Antragsworkshop

Auf Deutsch

Hier findet ihr alle relevanten Informationen und Mustervorlagen für die Antragsstellung beim Prototype Fund.

Jeweils Mitte Juni (Sommerrunde) bzw. Mitte Dezember (Winterrunde) findet der Antragsworkshop online statt und bietet die Möglichkeit, gemeinsam Details zu besprechen und den Antrag gegebenenfalls gleich einzureichen.

Vorbereitung

Screenhot easy-online Eingabemaske V05-V09

Um den Antragsworkshop optimal vorzubereiten, empfehlen wir:

• im Vorfeld alle wichtigen Unterlagen zusammenstellen, die ihr für den Antrag benötigt (siehe Dokumenten-Checkliste).
• 3 kurze Zusammenfassungen für den Antrag vorbereiten. Nutzt eure Bewerbungstexte als Grundlage (Achtung: Beschränkung auf max. 2000 Zeichen pro Kategorie), formuliert aber euer Vorhaben möglichst allgemein verständlich und verwendet keine ich/wir-Formulierungen.
  • Zusammenfassung Vorhabenbeschreibung: Was ist das Ziel des Vorhabens?
  • Zusammenfassung Arbeitsplan: Was ist der Arbeits-/Meilensteinplan?
  • Zusammenfassung Ergebnisverwertung: Was ist die Zielgruppe und wie kann diese erreicht werden?

Für die Einreichung des Antrags braucht ihr sowohl die drei Zusammenfassungen (Antrag Eingabefelder V07-08) als auch die Vorhabenbeschreibung als Anlage.

Ihr müsst mit den Vorbereitungen für den Antrag vor dem Workshop noch nicht ganz fertig sein. Wir empfehlen jedoch, dass ihr frühzeitig mit den Vorbereitungen beginnt, da einige Prozesse Zeit in Anspruch nehmen können (GbR, Bankkonto, usw.). Ihr solltet euch vor dem Workshop mit den Abläufen vertraut zu machen, da ihr sonst die Gelegenheit nicht nutzen könnt, eure Fragen zu stellen.

Antragsworkshop

Wann: Mittwoch, 13. Dezember, von 9.00 Uhr bis 13.00 Uhr

Wo: https://meet.prototypefund.de/user/mar-dsj-bid-2ye (Passwort erhaltet ihr via Mail)

Wer: Eingeladen sind alle Projekte, die für die 15. Förderrunde ausgewählt wurden.

Modeartion: Das Team des DLR Projektträgers gemeinsam mit dem Prototype-Fund-Betreuungsteam der Open Knowledge Foundation. Erfahrt, wie das BMBF, der DLR-PT und die OKF zusammenarbeiten, um eure Projekte zu unterstützen.

Was ihr braucht:

• Laptop
• Unterlagen aus der Checkliste, die schon vorhandenen sind
• Fragen, die sich bisher ergeben haben

Kontakt für Fragen: Marie Kreil (projektbetreuung@prototypefund.de)

Deadline für den Antrag: 8. Januar 2024

Dokumenten-Checkliste

Antrag

Der Förderantrag kann via easy-online erstellt werden (die Eingabemaske ist jedoch ausschließlich während der Antragsstellungsphase freigeschaltet).

https://foerderportal.bund.de/easyonline/

  1. Ministerium/Bundesbehörde: Bundesministerium für Bildung und Forschung

  2. Fördermaßnahme: IKT 2020 – Strukturelle Weiterentwicklung der IT-Forschung

  3. Förderbereich: Software Sprint

• Beim Antragsworkshop leitet das Team vom DLR-PT Schritt für Schritt durch die Eingabemaske. Für den Antrag benötigt ihr auch die 3 Zusammenfassungen.
• Der Antrag kann digital per TAN-Verfahren verifiziert werden (Hinweise), sonst muss er handschriftlich unterschieben und postalisch eingereicht werden.

Anlagen zum Antrag

• Zu jedem Antrag muss eine Vorhabenbeschreibung (VORLAGE) als Anlage beigefügt werden. Nutzt Eure Einreichungstexte. Falls ihr von der Jury Auflagen zur Förderung erhalten habt, geht bitte ausdrücklich auf das Feedback ein und erklärt, wie ihr es in euren Arbeitsplan aufnehmen werdet. Es muss deutlich werden, wie ihr auf die Auflagen eingegangen seid oder plant diese zu berücksichtigen.

• Unterzeichnete Erklärung zum Antrag auf Gewährung einer De-minimis-Beihilfe (FORMULAR) (bei Teams eine Erklärung für die GbR, unterzeichnet durch Geschäftsführer*in)
• Steuernummer für selbständige Tätigkeit (s.u., bei Teams Steuernummer für die GbR) bzw. Kopie der Anmeldung/Eingangsbestätigung beim Finanzamt
• Ihr seid während des Förderzeitraums angestellt? Dann braucht ihr eine Genehmigung eures Arbeitgebers für eure Nebentätigkeit (es genügt ein unterschriebener Zweizeiler vom Arbeitgeber).
• Ihr möchtet einen höheren Stundensatz ansetzen? Für die Förderung wird pauschal ein Stundensatz von 50,00 € anerkannt. Falls ihr einen höheren Stundensatz beantragen wollt, müsst ihr diesen durch eine von euch gestellte, fachlich relevante Rechnung belegen.
• Nachweise zur Bonität:
  • Unterzeichnete Erklärung zum Ausschluss einer Privatinsolvenz (VORLAGE) (bei Teams jeweils eine Erklärung pro GbR-Teammitglied)
  • Unterzeichnete Erklärung zum Eigenanteil (5% der Gesamtförderung; VORLAGE) (bei Teams eine Erklärung für die GbR; unterzeichnet durch Geschäftsführer*in und ggf. Kontoinhaber*in (wenn nicht GF oder mehrere GbR-Mitglieder den Kontoauszugnachweis erbringen))
  • Kopie des aktuellen Kontoauszugs mit positivem Saldo in Höhe des Eigenanteils (min. 2500€; bei Teams kann dieser Betrag auf mehrere Bankkonten aufgeteilt werden). Nur Datum, Name, Bankverbindung sichtbar; alles andere schwärzen.
• Zusätzlich für Teams:
  • GbR-Erklärung mit Bestimmung eines Gesellschafters/einer Gesellschafterin als Geschäftsführer*in (VORLAGE).
  • Kontodaten des GbR-Kontos (dies muss ein Konto auf den Namen der GbR sein).
  • Steuernummer für die GbR bzw. Kopie der Anmeldung/Eingangsbestätigung beim Finanzamt

Wichtige Hinweise

• Die Unterlagen können auch noch ein Paar Tage später nachgereicht werden, wenn sie zum Antragsworkshop noch nicht vorliegen. Wir empfehlen jedoch, so früh wie möglich anzufangen – einige Dokumente brauchen Vorlauf!
• Alle Unterlagen, die einer Unterschrift bedürfen, müssen handschriftlich und in echt unterzeichnet werden! Digitale oder in die Formulare hineinkopierte Signaturen werden nicht akzeptiert und verlängern den Antragsprozess unnötig.
• Weitere Hinweise des DLR-PT

Tipps und Anmerkungen

Versteuerung

• Einkommensteuer: Ob ihr als Selbständige die Zuwendung als Einkommen versteuern und Sozialabgaben leisten müsst, sofern ihr über die jeweiligen Freibeträge kommt – dazu können wir keine rechtsverbindliche Aussage treffen. Holt euch hierzu unbedingt Rat bei eurem Finanzamt oder Steuerberater*in und bei eurer Krankenkasse!
• Umsatzsteuer: Zuwendungen unterliegen in der Regel mangels Leistungsaustausches nicht der Umsatzsteuer. Das bedeutet, dass bei der Auszahlung der Förderung keine Umsatzsteuer anfällt bzw. abzuführen ist.
• Umsatzsteuerbefreiung beim Finanzamt: Als Unterlagen bzw. Argumentation empfehlen wir:
  • den gesamten Zuwendungsbescheid und die „De-minimis“-Bescheinigung (Anlage zum Zuwendungsbescheid)
  • „Zuwendungen unterliegen in der Regel mangels Leistungsaustausches nicht der Umsatzsteuer (Schreiben des BMF vom 26. August 1999 - IV D 1 - S 7200 - 92/99 - BStBl. 1999 Teil I S. 828).“
• Mehr Infos zum Thema Steuern findet ihr hier.

GbR-Konto

• Bitte beachtet, dass der/die Geschäftsführer*in auch Bankformulare etc. unterzeichnen muess, es ist also sinnvoll, das GbR-Konto bei einer Bank am Wohnort zu eröffnen.

• Erfahrungswerte mit Banken

Mustervorlagen

Vorhabenbeschreibung

{Akronym / Projekttitel}

Vorhabenbeschreibung mit Verwertungsplan

1.)  Kurze Projektbeschreibung

2.)  Welches Problem/ welche gesellschaftliche Herausforderung wollt ihr mit dem Projekt angehen? Was ist deine Motivation?

3.)  Wie wird das Projekt dieses Problem lösen? Wie wollt ihr das Projekt technisch umsetzen? Welche ähnlichen Ansätze gibt es schon und was wird euer Projekt anders bzw. besser machen?

4.)  Wer ist die Zielgruppe und wie profitiert sie vom Projekt? Wie soll euer Projekt sie erreichen?

5.)  Habt ihr schon an der Idee gearbeitet? Wenn ja, beschreibt kurz den akutelllen Stand und erklärt die geplanten Neuerungen. 

6.)  An welchen Software-Projekten habt ihr bisher gearbeitet?

7.)  Wie viele Arbeitsstunden werdet ihr in den 6 Monaten Förderzeitraum vermutlich für die Umsetzung der Projektidee benötigen?

8.)  Skizziert kurz die wichtigsten Meilensteine, die im Förderzeitraum umgesetzt werden sollen.

ggf. 9.) Welche Auflagen hat das Projekt für die Förderung bekommen und wie werden sie erfüllt? 

Erklärung zum Eigenanteil

Software Sprint

Erklärung der Antragsteller zum Eigenanteil

Laut Bekanntmachung können zuwendungsfähige projektbezogene Personal- und Gemeinkosten für mein bzw. unser Projekt in einer Höhe von bis zu 95% anteilfinanziert werden, was einer maximalen Höhe der Fördermittel (Zuwendung) von 47.500 € entspricht. Der konkrete Zuwendungsbetrag ergibt sich aus der Vorkalkulation des Antrags. Die Auszahlung der Zuwendung erfolgt jeweils zu Beginn eines Kalenderquartals anteilig für die projektbezogenen Kosten, die im abgelaufenen Quartal entstanden sind. Aufgrund dieser nachschüssigen Auszahlung muss zunächst in Vorleistung gegangen werden.

Hinsichtlich der von mir bzw. uns aufzubringenden Eigenmittel von 5% der Vorkalkulation wird eine vereinfachte Bonitätsprüfung vorgenommen. Dazu wird eine Bankauskunft über das im Projektantrag angegebene Konto vorgelegt. Den erforderlichen Eigenanteil kann ich bzw. können wir aufbringen über


□ Eigenkapital
□ weitere laufende Einkünfte (bitte Belege beifügen).


Hiermit wird bestätigt, dass ich bzw. wir während der gesamten Projektlaufzeit Eigenleistungen in Höhe von 5% in mein bzw. unser Projekt {PROJEKTNAME} einbringen werden.

____________                 _______________ 
Ort, Datum                     Unterschrift

Erklärung zum Ausschluss der Privatinsolvenz

Erklärung zum Ausschluss einer Privatinsolvenz


Ich, {VORNAME NAME}, geboren am {DATUM} in {ORT}, erkläre hiermit eidesstattlich, dass ich mich nicht in einer Privatinsolvenz befinde.

____________                 _______________ 
Ort, Datum                     Unterschrift

Gründung einer GbR

Gründung der [Name] GbR

Erklärung der Antragsteller im Fall kleiner Teams


Hiermit erklären wir, dass die Personen


[Person 1: Vorname, Name, Str., Nr., PLZ, Ort]

[Person 2: Vorname, Name, Str., Nr., PLZ, Ort]

[ggfs. weitere]


eine Gesellschaft bürgerlichen Rechts (GbR) nach BGB §705ff. bilden. Der gemeinsame Zweck des Zusammenschlusses besteht in der Durchführung des Projektes [Projektname] innerhalb der BMBF-Fördermaßnahme „Software Sprint“. Antragsteller bzw. Zuwendungsempfänger ist die [Name] GbR.

Die o. g. Personen treten daher im Rahmen des „Software Sprint“-Projekts mit gemeinsamen Rechten und Pflichten auf. Insbesondere erbringen sie gemeinschaftlich die laut Antrag bzw. Vorhabenbeschreibung vereinbarten Beiträge (Programmierleistungen usw.) im Projekt [Projektname]. Weiterhin sind sie gemeinschaftlich für die Projektsteuerung, für die Verwendung der Zuwendung, für das Aufbringen des Eigenanteils sowie für die Nachweispflichten gegenüber dem BMBF/PT verantwortlich.

Die o. g. Personen erklären den/die Gesellschafter/in [Vor- und Nachname] zum allein unterschriftsberechtigten Geschäftsführer.

Im Fall der Auflösung der GbR bzw. des Ausscheidens eines Gesellschafters während der Projektlaufzeit ist dem Projektträger DLR unverzüglich Mitteilung zu machen.

___________                 _______________ 
Ort, Datum                   [Name Person 1] / Unterschrift

____________                 _______________ 
Ort, Datum                   [Name Person 2] / Unterschrift

<ggfs. weitere>

In English

Here you will find all relevant information and template documents for the application process for the Prototype Fund.

The application workshop takes place online in mid-June (summer round) and mid-December (winter round) respectively, providing an opportunity to discuss details together and, if necessary, submit the application immediately.

Preparation

To prepare optimally for the application workshop, we recommend:

• Gather all important documents needed for the application in advance (see Document Checklist).
• Prepare three short summaries for the application in German. Use your application texts as a basis (Caution: Limitation to a maximum of 2000 characters per category), formulate your project in a generally understandable manner, and avoid using first-person pronouns.
  • Project Description: What is the goal of the project?
  • Work Plan: What is the work/milestone plan?
  • Result Utilization: Who is the target audience, and how can they be reached?

To submit the application, you will need both the three summaries (application fields V07-08) and the project description as an attachment.

You do not have to be completely finished with the preparations for the application before the workshop. However, we recommend that you start preparing early, as some processes can take time (GbR, bank account, etc.). You should familiarize yourself with the procedures before the workshop, otherwise you will not be able to use the opportunity to ask your questions.

Application Workshop

When: Wednesday, December 13, from 9 am until 1pm

Where: https://meet.prototypefund.de/user/mar-dsj-bid-2ye (We emailed you the password.)

Who: All projects selected for the 14th funding round are invited.

Moderation: The team from the DLR Project Management Agency together with the Prototype Fund support team from the Open Knowledge Foundation. Learn Learn how the BMBF, the DLR-PT and the OKF work together to support your projects.

! The Application Workshop will be held in German. We will do our best to accommodate English speakers, but be won’t be able to provide live translation!

What you need:

• Your laptop
• documents from the checklist that you have already available
• questions that have arisen so far

Contact for questions: Marie Kreil (projektbetreuung@prototypefund.de)

Deadline for the application: January 8th, 2024

Document Checklist

! Please note: All forms need to be handed in in German ! > Mustervorlagen

Application form

The funding application can be created via easy-online (however, the input mask is only accessible during the submission phase).

https://foerderportal.bund.de/easyonline/

  1. Ministerium/Bundesbehörde: Bundesministerium für Bildung und Forschung

  2. Fördermaßnahme: IKT 2020 – Strukturelle Weiterentwicklung der IT-Forschung

  3. Förderbereich: Software Sprint

• The DLR-PT team will guide you step by step through the input mask during the application workshop. You will need the three summaries for the application.
• The application can be digitally verified via TAN procedure (Instructions) or, otherwise, it must be signed by hand and submitted by mail.

Attachments to the Application:

• A project description ("Vorhabenbeschreibung"; see TEMPLATE) must be attached to each application. Use your submission texts. If you have received conditions for funding from the jury, please redact the text, explicitly address the feedback and explain how you will incorporate it into your work plan. It must be clear how you have addressed or plan to consider the conditions.
• Signed declaration for the grant of a "De-minimis-Beihilefe" (FORM) (for teams, one declaration for the GbR, signed by the managing director)
• Tax number for self-employment (see below, for teams, tax number for the GbR) or copy of the registration/confirmation from the tax office
  • Will you be employed part-time during the funding period? Then you need permission from your employer for your secondary employment (a short written and signed statement from the employer is sufficient).
  • Do you want to claim a higher hourly rate? A standard hourly rate of €50.00 is recognized for the funding. If you want to apply for a higher hourly rate, you must substantiate the rate with an invoice relevant to your field.
• Proof of creditworthiness
  • Signed declaration for the own contribution (5% of the total funding amount; TEMPLATE) (for teams, one declaration for the GbR, signed by the managing director and if necessary bank account holder (in case director is not bank statement provider))
  • Signed declaration regarding the exclusion of private insolvency (TEMPLATE) (for teams, one declaration per GbR team member)
  • Copy of a bank statement with a positive balance equal to the own contribution (min. €2500; for teams, this amount can be divided among several bank accounts). Only date, name, bank details visible; black out everything else.
• Additionally for teams
  • Declaration of the GbR with the appointment of one member as managing director (TEMPLATE)
  • Account details of the GbR bank account (this must be an account in the name of the GbR)
  • Tax number of the GbR or a copy of the receipt of your application by the tax office

Important Notes

• The documents can be submitted a few days later if they are not available by the time of the application workshop. However, we recommend starting as early as possible - some documents require lead time!
• All documents requiring a signature must be signed by hand! Digital or pasted-in signatures will not be accepted and unnecessarily extend the application process.
• More Notes by the DLR-PT

Tipps and tricks

Taxation

• Income Tax: We cannot make a legally binding statement on whether you, as a self-employed person/freelancer, have to pay income tax on the funding money. This depends on your individual situation, other incomes etc. You should consult your tax office or tax advisor and your health insurance company!
• Sales Tax: Grants are generally not subject to VAT due to the lack of an exchange of services. This means that no VAT is payable or to be remitted upon the disbursement of the funding.
• Getting a sales tax exemption at the tax office:

We recommend using the following documents/argumentation to get a tax exemption:

• Hand in the entire funding notification (“Zuwendungsbescheid”) and the attached „De-minimis-Bescheinigung"

• Use this wording at the tax office: „Zuwendungen unterliegen in der Regel mangels Leistungsaustausches nicht der Umsatzsteuer (Schreiben des BMF vom 26. August 1999 - IV D 1 - S 7200 - 92/99 - BStBl. 1999 Teil I S. 828).“

GbR bank account (for teams)

• Please note that the managing director must also sign bank forms, etc. So, it is advisable to open the GbR account at a bank near your place of residence.
• Experience with banks