Demo Day

[English version below]

Der Demo Day ist die vom Team Prototype Fund organisierte Veranstaltung, bei der ihr euch und eure Projekte am Ende der Förderphase vorstellt. Das Event soll euch die Möglichkeit geben, eure Ergebnisse der letzten sechs Monate zu präsentieren, eure Erfahrungen zu teilen und den Abschluss eurer Förderrunde gemeinsam zu feiern. Im Vorfeld des Demo Day bekommt ihr einige Mails mit Infos und Anfragen, damit wir uns und ihr euch optimal auf den Tag vorbereiten können. Außerdem ist bei den zweiten Zwischengesprächen Zeit eingeplant, über eventuelle Fragen rund um die Veranstaltung und eure Projektvorstellung zu reden.

Auf dieser Seite haben wir alle relevanten Infos zum Demo Day gesammelt. Alle wichtigen Infos samt Fristen kriegt ihr auch noch einmal per Mail!

Key Facts

Datum des nächsten Demo Days: Ende Februar/Anfang März 2024

Demo Day Webseite und Anmeldung: tba

Location: bUm – Raum für solidarisches Miteinander, Paul-Lincke-Ufer 21, 10999 Berlin

Uhrzeit: ca. 10:30 - 18:00 Uhr

Kapazität: ca. 150 Personen

Formate und Ablauf

Es gibt drei verschiedene Formate, in denen ihr euer Projekt beim Demo Day präsentieren könnt:

• als Demo
• in einem Vortrag
• gemeinsam mit anderen Projekten in einem Panel.

Jedes Projekt bekommt ein Format zugeteilt und wird von uns per Mail informiert.

Wir versuchen den Tag so abwechslungsreich und kurzweilig wie möglich zu halten. Deswegen wechseln wir im Programm zwischen Panels und Vorträgen ab und haben außerdem zwei dezidierte Demo-Timeslots. In dieser Zeit ist es für die Besucher*innen möglich, sich in Ruhe mit den Projekten zu beschäftigen, die ihre Ergebnisse in einer Demo präsentieren. Für Verschnaufpausen und Verpflegung zwischendurch ist außerdem mit Frühstück sowie Mittags- und Kaffeepause gesorgt.

Wichtig: Wir überlegen uns im Vorfeld, welches Format für welches Projekt sinnvoll ist und ein stimmiges Programm ergibt. Deswegen ist es nicht möglich, dass ihr euch ein Format aussucht oder im Nachgang tauscht.

Vortrag

Ihr gebt eine kurze Präsentation über euer Projekt auf der Bühne. Die Präsentation könnt ihr gerne mit ein paar Slides unterstützen, aber bitte ohne Live-Demo.

Erzählt in 10 Minuten, welche gesellschaftliche oder technische Herausforderung ihr mit eurem Projekt bearbeitet und warum. Was macht euer Projekt wichtig? Auch wenn die (technische) Umsetzung sehr interessant ist, soll jedoch die gesellschaftliche Relevanz des Projekts im Vordergrund stehen. Zum Schluss könnt ihr einen Ausblick auf die Zeit nach der Förderphase geben und wie es mit dem Projekt weitergehen soll.

Bitte bereitet für die Präsentation statische Slides als pdf im Format 16:9 vor – aber keine Live-Demo. Wer die Folien uns nicht pünktlich zur Deadine zukommen lässt, bekommt einen Platzhalter. Ihr könnt alleine, zu zweit oder mit dem ganzen Team präsentieren.Teilt uns bitte mit, in welcher Konstellation ihr das Projekt auf der Bühne vorstellen wollt.

Die Vorträge werden in deutscher Sprache gehalten. Nichtmuttersprachler*innen können nach Absprache auch auf Englisch vortragen.

Panel

Zusammen mit anderen, thematisch passenden Projekten stellt ihr euer Projekt auf der Bühne vor und tauscht euch aus. Hier suchen jeweils drei Förderprojekte den kleinsten gemeinsamen Nenner, thematisch strukturiert unter dem übergreifenden Thema und moderiert von uns. Wir sprechen über die gesellschaftlichen und technischen Herausforderungen, die eure Projekte lösen wollen, wie ihr sie angeht und wie es nach der Förderung weiter gehen soll.

Wir schicken euch im Vorfeld die genauen Fragen zu, sodass ihr euch vorbereiten könnt. Für das Panel könnt eine Slide als pdf, Format 16:9 vorbereiten, die gezeigt wird, während ihr euer Projekt vorstellt. Auf der Folie kann z. B. ein Logo, eine URL, oder/und ein Screenshot des Interfaces stehen – ihr entscheidet, wie ihr am besten das Projekt in einer Folie darstellen könnt! Wer die Folie uns nicht pünktlich zur Deadine zukommen lässt, bekommt einen Platzhalter.

Pro Team kann nur eine Person im Panel sein - entscheidet bitte intern, wer es machen will und teilt es uns mit.

Demo

Das Hands-On-Format! Ihr bekommt eine kleine Ausstellungsfläche, auf der ihr den ganzen Tag euer Projekt präsentieren und erklären könnt. Zusätzlich zu den offiziellen Pausen gibt es im Programm zwei "Demo Times", um dem Publikum die Gelegenheit zu geben, sich auf eure Demos zu konzentrieren. Dafür könnt ihr ein Plakat gestalten, Tech- oder Offline-Demo-Tools mitbringen, einen (Papier-)Prototyp basteln oder etwas auf eurem Laptop demonstrieren – oder natürlich auch alles gleichzeitig!

Um einen interessanten Tag mit verschiedenen Formaten zu gestalten, sind die Demos als Kontrastprogramm zu den eher frontal ausgerichteten Panels und Vorträgen gedacht. Wir bitten euch, eure Demos so interaktiv wie möglich zu gestalten! Sorgt dafür, dass die Teilnehmenden bei euch selbst etwas ausprobieren können. Die Idee ist nicht, dass ihr euer Projekt 30 Minuten lang vor ein paar Besucher*innen präsentiert! Bitte plant kurze Präsentationsrunden ein, die etwa 5 Minuten dauern, und kümmert euch dann um die nächste Gruppe.

Wenn ihr etwas größeres Vor habt (große Gegenstände, laute Demos, VR-Brillen, usw.), meldet euch bitte frühestmöglich bei uns. Dann schauen wir gemeinsam, ob wir eure Traumdemo ermöglichen können.

Was wir im Vorfeld brauchen

Alle Infos, die wir von euch benötigen, fragen wir im Vorfeld per Mail ab. Hier findet ihr aber einen groben Überblick, was das alles beinhaltet:

• Reisekosten: Informationen über mögliche Reisekosten, falls ihr für den Demo Day nach Berlin anreisen müsst. Die Infos zu den Reisekosten findet ihr hier im Wiki. Bitte lest die Richtlinie vollständig! Nicht mit uns abgesprochene Reisekosten und Formulare mit Fehler oder fehlenden Dokumente können nicht erstattet werden.
• Aktuelle Projektinfos: Ist der Überblick zu eurem Projekt in unserer Projektdatenbank aktuell? Manchmal ändert sich der Tech Stack oder der Name des Projekts oder ihr habt in der Zwischenzeit eine neue Website oder Logo. Oder es gibt Teammitglieder, die offiziell nicht Teil der Förderung sind, die ihr aber auf der Webseite anerkennen möchtet. Die Infos dienen dann als Grundlage für das Programm und die Moderation beim Demo Day, deswegen brauchen wir sie schon circa 4 Wochen vor dem Event.
• Infos zu Vortragenden, Panelist*innen und Sprache: Als Vorbereitung für das Programm und die Moderation müssen wir im Vorfeld wissen, wer von euch euer Projekt im Panel oder Vortrag präsentiert. Beim Panel nur eine Person, bei Vorträgen könnt ihr auch mit mehreren präsentieren. Solltet ihr euren Vortrag lieber auf Englisch halten wollen, meldet euch ebenfalls rechtzeitig bei uns!
• Slides: Wenn ihr euer Projekt in einem Vortrag oder einem Panel vorstellt, brauchen wir einige Tage vor dem Demo Day eure Slide(s), um die Präsentation für den Tag fertigzustellen. Bitte nur im Format pdf, 16:9 und pünktlich zur Deadline! Wer die Folie(n) zu spät schickt, muss mit einem Platzhalter vorstellen.

Gäste

Natürlich könnt ihr auch Gäste zum Event einladen - sie können sich über unsere Webseite via Pretix anmelden. Dort findet ihr auch alle weiteren Infos für Gäste und das Programm. Den Link schicken wir euch zu, sobald die Anmeldung offen ist.

Wichtig: Wenn ihr Teil des offiziell geförderten Teams dieser Runde seid, steht ihr automatisch auf der Gästeliste für den Demo Day. Wenn ihr in eurem Projekt mitarbeitet und nicht Teil der offiziellen Förderung seid, bitten wir euch, euch einmal der Form halber für den Demo Day anzumelden.

Zielgruppe

Auf den Demo Day kommen eine ganze Reihe an Besucher*innen: Alumni*ae und zukünftige Geförderte, Vertreter*innen des BMBF, des DLR-Projektträgers und von unseren Partnerorganisationen, Menschen aus zivilgesellschaftlichen Organisation und aus der FOSS-Community. Bedenkt diese Bandbreite, wenn ihr euren Beitrag für den Demo Day vorbereitet: Ihr solltet euer Projekt so vorstellen, dass auch Menschen, die keine tiefgehende technische Expertise für euer Thema, aber durchaus ein Grundverständnis für Themen der netzpolitischen bzw. Tech-Zivilgesellschaft haben, euch gut folgen können. Eine gute Orientierung sind die Leitfragen, die wir für euch oben und in den Mails zur Vorbereitung gesammelt haben.

Persönliche Einladungen

Weil wir wollen, dass der Tag euch neben viel Spaß auch den größtmöglichen Nutzen bringt, probieren wir immer, für die Projekte inhaltlich passende Gäste persönlich einzuladen. Wir recherchieren dabei selbst und schreiben dann ein paar spannende Organisationen etc., möchten euch aber auch die Option geben, uns mitzuteilen: Gibt es Firmen, Verbände, NGOs oder Einzelpersonen, die unbedingt von eurem Projekt wissen sollten und die ihr auf dem Demo Day sehen wollt?

Macht euch gerne schon ein paar Gedanken, wir schreiben euch deswegen nochmal gezielt an. Natürlich dürft ihr auch selbständig Menschen, die für euer Projekt relevant sind und eure breiteren Communities einladen.

Freiwillige Sprechstunde

Ihr habt nach dem Lesen dieser Seite und der Mails zum Demo Day noch Fragen? Schreibt uns gerne eine Mail oder kommt einfach in die freiwillige Sprechstunde kurz vorm Demo Day. Den Termin dazu schicken wir euch per Mail und ihr findet ihn auch im Kalender.

Nach dem Demo Day

Traditionell gehen wir nach dem offiziellen Ende des Demo Days mit allen Geförderten, die Lust haben, noch in eine Bar und stoßen gemeinsam auf das Ende der Förderzeit an. Das ist nicht mehr Teil des offiziellen Programms und absolut optional – wir freuen uns aber immer sehr, wenn ihr mitkommt! Denkt daran, wenn ihr eure Unterkunft für den Demo Day bucht.

FAQ

Ihr habt mir einen Vortrag/ein Panel/eine Demo zugeteilt, ich würde aber lieber ein anderes Format haben. Kann ich tauschen?

Leider nein. Wir überlegen uns im Vorfeld, welches Format für welches Projekt sinnvoll ist und insgesamt ein stimmiges Programm ergibt. Deswegen ist es nicht möglich, dass ihr euch ein Format aussucht oder im Nachgang tauscht.

Können wir unseren Vortrag auch gemeinsam als Team halten?

Ihr könnt euch aussuchen, ob ihr euren Vortrag alleine, mit einigen oder auch mit allen Teammitgliedern haltet. Falls ihr gemeinsam mit einem Teammitglied, das nicht offiziell Teil der Förderung ist, halten wolltet, sollte aber mindestens eine Person mit auf der Bühne stehen, die offiziell gefördert wird.

Kann ich in meine Slides für den Vortrag/das Panel ein Video packen?

Leider nein. Alle Slides für den Demo Day brauchen wir als pdf (Format 16:9), da wir sie zu einer gesamten Slideshow für den ganzen Tag zusammenfügen, um einen reibungslosen Ablauf garantieren zu können. Auch Videos via Link abzuspielen ist leider nicht möglich.

Wie kann ich den Vortrag/die Demo/das Panel am besten gestalten?

Wir schicken euch im Vorfeld eine Mail mit der Info, in welchem Format ihr euer Projekt vorstellen werdet und geben dort auch nähere Hinweise, wie ihr euch gut vorbereiten könnt. Generell ist gut zu bedenken, dass ein sehr heterogenes Publikum zum Demo Day kommt und viele keine Expert*innen auf eurem Fachgebiet sein werden. Versucht euer Projekt also so vorzustellen, dass auch Menschen mit weniger technischer Expertise gut verstehen können, worum es euch geht.

Ich bin in einem Panel vertreten. Wie kann ich die Slide dafür am Besten gestalten?

Eure Slide wird im Hintergrund auf dem Panel gezeigt, während ihr euer Projekt vorstellt. Ihr könnt sie nutzen, um euer Logo, Links oder QR Codes zu eurer Webseite oder weitergehende Informationen zu eurem Projekt zu zeigen. Auch ein Screenshot von der Software im Einsatz kann helfen, einen besseren Eindruck von eurem Projekt zu gewinnen. Denkt bitte daran, dass ihr nur eine Slide (pdf, 16:9) zur Verfügung habt.

Gibt es WLAN vor Ort?

Es wird vor Ort W-Lan geben, das ihr für die Demos nutzen könnt. Wir bitten euch jedoch, dafür zu sorgen, dass eure Demo auch ohne Internet funktionieren kann. Das ist die sicherste Option: Selbst wenn wir einen Internetzugang haben, kann das Netzwerk überlastet sein oder etwas nicht funktionieren. Better be safe than sorry!

Kann ich Merch für mein Projekt mitbringen?

Wer Merch (Sticker, Postkarten, usw.) mitbringen möchte, kann das gern machen. Auch wenn ihr keinen Demo-Tisch habt, finden wir einen Platz dafür.

Kann ich [...] für meine Demo mitbringen?

Für jede Demo werden wir einen Stehtisch (Tischfläche 50 x 50 cm) und Strom zur Verfügung stellen. Ihr dürft gern alles mitbringen, was euch für die Demo hilft: Extra-Laptops, Smartphones, Kopfhörer & Technik allgemein, aber auch Poster, Flyer, usw. Falls ihr absehen könnt, dass der Platz auf dem Tisch eng wird, sprecht eure Pläne vorher mit uns ab!

Habt ihr Empfehlungen für die Postergröße?

Wenn ihr eine Demo habt und ein Poster mitbringen wollt, habt ihr die Möglichkeit, das am Tisch oder an der Wand festzumachen. Bitte meldet euch früh bei uns, wenn ihr dafür Platz an der Wand möchtet. Diese sind begrenzt, first come, first served! An die Wand passen Poster ungefähr bis zu einer Größe von Din A1. Wenn ihr das Poster am Tisch festmachen wollt, bieten sich die Formate B2/B3 an, da diese genau die Kantenlänge der Tischplatte (50 cm) haben.

Wird der Demo Day auch aufgezeichnet / gestreamt?

Leider können wir den Demo Day nicht selbst aufzeichnen oder sogar livestreamen. Es wird vor Ort eine*n Fotograf*in und ein Kamerateam geben, die den Tag dokumentieren und Fotos sowie ein zusammenfassendes Video veröffentlichen werden. Den Link dazu schicken wir euch zu!

Ihr könnt natürlich gerne euren eigenen Vortrag aufnehmen, sagt uns deswegen im Vorfeld bitte einmal kurz Bescheid.

In English: Demo Day

The Demo Day is the event organized by the Prototype Fund team at which you present yourselves and your projects at the end of the funding phase. The event is designed to give you the opportunity to present the results of the last six months, share your experiences and celebrate the end of your funding round together. In the run-up to Demo Day, you will receive a few emails with information and requests so that we and you can prepare for the day in the best possible way. In addition, the second 1:1 meetings will include time to discuss any questions you may have about the event and your project presentation.

We have collected all the relevant information about Demo Day on this page. You will also receive an email with all the important information and deadlines!

Key facts

Date of the next Demo Day: End of February/beginning of March 2024

Demo Day website and registration: tba

Location: bUm – Raum für solidarisches Miteinander, Paul-Lincke-Ufer 21, 10999 Berlin

Time: approx. 10.30 am - 6 pm

Capacity: approx. 150 people

Formats and schedule

There are three different formats in which you can present your project at Demo Day:

• as a demo
• in a presentation
• together with other projects in a panel.

Each project is assigned a format and we will inform you by email.

We try to keep the day as short and entertaining as possible. That's why we alternate between panels and lectures in the program and also have two dedicated demo time slots. During this time, visitors will be able to take their time to get to know the projects presenting their results in a demo. Breakfast, lunch and coffee breaks are also provided for a breather and refreshments in between.

Important: We consider in advance which format makes sense for which project and results in a coherent program. Therefore, it is not possible for you to choose a format or swap it afterwards.

Presentation

You will give a short presentation about your project on stage. You are welcome to support the presentation with a few slides, but please no live demos.

In 10 minutes, tell us about the social or technical challenge you are addressing with your project and why. What makes your project important? Even if the (technical) implementation is very interesting, the social relevance of the project should be the main focus. Finally, you can give an outlook on the time after the funding phase and how the project will continue.

Please prepare static slides as a PDF in 16:9 format for the presentation – but no live demos. If you do not send us the slides by the deadline, you will get a placeholder.

You can present alone, in pairs or with the whole team. Please let us know which constellation you would like to present the project on stage in.

The talks will be held in German. Non-native speakers can also present in English by prior arrangement.

Panel

Together with other thematically fitting projects, you will present your project on stage and exchange ideas. Here, three funded projects at a time will seek the lowest common denominator, thematically structured under the overarching topic and moderated by us. We will talk about the social and technical challenges that your projects want to solve, how you approach them and how you plan to proceed after the funding.

We will send you the exact questions in advance so that you can prepare. For the panel, you can prepare a single slide in PDF format in 16:9 format, which will be shown while you present your project. The slide can include, for example, a logo, a URL and/or a screenshot of the interface – you decide how best to present the project in a slide! If you do not send us the slide by the deadline, you will get a placeholder.

Only one person per team can be on the panel – please decide internally who wants to do it and let us know.

Demo

The hands-on format! You will get a small exhibition area where you can present and explain your project all day long. In addition to the official breaks, there will be two “demo times” in the program to give the audience the opportunity to focus on your demos. For this, you can design a poster, bring tech or offline demo tools, create a (paper) prototype or demonstrate something on your laptop – or of course all at the same time!

To create an interesting day with different formats, the demos are intended to contrast with the more frontal panels and presentations. We ask you to make your demos as interactive as possible! Make sure that participants can try things out themselves at your demo. The idea is not for you to present your project for 30 minutes to a few visitors! Please plan short presentation rounds of about 5 minutes, and then take care of the next group.

If you have something bigger in mind (large objects, loud demos, VR glasses, etc.), please contact us as early as possible. Then we'll see together if we can make your dream demo come true.

What we need in advance

We will ask you by email for all the information we need from you in advance. For a rough overview of what this includes, see below:

• Travel expenses: Information about possible travel expenses if you have to travel to Berlin for Demo Day. You can find information about travel expenses here in the wiki. Please read the guidelines carefully! We will not be able to reimburse travel expenses that have not been discussed with us, or forms with errors or missing documents.
• Current project information: Is the overview of your project in our project database up to date? Sometimes the tech stack or the name of the project changes, or you may have a new website or logo in the meantime. Or there may be team members who are not officially part of the funding, but whom you would like to acknowledge on the website. The information then serves as the basis for the program and the moderation at Demo Day, which is why we need it about 4 weeks before the event.
• Information about speakers, panelists and language: In preparation for the program and moderation, we need to know in advance which of you will present your project in a panel or lecture. For a panel, this is just one person, but for lectures you can present with several people. If you would rather give your lecture in English, please also let us know in good time!
• Slides: If you are presenting your project in a lecture or on a panel, we need your slide(s) a few days before Demo Day to prepare the presentation for the day. Please only in pdf format, 16:9 and on time for the deadline! If you send your slide(s) too late, you will have to present with a placeholder.

Guests

Of course you can also invite guests to the event – they can register via our website using Pretix. You will also find all further information for guests and the program there. We will send you the link as soon as registration is open.

Important: If you are part of the officially funded team of this round, you are automatically on the guest list for Demo Day. If you are working on your project but are not part of the official funding, we kindly ask you to register for Demo Day as a matter of form.

Target group

A wide range of visitors come to Demo Day: alumni and future grantees, representatives of the BMBF, the DLR-PT and our partner organizations, people from NGOs and the FOSS community. Keep this range in mind when preparing your contribution for Demo Day: You should present your project in a way that is easy to follow for people who do not have in-depth technical expertise in your topic but do have a basic understanding of issues related to net politics and civic tech. The guiding questions that we have collected for you above and in the preparation emails are a good starting point.

Personal invitations

Because we want the day to be not only fun but also as useful as possible for you, we always try to personally invite guests who are relevant to the projects in terms of content. We do our own research and then write a few exciting organizations, etc., but we also want to give you the option to let us know: Are there companies, associations, NGOs or individuals who should definitely know about your project and who you want to see at Demo Day?

Feel free to give it some thought, we will contact you again about this. Of course, you are also welcome to invite people who are relevant to your project and your broader communities on your own.

Voluntary consultation

Do you still have questions after reading this page and the emails about Demo Day? Feel free to send us an email or just come to the optional consultation hour just before Demo Day. We will send you the appointment for this by email and you can also find it in the calendar.

After Demo Day

Traditionally, after the official end of Demo Day, we go to a bar with all the grantees who want to toast the end of the funding period together. This is not part of the official program and is absolutely optional – but we'd love to see you there! Remember this when booking your accommodation for Demo Day.

FAQ

You assigned me a talk/panel/demo, but I would rather have a different format. Can I swap?

Unfortunately not. We consider in advance which format makes sense for which project and will result in a coherent program overall. Therefore, it is not possible for you to choose a format or swap it afterwards.

Can we give our presentation together as a team?

You can choose whether you give your presentation alone, with some or with all team members. However, if you want to give your presentation together with a team member who is not officially part of the funding program, at least one person who is officially funded should be on stage.

Can I add a video to my presentation/panel slides?

Unfortunately not. We need all slides for Demo Day in PDF format (16:9 format), as we will combine them into a single slideshow for the whole day to ensure a smooth process. Unfortunately, it is also not possible to play videos via link.

What is the best way for me to design the presentation/demo/panel?

We will send you an email in advance with information about the format in which you will present your project and also provide more detailed information on ways to prepare well. In general, it is good to keep in mind that a very heterogeneous audience will come to Demo Day and many will not be experts in your field. So try to present your project in a way that people with less technical expertise can easily understand what it is about.

I am part of a panel. What is the best way to design the slides for this?

Your slide will be shown in the background on the panel while you present your project. You can use it to show your logo, links or QR codes to your website or further information about your project. A screenshot of the software in use can also help to get a better impression of your project. Please keep in mind that you only have one slide (pdf, 16:9) available.

Is there WiFi at the venue?

There will be WiFi at the venue that you can use for the demos. However, we ask you to make sure that your demo can also work without the internet. This is the safest option: even if we have internet access, the network may be overloaded or something may not work. Better be safe than sorry!

Can I bring merch for my project?

If you want to bring merch (stickers, postcards, etc.), you are welcome to do so. Even if you don't have a demo table, we will find a place for it.

Can I bring [...] for my demo?

We will provide a bar table (50 x 50 cm) and electricity for each demo. You are welcome to bring anything that will help you with the demo: extra laptops, smartphones, headphones & technology in general, but also posters, flyers, etc. If you can foresee that space on the table will be limited, please discuss your plans with us in advance!

Do you have any recommendations for the poster size?

If you have a demo and want to bring a poster, you have the option of putting it on the table or on the wall. Please let us know early if you want space on the wall. These are limited, first come, first served! Posters up to about A1 size fit on the wall. If you want to put your poster on the table, B2/B3 formats are best, as these are exactly the same size as the table top (50 cm).

Will Demo Day be recorded/streamed?

Unfortunately, we are not able to record or livestream Demo Day ourselves. However, there will be a photographer and a camera team on site to document the day and publish photos and a summary video. We will send you the link!

Of course, you are welcome to record your own talk, so please let us know in advance.