Zahlungsanforderungen

(English version below)

Hier findet ihr alle relevanten Informationen und Mustervorlagen für die Zahlungsanforderung (ZA) beim Prototype Fund.

Zeiträume für Jahrgang 01-04 des Prototype Fund

Zu Beginn eines jeden Quartals kann die Förderung für das abgelaufene Quartal im Nachhinein abgerufen werden. Dementsprechend erhält man beim Prototype Fund nach dem ersten, dem vierten und dem sechsten Monat der Förderung eine Auszahlung (siehe Tabelle). Im Falle einer Second Stage erhält man statt nach dem sechsten Monat nach dem siebten und zusätzlich nach dem zehnten Monat eine Auszahlung.

Die Mittel werden über Zahlungsanforderungen abgerufen. Es gibt zwei Ausnahmen:

• Beim Jahreswechsel erfolgt der Mittelabruf über den Zwischennachweis (ZN). (Das betrifft nur Projekte mit Second-Stage-Förderung.)
• Am Ende der Förderung werden die Mittel über den Verwendungsnachweis (VN) abgerufen und zusammen mit dem Schlussbericht beim Projektträger eingereicht.

Ihr fordert die Mittel für die folgenden Zeiträume an:

Zahlungsanforderung	Wann?	Nachweiszeitraum	Wie?	Auszahlung
1 (ZA 1)	ab 01.07. bis spätestens 31.07	01.06. bis 30.06.	via profi Zahlungsanforderung Quartal 2	ca. zwei Wochen nach Einreichung der Zahlungsanforderung
2 (ZA 2)	ab 01.10. bis spätestens 31.10.	01.07. bis 30.09.	via profi Zahlungsanforderung Quartal 3	ca. zwei Wochen nach Einreichung der Zahlungsanforderung
Für Projekte ohne Second Stage
3 (VN)	ab 01.12. bis spätestens 31.12.	01.10. bis 30.11.	via profi Verwendungsnachweis für den 6-monatigen Gesamtzeitraum 01.06.-30.11.	nach Prüfung des Schlussberichts (Dies kann länger als zwei Wochen dauern, da Verwendungsnachweis und Schlussbericht vom Projektträger geprüft werden bevor eine Auszahlung stattfindet.)
Für Projekte mit Second Stage
3 (ZN)	ab 01.01. bis spätestens 31.01.	01.10. bis 31.12.	via profi Zwischennachweis für den Zeitraum 01.06.-31.12.	ca. zwei Wochen nach Einreichung des Zwischennachweis
4 (VN)	ab 01.04. bis spätestens 30.04.	01.01. bis 31.03.	via profi Verwendungsnachweis für den 10-monatigen Gesamtzeitraum 01.06.-31.03.	nach Prüfung des Schlussberichts (Dies kann länger als zwei Wochen dauern, da Verwendungsnachweis und Schlussbericht vom Projektträger geprüft werden bevor eine Auszahlung stattfindet.)

Personalkostenberechnung

Für den Abruf der Fördermittel müsst ihr eure gearbeiteten Stunden mit einem Stundennachweis für den jeweiligen Zeitraum erfassen und über profi-Online an den Projektträger (PT) des BMFTR übermitteln. Jedes Haushaltsjahr wird separat abgerechnet. Die Vorlage für den Stundennachweis als Excel-Tabelle befindet sich im Nextcloud-Ordner für euren Jahrgang („Personalkosten-Berechnungstool_202X"). Den Link dazu habt ihr per Mail erhalten.

Füllt die „Personalkosten_Übersicht“ entsprechend der Angaben aus eurem Förderantrag aus. Personalkosten berechnet ihr mit der Tabelle. Nur die produktiven, für das Vorhaben geleisteten Stunden („projektbezogene Stunden“) sind zuwendungsfähig.

Wichtig für Teams: Die Personalstunden muss jedes Teammitglied eigenhändig erfassen. Danach tragt ihr die Summe bei profi-Online ein.

Arbeitszeiten

Für die Arbeitszeiten gilt das Arbeitszeitgesetz. Das bedeutet u.a.:

• Arbeitet nicht länger als 10 Stunden pro Tag unter Einhaltung der vorgesehenen Ruhepausen. Die wöchentliche Höchstarbeitszeit beträgt 48 Stunden. Wenn ihr diese im Ausnahmefall überschreitet, müsst ihr das in den darauffolgenden Wochen entsprechend ausgleichen.
• Arbeitet nur in Ausnahmefällen am Wochenende und nicht an Sonn- und Feiertagen.

Die maximal abrechenbaren Stunden ergeben sich aus den tatsächlich im jeweiligen Zeitraum geleisteten projektbezogenen Stunden unter Beachtung des Arbeitszeitgesetzes. Das heißt: Ihr müsst pro Monat nicht genau ein Sechstel der First-Stage-Fördersumme abrufen, seid aber natürlich insgesamt durch die maximal bewilligte Summe gedeckelt.

Gesamtkosten

Bei der Abrechnung ist darauf zu achten, dass kein Teammitglied über die maximale Förderung einer Einzelperson kommen darf.

• In der regulären Förderphase darf eine Person (ein Teammitglied) maximal 50.000 Euro Personalgesamtkosten (inkl. Gemeinkosten) abrechnen.
• Für Projekte mit Second Stage Förderung liegt der maximale Betrag für eine Person bei 83.337 Euro Personalgesamtkosten (inkl. Gemeinkosten).

Mittelabruf via profi-Online: Zahlungsanforderung/Zwischennachweis

Die Zahlungsanforderungen (ZA) und den Zwischennachweis (ZN) stellt ihr über profi-Online. Die Anmeldung hierzu habt ihr bereits durch euren Antrag vorgenommen.

Eine ausführliche Anleitung mit Screenshots findet ihr außerdem in den Folien vom Call zur ersten Zahlungsanforderung im Nextcloud-Ordner für euren Jahrgang.

• Klickt in der Vorhabenliste das Förderkennzeichen an, danach könnt ihr links in der Menüleiste entweder Zahlungsanforderung oder Zwischennachweis auswählen, je nachdem um welchen Zeitraum es sich handelt (siehe Tabelle oben).
• Bei Personalkosten (Pos. 0837) in profi-Online tragt ihr den Wert aus der „Personalkosten_Übersicht" aus dem Tool ein. Es wird immer der kumulierte Betrag erfasst (d.h. in der Zahlungsanforderung für Q3 wird die Summer der Personalkosten Q2 und Q3 erfasst).
• Das Feld 18a (Eigenmittel) muss nicht ausgefüllt werden, diese werden automatisch abgezogen.
• Danach klickt auf Berechnen/Speichern, dann erscheinen ggf. Fehlermeldungen, die vor der finalen Einreichung zu beheben sind.
• Die „Personalkosten_Übersicht" sowie die Stundennachweise pro Teammitglied aus dem Personalkosten-Berechnungstool sind vor dem Absenden der finalen Fassung über „Anhang verwalten“ in der Eingabemaske Zahlungsanforderung hochzuladen.
• Wenn keine Fehlermeldungen angezeigt werden, die Anhänge hochgeladen sind und eventuelle Fragen geklärt wurden, könnt ihr die Endfassung absenden.
• Die Endfassung kann immer noch vom Projektträger in Abstimmung mit Euch bearbeitet werden, sollte etwas nicht stimmen. Wenn ihr Fragen habt oder euch ganz unsicher seid, könnt ihr euch bei eurer Ansprechperson beim Projektträger melden.
• Die Übermittlung erfolgt ausschließlich elektronisch über profi-Online.
• Bitte keine Dokumente (z.B. Zahlungsanforderung, Zwischennachweis etc.) postalisch oder per E-Mail an den Projektträger senden.
• Achtet auf die Verwendung einer personenbezogenen E-Mail-Adresse.

Es kann gut zwei Wochen dauern, bis das Geld auf eurem Konto ankommt. Sollte es länger dauern, ist es ok, wenn ihr beim Projektträger einmal nachfragt, bitte aber nicht früher.

Verwendungsnachweis

Den Verwendungsnachweis (VN) müsst ihr nach Ende der Förderphase ausfüllen. Er wird euch vom Projektträger in profi-Online freigeschaltet. Auch mit dem Verwendungsnachweis ladet ihr die unterschriebene „Personalkosten_Übersicht“ und Stundennachweise als Anlage in profi-Online hoch.

Für Teams: Die Stundennachweise müssen von jedem Teammitglied unterschrieben werden, bei der Übersicht der Personalkosten (in der alle Teammitglieder gelistet sind), reicht die Unterschrift der*des Geschäftsführer*in.

Der Verwendungsnachweis wird zusammen mit dem Schlussbericht über profi-Online beim Projektträger eingereicht. Die Frist für den Verwendungsnachweis endet einen Monat nach Ende der Förderung, also am 31. Dezember für sechs Monate Förderung und am 30. April für zehn Monate Förderzeit.

Wichtiger Hinweis: Die Auszahlung nach Einreichung des Verwendungsnachweis kann länger als die bisherigen Zahlungsanforderungen, da Verwendungsnachweis und Schlussbericht vom Projektträger geprüft werden bevor die Auszahlung stattfindet.

Tipps und Hinweise

Auszahlungen an GbR-Mitglieder

Ein Tipp aus einer früheren Runde:

Wir haben bisher derartige Zahlungen auf und von dem Geschäftskonto immer mit dem Betreff "Einlage Person XY" und "Entnahme Person XY" versehen (und somit auch keine Rechnung gestellt).

Wie die Gesamtsumme dann auf die einzelnen Teammitglieder aufgeteilt wird: nach dem Stundensatz und der Stundenzahl, die aus deren jeweiligen Stundenzetteln angegeben wurde. Die müssten dann dementsprechend auf die privaten Konten ausgezahlt werden.

Die Übersicht der Personalkosten und die Stundennachweise müssen ausgedruckt und unterschrieben werden. Für GbR: Die Stundennachweise müssen von jedem Teammitglied unterschrieben werden, bei der Übersicht der Personalkosten (in der alle Teammitglieder gelistet sind), reicht die Unterschrift der*des Geschäftsführer*in.

Fehlermeldungen

Fehlermeldung 3: Das Förderkennzeichen wird dem Hinweis auf dem Überweisungsträger automatisch hinzugefügt. Bitte tragen Sie hier nur zusätzliche Identifizierungsmerkmale ein.

Das Förderkennzeichen muss nicht zusätzlich im Hinweis auf dem Überweisungsträger stehen. Tragt dort das Akronym eures Projekts o.ä. ein.

Fehlender Anhang

Falls ihr für euren Verwendungsnachweis die Meldung erhaltet, dass das Formular 0640c Anlage 1 fehlt:

Hab jemanden beim Projektträger erreicht und falls es noch andere interessiert: Wir sollen einfach irgendwas anhängen (Abschlussbericht, Personalkostenübersicht), es ist ein Bug. Der Prozess lässt sich einfach ohne Anhang nicht abschließen. Wir brauchen das Formular 0640c Anlage 1 nicht ausfüllen, das ist für uns nicht relevant (zum Glück)

Bankverbindung

Wenn ihr eure Bankverbindung ändern wollt, könnt ihr eure Ansprechpartner*innen beim Projektträger postalisch über die Änderung informieren. Alternativ gibt es bei profi-Online im Dokument zur Zahlungsanforderung ein entsprechendes Feld. Achtung: Dieses muss aber auch nochmal gesondert unterschrieben werden!

Probleme mit LibreOffice

Einige Tipps aus einer früheren Runde, falls ihr LibreOffice nutzt und Probleme beim Drucken habt:

Für alle anderen die auch LibreOffice benutzen: Damit "Übersicht Personalkosten" ordentlich auf einer Seite gedruckt wird, muss man es zuerst als ODF abspeichern, dann per "View -> Page Break" die Seitenränder so ziehen wie es passt. "Format -> Print Ranges" funktioniert (bei mir) nicht, und es funktioniert (bei mir) auch nur wenn man das Dokument vorher in ODF konvertiert hat. Bei LibreOffice bin ich mir nie so ganz sicher was ein Bedienerfehler und was ein Bug ist.

also, to be able to print out the Zahlungsanforderung with LibreOffice I had to go to Format -> Page Style... and disable the headers and footers, only then the table would reasonably fit on the page.

In English: Payment Requests

Here you will find all relevant information and templates for payment requests to the Prototype Fund.

Periods for class 01-04 of Prototype Fund

At the beginning of each quarter, funding for the previous quarter can be accessed retrospectively. Accordingly, the Prototype Fund makes a payment after the first, fourth and sixth months of funding. In the case of a Second Stage, a payment is made after the seventh and tenth month instead of after the sixth month.

The funds are requested via payment requests. There are two exceptions:

• At the turn of the year, the funds are requested via the interim report "Zwischennachweis" (applies only to the Second Stage).
• At the end of the funding period, the funds are requested via the proof of use "Verwendungsnachweis" and submitted to the Projektträger together with the final report.

You request the funds for the following periods:

Payment request	When?	Reporting period	How?	Payment
1 (ZA 1)	from 1 July latest by 31 July	01.06. to 30.06.	via profi "Zahlungsanforderung Quartal 2"	approx. 2 weeks after submitting the payment request
2 (ZA 2)	from 1 October latest by 31 October	01.07. to 30.09.	via profi "Zahlungsanforderung Quartal 3"	approx. 2 weeks after submitting the payment request
For projects without Second Stage
3 (VN)	from 01 Dec. latest submission by 31 Dec.	01.10. to 30.11.	via profi "Verwendungsnachweis" for the full 6-month project duration 01.06.-30.11.	after reviewing the proof of use (This process may take longer than 2 weeks, as the proof of use and final report are checked by the Projektträger before any payment is made.)
For projects with Second Stage
3 (ZN)	from 01 Jan. latest by 31 Jan.	01.10. to 31.12.	via profi "Zwischennachweis" for the past project year 01.06.-31.12.	approx. 2 weeks after submitting the interim report (Zwischennachweis)
4 (VN)	from 01 April latest submission by 30 April	01.01. to 31.03.	via profi "Verwendungsnachweis" for the full 10-month project duration 01.06.-31.03.	after reviewing the proof of use (This process may take longer than 2 weeks, as the proof of use and final report are checked by the Projektträger before any payment is made.)

Calculation of personnel costs

In order to access the approved funding, you must record your hours worked for the respective period with a timesheet and submit it to the Projektträger of the BMFTR via profi-Online. Each financial year is accounted for separately. The template for the time sheet as an Excel file can be found in the Nextcloud folder for your class ("Personalkosten-Berechnungstool_202X"). You have received the link by email.

Fill in the "Overview of personnel costs" ("Personalkosten_Übersicht“) according to the information in your funding application. You calculate personnel costs using the table. Only the productive hours worked for the project ("projektbezogene Stunden") are eligible for funding.

For teams: Each team member must enter the personnel costs individually. Then you enter the total amount in profi-Online.

Working hours

The German Working Hours Act applies to working hours. This means, among other things:

• Work no longer than 10 hours per day while observing the intended rest breaks. The maximum weekly working time is 48 hours. If you exceed this in exceptional cases, you must compensate for this in the following weeks.
• Only work at weekends in exceptional cases and not on sundays and public holidays.

The maximum billable hours are based on the actual project-related hours worked in the respective period, taking into account the Working Hours Act. This means that you do not have to call up exactly one sixth of the first-stage-funding amount per month, but you are of course capped by the maximum approved amount of funding.

Total Costs

When invoicing, please note that no team member may exceed the maximum funding for an individual:

• In the regular funding phase, one person (one team member) may bill a maximum of EUR 50,000 in total personnel costs (incl. overheads).
• For projects with Second Stage funding, the maximum amount for one person is EUR 83,337 total personnel costs (incl. overheads).

Call for funds via profi-Online: Payment request/interim proof ("Zahlungsanforderung"/"Zwischennachweis")

You can submit payment requests and interim proof via profi-Online. You already registered for this through your application.

You can also find detailed instructions with screenshots in the slides from the call regarding the first payment request in the Nextcloud folder for your class.

• Click on the funding code ("Förderkennzeichen") in the project list, then you can select either payment request ("Zahlungsanforderung") or interim proof ("Zwischennachweis") in the list on the left, depending on the period in question (see above).
• For personnel costs (Pos. 0837), enter the value from the time sheet "Personalkosten_Übersicht". The cumulative amount is always entered (i.e. the payment request for quarter 3 ("Q3") includes the total of staff costs for Q2 and Q3).
• You do not need to fill in field 18a (own funds), these will be deducted automatically.
• Click on Calculate/Save ("Berechnen/Speichern"). You may then see error messages, which must be resolved before final submission.
• Before submitting the final version of the payment request form, the overview of personnel costs "Personalkosten_Übersicht" and the timesheets for each team member from the calculation tool (excel file) must be uploaded via "Anhang verwalten“.
• If no error messages are displayed and any questions have been clarified, you can send the final version ("Endfassung absenden").
• The Projektträger can still amend the final version in consultation with you if anything is incorrect. If you have any questions or are unsure about anything, please get in touch with your contact person at the Projektträger.
• Submissions must be made exclusively via profi-Online.
• Please do not send any documents (e.g. payment requests, interim statements, etc.) by post or email.
• Please ensure you use a personal email address.
• Please make sure you use a personalized e-mail address.

It can take a good two weeks for the money to arrive in your account. If it takes longer, it is ok to ask the Projektträger once, but please not earlier.

Proof of Use ("Verwendungsnachweis")

You must fill in the proof of use ("Verwendungsnachweis") at the end of the funding phase. The document will be created by the Projektträger and will be available in profi-Online. When submitting the proof of use, please upload the signed "Overview of personnel costs" ("Übersicht der Personalkosten") and timesheets as attachments to profi-Online.

For teams: The timesheets must be signed individually by each team member. For the overview of personnel costs (where all team members are listed) the signature of the managing director of the GbR is sufficient.

The proof of use is submitted to the Projektträger together with the final report via profi-Online. The deadline for the proof of use is one month after the end of funding, i.e. December 31st for six months of funding and April 30th for ten months of funding.

Important note: Payment after submission of the proof of use may take longer than previous payment requests, as the proof of use and final report are reviewed by the Projektträger before any payment is made.

Tips and information

Payments to GbR members

A tip from a previous round:

Up to now, we have always labelled such payments to and from the business account with the subject "Deposit person XY" and "Withdrawal person XY" (and thus did not issue an invoice).

How the total amount is then allocated to the individual team members: according to the hourly rate and the number of hours indicated on their respective timesheets. These should then be paid out to the private accounts accordingly.

The overview of personnel costs and the timesheets must be printed out and signed. In the case of GbRs, the signature of the managing director is sufficient for the overview of personnel costs where all team members are listed.

Error messages

Error message 3: The funding code is automatically added to the note on the remittance slip. Please only enter additional identifying features here.

The funding code ("Förderkennzeichen") does not have to be added to the note on the remittance slip. It is better to enter the acronym of your project or similar.

Missing attachment

If you receive a message for your where-used list that form 0640c Annex 1 is missing:

I have reached someone at the Projektträger and if anyone else is interested: We should just attach something (final report, personnel cost overview), it's a bug. The process simply cannot be completed without an attachment. We don't need to fill out form 0640c attachment 1, it's not relevant for us (fortunately)

Bank details

If you want to change your bank details, you can inform your contact person at the Projektträger of the change by post. Alternatively, there is a corresponding field in the profi-Online payment request document. Please note: This must also be signed separately!

Problems with LibreOffice

Some tips from a previous round if you use LibreOffice and have problems with printing:

For all others who also use LibreOffice: In order for “Overview of Personnel Costs” to print properly on a page, you must first save it as ODF, then use “View -> Page Break” to drag the page margins to fit. “Format -> Print Ranges” does not work (for me), and it only works (for me) if you have previously converted the document to ODF. With LibreOffice I am never quite sure what is a user error and what is a bug.

also, to be able to print out the payment request with LibreOffice I had to go to Format -> Page Style... and disable the headers and footers, only then the table would reasonably fit on the page.