Antragsstellung
(English version below)
Hier findet ihr alle relevanten Informationen und Mustervorlagen für die Antragsstellung beim Prototype Fund.
Jeweils Mitte März findet eine Antrags-Sprechstunde online statt und bietet die Möglichkeit, gemeinsam Details zu besprechen und den Antrag gegebenenfalls gleich einzureichen.
Vorbereitung
Um die Antrags-Sprechstunde optimal vorzubereiten, empfehlen wir:
- im Vorfeld alle wichtigen Unterlagen zusammenzustellen, die ihr für den Antrag benötigt (siehe die Dokumenten-Checkliste).
- 3 kurze Zusammenfassungen für den Antrag vorzubereiten. Nutzt eure Bewerbungstexte als Grundlage (Achtung: Beschränkung auf max. 2000 Zeichen pro Kategorie), formuliert aber euer Vorhaben möglichst allgemein verständlich und verwendet keine ich/wir-Formulierungen.
- Zusammenfassung Vorhabenbeschreibung: Was ist das Ziel des Vorhabens?
- Zusammenfassung Arbeitsplan: Was ist der Arbeits-/Meilensteinplan?
- Zusammenfassung Ergebnisverwertung: Was ist die Zielgruppe und wie kann diese erreicht werden?
Für die Einreichung des Antrags braucht ihr sowohl die drei Zusammenfassungen (Antrag Eingabefelder V07-08) als auch eure vollständige Vorhabenbeschreibung gemäß der Mustergliederung als Anlage.
Ihr müsst mit den Vorbereitungen für den Antrag vor der Sprechstunde noch nicht ganz fertig sein. Wir empfehlen jedoch, dass ihr frühzeitig mit den Vorbereitungen beginnt, da einige Prozesse Zeit in Anspruch nehmen können (GbR, Bankkonto, usw.). Ihr solltet euch vor der Sprechstunde mit den Abläufen vertraut zu machen, da ihr sonst die Gelegenheit nicht nutzen könnt, eure Fragen zu stellen. Wichtig: Die Antrags-Sprechstunde dient nicht zum linearen Durchgehen eurer Vorbereitung, sondern nur als zuästzliche Hilfestellung bei noch offenen Fragen.
Antrags-Sprechstunde
Wann: Donnerstag, 20. März 2025, von 10:00 Uhr bis 12:00 Uhr
Wo: https://meet.prototypefund.de/user/mar-dsj-bid-2ye (Passwort erhaltet ihr via Mail)
Wer: Eingeladen sind alle Projekte, die für den Jahrgang 01 des Prototype Fund in 2025 ausgewählt und entsprechend benachrichtigt wurden,
Moderation: Das Team des DLR-Projektträgers gemeinsam mit dem Prototype-Fund-Betreuungsteam der Open Knowledge Foundation. Erfahrt, wie das BMBF, der DLR-PT und die OKF zusammenarbeiten, um eure Projekte zu unterstützen.
Was ihr braucht:
- Laptop
- Unterlagen aus der Checkliste, die schon vorhanden sind
- Fragen, die sich bisher ergeben haben
Kontakt für Fragen: Marie Kreil & Marie-Lena Wiese (projektbetreuung@prototypefund.de)
Deadline für den Antrag: 7. April 2025
Dokumenten-Checkliste
Antrag
Der Förderantrag muss via easy-online erstellt werden.
https://foerderportal.bund.de/easyonline/ 1. Ministerium/Bundesbehörde: Bundesministerium für Bildung und Forschung 2. Fördermaßnahme: IKT 2020 – Strukturelle Weiterentwicklung der IT-Forschung 3. Förderbereich: Software Sprint
- Bei der Antrags-Sprechstunde beantwortet das Team vom DLR-PT eure Fragen zur Antragsstellung. Wichtig: Auf Grund der zeitlichen Ressourcen habt ihr nicht die Möglichkeit, den Antrag komplett während des Termins auszufüllen. Bereitet daher an Hand der Anleitung alles so weit möglich vor.
- Für den Antrag benötigt ihr auch die 3 Zusammenfassungen.
- Der Antrag kann digital per TAN-Verfahren verifiziert werden (Hinweise), ansonsten muss er handschriftlich unterschrieben und postalisch eingereicht werden.
Anlagen zum Antrag
- Zu jedem Antrag muss eine Vorhabenbeschreibung (MUSTERGLIEDERUNG) als Anlage beigefügt werden. Nutzt Eure Einreichungstexte. Falls ihr von der Jury Auflagen zur Förderung erhalten habt, geht bitte ausdrücklich auf das Feedback ein und erklärt, wie ihr es beispielsweise in euren Arbeitsplan aufnehmen werdet. Es muss deutlich werden, wie ihr auf die Auflagen eingegangen seid oder plant, diese zu berücksichtigen.
- Unterzeichnete Erklärung zum Antrag auf Gewährung einer De-minimis-Beihilfe (FORMULAR) (bei Teams eine Erklärung für die GbR, unterzeichnet durch Geschäftsführer*in)
- Steuernummer für selbständige Tätigkeit (s.u., bei Teams Steuernummer für die GbR) bzw. Kopie der Anmeldung/Eingangsbestätigung beim Finanzamt
- Einwilligung zur Akzeptanz der Entscheidung bei Second-Stage-Bewerbungen für Einzelantragsstellende bzw. für GbRs (VORLAGE)
- Ihr seid während des Förderzeitraums angestellt? Dann braucht ihr eine Genehmigung eures Arbeitgebers für eure Nebentätigkeit (es genügt ein unterschriebener Zweizeiler vom Arbeitgeber).
- Ihr möchtet einen höheren Stundensatz ansetzen? Für die Förderung wird pauschal ein Stundensatz von 50,00 € anerkannt. Falls ihr einen höheren Stundensatz beantragen wollt, müsst ihr diesen durch eine von euch gestellte, fachlich relevante Rechnung belegen.
- Nachweise zur Bonität:
- Unterzeichnete Erklärung zum Ausschluss einer Privatinsolvenz (VORLAGE) (bei Teams jeweils eine Erklärung pro GbR-Teammitglied)
- Unterzeichnete Erklärung zum Eigenanteil (5% der Gesamtförderung bei 95% der Förderquote; VORLAGE) (bei Teams eine Erklärung für die GbR; unterzeichnet durch Geschäftsführer*in und ggf. Kontoinhaber*in (wenn nicht GF oder mehrere GbR-Mitglieder den Kontoauszugnachweis erbringen))
- Kopie des aktuellen Kontoauszugs mit positivem Saldo in Höhe des Eigenanteils (bei Teams kann dieser Betrag auf mehrere Bankkonten aufgeteilt werden). Nur Datum, Name, Bankverbindung sichtbar; alles andere schwärzen.
- Zusätzlich für Teams:
- GbR-Erklärung mit Bestimmung eines*r Gesellschafter*in als Geschäftsführer*in (VORLAGE)
- Kontodaten des GbR-Kontos (dies muss ein Konto auf den Namen der GbR sein)
- Steuernummer für die GbR bzw. Kopie der Anmeldung/Eingangsbestätigung beim Finanzamt
Wichtige Hinweise
- Die Unterlagen können auch noch ein paar Tage später per E-Mail nachgereicht werden, wenn sie zur Antrags-Sprechstunde noch nicht vorliegen. Wir empfehlen jedoch, so früh wie möglich anzufangen – einige Dokumente brauchen Vorlauf!
- Alle Unterlagen, die einer Unterschrift bedürfen, müssen handschriftlich und in echt unterzeichnet werden! Digitale oder in die Formulare hineinkopierte Signaturen werden nicht akzeptiert und verlängern den Antragsprozess unnötig.
- Weitere Hinweise des DLR-PT.
Tipps und Anmerkungen
Versteuerung
- Einkommensteuer: Ob ihr als Selbständige die Zuwendung als Einkommen versteuern und Sozialabgaben leisten müsst, sofern ihr über die jeweiligen Freibeträge kommt – dazu können wir keine rechtsverbindliche Aussage treffen. Holt euch hierzu unbedingt Rat bei eurem Finanzamt oder Steuerberater*in und bei eurer Krankenkasse!
- Umsatzsteuer: Zuwendungen unterliegen in der Regel mangels Leistungsaustausches nicht der Umsatzsteuer. Das bedeutet, dass bei der Auszahlung der Förderung keine Umsatzsteuer anfällt bzw. abzuführen ist.
- Umsatzsteuerbefreiung beim Finanzamt: Als Unterlagen bzw. Argumentation empfehlen wir:
- den gesamten Zuwendungsbescheid und die „De-minimis“-Bescheinigung (Anlage zum Zuwendungsbescheid)
- „Zuwendungen unterliegen in der Regel mangels Leistungsaustausches nicht der Umsatzsteuer (Schreiben des BMF vom 26. August 1999 - IV D 1 - S 7200 - 92/99 - BStBl. 1999 Teil I S. 828).“
- Mehr Infos zum Thema Steuern findet ihr hier im Wiki.
GbR-Konto
- Bitte beachtet, dass der/die Geschäftsführer*in auch Bankformulare etc. unterzeichnen muss, es ist also sinnvoll, das GbR-Konto bei einer Bank am Wohnort zu eröffnen.
- Achtet darauf, dass der Name des*der Kontoinhaber*in mit dem GbR-Namen übereinstimmt.
Mustervorlagen
Vorhabenbeschreibung
{Akronym / Projekttitel} Vorhabenbeschreibung mit Verwertungsplan 1.) Kurze Projektbeschreibung 2.) Welches Problem/ welche gesellschaftliche Herausforderung wollt ihr mit dem Projekt angehen? Was ist eure Motivation? 3.) Wie wird das Projekt dieses Problem lösen? Wie wollt ihr das Projekt technisch umsetzen? Welche ähnlichen Ansätze gibt es schon und was wird euer Projekt anders bzw. besser machen? 4.) Wer ist die Zielgruppe und wie profitiert sie vom Projekt? Wie soll euer Projekt sie erreichen? 5.) Habt ihr schon an der Idee gearbeitet? Wenn ja, beschreibt kurz den akutelllen Stand und erklärt die geplanten Neuerungen. 6.) An welchen Software-Projekten habt ihr bisher gearbeitet? 7.) Wie viele Arbeitsstunden werdet ihr in den 6 Monaten Förderzeitraum vermutlich für die Umsetzung der Projektidee benötigen? 8.) Skizziert kurz die wichtigsten Meilensteine, die im Förderzeitraum umgesetzt werden sollen. 9.) Beantragt ihr die viermonatige Second-Stage-Förderung nach Ablauf der sechsmonatigen regulären Förderung? ggf. 10.) Wenn ihr eine Verlängerung beantragen möchtet: Was braucht euer Projekt, um aus dem Prototypen-Stadium herauszukommen und wie wollt ihr euer Projekt in den vier Monaten nachhaltig aufbauen? ggf. 11.) Wie viele Arbeitsstunden werdet ihr in der viermonatigen Verlängerung vermutlich für die weitere Umsetzung der Projektidee benötigen? ggf. 12.) Wenn ihr eine Verlängerung beantragen möchtet: Skizziert kurz die wichtigsten Meilensteine, die in der viermonatigen Verlängerung umgesetzt werden sollen. ggf. 13.) Welche Auflagen hat das Projekt für die Förderung bekommen und wie werden sie erfüllt?
Erklärung zum Eigenanteil
Software Sprint Erklärung der Antragsteller zum Eigenanteil Laut Bekanntmachung können zuwendungsfähige projektbezogene Personal- und Gemeinkosten für mein bzw. unser Projekt in einer Höhe von bis zu 95% anteilfinanziert werden, was einer maximalen Höhe der Fördermittel (Zuwendung) von [47.500|95.000|79.170|158.340] € entspricht. Der konkrete Zuwendungsbetrag ergibt sich aus der Vorkalkulation des Antrags. Die Auszahlung der Zuwendung erfolgt jeweils zu Beginn eines Kalenderquartals anteilig für die projektbezogenen Kosten, die im abgelaufenen Quartal entstanden sind. Aufgrund dieser nachschüssigen Auszahlung muss zunächst in Vorleistung gegangen werden. Hinsichtlich der von mir bzw. uns aufzubringenden Eigenmittel von mindestens 5% der Vorkalkulation wird eine vereinfachte Bonitätsprüfung vorgenommen. Dazu wird eine Bankauskunft über das im Projektantrag angegebene Konto vorgelegt. Den erforderlichen Eigenanteil kann ich bzw. können wir aufbringen über □ Eigenkapital □ weitere laufende Einkünfte (bitte Belege beifügen). Hiermit wird bestätigt, dass ich bzw. wir während der gesamten Projektlaufzeit Eigenleistungen in Höhe von 5% in mein bzw. unser Projekt {PROJEKTNAME} einbringen werden.____________ ________________
Ort, Datum Unterschrift
Erklärung zum Ausschluss der Privatinsolvenz
Erklärung zum Ausschluss einer Privatinsolvenz Ich, {VORNAME NAME}, geboren am {DATUM} in {ORT}, erkläre hiermit eidesstattlich, dass ich mich nicht in einer Privatinsolvenz befinde.____________ ________________
Ort, Datum Unterschrift
Gründung einer GbR
Gründung der [Name] GbR Erklärung der Antragsteller im Fall kleiner Teams Hiermit erklären wir, dass die Personen [Person 1: Vorname, Name, Str., Nr., PLZ, Ort] [Person 2: Vorname, Name, Str., Nr., PLZ, Ort] [ggfs. weitere] eine Gesellschaft bürgerlichen Rechts (GbR) nach BGB §705ff. bilden. Der gemeinsame Zweck des Zusammenschlusses besteht in der Durchführung des Projektes [Projektname] innerhalb der BMBF-Fördermaßnahme „Software Sprint“. Antragsteller bzw. Zuwendungsempfänger ist die [Name] GbR. Die o. g. Personen treten daher im Rahmen des „Software Sprint“-Projekts mit gemeinsamen Rechten und Pflichten auf. Insbesondere erbringen sie gemeinschaftlich die laut Antrag bzw. Vorhabenbeschreibung vereinbarten Beiträge (Programmierleistungen usw.) im Projekt [Projektname]. Weiterhin sind sie gemeinschaftlich für die Projektsteuerung, für die Verwendung der Zuwendung, für das Aufbringen des Eigenanteils sowie für die Nachweispflichten gegenüber dem BMBF/PT verantwortlich. Die o. g. Personen erklären den/die Gesellschafter/in [Vor- und Nachname] zum allein unterschriftsberechtigten Geschäftsführer. Im Fall der Auflösung der GbR bzw. des Ausscheidens eines Gesellschafters während der Projektlaufzeit ist dem Projektträger DLR unverzüglich Mitteilung zu machen.____________ ______________________________
Ort, Datum [Name Person 1] / Unterschrift
____________ ______________________________
Ort, Datum [Name Person 2] / Unterschrift
<ggf. weitere>
Einwilligung zur Akzeptanz der Entscheidung bei Second-Stage-Bewerbungen
Einzelantragsstellende
Ich, {VORNAME NAME}, erkläre hiermit, dass ich im Rahmen der Fördermaßnahme Software-Sprint der Juryentscheidung über die Second-Stage-Förderung meines Projektes {Projektname} folgen werde und entsprechend einer Kürzung ggfs. gesperrter Fördermittel und der Laufzeitverkürzung auf 6 Monate hiermit explizit zustimme.____________ ________________
Ort, Datum Unterschrift
GbR
Ich, {VORNAME NAME}, erkläre hiermit als Geschäftsführung der {Name GbR}, dass wir als Team im Rahmen der Fördermaßnahme Software-Sprint der Juryentscheidung über die Second-Stage-Förderung unseres Projektes {Projektname} folgen werden und ich entsprechend einer Kürzung ggfs. gesperrter Fördermittel und der Laufzeitverkürzung auf 6 Monate hiermit explizit zustimme.____________ ________________
Ort, Datum Unterschrift
In English
Here you will find all relevant information and template documents for the application process for the Prototype Fund.
An application consultation hour takes place online in mid-March, providing an opportunity to discuss the details together and, if applicable, submit the application immediately.
Preparation
To prepare optimally for the application consultation hour, we recommend:
- Gather all important documents needed for the application in advance (see [[Antragsstellung#Document Checklist| the document checklist]).
- Prepare three short summaries for the application in German. Use your application texts as a basis (Caution: Limitation to a maximum of 2000 characters per category), formulate your project in a generally understandable manner, and avoid using first-person pronouns.
- Project Description: What is the goal of the project?
- Work Plan: What is the work/milestone plan?
- Result Utilization: Who is the target audience, and how can they be reached?
To submit the application, you will need both the three summaries (application fields V07-08) and your complete project description in accordance to the sample outline as an attachment.
You do not have to be completely finished with the preparations for the application before the consultation hour. However, we recommend that you start preparing early, as some processes can take time (GbR, bank account, etc.). You should familiarize yourself with the procedures before the consultation hour, otherwise you will not be able to use the opportunity to ask your questions. Important: The application consultation houris not intended to go through your prepared application line by line, but only to provide additional assistance if you still have questions.
Application Consultation Hour
When: Thursday, March 20th, 2025, from 10 am to 12 noon
Where: https://meet.prototypefund.de/user/mar-dsj-bid-2ye (We emailed you the password.)
Who: All projects selected for class 01 of Prototype Fund in 2025 that were notified accordingly.
Moderation: The team from the DLR Project Management Agency together with the Prototype Fund support team from the Open Knowledge Foundation. Learn Learn how the BMBF, the DLR-PT and the OKF work together to support your projects.
Important: The application consultation hour will be held in German. We will do our best to accommodate English speakers, but be won’t be able to provide live translation'''!
What you need:
- Your laptop
- documents from the checklist that you have already available
- questions that have arisen so far
Contact for questions: Marie Kreil & Marie-Lena Wiese (projektbetreuung@prototypefund.de)
Deadline for the application: April 7th, 2025
Document Checklist
Please note: All forms need to be handed in in German! The exception being the project description (Vorhabenbeschreibung) only in the case that you are not sufficient in German. You will find the English sample outline for the project description as well as a brief explanation of each of the other forms below.
Application form
The funding application must be created via easy-online.
https://foerderportal.bund.de/easyonline/ 1. Ministerium/Bundesbehörde: Bundesministerium für Bildung und Forschung 2. Fördermaßnahme: IKT 2020 – Strukturelle Weiterentwicklung der IT-Forschung 3. Förderbereich: Software Sprint
- The DLR-PT team will answer your question regarding the application during the application consultation hour. Important: Due to time constraints, you will not have the opportunity to complete the application in full during the appointment. Therefore, prepare everything as far as possible using the instructions.
- You will need the three summaries for the application.
- The application can be digitally verified via TAN procedure (Instructions) or, otherwise, it must be signed by hand and submitted by mail.
Attachments to the Application:
- A project description ("Vorhabenbeschreibung"; see SAMPLE OUTLINE) must be attached to each application. Use your submission texts. If you have received conditions for funding from the jury, please redact the text, explicitly address the feedback and explain how you will, for example, incorporate it into your work plan. It must be clear how you have addressed or plan to consider the conditions.
- Signed declaration for the grant of a "De-minimis-Beihilefe" (FORM) (for teams, one declaration for the GbR, signed by the managing director)
- Tax number for self-employment (see below, for teams, tax number for the GbR) or copy of the registration/confirmation from the tax office
- Consent to the acceptance of the advisory board's decision for second-stage applications for individual applicants or for GbRs TEMPLATE)
- Will you be employed part-time during the funding period? Then you need permission from your employer for your secondary employment (a short written and signed statement from the employer is sufficient).
- Do you want to claim a higher hourly rate? A standard hourly rate of €50.00 is recognized for the funding. If you want to apply for a higher hourly rate, you must substantiate the rate with an invoice relevant to your field.
- Proof of creditworthiness
- Signed declaration for the own contribution (5% of the total funding amount at 95% funding rate; TEMPLATE) (for teams, one declaration for the GbR, signed by the managing director and if necessary bank account holder (in case director is not bank statement provider))
- Signed declaration regarding the exclusion of private insolvency (TEMPLATE) (for teams, one declaration per GbR team member)
- Copy of a bank statement with a positive balance equal to the own contribution (for teams, this amount can be divided among several bank accounts). Only date, name, bank details visible; black out everything else.
- Additionally for teams
- Declaration of the GbR with the appointment of one member as managing director (TEMPLATE)
- Account details of the GbR bank account (this must be an account in the name of the GbR)
- Tax number of the GbR or a copy of the receipt of your application by the tax office
Important Notes
- The documents can be submitted a few days later via e-mail if they are not available by the time of the application consultation hour. However, we recommend starting as early as possible - some documents require lead time!
- All documents requiring a signature must be signed by hand! Digital or pasted-in signatures will not be accepted and unnecessarily extend the application process.
- More Notes by the DLR-PT
Tipps and tricks
Taxation
- Income Tax: We cannot make a legally binding statement on whether you, as a self-employed person/freelancer, have to pay income tax on the funding money. This depends on your individual situation, other incomes etc. You should consult your tax office or tax advisor and your health insurance company!
- Sales Tax: Grants are generally not subject to VAT due to the lack of an exchange of services. This means that no VAT is payable or to be remitted upon the disbursement of the funding.
- Getting a sales tax exemption at the tax office:
We recommend using the following documents/argumentation to get a tax exemption:
- Hand in the entire funding notification (“Zuwendungsbescheid”) and the attached „De-minimis-Bescheinigung".
- Use this wording at the tax office: „Zuwendungen unterliegen in der Regel mangels Leistungsaustausches nicht der Umsatzsteuer (Schreiben des BMF vom 26. August 1999 - IV D 1 - S 7200 - 92/99 - BStBl. 1999 Teil I S. 828).“
GbR bank account (for teams)
- Please note that the managing director must also sign bank forms, etc. So, it is advisable to open the GbR account at a bank near your place of residence.
- Make sure that the name of the account holder matches the GbR name.
- Experience with banks
Templates
Project description (Vorhabenbeschreibung)
Only to be submitted in English if you are not sufficient in German!
{Akronym / Projekttitel} Project description with utilization plan 1.) Short project description 2.) What problem/social challenge do you want to address with the project? What is your motivation? 3.) How will the project solve this problem? How do you plan to implement the project technically? What similar approaches already exist and what will your project do differently or better? 4.) Who is the target group and how will they benefit from the project? How do you plan to reach them? 5.) Have you already worked on the idea? If so, briefly describe the current status and explain the planned innovations. 6.) What software projects have you worked on so far? 7.) How many working hours do you estimate you will need to realize your project idea during the six-month funding period? 8.) Briefly outline the most important milestones to be reached during the funding period. 9.) Are you applying for the four-month second-stage funding after the six-month regular funding has expired? If applicable 10.) If you would like to apply for an extension: What does your project need to get out of the prototype stage and how do you want to set up your project in a sustainable way during the four months? If applicable 11.) How many working hours do you estimate you will need to further implement your project idea during the four-month extension? If applicable 12.) If you would like to apply for an extension: Please briefly outline the most important milestones that are to be reached during the four-month extension. If applicable 13.) What conditions has the project been granted funding under and how are they being complied with?
Declaration of the applicants regarding their own contribution (Erklärung der Antragsteller zum Eigenanteil)
To be submitted in German, you can find the template here)
The declaration of the applicants regarding their own contribution informs you that your project can be partially financed up to 95% with a personal contribution of at least 5%. This is due to the payment in retrospect since the grant is paid out at the beginning of each calendar quarter, pro rata for the project-related costs incurred in the previous quarter. To prove that you can provide the required personal contribution you have to provide a bank reference for the account specified in the application and have to confirm in this form that you will contribute 5% of your own labor to your project via equity and/or other regular income.
Declaration regarding the exclusion of personal bankruptcy (Erklärung zum Ausschluss der Privatinsolvenz)
To be submitted in German, you can find the template here
This form asks you to declare in lieu of an oath that you are not subject to personal bankruptcy proceedings.
Declaration by applicants in the case of small teams (Erklärung der Antragsteller im Fall kleiner Teams)
To be submitted in German, you can find the template here
This form asks you to declare that your team members will form a civil-law partnership (GbR) with the purpose to carry out your project. This means that all of the personen named here have joint rights and obligations within the project. You will have to name one shareholder of the GbR to be the managing director with sole signing authority.
Agreement to accept the decision in the case of second-stage applications (Einwilligung zur Akzeptanz der Entscheidung bei Second-Stage-Bewerbungen)
To be submitted in German, you can find the template here
Depending on whether you are applying alone or as part of a team, you have to fill the corresponding form to declare that you will follow the jury's decision on the second-stage funding of my project. You will explicitly agree to a reduction in the amount of funding available and a shortening of the funding period to six months in the case of a rejection of your second-stage pitch.