Reisekosten Abschlussevent
(English version below)
DIESE SEITE GILT NUR FÜR DAS EVENT AM 29.03.2025. Hier ist die Seite für andere Veranstaltungen: Reisekosten
Wir bitten euch, die Anleitung hier unten sorgfältig zu lesen, da wir eure Reisekosten nicht zurückerstatten können, wenn ihr euch nicht an die Richtlinien haltet. Wenn ihr bei der Buchung oder beim Ausfüllen der Formulare Schwierigkeiten habt, meldet euch bitte bei den Projektbetreuer*innen - es ist besser, Fragen zu stellen, statt euer Geld nicht zurückzubekommen ;-)
Das bekommt ihr von uns
Allgemein: Bei den Reisekostenabrechnungen müssen wir uns an dem Bundesreisekostengesetz orientieren.
Wenn ihr aus dem Ausland kommt, meldet euch so früh wie möglich bei uns! Eigentlich können wir keine Reisekosten aus dem Ausland übernehmen, wir können aber gemeinsam schauen, ob wir eine Lösung finden.
Wichtig: Wir haben leider nicht genug Budget, um alle Reisekosten zu übernehmen und bitten darum, euch dementsprechend solidarisch zu verhalten und Reisekosten selbst zu tragen, wenn es euch möglich ist. Wir möchten natürlich nicht, dass ihr wegen der Reisekosten auf das Event verzichtet. Also lieber die Reisekosten beantragen, als nicht dabei sein.
Für die Planung der Reisekosten brauchen wir Screenshots als Belege für die Preise, die ihr im Antrag nennt. Wir erstatten euch eine fest beantragte Summe für die Reisekosten. Sollte diese im Nachhinein höher ausfallen, können wir diese Mehrkosten leider nicht übernehmen.
Übernachtungen
Wer nicht in Berlin wohnt, kann für PTF-Veranstaltungen bis zu 70 Euro pro Person und pro Nacht für ein Hotelzimmer abrechnen. Für das Event im März können wir nach Bedarf die Kosten für bis zu zwei Nächte übernehmen. Sollte das Zimmer weniger kosten, übernehmen wir nur den tatsächlichen Preis. Kostet das Zimmer mehr als 70 Euro pro Person und pro Nacht, müsst ihr die Differenz selbst zahlen.
Ihr könnt auch Airbnbs buchen. Achtung! Ihr bekommt nicht pauschal 70 Euro pro Person und pro Nacht. Um zu berechnen, wie viel Geld ihr abrechnen könnt, müsst ihr den vollen Preis durch die Anzahl der Gäste teilen, die auf der Rechnung angegeben ist. Wenn wir zwei Nächte übernehmen (und ihr tatsächlich zwei Nächte geblieben seid), dann könnt ihr den Betrag mit zwei multiplizieren.
Wir übernehmen kein Frühstück im Hotel oder andere Mahlzeiten. Auf dem Event gibt es Frühstück, Mittagessen sowie Kaffee und Kuchen am Nachmittag. Auch die City Tax oder ähnliche Zusatzkosten werden von uns nicht übernommen.
Für Übernachtungen, die privat organisiert werden, können wir keine Kosten übernehmen.
Bahn
Wer nicht in Berlin wohnt, bekommt von uns die Bahn- bzw. Bustickets zu den Veranstaltungen bezahlt.
Bucht bitte Tickets in der 2. Klasse - nach Möglichkeit mit Sparpreis. Wenn ihr Rabatte in Anspruch nehmt, können wir nur das erstatten, was ihr tatsächlich bezahlt habt.
Wenn ihr in Berlin wohnt, aber vor oder nach der Veranstaltung an einen anderen Ort reist, übernehmen wir keine Reisekosten.
Wenn ihr plant, von/zu einem anderen Ort als euren Wohnort an-/abzureisen, meldet euch bitte bei uns, damit wir abklären können, ob wir diese Kosten übernehmen.
Wenn ihr aus dem Ausland kommt, meldet euch so früh wie möglich bei uns! Eigentlich können wir Reisekosten aus dem Ausland nicht übernehmen, wir können aber gemeinsam schauen, ob wir eine Lösung finden.
Barrierefreiheit
Wir möchten euch allen die Teilhabe an unseren Events ermöglichen und versuchen daher, Veranstaltungen und die Anreise so barrierearm wie möglich zu gestalten. Solltet ihr in diesem Rahmen besondere Bedürfnisse bei der Reise oder Übernachtung haben, können im Einzelfall höhere Reisekosten erstattet werden. Wenn euch zum Beispiel ein Hotel in der Nähe des Veranstaltungsorts oder eine Taxifahrt die Teilnahme an einer PTF-Veranstaltung im Sinne der Barrierearmut erleichtert oder sogar erst ermöglicht, meldet euch bei uns!
Das Reisekostenformular
Ausfüllen
Die Reisekostenformulare bekommt ihr, wenn wir eure Reisekosten genehmigt haben. Bitte überprüft vor dem Abschicken, ob alle roten Felder ausgefüllt sind und eure Angaben stimmen. Nur korrekt ausgefüllte Reisekostenformulare mit vollständigen Belegen werden erstattet.
1. Persönliche Daten
Der angegebene Name muss der*des Kontobesitzer*in sein.
2. Fahrtkosten
Zug/Bus: Hier bitte Bahn-/Bustickets eintragen.
3. Unterkunft
Hier bitte Preis und Anzahl der Nächte eingeben.
Wenn ihr mehr als 70 Euro pro Nacht bezahlt habt, müsst ihr die Differenz selbst übernehmen. In diesem Fall schreibt bitte 70 (1 Nacht) oder 140 (2 Nächte) Euro in diese Zeile und dazu "Differenz zu Rechnungsbetrag wurde privat ausgeglichen".
Belege
Bitte reicht alle Belege zusammen mit dem Reisekostenformular ein. Wenn ein Beleg höher ist als der Betrag, den ihr von uns bekommt (z.B. Hotels für mehr als 70 Euro pro Nacht), schreibt bitte auf die Rechnung "Differenz zu Rechnungsbetrag wurde privat ausgeglichen".
Für Hotelübernachtungen reicht die Reservierung oder Buchungsbestätigung nicht aus, wir brauchen eine Rechnung, aus der hervorgeht, dass ihr in Berlin übernachtet habt. Diese erhaltet ihr in der Regel vom Hotel selbst, auch wenn ihr über ein Buchungsportal gebucht habt. Achtung: Teilweise ist diese Rechnung dann über einen niedrigeren Betrag ausgeschrieben, weil die Servicegebühren für das Buchungsportal nicht enthalten sind. Ihr könnt allerdings nur den auf der Rechnung angegebenen Betrag abrechnen.
Wir brauchen ALLE Belege für jede Reisekostenabrechnung. Wenn ihr euch z. B. ein Hotelzimmer oder eine Bahnfahrkarte geteilt habt, muss jede Person der Reisekostenabrechnung eine physische Kopie des Belegs beifügen. Bitte vermerkt auf dem Beleg, wie er aufgeteilt wird ("Person 1: XX Euro, Person 2: XX Euro).
Wenn ihr mehrere Reisekostenabrechnungen in einen Umschlag steckt, heftet bitte alle Belege an das richtige Formular (z.B. mit Büroklammern).
Wenn ihr Belege nicht in Euro vorlegen könnt, schreibt bitte zusätzlich den Wechselkurs neben den Betrag.
Einreichen
Wir brauchen die Reisekostenformulare (mit Unterschrift!) + alle Belege spätestens am 20. April 2025 per Post an
Prototype Fund c/o Open Knowledge Foundation Deutschland e.V.
Singerstr. 109
10179 Berlin
Wir bitten euch, uns keine Reisekostenformulare zu schicken, bevor das Event stattgefunden hat.
Travel Expenses
THIS PAGE IS ONLY FOR THE EVENT ON March 29th 2025. This is the page for all our other events: Reisekosten
We kindly ask you to read the instructions below carefully, as we cannot refund your travel expenses if you do not follow the rules. If you have any difficulties while booking or when filling out the forms, please contact the program managers - it's better to ask questions instead of not getting your money back ;-)
This is what you receive from us
In general: for travel expenses we must follow the Bundesreisekostengesetz (Federal Travel Expenses Law).
If you are coming from abroad, please contact us as early as possible! We officially don't cover travel expenses from outside of Germany, but let's try to find a solution together.
Important: We do not have enough budget to cover everyones expenses, therefore, we are kindly asking you to show solidarity and cover your own costs if possible. We do not want you to miss out on the event because of the travel costs, so it's better to apply than not to come at all.
To plan your travel costs, we need screenshots as proof of the prices you quote in your application. We reimburse you with a set sum. If it will be more afterwards we won't be able to cover additional costs.
Overnight stays
For PTF events, if you do not live in Berlin, we can cover up to 70 Euro per person and per night for a hotel room. We can cover up to two nights - one night before and one after the event. If the price of the room is lower, we will only pay the actual price. If the room costs more than 70 euros per person per night, you will have to pay the difference yourself.
You can also book Airbnbs. Please note: You will not get a flat rate of 70 euros per person per night. To calculate how much you can charge, you have to divide the full price by the number of guests indicated on the invoice. If we cover two nights (and you actually stayed two nights), then you can multiply the amount by two.
We do not cover breakfast at the hotel or other meals. At the event we will be providing breakfast, lunch as well as coffee and cake in the afternoon.
We do not cover any costs for overnight stays that are organized privately.
Train
If you do not live in Berlin, we can cover the cost of train / bus tickets to the events.
Please book 2nd class tickets - if possible with reduced fares ("Sparpreis"). Keep in mind that if you use any vouchers, we can only refund what you actually paid.
If you live in Berlin but travel to another location before or after the event, we cannot cover travel expenses.
If you are planning to travel to/from a place other than your place of residence, please contact us so that we can clarify whether we will cover these costs.
If you are traveling from abroad, please contact us as early as possible! We officially don't cover travel expenses from outside of Germany, but let's try to find a solution together.
Accessibility
We want to enable everyone to participate in our events and therefore endeavor to make the events as well as travel as accessible as possible. If you have specific travelling or accommodation needs in this context, higher travel costs may be reimbursed in individual cases. If, for example, a hotel near the event location or a taxi journey makes it easier for you to attend the event in terms of accessibility, please get in touch with us!
The travel expense form
Filling out
You will get the travel form from us once your travel funding is approved. Please check that all red fields are filled in and your details are correct before submitting. Only properly completed travel expense forms with all receipts will be reimbursed.
1. Personal info
The name stated must be that of the bank account holder.
2. Travel expenses
Train/bus: Please enter train/bus tickets here.
3. Accommodation
Please enter price and number of nights.
If you have paid more than 70€ per night, you have to pay the difference yourself. In this case please write 70 (1 night) or 140 (2 nights) Euro in this line and next to it "Differenz zu Rechnungsbetrag wurde privat ausgeglichen".
Receipts
Please submit all receipts together with the travel expense form (Reisekostenformular). If a receipt is higher than the amount we cover (e.g. hotels for more than 70 Euro per night), please write "Differenz zu Rechnungsbetrag wurde privat ausgeglichen" on the receipt.
For hotel rooms, the booking confirmation is not enough. We need a proper invoice that shows that you spent the night in Berlin. You usually have to ask the hotel itself for this, even if you have booked via a booking portal. Please note: Sometimes this invoice is for a lower amount because the service fees for the booking portal are not included. However, you can only charge the amount stated on the invoice.
We need ALL receipts for each travel expense report. If you shared a hotel room or train ticket, for example, you must attach a physical copy of the receipt to each travel expense report. Please note on the receipt how it is split ("Person 1: XX Euro, Person 2: XX Euro).
If you are putting multiple expense reports in one envelope, please staple all receipts to the correct form (e.g., with paper clips).
If you can't provide receipts in Euro, please write down the exchange rate next to the sum.
Submitting
We need the travel expense forms (with signature!) + all receipts before April 20th 2025 by post to:
Prototype Fund c/o Open Knowledge Foundation Deutschland e.V.
Singerstr. 109
10179 Berlin
Please do not send us travel expense forms before the event has taken place.