FAQ Projektträger

Hier findet ihr Fragen, die der DLR Projektträger (DLR-PT)bereits für euch beantwortet hat. Ergänzt gern die Liste, wenn ihr eine Frage an den DLR-PT gestellt habt, die auch für andere Projekte relevant sein könnte.

Allgemeines

Kontakt DLR-PT

Kontaktdaten für fachliche und administrative Ansprechpartner*innen des DLR-PT für die Runde 14 befinden sich hier.

Vor der Förderzeit

Antrag

Förderkennzeichen

Förderkennzeichen entnehmt ihr der Tabelle hier.

Projekttitel und Akronym

1.    Wenn wir unseren Namen ändern, muss das irgendwo begründet werden oder geben wir einfach ein neues Akronym im Antrag an?

Ihr könnt im Antrag einfach das gewünschte Akronym und den Langtitel angeben, ohne eine Begründung dafür.

Kontaktdetails

1.    Mein Wohnort wird sich bis zur Finanzierung noch ändern. Nehme ich den Wohnort, an dem ich/die GbR beim Finanzamt angemeldet bin/ist, für die Vorabmeldung?

Solange die Dokumente euch so erreichen, ist das in Ordnung.

Fördermittel allgemein

1.    Ist es erlaubt, vom Fördergeld Arbeitsmittel oder Dienstleistungen zu bezahlen?

Formal erhaltet ihr die Förderung nur für eure projektbezogen geleisteten Arbeitsstunden (sozusagen euren Lohn). Die anschließende Verwendung der Mittel ist für uns nicht relevant.

Vorhabenbeteiligte

1.    Kann die Projektleitung jetzt noch geändert werden?

Ja, die Projektleitung kann vor Antragseinreichung noch geändert werden. Im easy-Antrag wird die Projektleitung festgelegt.

2.    Ein Teammitglied ist vom Projekt zurückgetreten. Was ist zu beachten, um das Projekt solo durchzuführen?

Wenn ein Teammitglied ausscheidet und ihr die Expertise und Kapazitäten habt, das Projekt alleine durchzuführen, könnt ihr die Antragsunterlagen als Einzelperson einreichen.

3.    Ist es möglich nach der Antragseinreichung noch neue Teammitglieder in die Förderung miteinzubeziehen?

Nein! Nehmt im Zweifelsfall gleich alle Personen in die GbR auf, die für das Projekt notwendig sind, auch wenn die Personen noch nicht 100%-ig zusagen können. Wenn einzelne Personen dann später keine Stunden abrechnen, ist das kein Problem. Aber beachtet, dass die Beteiligung in der GbR auch mit Aufwand für die Teammitglieder verbunden ist.

4.    Welche Möglichkeiten hat man, wenn man mit Teammitgliedern/Experten außerhalb Deutschlands arbeiten möchte?

Es können nur Personen projektbezogene Stunden abrechnen, die Mitglied der GbR sind und ihren Wohnsitz während der Projektlaufzeit in Deutschland haben. Andere Personen können ehrenamtlich mitarbeiten (erhalten also keine Förderung).

Vorkalkulation Personalkosten

1.    Bezüglich Personalkategorien: Ich bin KSK (Künstlersozialkasse) versichert und bei denen bin ich "Web Designer". Entsprechend müsste meine Tätigkeit so beschrieben werden, sonst riskiere ich meine Versicherungspflicht bei der KSK zu verlieren.

Im Antrag kann auch eine "kombinierte" Kategorie stehen wie "SW-Entwicklung und Webdesign" oder auch nur "Webdesign". Bitte wählt das, was versicherungstechnisch am sichersten ist. Achtet aber darauf, dass die Beschreibung auch zur Zielgruppe der Fördermaßnahme passt.

2.    Können wir mehr Stunden eintragen, als im Antrag vorangeschlagen? Statt ursprünglich 720 wären es jetzt 840 Std.?

Mehr Stunden im Antrag sind mit Begründung und Absprache mit dem DLR-PT möglich.

3.    Müssen die am Ende abgerechneten Stunden genau so sein, wie in diesem Antrag angegeben? Oder können wir das nach Bedarf noch anders verteilen?

Die abgerechneten Stunden können sich ändern. Entscheidend ist dann die Endabrechnung.

4.    Winterrunde: Muss ich bei der Kalkulation über den Jahreswechsel etwas beachten?

Die Eintragung der Arbeitsstunden erfolgt auf Basis von Jahresscheiben, also ist hier eine realistische Aufteilung der Stunden auf die ersten vier Monate und die letzten beiden Monate der Laufzeit je Projektbeteiligten vorzunehmen.

Stundensatz

1.    Was müssen wir beim Stundensatz beachten?

Bei einem 50€ Stundensatz muss kein bisher erzielter Stundensatz nachgewiesen werden.

2.    Erfordert die Beantragung eines höheren Stundensatzes (als der Standardsatz von 50 EUR) eine Begründung?

Nein. Ihr müsst bei der Erläuterung der Kostenposition Personal die Erfahrungen der Personalkategorien aufführen, aber nicht explizit auf die jeweiligen Stundensätze eingehen. Wenn Ihr einen höheren Stundensatz mit projektrelevanten Arbeiten nachweist (z.B. Ihr beantragt 60€ und weist nach, dass Ihr schon mindestens 61€ am Markt erzielt habt), dann wird dies in der Regel anerkannt. Der Antrag wird deswegen nicht abgelehnt, sondern allenfalls auf den Standardsatz von 50€ gekürzt.

3.    Wenn es mehrere Leute mit derselben Personalkategorie gibt, müssen dann alle Personen je einzeln den Satz nachweisen?

Ja, jede Person im Team, deren Stundensatz über 50€ liegt, muss dies durch eigene Rechnungen für eine freischaffende Tätigkeit nachweisen.

Besonderheiten Team (GbR)

1.    Geht nur eine GbR oder ist auch eine andere Gesellschaftsform möglich?

Nur die Gründung einer GbR ist für Teamarbeit zulässig. Einzelpersonen gelten als Freiberufliche Einzelunternehmen und müssen nichts gründen.

2.    Bei wem müssen wir die GbR anmelden?

Beim Finanzamt. Weiteres ist manchmal regional verschieden (Link zur GbR-Anmeldung Berlin), Hinweise dazu gibt es auch hier.

3.    Ist es möglich, eine GbR mit mehreren Geschäftsführer*innen zu gründen?

Nicht für die Förderung im Prototype Fund. Wir benötigen eine Geschäftsführung, die die Unterlagen dann rechtsverbindlich unterzeichnet. Das ist auch später bei Zahlungsanforderungen etc. notwendig, sonst müssen die Dokumente immer von mehreren Leuten gezeichnet werden.

4.    Muss zur Gründung der GbR ein Gesellschaftsvertrag erstellt werden oder ist das optional?

Es reicht die Erklärung zur Gründung einer GbR laut der geteilten Vorlage.

5.    GbR-Erklärung

Es muss dort neben den Namen der Gesellschafter*innen und deren Anschriften auch der Name der GbR angegeben werden.

6.    Bei der Gründung der GbR muss man einen genauen Gewerbezweig angeben. Welcher ist hier zutreffend?

Nutzt die Erfahrungen früherer Projekte und wählt den Gewerbezweig, der am besten passt, z.B. "Softwareentwicklung."

7.    Müssen zur Gründung der GbR alle Gesellschafter*innen eine Steuernummer beantragen?

Die Steuernummer der GbR ist ausreichend.

8.    Was ist die Frist für Konto/Steuernummer der GbR?

Schickt die Steuernummer dem DLR Projektträger sobald sie Euch vorliegt.  Die Kontoverbindung kann später nachgereicht werden, sie muss vor der ersten Auszahlung vorliegen. Denkt daran, die Dokumente von der Geschäftsführung unterzeichnet an den Projektträger zu schicken.

Anlagen zum Antrag

Welche Unterlagen ihr für den Antrag braucht, haben wir in der Checkliste zusammengetragen.

Vorhabenbeschreibung und Auflagen

Muss ich eine Vorhabensbeschreibung abgeben? Wie unterscheidet sich diese von der Projektskizze, mit der ich mich beworben habe?

Zu jedem Antrag muss eine Vorhabensbeschreibung als Anlage beigefügt werden. Dabei handelt es sich um eure Einreichungstexte und falls zutreffend bereits eingearbeitete Antworten auf die Anmerkungen und Auflagen der Jury.

Ich habe Auflagen erhalten. Was muss ich beachten?

Auflagen sind in der Vorhabenbeschreibung zu berücksichtigen (siehe Mustergliederung). Falls ihr von der Jury Auflagen zur Förderung erhalten habt, geht bitte ausdrücklich auf das Feedback ein und erklärt, wie ihr es bspw. in euren Arbeitsplan aufnehmen werdet.

Nachweis Eigenanteil

1.       In welcher Höhe liegt der nachzuweisende Eigenanteil?

Es gilt eine Förderquote von 95%, somit sind 5% der Gesamtkosten (wird in easy-online angezeigt) nachzuweisen. Bei voller Förderhöhe sind dies 2.500€.

2.       Ist für den Nachweis des Eigenanteils ein Screenshot aus dem Onlinebanking ausreichend oder muss ein Papier-Kontoauszug vorgelegt werden?

Ein Screenshot aus dem Onlinebanking mit sichtbarem Kontoinhabernamen und positivem Saldo reicht für den Eigenanteilsnachweis.

3.       Vorlage Kontoauszug für Eigenanteil: Kopie nur vom Geschäftsführer oder von allen GbR-Mitgliedern?

Wenn schon ein GbR-Konto besteht, dann reicht ein Auszug mit der Höhe des 5%igen Eigenanteils. Sonst bitte von so vielen Teammitgliedern Nachweise einholen, bis der erforderliche Eigenanteil erreicht ist.

De-minimis-Formular

1.       Wenn ich bereits im Vorjahr eine PTF-Förderung erhalten habe, ist diese in das De-minimis-Formular einzutragen?

Ja, wenn der Zuwendungsempfänger identisch ist, ist die frühere Förderung einzutragen.

2.       Gilt das auch, wenn die gleichen Personen (aber in einer anderen GbR Konstellation) bereits eine Förderung bekommen haben oder ist das dann ein anderer Zuwendungsempfänger, weil andere GbR?

Das ist dann ein anderer Zuwendungsempfänger; Eine Eintragung ist nicht notwendig.

3.       Was ist die Form der Beihilfe?

"Zuwendung aus dem Bundeshaushalt"

4.       Sind sowohl Fördersumme als auch Subventionswert die Summe, die der GbR ausgezahlt wurden?

Ja.

5.       Welche Angaben sind in die „De-minimis-Bescheinigung“ einzutragen?

Neben dem Namen des/der Antragstellerin und dem Förderkennzeichen sind die entsprechenden Kreuze zu setzen, ggfs. frühere Förderungen aufzulisten und das Dokument rechtsverbindlich zu unterzeichnen (bei GbR durch die Geschäftsführung).

Antragseinreichung via easy-online

Antragsworkshop

Infos, Dokumente und Hilfestellungen rund um die Antragsstellung findet ihr hier.

Allgemeines

1.       Für die Erstellung eines Antrages auf Kostenbasis für die Fördermaßnahme „Software Sprint“ leiten wir euch beim Antragsworkshop an.

So kommt ihr zur Eingabemaske:

https://foerderportal.bund.de/easyonline/

·        Ministerium/Bundesbehörde: Bundesministerium für Bildung und Forschung

·        Fördermaßnahme: IKT 2020 – Strukturelle Weiterentwicklung der IT-Forschung

·        Förderbereich: Software Sprint

2.       Kann ich den Bearbeitungsstand in easy-online zwischenspeichern?

Ja. Mit der Funktion „Speichern (XML)“ kann der Arbeitsstand gespeichert werden. Danach kann man die Bearbeitung fortsetzen oder die Datei zu einem späteren Zeitpunkt mit „Entwurf weiterbearbeiten“ einlesen, um fortzufahren.

3.       Wofür ist die Anmeldung für profi-Online sinnvoll?

Dies ermöglicht das halbelektronische Verfahren zur Auszahlung der Zuwendung. Stellt den Antrag gleich über easy-online mit dem Antrag auf Zuwendung.

4.       Wie kann ich Anlagen mit meinem Antrag einreichen?

Anlagen können via easy-online eingereicht werden, jedoch erst nachdem Ihr „Endfassung einreichen“ ausgewählt habt.

5.       Kann ich den Antrag komplett digital einreichen?

Ja! Ihr habt die Möglichkeit statt der Einreichung eines Papierantrags mit händischer Unterschrift, euren Antrag (inkl. Anhänge) über ein TAN-Verfahren einzureichen. Dieses Verfahren erlaubt es, ein Formular mittels einer an eine Mailadresse gesendete TAN zu verifizieren und somit entfällt dann das Nachreichen der Papierversion mit Unterschrift per Post an den Projektträger.

6. Wie kann ich das TAN-Verfahren zur Antragseinreichung auswählen?

Nach der Überprüfung der Endfassung, der Auswahl der E-Mail-Adressen für die Eingangsbestätigung und eventuellen Anhängen erfolgt die Auswahl der Signaturform. Nach Auswahl des TAN-Verfahrens "Verifizierung per TAN (Versand an Mailadresse)" wird das Formular durch Klicken auf "Endfassung absenden" eingereicht. Nach erfolgreichem Absenden und dem Download von PDF und XML kann die Verifizierung gestartet werden. Die Schaltfläche "TAN-basierte Unterschrift durchführen" öffnet einen Dialog, der Nutzer*innen durch den Verifizierungsprozess führt. Zuerst muss eine E-Mail-Adresse ausgewählt werden, die auch die Eingangsbestätigung erhalten soll. Eine Mehrfachauswahl ist nicht möglich. Nach Auswahl und Bestätigung wird eine alphanumerische TAN generiert (im internen Cache der Anwendung gespeichert, wird nicht in Cookies abgelegt). Die erzeugte TAN wird per E-Mail vom System an die Nutzer*in gesendet. Innerhalb von 15 Minuten muss die TAN im vorgesehenen Feld eingegeben und mit "TAN prüfen" bestätigt werden. Bei fehlerhafter Eingabe erfolgt ein Hinweis. Bei korrekter Eingabe schließt sich der Dialog automatisch, und auf der Seite "Endfassung einreichen" erscheint die Meldung, dass das Formular erfolgreich verifiziert wurde. Die PDF-Endfassung zeigt nun den Namen der Person, die das TAN-Verfahren durchgeführt hat.

Zuwendungsbescheid

Wichtige Hinweise und Erläuterungen zum Zuwendungsbescheid findet ihr hier.

Während der Förderzeit

Änderungen gegenüber dem Antrag

1.       Ist es möglich, nach der Antragseinreichung noch neue Teammitglieder in die Förderung miteinzubeziehen?

Nein.

2.       Wenn wir unseren Namen/unser Akronym während der Laufzeit ändern, muss das gemeldet werden?

Bitte informiert sowohl OKF als auch DLR-PT während der aktiven Förderung über Änderungen und führt entsprechend euer Förderkennzeichen in der E-Mail und postalischen Kommunikation immer mit an.

3.       Mein Wohnort verändert sich während der Förderzeit. Wo muss ich es melden?

Bei Adressänderungen informiert eure DLR-Ansprechpartner*innen.

4.       Müssen die am Ende abgerechneten Stunden genauso verteilt sein, wie in diesem Antrag angegeben?

Die Verteilung der abgerechneten Stunden (über Personalkategorien und/oder Jahresscheiben) kann sich ändern. Entscheidend ist die Endabrechnung.

Zahlungsanforderungen

Wichtige Hinweise zur Erstellung einer Zahlungsanforderung findet ihr hier.

Nach der Förderzeit

Schlussbericht

Wichtige Hinweise zur Erstellung des Schlussberichtes findet ihr hier.

1.       Welche Anforderungen gibt es an den Schlussbericht?

Bitte achtet bei der Erstellung der Berichte auf gute maschinelle Lesbarkeit und reicht die digitale Originalversion beim DLR-PT ein - keine Scans!

2.       Bedingung der Förderung ist es, den entstandenen Code unter einer Open-Source-Lizenz verfügbar zu machen. Wie soll ich das nachweisen?

Im Schlussbericht müsst ihr einen Link zum Code angeben, den ihr während des Förderzeitraums geschrieben habt. Der Code muss auch nach der Förderung unter einer Open-Source-Lizenz verfügbar bleiben!