Bewerbung für die Second Stage

(English version below)

Auf dieser Seite findet ihr Informationen zur Bewerbung für die Second Stage und den administrativen Schritten danach. Mehr Informationen zum Ablauf und den Inhalten findet ihr auf der allgemeinen Seite zur Second Stage.

Warum gibt es die Second Stage?

In der Technologie- sowie im Speziellen der FOSS-Förderung gibt es ein Problem: Innovationen werden gut und gerne finanziert, nur bleibt oft offen, wie es danach weitergeht. Wenige Technologien sind nach der initialen Finanzierung so weit, dass sie in den Produktiv­betrieb gehen und sich selbst finanzieren können.

Deswegen wollen wir euch mit der Second Stage die Möglichkeit geben, weitere vier Monate an der nachhaltigen Absicherung eures Projektes zu arbeiten.

Je nachdem, was der Fokus eures Projekts in der Second Stage sein soll, werdet ihr auch an zwei weiteren Coachings teilnehmen - etwa zum Thema Security, Gründung oder Community Building. Ziel der Second Stage ist es, dass das Projekt besser nutzbar und bekannt gemacht wird, sodass es nach Abschluss der Förderung gute Chancen hat, langfristig und nachhaltig Bestand zu haben.

Reminder: Projekte, die nicht an der Second Stage teilnehmen, sind für uns nicht weniger wertvoll. Wir schätzen, dass ca. 50 % jeder Runde an dieser Verlängerung der Förderzeit teilnehmen werden, und es gibt viele Gründe, warum ein Projekt nicht teilnehmen kann. Vielleicht passt das Format nicht zum Projekt, oder ihr seht persönlich keinen Bedarf für diese Art von Unterstützung. Vielleicht ist euer Projekt bereits Teil einer nachhaltigen Struktur und ihr braucht nur die sechs Monate, um es zu programmieren. Vielleicht war eure Bewerbung für die reguläre Förderzeit großartig, aber eure Pläne für die Second Stage passen nicht in den Rahmen des Prototype Fund. Insgesamt werden bis zu 15 Projekte für die Second Stage gefördert. Dies hängt davon ab, wie gut die Bewertungen insgesamt sind. Nicht alle Plätze der Second Stage müssen gefüllt werden, d.h. es können auch weniger Projekte gefördert werden, wenn die Qualität der Bewerbungen nicht ausreicht.

Grundsätzliches zur Bewerbung

Wenn ihr euch bei der initialen Bewerbung nicht für die Second Stage beworben habt, sind die folgenden Abschnitte für euch nicht relevant: Leider ist es zu diesem Zeitpunkt nicht mehr möglich, eine Second Stage zu beantragen, da mit eurem ursprünglichen Antrag bereits die maximale Laufzeit und maximale Fördersumme festgelegt wurde.

Wenn ihr euch für die Second Stage beworben habt, sind die Mittel für die vier zusätzlichen Monate vorerst gesperrt. Im 5. Fördermonat teilt eine Jury die begrenzten Plätze für die Second-Stage-Förderung auf der Grundlage eurer Arbeit in den ersten Monaten der regulären Förderung sowie einer neuen, kurzen Bewerbung zu. Die Entscheidung basiert auf einer schriftlichen Einreichung und einer kurzen Online-Pitch-Session.

Als Vorbereitung zur Bewerbung lest euch diese Wikiseite bitte vollständig durch. Anfang September findet außerdem eine Sprechstunde statt, bei der wir gern eure Fragen (auf Deutsch und Englisch) zur Second Stage beantworten. Auch in den Zwischengesprächen können wir gern über eure Bewerbung und eure Ziele für die Second Stage sprechen.

Aus Fairnessgründen beantworten wir keine inhaltlichen Fragen zu euren Second-Stage-Bewerbungen. Wir können aber einschätzen, ob eure Ideen für die Second Stage grundsätzlich förderfähig sind (das heißt: ob wir die Art von Vorhaben fördern dürfen, ob z. B. nicht zu viele Entwicklungsarbeiten dabei sind), geben euch gern allgemeine Tipps und beantworten auch alle Fragen zu den Formalitäten. Wenn ihr euch unsicher seid: Sprecht uns gern an!

Auch wichtig: Die Coaching-Sessions mit Superbloom können nicht für die Vorbereitung der Bewerbung (weder schriftlich noch Pitch) genutzt werden. Es ist natürlich absolut in Ordnung, wenn ihr im Coaching besprechen wollt, wie ihr eure Projekte nachhaltiger gestaltet. Wie wir die Grenze zwischen „Vorbereitung der Bewerbung“ und „Schritte für die Nachhaltigkeit“ definieren, könnt ihr auf der Coaching-Seite lesen.

Timeline der Bewerbung

Anfang September 2026	Sprechstunde Second-Stage-Bewerbung	optional
14. - 27. September	Bewerbungsphase Second-Stage-Förderung
27. September	Deadline Einreichung schriftliche Bewerbung	verpflichtend
9. Oktober 2026	Pitch-Session (online)	verpflichtend
Mitte Oktober	Entscheidung und Förderzusage
bis Ende November	Erstellung der Änderungsbescheide durch den Projektträger
1. Dezember 2026	Start der Second Stage
vorauss. 1. Dezember	Online Kick-Off der Second Stage	verpflichtend

Die schriftliche Bewerbung

Wann: 14. bis 27. September 2026 - Achtung: Einreichungen nach der Deadline werden nicht für die Auswahl berücksichtigt!

Wo: bewerben.prototypefund.de - der genaue Link folgt per Mail

Was: Beantwortet 9 (bzw. 10) Fragen zu euren Plänen für die Second-Stage-Förderung

Sprache: Die schriftliche Bewerbung erfolgt auf Deutsch, Nicht-Muttersprachler*innen können auch auf Englisch einreichen.

Code: Ein Link zum Code in einem öffentlichen Repositorium für Open Source ist verpflichtend, zusätzlich kannst du Links zur Projektwebseite, zur Dokumentation oder zu einer Demo teilen. Es wird nicht erwartet, dass die Arbeiten der regulären Förderphase zum Zeitpunkt der Antragstellung abgeschlossen sind.

Die schriftliche Bewerbung findet über unsere Bewerbungsplattform statt, die ihr aus eurer initialen Bewerbung für den Prototype Fund schon kennt. Dort müssen die folgenden Fragen, basierend auf dem aktuellen Arbeitsstand, sowie eure Ideen für die Second Stage beantwortet werden:

Dein Projekt in der regulären Förderphase

- Beschreibe dein Projekt in drei Sätzen. (max. 50 Wörter)
- Welche Meilensteine wurden mit welchen Ergebnissen erzielt? (max. 100 Wörter)
- Werden bis zum Ende der regulären Förderperiode alle planmäßigen Meilensteine erreicht? Wenn nein, warum? (max. 100 Wörter)
- Welche Maßnahmen wurden bislang ergriffen, um Nutzer*innen anzusprechen? (max. 100 Wörter)
- Was ist aktuell die größte Herausforderung im Projekt? Wie kann dieser begegnet werden? (max. 175 Wörter)

Deine Pläne für die Second Stage

- Auf welchem Wege soll das Projekt nachhaltig nutzbar werden? Wurden hierfür bereits Maßnahmen ergriffen? Wenn ja, welche? (max. 175 Wörter)
- Sind für den Erfolg des Projekts Änderungen an der ursprünglichen Planung zur Second Stage nötig? Wenn ja, welche und warum? (max. 175 Wörter)
- Welche Meilensteine sollen in der Second Stage erreicht werden? (max. 100 Wörter)
- Wie viele Stunden möchtest du in der Second Stage am Projekt arbeiten? (Maximum Einzelpersonen: 633h, Maximum Teams: 1.267h)

Ergänzende Hinweise 

- Möchtest du der Jury noch etwas mitteilen? (optional) (max. 175 Wörter)

Eure Pläne für die Second-Stage-Föderphase dürfen von der initialen Bewerbung und dem Antrag abweichen. Wenn das, was ihr euch damals für die Second Stage vorgenommen habt, nicht mehr realistisch oder sinnvoll erscheint, könnt ihr euren Fokus für die viermonatige Förderzeit gern neu setzen. Wichtig ist nur, dass der Fokus für euer Projekt sinnvoll durchdacht und in der Zeit, die euch zur Verfügung steht, machbar ist.

Tipp: Werdet in eurer Bewerbung so konkret wie möglich. Wenn ihr plant auf Konferenzen zu gehen, zählt diese auf. Wenn ihr in Kontakt mit Unternehmen oder Communities treten möchtet, definiert eure Zielgruppen möglichst genau. Solltet ihr Pilotprojekte planen, benennt eure Partner*innen dafür. Falls ihr Publikationen oder Beiträge in Medien/Podcasts plant, stellt dar, wo diese veröffentlicht werden sollen.

Meilensteine in der Second Stage

Reminder: In der Second Stage steht die Entwicklungsarbeit nicht mehr im Mittelpunkt. Entwicklungsmeilensteine, die ihr in der regulären Förderzeit nicht geschafft habt, können nicht in die Second Stage verschoben werden, außer ihr könnt begründen, dass diese Schritte notwendig für die Nachhaltigkeit des Projekts sind und erklären, warum sie nicht mehr in der regulären Förderphase umgesetzt werden können. Ziel der Second Stage ist es, eure Projekte auf den Weg zu nachhaltigen Strukturen zu bringen, sei es durch eine Gründung, den Aufbau einer Community oder Partnerschaften, Dokumentation und User Testing, Kommunikationsmaßnahmen, usw. Natürlich können sich dadurch kleine Entwicklungsarbeiten ergeben (z. B. Anpassungen auf der Basis eines User Testings, Einbettung von Community-Beiträgen, Bugfixes etc.). Diese sollen aber nicht im Vordergrund stehen und können nur mitgefördert werden, wenn sie den anderen Maßnahmen dienen. Orientiert euch dafür an einem Richtwert von 20 Prozent für technische Arbeiten. Je nach Projektfokus kann auch ein höherer Anteil gerechtfertigt sein. Falls ihr denkt, dass ein höherer Anteil in eurem Fall sinnvoll ist, sprecht uns bitte im Vorfeld der Bewerbung an.

So kann die Verteilung in eurem Antrag aussehen

Hier listen wir Beispiele von Meilensteinen, die in der Second Stage förderfähig sind. (Das ist keine abschließende Liste. Andere Maßnahmen können für eure Projekte besser geeignet sein. Je nach Fokus eurer Second Stage müsst ihr natürlich nicht alle diese Themen in der Bewerbung abdecken. Wenn ihr euch unsicher seid, ob eure Ideen gefördert werden können, fragt uns gerne!)

Konkrete Schritte zur Verbreitung und Nutzbarmachung (Fokus der Second-Stage-Förderung):

• User Testing
• Partnerakquise
• Gründung (Firmenaubau, Kundenakquise & Marketing, usw.)
• Präsenz auf Fachveranstaltungen
• Erstellung einer Website und/oder weiterer öffentlichkeitswirksamer Maßnahmen
• Communityarbeit
• Outreach
• usw.

Technische Entwicklung (Richtwert von 20 Prozent der Second-Stage-Förderung):

• Fertigstellung von Features, die aufgrund von Verzögerungen, Bugfixes, Dependencies etc. noch fehlen und für die Nachhaltigkeit des Projekts wichtig sind.
• Entwicklung von im Erstantrag nicht vorhergesehenen Features etc., die sich bspw. im User Testing oder in Gesprächen mit potenziellen Partnern als sinnvoll herausgestellt haben.
• Anpassungen auf der Basis eines User Testings
• Einbettung von Community-Beiträgen
• Bugfixes
• etc.

Die technischen Meilensteine müssen der allgemeinen Nachhaltigkeitsstrategie des Projekts dienen und in diesem Sinne begründet sein.

Wichtig: Die Meilensteine müssen in der angegebenen Stundenzahl realistisch umsetzbar sein. In den meisten Fällen ist es nicht möglich, z.B. eine Gründung, den Ausbau der Dokumentation, Communityaufbau und ein Pilotprojekt gleichzeitig in nur vier Monaten zu verfolgen.

Lizenzierung in der Second Stage

Zum Code:

• Der in den bezahlten Stunden der regulären Förderphase geschriebene Code muss zwingend unter einer FOSS-Lizenz veröffentlicht werden – ohne Ausnahme.
• Der Code, der in der Second Stage direkt zum Projekt beigetragen wird (Erweiterungen, Anpassungen auf Basis von Feedback, Bugfixes usw.), muss ebenfalls unter einer FOSS-Lizenz veröffentlicht werden. Wenn Code für einen Partner geschrieben wird, und dieser nicht Open Source sein kann, müssen diese Stunden anderweitig, beispielsweise vom Partner, bezahlt werden.
• Im Rahmen von Maßnahmen zur Nachhaltigkeit sollte immer geprüft werden, ob der Code unter einer FOSS-Lizenz stehen kann – das gilt beispielsweise für eine Projektwebseite. Ausnahmen sind in der Bewerbung für die Second Stage zu begründen.

Andere Produkte, die in der Second Stage produziert werden:

• Texte, Logos und Bilder (u. ä.), die in der Second Stage entstehen, müssen nicht unter einer Creative-Commons-Lizenz veröffentlicht werden. Wir freuen uns jedoch besonders, wenn ihr euch dafür entscheidet.
• Nach demselben Ansatz möchten wir alle Geförderten dazu ermutigen, bei der Umsetzung der Meilensteine in der zweiten Phase möglichst viele FOSS-Produkte und datensparsame Tools einzusetzen. Das gilt beispielsweise für Kommunikationstools und Plattformen für den Communityaustausch. Hierbei handelt es sich jedoch nur um eine Empfehlung: Die Geförderten dürfen selbst entscheiden, was für die Projekte sinnvoll ist. Manchmal sind neue Zielgruppen z. B. nur auf bestimmten Plattformen wie LinkedIn oder Instagram zu erreichen. In solchen Fällen ist eine kurze Begründung in der Bewerbung hilfreich, damit die Jury einschätzen kann, inwiefern eure Strategie geeignet ist.

Die Pitch-Session

Wann: 9. Oktober 2026 - jedes Projekt bekommt eine genaue Uhrzeit zugeteilt. Wir melden uns Anfang Oktober per Mail dazu.

Wo: Online - auch wenn ihr in Berlin wohnt (sonst wäre es nicht fair)

Was: 3 Minuten Pitch, 4 Minuten Fragen beantworten

Wer: Nur offiziell Geförderte können pitchen.

Sprache: Deutsch (oder Englisch für Nicht-Muttersprachler*innen)

Das Präsentationsformat für den Pitch kann frei gewählt werden: Folien, Screensharing, Visuals, everything you need. Dabei ist wichtig, dass ihr die folgenden Fragen beantwortet:

- Warum brauche ich/brauchen wir die Second Stage?
- Was ist mein/unser konkretes Ziel in der Second Stage?
- Wie wird dieses Ziel erreicht?

Teilt uns bitte im Vorfeld per E-Mail mit, wie (Folien, Screensharing, etc.) ihr eure Präsentation gestalten wollt. Wenn ihr Folien nutzen möchtet, brauchen wir sie spätestens am Vortag bis 15 Uhr als PDF per E-Mail. Ein bis zwei Tage vor dem Pitch werden wir außerdem eine Test-Session anbieten, bei der ihr euch in das Videotool einwählen und eure Präsentation bzw. die Technik kurz testen könnt. Genaue Infos dazu folgen kurz vorher per Mail.

Die Jury der Second Stage besteht aus zwei Juror*innen aus dem Jurypool, Vertreter*innen des Projektträgers und des Prototype Fund - außerdem ist voraussichtlich ein*e Vertreter*in aus dem BMFTR bei der Sitzung anwesend. Die Bewertung basiert auf dem technischen Stand des Projekts (das Projekt muss 2 Monate vor Ende der regulären Förderzeit nicht zu 100% fertig sein, ihr müsst aber zeigen können, dass die Arbeit gut vorankommt), den Maßnahmen zur Sicherstellung der Nachhaltigkeit (z. B. Community-Aufbau, Öffentlichkeitsarbeit) und den geplanten Schritten für die Second-Stage-Förderung. Nach den Pitch-Sessions diskutiert die Jury die Ergebnisse und stellt einen Fördervorschlag für die Second Stage zusammen, auf Basis dessen das BMFTR die finale Entscheidung trifft. Die Entscheidung wird etwa zwei Wochen nach der Pitch-Session an euch kommuniziert. Insgesamt werden bis zu 15 Projekte für die Second Stage gefördert. Dies hängt davon ab, wie gut die Bewertungen insgesamt sind. Wenn die Qualität der Bewerbungen nicht ausreicht, können auch weniger als 15 Projekte gefördert werden.

Arbeitszeit und Stundenumfang

In der Second Stage könnt ihr als Team maximal 63.333 € und als Einzel­person maximal 31.667 € beantragen. Diese Summen sind angelehnt an zwei bzw. eine Voll­zeit­stelle über vier Monate. Der Stundenlohn ist auf 50 € gedeckelt.

Es ist generell möglich, dass ihr euch für die Second Stage mit einer geringeren Stundenanzahl bewerbt, als ihr bei der initialen Bewerbung angegeben habt. In der Second Stage könnt ihr auch mit weniger Wochenstunden als in der regulären Förderphase planen.

Das kann zum Beispiel sinnvoll sein, wenn ihr während der Förderzeit feststellt, dass die Second-Stage-Arbeit weniger Zeit benötigen wird, als ursprünglich geplant. Vielleicht hat sich auch eine bezahlte Zusammenarbeit mit Partner*innen ergeben oder euer Projekt wird durch andere Förderquellen bereits in Teilen querfinanziert. Oder ihr steht in einem Arbeitsverhältnis, habt euch für den Förderzeitraum freistellen lassen und möchtet mit 50% zurück in das Arbeitsverhältnis gehen und die weiteren 50% am Prototype-Fund-Projekt arbeiten.

Es gibt ganz unterschiedliche Szenarien und es ist vollkommen in Ordnung, wenn sich der ursprüngliche Zeitplan verändert. Schließlich werden die genauen Aufgaben für die Second Stage erst während der Förderzeit definiert. Sprecht uns gerne an, wenn ihr Rückfragen habt.

Tipps und Erfahrungen aus früheren Jahrgängen für die Planung eurer Second Stage

Wir möchten gerne die Erfahrungen und Tipps aus vergangen Jahrgängen teilen, die für eure Bewerbung und die Planung der Second Stage hilfreich sein können:

• Ein gutes Zeitmanagement ist für die Second Stage wichtig, denn einerseits ist der Workload hoch, andererseits sind es nur vier Monate und die Weihnachtszeit fällt in diesen Zeitraum.

• Focus, reduce, scope, promise less: Setzt einen klaren Fokus und plant nicht zu viele verschiedene Aufgaben – es werden sowieso mehrere Prozesse parallel laufen (Maintenance, Development, Fokus der Second Stage, PTF-Deliverables).
• Verspätungen aus der regulären Förderzeit aufzuholen wird stressig, versucht das zu vermeiden.
• Es kann sinnvoll sein, eure Milestones so zu planen, dass ihr Erreichen möglichst wenig abhängig von Dritten ist.
• Plant Zeit ein für:
  • die Deliverables (Blogpost / Knowledge Base-Beitrag, Zwischengespräche, Dokumentation, Vorbereitung des Abschlussevents);
  • Coachings und ggf. daraus resultierende (Haus-)Aufgaben;
  • regelmässigen Austausch im Team – es wird viel zu besprechen geben und womöglich arbeitet ihr anders zusammen als in der regulären Förderphase;
  • Kommunikation mit Externen. Es könnte viele Feedbackschlaufen brauchen oder lange Wartezeiten geben, wenn ihr auf Rückmeldungen z.B. zu einer geplanten Implementierung oder von Pilotprojekten wartet;
  • Auszeiten und Urlaube – es ist nicht angedacht, dass ihr 10 Monate durcharbeitet, auch wenn es Spaß macht!

Außerdem haben wir eine Wiki-Seite mit Tipps und Erfahrungen speziell für die Second Stage. Schaut auch dort gerne rein!

In English: Application for the Second Stage

On this page, you can find more information on the application process for the Second Stage and the administrative steps afterwards. If you are looking for more information on the timeline and contents, you can find them on the general page on the Second Stage.

Why does the Second Stage exist?

There is an issue in technology and FOSS funding: innovative projects are readily financed, but it often remains unclear what happens afterwards. Few technologies are ready for operational use and self-financing after the initial funding runs out.

For this reason, we offer the Second Stage, which provides an opportunity to work for a further four months on securing the project’s sustainability.

The aim of the Second Stage is to improve the usability and visibility of the project, increasing its chances of long-term sustainability once the funding period ends.

Reminder: Projects that don't participate in the Second Stage are not less valuable to us. We estimate that approximately 50% of each round will participate in this extended funding period, and there are many reasons why a project might not participate. Maybe it's not a good fit for your project, or you personally don't see the need for this type of support. Maybe your project is already sustainable and you just need the six months to code. Maybe your application for the regular funding period was great, but your application for the second phase doesn't fit the scope of the Prototype Fund. A total of up to 15 projects will be funded for the Second Stage. The number of funded projects will depend on the quality of the submissions. Not all spots in the Second Stage have to be filled, i.e., fewer projects may be funded if the quality of the applications is not sufficient.

General information on the application

If you haven't already applied for the Second Stage, the following paragraphs are not relevant for you: Unfortunately, it is not possible to add a Second Stage at this point, as the maximum duration and the maximum amount of funding allocated to your project was made final after your general application.

If you have applied for the Second Stage, the funds allocated for the four additional months are locked for now. During the 5th month of funding, a jury will allocate the limited Second Stage spots based on your work during the first months of funding as well as a new, short application. The decision is based on a written submission and a short online pitch session.

To prepare for your application, please read this wiki page. We will hold a consultation hour in early September, during which we will be happy to answer your questions about your Second Stage application (in German and English). We are also happy to discuss your application and your goals for the Second Stage during the 1:1 meetings.

To stay fair, we do not answer any questions regarding the content of your Second Stage applications. However, we can assess whether your ideas for the Second Stage are eligible for funding (i.e., whether we are allowed to fund the type of project, whether it involves too much development work, etc.), give you general tips, and answer any questions you may have about the formalities. If you are unsure, just ask!

Also important: The coaching sessions with Superbloom cannot be used to prepare your application (written or pitch). Of course, it is perfectly fine if you want to discuss how to make your projects more sustainable during the coaching sessions. You can read about how we define the boundary between “application preparation” and “steps toward sustainability” on the coaching page.

Timeline for the application

Beginning of September 2026	Consultation hour, application for the Second Stage	optional
September 14th–27th	Application period Second Stage funding
September 27th	Deadline submission of written application	mandatory
October 9th	Pitch session (online)	mandatory
Middle of October	Decision and funding commitment
until end of November	Projektträger prepares the notification of amendment
December 1st	Start of the Second Stage
Expected on December 1st	Online Kick off Second Stage	mandatory

Written application

When: September 14th to 27th, 2026 - Please note: Submissions after the deadline will not be considered for selection!

Where: bewerben.prototypefund.de – the exact link will be sent via email

What: Answer 9 (or 10) questions about your plans for the Second Stage funding

Language: The written application may be submitted in German, or if you are not a native German speaker, in English.

Code: A link to the code in an open source repository is required; you may also share links to the project website, documentation or a demo. Work for the regular funding phase does not need to be completed at the time of application.

The written application must be submitted via our application platform, which you already know from your initial application for the Prototype Fund. Based on the current status of your work, you must answer the following questions and provide your ideas for the Second Stage:

Your project in the regular funding period

- Describe your project in three sentences. (max. 50 words)
- Which milestones have been achieved and what were the results? (max. 100 words)
- Will all planned milestones be achieved by the end of the regular funding period? If not, why? (max. 100 words)
- What measures have been taken so far to reach users? (max. 100 words)
- What is currently the biggest challenge in the project? How can this challenge be overcome? (max. 175 words)

Your plans for the Second Stage

- How will the project be made usable in the long term? Have any steps already been taken to this end? If yes, which ones? (max. 175 words)
- Are changes to the original plan for the Second Stage necessary for the project to succeed? If yes, which ones and why? (max. 175 words)
- What milestones do you plan to achieve in the Second Stage? (max. 100 words)
- How many hours do you plan to work on the project in the Second Stage? (Maximum number of hours for individuals: 633h, maximum number of hours for teams: 1.267h)

Additional comments

- Is there anything else you would like to tell the jury? (optional) (max. 175 words)

Your plans for the Second Stage funding can differ from what you wrote in your initial application. If what you had planned for the Second Stage no longer seems realistic or feasible, you are welcome to change your plans for the four-month funding period. The important thing is that your project has a clear focus and feasible within the available time.

Tip: Be as specific as possible in your application. If you plan to attend conferences, list them. If you want to connect with companies or communities, define your target groups as precisely as possible. If you are planning pilot projects, name your partners. If you plan to publish articles or contribute to media outlets or podcasts, specify where they will be published.

Milestones

Reminder: In the Second Stage, the focus is no longer on development work. Development milestones that you were unable to achieve during the regular funding period cannot be carried over to the Second Stage, unless you can demonstrate that these steps are necessary for the project’s sustainability and explain why they can no longer be implemented during the regular funding phase. The aim of the Second Stage is to set your projects on the path to sustainable structures, whether through establishing a company, building a community or forming partnerships, writing documentation and conducting user testing, implementing communication strategies, etc. Of course, this may result in minor development work (e.g., adjustments based on the results of user testing, merging community contributions, bug fixes, etc.). However, these should not be the primary focus and can only be funded if they support the other activities. The guideline is 20 percent for technical work. Depending on the project’s focus, a higher percentage may be justified. If you believe a higher percentage makes sense for your project, please contact us before submitting your application.

These are the type of milestones that can be funded in the Second Stage:

Here are some examples of milestones that are eligible for funding in the Second Stage. (This is not an exhaustive list: other measures may be more suitable for your projects. You do not have to cover all of these topics in your application, which ones are relevant to you depends on the focus you plan for your Second Stage. If you are unsure whether your ideas are eligible for funding, please feel free to ask us!)

Specific steps to improve the visibility, usability and sustainability of the project (main focus of your application for the Second Stage):

• User testing
• Partner acquisition
• Establishment of a business (administrative setup, marketing & customer acquisition, etc.)
• Presence and presentation at conferences
• Creation of a website and/or other communication strategies
• Community work
• Outreach
• etc.

Technical development (guideline of 20 percent of your work in the Second Stage):

• Completion of features that are still missing (e.g. due to delays, bug fixes, dependencies, etc.) and are important for the sustainability of the project.
• Development of features not foreseen in the initial application which have e.g. proven useful in user testing or in discussions with potential partners.
• Adjustments based on user testing
• Integration of community contributions
• Bug fixes
• etc.

The technical milestones must support the project's overall sustainability strategy and be justified in this context.

Important: The milestones have to be realistic to achieve in the number of hours you've set. In most cases, it's not possible to tackle things like launching a startup, expanding documentation, building a community, and running a pilot project all at once in just four months.

Licensing in the Second Stage

Code:

• The code written during the paid hours of the regular funding phase must be published under a FOSS license—without exception.
• The code that is contributed directly to the project in the Second Stage (additional features, adjustments based on feedback, bug fixes, etc.) must also be published under a FOSS license. If code is written for a partner and cannot be published under a FOSS license, these hours must be paid for by another party, such as the partner.
• For sustainability measures that are not direct contributions to the code of your funded project, you should always check if the code can be licensed under a FOSS license—this is the case for a project website, for example. Exceptions should be justified in the application for the Second Stage.

Other products developed in the Second Stage:

• Texts, logos, images, and similar items created in the Second Stage do not have to be published under a Creative Commons license. However, we would appreciate it if you chose to do so.
• Following the same approach, we would like to encourage all grant recipients to use as many FOSS products and privacy-friendly tools as possible when implementing the milestones in the second phase. This applies, for example, to communication tools and platforms used for community interaction. This is, however, only a recommendation: grant recipients are free to decide for themselves what makes sense for their projects. Sometimes new target groups can only be reached on certain platforms such as LinkedIn or Instagram. In cases like this, it is helpful to include a brief explanation in your application so that the jury can assess the suitability of your strategy.

Pitch session

When: October 9th, 2026 – each project will be assigned a specific time slot. We will contact you by email in the beginning of October.

Where: Online – even if you live in Berlin (otherwise it wouldn't be fair)

What: 3 minutes pitch, followed by 4 minutes for questions

Who: Only official grantees can pitch.

Language: German (or English if you aren’t a native German speaker)

The presentation format for the pitch is up to you: slides, screen sharing, visuals, everything you need. You just have to make sure that you answer the following questions:

- Why do I/we need the Second Stage?
- What is my/our specific goal in the Second Stage?
- How will this goal be achieved?

Please let us know beforehand by email how you would like to give your presentation (slides, screen sharing, etc.). If you would like to use slides, we need them by 3 pm the day before at the latest, sent as a pdf by email. Around this time, we will organize test sessions where you can dial into the video tool we’ll use for the pitches and quickly test your presentation, sound and video. We will send you more information about the test sessions via email.

The Second Stage jury consists of two judges from the jury pool, representatives of the Projektträger and the Prototype Fund—a representative from the BMFTR is also expected to attend the session. The evaluation is based on the technical status of the project (the project does not have to be 100% complete two months before the end of the regular funding period, but you must be able to show that the work is progressing well), the measures taken to ensure sustainability (e.g., community building, public relations), and the planned steps for the Second Stage funding. After the pitch session, the jury will discuss the results and propose a list of projects for funding for the Second Stage, on the basis of which the BMFTR will make the final decision. The decision will be communicated to you approximately two weeks after the pitch session. A total of up to 15 projects will receive funding for the Second Stage. The number of funded projects depends on the overall quality of the submissions. If the quality of the applications is not sufficient, fewer than 15 projects may be funded.

Working hours and number of hours

In the Second Stage, you can apply for a maximum of €63,333 as a team and a maximum of €31,667 as an individual. These amounts are based on two or one full-time positions over four months. The hourly wage is capped at €50.

It is generally possible to apply for the Second Stage with fewer hours than you specified in your initial application. In the Second Stage, you can also plan fewer hours per week than in the regular funding phase.

This can be useful if you realize during the funding period that the Second Stage work will require less time than originally planned. Perhaps you already managed to set up a paid collaboration with a partner, or your project is already being partially cross-financed by other sources of funding. Or you are employed, have taken a leave of absence for the funding period, and would like to return to your job at 50% and work on the Prototype Fund project for the remaining 50%.

There are many different scenarios, and it is perfectly fine if the original schedule changes. Ultimately, the specific tasks for the Second Stage are only being defined within the current funding period. Please feel free to contact us if you have any questions.

Tips and insights from previous classes for planning your Second Stage

We’d like to share some insights and tips from previous classes that may be helpful for your application and for planning the Second Stage:

• Good time management is essential for the Second Stage, because the workload is heavy: It’s only 4 months, and the holiday season falls right in the middle of it.

• Focus, reduce, scope, promise less: Set a clear focus and don’t plan too many different tasks; several processes will be running in parallel anyway (maintenance, development, Second Stage focus, PTF deliverables).
• Catching up on delays from the regular funding period will be stressful.
• It may be a good idea to plan your milestones so that achieving them depends as little as possible on third parties.
• Set aside time for:
  • the deliverables (blog post / Knowledge Base article, 1:1 meetings, documentation, preparation for the closing event);
  • the mandatory coaching sessions, including (home)work that may result from them;
  • regular team meetings—there will be a lot to discuss, and you may be working together differently than during the regular funding phase;
  • communication with external partners. There may be many feedback loops or long wait times when you’re waiting for responses, e.g., about a planned implementation or pilot projects.
  • time off and vacations—it’s not expected that you’ll work nonstop for 10 months, even if it’s fun!

We also have a Wiki page with tips and insights specifically for the Second Stage. Feel free to take a look at them!