automatisch abgezogen. Klickt auf Berechnen/Speichern – erst dann werden Fehlermeldungen angezeigt und die Berechnungen für eure*n Ansprechpartner*in sichtbar. Die Endfassung kann immer noch vom DLR-PT bearbeitet werden, sollte etwas nicht stimmen. Wenn ihr Fragen habt oder euch ganz unsicher seid, könnt ihr euch bei eurem*r Ansprechpartner*in beim DLR-PT melden. Wenn keine Fehlermeldungen angezeigt werden und eventuelle Fragen geklärt wurden, könnt ihr die Endfassung absenden. Erzeugt ein PDF und druckt dieses aus und unterschreibt es. Die Zahlungsanforderung, die Übersicht der Personalkosten und der Stundennachweis mit den entsprechenden Unterschriften schickt ihr unter Angabe eures zuständigen Bearbeitungsteams postalisch an den DLR Projektträger. Hier findet ihr auch nochmal die bebilderte Schritt-für-Schritt-Anleitung. (Beispiele sind keine 100% Übereinstimmung, da aus vergangener Runde) Es kann gut zwei Wochen dauern, bis das Geld auf eurem Konto ankommt. Sollte es länger dauern, ist es ok, wenn ihr beim DLR-PT einmal nachfragt, bitte aber nicht früher. Verwendungsnachweis Den Verwendungsnachweis müsst ihr nach Ende der Förderphase ausfüllen. Er wird euch vom DLR-PT zugeschickt und findet sich NICHT in profi-Online. Einige Hinweise zum Verwendungsnachweis: · Seite 2 müsst ihr nicht ausfüllen. · Seite 4 müsst ihr nur unterschreiben. Auch für den Verwendungsnachweis druckt ihr die „Übersicht Personalkosten“ und den Stundennachweis aus und unterschreibt sie. Der Mittelabruf wird zusammen mit dem Schlussbericht beim DLR-PT eingereicht. Das Frist für den Verwendungsnachweis endet einen Monat nach Ende der Förderung, also der 30. September/ 31. März. Tipps und Hinweise: Auszahlungen an GbR-Mitglieder Ein Tipp aus einer früheren Runde: Wir haben bisher derartige Zahlungen auf und von dem Geschäftskonto immer mit dem Betreff "Einlage Person XY" und "Entnahme Person XY" versehen (und somit auch keine Rechnung gestellt). Wie die Gesamtsumme dann auf die einzelnen Teammitglieder aufgeteilt wird: nach dem Stundensatz und der Stundenzahl, die aus deren jeweiligen Stundenzetteln angegeben wurde. Die müssten dann dementsprechend auf die privaten Konten ausgezahlt werden. Die Übersicht der Personalkosten und die Stundennachweise müssen ausgedruckt und unterschrieben werden. Bei GbRs reicht die Unterschrift der*des Geschäftsführer*in bei der Übersicht der Personalkosten, wenn dort alle Teammitglieder gelistet sind. Ansonsten muss für jedes Mitglied ein einzelnes Blatt ausgefüllt und persönlich unterschrieben werden. Fehlermeldungen: „Fehlermeldung 3: Das Förderkennzeichen wird dem Hinweis auf dem Überweisungsträger automatisch hinzugefügt. Bitte tragen Sie hier nur zusätzliche Identifizierungsmerkmale ein.“ Das FKZ muss nicht zusätzlich im Hinweis auf dem Überweisungsträger stehen. Tragt dort lieber das Akronym eures Projekts o.ä. ein. Bankverbindung Wenn ihr eure Bankverbindung ändern wollt, könnt ihr eure Ansprechpartner*innen beim DLR-PT postalisch über die Änderung informieren. Alternativ gibt es bei profi-Online im Dokument zur Zahlungsanforderung ein entsprechendes Feld. Achtung: Dieses muss aber auch nochmal gesondert unterschrieben werden! Gesammelte Abrechnung Theoretisch ist es auch möglich, mehrere Zahlungsanforderungen zusammen stellen, z.B. in Sommerrunden die 1. und 2. Zahlungsanforderung (1. Monat und 1. Quartal), wenn man das Geld nicht sofort möchte. Das Enddatum für alle Abrechnungen bleibt dabei der 30. September/ 31. März.

Wichtige Docs

• Profi Online Manual
• Hinweis zum Mittelabruf
• Übersicht Personalkosten

Zum Thema Arbeitszeit:

Ergeben sich die maximal abrechenbaren Stunden im September aus einem Sechstel der beantragten Gesamtstunden oder aus den Stunden, die wir pro Woche als Menschen quasi arbeitsrechtlich arbeiten dürfen?

Die maximal abrechenbaren Stunden ergeben sich aus den tatsächlich im September geleisteten projektbezogenen Stunden unter Beachtung des Arbeitszeitgesetzes.

Tipps aus früheren Runden

Für die Auszahlungen an GbR-Mitglieder:

Wir haben bisher derartige Zahlungen auf und von dem Geschäftskonto immer mit dem Betreff "Einlage Person XY" und "Entnahme Person XY" versehen (und somit auch keine Rechnung gestellt).

Wie die Gesamtsumme dann auf die einzelnen Teammitglieder aufgeteilt wird: nach dem Stundensatz und der Stundenzahl, die aus deren jeweiligen Stundenzetteln angegeben wurde. Die müssten dann dementsprechend auf die privaten Konten ausgezahlt werden.

Zum Thema Steuern:

Die Zahlungsanforderung um das Fördergeld zu bekommen beinhaltet meines Wissens nach keine Mehrwertsteuer / Umsatzsteuer und hat mit dieser dadurch nichts zu tun. Nach meinem Verständnis wird das Geld, was du dann privat von dem Konto entnimmst, in deiner privaten Steuererklärung angegeben und ggf. mit der Einkommensteuer besteuert (was aber vermutlich Einkommensteuer befreit ist, siehe Steuern).

In English : Payment Requests

Important Documents:

• Profi Online Manual
• Note on payment forms (Mittelabruf - in German)
• Overview wage bills

Regarding working hours:

Do the maximum billable hours in September result from one-sixth of the requested total hours, or from the hours that we are legally allowed to work per week as individuals?

The maximum billable hours result from the actual project-related hours worked in September, taking into account the Working Hours Act.

Tips from funded projects:

For the payment of team members in GbRs:

We have so far always made such payments to and from the business account with the subject "Deposit person XY"  and "Withdrawal person XY" (and thus have not issued invoices.

How the total is then divided among the individual team members: according to the hourly rate and the number of hours tracked in their respective timesheets. They would then have to be paid out to the private accounts.

About taxes:

About taxes: As far as I know, the payment request to get the money of the fund does not include VAT / sales tax and thus has nothing to do with it. As I understand it, the money you then take privately from the account has to reported in your private tax declaration and possibly taxed with income tax (but this money is presumably income tax exempt, see the discussion/information here).