Second Stage

(English version below)

In der Technologie- sowie im Speziellen der FOSS-Förderung gibt es ein Problem: Innovationen werden gut und gerne finanziert, nur bleibt oft offen, wie es danach weitergeht. Wenige Technologien sind nach der initialen Finanzierung so weit, dass sie in den Produktiv­betrieb gehen und sich selbst finanzieren können.

Deswegen wollen wir euch mit der Second Stage die Möglichkeit geben, weitere vier Monate an der nachhaltigen Absicherung eures Projektes zu arbeiten. Der Schwerpunkt liegt darauf, das langfristige Bestehen eures Projekts zu fördern, indem entsprechende Nachhaltigkeitsmaßnahmen ergriffen werden. Hierbei soll auch ein Modell dazu entwickelt werden, wie das Vorhaben fianziell abgesichert werden kann. Ein kleinerer Teil der Arbeit kann zudem in die technische Weiterentwicklung der Software fließen.

Je nachdem, was der Fokus eures Projekts in der Second Stage sein soll, werdet ihr auch an zwei weiteren Coachings teilnehmen - etwa zum Thema Security, Gründung oder Community Building. Ziel der Second Stage ist es, dass das Projekt besser nutzbar und bekannt gemacht wird, sodass es nach Abschluss der Förderung gute Chancen hat, langfristig und nachhaltig Bestand zu haben.

Das Wichtigste zuerst: Projekte, die nicht an der Second Stage teilnehmen, sind für uns nicht weniger wertvoll. Wir schätzen, dass maximal 50 % jeder Runde an dieser Verlängerung der Förderzeit teilnehmen werden, und es gibt viele Gründe, warum ein Projekt nicht teilnehmen kann. Vielleicht passt das Format nicht zum Projekt, oder ihr seht persönlich keinen Bedarf für diese Art von Unterstützung. Vielleicht ist euer Projekt bereits Teil einer nachhaltigen Struktur und ihr braucht nur die sechs Monate, um es zu programmieren. Vielleicht war euer Antrag für die reguläre Förderzeit großartig, aber euer Antrag für die Second Stage passt nicht in den Rahmen des Prototype Fund.

Egal, ob ihr nun an diesem Teil des Prototype Fund teilnehmt oder nicht: Wir freuen uns darauf, alle Projekte nach der regulären Förderperiode beim Demo Day und darüber hinaus vorzustellen!

Bewerbung

Wenn ihr euch noch nicht für die Second Stage beworben habt, sind die folgenden Abschnitte für euch nicht relevant: Leider ist es zu diesem Zeitpunkt nicht mehr möglich, eine Second Stage zu beantragen, da die Höhe der eurem Projekt zugewiesenen Mittel nach dem formalen Antrag endgültig festgelegt wurde.

Wenn ihr euch für die Second Stage beworben habt, sind die Mittel für die vier zusätzlichen Monate vorerst gesperrt. Im 5. Fördermonat wird eine Jury die begrenzten Plätze für die Second Stage auf der Grundlage eurer Arbeit in den ersten Monaten der Förderung sowie einer neuen kleinen Bewerbung zuteilen, die aus einer schriflichen Einreichung und einer kurzen Pitch-Session besteht. Mehr Informationen dazu erhaltet ihr im Laufe der ersten Fördermonate. Außerdem wird im 2. Zwischengespräch Zeit sein, über eure Bewerbung zu reden und offene Fragen zu klären.

Mitte Oktober wird dann ein Gremium, bestehend aus Juror*innen, dem BMFTR, dem DLR Projektträger und dem Prototype Fund, bewerten, ob die in eurer Bewerbung vorgeschlagenen Maßnahmen zum nachhaltigen Bestehen des Projekts beitragen werden. Darauf folgt eine kurze, hybride Pitch-Session, nach der die Jury die Entscheidung über die Weiterförderung von 10-15 Projekten trifft. Die Bewertung basiert auf dem technischen Stand des Projekts, den Maßnahmen zur Sicherstellung der Nachhaltigkeit (z. B. Community-Aufbau, Öffentlichkeitsarbeit) und den geplanten Schritten für die Second-Stage-Förderung. Auf Basis dessen schlägt das Germium die Förderung des Second-Stage-Zeitraums vor, das über die viermonatige Weiterförderung entscheidet.

In der Second Stage könnt ihr als Team maximal 63.333 € und als Einzel­person maximal 31.667 € beantragen. Diese Summen sind angelehnt an zwei bzw. eine Voll­zeit­stelle über vier Monate. Der Stundenlohn ist auf 50 € gedeckelt.

Projekte, die zehn Monate gefördert werden, nehmen ebenfalls am Demo Day nach sechs Monaten teil. Nach Abschluss der Second Stage findet ein Workshop mit wenigen Gästen statt, bei denen die Projekt­ergebnisse detailliert vorgestellt und besprochen werden.

Ablauf

Arbeitsschwerpunkte

Das allgemeine Ziel der Second-Stage-Förderung ist es, die Förderprojekte des Prototype Fund nach der regulären sechsmonatigen Förderzeit nachhaltiger zu gestalten. Mit Nachhaltigkeit ist hierbei nicht primär die ökologische Nachhaltigkeit der Prototypen gemeint (die uns selbstverständlich sehr am Herzen liegt). In der Second Stage geht es darum, die Projekte für eine langfristige Nutzung und Weiterentwicklung vorzubereiten.

Zu diesem Zweck können unterschiedliche Arbeitsschwerpunkte definiert werden, die im Rahmen des internen Bewerbungsverfahrens für die Second Stage während der regulären Förderphase vorgestellt und mit der Zusage der Jury festgelegt werden. Arbeitsschwerpunkte können beispielsweise (aber nicht nur) sein:

• die Gründung eines Unternehmens oder eines Vereins,
• der Aufbau einer Community oder die Einbettung eines Projekts in eine existierende Community,
• unterschiedliche Kommunikationsmaßnahmen,
• User Testing und Anpassung der Software an die Bedürfnisse der Nutzer*innen,
• die Suche nach Partner*innen und/oder der Aufbau von Strukturen für die gemeinsame Weiterführung oder Übergabe des Projekts,
• das Schreiben der Projektdokumentation sowie andere Lernformate rund um das Projekt.

Mit der Zusage des BMFTR für die Entsperrung der Mittel für die Second-Stage-Förderung stehen die Arbeitsschwerpunkte für die viermonatige Verlängerung der Förderzeit endgültig fest. Die Jury kann zusätzlich Auflagen formulieren, zum Beispiel die Ansprache bestimmter Partner*innen oder die Teilnahme an zum Arbeitsscherpunkt passenden Coachings.

Verpflichtende Leistungen

Neben der Umsetzung der Arbeitsschwerpunkte und ggf. Auflagen müssen im Rahmen der Second-Stage-Förderung einige verpflichtende Aufgaben erfüllt werden.

• Vorbereitung auf und Teilnahme am Abschlussworkshop: Am Ende der Second Stage findet der Abschlussworkshop in Berlin statt. Alle Teammitglieder aller Projekte müssen teilnehmen. Die Teilnahme von nicht offiziell geförderten Teammitgliedern ist nicht vorgesehen, Ausnahmen können (möglichst frühzeitig) mit der Projektbetreuung besprochen werden. Zu dem Workshop werden externe Projektpartner*innen (ca. zwei pro Projekt) eingeladen. Die Auswahl und Einladung der Gäste erfolgt gemeinsam mit der Projektbetreuung.
• Verfassen eines Blogbeitrags oder eines Artikels für die Knowledge Base: Sharing (knowledge) is caring! Jedes im Rahmen der Second Stage geförderte Projekt soll bis Ende der Förderzeit einen Beitrag im Prototype Fund Blog oder in der Knowledge Base veröffentlichen. Wenn ein Beitrag bereits in der regulären Förderphase geschrieben wurde, entfällt diese Pflicht. Die Beitragsthemen werden gemeinsam mit der Projektbetreuung und der Kommunikationsperson des Prototype Fund festgelegt. Alternative Formate und Ideen können individuell mit der Projektbetreuung abgestimmt werden.
• Coaching: In der Second Stage sind die Coachings (zwei Themen à jeweils vier Stunden) verpflichtend. Die Themen bzw. Coachingpartner*innen werden, sofern keine Auflagen vorliegen, gemeinsam mit der Projektbetreuung festgelegt. Als Coachingpartner stehen in der Second Stage zur Verfügung: Superbloom (Design, Projektmanagement, Community, Kommunikation, Fundraising usw.), Least Authority (Security), VDI/VDE (Gründung), die Free Software Foundation Europe (Lizenzierung) und Iris Wellmann (freie Coachings/Strategie). Für einige Coachings sind die Plätze begrenzt. Die finale Entscheidung über die Zuteilung der Coachings liegt bei der Projektbetreuung.
• Teilnahme am Online-Kick-Off, an zwei Zwischengesprächen und Montags-Updates: Wie in der regulären Förderphase sind auch in der Second Stage die Zwischengespräche und Montags-Updates verpflichtend. In den Zwischengesprächen wird über den allgemeinen Stand des Projekts und seiner Strategie gesprochen und der Abschlussworkshop vorbereitet. Diese können online oder in Person in Berlin oder auf Veranstaltungen (z. B. CCC, FOSDEM) durchgeführt werden. Zusätzlich findet ein Online-Kick-Off für die Second Stage als Videocall statt.
• Dokumentation: Am Ende der Förderzeit muss für alle Projekte der Second Stage eine öffentlich verfügbare Dokumentation bei der Projektbetreuung vorliegen. Je nach Projekt kann die Art der Dokumentation unterschiedlich sein. Während der Code eines Projekts immer sauber dokumentiert sein sollte, sind zusätzliche Dokumentationsmaßnahmen abhängig von der Zielgruppe: unterschiedliche Formate von Tutorials für Endnutzer*innen, Admin-Dokumentation für selbstgehostete Projekte, Entwickler*innendokumentation für Libraries und andere Infrastrukturprojekte usw.

Angebote

Zusätzlich werden folgende optionale Formate im Rahmen der Second-Stage-Förderung angeboten:

• zwei Sprechstunden mit Superbloom zu den Themen "Community management & community building" und "Branding & identity"
• weitere Zwischengespräche nach Bedarf
• Verbreitung der Kommunikationsmaßnahmen der Projekte über die Kanäle des Prototype Fund (Mastodon, LinkedIn, ggf. Newsletter)
• nach Möglichkeit und existierenden Kontakte des Prototype Fund: Unterstützung bei der Vernetzung.

Timeline

Hier seht ihr einen Überblick über die Termine, die für die Second Stage relevant sind:

Oktober - November	Initiale Bewerbung auf Förderung mit Second Stage
1. Juni	Beginn der Förderzeit
Ende August	Mehr Infos zur Bewerbung auf die Second Stage
September	2. Zwischengespräch
September	Vorbereitung der Bewerbung
Anfang Oktober	Einreichung schriftliche Bewerbung
Mitte Oktober	Pitch-Session (hybrid) und Entscheidung
Oktober	3. Zwischengespräch
1. Dezember	Start der Second Stage mit Online-Kick-Off
Dezember – Februar	Coachings
Januar	4. Zwischengespräch
Februar	5. Zwischengespräch
Ende März / Anfang April	Abschlussworkshop der Second Stage

In English: Second Stage

There is a problem in technology and, in particular, FOSS funding: innovations are readily financed, but it often remains unclear what happens afterwards. Few technologies are ready to go operational and self-financing after the initial funding.

For this reason, we offer the Second Stage as an opportunity to work for a further four months on securing the sustainability of the project. This is done, for example, by building up the community, disseminating and improving the usability of the software or by setting up an association structure or a business model. The focus is on promoting the long-term existence of the project by taking appropriate sustainability measures. A model should also be developed for how the project can be financially secured. A smaller part of the work can also flow into the further technical development of the software.

Depending on the focus of your project in the Second Stage, you will also take part in two further coaching sessions - on topics such as security, founding or community building. The aim of the Second Stage is to make the project more usable and better known so that it has a good chance of being sustainable in the long term once the funding is complete.

First of all: Projects that don't participate in the Second Stage are not less valuable to us. We estimate that a maximum of 50% of each round will participate in this extended funding period, and there are many reasons why a project might not participate. Maybe it's not a good fit for your project, or you personally don't see the need for this type of support. Maybe your project is already sustainable and you just need the six months to code. Maybe your application for the regular funding period was great, but your application for the second phase doesn't fit the scope of the Prototype Fund.

Whether you are part of this part of Prototype Fund or not: We look forward to proudly presenting all projects after the regular funding period in Prototype Fund!

Application

If you haven't already applied for the Second Stage, the following paragraphs are not relevant for you: Unfortunately, it is not possible to add a Second Stage at this point, as the amount of funding allocated to your project was made final after your general application.

If you have applied for the Second Stage, the funds allocated for the four additional months are locked for now. During the 5th month of funding, a jury will allocate the limited Second Stage spots based on your work during the first months of funding as well as a new small application, consisting of a written proposal and a short pitch session. You will receive more information on this during the first few funding months. There will also be time in the 2nd 1:1 meeting to talk about your application and discuss any questions you may have.

In mid-October, a panel consisting of jurors, the BMFTR, the DLR Projektträger and the Prototype Fund will assess whether the measures proposed in your application will contribute to the sustainable existence of the project. This will be followed by a short, hybrid pitch session, after which the panel will decide on the further funding of 10-15 projects. The evaluation is based on the technical status of the project, the measures to ensure sustainability (e.g. community building, public relations) and the planned milestones for Second Stage funding. Based on this, the panel proposes the funding of the second-stage period to the BMFTR, which decides on the four-month funding period.

In the Second Stage, you can apply for a maximum of €63,333 as a team and a maximum of €31,667 as an individual; these amounts are based on two or one full-time position over four months. The hourly wage is capped at €50.

Projects that are funded for ten months also take part in Demo Day after six months. At the end of the Second Stage, a workshop is held with a small number of guests at which the project results are presented and discussed in detail.

Second Stage process

Work priorities

The general aim of the Second Stage is to make Prototype Fund projects more sustainable after the regular six-month funding period. By sustainability we do not primarily mean the ecological sustainability of the prototypes (which of course is very important to us). The Second Stage is about preparing the projects for long-term use and further development.

For this purpose, different work priorities can be defined, which are presented as part of the internal application process for the Second Stage during the regular funding phase and are determined with the approval of the jury. Work priorities can be, for example (but not limited to):

• founding a company or an association,
• building a community or embedding a project in an existing community,
• different communication measures,
• user testing and adapting the software to the needs of the users,
• the search for partners and/or the establishment of structures for the joint continuation or handover of the project,
• writing the project documentation and other learning formats relating to the project.

Once the BMFTR has approved the release of funds for the Second Stage, the work priorities for the four-month extension of the funding period are finalized. The jury can also formulate additional conditions, such as addressing certain partners or participating in coaching sessions that match the work focus.

Mandatory to-dos

In addition to implementing the work focus and any conditions, a number of mandatory tasks must be fulfilled as part of the Second Stage funding:

• Preparation for and participation in the final workshop: At the end of the Second Stage, the final workshop takes place in Berlin. All team members of all projects have to participate. The participation of team members who are not officially funded is not planned, exceptions can be discussed (as early as possible) with the project management. External project partners (approx. two per project) will be invited to the workshop. The guests will be selected and invited together with the project program management.
• Writing a blog post or an article for the PTF Knowledge Base: Sharing (knowledge) is caring! Every project funded as part of the Second Stage should publish an article on the Prototype Fund blog or in the Knowledge Base by the end of the funding period. If a contribution has already been written during the regular funding phase, this obligation does not apply. The topics of the contributions will be determined together with the project management and the person responsible for communication at team Prototype Fund. Alternative formats and ideas can be discussed individually with the project management.
• Coaching: Unlike to the regular funding period, the coaching sessions are mandatory in the Second Stage (and include two topics of four hours each). The topics and coaching partners are determined together with the project management and in accordance to the conditions from the jury. The following coaching partners are available for the Second Stage: Superbloom (design, project management, community, communication, fundraising, etc.), Least Authority (security), VDI/VDE (founding), the Free Software Foundation Europe (licensing) and Iris Wellmann (free coaching/strategy). Places are limited for some coaching sessions. The final decision on the allocation of coaching sessions lies with the project program management.
• Participation in the online kick-off, two interim meetings and Monday updates: As in the regular funding phase, the interim 1:1 meetings and Monday updates are also mandatory in the Second Stage. In the interim 1:1 meetings, the general status of the project and its strategy are discussed and the final workshop is prepared. These can be held online or in person in Berlin or at events (e.g. CCC, FOSDEM). In addition, an online kick-off for the Second Stage takes place as a video call.
• Documentation: At the end of the funding period, publicly available documentation must be submitted to the project program management team for all Second Stage projects. The type of documentation may vary depending on the project. While the code of a project should always be properly documented, additional documentation measures depend on the target group: different formats of tutorials for end users, admin documentation for self-hosted projects, developer documentation for libraries and other infrastructure projects, etc.

Offers

In addition, the following optional formats are offered as part of the Second Stage:

• two consultation hours with Superbloom on the topics of "Community management & community building" and "Branding & identity",
• further interim meetings as required,
• distribution of the projects' communication measures via the Prototype Fund channels (Mastodon, LinkedIn, newsletter if applicable),
• if possible and based on existing Prototype Fund contacts: support with networking.

Timeline

This is an overview of the key dates for the Second Stage:

October - November	Initial application for funding with Second Stage
June 1st	Start of the funding period
End of August	More information on applying for the Second Stage
September	2nd 1:1 meeting
September	Preparation of the application
Beginning of October	Submission of written application
Middle of October	Pitch session (hybrid) and decision
October	3rd 1:1 meeting
December 1st	Start of the Second Stage with an online kick-off
December – February	Coaching sessions
January	4th 1:1 meeting
February	5th 1:1 meeting
End of March / Beginning of April	Final workshop of the Second Stage