Difference between revisions of "Antragsstellung"

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''(English version below)''
Hier findet ihr Infos, Dokumente und Hilfestellungen rund um die '''Antragsstellung''' zum Prototype Fund.


Am 13. Juni findet der Antragsworkshop online statt. Hier wollen wir die Einzelheiten mit euch durchgehen und den Antrag einreichen.
Hier findet ihr alle relevanten Informationen und Mustervorlagen für die '''Antragsstellung beim Prototype Fund'''.


Welche Unterlagen ihr für den Antrag braucht, haben wir in der Checkliste zusammengetragen. Die Unterlagen können auch nachgereicht werden, wenn sie zum Antragsworkshop noch nicht vorliegen. '''Wir empfehlen jedoch, so früh wie möglich anzufangen – einige Dokumente brauchen Vorlauf!'''
Jeweils Mitte März findet eine Antrags-Sprechstunde online statt und bietet die Möglichkeit, gemeinsam Details zu besprechen und den Antrag gegebenenfalls gleich einzureichen.


Und noch ein weiterer Hinweis: Alle Unterlagen, die einer Unterschrift bedürfen, müssen handschriftlich und in echt unterzeichnet werden! Digitale oder in die Formulare hineinkopierte Signaturen werden nicht akzeptiert und verlängern den Antragsprozess unnötig.
== Vorbereitung==
[[File:AZK V0708.png|thumb|195x195px|Screenhot easy-online Eingabemaske V05-V09]]
Um die Antrags-Sprechstunde optimal vorzubereiten, empfehlen wir:


== Antragsworkshop ==
*im Vorfeld alle wichtigen '''Unterlagen zusammenzustellen''', die ihr für den Antrag benötigt (siehe [[Antragsstellung#Dokumenten-Checkliste|die Dokumenten-Checkliste]]).
'''Wann''': Dienstag, 13. Dezember, von 10.00 Uhr bis max. 15.30 Uhr
*'''3 kurze Zusammenfassungen''' für den Antrag vorzubereiten. Nutzt eure Bewerbungstexte als Grundlage (Achtung: Beschränkung auf max. 2000 Zeichen pro Kategorie), formuliert aber euer Vorhaben möglichst <u>allgemein verständlich</u> und verwendet <u>keine ich/wir-Formulierungen</u>.
** Zusammenfassung ''Vorhabenbeschreibung'': Was ist das Ziel des Vorhabens?
**Zusammenfassung ''Arbeitsplan'': Was ist der Arbeits-/Meilensteinplan?
**Zusammenfassung ''Ergebnisverwertung'': Was ist die Zielgruppe und wie kann diese erreicht werden?
Für die Einreichung des Antrags braucht ihr sowohl die drei Zusammenfassungen ([https://wiki.prototypefund.de/index.php?title=File:AZK_V0708.png Antrag Eingabefelder V07-08]) als auch eure vollständige Vorhabenbeschreibung gemäß der [[Antragsstellung#Vorhabenbeschreibung|Mustergliederung]] als Anlage.


'''Wo''': https://meet.prototypefund.de/user/mar-dsj-bid-2ye
Ihr müsst mit den Vorbereitungen für den Antrag vor der Sprechstunde noch nicht ganz fertig sein. Wir empfehlen jedoch, dass ihr frühzeitig mit den Vorbereitungen beginnt, da einige Prozesse Zeit in Anspruch nehmen können (GbR, Bankkonto, usw.). Ihr solltet euch vor der Sprechstunde mit den Abläufen vertraut zu machen, da ihr sonst die Gelegenheit nicht nutzen könnt, eure Fragen zu stellen. '''''Wichtig: Die Antrags-Sprechstunde dient nicht zum linearen Durchgehen eurer Vorbereitung, sondern nur als zuästzliche Hilfestellung bei noch offenen Fragen.'''''


'''Was du brauchst''': Deinen Laptop, die schon vorhandenen Unterlagen aus der Checkliste und alle Fragen, die sich bisher ergeben haben.
==Antrags-Sprechstunde==
'''Wann''': Donnerstag, 20. März 2025, von 10:00 Uhr bis 12:00 Uhr


'''Kontakt für Fragen''': Marie Gutbub und Francesca Giacco (projektbetreuung@prototypefund.de)
'''Wo''': https://meet.prototypefund.de/user/mar-dsj-bid-2ye (Passwort erhaltet ihr via Mail)


== Agenda ==
'''Wer''': Eingeladen sind alle Projekte, die für den Jahrgang 01 des Prototype Fund in 2025 ausgewählt und entsprechend benachrichtigt wurden,  
10:00 Uhr:  Begrüßung & Vorstellung der Agenda
11:00 Uhr:  Überblick zum Antragsworkshop und den Formalitäten
11:10 Uhr:  Kurze Pause
11:25 Uhr:  Ausfüllen des Antrags, Zeit für Fragen
13:00 Uhr:  Mittagspause
13:45 Uhr:  Ausfüllen des Antrags, Zeit für Fragen & evtl. Einreichung
15:00 Uhr:  Verabschiedung
15:30 Uhr:  Ende


== Checkliste ==
'''Moderation''': Das Team des DLR-Projektträgers gemeinsam mit dem Prototype-Fund-Betreuungsteam der Open Knowledge Foundation. [[Der Prototype Fund|Erfahrt, wie das BMBF, der DLR-PT und die OKF zusammenarbeiten, um eure Projekte zu unterstützen.]]


=== Für alle (Antragsteller*innen ''und'' Teammitglieder) ===
'''Was ihr braucht''':


==== Antragsformulare ====
*Laptop
*Unterlagen aus der Checkliste, die schon vorhanden sind
*Fragen, die sich bisher ergeben haben


* Euer Einreichungstext und falls zutreffend bereits eingearbeitete Antworten auf die Anmerkungen und Auflagen der Jury [[Antragsworkshop#Vorhabenbeschreibung|(VORLAGE)]]. Es sollte deutlich werden, wie ihr auf die Auflagen eingeht.
'''Kontakt für Fragen''': Marie Kreil & Marie-Lena Wiese (projektbetreuung@prototypefund.de)
* Nachweise zum Stundensatz: Für die Förderung wird pauschal ein Stundensatz von 50,00 € angelegt. Falls ihr einen eigenen, höheren Stundensatz beantragen wollt, könnt ihr ihn z. B. durch eine von euch gestellte Rechnung belegen.
* Unterzeichnete Erklärung zum Eigenanteil [[Antragsworkshop#Erklärung zum Eigenanteil|(FORMULAR)]].
* Steuernummer für selbständige Tätigkeit (bei Teams die Steuernummer der GbR) bzw. Kopie der Anmeldung/Eingangsbestätigung beim Finanzamt.
* '''Du bist angestellt?''' Dann brauchst du eine Genehmigung deines Arbeitgebers für deine Nebentätigkeit (hier genügt ein unterschriebener Zweizeiler vom Arbeitgeber).
* Einen ersten Entwurf für euren Antrag, den ihr [https://foerderportal.bund.de/easyonline/nutzungsbedingungen.jsf;jsessionid=025547BA39FFE7F360B59287D9143F2D?redirectFrom=/easyonline/formularassistent.jsf hier] erstellen könnt. Beim Antragsworkshop teilen wir eine Anleitung, die euch Schritt für Schritt durch das Formular führt.
* Für jede*n Antragsteller*in, d. h. Einzelantragsteller*in bzw. GbR (nicht für GbR-Teammitglieder): [https://cloud.okfn.de/s/iTwb4xtz46c8jmi Erklärung zum Antrag auf Gewährung einer De-minimis-Beihilfe].


==== Nachweise zur Bonität ====
'''Deadline für den Antrag:''' 7. April 2025


* Unterzeichnete Erklärung zum Ausschluss einer Privatinsolvenz [[Antragsworkshop#Ausschluss einer Privatinsolvenz|(VORLAGE)]]
==Dokumenten-Checkliste==
* Aktueller Kontoauszug in Kopie, aus dem ein positiver Saldo von mindestens 2500 Euro hervorgeht (bei Teams kann dieser Betrag auf mehrere Bankkonten aufgeteilt werden). Erkennbar sein müssen Datum, Name, Bankverbindung, beliebiger positiver Saldo (alles andere bitte schwärzen).


=== Zusätzlich für Teams ===
=== Antrag===
Der Förderantrag muss via [https://foerderportal.bund.de/easyonline/ easy-online] erstellt werden.
https://foerderportal.bund.de/easyonline/
  1. Ministerium/Bundesbehörde: ''Bundesministerium für Bildung und Forschung''
  2. Fördermaßnahme: ''IKT 2020 – Strukturelle Weiterentwicklung der IT-Forschung''
  3. Förderbereich: ''Software Sprint''
*Bei der Antrags-Sprechstunde beantwortet das Team vom DLR-PT eure Fragen zur Antragsstellung. '''''Wichtig: Auf Grund der zeitlichen Ressourcen habt ihr nicht die Möglichkeit, den Antrag komplett während des Termins auszufüllen. Bereitet daher an Hand der Anleitung alles so weit möglich vor.'''''
*Für den Antrag benötigt ihr auch die 3 Zusammenfassungen.
*Der Antrag kann digital per TAN-Verfahren verifiziert werden ([https://wiki.prototypefund.de/index.php?title=DLR_FAQ#Antragseinreichung_via_easy-online Hinweise]), ansonsten muss er handschriftlich unterschrieben und postalisch eingereicht werden.


* GbR-Erklärung mit Bestimmung eines Gesellschafters/einer Gesellschafterin als Geschäftsführer*in [[Antragsworkshop#Gründung einer GbR|(FORMULAR)]]. ''Bitte beachtet: Die Geschäftsführerin muss auch Bankformulare etc. unterzeichnen, es ist also sinnvoll, das GbR-Konto bei einer Bank am Wohnort zu eröffnen.''
===Anlagen zum Antrag===
* Kontodaten des GbR-Kontos (dies muss ein Konto auf den Namen der GbR sein).
* Steuernummer für die GbR bzw. Kopie der Anmeldung/Eingangsbestätigung beim Finanzamt.


'''Ihr müsst nicht alle Unterlagen zum Antragsworkshop mitbringen, aber beantragt sie rechtzeitig! Sonst kann euch kein Geld ausgezahlt werden.'''
*Zu jedem Antrag muss eine Vorhabenbeschreibung [[Antragsstellung#Vorhabenbeschreibung|(MUSTERGLIEDERUNG)]] als Anlage beigefügt werden. Nutzt Eure Einreichungstexte. Falls ihr von der Jury Auflagen zur Förderung erhalten habt, geht bitte ausdrücklich auf das Feedback ein und erklärt, wie ihr es beispielsweise in euren Arbeitsplan aufnehmen werdet. Es muss deutlich werden, wie ihr auf die Auflagen eingegangen seid oder plant, diese zu berücksichtigen.


== Tipps und Anmerkungen ==
*Unterzeichnete Erklärung zum Antrag auf Gewährung einer De-minimis-Beihilfe [https://cloud.okfn.de/s/iTwb4xtz46c8jmi (FORMULAR)] (bei Teams <u>eine Erklärung für die GbR</u>, unterzeichnet durch Geschäftsführer*in)
*Steuernummer für selbständige Tätigkeit (s.u., bei Teams Steuernummer für die GbR) bzw. Kopie der Anmeldung/Eingangsbestätigung beim Finanzamt
*Einwilligung zur Akzeptanz der Entscheidung bei Second-Stage-Bewerbungen für Einzelantragsstellende bzw. für GbRs [[Antragsstellung#Einwilligung zur Akzeptanz der Entscheidung bei Second-Stage-Bewerbungen|(VORLAGE)]]
*'''Ihr seid während des Förderzeitraums angestellt?''' Dann braucht ihr eine Genehmigung eures Arbeitgebers für eure Nebentätigkeit (es genügt ein unterschriebener Zweizeiler vom Arbeitgeber).
*'''Ihr möchtet einen höheren Stundensatz ansetzen?''' Für die Förderung wird pauschal ein Stundensatz von 50,00 € anerkannt. Falls ihr einen höheren Stundensatz beantragen wollt, müsst ihr diesen durch eine von euch gestellte, fachlich relevante <u>Rechnung</u> belegen.
*'''Nachweise zur Bonität:'''
**Unterzeichnete Erklärung zum Ausschluss einer Privatinsolvenz [[Antragsstellung#Erklärung zum Ausschluss der Privatinsolvenz|(VORLAGE)]] (bei Teams <u>jeweils eine Erklärung pro GbR-Teammitglied</u>)
**Unterzeichnete Erklärung zum Eigenanteil (5% der Gesamtförderung bei 95% der Förderquote; [[Antragsstellung#Erklärung zum Eigenanteil|VORLAGE]]) (bei Teams <u>eine Erklärung für die GbR</u>; unterzeichnet durch Geschäftsführer*in und ggf. Kontoinhaber*in (wenn nicht GF oder mehrere GbR-Mitglieder den Kontoauszugnachweis erbringen))
**Kopie des aktuellen Kontoauszugs mit positivem Saldo in Höhe des Eigenanteils (bei Teams kann dieser Betrag auf mehrere Bankkonten aufgeteilt werden). Nur Datum, Name, Bankverbindung sichtbar; alles andere schwärzen.
*'''Zusätzlich für Teams:'''
**GbR-Erklärung mit Bestimmung eines*r Gesellschafter*in als Geschäftsführer*in [[Antragsstellung#Gründung einer GbR|(VORLAGE)]]
**Kontodaten des GbR-Kontos (dies muss ein Konto auf den Namen der GbR sein)
** Steuernummer für die GbR bzw. Kopie der Anmeldung/Eingangsbestätigung beim Finanzamt


=== Versteuerung ===
===Wichtige Hinweise===


==== Einkommensteuer ====
*Die Unterlagen können auch noch ein paar Tage später per E-Mail nachgereicht werden, wenn sie zur Antrags-Sprechstunde noch nicht vorliegen. '''Wir empfehlen jedoch, so früh wie möglich anzufangen – einige Dokumente brauchen Vorlauf!'''
Ob ihr als Selbständige die Zuwendung als Einkommen versteuern und Sozialabgaben leisten müsst, sofern ihr über die jeweiligen Freibeträge kommt – dazu können wir keine rechtsverbindliche Aussage treffen. '''Holt euch hierzu unbedingt Rat bei eurem Finanzamt oder Steuerberater:in und bei eurer Krankenkasse'''!
*Alle Unterlagen, die einer Unterschrift bedürfen, müssen handschriftlich und in echt unterzeichnet werden! Digitale oder in die Formulare hineinkopierte Signaturen werden nicht akzeptiert und verlängern den Antragsprozess unnötig.
*[[DLR FAQ|Weitere Hinweise des DLR-PT]].


==== Umsatzsteuer ====
==Tipps und Anmerkungen==
Zuwendungen unterliegen in der Regel mangels Leistungsaustausches nicht der Umsatzsteuer. Das bedeutet, dass bei der Auszahlung der Förderung keine Umsatzsteuer anfällt bzw. abzuführen ist.


===== Umsatzsteuerbefreiung beim Finanzamt =====
===Versteuerung ===  
Als Unterlagen bzw. Argumentation empfehlen wir:


* den gesamten Zuwendungsbescheid und die „De-minimis“-Bescheinigung (Anlage zum Zuwendungsbescheid)
*'''Einkommensteuer''': Ob ihr als Selbständige die Zuwendung als Einkommen versteuern und Sozialabgaben leisten müsst, sofern ihr über die jeweiligen Freibeträge kommt – dazu können wir keine rechtsverbindliche Aussage treffen. ''Holt euch hierzu unbedingt Rat bei eurem Finanzamt oder Steuerberater*in und bei eurer Krankenkasse!''
* „Zuwendungen unterliegen in der Regel mangels Leistungsaustausches nicht der Umsatzsteuer (Schreiben des BMF vom 26. August 1999 - IV D 1 - S 7200 - 92/99 - BStBl. 1999 Teil I S. 828).“
*'''Umsatzsteuer:''' Zuwendungen unterliegen in der Regel mangels Leistungsaustausches nicht der Umsatzsteuer. Das bedeutet, dass bei der Auszahlung der Förderung keine Umsatzsteuer anfällt bzw. abzuführen ist.
Mehr Infos zum Thema Steuern findet ihr [[Steuern|hier]].
*'''Umsatzsteuerbefreiung beim Finanzamt:''' Als Unterlagen bzw. Argumentation empfehlen wir:
**den gesamten [[Zuwendungsbescheid]] und die „De-minimis“-Bescheinigung (Anlage zum Zuwendungsbescheid)
**„Zuwendungen unterliegen in der Regel mangels Leistungsaustausches nicht der Umsatzsteuer (Schreiben des BMF vom 26. August 1999 - IV D 1 - S 7200 - 92/99 - BStBl. 1999 Teil I S. 828).“
*Mehr '''Infos zum Thema Steuern''' findet ihr [[Steuern|hier im Wiki]].


=== GbR-Konto ===
===GbR-Konto===  
Siehe [[Banken]].


== Vorhabenbeschreibung ==
*Bitte beachtet, dass der/die Geschäftsführer*in auch Bankformulare etc. unterzeichnen muss, es ist also sinnvoll, das GbR-Konto bei einer Bank am Wohnort zu eröffnen.
''Mustergliederung für die Vorhabenbeschreibung, die ihr im Antrag angeben müsst. Falls ihr von der Jury Auflagen zur Förderung erhalten habt, geht bitte ausdrücklich auf das Feedback ein und erklärt, wie ihr es in euren Arbeitsplan aufnehmen werdet.''
*Achtet darauf, dass der Name des*der Kontoinhaber*in mit dem GbR-Namen übereinstimmt.


=== {Akronym / Projekttitel} ===
*[[Banken|Erfahrungswerte mit verschiedenen Banken für ein GbR-Konto]]


=== Vorhabenbeschreibung mit Verwertungsplan ===
==Mustervorlagen==
===Vorhabenbeschreibung===
'''{Akronym / Projekttitel}'''
'''Vorhabenbeschreibung mit Verwertungsplan'''
1.)  Kurze Projektbeschreibung
2.)  Welches Problem/ welche gesellschaftliche Herausforderung wollt ihr mit dem Projekt angehen? Was ist eure Motivation?
3.)  Wie wird das Projekt dieses Problem lösen? Wie wollt ihr das Projekt technisch umsetzen? Welche ähnlichen Ansätze gibt es schon und was wird euer Projekt anders bzw. besser machen?
4.)  Wer ist die Zielgruppe und wie profitiert sie vom Projekt? Wie soll euer Projekt sie erreichen?
5.)  Habt ihr schon an der Idee gearbeitet? Wenn ja, beschreibt kurz den akutelllen Stand und erklärt die geplanten Neuerungen.
6.)  An welchen Software-Projekten habt ihr bisher gearbeitet?
7.)  Wie viele Arbeitsstunden werdet ihr in den 6 Monaten Förderzeitraum vermutlich für die Umsetzung der Projektidee benötigen?
8.)  Skizziert kurz die wichtigsten Meilensteine, die im Förderzeitraum umgesetzt werden sollen.
9.)  Beantragt ihr die viermonatige Second-Stage-Förderung nach Ablauf der sechsmonatigen regulären Förderung?
ggf. 10.)  Wenn ihr eine Verlängerung beantragen möchtet: Was braucht euer Projekt, um aus dem Prototypen-Stadium herauszukommen und wie wollt ihr euer Projekt in den vier Monaten nachhaltig aufbauen?
ggf. 11.)  Wie viele Arbeitsstunden werdet ihr in der viermonatigen Verlängerung vermutlich für die weitere Umsetzung der Projektidee benötigen?
ggf. 12.)  Wenn ihr eine Verlängerung beantragen möchtet: Skizziert kurz die wichtigsten Meilensteine, die in der viermonatigen Verlängerung umgesetzt werden sollen.
ggf. 13.)  Welche Auflagen hat das Projekt für die Förderung bekommen und wie werden sie erfüllt?


*An welchen Open-Source-Projekten hast du bisher gearbeitet?
===Erklärung zum Eigenanteil===
*Welches Problem willst du mit deinem Projekt lösen? Was ist deine Motivation?
'''Software Sprint'''
*Wie wird dein Projekt dieses Problem lösen?
*Wer ist die Zielgruppe? Wie profitiert sie vom Projekt?
'''Erklärung der Antragsteller zum Eigenanteil'''
* Hast du schon an der Idee gearbeitet? Wenn ja, beschreibe kurz den aktuellen Stand und erkläre die Neuerung.
*Wie viele Arbeitsstunden wirst du in einem Zeitraum von 6 Monaten vermutlich für die Umsetzung der Projektidee benötigen?
Laut Bekanntmachung können zuwendungsfähige projektbezogene Personal- und Gemeinkosten für mein bzw. unser Projekt in einer Höhe von bis zu 95% anteilfinanziert werden, was einer maximalen Höhe der Fördermittel (Zuwendung) von [47.500|95.000|79.170|158.340] € entspricht. Der konkrete Zuwendungsbetrag ergibt sich aus der Vorkalkulation des Antrags. Die Auszahlung der Zuwendung erfolgt jeweils zu Beginn eines Kalenderquartals anteilig für die projektbezogenen Kosten, die im abgelaufenen Quartal entstanden sind. Aufgrund dieser nachschüssigen Auszahlung muss zunächst in Vorleistung gegangen werden.
*Skizziere kurz die wichtigsten Meilensteine deines Projekts.
*Welche Auflagen hat das Projekt für die Förderung bekommen und wie werden sie erfüllt?
Hinsichtlich der von mir bzw. uns aufzubringenden Eigenmittel von mindestens 5% der Vorkalkulation wird eine vereinfachte Bonitätsprüfung vorgenommen. Dazu wird eine Bankauskunft über das im Projektantrag angegebene Konto vorgelegt. Den erforderlichen Eigenanteil kann ich bzw. können wir aufbringen über
□ Eigenkapital
□ weitere laufende Einkünfte (bitte Belege beifügen).
Hiermit wird bestätigt, dass ich bzw. wir während der gesamten Projektlaufzeit Eigenleistungen in Höhe von 5% in mein bzw. unser Projekt {PROJEKTNAME} einbringen werden.
<code>____________                ________________</code>
<code>Ort, Datum                    Unterschrift</code>


==Erklärung zum Eigenanteil==
===Erklärung zum Ausschluss der Privatinsolvenz ===
'''Erklärung zum Ausschluss einer Privatinsolvenz'''
Ich, {VORNAME NAME}, geboren am {DATUM} in {ORT}, erkläre hiermit eidesstattlich, dass ich mich nicht in einer Privatinsolvenz befinde.
<code>____________                ________________</code>
<code>Ort, Datum                    Unterschrift</code>


===Software Sprint===
===Gründung einer GbR===
'''Gründung der [Name] GbR'''
'''Erklärung der Antragsteller im Fall kleiner Teams'''
Hiermit erklären wir, dass die Personen
[Person 1: Vorname, Name, Str., Nr., PLZ, Ort]
[Person 2: Vorname, Name, Str., Nr., PLZ, Ort]
[ggfs. weitere]
eine Gesellschaft bürgerlichen Rechts (GbR) nach BGB §705ff. bilden. Der gemeinsame Zweck des Zusammenschlusses besteht in der Durchführung des Projektes [Projektname] innerhalb der BMBF-Fördermaßnahme „Software Sprint“. Antragsteller bzw. Zuwendungsempfänger ist die [Name] GbR.
Die o. g. Personen treten daher im Rahmen des „Software Sprint“-Projekts mit gemeinsamen Rechten und Pflichten auf. Insbesondere erbringen sie gemeinschaftlich die laut Antrag bzw. Vorhabenbeschreibung vereinbarten Beiträge (Programmierleistungen usw.) im Projekt [Projektname]. Weiterhin sind sie gemeinschaftlich für die Projektsteuerung, für die Verwendung der Zuwendung, für das Aufbringen des Eigenanteils sowie für die Nachweispflichten gegenüber dem BMBF/PT verantwortlich.
Die o. g. Personen erklären den/die Gesellschafter/in [Vor- und Nachname] zum allein unterschriftsberechtigten Geschäftsführer.
Im Fall der Auflösung der GbR bzw. des Ausscheidens eines Gesellschafters während der Projektlaufzeit ist dem Projektträger DLR unverzüglich Mitteilung zu machen.
<code>____________                  ______________________________</code>
  <code>Ort, Datum                  [Name Person 1] / Unterschrift</code>
<code>____________                  ______________________________</code>
  <code>Ort, Datum                  [Name Person 2] / Unterschrift</code>
<ggf. weitere>
 
===Einwilligung zur Akzeptanz der Entscheidung bei Second-Stage-Bewerbungen===


====Erklärung der Antragsteller zum Eigenanteil====
====Einzelantragsstellende====
Laut Bekanntmachung können zuwendungsfähige projektbezogene Personal- und Gemeinkosten für mein bzw. unser Projekt in einer Höhe von bis zu 95 % anteilfinanziert werden, was einer maximalen Höhe der Fördermittel (Zuwendung) von 47.500 € entspricht. Der konkrete Zuwendungsbetrag ergibt sich aus der Vorkalkulation des Antrags. Die Auszahlung der Zuwendung erfolgt jeweils zu Beginn eines Kalenderquartals anteilig für die projektbezogenen Kosten, die im abgelaufenen Quartal entstanden sind. Aufgrund dieser nachschüssigen Auszahlung muss zunächst in Vorleistung gegangen werden.
Ich, {VORNAME NAME}, erkläre hiermit, dass ich im Rahmen der Fördermaßnahme Software-Sprint der Juryentscheidung über die Second-Stage-Förderung meines Projektes {Projektname} folgen werde und entsprechend einer Kürzung ggfs. gesperrter Fördermittel und der Laufzeitverkürzung auf 6 Monate hiermit explizit zustimme.
<code>____________                ________________</code>
<code>Ort, Datum                    Unterschrift</code>


Hinsichtlich der von mir bzw. uns aufzubringenden Eigenmittel von 5 % der Vorkalkulation wird eine vereinfachte Bonitätsprüfung vorgenommen. Dazu wird eine Bankauskunft über das im Projektantrag angegebene Konto vorgelegt. Den erforderlichen Eigenanteil kann ich bzw. können wir aufbringen über
====GbR====
Ich, {VORNAME NAME}, erkläre hiermit als Geschäftsführung der {Name GbR}, dass wir als Team im Rahmen der Fördermaßnahme Software-Sprint der Juryentscheidung über die Second-Stage-Förderung unseres Projektes {Projektname} folgen werden und ich entsprechend einer Kürzung ggfs. gesperrter Fördermittel und der Laufzeitverkürzung auf 6 Monate hiermit explizit zustimme.
<code>____________                ________________</code>
<code>Ort, Datum                    Unterschrift</code>


□ Eigenkapital
= In English=
Here you will find all relevant information and template documents for the '''application process for the Prototype Fund'''.


□ weitere laufende Einkünfte (bitte Belege beifügen).
An application consultation hour takes place online in mid-March, providing an opportunity to discuss the details together and, if applicable, submit the application immediately.


Hiermit wird bestätigt, dass ich bzw. wir während der gesamten Projektlaufzeit Eigenleistungen in Höhe von 5 % in mein bzw. unser Projekt {PROJEKTNAME} einbringen werden.
==Preparation==
<code>____________                _______________
To prepare optimally for the application consultation hour, we recommend:
Ort, Datum                    Unterschrift</code>


==Ausschluss der Privatinsolvenz ==
*Gather all '''important documents''' needed for the application in advance (see [[Antragsstellung#Document Checklist| the document checklist]).
*Prepare '''three short summaries''' for the application '''in German'''. Use your application texts as a basis (Caution: Limitation to a maximum of 2000 characters per category), formulate your project in a generally understandable manner, and avoid using first-person pronouns.
**Project Description: What is the goal of the project?
** Work Plan: What is the work/milestone plan?
**Result Utilization: Who is the target audience, and how can they be reached?
To submit the application, you will need both the three summaries ([https://wiki.prototypefund.de/index.php?title=File:AZK_V0708.png application fields V07-08]) and your complete project description in accordance to the [[Antragsstellung#Project description|sample outline]] as an attachment.


=== Ausschluss einer Privatinsolvenz===
You do not have to be completely finished with the preparations for the application before the consultation hour. However, we recommend that you start preparing early, as some processes can take time (GbR, bank account, etc.). You should familiarize yourself with the procedures before the consultation hour, otherwise you will not be able to use the opportunity to ask your questions. '''''Important: The application consultation houris not intended to go through your prepared application line by line, but only to provide additional assistance if you still have questions.'''''
Ich, {VORNAME NAME}, geboren am {DATUM} in {ORT}, erkläre hiermit eidesstattlich, dass ich mich nicht in einer Privatinsolvenz befinde.
<code>____________                _______________
Ort, Datum                    Unterschrift</code>


==Gründung einer GbR==
==Application Consultation Hour==
'''When''': Thursday, March 20th, 2025, from 10 am to 12 noon


===Gründung der [Name] GbR===
'''Where''': https://meet.prototypefund.de/user/mar-dsj-bid-2ye (We emailed you the password.)


====Erklärung der Antragsteller im Fall kleiner Teams====
'''Who''': All projects selected for class 01 of Prototype Fund in 2025 that were notified accordingly.
Hiermit erklären wir, dass die Personen


[Person 1: Vorname, Name, Str., Nr., PLZ, Ort]
'''Moderation''': The team from the DLR Project Management Agency together with the Prototype Fund support team from the Open Knowledge Foundation. Learn [[Der Prototype Fund|Learn how the BMBF, the DLR-PT and the OKF work together to support your projects.]]


[Person 2: Vorname, Name, Str., Nr., PLZ, Ort]
'''''Important''': '''The application consultation hour will be held in German. We will do our best to accommodate English speakers, but be won’t be able to provide live translation''''''''!'''


[ggfs. weitere]
'''What you need''':


eine Gesellschaft bürgerlichen Rechts (GbR) nach BGB §705ff. bilden. Der gemeinsame Zweck des Zusammenschlusses besteht in der Durchführung des Projektes [Projektname] innerhalb der BMBF-Fördermaßnahme „Software Sprint“. Antragsteller bzw. Zuwendungsempfänger ist die [Name] GbR.
*Your laptop
* documents from the checklist that you have already available
*questions that have arisen so far


Die o. g. Personen treten daher im Rahmen des „Software Sprint“-Projekts mit gemeinsamen Rechten und Pflichten auf. Insbesondere erbringen sie gemeinschaftlich die laut Antrag bzw. Vorhabenbeschreibung vereinbarten Beiträge (Programmierleistungen usw.) im Projekt [Projektname]. Weiterhin sind sie gemeinschaftlich für die Projektsteuerung, für die Verwendung der Zuwendung, für das Aufbringen des Eigenanteils sowie für die Nachweispflichten gegenüber dem BMBF/PT verantwortlich.
'''Contact for questions''': Marie Kreil & Marie-Lena Wiese (projektbetreuung@prototypefund.de)


Die o. g. Personen erklären den/die Gesellschafter/in [Vor- und Nachname] zum allein unterschriftsberechtigten Geschäftsführer.
'''Deadline for the application:''' April 7th, 2025
==Document Checklist==
'''''Please note: All forms need to be handed in in German! The exception being the project description (Vorhabenbeschreibung) only in the case that you are not sufficient in German''.''' You will find [[Antragsstellung#Templates|the English sample outline for the project description]] as well as a brief explanation of each of the other forms below.


Im Fall der Auflösung der GbR bzw. des Ausscheidens eines Gesellschafters während der Projektlaufzeit ist dem Projektträger DLR unverzüglich Mitteilung zu machen.
===Application form===
  <code>___________                _______________
The funding application must be created via [https://foerderportal.bund.de/easyonline/ easy-online].
Ort, Datum                  [Name Person 1] / Unterschrift
  https://foerderportal.bund.de/easyonline/
   
   
____________                _______________
  1. Ministerium/Bundesbehörde: ''Bundesministerium für Bildung und Forschung''
Ort, Datum                  [Name Person 2] / Unterschrift
<ggfs. weitere></code>
 
= In English =
On this page you will find information, documents and guidance for the formal '''application''' for the Prototype Fund.
 
The application workshop will take place online on June 13. We will go over the details of how to submit your application with you.
 
We put together a checklist with the documents you will need for the application. You can also provide the documents later if they are not all ready in time for the application workshop. However, '''we recommend to start as early as possible - some documents need preparation!'''
 
And one last hint: '''Signatures''' on documents need to be done '''in analogue writing'''! Copied & pasted digital signatures will not be accepted and only lead to a delay in your application process.
 
==Application Workshop==
'''When''': Tuesday, December 13, from 10 am until 3:30 pm approximately
 
'''Where''': https://meet.prototypefund.de/user/mar-dsj-bid-2ye
 
'''What you need''': Your laptop, the documents from the checklist, and all the questions that have arisen so far.
 
'''Contact for questions''': Marie Gutbub and Francesca Giacco (projektbetreuung@prototypefund.de)
== Agenda==
'''! ''The Application Workshop will be held in German. We will do our best to accommodate English speakers, but be won’t be able to provide live translation'' !'''
10:00 Uhr:  Welcome & presentation of the agenda
11:00 Uhr:  Overview and formal steps
11:10 Uhr:  Short break
11:25 Uhr:  Filling out the application, time for questions
   
   
13:00 Uhr:  Lunch break
  2. Fördermaßnahme: ''IKT 2020 – Strukturelle Weiterentwicklung der IT-Forschung''
   
   
13:45 Uhr: Filling out the application, time for questions, possibly submit the application
  3. Förderbereich: ''Software Sprint''
15:00 Uhr:  Last infos & goodbye
*The DLR-PT team will answer your question regarding the application during the application consultation hour. '''''Important: Due to time constraints, you will not have the opportunity to complete the application in full during the appointment. Therefore, prepare everything as far as possible using the instructions.'''''
15:30 Uhr:  End
*You will need the three summaries for the application.
*The application can be digitally verified via TAN procedure ([[DLR FAQ#Antragseinreichung via easy-online|Instructions]]) or, otherwise, it must be signed by hand and submitted by mail.


== Checklist==
=== Attachments to the Application:=== 


'''! ''Please note: All forms need to be handed in in German'' !'''
*A project description ("Vorhabenbeschreibung"; see [[Antragsstellung#Project description (Vorhabenbeschreibung)|SAMPLE OUTLINE]]) must be attached to each application. Use your submission texts. If you have received conditions for funding from the jury, please redact the text, explicitly address the feedback and explain how you will, for example, incorporate it into your work plan. It must be clear how you have addressed or plan to consider the conditions.
*Signed declaration for the grant of a "De-minimis-Beihilefe" ([https://cloud.okfn.de/s/iTwb4xtz46c8jmi FORM]) (for teams, <u>one declaration for the GbR</u>, signed by the managing director)
* Tax number for self-employment (see below, for teams, tax number for the GbR) or copy of the registration/confirmation from the tax office
*Consent to the acceptance of the advisory board's decision for second-stage applications for individual applicants or for GbRs [[Antragsstellung#Agreement to accept the advisory board's decision in the case of second-stage applications (Einwilligung zur Akzeptanz der Entscheidung bei Second-Stage-Bewerbungen)|TEMPLATE]])
**'''Will you be employed part-time during the funding period?''' Then you need permission from your employer for your secondary employment (a short written and signed statement from the employer is sufficient).
**'''Do you want to claim a higher hourly rate?''' A standard hourly rate of €50.00 is recognized for the funding. If you want to apply for a higher hourly rate, you must substantiate the rate with an invoice relevant to your field.
*'''Proof of creditworthiness'''
**Signed declaration for the own contribution (5% of the total funding amount at 95% funding rate; [[Antragsstellung#Declaration of the applicants regarding their own contribution (Erklärung der Antragsteller zum Eigenanteil)|TEMPLATE]]) (for teams, <u>one declaration for the GbR</u>, signed by the managing director and if necessary bank account holder (in case director is not bank statement provider))
** Signed declaration regarding the exclusion of private insolvency ([[Antragsstellung#Declaration regarding the exclusion of personal bankruptcy (Erklärung zum Ausschluss der Privatinsolvenz)|TEMPLATE]]) (for teams, <u>one declaration per GbR team member</u>)
**Copy of a bank statement with a positive balance equal to the own contribution (for teams, this amount can be divided among several bank accounts). Only date, name, bank details visible; black out everything else.
*'''Additionally for teams'''
**Declaration of the GbR with the appointment of one member as managing director ([[Antragsstellung#Declaration by applicants in the case of small teams (Erklärung der Antragsteller im Fall kleiner Teams)|TEMPLATE]])
** Account details of the GbR bank account (this must be an account in the name of the GbR)
**Tax number of the GbR or a copy of the receipt of your application by the tax office


===For all applicants (single applicants ''and'' team members)===
===Important Notes ===


====Application forms====
*The documents can be submitted a few days later via e-mail if they are not available by the time of the application consultation hour. However, '''we recommend starting as early as possible - some documents require lead time!'''
*All documents requiring a signature must be signed by hand! Digital or pasted-in signatures will not be accepted and unnecessarily extend the application process.
*[[DLR FAQ|More Notes by the DLR-PT]]


*Your submission text. If you were given jury feedback, please redact the text accordingly [[Antragsworkshop#Vorhabenbeschreibung|(proposed structure in German)]] and make changes according to the feedback visible in the text.
==Tipps and tricks ==
*Proof of your hourly rate: A standard hourly rate of 50€ will be used for calculating the grant. If you want to apply for your own, higher hourly rate, you will have to prove it, e.g. by handing in an invoice.
*Signed declaration of your own financial contribution (5% of the total funding amount) [[Antragsworkshop#Erklärung zum Eigenanteil|(German boilerplate text)]].
*Your tax number as a freelancer (''for teams the tax number of the GbR'') or a copy of the receipt of your application from the tax office.
*'''Will you be employed part-time?''' Then you will need your employer's written approval for your secondary employment (a short written and signed statement is sufficient).
*A first draft for your application form, which you can create [[https://foerderportal.bund.de/easyonline/nutzungsbedingungen.jsf;jsessionid=025547BA39FFE7F360B59287D9143F2D?redirectFrom=/easyonline/formularassistent.jsf here]]. During the workshop we will share a step-by-step guide through the form.
*For each applicant (if you apply as a team, for the GbR, not for each team member): [https://cloud.okfn.de/s/iTwb4xtz46c8jmi Declaration concerning the application for "De-minimis-Beihilfe"].


====Proof of creditworthiness====
===Taxation===  


*Signed declaration to exclude private insolvency [[Antragsworkshop#Ausschluss einer Privatinsolvenz|(German boilerplate text)]]
*'''Income Tax:''' We cannot make a legally binding statement on whether you, as a self-employed person/freelancer, have to pay income tax on the funding money. This depends on your individual situation, other incomes etc. ''You should consult your tax office or tax advisor and your health insurance company!''
*A bank statement that shows a positive saldo of at least 2500 Euro (if you apply as a team, adding up several accounts works too!), a date, a name and the account number. Everything else ought to be blackened.
*'''Sales Tax:''' Grants are generally not subject to VAT due to the lack of an exchange of services. This means that no VAT is payable or to be remitted upon the disbursement of the funding.
*'''Getting a sales tax exemption at the tax office:'''


===Additionally for teams===
We recommend using the following documents/argumentation to get a tax exemption:
 
*Declaration of the GbR with the appointment of one partner as managing director [[Antragsworkshop#Gründung einer GbR|(German boilerplace text)]].
*The account details of the GbR bank account (this must be an account in the name of the GbR).
*The tax number of the GbR or a copy of the receipt of your application by the tax office.
 
'''You do not have to bring all documents to the application workshop, but apply for them in time! You can only be paid once all the documents are complete.'''
 
== Tipps and tricks==
 
===Taxes ===


====Income Tax====
*Hand in the entire funding notification (“[[Zuwendungsbescheid]]”) and the attached „De-minimis-Bescheinigung".
We cannot make a legally binding statement on whether you, as a self-employed person/freelancer, have to pay income tax on the funding money. This depends on your individual situation, other incomes etc. '''You should consult your tax office or tax advisor and your health insurance company'''!


====Sales Tax====
As a rule, funding money is not subject to value-added tax due to a lack of exchange of services. This means that no sales tax is due or payable when the grant is paid out.
===== Getting a sales tax exemption at the tax office=====
We recommend using the following documents/argumentation to get a tax exemption:
* Hand in the entire “Zuwendungsbescheid” (a stack of paper you will receive once your final application was approved) and the so-called „De-minimis-Bescheinigung" (which is attached to the Zuwendungsbescheid)
*Use this wording at the tax office: „Zuwendungen unterliegen in der Regel mangels Leistungsaustausches nicht der Umsatzsteuer (Schreiben des BMF vom 26. August 1999 - IV D 1 - S 7200 - 92/99 - BStBl. 1999 Teil I S. 828).“
*Use this wording at the tax office: „Zuwendungen unterliegen in der Regel mangels Leistungsaustausches nicht der Umsatzsteuer (Schreiben des BMF vom 26. August 1999 - IV D 1 - S 7200 - 92/99 - BStBl. 1999 Teil I S. 828).“


===GbR bank account (for teams)===
===GbR bank account (for teams)===
See [[Banken]].


==Boilerplate texts==
*Please note that the managing director must also sign bank forms, etc. So, it is advisable to open the GbR account at a bank near your place of residence.
We provide the boilerplate texts in German only as they can't be submitted in English. All the boilerplate texts you will need are linked in the checklist above - you can also find them directly in the German section of this page.
*Make sure that the name of the account holder matches the GbR name.
*Experience with [[Banken|banks]]
 
==Templates==
===Project description (Vorhabenbeschreibung)===
'''''Only to be submitted in English if you are not sufficient in German!'''''
'''{Akronym / Projekttitel}'''
'''Project description with utilization plan'''
1.)  Short project description
2.)  What problem/social challenge do you want to address with the project? What is your motivation?
3.)  How will the project solve this problem? How do you plan to implement the project technically? What similar approaches already exist and what will your project do differently or better?
4.)  Who is the target group and how will they benefit from the project? How do you plan to reach them?
5.)  Have you already worked on the idea? If so, briefly describe the current status and explain the planned innovations.
6.)  What software projects have you worked on so far?
7.)  How many working hours do you estimate you will need to realize your project idea during the six-month funding period?
8.)  Briefly outline the most important milestones to be reached during the funding period.
9.)  Are you applying for the four-month second-stage funding after the six-month regular funding has expired?
If applicable 10.)  If you would like to apply for an extension: What does your project need to get out of the prototype stage and how do you want to set up your project in a sustainable way during the four months?
If applicable 11.)  How many working hours do you estimate you will need to further implement your project idea during the four-month extension?
If applicable 12.)  If you would like to apply for an extension: Please briefly outline the most important milestones that are to be reached during the four-month extension.
If applicable 13.)  What conditions has the project been granted funding under and how are they being complied with?


= Links =
===Declaration of the applicants regarding their own contribution (Erklärung der Antragsteller zum Eigenanteil)===
[[Antragsstellung#Erklärung zum Eigenanteil|To be submitted in German, you can find the template here]])


=== Slides Antragsworkshop ===
The declaration of the applicants regarding their own contribution informs you that your project can be partially financed up to 95% with a personal contribution of at least 5%. This is due to the payment in retrospect since the grant is paid out at the beginning of each calendar quarter, pro rata for the project-related costs incurred in the previous quarter.
''WIP''
To prove that you can provide the required personal contribution you have to provide a bank reference for the account specified in the application and have to confirm in this form that you will contribute 5% of your own labor to your project via equity and/or other regular income.


=== Admin ===
===Declaration regarding the exclusion of personal bankruptcy (Erklärung zum Ausschluss der Privatinsolvenz)===
[https://cloud.okfn.de/s/iTwb4xtz46c8jmi De Minimis Erklärung]
[[Antragsstellung#Erklärung zum Ausschluss der Privatinsolvenz|To be submitted in German, you can find the template here]]


[https://cloud.okfn.de/s/KgaxZ8JqDiWn7yp Vorhabenbeschreibung] (hier auch als [https://cloud.okfn.de/s/o376fGrSAnyKRMf pdf])
This form asks you to declare in lieu of an oath that you are not subject to personal bankruptcy proceedings.
===Declaration by applicants in the case of small teams (Erklärung der Antragsteller im Fall kleiner Teams)===
[[Antragsstellung#Gründung einer GbR|To be submitted in German, you can find the template here]]


[[DLR FAQ|Das DLR beantwortet eure Fragen - FAQ]]
This form asks you to declare that your team members will form a civil-law partnership (GbR) with the purpose to carry out your project. This means that all of the personen named here have joint rights and obligations within the project. You will have to name one shareholder of the GbR to be the managing director with sole signing authority.


=== Allgemeines ===
===Agreement to accept the decision in the case of second-stage applications (Einwilligung zur Akzeptanz der Entscheidung bei Second-Stage-Bewerbungen)===
Eine [https://cloud.okfn.de/s/QNd57FN9XLAdaFR Timeline] für eure Förderzeit
[[Antragsstellung#Einwilligung zur Akzeptanz der Entscheidung bei Second-Stage-Bewerbungen|To be submitted in German, you can find the template here]]  


Eine [[Checkliste]] für die Prototype-Fund-Todos
Depending on whether you are applying alone or as part of a team, you have to fill the corresponding form to declare that you will follow the jury's decision on the second-stage funding of my project. You will explicitly agree to a reduction in the amount of funding available and a shortening of the funding period to six months in the case of a rejection of your second-stage pitch.
[[Category: Antragsworkshop]]

Latest revision as of 10:48, 5 March 2025

(English version below)

Hier findet ihr alle relevanten Informationen und Mustervorlagen für die Antragsstellung beim Prototype Fund.

Jeweils Mitte März findet eine Antrags-Sprechstunde online statt und bietet die Möglichkeit, gemeinsam Details zu besprechen und den Antrag gegebenenfalls gleich einzureichen.

Vorbereitung

Screenhot easy-online Eingabemaske V05-V09

Um die Antrags-Sprechstunde optimal vorzubereiten, empfehlen wir:

  • im Vorfeld alle wichtigen Unterlagen zusammenzustellen, die ihr für den Antrag benötigt (siehe die Dokumenten-Checkliste).
  • 3 kurze Zusammenfassungen für den Antrag vorzubereiten. Nutzt eure Bewerbungstexte als Grundlage (Achtung: Beschränkung auf max. 2000 Zeichen pro Kategorie), formuliert aber euer Vorhaben möglichst allgemein verständlich und verwendet keine ich/wir-Formulierungen.
    • Zusammenfassung Vorhabenbeschreibung: Was ist das Ziel des Vorhabens?
    • Zusammenfassung Arbeitsplan: Was ist der Arbeits-/Meilensteinplan?
    • Zusammenfassung Ergebnisverwertung: Was ist die Zielgruppe und wie kann diese erreicht werden?

Für die Einreichung des Antrags braucht ihr sowohl die drei Zusammenfassungen (Antrag Eingabefelder V07-08) als auch eure vollständige Vorhabenbeschreibung gemäß der Mustergliederung als Anlage.

Ihr müsst mit den Vorbereitungen für den Antrag vor der Sprechstunde noch nicht ganz fertig sein. Wir empfehlen jedoch, dass ihr frühzeitig mit den Vorbereitungen beginnt, da einige Prozesse Zeit in Anspruch nehmen können (GbR, Bankkonto, usw.). Ihr solltet euch vor der Sprechstunde mit den Abläufen vertraut zu machen, da ihr sonst die Gelegenheit nicht nutzen könnt, eure Fragen zu stellen. Wichtig: Die Antrags-Sprechstunde dient nicht zum linearen Durchgehen eurer Vorbereitung, sondern nur als zuästzliche Hilfestellung bei noch offenen Fragen.

Antrags-Sprechstunde

Wann: Donnerstag, 20. März 2025, von 10:00 Uhr bis 12:00 Uhr

Wo: https://meet.prototypefund.de/user/mar-dsj-bid-2ye (Passwort erhaltet ihr via Mail)

Wer: Eingeladen sind alle Projekte, die für den Jahrgang 01 des Prototype Fund in 2025 ausgewählt und entsprechend benachrichtigt wurden,

Moderation: Das Team des DLR-Projektträgers gemeinsam mit dem Prototype-Fund-Betreuungsteam der Open Knowledge Foundation. Erfahrt, wie das BMBF, der DLR-PT und die OKF zusammenarbeiten, um eure Projekte zu unterstützen.

Was ihr braucht:

  • Laptop
  • Unterlagen aus der Checkliste, die schon vorhanden sind
  • Fragen, die sich bisher ergeben haben

Kontakt für Fragen: Marie Kreil & Marie-Lena Wiese (projektbetreuung@prototypefund.de)

Deadline für den Antrag: 7. April 2025

Dokumenten-Checkliste

Antrag

Der Förderantrag muss via easy-online erstellt werden.

https://foerderportal.bund.de/easyonline/

  1. Ministerium/Bundesbehörde: Bundesministerium für Bildung und Forschung

  2. Fördermaßnahme: IKT 2020 – Strukturelle Weiterentwicklung der IT-Forschung

  3. Förderbereich: Software Sprint 
  • Bei der Antrags-Sprechstunde beantwortet das Team vom DLR-PT eure Fragen zur Antragsstellung. Wichtig: Auf Grund der zeitlichen Ressourcen habt ihr nicht die Möglichkeit, den Antrag komplett während des Termins auszufüllen. Bereitet daher an Hand der Anleitung alles so weit möglich vor.
  • Für den Antrag benötigt ihr auch die 3 Zusammenfassungen.
  • Der Antrag kann digital per TAN-Verfahren verifiziert werden (Hinweise), ansonsten muss er handschriftlich unterschrieben und postalisch eingereicht werden.

Anlagen zum Antrag

  • Zu jedem Antrag muss eine Vorhabenbeschreibung (MUSTERGLIEDERUNG) als Anlage beigefügt werden. Nutzt Eure Einreichungstexte. Falls ihr von der Jury Auflagen zur Förderung erhalten habt, geht bitte ausdrücklich auf das Feedback ein und erklärt, wie ihr es beispielsweise in euren Arbeitsplan aufnehmen werdet. Es muss deutlich werden, wie ihr auf die Auflagen eingegangen seid oder plant, diese zu berücksichtigen.
  • Unterzeichnete Erklärung zum Antrag auf Gewährung einer De-minimis-Beihilfe (FORMULAR) (bei Teams eine Erklärung für die GbR, unterzeichnet durch Geschäftsführer*in)
  • Steuernummer für selbständige Tätigkeit (s.u., bei Teams Steuernummer für die GbR) bzw. Kopie der Anmeldung/Eingangsbestätigung beim Finanzamt
  • Einwilligung zur Akzeptanz der Entscheidung bei Second-Stage-Bewerbungen für Einzelantragsstellende bzw. für GbRs (VORLAGE)
  • Ihr seid während des Förderzeitraums angestellt? Dann braucht ihr eine Genehmigung eures Arbeitgebers für eure Nebentätigkeit (es genügt ein unterschriebener Zweizeiler vom Arbeitgeber).
  • Ihr möchtet einen höheren Stundensatz ansetzen? Für die Förderung wird pauschal ein Stundensatz von 50,00 € anerkannt. Falls ihr einen höheren Stundensatz beantragen wollt, müsst ihr diesen durch eine von euch gestellte, fachlich relevante Rechnung belegen.
  • Nachweise zur Bonität:
    • Unterzeichnete Erklärung zum Ausschluss einer Privatinsolvenz (VORLAGE) (bei Teams jeweils eine Erklärung pro GbR-Teammitglied)
    • Unterzeichnete Erklärung zum Eigenanteil (5% der Gesamtförderung bei 95% der Förderquote; VORLAGE) (bei Teams eine Erklärung für die GbR; unterzeichnet durch Geschäftsführer*in und ggf. Kontoinhaber*in (wenn nicht GF oder mehrere GbR-Mitglieder den Kontoauszugnachweis erbringen))
    • Kopie des aktuellen Kontoauszugs mit positivem Saldo in Höhe des Eigenanteils (bei Teams kann dieser Betrag auf mehrere Bankkonten aufgeteilt werden). Nur Datum, Name, Bankverbindung sichtbar; alles andere schwärzen.
  • Zusätzlich für Teams:
    • GbR-Erklärung mit Bestimmung eines*r Gesellschafter*in als Geschäftsführer*in (VORLAGE)
    • Kontodaten des GbR-Kontos (dies muss ein Konto auf den Namen der GbR sein)
    • Steuernummer für die GbR bzw. Kopie der Anmeldung/Eingangsbestätigung beim Finanzamt

Wichtige Hinweise

  • Die Unterlagen können auch noch ein paar Tage später per E-Mail nachgereicht werden, wenn sie zur Antrags-Sprechstunde noch nicht vorliegen. Wir empfehlen jedoch, so früh wie möglich anzufangen – einige Dokumente brauchen Vorlauf!
  • Alle Unterlagen, die einer Unterschrift bedürfen, müssen handschriftlich und in echt unterzeichnet werden! Digitale oder in die Formulare hineinkopierte Signaturen werden nicht akzeptiert und verlängern den Antragsprozess unnötig.
  • Weitere Hinweise des DLR-PT.

Tipps und Anmerkungen

Versteuerung

  • Einkommensteuer: Ob ihr als Selbständige die Zuwendung als Einkommen versteuern und Sozialabgaben leisten müsst, sofern ihr über die jeweiligen Freibeträge kommt – dazu können wir keine rechtsverbindliche Aussage treffen. Holt euch hierzu unbedingt Rat bei eurem Finanzamt oder Steuerberater*in und bei eurer Krankenkasse!
  • Umsatzsteuer: Zuwendungen unterliegen in der Regel mangels Leistungsaustausches nicht der Umsatzsteuer. Das bedeutet, dass bei der Auszahlung der Förderung keine Umsatzsteuer anfällt bzw. abzuführen ist.
  • Umsatzsteuerbefreiung beim Finanzamt: Als Unterlagen bzw. Argumentation empfehlen wir:
    • den gesamten Zuwendungsbescheid und die „De-minimis“-Bescheinigung (Anlage zum Zuwendungsbescheid)
    • „Zuwendungen unterliegen in der Regel mangels Leistungsaustausches nicht der Umsatzsteuer (Schreiben des BMF vom 26. August 1999 - IV D 1 - S 7200 - 92/99 - BStBl. 1999 Teil I S. 828).“
  • Mehr Infos zum Thema Steuern findet ihr hier im Wiki.

GbR-Konto

  • Bitte beachtet, dass der/die Geschäftsführer*in auch Bankformulare etc. unterzeichnen muss, es ist also sinnvoll, das GbR-Konto bei einer Bank am Wohnort zu eröffnen.
  • Achtet darauf, dass der Name des*der Kontoinhaber*in mit dem GbR-Namen übereinstimmt.

Mustervorlagen

Vorhabenbeschreibung

{Akronym / Projekttitel}

Vorhabenbeschreibung mit Verwertungsplan

1.)  Kurze Projektbeschreibung

2.)  Welches Problem/ welche gesellschaftliche Herausforderung wollt ihr mit dem Projekt angehen? Was ist eure Motivation?

3.)  Wie wird das Projekt dieses Problem lösen? Wie wollt ihr das Projekt technisch umsetzen? Welche ähnlichen Ansätze gibt es schon und was wird euer Projekt anders bzw. besser machen?

4.)  Wer ist die Zielgruppe und wie profitiert sie vom Projekt? Wie soll euer Projekt sie erreichen?

5.)  Habt ihr schon an der Idee gearbeitet? Wenn ja, beschreibt kurz den akutelllen Stand und erklärt die geplanten Neuerungen. 

6.)  An welchen Software-Projekten habt ihr bisher gearbeitet?

7.)  Wie viele Arbeitsstunden werdet ihr in den 6 Monaten Förderzeitraum vermutlich für die Umsetzung der Projektidee benötigen?

8.)  Skizziert kurz die wichtigsten Meilensteine, die im Förderzeitraum umgesetzt werden sollen.

9.)  Beantragt ihr die viermonatige Second-Stage-Förderung nach Ablauf der sechsmonatigen regulären Förderung?

ggf. 10.)  Wenn ihr eine Verlängerung beantragen möchtet: Was braucht euer Projekt, um aus dem Prototypen-Stadium herauszukommen und wie wollt ihr euer Projekt in den vier Monaten nachhaltig aufbauen?

ggf. 11.)  Wie viele Arbeitsstunden werdet ihr in der viermonatigen Verlängerung vermutlich für die weitere Umsetzung der Projektidee benötigen?

ggf. 12.)  Wenn ihr eine Verlängerung beantragen möchtet: Skizziert kurz die wichtigsten Meilensteine, die in der viermonatigen Verlängerung umgesetzt werden sollen.

ggf. 13.)  Welche Auflagen hat das Projekt für die Förderung bekommen und wie werden sie erfüllt? 

Erklärung zum Eigenanteil

Software Sprint

Erklärung der Antragsteller zum Eigenanteil

Laut Bekanntmachung können zuwendungsfähige projektbezogene Personal- und Gemeinkosten für mein bzw. unser Projekt in einer Höhe von bis zu 95% anteilfinanziert werden, was einer maximalen Höhe der Fördermittel (Zuwendung) von [47.500|95.000|79.170|158.340] € entspricht. Der konkrete Zuwendungsbetrag ergibt sich aus der Vorkalkulation des Antrags. Die Auszahlung der Zuwendung erfolgt jeweils zu Beginn eines Kalenderquartals anteilig für die projektbezogenen Kosten, die im abgelaufenen Quartal entstanden sind. Aufgrund dieser nachschüssigen Auszahlung muss zunächst in Vorleistung gegangen werden.

Hinsichtlich der von mir bzw. uns aufzubringenden Eigenmittel von mindestens 5% der Vorkalkulation wird eine vereinfachte Bonitätsprüfung vorgenommen. Dazu wird eine Bankauskunft über das im Projektantrag angegebene Konto vorgelegt. Den erforderlichen Eigenanteil kann ich bzw. können wir aufbringen über


□ Eigenkapital
□ weitere laufende Einkünfte (bitte Belege beifügen).


Hiermit wird bestätigt, dass ich bzw. wir während der gesamten Projektlaufzeit Eigenleistungen in Höhe von 5% in mein bzw. unser Projekt {PROJEKTNAME} einbringen werden.

____________                 ________________ 
Ort, Datum                     Unterschrift

Erklärung zum Ausschluss der Privatinsolvenz

Erklärung zum Ausschluss einer Privatinsolvenz


Ich, {VORNAME NAME}, geboren am {DATUM} in {ORT}, erkläre hiermit eidesstattlich, dass ich mich nicht in einer Privatinsolvenz befinde.

____________                 ________________ 
Ort, Datum                     Unterschrift

Gründung einer GbR

Gründung der [Name] GbR

Erklärung der Antragsteller im Fall kleiner Teams


Hiermit erklären wir, dass die Personen


[Person 1: Vorname, Name, Str., Nr., PLZ, Ort]

[Person 2: Vorname, Name, Str., Nr., PLZ, Ort]

[ggfs. weitere]


eine Gesellschaft bürgerlichen Rechts (GbR) nach BGB §705ff. bilden. Der gemeinsame Zweck des Zusammenschlusses besteht in der Durchführung des Projektes [Projektname] innerhalb der BMBF-Fördermaßnahme „Software Sprint“. Antragsteller bzw. Zuwendungsempfänger ist die [Name] GbR.

Die o. g. Personen treten daher im Rahmen des „Software Sprint“-Projekts mit gemeinsamen Rechten und Pflichten auf. Insbesondere erbringen sie gemeinschaftlich die laut Antrag bzw. Vorhabenbeschreibung vereinbarten Beiträge (Programmierleistungen usw.) im Projekt [Projektname]. Weiterhin sind sie gemeinschaftlich für die Projektsteuerung, für die Verwendung der Zuwendung, für das Aufbringen des Eigenanteils sowie für die Nachweispflichten gegenüber dem BMBF/PT verantwortlich.

Die o. g. Personen erklären den/die Gesellschafter/in [Vor- und Nachname] zum allein unterschriftsberechtigten Geschäftsführer.

Im Fall der Auflösung der GbR bzw. des Ausscheidens eines Gesellschafters während der Projektlaufzeit ist dem Projektträger DLR unverzüglich Mitteilung zu machen.

____________                  ______________________________ 
 Ort, Datum                   [Name Person 1] / Unterschrift

____________                  ______________________________ 
 Ort, Datum                   [Name Person 2] / Unterschrift

<ggf. weitere>

Einwilligung zur Akzeptanz der Entscheidung bei Second-Stage-Bewerbungen

Einzelantragsstellende

Ich, {VORNAME NAME}, erkläre hiermit, dass ich im Rahmen der Fördermaßnahme Software-Sprint der Juryentscheidung über die Second-Stage-Förderung meines Projektes {Projektname} folgen werde und entsprechend einer Kürzung ggfs. gesperrter Fördermittel und der Laufzeitverkürzung auf 6 Monate hiermit explizit zustimme.

____________                 ________________ 
Ort, Datum                     Unterschrift

GbR

Ich, {VORNAME NAME}, erkläre hiermit als Geschäftsführung der {Name GbR}, dass wir als Team im Rahmen der Fördermaßnahme Software-Sprint der Juryentscheidung über die Second-Stage-Förderung unseres Projektes {Projektname} folgen werden und ich entsprechend einer Kürzung ggfs. gesperrter Fördermittel und der Laufzeitverkürzung auf 6 Monate hiermit explizit zustimme.

____________                 ________________ 
Ort, Datum                     Unterschrift

In English

Here you will find all relevant information and template documents for the application process for the Prototype Fund.

An application consultation hour takes place online in mid-March, providing an opportunity to discuss the details together and, if applicable, submit the application immediately.

Preparation

To prepare optimally for the application consultation hour, we recommend:

  • Gather all important documents needed for the application in advance (see [[Antragsstellung#Document Checklist| the document checklist]).
  • Prepare three short summaries for the application in German. Use your application texts as a basis (Caution: Limitation to a maximum of 2000 characters per category), formulate your project in a generally understandable manner, and avoid using first-person pronouns.
    • Project Description: What is the goal of the project?
    • Work Plan: What is the work/milestone plan?
    • Result Utilization: Who is the target audience, and how can they be reached?

To submit the application, you will need both the three summaries (application fields V07-08) and your complete project description in accordance to the sample outline as an attachment.

You do not have to be completely finished with the preparations for the application before the consultation hour. However, we recommend that you start preparing early, as some processes can take time (GbR, bank account, etc.). You should familiarize yourself with the procedures before the consultation hour, otherwise you will not be able to use the opportunity to ask your questions. Important: The application consultation houris not intended to go through your prepared application line by line, but only to provide additional assistance if you still have questions.

Application Consultation Hour

When: Thursday, March 20th, 2025, from 10 am to 12 noon

Where: https://meet.prototypefund.de/user/mar-dsj-bid-2ye (We emailed you the password.)

Who: All projects selected for class 01 of Prototype Fund in 2025 that were notified accordingly.

Moderation: The team from the DLR Project Management Agency together with the Prototype Fund support team from the Open Knowledge Foundation. Learn Learn how the BMBF, the DLR-PT and the OKF work together to support your projects.

Important: The application consultation hour will be held in German. We will do our best to accommodate English speakers, but be won’t be able to provide live translation'''!

What you need:

  • Your laptop
  • documents from the checklist that you have already available
  • questions that have arisen so far

Contact for questions: Marie Kreil & Marie-Lena Wiese (projektbetreuung@prototypefund.de)

Deadline for the application: April 7th, 2025

Document Checklist

Please note: All forms need to be handed in in German! The exception being the project description (Vorhabenbeschreibung) only in the case that you are not sufficient in German. You will find the English sample outline for the project description as well as a brief explanation of each of the other forms below.

Application form

The funding application must be created via easy-online.

https://foerderportal.bund.de/easyonline/

  1. Ministerium/Bundesbehörde: Bundesministerium für Bildung und Forschung

  2. Fördermaßnahme: IKT 2020 – Strukturelle Weiterentwicklung der IT-Forschung

  3. Förderbereich: Software Sprint 
  • The DLR-PT team will answer your question regarding the application during the application consultation hour. Important: Due to time constraints, you will not have the opportunity to complete the application in full during the appointment. Therefore, prepare everything as far as possible using the instructions.
  • You will need the three summaries for the application.
  • The application can be digitally verified via TAN procedure (Instructions) or, otherwise, it must be signed by hand and submitted by mail.

Attachments to the Application:

  • A project description ("Vorhabenbeschreibung"; see SAMPLE OUTLINE) must be attached to each application. Use your submission texts. If you have received conditions for funding from the jury, please redact the text, explicitly address the feedback and explain how you will, for example, incorporate it into your work plan. It must be clear how you have addressed or plan to consider the conditions.
  • Signed declaration for the grant of a "De-minimis-Beihilefe" (FORM) (for teams, one declaration for the GbR, signed by the managing director)
  • Tax number for self-employment (see below, for teams, tax number for the GbR) or copy of the registration/confirmation from the tax office
  • Consent to the acceptance of the advisory board's decision for second-stage applications for individual applicants or for GbRs TEMPLATE)
    • Will you be employed part-time during the funding period? Then you need permission from your employer for your secondary employment (a short written and signed statement from the employer is sufficient).
    • Do you want to claim a higher hourly rate? A standard hourly rate of €50.00 is recognized for the funding. If you want to apply for a higher hourly rate, you must substantiate the rate with an invoice relevant to your field.
  • Proof of creditworthiness
    • Signed declaration for the own contribution (5% of the total funding amount at 95% funding rate; TEMPLATE) (for teams, one declaration for the GbR, signed by the managing director and if necessary bank account holder (in case director is not bank statement provider))
    • Signed declaration regarding the exclusion of private insolvency (TEMPLATE) (for teams, one declaration per GbR team member)
    • Copy of a bank statement with a positive balance equal to the own contribution (for teams, this amount can be divided among several bank accounts). Only date, name, bank details visible; black out everything else.
  • Additionally for teams
    • Declaration of the GbR with the appointment of one member as managing director (TEMPLATE)
    • Account details of the GbR bank account (this must be an account in the name of the GbR)
    • Tax number of the GbR or a copy of the receipt of your application by the tax office

Important Notes

  • The documents can be submitted a few days later via e-mail if they are not available by the time of the application consultation hour. However, we recommend starting as early as possible - some documents require lead time!
  • All documents requiring a signature must be signed by hand! Digital or pasted-in signatures will not be accepted and unnecessarily extend the application process.
  • More Notes by the DLR-PT

Tipps and tricks

Taxation

  • Income Tax: We cannot make a legally binding statement on whether you, as a self-employed person/freelancer, have to pay income tax on the funding money. This depends on your individual situation, other incomes etc. You should consult your tax office or tax advisor and your health insurance company!
  • Sales Tax: Grants are generally not subject to VAT due to the lack of an exchange of services. This means that no VAT is payable or to be remitted upon the disbursement of the funding.
  • Getting a sales tax exemption at the tax office:

We recommend using the following documents/argumentation to get a tax exemption:

  • Hand in the entire funding notification (“Zuwendungsbescheid”) and the attached „De-minimis-Bescheinigung".
  • Use this wording at the tax office: „Zuwendungen unterliegen in der Regel mangels Leistungsaustausches nicht der Umsatzsteuer (Schreiben des BMF vom 26. August 1999 - IV D 1 - S 7200 - 92/99 - BStBl. 1999 Teil I S. 828).“

GbR bank account (for teams)

  • Please note that the managing director must also sign bank forms, etc. So, it is advisable to open the GbR account at a bank near your place of residence.
  • Make sure that the name of the account holder matches the GbR name.
  • Experience with banks

Templates

Project description (Vorhabenbeschreibung)

Only to be submitted in English if you are not sufficient in German!

{Akronym / Projekttitel}

Project description with utilization plan

1.)  Short project description

2.)  What problem/social challenge do you want to address with the project? What is your motivation?

3.)  How will the project solve this problem? How do you plan to implement the project technically? What similar approaches already exist and what will your project do differently or better?

4.)  Who is the target group and how will they benefit from the project? How do you plan to reach them?

5.)  Have you already worked on the idea? If so, briefly describe the current status and explain the planned innovations. 

6.)  What software projects have you worked on so far?

7.)  How many working hours do you estimate you will need to realize your project idea during the six-month funding period?

8.)  Briefly outline the most important milestones to be reached during the funding period.

9.)  Are you applying for the four-month second-stage funding after the six-month regular funding has expired?

If applicable 10.)  If you would like to apply for an extension: What does your project need to get out of the prototype stage and how do you want to set up your project in a sustainable way during the four months?

If applicable 11.)  How many working hours do you estimate you will need to further implement your project idea during the four-month extension?

If applicable 12.)  If you would like to apply for an extension: Please briefly outline the most important milestones that are to be reached during the four-month extension.

If applicable 13.)  What conditions has the project been granted funding under and how are they being complied with? 

Declaration of the applicants regarding their own contribution (Erklärung der Antragsteller zum Eigenanteil)

To be submitted in German, you can find the template here)

The declaration of the applicants regarding their own contribution informs you that your project can be partially financed up to 95% with a personal contribution of at least 5%. This is due to the payment in retrospect since the grant is paid out at the beginning of each calendar quarter, pro rata for the project-related costs incurred in the previous quarter. To prove that you can provide the required personal contribution you have to provide a bank reference for the account specified in the application and have to confirm in this form that you will contribute 5% of your own labor to your project via equity and/or other regular income.

Declaration regarding the exclusion of personal bankruptcy (Erklärung zum Ausschluss der Privatinsolvenz)

To be submitted in German, you can find the template here

This form asks you to declare in lieu of an oath that you are not subject to personal bankruptcy proceedings.

Declaration by applicants in the case of small teams (Erklärung der Antragsteller im Fall kleiner Teams)

To be submitted in German, you can find the template here

This form asks you to declare that your team members will form a civil-law partnership (GbR) with the purpose to carry out your project. This means that all of the personen named here have joint rights and obligations within the project. You will have to name one shareholder of the GbR to be the managing director with sole signing authority.

Agreement to accept the decision in the case of second-stage applications (Einwilligung zur Akzeptanz der Entscheidung bei Second-Stage-Bewerbungen)

To be submitted in German, you can find the template here

Depending on whether you are applying alone or as part of a team, you have to fill the corresponding form to declare that you will follow the jury's decision on the second-stage funding of my project. You will explicitly agree to a reduction in the amount of funding available and a shortening of the funding period to six months in the case of a rejection of your second-stage pitch.