Second Stage

(English version below)

Auf dieser Seite findet ihr Informationen zum Ablauf der Second Stage. Für Informationen zur Bewerbung besucht bitte diese Seite: Bewerbung für die Second Stage. Es gibt außerdem eine Seite mit Tipps für die Second Stage, auf der Geförderte ihre Erfahrungen teilen. Schaut auch gern dort vorbei.

Ablauf der Second-Stage-Förderung

Hier seht ihr einen Überblick über die Termine, die für die Second Stage relevant sind (natürlich bleiben die Termine der regulären Förderphase, wie z. B. der Demo Day oder die Zwischengespräche, weiterhin verpflichtend):

1. September 2026	Sprechstunde Second-Stage-Bewerbung	optional
14. - 27. September	Bewerbungsphase Second-Stage-Förderung
27. September	Deadline Einreichung schriftliche Bewerbung	verpflichtend
9. Oktober	Pitch-Session (online)	verpflichtend
Mitte Oktober	Entscheidung und Förderzusage
bis Ende November	Erstellung der Änderungsbescheide durch den Projektträger
1. Dezember	Start der Second Stage
vorauss. 1. Dezember	Online-Kick-Off der Second Stage	verpflichtend
Dezember	Sprechstunde mit Superbloom	optional
Dezember–März	Coachings	verpflichtend
Dezember–Januar	4. Zwischengespräch	verpflichtend
Februar	Sprechstunde mit Superbloom	optional
Februar–März	5. Zwischengespräch	verpflichtend
Ende März	Abschlussevent der Second Stage	verpflichtend
30. April 2027	Deadline Schlussbericht, mit Link zum Code Link zur Dokumentation	verpflichtend

Administratives

Änderungsbescheid

Wird euer Projekt von der Jury für eine Second-Stage-Förderung ausgewählt, erstellt der Projektträger nach der Förderzusage einen Änderungsbescheid. In dem Änderungsbescheid wird die Laufzeitverlängerung der Second Stage und die Mittelentsperrung der Personalkosten gemäß eures Zuwendungsbescheides beschieden. Ihr braucht keinen zusätzlichen Antrag über profi-Online zu stellen. Falls ihr Fragen dazu habt, meldet euch gern bei eurer Ansprechperson beim Projektträger.

Zahlungsanforderung

In der regulären Förderphase habt ihr zu Beginn eines Quartals die Mittel für das abgelaufene Quartal (im Nachhinein) abrufen können, konkret nach dem ersten und vierten Fördermonat. In der Second-Stage-Förderphase geht es entsprechend weiter und ihr erhaltet nach dem siebten und zehnten Fördermonat die weiteren Auszahlungen.

Zu den beiden Zahlungsanforderungen in der Second Stage sind zwei Besonderheiten zu beachten:

• Mittelabruf im Januar über den Zwischennachweis: Der Mittelabruf fällt auf einen Jahreswechsel (Fördersumme der Monate Oktober bis Dezember, abzurufen im Januar). Hierfür muss ein Zwischennachweis für die gesamte Laufzeit des vergangenen Jahres gestellt werden, den ihr auch über profi-Online erstellen müsst. Wenn ihr euer Förderkennzeichen in der Vorhabenliste angeklickt habt, könnt ihr links in der Liste Zwischennachweis auswählen.
• Mittelabruf im April über den Verwendungsnachweis: Der zweite Mittelabruf in der Second Stage ist insgesamt euer vierter Mittelabruf und gleichzeitig der letzte in der Förderzeit. Der letzte Mittelabruf muss über den Verwendungsnachweis abgerufen und zusammen mit dem Schlussbericht beim Projektträger eingereicht werden. Der Verwendungsnachweis wird vom Projektträger in profi-online nach Ende der Förderphase freigeschaltet. Bitte beachtet, dass es für die Einreichung eine Frist gibt: Verwendungsnachweis und Schlussbericht müssen spätestens am 30. April eingereicht werden.

Bitte beachtet, dass in beiden Fällen die Bearbeitung eurer Mittelabrufe länger als bei einer regulären Zahlungsanforderung dauern kann.

Allgemeine Hinweise zu Zahlungsanforderungen und Zwischennachweisen findet ihr hier.

Verpflichtende Leistungen

Neben der Umsetzung der Arbeitsschwerpunkte müssen im Rahmen der Second-Stage-Förderung einige verpflichtende Aufgaben erfüllt werden:

• Coachings: In der Second Stage sind die Coachings verpflichtend. Die Coaching-Einheiten umfassen in der Regel drei bis vier Stunden, die ihr entweder als Block buchen oder in mehrere kürzere Termine einteilen könnt. Ihr bekommt zwei Coaching-Einheiten während der Second Stage. Die Themen bzw. Coachingpartner*innen werden, sofern keine Auflagen vorliegen, gemeinsam mit der Projektbetreuung festgelegt. Neben dem Coaching-Angebot von Superbloom (Design, Projektmanagement, Community, Kommunikation, Fundraising usw.), stehen euch in der Second Stage weitere Coachingpartner*innen mit unterschiedlichen Schwerpunkten zur Verfügung: Least Authority (Security), VDI/VDE (Gründung), die Free Software Foundation Europe (Lizenzierung) und Iris Wellmann (freie Coachings/Strategie). Für alle Coachings sind die Plätze begrenzt. Die finale Entscheidung über die Zuteilung der Coachings liegt bei der Projektbetreuung.
• Zwischengespräche, Montags-Updates und Online-Kick-Off: Wie in der regulären Förderphase sind auch in der Second Stage die Zwischengespräche und Montags-Updates verpflichtend. In den Zwischengesprächen wird über den allgemeinen Stand des Projekts und seiner Strategie und über euren Abschlussworkshop der Second Stage gesprochen. Die Zwischengespräche können online oder in Person in Berlin oder auf Veranstaltungen (z. B. CCC, FOSDEM) durchgeführt werden. Zusätzlich findet ein Online-Kick-Off für die Second Stage als Videocall statt.
• Verfassen eines Blogbeitrags oder eines Artikels für die Knowledge Base: Sharing (knowledge) is caring! Jedes im Rahmen der Second Stage geförderte Projekt soll bis Ende der Förderzeit einen Beitrag im Prototype Fund Blog oder in der Knowledge Base veröffentlichen. Wenn ein Beitrag bereits in der regulären Förderphase geschrieben wurde, entfällt diese Pflicht. Die Beitragsthemen werden gemeinsam mit der Projektbetreuung und der Kommunikationsperson des Prototype Fund festgelegt, mehr Informationen dazu findet ihr hier. Alternative Formate und Ideen können individuell mit der Projektbetreuung abgestimmt werden.
• Teilnahme am Abschlussevent: Am Ende der Second Stage findet das Abschlussevent in Berlin statt. Alle Teammitglieder aller Projekte müssen teilnehmen. Auch nicht offiziell geförderte Teammitglieder können teilnehmen, sofern es der Platz zulässt. Bitte klärt die Teilnahme möglichst frühzeitig mit der Projektbetreuung.
• Vorbereitung des Abschlussworkshops: Jedes Projekt wird für das Abschlussevent einen Workshop mit externen Projektpartner*innen gestalten. Die Auswahl und Einladung der Gäste erfolgt gemeinsam mit der Projektbetreuung.
• Dokumentation: Am Ende der Förderzeit muss für alle Projekte der Second Stage eine öffentlich verfügbare Dokumentation bei der Projektbetreuung vorliegen. Je nach Projekt kann die Art der Dokumentation unterschiedlich sein. Während der Code eines Projekts immer sauber dokumentiert sein sollte, sind zusätzliche Dokumentationsmaßnahmen abhängig von der Zielgruppe: unterschiedliche Formate von Tutorials für Endnutzer*innen, Admin-Dokumentation für selbstgehostete Projekte, Entwickler*innendokumentation für Libraries und andere Infrastrukturprojekte usw.
• Schlussbericht: Einen Monat nach Abschluss der Second-Stage-Förderphase ist der Schlussbericht zusammen mit der Schlussabrechnung (Verwendungsnachweis) beim Projektträger einzureichen. Genaue Informationen dazu findet ihr hier.

Und nicht vergessen: Projekte, die zehn Monate gefördert werden, nehmen ebenfalls am Demo Day nach sechs Monaten teil.

Angebote

Zusätzlich bieten wir optionale Formate an, mit denen wir euch bei der Umsetzung eurer Second Stage unterstützen möchten:

• zwei Sprechstunden mit Superbloom (die Themen werden noch bekannt gegeben): Ihr kennt das Sprechstunden-Format aus der regulären Förderzeit - für die Second Stage haben wir spannende und relevante Themen zusammengestellt.
• weitere 1:1 Gespräche nach Bedarf: Wir haben in der Second Stage gute Kapazitäten für zusätzliche 1:1 Gespräche mit euch - stellt uns Fragen, lasst uns eure Projekte testen, fragt nach Feedback zu eurem Logo, Blogpost, UI, Communitystrategie, etc. Wir sind da, um euch zu unterstützen und freuen uns über tiefere Einblicke in eure Projekte.
• Kommunikation über die Kanäle des Prototype Fund: Wie in der regulären Förderphase unterstützen wir die Sichtbarkeit eurer Projekte mit Kommunikationsmaßnahmen über unsere Kanäle (Mastodon, LinkedIn, ggf. Newsletter)
• Unterstützung bei der Vernetzung: Wenn es möglich ist und wir auf existierende Kontakte des Prototype Fund zurückgreifen können, vernetzen wir euch gern.
• Feedback von der Jury: Gern leiten wir euch das Jury-Feedback aus der Pitch-Session weiter.

Abschlussevent der Second Stage

Das Abschlussevent ist das finale Event nach der Second-Stage-Förderung und findet Ende März in Berlin statt. Das Event soll euch einerseits die Möglichkeit geben, euch untereinander auszutauschen und den Abschluss der Förderphase gemeinsam zu feiern. Weiterhin habt ihr beim Event die Möglichkeit euer Projekt im Rahmen eines Workshops eingeladenen Gästen zu präsentieren.

Key facts

Second-Stage-Abschlussevent JG02: Ende März 2027

Location: vorauss. im Publix - Haus für Journalismus und Öffentlichkeit, Hermannstr. 90, 12051 Berlin

Uhrzeit: 14:00 - open end, Community-Abend ab 19:30 Uhr

Ablauf

Nach einem internen Teil, bei dem ihr eure Erfahrungen mit uns teilen und voneinander lernen könnt, ist ein zweistündiger Workshop mit externen Gästen geplant. Allen Projekten wird dabei eine Tischinsel zur Verfügung stehen, an der ihr euer Projekt vorstellen könnt. Es empfiehlt sich, früh zu überlegen, was ihr anbieten und wen ihr dazu einladen möchtet: Möchtet ihr (potentielle) Projektpartner*innen treffen, ein (User-)Testing durchführen, euer Projekt einer relevanten Person(engruppe) vorstellen etc. Insgesamt könnt ihr pro Projekt ein bis drei externe Gäste einladen. Für die Vorbereitung des Abschlussworkshop kommen weitere, konkretere Infos per Mail - außerdem ist wie immer in den Zwischengesprächen Zeit, Fragen und Details zu besprechen. Sprecht uns gern frühzeitig an, wenn ihr Fragen habt!

Nach dem Workshop gibt es ein gemeinsames Dinner mit den eingeladenen Gästen. Und last but not least schließen wir den Tag mit einem Community-Abend, der für alle offen ist, ab. Denn jetzt kann wirklich gefeiert werden.

13:30 - 14:15 Uhr	Ankommen der Projekte - bitte kommt pünktlich.
14:15 Uhr	Begrüßung
14:30 Uhr	Jahrgangsinterner Workshop: Erfahrungsaustausch zwischen den Projekten und Feedback (Hosting Team PTF)
15:45 Uhr	Pause
16:00 Uhr	Aufbau & Einlass der geladenen Gästen
16:30 Uhr	Euer Abschlussworkshop mit Gästen
18:30 Uhr	Abendessen
19:30 Uhr	Eröffnung des Community-Abends

Bitte plant ein, mindestens 1,5 Stunden beim Community-Abend dabei zu sein.

Abschlussworkshop mit externen Gästen

Eure Aufgabe für diesen Tag ist es, den zweistündigen Workshop mit externen Gästen zu konzipieren und durchzuführen. Damit ihr euch möglichst gut vorbereiten könnt, gibt es im Folgenden weitere Infos sowie Deadlines, bis wann wir bestimmte Informationen von euch brauchen.

Das Ziel des Workshops ist es, zur Nachhaltigkeit eures Projektes beizutragen. Dementsprechend soll das Thema eures Workshops Bezug zu eurer Second Stage, mindestens aber zur Nachhaltigkeit eures Projektes allgemein haben. Mögliche Themen können zum Beispiel sein:

• User Testing mit Projektpartner*innen oder eurer Community
• Vorstellung eures Projekts und Austausch mit (potenziellen) Projektpartner*innen und/oder Kund*innen
• Onboarding von neuen Community-Mitgliedern
• Austauschformate mit eurer Community vor Ort
• Feedback zu eurer Öffentlichkeitsarbeit einholen
• Natürlich sind wir auch offen für andere Vorschläge, kommt gerne auf uns zu!

Insgesamt könnt ihr pro Projekt ein bis zwei (nach Absprache maximal drei) externe Gäste einladen. Allen Projekten wird eine Tischinsel zur Verfügung stehen, an der ihr euer Projekt vorstellen könnt.

Vorbereitung

Voraussichtlich Anfang Februar melden wir uns bei euch mit weiteren Informationen zum Abschlussevent. Dabei werden wir euch auch bitten, uns eure Ideen für den Abschlussworkshop mit externen Gästen zu schicken. Wir brauchen kein ausformuliertes Konzept, ein paar Stichpunkte genügen uns. Ebenso braucht ihr bis dahin noch keine festen Zusagen von euren potenziellen Gästen. Solltet ihr euch unsicher sein, was für euch in Frage kommt, könnt ihr euch jederzeit für weiteren Austausch (per Mail oder in einem Call) bei uns melden!

Nach Erhalt eurer Vorschläge, geben wir euch Feedback, ob die Idee realistisch und passend für den Abschlussworkshop ist. Danach können wahlweise wir oder ihr persönlich eure Gäste einladen.

Bitte kümmert euch selbst um alle Materialien und Technik, die ihr für euren Workshop braucht. Für Strom und Internet sowie Getränke und Snacks ist selbstverständlich gesorgt.

In English: Second Stage

On this page, you'll find information on how the Second Stage works. For information on how to apply, visit the page Application for the Second Stage. There's also a page with tips for the Second Stage, where grantees share their experiences. Feel free to check it out.

Timeline

This is an overview of the dates that are relevant for the Second Stage (the dates for the regular funding phase, such as Demo Day and the 1:1 meetings, remain – of course - mandatory):

September 1st, 2026	Consultation hour, application for the Second Stage	optional
September 14th–27th	Application period Second Stage funding
September 27th	Deadline submission of written application	mandatory
October 9th	Pitch session (online)	mandatory
Middle of October	Decision and funding commitment
until end of November	Projektträger prepares the notification of amendment
December 1st	Start of the Second Stage
Expected on December 1st	Online kick off Second Stage	mandatory
December	Superbloom consultation hour	optional
December–March	Coaching sessions	mandatory
December–January	4th 1:1 meeting	mandatory
February	Superbloom consultation hour	optional
February–March	5th 1:1 meeting	mandatory
End of March	Closing event of the Second Stage	mandatory
April 30th, 2027	Deadline final report including Link to code Link to documentation	mandatory

Administration

Notification of amendment (“Änderungsbescheid”)

If your project is selected by the jury for Second Stage funding, the project management agency ("Projektträger") will issue a notification of amendment ("Änderungsbescheid") once the funding has been approved. This notification announces the extension to the period of the Second Stage and the release of funds for personnel costs, in accordance with your grant award letter. You do not need to submit an additional application via profi-Online. If you have any questions, please contact your contact person of the project management agency.

Payment requests

In the regular funding phase, you could request the funds for the previous quarter (retrospectively) at the beginning of each quarter, specifically after the first and fourth funding months. In the Second Stage, this process continues and you will receive further payments after the seventh and tenth month of funding.

There are two special features to note regarding the two payment requests in the Second Stage:

• The funding request in January is to be submitted as an interim report („Zwischennachweis"): The funding request falls at the turn of the year (funding amount for October to December, to be requested in January). For this purpose, an interim report must be submitted via profi-Online. Once you have clicked on your funding code in the project list, you can select „Zwischennachweis" (interim report) on the left side of the list.
• The Funding request in April is to be submitted as a so-called statement of use („Verwendungsnachweis“): The second funding request in the Second Stage is your fourth funding request overall and also the last one for the whole funding period. The last funding request must be requested as a statement of use and submitted to the Projektträger together with the final report. The statement of use will be activated by the Projektträger in profi-Online after the end of the funding period. Please note that there is a deadline for submission: the statement of use and final report must be submitted by April 30th at the latest.

Information on the final report can be found here. Information on payment requests and interim reports can be found here.

Mandatory to-dos

In addition to the implementation of the key focus areas as specified in your application, a number of mandatory requirements must be fulfilled during the Second Stage:

• Coachings: As opposed to the regular funding period, the coaching sessions are mandatory in the Second Stage. Coaching units usually last three to four hours, which you can either book as a block or divide into several short sessions. You will receive two coaching units during the Second Stage. Unless you received specific instructions from the jury, the topics and coaching partners will be determined together with the program managers. In addition to coaching sessions offered by Superbloom (design, project management, community, communication, fundraising, etc.), other coaching partners with different areas of expertise are available in the Second Stage: Least Authority (security), VDI/VDE (starting a company/business models), the Free Software Foundation Europe (licensing) and Iris Wellmann (free coaching/strategy). Places are limited for all coaching sessions. The final decision on the allocation of coaching sessions lies with the program management.
• Participation in the online kick off, two 1:1 meetings and Monday updates: As in the regular funding phase, the 1:1 meetings and Monday updates are mandatory in the Second Stage. During these meetings, we will discuss the general status of the project and its strategy as well as your ideas for the closing workshop of the Second Stage. The 1:1 meetings can be held online or in person in Berlin or at events (e.g. CCC, FOSDEM). In addition, an online kick off for the Second Stage takes place as a video call.
• Writing a blog post or an article for the PTF Knowledge Base: Sharing (knowledge) is caring! Every project funded as part of the Second Stage has to publish an article on the Prototype Fund blog or in the Knowledge Base by the end of the funding period. If a contribution has already been written during the regular funding phase, this obligation does not apply. The topics of the contributions will be determined together with the program management and the communication team of the Prototype Fund. You can find more information here. Alternative formats and ideas can be discussed individually with the program management team.
• Participation in the closing event of the Second Stage: At the end of the Second Stage, the closing event takes place in Berlin. All team members of all projects have to participate. Team members who are not officially funded can participate as long as there is space available. Please clarify the possibilities of participation as early as possible with the program management.
• Preparation for the closing workshop: Every project will prepare a closing workshop for the closing event with external project partners. The guests will be selected and invited together with the program management.
• Documentation: At the end of the funding period, publicly available documentation must be submitted to the program management team for all Second Stage projects. The type of documentation may vary depending on the project. While the code of a project should always be properly documented, additional documentation measures depend on the target group: various types of tutorials for end users, admin documentation for self-hosted projects, developer documentation for libraries and other infrastructure projects, etc.
• Final report: After the completion of the funding period, the final report ("Schlussbericht") is to be submitted to the Projektträger along with a so-called statement of use ("Verwendungsnachweis"). The deadline for all documents is one month after the funding ends. Detailed information can be found here.

Please keep in mind: projects that receive ten months of funding also take part in Demo Day after six months.

Offers

In addition, we offer the following optional formats to support you during your Second Stage:

• Two consultation hours with Superbloom (the topics will be announced on a later date). You are already familiar with the format from the regular funding period. For your Second Stage we have chosen together exciting and relevant topics.
• Further 1:1 meetings as required: We have capacity for additional 1:1 meetings with you during the Second Stage – ask us questions, let us test your projects, ask for feedback on your logo, blog post, UI, community strategy, etc. We are here to support you and look forward to gaining deeper insights into your projects.
• Communication via the Prototype Fund channels: As in the regular funding phase, we will support the visibility of your projects with communication measures via our channels (Mastodon, LinkedIn, newsletter if possible).
• Support with networking: If you know the right people for your project, we’d love to introduce you! Feedback from the jury: We are happy to forward the jury feedback from the pitch session to you.

Closing event of the Second Stage

The closing event is the event that happens at the end of your Second Stage funding period. The event, which takes place in Berlin end of March, is intended to give you the opportunity to exchange ideas and celebrate the end of the funding phase together. It will also be the occasion for you to present your project to invited guests during a workshop.

Key facts

Closing event of the Second Stage Class01: End of March 2027

Where: Expected at Publix - Haus für Journalismus und Öffentlichkeit, Hermannstr. 90, 12051 Berlin

Time: 2 pm - open end, community meet-up from 7:30 pm

Schedule

After an internal part where you can share your experiences with us and learn from each other, a two-hour workshop with external guests will take place. All projects will have a table where they can present their project to their invited guests. We recommend that you think early on about what you would like to offer and who you would like to invite: Would you like to meet (potential) project partners, conduct user testing, present your project to a relevant person (or group of people), onboard new community contributors, etc.? You can invite one to three external guests per project. We will email you more specific information to help you prepare for the closing workshop once the Second Stage starts. As always, we will have time to discuss questions and details during the 1:1 meetings. Please feel free to contact us early if you have any questions!

There will be a dinner with the invited guests after the workshop. And last but not least, we will end the day with a community evening that is open to everyone - to make sure we really get to celebrate your funding time.

1:30 - 2:15 pm	Arrival of the projects - please be on time.
2:15 pm	Welcome
2:30 pm	Internal workshop: Sharing experiences and feedback between projects (Hosting team PTF)
3:45 pm	Break
4 pm	Workshop preparation & arrival of workshop guests
4:30 pm	Closing workshop with guests
6:30 pm	Dinner
7:30 pm	Opening of the community evening

Please plan on staying at least 1.5 hours at the community event.

Closing workshop with external guests

Your task for this day is to design and conduct the two-hour workshop with external guests. To help you prepare as well as possible, here is some additional information and the deadlines by which we need certain information from you.

The goal of the workshop is to contribute to the sustainability of your project. Accordingly, the topic of your workshop should be related to your Second Stage, but at least to the general sustainability of your project. Possible topics can be, for example:

• User testing with project partners or your community
• Presentation of your project and exchange with (potential) project partners and/or customers
• Onboarding of new community members
• Exchange formats with your local community
• Gathering feedback on your public outreach
• Of course, we are also open to other suggestions, so feel free to contact us!

In total, you can invite one to two (up to a maximum of three, upon request) external guests per project. All projects will have a table island where you can present your project.

Preparation

At the beginning of February, we plan to send you further information about the closing event. At that time, we will also ask you to send us your ideas for the closing workshop with external guests. We don't need a fully fleshed-out concept; a few bullet points will do. You also don't need to have firm commitments from your potential guests by then. If you are unsure what works for you, you can always contact us for further discussion (by email or in a call)!

After receiving your proposals, we will give you feedback on whether the idea is realistic and suitable for the workshop. After that, either we can invite your guests or you can do so yourself.

Please organise all the materials and equipment you need for your workshop on your own. Of course, we will provide electricity, internet access, drinks, and snacks.