Zahlungsanforderungen

[English version below]

Hier findet ihr alle relevanten Informationen und Mustervorlagen für die Zahlungsanforderung (ZA) beim Prototype Fund.

Zeiträume

Zu Beginn eines jeden Quartals kann die Förderung für das abgelaufene Quartal im Nachhinein abgerufen werden. Dementsprechend erhält man beim Prototype Fund nach dem ersten, dem vierten und dem sechsten Monat der Förderung eine Auszahlung.

Die Mittel werden über Zahlungsanforderungen abgerufen. Es gibt zwei Ausnahmen:

• Beim Jahreswechsel erfolgt der Mittelabruf über den Zwischennachweis (gilt nur für Winterrunden).
• Am Ende der Förderung werden die Mittel über den Verwendungsnachweis abgerufen und zusammen mit dem Schlussbericht beim DLR-PT eingereicht.

Ihr fordert die Mittel für die folgenden Zeiträume an:

Für Sommerrunden (Start im März):

• Abrechnung 1: 01.03. bis 31.03. (via Zahlungsanforderung in Quartal 2)
• Abrechnung 2: 31.03. bis 30.06. (via Zahlungsanforderung in Quartal 3)
• Abrechnung 3: 01.03. bis 31.08. (via Verwendungsnachweis bis spätestens 30.09.)

Für Winterrunden (Start im September):

• Abrechnung 1: 01.09. bis 30.09. (via Zahlungsanforderung in Quartal 4)
• Abrechnung 2: 01.09. bis 31.12. (via Zwischennachweis in Quartal 1 bis spätestens 30.04.)
• Abrechnung 3: 01.09. bis 28.02. (via Verwendungsnachweis bis spätestens 31.03.)

Personalkostenberechnung

Für den Abruf der bewilligten Fördermittel müsst ihr eure gearbeiteten Stunden für den jeweiligen Zeitraum mit einem Stundennachweis erfassen und über profi-Online an das BMBF übermitteln. Hier findet ihr die Vorlage für den Stundennachweis als Excel-Datei. Die aktuellste Version befindet sich jeweils im Nextcloud-Ordner für eure Runde. Den Link dazu habt ihr per Mail erhalten.

Füllt die „Übersicht Personalkosten“ entsprechend der Angaben aus eurem Förderantrag aus. Personalkosten berechnet ihr mit der Tabelle - jede*r trägt sich hier einzeln ein, bei profi-Online dann die gesamte Summe.

Die Personalstunden muss jedes Teammitglied eigenhändig erfassen. Nur die produktiven, für das Vorhaben geleisteten Stunden („vorhabenbezogen“) sind zuwendungsfähig. Die sonstigen Stunden müssen nicht ausgefüllt werden.

Arbeitszeiten

Für die Arbeitszeiten gilt das Arbeitszeitgesetz. Das bedeutet u.a.:

• Arbeitet nicht länger als 10 Stunden pro Tag unter Einhaltung der vorgesehenen Ruhepausen. Die wöchentliche Höchstarbeitszeit beträgt 48 Stunden. Wenn ihr diese im Ausnahmefall überschreitet, müsst ihr das in den darauffolgenden Wochen entsprechend ausgleichen.
• Arbeitet nur in Ausnahmefällen am Wochenende und nicht an Feiertagen.

Die maximal abrechenbaren Stunden ergeben sich aus den tatsächlich im jeweiligen Zeitraum geleisteten projektbezogenen Stunden unter Beachtung des Arbeitszeitgesetzes. Das heißt: Ihr müsst pro Monat nicht genau ein Sechstel der Fördersumme abrufen, seid aber natürlich insgesamt durch die maximal bewilligte Summe gedeckelt.

Mittelabruf via profi-Online: Zahlungsanforderung/Zwischennachweis

Die Zahlungsanforderungen und den Zwischennachweis stellt ihr über profi-Online.

(Die Anmeldedaten müsst ihr beim DLR-PT beantragen, dafür Formular „Antrag auf profi-Online“ aus dem Zuwendungsbescheid ausfüllen, unterschreiben und an DLR-PT schicken.)

Klickt in der Vorhabenliste das Förderkennzeichen an, danach könnt ihr links in der Liste entweder Zahlungsanforderung oder Zwischennachweis auswählen, je nachdem um welchen Zeitraum es sich handelt (siehe oben).

Bei Personalkosten tragt ihr den Wert aus der Stundennachweis-Tabelle ein und addiert den Wert aus vorher schon abgerufenen Mitteln dazu, solltet ihr das schon getan haben. Eingetragen wird die Gesamtsumme eurer Abrufe, d.h. jetzt tragt ihr z.B. den Betrag von Quartal 3 ein, beim nächsten Abruf die Summe von Quartal 3 und 4 usw.

Das Feld 18a (Eigenmittel) muss nicht ausgefüllt werden, diese werden automatisch abgezogen.

Klickt auf Berechnen/Speichern – erst dann werden Fehlermeldungen angezeigt und die Berechnungen für eure*n Ansprechpartner*in sichtbar. Die Endfassung kann immer noch vom DLR-PT bearbeitet werden, sollte etwas nicht stimmen. Wenn ihr Fragen habt oder euch ganz unsicher seid, könnt ihr euch bei eurem*r Ansprechpartner*in beim DLR-PT melden.

Wenn keine Fehlermeldungen angezeigt werden und eventuelle Fragen geklärt wurden, könnt ihr die Endfassung absenden.

Erzeugt ein PDF und druckt dieses aus und unterschreibt es. Die Zahlungsanforderung, die Übersicht der Personalkosten und der Stundennachweis mit den entsprechenden Unterschriften schickt ihr unter Angabe eures zuständigen Bearbeitungsteams postalisch an den DLR Projektträger.

Das ist aber nur nötig, wenn ihr keinen personenbezogenen profi-Online Zugang habt. Wenn euer profi-Online Zugang auf eine personalisierte E-Mail-Adresse lautet (also z.B. vorname.nachname@dies-und-das-gbr.de), dann könnt ihr auch alles online abwickeln. Hängt dazu unterschriebene Scans eurer Stundennachweise an die Zahlungsaufforderung in profi-Online an. Am besten ihr sprecht mit eurer administrativen Betreuungsperson darüber.

Hier findet ihr auch nochmal die bebilderte Schritt-für-Schritt-Anleitung. (Die Beispiele sind keine 100% Übereinstimmung, da sie aus einer vergangenen Runde stammen.)

Es kann gut zwei Wochen dauern, bis das Geld auf eurem Konto ankommt. Sollte es länger dauern, ist es ok, wenn ihr beim DLR-PT einmal nachfragt, bitte aber nicht früher.

Verwendungsnachweis

Den Verwendungsnachweis müsst ihr nach Ende der Förderphase ausfüllen. Er wird euch vom DLR-PT in profi-Online freigeschaltet.

Auch für den Verwendungsnachweis druckt ihr die „Übersicht Personalkosten“ und den Stundennachweis aus und unterschreibt sie.

Der Verwendungsnachweis wird zusammen mit dem Schlussbericht beim DLR-PT eingereicht.

Die Frist für den Verwendungsnachweis endet einen Monat nach Ende der Förderung, also der 30. September/ 31. März.

Tipps und Hinweise

Auszahlungen an GbR-Mitglieder

Ein Tipp aus einer früheren Runde:

Wir haben bisher derartige Zahlungen auf und von dem Geschäftskonto immer mit dem Betreff "Einlage Person XY" und "Entnahme Person XY" versehen (und somit auch keine Rechnung gestellt).

Wie die Gesamtsumme dann auf die einzelnen Teammitglieder aufgeteilt wird: nach dem Stundensatz und der Stundenzahl, die aus deren jeweiligen Stundenzetteln angegeben wurde. Die müssten dann dementsprechend auf die privaten Konten ausgezahlt werden.

Die Übersicht der Personalkosten und die Stundennachweise müssen ausgedruckt und unterschrieben werden. Bei GbRs reicht die Unterschrift der*des Geschäftsführer*in bei der Übersicht der Personalkosten, auf der alle Teammitglieder gelistet sind.

Fehlermeldungen

Fehlermeldung 3: Das Förderkennzeichen wird dem Hinweis auf dem Überweisungsträger automatisch hinzugefügt. Bitte tragen Sie hier nur zusätzliche Identifizierungsmerkmale ein.

Das Förderkennzeichen muss nicht zusätzlich im Hinweis auf dem Überweisungsträger stehen. Tragt dort das Akronym eures Projekts o.ä. ein.

Fehlender Anhang

Falls ihr für euren Verwendungsnachweis die Meldung erhaltet, dass das Formular 0640c Anlage 1 fehlt:

Hab jemanden beim DLR PT erreicht und falls es noch andere interessiert: Wir sollen einfach irgendwas anhängen (Abschlussbericht, Personalkostenübersicht), es ist ein Bug. Der Prozess lässt sich einfach ohne Anhang nicht abschließen. Wir brauchen das Formular 0640c Anlage 1 nicht ausfüllen, das ist für uns nicht relevant (zum Glück)

Bankverbindung

Wenn ihr eure Bankverbindung ändern wollt, könnt ihr eure Ansprechpartner*innen beim DLR-PT postalisch über die Änderung informieren. Alternativ gibt es bei profi-Online im Dokument zur Zahlungsanforderung ein entsprechendes Feld. Achtung: Dieses muss aber auch nochmal gesondert unterschrieben werden!

Gesammelte Abrechnung

Theoretisch ist es auch möglich, mehrere Zahlungsanforderungen zusammen zu stellen, wenn man das Geld nicht sofort möchte, z.B. in Sommerrunden die 1. und 2. Zahlungsanforderung (Quartal 1 und 2). Das Enddatum für alle Abrechnungen bleibt dabei der 30. September/31. März.

Probleme mit LibreOffice

Einige Tipps aus einer früheren Runde, falls ihr LibreOffice nutzt und Probleme beim Drucken habt:

Für alle anderen die auch LibreOffice benutzen: Damit "Übersicht Personalkosten" ordentlich auf einer Seite gedruckt wird, muss man es zuerst als ODF abspeichern, dann per "View -> Page Break" die Seitenränder so ziehen wie es passt. "Format -> Print Ranges" funktioniert (bei mir) nicht, und es funktioniert (bei mir) auch nur wenn man das Dokument vorher in ODF konvertiert hat. Bei LibreOffice bin ich mir nie so ganz sicher was ein Bedienerfehler und was ein Bug ist.

also, to be able to print out the Zahlungsanforderung with LibreOffice I had to go to Format -> Page Style... and disable the headers and footers, only then the table would reasonably fit on the page.

In English: Payment Requests

Here you will find all relevant information and templates for payment requests to the Prototype Fund.

Periods

At the beginning of each quarter, the funding for the previous quarter can be requested retrospectively. Accordingly, the Prototype Fund pays out after the first, fourth and sixth month of funding.

The funds are drawn down via payment requests. There are two exceptions:

• At the turn of the year, funds are drawn down via the interim statement ("Zwischennachweis", only applies to winter rounds).
• At the end of the funding period, the funds are drawn down via the proof of use ("Verwendungsnachweis") and submitted to the DLR-PT together with the final report.

You request the funds for the following periods:

For summer rounds (start in March):

• payment request 1: 01.03. to 31.03. (via "Zahlungsanforderung" in Quarter 2)
• payment request 2: 31.03. to 30.06. (via "Zahlungsanforderung" in Quarter 3)
• payment request 3: 01.03. to 31.08. (via "Verwendungsnachweis" by 30.09. at the latest.)

For winter rounds (start in September):

• payment request 1: 01.09. bis 30.09. (via "Zahlungsanforderung" in Quartal 4)
• payment request 2: 01.09. bis 31.12. (via "Zwischennachweis" in Quartal 1 bis spätestens 30.04.)
• payment request 3: 01.09. bis 28.02. (via "Verwendungsnachweis" bis spätestens 31.03.)

Calculation of personnel costs

In order to access the approved funding, you must record your hours worked for the respective period with a time sheet ("Stundennachweis") and submit it to the BMBF via profi-Online. You can find the template for the time sheet as an Excel file here. The latest version can be found in the Nextcloud folder for your round. You have received the link by email.

Fill in the "Overview of personnel costs" ("Übersicht der Personalkosten") according to the information in your funding application. You calculate personnel costs using the table - each team member enters their costs individually here and then the total amount in profi-Online.

Each team member must enter the personnel costs themselves. Only the productive hours worked for the project ("vorhabenbezogen") are eligible for funding. The other hours do not have to be filled in.

Working hours

The German Working Hours Act applies to working hours. This means, among other things:

• Work no longer than 10 hours per day while observing the intended rest breaks. The maximum weekly working time is 48 hours. If you exceed this in exceptional cases, you must compensate for this in the following weeks.
• Only work at weekends in exceptional cases and not on public holidays.

The maximum billable hours are based on the actual project-related hours worked in the respective period, taking into account the Working Hours Act. This means that you do not have to call up exactly one sixth of the funding amount per month, but you are of course capped by the maximum approved amount of funding.

Call for funds via profi-Online: Payment request/interim proof ("Zahlungsanforderung"/"Zwischennachweis")

You can submit payment requests and interim proof via profi-Online.

(You must apply to DLR-PT for the application data by completing the "Antrag auf profi-Online"-form from the grant notification, signing it and sending it to DLR-PT).

Click on the funding code ("Förderkennzeichen") in the project list, then you can select either payment request ("Zahlungsanforderung") or interim proof ("Zwischennachweis") in the list on the left, depending on the period in question (see above).

For personnel costs, enter the value from the time sheet table and add the value from previously requested funds if you have already done so. The total amount of your call is entered, i.e. now you enter the amount of quarter 3, for example, and the sum of quarter 3 and 4 for the next call and so on.

You do not need to fill in field 18a (own funds), these will be deducted automatically.

Click on Calculate/Save ("Berechnen/Speichern") - only then will error messages be displayed and the calculations visible to your contact person. The final version can still be edited by DLR-PT if something is not correct. If you have any questions or are completely unsure, you can get in touch with your contact person at DLR-PT.

If no error messages are displayed and any questions have been clarified, you can send the final version ("Endfassung absenden").

Create a PDF, print it out and sign it. Send the payment request, the overview of personnel costs and the time sheet with the corresponding signatures to the DLR-PT by post, stating the name of your responsible processing team.

However, this is only necessary if you do not have a personal profi-Online account. If your profi-Online account is a personalized e-mail address (e.g. name.surname@example-gbr.de), then you can also process everything online. Attach signed scans of your timesheets to the payment request in profi-Online. It is best to talk to your administrative supervisor about this.

Here you will also find the illustrated step-by-step instructions (in German, examples are not 100% identical, as they are from a previous round)

It can take a good two weeks for the money to arrive in your account. If it takes longer, it is ok to ask the DLR-PT once, but please not earlier.

Proof of Use ("Verwendungsnachweis")

You must fill in the proof of use ("Verwendungsnachweis") at the end of the funding phase. The document will be created by DLR-PT and will be available in profi-Online.

You also print out and sign the "Overview of personnel costs" ("Übersicht der Personalkosten") and the time sheet ("Stundenachweis") for the proof of use.

The proof of use is submitted to the DLR-PT together with the final report.

The deadline for the proof of use is one month after the end of funding, i.e. 30 September/ 31 March.

Tips and information

Payments to GbR members

A tip from a previous round:

Up to now, we have always labelled such payments to and from the business account with the subject "Deposit person XY" and "Withdrawal person XY" (and thus did not issue an invoice).

How the total amount is then allocated to the individual team members: according to the hourly rate and the number of hours indicated on their respective timesheets. These should then be paid out to the private accounts accordingly.

The overview of personnel costs and the timesheets must be printed out and signed. In the case of GbRs, the signature of the managing director is sufficient for the overview of personnel costs where all team members are listed.

Error messages

Error message 3: The funding code is automatically added to the note on the remittance slip. Please only enter additional identifying features here.

The funding code ("Förderkennzeichen") does not have to be added to the note on the remittance slip. It is better to enter the acronym of your project or similar.

Missing attachment

If you receive a message for your where-used list that form 0640c Annex 1 is missing:

I have reached someone at DLR PT and if anyone else is interested: We should just attach something (final report, personnel cost overview), it's a bug. The process simply cannot be completed without an attachment. We don't need to fill out form 0640c attachment 1, it's not relevant for us (fortunately)

Bank details

If you want to change your bank details, you can inform your contact person at DLR-PT of the change by post. Alternatively, there is a corresponding field in the profi-Online payment request document. Please note: This must also be signed separately!

Collective billing

Theoretically, it is also possible to make several payment requests together, if you do not want the money immediately, e.g. in summer rounds the 1st and 2nd payment request (quarter 1 and 2). The end date for all statements remains 30 September/ 31 March.

Problems with LibreOffice

Some tips from a previous round if you use LibreOffice and have problems with printing:

For all others who also use LibreOffice: In order for “Overview of Personnel Costs” to print properly on a page, you must first save it as ODF, then use “View -> Page Break” to drag the page margins to fit. “Format -> Print Ranges” does not work (for me), and it only works (for me) if you have previously converted the document to ODF. With LibreOffice I am never quite sure what is a user error and what is a bug.

also, to be able to print out the payment request with LibreOffice I had to go to Format -> Page Style... and disable the headers and footers, only then the table would reasonably fit on the page.