Antragsworkshop

Auf Deutsch

Hier findet ihr Infos, Dokumente und Hilfestellungen rund um die Antragsstellung zum Prototype Fund.

Am 16. Juni findet der Antragsworkshop online statt. Hier wollen wir die Einzelheiten mit euch durchgehen und evtl. schon den Antrag einreichen.

Welche Unterlagen ihr für den Antrag braucht, haben wir in der Checkliste zusammengetragen. Die Unterlagen können auch nachgereicht werden, wenn sie zum Antragsworkshop noch nicht vorliegen. Wir empfehlen jedoch, so früh wie möglich anzufangen – einige Dokumente brauchen Vorlauf!

Und noch ein weiterer Hinweis: Alle Unterlagen, die einer Unterschrift bedürfen, müssen handschriftlich und in echt unterzeichnet werden! Digitale oder in die Formulare hineinkopierte Signaturen werden nicht akzeptiert und verlängern den Antragsprozess unnötig.

Antragsworkshop

Wann: Freitag, 16. Juni, von 9.00 Uhr bis 13.00 Uhr

Wo: https://meet.prototypefund.de/user/mar-dsj-bid-2ye

Wer: Eingeladen sind alle Projekte, die für die 14. Förderrunde ausgewählt wurden. Der Tag wird vom Team des Projektträgers DLR gemeinsam mit dem Prototype-Fund-Betreuungsteam der Open Knowledge Foundation moderiert. Wer die Struktur des Prototype Funds verstehen will, kann hier schon einmal nachlesen, wie das BMBF, das DLR und die OKF zusammenarbeiten, um eure Projekte zu unterstützen.

Was du brauchst: Deinen Laptop, die schon vorhandenen Unterlagen aus der Checkliste und alle Fragen, die sich bisher ergeben haben.

Kontakt für Fragen: Marie Kreil und Francesca Giacco (projektbetreuung@prototypefund.de)

Agenda

09:00 Uhr:  Begrüßung & Vorstellung der Agenda
09:45 Uhr:  Überblick zum Antragsworkshop und den Formalitäten
10:00 Uhr:  Ausfüllen des Antrags, Zeit für Fragen
10:20 Uhr:  Kurze Pause
10:30 Uhr:  Ausfüllen des Antrags, Zeit für Fragen
11:40 Uhr:  Kurze Pause
11:50 Uhr:  Ausfüllen des Antrags, Zeit für Fragen
12:45 Uhr:  Next steps
13:00 Uhr:  Ende

Checkliste

Für alle (Antragsteller*innen und Teammitglieder)

Antragsformulare

• Euer Einreichungstext (Vorhabenbeschreibung) und falls zutreffend bereits eingearbeitete Antworten auf die Anmerkungen und Auflagen der Jury (VORLAGE). Es sollte deutlich werden, wie ihr auf die Auflagen eingeht.
• Nachweise zum Stundensatz: Für die Förderung wird pauschal ein Stundensatz von 50,00 € angelegt. Falls ihr einen eigenen, höheren Stundensatz beantragen wollt, könnt ihr ihn z. B. durch eine von euch gestellte Rechnung belegen.
• Unterzeichnete Erklärung zum Eigenanteil (FORMULAR).
• Steuernummer für selbständige Tätigkeit (bei Teams die Steuernummer der GbR) bzw. Kopie der Anmeldung/Eingangsbestätigung beim Finanzamt.
• Du bist angestellt? Dann brauchst du eine Genehmigung deines Arbeitgebers für deine Nebentätigkeit (hier genügt ein unterschriebener Zweizeiler vom Arbeitgeber).
• Einen ersten Entwurf für euren Antrag, den ihr hier erstellen könnt. Beim Antragsworkshop teilen wir eine Anleitung, die euch Schritt für Schritt durch das Formular führt.
• Für jede*n Antragsteller*in, d. h. Einzelantragsteller*in bzw. GbR (nicht für GbR-Teammitglieder): Erklärung zum Antrag auf Gewährung einer De-minimis-Beihilfe.

Nachweise zur Bonität

• Unterzeichnete Erklärung zum Ausschluss einer Privatinsolvenz (VORLAGE)
• Aktueller Kontoauszug in Kopie, aus dem ein positiver Saldo von mindestens 2500 Euro hervorgeht (bei Teams kann dieser Betrag auf mehrere Bankkonten aufgeteilt werden). Erkennbar sein müssen Datum, Name, Bankverbindung, beliebiger positiver Saldo (alles andere bitte schwärzen).

Zusätzlich für Teams

• GbR-Erklärung mit Bestimmung eines Gesellschafters/einer Gesellschafterin als Geschäftsführer*in (FORMULAR). Bitte beachtet: Die Geschäftsführerin muss auch Bankformulare etc. unterzeichnen, es ist also sinnvoll, das GbR-Konto bei einer Bank am Wohnort zu eröffnen.
• Kontodaten des GbR-Kontos (dies muss ein Konto auf den Namen der GbR sein).
• Steuernummer für die GbR bzw. Kopie der Anmeldung/Eingangsbestätigung beim Finanzamt.

Ihr müsst nicht alle Unterlagen zum Antragsworkshop mitbringen, aber beantragt sie rechtzeitig! Sonst kann euch kein Geld ausgezahlt werden.

Tipps und Anmerkungen

Versteuerung

Einkommensteuer

Ob ihr als Selbständige die Zuwendung als Einkommen versteuern und Sozialabgaben leisten müsst, sofern ihr über die jeweiligen Freibeträge kommt – dazu können wir keine rechtsverbindliche Aussage treffen. Holt euch hierzu unbedingt Rat bei eurem Finanzamt oder Steuerberater:in und bei eurer Krankenkasse!

Umsatzsteuer

Zuwendungen unterliegen in der Regel mangels Leistungsaustausches nicht der Umsatzsteuer. Das bedeutet, dass bei der Auszahlung der Förderung keine Umsatzsteuer anfällt bzw. abzuführen ist.

Umsatzsteuerbefreiung beim Finanzamt

Als Unterlagen bzw. Argumentation empfehlen wir:

• den gesamten Zuwendungsbescheid und die „De-minimis“-Bescheinigung (Anlage zum Zuwendungsbescheid)
• „Zuwendungen unterliegen in der Regel mangels Leistungsaustausches nicht der Umsatzsteuer (Schreiben des BMF vom 26. August 1999 - IV D 1 - S 7200 - 92/99 - BStBl. 1999 Teil I S. 828).“

Mehr Infos zum Thema Steuern findet ihr hier.

GbR-Konto

Siehe Banken.

Vorhabenbeschreibung

Mustergliederung für die Vorhabenbeschreibung, die ihr im Antrag angeben müsst. Falls ihr von der Jury Auflagen zur Förderung erhalten habt, geht bitte ausdrücklich auf das Feedback ein und erklärt, wie ihr es in euren Arbeitsplan aufnehmen werdet.

Ganz unabhängig davon, ob ihr Auflagen bekommen habt oder nicht: Zu jedem Antrag muss eine Vorhabensbeschreibung als Anlage beigefügt werden.

Vorhabenbeschreibung mit Verwertungsplan

• An welchen Open-Source-Projekten hast du bisher gearbeitet?
• Welches Problem willst du mit deinem Projekt lösen? Was ist deine Motivation?
• Wie wird dein Projekt dieses Problem lösen?
• Wer ist die Zielgruppe? Wie profitiert sie vom Projekt?
• Hast du schon an der Idee gearbeitet? Wenn ja, beschreibe kurz den aktuellen Stand und erkläre die Neuerung.
• Wie viele Arbeitsstunden wirst du in einem Zeitraum von 6 Monaten vermutlich für die Umsetzung der Projektidee benötigen?
• Skizziere kurz die wichtigsten Meilensteine deines Projekts.
• Welche Auflagen hat das Projekt für die Förderung bekommen und wie werden sie erfüllt?

Erklärung zum Eigenanteil

Software Sprint

Erklärung der Antragsteller zum Eigenanteil

Laut Bekanntmachung können zuwendungsfähige projektbezogene Personal- und Gemeinkosten für mein bzw. unser Projekt in einer Höhe von bis zu 95 % anteilfinanziert werden, was einer maximalen Höhe der Fördermittel (Zuwendung) von 47.500 € entspricht. Der konkrete Zuwendungsbetrag ergibt sich aus der Vorkalkulation des Antrags. Die Auszahlung der Zuwendung erfolgt jeweils zu Beginn eines Kalenderquartals anteilig für die projektbezogenen Kosten, die im abgelaufenen Quartal entstanden sind. Aufgrund dieser nachschüssigen Auszahlung muss zunächst in Vorleistung gegangen werden.

Hinsichtlich der von mir bzw. uns aufzubringenden Eigenmittel von 5 % der Vorkalkulation wird eine vereinfachte Bonitätsprüfung vorgenommen. Dazu wird eine Bankauskunft über das im Projektantrag angegebene Konto vorgelegt. Den erforderlichen Eigenanteil kann ich bzw. können wir aufbringen über

□ Eigenkapital

□ weitere laufende Einkünfte (bitte Belege beifügen).

Hiermit wird bestätigt, dass ich bzw. wir während der gesamten Projektlaufzeit Eigenleistungen in Höhe von 5 % in mein bzw. unser Projekt {PROJEKTNAME} einbringen werden.

____________                 _______________ 
Ort, Datum                     Unterschrift

Ausschluss der Privatinsolvenz

Ausschluss einer Privatinsolvenz

Ich, {VORNAME NAME}, geboren am {DATUM} in {ORT}, erkläre hiermit eidesstattlich, dass ich mich nicht in einer Privatinsolvenz befinde.

____________                 _______________ 
Ort, Datum                     Unterschrift

Gründung einer GbR

Gründung der [Name] GbR

Erklärung der Antragsteller im Fall kleiner Teams

Hiermit erklären wir, dass die Personen

[Person 1: Vorname, Name, Str., Nr., PLZ, Ort]

[Person 2: Vorname, Name, Str., Nr., PLZ, Ort]

[ggfs. weitere]

eine Gesellschaft bürgerlichen Rechts (GbR) nach BGB §705ff. bilden. Der gemeinsame Zweck des Zusammenschlusses besteht in der Durchführung des Projektes [Projektname] innerhalb der BMBF-Fördermaßnahme „Software Sprint“. Antragsteller bzw. Zuwendungsempfänger ist die [Name] GbR.

Die o. g. Personen treten daher im Rahmen des „Software Sprint“-Projekts mit gemeinsamen Rechten und Pflichten auf. Insbesondere erbringen sie gemeinschaftlich die laut Antrag bzw. Vorhabenbeschreibung vereinbarten Beiträge (Programmierleistungen usw.) im Projekt [Projektname]. Weiterhin sind sie gemeinschaftlich für die Projektsteuerung, für die Verwendung der Zuwendung, für das Aufbringen des Eigenanteils sowie für die Nachweispflichten gegenüber dem BMBF/PT verantwortlich.

Die o. g. Personen erklären den/die Gesellschafter/in [Vor- und Nachname] zum allein unterschriftsberechtigten Geschäftsführer.

Im Fall der Auflösung der GbR bzw. des Ausscheidens eines Gesellschafters während der Projektlaufzeit ist dem Projektträger DLR unverzüglich Mitteilung zu machen.

___________                 _______________ 
Ort, Datum                   [Name Person 1] / Unterschrift

____________                 _______________ 
Ort, Datum                   [Name Person 2] / Unterschrift

<ggfs. weitere>

In English

On this page you will find information, documents and guidance for the formal application for the Prototype Fund.

The application workshop will take place online on June 16. We will go over the details of how to submit your application with you.

We put together a checklist with the documents you will need for the application. You can also provide the documents later if they are not all ready in time for the application workshop. However, we recommend to start as early as possible - some documents need preparation!

And one last hint: Signatures on documents need to be done in analogue writing! Copied & pasted digital signatures will not be accepted and only lead to a delay in your application process.

Application Workshop

When: Friday, June 16, from 9 am until 1pm

Where: https://meet.prototypefund.de/user/mar-dsj-bid-2ye

Who: All projects selected for the 14th funding round are invited. The day will be moderated by the team of the Projektträger DLR together with the Prototype Fund program management team of the Open Knowledge Foundation. If you are interested in understanding the structure of the Prototype Fund, you can read here how the BMBF, the DLR and the OKF work together to support your projects.

What you need: Your laptop, the documents from the checklist, and all the questions that have arisen so far.

Contact for questions: Marie Kreil and Francesca Giacco (projektbetreuung@prototypefund.de)

Agenda

! The Application Workshop will be held in German. We will do our best to accommodate English speakers, but be won’t be able to provide live translation !

09:00:  Welcome & presentation of the agenda
09:45:  Overview and formal steps
10:00:  Filling out the application, time for questions
10:20:  Short break
10:30:  Filling out the application, time for questions
11:40:  Short break
11:50:  Filling out the application, time for questions
12:45:  Next steps
13:00:  End

Checklist

! Please note: All forms need to be handed in in German !

For all applicants (single applicants and team members)

Application forms

• Your submission text ("Vorhabenbeschreibung"). If you were given jury feedback, please redact the text accordingly (proposed structure in German) and make changes according to the feedback visible in the text.
• Proof of your hourly rate: A standard hourly rate of 50€ will be used for calculating the grant. If you want to apply for your own, higher hourly rate, you will have to prove it, e.g. by handing in an invoice.
• Signed declaration of your own financial contribution (5% of the total funding amount) (German boilerplate text).
• Your tax number as a freelancer (for teams the tax number of the GbR) or a copy of the receipt of your application from the tax office.
• Will you be employed part-time? Then you will need your employer's written approval for your secondary employment (a short written and signed statement is sufficient).
• A first draft for your application form, which you can create [here]. During the workshop we will share a step-by-step guide through the form.
• For each applicant (if you apply as a team, for the GbR, not for each team member): Declaration concerning the application for "De-minimis-Beihilfe".

Proof of creditworthiness

• Signed declaration to exclude private insolvency (German boilerplate text)
• A bank statement that shows a positive saldo of at least 2500 Euro (if you apply as a team, adding up several accounts works too!), a date, a name and the account number. Everything else ought to be blackened.

Additionally for teams

• Declaration of the GbR with the appointment of one partner as managing director (German boilerplace text).
• The account details of the GbR bank account (this must be an account in the name of the GbR).
• The tax number of the GbR or a copy of the receipt of your application by the tax office.

You do not have to bring all documents to the application workshop, but apply for them in time! You can only be paid once all the documents are complete.

Tipps and tricks

Taxes

Income Tax

We cannot make a legally binding statement on whether you, as a self-employed person/freelancer, have to pay income tax on the funding money. This depends on your individual situation, other incomes etc. You should consult your tax office or tax advisor and your health insurance company!

Sales Tax

As a rule, funding money is not subject to value-added tax due to a lack of exchange of services. This means that no sales tax is due or payable when the grant is paid out.

Getting a sales tax exemption at the tax office

We recommend using the following documents/argumentation to get a tax exemption:

• Hand in the entire “Zuwendungsbescheid” (a stack of paper you will receive once your final application was approved) and the so-called „De-minimis-Bescheinigung" (which is attached to the Zuwendungsbescheid)
• Use this wording at the tax office: „Zuwendungen unterliegen in der Regel mangels Leistungsaustausches nicht der Umsatzsteuer (Schreiben des BMF vom 26. August 1999 - IV D 1 - S 7200 - 92/99 - BStBl. 1999 Teil I S. 828).“

GbR bank account (for teams)

See Banken.

Boilerplate texts

We provide the boilerplate texts in German only as they can't be submitted in English. All the boilerplate texts you will need are linked in the checklist above - you can also find them directly in the German section of this page.

Links

Slides Antragsworkshop

...im Nextcloud-Ordner, siehe Mail der Projektbetreuung

Admin

De Minimis Erklärung

Vorhabenbeschreibung (hier auch als pdf)

Das DLR beantwortet eure Fragen - FAQ

Allgemeines

Eine Checkliste für die Prototype-Fund-Todos