Antragstellung: Difference between revisions

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''(English version below)''
Hier findet ihr Infos, Dokumente und Hilfestellungen rund um die '''Antragsstellung''' zum Prototype Fund.


Am 13. Juni findet der Antragsworkshop online statt. Hier wollen wir die Einzelheiten mit euch durchgehen und den Antrag einreichen.
Hier findet ihr alle relevanten Informationen und Mustervorlagen für die '''Antragstellung beim Prototype Fund'''.


Welche Unterlagen ihr für den Antrag braucht, haben wir in der Checkliste zusammengetragen. Die Unterlagen können auch nachgereicht werden, wenn sie zum Antragsworkshop noch nicht vorliegen. '''Wir empfehlen jedoch, so früh wie möglich anzufangen – einige Dokumente brauchen Vorlauf!'''
Jeweils Mitte März findet ein Antragsworkshop online statt und bietet die Möglichkeit, gemeinsam Details zu besprechen und den Antrag gegebenenfalls gleich einzureichen.


Und noch ein weiterer Hinweis: Alle Unterlagen, die einer '''Unterschrift''' bedürfen, müssen '''handschriftlich''' und in echt unterzeichnet werden! Digitale oder in die Formulare hineinkopierte Signaturen werden nicht aktzeptiert und verlängern den Antragsprozess unnötig.
== Vorbereitung==
[[File:AZK V0708.png|thumb|195x195px|Screenhot easy-online Eingabemaske V05-V09]]
Um den Antragsworkshop optimal vorzubereiten, empfehlen wir:


== Antragsworkshop ==
*im Vorfeld alle wichtigen '''Unterlagen zusammenzustellen''', die ihr für den Antrag benötigt (siehe [[Antragsstellung#Dokumenten-Checkliste|die Dokumenten-Checkliste]]).
'''Wann''': Montag, 13. Juni, von 10.00 Uhr bis max. 15.30 Uhr
*'''3 kurze Zusammenfassungen''' für den Antrag vorzubereiten. Nutzt eure Bewerbungstexte als Grundlage (Achtung: Beschränkung auf max. 2000 Zeichen pro Kategorie), formuliert aber euer Vorhaben möglichst <u>allgemein verständlich</u> und verwendet <u>keine ich/wir-Formulierungen</u>.
** Zusammenfassung ''Vorhabenbeschreibung'': Was ist das Ziel des Vorhabens?
**Zusammenfassung ''Arbeitsplan'': Was ist der Arbeits-/Meilensteinplan?
**Zusammenfassung ''Ergebnisverwertung'': Was ist die Zielgruppe und wie kann diese erreicht werden?
Für die Einreichung des Antrags braucht ihr sowohl die drei Zusammenfassungen ([https://wiki.prototypefund.de/index.php?title=File:AZK_V0708.png Antrag Eingabefelder V07-08]) als auch eure vollständige Vorhabenbeschreibung gemäß der [[Antragsstellung#Vorhabenbeschreibung|Mustergliederung]] als Anlage.


'''Wo''': https://lecture.senfcall.de/mar-tlu-dug-qty
Ihr müsst mit den Vorbereitungen für den Antrag vor dem Workshop noch nicht ganz fertig sein. Wir empfehlen jedoch, dass ihr frühzeitig mit den Vorbereitungen beginnt, da einige Prozesse Zeit in Anspruch nehmen können (GbR für Teams, Bankkonto, usw.). Ihr solltet euch vor dem Antragsworkshop mit den Abläufen vertraut machen, da ihr sonst die Gelegenheit nicht nutzen könnt, eure Fragen zu stellen.


'''Was du brauchst''': Deinen Laptop, die schon vorhandenen Unterlagen aus der Checkliste und alle Fragen, die sich bisher ergeben haben.
==Antragsworkshop==
'''Wann''': Dienstag, 3. März 2026, von 10:00 Uhr bis 13:00 Uhr


'''Kontakt für Fragen''': Marie Gutbub und Patricia Leu (projektbetreuung@prototypefund.de)
'''Wo''': https://meet.prototypefund.de/user/mar-dsj-bid-2ye (Passwort erhaltet ihr via Mail)


== Agenda ==
'''Wer''': Eingeladen sind alle Projekte, die für den Jahrgang 02 des Prototype Fund in 2026 ausgewählt und entsprechend benachrichtigt wurden
10:00 Uhr:  Begrüßung & Vorstellung der Agenda
11:00 Uhr:  Überblick zum Antragsworkshop und den Formalitäten
11:10 Uhr:  Kurze Pause
11:25 Uhr:  Ausfüllen des Antrags, Zeit für Fragen
13:00 Uhr:  Mittagspause
13:45 Uhr:  Ausfüllen des Antrags, Zeit für Fragen & evtl. Einreichung
15:00 Uhr:  Verabschiedun
15:30 Uhr:  Ende


== Checkliste ==
'''Moderation''': Das Team des Projektträgers gemeinsam mit dem Prototype-Fund-Betreuungsteam der Open Knowledge Foundation. [[Der Prototype Fund|Erfahrt, wie das BMFTR, der Projektträger und die OKF zusammenarbeiten, um eure Projekte zu unterstützen.]]


=== Für alle (Antragsteller*innen ''und'' Teammitglieder) ===
'''Was ihr braucht''':


==== Antragsformulare ====
*Laptop
*Unterlagen aus der Checkliste, die schon vorhanden sind
*Fragen, die sich bisher ergeben haben


* Euer Einreichungstext und falls zutreffend bereits eingearbeitete Antworten auf die Anmerkungen und Auflagen der Jury (VORLAGE). Es sollte deutlich werden, wie ihr auf die Auflagen eingeht.
'''Kontakt für Fragen''': Enyong Küsgen & Marie-Lena Wiese (projektbetreuung@prototypefund.de)
* Nachweise zum Stundensatz: Für die Förderung wird pauschal ein Stundensatz von 50,00 € angelegt. Falls ihr einen eigenen, höheren Stundensatz beantragen wollt, könnt ihr ihn z. B. durch eine von euch gestellte Rechnung belegen.
* Unterzeichnete Erklärung zum Eigenanteil (FORMULAR).
* Steuernummer für selbständige Tätigkeit (bei Teams die Steuernummer der GbR) bzw. Kopie der Anmeldung/Eingangsbestätigung beim Finanzamt.
* '''Du bist angestellt?''' Dann brauchst du eine Genehmigung deines Arbeitgebers für deine Nebentätigkeit (hier genügt ein unterschriebener Zweizeiler vom Arbeitgeber).
* Einen ersten Entwurf für euren Antrag, den ihr hier erstellen könnt. Beim Antragsworkshop teilen wir eine Anleitung, die euch Schritt für Schritt durch das Formular führt.
* Für jede:n Antragsteller:in, d. h. Einzelantragsteller:in bzw. GbR (nicht für GbR-Teammitglieder): Erklärung zum Antrag auf Gewährung einer De-minimis-Beihilfe.


==== Nachweise zur Bonität ====
'''Deadline für den Antrag:''' 14. März 2026


* Unterzeichnete Erklärung zum Ausschluss einer Privatinsolvenz (VORLAGE)
==Dokumenten-Checkliste==
* Aktueller Kontoauszug in Kopie, aus dem ein positiver Saldo hervorgeht. Erkennbar sein müssen Datum, Name, Bankverbindung, beliebiger positiver Saldo (alles andere bitte schwärzen).


=== Zusätzlich für Teams ===
=== Antrag===
Der Förderantrag muss via easy-online erstellt werden. Bitte nutzt diesen [https://foerderportal.bund.de/easyonline/reflink.jsf?m=FACHKRAEFTE&b=SWS-ANTRAG&t=AZK Direktlink].
*Beim Antragsworkshop beantwortet das Team vom Projektträger eure Fragen zur Antragsstellung.
*Für den Antrag benötigt ihr auch die 3 Zusammenfassungen.
*Der Antrag kann digital per TAN-Verfahren verifiziert werden ([https://wiki.prototypefund.de/index.php?title=DLR_FAQ#Antragseinreichung_via_easy-online Hinweise]), ansonsten muss er handschriftlich unterschrieben und postalisch eingereicht werden.


* GbR-Erklärung mit Bestimmung eines Gesellschafters/einer Gesellschafterin als Geschäftsführer:in (FORMULAR). ''Bitte beachtet: Die Geschäftsführerin muss auch Bankformulare etc. unterzeichnen, es ist also sinnvoll, das GbR-Konto bei einer Bank am Wohnort zu eröffnen.''
===Anlagen zum Antrag===
* Kontodaten des GbR-Kontos (dies muss ein Konto auf den Namen der GbR sein).
* Steuernummer für die GbR bzw. Kopie der Anmeldung/Eingangsbestätigung beim Finanzamt.


'''Ihr müsst nicht alle Unterlagen zum Antragsworkshop mitbringen, aber beantragt sie rechtzeitig! Sonst kann euch kein Geld ausgezahlt werden.'''
*Zu jedem Antrag muss eine '''Vorhabenbeschreibung''' [[Antragsstellung#Vorhabenbeschreibung|(MUSTERGLIEDERUNG)]] als Anlage beigefügt werden. Nutzt eure Einreichungstexte. Falls ihr von der Jury Auflagen zur Förderung erhalten habt, geht bitte ausdrücklich auf das Feedback ein und erklärt, wie ihr es beispielsweise in euren Arbeitsplan aufnehmen werdet. Es muss deutlich werden, wie ihr auf die Auflagen eingegangen seid oder plant, diese zu berücksichtigen.


== Tipps und Anmerkungen ==
*Unterzeichnete Erklärung zum Antrag auf Gewährung einer '''De-minimis-Beihilfe''' [https://cloud.okfn.de/s/iTwb4xtz46c8jmi (FORMULAR)] (bei Teams <u>eine Erklärung für die GbR</u>, unterzeichnet durch den*die Geschäftsführer*in)
*'''Steuernummer''' für selbständige Tätigkeit (s.u., bei Teams Steuernummer für die GbR) bzw. Kopie der Anmeldung/Eingangsbestätigung beim Finanzamt
*Einwilligung zur Akzeptanz der Entscheidung bei '''Second-Stage-Bewerbungen''' für Einzelantragsstellende bzw. für GbRs [[Antragsstellung#Einwilligung zur Akzeptanz der Entscheidung bei Second-Stage-Bewerbungen|(VORLAGE)]]
*'''Ihr seid während des Förderzeitraums angestellt?''' Dann braucht ihr eine Genehmigung eures Arbeitgebers für eure Nebentätigkeit. (Es genügt ein unterschriebener Zweizeiler vom Arbeitgeber.)
*'''Ihr möchtet einen höheren Stundensatz ansetzen?''' Für die Förderung wird pauschal ein Stundensatz von 50,00 € anerkannt. Falls ihr einen höheren Stundensatz beantragen wollt, müsst ihr diesen durch eine von euch gestellte, fachlich relevante <u>Rechnung</u> belegen.
*'''Nachweise zur Bonität:'''
**Unterzeichnete Erklärung zum Ausschluss einer Privatinsolvenz [[Antragsstellung#Erklärung zum Ausschluss der Privatinsolvenz|(VORLAGE)]] (bei Teams <u>jeweils eine Erklärung pro GbR-Teammitglied</u>)
**Unterzeichnete Erklärung zum Eigenanteil (5% der Gesamtförderung bei 95% der Förderquote; [[Antragsstellung#Erklärung zum Eigenanteil|VORLAGE]]) (bei Teams <u>eine Erklärung für die GbR</u>; unterzeichnet durch Geschäftsführer*in und ggf. Kontoinhaber*in (wenn nicht GF oder mehrere GbR-Mitglieder den Kontoauszugnachweis erbringen))
**Kopie des '''aktuellen Kontoauszugs''' mit positivem Saldo in Höhe des Eigenanteils (bei Teams kann dieser Betrag auf mehrere Bankkonten aufgeteilt werden). Nur Datum, Name, Bankverbindung sichtbar; alles andere schwärzen.
*'''Zusätzlich für Teams:'''
**GbR-Erklärung mit Bestimmung eines*r Gesellschafter*in als '''Geschäftsführer*in''' [[Antragsstellung#Gründung einer GbR|(VORLAGE)]]
**'''Kontodaten des GbR-Kontos''' (dies muss ein Konto auf den Namen der GbR sein)
** '''Steuernummer für die GbR''' bzw. Kopie der Anmeldung/Eingangsbestätigung beim Finanzamt
**die '''Postadressen''' aller GbR-Mitglieder
**'''SCHUFA-Auskunft''' aller GbR-Mitglieder ab einer Gesamtfördersumme über 90.000 €.


=== Versteuerung ===
===Wichtige Hinweise===


==== Einkommensteuer ====
*Die Unterlagen können auch noch ein paar Tage später per E-Mail nachgereicht werden, wenn sie zum Antragsworkshop noch nicht vorliegen. '''Wir empfehlen jedoch, so früh wie möglich anzufangen – einige Dokumente brauchen Vorlauf!'''
Ob ihr als Selbständige die Zuwendung als Einkommen versteuern und Sozialabgaben leisten müsst, sofern ihr über die jeweiligen Freibeträge kommt – dazu können wir keine rechtsverbindliche Aussage treffen. '''Holt euch hierzu unbedingt Rat bei eurem Finanzamt oder Steuerberater:in und bei eurer Krankenkasse'''!
*Alle Unterlagen, die einer Unterschrift bedürfen, müssen handschriftlich und in echt unterzeichnet werden! Digitale oder in die Formulare hineinkopierte Signaturen werden nicht akzeptiert und verlängern den Antragsprozess unnötig.
*[[FAQ Projektträger|Weitere Hinweise des Projektträgers]].


==== Umsatzsteuer ====
==Tipps und Anmerkungen==
Zuwendungen unterliegen in der Regel mangels Leistungsaustausches nicht der Umsatzsteuer. Das bedeutet, dass bei der Auszahlung der Förderung keine Umsatzsteuer anfällt bzw. abzuführen ist.


===== Umsatzsteuerbefreiung beim Finanzamt =====
===Versteuerung ===  
Als Unterlagen bzw. Argumentation empfehlen wir:


* den gesamten Zuwendungsbescheid und die „De-minimis“-Bescheinigung (Anlage zum Zuwendungsbescheid)
*'''Einkommensteuer''': Ob ihr als Selbständige die Zuwendung als Einkommen versteuern und Sozialabgaben leisten müsst, sofern ihr über die jeweiligen Freibeträge kommt – dazu können wir keine rechtsverbindliche Aussage treffen. ''Holt euch hierzu unbedingt Rat bei eurem Finanzamt oder Steuerberater*in und bei eurer Krankenkasse!''
* „Zuwendungen unterliegen in der Regel mangels Leistungsaustausches nicht der Umsatzsteuer (Schreiben des BMF vom 26. August 1999 - IV D 1 - S 7200 - 92/99 - BStBl. 1999 Teil I S. 828).“
*'''Umsatzsteuer:''' Zuwendungen unterliegen in der Regel mangels Leistungsaustausches nicht der Umsatzsteuer. Das bedeutet, dass bei der Auszahlung der Förderung keine Umsatzsteuer anfällt bzw. abzuführen ist.
*'''Umsatzsteuerbefreiung beim Finanzamt:''' Als Unterlagen bzw. Argumentation empfehlen wir:
**den gesamten [[Zuwendungsbescheid]] und die „De-minimis“-Bescheinigung (Anlage zum Zuwendungsbescheid)
**„Zuwendungen unterliegen in der Regel mangels Leistungsaustausches nicht der Umsatzsteuer (Schreiben des BMF vom 26. August 1999 - IV D 1 - S 7200 - 92/99 - BStBl. 1999 Teil I S. 828).“
*Mehr '''Infos zum Thema Steuern''' findet ihr [[Steuern|hier im Wiki]].


=== GbR-Konto ===
===GbR-Konto===  
Siehe Banken.


== Vorbabensbeschreibung ==
*Bitte beachtet, dass der*die Geschäftsführer*in auch Bankformulare etc. unterzeichnen muss, es ist also sinnvoll, das GbR-Konto bei einer Bank am Wohnort zu eröffnen.
''Mustergliederung für die Vorhabenbeschreibung, die ihr im Antrag angeben müsst. Falls ihr von der Jury Auflagen zur Förderung erhalten habt, geht bitte ausdrücklich auf das Feedback ein und erklärt, wie ihr es in euren Arbeitsplan aufnehmen werdet.''
*Achtet darauf, dass der Name des*der Kontoinhaber*in mit dem GbR-Namen übereinstimmt.


=== {Akronym / Projekttitel} ===
*[[Banken|Erfahrungswerte aus vergangenen Förderrunden mit verschiedenen Banken für ein GbR-Konto]]


=== Vorhabenbeschreibung mit Verwertungsplan ===
==Mustervorlagen==
===Vorhabenbeschreibung===
'''{SWS JG2 : Projekttitel (Akronym)}'''
'''Vorhabenbeschreibung mit Verwertungsplan'''
1.)  Kurze Projektbeschreibung
2.)  Welches Problem/ welche gesellschaftliche Herausforderung wollt ihr mit dem Projekt angehen? Was ist eure Motivation?
3.)  Wie wird das Projekt dieses Problem lösen? Wie wollt ihr das Projekt technisch umsetzen? Welche ähnlichen Ansätze gibt es schon und was wird euer Projekt anders bzw. besser machen?
4.)  Beschreibt kurz die Risiken bei der Umsetzung eures Projekts und erklärt, welche Maßnahmen zur Risikominderung oder welche alternativen Lösungsansätze ihr vorgesehen habt.
5.)  Wer ist die Zielgruppe und wie profitiert sie vom Projekt? Wie soll euer Projekt sie erreichen?
6.)  Habt ihr schon an der Idee gearbeitet? Wenn ja, beschreibt kurz den aktuellen Stand und erklärt die geplanten Neuerungen.
7.) An welchen Software-Projekten habt ihr bisher gearbeitet?
8.)  Erstellt Arbeitspakete mit Start-und Endzeitpunkt sowie den geplanten Arbeitsstunden und skizziert die wichtigsten Meilensteine sowie die dazugehörigen Termine für den sechsmonatigen Förderzeitraum. Schlüsselt die geplanten Arbeitsstunden nach den Teammitgliedern auf, wenn ihr die Förderung als Team beantragt.
9.)  Beantragt ihr die viermonatige Second-Stage-Förderung nach Ablauf der sechsmonatigen regulären Förderung?
ggf. 10.)  Wenn ihr die Second-Stage-Förderung beantragen möchtet: Was braucht euer Projekt, um aus dem Prototypen-Stadium herauszukommen und wie wollt ihr euer Projekt in den vier Monaten nachhaltig aufbauen?
ggf. 11.)  Wenn ihr die Second-Stage-Förderung beantragen möchtet: Erstellt Arbeitspakete mit Start- und Endzeitpunkt sowie den geplanten Arbeitsstunden und skizziert die wichtigsten Meilensteine sowie die dazugehörigen Termine für den viermonatigen Förderzeitraum. Schlüsselt die geplanten Arbeitsstunden nach den Teammitgliedern auf, wenn ihr die Förderung als Team beantragt.
ggf. 12.)  Welche Auflagen hat das Projekt für die Förderung bekommen und wie werden sie erfüllt?


==== An welchen Open-Source-Projekten hast Du bisher gearbeitet? ====
===Erklärung zum Eigenanteil===
'''Software Sprint'''
'''Erklärung der Antragsteller zum Eigenanteil'''
Laut Bekanntmachung können zuwendungsfähige projektbezogene Personal- und Gemeinkosten für mein bzw. unser Projekt in einer Höhe von bis zu 95% anteilfinanziert werden, was einer maximalen Höhe der Fördermittel (Zuwendung) von [47.500|95.000|79.170|158.340] € entspricht. Der konkrete Zuwendungsbetrag ergibt sich aus der Vorkalkulation des Antrags. Die Auszahlung der Zuwendung erfolgt jeweils zu Beginn eines Kalenderquartals anteilig für die projektbezogenen Kosten, die im abgelaufenen Quartal entstanden sind. Aufgrund dieser nachschüssigen Auszahlung muss zunächst in Vorleistung gegangen werden.
Hinsichtlich der von mir bzw. uns aufzubringenden Eigenmittel von mindestens 5% der Vorkalkulation wird eine vereinfachte Bonitätsprüfung vorgenommen. Dazu wird eine Bankauskunft über das im Projektantrag angegebene Konto vorgelegt. Den erforderlichen Eigenanteil kann ich bzw. können wir aufbringen über Eigenkapital.
Hiermit wird bestätigt, dass ich bzw. wir während der gesamten Projektlaufzeit Eigenleistungen in Höhe von 5% in mein bzw. unser Projekt {PROJEKTNAME} einbringen werden.
<code>____________                ________________</code>
<code>Ort, Datum                    Unterschrift</code>


==== Welches Problem willst Du mit Deinem Projekt lösen? Was ist Deine Motivation? ====
===Erklärung zum Ausschluss der Privatinsolvenz ===
'''Erklärung zum Ausschluss einer Privatinsolvenz'''
Ich, {VORNAME NAME}, geboren am {DATUM} in {ORT}, erkläre hiermit eidesstattlich, dass ich mich nicht in einer Privatinsolvenz befinde.
<code>____________                ________________</code>
<code>Ort, Datum                    Unterschrift</code>


==== Wie wird Dein Projekt dieses Problem lösen? ====
===Gründung einer GbR===
'''Gründung der [Name] GbR'''
'''Erklärung der Antragsteller im Fall kleiner Teams'''
Hiermit erklären wir, dass die Personen
[Person 1: Vorname, Name, Str., Nr., PLZ, Ort]
[Person 2: Vorname, Name, Str., Nr., PLZ, Ort]
[ggfs. weitere]
eine Gesellschaft bürgerlichen Rechts (GbR) nach BGB §705ff. bilden. Der gemeinsame Zweck des Zusammenschlusses besteht in der Durchführung des Projektes [Projektname] innerhalb der BMFTR-Fördermaßnahme „Software Sprint“. Antragsteller bzw. Zuwendungsempfänger ist die [Name] GbR.
Die o. g. Personen treten daher im Rahmen des „Software Sprint“-Projekts mit gemeinsamen Rechten und Pflichten auf. Insbesondere erbringen sie gemeinschaftlich die laut Antrag bzw. Vorhabenbeschreibung vereinbarten Beiträge (Programmierleistungen usw.) im Projekt [Projektname]. Weiterhin sind sie gemeinschaftlich für die Projektsteuerung, für die Verwendung der Zuwendung, für das Aufbringen des Eigenanteils sowie für die Nachweispflichten gegenüber dem BMFTR/PT verantwortlich.
Die o. g. Personen erklären den*die Gesellschafter*in [Vor- und Nachname] zum*zur allein unterschriftsberechtigten Geschäftsführer*in.
Im Fall der Auflösung der GbR bzw. des Ausscheidens eines Gesellschafters/einer Gesellschafterin während der Projektlaufzeit ist dem Projektträger unverzüglich Mitteilung zu machen.
<code>____________                  ______________________________</code>
  <code>Ort, Datum                  [Name Person 1] / Unterschrift</code>
<code>____________                  ______________________________</code>
  <code>Ort, Datum                  [Name Person 2] / Unterschrift</code>
[ggfs. weitere]


==== Wer ist die Zielgruppe? Wie profitiert sie vom Projekt? ====
===Einwilligung zur Akzeptanz der Entscheidung bei Second-Stage-Bewerbungen===


==== Hast Du schon an der Idee gearbeitet? Wenn ja, beschreibe kurz den aktuellen Stand und erkläre die Neuerung. ====
====Einzelantragsstellende====
Ich, {VORNAME NAME}, erkläre hiermit, dass ich im Rahmen der Fördermaßnahme Software-Sprint der Juryentscheidung über die Second-Stage-Förderung meines Projektes {Projektname} folgen werde und entsprechend einer Kürzung ggf. gesperrter Fördermittel (bei negativer Juryentscheidung) bzw. einer Laufzeitverlängerung um 4 Monate (bei positiver Juryentscheidung) explizit zustimme.
<code>____________                ________________</code>
<code>Ort, Datum                    Unterschrift</code>


==== Wie viele Arbeitsstunden wirst Du in einem Zeitraum von 6 Monaten vermutlich für die Umsetzung der Projektidee benötigen? ====
====GbR====
Ich, {VORNAME NAME}, erkläre hiermit als Geschäftsführung der {Name GbR}, dass wir als Team im Rahmen der Fördermaßnahme Software-Sprint der Juryentscheidung über die Second-Stage-Förderung unseres Projektes {Projektname} folgen werden und entsprechend einer Kürzung ggf. gesperrter Fördermittel (bei negativer Juryentscheidung) bzw. einer
Laufzeitverlängerung um 4 Monate (bei positiver Juryentscheidung) explizit zustimmen.
<code>____________                ________________</code>
<code>Ort, Datum                    Unterschrift</code>


==== Skizziere kurz die wichtigsten Meilensteine Deines Projekts. ====
= In English=
Here you will find all relevant information and template documents for the '''application process for the Prototype Fund'''.


==== Welche Auflagen hat das Projekt für die Förderung bekommen und wie werden sie erfüllt? ====
An application workshop takes place online in mid-March, providing an opportunity to discuss the details together and, if applicable, submit the application immediately.


== Erklärung zum Eigenanteil ==
==Preparation==
To prepare optimally for the application workshop, we recommend:


=== Software Sprint ===
*Gather all '''important documents''' needed for the application in advance (see the [[Antragsstellung#Document Checklist|document checklist]]).
*Prepare '''three short summaries''' for the application '''in German'''. Use your application texts as a basis (Caution: Limitation to a maximum of 2000 characters per category), formulate your project in a generally understandable manner, and avoid using first-person pronouns.
**Project Description: What is the goal of the project?
** Work Plan: What is the work/milestone plan?
**Result Utilization: Who is the target audience, and how can they be reached?
To submit the application, you will need both the three summaries ([https://wiki.prototypefund.de/index.php?title=File:AZK_V0708.png application fields V07-08]) and your complete project description ("Vorhabenbeschreibung") in accordance to the [[Antragsstellung#Project description (Vorhabenbeschreibung)|sample outline]] as an attachment.


==== Erklärung der Antragsteller zum Eigenanteil====
You do not have to be completely finished with the preparations for the application before the workshop. However, we recommend that you start preparing early, as some processes can take time (GbR for teams, bank account, etc.). You should familiarize yourself with the procedures before the application workshop, otherwise you will not be able to use the opportunity to ask your questions.
Laut Bekanntmachung können zuwendungsfähige projektbezogene Personal- und Gemeinkosten für mein bzw. unser Projekt in einer Höhe von bis zu 95 % anteilfinanziert werden, was einer maximalen Höhe der Fördermittel (Zuwendung) von 47.500 € entspricht. Der konkrete Zuwendungsbetrag ergibt sich aus der Vorkalkulation des Antrags. Die Auszahlung der Zuwendung erfolgt jeweils zu Beginn eines Kalenderquartals anteilig für die projektbezogenen Kosten, die im abgelaufenen Quartal entstanden sind. Aufgrund dieser nachschüssigen Auszahlung muss zunächst in Vorleistung gegangen werden.


Hinsichtlich der von mir bzw. uns aufzubringenden Eigenmittel von 5 % der Vorkalkulation wird eine vereinfachte Bonitätsprüfung vorgenommen. Dazu wird eine Bankauskunft über das im Projektantrag angegebene Konto vorgelegt. Den erforderlichen Eigenanteil kann ich bzw. können wir aufbringen über
==Application workshop==
'''When''': Tuesday, March 3rd, 2026, from 10 am to 1 pm


□ Eigenkapital
'''Where''': https://meet.prototypefund.de/user/mar-dsj-bid-2ye (We will send you the password in an email.)


□ weitere laufende Einkünfte (bitte Belege beifügen).
'''Who''': All projects selected for class 02 of Prototype Fund in 2026 that were notified accordingly.  


Hiermit wird bestätigt, dass ich bzw. wir während der gesamten Projektlaufzeit Eigenleistungen in Höhe von 5 % in mein bzw. unser Projekt {PROJEKTNAME} einbringen werden.
'''Moderation''': The team from the Projektträger (Project Management Agency) together with the Prototype Fund support team from the Open Knowledge Foundation. [[Der Prototype Fund|Learn how the BMFTR, the Projektträger and the OKF work together to support your projects.]]
<code>____________                _______________
Ort, Datum                    Unterschrift</code>


==Ausschluss der Privatinsolvenz==
'''''Important''': '''The application workshop will be held in German. We will do our best to accommodate English speakers, but be won’t be able to provide live translation.'''''


===Ausschluss einer Privatinsolvenz===
'''What you need''':
Ich, {VORNAME NAME}, geboren am {DATUM} in {ORT}, erkläre hiermit eidesstattlich, dass ich mich nicht in einer Privatinsolvenz befinde.
<code>____________                _______________
Ort, Datum                    Unterschrift</code>


==Gründung einer GbR==
*your laptop
* documents from the checklist that you have already available
*questions that have arisen so far


===Gründung der [Name] GbR===
'''Contact for questions''': Enyong Küsgen & Marie-Lena Wiese (projektbetreuung@prototypefund.de)


====Erklärung der Antragsteller im Fall kleiner Teams====
'''Deadline for the application:''' March 14th, 2026
Hiermit erklären wir, dass die Personen
==Document Checklist==
'''''Please note: All forms need to be handed in in German! The exception being the project description (Vorhabenbeschreibung), which can be submitted in English only if you are not able to write it in German''.''' You will find [[Antragsstellung#Templates|the English sample outline for the project description]] as well as a brief explanation of each of the other forms below.


[Person 1: Vorname, Name, Str., Nr., PLZ, Ort]
===Application form===
The funding application must be created via easy online. Please use this [https://foerderportal.bund.de/easyonline/reflink.jsf?m=FACHKRAEFTE&b=SWS-ANTRAG&t=AZK direct link]
*The Projektträger team will answer your question regarding the application during the application workshop.
*You will need the three summaries for the application.
*The application can be digitally verified via TAN procedure ([[DLR FAQ#Antragseinreichung via easy-online|Instructions]]) or, otherwise, it must be signed by hand and submitted by mail.


[Person 2: Vorname, Name, Str., Nr., PLZ, Ort]
=== Attachments to the Application:=== 


[ggfs. weitere]
*A '''project description''' ("Vorhabenbeschreibung"; see [[Antragsstellung#Project description (Vorhabenbeschreibung)|Sample]]) must be attached to each application. Use your submission texts. If you have received conditions for funding from the jury, please redact the text, explicitly address the feedback and explain how you will, for example, incorporate it into your work plan. It must be clear how you have addressed or plan to consider the conditions.
*Signed declaration for the grant of a "'''De-minimis-Beihilfe'''" ([https://cloud.okfn.de/s/iTwb4xtz46c8jmi FORM]) (for teams, <u>one declaration for the GbR</u>, signed by the managing director)
* '''Tax number''' for self-employment (see below, for teams, tax number for the GbR) or copy of the registration/confirmation from the tax office
*Consent to the acceptance of the advisory board's decision for '''Second Stage applications''' for individual applicants or for GbRs ([[Antragsstellung#Einwilligung zur Akzeptanz der Entscheidung bei Second-Stage-Bewerbungen|TEMPLATE]])
*'''Will you be employed part-time during the funding period?''' Then you need permission from your employer for your secondary employment (a short written and signed statement from the employer is sufficient).
*'''Do you want to claim a higher hourly rate?''' A standard hourly rate of €50.00 is recognized for the funding. If you want to apply for a higher hourly rate, you must substantiate the rate with an invoice relevant to your field.
*'''Proof of creditworthiness'''
**Signed declaration regarding the '''exclusion of private insolvency''' ([https://wiki.prototypefund.de/Antragsstellung#Erkl%C3%A4rung_zum_Ausschluss_der_Privatinsolvenz TEMPLATE]) (for teams, <u>one declaration per GbR team member</u>)
**Signed declaration for the '''own contribution''' (5% of the total funding amount at 95% funding rate; [https://wiki.prototypefund.de/Antragsstellung#Erkl%C3%A4rung_zum_Eigenanteil TEMPLATE]) (for teams, <u>one declaration for the GbR</u>, signed by the managing director and if necessary bank account holder (in case director is not bank statement provider))
**Copy of a '''bank statement''' with a positive balance equal to the own contribution (for teams, this amount can be divided among several bank accounts). Only date, name, bank details visible; black out everything else.
*'''Additionally for teams'''
**Declaration of the GbR with the appointment of one member as '''managing director''' ([https://wiki.prototypefund.de/Antragsstellung#Gr%C3%BCndung_einer_GbR TEMPLATE])
** Account details of the '''GbR bank account''' (this must be an account in the name of the GbR)
**'''Tax number of the GbR''' or a copy of the receipt of your application by the tax office
**'''Postal adresses''' of all GbR members
**'''credit report (SCHUFA)''' of all GbR members from a total funding amount of over €90,000


eine Gesellschaft bürgerlichen Rechts (GbR) nach BGB §705ff. bilden. Der gemeinsame Zweck des Zusammenschlusses besteht in der Durchführung des Projektes [Projektname] innerhalb der BMBF-Fördermaßnahme „Software Sprint“. Antragsteller bzw. Zuwendungsempfänger ist die [Name] GbR.
===Important Notes ===


Die o.g. Personen treten daher im Rahmen des „Software Sprint“-Projekts mit gemeinsamen Rechten und Pflichten auf. Insbesondere erbringen sie gemeinschaftlich die laut Antrag bzw. Vorhabenbeschreibung vereinbarten Beiträge (Programmierleistungen usw.) im Projekt [Projektname]. Weiterhin sind sie gemeinschaftlich für die Projektsteuerung, für die Verwendung der Zuwendung, für das Aufbringen des Eigenanteils sowie für die Nachweispflichten gegenüber dem BMBF/PT verantwortlich.
*The documents can be submitted a few days later via e-mail if they are not available by the time of the application workshop. However, '''we recommend starting as early as possible - some documents require lead time!'''
*All documents requiring a signature must be signed by hand! Digital or pasted-in signatures will not be accepted and unnecessarily extend the application process.
*[[FAQ Projektträger|More notes by the Projektträger]]


Die o.g. Personen erklären den/die Gesellschafter/in [Vor- und Nachname] zum allein unterschriftsberechtigten Geschäftsführer.
==Tipps and tricks ==


Im Fall der Auflösung der GbR bzw. des Ausscheidens eines Gesellschafters während der Projektlaufzeit ist dem PT unverzüglich Mitteilung zu machen.
===Taxation===
<code>___________                _______________
Ort, Datum                  [Name Person 1] / Unterschrift
____________                _______________
Ort, Datum                  [Name Person 2] / Unterschrift
<ggfs. weitere></code>


=De Minimis=
*'''Income Tax:''' We cannot make a legally binding statement on whether you, as a self-employed person/freelancer, have to pay income tax on the funding money. This depends on your individual situation, other incomes etc. ''You should consult your tax office or tax advisor and your health insurance company!''
===Fragen===
*'''Sales Tax:''' Grants are generally not subject to VAT due to the lack of an exchange of services. This means that no VAT is payable or to be remitted upon the disbursement of the funding.
*'''Getting a sales tax exemption at the tax office:''' We recommend using the following documents/argumentation to get a tax exemption:
**Hand in the entire funding notification (“[[Zuwendungsbescheid]]”) and the attached “De-minimis-Bescheinigung".
**Use this wording at the tax office: “Zuwendungen unterliegen in der Regel mangels Leistungsaustausches nicht der Umsatzsteuer (Schreiben des BMF vom 26. August 1999 - IV D 1 - S 7200 - 92/99 - BStBl. 1999 Teil I S. 828).“


===Muster Gliederung===
===GbR bank account (for teams)===


*Please note that the managing director must also sign bank forms, etc. So, it is advisable to open the GbR account at a bank near your place of residence.
*Make sure that the name of the account holder matches the GbR name.
*Experience from previous funding rounds with [[Banken|banks]]


 
==Templates==
 
===Project description (Vorhabenbeschreibung)===
===Slides von DLR===
'''''Only to be submitted in English if you are not sufficient in German!'''''
 
'''{Akronym / Projekttitel}'''
Hier sind die Slides von DLR
 
'''Project description with utilization plan'''
=In English=
On this page you will find information, documents and guidance for the formal '''application''' for the Prototype Fund.
1.)  Short project description
 
The application workshop will take place online on June 13. We will go over the details of how to submit your application with you.
2.)  What problem/social challenge do you want to address with the project? What is your motivation?
 
We put together a checklist with the documents you will need for the application. You can also provide the documents later if they are not all ready in time for the application workshop. However, '''we recommend to start as early as possible - some documents need preparation!'''
3.)  How will the project solve this problem? How do you plan to implement the project technically? What similar approaches already exist and what will your project do differently or better?
 
And one last hint: '''Signatures''' on documents need to be done '''in analogue writing'''! Copied & pasted digital signatures will not be accepted and only lead to a delay in your application process.
4.)  Briefly describe the potential risks associated with implementing your project, and explain the measures you have planned to reduce these risks, or the alternative solution approaches you have considered.
 
==Application Workshop==
5.)  Who is the target group and how will they benefit from the project? How do you plan to reach them?
'''When''': Monday, June 13, from 10 am until 3:30 pm approximately
 
6.)  Have you already worked on the idea? If so, briefly describe the current status and explain the planned innovations.
'''Where''': https://lecture.senfcall.de/mar-tlu-dug-qty
 
7.)  What software projects have you worked on so far?
'''What you need''': Your laptop, the documents from the checklist, and all the questions that have arisen so far.
 
8.)  Create work packages with start and end dates, and the number of planned hours. Outline the most important milestones, along with the corresponding dates for the six-month funding period. If you are applying as a team, break down the planned hours by team member.
'''Contact for questions''': Marie Gutbub and Patricia Leu (projektbetreuung@prototypefund.de)
 
  9.) Are you applying for the four-month Second Stage funding after the six-month regular funding has expired?
==Agenda==
   
! ''The Application Workshop will be held in German. We will do our best to accommodate English speakers, but be won’t be able to provide live translation'' !
  If applicable 10.) If you would like to apply for the Second Stage: What does your project need to get out of the prototype stage and how do you want to set up your project in a sustainable way during the four months?
  10:00 Uhr: Welcome & presentation of the agenda
  11:00 Uhr:  Overview and formal steps
  11:10 Uhr: Short break
11:25 Uhr:  Filling out the application, time for questions
   
   
  13:00 Uhr:  Lunch break
  If applicable 11.)  If you would like to apply for the Second Stage: Create work packages with start and end dates, and the number of planned hours. Outline the most important milestones, along with the corresponding dates for the four-month funding period. If you are applying as a team, break down the planned hours by team member.
   
   
  13:45 Uhr: Filling out the application, time for questions, possibly submit the application
  If applicable 12.) What requirements has the project been given in order to receive funding, and how these requirements are being met?
15:00 Uhr:  Last infos & goodbye
15:30 Uhr:  End


==Checklist==
===Declaration of the applicants regarding their own contribution ("Erklärung der Antragsteller zum Eigenanteil")===
[[Antragsstellung#Erklärung zum Eigenanteil|To be submitted in German, you can find the template here]]


! ''Please note: All forms need to be handed in in German'' !
The declaration of the applicants regarding their own contribution informs you that your project can be partially financed up to 95% with a personal contribution of at least 5%. This is due to the payment in retrospect since the grant is paid out at the beginning of each calendar quarter, pro rata for the project-related costs incurred in the previous quarter. To prove that you can provide the required personal contribution you have to provide a bank reference for the account specified in the application and have to confirm in this form that you will contribute 5% of your own labor to your project via equity and/or other regular income.


===For all applicants (single applicants ''and'' team members)===
===Declaration regarding the exclusion of personal bankruptcy ("Erklärung zum Ausschluss der Privatinsolvenz")===
[[Antragsstellung#Erklärung zum Ausschluss der Privatinsolvenz|To be submitted in German, you can find the template here]]


====Application forms====
This form asks you to declare in lieu of an oath that you are not subject to personal bankruptcy proceedings.
 
*Your submission text. If you were given jury feedback, please redact the text accordingly (proposed structure in German) and make changes according to the feedback visible in the text.
=== Declaration by applicants in the case of small teams ("Gründung einer GbR / Erklärung der Antragsteller im Fall kleiner Teams") ===
* Proof of your hourly rate: A standard hourly rate of 50€ will be used for calculating the grant. If you want to apply for your own, higher hourly rate, you will have to prove it, e. g. by handing in an invoice.
[[Antragsstellung#Gründung einer GbR|To be submitted in German, you can find the template here]]
*Signed declaration of your own financial contribution (5% of the total funding amount) (German boilerplate text).
*Your tax number as a freelancer (''for teams the tax number of the GbR'') or a copy of the receipt of your application from the tax office.
*'''Will you be employed part-time?''' Then you will need your employer's written approval for your secondary employment (a short written and signed statement is sufficient).
*A first draft for your application form, which you can create here. During the workshop we will share a step-by-step guide through the form.
* For each applicant (if you apply as a team, for the GbR, not for each team member): Declaration concerning the application for "De-minimis-Beihilfe".
 
====Proof of creditworthiness====
 
*Signed declaration to exclude private insolvency (German boilerplate text)
*A bank statement that shows a positive saldo, a date, a name and the account number. Everything else ought to be blackened.
 
===Additionally for teams===
 
*Declaration of the GbR with the appointment of one partner as managing director (German boilerplace text).
*The account details of the GbR bank account (this must be an account in the name of the GbR).
* The tax number of the GbR or a copy of the receipt of your application by the tax office.
 
'''You do not have to bring all documents to the application workshop, but apply for them in time! You can only be paid once all the documents are complete.'''
 
==Tipps and tricks==
 
===Taxes===
 
====Income Tax====
We cannot make a legally binding statement on whether you, as a self-employed person/freelancer, have to pay income tax on the funding money. This depends on your individual situation, other incomes etc. '''You should consult your tax office or tax advisor and your health insurance company'''!
 
====Sales Tax====
As a rule, funding money is not subject to value-added tax due to a lack of exchange of services. This means that no sales tax is due or payable when the grant is paid out.
 
===== Getting a sales tax exemption at the tax office=====
We recommend using the following documents/argumentation to get a tax exemption:


*Hand in the entire “Zuwendungsbescheid” (a stack of paper you will receive once your final application was approved) and the so-called „De-minimis-Bescheinigung" (which is attached to the Zuwendungsbescheid)
This form asks you to declare that your team members will form a civil-law partnership (GbR) with the purpose to carry out your project. This means that all the people named here have joint rights and obligations within the project. You will have to name one shareholder of the GbR to be the managing director with sole signing authority.
*Use this wording at the tax office: „Zuwendungen unterliegen in der Regel mangels Leistungsaustausches nicht der Umsatzsteuer (Schreiben des BMF vom 26. August 1999 - IV D 1 - S 7200 - 92/99 - BStBl. 1999 Teil I S. 828).“


===GbR bank account (for teams) ===
===Agreement to accept the decision in the case of Second Stage applications ("Einwilligung zur Akzeptanz der Entscheidung bei Second-Stage-Bewerbungen")===
See Banken.
[[Antragsstellung#Einwilligung zur Akzeptanz der Entscheidung bei Second-Stage-Bewerbungen|To be submitted in German, you can find the template here]]


== Boilerplate texts==
Depending on whether you are applying alone or as part of a team, you have to fill the corresponding form to declare that you will follow the jury's decision on the Second Stage funding of your project. You will explicitly agree to a reduction in the amount of funding available and a shortening of the funding period to six months in the case of a rejection of your Second Stage pitch.
We provide the boilerplate texts in German only as they can't be submitted in English. All the boilerplate texts you will need are linked in the Checklist above - you can also find them directly in the German section of this page.
[[Category: Antragsworkshop]]

Latest revision as of 14:40, 3 March 2026

(English version below)

Hier findet ihr alle relevanten Informationen und Mustervorlagen für die Antragstellung beim Prototype Fund.

Jeweils Mitte März findet ein Antragsworkshop online statt und bietet die Möglichkeit, gemeinsam Details zu besprechen und den Antrag gegebenenfalls gleich einzureichen.

Vorbereitung

Screenhot easy-online Eingabemaske V05-V09

Um den Antragsworkshop optimal vorzubereiten, empfehlen wir:

  • im Vorfeld alle wichtigen Unterlagen zusammenzustellen, die ihr für den Antrag benötigt (siehe die Dokumenten-Checkliste).
  • 3 kurze Zusammenfassungen für den Antrag vorzubereiten. Nutzt eure Bewerbungstexte als Grundlage (Achtung: Beschränkung auf max. 2000 Zeichen pro Kategorie), formuliert aber euer Vorhaben möglichst allgemein verständlich und verwendet keine ich/wir-Formulierungen.
    • Zusammenfassung Vorhabenbeschreibung: Was ist das Ziel des Vorhabens?
    • Zusammenfassung Arbeitsplan: Was ist der Arbeits-/Meilensteinplan?
    • Zusammenfassung Ergebnisverwertung: Was ist die Zielgruppe und wie kann diese erreicht werden?

Für die Einreichung des Antrags braucht ihr sowohl die drei Zusammenfassungen (Antrag Eingabefelder V07-08) als auch eure vollständige Vorhabenbeschreibung gemäß der Mustergliederung als Anlage.

Ihr müsst mit den Vorbereitungen für den Antrag vor dem Workshop noch nicht ganz fertig sein. Wir empfehlen jedoch, dass ihr frühzeitig mit den Vorbereitungen beginnt, da einige Prozesse Zeit in Anspruch nehmen können (GbR für Teams, Bankkonto, usw.). Ihr solltet euch vor dem Antragsworkshop mit den Abläufen vertraut machen, da ihr sonst die Gelegenheit nicht nutzen könnt, eure Fragen zu stellen.

Antragsworkshop

Wann: Dienstag, 3. März 2026, von 10:00 Uhr bis 13:00 Uhr

Wo: https://meet.prototypefund.de/user/mar-dsj-bid-2ye (Passwort erhaltet ihr via Mail)

Wer: Eingeladen sind alle Projekte, die für den Jahrgang 02 des Prototype Fund in 2026 ausgewählt und entsprechend benachrichtigt wurden

Moderation: Das Team des Projektträgers gemeinsam mit dem Prototype-Fund-Betreuungsteam der Open Knowledge Foundation. Erfahrt, wie das BMFTR, der Projektträger und die OKF zusammenarbeiten, um eure Projekte zu unterstützen.

Was ihr braucht:

  • Laptop
  • Unterlagen aus der Checkliste, die schon vorhanden sind
  • Fragen, die sich bisher ergeben haben

Kontakt für Fragen: Enyong Küsgen & Marie-Lena Wiese (projektbetreuung@prototypefund.de)

Deadline für den Antrag: 14. März 2026

Dokumenten-Checkliste

Antrag

Der Förderantrag muss via easy-online erstellt werden. Bitte nutzt diesen Direktlink.

  • Beim Antragsworkshop beantwortet das Team vom Projektträger eure Fragen zur Antragsstellung.
  • Für den Antrag benötigt ihr auch die 3 Zusammenfassungen.
  • Der Antrag kann digital per TAN-Verfahren verifiziert werden (Hinweise), ansonsten muss er handschriftlich unterschrieben und postalisch eingereicht werden.

Anlagen zum Antrag

  • Zu jedem Antrag muss eine Vorhabenbeschreibung (MUSTERGLIEDERUNG) als Anlage beigefügt werden. Nutzt eure Einreichungstexte. Falls ihr von der Jury Auflagen zur Förderung erhalten habt, geht bitte ausdrücklich auf das Feedback ein und erklärt, wie ihr es beispielsweise in euren Arbeitsplan aufnehmen werdet. Es muss deutlich werden, wie ihr auf die Auflagen eingegangen seid oder plant, diese zu berücksichtigen.
  • Unterzeichnete Erklärung zum Antrag auf Gewährung einer De-minimis-Beihilfe (FORMULAR) (bei Teams eine Erklärung für die GbR, unterzeichnet durch den*die Geschäftsführer*in)
  • Steuernummer für selbständige Tätigkeit (s.u., bei Teams Steuernummer für die GbR) bzw. Kopie der Anmeldung/Eingangsbestätigung beim Finanzamt
  • Einwilligung zur Akzeptanz der Entscheidung bei Second-Stage-Bewerbungen für Einzelantragsstellende bzw. für GbRs (VORLAGE)
  • Ihr seid während des Förderzeitraums angestellt? Dann braucht ihr eine Genehmigung eures Arbeitgebers für eure Nebentätigkeit. (Es genügt ein unterschriebener Zweizeiler vom Arbeitgeber.)
  • Ihr möchtet einen höheren Stundensatz ansetzen? Für die Förderung wird pauschal ein Stundensatz von 50,00 € anerkannt. Falls ihr einen höheren Stundensatz beantragen wollt, müsst ihr diesen durch eine von euch gestellte, fachlich relevante Rechnung belegen.
  • Nachweise zur Bonität:
    • Unterzeichnete Erklärung zum Ausschluss einer Privatinsolvenz (VORLAGE) (bei Teams jeweils eine Erklärung pro GbR-Teammitglied)
    • Unterzeichnete Erklärung zum Eigenanteil (5% der Gesamtförderung bei 95% der Förderquote; VORLAGE) (bei Teams eine Erklärung für die GbR; unterzeichnet durch Geschäftsführer*in und ggf. Kontoinhaber*in (wenn nicht GF oder mehrere GbR-Mitglieder den Kontoauszugnachweis erbringen))
    • Kopie des aktuellen Kontoauszugs mit positivem Saldo in Höhe des Eigenanteils (bei Teams kann dieser Betrag auf mehrere Bankkonten aufgeteilt werden). Nur Datum, Name, Bankverbindung sichtbar; alles andere schwärzen.
  • Zusätzlich für Teams:
    • GbR-Erklärung mit Bestimmung eines*r Gesellschafter*in als Geschäftsführer*in (VORLAGE)
    • Kontodaten des GbR-Kontos (dies muss ein Konto auf den Namen der GbR sein)
    • Steuernummer für die GbR bzw. Kopie der Anmeldung/Eingangsbestätigung beim Finanzamt
    • die Postadressen aller GbR-Mitglieder
    • SCHUFA-Auskunft aller GbR-Mitglieder ab einer Gesamtfördersumme über 90.000 €.

Wichtige Hinweise

  • Die Unterlagen können auch noch ein paar Tage später per E-Mail nachgereicht werden, wenn sie zum Antragsworkshop noch nicht vorliegen. Wir empfehlen jedoch, so früh wie möglich anzufangen – einige Dokumente brauchen Vorlauf!
  • Alle Unterlagen, die einer Unterschrift bedürfen, müssen handschriftlich und in echt unterzeichnet werden! Digitale oder in die Formulare hineinkopierte Signaturen werden nicht akzeptiert und verlängern den Antragsprozess unnötig.
  • Weitere Hinweise des Projektträgers.

Tipps und Anmerkungen

Versteuerung

  • Einkommensteuer: Ob ihr als Selbständige die Zuwendung als Einkommen versteuern und Sozialabgaben leisten müsst, sofern ihr über die jeweiligen Freibeträge kommt – dazu können wir keine rechtsverbindliche Aussage treffen. Holt euch hierzu unbedingt Rat bei eurem Finanzamt oder Steuerberater*in und bei eurer Krankenkasse!
  • Umsatzsteuer: Zuwendungen unterliegen in der Regel mangels Leistungsaustausches nicht der Umsatzsteuer. Das bedeutet, dass bei der Auszahlung der Förderung keine Umsatzsteuer anfällt bzw. abzuführen ist.
  • Umsatzsteuerbefreiung beim Finanzamt: Als Unterlagen bzw. Argumentation empfehlen wir:
    • den gesamten Zuwendungsbescheid und die „De-minimis“-Bescheinigung (Anlage zum Zuwendungsbescheid)
    • „Zuwendungen unterliegen in der Regel mangels Leistungsaustausches nicht der Umsatzsteuer (Schreiben des BMF vom 26. August 1999 - IV D 1 - S 7200 - 92/99 - BStBl. 1999 Teil I S. 828).“
  • Mehr Infos zum Thema Steuern findet ihr hier im Wiki.

GbR-Konto

  • Bitte beachtet, dass der*die Geschäftsführer*in auch Bankformulare etc. unterzeichnen muss, es ist also sinnvoll, das GbR-Konto bei einer Bank am Wohnort zu eröffnen.
  • Achtet darauf, dass der Name des*der Kontoinhaber*in mit dem GbR-Namen übereinstimmt.

Mustervorlagen

Vorhabenbeschreibung

{SWS JG2 : Projekttitel (Akronym)}

Vorhabenbeschreibung mit Verwertungsplan

1.)  Kurze Projektbeschreibung

2.)  Welches Problem/ welche gesellschaftliche Herausforderung wollt ihr mit dem Projekt angehen? Was ist eure Motivation?

3.)  Wie wird das Projekt dieses Problem lösen? Wie wollt ihr das Projekt technisch umsetzen? Welche ähnlichen Ansätze gibt es schon und was wird euer Projekt anders bzw. besser machen?

4.)  Beschreibt kurz die Risiken bei der Umsetzung eures Projekts und erklärt, welche Maßnahmen zur Risikominderung oder welche alternativen Lösungsansätze ihr vorgesehen habt.

5.)  Wer ist die Zielgruppe und wie profitiert sie vom Projekt? Wie soll euer Projekt sie erreichen?

6.)  Habt ihr schon an der Idee gearbeitet? Wenn ja, beschreibt kurz den aktuellen Stand und erklärt die geplanten Neuerungen.

7.) An welchen Software-Projekten habt ihr bisher gearbeitet?

8.)  Erstellt Arbeitspakete mit Start-und Endzeitpunkt sowie den geplanten Arbeitsstunden und skizziert die wichtigsten Meilensteine sowie die dazugehörigen Termine für den sechsmonatigen Förderzeitraum. Schlüsselt die geplanten Arbeitsstunden nach den Teammitgliedern auf, wenn ihr die Förderung als Team beantragt.

9.)  Beantragt ihr die viermonatige Second-Stage-Förderung nach Ablauf der sechsmonatigen regulären Förderung?

ggf. 10.)  Wenn ihr die Second-Stage-Förderung beantragen möchtet: Was braucht euer Projekt, um aus dem Prototypen-Stadium herauszukommen und wie wollt ihr euer Projekt in den vier Monaten nachhaltig aufbauen?

ggf. 11.)  Wenn ihr die Second-Stage-Förderung beantragen möchtet: Erstellt Arbeitspakete mit Start- und Endzeitpunkt sowie den geplanten Arbeitsstunden und skizziert die wichtigsten Meilensteine sowie die dazugehörigen Termine für den viermonatigen Förderzeitraum. Schlüsselt die geplanten Arbeitsstunden nach den Teammitgliedern auf, wenn ihr die Förderung als Team beantragt.

ggf. 12.)  Welche Auflagen hat das Projekt für die Förderung bekommen und wie werden sie erfüllt?

Erklärung zum Eigenanteil

Software Sprint

Erklärung der Antragsteller zum Eigenanteil

Laut Bekanntmachung können zuwendungsfähige projektbezogene Personal- und Gemeinkosten für mein bzw. unser Projekt in einer Höhe von bis zu 95% anteilfinanziert werden, was einer maximalen Höhe der Fördermittel (Zuwendung) von [47.500|95.000|79.170|158.340] € entspricht. Der konkrete Zuwendungsbetrag ergibt sich aus der Vorkalkulation des Antrags. Die Auszahlung der Zuwendung erfolgt jeweils zu Beginn eines Kalenderquartals anteilig für die projektbezogenen Kosten, die im abgelaufenen Quartal entstanden sind. Aufgrund dieser nachschüssigen Auszahlung muss zunächst in Vorleistung gegangen werden.

Hinsichtlich der von mir bzw. uns aufzubringenden Eigenmittel von mindestens 5% der Vorkalkulation wird eine vereinfachte Bonitätsprüfung vorgenommen. Dazu wird eine Bankauskunft über das im Projektantrag angegebene Konto vorgelegt. Den erforderlichen Eigenanteil kann ich bzw. können wir aufbringen über Eigenkapital.

Hiermit wird bestätigt, dass ich bzw. wir während der gesamten Projektlaufzeit Eigenleistungen in Höhe von 5% in mein bzw. unser Projekt {PROJEKTNAME} einbringen werden.

____________                 ________________ 
Ort, Datum                     Unterschrift

Erklärung zum Ausschluss der Privatinsolvenz

Erklärung zum Ausschluss einer Privatinsolvenz


Ich, {VORNAME NAME}, geboren am {DATUM} in {ORT}, erkläre hiermit eidesstattlich, dass ich mich nicht in einer Privatinsolvenz befinde.

____________                 ________________ 
Ort, Datum                     Unterschrift

Gründung einer GbR

Gründung der [Name] GbR

Erklärung der Antragsteller im Fall kleiner Teams


Hiermit erklären wir, dass die Personen


[Person 1: Vorname, Name, Str., Nr., PLZ, Ort]

[Person 2: Vorname, Name, Str., Nr., PLZ, Ort]

[ggfs. weitere]


eine Gesellschaft bürgerlichen Rechts (GbR) nach BGB §705ff. bilden. Der gemeinsame Zweck des Zusammenschlusses besteht in der Durchführung des Projektes [Projektname] innerhalb der BMFTR-Fördermaßnahme „Software Sprint“. Antragsteller bzw. Zuwendungsempfänger ist die [Name] GbR.

Die o. g. Personen treten daher im Rahmen des „Software Sprint“-Projekts mit gemeinsamen Rechten und Pflichten auf. Insbesondere erbringen sie gemeinschaftlich die laut Antrag bzw. Vorhabenbeschreibung vereinbarten Beiträge (Programmierleistungen usw.) im Projekt [Projektname]. Weiterhin sind sie gemeinschaftlich für die Projektsteuerung, für die Verwendung der Zuwendung, für das Aufbringen des Eigenanteils sowie für die Nachweispflichten gegenüber dem BMFTR/PT verantwortlich.

Die o. g. Personen erklären den*die Gesellschafter*in [Vor- und Nachname] zum*zur allein unterschriftsberechtigten Geschäftsführer*in.

Im Fall der Auflösung der GbR bzw. des Ausscheidens eines Gesellschafters/einer Gesellschafterin während der Projektlaufzeit ist dem Projektträger unverzüglich Mitteilung zu machen.

____________                  ______________________________ 
 Ort, Datum                   [Name Person 1] / Unterschrift

____________                  ______________________________ 
 Ort, Datum                   [Name Person 2] / Unterschrift

[ggfs. weitere]

Einwilligung zur Akzeptanz der Entscheidung bei Second-Stage-Bewerbungen

Einzelantragsstellende

Ich, {VORNAME NAME}, erkläre hiermit, dass ich im Rahmen der Fördermaßnahme Software-Sprint der Juryentscheidung über die Second-Stage-Förderung meines Projektes {Projektname} folgen werde und entsprechend einer Kürzung ggf. gesperrter Fördermittel (bei negativer Juryentscheidung) bzw. einer Laufzeitverlängerung um 4 Monate (bei positiver Juryentscheidung) explizit zustimme.

____________                 ________________ 
Ort, Datum                     Unterschrift

GbR

Ich, {VORNAME NAME}, erkläre hiermit als Geschäftsführung der {Name GbR}, dass wir als Team im Rahmen der Fördermaßnahme Software-Sprint der Juryentscheidung über die Second-Stage-Förderung unseres Projektes {Projektname} folgen werden und entsprechend einer Kürzung ggf. gesperrter Fördermittel (bei negativer Juryentscheidung) bzw. einer
Laufzeitverlängerung um 4 Monate (bei positiver Juryentscheidung) explizit zustimmen.

____________                 ________________ 
Ort, Datum                     Unterschrift

In English

Here you will find all relevant information and template documents for the application process for the Prototype Fund.

An application workshop takes place online in mid-March, providing an opportunity to discuss the details together and, if applicable, submit the application immediately.

Preparation

To prepare optimally for the application workshop, we recommend:

  • Gather all important documents needed for the application in advance (see the document checklist).
  • Prepare three short summaries for the application in German. Use your application texts as a basis (Caution: Limitation to a maximum of 2000 characters per category), formulate your project in a generally understandable manner, and avoid using first-person pronouns.
    • Project Description: What is the goal of the project?
    • Work Plan: What is the work/milestone plan?
    • Result Utilization: Who is the target audience, and how can they be reached?

To submit the application, you will need both the three summaries (application fields V07-08) and your complete project description ("Vorhabenbeschreibung") in accordance to the sample outline as an attachment.

You do not have to be completely finished with the preparations for the application before the workshop. However, we recommend that you start preparing early, as some processes can take time (GbR for teams, bank account, etc.). You should familiarize yourself with the procedures before the application workshop, otherwise you will not be able to use the opportunity to ask your questions.

Application workshop

When: Tuesday, March 3rd, 2026, from 10 am to 1 pm

Where: https://meet.prototypefund.de/user/mar-dsj-bid-2ye (We will send you the password in an email.)

Who: All projects selected for class 02 of Prototype Fund in 2026 that were notified accordingly.

Moderation: The team from the Projektträger (Project Management Agency) together with the Prototype Fund support team from the Open Knowledge Foundation. Learn how the BMFTR, the Projektträger and the OKF work together to support your projects.

Important: The application workshop will be held in German. We will do our best to accommodate English speakers, but be won’t be able to provide live translation.

What you need:

  • your laptop
  • documents from the checklist that you have already available
  • questions that have arisen so far

Contact for questions: Enyong Küsgen & Marie-Lena Wiese (projektbetreuung@prototypefund.de)

Deadline for the application: March 14th, 2026

Document Checklist

Please note: All forms need to be handed in in German! The exception being the project description (Vorhabenbeschreibung), which can be submitted in English only if you are not able to write it in German. You will find the English sample outline for the project description as well as a brief explanation of each of the other forms below.

Application form

The funding application must be created via easy online. Please use this direct link

  • The Projektträger team will answer your question regarding the application during the application workshop.
  • You will need the three summaries for the application.
  • The application can be digitally verified via TAN procedure (Instructions) or, otherwise, it must be signed by hand and submitted by mail.

Attachments to the Application:

  • A project description ("Vorhabenbeschreibung"; see Sample) must be attached to each application. Use your submission texts. If you have received conditions for funding from the jury, please redact the text, explicitly address the feedback and explain how you will, for example, incorporate it into your work plan. It must be clear how you have addressed or plan to consider the conditions.
  • Signed declaration for the grant of a "De-minimis-Beihilfe" (FORM) (for teams, one declaration for the GbR, signed by the managing director)
  • Tax number for self-employment (see below, for teams, tax number for the GbR) or copy of the registration/confirmation from the tax office
  • Consent to the acceptance of the advisory board's decision for Second Stage applications for individual applicants or for GbRs (TEMPLATE)
  • Will you be employed part-time during the funding period? Then you need permission from your employer for your secondary employment (a short written and signed statement from the employer is sufficient).
  • Do you want to claim a higher hourly rate? A standard hourly rate of €50.00 is recognized for the funding. If you want to apply for a higher hourly rate, you must substantiate the rate with an invoice relevant to your field.
  • Proof of creditworthiness
    • Signed declaration regarding the exclusion of private insolvency (TEMPLATE) (for teams, one declaration per GbR team member)
    • Signed declaration for the own contribution (5% of the total funding amount at 95% funding rate; TEMPLATE) (for teams, one declaration for the GbR, signed by the managing director and if necessary bank account holder (in case director is not bank statement provider))
    • Copy of a bank statement with a positive balance equal to the own contribution (for teams, this amount can be divided among several bank accounts). Only date, name, bank details visible; black out everything else.
  • Additionally for teams
    • Declaration of the GbR with the appointment of one member as managing director (TEMPLATE)
    • Account details of the GbR bank account (this must be an account in the name of the GbR)
    • Tax number of the GbR or a copy of the receipt of your application by the tax office
    • Postal adresses of all GbR members
    • credit report (SCHUFA) of all GbR members from a total funding amount of over €90,000

Important Notes

  • The documents can be submitted a few days later via e-mail if they are not available by the time of the application workshop. However, we recommend starting as early as possible - some documents require lead time!
  • All documents requiring a signature must be signed by hand! Digital or pasted-in signatures will not be accepted and unnecessarily extend the application process.
  • More notes by the Projektträger

Tipps and tricks

Taxation

  • Income Tax: We cannot make a legally binding statement on whether you, as a self-employed person/freelancer, have to pay income tax on the funding money. This depends on your individual situation, other incomes etc. You should consult your tax office or tax advisor and your health insurance company!
  • Sales Tax: Grants are generally not subject to VAT due to the lack of an exchange of services. This means that no VAT is payable or to be remitted upon the disbursement of the funding.
  • Getting a sales tax exemption at the tax office: We recommend using the following documents/argumentation to get a tax exemption:
    • Hand in the entire funding notification (“Zuwendungsbescheid”) and the attached “De-minimis-Bescheinigung".
    • Use this wording at the tax office: “Zuwendungen unterliegen in der Regel mangels Leistungsaustausches nicht der Umsatzsteuer (Schreiben des BMF vom 26. August 1999 - IV D 1 - S 7200 - 92/99 - BStBl. 1999 Teil I S. 828).“

GbR bank account (for teams)

  • Please note that the managing director must also sign bank forms, etc. So, it is advisable to open the GbR account at a bank near your place of residence.
  • Make sure that the name of the account holder matches the GbR name.
  • Experience from previous funding rounds with banks

Templates

Project description (Vorhabenbeschreibung)

Only to be submitted in English if you are not sufficient in German!

{Akronym / Projekttitel}

Project description with utilization plan

1.)  Short project description

2.)  What problem/social challenge do you want to address with the project? What is your motivation?

3.)  How will the project solve this problem? How do you plan to implement the project technically? What similar approaches already exist and what will your project do differently or better?

4.)  Briefly describe the potential risks associated with implementing your project, and explain the measures you have planned to reduce these risks, or the alternative solution approaches you have considered.

5.)  Who is the target group and how will they benefit from the project? How do you plan to reach them?

6.)  Have you already worked on the idea? If so, briefly describe the current status and explain the planned innovations. 

7.)  What software projects have you worked on so far?

8.)  Create work packages with start and end dates, and the number of planned hours. Outline the most important milestones, along with the corresponding dates for the six-month funding period. If you are applying as a team, break down the planned hours by team member.

9.)  Are you applying for the four-month Second Stage funding after the six-month regular funding has expired?

If applicable 10.)  If you would like to apply for the Second Stage: What does your project need to get out of the prototype stage and how do you want to set up your project in a sustainable way during the four months?

If applicable 11.)  If you would like to apply for the Second Stage: Create work packages with start and end dates, and the number of planned hours. Outline the most important milestones, along with the corresponding dates for the four-month funding period. If you are applying as a team, break down the planned hours by team member.

If applicable 12.)  What requirements has the project been given in order to receive funding, and how these requirements are being met?

Declaration of the applicants regarding their own contribution ("Erklärung der Antragsteller zum Eigenanteil")

To be submitted in German, you can find the template here

The declaration of the applicants regarding their own contribution informs you that your project can be partially financed up to 95% with a personal contribution of at least 5%. This is due to the payment in retrospect since the grant is paid out at the beginning of each calendar quarter, pro rata for the project-related costs incurred in the previous quarter. To prove that you can provide the required personal contribution you have to provide a bank reference for the account specified in the application and have to confirm in this form that you will contribute 5% of your own labor to your project via equity and/or other regular income.

Declaration regarding the exclusion of personal bankruptcy ("Erklärung zum Ausschluss der Privatinsolvenz")

To be submitted in German, you can find the template here

This form asks you to declare in lieu of an oath that you are not subject to personal bankruptcy proceedings.

Declaration by applicants in the case of small teams ("Gründung einer GbR / Erklärung der Antragsteller im Fall kleiner Teams")

To be submitted in German, you can find the template here

This form asks you to declare that your team members will form a civil-law partnership (GbR) with the purpose to carry out your project. This means that all the people named here have joint rights and obligations within the project. You will have to name one shareholder of the GbR to be the managing director with sole signing authority.

Agreement to accept the decision in the case of Second Stage applications ("Einwilligung zur Akzeptanz der Entscheidung bei Second-Stage-Bewerbungen")

To be submitted in German, you can find the template here

Depending on whether you are applying alone or as part of a team, you have to fill the corresponding form to declare that you will follow the jury's decision on the Second Stage funding of your project. You will explicitly agree to a reduction in the amount of funding available and a shortening of the funding period to six months in the case of a rejection of your Second Stage pitch.