Onboarding

(English version below)

Diese Seite soll euch beim Onboarding nach dem Kick-Off helfen. Viele Informationen habt ihr schon einmal gehört, aber hier sind sie nochmal für einen guten Überblick gebündelt.

Lest diese Wiki-Seite gründlich durch, denn sie sollte die wichtigsten Fragen beantworten. Wenn noch etwas unklar ist, bieten wir außerdem eine optionale Onboarding-Sprechstunde zu Beginn der Förderzeit an. Den Termin und Link dazu erhaltet Ihr per Mail nach dem Kick-Off, außerdem findet ihr ihn im Kalender.

Ihr habt nach dem Lesen des Wikis und der Onboarding-Sprechstunde noch Fragen? Schreibt uns via projektbetreuung[at]prototypefund.de an - dort lesen Marie und Marie-Lena beide mit.

Wiki

In diesem Wiki sammeln wir alle Infos rund um die Förderung sowie Admin-Tipps für euch. Dabei gibt es einige Seiten, die ihr die ganze Förderzeit über brauchen werdet und andere, die erst am Ende relevant werden. Die folgenden Seiten sind für das Onboarding besonders hilfreich:

• In der Checkliste, die ihr hier findet, könnt ihr den groben Ablauf der Förderzeit nachvollziehen und für euch abhaken, was ihr schon erledigt habt.
• Im Lexikon, das ihr hier ansehen könnt, sind alle wichtigen Begriffe erklärt. Wenn ihr von etwas noch nicht gehört habt, guckt da einmal rein.
• Alle Infos zum Zuwendungsbescheid findet ihr auf dieser Seite. Weiter unten haben wir außerdem noch einige wichtige Infos für eure nächsten Schritte.
• Wir haben eine Seite zum Thema Steuern, die ihr hier findet. Dort berichten viele ehemalige Geförderte von ihren Erfahrungen. Wichtig: Wir dürfen euch nicht zu euren Steuern beraten – das können nur Steuerberater*innen!
• Zum Anfang und Ende der Förderzeit ist das Thema Reisekosten relevant. Auf dieser Seite könnt ihr nachlesen, wie ihr diese einreichen könnt. Außerdem folgt weiter unten noch eine kleine Info dazu.
• Noch ist das Ende der Förderzeit in weiter Ferne, aber trotzdem schadet es nicht, sich schon einmal anzusehen, wie der Schlussbericht auszusehen hat. Auf dieser Seite findet ihr alle Infos dazu.
• Es gibt noch eine ganze Reihe von Seiten. Schaut gerne rein und meldet euch, wenn etwas fehlt oder ihr noch Fragen habt.

Natürlich wünschen wir uns auch, dass ihr mitmacht: Habt ihr eine besonders gute oder schlechte Erfahrung mit einer Bank gemacht? Ist eine bestimmte Argumentation beim Finanzamt gut angekommen? Möchtet ihr eure Lieblingssteuerberater*in empfehlen? Teilt die Infos bitte per Mail oder Zulip, so können die nächsten Förderrunden auf euren Erfahrungen aufbauen. Wir erstellen euch auch gerne eigene Wiki-Accounts, wenn Ihr mitwirken wollt (meldet euch bei Marie-Lena). Together we are stronger!

Reisekosten

Hier könnt ihr nachlesen, wie ihr die Reisekostenabrechnung einreichen könnt:

Wir bitten euch, die Anleitung sorgfältig zu lesen, da wir eure Reisekosten nicht zurückerstatten können, wenn ihr euch nicht an die Regeln haltet. Wenn ihr bei der Buchung oder beim Ausfüllen der Formulare Schwierigkeiten habt, meldet euch bitte bei den Projektbetreuer*innen - es ist besser, Fragen zu stellen, als dass ihr euer Geld nicht zurückbekommt ;-)

Für das Einreichen der Reisekosten zum Kick-Off habt ihr bis spätestens einen Monat nach dem Event Zeit, also jeweils bis zum 31. März / 30. September.

Wichtiger Hinweis: Reisekosten, die nicht korrekt und pünktlich eingereicht oder nicht vorher mit uns besprochen wurden, können wir nicht erstatten. Wenn ihr Fragen habt, könnt ihr das Thema gerne in eurem Onboarding-Call ansprechen oder uns eine E-Mail dazu schicken.

Euer Zuwendungsbescheid

Ihr bekommt einen dicken Umschlag vom Projektträger DLR-PT oder habt ihn schon bekommen. Darin befindet sich der Zuwendungsbescheid. Einzelpersonen sowie im Fall einer GbR deren Geschäftsführer*in erhalten weitere wichtige Dokumente. Zwei davon, nämlich eure Empfangsbestätigung und euren Antrag auf Zugang zu Profi Online (zum Berechnen der Stundenzettel), druckt ihr bitte aus und schickt sie unterschrieben zurück an den DLR-PT-Projektträger. Alle Infos dazu findet ihr auf dieser Seite.

Bei eventuellen Fragen zum Zuwendungsbescheid könnt ihr euch an eure DLR-PT-Ansprechpartner*innen wenden. Wer das für euer Projekt ist, seht ihr hier.

Nextcloud

Dokumente

Auf Nextcloud haben wir pro Förderrunde einen geteilten Ordner, in dem wir Dokumente mit euch teilen. Den Link dazu habt ihr von uns per Mail bekommen.

Im Nextcloud-Ordner haben wir nach dem Kick-Off folgende Dokumente hinzugefügt:

• Kick-Off Slides (Prototype Fund)
• Kick-Off Slides von Superbloom
• Profi-Online-Anleitung (DLR-PT)
• Hinweise zum Mittelabruf (DLR-PT)
• Stundenzettel (DLR-PT)

Bei Fragen zu Profi-Anleitung, zum Mittelabruf und dem Stundenzettel meldet euch bitte bei euren Ansprechpartner*innen vom DLR-PT. Jeweils im April / Oktober bieten wir außerdem gemeinsam mit dem DLR-PT einen Call an, in dem wir durchgehen, wie ihr die Zahlungsanforderung stellt. Den Termin dazu findet ihr im Kalender.

Kalender

Außerdem ist auf Nextcloud der Kalender für eure Runde, in dem alle wichtigen Termine stehen. Wir bitten euch, den Kalender zu abonnieren, damit ihr keine wichtigen Termine verpasst.

Hier ist der Link zum Kalender für die Runde 15.

Kick-Off-Formular

Per Mail habt ihr von uns einen Link zum Kick-Off-Formular bekommen. Bitte füllt das Formular in der angegebenen Frist aus! Danke :)

Kommunikation

Chat & Mailingliste

Zur Kommunikation benutzen wir zwei Tools, eine Mailingliste und einen Chat (Zulip).

Mailingliste

Über die Mailingliste schicken wir ausschließlich wichtige Informationen und Termine. Bitte achtet darauf, dass diese E-Mails nicht in eurem Spam-Ordner landen. Es ist wichtig, dass ALLE offiziellen Teammitglieder sich für die Mailingliste anmelden! Bitte sprecht eure Teammitglieder darauf an, ob alle angemeldet sind. Den Link habt ihr per Mail nach dem Antragsworkshop erhalten.

Zulip

Zulip ist der Ort, an dem sich geförderte Projekte, Alumni und Teams online treffen. Wenn ihr Fragen habt oder euch für die Erfahrungen von anderen Projekten interessiert, ist Zulip der richtige Ort.

Bitte meldet euch bei uns, wenn ihr eine Einladung für den Chat haben möchtet. Stellt euch bitte kurz im Kanal “#general” vor und schreibt, zu welchem Projekt ihr gehört. Alle Projekte dieser Runde kommen im Kanal “#prototypefund15” zusammen. Der Chat steht allen geförderten Projekten und deren unmittelbaren Netzwerken zur Verfügung und dient zum Austausch, Erfragen und Anbieten von Unterstützung und zur schnellen Kommunikation mit uns.

Montags-Updates

Das Montags-Update ist der zwei-wöchentliche Bericht, den alle Projekte an die Projektbetreuung senden. Für die Auswertung unserer Förderziele, zum Erfassen für euch selbst und weil es uns wirklich interessiert, erwarten wir deshalb von euch jeden zweiten Montag bis 14 Uhr ein Update.

Wir können euch so bestmöglich in der Förderung unterstützen und euch kann es das Schreiben des Schlussberichts erleichtern. Das Update, das der Projektbetreuung per E-Mail oder im Chat zugesandt werden soll, beinhaltet diese Teile:

•    Done (Das haben wir in den letzten zwei Wochen gemacht):
•    Doing (Das machen wir diese und nächste Woche):
•    Motivations & Challenges (Das motiviert/bremst uns gerade)

Alle Termine für das Montags-Update sind im Rundenkalender eingetragen, am besten macht ihr euch dafür auch eine Erinnerung in euren eigenen Kalender. Wichtig: Wir erwarten, dass ihr die Updates regelmäßig pünktlich und von euch aus schickt.

Gruppencalls

Zudem werden wir aller vier Wochen einen verpflichtenden Call halten: Am 4. Montag im Monat trefft ihr euch mit der Projektbetreuung und der gesamten Runde zu einem Call, um über den Stand der Projekte zu diskutieren und Ideen und Tipps auszutauschen. Vor jedem Call sendet euch die Projektbetreuung die Liste der Projekte, die ihr Projekt im nächsten Call vorstellen werden. Jeder Call dauert etwa eine Stunde.

Es reicht, wenn ein Teammitglied teilnimmt, aber ihr seid natürlich alle willkommen, euch dem Call anzuschließen. Achtung: Calls ersetzen nicht die Montags-Updates – auch an Tagen, an denen wir Calls haben, brauchen wir eure Updates.

Für die Gruppencalls und auch alle weiteren Online-Meetings haben wir eine Meeting-Etikette, die ihr hier finden könnt. Bitte lest sie euch gut durch.

Optionale Onboarding-Sprechstunde

Nach dem Kick-Off oder beim Lesen dieser Mail sind noch Fragen offen geblieben? Kommt gerne in unsere freiwillige Onboardingsprechstunde, wo wir alles Weitere klären können, damit ihr einen guten Start in die Förderzeit hab t. Den Termin und Link findet ihr im Kalender oder in der Mail, die wir euch nach dem Kick-Off geschickt haben.