Onboarding

(English version below)

Diese Seite soll euch beim Onboarding nach dem Kick-Off helfen. Viele Informationen habt ihr schon einmal gehört, aber hier sind sie nochmal für einen guten Überblick gebündelt.

Lest diese Wiki-Seite gründlich durch, denn sie sollte die wichtigsten Fragen beantworten. Wenn noch etwas unklar ist, bieten wir außerdem eine optionale Onboarding-Sprechstunde zu Beginn der Förderzeit an. Den Termin und Link dazu erhaltet Ihr per Mail nach dem Kick-Off, außerdem findet ihr ihn im Kalender.

Ihr habt nach dem Lesen des Wikis und der Onboarding-Sprechstunde noch Fragen? Schreibt uns via projektbetreuung[at]prototypefund.de an - dort lesen Marie und Marie-Lena beide mit.

Wiki

In diesem Wiki sammeln wir alle Infos rund um die Förderung sowie Admin-Tipps für euch. Dabei gibt es einige Seiten, die ihr die ganze Förderzeit über brauchen werdet und andere, die erst am Ende relevant werden. Die folgenden Seiten sind für das Onboarding besonders hilfreich:

• In der Checkliste, die ihr hier findet, könnt ihr den groben Ablauf der Förderzeit nachvollziehen und für euch abhaken, was ihr schon erledigt habt.
• Im Lexikon, das ihr hier ansehen könnt, sind alle wichtigen Begriffe erklärt. Wenn ihr von etwas noch nicht gehört habt, guckt da einmal rein.
• Alle Infos zum Zuwendungsbescheid findet ihr auf dieser Seite. Weiter unten haben wir außerdem noch einige wichtige Infos für eure nächsten Schritte.
• Wir haben eine Seite zum Thema Steuern, die ihr hier findet. Dort berichten viele ehemalige Geförderte von ihren Erfahrungen. Wichtig: Wir dürfen euch nicht zu euren Steuern beraten – das können nur Steuerberater*innen!
• Zum Anfang und Ende der Förderzeit ist das Thema Reisekosten relevant. Auf dieser Seite könnt ihr nachlesen, wie ihr diese einreichen könnt. Außerdem folgt weiter unten noch eine kleine Info dazu.
• Noch ist das Ende der Förderzeit in weiter Ferne, aber trotzdem schadet es nicht, sich schon einmal anzusehen, wie der Schlussbericht auszusehen hat. Auf dieser Seite findet ihr alle Infos dazu.
• Es gibt noch eine ganze Reihe von Seiten. Schaut gerne rein und meldet euch, wenn etwas fehlt oder ihr noch Fragen habt.

Natürlich wünschen wir uns auch, dass ihr mitmacht: Habt ihr eine besonders gute oder schlechte Erfahrung mit einer Bank gemacht? Ist eine bestimmte Argumentation beim Finanzamt gut angekommen? Möchtet ihr eure Lieblingssteuerberater*in empfehlen? Teilt die Infos bitte per Mail oder Zulip, so können die nächsten Förderrunden auf euren Erfahrungen aufbauen. Wir erstellen euch auch gerne eigene Wiki-Accounts, wenn Ihr mitwirken wollt (meldet euch bei Marie-Lena). Together we are stronger!

Reisekosten

Hier könnt ihr nachlesen, wie ihr die Reisekostenabrechnung einreichen könnt:

Wir bitten euch, die Anleitung sorgfältig zu lesen, da wir eure Reisekosten nicht zurückerstatten können, wenn ihr euch nicht an die Regeln haltet. Wenn ihr bei der Buchung oder beim Ausfüllen der Formulare Schwierigkeiten habt, meldet euch bitte bei den Projektbetreuer*innen - es ist besser, Fragen zu stellen, als dass ihr euer Geld nicht zurückbekommt ;-)

Für das Einreichen der Reisekosten zum Kick-Off habt ihr bis spätestens einen Monat nach dem Event Zeit, also jeweils bis zum 31. März / 30. September.

Wichtiger Hinweis: Reisekosten, die nicht korrekt und pünktlich eingereicht oder nicht vorher mit uns besprochen wurden, können wir nicht erstatten. Wenn ihr Fragen habt, könnt ihr das Thema gerne in eurem Onboarding-Call ansprechen oder uns eine E-Mail dazu schicken.

Euer Zuwendungsbescheid

Ihr bekommt einen dicken Umschlag vom Projektträger DLR-PT oder habt ihn schon bekommen. Darin befindet sich der Zuwendungsbescheid. Einzelpersonen sowie im Fall einer GbR deren Geschäftsführer*in erhalten weitere wichtige Dokumente. Zwei davon, nämlich eure Empfangsbestätigung und euren Antrag auf Zugang zu Profi Online (zum Berechnen der Stundenzettel), druckt ihr bitte aus und schickt sie unterschrieben zurück an den DLR-PT-Projektträger. Alle Infos dazu findet ihr auf dieser Seite.

Bei eventuellen Fragen zum Zuwendungsbescheid könnt ihr euch an eure DLR-PT-Ansprechpartner*innen wenden. Wer das für euer Projekt ist, seht ihr hier.

Nextcloud

Dokumente

Auf Nextcloud haben wir pro Förderrunde einen geteilten Ordner, in dem wir Dokumente mit euch teilen. Den Link dazu habt ihr von uns per Mail bekommen.

Im Nextcloud-Ordner haben wir nach dem Kick-Off folgende Dokumente hinzugefügt:

• Kick-Off Slides (Prototype Fund)
• Kick-Off Slides von Superbloom
• Profi-Online-Anleitung (DLR-PT)
• Hinweise zum Mittelabruf (DLR-PT)
• Stundenzettel (DLR-PT)

Bei Fragen zu Profi-Anleitung, zum Mittelabruf und dem Stundenzettel meldet euch bitte bei euren Ansprechpartner*innen vom DLR-PT. Jeweils im April / Oktober bieten wir außerdem gemeinsam mit dem DLR-PT einen Call an, in dem wir durchgehen, wie ihr die Zahlungsanforderung stellt. Den Termin dazu findet ihr im Kalender.

Kalender

Außerdem ist auf Nextcloud der Kalender für eure Runde, in dem alle wichtigen Termine stehen. Wir bitten euch, den Kalender zu abonnieren, damit ihr keine wichtigen Termine verpasst.

Hier ist der Link zum Kalender für die Runde 15.

Kick-Off-Formular

Per Mail habt ihr von uns einen Link zum Kick-Off-Formular bekommen. Bitte füllt das Formular in der angegebenen Frist aus! Danke :)

Kommunikation

Chat & Mailingliste

Zur Kommunikation benutzen wir zwei Tools, eine Mailingliste und einen Chat (Zulip).

Mailingliste

Über die Mailingliste schicken wir ausschließlich wichtige Informationen und Termine. Bitte achtet darauf, dass diese E-Mails nicht in eurem Spam-Ordner landen. Es ist wichtig, dass ALLE offiziellen Teammitglieder sich für die Mailingliste anmelden! Bitte sprecht eure Teammitglieder darauf an, ob alle angemeldet sind. Den Link habt ihr per Mail nach dem Antragsworkshop erhalten.

Zulip

Zulip ist der Ort, an dem sich geförderte Projekte, Alumni und Teams online treffen. Wenn ihr Fragen habt oder euch für die Erfahrungen von anderen Projekten interessiert, ist Zulip der richtige Ort.

Bitte meldet euch bei uns, wenn ihr eine Einladung für den Chat haben möchtet. Stellt euch bitte kurz im Kanal “#general” vor und schreibt, zu welchem Projekt ihr gehört. Alle Projekte dieser Runde kommen im Kanal “#prototypefund15” zusammen. Der Chat steht allen geförderten Projekten und deren unmittelbaren Netzwerken zur Verfügung und dient zum Austausch, Erfragen und Anbieten von Unterstützung und zur schnellen Kommunikation mit uns.

Montags-Updates

Das Montags-Update ist der zwei-wöchentliche Bericht, den alle Projekte an die Projektbetreuung senden. Für die Auswertung unserer Förderziele, zum Erfassen für euch selbst und weil es uns wirklich interessiert, erwarten wir deshalb von euch jeden zweiten Montag bis 14 Uhr ein Update.

Wir können euch so bestmöglich in der Förderung unterstützen und euch kann es das Schreiben des Schlussberichts erleichtern. Das Update, das der Projektbetreuung per E-Mail oder im Chat zugesandt werden soll, beinhaltet diese Teile:

•    Done (Das haben wir in den letzten zwei Wochen gemacht):
•    Doing (Das machen wir diese und nächste Woche):
•    Motivations & Challenges (Das motiviert/bremst uns gerade)

Alle Termine für das Montags-Update sind im Rundenkalender eingetragen, am besten macht ihr euch dafür auch eine Erinnerung in euren eigenen Kalender.

Wichtig: Wir erwarten, dass ihr die Updates regelmäßig pünktlich und von euch aus schickt.

Gruppencalls

Zudem werden wir aller vier Wochen einen verpflichtenden Call halten: Am 4. Montag im Monat trefft ihr euch mit der Projektbetreuung und der gesamten Runde zu einem Call, um über den Stand der Projekte zu diskutieren und Ideen und Tipps auszutauschen. Vor jedem Call sendet euch die Projektbetreuung die Liste der Projekte, die ihr Projekt im nächsten Call vorstellen werden. Jeder Call dauert etwa eine Stunde.

Es reicht, wenn ein Teammitglied teilnimmt, aber ihr seid natürlich alle willkommen, euch dem Call anzuschließen.

Achtung: Calls ersetzen nicht die Montags-Updates – auch an Tagen, an denen wir Calls haben, brauchen wir eure Updates.

Für die Gruppencalls und auch alle weiteren Online-Meetings haben wir eine Meeting-Etikette, die ihr hier finden könnt. Bitte lest sie euch gut durch.

Optionale Onboarding-Sprechstunde

Nach dem Kick-Off oder beim Lesen dieser Mail sind noch Fragen offen geblieben? Kommt gerne in unsere freiwillige Onboardingsprechstunde, wo wir alles Weitere klären können, damit ihr einen guten Start in die Förderzeit hab t. Den Termin und Link findet ihr im Kalender oder in der Mail, die wir euch nach dem Kick-Off geschickt haben.

English

This page is designed to help you with onboarding after the kick-off. You have heard a lot of information before, but it is summarised here for a good overview.

Read this wiki page thoroughly, as it should answer the most important questions. If anything is still unclear, we also offer an optional onboarding consultation at the beginning of the funding period. You will receive the date and link by email after the kick-off and you will also find it in the calendar.

Do you still have questions after reading the wiki and the onboarding consultation? Write to us via projektbetreuung[at]prototypefund.de - Marie and Marie-Lena are both reading along there.

Wiki

In this wiki we collect all information about the funding as well as admin tips for you. There are some pages that you will need throughout the entire funding period and others that will only become relevant at the end. The following pages are particularly helpful for onboarding:

• In the checklist, which you can find here, you can follow the rough course of the funding period and tick off what you have already done.
• In the lexicon, which you can view here, all important terms are explained. If you haven't heard of something yet, take a look.
• All information about the grant notification can be found on this page. Below we also have some important information for your next steps.
• We have a page on the subject of taxes which you can find here. There, many former sponsorship recipients report on their experiences. Important: We are not allowed to advise you on your taxes - only tax advisors can do that!
• The topic of travel expenses is relevant at the beginning and end of the funding period. [Reieskosten|You can find out how to submit your travel expenses on this page]. There is also a little info on this below.
• The end of the funding period is still a long way off, but it doesn't hurt to take a look at what the final report should look like. On this page you will find all information about it.
• There are lots of other pages. Please take a look and let us know if anything is missing or if you have any questions.

Of course, we would also like you to take part: Have you had a particularly good or bad experience with a bank? Did a particular argument go down well with the tax office? Would you like to recommend your favourite tax advisor? Please share the information by email or Zulip so that the next funding rounds can build on your experiences. We will also be happy to create your own wiki accounts if you would like to participate (please contact Marie-Lena). Together we are stronger!

Travelling expenses

Here you can read how to submit the travel expense report:

We ask you to read the instructions carefully as we cannot refund your travel expenses if you do not follow the rules. If you have any difficulties when booking or filling in the forms, please contact the project supervisors - it's better to ask questions than not to get your money back ;)

You have until one month after the event at the latest to submit your travel expenses for the kick-off, i.e. by 31 March / 30 September.

Important note: We cannot reimburse travel expenses that have not been submitted correctly and on time or that have not been discussed with us in advance. If you have any questions, you are welcome to raise the issue in your onboarding call or send us an e-mail.

Your grant notification

You will receive or have already received a thick envelope from the project management organisation DLR-PT. This contains the grant notification. Individuals and, in the case of a GbR, their managing director will receive other important documents. Please print out two of them, namely your confirmation of receipt and your application for access to Profi Online (for calculating the timesheets), sign them and send them back to the DLR-PT project management organisation. You can find all information on this page.

If you have any questions about the grant notification, you can ask your DLR-PT contact person. Who this is for your project, see here.

Nextcloud

Documents

On Nextcloud, we have a shared folder for each funding round in which we share documents with you. You have received the link to this folder from us by email.

We added the following documents to the Nextcloud folder after the kick-off:

• Kick-Off Slides (Prototype Fund)
• Kick-Off Slides from Superbloom
• Professional online instructions (DLR-PT)
• Notes on the call for funds (DLR-PT)
• Time sheet (DLR-PT)

If you have any questions about the professional instructions, the call for funds and the time sheet, please get in touch with your contact person at DLR-PT. Every April / October, we also offer a call together with the DLR-PT in which we go through how to submit the payment request. You can find the date in the calendar.

Calendar

Nextcloud also contains the calendar for your round, in which all important dates are listed. We ask you to subscribe to the calendar so that you don't miss any important dates.

Here is the link to the calendar for round 15.

Kick-off form

We have sent you a link to the kick-off form by e-mail. Please fill in the form within the given deadline! Thank you :)

Communication

Chat & mailing list

For communication we use two tools, a mailing list and a chat (Zulip).

Mailing list

We only send important information and dates via the mailing list. Please make sure that these e-mails do not end up in your spam folder. It is important that ALL official team members subscribe to the mailing list! Please ask your team members whether everyone is registered. You received the link by e-mail after the application workshop.

Zulip

Zulip is the place where funded projects, alumni and teams meet online. If you have questions or are interested in the experiences of other projects, Zulip is the right place.

Please contact us if you would like an invitation to the chat. Please introduce yourself briefly in the "#general" channel and write which project you belong to. All projects in this round will come together in the "#prototypefund15" channel. The chat is available to all funded projects and their immediate networks and is used to exchange ideas, ask for and offer support and to communicate with us quickly.

Monday Updates

The Monday update is the bi-weekly report that all projects send to the project management team. For the evaluation of our funding goals, to record them for yourselves and because we are really interested, we therefore expect an update from you every second Monday by 2 pm.

This will enable us to provide you with the best possible support for your funding and make it easier for you to write the final report. The update, which should be sent to the project management by e-mail or in the chat, contains these parts:

• Done (What we have done in the last two weeks):
• Doing (What we are doing this week and next week):
• Motivations & Challenges (What's motivating/stopping us right now)

All dates for the Monday update are entered in the round calendar, so it's best to set a reminder in your own calendar.

Important: We expect you to send the updates regularly and on time.

Group calls

We will also hold a mandatory call every four weeks: On the 4th Monday of the month, you will meet with the project supervisor and the entire group for a call to discuss the status of the projects and exchange ideas and tips. Before each call, the project supervisor will send you the list of projects that will present their project in the next call. Each call lasts about an hour.

It is sufficient for one team member to attend, but you are of course all welcome to join the call.

Attention: Calls do not replace the Monday updates - even on days when we have calls, we need your updates.

We have a meeting etiquette for the group calls and all other online meetings, which you can find here. Please read it carefully.

Optional onboarding consultation

Do you still have questions after the kick-off or after reading this email? Feel free to come to our optional onboarding consultation, where we can clarify everything else so that you have a good start to the funding period. You can find the date and link in the calendar or in the email we sent you after the kick-off.