Reisekosten

(English version below)

Bei den Reisekostenabrechnungen müssen wir uns am Bundesreisekostengesetz orientieren. Wir bitten euch, die Anleitung sorgfältig zu lesen, da wir eure Reisekosten nur dann erstatten können, wenn ihr euch an die Richtlinien haltet.

Wenn ihr bei der Buchung oder beim Ausfüllen des Formulars Schwierigkeiten habt, meldet euch bitte bei der Projektbetreuung. Wir helfen gern :)

Anreise

Bahn

Wer nicht in Berlin wohnt, bekommt von uns die Bahnfahrt zu den Veranstaltungen erstattet. Aus Nachhaltigkeitsgründen ist die Bahn unser bevorzugtes Reiseverkehrsmittel und wir freuen uns, wenn ihr alle diese Option wählt.

So funktioniert die Erstattung:

• Wir erstatten Fahrkarten vom Wohnort nach Berlin und zurück.
• Bitte bucht Fahrkarten der 2. Klasse - nach Möglichkeit mit Sparpreis.
• Wenn ihr Rabatte in Anspruch nehmt: Wir können nur das erstatten, was ihr tatsächlich bezahlt habt.
• Wenn ihr plant, von/zu einem anderen Ort als euren Wohnort an-/abzureisen, meldet euch bitte per Mail bei uns, damit wir abklären können, ob wir diese Kosten übernehmen.
• Wenn euer Wohnsitz im europäischen Ausland liegt, meldet euch per Mail bei uns, um abzuklären, welche Kosten wir übernehmen können.
• Wenn ihr aus dem Ausland anreisen werdet (euer Wohnsitz aber in Deutschland liegt), meldet euch bitte so früh wie möglich per Mail bei uns. Eigentlich können wir Reisekosten aus dem Ausland nicht übernehmen. Wir können aber gemeinsam schauen, ob wir eine Lösung finden.
• Wir erstatten keine Reisekosten für Menschen, die in Berlin wohnen.

Auto

Aus Nachhaltigkeitsgründen bitten wir euch zu überlegen, ob ihr doch mit dem ÖPNV nach Berlin reisen wollt - braucht ihr euer Auto wirklich für diese Reise? Wer es nicht vermeiden kann mit dem Auto zu kommen, muss das vorher mit uns per Mail besprechen.

Unsere Richtlinien dazu:

• 20 Cent pro Km und maximal 130 Euro pro Reise (An- und Abreise zusammen)
• Nur 1 Person kann die Fahrt abrechnen (egal wie viele Personen im Auto mitgefahren sind).
• Zum Nachweis muss der Auszug des Routenplaners mit der gefahrenen Strecke beigelegt werden.
• Wenn ihr plant, von/zu einem anderen Ort als euren Wohnort an-/abzureisen, meldet euch bitte per Mail bei uns, damit wir abklären können, ob wir diese Kosten übernehmen.
• Wir erstatten keine Kilometerpauschale für Menschen, die in Berlin wohnen.

Flugzeug

• Flüge genehmigen wir nur nach vorheriger Absprache und nur für Teammitglieder aus dem europäischen Ausland, wenn die Kosten nicht zu hoch sind und es keine guten Alternativen gibt.
• Flugtickets gelten nur mit Rechnung und Nachweis, dass der Flug angetreten wurde (i.d.R. gedruckter Boardingpass oder Screenshot des Boardingpasses in der App).
• Bitte schreibt uns im Vorfeld eine Mail, um alles abzusprechen.

ÖPNV

ÖPNV-Tickets vom und zum Bahnhof sowie vom Hotel zum Veranstaltungsort können ebenfalls abgerechnet werden. Wir übernehmen keine Kosten für Taxis!

Übernachtungen

Wer nicht in Berlin wohnt, kann für PTF-Veranstaltungen (Kick-Off, Demo Day, Abschlussevent der Second Stage) bis zu 70 Euro pro Person und pro Nacht für eine Unterkunft abrechnen.

So funktioniert’s:

• Wir teilen euch vor der Veranstaltung mit, wie viele Nächte wir übernehmen - meistens eine vor und eine nach dem Event.
• Maximal können 70 Euro pro Person und Nacht abgerechnet werden:
  • Kostet das Zimmer weniger, übernehmen wir den tatsächlichen Preis.
  • Kostet das Zimmer mehr, müsst ihr die Differenz selbst zahlen.
• Ihr könnt Hotels, Ferienwohnungen oder Airbnbs buchen.
  • Wir brauchen eine Rechnung mit korrekten Steuerinformationen von Hotels, eingetragenen Ferienwohnungen oder registrierten Firmen.
  • Die Reservierung oder Buchungsbestätigung reicht als Beleg nicht aus. Wir brauchen eine Rechnung aus der hervorgeht, dass ihr in Berlin übernachtet habt. Diese erhaltet ihr in der Regel vom Hotel selbst, auch wenn ihr über ein Buchungsportal gebucht habt.
  • Achtung! Ihr bekommt nicht pauschal 70 Euro pro Person und pro Nacht. Um zu berechnen, wie viel Geld ihr pro Person abrechnen könnt, müsst ihr den vollen Preis durch die Anzahl der Gäste teilen, die auf der Rechnung angegeben ist.
• Ihr könnt euren Aufenthalt auch privat organisieren.
  • Für private Übernachtungen übernehmen wir eine Pauschale in Höhe von 20 Euro pro Nacht. Dafür brauchen wir keine Rechnung.
• Wir erstatten keine Übernachtungskosten für Menschen, die in Berlin wohnen.
• Wir übernehmen kein Frühstück im Hotel oder andere Mahlzeiten. Auf dem Kick-Off und Demo Day gibt es Frühstück, Mittagessen sowie Kaffee und Kuchen am Nachmittag. Auf dem Abschlussevent der Second Stage gibt es Snacks und Abendessen.

Barrierearmut

Wir möchten euch allen die Teilhabe an unseren Events ermöglichen und versuchen daher, Veranstaltungen und die Anreise so barrierefrei wie möglich zu gestalten. Solltet ihr in diesem Rahmen besondere Bedürfnisse bei der Reise oder Übernachtung haben, können im Einzelfall höhere Reisekosten erstattet werden. Wenn euch zum Beispiel ein Hotel in der Nähe des Veranstaltungsorts oder eine Taxifahrt die Teilnahme an einer PTF-Veranstaltung im Sinne der Barrierefreiheit erleichtert oder sogar erst ermöglicht, meldet euch per Mail bei uns!

Das Reisekostenformular

Die Reisekostenformulare befinden sich hier. Bitte überprüft vor dem Abschicken, ob alle roten Felder ausgefüllt sind und eure Angaben stimmen. Nur korrekt ausgefüllte Reisekostenformulare mit vollständigen Belegen werden erstattet.

Persönliche Daten

Der angegebene Name muss der Name der kontoinhabenden Person sein. Möchtet ihr das Geld auf ein anderes Konto (zum Beispiel euer GbR-Konto) erhalten, gebt bei “Name” euren eigenen Namen an und kommentiert neben der IBAN in Spalte E den Namen der*des Kontoinhaber*in*s.

Fahrtkosten

• Bahn (Nah-/Fernverkehr, inkl. Platzeservierungen): → die Summe aller ÖPNV-Tickets (DB, S-, U-Bahn etc.) inklusive der Sitzplatzreservierungen.
• Kilometergeld à € 0.20/km: → die Summe der gefahrenen km*0,20 €. Ist die Summe höher als 130 Euro, streicht den Betrag bitte durch, fügt eine Zeile mit “130” sowie dem Text "Differenz wurde privat ausgeglichen" hinzu. Wichitg: Bitte dann die Formel in der Exceltabelle so anpassen, dass nur die 130 Euro mitgezählt werden.

Unterkunft

• Übernachtung privat: → Da hier eine Pauschale abgerechnet wird, muss nur die Anzahl der Nächte eingetragen werden.
• Übernachtungskosten Hotel o.Ä.: → Bitte den Betrag in Spalte B (70) nur anpassen, wenn die Unterkunft pro Person und Nacht günstiger war. Wenn ihr mehr als 70 Euro pro Person und Nacht bezahlt habt, müsst ihr die Differenz selbst übernehmen. Dann bleiben die 70 Euro stehen und ihr ergänzt in Spalte E den Zusatz "Differenz zu Rechnungsbetrag wurde privat ausgeglichen".

Bitte Ort, Datum und Unterschrift nicht vergessen!

Gesammelte Abrechnung

• Generell kann eine Person für andere/alle Teammitglieder abrechnen. Dabei ist wichtig, dass nur eine IBAN im Formular angegeben ist und im Feld "Zweck der Reise" der Name des Teammitglieds für das abgerechnet wird, steht.
• Bitte achtet auch darauf, dass die Person, die die Abrechnung übernimmt, Fahrtkosten UND Unterkunft für alle weiteren Teammitglieder abrechnet.

Belege

Bitte reicht alle Originalbelege zusammen mit dem Reisekostenformular ein. Damit unsere Buchhaltung die Reisekostenerstattungen bearbeiten kann, gelten folgende Richtlinien:

• Wenn ein Beleg höher ist als der Betrag, den ihr erstattet bekommen könnt (z.B. Hotels für mehr als 70 Euro pro Nacht), schreibt bitte in das Reisekostenformular an entsprechender Stelle (Spalte E) "Differenz zu Rechnungsbetrag wurde privat ausgeglichen".
• Für Hotelübernachtungen brauchen wir eine Rechnung aus der hervorgeht, dass ihr in Berlin übernachtet habt. (Eine Buchungsbestätigung reicht nicht aus.) Die Rechnung erhaltet ihr in der Regel vom Hotel selbst, auch wenn ihr über ein Buchungsportal gebucht habt. Achtung: Teilweise ist auf der Hotelrechnung ein geringerer Betrag ausgewiesen, da die Servicegebühren für das Buchungsportal nicht enthalten sind. Wir können allerdings nur den Betrag erstatten, der auf der Rechnung steht.
• Wir brauchen ALLE Belege FÜR JEDE Reisekostenabrechnung. Wenn ihr euch z.B. ein Hotelzimmer oder eine Bahnfahrkarte geteilt habt, müsst ihr jeder Reisekostenabrechnung eine Kopie des Belegs beifügen. Bitte vermerkt auf jedem Beleg, wie er aufgeteilt wird (z.B. "Person 1: XXEuro, Person 2: XXEuro”).
• Wenn ihr mit dem Auto anreist, fügt eurem Reisekostenformular bitte einen Ausdruck einer Routensuche auf OSM oder Google Maps als Beleg für die abgerechneten Kilometer bei.
• Flugtickets gelten nur mit Rechnung und Nachweis, dass der Flug angetreten wurde (i.d.R. gedruckter Boardingpass oder Screenshot des Boardingpasses in der App). Die Buchungsbestätigung des Flugtickets reicht nicht aus.
• Wenn ihr Belege nicht in Euro vorlegen könnt, benötigen wir zusätzlich einen Screenshot mit dem Wechselkurs vom Tag des Kaufdatums.

Fristen

Wir brauchen die Reisekostenformulare (mit Datum und Unterschrift) inkl. aller Belege spätestens zwei Wochen nach dem Event! Bitte sendet uns keine Reisekostenformulare, bevor das Event stattgefunden hat.

Für alle Reisekosten gilt die Pflicht zum Einreichen von Originalbelegen:

Wenn alle Belege als digitale Originale vorliegen, können alle Unterlagen digital eingereicht werden (auch die Unterschrift auf dem Reisekostenformular kann digital sein). In diesem Fall könnt ihr uns die Abrechnung als PDF Datei per Mail an die Projektbetreuung senden. Bitte fügt das Reisekostenformular und alle Belege zu einer PDF Datei zusammen.
Wenn mindestens ein Beleg auf Papier als Original vorliegt, müssen bitte alle Dokumente ausgedruckt werden. Auch das Reisekostenformular muss ausgedruckt und per Hand unterschrieben werden. In diesem Fall müssen alle Unterlagen per Post gesendet werden an:

Prototype Fund

c/o Open Knowledge Foundation Deutschland e.V.

Singerstr. 109

10179 Berlin

Wenn ihr mehrere Reisekostenabrechnungen in einen Umschlag steckt, heftet bitte alle Belege an das richtige Formular (z.B. mit Büroklammern)