Second Stage

ACHTUNG!! DIESE SEITE BEFINDET SICH IM AUFBAU UND KANN SICH NOCH LEICHT ÄNDERN.

(English version below)

In der Technologie- sowie im Speziellen der FOSS-Förderung gibt es ein Problem: Innovationen werden gut und gerne finanziert, nur bleibt oft offen, wie es danach weitergeht. Wenige Technologien sind nach der initialen Finanzierung so weit, dass sie in den Produktiv­betrieb gehen und sich selbst finanzieren können.

Deswegen wollen wir euch mit der Second Stage die Möglichkeit geben, weitere vier Monate an der nachhaltigen Absicherung eures Projektes zu arbeiten. Ziel der Second Stage ist es, dass das Projekt besser nutzbar und bekannt gemacht wird, sodass es nach Abschluss der Förderung gute Chancen hat, langfristig und nachhaltig Bestand zu haben.

Je nachdem, was der Fokus eures Projekts in der Second Stage sein soll, werdet ihr auch an zwei weiteren Coachings teilnehmen - etwa zum Thema Security, Gründung oder Community Building. Ziel der Second Stage ist es, dass das Projekt besser nutzbar und bekannt gemacht wird, sodass es nach Abschluss der Förderung gute Chancen hat, langfristig und nachhaltig Bestand zu haben.

Reminder: Projekte, die nicht an der Second Stage teilnehmen, sind für uns nicht weniger wertvoll. Wir schätzen, dass ca. 50 % jeder Runde an dieser Verlängerung der Förderzeit teilnehmen werden, und es gibt viele Gründe, warum ein Projekt nicht teilnehmen kann. Vielleicht passt das Format nicht zum Projekt, oder ihr seht persönlich keinen Bedarf für diese Art von Unterstützung. Vielleicht ist euer Projekt bereits Teil einer nachhaltigen Struktur und ihr braucht nur die sechs Monate, um es zu programmieren. Vielleicht war euer Antrag für die reguläre Förderzeit großartig, aber euer Antrag für die Second Stage passt nicht in den Rahmen des Prototype Fund.

Bewerbung

Wenn ihr euch bei der initialen Bewerbung nicht für die Second Stage beworben habt, sind die folgenden Abschnitte für euch nicht relevant: Leider ist es zu diesem Zeitpunkt nicht mehr möglich, eine Second Stage zu beantragen, da die Höhe der eurem Projekt zugewiesenen Mittel nach dem formalen Antrag endgültig festgelegt wurde.

Wenn ihr euch für die Second Stage beworben habt, sind die Mittel für die vier zusätzlichen Monate vorerst gesperrt. Im 5. Fördermonat teilt eine Jury die begrenzten Plätze für die Second-Stage-Förderung auf der Grundlage eurer Arbeit in den ersten Monaten der regulären Förderung sowie einer neuen kleinen Bewerbung zu. Die Entscheidung basiert auf einer schriftlichen Einreichung und einer kurzen Online-Pitch-Session.

Als Vorbereitung zur Bewerbung lest euch diese Wikiseite bitte vollständig durch. Am 2. September um 14 Uhr findet außerdem eine Sprechstunde statt, bei der wir gern eure Fragen (auf Deutsch und Englisch) zur Second Stage beantworten. Auch in den Zwischengesprächen können wir gern über eure Bewerbung und eure Ziele für die Second Stage sprechen.

Aus Fairnessgründe beantworten wir keine inhaltlichen Fragen zu euren Second-Stage-Bewerbungen. Wir können einschätzen, ob eure Ideen für die Second Stage grundsätzlich förderfähig sind (das heißt: ob wir die Art von Vorhaben fördern dürfen, ob z. B. nicht zu viele Entwicklungsarbeiten dabei sind), geben euch gern allgemeine Tipps und beantworten auch alle Fragen zu den Formalitäten. Wenn ihr euch unsicher seid: Sprecht uns gern an!

Auch wichtig: Die Coaching-Sessions mit Superbloom können nicht für die Vorbereitung der Bewerbung (weder schriftlich noch Pitch) genutzt werden. Es ist natürlich absolut in Ordnung, wenn ihr im Coaching besprechen wollt, wie ihr eure Projekte nachhaltiger gestaltet. Wie wir die Grenze zwischen „Vorbereitung der Bewerbung“ und „Schritte für die Nachhaltigkeit“ definieren, könnt ihr auf der Coaching-Seite lesen.

Die Schriftliche Bewerbung

Wann: Vom 18. bis zum 30. September 2025 - Achtung: Einreichungen nach der Deadline werden nicht für die Auswahl berücksichtigt!

Wo: bewerben.prototypefund.de - der genaue Link folgt per Mail

Was: Beantwortet 10 Fragen zu euren Plänen für die Second-Stage-Förderung

Die schriftliche Bewerbung findet über unsere Bewerbungsplattform statt, die ihr aus eurer initialen Bewerbung für den Prototype Fund schon kennt. Dort müssen die folgenden Fragen, basierend auf dem aktuellen Arbeitsstand, sowie eure Ideen für die Second Stage beantwortet werden:

• Welcher Meilensteine wurden mit welchen Ergebnissen erzielt?
• Werden bis zum Ende der regulären Förderperiode alle planmäßigen Meilensteine erreicht?
• Welche Maßnahmen wurden bislang ergriffen, um Nutzer*innen anzusprechen?
• Auf welchem Wege soll das Projekt nachhaltig nutzbar werden?
• Wurden hierfür bereits Maßnahmen ergriffen?
• Was ist aktuell die größte Herausforderung im Projekt?
• Wie kann dieser begegnet werden?
• Sind für den Erfolg des Projekts Änderungen an der ursprünglichen Planung nötig?
• Welche Meilensteine sollen in der zweiten Förderphase erreicht werden?
• Wie viele Stunden wollt ihr in der Second Stage am Projekt arbeiten? (Maximum Einzelpersonen: 633, Maximum Teams: 1.267)

Die schriftliche Bewerbung erfolgt auf Deutsch, Nicht-Muttersprachler*innen können auch auf Englisch einreichen.

Eure Pläne für die Second-Stage-Föderphase dürfen von der initialen Bewerbung und dem Antrag abweichen. Wenn das, was ihr euch damals für die Second Stage vorgenommen habt, nicht mehr realistisch oder sinnvoll erscheint, könnt ihr euren Fokus für die viermonatige Förderzeit gern neu setzen. Wichtig ist nur, dass der Fokus für euer Projekt sinnvoll durchdacht und in der Zeit, die euch zur Verfügung steht, machbar ist.

Reminder: In der Second Stage steht die Entwicklungsarbeit nicht mehr im Mittelpunkt. Entwicklungsmeilensteine, die ihr in der regulären Förderzeit nicht geschafft habt, können nicht in die Second Stage verschoben werden, außer ihr könnt begründen, dass diese Schritte notwendig für die Nachhaltigkeit des Projekts sind und erklären, warum sie nicht mehr in der regulären Förderphase umgesetzt werden können. Ziel der Second Stage ist es, eure Projekte auf den Weg zu nachhaltigen Strukturen zu bringen, sei es durch eine Gründung, den Aufbau einer Community oder Partnerschaften, Dokumentation und User Testing, Kommunikationsmaßnahmen, usw. Natürlich können sich dadurch kleine Entwicklungsarbeiten ergeben (z. B. Anpassungen auf der Basis eines User Testings, Einbettung von Community-Beiträgen, Bugfixes etc.). Diese sollen aber nicht im Vordergrund stehen und können nur mitgefördert werden, wenn sie den anderen Maßnahmen dienen.

So kann die Verteilung in eurem Antrag aussehen:

1. Konkrete Schritte zur Verbreitung und Nutzbarmachung (Fokus der Second-Stage-Förderung):
   • User Testing
   • Partnerakquise
   • Gründung
   • Präsenz auf Fachveranstaltungen
   • Erstellung einer Website und/oder weiterer öffentlichkeitswirksamer Maßnahmen
   • Communityarbeit
   • Outreach
   • usw.
2. Technische Entwicklung (maximal kleiner Anteil der Second-Stage-Förderung):
   • Fertigstellung von Features, die aufgrund von Verzögerungen, Bugfixes, Dependencies etc. noch fehlen und für die Nachhaltigkeit des Projekts wichtig sind.
   • Entwicklung von im Erstantrag nicht vorhergesehenen Features etc., die sich bspw. im User Testing oder in Gesprächen mit potenziellen Partnern als sinnvoll herausgestellt haben.
   • Anpassungen auf der Basis eines User Testings
   • Einbettung von Community-Beiträgen
   • Bugfixes
   • etc.

Die technischen Meilensteine müssen der allgemeinen Nachhaltigkeitsstrategie des Projekts dienen und in diesem Sinne begründet sein. Ihr bekommt rechtzeitig eine ausführliche Infomail und den Link zur Bewerbungsplattform von uns zugesendet.

Die Pitch-Session

Wann: Am 10. Oktober 2025 - jedes Projekt bekommt eine genaue Uhrzeit zugeteilt. Wir melden uns Anfang Oktober per Mail dazu.

Wo: Online - auch wenn ihr in Berlin wohnt (sonst wäre es nicht fair)

Was: 5 Minuten Pitch, 5 Minuten Fragen beantworten

Sprache: Deutsch (oder Englisch für Nicht-Muttersprachler*innen)

Die Pitch-Session findet am 10. Oktober ausschließlich online statt. Für die Pitches bekommt jedes eurer Projekte 5 Minuten Zeit, um der Jury zu erklären, warum die Second Stage wichtig für euer Projekt ist, welche Ziele ihr verfolgt und mit welcher Strategie ihr sie erreichen möchtet. Nach eurem Pitch haben die Juror*innen die Gelegenheit, Nachfragen zu eurer Bewerbung und eurem Pitch zu stellen.

Das Präsentationsformat für den Pitch kann frei gewählt werden: Folien, Screensharing, Visuals, everything you need. Dabei ist wichtig, dass ihr die folgenden Fragen beantwortet:

• Warum brauche ich/brauchen wir die Second Stage?
• Was ist mein/unser konkretes Ziel in der Second Stage?
• Wie wird dieses Ziel erreicht?

Teilt uns bitte spätestens bis zum 5. Oktober mit, wie (Folien, Screensharing, etc.) ihr eure Präsentation gestalten wollt. Wenn ihr Folien nutzen möchtet, brauchen wir sie spätestens am Vortag, den 9. Oktober um 15 Uhr. In diesem Zeitraum werden wir auch eine Test-Session anbieten, bei der ihr euch in das Videotool einwählen und eure Präsentation bzw. die Technik kurz testen könnt. Genaue Infos dazu folgen kurz vorher per Mail.

Die Jury der Second Stage besteht aus zwei Juror*innen aus dem Jurypool, Vertreter*innen des DLR-Projektträgers und des Prototype Fund - außerdem ist voraussichtlich ein*e Vertreter*in aus dem BMFTR bei der Sitzung anwesend. Die Bewertung basiert auf dem technischen Stand des Projekts (das Projekt muss 2 Monate vor Ende der regulären Förderzeit nicht zu 100% fertig sein, ihr müsst aber zeigen können, dass die Arbeit gut vorankommt), den Maßnahmen zur Sicherstellung der Nachhaltigkeit (z. B. Community-Aufbau, Öffentlichkeitsarbeit) und den geplanten Schritten für die Second-Stage-Förderung. Nach den Pitch-Sessions diskutiert die Jury die Ergebnisse und stellt einen Fördervorschlag für die Second Stage zusammen, auf Basis dessen das BMFTR die finale Entscheidung trifft. Die Entscheidung wird etwa zwei Wochen nach der Pitch-Session an euch kommuniziert. Insgesamt werden bis zu 15 Projekte für die Second Stage gefördert. Dies hängt davon ab, wie gut die Bewertungen insgesamt sind. Nicht alle Plätze der Second Stage müssen gefüllt werden, d.h. es können auch weniger Projekte gefördert werden, wenn die Qualität der Bewerbungen nicht ausreicht.

Arbeitszeit und Stundenumfang

In der Second Stage könnt ihr als Team maximal 63.333 € und als Einzel­person maximal 31.667 € beantragen. Diese Summen sind angelehnt an zwei bzw. eine Voll­zeit­stelle über vier Monate. Der Stundenlohn ist auf 50 € gedeckelt.

Es ist generell möglich, dass ihr euch für die Second Stage mit einer geringeren Stundenanzahl bewerbt, als ihr bei der initialen Bewerbung angegeben habt. In der Second Stage könnt ihr auch mit weniger Wochenstunden als in der regulären Förderphase planen.

Das kann zum Beispiel sinnvoll sein, wenn ihr während der Förderzeit feststellt, dass die Second-Stage-Arbeit weniger Zeit benötigen wird, als ursprünglich geplant. Vielleicht hat sich auch eine bezahlte Zusammenarbeit mit Partner*innen ergeben oder euer Projekt wird durch andere Förderquellen bereits in Teilen querfinanziert. Oder ihr steht in einem Arbeitsverhältnis, habt euch für den Förderzeitraum freistellen lassen und möchtet mit 50% zurück in das Arbeitsverhältnis gehen und die weiteren 50% am Prototype-Fund-Projekt arbeiten.

Es gibt ganz unterschiedliche Szenarien und es ist vollkommen in Ordnung, wenn sich der ursprüngliche Zeitplan verändert. Schließlich werden die genauen Aufgaben für die Second Stage erst während der Förderzeit definiert. Sprecht uns gerne an, wenn ihr Rückfragen habt.

Ablauf der Second-Stage-Förderung

Timeline

Hier seht ihr einen Überblick über die Termine, die für die Second Stage relevant sind (natürlich bleiben die Termine der regulären Förderphase, wie z. B. der Demo Day oder die Zwischengespräche, weiterhin verpflichtend):

2. September	Sprechstunde Second-Stage-Bewerbung	optional
18. - 30. September	Bewerbungsphase Second-Stage-Förderung
30. September	Deadline Einreichung schriftliche Bewerbung	verpflichtend
10. Oktober	Pitch-Session (online)	verpflichtend
Mitte Oktober	Entscheidung und Förderzusage
1. Dezember	Start der Second Stage
2. Dezember	Online-Kick-Off Second Stage	verpflichtend
Dezember	Sprechstunde mit Superbloom: Community management and building	optional
Dezember – März	Coachings	verpflichtend
Dezember-Januar	4. Zwischengespräch	verpflichtend
Februar	Sprechstunde mit Superbloom: Branding	optional
Februar-März	5. Zwischengespräch	verpflichtend
vorauss. 27. März	Abschlussworkshop der Second Stage	verpflichtend
30. April 2026	Deadline Schlussbericht, mit Link zum Code Link zur Dokumentation	verpflichtend

Administratives

Entsperrung

Bevor es überhaupt losgehen kann, müsst ihr nach der Förderzusage zur Second Stage einen offiziellen Antrag auf Entsperrung stellen, da die Mittel für die vier zusätzlichen Fördermonate vorerst gesperrt sind. Die Entsperrung kann erst nach der finalen und offiziellen Förderzusage stattfinden. Bald wird hier eine Vorlage zum Download bereit stehen.

Wichtig ist, dass die Summe der Arbeitsstunden, die ihr angebt, mit der Summe Arbeitsstunden aus der Second-Stage-Bewerbung, wie sie nach der Jurysitzung bestätigt wurde, übereinstimmt. Falls ihr Fragen dazu habt, meldet euch gern bei eurer Ansprechperson beim DLR-Projektträger.

Zahlungsaufforderung

In der regulären Förderphase habt ihr zu Beginn eines Quartals die Mittel für das abgelaufene Quartal (im Nachhinein) abrufen können, konkret nach dem ersten und vierten Fördermonat. In der Second-Stage-Förderphase geht es entsprechend weiter und ihr erhaltet nach dem siebten und zehnten Fördermonat die weiteren Auszahlungen.

Zu den beiden Zahlungsanforderungen in der Second Stage sind zwei Besonderheiten zu beachten:

• Mittelabruf im Januar über den Zwischennachweis: Der erste Mittelabruf fällt auf einen Jahreswechsel (Fördersumme der Monate Oktober bis Dezember, abzurufen im Januar). Hierfür muss ein Zwischennachweis gestellt werden, den ihr auch über profi-Online erstellen müsst. Wenn ihr euer Förderkennzeichen in der Vorhabenliste angeklickt habt, könnt ihr links in der Liste Zwischennachweis auswählen.
• Mittelabruf im April über den Verwendungsnachweis: Der zweite Mittelabruf in der Second Stage ist insgesamt euer vierter Mittelabruf und gleichzeitig der letzte in der Förderzeit. Der letzte Mittelabruf muss über den Verwendungsnachweis abgerufen und zusammen mit dem Schlussbericht beim DLR-PT eingereicht werden. Der Verwendungsnachweis wird vom DLR-PT in profi-online nach Ende der Förderphase freigeschaltet. Bitte beachtet, dass es für die Einreichung eine Frist gibt: Verwendungsnachweis und Schlussbericht müssen spätestens am 30.4. eingereicht werden.  

Hinweise zum Schlussbericht findet ihr hier.

Hinweise zu Zahlungsanforderungen und Zwischennachweisen findet ihr hier.

Verpflichtende Leistungen

Neben der Umsetzung der Arbeitsschwerpunkte müssen im Rahmen der Second-Stage-Förderung einige verpflichtende Aufgaben erfüllt werden:

• Coachings: In der Second Stage sind die Coachings (zwei Themen à jeweils vier Stunden) verpflichtend. Die Themen bzw. Coachingpartner*innen werden, sofern nicht von der Jury vorgegeben, gemeinsam mit der Projektbetreuung festgelegt. Neben einem verpflichtenden Coaching mit Superbloom (Design, Projektmanagement, Community, Kommunikation, Fundraising usw.), stehen euch für das zweite Coaching in der Second Stage weitere Coachingpartner*innen mit unterschiedlichen Schwerpunkten zur Verfügung: Least Authority (Security), VDI/VDE (Gründung), die Free Software Foundation Europe (Lizenzierung) und Iris Wellmann (freie Coachings/Strategie). Für alle Coachings sind die Plätze begrenzt. Die finale Entscheidung über die Zuteilung der Coachings liegt bei der Projektbetreuung.
• Zwischengespräche, Montags-Updates und Online-Kick-Off: Wie in der regulären Förderphase sind auch in der Second Stage die Zwischengespräche und Montags-Updates verpflichtend. In den Zwischengesprächen wird über den allgemeinen Stand des Projekts und seiner Strategie gesprochen und der Abschlussworkshop vorbereitet. Diese können online oder in Person in Berlin oder auf Veranstaltungen (z. B. CCC, FOSDEM) durchgeführt werden. Zusätzlich findet ein Online-Kick-Off für die Second Stage als Videocall statt.
• Verfassen eines Blogbeitrags oder eines Artikels für die Knowledge Base: Sharing (knowledge) is caring! Jedes im Rahmen der Second Stage geförderte Projekt soll bis Ende der Förderzeit einen Beitrag im Prototype Fund Blog oder in der Knowledge Base veröffentlichen. Wenn ein Beitrag bereits in der regulären Förderphase geschrieben wurde, entfällt diese Pflicht. Die Beitragsthemen werden gemeinsam mit der Projektbetreuung und der Kommunikationsperson des Prototype Fund festgelegt. Alternative Formate und Ideen können individuell mit der Projektbetreuung abgestimmt werden.
• Vorbereitung auf und Teilnahme am Abschlussworkshop: Am Ende der Second Stage findet der Abschlussworkshop in Berlin statt. Alle Teammitglieder aller Projekte müssen teilnehmen. Die Teilnahme von nicht offiziell geförderten Teammitgliedern ist nicht vorgesehen, Ausnahmen können (möglichst frühzeitig) mit der Projektbetreuung besprochen werden. Zu dem Workshop werden externe Projektpartner*innen (ca. zwei pro Projekt) eingeladen. Die Auswahl und Einladung der Gäste erfolgt gemeinsam mit der Projektbetreuung.
• Dokumentation: Am Ende der Förderzeit muss für alle Projekte der Second Stage eine öffentlich verfügbare Dokumentation bei der Projektbetreuung vorliegen. Je nach Projekt kann die Art der Dokumentation unterschiedlich sein. Während der Code eines Projekts immer sauber dokumentiert sein sollte, sind zusätzliche Dokumentationsmaßnahmen abhängig von der Zielgruppe: unterschiedliche Formate von Tutorials für Endnutzer*innen, Admin-Dokumentation für selbstgehostete Projekte, Entwickler*innendokumentation für Libraries und andere Infrastrukturprojekte usw.
• Schlussbericht: Einen Monat nach Abschluss der Second-Stage-Förderphase ist der Schlussbericht zusammen mit der Schlussabrechnung (Verwendungsnachweis) beim DLR Projektträger (DLR-PT) einzureichen. Genaue Informationen dazu findet ihr hier.

Und nicht vergessen: Projekte, die zehn Monate gefördert werden, nehmen ebenfalls am Demo Day nach sechs Monaten teil.

Angebote

Zusätzlich bieten wir optionale Formate an, mit denen wir euch bei der Umsetzung eurer Second Stage unterstützen möchten:

• zwei Sprechstunden mit Superbloom zu den Themen "Community management & community building" und "Branding & identity": Ihr kennt das Sprechstunden-Format aus der regulären Förderzeit - für die Second Stage haben wir spannende und relevante Themen zusammengestellt.
• weitere 1:1 Gespräche nach Bedarf: Wir haben in der Second Stage gute Kapazitäten für zusätzliche 1:1 Gespräche mit euch - stellt uns Fragen, lasst uns eure Projekte testen, fragt nach Feedback zu eurem Logo, Blogpost, UI, Communitystrategie, etc. Wir sind da, um euch zu unterstützen und freuen uns über tiefere Einblicke in eure Projekte.
• Kommunikation über die Kanäle des Prototype Fund: Wie in der regulären Förderphase unterstützen wir die Sichtbarkeit eurer Projekte mit Kommunikationsmaßnahmen über unsere Kanäle (Mastodon, LinkedIn, ggf. Newsletter)
• Unterstützung bei der Vernetzung: Wenn es möglich ist und wir auf existierende Kontakte des Prototype Fund zurückgreifen können, vernetzen wir euch gern.
• Feedback von der Jury: Gern leiten wir euch das Jury-Feedback aus der Pitch-Session weiter.

Abschlussworkshop

Der Abschlussworkshop ist das finale Event nach der Second-Stage-Förderung und findet Ende März in Berlin statt. Das Event soll euch einerseits die Möglichkeit geben, euch untereinander auszutauschen und den Abschluss der Förderphase gemeinsam zu feiern. Weiterhin habt ihr beim Event die Möglichkeit euer Projekt im Rahmen eines Workshops eingeladenen Gästen zu präsentieren.

--- save the date ---

Second-Stage-Abschlussworkshop 2025

Datum: tba - voraussichtlich der 27. März 2026

Location: Berlin, genaue Location tba

Uhrzeit: tba - voraussichtlich 14-19.30 Uhr, danach Community-Treffen

Ablauf

Nach einem internen Teil, bei dem ihr eure Erfahrungen mit uns teilen und voneinander lernen könnt, ist ein zweistündiger Workshop mit externen Gästen geplant. Allen Projekten wird dabei eine Tischinsel zur Verfügung stehen, an der ihr euer Projekt vorstellen könnt. Es empfiehlt sich, früh zu überlegen, was ihr anbieten und wen ihr dazu einladen möchtet: Möchtet ihr (potentielle) Projektpartner*innen treffen, ein (User-)Testing durchführen, euer Projekt einer relevanten Person(engruppe) vorstellen etc. Insgesamt könnt ihr pro Projekt ein bis drei externe Gäste einladen.  Für die Vorbereitung des Abschlussworkshop kommen weitere, konkretere Infos per Mail - außerdem ist wie immer in den Zwischengesprächen Zeit, Fragen und Details zu besprechen. Sprecht uns gern frühzeitig an, wenn ihr Fragen habt!

Nach dem Workshop gibt es ein gemeinsames Dinner mit den eingeladenen Gästen. Und last but not least schließen wir den Tag mit einem Community-Abend, der für alle offen ist, ab. Denn jetzt kann wirklich gefeiert werden.

In English: Second Stage

There is a problem in technology and, in particular, FOSS funding: innovations are readily financed, but it often remains unclear what happens afterwards. Few technologies are ready to go operational and self-financing after the initial funding.

For this reason, we offer the Second Stage as an opportunity to work for a further four months on securing the sustainability of the project. This is done, for example, by building up the community, disseminating and improving the usability of the software or by setting up an association structure or a business model. The focus is on promoting the long-term existence of the project by taking appropriate sustainability measures. A model should also be developed for how the project can be financially secured. A smaller part of the work can also flow into the further technical development of the software.

Depending on the focus of your project in the Second Stage, you will also take part in two further coaching sessions - on topics such as security, founding or community building. The aim of the Second Stage is to make the project more usable and better known so that it has a good chance of being sustainable in the long term once the funding is complete.

First of all: Projects that don't participate in the Second Stage are not less valuable to us. We estimate that a maximum of 50% of each round will participate in this extended funding period, and there are many reasons why a project might not participate. Maybe it's not a good fit for your project, or you personally don't see the need for this type of support. Maybe your project is already sustainable and you just need the six months to code. Maybe your application for the regular funding period was great, but your application for the second phase doesn't fit the scope of the Prototype Fund.

Whether you are part of this part of Prototype Fund or not: We look forward to proudly presenting all projects after the regular funding period in Prototype Fund!

Application

If you haven't already applied for the Second Stage, the following paragraphs are not relevant for you: Unfortunately, it is not possible to add a Second Stage at this point, as the amount of funding allocated to your project was made final after your general application.

If you have applied for the Second Stage, the funds allocated for the four additional months are locked for now. During the 5th month of funding, a jury will allocate the limited Second Stage spots based on your work during the first months of funding as well as a new small application, consisting of a written proposal and a short pitch session. You will receive more information on this during the first few funding months. There will also be time in the 2nd 1:1 meeting to talk about your application and discuss any questions you may have.

In mid-October, a panel consisting of jurors, the BMFTR, the DLR Projektträger and the Prototype Fund will assess whether the measures proposed in your application will contribute to the sustainable existence of the project. This will be followed by a short, hybrid pitch session, after which the panel will decide on the further funding of 10-15 projects. The evaluation is based on the technical status of the project, the measures to ensure sustainability (e.g. community building, public relations) and the planned milestones for Second Stage funding. Based on this, the panel proposes the funding of the second-stage period to the BMFTR, which decides on the four-month funding period.

In the Second Stage, you can apply for a maximum of €63,333 as a team and a maximum of €31,667 as an individual; these amounts are based on two or one full-time position over four months. The hourly wage is capped at €50.

Projects that are funded for ten months also take part in Demo Day after six months. At the end of the Second Stage, a workshop is held with a small number of guests at which the project results are presented and discussed in detail.

Second Stage process

Work priorities

The general aim of the Second Stage is to make Prototype Fund projects more sustainable after the regular six-month funding period. By sustainability we do not primarily mean the ecological sustainability of the prototypes (which of course is very important to us). The Second Stage is about preparing the projects for long-term use and further development.

For this purpose, different work priorities can be defined, which are presented as part of the internal application process for the Second Stage during the regular funding phase and are determined with the approval of the jury. Work priorities can be, for example (but not limited to):

• founding a company or an association,
• building a community or embedding a project in an existing community,
• different communication measures,
• user testing and adapting the software to the needs of the users,
• the search for partners and/or the establishment of structures for the joint continuation or handover of the project,
• writing the project documentation and other learning formats relating to the project.

Once the BMFTR has approved the release of funds for the Second Stage, the work priorities for the four-month extension of the funding period are finalized. The jury can also formulate additional conditions, such as addressing certain partners or participating in coaching sessions that match the work focus.

Mandatory to-dos

In addition to implementing the work focus and any conditions, a number of mandatory tasks must be fulfilled as part of the Second Stage funding:

• Preparation for and participation in the final workshop: At the end of the Second Stage, the final workshop takes place in Berlin. All team members of all projects have to participate. The participation of team members who are not officially funded is not planned, exceptions can be discussed (as early as possible) with the project management. External project partners (approx. two per project) will be invited to the workshop. The guests will be selected and invited together with the project program management.
• Writing a blog post or an article for the PTF Knowledge Base: Sharing (knowledge) is caring! Every project funded as part of the Second Stage should publish an article on the Prototype Fund blog or in the Knowledge Base by the end of the funding period. If a contribution has already been written during the regular funding phase, this obligation does not apply. The topics of the contributions will be determined together with the project management and the person responsible for communication at team Prototype Fund. Alternative formats and ideas can be discussed individually with the project management.
• Coaching: Unlike to the regular funding period, the coaching sessions are mandatory in the Second Stage (and include two topics of four hours each). The topics and coaching partners are determined together with the project management and in accordance to the conditions from the jury. The following coaching partners are available for the Second Stage: Superbloom (design, project management, community, communication, fundraising, etc.), Least Authority (security), VDI/VDE (founding), the Free Software Foundation Europe (licensing) and Iris Wellmann (free coaching/strategy). Places are limited for some coaching sessions. The final decision on the allocation of coaching sessions lies with the project program management.
• Participation in the online kick-off, two interim meetings and Monday updates: As in the regular funding phase, the interim 1:1 meetings and Monday updates are also mandatory in the Second Stage. In the interim 1:1 meetings, the general status of the project and its strategy are discussed and the final workshop is prepared. These can be held online or in person in Berlin or at events (e.g. CCC, FOSDEM). In addition, an online kick-off for the Second Stage takes place as a video call.
• Documentation: At the end of the funding period, publicly available documentation must be submitted to the project program management team for all Second Stage projects. The type of documentation may vary depending on the project. While the code of a project should always be properly documented, additional documentation measures depend on the target group: different formats of tutorials for end users, admin documentation for self-hosted projects, developer documentation for libraries and other infrastructure projects, etc.

Offers

In addition, the following optional formats are offered as part of the Second Stage:

• two consultation hours with Superbloom on the topics of "Community management & community building" and "Branding & identity",
• further interim meetings as required,
• distribution of the projects' communication measures via the Prototype Fund channels (Mastodon, LinkedIn, newsletter if applicable),
• if possible and based on existing Prototype Fund contacts: support with networking.

Timeline

This is an overview of the key dates for the Second Stage:

October - November	Initial application for funding with Second Stage
June 1st	Start of the funding period
End of August	More information on applying for the Second Stage
September	2nd 1:1 meeting
September	Preparation of the application
Beginning of October	Submission of written application
Middle of October	Pitch session (hybrid) and decision
October	3rd 1:1 meeting
December 1st	Start of the Second Stage with an online kick-off
December – February	Coaching sessions
January	4th 1:1 meeting
February	5th 1:1 meeting
End of March / Beginning of April	Final workshop of the Second Stage