Second Stage

(English version below)

Allgemeines

In der Technologie- sowie im Speziellen der FOSS-Förderung gibt es ein Problem: Innovationen werden gut und gerne finanziert, nur bleibt oft offen, wie es danach weitergeht. Wenige Technologien sind nach der initialen Finanzierung so weit, dass sie in den Produktiv­betrieb gehen und sich selbst finanzieren können.

Deswegen wollen wir euch mit der Second Stage die Möglichkeit geben, weitere vier Monate an der nachhaltigen Absicherung eures Projektes zu arbeiten.

Je nachdem, was der Fokus eures Projekts in der Second Stage sein soll, werdet ihr auch an zwei weiteren Coachings teilnehmen - etwa zum Thema Security, Gründung oder Community Building. Ziel der Second Stage ist es, dass das Projekt besser nutzbar und bekannt gemacht wird, sodass es nach Abschluss der Förderung gute Chancen hat, langfristig und nachhaltig Bestand zu haben.

Reminder: Projekte, die nicht an der Second Stage teilnehmen, sind für uns nicht weniger wertvoll. Wir schätzen, dass ca. 50 % jeder Runde an dieser Verlängerung der Förderzeit teilnehmen werden, und es gibt viele Gründe, warum ein Projekt nicht teilnehmen kann. Vielleicht passt das Format nicht zum Projekt, oder ihr seht persönlich keinen Bedarf für diese Art von Unterstützung. Vielleicht ist euer Projekt bereits Teil einer nachhaltigen Struktur und ihr braucht nur die sechs Monate, um es zu programmieren. Vielleicht war euer Antrag für die reguläre Förderzeit großartig, aber euer Antrag für die Second Stage passt nicht in den Rahmen des Prototype Fund.

Bewerbung für die Second Stage

Wenn ihr euch bei der initialen Bewerbung nicht für die Second Stage beworben habt, sind die folgenden Abschnitte für euch nicht relevant: Leider ist es zu diesem Zeitpunkt nicht mehr möglich, eine Second Stage zu beantragen, da mit eurem ursprünglichen Antrag bereits die maximale Laufzeit und maximale Fördersumme festgelegt wurde.

Wenn ihr euch für die Second Stage beworben habt, sind die Mittel für die vier zusätzlichen Monate vorerst gesperrt. Im 5. Fördermonat teilt eine Jury die begrenzten Plätze für die Second-Stage-Förderung auf der Grundlage eurer Arbeit in den ersten Monaten der regulären Förderung sowie einer neuen kleinen Bewerbung zu. Die Entscheidung basiert auf einer schriftlichen Einreichung und einer kurzen Online-Pitch-Session.

Als Vorbereitung zur Bewerbung lest euch diese Wikiseite bitte vollständig durch. Am 2. September um 14 Uhr findet außerdem eine Sprechstunde statt, bei der wir gern eure Fragen (auf Deutsch und Englisch) zur Second Stage beantworten. Auch in den Zwischengesprächen können wir gern über eure Bewerbung und eure Ziele für die Second Stage sprechen.

Aus Fairnessgründe beantworten wir keine inhaltlichen Fragen zu euren Second-Stage-Bewerbungen. Wir können aber einschätzen, ob eure Ideen für die Second Stage grundsätzlich förderfähig sind (das heißt: ob wir die Art von Vorhaben fördern dürfen, ob z. B. nicht zu viele Entwicklungsarbeiten dabei sind), geben euch gern allgemeine Tipps und beantworten auch alle Fragen zu den Formalitäten. Wenn ihr euch unsicher seid: Sprecht uns gern an!

Auch wichtig: Die Coaching-Sessions mit Superbloom können nicht für die Vorbereitung der Bewerbung (weder schriftlich noch Pitch) genutzt werden. Es ist natürlich absolut in Ordnung, wenn ihr im Coaching besprechen wollt, wie ihr eure Projekte nachhaltiger gestaltet. Wie wir die Grenze zwischen „Vorbereitung der Bewerbung“ und „Schritte für die Nachhaltigkeit“ definieren, könnt ihr auf der Coaching-Seite lesen.

Die schriftliche Bewerbung

Wann: Vom 18. bis zum 30. September 2025 - Achtung: Einreichungen nach der Deadline werden nicht für die Auswahl berücksichtigt!

Wo: bewerben.prototypefund.de - der genaue Link folgt per Mail

Was: Beantwortet 8 (bzw. 9) Fragen zu euren Plänen für die Second-Stage-Förderung

Die schriftliche Bewerbung findet über unsere Bewerbungsplattform statt, die ihr aus eurer initialen Bewerbung für den Prototype Fund schon kennt. Dort müssen die folgenden Fragen, basierend auf dem aktuellen Arbeitsstand, sowie eure Ideen für die Second Stage beantwortet werden:

Dein Projekt in der regulären Förderphase

- Welche Meilensteine wurden mit welchen Ergebnissen erzielt? (max. 100 Wörter)
- Werden bis zum Ende der regulären Förderperiode alle planmäßigen Meilensteine erreicht? Wenn nein, warum? (max. 100 Wörter)
- Welche Maßnahmen wurden bislang ergriffen, um Nutzer*innen anzusprechen? (max. 100 Wörter)

Deine Pläne für die Second Stage

- Auf welchem Wege soll das Projekt nachhaltig nutzbar werden? Wurden hierfür bereits Maßnahmen ergriffen? Wenn ja, welche? (max. 175 Wörter)
- Was ist aktuell die größte Herausforderung im Projekt? Wie kann dieser begegnet werden? (max. 175 Wörter)
- Sind für den Erfolg des Projekts Änderungen an der ursprünglichen Planung nötig? Wenn ja, welche und warum? (max. 175 Wörter)
- Welche Meilensteine sollen in der zweiten Förderphase erreicht werden? (max. 100 Wörter)
- Wie viele Stunden wollt ihr in der Second Stage am Projekt arbeiten? (Maximum Einzelpersonen: 633, Maximum Teams: 1.267)

Ergänzende Hinweise 

- Möchtest du der Jury noch etwas mitteilen? (optional) (max. 175 Wörter)

Die schriftliche Bewerbung erfolgt auf Deutsch, Nicht-Muttersprachler*innen können auch auf Englisch einreichen.

Eure Pläne für die Second-Stage-Föderphase dürfen von der initialen Bewerbung und dem Antrag abweichen. Wenn das, was ihr euch damals für die Second Stage vorgenommen habt, nicht mehr realistisch oder sinnvoll erscheint, könnt ihr euren Fokus für die viermonatige Förderzeit gern neu setzen. Wichtig ist nur, dass der Fokus für euer Projekt sinnvoll durchdacht und in der Zeit, die euch zur Verfügung steht, machbar ist.

Reminder: In der Second Stage steht die Entwicklungsarbeit nicht mehr im Mittelpunkt. Entwicklungsmeilensteine, die ihr in der regulären Förderzeit nicht geschafft habt, können nicht in die Second Stage verschoben werden, außer ihr könnt begründen, dass diese Schritte notwendig für die Nachhaltigkeit des Projekts sind und erklären, warum sie nicht mehr in der regulären Förderphase umgesetzt werden können. Ziel der Second Stage ist es, eure Projekte auf den Weg zu nachhaltigen Strukturen zu bringen, sei es durch eine Gründung, den Aufbau einer Community oder Partnerschaften, Dokumentation und User Testing, Kommunikationsmaßnahmen, usw. Natürlich können sich dadurch kleine Entwicklungsarbeiten ergeben (z. B. Anpassungen auf der Basis eines User Testings, Einbettung von Community-Beiträgen, Bugfixes etc.). Diese sollen aber nicht im Vordergrund stehen und können nur mitgefördert werden, wenn sie den anderen Maßnahmen dienen. So kann die Verteilung in eurem Antrag aussehen:

Hier listen wir Beispiele von Meilensteinen, die in der Second Stage förderfähig sind. (Das ist keine abschließende Liste. Andere Maßnahmen können für eure Projekte besser geeignet sein. Je nach Fokus eurer Second Stage müsst ihr natürlich nicht alle diese Themen in der Bewerbung abdecken. Wenn ihr euch unsicher seid, ob eure Ideen gefördert werden können, fragt uns gerne!)

Konkrete Schritte zur Verbreitung und Nutzbarmachung (Fokus der Second-Stage-Förderung):

• User Testing
• Partnerakquise
• Gründung (Firmenaubau, Kundenakquise & Marketing, usw.)
• Präsenz auf Fachveranstaltungen
• Erstellung einer Website und/oder weiterer öffentlichkeitswirksamer Maßnahmen
• Communityarbeit
• Outreach
• usw.

Technische Entwicklung (maximal kleiner Anteil der Second-Stage-Förderung):

• Fertigstellung von Features, die aufgrund von Verzögerungen, Bugfixes, Dependencies etc. noch fehlen und für die Nachhaltigkeit des Projekts wichtig sind.
• Entwicklung von im Erstantrag nicht vorhergesehenen Features etc., die sich bspw. im User Testing oder in Gesprächen mit potenziellen Partnern als sinnvoll herausgestellt haben.
• Anpassungen auf der Basis eines User Testings
• Einbettung von Community-Beiträgen
• Bugfixes
• etc.

Die technischen Meilensteine müssen der allgemeinen Nachhaltigkeitsstrategie des Projekts dienen und in diesem Sinne begründet sein. Ihr bekommt rechtzeitig eine ausführliche Infomail und den Link zur Bewerbungsplattform von uns zugesendet.

Lizenzen in der Second Stage

Zum Code:

• Der in den bezahlten Stunden der regulären Förderphase geschriebene Code muss zwingend unter einer FOSS-Lizenz veröffentlicht werden – ohne Ausnahme.
• Der Code, der in der Second Stage direkt zum Projekt beigetragen wird (Erweiterungen, Anpassungen auf Basis von Feedback, Bugfixes usw.), muss ebenfalls unter einer FOSS-Lizenz veröffentlicht werden. Wenn Code für einen Partner geschrieben wird, und dieser nicht Open Source sein kann, müssen diese Stunden anderweitig, beispielsweise vom Partner, bezahlt werden.
• Im Rahmen von Maßnahmen zur Nachhaltigkeit sollte immer geprüft werden, ob der Code unter einer FOSS-Lizenz stehen kann – das gilt beispielsweise für eine Projektwebseite. Ausnahmen sind in der Bewerbung für die Second Stage zu begründen.

Andere Produkte, die in der Second Stage produziert werden:

• Texte, Logos und Bilder (u. ä.), die in der Second Stage entstehen, müssen nicht unter einer Creative-Commons-Lizenz veröffentlicht werden. Wir freuen uns jedoch besonders, wenn ihr euch dafür entscheidet.
• Nach demselben Ansatz möchten wir alle Geförderten dazu ermutigen, bei der Umsetzung der Meilensteine in der zweiten Phase möglichst viele FOSS-Produkte und datensparsame Tools einzusetzen. Das gilt beispielsweise für Kommunikationstools und Plattformen für den Communityaustausch. Hierbei handelt es sich jedoch nur um eine Empfehlung: Die Geförderten dürfen selbst entscheiden, was für die Projekte sinnvoll ist. Manchmal sind neue Zielgruppen z. B. nur auf bestimmten Plattformen wie LinkedIn oder Instagram zu erreichen. In solchen Fällen ist eine kurze Begründung in der Bewerbung hilfreich, damit die Jury einschätzen kann, inwiefern eure Strategie geeignet ist.

Die Pitch-Session

Wann: Am 10. Oktober 2025 - jedes Projekt bekommt eine genaue Uhrzeit zugeteilt. Wir melden uns Anfang Oktober per Mail dazu.
Wo: Online - auch wenn ihr in Berlin wohnt (sonst wäre es nicht fair)
Was: 5 Minuten Pitch, 5 Minuten Fragen beantworten
Sprache: Deutsch (oder Englisch für Nicht-Muttersprachler*innen)

Die Pitch-Session findet am 10. Oktober ausschließlich online statt. Für die Pitches bekommt jedes eurer Projekte 5 Minuten Zeit, um der Jury zu erklären, warum die Second Stage wichtig für euer Projekt ist, welche Ziele ihr verfolgt und mit welcher Strategie ihr sie erreichen möchtet. Nach eurem Pitch haben die Juror*innen die Gelegenheit, Nachfragen zu eurer Bewerbung und eurem Pitch zu stellen.

Das Präsentationsformat für den Pitch kann frei gewählt werden: Folien, Screensharing, Visuals, everything you need. Dabei ist wichtig, dass ihr die folgenden Fragen beantwortet:

• Warum brauche ich/brauchen wir die Second Stage?
• Was ist mein/unser konkretes Ziel in der Second Stage?
• Wie wird dieses Ziel erreicht?

Teilt uns bitte spätestens bis zum 5. Oktober per E-Mail mit, wie (Folien, Screensharing, etc.) ihr eure Präsentation gestalten wollt. Wenn ihr Folien nutzen möchtet, brauchen wir sie spätestens am Vortag, den 9. Oktober bis 15 Uhr als PDF per E-Mail. In diesem Zeitraum werden wir auch eine Test-Session anbieten, bei der ihr euch in das Videotool einwählen und eure Präsentation bzw. die Technik kurz testen könnt. Genaue Infos dazu folgen kurz vorher per Mail.

Die Jury der Second Stage besteht aus zwei Juror*innen aus dem Jurypool, Vertreter*innen des DLR-Projektträgers und des Prototype Fund - außerdem ist voraussichtlich ein*e Vertreter*in aus dem BMFTR bei der Sitzung anwesend. Die Bewertung basiert auf dem technischen Stand des Projekts (das Projekt muss 2 Monate vor Ende der regulären Förderzeit nicht zu 100% fertig sein, ihr müsst aber zeigen können, dass die Arbeit gut vorankommt), den Maßnahmen zur Sicherstellung der Nachhaltigkeit (z. B. Community-Aufbau, Öffentlichkeitsarbeit) und den geplanten Schritten für die Second-Stage-Förderung. Nach den Pitch-Sessions diskutiert die Jury die Ergebnisse und stellt einen Fördervorschlag für die Second Stage zusammen, auf Basis dessen das BMFTR die finale Entscheidung trifft. Die Entscheidung wird etwa zwei Wochen nach der Pitch-Session an euch kommuniziert. Insgesamt werden bis zu 15 Projekte für die Second Stage gefördert. Dies hängt davon ab, wie gut die Bewertungen insgesamt sind. Nicht alle Plätze der Second Stage müssen gefüllt werden, d.h. es können auch weniger Projekte gefördert werden, wenn die Qualität der Bewerbungen nicht ausreicht.

Arbeitszeit und Stundenumfang

In der Second Stage könnt ihr als Team maximal 63.333 € und als Einzel­person maximal 31.667 € beantragen. Diese Summen sind angelehnt an zwei bzw. eine Voll­zeit­stelle über vier Monate. Der Stundenlohn ist auf 50 € gedeckelt.

Es ist generell möglich, dass ihr euch für die Second Stage mit einer geringeren Stundenanzahl bewerbt, als ihr bei der initialen Bewerbung angegeben habt. In der Second Stage könnt ihr auch mit weniger Wochenstunden als in der regulären Förderphase planen.

Das kann zum Beispiel sinnvoll sein, wenn ihr während der Förderzeit feststellt, dass die Second-Stage-Arbeit weniger Zeit benötigen wird, als ursprünglich geplant. Vielleicht hat sich auch eine bezahlte Zusammenarbeit mit Partner*innen ergeben oder euer Projekt wird durch andere Förderquellen bereits in Teilen querfinanziert. Oder ihr steht in einem Arbeitsverhältnis, habt euch für den Förderzeitraum freistellen lassen und möchtet mit 50% zurück in das Arbeitsverhältnis gehen und die weiteren 50% am Prototype-Fund-Projekt arbeiten.

Es gibt ganz unterschiedliche Szenarien und es ist vollkommen in Ordnung, wenn sich der ursprüngliche Zeitplan verändert. Schließlich werden die genauen Aufgaben für die Second Stage erst während der Förderzeit definiert. Sprecht uns gerne an, wenn ihr Rückfragen habt.

Ablauf der Second-Stage-Förderung

Timeline

Hier seht ihr einen Überblick über die Termine, die für die Second Stage relevant sind (natürlich bleiben die Termine der regulären Förderphase, wie z. B. der Demo Day oder die Zwischengespräche, weiterhin verpflichtend):

2. September	Sprechstunde Second-Stage-Bewerbung	optional
18.–30. September	Bewerbungsphase Second-Stage-Förderung
30. September	Deadline Einreichung schriftliche Bewerbung	verpflichtend
10. Oktober	Pitch-Session (online)	verpflichtend
Mitte Oktober	Entscheidung und Förderzusage
Oktober–November	Antragseinreichung	verpflichtend
1. Dezember	Start der Second Stage
2. Dezember	Online-Kick-Off Second Stage	verpflichtend
Dezember	Sprechstunde mit Superbloom: Community management and building	optional
Dezember–März	Coachings	verpflichtend
Dezember–Januar	4. Zwischengespräch	verpflichtend
Februar	Sprechstunde mit Superbloom: Branding	optional
Februar–März	5. Zwischengespräch	verpflichtend
vorauss. 27. März	Abschlussworkshop der Second Stage	verpflichtend
30. April 2026	Deadline Schlussbericht, mit Link zum Code Link zur Dokumentation	verpflichtend

Administratives

Entsperrung

Bevor es überhaupt losgehen kann, müsst ihr nach der Förderzusage zur Second Stage einen offiziellen Antrag auf Entsperrung stellen, da die Mittel für die vier zusätzlichen Fördermonate vorerst gesperrt sind. Die Entsperrung kann erst nach der finalen und offiziellen Förderzusage stattfinden. Dafür füllt ihr auf profi-online im "Antrag auf Änderung Haushaltsdaten" das Bemerkungsfeld mit folgendem Text aus:

Hiermit beantrage ich, {VORNAME NAME}, die Entsperrung der für mein Vorhaben {Akronym}, FKZ {FKZ} in der Kostenposition 0837 gesperrten Fördermittel gemäß des auf Basis meiner Second-Stage-Bewerbung gefällten positiven Juryvotums (Sitzung vom 10.10.2025). 

Die Summe in Höhe von {Summe} Euro ist für {Stundenzahl} Stunden zwingend erforderlich für die nachhaltige Entwicklung meines Projekts.

Für GbRs:

Hiermit beantrage ich, {VORNAME NAME}, als Geschäftsführung der {Name GbR}, die Entsperrung der für unser Vorhaben {Akronym}, FKZ {FKZ} in der Kostenposition 0837 gesperrten Fördermittel gemäß des auf Basis unserer Second-Stage-Bewerbung gefällten positiven Juryvotums (Sitzung vom 10.10.2025). 

Die Summe in Höhe von {Summe} Euro ist für {Stundenzahl} Stunden zwingend erforderlich für die nachhaltige Entwicklung unseres Projekts.

Bitte passt dabei die Klammerausdrücke entsprechend an euer Projekt und eure Second-Stage-Bewerbung an.

Wichtig ist, dass die Summe der Arbeitsstunden, die ihr angebt, mit der Summe Arbeitsstunden aus der Second-Stage-Bewerbung, wie sie nach der Jurysitzung bestätigt wurde, übereinstimmt. Falls ihr Fragen dazu habt, meldet euch gern bei eurer Ansprechperson beim DLR-Projektträger.

Zahlungsanforderung

In der regulären Förderphase habt ihr zu Beginn eines Quartals die Mittel für das abgelaufene Quartal (im Nachhinein) abrufen können, konkret nach dem ersten und vierten Fördermonat. In der Second-Stage-Förderphase geht es entsprechend weiter und ihr erhaltet nach dem siebten und zehnten Fördermonat die weiteren Auszahlungen.

Zu den beiden Zahlungsanforderungen in der Second Stage sind zwei Besonderheiten zu beachten:

• Mittelabruf im Januar über den Zwischennachweis: Der Mittelabruf fällt auf einen Jahreswechsel (Fördersumme der Monate Oktober bis Dezember, abzurufen im Januar). Hierfür muss ein Zwischennachweis für die gesamte Laufzeit in 2025 gestellt werden, den ihr auch über profi-Online erstellen müsst. Wenn ihr euer Förderkennzeichen in der Vorhabenliste angeklickt habt, könnt ihr links in der Liste Zwischennachweis auswählen.
• Mittelabruf im April über den Verwendungsnachweis: Der zweite Mittelabruf in der Second Stage ist insgesamt euer vierter Mittelabruf und gleichzeitig der letzte in der Förderzeit. Der letzte Mittelabruf muss über den Verwendungsnachweis abgerufen und zusammen mit dem Schlussbericht beim DLR-PT eingereicht werden. Der Verwendungsnachweis wird vom DLR-PT in profi-online nach Ende der Förderphase freigeschaltet. Bitte beachtet, dass es für die Einreichung eine Frist gibt: Verwendungsnachweis und Schlussbericht müssen spätestens am 30. April eingereicht werden.  

Hinweise zum Schlussbericht findet ihr hier. Hinweise zu Zahlungsanforderungen und Zwischennachweisen findet ihr hier.

Verpflichtende Leistungen

Neben der Umsetzung der Arbeitsschwerpunkte müssen im Rahmen der Second-Stage-Förderung einige verpflichtende Aufgaben erfüllt werden:

• Coachings: In der Second Stage sind die Coachings (zwei Themen à jeweils vier Stunden) verpflichtend. Die Themen bzw. Coachingpartner*innen werden, sofern nicht von der Jury vorgegeben, gemeinsam mit der Projektbetreuung festgelegt. Neben einem verpflichtenden Coaching mit Superbloom (Design, Projektmanagement, Community, Kommunikation, Fundraising usw.), stehen euch für das zweite Coaching in der Second Stage weitere Coachingpartner*innen mit unterschiedlichen Schwerpunkten zur Verfügung: Least Authority (Security), VDI/VDE (Gründung), die Free Software Foundation Europe (Lizenzierung) und Iris Wellmann (freie Coachings/Strategie). Für alle Coachings sind die Plätze begrenzt. Die finale Entscheidung über die Zuteilung der Coachings liegt bei der Projektbetreuung.
• Zwischengespräche, Montags-Updates und Online-Kick-Off: Wie in der regulären Förderphase sind auch in der Second Stage die Zwischengespräche und Montags-Updates verpflichtend. In den Zwischengesprächen wird über den allgemeinen Stand des Projekts und seiner Strategie gesprochen und der Abschlussworkshop vorbereitet. Diese können online oder in Person in Berlin oder auf Veranstaltungen (z. B. CCC, FOSDEM) durchgeführt werden. Zusätzlich findet ein Online-Kick-Off für die Second Stage als Videocall statt.
• Verfassen eines Blogbeitrags oder eines Artikels für die Knowledge Base: Sharing (knowledge) is caring! Jedes im Rahmen der Second Stage geförderte Projekt soll bis Ende der Förderzeit einen Beitrag im Prototype Fund Blog oder in der Knowledge Base veröffentlichen. Wenn ein Beitrag bereits in der regulären Förderphase geschrieben wurde, entfällt diese Pflicht. Die Beitragsthemen werden gemeinsam mit der Projektbetreuung und der Kommunikationsperson des Prototype Fund festgelegt. Alternative Formate und Ideen können individuell mit der Projektbetreuung abgestimmt werden.
• Vorbereitung auf und Teilnahme am Abschlussworkshop: Am Ende der Second Stage findet der Abschlussworkshop in Berlin statt. Alle Teammitglieder aller Projekte müssen teilnehmen. Die Teilnahme von nicht offiziell geförderten Teammitgliedern ist nicht vorgesehen, Ausnahmen können (möglichst frühzeitig) mit der Projektbetreuung besprochen werden. Zu dem Workshop werden externe Projektpartner*innen (ca. zwei pro Projekt) eingeladen. Die Auswahl und Einladung der Gäste erfolgt gemeinsam mit der Projektbetreuung.
• Dokumentation: Am Ende der Förderzeit muss für alle Projekte der Second Stage eine öffentlich verfügbare Dokumentation bei der Projektbetreuung vorliegen. Je nach Projekt kann die Art der Dokumentation unterschiedlich sein. Während der Code eines Projekts immer sauber dokumentiert sein sollte, sind zusätzliche Dokumentationsmaßnahmen abhängig von der Zielgruppe: unterschiedliche Formate von Tutorials für Endnutzer*innen, Admin-Dokumentation für selbstgehostete Projekte, Entwickler*innendokumentation für Libraries und andere Infrastrukturprojekte usw.
• Schlussbericht: Einen Monat nach Abschluss der Second-Stage-Förderphase ist der Schlussbericht zusammen mit der Schlussabrechnung (Verwendungsnachweis) beim DLR Projektträger (DLR-PT) einzureichen. Genaue Informationen dazu findet ihr hier.

Und nicht vergessen: Projekte, die zehn Monate gefördert werden, nehmen ebenfalls am Demo Day nach sechs Monaten teil.

Angebote

Zusätzlich bieten wir optionale Formate an, mit denen wir euch bei der Umsetzung eurer Second Stage unterstützen möchten:

• zwei Sprechstunden mit Superbloom zu den Themen "Community management & community building" und "Branding & identity": Ihr kennt das Sprechstunden-Format aus der regulären Förderzeit - für die Second Stage haben wir spannende und relevante Themen zusammengestellt.
• weitere 1:1 Gespräche nach Bedarf: Wir haben in der Second Stage gute Kapazitäten für zusätzliche 1:1 Gespräche mit euch - stellt uns Fragen, lasst uns eure Projekte testen, fragt nach Feedback zu eurem Logo, Blogpost, UI, Communitystrategie, etc. Wir sind da, um euch zu unterstützen und freuen uns über tiefere Einblicke in eure Projekte.
• Kommunikation über die Kanäle des Prototype Fund: Wie in der regulären Förderphase unterstützen wir die Sichtbarkeit eurer Projekte mit Kommunikationsmaßnahmen über unsere Kanäle (Mastodon, LinkedIn, ggf. Newsletter)
• Unterstützung bei der Vernetzung: Wenn es möglich ist und wir auf existierende Kontakte des Prototype Fund zurückgreifen können, vernetzen wir euch gern.
• Feedback von der Jury: Gern leiten wir euch das Jury-Feedback aus der Pitch-Session weiter.

Abschlussworkshop

Der Abschlussworkshop ist das finale Event nach der Second-Stage-Förderung und findet Ende März in Berlin statt. Das Event soll euch einerseits die Möglichkeit geben, euch untereinander auszutauschen und den Abschluss der Förderphase gemeinsam zu feiern. Weiterhin habt ihr beim Event die Möglichkeit euer Projekt im Rahmen eines Workshops eingeladenen Gästen zu präsentieren.

Save the date

Was: Second-Stage-Abschlussworkshop JG01
Wo: Berlin, genaue Location tba
Wann: tba - voraussichtlich der 27. März 2026
Uhrzeit: tba - voraussichtlich 14-19.30 Uhr, danach Community-Treffen

Ablauf

Nach einem internen Teil, bei dem ihr eure Erfahrungen mit uns teilen und voneinander lernen könnt, ist ein zweistündiger Workshop mit externen Gästen geplant. Allen Projekten wird dabei eine Tischinsel zur Verfügung stehen, an der ihr euer Projekt vorstellen könnt. Es empfiehlt sich, früh zu überlegen, was ihr anbieten und wen ihr dazu einladen möchtet: Möchtet ihr (potentielle) Projektpartner*innen treffen, ein (User-)Testing durchführen, euer Projekt einer relevanten Person(engruppe) vorstellen etc. Insgesamt könnt ihr pro Projekt ein bis drei externe Gäste einladen.  Für die Vorbereitung des Abschlussworkshop kommen weitere, konkretere Infos per Mail - außerdem ist wie immer in den Zwischengesprächen Zeit, Fragen und Details zu besprechen. Sprecht uns gern frühzeitig an, wenn ihr Fragen habt!

Nach dem Workshop gibt es ein gemeinsames Dinner mit den eingeladenen Gästen. Und last but not least schließen wir den Tag mit einem Community-Abend, der für alle offen ist, ab. Denn jetzt kann wirklich gefeiert werden.

In English: Second Stage

General info

There is an issue in technology and FOSS funding: innovative projects are readily financed, but it often remains unclear what happens afterwards. Few technologies are ready for operational use and self-financing after the initial funding runs out.

For this reason, we offer the Second Stage, which provides an opportunity to work for a further four months on securing the project’s sustainability.

The aim of the Second Stage is to improve the usability and visibility of the project, increasing its chances of long-term sustainability once the funding period ends.

Reminder: Projects that don't participate in the Second Stage are not less valuable to us. We estimate that approximately 50% of each round will participate in this extended funding period, and there are many reasons why a project might not participate. Maybe it's not a good fit for your project, or you personally don't see the need for this type of support. Maybe your project is already sustainable and you just need the six months to code. Maybe your application for the regular funding period was great, but your application for the second phase doesn't fit the scope of the Prototype Fund.

Application for the Second Stage

If you haven't already applied for the Second Stage, the following paragraphs are not relevant for you: Unfortunately, it is not possible to add a Second Stage at this point, as the maximum duration and the maximum amount of funding allocated to your project was made final after your general application.

If you have applied for the Second Stage, the funds allocated for the four additional months are locked for now. During the 5th month of funding, a jury will allocate the limited Second Stage spots based on your work during the first months of funding as well as a new, short application. The decision is based on a written submission and a short online pitch session.

To prepare for your application, please read this wiki page. On September 2nd at 2 PM, we will hold a consultation hour during which we will be happy to answer your questions about your Second Stage application (in German and English). We are also happy to discuss your application and your goals for the Second Stage during the 1:1 meetings.

To stay fair, we do not answer any questions regarding the content of your Second Stage applications. However, we can assess whether your ideas for the Second Stage are eligible for funding (i.e., whether we are allowed to fund the type of project, whether it involves too much development work, etc.), give you general tips, and answer any questions you may have about the formalities. If you are unsure, just ask!

Also important: The coaching sessions with Superbloom cannot be used to prepare your application (written or pitch). Of course, it is perfectly fine if you want to discuss how to make your projects more sustainable during the coaching sessions. You can read about how we define the boundary between “application preparation” and “steps toward sustainability” on the coaching page.

Written application

When: From September 18th to September 30th, 2025 - Please note: Submissions after the deadline will not be considered for selection!

Where: bewerben.prototypefund.de – the exact link will be sent via email

What: Answer 8 (or 9) questions about your plans for the Second Stage funding

The written application must be submitted via our application platform, which you already know from your initial application for the Prototype Fund. Based on the current status of your work, you must answer the following questions and provide your ideas for the Second Stage:

Your project in the regular funding period

- Which milestones have been achieved and what were the results? (max. 100 words)
- Will all planned milestones be achieved by the end of the regular funding period? If not, why? (max. 100 words)
- What measures have been taken so far to reach users? (max. 100 words)

Your plans for the Second Stage

- How will the project be made usable in the long term? Have any steps already been taken to this end? If yes, which ones? (max. 175 words)
- What is currently the biggest challenge in the project? How can this challenge be overcome? (max. 175 words)
- Are changes to the original plan necessary for the project to succeed? If yes, which ones and why? (max. 175 words)
- What milestones do you plan to achieve in the Second Stage? (max. 100 words)
- How many hours do you plan to work on the project in the Second Stage? (Maximum number of hours for individuals: 633, maximum for number of teams: 1,267)

Additional comments

- Is there anything else you would like to tell the jury? (optional) (max. 175 words)

The written application may be submitted in German, or if you are not a native German speaker, in English.

Your plans for the Second Stage funding can differ from what you wrote in your initial application. If what you had planned for the Second Stage no longer seems realistic or feasible, you are welcome to change your plans for the four-month funding period. The important thing is that your project has a clear focus and feasible within the available time.

Reminder: In the Second Stage, the focus is no longer on development work. Development milestones that were not achieved during the regular funding period cannot be carried over to the Second Stage unless they are necessary steps for making your project sustainable and you can justify why these milestones weren’t reached in the regular funding period. The aim of the Second Stage is to set your projects on the path to sustainable structures, whether through establishing a company, building a community or forming partnerships, writing documentation and conducting user testing, implementing communication strategies, etc. Of course, this may result in minor development work (e.g., adjustments based on the results of user testing, merging community contributions, bug fixes, etc.), but these milestones should not be the main focus and can only be funded if they support the other milestones. These are the type of milestones that can be funded in the Second Stage:

Here are some examples of milestones that are eligible for funding in the Second Stage. (This is not an exhaustive list: other measures may be more suitable for your projects. You do not have to cover all of these topics in your application, which ones are relevant to you depends on the focus you plan for your Second Stage. If you are unsure whether your ideas are eligible for funding, please feel free to ask us!)

Specific steps to improve the visibility, usability and sustainability of the project (main focus of your application for the Second Stage):

• User testing
• Partner acquisition
• Establishment of a business (administrative setup, marketing & customer acquisition, etc.)
• Presence and presentation at conferences
• Creation of a website and/or other communication strategies
• Community work
• Outreach
• etc.

Technical development (can be funded as a small part of your Second Stage, but can’t be the main focus):

• Completion of features that are still missing (e. g. due to delays, bug fixes, dependencies, etc.) and are important for the sustainability of the project.
• Development of features not foreseen in the initial application which have e.g. proven useful in user testing or in discussions with potential partners.
• Adjustments based on user testing
• Integration of community contributions
• Bug fixes
• etc.

The technical milestones must support the project's overall sustainability strategy and be justified in this context. We will send you a detailed information email and the link to the application platform well in advance.

Licenses in the Second Stage

Code:

• The code written during the paid hours of the regular funding phase must be published under a FOSS license—without exception.
• The code that is contributed directly to the project in the Second Stage (additional features, adjustments based on feedback, bug fixes, etc.) must also be published under a FOSS license. If code is written for a partner and cannot be published under a FOSS license, these hours must be paid for by another party, such as the partner.
• For sustainability measures that are not direct contributions to the code of your funded project, you should always check if the code can be licensed under a FOSS license - this is the case for a project website, for example. Exceptions should be justified in the application for the Second Stage.

Other products developed in the Second Stage:

• Texts, logos, images, and similar items created in the Second Stage do not have to be published under a Creative Commons license. However, we would appreciate it if you chose to do so.
• Following the same approach, we would like to encourage all grant recipients to use as many FOSS products and privacy-friendly tools as possible when implementing the milestones in the second phase. This applies, for example, to communication tools and platforms used for community interaction. This is, however, only a recommendation: grant recipients are free to decide for themselves what makes sense for their projects. Sometimes new target groups can only be reached on certain platforms such as LinkedIn or Instagram. In cases like this, it is helpful to include a brief explanation in your application so that the jury can assess the suitability of your strategy.

Pitch session

When: October 10th, 2025 – each project will be assigned a specific time slot. We will contact you by email in the beginning of October.
Where: Online – even if you live in Berlin (otherwise it wouldn't be fair)
What: 5 minutes pitch, followed by 5 minutes for questions
Language: German (or English if you aren’t a native German speaker)

The pitch session will take place exclusively online on October 10th. Each of the projects teamswill have 5 minutes to explain to the jury why the Second Stage is important for their project, what goals they are pursuing, and what strategy they intend to implement to make their project more sustainable. After every pitch, the jury will have the opportunity to ask you questions about your application and your pitch.

The presentation format for the pitch is up to you: slides, screen sharing, visuals, everything you need. You just have to make sure that you answer the following questions:

• Why do I/we need the Second Stage?
• What is my/our specific goal in the Second Stage?
• How will this goal be achieved?

Please let us know latest by October 5th by email how you would like to give your presentation (slides, screen sharing, etc.). If you would like to use slides, we need them as a pdf by email by 3 PM on October 9th at the latest. Around this time, we will organize test sessions where you can dial into the video tool we’ll use for the pitches and quickly test your presentation, sound and video. We will send you more information about the test session via email.

The Second Stage jury consists of two judges from the jury pool, representatives of the DLR-PT and the Prototype Fund – a representative from the BMFTR is also expected to attend the session. The evaluation is based on the technical status of the project (the project does not have to be 100% complete two months before the end of the regular funding period, but you must be able to show that the work is progressing well), the measures taken to ensure sustainability (e.g., community building, public relations), and the planned steps for the Second Stage funding. After the pitch sessions, the jury will discuss the results and propose a list of projects for funding for the Second Stage, on the basis of which the BMFTR will make the final decision. The decision will be communicated to you approximately two weeks after the pitch session. A total of up to 15 projects will be funded for the Second Stage. The number of funded projects will depend on the quality of the submissions. Not all spots in the Second Stage have to be filled, i.e., fewer projects may be funded if the quality of the applications is not sufficient.

Working hours and number of hours

In the Second Stage, you can apply for a maximum of €63,333 as a team and a maximum of €31,667€ as an individual. These amounts are based on two or one full-time positions over four months. The hourly wage is capped at €50.

It is generally possible to apply for the Second Stage with fewer hours than you specified in your initial application. In the Second Stage, you can also plan fewer hours per week than in the regular funding phase.

This can be useful if you realize during the funding period that the Second Stage work will require less time than originally planned. Perhaps you already managed to set up a paid collaboration with a partner, or your project is already being partially cross-financed by other sources of funding. Or you are employmed , have taken a leave of absence for the funding period, and would like to return to your job at 50% and work on the Prototype Fund project for the remaining 50%.

There are many different scenarios, and it is perfectly fine if the original schedule changes. Ultimately, the specific tasks for the second stage are only being defined within the current funding period. Please feel free to contact us if you have any questions.

The Second Stage Funding

Timeline

This is an overview of the dates that are relevant for the Second Stage (the dates for the regular funding phase, such as Demo Day and the 1:1 meetings, remain – of course - mandatory):

September 2nd	Consultation hour, application for the Second Stage	optional
September 18th–30th	Application period Second Stage Funding
September 30th	Deadline submission of written application	mandatory
October 10th	Pitch session (online)	mandatory
Middle of October	Decision and funding commitment
October–November	Request to release these funds	mandatory
December 1st	Start of the Second Stage
December 2nd	Online kick-off Second Stage	mandatory
December	Superbloom consultation hour: Community management and building	optional
December–March	Coaching sessions	mandatory
December–January	4th 1:1 meeting	mandatory
February	Superbloom consultation hour: Branding	optional
February–March	5th 1:1 meeting	mandatory
exp. March 27th	Final workshop of the Second Stage	mandatory
April 30th 2026	Deadline final report including Link to code Link to documentation	mandatory

Administration

Releasing the funds for the Second Stage (“Entsperrung”)

Currently the funds for the four additional months of funding are locked. Before you can get started with the Second Stage, you must submit an official request to release these funds. They can only be unlocked after the final and official funding approval. A template will soon be available for download here. To do this, fill in the comments field on profi-online in the “Antrag auf Änderung Haushaltsdaten” form with the following text:

Hiermit beantrage ich, {VORNAME NAME}, die Entsperrung der für mein Vorhaben {Akronym}, FKZ {FKZ} in der Kostenposition 0837 gesperrten Fördermittel gemäß des auf Basis meiner Second-Stage-Bewerbung gefällten positiven Juryvotums (Sitzung vom 10.10.2025). 

Die Summe in Höhe von {Summe} Euro ist für {Stundenzahl} Stunden zwingend erforderlich für die nachhaltige Entwicklung meines Projekts.

for teams:

Hiermit beantrage ich, {VORNAME NAME}, als Geschäftsführung der {Name GbR}, die Entsperrung der für unser Vorhaben {Akronym}, FKZ {FKZ} in der Kostenposition 0837 gesperrten Fördermittel gemäß des auf Basis unserer Second-Stage-Bewerbung gefällten positiven Juryvotums (Sitzung vom 10.10.2025). 

Die Summe in Höhe von {Summe} Euro ist für {Stundenzahl} Stunden zwingend erforderlich für die nachhaltige Entwicklung unseres Projekts.

Please adjust the expressions in brackets accordingly to your project and your Second Stage application.

The total number of working hours you specify must match the total number of working hours from the Second Stage application as confirmed after the jury meeting. If you have any questions, please contact your contact person of the DLR- PT.

Payment requests

In the regular funding phase, you could request the funds for the previous quarter (retrospectively) at the beginning of each quarter, specifically after the first and fourth funding months. In the Second Stage, this process continues and you will receive further payments after the seventh and tenth month of funding.

There are two special features to note regarding the two payment requests in the Second Stage:

• The funding request in January is to be submitted as an interim report („Zwischennachweis"): The funding request falls at the turn of the year (funding amount for October to December, to be requested in January). For this purpose, an interim report must be submitted via profi-Online. Once you have clicked on your funding code in the project list, you can select „Zwischennachweis" (interim report) on the left side of the list.
• The Funding request in April is to be submitted as a so-called statement of use („Verwendungsnachweis“): The second funding request in the Second Stage is your fourth funding request overall and also the last one for the whole funding period. The last funding request must be requested as a statement of use and submitted to the DLR-PT together with the final report. The statement of use will be activated by the DLR-PT in profi-Online after the end of the funding period. Please note that there is a deadline for submission: the statement of use and final report must be submitted by April 30th at the latest.

Information on the final report can be found here. Information on payment requests and interim reports can be found here.

Mandatory to-dos

• In addition to the implementation of the key focus areas as specified in your application, a number of mandatory requirements must be fulfilled during the Second Stage:Coachings: As opposed to the regular funding period, the coaching sessions are mandatory in the Second Stage and are designed to cover two topics, each spanning four hours. The topics and coaching partners are determined together with the program management and in keeping with the recommendations from the jury. In addition to one mandatory coaching session with Superbloom (design, project management, community, communication, fundraising, etc.), other coaching partners with different areas of expertise are available for the second coaching session in the Second Stage: Least Authority (security), VDI/VDE (starting a company/business models), the Free Software Foundation Europe (licensing) and Iris Wellmann (free coaching/strategy). Places are limited for all coaching sessions. The final decision on the allocation of coaching sessions lies with the program management.
• Participation in the online kick-off, two 1:1 meetings and Monday updates: As in the regular funding phase, the 1:1 meetings and Monday updates are mandatory in the Second Stage. In the 1:1 meetings, the general status of the project and its strategy are discussed and the final workshop is prepared. These can be held online or in person in Berlin or at events (e.g. CCC, FOSDEM). In addition, an online kick-off for the Second Stage takes place as a video call.
• Writing a blog post or an article for the PTF Knowledge Base: Sharing (knowledge) is caring! Every project funded as part of the Second Stage has to publish an article on the Prototype Fund blog or in the Knowledge Base by the end of the funding period. If a contribution has already been written during the regular funding phase, this obligation does not apply. The topics of the contributions will be determined together with the program management and the person responsible for communication at team Prototype Fund. Alternative formats and ideas can be discussed individually with the project management.
• Preparation for and participation in the final workshop: At the end of the Second Stage, the final workshop takes place in Berlin. All team members of all projects have to participate. The participation of team members who are not officially funded is not planned, exceptions can be discussed (as early as possible) with the program management. External project partners (approx. two per project) will be invited to the workshop. The guests will be selected and invited together with the project program management.
• Documentation: At the end of the funding period, publicly available documentation must be submitted to the program management team for all Second Stage projects. The type of documentation may vary depending on the project. While the code of a project should always be properly documented, additional documentation measures depend on the target group: various types of tutorials for end users, admin documentation for self-hosted projects, developer documentation for libraries and other infrastructure projects, etc.
• Final report: After the completion of the funding period, the final report ("Schlussbericht") is to be submitted to the DLR-PT along with a so-called statement of use ("Verwendungsnachweis"). The deadline for all documents is one month after the funding ends. Detailed information can be found here.

Please keep in mind: projects that receive ten months of funding also take part in Demo Day after six months.

Offers

In addition, we offer the following optional formats to support you during your Second Stage:

• Two consultation hours with Superbloom on the topics of "Community management & community building" and "Branding & identity". You are already familiar with the format from the regular funding period. For your Second Stage we have chosen together exciting and relevant topics.
• Further 1:1 meetings as required: We have capacity for additional 1:1 meetings with you during the Second Stage – ask us questions, let us test your projects, ask for feedback on your logo, blog post, UI, community strategy, etc. We are here to support you and look forward to gaining deeper insights into your projects.
• Communication via the Prototype Fund channels: As in the regular funding phase, we will support the visibility of your projects with communication measures via our channels (Mastodon, LinkedIn, newsletter if possible).
• Support with networking: If you know the right people for your project, we’d love to introduce you!Feedback from the jury: We are happy to forward the jury feedback from the pitch session to you.

Closing workshop of the Second Stage

The closing workshop is the event that happens at the end of your Second Stage funding period. The event, which takes place in Berlin in March, is intended to give you the opportunity to exchange ideas and celebrate the end of the funding phase together. It will also be the occasion for you to present your project to invited guests during a workshop.

Save the date

What: Closing workshop of the Second Stage Class01
When: tba – likely March 27th 2026
Where: Berlin, exact location tba
Time: tba - likely 2 pm - 7.30 pm, community meet-up afterwards

Schedule

After an internal part where you can share your experiences with us and learn from each other, a two-hour workshop with external guests will take place. All projects will have a table where they can present their project to their invited guests. We recommend that you think early on about what you would like to offer and who you would like to invite: Would you like to meet (potential) project partners, conduct user testing, present your project to a relevant person (or group of people), onboard new community contributors, etc.? You can invite one to three external guests per project. We will email you more specific information to help you prepare for the closing workshop once the Second Stage starts. As always, we will have time to discuss questions and details during the 1:1 meetings. Please feel free to contact us early if you have any questions!

There will be a dinner with the invited guests after the workshop. And last but not least, we will end the day with a community evening that is open to everyone - to make sure we really get to celebrate your funding time.