Reisekosten

[English below]

Wir bitten euch, die Anleitung hier unten sorgfältig zu lesen, da wir eure Reisekosten nicht zurückerstatten können, wenn ihr euch nicht an die Regeln haltet. Wenn ihr bei der Buchung oder beim Ausfüllen der Formulare Schwierigkeiten habt, meldet euch bitte bei den Projektbetreuer*innen - es ist besser, Fragen zu stellen, als dass ihr euer Geld nicht zurückbekommt ;)

Das bekommt ihr von uns

Allgemein: Bei den Reisekostenabrechnungen müssen wir uns an dem Bundesreisekostengesetz orientieren.

Übernachtungen

Wer nicht in Berlin wohnt, kann für PTF-Veranstaltungen (Kick-Off, Demo Day) bis zu 70 Euro pro Person und pro Nacht für ein Hotelzimmer abrechnen. Wir teilen euch vor der Veranstaltung mit, wie viele Nächte wir übernehmen - meistens eine vor und eine nach dem Event.

Ihr könnt euren Aufenthalt auch privat organisieren, zum Beispiel wenn ihr bei Freunden oder in der Familie übernachten wollt. In diesem Fall können wir euch keine Übernachtungspauschale zahlen.

Bahn

Wer nicht in Berlin wohnt, bekommt von uns die Bahntickets zu den Veranstaltungen bezahlt.  Aus Nachhaltigkeitsgründen ist die Bahn unser bevorzugtes Reiseverkehrsmittel und wir freuen uns, wenn ihr alle diese Option wählt.

Bucht bitte Tickets in der 2. Klasse. Wenn ihr Rabatte in Anspruch nehmt, können wir nur das erstatten, was ihr tatsächlich bezahlt habt.

Wenn ihr in Berlin wohnt, aber vor oder nach der Veranstaltung an einen anderen Ort reist, übernehmen wir keine Reisekosten.

Wenn ihr aus dem Ausland kommt, meldet euch so früh wie möglich bei uns! Eigentlich können wir Reisekosten aus dem Ausland nicht übernehmen, wir können aber gemeinsam schauen, ob wir eine Lösung finden.

Auto

Wir können auch eure Reisekosten mit dem Auto übernehmen. Hierfür bekommt ihr 20 Cent pro Km, maximal können 200 Euro pro Reise (An- und Abreise zusammen) zahlen. Aus Nachhaltigkeitsgründen bitten wir euch zu überlegen, ob ihr doch mit dem ÖPNV nach Berlin reisen wollt - braucht ihr euer Auto wirklich für diese Reise? Wenn ja, teilt bitte vorher mit, dass ihr mit eurem Auto kommt - dann können wir die Kosten besser planen.

Wenn ihr aus dem Ausland kommt, meldet euch so früh wie möglich bei uns! Eigentlich können wir Reisekosten aus dem Ausland nicht übernehmen, wir können aber gemeinsam schauen, ob wir eine Lösung finden.

ÖPNV

ÖPNV-Tickets vom und zum Bahnhof sowie vom Hotel zum Veranstaltungsort können ebenfalls abgerechnet werden. Wir übernehmen keine Kosten für Taxis!

Das Reisekostenformular

Ausfüllen

Die Reisekostenformulare befinden sich hier. Wenn ihr das Formular nicht korrekt ausfüllt, dauert es viel länger, bis ihr euer Geld zurückbekommt, und es kostet uns viel mehr Arbeit.

1. Unterkunft

Hier füllt ihr bitte nur die Zeile "Übernachtungskosten insges. (max. 70€ oF/Tag)" aus, wenn ihr ein Hotel gebucht habt.

Wenn ihr mehr als 70 Euro pro Nacht bezahlt habt, müsst ihr die Differenz selbst übernehmen. In diesem Fall schreibt bitte 70 (1 Nacht) oder 140 (2 Nächte) Euro in diese Zeile und dazu " Differenz zu Rechnungsbetrag wurde privat ausgeglichen".

2. Fahrtkosten

ÖPNV (Nahverkehr/Zug inkl. ggf. Platzeservierungen): Hier bitte Bahntickets (inkl S-, U-Bahn & co.) und Reservierungen eintragen.

Kilometergeld à € 0.20/km: Hier bitte Fahrtkosten mit dem Auto eintragen, maximal 200 Euro. Ist die Summe höher, dann lasst bitte den Betrag stehen, streicht ihn durch und fügt eine Zeile mit der Zahl 200 sowie dem Text "Differenz zu Rechnungsbetrag wurde privat ausgeglichen" hinzu. Passt die Formel in der Exceltabelle so an, dass nur die 200 Euro mitgezählt werden.

Belege

Bitte reicht alle Belege zusammen mit dem Reisekostenformular ein. Wenn ein Beleg höher ist als der Betrag, den ihr von uns bekommt (z.B. Hotels für mehr als 70 Euro pro Nacht), schreibt bitte auf die Rechnung "Differenz zu Rechnungsbetrag wurde privat ausgeglichen".

Für Hotelübernachtungen reicht die Reservierung nicht aus, wir brauchen eine Rechnung, aus der hervorgeht, dass ihr in Berlin übernachtet habt.

Wichtig: Wenn ihr mit dem Auto anreist, fügt eurem Reisekostenformular bitte einen Ausdruck einer Routensuche auf OSM oder Google Maps als Beleg für die abgerechneten Kilometer bei.

Einreichen

Wir brauchen die Reisekostenformulare (mit Unterschrift!) + alle Belege spätestens 3 Monate nach dem Event per Post an

Prototype Fund c/o Open Knowledge Foundation Deutschland e.V.

Singerstr. 109

10179 Berlin

Travel Expenses (in English)

We kindly ask you to read the instructions below carefully, as we cannot refund your travel expenses if you do not follow the rules. If you have any difficulties while booking or when filling out the forms, please contact the project managers - it's better to ask questions than not getting your money back ;)

This is what you receive from us

In general: for travel expenses we must follow the Bundesreisekostengesetz (Federal Travel Expenses Law).

Overnight stays

For PTF events (Kick-Off, Demo Day), if you do not live in Berlin, we can cover up to 70 Euro per person and per night for a hotel room. We will let you know before the event how many nights we can cover - usually one before and one after the event.

You can also organize your stay privately, for example if you want to stay with friends or family. In this case, we cannot cover any amount for your accommodation.

Train

If you do not live in Berlin, we will pay your train tickets to the events.  For sustainability reasons, the train is our preferred means of travel and we are happy if you all choose this option.

Please book 2nd class tickets. Keep in mind that if you use any discounts, we can only refund what you actually paid.

If you live in Berlin but travel to another location before or after the event, we will not cover travel expenses.

If you are coming from abroad, please contact us as early as possible! Actually, we cannot  cover travel expenses from abroad, but we can see together if we can find a solution.

Car

We can also cover your travel expenses by car. You will get 20 cents per km, maximum 200 Euro per trip (counting both ways together). For sustainability reasons, we ask you to consider whether you want to travel to Berlin by public transport after all - do you really need your car for this trip? If yes, please let us know in advance that you will be coming with your car - then we can plan the costs better.

If you are coming from abroad, please contact us as early as possible! Actually, we cannot cover travel expenses from abroad, but we can see together if we can find a solution.

Public Transport (ÖPNV)

Public transport tickets from and to the train station as well as from the hotel to the venue can also be paid. We do not cover the costs for cabs!

The travel expense form

Filling out

You can find the travel expense form here. If you don't fill out the form correctly, it will take much longer to get your money back, and it will cost us much more work.

1. Accommodation

Here you fill in only the line "Übernachtungskosten insges. (max. 70€ oF/Tag)"  [In English: Total accommodation costs (max. 70€ person/day)] if you have booked a hotel.

If you have paid more than 70€ per night, you have to pay the difference yourself. In this case please write 70 (1 night) or 140 (2 nights) Euro in this line and next to it "Rest was paid privately".

2. Travel expenses

ÖPNV (Nahverkehr/Zug inkl. ggf. Platzreservierungen) [In English: Public transport (local transport/ train incl. seat reservations if applicable)]: Please enter train tickets (incl. S-, U-Bahn & co.) and reservations here.

Kilometergeld à € 0.20/km [In English: Mileage reinbursement] à € 0.20/km: Please enter travel expenses by car here, maximum € 200. If the sum is higher, please leave the amount as it is, cross it out and add a line with the number 200 and the text "Difference to invoice amount was covered privately". Adjust the formula in the Excel spreadsheet so that only the 200 euros are counted

Receipts

Please submit all receipts together with the travel expense form (Reisekostenformular). If a receipt is higher than the amount we cover (e.g. hotels for more than 70 Euro per night), please write "Rest was paid privately" on the receipt.

For hotel rooms, the booking is not enough. We need an invoice that shows that you spent the night in Berlin.

Important: If you travel by car, please attach a printout of a route search on OSM or Google Maps to your travel expense form as a receipt for the billed kilometers.

Submitting

We need the travel expense forms (with signature!) + all receipts no later than 3 months after the event by post to

Prototype Fund c/o Open Knowledge Foundation Deutschland e.V.

Singerstr. 109

10179 Berlin