Checkliste
(English version below)
Das sind die wichtigsten Termine und Eckpunkte während und rund um die komplette Förderphase beim Prototype Fund. Eine Liste von Begriffen haben wir in dem Prototype-Fund-Lexikon zusammen getragen.
Termine sind fett geschrieben - die Teilnahme an Calls und Präsenzveranstaltungen ist nicht optional, außer es wird ausdrücklich vermerkt.
Wichtig: Bitte beachtet, dass diese Checkliste noch nicht den finalen Stand aller optionalen Termine beinhaltet. Über weitere optionale Termine und Calls informieren wir euch per Mail und updaten diese Seite regelmäßig.
Auch hilfreich: der Nextcloud-Kalender (cf. Main page).
| ✔ | Todo | Ansprechpartner*in | Förderphase | Wann |
|---|---|---|---|---|
| Antrags-Sprechstunde | DLR-PT | Vor der Förderzeit | Mitte März | |
| Erste Mail mit Infos an DLR-PT schicken | DLR-PT | Mitte März | ||
| Unterlagen an DLR-PT schicken | DLR-PT | Anfang April | ||
| Projektpräsentationen für die Webseite freigeben
dazu kommt eine Mail vom Team Prototype Fund |
Kommunikation PTF | April / Mai | ||
| Hotel & Reise für den Kick-Off buchen und Kosten bei Projektbetreuung anmelden
siehe Mail der Projektbetreuung und Reisekosten |
Projektbetreuung PTF | April / Mai | ||
| Pre-funding Sprechstunde
optional |
Projektbetreuung PTF | April | ||
| Kick-Off | Projektbetreuung PTF | Monat 1 | Anfang Juni | |
| Zugang zu Profi-Online freischalten
Passwörter kommen in zwei Teilen mit dem Zuwendungsbescheid und per Post |
DLR-PT | Anfang Juni | ||
| Reisekostenformular für den Kick-Off ausfüllen und an die Projektbetreuung schicken | Projektbetreuung PTF | Spätestens bis 30. Juni | ||
| Onboarding-Call
optional |
Projektbetreuung PTF | Anfang Juni | ||
| Kick-Off-Formular ausfüllen | Projektbetreuung PTF | Anfang Juni | ||
| Coaching-Termin 1 organisieren
in den ersten Wochen der Förderphase - dazu kommt eine Mail von der Projektbetreuung |
Superbloom | Juni | ||
| Zwischengespräch 1 ausmachen
mit der Projektbetreuung |
Projektbetreuung PTF | Juni | ||
| Sprechstunde mit Superbloom 1
optional |
Superbloom | Juni | ||
| Zahlungsanforderung 1
siehe Zahlungsanforderungen |
DLR-PT | Monat 2 | ab Juli | |
| Call zur Zahlungsanforderung
optional |
DLR-PT | Anfang Juli | ||
| Coaching 1 | Superbloom | Juli, kann nach Bedarf früher oder später stattfinden | ||
| Zwischengespräch 1 | Projektbetreuung PTF | Juli | ||
| Gründungsseminar
optional |
Projektbetreuung PTF | Juli | ||
| Sprechstunde mit Superbloom 2
optional |
Superbloom | Monat 3 | August | |
| Zwischengespräch 2 ausmachen
mit der Projektbetreuung |
Projektbetreuung PTF | August | ||
| Zwischengespräch 2 | Projektbetreuung PTF | Monat 4 | September | |
| Sprechstunde mit Superbloom 3
optional |
Superbloom | September | ||
| Coaching-Termin 2 organisieren | Superbloom | September | ||
| Zwischengespräch 3 ausmachen | Projektbetreuung PTF | September | ||
| Bewerbungsphase Second Stage
nur für Projekte, die bei der ursprünglichen Bewerbung eine Second Stage angegeben haben |
Projektbetreuung PTF | Mitte bis Ende September | ||
| Zahlungsanforderung 2
siehe Zahlungsanforderungen |
DLR-PT | Monat 5 | ab Oktober | |
| Pitchsession Second Stage
nur für Projekte, die sich auf eine Second Stage beworben haben |
Projektbetreuung PTF | Mitte Oktober | ||
| Coaching 2 | Superbloom | Oktober, kann nach Bedarf früher oder später stattfinden | ||
| Zwischengespräch 3 | Projektbetreuung PTF | Oktober | ||
| Sprechstunde mit Superbloom 4
optional |
Superbloom | Oktober | ||
| Hotel & Reise für den Demo Day buchen und bei der Projektbetreuung anmelden
siehe Mail der Projektbetreuung |
Projektbetreuung PTF | Oktober | ||
| Demo Day vorbereiten
Infos über die Inhalte, die ihr vorbereiten sollt, bekommt ihr von der Projektbetreuung |
Projektbetreuung PTF | Monat 6 | November | |
| Sprechstunde vor dem Demo Day
optional |
Projektbetreuung PTF | November | ||
| Demo Day | Projektbetreuung PTF | Ende November / Anfang Dezember | ||
| Reisekostenformular für den Demo Day ausfüllen und an die Projektbetreuung schicken | Projektbetreuung PTF | Für Projekte ohne Second Stage:
Nach der Förderzeit |
Für alle: spätestens bis 31. Dezember | |
| Source Code veröffentlichen und Link mitteilen
siehe Code nach der Förderung |
Projektbetreuung PTF | Spätestens bis 31. Dezember | ||
| Verwendungsnachweis (Zahlungsanforderung 3) + Schlussbericht
siehe Zahlungsanforderungen |
DLR-PT | Spätestens bis 31. Dezember | ||
| Online Kick-Off der Second Stage | Projektbetreuung PTF | Für Projekte mit Second Stage:
Monat 7 |
Anfang Dezember | |
| Zwischengespräch 4 ausmachen | Projektbetreuung PTF | Dezember | ||
| Sprechstunde mit Superbloom 5
optional |
Superbloom | Dezember | ||
| Beitrag für Prototype Fund Blog oder Knowledge Base absprechen | Kommunikation PTF | Dezember | ||
| Coaching-Termine für die Second Stage vereinbaren | Projektbetreuung PTF & | Dezember | ||
| Zwischennachweis (Zahlungsanforderung 3)
siehe Zahlungsanforderungen |
DLR-PT | Monat 8 | ab Januar | |
| Zwischengespräch 4 | Projektbetreuung PTF | Januar | ||
| Coaching 1 in der Second Stage | Coachingpartner | Januar, kann nach Bedarf früher oder später stattfinden | ||
| Zwischengespräch 5 ausmachen | Projektbetreuung PTF | Januar | ||
| Sprechstunde mit Superbloom 6
optional |
Superbloom | Monat 9 | Februar | |
| Coaching 2 in der Second Stage | Coachingpartner | Februar, kann nach Bedarf früher oder später stattfinden | ||
| Zwischengespräch 5 | Projektbetreuung PTF | Februar | ||
| Hotel & Reise für den Abschlussworkshop buchen und bei der Projektbetreuung anmelden
siehe Mail der Projektbetreuung und Reisekosten |
Projektbetreuung PTF | Februar | ||
| Abschlussworkshop der Second Stage vorbereiten
Infos über die Inhalte, die ihr vorbereiten sollt, bekommt ihr von der Projektbetreuung |
Projektbetreuung PTF | Monat 10 | März | |
| Abschlussworkshop der Second Stage | Projektbetreuung PTF | Ende März / Anfang April | ||
| Reisekostenformular für den Abschlussworkshop ausfüllen und an die Projektbetreuung schicken | Projektbetreuung PTF | Nach der Förderzeit | spätestens bis 30. April | |
| Source Code veröffentlichen und Link mitteilen
siehe Code nach der Förderung |
Projektbetreuung PTF | spätestens bis 30. April | ||
| Verwendungsnachweis (Zahlungsanforderung 4) + Schlussbericht
siehe Zahlungsanforderungen |
DLR-PT | spätestens bis 30. April |
Checklist (in English)
These are the most important dates and todos during your funding time at Prototype Fund. If you need more background information about the points below, have a look at our Prototype Fund dictionary!
Meetings are in bold - unless explicitly stated, attending calls and in-person events is not optional.
Important: Please note that this checklist does not yet include the final status of all optional events. We will inform you about further optional meetings and calls by e-mail and update this page regularly.
Also helpful: the nextcloud calendar for your round (cf. Main page).
| ✔ | Todo | Contact person | Funding phase | When (depending on Summer or Winter Round) |
|---|---|---|---|---|
| Antrags-Sprechstunde (formal application consultation hour) | DLR-PT | Before the funding phase | Mid March | |
| Send first email with infos to the DLR-PT | DLR-PT | Mid March | ||
| Send documents to DLR-PT | DLR-PT | Beginning of April | ||
| Check and confirm the content of the project presentations for the website
you will receive an email from Team Prototype Fund |
Communications Team PTF | April / May | ||
| Book hotel and travel for the Kick-Off and register your costs with the program management
see email from program managers and Reisekosten |
Program management PTF | April / May | ||
| Pre-funding consulting hour
optional |
Program management PTF | April | ||
| Kick-Off | Program management PTF | Month 1 | Early June | |
| Activate access to Profi-Online
password comes in two parts: with the “Zuwendungsbescheid” and by post |
DLR-PT | Early June | ||
| Fill the travel expenses form for the Kick-Off and send it to the program managers | Program management PTF | June 30th at the latest | ||
| Onboarding call
optional |
Program management PTF | Early June | ||
| Fill kick-off form | Program management PTF | Early June | ||
| Organize 1st coaching session
in the first weeks of the funding period - you will receive an email from the program managers on this |
Superbloom | June | ||
| Plan 1:1 meeting 1
with the program managers |
Program management PTF | June | ||
| Call with Superbloom 1
optional |
Superbloom | June | ||
| Payment request 1 ("Zahlungsanforderung")
see “Zahlungsanforderungen” |
DLR-PT | Month 2 | From July | |
| Call for payment request
optional |
DLR-PT | Early July | ||
| Coaching 1 | Superbloom | July, can be done earlier or later depending on your specific needs | ||
| 1:1 meeting 1 | Program management PTF | July | ||
| Funding seminar
optional |
Projektbetreuung PTF | July | ||
| Call with Superbloom 2
optional |
Superbloom | Month 3 | August | |
| Plan 1:1 meeting 2 | Program management PTF | August | ||
| 1:1 meeting 2 | Program management PTF | Month 4 | September | |
| Call with Superbloom 3
optional |
Superbloom | September | ||
| Organize coaching session 2 | Superbloom | September | ||
| Plan 1:1 meeting 3 | Program management PTF | September | ||
| Second Stage application phase
only for projects that apllied for a Second Stage in the original application |
Program management PTF | Mid to end of September | ||
| Payment request 2 ("Zahlungsanforderung")
see “Zahlungsanforderungen” |
DLR-PT | Month 5 | From October | |
| Pitch session Second Stage
only for projects that have applied for a Second Stage |
Program management PTF | Mid October | ||
| Coaching 2 | Superbloom | October, can be done earlier or later depending on your specific needs | ||
| 1:1 meeting 3 | Program management PTF | October | ||
| Call with Superbloom 4
optional |
Superbloom | October | ||
| Book hotel and travel for the Demo Day and register your costs with the program management
see email from program managers and Reisekosten |
Program management PTF | October | ||
| Prepare Demo Day
You will receive information on the content that you have to prepare from the program managers |
Program management PTF | Month 6 | November | |
| Consulting hour before Demo Day
optional, see calendar |
Program management PTF | November | ||
| Demo Day | Program management PTF | End of November / Beginning of December | ||
| Fill in the travel expenses form for the Demo Day and send it to the program managers | Program management PTF | For projects without Second Stage:
After the funding phase |
For everybody: December 31st at the latest | |
| Make source code publicly available and share the link | Program management PTF | December 31st at the latest | ||
| Payment request 3 ("Verwendungsnachweis") + Schlussbericht
see “Zahlungsanforderungen” |
DLR-PT | December 31st at the latest | ||
| Online kick-off of the Second Stage | Program management PTF | For projects with Second Stage:
Month 7 |
Early December | |
| Plan 1:1 meeting 4 | Program management PTF | December | ||
| Call with Superbloom 5
optional |
Superbloom | December | ||
| Coordinate article for Prototype Fund Blog or Knowledge Base | Communication PTF | December | ||
| Organize coaching sessions for the Second Stage | Program management PTF & | December | ||
| Payment request 3 ("Zwischennachweis") | DLR-PT | Month 8 | From January | |
| 1:1 meeting 4 | Program management PTF | January | ||
| 1st coaching in the Second Stage | Coaching partners | January, can be done earlier or later depending on your specific needs | ||
| Plan 1:1 meeting 5 | Program management PTF | January | ||
| Call with Superbloom 6
optional |
Superbloom | Month 9 | February | |
| 2nd coaching in the Second Stage | Coaching partners | February, can be done earlier or later depending on your specific needs | ||
| 1:1 meeting 5 | Program management PTF | February | ||
| Book hotel and travel for the final workshop and register your costs with the program management
see email from program managers and Reisekosten |
Program management PTF | February | ||
| Prepare the final workshop of the Second Stage
You will receive information on the content that you have to prepare from the program managers |
Program management PTF | Month 10 | March | |
| Final workshop of the Second Stage | Program management PTF | End of March / Beginning of April | ||
| Fill in the travel expenses form for the final workshop and send it to the program managers | Program management PTF | After the funding phase | April 30th at the latest | |
| Make source code publicly available and share the link | Program management PTF | April 30th at the latest | ||
| Payment request 4 ("Verwendungsnachweis") + Schlussbericht
see “Zahlungsanforderungen” |
DLR-PT | April 30th at the latest |