Checkliste
Das sind die wichtigsten Termine und Eckpunkte während und rund um die komplette Förderphase beim Prototype Fund. Eine Liste von Begriffen haben wir in dem Prototype-Fund-Lexikon zusammen getragen.
Termine sind fett geschrieben - die Teilnahme an Calls und in-person Events ist nicht optional, außer es wird ausdrücklich vermerkt.
Auch hilfreich: der Nextcloud-Kalender (cf. Main page).
(English version below)
| ✔ | Todo | Ansprechpartner*in | Wann (abhängig von Sommer- oder Winterrunde) | Förderphase |
|---|---|---|---|---|
| Antragsworkshop | Projektbetreuung PTF | Mitte Juni / Mitte Dezember | Vor der Förderzeit | |
| Erste Mail mit Infos an DLR schicken | DLR | Mitte Juni / Mitte Dezember | ||
| Unterlagen an DLR schicken | DLR | Ende Juni / Ende Dezember | ||
| Projektpräsentationen für die Webseite freigeben
dazu kommt eine Mail vom Team Prototype Fund |
Kommunikation PTF | Februar / August | ||
| Hotel & Reise für den Kick-Off buchen
siehe Mail der Projektbetreuung |
Projektbetreuung PTF | Februar / August | ||
| Pre-funding Sprechstunde
optional |
Projektbetreuung PTF | Februar/August | ||
| Zugang zu Profi Online freischalten
Passwörter kommen in zwei Teilen mit dem Zuwendungsbescheid und per Post |
DLR | Februar-März / August-September | ||
| Kick-Off | Projektbetreuung PTF | Anfang März / Anfang September | Monat 1 | |
| Reisekostenformular für den Kick-Off ausfüllen und per Post an die Projektbetreuer*innen schicken | Projektbetreuung PTF | Anfang März / Anfang September | ||
| Onboarding-Call | Projektbetreuung PTF | Anfang März / Anfang September | ||
| Kick-Off-Formular ausfüllen | Projektbetreuung PTF | Anfang März / Anfang September | ||
| Coaching Termin 1 organisieren
in den ersten Wochen der Förderphase - dazu kommt eine Mail von der Projektbetreuung |
Superbloom | März / September | ||
| Zahlungsanforderung 1
siehe Zuwendungsbescheid |
DLR | Anfang April / Anfang Oktober | Monat 2 | |
| Gruppencall 1
siehe Kalender |
Projektbetreuung PTF | April / Oktober | ||
| Coaching 1 | Superbloom | April / Oktober, kann nach Bedarf früher oder später stattfinden | ||
| Zwischengespräch 1 ausmachen
mit der Projektbetreuung |
Projektbetreuung PTF | Mai / November | Monat 3 | |
| Gruppencall 2
siehe Kalender |
Projektbetreuung PTF | Mai / November | ||
| Zwischengespräch 1 | Projektbetreuung PTF | Mai-Juni / November-Dezember | ||
| Monat 3/4 | ||||
| Coaching Termin 2 organisieren | Superbloom | Juni / Dezember | Monat 4 | |
| Gruppencall 3
siehe Kalender |
Projektbetreuung PTF | Juni / Dezember | ||
| Zahlungsanforderung 2
siehe Zuwendungsbescheid |
DLR | Anfang Juli / Anfang Januar | Monat 5 | |
| Zwischengespräch 2 ausmachen | Projektbetreuung PTF | Juli / Januar | ||
| Coaching 2 | Superbloom | Juli / Januar, kann nach Bedarf früher oder später stattfinden | ||
| Gruppencall 4
siehe Kalender |
Projektbetreuung PTF | Juli / Januar | ||
| Hotel & Reise für den Demo Day buchen
siehe Mail der Projektbetreuung |
Projektbetreuung PTF | Juli / Januar | ||
| Zwischengespräch 2 | Projektbetreuung PTF | Juli-August / Januar-Februar | ||
| Monat 5/6 | ||||
| Demo Day vorbereiten
Infos über die Inhalte, die ihr vorbereiten sollt, bekommt ihr von der Projektbetreuung |
Projektbetreuung PTF | August / Februar | Monat 6 | |
| Sprechstunde
optional, siehe Kalender |
Projektbetreuung PTF | August / Februar | ||
| Demo Day | Projektbetreuung PTF | Ende August / Ende Februar | ||
| Reisekostenformular für den Demo Day ausfüllen und per Post an die Projektbetreuer*innen schicken | Projektbetreuung PTF | September / März | Nach der Förderzeit | |
| Source Code veröffentlichen und Link mitteilen
per Mail an die Projektbetreuung |
Projektbetreuung PTF | Ende September / Ende März | ||
| Zahlungsanforderung 3 + Schlussbericht
siehe Zuwendungsbescheid |
DLR | Ende September / Ende März |
Checklist (in English)
These are the most important dates and todos during your funding time at Prototype Fund. If you need more background information about the points below, have a look at our Prototype Fund dictionary!
Meetings are in bold - unless explicitly stated, attending calls and in-person events is not optional.
Also helpful: Calendar for the 13th funding round.
| ✔ | Todo | Contact person | When (depending on Summer or Winter Round) |
| Antragsworkshop (formal application workshop) | Program management PTF | Mid June / Mid December | |
| Send first email with infos to the DLR | DLR | Mid-June / Mid-December | |
| Send Antragsworkshop documents to DLR | DLR | End of June / End of December | |
| Check and confirm the content of the project presentations for the website
you will receive an email from Team Prototype Fund |
Communications Team PTF | February / August | |
| Book hotel and travel for the Kick-Off
see email from program managers |
Program management PTF | February / August | |
| Pre-funding consulting hour
optional |
Program management PTF | February/August | |
| Activate access to Profi-Online
password comes in two parts: with the “Zuwendungsbescheid” and by post |
DLR | February-March / August-September | |
| Kick-Off | Program management PTF | Beginning of March / Beginning of September | |
| Fill the travel expenses form for the Kick-Off and send it to the program managers by post | Program management PTF | Beginning of March / Beginning of September | |
| Onboarding call | Program management PTF | Beginning of March / Beginning of September | |
| Fill Kick-Off form | Program management PTF | Beginning of March / Beginning of September | |
| Organize 1st coaching session
in the first weeks of the funding period - you will receive an email from the program managers on this |
Superbloom | March / September | |
| Payment request 1
see “Zuwendungsbescheid” |
DLR | Beginning of April / Beginning of October | |
| Group call 1
see calendar |
Program management PTF | April / October | |
| Plan 1:1 Meeting 1
with the project managers |
Program management PTF | May/ November | |
| Coaching 1 | Superbloom | April / October, according to the needs it can be done before or after | |
| Group call 2
see calendar |
Program management PTF | May / November | |
| 1:1 Meeting 1 | Program management PTF | May-June / November-December | |
| Organize coaching session 2 | Superbloom | June / December | |
| Group call 3
see calendar |
Program management PTF | June / December | |
| Payment request 2
see “Zuwendungsbescheid” |
DLR | Beginning of July / Beginning of January | |
| Plan 1:1 Meeting 2 | Program management PTF | July / January | |
| Coaching 2 | Superbloom | July / January, according to the needs it can be done before or after | |
| Group call 4
see calendar |
Program management PTF | July / January | |
| Book hotel and travel for the Demo Day
see email from program managers |
Program management PTF | July/ January | |
| 1:1 Meeting 2 | Program management PTF | July-August / January-February | |
| Prepare Demo Day
You will receive information on the content that you have to prepare from the program managers |
Program management PTF | August / February | |
| Consulting hour
optional, see calendar |
Program management PTF | August / February | |
| Demo Day | Program management PTF | End of August / End of February | |
| Fill in the travel expenses form for the Demo Day and send it to the program managers by post | Program management PTF | September / March | |
| Make source code publicly available and share the link
send an email to the program managers |
Program management PTF | End of September / End of March | |
| Payment request 3 + Schlussbericht
see “Zuwendungsbescheid” |
DLR | End of September / End of March |